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NORMA ISO INTERNACIONAL 19011 Traduccin certificada Certified translation Traduction certifie Sistemas de gestin de la calidad — ambiente Directrices para la auditora de los sistemas de gestin de la calidad y ambiental Management systems Systmes de management Impreso en la Secretara Central de ISO en Ginebra, Suiza, en tanto que traduccin oficial en espaol por cuenta de 5 comits miembros de ISO (vase lista en pgina ii) que han certificado la conformidad de la traduccin en relacin con las versiones inglesa y francesa. Nmero de referencia ISO 19011:2002 (traduccin certificada) ISO 2003

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NORMA ISOINTERNACIONAL 19011Traducci�n certificadaCertified translationTraduction certifi�e

Sistemas de gesti�n de la calidad — ambienteDirectrices para la auditor�a de los sistemas de gesti�n de la calidad y ambiental

Management systems

Syst�mes de management

Impreso en la Secretar�a Central de ISO en Ginebra, Suiza, en tanto que traducci�n oficial en espa�ol por cuenta de 5 comit�s miembros de ISO (v�ase lista en p�gina ii) que han certificado la conformidad de la traducci�n en relaci�n con las versiones inglesa y francesa.

N�mero de referenciaISO 19011:2002(traducci�n certificada)

� ISO 2003

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�ndice

Pr�logo

Introducci�n

1 Objeto y campo de aplicaci�n

2 Referencias normativas

3 T�rminos y definiciones

4 Sistema de gesti�n de la calidad

5 Gesti�n de un programa de auditor�a

5.1 Generalidades

5.2 Objetivos y extensi�n de un programa de auditor�a

5.2.1 Objetivos de un programa de auditor�a

5.2.2 Extensi�n de un programa de auditor�a

5.3 Responsabilidades, recursos y procedimientos de un programa de auditor�a

5.3.1 Responsabilidades

5.3.2 Recursos

5.3.3 Procedimientos

5.4 Implementaci�n del programa de auditor�a

5.5 Registros del programa de auditor�a

5.6 Seguimiento y revisi�n del programa de auditor�a

6 Actividades de auditor�a

6.1 Generalidades

6.2 Inicio de la auditor�a

6.2.1 Designaci�n del auditor jefe

6.2.2 Definici�n de los objetivos, alcance y criterios de auditor�a

6.2.3 Determinaci�n de la viabilidad de la auditor�a

6.2.4 Establecimiento del equipo auditor

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6.2.5 Establecimiento de los contactos iniciales con el auditado

6.3 Revisi�n de la documentaci�n

6.4 Preparaci�n de las actividades de auditor�a in situ

6.4.1 Preparaci�n del plan de auditor�a

6.4.2 Asignaci�n de trabajo al equipo auditor

6.4.3 Preparaci�n de los documentos de trabajo

6.5 Realizaci�n de las actividades de auditor�a in situ

6.5.1 Realizaci�n de la reuni�n inicial

6.5.2 Comunicaci�n durante la auditor�a

6.5.3 Funciones y responsabilidades de gu�as y observadores

6.5.4 Recopilaci�n y verificaci�n de la informaci�n

6.5.5 Generaci�n de hallazgos de la auditor�a

6.5.6 Preparaci�n de las conclusiones de la auditor�a

6.5.7 Realizaci�n de la reuni�n final

6.6 Preparaci�n, aprobaci�n y distribuci�n del informe de la auditor�a

6.6.1 Preparaci�n del informe de la auditor�a

6.6.2 Aprobaci�n y distribuci�n del informe de la auditor�a

6.7 Terminaci�n de la auditor�a

6.7.1 Conservaci�n de los documentos

6.7.2 Finalizaci�n de la auditor�a

6.8 Realizaci�n del seguimiento de la auditor�a

7 Competencia de los auditores

7.1 Generalidades

7.2 Conocimientos y habilidades

7.2.1 Conocimientos y habilidades gen�ricas de los auditores de sistemas de gesti�n ambiental y de la calidad

7.2.2 Conocimientos y habilidades gen�ricas de los jefes de un equipo auditor

7.2.3 Conocimientos y habilidades espec�ficos de los auditores de sistemas de gesti�n de la calidad

7.2.4 Conocimientos y habilidades espec�ficos de los auditores de sistemas de gesti�n ambiental

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7.3 Atributos personales

7.4 Formaci�n acad�mica, experiencia laboral, formaci�n de auditor y experiencia en auditor�a

7.4.1 Auditor

7.4.2 Auditor jefe

7.4.3 Auditores que auditan sistemas de gesti�n de la calidad y ambiental

7.5 Mantenimiento y mejora de la competencia

7.5.1 Desarrollo profesional continuado

7.5.2 Mantenimiento de la capacidad auditora

7.6 Evaluaci�n del auditor

7.6.1 Las etapas de la evaluaci�n

7.6.2 El proceso de evaluaci�n inicial

7.6.3 Establecimiento de los niveles apropiados de conocimiento y habilidades

7.6.4 Establecimiento de indicadores de formaci�n acad�mica, experiencia laboral, formaci�n como auditor y experiencia en auditor�as

7.6.5 M�todos de evaluaci�n

7.6.6 Terminaci�n de la evaluaci�n

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Pr�logoISO (la Organizaci�n Internacional de Normalizaci�n) es una federaci�n mundial de organismos nacionales denormalizaci�n (organismos miembros de ISO). El trabajo de preparaci�n de las normas internacionales normalmente se realiza a trav�s de los comit�s t�cnicos de ISO. Cada organismo miembro interesado en una materia para la cual se haya establecido un comit� t�cnico, tiene el derecho de estar representado en dicho comit�. Las organizaciones internacionales, p�blicas y privadas, en coordinaci�n con ISO, tambi�n participan en el trabajo. ISO colabora estrechamente con la Comisi�n Electrot�cnica Internacional (CEI) en todas las materias de normalizaci�n electrot�cnica.

Las Normas Internacionales son editadas de acuerdo con las reglas establecidas en la Parte 3 de las Directivas ISO/CEI.

Los Proyectos de Normas Internacionales aceptados por los comit�s t�cnicos son enviados a los organismos miembros para votaci�n. La publicaci�n como Norma Internacional requiere la aprobaci�n por al menos el 75% de los organismos miembros requeridos para votar.

Se llama la atenci�n sobre la posibilidad de que algunos de los elementos de esta Norma Internacional puedan estar sujetos a derechos de patente. ISO no asume la responsabilidad por la identificaci�n de cualquiera o todos los derechos de patente.

La Norma Internacional, ISO 19011, ha sido preparada conjuntamente por el Comit� T�cnico ISO/TC 176, Gesti�n y Aseguramiento de la Calidad, Subcomit� SC 3, Tecnolog�as de apoyo y el Comit� T�cnico ISO/TC 207 Gesti�n ambiental, Subcomit� 2, Auditor�a ambiental e investigaciones ambientales relacionadas.

Esta Norma Internacional ISO 19011 anula y sustituye a las normas ISO 10011-1, ISO 10011-2, ISO 10011-3, ISO 14010, ISO 14011 e ISO 14012.

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Introducci�n

Las series de Normas Internacionales ISO 9000 e ISO 14000 ponen �nfasis en la importancia de las auditor�as como una herramienta de gesti�n para el seguimiento y verificaci�n de la implementaci�n efectiva de una pol�tica de organizaci�n para la gesti�n ambiental y/o de la calidad. Las auditor�as son tambi�n una parte esencial de actividades tales como la certificaci�n/registro externa y la evaluaci�n y vigilancia de la cadena de suministro.

Esta Norma Internacional proporciona orientaci�n sobre la realizaci�n de auditor�as de sistemas de gesti�n ambiental y de la calidad, a s� como sobre la gesti�n de los programas de auditor�a. Entre los futuros usuarios de esta Norma Internacional se incluye a auditores, organizaciones que implementan sistemas de gesti�n ambiental o de la calidad, y organizaciones implicadas en la certificaci�n de auditores o formaci�n, certificaci�n/registro de sistemas de gesti�n, acreditaci�n o normalizaci�n en el �rea de la evaluaci�n de la conformidad.

La orientaci�n en esta Norma Internacional est� dise�ada para ser flexible y para aplicarse a un amplio rango de usuarios potenciales. Como se indica en varios puntos del texto, el uso de estas orientaciones puede diferir de acuerdo con el tama�o, la naturaleza y la complejidad de las organizaciones, as� como de los objetivos y de los alcances de las auditor�as que se realicen.

Aunque esta Norma Internacional s�lo proporciona orientaci�n, los usuarios pueden aplicarla en sus propios requisitos de auditor�a.

Los cap�tulos 1, 2 y 3 de esta Norma Internacional tratan sobre el campo de actividad, las referencias normativas y los t�rminos y definiciones respectivamente.

El cap�tulo 4 describe los principios de la auditor�a. Un entendimiento de estos principios ayuda al usuario a apreciar la naturaleza esencial de la auditor�a y es un preludio necesario a los cap�tulo 5, 6 y 7.

El cap�tulo 5 proporciona orientaci�n sobre el establecimiento y la gesti�n de los programas de auditor�a, es decir conjunto de una o m�s auditor�as planificadas para un periodo de tiempo espec�fico y dirigidas hacia un prop�sito espec�fico. Aspectos como la asignaci�n de responsabilidades para la gesti�n del programa de auditor�a, el establecimiento de los objetivos, la coordinaci�n de las actividades de la auditor�a y la provisi�n de recursos de equipo auditor suficiente se tratan en este cap�tulo.

El cap�tulo 6 contiene orientaci�n para realizar las auditor�as de sistemas de gesti�n ambiental y de la calidad, incluyendo la selecci�n de los equipos auditores.

El cap�tulo 7 proporciona orientaci�n sobre la competencia del auditor. Da una idea general sobre el conocimiento y habilidades necesarias para ser competente para realizar una auditor�a.

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Directrices para la auditor�a de los sistemas de gesti�n de la calidad y ambiental

1 Objeto y campo de aplicaci�nEsta Norma Internacional proporciona una orientaci�n sobre los principios generales de auditor�a, la gesti�n de programas de auditor�a, la direcci�n de auditor�as de sistemas de gesti�n de la calidad y ambiental as� como la cualificaci�n de los auditores de sistemas de gesti�n ambiental y de la calidad.

Esta norma es aplicable a todas las entidades que tienen la necesidad de llevar a cabo y dirigir auditor�as de sistemas de gesti�n de la calidad y/o ambiental internas o externas.

La aplicaci�n de esta Norma Internacional a otros tipos de auditor�as es posible en principio, pero debe prestarse especial atenci�n a la definici�n de la competencia necesaria del equipo auditor en tales casos.

2 Referencias normativas

Los documentos siguientes contienen disposiciones que, a trav�s de referencias en este texto, constituyen disposiciones de esta Norma Internacional. Para las referencias fechadas, las modificaciones posteriores, o las revisiones, de la citada publicaci�n no son aplicables. No obstante, se recomienda a las partes que basen sus acuerdos en esta Norma Internacional que investiguen la posibilidad de aplicar la edici�n m�s reciente de los documentos normativos citados a continuaci�n. Los miembros de CEI e ISO mantienen el registro de las Normas Internacionales vigentes.

ISO 9000: 2000, Sistemas de gesti�n de la calidad – Fundamentos y vocabulario.

ISO 14050:1998, Sistemas de gesti�n ambiental – Vocabulario.

3 T�rminos y definicionesPara el prop�sito de esta Norma Internacional, son aplicables los t�rminos y definiciones dados en las Normas ISO 9000:2000 e ISO 14050:1998, a menos que est�n sustituidas por las definiciones dadas a continuaci�n.

Un t�rmino en una definici�n o nota, definido en este cap�tulo, se indica en letra negrilla seguido por su n�mero de referencia entre par�ntesis. Dicho t�rmino puede ser reemplazado en la definici�n por su definici�n completa.

3.1 Auditor�a

Proceso sistem�tico, independiente y documentado para obtener evidencias de la auditor�a (3.3) y evaluarlas objetivamente a fin de determinar hasta que punto los criterios de auditor�a (3.2) se cumplen.

NOTA Las auditor�as internas, denominadas algunas veces auditor�as de primera parte, son realizadas por, o en nombre de, la propia organizaci�n para la revisi�n por la direcci�n y con otros fines internos, y pueden ser la base para una auto-declaraci�n de conformidad de la organizaci�n.

Las auditor�as externas incluyen aquellas normalmente denominadas auditor�as de segunda y tercera parte. Las auditor�as de segunda parte se llevan a cabo por partes que tienen un inter�s en la organizaci�n, como los clientes, o por otras personas en su nombre. Las auditor�as de tercera parte son llevadas a cabo por organizaciones auditoras independientes y externas, tales como aquellas que ofrecen registro o certificaciones de conformidad de acuerdo con los requisitos de la norma ISO 9001 e ISO 14001.

Cuando los sistemas de gesti�n ambiental y de la calidad se auditan conjuntamente, se denomina auditor�a combinada.

Cuando dos o m�s organizaciones cooperan a fin de auditar a un solo auditado, se denomina auditor�a conjunta.

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3.2 criterios de auditor�a

conjunto de pol�ticas, procedimientos o requisitos utilizados como una referencia.

3.3 evidencias de la auditor�a

registros, declaraciones de hecho u otra informaci�n que son relevantes para los criterios de auditor�a (3.2) y verificables.

NOTA Las evidencias de la auditor�a pueden ser cualitativas o cuantitativas.

3.4 hallazgos de la auditor�a

resultados de la evaluaci�n de las evidencias de la auditor�a (3.3) frente a los criterios de auditor�a (3.2)

NOTA Los resultados de la auditor�a pueden indicar la conformidad o no conformidad con los criterios de auditor�a u oportunidades para la mejora.

3.5 conclusiones de la auditor�a

consecuencia de una auditor�a (3.1), proporcionada por el equipo auditor (3.10) despu�s de la consideraci�n de los objetivos de la auditor�a y de todos los hallazgos de la auditor�a (3.4)

3.6 cliente de la auditor�a

organizaci�n o persona que solicita una auditor�a (3.1)

NOTA El cliente puede ser el auditado o cualquier otra organizaci�n que tenga derechos contractuales o reglamentarios de poder solicitar una auditor�a.

3.7 auditado

organizaci�n objeto de una auditor�a

3.8 auditor

persona con la competencia (3.14) para realizar una auditor�a ((3.1)

3.9 equipo auditor

uno o m�s auditores (3.8) que realizan una auditor�a (3.1), ayudado por expertos t�cnicos (3.10), si es necesario

NOTA 1 Un auditor del equipo auditor se designa como auditor jefe.

NOTA 2 El equipo auditor puede incluir auditores en formaci�n.

3.10 experto t�cnico

persona que aporta conocimientos espec�ficos o experiencia al equipo auditor (3.9)

NOTA 1 El conocimiento espec�fico o la experiencia es aquello que se relaciona con la organizaci�n, proceso o actividad objeto de la auditor�a as� como con el idioma o referencias culturales.

NOTA 2 Un experto t�cnico no act�a como auditor en el equipo auditor.

3.11 programa de auditor�a

conjunto de una o mas auditor�a (3.1) planificadas para un periodo de tiempo espec�fico y dirigidas hacia un prop�sito espec�fico.

3.12 plan de auditor�a

descripci�n de las actividades in situ y los preparativos de una auditor�a (3.1)

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3.13 alcance de la auditor�a

extensi�n y l�mites de una auditor�a (3.1)

NOTA El alcance incluye t�picamente una descripci�n de los emplazamientos f�sicos, unidades organizativas, actividades y procesos, as� como el periodo de tiempo cubierto.

3.14 competencia

capacidad demostrada para aplicar conocimientos y habilidades

4 Principios de la auditor�aLa auditoria se caracteriza por depender de un n�mero de principios. Estos hacen a la auditor�a una herramienta eficiente y fiable en apoyo de las pol�ticas y controles de gesti�n, proporcionando informaci�n sobre la cual una organizaci�n puede actuar para mejorar su desempe�o. La adhesi�n a esos principios es un requisito previo para proporcionar conclusiones de la auditor�a que sean relevantes y suficientes, y para asegurarse de que los auditores trabajan independientemente unos de otros y alcanzar conclusiones similares en circunstancias similares.

Los principios siguientes se asocian a los propios auditores:

Conducta �tica – el fundamento de la profesionalidad

La confianza, la integridad, la confidencialidad y la discreci�n son esenciales en la auditor�a

Presentaci�n imparcial – la obligaci�n de informar con sinceridad y exactitud

Los hallazgos, conclusiones e informes de la auditor�a reflejan sinceramente y con exactitud las actividades de la auditor�a. Se informa de los obst�culos significativos encontrados durante la auditor�a y no resueltos o de las opiniones divergentes entre el equipo auditor y el auditado.

Cuidado profesional debido – la aplicaci�n de diligencia y criterio en la auditor�a

Los auditores proceden con cuidado de acuerdo con la importancia de la tarea que deben desempe�ar y la confianza puesta en ellos por el cliente de la auditor�a y por otras partes interesadas. El tener la necesaria competencia es un requisito previo importante.

Los principios de auditor�a adicionales est�n relacionados con el proceso de auditor�a. Un auditor es por definici�n independiente y sistem�tica y estas caracter�sticas est�n estrechamente relacionadas con los siguientes principios de auditor�a:

Independencia – la base para la imparcialidad y la objetividad de las conclusiones de la auditor�a

Los auditores son independientes de la actividad que es auditada y est�n libres de sesgo y conflicto de intereses. Los auditores mantienen un estado de �nimo objetivo a lo largo del proceso de auditor�a para asegurarse de que los hallazgos y conclusiones estar�n basados s�lo en la evidencia.

Evidencia – la base racional para alcanzar conclusiones de la auditor�a fidedignas y reproducibles en un proceso de auditor�a sistem�tico

La evidencia en la auditor�a es verificable. Est� basada en muestras de la informaci�n disponible, ya que una auditor�a es llevada a cabo durante un periodo de tiempo y con recursos finitos. El uso apropiado de la toma de muestras est� estrechamente relacionado con la confianza que puede depositarse en las conclusiones de la auditor�a.

La orientaci�n dada en los cap�tulos que siguen de esta Norma Internacional est� basada en los principios establecidos arriba.

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Seguimiento y revisi�n del programa de auditor�a

(5.6)- Identificaci�n de oportunidades de mejora

5 Gesti�n de un programa de auditor�a5.1 Generalidades

Una organizaci�n que tiene la necesidad de realizar auditor�as debe implementar y gestionar un programa de auditor�a eficiente y eficaz. El prop�sito de un programa de auditor�a es planear el tipo y n�mero de auditor�as e identificar y facilitar los recursos necesarios para llevarlas a cabo.

El programa de auditor�a puede incluir auditor�as con diversidad de objetivos. Dependiendo del tama�o, la naturaleza y la complejidad de la organizaci�n que va a ser auditada, el programa de auditor�a puede incluir uno, algunos, o muchas auditor�as, as� como auditor�as combinadas y conjuntas.

Una organizaci�n puede establecer m�s de un programa de auditor�a.

La alta direcci�n de la organizaci�n debe otorgar la autoridad para la gesti�n del programa de auditor�a. Aquellos responsables de la gesti�n del programa de auditor�a debe:

a) establecer los objetivos y la extensi�n del programa de auditor�a;

b) establecer las responsabilidades, los recursos y los procedimientos;

c) asegurarse de la implementaci�n del programa de auditor�a;

d) controlar, revisar y mejorar el programa de auditor�a; y

e) asegurarse de que los registros del programa de auditor�a se mantienen.

La figura 1 ilustra la aplicaci�n del ciclo Planificar-Hacer-Verificar-Actuar a la gesti�n de un programa de auditor�a.

Figura 1 – Ilustraci�n de la aplicaci�n del ciclo Planificar- Hacer-Verificar-Actuar a la gesti�n de un programa de auditor�a

Autoridad para el programa de auditor�a (5.1)

Definici�n del programa de auditor�a(5.2, 5.3)

- Objetivos/extensi�n- Responsabilidades- Recursos- Procedimientos

Implementaci�n del programa de auditor�a(5.4, 5.5)

- Evaluaci�n de auditores- Asignaci�n de los equipos auditores- Direcci�n de actividades de auditor�a- Registro

Competencia de los auditores

(7)

Actividades de auditor�a

(6)Mejora del programa de auditor�a

(5.6)

Planificar

Hacer

Verificar

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NOTA Los n�meros en esta y en todas las figuras subsiguientes hacen referencia a los cap�tulos pertinentes de esta Norma Internacional.

Si una organizaci�n opera sistemas de gesti�n ambiental y de calidad, puede decidirse que el programa de auditor�a incluya auditor�as combinadas. En este caso, debe prestarse especial atenci�n a la competencia del equipo auditor.

Dos o m�s organizaciones auditoras pueden cooperar, como parte de sus programas de auditor�a, para realizar una auditor�a conjunta. En tal caso debe prestarse especial atenci�n a la divisi�n de las responsabilidades, la provisi�n de cualquier recurso adicional, la competencia adicional necesaria en el equipo auditor y los procedimientos apropiados. Debe alcanzarse el acuerdo sobre �stos antes de que la auditor�a comience.

Ayuda pr�ctica – Ejemplos de programas de auditor�a

La gesti�n de un programa de auditor�a incluye la planificaci�n, la provisi�n de recursos y el establecimiento de procedimientos apropiados para realizar las auditor�as dentro del programa.

Ejemplos de programas de auditor�a incluyen:

a) una serie de auditor�as internas para cubrir un sistema de gesti�n de la calidad en toda la organizaci�n para el a�o en curso;

b) las auditor�as de certificaci�n/registro y de seguimiento llevadas a cabo por un organismo de certificaci�n/registro por tercera parte sobre un sistema de gesti�n ambiental dentro de un periodo de tiempo acordado contractualmente entre el organismo de certificaci�n y el cliente;

c) las auditor�as del sistema de gesti�n de segunda parte de los proveedores potenciales de productos cr�ticos para ser realizadas en seis meses.

5.2 Objetivos y extensi�n de un programa de auditor�a

5.2.1 Objetivos de un programa de auditor�a

Deben establecerse los objetivos de un programa de auditor�a para dirigir la planificaci�n y realizaci�n de las auditor�as.

Estos objetivos pueden basarse en la consideraci�n de:

a) prioridades de gesti�n;

b) intenciones comerciales;

c) requisitos del sistema de gesti�n;

d) requisitos legales y contractuales;

e) necesidad de evaluaci�n del proveedor;

f) requisitos del cliente;

g) necesidades de otras partes interesadas;

h) riesgos potenciales a la organizaci�n.

Ayuda pr�ctica – Ejemplos de objetivos de un programa de auditor�a

Ejemplos de diferentes objetivos de un programa de auditor�a son:

a) cumplir los requisitos para la certificaci�n de un sistema de gesti�n est�ndar;

b) asegurar la conformidad con los requisitos contractuales;

c) obtener y mantener la confianza en la capacidad de un proveedor.

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5.2.2 Extensi�n de un programa de auditor�a

La extensi�n de un programa de auditor�a puede variar y estar� influenciada por:

a) el alcance, el objetivo y la duraci�n de cada auditor�a que se realice;

b) la frecuencia de las auditor�as que se realicen;

c) el tama�o, la naturaleza y la complejidad de la organizaci�n auditada;

d) el n�mero, la importancia, la complejidad, la similitud y los emplazamientos de las actividades que se auditen;

e) las normas, los requisitos legales y contractuales y otros criterios de auditor�a;

f) la necesidad para la acreditaci�n, la certificaci�n/el registro;

g) los resultados de las auditor�as previas o de la revisi�n de un programa de auditor�a previo;

h) los aspectos ling��sticos, culturales y sociales;

i) las inquietudes de partes interesadas;

j) los cambios significativos en una organizaci�n o en sus operaciones.

5.3 Responsabilidades, recursos y procedimientos de un programa de auditor�a

5.3.1 Responsabilidades

La responsabilidad de la gesti�n de un programa de auditor�a debe asignarse a uno o m�s personas con un entendimiento general de los principios de la auditor�a, la competencia del auditor y la aplicaci�n de t�cnicas de auditor�a. Ellos deben tener habilidades en la gesti�n y tambi�n conocimientos t�cnicos y de negocio pertinentes para las actividades que van a auditarse.

Los designados con responsabilidad para la gesti�n del programa de auditor�a deben:

a) definir, implementar, controlar, revisar y mejorar el programa de auditor�a;

b) identificar y proveer recursos para el programa de auditor�a.

5.3.2 Recursos

Cuando se identifiquen los recursos para un programa de auditor�a, debe tenerse en consideraci�n:

a) los recursos financieros necesarios para desarrollar, implementar, dirigir y mehorar las actividades de la auditor�a;

b) las t�cnicas de auditor�a;

c) los procesos para alcanzar y mantener la competencia de auditor, y para mejorar el desempe�o del auditor;

d) la disponibilidad de auditores y expertos t�cnicos que tengan la competencia apropiada a los objetivos del programa de auditor�a particular;

e) la duraci�n de las auditor�as;

f) el tiempo de viaje, alojamiento y otras necesidades de la auditor�a.

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5.3.3 Procedimientos

Los procedimientos del programa de auditor�a deben establecer e incluir:

a) la planificaci�n y el calendario de auditor�as;

b) la seguridad en la competencia de los auditores y de los jefes del equipo auditor;

c) la selecci�n de los equipos auditores apropiados;

d) la realizaci�n de las auditor�as;

e) la realizaci�n de un seguimiento de la auditor�a;

f) el mantenimiento de los registros del programa de auditor�a;

g) el control del desempe�o y la mejora del programa de auditor�a.

5.4Implementaci�n del programa de auditor�aLa implementaci�n de un programa de auditor�a debe incluir:

a) la comunicaci�n del programa de auditor�a a las partes pertinente;

b) la coordinaci�n y programaci�n de las auditor�as y otras actividades del programa de auditor�a;

c) el establecimiento y mantenimiento de un proceso para la evaluaci�n inicial de los auditores y la evaluaci�n en curso de las necesidades de formaci�n y desarrollo profesional continuo de los auditores, de acuerdo con los apartados 7.6 y 7.5;

d) asegurarse de la designaci�n de los equipos auditores;

e) facilitar los recursos requeridos para los equipos auditores;

f) asegurarse del comportamiento de los auditores de acuerdo con el programa de auditor�a;

g) asegurarse del control de los registros de las actividades de la auditor�a;

h) asegurarse de la revisi�n y aprobaci�n de los informes de auditor�a, y asegurarse de su distribuci�n al cliente de la auditor�a y a otras partes especificadas;

i) asegurarse del seguimiento de la auditor�a, si procede.

5.5 Registros del programa de auditor�a

Los registros deben mantenerse para demostrar la implementaci�n del programa de auditor�a y debe incluir:

a) registros de auditor�a individuales, tales como:

- planes de auditor�a;

- informes de auditor�a;

- informes de no-conformidades; y

- informes de acciones preventivas y correctiva;

b) resultados de la revisi�n del programa de auditor�a;

c) registros del personal de auditor�a, tales como:

- evaluaci�n del auditor;

- selecci�n del equipo auditor; y

- formaci�n.

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Los registros deben conservarse y controlarse con la seguridad apropiada.

5.6 Seguimiento y revisi�n del programa de auditor�a

La implementaci�n del programa de auditor�a debe seguirse y revisarse a intervalos apropiados para asegurar si se han cumplido los objetivos y para identificar las oportunidades de mejora.

El seguimiento debe llevarse a cabo mediante el uso de indicadores de desempe�o que midan, por ejemplo:

- la aptitud de los equipos auditores para implementar el plan de auditor�a;

- la conformidad con los programas y calendarios de auditor�a;

- la retroalimentaci�n de los clientes de la auditor�a, auditados y auditores;

- el tiempo tomado para cerrar las acciones correctivas del programa de auditor�a.

Esta revisi�n del programa de auditor�a debe considerar, por ejemplo:

a) los resultados y tendencias del seguimiento;

b) la conformidad con los procedimientos;

c) las necesidades de desarrollo y expectativas de las partes interesadas;

d) los registros de la auditor�a;

e) las pr�cticas alternativas o nuevas para la auditor�a;

f) la coherencia entre los equipos auditores.

Los resultados de la revisi�n del programa de auditor�a pueden llevar a acciones preventivas y correctivas y a la mejora del programa de auditor�a.

6 Actividades de auditor�a6.1 Generalidades

Este cap�tulo contiene una orientaci�n sobre la gesti�n y forma de llevar a cabo auditor�as de sistemas de gesti�n de la calidad y ambientales.

La figura 2 proporciona una vista general de las actividades de auditor�a seg�n se describe en este apartado.

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Figura 2 – Esquema de las actividades de auditor�a

Realizaci�n de la revisi�n de la documentaci�n(6.3)

- Revisi�n de los documentos pertinentes del sistema de gesti�n incluyendo los registros , y determinaci�n de su

adecuaci�n.

Inicio de la auditor�a(6.2)

- Designaci�n de auditor jefe- Definici�n de los objetivos, alcance y criterios de auditor�a.- Determinaci�n de la viabilidad de la auditor�a- Establecimiento del equipo auditor- Establecimiento de los contactos iniciales con el auditado

Preparaci�n de las actividades de auditor�a in situ(6.4)

- Preparaci�n del plan de auditor�a- Asignaci�n de trabajo al equipo auditor- Preparaci�n de los documentos de trabajo

Realizaci�n de las actividades de auditor�a in situ(6.5)

- Realizaci�n de la reuni�n inicial- Comunicaci�n durante la auditor�a- Funciones y responsabilidades de gu�as y observadores- Recogida y verificaci�n de la informaci�n- Generaci�n de hallazgos de auditor�a- Preparaci�n de las conclusiones de la auditor�a- Realizaci�n de la reuni�n final

Preparaci�n, aprobaci�n y distribuci�n del informe de auditor�a

(6.6)- Preparaci�n del informe de auditor�a- Aprobaci�n y distribuci�n del informe de auditor�a

Terminaci�n de la auditor�a(6.7)

- Conservaci�n de los documentos- Finalizaci�n de la auditor�a

Realizaci�n del seguimiento de la auditor�a(6.8)

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Despu�s de la finalizaci�n de la auditor�a, pueden tener lugar actividades de seguimiento. Estas actividades no se consideran parte de la auditor�a, salvo que se hubiesen incluido en el plan de la auditor�a.

6.2 Inicio de la auditor�a

6.2.1 Designaci�n del auditor jefe

Los responsables de gestionar el programa de auditor�a deben designar un auditor jefe para cada auditor�a espec�fica.

Cuando se realizan auditor�as conjuntas, es importante alcanzar un acuerdo entre las organizaciones auditoras antes de que comience la auditor�a sobre las responsabilidades espec�ficas de cada organizaci�n, particularmente desde el punto de vista de la autoridad del auditor jefe designado para la auditor�a.

6.2.2 Definici�n de los objetivos, alcance y criterios de auditor�a

Entre los objetivos generales de un programa de auditor�a, una auditor�a individual debe estar basada en los objetivos, el alcance y criterios documentados.

Los objetivos de la auditor�a deben ser definidos por el cliente de la auditor�a. El alcance y los criterios de auditor�a deben definirse entre el cliente de la auditor�a y el auditor jefe de acuerdo con los procedimientos del programa de auditor�a. Cualquier cambio de los objetivos, el alcance y los criterios deben ser acordados por las mismas partes.

Los objetivos de la auditor�a definen que es lo que se va a conseguir durante la auditor�a. Los objetivos de una auditor�a pueden incluir:

a) determinar el grado de conformidad del sistema de gesti�n del auditado, o parte de �l, con los criterios de auditor�a;

b) evaluar la capacidad del sistemas de gesti�n para asegurarse del cumplimiento con requerimientos legales o contractuales;

c) evaluar la eficacia del sistema de gesti�n para lograr los objetivos especificados, o

d) identificar �reas potenciales de mejora del sistema de gesti�n.

El alcance de la auditor�a describe la extensi�n y los l�mites de la auditor�a tales como localizaciones f�sicas, unidades organizativas, actividades y procesos para ser auditados en un per�odo de tiempo cubierto por la auditor�a.

Los criterios de auditor�a pueden incluir pol�ticas, procedimientos, normas, leyes y regulaciones, requisitos del sistema de gesti�n, requerimientos contractuales o c�digos de conducta sectoriales, industriales o de negocio aplicables.

Cuando se lleva a cabo una auditor�a combinada, es importante que el auditor jefe se asegure de que los objetivos de la auditor�a, el alcance y los criterios, y la composici�n del equipo auditor sea apropiado a la naturaleza de la auditor�a combinada.

6.2.3 Determinaci�n de la viabilidad de la auditor�a

Los responsables de la gesti�n del programa de auditor�a deben determinar la viabilidad de la auditor�a teniendo en consideraci�n factores como:

a) la suficiente y apropiada informaci�n para planificar la auditor�a;

b) la disponibilidad de cooperaci�n adecuada con el auditado;

c) la disponibilidad de tiempo y recursos adecuados.

Cuando la auditor�a no es viable, se debe proponer una alternativa al cliente de la auditor�a por aquellos responsables del programa de auditor�a, de acuerdo con el auditado.

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6.2.4 Establecimiento del equipo auditor

Cuando la auditor�a se ha demostrado viable, se debe nombrar un equipo auditor teniendo en cuenta la competencia necesaria para lograr los objetivos de la auditor�a. Cuando hay un solo auditor, �ste debe desarrollar todos los trabajos aplicables al auditor jefe.

Aquellos responsables de gestionar el programa de auditor�a y/o el auditor jefe, de acuerdo con el cliente de la auditor�a y, si es necesario, con el auditado, deben identificar los recursos necesarios.

Cuando se ha decidido el tama�o y la composici�n del equipo auditor, se debe considerar lo siguiente:

a) los objetivos de auditor�a, el alcance, los criterios y la duraci�n estimada de la auditor�a;

b) la competencia general del equipo auditor necesaria para conseguir los objetivos de la auditor�a;

c) los requisitos necesarios de los organismos de acreditaci�n/certificaci�n, si es de aplicaci�n;

d) la necesidad de asegurarse de la independencia del equipo auditor de las actividades a ser auditadas y evitar conflictos de intereses;

e) la capacidad de los miembros del equipo auditor para interactuar eficazmente con el auditado y trabajar conjuntamente;

f) el idioma de la auditor�a y la comprensi�n de las caracter�sticas sociales y culturales del auditado, bien a trav�s de las propias capacidades del auditor o a trav�s del apoyo de un experto t�cnico.

El proceso que asegura la competencia general del equipo auditor debe incluir los siguientes pasos:

1) identificar el conocimiento y habilidades necesarias para alcanzar los objetivos de la auditor�a;

2) seleccionar los miembros del equipo auditor de tal manera que todo el conocimiento y habilidades est�n presentes en el equipo auditor.

El apartado 7.6 describe un proceso para la evaluaci�n de la competencia de un auditor que puede usarse para la selecci�n de un equipo auditor.

Si el conocimiento y habilidades necesarias no se encuentra cubierto en su totalidad por los auditores del equipo auditor, se pueden satisfacer incluyendo expertos t�cnicos. Los expertos t�cnicos deben actuar bajo la direcci�n de un auditor.

Tanto el cliente de la auditor�a como el auditado pueden requerir la sustituci�n de miembros del equipo auditor en particular con razonables argumentos basados en los principios de la auditor�a descritos en el apartado 4. Estos argumentos deben comunicarse al auditor jefe y a aquellos responsables de la gesti�n del programa de auditor�a quienes deben tomar decisiones para sustituir a los miembros del equipo. Ejemplos de argumentos razonables incluyen situaciones de conflicto de intereses (tales como que un miembro del equipo auditor haya sido un antiguo trabajador del auditado o que haya prestado servicios de consultor�a) y un previo comportamiento no �tico.

6.2.5 Establecimiento de los contactos iniciales con el auditado

El contacto inicial con el auditado puede ser informal o formal y debe establecerse con los responsables de gestionar el programa de auditor�a o el auditor jefe. El prop�sito del contacto inicial es:

a) establecer canales de comunicaci�n;

b) proporcionar informaci�n sobre el calendario propuesto y la composici�n del equipo auditor;

c) requerir acceso a documentos relevantes, incluyendo registros;

d) determinar las reglas de seguridad en el emplazamiento aplicables;

e) hacer preparativos para la auditor�a

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f) acordar mutuamente sobre la necesidad de personas de acompa�amiento tales como observadores o gu�as para el equipo auditor.

6.3 Realizaci�n de la revisi�n de documentos

Antes de las actividades de auditor�a en el emplazamiento, la documentaci�n del auditado debe ser revisada para determinar la conformidad del sistema, seg�n documentaci�n, con el criterio de auditor�a. La documentaci�n puede incluir documentos y registros relevantes del sistema de gesti�n e informes de auditor�as previas. La revisi�n debe tener en cuenta el tama�o, la naturaleza y complejidad de la organizaci�n, y los objetivos y campo de aplicaci�n de la auditor�a. Puede ser necesaria la realizaci�n de una visita preliminar del emplazamiento para tener una vista general apropiada de la informaci�n disponible.

Si se encuentra que la documentaci�n es inadecuada, el auditor jefe debe informar al cliente de la auditor�a, a los responsables de la gesti�n del programa de auditor�a y a los auditados. No se deben asignar nuevos recursos a la auditor�a hasta que estos problemas se resuelvan.

6.4 Preparaci�n de las actividades de visita al emplazamiento

6.4.1 Preparaci�n del plan de auditor�a

El auditor jefe debe preparar un plan de auditor�a que de la informaci�n necesaria al equipo auditor, al auditado y al cliente de la auditor�a. Este plan debe facilitar el calendario y la coordinaci�n de las actividades de la auditor�a.

La cantidad de detalles dada en el plan de auditor�a debe reflejar el campo de aplicaci�n y la complejidad de la auditor�a. Los detalles pueden, por ejemplo, deferir entre auditor�as iniciales o de seguimiento y tambi�n entre auditor�as internas y externas. El plan de auditor�a debe ser suficientemente flexible para permitir cambios como cambios en el campo de aplicaci�n de la auditor�a que puede llegar a ser necesario a medida que se van desarrollando las actividades de auditor�a.

El plan de auditor�a debe incluir o describir:

a) los objetivos de auditor�a;

b) los criterios de auditor�a y los documentos de referencia;

c) el campo de aplicaci�n incluyendo la identificaci�n de la organizaci�n y las unidades funcionales de los procesos que van a ser auditados;

d) las fechas y lugares donde se van a realizar las actividades de auditor�a en el emplazamiento;

e) el tiempo esperado y la duraci�n para las actividades de la auditor�a, incluyendo reuniones con los auditados, gestores y reuniones con el equipo auditor;

f) las funciones y responsabilidades de los miembros del equipo auditor y de cualquier persona que los acompa�e;

g) la distribuci�n de los recursos necesarios a las �reas cr�ticas de la auditor�a.

El plan de auditor�a debe incluir, si es necesario:

h) la identificaci�n del representante del auditado en la auditor�a;

i) el idioma de trabajo y del informe de la auditor�a, cuando es diferente del idioma del auditor o del auditado;

j) los temas del informe de auditor�a, incluyendo cualquier m�todo de clasificaci�n de no conformidades, formatos y estructuras, fecha prevista de emisi�n y distribuci�n;

k) arreglos de log�stica (viajes, facilidades en el emplazamiento, etc);

l) materias relacionadas con la confidencialidad.

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Cuando se realiza una auditor�a conjunta, el jefe del equipo designado para la auditor�a debe especificar los m�todos de comunicaci�n con el auditado, como se va a realizar la auditor�a y la preparaci�n y distribuci�n del informe de auditor�a.

El plan debe ser revisado y aceptado por el cliente de la auditor�a y presentado al auditado antes de que comiencen las actividades en el emplazamiento.

Cualquier objeci�n del auditado debe ser resuelta entre el auditor jefe, el auditado y el cliente de la auditor�a. Cualquier revisi�n al plan de auditor�a debe ser aceptada entre las partes interesadas antes de continuar la auditor�a.

6.4.2 Asignaci�n de los trabajos al equipo auditor

El auditor jefe de acuerdo con el equipo auditor debe asignar a cada miembro del equipo las responsabilidades espec�ficas de auditor�a del sistema de gesti�n, procesos, funciones, emplazamientos, �reas o actividades. Esta asignaci�n debe tener en cuenta la necesidad de la independencia del auditor, competencia y el uso efectivo de recursos, as� como de los diferentes papeles y responsabilidades de los auditores, auditores en pr�cticas y expertos t�cnicos. Los cambios de la asignaci�n de trabajos se pueden realizar a medida que la auditor�a se va realizando para asegurar que se cumplen los objetivos de la auditor�a.

Los miembros del equipo auditor deben revisar la informaci�n relevante relacionada con su parte de auditor�a asignada y preparar los documentos de trabajo necesarios para estas asignaciones.

6.4.3 Preparaci�n de los documentos de trabajo

Los documentos de trabajo se deben preparar y utilizar por el equipo auditor para el prop�sito de referencia y recopilar procedimientos, procesos de la auditor�a y pueden incluir:

a) listas de comprobaci�n y planes de muestreo de auditor�a;

b) formularios para recoger la informaci�n, como evidencias de soporte, hechos encontrados en la auditor�a y registros de encuentros.

El uso de listas de comprobaci�n y formularios no debe restringir la extensi�n de las actividades de auditor�a que pueden cambiarse como resultado de la informaci�n recopilaci�n durante la auditor�a.

Los documentos de trabajo incluyendo registros resultantes de su uso, se pueden retener, al menos, hasta que se termine la auditor�a. La retenci�n de documentos despu�s de la terminaci�n de la auditor�a, se describe en el apartado 6.7.1. Aquellos que contengan informaci�n confidencial o del propietario deben ser guardados adecuadamente durante todo el tiempo por los miembros del equipo auditor.

6.5 Realizaci�n de actividades de auditor�a en el emplazamiento

6.5.1 Realizaci�n de la reuni�n inicial

Se debe de realizar una reuni�n inicial con la direcci�n del auditado o, cuando es apropiado, con aquellos responsables para las funciones o procesos que se van a auditar. El prop�sito de una reuni�n inicial es:

a) revisar el plan de auditor�a;

b) proporcionar un peque�o informe de c�mo se pueden realizar las actividades de auditor�a;

c) conformar los canales de comunicaci�n;

d) proporcionar la oportunidad al auditado de realizar preguntas.

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Ayuda pr�ctica – Reuni�n inicial

Muchas veces, por ejemplo en auditor�as internas en peque�as organizaciones, la reuni�n inicial puede consistir en una comunicaci�n de que se est� realizando una auditor�a y explicar la naturaleza de la auditor�a.

Para otras situaciones de auditor�a, la reuni�n debe ser formal y se debe mantener un registro de los asistentes. La reuni�n debe ser dirigida por el auditor jefe.

Los siguientes puntos deben ser considerados en una reuni�n inicial, si es apropiado:

a) introducci�n de los participantes, incluyendo una vista general de sus papeles;

b) confirmaci�n de los objetivos de auditor�a, campo de aplicaci�n y criterios;

c) confirmaci�n del horario y otra informaci�n relevante acordada con el auditado, como es fecha, tiempo para la reuni�n final, cualquier reuni�n interna entre el equipo auditor y el director del auditado y cualquier otro cambio;

d) m�todos y procedimientos que se deben usar para realizar la auditor�a, incluyendo el aviso al auditado de que las evidencias de auditor�a ser�n simplemente un muestreo de la informaci�n disponible y que por tanto incluye un elemento de incertidumbre en la auditor�a;

e) confirmaci�n de los lazos de comunicaci�n formal entre el equipo auditor y el auditado;

f) confirmaci�n del idioma que se va a utilizar durante la auditor�a;

g) confirmaci�n de la duraci�n de la auditor�a, el auditado ser� informado del progreso de la auditor�a;

h) confirmaci�n de los recursos y facilidades necesarias para el equipo auditor y que necesita tener disponible el equipo auditor;

i) confirmaci�n de los asuntos relacionados con la confidencialidad;

j) confirmaci�n de los procedimientos relevantes de seguridad en el trabajo, emergencia y seguridad para el equipo auditor;

k) confirmaci�n de la disponibilidad, funciones e identidades de los gu�as;

l) m�todo de informaci�n incluyendo la graduaci�n de las no conformidades;

m) informaci�n sobre las condiciones de c�mo la auditor�a debe ser terminada;

n) informaci�n sobre cualquier petici�n en la realizaci�n o consecuci�n de la auditor�a.

6.5.2 Comunicaci�n durante la auditor�a

Dependiendo del campo de aplicaci�n y de la complejidad de la auditor�a, puede ser necesario hacer arreglos formales de comunicaci�n durante la auditor�a.

El equipo auditor debe proceder peri�dicamente a intercambiar informaci�n, evaluar el progreso de la auditor�a y reasignar el trabajo entre los auditores si es necesario.

Durante la auditor�a, el auditor jefe debe peri�dicamente comunicar el estado de la auditor�a y cualquier problema al auditado y al cliente de la auditor�a, si es necesario. Las evidencias recopiladas durante la auditor�a que sugieren un riesgo inmediato y significativo; por ejemplo, seguridad, medio ambiente o calidad, deben ser dados sin retraso al auditado y, si es necesario, al cliente de la auditor�a.

Cuando las evidencias disponibles de la auditor�a indican que los objetivos de la auditor�a no son alcanzables, el auditor jefe debe informar de las razones al cliente de la auditor�a y al auditado para determinar las acciones apropiadas. Estas acciones pueden incluir reconfirmaci�n del plan de auditor�a, terminaci�n de la auditor�a o cambio en los objetivos de la auditor�a o en el campo de aplicaci�n.

Cualquier necesidad de cambios en el campo de aplicaci�n de la auditor�a que puedan advertirse a medida que las actividades de auditor�a progresan deben ser revisados con y aprobados por el cliente de la auditor�a y, si es

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necesario, por el auditado. Cualquier problema relacionado con una salida del campo de aplicaci�n de la auditor�a debe ser notificado e informado al auditor jefe, para posible comunicaci�n al cliente de la auditor�a o al auditado.

6.5.3 Funciones y responsabilidades de los gu�as y de los observadores

Pueden acompa�ar al equipo auditor gu�as y observadores pero no son una parte del mismo. No deben influir o interferir en la realizaci�n de la auditoria.

Cuando se asignan gu�as, �stos deben asistir al equipo auditor y actuar cuando lo solicite el auditor jefe. Sus deberes pueden incluir:

a) el establecimiento de contactos y tiempos para entrevistas;

b) acordar las visitas a las partes espec�ficas del emplazamiento o de la organizaci�n;

c) asegurarse de que las reglas concernientes a la seguridad del emplazamiento y los procedimientos de seguridad son conocidos y respetados por los miembros del equipo auditor.

Los gu�as pueden ser testigos de la auditor�a por parte del auditado. A requerimiento del auditor, los gu�as pueden proporcionar aclaraciones o asistir en la recopilaci�n de informaci�n veraz.

6.5.4 Recopilaci�n y verificaci�n de la informaci�n

La figura 3 proporciona una visi�n general de los procesos de recopilaci�n de informaci�n para alcanzar las conclusiones de la auditor�a.

Figura 3 – Vista general del proceso de recopilaci�n de informaci�n para alcanzar las conclusiones de auditoria

Fuentes de informaci�n

Conclusiones de la auditor�a

Hallazgos de la auditor�a

Evidencia de la auditor�a

Informaci�n

Recopilaci�n mediante muestreo apropiado

Verificaci�n

Evaluaci�n frente a criterios de auditor�a

Revisi�n

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La informaci�n relevante para los objetivos de la auditor�a, el campo de aplicaci�n y los criterios, incluyendo la informaci�n relacionada con las interelaciones entre funciones, actividades y procesos, se deben recoger mediante un sistema apropiado de muestreo durante la auditor�a y la verificaci�n. S�lo la informaci�n que es verificable puede constituir evidencia de la auditor�a. La evidencia de la auditor�a debe ser registrada como tal.

NOTA La evidencia de la auditor�a se basa en muestras de la informaci�n disponible. Por tanto, hay un cierto grado de incertidumbre en la auditor�a y aquellos que act�an sobre las conclusiones de la auditor�a deben conocer esta incertidumbre.

Los m�todos para recoger esta informaci�n incluyen:

a) entrevistas;

b) observaci�n de actividades;

c) revisi�n de documentos.

Ayuda pr�ctica - Fuentes de informaci�n y de llevar a cabo entrevistas

Las fuentes de informaci�n escogidas pueden variar de acuerdo con el campo de aplicaci�n y la complejidad de la auditoria y pueden incluir:

a) entrevistas con empleados y con otras personas;

b) observaciones de actividades y de condiciones y ambiente de los puestos de trabajo;

c) documentos, tales como la pol�tica, los objetivos, los planes, los procedimientos, las instrucciones, las licencias y permisos, las especificaciones, los planos, los contratos, ordenes ;

d) registros, tales como registros de inspecci�n, actas de reuni�n, informes de auditorias, informes de programas de seguimiento y resultados de medidas;

e) resumen de datos, an�lisis e indicadores de desempe�o;

f) registros sobre la base de programas relevantes del muestreo del auditado y de procedimientos para asegurarse del control de calidad de las muestras y de los procesos de medida;

g) informes de otras fuentes, por ejemplo, clientes, datos de alimentaci�n de clientes, otra informaci�n relevante de partes externas y clasificaci�n de proveedores;

h) bases de datos computerizada y p�ginas de Internet.

Las entrevistas son uno de los medios importantes de recabar informaci�n y se deben llevar a cabo de una manera adaptada a la situaci�n y a las personas entrevistadas. Sin embargo, el auditor debe considerar lo siguiente:

a) las entrevistas deben llevarse a cabo con personas de diferentes niveles y funciones que desarrollen actividades o tareas dentro del alcance de la auditor�a;

b) las entrevistas deben ser llevadas a cabo durante las horas normales de trabajo y en lugar de trabajo normal de la persona que es entrevistada;

c) se debe hacer todo lo posible para calmar o tener tranquila a la persona que se va a entrevistar antes de la entrevista,

d) debe explicarse la raz�n para la entrevista y cualquier otra nota que se tome;

e) la entrevista puede consistir inicialmente en preguntar a la persona que describa su trabajo;

f) deben evitarse las preguntas que predisponen las respuestas (cuestiones de liderazgo);

g) los resultados de las entrevistas deben ser resumidos y revisados con la persona que ha sido entrevistada;

h) se debe agradecer se le debe agradecer su participaci�n y cooperaci�n a la persona entrevistada.

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6.5.5 Generaci�n de hallazgos de auditor�a

La evidencia de la auditor�a debe ser evaluada contra los criterios de auditor�a para generar los hallazgos de auditor�a. Los hallazgos de auditor�a pueden indicar tanto conformidad o no conformidad con los criterios de auditor�a e identificar una oportunidad para la mejora.

El equipo auditor debe reunirse cuantas veces sea necesario para revisar los hallazgos de auditor�a en momentos adecuados durante la misma.

Las conformidades deben ser resumidas para indicar la localizaci�n, las funciones, el proceso, o los requisitos que fueron auditados. Si estaba incluido en el plan de auditor�a, se deben registrar los hallazgos de la auditor�a individuales de conformidad y sus evidencias.

Las no conformidades y las evidencias de la auditor�a que las soportan tambi�n deben registrarse. Las no conformidades se deben clasificar. Deben ser revisadas con los representantes apropiados del auditado. El prop�sito de la revisi�n es obtener el reconocimiento de que la evidencia de la auditor�a es precisa y que las no conformidades se han comprendido. Se debe realizar todo el esfuerzo posible para resolver cualquier divergencia de opini�n concerniente a las evidencias y/o los hallazgos de la auditor�a, y deben registrarse los puntos en los que no haya acuerdo.

6.5.6 Preparaci�n de las conclusiones de la auditor�a

El equipo auditor debe consultar previamente a la reuni�n final para:

a) revisar los hallazgos de auditor�a y cualquier otra informaci�n apropiada recabada durante la auditor�a contra de los objetivos de la misma;

b) tomar acuerdos sobre las conclusiones de la auditor�a teniendo en cuenta el grado de incertidumbre de la auditor�a;

c) preparar recomendaciones, si est� especificado por los objetivos de la auditor�a;

d) discutir el seguimiento de la auditor�a, si es necesario.

Ayuda pr�ctica - Conclusiones de la auditor�a

Las conclusiones de la auditor�a pueden se�alar cuestiones como:

a) la extensi�n del grado de conformidad del sistema de gesti�n con los criterios de auditor�a;

b) la efectiva implementaci�n y mantenimiento del sistema de gesti�n;

c) la capacidad del proceso de revisi�n del sistema para asegurar la continuaci�n de la viabilidad, la adecuaci�n y la efectividad del sistema de gesti�n.

Las conclusiones de la auditor�a pueden llevar a recomendaciones relativas a las mejoras, el negocio, las relaciones, la certificaci�n o registro, o futuras actividades de auditor�a.

6.5.7 C�mo realizar la reuni�n final

La reuni�n final debe ser realizada para presentar los hallazgos de auditor�a y las conclusiones de tal manera que sean comprendidas y reconocidas por el auditado, y para ponerse de acuerdo, si es necesario, en el per�odo de tiempo para que el auditado presente el plan de acciones correctivas. Los participantes en la reuni�n final deben incluir el auditado y pueden tambi�n incluir el cliente de la auditor�a y otras partes. Si es necesario, el auditor jefe debe avisar al auditado de situaciones que se han encontrado durante la auditor�a que pueden llevar a una disminuci�n de la confianza que se puede obtener de las conclusiones de la auditor�a.

En muchos casos, por ejemplo, en auditor�as internas en peque�as organizaciones, la reuni�n final puede consistir en comunicar los hallazgos de la auditor�a y las conclusiones de la misma.

Para otras auditor�as, la reuni�n debe ser formal y las actas, incluyendo los informes de asistencia, deben mantenerse. La reuni�n dirigida por el auditor jefe debe llevarse a cabo en presencia de la direcci�n del auditado y de los responsables de las funciones auditadas.

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Cualquier opini�n divergente relativa a los hallazgos de auditor�a o a las conclusiones entre el equipo auditor y el auditado deben discutirse y si es posible, resolverse. Si no se resuelven, las dos opiniones deben registrarse.

Si est� especificado en los objetivos de la auditor�a, se deben presentar recomendaciones de mejora. Se debe enfatizar que las recomendaciones no son de obligado cumplimiento.

6.6 Preparaci�n, aprobaci�n y distribuci�n del informe de la auditor�a

6.6.1 Preparaci�n del informe de auditor�a

El auditor jefe debe ser responsable de la preparaci�n y el contenido del informe de la auditor�a.

El informe de la auditor�a debe proporcionar un registro de la auditor�a completo, preciso, conciso y claro.

El informe de la auditor�a debe incluir, o hacer referencia a lo siguiente:

a) los objetivos de la auditor�a;

b) el alcance de la auditor�a, particularmente la identificaci�n de la organizaci�n y unidades funcionales o procesos auditados y el per�odo de tiempo cubierto;

c) la identificaci�n del cliente de la auditor�a;

d) la identificaci�n de los miembros del equipo auditor;

e) las fechas y lugares donde se realiz� las actividades de auditor�a en el emplazamiento;

f) los criterios de auditor�a;

g) los hallazgos de la auditor�a;

h) las conclusiones de la auditor�a.

El informe de la auditor�a debe incluir tambi�n o hacer referencia lo siguiente, si es necesario:

i) el plan de auditor�a;

j) lista de representantes del auditado;

k) un informe del proceso de auditor�a, incluyendo los obst�culos encontrados que pueden disminuir la fiabilidad de las conclusiones de la auditor�a;

l) la confirmaci�n de que los objetivos de la auditor�a han sido cumplidos en el alcance de la auditor�a, de acuerdo con el plan de auditor�a;

m) las �reas no cubiertas, aunque dentro del alcance de la auditor�a;

n) las opiniones divergentes no resueltas entre el equipo auditor y el auditado;

o) las recomendaciones para la mejora, si estaba especificado en los objetivos de la auditor�a;

p) acordar los planes de seguimiento de las acciones;

q) una declaraci�n la naturaleza confidencial de los contenidos;

r) la lista de distribuci�n del informe de la auditor�a.

6.6.2 Aprobaci�n y distribuci�n del informe de la auditor�a

El informe de la auditor�a debe emitirse en el per�odo de tiempo acordado. Si esto no es posible, se debe comunicar al cliente de la auditor�a las razones para el retraso y acordar una nueva fecha de emisi�n.

El informe de la auditor�a debe estar fechado, revisado y aprobado seg�n se haya definido en los procedimientos del programa de auditor�a.

El informe de la auditor�a debe entonces distribuirse a los receptores designados por el cliente de la auditor�a.

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El informe de la auditor�a es de propiedad del cliente de la auditor�a y la confidencialidad se debe respetar y salvaguardar, adecuadamente, por los miembros del equipo auditor y todos los receptores del informe.

6.7 Terminaci�n de la auditor�a

6.7.1 Conservaci�n de los documentos

Los documentos que pertenecen a la auditor�a deben conservarse o destruirse por com�n acuerdo entre las partes participantes y de acuerdo con los procedimientos del programa de auditor�a y con los requisitos legales o contractuales aplicables.

Salvo requisito legal, el equipo auditor y los responsables de la gesti�n del programa de auditor�a, no deben revelar el contenido de los documentos, cualquier otra informaci�n obtenida durante la auditor�a, o el informe de la auditor�a, a ninguna otra parte sin la aprobaci�n expl�cita del cliente de la auditor�a y, cuando sea apropiado, de la aprobaci�n del auditado. Si se requiere revelar los contenidos de un documento de la auditor�a, el cliente de la auditor�a y el auditado deben ser informados tan pronto como sea posible.

6.7.2 Finalizaci�n de la auditor�a

La auditor�a se completa cuando todas las actividades incluidas en el plan de auditor�a se han finalizado y el informe de la auditor�a ha sido aprobado y distribuido.

6.8 Realizaci�n del seguimiento de la auditor�a

Las conclusiones de la auditor�a pueden indicar la necesidad de medidas preventivas, correctivas y acciones de mejora, seg�n sea aplicable. Tales acciones no se consideran parte de la auditor�a y generalmente son emprendidas por el auditado en un per�odo de tiempo acordado. El auditado debe mantener al cliente de la auditor�a informado del estado de estas acciones, si es necesario.

La finalizaci�n y efectividad de la acci�n correctiva debe verificarse de acuerdo con el procedimiento adecuado. Esta verificaci�n puede ser parte de una auditor�a posterior.

NOTA Los objetivos del programa de auditor�a pueden incluir un seguimiento por parte del equipo auditor. Este seguimiento se considera una acci�n que aporta valor al utilizar la pericia de los miembros del equipo auditor. En estos casos, se debe tener cuidado para mantener la independencia en las actividades de auditor�a posteriores.

7 Competencia de los auditores7.1 Generalidades

La confidencia y la confianza en el proceso de auditor�a depende de la competencia del personal que lleva a cabo la auditor�a. Para llegar a ser auditor, una persona debe:

- tener los atributos personales indicados en el apartado 7.3; y

- demostrar la capacidad para aplicar los conocimientos y habilidades indicadas en el apartado 7.2, que son necesarias para llevar a cabo auditor�as.

La formaci�n acad�mica, la experiencia laboral, la formaci�n del auditor y la experiencia en auditor�as son los medios por los que una persona adquiere los conocimientos y habilidades apropiadas para llegar a ser un auditor. Tambi�n son indicadores de competencia.

Algunos de los conocimientos y habilidades son comunes para los auditores de sistemas de gesti�n de la calidad y ambiental y algunos son espec�ficos para los auditores de cada una de las disciplinas. El apartado 7.2.1 contempla los conocimientos y habilidades que aplican a los auditores tanto de sistemas de gesti�n de la calidad como ambientales, el apartado 7.2.2 contempla los conocimientos y habilidades adicionales que aplican a los jefes del equipo auditor, el apartado 7.2.3 contempla aquellas �reas que aplican s�lo a los auditores de sistemas de gesti�n de la calidad, y el apartado 7.2.4 contempla aquellas �reas que solamente aplican a los auditores de sistemas de gesti�n ambiental. Los apartados 7.2.1, 7.2.3 y 7.2.4 aplican a los auditores que auditan tanto sistemas de gesti�n de la calidad como ambientales.

El concepto de competencia se ilustra en la Figura 4.

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Figura 4 – Concepto de competencia

Este apartado describe tambi�n un proceso para evaluar auditores y jefes del equipo auditor as� como para el desarrollo profesional continuo y el mantenimiento de la competencia. El proceso de evaluaci�n engloba cuatro pasos fundamentales. Estos son:

a) identificar los tipos y niveles de conocimientos y habilidades para cumplir las necesidades del programa de auditor�a (7.6.3);

b) establecer indicadores de formaci�n acad�mica, experiencia laboral, formaci�n del auditor y experiencia en auditor�as (7.6.4);

c) seleccionar el m�todo de evaluaci�n apropiado (7.6.5);

d) completar la evaluaci�n mediante la comparaci�n de los resultados con los indicadores identificados (7.6.6).

7.2 Conocimientos y habilidades

7.2.1 Conocimientos y habilidades gen�ricas de los auditores de sistemas de gesti�n de la calidad y ambientales

Los auditores de sistemas de gesti�n de la calidad y ambientales deber�n tener conocimientos y habilidades en las siguientes �reas:

a) principios de auditor�a, procedimientos y t�cnicas – para permitir al auditor la selecci�n y aplicar aquellos que sean apropiados a las diferentes auditor�as y para asegurarse de que las auditor�as se llevan a cabo de manera coherente y sistem�tica. Un auditor debe poder:

- aplicar principios de auditor�a, procedimientos y t�cnicas;

- planificar y organizar el trabajo eficazmente;

Competencia

Calidad

Conocimientos y habilidades

espec�ficos de calidad (7.2.3)

Medio Ambiente

Conocimientos y habilidades ambientales

espec�ficos (7.2.4)

Conocimientos y habilidades

gen�ricos (7.2.1)

Formaci�n acad�mica

Experiencialaboral

Formaci�nde auditor

Experiencia

Atributos personales (7.3)

(7.4)

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- llevar a cabo la auditor�a de manera oportuna;

- dar prioridad y centrarse en asuntos de importancia

- recopilar informaci�n a trav�s de entrevistas eficaces, escuchando, observando y revisando documentos, incluyendo registros;

- verificar la exactitud de la informaci�n recopilada;

- confirmar que la evidencia de la auditor�a es suficiente en cantidad y apropiada para sustentar los hallazgos y conclusiones de la auditor�a;

- evaluar aquellos factores que puedan afectar a la fiabilidad de los hallazgos y conclusiones de la auditor�a;

- entender lo apropiado y las consecuencias del uso de t�cnicas de muestreo;

- registrar las actividades de la auditor�a mediante documentos de trabajo;

- preparar los informes de la auditor�a que sean claros y concisos;

- mantener la informaci�n confidencial;

- comunicar eficazmente, bien a trav�s de habilidades ling��sticas personales o a trav�s del apoyo de un int�rprete competente.

b) documentos de referencia y del sistema de gesti�n – para permitir al auditor entender el alcance de la auditor�a y aplicar los criterios de auditor�a. Los conocimientos y habilidades en esta �rea deben contemplar:

-la aplicaci�n de sistemas de gesti�n a diferentes organizaciones;

-la interacci�n entre los componentes del sistema de gesti�n;

-las normas de sistemas de gesti�n de la calidad o ambientales, los procedimientos u otros documentos del sistema de gesti�n utilizados como criterios de auditor�a;

-las diferencias y el orden de prioridad entre los documentos de referencia;

-la aplicaci�n de los documentos de referencia a las diferentes auditor�as;

-los sistemas de informaci�n y tecnolog�a para la gesti�n, autorizaci�n, distribuci�n y control de documentos, datos y registros.

c) situaciones de la organizaci�n – para permitir al auditor entender el contexto de las operaciones de la organizaci�n. Los conocimientos y habilidades en esta �rea deben contemplar:

- el tama�o, estructura, funciones y relaciones de la organizaci�n;

- los procesos generales de negocio y terminolog�a relacionada;

- las costumbres sociales y culturales del auditado.

d) legislaci�n aplicable, reglamentos y otros requisitos relevantes a la disciplina – para permitir al auditor trabajar con ellos y ser consciente de los requisitos aplicables a la organizaci�n que se est� auditando. Los conocimientos y habilidades en esta �rea deben contemplar:

-los contratos y acuerdos;

-las condiciones laborales, de seguridad del lugar de trabajo y de trabajo;

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-los tratados y convenciones internacionales;

-el medio ambiente.

7.2.2 Conocimientos y habilidades gen�ricas de los auditores jefe

Los auditores jefe deben tener conocimientos y habilidades adicionales en el liderazgo de la auditor�a para permitir al equipo auditor llevar a cabo la auditor�a de manera eficiente y con eficacia. Los conocimientos y habilidades en esta �rea deben contemplar:

- planificar la auditor�a y hacer un uso eficaz de los recursos durante la auditor�a;

- representar al equipo auditor en las comunicaciones con el cliente y el auditado;

- organizar y dirigir a los miembros del equipo auditor;

- conducir al equipo auditor para alcanzar conclusiones de la auditor�a;

- prevenir y resolver conflictos;

- preparar y acabar el informe de auditor�a.

7.2.3 Conocimientos y habilidades espec�ficas de los auditores de sistemas de gesti�n de la calidad

Los auditores de sistemas de gesti�n de la calidad deben tener conocimientos y habilidades en lo siguiente:

a) m�todos y t�cnicas relativas a la calidad – para permitir al auditor examinar los sistemas de gesti�n de la calidad y generar evidencias y conclusiones de la auditor�a apropiadas. Los conocimientos y habilidades en esta �rea deben contemplar:

-terminolog�a de la calidad;

-principios de gesti�n de la calidad y su aplicaci�n;

-herramientas de gesti�n de la calidad y su aplicaci�n (por ejemplo: control estad�stico del proceso, modo de fallo y an�lisis de efecto, etc.).

b) productos, incluyendo servicios y procesos operativos – para permitir al auditor comprender el contexto tecnol�gico en el cual se est� llevando a cabo la auditor�a. Los conocimientos y habilidades en esta �rea deben contemplar:

-terminolog�a espec�fica del sector;

-caracter�sticas t�cnicas de los procesos y productos, incluyendo servicios;

-procesos y pr�cticas espec�ficas del sector.

7.2.4 Conocimientos y habilidades espec�ficas de los auditores de sistemas de gesti�n ambiental

Los auditores de sistemas de gesti�n ambiental deben tener conocimientos y habilidades en lo siguiente:

a) m�todos y t�cnicas de gesti�n ambiental - para permitir al auditor examinar los sistemas de gesti�n ambiental y generar evidencias y conclusiones de la auditor�a apropiadas. Los conocimientos y habilidades en esta �rea deben contemplar:

-terminolog�a ambiental;

-principios de gesti�n ambiental y su aplicaci�n;

-herramientas de gesti�n ambiental y su aplicaci�n (tales como evaluaci�n del aspecto/impacto ambiental, an�lisis del ciclo de vida, evaluaci�n del desempe�o ambiental etc.).

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b) ciencia y tecnolog�a ambiental – para permitir al auditor comprender las relaciones fundamentales entre las actividades humanas y el medio ambiente. Los conocimientos y habilidades en esta �rea deben contemplar:

-el impacto de las actividades humanas en el medio ambiente;

-la difusi�n ambiental (aire, agua, tierra);

-la gesti�n de los recursos naturales (combustibles f�siles, agua, flora y fauna);

-la interacci�n de los ecosistemas;

-los m�todos generales de protecci�n ambiental

-las t�cnicas de seguimiento y medici�n.

c) aspectos t�cnicos y ambientales de las operaciones – para permitir al auditor comprender la interacci�n de las actividades, productos, servicios y operaciones del auditado con el medio ambiente. Los conocimientos y habilidades en esta �rea deben contemplar:

- la terminolog�a espec�fica del sector;

- los aspectos e impactos ambientales de las actividades, productos y servicios;

- los m�todos para evaluar la importancia de los aspectos ambientales;

- las caracter�sticas cr�ticas de los procesos operativos, productos y servicios;

- las t�cnicas de seguimiento y medici�n;

- las tecnolog�as para la prevenci�n de la contaminaci�n.

7.3 Cualidades personales

Las cualidades personales contribuyen al rendimiento con �xito de un auditor. Un auditor debe ser:

a) �tico – imparcial, sincero, honesto y discreto;

b) de actitud abierta – dispuesto a considerar ideas o puntos de vista alternativos;

c) diplom�tico – de mucho tacto en las relaciones con la gente;

d) observador – constante y activamente consciente de los entornos f�sicos y las actividades;

e) perspicaz - instintivamente consciente y capaz de entender y adaptarse a las situaciones;

f) vers�til - capaz de adaptarse a diferentes situaciones;

g) tenaz - persistente, orientado sobre la consecuci�n de los objetivos;

h) decisivo - alcanza conclusiones oportunas basadas en el razonamiento l�gico y el an�lisis;

i) independiente - act�a y funciona independientemente a la vez que se relaciona eficazmente con otros.

7.4 Formaci�n acad�mica, experiencia laboral, formaci�n como auditor y experiencia en auditor�as

7.4.1 Auditor

Para adquirir la competencia necesaria para llegar a ser un auditor, una persona debe haber:

a) Completado una formaci�n acad�mica suficiente para permitir la adquisici�n de los conocimientos y habilidades definidas en el apartado 7.2.

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b) Tener experiencia laboral en una posici�n t�cnica, de gesti�n o profesional que haya implicado el ejercicio del juicio, resoluci�n de problemas y comunicaci�n con otro personal directivo o profesional, compa�eros, clientes y/u otras partes interesadas.

Parte de la experiencia laboral debe ser en una posici�n donde las actividades realizadas contribuyan al desarrollo de conocimiento y habilidades en:

- el �rea de gesti�n de la calidad para auditores de sistemas de gesti�n de la calidad; y

- el �rea de gesti�n ambiental para auditores de sistemas de gesti�n ambiental.

c) Formaci�n como auditor que contribuya al desarrollo de los conocimientos y habilidades descritos en el apartado 7.2.1. La formaci�n podr�a ser proporcionada por la propia organizaci�n de la persona o por una organizaci�n externa.

d) Experiencia en auditor�as en las actividades de auditor�a descritas en el apartado 6. La experiencia global en auditor�as debe cubrir el proceso completo de la auditor�a y la totalidad de la norma del sistema de gesti�n de la calidad o ambiental. Esta experiencia debe haber sido obtenida bajo la supervisi�n y orientaci�n de un auditor jefe en la misma disciplina. Estos cursos de capacitaci�n en el trabajo deben ser habituales.

7.4.2 Auditor Jefe

Antes de asumir la responsabilidad de liderar un equipo auditor un auditor debe adquirir experiencia en la auditor�a actuando como auditor jefe para desarrollar los conocimientos y habilidades descritas en el apartado 7.2.2. Esta experiencia debe obtenerse bajo la supervisi�n y orientaci�n de otro auditor calificado como auditor jefe.

7.4.3. Auditores que auditan sistemas de gesti�n de la calidad y ambiental

Los auditores de sistemas de gesti�n de la calidad o ambiental que deseen llegar a ser auditores en la segunda disciplina deben:

a) tener la formaci�n y experiencia laboral necesaria para adquirir los conocimientos y habilidades para la segunda disciplina; y

b) haber realizado auditor�as que cubran el sistema de gesti�n en su totalidad en la segunda disciplina bajo la supervisi�n y orientaci�n de un auditor calificado como auditor jefe en la segunda disciplina.

Los auditores jefe en una disciplina no deben llegar a ser auditores jefe en la segunda disciplina hasta que hayan satisfecho lo establecido en los apartados a) y b) anteriores.

7.5 Mantenimiento y mejora de la competencia

7.5.1 Desarrollo profesional continuado

El desarrollo profesional continuado est� relacionado con el mantenimiento y la mejora de los conocimientos, habilidades y cualidades personales. Esto puede lograrse a trav�s varios medios tales como experiencia laboral adicional, formaci�n, estudios particulares, entrenamiento, asistencia a reuniones, seminarios y conferencias u otras actividades pertinentes.

Las actividades de desarrollo profesional continuado deben tomar en consideraci�n cambios en las necesidades de las personas y las organizaciones, la pr�ctica de la auditor�a, las normas y otros requisitos.

7.5.2 Mantenimiento de la capacidad auditora

Los auditores deben mantener y demostrar su capacidad para auditar a trav�s de la continua participaci�n en auditor�as de sistemas de gesti�n de la calidad y/o ambiental.

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7.6 Evaluaci�n del auditor

7.6.1 Las etapas de la evaluaci�n.

La evaluaci�n de los auditores se realiza por medio de las siguientes etapas:

- evaluaci�n inicial de personas que deseen llegar a ser auditores como parte de un programa de auditor�a;

- evaluaci�n posterior de la competencia de un auditor como parte del proceso de selecci�n del equipo auditor descrito en el apartado 6.2.4;

- evaluaci�n continua de la actuaci�n del auditor para identificar necesidades relacionadas con el mantenimiento y la mejora de los conocimientos y habilidades tambi�n es una parte del proceso de evaluaci�n de los auditores.

La evaluaci�n inicial y continua de los auditores y auditores jefe debe estar planificada, implementada y registrada de acuerdo con los procedimientos del programa de auditor�a para proporcionar un resultado que sea objetivo, coherente, veraz y fiable. El proceso de evaluaci�n debe identificar las necesidades de formaci�n y de mejora de otras habilidades.

La figura 5 ilustra la relaci�n entre la evaluaci�n inicial de un auditor, la selecci�n del equipo auditor, el desarrollo profesional continuado, el mantenimiento de la capacidad de auditar y el proceso continuo de evaluaci�n del auditor.

Figura 5 – Etapas de la evaluaci�n

Comienzo

Evaluaci�n inicial

Auditor

Selecci�n del equipo auditor

(6.2.4)

Auditor�a (6)

(6)

Desarrollo posterior

Evaluaci�n continua del

desempe�o (7.6)

Mantenimiento de la competencia(7.5)

Indicadores no cumplidos

Indicadores cumplidos

Desempe�o adecuado

Necesario un desarrollo posterior

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7.6.2 El proceso de evaluaci�n inicial

El proceso de evaluaci�n implica cuatro pasos principales. Estos son:

a) identificar los tipos y niveles de conocimientos y habilidades para satisfacer las necesidades del programa de auditor�a (7.6.3);

b) establecer indicadores de formaci�n acad�mica, experiencia laboral, formaci�n como auditor y experiencia en auditor�a (7.6.4);

c) seleccionar los m�todos de evaluaci�n apropiados (7.6.5);

d) completar la evaluaci�n comparando los resultados en relaci�n a los indicadores identificados (7.6.6).

La figura 6 ilustra las etapas en el proceso de evaluaci�n inicial. Este proceso puede utilizarse asimismo para llevar a cabo la evaluaci�n continua de los auditores y para la selecci�n del equipo auditor.

Figura 6 – Proceso de evaluaci�n inicial

Identificaci�n de los conocimientos y las

habilidades adecuados para cubrir las necesidades del

programa de auditor�a(7.6.3)

Inicio

Establecimiento de indicadores de formaci�n acad�mica, experiencia laboral, formaci�n de

auditor y experiencia en auditor�a

(7.6.4)

Selecci�n del m�todo de evaluaci�n apropiado

(7.6.5, tabla 2)

Realizaci�n de la evaluaci�n y comparaci�n

de los resultados contra los indicadores identificados y

los conocimientos y habilidades

(7.6.6)

Un ejemplo de los conocimientos y habilidades necesarias para un programa de auditor�a interno se encuentra en la tabla 3, columnas 1 y 2.

Un ejemplo de los indicadores que podr�a emplear un organismo de certificaci�n/registro al seleccionar personas para ser auditores se encuentra en la tabla 1.

Un ejemplo de indicadores para un programa de auditor�a interno se encuentra en la tabla 3, columna 3.

Ejemplos de m�todos de evaluaci�n empleados en una programa de auditor�a interno se encuentran en la tabla 3, columna 4.

Las personas que no cumplan los criterios pueden necesitar entrenamiento adicional, experiencia laboral, etc.

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7.6.3 Establecimiento de los niveles apropiados de conocimientos y habilidades

Las organizaciones deben identificar los tipos y niveles de conocimientos y habilidades apropiados para las necesidades de sus programas de auditor�a (v�ase el ejemplo en la tabla 3).

Para decidir cu�les son los niveles apropiados de conocimientos y habilidades la organizaci�n debe considerar:

- el tama�o, naturaleza y complejidad de la organizaci�n;

- los objetivos y extensi�n del programa de auditor�a;

- los requisitos de certificaci�n, registro y acreditaci�n;

- el papel del proceso de auditor�a en la gesti�n de la organizaci�n;

- el nivel de confianza requerida en el programa de auditor�a; y

- la complejidad del sistema de gesti�n.

7.6.4 Establecimiento de indicadores de formaci�n acad�mica, experiencia laboral, formaci�n como auditor y experiencia en auditor�as

La organizaci�n debe establecer los indicadores de formaci�n acad�mica, experiencia laboral, formaci�n como auditor y experiencia en auditor�as necesarios para cubrir los tipos y niveles de conocimientos y habilidades identificados de acuerdo con el apartado 7.6.3 (v�ase tambi�n el ejemplo de la tabla 3).

La tabla 1 muestra indicadores de formaci�n acad�mica, experiencia laboral, formaci�n como auditor y experiencia en auditor�as que pueden aplicarse por las organizaciones que realicen auditor�as internas o externas. Estos indicadores no son apropiados en todas las situaciones. En unos casos se necesitan m�s indicadores que en otros. Para auditores que realicen auditor�as de certificaci�n o auditor�as de complejidad similar, estos indicadores deben ser los m�nimos.

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Tabla 1 – Ilustraci�n de indicadores de formaci�n acad�mica, experiencia laboral, formaci�n del auditor y experiencia en auditor�as

Auditor Auditor en ambas disciplinas

Auditor jefe

Formaci�n acad�mica Formaci�n acad�mica secundaria (v�ase nota 1)

Nada adicional Nada adicional

Experiencia laboral total 5 a�os (v�ase nota 2) Nada adicional Nada adicional

Experiencia laboral en el campo de la gesti�n de la calidad y ambiental

Al menos 2 de los 5 a�os 2 a�os en la segunda disciplina (v�ase nota 3)

Nada adicional

Formaci�n del auditor 40 horas de formaci�n en auditor�a

24 horas de formaci�n en la segunda disciplina (v�ase nota 4)

Nada adicional

Experiencia en auditor�as 4 auditor�as completas y no menos de 20 d�as de experiencia en auditor�a como auditor en pr�cticas

Las auditor�as deber�n ser realizadas dentro de los 3 �ltimos a�os consecutivos

3 auditor�as completas y no menos de 15 d�as de experiencia en auditor�a en la segunda disciplina

Las auditor�as deber�n ser realizadas dentro de los 2 �ltimos a�os consecutivos

3 auditor�as completas y no menos de 15 d�as de experiencia en auditor�a actuando como auditor jefe

Las auditor�as deber�n ser realizadas dentro de los 2 �ltimos a�os consecutivos

NOTA 1 La formaci�n acad�mica secundaria es aquella parte del sistema de formaci�n acad�mica nacional que viene a continuaci�n del grado primario o elemental, pero que se completa antes de la entrada a la universidad o instituci�n educacional similar.

NOTA 2 El n�mero de a�os de experiencia laboral pude reducirse en un a�o si la persona ha completado una formaci�n acad�mica postsecundaria apropiada.

NOTA 3 La experiencia laboral en la segunda disciplina puede ser simultanea a la experiencia laboral en la primera disciplina.

NOTA 4 La formaci�n en la segunda disciplina es para adquirir conocimientos de las normas relevantes, leyes, reglamentos, principios, m�todos y t�cnicas.

7.6.5 M�todos de evaluaci�n

La evaluaci�n puede ser llevada a cabo por una persona o por un equipo utilizando uno o varios m�todos seleccionados de los indicados en la tabla 2. A la hora de utilizar la tabla 2, se debe tener en cuenta:

- los m�todos se�alados representan una variedad de opciones que pueden no ser aplicables en todas las situaciones;

- la fiabilidad de los varios m�todos se�alados puede variar;

- normalmente, una combinaci�n de m�todos deber� ser utilizada para asegurar un resultado objetivo, coherente, imparcial y fiable.

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Traducci�n Certificada ISO 19011:2003

Traducci�n certificada / Certified translation / Traduction certifi�e� ISO 2003 – Todos los derechos reservados

Tabla 2 – M�todos de evaluaci�n

M�todo de evaluaci�n Objetivos Ejemplos

Revisi�n de registros Verificar los antecedentes del auditor

An�lisis de los registros de formaci�n acad�mica, formaci�n, trabajo y experiencia en auditor�as

Entrevista Evaluar las cualidades personales, habilidades de comunicaci�n, verificar la informaci�n, examinar los conocimientos, adquirir informaci�n adicional

Entrevistas personales y telef�nicas

Observaci�n Para evaluar las cualidades personales y los conocimientos y habilidades y su aplicaci�n

Improvisaci�n, presenciar auditor�as, desempe�o de cursos de capacitaci�n

Revisi�n despu�s de la auditor�a

Para facilitar informaci�n en aquellos puntos en los que la observaci�n directa no puede ser posible o apropiada

Revisi�n del informe de la auditor�a y discusi�n con colegas, clientes, auditados y con el auditor

Examen Para evaluar las cualidades personales y los conocimientosy habilidades y su aplicaci�n

Ex�menes orales y escritos, ex�menes psicot�cnicos

Reacci�n positiva y negativa Para proporcionar informaci�n sobre c�mo se percibe el desempe�o del auditor

Encuestas, cuestionarios, referencias personales, recomendaciones, quejas

7.6.6 Completando la evaluaci�n

El �ltimo paso de la evaluaci�n es comparar la informaci�n recopilada de la persona con los indicadores identificados en el apartado 7.6.4. Cuando una persona no cumple con los indicadores se requiere formaci�n, experiencia laboral y/o experiencia en auditor�as adicional. A continuaci�n deber� haber confirmaci�n de que se ha cumplido con los indicadores.

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Traducci�n Certificada ISO 19011:2002

T raducc i�n c erti fic ada / C ertified trans lation / T raduc tion c ertif i�e� ISO 2003 – T odos los derech os res ervados

Tabla 3 – Ejemplo de una estructura para la evaluaci�n del auditor en un programa interno de auditor�as

�reas de conocimientos y habilidades

7.2

Nivel identificado de conocimientos y habilidades

7.6.3

Indicador identificado de formaci�n acad�mica, experiencia

laboral, formaci�n del auditor y experiencia en auditor�as

7.6.4

M�todos de evaluaci�n

7.6.5

Procedimientos, procesos y t�cnicas de auditor�a

Capacidad para llevar a cabo una auditor�a de acuerdo con los procedimientos internos con compa�eros conocidos del lugar de trabajo.

Haber completado un curso de formaci�n de auditores interno.

Haber realizado tres auditor�as como miembro de un equipo auditor interno.

Revisi�n de los registros de formaci�n

Observaci�n

Revisi�n detenida

Sistemas de gesti�n y otros documentos de referencia

Capacidad para aplicar las partes pertinentes del Manual de Sistema de Gesti�n y los procedimientos relacionados.

Leer y entender los pertinentes procedimientos de la auditor�a, objetivo, alcance y criterios.

Revisi�n de los registros de formaci�n

Examen

Entrevista

Situaciones de la organizaci�n

Capacidad para describir la estructura y cultura local de la organizaci�n y cualquier cuesti�n de delimitaciones.

Haber trabajado para la organizaci�n al menos durante un a�o.

Revisi�n de los registros de empleo

Leyes, reglamentos y otros requisitos

Capacidad para identificar y entender la aplicaci�n de las leyes y reglamentos pertinentes relativas a los procesos, productos y/o emisiones al medio ambiente.

Haber asistido a un curso de formaci�n sobre las leyes pertinentes para las actividades y procesos objeto de esta auditor�a.

Revisi�n de los registros de formaci�n

Herramientas y t�cnicas de la calidad relacionadas

Capacidad para describir los m�todos de control de la calidad internos.

Capacidad para diferenciar entre los requisitos del Manual de Control de la Calidad para procesos internos y para inspecciones finales.

Haber sido formado en la aplicaci�n de m�todos de control de la calidad.

Haber demostrado el uso en el lugar de trabajo de procedimientos de proceso e inspecci�n final.

Revisi�n de los registros de formaci�n

Productos, servicios y procesos operativos

Capacidad para analizar los productos, su proceso de producci�n, especificaciones y uso final

Haber trabajado en la oficina de planificaci�n de producci�n en el departamento de planificaci�n de proceso.

Haber trabajado en el departamento de servicios.

Revisi�n de los registros de empleo

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Traducci�n Certificada ISO 19011:2002

T raducc i�n c erti fic ada / C ertified trans lation / T raduc tion c ertif i�e� ISO 2003 – T odos los derech os res ervados

Principios y t�cnicas de gesti�n ambiental

Capacidad para entender la importancia de la protecci�n ambiental/prevenci�n de la contaminaci�n.

Haber recibido formaci�n de concienciaci�n ambiental.

Revisi�n de los registros de formaci�n

Ciencia y tecnolog�a ambiental

Capacidad para identificar los m�todos pertinentes de prevenci�n de la contaminaci�n de los procesos, productos y servicios de la organizaci�n.

Haber completado satisfactoriamente un curso dequ�mica.

Revisi�n de los registros de formaci�n acad�mica

Aspectos t�cnicos y ambientales de las operaciones

Capacidad para listar los aspectos ambientales de la organizaci�n (por ejemplo, productos qu�micos en uso, sus reacciones entre ellos y el impacto potencial en le medio ambiente en caso de vertido o escape).

Capacidad para describir los m�todos de protecci�n ambiental de la organizaci�n.

Haber completado un curso interno de formaci�n sobre almacenaje de productos qu�micos, mezcla, uso e impactos ambientales.

Haber demostrado el uso en el lugar de trabajo de m�todos correctos de almacenaje, mezcla y empleo de productos qu�micos.

Revisi�n de los registros de formaci�n, contenido del curso y resultados