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ESTADO DE SITUACION FINANCIERA

Activo Corriente

NOTA No. 3 - Caja y Banco – Fondos Especiales

CAJA GENERAL (Fondos Especiales)Está compuesto por el Fondo, para Compra de Timbres, lo anterior con el fin de cumplir con la recomendación del Informe de Auditoria 01-2004. Conformado por el dinero de las ventas realizadas de los timbres en el cajero de la institución y las comisiones recibidas por esas ventas.

CAJA CHICA (Fondos Especiales)

Los Fondos de Caja Chica están compuestos por 4 fondos los cuales son reintegrados periódicamente y se encuentran bajo la custodia de la persona encargada de bancos y el cajero:

1. Fondo de la Dirección por la suma de ¢1,000,000.00, atiende la adquisición de bienes y servicios indispensables para las operaciones de la institución de verdadera urgencia, cuyo pago se justifique fuera de los trámites ordinarios establecidos para las compras de bienes y servicios, que no excedan de ¢150,000.00 con autorización.

2. Fondo del cajero para cambio de moneda, en venta de bienes y servicios por la suma de ¢60,000.00.

3. Fondo de Especies Fiscales: por la suma de ¢60,000.00 para cambios de moneda por venta de timbres.

4. Fondo para compra de timbres por un monto de ¢300,000.00.

BANCOSCinco cuentas bancarias: cuatro en colones y una en dólares, las cuales se encuentran en el Banco de Costa Rica y en la Tesorería Nacional del Ministerio de Hacienda (Caja Única), cuyos saldos al 31 de diciembre del 2014 son los siguientes:

CUENTA MONTOCuenta BCR Nº 10165305-9 Cuenta Principal en Colones 12,562,022.80Cuenta BCR Nº 10165307-5 Cuenta Timbres en Colones 1,867,584.52Cuenta Tesorería Nacional Nº 73900011233201011 Caja Única 1,480,501,213.58Cuenta Tesorería Nacional Nº 78021313628 Caja Única 7,380,189.22Cuenta BCR Nº 10165306-7 Cuenta Dólares 14,284,751.01

TOTAL 1,516,595,761.13

DESCRIPCION DE LA CUENTA PERIODO2014 2013

Caja y Banco - Cajero 1,516,595.76 1,116,326.49Caja y Banco - Fondos Especiales 2,015.85 0.00

Total 1,518,611.61 1,116,326.49 El aumento generado en esta partida corresponde principalmente a los movimientos normales de operación entre los ingresos, inversiones generadas en el mes menos los gastos que generan salida real de efectivo.

HECHO POR REVISADO POR 1

NOTA No. 4 - Cuentas por Cobrar corto plazoCorresponde a cuentas por cobrar provenientes de ingresos por cobrar pendientes al 31 de diciembre del 2014.

DEUDOR SALDOCobro sobre remuneraciones pagadas de más 3,354,293.66Ministerio de Cultura y Juventud 70,000.00Banco Crédito Agrícola de Cartago 3,099,235.59I.C.E. 91,053.07Hospital Tony Facio 4,700.00TOTAL COLONES 6,619,282.32

DEUDOR SALDOMichael Acuña Cedeño 493,134.22TOTAL COLONES 493,134.22


Cuentas por Cobrar 7,112.42 4,372.39Total 7,112.42 4,372.39

El aumento generado en esta partida corresponde principalmente a la venta de timbres por cobrar del mes de diciembre 2014.

NOTA No. 5 - Provisión Cobranza Dudosa Corresponde a una estimación para incobrables, calculando el 2% sobre las Cuentas por Cobrar del mes de diciembre 2014.


Provisión Cobranza dudosa -103.08 -21.04Total -103.08 -21.04

El aumento generado en esta partida corresponde principalmente al aumento de las cuentas por cobrar.

NOTA No. 6 - Existencias (Inventarios)

INVENTARIO ESPECIES FISCALESEsta cuenta corresponde tanto al Inventario de los Timbres del Archivo Nacional de ¢5, ¢10, ¢20, ¢100 y ¢200 que se encuentran tanto en poder del Banco Central de Costa Rica como del Banco Crédito Agrícola de Cartago; además de las existencias de especies fiscales para la venta que se encuentran en la caja de la institución. Asimismo esta partida contiene el inventario de materiales y suministros que se encuentran el Archivo Nacional para uso operacional de la institución.



Existencias 98,974.46 146,148.40Total 98,974.46 146,148.40

La variación para el año 2014 corresponde a las ventas realizadas de especies fiscales y al gasto de suministros de materiales realizados.

NOTA No. 7 - Provisión ExistenciasNo aplica en este momento.


Provisión (Existencias) 0.00 0.00Total 0.00 0.00

NOTA No. 8 - Mercancías en TránsitoNo aplica en este momento.


Mercancías en Tránsito 0.00 0.00Total 0.00 0.00

NOTA No. 9 - Gastos pagados por anticipadoRepresenta las pólizas de seguros del edificio, vehículos, equipo electrónico y riesgos profesionales, los cuales se difieren mensualmente y tienen una cobertura de 12 meses.


Gastos Pagados por Anticipado 36,972.81 36,084.56Total 36,972.81 36,084.56

La variación en la partida de Gastos Pagados por Anticipado corresponde a la amortización que se realiza mensualmente a las pólizas que tiene suscritas el Archivo Nacional y a las renovaciones de pólizas que realizan según la fecha de vencimiento.

NOTA No. 10 - Inversiones Corto PlazoNo aplica en este momento.


Inversiones Corto Plazo 0.00 0.00Total 0.00 0.00


NOTA No. 11 - Documento por cobrar Largo PlazoNo aplica en este momento.


Docuementos por Cobrar Largo Plazo 0.00 0.00Total 0.00 0.00

NOTA No. 12 - Cuentas por cobrar Largo PlazoNo aplica en este momento.


Cuentas por cobrar Largo Plazo 0.00 0.00Total 0.00 0.00

NOTA No. 13 - Provisión Cobranza Dudosa No aplica en este momento.


Provisión Cobranza Dudosa 0.00 0.00Total 0.00 0.00

NOTA No. 14 - PréstamosNo aplica en este momento.


Préstamos 0.00 0.00Total 0.00 0.00

NOTA No. 15 - Provisión Cobranza Dudosa de PréstamosNo aplica en este momento.


Provisión Cobranza Dudosa 0.00 0.00Total 0.00 0.00

NOTA No. 16 - Adquisición de ValoresNo aplica en este momento.



Adquisiciòn de Valores 0.00 0.00Total 0.00 0.00

NOTA No. 17 - Otros Activos FinancierosNo aplica en este momento.


Otros Activos Financieros 0.00 0.00Total 0.00 0.00

NOTA No. 18 - Maquinaria, Equipo y MobiliarioLas partidas de Bienes Duraderos adquiridos o ya existentes, relacionadas con las partidas de: Maquinaria, Equipo y Mobiliario independiente de su monto de adquisición, se registran a su costo de acuerdo con las características de la normativa vigente.Los montos reportados en SIBINET están siendo conciliados con los de la contabilidad, ya que se encontraron diferencias y están siendo estudiados para su corrección.


Maquinaria, Equipo y Mobiliario 1,020,022.79 850,075.71Total 1,020,022.79 850,075.71

La variación en esta partida corresponde a la adquisición de bienes que se ha dado durante el año 2014.

NOTA No. 19 - Depreciación Acumulada Maquinaria, Equipo y MobiliarioEl método de depreciación utilizado es el de Línea Recta, según lo estipulado en la Ley y Reglamento del Impuesto Sobre la Renta. Se reflejan el Gasto por Depreciación en el Estados de Resultados y la Depreciación Acumulada restando bajo el Bien Duradero correspondiente en el Balance General.


Depreciación Acumulada -414,849.85 -415,967.36Total -414,849.85 -415,967.36

La variación generada en esta partida corresponde a la depreciación mensual generada de enero a diciembre 2014.

NOTA No. 20 - Construcciones, Adiciones y MejorasNo aplica en este momento.



Construcciones, Adiciones y Mejoras 0.00 0.00Total 0.00 0.00

NOTA No. 21 - TerrenosSe aplica un avalúo al terreno de la institución realizado en el mes de noviembre 2008, por la Dirección General de Tributación del Ministerio de Hacienda, según informe de avalúo A.V. 471-2008.


Terrenos 3,728,477.70 3,728,477.70Total 3,728,477.70 3,728,477.70

NOTA No. 22 - EdificiosLas partidas de Bienes Duraderos adquiridos se registran a su costo de acuerdo con las características de la normativa vigente.


Edificios 5,041,641.05 2,317,281.66Total 5,041,641.05 2,317,281.66

El aumento en la partida obedece a la revaluación del edificio según Avaluó N° AV-407-2009.

NOTA No. 23 - Depreciación AcumuladaEl método de depreciación utilizado es el de Línea Recta, según lo estipulado en la Ley y Reglamento del Impuesto Sobre la Renta. Se reflejan el Gasto por Depreciación en el Estados de Resultados y la Depreciación Acumulada restando bajo el Bien Duradero correspondiente en el Balance General.


Depreciación Acumulada ### -390,470.49Total ### -390,470.49

La variación generada en esta partida corresponde a la depreciación mensual generada de enero a diciembre 2014, ademas del aumento por la inclusión de la revaluación del edificio.

NOTA No. 24 - Otras ObrasNo aplica en este momento.


Otras Obras 0.00 0.00Total 0.00 0.00


NOTA No. 25 - Depreciación Acumulada de Otras ObrasNo aplica en este momento.


Depreciación acumulada 0.00 0.00Total 0.00 0.00

NOTA No. 26 – Otros Bienes Duraderos No aplica en este momento.


Otros Bienes Duraderos 0.00 0.00Total 0.00 0.00

NOTA No. 27 - SemovientesNo aplica en este momento.


Semovientes 0.00 0.00Total 0.00 0.00

NOTA No. 28 - Amortización y Agotamiento de SemovientesNo aplica en este momento.


Amortización y Agotamiento 0.00 0.00Total 0.00 0.00

NOTA No. 29 - Piezas de ColecciónConstituye el registro de 5 esculturas y 68 obras de arte.


Piezas y Obras Colección 178,627.80 42,001.15Total 178,627.80 42,001.15

La variación corresponde por la revaluación de las piezas y obras de colección y donación de obras de arte.

NOTA No. 30 - Bienes de uso públicoNo aplica en este momento.



Bienes de Uso Público 0.00 0.00Total 0.00 0.00

NOTA No. 31 - PatentesNo aplica en este momento.


Patentes 0.00 0.00Total 0.00 0.00

NOTA No. 32 - DerechosNo aplica en este momento.


Derechos 0.00 0.00Total 0.00 0.00

NOTA No. 33 - DepósitosRespaldan el buen uso de las líneas de teléfonos y contratación de servicios de Internet.


Depósitos 65.39 26,236.68Total 65.39 26,236.68

La disminución en esta partida se debe al correcto registro de las Garantías por Licitaciones.

NOTA No. 34 - LicenciasNo aplica en este momento.


Licencias 0.00 0.00Total 0.00 0.00

NOTA No. 35 - Decomisos No aplica en este momento.



Decomisos 0.00 0.00Total 0.00 0.00

Pasivo y PatrimonioPasivo Corriente

NOTA No. 36 - Cuentas por pagar corto plazoLas cuentas por pagar al 31 de diciembre del 2014, se detallan a continuación:

ACREEDOR MONTOC.C.S.S 15,958,090.40Acueductos y Alcantarillados 1,196,290.00Compañía Nacional de Fuerza y Luz 3,759,660.01Fondo General de Gobierno 172.02I.C.E. 1,466,746.00Junta Administrativa Imprenta Nacional 202,160.00Sistema de Radio y Televisión SINART 600,000.00Fesa Formas Eficientes 3,517,463.43Dequisa 8,020,600.00Grupo Nación GN S.A. 756,490.00SAIRE 2,522,779.90IS Productos de Oficina 1,094,729.64Miguel Cruz & Asoc 1,501,500.00Instrumentos Musicales La Voz 275,635.00Jimenez y Tanzi S.A. 3,417,738.65Equilsa S.A. 985,000.00Electromecánica Integral del Oeste 127,000.00M & RG Diseño y Producción 1,212,945.00Tecapro 673,420.80Alfa Medica 99,033.00Equipos de Salud Ocupacional 101,056.00Abonos Agro S.A. 68,552.00Printer de Costa Rica S.A. 37,960.30Distribuidora Royal S.A. 160,442.50Distribuidora Ramírez y Castillo 269,892.83Dimosa 71,870.00Southland Technology 273,517.13Servicios Técnicos Especializados 351,454.86Correos de Costa Rica 640,600.00REVTEC S.A. 109,056.00Colegio de Bibliotecarios 35,000.00Advance Learning Technology 2,488,164.00Indianapolis S.A. 9,847.22Grupo Soluciones Informáticas 8,103,197.77Consorcio Espinoza Saenz 389,991.46Juan Carlos Solorzano 40,974.71Consorcio de Información y Seguridad 14,596,662.64Corporación Faeton S.A. 615,625.00Muebles Crometal S.A. 270,083.32Spectrum Multimedia S.A. 1,854,245.82Distribuidora Ego S.A. 806,000.00


Inversiones La Rueca 171,150.00Caisa INC 80,500.00Compubetel S.A. 801,275.00Tiancy Medica S.A. 61,600.00Olga María Castillo Morales 6,004.72Melco S.A. 1,086,320.00Mundo Creativo S.A. 861,693.90Aplicom S.A. 20,850,000.00Benemérito Cuerpo de Bomberos 162,000.00Costacon de Costa Rica S.A. 15,200,000.00Grupo Computación Modular 14,196,370.43Soluciones Eventos Valverde S.A. 367,500.00Cia Seguridad Industrial Cruz 82,485.00Asemicultura -Patronal 573,024.34Decimotercermes a pagar 17,961,376.19Salario Escolar a pagar 96,220,111.36Maquilado y Servicios Gráficos 1,423,000.00Asociación Solidarista CCSS 138,600.00GYR Grupo Asesor S.A. 567,375.00Laura Cordoba Camacho 252,000.00Alfa GPR Tecnologies S.A. 3,682,155.33Pamela Arguedas Loaiza 164,480.00Daniela Romero Solano 398,562.24Gabriela Moya Jimenez 201,949.19Mariano Sanchez Solano 492,469.80Productive Businees Solutions S.A. 451,917.37Distribuidora K&K Karo S.A. 783,232.00Fernanda Guzmán Calderon 197,129.69PM Training S.A. 100,945.25Rosibel Barboza Quiros 201,949.28Monarch Business Consulting S.A. 5,280,000.00Impresiones Romoi 578,500.00Electromecánica Industrial 450,000.00Centro de polarizado Tres G 507,000.00ATM Comercial S.A. 297,722.88Global Supply S.A. 113,310.00Sociedad Latinoamérica de Profesionales 80,000.00Ramiz Supplies S.A. 1,254,144.00Formularios Exclusivos S.A. 564,900.00Ara Macaw 100% Costa Rica S.A. 8,011,000.00Industria de Computación Nacional 2,169,250.00German Sanchez Mora 4,217,053.94Suplidora de Máquinas y reparación 73,000.00Carlos Quesada Madrigal 1,575,000.00Edificios Inteligentes 684,343.80José Alonso Murillo Rojas 854,600.00Fumigadora Salas Internacional S.A. 350,000.00Juan Carlos Camacho Molina 1,850,000.00Enrique Molina Padilla 800,000.00Consultoría Ecos 1,075,000.00Mariano Ramírez Vargas 880,000.00Consejo Nacional de Producción 102,687.00Banco de Costa Rica 176,519.00Componentes El Orbe 17,210,657.73Ana Ferllini 180,000.00


ABM de Costa Rica S.A. 194,375.00Carmen Lía Chacon 243,240.00Patricia Segura 183,443.50Ana Lorena Yglesias 300,000.00Edgar Gutierrez Lopez 61,462.05Fondo Obligatorio de Pensiones 1,634,838.81Fondo de Capitalización Laboral 3,269,592.39TOTAL COLONES 311,640,463.60


Cuentas por Pagar corto Plazo 311,640.46 195,093.05Total 311,640.46 195,093.05

El aumento en este partida corresponde a la adquisición de más gastos con respecto al año pasado.

NOTA No. 37 Retenciones por pagarLas retenciones y cargas por pagar al 31 de diciembre del 2014, se detallan a continuación:

ACREEDOR MONTOC.C.S.S. 8,907,379.50I.N.S. 163,077.00Impto. de Renta 4,062,205.82Coop. Servidores Públicos 8,241,558.08A.N.E.P. 152,995.36Col. de Lic. Y Profesores 30,000.00Caja de ANDE 20,000.00Aporte Obrero Fondo 1,090,254.68Banco Popular (Préstamo) 4,150,574.70Banco Popular (Pensión) 125,860.01BN Vital 14,000.00Col. Prof en Ciencias 35,200.00Vida Plena OPC 37,210.20Coopenae R.L. 2,571,685.31Coope San Gabriel R.L. 154,679.50Pensiones Alimenticias 862,033.32Roble Alto 63,000.00Coope Caja R.L. 617,008.31Asemicultura 783,674.34Embargos 360,389.18Ret. Ventas -606,274.53Ret. Renta 1,129,410.18

TOTAL 32,965,920.96



Retenciones por Pagar 32,965.92 32,552.38Total 32,965.92 32,552.38

La variación en esta partida corresponde principalmente a un aumento a las retenciones que se les aplica a los funcionarios.

NOTA No. 38 - Gastos acumulados por pagarNo aplica en este momento.


Gastos Acumulados por pagar 0.00 0.00Total 0.00 0.00

NOTA No. 39 - Endeudamiento corto plazoNo aplica en este momento.


Endeudamiento Corto Plazo 0.00 0.00Total 0.00 0.00

NOTA No. 40 - Endeudamiento a largo plazo, porción corto plazoNo aplica en este momento.


0.00 0.00

Total 0.00 0.00

Endeudamiento a Largo Plazo -Porción (monto a pagar en el periodo)

NOTA No. 41 - ProvisionesLas provisiones por Aguinaldo y Salario Escolar se trasladan a las cuentas por pagar.


Provisiones 0.00 104,171.62Total 0.00 104,171.62

Pasivo no Corriente

NOTA No. 42 - Cuentas por pagar largo plazoNo aplica en este momento.HECHO POR REVISADO POR 12


Cuentas por pagar Largo Plazo 0.00 0.00Total 0.00 0.00

NOTA No. 43 - Endeudamiento a largo plazoNo aplica en este momento.


Endeudamiento Largo Plazo 0.00 0.00Total 0.00 0.00

NOTA No. 44 - Provisiones para Beneficio SocialesNo aplica en este momento.


Provisiones para Benef. Sociales 0.00 0.00Total 0.00 0.00

NOTA No. 45 - Ingresos cobrados por anticipadoNo aplica en este momento.


Ingresos Cobrados por Anticipado 0.00 0.00Total 0.00 0.00

NOTA No. 46 - JubilacionesNo aplica en este momento.


Jubilaciones 0.00 0.00Total 0.00 0.00

NOTA No. 47 - Otras cuentas del pasivoCorresponden a garantías de participación y cumplimento dadas en depósito.


Otras Cuentas del Pasivo 2,080.12 27,444.13Total 2,080.12 27,444.13


La disminución en esta partida se debe al correcto registro de las Garantías por Licitaciones.

Patrimonio

NOTA No. 48 - Hacienda públicaEl Patrimonio está conformado por las capitalizaciones de bienes, el superávit por donación, el cual contempla la capitalización de bienes entregados en donación por organismos internacionales y el Ministerio de Cultura y Juventud el Superávit por reevaluación, el que incluye la reevaluación de las obras de arte, de acuerdo al avalúo emitido por el Museo de Arte Costarricense. Igualmente, incluye un avalúo al terreno de la institución realizado en el mes de noviembre del 2008 por la Dirección General de Tributación del Ministerio de Hacienda, según informe de avalúo A.V. 471-2008y a la revaluación del edificio efectuada el 17 de noviembre de 2009 Avaluó N° AV-407-2009.Para el año 2014 se solicitó por medio del Oficio DCN-1542-2013 de fecha 18 de diciembre 2013, que se determinara el Patrimonio Inicial, el cual se puede ver reflejado a partir de los Estados Financieros de Enero 2014. El patrimonio inicial se determinó aplicando la fórmula establecida en el oficio antes citado, la cual consiste en: Total de Activos Fijos (tangibles e intangibles) al 31 de diciembre 2013 es igual al Capital Inicial.


Hacienda Pública 7,965,128.91 5,096,198.15Total 7,965,128.91 5,096,198.15

El aumento en esta partida se debe a la determinación del Patrimonio Inicial según como lo indica la Contabilidad Nacional.

NOTA No. 49 - ReservasNo aplica en este momento.


Reservas 0.00 0.00Total 0.00 0.00

NOTA No. 50 - Resultados acumuladosMonto correspondiente a resultados acumulados provenientes de ejercicios anteriores de la institución.


Resultados Acumulados 1,112,949.81 1,681,243.43Total 1,112,949.81 1,681,243.43

NOTA No. 51 - Resultados del periodoCorresponde a la diferencia entre los ingresos y los gastos del período 2014.HECHO POR REVISADO POR 14


Resultados del Período 408,722.76 323,843.09Total 408,722.76 323,843.09


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