plan general de auditoria 2016 estandar de control interno meci plan general de auditoria 2016...

MODELO ESTANDAR DE

CONTROL INTERNO MECI

PLAN GENERAL DE AUDITORIA 2016

ALCALDIA MUNICIPAL DE

CHAPARRAL TOLIMA

Código: PA 100.2.1.1 Versión: __1_______ Fecha: 2016______

MUNICIPIO DE CHAPARRAL TOLIMA

NIT. 800.100.053-1

NIT: 800.100.053 – 1

Cr 9 9-02; Conmutador: (57) 82460290 / Telefax: (57) 82461309; Código postal: 735560

www.chaparral-tolima.gov.co - [email protected] - Twitter: @ chaparralcaldia

MODELO ESTÁNDAR DE CONTROL INTERNO – MECI 1000:2005 SUBSISTEMA DE CONTROL DE EVALUACIÓN COMPONENTE EVALUACIÓN INDEPENDIENTE

ELEMENTO AUDITORÍA INTERNA

PLAN DE AUDITORÍA INTERNA 2016

HUMBERTO BUENAVENTURA LASSO ALCALDE MUNICIPAL 2016-2019

Chaparral Tolima

LUZ ALEYDA GAITAN GARCIA

Jefe de Control Interno

CHAPARRAL TOLIMA 2016

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INTRODUCCION

El plan de auditoria de la Administración Municipal para el año 2016, se orienta a la

reorganización de la Entidad hacia el cumplimiento de sus objetivos y la contribución de

éstos a los fines esenciales del Estado. En cumplimiento de la misión, visión, política y

objetivos institucionales de la Administración Municipal, la Oficina de Control Interno elaboró

el Plan de Auditorias de la Alcaldía de Chaparral, el cual es un instrumento de planificación

para ejercer la vigilancia de la gestión de dicho Ente conforme al mandato constitucional y

legal, a las políticas institucionales y lineamientos del Comité Coordinador de Control

Interno. Se toma como referencia el código de Principios y Valores éticos del municipio de

Chaparral “Cuna de Paz y Progreso”, que orienta a los Servidores públicos en una

tendencia Institucional, en la consecución del desarrollo y bienestar social, en un marco de

compromiso, honestidad, respeto, responsabilidad y solidaridad, reconociendo la dignidad

de los ciudadanos y su derecho a una oportuna y eficaz solución a sus requerimientos como

fundamento de la gestión pública.

Este Plan de Auditorias proyecta articular, concertar y ajustar el desarrollo de la vigencia de

la gestión fiscal 2016, a través de la aplicación de la modalidad de Auditoria Interna, se

espera entonces que el alcance de los objetivos propuestos y las actividades a desarrollar

se ajusten a los responsables y los recursos, garantizando así un trabajo serio y eficiente;

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continúa con la realización del proceso auditor y finaliza con la emisión del informe de

hallazgos y las recomendaciones para superar las no conformidades y observaciones

encontradas durante la realización de la auditoria in situ, a través de planes de

mejoramiento.

OBJETIVO GENERAL

Evaluar la gestión de las diferentes dependencias de la Administración Municipal, las cuales

estén conformes con las disposiciones legales vigentes, con la planeación estratégica,

procesos y procedimientos aplicables, así como los componentes establecidos en el Modelo

Estándar de Control Interno MECI de acuerdo al Decreto 943/2014.

OBJETIVOS ESPECIFICOS

Fortalecer la funcionalidad de la entidad realizando las Auditorias en cumplimiento

de políticas, planes, procedimiento leyes y regulaciones todo relacionado con la

misión, política de calidad y objetivos de calidad que rigen en la Alcaldía Municipal

de Chaparral bajo el lema “Chaparral Cuna de Paz y Progreso”

Establecer el nivel de cumplimiento de los procedimientos que forman parte del

Modelo estándar de control Interno (MECI) Y del Sistema de Gestión de calidad.

Verificar que todos las dependencias de la Alcaldía Municipal de Chaparral cumplen

con lo establecido en el MECI

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Evaluar la capacidad del sistema de gestión para cumplir con los objetivos y los

requisitos legales establecidos, así como con cualquier otro requisito aplicable.

Proponer acciones, preventivas, correctivas y de mejora necesarias, para corregir

posibles desviaciones en el cumplimiento de las actividades inherentes.

Verificar la efectividad de los controles frente a la materialización de los riesgos,

evaluando si han sido efectivos para evitar su materialización.

Realizar seguimiento a los mapas de riesgos de los procesos, en los cuales están

incluidos los riesgos de Corrupción ley 1474 de 2011.

ALCANCE DE LA AUDITORIA

El Propósito es hacer recomendaciones imparciales a partir de la evidencia sobre el grado

de cumplimiento de los objetivos, los planes, los programas, proyectos y procesos, así como

sobre las no conformidades presentados en la ejecución y desarrollo de los mismos,

apoyando al Alcalde en la toma de decisiones, sugiriendo las acciones de mejoramiento

correspondientes; fundamentándose en los tres aspectos filosóficos esenciales Autocontrol,

Autogestión y Autorregulación; pilares que siguen siendo la base para un control efectivo

en la administración pública.

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El tipo de auditoria que se realizara es la Auditoria Operacional cuyo propósito es determinar

el grado de efectividad, economía y eficiencia de las áreas auditadas en la alcaldía de

Chaparral, para formular recomendaciones con el fin de mejorar dichas actividades, y para

emitir un informe sobre los procesos evaluados.

Entre las técnicas de auditoría que se emplearán para ejecutar el Plan de Auditorias se

encuentran, las entrevistas en las cuales el auditor deberá preguntar a los funcionarios de

cada área auditada cuáles son sus tareas, qué hacen, cómo lo hacen, qué información

reciben, qué información transmiten, etc. Es conveniente estructurar las entrevistas de

modo que se pueda conseguir la máxima información por parte del entrevistado, en el

menor periodo de tiempo posible. La clave para una buena entrevista es la capacidad de

escucha del auditor.

Se recurrirá también a la observación de actividades a la revisión selectiva de documentos

y a la comparación de lo expresado en las indagaciones con los hallazgos físicos.

En fin se hará uso de todas las técnicas de auditoria que se consideren pertinentes para

evaluar de forma objetiva todos los procesos y procedimientos, y formular los planes de

mejoramiento que permitan el fortalecimiento del control interno.

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RESPONSABLE

Es responsabilidad de la aplicación de este procedimiento la Jefe de Control Interno del

municipio de Chaparral (Tolima) y la responsabilidad de la presentación y ejecución de los Planes

de Mejoramiento derivados de cada proceso auditor es de los Secretarios de Despacho y/o líderes

responsables del proceso auditado.

CRITERIOS DE LA AUDITORIA INTERNA

La auditoría es un proceso sistemático, independiente y documentado para obtener

evidencias de la auditoría, y evaluarlas de manera objetiva con el fin de determinar la

extensión en que se cumplen los criterios de auditoría.

En el proceso de las auditorias se tiene en cuenta los Principios del Modelo Estándar de

Control Interno MECI para Orientar a las entidades hacia el cumplimiento de sus objetivos

y la contribución de éstos a los fines esenciales del Estado.

Autocontrol: Es la capacidad que ostenta cada servidor público para controlar su

trabajo detectar desviaciones y efectuar correcciones para el adecuado

cumplimiento de los resultados que se esperan en el ejercicio de sus funciones, tal

manera que los procesos, actividades y/o tareas bajo su responsabilidad se

desarrollen con los principios de la Constitución y la ley.

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Autorregulación: Es la capacidad institucional para aplicar de manera participativa

al interior de las Entidades, métodos y procedimientos establecidos en la

normatividad, que permitan el desarrollo e implementación de Control Interno bajo

un entorno de integrad, eficiencia y transparencia en la actuación Pública.

Autogestión: La capacidad institucional de toda Entidad Pública para interpretar,

coordinar, aplicar y evaluar, de manera efectiva, eficiente y eficaz la función

administrativa que le ha sido asignada por la Constitución, la Ley y sus

Reglamentos.

DESARROLLO DE LA AUDITORIA

Dando cumplimiento a la ley 1474 de 2011, teniendo en cuenta el estatuto anticorrupción,

se definirán las fechas para la realización de auditoría a los procesos que tienen relación

directa con la atención el ciudadano, cronograma que será fijado en la página web de la

alcaldía, enviado a través de los correos institucionales a todos los procesos y

procedimientos de la Institución, y en la cartelera de la Alcaldía.

Para el desarrollo de la auditoria se adoptara la norma Técnica de Calidad para la Gestión

Pública NTGP1000:2009 Numeral 1.3; el modelo basado en la gestión por procesos y la

mejora continua de los mismos mediante el método conocido como ciclo de Deming o

PHVA ( Planear, Hacer, Verificar, Actuar); Cuya breve descripción es la siguiente:

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Planear: Establecer los objetivos y procesos necesarios para obtener resultados de

acuerdo con los requisitos de los usuarios y las estrategias para cumplir esos requisitos por

parte de la Alcaldía municipal de Chaparral.

Hacer: Aplicar los procesos definidos.

Verificar: Efectuar el seguimiento y la evaluación de los procesos y los productos, e

informar sobre las conclusiones

Actuar: Ejecutar acciones para mejorar continuamente el desarrollo de los procesos; Plan

de Mejoramiento.

A continuación, presentamos el ciclo de Deming, o PHVA

ACTUAR PLANIFICAR

. Revisión de la documentación

. Plan de auditoria

. Lista de chequeo

. Notificación

Solicitud y toma de acciones

correctivas y preventivas

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VERIFICAR HACER

PROCEDIMIENTO DE AUDITORÍA

Con la finalidad de darle cumplimiento a la Ley 87 de 1993 y al Decreto 1537 de 2001, se elaboró el presente plan de auditoría para ser aplicado durante la vigencia 2016. Es de resaltar que esta oficina no cuenta con personal multidisciplinario, que permita abarcar la universalidad de los procedimientos; los pasos a seguir para desarrollar el presente plan de auditoría son los siguientes:

Formular y aprobar el Plan de Auditorías Internas para los procesos y áreas de la

organización.

Preparar las actividades propias de la auditoria, elaborar el instrumento de

verificación.

Comunicar al responsable del área/proceso la fecha programada para realizar la

auditoria, en concordancia con el cronograma y plan aprobado.

. Reunión de apertura

. Desarrollo-Entrevista

. Revisión auditoria

. Reunión de cierre

. Informe de Auditoria

Seguimiento

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Revisión preliminar en la Oficina de Control Interno de la documentación que servirá

de referente para conocer el área/proceso donde se va realizar la auditoria.

Auditoria a los procesos disciplinarios Seguidos por la Entidad

Auditoria a las Hojas de Vida de los funcionarios de la entidad

Seguimiento y Asistencia comités institucionales: bienestar social e incentivos,

adulto mayor, familias en acción, Gestión del Riesgo, compras, sostenibilidad, confis, consejos de seguridad, otros.

Seguimiento al cronograma de informes a entes de control, Institucionales y gubernamentales.

Seguimiento a la administración del sistema de gestión documental.

Seguimiento a actas de consejo de gobierno y compromisos.

Seguimiento a planes de mejoramiento emanados por la contraloría general, contraloría departamental, contaduría y la oficina de control interno.

Valoración de Riesgos

Auditorias en forma selectiva a las diferentes dependencias de la Alcaldía Confrontación de los libros de La Secretaria de Hacienda con sus soportes

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Auditoría Legal a la Contratación (incluyendo Convenios, O.P.S. Contratos de

Obra) efectuada en las dependencias ordenadoras de la entidad.

Auditoría a los procesos de recaudo, fiscalización, liquidación, discusión y cobro de los Impuestos en el Municipio.

Auditoría al presupuesto y ejecuciones presupuestales de la vigencia.

Informe Ejecutivo Anual sobre la Evaluación del Sistema de Control Interno contable a presentarse a la Contaduría General de la Nación.

Hacer mensajes informativos y alusivos al control interno, autocontrol y publicarlos en la cartelera y dependencias de la alcaldía.

Organizar y archivar los papeles de trabajo que fundamentaron y respaldaron la labor de la auditoria.

Consolidar el informe general de auditoría con las recomendaciones y presentarlo al Alcalde Municipal y al Comité de Coordinación de Control Interno.

Notificación a las dependencias para rendir información.

Evaluar el grado de avance de los proyectos que aplican para el cumplimiento del Plan de Desarrollo Municipal “CHAPARRAL CUNA DE PAZ Y PROGRESO

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Vigilar que la atención dada a los ciudadanos a través del sistema de Peticiones, Quejas y Reclamos, se preste de acuerdo con las normas legales vigentes (ley 1474 de 2011).

Evaluar el proceso de rendición de cuentas a la ciudadanía

Evaluar los planes de actividades o gestión que se proponga la administración para el cumplimiento de sus objetivos y metas.

Desarrollar las actividades descritas en el plan aprobado de auditorías internas,

acorde la naturaleza del área o proceso a auditar. Tener en cuenta la reunión de

apertura, desarrollo de entrevista y recolección de hallazgos o no conformidades.

Realizar reunión de cierre de auditoria y recoger firma del Auditado en el registro de

los hallazgos o no conformidades.

Elaborar el informe que consolida los hallazgos o no conformidades identificados en

la auditoria del proceso.

Presentar el informe de auditoría al responsable del proceso o al jefe del Área

auditada.

La Oficina de Control Interno elaborará el informe final de auditoria e incluirá las

recomendaciones ante el responsable del proceso o del área auditada.

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Consolidar el informe general de auditoria con las recomendaciones y presentarlo

al Alcalde Municipal.

Organizar y archivar los papeles de trabajo que fundamentaron y respaldaron la

labor de la auditoria efectuada.

Solicitar los planes de mejoramiento con base en los hallazgos o no conformidades

de la auditoria, a los procesos auditados.

Hacer seguimiento a los planes de mejoramiento presentados, a la implementación

de recomendaciones y acciones correctivas resultado de la auditoria.

Cuando se verifique la corrección de una no conformidad reportar el cierre de la

misma a la Oficina de Control Interno.

Preparar el siguiente plan de auditoria e incluir el seguimiento a la implementación

de las recomendaciones emitidas según el resultado de la auditoria anterior y los

cierres reportados por los auditores.

Archivar la documentación producto de la auditoria.

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ACTIVIDAD DESCRIPCION RESPONSABLE REGISTRO

PR

OG

RA

MA

CIO

N

Planificación del plan de

auditoria donde se define

el alcance, los objetivos,

los resultados a alcanzar,

metodología para la

ejecución, límites para el

desarrollo y periodo de

realización

Jefe de control Interno Formatos y programación

Notificación escrita a cada

una de las dependencias a

auditar

Jefe de control Interno Oficio de Notificación

Diseño de formatos,

encuestas para recolectar

información objeto de

análisis

Jefe de control Interno Cuestionarios, formatos

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Reunión de apertura,

donde se invita a los

auditores y a las personas

que serán auditadas, se

revisa el alcance y los

objetivos, se explica los

métodos que serán

utilizados, se explica la

presentación y tipo de

información que va en los

reportes, se establece la

fecha de la reunión de

cierre.

Auditor, líderes de los

procesos Acta de reunión

EJEC

UC

ION

DE

LAS

AU

DIT

OR

IAS

INTE

RN

AS Recopilación y verificación

de la información, solo la

información verificable

será aceptada como

evidencia

Jefe de control Interno

Registro de observaciones y

recomendaciones, aplicación de

encuestas, documentos soporte

Generación de hallazgos de

la auditoria, registro de

conformidades y no

conformidades y

conclusiones


procesos Acta de reunión

Reunión de cierre y

presentación del informe

final


procesos Informe final de auditoria

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PLA

N D

E

MEJ

OR

AM

I

ENTO

Se establecen las fechas

para presentar el plan de

mejoramiento de cada

dependencia

Secretario de despacho y

jefe de la dependencia

auditada

Plan de mejoramiento

ESTRUCTURA DEL MODELO ESTANDAR DECRETO 943 MECI 2014

PROCESOS MODULO COMPONENTE ELEMENTOS PRODUCTOS

SECRETARIA

GENERAL Y DE

GOBIERNO-

SECRTARIA

EJECUTIVA-

SECRETARIA DE

PLANEACION,

INFRAESTRUCTURA

y DESARROLLO

FISICO -

SECRETARIA DE

PLANEACION Y

GESTION TALENTO HUMANO

Acuerdos

compromisos y

protocolos éticos

Documento con los principios y

valores de la entidad.

Acto administrativo que adopta

ese documento.

Estrategias de socialización

permanente.

Desarrollo del

talento humano

Manual de funciones

Plan institucional de formación y

capacitación

Programa de inducción y re

inducción

Programa de bienestar(Anual)

Plan de incentivos(Anual)

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HACIENDA Y

TESORERIA-

SECRETARIA DE

DESARROLLO

RURAL-

DIRECCION LOCAL

DE SALUD

Sistema de evaluación del

desempeño

DIRECCIONAMIENTO

ESTRATEGICO

Planes, programas y

proyectos

Planeación

Misión, visión y política adoptada

y divulgada.

Objetivos institucionales

Planes, programas y proyectos

Atención al ciudadano

Modelo de

operación por

procesos

Mapa de procesos

Divulgación de los

procedimientos

Proceso de seguimiento y

evaluación

Estructura

organizacional

Estructura organizacional que

facilite la gestión por procesos

Manual de funciones y

competencias laborales

Indicadores de

gestión

Definición de indicadores de

eficiencia y efectividad

Seguimiento

Revisión de la pertinencia y

utilidad de los indicadores

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Políticas de

operación

Establecimiento y divulgación de

las políticas de operación

Manual de operaciones o manual

de procedimientos o calidad

ADMINISTRACION

DEL RIESGO

Política de

Administración del

riesgo

Definición de la política para el

manejo de los riesgos

Divulgación del mapa de riesgos

institucional y su política

Identificación del

riesgo

Identificación de los factores

internos y externos del riesgo

Riesgos identificados por

procesos

Análisis y valoración

del riesgo

Análisis del riesgo

Evaluación de controles

existentes

Valoración del riesgo

Mapa de riesgo de procesos y

mapa de riesgos institucional

EVALUACION

DEL

SEGUIMIENTO

AUTOEVALUACION

INSTITUCIONAL

Autoevaluación de

control y gestión

Actividades de sensibilización

sobre la cultura de

autoevaluación

Herramientas de autoevaluación

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PLANES DE

MEJORAMIENTO

Plan de

mejoramiento

Herramientas de evaluación

definidas para la elaboración del

plan

Seguimiento a las acciones

definidas en el plan

AUDITORIA INTERNA Auditoria interna

Plan de auditoria

Procedimiento para la auditoria

Informe ejecutivo anual de C.I

INFORMACION

Y

COMUNICACION

GENERACION DE LA

INFORMACION

Sistemas de

información y

comunicación

Identificación de las fuentes de

información

Manuales, informes, actas, actos

administrativos

Rendición anual de cuentas

Tablas de retención documental

PROCEDIMIENTOS

PARA LA

INFORMACION

Medios, procesos

Política de comunicaciones

Atención al Ciudadano

PQR institucional- formato pqr.

apertura de buzones,

elaboración y tabulación de

encuestas

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CONOCIMIENTO DE LA ALCALDIA MUNICIPAL DE CHAPARRAL

DIRECCIONAMIENTO ESTRATEGICO

LINEAMINTOS

ETICOS MISION VISION

OBJETIVOS

ESTRATEGICOS PLAN ESTRATEGICO

ESTRUCTURA

FINANCIERA Y

PRESUPUESTAL

PARTES INTERESADS

ESTRUCTURA

ORGANIZACIONAL

MODELO DE

OPERACIÓN POR

PROCESOS

SISTEMA DE GESTION Y CONTROL INFRAESTRUCTURA

TECNOLOGICA

ORGANIGRAMA PROCESOS

ESTRATEGICOS MECI

GESTION

DOCUMENTAL

SISTEMAS OPERATIVOS GOBERNO EN

LINEA, PAGINA WEB

PLANTA DE PERSONAL PROCESOS

MISIONSLES

MODELO INTEGRADO

PLANEACION Y GESTION ANTITRAMITES

SISTEMA DE ADMINISTRACION DE

BASE DE DATOS

MANUAL DE

FUNCIONES Y

COMPETENCIAS

PROCESOS DE APOYO GOBIERNO EN LINEA GESTION

AMBIENTAL HARWARE

NORMOGRAMA PROCESOS DE

EVALUACION

ANTICORRUPCION

ATENCION AL

CIUDADANO

SEGURIDAD

DE LA

INFORMACION

SISTEMAS DE INFORMACION

APLICACIONES

Manejo organizado y

sistematizado de la

correspondencia

Mecanismos de consulta

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INFRAESTRUCTURA

FISISCA

PROCESOS DE

CONTROL

CONTROL INTERNO

CONTABLE

OTROS

SISTEMAS DE

GESTION

INFORMACION

ADMINISTRACION DE RIESGOS

POLITICA DE ADMINISTRACION DEL

RIESGO

MAPA DE RIESGOS

SEGUIMIENTO A RIESGOS

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PLAN DE TRABAJO: Modelo de los formatos.

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COMPONENTES A EVALUAR

La auditoría versa sobre unos controles específicos que debe efectuar la Alcaldía de Chaparral, como son: Control de Gestión, Control de Resultados, Control de Legalidad, Control Financiero, Control Interno.

Control de Gestión: Es el examen de la eficiencia y eficacia de las entidades en la administración de los recursos públicos, determinada mediante la evaluación de sus procesos administrativos, la utilización de indicadores de rentabilidad pública y desempeño, la identificación de la distribución del excedente que estas producen, así como de los beneficiarios de su actividad.

Control de Resultados: Es el examen que se realiza para establecer en qué medida se logran los objetivos y cumplen los planes, programas y proyectos adoptados por la administración, en un período determinado. Este se medirá en relación con el plan de acción presentado por cada dependencia, el Plan de Desarrollo y el Plan de Gobierno. Control de Legalidad: Es la comprobación que se hace de las operaciones financieras, administrativas, económicas y de otra índole de una entidad para establecer que se hayan realizado conforme a las normas que le son aplicables.

Control Financiero El control financiero es el examen que se realiza, con base en las normas de auditoría de aceptación general, para establecer si los estados financieros de una entidad reflejan razonablemente el resultado de sus operaciones y los cambios en su situación financiera, comprobando que en la elaboración de los mismos y en las transacciones y operaciones que los originaron, se observaron y cumplieron las normas prescritas por las autoridades

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