RADIONICA„KAKO PRIPREMITI PRIJEDLOG

PROJEKTA”

Nataša Mikić Kezele, dipl.oec

RRA Porin d.o.o.

Cres, 9.-10. listopada 2013.

ŠTO JE PROJEKT

- obuhvat organizacijsko - investicijskih aktivnosti kojima se stvaraju nove vrijednosti ili nova korisna stanja

- predstavlja kompleksni sustav aktivnosti i promišljanja koje vode postizanju određenog cilja. Mnoga uspješna ostvarenja u privatnom, javnom ili poslovnom svijetu posljedica su pomno isplaniranog projekta

- jasno i smisleno definirana buduća zamisao u određenoj pisanoj formi koja je unaprijed zadana a koja će nosiocu projekta omogućiti dobivanje financijskih sredstava

- Dobro isplaniran projekt povećava mogućnost za dobivanje sufinanciranja te omogućava lakše praćenje faza projekata definirajući što i kada se mora provesti na način i u kojem roku da se ostvari planirano

- Europska komisija projekt je definirala kao ”niz aktivnosti usmjerenih ostvarenju jasno zacrtanog cilja u određenom razdoblju uz određeni proračun”

KOMPONENTE PROJEKTA

- AKTIVNOSTI – sve radnje koje se obavljaju unutar projekta kako bi se ostvarili zadani rezultati

- CILJ – sve promjene potpune ili djelomične zbog kojih se projekt provodi

- VREMENSKO RAZDOBLJE – jasno ugovoreno, definirano i ograničeno

- PRORAČUN – jasan prikaz očekivanih prihoda i rashoda

JASNO DEFINIRATI

- Sve strane u projektu - organizacije i osobe na koje projekt utječe i koje

mogu utjecati na njega u pozitivnom ili negativnom

smislu- ciljane grupe – svi oni koji imaju direktnu korist od

projekta te upotrebljavaju proizvode i usluge istog

- krajnje korisnike – koji korist od projekta imaju posredno - koordinaciju, upravljanje i financijske sustave- Sustav monitoringa i evaluacije

ODNOS PROGRAM - PROJEKTPROGRAM PROJEKT

- Okvir za planiranje aktivnosti unutar određenog sektora ili područja (kreditni programi, poticajni programi, proizvodni programi, strateški programi…)

- Aktivnost koja traje duže vrijeme i može se prilagođavati

- Skup uvjeta za implementaciju – vođenje, plaćanje kontrola

- Određena aktivnost unutar određenog sektora ili područja

- Ograničena u izvorima (vrijeme, ljudi, novac)

- Sadrži konkretne ciljeve i prioritete te proračun i vremenski raspored aktivnosti

Kako do EU sredstava?PRIPREMLJENI STRATEŠKI DOKUMENTI – PRIPREMLJENI

PROJEKTI – ADMINISTRATIVNI KAPACITETI Strateški dokumenti na nacionalnoj, regionalnoj i lokalnoj razini Sinergija – više dionika! Sličnosti s već financiranim projektima EU – Baza projekata -

http://ec.europa.eu/regional_policy/index_en.cfm Sufinanciranje – max 85%; manje ako projekti ostvaruju prihode, za tvrtke Predfinanciranje – proračunsko planiranje! – dugoročno, za period 2012-

2020 – PUR/ŽRS Ljudski kapaciteti, Riješeni vlasnički odnosi Razrađena projektna ideja – ideja/projekt Studije, Idejni projekt, glavni projekt, dozvole Prijavna dokumentacija, Potvrda glavnog projekta

PROJEKTI S NAJVIŠE ŠANSI

• racionalno postavljeni i ekonomski opravdani• izuzetno dobro planirani i odlično prezentirani• zadovoljavaju osnovne ciljeve strategije Operativnih programa i

prioritetnih osi• doprinose ekonomskoj i socijalnoj povezanosti RH i EU• osiguravaju trenutnu korist po svom dovršetku• znače operativnu vezu s drugim, već financiranim projektima• doprinose prekograničnoj suradnji• imaju osigurane timove za provedbu projekata• na najvišem su stupnju pripreme i mogu se vrlo brzo implementirati

UPRAVLJANJE PROJEKTNIM CIKLUSOM - UPC

- UPC – je složen i kreativan proces … koji uključuje i pregovaranje o odlukama koje su prihvatljive glavnim dionicima (stakeholders)” stoga su „timski rad, pregovaračke i komunikacijske sposobnosti najvažnije za učinkovit PCM”. (Europska komisija, PCM Guidelines, 2004.)

- Planiranje projekta i prijavljivanje za sufinanciranje iz programa i fondova EU treba uzeti u obzir da svi projekti bez obzira na njihove specifičnosti imaju zajedničke osobine koje treba iskoristiti kako bi se lakše upravljalo – metodologija upravljanja projektom - PROJEKTNI CIKLUS

- Projektni ciklus – logičan slijed aktivnosti koje se provode kako bi se ostvarili ciljevi. Svaki projekt prolazi kroz nekoliko faza za vrijeme svog trajanja bez obzira na svoju kompleksnost

FAZE PROJEKTNOG CIKLUSA

5. EVALUACIJA I REVIZIJA

4. PROVEDBA

1. PROGRAMIRANJE

2. IDENTIFICIRANJE

3. FORMULIRANJE

FAZE PROJEKTNOG CIKLUSA1. PROGRAMIRANJE - kakva je situacija na nacionalnoj razini, koje su

mogućnosti, problemi u određenom sektoru, koji se projekti provode, koja područja nisu pokrivena, potencijalni provoditelji

- Nacionalni programi razvitka ili strategije razvoja pojedinih sektora, prioriteti na lokalnoj razini

- STRATEŠKI DOKUMENTI za RH (Sporazum o stabilizaciji i pridruživanju, Europsko partnerstvo, Mišljenje EK o zahtjevu za članstvo u EU, Izvješće EK o napretku, Pretpristupni ekonomski program, Godišnji Nacionalni programi za pridruživanje EU)

- SEKTORSKI DOKUMENTI (Nacionalne i regionalne sektorske strategije)

FAZE PROJEKTNOG CIKLUSA

2. IDENTIFIKACIJA

- Na temelju utvrđenih potreba iz prve faze prikupljaju se projektne ideje i mogućnosti za izvedbu projekta te ovdje završava analitički period

- Analiza problema i ciljeva u skladu sa strateškim dokumentima

- Analiza dionika (stakeholders) – korisnici, voditelji projekta, partneri, donatori, nabavljači, administracija …

- Analiza institucionalnih kapaciteta- Studije izvedivosti

FAZE PROJEKTNOG CIKLUSA

3. FORMULIRANJE ILI PRIPREMA

- Izrada projektne ideje koja postaje projekt - ciljevi projekta, - ciljane skupine, - priprema proračuna, - izvori financiranja, - prikupljanje dokumentacije

- Izrada logičke matrice i pisanje prijedloga projekta- Ugovaranje

FAZE PROJEKTNOG CIKLUSA

4. PROVEDBA ILI IMPLEMENTACIJA

- Provedba projekta i aktivnosti- Upravljanje projektom (project management)- Postizanje rezultata i ispunjavanje ciljeva- Učinkovito upravljanje financijskim sredstvima- Praćenje proračuna i izvještavanje o učinjenom

- uspostavlja se jasan sustav vođenja i podjela odgovornosti ako se radi o partnerskim organizacijama,

FAZE PROJEKTNOG CIKLUSA5. EVALUACIJA I REVIZIJA- Na temelju prikupljenih i obrađenih podataka cijelog projekta

daje se konačna procjena i financijska revizija te ocjena kako je proveden.

- Evaluacija – vrednovanje ostvarenja ciljeva projekta- Na početku (ex-ante), tijekom (interim) i po završetku (ex-

post) projekta- Analiziraju se rezultati projekta i rađaju se nove ideje za

projekte (mogući početak novog projekta)- Objektivno procjenjivanje projekta, njegovog osmišljavanja,

provedbe i rezultata – utvrditi do koje mjere su ispunjeni ciljevi kako bi se zaključci koristili u procesu odlučivanja i primateljice i donatora

- Osnovne osobine evaluacije – objektivnost, kredibilnost, sudjelovanje dionika, korisnost

FAZE PROJEKTNOG CIKLUSA5. EVALUACIJA I REVIZIJA

Revizija (audit) – kontrola trošenja financijskih sredstava

- Financijska kontrola- Procjena pravnog okvira trošenja financijskih

sredstava- Jesu li sredstva korištena učinkovito te jesu li bila

pravilno usmjerena?- Tijekom i/ili po završetku projekta

PROJEKTNI CIKLUS

Osnovna načela upravljanja projektnim ciklusom

Poštivanje svih faza projektnog ciklusa

Uključivanje dionika (stakeholders)

Planiranje služeći se „logičkim okvirom” odnosno „logičkom matricom” (Logical Framework Approach, Logical Framework Matrix)

Relevantnost, izvedivost i održivost

PROJEKTNI CIKLUS

Svrha – razumijevanje koraka unutar bilo kojeg projekta

Definira kako se pripremamo, planiramo, provodimo i evaluiramo projekt

FAZE PROJEKTNOG CIKLUSA PRISTUP LOGIČKOG OKVIRA

Identifikacija - Analiza postojećeg stanja- Propitivanje relevantnosti projektne

ideje- Identificiranje mogućih ciljeva i

strategija

Formulacija Priprema projektnog prijedloga uključuje:- Jasne ciljeve- Mjerljive rezultate- Strategiju za nošenje s rizicima- Identificiranje razine odgovornosti

Implementacija Ključni alat za vođenje projekta pomaže:- Pri operativnom planiranju aktivnosti- Pri monitoriranju- Pri ugovaranju

Evaluacija i revizija Osnova za oblikovanje procjene izvedbe i utjecaja projekta

LOGIČKI OKVIR (LFA) I ODNOS PREMA PCM-u

- Logički okvir (Logical Framework Approach: LFA) predstavlja alat za upravljanje procesima ciljanih promjena

- Osmišljen je ranih 1970 tih g. od strane USAID-a- Metoda logičkog okvira zasniva se na

uzročnoposljedičnom principu između problema odnosno ciljeva, te na koji su način ciljevi provedeni i do koje mjere faktori koji nisu dio projekta utječu na njegovu uspješnost

- UPC (posebno: priprema, provedba i evaluacija) se temelji na osnovnim načelima LFA

Proces planiranja ima dvije faze

Faza analize

Faza planiranja

Oblikovanje projektne ideje – FAZA ANALIZE

1. Što moramo znati prije nego krenemo u pripremu projekta? – PRELIMINARNE ANALIZE

2. Tko je sve relevantan za projekt i za koga ga radimo? - ANALIZA DIONIKA

3. Koje probleme susrećemo u sektoru ili na području kojim se bavimo? – ANALIZA PROBLEMA

4. Koje ciljeve prepoznajemo na temelju tih problema? – ANALIZA CILJEVA

5. Što bismo realno od ovih ciljeva mogli ostvariti svojim projektom da najučinkovitije riješimo probleme? – IZBOR STRATEGIJE

PRELIMINARNA ANALIZA

- upoznavanje s programskim dokumentima i drugim relevantnim nacionalnim i regionalnim strategijama:- Operativni programi- Upute natjecateljima- ŽRS-ovi- Nacionalne sektorske strategije- EU strategije

ANALIZA DIONIKA

- Svi pojedinci, grupe, institucije, organizacije i kompanije koje mogu imati interes u projektu - Smisao analize: prepoznati različite interese, ograničenja

i kapacitete svih dionika i uzeti ih u obzir pri identifikaciji problema, postavljanju ciljeva i izboru strategije

- Konačni cilj: maksimalno povećati korist koju će imati ciljana skupina i krajnji korisnici, a umanjiti potencijalne negativne učinke (uključujući konflikte među dionicima)

Koraci u analizi dionika

1. Prepoznati ključni problem ili mogućnost kojom će se projekt baviti2. Identificirati grupe koje će imati interes u potencijalnom projektu3. Istražiti njihove uloge, interese, snagu i sposobnost sudjelovanja (jake

strane i slabosti)4. Identificirati stupanj suradnje ili sukoba među dionicima5. Interpretirati zaključke tako da nam omoguće:

• Pravilnu raspodjelu resursa• Organizirati i koordinirati dionike tako da se promovira njihovo

“vlasništvo” nad projektom i sudjelovanje• Prepoznati sukobljene interese i dizajnirati projekt tako da ih se uvaži i

riješi - primjer širokopojasni internet

Terminologija

Korisnici (Beneficiaries): dionici koji na bilo koji način imaju koristi od provedbe projektaCiljana skupina (Target Group(s)): grupa na koju će se direktno

pozitivno utjecati kroz ostvarenje svrhe projektaKrajnji korisnici (Final Beneficiaries): grupa koja će imati

dugoročnu korist od projekta na široj društvenoj ili sektorskoj razini

- Projektni partneri: provode projekt na terenu (također su dionici i mogu biti i ciljana skupina ili njen dio)

- Suradnici (associates): jedan oblik partnerske organizacije (EK ih razlikuje od partnera jer se suradnici ne financiraju iz projekta)

ANALIZA PROBLEMA

- Identificirati negativne aspekte postojeće situacije i uspostaviti uzročno-posljedične odnose među njima

- Bitan je konsenzus među ključnim dionicima: projektnim partnerima, ciljanom skupinom i krajnjim korisnicima (predstavnicima)

- 3 faze:- Definirati okvir i predmet analize- Identifikacija ključnih problema s kojima se suočava ciljana

skupina i korisnici općenito- Vizualizacija problema i njihovih kauzalnih odnosa u

“problemskom stablu”

PROBLEMSKO STABLO - primjer

Nedovoljno educirani vozači

Nedovoljno održavanje vozila

Loše održavanje cestaPrestara vozila

Nepažljivost vozača

Loša kvaliteta vozila Loša kvaliteta cesta

Česte prometne nesreće

Povećan broj poginulih u prometu

UZROK

POSLJEDICA

ANALIZA CILJEVA

Svrha:- Opisati buduću pozitivnu situaciju- Definirati hijerarhiju ciljeva- Grafički prikazati odnos sredstava i ciljeva

Negativna situacija iz problemskog stabla preoblikuje se u rješenja

npr:PROBLEM CILJ

Kvaliteta vode u rijeci opada

Poboljšati kvalitetu vode u rijeci

Koraci u analizi ciljeva

1. Preformulirati negativnu situaciju u problemskoj analizi u pozitivna rješenja koja su:

• Poželjna• Realno ostvariva

2. Provjeriti je li odnos sredstava i ciljeva logičan (proizlazi iz uzročno-posljedične logike problema)

3. Ako je potrebno:• Revidirati formulacije• Dodati nove ciljeve ako se čini da nedostaju u hijerarhiji kako

bi se ostvarili viši • Eliminirati ciljeve koje se čine nepotrebni ili neprikladni

Stablo ciljeva – primjer

Edukacija vozača Nabavka novih vozila

Redovito održavanje vozila

Bolje održavanje ceste

Povećanje pažljivosti kod vozača

Poboljšanje kvalitete vozila Poboljšanje kvalitete ceste

Smanjenje broja prometnih nesreća

Smanjenje broja poginulih u prometu

SREDSTVA

CILJEVI

Stablo ciljeva - savjeti

- Obavezno u konzultaciji sa ključnim dionicima- Koristiti informacije prikupljene u analizi dionika kako bi se:

- Prepoznali prioriteti- Procijenila realističnost određenih ciljeva- Prepoznala dodatna sredstva za ostvarenje pojedinih ciljeva

- Problemsko stablo predstavlja pojednostavljenu sliku željene buduće situacije, a indicira i sredstva za njeno postizanje

- Najveća prednost mu je što povezuje definiranje projektnih ciljeva sa prepoznatim problemima

ANALIZA STRATEGIJE- Odgovoriti na sljedeća pitanja:

- Treba li/može li projekt postići sve potencijalne ciljeve (riješiti sve prepoznate probleme) ili treba izabrati neke?

- Koje su mogućnosti prepoznate u SWOT analizi, a na kojima bi se trebao graditi projekt?

- Kojom kombinacijom intervencija ćemo najvjerojatnije postići rezultate i ostvariti koristi?

- Kako će se najbolje osigurati vlasništvo ciljane skupine i partnera nad projektnim rezultatima?

- Što si možemo priuštiti s obzirom na financijske i vremenske okvire te tehničke i administrativne kapacitete kojima raspolažemo?

- Koja opcija je najisplativija?- Koja će strategija najuspješnije odgovoriti i na horizontalna pitanja

(politike uključivanja, zaštite okoliša i sl.)?

Analize strategije - kriteriji

- Doprinos ključnim strateškim (programskim, sektorskim) ciljevima

- Koristi za ciljanu skupinu i druge skupine obuhvaćene horizontalnim politikama

- Komplementarnost s drugim programima i projektima- Financijski i operativni resursi- Financijska i ekonomska isplativost- Doprinos institucionalnom jačanju- Tehnička izvedivost- Utjecaj na okoliš

LOGIČKA MATRICA

- Sažet tabelarni prikaz projekta koji služi:- Kvalitetnom i logičnom planiranju i formuliranju

projekta- Jasnoj prezentaciji projekta (donatorima i ostalim

dionicima)- Praćenju provedbe i ocjeni projekta

• Popunjavanje logičke matrice ima slijed prikazan brojevima u svakom polju tablice.

LOGIKA INTERVENCIJE

OPĆI CILJ

SPECIFIČNI CILJ

OČEKIVANI REZULTATI

AKTIVNOSTI

OPĆI CILJ – pridonosi općoj željenoj promjeni a u skladu je sa lokalnom, regionalnom, državnom te sektorskom javnom politikom kao i s ciljem poziva

SPECIFIČNI CILJ – je dugoročna korist za ciljne i korisničke grupe

OČEKIVANI REZULTATI – nastaju na kraju provedenih aktivnosti te pridonose ostvarenju specifičnih ciljeva

AKTIVNOSTI – su definirane radnje koje se provode kako bi se ostvarili rezultati aktivnosti

Ostvarenje OPĆEG CILJA donosi dugoročne promjene, u skladu s regionalnim i sektorskim politikama te strategijama gradova/županija/države. (nakon realizacije projekta, cilj neće biti u potpunosti ostvaren)

SPECIFIČNI CILJEVI donose promjene za korisnike te će biti ostvareni do kraja projekta (pridonosi ostvarenju općeg cilja)

REZULTATI su proizvodi, usluge i/ili kvalitativne promjene u znanju, vještini te ponašanju i stavovima ljudi koji nastaju kao posljedica provođenja niza aktivnosti

AKTIVNOSTI su radnje koje će provoditelj provesti kako bi postigao konkretne rezultate

Pitanja ŠTO (što moja organizacija/ustanova želi postić ovim projektom?; što želite promijenit?) definiraju CILJ

Odgovor KAKO (kako ćemo nešto promijeniti i ostvariti svoje ciljeve?) definiraju AKTIVNOSTI

Ako želimo doprinjeti ostvarenju OPĆEG CILJA, moramo ostvarit SVRHU PROJEKTA, moramo postić i rezultate, ako želimo postići REZULTATE, moramo provesti AKTIVNOSTI

PRETPOSTAVKE – vanjski čimbenici – izvan izravne kontrole provoditelja projekta

Pozitivan odgovor na određenu pretpostavku formuliranje aktivnosti i/ili rezultata

Negativan odgovor nisu zadovoljeni svi preduvjeti za početak projekta te da treba ponovno analizirati situaciju

Pretpostavke se definiraju kao pozitivne tvrdnje!

RIZICI – mogućnost da ljudi ni oprema neće biti dostupni kada ih budete trebali, jer je bilo potrebno završiti neki drugi projekt – potpuno ovise o vama.

Drugi korak: DEFINIRANJE PROJEKTNIH PRETPOSTAVKI I RIZIKA

Definiranje indikatora• Objektivno provjerljivi indikatori (ili pokazatelji) opisuju projektne ciljeve na

mjerljiv način:– Kvalitete (Quality)– Kvantitete (Quantity)– Vremena (Time)QQT

• “Kako ćemo znati je li se stvarno dogodilo ono što smo planirali? Kako ćemo potvrditi uspjeh?”

• Moraju biti mjerljivi na konzistentan način i uz prihvatljive troškove• Moraju biti objektivno mjerljivi (iste informacije moraju izići iz mjerenja i ako

mjeri više različitih osoba; nisu podložni različitoj interpretaciji)• Za opći cilj ne predviđa se da projektni tim osigurava provjeru indikatora

SMART INDIKATORI

• Dobri indikatori moraju imati SMART karakteristike:– Specific - Specifični (za cilj koji mjere – svaki mora mjeriti jedan

cilj/rezultat)– Measurable – Mjerljivi (kvantitativno ili kvalitativno)– Available - Dostupni (u okviru prihvatljivih troškova)– Relevant – Relevantni (s obzirom na potrebe projektnog tima za

informacijama)– Time bound - Vremenski određeni (da znamo kada možemo

očekivati postizanje očekivanih vrijednosti)• Moraju se definirati tijekom formulacije, ali često ih je potrebno

revidirati za vrijeme provedbe kad postaje jasnije koje je sve pokazatelje korisno pratiti

Definiranje aktivnosti- Aktivnosti su radnje koje će se poduzimati tijekom projekta, a

projektni tim ih podrazumijeva i prije samog planiranja projekta. Aktivnosti su definirane unutar okvira logike intervencije i samo ih je potrebno razraditi.

- Za razradu aktivnosti upotrebljava se Ganttova tablicaUkupno trajanje projekta: Navesti ukupno trajanje projekta u mjesecima  1. godina 2. godina  Aktivnost 1.

dvomjesečje

2 3 4 5 6 1. dvomjesečje

2 3 4 5 6 Nositelj aktivnosti

------- -------                       -------Pripremna Aktivnost 1 (naziv)

                        Nositelj aktivnosti

Provedbena Aktivnost 1 (naziv)

                        Nositelj aktivnosti

Pripremna aktivnost 2 (naziv)

                        Nositelj aktivnosti

itd.                          

PRORAČUN PROJEKTA

• Tablica u Excelu s tri “Worksheet-a”:– 1. Proračun– 2. Opravdanje proračuna– 3. Izvori financiranja

• Iznimno važan dio projektnog prijedloga i osnova za potpisivanje ugovora o financiranju

• Troškovi moraju biti jasni, opravdani, dovoljni za provođenje aktivnosti, razlomljeni po stavkama!

Zašto je proračun projekta važan

• Prikazuje PROJEKCIJU troškova koji su predviđeni i dozvoljeni za projekt

• Konačna PRIHVATLJIVOST troškova (ELIGIBILITY) potvrđuje se tek prilikom odobrenja financijskog izvještaja nakon implementacije projekta

• Često puta proračun projekta je podložan korekcijama u fazi ugovaranja (“čišćenje proračuna”), kako bi se uklonile greške iz projektnog prijedloga

Zašto je proračun projekta važan

• Proračun projekta je uz plan aktivnosti i logičku matricu najvažniji implementacijski alat.

• Izrađuje se na temelju 3 osnovna principa: – Transparentnost troškova– Adekvatnost troškova– Točnost izračuna

PRIHVATLJIVI TROŠKOVI• Dovoljni za provedbu projekta i nastali tijekom provedbe

(nakon potpisivanja ugovora o dodjeli sredstava, osim u jasno navedenim iznimkama)

• Svi oni za koje postoje uplate, računi tj. da se može dokazati da su realizirani

• Stvarni trošak mora biti evidentiran i proknjižen• Opravdani troškovi – moraju se ostvariti, ukoliko

aktivnost nije provedena/realizirana sredstva se moraju vratiti

NEPRIHVATLJIVI TROŠKOVI

- dugovanja, potraživanja, gubici, zatezne kamate- Stjecanje zemljišta ili zgrada, kupovanje korištene opreme- Aktivnosti i stavke financirane iz drugih izvora- Gubici u valuti – razlike u deviznom tečaju- Porezi – PDV- Zajmovi trećim stranama- Troškovi nastali prije datuma potpisivanja ugovora- Podugovaranje usluga koje su uobičajena djelatnost prijavitelja- Kupovina zemljišta i zgrada

SUFINANCIRANJE PROJEKTA

- Sufinanciranje projekta znači da Europska komisija ne pokriva u cijelosti prihvatljive troškove projekta, već u njemu sudjeluju i prijavitelji ili sredstva iz javnih izvora

- Najčešći slučaj je 85%:15%- Vlastito učešće ili sufinanciranje 15%- Sufinanciranje Europske komisije 85%

PODACI POTREBNI ZA PRORAČUN

- Ukupan iznos prihvatljivih troškova projekta- Iznos koji se traži od EK- Iznos sufinanciranja (koji su izvori lokalni proračun, županijski, vlastita

sredstva i sl.)- Iznos direktnih troškova (troškovi potrebni za provođenje

aktivnosti raspoređeni u dijelove obrasca)- Iznos indirektnih troškova (troškovi administracije, najma

prostora, komunalija – hladni pogon, ne smije prelaziti 5-7% ukupnih direktnih troškova)

- Iznos pojedinih troškova po godinama- Iznos pojedinih troškova po partnerima

STVAKE PRORAČUNA- LJUDSKI RESURSI - plaće stalno zaposlenih djelatnika te putni

troškovi istih i dnevnice. Avionom se može letjeti samo u ekonomskoj klasi, vozna karta dokazuje putovanje vlakom, busom, a za automobile se obračunava 0,25 eura po km

- http://ec.europa.eu/budget/contracts_grants/info_contracts/inforeuro/inforeuro_en.cfm

- OPREMA I MATERIJAL – nabava potrebne opreme i materijala, porjeklo robe mora biti iz EU

- INVESTICIJE - izvođenje radova- VANJSKE USLUGE – savjetodavna pomoć, tehnička pomoć,

knjigovodstvene usluge, revizija, evaluacija- OSTALI TROŠKOVI- REZERVA – obično iznosi 5% gornjih stavki i služi za nepredviđene

troškove, ne smije se trošiti bez odobrenja ugovornog tijela- ADMINISTRATIVNI TROŠKOVI – iznose do 7% direktnih troškova,

hladni pogon

SAVJETI ZA IZRADU DETALJNOG PRORAČUNA- Procijeniti sve izravne troškove svih aktivnosti prijedloga

projekta- Ne postoji propisan ispravan način da se to učini- Obuhvatiti sve troškove, evidentirajte sve unose- Provjerite jeste li zaračunali troškove svake aktivnosti- Obuhvatite i troškove za pojedince angažirane posebno za

određenu aktivnost (konzultanti, savjetnici, stručnjaci …)- Za svaki trošak valja specificirati jedinicu (unit) i troška po

jedinici (cost per unit) te količinu toga (sat, dan, mjesec, komad isl.)

- Nemojte pogađati vrijednosti, zatražite informaciju od onih koji to moraju znati

- Provjerite cijene i uvjete isporuke kod dobavljača kako biste bili sigurni da je procjena troška po jedinici razumna

- Na kraju unesite troškove upravljanja i organizacije, kao i troškove opreme koja se planira kupiti za projekt

SADRŽAJ OBRASCAPART A. CONCEPT NOTE - SažetakPART B. FULL APPLICATION FORM – Puni obrazacI. THE action - Projekt1. DESCRIPTION - Opis1.1. Title - Naziv1.2. Location(s) - Lokacija1.3. Cost of the action and amount requested from the Contracting Authority – Troškovi projekta

i iznos tražen od ugovarateljskog tijela1.4. Summary (max 1 page) – Sažetak (max. 1 stranica)1.5. Objectives (max 1 page) – Ciljevi (max. 1 stranica)1.6. Relevance of the action (max 3 pages) – Relevantnost projekta (max. 3 stranice)1.7. Description of the action and its effectiveness (max 14 pages) – Opis projekta i njegove

učinkovitosti (max. 14 str.)1.8. Methodology (max 4 pages) – Metodologija (max. 4 stranice)1.9. Duration and indicative action plan for implementing the action – Trajanje i indikativni plan

aktivnosti1.10.Sustainability (max 3 pages) – Održivost (max. 3 stranice)1.11.Logical framework – Logička matrnica (u prilogu)

SADRŽAJ OBRASCA

2. BUDGET FOR THE ACTION – Proračun (u prilogu)3. EXPECTED SOURCES OF FUNDING – Očekivani izvori financiranja (u prilogu)4. EXPERIENCE OF SIMILAR ACTIONS – Iskustvo u sličnim projektima

II. THE APPLICANT – Predlagatelj projektaIII. PARTNERS OF THE APPLICANT PARTICIPATING IN THE ACTION – Partneri

predlagatelja (Uključuje i Izjavu o partnerstvu)IV. ASSOCIATES OF THE APPLICANT PARTICIPATING IN THE ACTION – SuradniciV. CHECKLIST – Lista za provjeruVI. DECLARATION BY THE APPLICANT – Izjava predlagatelja projektaVII. ASSESSMENT GRID – Tablica za ocjenu

Opis aktivnosti i rezultat projekta

• Opisati rezultate s obzirom na to kako će unaprijediti situaciju u ciljanoj skupini

• Za svaki rezultat navesti outpute (direktne, brojive ishode aktivnosti: npr. publikacije, studije, web stranice, promotivne materijale, obnovljene objekte, educirano osoblje i sl.)

• Opisati aktivnosti:Identify and describe in detail each activity to be undertaken to produce the results, justifying the choice of the activities, indicating their sequence and interrelation and specifying where applicable the role of each partner (or associates or subcontractors)

Opis aktivnosti i rezultata projekta• Koristiti iste nazive i numeraciju kao u svim dijelovima obrasca,

osobito u logičkoj matrici• Detaljnija razrada aktivnosti nego u logičkoj matrici• Strukturirati na sličan način opis svake pojedine aktivnosti• Prijedlog strukture:

– Broj i naziv aktivnosti– Trajanje aktivnosti– Nadležna institucija– Opis aktivnosti– Učinci (outputi)– Veza s ostalim aktivnostima (vremensko-kauzalna)– Potrebna sredstva

RELEVANSTNOST• Predstaviti analizu problema.• Koja je ciljana skupina/skupine? Koliko osoba obuhvaća? Što o njoj možete

reći?• Tko su krajnji korisnici i koliko će ih otprilike biti? Što o njima možete reći?• Koje od navedenih problema i potreba ciljane skupine će projekt rješavati? • Zašto je projekt potreban na vašem području (u vašoj općini, gradu, županiji

regiji, državi)?• Zašto je projekt potreban ciljanoj skupini i krajnjim korisnicima?• Kako će projekt riješiti njihove probleme?• Prikažite na koji je način projekt u skladu s ciljevima i prioritetima natječaja

istaknutim u Smjernicama za prijavu.

Metodologija

• Metode provedbe u stručnom smislu• Način provedbe u tehničkom i administrativnom smislu –

uloge partnera i predlagatelja, organizacija rada na projektu, način internog praćenja i evaluacije

• Opis tima– Uključiti organigram!

• Veza s drugim projektima i inicijativama

Održivost projekta

• Donator želi da njegovo ulaganje ima trajne učinke – ne želi da se sve aktivnosti i rezultati “ugase” kad završi njegovo financiranje

• 4 aspekta održivosti:– Financijska– Institucionalna– Na razini politika– S obzirom na okoliš

Vidljivost projekta

• Korisnici bespovratnih sredstava i/ili partneri su odgovorni osigurati prikladan publicitet projektu kojeg provode, te dati priznanje za podršku koji su primili od EU

• Korisnici bespovratnih sredstava trebaju koristiti Smjernice za vidljivost projekta EK i obrasce koji se nalaze na http://europa.eu.int/comm/europeaid/visibility/index_en.htm

PARTNERSTVO

- Europska komisija promovira partnerstva- Partnerstvo pojeftinjuje provođenje projekta i učinkovito korištenje resursa- Ukoliko su iz različitih zemalja projektu donose dodanu vrijednost- Bez velikog broja ljudskih i materijalnih resursa velike i zahtjevne projekte

nije moguće provesti jer oni zahtijevaju opsežan angažman

- Partneri moraju biti pravne osobe- Partnerstvo koordinira jedan partner (Leading partner) koji je

odgovoran za projekt- Poželjno je da budu uključeni u projekt od samog početka, od- Faze planiranja i pripremanja projektne dokumentacije

SADRŽAJ NATJEČAJNE DOKUMENTACIJE

- Poziv za podnošenje prijedloga projekta – Javni poziv – Local publication for Call for Proposals

- Vodič/smjernice za prijavitelje – Priručnik za provedbu projekta – Guidelines for Applicants

- Osnovne informacije o programu- Prijavni obrazac – Full Application Form - Primjerci ugovora i izvještaja- Dodatna dokumentacija – operativni programi, uredbe,

smjernice- Corrigenda – naknadne ispravke- Jezika na kojem je objavljena natječajna dokumentacija je

službeni jezik natječaja i na njemu se odvija sva komuniakcija (prijava, ugovor, izvještavanje)

KOJIM REDOM KRENUTI

- Proučiti tekst objavljenog javnog poziva kojim su definirani ciljevi i krajnji rok prijave projekta te web adresa gdje se može informirati o dodatnim informacijama (http://www.apprrr.hr/mjera-302-109.aspx, http://www.safu.hr/hr/natjecaji, http://www.minpo.hr/default.aspx?id=288 http://www.delhrv.ec.europa.eu/?lang=hr&section=78 )

- Ako uvidite da Vaš plan projekta nema baš zajedničkog sa ciljevima poziva ili da je vremenski rok prekratak bolje je odustati i prijaviti se na neki drugi natječaj

- Opće upoznavanje s programom u okviru kojeg se poziv raspisuje preko prezentacija i brošura

Projektni prijedlog ili projektna prijava sastoji se od:

1. Obrasca za prijavu projekata – osnovne informacije

2. Prijavnog obrasca;3. Logičke matrica (engl. Logframe);4. Plan aktivosti;5. Plan proračuna;6. te različitih priloga (različiti dokumenti – izjave,

poslovni planovi, statuti i sl.)

Osnovne informacije o projektu: (Obrasca za prijavu projekata)

Trajanje projekta Ukupna vrijednost projekta Ciljane skupine projekta Opći cilj projekta Specifični ciljevi projekta Projektne aktivnosti

PRIJAVNI OBRAZAC

Sažetak aktivnosti Relevantnost aktivnosti Metodologija i održivost Stručnost i operativni kapaciteti

Dodatno se razmatra: (daljnje aspekte provedbe projekta) Održivost ostvarenih rezultata Inovativni potencijal projekta Aktivnosti te mogućnosti ponavljanja ostvarenih rezultata

• Glavni i najopsežniji dio: PRIJAVNI OBRAZAC – detaljno opisane sve aktivnosti sadržne u projektu

SAVJETI

• ne započeti provoditi projektne aktivnosti prije odobrenja projekta i potpisivanja ugovora s nadležnim tijelom

• Počnite se na vrijeme pripremati• Čak ako imate i jasnu ideju o projektu, potrebno je vrijeme da

biste ga razvili• Sjetite se da rokovi uvijek prebrzo istječu

HVALA NA PAŽNJI!

PITANJA….