SocietEd?iabitotion

Quebec

PLAN DE CLASSIFICATTION

ET

RECUEIL DES REGLES DE CONSERVATION

POUR LES DOCUMENTS ((PAPIER))

A L’INTENTION DES OFFICES D’HABITATION

Préparé par Ia Société d’habitation du QuébecGestion documentaire et informationnelle

Avril 2003

Sociétédhabitation

Québec

PLAN DE CLASSIFICATTION

ET

RECUEIL DES REGLES DE CONSERVATION

POUR LES DOCUMENTS <<PAPIER

A L’INTENTION DES OFFICES D’HABITATION

Préparé par Ia Société d’habitation du QuébecGestion documentaire et informationnelle

Avril 2003

TABLE DES MATIERES

INTRODUCTION

PROCEDURE 2

ETAPE5A5uIvRE 4

PLAN DE CLASSIFICATION ET RECUEIL DES REGLES DE CONSERVATION 6

ANNEXES

1. Formulaire de demande de modification

2. Formulaire de demande d’approbation

3. Centres régionaux des ANQ

INTRODUCTION

En février 1989, Ia Sociétéd1habitation du Québec (SHQ) produisait un <<Plan declassement et calendrier de conservation a l’intention des offices municipauxd’habitation >>. Chacun des offices a, par Ia suite, repris ce modèle afin de réaliser uncalendrier de conservation propre a ses besoins.

Notons que ce plan de classement ne contenait aucune cote relative au Programme desupplement au loyer (PSL). Or, ce programme génere des documents sur support<<papier>> qui doivent être codifies selon un plan de classification, de même qu’ilsdoivent être conserves selon des délais prescrits par un calendrier de conservation.

Afin de répondre aux besoins créés par ces documents, de nouvelles cotes et desdélais associés au PSL ont donc été ajoutés au Plan de classement d’origine. Le Plande classification et Recueil des régles de conseivation pour les documents sur support((papier)) (ci-apres appelé Plan) que nous vous présentons ici, regroupe l’ancien plande classement de 1989 et les nouvelles cotes relatives au PSL dans un seul document.

Les nouvelles cotes sont regroupées sous 202, 203, 401, 402 et 723. Chaque office quigère des unites de logement dans le cadre du PSL devra faire parvenir aux Archivesnationales du Québec (ANQ) une demande de modification de son calendrier deconservation pour y inclure ces nouvelles cotes accompagnées de leurs délaiscorrespondants. Vous trouverez dans les pages suivantes une procedure de demandede modification de votre calendrier, les étapes a suivre pour faire cette demande, lePlan modiflé incluant les délais correspondants ainsi que les formulaires a utiliser pourfaire votre demande aux ANQ. Ces formulaires ont été mis a jour en 2002 et on peuten obtenir une copie electronique en communiquant avec le Centre regional de votreregion dont vous retrouverez les coordonnées a Ia fin du present document (annexe 3).

Enfin, précisons que les délais de conservation contenus dans un calendrier deconservation approuvé par les ANQ, de même que le mode de disposition finale(destruction, échantillonnage ou conservation), ne sont pas le fruit du hasard et doiventêtre respectés car us lient I’organisme en vertu de l’article 13 de Ia Loi sur les archives(L.R.Q., chapitre A-21 .1).

1

PROCEDURE

Les documents créés ou reçus par un organisme dans le cadre d’une nouvelle activitédoivent être gérés selon les mêmes critères que ceux utilisés pour les documentsexistants. Ainsi, Ia masse documentaire engendree par Ia gestion des unites delogement accordées dans le cadre du Programme du supplement au loyer (PSL) doltêtre integrée a votre plan de classification et soumise aux délais de votre calendrier deconservation.

Ces nouvelles cotes, et les règles de conservation qui leurs sont associées, doivent êtreapprouvées par les ANQ avant d’être appliquées au processus de classement et dedéclassement des documents relatifs au PSL.

Tout d’abord, précisons que quatre cotes qui existaient déjà au plan de classement de1989 ont été subdivisées pour y intégrer les nouvelles cotes concernant le PSL. Cesont: 202, devenue 202-1 et 202-2; 203, devenue 203-1 et 203-2; 401 devenue 401-1et 40 1-2 et enfin 402 devenue 402-1, 402-2, 402-3, 402-4 et 402-5. De plus, unenouvelle cote a été créée et ajoutée a Ia série 700, soit Ia cote 723. Chacune d’elles areçu une regle de conservation correspondante. Le tableau qui suit donne un aperçudes anciennes cotes versus les nouvelles. Les six nouvelles cotes qui concernent plusspecifiquement le PSL sont en caractères gras.

Des regles de conservation ont été définies pour chacune de ces cotes. Dans le but defaciliter Ia demande d’approbation et l’application du calendrier de conservation, lenouveau Plan présente pour chacune d’elles les délais et le mode de disposition asuivre.

La procedure Ia plus simple pour chaque office consiste donc a determiner, a partir duPlan, quelles sont les series documentaires qu’il utilise et a constituer son proprecalendrier de conservation avant de le soumettre a l’approbation des ANQ. II devraegalement determiner quel support sera utilisé lorsque le mode de disposition estl’échantillonnage (E) ou Ia conservation permanente (C). En effet, des documents sursupport papier peuvent être transférés sur des supports technologiques pour leur périodede vie inactive.

2

TABLEAU COMPARATIF

COTES DU PLAN ACTUEL (1989) NOUVELLES COTES

202 — Dossiers des locataires — 202-I - Dossiers des locataires: correspondance et aviscorrespondance et avis divers divers

202-2 - Dossiers des locataires - correspondance etavis divers pour les locataires du programmeSupplement au Ioyer

203 - Dossiers de location - identification du 203-1 - Dossiers de location - Identification du ménage,ménage, determination du loyer, bail et determination du loyer, bail et autres formulairesautres formulaires 203-2 - Dossiers de location - identification du ménage,

determination du loyer, bail et autres formulaires pourles locataires du programme Supplement au loyer

401 - Procedures et formulaires types sur Ia 401-1 — Procedures et formulaires types sur Ia gestion desgestion des immeubles immeubes

401-2 - Règlements et formulaires types pour leprogramme Supplement au loyer

402 — Dossiers légaux: 402-1 - Dossiers légaux: certificat de localisation- certification de Iocalisation 402-2 - Dossiers légaux: plans et devis tels que construits- plans et devis tels que construits 402-3 - Dossiers légaux: reception definitive- reception definitive 402-4 - Dossiers légaux: Entente cadre (Supplement au

loyer) et Renouvellement des baux402-5 - Dossiers legaux: supplement au loyer -

dossiers des propriétaires

Inexistant 723 - Subventions et versements aux propriétairesdans le cadre du programme Supplement au loyer

NOTE

Compte tenu que des cotes déjà existantes ont été subdivisées, ii sera nécessaire defaire une demande de modification pour chacune des nouvelles cotes qui en découle,qu’eIle réfère au PSL ou non. A ces cotes s’ajoute Ia 723, inexistante dans I’ancienplan de classement de 1989.

3

ETAPES A SUIVRE

A Ia Iumière des informations précedentes concernant les outils de gestion documentaire(plan de classification et recueil de délais de conservation), void les étapes a suivre pourétablir le plan de classification et le calendrier de conservation spécifiques a l’officed’habitation qui gere des unites de logement accordées dans le cadre du Programme dusupplement au loyer (PSL).

I . Inventaire des documents utilisés ar les offices d’habitation

A partir des nouvelles cotes de dossiers du Plan, l’office identifie les documents sursupport papier qui sont produits ou reçus dans le cadre de Ia gestion du PSL.

II est très important de tenir compte uniquement des documents que l’offlce produitet reçoat A titre d’exemple, si l’office n’utihse pas de formulaires-types pour Iagestion des immeubles (cotes 402-1 et 402-2), ii n’est pas necessaire de faire unedemande d’ajout de ces cotes au plan et au calendrier. Cependant, s’il s’avérait queleur utilisation devenait nécessaire, I’offlce devra faire une demande d’ajout a sonplan et a son calendrier. Tout ajout ou retrait d’une cote sera donc ultérieurementsoumis aux Archives nationales du Québec (ANQ) par une simple demande demodification au calendner de conservation.

2. Elaboration des regles de conservation pour les dossiers PSL

Lorsque l’inventaire est complété, I’office doit établir des règles de conservation pourchacun des documents papier>> sélectionnés. II ne s’agit pas nécessairement dereprendre les délais indiqués dans le recueil mais d’utiliser cette information a titrede référence. L’office doit plutôt établir ses règles de conservation en fonction deI’utilisation de ses documents et du support de conservation privilégie. En effet, a Iafin de Ia période semi-active, I’office peut choisir de transférer les informations surun autre support pour rechantillonnage (E) ou Ia conservation permanente (C).Rappelons que les ANQ préconisent, pour ces modes de disposition, l’usage dusupport papier>> ou d’un support électronique garantissant l’integrité, Ia lisibilité etrintelligibilité de I’information.

3. Remplir le formulaire des Archives nationales du Québec

Le formulaire ETABLIssEMENT DU CALENDRIER DE CONSERVATION DES DOCUMENTSD’UN ORGANISME PUBLIC>) (annexe 1) doit être complété pour chaque cote qui auraété identifiée lors de l’inventaire. La partie PERI0DE DE CONSERVATiON DES

4

DOCUMENTS devra mentionner tout changement de support lors de Ia périoded’inactivité, s’iI y a lieu. Afin de bien completer ce formulaire, l’offlce s’inspirera desinformations contenues dans le Plan.

S’il y a des documents qui sont classes dans une ou plusieurs des quatre cotes quiont été subdivisées, il faut faire une demande de modification pour toutes lesnouvelles subdivisions de ces cotes et non pas uniquement pour les cotes relativesaux documents du PSL.

4. Obtenir une resolution du conseil d’administration

Lors de l’envoi aux Archives nationales du Québec, l’office dolt obligatoirementremplir le formulaire << ETABLI85EMENT/M0DIFJcATI0N DU CALENDRIER DE CONSERVATIONDES DOCUMENTS D’UN ORGANISME PUBLIC>> (annexe 2). II dolt être dOment signé par Iapersonne autorisée a le faire en vertu d’une resolution du conseil d’administration del’office; si cette personne est Ia méme que celle qui avait signé Ia demanded’approbation du premier calendrier de conservation, Ia resolution présentée a cemoment-là demeure valide a moms qu’il y ait eu des changements administratifsjustifiant une nouvelle resolution. Les offices qui n’ont pas déjà cette resolutionpeuvent s’inspirer de Ia formulation proposée par les ANQ et Ia soumettre a leurconseil d’administration pour approbation:

Sur proposition dOment appuyée, il est unanimement résolu: Que lesecretaire (ou toute autre personne designee par votre conseil ou comiteexécutif) soit autorisé a signer et transmettre au nom de l’organisme, lecalendrier de conservation ainsi que chacune de ses modifications pourapprobation.)>

5. Envoi du calendrier de conservation aux Archives nationales du Québec

Une fois les formulaires complétés, II suffit de les relier et de les faire parvenir endeux exemplaires au Centre d’archives rattaché a Ia region de votre office (voir lesadresses a l’annexe 3). Si vous avez des questions ou des difficultés lors del’élaboration de votre calendrier ou lors de votre demande de modification, vouspouvez communiquer avec le responsable des ANQ de votre region par téléphone,télecopieur ou cournel. Ces coordonnees se trouvent egalement a l’annexe 3 dupresent document.

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Quebecgg

Archives nationalesdu Québec

N° de délai

ETABLISSEMENT DUCALENDRIER DE CONSERVATION

DES DOCUMENTS D’UN ORGANISME PUBLICLoi sur les archives (L.R.Q., chap. A-21 .1, art. 8, 9 et 35J

N° de calendrier Page

PERIODE DE cc ISERVATlON DES DOUW NTS MENTIONNES AU CALENDRIER DE CONSERVP IONDossier(s) ou Support d’information DUREE DE CONSERVATION A VET AT DISPOSITION A L’ETATdocument(s) Actif Semi-actif Inactif

Principal

Secondaire(s)

Date d’ëtahlisscment dii calendrier de conservation de cette série(ou du dossier uu du doLiment. Ic cas echéant)

MODIFICATION DE LA PROPOSITION DE CALENDRIER DE CONSERVATIONn crlu de larticle 9 d Ia Loi sur les archives. japprouve Ic calendrier de conseration sou rescre dc modifications suiantcs —

Dossier(s) ou Support d’information Dt’REE DE CONSERVATION A L’ETAT DISPOSiTION [‘ETAT -document(s) Actif Semi-actif Inactif

Principal

Secondaire(s)

DaLe

Titre de Ia série (on du dossier on du document, Ic cas échéant)

Nom de l’unité administrative qui détient chaque dossier principal de Ia série

Description sommaire du contenu de chaque dossier principal et secondaire de Ia série

Code de classification(Ic cas échéant)

Remarques

Par

ANNEXE 2

ETABLISSEMENT I MODIFICATIONDU CALENDRIER DE CONSERVATION

DES DOCUMENTS D’UN ORGANISME PUBLIC

QuébecArchives nationales

du Québec

IDENTIFICATION DE L’ORGANISME PUBLIC

Nom de I’organisme

ETABuSSEMENTIMODIFICATIONDU CALENDRIER DE CONSERVATION

DES DOCUMENTS D’UN ORGANISME PUBLICLoi sur les archives (LRQ, chap. A-2t1, art. 8, 9 10 et 35)

(page couverture)

N° du calendrier

Adresse: Téléphone

ETABuSSEMENTIMODIFIcATION DU CALENDRIER DE CONSERVATION PAR L’ORGANISME

Cocher les cases appropriées.

[] Notre calendrier de conservation a eté prepare a partir du recueil des délais de conservation suivant:

I] Les modifications a notre calendrier de conservation ont été preparées par notre organisme.

D Au besoin, les verifications juridiques et flnancières ont été effectuées.

Ce formulaire est signe par Ia personne autorisée dans notre organisme (voir explications au verso).

Par Fonction Date

APPROBATIONIMODIFICATION DU CALENDRIER DE CONSERVATION PAR LES ARCHIVES NATIONALES DU QUEBEC

I] En vertu de I’article 8 (et de l’article 35) de Ia Loi sur les archives, j’approuve le calendrier de conservation de votre organisme.

C] En vertu de I’article 8 (et de larticle 35) de Ia Loi sur Ies archives, j’approuve les modifications que vous proposez au calendrier de conservation devotre organisme.

C] En vertu de l’artide 9 (et de I’article 35) de Ia Loi sur les archives, j’approuve te calendrier de conservation de votre organisme sous reserve desmodifications suivantes:

C] En vertu de l’article 9 (et de larticle 35) de Ia Loi sur les archives, j’approuve les modifications que vous proposez au calendrier de conservation devotre organisme sous reserve des modifications suivantes:

C] En vertu de I’article 10 (et de I’article 35) de Ia Loi sur les archives et après consultation, je modifle le calendrier de conservation de votreorganisme.

Les délais de conservation suivants ont ete annulés:

Par Fonction Date

SIGNATURE DU CALENDRIER DE CONSERVATION

1. Pour les ministères, le ou Ia signataire dolt être le ou Ia sous-ministre ou Ie ou Ia sous-ministre adjoint ou Iapersonne désignée par Iui ou elle pour signer Ie calendrier de conservation en vertu dune delegationformelle.

2. Pour les organismes gouvemementaux, Ie ou Ia signataire dolt être Ia personne Ia plus haute en autorité ou,a defaut, une personne designee pour signer generalement tout document ou specifiquement le calendrierde conservation, en vertu de Ia lol constitutive de rorganisme ou en vertu dune resolution ou d’un règlementdu conseil d’administration. Si l’organisme est une corporation, le ou Ia signataire dolt être Ia personne Iaplus haute en autorité ou, a défaut, Ia personne autorisée par resolution du conseil d’administration. Laresolution dolt préciser Ia fonction de Ia personne autorisée a signer le calendrier de conservation et a letransmettre pour approbation.

3. Pour les organismes du secteur municipal et des réseaux de I’éducation et de Ia sante et des servicessociaux, le ou Ia signataire doit être Ia personne autorisée par resolution du conseil, du conseild’administration ou du comité exécutif. La resolution dolt préciser Ia fonction de Ia personne autorisée asigner le calendrier de conservation et a le transmettre pour approbation.

Notez que Ia delegation, Ia resolution Cu le règlement doit être transmis avec Ia demanded’approbation du calendrier de conservation ou des modifications.

ANNEXE 3

CENTRE REGIONAUX DES ANQ

CENTRES REGIONAUX DES ARCHIVES NATIONALES DU QUÉBEC

Bas-Saint-Laurent----Gaspésie-tles-de-la-Madeleine337, rue MoreaultRimouski (Québec) G5L 1P4Tél. : (418) 727-3500Téléc. : (418) 727-3739ang.rimouskimcc.gouv.gc.ca

Saguenay—Lac-Saint-Jean930, rue Jacques-Cartier EstBureau C-103, 1e étageChicoutimi (Quebec) G7H 2A9Tél. (418) 698-3516Téléc. : (418) 698-3758anq.ehicoutimi2imcc.gouv.qc.ca

Québec—Chaudière-AppalachesPavilion Louis-Jacques-CasaultCite universitaireCase postale 10450Sainte-Foy (Québec) G1V 4N1Tél. : (418) 644-4828Téléc. : (418) 646-0868anq.quebecmcc.gouv.qc.ca

Mauricie—Centre-du-Québec225, rue des Forges, bureau 208Trois-Riviêres (Québec) G9A 2G7Tél. : (819) 371-6015Téléc. : (819) 371-6158anQ.trois-rivieres(mcc.gouv.qc.ca

Estrie225, rue Frontenac, niveau 4Sherbrooke (Québec) JIH 1K1Tél. (819) 820-3010Téléc. : (819) 820-3146ang.sherbrookemcc.gouv.gc.ca

Montreal—Lanaudière—Laurentides—Laval——Montérégie535, avenue Viger EstMontréal (Québec) H2L 2P3Tél. : (514) 873-3065Téléc. : (514) 873-9397ang.montreal(,mcc.gouv.gc.ca

Outaouais170, rue de l’Hôtel-de-VilleHull (Québec) J8X 4C2Tél. : (819) 772-3010Téléc. : (819-772-3419ang.hu11mcc.gouv.gc.ca

Abitibi-Temiscamingue—Nord-du-Québec27, rue du Terminus OuestRouyn-Noranda (Québec) J9X 2P3Tél. (819) 763-3484Téléc. (819) 763-3480ang.rouyn(mcc.gouv.gc.ca

Côte-Nord700, boulevard LaureBureau 190-2Sept-Iles (Québec) G4R 1Y1Tél. : (418) 964-8434Téléc. (418) 964-8500ang.sept-ilesmcc.gouv.gc.ca

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