RECOMMUNITY 

Operations and Maintenance Plan 

North Gateway and 27th Ave MRF’s  

Rick Peters 

1/1/2015 

 

 

 

   

 

      

1  

OPERATIONS  AND  MAINTENANCE  PLAN    

Table of Contents: 

I. Facilities Overview       II. Material Receiving   

A. Screening Procedures, Rejects and Hazardous Waste     B. Receiving Procedures   C. Loads with Unacceptable Material   D. Facility Tip Floor Management   

III. Processing Systems   A. Processing System Overview   B. Processing System Description    C. Material Process Flow   D. Commingled Paper Processing System   E. Black Belt and Material Flow    F. Handling and Storage of Processed Materials   

1. Baled Materials    2. Glass Shipments   3. Residue   4. Rejects    

 IV. PERSONNEL HEALTH AND SAFETY    A. ReCommunity Safety Overview    

B. Facility Hazards   C. Employee Safety Standards   D. Facility Safety Rules and Regulations    E. Safety Management    

  1.   The Plant Manager      2.   Safety Program Functions      3.   Daily Safety Checklist     4.   Maintenance Manager     5.   Machine Operator Safety      6.   Rolling Stock Equipment Operators      7.   Employee Responsibilities     8.   Accident/Injury     9.   Major Injuries     10. Minor Injury –In‐Plant Medical Attention Necessary    11. First Aid     12. Accident Reports      13. Accident Investigation        14. ReCommunity Injury/Illness Report   

      

2  

  15. Safety Committee Meetings       16. How Do I Decide Who Participates?        17. What Exactly Does the Committee Do?        18. Manager’s Monthly Report       19. Specific Areas of Safety Facility Hazard Assessment        20. Personal Protective Equipment Policy     21. Personal Protective Equipment     22. Footwear Protection Program         23. Hearing Protection Program     24. Casualty and Prevention Control        25. Non‐Permitted Confined Spaces Policy       26. Operator's Licenses       27. Blood‐borne Pathogens Policy     28. Inspection and Quality Control of Recovery Materials       29. Shop Safety         30. Lockout‐Tag‐Out Policy        31. Equipment Tag‐Out        32. Equipment Lock Out        33. Reporting and Fire Fighting Procedures        32. Fire Alarm and Evacuation Procedures       34. Fire Fighting Equipment        35. Fire Inspection         36. Plant‐Wide Training Program     37. Fire Evacuation Safety Plan     38. Fire Location Log     39. Fire Location Log Procedure     40. Portable Fire Extinguishers     41. Portable Fire Extinguisher Weekly Inspection       42. Portable Fire Extinguisher Maintenance       43. Portable Fire Extinguisher Monthly Inspection       44. Automatic Fire Detector Requirements       45. Responsibility       46. Fire Alarm Pull Box Station Requirements       47. Responsibility        48. Fire Alarm Inspection Procedures        49. Record Keeping        50. Emergency Evacuation Procedures     51. Record Keeping Procedures        52. Hazardous Waste/Materials Management     52. Tour Accommodation     

      

3  

V. FACILITY PERSONNEL AND STAFFING      A. Organizational Staffing      B. Anticipated Labor Variations      C. Training of Temporary Personnel  VI. MAINTENANCE AND REPAIR PLAN   

A. Introduction   B. Establishing a Formalized Maintenance Program               1.  Basic Objectives     

  2.  Purpose       3.  Benefits     4.  Control     5.  The Maintenance Program     6.  Preventative Maintenance     7.  Scheduled Maintenance     8.  Maintenance Classification    

C. Preventative Maintenance       1.  Objectives       2.  Scheduled Maintenance        3.  Scheduled Maintenance Classifications     

D. Equipment, Tools, Parts     1.  Maintenance Tools and Equipment        2.  Spare Parts Lists,    

3.  Spare Parts Numbering and Location     4.  Spare Parts Contractor Master List     5.  Spare Parts Tag   

E. Equipment Identification  F. Maintenance Work Order Instructions   

  G. Equipment Maintenance History       1.  Definition      2.  Responsibility     3.  Methods   H. Preventative Maintenance    

I.  Housekeeping Standards     1.  Administrative and Employee Break Areas   

2.  Grounds   3.  Process Areas      J. Preventative Maintenance Program Instructions     1.  General Inspection Procedures   2.  Weekly – Every Monday   3.  Exterior Structures   4.  Interior Structures   5.  Interior Equipment 

K. Preventative Maintenance for Operating Equipment   

      

4  

L. Daily Preventative Maintenance 1. Processing Line 2. Conveyors 3. Air Sorts 4. Glass Crusher 5. Screens 6. Eddy Current System 7. Processing Line 8. Baler 9. Dust Collection 10. OCC Separator Screen 

M. Weekly Preventative Maintenance 1. Commingled Container Processing (CCP) Line 

A. Conveyors B. Air Sorts C. Plastic Bins D. Trommels E. Baler 

2. Commingled Paper Processing (CPP) Line A. Conveyors B. Baler C. Dust Collection System D. OCC Separator Disc Screen 

3. Electric A. Control Panels B. HVAC C. Lighting 

  N. Monthly Preventative Maintenance                           1.   Baler    

O. Quarterly Preventative Maintenance              1.   Paper Processing       P. Semi Annual Preventative Maintenance 

1. Balers 2. OCC and ONP Separator Disc Screens 

Q. Annual Preventative Maintenance Instructions  1. Processing Lines 2. Trommels 3. Balers 4. Electric Gear 5. Equipment Rebuilds 

R. Mobile Equipment                           1.   Daily                2.   Monthly                           3.    Maintenance Records 

      

5  

   

I. Facilities Overview: 

ReCommunity has developed an Operations and Maintenance Manual for each of its processing 

facilities.  The manual is tailored and adapted to the specific requirements of each facility.  The 

manual follows the specified requirements of the Agreement as specified for each transfer 

station. The manual may be amended from time to time to keep up to date with facility upgrades 

and business changes with the consent and mutual agreement of the City and ReCommunity. 

The purpose of the manual is to detail the obligations of ReCommunity under the Agreement. In 

the event of a conflict between the Agreement and this Operations and Maintenance Manual, 

the Agreement shall prevail.   This manual is written to encompass both North Gateway and 27th 

Avenue Transfer Stations. 

ReCommunity shall operate and maintain the facility consistent with the Operations and 

Maintenance Manual and proper operating practices in such a manner as to ensure that the 

facility is able to receive and process recyclable material in accordance with the Agreement and 

the Operations and Maintenance Manual.  ReCommunity is responsible for all labor, material, 

and other costs of operation and maintenance as may be required to assure that the facility is 

capable of efficiently accepting and processing the recovered, recyclable material as required by 

the Operations and Maintenance Agreement. ReCommunity will operate the facility in full 

compliance with all applicable Federal, State, and local laws, rules, regulations and permits. 

ReCommunity shall operate and maintain the facility in accordance with this Operations and 

Maintenance Manual to ensure full compliance with the performance guarantees and other 

requirements specified in the Operations and Maintenance Agreement. 

The Operations and Maintenance Manual is designed to give direction and guidance for the 

proper implementing of all recycling operations and maintenance procedures. The Operations 

and Maintenance Manual provides an outline for ReCommunity regarding operations and 

maintenance. 

 

   

      

6  

II. Material Receiving 

A. Screening Procedures for Handling Rejects and Hazardous Waste: 

Recyclable material received at the facility shall be accepted and processed by ReCommunity. 

The front‐end loader operator will inspect the delivered material to determine and ensure the 

load complies with the incoming material specifications outlined in the Agreement. The material 

will either be stored for future processing, or loaded onto the feed line into the processing 

system. Should there be excessive contaminants, which include reject or hazardous material, the 

loader operator will immediately segregate the material and contact the plant manager and 

follow the procedures specified in paragraph B as follows. 

B. Receiving Procedures: 

The loader operator will be fully trained in proper inspection and identification of material 

quality and will follow these steps: 

1. Inspect all incoming loads of recyclable material; 2. Identify contaminated material; 3. Report discovery of contaminated material to the plant manager, City service coordinator 

and scale operator; 4. Re‐load contaminated material onto the vehicle that made the delivery and direct the 

hauler to exit the facility with the contaminated material; 5. In the event the material cannot be removed immediately the contaminated material will 

be separated from acceptable material and contained in a segregated pile or into containers for proper removal by the hauler that made the delivery; and 

6. The hauler will be directed to remove the material, at its own expense, from the facility grounds. 

The plant manager will provide the City with a report of the incident including: 

1. Date and time of delivery; 2. Hauler name and truck identification including license plate; 3. Photographs and detailed description of the contaminated material; and 4. The hauler will be required to report the disposition and handling of the rejected material 

for future reference. 

C. Loads with Unacceptable Material: 

When the loader operator identifies received material that contains more than 10% of the load 

by weight of residue and/or rejects follow these steps: 

1. Identify contaminated material; 

      

7  

2. Report discovery of contaminated material to the plant manager, City service coordinator and scale operator; 

3. Re‐load contaminated material onto the vehicle that made the delivery and direct the hauler to exit the facility with the entire contaminated load; 

4. When the material cannot be re‐loaded it will be separated and segregated from the acceptable material and placed in an acceptable container for reject material; and 

5. All refuse will be tied to a hauler, when possible, for reporting to the City. 

D. Facility Tip Floor Management: 

For single stream operations all delivery vehicles will be directed by the loader operator to the 

designated tipping area within the facility tip floor for the unloading of material. 

Every effort will be made to ensure constant communication between the loader operator, the 

process system supervisor and the loader operator to manage the traffic flow during peak 

season. Strict adherence to operating procedures will be stressed to ensure constant material 

flow is balanced with traffic flow, storage of bulk material and steady feed of material to the 

processing system. 

III. Processing Systems: 

A. Processing System Overview:   

 ReCommunity’s objective for material recovery is to recover materials in a manner that allows for maximization of revenue based on current market availability and demand on all recovered material.   ReCommunity is constantly reviewing market conditions on all recovered material and adjusting operations within its facility’s to provide for maximized revenue as well as providing for continual movement of recovered materials.  

B.  Processing System Description 

ReCommunity operates both dual and single stream processing systems. Each system is tailored 

and configured to the market/municipality where the material is collected. Regardless of the 

collection system ReCommunity prides itself in working hand in hand with the communities in 

which it is contracted for recycling service. This work requires a responsive public education 

system and direct coordination with the community recycling coordinators and collection 

contractors that provide collection services. 

      

8  

Whether the processing system is single or dual stream ReCommunity strives to produce high 

quality commodities from the recyclable material received.  ReCommunity will work closely with 

the selected processing system equipment manufacturers to ensure the selected systems run 

safely and efficiently so that the end products meet the specification for the highest material 

value. 

ReCommunity regularly audits the products it produces with a series of in‐plant material 

processing inspections and periodic bale breaks to ensure that the material specifications are in 

compliance. The audit and inspection protocol stresses the need to consistently provide detailed 

back‐up information should there be a quality issue.   

Recovered Material Methods  

Ferrous Metal (Tin)* ‐ mechanically separated Aluminum (UBC)* ‐ mechanically separated HDPE (Natural)* ‐ manually separated HDPE (Colored)* ‐ manually separated PETE (PET)* ‐ manually or optically separated Plastic Containers #3 & #7 ‐ manually separated All Mixed Glass ‐ mechanically separated is scheduled for completion at 27th Avenue in 2015 Residue ‐ mechanically and manually separated  Old Corrugated Cardboard (OCC) ‐ cardboard boxes, beer and soda cases, egg cartons, paper‐ 

back, hard‐cover and phone books ‐ mechanically separated Old Newspaper (ONP) ‐ magazines, office paper, and computer/copier paper – mechanically 

separated 

C. Flow of Material 

All incoming single stream material is deposited by the incoming vehicles into the receiving pit or on the tipping floor near the receiving conveyor. The receiving pit incorporates a metering conveyor that feeds the material to the main in‐feed conveyor at a uniform rate. The metering conveyor and the main in‐feed conveyor have variable speed controls which also maintain feed to the processing system at the optimum flow rate.   Pre‐sort: The material is conveyed by the main feed conveyor to a pre‐sort station. The sorters stationed at this junction inspect the Acceptable Materials to pick large scrap metal, non‐recyclables and mixed rigid plastics (MRP) from the stream. The steel scrap and MRP are deposited to a container while non‐recyclables are deposited to the residue conveyor. Scrap iron and scrap aluminum will be sold as is to a scrap dealer. Secondary pre‐sort locations are included following the OCC Screen (see below) to sort additional non‐recyclables and smaller OCC not separated by the OCC screen to improve the effectiveness of the ONP screen(s).  

      

9  

OCC Screen: OCC will be mechanically separated from the remaining recyclables a quality sorter will sort any non‐cardboard from the OCC. The separated OCC will be conveyed to a bunker storage location prior to baling. When there is a sufficient quantity the OCC will be loaded onto the baler feed conveyor.  Secondary Presort and Fines Screen:  Materials that pass through the OCC screen proceed to secondary presort stations and a fines screen.  Fines are mechanically separated and conveyed to the residue line. Secondary presort functions are to remove additional trash, bulky items, and smaller OCC not captured by the OCC screen in order to improve the effectiveness of the ONP screens further down stream (see below).   ONP screen: All containers and paper next go to an ONP screen. The ONP and remaining paper will be mechanically separated from the bottles and cans. The sorted ONP and remaining paper will be conveyed to a storage bin. Because of the high volume of ONP, it will be baled throughout the day, except when the other storage bins are full and require baling. Containers pass through the ONP screen and proceed to the bottle and can separation system.  Bottle and Can Line: The bottles and cans and remaining small paper will be conveyed to the bottle and can line. Two screening devices, a shaker table and two ‘bounce belts’, separate remaining paper from the containers. Steel material is magnetically separated at the magnet section of this unit. This efficiently separates all ferrous metal from the plastic, aluminum, and remaining residue. The ferrous metal is discharged below the main sorting platform to a transfer conveyor and then to a “tin” storage bin where it is stored until it is in sufficient quantity to bale.   A “light‐heavy’ separation then separates heavier materials, glass, from the remaining lighter plastic and aluminum. The heavy fraction passes a manual sorting station where glass is sorted by color, and all other recyclables are manually sorted by type, while any remaining residue is conveyed to the residue line.  The light fraction is conveyed to an optical sort machine which will mechanically sort the PET bottles from the remaining aluminum and plastic. The sorted PET bottles are conveyed to a storage bin until it is in sufficient quantity to bale.  Non‐PET and any missed PET are then conveyed to a manual sorting line.  Natural HDPE, Colored HDPE, remaining PET, and mixed plastics each will be manually sorted into designated storage bins where the material is stored until a bale quantity is reached. Any remaining small paper is also captured along this line.  The aluminum food and beverage cans are separated at the end of the light sort conveyor after the plastic material is hand sorted out. An eddy current separator mechanically separates the aluminum from any residue left on the conveyor belt. The aluminum cans are blown into the aluminum silo where they are stored until there is sufficient quantity to bale. Secondary magnetic separation of steel containers remaining in the residue is included.   

      

10  

The baling system includes two single‐ram balers that include an automatic wire tie system. The baler feeds are configured so that each material stream can be fed to either baler. 

E. Black Belt and Material Flow 

In every facility, ReCommunity pays close attention to the feed and flow of material through the facility processing system. One concept that is continually monitored is the even and steady flow of material to prevent “black belt” or inconsistent flow of material causing the system to process material in an inconsistent manner. The steady feed and flow of material will ensure that trained employees process material at a even pace without ebbs and flows that can cause quality issues when the material clumps in an uneven manner. The combination of proper setting on the in‐feed metering device and the coordinated effort of the loader operator feeding the system with an established rate will minimize the clumps or bulky back‐up of material. This concept will be stressed throughout the operating day. 

F. Handling and Storage of Processed Materials  

1. 1. Baled Materials  

Recovered materials which are sorted on either process system will be temporarily stored in bunkers to wait to be baled. The baler operator will determine which recovered material to bale according to need and bin capacity. During the baling process all material will be quality checked to ensure the recovered material specifications are met for each material type. Recovered material, after being baled, will be stored in the facility designated bale storage area which will be divided into rows by material type to facilitate efficient inventory procedures and loading of outgoing shipments. Bales will be moved using the forklift.  The corporate marketing department monitors the facility’s baled inventory on a daily basis and automatically schedules outgoing shipments to ensure that inventories are kept to a minimum. Additionally, it is a priority to facilitate the total shipment of all loads by month’s end.   

2. 2. Glass Shipments  

The facility management at the local level will arrange for glass marketing, including mixed glass, if such an option is available.  

3. 3. Residue 

Residue which is removed from the processing line during processing will be conveyed to the transfer station tipping floor. There is a quality inspection & sorting station along the reside line to minimize the amount of missed recyclables in the residue.  

      

11  

4. 4. Rejects  

The protocol outlined in Section II of this O & M Plan, Screening Procedures for Rejects and Hazardous Waste; will be followed regarding the detection and disposal of rejects in the incoming streams.   Non‐recyclable material that is pulled out prior to being fed to the system, i.e. rejects, may be stored, handled, weighed, and shipped separately at ReCommunity’s discretion. As a matter of course ReCommunity’s intention is to combine these rejects with residue. If ReCommunity receives loads that contain rejects pertinent information regarding such loads including the date, time, origin, hauler and picture or written description of rejects contained in the load should be provided to the City for follow‐up. 

IV. Personnel Health and Safety  

Emergency telephone numbers will be placed conspicuously near all telephones at the facility.  

5. A. ReCommunity Safety Overview:   ReCommunity treats safety as its number one priority. All management and employees are thoroughly instructed and integrated into the comprehensive safety philosophy when first hired. It is incumbent on each employee to fully understand their job and responsibility to never place themselves or their co‐worker in harm’s way. All of these policies are in written format and are available for employees to review.  

Employees will receive further policy instruction and safety training through monthly Facility Safety Meetings. Advanced training will be issued to employees assigned specific tasks. Direct any questions, inquires or accidents to your supervisor or plant manager's attention.   

B. Facility Hazards  

Under most circumstances the facility does not produce or receive in any recyclable load toxic or volatile materials that can cause harm to employees as a result of direct contact. Normal facility operations can, however, at times produce potential safety hazards to employees working in the vicinity of certain equipment. These hazards include:   

1.   Noise from the movement of mixed glass in and around the mixed glass storage bunkers; 2.   Noise from the processing line equipment and from the balers; 3.   Small pieces of flying glass directly around the box belt in the commingled containers   

processing line; and 

      

12  

4.   Broken glass in the commingled containers processing line.  Potentially dangerous situations can also occur around any processing equipment that is made up of moving parts. The goals of the facility and personal safety are:   

1.   To describe these types of layout;  2.   To familiarize the reader with the safety equipment; 3.   To explain all safety procedures; 4.   To explain OSHA guidelines specifically the Hazard Communications Program and Hearing 

Conservation Program and other safety programs designed to limit hazards in the facility 5.   To explain Fire Fighting Procedures, Explosion Prevention Procedures, and Contingency    

manuals in the event an accident occurs; and  6.   To offer the employee a series of guides which are currently used by the management,      

supervisors and employees; and which are kept on file for easy access and employee review. 

C. Employee Safety Standards:  

ReCommunity regards the safety of its employees to be of paramount importance. Therefore, it is the policy of ReCommunity to assure the personal safety and health of each employee. The prevention of occupational induced injuries and illnesses is of such consequence that it will be given precedence over operating productivity whenever necessary. To the greatest degree possible management will provide all mechanical and physical facilities required for personal safety and health in keeping with the highest standards.   ReCommunity will maintain a safety and health program conforming to the best practices of organizations of this type. To be successful such a program must embody the proper attitudes toward injury and illness prevention on the part of supervisors and employees.  It also requires cooperation in all safety and health matters, not only between supervisor and employee, but also between each employee and his or her co‐workers. Only through such a cooperative effort can a safety program be established and preserved.   ReCommunity’s objective is a safety and health program that will reduce the number of injuries and illnesses to an absolute minimum, not merely, in keeping with but surpassing the best experience of operations similar to ours. Our goal is zero accidents and injuries.  Processing is critical but the SAFETY of every employee is the first concern in ReCommunity operations. Every practical step is taken to provide safe working conditions and to encourage safe working practices in addition to meeting all legal requirements.   It is the intent of ReCommunity to comply with or exceed all local, state and federal laws. To do this we must constantly be aware of conditions in all work areas that can produce injuries. No employee is required to work at a job he or she knows is not safe or healthful.    

      

13  

Cooperation in detecting hazards and, in turn, controlling them is a condition of employment. Supervisors must be informed immediately of any situation beyond the employee's ability to correct.   All employees must:   

1. Report ALL injuries, no matter how slight, to your supervisor immediately; 2. Get first aid promptly; 3. Do not attempt to administer first aid unless your supervisor is present; 4. Report any unsafe condition or practice to your supervisor; 5. You must not use compressed air to clean clothing or your person; 6. The air gun must not be pointed toward anyone; 7. Keep all aisles, passageways, platform, and stairways clear of all obstructions; 8. Keep your work area clean and orderly; 9. Perform all work in a safe and orderly manner;  10. Materials must be properly stacked to avoid creating hazards; 11. Bales are to be stacked not more than four (4) high;  12. Do not fail to STOP, LOOK and LISTEN before you step into a trucking aisle; 13. WALK “Do Not Run” while you are in the facility or on City property; 14. Use only marked aisles when walking through the facility; 15. Do not take short cuts through departments or process areas; 16. Do not climb conveyors, railings or balers;  17. Drivers of motor vehicles must stop and sound the horn at cross aisles and where vision is 

obstructed; 18. Sound horn when backing up; 19. Only the operator rides on a vehicle no passengers allowed; 20. Only licensed personnel may operate motorized vehicles and equipment; 21. Work within prescribed weight limitations when lifting or pushing;  22. Do not wear ties, loose clothing, jewelry, or other items which could "catch" in moving 

equipment and create a hazard; 23. Do not block access to fire extinguishers or fire hoses with equipment or materials;  24. Do not interfere with firefighting operations;  25. All combustible, flammable materials or liquids must be stored in approved safety              

containers and in designated storage areas;  26. Use assigned tools and follow prescribed methods for each job; 27. Do not use defective tools or equipment; 28. Guards are placed on moving machinery for your protection; 29. Do not operate unless all guards are in place and machinery is cleared of objects and 

people; 30. Never clean, oil, or adjust any machinery while in motion unless it is so designed; and 31. Observe all Danger, Safety, and No Smoking signs. 

      

14  

D. Facility Safety Rules and Regulations 

The following rules and regulations are included in the New Employee Package and each employee is required to read and sign their acceptance of these rules. An employee violating any of these rules and regulations will be subject to disciplinary action up to and including termination.   

1. Endangering the safety and health of other employees, including pranks or horseplay, threatening, intimidating, or striking another employee; 

2. Engaging in sabotage, espionage or restricting of production; 3. Damage to or theft of ReCommunity or City property or that of another employee as well 

as the operation of any machine except by an authorized employee is prohibited; 4. Bringing weapons into the facility; 5. The use, possession, promotion, purchase, transfer, sale, distribution, manufacture of 

unauthorized or illegal drugs, or the misuse of any legal drugs, alcohol, or other chemical substances or any combination thereof on ReCommunity or City premises or worksite is strictly prohibited; 

6. Insubordination;  7. Sexual Harassment;  8. Failure to wear eye safety protection at all times in all facility areas; 9. Failure to wear proper footwear or failure to wear prescribed safety equipment; 10. Employees are expected to wear proper dress; 11. Uniforms issued after 90‐day probation period are mandatory; 12. Punching time cards for another employee or falsifying records or time cards; 13. Habitual tardiness, unexcused absences, or leaving the facility without permission; 14. Smoking is prohibited inside the facility; 15. Gambling or promoting gambling;  16. Selling goods or taking up collections in the facility without permission from management 

or plant manager;  17. Violation of any criminal law; and 

18. Failure to adhere to ReCommunity policies and procedures. 

E. Safety Management 

6. Responsibility for Safety  

The following text deals with specific areas of responsibility.  

1. The Plant Manager  

The plant manager is responsible for directing the overall safety program. This includes the following functions:  

      

15  

2. Safety Program Functions  

1. Advise management on steps to improve the safety and fire prevention programs;  2. Assist supervision in accomplishing facility safety responsibilities;  3. Collaborate with representatives of insurance carriers and OSHA on safety and health and 

fire protection matters;  4. Supervise the operation of the first aid area; 5. Maintain records of safety performance and costs; and 6. The VP of Operations shall assist the plant manager by inspecting and advising on safety 

features of proposed purchases on new machines, new processes, new material, new or altered building facilities, and personal protective equipment. 

3. Daily Safety Checklist  

Each morning, the plant manager, or designee, shall conduct a safety inspection of all facility equipment passageways, fire extinguishers, first aid kits, and storage areas, using the Safety Checklist. If there are no problems with an item on the list, the “OK” column is checked. If there is a problem the “Needs Action” column is checked. Any problem is also noted on another sheet of the checklist and the proper personnel is notified for immediate action. This usually means notifying the maintenance man on duty and having him correct the problem. Along with preventive and emergency maintenance the maintenance man is responsible for assisting in the inspection of mechanical equipment. Prior to startup the plant manager will also make sure that all proper safety equipment is being worn by employees. Inspections are also made to ensure that no long winter clothing is worn in the facility i.e. scarves or long coats.  

4. Maintenance Manager 

The maintenance manager will promptly review, assess, repair, or recommend alternatives; to the operators’ concerns as pointed out on the daily logs.  

5. Machine Operator Safety  

All machine operators should have a copy of the equipment's safety features. This outlines the do's and don'ts of the machine. It will also address where all emergency shut‐offs are and safety limit switches. If your equipment does not have an operating manual or safety information on it you should contact the manufacturer and demand it.   Copies of all the facility's equipment safety items should be posted or placed near the equipment they are running.  Additionally, this information shall be kept in the facility safety book.  This book is to be stored in an easily accessible area and made available to anyone entering the facility. Some equipment operators are required by OSHA to have an additional form of training. A copy of proof of this training shall be kept in the employees file and a master list for all 

      

16  

equipment shall be kept in the Plant Safety book. Machine operators should be instructed not to operate their equipment without the proper guards being in place. If an operator is found operating the equipment without a guard the employee shall be immediately disciplined. Mechanics may be required to operate equipment without the guards on. Mechanics understand safety needs and have been trained to perform their jobs safely.  

6. Rolling Stock Equipment Operators  

Only trained and ReCommunity approved operators will be allowed to operate equipment. The following are minimum standards of safety in the operation of equipment. Each operator should study, know and, above all, follow all guidelines. No employee is to operate any piece of ReCommunity or City equipment without the supervisor's knowledge and approval.   

1. Check equipment to see that it is in safe operating condition. If in doubt, contact your          supervisor and do not operate until approval is given; 

2. Do not speed, and do not stop suddenly;  3. Slow down at intersections; 4. Be on the alert for pedestrians ; 5. Do not attempt to exceed the capacity of your equipment by carrying loads which are           

too heavy or unbalanced; 6. Operators should face their destination. If unable to see over the load the vehicle        

should be driven backwards;  7. Never leave a vehicle unattended; 8. When parked buckets or blades will be flat to the ground, shift levers in neutral, and       

the brakes set; and  9. Never allow anyone to ride in buckets or blade. 

 Rolling stock equipment operators must complete a daily Rolling Stock Checklist. This checklist is to be turned into the supervisor prior to beginning the shift.  

7. Employee Responsibilities  

1.  Know and observe all rules and regulations relating to occupational safety and health; 2.  Know and follow all standard operating procedures, including, Job Safety Analysis for        each occupation; 3.  Properly use prescribed protective equipment;  4.  Maintain protective equipment in acceptable conditions;  5.  Report to your supervisor conditions or procedures which are considered a hazard to          health or safety; 6.  Practice good personal hygiene habits; 7.  Report ALL injuries immediately to your supervisor; and 8.  Report sickness or injury occurring while on duty to Supervisor BEFORE leaving.  

      

17  

8. Accidents/Injuries  

Procedures followed in the event of an accidental injury in the facility are naturally dependent on the type and severity of the injury. Listed below are the procedures to follow for two scenarios:  

9. Major Injuries ‐ Outside Medical Attention  

7. Required: CALL 911  

The injured employee or an employee nearby will either alert the supervisor or office clerk using a facility phone if a neither is in the immediate area. If a clerk is notified first the clerk will first call 9‐1‐1 then notify a supervisor.   As the injury necessitates first aid shall be administered immediately. ReCommunity will notify the landfill scale house.  Employees at the scale house will direct emergency service vehicles to the location of the emergency. The supervisor will contact the injured employee’s designated emergency contact person. An employee will remain on the outside the building until the emergency personnel arrives and direct emergency personnel to the injured employee. Once the injured employee has been transported to the hospital the reporting and investigation procedures will begin.  

10. Minor Injuries – In Plant Medical Attention Necessary: 

8. Required: Supervisor or Manager Notification  

Either the injured employee or an employee nearby will alert the supervisor who will then perform first aid if necessary. After first aid is performed the employee will be instructed to go to the break room and relax for a while. If hospitalization is then required the supervisor or a designate will drive the employee to the hospital. Should the employee’s injury require that they go home however, are incapable of transporting themselves a supervisor or designate will transport the employee. An employee injured on the job is entitled to the remainder of the day's pay and all benefits outlined in the insurance policies section of the Operator's manual.  

11. First Aid  

 The first aid kit in the First Aid area is equipped to cover basic first aid needs. Additionally, the facility is equipped with an eye washing station. All first aid cases must be referred to facility management.  

      

18  

 The Plant Manager is responsible for:  

1. All in‐house first aid treatment; 2. The maintenance of adequate first aid equipment; 3. Decisions concerning case referral to the hospital in coordination with the facility 

personnel; and 4. Ensuring that calls are made to 9‐1‐1 when required. 

12. Accident Reports  

Immediately following a work related injury requiring more than first aid, or a work related illness, the OSHA form No. 300, The Log and Summary of Occupational Injuries and Illnesses, is completed. This form lists the name of the employee, department and description of the illness or injury. Whenever there is an injury which requires medical attention a ReCommunity Accident Report is completed. This log is updated and posted in the lunch room. The report includes accident description, preventive actions taken, witnesses, equipment involved, unsafe conditions which led to the accident, other factors which contributed to the accident, and recommendations and comments. The directions for filling out this report are self‐explanatory. A copy of the ReCommunity Accident Report will be sent to the City’s service coordinator within 24 hours of the incident. The ReCommunity Accident Report will be completed and submitted to the City’s service coordinator in the event of incidents or accidents such as damage to the building, equipment or vehicles and delivery of hazardous waste.   Unsafe conditions which lead to any accident in the facility are to be immediately corrected to prevent further injury. The administration of first aid will be recorded and maintained for all incidents. After an accident occurs and reports are completed an investigation by the plant manager will follow.  

13. Accident Investigation  

In addition to full investigation of the accident and the event that led to it investigation of all "near‐misses" must also be conducted. Investigations are conducted by the plant manager. The goal of the investigation is to detect and prevent lapses in safety that resulted in an accident or potential accident.  

14. ReCommunity Accident/Illness Report  

The ReCommunity Accident Report is completed for any job related injury/ illness requiring medical attention beyond first aid. This form is completed by the facility management or the office administrator. The form is to be filled out in its entirety.   

      

19  

This accident report is attached to the ReCommunity Accident Investigation Report and is to be forwarded to the ReCommunity offices listed on the report and the City’s service coordinator within 48 hours of the incident. If the incident is of major impact such as severe trauma immediate notification shall be required. The plant manager inspects all documentation for completeness and accuracy and signs upon verification.  

15. Safety Committee Meetings  

OSHA requires employee involvement in all safety related issues in the facility. A regular schedule of meetings should be posted on the safety bulletin board at least one month in advance. Frequency of these meetings can vary according to facility size and abatement needs.  

16. How Do I Decide Who Participates?  

An easy answer to this is to take one employee from each area of operation. For example, selections can be: a baler operator, a mixed recyclable sorter, a forklift operator, a supervisor, and a mechanic. The supervisor and mechanic are essential to this committee. The supervisor will act as a facilitator even though they may not lead the group. A mechanic can identify less costly abatement issues being intimately familiar with the equipment. Employees who are known to have repeat accidents or appear to be prone to accidents are more often than not an excellent choice for the safety committee. Another good choice would be an employee who has had some form of safety training. For example, emergency medical training, first aid, or perhaps came from a company who bad a progressive safety program.  

17. What Exactly Does the Committee Do?  

The safety committee can do everything from hanging posters to training employees as required by OSHA. The breath of responsibility depends on the plant manager’s comfort level in providing access to the safety committee. Regardless of the responsibility level of the safety committee it is important that safety issues are promptly addressed and that the facility progressively moves towards a safer environment.   Most committees perform the following functions:  

1.  Establish a motto  2.  Research and analyze hazards  3.  Make suggestions to correct hazards  4.  Accident investigations and suggest abatement  5.  Maintain training records  6.  Learn and participate in safety training  7.  Give safety training  8.  Are members of the local safety association  9.  Research and supply safety literature  

      

20  

18. Manager’s Monthly Report  

9. PURPOSE:  

This report is intended to give each plant manager a method in which to supply necessary information to the VP of Operations. The report is to be completed after the monthly facility safety meeting and accompany the week ending overnight envelope that is sent to the corporate office. All facilities are required to sponsor a minimum of one safety meeting per month for all employees. The Facility Safety meeting will be held on the second Thursday of every month. Safety and Health Committee meetings and the safety inspections, performed by a safety committee member, will be held no less than one (1) week prior to the facility safety meeting. This report will begin as the cover sheet for the meeting minutes of the Safety and Health Committee then will be transferred to the cover sheet for the facility safety meeting and finally be signed and dated by the plant manager before sent to corporate Human Resources. A copy of this report is to be kept in the Safety and Health Committee file along with the meeting minutes. A copy will be supplied to the City’s service coordinator.  

10. Report Contents:  

Each facility meeting will cover a minimum of one, but not more than two, of the following ReCommunity Safety Policies. Please date the last time each of these policies was covered.   _______ Emergency Evacuation / Fire Manual _______ Hazard Communication Program  _______ Alcohol & Drug Free Work Site Policy _______ Lockout/Tag‐out Policy  _______ Medical Attention Policy _______ Hazard Assessment  _______ Blood‐borne Pathogens Policy  _______ Personal Protective Equipment Policy  _______ General Safety Standards, i.e. Visitors _______ Confined Spaces Policy  _______ Smoking / Tardiness & Absentees _______ ReCommunity Rules & Regulations  _______ Uniforms / Vacation & Holidays _______ Operator Training Program  

11. Employee Conduct  

Are all federal and state documents up‐to‐date and prominently posted? ___________  Indicate the date of the last fire evacuation drill the facility practiced.       ___________  Indicate the date of last Hepatitis B vaccination for facility employees.      ___________  Do all employees have a signed and dated Safety Manual Sign‐Off document and a Hepatitis B decline/acceptance document in their Personnel File?                                   ___________  

      

21  

Indicate the number of new hire employees for the previous month.         ___________  Has each of these employees received instruction and Employee Safety Training literature?                                                                                                                                     ___________  New rolling stock operators are considered "trainees" until they receive 100 hours of operating time and satisfy the Manager's Safety and Production requirements in order to receive their ReCommunity issued operator's license. During this time new operators receive training from facility sponsored classes, production and maintenance supervisors, as well as from experienced licensed ReCommunity operators. How many unlicensed trainees does this facility have presently?                                                                                                                  ___________  Does a copy of the OSHA 300 form and the most recent Facility Safety Inspection form accompany this report?                                                                                           ___________   

COMMENTARY:  

Note any new structural conditions, equipment, floor plans, operation methods or procedures that may cause a hazardous condition.  Posting of the "Evacuation Route Poster" alterations and/or employee notification are required.   Note any incident occurring this past month which may not have caused material damage or physical injury but could be a potential hazard if preventative measures are not put into practice.  Examples of incidents could be an employee slips on wet floor, a trailer moves from the loading dock before operator completes load‐out procedure, etc.   Plant Manager’s Name__________________________________________   Signature______________________________ Date___________________  

19. Specific Areas of Safety Facility Hazard  

12. Location I: Commingled Container & Commingled Paper Tip Floor Area  

Hazard Type:   

1. Broken glass on floor  2. Trucks dumping material  3. Flying objects i.e. bottle caps, broken glass, etc. onto tip floor  4. Spilled liquids 5. Loaders moving material onto moving in‐feed conveyors  6. Periodic high noise levels  7. Machinery and conveyors that start automatically  

13. Location II: Commingled Container Sorting Platforms  

Hazard Type:  

      

22  

1. Broken glass  2. Sort conveyors moving  3. Flying objects i.e. bottle caps, broken glass, etc. 4. High noise levels  5. Unknown liquids  6. Sharps  7. Dust  8. Machinery and conveyors that start automatically  

14. Location III: Commingled Paper Sorting Platform  

Hazard Type:  1. High noise level  2. Sort conveyors moving  3. Dust on material while sorters manually sort  4. Machinery and conveyors that start automatically  

15. Location IV: Area Under the Sorting Platforms  

Hazard Type:  1. Broken glass  2. Flying objects i.e. bottle caps, broken glass, etc. 3. High noise levels  4. Debris dropping from overhead  5. Moving equipment  6. Dust  7. Machinery and conveyors that start automatically  8. Falling objects  

 Due to hazards in these areas all employees will be required to wear gloves and safety glasses with side shields, long pants, and shoes with substantial soles and sides. Hearing protection is required for all employees who spend more than two (2) hours per day in the area. Although not required, dust masks, protection sleeves, and aprons will be available to all employees if an employee requests to use them. All employees will be instructed in "Lock Out‐Tag Out" procedures, proper handling of unknown liquids and/or hazardous liquids, and handling of sharps i.e. blood‐borne pathogens.   Maintenance and supervisors will be instructed in the use of 'Lock Out‐Tag Out" procedures as it relates to working on power equipment. Hard hats will be available to those who request them while working under the sort platforms. Oil absorbent material will be made available to sprinkle over spilled liquids. All rolling stock operators will be given special instruction in the safe operation of the equipment.  

      

23  

20. Personal Protective Equipment (PPE) Policy  

ReCommunity requires all employees to wear Personal Protective Equipment (PPE) at all times while in the production area. This PPE consists of safety glasses, gloves, hearing protection and uniforms/aprons. The employee is responsible for the replacement of lost, stolen, or damaged PPE. PPE worn out by normal use will be replaced at no charge to the employee. Specific PPE and training will be issued for non‐routine, maintenance, or work assessed as hazardous by ReCommunity. Upon request ReCommunity offers a mask for nuisance dust at no charge for employee comfort. Verbal instructions and demonstrations will be provided for any employee requiring assistance in the use of any PPE. Employees are to provide, at their own cost, hard soled, leather, or imitation leather shoes in the processing area.  Prohibited footwear includes: open toe, open heel, sandals, loafers/flats and canvas or fabric top shoes.  

21. Personal Protective Equipment (PPE)  

ReCommunity utilizes a variety of Personal Protective Equipment (PPE) to guard our employees against these general hazards. All safety equipment will be OSHA approved for existing facility conditions as verified by the Director of Safety. It is a requirement of employment that every employee wear safety gear at all times. Violation of this requirement will result in disciplinary action.    The basic rules regarding this equipment are as follows:   

A. Employees who must work where hazards cannot be eliminated or controlled at the source and where ordinary work clothes do not provide sufficient protection should use PPE which, if necessary, can protect the employee from head to toe.  

B. An important aspect of PPE usage is supervision and enforcement. The first line supervisors should be familiar with the equipment so that they can explain and demonstrate its usefulness. Demonstrations are performed during the pre‐employment training and at safety meetings.  

C. Having been issued the proper PPE the requirements for the replacement of old or damaged PPE items is that the original item must first be returned.  

  ReCommunity will maintain a supply of the following PPE:   

1. Hard Hats  2. Safety Glasses/Goggles  3. Ear Plugs/Muffs (Refer to Hearing Protection Program [HPP])  4. Dust Masks  5. Kevlar Sleeves  6. Gloves  7. Footwear  

      

24  

22. Footwear Protection Program  

16. Objective:  

Due to the nature of the processing operation the potential exists for glass and metal fragments to cut shoe soles and cause injuries. This policy is to minimize injuries caused by such hazards.  

17. Policy:  

All employees working in the processing area must wear fully enclosed shoes with hard rubber or leather soles. Office employees or visitors to the facility may wear other types of shoes only if their movement is confined to designated aisle‐ways and offices.  

18. Implementation:  

Only hard sole, leather, or imitation leather side shoes may be worn in the processing area. Prohibited footwear includes: open toe, open heel, sandals, loafers/flats and canvas or fabric top shoes. The cost of the shoes is the employee's expense.  

23. Hearing Protection Program (HPP) 

Objective: Due to the nature of the processing operation and related equipment noise in certain areas of the operation may exceed desired limits on an intermittent basis. This policy is designed to insure that no one is subjected to potential hearing loss.   

Policy: All employees are required to wear hearing protection if they spend more than two (2) hours per day on the processing floor.   

Implementation: Protection will be provided by ReCommunity and will consist of foam earplugs. Certain operations such as rolling stock and machine operations may, at the plant manager's discretion, be required to wear a full coverage head set. ReCommunity reserves the right to charge for replacement equipment if equipment is lost or damaged.  

24. Casualty Prevention and Control  

This program is designed to minimize life and property loss by identifying and implementing procedures to reduce operational and environmental hazards. These inspections are designed to minimize and control risks and to meet the City’s requirements. The inclusion of many disciplines i.e. management, employees, operational procedures and maintenance come together to create a comprehensive casualty prevention program.   Features of a casualty prevention program include:   

      

25  

1.  Acting as a liaison with regulatory agencies; 2.  Maintain testing and inspections as required by regulatory agencies; 3.  The elimination of fire hazards; 4.  Implementation of department safety policies and procedures; 5.  Responsibilities and procedures in emergency training for all employees; and 6.  The development of disaster safety plans. 

25. Non‐Permitted Confined Spaces Policy  

Certain areas of the facility including tanks and underground conveyor pits are designated as confined spaces. Periodically, these pits need to be emptied of material that passes through the conveyors. Employees are NOT to enter these confined areas unless they have been specifically trained in the hazards of these areas and have acknowledged training by signing the manual.  

26. Operator's Licenses  

No one is to operate baling equipment and facility vehicles without specific training. Employees receiving this training will acknowledge training by signing the manual.  

27. Blood‐borne Pathogens Policy  

The possibility exists that syringes or other types of related hazards will appear in the Commingled Container Processing (CCP) line. Any employee encountering syringes or any other related hazard, regardless of location, are instructed to avoid contact with the hazard. Employees are to move away from the affected area and notify fellow employees and the supervisor of the situation. Once the hazard has been moved into the residue storage area and away from employee contact the employee may resume normal duties. If in doubt of safety contact a supervisor. Any injuries involving syringes are to be immediately reported to a supervisor. Employees who work on the CCP line will be given the opportunity to receive Hepatitis B vaccinations at no cost to the employee.  An employee may begin taking Hepatitis B shots within 10 days after being injured by a sharp or defer the shots to a later date by acknowledging this intent in writing.  

28.   Inspection and Quality Control of Recovered Materials 

 The quality of the recovered materials we produce is critical to the success of our operations.  Every single employee working in the plant has a hand in ensuring material quality.  Quality control begins on the tip floor, by making sure that excess rejects are not introduced into the system, and continues throughout the mechanical and manual aspects of the sorting system.  Every sorter working on the system contributes to the quality of our materials as do the maintenance personnel who keep the equipment working.  

      

26  

Quality control for the containers coming from the single stream operation is largely a function of the effective training of the sorters.  Only those materials picked by the sorters will go into our products.  For fiber the sorting process is as much an inspection process as sorting.  The sorter removes the wrong materials from the fiber stream rather than positively sorting the selected items.  Effective quality control is created by a reliable plan for cross training smployees on the different grades of materials we generate.  The plan should include how these are sorted and baled and how to identify problems to supervisors.  The final quality control processing system in the operation is the forklift and loader operators who move products into storage and into trailers for shipment.  It is the responsibility of these employees to ensure that only the proper grades of material are shipped to market.  Material downgrades are unacceptable.  Below are several specific quality and inspection procedures related to managing the shipment of products from the MRF.  Storage Areas  Forklifts loaders move processed material to storage areas prior to shipping.  The storage areas in the plant include:  

Bale Storage ‐ North and Northeast end of building, east of balers, near loading docks  Glass Storage ‐ Outdoors in concrete bins on east side of MRF 

 Bale Condition and Stacking  All bales that are moved from the baler to the bale storage area will be tagged to indicate the date the bale was made.  The forklift operator who moves each bale to storage is responsible for bale tagging.  Stacked bales must be of consistent material composition and shape. Straps, ties, or similar devices must be in sufficient number for the type of material, size and shape to firmly secure bale content.  Bales stored in tiers must be stacked, blocked, interlocked, or limited in height so they are stable and secure against sliding or collapse.  Straight stacks (one bale placed directly on top of another) must be limited to three (3) high.   Plastics will be stored in a specifically designated area.  If plastics are stored outside of the designated and delineated area, then these shall only be stacked two (2) high.  Loose, incomplete, or out‐of‐shape bales must not be stacked or be used to support other bales in the stack.  Bales in stacks must be visually inspected daily for stability of the stack and condition of the bales.  Immediate action must be taken to correct an unstable condition, such as identifying and removing bales that are not structurally sound. 

      

27  

 Authorized employees will receive training on how to identify bale content and quality, stacking requirements, and remedial action that can be taken to correct unstable stack conditions.  Employees who may be affected by hazardous bale stacking may also be trained on how to identify the potential hazards involving bale stacking, the precautions necessary to avoid these hazards, and the requirements to report apparent hazards to the employer.  Bale storage areas must be designated as special work areas, with access limited to only authorized employees.  Quality Inspections:  Quality is a major factor for all shipments leaving the facility.  In an effort to control negative impacts on our quality it is crucial to conduct commodity inspections before and during the loading process.  An initial inspection of the truck will be made for any possible contaminants left in the truck from previous loads. If any contaminants are found they should be removed from the truck before any loading occurs. The loader should inspect each bale/bucket during the loading process to see if any contaminants are visible.  If contaminants are visible the loader should notify his or her supervisor immediately and that particular bale/bucket should not be loaded. The contaminated material should be separated from any other materials for closer inspection.  The integrity of baled material is an important factor. If the bale cannot be loaded without the bale breaking and the material spilling then it should not be loaded. Again, the supervisor should be notified and the problem bales set aside to be dealt with at a later time.  Baled material is loaded using a forklift. Bales are extracted from bale storage and loaded onto a trailer located at one of the loading dock doors along the south wall of the building.  The forklift operator or baler operator is responsible for filling out the correct paperwork while loading out materials.  

29. Shop Safety 

Maintenance employees using equipment in the maintenance shop or in any other area of the facility will utilize the required safety equipment as listed and take appropriate steps to perform tasks.  Proper clothing and PPE 

1. No loose clothing or jewelry 2. A hard hat 3. Safety glasses with side shields 4. Safety‐toed footwear 5. Work gloves 

      

28  

6. Ear plugs or protectors if needed 7. Face shield for work on grinders or torch cutting 8. Welding mask for electric arc welding 

 Selection of Proper Tools 

1. Hammers, axes, files, and sledges with handles clean and secure 2. Chisels, wedges, and punches with no mushroomed heads 3. Right size wrenches 4. Electric hand tools with good cord and three‐prong plug 5. Chain hoist and come‐along with no frayed cables or damaged chain links and of sufficient 

capacity 6. Jacks rated for the lift 

 Proper Use of Tools 

1. Use the right tool for the job 2. Pull wrenches when you can use an open palm if you must push near an obstruction 3. Don’t use electric tools while standing on a wet floor 

 Special Precautions 

1. Prevent  flash burns  to others  from electric arc welding by  installing screens or keeping other workers out of the area 

2. Keep gas cylinders secured upright with the protective cap in place 3. Put split rim tires in cage before inflating 4. Watch out for moving forklifts 5. Stay clear of operating conveyors and balers 6. Release pressure in hydraulic systems, compressed air, and stream lines before working on 

them 7. Be sure equipment can’t be started while you work on it 8. Use locks and tags 9. Don’t work under a suspended load 10. Don’t work under a shear crosshead unless it is blocked 11. Replace all protective guards 12.  Clean up the area after a job 

 Torch Cutting  Proper clothing and personal protective equipment 

1. No loose clothing or jewelry 2. A hard hat 3. Safety glasses with side shields 4. Safety‐toed footwear 5. Burner’s gloves 6. No oily clothes 

      

29  

 Gas Cylinders 

1. Must be secure 2. Keep valve cover on when not in use 

 Hooking Up Torch 

1. Stand aside 2. Open each cylinder valve a quarter turn to blow out dust 3. Close each valve 

 Connect Regulators 

1. Oxygen has a right‐hand thread 2. Fuel gas has a left‐hand thread 3. Keep oxygen fitting free of grease 4. Don’t bust threads while using wrench 5. Close regulator valve and open cylinder valve 6. Check for leaks 

 Connect Hoses 

1. Green for oxygen 2. Red for fuel gas 3. Use wrench but don’t strain fittings 4. Open fuel gas cylinder valve one and a half turn 5. Open oxygen regulator to adjust pressure  

CAUTION: If using acetylene keep pressure below 15 pounds.  

Lighting Torch 1. Open fuel gas valve on torch 2. Use a spark lighter never matches 3. Adjust torch valve to get a flame with some black smoke 4. Adjust oxygen torch valve to get a good flame 5. Use lever to get cutting oxygen 

 Backfire 

1. If you hear a loud pop shut off valves on torch 2. Light torch again 3. If you hear a pop followed by a squeal you have a fire in the hose 4. Shut off cylinder valves and have the equipment checked out by maintenance 

Cutting Precautions 

1. Know where the piece will fall 2. Keep torch lines from being cut by falling scrap 3. Watch for other workers 

      

30  

4. Don’t torch closed containers unless they are vented or free of flammable material 5. Keep fire extinguishers nearby if cutting near flammable materials 6. Stand upwind of fumes 7. Wear a respirator when torching lead painted steel, galvanized, or terne plate 8. Don’t smoke on the job 

Shutting Down 

1. Close valve 2. Remove regulators, hoses, and torch 3. Put protective caps on gas cylinders 4. Check to be sure nothing is burning before you leave the area 

 Grinders 

1. Clear area of flammable materials 2. Inspect grinder 3. Operate with gloves and eye protection 4. Make sure that the grinder has the proper wheel clearance and safety shield in place 

30. Lockout/Tag‐Out Policy (LOTO) 

Lockout‐Tag‐out procedures are to protect employees from accidental machine start up/movement. The most common mechanism is a locking device that is attached to a motor/control panel or disconnect switch, plus a durable red and white tag that identifies the device as the LOTO and the name of the employee implementing it. Employees will be verbally notified, by either supervisor or maintenance personnel, anytime a LOTO procedure will affect their work process.  Additional LOTO information is posted throughout the facility. Employees must be able to identify the LOTO device affixed to any machine. Equipment with LOTO devices may not be restarted by anyone except the employee who applied the LOTO device. Power equipment without the LOTO device in place may not be operated by anyone other than maintenance personnel. Maintenance personnel will receive advanced training in accordance with this policy.  

31. Equipment Tag‐Out (ETO) 

The Equipment Tag‐Out (ETO) log is to be used whenever a piece of equipment is not to be operated for safety reasons. These reasons could include maintenance, repairs, faulty hydraulics, low oil, etc. There is no limit to the reasons for tagging‐out a piece of equipment. The log is used for safety and monitoring equipment problems.   The design of the ETO log enables the user to work on a piece of equipment without fear of injury due to inadvertently operating machinery that is inoperable. Some pieces of equipment 

      

31  

have keys which lock out their use. This does not eliminate the necessity for use of this ETO log procedure.  The key only provides for increased safety.   The safety tags are the standard red “danger” tags available at most industrial suppliers. The tags should be laminated in order to provide for repeated use. The following information should be on the tag: the date of installation, the name of the employee initiating the tag, reason for the tag, and the tag's location. The log itself has a column for each of the above items, plus a column for the equipment name, tag number, and "cleared by". All of this information is valuable in the monitoring maintenance, safety and equipment history. Please be advised that the above should be used with the LOTO Kit.  

32. Equipment Lock Out (ELO) 

Anytime a piece of equipment requires maintenance of any kind that requires shutdown the Equipment Lock‐Out (ELO) procedure below will be followed:   

1. All maintenance personnel will be assigned a lock with one key; 2. Only one key will be available for any one lock; 3. This lock and key once assigned to a maintenance employee will not be used by any other 

employee; 4. Should the lock be defective or the key lost the lock must be replaced and discarded; 5. This ELO procedure will be utilized with the ETO procedure; and 6. This lock will remain in the possession of the assigned employee at all times. 

   

      

32  

ELO procedure:   

1. Shut down equipment at the “disconnect”; 2. Place lock on electrical disconnect of machine; 3. Secure lock and keep key on your person; 4. Perform maintenance as necessary; and 5. Upon completion of maintenance remove lock and secure. 

 NOTE: No one except the employee who initiated the ELO may remove the lock. Also be advised 

that the above should be used with the LOTO Kit.  

32. Reporting and Fire Fighting Procedures  

 Every employee is responsible for reporting a fire.  A fire witnessed inside the facility or any outlining buildings on ReCommunity or City property must be reported immediately to a supervisor.  If the fire is located in the employee's work area it should be reported to your immediate supervisor. The supervisor is responsible for calling 911 and notifying the City’s service coordinator.  

 Only under the plant manager, or assistant plant manager's discretion, will trained personnel proceed to extinguish and control the fire.  This procedure will continue until the following: a.) fire is extinguished, b.) fire personnel arrive or c.) fire becomes uncontrollable. If, in the opinion of management, the fire is beyond safety limits all personnel will be evacuated from the facility.  

33. Fire Alarm and Evacuation Procedures  

Fire or emergency drills train occupants to leave their work place promptly and to evacuate in a speedy and orderly manner. These drills must be carefully planned, well organized and carried out under rigidly controlled conditions.   Employee units will be assigned to specific exits according to the facility exit plans as posted throughout the facility.  The fire and emergency drills are conducted to take into account all possible conditions of traffic flow for exiting the facility. Therefore, drill exercises will be held un‐expectantly and at various times during the work day. The drills will be held at east bi‐annually to assure that all employees are aware of the exit plans and their assigned exit location(s).    During a fire drill or fire emergence the fire and evacuation alarm system will emit a sound and the emergency lights will flash throughout the facility and office areas.  When this happens the following steps are to be taken. The supervisor should ensure that:  

      

33  

1.  All equipment and machinery are shut down; 2.  Lunchroom and bathrooms are checked to insure that they are completely evacuated; 3.  All personnel are to walk, not run, to designated building exits;  4.  When outside personnel are to move away from immediate proximity of the building; 5.  Avoid blocking exits to permit easy access for fire personnel and equipment; 6.  Upon evacuation employees are to meet at a pre‐designated area for roll‐call; and 7.  An Employee Roll‐Call List will be generated every morning and used for roll‐call by 

management staff.  NOTE: Supervisors, plant managers, assistant plant managers and other designated employee it is your responsibility to secure your respective areas and ensure employee compliance. You should be the last to leave your area. A check of the above items should be made quickly to ensure the facility is fully evacuated and secured. The recall signal, which is an intermittent ringing, will be sounded when, and only when, it is safe for employees to return to the facility.  

34. Fire Fighting Equipment  

All areas of the facility and office will be thoroughly inspected to determine the type and quantity of its firefighting equipment i.e. extinguishers. If an area or extinguisher is not within safety standards it must be bought up to code as designated by the National Fire Protection Association (NFPA) 10 2013 edition. The facility maintenance department is responsible for maintaining and purchasing extinguishers.  

35. Fire Inspection  

Extinguishers shall be inspected monthly to ensure they are in their designated areas and have not been activated or tampered with, also to detect physical damage, corrosion or other impairments. These inspections will be recorded with the following information: the initials of the inspector and inspection date. In addition, annual inspections shall be conducted within a year of the previous inspection, or when scheduled at designated intervals, or when specified by a noncompliant inspection to test for subsequent compliance. During this inspection extinguishers shall be thoroughly examined and/or recharged or repaired to ensure operability and safety or replaced as needed. Extinguishers removed from the facility to be recharged shall be replaced by spare extinguishers until returned. Additionally, fire alarm systems shall be tested and inspected at recommended intervals.  

36.  Plant‐Wide Training Program  

A facility wide training program is essential if the fire safety program is to be effective. The basic accomplishments of this program are threefold.   

      

34  

1. To maintain the highest safety standard by engaging employees in a structured and practiced fire safety plan; 

2. To teach employees how to prevent fires in their departments; and 3. To train employees in the fundamentals of elementary firefighting. 

 Ultimately the most important goal is the individual employee taking responsibility for facility fire safety. Techniques that will be used to encourage employee interest and participation in plant fire prevention are:   

1. Posters  2. Fire prevention as subject of safety committee meetings  3. Use of displays  4. Training in prevention, evacuation, and fire‐fighting techniques 5. Use of video and live demonstrations  

 Note:  These fire evacuation procedures are intended for all emergencies where employees must be evacuated during an emergency situation. 

37.  Fire Evacuation Safety Plan  

1. Have a plan that includes a primary and a secondary exit; 2. If one is blocked another exit must be accessible;  3. Provide exiting plan(s) from each area or rooms; 4. Make sure that all “EXIT” components are clearly visible and properly maintained; 5. These components include: emergency lights, exit signs, detection systems, fire doors 

and hardware; 6. Ensure that all egress areas remain clear of material and debris; 7. Have a designated meeting place away from the building, make it a safe area, do not 

move employees from the building into a hazardous or unsafe area; 8. Using the Employee Roll‐Call List call out and identify all employees at the designated 

safety location; 9. A supervisor will be responsible for calling 911; 10. This supervisor will designate an employee, on the scene, to meet emergency personnel 

and provide directions and pertinent information regarding the emergency ; 11. Employees shall respond to all fire drills as a true emergency; 12. Occasionally, a fire drill may be announced in advance;  13. When the alarm sounds, stop all activity and exit the facility quickly; 14. Once outside the building stay out until notified that it is safe to go back inside; 15. An alternate plan may be part of the drill as an alteration of the original evacuation plan; 16. A supervisor will be designated as a Fire Safety Officer; 17. Post “N0 SMOKING" signs; 18. Provide safe areas for the use and the disposal of cigarettes; 19. Be sure that flammable and combustible liquids are properly used and stored; 

      

35  

20. Know the types and the locations of any hazardous materials or hazardous wastes kept on site, best routes of access, and the correct extinguishing medium to use; 

21. Maintain routine inspections and correction of faulty wiring, frayed electrical cords, improper use of extension cords and faulty appliances to prevent hazardous situations; 

22. The safety plan should familiarize employees with the alarm and sprinkler systems; 23. All employees should be instructed in the use of portable fire extinguishers, their 

locations and how to activate the alarm system; 24. The safety plan should stress the importance of good housekeeping practices; 25. Employee education is paramount in fire safety; 26. Employees should understand fires regardless of the size can severely interrupt 

operations and may result in job loss; and 27. The primary goal of a Fire Prevention program is to reduce or eliminate fires in the work 

place by heightening Fire Safety Awareness of all employees. 

38. Fire Location Log  

The Fire Equipment Location Log is used to inventory portable fire equipment by type, size, weight and quantity for each area where this portable equipment is installed. The log establishes a standard procedure for inventory control and accountability of portable and fixed fire equipment. In addition, the log provides information as to the mix of equipment in a particular area or floor in relation to hazardous classification as outlined in the Life Safety Code and Fire Protection for Hazardous Wastes/Materials.   The Fire Equipment Location Log is designed for the routine inspection of fixed equipment, hose stations, and cabinet stations. The Fire Equipment Location Log is part of the fire plan to determine the annual inspection check list by maintenance personnel in accordance with the regulatory agency requirements.  

39. Fire Location Log Procedure  

1. The Fire Equipment Location Log is designed in a column style format; 2. This log is used to record facility firefighting equipment; 3. Provides a standardized routine for inventorying the firefighting equipment; 4. Uses a standard numbering system to identify the station to which it belongs; 5. This system includes the equipment number and floor where it is located; 6. It records and maintains the quantity of all firefighting equipment; 7. The log shows the exact location of all firefighting equipment; 8. This information shall be recorded accurately; and 9. Additional information may be included, as needed, such as weight, length and other. 

      

36  

40. Portable Fire Extinguishers  

This section is established to provide standard inspection guidelines of portable fire extinguisher equipment in accordance with current NFPA 1 0, chapter 4, guidelines. These procedures vary for the inspection and maintenance of different types of extinguishers thereby distinguishing the action to be performed. For the purposes of this instruction we will define the difference between inspection and maintenance in the sections to follow.  

41. Portable Fire Extinguisher Weekly Inspection  

Inspection is defined as a "quick check" that an extinguisher is available and will operate.  It is intended to give reasonable assurance that the extinguisher is fully charged and operable. This is done by seeing that it is in its designated place, that it has not been discharged or tampered with, and that there is no obvious physical damage or condition to prevent operation. Minimal technical knowledge of fire extinguisher operation is required.  

42. Portable Fire Extinguisher Maintenance  

Maintenance is defined as a thorough check of the extinguisher. It is intended to give maximum assurance that an extinguisher will operate effectively and safely.  It includes a thorough examination and necessary repair or replacement. This inspection will normally reveal the need for hydrostatic testing. This form of maintenance may only be performed by trained employees who have undergone training and instruction to reliably perform maintenance. The employee must be familiar with the manufacturers service manual, have access to the proper tools, and recharge materials, lubricants, and manufacturer's recommended replacement parts. Many states restrict this activity to licensed professionals. For this reason fire extinguisher maintenance will not be included in the normal actions performed by the facility operations and maintenance department. Fire extinguisher maintenance should be referred to a qualified service contractor.  

43. Portable Fire Extinguisher Monthly Inspection   

Fire extinguishers are to be inspected when initially placed in service and thereafter at approximately thirty (30) day intervals. Fire extinguishers may be inspected at more frequent intervals when circumstances require.   Periodic inspection of fire extinguishers shall include a check to insure that:   

1. They are located in the designated place; 2. No obstructions to access or visibility exist; 3. Operating instructions on nameplate are legible and facing outward; 4. Seals and tamper indicators are not broken or missing; 

      

37  

5. Fullness is determined by weighing or "hefting"; 6. They are examined for obvious physical damage i.e. corrosion, leakage, or clogged nozzle; 

and 7. Pressure gage reading or indicator is in the operable range or position. 

44. Automatic Fire Detector Requirements  

The standard on automatic fire detectors covers the minimum performance, location, mounting, and maintenance requirements. The standard is intended to be used with other NFPA standards that deal specifically with fire alarm, fire extinguishers, or control panels. This standard establishes and defines the type of detectors, the operating modes, common requirements and the maintenance and testing procedures.  

45. Responsibility  

Maintenance and testing of the various types of detectors will be on a continuing basis to ensure reliability. The requirements in NPFA‐72 stipulate that a permanent record shall be maintained.  This maintenance log must contain the details and the results of the testing for the detectors tested by date and shall be kept on the premise for at least five (5) years.  

46. Fire Alarm Pull Box Station Requirements  

The manual fire alarm pull box stations are disbursed throughout the protected area of the facility.  They must remain unobstructed, readily accessible, and located in a normal egress path. The quantity of stations shall conform to NFPA requirements.  

47. Responsibility  

1. The plant manager is responsible for the preparation of the pull box station location inventory record; 

2. The procedure for inventory will be standard for the facility; 3. A singular format will be used throughout the facility; 4. The plant manager will establish a standard routine for inventory; and 5. All information recorded must be precise and accurate regarding the pull box station 

location.  

48. Fire Alarm Inspection Procedures  

1. Reliability testing will be performed for two (2) consecutive months to determine the functionally of the air horns used to augment the alarm system; 

2. When testing a multi‐action device system use a different actuation device for each test; 

      

38  

3. No devise is to be used for two (2) consecutive tests; 4. Supervised alarm systems are to be tested annually for reliability; 5. The form to be used for maintaining a record of tests is outlined in OSHA requirements; 6. Due to the variations in design and installation systems which are regulated by State and 

County regulatory statues ReCommunity is permitted to monitor the system panel for defects; and 

7. An emergency may replace a scheduled evaluation of the system. 

49. Record Keeping  

In developing the record keeping requirements it is important to be consistent throughout the facility. The combined record format is designed to be either single or multipurpose based on the type of facility and requirement. Whenever possible the “Remarks” column should include items such as results of testing i.e. satisfactory/unsatisfactory, dates when an actual emergency replaced a scheduled test, etc.  

50. Emergency Evacuation Procedures  

Employees are to contact a supervisor regarding an emergency concern. The supervisor will evaluate the situation to determine if an evacuation is warranted.   If it is determined that employee or facility safety is in danger the supervisor will proceed with the planned emergency response which may include evacuation. In the event of an evacuation supervisors will sound an audible and visual alarm. Employees are to engage the emergency stop buttons on all machinery and exit the facility as dictated by the facility emergency route posters located at sorting platforms, lunch rooms and office areas. All employees are to assemble immediately at the designated area indicated by emergency route posters for an employee head count. The Employee Roll‐Call List will be used to accomplish this task.  If safety permits supervisors will make a facility sweep to ensure all employees have exited the facility.  

51. Record Keeping Procedures  

ReCommunity understands and will comply with all record keeping requirements as detailed in the RFP. Recordkeeping and reporting will encompass the following:   MATERIAL SALES REPORTS  At the onset of the contract ReCommunity shall endeavor to set up an acceptable delivery method for providing the City’s monthly reports for material sales, bills of lading and invoices.  ReCommunity and the City will work together to determine the best method i.e. compact disk (CD), hard copy via USPS or email.  This may take up to six (6) months from the start date of the contract.  Thereafter, ReCommunity shall provide these reports to the City on the second Monday of each month.  These reports will contain the previous month’s sales information. 

      

39  

 MONTHLY REPORTS  A. ReCommunity shall submit monthly reports to the City via regular mail and electronic mail 

using the City’s electronic mail network to begin the first month after the facility start date.  These reports shall be due within twenty (20) days from the last day of each month.   

 B. At a minimum each report shall include the following information for each reporting month:  

1. ReCommunity shall submit a table using a tab and bar graph structure to record month‐to‐month and fiscal year‐to‐date summaries of the tonnages of all recyclables delivered to the facility; 

2. ReCommunity shall submit a table using a tab and bar graph structure to record month‐to‐month and fiscal year‐to‐date summary of the number of hours and days the facility was in operation; 

3. This graph should also include the number of staff hours listed by type of employee i.e. sorter, supervisor etc.; 

4. ReCommunity shall submit a table using a tab and bar graph structure to record month‐to‐month and fiscal year‐to‐date summary of sales of recovered materials, by type of material, providing quantities in tons actual weights versus estimated weights; 

5. The table is to show sales by Commodity Brokers i.e. gross sales price, date of shipment, net sales price, transportation costs, average market prices based on actual sales of each material sold, average gross and net blended rate for all recovered materials sold; 

6. In addition the  followings material markets information shall be recorded: accounts receivables and a list of any tons of recovered materials rejected or downgraded, including specific reasons given by Commodity Brokers for downgrade or rejection;  

7. ReCommunity shall submit a table using a tab and graph structure to record inventory of recovered materials including the number of bales in inventory by type, and the number of bales loaded into transport trailers but not yet shipped; 

8. ReCommunity shall submit a table using a tab and graph structure to record month‐to‐month and fiscal year‐to‐date summary of baler records indicating the number of bales produced during each day and the type and grade of materials baled; 

9. ReCommunity shall be required to maintain a record of any refused materials, i.e., rejects or hazardous waste, recording the vehicle identification number of the vehicle delivering the refused materials, the date and time the materials were refused, and a description of the refused material; 

10. ReCommunity shall submit a summary of the maintenance performed on processing equipment and mobile equipment; 

11. ReCommunity shall submit a month‐to‐month and fiscal year‐to‐date record of accounts receivables from the City; 

12. ReCommunity shall submit a month‐to‐month and fiscal year‐to‐date record of accounts payable to the City; 

      

40  

13. ReCommunity shall submit a month‐to‐month and fiscal year‐to‐date record of its use at the fueling station indicating, at a minimum, the number of gallons of diesel fuel pumped from the fueling station for the ReCommunity’s use; 

14. ReCommunity shall submit a month‐to‐month and fiscal year‐to‐date record of its use of propane indicating, at a minimum, the number of gallons of propane pumped from the propane unit for ReCommunity’s use;  

15. ReCommunity shall submit a record of any non‐routine incidents that occurred including, but not limited to, system downtime, damages to equipment and/or other facility or site areas, accidents, emergencies, damages or losses of recyclable materials, etc.; 

16. ReCommunity shall submit a schedule of planned outages for the month following the month in which the monthly report is delivered to the City; 

17. ReCommunity shall submit an overall assessment of its performance for the month;  18. ReCommunity shall submit an analysis of the processing equipment handling capabilities; 19. ReCommunity shall submit a summary of employee training provided during the month; 

and 20. ReCommunity shall submit a summary of highlights and other noteworthy experiences 

and measures taken to resolve problems and increase efficiency.  SEMIANNUAL REPORTS  The City may request ReCommunity to prepare a semiannual report on the overall status of the facility.  ANNUAL REPORTS  A. ReCommunity shall submit fiscal year‐end annual reports during each contract year the 

facility is in operation via regular mail and electronic mail using the City’s electronic mail network.  These reports shall be due within thirty (30) days after the end of each fiscal year.  

B. At a minimum each annual report shall include: 1. A collated summary of the information contained in the monthly reports; 2. A summary of highlights and other noteworthy experiences and measures taken to 

resolve problems and increase efficiency; 3. A forecast of the upcoming year’s activities; and 4. An accounting of all revenues collected by ReCommunity on behalf of the City, all 

revenue payments by ReCommunity to the City, all monthly service fee payments made by the City for the contract year, all amounts payable by the City as service fees for the contract year, and any other credit or payment transactions between the City and ReCommunity. 

 Facility Records  ReCommunity will maintain a computerized information system which will include specialty software for scheduling and documenting all maintenance activities for operations and 

      

41  

maintenance data, process control, and information necessary to verify calculations made pursuant to the contract.   Weighing Records   Each incoming loaded vehicle shall be weighed on City scales.  The scale reading indicates gross weight, tare weight, date and time stamp and vehicle identification as a weight record. The City shall monitor weighing activities for accuracy and will provide all the necessary weight records to ReCommunity so that ReCommunity can prepare the reports necessary to monitor processing activities of the facility.  The City and ReCommunity will maintain records of the number of tons of recyclables delivered to the facility indicating the date and time of arrival or departure of each vehicle transporting recyclable materials and recovered materials.  The records will also include the identification of each vehicle. 

Accounting Procedures 

Financial Records  ReCommunity will prepare and maintain proper, accurate, complete and current financial books, records and accounts, in accordance with generally accepted accounting principles. These financial records shall be in form and substance to support all financial reporting, including cost substantiation where required.   RECORDKEEPING, ACCOUNTING AND AUDITING  A. ReCommunity shall keep and maintain current, complete and detailed records including, but 

not limited to, (i) records that provide the basis for the reports required under Section I, paragraph 12 including all matters affecting amounts payable by or to the City or ReCommunity under the contract, (ii) policies for required insurance, policy amendments, and all other related insurance documents; and (iii) accounting records and vouchers evidencing all costs, receipts, payments and any other matter of accounting associated with the ReCommunity’s performance under the contract in accordance with generally accepted accounting principles.  

B. ReCommunity’s books, records and accounts shall accurately, fairly, and in reasonable detail reflect all of ReCommunity’s dealings and transactions under the contract and shall contain sufficient data to enable those dealings and transactions to be audited in accordance with generally accepted auditing standards.  

C. The City, or its audit representative, shall have the right at any reasonable time to inspect, copy, and audit the records, accounting records, vouchers, and their source documents which serve as the basis for costs, receipts, and payments.  The said records shall be available for the City's inspection and audit for a period of three (3) years following the termination of the contract and for such further periods as may be necessary to resolve any matters which 

      

42  

may be pending at that time or any longer period required by applicable law.  ReCommunity shall make available any such records to the City upon request.  

D. ReCommunity shall immediately notify the City should it become apparent that ReCommunity is unable to pay its debts as they become due and payable or if there is an adverse change in its financial condition.  

E. ReCommunity shall, upon the City’s request, provide to the City ReCommunity’s most recent audited financial statements or un‐audited if the audited are not then available. 

52. Hazardous Waste/Materials Management  

The facility will be involved with two types of hazardous materials. The first will be materials generated from within the facility, and the second will be hazardous wastes discovered among materials delivered to the facility. In either case, specific actions are required by OSHA regulations which are outlined in this manual. The facility will generate a minimal amount of materials which will require special handling.   As for materials delivered all pertinent aspects of this manual and OSHA regulations will apply. When a hazardous waste, toxic, biohazards or suspicious substance is detected, facility personnel must take the appropriate actions to protect themselves, other personnel, equipment, the facility and the environment.   The following actions should be taken:   

1. Protect yourself and other personnel at the facility; 2. If any injuries have occurred, initiate a call to Emergency Medical Service (EMS) by dialing 

911; 3. Do not handle the hazardous waste or material if there is any indication that a danger 

may be present; 4. If you are directly exposed to a suspect material, rinse it off immediately; 5. Compressed gas cylinders, fuming material noxious items, possible explosives, etc. should 

be left undisturbed; 6. Notify your supervisor immediately and advise of the situation; 7. The supervisor will contact the Hazardous Material Response Team for advice or 

assistance, if necessary. The Hazardous Waste Response Center number is 800‐424‐8802; 8. The Hazardous Waste Response Center will provide instruction regarding actions and/or 

precautions to be taken; 9. The County Health Department’s Haz‐Mat response team may also be contacted as 

needed; 10. The City’s service coordinator shall also be notified; 11. Identify the hauler if possible; 

      

43  

12. The driver may be able to provide information concerning the source of the hazardous waste; 

13. Contact the truck line owner to attempt to identify the hazardous waste; and 14. When conditions permit the hazardous waste should be isolated in a secure area this will 

allow for further investigations into the characteristics and source of the waste material. 

53. Tour Accommodation 

ReCommunity enthusiastically supports the City’s efforts to incorporate plant tours into its recycling education program.  ReCommunity will make every effort to further the City’s goal of making both the North Gateway and 27th Avenue MRF’s model facilities for the southwest.    ReCommunity understand the City’s intent for us to have the appropriate personnel available to help lead facility tours.  We look forward to assisting the City in these efforts.  ReCommunity requests advanced notice where possible when scheduling tours.  ReCommunity will develop an ongoing and shared calendar with the City for planning tours.  

Moreover, as outlined in our proposal and elsewhere in this Operations and Maintenance 

plan, we employ a video monitoring system to help manage the facility.  We will provide the 

City with computer access to this video monitoring system so that the video system may be 

incorporated into tours and other education activities. 

V. Facility Personnel and Staffing  

The plant manager will be responsible for the day to day operations of the facility.  This includes all facility personnel staffing and to ensure that the facility is being operated in accordance with the O&M Agreement. The ReCommunity plant manager will be the on‐site representative for contact with the City and its employees.  In addition, the plant manager will be responsible for the safety of the employees and the facility, the quality of the recovered materials and overall facility efficiency.   A. Organization Staffing  The following is the typical staffing that will be maintained at the facility. Staffing will be increased and/or allocated as needed to meet production and material flow requirements.   27th Ave 

Position  Headcount

Plant Manager  1 

Assistant to Plant Manager/Administrative  1 

Supervisors  1 

Sorters  25 

      

44  

Equipment Operators  5 

Maintenance/Janitorial  3 

Total  36 

 North Gateway 

Position  Headcount

Plant Manager  1 

Assistant to Plant Manager/Administrative  1 

Supervisors  1 

Sorters  29 

Equipment Operators  4 

Maintenance/Janitorial  3 

Total  39 

 

19. B. Anticipated Labor Variations  

Peak winter months result in an increase in the daily delivery of recyclable materials.  Facility staffing and processing hours must be adjusted to account for this volume increase. ReCommunity will regularly communicate with the City regarding adjusting requirements in staffing. ReCommunity will provide a weekly report to the City detailing the projected processing plan for the week.  ReCommunity will adjust staffing variations using permanent and temporary labor.   In the event that extended hours of operation are required ReCommunity will hire temporary employees from a temporary employment agency. However, first preference will be to the meet increased demand with permanent employees.  

20. C. Hiring of Temporary Personnel  

The plant manager will advise ReCommunity’s Human Resource (HR) department when new 

employees are needed for the MRF facilities.  HR posts all positions online through the company 

website.   Openings are available through local unemployment offices and job boards.  

Applicants are able to apply for openings online.  Applications are referred to the plant manager 

for review an offer to interview may be extended.  New hires begin the employment process 

when a tentative job offer is extended and accepted.   The perspective employee is mandated to 

submit to a pre‐employment drug screen and background check.  Employment is conditional 

based on the results of these pre‐screenings.      

If a qualified candidate can not be hired through the more traditional method as described 

above then a temporary employment agency is contacted.  These agencies pre‐screen 

employees for hire.  The employment agency employee may be considered for permanent hire if 

they perform satisfactorily and fulfills the hours committed to the employment agency.    All 

      

45  

employees hired will begin a training program administered by ReCommunity.  Included in the 

new employee training are ReCommunity’s regularly scheduled safety training meetings.  These 

safety training meetings are used as part of the MRF training program; to discuss the results of 

facility inspections, employee observations, traffic safety, City requirements, operational 

changes, etc. 

Documentation of completed employee training is essential.  Training records for each employee will be stored either in a separate training file or in each employee’s personnel file where they can be reviewed during audits or inspections.  Employees who have not been trained in a disciple will not be permitted to perform that task or duty until fully trained.  This applies to all employees whether permanent or temporary.  Periodic refresher training is required for many functions.  Refresher training intervals normally range from one to three years.  Changes to equipment used or processes which may be modified, must be evaluated to identify any new hazards.  Such changes to equipment or processes require all affected employees to be re‐trained.  All recognized hazards must be addressed. Additional retraining also shall be provided whenever a periodic inspection reveals, or whenever management has reason to believe, that there are employee deviations from procedures, or inadequacies in the employee's knowledge of procedures.  Training refresher courses will be provided on a periodic basis.  These courses may be specifically conducted if there is evidence that employees previously demonstrate a lack of understanding or are not complying with the training requirements.  These trainings do not replace the scheduled training program but rather augments the program.  Equipment operators must be trained in the operation of the equipment as specified for use inside the MRF.  Equipment operators should have, or be working toward, operator certification.  At a minimum management shall conduct an equipment proficiency evaluation when the employee is hired and annually review proficiency.  Duties and Responsibilities  

MRF Management Responsibilities   

 1. Conduct a hazard assessment for the purpose of identifying recognizable hazards in 

processes and equipment operation; 2. Identify the compliance‐based training required for each employee; 3. Provide the required training before an employee is assigned to perform any regulated 

activity; 4. Provide training and instruction as may be necessary to ensure the employee is able to 

perform tasks in a safe and proficient manner; 5. Ensure employee has understood the training and is able to apply the necessary 

precautions or protective measures; 

      

46  

6. Monitor conditions in the workplace to ensure previous trainings provided are adequate to address current workplace hazards and conditions; 

7. Provide additional training, as needed, for employees to comply with regulatory requirements and to maintain required skills and/or certifications;  

8. Document all training in writing and maintain training records as required by applicable regulations; 

9. Ensure that employment agencies provide employees who are adequately trained for the scope of work to be performed; and 

10. Ensure adequate training is provided by the employment agency or by MRF personnel for specific jobs and/or task to be performed. 

 Supervisor Responsibilities  

1. Supervisors are responsible for ensuring employees use and follow the safe work practices that have been provided in their training; and 

2. Supervisors are responsible for monitoring workplace conditions which may require training modifications. 

Employee Responsibilities 

 Employees hired for positions in the MRF shall meet the criteria as outlined in the job descriptions and as included in this O&M Manual. Employee responsibilities include:  

1. Employees and operators who work on and around processing equipment must use and be familiar with all applicable safety features; 

2. Employees should operate, maintain, and use processing equipment only after being properly instructed; 

3. Employees and operators must report any damage to or malfunction of processing equipment and systems to the plant manager or supervisor when the damage occurs or as soon as possible thereafter; 

4. Ensure that employees are clear of area(s) of operation and pinch‐points before actuating controls, remain alert and be prepared to stop the operation if necessary; 

5. Never place hands, fingers, or other extremities into gaps between operating machinery; 6. Ensure that employees are standing clear of unprotected discharge ends of processing 

machinery or systems before activating the material discharge function; 7. Ensure that no one disables or bypasses safety interlocks, switches, and other protective 

devices and that processing machinery and systems are not operated unless these devices are fully functional; 

8. Ensure that access doors, if installed, are closed and locked before operations begin; 9. Ensure that all employees are clear of gates before the gate is opened or shut; 10. The operator must warn employees not to cross under an open gate; 11. Use all processing equipment in accordance with the manufacturer’s instructions, 

including ensuring the proper position of all locks, doors, guards, etc.; 

      

47  

12. Comply with the facility’s LOTO procedure when repairing or servicing processing equipment and machinery. 

 Line Supervision  Each sorting line will be assigned a lead sorter. The detailed responsibilities of the lead sorter are identified below. The lead sorter is typically an experienced sorter who will be responsible for the activities on the sorting line. In the absence of a lead sorter, the operations supervisor or plant manager will be responsible for the lead sorter routines including:  

1. Directly responsible for the activities on the sorting line; 2. Enforces the safety rules and regulations of the MRF on the sorting lines; 3. Controls the sorting line and quality of product that is produced by the system; 4. Monitors the even flow of material minimizing blackbelt and surges of material; 5. Is aware of and reports any potential or actual mechanical problems in the system and   

informs the maintenance supervisor of problems; 6. Communicates with the front end loader operator and monitors tipping floor activities; 7. Communicates with the sorters regarding sorter productivity, safety concerns, etc.; 8. Communicates with plant manager regarding issues relevant to the plant operations and 

recovered material quality; 9. Responsible for assisting sorters with questions of material types and quality; 10. Develops sorters break and cleanup schedules; 11. Maintains records to including tracking the systems up and down times; and 12. Provides information on the sort system to plant manager. 

Security Plan 

 ReCommunity will, with City’s permission, build a secure area inside the MRF using wire mesh or some other suitable material with a door to contain and make secure its hand tools. This can also be designated as the maintenance area. Presently, ReCommunity is considering using the space adjacent to the spare parts room and enclosing the entrance to it thereby securing these parts.   ReCommunity will use the City’s on‐site fueling station for its diesel fueled mobile equipment used at the facility.  ReCommunity will monitor, record, and document its use of the fueling station. In the future, should the City switch to another system ReCommunity will comply with the new system.  The City may adopt a personal identification number (PIN) system which assigns codes to authorized users for tracking fuel use.  At which time ReCommunity will adapt to the PIN system and abide by all of its rules and regulations.  In the event of fuel spills ReCommunity is responsible and liable for the immediate clean‐up of all spills. ReCommunity will notify the City of fuel spills in excess of one (1) gallon.  ReCommunity will not provide twenty‐four (24) hour security service. We will secure key areas within the facility. However, total building security will not be attainable since there are no doors on the loading dock. 

      

48  

 VI. Maintenance and Repair Plan   

21. A. Introduction  

The maintenance of the facility is the responsibility of ReCommunity. All functions for operating the facility occur under the direction of the plant manager. It is understood that the plant manager, though knowledgeable, will not be able to perform all the tasks required in the operation of the facility. Facility maintenance is the responsibility of the maintenance personnel thereby freeing the plant manager to concentrate efforts in other areas.    There are four (4) categories of maintenance. The first of these categories is the visual inspection and cleaning of the equipment. The second is the greasing, oiling, tightening, realigning, etc. of the equipment. The third is the Class B overhaul of the equipment and the fourth is a Class A overhaul or replacement. For clarification, a Class B overhaul entails parts replacement short of a major overhaul, such as hoses, motors, etc. The Class A overhaul is a total rebuilding of the machine with replacement of all major components. The actions in the first three (3) categories can be accomplished by the in‐house maintenance personnel. The fourth category requires management’s decision, regarding time and money constraints, for using subcontracted maintenance.   This manual focuses on categories one and two. For category three, the manufacturer’s manuals are used, and category four requires manuals and assistance from the manufacturer(s) or subcontractors. This section is intended as a ready reference for the facility maintenance personnel and establishes maintenance policies and procedures as well as providing information on maintenance schedules and other maintenance related functions. This information in no way supersedes the manufacturer’s maintenance and service manuals. It is intended as an overview for equipment maintenance that will allow for a rapid response to problems and as a guideline for daily maintenance. The adherence of all policies and procedures are to be strictly enforced.  

B. Establishing a Formalized Maintenance Program  

The enclosed requirements establish a formalized maintenance program that consists of defined procedures for managing and performing maintenance operations. This manual provides guidelines for the formulation of systems and techniques that can be adapted to facility needs and are a practical implementation. In evaluating practicality facility resources must be considered.  These considerations include staffing levels, finances, material, time, and space. Simplicity is the key to the development of a successful program. All facilities can benefit from a basic system. A larger facility may adopt a more comprehensive system. All facility maintenance reports and processes performed will be developed and managed by ReCommunity for each MRF facility. 

      

49  

1. Basic Objectives  

The basic objective of maintenance management is to optimize staffing levels, equipment, material, and finances by:   

1. Providing effective support and response to operational requirements;  2. Increasing the productivity of the maintenance personnel;  3. Maintaining a measurable standard of performance; and  4. Remaining fiscally responsible when considering facility maintenance needs.  

2. Purpose  

1.  To ensure maintenance is performed on a schedule rather than on an intermittent basis or when equipment breaks down; 

2.  To take corrective action before advanced deterioration necessitates major repairs; 3.  To ensure repairs are timely and efficient; 4.  To improve the quality of maintenance personnel; 5.  To ensure that the equipment meets or exceeds its functional requirements; 6.  To provide oversight to the maintenance personnel; 7.  To eliminate maintenance overages or shortages; and 8.  To develop and maintain an equipment maintenance history that identifies areas needing 

corrective action.  

3. Benefits  

The following benefits will result from a successful maintenance management system. Some will be realized in a relatively short time while others may prove to be long range benefits:   

1. An increased life expectancy of facilities and equipment; 2. Increased productivity of maintenance personnel;  3. Services which are more reliable with greater functionality which will result in uniform 

and uninterrupted operations; 4. Increase maintenance personnel morale due to the logical division of labor and a clear 

definition of responsibilities; 5. Reduce the need for capital investment by using existing facilities to their full life 

expectancy; 6. Provide timely and accurate information regarding work in process, completed or 

pending to assist in managerial decisions; and 7. Data available which supports budget submittals.  

      

50  

4. Control  

A manual on maintenance control procedures cannot meet every condition and remove the need for judgment and discretion. A manual is a tool to anticipate and present a means of guidance to help general daily decisions. The elements providing measures of control in the development and the operation of a maintenance system include:   

1. Inventory of equipment  2. Maintenance requirements  3. Condition of facility and property  4. Effectiveness of the maintenance program  5. Work classification  6. Planning, organizing, and estimating  7. Work authorization 8. Material requirements 9. Shop scheduling as appropriate  10. Reports and form control  11. Adequate spare parts inventory  

5. The Maintenance Program  

The maintenance program consists of preventative maintenance and scheduled maintenance as 

described in the following sections. 

6.  Preventative Maintenance  

Preventative Maintenance includes prescheduled actions designed to preserve structural, process, and equipment integrity. This portion of the program maintains maximum equipment efficiency, extends equipment life, and minimizes maintenance costs. The objectives are to:   

1. Reduce complex maintenance requirements into simple procedures that are easily identified and managed; 

2. Define requirements, schedule and control; 3. Forecast and plan staffing levels and material needs; and 4. Identification of areas requiring improvement in technique and preventative 

maintenance.  

7. Scheduled Maintenance  

The portion of the program designed to return equipment to normal operating condition through priority assignment. 

      

51  

8. Maintenance Classification  

Maintenance requirements are divided into two major classifications to facilitate the design and development of systems and procedures. Maintenance classifications are Preventative and Scheduled.  

C. Preventative Maintenance  

Preventative Maintenance is the action performed on equipment, facilities, and grounds that contribute to the uninterrupted operation of equipment and facilities. Preventative maintenance is performed on a scheduled basis.  

1. Objective 

The system is designed to assist each facility to:   

1. Reduce the complex maintenance requirements into simple procedures that are easily identified and managed; 

2. Define the Preventative Maintenance requirements, schedule and control performance; 3. Describe the methods and tools to be used, provide for the prevention or detection of 

impending breakdowns; 4. Forecast and plan staffing levels and material needs; 5. Plan and schedule maintenance; and  6. Identification of areas requiring improvement in technique and preventative 

maintenance.  

2. Scheduled Maintenance  

Scheduled Maintenance is the action performer to restore equipment to normal operating condition through a regularly scheduled program.  The scheduled maintenance services need to be well thought out and contingency plans should be anticipated. Whereas, preventative maintenance is a pre‐determined program the scheduled maintenance may be generated as a result of a preventative maintenance inspection.   

3. Scheduled Maintenance Classifications  

The actual planning and accomplishment of Scheduled Maintenance should be based on the establishment of priorities in consideration of the effect upon total operations of the facility. A Maintenance Work Order is completed to document the maintenance required.   There are four priority levels of maintenance classification:  

      

52  

 Priority 1 ‐ The problem will cause immediate system downtime or jeopardize employee 

safety; Priority 2 ‐ The problem requires attention within 24 hours; Priority 3 ‐ The problem does not require immediate attention; and Priority 4 ‐ Experienced contractor maintenance is required.  

D. Equipment, Tools, Parts  

22. 1. Maintenance Tools and Equipment  

Maintenance personnel are responsible for the care and inventory of all tools. Tools requiring replacement due to reasonable wear or fatigue will be purchased at ReCommunity’s expense. Tools that are lost, stolen, or break due to misuse will be replaced at the maintenance personnel’s collective expense. Maintenance personnel that desire to supply their own tools do so at their own risk and will not be reimbursed by ReCommunity under any condition.  

23. 2. Spare Parts Lists  

A successful maintenance program depends on the availability and organization of spare parts for equipment in case of breakdown. This maintenance program will endeavor to maintain an available inventory of spare parts whether maintained by the facility, contractors, or both. Spare parts of a “critical” nature will be maintained by the City. If the part is unavailable the contractor may make an emergency purchase to ensure availability.  This may be essential for maintaining large ticket inventory items. ReCommunity will work with the City to update the spare parts list.  This list requires a final inventory prior to the start of the agreement. When finalized this list becomes part of the Operations and Maintenance Plan. 

24. 3. Spare Parts Numbering and Location  

It is extremely necessary to organize all of the facility’s inventories of spare parts. It is therefore, necessary to assign spare parts numbers and locations to facilitate finding the part when it is needed.   There are three (3) basic forms utilized in maintaining a spare parts inventory:   

1. Spare Parts Inventory and Location  2. Spare Parts Contractor Master List  3. Spare Parts ID Tags  

 Each part in the system has its own bin location. For example all conveyors that are similar have one spare parts bin.  

      

53  

25. 4. Spare Parts Contractor Master List  

The Contractor Master List identifies all contractors associated with a piece of equipment. This list will be maintained in the Atlas maintenance program.  

26. 5. Spare Parts Tag  

1. Identifies part description and contractor part number; 2. Is filled out upon check in of part prior to placing in bin;  3. When the used part is returned it is tagged and deposited in the “parts used” bucket; 4. This method facilitates the inventory control system; and 5. These tags are compared to the spare parts inventory daily or “as needed” to update the 

inventory and for parts ordering when supplies are below minimum standards.    

E. Equipment Identification  

An equipment list can be found in Exhibit A for each transfer station. This equipment list will be updated after completion of retrofit or equipment replacement/change‐out and added to the end of this O & M Plan. Each of ReCommunity’s facilities has numerous pieces of equipment. To ensure accurate records of equipment it is necessary to maintain a master equipment list. It is also necessary to enlist an equipment numbering system to ensure accuracy in the maintenance program’s operations.   Documentation for completing the following programs will be furnished to the City’s service coordinator and ReCommunity’s plant manager on a monthly basis. All documentation will be submitted with the monthly invoice.  

F. Maintenance Work Order (MWO) Instructions  

Below are instructions for filling out a Maintenance Work Order (MWO).  This form is used for requesting or defining maintenance requirements:   

1. Plant: Enter plant name; 2. Date: Enter today’s date; 3. MWO # Maintenance will provide this number; 4. Equipment #: Enter equipment ID# from master equipment list; 5. Equipment Name: Enter name; 6. Description: Enter complete description of problem or work; 7. Try to be as specific as possible. 8. Priority: Circle priority number using the following guidelines:        

Priority 1: The problem will cause immediate system downtime or jeopardize employee safety; 

Priority 2: The problem requires attention within 24 hours; 

      

54  

Priority 3: The problem does not require immediate attention; and Priority 4: Experienced contractor maintenance is required. 

 The majority of all MWO’s should be a priority 2 or 3. A priority 1 MWO is overridden by an emergency breakdown. MWO’s are not required in an emergency situation.   

1. Work Performed: Maintenance will enter description of work performed;  2. Stock Parts Used: Maintenance will identify numbers for parts used;  3. Inventory Logs: Maintenance will adjusted to reflect parts usage;  4. Non‐Stock Parts Used: Maintenance will enter list of non‐stock parts used; 5. Cost: Maintenance will enter and total costs of parts;  6. Date: Maintenance will enter dates of work performed; 7. Hours: Maintenance will enter, by increments of one‐quarter (1/4) hour, the number of 

hours for mechanical (M), electrical (E), and instrumentation (1) performed; 8. Remarks: Maintenance will enter remarks on anything unusual about the service; 9. Originators: Signature of employee originating MWO; 10. Maintenance: Signature of maintenance employee; 11. Date completed: Maintenance will enter completion date and also notify originator of 

completion; 12. Completed MWO’s would be filed in the master maintenance file; 13. At the end of each month copies of the completed MWO’s should be forwarded to 

Manager of Safety & Maintenance and the City’s service coordinator; 14. Uncompleted MWO’s should be kept in the shop on clipboards; and 15. The priority numbering system should be maintained to ensure timely service.  

G. Equipment Maintenance History  

27. 1. Definition  

The maintenance history will record the maintenance of equipment of the facility over a designated timeframe. The maintenance history is used in many ways i.e., to record the number of hours required for maintenance per unit of the production line, labor costs, technically specified maintenance required for a piece of equipment, etc.  

28. 2. Responsibility  

The facility maintenance history will be recorded by the plant manager or designee.  These reports will be completed monthly and compiled from information gathered from the maintenance supervisor.  

29. 3. Methods  

The information detailing the method of service will be kept in the equipment maintenance history log.  

      

55  

H. Preventative Maintenance (PM) 

The Preventative Maintenance (PM) section outlines the requirements for a comprehensive program. The instructions and checklists will help you identify and perform the required tasks.   It is imperative that this program is performed as designed.  This will ensure that all PM’s are achieved seamlessly and minimizes equipment downtime.   

I. Housekeeping Standards  

ReCommunity takes pride in the appearance and upkeep of the facility and grounds. Employees 

are encouraged to “clean as you go”. Each employee is responsible for maintaining their work 

area throughout the day. A facility that is well organized and free of debris are safer and a more 

productive workplace. 

30. 1. Administrative and Employee Break Areas  

The administrative and employee break areas are to be maintained to reflect ReCommunity’s commitment to quality. To achieve this standard the following guidelines have been established:   

1.  Keep administrative/break spaces smoke‐free; 2.  Empty all trash receptacles daily;  3.  Ensure that recyclables are taken to the tipping floor; 4.  Refuse; i.e. coffee grounds, food waste, plastic wrappers are to be disposed of in the         refuse bin; 5.  Keep all desks neat and orderly;  6.  Clean windows weekly; 7.  Clean all tile floors weekly or more frequently if required; 8.  Mop all lavatory floors daily; 9.  Clean all lavatory fixtures; i.e. commodes, urinals, sinks, mirrors, faucets daily; 10.  Police the front entrance daily and remove debris; 11.  Clean front entrance doors daily;  12.  Clean areas around vending machines daily; and  13.  Clean light fixtures monthly. 

31. 2. Grounds  

The facility includes the grounds and exterior of the building.  These are the first areas visitors see. ReCommunity’s commitment to quality must be reflected here without fail.  Employees will pick up all loose materials; i.e., paper, plastic, cans daily and return them to the tipping floor.  The primary areas are the: 

1. Parking areas  

      

56  

2. Walkways  3. Building perimeter near the loading docks 4. Access roads between the loading docks and truck scale 

32. 3. Process Areas  

The processing areas will be kept clean. ReCommunity’s quality is measured through its recovered materials product. Quality is measured through the product.  Therefore; it is necessary that dust, dirt, and other residue materials are kept out of the recovered materials. Achievement of the ReCommunity quality standards for the facility must be maintained by its employees.  Therefore, employees will:   

1. Clean all machines as detailed in the technical manual;  2. Empty all refuse receptacles regularly throughout the day; 3. Sweep the processing floors daily; 4. Sweep up all loose recyclable materials daily and return to the tipping floor for 

reprocessing; 5. Sweep processing areas daily returning refuse to the refuse bins/bunker and recyclable 

material to the tipping floor; and 6. Clean windows in the processing rooms weekly.  

J.  Preventative Maintenance Program Instructions  

33. General Inspection Procedures  

Every operator is responsible for the daily inspection of all equipment. Daily inspections include:  

1. Inspecting to ensure that all moving parts are operating as designed; 2. Inspecting to listen for unusual noises to ensure the machine operates as designed; and 3. Inspecting and cleaning out debris that may cause breakage or malfunctions to the 

equipment. 

34. 2. Weekly – Every Monday  

Walk the facility and the processing system from the start of the process through the end. Inspect all structures and equipment and record in the Structure and Equipment Inspection log.   

1. Integrity ‐ are there broken parts or items that need repair; 2. Cleanliness ‐ is the equipment clean, free of debris dirt and grease;  3. Paint ‐ does the structure/equipment need painting; 4. Operation ‐ is the equipment in good repair and operable; and 5. Miscellaneous items ‐ are to be noted on the comments section in the log.  

      

57  

35.  3. Exterior Structures  

1. All exit doors  2. Fire sprinkler system  3. Access roads  4. Truck loading dock  5. Product load out  6. Fuel area  7. Exterior signs   

4. Interior Structures  

1. All roll up doors  2. Interior walls/structure  3. Dock levelers  4. Maintenance area  5. Signage includes equipment identification, emergency, instruction, and safety signs 6. Electric room  7. Visitors gallery  8. Restrooms  9. Stairways  10. Protective rails  11. Emergency lighting  12. Office and break areas  13. Scales  14. Portable hoppers   

5. Interior Equipment  

All interior equipment should be inspected and notions recorded on the inspection log. During downtime deficiencies shall be corrected. Work orders should be issued for each deficiency. Record the date of completion when the deficiencies are corrected. Copies of the inspection logs should be kept on file in the master maintenance file.  

K.  Preventative Maintenance (PM) for Operating Equipment   

The remainder of this section includes the checklists for Preventative Maintenance (PM) at the facility. PM is broken down into daily, weekly, monthly, quarterly, semi‐annual, and annual checklists.  

L. Daily Preventative Maintenance  

To be done on a daily basis. Record on log and keep on file.  

      

58  

 

1. Processing Line  

Every morning visually inspect all moving equipment for proper operation   

2. Conveyors  

Belts ‐ inspect all conveyors to assure alignment and splices to prevent unnecessary tearing 

Moving equipment ‐ visually inspect for proper operation 

Guards ‐ ensure they are in place 

Conveyors ‐ check for structural integrity  

3. Air Sorts  

Equipment ‐ check integrity, clean all debris from in and around 

Drive Belts – check    

4. Glass Crusher  

Equipment ‐ check integrity of equipment 

Equipment ‐ clean debris from in and around   

5. Screens 

Equipment ‐ check integrity, clean all debris from in and around  

6. Eddy Current System  

Equipment ‐ check integrity, clean all debris from in and around  

7. Processing Line  

Moving equipment ‐ each morning visually inspect for proper operation   

8. Baler  

Motor ‐ check for signs of stress  

Hydraulic Tank ‐ inspect and clean breather element replace if necessary  

Hydraulic Fuel Filter ‐ change filter elements  

Hydraulic Fluid ‐ oil sample analysis replace as needed  

Hydraulic Tank Magnets ‐ remove, inspect, clean  

Oil Cooler ‐ inspect and remove debris  

Photo Sensor ‐ clean lens  

Main Rams ‐ clean debris from behind platen, check bolts for tightness, grease, inspect seals and wear bands, replace as needed  

      

59  

Tie System ‐ inspect spools, tracks, gear mechanisms, remove track and related parts, wash thoroughly and replace  

Needle Heads ‐ clean all  

Proximity Switches – ensure they are in correct position and free from obstruction  

Knotter ‐ clean debris away  

Wire Wheels ‐ clean all 

Flap Cylinder ‐ remove debris from under and behind  

Ram ‐ remove debris from the backside 

Oil Leaks ‐ check and correct  

Air Filter ‐ clean inside and outside using compressed air  

Power Pack and Machine with Air – clean 

Material Shearing Blades ‐ check bolts for tightness, blade condition and adjustment  

Allen Screws ‐ check and tighten with fingers  

Conveyors ‐ oil chain  

Ruffler belts ‐ check and correct tension  

Counter Wheel ‐ grease bale length  

Oil Filters ‐ change  

 

9. Dust Collection  

Equipment ‐ check for integrity 

Drive belts ‐ check and adjust as necessary 

 10. OCC Separator Disc Screen  

Rotors and Shafts ‐ inspect all  

Shafts ‐ clean any build‐up of debris   

M. Weekly Preventative Maintenance  

These items are to be performed every week. Preferably on Monday except for power cleaning which should be done on the weekend.  

1. Commingled Container Processing (CCP) Line:  

A. Conveyors  

 Bearings and Idlers ‐ grease all  

 Gear Box ‐ inspect for correct lubricant level  

 Drives ‐ inspect for alignment and operation  

 Nuts and Bolts ‐ ensure they are tight  

      

60  

 

B. Air Sorts   Nuts and Bolts ‐ tighten all   

3. Plastic Bins   Fittings ‐ grease all   

D.  Glass Crusher  

Bearings ‐ grease all  

Cage and Impact Bars ‐ check wear pattern   

Nuts and bolts ‐ tighten all 

E. Trommels  

Bearings ‐ grease  

Gear Boxes ‐ check for correct lube level 

Drives ‐ check all 

Nuts and Bolts ‐ tighten all 

F. Baler  

 Needle Gantry ‐ grease  

 Wire Pusher ‐ clean  

 Nuts and Bolts ‐ tighten all 

 Cylinder ‐ check fixing  

 Cylinder ‐ check fixing pins security 

 Cylinder ‐ check fixing eyes 

 Ram ‐ clean needle slides  

 “Dog” Slides ‐ clean   

 Support Wheels ‐ oil cut  

 Equipment ‐ wipe down   

 Electrical Wiring ‐ check for insulation damage 

 Hoses ‐ check for wear  

 Safety Switches ‐ ensure they work  

 Conveyor Gear Box ‐ check oil  

2. Commingled Paper Processing (CPP) Line:  

A. Conveyors  

 Bearings ‐ grease all   

 Chains ‐ oil   

      

61  

 Gear Box – check for correct lube level 

 Drives ‐ check all.  

 Nuts and Bolts ‐ tighten all 

B. Baler  

 Gantry Needle ‐ grease  

 Wire pusher‐ clean  

 Nuts and Bolts – tighten all  

 Cylinder ‐ check fixing pins  

 Cylinder– check fixing pins security 

 Cylinder‐  check fixing eyes 

 Ram ‐ clean needle slides  

 “Dog” Slides ‐ clean  

 Support Wheels ‐ oil cut 

 Equipment ‐ wipe down  

 Electrical Wiring ‐ check for insulation damage  

 Hoses ‐ check for wear  

 Safety Switches ‐ ensure they work 

 Conveyor Gear Box ‐ check oil  

C. Dust Collection System  

 Bearings ‐ grease  

 Drives ‐ check  

 Nuts and Bolts – check and tighten  

D. OCC Separator Disc Screen  

 Bearings ‐ grease  

 Shaft Set Screws – Inspect and tighten 

 Disc Set Screws ‐ inspect and tighten 

 Gear Box – check for correct lube level 

 Drive Chains and Sprockets ‐ Lubricate 

 Nuts and Bolts – check and tighten  

3. Electric:  

A. Control Panels  

Filters – clean inside and outside of cabinets  

B. HVAC  

      

62  

Filters ‐ check filters for plugging replace as necessary 

 C. Lighting  

Fixtures – ensure they are working replace as necessary  

N. Monthly Preventative Maintenance  

Monthly PM’s should be performed on the first Tuesday of the month. The PM shall be recorded on the monthly PM checklist and keep on file.   

1. Balers 

 Ram ‐ grease backside  

 Pre‐press Flap ‐ grease  

 Counter Wheel ‐  grease bale length 

 Ruffler Belts ‐ check and correct tension  

 Conveyors ‐ oil chain  

 Wire Stands ‐ oil wheels  

 Allen Screws ‐ check and tighten with fingers  

O. Quarterly Preventative Maintenance  

The quarterly PM shall be performed on the second working day of each quarter (January, April, July, and October). The PM shall be recorded on the quarterly PM checklist and kept on file.  

1. Paper Processing  

  OCC Separator Disc Screen   

 Disc ‐ inspect and document wear  

 Drive Chains and Sprockets ‐ inspect  

P. Semi Annual Preventative Maintenance  

The semi annual PM shall be performed on the third working day of January and July.  The PM as performed shall be recorded on the semi annual PM checklist and kept on file.   

1. Balers 

Pipeline Clamps ‐ tighten  

Speed Reducers ‐ change oil  

      

63  

 

2. OCC and ONP Separator Disc Screens 

Drive Motor Bearings ‐ grease 

Q. Annual Preventative Maintenance Instructions  

The annual P/M should be done in January ‐ preferably during the first week. As the P/M  is accomplished the annual P/M checklist should be filled out and filed.   

1. Processing Lines  

Speed Reducers ‐ change oil    

2. Trommels  

Change oil in all speed reducers.   

3. Balers  

Inspect hydraulic oil, change if needed.  

Change oil filters.   

4. Electrical Gear  

All electric gear should be checked by an electrician for balancing, contact          leaning, and calibration by a qualified electrical maintenance contractor; and 

All electrical terminations should be tightened.   

5. Equipment Rebuilds  

Determine through operation and maintenance history when and what rebuilds are necessary on a predictive basis to eliminate downtime.  

R. Mobile Equipment  

Rolling stock mobile equipment will be maintained in accordance with the Original Equipment Manufacturer (OEM) recommendations.   

1. Daily 

Rolling stock mobile equipment will be inspected daily prior to operation by equipment operators. A daily equipment check list will be completed and submitted to the maintenance department for review.  

      

64  

 Deficiencies identified on the daily check list will be documented, evaluated and corrected by the maintenance department. If the in‐house maintenance personnel cannot properly fix the deficiency, an authorized OEM dealer will be brought in to evaluate and resolve the issue.  

 

2. Monthly  

ReCommunity’s general practice is to enter into monthly service agreements on all rolling stock equipment with an OEM authorized dealer and service center.   Each piece of rolling stock equipment will be serviced once a month. Documentation regarding services will be maintained in a service binder at the facility.  

 

3. Maintenance Records  

ReCommunity will maintain complete documentation of all repairs, replacement and PM performed on every piece of equipment for each operating month of the O&M Agreement. These records are maintained on site and available to the City upon request.