recreation and wellness ronald arbelaez fredy bolaños willian idrobo jaime mendoza

Recreation and Recreation and WellnessWellness

Ronald ArbelaezRonald ArbelaezFredy BolañosFredy BolañosWillian IdroboWillian Idrobo

Jaime MendozaJaime Mendoza

Seguimiento de ReunionesSeguimiento de Reuniones

ReuniónReunión: Septiembre 7 de 2007: Septiembre 7 de 2007

La temática tratada en esta reunión consistió La temática tratada en esta reunión consistió en la definición del caso y desarrollar la en la definición del caso y desarrollar la documentación del proceso de Iniciación.documentación del proceso de Iniciación.

En esta reunión se realizaron los siguientes En esta reunión se realizaron los siguientes documentos :documentos :

- Definición del Caso- Definición del Caso

- Project Charter- Project Charter

- Scope Statement- Scope Statement

Seguimiento de ReunionesSeguimiento de Reuniones ReuniónReunión: Septiembre 12 de 2007: Septiembre 12 de 2007

En esta reunión que tuvo una duración de 4 En esta reunión que tuvo una duración de 4 horas durante la primera hora se revisó el project horas durante la primera hora se revisó el project charter y el project scope generan una nueva charter y el project scope generan una nueva versión de ellos. Se aprobó el formato de versión de ellos. Se aprobó el formato de solicitud de cambios.solicitud de cambios.

- Project Charter v2- Project Charter v2- Project Scope v2- Project Scope v2

Además se realizaron los siguientes artefactos:Además se realizaron los siguientes artefactos:

- WBS - WBS - Análisis de Stakeholders - Análisis de Stakeholders - Contrato del Equipo- Contrato del Equipo- Lista de riesgos /Matriz de impacto- Lista de riesgos /Matriz de impacto



Durante la primera hora de esta reunión se Durante la primera hora de esta reunión se discutió y socializo los entregables realizados discutió y socializo los entregables realizados la reunión anterior. Además se elaboraron los la reunión anterior. Además se elaboraron los siguientes entregables:siguientes entregables:

- Diagrama de Gantt sin asignación de - Diagrama de Gantt sin asignación de recursos. recursos.

- Análisis de stakeholders (versión 2).- Análisis de stakeholders (versión 2).



En esta reunión que se extendió hasta las 6:30 En esta reunión que se extendió hasta las 6:30 p.m. se realizaron las siguientes actividades:p.m. se realizaron las siguientes actividades:

- Aprobación de cambios project charter - Aprobación de cambios project charter

- Aprobación de cambios diagrama de - Aprobación de cambios diagrama de Gantt Gantt

- Terminación del diagrama de Gantt - Terminación del diagrama de Gantt (asignación de recursos) (asignación de recursos)

- Generación del prototipo de las pantallas - Generación del prototipo de las pantallas de usuario de usuario

- Actualización del sitio Web- Actualización del sitio Web



En esta reunión cuya duración fue de 3 horas, En esta reunión cuya duración fue de 3 horas, se realizaron las siguientes actividades:se realizaron las siguientes actividades:

- Elaboración del diccionario WBS. - Elaboración del diccionario WBS.

- Publicación de los prototipos de la intranet - Publicación de los prototipos de la intranet en el sitio Web. en el sitio Web.

- Creación del documento de Word - Creación del documento de Word (documentación del proyecto).(documentación del proyecto).

- Actualización del sitio Web.- Actualización del sitio Web.


En esta reunión, cuya duración fue de 4 En esta reunión, cuya duración fue de 4 horas horas y media, se realizaron las siguientes y media, se realizaron las siguientes

actividades:actividades:

- Actualización del documento de Word- Actualización del documento de Word- Actualización del sitio- Actualización del sitio- Nuevo alcance del proyecto- Nuevo alcance del proyecto- Solicitud de cambios- Solicitud de cambios


Esta reunión se dividió en en dos jornadas: Mañana y Tarde. Esta reunión se dividió en en dos jornadas: Mañana y Tarde. La jornada de la mañana se llevó a cabo en la oficina La jornada de la mañana se llevó a cabo en la oficina ubicada en el barrio Bosques de Pomona, mientras que la ubicada en el barrio Bosques de Pomona, mientras que la jornada de la tarde se llevó a cabo en jornada de la tarde se llevó a cabo en las instalaciones las instalaciones de la Universidad del Cauca.de la Universidad del Cauca.Actividades que se realizaron en la jornada de laActividades que se realizaron en la jornada de la mañana: mañana:

- Generación del Project Charter v4 (Después del - Generación del Project Charter v4 (Después del cambio del alcance) cambio del alcance)- Generación del Diagrama de Gantt v3 (Después del - Generación del Diagrama de Gantt v3 (Después del cambio del alcance) cambio del alcance)- Generación del Diccionario WBS v2 (Después del - Generación del Diccionario WBS v2 (Después del cambio del alcance) cambio del alcance)- Generación del WBS v2 (Después del cambio del - Generación del WBS v2 (Después del cambio del alcance) alcance)- Generación Lista de Riesgos/Matriz de impacto - Generación Lista de Riesgos/Matriz de impacto (Después del cambio del alcance) (Después del cambio del alcance)


Actividades que se realizaron en la jornada de la Actividades que se realizaron en la jornada de la tarde:tarde:

- Actualización del sitio Web.- Actualización del sitio Web.- Actualización del documento Word final.- Actualización del documento Word final.- Generación de Presentación final del - Generación de Presentación final del

proyecto. proyecto.- Generación del documento de lecciones - Generación del documento de lecciones aprendidas. aprendidas.

La sustentación del proyecto se llevará a cabo en La sustentación del proyecto se llevará a cabo en la oficina 444 para la Ingeniera Luz Marina Sierra, la oficina 444 para la Ingeniera Luz Marina Sierra, docente del Departamento de Sistemas de la docente del Departamento de Sistemas de la Universidad del Cauca.Universidad del Cauca.

Definición del casoDefinición del caso ¨Manage your health Inc (MYH)¨, es una ¨Manage your health Inc (MYH)¨, es una

compañía que suministra una variedad de compañía que suministra una variedad de servicios de cuidados de la salud en todo el servicios de cuidados de la salud en todo el mundo. MYH tiene más de 20000 empleados de mundo. MYH tiene más de 20000 empleados de tiempo completo y más de 5000 empleados de tiempo completo y más de 5000 empleados de medio tiempo. MYH recientemente actualizo su medio tiempo. MYH recientemente actualizo su plan estratégico, y entre sus principales metas plan estratégico, y entre sus principales metas estaban reducir costos internos, incrementar la estaban reducir costos internos, incrementar la venta de productos Crosseling, y explotar las venta de productos Crosseling, y explotar las nuevas tecnologías basadas en Web para ayudar nuevas tecnologías basadas en Web para ayudar a sus empleados, clientes, y proveedores a a sus empleados, clientes, y proveedores a trabajar conjuntamente para mejorar el desarrollo trabajar conjuntamente para mejorar el desarrollo y la entrega de sus productos y servicios del y la entrega de sus productos y servicios del cuidado de la salud.cuidado de la salud.

Proyecto de recreación y saludProyecto de recreación y salud

Es una aplicación en la intranet actual para ayudar a Es una aplicación en la intranet actual para ayudar a los empleados a mejorar su salud.los empleados a mejorar su salud.

Un reciente estudio encontró que el MYH Inc. paga Un reciente estudio encontró que el MYH Inc. paga 20% más que el promedio de la industria para el 20% más que el promedio de la industria para el cuidado de la salud de los empleados, cuidado de la salud de los empleados, principalmente debido a la pobre salud de sus principalmente debido a la pobre salud de sus empleados empleados

Se espera que la aplicación mejorara la salud del Se espera que la aplicación mejorara la salud del empleado dentro de un año después de su empleado dentro de un año después de su despliegue, ahorrando alrededor de US $30 despliegue, ahorrando alrededor de US $30 /empleado/año para empleados de tiempo completo /empleado/año para empleados de tiempo completo en los próximos 4 añosen los próximos 4 años

Se asume que el proyecto tomará seis meses para Se asume que el proyecto tomará seis meses para completarse y costará alrededor de $200.000.completarse y costará alrededor de $200.000.

Características de la aplicaciónCaracterísticas de la aplicación

Permitir a los empleados que se registren en Permitir a los empleados que se registren en programas recreacionales patrocinados por la programas recreacionales patrocinados por la compañía, tales como: fútbol, softball, bolos, trotes, compañía, tales como: fútbol, softball, bolos, trotes, caminatas y otros deportes.caminatas y otros deportes.

Permitir a los empleados que se registren a clases y Permitir a los empleados que se registren a clases y programas patrocinados por la compañía para programas patrocinados por la compañía para ayudarlos a manejar su peso, reducir el stress, dejar ayudarlos a manejar su peso, reducir el stress, dejar de fumar, y manejar otros problemas relacionados de fumar, y manejar otros problemas relacionados con la salud.con la salud.

Hacer seguimiento del desempeño de los empleados Hacer seguimiento del desempeño de los empleados de estos programas de recreación y salud.de estos programas de recreación y salud.Ofrecer incentivos para que la gente se una a los Ofrecer incentivos para que la gente se una a los programas y los aproveche.programas y los aproveche.

Fase de InicioFase de Inicio

Project CharterProject Charter Project Charter V2Project Charter V2 Project Charter V3Project Charter V3 Control de cambiosControl de cambios

Fase de PlaneaciònFase de Planeaciòn Los gerentes de MYH seleccionaron a Tony Prince Los gerentes de MYH seleccionaron a Tony Prince

como el Project manager para el proyecto de la como el Project manager para el proyecto de la intranet de recreación y salud. intranet de recreación y salud.

Los miembros del equipo hasta aquí son: un Los miembros del equipo hasta aquí son: un programador/analista y aspirante a Project manager, programador/analista y aspirante a Project manager, Patrick (un especialista en redes), Nancy (un analista Patrick (un especialista en redes), Nancy (un analista del negocio), Bonnie (otro programador/analista), del negocio), Bonnie (otro programador/analista), James de recursos humanos, Cassandra de finanzas y James de recursos humanos, Cassandra de finanzas y nosotros.nosotros.

Tony sabía que el debería desarrollar un sondeo para Tony sabía que el debería desarrollar un sondeo para solicitar información a todos los empleados acerca solicitar información a todos los empleados acerca del nuevo sistema y asegurarse que el sistema era del nuevo sistema y asegurarse que el sistema era muy amigable al usuario (interactivo, usable) muy amigable al usuario (interactivo, usable)

Fase de PlaneacionFase de Planeacion

TareasTareas::• Desarrollar un team contractDesarrollar un team contract• Prepare un análisis de stakeholdersPrepare un análisis de stakeholders• Desarrolle un scope statementDesarrolle un scope statement• Desarrolle un WBS Desarrolle un WBS • Use el WBS para crear un diagrama de Gantt y Use el WBS para crear un diagrama de Gantt y

un diagrama de red en Projectun diagrama de red en Project• Asigne recursos a las tareas en el diagrama Asigne recursos a las tareas en el diagrama

Gantt usando ProjectGantt usando Project

Fase de PlaneacionFase de Planeacion Contrato del Equipo Contrato del Equipo Analisis de StakeHolders Analisis de StakeHolders Lista de riesgos / Matriz de Impacto Lista de riesgos / Matriz de Impacto WBS WBS Scope Statement Scope Statement Scope Statement V2 Scope Statement V2 Scope Statement V3 Scope Statement V3 Diagrama de gantt de reuniones Diagrama de gantt de reuniones Control de cambios planeacionControl de cambios planeacion

Fase de EjecuciónFase de Ejecución Han pasado dos meses desde que el proyecto Han pasado dos meses desde que el proyecto

empezó. La compañía recientemente despidió al CFO empezó. La compañía recientemente despidió al CFO (Chief Oficial Oficer), y la nueva CFO le gusta (Chief Oficial Oficer), y la nueva CFO le gusta mantener mucha atención sobre todos los proyectos y mantener mucha atención sobre todos los proyectos y los gastos que ella considera de misión crítica, los gastos que ella considera de misión crítica, incluyendo el Proyecto de Intranet.incluyendo el Proyecto de Intranet.

James, la persona del área de recursos humanos que James, la persona del área de recursos humanos que soporta el proyecto de Intranet, no ha sido de mucha soporta el proyecto de Intranet, no ha sido de mucha ayuda.ayuda.

Nuestro equipo ha pasado un gran trabajo tratando de Nuestro equipo ha pasado un gran trabajo tratando de entender varias de las sugerencias de James, porque entender varias de las sugerencias de James, porque el utiliza mucha terminología de recursos humanos y el utiliza mucha terminología de recursos humanos y saludsalud

Cassandra siempre mostraba su frustración en las Cassandra siempre mostraba su frustración en las reuniones del equipo de proyecto por la poca reuniones del equipo de proyecto por la poca discusión sobre aspectos financieros.discusión sobre aspectos financieros.

Fase de EjecuciónFase de Ejecución TareasTareas::

• Desarrolle un prototipo para la Intranet de recreación Desarrolle un prototipo para la Intranet de recreación y saludy salud

• Desarrolle un prototipo para la Intranet de recreación Desarrolle un prototipo para la Intranet de recreación y saludy salud

ReuniónReunión• Se decide cambiar el alcance del proyecto.Se decide cambiar el alcance del proyecto.• El sistema debería incluir información sobre El sistema debería incluir información sobre

programas relacionados ofrecidos a través de la programas relacionados ofrecidos a través de la cadena del club MYH recientemente adquirido y cadena del club MYH recientemente adquirido y todos los programas patrocinados por comunidades todos los programas patrocinados por comunidades alrededor de 20 millas del MYH.alrededor de 20 millas del MYH.

• Se estima que haya al menos 200 ítems que deberías Se estima que haya al menos 200 ítems que deberías incluir que son ofrecidos por la cadena de salud del incluir que son ofrecidos por la cadena de salud del club, y otros 300 ofrecidos por programas club, y otros 300 ofrecidos por programas comunitarios.comunitarios.

Fase de EjecuciónFase de Ejecución

Control de Cambios de ejecuciónControl de Cambios de ejecución

Fase de ControlFase de Control El equipo del proyecto iba bien en el cronograma El equipo del proyecto iba bien en el cronograma

hasta que la gerencia decidió incrementar el hasta que la gerencia decidió incrementar el alcance del proyecto.alcance del proyecto.

Se decidió utilizar el outsourcing para realizar el Se decidió utilizar el outsourcing para realizar el trabajo relacionado con requerimientos de trabajo relacionado con requerimientos de usuario, diseño de la interfaz de usuario y usuario, diseño de la interfaz de usuario y coleccionar información acerca de programas coleccionar información acerca de programas similares ofrecidos a través de la cadena del club similares ofrecidos a través de la cadena del club MYH recientemente adquirida y programas MYH recientemente adquirida y programas similares patrocinados por la comunidad similares patrocinados por la comunidad alrededor de 20 millas de la compañíaalrededor de 20 millas de la compañía

La CFO recomendó una firma consultora con la La CFO recomendó una firma consultora con la cual ella había trabajado en el pasado, ella ayudo cual ella había trabajado en el pasado, ella ayudo a redactar el contrato para su trabajo.a redactar el contrato para su trabajo.

Fase de ControlFase de Control

Tareas:Tareas:• Revise el diagrama de Gantt y luego Revise el diagrama de Gantt y luego

actualícelo basado en el nuevo alcance del actualícelo basado en el nuevo alcance del proyectoproyecto

• Actualiza el Project charter y el documento del Actualiza el Project charter y el documento del alcance del proyectoalcance del proyecto

• Actualice la lista de riesgos priorizadosActualice la lista de riesgos priorizados..

Fase de CierreFase de Cierre Luego de haber pasado cerca de nueve meses Luego de haber pasado cerca de nueve meses

desde que el alcance del proyecto cambió, se desde que el alcance del proyecto cambió, se lanzo la intranet de recreación y salud, y hasta ese lanzo la intranet de recreación y salud, y hasta ese momento la respuesta del usuario fue muy momento la respuesta del usuario fue muy positiva. positiva.

El CIO quiere saber lo que estará involucrado una El CIO quiere saber lo que estará involucrado una vez el proyecto este terminado. vez el proyecto este terminado.

Pronto se realiza la presentación final del proyecto Pronto se realiza la presentación final del proyecto a la alta gerencia. a la alta gerencia.

Se alcanzaron las metas de cronograma, y el costo Se alcanzaron las metas de cronograma, y el costo final para la totalidad del sistema fue de alrededor final para la totalidad del sistema fue de alrededor $500.000. $500.000.

La alta gerencia estuvo complacida con los La alta gerencia estuvo complacida con los resultados, aun cuando costara más de $100.000 resultados, aun cuando costara más de $100.000 por encima de lo planeadopor encima de lo planeado

Fase de CierreFase de Cierre

TareasTareas::• Prepare un reporte de lecciones aprendidasPrepare un reporte de lecciones aprendidas• Prepare un reporte final del proyectoPrepare un reporte final del proyecto• Actualice el sitio WebActualice el sitio Web

recreation and wellness ronald arbelaez fredy bolaños willian idrobo jaime mendoza

Documents

siguientes actividades

project charter v2

reunin consisti

reunin anterior

project charter v4 despus

project scope v2 adems

diccionario wbs v2 despus

generacin de presentacin