notice pour la plateforme urf

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Notice portail des organismes participants Ͳ V5 – 10/01/2014 Page 1 sur 19 Portail des organismes participants Notice d’utilisation

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Notice destinée à aider les EES chartés à accéder à la plateforme unique d'enregistrement; ce document est fourni par l'agence centrale (Bruxelles) de la Commission education et culture

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Page 1: Notice pour la plateforme URF

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Notice�portail�des�organismes�participants��Ͳ�V5�–�10/01/2014� Page�1�sur�19� �

Portail des organismes participants Notice d’utilisation�

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Notice�portail�des�organismes�participants��Ͳ�V5�–�10/01/2014� Page�2�sur�19� �

INTRODUCTION�

Le� portail� des� organismes� participants� ou�URF� (Unique� Registration� Facility) est� le� point� d’entrée� unique,� administré� par� l’Union� Européenne,� pour� l’enregistrement� des�structures�participant�aux�programmes�Erasmus+,�Creative�Europe,�Europe�for�Citizens,�et�EU�aid�Volunteer.�

http://ec.europa.eu/education/participants/portal�

Cette�phase� d’enregistrement� est�obligatoire�pour� effectuer�une�demande� de� financement�dans� le� cadre�d’Erasmus�plus� auprès�des� agences�nationales,�pour� les�projets�décentralisés,�et/ou�de�l’agence�exécutive�pour�les�projets�centralisés.�A�l’issue�de�cette�procédure�d’enregistrement,�un�code�PIC�(Personnal�Identification�Code)�sera�attribué�à� votre� organisme� qu’il� vous� faudra� impérativement� communiquer� lors� de� la� complétion� et� soumission� de� votre� formulaire� de� candidature� en� ligne.� Il� sera� aussi� votre�identifiant�pour�votre�espace�projets�sur�http://www.erasmusplus.fr/penelope�

Etape�préalable�à�la�connexion�sur�URF�:�le�compte�ECAS�

Vous�devez�être�titulaire�d’un�compte�ECAS�(European�Commission�Authentification�Service)�qui�est�un�portail�d’accès�aux�différents�outils� informatiques1�de� la�Commission�Européenne.�Contrairement�à�URF,�ECAS�est�un�compte�personnel�composé�d’un�nom�d’utilisateur�(adresse�électronique)�et�d’un�mot�de�passe.��

Si�vous�n’êtes�pas�titulaire�d’un�compte�ECAS,�vous�devez�au�préalable�créer�votre�compte�ECAS�en�vous�rendant�sur�cette�page�:�https://ecas.ec.europa.eu/cas/login�

Pour�toute�assistance�concernant�ECAS,�vous�pouvez�consulter�la�page�d’aide�:�https://ecas.ec.europa.eu/cas/help.htm�

Connexion�à�la�plateforme�URF�

Nous�vous�invitons�à�vérifier�que�votre�structure�n’est�pas�déjà�authentifiée�dans�ce�système�du�fait�de�votre�participation�précédente�aux�programmes�européens�éducation�et�culture,� ainsi�que�Recherche.2� Lors�de� votre�première� connexion,� le� système� vous�demandera�de� saisir� certains� champs� afin�de� vérifier� si� votre�organisme�n’est�pas�déjà�enregistré�dans�la�base�de�données.�

Au�cours�des�différentes�étapes�d’enregistrement,�il�vous�sera�demandé�de�fournir�des�informations�et�des�documents�sur�l’existence�légale�de�votre�structure.��

a) Pour�tous�les�organismes�(sauf�les�associations�et�écoles�primaires)��

�����������������������������������������������������������������1�Les�porteurs�de�projet�Leonardo�Mobilité�possèdent�un�compte�ECAS,�nécessaire�pour�la�connexion�au�Mobility�Tool�et�les�établissements�d’enseignement�supérieur�qui�ont�candidaté�à�la�charte�Erasmus�plus�ont�également�utilisé�le�compte�ECAS�pour�saisir�le�formulaire�de�candidature.��2�Si�vous�êtes�un�établissement�titulaire�de�la�charte�Erasmus�plus�pour�l’enseignement�supérieur,�vous�pouvez�vérifier�si�votre�établissement�dispose�déjà�d’un�code�PIC�en�consultant�la�liste�publiée�par�l’agence�exécutive�(colonne�H):�http://eacea.ec.europa.eu/funding/2014/documents/eche_2014_list_of_awarded_applications.xls�

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Notice�portail�des�organismes�participants��Ͳ�V5�–�10/01/2014� Page�3�sur�19� �

Informations�à�fournir�dans�URF�:��

x Le�numéro�SIREN�(Système�Informatique�du�Répertoire�des�Entreprises)�

x La�date�d’inscription�au�répertoire�SIREN��

Pièces�à�stocker�dans�URF�(voir�page�16):�

x La� fiche� d’entité� légale� disponible� depuis� ce� lien�:� http://ec.europa.eu/budget/contracts_grants/info_contracts/legal_entities/legal_entities_en.cfm#fr� (document� à�compléter�informatiquement�ou�manuellement,�imprimer,�et�signer�avant�de�la�scanner�pour�l’intégrer�dans�URF)�

x L’extrait�du�répertoire�SIREN��

x La�fiche�d’identification�financière�depuis�ce� lien�:�http://ec.europa.eu/budget/library/contracts_grants/info_contracts/financial_id/fich_sign_ba_gb_fr.pdf�(document�à�compléter�informatiquement�ou�manuellement,�imprimer,�et�signer�avant�de�la�scanner�pour�l’intégrer�dans�URF)�

b) Pour�les�associations�

Informations�à�fournir�dans�URF�:��

x Le�numéro�SIREN�ou�à�défaut�le��n°�de�registre�lors�de�la�déclaration�en�préfecture�(RNA)�

x La�date�d’inscription�au�répertoire�SIREN�ou�à�défaut�la�date�de�déclaration�en�préfecture��

Pièces�à�stocker�dans�URF�(voir�page�16):�

x La� fiche� d’entité� légale� disponible� depuis� ce� lien�:� http://ec.europa.eu/budget/contracts_grants/info_contracts/legal_entities/legal_entities_en.cfm#fr� (document� à�compléter�informatiquement�ou�manuellement,�imprimer,�et�signer�avant�de�la�scanner�pour�l’intégrer�dans�URF)�

x L’extrait�du�répertoire�SIREN�ou�à�défaut�le�récépissé�de�déclaration�en�préfecture�

x Les�statuts�de�l’association���

x La�fiche�d’identification�financière�depuis�ce� lien�:�http://ec.europa.eu/budget/library/contracts_grants/info_contracts/financial_id/fich_sign_ba_gb_fr.pdf�(document�à�compléter�informatiquement�ou�manuellement,�imprimer,�et�signer�avant�de�la�scanner�pour�l’intégrer�dans�URF)�

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c) Pour�les�écoles�primaires��

x Le�numéro�du�répertoire�des�établissements�(RNE)��

Pièces�à�stocker�dans�URF�(voir�page�16):�

x La� fiche� d’entité� légale� disponible� depuis� ce� lien�:� http://ec.europa.eu/budget/contracts_grants/info_contracts/legal_entities/legal_entities_en.cfm#fr� (document� à�compléter�informatiquement�ou�manuellement,�imprimer,�et�signer�avant�de�la�scanner�pour�l’intégrer�dans�URF)�

x La�fiche�d’identification�financière�depuis�ce� lien�:�http://ec.europa.eu/budget/library/contracts_grants/info_contracts/financial_id/fich_sign_ba_gb_fr.pdf�(document�à�compléter�informatiquement�ou�manuellement,�imprimer,�et�signer�avant�de�la�scanner�pour�l’intégrer�dans�URF)�

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TABLE�DES �MATIERES�

Introduction...................................................................................................................................................................�2�

Table�des�matières�........................................................................................................................................................�5�

I�–�CONNEXION�PLATEFORME�URF/PDM�......................................................................................................................�6�

II�–�ETAPE�1�–�Création�ou�recherche�d’un�organisme�..................................................................................................�7�

Onglet�«�WELCOME�»�......................................................................................................................................�8�

Onglet�«�ORGANISATION�»�..............................................................................................................................�9�

Onglet�«�ADDRESS�»�......................................................................................................................................�10�

Onglet�«�CONTACT�»�.....................................................................................................................................�11�

Onglet�«�PROGRAMME�»�...............................................................................................................................�12�

Onglet�«�SUBMIT�»�........................................................................................................................................�14�

Onglet�«�DONE�»�...........................................................................................................................................�14�

III�–�ETAPE�2�«�VISUALISATION�/�MODIFICATION�FICHE�..............................................................................................�16�

iv�–�ETAPE�3�«�STOCKAGE�DES�DOCUMENTS�...............................................................................................................�17�

NB�:�Il�est�conseillé�d’utiliser�en�priorité�les�logiciels�de�navigation�Firefox�et�Google�Chrome�ou�à�défaut�Internet�Explorer�(dans�leurs�versions�les�plus�récentes).�

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I �– �CONNEXION �PLATEFORME �URF/PDM �

Contrairement�au�compte�ECAS,�l’enregistrement�sur�le�portail�est�lié�à�un�organisme.�La�personne�qui�crée�la�fiche�de�l’organisme�doit�être�la�personne�référente.�Il�sera�impossible�de�

modifier�l’adresse�mail�de�la�personne�qui�gère�le�dossier.�

Une�fois�connecté�sur�le�portail�(http://ec.europa.eu/education/participants/portal)�,�l’écran�suivant�apparaît.�

1�Ͳ�Cliquer�sur�«�Login�»���

2�–�Le�logiciel�vous�renvoie�sur�le�site�ECAS.�Si�vous�n’êtes�pas�titulaire�d’un�compte�ECAS�vous�devez�vous�référer�préalablement�à�la�page�2.�

Entrez�votre�«�compte/username�or�eͲmail�address�»�et�«�mot�de�passe/Password�»��

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Notice�portail�des�organismes�participants��Ͳ�V5�–�10/01/2014� Page�7�sur�19� �

II �– �ETAPE �1 �– �CREATION �OU �RECHERCHE �D’UN �ORGANISME��Une�fois�la�reconnaissance�effectuée,�le�logiciel�rebascule�directement�sur�la�plateforme�URF.�La�première�étape�va�consister�à�créer�ou�modifier�votre�fiche�organisme.����

1�Ͳ�Cliquer�sur�«�Organisations/Register�»���

���������

2�Ͳ�Cliquer�sur�«�REGISTER�ORGANISATION�»���

�������������

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Notice�portail�des�organismes�participants��Ͳ�V5�–�10/01/2014� Page�8�sur�19� �

ONGLET �« �WELCOME �» ��

��C’est�ici�que�vous�pourrez�voir�si�votre�organisme�est�déjà�titulaire�d’un�code�PIC�(Participant�Identifiant�Code).�Vous�devez�vous�munir�de�votre�extrait�du�répertoire�SIREN�ou�des�

statuts.����

a) saisir�le�«�nom�de�l’organisme�ou�un�mot�clé�du�nom/name�of�your�organisation�»�b) sélectionner�le�«�pays/country�»�c) cliquer�sur�«�oui/non�»�si�l’organisme�à�un�numéro�de�TVA�et�indiquer�la�référence�d) cliquer�sur�«�oui/non�»�si�l’organisme�à�un�numéro�de�SIREN�(Business�Registration�Number�)�et�

indiquer�la�référence��e) cliquer�sur�«�oui/non�»�si�l’organisme�à�un�site�Web�et�indiquer�l’adresse���Puis�cliquer�sur�«�next�»�

��

Si�votre�organisme�a�déjà�un�code�PIC,�la�fenêtre�apparaît�:�

Pour�consulter�cette�fiche,�il�vous�suffit�de�cliquer�sur�«�more�details�».�Si�les�informations�déjà�renseignées�sont�complètes,�correctes�et�à�jour,�vous�conservez�le�code�PIC�créé�en�l’état.�Dans�le�cas�contraire�vous�avez�deux�options�:��

1Ͳ Envoyer�un�mail�à�la�personne�référent�de�la�fiche�pour�apporter�les�modifications�nécessaires�(option�recommandée)��

2Ͳ OU�Créer�une�nouvelle�fiche�–�Cliquer�sur�«�next�»�

A

B�C

D�

E

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ONGLET �« �ORGANISATION �» ��

�A�la�question:��«�Is�the�organisation�a�Legal�Person?�»�Saisir�Oui�Obligatoirement.�Les�codes�PIC�sont�attribués�à�des�structures�et�non�à�des�«�personnes�physiques�»��Saisir�les�informations�demandées�à�l’aide�de�l’extrait�du�répertoire�SIREN�ou�des�statuts�de�l’organisme�:���•� Nom�légal�(ou�raison�sociale)�:�il�s’agit�du�nom�officiel�de�l’entité�légale�qui�figure�dans�les�statuts�et�non�pas�le�nom�d’usage�de�l’organisme.��•� Nom� d’usage� :� il� s’agit� du� nom� ou� du� sigle� de� l’organisme� utilisé� à� des� fins�commerciales�ou�par�convenance���•� Numéro� d’immatriculation� commerciale� :� voir� page� 3Ͳ4� (suivant� l’entité�:�SIREN/RNE/RNA)��•� Date�d’immatriculation�:�voir�page�3Ͳ4�(date�d’enregistrement)��•� Autorité�d’immatriculation�:�voir�page�3Ͳ4��•� N°�de�TVA�intracommunautaire�:�il�est�composé�des�lettres�FR,�complétées�d'une� clé�de�deux� chiffres�ou� lettres,�attribué�par� le� centre�des� impôts�du� lieu�d'exercice�de�l'entreprise,�et�du�numéro�SIREN�à�neuf�chiffres.��Puis�cliquer�sur�«�save�Draft�»��(même�si�l’enregistrement�est�automatique�dès�que�vous�changez�d’onglet)�et�sur�«�next�»� ��

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ONGLET �« �ADDRESS �» �����Saisir� les�données� correspondant� au� siège� social�de� votre�organisme�puis�cliquer�sur�«�next�»��Veillez�également�à�saisir�le�format�demandé�pour�le�n°�de�téléphone.�Exemple�:��05�56�00�94�00�=�+�33�556�00�94�00������������������� ������

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ONGLET �« �CONTACT �» �����

Ces�informations�ne�seront�pas�reprises�dans�le�formulaire�de�candidature.�Par�défaut,� les� informations�préͲsaisies�correspondent�aux�données�saisies� lors�de� la�création�du�compte�ECAS.�

��

Si� l’adresse�et� les�coordonnées�téléphoniques�de� la�personne�de�contact�sont� les�mêmes�que�celles� de� l’organisme,� cliquer� sur� YES.� Les� données� sont� automatiquement� dupliquées� de�l’onglet�précédent�«�Address�»��Puis�cliquer�sur�«�next�»�

��

� PENSEZ� A� DESCENDRE� AVEC� L’ASCENSEUR� POUR� COMPLETER� LE�NUMERO�DE�TELEPHONE��Si�le�téléphone�n’est�pas�complété,�le�logiciel�indiquera�un�numéro�non�valide.�����������

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���

ONGLET �« �PROGRAMME �» �����Avant� de� terminer� votre� enregistrement,� sélectionner� le� programme� «�Erasmus� +�»� dans�«�Programme�»���������������

Le�logiciel�vous�ouvre�donc�un�autre�onglet�«�EAC�»���Sélectionner� le� «�type� d’organisme/organisation� type�»,� et� indiquer� si� votre�organisme� est� une� «�petite/moyenne� entreprise/� Is� your� organisation� a�small/mediumͲsized�enterprise�(SME)�».��La� partie� «�organisation� description�»� doit� être� complétée� si� «�autre�»� est�sélectionné�dans�le�type�d’organisme.��

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Puis�cliquer�sur�«�Save�and�Return�»������L’écran� suivant� apparait�de�nouveau� (le� programme�ne� s’affiche� pas�mais� il� est�bien�enregistré).�Si�vous�cliquez�à�nouveau�sur�«�Erasmus�+�»�l’écran�précédent�va�de�nouveau�s’afficher.���Cliquer�sur�«�finish�your�registration�»�����������������������

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Notice�portail�des�organismes�participants��Ͳ�V5�–�10/01/2014� Page�14�sur�19� �

��

ONGLET �« �SUBMIT �» ����

Une�fois�les�données�contrôlées,�cliquer�sur�«�confirm�»����������������

ONGLET �« �DONE �» ����

La�plateforme�vous�indique�votre�code�PIC���

Puis�cliquer�sur�«�close�»����

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Notice�portail�des�organismes�participants��Ͳ�V5�–�10/01/2014� Page�15�sur�19� �

������

Cliquer�sur�«�Yes�»����Il�est�fortement�recommandé�de�conserver�précieusement�le�code�PIC�et�de�le�communiquer�en�interne�aux�personnes�susceptibles�de�participer�aux�programmes�suivants�:�Erasmus�plus,�Creative�Europe,�Europe�for�citizens,�et�EU�aid�volunteer.��������

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III �– �ETAPE �2 �« �VISUALISATION �/ �MODIFICATION �FICHE���Cette�partie�peut�être�consultée�à�n’importe�quel�moment�après�l’obtention�de�votre�code�PIC��

1�Ͳ�Cliquer�sur�«�Organisations/My�Organisations»�

Vous�avez�la�possibilité�de�:��

�Visualiser�votre�dossier��

�Modifier�votre�dossier

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IV �– �ETAPE �3 �« �STOCKAGE�DES �DOCUMENTS �� 1�Ͳ�Cliquer�sur�«�documents»�pour�accéder�à�l’espace�de�stockage�des�documents��

2�Ͳ�Cliquer�sur�«�Add�a�new�document»�et�«�parcourir�»�pour�charger�le�document�stocké�dans�votre�ordinateur��

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Notice�portail�des�organismes�participants��Ͳ�V5�–�10/01/2014� Page�18�sur�19� �

3�–�Sélectionner�le�type�de�document�en�utilisant�le�menu�déroulant�«�document�type�»��

4�–�Pour�valider�le�document�chargé�dans�le�portail�URF�cliquer�sur�«�submit�for�processing�»�

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5�–�Une�fois�que�vous�avez�chargé�toutes�les�pièces�requises�dans�le�portail�URF�(voir�pages�3Ͳ4),�vous�pouvez�cliquer�sur�«�Quit�»�