POLÍTICA DE PRESERVACIÓN DEL PATRIMONIO BIBLIOGRÁFICO Y DOCUMENTAL

EN CUSTODIA DE LA BIBLIOTECA NACIONAL DE COLOMBIA

Definiciones 3 Contextualización 8 Antecedentes generales 9 Justificación 10 Objetivo general 11 Principios de la política 11 Calidad 11 Conservación colaborativa 11 Gestión del conocimiento 12 Componentes 12 Conservación 12 Formación e investigación 13 Tecnología 13 Lineamientos y acciones de la política 14 Línea estratégica 1. Gestión de riesgos sobre el patrimonio bibliográfico y documental 14 1.1. Identificar los agentes de deterioro en las colecciones de la Biblioteca Nacional de Colombia 14 1.2. Aplicar el plan de conservación preventiva 14 Línea estratégica 2. Conservación de documentos o colecciones audiovisuales 16 2.1. Plan de preservación de documentos audiovisuales 16 2.2. Implementar el Laboratorio de preservación de información audiovisual 17 Línea estratégica 3. Rehabilitación de documentos deteriorados en soporte de papel 17 3.1. Implementar el Plan de Conservación Inmediata (PCI) 19 3.2. Implementar el Plan de conservación para documentos que ingresan por primera vez a la Biblioteca Nacional de Colombia 19 3.3. Implementar el Plan de Conservación de Documentos Especiales (PCE) 20

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3.4. Implementar el Plan de Conservación de Documentos para Catalogación (PCC) 20 3.5. Implementar el Plan de Conservación Programada (PCP) 20 3.6. Implementar el Plan de Protección con sistemas de Almacenamiento (PPA) 20 Línea estratégica 4. Cambio de medio de soportes frágiles o representativos a soportes y tecnología de momento 20 4.1. Crear el Taller de Digitalización y Preservación Digital 21 4.2. Digitalizar de colecciones en formato papel 23 4.3. Mejorar la calidad de imágenes reproducidas con microfilmación electrónica 24 4.4. Implementar la digitalización de documentos audiovisuales 24 Línea estratégica 5. Aumentar el peso de las actividades de preservación en el desarrollo de las actividades internas y externas de la Biblioteca 25 5.1. Sensibilizar sobre los problemas de preservación de la documentación 25 5.2. Ofrecer asistencia técnica a las colecciones patrimoniales del país 26 5.3. Ofrecer acceso abierto a la información técnica y científica sobre conservación 26 Línea estratégica 6. Formación, investigación, cooperación y actualización en conservación de documentos 27 6.1. Investigar y producir literatura sobre conservación aplicada a bibliotecas 28 6.2. Formar en materia de conservación a bibliotecarios colombianos y extranjeros 28 6.3. Investigación de técnicas, tecnologías y materiales de conservación 29 Línea estratégica 7. Evaluación de las políticas de preservación 30 Factores de sostenibilidad 30 Responsabilidad estatal 30 Articulación entre agentes 30 Austeridad y ahorro 30 Competencias 31 Documentos anexos a la Política 32 Referencias 33 Agradecimientos 36

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Definiciones Calibración: es el conjunto de operaciones que establecen, en condiciones especificadas, la relación entre los valores de una magnitud indicados por un instrumento de medida o un sistema de medida, o los valores representados por una medida materializada o por un material de referencia, y los valores correspondientes de esa magnitud realizados por patrones. En resumen, consiste en comprobar las desviaciones de indicación de instrumentos y equipos de medida por comparación con patrones con trazabilidad nacional o internacional. Mediante los resultados de calibración se puede determinar las correcciones necesarias en las indicaciones de los instrumentos. Los resultados de calibración se plasman en un certificado o informe de calibración. Conservación: es la práctica dirigida a garantizar la estabilidad material de los bienes culturales muebles valiéndose de medidas que aseguren su permanencia. La conservación comprende la conservación preventiva, la restauración y los planes especiales de manejo y protección. Todas estas medidas y acciones deben respetar el significado y las propiedades físicas y estéticas del bien cultural mueble. (MinCultura, 2013, p. 115). Conservación curativa: todas aquellas acciones aplicadas de manera directa sobre un bien o un grupo de bienes culturales que tengan como objetivo detener los procesos dañinos presentes o reforzar su estructura. Estas acciones sólo se realizan cuando los bienes se encuentran en un estado de fragilidad notable o se están deteriorando a un ritmo elevado, por lo que podrían perderse en un tiempo relativamente breve. Estas acciones a veces modifican el aspecto de los bienes. (ICCOm-CC. 2008, p. 2). Conservación preventiva: conjunto de estrategias y medidas de orden técnico, político y administrativo que, orientadas al manejo del entorno en el cual se hallan inmersos los objetos, contribuyen a retardar o prevenir el deterioro de estos, preservando su integridad y la estabilidad de las intervenciones ya realizadas sobre ellos. Se incluyen también las acciones que no involucran tocar de forma directa y material los bienes culturales. (MinCultura, 2013, p.116). Contenedor mayor: edificio de la Biblioteca Nacional de Colombia (BNC). Contenedor menor: salas y áreas de reserva técnica de la Biblioteca Nacional de Colombia. Contenedor de preservación: unidades de almacenamiento de depósito o de transporte. Creative Commons (CC): organización sin fines de lucro dedicada a promover el acceso y el intercambio de cultura. Desarrolla un conjunto de instrumentos jurídicos de carácter gratuito que facilitan usar y compartir tanto la creatividad como el conocimiento. Su sede central se encuentra en Mountain View, en el estado de California, Estados Unidos.

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Los instrumentos jurídicos desarrollados por la organización consisten en un conjunto de “modelos de contratos de licenciamiento” o licencias de derechos de autor (licencias Creative Commons o licencias CC) que ofrecen al autor de una obra una manera simple y estandarizada de otorgar permiso al público para compartir y usar su trabajo creativo bajo los términos y condiciones de su elección. En este sentido, las licencias Creative Commons permiten al autor cambiar fácilmente los términos y condiciones de derechos de autor de su obra de “todos los derechos reservados” a “algunos derechos reservados”. Las licencias Creative Commons no reemplazan a los derechos de autor, sino que se apoyan en estos para permitir elegir los términos y condiciones de la licencia de una obra de la manera que mejor satisfaga al titular de los derechos. Por tal motivo, estas licencias han sido entendidas por muchos como una manera en que los autores pueden tomar el control de cómo quieren compartir su propiedad intelectual. Para efectos de este documento se adoptó la licencia Creative Commons Atribución – No comercial – Compartir igual (CC BY-NC-SA) porque facilita ampliamente la difusión no comercial de los documentos:

BY Reconocimiento. Se debe reconocer adecuadamente la autoría, proporcionar un enlace a la licencia e indicar si se han realizado cambios. Puede hacerse de cualquier manera razonable, pero no de una manera que sugiera que tiene el apoyo del licenciador o que lo recibe por el uso que hace. NC No Comercial. No se puede utilizar el material para una finalidad comercial. SA Compartir igual. Si se remezcla, se transforma o se crea a partir del material, se deben difundir las contribuciones bajo la misma licencia que el original.

En suma, esta licencia permite a otros distribuir, remezclar, retocar, y crear a partir de la obra de modo NO comercial, siempre y cuando se den los respectivos créditos y licencien sus nuevas creaciones bajo las mismas condiciones. Derechos morales: los derechos morales son derechos personalísimos, a través de los cuales se busca salvaguardar el vínculo que se genera entre el autor y su obra, en tanto esta constituye la expresión de su personalidad. En tal carácter, los derechos morales son inalienables, inembargables, intransferibles e irrenunciables. (Dirección Nacional de derechos de Autor, s.f.). Deterioro: desde el punto de vista de la conservación preventiva, deterioro es la materialización de un riesgo. (Biblioteca Nacional de Colombia [BNC], 2017, p.8). Deterioro extrínseco: es aquel que se genera por el efecto de agentes externos a la obra, agentes que pueden ser físicos, químicos, antrópicos, biológicos. (MinCultura, 2017, p. 56)

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Deterioro intrínseco: es aquel deterioro que se genera por la misma materialidad o composición físico-química o tecnológica de la obra1. Encapsulado: proceso de conservación consistente en la protección de los documentos entre dos láminas de plástico estable que son cosidas, adheridas o soldadas por bordes. (Sánchez, 1991, p. 448). Encapsulación: agrupación de objetos digitales y metadatos necesarios para dar acceso a esos objetos. (MinCultura, 2018, p. 56). Estabilización: en conservación, la estabilización consiste en realizar las mínimas acciones que permitan dejar un bien mueble en condiciones de ser manipulado para diferentes propósitos: facilitar la consulta, evitar que se siga deteriorando, protegerlo en caso de emergencia, transportarlo dentro del área2. Hidrólisis: es el término utilizado en conservación para referir reacciones debidas a la presencia de iones de hidrógeno o hidroxilo del agua. En el papel se produce la rotura de los enlaces entre las moléculas de celulosa y la despolimerización de las cadenas. En casos extremos puede pasar de 10.000 moléculas a 200, con lo que el papel se vuelve quebradizo. Es la reacción genéricamente denominada como acidez. (Sánchez, 1991, p. 449). Intervención: es todo acto que cause cambios al bien de interés cultural o que afecte el estado del mismo. Comprende, a título enunciativo, actos de conservación, restauración, recuperación, remoción, demolición, desmembramiento, desplazamiento o subdivisión, y deberá realizarse de conformidad con el Plan Especial de Manejo y Protección si este fuese requerido. (Artículo 7, numeral 2 de la Ley 1185 de 2008). En la Biblioteca Nacional de Colombia la intervención de las obras tiene como principio proteger, estabilizar o restaurar en todos sus aspectos materiales, técnicos, estéticos e históricos. Mantenimiento: comprende labores que se realizan para el óptimo funcionamiento del edificio, sus redes y todas sus áreas, teniendo en cuenta los servicios que presta la institución. (MinCultura, 2017, p. 11). Memoria: la Memoria del Mundo es la memoria colectiva y documentada de los pueblos del mundo -su patrimonio documental- que, a su vez, representa buena parte del patrimonio cultural mundial. Traza la evolución del pensamiento, de los descubrimientos y de los logros de la sociedad humana. Es el legado del pasado a la comunidad mundial presente y futura. (ONU, Memoria del Mundo, 2002, p. 7).

1 Aporte de Sara del Mar Castiblanco, restauradora de la Biblioteca Nacional de Colombia, en 2018. 2 Aporte de Sandra Ruiz, restauradora de la Biblioteca Nacional de Colombia, en 2018.

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Ateniéndose a esta definición, la Biblioteca Nacional de Colombia considera memoria, toda la memoria colectiva y documentada que constituye el patrimonio bibliográfico y documental del país, memoria que en buena medida es preservada en las colecciones que custodia la Biblioteca Nacional de Colombia, el Archivo General de la Nación, las bibliotecas departamentales de carácter patrimonial, los museos y archivos con colección patrimoniales. Mínima intervención: es una interferencia mínima, un proceso de conservación que se limita a la estabilización física y química de la obra, que puede llegar a ser muy intensa sin grandes modificaciones de la apariencia actual. (Clarkson, citado por Sánchez, 2006, p. 89). En la Biblioteca Nacional de Colombia, mínima intervención en los procesos de conservación, se refiere a las acciones estrictamente necesarias para la conservación de la obra, de modo que se garantice su estabilidad. Asimismo, la Biblioteca acoge el principio de mínima intervención porque facilita que el patrimonio bibliográfico y documental siga siendo investigado tanto en su materialidad como en su contenido preservando las obras de los riesgos por manipulación, o por los tratamientos que puedan afectar la integridad de la obra por eliminaciones o adiciones que causen pérdida de información irrecuperable o generen alteraciones irreversibles. Oxidación: reacción química que convierte un elemento en su óxido por la combinación con el oxígeno. La oxidación causa la degradación de los polímeros naturales y sintéticos, provocando decoloración y fragilidad. Su importancia en la degradación del papel y del cuero es similar o mayor a la de la acidez. (Sánchez, 1991, p. 451). Patrimonio bibliográfico y documental: ver la contextualización de la presente Política. Patrimonio hemerográfico: es el patrimonio documental que hace referencia a la prensa y publicaciones seriadas (periódicos, revistas, anuarios y otras obras que son publicadas bajo un mismo título). Preservación: conjunto de medidas y pasos necesarios para garantizar el acceso permanente del patrimonio documental. (Edmonson, 2002, p. 63). Protección: conjunto de estrategias coordinadas, articuladas y sostenibles a corto, mediano y largo plazo, en las que intervienen los agentes, las instituciones del campo y la sociedad en general para fortalecer e incrementar la gestión e inversión en el desarrollo de los componentes del patrimonio cultural mueble (PCMU). (MinCultura, 2013, p. 10). Recuperación: tiene dos sentidos, uno para la conservación como disciplina y otro para la gestión del patrimonio bibliográfico y documental. En conservación, la recuperación consiste es devolver la estabilidad física (estructural, técnica y estética) de un documento en cualquier tipo de soporte3. Para el Ministerio de Cultura de Colombia (2017) “la palabra

3 Aporte de Angélica Avella, restauradora de la Biblioteca Nacional de Colombia, en 2018.

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recuperación va más allá de la posesión de unos bienes y está asociada al proceso que implica acciones de identificación, selección y adquisición de obras de interés patrimonial mediante diferentes medios como el depósito legal, la compra, el canje, la donación, así como otros mecanismos que impliquen la participación colectiva de los miembros de una comunidad en el registro de sus memorias” (Política de la gestión del patrimonio bibliográfico y documental, p. 5). Reservas técnicas y salas de consulta: en una biblioteca, son áreas destinadas a la custodia, el almacenamiento, el préstamo y la circulación de las colecciones con el fin de atender las necesidades de sus usuarios. Se incluyen áreas en las que se realicen exposiciones con bienes bibliográficos y documentales de la colección. (MinCultura, 2017, p. 12). Restauración: todas aquellas acciones aplicadas de manera directa sobre un bien o un grupo de bienes culturales muebles, que tengan como objetivo detener los procesos de deterioro presentes o reforzar la estructura de dichos bienes. Estas acciones solo se realizan cuando los bienes se encuentran en un estado de fragilidad notable o se están deteriorando aceleradamente, por lo que podrían perderse en un tiempo relativamente breve. Estas acciones a veces modifican el aspecto de los bienes. Además, este concepto incluye todas las acciones aplicadas de manera directa a un bien, que tengan como objetivo facilitar su apreciación, comprensión y uso. Estas acciones solo se realizan cuando el bien ha perdido una parte de su significado o función debido a una alteración o al deterioro. Dichas acciones se basan en el respeto del material original y se fundamentan en criterios establecidos en las teorías propias de la disciplina. (MinCultura, 2013, p. 116).

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Contextualización En el marco de definición de la política de preservación de la Biblioteca Nacional de Colombia, se toma como referente la interpretación realizada por Edmonson (2002): "conjunto de medidas y pasos necesarios para garantizar el acceso permanente del patrimonio documental" (p. 63). “El patrimonio bibliográfico y documental, competencia de las bibliotecas nacionales, es aquel constituido por libros, publicaciones seriadas, audiovisuales y demás información, registrados en diversos soportes, de obras publicadas en el país, obras de autores y temas del respectivo país, publicados en su territorio y en el exterior, en primera y otras ediciones, que hayan sido recibidos en virtud de disposiciones como el depósito legal o a través de mecanismos como el canje, la compra, la donación u otras formas de adquisición. Este patrimonio, debidamente catalogado y conservado, debe estar al servicio de investigadores, estudiosos nacionales e internacionales y del público en general” (Ministerio de Cultura de Colombia (MinCultura) Compendio de políticas culturales, 2009, p.437). A esta definición da alcance el Ministerio de Cultura (2017) aclarando los términos contenidos en el concepto de patrimonio bibliográfico y documental, en la Política para la gestión del patrimonio bibliográfico y documental:

– Información: entendida como los hechos, conclusiones, ideas y obras de creación del intelecto humano y la imaginación que se han comunicado, formal o informalmente, en cualquier soporte.

– Registrada: es decir fijada sobre un soporte material o fijada materialmente y

susceptible de ser utilizada para consulta.

– Soporte: superficie física en la que el texto o imagen está escrito, dibujado, impreso, grabado o de otra forma, ya sea de piedra, arcilla, papiro, pergamino, papel, madera, corteza, hojas, tela, metal, plástico (película, cintas magnéticas, discos fonográficos, etc.), o alguna otra sustancia.

– Editado: es decir, las obras del mismo o diferente autor, preparadas para su

publicación por una persona distinta del autor, cuyo nombre suele aparecer como editor en la portada.

– Obra publicada: La publicación se entiende como el negocio de la emisión de

libros, música, fotografías, mapas y otros materiales impresos para la venta al público, lo que incluye la negociación de los contratos con los autores y sus agentes literarios, la edición del manuscrito del autor, el diseño del elemento físico (tipografía, maquetación, sobrecubierta, etc.), la producción del producto

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acabado (impresión, encuadernación, etc.), la comercialización de la obra, y los arreglos para su distribución a través de los canales regulares de mercado.

– Procedencia: los materiales que abarca el patrimonio bibliográfico y documental

incluyen una diversidad de materiales que, en general, proceden de cualquier actividad y expresión humana de la cultura (literarios, artísticos, estéticos, científicos, etc.) (MinCultura p. 18)

Complementa y amplía lo anterior el concepto sobre Patrimonio Bibliográfico y Documental de la Nación dado por la Ley 1379 de 2010, que señala en el artículo 2º. Numeral 7. Patrimonio Bibliográfico y Documental de la Nación: “Conjunto de obras o documentos que conforman una colección nacional, que incluye las colecciones recibidas por depósito legal y toda obra que se considere herencia y memoria, o que contribuya a la construcción de la identidad de la Nación en su diversidad. Incluye libros, folletos y manuscritos, microformas, material gráfico, cartográfico, seriado, sonoro, musical, audiovisual, recursos electrónicos, entre otros. (MinCultura p. 19) El patrimonio bibliográfico y documental que conservan las bibliotecas nacionales, en tanto memoria registrada, es un bien público que sirve como base para la construcción social y cultural, y por ser patrimonio ha de ser transmitido de generación en generación. (MinCultura p. 19-20) Es claro que en el patrimonio bibliográfico y documental confluyen también las expresiones vivas de la cultura en tanto éstas son susceptibles de registro en cualquier medio que asegure su permanencia y comunicación, pasando así de lo inédito a lo registrado y publicado, y así mismo visible para la sociedad. Por lo anterior, el presente documento propone que el alcance del concepto de patrimonio bibliográfico y documental vaya más allá de los bienes que lo conforman, así como de las instituciones y personas responsables del mismo, sean estas públicas o privadas, dado que en su producción participan los miembros de la sociedad, y es para la sociedad y el Estado que tiene sentido su existencia. (MinCultura, 2018 p. 20) Antecedentes generales Los actuales procesos de preservación de la Biblioteca Nacional de Colombia, son el resultado del proyecto denominado "Restauración de la colección de libros raros y curiosos" iniciado en 1987 con el apoyo del Instituto Colombiano de Cultura Colcultura (COLCULTURA) y Organización de Estados Americanos (OEA), quienes proporcionaron una dotación básica representada en materiales de trabajo, una prensa, una cámara de fumigación y herramientas manuales para conservación de papel. Estos equipos se instalaron en un espacio de 2 x 4 m en lo que constituye uno de los baños del segundo piso costado norte del edificio de la Biblioteca Nacional de Colombia. Desde entonces y hasta

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1994 se realizaron acciones puntuales de conservación que sólo abordaban una pequeña parte de la colección de libros raros y curiosos. En octubre de 1993, el Instituto Colombiano de Cultura incorpora en su estructura interna la División de Conservación4 de la Biblioteca Nacional de Colombia, lo que en consecuencia generó la mirada y atención a la totalidad de las colecciones en custodia de la Entidad. Desde entonces ha sido una constante, las acciones de reflexión y cambios sobre el quehacer, funcionalidad y transversalidad de las acciones de preservación en el espacio y características únicas de las colecciones patrimoniales en custodia de la Entidad. Resulta entonces complejo por la diversidad y, sobre todo, por la amplitud, realizar la preservación en bibliotecas nacionales como la Biblioteca Nacional de Colombia cuya misión es garantizar la recuperación, preservación y acceso a la memoria colectiva del país, representada por el patrimonio bibliográfico y hemerográfico en cualquier soporte físico, responsabilidad encomendada por la Ley 397 de 1997, Ley General de Cultura, en su artículo 12 del Título II Patrimonio cultural de la Nación. Justificación Este documento atiende la necesidad de definir la política de preservación que como una ruta de navegación, le permita a la Biblioteca Nacional de Colombia cumplir a cabalidad con su misión, logrando enfrentar con parámetros definidos, los retos que con especial influencia exigen el tiempo, las amenazas del ambiente, la escasa valoración del patrimonio documental y bibliográfico, y entre muchos, los presupuestos cada día reducidos confrontados con el constante crecimiento documental de una Biblioteca Nacional. Política de cuya implementación se esperan los siguientes resultados:

− Coherencia entre la planeación realizada y las prácticas para la conservación de las colecciones de la Biblioteca Nacional de Colombia y de las relacionadas con su gestión en la recuperación, organización, preservación y difusión del patrimonio bibliográfico y documental colombiano.

4 En el numeral 8.3.6 del art. 24 del Decreto 2159 de 1993, se incluye la División de Conservación como parte de la estructura orgánica de la Biblioteca Nacional de Colombia. En el artículo 74 de este mismo decreto se asignan las funciones de la División de Conservación: 1) Organizar y conservar adecuadamente el material bibliográfico y hemerográfico a su cargo. 2) Atender la conservación y restauración del material bibliográfico que conforma las distintas colecciones de la Biblioteca Nacional. 3) Atender a la conservación y restauración del material hemerográfico de la Biblioteca. 4) Prestar apoyo a otras bibliotecas e instituciones en el propósito de conservar y restaurar el patrimonio bibliográfico y hemerográfico del país. 5) Las demás que le sean asignadas y que correspondan a la naturaleza de la dependencia.

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− Desarrollo de una política que sirva de referente para que otras instituciones trabajen de forma estandarizada para la protección del patrimonio bibliográfico y documental colombiano.

− Desarrollo de prácticas de conservación cada vez más afianzadas en el ciclo de vida de la documentación en custodia de la Biblioteca Nacional.

Objetivo general Formular las directrices y el manejo para la protección y conservación de la memoria documentada que en cualquier soporte custodia la Biblioteca Nacional de Colombia, U.A.E. del Ministerio de Cultura. Principios de la política Calidad La presente política asume como principio la calidad, entendida, primero, como todas las acciones que ayudan a mejorar los procedimientos que permiten desarrollar las actividades de conservación dentro de la Biblioteca Nacional de Colombia; y segundo, como la aplicación cuidadosa de los procesos, la utilización de los mejores materiales, la selección adecuada de técnicas y el aprovechamiento de las últimas tecnologías con experticia, para el mejor desarrollo de los procesos de conservación análoga y digital, asegurando así, la preservación del patrimonio bibliográfico y documental en las mejores condiciones de protección, estabilidad e integridad. Conservación colaborativa La conservación colaborativa entendida como la suma de acciones, de recursos, del apoyo entre las áreas de la Biblioteca Nacional de Colombia, y de los aportes de las diferentes disciplinas. El principio busca desarrollar una cultura del cuidado y del autocuidado. De este modo, el principio de conservación colaborativa facilita las acciones de conservación preventiva relacionadas con la gestión del riesgo (seguridad, salud en el trabajo, gestión de residuos) sensibilizando e incentivando el cuidado de los acervos, del mobiliario y el cuidado de la salud de las personas que laboran en la Biblioteca o la disfrutan como usuarios. Finalmente, la conservación colaborativa como principio busca permear todos los grupos y áreas de la Biblioteca Nacional de Colombia, para que se integren con el lenguaje de la conservación y haga parte de su perspectiva de trabajo. De forma que la conservación deje de asumirse sólo como disciplina y se piense como una cultura. Desde la adquisición de las

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colecciones, pasando por la catalogación, las acciones administrativas relacionadas con el mantenimiento de la infraestructura hasta las exposiciones y el acceso a las colecciones, es decir, en todo el ciclo de gestión del patrimonio bibliográfico y documental la conservación se propone como un elemento transversal y por lo tanto como una constante. Gestión del conocimiento El conocimiento producto de las investigaciones sobre conservación y sobre las técnicas y procesos aplicados en el Laboratorio de ciencias, el Taller de digitalización y el Taller de conservación, y fruto también de las acciones colaborativas de conservación realizadas por las diferentes áreas de la Biblioteca Nacional de Colombia, son puestas al servicio de la comunidad en general y en especial a los profesionales del libro y bibliotecarios del país, facilitando el acceso abierto a los documentos que compilan dicho conocimiento. Esto, siendo consecuentes con la convicción de que el conocimiento científico y técnico permite el desarrollo de innovaciones en el campo de la restauración y la conservación y facilita la formación de quienes tienen a cargo la custodia del patrimonio bibliográfico y documental en el país. Componentes Conservación “La conservación del patrimonio bibliográfico y documental tiene que ver con las acciones y metodologías de conservación preventiva y restauración, de acuerdo con los procedimientos estatuidos por la ley, para prevenir el deterioro de los bienes que hacen parte del patrimonio bibliográfico y documental, y realizar seguimiento al estado de conservación de los mismos. Adicionalmente, este componente implica coordinar, armonizar y divulgar los procedimientos y metodologías enfocados en la conservación preventiva, la elaboración de PEMP y la autorización para la restauración y declaratoria de Bienes de Interés Cultural (BIC) - bibliográficos. De lo anterior, se concluye que son varios los desafíos que enfrenta la preservación, conforme a la definición antes señalada con relación al material bibliográfico, según las características y funciones de cada biblioteca, al igual que el uso de la tecnología. En el caso de la Biblioteca Nacional de Colombia, esta tiene responsabilidad fundamental en la preservación y conservación del patrimonio bibliográfico y documental no sólo el que hace parte de sus colecciones sino el existente en el ámbito del país y lo que sobre el país se produzca en el exterior, y en la restauración de obras bibliográficas patrimoniales para lo cual debe disponer de infraestructura física, de equipamiento, materiales, y personal especializado para hacer las intervenciones requeridas. (MinCultura, 2017, p. 55).

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Formación e investigación La formación como la investigación son componentes que van ligados a la gestión del conocimiento. Conocimiento que es fruto tanto de la documentación de los procesos de conservación como de la innovación de nuevos procesos a raíz de las exigencias que demanden los nuevos soportes, los nuevos formatos, el descubrimiento de daños y deterioros no conocidos, e incluso las demandas de los usuarios. Entonces, la investigación como la formación son las estrategias para atender la diversidad de demandas y ofrecer los mejores procesos, los equipos adecuados, los materiales pertinentes y los conocimientos actualizados, al servicio de la preservación del patrimonio bibliográfico y documental. Los resultados en formación e investigación están disponibles para la conservación y la cualificación técnica de los bibliotecarios, esto para que puedan mejorar la aplicación de los procesos de conservación a las colecciones patrimoniales custodiadas por las bibliotecas públicas, las bibliotecas patrimoniales y todas aquellas entidades que protegen el patrimonio bibliográfico y documental del país. Tecnología Evidentemente todos los procesos relacionados con producción y gestión de patrimonio bibliográfico y documental están mediados de alguna manera por las tecnologías. […] el óptimo uso de tecnologías obliga a las instituciones con colecciones patrimoniales a actualizarse de forma permanente para estar a la vanguardia en términos de soportes, formatos, programas, software, y demás elementos que hacen parte del universo tecnológico, los cuales deben usarse para facilitar y hacer más eficaz la gestión del patrimonio bibliográfico y documental. (MinCultura, 2017, p. 64-65). El uso de la tecnología para producir obras susceptibles de ser consideradas patrimonio bibliográfico y documental o bien para reproducirlas luego de ser valoradas como tal, implica retos para su preservación, no sólo por cuanto cada día se producen cambios tanto en los programas en los que se sustenta la producción y archivo de textos, imágenes fijas o en movimiento, o las estructuras de índices y bases de datos, entre otros, sino en el equipamiento. Por tal motivo, se hace necesaria la gestión, administración y desarrollo de la capacidad de almacenamiento, actualización tecnológica, acceso y uso de contenidos digitales. (MinCultura, 2017, p. 65). El empleo de tecnología analógica, como el caso de la microfilmación, representa una posibilidad que hoy se combina con la digitalización para aprovechar las ventajas de cada una y asegurar en el tiempo la preservación de las obras, y facilitar la consulta virtual. De esta manera, este eje comprende la identificación y empleo de los medios tecnológicos para la recuperación, el procesamiento técnico y físico, la conservación, y el acceso, difusión y apropiación social del patrimonio bibliográfico y documental, generados en medio analógico o digital producido o reproducido por medios electrónicos. (MinCultura, 2017, p. 65).

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Lineamientos y acciones de la política Línea estratégica 1. Gestión de riesgos sobre el patrimonio bibliográfico y documental Objetivos estratégicos 1.1. Identificar los agentes de deterioro en las colecciones de la Biblioteca Nacional de Colombia La evaluación de las colecciones es un trabajo prioritario en la gestión de la preservación de bibliotecas. Es una acción obligada de la política de preservación de la Biblioteca Nacional de Colombia que permite conocer con precisión el estado de las instalaciones del edificio como contenedor mayor, de las reservas técnicas como contenedores particulares, y de los factores generadores de daños en las colecciones. La Biblioteca Nacional de Colombia desarrolla y aplica la evaluación del riesgo para identificar y tipificar las amenazas sobre el patrimonio que custodia e implementa acciones preventivas y correctivas para evitar y mitigar los impactos negativos que vulneren la preservación del patrimonio bibliográfico y documental. Waller (1994) dice que “idealmente, la conservación preventiva debe ser capaz de identificar y cuantificar todos los riesgos de una colección; sin embargo, carecemos del conocimiento requerido para hacerlo de forma precisa, en todo caso, mediante la cuantificación de los riesgos en las colecciones, se pueden obtener estimaciones útiles” (p. 12). La evaluación contempla las siguientes actividades:

− Identificación de riesgos del edificio como contenedor mayor que permitan reformar infraestructuras y cambiar prácticas a corto, medio y largo plazo.

− Identificación de riesgos en las reservas técnicas de colecciones teniendo en cuenta tanto los síntomas de la destrucción como los fenómenos que los provocan para corregir a corto plazo.

− Identificación de riesgos tecnológicos en los recursos digitales producto tanto de la digitalización de obras, como de los objetos nacidos digitales que recibe la Biblioteca Nacional de Colombia.

− Diagnóstico programado y constante sobre las colecciones. 1.2. Aplicar el Plan de conservación preventiva

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Los materiales bibliográficos están compuestos fundamentalmente de materia orgánica y, por lo tanto, son intrínsecamente perecederos; sin embargo, el proceso de deterioro puede ser dilatado considerablemente, creando unas condiciones favorables de almacenamiento. (Ministerio de Cultura de España, 1998, p. 5). Generar condiciones favorables de protección, es esencial en la política de preservación de la Biblioteca Nacional de Colombia, por tanto, sobre la necesidad de atender en contexto la totalidad de los documentos custodiados, se pone en funcionamiento el Plan de conservación preventiva, cuya aplicación es efectuada por la totalidad de los funcionarios de la Biblioteca en el ejercicio de la recuperación, organización, custodia, conservación, difusión y acceso. El Plan contempla las siguientes acciones establecidas en la G-BNC-001 Guía de conservación preventiva de la Biblioteca Nacional de Colombia:

− Adecuación y mantenimiento físico de la edificación.

− Monitoreo y control del entorno ambiental para evitar y mitigar daños por humedad, temperatura e iluminación inadecuados.

− Mejoramiento de la calidad de aire en reservas técnicas, salas de consultas y oficinas administrativas, a través de planes de saneamiento y desodorización para mitigar impactos por: polvo, polución, carga bacteriana y otros contaminantes atmosféricos.

− Manejo constante y programado para el control de plagas: saneamiento documental y locativo de espacios físicos.

− Manejo del control biótico de toda documentación producto de compras, canjes o donaciones patrimoniales que ingresa por primera vez al edificio.

− Mantenimiento constante y programado de la limpieza de colecciones.

− Manejo constante y programado para la atención de emergencias que afecten colecciones y espacios de custodia del patrimonio bibliográfico y documental en la Biblioteca Nacional de Colombia.

− Acompañamiento profesional a los grupos de trabajo de la Biblioteca Nacional de Colombia y en especial en las reservas técnicas para la correcta gestión de la conservación documental, el préstamo y exhibición de obras, así como de la salud ocupacional de quienes interrelacionan con las colecciones.

− Acompañamiento técnico a la administración de la Biblioteca Nacional de Colombia para la toma de decisiones propias de la seguridad industrial y salud ocupacional que afectan tanto al edificio como a quienes interrelacionan con las colecciones.

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− Estrategias de formación y sensibilización para funcionarios de la Biblioteca Nacional

de Colombia y demás bibliotecarios del país. Línea estratégica 2. Conservación de documentos o colecciones audiovisuales Objetivos estratégicos 2.1. Plan de preservación de documentos audiovisuales La Biblioteca Nacional de Colombia custodia un conjunto amplio de colecciones audiovisuales en diferentes formatos y medios: magnéticos, ópticos, discos de vinilo y acetato, casetes de vídeo en Beta, VHS, entre otros formatos. Son documentos extremadamente vulnerables a la obsolescencia tecnológica y a factores especialmente ambientales que reducen exponencialmente su ciclo de vida, por lo que su estabilidad se hace cuestionable en la medida que no posean las condiciones adecuadas y el manejo necesario para proteger la información que contienen. El plan para su preservación incluye medidas adecuadas en el almacenamiento y su entorno, así como en la planeación para migrar la información a nuevos soportes y tecnología. Contempla las siguientes actividades establecidas en la G-BNC-003 Guía para la conservación de obras audiovisuales en custodia de la Biblioteca Nacional de Colombia:

− Identificación de las obras: diagnóstico del estado de conservación de la colección audiovisual.

− Almacenamiento: adecuación de reservas técnicas y mobiliario apto para su almacenamiento. Protección en contenedores para conservación. Almacenamiento controlado para soportes, en especial, los relacionados con la producción audiovisual recuperada por el depósito legal.

− Manipulación y traslado: elaboración y socialización de protocolos de manipulación mediante sistemas de identificación, etiquetas, consulta y tránsito entre áreas.

− Intermediación tecnológica: equipos adecuados y disponibles para facilitar el acceso la información.

− Procesos de conservación: aplicación de métodos y materiales adecuados en el proceso de organización física.

− Limpieza: limpieza locativa para la adecuada conservación de las obras y limpieza puntual sin afectación de la obra.

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− Copiado de las obras: digitalización de soportes y preservación de los recursos digitales generados.

− Mantenimiento de las obras: ejecución de acciones preventivas constantes y programadas para el refrescamiento y oxigenación de soportes.

− Mantenimiento periódico de los equipos: mantenimiento y calibración de equipos de monitoreo y control de condiciones ambientales, así como de equipamiento del Taller de digitalización.

2.2. Implementar el Laboratorio de preservación de información audiovisual La vulnerabilidad de los soportes audiovisuales predispone la posible pérdida de la información que contienen. Esto sumado a la diversidad de formatos y medios, obliga a atender en forma especial su preservación, por lo tanto, la Biblioteca Nacional de Colombia busca la conformación y dotación de un laboratorio de preservación audiovisual conformado por personal técnico idóneo y constantemente formado, así como de equipos y procesos adecuados para digitalización de los diferentes formatos. Para la implementación del Laboratorio es necesario:

− La búsqueda y adquisición de equipos y tecnología análoga para mitigar la obsolescencia tecnológica.

− Formación de personal.

− Alianzas estratégicas con otros actores que protejan colecciones audiovisuales en

el país.

Línea estratégica 3. Rehabilitación de documentos deteriorados en soporte de papel La Biblioteca Nacional de Colombia en sus colecciones protege documentación que data desde 1480 hasta la fecha. Día a día los espacios físicos se hacen insuficientes y las colecciones se robustecen y crecen teniendo en cuenta los mecanismos de adquisición como la compra, canje, donación y en especial el Depósito Legal colombiano. Hasta 1989 la entidad tuvo el carácter de biblioteca pública, en tal sentido, un alto porcentaje de las colecciones se vieron afectadas físicamente, y hoy presentan deterioros de diversas clases. A pesar de las acciones de encuadernación que la entidad realiza desde el siglo XIX, solo se cuenta con una política de preservación desde 1995. En consecuencia, las acciones de conservación para poner al día y disponer en mejores condiciones las colecciones es una de las líneas estratégicas de mayor peso en la actual política de preservación de la Biblioteca Nacional de Colombia.

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El principio funcional de esta estrategia es la rehabilitación estructural y estética de los documentos, con el fin de hacerlos estables y útiles para el disfrute y memoria de las generaciones actuales y futuras. Las intervenciones están reguladas por los principios de la restauración tanto nacional como internacional, y responden a lo establecido en la Ley 397 de 1997 (Ley General de Cultura), la Ley 1185 de 2008 y sus decretos reglamentarios, así como en la Política para la Protección del Patrimonio Cultural Mueble (Ministerio de Cultura de Colombia, 2013). Estos criterios contemplan entre otros, los siguientes aspectos:

− Mínima intervención requerida para la recuperación estructural, técnica y estética de las obras sin alterar en lo posible la originalidad de las mismas.

− Uso adecuado de materiales compatibles con aquellos de las obras originales.

− La realización de procesos reversibles y la utilización de materiales que permitan la reversibilidad de su aplicación.

− Empleo de procesos y técnicas estables.

− Empleo de equipos y herramientas acordes con los principios de calidad y protección.

− Mínima manipulación de las obras en los tratamientos y durante los mismos.

− Protección integral de las obras en cada proceso.

− Determinación de criterios de integridad de las obras de acuerdo con un equilibrio tanto de las políticas de la Biblioteca Nacional de Colombia como de los principios de la conservación y restauración.

− Determinación de consideraciones específicas de intervención de acuerdo con cada clase de colección, con su ubicación y uso dentro de Biblioteca Nacional de Colombia.

− Socialización de protocolos de manipulación (identificación, etiquetado, consulta y tránsito entre áreas).

La rehabilitación física de los documentos y colecciones de la Biblioteca Nacional de Colombia contará como mínimo con los siguientes componentes de intervención: diagnóstico físico de acuerdo con la metodología de la semiótica del semáforo diseñada y apropiada en el Programa de diagnóstico documental de la Biblioteca Nacional de Colombia en la G-BNC-001 Guía de Conservación Preventiva de la Biblioteca Nacional de Colombia, 2017); exámenes y diagnóstico de laboratorio; preparación física; documentación fotográfica y documentación en historias clínicas y aplicación de técnicas e insumos de intervención de última generación.

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Del mismo modo, la Biblioteca Nacional de Colombia cuenta con personal calificado y constantemente entrenado en nuevas estrategias de conservación y restauración documental. Primará, en las técnicas de intervención, el concepto de la estabilización e integralidad de la obra, y sólo serán asumidos procedimientos con alcances de restauración, si y sólo si, se trata de documentos planos o documentos de relevancia que por su alcance y función documental así lo requieran. Objetivos estratégicos 3.1. Implementar el Plan de Conservación Inmediata (PCI) El Plan de Conservación Inmediata de colecciones busca responder y atender de forma inmediata los reportes que las áreas realizan sobre documentación con deterioros o en condiciones que impiden la consulta por cualquier usuario de la Biblioteca Nacional de Colombia. El personal del Taller de Conservación es el directo responsable de las acciones tanto de respuesta inmediata como del respectivo control, y semestralmente es sometido a revisión para establecer la viabilidad de este objetivo estratégico. 3.2. Implementar el Plan de conservación para documentos que ingresan por primera vez a la Biblioteca Nacional de Colombia La actual estructura del libro se caracteriza por encuadernaciones flácidas y unidas con adhesivo. Son documentos que desde su producción están siendo amenazados por deterioros debido a su misma fragilidad estructural. Por lo tanto, la estructura del objeto debe fortalecerse para evitar los potenciales deterioros durante su vida tanto en el almacenamiento como en la manipulación y consulta. En este sentido, la Biblioteca Nacional de Colombia diseña las estructuras de conservación de acuerdo con la tipología documental que corresponda, documentadas en el Procedimiento de conservación de colecciones aprobado y vigente en el Sistema Integrado de Gestión Institucional –SIGI– del Ministerio de Cultura de Colombia.

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3.3. Implementar el Plan de Conservación de Documentos Especiales (PCE) Son considerados como documentos especiales dentro de la Política de preservación de la Biblioteca Nacional de Colombia, la obra gráfica y cartográfica. En este sentido, la política de intervención se orientará por principios de restauración atendiendo un manejo mimetizador en su presentación estética y los demás, en principios de intervención contemplados en esta línea estratégica. 3.4. Implementar el Plan de Conservación de Documentos para Catalogación (PCC) La catalogación de documentos incluye acciones de marcación que podrían implicar un deterioro para los documentos si éstas no se realizan de forma adecuada: postura de bandas de seguridad, etiquetas de radiofrecuencia, sellos e inscripciones. Por esta razón, se han incorporado acciones de conservación en este procedimiento de trabajo, las cuales son realizadas por personal del equipo de conservación y el equipo Procesos Técnicos de la Biblioteca Nacional de Colombia. 3.5. Implementar el Plan de Conservación Programada (PCP) Este plan busca atender de forma masiva y programada acciones de conservación estandarizadas para atender los documentos modernos que ingresan a la Biblioteca Nacional de Colombia en condiciones desfavorables para su conservación en el tiempo, por ejemplo: encuadernaciones con grapas, ganchos y anillados metálicos, cubiertas flácidas. 3.6. Implementar el Plan de Protección con sistemas de Almacenamiento (PPA) Teniendo en cuenta los deterioros a los que se enfrenta un documento tanto en su almacenamiento como en la manipulación, la política de preservación de la Biblioteca Nacional de Colombia establece además la protección de las unidades documentales en sistemas de almacenamiento, en este sentido se diseñan estructuras de contenedores de conservación acorde con el tipo de documento. Los prototipos de los contenedores son documentados en el Procedimiento de conservación de colecciones aprobado y vigente en el Sistema Integrado de Gestión Institucional –SIGI- del Ministerio de Cultura de Colombia. Línea estratégica 4. Cambio de medio de soportes frágiles o representativos a soportes y tecnología de momento Entre 1997 y 2008 la Biblioteca Nacional de Colombia utilizó la tecnología de la microfilmación e incluso de fotocopiado para hacer copias de preservación de documentos en soporte de papel en mal estado de conservación, o incluso de documentos únicos y representativos de sus colecciones, de forma tal que pudiesen ser consultados, entretanto el original reposaba bajo restricciones de manipulación.

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Desde 2009 se utiliza la tecnología digital para documentos en papel, sonoros y en video. En este sentido, diseña e implementa los protocolos y mecanismos necesarios para el desarrollo de esta actividad y fortalece tanto la infraestructura física y capacita el recurso humano de modo que puedan ser actividades ejecutadas al interior de la Biblioteca Nacional de Colombia. Las metodologías de trabajo se amparan en las mejores prácticas de digitalización, protocolos5 y normas técnicas a nivel local e internacional. Estas normas son las Normas ISO / IEC6, reconocidas internacionalmente en la gestión de servicios de las Tecnologías de la Información y Comunicación –TIC-. Objetivos Estratégicos 4.1. Crear el Taller de Digitalización y Preservación Digital Desde 2009 la Biblioteca Nacional de Colombia inició la transición de la tecnología analógica a la digital para dar acceso a la documentación patrimonial en dominio público. En este sentido, desarrolló guías y parámetros para realizar los procesos digitales de forma estandarizada y encontró que uno de los principales riesgos sobre esta actividad se encuentra en el método y forma de digitalización, los equipos idóneos, y la experiencia del digitalizador tanto en digitalización como en conservación. Por esta razón, se hizo evidente y necesario desarrollar la capacidad tecnológica y la capacitación humana en la Biblioteca Nacional de Colombia. El Taller de Digitalización tiene por objeto la adopción de nuevas y mejores prácticas de conservación y digitalización para evitar los deterioros en la documentación, y facilitar el acceso a documentos en formatos con alta calidad y capacidad de lectura, capaces de ser leídos y reproducidos en diferentes dispositivos y medios, así como almacenables en formatos destinados para la preservación, derivados y de uso. De igual forma, es

5 Protocolo CIFS SMB, Protocolo FTP Protocolo NFS, Protocolo OAI-PMH y Protocolo TFTP. 6

Norma Aplicación ISO/IEC 5985 Directrices de implementación para digitalización de documentos. ISO/IEC 9660 Sistema de archivos para CD-ROM. ISO/IEC 10149 Intercambio de datos en discos de datos ópticos de 120 mm (CD-ROM) de solo

lectura. ISO 14721:2015

Sistemas de transferencia de datos e información espaciales. Sistema abierto de información de archivo (OAIS). Modelo de referencia.

NTC/ISO 16363 Sistemas de transferencia de información y datos espaciales. Auditoría y certificación de repositorios digitales de confianza.

ISO/IEC 16824 Disco regrabable de DVD de 120 mm (DVD-RAM). ISO/IEC 16825 Estuche para discos DVD-RAM de 120 mm.

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responsable del mantenimiento, uso y cuidado de la infraestructura tecnológica, así como de las buenas prácticas para el manejo del software utilizado. Las acciones de preservación específicas utilizadas para los recursos digitales de la Biblioteca Nacional de Colombia dependen en gran medida de la fuente, el tipo de contenido, la tecnología existente, la experiencia y el soporte continuo. Las principales estrategias para la preservación digital incluyen:

− Medios durables y persistentes: reducen la necesidad de refrescamiento y disminuyen las pérdidas por deterioro de los medios de soporte (discos duros externos, CD-ROM, las USB, entre otros) además del manejo cuidadoso, temperatura y humedad controladas, y almacenamiento.

− Preservación de la tecnología: conservación o mantenimiento de los sistemas originales como sistemas operativos, software de aplicación original y unidades de medios. Ofrece la posibilidad de hacer frente a la obsolescencia de los medios de almacenamiento, en el supuesto que los medios no han decaído más allá de la legibilidad.

− Copiado Bitstream: más conocido como "copia de seguridad de los datos", se refiere al proceso de hacer una copia exacta de un objeto digital.

− Refrescamiento: crear periódicamente una copia de contenido de un medio de almacenamiento a otro del mismo tipo, es decir, actualizar o rejuvenecer el contenido en nuevos medios de almacenamiento.

− Arqueología digital: aplicación de métodos y procedimientos de emergencia para rescatar el contenido de medios de almacenamiento que han quedado ilegibles por daños físicos o de hardware o de entornos de hardware y software obsoletos o dañados.

− Migración: transferir la información digital de una configuración de hardware y software a otra, o de una generación de ordenadores a otra superior.

− Replicación: copiado y uso de múltiples lugares de almacenamiento para mejorar la longevidad de los documentos digitales, así como el mantenimiento de su autenticidad e integridad.

− Normalización: utilización de procedimientos normalizados para rescatar contenidos digitales dañados.

− Adhesión a las normas: es una manera de "endurecer" la codificación y el formato de los objetos digitales mediante la adhesión a los estándares

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ampliamente reconocidos. La confianza en los estándares puede reducir la amenaza de obsolescencia inmediata de un documento digital.

− Emulación: se emula el entorno técnico requerido con el fin de reproducir el comportamiento de sistemas obsoletos en nuevos entornos. La emulación combina software y hardware para reproducir las características esenciales del rendimiento de otro computador de un diseño diferente, permitiendo que los programas o medios diseñados para un entorno particular puedan operar en un entorno diferente, por lo general más reciente.

− Encapsulación: el recurso digital se encapsula en PDF junto con metadatos descriptivos en formato Marc XML.

Estas estrategias se establecen en la G-BNC-002 Guía de digitalización y preservación digital de la Biblioteca Nacional de Colombia. 4.2. Digitalizar de colecciones en formato papel Dada la misión institucional de preservar y dar acceso al patrimonio bibliográfico y documental colombiano, se diseña e implementa el plan de digitalización de colecciones. En este sentido son digitalizadas todas las colecciones que se encuentren en dominio público y en custodia de la Biblioteca Nacional de Colombia como primera fase del proceso. Son digitalizadas las obras que estando protegidas por la legislación del Derecho de Autor, se obtenga de ellas, la correspondiente licencia de uso por terceros (autores o derechohabientes) y disposición en la plataforma tecnológica de la Biblioteca Nacional de Colombia. El plan digital tiene cobertura sobre colecciones en custodia de otras instituciones culturales, previa revisión y validación para su digitalización, y amparo de convenios o las figuras de asociación que delimiten los permisos de uso. La digitalización de estos contenidos se realiza con el máximo nivel de resolución para impresión editorial. Se regula a través de protocolos que guían de forma técnica su ejecución, y éstos son revisados anualmente para incluir cambios o mejoras. Los recursos digitalizados, así como los nacidos en digital que de igual forma se integran a la plataforma tecnológica de la Biblioteca Nacional de Colombia, deben tener un estricto manejo y control de sus metadatos y almacenamiento los cuales den cuenta del ciclo de vida y requerimientos de conservación a largo plazo. De forma puntual para este tipo de actividades, se desarrollan lineamientos que indiquen de forma clara, el manejo, estructuras, tecnología, arquitectura, personal y demás aspectos necesarios para hacer una correcta preservación digital en la Biblioteca Nacional de Colombia.

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4.3. Mejorar la calidad de imágenes reproducidas con microfilmación electrónica Como una de las estrategias de preservación de la información digitalizada, la política de preservación de la Biblioteca Nacional de Colombia incluye dentro de su estrategia de seguridad informática, la elaboración de copias de la información digitalizada en películas de microfilmación con calidad de archivo. La Biblioteca graba y utiliza rollos de película de microfilmación con diámetro de 35 mm de acuerdo con las normas técnicas internacionales7 para microfilmación en archivos y bibliotecas. Los procesos de revelado serán desarrollados con el máximo cumplimiento de niveles de densidad y limpieza en su procesamiento, con el fin de obtener una copia máster de alta calidad. Esta copia debe ser almacenada guardando los estándares8 de almacenamiento para películas. 4.4. Implementar la digitalización de documentos audiovisuales La Biblioteca Nacional de Colombia cuenta con fondos fotográficos, grabaciones sonoras, en video y producción musical de importancia para la memoria viva del país. En este sentido, y como anexo al plan digital de colecciones, desarrolla planes específicos de gestión y digitalización para documentos audiovisuales. Utiliza las normas técnicas para calidad de preservación que instituciones como la International Association of Sound and Audiovisual Archives (IASA) establecen para digitalización audiovisual. La colección fotográfica de la Biblioteca Nacional es dispuesta, además de su conservación física, en soportes digitales, de forma tal que tanto negativos como positivos pueden ser incorporados a los registros catalográficos y se optimice y visibilice su consulta. La digitalización de estos contenidos debe realizarse con el máximo nivel de calidad, teniendo en cuenta el Procedimiento de conservación de colecciones, aprobado, y vigente en

7 NTC 3723. Esta norma establece principios generales para la microfilmación de documentos sobre películas de tipo de gelatina y sales de plata de 16 mm, incluyendo orientación de imágenes en película, área para códigos e información requerida para facilitar la identificación, clasificación, pruebas y por consiguiente el uso del microfilm. NTC 5029. Esta norma contempla métodos para la medición de archivos con soporte en papel de manera fácil y rápida, con un mínimo margen de error. Esta norma facilita la labor de planificación de tareas archivísticas como la organización, conservación, descripción, restauración, microfilmación, digitalización, entre otras. 8 NTC 5174. Esta norma técnica ofrece requisitos para el procesado, manipulación y almacenamiento de microfilm de tipo comercial o con carácter archivístico ya sea en rollo, tira o tarjeta montada o desmontada. Se aplica al microfilm fabricado con base en ésteres de celulosa o poliéster y emulsión en sales de plata y gelatina en la que se registren imágenes convencionales producidas con el uso de revelador, fijador y sistema de lavado.

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el Sistema Integrado de Gestión Institucional –SIGI-. En este procedimiento se indican dos documentos para orientar las acciones de digitalización de documentos audiovisuales que se revisan cada año para incluir cambios o mejoras: G-BNC-002 Guía de digitalización y preservación digital de la Biblioteca Nacional de Colombia y la G-BNC-003 Guía para la conservación de obras audiovisuales en custodia de la Biblioteca Nacional de Colombia. Línea estratégica 5. Aumentar el peso de las actividades de preservación en el desarrollo de las actividades internas y externas de la Biblioteca La política de preservación de la Biblioteca Nacional de Colombia es común a todos los procesos y personal de la misma, teniendo en cuenta que son los objetos o colecciones en quienes se concentra. En este sentido es importante que en todos los niveles de participación del flujo de trabajo con la documentación, se apliquen medidas correctas de manipulación, almacenamiento, cuidados, seguridad y en especial de respeto y sensibilidad por el patrimonio bibliográfico y documental. Por esta razón, recae en el Grupo de Conservación la responsabilidad de liderar diferentes procesos y estrategias para elevar y posicionar las acciones de conservación, y en especial concientizar al funcionario y usuario de su rol y participación para la protección del patrimonio que la Biblioteca Nacional de Colombia custodia en sus colecciones. Objetivos Estratégicos 5.1. Sensibilizar sobre los problemas de preservación de la documentación El Grupo de Conservación de la Biblioteca Nacional de Colombia diseña y pone en funcionamiento diferentes formas de acercamiento a las acciones tanto técnicas como logísticas involucradas en la conservación documental. Centra esfuerzos en acciones de sensibilización que involucre a empleados y usuarios, así:

− Campañas de conservación preventiva: es una estrategia de comunicación para sensibilizar a los usuarios internos (servidores públicos) de la Biblioteca como a los externos, en temas de conservación.

− Curso virtual de conservación: la estrategia busca una mayor difusión e impacto de las acciones de conservación, de forma tal que pueda aumentar el número de agentes formados que, en todo tipo de biblioteca y colección, puedan implementar acciones y políticas de conservación para la preservación documental del patrimonio bibliográfico y documental nacional.

− Talleres relacionados con la historia y cultura de documentos y soportes de bibliotecas: la estrategia busca fortalecer las capacidades de empleados,

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bibliotecarios y usuarios para que en sus diferentes roles y participación con colecciones, puedan hacer un mejor ejercicio de prácticas adecuadas para su conservación.

− Viva un día la conservación de nuestro patrimonio: la estrategia se desarrolla de forma práctica durante un día en donde los participantes pueden conocer algunos de los procesos incluidos en esta política, e involucrarse en éstos mediante prácticas orientadas.

5.2. Ofrecer asistencia técnica a las colecciones patrimoniales del país Es parte de la política de preservación de la Biblioteca Nacional, incluir estrategias para la asistencia técnica a bibliotecas, siendo de principal importancia y prioridad, las colecciones patrimoniales en custodia de bibliotecas públicas departamentales. Esta asistencia puede incluir:

− Visitas y diagnósticos técnicos de conservación.

− Respuesta a inquietudes sobre temas de conservación.

− Orientación sobre el quehacer de la conservación en bibliotecas.

− Asesoramiento en procesos de intervención y acompañamiento en el mismo.

− Revisión de productos, insumos, maquinaria y herramienta requerida por las bibliotecas para el quehacer de la conservación.

− Acompañamiento en la selección de materiales y proveedores.

− Intercambio de información técnica. 5.3. Ofrecer acceso abierto a la información técnica y científica sobre conservación Como parte de la estandarización y aplicación de modelos y buenas prácticas en el quehacer de la conservación y en especial de procesos preventivos y curativos de conservación, se incluye en la política de preservación de la Biblioteca Nacional de Colombia, compartir la información que produzca producto de sus investigaciones, procesos de conservación, e historias clínicas. Esta información la comparte en coherencia con el movimiento de acceso abierto, otorgando las siguientes condiciones basados en la licencia de Creative Commons (CC): Atribución – No comercial – Compartir igual.

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Línea estratégica 6. Formación, investigación, cooperación y actualización en conservación de documentos Existen factores vinculados al cambio climático del planeta que están obligando a fortalecer la investigación en la conservación y restauración, y mirarla más allá de los impactos ya reconocidos sobre el deterioro documental. Si bien la investigación científica ha estado caminando paralelamente con las prácticas de conservación tanto preventiva como curativa, hoy más que nunca las instituciones responsables de la protección de colecciones relevantes como lo es la Biblioteca Nacional de Colombia, deben aunar esfuerzos y fortalecer sus líneas de investigación para reconocer entre otros, las condiciones microclimáticas de las reservas técnicas y salas, como su seguimiento, los agentes biológicos ambientales diversos y con capacidad de generar resistencia a los agentes químicos de control, las nuevas soluciones para un control amigable con el medio ambiente, y entre otros, las estrategias para articular las soluciones en conservación con la salud y la seguridad en el trabajo. No obstante, otro tipo de situaciones en torno a los deterioros extrínsecos e intrínsecos de documentos, cualquiera sea su soporte, y en especial, aquellos asociados con el envejecimiento de la materialidad deben ser igualmente estudiados. Por esta razón, la política de preservación de la Biblioteca Nacional de Colombia se orienta en la producción de líneas de investigación que sirvan como base para dar soluciones a problemáticas en las bibliotecas de la Red Nacional de Bibliotecas Públicas (RNBP), como en la misma Biblioteca Nacional. Para ello, fortalece constantemente la capacidad técnica y humana del Laboratorio de Ciencias de modo que los resultados de las investigaciones estén al acceso de la RNBP. Son prioritarias las siguientes investigaciones:

− Recolección y análisis para la conformación de un cepario que dé cuenta de la población de hongos y bacterias de los materiales con biodeterioro de la Biblioteca Nacional de Colombia, en primera instancia, así como de otras colecciones del patrimonio bibliográfico y documental nacional.

− Investigaciones asociadas al mejoramiento de la calidad de aire en colecciones de bibliotecas del orden nacional.

− Investigaciones orientadas a la biotecnología como componente para resolver problemas de biodeterioro documental y ambiental, entre otros.

− Investigaciones asociadas al envejecimiento de documentos (hidrólisis, oxidación, entre otros), en cualquier soporte físico de información.

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Objetivos Estratégicos 6.1. Investigar y producir literatura sobre conservación aplicada a bibliotecas Desafortunadamente es poca la literatura que se produce en torno a la documentación de procesos y experiencias relacionadas con la conservación del patrimonio bibliográfico y documental. Colombia no es la excepción. En este sentido, la Política de preservación del patrimonio bibliográfico y documental de la Biblioteca Nacional de Colombia, incluye y patrocina la producción de contenidos técnicos y dispone sus canales de difusión y comunicación para que sean diseminados y puestos en acceso abierto. Con esta dirección busca que se difunda la información técnica inherente a la conservación del patrimonio bibliográfico y documental colombiano y de esta forma aporte a las mejores prácticas que tanto profesionales como técnicos hacen sobre la documentación distribuida en bibliotecas y centros de documentación del país, especialmente. Toda producción elaborada por el personal de la Biblioteca Nacional de Colombia, o aquellos que ésta encargue por contrato, se entiende como contenido de acceso abierto y bien público. Los derechos morales siempre son de sus autores por tanto deben tener el debido reconocimiento. Se deben incluir los debidos registros de ISBN o ISSN y su circulación tendrá las licencias que otorga la Entidad bajo la figura de Creative Commons (CC): Atribución – No comercial – Compartir igual. 6.2. Formar en materia de conservación a bibliotecarios colombianos y extranjeros La Biblioteca Nacional de Colombia tiene tradición en la formación de formadores para el tema de conservación documental. Esto en buena parte se debe por la oportunidad que tiene al ser cabeza de la Red Nacional de Bibliotecas Públicas del país. En este sentido, la Política de preservación de de la Biblioteca Nacional de Colombia incluye las estrategias de formación que conduzcan al mejoramiento de las competencias tanto de empleados de la Biblioteca como de bibliotecarios en el país. Son del quehacer de esta Política el diseño e implementación de espacios de formación y documentos fruto de investigaciones y del trabajo sobre conservación realizado en la Biblioteca Nacional de Colombia:

− Curso virtual de conservación, abierto a todo bibliotecario público o privado en ejercicio de funciones tanto en bibliotecas como centros de documentación.

− Pasantías o experiencias conducidas en los talleres de conservación de la Biblioteca Nacional de Colombia previa convocatoria y cumplimiento de los términos que corresponda.

− Talleres didácticos relacionados con la historia y cultura del libro. Encuentros y charlas de carácter técnico.

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− Presentación de investigaciones o trabajos de conservación y restauración.

− Elaboración de ponencias para participación en cursos, talleres, seminarios y

similares con el fin de difundir las acciones de conservación y restauración del patrimonio bibliográfico y documental nacional, en especial el que custodia la Biblioteca Nacional de Colombia en sus colecciones.

6.3. Investigación de técnicas, tecnologías y materiales de conservación La conservación como disciplina cada vez es más incluyente y aportante a otras disciplinas de las ciencias, tecnología, comunicaciones y humanidades, entre otras, en este sentido, se abre la disposición para el trabajo colectivo e interdisciplinario, en especial para el aprovechamiento de recursos tanto humanos, como técnicos y administrativos. En este contexto se incluyen las actividades de conservación y restauración de la Biblioteca Nacional de Colombia, para que desde una correcta gestión, se haga la vinculación cooperativa con otras instancias del orden público y privado de carácter cultural, científico y educativo, y de igual forma, el patrimonio sea objeto de investigación y estudio en toda su dimensión. La política de preservación de la Biblioteca Nacional de Colombia incluye acciones para ampliar, fortalecer, abrir y apoyar de manera colectiva, la gestión del patrimonio, en relación con:

− Comunicación con entidades pares del ámbito nacional o internacional, así como con profesionales de la conservación o centros de conservación nacionales o extranjeros para abrir espacios de trabajo común sobre las prácticas de recuperación de documentos, conservación y restauración, digitalización y medios de acceso, y demás acciones del ámbito de la conservación bibliográfica y documental.

− Trabajo con la academia para abrir espacios de investigación relacionados con trabajos de grado, tesis y pasantías en la Biblioteca Nacional de Colombia.

− Convenios con instituciones que custodian patrimonio bibliográfico y documental para hacer alianzas estratégicas que benefician la recuperación, preservación y acceso al patrimonio bibliográfico y documental nacional.

− Planteamiento y apoyo a trabajos de investigación con academia y empresa tanto pública como privada que tenga como objeto la preservación y acceso al patrimonio bibliográfico y documental nacional. En este sentido, se incluye el aporte de las Tecnologías de la Información y la Comunicación (TIC).

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Línea estratégica 7. Evaluación de las políticas de preservación La política de preservación de la Biblioteca Nacional de Colombia así como sus protocolos, son revisados anualmente y hacen parte del Sistema Integrado de Gestión Institucional –SIGI– del Ministerio de Cultura de Colombia. La toma de decisiones se hace sobre la recolección y análisis de las experiencias, retos tanto en los nuevos formatos como en su estrategia de conservación, estudios de caso y demás temas de pertinencia para las posibles modificaciones; internamente es revisado por el equipo de coordinadores y directos responsables de la conservación en la Biblioteca Nacional de Colombia. Factores de sostenibilidad Son factores de sostenibilidad de la presente política: Responsabilidad estatal Deben definirse rubros para las siguientes líneas de inversión:

Recurso humano para las labores de investigación, formación, conservación preventiva, y conservación y restauración analógica y digital.

Mantenimiento de equipos. Adquisición de la nueva tecnología que requieran los procesos de conservación. Compra de materiales y de insumos de conservación.

Asimismo, es responsabilidad de la Biblioteca Nacional de Colombia generar alianzas interinstitucionales que faciliten la inversión y el desarrollo de la política de preservación. Articulación entre agentes La Biblioteca Nacional de Colombia debe mantener la articulación con la Red Nacional de Bibliotecas Públicas (RNPB), las redes departamentales de bibliotecas, las bibliotecas patrimoniales del país y establecer alianzas con aquellos entes de carácter público o privado que custodian colecciones patrimoniales. Estas acciones de articulación y creación de alianzas, incluyen los programas de conservación, restauración, ciencias de la información, archivística y bibliotecología de las universidades. Austeridad y ahorro

Todos los procesos de conservación deben realizar el adecuado uso de los equipos para garantizar un buen mantenimiento la prolongación de su vida útil, y el ahorro de insumos y

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materiales. También, el uso y manejo adecuado de residuos de acuerdo con la política de ambiental del Ministerio de Cultura9. Competencias La Política de preservación del patrimonio bibliográfico y documental es competencia de los siguientes actores: Ministerio de Cultura, en tanto:

1) La Biblioteca Nacional de Colombia es una Unidad Administrativa Especial (UAE) del

Ministerio de Cultura y este tiene como misión: formular, coordinar e implementar la política cultural del Estado colombiano para estimular e impulsar el desarrollo de procesos, proyectos y actividades culturales y artísticas que reconozcan la diversidad y promuevan la valoración y protección del patrimonio cultural de la nación.

2) El Ministerio determina las políticas sobre patrimonio en las cuales se enmarca la presente política de preservación del patrimonio bibliográfico: Política para la protección del patrimonio cultural mueble y la Política para la gestión del patrimonio bibliográfico y documental.

3) Es el ordenador del gasto y por tanto, asigna los recursos para la ejecución de las

acciones de la Política de preservación del patrimonio bibliográfico y documental de la Biblioteca Nacional de Colombia.

Dirección de la Biblioteca Nacional de Colombia porque:

1) Es la instancia encargada de asesorar al Ministro de Cultura en la fijación de políticas

y adopción de planes, programas y proyectos para garantizar la recuperación, organización, conservación, difusión y preservación del patrimonio bibliográfico, hemerográfico, fonográfico, audiovisual y musical colombiano.

9 El Ministerio de Cultura de Colombia cuenta con la siguiente política ambiental la cual establece el compromiso de la Alta Dirección con el entorno: "Desde la formulación y puesta en marcha de las políticas culturales, para fomentar la creación, preservación, valoración y acceso a las diversas manifestaciones culturales, para contribuir a la calidad de vida y a la convivencia de los colombianos, se compromete a prevenir la contaminación, cumplir la normatividad ambiental vigente y a mejorar continuamente la gestión ambiental, para reducir progresivamente los impactos ambientales negativos producto de las actividades propias del Ministerio, adoptando conductas ejemplares a partir de acciones eficaces, eficientes y efectivas sostenibles, que contribuyan a la conservación de la biodiversidad, como patrimonio de la nación y valor estratégico para el desarrollo presente y futuro de Colombia.". Consultado: http://www.mincultura.gov.co/ministerio/oficinas-y-grupos/oficina%20asesora%20de%20planeacion/Sistema%20de%20gestion%20de%20la%20calidad/Paginas/2009-08-11_25877.aspx

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2) Asume la dirección y coordinación de la Red Nacional de Bibliotecas Públicas, esta coordinación incluye velar por la preservación del patrimonio bibliográfico y documental de las regiones.

Grupos y equipos de la Biblioteca Nacional y empleados de la misma, en cuanto son los directos responsables de concretar las líneas y objetivos estratégicos de la política.

Usuarios de la Biblioteca Nacional de Colombia, en la medida en que la Biblioteca facilita los espacios, horarios y acceso de los usuarios nacionales y extranjeros al conocimiento de las obras y documentos que custodia, es deber de los usuarios hacer buen uso de este patrimonio atendiendo las normas de uso y manipulación.

Bibliotecas, centros de documentación, centros de investigación, universidades y otras unidades de información del país. Las Bibliotecas de la Red Nacional de Bibliotecas y todos aquellos centros documentales públicos y privados que albergan la memoria y el patrimonio cultural de las regiones y de la nación, tienen la responsabilidad de generar las estrategias de preservación del patrimonio bibliográfico y documental que custodian. Documentos anexos a la Política

− Instructivo de fotodocumentación. − Instructivo para la elaboración y uso de contenedores de conservación. − Lineamientos de preservación digital de la Biblioteca Nacional de Colombia. − Guía de conservación preventiva de la Biblioteca Nacional de Colombia. − Guía digitalización y preservación digital de la Biblioteca Nacional de Colombia. − Guía de gestión de riesgos en bibliotecas. − Guía para la conservación de obras audiovisuales y afines de la Biblioteca Nacional de

Colombia. − Política para la protección del patrimonio cultural mueble. − Política para la gestión del patrimonio bibliográfico y documental. − Protocolo de conservación de obras de la Biblioteca Nacional de Colombia. − Revista Conservamos, Guía Técnica de Preservación en Bibliotecas.

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Referencias

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Versiones del presente documento Las revisiones al presente documento implican ajustes y mejoras que se ven reflejados en las diferentes versiones. Versión 1: diciembre de 2009. Validada en Comité de Coordinación BNC. Versión 2: diciembre de 2013. Se revisa la Política para la protección del patrimonio cultural mueble publicada en 2013, y en tal caso, se incorpora y alinean conceptos en el ítem Línea estratégica 3: Asegurar la rehabilitación de documentos deteriorados en soporte de papel. Versión 3: enero de 2014. En el marco del Inventario de colecciones, se incluye el ítem: Objetivo estratégico 3.4: Plan de conservación de documentos para catalogación. Versión 4: enero de 2015. Se incluye el ítem Objetivo estratégico 4.5. Preservación de información digital, basado en el documento Lineamientos de preservación digital. Versión 5: enero 2017. Se incluye el ítem: Objetivo estratégico 3.5: Plan de conservación masiva y programada como parte de ajustes internos de eficiencia del equipo de trabajo en conservación. Se articula con el documento: Procedimientos de intervención en documentos custodiados por la Biblioteca Nacional de Colombia. Versión 6: abril de 2018. Al realizarse cambios en la organización de los procedimientos de conservación, son actualizados los documentos anexos a la Política en la versión anterior: Protocolo utilizado para la conservación de colecciones en la Biblioteca Nacional. Parámetros de análisis para el levantamiento de diagnósticos de conservación. Guía de fotodocumentación y servicio de conversión digital. Guía de Conservación Preventiva Manual de Gestión de Riesgos en Bibliotecas. Especificaciones técnicas para la intervención. Especificaciones técnicas para la elaboración y uso de contenedores de conservación. Versión 7 (noviembre de 2018): se pasa la redacción de futuro a presente, se numeran las páginas, se completaron las siglas con el nombre que significa cada letra de la misma (OEA, IASA, SIGI). Se incluyeron los siguientes contenidos:

− La página legal.

− Las definiciones de: calibración, conservación, conservación curativa, conservación preventiva, contenedor mayor, contenedor menor, contenedor de preservación, creative commons, derechos morales, deterioro, deterioros extrínsecos, deterioro intrínseco, encapsulado, encapsulación, estabilización, hidrólisis, intervención, mantenimiento, memoria, mínima intervención, oxidación, patrimonio bibliográfico y

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documental, patrimonio hemerográfico, preservación, protección, recuperación, reservas técnicas y salas de consulta y restauración.

− Los Antecedentes generales se redactaron a partir del texto que en las versiones anteriores se llamaba Introducción porque el texto hacía más referencia a hechos históricos.

− La Justificación a partir de un texto que en la versión 6 se titulaba Resultados esperados.

− Los Principios de la política: Acceso abierto, calidad.

− El objetivo estratégico: Implementar el Plan de conservación programada (PCP)

− Los Factores de sostenibilidad de la Política.

− Las Competencias se redactaron a partir de un texto que en la versión 6 se llamaba Actores.

− Las Referencias se actualizaron con las normas APA y se incluyeron otras.

− Las Referencias de las definiciones. Versión 8. Octubre de 2019. Las referencias generales y las referencias de las definiciones se dejan en un solo apartado. Se incluyó el código del nombre de las guías mencionadas. Agradecimientos Redacción del texto base: Sandra Marisol Angulo Méndez, Coordinadora del Grupo de Conservación Edición y redacción de los nuevos textos (versiones 7 y 8): Diana Yanir Gutiérrez López Revisión general del documento: Angelica Avella, María Claudia Sarmiento, Sara del Mar Castiblanco y Sandra Paola Ruiz, restauradoras del Centro de Conservación Bogotá, D.C. octubre de 2019. República de Colombia ©Ministerio de Cultura - Biblioteca Nacional de Colombia Calle 24 No. 5 - 60 - Teléfono: (571) 381 64 64 Bogotá, D. C. www.bibliotecanacional.gov.co www.mincultura.gov.co

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