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Mudanças Funcionais NewOrca Bridge SAP

Schneider Electric 2 - IPO – Project Management – Sept/2014

NewOrca Bridge SAP Mudanças funcionais

Abaixo, temos a lista dos principais pontos funcionais em que o NewOrca recebeu adaptação, para adequação às novas

formas de trabalho do SAP Bridge.

Nas páginas seguintes, veja com detalhe como cada uma das funcionalidades se reflete no NewOrca.

● Fluxo do orçamento até o pedido no SAP

● Novas nomenclaturas

● Contratos e Sales Deal

● Endereço de entrega

● Data de entrega por item

● Produto Montado -> Configurável

● Associação de Vendedores x Clientes

● Condições de pagamento (reduzidas)

● Niveis de tolerância de descontos considerando “ZD01+ZD02+ZD04+Sales Deal”

● Anexo de aprovação de orçamento

● Confirmação de aprovação de orçamentos acima de R$ 15K do CCC antes de conversão

● Retorno de ordem (order confirmation do SAP)


NewOrca Mudanças do BAAN para o SAP – Fluxo do Orçamento até o pedido no SAP


NewOrca Mudanças do BAAN para o SAP

Conceitos: Master Data - Produtos

Definição BAAN SAP

Hierarquia de Produtos Não possui Piramide de Produto (ProdH)

Hierarquia de Produtos Grupo de Preço LocalCos (Lcos)

Exemplo: 044CCREM , para o contator de referência

“15962”

Codigo de Produto Até 16 caracteres Até 18 caracteres

Impostos Direto na tabela do produto Tabelas auxiliares para formação dos impostos (ICMS,

IPI, ST, etc.)

Produto genérico Não possui Produtos iniciados pelo código “GCR”

Exemplo: GCR_CVS_T1


Conceitos: Master Data – Clientes (1/3)


Hierarquia de Clientes Não existe Niveis de Hierarquia

Codigo Cliente Novos códigos de clientes

Detalhes do Canal de Venda – Nivel 1 Canal de Venda

(UF, MP, CT)

Pricing Class 1

(RE)

Detalhes do Canal de Venda – Nivel 2

Não possui Pricing Class 2

(RE1)

Detalhes do Canal de Venda – Nivel 3

Ramo de Atividade

(10A)

Pricing Class 3

(R1A)

Clientes x Vendedor/Representante Vários CNPJs cadastrados repetidamente, onde 1

cliente para 1 vendedor/representante (TC)

Cliente cadastrado apenas 1 unica vez,

Podendo ter mais que 1 vendedor/represenante

vinculados

Regra: se cliente está vinculado a um unico

vendedor/representante, atenderá a todos LocalCos

de produtos

Caso o cliente possua mais que um

vendedor/representante, cada um estará vinculado a

seu LocalCos

Grupo de Preço / Performance do cliente Não existe PriceGroup

(combinado com PricingClass 3, para definição do

desconto ZD02 )






Regime especial Hoje não é tratado no software de Orçamento Campo IndustryKey identifica cliente com regime de

imposto diferenciado conforme matriz de calculo de

impostos.

FOB – escolha de transportadora do cliente No MOST permite a escolha por consulta no BAAN.

No Softw.Orçamento, é um campo aberto ao vendedor

Deverá ser escolha através de cadastro de

transportadora previamente no SAP

Endereço de Entrega Aberto para digitação manual Deverá utilizar o campo Ship-to do SAP, que

transferirá previamente os possíveis endereços de

entrega ao NewOrca


Quadro de Exceções de impostos a serem carregadas diretamente no New ORCA (industry Key e regras de calculo)


Industry Tipo OV Origem Mat. ICMS IPI PIS Cofins ST ISS

ZFM ZORC IMP sim sim não não não sim

ZFM ZORC NAC sim não não não não sim

ZFM ZORI IMP sim sim não não não sim

ZFM ZORI NAC não não não não não sim

ZFM ZOR IMP sim sim não não não sim

ZFM ZOR NAC não não não não não sim

ZALC ZORC IMP sim sim não não não

ZALC ZORC NAC sim não não não não

ZALC ZORI IMP sim sim não não sim

ZALC ZORI NAC não sim não não sim

ZALC ZOR IMP sim sim não não não

ZALC ZOR NAC não não não não não

CONT ZORI NAC/IMP sim sim sim sim não sim

CONT ZOR NAC/IMP sim sim sim sim sim sim

CONT ZORC NAC/IMP sim sim sim sim não sim

ISEN ZORC NAC/IMP sim sim sim sim não sim

ISEN ZORI NAC/IMP sim sim sim sim não sim

RECO ZORI NAC/IMP não não não não não

REID ZORI NAC/IMP não não não não não

REPE ZORI NAC/IMP sim não não não não

Industry: Determina as tabelas na J1BTAX para calculo dos impostos: CONT : IE contribuinte CNAE : CNAE Mato Grosso ALC : Free Zone ISEN: IE Não contribuinte RECO: Recopa REID : Reidi REPE: Repenec

ZFM: Zona Franca Manaus



Conceitos: Pricing e Orçamento



1º. Nivel de Desconto N1 ZD01

2º. Nível de Desconto N2 ZD02

Desconto por Acordo Comercial

(Sales Deal)

Não possui ZSDE

Contratos – por desconto em %

- por Preço Net (R$)

Não possui ZSP1

ZCN1

Desconto Manual N3 ZD04

Preço Lista Baseado em ICMS SP Preço Net (sem impostos)

Condição e pagamento e custo financeiro Mais de 700 condições Aproximadamente 80 condições com o custo

financeiro usando nomenclatura ZSFI

Produto Montado Produto montado Produto Configurável

Tipo de Pedido de Venda V01 – Revenda / Industrialização

V02 – Consumo

VZ1 – Isenções em ZFM ou ALC

ZOR – Revenda

ZORC – Consumo

ZORI – Industrialização

ZALC – venda para área de livre comércio (não será

feita pelo NewOrca)


Sales Deal (ZSDE)

NewOrca Mudanças do BAAN para o SAP - Funcionalidades

O desconto ZSDE é o percentual cadastrado diretemente no SAP e suas regras transferidas para o NewOrca.

Sempre que um produto com Sales Deal for apresentado, será permitido ainda que seja colocado um desconto ZD04, entretanto este orçamento será

enviado diretamente para Análise de SD, sem passagem por aprovações intermediárias (Ger. Filial ou Ger Canal)

Como no SAP pode haver até 7 diferentes regras, a ordem de leitura das regras parte do nível mais granular da informação (desconto na referência) para

o nível mais alto (Pricing Class de clientes X LocalCos de produtos)


Sales Deal (ZSDE)



Contratos


O contrato é um desconto ou valor fixo negociado para um cliente ou grupo de clientes na mesma hierarquia, permitindo sua seleção no ato da criação do

orçamento.

Esse desconto, que tem como nomenclatura ZSP1 (para desconto %) e ZCN1 (para valor fixo), irá substituir os descontos ZD01, ZD02, ZD04 e ZSDE.

(ou seja, não é possível ter outros descontos, quando existe um contrato associado)

Um contrato pode já possuir uma condição de pagamento padrão associada. Neste caso, não é possível alterá-la.

Por fim, o contrato pode ser registrado no SAP e transferido ao NewOrca com uma data de vigência e que podem ser definidos de diversas maneiras,

conforme abaixo:


Contratos



Data de entrega por item


Os produtos que possuírem data de entrega determinada, serão recebidos no SAP como exclusividade de entregas nas datas mencionadas, e não

respeitará a data de entrega programada colocada no cabeçalho do pedido ( tela que surge ao finalizar um orçamento para envio ao SAP para

faturamento)

Tela de entrada de produtos Tela de pré-envio do pedido (Data de entrega do Cabeçalho do pedido)


Produto Configurável


Antes chamados de Produtos Montados, os Produtos configuráveis são criados da seguinte forma no NewOrca:

1. Identificação inclusão de um produto “mestre” , chamado de Iten Genérico, com código de iniciais “GCR”.

2. Inclusão dos itens comuns de venda, que compõem este produto configuravel

3. Associação destes itens ao produto configurável

Detalhes do processo:

a) Um produto configurável deve possuir um ou mais itens e suas quantidades, para formação do preço

b) Um orçamento pode possuir mais que um produto configurável, bastando que os itens sejam associados corretamente aos respectivos itens genéricos

c) Os impostos calculados no NewOrca são apresentados considerando o item genérico escolhido

d) É enviado ao SAP apenas o código do item genérico e o valor final gerado, sem os itens comuns de venda, para que no SAP ele seja re-montado no

momento da criação do pedido. Por isso, o pedido permanece no NewOrca previamente para aprovação do time de entrada de pedidos no CCC, que

aguardará documentação do plano de montagem para seguir com o envio do pedido.


Associação de Vendedores/Representante x Clientes


Anteriormente, no BAAN, a associação de um vendedor/representante a um cliente era de 1 para 1, ou seja, um mesmo cliente possuía atendimento duplo

sendo replicado dentro do BAAN com um outro código de cliente, gerando repetidos CNPJs na base de cadastro.

Já na versão SAP, a relação é diferenciada, garantindo a existência de apenas 1 cliente e uma tabela auxiliar (chamada de employee derivation) que

mostra a relação de 1 ou mais vendedores/representantes a este único cliente, conforme abaixo:

Clientes Codigo SAP

do Cliente

CNPJ Cod Vendedor

para todos

LCOS

A 2000001010 101.011.989/0001-52 1234

B 2000001548 989.545.444/0001-14

C 2000004748 897.546.121/0002-78

Cod

Vendedor

Codigo SAP do

Cliente

LocalCos

9874 2000001548 044CCREM

1854 2000001548 088CCREM

1854 2000004748 044CCREM

Clientes Vendedores x Clientes x Lcos

(Employee derivation)

No exemplo, o cliente A possui um vendedor 1234 que pode vender todos os LCOS de produtos

O cliente B não possui um vendedor associado diretamente a ele, mas possui 2 vendedores que vendem distintos LCOS

O cliente C só possui 1 vendedor, mas que vende apenas 1 LCOS específico.


Condições de Pagamento (Payment Terms)


Anteriormente, no BAAN, existiam mais de 700 diferentes condições de pagamentos cadastradas.

Com o SAP o número de condições foi reduzido e para o NewOrca, estão sendo enviadas apenas os códigos das descrições e seus respectivos encargos

financeiros (taxa, chamada no SAP de ZSFI).

As descrições das condições para uso dos vendedores são carregadas diretamente no NewOrca de forma manual.


Tolerância de descontos e aprovações:


Com a versão NewOrca SAP, as tolerâncias de descontos passam por 2 etapas de análise automática:

a) Desconto ZD04 permitido, nos níveis de Consultor, Ger. de Filial e Ger de Canal

b) Desconto Total permitido (ZD01+ZD02+ZD04), nos níveis de Consultor, Ger. de Filial e Ger de Canal

Assim, a regra implementada para cada linha de um orçamento passa pela seguinte análise automática:

- Se [Desconto ZD04 > Tolerância cadastrada] ou [Soma dos descontos (ZD01+ZD02+ZD04) > Tolerância cadastrada]= Orçamento vai para Proximo Nivel de aprovação

(Consultor, Ger. de Filial, Ger de Canal ou Analista SD)

- Se [não há regra registrada para o item] = Orçamento vai para Analista SD

- Se [existe ZSDE e ZD04] simultaneamente para o mesmo item = Orçamento vai para Analista SD

O cadastro das tolerâncias é feito diretamente no NewOrca , através do envio de uma planilha com lay-out base preenchida pelos Chefes de Produtos.

Anteriormente o cadastro era realizado por :

Força de Vendas -> Grupo de Preço -> Referência

Para o NewOrca SAP, apenas foi substituído o Grupo de Preço por LCOS.

Importante: caso não haja nenhuma regra registrada, o NewOrca assumirá que um item do orçamento tendo desconto ZD04 irá diretamente

para o Analista de SD fazer a aprovação.


Tolerância de descontos e aprovações: (4 exemplos)



Anexo de confirmação de orçamentos aprovados pelos clientes


O NewOrca SAP permite que o vendedor /represenante inclua um anexo ao orçamento, após ele ter sido finalizado.

Com isso, o analista do CCC que verifica essas aprovações antes da geração do pedido poderá ver os anexos de um orçamento através da interface

Web.

Regras:

O anexo não pode ser superior a 1 Mb de tamanho e precisa estar com a extensão do arquivo em ZIP

Orçamento não pode estar com status “Rascunho” ou já ter sido enviado ao SAP como pedido.

A criação de uma nova revisão inutiliza um anexo colocado na revisão anterior.

A funcionalidade está disponível apenas no módulo online.


Liberação de orçamentos acima de valor parametrizado para exigência de aprovações


O NewOrca SAP permite que seja parametrizado um valor máximo onde os pedidos não exigem uma aprovação prévia do orçamento para liberação do

pedido e seu faturamento.

Os Orçamentos com valor acima deste parâmetro, permanecerão pendentes por liberação da equipe de CCC Pedidos, onde utilizarão a interface Web do

NewOrca para esta liberação/aprovação.

Atualmente, o valor parametrizado é de R$ 15.000,00

Para liberação do pedido no NewOrca SAP , através da Web, o usuário com perfil de CCC pedidos poderá visualizar os orçamentos com status

“Aguardando Documentação” e realizar 2 ações:

1. Clicar em Ação e Visualizar o documento e algum anexo

2. Clicar em Ação e “Enviar para o SAP” para liberar o pedido ao ERP.

Filtro dos orçamentos pendentes: (menu Orçamento - Listagem de Orçamentos)




Visualização do Anexo:

Liberação do Pedido ao ERP:

(na listagem de orçamento,clicar am Ação -> Enviar para SAP)




Status do pedido após aprovação da equipe de CCC Status do pedido após reprovação da equipe de CCC

Em caso de Reprovação, o consultor precisará gerar uma revisão e submetê-lo novamente às aprovações necessárias para envio do

pedido ao SAP


Retorno de confirmação de ordem SAP ao NewOrca


O NewOrca SAP permitirá que o vendedor /representante saiba qual o número da ordem SAP, assim que ela for gerada.

Os pedidos com Status = Pedido Enviado, ganharão o número da Ordem de venda na aba de Informações Complementares do orçamento/pedido.

O processo de envio de um pedido do NewOrca para o SAP é de aproximadamente 15 minutos. Entretanto, o retorno da ordem depende de alguns

fatores:

1. A ordem estar completa e confirmada no SAP

2. Os itens terem gerado um erro no momento de criação do pedido SAP

3. O cliente possuir um status de bloqueio que não permita que a ordem possa prosseguir

Assim, caso o numero da ordem de venda não tenha retornado em até 30 minutos, é importante confirmar com o time de entrada de pedidos se houve

algum problema com o pedido que recebeu status de Pedido Enviado.

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