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INSTITUTO ARGENTINO DE GASTRONOMIA

Organización de eventosC A R R E R A D E P R O F E S I O N A L G A S T R O N Ó M I C O

Manual

CPG

INSTITUTO ARGENTINO DE GASTRONOMIA ORGANIZACIÓN DE EVENTOS | MANUAL

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O R G A N I Z A C I Ó N D E E V E N T O S Y C A T E R I N G

Resulta frecuente considerar como sinónimos a los tér-minos servicios gastronómicos para EVENTOS, comoCATERING. Por ello conviene detenernos un instantepara explicar qué actividades de servicios de alimentos,se incluyen en el vocablo de origen inglés CATERING.

CATERING

1. EVENTOS• SocialesSon todos aquéllos servicios en ocasiones de reunionesde amigos, casamientos, cumpleaños, bautismos,comuniones, etc.• EmpresariosTambién llamados corporativos, son los que contratanlas empresas para su personal o para sus clientes, talescomo desayunos o jornadas de trabajo, lanzamiento deproductos, promociones, fiesta anual de la empresa, etc.• InstitucionalesGeneralmente de reparticiones públicas o InstitucionesPrivadas que no sean empresas comerciales.• DiplomáticosLos que se contratan en Embajadas o cualquier otrolugar donde asisten representantes del mundo diplo-mático

2. CATERING DEL TRANSPORTE• AéreoServicio de comidas en aviones.• TerrestreServicio de viandas en micros de larga distancia.• MarítimoServicios de comidas en embarcaciones fluviales omarítimas.• FerroviarioServicios de comidas en trenes.

3. COMEDORES INSTITUCIONALES• De la SaludServicios en Hospitales, clínicas, sanatorios, geriátricoso en cualquier otro establecimiento de la salud, públi-cas o privadas.• De la EducaciónServicios en escuelas primarias, terciarias, secundarias ouniversidades públicas o privadas.• De las EmpresasServicios realizados en oficinas, fábricas, campamentosviales, petroleros o mineros o en cualquier ámbitodonde los comensales sean operarios o empleados deempresas públicas o privadas.• De las FFAA y SeguridadSon las concesiones de gastronomía de los distintosestablecimientos policiales o militares.• De las CárcelesServicios en concesiones gastronómicas de estableci-mientos carcelarios.

4. CATERING DE FILMACIONES• Servicios de comidas que a veces se realizan al aire

libre con camiones o trailers adecuados a esos efectos,o a veces se realizan en Estudios de Filmación.

5. CONCESIONES• Salones la mayoría de las veces integradas con servi-cio de Restaurante y Cantinas, que se desenvuelven enCountries, Clubes, Sindicatos, Asociaciones deProfesionales, Asociaciones de cualquier tipo con o sinfines de lucro, etc.

EL MERCADO PROFESIONAL DE EVENTOS

Existen diferentes maneras de inserción laboral oempresaria en el MERCADO PROFESIONAL DE EVEN-TOS. Estas son:

1. Empresas gastronómicas que se dedican a realizar eventos.

2. Salones de fiestas: Propios3. Alquilados4. Concesiones5. Hoteles 4 y 5 estrellas (Departamento de eventos)6. Empresas organizadoras de eventos

generales (Gastronomía tercerizada)7. Empresas comerciales o industriales que realizan

eventos propios (Gastronomía tercerizada)8. Organizadores Profesionales de Eventos.

(MICROEMPRENDEDOR)

El manual está dirigido básicamente al caso del punto8, o sea al

ORGANIZADOR PROFESIONAL DE EVENTOS

Veamos una por una estas oportunidades de empleo oemprendimiento propio dentro de este mercadopotencial:


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O R G A N I Z A D O R P R O F E S I O N A L D E E V E N T O S

1. EMPRESAS GASTRONÓMICASQUE SE DEDICAN A LAREALIZACIÓN DE EVENTOS

Cuando decimos "gastronómicas" y"realización" lo hacemos para resal-tar que en este caso se trata deempresas que tienen cocina propia.Estas empresas (las hay grandes,medianas o pequeñas) generalmen-te no tienen mucho personal FIJO(o sea mensualizado).Por lo general si se dedican aEventos, su gran mayoría de perso-nal es eventual.Justamente esta situación está con-templada en el Convenio de laCámara Empresaria (FEGHRA) y elSindicato Gastronómico (UTGHRA)a través de la creación de un aforma de empleo conocida como elEXTRA DE BANQUETES.Esta figura jurídica del EXTRA DEBANQUETES permite contratar ayu-dantes de cocina, cocineros, mozosy Maitres, pagándoles por día detrabajo.

2.SALONES DE FIESTAS PROPIOS

En general los propietarios deSalones para Eventos, hace unos 20años para atrás, en su gran mayoríalos alquilaban a clientes, que luegocontrataban servicios de Catering aEmpresas Organizadoras o a algúnMicroemprendedor.Con el correr de los años, los pro-pietarios vieron mermar sus ingre-sos por alquileres (crisis económicasde por medio) y para sostener sunivel de ganancias, recurrieron aprestar ellos mismos los serviciosgastronómicos.Si bien no hay estadísticas exactas,se estima que son aproximadamen-te un 85% los Salones para Eventosque se encuentran en esta situa-ción.En este caso realizan la mismametodología de contratación depersonal que en el caso anterior(1).

3.SALONES DE FIESTAS EN ALQUILER

Como dijimos en el punto anterior,en esta situación están aproximada-mente un 15% de los Salones.

El proceso lógico de contratación,es que el cliente particular oempresa que necesita un evento,alquila primero el salón y luego sededica a contratar un Servicio deCatering, buscando una EmpresaOrganizadora o un Micro-empren-dedor.Para estar en las listas de Serviciosrecomendados por el propietariodel salón, muchos de ellos pidenuna comisión de venta al prestadordel Catering, que generalmenteronda un 10 % de la facturacióndel servicio.

4.SALONES DE FIESTAS CONCESIONADOS

Cualquier concesión de que setrate, ya sea de 1 o 5 estrellas secaracteriza en general por prestarservicio a los socios únicamente(estas son concesiones CERRADAS).En cambio existen unas pocas quepermiten el ingreso de NO SOCIOSa sus instalaciones (estas son conce-siones ABIERTAS).Para el prestador de servicios gas-tronómicos resulta obvio que espreferible que sean ABIERTAS yaque de esa manera agranda su basede clientes potenciales.La cláusula más importante y prin-cipal a negociar con el propietariode cualquier contrato de concesión,es que el concesionario (o sea elprestador del servicio) SEA EXCLU-SIVO para ser contratado dentrodel ámbito de la concesión.De no ser así se corre el riesgo deque el Socio traiga un servicio deafuera y encima ese día no pode-mos trabajar, ya que las instalacio-nes las están utilizando sin su parti-cipación.

5.HOTELES 4 y 5 ESTRELLAS

Los hoteles 4 y 5 estrellas debencumplimentar una serie de requisi-tos (según normas internacionales)para poder merecer esa clasifica-ción. Entre ellos se destaca la obligaciónde tener Salones para EventosAlgunos de ellos los tienen simple-mente para poder cumplir con esanomenclatura internacional y no le

prestan la atención que deberíanpara que sea una unidad de nego-cios interesante.Pero muchos otros sí lo hacen yesta actividad iguala o supera aveces la hotelería habitacional.En general los hoteles tambiénrecurren a la figura del Extra deBanquetes, pero su remuneraciónno se pacta por día sino por horatrabajada.Hacer carrera en una cadena inter-nacional, es un estímulo interesantepara el Profesional Gastronómicoque desee desempeñarse en rela-ción de dependencia en una granempresa.

6.EMPRESAS ORGANIZADORAS DE EVENTOS EN GENERAL

Existen otro tipo de empresas quese dedican a organizar eventos detodo tipo:

• Congresos• Ferias• Exposiciones• Festivales• Desfiles• Eventos deportivos • Etc.

Generalmente estas empresas sub-contratan todo, y por supuestotambién la Gastronomía de esoseventos la tercerizan a empresas deCatering o Microemprendedores.

7.EMPRESAS INDUSTRIALES OCOMERCIALES QUE REALIZANEVENTOS PROPIOS

Muchas empresas tienen unaimportante actividad en la realiza-ción de eventos.Por lo general son las que tienengran cantidad de representantes deventas, como ser los Laboratoriosde medicamentos con sus visitado-res médicos, o las empresas que sededican a la venta directa como serAVON u otras.


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T A R E A S R E P E T I T I V A S Y N O R E P E T I T I V A S

Se la pasan gran cantidad de susactividades en cursos de capacita-ción, conferencias, jornadas de tra-bajo etc. Para su personal.A su vez realizan una gran actividadpromocional de sus productos, aga-sajando a su clientela con impor-tantes eventos gastronómicos.Al igual que las anteriores, terceri-zan todos los servicios de cateringpara estos eventos.

8. ORGANIZADORES PROFESIONALES DE EVENTOS(MICROEMPRENDEDORES)

Profesionales en la Organización deEventos gastronómicos que sintener un salón, y a partir de unacocina propia, realizan EventosGastronómicos en cualquier lugaren que se los soliciten:• Domicilios particulares• Salones Alquilados• Empresas - Oficinas - Fábricas • Quintas o estancias• Ferias - Exposiciones

Este Manual está dirigido principal-mente a cubrir las necesidades decapacitación de este perfil delMICROEMPRENDEDOREsto es así, porque partiendo de lasnecesidades de capacitación en sutotalidad, quedan comprendidasdentro de este espectro todas lasnecesidades parciales que a vecesson necesarias para el resto de losperfiles.

Abordaremos ahora un tema crucial que nos acompañará durante el des-arrollo del curso en repetidas oportunidades. Es separar dentro del mundodel trabajo a las tareas operativas en dos grandes grupos.

TAREAS REPETITIVASComo ejemplo de las primeras podemos señalar:1. Fábricas de Producción Continua2. Oficinas Administrativas3. RestaurantesLa característica central de estas tareas es LA RUTINA.Es decir: casi todos los días, casi siempre casi lo mismo…

En cambio como argumento central de LAS NO REPETITIVASpodemos señalar que tienen:• Un Principio• Un Desarrollo• Un finalY lo esencial de ese desarrollo es que es: UN ESCENARIO CAMBIANTE

Como ejemplo de las mismas podemos contar:• La construcción de obras de ingeniería y arquitectura• Las operaciones militares (batallas)• En gastronomía LOS EVENTOS

Esta diferenciación opera directamente en todo nuestro accionar a lo largode la ejecución de los eventos. En el origen de la actividad del evento sepresenta una clara diferenciación.Si nuestra actividad se circunscribe a la RUTINA, la planificación resulta aveces innecesaria o casi superflua.La improvisación ante casos de imprevistos puede resultar satisfactoria.Pero en eventos, debemos sustituir toda actividad improvisada, por unaRIGUROSA PLANIFICACIÓN.Debemos cambiar toda actitud que se nutra de una genial improvisación,por una humilde actitud de planificación.¿Y qué es planificar?Simplemente pararse hoy, mirando al futuro.Precisamente imaginándonos como será la película del día del evento.

Y en base a esa película calcular todos los insumos necesarios, el personal,los servicios colaterales, la vajilla y todo lo necesario para la concreción deese evento en tiempo y forma.

Además averiguando cuales son las posibles dificultades que puedan pre-sentarse en ese día, y TOMAR HOY, LAS DECISIONES NECESARIAS PARAQUE ESAS DIFICULTADES, NI SIQUIERA SE PRESENTEN.

Es decir que en esta actividad debe prevalecer en el conductor una menta-lidad organizadora y prolija, con visión de futuro.


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P R I N C I P I O S D E O R G A N I Z A C I Ó N( B R E V E R E S E Ñ A H I S T Ó R I C A )

Sin duda en épocas remotas de lahistoria de las civilizaciones anti-guas, se deben haber aplicadoalgunos métodos de organizaciónde grandes y medianos gruposhumanos, para la realización detareas constructivas o directamentepara operaciones bélicas.

Hoy los arqueólogos pueden dedu-cir frente a las ruinas del Faro deAlejandría, el Coloso de Rodas, losJardines Colgantes de Babilonia, yotras maravillas constructivas delmundo antiguo, cómo se habránorganizado a importantes contin-gentes de trabajadores, para poderconstruir esos soberbios monu-mentos de ingeniería.Pero lo cierto es que en estos casosestamos en presencia de deduccio-nes lógicas y técnicamente correc-tas.Pero lo primero que encontramosescrito sobre temas organizativos,es de aproximadamente 2500 añosA.C. en oportunidad de la cons-trucción de la Pirámide de KEOPSen Egipto.La organización de la "miríada"(grupo de mil trabajadores) y suconducción se encuentran relatadaspor un historiador de la época quese llamó HERODOTO.

Otro antecedente de importancia lotenemos a través de LA BIBLIA. Allíse cuenta como Moisés, al quealgunos historiadores lo ubicanentre el 1200 y el 800 AC, conduceal pueblo judío radicado en Egipto,cruza el Mar Rojo y los instala enIsrael, la "tierra prometida".

Moisés realiza una concreta organi-zación laboral y social de las distin-tas tribus de Judea.

Muy lejos de allí en China, unGeneral llamado Sun-Tzu, escribeEL ARTE DE LA GUERRA, y se cons-tituye desde ese entonces hastanuestros días, en una herramientade lectura obligada para cualquierejecutivo del Management, ya quecontiene fundamentos importantísi-mos sobre la estrategia, la política,la organización y la planificación.

La organización política y militar delos griegos, fueron desarrolladascon excelente performance por losromanos, que dominaron el mundocivilizado conocido durante 600años, aplicando conceptos, tácticasy estrategias que siguen vigentesen la actualidad.

Durante la Edad Media, la organi-zación de tareas mantuvo la divi-sión por oficios. Zapateros -Herreros - Albañiles - Carpinteros -Sastres - etc.

Pero dentro de cada oficio TODOSHACÍAN DE TODO, con mayor omenor habilidad artesanal, clasifi-cándose ésta, en Maestro - Oficial -Aprendiz.

Con el advenimiento de la 1ª.Revolución Industrial (hacia 1770),se produce un proceso de sustitu-ción de la fuerza de los animales oel operario, por la fuerza de lasmáquinas.

Este proceso arranca en Liverpool yManchester, con la mecanizaciónde los telares, y luego se expande amiles de actividades industriales,posibilitando un salto productivoimportantísimo, pero la organiza-ción de las tareas no cambió sus-tancialmente.

Recién con la 2ª. RevoluciónIndustrial (hacia 1890) se produceun cambio sustantivo en la organi-zación del trabajo físico.

Los precursores de este cambioconceptual fueron: en EE.UU.Frederick Winslow Taylor y enFrancia Henri Fayol.

Estos dos pioneros fueron comple-tos: primero fueron trabajadores,segundo repensaron y esquemati-zaron lo que estaban haciendo, ypor último dejaron su legado estri-to en obras que son el punto departida para un profuso desarrollode Organización y Métodos que sedio como consecuencia de sus estu-dios.

Ellos proponen alrededor de 14Principios de Organización entre losque principalmente se destacan:

1. La división del trabajo2. La división funcional3. La unidad de mando4. Delegación efectiva5. Descentralización

de operaciones6. Centralización normativa

1°- LA DIVISIÓN DEL TRABAJO(DE LA TAREA FÍSICA)

BASADA EN:a) Subdivisión de la tarea del

operario al máximo posible.b) Fuerte Supervisión de

capataces funcionales. c) Pago según lo producido.

El Destajo.d) El estudio del tiempo y de

los instrumentos y métodos.e) La estandarización de todas las

herramientas y movimientos.f) Las fichas de instrucciones

para los obreros.

SU APLICACIÓN MÁS IMPORTAN-TE FUÉ LA LÍNEA DE MONTAJEY Henry Ford - fue su mejor expo-nente. En este esquema concep-tual, cada operario se especializa ensolo una parte de la tarea total, yva contribuyendo al producto finalterminado.

EJEMPLOS DE APLICACIONES EN EVENTOS

• En la mise en placeSi nos encontramos ante la tarea dedeshuesar 50 pollos y lo haremosentre 3 ayudantes de cocina, resul-ta mucho más rápido hacerloponiendo a los tres ayudantes "enlínea" de manera que el primero leefectúa a cada pollo un par de ope-raciones y los va pasando. El segun-do ayudante sigue con otro par deoperaciones y los pasa para que eltercero los termine.

• En el armado del salónSi estamos en presencia del armadode un servicio para 400 PAX enmesas de 10 cada una y hemosdecidido que pondremos un mozo


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cada 2 mesas, nos encontramos básicamente con:• Una bolsa con 40 manteles• Una bolsa con 40 cubremanteles• 400 Servilletas• 400 Sillas• 40 mesas• 400 copas de vino, 400 de agua, 400 de champaña• 400 platos de sitio,

400 de entrada, 400 de mesa, 400 de pan, 400 de postre

• 400 cuchillos de mesa, 400 de entrada, 400 tenedores de mesa, 400 de entrada, 400 de postre, 400 cucharas de postre

• Y todos los demás implementos para el armado del salón

Si hacemos que cada mozo arme sus dos mesas, ladesorganización de la tarea será conflictiva

LOS MOZOS NO DEBEN CONOCER CUALES SON SUSPLAZAS HASTA QUE EL SALÓN NO ESTÉ TOTALMENTEARMADO, siguiendo una secuencia similar a la de lalínea de montaje.

• En el emplatado de los alimentos

Se puede implementar una línea de montaje en base auna mesada siguiendo el bosquejo:

2º- LA DIVISIÓN FUNCIONAL

• Sí a los colaboradores polivalentes.• Una persona es polivalente cuando es capaz de eje-cutar más de una tarea.• Sin embargo, no es bueno que en el momento deltrabajo, desempeñe distintos roles o funciones, ya queesto contribuye a la desorganización del equipo. • Sí debemos, establecer claramente quién se ocuparáde cada función necesaria para la realización del evento.

El ORGANIGRAMA (Gráfico de la Organización) es unclaro ejemplo de división funcional.A veces alguien puede preguntarse si el Organigramaexiste siempre. La respuesta es contundente: SÍ, SIEM-PRE EXISTE. Lo que sucede es que cuando somospocos, dentro de una determinada Organización nohace falta dibujarlo. Pero siempre existe en nuestrasmentes. Ahora bien, cuando la cantidad y la especiali-dad de los integrantes del equipo, trascienden el límitede la retentiva mental, conviene graficarlo:

Fiesta para 800 pax:

Horno

Organizador

Chef

Asistente

Maitre A

Camareros

Maitre B

Camareros

Maitre C

Camareros

Jefe de salón

Plato frío

Ayudantes

Plato caliente

Ayudantes

Postre

Ayudantes

Disc-jockey

Espectaculos

Mantenimiento

Limpieza

Estacionamiento

Seguridad

Jefe de servicio

Baño María

AYU

Baño María

AYU

Baño María

AYU

CHEF

MOZOS

platos

OTRO EJEMPLO DE DIVISIÓN FUNCIONAL• Servicios con los comensales de pie o distribuídosinformalmente (Cocktail-recepción).

Conviene distribuir a los mozos en diferentes funcio-nes, para que algunos se desempeñen en:• Función bandejeo de bocados• Función bandejeo de bebidas• Función desbarase• Función atención mesas de servicio (islas)• Función atención de barras

Salón1200 pax


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3.- UNIDAD DE MANDO

UNA PERSONA DEPENDEÚNICAMENTE DE UNA SOLA PER-SONA• Un Jefe puede tener varios subor-dinados, pero un subordinado debetener un único Jefe.• Esto es indispensable para evitarel conflicto de órdenes

4.- DELEGACIÓN EFECTIVA

Delegar sería lo que comúnmentellamamos "hacer, hacer por otro uotros dependientes".

LO PRIMERO EN DELEGAR SERÁ:

• EJECUCIÓN DE TAREASEsta situación aparecerá cuando eltitular de la Organización no déabasto para ejecutar físicamentetodas las tareas que concurren a larealización del evento.Puede ser que incorpore mozos ococineros para su cometido, y lesdelegue parte de las operaciones.

CUANDO DEBAJO DEL Nº 1 SEUBICAN OTROS SUPERVISORES,COMO SER MAITRE EN SALÓN, OJEFE EN LA COCINA, LO SEGUNDOEN DELEGAR SERÁ:

• AUTORIDADPara que puedan conducir a susempleados subordinados. • DECISIONES OPERATIVASComo ser todas las decisiones quehagan a la simple ejecución de lastareas encomendadas.

EN GENERAL SE RECOMIENDA NO DELEGAR:

• LAS DECISIONES ESTRUCTURALES(económicas, políticas y comerciales)En caso del microemprendedor serecomienda reservar para sí, todaslas decisiones que impliquen dispo-sición de dinero como ser las com-pras y contrataciones de bienes yservicios, el pago al personal, losprecios de venta, etc.• EL CONTROL GENERALEl Organizador microemprendedor,debería ser el primero en llegar y elúltimo en irse, si quiere ejercer unefectivo control del evento.• LA RESPONSABILIDAD FINALEl que está en la cúspide de unaorganización siempre es responsa-ble por todo lo que ocura dentrode ella. Resulta no convenienteconfundir culpabilidad con respon-sabilidad. El organizador puede ono ser "culpable" según sea la situa-ción producida. Pero será "siempreresponsable" de lo acontecido.

5.- DESCENTRALIZACIÓN DE OPERACIONES

En el tema de disposición de ele-mentos de servicio dentro de losespacios destinados a los eventos, aveces se dificulta el desarrollo ope-rativo de los mismos, por un inco-rrecto lay-out de las instalaciones.

Maitre A

Camarero

Camarero

Camarero

Jefe de salón

Maitre B

Camarero

Camarero

Camarero

Maitre C

Camarero

Camarero

Camarero

• ABRIR EL JUEGO• NO CREAR EMBUDOS

NI CUELLOS DE BOTELLA

Ejemplo: Servicio de cocktail para 250 personas.

• NO SIEMPRE CONVIENE REPETIR LO CHICO A LO GRANDE

Ejemplo: Servicio de asado

Salón

Cocina

M.S. M.S.

Salón

Cocina

Salón200 paxPa

rrill

aPa

rrill

a

Salón1200 pax

Parr

illa

Parr

illa

Parr

illa

Parr

illa

Parr

illa

Parr

illa

M.S.

M.S.

M.S.

M.S.


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C A R P E T A D E L E V E N T O

6.- CENTRALIZACIÓN NORMATIVA

• Se deben establecer NORMAS,MÉTODOS, PROCEDIMIENTOS EINSTRUCCIONES para que quedeclaramente establecido EL QUÉ?, ELCÓMO?, EL CUÁNDO?, QUIÉN?,DONDE?, CUANTO?....

• Cuanto más grande sea al evento,más unificada debe ser laNormativa

Propuesta: Centralizar y unificar todas

las normas en una: CARPETA DEL EVENTO

0. Carátula de la carpeta1. Resumen de Todo lo Acordado con el Cliente2. Comanda del Evento: Menú detallado3. Cómputo y costeo de las mercaderías:

(RECETÓN DEL EVENTO CON CANTIDADES Y PRECIOS.)4. Cómputo y costeo de las bebidas5. Cómputo y costeo del personal6. Planilla de contrataciones del personal7. Cómputo y costeo de la vajilla8. Detalle y costeo de Servicios Colaterales9. Presupuesto *Triplicado a la carpeta 10. Organigrama del Evento11. Cronograma del Evento12. Croquis del Lugar (Lay-Out)13. Croquis de la Mise en Place de una Mesa Tipo14. Otros datos de Utilidad: Proveedores, Equipamientos, Medicina de

Emergencias, etc.

CONSIDERACIONES PREVIAS

1. LA FECHA DEL EVENTO Y SUS IMPLICANCIAS

• ¿Ya tengo un evento para la misma fecha? ¿Me animo con otro?Esto es una decisión comercial/operativa, que fundamentalmente pasa porla posibilidad de delegar en equipos de personas altamente profesionaliza-dos.En sus inicios, recomendamos a los microemprendedores inexpertos, norealizar más de un evento por vez.• El menú estacionalUn buen Profesional Gastronómico debe tener en cuenta que debido alpoder calórico y sensaciones organolépticas, no es el mismo menú quedebe ofrecer en verano que en invierno.• El tipo y clase de bebidasTambién cambiarán con la época del año la composición de la oferta debebidas, como ser la cerveza y el vino blanco, que son más proclives alconsumo con tiempo caluroso.• El consumo de bebidasLas cantidades de bebidas también cambiarán según sea la época del año.• El consumo de hieloObviamente la cantidad de hielo acompaña la situación anterior comonecesaria consecuencia.• La estacionalidad de ciertos vegetalesDebemos tener en cuenta que a la hora de ofrecer un determinado menú,la fecha en que se realizará el evento, tiene que ver con la posibilidad deobtener determinados vegetales estacionales a precios razonables.• El mes de diciembreUna consideración especial merecen los eventos que se ejecuten en el mesde diciembre. Por lo general en este mes del año la gastronomía funcionaa pleno, y se colman los salones de eventos, los restaurantes, los hoteles,los eventos en domicilio, la gastronomía casera, etc.Esto es como lógica consecuencia de los festejos de fin de año, de empre-sas, de compañeros de trabajo, de estudio, de amigos, etc.En este mes escasean fundamentalmente en el mercado de las carnes:lomos, pecetos, matambres, por lo cual conviene anticiparse (el microem-prendedor) a comprarlos en noviembre y congelarlos.También el personal de salón y cocina trabajan a pleno y conviene asegu-rarse su contratación 30 días antes, confirmando su presencia en el día delevento.Es más, si el evento es el 24 o 31 de diciembre, para conseguir personal,


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se deberá pagar el doble o más todavía.La obtención de vajilla puede ser conflictiva en estaépoca, por lo cual conviene reservarla con anticipación.

2. LO ACORDADO CON EL CLIENTE

En la reunión o reuniones con el cliente para definir lapropuesta integral del evento, debemos escucharmuchísimo cuales son las necesidades del cliente y"suponer" cuales serán las necesidades y deseos de losinvitados (volveremos sobre esto más adelante).

Deberemos analizar todos sus requerimientos y eleccio-nes, en cuanto alimento y bebidas, vajilla, personal,servicios colaterales y todo lo concerniente al desarro-llo total del evento.

No está demás no solo anotar todo lo que se conversey pongamos de acuerdo con el cliente, y antes de darpor concluída la reunión, releerlo todo y confirmarlocon el cliente, para evitar errores de comunicación.

3. LA HORA "0"

Esta es la hora a la cual están citados los invitados oparticipantes del evento. Este es "el momento de laverdad".Existe una cuenta regresiva y otra progresiva.Generalmente los principiantes manifiestan cierto temora la conducción del evento a partir de la hora 0 quedesde ya es fundamental para su correcto desarrollo.

De cualquier manera, lo más importante para lograr eléxito del evento, se juega en las horas previas, que escuando debemos asegurarnos que todo esté correcta-mente organizado y armado.

El éxito dependerá fundamentalmente de esta etapaprevia, y si llegamos bien a la hora 0, el desarrollo severá totalmente facilitado.En cambio si llegamos con materiales faltantes, o tare-as pendientes, se complicará totalmente la suerte delevento. Es fundamental entonces que el Organizador conduzcaesta etapa con precisión, en tiempo y forma.

4. LA DEFINICIÓN DE LA CANTIDAD EXACTA DE PARTICIPANTES

Es frecuente que el cliente, estire los tiempos de defini-ción de la cantidad exacta de los participantes delevento, hasta último momento.Esto es natural porque a nadie le gusta pagar por losindecisos, que no confirmaron su presencia "por lasdudas", ya que si no vienen, será dinero malgastado.Pero a nosotros ese estiramiento al límite no nos sirve.

Necesitamos por lo menos 4 días antes para que senos confirme la cantidad definitiva porque en base aello podremos:• Sacar las cuentas definitivas de la cantidad

de participantes y su composición. (mayores, niños, etc.)

• Ajustar todas las compras y contrataciones• Producir los alimentos necesarios• Armar el salón con las mesas necesarias• Armar cada mesa con la cantidad

de cubiertos indicados• Ubicar a los invitados cuando lleguen• ¡¡¡COBRAR!!!

LA DESPROTECCIÓN JURÍDICAEs importante señalar que no tenemos protección jurí-dica efectiva, si dejamos algún saldo a cobrar para des-pués del evento. Nuestra figura jurídica se caratulaLOCACIÓN DE SERVICIOS y en nuestro Código Civil selo legisla como un Contrato Ordinario (NO EJECUTIVO).Esto nos lleva a que si dejamos algún importe a cobrarpara después de realizado el evento, y el cliente decidepagarnos ese saldo, habremos tenido suerte.Si el cliente no lo cumple, debemos iniciar una acciónjudicial, donde probablemente el cliente declare que elservicio no fue de su gusto, y difícilmente lo cobremos.Por ello siempre resulta conveniente cobrar la totalidadantes del inicio del evento.

FINANCIACIÓNEn el caso de otorgar financiación al cliente para quepague después del evento, conviene hacerlo recibien-do cheques diferidos o pagarés. De cualquier manerano es esta una seguridad jurídica definitiva.


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P O S I B L E S S I T U A C I O N E S C O N F L I C T I V A S

1. COBRANZA DE LA MESA PRINCIPAL

Salvo algún acuerdo especial, eneventos sociales, casamientos, cum-pleaños, etc. la mesa principal tam-bién se cobra.Lo mismo ocurre en Eventos deEmpresarios, donde a veces nossolicitan "cubiertos liberados" pararealizar invitaciones a autoridadespúblicas, o personajes ilustres. Salvoconvención en contrario tambiéncobramos esos cubiertos.

2. EL EFECTO DEL COSTO DE LOS NIÑOS

A la hora de efectuar un descuentoen el precio de los cubiertos quecorresponderán a los niños, debe-mos estudiar bien el monto de esedescuento para no perder dineroen esa parte de la venta.

En general se pueden presentar dosescenarios diferentes:• Uno en que los niños comenmezclados entre las mesas de losmayores. En este caso lo único quecorresponde descontar es las bebi-das alcohólicas.• Otro escenario es que se lesarmen mesa separada de los mayo-res y en este caso aparte de des-contar el consumo alcohólico,podemos considerar un menú máseconómico, suprimir parte de lavajilla como ser plato de sitio ycopas, funda para las sillas, etc.Tener en cuenta que casi nuncaestos descuentos llegan a un 50%del Precio de Venta a los mayores.

3. LOS COLABORADORESPERIFÉRICOS

• Disc JockeyGeneralmente se trata de dos per-sonas, pero conviene averiguar sison más en el equipo.• FotógrafoConviene saber si viene con acom-pañante• VideoGeneralmente son dos, pero puedeser que sea un equipo más nume-roso, cuando hay varias cámaras.

• ModistaTambién conviene cuántos van aser.• PeinadorIdem anterior.

Es decir que nos podemos encon-trar con una lista de colaboradores,que conviene definir antes delevento cuantos van a ser para dar-les de comer.

4. LOS PROFESIONALES DEL ESPECTÁCULO

Es frecuente la convocatoria a baila-rines de salsa, de tango, locutores,artistas individuales o grupos musi-cales completos, caricaturista,magos, payasos para entretener alos niños, etc.Conviene siempre aclarar anticipa-damente con el cliente si estas per-sonas comerán un menú especial oconsumen lo mismo que los invita-dos.Otro punto importante a resolveres si se necesitarán vestuarios paracambiarse por sus atuendos artísti-cos.Hay veces que su atención se debeconsiderar "un evento, dentro delevento".

5. EL PERSONAL DE SEGURIDAD

Frecuentemente se trata de una odos personas. Pero en ciertas oca-siones pueden llegar a ser másnumerosos que los invitados.Valga el ejemplo de tratarse delcumpleaños de un Senador, al cualconcurrirán los invitados con chofery personal de custodia.Alimentar a estos funcionarios seconstituye en "un evento dentrodel evento".

6. LOS EVENTOS DE LOS PARTIDOS POLÍTICOS

En general resulta muy difícil pre-determinar el número exacto departicipantes al festejo o conmemo-ración de alguna fecha importante.Es frecuente que por razones parti-darias, no se le impida a nadie elacceso al evento, por lo cual debe-remos realizar nuestros cálculos con

mucho exceso para que no se pro-duzcan faltantes de alimentos ybebidas.

Para aplicar a todo lo anteriormen-te dicho resulta importante tenersiempre presente que:

ADEMÁS DE TENER QUE CONTEMPLAR EL COSTO

ECONÓMICO POR LO PRONTONOS ENCONTRAMOS ANTE UNPROBLEMA DE ORGANIZACIÓN

7. ¿QUIÉN PAGA?

Tener en cuenta esta situación sim-plemente nos lleva a dos conclusio-nes.• Si paga un anfitrión, los invitadosconcurren "de muy buena onda" yse perdonan posibles errores quecometamos. También es probablequede este evento surjan futurosservicios, dada la conformidad delos invitados.• Si en cambio cada uno de losparticipantes paga su cubierto,tenemos que estar preparados a unalto nivel de exigencia, donde sere-mos permanentemente juzgadospor nuestro servicio. Tambiéndebemos tener en cuenta que deeste evento difícilmente saldrá lacontratación de otro en forma par-ticular.

8. RECARGO DE PRECIOS

¿QUÉ PASA SI CUANDO UNADETERMINADA COMISIÓN DIREC-TIVA QUE NOS CONTRATA,RECARGA EL PRECIO QUE NOSPAGAN, CUANDO VENDEN LATARJETA DE PARTICIPACIÓN A SUSASOCIADOS?El nivel de exigencia es mayúsculo,ya que el público asistente, quepaga su tarjeta, generalmente juzgalos alimentos y bebidas por el pre-cio final que pagó, olvidándose quesu pago además incluye premios,rifas, regalos, espectáculos, fuegosartificiales, etc.


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E L T A R G E T

Si bien a veces es una tarea infruc-tuosa (hay eventos multitarget)conviene siempre tratar de averi-guar el TARGET o sea el PERFIL delcliente y sus invitados, para formali-zar una propuesta integral queagrade a la mayoría.

Otra utilización de la investigaciónde TARGETS es para formar unaIDENTIDAD propia, que nos sirvapara el posicionamiento de nuestroemprendimiento. Esto es una pre-misa de Marketing muy importantecuando decidimos NO TRABAJARPARA TODOS sino para algunosTargets Específicos.

Para lograr nuestro cometido, recu-rrimos a una herramienta delMarketing conocida como:

SEGMENTACIÓN

Entendemos por Segmentación elagrupamiento por segmentos, delos clientes potenciales, apara anali-zar cuales son sus necesidades ydeseos y poder complacerlos conuna propuesta adecuadaPara ello procederemos a segmen-tar a la clientela con las siguientespautas;

• Segmentación Socio - económica.• Segmentación Cultural.• Segmentación Socio-demográfica.• Segmentación Temporal

1. SEGMENTACIÓN SOCIO-ECONÓMICA

Esta figura se conoce con el nombre de Pirámide de Ingresos

En ellas están representadas por porcentajes (%) la cantidad de habitantesde argentina que participan de cada segmento económico de acuerdo alos ingresos del Principal Sostén del Hogar (PSH).

Este trabajo se encuentra realizado por la ASOCIACIÓN ARGENTINA DEMARKETING y el gráfico corresponde al año 2006.

De la observación de este gráficosurgen "a priori" algunas conclusio-nes:• En teoría podemos diseñar un pro-ducto para cada bolsillo. Pero apoco de andar deberemos elegir enafirmarnos en uno o dos segmentoscontiguos, ya que esto constituyeun primer paso para formar nuestraIDENTIDAD como prestadores deun servicio de determinado rangode precios.

• También nos sirve para considerarque esta segmentación es muy útilpara ser aplicada en el diseño de"producto restaurante", para operar

de lunes a viernes al mediodía. Es decir para locales destinados paraalmuerzos en ocasión del trabajo.

• Esto es así pues la gente se ata a un presupuesto para comer la mayoríade los días de su vida, y lo cumple religiosamente, salvo ocasiones especia-les. Por ello de acuerdo al Precio del Menú Ejecutivo (o la propuesta dia-

SegmentoABC1C2

C3

D1

D2E

% de habitantes5.6%14 %

26.2%

33 %

16.2 %5 %

En general existe una relación paralela entre poder adquisitivo y producto:

ABC1 Producto

C2 Producto

C3 Producto

D1 Producto

D2 Producto

E Producto


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ria), definimos que segmento socio-económico queremos tener comoclientes. Es decir a qué público que-remos llegar.

• Nos servirá para fijar nuestra polí-tica de precios dentro del marcogeneral de LA POLÍTICA COMER-CIAL DE LA EMPRESA, cuestión quetrataremos sobre el final de estetrabajo.

DE CUALQUIER MANERA ESTARELACIÓN PARALELA ENTRE PRE-CIO - PRODUCTO EN ALGUNOSCASOS SUELE A VECES FALLAR

Esto ocurre frecuentemente en"negocios de salir a comer" o en loseventos. Porque en la elección delos clientes, intervienen otros atri-butos relevantes (BENEFICIOS)aparte del precio:• Status-Prestigio-Figuración Social• Cultura Gastronómica• Gustos Personales• Factores emocionales• Ubicación - Ambientación• Glamour• OtrosY QUÉ OCURRE ENTONCES?

SURGE LA RELACIÓN(SEGMENTACIÓN) CRUZADA

En ella se rompe el paralelismo ypúblico de determinado dinero secruza a consumir poductos de dife-rentes targets.

Es decir, público de muchísimo dinero puede llegar a consumir un cham-paña carísimo y un menú simplísimo como ser matambre con ensaladarusa de entrada, y pollo al champignon como plato central.O por el contrario, gente de recursos humildes, que piden un productoalimentario "gourmet", pueden además gastarse una fortuna en espectácu-los, plasmas, fuegos artificiales, etc. Todo sea por "aparentar", recurriendoa un préstamo bancario, a vender un auto o un terreno, etc. para solven-tar el evento.

Como excede ampliamente el marco de este apunte referirse a todas lascausales en que aparecen otras variables para incluir en la elección Precio -Producto nos referiremos brevemente a una sola de ellas o sea a LA PAUTACULTURAL.Desde ya que a riesgo de caer en una simplificación y posiblemente rozarla discriminación vamos a definir dos polos opuestos (aunque siempre haypuntos intermedios).

1. El público con cultura Protocolar Aquél público que practica en menor o mayor medida las Reglas deEtiqueta (también llamadas Normas de Urbanidad y Cortesía).

2. El público de cultura No ProtocolarNos preguntaremos: ¿en qué se diferencian en lo atinente a la organiza-ción del evento?

El público de Cultura Protocolar en general se manejará con las siguientespautas:• Consumirá el servicio de recepción de pie o ubicado en living.• Solo ingresará al Salón a sentarse a la mesa, cuando haya sido invitado.• El anfitrión recibirá en la puerta de entrada.• Observará el Orden de Precedencia en el servicio de alimentos y bebidas.• Utilizará cubiertos del mismo tamaño para entradas y principales.

En cambio el público de cultura No Protocolar• Se sentará en la ubicación asignada y esta situación complica

absolutamente el servicio de recepción, generando la necesidad de desbarese de las mesas, y demorando notablemente el servicio de las entradas.

• Pretenderá que se le sirva primero a la Mesa Principal donde a veces confluyen anfitriones y agasajados.

Otra distinción que conviene tener en cuenta a la hora de analizar elTarget Cultural Gastronómico, es diferenciar al cliente de cultura Gourmetdel cliente de cultura "Popular".

El cliente Gourmet preferirá

• Porciones pequeñas• Propuestas exóticas• Resaltar todas las cualidades organolépticas de los alimentos (sensoriales)• Dentro de ellas es muy importante la decoración del plato• Esto acarrea el servicio emplatado (no pinzado) y mayor cantidad

y calidad de la mano de obra, con los consiguientes mayores costos de la misma

• Mayor consumo de vinos tintos• Camareros que apliquen perfectamente las reglas del servicio• Copas de cristal• Cubiertos pesados• Platos de porcelana

En esas operaciones gastronómicasaparece a veces la relación cruzadaentre poder adquisitivo y producto:

ABC1 Producto

C2 Producto

C3 Producto

D1 Producto

D2 Producto

E Producto


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• Champaña sin azúcar• Sidra española• Cervezas Premium o importadas

El cliente de Cultura Popular preferirá• Porciones abundantes• Propuestas de alimentos tradicionales• Cervezas de cualquier marca• Sidra argentina• Champaña demi-sec• Se iguala el consumo de vinos tinto y blanco• Agregará hielo al vino• Camareros que sean corteses y amables antes que técnicos en el oficio• El servicio puede ser pinzado (No emplatado) para satisfacer

adecuadamente la demanda de cantidad

2. SEGMENTACIÓN POR EDADES

Debemos tener en cuenta que según sean las generaciones cambian pro-fundamente las preferencias del público en cuanto a:• Cantidad• Tipos de alimentos• Tipos de Bebidas• Ambientación• Tipo de Música• Volumen de la música• Iluminación• Personal de Servicio

Resulta un clásico de los eventos organizar un cumpleaños de una mujerde 15 años, donde se presentan dos targets claramente diferenciados enuna misma fiesta. Por ello debemos imaginarnos que estamos organizandodos fiestas al mismo tiempo.Haciendo una comparación entre los segmentos podemos especular con lasiguiente tabla:

TEMA MAYORES JÓVENESUbicación o sector De un lado de la pista de baile Del otro ladoIluminación Alta Mas bajaMúsica Baja Más altaDisc Jockey De Eventos De eventosAlimentos Para mayores Para jóvenesBebidas Todas Sin alcoholCantidad alimentos Mayor MenorPersonal de Servicio Cualquier edad Edad intermedia

3. SEGMENTACIÓN POR GÉNEROS - VARONES

En general si tenemos todos hombres o una mayoría casi total de estegénero, debemos considerar darle al evento los siguientes giros para apro-ximarnos al éxito del mismo:• Calcular un 30 a 40 % más del gramaje de los alimentos.• Calcular mayor proporción de vino tinto que blanco (80-20).• Considerar carnes rojas en la propuesta.• No considerar Mesa Dulce salvo pedido especial.• El punto de cocción generalizado debe ser A PUNTO.

4.GÉNEROS - MUJERES• Dedicar especial atención a la

ambientación (flores).• Tener todo muy higiénico,

especialmente los baños.• La propuesta puede incluir

pollo - pescados - salad bar.• Considerar la inclusión de Mesa

Dulce.• Considerar menores gramajes

en las porciones.• Tener gaseosas Light.• Las proporciones del vino pueden

ser 60% tinto / 40 % blanco.• Habiendo carnes rojas el punto

de cocción generalizado debe ser COCIDO.

5. SEGMENTACIÓN POR PROFESIONES

OPERARIOSEn este caso debemos considerarque las personas que trabajan consu físico en general gastan 2.800calorías diarias (esto dependeobviamente del tamaño individualy otras circunstancias).

Por ello debemos imprimir algúngiro también en estas ocasiones yconsiderar:• Aumentar el tamaño de

las porciones.• No trabajar productos magros,

sino más bien aceitosos o grasos.• No desechar el azúcar.• Aumenta el consumo de bebidas

alcohólicas.• Las gaseosas pueden ser las

comunes.• En general prefieren carnes rojas.

ADMINISTRATIVOSEn este caso debemos considerarque las personas que trabajan, consu intelecto en general gastan1.800calorías diarias en promedio.Por ello recomendamos para estasocasiones:• Disminuir el tamaño de las

porciones• Trabajar con productos magros• Tener gaseosas Light• Podemos considerar en la

propuesta pollo - pescados - salad bar


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6. SEGMENTACIÓN POR REGIONES O LOCALIDADES

Cuando analizamos a los clientespor sus culturas locales o regiona-les, en principio tenemos que teneren cuenta que nos encontramosante una situación donde puedenvariar fuertemente sus requerimien-tos, no solo en la propuesta de ali-mentos y bebidas, sino también enel "paquete completo".Es decir el servicio, la vajilla, las cos-tumbres y rituales propios de cadaregión o localidad.También debemos tener en cuentaque por más que uno aprendacocina salteña, o cocina del litoral,etc. Nuestro público estará com-puesto por clientes de cualquierlugar que en principio podrán apre-ciar o no nuestro desempeño.Pero lo que es terminante es queno nos contratará ningún salteño,que desee comida salteña. Y esto esmejor que así sea porque en casocontrario deberemos pasar un duroexamen. Esto es lógico. El públicode la región o localidad diferencia-da, prefiere un propio prestador delservicio de su propia región, parauna propuesta de esa mismaregión. Sólo nos contratará enton-ces, para una propuesta diferentede la región a la cual pertenece.

7. SEGMENTACIÓN POR ETNIAS O NACIONALIDADES

En este caso valen las mismas con-sideraciones que para el capítuloanterior.Por más que aprendamos y des-arrollemos una propuesta mejicana,japonesa, polaca, o la que fuera, elpúblico que debemos contar escualquiera menos mejicanos, pola-cos, o japoneses ya que aquí seaplica el mismo preconcepto de lapertenencia a la etnia o nacionali-dad.También en este punto tenemosque señalar un caso frecuente engastronomía que son lasConvenciones Internacionales decualquier profesión.En general la propuesta debe serautóctona. Locro - Asado - Bife dechorizo - etc.

9. SEGMENTACIÓN POR RELIGIONES

La única religión que tiene unafuerte presencia en gastronomía, yespecialmente en eventos es laReligión Judía.En estos casos, si se trata de judíosortodoxos o muy practicantes de sureligión, el prestador de los servi-cios de Catering, debe pertenecer ala religión judía, y el servicio serásupervisado por Rabino o funciona-rio delegado por el mismo.Todo debe hacerse bajo el ritualKOSHER, y decimos ritual porqueno es solamente la comida, sinoque cuando se trata de KOSHER seabarca desde la matanza del animalhasta el servicio y la vajilla, pasandopor todas las etapas intermedias.

Los eventos típicos de la religiónjudía son:

• El BRIT MILÁEs la circuncisión del varón y enalguna medida hay un cierto para-lelismo con el bautismo de la reli-gión cristiana.

• El CASAMIENTOEn general son fiestas super diverti-das donde se alternan permanente-mente tandas de baile entre comi-das.

• EL BATMIZVAEs el festejo de la mayoría de edadde la mujer a los 12 años.

• EL BARMIZTVAEs el festejo de la mayoría de edaddel varón a los 13 años.

Existen salones exclusivamente pre-parados para estos festejos cuandose trata de judíos ortodoxos, dondehasta pueden convivir dos cocinasdiferentes ("clonadas") Una para serutilizad por cualquiera y otra paraser utilizada solamente por lacomunidad judía.

10.SEGMENTACIÓN TEMPORAL

Al analizar los segmentos de acuer-do al momento en que se desarro-llan, debemos de tener en cuentaque muchos son los temas quetenemos que adaptar en cuanto acorrespondencia con la calidadtotal o en cuanto a su implicanciaeconómica.Ya vimos oportunamente comovarían las propuestas en verano oen invierno, y consideramos las difi-cultades que se presentan en elmes de diciembre.Debemos tener en cuenta paranuestra política de precios queEnero y Febrero son de una fuertebaja en esta actividad, salvo quesea en lugares de vacaciones.Lo mismo ocurre en los días de lasemana en que desde lunes a jue-ves son de baja actividad, hasta losviernes y sábado que representan elpico máximo ene eventos.También debemos considerar quelos distintos momentos u horas deldía, deben imprimir fuertes cam-bios en nuestras propuestas gastro-nómicas y de desarrollo.No va a ser la misma propuestapara un coktail de despedida de unEmbajador, si éste se realiza a las10 de la mañana, a las 14:00, a las17:00 o a las 22:00 horas del día.

CON TODO LO EXPUESTO ANTERIORMENTE QUEREMOS

DEJAR BIEN EN CLARO.

QUE NO SE TRATA DE COMPARTIMENTOS CERRADOS,

SINO DE QUE EN NUESTRAS PROPUESTAS DEBEN REINAR:

• La cintura • La flexibilidad• La adaptación a cada situación• La creatividad

QUE CADA EVENTO PUEDE SER ÚNICO

E IRREPETIBLE


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R E L E V A M I E N T O P R E V I O D E L L U G A R D E L E V E N T O

Resulta indispensable para una correcta planificacióndel evento, conocer el lugar donde se desarrollará elmismo, no sólo desde el punto de vista operativo, sinotambién desde el punto de vista económico, donde lascaracterísticas del sitio, influirán de manera fundamen-tal en los costos del evento.

Pueden ser una o unas visitas previas para planificaradecuadamente todo lo necesario.

¿Con quién?Salvo situación especial, en general conviene realizar lavisita acompañado por el cliente para poder debatircon él diferentes alternativas y tomar las necesariasdecisiones en conjunto.

¿Con qué?Dependerá del tipo de servicio y del evento, pero engeneral cuando vamos a reconocer un lugar descono-cido, no está demás llevar una cinta métrica, que nosayudará a tomar medidas en diferentes ocasiones.

ANÁLISIS DEL LUGAR

Para ejemplificar un cierto accionar partiremos de dosescenarios opuestos:1. Un escenario campestre.2. Un escenario urbano.

1. ESCENARIO CAMPESTREResultan muy numerosos los eventos que se desarro-llan en casas-quintas; chacras; estancias; etc. a vecesalejadas de los centros urbanos.

Por ello la primera averiguación será:• ¿Cómo se llega?• Referencias del itinerario para llegar• Medios de Transporte disponibles• Horarios y frecuencias de los medios de transporte• Caminos pavimentados; mejorados o de tierra

Las referencias de distintos puntos de señalización, ser-virán posteriormente hacer un plano de cómo se llegaal lugar.En caso de no haber medios de transporte disponibles,(o habiéndolos por razones de falta de tiempo) debe-remos llevar y traer al personal contratando vehículossuficientes.En caso de tener que transitar por caminos de tierra esimprescindible definir con el cliente si se realiza igualaunque llueva o haya condiciones del camino desfavo-rables. Si el cliente toma la decisión de que se realizarábajo cualquier circunstancia climática adversa, se debe-rán contemplar las facilidades para transitar por esoscaminos.

Además, y probablemente sea lo más importante detodo: SE DEBERÁ CONTAR CON UNA ALTERNATIVA

• Una carpa• Una casa• Un quincho• Un galpón• Un hangar• Una galería• Es decir un lugar de alternativa donde realizar

el evento en caso de condiciones imposibles de hacerse al aire libre

EL PISO Y LOS ACARREOSUna vez llegado con el medio de locomoción hasta ellugar más próximo al sitio donde se implantará el ser-vicio, debemos verificar la distancia, imaginándonosque el día del evento, hasta ese mismo lugar se llegarácon los alimentos, vajilla, bebidas, mesas y sillas, ytodo el equipamiento imprescindible.

Si esa distancia es exagerada (como ocurre en lugaresparquizados), deberíamos calcular otros tiempos parael armado del lugar, e incluso contratar una cuadrillade ayudantes para realizar los acarreos, sin que se can-sen los mozos, especialmente si es personal femenino.

También será útil verificar el piso para realizar dichosacarreos, y resultará imprescindible contar con carritode dos ruedas para realizarlos con rapidez y el menoresfuerzo.

EL PLANO PARA LLEGAR SIRVE PARA:• Entregárselo al personal si va por su cuenta• Para el chofer del vehículo si los transportamos

nosotros• Para proveedores de cualquier tipo o contratación• Para el cliente para que lo imprima y lo ponga con

la tarjeta de invitación a sus invitados

2. UN ESCENARIO URBANOYa sea que se trate de una casa, salón, edificio dedepartamentos, etc. es importante verificar si vamos aacceder por una entrada de servicio, o en cambioingresaremos por el mismo lugar en que luego ingresa-rán los invitados. En caso de que se trate de entradaúnica, tendremos en cuenta que deberemos tener tododentro del lugar antes de la hora 0.¿Es en Planta Baja?Se nos simplificará muchísimo la tarea, y resulta opor-tuno en aquéllas residencias que cuenten con unamplio garage, acordar con el cliente que nos faciliteese espacio para instalar la cocina móvil el día delevento.¿Es en un 1er Piso?Si la cocina está en Planta Baja y el servicio es en otropiso, deberemos seleccionar personal relativamentejoven para recorrer en repetidas oportunidades lasescaleras.


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¿Es en pisos más altos?En este caso deberemos medir el ascensor (principal ode servicio) si a simple vista nos pareciera ajustado,para calcular los tiempos de anticipación en instalar-nos.Deberemos considerar que para nuestra operatoriatendrán influencia:• Escaleras.• Ascensores.• Montacargas.• Horarios de acceso.• Posibilidad de que exista un S.U.M. (Salón de Usos

Múltiples).• Posibilidad de que exista un Reglamento Interno.

CAPACIDAD DEL LUGAR• Si se trata de un cocktail o recepción (de parados)

como mínimo necesitamos 1 m2 de espacio cada 2 personas.

• Si se trata de mesas redondas debemos distinguir entre aquéllas que se instala la vajilla SIN PLATO DE SITIO ó CON PLATO DE SITIO.

CAPACIDAD SIN O CON PLATO DE SITIO

Diámetro Sin plato Con platode la mesa de sitio de sitio1.20 m2 8 personas 6 personas1.50 m2 10 personas 8 personas

Capacidad 1 m2 x persona 1.30 m2 x personadel lugar

CONSECUENCIAS DEL PLATO DE SITIO

• 30 % MÁS DE MESAS• 30 % MÁS DE MANTELES• 30 % MÁS DE CUBREMANTELES• 30 % MÁS DE CENICEROS• 30 % MÁS DE SALEROS• 30 % MÁS DE FRAPÉS• 30 % MÁS DE BALDES HIELEROS• 30 % MAS DE CENTROS DE MESA• 100 % DE PLATOS DE SITIO

CAPACIDAD DEL LUGAR CUANDO NOS ENCONTRA-MOS EN LUGARES DE SUPERFICIE IRREGULAR, OCON OBSTÁCULOS, COMO PUEDEN SER:

• COLUMNAS• RECOVECOS• PAREDES CURVAS• MUEBLES• DESNIVELES• MAQUINARIAS, ETC.• EN ESTOS CASOS DEBEMOS HACER EL

PLANO EN RIGUROSA ESCALA

Para ello deberemos recurrir a alguna de las siguientesalternativas:• Escalímetro• Programa Autocad• Programa Corel• Programa Visio

MEDIDAS PARA CALCULAR LA PISTA DE BAILE

• MÁXIMO = 1 m2 cada 2 personas (estarán todos bailando simultáneamente).

• MÍNIMO = 1 m2 cada 4 personas (la mitad estará bailando y la otra no).

Otro cálculo para estos casos• Lugar para la recepción (de parados).• Salón (ubicando a los invitados en mesa

de 6 con plato de sitio).• Pista de baile.

TODO INCLUÍDO: 2,30 m2 x persona


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R E L E V A M I E N T O D E L A S I N S T A L A C I O N E S E X I S T E N T E S

1. VERIFICAR LA CAPACIDAD DEFUEGOSConsiste en encenderlos todos.• Anafes• Hornos• Salamandras• Cocinas• Freidoras

Y fundamentalmente a qué energíafuncionan• Gas de red• Gas de tanque• Gas de tubo o garrafa• Electricidad• Gas-oil• Etc.

También delimitar las responsabili-dades para que el fluído esté a dis-posición y sea suficiente para el díadel evento.

2. VERIFICAR LA CAPACIDAD DEMESADASSiempre serán necesarias para des-plegar los platos ó crear líneas demontaje para el emplatado indivi-dual.

3.VERIFICAR LA CAPACIDAD DEFRÍOS

PARA ALIMENTOS• Alimentos a granel (que puedanser apilados)• Alimentos salseados (en recipien-tes redondos

o rectangulares)• Alimentos no apilables (para los

cuales se necesitan estantes)• Alimentos de gran volumen noapilables (tortas)• Alimentos congelados (freezer)

4. VERIFICAR LA CAPACIDAD DEFRÍOS PARA BOTELLAS

Utilizar el principio físico de laCONVECCIÓN NATURAL (EL FRÍOBAJA SOLO Y EL CALOR SUBESOLO).

POZO FRÍO PARA BOTELLAS• Puede ser eléctrico (tipo

góndola de supermercados).• Puede ser simplemente un piletón

u otros recipientes.• De no haber nada fijo se impone

la necesidad de llevar "cubas" para enfriado.

5. EL AGUA QUE LLEGA (AFLUENTE)Si existe la posibilidad de obteneragua para el lavado se presenta laoportunidad de lavar un plato queserá reutilizado con el consiguienteahorro de alquiler y menor canti-dad de espacios:

El plato que lavaremos será entonces:• El Plato de Entrada• Pasará a utilizarse como

el Plato de postre• Pasará a utilizarse como

el Plato de mesa dulce• Pasará a utilizarse como

el Plato de fin de fiesta

6. EL AGUA QUE SE VA (EFLUENTE)En caso de generar un espacio delavado, deberemos ser cuidadososen ver donde se canalizará el aguaque hayamos utilizado, para nogenerar problemas de falta de dre-naje.

7. CALIDAD DEL AGUATambién será útil verificar la calidaddel agua, sobre todo si es apta parael café o para rebajar jugos concen-trados.

8. EXTRACCIÓN DE HUMOS Y OLORESEn caso de parrillas móbiles, debe-mos previamente analizar donde laspondremos.En el caso instalaciones fijas, verifi-caremos la existencia de campanasy el funcionamiento eficaz de losextractores.

9.CARGA ELÉCTRICAResulta frecuente que en lugaresdonde se arman eventos (no repeti-tivos como ser en carpas - quinchos- domicilios particulares - etc.) noexiste una adecuada planificaciónde la distribución de la potenciaeléctrica necesaria.Al recargarse con demasiados equi-pos de luces u otras instalaciones,sobre un solo canal de potencia, seproduce un sobrecalentamiento delos cables, y como lógica conse-cuencia, el sistema de protecciónde llaves térmicas corta el suminis-tro de energía, quedándonos aoscuras.Por lo tanto conviene verificar queesta problemática se haya conside-rado con anticipación al día delevento.

10. GRUPO ELECTRÓGENOPara el caso de que pudiera llegar acortarse el suministro de la red deenergía eléctrica, se puede preveeresta situación a partir de contarcon generadores de energía pro-pios o alquilados.

11. BAÑOSAparte de verificar si contamos conbaños en cantidad adecuada (doscada 50 invitados en promedio paraambos sexos) debemos tener enclaro quién se ocupará de mante-nerlos siempre limpios el día deldesarrollo del evento.

12. VESTUARIOS Y BAÑOS PARA EL PERSONAL DEL SERVICIOLo ideal es contar con vestuarios ybaños aparte de los disponiblespara los invitados. Pueden alquilar-se baños químicos si el lugar esaccesible a su instalación.


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13. AIRE ACONDICIONADOEl correcto funcionamiento y laadecuada capacidad del aire acon-dicionado, es un requisito impor-tante para el desarrollo confortabledel evento.Si se trata de un lugar desconocido,la única posibilidad cierta de verifi-carlo, es presenciando un eventoanterior, en ese mismo lugar.

14. FÁBRICA DE HIELOEn principio, para enfiar las bebi-das, conviene hacerlo con Barra deHielo, ya que por esa Ley de laFísica que expresa: "en materia deenergía , nada se pierde, todo setransforma" seguramente la barra,tardará más tiempo en enfriar, peroa su vez durará más tiempo, con elconsiguiente ahorro de dinero.

Demás está señalar que la barra seconsigue únicamente en fábricas dehielo.De cualquier manera para la com-pra de "rolitos" también convienehacerlo en fábrica, ya que su precioes un 33% del que nos venden enestaciones de servicio.

Por todo ello deberemos tener encuenta de la fábrica de hielo• ¿Cuál será la que nos atenderá

el día del evento?• ¿Qué horarios tiene de atención?• ¿Tiene o no tiene sistema de

entrega a domicilio?

15. ESTACIÓN DE SERVICIO CON ROLITOSPara el caso de no poder contarcon la asistencia de una fábrica dehielo, no nos queda otra soluciónque recurrir a comprar el hielo enuna estación de servicio.La recomendación es que si optare-mos por esta compra, debemostener en claro con cual estaciónserá, y conviene hacerla por antici-pado al día del evento para noencontrarnos con sorpresas esemismo día.

16. MESAS Y SILLASEs frecuente que muchos lugaresen alquiler, tengan sus propiasmesas y sillas. Deberemos entoncesverificar que sean del agrado delcliente o bien adoptar las fundaspara sillas. Esta decisión convieneque la tome el cliente con nuestroasesoramiento.

17. VAJILLANo es frecuente que el lugar que sealquile ofrezca la provisión de vaji-lla, pero si así fuere, y resultare ade-cuada al cliente, conviene alquilarlaya que nos ahorraremos fletes yacarreos.

18. PERSONALYa sea personal de cocina o desalón, nunca es conveniente traba-jar con personal del lugar.En todos los casos recomendamosenfáticamente trabajar con personalpropio, ya sea fijo o extra.

19. INSTALACIONES CONTRAINCENDIOS Y SALIDAS DE EMER-GENCIASi bien el público promedio no esmuy exigente con este requisito, sílo son las empresas, específicamen-te las extranjeras, donde la culturade la seguridad está más desarrolla-da, y por más que tenga interés encontratarnos el Presidente de lamisma, si el Jefe de Seguridad de laempresa se opone, no resultaremoscontratados.

De cualquier manera, aunque elcliente no lo exija, debemos ajus-tarnos a estos requisitos y normas,ya que SIEMPRE SOMOS RESPON-SALES por todo lo que ocurra en laOrganización del Evento.


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T I P O S D E S E R V I C I O

1. COMIDA FORMAL2. COCKTAIL CORTO3. COCKTAIL MEDIANO4. COCKTAIL LARGO5. COMIDA AL TENEDOR6. ASADO7. BUFFETT

En principio debemos tener en claro, que en un mismoevento pueden llegar a convivir diferentes TIPOS DESERVICIO al mismo tiempo en diferentes lugares delmismo, o en diferentes tiempos en el mismo lugar.Es decir que la imaginación y la creatividad son elúnico límite a las distintas posibilidades de combinar-los.

1. COMIDA FORMALSe caracteriza porque el comensal tendrá la posibilidadde comer sentado en una silla y sobre la mesa tendrásu plaza armada con vajilla y cubiertos, para "comerformalmente".

La organización tradicional de este tipo de serviciocomprende los siguientes pasos y porcionamientos.

• Recepción 4 a 6 bocados por personaEstimando la duración de la misma en una hora aproximamos a 150 grs.• Entrada Fría Según Receta Probada y corregida

Y/O Entrada Caliente Según Receta Probada y corregida

• Plato Principal Según Receta Probada y corregida• Postre Según Receta Probada y corregida• Café con

Bombones ó Petit Fours 2 Por persona• Mesa Dulce 0.120 kg. Por persona• Torta Alegórica 0.050 kg. Por persona• Fin de Fiesta 0.100 kg. Por persona• Pancitos tamaño mignon 3 ó 4 por persona

• Alternativa de la Recepción Mesa de Quesos y Fiambres

0.100 kg Por Persona

LA CANTIDAD LÍMITE SUPERIOR DE CONTROL ES 1 KG DE COMIDA POR PERSONA .

DEBEMOS TENER EN CUENTA QUE ESTE SERÁ NUES-TRO PRIMER BORRADOR, y QUE LAS CANTIDADESDEFINITIVAS SURGIRÁN DE ANALIZAR EL TARGET, Y SI ES NECESARIO SUBIRLAS O BAJARLAS.

QUÉ ENTENDEMOS POR BOCADO• Es un canapé• Es una tarteleta rellena• Es un pinchito de lomo (pollo/cerdo/etc.)• Es una aceituna rebozada• Es una ciruela con panceta• Es un fosforito• Es una empanadita "de copetín"• Es una pieza de sushi• Etc. Etc.• A la empanada común la contamos por 2 bocados• El sandwich de miga de confitería también

por 2 bocados

CÁLCULO DE EJEMPLO DE UNA MESA DULCE (Sólo Tortas)1. Cuento la Cantidad de pax 2. La multiplico por (x) 0,120 Kg = Me da el total de Kg. de tortas (u otros alimentosdulces que decida servir)3. Ese kilaje lo divido por 1,000 KG que es lo que pesala torta promedio= Cantidad de tortas que voy a producirLa variedad generalizada puede ser de 8 clases diferen-tes de tortas (ajustar en cada caso)TENER EN CUENTA QUE SOLO TORTAS NO CONVIENE (DESCONTAR OTROS ALIMENTOS DE ESTA CUENTA).

2. COCKTAIL (SERVICIO DE LUNCH)Características:• La gente está de pie• Debe haber algunas mesas de apoyo

(para ceniceros, copas sucias, servilletitas usadas, pirotines, etc.)

• Puede haber algunas islas ó mesas de servicio (bocados, pinchos, pata de jamón, etc.)

• Puede salir todo bandejeado desde cocina o trastienda.

• Puede haber algunas sillas o juegos de living

COCKTAIL CORTODuración: 2 a 3 horas.Cantidades: 6 a 8 bocados por persona

MotivosEntrega de Diplomas• Desfiles• Presentación de Productos• Entrega de Premios• Despedida de Funcionarios• VERNISSAGE (Apertura de muestra Pictórica,• Fotográfica, cultural, etc.)• Otros

Festejo de algo que no sea específicamente comerEn los cálculos van todo tipo de bocados:fríos, calentitos, dulces o salados.


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COCKTAIL MEDIANODuración: 3 a 5 horasCantidades: 8 a 12 bocados porpersonaAproximadamente 400/500 grs.por persona.Motivos:• Inauguración de negocios• Casamientos por Civil• Bautismos• Aniversarios de bodas• Lanzamientos de productos• Comuniones• Otros

Tener especial cuidado con la dosi-ficación de los bocados durante eltiempo que dura el servicio paraque alcancen hasta el final.

COCKTAIL LARGODuración: más de 5 horasCantidades: 20 a 24 bocados porpersonaAproximadamente 1 Kg por perso-naMotivos:• Cumpleaños de 15 u otros• Fiestas de egresados• Lanzamiento de productos• Casamientos• Otros

Está en desuso pues no resulta másbarato que una comida formal, yademás tanto tiempo de paradosresulta incómodo.

3. COMIDA AL TENEDORTAMBIÉN LLAMADA COMIDAAMERICANA (DESARROLLO)

1. Recepción: 4 a 6 bocados por persona

2. Plato frío 3. Plato caliente4. Postre5. Café 6. Mesa dulce7. Fin de fiesta

Se caracteriza por ser una mezclade los dos anteriores o sea de para-dos o sentados en sofás, sillones osillas, juegos de living, pero sinmesa. (mezcla de cocktail concomida formal).Favorece la movilidad y alternanciade los invitados.

Motivos:• Evento empresariales

Lanzamiento de productosFiestas de fin de año.Aniversarios de la empresaRelaciones PúblicasOtros

• Eventos sociales en domicilio del Cliente.

Aniversario de CasamientoCumpleañosBautismosComunionesOtros

CONDICIONES DE LOS ALIMENTOSEste tipo de servicio donde el clien-te no tiene las posibilidades de cor-tar o separar nada por falta decuchillo, debe tener una excelentetarea de mise en place, en la elimi-nación de todos los desechos noconsumibles.

• Sin Piel• Sin Grasa• Sin Huesos• Sin Cartílagos• Cortados en dados

o en cubos (CHICOS)• Pueden ser grandes solamente

si son blandos y se los puede cortar con el canto del tenedor o cuchara

• En este caso es preferible superficies planas

• Sin Jugos• Salsas Compactas

4. SERVICIO CON ASADO

RECEPCIÓN:Puede ser:

EmpanadasMesa de quesos y fiambresBocados de todo tipoCombinación de lo anterior

No debemos atarnos a ningún pre-concepto. Se puede hacer un asadocomo comida principal y ponersushi en la recepción. En todos loscasos: 4 a 6 bocados por Persona.

ENTRADAS:• Puede ser cualquiera a elección.• En caso de que se requieranachuras conviene presentarlas enbrochette, cuyo esquema de pre-sentación y emplatado se encuentraen el PowerPoint correspondiente.

CARNESEn promedio 0,500 Kg. Por personaPuede ser:

Asado 0,250Vacío 0,150Colita de cuadril 0,100

U otras tales como lomo, bife dechorizo, matambrito de cerdo,entraña, etc.

• Pollo: 1/16 avo. De pollo grande.(Cajón de 7 cabezas = 2,850 Kg. por pollo).

TODAS LAS CANTIDADES ESTÁNEXPRESADAS EN SU PESO BRUTO

ALTERNATIVAS• Si en el servicio se agrega COR-DERO / CHIVITO / LECHÓN, sedeberán quitar.• X X X kg. de carnes por cadaítem y se reemplazarán por 1 y 1/2partes de éstos.• O sea que se le agrega un 50%más de lo quitado a los efectos decompensar las pérdidas de des-echos por cabezas huesos y vísce-ras.

Cálculo de ejemploDe Fiesta para 200 Personas.• Asado200 personas x 0.250 kg = 50 kg• Vacío 200 personas x 0.150 kg = 30 kg• Colita 200 personas x 0.100 kg = 20 kg

Si Suprimimos 10 Kg. por corte

O sea que quedaría de esta forma:

• Asado50 kg - 10 kg = 40 kg• Vacío30 kg - 10 kg = 20 kg• Colita 20 kg - 10 kg = 10 kg

30 kg a suprimir

Puede ser igualque en unacomida formal


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• Cordero / Chivito / Lechón 30 kg x 1.5 = 45 kg Es lo que tengo que agregar.

ENSALADASSugerimos que el servicio se realiceen Mesa de Ensaladas con el siste-ma del autoservicio (self-service) alos efectos de lucirnos con unamayor variedad y satisfacer losrequisitos de diferentes paladares.

• Una mesa de ensaladas cada 60/80 personas

• Variedades a opción del cliente• Calcular una legumbrera cada 8

personas si se trata de ensaladasde hojas

• Calcular además Kg. 0,050 si se trata de ensaladas compactas

El servicio de asado puede conti-nuar como cualquier otro:

• Postre• Café• Mesa Dulce• Fin de fiesta(en este caso se recomienda engeneral que no sea carne).

5. BUFFETBuffetEntre frío y caliente: 0,700 Kg. Porpersona.

• Recepción• Postre• Mesa dulce• Fin de fiesta

En Total: 1,200 Kg. Por persona.

COMANDA DEL EVENTOSe recomienda enfáticamente pensar y repensar, calcular y recalcular lasveces que sea necesaria la comanda del evento.Es decir qué alimentos iremos a servir y en qué cantidad.Siempre pensando en el Target del cliente y la mayoría de sus invitadosEso sí: Una vez definida la COMANDA, basta de pensar y limitarse a aplicarlos cálculos de las recetas en forma mecánica para no cometer errores dedesviaciones sobre lo previamente estipulado.

Una vez definida la COMANDA, deberemos recurrir a las recetas individua-les para cada alimento.

Debemos tener en cuenta que algunas recetas vienen para 1, 4, 6 u 8 por-ciones, y no es extraño en el caso de canapés o bocados encontrar recetaspara 30 o 40 piezas.

En fin, no podremos encontrar con recetas de distintas procedencias quedeberán confluir todas "AL RECETÓN DEL EVENTO" llamando así familiar-mente a lo que técnicamente denominamos "CÓMPUTO Y COSTEO DEINGREDIENTES".

Esto bien puede hacerse en un formulario de Excel como el entregado.

Con una adecuada capacitación básica en el uso de este programa Excelpodremos obtener los siguientes datos:

• Gramajes parciales de cada alimento• Gramajes parciales de cada ingrediente dentro de ese alimento• Gramajes totales de cada ingrediente dentro de ese alimento• Gramajes totales de ese ingrediente dentro del evento• Costo de cada uno de los item anteriores• Costo total de ingredientes del Evento• Listado de compras por materia prima• Listado de compras por Proveedor• Y toda otra información estadística que la utilización de dicho

programa nos pueda alcanzar

0,500 Kg. por persona


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EJEMPLO DE UN CÁLCULO DE ALIMENTOS PARA UNA COMIDA FORMAL ESTILO ASIÁTICA PARA 180 PAX

COMANDA DEL EVENTO

CANTIDAD ALIMENTOS

RECEPCIÓN360 BOCADOS CALIENTES90 WANTAN AL VAPOR DE CERDO90 ALBONDIGAS DE CAMARÓN FRITOS90 GYOZA AL VAPOR90 ARROLLADITOS PRIMAVERA360 BOCADOS FRÍOS90 CANAPÉ DE MASA QUEBRADA Y MOUSSE DE SALMON90 CANAPÉ DE MASA QUEBRADA Y CAVIAR ROJO90 ROLLO DE CARPACCIO EN CROCANTE DE PAN NEGRO90 BOCADOS DE QUESO CAMEMBERT Y MANZANAS

ENTRADA180 PATO A LA PEKINESA

PLATO PRINCIPAL180 TRUCHA CON ANANÁ Y GUINDILLAS

POSTRE180 EMPANADILLAS DE MANGO CON SU SALSA ESPESA

CAFÉ CON PETIFURS180 CUADRADOS FLORENTINOS180 TRUFAS DE GANACHE A LA NARANJA

MESA DULCE2 TORTA CONCORDE2 TIRAMI-SU2 PARFAIT DE WHISKY Y AVELLANAS2 TORTA ÓPERA

200 MASAS SECAS LUNETTES Y HOLANDESAS2 LEMON PIE 1 TORTA ALEGORICA2 TORTA MARGHERITA CON COBERTURA DE ALMENDRAS

FIN DE FIESTA360 SANDWICHITOS DE LOMO BRASEADO Y HIERBAS650 PANES SABORIZADOS VARIOS GUSTOS PARA PLATOS PPALES


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6. DESAYUNOS DE TRABAJO Y OTROS SERVICIOS• Coffee - Break• Continental• Brasileño• Americano• Vienés• Danés• Brunch• High - Tea

AMBITOS DONDE SE DESARROLLAN

• EMPRESASDentro de sus propias oficinas, salasde reuniones o salas de capacita-ción especialmente preparadas paraestos efectos.

• HOTELESMuchas empresas prefieren irse desus propias locaciones hacia otroslugares donde no tengan interfe-rencia del "día a día" y eligen ir ahoteles donde se brindan este tipode servicios.

• CASAS QUINTAS - COUNTRIESPor las mismas razones anteriores,se utilizan estas locaciones paraeste tipo de servicios que a vecesson JORNADA DE TRABAJO COM-PLETA (incluso en algunos casosque duran más de un día con aloja-miento nocturno).

• OTROSExisten además edificios construí-dos para estos propósitos.

1. COFFEE - BREAK• Duración: 15 a 20 minutos• Los participantes están de pie• Generalmente en otro lugar• Café• Té• Leche• Masas secas• Croissants• Jugos• Gaseosas• Agua Mineral• Servilletas 18 x 18• Vajilla de porcelana

y/o descartable

2. DESAYUNO CONTINENTAL• Dura aproximadamente 2 horas• Café• Té• Leche• Tostadas• Croissants• Manteca• Mermelada• Dulce de leche (ARGENTINA)• Agua mineral• Jugos de frutas• Gaseosas• Servilletas 18x18

• RESULTA MUY IMPORTANTE SIESTAMOS ADENTRO O AFUERADEL LUGAR DONDE SE TRABAJA YCONSUME SIMULTÁNEAMENTE,PARA ORGANIZAR NUESTRO SERVI-CIO COMO SELF-SERVICE.

3. DESAYUNO BRASILEÑO• Incluye al Continental con más

agregados de frutas y jugos tropicales, lo que hace necesario vajilla de postre.

• Conviene la servilleta 33x33

4. DESAYUNO AMERICANO• Dura más tiempo (3 a 4 horas)• Incluye al Continental

y al Brasileño• Cereales• Yoghurt• Quesos• Miel• Huevos revueltos• Panceta ahumada frita• Salchichitas• Bocadillos de espinaca• Waffles• Alimentos dulces• ETC.• La vajilla es la de comida

al tenedor más el cuchillo• Para los alimentos calientes

también va el Rechaud• Servilletas 33x33• Frecuentemente se sólo

en hotelería

5. DESAYUNO VIENÉS• Incluye al Continental y ademáscontiene panes y tortas vienesas,brioches, chocolate para beber, etc.

6. DESAYUNO DANÉS• Incluye al Continental• Pescados ahumados• Quesos daneses• Panes blancos y negros

con harinas integrales• Huevos pasados por agua• Galletas danesas

7. BRUNCHCombinación de desayuno yalmuerzo. Incluye al Continental,Americano y se le agregan terrinas,gelatinas, patés y puede seguir conun buffet completo.

8. HIGH - TEACombinación de merienda y cenaTiene cosas del brunch y ademásincluímos tortas, quesos, tartas, tos-tadas, queso cottage, etc. Es similaral brunch girando más hacia ali-mentos dulces.


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B E B I D A S

SISTEMAS DE CONTRATACIÓNCON EL CLIENTE

1. BEBIDAS INCLUIDAS DENTRODE UN PRECIO GLOBAL PORCUBIERTOEn este sistema el cliente paga unprecio total por el cubiertoque generalmente incluye las bebi-das básicas "a canilla libre".

CONSECUENCIAS DE CONTRATARA CANILLA LIBRE

• Para no fallar en nuestro compro-miso debemos disponer de unacierta cantidad de más.• Esto nos implica, que a veces elcliente prefiera una determinadamarca de vinos o champaña, y queal producirse un eventual sobrante,nos provoque un perjuicio econó-mico-financiero importante.• Por ello, para evitar esta situacióndebemos como microemprende-dor, recurrir a comprar "en consig-nación".• En realidad esta situación de"consignación pura" no es fácilobtenerla a crédito.• Sí resulta más factible conseguiruna situación similar a la auténticaconsignación, comprando las bebi-das alcohólicas y pagándolas en sutotalidad, con un previo acuerdocon el proveedor, de que aceptarála devolución de las sobrantes y nosrembolsará el dinero, o bien nosemitirá una Nota de Crédito paracompras futuras.• Este acuerdo es generalmenteaceptado por supermercados mino-ristas y mayoristas, donde debemosplantearlo antes de efectuar lacompra.• Eso sí, para aceptarnos la devolu-ción nos exigirán que las botellas ysus cajas estén impecables.• Por ello debemos tener especialprecaución al momento de enfriar-las con hielo, para que no se dete-riore la etiqueta o cualquier otraparte de la botella.

OTRA CONSECUENCIA DE ESTESISTEMA DE PRECIO GLOBALSi cumplimos con lo prometido, esdecir que el público tomó todo loque quiso durante el evento, lasbebidas que sobren son nuestras.

Esto es así, porque en este sistemano estamos vendiendo botellas,sino que estamos vendiendo "unservicio de alimentos y bebidas contodo incluído".

2. "A BOTELLA DESCORCHADA"

• En este sistema el cliente abonarásolamente las botellas que hayaconsumido.• Se debe ser muy cuidadoso detener la totalidad de los envases(llenos o vacíos) para hacer elrecuento al final del evento.• Es muy buen argumento de venta• Para que funcione adecuadamen-te debe existir mutua confianzaentre las partes. El cliente tiene queconfiar en nosotros, que las botellasabiertas sean de esta fiesta.Nosotros tenemos que confiar enque el cliente no ponga objecionesinexistentes y las pague.

3. LAS BEBIDAS LAS TRAE EL CLIENTE• En este sistema solamente le pro-porcionamos al cliente un cómputode las bebidas que consideramosnecesarias para realizar el servicio, yél las compra por su cuenta.• En este caso deberemos ser"supercuidadosos" de las bebidaspues son del cliente. No deberá fal-tar ninguna botella cuando haga-mos el recuento al final del evento.• También es muy buen argumentode venta.

CÓMPUTO DE BEBIDAS PARAFIESTAS PROLONGADAS• COMIDA FORMAL• COCKTAIL LARGO• COMIDA AL TENEDOR• ASADO• BUFFET• Cualquier otro tipo de servicio

que generalmente dure 5 a 6 horas o más

BEBIDAS BASICAS: POR PERSONA• Vino = 1 botella• Jugos = 0,500 Lt.• Gaseosas = 0,500 Lt.• Agua = 0,500 Lt.

El cálculo de 0,500 de Jugos porpersona es evidentemente exagera-do. Lo que sucede es que partimosque de esa cantidad, tomarán tam-bién todo el personal que seencuentre trabajando en el Evento,al cual le está prohibido tomarbebidas alcohólicas o gaseosas.

CHAMPAÑAPARA EL BRINDIS:Calcular 1 botella cada 6 personas.

PARA TODO EL SERVICIO:Calcular igual que el vino, ya queestamos en presencia de un vinoblanco espumante.

MUY IMPORTANTE:Si en el mismo servicio se sirve vinoy champaña, debemos reemplazar-lo por el vino en idéntica cantidad.El porcentaje de invitados quetomará champaña, conviene que lodefina el cliente.

WHISKYPara clientes en promedio, deBuenos Aires, suponiendo que seservirá únicamente durante larecepción, y luego de los postres alos invitados que lo solicitenCalculamos 1 botella cada 50 per-sonas.

Si intervienen otras circunstanciastales como, nacionalidades, regio-nalidades, edades, etc. Convieneacordar con el cliente que el servi-cio de whisky se contrate "a botelladescorchada" o "las trae el cliente".


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CERVEZAEl consumo de cerveza es de unrango muy amplio entre mínimo ymáximo, donde a la hora de calcu-larlo deberemos tener en cuentanumerosas variables.En un primer cálculo podemos par-tir de 0,500 lt. Por personaPero deberemos subirlo o bajarlode acuerdo a:Edades - Cultura gastronómica -Profesiones - Época del año -Nacionalidades - Regiones del país -Motivos del evento - etc.

TRAGOS EN RECEPCIÓNEn los casos de que sean un simpleacompañamiento dentro de servi-cio de recepción recomendamos:

CONSIDERAR 1 BOTELLA (en total)CADA 15 PERSONASPueden ser:

• Gancia• Vodka• Campari• Piña colada• Gin• Martini• Ron• Strawberry fizz • Ananá fizz• etc.

O cualquier otro de acuerdo anuestra creatividad o convenio conel cliente.

En los casos de que el cliente quie-ra contartar una barra de tragosabierta todo el evento, convienedecididamente subcontratar estocon gente que se ocupa de brin-darnos este servicio profesional ter-cerizado.

CÓMPUTO DE BEBIDAS PARA SER-VICIOS MEDIANOS• Comida formal• Comida al tenedor• Asado• Buffet• Cocktail Mediano

Cuando nos referimos a serviciosMedianos estamos hablando deéstos, o cualquier otro servicio quetermine con el café, sin baile, nimesa dulce ni fin de fiesta.Es decir que no superen las 4 horas.

Aconsejamos dividir todos los cál-culos anteriores por la mitad (divi-dido 2). Y dejar igual whisky, tragosy el brindis si se incluyen en esteservicio.

CÓMPUTO DE BEBIDAS PARA SERVICIOS CORTOS

• Cocktail corto o cualquier serviciogastronómico que no vaya más alláde las 3 horas de duración.Aconsejamos calcular los cómputosbásicos bajando a un tercio (dividirpor 3). Y dejar igual whisky, tragosy el brindis si se incluyen en esteservicio.

USOS DEL HIELO1. Barras en trozos:

Para enfriar las botellas

2. Rolitos:Para baldes frapéPara jarras de jugosPara jarras de aguaPara jarras de gaseosasPara baldecito hielerocuando alguien lo solicitePara tragos en recepción

3. Hielo secoPara transporte de helados

CÁLCULO DEL HIELO "DE ARRANQUE"

• Si no se dispone de CAPACIDADDE FRÍO de cámaras o heladeras,debemos enfriar la bebida en"CUBAS " (cajones plásticos) ó enpiletones de cemento y/o pozosfríos de cualquier tipo recurriendoal hielo.

CALCULAR• 1 barra de hielo + 2 bolsas derolito de 15 kg Cada 50 personas

Esto será el enfriado lento, teniendoen cuenta que pondremos un 80 %de las botellas de vino y champaña,para evitar el deterioro de las eti-quetas de las que no se consuman,y así poderlas devolver a la consig-nación, o utilizarlas en otro servicio.

En el caso de que debamos recurrira enfriar rápidamente, parte o todoel 20 % de las botellas restantesque dejamos fuera del hielo, debe-mos recurrir al "enfriado rápido" delas mismas, para lo cual aparte deimpartir al lector las instruccionesnecesarias, conviene proporcionarlealgunos conocimientos de físico-química que lo harán comprenderlos procesos que intervienen enesta operatoria, y que servirán fun-damentalmente para ayudarlo aprogramar la comanda en los díasanteriores al evento.

ENFRIADO NORMAL

Hacerlo en CUBAS. Colocar lasbotellas debajo. Sobre ellas el

hielo. Sin agua. Sin sal.

Bolsas de rolitosin abrir

Hielo en trozos

Botellas


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ESTADOS DEL AGUAPartimos de reconocer que el aguatiene 3 estados.

Gaseoso (vapor)

100°C

Líquido

0°C

Sólido

Y que el agua en su estado líquidoes sumamente conductora de tem-peraturas. Asimismo que el agua ensu estado sólido es poco conducto-ra de temperatura. Es más bien una"barrera térmica".

A esta barrera térmica la denomina-remos el "efecto iglú" o sea la casade hielo donde viven los esquima-les para soportar 0° en el interior, yprotegerse de los -20° a -40° (BAJOCERO) que reinan en el exteriorsegún sople el viento y produzcasensaciones térmicas extremas.

Es decir "se garantizan 0°" viviendoen una casa de hielo.

Otro conocimiento recibido en laescuela primaria que convienerecordar son las EQUIVALENCIASDEL SISTEMA MÉTRICO DECIMAL.

1 DM3 = 1LITRO = 1 KILOGRAMO

SOLAMENTE BAJO CIERTAS CIRCUNSTANCIAS

1. El elemento de la equivalencia esel agua.2. Ese agua de ser destilada (paraque no contenga impurezas que lahagan variar de peso).3. A nivel del mar (para que elvolumen no se modifique por lapresión).4. A 4° de temperatura (porque esla temperatura donde el aguaalcanza su menor volumen).

Cuando enfriamos agua, su volu-men se va achicando (impercepti-blemente a la vista) hasta alcanzarlos 4°.

De ahí hasta los 0° en los cuales sesolidificará, se expande nuevamen-te produciéndose la cristalización yla consecuente destrucción de teji-dos.

El poder de expansión del agua

100°C

60°C

4°C

0°C

-18°C

Modificando el punto de ebullición y de congelamiento

100°C

60°C

4°C

0°C

-18°C

El corrimiento del punto de ebulli-ción del agua hacia arriba mereceel nombre de ASCENSOEBULLOSCÓPICO.

Esto es factible:• Agregándole al agua azúcar

(podemos tener un soluto de azúcar líquido a 105°.

• Calentándola bajo presión con el Autoclave o la olla a presión (podemos tener agua en estado líquido a 124°).

A su vez al corrimiento del puntode congelación hacia abajo lodenominamos DESCENSOCRIOSCÓPICO.

Esto es factible:• Agregándole al agua sal, azúcar,

alcohol.• Congelando alimentos que

contengan los antedichos componentes o además grasas.

• Congelando bajo presión.

ENFRIADO RÁPIDO DE BEBIDASAplicando los conocimientos impar-tidos podemos proceder a enfriarrápidamente las botellas que nosinteresen bajar de temperatura deesta manera:• Colocar una por una las botellas

en un frapé o en otro recipiente individual.

• Agregar rolitos hasta la mitad del frapé (tener en cuenta que el rolito no será conductor por lo del efecto iglú).

• Cubrir con agua hasta el cuello de la botella o hasta casi el bordedel frapé. (el rolito enfriará al agua líquida, y el agua que sí es conductora enfriará la botella).

• Agregar una cucharita de sal.• Ó también puede ser echarle un

chorrito de alcohol fino.• Cubrir con una servilleta.• Estará frío en 15 minutos.

EXPANSIÓN

AscensoEbulloscópico

DescensoCrioscópico


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SEGURIDAD E HIGIENE EN EL DESPACHO DE BEBIDAS

Debemos tener especial cuidado de disponer cuba o recipiente separadopara los rolitos que se agregarán a jarras de:

• Jugos• Agua• Gaseosas• Baldecitos hieleros y Tragos.

De no hacerlo así, incorporaremos a las jarras toda la suciedad provenientede los depósitos donde estuvieren estibadas las botella, sin contar ademásla posibilidad de que en aquéllos se las hubiera tratado con raticidas oinsecticidas.

cubabotellas

Rollitos

cubabotellas

Rollitos

cubabotellas

Rollitos

cubaexclusivarollitos

Mesa de despacho


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E L P E R S O N A L

SU CONDUCCIÓN Y LA "PELÍCULA" DEL EVENTO

Abordaremos ahora el desarrollo del evento, y las diferentes tareas quedeberemos conducir, especialmente en lo atinente a la Brigada del Salón(los mozos) conjuntamente con "el timing" también llamado el cronogra-ma de actividades.

Para ello supondremos que estamos frente a lo que se conoce como unaComida Formal, anteriormente descripta en este Manual.De cualquier manera, también iremos acotando diversas apreciaciones,relativas a otras formas de eventos (Cocktail - Buffet - Asado - etc.).

PLANILLA DE PERSONAL CONTRATADO

Si bien esta planilla no es de ninguna manera un formato obligatorio paratodas las situaciones que pudieran llegarse a presentar, constituye unejemplo de una herramienta de orden y planificación necesaria para efec-tuar un seguimiento de las contrataciones de personal, fundamentalmentedel PERSONAL EXTRA:

Puesto Nombre Tel/Mail Cité Confirmó Cobra Observaciones

1 2 3 4 5 6 7

1. Esta columna con el Puesto de trabajo a cubrir para el día del Evento lapuedo llenar con mucha antelación. Inclusive no bien tengo aceptado elpresupuesto.2. Cuando faltan 30 días para el Evento ya debemos tener en claro quiénserá el colaborador que cubra cada puesto.3. Teléfono/mail o medio por el cual me comunico con él/ella.4. Fecha en la que comuniqué para convocarlo para el día del evento.5. Fecha en que me confirmó su participación (a veces coincide con laanterior.6. Monto del dinero que convenimos en que sea su pago extra.7. Las Observaciones pueden servir para múltiples propósitos; entre elloscalificar su actuación en este Evento en vista a contrataciones futuras.

1. REUNION/ES PREVIA/S DÍAS ANTES

Independientemente de la reunión o reuniones que hayamos mantenidocon el cliente, en su domicilio, en el nuestro o en el mismo lugar donde sedesarrollará el evento, tenemos que reunirnos por lo menos con el 1erNivel de Supervisión para planificar todo lo que sea necesario.

Cuando aludimos al 1er. Nivel de Supervisión nos estamos refiriendo alAsistente(s) del Organizador; Maitre(s) y al Jefe(s) de arte culinario, y atoda otra persona que necesitemos incorporar para la organización delevento.También puede ser una o varias reuniones, y según sea la necesidadpuede ser que la(s) mantengamos en el mismo sitio donde se realizará elevento.Resulta de buena praxis prever un temario de las cuestiones que se debantratar.

El objetivo central será

• PREVEER TODO LO POSIBLE• NO IMPROVISAR• PLANIFICAR

2. REUNIÓN PREVIA EL MISMO DÍA DEL EVENTO

Esta reunión se debe considerarcomo "imprescindible".En general conviene tenerla entrelas -5 y las -4 horas de la hora 0.

A la misma concurrirán elOrganizador, Maitre(s) y Asistentessi los hubiere. El motivo de lamisma será para explicar:

• alimentos y bebidas que se servirán

• modalidades del servicio que se aplicarán

• analizar el croquis con ubicación de las mesas

• armar una mesa modelo• analizar el cronograma

de actividades• hacer indicaciones acerca

del personal• hacer indicaciones acerca

de la vajilla• Impartir todas las instrucciones

o indicacque sean necesarias para el correcto desenvolvimien-to del evento

EN LA PRÁCTICA ESTAMOS DELEGANDO EN EL MAITRE LACONDUCCIÓN DE LAS OPERACIO-NES DEL ARMADO DEL SALÓN, YLAS POSTERIORES TAREAS CUAN-DO SE INICIE EL SERVICIO.

3. CITAR A LOS MOZOS

En general conviene que siendouna Comida Formal, los mozos sepresenten 4 horas antes de la hora0 (-4).


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4. LLEGADA DEL PERSONALA medida que el personal va llegan-do conviene realizar las siguientestareas:

• Pasar lista según planilla de con-tratación.• Fichar a los nuevos:

Datos personalesDocumentoDomicilioTeléfonoE-Mail¡¡Referencias!!

• Hacerlos cambiar poniéndose laropa de fajina. Esta ropa se ladeben proveer ellos, y no es res-ponsabilidad del Organizador.• Los bolsos y/o mochilas con ele-mentos personales deben guardar-se en un lugar seguro.• Asignar cada mozo a su Maitre encaso de que haya más de uno.

5. TODOS A TRABAJARComo límite máximo (si es posibleadelantar todos los tiempos mejor).

A LAS MENOS -3:30

A PARTIR DE ESA HORA ARRANCARCON TRES FRENTES DE TAREAS:

6. BEBIDAS A ENFRIAREsta tarea debe hacerse con celeri-dad y en verano debería estar listacomo mínimo a las -3 hs.Por ello es conveniente que aúnexistiendo el Despachante deBebidas, le pongamos a algunosmozos a ayudarlo en estas tareas,para evitar demoras.

En este momento, se puede optarpor sacar el plomo y el corchohasta la mitad al 50% de las bote-llas de vino, para que ya estén listaspara ser utilizadas cuando se lasnecesite.

7. ARMAR EL SALÓN CON LAS MESASParte de los mozos deben colocarlas mesas en su lugar guiándosepor el croquis o plano y conducidospor el Maitre (las sillas no convienepara poder armar la mesa conmayor facilidad).

8. FAJINADO DE VAJILLALa gran mayoría de los mozos debeser destinada a desencajonar la vaji-lla y fajinarla.No debemos olvidar que para estatarea cada mozo se ocupa de unasola pieza por vez.Para el fajinado es habitual usartrapo sin pelusa (de algodón) yalcohol fino a veces rebajado conagua.También se pueden usar productosde limpieza de vidrios, aptos paraestas tareas.Otra opción consiste en fabricarvapor y someter las copas al vaho,y luego fajinarlas.Esta operatoria es la más económi-ca y quedan relucientes.

9. ARMADO DE LAS MESAS• Colocar moletón• Mantel• Cubremantel• Centros de mesa• Platos • Cubiertos• Cristalería• Ceniceros• El pan debe esperar a último

momento para que no se reseque• Finalmente acercaremos las sillas

a su ubicación

ESTA TAREA DE ARMADO DELSALÓN DEBERÍA ESTAR LISTA A LAS -1 ó MEJOR ANTESTodo tiempo que se pueda ganarsirve para poder recuperarse anteeventuales imprevistos.

10. A LAS -1 EL ORGANIZADORCONTROLA EL SALÓNSe debe hacer una recorrida minu-ciosa mesa por mesa y si el eventoes muy amplio deberá ser secunda-do por algún Asistente de organiza-dor.

11. A LAS -1 EL CHEF DARÁ DECOMER A TODO EL PERSONAL• Mientras el Organizador y sus

Asistentes controlan el salón el Chef dará de comer a todo el personal de cocina y salón.

• Conviene que sean hidratos de carbono que proporcionan ener-gía y se digieren rápidamente.

12. CAMBIARSE POR UNIFORME DE SERVICIO• Una vez que los mozos hayancomido se deben cambiar por suuniforme de servicio.

13. A LAS - 0:30 REUNIÓN GENE-RAL CON TODO EL PERSONAL

Para tratar el siguiente TEMARIO:• Breve descripción del servicio• En ciertos casos:• Confirmar cuanto se paga• Aclarar que se paga al final• Hablar sobre las reglas de

comportamiento (prohibición de celulares - alcohol - cigarrillos - propinas y otros temas que el Organizador crea pertinentes tratar)

14. REUNIÓN PARCIALEs simplemente una continuaciónde la anterior. Lo que sucede esque si existe Maitre(s) elOrganizador se retira porque estasdecisiones las delega en los respec-tivos colaboradores que procederána:• Explicar detalladamente el tipo,

modalidades y estilos del servicio.• Distribuir funciones durante el

servicio de recepción: - bandejeo de bebidas- bandejeo de bocados- atención de mesas de servicio o islas- desbarazo

• Asignar las plazas que les toquen(las mesas)


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M O D U L O S D E S E R V I C I O

EXCELENTE1 MOZO X 1 MESA = 1 MOZO / 8 COMENSALES

MUY BUENO1 MOZO X 2 MESAS = 1 MOZO / 16 COMENSALES

BUENO/REGULAR1 MOZO X 3 MESAS = 1 MOZO / 24 COMENSALES

¿QUÉ CAMBIA CON EL AUMENTO DE COMENSALES QUE DEBE ATENDERUN MOZO?

FUNDAMENTALMENTE EL SERVICIO DE LAS BEBIDASJustamente esto marca códigos en el nivel del evento.

1 MOZO X MESATodas las bebidas se pueden servir desde el gueridón.Se posibilitará una óptima atención de sus pax.

1 MOZO X 2 MESASLas bebidas pueden servirse desde el gueridón o los vinos pueden estarsobre la mesa (según distancia de la mesa al gueridón).Se posibilitará una buena atención de sus pax.

1 MOZO X 3 MESASTodas las bebidas se apoyarán sobre la mesa.El mozo solamente repone y si puede sirve algo. Los invitados pueden servirse solos.Regular atención de sus pax.

ESTA MODULACIÓN ADEMÁS INFLUYE DECIDIDAMENTE SOBRE LOS COSTOSAl atender a más comensales, su jornal bajará x cubierto.

Continuando con la película del Evento que dejamos en la reunión parcial,deberíamos estar ya sobre la HORA 0.

15. EMPLATAR BOCADOS FRÍOSLo primero que se va a servir son los bocados fríos y las islas de dichos ali-mentos deben estar completamente listas.

Si el personal de cocina no llega a tiempo, es posible poner algunosmozos a ayudar en estas tares de armado y emplatado.

¡¡ HORA 0 !!

16. COMIENZAN A LLEGAR LOSINVITADOS Y SE INICIA EL SERVI-CIO DE RECEPCIÓN

DISTINTAS ALTERNATIVAS PARARECIBIR A LOS INVITADOS• RECEPCIONISTAS

PROFESIONALESCuando el cliente o el nivel delevento así lo requieran. Escencialmente cuando haya queasignar ubicación en mesa a cada uno de los invitados.

• UN CAMARERO/ACuando sea de menor nivel o no haya ubicación asignada.

• PERSONAL DEL CLIENTE (EMPRESAS)Cuando se trate de la fiesta anual de la Empresa es frecuente que las recepcionistas sean las propias Secretarias.

• PERSONAL DE SEGURIDADEs el caso de Embajadas, Empresas u otros clientes que así lo establezcan.

• EL ANFITRIÓNCuando el cliente practique las REGLAS DE ETIQUETA.

• OTRASA nuestra creatividad o requerimiento del cliente.

17. EN CASO DE HABERUBICACIÓN ASIGNADA EN MESA

Las recepcionistas informarán acada invitado dónde deben ubicar-se cuando sean invitados a pasar alSalón Comedor.

LA LISTA DE INVITADOS

Debemos tener en cuenta que elcliente casi siempre la confecciona-rá por mesa, y dentro de la mesa acada invitado.

Por ello deberemos reconfeccio-narla por orden alfabético para faci-litar la tarea de ubicación de losmismos.


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18. LA RECEPCIÓNPrimero se bandejean bebidas yluego los bocados y se invita a loscomensales a acercarse a las islasdonde serán atendidos.Es muy importante tener en cuentaque de ahora en adelante, si biense ha planificado todo, se debeejercer una CONDUCCIÓN PERMA-NENTE ya que estamos brindandoun servicio, y no se trata de unatarea mecánica.

Esta tarea de conducción será ejer-cida por:

EL ORGANIZADORLOS MAITRES

DEBEMOS TENER EN CUENTA QUEHAY DISTINTAS DURACIONES DELA RECEPCIÓN

No obstante la duración que sehaya planificado, casi siempre esconveniente consultar la finaliza-ción de esta parte del Servicio conel cliente.Para ello es bueno haber determi-nado con anterioridad quién va aser nuestro INTERLOCUTORVÁLIDO para consultar éstas y otrasdecisiones durante el desarrollo delEvento.

Obtenida la conformidad del clien-te procederemos al:

19. FINAL DE LA RECEPCIÓNSe procederá entonces a invitar alos comensales a pasar al salóncomedor y sentarse en su ubicaciónasignada (si correspondiere).

20. RECIBIR A LOS COMENSALESEN EL SALÓN COMEDOR Resulta también interesante, queantes de invitar a los comensales aacceder al salón comedor, se colo-quen previamente los mozos juntoa sus plazas, para guiar a loscomensales en la ubicación de sumesa, y presentarse por su nombrea los que vayan a atender directa-mente.

21. SERVICIO DE BEBIDAS EN MESA

El servicio de las mesas se inicia conlas bebidas:• Agua (con o sin gas)• Vinos (blanco, tinto o champaña)• Jugos o gaseosas

22. SERVICIO DEL AGUA Y/O GASEOSASSegún sean los envases y/o reci-pientes en los cuales se sirva elagua o las gaseosas, tabién hacediferencias marcadas en el nivel delEvento.

• 1er Nivel: Jarra de vidrio de 1 ½ Litro desde gueridón

• 2do. Nivel: Botella de vidrio de 0,500 en mesa o botella de vidrio de 1 ½ litro desde gueridón

• 3er. NivelBotella de plástico de 0,500 en mesa

Jornada de trabajo: En este caso y como excepción sepuede utilizar botella de vidrio oplástico de 0,500 en mesa o desdegueridón aún en EL MÁS ALTONIVEL.

CONTROL DE BOTELLAS

• INICIALMENTE EL DESPACHANTEDE BEBIDAS ENTREGARÁ UNABOTELLA DE BLANCO Y UNABOTELLA DE TINTO POR CADAMESA.• EN LO SUCESIVO SÓLOENTREGARÁ LA SIGUIENTE, SI ELMOZO LE DEVUELVE LA VACÍA.• ESTE CONTROL ES CONOCIDOCOMO: LLENO POR VACÍO.

ANTICIPANDO EL "HACER LASBEBIDAS"• Cuando se dá que tenemos unmódulo de servicio flojo (1 mozocada 24 personas) y además seaelevada la temperatura, convieneanticipar el servicio de bebidasantes de que se invite a sentarse ensalón.

• Sacamos algunos mozos de larecepción y llenamos las copas conagua. Colocamos las botellas devino blanco en el frapé y la de tintosobre la mesa, para que se sirvanlos propios invitados.• Esto permitirá el inicio del serviciodel plato frío.

MODALIDADES DEL SERVICIO DE LOS PLATOS

23. POR PLAZAS (cada mozo sirve a sus mesas)

VIRTUDES: • Asignamos claramente la respon-sabilidad por la mesa al mozocorrespondiente (+)• El mozo está siempre atento a suscomensales (+)

DEFECTOS: • En caso de mozos novatos que-dan al descubierto sus defectos (-)• Se tarda demasiado en completarel servicio de los platos a todos loscomensales de la misma mesa (-)• Los comensales esperan a que secomplete la mesa y se enfría el ali-mento en el caso del plato caliente(-)

24. POR BARRIDO (o en cadena,BARREMOS POR MESA)

VIRTUDES: • Velocidad. Se completa rápida-mente la mesa (+)• Los comensales de la mesacomienzan a comer todos a lamisma vez y no se enfría el platocaliente (+) • En caso de mozos novatos se disi-mulan sus defectos (+)

DEFECTOS: • No hay responsable directo decada mesa (-)• No hay mozo atento a loscomensales de cada mesa (-)

LA SOLUCIÓN PASARÁ PORTOMAR LAS VIRTUDES DE CADA SISTEMA Y DESECHAR SUS DEFECTOS


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25. SERVICIO COMBINADOConviene entonces combinar ambos sistemas:

POR BARRIDO: LOS SERVICIOS DE LOS PLATOS:ENTRADASPRINCIPALESPOSTRES

POR PLAZAS: TODO LO DEMÁS:SERVICIO DE BEBIDASREPOSICIÓN DE PANHIGIENE DE LAS MESAS (CENICEROS, ETC.)DESBARAZO

ORGANIZACIÓN SECUENCIAL DENTRO DE LA PELÍCULA

SERVICIO AL COMENSAL ORGANIZAMOS MOZOSRECEPCIÓN Por funciónINGRESO AL SALÓN COMEDOR Por plazasBEBIDAS EN LA MESA Por plazasPLATO DE ENTRADA Por barridoATENCIÓN A LA MESA Por plazasDESBARAZO Por plazasPLATO PRINCIPAL Por barridoATENCIÓN A LA MESA Por plazasDESBARAZO Por plazasPLATO DE POSTRE Por barridoATENCIÓN A LA MESA Por plazasDESBARAZO Por plazasEL RESTO QUE SIGUE… Distintas alternativas…

Esta Organización y su aplicación no se produce deforma automática.Aunque se les haya explicado detenidamente este fun-cionamiento a los Mozos en la Reunión Parcial, exigeun gran esfuerzo y concentración del conductor deestos cambios de función, o sea del Maitre.

26.¿POR QUIÉN EMPEZAMOS EL SERVICIO?

En caso de eventos oficiales, de diplomáticos, o guber-namentales se deberá respetar el PROTOCOLO Y CERE-MONIAL OFICIAL que nos indique el DIRECTOR DEPROTOCOLO o sus asistentes.

27. ORDEN DE PRECEDENCIAPARA PROTOCOLO PRIVADONORMAS DE URBANIDAD Y CORTESÍAREGLAS DE ETIQUETA

1° - Mujeres mayores2° - Mujeres menores3° - Varones Mayores4° - Varones Menores5° - El Anfitrión

EN EVENTOS SIN PROTOCOLO OFICIAL(CON PROTOCOLO PRIVADO)

En casos de protocolo privado la Mesa Principal debe-ría ser la última en ser servida (recordar que son losanfitriones). Todo dependerá de las pautas culturalesdel cliente y de sus indicaciones al respecto. En generalconviene poner un mozo exclusivo para la MesaPrincipal, que no integre el Barrido.

28. ¿CUÁL SERÁ LA TAREA DEL ORGANIZADORDURANTE EL DESARROLLO DEL SERVICIO?

¡CONDUCCIÓN Y CONTROL PERMANENTE!Pasar por la cocinaPasar por el despacho de bebidasPasar por la cabina del D.J. para coordinar las tandasPasar por los bañosPasar por el guardarropasPasar por la VigilanciaPasar por el estacionamiento…………………………………Empezar de vuelta

¿Por donde empezamos el barrido?

• Por la mesa más alejada de la cocina

Barridos parciales

• Es el caso de grandes eventos, cuando subdividimosel servicio para lograr la descentralización operativa.• Conviene la implementación de barridos por sector.

Cocina


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29. SERVICIO DE CAFÉHay diversas alternativas. La menos recomendable essacarlo del despacho servido en los pocillos, porqueseguramente llegará frío a las mesas.Conviene hacerlo en parejas de mozos:• Uno lleva en la bandeja platitos, pocillos y cucharitas.• Otro lleva cafetera (térmica), y un plato chico conazúcar y/o sacarina.

OTRAS ALTERNATIVAS DEL SERVICIO DE CAFÉ• DESDE LA BARRALuego de que se largue la tanda de baile• EN ISLA APARTEUtilizar la tolva o jarras térmicas• JUNTO A LA MESA DULCEIdem anterior

30. MESA DULCE Y FIN DE FIESTAEn general conviene el servicio de Self-Service (autoser-vicio) "asistido" Es decir que los mozos o personal decocina corte y sirva al comensal que se acerca a lasislas o mesas de servicio.

31. EVALUACIÓN DE ALIMENTOSCada vez que ordenemos levantar un plato o mesa deservicio, ir a la cocina a mirar los platos sucios cómovuelven.

"LOS PLATOS HABLAN"

32. SE ACERCA EL FINALEl Final lo determina el organizador.Terminado el servicio. Los mozos encajonan vajilla (conteo de la misma)• apilan mesas• apilan sillas• conteo de botellas y otros elementos que tengan

algún valor representativo

33. LIMPIEZA GRUESAConsiste simplemente en prolijar todo. Barrer y secar,de manera de dejar una buena impresión.De otra manera el cliente o el dueño del lugar no nosrecomendará jamás.

34. FINAL - FINALPagar al personal:• Llevar dinero en efectivo• Llevarlo con cambio• Utilizar lista de asistencia inicial• Tener mucho cuidado con la custodia de estos

valores hasta que no se disponga de los mismos

35. EVALUACIÓN FINAL• Si se produjo algún problema u error grave convienehacer una reunión con los implicados de nuestro per-sonal en el momento o al día siguiente, para sacarconclusiones y actuar en el futuro recogiendo esasexperiencias.• En todos los casos esperar 4 o 5 días y llamar al clien-te para conocer su opinión, ya que el mismo esperarálos comentarios de sus allegados para formarse unaidea total del Evento.

36. ARTÍCULOS VARIOS DE UTILIDAD

NO OLVIDAR:• Costurero con alfileres, hilo, agujas, etc.• Abrochadora, chinches, etc.• Botiquín de 1os. Auxilios

DOTACIÓN DE PERSONAL DEL SALÓN

PARA SU CÁLCULO DEBEMOS PREVIAMENTE DEFINIREL MÓDULO

SUPONIENDO: 1 MOZO C/2 MESAS DE 8 PERSONAS

• MOZOS: 1 Cada 16 PERSONAS

• MAITRE: 1 maitre hasta 12 mozos (10 a 15)

• DESPACHANTES DE BEBIDA: 1 Cada 100 PERSONAS

EL SIGUIENTE ES UN CÁLCULO SUMAMENTE FLEXIBLEY ADAPTADO A CADA CASO:

• RECEPCIONISTA: 1 Cada 150 PERSONASDependerá si hay que ubicar en mesa asignada.• GUARDARROPAS: 1 Cada 150 PERSONASDependerá de invierno o verano.• PERSONAL DE LIMPIEZA DE SALÓN:1 Cada 200 PERSONAS.

DOTACIÓN DEL PERSONAL DE COCINA• La dotación del personal de cocina y su costo depen-derán de varias circunstancias:• Del menú• Del equipamiento y capacidad de anafes, hornos,mesadas, parrillas, etc.

• También tendrán influencia• De los espacios disponibles• De los métodos de mise en place y cocción• De los métodos del emplatado• De la capacidad de almacenaje en frío y secos• De la capacidad y experiencia del personal. • De si sale emplatado o pinzado. Etc.


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V A J I L L A Y O T R O S A C C E S O R I O S C O M P L E M E N T A R I O S

EN LA ACEPCIÓN AMPLIA DE LA PALABRA CADA VEZ QUE NOS REFERIMOS AL CÁLCULO DE LA VAJILLA,TAMBIÉN ALCANZA A TODOS LOS ELEMENTOS NECESARIOS PARA EL ARMADO DEL SERVICIO EN EL SALÓN, YCOMPRENDE:

Mesas - Sillas - Mantelería - Cristalería - Cubiertos - Porcelana - Varios

SERVICIO ESTANDAR (SIN plato de sitio)• Mesa estandar - Diámetro 1.20 metros = 8 personas• Mesa estandar - Diámetro 1.50 metros = 10 personas

Cuchara de postreTenedor de postre

Plato de mesaTenedor de mesa

Tenedor de entrada

AguaChampañaVinoPlato de entrada(puede ser usado para entrada, postre, mesa dulce y fin de fiesta)Cuchillo de mesaCuchillo de entradaServilleta

SERVICIO ESTANDAR (CON plato de sitio)• Mesa estandar - Diámetro 1.20 metros = 6 personas• Mesa estandar - Diámetro 1.50 metros = 8 personas


Plato de sitioPlato de mesa

Tenedor de mesaTenedor de entrada

Plato de pan

AguaChampañaVinoPlato de entrada(puede ser usado para entrada, postre, mesa dulce y fin de fiesta)Cuchillo de mesaCuchillo de entradaServilleta

POR MESA además tenemos queagregar a nuestros cálculos: • 2 ceniceros• 1 Centro de mesa• 1 Balde (frapé)• 2 saleritos• 2 paneras, ó 2 platos de postre

haciendo pirámide de pan

Aparte tener preparado por si losolicitan los invitados:• 1 baldecito hielero con pinza• 2 jarras de 1,5 L.• 1 cenicero para reponer

POR MESA además tendremos que agregar a nuestros cálculos• 3 o 4 ceniceros• 1 centro de mesa• 2 ó 3 saleritos

Aparte sobre gueridón tener preparado:• 1 balde frapé• 2 jarras de 1,5 L.• 1 baldecito hielero con pinza• 1 cenicero para reponer


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CON CIERTO GRADO DE MAYOR PROTOCOLO

Pimentero y salero (menáge)


Plato de sitioPlato de mesa

Tenedor de mesaTenedor de entrada

Plato de pan

AguaChampañaVino tintoVino blancoPlato de entrada (puede serusado para entrada, postre,mesa dulce y fin de fiesta)CeniceroCuchillo de mesaCuchillo de entradaServilleta

CONSIDERACIONES VARIAS• En protocolo riguroso los tenedores y los cuchillos de entrada o de mesa, tienen el mismo tamaño.• En caso de servir pescado o consommés, los cubiertos de pescado o la cuchara sopera, se colocan en

el orden en que se van a utilizar, desde afuera hacia adentro, teniendo como centro el plato.• En algunos casos el despliegue de muchos cubiertos hace que sea preferible utilizar la mesa rectangular.• La disposición de las copas obedece a que las de adelante son más bajas que las de atrás para facilitar

su utilización.


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VASOS

PARA USAR EN LA RECEPCIÓN OCUALQUIER SERVICIO DE PARADOS

Los de TRAGO LARGOgeneralmente son usados para:

• Gaseosas• Agua • Jugos• Tragos• Cerveza

Los de TRAGO CORTO tambiénpueden ser utilizados para:

• Gaseosas• Agua• Cerveza• Vinos (únicamente en estos

servicios en que la persona está de pie, ya que en la mesa sólo utilizaremos copas).

CÁLCULO DE VASOS, COPAS DE VINO, COPAS DE AGUA Y COPAS FLAUTA

• Para la Recepción de una comidaformal, asado, buffet.• Igualmente para cualquiera de

los tipos de cocktail y comida al tenedor.

• Calcular hasta un 50 % más que la cantidad de los invitados.

ESTO ES ASÍ POR LA ROTACIÓN ENSU UTILIZACIÓN QUE PRODUCENLOS COMENSALES, Y LA NECESI-DAD DE LAVARLOS PARA QUE PUE-DAN VOLVER AL CIRCUITO DELSERVICIO.

VAJILLA DE COMIDA AL TENEDOR

• Tenedores de postre• Platos de postre• Cazuelas • Vasos hasta un 50 % más de la cantidad de comensales• Copas flauta• Cucharas de postre

• Servilletas hasta un 150 % más si hay 2 platos

¿ALQUILAR O COMPRAR LA VAJILLA?En principio debemos distinguir dos situaciones completamente diferentes:

1- EL MICROEMPRENDEDOR que parte de una cocina Base para hacereventos en diferentes ubicaciones.2- EL QUE TIENE SALÓN u otra ubicación propia, alquilada o concesionada.

POR ELLO LAS RECOMENDACIONES SERÁN DIFERENTES SEGÚN SEA ELCASO EN QUE SE ENCUENTRE EL QUE DEBE TOMAR LA DECISIÓN.

1- En caso del emprendedor que parte de una cocina base y hace eventosen cualquier lugar, con distinta cantidad de participantes.

Será conveniente alquilar MESAS Y SILLAS por cuanto:• No sabemos la cantidad exacta de mesas y sillas que necesitamos comprar• Tendríamos que alquilar un depósito para guardarlas• Necesitaríamos peones para los movimientos entre distintos lugares• Tendríamos, en este caso, el costo de mantenimiento y reparaciones.

En el caso de MANTELERÍA Y FUNDAS, si hacemos eventos en cualquierparte y decidimos tenerla propia, debemos estudiar y evaluar muy bienesta alternativa, ya que esto nos ata a una cantidad indefinible, y una muypoca variedad de telas y colores.Por ello en los casos que decidamos tener mantelería propia, convienesiempre además tener a mano al muestrario del proveedor, para el clienteque prefiera otra variedad y no perder esa venta.

En cuanto a CRISTALERÍA, PORCELANA, CUBIERTOSEstos rubros son de alto valor de compra y en relación a los otros artículosson de bajo costo de alquiler.Esto es así pues el proveedor que nos alquila, casi siempre tiene en cuentala cantidad de usos (veces que los alquilará).Por lo tanto solo será conveniente comprarla si tenemos sobrante de capi-tal y espacio para guardar las copas.

2- En caso de tener salón propio, alquilado o concesionado

Conviene comprar MESAS Y SILLAS aunque sea financiado ya que:• El costo de las sillas si bien es alto, se amortiza en aproximadamente 16 usos.• Las mesas conviene hacerlas de Tabla de aglomerado 1,30 m.

y Base de hierro ángulo.• Además no hay costo de alquiler de depósito y accesorios, para guardarlas. • No hay costo de peón para movimientos.• Si se necesita ganar tiempo, puedo tener todo armado con anticipación.


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MANTELERÍA Y FUNDASEn caso de tener salón propio, con-cesionado o alquilado convienetenerla propia para la cantidadmáxima de PAX del salón en todode acuerdo con la IDENTIDAD delSalón.

CRISTALERÍA, PORCELANA, CUBIERTOSEstos rubros son de alto valor decompra y en relación a los otrosartículos son de bajo costo dealquiler.Es decir que valen las mismas consideraciones de Costo deOportunidad para la compra deestos artículos.

GASTOS GENERALES

• ARTÍCULOS DE LIMPIEZASu costo no es tan relevante cómolos de los demás rubros del Evento,pero aparte de tener que conside-rarlo como a los demás, resultaimportante no olvidarnos de tener-los para el momento en que seannecesarios.

Escobillones - EscobasPalasBolsas de ResiduosDetergentes - JabonesLavandinaSecadoresTrapos de Piso

• HIELOImportante tener en cuenta queuna fiesta con bebidas calientes"NO ES FIESTA".Por ello deberemos estar muy aten-tos a su compra en la cantidadnecesaria y en el "just in time" parasu utilización correcta.Siempre tenemos que tener arma-do un esquema de reposición, porsi el hielo de arranque no alcanza.

• SEGUROSPara el personal: ARTPara el cliente y los invitados: Responsabilidad Civil contra terce-ros, por daños producidas por lasCosas y las Personas, eIntoxicación.

• FLETESEn el caso de la vajilla conviene queel transporte sea efectuado por elmismo proveedor que nos alquila,aunque debemos negociar eficien-temente sus montos, ya que él seráresponsable por las roturas demovimientos y acarreos.En el caso de fletes frigoríficos paralas mercaderías, conviene verificaradecuadamente su nivel de frío.

• REPOSICIÓN DE VAJILLASalvo situaciones especiales, si efec-tuamos todos los controles del casoy nos manejamos con buenas prác-ticas profesionales, la rotura y losfaltantes son mínimos.

De cualquier manera debemostener en cuenta que cuando estosuceda, la deberemos reponer.

Frecuentemente los proveedoresque nos la alquilan, facturan los fal-tantes a precio de nueva.

No obstante debemos negociarfuertemente este concepto, porquecuando nos la alquiló, ya estabausada.


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S E R V I C I O S C O L A T E R A L E S

Son también llamados periféricos, yconstituyen todas aquellas provisio-nes y contrataciones que frecuente-mente los clientes nos encomien-dan, aunque no pertencen alcampo puramente gastronómico.

1. DISC - JOCKEYEs un personaje clave. Su mal des-empeño puede dañar al mejor ser-vicio. Por ello debe elegírselo cuidadosa-mente, cuando se nos encargue sucontratación.Lamentablemente existen situacio-nes en las que el propio Salón tienesu D.J. y no nos queda más que"negociar" con él la coordinaciónde las operaciones del evento.Lo peor sucede generalmente cuan-do el cliente lo contrata por separa-do él mismo, ya que no dependeráde nosotros y frecuentemente noscomplica nuestro trabajo.

2. SONIDONo es la música. Se trata de equi-pamiento para micrófonos y baflesespeciales, para que alguien digaun discurso o actúe algún espectá-culo.Generalmente se contrata con elmismo D.J.por un costo aparte.

3. LUCESTambién se contratan aparte aligual que el humo y otros efectosespeciales.

4. TARIMAS - PODIOSA veces son pequeñas elevacionespara que alguien entregue premios,diplomas, diga un discurso, etc.que se pueden armar en formacasera con cajones de plásticocubiertos por una alfombra.

5. ESCENARIOSCuando ya son varios los individuosque actuarán, debemos alquilarlosa proveedores específicos de estosrubros.

6. CENTROS DE MESASEn general conviene subcontratar-los y que el cliente elija entre variasopciones.Esto es así por cuanto hay unagama muy variada de costos, y

además porque el cliente o sus invi-tados se los llevarán cuando finaliceel evento.

7. ARREGLOS FLORALESHay gente que se dedica a estosadornos para eventos. Si decidimoshacerlos nosotros mismos, se consi-guen flores muy baratas en elMercado de las Flores.

8. PLANTASMuchos viveros prestan este servi-cio de alquiler de plantas paradecoración. Inclusive si les interesael Target del público puede hacerseun Canje Publicitario.

9. VIDEOEs común que el cliente de eventossociales lo contrate por su cuenta.De cualquier manera en tren decubrir todas las necesidades delcliente, resulta muy convenienteque podamos ofrecer la contrata-ción de este servicio con algún pro-fesional competente.

10. FOTÓGRAFOCaben las mismas consideracionesdel caso anterior.

11. INVITACIONESLa confección de las invitaciones noes frecuente que se nos contratensalvo el caso de "wedding planner".

12. COTILLÓNEn la actualidad esta compra puedehacerse sin mayores molestias porInternet, y se cuenta con un servi-cio de entrega en el mismo lugardel evento.

13. ESPECTÁCULOSBailarines, orquestas, conjuntosmusicales, locutor, magos, payasos,etc. Para proceder a su contrata-ción, a veces resultan insuficienteslas referencias y conviene verlosactuar en otro evento antes de con-tratarlos definitivamente.

14. FUEGOS ARTIFICIALESExisten de exterior y de interior. Serecomienda contratar con provee-dores reconocidos.

15. TRANSPORTESEn caso de gente que concurredesde el interior o desde el exterior,deberán ser trasladados desde sualojamiento hasta el lugar del even-to y viceversa cuando termine.

16. SEGURIDADEl servicio de seguridad puede con-tratarse con empresas de vigilanciaprivadas o con la Policía local.El costo es muy similar. La grandiferencia la hace laResponsabilidad Civil en caso deque suceda algún accidente omuerte.La empresa de vigilancia puedequebrar y en ese caso las indemni-zaciones caerán sobre nosotros.En cambio la Policía Estatal noquiebra nunca.

17. ESTACIONAMIENTOEn general la gente que se viste defiesta y además se carga de alhajas,viaja en remis o automóvil propio,por lo cual esta es una necesidad acubrir muy acertadamente.Puede que el lugar tenga estaciona-miento propio o que se necesitecontratar un Garage de terceros, encuyo caso debemos implementar elservicio de Valet Parking.

18. ESCENOGRAFÍA -AMBIENTACIONESConviene contratar profesionalesescenógrafos, que son los técnicosen estos menesteres y por lo gene-ral lo logran muy bien y a bajoscostos.

19. DECORACIÓN CON GLOBOSValen las mismas consideracionesque para el caso anterior.

20. TODA OTRA TECNOLOGÍAELECTRÓNICA (Pantalla gigante ycañón - Televisores plasma - RayoLáser - TV Wall - etc.)Se pueden ubicar en Internetnumerosos proveedores de alquilerde estas instalaciones o artefactos,que pueden ser con o sin operador.


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SERVICIOS COLATERALES (Ejemplo de facturación y cobro)

CONCEPTO COSTOOrquesta Manhattan 7.000.--Escenario 1.500.--Sonido 700.--Locutor 300.--Pantalla Gigante y Cañon 400.--Cotillón 1.800.--Bailarines Caribeños 400.--Centros de Mesa 950.--Caricaturista 180.--Fotógrafo 700.--Video 800.--Arreglos florales y ambientación 500.--COSTO TOTAL 15.230.--MÁS: HONORARIOS ORGANIZADOR 15% 2.284.--A cobrar por el Organizador 17.514.--

Esta forma de facturación y cobranza no tiene nada que ver con elCatering que explicaremos más adelante.En este caso se detallan todos los pagos realizados o a realizarse por distin-tas provisiones o contrataciones a los Servicios Colaterales y se recarga un15 % de Honorarios Profesionales para el Organizador, como retribuciónpor haberse ocupado de estos rubros.

DERECHOS DE AUTOR E INTÉRPRETES

Por el sólo hecho de pasar música (en un local comercial) corresponde elpago de los derechos de autor y de interpretación.

• S.A.D.A.I.C (derechos de compositores musicales y autores de letras)• A.A.D.I.C.A.P.I.F (derechos de intérpretes)

En estos casos se trasladan los montos abonados directamente al cliente,sin ganancia alguna para el organizador, ni para el dueño del salón si lohubiere.


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P L A N I F I C A C I Ó N Y P R O G R A M A C I Ó N D E E V E N T O SM É T O D O S A P R O P I A D O S

1. Sin necesidad de apoyo informático:• Cronograma Simple• Diagrama de Barras (de GANTT)

2. Con software adecuado:• Redes (PERT)• Camino Crítico (CPM)

CRONOGRAMA SIMPLE

Este sistema de planificación del"timing" del evento no es más queuna agenda organizada de tiemposy tareas.

Se puede comenzar hasta mesesantes (no bien el cliente nos con-trata) y pasará a ser una herramien-ta de mucha utilidad para recordarcada acontecimiento con la sufi-ciente anticipación para actuar enconsecuencia.

Una posibilidad es hacer 4 ejempla-res iguales de las tareas del día delevento:

• Uno para el Organizador• Otro para el Chef• Otro para el Maitre • Otro para el D.J.

EJEMPLO DE CRONOGRAMA DE UNA COMIDA FORMAL NOCTURNA

HORA TAREA16:00 Reunión con Graciela (maitre). Servicio -

Modalidades - Novedades - Armar mesa modelo.17:00 Llegada personal - proveedor hielo - Pasar lista -

Cambiarse de fajina.17:30 URGENTE Bebidas a enfriar - Colocar mesa según plano - Fajinar

vajilla - Armado mesas - Alinear sillas.18:00 Llega Jorge con centros de mesa y arreglos florales:

decoración salón. Balcones - escalera.18:30 Llega Mariano DJ.19:00 Encender aire acondicionado.20:00 Controlar salón terminado. Comida personal.

Cambiarse por uniforme.20:30 Reunión general con todo el personal.20:40 Reunión Graciela y personal.20:45 Emplatar bocados fríos - chequear Cachito

Tragos en recepción y bebidas.21:00 Llegan los invitados Inicio recepción bocaditos fríos.21:20 Cocina Bocaditos calientes.21:40 Cocina Ayudantes platos - emplatar entrada fría.22:00 Invitar a sentarse al salón - Inicio servicio de bebidas.22:10 Servicio plato frío - Barrido - Fotos.23:00 Desbarazo plato frío. 23:10 Vals- 1° tanda de baile.24:10 Cocina Emplatado plato principal (caliente)

OJO todo el personal de cocina.24:20 Servicio plato caliente - Barrido.01:00 Desbarazo plato caliente.01:05 2° tanda de baile.01:40 Cocina - Emplatar postre.02:00 Servicio postre - Barrido.02:30 Desbarazo plato de postre.02:30 Cocina - Servicio de café.02:40 Servicio café y bombones (pareja de mozos).02:55 3° tanda de baile03:45 Armado de mesa dulce.04:00 Brindis - Corte simbólico Alegórica - Servicio mesa dulce.04:45 Carnaval Carioca.05:30 Cocina - Cierre de fiesta - Cachito - Cervezas.05:45 Fin de fiesta - Festival pizzas con cervezas.06:10 Final evento.06:15 Conteo - encajonado - pago al personal.

Este método del Cronograma Simple tiene las siguientes deficiencias, quepueden ser corregidas por otros que veremos seguidamente

Muestra el momento en que una tarea se inicia, pero no cuando termina,por lo tanto no muestra el tiempo de duración (lo tenemos que deducir).No muestra las tareas que se ejecutan en simultáneo.No muestra posibles encadenamientos entre tareas distintas.


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EL DIAGRAMA DE BARRAS (DE GANTT)Este método adjudicado al Ing.Gantt data de 1910 y es utilizadohasta el presente, aunque ya hanaparecido otros que estudiaremosluego de éste.

El diagrama de Barras consiste enefectuar una grilla de doble entradadonde en las columnas verticalesubicamos los tiempos, y el las filashorizontales listamos las tareasLuego con barras que se pintan odibujan en la grilla representamoslas tareas:

• Indican el momento cuandocomienza y cuando termina la tarea.• Muestra entonces la duración dela tarea.• Muestra cuáles tareas se ejecutansimultáneamente.• No Muestra el posible encadena-miento entre tareas .

EJEMPLO DE DIAGRAMA DE BARRAS CON TRES ESCALAS DE TIEMPO

Tareas Meses Días Horas-4 -3 -2 -1 -5 -4 -3 -2 -1 16 17 18 19 20 21 22 23 24 01 02 03 04 05 06

Contratar vajillaContratar personalComprar bebidasComprar mercaderíaElaborar congeladosElaborar refrigeradosElaborar frescosReunión maitreMozos listar - CambiarseFajinadoFrío BebidasDiscJockey InstalarseVivero recibir - PresentarTorta recibir - PresentarControl SalónCambiarse - Reunión gral.Plazas - Emplatar bocadosRecepciónSentarse al salónPlato fríoPlato calienteBailePostreMesa dulceFin de fiesta


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EL P.E.R.T. Y EL CAMINO CRÍTICO (CPM)En 1957, como consecuencia del PROYECTO POLARIS, encarado por laN.A.S.A y la Marina de EE.UU, surge a partir de una necesidad bélica laformulación de Redes de tareas y la determinación dentro de la red delCamino Critico.

PERT significa en inglés Program Evaluation Review Technique y en caste-llano Programa de Evaluación y Revisión Técnica.

En qué consiste el pensamiento en red; veamos un ejemplo muy elemen-tal. Supongamos que un proyecto completo sea: LEVENTARSE E IR A TRA-BAJAR.

Analizando las tareas que integran este proyecto tendremos:

1. Levantarse2. Ducharse3. Vestirse4. Peinarse y/o maquillarse5. Preparar el café (cafetera automática)6. Tomar el desayuno7. Últimos arreglos y salir

Nos encontramos frente a 7 tareas que estimamos duran 10' minutos cadauna. El Proyecto Total durará entonces 70' minutos

Levantarse Ducharse Vestirse Peinarse Preparar café desayunar Salir

10' 10' 10' 10' 10' 10' 10'

Ahora bien, si analizamos la secuencia de las mismas tendremos que espe-cular, cualés de ellas sí ó sí deber ir una detrás de la otra, por tratarse deque están "encadenadas" y por ende no se puede empezar una sin haberterminado la otra.

Por otro lado cuáles de ellas se pueden hacer simultáneamente (en paralelo).

Y en este proyecto se dá que mientras se hace y calienta el café puedopeinarme, de esta manera se empieza a armar la red.

Levantarse Ducharse Vestirse Peinarse Desayunar Salir

10' 10' 10' 10' 10' 10'

Preparar café

10'

Con lo cual el Proyecto Total se reduce a 60'.

En este esquema el tamaño de la flecha no tiene ninguna importancia.

Lo que sí importa es cuanto dura cada tarea, para que la sumatoria detiempos por un camino u otro, nos dé la duración total del Proyecto.

Vamos a ver ahora otra programación, también muy elemental pero contiempos diferentes por cada camino y sacaremos más conclusiones.


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Supongamos que tenemos que programar un Proyecto de Desayuno de Trabajo, y que las tareas que lo componen son las siguientes:

Nº TAREA TAREA DURACIÓN TAREA1 Llegada y alistamiento del personal 20'2 Limpieza del salón 20'3 Ubicar mobiliario en su lugar 15'4 Fajinar vajilla 25'5 Mise en place de mesa 15'6 Preparar Jugos 20'7 Enfiar Jugos 60'8 Preparar alimentos 25'9 Calentar alimentos 15'

10 Preparar Café 10'11 Servicio 25'

Esto significa que debemos ponertoda nuestra atención en las tareasque integran el Camino Crítico yaque un minuto que se pierda eneste camino, sumará un minuto altiempo total del Proyecto.

Una hora que se pierda sumará unahora más al total. Un día que sepierda sumará un día mas al totalUn mes que se pierda sumará unmes más al total.Esto lo marcamos para significar laimportancia que tiene no descuidareste aspecto ya que en numerosassituaciones "los tiempos matan".

Como puede apreciarse esta tareaelemental de programar unDesayuno de Trabajo, que bienpudo haberse hecho mentalmentesin ninguna Red ni gráfico alguno,lleva una relativamente complicadaejecución hacerla "a mano".

Si nos encontramos ante unProyecto que lo integren más de 50tareas resultaría imposible ejecutar-la "a mano" y en ese caso solamen-te se puede hacer utilizando méto-dos computorizados.

Existe un programa llamado PRO-JECT que es de WINDOWS y querepresenta una ayuda inestimable ala hora de programar proyectoscomo pueden ser los eventos.

Para su manejo y aprovechamientointegral se hace necesario capaci-tarse tomando un curso, que per-mita al usuario sacarle las mejoresaplicaciones y utilidades.

En este manual solo cabe acotarque una vez parametrizado, bastarásolamente ingresar:• el Nombre de la Tarea• el tiempo de duración• el nombre de la Tarea Anterior (nº)

Y con solo esos datos el programaconfecciona la Red, al mismo tiem-po que el Diagrama de Barras, yseñala dentro de la Red el CaminoCrítico.

1 (20')

3 (15')

6 (20') 7 (60') 11 (25')

9 (15')

10 (10')

5 (15')4 (25')

2 (2

0')

8 (25')

A

B

C

D

E

Corresponde ahora hacer la sumatoria de tiempos de cada camino:

A = 20' + 20' + 15' + 15' = 70'B = 20' + 25' + 15' = 60'C = 20' + 20' + 60 = 100'D = 20' + 25' + 15 = 60'E = 20' + 10 = 30'

Todos los caminos los tengo que recorrer puesto que la Red del Proyectola integran todas las tareas.El camino más largo que no lo puedo achicar por razones técnicas es el C.

ESE SERÁ EL CAMINO CRÍTICONO TIENE MARGEN DE HOLGURA (de tiempo ocioso)

En cambio los otros sí tienen margen de holgura

A = 100' - 70' = 30' de margen de holguraB = 100' - 60' = 40' de margen de holguraC = 100' - 100' = 0' de margenD = 100' - 60' = 40' de margen de holguraE = 100' - 30' = 70' de margen de holgura


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E L D E S P A C H O R E C E P C I Ó N D E M A T E R I A S P R I M A S

Nos ocuparemos ahora del pasaje de cocina al servicio.Para ello nos encontramos que en gastronomía pode-mos recorrer tres caminos distintos:

La operatoria y los equipamientos necesarios para cadacircuito, se tratan extensamente en el Manual de dia-positivas de PowerPoint que se entrega al Alumno.

Cocino y sirvo (Cook & Serve)

Cocino y mantengo (Cook & Hold)

Cocino y enfrío (Cook & Chill)

Servicio

Cocino y sirvo• Enseguida de cocinar, sirvo.• Es muy común en el caso de restaurantes y asados.• Puede ser utilizado en eventos pequeños.• Es raro en eventos grandes.

Cocino y mantengo• Para el caso de que haya necesidad de manteneralgo de lo preparado con cierta anterioridad, hasta quellegue el momento del servicio.

IMPORTANTEMantengo lo frío EN FRÍOMantengo lo caliente EN CALIENTE

Cocino y enfríoEs el camino más largo.• Enseguida de cocinar, enfrío.• Almaceno en frío (refrigerado/congelado).• Realizo el transporte en frío.• Mantengo los alimentos fríos en frío.• Regenero los alimentos calientes y los mantengocalientes.• Sirvo.

En este punto nos remitimos a todo lo considerado enla Materia COSTOS en cuanto a la "Ceremonia de laRecepción" y que se trata "in extenso" en el Manualrespectivo.

Deberemos realizar los procedimientos allí aconsejadossobre los distintos Puntos Críticos de Control que sim-plemente enumeramos aquí:

• Generación del pedido• Búsqueda y selección de Proveedores• Análisis de Precios• Precio Limpio Equivalente• La decisión de compra• La formalización o instrumentación• Las compras de "tracto instantáneo"• Las compras de "tracto sucesivo"• El lay-out de recepción• Los horarios de recepción• Las cantidades recibidas• Las unidades de medida• La calidad recibida• Los rótulos legales y comerciales• La temperatura• Los desechos• Control de precios facturados

con los pactados en Orden de Compra• En su caso variación de precios con Mercado Central• Control de la aplicación de los descuentos

y bonificaciones acordados• Control de la correcta aplicación del % del IVA

y otros Impuestos Internos• Control de los Cálculos de la Factura


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F L U J O D E O P E R A C I O N E S Y S U E Q U I P A M I E N T O E S P E C Í F I C O

Si bien el listado se encuentra deta-llado en el Manual de Diapositivasde PowerPoint que se entrega alalumno, deseamos abundar aquícon mayores consideraciones ydetalles:

1. RECEPCIÓN DE MATERIAS PRIMAS• BALANZAS• TERMÓMETRO• MESADA• BACHAS• CARRITO

2. ALMACENAMIENTO DE VÍVERES SECOS• Sin humedad pues el HR

favorece las bacterias.• Sin luz del sol que es práctica-

mente un microondas gigante.• Aireados sobre todo los que

están en sótanos o subsuelos.• Todo levantado del piso para

poder lavar con cloro.• Temperatura ideal 16°C.

3. AL MACERAMIENTO DE REFRIGERADOS(Heladeras - Cámaras Positivas)• No ingresar cajones de maderas• No ingresar envases de cartón• Tampoco envases de papel• Sí envases de plástico• Sí envases de acero inoxidable• Todo tapado con film• Temperatura ideal 4° C

4. ALMACENAMIENTO DE CONGELADOS(Freezers - Cámaras Negativas)• Similares condiciones que

para los refrigerados.• Todo rotulado por fecha

de guardado• Temperatura ideal -18°

5. PRODUCCIÓN (MISE EN PLACE)• Mesadas• Utensilios • Procesadora• Batidora

6. COCCIÓN• Anafes conviene que tengan

el fuego periférico para alcanzar mayor diámetro

• Freidoras que pueden ser manuales o automáticas

7. HORNOS• DE CALOR ESTÁTICO

Lento. 1 pollo = 1 hCalienta desparejo. (Adelante y atrás. Arriba y abajo. A derecha y a izquierda.) Poco aprovechamiento del espacio al tener que poner las piezas más separadas para que les llegue el calor.

• De CONVECCIÓNEs más rápido.1 pollo = 45 mins.Es más parejo (no totalmente)Lo que cocina es aire caliente circulando que ingresa por una turbina.Posibilidad de humidificar con un pulsador. No es cocción al vapor.

• COMBINADOCombina la acción del vapor y la del convector.Es más rápido 1 pollo = 30 mins.La cocción al vapor reduce las mermas con el consiguiente ahorro de mercaderíasAdemás conserva mejor las vitaminas y minerales y el color verde ya que fija la clorofilaLa posibilidad de cocinar a fuego lento mejora la condición sanita-ria al eliminar mayor cantidad de bacterias (con la pasteurización)Operaciones: Asar; gratinar; glasear; vaporizar; rehogar; blanquear; hervir; escalfar; descongelar; regenerar; pasteurizar.Manejo computorizado de las tres variables: tiempo-humedad-calorSistema autolimpiante.

• MICROONDASEs un convertidor de energía eléctrica en energía electromag-nética. Las microondas generadas producen una rotación molecular en el alimento. La rotación produce calor. El calor cocina.Cocina desparejo cuando el alimento no tiene estructura molecular homogénea.El recibir la descarga puede ser cancerígeno. Sobre todo las mujeres deben cuidarse porque si hay fuga de microondas por mal cierre, es proclive al cáncer de mamas.

8. ENFRIADO RÁPIDO (BLAST CHILLING) Corriente de aire frío a -45º CAl equipo se lo conoce por lossiguientes nombres:• CHILLER• ABATIDOR DE TEMPERATURA• CÉLULA DE ENFRIAMIENTO

RÁPIDO• WATER BATH CHILLING

o Baño María Inverso (AGUA + HIELO en bachas o recipientes grandes.)

• FREEZER MULETOTrabajar con un Freezer de baja calidad o usado. Utilizarlo como si fuera un CHILLER (se destruirá al cabo de cierto tiempo).

Subdividir todo en pequeños lotes.Si es posible en recipientes planos ycolocarlos en cámaras o heladeras.

9. ALMACENAMIENTO DE COCIDOS• Heladeras• Cámaras• FreezersConviene que se separen de losCrudos para evitar la contamina-ción cruzada.

10. TRANSPORTE EN FRÍO• Lateros de aluminio en

camioneta frigorífica.• CONTENEDORES TÉRMICOS

En caliente se los puede cargar en 80° y a las 4 hs. están en 64°.No resultan convenientes para eventos por los tiempos de trans-porte, el emplatado y el servicio.Funcionan aceptablemente para comedores de empresas y escuelas.Son muy útiles para el transporte en frío de cualquier tipo de servicio.Si se los carga en 4°, a las 5 hs están en 5°.

• OTRAS POSIBILIDADESCaja de telgopor con hielo secoSe puede apilar con placas también de telgopor.

• REGENERACIÓNMétodo ideal: Horno Combinado.

• HORNOS De calor estáticoColocar sobre el piso una placa con agua para que se forme un ambiente de vapor.


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L A S E G U R I D A D A L I M E N T A R I A C O M O C O N D I C I O N A N T E D E L A P R O G R A M A C I Ó N D E L A C O M A N D A

LAS BACTERIASConviene recordar de la materia SEGURIDAD E HIGIENE ALIMENTARIA,que las bacterias, más tarde o más temprano, siempre nos van a ganar.

Por ello, debemos respetar al máximo todas las normas de seguridad ehigiene, para prolongar dentro de lo posible la vida de los alimentos.

Conociendo los actores que afectan la multiplicación y que por ende nosayudan a prolongar la vida de los alimentos podemos planificar mejornuestras actividades productivas.

• Estructuras Biológicas• Disponibilidad de Nutrientes• Actividad del Agua (aw )• Acidez - pH• Humedad Relativa• Contaminación de origen• Atmósfera gaseosa• Temperaturas frías

OTRO GRAN CONDICIONANTESi uno pudiera, viendo el gráficoanterior haría toda la producción ycocción para el día del evento,muchos meses antes.

Pero esto no es posible, ya quedeberíamos proceder a congelartodo y se produciría en la mayoríade los casos.

LA CRISTALIZACIÓN

¿CÓMO podemos combatirla yposibilitar el congelado?

• Con ausencia de agua• Con alto contenido de azúcar• Con alto contenido de alcohol• Con alto contenido de grasa• Con el enfriado rápido

Por ello debemos planificar nuestrastareas del arte culinario en tres eta-pas

1a. ETAPAA partir de 3 días antes del eventohacia atrás.Producir todos aquéllos alimentosque puedan ser congelados, respe-tando todas las reglas del arte culi-nario y utilizar freezers para suguarda (-18º C).

2ª. ETAPALos 2 días anteriores al eventoProducir y/o terminar aquéllos ali-mentos que se puedan guardar encámaras o heladeras (-4º C) sin per-der cualidades organolépticas.

3ª. ETAPAEl mismo día del evento Producir y/o terminar aquéllos ali-mentos que aunque no enferme-mos a nadie (bacterias patógenas)debamos terminarlos a últimomomento para no perder sus cuali-dades sensoriales (bacterias altera-doras y oxigenación primordial-mente).

EL PODER DEL FRÍO

Tem

per

atur

a

1 2 3 4Tiempo (días)

hasta 4 horas

hasta 2 días

hasta 3 días

varios días y a veces meses

37°C

10°C

4°C

0°C

-18°C


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C O S T E O F I N A L

Primero debemos calcular el: COSTO TOTAL

Calcular todos los costos y sumarlos+ Mercaderías+ Bebidas+ Personal + Vajilla+ Gastos generales = Costo Total

A partir de allí se abre la posibilidad de manejarnoscon dos criterios diferentes para el cálculo de nuestraganancia.

1. CRITERIO PORCENTUALCalcular todos los costos y sumarles un determinado %(porcentaje) como Ganancia estimada.Se deberá proceder de la siguiente manera:

+ Mercaderías+ Bebidas+ Personal+ Vajilla+ Gastos generales= Costo Total+ % de Ganancia= Precio de Venta

Este criterio no suele contemplar el efecto "cantidad"de participantes y el un determinado % puede resultarbajo cuando son pocos los Pax, y al contrario puederesultar excesivo cuando estamos en presencia demuchos Pax.

Por ello frecuentemente utilizamos el siguiente:

2. CRITERIO DE GANANCIA FIJA X CUBIERTOCalcular todos los costos y sumarle un importe fijo porcubierto, que puede ser estimado en orden decrecien-te a la cantidad de Pax que se contraten.

Esto puede planificarse en una tabla previa + Mercaderías+ Bebidas+ Personal + Vajilla+ Gastos generales = Costo Total + GANANCIA FIJA por PAX= PRECIO DE VENTA

CUALQUIERA SEA EL CRITERIO QUE SE ADOPTE DEBE-MOS TENER EN CUENTA QUE ESTE CÁLCULO ES UNPRIMER BORRADOR, Y QUE A PARTIR DE ALLÍ SEDEBERÁN CONSIDERAR MÚLTIPLES VARIABLES PARAFIJAR EL PRECIO FINAL DE VENTA.

ESTRATEGIAS DE FIJACIÓN DE PRECIOS

La política de precios integra desde ya la PolíticaComercial.Previo a todo cálculo debemos considerar a cuál de losTarget(s) socioeconómicos nos vamos a dirigir.

Una vez tomada esa decisión debemos estudiar muybien "el producto" que le vamos a ofrecer a ese target.

Esto nos llevará a precisar cuáles deberían ser los atri-butos de nuestro producto para cubrir las necesidadesy deseos del target al cual hemos elegido.

El precio forma parte del PRODUCTO.

También deberemos tener en cuenta el posicionamien-to de la marca de la empresa en la percepción de losclientes.Otro factor a considerar, es el precio que están cobran-do competidores nuestros de similares servicios y cali-dad (INVESTIGACIÓN DE LA COMPETENCIA).Una vez realizados todos estos análisis tomaremos ladecisión final sobre el Precio de Venta GENERALIZADO.

Es decir, también deberemos considerar situacionesespeciales que merecen un tratamiento particular yque en ciertos casos se reflejarán en descuentos o pre-cios diferenciados.

Por ejemplo podemos hacer precios diferentes:

1. Por Cantidad de participantes2. Por Temporada Alta o Baja en el año3. Por día de la semana

(Domingos a jueves - Viernes y Sábados)4. Por horario del día

(Mañana - Tarde - Noche)5. Por Cliente Especial

(Familiar - Conocido - Autoridad) 6. Por Cliente Repetitivo

(Que nos contrata frecuentemente)7. ETC.

LA RECOMENDACIÓN ENFÁTICA ES QUE CUALQUIERASEA EL MOTIVO POR EL CUAL COTICEMOS UN PRE-CIO DIFERENTE DEBEMOS

!!! DEJARLO ACLARADO EN EL PRESUPUESTO!!!!!Esto es así para que otro cliente conocido del queestoy presupuestando no pretenda el mismo precio sino está en la misma situación que el anterior.


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DEGUSTACIÓN

En general nos encontramos antedos situaciones distintas:

1. El cliente que ya aceptó nuestropresupuesto, donde incluíamos dis-tintas alternativas y se necesita defi-nir cuál de ellas será la definitiva.En este caso no es más que un sim-ple trámite a realizar para el cum-plimiento de nuestro compromiso.

2. El cliente que duda en contratar-nos y tenemos deseo de que lohaga prontamente, para que novaya a la competencia.En este caso no debemos esperar aque nos solicite una degustación,sino más bien ofrecerla.En caso de que acepte y la haga-mos exitosamente LADEGUSTACIÓN SE TRANSFORMAEN EL MEJOR CIERRE DE VENTA.

FORMALIZACIÓN LEGAL

Jurídicamente ya fue dicho al iniciode este Manual, nos encontramosen presencia de un contrato deLOCACIÓN DE SERVICIOS que serige por lo pautado en nuestroCódigo Civil.

La formalización del mismo:

1. Puede ser a través de un contrato.Contiene las obligaciones de ambaspartes. Es conveniente que por másque existan formatos pre-impresos,lo hagamos revisar por un Abogado

2. Puede ser por "presupuestos cruzados"Se hacen dos copias conteniendolos precios, plazos, forma de pago,etc. con las obligaciones de ambaspartes y firmamos ambos

ORIGINAL se lo lleva el clienteDUPLICADO para nuestro archivo

¿Y SI NO ME PAGAN TODO…?

Nuestro presupuesto o contratoespecificará claramente que si elcliente no cumple con sus obliga-ciones de pago, no se realizará elevento y perderá todos los impor-tes parciales abonados.

Esto conviene aclararlo en el presu-puesto, aunque de cualquier mane-ra ya está estatuído en el CódigoCivil que si una parte no cumplecon sus obligaciones, le da derechoa la otra a no cumplir.

¿Y SI LA SUSPENDE…? ¿Y SI LA CANCELA…?

En caso de que el cliente desee sus-pender o cancelar el evento, tam-bién perderá todos los importespagados hasta ese momento, asíhaya sido la totalidad del mismo.

Esto es por aplicación de laExcepción de No Cumplimiento delContrato explicado en el puntoanterior.

De cualquier manera, esta es unaposición Jurídica correcta peroextremadamente anti-comercial.

Por ello la recomendación es estu-diar cada caso en particular y cuan-do exista una causal razonable,postergar la fecha del Evento paraotra oportunidad en que puedarealizarse, negociando los costosincurridos o a incurrirse.

org.de eventos manual de teoría 1 iag

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