Manual del Usuario deOpenbravo QuickStartCapítulo 09 – Gestión de

Cobrosv2.0.1

Se autoriza a los socios de negocio de Openbravo, S.L.U. (Openbravo Business Partners) reproducir y transformaresta obra (incluido su adaptación, traducción o ampliación) para usos internos, así como la reproducción ydistribución de la obra original y de sus transformaciones a clientes de dichos Business Partners que tengan unasuscripción vigente a la Openbravo Professional Edition, siempre que estos clientes estén vinculados porobligaciones de confidencialidad y no pueden redistribuir dicha obra u obra derivada a terceros. Todos los demásderechos están reservados.

Introducción ....................................................................................... 1Proceso de Negocio General................................................................ 2Roles Necesarios................................................................................. 2Paso a Paso......................................................................................... 2

Revisar Crédito de Clientes .................................................................. 2Revisar Previsión de Caja .................................................................... 4Revisar Antigüedad de los Cobros ......................................................... 4Realizar Acciones de Cobro .................................................................. 4Recibir Pagos ..................................................................................... 5

Caja y Banco................................................................................... 8Cancelar la diferencia.......................................................................... 8

Contabilidad........................................................................................ 9Configuración Contable de la Gestión de Estado de Efectos....................... 9Configuración de la Cuenta de Cancelaciones ........................................10

Introducción

En este capítulo se explica la gestión de cobros basado en remesas bancarias:• gestión de estado de efectos• generación de remesa de:

◦ pago◦ cobro

• gestión del cobro y/o pago en el extracto bancario• cancelación de remesas• devolución de cobros

Tenga en cuenta que no todos los procesos implicados se explican en este capítulo. Porejemplo, los extractos bancarios que se explican en el capítulo de Conciliación bancaria.

Proceso de Negocio General

El proceso general sobre el que se basa la generación de remesas está definido en elsiguiente flujo de negocio:

Los sub-procesos que intervienen en este proceso son:• Generación del informe de previsión de tesorería• Generación del informe de cobros pendientes por antigüedad• Iniciar actividades alrededor de los cobros• Realizar cobros

◦ Mediante extractos bancarios◦ Mediante caja◦ Mediante remesas

• Reclasificar deuda• Cancelación de efectos

Roles Necesarios

El siguiente rol es el necesario para poder ejecutar este proceso:• Finance - este rol permite gestionar la funcionalidad para generar remesas,

gestionar devoluciones en las mismas y gestionar los estados de los efectos• Company Executive - revisar pagos pendientes• Company Admin - este rol se usa para configuración

Paso a Paso

Revisar Crédito de Clientes

Cualquier rol que tenga acceso a terceros puede ejecutar este proceso.

No hay una sola ventana en la que se pueda revisar todo lo que concierne a un tercerocobros, pagos, estado de su crédito, etc. Para este propósito, se utilizan un conjunto deventanas e informes.

Navegue hasta Información || Terceros. Ordene los terceros por la columna de Créditoutilizado.

Utilizando el rol Finance, se puede acceder a la ventana Gestión de Ventas ||Transacciones || Factura (Cliente), desde la que se puede acceder a las facturas encurso de un tercero y tener una buena perspectiva de los pagos pendientes de las facturas.

Las facturas se pueden ver en la vista relación y se pueden exportar a Excel. Utilice el botónBuscar para listar las facturas o los pagos pendientes.

Revisar Previsión de Caja

Utilice el rol de Finance.

El Informe de Previsión no está disponible todavía.

Revisar Antigüedad de los Cobros

Utilice el rol de Finance.

El informe Balance de Antigüedad de Cobros no está disponible todavía.

Realizar Acciones de Cobro

Este proceso es un super proceso que abarca:• Recibir Pagos• Cancelar Deuda• Dinero en el Banco/Caja• Reconciliación

Recibir Pagos

Hay varias formas de recibir un pago:1. La ventana Recibir Pagos. Cree un nuevo registro y rellene la información reflejando

la cantidad recibida.

Campos a tener en cuenta:• Recibido de - Cliente poseedor de la deuda• Método de pago - El método de pago (efectivo, tarjeta de crédito, cheque, etc)• Depositar en - Cuenta Financiera donde se depositará el importe• Importe - Importe recibido

Presione Añadir Detalles de Pago para enlazar el pago recibido con las transaccionesabiertas para el cliente seleccionado (pedidos o facturas).

Campos a tener en cuenta:• Importe - Importe recibido. El importe se puede cambiar en esta ventana.• Tipo de transacción - Filtrar las transacciones a mostrar

◦ Pedidos - Pedidos en curso para el cliente seleccionado◦ Facturas - Facturas abiertas para el cliente seleccionado

◦ Facturas y pedidos - Tanto Facturas como Pedidos abiertos para el clienteseleccionado

◦ Conceptos contables - Utilizado para recibir cantidades no relacionadas confacturas ni pedidos, por ejemplo una subvención

Cuando existe diferencia entre el importe a pagar y el importe pendiente, el sistema ofrecela posibilidad de Dejar crédito para usar más tarde (Véase sección posterior) oDevolver importe al cliente (La deuda pendiente se pagará más adelante).

Procese el pago haciendo clic sobre el botón Procesar y elija la opción (Acción a tomar conel documento)

Campos a tener en cuenta:• Acción a tomar con el documento

◦ Procesar pagos recibidos - Se procesa el pago y el documento quedapagado.

◦ Procesar pagos e ingresos recibidos - Se procesa el pago, los documentosquedan pagados y el importe queda reflejado en la cuenta financiera(banco).

2. Botón Añadir Pago en factura. También es posible añadir un pago a una factura.

Haga clic en el botón Añadir Pago para enlazar un pago a una factura.

Campos a tener en cuenta:• Núm Documento de Pago - Número de referencia para el pago añadido• Recibido de - Cliente poseedor de la deuda. En este caso el cliente al que se le ha

hecho la factura• Método de Pago - El método de pago (efectivo, tarjeta de crédito, cheque, etc)• Ingresar a - Cuenta Financiera donde se depositará el importe• Pago Actual - Importe recibido• Fecha de Pago - Fecha en la que se realiza el pago• Tipo de transacción - Filtra el tipo de transacción a ser mostrada

◦ Pedidos - Abre pedidos del tercero seleccionado.◦ Facturas - Abre facturas del tercero seleccionado◦ Facturas o órdenes . Abre facturas y ordenes del tercero seleccionado

El importe ingresado en el campo Pago Actual se repartirá automáticamente entre lasdeudas pendientes. Primero, las deudas asociadas a la factura se marcarán como pagoesperado. En caso de que el importe supere el total del importe de la factura la aplicaciónirá marcando las siguientes facturas como pago esperado hasta que la cantidad que se haintroducido se gaste por completo. Cuando haya una diferencia, el sistema ofrecerá lasopciones Dejar crédito para usar más tarde (Véase sección posterior) o Devolverimporte al cliente (La deuda pendiente se pagará más adelante).

Haga clic sobre Procesar para completar la transacción.

Campos a tener en cuenta:• Acción a tomar con el documento

◦ Procesar pagos recibidos - Se procesa el pago y el documento quedapagado.

◦ Procesar pagos e ingresos recibidos - Se procesa el pago, los documentosquedan pagados y el importe queda reflejado en la cuenta financiera(banco).

Caja y Banco

Consulte el capítulo Conciliación Bancaria del manual de usuario para más informaciónsobre cómo reconciliar transacciones financieras.

Cancelar la diferencia

Cuando el importe pagado es menor que el importe pendiente, hay una opción paracancelar la diferencia. Por ejemplo, el cliente A debe 150.01 euros pero paga 150 euros através de una transferencia. La cantidad por pagar (0.01 euros) es tan pequeña que lamayoría de empresas preferirá cancelar la deuda que seguir gestionándola.

Seleccionando Cancelar la diferencia, los 0.04 euros pendientes de pagar apareceráncomo pérdida en el libro de contabilidad. Léase la sección Contabilidad.

Contabilidad

Configuración Contable de la Gestión de Estado de Efectos

Utilice el rol de Finance.

Como se ha mencionado anteriormente, cada pago del sistema (cobros y pagos):• Tiene un tercero asociado (cliente o vendedor)• Está en su estado inicial por defecto.

Navegue a Gestión de Datos Maestros || Terceros y diríjase a estas dos pestañas:• Cliente >> Contabilidad cliente: para gestionar cuentas de cobros• Proveedor/Acreedor >> Contabilidad proveedor: para gestionar cuentas de

pagos

Para configurar navegue hasta Gestión de Datos Maestros || Terceros vaya a la pestañaContabilidad cliente. Debería existir una línea para cada esquema contable.

Campos a tener en cuenta:• Recibos de clientes - cuenta donde se contabilizarán los cobros• Prepago del cliente - cuenta donde se contabilizarán los pagos

Esta configuración es idéntica para proveedor/acreedor.

Para no realizar estos pasos para cada tercero, se pueden configurar Categorías de Tercerosde forma que se configuren las categorías y todos los terceros con la misma configuraciónpertenezcan a la misma categoría y hereden la configuración de la categoría.

Configuración de la Cuenta de Cancelaciones

Utilice el rol de Company Admin.

Para configurar la cuenta donde se contabilizarán las diferencias canceladas. Para ellonavegue a Gestión Financiera || Contabilidad || Configuración || Esquema Contabley diríjase a la pestaña Valores por defecto:

Seleccione la cuenta correcta en el campo Cancelaciones utilizando la ventana deasistencia que se abre haciendo clic sobre el botón de la derecha.

Cuando se contabiliza el pago recibido explicado en la sección Cancelar la diferencia, elresultado es el siguiente: