outlook 2007 product guide - danysoft · integrada en todos los programas de microsoft office...

MicrosoftFebrero de 2006

www.microsoft.com/spain/office/preview/programs/outlook/default.mspx i

Tabla de contenido Información general de Microsoft Office Outlook 2007 ........................ 1

Administre el tiempo y la información ....................................................... 2 Conéctese sin barreras .................................................................................. 3 Mayor seguridad y control ............................................................................ 5

Administre el tiempo y la información .......................................................... 6 Localice rápidamente la información que necesita ......................................... 6

Búsqueda instantánea ................................................................................... 6 Categorías de color ........................................................................................ 8 Interfaz de usuario orientada a resultados ............................................... 9 Controlador de vista previa de datos adjuntos ........................................ 9

Administre fácilmente sus prioridades diarias ............................................... 11 Barra Tareas pendientes ............................................................................. 11 Marcado de mensajes de correo como tareas ....................................... 12 Integración de tareas en el calendario .................................................... 13 Funciones de programación mejoradas ................................................... 14

Conéctese sin barreras ...................................................................................... 15 Tenga a mano la información que necesita ................................................... 16

Integración con la información de Windows SharePoint Services ..... 16 Integración de las fuentes RSS ................................................................. 17 Configuración automática de cuentas ...................................................... 18

Comparta información fácilmente con cualquiera, en cualquier parte .... 19 Funciones de uso compartido de calendario mejoradas ...................... 19 Superposición de calendarios .................................................................... 20 Tarjetas de presentación electrónicas ..................................................... 21 Integración con Office InfoPath 2007 ...................................................... 23 Solicitudes para compartir ......................................................................... 23 Funciones fuera de la oficina mejoradas ................................................. 24 Mensajería unificada con Exchange Server “12” ................................... 25

Mayor seguridad y control ............................................................................... 26 Controle con eficacia el correo electrónico que recibe ................................ 26

Certificado electrónico de correo electrónico de Outlook .................... 26 Tecnologías contra la suplantación de identidad (phishing) y el correo electrónico no deseado ........................................................... 27

Mantenga más segura la información personal y de la empresa .............. 29 Tecnología Information Rights Management .......................................... 29 Administración de la información de disponibilidad .............................. 30

Resumen ................................................................................................................. 31 Recursos .................................................................................................................. 32 Requisitos del sistema ...................................................................................... 33

www.microsoft.com/spain/office/preview/programs/outlook/default.mspx 1

Información general de Microsoft Office

Outlook 2007 Bienvenido a Microsoft® Office Outlook® 2007, producto incluido en Microsoft Office

System 2007. Microsoft Office System, sistema integrado de programas, servidores y

servicios, proporciona un conjunto de herramientas accesible y completo a todas aquellas

personas que confían en poder trabajar con la información de una manera eficaz y

productiva.

El cliente de mensajería y colaboración Office Outlook 2007 ofrece una solución integrada

que ayuda a mejorar la administración del tiempo y la información, a conectarse

sin barreras, y a mantener la información más segura y controlada. Este completo

administrador del tiempo y la información le ayuda a organizarse y a localizar rápidamente

la información que necesita. Con Office Outlook 2007, puede compartir la información con

sus colaboradores, sus amigos y su familia de una forma mucho más segura y sin importar

donde se encuentren. Además, le facilita la tarea de asignar prioridades y controlar el

tiempo, lo que le permite centrarse en las tareas más importantes.

Aunque este documento contiene información general de Office Outlook 2007, en él se

hace especial hincapié en las funciones nuevas y mejoradas. Además, a través de él

podrá ver Office Outlook 2007 en acción y comprobar el funcionamiento de las nuevas

funciones.


Administre el tiempo y la información

Office Outlook 2007 le facilita la tarea de localizar, administrar, dar prioridad y manipular

todo el volumen de mensajes de correo que maneja a diario. Las nuevas y eficaces

funciones le ayudan a ahorrar tiempo durante la búsqueda de la información, lo que

le permite centrarse en los aspectos realmente importantes de su trabajo.

• Nuevo: con Búsqueda instantánea puede realizar búsquedas en todos los

mensajes de correo electrónico, los datos adjuntos del correo electrónico, los

calendarios, los contactos y las tareas, y le permite localizar la información

más rápidamente.

• Nuevo: Barra Tareas pendientes le ofrece una vista consolidada de sus

prioridades diarias, e integra las tareas, los mensajes de correo electrónicos

marcados para seguimiento, las citas próximas y la información del calendario

en un lugar práctico y cómodo.

• Nuevo: gracias a Categorías de color puede crear y asignar categorías

personalizadas a cualquier tipo de información; de este modo, no sólo podrá

organizar la información y realizar búsquedas en ella de forma rápida, sino

que podrá distinguir visualmente unos elementos de otros.

• Nuevo: con la función Marcado de mensajes de correo como tareas

puede crear tareas a partir de mensajes de correo electrónico en un solo paso.

• Nuevo: Integración de tareas en el calendario ofrece una manera

interactiva de trabajar con las tareas y los mensajes marcados, ya que permite

arrastrarlos al calendario y programar tiempo para llevarlos a cabo.

• Nuevo: gracias a Interfaz de usuario orientada a resultados, crear, dar

formato y realizar cualquier acción en el correo electrónico son ahora tareas

más sencillas e intuitivas.


• Nuevo: Controlador de vista previa de datos adjuntos muestra una

vista previa de los datos adjuntos en el panel de lectura, lo que permite

llegar rápidamente al contenido de los datos adjuntos y agilizar la toma

de decisiones.

• Mejora: Funciones de programación simplifica la tarea de programar

reuniones para un gran número de asistentes con Microsoft Exchange “12”

(la siguiente versión de Exchange Server), ya que sugieren las horas y los

lugares más adecuados para las reuniones.

Conéctese sin barreras

Mejore drásticamente la manera en que comparte la información con sus colaboradores,

sus amigos y su familia. Gracias a la nueva tecnología de calendario y a las mejoras

introducidas en el diseño de los contactos de Office Outlook 2007, ahora puede conectarse

con distintas plataformas, lo que se traduce en un ahorro de tiempo y en una mejora de

la colaboración.

• Mejora: Integración con la información de Microsoft Windows®

SharePoint® Services le permite conectarse con documentos, calendarios,

contactos o tareas almacenadas en sitios de Windows SharePoint Services y

le otorga derechos plenos de edición, tanto si se encuentra conectado como

desconectado.

• Nuevo: Publicación del calendario a través de Microsoft Office Online

le permite publicar y compartir la información del calendario de forma sencilla.

• Nuevo: Instantáneas del calendario ofrece una manera simple y visual de

compartir la información del calendario con personas que no pertenecen a su

organización.

• Nuevo: Modo superpuesto de calendarios permite ver varios calendarios

simultáneamente y explorarlos.


• Nuevo: Integración de fuentes RSS hace posible que las suscripciones

RSS (Really Simple Syndication) se entreguen directamente en la Bandeja

de entrada.

• Nuevo: Tarjetas de presentación electrónicas constituye una manera

sencilla de personalizar la información de contacto, permitiendo que estos

sean más personales y fáciles de identificar.

• Nuevo: Configuración automática de cuentas proporciona a Office Outlook

2007 las herramientas necesarias para configurar fácilmente las cuentas de

correo electrónico de Exchange Server, POP e IMAP usando únicamente la

dirección de correo electrónico y la contraseña.

• Nuevo: con Integración con el programa de recopilación de información

Microsoft Office InfoPath® 2007 tendrá la posibilidad de incrustar un

formulario de InfoPath en un mensaje de correo electrónico para recopilar

información y, a continuación, exportarla al software de hoja de cálculo

Microsoft Office Excel® 2007 para su análisis.

• Nuevo: Solicitudes para compartir le facilitará la tarea de compartir

información concediendo permisos de acceso a las carpetas de Office Outlook

2007 a cualquier usuario de Exchange “12”.

• Mejora: Funciones fuera de la oficina, que se usa con Exchange “12”, le

permite programar mensajes de respuesta automática para una fecha y una

hora determinadas, y enviar mensajes distintos para sus contactos de dentro

y fuera de su organización.

• Nuevo: Mensajería unificada con Exchange “12” permite a Office Outlook

2007 gestionar mensajes de todo tipo; gracias a ello, recibirá el correo de voz

y los faxes en su bandeja de entrada junto con el correo electrónico.


Mayor seguridad y control

Office Outlook 2007 le da más seguridad y un mayor control sobre la información que

recibe, con formas más sencillas de realizar el seguimiento de la información confidencial

de la empresa y de detectar correo no deseado o malintencionado.

• Nuevo: Certificado electrónico de correo electrónico de Outlook le

ayuda a garantizar que el correo electrónico que llega a su bandeja de entrada

es legítimo y que el correo enviado por Office Outlook 2007 será considerado

como de confianza por el equipo del destinatario.

• Nuevo y mejorado: Tecnologías contra la suplantación de identidad

(phishing) y el correo electrónico no deseado le ayudan a evitar la

entrada de correo electrónico malintencionado y correo electrónico no

deseado en su bandeja de entrada.

• Mejora: con Information Rights Management (IRM), una tecnología

integrada en todos los programas de Microsoft Office System, podrá proteger

la información confidencial de su empresa cuando envíe mensajes de correo

electrónico o documentos a otras personas.

• Mejora: Administración de la información de disponibilidad, que se usa

con Exchange “12”, le ofrece la posibilidad de configurar y establecer diversos

niveles para determinar quién puede ver la información de disponibilidad de su

calendario, lo que le permite mantener el control de sus datos personales.

Office Outlook 2007 en acción Como administrador del sitio Web de Fabrikam, Inc., Adam Barr supervisa el trabajo

de todos los redactores, diseñadores y productores del sitio, y se encarga de mantener

la programación de producción. Adam trabaja con muchos proveedores que viven en

ciudades diferentes e, incluso, en países diferentes. Ahora que está utilizando Office

Outlook 2007, a Adam le resulta más fácil administrar su correo electrónico, su

calendario y sus tareas. Además, no encuentra ninguna dificultad en compartir

la información con los miembros de su equipo, dondequiera que se encuentren.


Administre el tiempo y la información Cada vez con más frecuencia, los trabajadores de todos los lugares se enfrentan a la

tarea diaria de administrar grandes cantidades de mensajes de correo electrónico y otros

tipos de información. La mayoría de nosotros nos sentimos desbordados por el volumen

de correo electrónico que recibimos y por el tiempo tan valioso que perdemos intentado

localizar la información que necesitamos. Además, tenemos la dificultad añadida de que

las tareas que nos han sido encomendadas suelen estar dentro de los mensajes de

correo, lo que dificulta su seguimiento y su administración. Los proyectos también

pueden tener tareas repartidas por varias ubicaciones, lo que dispersa la información

y retrasa la toma de decisiones.

Para ayudarle a administrar el tiempo y la información, Office Outlook 2007 ofrece una

serie de funciones nuevas y mejoradas que van desde la búsqueda instantánea a la

integración de las tareas en el calendario. Estas funciones le facilitan la tarea de localizar,

administrar, dar prioridad y manipular cualquier volumen de información que maneje

a diario.

Localice rápidamente la información que necesita

Office Outlook 2007 proporciona una amplia gama de funciones nuevas que le facilitan

la búsqueda de la información que necesita, permitiéndole ahorrar tiempo.

Búsqueda instantánea

Con la nueva y eficaz función de búsqueda instantánea integrada, puede localizar

rápidamente toda la información que necesita, tanto si está en el correo electrónico,

como en el calendario, los contactos o las tareas. Escriba una palabra clave y Búsqueda

instantánea buscará rápidamente en sus datos de Outlook, resaltando los lugares donde

aparece ese término. Búsqueda instantánea dispone de un sistema mediante el cual los

resultados empiezan a aparecer en el preciso momento en que se empiezan a escribir

los términos de búsqueda.


Búsqueda instantánea puede buscar globalmente en todos los elementos y carpetas de

Outlook, pero, si lo desea, también puede especificar que la búsqueda se realice en una

carpeta determinada de una ubicación determinada. Esta función incluso busca las

palabras clave dentro de los datos adjuntos del correo electrónico. También tiene la

posibilidad de crear consultas con criterios de Outlook diferentes, como la fecha, el

remitente, las categorías de color, la importancia del correo, etc., pues la función

Búsqueda instantánea encontrará y entregará los resultados.

Figura 1. Búsqueda instantánea le ayuda a localizar la información que necesita cuando la necesita.


Categorías de color

Las nuevas categorías de color ofrecen una manera rápida y visual de personalizar los

elementos y distinguirlos entre sí, lo que facilita la búsqueda de la información. Suponga,

por ejemplo, que desea asignar una categoría de color a todos los elementos relacionados

con un determinado proyecto. Podría agregar la misma categoría de color al correo, al

calendario y a los elementos de las tareas para que, de un vistazo, le fuera posible localizar

todos ellos. Si, posteriormente, necesitara encontrar la información, podría buscar y

ordenar por categorías de color para identificar rápida y visualmente lo que está buscando.

Figura 2. Agregar una categoría de color facilita la organización y la búsqueda de la información.


Interfaz de usuario orientada a resultados

La interfaz de usuario de Office Outlook 2007 se ha rediseñado para que crear, dar

formato y realizar cualquier acción en el correo electrónico sean tareas más sencillas

e intuitivas. Ahora puede tener acceso a todas las funciones y capacidades de Outlook

en una ubicación fácil de encontrar dentro del mensaje de correo electrónico.

Figura 3. Crear un mensaje de correo electrónico es más fácil en Office Outlook 2007

con la nueva interfaz de usuario racionalizada.

Controlador de vista previa de datos adjuntos

El acceso a los datos adjuntos suele ser un proceso pesado que precisa de varios pasos.

En versiones anteriores de Outlook, no había ninguna manera fácil de llegar al contenido

de un archivo de datos adjunto sin abrirlo. Con el nuevo Controlador de vista previa de

datos adjuntos, puede ver los datos adjuntos con un solo clic directamente desde el

panel de lectura. Esto le permite ahorrar tiempo, ya que puede ver los datos adjuntos

en contexto junto con el mensaje de correo electrónico.


Figura 4. Controlador de vista previa de datos adjuntos le permite tener acceso fácilmente

al contenido de los datos adjuntos del correo electrónico.

Office Outlook 2007 en acción

Con Office Outlook 2007, Adam puede administrar rápidamente su correo electrónico y

localizar la información que necesita para tomar las decisiones más convenientes para su

equipo. Con la nueva función Búsqueda instantánea, Adam puede buscar un elemento

determinado en toda la información de Outlook y obtener los resultados rápidamente.

Además, puede realizar búsquedas en la información y ordenarla con facilidad por

proyectos porque ha asignado categorías de color a los elementos de correo electrónico y

de calendario relacionados con un mismo proyecto. Finalmente, Adam puede tener acceso

rápido al contenido de los datos adjuntos del correo electrónico utilizando Controlador de

vista previa de datos adjuntos; este controlador le permite abrir los datos adjuntos con

un solo clic y verlos en contexto junto con el mensaje de correo electrónico.


Administre fácilmente sus prioridades diarias

Office Outlook 2007 le ofrece las herramientas que necesita para administrar su lista

de tareas pendientes diaria, con tecnologías integradas en la interfaz de usuario que

permiten dar prioridad a las tareas y ordenarlas.

Barra Tareas pendientes

Realizar el seguimiento de las tareas puede llevar

mucho tiempo, porque a menudo se encuentran

de manera implícita dentro del correo electrónico o

guardadas en otras ubicaciones. La nueva barra Tareas

pendientes integra las tareas, los mensajes de correo

electrónico marcados para seguimiento, las citas

próximas y la información del calendario en un lugar

práctico y cómodo. Además, incluye tareas procedentes

del programa de toma de notas Microsoft Office

OneNote® 2007, de Microsoft Office Project 2007 y

de sitios de Windows SharePoint Services. La barra

Tareas pendientes le ofrece una vista consolidada

de sus prioridades del día, por lo que no necesitará

perder tiempo comprobando todas las ubicaciones

para preparar la programación.

Figura 5. La barra Tareas pendientes ofrece

una vista consolidada de las prioridades.

Vista rápida del calendario

Citas próximas

Los elementos de correo marcados se pueden ordenar de varias formas, incluso por fechas de vencimiento.


Marcado de mensajes de correo como tareas

A menudo, las tareas se encuentran dentro de los mensajes de correo electrónico; hasta

ahora, para llevar las tareas a la lista de tareas era necesario introducir la información

manualmente. Con la nueva función de marcado del correo de Office Outlook 2007,

esto ya no es necesario. Gracias al marcado de mensajes de correo como tareas,

puede crear una tarea a partir de un mensaje de correo electrónico en un solo paso.

Simplemente, haga clic con el botón secundario para marcar el mensaje y elija una

fecha de finalización. El elemento se incorpora a la barra Tareas pendientes y las

fechas de vencimiento se integran automáticamente en el calendario.

Figura 6. Convierta sin dificultad un mensaje de correo electrónico en una tarea marcándolo.


Integración de tareas en el calendario

Anteriormente es posible que tuviera que programar citas falsas en su calendario para

ocupar el tiempo asignado a las tareas. Office Outlook 2007 integra las tareas en la

Lista de tareas diarias del calendario para que las vea debajo de las citas y las reuniones

diarias. Para asignar el tiempo de ejecución de una tarea, basta con que arrastre ésta al

calendario. Cuando se da por finalizada una tarea un día determinado, ésta permanece

“pegada” a ese día, proporcionando un registro visual del trabajo realizado. Las tareas

no finalizadas pasan al día siguiente y se van acumulando hasta que se marcan como

finalizadas.

Figura 7. Vea y trabaje con las tareas y el calendario de forma integrada.

Las tareas que aparecen en la barra Tareas pendientes aparecen también en la Lista de tareas diarias debajo del calendario. De esta manera, puede arrastrar las tareas desde la Lista de tareas diarias al calendario y reservar con facilidad el tiempo necesario para finalizarlas.


Funciones de programación mejoradas

Las funciones de programación mejoradas de Office Outlook 2007 y Exchange “12” le

ayudan a programar las reuniones de forma fácil y rápida. Exchange “12” examina la

lista de asistentes y recomienda la hora y la ubicación más adecuadas.

Office Outlook 2007 incorpora otras mejoras que hacen que el uso del calendario resulte

una experiencia más sencilla para aquellas personas que emplean Exchange Server 2003

o Exchange “12”. Si se cambia el lugar donde se va a celebrar la reunión o se modifica

la agenda, en lugar de tener que volver a aceptar la reunión, recibirá una actualización

informativa. Además, Office Outlook 2007 resalta los cambios en la actualización de la

reunión, facilitando así la búsqueda de la información que se ha modificado. Todos estos

cambios se han concebido para que la programación y la actualización de las reuniones

resulten más fáciles, tanto para el organizador como para los asistentes.

Figura 8. Programar reuniones con Office Outlook 2007 resulta más fácil si se usan las horas

que recomienda Exchange “12”.

Exchange Server “12” recomienda horas para las reuniones e informa de las salas de reuniones disponibles.



Con frecuencia, las tareas de Adam se ocultan dentro del correo electrónico. Gracias a la

nueva barra Tareas pendientes y a la función de integración de tareas en el calendario

de Office Outlook 2007, ahora Adam puede realizar el seguimiento de sus prioridades y

administrarlas de manera más eficaz. También puede coordinar fácilmente sus tareas

con tareas de Office Project 2007 y Office OneNote 2007, así como con tareas de sitios

de Windows SharePoint Services. Cada vez que Adam recibe un mensaje de correo

electrónico con una tarea en su interior, simplemente hace clic con el botón secundario

en el mensaje para crear una tarea que aparece en su barra Tareas pendientes. De esta

manera, Adam nunca pierde la pista de sus prioridades diarias.

Conéctese sin barreras Con unos equipos de trabajo cada vez más dispersos geográficamente, los trabajadores

necesitan un método racional y fiable de compartir la información con los colaboradores

y los clientes. El intercambio de la información del calendario y de la información de

contacto es un proceso lento y pesado, especialmente si las personas trabajan en

plataformas diferentes. A veces, incluso resulta difícil localizar la información de

contacto que se está buscando si no se dispone de indicativos visuales como fotografías

o logotipos de empresa. Y solicitar datos de Outlook de otras personas no siempre resulta

fácil. Además, organizar tipos diferentes de información, como fuentes RSS, documentos

compartidos u otra información compartida, puede ser complicado si no se han designado

carpetas o maneras fáciles de administrar este contenido.

Para ayudarle a conectarse con personas que trabajan en ubicaciones diferentes y en

plataformas diferentes, Office Outlook 2007 ofrece mejoras significativas, que van desde

la simplificación del uso compartido del calendario hasta la compatibilidad nativa con RSS

y la integración de la información de Windows SharePoint Services. El resultado es que

puede conectarse con facilidad y sin barreras, lo que se traduce en un ahorro de tiempo

y en una mejora espectacular del modo en que usted comparte la información y trabaja

con sus colaboradores, sus amigos y su familia.


Tenga a mano la información que necesita

Office Outlook 2007 pone a su disposición la información que necesita diariamente

trayéndola directamente desde la Bandeja de entrada.

Integración con la información de Windows SharePoint Services

Durante la jornada laboral puede resultar complicado revisar y comentar todo el correo

electrónico, las tareas y la información que se recibe. Un buen momento para realizar

el seguimiento de este tipo de tarea es mientras se viaja (ya sea en tren o en avión)

de casa al trabajo y del trabajo a casa.

Ahora, Office Outlook 2007 ofrece una integración aún más profunda con Windows

SharePoint Services, por lo que puede interactuar con la información almacenada

en sitios de SharePoint en cualquier momento. Puede conectarse con las tareas, los

calendarios y los contactos compartidos de Windows SharePoint Services desde Office

Outlook 2007 y disponer de derechos plenos de edición, tanto si se encuentra conectado

como desconectado. De este modo, si se conecta con el calendario compartido del equipo

desde el sitio de SharePoint del equipo en Outlook, podrá agregar con facilidad un

elemento al calendario del equipo sin necesidad de salir de Outlook. La próxima vez

que Outlook sincronice el calendario, también se actualizará el servidor de SharePoint.

Es más, si sus compañeros de equipo se han suscrito a este calendario, recibirán

todas las actualizaciones del servidor de SharePoint directamente en sus calendarios

de Outlook.


También puede mantener copias sincronizadas de las bibliotecas de documentos de

SharePoint y listas contenidas en las carpetas de Outlook; esto le permitirá organizar

y examinar los documentos de estas carpetas de forma sencilla, tal y como lo haría

si se tratara de correo. Podrá trabajar con estos documentos de SharePoint desde

sus aplicaciones respectivas en Outlook cualquier momento, incluso si se encuentra

desconectado. Así, si conecta un documento de Word desde su sitio de SharePoint con

Outlook, simplemente tendrá que abrir el documento desde Outlook y trabajar con él en

Word como lo haría con cualquier otro documento. Para garantizarle el fácil acceso a los

documentos editados, Outlook almacena todos estos documentos editados y conectados

en una carpeta independiente. Cuando vuelva a conectarse, podrá identificar con

facilidad los documentos editados, y sólo tendrá que sincronizar sus cambios con la

versión de servidor.

Integración de las fuentes RSS

Office Outlook 2007 permite agregar fuentes RSS (Really Simple Syndication) de forma

nativa, gracias a lo cual puede suscribirse fácilmente y mantenerse al corriente de las

últimas noticias procedentes de los sitios de noticias y de los blogs. Suscribirse a estos

tipos de alertas informativas facilita estar al tanto de la información relevante en el

sector y en el ámbito de su empresa, o de las últimas noticias relacionadas con sus

aficiones y sus temas de interés. Puede administrar sus fuentes RSS en Office Outlook

2007 tal y como lo haría con otro tipo de correo; es decir, puede marcarlas para

seguimiento, asignarles categorías de color o automatizar cualquier proceso mediante

el motor de reglas.

La integración con sus cuentas de correo electrónico existentes hace que la administración

de esta información desde Outlook resulte fácil; incorporar los elementos RSS al flujo de

trabajo del correo electrónico existente nunca había sido tan fácil como con Office Outlook

2007. Si es la primera vez que utiliza las fuentes RSS, en el directorio RSS integrado

de Microsoft Office Online hallará instrucciones y fuentes de ejemplo de todas partes

de Internet que le permitirán comenzar en unos pocos pasos fáciles de realizar.


Figura 9. Office Outlook 2007 permite el uso de fuentes RSS de forma nativa, lo que facilita la

administración y la integración de esta información en el flujo de trabajo del correo electrónico.

Configuración automática de cuentas

Con Office Outlook 2007, puede configurar y tener acceso a todas sus cuentas de correo

electrónico desde la interfaz de Outlook. La configuración automática de cuentas facilita

esta tarea. Sólo tiene que escribir el nombre y la contraseña de su cuenta de correo

electrónico de Exchange Server, POP o IMAP. Office Outlook 2007 configura la cuenta

por usted. No es necesario que recuerde el nombre de su servidor o cualquier otro

dato críptico, ni que configure los puertos ni que haga nada más.

Con Exchange “12”, su cuenta permanece actualizada porque tiene una conexión dinámica

con Exchange Server. De esta manera, si su buzón se traslada de un servidor a otro, Office

Outlook 2007 detecta el cambio automáticamente y no interrumpe su trabajo cotidiano.



Con Office Outlook 2007, Adam tiene la flexibilidad para conectarse con datos de casi

cualquier ubicación. Su equipo publica su información de Outlook en un sitio de Windows

SharePoint Services, al que pueden tener acceso y en el que pueden introducir cambios

en cualquier momento. De esta manera, si Adam se traslada o si cambia su número de

teléfono, todo lo que tiene que hacer es actualizar su información en el sitio Web de

SharePoint del equipo; el resto de sus compañeros de equipo también recibirán la

actualización. Y no importa si realiza estas actualizaciones mientras está conectado

o no, porque los cambios se pueden sincronizar más adelante.

Adam también puede estar al día de las últimas noticias del sector sin salir de Outlook.

Esto se debe a que Office Outlook 2007 administra y va actualizando a lo largo del día

las fuentes RSS a las que está suscrito. De esta forma, Adam puede buscar en sus

suscripciones RSS las referencias a Fabrikam o a sus competidores, lo que le ayuda

a estar al tanto de las noticias y las tecnologías más recientes de su sector.

Comparta información fácilmente con cualquiera,

en cualquier parte

Compartir información resultaba sumamente difícil a menos que todos utilizaran Outlook

con Exchange Server. Con la funcionalidad nueva y mejorada de Office Outlook 2007,

esto ya no es así.

Funciones de uso compartido de calendario mejoradas

Con las funciones de uso compartido de calendario mejoradas de Office Outlook 2007,

puede compartir los calendarios con personas de dentro y fuera de su organización, y

permitir que los contactos importantes tengan acceso a su programación. Con la nueva

compatibilidad nativa para los calendarios de Internet podrá crear con facilidad un nuevo

calendario de Internet desde Office Outlook 2007 y publicarlo en Microsoft Office Online.

Con la seguridad proporcionada por las credenciales de Passport, puede conceder acceso

a otras personas a este calendario para que todos tengan la información más reciente.


O puede utilizar Instantáneas del calendario para enviar una instantánea de su calendario

en HTML a través del correo electrónico, lo que le permite programar reuniones con

cualquier persona y reducir los tiempos de inactividad.

Figura 10. Enviar una instantánea del calendario permite programar fácilmente

las reuniones con personas que no son de su organización.

Superposición de calendarios

Al ver los calendarios en modo superpuesto, puede explorar varios calendarios a la vez,

lo que le permitirá comparar fácilmente su calendario con el de un colaborador o el de

un equipo y hallar una hora libre para reunirse.


Figura 11. El modo superpuesto de calendarios permite ver fácilmente varios calendarios.

Tarjetas de presentación electrónicas

En Office Outlook 2007, puede crear y compartir tarjetas de presentación electrónicas

personalizadas, con las que podrá comunicar su información de una manera personal.

Puede compartir su tarjeta como datos adjuntos o formando parte de su firma del correo

electrónico. Puede utilizar las tarjetas de presentación electrónicas para personalizar su

información de contacto y agregar logotipos y fotos, haciendo que los contactos tengan

más relevancia personal y sean más fáciles de buscar.


Las tarjetas de presentación electrónicas pueden intercambiarse con facilidad a través del

correo electrónico y guardarse en su carpeta de contactos. A través de la integración

mejorada con Windows SharePoint Services, puede conectar los contactos del SharePoint

de su equipo con Office Outlook 2007. Debido a la nueva conexión dinámica entre Office

Outlook 2007 y Windows SharePoint Services, cualquier contacto que se agrega a su

carpeta de contactos del equipo en el sitio de SharePoint se replica a Outlook y viceversa.

De esta manera, si cambia la información de un contacto, puede modificar directamente

el contacto en Outlook y estar seguro de que todas las demás personas que conecten

esa carpeta de contactos con Outlook también tendrán la información actualizada.

Figura 12. Con las tarjetas de presentación electrónicas podrá localizar rápidamente

información de contacto a través de las fotos o los logotipos.


Integración con Office InfoPath 2007

En versiones anteriores de Outlook, solicitar información de los colaboradores no era

un proceso muy intuitivo. Gracias a la integración completa de Office Outlook 2007 con

Office InfoPath 2007, puede incrustar un formulario de InfoPath dentro de un mensaje

de correo electrónico y enviárselo a los demás pidiéndoles que rellenen la información

necesaria. Lo único que debe hacer el destinatario es responder a su correo y rellenar

el formulario incrustado. Cuando tenga todas las respuestas, puede exportar los datos

a Office Excel 2007 para su análisis o combinar las respuestas del formulario en un

formulario maestro.

Solicitudes para compartir

Para las personas que trabajan con Exchange Server, las nuevas solicitudes para

compartir pueden ayudarles a agilizar el proceso de compartir información personal con

los demás. Puede enviar una solicitud para compartir a cualquiera concediéndole permiso

de lectura/escritura a cualquier carpeta de Office Outlook 2007 que no sea de correo:

calendario, contactos, tareas, notas y diario. Al mismo tiempo, puede pedirle a esa

persona que comparta a cambio la misma carpeta. Las solicitudes para compartir hacen

que compartir y solicitar información de otras personas resulte cada vez más fácil.


Figura 13. Las solicitudes para compartir agilizan el proceso de solicitar información

de otra persona.

Funciones fuera de la oficina mejoradas

Office Outlook 2007 proporciona la funcionalidad fuera de la oficina mejorada cuando

se utiliza con Exchange “12”. Ahora puede enviar mensajes de respuesta automática

distintos para las personas de dentro y fuera de su organización, para que sus contactos

principales sepan que no está disponible. Además, puede programar sus mensajes para

que se activen y se desactiven en una fecha y hora determinadas, con lo que obtendrá

más control sobre su información.


Mensajería unificada con Exchange Server “12”

Con Exchange “12” y Office Outlook 2007, tiene la ventaja adicional de poder recibir

correo de voz y faxes en su bandeja de entrada. El valor añadido de la funcionalidad

Mensajería unificada de Exchange “12” significa que no tiene que malgastar tiempo

llamando a su teléfono para ver si tiene mensajes ni ir al fax para recoger sus faxes.

Las comunicaciones de estos otros tipos se integran sin dificultades en el flujo de trabajo

del correo electrónico. Además, mientras escucha los mensajes de voz, puede escribir

las notas en el correo, lo que facilita la tarea de capturar información importante de

los mensajes.


A pesar de que los proveedores de Adam no están en su red corporativa, Adam puede

compartir información con ellos fácilmente utilizando Office Outlook 2007. Siempre que

necesitan reunirse, Adam comparte la información de su calendario enviándolo por correo

electrónico en una instantánea en HTML. De ese modo, sus proveedores pueden ver su

calendario y programar las reuniones de acuerdo con él. Con el modo superpuesto de

calendarios de Office Outlook 2007 esto resulta especialmente sencillo. Con esta vista,

los proveedores de Adam pueden comparar sus calendarios con el de Adam y encontrar

fácilmente períodos de tiempo libre para las reuniones.

Para las personas de su entorno de Exchange “12”, también puede enviar una solicitud

para compartir pidiendo permiso para tener acceso a sus calendarios y contactos de

Outlook. Dado que Adam almacena la información de contacto de sus proveedores en

el sitio de SharePoint de su equipo, el equipo puede sincronizar esta información con

Outlook para asegurarse de que disponen de la información más actualizada. Si Adam

está fuera de la oficina o de vacaciones, puede crear un mensaje específico para sus

proveedores porque Office Outlook 2007, con Exchange “12”, Adam es capaz de enviar

mensajes fuera de la oficina distintos, dependiendo de si los contactos son de su

organización o no.


Mayor seguridad y control Hoy día, las organizaciones necesitan una forma más sencilla de ayudar a sus empleados

a administrar la información confidencial de la empresa y evitar el correo electrónico

malintencionado y el no deseado. Controlar la información confidencial de la empresa

es una necesidad crítica, pero a menudo resulta difícil de administrar. Las empresas

necesitan aplicar estrategias que regulen dónde se debería almacenar la información y

quién debería tener el acceso a ella. Estas necesidades son urgentes debido a los peligros

potenciales del correo electrónico. El correo electrónico no deseado puede congestionar

las bandejas de entrada de los empleados, reducir la productividad y hacer que sea difícil

encontrar la información crítica. Y los delincuentes de Internet ahora crean sitios Web

falsos y envían correos electrónicos de “suplantación de identidad” (phishing) que los

empleados deben tener cuidado de evitar.

Para ayudarle a proteger la información personal y de la empresa, Office Outlook 2007

proporciona varias herramientas eficaces, que van desde las tecnologías contra el

correo electrónico no deseado y el phishing, a las nuevas Carpetas correo electrónico

administradas. En consecuencia, tendrá un mayor control sobre la información

que recibe, y estará más seguro y podrá concentrarse en sus tareas diarias.

Controle con eficacia el correo electrónico que recibe

Las nuevas tecnologías de Office Outlook 2007 le dan más control sobre la información

que recibe, por lo que puede estar al día sin una saturación de información.

Certificado electrónico de correo electrónico de Outlook

Certificado electrónico de correo electrónico de Outlook es una nueva tecnología de

Microsoft para ayudar a luchar contra el correo no deseado. Esta tecnología pide al

equipo del remitente que realice un cálculo o resuelva una incógnita y, a continuación,

asigna el resultado como prueba de legitimidad al mensaje de correo. El hecho de crear

un Certificado electrónico de correo electrónico de Outlook no cambia su experiencia al

enviar correo electrónico legítimo, pero dificulta y ralentiza el trabajo de los remitentes

de correo no solicitado cuando envíen correo electrónico masivo.


Cuando Office Outlook 2007 recibe un correo electrónico con un certificado, el sistema

puede comprobar con facilidad la validez de ese mensaje (teniendo en cuenta algunas de

sus características únicas) y entregarlo en su bandeja de entrada o su carpeta de correo

electrónico no deseado, según corresponda. Si el certificado es válido, evidencia que el

equipo del remitente incurrió en cierto gasto para enviar este mensaje y, por tanto un

mensaje con un certificado electrónico termina en la bandeja de entrada en lugar de

en la carpeta de correo electrónico no deseado.

Office Outlook 2007 no crea los certificados electrónicos de correo electrónico cuando:

• Los destinatarios pertenecen a su organización.

• El mensaje está firmado, protegido con Information Rights Management (IRM)

o cifrado.

• Se ha desactivado esta característica como una opción durante la implementación.

Tecnologías contra la suplantación de identidad (phishing) y el correo electrónico

no deseado

Microsoft ha adquirido el compromiso de ayudar a protegerle frente al correo electrónico

no deseado y a evitar que revele accidentalmente datos personales a los delincuentes

de Internet.

Office Outlook 2007 dispone de un filtro de correo electrónico no deseado mejorado que

detecta incluso más mensajes no deseados que antes. Hay también una nueva protección

mejorada contra la suplantación de identidad o los mensajes de correo electrónico

fraudulentos que intentan engañarle para que revele datos personales. Office Outlook

2007 efectúa el seguimiento de los mensajes de correo electrónico sospechosos y ayuda

a protegerle deshabilitando automáticamente los vínculos que contienen hasta que

usted los apruebe. Verá una advertencia sobre la presencia de sitios malintencionados

o potencialmente peligrosos cuando lea el mensaje.


Figura 14. La tecnología contra la suplantación de identidad de Office Outlook 2007 le advierte

del contenido potencialmente peligroso desde los propios mensajes de correo electrónico

para ayudarle a evitar la divulgación de datos personales.


Adam solía recibir mucho correo electrónico no deseado y con suplantación de identidad.

Este correo electrónico era peligroso, consumía espacio en el servidor y dificultaba la

administración de su bandeja de entrada. Con el filtro del correo electrónico no deseado

mejorado de Office Outlook 2007, Adam tiene que examinar y eliminar muchos menos

mensajes de correo electrónico no deseados. También se siente más cómodo al saber

que las tecnologías contra la suplantación de identidad integradas en Office Outlook 2007

le están ayudando a evitar los correos electrónicos fraudulentos. La tecnología de

Certificado electrónico de correo electrónico de Outlook le da a Adam un grado adicional

de confianza al ayudarle a asegurarse de que el correo electrónico que llega a su bandeja

de entrada es legítimo.


Mantenga más segura la información personal

y de la empresa

Controlar el acceso a la información confidencial es una necesidad crítica para las

empresas. Dado que el correo electrónico se utiliza para muchos propósitos diferentes,

desde contenido comercial formal a labores de logística ocasionales, los desafíos

de administrar el correo electrónico son distintos de los que conlleva administrar

documentos electrónicos. Office Outlook 2007 facilita la labor de controlar quién

puede tener acceso a información empresarial vital para que pueda seguir cumpliendo

las directivas de la empresa y evite la divulgación de información privada.

Tecnología Information Rights Management

Information Rights Management (IRM) es una tecnología para la aplicación de directivas

disponible en Microsoft Office System que ayuda a impedir el acceso y el uso no

autorizado de documentos, hojas de cálculo, presentaciones y mensajes de correo

electrónico. Puede utilizar IRM para especificar quién puede tener acceso a un documento

o mensaje de correo electrónico y controlar si esas personas pueden editar, copiar,

reenviar o imprimir el contenido, incluso los datos adjuntos.

Puede crear los documentos protegidos por IRM en aplicaciones de Microsoft Office

System utilizando directivas de derechos personalizables en la barra de herramientas

estándar. Y los documentos protegidos por IRM pueden leerlos todas las personas a

quienes se los envíe, incluso las personas que no están utilizando Microsoft Office

System, mediante el visor de IRM.

En Outlook, IRM le ayuda a evitar que los usuarios sin autorización puedan reenviar,

copiar o imprimir mensajes de correo electrónico confidenciales o con datos adjuntos

confidenciales.


Figura 15. La tecnología Information Rights Management de Office Outlook 2007 ayuda a evitar

que los mensajes de correo y su contenido puedan compartirse por error.

Administración de la información de disponibilidad

Al utilizar Office Outlook 2007 con Exchange “12” puede configurar y establecer diversos

niveles para determinar quién puede ver la información de disponibilidad de su calendario,

lo que le permite mantener el control de sus datos personales.


Dado que trabaja con proveedores, a Adam le preocupa que pueda enviarles información

confidencial de la empresa de manera accidental. Con la tecnología Information Rights

Management integrada en Office Outlook 2007, Adam sabe que su información está más

segura. Esto es porque puede definir con precisión quién puede editar, copiar, reenviar

o imprimir su correo electrónico.

El destinatario puede ver en la parte superior del mensaje información sobre las restricciones del correo y el propietario de los permisos.


Resumen Office Outlook 2007 constituye un completo administrador de tiempo e información.

Sus nuevas características como la Búsqueda instantánea y la barra Tareas pendientes

le permiten organizar y localizar con rapidez la información que necesita. Con las nuevas

funciones de uso compartido de calendario, la tecnología de Exchange “12” y el acceso

mejorado a la información de Windows SharePoint Services, puede compartir los datos

guardados en Office Outlook 2007 con sus colaboradores, sus amigos y su familia,

independientemente de donde se encuentren. Office Outlook 2007 hace que le resulte

más fácil establecer prioridades y controlar su tiempo, por lo que podrá centrarse en

las cosas que más le importan.


Recursos Para obtener más información sobre Office Outlook 2007, consulte los recursos

siguientes:

Información general de Office Outlook 2007

www.microsoft.com/spain/office/preview/programs/outlook/overview.mspx

Demostración de Office Outlook 2007


Las 10 ventajas principales de Office Outlook (razones para actualizarse)


Preguntas más frecuentes acerca de Office Outlook 2007

www.microsoft.com/spain/office/preview/programs/outlook/faq.mspx

Ficha Elementos destacados de Office Outlook 2007


Ficha Nueva interfaz de Office Outlook 2007



Requisitos del sistema Para obtener una lista completa de los requisitos del sistema, visite www.microsoft.com/spain/office/preview/beta/sysreq.mspx

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