TITLEPresidentsamling 11.-12.januar 2014Presidentsamling 11.-12.januar 2014Fevik

| 2

4-spørsmålsprøven

1.Er det sant?2.Er det rettferdig overfor alle det

angår?3.Vil det skape forståelse og bedre

vennskap?4.Vil det være til det beste for alle det

angår?

| 3

Effektive rotaryklubber (fra MOP’en)

• 2) Implement successful service projects in their own communities and communities in other countries

• 3) Support The Rotary Foundation, both financially and through program participation

| 4

Målsetting for året• Legge inn klubbmål I Rotary Club Central• Økonomi-innbetalinger og DDF• Forstå og kunne administrere de nye

Rotary grants• Lære de formelle krav• Sertifisere klubbene så de er klare til å

bruke de nye grants (MOU)• Ha opplæring og motivere egen klubb til

prosjektarbeid og støtte til fondet.

| 5

Rotary club central

• 2 klubber har lagt inn mål• 31 klubber har registrert klubbens

fondsansvarlige (CRFC)• 7 klubber har nådd sitt mål for Annual

Program Fund (APF)• xx klubber er sertifisert og kan benytte

de nye grants til prosjekter• De aller fleste klubbene har deltatt på

kurs

| 6

status

• Klubbenes egen målsetting for innbetaling:

• varierer fra

– NOK 100 til 600= ca USD 17 til 100

– USD 30 til 60 = ca NOK 180 til 360

| 7

Fra MOP’en om klubbmøter og TRF

• At least two meetings per year include presentations on the purpose, programs, and fund development activities of The Rotary Foundation. One of these programs is best held during Rotary Foundation Month, November. (RCP 7.030.4.)

| 8

Media-omdømme-kommunikasjon-markedsføring

• RPIC i sone 16 - Inger Britt Zeiner, Færder

• For distriktet:– Per Simon Mustvedt – Petter Jørgensen – Edrund Olaisen– DICO Peter Stray-Røding

| 9

Media og omdømme• Den viktigste markedsføringen skjer I

lokalmiljøet.• BILDER i avisen viktig (et bilde mer enn

1000 ord)• Den beste markedsføring skjer via

handling og aktiviteter• Rotarianere må vises!

• Rotaryvesker og vesTer• pins

| 10

Aktiv markedsføring

• Aktiviteter utenfor kjøpesentra (eks Shelterbox)

• Invitere noen med til klubbmøter (foredrag skal normalt IKKE vare en time..)

• Flere åpne møter• Bestille og dele ut infobrosjyrer om Rotary• Støtte ungdomsbedrifter• Være kreative

| 11

Hva har klubben DIN å fortelle om?

• FÅ HØRE!• Ideer – planer – spesielle mennesker?

Etc etc etc etc etc

| 12

FOR INNLEGG I AVISER

•Snakk med Per Simon– Ideer om HVA som bør inn i avisen

• Klubbmøter-lokale prosjekter?• Nasjonale eller internasjonale

Rotarybegivenheter?

– Hvordan skal det forberedes?– Hvem skal vi ta kontakt med i avisen?– Når skal det gjøres?

| 13

FOR SOSIALE MEDIER

• Ta kontakt med Petter Jørgensen for evt besøk i klubben din–Facebook-twitter og de andre–Hvordan brukes det?–Til hva kan jeg bruke det?

| 14

HVEM HAR ANSVARET I KLUBBEN?

• MAN sa at NOEN burde gjøre det. • INGEN visste hvem NOEN var• ALLE så at INGENTING ble gjort.

• MAN kan være presidenten• NOEN kan være deg eller Per eller Kari• ALLE vil se at MYE blir gjort fordi

ansvaret er gitt direkte til en eller flere personer

| 15

• HVA GJØR KLUBBEN ?• HVA SKJER I KLUBBEN SOM KAN

INTERESSERE ANDRE?

• HVORFOR ER DU ROTARIANER?• FORTELL ANDRE OM DET

| 16

FokusområdenePeace and conflict prevention/resolution

-fredsarbeid

Disease prevention and treatment-forebyggende helsearbeid

Water and sanitation – vann og sanitær

Maternal and child health – mor og barn prosjekter

Basic education and literacy- grunnleggende utdannelse – mot analfabetisme

Economic and community development-sunn økonomi/samfunnsutvikling

| 17

Målsetting

• Prosjektene skal være: • Bærekraftige – varig verdi• Målbare i kvantitet (tallfestet)• og kvalitet (beskrivelse)• Fastsett på forhånd hvordan prosjektet

skal måles

| 18

HVOR STARTER VI?• Diskutere i klubben• Type prosjekt– District/global grant?– Lokalt/internasjonalt?– For barn?utdannelse?vann?stipend?– Tidsramme?

• Hva har vi råd til?• Samarbeidspartnere?

| 19

Planlegging

• Etabler en tremannskomite• Avklar rollene/hvem gjør hva• Plan for gjennomføring• Budsjett-realistisk, innhent flere anbud• Opprett bankkonto• Beredskapsplan-hva gjør vi hvis…• Hvor og hvordan oppbevares

dokumentasjon

| 20

”Klubben vil ikke ha noe prosjekt i år”

• Ikke alle klubber har menneskelige og økonomiske ressurser til å gjennomføre prosjekter hvert år.

• Da er det fint at vi har anledning til å støtte andre klubber som har prosjekter

| 21

VIKTIG

• Vær sikker på at du har en klubb i prosjektlandet som dere kan arbeide godt sammen med!!!

• For global grants må klubb i begge land være sertifisert!!!

| 22

Sertifisering

• President og innkommende president må lese, forstå og godkjenne med signatur

• (i år)• Sertifisering gjelder for ett år om gangen

• Club qualification Memorandum of Understanding= samarbeidsavtale

• CRFC må delta på kurs og ha hovedansvar for gjennomføring av TRFprosjekter i klubben

| 23

Avtale om gjensidig forståelse og ansvar (heretter omtalt som «MOU»)

• Klubbkvalifisering• Forpliktelser til TRF ansvarlig• Økonomistyringsplan• Bank konto krav• Rapportering på bruk av tildelte TRF

midler• Dokumentarkiv• Rapportering om misbruk of TRF midler

| 24

Distrikt 2290 – interne forskrifter for regulering av TRF aktiviteter.

• GrunnlagDet er «District Qualification Memorandum of Understanding» (MOU) som er grunnlaget og som utgjør en rettslig bindende avtalen mellom Distrikt 2290 og TRF.

•  • Dette dokumentet regulerer de forhold som

distriktet selv har vedtatt og som kommer i tillegg til MOU.

•  

| 25

Sertifisering

• Pass på at klubben følger retningslinjene I MOU

• Velg et medlem(funksjon) som har ansvar for sertifiseringen, oppbevaring av dokumenter etc

• Unngå misbruk av tildelte midler -

| 26

Retningslinjer for grants

• Felles for TRF GG og TRF DG:– Alle klubber må være sertifisert– Alle klubber som har bidratt til APF de

siste 12 måneder kan søke

• Klubbenes/distriktets egne prosjekter prioriteres framfor ”signaturprosjekter”

| 27

Forvaltning-”Stewardship•ansvarlig forvaltning og kontroll av tilskuddsmidler

–Rotarianere skal føre tilsyn– Til enhver tid ha oversikt over økonomien–Ha dokumentasjon a jour–Oppbevare kvitteringer iht forskrifter–Rapportere uregelmessigheter til distriktets guvernør–Sende inn rapporter i tråd med forskriftene

| 28

DISTRICT GRANT• Distriktet kan søke om ca USD 17.000

( ca 90-100.000 kr)til district grant som fordeles blant klubbenes prosjekter – etter søknad til distriktet

• Søknad innen 15.november- deretter vurderer TRF-komiteen søknadene.

• Så blir distriktets søknad sendt til HK og det tar ca to uker før pengene er inne på distriktets konto. DA får klubbene svar på om søknad ble innvilget

| 29

SØKNAD OM DISTRICT GRANT

• Søknad sendes til DGSC

• d-h-tved@online.no• Søknadsfrist 15.NOVEMBER 2013• Søknadsskjema ligger på distriktets

webside

| 30

District grants• Ordningen blir tilnærmet tidligere

DSG• Søknader behandles lokalt – ikke

andre tilskudd fra TRF• Kan brukes lokalt og internasjonalt• Mer fleksibelt enn dagens system, men

krever lengre planlegging i forkant!• Klubbene kommer med forslag til

prosjekter!

| 31

Fordeler med District grant• Medbestemmelse over DDF• Større flexibilitet• Raskere tilgang til penger• Enklere rapporteringsrutiner• Kan samarbeide med andre klubber for

større prosjekter• Kan brukes lokalt og internasjonalt

| 32

District grants - kan brukes til det meste innen Rotarys rammer:

• Humanitære prosjekter• Yrkesutveksling (også tradisjonell

GSE) VTT- Vocational training team

• Stipend til studenter for lokal eller internasjonal utdanning – ikke krav til nivå eller lengde, alder etc.

• Distriktet setter egne krav

| 33

Rapport district grant

• En side – sendes til distriktet umiddelbart etter prosjektets avslutning

• Husk kvitteringer og signatur• Skjema på distriktets webside

| 34

Global grant

• MÅ VÆRE INNEN DE SEKS FOKUSOMRÅDER

• Klubb i prosjektland må også være sertifisert!

• Distriktet har USD 89.055 som kan brukes til prosjekter/polio/fredsstudier mm

| 35

Global grants=TRF GG• Global grant ligner tidligere

matching grant/MG og matches 1:1 for DDF-midler

• Minimum totalsum for prosjektet = – USD 30.000– Klubber + DDF min USD 15.000– Matching USD 15.000 = 30.000

• MÅ VÆRE INNEN DE SEKS FOKUSOMRÅDER-klubb i prosjektland må også være sertifisert!

| 36

FokusområdenePeace and conflict prevention/resolution

-fredsarbeid

Disease prevention and treatment-forebyggende helsearbeid

Water and sanitation – vann og sanitær

Maternal and child health – mor og barn prosjekter

Basic education and literacy- grunnleggende utdannelse – mot analfabetisme

Economic and community development-sunn økonomi/samfunnsutvikling

| 37

Yrkesrettet • VTT – Vocational Training team skal

enten lære bort eller bli lært.• Må være innen fokusområdene og ha

støtte fra to land• Kan etc kombineres i et Global Grant• Må være minst en rotarianer som leder

+ to medlemmer (rotarianere eller ikke-rotarianere)

| 38

Søknadsskjema TRF GG

•Online

| 39

Global Grant Rapport skal inneholde• Hvordan rotarianere har vært involvert• Hvilken type aktivitet• Evaluere prosjektmål• Hvordan er fokusområdene dekket• Hvordan ble pengene brukt• Hvem og hvor mange hadde nytte av

prosjektet

| 40

OBS

• Når klubb eller distrikt er ”primary sponsor” er det begrensning på 10 åpne prosjekter samtidig.

| 41

OBS 2• Grants kan ikke brukes i noen

sammenheng som diskriminerer en gruppe, kan ikke brukes for å fremme et spesielt politisk eller religiøst syn.

• De kan ikke brukes for å støtte RYLA, RFE, ungdomsutveksling eller Rotaract eller som grunnlag for et nytt grant

• Ikke til å eiendom eller bygninger• Ikke til ”fundraising activities”

| 42

Packaged Grant

• Forhåndslaget prosjekt dekket av World fund og Strategisk valgt partner, bl.a.– Mercy Ships– Aga Khan universitetet– Oiko Credits

| 43

Rotarianernes rolle• Vurdere lokale behov for et slikt

prosjekt• Velge ut og støtte studenter• Støtte og veilede fagteam• Fremskaffe teknisk kompetanse• PI og PR om prosjektet• Overvåke og evaluere prosjektet• KAN SØKES HELE ÅRET

| 44

Gruppeoppgave – district grant

• Diskuter i gruppen og fyll ut 2 søknader.– Velg mellom lokale eller internasjonale

prosjekt, humanitært eller stipend– Sjekk distriktets retningslinjer

| 45

Hjelpemidler• På rotary.no – under fane TRF • E-learning - learn.rotary.org • Målgruppen er rotarianere på klubbnivå.

• Webinar – rotary.org – klubbnivå• Grant Management Manual• For klubber og distrikt som skal søke

om Global Grant• DISTRIKTETS TRF KOMITE

| 46

Rotary.org – ny webside

| 47

Rotary Club Central

• ENKEL – NYTTIG – VIKTIG• Gå inn på rotary.org• Klikk på My Rotary• Til venstre midt på siden i blå

skrift: Rotary club central

| 48

• TAKK FOR AT DU KOM

VEL HJEM