producentengroepen coachen in business management · 2018-12-10 · voor andere spelers in de keten...
TRANSCRIPT
1
Producentengroepen coachen in business management
TDC voegt een nieuw luik toe aan het ondersteuningsprogramma voor Afrikaanse MKMO’s
RéPAB
© Vincent De Grelle
2
Intro
Toen het Trade for Development Centre
jaren geleden een programma ontwikkelde
om coöperaties actief in eerlijke of duurza-
me handel te coachen bij de marketing van
hun producten werd het regelmatig gecon-
fronteerd met de gebrekkige kennis aan
organisatiebeheer van deze structuren.
Het ontbrak de producentengroepen aan
instrumenten om hun organisatie financieel
en organisatorisch te analyseren, wat noch-
tans essentieel is om een realistisch marke-
tingplan te kunnen ontwikkelen.
Daaruit ontstond een nieuwe modulereeks,
een coaching in bedrijfsbeheer (financieel,
organisatorisch, op vlak van bestuur...).
Wat volgt is het relaas van de eerste erva-
ringen in Oeganda, Rwanda en Benin.
Inhoud
Een nieuw luik in het coachingprogramma p 3
Een traject van twee jaar p 4
KOAKAKA (Rwanda) p 5
UOCG (Oeganda) p 7
RéPAB (Benin) p 8
Fako (Benin) p 10
Naar een geïntegreerde aanpak p 12
Ananas , Fako
© Vincent De Grelle
3
Een nieuw luik in de coaching
Coöperaties actief in eerlijke of duurzame handel hebben
vaak een hoop kenmerken gemeen: een groot engagement,
veel potentieel, maar evengoed een gebrek aan middelen
en marktkennis. Het TDC zag die ‘zwakte’ als een rode
draad en besloot projecten en coöperaties te coachen en
begeleiden in de vermarkting van hun producten.*
Kernelement in dit proces zijn modules waarbij een TDC-
coach ter plekke gaat. “Wat we doen is naar producenten
luisteren en samen met hen verschillende elementen struc-
tureren die hen toelaten zelf na te denken over de beste
strategie”, verduidelijkt Josiane Droeghag, International Tra-
de Officer voor het TDC. “Op die manier is de kans groter
dat het proces leidt naar een duurzame en sociale ontwikke-
ling van hun organisatie. Want de doelstelling van onze
interventie is niet trade, maar wel trade for development.”
Maar zowel in de ingediende dossiers als tijdens de sessies
dook geregeld een bijkomende zwakte op, namelijk de
moeilijkheid om marketingplannen uit te tekenen zonder
zich te kunnen baseren op betrouwbare cijfers, zonder de
tijd te kunnen nemen om de organisatie efficiënt te structu-
reren, zonder zich te verzekeren van goed bestuur…
Een meer globale aanpak drong zich op. Daarop besliste
TDC ook een coachingtraject aan te bieden rond business
management. Virginie Bartholomé, Finance and Business
Management Officer voor het TDC, legt uit: “Er gebeurt al
heel wat vorming en consultancy bij Afrikaanse coöperaties,
de resultaten zijn doorgaans analyses en rapporten die op-
gesteld zijn door externen, maar nauwelijks worden begre-
pen door de mensen van de coöperatie zelf. Wij doen het
omgekeerde: onze coaches werken participatief met de co-
öperaties. Het zijn zij die met behulp van een externe de
problemen detecteren en er oplossingen voor vinden. Zij
moeten motor én eigenaar van het proces blijven, niet TDC
of de coach.”
Een traject van één of twee jaar
Net zoals bij de marketingcoaching bestaat het aanbod uit
een aantal sessies op maat, begeleid door een coach die
door TDC is aangesteld. Het gaat om mensen die niet
alleen inhoudelijke expertise hebben in business manage-
ment en duurzame handel, maar die ook ervaren zijn in het
participatief coachen van groepen.
In het eerste jaar bevat het traject twee modules van telkens
zes dagen. De coach gaat tweemaal een week ter plaatse
bij de producentengroepen om hen te helpen hun organisa-
tie beter te begrijpen. Samen werken ze instrumenten uit
aangepast aan hun context en noden die hen helpen hun
evolutie te meten. Na afloop beslist TDC op basis van de
ervaringen van de coach en in samenspraak met de organi-
satie of een derde en eventueel een vierde module aange-
wezen is.
Meer lezen
*Lees bijvoorbeeld het artikel ‘ Marketing in de Marokkaanse dadel-
en saffraanketen’ op www.befair.be > publicaties > artikels.
** Het succesverhaal van twee pilootprojecten en twee coachingtrajec-
ten staat beschreven in het artikel ‘Marketingondersteuning van kleine
producenten in Afrika.’ op www.befair.be > pubicaties > artikels
4
Begin 2017 werd een oproep gelanceerd voor:
coöperaties van kleine producenten of plukkers actief
in duurzame of eerlijke handel van koffie, cacao, rijst,
fruit, groenten, noten of medicinale planten, duurzaam
of eerlijk toerisme.
micro-, kleine of middelgrote ondernemingen die sa-
menwerken met producenten of plukkers.
Uiteindelijk werden 10 coöperaties geselecteerd: vier koffie-
coöperaties uit Rwanda en Oeganda, twee cacaocoöpera-
ties uit Ghana en Ivoorkust, een ananasproducent uit Benin,
een mangoproducent uit Mali, een tuinbouwbedrijf uit
Tanzania en een producent van mango, sesam, hibiscus en
cashewnoten uit Burkina Faso.
Vanuit het Enabel-programma PROFI in Benin werden daar
nog vijf organisaties aan toegevoegd. Het landbouwproject
Programme d’appui au développement des filières agricoles
au Bénin loopt van 2015 tot 2019 en concentreert zich op
drie productketens (cashewnoten, rijst en groenten).
De eerste trajecten gingen van start in het najaar van 2017.
Ananasoogst RéPAB © Vincent De Grelle
5
KOAKAKA (Rwanda)
In 2002 richtten een aantal boerengroepen in het zuidoos-
ten van Rwanda de koffiecoöperatie KOAKAKA op. Stap
voor stap bouwden ze hun organisatie uit, onder meer met
twee wasstations. Met de steun van de overheid en van
ngo’s optimaliseerden ze de kwaliteit van hun arabica en
behaalden ze het fairtradelabel. Momenteel telt de coöpera-
tie 1300 leden. De belangrijkste troef is zonder twijfel de
kwaliteit van hun specialty coffee die erg in trek is op de
internationale markt.
In de loop van 2016 kreeg KOAKAKA Josiane, medewerker
van TDC maar eveneens marketingcoach, op bezoek.
Tijdens de sessies bleek hoe afhankelijk de organisatie was
van de Rwandese trader Rwashoscco. Binnen de coöpera-
tie wist men nauwelijks wie hun koffie kocht. Er werd beslo-
ten om zelf te gaan prospecteren. Dat leverde intussen al
nieuwe Japanse en Australische klanten op.
In oktober 2017 trok Maxime Bacq (Groupe One) als coach
naar Rwanda voor de eerste module rond bedrijfsbeheer:
“Bij het overlopen van de jaarrekening 2016 bleek meteen
dat Bonaventure Safari, Uitvoerend Secretaris van de orga-
nisatie, en Elie Kabera, de boekhouder, zich goed hadden
voorbereid. Het werd een lezing ‘van hoog niveau’.”
Maar dan kwam het echte werk en bogen staf en coach zich
over instrumenten die hen een beter inzicht moesten geven
in de stand van zaken van de organisatie. Vele zaken waren
nieuw, zoals een langetermijnoverzicht van investeringen en
afschrijvingen of een berekening van het aantal leden dat
nodig is om het geplande derde wasstation rendabel te ma-
ken. Later volgden nog een analyse van omzet en marges,
een bijgewerkt budget 2017 en een begroting 2018.
Er werd ook stilgestaan bij de rentes die de organisatie elk
jaar aan kredietverleners betaalt, omdat de cyclus van uit-
gaven (aan de boeren) en inkomsten (van de kopers) niet
gelijkloopt.
“De sterkte van deze intensieve week was het participatieve
karakter”, besluit Maxime. “Een aantal tools kenden Bona-
venture en Elie op voorhand niet, maar zijn helemaal door
hen ingevuld. In de aanloop naar de tweede module kun-
nen zij met die tabellen aan de slag, zowel voor analyses
als voor prognoses.”
Se
ssie
op
he
t b
ure
au
va
n K
oaka
ka
© M
axim
e B
acq
6
UOCG (Oeganda)
In 2007 richtte een groep jonge boeren op de flanken van Mount Elgon in Oost-
Oeganda UOCG (United Organic Coffee Growers) op. Al snel volgden bio- en fair-
tradecertificaties, maar die zijn in handen van een Oegandese koffiebedrijf dat ervoor
betaalde. Met het huidige ledenaantal van ongeveer 1000 boeren voelt de coöperatie
zich echter klaar om zelf de marketing in handen te nemen en met haar arabica van
hoge kwaliteit internationale markten te verkennen.
De vraag is of dit ook financieel haalbaar is. Tijdens de eerste sessie in december 2017
maakte coach Thomas Poelmans (Green Crossroads) samen met de stafleden van de
organisatie een prijsbenchmark op, inclusief transportkosten. Conclusie: het moet
mogelijk zijn rechtstreeks te verkopen aan koffiebranderijen en retailers hogerop in de
internationale koffieketen mits nog een aantal stappen worden gezet in beheer en
financieel management.
Tot nu toe had de coöperatie geen
budgetplanning op niveau van de
organisatie, maar enkel op projectni-
veau. Tijdens de sessie werd de
aanzet gegeven voor het opmaken
van de jaarrekening 2017 en voor
een financieel plan 2018-2022. De
verdere invulling werd de voorbije
maanden door de staf zelf gedaan.
“Voorlopig worden ze geremd omdat
er geen budget is om een financieel
verantwoordelijke aan te werven,
maar ze zijn gemotiveerd en hebben
al een mooi parcours gereden”, be-
sluit Thomas. “Zo zouden ze graag
een eigen pelinstallatie aankopen.
Dat zou een belangrijke extra ser-
vice betekenen voor hun leden en
meer toegevoegde waarde creëren.
In december deden we een investe-
ringsanalyse en tijdens de tweede
sessie willen we een investerings-
dossier finaliseren om aan potentiële
investeerders voor te leggen.”
UO
CG
© T
ho
ma
s P
oe
lma
ns
7
RéPAB (Benin)
Met 1600 leden verenigt RéPAB (Réseau
des Producteurs d’Ananas du Bénin) onge-
veer een vijfde van de ananastelers in het
land. De coöperatie heeft sinds 2003 een hele
weg afgelegd en is zowel bio- als fairtradege-
certificeerd. In 2016 slaagden ze erin een
contract af te sluiten met een Beninees bedrijf
dat fruitsappen produceert. De uitvoering van
die overeenkomst verplichtte RéPAB om een
versnelling hoger te schakelen, ook wat
betreft het beheer van de organisatie.
Eind 2017 vond de eerste module van coa-
ching plaats. De eerste dagen werd gefocust
op het functioneren van de coöperatie zelf.
Mede door een recent voorval – het afkeuren
van een lading ananassen wegens een te
hoge zuurtegraad – kwam een boeiend debat
op gang over de taken en verantwoordelijk-
heden van de medewerkers en het organi-
gram van de organisatie. Daarna doken de
stafleden in de cijfers, meer bepaald in een
analyse van bruto- en nettomarges, commer-
ciële inkomsten en subsidies en vaste en
variabele kosten.
De oefening werd zowel voor 2016 als voor
2017 gemaakt, met als conclusie dat de mar-
ge die momenteel aan het sapbedrijf wordt
aangerekend, niet volstaat om al het werk te
vergoeden en tot een ‘eerlijke’ prijs te komen.
“Daarop maakten we een zijsprong naar de hele keten van de ananas”, vertelt
Vincent De Grelle (Valmosan), TDC-coach van het traject. “Want van de € 6,5 die
een Europese consument betaalt voor een liter biologisch ananassap, gaat maar
€ 0,25 naar de Beninese boer. Dat deed hen inzien dat het voor het sapbedrijf of
voor andere spelers in de keten richting Europese consument geen compleet
onredelijke eis zou zijn om de marges aan te passen.” “Deze coaching kwam op het
juiste moment”, besloot Damien Z. Kiki, directeur van RéPAB, de sessie. “We
beseffen nu – op een belangrijk moment voor de organisatie – beter wat het
betekent om rendabel en competitief te zijn.”
Ananasoogst RéPAB © Vincent De Grelle
8
Fako (Benin)
Nog in Benin loopt een uitgebreid Enabelprogramma.
Het landbouwproject PROFI (Programme d’appui au dé-
veloppement des filières agricoles au Bénin, 2015 –
2019) concentreert zich op drie productketens
(cashewnoten, rijst en groenten) in twee regio’s van het
land (Atacora/Donga in het noordwesten en Mono/
Couffo in het zuidwesten). Binnen PROFI wordt onder
meer gewerkt met een fonds voor productie- of commer-
cialiseringsprojecten en voor kleine landbouwbusiness-
projecten. Die eerste zijn bedoeld voor boerenorganisa-
ties of coöperaties die de kwantiteit en kwaliteit van hun
oogst willen verbeteren, de tweede voor kleine onderne-
mingen stroomopwaarts of stroomafwaarts in de keten.
Omdat ook hier de nood aan financieel management
groot is, genieten vijf organisaties van een TDC-
coachingtraject rond Finance & Business Management.
Eén van hen is FAKO, een groeiend microbedrijf dat in
2007 opgericht werd door de ondernemende Colette Ye-
houenou. In haar garage, op haar binnenplaats en in een
klein atelier verwerkt een team van een twintigtal
(seizoens)medewerkers groenten en fruit manueel tot
sappen en sauzen. De kwaliteit van hun producten over-
treft de aangelengde en gesuikerde sauzen uit China en
ze vinden zelfs hun weg tot in de buurlanden. Recent
moest FAKO echter een bestelling uit Nigeria weigeren
omdat ze de hoeveelheid niet aankon. Om het streefdoel
te realiseren – 500 kartons sap per week – moet nog
een hele weg afgelegd worden. De nood aan instrumen-
ten om die groei op een rendabele manier te realiseren
deed hen solliciteren naar een coaching door TDC.
“FAKO is als een zeilschip dat door een gunstige wind Fako © Vincent De Grelle
9
vooruit wordt gestuwd, maar zonder navigatie en niet wetend
welke obstakels er op de route liggen”, vat TDC-coach Vin-
cent De Grelle de beginsituatie samen. Colette beaamt: “Ik
heb al de kans gehad om in een project te stappen en met
kredieten een productielijn te starten, maar ik wil niet blind
navigeren. Ik wil eerst weten waar ik naartoe ga.”
Tijdens de sessie begin december 2017 werden bij wijze van
oefening verschillende excell-tabellen ingevuld voor de maan-
den november en oktober. Daarin werden per lot de productie
-gegevens, de vaste en variabele kosten, de omzet, de
marges en de rentabiliteit opgelijst. De opdracht voor het
team is duidelijk: van correcte registratie een vaste gewoonte
maken met duidelijke procedures en verantwoordelijkheden.
Op basis van die eerste oefening werd ook gestart met een
voorlopig budget voor 2018 en een catalogus met producten
en prijzen. “Met die gegevens kunnen we tijdens de tweede
sessie overgaan tot een grondige analyse van cijfers en pro-
cessen”, blikt Vincent vooruit. “Met het aanwezige enthousi-
asme moet dat zeker lukken.”
Ook Wilma Baas, co-verantwoordelijke voor Enabel binnen
PROFI, is positief: “Dit soort expertise wordt wel vaak aange-
boden binnen het kader van projecten, maar zelden is ze
aangepast aan de werkelijke vraag. TDC is er hier in Benin in
geslaagd heel flexibel te werk te gaan.
Alle vijf de gecoachte projecten hebben hun eigen accenten
gekregen. Dat soort tailor made expertise is in Benin niet be-
schikbaar. Het zou wel interessant zijn om er lokale bureaus die zich
willen specialiseren in coaching bij te betrekken. Dan bouwen we die
expertise ook hier op.”
Naar een geïntegreerde aanpak
De afgelopen jaren leidde een groeiend inzicht in de noden van Afrikaan-
se coöperaties en producentengroepen tot een aanbod van financiële
steun, coaching in marketing en coaching in business Management.
Om nog beter te kunnen inspelen op de noden van de organisatie maak-
te TDC inmiddels werk van een geïntegreerde aanpak waarbij de drie
samen én op maat worden aangeboden. Op die manier geeft TDC de
organisaties die het ondersteunt alle tools in handen om zelf een duurza-
me toekomst op te bouwen.
Fa
ko
©
Vin
ce
nt
De
Gre
lle
Bronnen
Rapporten en verslagen van sessies op het terrein.
Eerdere artikels, zoals Marketing in de Marokkaanse dadel- en saffraanketen of Marketingondersteuning van
kleine producenten in Afrika kan je lezen op www.befair.be > publicaties > artikels.