Starting with Online Recordkeeping

Dikaios Christian Educators Association

Rev B

9/18/2009 1

To begin online recordkeeping go torecordkeeping, go to www.dikaios.orgThe Dikaios homepage is shown on the right.

To log on to recordkeeping database,

Click on the “PSP” text in the navigation bar that is highlighted by the yellow arrow on your right.

The login window will appear.

See next page.

9/18/2009 2

Logging in to the online recordkeeping the firstrecordkeeping the first timeIf this is your first time accessing the database, you need a password. You 

b b l k hmay obtain one by clicking on the text where the green arrow points.

The window on the next page (4) shows the window you will seeshows the window you will see.

Note: A copy of this document may be obtained by clicking on the “Online Recordkeeping Guide” text indicatedRecordkeeping Guide  text indicated by the blue arrow on the right.

9/18/2009 3

Getting a New PasswordEnter your e‐mail address in the dialog box indicated by the red arrow on the 

h h l k h “ d dright, then click the “Send Password ”button indicated by the green arrow on the right.  Be sure to enter the e‐mail address that is used by our administration for correspondence pwith you.

A temporary password will be sent the e‐mail address that you entered.

Go to your email account and retrieve the temporary password. 

The next step is to log on to the recordkeeping database, using your email address and newly obtained password.

Return to the Dikaios home page. Click on “PSP” as explained on page 2 to reveal the login pagereveal the login page.

9/18/2009 4

Logging in to the onlineLogging in to the online recordkeepingFill in the email address in the dialog box indicated by the blue arrow on the 

h h f ll h dright, then fill in the your password in the dialog box indicated by the redarrow on the right. When you type the password the actual text will not show in the box. This protects from having p gothers discover your password.

Finally, click on the  “log in” button indicated by the green arrow on the right.  The Student Information Form will appear. See next page

9/18/2009 5

Filling in the StudentFilling in the Student Information FormYour children’s names will appear in the field at the top indicated by the blue arrow. Click on the gray button with the downward arrow to reveal your other children’s names. 1) Select the student that you are 

updating from the menu. His/Hername will appear in the name box when you release the gray arrow button.

2) Select the student’s grade level as indicated by the orange arrow.

3) Select the semester that you are documenting indicated by the dark red arrowred arrow.  

4) Select the month that you are completing as shown by the light red arrow. 

5) Select the school year  in which the first semester began. See the purple arrowarrow.

6) Finally, select the “Go” button to begin your on line Recordkeeping. See the green arrow.

7) The recordkeeping main menu will appear.(See next page)

9/18/2009 6

Starting or Editing aStarting or Editing a Course of Study (COS)On the recordkeeping main page, notice that the student information h d hthat you entered in the previous step is found at the top right. A navigation menu is provided on the left. See the gray section indicated by the yellowarrow. If you click on the “Student yInfo” button, you will return to the previous step where you can change students or, semester, month etc.

The course of study (COS) button is located by the green arrow on the right.

Click on the this button to write or to revise your COS The next page(8)revise your COS. The next page(8) shows the window that will appear.

9/18/2009 7

Writing, Editing and Printing a Course of StudyPrinting a Course of Study (COS)To add a class to the COS, select a subject where the red arrow indicates, then press the “Add Class Details” button See thethe “Add Class Details” button. See the blue arrow.

Another window will appear. You can pick the class details in this window, or you can cancel with another button. Both the Add button and the Cancel button will return you this screen.

As you add classes, the “THE CURRENT COURSE OF STUDY” section will show you the entries that you made.  These classes yare actually stored in the database as they are shown. You may edit the entries by clicking the edit button. See the orange button. You may delete the entry by pressing the delete button. See the y p gpurple arrow.

If you would like to print your course of study, first hide the menu. To do this click the “Hide Menu” button. See the greenarrow on the rightarrow on the right.

The menu and title bar will disappear as shown on page 10.

9/18/2009 8

Three ways to Store Your• Three  Record Storage M th dThree ways to Store Your 

Academic Records Methods1. Online Database StorageThere are three ways to store your 

school records: 1) storage on our l d b ) 2. Paper Record Storage

3. Electronic Storage 

online database, 2) Storage on paper that is kept in your files at home. 3) Electronic storage on your computer at home

While we will do our utmost to protect• On your Computer Hard Drive

• On DVD , CD, flash drive etc

While we will do our utmost to protect your files, we recommend that you do at least two of the above methods to backup your records. Electronic storage can extend to placing records on a CD, or DVD. 

Online Database storage is done when you type and  submit info on online. Storage on paper is done when you send your records to a printersend your records to a printer. Electronic Storage is done by clicking on the image and saving the file to your favorite  storage media: HD, DVD, CD. The details of how to print and electronically store are below.

9/18/2009 9

Printing a Course of StudyTo print your course of study, look on the upper left hand side of your b d h il ll dbrowser. Find the File pull down menu indicated by the green arrow on the right. Select the print option within the menu. This applies to most browsers. When the print is done, click p ,the “Show Menu” to reveal the navigation menu again. See the redarrow on the right.

Each browser/printer formats the h d ff limage on the screen  differently on 

paper. Some browsers/printer will print the lines on the paper, others won’t. Still others will not print check boxes on the paper , or background p p , gobjects on the paper etc.

9/18/2009 10

Electronically Storing YourElectronically Storing  Your Records1) Right click on your mouse 

anywhere on the screen.  A menu llwill appear. 

2) Scroll down the menu until you find “Save As”. See green arrow on right.  Click on “Save As”.  

3) A dialog box will appear Change 1 Ri ht Cli k3) A dialog box will appear. Change the file name to something more meaningful. See dark red arrow.

4) Press the “Save” button . See purple arrow

1. Right Click

2 S Ap p

We recommend that you save it as a web page (htm) in a designated folder on your HD, or Flash Drive, etc. Your browser, MS Word, and Open Office 

2. Save As4. Save File

Document software can open this “htm” file. Electronic storage is more flexible than paper storage of your records.

As a test go to the directory where 3 Rename fileAs a test , go to the directory where you stored the COS file, and click on it.  Your browser will open it .9/18/2009 11

3. Rename file

Writing or Editing aWriting or Editing a Monthly Evaluation FormClick the Monthly Evaluation Form Button in the navigation menu  on the 

h d d b hright as indicated by the green arrow. 

The window on the next page (13) will appear.

The monthly evaluation is filled in two steps: 1) the activities section and thesteps: 1) the activities section and the 2) the grading section.

9/18/2009 12

Writing and Editing a Monthly EvaluationMonthly Evaluation ActivitiesThe monthly evaluation is filled in two steps: 1) the activities section and the 2) the grading section2) the grading section. 

The activities section appears first when you enter the MEF section. Fill in the Sick Days, and Vacation days. Complete the school days by checking p y y gand un‐checking the appropriate “check” boxes. Fill in the activities in the boxes below the school days calendar.

Wh d filli i thWhen you are done filling in the appropriate information, click the “Submit” button as indicated by the green arrow on the right.

Then the grading section will appear asThen the grading section will appear as indicated on the next page.

9/18/2009 13

Writing or Editing MonthlyWriting or Editing Monthly Evaluation Form GradesThe appropriate classes will appear for this month/semester. Select the 

d f h l llappropriate grades for each class. Fill in the pages and comments.

When you are done, click the submit button indicated by the green arrow on the righton the right.

9/18/2009 14

Resetting Your PasswordYou should change the temporary password that you initially received by 

l h ld l demail.  You should select a password that you can more easily remember. 

To change your password, go to the record keeping main menu. Click on the “Change my password” text asthe  Change my password  text as indicated by the blue arrow on the right. 

The next page (16) shows the screen that will appear.

9/18/2009 15

Resetting Your PasswordFill in your email address. See the orange arrow. Fill in your current 

d h llpassword. See the green arrow. Fill in your new password and repeat this password in the next box. Passwords have to be between 6 and 16 characters. See the red arrow.

Press the “Change Password” button as indicated by the blue arrow.

Return the recordkeeping home page to test your new password. 

9/18/2009 16