procuracion material porta

©© DR. DR. InstitutoInstituto TecnolTecnolóógicogico de de EstudiosEstudios Superior Monterrey, Superior Monterrey, LcdoLcdo. Guillermo . Guillermo HaazHaaz, , agostoagosto 2009 2009

1

GestiGestióón de la n de la ProcuraciProcuracióón del Proyecton del Proyecto

Instructor:

Guillermo Guillermo HaazHaaz DDííazaz

[email protected]@itesm.mx

Agosto de 2009Agosto de 2009


Objetivos del MObjetivos del Móódulodulo

�� Identificar y analizar los procesos de Identificar y analizar los procesos de la Gestila Gestióón de la Procuracin de la Procuracióón del n del Proyecto.Proyecto.

�� Comprender y aplicar los conceptos Comprender y aplicar los conceptos fundamentales de los diferentes Tipos fundamentales de los diferentes Tipos de Contratos utilizados en los proyectos.de Contratos utilizados en los proyectos.

2


3

Contenido

�� IntroducciIntroduccióónn�� Vista generalVista general�� PlanearPlanear las Procuracioneslas Procuraciones�� ConducirConducir las Procuracioneslas Procuraciones�� AdministrarAdministrar las Procuracioneslas Procuraciones�� CerrarCerrar las Procuracioneslas Procuraciones�� BibliografBibliografííaa�� Sitios WebSitios Web


GestiGestióón de la Procuracin de la Procuracióón del n del ProyectoProyecto [Project [Project ProcurementProcurement

Management] Management]

4

�� Incluye los procesos para comprar o Incluye los procesos para comprar o

adquirir bienes, servicios y resultados adquirir bienes, servicios y resultados

necesarios; necesarios; a organizaciones externasa organizaciones externas

al equipo del proyecto para hacer el al equipo del proyecto para hacer el

trabajo.trabajo.

La Gestión de la Procuración del Proyecto(Project Procurement Management)

55

El Plan de Gestión de la Procuración del Proyecto (Procurement Management Plan)

��…… es el es el documentodocumento que describe que describe

ccóómo sermo seráán administrados los n administrados los

procesos de procuraciprocesos de procuracióónn, desde el , desde el

desarrollo de su documentacidesarrollo de su documentacióón hasta n hasta

el el cierre del contratocierre del contrato..

66

Vista general

7

GESTIÓN DE LA PROCURACIÓN DEL

PROYECTO

Planear las Procuraciones

Conducir las Procuraciones

Administrar las Procuraciones

Cerrar lasProcuraciones

Overview

8

PROJECT PROCUREMENTMANAGEMENT

PlanProcurements

ConductProcurements

AdministerProcurements

CloseProcurement

s

12.1. Planear la 12.1. Planear la ProcuracionesProcuraciones

9


12.1. Planear la Procuraciones

�� Identificar cuIdentificar cuááles necesidades del les necesidades del proyecto pueden ser cubiertas mejor si proyecto pueden ser cubiertas mejor si se compran o adquieren productos, se compran o adquieren productos, servicios o resultados servicios o resultados fuerafuera de la de la organizaciorganizacióón.n.

�� Determinar quDeterminar quéé, c, cóómo, cumo, cuáánto, cunto, cuáándo, ndo, ddóónde y a quinde y a quiéénes comprar.nes comprar.

10

�� El plan de compras y adquisiciones El plan de compras y adquisiciones puede ser influenciado puede ser influenciado significativamente por el Programa del significativamente por el Programa del Proyecto Proyecto [[projectproject scheduleschedule]]

�� Incluye revisar los riesgos Incluye revisar los riesgos involucrados en las decisiones de involucrados en las decisiones de hacerhacer--oo--comprar comprar [[makemake--oror--buybuydecisionsdecisions]]

11

12.1. Planear la Procuraciones … cont.

12.1.1 Inputs (Plan Procurements)

��ScopeScope baselinebaseline��RequirementsRequirements documentationdocumentation��TeamingTeaming agreementsagreements��RiskRisk registerregister

12

12.1.1 Inputs (Plan Procurements)… cont.

13

��RiskRisk--relatedrelated contractcontractdecisionsdecisions

��ActivityActivity resourceresource requirementsrequirements��Project Project scheduleschedule��ActivityActivity costcost estimatesestimates

12.1.1 Inputs (Plan Procurements)… cont.

14

��CostCost performance performance baselinebaseline��Enterprise Enterprise environmentalenvironmental

factorsfactors��OrganizationalOrganizational processprocess

assetsassets

��ScopeScope StatementStatement��WBSWBS��WBS WBS DictionaryDictionary

Scope baseline

15

�� Declaraciones detalladas de Declaraciones detalladas de trabajotrabajo

�� IdentificaciIdentificacióón de entregablesn de entregables�� DescripciDescripcióón del trabajo, dentro de n del trabajo, dentro de

cada componente de la cada componente de la WBSWBS , , requerido para producir cada requerido para producir cada entregableentregable

WBS WBS DictionaryDictionary

16


�� Requerimientos del ProyectoRequerimientos del Proyecto�� Implicaciones contractuales y legalesImplicaciones contractuales y legales�� Salud, seguridad [Salud, seguridad [safetysafety andand securitysecurity] ] �� Medio ambiente Medio ambiente �� Seguros, fianzasSeguros, fianzas�� Propiedad intelectualPropiedad intelectual�� Oportunidades equitativas de empleoOportunidades equitativas de empleo�� Licencias y permisosLicencias y permisos

RequirementsRequirements documentationdocumentation

17

��Condiciones del mercado.Condiciones del mercado.��Productos disponibles.Productos disponibles.��ProveedoresProveedores��TTéérminos y condicionesrminos y condiciones��Requerimientos localesRequerimientos locales

Enterprise Enterprise EnvironmentalEnvironmentalFactorsFactors

18

��PolPolííticas y Procedimientosticas y Procedimientos��GuGuíías y sistemas de as y sistemas de

administraciadministracióónn��Niveles de calificaciNiveles de calificacióón de n de

proveedoresproveedores

OrganizationalOrganizational ProcessProcessAssetsAssets

19

12.1.2 Plan 12.1.2 Plan ProcurementsProcurements: : Tools Tools andand TechniquesTechniques

20

��MakeMake--oror--BuyBuy AnalysisAnalysis��ExpertExpert JudgmentJudgment��ContractContract TypesTypes

12.1.2 Tools 12.1.2 Tools andand TechniquesTechniques(Planear las Procuraciones )(Planear las Procuraciones )

21

�� Comprar o HacerComprar o Hacer�� RentRent vsvs LeasingLeasing�� Costos directos e Costos directos e

indirectosindirectos�� LiquidezLiquidez�� AdministraciAdministracióón de los n de los

procesos de compraprocesos de compra�� Estrategias de largo plazoEstrategias de largo plazo

MakeMake--oror--BuyBuy AnalysisAnalysis

22

��Evaluar recursos y Evaluar recursos y resultados de los procesos resultados de los procesos de comprade compra

��Evaluar ofertasEvaluar ofertas��Aspectos legalesAspectos legales

ExpertExpert JudgmentJudgment

23

��FixedFixed--priceprice oror lumplump--sumsumcontractscontracts

��CostCost--reimbursablereimbursablecontractscontracts

��Time and Material (T&M) Time and Material (T&M) contractscontracts

ContractContract TypesTypes

24

TiposTipos de de ContratosContratos

25


¿¿QuQuéé eses un un ContratoContrato??

26

RespuestaRespuesta::


NotasNotas

27


�� FixedFixed--price or lumpprice or lump--sum:sum: involve a involve a

fixed total price for a wellfixed total price for a well--defined defined

product or serviceproduct or service

�� CostCost--reimbursable:reimbursable: involve payment involve payment

to the seller for direct and indirect coststo the seller for direct and indirect costs

�� Time and material contracts:Time and material contracts: hybrid hybrid

of both fixedof both fixed--price and costprice and cost--

reimbursable, often used by consultantsreimbursable, often used by consultants

Types of Contracts

28

Contrato de Precio FijoContrato de Precio Fijo ((FirmFirm FixedFixed PricePrice, FFP)., FFP).

El comprador pagarEl comprador pagaráá al proveedor una al proveedor una suma determinada (definida en el contrato) suma determinada (definida en el contrato) independientemente de los costos del independientemente de los costos del proveedor.proveedor.

Contrato Precio Fijo mContrato Precio Fijo m áás Incentivoss Incentivos ((FixedFixed--PricePrice--IncentiveIncentive--FeeFee, FPIF)., FPIF). El comprador El comprador pagarpagaráá al proveedor una suma al proveedor una suma determinada (definida en el contrato) y el determinada (definida en el contrato) y el proveedor puede ganar utilidad adicional si proveedor puede ganar utilidad adicional si alcanza el desempealcanza el desempeñño y/o criterios o y/o criterios definidos.definidos.

Tipos de Contratos

29

Contrato Costo mContrato Costo m áás Porcentaje Fijos Porcentaje Fijo ((CostCost--PlusPlus--FixedFixed--FeeFee, CPFF)., CPFF). El comprador reembolsarEl comprador reembolsaráá al proveedor al proveedor los costos permitidos (los costos permitidos estlos costos permitidos (los costos permitidos estáán n definidos en el contrato) mdefinidos en el contrato) máás una suma fija de s una suma fija de utilidad.utilidad.

Contrato Costo mContrato Costo m áás Incentivoss Incentivos ((CostCost--PlusPlus--IncentiveIncentive--FeeFee, CPIF)., CPIF). El comprador reembolsarEl comprador reembolsaráá al proveedor al proveedor los costos permitidos (los costos permitidos estlos costos permitidos (los costos permitidos estáán n definidos en el contrato) y el proveedor se gana su definidos en el contrato) y el proveedor se gana su utilidad y si alcanza el desempeutilidad y si alcanza el desempeñño y/o criterios o y/o criterios definidos.definidos.

Tipos de Contratos …cont.

30

Riesgos en los Tipos de Contratos

31

Ventajas y Desventajas - Tipos de Contratos

32


33



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35


36

TerminologTerminologíía en a en contratoscontratos

37

GlossaryGlossary ofof TermsTerms

�� RequestRequest forfor QuotationQuotation (RFQ)(RFQ)�� RequestRequest forfor InformationInformation (RFI)(RFI)�� RequestRequest forfor ProposalProposal (RFP)(RFP)�� InvitationInvitation forfor BidBid (IFB)(IFB)�� RequestRequest forfor Tender (RFT)Tender (RFT)�� RequestRequest forfor BidBid (RFB)(RFB)�� LetterLetter ofof IntentIntent


��ProcurementProcurement Management PlanManagement Plan��ProcurementProcurement StatementsStatements ofof WorkWork��MakeMake--oror--BuyBuy DecisionsDecisions��ProcurementProcurement documentsdocuments��SourceSource selectionselection criteriacriteria��ChangeChange requestsrequests

12.1.3 12.1.3 OutputsOutputs(Planear las Procuraciones )(Planear las Procuraciones )

38

��Tipos de contratos a usarTipos de contratos a usar��Aspectos de gestiAspectos de gestióón de riesgosn de riesgos��¿¿Estimaciones independientes?Estimaciones independientes?��Acciones que el equipo de Acciones que el equipo de

direccidireccióón del proyecto puede n del proyecto puede llevar a cabo por sllevar a cabo por síí mismomismo

Procurement Management Plan

39

�� Documentos de adquisiciDocumentos de adquisicióón n estandarizados estandarizados

�� GestiGestióón de mn de múúltiples proveedoresltiples proveedores�� CoordinaciCoordinacióón de las adquisiciones n de las adquisiciones

con otros aspectos del proyectocon otros aspectos del proyecto�� Restricciones y supuestosRestricciones y supuestos�� Tiempos de entregas de los Tiempos de entregas de los

proveedoresproveedores

40

Procurement Management Plan …cont.

�� GestiGestióón de las decisiones sobre n de las decisiones sobre Comprar o Hacer. Comprar o Hacer.

�� CalendariosCalendarios�� Requerimientos para Bonos o SegurosRequerimientos para Bonos o Seguros�� Relaciones de Proveedores y WBSRelaciones de Proveedores y WBS�� FormatosFormatos�� Identificar proveedores Identificar proveedores prepre--calificadoscalificados�� MMéétricastricas

41

Procurement Management Plan …cont.


42

ProcurementStatements of work

�� DescripciDescripci óón de los productos n de los productos o servicios que deben ser o servicios que deben ser suministrados por el proyecto.suministrados por el proyecto.

Statement of Work (SOW)

43

Statement of Work (SOW) TemplateI. Scope of Work: Describe the work to be done to detail. Specify the hardware and

software involved and the exact nature of the work.

II. Location of Work: Describe where the work must be performed. Specify the

location of hardware and software and where the people must perform the work

III. Period of Performance: Specify when the work is expected to start and end,working hours, number of hours that can be billed per week, where the work must

be performed, and related schedule information.

IV. Deliverables Schedule: List specific deliverables, describe them in detail, and

specify when they are due.

V. Applicable Standards: Specify any company or industry-specific standards that

are relevant to performing the work.

VI. Acceptance Criteria: Describe how the buyer organization will determine if the

work is acceptable.

VII. Special Requirements: Specify any special requirements such as hardware or

software certifications, minimum degree or experience level of personnel, travelrequirements, and so on.

44

12.1.3.3 12.1.3.3 Decisiones de Hacer o ComprarDecisiones de Hacer o Comprar[[MakeMake--oror--BuyBuy DecisionsDecisions]]

45

��Incluye decisiones sobre Incluye decisiones sobre compra de pcompra de póólizas de lizas de seguro, fianzas y otros.seguro, fianzas y otros.

Decisiones de Hacer o Decisiones de Hacer o ComprarComprar

46

Factores involucradosFactores involucrados

��IntegraciIntegracióón de las operaciones n de las operaciones ��Uso de capacidad ociosaUso de capacidad ociosa��Control directoControl directo

Make-or-Buy Decisions

47

Factores involucrados Factores involucrados …… cont.cont.

��Confidencialidad del diseConfidencialidad del diseñño o del o o del productoproducto

��Inconsistencia de los Inconsistencia de los proveedoresproveedores

��Mantener estable la mano de Mantener estable la mano de obra existenteobra existente


48

Factores involucrados Factores involucrados …… cont.cont.

�� CostosCostos�� CalidadCalidad�� Tiempo de entregaTiempo de entrega�� Capacidades y habilidades Capacidades y habilidades

de proveedores y de proveedores y compradorescompradores


49

Ejercicio

50

Fabricar ciertas piezas le cuesta a la Fabricar ciertas piezas le cuesta a la compacompañíñía a raza a razóón de 300 ($/dn de 300 ($/díía) y de 8 a) y de 8 ($/pieza). Comprar cuesta 24 ($/pieza).($/pieza). Comprar cuesta 24 ($/pieza).PREGUNTAS:PREGUNTAS:�� ¿¿QuQuéé es mes máás conveniente Fabricar o s conveniente Fabricar o

Comprar?Comprar?�� ¿¿QuQuéé otra informaciotra informacióón es necesaria o n es necesaria o

conveniente?conveniente?

Ejercicio

� Solución:

51

ProcurementProcurement DocumentsDocuments

52


ProcurementProcurement documentsdocuments

53

Preparar documentos para los Preparar documentos para los procesos deprocesos de

�� RequisiciRequisicióón de Respuestas n de Respuestas de los Proveedoresde los Proveedores

�� SelecciSeleccióón de proveedoresn de proveedores


��ProposalsProposals��BidBid��TenderTender��QuotationQuotation��RFI, IFB, RFP, RFQRFI, IFB, RFP, RFQ��SOWSOW

54

Procurement Documents … cont.

�� Los documentos de procuraciLos documentos de procuracióón se usan para n se usan para buscar propuestas de posibles proveedores. buscar propuestas de posibles proveedores.

�� TTéérminos como licitacirminos como licitacióón o postura (n o postura (bidbid),), oferta oferta (tender) o cotizaci(tender) o cotizacióón (n (quotationquotation) se usan ) se usan generalmente cuando la decisigeneralmente cuando la decisióónn se basa en se basa en el precio al comprar artel precio al comprar artíículos comerciales o culos comerciales o estestáándares.ndares.

�� Un tUn téérmino como propuesta (rmino como propuesta (proposalproposal) se usa ) se usa generalmente cuando hay otras generalmente cuando hay otras consideraciones superiores, tales como consideraciones superiores, tales como habilidades thabilidades téécnicas o mcnicas o méétodos ttodos téécnicos.cnicos.

55

Procurement Documents … cont.c


56



57



SourceSource SelectionSelection CriteriaCriteria

58

��Understanding of need Understanding of need ��Overall or lifeOverall or life--cycle costcycle cost��Technical capability Technical capability ��RiskRisk��Management approach Management approach ��Technical approach Technical approach ��WarrantyWarranty

SelectionSelection CriteriaCriteria

59


�� Financial capacity Financial capacity �� Production capacity and interestProduction capacity and interest�� Business size and typeBusiness size and type�� Past performance of sellersPast performance of sellers�� ReferencesReferences�� Intellectual property rights Intellectual property rights �� Proprietary RightsProprietary Rights

60

SelectionSelection CriteriaCriteria …… cont.cont.

�� Los Los cambioscambios requeridosrequeridos (Requested (Requested Changes)Changes) al Plan de al Plan de GestiGestióónn del del ProyectoProyecto puedenpueden ocurrirocurrir durantedurante el el procesoproceso de de PlanearPlanear laslas ProcuracionesProcuraciones..

�� EstosEstos cambioscambios debendeben ser ser revisadosrevisados y y enviadosenviados al al procesoproceso de Control de de Control de CambiosCambios (Change Control process)(Change Control process)

RequestedRequested ChangesChanges

61

12.2 Conducir las Procuraciones12.2 Conducir las Procuraciones62

��Procurement Management Plan Procurement Management Plan ��Project DocumentsProject Documents��Source Selection CriteriaSource Selection Criteria��Qualified Seller ListQualified Seller List��Seller ProposalsSeller Proposals��Project DocumentsProject Documents��MakeMake--oror--Buy DecisionsBuy Decisions��Teaming AgreementsTeaming Agreements��Organizational Process AssetsOrganizational Process Assets

12.2.1 Inputs (Conducir las Procuraciones)

63

12.2.2 12.2.2 ConductConduct ProcurementsProcurements: : Tools and TechniquesTools and Techniques

64


�� Bidder ConferencesBidder Conferences�� Proposal Evaluation Proposal Evaluation

TechniquesTechniques�� Independent EstimatesIndependent Estimates

12.2.2 Tools and Techniques (Conducir las Procuraciones)

65

�� Expert JudgmentExpert Judgment�� AdvertisingAdvertising�� Internet SearchInternet Search�� Procurement NegotiationsProcurement Negotiations


Screening SystemScreening System

66


Weighting SystemWeighting SystemSample Evaluation Sheet

67


Procurement NegotiationsProcurement Negotiations

68

�� Selected SellersSelected Sellers�� Procurement Contract Procurement Contract

AwardAward

12.3.3 Outputs (Conducir las Procuraciones)

69

�� Resource CalendarsResource Calendars�� Change RequestsChange Requests�� Project Management Plan Project Management Plan

UpdatesUpdates�� Project Documents UpdatesProject Documents Updates

ProcurementProcurement ContractContract AwardAward

70

�� SOWSOW�� DeliverablesDeliverables�� Schedule baselineSchedule baseline�� Performance reportingPerformance reporting�� Period of performancePeriod of performance�� Roles and responsibilitiesRoles and responsibilities�� SellerSeller´́ss place of performanceplace of performance�� PricingPricing

ProcurementProcurement ContractContract AwardAward ……cont.cont.

71

�� Payment termsPayment terms�� Place of deliveryPlace of delivery�� Inspection and acceptance criteriaInspection and acceptance criteria�� WarrantyWarranty�� Product supportProduct support�� Limitation of liabilityLimitation of liability�� Fees and Fees and retainageretainage�� PenaltiesPenalties

ProcurementProcurement ContractContract AwardAward ……cont.cont.

72

�� IncentivesIncentives�� Insurance and performance bondsInsurance and performance bonds�� Subordinate subcontractor Subordinate subcontractor

approvalsapprovals�� Change request handlingChange request handling�� Termination and Alternative Termination and Alternative

Dispute Resolution (Dispute Resolution (ADRADR) ) mechanismsmechanisms

12.3 12.3 Administer Procurements Administer Procurements (Administrar las Procuraciones)(Administrar las Procuraciones)

73


�� AdministrarAdministrar laslas relacionesrelacionesentre entre clientecliente y y proveedorproveedor

�� RevisarRevisar y y documentardocumentar el el desempedesempeññoo del del proveedorproveedor

�� EstablecerEstablecer accionesacciones correctivascorrectivas�� ProporcionarProporcionar bases bases parapara

futurasfuturas relacionesrelaciones�� ManejarManejar cambioscambios

12.3 Administer Procurements (Administración de las Procuraciones)

74

�� Procurement documentsProcurement documents�� Project Management PlanProject Management Plan�� ContractContract�� Performance ReportsPerformance Reports�� Approved Change RequestsApproved Change Requests�� Work Performance Work Performance

InformationInformation

75

12.3.1 Inputs (Administración de las Procuraciones)

�� Contract Change Control SystemContract Change Control System�� Procurement Performance Procurement Performance

ReviewsReviews�� Inspections and AuditsInspections and Audits�� Performance ReportingPerformance Reporting�� Payment SystemPayment System�� Claims AdministrationClaims Administration�� Records Management SystemRecords Management System

12.3.2 Tools and Techniques(Administrar las Procuraciones)

76

�� Procurement DocumentationProcurement Documentation�� Organizational Process Assets Organizational Process Assets

(Updates)(Updates)�� CorrespondenceCorrespondence�� Payment schedules and requestsPayment schedules and requests�� Seller performance evaluation Seller performance evaluation

documentationdocumentation

�� Change RequestsChange Requests�� Project Management Plan UpdatesProject Management Plan Updates

�� Procurement Management PlanProcurement Management Plan�� Contract Management PlanContract Management Plan 77

12.3.3 Outputs (Administrar las Procuraciones)

12.4 12.4 Close ProcurementsClose Procurements(Cerrar las Procuraciones)(Cerrar las Procuraciones)

78


��ProcesoProceso de de completarcompletar y y concluirconcluir el el contratocontrato

��IncluyeIncluye la la resoluciresolucióónn y y cierrecierre de de cualquiercualquierasuntoasunto abiertoabierto

12.4 12.4 Close ProcurementsClose Procurements (Cerrar las (Cerrar las Procuraciones)Procuraciones)

79

��Procurement Management PlanProcurement Management Plan��Procurement DocumentationProcurement Documentation

80

12.4.1 12.4.1 INPUTS INPUTS (Cerrar las Procuraciones)(Cerrar las Procuraciones)

��Procurement AuditsProcurement Audits��Negotiated SettlementsNegotiated Settlements��Records Management Records Management

SystemSystem

81

12.4.2 12.4.2 TOOLS AND TECHNIQUESTOOLS AND TECHNIQUES(Cerrar las Procuraciones)(Cerrar las Procuraciones)

��Closed ProcurementsClosed Procurements��Organizational Process Assets Organizational Process Assets

UpdatesUpdates�� Procurement FileProcurement File�� Deliverable acceptanceDeliverable acceptance�� Lessons learned documentationLessons learned documentation

82

12.4.2 12.4.2 OUTPUTSOUTPUTS(Cerrar las Procuraciones)(Cerrar las Procuraciones)

Bibliografía

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approach to planning, scheduling, and controlling”, 9 ed.,

John Wiley and Sons, New York.

� Newell, Michael (2002), “Preparing for the Project

Management Professional (PMP®) Certificaction Exam”,

Second Edition, American Management Association, New

York.

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management body of knowledge (PMBOK ® guide)”, Fourth

Edition, Newton Square, Pennsylvania USA.

83

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http://www.napm.org/Institute for Supply Management

http://www.american-purchasing.com/American Purchasing Society

http://www.modelosdecontratos.com/Modelos de contratos – Venta de formatos (MÉXICO)

84


Sitios Web

http://www.derecho.com/contratos/Tipos de contratos – Venta de formatos (ESPAÑA)

http://www.pmac.org/nl.phpPurchasing Management Association of Cleveland -- ISM

http://www.ainc-inac.gc.ca/saea-psab/pmr/Web - Based Guide To Doing Business With The Federal

Government (CANADA)

85


Notas

86

procuracion material porta

Documents

guillermo guillermo

procesos de procuraciprocesos

gestila gestin

tipos fundamentales

tipos de contratos utilizados

conceptos fundamentales

vista general7gestin

ccmo sermo sern administrados