Event Management & Event Management & MarketingMarketing

Comunic, deci exist!Comunic, deci exist!

La finalul cursului veti cunoaste...

Tipologia evenimentelorTipologia evenimentelor

In-source vs. Out-sourcing in managementul In-source vs. Out-sourcing in managementul evenimentelorevenimentelor

Etapele evenimentuluiEtapele evenimentului

Organizarea si implementarea evenimentelorOrganizarea si implementarea evenimentelor

Notiunea de arhitectura a evenimentuluiNotiunea de arhitectura a evenimentului

Cum se realizeaza comunicarea evenimentuluiCum se realizeaza comunicarea evenimentului

Principalele riscuri in organizarea de evenimentePrincipalele riscuri in organizarea de evenimente

Particularitatile pietei de evenimente din RomaniaParticularitatile pietei de evenimente din Romania

Ce este „event management”?Ce este „event management”? Event managementul este procesul prin

care un eveniment este planificat, pregatit si produs. Acesta presupune evaluarea, definirea, achizitionarea, alocarea, directionarea, controlul si analiza timpului, resurselor financiare, umane, produselor si serviciilor necesare pentru atingerea obiectivelor.

(Julia Rutherford Silvers, 2004) (Julia Rutherford Silvers, 2004)

Tipuri de evenimente ITipuri de evenimente I

2.1 In functie de obiectul lor:2.1 In functie de obiectul lor:

Evenimente corporatiste si de afaceriEvenimente corporatiste si de afaceri Evenimente de fundraising, in slujba unei Evenimente de fundraising, in slujba unei cauzecauzeEvenimente de entertaiment si distractiiEvenimente de entertaiment si distractiiExpozitii si targuriExpozitii si targuriFestivaluriFestivaluriIntalniri de afaceriIntalniri de afaceriConventiiConventiiEvenimente sociale, cicliceEvenimente sociale, cicliceEvenimente sportiveEvenimente sportiveGale, premieriGale, premieri

Tipuri de evenimente IITipuri de evenimente II2.2 In functie de mediu:2.2 In functie de mediu:

Evenimente indoorEvenimente indoor Evenimente outdoorEvenimente outdoor

2.3 In functie de audienta2.3 In functie de audienta

Interne (adresate publicului intern)Interne (adresate publicului intern) Externe (adresate publicului extern)Externe (adresate publicului extern)

2.4 In functie de tematica2.4 In functie de tematica

Evenimente de afaceriEvenimente de afaceri Evenimente stiintificeEvenimente stiintifice Evenimente cultural artisticeEvenimente cultural artistice Evenimente sportiveEvenimente sportive

In-source vs. Out-In-source vs. Out-sourcingsourcing

In-source: producerea evenimentului de catre compania In-source: producerea evenimentului de catre compania initiatoareinitiatoare

Out-sourcing: apelarea la o agentie de relatii publice care Out-sourcing: apelarea la o agentie de relatii publice care sa organizeze evenimentulsa organizeze evenimentul

Dezbatere: argumentare pro si contraDezbatere: argumentare pro si contra

Etapele evenimentului IEtapele evenimentului I

Initierea-cercetareaInitierea-cercetarea PlanificareaPlanificarea Implementarea ante-evenimentImplementarea ante-eveniment Desfasurarea evenimentuluiDesfasurarea evenimentului Actiuni post evenimentActiuni post eveniment

Obiectivele evenimentuluiObiectivele evenimentului

Check-list planificare Check-list planificare

Ce Ce fel de fel de eveniment eveniment organizeziorganizezi?? Care este Care este scopul evenimentuluiscopul evenimentului?? Care suntCare sunt obiective obiective specificespecifice?? Cui se adreseazaCui se adreseaza?? CCaat costa?t costa? Cand are loc evenimentulCand are loc evenimentul?? Care sunt sursele de finantareCare sunt sursele de finantare??

Inainte sa incepem: Event Inainte sa incepem: Event briefbrief

Numele evenimentuluiNumele evenimentului Profilul evenimentuluiProfilul evenimentului ParticipantiiParticipantii VorbitoriiVorbitorii Tema evenimentuluiTema evenimentului Furnizorii serviciiFurnizorii servicii Potentialii sponsori si parteneri mediaPotentialii sponsori si parteneri media MeniulMeniul Taxa de participareTaxa de participare Campania de comunicareCampania de comunicare Bugetul evenimentuluiBugetul evenimentului

ExercitiuExercitiu

Realizarea unui brief pentru un Realizarea unui brief pentru un eveniment dat: lansare de eveniment dat: lansare de produs, concert, conferinta de produs, concert, conferinta de afaceri, receptie oficialaafaceri, receptie oficiala

Organizarea si Organizarea si implementarea implementarea evenimentelorevenimentelor Bugetul Bugetul Resurse umaneResurse umane - componenta - componenta

echipei de proiectechipei de proiect Parteneri/sponsoriParteneri/sponsori - plan media- plan media Tehnologia: resurse materiale Tehnologia: resurse materiale

necesarenecesare Action planAction plan

Model BugetModel BugetI. Cheltuieli directeI.1..Cheltuieli salarialeI.1.1. Alte cheltuieli de personal a) Cazareb) Diurnăc) TransportI.1.2. Taxa vorbitoriI.2. Cheltuieli materiale şi serviciiI.2.1. Materii prime si materiale a) Materii prime b) Materiale consumabilec) Combustibil I.2.2. Lucrări şi servicii executate de terţia) Colaboratori persoane juridice (contabil, jurist, traducători, muzicieni etc)b) Tipărire, diseminarec) Amenajare spaţiu interior, chirie salăd) Studii, anchete statisticee)Asistenţă tehnică, consultanţăII. Cheltuieli indirecteII.1. Regia (curent electric, telefon, internet, încălzire, etc)II. 2. CateringIII. Dotări independente III.1. Echipamente pentru suport activităţiIII.2. Mobilier, aparatură, biroticăIII.3. Calculatoare electronice si echipamente periferice

Componenţa echipei Componenţa echipei de evenimentde eveniment

Model Plan mediaOctombrie

  

        

24FUN, macheta A5

 

Media&Adv Chief Executive, articol 2

 

   

  ZF macheta 1/4aparitie BM      

  BR, macheta 1\2

BM macheta 1/2  

Business Review Cariere ed oct  

2 3 4 5 6 7 8GEO, mach. A4

Chief Executive, macheta A4

 

  Media&Adv, macheta 1/4

 Brand4Brands,

articol 1

  BM macheta 1/2Cariere, ed oct    

Business Review  ZF macheta 1/4

aparitie ZF, BM  

9 10 11 12 13 14 15

24FUN, macheta A5

 

Media&Adv   Chief Executive, ed Oct

     BM macheta 1/2BR, macheta 1\2   ZF macheta 1/4

aparitie ZF     Media&Adv, macheta 1/4aparitie BM    

16 17 18 19 20 21 22

Cariere, macheta A4

 

Media&Adv

Geo, ed. Oct

ZF macheta 1/4

 M&A news flux,

stire

Media&Adv., art. 3,

  Eurolider&Invest Romania ed. Oc

 

Business Review  

aparitie ZF, BM BR, macheta 1\2  

23 24 25 26 27 28 29

M&A news flux ap

 

Media&Adv.

Cariere, ed nov         

Business ReviewB4Brands, ed nov

aparitie ZF

30 31 1 2 3 4 5

Model Action PlanModel Action PlanResponsabil Deadline OBS

Identificarea partenerilorMedia CompaniiCreațiePrima propunere creație (layout, teasere, bannere online, flyere, etc) Feedback + propunerea 2Prezentare Kit evenimentInfo web pageAgenda conferințeiUpdatare lista vorbitoriScrisoare de invitaţie vorbitoriRollout/ session outline letter (RO, EN)Declarații (RO, EN)Plan de comunicarePR - titluri comunicateParteneriate mediaArticole dedicatePrezentări pt parteneriLogisticăProductie (mape de presă, invitatii)Transportul intivaților+showWelcome dinnerBadges+stripesHostesseBannereFonduriBaza de dateUpdatare participanţi şi public ţintă

ExercitiuExercitiu

Creati o echipa personalizata Creati o echipa personalizata pentru brieful de evenimentpentru brieful de eveniment

Comunicarea Comunicarea evenimentuluievenimentuluiPlanul de comunicare cuprinde:Planul de comunicare cuprinde:

Materiale de relatii publice: comunicate de presa, prezentari, Materiale de relatii publice: comunicate de presa, prezentari, articole, interviuriarticole, interviuri

Materiale publicitare: macheta de presa, spot (radio/tv), site, Materiale publicitare: macheta de presa, spot (radio/tv), site, bannerebannere

Materiale de promovare a evenimentului: program, invitatii, brosuri, Materiale de promovare a evenimentului: program, invitatii, brosuri, cataloage, banner, roll-up, teasercataloage, banner, roll-up, teaser

Comunicarea catre sponsoriComunicarea catre sponsori

Comunicarea cu participantiiComunicarea cu participantii

Marketingul evenimentuluiMarketingul evenimentului

Produsul:Calitatea vorbitorilor, temelor si serviciilor conexe, a materialelor etc.

Pretul:Taxa de participareCostul deplasariiTimpul de deplasareAlte inconveniente

Plasare:Calitatea si accesibilitatea locului unde se desfasoara

Promovarea: VanzariPRSocial media

Promovarea in social media IPromovarea in social media IAnte eveniment: Ante eveniment:

Obiective:Obiective:

Informare și atitudineInformare și atitudine:: Informare (W2: Bloguri, social media press release, Informare (W2: Bloguri, social media press release,

W1: website, comunicat, presă tradițională ex. W1: website, comunicat, presă tradițională ex. machete, bannere)machete, bannere)

Ethos al evenimentului (W2: YouTube, Infographics, Ethos al evenimentului (W2: YouTube, Infographics, Slideshare, LinkedIN, W1: website)Slideshare, LinkedIN, W1: website)

ComportamentComportament:: Înscriere participanți (W2: LinkedIn, Facebook, Twitter, Înscriere participanți (W2: LinkedIn, Facebook, Twitter,

W1: grupuri, forumuri, newsletterW1: grupuri, forumuri, newsletter Invitare jurnaliști/ bloggeri: W 2 blog, Facebook, Invitare jurnaliști/ bloggeri: W 2 blog, Facebook,

Twitter, Youtube W1: comunicatTwitter, Youtube W1: comunicat

Promovarea in social media Promovarea in social media IIII În timpul evenimentelor:În timpul evenimentelor:- Video conferințe (skype, Google hangouts)Video conferințe (skype, Google hangouts)- Audio conferinețeAudio conferinețe- Video Video - Twitter feedsTwitter feeds

Post evenimente:Post evenimente:- SlideshareSlideshare- Monitorizare mediaMonitorizare media- Povești de succes (video, audio, foto)Povești de succes (video, audio, foto)- Social media press releaseSocial media press release

http://mashable.com/2011/07/06/twitter-campaigns/

8. Managementul riscurilor8. Managementul riscurilor

Managementul situatiilor de urgenta- realizarea unui Managementul situatiilor de urgenta- realizarea unui mini plan de riscmini plan de risc

Respectarea prevederilor legale cu privire la Respectarea prevederilor legale cu privire la protectia munciiprotectia muncii

Asigurarea securitatii Asigurarea securitatii

Planul de riscPlanul de risc

PPasulasul1: identificarea acelor elemente sau activități care 1: identificarea acelor elemente sau activități care presupun presupun riscriscuriuri

Pasul 2: Identificarea riscurilPasul 2: Identificarea riscuriloror asociate cu fiecare asociate cu fiecare element sau activitateelement sau activitate

EEx: furtul de marfă este asociat cu managementul logistic. În x: furtul de marfă este asociat cu managementul logistic. În mod similar, pierderea de date este asociatmod similar, pierderea de date este asociataa cu cu managementul informațiilormanagementul informațiilor

Pasul 3: DeterminPasul 3: Determinrearea posibilitat posibilitatatiiatii apari aparittiei iei factorilor factorilor de de risc risc ssi gravitati gravitatiiii consecințelor consecințelor

Pasul Pasul 4: 4: PPrioritizarearioritizarea riscurilor riscurilor Pasul 5Pasul 5: : Formularea, Formularea, pregătirea și implementarea pregătirea și implementarea

strategistrategieiei de gestionare a riscurilor de gestionare a riscurilor: : evitareevitare, , transfertransfer, , reducerereducere

PPasulasul 6: 6: Monitorizarea periodica a strategieiMonitorizarea periodica a strategiei

          

ExercitiuExercitiu

Elaborati un plan de risc pentru Elaborati un plan de risc pentru un eveniment datun eveniment dat

RaportareaRaportarea

Raport pentru sponsori:Raport pentru sponsori: ObiectiveObiective Numar participantiNumar participanti BugetBuget Acoperire mediaAcoperire media Feed-back participantiFeed-back participanti Materiale multimediaMateriale multimedia

9. Secretele unui 9. Secretele unui eveniment de succeseveniment de succes Abordarea dinamica: imbunatatire Abordarea dinamica: imbunatatire

permanentapermanenta

CreativitateCreativitate

EticaEtica

Comunicare integrataComunicare integrata

Planificare strategicaPlanificare strategica

Meseria de managerMeseria de manager PPlanifică și execută lanifică și execută

evenimentevenimentee. Manager. Managerulul de de evenimente si echipevenimente si echipa sa a sa sunt sunt deseori deseori în spatele în spatele “scenei”“scenei”

Este Este implicat în construirea de implicat în construirea de brand, strategibrand, strategiaa de marketing și de marketing și de comunicarede comunicare

EEste ste un expert un expert inin elementele elementele creative, tehnice și logisticecreative, tehnice și logistice: : proiectarea evenimentproiectarea evenimentuluiului, , productia productia audio-vizualaudio-vizuala, a, scenariscenariulul, logistica, logistica,, negocierea negocierea bugetului și, client servicebugetului și, client service

Este o profesie multi-Este o profesie multi-dimensionalădimensională

Abilitati necesareAbilitati necesare

AnaliAnalizaza / G / Gaandire criticndire criticaa ssi rezolvarea de problemei rezolvarea de probleme Orientarea spre clientOrientarea spre client Bune abilitati de negociereBune abilitati de negociere Abilitatea de a lucra sub presiune și de a respecta Abilitatea de a lucra sub presiune și de a respecta

termenele limitătermenele limită Munca în echipă, facilitare și cooperareMunca în echipă, facilitare și cooperare Planificare, coordonarePlanificare, coordonare și organizareși organizare Bune abilitati de networkingBune abilitati de networking

Exercitiu: Planificarea unui Exercitiu: Planificarea unui evenimenteveniment Participantii se vor imparti in grupe conform organigramei Participantii se vor imparti in grupe conform organigramei

prezentate si vor planifica un eveniment in 60 de minprezentate si vor planifica un eveniment in 60 de min

Acestia vor prezenta in fata colegilor:Acestia vor prezenta in fata colegilor:

1.1. Oportunitatea temei: subiect, vorbitori,loc si dataOportunitatea temei: subiect, vorbitori,loc si data

2.2. Tipul evenimentului- conform criteriilor prezentateTipul evenimentului- conform criteriilor prezentate

3.3. Integrarea in strategia de business a organizatieiIntegrarea in strategia de business a organizatiei

4.4. Principalele etape (action plan, bugetPrincipalele etape (action plan, buget total total))

5.5. Atributiile fiecarui membru al echipeiAtributiile fiecarui membru al echipei

6.6. Un scurt plan de comunicare Un scurt plan de comunicare

7.7. Sponsori si modul de atragere a acestoraSponsori si modul de atragere a acestora

Thank youThank you