POWER POINT

Y EXCEL

GUÍA PARA EL ESTUDIANTE

Elaborado por Wendy Navarrete Velásquez

INSTITUTO COLOMBIANO DE APRENDIZAJE - INCAP-

PROGRAMAS ÁREA DE SISTEMAS

Tabla de contenido

UNIDAD 1 1 POWER POINT ___________________________________________ 4 1.1 ¿QUÉ ES POWER POINT? ________________________________ 4 1.2 LA PANTALLA INICIAL ___________________________________ 4 1.3 LAS BARRAS ___________________________________________ 4 1.3.1 La barra de título _______________________________________ 4 1.3.2 La barra de acceso rápido ________________________________ 5 1.4 LA BANDA DE OPCIONES ________________________________ 5 1.5 CREAR UNA PRESENTACIÓN EN BLANCO __________________ 7 1.6 GUARDAR UNA PRESENTACIÓN __________________________ 8 1.7 TIPOS DE VISTAS _______________________________________ 9 1.7.1 Vista Normal: __________________________________________ 9 1.7.2 Vista Clasificador de diapositivas: __________________________ 9 1.7.3 Zoom _______________________________________________ 10 1.8 TRABAJAR CON GRÁFICOS _____________________________ 10 1.8.1 Insertar un gráfico _____________________________________ 10 1.8.2 Modificar el gráfico: ____________________________________ 11 1.9 OTROS TIPOS DE ILUSTRACIONES _______________________ 11 1.10 INSERTAR SONIDOS Y PELÍCULAS: _______________________ 13 1.10.1 Insertar sonidos en una presentación: ______________________ 13 1.10.1.1 Cambiar las propiedades del sonido: ______________________ 13 1.10.2 Animaciones y transiciones: ______________________________ 14 1.10.2.1 Animar Textos y objetos: _______________________________ 15 1.10.2.2 Transición de diapositivas: ______________________________ 15 1.10.2.3 Ensayar intervalos: ____________________________________ 16

UNIDAD UNO

Logros de Competencia Laboral

1. Crea presentaciones en PowerPoint, utilizando adecuadamente las herramientas (diapositivas, formatos de presentación, estilos y diseños de las diapositivas, hipervínculos, etc.). y utiliza elementos multimediales (grabadora de sonido, efectos de sonidos y video en las diapositivas, transición de diapositivas).

Pow

er P

oin

t

Indicadores de Logros Evidencias

Dominar conceptos básicos de

presentaciones de diapositivas. Utilizar de manera experta la Pantalla

principal de PowerPoint. Manejar con destreza las Herramientas

de diseño de PowerPoint. Conocer y utilizar con destreza el Menú

formato, las herramientas multimediales y de presentación.

Conocimiento Desempeño Producto y Desempeño Producto y Desempeño

PowerPoint Unidad 1

1 POWER POINT

FDH. FORMADOR DICE Y HACE

1.1 ¿QUÉ ES POWER POINT?

PowerPoint es la herramienta que nos ofrece Microsoft Office para crear presentaciones. Las presentaciones son necesarias hoy en día ya que permiten transmitir información e ideas de forma visual, atractiva y eficiente. Con PowerPoint podemos crear presentaciones de forma fácil y rápida pero con gran calidad ya que incorpora gran cantidad de herramientas que nos permiten personalizar hasta el último detalle, por ejemplo podemos controlar el estilo de los textos y de los párrafos, podemos insertar gráficos, dibujos, imágenes, e incluso texto con WordArt. También podemos insertar efectos animados, películas y sonidos. Podemos revisar la ortografía de los textos e incluso insertar notas para que el narrador pueda tener unas pequeñas aclaraciones para su exposición y mucho más.

1.2 LA PANTALLA INICIAL

1.3 LAS BARRAS

1.3.1 La barra de título Contiene el nombre del documento sobre el que se está trabajando en ese momento. Cuando creamos una presentación nueva se le asigna el nombre provisional Presentación1, para cambiar el nombre solo basta con guardar el documento y digitar el nombre deseado.

Al iniciar PowerPoint aparece una pantalla inicial como la que a continuación mostramos. Ahora conoceremos los nombres de los diferentes elementos de esta pantalla. La pantalla que se muestra a continuación no necesariamente debe ser igual a la que se vera en su computador, ya que depende de la configuración de la herramienta, establecida por el usuario.

1.3.2 La barra de acceso rápido

La barra de acceso rápido contiene las operaciones más

habituales como Guardar ,

Deshacer o Repetir . Esta barra puede personalizarse dando clic en la flecha desplegable de la derecha y selecciona los comandos que quiera añadir.

En el menú que aparece en pantalla podemos dar clic en Más comandos para ver un listado de todos los disponibles en PowerPoint 2007. Podemos seleccionar más opciones para luego utilizarlas en la presentación.

1.4 LA BANDA DE OPCIONES

La Banda de opciones contiene todas las opciones del programa agrupadas en pestañas o etiquetas. Al hacer clic en Insertar, por ejemplo, veremos las operaciones relacionadas con la inserción de los diferentes elementos que se pueden crear en PowerPoint. Las operaciones más habituales podríamos añadirlas a la barra de acceso rápido como se explicó anteriormente. Oprimiendo la tecla ALT activaremos el modo de acceso por teclado (método abreviado). De esta forma aparecerán pequeños recuadros junto a las pestañas y opciones indicando la tecla (o conjunto de teclas) que deberá pulsar para acceder a esa opción sin la necesidad del mouse.

Las opciones no disponibles en el momento actual se muestran semitransparentes. Para salir del modo de acceso por teclado (método abreviado) vuelve a pulsar la tecla ALT. Si damos doble clic sobre cualquiera de las pestañas, la barra se minimizará. De esta forma sólo muestra el nombre de las pestañas y las opciones quedarán ocultas. Las opciones volverán a mostrarse en el momento en el que se vuelva a hacer clic en cualquier pestaña. El área de esquema muestra los títulos de las diapositivas que vamos creando con su número, e incluso puede mostrar las diapositivas en miniatura si seleccionamos su

pestaña . Al seleccionar una diapositiva en el área de esquema aparecerá inmediatamente la diapositiva en el área de trabajo para poder modificarla. N

Los Botones de vistas, con ellos podemos elegir el tipo de Vista en la cual queremos encontrarnos según nos convenga, por ejemplo podemos tener una vista general de todas las diapositivas que tenemos, también podemos ejecutar la presentación para ver cómo queda, etc. El icono que queda resaltado nos indica la vista en la que nos encontramos.

El Área de notas será donde añadiremos las notas de apoyo para realizar la presentación. Estas notas no se ven en la presentación pero si se lo indicamos podemos hacer que aparezcan cuando imprimamos la presentación en papel.

1.5 CREAR UNA PRESENTACIÓN EN BLANCO

Para crear una presentación en blanco realiza los siguientes pasos:

Da clic sobre la opción Archivo de la etiqueta Archivo Selecciona la opción Nuevo. En el cuadro de diálogo haz doble clic

sobre Presentación en blanco.

A continuación veras una pantalla similar a la siguiente. Tendrás una diapositiva y dos cuadros de texto para añadir un título y añadir un subtítulo.

De aquí en adelante, la tarea será la de agregar contenido a las diapositivas, añadir las diapositivas que hagan falta y todo lo requerido según nuestras necesidades.

1.6 GUARDAR UNA PRESENTACIÓN

Para guardar una presentación podemos ir a la Etiqueta Archivo y seleccionar la

opción Guardar o también se puede dar clic sobre el botón guardar . Si es la primera vez que guardamos la presentación el cuadro de diálogo Guardar Como, ya conocido por los estudiantes. Si queremos guardar la presentación con otro formato para que pueda ser abierta por otra versión de PowerPoint, como por ejemplo PowerPoint 97-2003, desplegaremos la lista de Guardar como tipo: y seleccionaremos el formato adecuado de la lista desplegable. De la lista desplegable de Guardar en seleccionaremos la carpeta en la cual queremos guardar la presentación, después en la casilla de Nombre de archivo introduciremos el nombre con el cual queremos guardarla y por último pulsaremos en el botón Guardar.

1.7 TIPOS DE VISTAS

En las diferentes vistas tendremos la visión particular de cada diapositiva como, una visión global de todas las diapositivas, y adicionalmente podremos reproducir la presentación para ver cómo queda al final.

1.7.1 Vista Normal: La vista normal es la que se utiliza para trabajar habitualmente, con ella podemos ver, diseñar y modificar la diapositiva que seleccionamos. Para ver la diapositiva en esta vista haz clic en la pestaña Vista y selecciona la opción Normal.

En la parte izquierda de la pantalla aparece el área de esquema en el cual podemos seleccionar la diapositiva que queremos visualizar y en la parte derecha aparece la diapositiva maximizada para poder modificarla. En la parte inferior se encuentra el área de notas en el cual se introducen aclaraciones para el narrador sobre la diapositiva.

1.7.2 Vista Clasificador de diapositivas:

Para ver las diapositivas en vista clasificador se selecciona la opción Clasificador de diapositivas. O damos clic en el botón que aparece debajo del área de esquema en la parte izquierda.

Este tipo de vista muestra las diapositivas en miniatura y ordenadas por el orden de aparición, orden que como podrás ver aparece junto con cada diapositiva. Con este tipo de vista tenemos una visión más global de la presentación, nos permite localizar una diapositiva más rápidamente y es muy útil para mover, copiar o eliminar las diapositivas, para organizar las diapositivas.

Seleccionando la pestaña vista encontramos la opción vistas de presentación que nos permitirá determinar como quiero ver mis diapositivas.

1.7.3 Zoom

El zoom permite acercar o alejar las diapositivas en la vista en la que nos encontremos. Para aplicar el zoom a las diapositivas ubicamos la opción Zoom y damos clic sobre ella.

Una vez seleccionada esta opción se desplegará una ventana como la que te mostramos a continuación. En esta ventana seleccionamos el porcentaje de zoom que queremos aplicar a las vistas. También se puede aplicar el zoom a través de la barra de estado con el control

, desplaza el marcador para establecer el zoom que quieres aplicar.

1.8 TRABAJAR CON GRÁFICOS

Los gráficos se utilizan muy a menudo en las presentaciones por su facilidad de esquematizar gran cantidad de información.

1.8.1 Insertar un gráfico Para insertar un gráfico, seleccionamos la pestaña Insertar y en ella ubicamos y seleccionamos la opción Gráfico

Se abrirá un cuadro de diálogo para que escojas el tipo de gráfico que quieres mostrar, selecciona uno y pulsa Aceptar. En la lista de la izquierda selecciona el tipo de gráfico requerido, seguidamente aparecerán unos subtipos de gráficos relacionados con

el tipo genérico que se ha elegido anteriormente. Debemos Seleccionar el gráfico más apropiado, que nos permita mostrar, representar y captar la información fácilmente. PowerPoint insertará el gráfico en la diapositiva y te mostrará la hoja de datos de ejemplo que contiene las cantidades que se representan en el gráfico.

1.8.2 Modificar el gráfico:

Cada vez que trabajamos con gráficos en la barra de herramientas estándar aparecen nuevas etiquetas como los que podemos observar en la siguiente imagen. Utiliza las opciones de Diseño para decidir de unas opciones la más adecuada. También puedes cambiar opciones de la presentación del gráfico desde Presentación. En la pestaña Formato podrá cambiar su apariencia.

1.9 OTROS TIPOS DE ILUSTRACIONES

Al igual que podemos insertar gráficos en las presentaciones también se pueden insertar diagramas, listas, procesos, etc, a continuación veremos de manera fácil como hacerlo.

En las presentaciones de Power Point es posible agregar otro tipo de objetos desde la etiqueta Insertar y la opción Smart Art,

Una vez insertado el objeto aparecen las nuevas pestañas de organigramas Diseño y Formato: A través de esta barra podrás controlar todas las operaciones que puedes realizar con el objeto insertado. En la imagen observamos una diapositiva con un organigrama ejemplo después de haber realizado los cambios pertinentes en el mismo.

1.10 INSERTAR SONIDOS Y PELÍCULAS:

Los elementos multimedia como sonido y películas se convierten en elementos indispensables para crear presentaciones en PowerPoint y sacar el mayor provecho a esta herramienta. En PowerPoint podemos insertar en nuestras presentaciones sonidos e incluso películas.

1.10.1 Insertar sonidos en una presentación:

Para insertar un sonido en una presentación se selecciona la pestaña Insertar y elegimos la opción Audio.

Después aparecerá una lista donde se podrá insertar un sonido que ya se tenga almacenado en el computador (con la opción Audio de archivo), podremos grabar nuestros propios sonidos con la opción Grabar audio.

1.10.1.1 Cambiar las propiedades del sonido: Para modificar los parámetros de alguno de los sonidos insertados en la diapositiva podemos utilizar la nueva pestaña opciones que aparecerá. En ella encontramos estas Opciones de sonido:

Si seleccionamos la casilla de verificación Repetir la reproducción hasta su interrupción el sonido se detendrá cuando se cambie de diapositiva. Esto puede ser útil cuando queremos incluir una música de fondo a la diapositiva. En Reproducir sonido, podemos elegir si el sonido se reproduce Automáticamente

al iniciar la diapositiva, si lo hace al Hacer clic encima, o si se reproduce para Todas las diapositivas.

Podemos también refinar las propiedades del sonido. Despliega la pestaña Animaciones, y haz clic en el botón Personalizar animación. Aparecerá un cuadro de diálogo con el listado de los elementos en pantalla. En ese listado despliega el cuadro referente al sonido y selecciona la opción Opciones de efectos... como te mostramos a continuación.

Se abrirá la ventana Reproducir sonido. En esta ventana podemos hacer que el sonido se inicie en una diapositiva determinada y continúe en las siguientes diapositivas (útil para definir una música de fondo para toda la presentación), y otras opciones que podemos configurar según nuestros requerimientos.

1.10.2 Animaciones y transiciones: Es importante que en una presentación demos movimiento a los objetos que forman parte de ella e incluso al texto, dando una apariencia más profesional o más dinámica y divertida, además de despertar el interés del auditorio que la está viendo.

1.10.2.1 Animar Textos y objetos:

Para animar un texto u objeto lo primero que hay que hacer es seleccionarlo, a continuación ir a la pestaña Animaciones y Personalizar animación.

Después aparecerá el panel de Personalizar animación. En este panel aparece el botón desplegable Agregar efecto en la cual seleccionaremos el tipo de efecto que queramos aplicar, incluso podremos elegir la trayectoria exacta del movimiento seleccionándola del menú Trayectorias de desplazamiento. Podemos utilizar el botón Quitar para eliminar alguna animación que hayamos aplicado a algún texto.

Las demás listas desplegables cambiarán en función del tipo de movimiento y el inicio del mismo. El botón Reproducir te muestra la diapositiva tal y como quedará con las animaciones que hemos aplicado.

1.10.2.2 Transición de diapositivas:

La transición de diapositiva nos permite determinar cómo queremos que se produzca el paso de una diapositiva a la siguiente, para producir efectos visuales más estéticos y agradables.

Para aplicar la transición a una diapositiva despliega la pestaña Animaciones y selecciona una de las opciones de Transición a esta diapositiva.

Podemos seleccionar de los diferentes diseños que nos provee PowerPoint para agregarle movimiento de transición entre una diapositiva y la siguiente. Tenemos una gran cantidad de movimientos para escoger. En la lista Velocidad podemos determinar la velocidad de la transición. Incluso podemos insertar algún sonido de la lista Sonido.

En la sección Avanzar a la diapositiva podemos determinar que deseamos avanzar a la siguiente diapositiva al hacer clic con el Mouse o bien indicar un tiempo de transición (2 minutos, 00:30 segundos, etc.). Igual podemos aplicar estas características a todas las diapositivas pulsando en el botón Aplicar a todo.

1.10.2.3 Ensayar intervalos:

Ensayar intervalos te permite calcular el tiempo que necesitas para ver cada diapositiva sin prisas. Para calcular el tiempo que necesitas tienes que ir a la pestaña Presentación con diapositivas y elegir la opción Ensayar Intervalos, después verás que la presentación empieza a reproducirse pero con una diferencia, en la parte superior izquierda aparece una especie de contador que cronometra el tiempo que tardas en pasar de una diapositiva a otra pulsando algún botón del ratón.

En el recuadro blanco se mostrará el tiempo para la diapositiva actual y el recuadro del tiempo que aparece en la parte derecha muestra la suma total de intervalos, es decir, el tiempo

que transcurrido desde la primera diapositiva.

La flecha sirve para pasar a la siguiente diapositiva, el botón para pausar

el ensayo de intervalos y para repetir la diapositiva (para poner a cero el cronómetro de la diapositiva. Una vez terminamos el ensayo PowerPoint preguntará si queremos conservar esos intervalos para aplicarlos a cada diapositiva de la presentación. Si seleccionamos que sí veremos que aparece una pantalla en la que te muestra en miniatura las diapositivas y debajo de cada una aparece el tiempo utilizado para ver cada una de ellas.