Oak Flats Bowling & Recreation Club 

  

Sustainability Report 2015‐16                

July 2015 – June 2016   

2  

1.   Strategy and Analysis  

The  principal  activities  of  Oak  Flats  Bowling  &  Recreation  Club  are provided for the benefit of its members. The Club has a strategic focus centred on People, Planet and Profit, a charter to reduce the ecological footprint of the Club, meet community  and  social  expectations  and  to  ensure  the  financial  viability  of  the  asset.  Oak  Flats Bowling & Recreation Club  is committed  to  the  long  term sustainability and  longevity of  the asset and brand.   With reference to these areas the Club will focus to: 

Commit  to  the betterment and wellbeing of our  staff, our members and our community (our People); 

Commit  to  real and meaningful  initiatives  to  reduce our environmental  footprint  to zero (our Planet);  

Ensure  the  long  term commitment  to  the  financial sustainability and viability of our Club (our Profit). 

 Our mission  is  to  create  an  environment  that  ensures our people  are happy, our  environment  is healthy and unaffected by our presence and our Club is financially secure. Long term, the Club aims at continued application of the Principles of Good Corporate Governance; and to maintain relevance for the long term sustainability of the Club in our Community. To achieve the above objectives, Oak Flats Bowling & Recreation Club employs three key strategies. Firstly, through the education of the Board and Management on the Principles of Good Corporate Governance and the implementation of strategies derived from these principles. Secondly, by  investing  in educating key personnel and the Board to ensure the Board  is exercising their duties  in a responsible and ethical manner and  in the best interests of the Club as a whole. Lastly, by maintaining and nurturing a Club culture focused on the Club’s customers, staff and community.   As  a  good  corporate  citizen,  Oak  Flats  Bowling  &  Recreation  Club  is  proud  to  provide  alcohol products and gaming entertainment  to adults  in a  responsible manner with  strategies  focused on zero  tolerance  and  harm minimisation  for  our  community.  The  benefits  of  our  presence  include sponsorship  to  local sporting  teams and clubs, considerable employment of  local citizens, and  the substantial purchase of supplies at a local, state and national level. This contributes to the economic prosperity of our community and in turn provides essential social fabric for our community, creating a social hub for residents.   As a Club  it  is also  important to understand the nature of our business and the environmental and social ties that are  inherent  in our business operations. At Oak Flats Bowling & Recreation Club we recognise that some of our products and services have the potential to cause harm if it is abused or misused. Consequently we believe it is our social and corporate responsibility to mitigate the impact of  our  social  and  physical  environment  by  implementing  long  term  goals which  aim  at  reducing potential harm and provide long term positive outcomes for our community.    

3  

As  a member  owned  asset, Oak  Flats  Bowling &  Recreation  Club  is  influenced  by  the  needs  and priorities of its community whose expectations call for the Club be a good corporate citizen. Society’s concern about the potential  impact of by‐products associated with clubs  led to the development of the Club’s goal to become more socially and environmentally sustainable.  Oak Flats Bowling and Recreation Club have the strategic focus of People, Planet and Profit, a charter to  reduce  the  ecological  footprint  of  the  Club, meet  community  expectations  and  to  effectively increase the bottom line in the process. 2.   Organisational Profile  Oak Flats Bowling and Recreation Club is a not for profit medium‐sized Club located on the corner of David Avenue and Kingston Street, Oak Flats, in the Illawarra region of New South Wales.   The Club’s facilities include 130 gaming machines, a 200 seat brassiere, 70 seat café and pizza bar, 2 function  rooms, 3 bowling greens and access  to numerous sporting opportunities. The Club boasts 10,232 members and approximately 265,000 visitors per annum.  Oak Flats Bowling and Recreation Club is a community club and focal point in the village of Oak Flats for  recreational  and  sporting  facilities.  The  Club’s  commitment  to  its  community  covers  a  wide variety of activities including sporting, educational and charitable organisations.  The principal activity of the organisation during the financial year was that of a licensed bowling and recreational Club in accordance with its objectives and for the benefit of its members.  In addition, Oak Flats Bowling and Recreation Club own and operate the Illawarra Yacht Club.  The Illawarra Yacht Club is located on 1 Northcliffe Drive, Warrawong, in the Illawarra region of New South Wales.   The Club’s facilities include 96 gaming machines, a 424 seat brassiere, 600 person function room and access  to  numerous  sporting  opportunities.  The  Club  boasts  7,379 members  and  approximately 285,000 visitors per annum.  As of 30 June 2016, the Club employed 100 people across both venues.  Oak Flats Bowling & Recreation Club is registered as a non‐for‐profit Club and incorporated under the Corporations  Act  2001.  Pursuant  to  the  requirements  under  the  Registered  Clubs  Act,  registered clubs  are  non‐for‐profit,  such  that  all  profits  generated  are  reinvested  back  into  club  facilities, community development projects, charity and sporting organisations.  The Board are the custodians of the Club and are responsible for the decision making process and the affairs of  the Club and  its property. Profits generated by Oak Flats Bowling & Recreation Club are managed by the Board of Directors. 

4  

The Club endeavours to provide a leadership role within the Club Industry, engaging with staff, local business  and  the  community  to  fulfil  sustainability  initiatives  that  align with  the Club’s  vision  and goals.  The  Club  demonstrates  continual  improvement  and  has  set  the  standard  for  industry  best practise,  exceeding  the  scope  of  normal  Club  operations  and  going  beyond  what  would  be considered the standard charter for a small to medium sized business.  Oak Flats Bowling & Recreation Club does not currently belong to joint ventures, nor does it operate any  companies  or  subsidiaries.  The  Club  does  own  three  properties  at  9,  11  and  13  Devonshire Crescent in Oak Flats; however it does not have operational control over these properties as they are leased out to private tenants.  As per the 2015‐16 Annual Report & Financial accounts, the net revenues for the 2015‐16 reporting period were $13,625,284.  

3. Report Parameters  

Report Profile  This Sustainability Report  is  the Club’s  integrated annual sustainability  report and has adopted  the Global Reporting  Initiative  framework  for  its development. The 2015‐16 report has been prepared  in accordance with the requirements of the G4 ‘in accordance’ – Core framework.  The report encompasses the 2015‐16 financial, social and environmental performance of the Club.  While modes of engagement with  the Clubs various stakeholder groups differ,  the adoption of  the GRI  Reporting  Framework  has  been  in  the  interests  of  delivering  a  common  point  of  annual sustainability  reporting  that  is  comparable  to  previous  annual  reports,  and  indeed  other organisations reporting under GRI.  The Club’s Sustainability Team  is primarily  responsible  for preparation of  the annual Sustainability Report. Subsequent reports will  include formal consultation with stakeholders, to  improve the flow of  sustainability  information,  and  ensure  a  platform  for  effective  communication  regarding  the report  and  its  contents.  In  relation  to  the  2015‐16  sustainability  report,  Anissa  Taylor  is  the designated contact within the Club.  The  Club  has  not  sought  external  assurance  for  the  report  however  the  Club  intends  to  attain external assurance during the 2016‐17 reporting period.  Report Scope and Boundary  The establishment of a reporting boundary for the Club’s Sustainability Report has been determined by identifying and rationalising assets and processes for which the Club has operational control. Assets owned by  the Club  that reside beyond  the scope and control of daily operational processes have been excluded from this report. Most notably they include the following assets: 

5  

Residential House – 9 Devonshire Crescent, Oak Flats  Residential House – 11 Devonshire Crescent, Oak Flats   Residential House – 13 Devonshire Crescent, Oak Flats 

All  the  economic,  environmental  and  social outcomes of  the 2015‐16  reporting  year  refer  to Oak Flats Bowling & Recreation Club and the Illawarra Yacht Club as a combined entity, unless otherwise stated.  Sustainability  reporting  however must  recognise  that  an  organisation’s  economic,  environmental, and social  impacts occur as a result of, and are  linked to, activities  involving a complex network of entities in its value chain.  4.  Governance, Commitments and Engagement  The Board of Directors  The Board of Directors is the highest governing body within the organisation and comprised of eight Directors:  Kevin  Grainger,  George  Cowling,  John  Noble,  Leanne  Smith,  Don  Ryman,  Phil  Buckley, Peter Mead and Jessie Pill.  Matt OHara, the Club’s Chief Executive Officer also attends meetings, however has no voting rights for Board related functions.  Two of the eight Directors hold an official position within the Board. These positions include:  

1x Chairman  1 x Vice Chairman 

The Board of Oak Flats Bowling & Recreation Club  is one Board  for  the  purpose  of  the  governance  of  the  Club. There are no executive members of  the Board as  this  is not  permitted  under  the  Registered  Clubs  Act  and  the Clubs Constitution.   Figure 1 shows a breakdown of  the Board by gender. All members of  the Board of Directors are above  the age of 50, except for one. No members of the Board are known to belong  to a minority group  such as disabled persons, religious minorities or  low  income persons, however one Director has an indiginous cultural background.  Pursuant to the Registered Clubs Act and the Clubs Constitution, 7 Board members must be elected from a database of members of the Men’s and Women’s Bowls Club. One Board Member, Jessie Pill is  appointed  by  the  Board  under  the  Registered  Clubs  Act  and  as  such  is  considered  to  be  an independent Director. 

25%

75%

Figure 1: Board of Directors by Gender

Women

Men

6  

The Board chose to appoint a Director in the interests of good succession planning and to fulfil a gap in  the  financial skills of  the current Board. The Board advertised  for suitably qualified persons and were particularly interested in applicants that would address the gender and age bias of the Board.  Board Committees  There are six Committees operated by the Board: 

Audit Risk and Finance Committee   Sustainability Committee  Disciplinary Committee  Corporate Governance Committee  Bowls Committee  Illawarra Yacht Club Advisory Committee  

Audit Risk and Finance Committee 

Director  John  Noble  is  the  Chairman  of  this  Committee.  CEO Matt  O’Hara  is  a member  of  this Committee also. The principal role of the Audit Risk & Finance Committee is that of review, oversight and monitoring of  the activities of Oak Flats Bowling & Recreation Club. The Audit Risk & Finance Committee ensures the recommendations of the ASX principles of Good Corporate Governance, as adopted for Oak Flats Bowling & Recreation Club, are observed and practised by management.  Sustainability Committee 

Director  Phil  Buckley  is  the  Chairman  of  the  Sustainability  Committee.  The  principal  role  of  the Sustainability Committee is that of review, oversight and monitoring of the sustainability activities of Oak Flats Bowling & Recreation Club. The overarching strategy of the Sustainability Committee is to encourage  staff, members  and  the  community  to  become  environmental  champions  through  the development of value based initiatives and training specific to sustainability objectives of the Club.  Disciplinary Committee 

Director George Cowling is the Chairman of the Disciplinary Committee. The Board has an obligation to  afford members  the  right  to natural  justice whilst  at  the  same  time  ensuring  the  standards of behaviour  required are upheld and  the provisions of  the Responsible Service of Alcohol  (RSA) are enforced. The Disciplinary Committee makes determinations and  issues penalties on behalf of  the Board on all disciplinary matters.   Corporate Governance Committee  

Director  Don  Ryman  is  the  Chairman  of  the  Corporate  Governance  Committee.  The  role  of  the Corporate Governance Committee  is  to ensure  the Board and Management are actively practicing the ASX Principles of Good Corporate Governance and ClubsNSW Corporate Governance Framework, and to report findings to Club members. This committee also considers Constitutional changes to the Club rules.  

7  

Bowls Committee 

Director Peter Mead  is the Chairman of the Bowls Committee. The Bowls Committee  is responsible for  all Bowls matters  in  the Club  including  the Bowls Budget,  the  coordination  and promotion of social events and tournaments, as well as Bowls membership and all communications.   Illawarra Yacht Club Advisory Committee  

Matt O’Hara and Kevin Grainger are members of this committee, which has been established to act as a key link with the Yacht Club members to ensure the Board is considerate of members needs at the  Yacht  Club. Other  duties  include  the monitoring  of  Sub  club  groups,  oversight  of  the  Sailing activities, recommending to the Board approval of all sporting and community group grant funding, and new member applications. 

  

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Figure 2: Composition of the Board of Directors and its Committees 

Kevin Grainger Chairman 

 

Board of Directors 

Audit Risk & Finance 

Committee 

Bowls Committee 

Corporate Governance Committee 

Disciplinary Committee 

Sustainability Committee 

IYC Advisory Committee 

Don Ryman Vice 

Chairman

Phil Buckley 

John Noble 

Jesse Pill 

George Cowling 

Peter Mead 

Leanne Smith 

Kevin Grainger 

Phil Buckley 

John Noble Chairman 

Jesse Pill 

John Noble 

Peter Mead 

Leanne Smith 

Kevin Grainger 

John Noble 

Don Ryman Chairman 

Leanne Smith  Leanne Smith 

George Cowling Chairman 

Don Ryman 

Peter Mead 

Phil Buckley Chairman 

Kevin Grainger 

Leanne Smith 

Peter Mead Chairman 

8  

The Directors are the first port of call for members who wish to have an  item addressed. Members may pass on an item to a Director, or to the Club for consideration at monthly Board meetings. This is included in monthly Board minutes under section 3.2 Correspondence.  Members also have the right to put  forward a  resolution  for  consideration by  the Board;  the Board has  the authority  to either allow or deny the resolution to be put before the members for voting at a general meeting.  Members also have  legislative processes  in place under  the Corporations Act 2001. Many of  these requirements are echoed  in the Constitution of Oak Flats Bowling & Recreation Club. These  include the  right of members  (at  least 5%  support  required)  to  call  additional meetings. Under  the Clubs Constitution  two quarterly meetings  and one AGM  are held  each  year. Members  are  required  to submit questions they would like to ask at least 14 days prior to the meeting.   There  are  many  opportunities  for  management  to  discuss  concerns  with  the  CEO  and  to  relay employee updates. Managers meet with the CEO bi‐monthly to discuss business, strategic planning, risks  and  other  matters  concerning  the  operations  of  the  Club.  Additionally,  staff  management meetings are held weekly  to discuss  safety and  risk  issues as well as other  items. These meetings ensure that all key management staff are up to date and informed about the operations of the Club.   Staff members themselves may address complaints or grievances to either the Operations Manager or  to  the CEO directly. There are  formal policies on both Grievances and Communication  to assist with these procedures. The Communications Policy outlines the procedures an employee may take should they wish to communicate information of either a personal/sensitive nature, or with regards to Club operations. The Grievance Policy outlines the mechanisms for employees to make complaints and the stages a complaint should move through the hierarchy.   In addition  to Board meetings,  the CEO and Board  remain  informed  through Committee meetings. During  the  2015‐16  financial  year,  34 meetings  of  Directors were  held,  including  committees  of Directors  (as  stated  in  the  Annual  Report).  These  provide  for  Directors  and  the  CEO  to  remain informed on all operations of the Club.   Club Secretary  Matthew O’Hara has worked  in  the Club  industry  for 23 years,  fourteen years of which have been with the Oak Flats Bowling and Recreation Club. Matthew O’Hara is the Clubs NSW State Councillor for the Illawarra Shoalhaven region and a member of the CMA (Club Managers Association).   Matthew  O’Hara  also  holds  a  Bachelor  of  Business  in  Club  Management  from  Southern  Cross University,  an  Executive  Certificate  in  Event Management,  an  Executive  Certificate  in  Corporate Governance and an  Industry Diploma  in Property Development. Matthew O’Hara  is also CEO of the Club.     

9  

Figure 4: Employee Type Distribution 

Fulltime20%

Part Time62%

Casual18%

Figure 5: Employee Age Distribution  

35%

16%

21%

19%

9%

18‐2930‐3940‐4950‐59>59

Staff  Oak Flats Bowling & Recreation Club employed a total of 141 staff during the reporting period, 100 of which remained employed at the end of the reporting period. This is an increase of 7 staff (8%) to the staff base compared to the 2014‐15 reporting period. The breakdown of employees by employment type and gender is shown in Figure 3.  All Senior Management within the organisation have been hired from the  local community. On the 18th of December 2014 the Club entered  into an Enterprise Agreement and transitioned all staff to the new agreement immediately.  2 staff members remain on an executive enterprise agreement.  

2014‐15  Combined  Male  Female  % Male  % Female 

Full Time  19  7  12  37  63 

Part Time  57  12  45  21  79 

Casual  17  9  8  53  47 

Total  93  28  65  30  70 

2015‐16  Combined  Male  Female  % Male  % Female 

Full Time  17  8  9  47  53 

Part Time  51  10  41  20  80 

Casual  32  15  17  47  53 

Total  100  33  67  33  67 

Movement  +7  +5  +2  +18%  3%  

Figure 3: Employees by Employee Type and Gender 

The turnover rate of staff across all three (3) employment types was 29%. Staff turnover was greatest amongst part‐time employees, contributing to 48% of the total turnover rate.  The Club employs staff from a broad range of age groups, with the majority represented by the 18‐29 year  age  bracket.  The  distribution  of  staff  age  groups  remained  relatively  unchanged  from  the previous reporting period. 

 

 

 

 

 

 

 

 

10  

Organisational Structure  The organisational structure of Oak Flats Bowling & Recreation Club, including the Illawarra Yacht Club, consists of the following core functional areas: 

Honorarium (Directors)        Gaming   Executive Team          Catering  Management            Beverage  Greens            Administration 

 

   

 Figure 6: Organisational Structure 

  

Board of Directors (currently 8 honorarium) 

Chief Executive Officer  Executive Assistant Advisory Committee 

Finance Executive 

Manager of Operations OFBRC 

HR Manager Green Keeper Venue Manager IYC 

Junior Operations Manager 

Head Chef IYC Marketing & 

Comm. Relations Coordinator 

Head Chef OFBRC 

Administration Staff 

Bowls Administration Supervisors IYC 

Supervisors OFBRC 

Operational staff: Gaming, greens, maintenance, catering, beverage,  courtesy bus, bingo, reception 

 

11  

0

500

1000

1500

2000

0‐17 18‐29 30‐39 40‐49 50‐59 60‐69 70‐79 80+

Males

Females

Members  The Clubs combined 17,611 members, represent patronage from all age groups. As at June 2016 the Club’s largest age groups are shared evenly between the 50‐59 year‐olds and the 60‐69 years‐old age bracket (20% of total membership each); while it’s smallest membership is from the over 80 year olds age group (6% of total membership).   Membership decreased by approximately 2% compared to the previous reporting period at both Oak Flats Bowling & Recreation Club and the Illawarra Yacht Club, a trend consistent with all age groups.   

Figure 7: Member Age Bracket Distribution 

Figure 8  indicates  the  residential  location of members at Oak Flats Bowling & Recreation Club and Figure 9 depicts  the  residential  location of members at  the  Illawarra Yacht Club. Member  location data has been kept separate due to the geographical locations of each club.  

 Figure 8: Member Residential Distribution by Post Code (Oak Flats Bowling & Recreation Club) 

0

500

1000

1500

2000

2500

3000

2529 2528 2527 2530 2533 2502

Males

Females

12  

Approximately 47% of the patronage of Oak Flats Bowing & Recreation Club is from the Oak Flats and Shellharbour area, with the combined surrounding suburbs (such as Lake Illawarra and Albion Park) also contributing approximately 46% of this total membership figure.  

 Figure 9: Member Residential Distribution by Post Code (Illawarra Yacht Club) 

 Almost 39% of  the patronage of  the  Illawarra Yacht Club  is  from  the Warrawong and Lake Heights area.                     

0

500

1000

1500

2000

2502 2506 2530 2528 2529 2527 2526 2505

Males

Females

13  

Community  Oak  Flats  Bowling  &  Recreation  Club  is  committed  to  supporting  local  community  groups  and businesses.  The  Board  have  adopted  a  community  engagement  charter  which  encompasses community donations and club grant commitments, within which  is a commitment  to donate 30% higher than required for Category 1 and 2 of the ClubGRANTS Program. This has been achieved as a result  of  the  Club  developing  an  additional  category,  referred  to  as  Category  4,  designed  to encourage diversity in community support, and which specifically targets gambling / alcohol services, environmental sustainability and youth / school groups.  Oak Flats Bowling & Recreation Club donated a  total of $174,015 during  the 2014‐15 Club Grants funding period, which was $45,887 (36%) above the Clubs statutory obligation.  The Club is home to many community groups who use the facilities for their meetings free of charge, including  having  their meals  subsidised.  Local  schools  utilise  the  Club’s  courtesy  bus,  for  school excursions and sporting events.   Both Clubs collectively contributed 2,979 hours of volunteer time in the last 12 months, towards Illawarra Yacht Club Sailing events, and initiatives such as participating in The Relay for Life, and the Greenacres M2M Challenge which saw 17 staff members participate and support the Oak Flats Bowling & Recreation Club team to be the events highest fundraising team with $12,357.29. Matt O’Hara was the second highest fundraiser, raising a massive $8,543.25 for Greenacres Disability Services. 

Figure 10. Greenacres Mountain to Mountain Challenge 2016 

14  

Stakeholder Engagement  

The Club  recognises an opportunity exists  to  raise awareness and educate staff, members and  the community about  the benefits of operating  sustainably, and  the Club has an obligation  to  lead by example.    To  this  end,  due  diligence  has  been  exercised  in  preparing  this  report  to  ensure  that accuracy,  transparency  and  accountability  transpire  and  offer  stakeholders  a  clear  and  concise overview of the Clubs operations.  A diverse group of stakeholders have been identified as having a direct personal or financial interest in the Clubs operational status and may be summarised as follows. 

Employees  Members  Guests  Clubs and Industry governing bodies  Community groups   Sporting groups  Environmental groups  Schools  Suppliers  Local and State Government 

 Through the process of  identifying these groups, the Club will be better placed to engage and seek input from its stakeholders in the future, and ultimately provide a broader and more accepting range of services.   To date,  the  strategy of  engaging  staff  and  the  club  industry  in  sustainability has proven  to have delivered  the Club’s greatest  successes. Coupled with  regular education and  training,  the Club has experienced  a  cultural  shift  that  sees  staff  operate  in  ‘waste minimisation’ mode  and  gain  the confidence  to  offer  ideas  for  continual  improvement.  Furthermore,  they  are  ambassadors  for sustainability within the community and wider Club industry.  Sustainability engagement  strategies within  the organisation are driven by  the Club’s  ten‐member Sustainability Team, which is composed of staff members from across a broad range of functions.    An Employee Performance Agreement has been established  for  senior  staff, which  sets out  clear directives  for addressing sustainability and  is  in  turn reflective of  the Clubs Staff Engagement Plan (SEAP).   The Club has a number of programs focussing on staff engagement as part of the “Staff Wellness and Happiness Plan”, with an overarching  focus on  improving staff happiness and wellbeing within the workplace and their lives in general. These programs include:    

15  

Leadership  Matt O’Hara  represented Oak Flats Bowling Club at  the ClubsNSW conference  to  share  the Club’s sustainability  journey  in  the  broader  context  of  Corporate  Social  Responsibility  (CSR). Matt  is  a strong advocate  in supporting the Club  industry to become more and more aware of our collective efforts to the communities in which we live and the contributions we make. 

 Figure 11. Matt O’Hara presenting at the ClubsNSW Conference 2016 

 Staff Recognition Program  Staff are able to nominate each other for recognition of behaviours that go above and beyond the normal  requirements of  their  role. Staff who are  recognised  receive a certificate  signed by  senior management, and go into a monthly draw to receive a meat tray / fruit platter and vouchers for the club. In 2015‐16, 318 nominations were received as part of the Staff Recognition Program  Random Act of Kindness Program  All  staff  are  able  to  access  the  Random  Act  of  Kindness  Program  –  this  program  gives  staff  the opportunity  to  nominate  someone  that  they  know  in  the  community who  demonstrates  values aligned with those of the club for a random act of kindness. People who are nominated for a random act of kindness are given vouchers  for the club  if appropriate, or  they may receive another  item / voucher  to  assist  them.  People  can  be  nominated  into  1  of  4  categories,  including  tough  times, above and beyond, inspiration & courage and community service.  

16  

Social Club  Staff also have the opportunity to join a staff social club, whereby contributing $2 per week, staff are able to co‐contribute $25 per event for 4 events held across the year. In 2015‐16 events included:  

Attendance at Jamberoo Action Park family day  Attendance at T20 Big Bash League  Movie & Cocktail event  Movie Day at Gold Class Cinemas 

 

Years of Service Program 

The recognition of service program aims to recognise employee loyalty and commitment to the club, by  rewarding  employees  who  reach  10,  15  and  20  years  of  service  to  their  club.  Recipients  of Recognition awards will receive both a gift to reward them for their dedication, and also a “Years of Service”  pin  to  recognise  their  milestone.  During  the  reporting  period,  6  staff  members  were recognised for the Years of Service.   

10 Years of Service – 4 staff members (1 Male / 3 Female)  15 Years of Service – 1 staff member (Female)  25 Years of Service – 1 staff member (Female)                     

 Community Spirit – George Cowling, Finalist 2015 Daily Telegraph Pride of Australia Medal  

George  is a well  respected and  valued member of  the Oak  Flats  community,  volunteering  for  the Lysaghts Kids Christmas tree, coaching  junior rugby  league and cricket, serving on the Board of the Oak Flats Bowling and Recreation Club for 14 years and running a social bowls group called the ‘over 50s’ for the last 10 years. George was proudly nominated by Oak Flats Bowling and Recreation Club for the Daily Telegraph Pride of Australia Medal.  Staff Volunteer opportunities  In 2015‐16 staff have had the opportunity to participate  in regular  volunteering  and  charity  events.  These  have included:  

The Memory Walk and Jog for Alzheimer’s  Relay for Life  Vinnies CEO Sleepout  Greenacres Mountain to Mountain Challenge  National Tree Day  

                                                                                                                                      Figure 12: CEO Winter Sleep‐Out 2016 

   

17  

The Club’s Community Engagement Plan details the key initiatives to be undertaken by the Board and Management  to  ensure  the  Clubs  Community  Orientated  Values  are  demonstrated  and communicated  to  the  broader  community.  The  pursuit  of  excellence  in  community  engagement strategies  is aimed at contributing to the overarching achievement of the Clubs vision and mission. The Community Engagement Plan seeks to achieve the following five goals:  

1 Establish  a  policy  framework  and  guidelines  to  administer  the  Clubs  Community Engagement plan. 

2 To promote the values of Oak Flats Bowling & Recreation Club to the wider community and  increase  awareness  and  understanding  of  the  considerable  contribution  OFBRC makes to the social fabric of the region.  

3 Establish  links with Key Community  Stakeholders with  compatible Community  values, capable  of  partnering  with  Oak  Flats  Bowling  &  Recreation  to  achieve  the  positive community outcomes. 

4 Provide  opportunities  for  diversified  participation  in  the  grants  program  and  cross promotion with the Clubs Sustainability Plan and Staff Engagement Plan.  

5 To measure  the  key  areas of  the  community  engagement program  to determine  the communities’  perception  of  the  role  Oak  Flats  Bowling  &  Recreation  plays  in  the community.  

  The  Clubs  combined  17,611 members  are  engaged  through  a  quarterly  newsletter  and  the  Club periodically engages the community through the media.  The  Club  has  built  a  solid  reputation  within  the  club  industry  as  a  leading  practitioner  of sustainability, allowing sustainability to gain traction within other Clubs and see the industry shift and transform towards a new paradigm of management.   The  Club  highlights  successes  on  its  website  encouraging  other  businesses  to  be  proactive.  In addition,  the  Club  provides  site  tours  to  showcase what  is  possible  through  sustainable  business management. The webpage has been designed to be interactive by openly inviting enquiries and site tours as well as encouraging  feedback and  ideas on how  sustainability  can  continue  to  shape  the future of the Club http://www.ofbrc.com.au/index.php/page/sustainability_initiatives  Further learning, collaboration and knowledge share is taking place via the Club’s membership of the Illawarra Sustainable Clubs Alliance.       

18  

Supply Chain  The  Club  is  proactive  in  engaging  with  its  supply  chain  to  encourage  improved  sustainability performance  and  to  also  ensure  that  the  Club  aligns with  product  and  service  providers with  a similar regard for sustainability.  In  addition,  sustainability  is  a  key  criterion  in  the  Club’s  contract  tender  review  process,  being utilised to weigh up the recommendation of future suppliers.  The Clubs place a strong emphasis on buying local and using local suppliers. Of all purchases of goods and services, 61% was sourced within  the  Illawarra, 32%  in Sydney and collectively 93%  from within NSW. This is an increase up from 91% on the previous reporting period.  Awards & Recognition  George Cowling was recognized as a finalist for the Daily Telegraph Pride of Australia Medal.  

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

19  

5.  Performance Indicators 

Economic Performance 

Direct Economic Value Generated 

Net Revenue  $13,625,284

Economic Value Distributed 

Operating Costs  $6,714,227

Employee Benefits & Wages  $4,283,985

Payments to Providers of Capital  $182,173

Payments to Government: Tax / Excise / Levies  $2,098,649

Donations  $174,015

Economic Value Retained  $242,235 

Figure 13: Economic Value 

Neither Club received any government assistance during the reporting period.  

Environmental Performance  Energy Consumption – Direct    The  total  amount  of  gas  consumed  at Oak  Flats Bowling Club was 1,049,020 (1,049GJ), a decrease of  2%  on  the  previous  reporting  period. Collectively  the  Clubs  consumed  2,556,248MJ (2,556GJ) of gas, an  increase of 19%, though only a 10%  increase  if expressed per patron  (4.6MJ  / patron).  Energy Consumption – Indirect  The total amount of electricity consumed at Oak Flats Bowling Club was 1,001,667kWh (3,606GJ), an increase  of  1%  on  the  previous  reporting  period.  Collectively  the  Clubs  consumed  1,641,649kWh (5,909GJ) of electricity, a collective  increase of 0.7%, though a 6% decrease  if expressed per patron (3kWh / patron).  Energy Savings  A number of refrigeration and air conditioning plant were upgraded during the reporting period at the Illawarra Yacht Club, with a focus upon energy efficiency and removal of R22 refrigerant during the purchase of new plant. 

70%

30%

Electricity

Gas

Figure 14: Gas vs. Electricity

20  

The  Club  did  not  generate  nor  purchase  any  renewable  energy  within  the  reporting  period. Alternatively, the Club engaged a carbon emissions specialist to quantify and verify greenhouse gas emissions associated with the Clubs operations, so as to continue the Club’s Carbon Off‐Set Program for the fifth year running.  

Water Consumption  

The total amount of potable water consumed at Oak Flats Bowling Club during the reporting period was  3,660kL  (3,660m³),  an  increase  of  4%  on  the  previous  reporting  year,  a  factor  that may  be attributed  to  the  replacement of  the  synthetic bowling green  in May 2015 with a  traditional grass green. Collectively,  the Clubs  consumed 8,345kL  (8,345m³) of water, an  increase of 14% upon  the previous reporting period, however only a 7% increase if expressed per patron (15L / patron)  

Water Savings  

Oak Flats Bowling & Recreation Club currently has 185,000L of rainwater harvesting capacity installed across seven strategically placed tanks. Water from these tanks are utilised for the irrigation of two bowling greens and landscaping, all toilet and urinal flushing requirements of the Club, as well as for the washing machines. An additional 412kL of water was consumed from captured rainwater tanks, constituting 10% of total water consumed on site.  

Biodiversity  

Oak  Flats  Bowling  &  Recreation  Club  is  a  committed  supporter  of  National  Tree  Day.  The  Club donates their 20‐seat mini bus to transport volunteers and school students, and staff also volunteer and get involved on an annual basis to revegetate grassed areas within Blackbutt Forest Reserve. 

 Figure 15: Staff Volunteering for National Tree Planting Day 

21  

Greenhouse Gas Emissions   Oak Flats Bowling and Recreation Club  continued  its  commitment  to be certified  carbon  neutral  through  the  process  of  calculating  emissions, undertaking  emissions  reduction measures  and  subsequently  offsetting remaining  emissions.  The  reporting  period  represents  the  fifth consecutive year that the club has off‐set emissions.   This commitment  is being made voluntarily  to reduce  impacts of climate change, meet community expectations and demonstrate leadership.  

In August 2012, the Club became the first club in Australia to be certified Carbon Neutral, under the National Carbon Offset Standard (NCOS), by Low Carbon Australia. As a result, the club joined an exclusive group of approximately 30 Australian businesses certified as Carbon Neutral, under the NCOS, including Qantas, ANZ Bank and GPT Group.  Sustainable Business Consulting was again engaged to determine the organisational and operational boundary of Oak Flats Bowling & Recreation Club and the Illawarra Yacht Club and to calculate the inventory.  This inventory has been prepared based on the Australian National Carbon Offset Standard (NCOS) and was developed in accordance with the general principles of: 

The Greenhouse Gas Protocol, A Corporate Accounting and Reporting Standard developed by the World Business Council for Sustainable Development (GHG Protocol); 

GHG Protocol: Corporate Value Chain (Scope 3) Accounting and Reporting Standard.  The Clubs  followed  the operational  control approach  for  consolidating GHG emissions  throughout the organisation, as defined by the GHG Protocol. The boundary for the reporting of scope 1, 2 and 3 carbon emissions are the club facilities only. This covers the clubhouse and bowling greens located at 1 Kingston Street, Oak Flats and the Club venue and Yacht Shop at 1 Northcliffe Drive, Warrawong.  

The operational boundary includes: 

Transport emissions (plus upstream transport emissions)  Stationary energy emissions (plus upstream emissions)  Refrigerant loss (including both HFCs and CFCs)  Electricity consumption (including upstream emissions)  Scope 3 emissions from business travel, waste, paper and employee commuting 

 

Excluded are emission sources deemed either to be outside of Oak Flats Bowling & Recreation Club’s and  the  Illawarra Yacht Club’s operational  control, or being  immaterial  in  comparison  to  the  total footprint, including: 

Residential properties  Vehicle HFC leakage (immaterial)  Courier services  Embedded emissions in food and beverage purchases  Business travel accommodation (immaterial) 

22  

Scope  Emission source  OFBRC: t CO2‐e IYC: 

t CO2‐e TOTAL: t CO2‐e 

1  E10 and unleaded petrol for company vehicles & rescue boats  2.62  10.12  12.74 

1  Diesel for courtesy buses and company vehicle  18.31  0.48  18.79 

1  E10 and unleaded petrol for Greens equipment (stationary fuel)  0.92  0  0.92 

1  LPG  0  0  0 

1  Natural gas  54.06  77.67  131.73 

1  Leakage of refrigerants  50.12  58.69  108.81 

   Subtotal Scope 1  126.02  146.96  272.99 

2  Purchased electricity  841.40  537.59  1,378.99 

   Subtotal Scope 2  841.40  537.59  1,378.99 

3  E10 and unleaded petrol extraction and transport  0.14  0.54  0.68 

3  Diesel extraction and transport  0.93  0.02  0.95 

3  E10 and unleaded petrol extraction and transport ‐ stationary  0.05  0  0.05 

3  LPG extraction and transport  0  0  0 

3  Natural gas extraction and transport  13.43  19.29  32.72 

3  Electricity consumption for street lights at Illawarra Yacht Club  0  9.25  9.25 

3  Extraction, transport, transmission & distribution losses for purchased electricity  120.20  76.80  197.00 

3  Air travel  10.60  0  10.60 

3  Waste going to landfill  42.13  57.78  99.91 

3  Green waste  0.08  0  0.08 

3  Purchased paper  0.90  0.01  0.91 

3  Employees commuting  51.51  36.15  87.66 

3  Purchased water  0.86  1.10  1.96 

   Subtotal Scope 3  240.83  200.95  441.77 

Total carbon footprint in tonnes CO2‐e  1,208.24  885.49  2,093.74 

Figure 16: Greenhouse Gas Emissions 2015‐16 

Emissions  factors  for  Scope  2  and  3  emissions  have  been  derived  from  National  Greenhouse Accounts  Factors, dated August 2016.  This publication  incorporates  the updated Global Warming Potentials (GWPs) adopted by the Parties to the UN Framework Convention on Climate Change and its  Kyoto  Protocol,  and  reflects  GWP  values  contained  in  the  Fourth  Assessment  Report  of  the Intergovernmental Panel on Climate Change (IPCC).  The emission  factor  for water has been  sourced  from  the National Performance Report  for urban water utilities, the emission factor for paper has been sourced from EPA Victoria and the emission factor for air travel has been sourced from DEFRA, UK.  

 

23  

Oak  Flats  Bowling &  Recreation  Club’s  total  carbon  footprint  has  been  calculated  to  be  1,208.24 tonnes CO2‐e, consisting of  the Scope 1, Scope 2 and Scope 3 emissions outlined  in  figure 14, and represents a consistent generation to the 2012‐13 baseline GHG emissions reporting year. The total emissions  for both Club’s  total carbon  footprint has been  calculated  to be 2,093.74  tonnes CO2‐e, consisting of the Scope 1, Scope 2 and Scope 3 emissions outlined in figure 14, and represents a 1% increase on the previous reporting period.  

Oak Flats Bowling & Recreation Club  is a member of  the  Carbon  Trade  Exchange  and  it  is  through this  platform  the  Club  purchases  carbon  credits which have received a high level of verification and accreditation. The current portfolio  includes a mix of  credits  from  a  variety  of  projects  including several  from  Australia,  New  Zealand,  India  and America.   The  Club  purchased  an  additional  10%  of  carbon credits  of  all  scope  3  emissions  to  allow  for  a margin of error in calculations.  

All  credits  purchased  are  for  the  purpose  of offsetting  carbon  produced  in  the  2015‐16 financial  year.  As  such,  the  credits  are  retired shortly after purchase so that carbon neutrality can be claimed.   Oak Flats Bowling and Recreation Club and  the Illawarra  Yacht  Club  did  not  report  emissions under  the  National  Greenhouse  and  Energy Reporting  (NGER) Act  as  it  is not  a mandatory requirement.  The  Club  has  engaged  its  members  in  the carbon off‐set program by inviting the option of contributing  an  additional  $1  upon  their membership  renewal  fee,  with  the  Club  then contributing the balance of funds required for  the purchase of off‐sets.  During the reporting period, 95 Oak Flats Bowling & Recreation Club members and 123 Illawarra Yacht Club members took up the offer.     

13%

66%

21%

Figure 17: Total Carbon Emissions by Scope

Scope 1Emissions

Scope 2Emissions

Scope 3Emissions

66%

9%

6%

5%

5% 5% 2%

Electricity

Extraction &Transport

Gaseous Fuels

Staff Commute

Solid Waste

Refrigerants

Transport Fuels

Figure 18: Carbon Emmissions by Source

24  

Waste Management  The  total  amount  of  waste  generated  by  Oak  Flats  Bowling  &  Recreation  Club  equated  to approximately 501m³, noting that this volume assumes that all collection vessels were full at the time of collection and as such  is considered a potential maximum. This equates to a total waste volume decrease of 7% on the previous reporting period however the diversion rate was maintained at 54%. It should however be noted that 100% of food waste at the Club is processed on site and hence the diversion rate can be considered as a minimum.   The Club has a population of 15 chickens on site that consume a portion of food waste produced at the Club, while the remaining volume of food waste is collected via Council’s FoGo collection service.  The  total  amount  of  waste  generated  by  the Illawarra  Yacht Club  equated  to  approximately 763m³, noting that this volume assumes that all collection  vessels  were  full  at  the  time  of collection and as such  is considered a potential maximum. This equates to a total waste volume increase  of  42%  on  the  previous  reporting period.  The  diversion  rate  however  increased from 42% to 58% during the reporting period.  Collectively  the  Club’s  disposed  of  550m³  of general mixed waste  to  landfill,  an  increase of 2%, despite a 42% increase in total waste at the Illawarra Yacht Club.  Much of this increased waste diversion can be attributed to the Club’s participation in the NSW EPA Bin  Trim Program. With  regard  to  the  Illawarra  Yacht Club,  the Pulp Master  system was  installed within the kitchen area to macerate and pump all food waste to a holding tank ready for collection and application to nitrify agricultural land.  During the recent renovations of the  Illawarra Yacht Club, waste materials generated by the works were sorted and recycled,  the carpet  tiles were re‐used, and bricks were sourced  for re‐use  in  the construction of the café area.   Environmental Protection Expenditure & Investments  Coupled  with  dedication  from  the  Board  of  Directors  and  Management  team,  the  Club  has established a number of  investment and expenditure streams to support environmental protection, and  which  ultimately  demonstrate  the  Clubs  on‐going  commitment  to  improved  sustainability performance and the long term delivery of sustainability outcomes. 

51%

28%

21%

General Waste

Cardboard

Recycling

Figure 19: Collective Waste Stream 2015‐16

25  

Furthermore, data on environmental performance measured against environmental mitigation and protection  expenditures offers  insights  into how  effectively  the organisation  is using  resources  to improve performance.  

Area of Expenditure  Expenditure 

Waste disposal  $32,872.41

Purchase and use of emissions certificates +  $5,000.00

External services for environmental management  $18,790.39

Staff training^  $41,755.16

Projects*  $7,591.47

TOTAL  $106,009.43 

+ At the time of printing the credits purchase price for 2015‐16 was estimated ^ Expenditure within this sub‐category is for all areas of staff training, not just environmental protection and investment * The Projects sub‐category relates to capital expenditure 

Figure 20: Environmental Protection and Investment Expenditure 

The Club has engaged external consultants, including Rana Environmental, to maintain guidance and momentum towards added achievements in sustainability. 

While  the  efforts  of  the  Club  to  reduce  resource  consumption  and waste  generation,  and more broadly  to  improve  sustainability performance, are well  recognised as  leading  the Club  industry  in NSW, efficiency  indicators, such as consumption per patron, have yet  to be  formally benchmarked against other Clubs. 

 

Social Performance  

Employment Category 

Basic Salary Ratio Male vs. Female Employment Type Ratio Male vs. 

Female 

Full Time  1.3:1  1:1.2 

Part Time  1:1.1  1:3.3 

Casual  1:1.3  1:1.2  

Figure 21: Male vs. Female Basic Salary Ratio and Employment Type Ratio Comparison 

In  accordance  with  the  National  Employment  Standards  (NES),  staff  members  who  have  been employed for more than 12 months are entitled to paid parental leave. During the reporting period, 4 staff commenced and 3 returned from paid parental leave.   A total of $41,755.16 was invested into staff training during the reporting period, an increase of 4% on  the  previous  reporting  period. Of  the  total  investment,  50% was  attributed  to  both male  and female staff. Of the total  investment  in training, 56% was attributed to staff at Oak Flats Bowling & Recreation Club.  

26  

Career Development:  Certificate 3 Employees – 2 Males  Certificate 4 Employees – 3 females, 1 Male  Diploma HR Employee – 1 Female  1st year apprentice TAFE in Commercial Cookery – 1 Female 

Centre for Continuing Education 

Coaching for Managers – 2 Males, 2 females  Leadership Identity – 2 Females  People Management Essentials – 2 Females  Assertive Conversations – 3 Females, 1 Male 

Performance Review: 

Coaching Conversations Program:  The coaching conversations program is facilitated by staff at supervisory level and above and involves  supervisors  facilitating a minimum of 2  coaching  conversations with  staff around performance  related  issues; with  an  aim  of  providing  immediate  performance  feedback. Where ongoing issues are identified with individual staff members; the staff member may be referred to senior management for more coaching / discussion about the  issue; or may be disciplined as per the club disciplinary procedure.  

  

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

27  

GRI Content Index  Oak  Flats  Bowling  &  Recreation  Clubs  Sustainability  Report  2015‐16  has  been  developed  in accordance with  the  requirements  of  a GRI G4  ‘in  accordance’  Report.  It  is  the  intention  of  the organisation to successively increase the complexity and variation of Performance Indicators utilised on an annual basis.   

GRI Content  GRI Content Description  Page 

1. Strategy & Analysis   

G4‐1  Statement from the senior decision maker  2 

2. Organisational Profile   

G4‐3  Name of the organisation  3 

G4‐4  Primary brands, products and / or services  3 

G4‐5  Location of organisations headquarters  3 

G4‐6  Number of countries where the organisation operates  3 

G4‐7  Nature of ownership and legal form  3 

G4‐8  Markets served by the organisation  3 

G4‐9  Scale of the reporting organisation  3 

G4‐11  Staff Employment Awards  9 

G4‐12  Organisation’s supply chain  18 

Optional  Awards received in the reporting period  18 

3. Identified Material Aspects & Boundaries    

G4‐18  Process for defining report content  4 

G4‐19  Boundary of the report  4 

       4.    Stakeholder Engagement   

G4‐24  List of stakeholder groups engaged by the organisation  14 

G4‐25  Basis  for  identification  and  selection  of  stakeholders with whom to engage  14 

    

 

28  

       5.    Report Profile   

G4‐28   Reporting period  4 

G4‐29  Date of most recent previous report  4 

G4‐30  Reporting cycle  4 

G4‐31  Contact point for questions  4 

       6.    Governance   

G4‐34  Governance structure of the organisation  5 

7 GRI Performance Indicators   

G4‐EC1 

Direct economic value generated and distributed, including revenues,  operating  costs,  employee  compensation, donations  and  other  community  investments,  retained earnings,  and  payments  to  capital  providers  and governments 

19 

G4‐EC4 Significant  financial  assistance  received  from  the government 

19 

G4‐EC6  Proportion  of  Senior  Management  Hired  from  the  Local Community at Significant Locations of Operation  9 

G4‐EC9  Proportion  of  Spending  on  Local  Suppliers  at  Significant Locations of Operation  18 

G4‐EN3  Direct energy consumption by primary energy source  19 

G4‐EN4  Indirect energy consumption by primary source  19 

G4‐EN6   Reduction of Energy Consumption  19 

G4‐EN8  Total Water withdrawal by Source  20 

G4‐EN13  Habitats Protected or Restored  20 

G4‐EN15  Direct Greenhouse Gas Emissions (Scope 1)  22 

G4‐EN16  Energy Indirect Greenhouse Gas emissions (Scope 2)  22 

G4‐EN17  Other Indirect Greenhouse Gas Emissions (Scope 3)  22 

G4‐EN19  Reduction of Greenhouse Gas Emissions  23 

G4‐EN23  Total Weight of Waste by Type and Disposal Method  24 

G4‐EN31  Total  environmental  protection  expenditures  and investments by type  24 

29  

G4‐LA1  Total  number  and  rate  of  new  employee  hires  and employee turnover by age group, gender, and region  9 

G4‐LA9  Average Expenditure of Training per Year per Employee by Gender  25 

G4‐LA11  Employees  receiving  Regular  Performance  and  Career Development Reviews, by Gender  26 

G4‐LA13  Ratio of basic  salary and  remuneration of women  to men by employee category, by significant locations of operation  25 

Figures     

1  Board of Directors by Gender  5 

2  Composition of the Board of Directors and its Committees  7 

3  Employees by Employee Type and Gender  9 

4  Employee Type Distribution  9 

5  Employee Age Distribution  9 

6  Organisational Structure  10 

7  Member Age Bracket Distribution  11 

8  Member Residential Distribution by Post Code (OFBRC)  11 

9  Member Residential Distribution by Post Code (IYC)  12 

10  Greenacres Mountain to Mountain Challenge 2016  13 

11  Matt O’Hara presenting at the ClubsNSW Conference 2016  15 

12  CEO Winter Sleep‐out 2016  16 

13  Economic Value  19 

14  Electricity and Gas Ratio 2015‐16  19 

15  Staff Volunteering for National Tree Planting Day 2016  20 

16  Greenhouse Gas Emissions 2015‐16  22 

17  Total Carbon Emissions by Scope  23 

18  Total Carbon Emissions by Source  23 

19  Collective Waste Stream 2015‐16  24 

20  Environmental Protection and Investment Expenditure  25 

21  Male  vs.  Female Basic  Salary Ratio and Employment Type Ratio Comparison  25