oisv_03a_analiza_tehnike.pdf

8/18/2019 OISv_03a_Analiza_tehnike.pdf

1/73

ELEKTROTEHNIČKI FAKULTET U SARAJEVU

OSNOVE INFORMACIONIH SISTEMA

Analiza -Tehnike prikupljanja informacija


2/73

Interesna skupina

(stakeholders)• Oni koji rade na sistemu

• Oni kojima sistem doprinosi (funkcionalno, finansijski,

socijalno, politički...)

• Oni koji su uključeni u nabavku sistema

• Regulatorne agencije/institucije

• Protivnici sistema

• Organizacije čiji sistemi komuniciraju sa našim sistemom

• Organizacije horizontalno integrirane sa organizacijom za koju

dizajniramo sistem


3/73

Intervju

• Veoma korisna tehnika

• Ljudi su najvažniji dio informacionog sistema

• Veoma delikatna tehnika

• Traži dobre komunikacijske sposobnosti


4/73

Intervju - prednosti

• Motivacija sugovornika - više informacija

• Osjećaj punog učešća u projektu

• Bolji odziv na pitanja

• Prilagođenje pitanja konkretnoj osobi

• Praćenje neverbalnih reakcija


5/73

Intervju - mane

• Skupa tehnika - traži vrijeme

• Isuviše ovisna od ličnih sposobnosti analitičara

• Može biti nepraktična zbog fizičkih lokacija


6/73

Intervju - pet koraka

1. Definisanje cilja

2. Koga intervjuisati i ko intervjuiše?

3. Ugovaranje i pripremno istraživanje

4. Priprema intervjua

5. Vođenje intervjua

6. Analiza rezultata intervjua


7/73









8/73

Intervju - definisanje cilja

Intervju mora imati cilj.

Ne idite na intervju ako niste sigurni u cilj.

Opći ciljevi:• Natjerati korisnika da se bavi bitnim pitanjima

• Što više različitih mišljenja o ključnim pitanjima

•Da korisnik zna da ga neko sluša

• Razbiti nedoumice i kontradikcije

• Prikazati snagu i kompetentnost analitičkog tima

Konkretni ciljevi zavisi od konkretne situacije


9/73









10/73

Intervju - koga intervjuisati?

• Važni su oni koji:• imaju moć • mogu davati prijedloge

• imaju veliko znanje• u početku su ukazali na probleme

• Optimizirati broj osoba koje se intervjuišu,

vrijeme je skupo

• Najbolje: Jedna osoba - jedan intervju


11/73

Intervju - ko intervjuiše?

• Intervju je delikatna tehnika.

Ne preporučuje se da intervju samostalno vodeneiskusni analitičari.

• Koliko analitičara?

Nikad jedan, najbolje dva, maksimalno tri!


12/73









13/73

Intervju – ugovaranje intervjua

• Najbolje direktno

• Indirektno: Što "veći" šef to bolje.

• Nikako kao naređenje

• Dobar timing


14/73

Intervju – pripremno istraživanje

• Razmotrite profil osobe sa kojom ćeterazgovarati

• Koncentrišite se na ciljeve intervjua

• Osvježite pamćenje o problematici

• Istražite "okruženje" problematike

• Analizirajte dostupnu dokumentaciju


15/73









16/73

Intervju – priprema (sadržaj)

• Ne idite na intervju ako ne znate ŠTA treba dasaznate

• Nema univerzalnog sadržaja, uvijek zavisi odkonkretnog projekta i konkretnih ciljeva intervjua

• Možete izgraditi i koristiti kontrolne liste


17/73

Intervju – priprema (pitanja)

• Predefinisana pitanja

• Situaciona pitanja

• Test pitanja

Intervju je mješavina sva tri tipa pitanja


18/73

Intervju – priprema (nepoželjna pitanja)

• Prejako vođenje korisnika(“Sviđa li vam se...” vs “Šta mislite o...”)

• Nedovoljno vođenje korisnika(“Koristite li često...” vs “Koliko puta koristite...”)

• Sugerisanje(“Mislite li da je moguće...” vs “Čini mi se da je moguće...”

• Isuviše detalja(“Koliki je prosječan dnevni broj obrađenih zahtjeva...” )

• Nejasno izražavanje(“Da li, u skladu sa vašom percepcijom, postoji konotiranoznačenje u sprezi sa kognitivnim aspektom...”)


19/73

Intervju – priprema (nepoželjna pitanja)

• Višestruka negacija(“Da li vam ne odgovara nepostojanje nejavljanja zaposlenih

u neradne dane? ”)

• Podcjenjivanje sugovornika(“Jeste li vi ikad čuli za spravu koja se zove kompjuter?”)

• Preduga pitanja


20/73

Intervju – priprema (interni upitnik)

• Skup predefinisanih i mogućih situacionih pitanja

• U pisanoj formi ili "u glavi"

• Pomaže u vođenju intervjua, ne dozvoljava vamda isuviše "odlutate" od ciljeva intervjua


21/73

Intervju – priprema (zabilješke)

• Već u pripremi se odlučite hoćete li voditizabilješke ili ne

• ZA: Ne zaboravljate bitne informacije• PROTIV:

• odvlači pažnju

• umanjuje koncentraciju

• umanjuje mogućnost praćenja govora tijela• obeshrabruje iskrenost sugovornika

(ne preporučuje se upotreba diktafona)


22/73


23/73

Intervju – priprema (trajanje intervjua)

• Razmislite o vremenu osobe sa kojom ćeterazgovarati

• Maksimalno 90 minuta

• Ne prekoračujte planirano vrijeme• Ako je moguće završite malo ranije

• Ako sugovornik produži vrijeme, ne gledajte

nervozno na sat


24/73









25/73

Intervju – vođenje intervjua

a) Uvod, dajte opštu sliku

b) Postavite predefinisano pitanje

c) Pustite sugovornika da priča

d) Postavljajte situaciona pitanja

e) Lagano smirite diskusiju i napravite blagi prelaz

na sljedeću tačk

f) Uđite u završna razmatranja i završite intervju


26/73

Intervju – vođenje intervjua

• Ne postoji šablon

• Ne može se dati strukturiran pristup

• Mogu se dati samo savjeti


27/73









28/73

Intervju – analiza rezultata

• Sinposis intervjua

• imena, datum i vrijeme

• organizacijska pozicija osobe i profil

• korištena predefinisana pitanja

• sinopsis razgovora• analiza otkrivenih činjenica


29/73


30/73

Intervju – Studije o intervjuima vođenim tokom SA

• Istraživanje provedeno nad intervjuima vođenim u fazianalize dovelo je do zaključaka da sintaksa pitanja nemabitnog uticaja na količinu i tačnost dobivenih informacija.

•Ključni faktori za vođenje uspješnog intervjua su određenaponašanja i strategije sistem analitičara: • Više slušati, manje govoriti

• Pružiti povratnu reakciju

• Pažljivo koristiti “moć”

• Zaštititi se od predrasuda • Struktuirati prikupljanje informacija

• Grupisati pitanja u kategorije

• Koristiti predznanja i iskustvo


31/73

Intervju – Relevantnost sintakse pitanja

• Studija je pokazala da otvorena pitanja ne postižu boljerezultate u prikupljanju informacija od pitanja zatvorenogtipa

• Da li želite printer?

(Da/Ne pitanje)• Kako biste željeli štampati dokumentaciju?

(Otvoreno pitanje)

• Upotreba otvorenih pitanja povećava vjerovatnoću da

korisnik ne razumije sintaksički složenije pitanje • Kako biste željeli da bude riješeno generisanje dokumentacije kojune biste čuvali u elektronskoj formi,već u hard kopijama?


32/73

Intervju – Više slušati, manje govoriti

• Najuspješniji analitičari “postavili” su se u mod zaprimanje informacija i ostali u njemu.• Primarni cilj je primiti, a ne davati informacije.

• Informacija može da ide samo u jednom smjeru u jednom trenutku(ako i korisnik i analitičar govore istovremeno tada niko ne sluša).

• Pitanja trebaju biti tako osmišljena da otvore temu • Komentar “Hajde da govorimo o štampanju” može biti jednako

dobar kao i Da/Ne ili otvoreno pitanje.

• Posjedovati osobine aktivnog slušača: • Postavljati dobra pitanja.

• Davati podstičuće neverbalne reakcije (vođenje bilješki, klimanjeglavom, “uh-huhs”)..

• Pustiti korisnika da iskaže sve što želi reći bez prekidanja.


33/73

Intervju – Pružiti povratnu reakciju

• Dobro slušalačko ponašanje često nije dovoljno da uvjerikorisnika da smo ga čuli i razumjeli.

• Uspješni analitičari, povremeno vrše rekapitulaciju onoga

što je rečeno.• “Da provjerim da li sam Vas dobro razumio...” ili

• “Iz ovoga što je rečeno Vi ...”

• Pitanje koje uvijek treba postaviti glasi“Da li još nešto želite dodati?”


34/73

Optimalni odnos predstavljaju ravnopravne pozicijekorisnika i analitičara.

Intervju – Pažljivo koristiti “moć”

• Korisnik se treba osjećati dovoljno udobno i lagodno dagovori o odabranoj temi.


35/73


• Ako je korisnik nesiguran ili neraspoložen za razgovoranalitičar mu treba pomoći i podstaći na razgovor tako štoće:

• Obaviti intervju na lokaciji korisnika• Koristiti neverbalnu komunikaciju (vođenje bilješki, klimanje

glavom, pozicija tijela, nivo glasa)

• Koristiti pažljive fraze (“Recite mi o...”) • ...


36/73


• Ako je korisnik predominantan, analitičar može vratitikontrolu u svoje ruke tako što će: • Stati pred tablu i nešto skicirati

• Skicirati šemu onoga što je rečenoprividno napustivši mod slušača • Zauzeti opušteniju poziciju• Regulisati nivo glasnoće i intonaciju• ...


37/73

Intervju – Zaštititi se od predrasuda

• Predubjeđenja i polazna stanovišta analitičara moguznačajno odrediti rezultat analize.

• Jedan od načina za smanjenjem uticaja predrasuda jestealociranje više analitičara u proces analize.


38/73

Intervju – Struktuirati prikupljanje informacija

• Sljedeće teme mogu činiti osnovnu strukturu za vođenje većineintervjua:• Šta korisnik radi?

• Kako korisnik radi ono što radi?

• Šta sve korisnik treba za svoj posao?

• Poboljšanja koja novi sistem treba da pruži ...

• Teme izvan primarnih aktivnosti korisnika ...

• Vođenje intervjua prema navedenoj proceduri stimuliše diskusiju(ljudi rado diskutuju o onome što rade) i obezbjeđuje da seinformacije prikupljaju na logičan i sistematičan način.

• U većini slučajeva nećemo dobiti konstruktivan odgovor ako korisnikupostavimo pitanje“Šta su prema Vašem mišljenju zahtjevi koje mora ispuniti novi sistem?”


39/73

Intervju – Grupisati pitanja u kategorije

• Ako pitanja nisu grupisana-sistematizirana, već sepostavljaju nasumično značajan dio informacija može biti izgubljen

• Dobar način za grupisanje je izgradnja drveta informacija

pomoću tri vrste pitanja: • Pitanja validacije/provjere/rekapitulacije

(“Da li je to ono što ste mislili?”)

• Horizontalna pitanja

(“Govorili ste o A1 i A2. Postoji li A3?

Postoje li druga područja A koja trebamo raspraviti?”) • Vertikalna pitanja

(“Recite mi još o A1. Da li je A1 važan?Kako se odigravaju stvari u A1?”)


40/73

Intervju – Grupisati pitanja u kategorije

A B C

A1 A2 A3

A2.1 A2.2

A2.2.1 A2.2.2

B1 B2

B1.3B1.2B1.1

C1 C2

C2.1 C2.2

Horizontalna pitanja

V e r t i k a l n a

p i t a n j a

Pitanjavalidacije


41/73


42/73

Upitnici

• Korisna tehnika

• Ljudi su najvažniji dio informacionog sistema

• Delikatna tehnika

• Zahtijeva temeljitu pripremu upitnika


43/73

Upitnici – prednosti

• Jeftinija tehnika – štedi vrijeme

• Neovisna od ličnih sposobnosti analitičara

• Praktična u slučaju udaljenih fizičkih lokacija


44/73


45/73

Upitnici - preporuke

• Efektivnost tehnike upitnika je u znatnoj mjeriodređene sintaksom i redoslijedom pitanja

• Ako se provode na licu uticaj vlastitih stavova

anketara može odrediti ishod ankete • Potrebno je pažljivo struktuirati upitnik:

• postavljati prava pitanja

• razmotriti različite profile ljudi (pitanja za menadžere

nisu pogodna za krajnje korisnike)• Analiza rezultata zahtijeva iskusnog statističara


46/73

Web based groupware

• Kako i u preduzeću, tako i u procesu analizeefikasan način razmjene informacija i osnovemogućnosti diskusije pružaju različiti vidovi

elektronske komunikacije:• e-mail

• web konferencije i forumi

• chat rooms

• document management tools


47/73


48/73

JAD sesije – jasno definiran cilj

• Moraju imati jasno definiran cilj i namjenu, jer su

vrlo skupa i često neefikasna tehnika

• Rezultat nefokusiranih sesija je zakazivanje sastanka

upravnog odbora na kojem će biti razmatranaproblematika koja je i trebala biti riješena tokom JADsesije

• Izbjegavati sesije kad nema jasno definirane

odluke koju treba donijeti• U tom slučaju osnovni zadatak sesije je da učesnici

imaju osjećaj da su saslušani


49/73


50/73

JAD sesije - preporuke

• Ako nisu cjelodnevne,zakazati ih prije pauze za obrok

• Najefikasniji rezultati se postižu ukoliko sesije ne traju duže od90 minuta

• Imati precizno definiran dnevni red sa procjenom trajanja svaketačke dnevnog reda

• Odrediti iskusnog voditelja sesije


51/73


52/73

Report audit

• Provjeriti u kojoj mjeri korisnici koriste svaki odizvještaja generisanih od strane starog sistema: • Odrediti korisničke zahtjeve za izvještajima iz starog

sistema (koje informacije korisnici trebaju i koriste)

• Odrediti korisničke zahtjeve za izvještavanjem za novogsistema

• Odrediti kako će postojeći izvještaji biti modificirani


53/73

Report audit – klasifikacija izvještaja

• Obezbijediti kopije svih izvještaja, te isteklasificirati:

• Nivo 1. Neophodni (izvještaj mora biti konvertovan i uupotrebi od prvog dana uvođenja novog sistema)

• Nivo 2. Vrlo korisni (ako je moguće izvještaj staviti uupotrebu od prvog dana)

• Nivo 3. Koristan (korisnici bi željeli imati ovaj izvještaj)

• Nivo 4. Ograničeno koristan (ovaj izvještaj bi možda bio

upotrebljen)• Nivo 5. Nekoristan


54/73

Report audit - preporuke

• Za sve izvještaje nivoa 1-3 naznačiti informacijekoje su posebno korisne za korisnike

• Sortirati, kombinovati i grupirati selektirane

izvještaje, sa zahtjevima za novim izvještajima idonijeti konačnu listu izvještaja koji će bitiimplementirani u novom sistemu

• Upotreba CASE alata u dizajniranju izvještajaskraćuje vrijeme potrebno za njihov razvoj


55/73

User Walkthroughs

• Kako korisnik koristi sistem može se znatnorazlikovati od onoga kako je sistem inicijalnoprojektovan:

• Korisnici su “telentovani” za pronalaženje zaobilaznicakako bi podržali funkcionalnosti za koje sistem nikadanije projektovan, te je ta rješenja vjerovatno potrebnougraditi u novi sistem.

• Slično, za funkcionalnost za koju se inicijalno smatraloda je neophodna može se ispostaviti da je korisnici

rijetko ili nikada ne koriste, te ista vjerovatno neće bitineophodna u novom sistemu.


56/73

User Walkthroughs

• Područja na koja se možemo fokusirati tokom provođenjatehnike:

• Zamoliti korisnika da identificira sve zaobilaznice koje upotrebljava

• Razjasniti da li se sve postojeće funkcionalnosti sistema koristekako je to inicijalno predviđeno (npr. da li se sva polja koriste zasvoju prvobitnu svrhu ili ...?)

• Razjasniti na koji način korisnik koristi svaki prozor (formu)aplikacije


57/73

Observacija

• Tehnika prikupljanja činjenica gdje analitičaručestvuje u radu i/ili posmatra kako ljudi rade saciljem da uči o sistemu

• Obično se koristi za validaciju podataka dobijenihdrugim tehnikama ili u slučajevima kada korisnicinisu u stanju da objasne neke probleme ili

aspekte funkcionisanja sistema


58/73

Observacija – prednosti

• Daje vrlo pouzdane podatke

• Omogućava analitičaru da vidi tačno što se dešava, što je dobrou slučajevima kada je nešto teško za objasniti

• Omogućava da se uoče činjenice koje korisnici nisu smatrali

važnim• Omogućava razne vrste mjerenja

• Relativno jeftina tehnika


59/73

Observacija – mane• Mijenjaš ono što observiraš

• Ljudi se obično osjećaju nekomforno kada ih nekoposmatra i onda se ne ponašaju kako je to uobičajeno

• Mali uzorak

• Sasvim je moguće da observirana situacija nije tipična

• Moguće nezgodno mjesto i vrijeme

• Nezgodna reakcija posmatranih

• Moguće je da će ljudi shvatiti da je u pitanju neka vrstakontrole i učiniće da vidiš ono što oni žele da vidiš


60/73

Observacija – kada?

• Najprije u periodima normalnog odvijanja

aktivnosti

• Kasnije u kritičnim periodima (“špicama"), kadasu zaposleni opterećeni i pod pritiskom

• Eventualno i u relaksirajućim periodima, da bi sesaznalo na šta ljudi troše višak vremena


61/73

Observacija – ko?

• Iskusniji analitičari

• Jednu grupu ljudi treba da "prati" jedan analitičar, vremenomse "familijarizira" sa okruženjem i manje utiče na realnost


62/73

Observacija – zašto?

• Svaka observacija mora imati cilj

• Ako nemate jasno definisan cilj, vjerovatno ste tuzato što "ne znate odakle da počnete saanalizom", pa tražite ideje u samom sistemu -revidirajte kompletan plan analize

• Posmatrajte što više, ali ne sve - najvažnije je onozbog čega ste došli


63/73

Observacija – savjeti

• Savjeti:

• razjasni ko, šta, gdje, kada izašto

• dobij ovlaštenje odnadležnih

• informiši posmatrane otome zašto posmatraš

• budi neupadljiv

pravi zabilješke

revidiraj zabilješke

sa odgovarajućimosobama

ne prekidaj ljudedok rade

ne fokusiraj se natrivijalne aktivnosti

bez predrasuda

Pregled sistemske


64/73

Pregled sistemske

i korisničke dokumentacije • Analizu starog sistema ne treba ograničiti samo na

korisnike jer oni često ne znaju kako je sistemdizajniran ili kako rade sve njegove funkcionalnostiveć i na:

• Sistemsku dokumentaciju:• Dokument sistemske analize (studija izvedivosti, projekat

informacionog sistema, analysis requirement document, ...)

• Dizajn sistema (FURPS, dijagrami modela podataka, procesa,testni plan, upute za administraciju sistema, ...)

• Korisničku dokumentaciju: • Korisničke uputstva

• Korisnički priručnici

Pregled sistemske


65/73

Pregled sistemske

i korisničke dokumentacije • Područja na koja se potrebno posebno fokusirati

u toku pregleda sistemske dokumentacije su:• Struktura podataka (datoteke i strukturu datoteka, ERD

dijagrame; čak i ako baza nije relaciona dobro jenapraviti skicu ERD dijagrama)

• Polja (analitičar treba razjasniti svrhu svih polja utabelama ili datotekama)

• Kako se popunjavaju polja (npr. jednostavna matricakoja povezuje polje i formu na kojoj se definiravrijednost polja)

• Performanse starog sistema (novi sistem ih trebanadmašiti)

• ...

Pregled sistemske


66/73

Pregled sistemske

i korisničke dokumentacije

• Pregled korisničke dokumentacije treba da iz ugla korisnikarasvijetli:

• funkcionalnosti koje su podržane starim sistemom

• način na koji (prednosti i ograničenja) korisnik ima mogućnost da

iskoristi podržane funkcionalnosti


67/73

Pregled dokumentacije

• Obično se koristi kao prva tehnika pronalaženja činjenica• Pregledom dokumentacije se može steći veoma dobar osjećaj

za sistem koji se analizira

• Dobar analitičar uvijek prvo pregleda dostupnudokumentaciju, a nakon toga razgovara sa ljudima


68/73

Pregled dokumentacije – prvi prolaz

• Organizacijska šema

• najprije saznaj organizaciju sistema (šema ne mora biti uformi šeme, to može biti neki normativni akt iz kojeg se

može nacrtati šema)• Istorija projekta

• pregledaj dokumentaciju koja je relevantna za istoriju

projekta: dokumenti koji ukazuju na probleme zbog kojih

je pokrenut projekt, interorganizacijski dopisi, studije,analize, projektni zadatak, ...

P l d d k ij


69/73

Pregled dokumentacije – drugi prolaz

• Dokumenti koji opisuju poslovne funkcije relevantne za analizu

• organizacijska misija i strategijski planovi

• formalni ciljevi organizacije

• uputstva i pravila poslovne politike

• opisi procedura rada i sistematizacija radnih mjesta


70/73

Pregled dokumentacije – treći prolaz

Transakcijski dokumenti

• različite forme transakcijskih dokumenata (fakture, narudžbe,rješenja, odluke, …)

• manuleni i kompjuterizirani registri

Izvještaji• manuelni i kompjuterizirani

• dnevni, sedmični, mjesečni, tromjesečni, godišnji


71/73


72/73

Pregled dokumentacije – pravila

• Nikad ne pregledaj prazne formulare• Prazni formulari ne govore mnogo o tome kako se

koriste, da li se uopće koriste i da li se možda pogrešnokoriste

• Pregledaj dovoljno primjeraka tako daidentifikuješ sve moguće situacije i izuzetke

• Kako odrediti dovaljan broj uzoraka?

• Upotrijebiti neku od statističkih metoda za određivanjedovoljne veličine uzorka


73/73

Pitanja?

oisv_03a_analiza_tehnike.pdf

Documents