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FICHE TECHNIQUE

Nuance® eCopy® ShareScan® Office

Solution d'OCR et de numérisation, pour une productivité optimale des bureaux traitant un volume important de documents papier

Chaque jour, les employés de bureau et les personnels administratifs cherchent à gagner en rapidité et en productivité en transformant des documents papier en fichiers électroniques. Plus que jamais, les outils de numérisation à la demande

constituent la solution idéale pour accélérer les processus métier en permettant à tous les utilisateurs d'exécuter des flux de travail directement depuis un copieur multifonction.

eCopy ShareScan Office vous permet de numériser des documents papier et de les intégrer instantanément à vos flux de travail de collaboration, de PAO ou d’archivage. Outre ses fonctionnalités de numérisation directe et sécurisée vers des comptes de messagerie, des PC ou des systèmes de fichiers, ShareScan Office peut convertir automatiquement vos documents numérisés en PDF avec recherches ou en fichiers Microsoft Word et Microsoft Excel éditables, et les transférer automatiquement vers votre système de gestion documentaire.

eCopy ShareScan Office peut également s'intégrer à de nombreux connecteurs et modules d'extension produits par Nuance ou par d'autres partenaires pour vous permettre de développer des flux de travail personnalisés automatisant encore davantage le traitement de vos documents. De la simple numérisation aux tâches complexes de conversion, eCopy ShareScan Office vous fait bénéficier d’une vitesse, d’une précision, d’une productivité et d’économies hors pair.

eCopy ShareScan Office est la solution d’OCR et de numérisation idéale pour intégrer des documents papier à des flux de travail électroniques. ShareScan Office capture les informations issues de documents papier et les importe directement dans Microsoft Office, ce qui vous évite d’avoir à retaper leur contenu avant de les distribuer ou les archiver. Reposant sur une plate-forme client-serveur hautement évolutive, ouverte, modulaire et indépendante de tout périphérique, ShareScan Office offre des performances de haut niveau et un retour sur investissement rapide.

FONCTIONNALITÉS ET AVANTAGES • La solution de numérisation et d’OCR la plus productive pour

votre multifonction – Incroyablement conviviale et intuitive, notre interface assure une prise en main instantanée et une adoption immédiate, tout en garantissant le plus rapide des retours sur investissement.

• Ergonomie supérieure – Authentification unique, OCR et distribution par simple pression d'une touche, défilement, menus déroulants et accès rapide aux favoris personnels sont autant de raisons qui font de ShareScan Office la solution pour simplifier les flux de travail au sein d'environnements où la quasi-totalité des données se présente sous forme imprimée. Affichez une image d’aperçu, puis sélectionnez une adresse e-mail dans votre répertoire personnel ou une liste de diffusion commune, directement depuis l’écran tactile de votre copieur.

• Conversion précise et automatique de documents papier en fichiers éditables et formatés – Transformez vos documents papier en PDF ou en fichiers éditables dans Microsoft Word ou Excel, avec une parfaite conservation des colonnes, tableaux et graphiques. Grâce à une précision de conversion optimale et une suppression des tâches de reformatage manuel, vous gagnerez en temps et en argent !

Son interface simple permet aux utilisateurs de numériser et d'envoyer rapidement des documents vers une destination choisie, directement depuis le copieur.

L'interface s'affichant sur l'écran tactile varie selon le périphérique utilisé.

eCopy ShareScan Office

Tirez le meilleur parti des nouvelles fonctionnalités et de la connectivité avec les applications et systèmes de gestion documentaire leaders sur le marché• Microsoft® Exchange® et IBM Lotus Notes• Microsoft Active Directory• Dossiers Windows, Novell Netware, FTP et WebDAV• Ordinateurs de bureau et répertoires principaux

des utilisateurs• 1 Open Text Fax Server, RightFax Edition • 1 Open Text Document Management• 1 Open Text Document Management, eDOCS Edition• 1 EMC® Documentum® Content Server • 1 Autonomy iManage WorkSite (anciennement

« Interwoven ») • 1 Microsoft® SharePoint®• 2 eCopy Quick Connect™ • 2 eCopy Bates Numbering Extender™• 2 eCopy Cost Recovery Extender™• eCopy Highlight and Redact Extender™• 2 eCopy Forms Processing Extender™• 2 eCopy Barcode Recognition Extender™• 2 eCopy Image Enhancement Extender™¹ Avec la licence d'eCopy ShareScan Office, les clients

bénéficient d'une licence pour l’un des connecteurs de gestion documentaire ou le connecteur RightFax, développés par Nuance.

² D’autres connecteurs ou modules d'extension complémentaires sont disponibles en option, moyennant des frais de licence supplémentaires.

COMPATIBILITÉ DES PÉRIPHÉRIQUESShareScan Office est disponible avec certains multifonctions ou scanners. Il intègre un logiciel serveur gérant le traitement de documents et leur intégration à des réseaux et systèmes back-end. Pour obtenir la liste à jour des plates-formes compatibles avec ShareScan Office, rendez-vous sur : http://www.nuance.com/support/ecopy/supported-devices/index.htm

CONFIGURATION DES PÉRIPHÉRIQUES MULTIFONCTIONSAvec certains multifonctions, logiciel client permettant d'accéder à eCopy ShareScan depuis l'écran tactile du multifonction, et logiciel serveur.

SCANNER CONFIGURATIONSLe module eCopy ScanStation comprend un écran tactile indépendant et un clavier qui se raccordent facilement à n'importe quel scanner ISIS ainsi qu'à de nombreux modèles de scanners TWAIN. Ce module intègre l'ensemble des matériels et logiciels requis pour utiliser eCopy ShareScan Office.

© Copyright 1995-2010 Nuance Communications, Inc. Tous droits réservés. Nuance, le logo Nuance et eCopy sont des marques commerciales ou des marques commerciales déposées de Nuance Communications, Inc. ou de ses partenaires aux États-Unis ou dans d'autres pays. Toutes les autres marques indiquées sont la propriété de leurs propriétaires respectifs.

Avec ShareScan, vous pouvez accéder à votre messagerie directement depuis votre copieur. Vous accédez ainsi à vos carnets d’adresses personnels et partagés, et gérez vos paramètres comme si vous étiez devant votre ordinateur.

Fonctionnalités et avantages (suite)• Intégration aux meilleurs systèmes de messagerie et de

fichiers du marché – Accédez à vos carnets d’adresses personnels et partagés, et explorez vos arborescences de dossiers directement depuis votre copieur. Vous n'avez donc plus besoin de retourner à votre bureau pour classer ou distribuer vos documents numérisés. Le mode Express automatise les distributions répétitives par e-mail, et archive automatiquement les messages envoyés dans le dossier « Éléments envoyés » de chaque utilisateur. Le traitement hors ligne vous permet d'envoyer des lots volumineux de documents sans que vous ayez à attendre la fin de leur transmission devant le copieur.

• Archivage simple et flexible vers des systèmes de gestion de contenus – eCopy ShareScan Office s’intègre en toute transparence à des systèmes de gestion de contenus, dossiers réseau, bases de données SQL, et bien plus encore. Il vous permet de vous connecter directement aux systèmes de gestion de contenus les plus courants, parmi lesquels SharePoint, RightFax, EMC Documentum, iManage WorkSite, OpenText DM ou OpenText eDOCS.

• Rentabilisation des investissements Microsoft – ShareScan Office s’intègre à Active Directory®, Exchange, SharePoint1, Access®, ainsi qu’à d’autres connecteurs tiers développés à l’aide du SDK ShareScan.

• Réduction des coûts de traitement des documents – La rapidité et la précision de la reconnaissance et de la conversion permettent d’automatiser davantage de processus, d’améliorer la productivité et de développer les activités de votre entreprise.

Configuration requiseConfiguration logicielle minimale 1 • Microsoft Windows XP Professional • Microsoft Windows 2003 Server • Microsoft Windows Vista Business Edition • Microsoft Windows Vista Enterprise Edition • Microsoft Windows 2008 • Microsoft Windows 7 2

1 La configuration requise par eCopy ShareScan Office sur des périphériques incorporés ou intégrés peut varier selon la configuration du périphérique. Veuillez contacter Nuance pour obtenir plus d’informations.

2

Périphériques incorporés uniquement

La configuration requise varie pour chaque connecteur et module d'extension eCopy complémentaire. Pour connaître la configuration requise par chacun d'entre eux, consultez leur fiche technique ou rendez-vous sur : www.nuance.com

NUANCE COMMUNICATIONS, INC.

eCopy Barcode Recognition Extender

System Requirements• eCopy ShareScan 5.0 or later

• Windows 2000, Windows XP, Windows 2003 Server

• 10 MB of free disk space

• Other system requirements as specified for eCopy ShareScan 5.0 or later

COMPATIBILITY

• All Connectors written for eCopy ShareScan 5.0 or later

For more information on the full portfolio of eCopy products, go to: www.ecopy.com

AUTOMATE ROUTINE, ERROR-PRONE TASKS

Business need Features/benefits

Cost reduction Streamline document processing and organization by automatically filing scanned documents in network folders. If the folder does not exist, the service can create one on the fly.

Improved productivity Pre-defined rules save time and enforce filing and naming conventions by automatically separating pages from batches of paper documents directly into discretely-named electronic document files based on identifying barcodes, barcode types, barcoded text strings, blank pages, dates, and page counts.

Simplified processes Modular service design integrated into the workflow of eCopy ShareScan working in concert with eCopy or third-party Connectors right at the device, enables office workers to perform scanning tasks easily with a single button.

Seamless workflow integration

Barcode data published to eCopy Quick Connect™ automatically indexes the document with an XML file and distributes to Quick Connect destinations.

Reduced data entry errors Extender can be configured to write XML and CSV index files containing the metadata, e.g., date, time, file path, and barcode values.

Index legal matter quickly Law firms and legal departments can further streamline document management and distribution by automatically capturing Client ID, Matter ID, and Billing Codes from barcodes and passing the index values to eCopy Connectors for Interwoven Worksite, Open Text Livelink eDOCS DM, and Captaris RightFax.

Batch scanning Barcode recognition streamlines scanning for consistent and error-free batch processing. Using all common barcode fonts, the Barcode Recognition Extender automatically splits scanned files into separate files, using barcodes to identify the beginning of a new file. Barcodes can be on existing pages or on separate barcode cover pages and can be read anywhere on any page.

© 1995–2010 Nuance Communications, Inc. All rights reserved. Nuance, the Nuance logo and eCopy are trademarks orregistered trademarks of Nuance Communications, Inc. and/or its affiliates in the United States and/or other countries.

Extend the value of imageRUNNER ADVANCE technology with eCopy document imaging solutions

advancing business

SOFTWARE SOLUTIONS

paper-to-digital document workflow

dynamic document distribution

business process integration

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eCopy ShareScanMinimum System Requirements for eCopy ShareScan for MEAP

Supported OS: Windows Vista® (Business and Enterprise Editions), Windows® XP/2003/2000

Processor: Intel® Pentium® PC(2.0GHz)

Memory: 512MB Memory (recommended)

eCopy Connectors and ServicesSystem requirements differ for each Connector and Service. Please find individual requirements on their respective data sheets.

eCopy Supported DevicesFor a full list of supported Canon devices, please visit www.ecopy.com.

eCopy PaperWorks Minimum System Requirements

Supported OS: Microsoft Windows Vista x86 (32-bit) (Business and Enterprise Editions), or Microsoft Windows XP with latest service pack, or Windows 2003 Server with latest service pack

Processor: Intel Pentium based PC or equivalent recommended; 800MHz processor for Windows Vista; 300MHz processor for Windows XP and Windows 2003

Memory: 512MB RAM and 500MB free disk space recommended for Windows Vista; 512MB RAM (for color images), 256MB RAM (for B/W images), and 500MB free disk space recommended for Windows XP and Windows 2003

1-800-OK-CANONwww.canon.ca

eCopy, the eCopy logo, eCopy PaperWorks, eCopy ShareScan Essentials, eCopy ShareScan Suite, eCopy ScanStation, and eCopy Quick Connect are trademarks of eCopy, Inc. ShareScan is a registered trademark of eCopy, Inc. CANON, IMAGERUNNER, and MEAP are registered trademarks of Canon Inc. in the United States and may also be registered trademarks or trademarks in other countries. IMAGEANYWARE is a trademark of Canon. All other referenced product names and marks are trademarks of their respective owners and are hereby acknowledged. Specifications and availability subject to change without notice.

©2009 eCopy, Inc.©2009 Canon U.S.A., Inc. All rights reserved.

ShareScan Essentials ShareScan Suite

Desktop/Network Folder Connector ✔ ✔

Mail via Exchange Connector ✔ ✔

Mail via Notes Connector ✔ ✔

Mail via SMTP Connector ✔ ✔

Fax via Mail Connector ✔ ✔

RightFax Connector + ✔

Quick Connect + ✔

SharePoint Connector + ✔

eDOCS DM Connector + ✔

iManage Worksite Connector + ✔

Documentum Connector + ✔

Livelink ECM Connector + ✔

imageWARE Connector + ✔

Bates Numbering Service + ✔

Cost Recovery Service + ✔

Barcode Recognition Service + +

Image Enhancement Service + +

eCopy PaperWorks One Seat Included Ten Seats Included

✔= included+ = optional Connector/Service available at additional cost

Note: Additional Services and Connectors to business applications are available by third-party developers.

System Requirements

eCopy ShareScan Feature Comparison