Pengelolaan Arsip Elektronik

Berbasis TeknologiInformasi & KomunikasiTasdik Eko Pramono S.Kom., M.T., CHFI.

Awareness

Watch The Video

Video Tag

Organization

Content machine

Social media apps

Keep tracking

Business Communication

Law

Standards

Regulations

Compliance

Requirement

Public

Services

Online

Cloud Computing

Company

Gov’t Agency

Easy

Online

7d / 24h

Automatic

Access

Manage

Portal

One Place

Technology

System

Process

RM Application

Audit

Digital Signature

Timestamps

Redundant

Backup

Data

Security

Protection

IT & Kearsipan

Arsip

Arsip Berbasi

s TIK

TIK

Tata Kelola

Strategi Kebijakan Implementasi

Sistem Informasi Kearsipan

ArsipElektronik

TeknologiKearsipan

Digitalisasi Arsip

SIKN

SIKS

SIKD

EISComputer Science

Digital Forensics

Archival Science

t1

Slide 6

t1 tasventura, 9/3/2014

SISistem Informasi

Sebuah himpunan komponen komponen

yang saling berkaitan yang mengumpulkan, mengeluarkan,

memproses, menyimpan, mendistribusikan informasi untuk

mendukung pengambilan keputusandan pengawasan dalam organisasi

(Kenneth C. Laudon et al, 2007).

KKearsipan

Rekaman kegiatan atau peristiwa dalam berbagai bentuk dan media sesuai dengan perkembangan teknologi

informasi dan komunikasi yang dibuat dan diterima oleh lembaga negara, pemerintahan daerah, lembaga

pendidikan, perusahaan, organisasi politik, organisasi kemasyarakatan, dan perseorangan dalam pelaksanaan kehidupan bermasyarakat, berbangsa, dan bernegara.

UU No.43 Tahun 2009

Tentang Kearsipan

SIKD

Sistem Pengolahan Arsip berbasis Teknologi Informasi yang

dirancang untuk menangani pengelolaan arsip dinamis

dikembangkan oleh Arsip Nasional Republik Indonesia.

Web based application dan bersifat multi user.

DDinamis

arsip yang digunakan secara langsung dalam kegiatan pencipta arsip

dan disimpan selama jangka waktu tertentu

SIKD

Metode Implementasi

Use

Customize

ERMS Model

Prasyarat Instrumen untuk Implementasi Aplikasi SIKD

Pedoman Tata Naskah Dinas

Klasifikasi Arsip

Jadwal Retensi Arsip

Klasifikasi Keamanan & Akses Arsip

Caraka / PosE-mail

(masuk)

Digitalisasi

PenyimpananArsip Konvensional

UNITKEARSIPAN

SATUAN KERJA

UNIT PENGOLAH

UNIT PENGOLAH

komunikasikedinasanelektronik

Registrasi

Caraka / PosE-mail

(keluar)

Kontrol Operasi

PenyimpananArsip Elektronik

PEMINDAHANARSIP INAKTIF

AplikasiSIKD

Pengaturan Unit Kerja dan Pengguna

Pengaturan Klasifikasi Arsip

Pengaturan Berkas

Penetapan Jadwal Retensi Arsip

Registrasi Arsip (Kertas dan Elektronik)

PenggunaanMelihat Metadata, Kopi Digital dan Jejak Arsip

Pemberkasan

Melakukan Disposisi

Melakukan Kirim Arsip

Pencarian Arsip

dsb.

Informasi Penyusutan Arsip

Administrator Sistem (System Administrator)Unit TI Instansi

Administrator Pengguna (User Administrator)

(administrator Pusat)Unit Kearsipan Instansi

Admin Unit (Dept. Admin)(administrator Unit & Satuan Kerja)

Pimpinan Unit KerjaTata Usaha Unit Kerja

Pengguna Biasa (End Users)Pejabat / Staf tanpa hak Administrator

Organisasi

IT

Kearsipan

Administrator Administrator Sistem (System Administrator)

Memelihara Sistem

Mengatur account pengguna baru

Mem-backup data secara rutin

Helpdesk sistem aplikasi

Administrator Pengguna (User Administrator) – Admin Pusat

Pengaturan struktur organisasi dan pengguna

Pengelolaan klasifikasi dan retensi arsip

Pengaturan berkas

Kontrol untuk penggunaan arsip aktif (file tracker)

Meregistrasi arsip untuk pengguna lain

Mengelola penyusutan arsip

Pembuat Laporan

Helpdesk penggunaan aplikasi

Pengguna Admin Unit (Dept. Admin) & Admin Satuan Kerja

Pengaturan Berkas di Unitnya beserta Unit di bawahnya.

Pengguna Umum (End Users)Menindaklanjuti arsip yang diregistrasi dari Administrator Pengguna maupun Atasan yang bersangkutan.Meregistrasi arsip yang dibuat sendiriMeregistrasi arsip yang diterima dari pengguna lainMenggunakan

Melihat Metadata, File Digital dan Jejak Arsip

Pemberkasan

Melakukan Disposisi

Melakukan Kirim Arsip

Pembuatan Versi Arsip

Pencarian Arsip

dsb. Mengirim arsip untuk pengguna lain

Analogi

Tata Naskah DinasKlasifikasi Arsip

Jadwal Retensi ArsipKlasifikasi Keamanan & Akses Arsip

Output

Sistem Informasi Kearsipan Statis

(SIKS)

Tidak mengandung komponen sistem yang berlisensi;

Dapat digunakan untuk mengelola arsip arsip statisdalam format elektronik maupun non-elektroniktermasuk metadatanya;

Dapat dijalankan pada platform sistem operasi serverberbasis Windows;

Dapat diakses melalui jaringan dengan menggunakanteknologi berbasis web dan dapat dijalankan secaraoptimal menggunakan browser Internet Explorer versi 7.

34

Pengolahan

Penyimpanan Layanan Publik

Preservasi

Resto-rasi

Repro-duksi

Antarmuka back-office Antarmuka front-office

35

Antarmuka Pengelolaan Arsip Statis (backoffice)

Pengolahan

Penyimpanan

Preservasi

Restorasi

Reproduksi

Antarmuka Layanan Publik (frontoffice)

Pendaftaran pengguna

Pencarian informasi arsip statis

Pemesanan arsip

Galeri Arsip

Pameran Virtual

36

PERANGKAT KERAS

Komputer server

Komputer klien

Printer

Scanner

37

Switch hub

Perlengkapan jaringan

UPS (Uninterrupted

Power Supply)

UPS ServerSwitch hub

Scanner

Printer

PC Client(penyimpanan/

preservasi)

PC Client(pengolahan)

PC Client(layanan akses)

Item Spesifikasi

Sistem Operasi MS Windows Server 2003 / 2008

Database My SQL 5.1 (dengan .Net Connector)

Program Pendukung .Net Framework 3.5Acrobat Reader 9.3MS Office 2007

Web Service IIS 6 keatas

Item Spesifikasi

Prosessor Dual Processor Xeon 2.4 GHz cache L2/L3 8MB

Memory RAM 1 GB

Ruang Hard Disk 2 GHz

Resolusi Layar 1024 x 768

Spesifikasi Teknis Perangkat Keras SERVER

Spesifikasi Teknis Perangkat Lunak SERVER

38

Item Spesifikasi

Sistem Operasi Microsoft Windows XP/Vista/7

Database My SQL 5.1 (dengan .Net Connector)

Program Pendukung .Net Framework 3.5Acrobat Reader 9.3MS Office 2007Internet Explorer 7 atau IE 8

Web Service IIS 6/7

Item Spesifikasi

Prosessor Intel Pentium Dual Core 2.0 GHz/ Core 2 Duo

Memory RAM 1 GHz

Ruang Hard Disk 1GHz MB

Resolusi Layar 1024 x 768

Spesifikasi Teknis Perangkat Lunak KLIEN

Spesifikasi Teknis Perangkat Keras KLIEN39

Sebelum aplikasi dipergunakan perlu dilakukan pengaturan awal dalam aplikasi SIKS. Beberapa menu yang terdapat di dalam pengaturan awal ini adalah :

Menu untuk pengaturan PenggunaBerfungsi untuk melakukan penambahan dan perubahan pengguna, Kata Sandi secara standar diberikan sesuai dengan nama pengguna, untuk selanjutnya dapat dirubah oleh pengguna itu sendiri.

Menu untuk pengaturan JabatanBerfungsi untuk membuat jabatan baru atau perubahan detail dari jabatan, misalnya: Petugas Depo, Petugas Restorasi, dan lain-lain.

Menu untuk perubahan SandiBerfungsi untuk mengatasi masalah jika terdapat pengguna yang lupa password.

Menu untuk pengisian Identitas LembagaBerfungsi untuk mengisi informasiidentitas lembaga pengelolabaru atau mengubah informasiyang telah ada.

40

Fungsi untuk melakukan pengolahan (pendenskripsian) arsip statis termasuk upload kopi digital arsip (jika tersedia) hingga terbentuk inventaris arsip mengenai khasanah arsip statis tertentu.

41

Membuat Rancangan Inventaris

• Membuat Level deskripsi level fond, sub fond, seri, sub seri, berkas, item hingga input kopi digital.

• Menyusun deskripsi arsip statis untuk tiap tingkat deskripsi

Melihat Daftar Rancangan Inventaris

Mengedit Rancangan Inventaris

Menetapkan Rancangan Inventaris menjadi Inventaris

42

ITEM

SERI

SUB-SERISUB-SERI

SERI SERI

SUB-FOND

FOND

ITEM

BERKASBERKAS BERKAS BERKAS

Struktur Penataan Arsip berdasarkan ISAD (G)

43

Elemen Data Arsip Statis berdasarkan ISAD(G)

Bagian Identitas Kode Penataan Arsip Kode Referensi Judul Tanggal Pembuatan Tingkat Penataan Jumlah Fisik

Bagian Konteks Pencipta Konteks Administrasi Riwayat Kearsipan Riwayat Akuisisi

44

Elemen Data Arsip Statis

Bagian Isi dan Struktur Isi Informasi Jadwal Retensi Arsip Penambahan Arsip Sistem Penataan Arsip

Bagian Pengaturan Akses dan Penggunaan Pengaturan Akses Pengaturan Reproduksi Bahasa dan Tulisan Karakteristik Fisik dan Ketentuan Teknis Sarana Temu Balik

45

Elemen Data Arsip Statis

Bagian Bahan-bahan yang Terkait Keberadaan Arsip Asli Keberadaan Kopi Arsip Keberadaan Arsip Terkait Publikasi Terkait

Keterangan Keterangan

Kontrol Deskripsi Pelaksanaan Deskripsi Aturan Deskripsi Tanggal Pendeskripsian

46

Berfungsi untuk menyimpan informasi yang berkaitan dengan penyimpanan fisikarsip statis di ruang penyimpanan (depo).

Terdiri dari menu:

Pengaturan Penyimpanan

Menu untuk mengatur informasi mengenai tempat penyimpanan fisikarsip, terdiri dari: Satuan Penyimpanan, Profil Ruangan, Kantor Arsip, TipeRuangan Penyimpanan, Ruangan Penyimpanan.

Penempatan Arsip

Menu untuk mengatur penyimpanan fisik arsip statis mulai lokasi gedunghingga kontainer arsip.

Pencarian Lokasi Arsip

Menu untuk melakukan pencarian lokasi penyimpanan arsip

Status Penggunaan

Berfungsi untuk melakukan pencarian berkaitan dengan status arsip(dalam perawatan, hilang, dipinjam)

47

Menu untuk melihat status penggunaanMenu untuk melihat status penggunaan

Menu untuk pengaturan informasi penyimpananMenu untuk pengaturan informasi penyimpanan

Menu untuk penempatan arsip secara virtual di tempat penyimpananMenu untuk penempatan arsip secara virtual di tempat penyimpanan

Menu untuk melakukan pencarian lokasi simpan arsip Menu untuk melakukan pencarian lokasi simpan arsip

48

Terdiri dari beberapa menu yang berfungsi untuk:

Melakukan Pemeriksaan Fisik merencanakan pemeriksaan fisik melakukan penilaian fisik menampilkan data hasil pemeriksaan fisik arsip

Mengajukan Permohonan Restorasi menyiapkan data permohonan restorasi arsip hasil pemeriksaan fisik menampilkan data arsip statis yang diajukan untuk direstorasi

Mengajukan Permohonan Reproduksi menyiapkan data permohonan reproduksi arsip hasil pemeriksaan fisik

menampilkan data arsip statis yang diajukan untuk direproduksi

49

Pengelolaan Data Arsip yang Diajukan untuk Direstorasi

menetapkan persetujuan arsip untuk direstorasi

merencanakan urutan arsip yang akan direstorasi

merekomendasi arsip yang tidak perlu direstorasi

merekomendasikan arsip untuk perlu direproduksi

Pengelolaan Data Arsip yang Diajukan untuk Direproduksi

menetapkan persetujuan arsip untuk direproduksi

merencanakan urutan arsip yang akan direproduksi

50

Terdiri dari beberapa menu yang berfungsi untuk:

Memberikan Layanan Publik

melihat galeri arsip

melihat pameran virtual

mencari informasi statis yang disimpan di lembaga kearsipan yang bersangkutan

memesan arsip untuk dipinjam (dibaca)

Memproses Pemesanan Arsip oleh Pengguna

menindaklanjuti proses pemesanan arsip oleh pengguna

membantu pemesanan arsip secara manual

meregistrasi pengguna terdaftar

memproses pemesanan arsip ke bagian penyimpanan arsip statis

51

PetugasTransit

Penyimpanan

PetugasDepo

PetugasRuangBaca

Penggunadi Ruang Baca

PetugasDepo

Pencarian/Pemesanan

manual

ArsiparisPengolahan

Arsip

1

2

3

4

5

6

Petugas preservasi(Restorasi/Reproduksi)

52

PENYIMPANAN

PETUGAS RUANG BACA

PETUGAS DEPO ARSIP

SERVER

PENGOLAHAN

PENGGUNA

PRESERVASI

53

Sekian dan Terima Kasih