nomina 1ra version 12

8/19/2019 NOMINA 1ra Version 12

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SISTEMATIZACIÓN DE LA ADMINISTRACIÓN UNIVERSITARIA

Edificio Administrativo 1º piso – Teléfonos: 58-0274-2401998 – 2402771 - 2402526/Fax No. 2403310 - CE: [email protected] Pag. WEB: http://ulaweb.adm.ula.ve/dsia

MANUAL DE NORMAS PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS

DEL DEPARTAMENTO DE NÓMINA

DE LA DIRECCIÓN DE FINANZAS


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Elaborado por:DSIA – DICIEMBRE 2006

Aprobado por: FECHA

VICERRECTORADO ADMINISTRATIVOCONSEJO UNIVERSITARIO –

Vigencia de la última

modificación:

Manual de Procesos y Procedimientos

SISTEMATIZACIÓN ADMINISTRATIVAÁREA FINANCIERA

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Materia:SISTEMA DE NÓMINA Asunto: AUTORIDADES UNIVERSITARIAS

AUTORIDADES UNIVERSITARIAS

Léster Rodríguez HerreraRECTOR

Humberto Ruíz

VICERRECTOR ACADÉMICO

Mario BonucciVICERRECTOR ADMINISTRATIVO

Nancy Rivas de PradoSECRETARIA

Jesús CalderónDirector de la Dirección de Servicios de

Información Administrativa (DSIA)

MERIDA, DICIEMBRE 2006


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Materia:SISTEMA DE NÓMINA Asunto: ELABORACIÓN

EQUIPO DE TRABAJO

DISEÑO Y ELABORACIÓN DE:Lic. MARBELLA DEL V. CONTRERAS OVIEDO

Lic. DIONELLY CAROLINA VERA OSORIO

PERSONAL COLABORADORESFuncionarios (as) del Departamento de Nómina

PERSONAL QUE INTERVIENEN EN LAEJECUCIÓN DE LOS PROCEDIMIENTOS.

COORDINACIÓN Y ASESORÍAIng. ELVIA ELENA ABREU RAMÍREZEspecialista Organizacional de la DSIA

MÉRIDA, DICIEMBRE 2006


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Materia:SISTEMA DE NÓMINA Asunto: INDICE DE CONTENIDO

1. INTRODUCCIÓN

2. ANTECEDENTES HISTORICOS

3. ORGANIGRAMA DE LA UNIDAD ADMINISTRATIVA

Organigrama de la Dirección de Finanzas.

Organigrama del Departamento de Nómina.

Organigrama Funcional del Departamento de Nómina.

4. MODELO DE JERARQUIA DE SISTEMAS

5. DIRECTORIO

6. MODELO DE OBJETIVOS DEL SISTEMA DE NEGOCIO

7. MODELOS DE REGLAS DEL SISTEMA DE NEGOCIO

8. MODELO DE PROCESOS DEL NEGOCIO

Diagrama de Procesos del Sistema de Negocio.

Cadena de Valor del Sistema de Negocio.

Árbol de Procesos y Procedimientos (Fundamentales).

Árbol de Procesos y Procedimientos (Apoyo).

Cantidad de Procesos y Procedimientos Ejecutados en el Departamento de Nómina.

9. PROCESO 1: REGISTRO Y CONTROL

Índice del Proceso de Registro y Control.

Diagrama de Proceso de Registro y Control.

Diagrama de Jerarquía de Proceso de Registro y Control.

Información General del Proceso de Registro y Control.

Sub-Proceso: Actualización de Datos.

Procedimientos:

1.1.1 Diagrama del Procedimiento para Inclusión, Modificación y Eliminación de

Movimientos Mensuales de Personal Docente y de Investigación (PDI) y Directivo.

1.1.1 Procedimiento para Inclusión, Modificación y Eliminación de Movimientos

Mensuales de Personal Docente y de Investigación (PDI) y Directivo.

1.1.2 Diagrama del Procedimiento para Inclusión y Modificación de Cuentas Bancarias

del Personal Docente y de Investigación (PDI), Directivo y ATO.


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1.1.2 Procedimiento para Inclusión y Modificación de Cuentas Bancarias del Personal

Docente y de Investigación (PDI), Directivo y ATO.

1.1.3 Diagrama del Procedimiento para Inclusión, Modificación o Eliminación de los

Movimientos Mensuales de Entes Parauniversitarios.

1.1.3 Procedimiento para Inclusión, Modificación o Eliminación de los Movimientos

Mensuales de Entes Parauniversitarios.

1.1.4 Diagrama del Procedimiento para Inclusión, Modificación o Eliminación delPersonal de la Nómina de Pensiones a Sobrevivientes.

1.1.4 Procedimiento para Inclusión, Modificación o Eliminación del Personal de la

Nómina de Pensiones a Sobrevivientes.

1.1.5 Diagrama del Procedimiento para Inclusión, Modificación o Eliminación de las

Primas por Hijo del Personal Docente y de Investigación (PDI).

1.1.5 Procedimiento para Inclusión, Modificación o Eliminación de las Primas por Hijo del

Personal Docente y de Investigación (PDI).

1.1.6 Diagrama del Procedimiento para Inclusión y Modificación del PersonalAdministrativo y Docente en Condiciones de Becarios.

1.1.6 Procedimiento para Inclusión y Modificación del Personal Administrativo y Docente

en Condiciones de Becarios.

1.1.7 Diagrama del Procedimiento para Inclusión, Modificación y Eliminación del

Personal Docente y de Investigación (PDI), Administrativo, Técnico y Obrero con

Medidas Tribunalicias.

1.1.7 Procedimiento para Inclusión, Modificación y Eliminación del Personal Docente y

de Investigación (PDI), Administrativo, Técnico y Obrero con Medidas Tribunalicias.

Sub-Proceso: Revisión y Análisis.

Procedimientos:

1.2.1 Diagrama del Procedimiento para Realizar el Análisis Mensual de los Listados de

Escalafón de Titulares y Auxiliares Docentes.

1.2.1 Procedimiento para Realizar el Análisis Mensual de los Listados de Escalafón de

Titulares y Auxiliares Docentes.


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1.2.2 Diagrama del Procedimiento para Realizar el Análisis Mensual del Listado de

Personal Administrativo, Técnico y Obrero (ato) de Nuevo Ingreso en Nómina.

1.2.2 Procedimiento para Realizar el Análisis Mensual del Listado de Personal

Administrativo, Técnico y Obrero (ato) de Nuevo Ingreso en Nómina.

1.2.3 Diagrama del Procedimiento para Revisión y Análisis de Conceptos Actualizados

en la Base de Datos de la Dirección de Personal (Retroactivos).

1.2.3 Procedimiento para Revisión y Análisis de Conceptos Actualizados en la Base deDatos de la Dirección de Personal (Retroactivos).

1.2.4 Diagrama del Procedimiento para Revisión y Análisis del Listado de Personal DI y

ATO Relacionado con Pago de Prestaciones Sociales.

1.2.4 Procedimiento para Revisión y Análisis del Listado de Personal DI y ATO

Relacionado con Pago de Prestaciones Sociales.

10. PROCESO 2: REINTEGRO Y RETENCIONES

Índice del Proceso de Reintegro y Retenciones.

Diagrama de Proceso de Reintegro y Retenciones. Diagrama de Jerarquía de Proceso de Reintegro y Retenciones.

Información General del Proceso de Reintegro y Retenciones.

Sub-Proceso: Reintegro.

Procedimientos:

2.1.1 Diagrama del Procedimiento A para Realizar el Análisis de Pagos Indebidos al

Personal DI, ATO, Becarios y Contratados.

2.1.1 Diagrama del Procedimiento B para Realizar la Revisión del Reporte de

Transacciones en Línea.

2.1.1 Procedimiento para Realizar el Análisis de Pagos Indebidos al Personal DI, ATO,

Becarios y Contratados.

• 2.1.1 Procedimiento A para Realizar el Análisis de Pagos Indebidos al Personal

Docente y de Investigación, ATO, Becarios y Contratados.

• 2.1.1 Procedimiento B para Realizar la Revisión del Reporte de Transacciones en

Línea.


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2.1.2 Diagrama del Procedimiento para el Análisis del Listado para Pago de Prestaciones

Sociales.

2.1.2 Procedimiento para el Análisis del Listado para Pago de Prestaciones Sociales.

2.1.3 Diagrama del Procedimiento para el Análisis del PDI y Personal ATO de Pensiones

y Ayudas a Sobrevivientes.

2.1.3 Procedimiento para el Análisis del PDI y Personal ATO de Pensiones y Ayudas a

Sobrevivientes. Sub-Proceso: Retenciones.

Procedimientos:

2.2.1 Diagrama del Procedimiento para la Preparación del Resumen de Pago del

Impuesto Sobre la Renta (ISLR).

2.2.1 Procedimiento para la Preparación del Resumen de Pago del Impuesto sobre la

Renta (ISLR).

2.2.2 Diagrama del Procedimiento para la Preparación del Resumen de Pago del

Impuesto al Valor Agregado (IVA). 2.2.2 Procedimiento para la Preparación del Resumen de Pago del Impuesto al Valor

Agregado (IVA).

2.2.3 Diagrama del Procedimiento para la Elaboración de Órdenes de Pago Financieras.

2.2.3 Procedimiento para la Elaboración de Órdenes de Pago Financieras.

2.2.4 Diagrama del Procedimiento para la Recepción y Procesamiento de Órdenes de

Pago Centralizadas.

2.2.4 Procedimiento para la Recepción y Procesamiento de Órdenes de Pago

Centralizadas.

2.2.5 Diagrama del Procedimiento para la Realizar la Relación Anual en Materia de

Retenciones.

2.2.5 Procedimiento para la Realizar la Relación Anual en Materia de Retenciones.

2.2.6 Diagrama del Procedimiento para Elaborar el Libro de Compras.

2.2.6 Procedimiento para Elaborar el Libro de Compras.

2.2.7 Diagrama del Procedimiento para el ARI Impuesto Sobre la Renta Aplicable Sobre

Sueldos y Salarios y Demás Remuneraciones.


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2.2.7 Procedimiento para el ARI Impuesto Sobre la Renta Aplicable sobre Sueldos y

Salarios y Demás Remuneraciones.

2.2.8 Diagrama del Procedimiento para Realizar la Carga en el Sistema de Nómina A6, la

CP-OP por Concepto de Sueldos y Salarios y Otras Asignaciones del Personal Fijo.

2.2.8 Procedimiento para Realizar la Carga en el Sistema de Nómina A6, la CP-OP por

Concepto de Sueldos y Salarios y Otras Asignaciones del Personal Fijo.

11. PROCESO 3: REVISIÓN DE REPORTES Índice del Proceso de Revisión de Reportes.

Diagrama de Proceso de Revisión de Reportes.

Diagrama de Jerarquía de Proceso de Revisión de Reportes.

Información General del Proceso de Revisión de Reportes.

Procedimientos:

3.1 Diagrama del Procedimiento para la Revisión de los Reportes Mensuales de las

Nóminas.

3.1 Procedimiento para la Revisión de los Reportes Mensuales de las Nóminas.12. PROCESO DE APOYO 1: ARCHIVO

Índice del Proceso de Apoyo de Archivo.

Diagrama del Proceso de Apoyo de Archivo.

Diagrama de Jerarquía de Proceso de Apoyo de Archivo.

Procedimientos:

PA-1.1 Diagrama del Procedimiento para la Recepción y Distribución del Reporte de

Censo por Nómina.

PA-1.1 Procedimiento para la Recepción y Distribución del Reporte de Censo por

Nómina.

PA-1.2 Diagrama del Procedimiento para la Recepción del Reporte de Impuesto sobre la

Renta (ISLR) y (ARM).

PA-1.2 Procedimiento para la Recepción del Reporte de Impuesto sobre la Renta (ISLR) y

(ARM).

PA-1.3 Diagrama del Procedimiento para la Elaboración de la Relación Mensual de

Deducciones.


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PA-1.3 Procedimiento para la Elaboración de la Relación Mensual de Deducciones.

PA-1.4 Diagrama del Procedimiento para la Recepción y Distribución de Estados de

Cuenta.

PA-1.4 Procedimiento para la Recepción y Distribución de Estados de Cuenta.

PA-1.5 Diagrama del Procedimiento para la Recepción y Archivo de Reportes.

PA-1.5 Procedimiento para la Recepción y Archivo de Reportes.

PA-1.6 Diagrama del Procedimiento para la Recepción y Distribución de los ReportesDefinitivos de la Nómina de Pensiones y Ayudas a Sobrevivientes.

PA-1.6 Procedimiento para la Recepción y Distribución de los Reportes Definitivos de la

Nómina de Pensiones y Ayudas a Sobrevivientes.

PA-1.7 Diagrama del Procedimiento para la Recepción y Distribución de los Reportes de

Nómina Definitivos.

PA-1.7 Procedimiento para la Recepción y Distribución de los Reportes de Nómina

Definitivos.

PA-1.8 Diagrama del Procedimiento para la Depuración del Archivo del Departamento deNómina.

PA-1.8 Procedimiento para la Depuración del Archivo del Departamento de Nómina.

13. PROCESO DE APOYO 2: INFORMÁTICO

Índice del Proceso de Apoyo Informático.

Diagrama del Proceso de Apoyo Informático.

Diagrama de Jerarquía de Proceso de Apoyo Informático.

Procedimientos:

PA-2.1 Diagrama del Procedimiento para la Creación de Aplicaciones.

PA 2.1 Procedimiento para la Creación de Aplicaciones.

14. PROCESO DE APOYO 3: SECRETARIAL

Índice del Proceso de Apoyo Secretarial.

Diagrama del Proceso de Apoyo Secretarial.

Diagrama de Jerarquía de Proceso de Apoyo Secretarial.

Procedimientos:

PA-3.1. Diagrama del Procedimiento para el Control de Entrada de Correspondencia.


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PA- 3.1 Procedimiento para el Control de Entrada de Correspondencia.

PA- 3.2 Diagrama del Procedimiento para el Control de Salida de Correspondencia.

PA- 3.2 Procedimiento para el Control de Salida de Correspondencia.

PA-3.3 Diagrama del procedimiento A para la Solicitud y Recepción de los Materiales y

Suministros del Departamento de Nómina.

PA-3.3 Diagrama del Procedimiento B para la Distribución de los Materiales y

Suministros del Departamento de Nómina. PA-3.3 Procedimiento para la Solicitud, Recepción y Distribución de los Materiales y

Suministros del Departamento de Nómina.

• PA-3.3 Procedimiento A para la Solicitud y Recepción de los Materiales y Suministros

del Departamento de Nómina.

• PA-3.3 Procedimiento B para la Distribución de los Materiales y Suministros del

Departamento de Nómina.

PA-3.4 Diagrama del Procedimiento para la Emisión de Estados de Cuenta

Centralizadas. PA-3.4 Procedimiento para la Emisión de Estados de Cuenta Centralizadas.

PA-3.5 Diagrama del Procedimiento para el Control de Asistencia.

PA-3.5 Procedimiento para el Control de Asistencia.

15. MODELO ACTORES Y UNIDADES ORGANIZACIONALES

Modelo Actor – Rol.

Modelo Rol – Actividad.

Matriz Actores – Procesos.

16. GLOSARIO DE TÉRMINOS17. ANEXOS

Formatos – Planillas Utilizados en el Departamento de Nómina.


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Materia:SISTEMA DE NÓMINA Asunto: 1. INTRODUCCIÓN

El presente Manual de Normas, Procesos y Procedimientos , es una contribución que le permitirá al

Departamento de Nómina de la Dirección de Finanzas de la Universidad de los Andes, contar con un

apoyo actualizado contentivo de las descripciones de las actividades que deben seguirse en la

realización de las funciones llevadas a cabo en cada uno de los puestos de trabajo, precisando

responsabilidades y participaciones, proporcionando información a los futuros interesados en conocer el

funcionamiento del mismo, pudiendo disipar inquietudes en la ejecución de los procedimientos.

Desarrollado con mucha cautela y claro compromiso de presentar un trabajo bien realizado, gracias a lacolaboración de cada uno de los funcionarios (as) que laboran en el Departamento de Nómina, quienes

aportaron toda la información solicitada y la asesoría de la Ing. Elvia Elena Abreu Ramírez.

El mismo, forma parte de la documentación que se genera del Sistema de Información Organizacional

que viene desarrollando la Dirección de Servicios de Información Administrativa (DSIA), de acuerdo con

la metodología establecida por el lenguaje UML (Unified Modeling Language) Lenguaje Unificado de

Modelado de Negocios desarrollada por la Prof. Judith Barrios A. y el Prof. Jonás Montilva, de la

Universidad de los Andes (ULA), el cual consta de seis etapas, a saber: Preparación Organizacional,Entender el Proceso Actual, Rediseño del Proceso, Desarrollo del Manual, Aprobación e

Implementación del Manual y Medidas, Controles y Mejoramiento Continuo .

El Manual consta de las siguientes secciones:

Introducción , breve explicación al lector, acerca de los motivos y propósitos del mismo, metodología

aplicada en el desarrollo del Manual así como una breve demostración de cómo están organizadas sus

secciones.

Antecedentes Históricos, muestra brevemente la evolución del Departamento de Nómina.

Organigrama de la Unidad Administrativa, se presenta la estructura organizativa de la Dirección de

Finanzas y del Departamento de Nómina.


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Materia:SISTEMA DE NÓMINA Asunto: 1. INTRODUCCIÓN

Es por ello que recomendamos, que sería oportuno que cada uno de los funcionarios que laboran en el

Departamento de Nómina dedique un poco de su valioso tiempo, en leer el manual, darle un uso

adecuado al mismo y preocuparse por actualizarlo en el momento que así lo consideren oportuno, a fin

de contar siempre con una herramienta de múltiples ventajas actualizada.


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Materia:SISTEMA DE NÓMINA Asunto: 2. ANTECEDENTES HISTÓRICOS

DEPARTAMENTO DE NOMINA

El Consejo Universitario, en reunión celebrada el 15 de Marzo de 1.977 consideró impostergable la

reestructuración administrativa de la Institución para dotarla del apoyo gerencial requerido para el cabal

cumplimiento de sus superiores objetivos. En consecuencia acordó eliminar la Dirección de

Administración y crear la Dirección de Finanzas. La Dirección de Finanzas se fundó el 15 de Marzo de

1.977, adscrita al Vicerrectorado Administrativo, para atender todas las tareas financieras contables dela Institución, a la cual se adscribieron los Departamentos de Tesorería, Contabilidad y Bienes y

Rentas; teniendo además las unidades y dependencias que fueran necesarias para el cumplimiento de

sus finalidades.

Hoy día la Dirección de Finanzas cuenta con cuatro (4) departamentos adscritos que son:

Departamento de Tesorería, Oficina Central de Control de Bienes, Departamento de Contabilidad y


El Departamento de Nómina tiene como misión “Ejecutar la inserción y/o modificación en la nómina

al personal docente y de investigación. Así como las deducciones y reintegros de todo el personal

universitario, a fin de garantizar el pago correcto y oportuno de Sueldos y Salarios”. (Memoria y Cuenta

de la ULA año 2005).

El Departamento de Nómina cuenta a su vez con dos unidades:

••• Unidad de Registro y Control (3 personas laborando).

•••

Unidad de Reintegro y Retenciones (5 personas laborando).Además con las Unidades de Apoyo Administrativo que proporciona:

••• Apoyo Secretarial (2 persona laborando).

••• Apoyo de Recurso Informático (1 persona laborando).

••• Apoyo de Archivo (1 persona laborando).

Y como encargado de hacer que el departamento logre los objetivos planteados:

••• Jefe del Departamento de Nómina: Lic. Bety Jaimes de Patiño.


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Materia:SISTEMA DE NÓMINA Asunto: 3. ORGANIGRAMA DE LA UNIDAD ADMINISTRATIVA


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Materia:SISTEMA DE NÓMINA Asunto: ORGANIGRAMA DE LA DIRECCIÓN DE FINANZAS

Fuente: www.ula.ve


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Materia:SISTEMA DE NÓMINA Asunto: ORGANIGRAMA DEL DEPARTAMENTO DE NOMINA

Fuente: Creación propia del analista.

DIRECCION DE

FINANZAS

DEPARTAMENTO DE

NOMINA

APOYOSECRETARIAL

REGISTRO Y

CONTROL

REINTEGRO Y

RETENCIONES

APOYO DE

ARCHIVO


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Materia:SISTEMA DE NÓMINA

Asunto: ORGANIGRAMA FUNCIONAL DEL DEPARTAMENTODE NÓMINA

DIRECCION DE FINANZAS

DIRECTOR DE FINANZAS

Prof. Ángel Rodríguez

DEPARTAMENTO DE

NOMINA

JEFE DE NOMINA

Lic. Bety Jaimes

APOYOSECRETARIAL Y

DE ARCHIVO

1 Recepcionista1 Oficinista

1 Archivista

REGISTRO Y CONTROL

JEFE DE LA UNIDAD

Laura Merchán

REINTEGRO Y RETENCIONES

JEFE DE LA UNIDAD

Lic. Mercedes Peña

2 Asistentes deNómina

REINTEGRO

2 Asistentes de

Nómina

RETENCIONES

1 Técnico de

RecursosInformáticos.

2 Asistente

Administrativo


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Materia:SISTEMA DE NÓMINA Asunto: 4. MODELO DE JERARQUÍA DE SISTEMAS


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Materia:SISTEMA DE NÓMINA Asunto: 4. MODELO DE JERARQUÍA DE SISTEMAS

Fuente: Curso de Modelado de Sistemas usando UML Business basado en el Primer Modelo de Derek Hitchins (2000)

SISTEMA DECONTABILIDAD

SISTEMA DECONTROL DE

BIENES

SISTEMA DETESORERÍA

SISTEMA

GERENCIALFINANCIERO

FINANCIERO

SISTEMADE NOMINA

ApoyoGerencial

ReintegrosY

Retenciones

Registroy

Control

SISTEMA DECONTABILIDAD

SISTEMA DECONTROL DE

BIENES

SISTEMA DETESORERÍA

SISTEMA

GERENCIALFINANCIERO

FINANCIERO

SISTEMADE NOMINA

ApoyoGerencial

ReintegrosY

Retenciones

Registroy

Control

SUPRASISTEMASISTEMAS

SUBSISTEMAS

INTRA

INTER

AMBIENTEEXTERNO


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Materia:SISTEMA DE NÓMINA Asunto: 5. DIRECTORIO


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Asunto: 6. MODELO DE OBJETIVOS DEL SISTEMA DENEGOCIO


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Aprobado por: FECHA



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Para realizar el Modelo de Objetivos se consulto la siguiente fuente histórica, tomando la mas

actualizada, es decir, la que se encuentra sombreada para realizar el modelado a través del Lenguaje

UML Business.

MEMORIA Y CUENTA DELA ULA - AÑO: 2005

PLAN OPERATIVODE LA ULA - AÑO:

MANUAL DEORGANIZACIÓN -

AÑO: 1993

PÁGINA WEB DELA ULA - AÑO:

OTRA FUENTE(especificar)

MISIÓNMISIÓNMISIÓNMISIÓN

Dirigir, ejecutar y

supervisar la inserción y

modificación en Nómina

del personal docente,

administrativo, técnico y

de servicios de la

Universidad de los Andes.

(Material suministrado porla Dirección de Servicios

de Información

Administrativo)

OBJETIVOOBJETIVOOBJETIVOOBJETIVOGENERALGENERALGENERALGENERAL

Ejecutar la insercion y/o

modificacion en la nomina

al personal docente y de

investigacion. Asi como las

deducciones y reintegros

de todo el personal

universitario, a f in de

garantizar el pago correcto

y oportuno de Sueldos y

Salario.

Ejecutar la insercion y/o

modificacion en la

nomina al personal

docente y de

investigacion. Asi como

las deducciones yreintegros de todo el

personal universitario, a

fin de garantizar el pago

correcto y oportuno de

Sueldos y Salarios.

“Planificar las actividades

que se ejecutan en las

Unidades del

Departamento,

distribuyendo,

coordinando y

supervisando el trabajorealizado por el personal

responsable, a f in de

fomentar el trabajo en

equipo y optimizar los

resultados” (Material

impreso facilitado en el

Dpto. de Nómina Año

2004)

VISIÓNVISIÓNVISIÓNVISIÓN

OBJETIVOS

UNIDAD ADMINISTRATIVA: DEPARTAMENTO DE NOMINA

CONCEPTOS DELMODELADO DE

OBJETIVOS

FUENTE DE INFORMACIÓN


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AÑO: 1993



MISIÓNMISIÓNMISIÓNMISIÓNEjecutar la insercion y/o

modificacion en la nomina

al personal universitario. ()

OBJETIVOOBJETIVOOBJETIVOOBJETIVO

GENERALGENERALGENERALGENERAL

Registrar y controlar la

insercion, modificaciony

exclusión en la nomina

del personal docente y

de investigacion. A fin

de proporcionar

información correcta y

oportuna para el pago

por concepto de sueldosy salarios del personal

activo y pensiones a

sobrevivientes.


OBJETIVOS


UNIDAD DE REGISTRO Y CONTROL


OBJETIVOS

FUENTE DE INFORMACIÓN




AÑO: 1993



MISIÓNMISIÓNMISIÓNMISIÓN

OBJETIVOOBJETIVOOBJETIVOOBJETIVO

GENERALGENERALGENERALGENERAL

Registrar, controlar y

tramitar las retencioens

y reintegros al personal

de la Institución.


UNIDAD DE REINTEGRO Y RETENCIONES


OBJETIVOS

FUENTE DE INFORMACIÓN: SECCION RETENCIONES Y REINTEGROS

OBJETIVOS



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OBJETIVO GENERAL

Ejecutar la insercion y/o modificacion en la nomina al personaldocente y de investigacion. Asi como las deducciones y reintegros

de todo el personal universitario, a fin de garantizar el pagocorrecto y oportuno de Sueldos y Salarios (Manual de

Organización año 1993).

MISIÓN

Dirigir, ejecutar y supervisar la inserción ymodificación en Nómina del personaldocente, administrativo, técnico y de

servicios de la Universidad de los Andes.(Material suministrado por la Dirección deServicios de Información Administrativo).

VISIÓN

No está definida.

OBJETIVO ESPECÍFICOCUALITATIVO

Registrar y controlar lainsercion, modificacionyexclusión en la nomina delpersonal docente y deinvestigacion. A fin deproporcionar informacióncorrecta y oportuna para elpago por concepto desueldos y salarios del

personal activo y pensionesa sobrevivientes.(Manual deOrganización año 1993)

OBJETIVO ESPECÍFICOCUALITATIVO

Registrar, controlar ytramitar las retencioens yreintegros al personal de laInstitución. (Manual deOrganización año 1993)

OBJETIVO

Fuente: Curso de Modelado de Sistemas usando UML Business basado en Eriksson y Penker (2000)


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Asunto: 7. MODELO DE REGLAS DEL SISTEMA DENEGOCIO


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Asunto: 7. MODELO DE REGLAS DEL SISTEMA DENEGOCIO


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Materia:SISTEMA DE NÓMINA Asunto: 8. MODELO DE PROCESOS DEL NEGOCIO


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Asunto: DIAGRAMA DE PROCESO DEL SISTEMA DENEGOCIO


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Asunto: CADENA DE VALOR DEL SISTEMA DENEGOCIO


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Asunto: ARBOL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS(FUNDAMENTALES)


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Asunto: ARBOL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS(APOYO)


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Asunto: CANTIDAD DE PROCEDIMIENTOSEJECUTADOS EN EL DEPARTAMENTO DE NÓMINA

Cantidad de Procedimientos ejecutados en el Departamento deNómina

Registro y Control

Reintegro yRetenciones

Apoyo de Archivo

Apoyo Secretarial

Apoyo Informático

Procesos/Cantidad de Procedimientos

Once (11) Procedimientos

Doce (12) Procedimientos

Ocho (8) Procedimientos

Seis (6) Procedimientos

Un (1) Procedimiento

Treinta y Nueve (39) ProcedimientosTOTAL

Revisión de

ReportesUn (1) Procedimiento


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Materia:SISTEMA DE NÓMINA Asunto: 9. PROCESO 1: REGISTRO Y CONTROL


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Asunto: INDICE DEL PROCESO DE REGISTRO YCONTROL

INDICE DEL PROCESO DE REGISTRO Y CONTROL

Diagrama de Proceso de Registro y Control.

Diagrama de Jerarquía de Proceso de Registro y Control.

Información General del Proceso de Registro y Control.

Sub-Proceso: Actualización de Datos.

Procedimientos:

1.1.1 Diagrama del Procedimiento para Inclusión, Modificación y Eliminación de Movimientos

Mensuales de Personal Docente y de Investigación (PDI) y Directivo.

1.1.1 Procedimiento para Inclusión, Modificación y Eliminación de Movimientos Mensuales de

Personal Docente y de Investigación (PDI) y Directivo.

1.1.2 Diagrama del Procedimiento para Inclusión y Modificación de Cuentas Bancarias del

Personal Docente y de Investigación (PDI), Directivo y ATO.

1.1.2 Procedimiento para Inclusión y Modificación de Cuentas Bancarias del Personal Docentey de Investigación (PDI), Directivo y ATO.

1.1.3 Diagrama del Procedimiento para Inclusión, Modificación o Eliminación de los

Movimientos Mensuales de Entes Parauniversitarios.

1.1.3 Procedimiento para Inclusión, Modificación o Eliminación de los Movimientos Mensuales

de Entes Parauniversitarios.

1.1.4 Diagrama del Procedimiento para Inclusión, Modificación o Eliminación del Personal de la

Nómina de Pensiones a Sobrevivientes.

1.1.4 Procedimiento para Inclusión, Modificación o Eliminación del Personal de la Nómina de

Pensiones a Sobrevivientes.

1.1.5 Diagrama del Procedimiento para Inclusión, Modificación o Eliminación de las Primas por

Hijo del Personal Docente y de Investigación (PDI).

1.1.5 Procedimiento para Inclusión, Modificación o Eliminación de las Primas por Hijo del

Personal Docente y de Investigación (PDI).

1.1.6 Diagrama del Procedimiento para Inclusión y Modificación del Personal Administrativo y

Docente en Condiciones de Becarios.


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Asunto: INDICE DEL PROCESO DE REGISTRO YCONTROL

1.1.6 Procedimiento para Inclusión y Modificación del Personal Administrativo y Docente en

Condiciones de Becarios.

1.1.7 Diagrama del Procedimiento para Inclusión, Modificación y Eliminación del Personal

Docente y de Investigación (PDI), Administrativo, Técnico y Obrero con Medidas Tribunalicias.

1.1.7 Procedimiento para Inclusión, Modificación y Eliminación del Personal Docente y de

Investigación (PDI), Administrativo, Técnico y Obrero con Medidas Tribunalicias.

Sub-Proceso: Revisión y Análisis.

Procedimientos:

1.2.1 Diagrama del Procedimiento para Realizar el Análisis Mensual de los Listados de

Escalafón de Titulares y Auxiliares Docentes.

1.2.1 Procedimiento para Realizar el Análisis Mensual de los Listados de Escalafón de Titulares

y Auxiliares Docentes.

1.2.2 Diagrama del Procedimiento para Realizar el Análisis Mensual del Listado de PersonalAdministrativo, Técnico y Obrero (ato) de Nuevo Ingreso en Nómina.

1.2.2 Procedimiento para Realizar el Análisis Mensual del Listado de Personal Administrativo,

Técnico y Obrero (ato) de Nuevo Ingreso en Nómina.

1.2.3 Diagrama del Procedimiento para Revisión y Análisis de Conceptos Actualizados en la

Base de Datos de la Dirección de Personal (Retroactivos).

1.2.3 Procedimiento para Revisión y Análisis de Conceptos Actualizados en la Base de Datos

de la Dirección de Personal (Retroactivos).

1.2.4 Diagrama del Procedimiento para Revisión y Análisis del Listado de Personal DI y ATO

Relacionado con Pago de Prestaciones Sociales.

1.2.4 Procedimiento para Revisión y Análisis del Listado de Personal DI y ATO Relacionado

con Pago de Prestaciones Sociales.


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Asunto: DIAGRAMA DE PROCESO DE REGISTRO YCONTROL


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Asunto: DIAGRAMA DE JERARQUÍA DE PROCESODE REGISTRO Y CONTROL


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Asunto: DIAGRAMA DE JERARQUÍA DE PROCESODE REGISTRO Y CONTROL


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SISTEMATIZACIÓN ADMINISTRATIVA ÁREA FINANCIERASISTEMA DE NÓMINA

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Proceso: REGISTRO Y CONTROL

Asunto:

INFORMACIÓN GENERAL

INFORMACIÓN GENERAL DEL PROCESO 1: REGISTRO Y CONTROL

OBJETIVO

Describir las actividades que se deben cumplir a los efectos de

Incorporar, Modificar ó Eliminar los Movimientos del Personal de la

Universidad de los Andes, procesados durante el mes en el


CLIENTES

INICIALES

Facultad/Núcleo y/o Dependencia.

Entes Externos a la Universidad de los Andes.

Tribunales del País.

Consejo Universitario.

FINALES

Facultad/Núcleo y/o Dependencia. Entes Externos a la Universidad de los Andes.

Archivo del Departamento de Nómina.

ENTRADAS

Solicitud de Actualización de los Movimientos del Personal de

la Universidad de los Andes procesados durante el mes.

SALIDAS

Reportes de Nómina Mensuales.

Reportes de Transacciones en Línea.

Listado de Pago de Prestaciones Sociales.

Orden de Pago Financiera.

Oficios en respuestas de solicitudes recibidas.


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Asunto:


DEPENDENCIAS Y/O PERSONAS VINCULADAS

INTERNAS

Consejo Universitario.

Unidad de Apoyo Administrativo (UAA) de la

Facultad/Núcleo y/o Dependencia.

Dirección de Presupuesto.

Oficina de Asuntos Profesorales (OAP). Dirección de Personal.

Dirección de Servicios de Información Administrativa

(DSIA).

Dirección de Finanzas.

Funcionarios que laboran en el Departamento de

Nómina.

BASE LEGAL RELACIONADA

Ley Orgánica del Trabajo (29 de Agosto de 2001). Políticas y Normas de Funcionamiento Interno del


FORMULARIOS

Formato de Relación Auditoria Interna.

Formato de Relación de Primas Directivas.

Formato de Relación de las Cuentas Nóminas (Personal

Excluido).

Formato de Listado de Exclusiones del mes. Formato de Listado de Inclusiones u Exclusiones de Directores,

Jubilados y Pensionados.

RECURSOS

HUMANOS

Jefe de Nómina.

Analistas de Nómina (1).


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Asunto:


Asistentes de Nómina (2).

Archivista (1).

Oficinista (1).

Recepcionista (1).

TECNOLÓGICOS: Computacionales

Sistema de Nómina bajo la Plataforma A6.

Sistema de Retenciones del Impuesto al Valor Agregado

(IVA). Sistema de Retenciones Varias.

Sistema de Reintegro.

Sistema de Ordenes de Pago Financiera.

MATERIALES Y EQUIPOS

Materiales y equipos de oficina.

Tecnología de Información: Hardware, Software,

Redes, ...etc.


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SISTEMATIZACIÓN ADMINISTRATIVA ÁREA FINANCIERASISTEMA DE NOMINA

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Proceso: REGISTRO Y CONTROL Sub – Proceso: ACTUALIZACIÓN DE DATOS

Asunto: 1.1.1 DIAGRAMA DEL PROCEDIMIENTO PARAINCLUSION, MODIFICACIÓN Y ELIMINACIÓN DEMOVIMIENTOS MENSUALES DE PERSONAL DOCENTE Y DEINVESTIGACIÓN (PDI) Y DIRECTIVO.


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Asunto: 1.1.1 DIAGRAMA DEL PROCEDIMIENTO PARAINCLUSION, MODIFICACIÓN Y ELIMINACIÓN DEMOVIMIENTOS MENSUALES DE PERSONAL DOCENTE Y DEINVESTIGACIÓN (PDI) Y DIRECTIVO.


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Asunto: 1.1.1 PROCEDIMIENTO PARA INCLUSION,MODIFICACIÓN Y ELIMINACIÓN DE MOVIMIENTOSMENSUALES DE PERSONAL DOCENTE Y DE INVESTIGACIÓN(PDI) Y DIRECTIVO.

1.1.1

INCLUSIÓN, MODIFICACIÓN OELIMINACIÓN DE MOVIMIENTOS

MENSUALES DEL PERSONAL DOCENTE YDE INVESTIGACIÓN (PDI) Y DIRECTIVO


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RESPONSABLE ACCION

RECEPCIONISTA

1. Recibe de la Dirección de Presupuesto, de las Unidades de

Apoyo Administrativo (UAA) de la Dependencia de

adscripción del trabajador (a) oficios expresando losmovimientos de personal por concepto de: Ingresos,

Ascensos, Cambios de Dedicación o Categoría, Aumento o

Disminución de Carga Horaria, Permisos no Remunerados,

Pase a Ordinario, Reincorporación, Renovación de

Contratos, Inclusión-Modificación o Eliminación de Primas

Directivas, Jubilaciones, Renuncias, Fallecimientos,

Rescisión de Contrato, Vencimiento de Contrato,

Suspensión del Cargo más los Recaudos A:a) Resolución del Consejo Universitario.

b) Fotocopia de la Cédula de Identidad.

c) Formato (CP-P09) de “Control Presupuestario

Movimiento de Personal Docente y de Investigación” y

Prima Directiva.

d) Formato (CP-P01) de “Control Presupuestario

Movimiento de Personal”.

e) Acta de la Comisión Electoral (cuando ingresa Rector (a),Vicerrector (a) ó Secretario (a) de la Universidad de los

Andes).

f) Decreto (cuando ingresa Presidente (a) del Consejo de

Apelaciones).

2. Coloca firma, sello y fecha en los oficios.

3. Anota en el libro de control de correspondencia, nombre y

motivo de los oficios.


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4. Entrega a la Oficinista los oficios expresando los

movimientos de personal por concepto de: Ingresos,





Directivas, Jubilaciones, Renuncias, Fallecimientos,Rescisión de Contrato, Vencimiento de Contrato,

Suspensión del Cargo más los Recaudos A.

OFICINISTA

5. Recibe del Recepcionista los oficios expresando los




Pase a Ordinario, Reincorporación, Renovación deContratos, Inclusión-Modificación o Eliminación de Primas



Suspensión del Cargo más los Recaudos A.

6. Anota en el libro de control de correspondencia, nombre y

motivo de los oficios.

7. Verifica el concepto de los oficios.

a) Si el concepto que expresa los oficios es de Ingresos,Ascensos, Cambios de Dedicación o Categoría, Aumento

o Disminución de Carga Horaria, Permisos no

Remunerados, Pase a Ordinario, Reincorporación,

Renovación de Contratos, Inclusión-Modificación o

Eliminación de Primas Directivas, (Ir al paso 8).

b) En caso contrario, si el concepto que expresa los oficios

es de exclusión de nómina: Jubilaciones, Renuncias,


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Fallecimientos, Rescisión de Contrato, Vencimiento de

Contrato, Suspensión del Cargo:

• Fotocopia los oficios y Recaudos A.

• Entrega las fotocopias de los oficios y Recaudos A

al Analista de Nómina (Jefe (a) de la Unidad de

Reintegro y Retenciones). Ver procedimiento 2.1.1

“ANALISIS DE PAGOS INDEBIDOS ALPERSONAL DOCENTE Y DE INVESTIGACIÓN

(PDI), ADMINISTRATIVO-TECNICO Y OBRERO

(ATO), BECARIOS Y CONTRATADOS”.

8. Entrega al Analista de Nómina (Jefe (a) de la Unidad de

Registro y Control) original de los oficios expresando los



Disminución de Carga Horaria, Permisos no Remunerados,Pase a Ordinario, Reincorporación, Renovación de




Suspensión del Cargo más los Recaudos A y el libro de

control de correspondencia.

ANALISTA DE NÓMINA

(UNIDAD DE REGISTRO Y CONTROL)9. Recibe de la Oficinista, original de los oficios expresando los








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Rescisión de Contrato, Vencimiento de Contrato, Suspensión

del Cargo más los Recaudos A y el libro de control de

correspondencia.

10. Revisa que los oficios estén anotados en el libro de

control de correspondencia.

11. Coloca firma en el libro de control de

correspondencia, como señal de recibido.12. Devuelve a la Oficinista libro de control de

correspondencia.

13. Revisa en los oficios los datos del trabajador (a):

apellidos y nombres y número de cédula de identidad.

14. Verifica la información reflejada el Formato (CP-P09)

de “Control Presupuestario Movimiento de Personal Docente

y de Investigación”, el Formato (CP-P01) de “Control

Presupuestario Movimiento de Personal” y la Resolución delConsejo Universitario, además de la existencia física de los

Recaudos A:

a) Si no existe inconsistencia en los datos, es decir, la

información reflejada en el Formato (CP-P09) de “Control

Presupuestario Movimiento de Personal Docente y de

Investigación” y el Formato (CP-P01) de “Control

Presupuestario Movimiento de Personal” es idéntica en

sus datos a la Resolución del Consejo Universitario yestán los Recaudos A completos: (Ir al paso 15).

b) En caso contrario, si existe inconsistencia en los datos,

es decir, la información reflejada en el Formato (CP-P09)

de “Control Presupuestario Movimiento de Personal

Docente y de Investigación” y el Formato (CP-P01) de

“Control Presupuestario Movimiento de Personal” no es


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Idéntica en sus datos a la Resolución del Consejo

Universitario, ó falta un documento en los Recaudos A:

Elabora oficio dirigido a la Dirección de Presupuesto,

notificando la inconsistencia encontrada en los datos o

la falta de documento.

Imprime original y copia del oficio.

Coloca firma en original y copia del oficio. Anexa el oficio a los documentos a ser devueltos.

Entrega a la Oficinista los oficios con sus soportes.

OFICINISTA

Recibe de la Analista de Nómina (Jefe (a) de la Unidad

de Registro y Control), los oficios con sus soportes.

Lleva al Jefe (a) de Nómina, los oficios y documentos

a ser devueltos, para que el mismo firme.

Lleva al Director (a) de Finanzas, los oficios ydocumentos a ser devueltos, para que el mismo firme.

Anota en el libro de control de salida de

correspondencia, nombre y motivo del oficio.

Entrega en la Dirección de Presupuesto original y

copia del oficio.

Recibe del funcionario (a) de la Dirección de

Presupuesto, la copia del oficio firmada y sellada.

Archiva la copia del oficio en la carpeta de

correspondencia enviada.

Fin del procedimiento.

15. Distribuye a cada Asistente de Nómina de la Unidad

de Registro y Control de acuerdo a la facultad asignada, los

oficios que expresan los movimientos de personal y los

Recaudos A.


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ASISTENTE DE NÓMINA

(UNIDAD DE REGISTRO Y CONTROL)

16. Recibe del Analista de Nómina (Jefe (a) de la Unidad

de Registro y Control) los oficios que expresan los

movimientos de personal y los Recaudos A.

17. Revisa que la Resolución del Consejo Universitario

contenga firma y sello de la Secretaría de la Universidad delos Andes (ULA).

18. Revisa que el Formato (CP-P09) de “Control

Presupuestario Movimiento de Personal Docente y de

Investigación” y el Formato (CP-P01) de “Control

Presupuestario Movimiento de Personal” contengan firmas y

sellos de: Dirección de Presupuesto (Control

Presupuestario), Decano (a) y Administrador (a) de la

Facultad.19. Verifica que coincidan en el Formato (CP-P09) de

“Control Presupuestario Movimiento de Personal Docente y

de Investigación”, el Formato (CP-P01) de “Control

Presupuestario Movimiento de Personal” y la Resolución del

Consejo Universitario, los siguientes datos del trabajador (a):

apellidos y nombres, número de cédula de identidad, asunto,

facultad, sueldo aprobado, fecha de ingreso, fecha de

egreso, condición, categoría, dedicación.a) Si coinciden todos los datos del trabajador (a): (Ir al

paso 20).

b) En caso contrario, si no coinciden los datos del trabajador

(a): entrega los documentos al Analista de Nómina (Jefe

(a) de la Unidad de Registro y Control), para que realice

la devolución, y ejecuta el paso anterior 14-b.


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20. Revisa si los documentos reflejan el nombre del

banco y el número de cuenta bancaria, para determinar la

forma de pago, (si los documentos no reflejan el número de

cuenta bancaria, la forma de cancelar es pago directo a

través de una Orden de Pago).

21. Busca en el estante, las Tablas de: Sueldos,

Conceptos y Dependencias.22. Revisa que el documento refleje el código de la

dependencia correspondiente y código presupuestario de

acuerdo a la Tabla de Dependencias.

23. Asigna el código de sueldo y/o código de cargo

atendiendo la categoría y dedicación del trabajador de

acuerdo a las Tablas de: Sueldos, Conceptos.

24. Anota en la Resolución del Consejo Universitario, de

acuerdo al caso: el código de sueldo, el código de cargo, elcódigo de retroactivo, el código de bono vacacional o

aguinaldo que no fueron procesados en el momento que se

realizo las cancelaciones respectivas.

25. Verifica si se trata de personal ordinario o

contratado.

a) Si se trata de personal contratado y la fecha de ingreso

es de años anteriores, no se procesa y entrega a la

Oficinista los documentos para su respectivo archivo. b) En caso contrario, si se trata de personal ordinario se

procesa de inmediato, independientemente de la fecha

que ingresa.

26. Verifica si al trabajador (a) le corresponde la

cancelación del bono vacacional y/o aguinaldo.

a) Si al trabajador (a) le corresponde la cancelación del

bono vacacional y/o aguinaldo: (Ir al paso 27).


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b) En caso contrario, si no le corresponde la cancelación

del bono vacacional y/o aguinaldo:(Ir al paso 28).

27. Realiza los cálculos manualmente en la Resolución

del Consejo Universitario, tomando en consideración la

fecha de ingreso, para determinar los días que

corresponden al trabajador (a), el sueldo lo divide entre 30

días y el resultado lo multiplica por tantos doceavos que lecorresponden al trabajador (a), de cancelación de bono

vacacional y/o aguinaldo, de acuerdo al “Instructivo para el

Pago del Bono Vacacional y/o Aguinaldo del Año Vigente”.

28. Realiza los cálculos manualmente en la Resolución

del Consejo Universitario, tomando en consideración la

fecha de ingreso del Ascenso, Cambio de Dedicación o

Categoría, Aumento o Disminución de Carga Horaria,

Permisos no Remunerados, Pase a Ordinario,Reincorporación, Renovación de Contratos, Inclusión-

Modificación o Eliminación de Primas Directivas,

Jubilaciones, Renuncias, Fallecimientos, Rescisión de

Contrato, Vencimiento de Contrato, Suspensión del Cargo,

para determinar los días que corresponden al trabajador (a),

el sueldo lo divide entre 30 días y el resultado lo multiplica

por los días que le corresponden al trabajador (a).

29. Recibe notificación del Analista de Nómina (Jefe (a)de la Unidad de Registro y Control), para accesar al Sistema

de Nómina A6, para iniciar los procesos de actualización.

30. Ingresa al Sistema de Nómina A6 los datos

correspondientes a la actualización (inclusión, modificación

o eliminación) incluyendo el código de sueldos y el código

de cargos, para que el sistema genere los ingresos (sueldo y


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retroactivo) y deducciones (legales y contractuales) del

trabajador (a).

31. Coteja los cálculos manuales con los cálculos que

genero el Sistema de Nómina A6.

a) Si los cálculos manuales coinciden con los cálculos

generados por el Sistema de Nómina A6: (Ir al paso 32).

b) En caso contrario, si los cálculos manuales no coincidencon los cálculos generados por el Sistema de Nómina A6:

Verifica si el error es del Sistema de Nómina A6 o del

Asistente de Nómina de la Unidad de Registro y

Control.

En caso contrario si el error es del Asistente de

Nómina de la Unidad de Registro y Control:

modifica manualmente de inmediato (Ir al paso 32).

Si el error es del Sistema de Nómina A6: Notifica al Analista de Nómina (Jefe (a) de la

Unidad de Registro y Control), sobre la

inconsistencia encontrada.

ANALISTA DE NÓMINA


Recibe notificación del Asistente de Nómina de

la Unidad de Registro y Control sobre la

inconsistencia encontrada. Notifica vía telefónica o personalmente al

Analista de la Dirección de Servicios de

Información Administrativa (DSIA) la

inconsistencia encontrada, para que el mismo

revise y corrija la inconsistencia.


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Recibe notificación del Analista de la Dirección

de Servicios de Información Administrativa

(DSIA) sobre la corrección realizada.

32. Revisa en el Sistema de Nómina A6 el código de

sueldo, el código de cargos y datos del trabajador (a).

33. Coloca nota en la Resolución del Consejo

Universitario, reflejando lo procesado (Incluido, modificadoy/o eliminado), mes y año.

34. Solicita al Analista de la Dirección de Servicios de

Información Administrativa (DSIA) que genere el Reporte de

Transacciones en Línea, una vez terminada de ingresar

todas las actualizaciones en el Sistema de Nómina A6.

35. Recibe del Mensajero (a) de la Dirección de Servicios

de Información Administrativa (DSIA), el Reporte de

Transacciones en Línea.36. Verifica todos los movimientos de personal

procesados durante el mes reflejado en el Reporte de

Transacciones en Línea con los oficios y Recaudos A.

a) Si todos los movimientos de personal procesados durante

el mes coinciden en el Reporte de Transacciones en

Línea, los oficios y Recaudos A: (Ir al paso 37).

b) En caso contrario, si algunos de los movimientos de

personal procesados durante el mes no coinciden en elReporte de Transacciones en Línea, los oficios y

Recaudos A: realiza las correcciones en el Sistema de

Nómina A6, en el siguiente proceso de Nómina.

37. Realiza las siguientes relaciones:

a) Relación de Auditoria Interna.

b) Relación de Primas Directivas.


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c) Relación de las Cuentas Nóminas (Personal Excluido).

d) Listado de Exclusiones del mes.

e) Listado de Inclusiones u Exclusiones de Directores,


38. Imprime las Relaciones, de la siguiente forma:

a) Cinco Relaciones de Auditoria Interna.

b) Relación de Primas Directivas.c) Dos Relaciones de las Cuentas Nóminas (Personal

Excluido).

d) Listado de Exclusiones del mes.

e) Tres Listados de Inclusiones u Exclusiones de Directores,


37. Fotocopia los soportes que respaldan las

actualizaciones de los movimientos de personal procesados

durante el mes a ser anexados a las Relaciones de AuditoriaInterna y Listados de Inclusiones u Exclusiones de

Directores, Jubilados y Pensionados.

38. Anexa a las Relaciones de Auditoria Interna y

Listados de Inclusiones u Exclusiones de Directores,

Jubilados y Pensionados fotocopia de los soportes que

respaldan las actualizaciones de los movimientos de

personal procesados durante el mes.

39. Archiva en las carpetas asignadas para ello, Relaciónde Auditoria Interna, Relación de Primas Directivas, una

Relación de las Cuentas Nóminas (Personal Excluido),

Listado de Exclusiones del mes y un Listado de Inclusiones

u Exclusiones de Directores, Jubilados y Pensionados.

40. Entrega al Archivista del Departamento de Nómina el

Reporte de Transacciones en Línea, para su respectivo

archivo.


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41. Entrega a la Oficinista cuatro Relaciones de Auditoria

Interna, la Relación de las Cuentas Nóminas (Personal

Excluido), dos Listados de Inclusiones y Exclusiones de

Directores, Jubilados y Pensionados, más todos los oficios y

Recaudos A.

OFICINISTA

42. Recibe del Asistente de Nómina de la Unidad deRegistro y Control cuatro Relaciones de Auditoria Interna, la

Relación de las Cuentas Nóminas (Personal Excluido) , dos

Listados de Inclusiones y Exclusiones de Directores,

Jubilados y Pensionados, más todos los oficios y Recaudos

A.

43. Realiza los oficios para remitir cada una de las

relaciones a las dependencias correspondientes:

a) Relación de Auditoria Interna se remite con oficio a laUnidad de Auditoria Interna - Oficina de Asuntos

Profesorales (OAP) – Dirección de Presupuesto.

b) Relación de las Cuentas Nóminas (Personal Excluido) se

remita con oficio al Departamento de Tesorería.

c) Listado de Inclusiones u Exclusiones de Directores,

Jubilados y Pensionados se remite con oficio uno a la

Dirección de Presupuesto y el otro a la Oficina de

Asuntos Profesorales (OAP), con sus soportes.44. Lleva al Analista de Nómina (Jefe (a) de la Unidad de

Registro y Control) los oficios y las Relaciones de: Auditoria

Interna, de las Cuentas Nóminas (Personal Excluido),

Listados de Inclusiones u Exclusiones de Directores,

Jubilados y Pensionados, para que el mismo firme.

45. Lleva al Jefe (a) de Nómina, los oficios y las

Relaciones de: Auditoria Interna, de las Cuentas Nóminas


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46. (Personal Excluido), Listados de Inclusiones u

Exclusiones de Directores, Jubilados y Pensionados, para

que el mismo firme.

47. Anota en el libro de control de salida de

correspondencia, nombre y motivo de los oficios.

48. Envía los oficios y las relaciones a las dependencias

respectivas.49. Archiva en las carpetas asignadas para ello los

oficios, Recaudos A y Relación de Auditoria Interna.


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Asunto: 1.1.2 DIAGRAMA DEL PROCEDIMIENTO PARAINCLUSION Y MODIFICACIÓN DE CUENTAS BANCARIAS DELPERSONAL DOCENTE Y DE INVESTIGACI N (PDI),DIRECTIVO Y ATO


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Asunto: 1.1.2 PROCEDIMIENTO PARA INCLUSION YMODIFICACIÓN DE CUENTAS BANCARIAS DEL PERSONALDOCENTE Y DE INVESTIGACIÓN (PDI), DIRECTIVO Y ATO

1.1.2

INCLUSIÓN Y MODIFICACIÓN DE CUENTAS

BANCARIAS DEL PERSONAL DOCENTE YDE INVESTIGACIÓN (PDI), DIRECTIVO Y

ATO

ATO: Administrativo, Técnico y Obrero.


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RESPONSABLE ACCION

RECEPCIONISTA

1. Recibe solicitud verbal del trabajador (a) para la inclusión ó

modificación de cuentas bancarias del personal docente y

de investigación (PDI), directivo, administrativo - técnico y

obrero (ATO).

2. Entrega al trabajador (a) la Planilla de “Solicitud de Cuenta

Bancaria”, para que la misma sea llenada con letra clara y

legible.

3. Recibe del trabajador (a) la Planilla de “Solicitud de Cuenta

Bancaria”.

4. Entrega a la Oficinista la Planilla de “Solicitud de Cuenta

Bancaria”.

OFICINISTA

5. Recibe del Recepcionista la Planilla de “Solicitud de Cuenta

Bancaria”.

6. Ingresa en el computador fecha, tipo de cuenta, apellidos y

nombres, número de cédula de identidad, dirección y

teléfono del trabajador (a), en la Carta de Apertura de

Cuenta Nómina.

7. Imprime original y copia de la Carta de Apertura de Cuenta

Nómina.

8. Anexa a la original de la Carta de Apertura de Cuenta

Nómina, la planilla de “Solicitud Cuenta Bancaria”.

9. Entrega al Recepcionista original y copia de la Carta de

Apertura de Cuenta Nómina.


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RECEPCIONISTA

10. Recibe de la Oficinista original y copia de la Carta de

Apertura de Cuenta Nómina.

11. Lleva a la Dirección de Finanzas original y copia de la

Carta de Apertura de Cuenta Nómina, para que el Director

(a) de Finanzas y/o Tesorero (a) de la Universidad de los

Andes coloque firma y sello en original y copia de la Carta

de Apertura de Cuenta Nómina.

12. Entrega al Trabajador (a) original y copia de la Carta

de Apertura de Cuenta Nómina.

13. Posteriormente, recibe del trabajador (a) la Planilla

de “Solicitud de Cuenta Bancaria” y copia de la Carta de

Apertura de Cuenta Nómina con indicación del Número de

Cuenta Bancaria (obligatorio 20 dígitos), tipo de cuenta,

sellada y firmada por el Banco con los Recaudos B:

a) Fotocopia legible de la Cédula de Identidad.

b) Fotocopia legible de la Libreta o Chequera, si el

interesado posee cuenta personal.

14. Entrega a la Oficinista la Planilla de “Solicitud de

Cuenta Bancaria” y copia de la Carta de Apertura de Cuenta

Nómina con indicación del Número de Cuenta Bancaria

(obligatorio 20 dígitos), tipo de cuenta, sellada y firmada por

el Banco con los Recaudos B.

OFICINISTA

15. Recibe del Recepcionista la Planilla de “Solicitud de




el Banco con los Recaudos B.


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16. Anota en el libro de control de correspondencia,

nombre y motivo de la carta.

17. Entrega al Analista de Nómina (Jefe (a) de la Unidad

de Registro y Control) la Planilla de “Solicitud de Cuenta

Bancaria” y copia de la Carta de Apertura de Cuenta Nómina

con indicación del Número de Cuenta Bancaria (obligatorio

20 dígitos), tipo de cuenta, sellada y firmada por el Banco

con los Recaudos B y libro de control de correspondencia.

ANALISTA DE NÓMINA


18. Recibe de la Oficinista la Planilla de “Solicitud de




el Banco con los Recaudos B y libro de control de

correspondencia.

19. Revisa que la Carta de Apertura de Cuenta Nómina

esté anotada en el libro de control de correspondencia.

20. Coloca firma en el libro de control de

correspondencia, como señal de recibido.

21. Devuelve a la Oficinista libro de control de

correspondencia.

22. Verifica que el Número de la Cuenta Bancaria

contenga 20 dígitos y que los mismos estén legibles.

a) Si los 20 dígitos del Número de Cuenta Bancaria se leen

correctamente: (Ir al paso 23).

b) En caso contrario, si los 20 dígitos del Número de Cuenta

Bancaria no se leen correctamente, no se procesa.

Realiza oficio para notificar al Trabajador (a), el motivo

de la devolución.


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Aprobado por: FECHA



modificación:



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Imprime original y copia del oficio.

Coloca firma en original y copia del oficio.

Anexa al original del oficio, la Planilla de “Solicitud de

Cuenta Bancaria”, copia de la Carta de Apertura de

Cuenta Nómina y Recaudos B.

Entrega a la Oficinista original y copia del oficio.

OFICINISTA

Recibe del Analista de Nómina (Jefe (a) de la Unidad

de Registro y Control), original y copia del oficio.

Notifica vía telefónica al Trabajador (a), pasar por el

Departamento de Nómina a retirar el oficio.

Fin del procedimiento.

23. Distribuye a cada Asistente de Nómina de la Unidad

de Registro y Control de acuerdo a la Facultad asignada, la

Planilla de “Solicitud de Cuenta Bancaria” y copia de la

Carta de Apertura de Cuenta Nómina y Recaudos B.

ASISTENTE DE NÓMINA


24. Recibe la Planilla de “Solicitud de Cuenta Bancaria”,

copia de la Carta de Apertura de Cuenta Nómina y

Recaudos B.

25. Verifica si se trata de una inclusión o modificación de

cuenta bancaria:

a) Si

nomina 1ra version 12

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