PAPER 1Project Integration Management

Oleh:I Gede Agus S.N.1101130240Hamdan Mubarokah1101130241Andy Sastrawinata1101130337Muhammad Afiq1101130339Reza Abdul Rozaq1101130340Immanuel Wicaksono1101131351Kelompok 4TT-37-G1Telkom UniversityBandung20151

3

PAPER 1Project Integration Management

Oleh:I Gede Agus S.N.1101130240Hamdan Mubarokah1101130241Andy Sastrawinata1101130337Muhammad Afiq1101130339Reza Abdul Rozaq1101130340Immanuel Wicaksono1101131351Kelompok 4TT-37-G1Telkom UniversityBandung201512

PROJECT INTEGRATION MANAGEMENT

Project Integration Management adalah proses dan kegiatan untuk mendifinisikan, menyatukan, dan mengkoordinasikan seluruh area pengetahuan manajemen proyek pada siklus hidup proyek. Integrasi meliputi penyatuan, komunikasi, dan tindakan integratif untuk mengontrol eksekusi proyek, memenuhi ekspektasi dari stakeholder, dan memenuhi persyaratan yang ada.4.1Develop Project CharterAdalah sebuah proses membuat sebuah dokumen yang menyatakan secara formal keberadaan suatu proyek dan menyediakan otoritas kepada project manager untuk mengaplikasikan sumber daya organisasi pada aktivitas proyek. Berikut adalah tahapan membuat sebuah project charter

Input Project Statement of Work (SOW)Adalah deskripsi naratif tentang suatu produk, layanan, atau hasil pada suatu proyek yang akan dikerjakan. Dasar dari penentuan SOW sendiri mempunyai beberapa referensi yaitu kebutuhan bisnis, deskripsi ruang lingkup suatu produk, dan rencana strategi dari suatu proyek.

Business CaseSebuah dokumen yang berisi informasi yang diperlukan dari sudut pandang bisnis untuk memutuskan apakah proyek tersebut layak untuk mendapat investasi atau tidak. Dasarnya adalah kebutuhan bisnis dan analisis cost-benefit. AgreementsSebuah perjanjian biasanya digunakan untuk mendefinisikan tujuan awal dari sebuah proyek. Perjanjian tersebut bisa berupa kontrak, MOU, SLA, surat perjanjian, perjanjian verbal, email, ataupun perjanjian tertulis. Biasanya sebuah kontrak dipakai saat suatu proyek akan dikerjakan oleh pihak luar.

Enterprise Environmental FactorsFaktor lingkungan perusahaan dapat mempengaruhi pembuatan project charter, namun tidak terbatas pada standar pemerintah, standar perindustrian, regulasi, struktur dan kultur ornganisasi dan kondisi pasar.

Organizational Process AssetsFaktor proses asset organisasi dapat mempengaruhi pembuatan project charter, namun tidak terbatas pada standar proses organisasi, contoh, dan historical information.Tools and Techniques Expert JudgmentPenilaian para ahli terkadang digunakan untuk menilai input yang digunakan saat membuat project charter.Beberapa ahli yang terlibat antara lain adalah konsultam, stakeholder, professional, grup perindustrian, SME, dan PMO.

Facilitation TechniquesTeknik fasilitasi memiliki aplikasi yang luas dalam proses manajemen proyek dan memandu pembuatan dari project charter. Teknik yang biasa digunakan oleh fasilitator untuk membantu tim dalam mencapai aktivitas proyek antara lain dengan bertukar pikiran, pemecahan masalah, dan pertemuan manajemen. Output Project CharterDari seluruh rangkaian tersebut, didapatlah sebuah project charter yang berisi dokumen (kebutuhan bisnis, asumsi, kendala, pemahaman keinginan klien dan persyaratan tingkat tinggi) yang dimaksudkan untuk mencapai tujuan.

4.2 Develop Project Management PlanAdalah sebuah proses mendefinisikan, mempersiapkan, dan mengkoordinasikan seluruh rencana anak perusahaan untuk selanjutnya diintegrasikan ke dalam sebuah project management plant yang komprehensif.

Input Project charter Outputs from Planning Processes, diintegrasikan untuk membentuk project management plan. Enterprise Environmental Factors, termasuk: Standar Pemerintah atau perusahaan Sistem Informai manajemen proyek Struktur organisasi dan kulturnya Infrastruktur, dan Personil administrasi Organizational Process Assets, termasuk: Petunjuk dasar, instruksi kerja, kriteria evaluasi proposal dan pekerjaan Template dari perencanaan manajemen proyek (yang akan diupdate) Prosedur apabila ada perubahan File proyek pada proyek masa lalu, serta informasi sejarah, dll

Tools and Techniques Expert JudgementPada proses ini pendapat para ahli digunakan untuk merangkai proses-proses hingga mencapai kebutuhan proyek, merinci aspek teknis dan manajemen, menentukan SDM dan tingkatan keahlian yang dibutuhkan, dan membuat skala prioritas pekerjaan agar proyek dapat berjalan sesuai alokasi waktu.

Facilitation TechniquesTeknik fasilitasi memiliki aplikasi yang luas dalam proses manajemen proyek dan memandu pembuatan dari project charter. Teknik yang biasa digunakan oleh fasilitator untuk membantu tim dalam mencapai aktivitas proyek antara lain dengan bertukar pikiran, pemecahan masalah, dan pertemuan manajemen.

Output Project Management PlanDokumen ini mendeskripsikan bagaimana proyek akan dieksekusi, dipantau, dan dikendalikan. Project Management Plan juga terintegrasi dan terkonsolidasi dengan seluruh rencana anak perusahaan dan garis depan dari proses perencanaan.

4.3Direct and Manage Project WorkAdalah proses untuk memimpin dan melakukan pekerjaan yang telah dijelaskan dalam project management plan dan menerapkan perubahan yang telah disetujui untuk menjapai tujuan dari suatu proyek

Input Project Management PlanBerisi rencana dari tiap anak perusahaan dan seluruh aspek dari sebuah proyek. Mencakup scope, requirements, schedule, cost, dan stakeholder management.

Approved Change RequestAdalah hasil dari proses perform integrated change control. Dapat berisi tindakan perbaikan, tindakan pencegahan, atau perbaikan kerusakan yang telah disetujui. Serta perubahan ini dapat berpengaruh pada kebijakan, prosedur, rencana, pendanaan, ataupun jadwal.

Enterprise Environmental FactorsArahan dan pengelolaan suatu project work terpengaruh oleh lingkungan perusahaan, yaitu organisasi perusahaan, infrastruktur, administrasi karyawan, toleransi resiko stakeholder, serta project management information system.

Organizational Process AssetsKegunaan proses organisasi meliputi panduan kerja, persyaratan komunikasi, perbaikan prosedur manajemen, proses pengukuran database, berkas dari proyek terdahulu.Tools and Techniques Expert JudgmentPada proses ini pendapat para ahli digunakan untuk menilai input yang dibutuhkan dan kemudian diarahkan agar dapat mengatur eksekusi dari project management plan. Keahlian ini berasal dari project manager, tim proyek, konsultan, stakeholder, professional dengan menggunakan keahlian khususnya.

Project Management Information SystemSebagai alat bagi penjadwalan, sistem otorisasi, manajemen konfigurasi, pengumpulan informasi, dan elemen lain agar dapat terkumpul dan dapat dijadikan indicator utama kinerja yang telah dilakukan.

MeetingsPertemuan antara project manager, tim proyek, dan stakeholder untuk membahas sesuatu. Biasanya berbentuk pertukaran informasi, bertukar pikiran, atau pengambilan keputusan.

Output DeliverablesAdalah sebuah komponen nyata yang dapat diperiksa, sebuah hasil atau kapabilitas untuk melakukan sesuatu yang dihasilkan untuk melengkapi sebuah proses.

Work Performance DataAdalah observasi mentah dan pengukuran selama berjalannya aktivitas selama pelaksanaan pekerjaan proyek. Data-data tersebut dikumpulkan selama eksekusi kerja dan telah melewati proses kontrol untuk kemudian dijadikan analisis lebih lanjut. Contohnya adalah pekerjaan yang telah dilaksanakan, indikator kinerja, langkah-langkah kinerja secara teknis, jadwal mulai dan berakhir tiap aktivitas, jumlah permintaan perubahan, jumlah perbaikan, actual cost, durasi sesungguhnya, dll

Change RequestAdalah sebuah proposal formal yang digunakan untuk memodifikasi dokumen, penyampaian, ataupun dasar. Dan memungkinkan untuk berpengaruh pada perubahan bagian-bagian dalam project management plan. Permintaan perubahan dapat dilakukan secara langsung ataupun tidak, dimulai dari dalam ataupun luar, serta dapat berada di bawah pengawasan kontrak. Berisi antara lain tindakan perbaikan, tindakan pencegahan, perbaikan kerusakan, dan penambahan.

Project Management Plan UpdatesElemen project management plan antara lain scope, requirement, schedule, cost, quality, process improvement, human recources, communication, risk, procurement, stakeholder, and project baseline.

Project Documents UpdatesDokumen proyek tersebut antara lain persyaratan dokumentasi, catatan proyek, daftar resiko, daftar stakeholder, dll

4.4Monitor and Control Project WorkAdalah proses melacak, meninjau dan melaporkan perkembangan untuk menyesuaikan dengan objektif dalam project management plan. Tujuan utama dali proses ini adalah untuk melaporkan pada para stakeholder kondisi proyek, evaluasi, dan perencanaan proyek kedepannya.

Monitoring adalah aspek yang dilakukan selama proyek berlangsung. Proses kontrol dan monitor memperhatikan beberapa hal berikut ini: Membandingkan performa proyek dengan perencanaan Menilai apakah diperlukan adanya tindakan preventif atau korektif Mengidentifikasi resiko yang telah terjadi dan yang mungkin akan terjadi Membandingkan keakuratan waktu dengan perencanaan Memberikan informasi untuk status laporan Memberikan perkiraan jika ada kebutuhan biaya diluar perencanaan Memonitor perubahan diluar perencanaan yang telah terjadi Memberikan laporan sesuai perkembangan proyekInputsSchedule forecast: Membandingkan progress pekerjaan dengan perencanaan. Dapat digunakan untuk apakah proyek masih dalam batasan toleransi keterlambatan dan dapat mengantisipasi dengan perubahan yang diperlukan.Cost forecast: Didapatkan dari perbandingan jumlah yang sudah keluar dengan cost keseluruhan. Untuk menentukan apakah masih didalam batasan toleransi biaya.Validated changes: Validasi diperlukan untuk memastikan bahwa kerja dan perubahan sudah dilaksanakan.Work performance information: adalah informasi performa kerja . Data performa kerja dapat digunakan untuk proses pengambilan keputusan.Enterprise enviromental factors: Termasuk dari standar pemerintahan, Sistem otoritas organisasi, toleransi risiko dari stakeholder, sistem informasi manajemen proyek. Organizational process enviroment: Termasuk persyaratan komunikasi organisasi, prosedur kontrol finansial, prosedur manajemen masalah dan cacat, prosedur kontrol perubahan, prosedur kontrol risiko, dllTools and Techniques1. Penilaian para ahli (expert judgement)2. Teknik analitis: Analisa regresi, metode group, analisa kausal, Root cause analysis, Forecasting methods, Failure mode and effect analysis, Fault tree analysis, Reserve analysis, trend analysis, earned value management, dan variance analysis.3. Project management information system menyediakan akses ke jadwal, cost, dll4. Meetings (rapat) dapat berbentuk face to face, virtual, etcOutputsPermintaan perubahan (Change request)Setelah dilakukan perbandingan antara pekerjaan di lapangan dengan perencanaan, maka dilakukan permintaan perubahan yang termasuk dibawah ini: Corrective action mengoreksi tindakan pekerjaan untuk menyesuaikan dengan perencanaan Preventive action mencegah suatu kesalahan terjadi dengan melakukan perubahan pada kerja Defect repair memperbaiki suatu kesalahan pada pekerjaanWork performance report adalah laporan dari performa pekerjaan suatu proyek. Termasuk status report, memo, information notes, justification dllProject management plan updates: perubahan yang terjadi dalam proses monitoring and controling dapat mempengaruhi banyak hal dalam suatu proyek seperti: Scope management plan Requirements management plan Schedule management plan Cost management plan Quality management plan Scope baseline Schedule baseline Cost baseline

4.5Integrated Change ControlAdalah proses meninjau ulang semua permintaan perubahan; Menyetujui perubahan dan mengelola segala aspek yang dibutuhkan. Tujuan utama proses ini adalah untuk mengatur perubahan agar terintegrasi dengan risiko pekerjaan minimal.

Meskipun perubahan terjadi secara verbal, namun harus didokumentasikan dalam bentuk tulisan. Setiap perubahan harus disetujui dengan otoritas yang berwenang dalam proyek tersebut. Konfigurasi kontrol adalah spesifikasi dari pelaksanaan dan proses. Pengelolaan konfigurasi adalah sebagai berikut: Configuration identification Configuration status accounting Configuration verification and auditInput1. Project Management Plan termasuk scope management plan, scope baseline, change management plan2. Work Performance Report3. Change Requests4. Enterprise Enviromental Factors5. Organizational Process Assets yang dapat mempengaruhi proses perubahan terintegrasi adalah: prosedur kontrol perubahan, prosedur untuk menyetujui otoritas, proses pengukuran database, dokumen proyekTools and Techniques1. Penilaian Ahli (Expert Judgement), Stakeholder diminta masukannya dalam perubahan terintegrasi. Stakeholder yang dimaksud dapat berupa: konsultan, sponsor, grup industri dll2. Meetings (Rapat) biasanya disebut rapat kontrol perubahan3. Alat kontrol perubahan (Change Control Tools) Outputs1. Permintaan perubahan yang disetujui2. Daftar perubahan3. Pembaharuan rencana manajemen proyek4. Pembaharuan dokumen proyek

4.6Close Project PhaseAdalah proses finalisasi seluruh aktifitas proses manajemen proyek.

Tujuannya adalah untuk secara formal menutup proyek dan membuat lesson learned yang kelak dapat dipelajari.Pada proses ini juga terdapat rencana aktifitas yang dibutuhkan untuk penutupan secara administratif, termasuk metodologi yang menyatakan: Aktifitas yang dibutuhkan untuk menyelesaikan proyek Aktifitas yang dibutuhkan untuk mentransfer produk yang dihasilkan ke fase selanjutnya Aktifitas yang dibutuhkan untuk mendapatkan dokumentasi proyek dan segala rekord proyek.Inputs1. Project Management Plan sesuai dengan persetujuan apa yang menandakan selesainya proyek2. Accepted Deliverables seperti spesifikasi produk yang disetujui, struk pengantaran dll3. Organizational Process Assets termasuk informasi historis dari proyek dan lesson learnedTools and Techniques1. Expert Judgement memastikan penutupan proyek sesuai standar, termasuk Manajer proyek, PMO dan asosiasi teknis dan profesional2. Analytical techniques termasuk regression analysis dan trend analysis3. Meetings bisa secara langsung, virtual, formal atau informal. Outputs1. Final product, service, or result transition adalah transisi produk akhir dari proyek2. Organizational process assets update adalah output dari penutupan proyek yang termasuk arsip proyek, dokumen penutupan proyek dan informasi historis.