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UNIVERSIDAD NACIONAL DE LA AMAZONÍA PERUANA

FACULTAD DE INGENIERÍA

DE SISTEMAS E INFORMÁTICA

REGfSTRO N~ .• ~€~ .. FISI·UNAP

ASIENTO No.P.<Í~.:: .¡¿o!-<-····••·····

INFORME DE TRABAJO PRÁCTICO DE SUFICIENCIA

PARA OPTAR EL TÍTULO PROFESIONAL DE:

INGENIERO DE SISTEMAS E INFORMÁTICA

Presentado por el Bachiller:

Luis William Ruíz Fachín

Asesor: lng. Luis Honorato Pita Astengo.

!QUITOS- PERÚ 2012

[lQNADO PUK:

Rvtiz fo.0hín, Luí.) W. trmitn1.~d6 11 ~. ~012

1

INFORME TÉCNICO DEL EXÁMEN DE SUFICIENCIA PREVIA ACTUALIZACIÓN ACADÉMICA,

APROBADO EN SUSTENTACIÓN PÚBLICA, POR EL JURADO EXAMINADOR DESIGNADO POR

EL COORDINADOR DE LA FACULTAD DE INGENIERIA DE SISTEMAS E INFORMATICA DE LA

UNIVERSIDAD NACIONAL DE LA AMAZONIA PERUANA.

PRESIDENTE

PRIMER MIEMBRO

ASESOR

DEDICO este trabajo a mis padres, por su constante y gran amor, comprensión y apoyo

AGRADECIMIENTO a todas las personas que . colaboraron con mi persona.

Universidad Nacional de la Amazonía Peruana. Facultad de Ingeniería de Sistemas e Informática.

RESUMEN

Este trabajo tiene como objetivo recolectar, analizar y diseñar una solución a un problema que se

da en la demora de localizar y tramitar documentos, logrando con esta solución subsanar esa

debilidad de la institución. El Sistema de Gestión Documentaría de la Municipalidad Provincial

de Maynas permite llevar un completo y correcto procedimiento, utilizando como metodología

para el desarrollo del Software al RUP (Proceso Unificado Racional) y en la parte de

modelamiento el UML (Lenguaje Unificado de Modelado), utilizando la herramienta de Rational

Rose, la plataforma que se utilizara para el desarrollo será la de PHP y como gestor de base de

datos se usara MySQL.

Este trabajo se clasifica en dos secciones: La primera sección trata de los Datos Generales de la

Institución donde se realiza, y la segunda sección trata del desarrollo del tema, donde se sub

clasifica en seis capítulos: Visión General de la solución propuesta, Desarrollo de la Solución

Propuesta, Resultados y su discusión, Conclusiones, Recomendaciones.

Palabras Claves:

Archivo, Documento, Gestión, Software, Trámite.

Título: Sistema de Gestión Documentada para la MPM Autor: Bach. Luis William Ruíz Fachín Pág. #i


ABSTRACT

This work aims at recollecting,to examine and to designa solution toa problem that takes place

in the delay of locating and delivering documents,achieving with this solution to remedy the

institution's that weakness.The without any complication System Document of Maynas

Municipality Provincial permits implying a complete and correct documents steps,utilizihg as

methodology in arder to the Software's development the RUP (1 process once Was united of

Rational) and in modeling part the UML (Language once Was united ofModeling), utilizing the

tool of Rational Rose, the platform that it be utilized in arder to the development he will be her

of PHP and as base data manager use him MySQL.

This work classifies in two sections:The first section has to do with the Data General of the

lnstitution where has total success,and the second best section has to do with the theme's

development,where himself sub classifies in six chapters:Introduction,Description ofthe solution

design,I develop of the Solution Proposed,Results and his

discussion,conclusions,recommendations.

Keywords: File, Document, Management, Software, Processing.

Título: Sistema de Gestión Documentaría para la MPM Autor: Bach. Luis William Ruíz Fachín Pág.#ii


Dedicatoria. Agradecimientos.

ÍNDICE GENERAL

Resumen ............................................................................................................................... . Abstrae.................................................................................................................................. ii Índice General . . .. .... ..... .. .. ....... .. .. . .. .. . . .. . .. . . ....... .... ... .. ....... .. ..... .... ..... .. ....... .. ... .. .. .. ....... .. ... ..... iii Índice de Tablas y Cuadros ... .. ....... .. .. ... .. . ... ... . . .. ... . ... .. .. .. . . . ..... ........... .. ... ... .... ..... .... .. .. . . .. . . . ... iv Índice de Figuras . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . v

Sección I: Datos generales l. Título............................................................................................................................ 01 2. Área de desarrollo......................................................................................................... 01 3. Generalidades de la Institución..................................................................................... 01

3.1. Razón Social.......................................................................................................... 01 3.2. Ubicación de la empresa........................................................................................ 01 3.3. Organigrama funcional.......................................................................................... 03 3.4. Funciones Generales de la Oficina o Área ................... :.......................................... 04

4 .. Bachiller ............. :......................................................................................................... 04 5. Asesor ................ :......................................................................................................... 04 6. Colaboradores............................................................................................................... 04 7. Duración estimada de ejecución del proyecto................................................................ 04 8. Presupuesto estimado.................................................................................................... 06

Sección II: Visión General de la Solución Propuesta. Capítulo I: Introducción

1.1. Contexto..................................................................................................................... 07 1.2. Problemática objeto de la aplicación........................................................................... 08 1.3. Objetivos del proyecto................................................................................................. 08

Capítulo Il: Descripción del diseño de la solución (Producto) 2.1. Técnicas de recolección de datos................................................................................ 09 2.2. Metodología y herramientas a emplear ............................................................... ........ 10

2.2.1. Metodología.................................................................................................... 10 2.2.2. Herramientas................................................................................................... 13

2.3. Descripción del desarrollo de la solución.................................................................... 14 2.4. Indicadores de evaluación de la solución .... .. .... .. ... . ... ..... .. . .. .. .... ... .. .. ... . . . .. . ... .. .. . . .. . .. .. . 15 2.5. Relación de Entregables ............................................................................................. 15 2.6. Planificación y cronograma del proyecto.................................................................... 15

Capítulo III: Desarrollo de la Solución Propuesta 3.1. Modelado del negocio ............... ..... ................................................................................ 16

3.l.l.Caso de uso del negocio........................................................................................ 16 3.1.2.Escenarios y procesos. ......................................................................................... 17 3.1.3.Modelo de objetos del negocio ................................................................................. 18 3.1.4. Modelo de dominio. ........................... .............................. .................................... 19

3.2. Modelado de requerimientos ............................................................................. ... ......... 20 3 .2.1. Propósito . . . . .... . .... .... ..... .. . . .. . . . .. .. ... .. .. .. .. ..... . .... .... ... .. ......... .... ... ... ... ... ... .. ... .. . .. . .. .. .. 20 3.2.2. Alcance................................................................................................................. 20 3.2.3.Descripción deStakeholders y usuarios ................................................................ 20

3.2.3.1. Resumen de Stakeholders........................................................................ 20 3.2.3.2. Resumen de usuarios .............................................................................. 21

Título: Sistema de Gestión Documentaria para la MPM Autor: Bach. Luis William Ruíz Fachín Pág. #iii


3.2.4. Descripción global del producto ........................................................................... 23 3.2.4.1. Perspectiva del producto......................................................................... 23 3.2.4.2. Resumen de características ..................................................................... 23

3.2.5. Caso de uso de requerimientos ............................................................................. 24 3.2.6.Especificaciones de caso de uso ........................................................................... 26

3.3. Modelado de Análisis ........................................................................................................ 32 3.3.l.Diagrama de colaboración ........................................................................................ 32 3.3.2.Diagrama de secuencia......................................................................................... 42 3.3.3.Diagrama de clases .................................................................................................. 61

3.4. Diseño ............................................................................................................................... 62 3.4.l.Diseño de Interfaz ..................................................................................................... 62 3.4.2. Modelo de Datos ...................................................................................................... 70

3.4.2.1. Modelo lógico de la Base de datos.......................................................... 70 3.4.2.2. Modelo físico de la Base de datos ........................................................... 71

3.5. Implementación ................................................................................................................. 72 3.5.1. Diagrama de componentes ........................................................................................ 72 3.5.2. Diagrama de despliegue ............................................................................................ 73

Capítulo IV: Resultados y su discusión ..................................................................................... 74

Capítulo V: Conclusiones ......................................................................................................... 77

Capítulo VI: Recomendaciones ................................................................................................. 78

Bibliografía ............................................................................................................................... 79

Anexos.................................................................................................................................. 80 Anexo 01: Hoja de envió de Trámite documentario ........................................................... 81 Anexo 02: Cuestionario efectuados a usuarios que realizan el proceso ............ ..... . .. .. . .. ..... 82 Anexo 03: Leyes Municipales ...... ................................................................................... 83 Anexo 04: Manual de Usuario ........... !............................................................................... 84 Anexo 05: Manual Técnico .............................................................................................. 85 Anexo 06: Código Fuente.................................................................................................. 86 Anexo 07: Recopilación de Documentos........................................................................... 87

Título: Sistema de Gestión Documentaria para la MPM Autor: Bach. Luis William Ruíz Fachín Pág. #iv


ÍNDICE DE TABLAS Y ClUADROS

Tabla N° 01: Presupuesto Estimado................................................................................... 05 Tabla N° 02: Descripción de las herramientas, a emplear.................................................... 12 Tabla N° 03: Indicadores de Evaluación de la Solución..................................................... 14 Tabla N° 04: Entregables de la Solución Propuesta............................................................ 14 Tabla N° 05: Diagrama de Gantt-Planificación y Cronograma del proyecto....................... 15 Tabla N° 06: Escenarios y procesos................................................................................... 18 Tabla N° 07: Resumen de usuarios-Administración Documentaría ...... .............................. 21 Tabla N° 08: Resumen de usuarios- Secretaria................................................................. 21 Tabla N° 09: Resumen de usuarios-Jefe de Área................................................................ 22 Tabla N° 10: Resumen de usuarios-Administrador del Sistema ......................................... 22 Tabla N° 11: Caso Recepcionar documento-Validar usuario ............................................. 26 Tabla N° 12: Caso Recepcionar documento-Registrar documentos recepcionados ............. 26 Tabla N° 13: Caso Recepcionar documento-Enviar documento......................................... 27 Tabla N° 14: Caso Recepcionar documento-Seguimiento de documentos ......................... 27 Tabla N° 15: Caso Tramitar documento-Validar usuario ................................................... 28 Tabla N° 16: Caso Tramitar documento-Recepcionar Documento .................................... 28 Tabla N° 17: Caso Tramitar documento-Buscar documento............................................... 29 Tabla N° 18: Caso Tramitar documento-Seguimiento de documentos .... ..... .. .. ... .. .. .. .. . ..... 29 Tabla N° 19: Caso Tramitar documento-Establecer estado ............................................... 30 Tabla N° 20: Caso Tramitar documento-Generarreporte ...... .... ....... ...... ......... ...... .. .. .. .. .. .... 30 Tabla N° 21: Administrar sistema...................................................................................... 31 Tabla N° 22: Cantidad de procesos realizados mensualmente, Diciembre-Febrero............. 74 Tabla N° 23: Cuadro de comparación del sistema manual con el nuevo sistema................. 74 Tabla N° 24: Tiempos obtenidos utilizando el sistema manual........................................... 75 Tabla N° 25: Tiempos obtenidos utilizando SGD............................................................... 75 Tabla N° 26: Cuadro de comparación del sistema manual con el nuevo sistema................. 75

Cuadro N° 01: Fases e iteraciones de la metodología RUP................................................. 12

Título: Sistema de Gestión Documentaría para la MPM Autor: Bach. Luis William Ruíz Fachín Pág.#v


ÍNDICE DE FIGURAS

Figura 01: Plano de Ubicación de la MPM . . ...... ... ..... .. . . ..... .... ..... .. ..... .... .. ..... .. ....... .. . . . .. .. . 02 Figura 02: Vista Aérea de la MPM .. . .... ..... .. .... ... .. .. .. ....... ..... .. . . . ...... ... .. ....... ......... .. . . . . . .. ... 02 Figura 03: Organigrama Funcional de la MPM..... ... . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 03 Figura 04: Diagrama de Caso de Uso del Negocio............................................................. 16 Figura 05: Modelo de Objetos- Recepcionando Documentos............................................ 18 Figura 06: Modelo de Objetos - Tramitando Documentos.................................................. 18 Figura 07: Modelo de Objetos- Administrando Documento............................................. 19 Figura 08: Modelo de Dominio ......................................................................................... 19 Figura 09: Diagrama caso de uso de Requerimiento- Recepcionar Documentos............... 24 Figura 10: Diagrama caso de uso de Requerimiento- Tramitar Documentos..................... 25 Figura 11: Diagrama caso de uso de Requerimiento- Administrar Sistema....................... 25 Figura 12: Diagrama Colaboración- Validar Usuario......................................................... 32 Figura 13: Diagrama Colaboración-Registrar Documentos Recepcionados........................ 32 Figura 14: Diagrama Colaboración-Enviar Documentos.................................................... 33 Figura 15: Diagrama Colaboración-Documentos Enviados................................................ 33 Figura 16: Diagrama Colaboración-Seguimiento del Documento....................................... 34 Figura 17: Diagrama Colaboración-Alerta de Documentos................................................ 34 Figura 18: Diagrama Colaboración-Documentos Recibidos............................................... 35 Figura 19: Diagrama Colaboración-Documentos Emitidos................................................ 35 Figura 20: Diagrama Colaboración -Validar Acceso al Sistema para Administrador........ 36 Figura 21: Diagrama Colaboración-Lista de usuarios........................................................ 36 Figura 22: Diagrama Colaboración-Registrar Nuevo usuario............................................. 37 Figura 23: Diagrama Colaboración-Lista de Remitentes.................................................... 37 Figura 24: Diagrama Colaboración-Registrar Nuevo Remitentes....................................... 38 Figura 25: Diagrama Colaboración-Registrar Asunto........................................................ 38 Figura 26: Diagrama Colaboración-Registrar Tipo de Documento..................................... 39 Figura 27: Diagrama Colaboración-Registrar Estado de Documento.................................. 39 Figura 28: Diagrama Colaboración-Listar y Editar Área.................................................... 40 Figura 29: Diagrama Colaboración-Registrar Nueva Área................................................. 40 Figura 30: Diagrama Colaboración-Crear Backup BD ....................................................... 41 Figura 31: Diagrama de Secuencia-Validar Usuario.......................................................... 42 Figura 32: Diagrama de Secuencia-Registrar Documentos Recepcionados... .. .. ... .. . . . . ... .. ... 43 Figura 33: Diagrama de Secuencia-Enviar Documentos.................................................... 44 Figura 34: Diagrama de Secuencia-Documentos Enviados................................................ 45 Figura 35: Diagrama de Secuencia-Seguimiento de Documento....................................... 46 Figura 36: Diagrama de Secuencia-Alerta de Documentos ................................... :............ 47 Figura 37: Diagrama de Secuencia-Documentos Recibidos............................................... 48 Figura 38: Diagrama de Secuencia-Documentos Emitidos................................................ 49 Figura 39: Diagrama de Secuencia-Validar Acceso al Sistema para Administrador........... 50 Figura 40: Diagrama de Secuencia-Listar usuarios............................................................ 51 Figura 41: Diagrama de Secuencia-Registrar Nuevo Usuario............................................ 52 Figura 42: Diagrama de Secuencia-Listar Remitente......................................................... 53 Figura 43: Diagrama de Secuencia-Registrar Nuevo Remitente........................................ 54 Figura 44: Diagrama de Secuencia-Registrar Asunto ... . . . .. . . .. ........ ... ... ...... ... .. .. ....... .. . . . .. .. . 55 Figura 45: Diagrama de Secuencia-Registrar Tipo de Documento..................................... 56 Figura 46: Diagrama de Secuencia-Registrar Estado del Documento .. ......... .. .. ... . . .. . . . .... ... 57 Figura 47: Diagrama de Secuencia-Lista y Editar Áreas.................................................... 58

Título: Sistema de Gestión Documentaría para la MPM Autor: Bach. Luis William Ruíz Fachín Pág. #vi


Figura 48: Diagrama de Secuencia-Registrar Nueva Área................................................. 59 Figura 49: Diagrama de Secuencia-Crear Backup ............................................................. 60 Figura 50: Diagrama de Clases.......................................................................................... 61 Figura 51: Prototipo de acceso al sistema para los usuarios................................................ 62 Figura 52: Prototipo menú principal para usuario administrador........................................ 62 Figura 53: Prototipo de la opción Panel del Menú principal............................................... 62 Figura 54: Prototipo opciones Lista de Usuarios................................................................ 63 Figura 55: Prototipo de acciones de Lista de Usuarios....................................................... 63 Figura 56: Prototipo opción Nuevo Usuario....................................................................... 63 Figura 57: Prototipo Asignar áreas a usuarios.................................................................... 64 Figura 58:Prototipo Listado de remitentes......................................................................... 64 Figura 59:Prototipo Registrar remitente............................................................................. 64 Figura 60:Prototipo opción Asuntos .................................................................................. 65 Figura 61:Prototipo opción Tipos de documentos.............................................................. 65 Figura 62:Prototipo opción Estado de documentos .................................................. .......... 65 Figura 63: Prototipo opción Listado de áreas..................................................................... 66 Figura 64: Prototipo opción Registrar Área o Dependencia................................................ 66 Figura 65: Prototipo opción Cambiar clave de acceso........................................................ 66 Figura 66: Prototipo Parámetros de acceso a la base de datos .. . . . .. . . .. ... .... ..... .. .. . . ... .. .. . . . .. ... 67 Figura 67: Prototipo Parámetros generales......................................................................... 67 Figura 68: Prototipo opción Realizar copia de seguridad a BDD........................................ 67 Figura 69: Prototipo Menú principal de Administración Documentaría.............................. 68 Figura 70: Prototipo opción Nuevo Documento................................................................. 68 Figura 71: Prototipo opción Seguimiento de documentos . ..... ... . . .. . . ..... .... .. ... .. . .... . . .. . . . . ...... 68 Figura 72: Prototipo Menú principal de Administración documentaria .... ... .. ... ..... .. . . . .. ... ... 69 Figura 73: Prototipo opción Documentos recibidos........................................................... 69 Figura 74: Prototipo opción Reportes de documentos........................................................ 69 Figura 75: Prototipo Menú principal de áreas diversas....................................................... 69 Figura 76: Modelo Lógico de la Base de Datos.................................................................. 70 Figura 77: Modelo Físico de la Base de Datos................................................................... 71 Figura 78: Diagrama de Componentes............................................................................... 72 Figura 79: Diagrama de Despliegue................................................................................... 73

Título: Sistema de Gestión Documentaría para la MPM Autor: Bach. Luis William Ruíz Fachín Pág. #vii


SECCIÓN I: DATOS GENERALES

Sistema de Gestión Documentaría para la Municipalidad Provincial de Maynas.

2. Área de desarrollo:

Desarrollo de Sistemas de Información 1 Ingeniería del Software.

3. Generalidades de la Institución:

Municipalidad Provincial de Maynas.

La sede central de la Municipalidad Provincial de Maynas se encuentra ubicada en:

País Perú.

Departamento Lo reto.

Distrito !quitos.

Dirección Jirón Rufino Echenique # 350.

Referencia Al frente de la Plaza Sargento Lores.

Título: Sistema de Gestión Documentaría para la MPM Autor: Bach. Luis William Ruíz Fachín Pág.#l


Plaza Sargento Lores

Rufino Echenique m (1) 1-< o

,...:¡ IPAE N°350

o +-' MUNICIPALIDAD ¡::::: (1)

PROVINCIAL DE bJ. a MAYNAS

tZl

~ -c<:l u

Calle Alzamora

1 1

¡.¡j cj

Figura N° 01: Plano de Ubicación de la MPM. Fuente: Elaboración propia.

c<:l ¡:::::

8 o ~ (1) -<a u

Figura N° 02: Vista aérea de la Municipalidad Provincial de Maynas Fuente: Google Earth.

Título: Sistema de Gestión Documentaría para la MPM Autor: Bach. Luis William Ruíz Fachín Pág.#2


GERENCIA ACONDICIONAMIENT

o TERRITORIAL

ORGANIGRAMA ESTRUCTURAL DE LA MUNICIPALIDAD PROVINCIAL DE MAYNAS

(Aprobado con Ordenananza Municipal N" 009-2008-A-MPM - 05.06.2008)

ORGANO CONTROL

INSTITUCIONAL

PROCURADURIA PUBLICA

MUNICIPAL

GERENCIA SANEAMIENTO Y

SALUD AMBIENTAL

GERENCIA OBRASE

INFRAESTRUCTURA

GERENCIA MUNICIPAL

GERENCIA TRANSITO Y

TRANSP. PUBLICO

CONSEJO COORDINACION

LOCAL PROVINCIAL

JUNTA DELEGADOS VECINALES Y COMUNALES

GERENCIA PLANEAMIENTO Y

ORGANIZACION

OFICINA GENERAL ASESORIA

OFICINA GENERAL DE COOPERAC.

GERENCIA DESARROLLO

SOCIAL

Figura N° 03: Organigrama Funcional de la MPM. Fuente: Municipalidad Provincial de Maynas.

Título: Sistema de Gestión Documentarla para la MPM Autor: Bach. Luis William Ruíz Fachín

AREA RACIONALIZACIO N Y ESTADISTICA

GERENCIA PROMOCION ECONOMICA

GERENCIA SERVICIOS

MUNICIPALES

Pág.#3


Las funciones principales del Área de Administración Documentaría y Archivos Generales son:

a) Recepcionar, clasificar, registrar, distribuir y archivar la documentación de la oficina.

b) Redactar documentos con criterio propio de acuerdo a indicaciones generales.

e) Transcribir acuerdos y escribir documentos variados.

d) Distribuir documentos varios para trámites internos y externos.

e) Proporcionar información a los usuarios sobre el estado de sus documentos en trámite.

f) Orientar al público usuario sobre algún trámite administrativo que pretende realizar.

4. Bachiller:

Ruiz Fachín, Luis William.

5. Asesor:

Ing. Pita Astengo, Luis Honorato.

6. Colaborador:

Bach. Lomas Flores, Christian.

7. Duración estimada de ejecución del proyecto:

13semanas (del22 DICIEMBRE del2011al22 DE MARZOdel2012).



8. Presupuesto estimado:

El presupuesto estimado para el desarrollo del presente trabajo práctico es de quinientos cuarentaicinco y 00/100 Nuevos Soles (S/. 545.00).

Descripción Cantidad

Bienes - Equipos de Cómputo * 1 - Impresora Epson Stylus C67* 1

Recursos Humanos - Personal de Análisis y Desarrollo * 1

Insumos - Material de escritorio

Papel bond A4 de 80 gramos/millar 2 - Materiales de impresión

Cartuchos tinta T60 B/N 2 Cartuchos tinta color T61 3

Servicios - Movilidad (Semana) 13 - Copias 350 - Internet (Hora) 30 - Anillados 3

. ' .,. Total ,·.! '.

:

* Propiedad de la mstitución. Tabla N° 01: Presupuesto Estimado.

Fuente: Elaboración propia.

Título: Sistema de Gestión Documentaría para la MPM Autor: Bach. Luis William Ruíz Fachín

·costo Costo Unitario Total

Soles Soles (SI) (SI)

0.00 0.00 0.00 0.00 0.00

0.00 0.00 0.00

225.00

30.00 60.00

30.00 60.00 35.00 105.00

320.00 15.00 195.00 0.10 35.00 2.00 60.00

10.00 30.00

SI 545.00

Pág.#5


SECCIÓN 11: VISIÓN GENERAL DE LA SOLUCIÓN PROPUESTA

Capítulo I: Introducción.

La Municipalidad Provincial de Maynas es un organismo público cuyo fin esorientada su

labor al servicio de la comunidad a través de la administración de la ciudad y los pueblos

que conforman la provincia. En ese sentido, promueve las actividades de integración de las

comunidades, de participación vecinal y de mejores servicios públicos.

Destina los recursos humanos y económicos a mejorar la infraestructura social, urbana y de

servicios de seguridad colectiva a fin de tener una ciudad moderna, segura, altamente

competitiva y con habitantes de excelente calidad de vida.

Está conformada por diversas áreas y oficinas dedicadas a brindar servicios a la colectividad

ciudadana; estas áreas y oficinas realizan diferentes actividades y una específica, es que

estas elaboran y recepcionán continuamente una serie de documentos de diversos tipos, tales

como oficios, cartas, informes, etc.; los encargados de Recepcionar estos documentos tienen

la obligación de llevar un registro y control de éstos,de esta manerales permite acceder a los

datos relevantes de dichos documentos.

El control y registro de documentos en una institución grande, es de vital importancia para

una buena administración, planificación, organización, dirección y ejecución de ciertos

hechos que necesitan realizarse de forma ordenada y que exista un área encargada de

responsabilizarse por los documentos.

El proceso de trámite de documentos comienza cuando se genera un documento en una área,

en el cual es registradoy luego es derivado su destino correspondientes para el respectivo

proceso de atención.

Para tal proceso, la Municipalidad Provincial de Maynas no cuenta con un sistema

automatizado para el control de documentos, estos procesos se registran en Excel y

cuadernos en cada oficina, los documentos son derivados a otras áreas con una hoja de envió

(Ver Anexo N° 01), donde se detallan la información que requiere el trámite y también se

llena el cuaderno de entrega de documentos con los datos para que el área que recepciona,

firme y selle para constatar la entrega; la búsqueda de un documento se

realizadeformamanual, con lo cual se presenta demoras para la obtención del mismo.



La situación indicada en el contexto, en el cual existen procedimientos manuales no

estandarizados, ni información centralizada, generan los siguientes inconvenientes:

• La Municipalidad Provincial de Maynas no cuenta con un sistema automatizado para el

control de documentos, por lo tanto esto ocasiona que en un momento dado no se conoce

en donde se encuentra undeterminado documento y su estado del trámite, otra seria la

excesiva demora de ubicar documentos que se encuentran en los archivos de cada oficina,

o existe la posibilidad de nunca ubicarlos, ya que la búsqueda de los registros en los

libros es muy tedioso, incómodo y nada práctico; esta causal les resta tiempo en sus horas

laborales para realizar otras tareas y al no haber un control centralizado, muchas áreas no

responden a tiempo solicitudes de ciudadanos, generando denuncias al municipio, con

perjuicio del prestigio de laimagen institucional de la Municipalidad Provincial de

Maynas. Tampoco hay control adecuado para que las oficinas tramiten a tiempo los

documentos.

Desarrollar el Sistema de Gestión Documentaría para la Municipalidad Provincial de

Maynas

Título: Sistema de Gestión Documentaria para la MPM Autor: Bach. Luis William Ruíz Fachín Pág.#7


«t Recopilación de la información necesaria para establecer los procesos que se

desarrollan en el manejo y trámite de los documentos.

«» Diseñar la Base de datos para administrar los datos e información generada.

• Diseñar la Interfaz Web del Sistema de Gestión Documentaría, siendo el diseño de

su interfaz claro, simple y eficaz.

«» Realizar la Implementación del sistema de acuerdo alas especificaciones del

análisis.

~ Elaborar y brindar el manual de usuario, manual técnico e informe final a laAlta

Dirección de la MPM y usuarios finales.

Capítulo 11: Descripción del diseño de la solución (Prodlucto):

La Técnica empleada para la Recolección de Datos fue mediante entrevista directa y

cuestionarios (Ver Anexo N° 02), por parte del entrevistador, para la obtención y el buen

entendimiento de los procesos efectuados en el manejo y trámite de documentos.

ENTREVISTA, es una técnica para la recolección de datos que se lleva a cabo de manera

oral a través de preguntas que el entrevistador realiza alosempleados de las diversas áreas.

Se eligió esta técnica porque nos permite entablar una relación directa con el usuario final, la

cual es una excelente oportunidad para establecer un cierto grado de confianza lo cual es

fundamental para el transcurso del desarrollo del proyecto.

OBSERVACIÓN: Permitió conocer cómo se realiza el registro de los documentos, el tiempo

que demora en su atención y los criterios que se toman para ser derivados.

Las personas entrevistadas son las siguientes:

./ Sonia de Loayza Moreyra .

./ Laura Isabel VillacresTenazoa .

./ Pilar del Águila Chu

./ Roció Correa Tang .

./ Gabriela del Águila Reátegui .

./ Rosa Ismiño Orbe .

./ Nora Honorio Coronado.


Universidad Nacional de la Amazonía Peruana. Facultad de Ingeniería de Sistemas e Informática .

./ Milagros Maco Luj an .

./ Lizbeth PérezDávila .

./ Katty RamírezReátegui .

./ Susana Rebaza Alfaro .

./ Homero Sánchez Riveiro .

./ Margarita Vega Arenas .

./ Lamberto Arévalo Llerena .

./ Alfredo Canal Zamora .

./ María Huansi Carrillo .

./ Gloria Arrué Fernández .

./ Luisa Monasi Ruiz .

./ Juana Tenorio Pérez .

./ Roció del Pilar Rengifo .

./ Y esa bella Pimentel Zumaeta .

./ María Inés del Castillo.

2.2.1. Metodología 1 Estándar 1 Normatividad:

Una metodología de desarrollo de software se refiere a un framework que es usado para

estructurar, planear y controlar el proceso de desarrollo de sistemas.

La industria del software ha hecho evolucionar diversas metodologías de desarrollo. Cada

metodología tiene sus propias ventajas y desventajas con respecto al otro; en teoría, un

sistema informático puede desarrollarse con cualquier metodología

Todo desarrollo de software es riesgoso y difícil de controlar, pero si no llevamos una

metodología de por medio, lo que obtenemos es clientes insatisfechos con el resultado.

Para el desarrollo del tema en discusión se optó por RUP (www.rational.com) como

metodología a utilizar.



Proceso Unificado Rational (RUP).

La metodología RUP, llamada así por sus siglas en inglés RationalUnifiedProcess, debido a

la gran cantidad de procesos y documentación que requiere siendo esta la principal ventaja

para la obtención de una certificación de software.

Su objetivo es de permitir la producción de software de alta calidad pensando en las

necesidades o requerimientos de los usuarios finales.

RUP es adaptable a las necesidades de los proyectos y organizaciones (www.rational.com)

Características.

•Es un proceso iterativo.

•Se centra en la arquitectura.

•Soporta técnicas orientadas a objetos.

Fases e iteraciones.

Una fase es el intervalo de tiempo entre dos hitos importantes del proceso durante el cual se

cumple un conjunto bien definido de objetivos. Las fases de RUP son: inicio, elaboración

construcción y transmisión.

•Inicio.

En la fase de concepción o inicio se establece el "business case", el cual identifica las

entidades externas que interaccionarán con el sistema y la naturaleza de estas interacciones

mediante la definición de los casos de uso y la descripción de los más prioritarios.

~Elaboración.

En esta fase se planifica en detalle el proyecto, se especifican los requerimientos en detalle

(casos de uso en detalle, con escenarios y clases), y se implementa la base de la arquitectura.

Título: Sistema de Gestión Documentaria para la MPM Autor: Bach. Luis William Ruíz Fachín Pág.#lO


eConstrucción.

En esta fase tiene lugar la implementación del sistema (codificación). Como resultado de la

fase obtenemos el producto y los manuales de usuario.

Al finalizar esta fase, se considera que el producto se encuentra en una versión "beta" (ya

que pueden surgir incidencias que se resolverán en la siguiente fase).

•Transición.

El propósito de esta fase es que el producto sea revisado por los usuarios para comprobar la

estabilidad del sistema y la satisfacción que ofrece. También puede ser necesario realizar

nuevas versiones, arreglar errores o finalizar aspectos que habían sido pospuestos.

Cada una de estas etapas es desarrollada mediante el ciclo de iteraciones, la cual consiste en

reproducir el ciclo de vida en cascada a menor escala.

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. " .. -~, ,.-. • lllllliiiWIIIil . · ,.,._1: ''"'"'"'"''"'n.w;m: IW!'!IIilllm!IW!IW!•~--·: ....

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.............. -.--· .... -· -··-· ~·~~· ......... -.~~-BBpil r-l-•- , '-0

---I!MII'IIililíil!l·llill .. to;,: ;:~~ ... .,. .. ~-~ii~,i .,_ i -- ~ ,..._;,, · ~·· 'IIUl~ ... '~ ~- ~-- - ~ ~: . ' . . - ·,.{ -~

Cuadro N" 01: Fases e ite1·aciones de la metodología RUP.

Título: Sistema de Gestión Documentaría para la MPM Autor: Bach. Luis William Ruíz Fachín Pág.#ll


2.2.2Herramientas:

Las Herramientas a utilizar para la elaboración del proyecto son las siguientes:

HERRAMIENTA ....

DESCRIPCION DESARROLLADOR.

Herramienta que permite

RATIONALROSE crear y refinar vistas para

IBM ello utiliza especificaciones UML.

MySQL es un gestor de

MYSQL base de datos, sencillo de SUN MICROSYSTEM

usar e increíblemente rápido Sistema de Diseño de base

DBDESIGNER de datos permitiéndote SOFTWARE LIBRE

administrar la base de ' datos.

Lenguaje de programacióninterpretado,

PHP diseñado originalmente SOFTWARE LIBRE para la creación de páginas web dinámicas. Adobe Dreamweaver CS5

ADOBE herramienta que viene

DREAMWEAVER embebido con el ADOBE mencionado lenguaje de QfOgramación.

MICROSOFT Utilizado para la digitación

OFFICE 2007 de documentos tales como MICROSOFT el informe y manuales. Es un programa utilizado

APACHE como el Servidor de SOFTWARE LIBRE Aplicación Web. Sistema Operativo

WINDOWSXP utilizado para el desarrollo MICROSOFT del sistema.

Tabla N° 02: Descripción de las herramientas a emplear. Fuente: Elaboración Propia


.· VERSION AÑo·\

7.0 2003

5.5.16 2008

4.0.5.6 2008

5.3.8 2006

CS5 2009

2007 2007

5.0 2006

Profesional SP3

2003

Pág.#l2


Se tiene como solución propuesta el desarrollo delSistema de Gestión Documentaría para la

Municipalidad Provincial de Maynas,que permitirá un mejor manejo en los procesos de

registro,consultas y búsqueda de documentos, para el Área de Administración Documentaría

y Archivo Generalde la Municipalidad Provincial de Maynas.

Dada la necesidad que tienen las oficinas de la MPM de fortalecer todos sus procesos de

registro y búsqueda de información documentaría, se iniciará un plan de desarrollo, con el

fin de modernizar e integrar los procesos con la incorporación de tecnologías de hardware y

software.

Partiendo de esta premisa, nos encontramos en la situación de plasmar un sistema

informático, que beneficiará a la Municipalidad Provincial de Maynas.

Para la etapa de desarrollo del sistema, se usará PHP (Bustamante Cesar, 2001-

"Aplicaciones Comerciales con PHP y MySQL 5") como lenguaje de programación,

MYSQL como gestor de la base de datos y Adobe Dreamweaver para elaborar la interfaz de

los usuarios. Lógicamente, en esta etapa además se requiere de los Modelados de negocio,

requerimiento, Análisis y diseños para poder tener claro la implementación del sistema.

Para poder efectuar las pruebas respectivas del sistema una vez culminado, se tendrá que

instalar al servidor web, "Apache"y al servidor de base de datos (Haweyszkieycz, l. T. 1998-

"Análisis y Diseño de Base de Datos".), "MySQL"; en una PC que simulará ser elservidor

del sistema, y se accederá al sistema mediante estaciones de trabajo.

El estado en la actualidad se encuentra comprometido con mejorar sus procedimientos

administrativos, teniendo esta un sustento legal en la Ley No 27444 y Ley N° 27658 (Anexo

N° 03), esto permite gestionar una mejora sustancial de modo genérico en lo referente a dar

soluciones de forma más eficiente.

Título: Sistema de Gestión Documentaría para la MPM Autor: Bach. Luis William Ruíz Fachín Pág. #13


Indicadores Cuantitativos.

ATRIBUTOS DESCRIPCION

Tiempo promedio de Rápida búsqueda de una manera

búsqueda de un adecuada y precisa para encontrar

documento un documento.

Mejor control del ingreso de los

Errores promedio al datos de los documentos. Registro

registrar un documento de los documentos que son

remitidos o recibidos, clasificando

según su tipo, registrando los datos

más relevantes.

SISTEMA INSTRUMENTO

MANUAL

Cronómetro 6.20 Min.

Observación 46 aprox.

Tabla N° 03: Indicadores de Evaluación de la Solución Fuente: Elaboración Propia

AVANCE ENTREGA DESCRIPCION

lER AVANCE );> Plan de Desarrollo del Representado a través del

Software. informe.

Desarrollado con la finalidad de

presentar desde un punto de vista

>- Plan de Desarrollo del del usuario, de tal manera que

2°0 AVANCE Software facilite al personal encargado del

~ Manual de Usuario. manejo del sistema, abordando la

);> Manual Técnico. manera de ingresos, registros,

búsqueda de información.

~ Informe Final Se instalara sobre el

);> Software Instalado y Hardware necesario para su 3ER AVANCE

Funcionando. implantación.

Tabla N° 04: Entregables de la Solución Propuesta. Fuente: Elaboración Propia

Título: Sistema de Gestión Documentaría para la MPM Autor: Bach. Luis William Ruíz Fachín Pág.#l4

>:j ¡:::: ...... ..... ¡:::: o -:: ~ o:J~ 1» (/J ('¡ ...... :::rn . S rl» -·o. (/J (l)

~o -·Cl> =~ ~-o~ S ::s ~o ¡:::: o _, ('¡ N ¡:: 'T1S 1» (l)

&;?. _, 1»

::S ....

'"d ~"' c¡c¡ '*!: ........ U'l

;· 'O 2¡ 1» ¡;;-

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cr.l

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~ ~ ::::1 11:> .... ::::1 ~ ~ t!!l "" "'d o--o 11:> .... ::::1

"" -· D. ::¡ o-r> ::::1 11:> "' ~. ..., o-..g ::::1 -·'< p ~

'"'l o ::::1 o

cr.l '"'l 11:>

a 11:> Q..

!!. "'d '"'l

~ ., (') -o

"•/" .. , . -

.Jt . Actividad . .

..

INICIO

01 Recopilación de Información

02 Análisis y Planteamiento del Problema

03 Modelado de Negocio

04 Modelado de Requerimientos

ELABORACTON

05 Modelado de Análisis

06 Modelado de diseño

CONSTRUCTO N

07 Elaboración del diagrama de componentes

08 Elaboración del diagrama de despliegue

09 Desarrollo del sistema

TRANSICTON

10 Realización de las pruebas respectivas

11 Elaboración del manual técnico

12 Elaboración del manual de usuario

13 Elaboración de la documentación final

. .. .. .

Cronograma de Actividades - Diagrama de GANTT .. -· ..

Semanas -

01 02 03 04 05 06 07 03 09

-

- ~ ----

.. ·-- - . ., •.. ,··., ..

.

10 l1 12 13

i

'

N 0.,

:>-o ~;-== lS :n ;~Jo) :n :o: == ~ :n !'1 :e := :e ~ !~Jo)

19 ;~Jo)

:c.. :~ ·-~ :'1 ·e ~ :g S'

'T1C ~ ::S ¡:: -· _< ..... (l) 1» ..... o.VJ o.. O.: ('1) 1» _o. ::S z 1Q 1» ('1) ('¡

::1 -· -· o ~ ::S _,"" 1»-o. O. ('1) ('1)

(/)--· "" ¡;~ S "" P> N (/J o (l) ::1 S~,

8''"d .... (l)

S 2 ~' § §' P'


Capítulo Jll: Desarrollo de la Solución Propuesta.

3.1. Modelado del negocio.

Los procesos de negocio son el conjunto de actividades que se realizan mediante el sistema

con la finalidad de generar resultados coherentes con las metas de la institución.

3.1.l.Caso de uso del negocio.

Va a permitir definir los límites del negocio y el área específica en que se centralizara

el desarrollo del software. Lo más importante en este punto es definir los procesos que

van a ser plasmados en los casos de uso del negocio. En este diagrama se encuentra la

respuesta al "Que Hacen" en el negocio.

¡(+7-]r-· .. ·.... ~(~ 1~ ... ----

/.··'\\. _.!:::;5 ¡: \.

Remitente Recepcionando Documento Administracion documentaría

G t1) ----=]-- f>·-~L

¡.\· j·' ¡: \ ('-¡ .... \. ¡. \ V ,, '"

~a / OpocadO<

11.'\ ,. ,.

' '.',

Secretaria

Administrando sistema

···~ Tramitando documento

Administrador

Figura N" 04: Diagrama de caso de uso del negocio. Fuente: Elaboración propia.

· Título: Sistema de Gestión Documentaría para la MPM Autor: Bach. Luis William Ruíz Fachín Pág.#l6


3.1.2. Escenarios y procesos.

Los escenarios son un conjunto de procesos interrelacionados para un proceso más

general que a su vez forme parte del sistema.

' Escenarios ''

Recepcionando documento

Tramitando documento

Administrando sistema

... ~ ' .. , .. Procesos

- Atender persona.

- Solicitar documento.

- Verifica tipo de documento.

- Verifica datos que estén correctos.

- Sellar documento.

- Entregar cargo.

- Registrar Documento.

- Derivar documento.

- Verificación del tipo de documento.

- Verificación de los datos del documento ..

- Registrando movimiento.

- Registrando indicaciones.

- Establecer estado del documento.

- Asigna el uso del sistema de trámite

documentaría a los usuarios correspondientes.

- Mantenimiento del sistema de Gestión

documentaría.

- Realiza copia de seguridad (Backup) de los

datos.

Tabla N" 06: Escenarios y procesos. Fuente: Elaboración propia.

Título: Sistema de Gestión Documentaria para la MPM Autor: Bach. Luis William Ruíz Fachín Pág.#l7


3.1.3. Modelo de objetos del negocio. Es un modelo que describe la realización de cada caso de uso del negocio,

estableciendo los actores internos, la información que en términos generales

manipulan, y los flujos de trabajo asociado al caso de uso del negocio.

3.1.3.1 Recepcionando Documento.

{ . /~· 0 Remitente

Administracion Documentaría

Figura N° 05: Modelo de Objeto- Recepcionando documento. Fuente: Elaboración propia.

3.1.3.2 Tramitando Documento.

Jefe de !>tea !>tea

Figura N" 06: Modelo de Objeto- Tramitando documento. Fuente: Elaboración propia.



3.1.3.3 Administrando Sistema.

Usuario

J.ldministrador

Documento

f '· .. \ \~-

Área

Figura W 07: Modelo de Objeto- Administrando sistema. Fuente: Elaboración propia.

3.1.4. Modelo de dominio.

1-.§~~-i L __ _

1 .. n

Figura W 08: Modelo de Dominio. Fuente: Elaboración propia.



3.2. Modelado de requerimientos. 3.2.1. Propósito.

•

El Sistema de Gestión Documentaría para la Municipalidad de Maynas, tiene como

objetivo mejorar el proceso de gestión documentario en sus distintas etapas a través de

procedimientos adecuados que permitan una atención efectiva a todos los usuarios.

Este sistema permitirá registrar, clasificar, derivar y hacer un seguimiento de los

documentos, para lo que contará con los siguientes módulos:

.. Recepción de Documentos:Este módulo permitirá una mayor comunicación entre

administración documentaría y las diversas áreas de la institución.

o Trámite Documentario:Este módulo permitirá realizar un seguimiento del estado de

los documentos que ingresan a las diferentes áreas de la institución, con el fin de

optimizar los servicios brindados a los usuarios.

<» Administrando Sistema: Este módulo permite tener un interfaz para realizar

procesos importantes como crear nuevos usuarios, determinar el área que le

corresponde, otorgar accesos al sistema, además de crear respaldos de la base de

datos (backup ).

3.2.2. Alcance.

El sistema será de uso exclusivo para las diversas áreas y oficinas de la Municipalidad

Provincial de Maynas y el análisis realizado está enmarcado en los procesos de

gestión documentaría que comprende la Institución nombrada.

3.2.3. Descripción de Stakeholders y usuarios.

Para proveer de una forma efectiva de productos y servicios que se ajusten a las

necesidades de los usuarios, es necesario identificar e involucrar a todos los

participantes en el proyecto como parte del proceso de modelado de requerimientos.

También es necesario identificar a los usuarios del sistema y asegurarse de que el

conjunto de participantes en el proyecto los representa adecuadamente.

3.2.3.1. Resumen de Stakeholders.

> Carlos Darío Gil Chávez- Jefe de la Oficina General de Informática. > Abog. Segundo RíosRíos - Jefe del Área de Administración Documentaría.

Título: Sistema de Gestión Documentaría para la MPM Autor: Bach. Luis Willíam Ruíz Fachín Pág.#20


3.2.3.2. Resumen de usuarios.

IVO SALfi" . .-::. .H. DOMICILIO

Administracion Documentaría.

Representante Personal administrativo de cada área autorizado para operar el sistema.

Descripción Operador del sistema, que tendrá acceso como personal administrativo.

Tipo Operador Responsabilidades - Recepcionar todo tipo de documento

físico. - Revisión de los datos del documento. - Registro del documento.

Comentarios Ninguno.

Tabla N• 07: Resumen de usuarios-Administración Documentaría. Fuente: Elaboración propia.

Secretaria.

Representante Personal administrativo de cada área autorizado para operar el sistema.

Descripción Operador del sistema, que tendrá acceso como personal administrativo.

Tipo Operador. Responsabilidades - Recepcionar el documentofísico.

- Adjunta archivos propios de cada área. - Realiza búsquedas de documentos. - Verificar los datos del documento. - Reenvía el documento a otro destino. - Genera reportes.

Comentarios Ninguno

Tabla N° 08: Resumen de usuarios-Secretaria. Fuente: Elaboración propia.



Jefe de Área.

Representante

Descripción

Tipo Responsabilidades

Comentarios

Responsable principal de las gestiones de dicha área. Operador del sistema, que tendrá acceso como personal administrativo. Operador - Determinar acciones respecto a los

documentos. - Registra indicaciones. - Solicita documentos específicos para su

respectivo trámite. - Determinar la situación del documento. - Solicita y revisa reportes.

Ninguno

Tabla N° 09: Resumen de usuarios-Jefe de Área. Fuente: Elaboración propia.

Administrador del Sistema.

Representante Personal administrativo autorizado para controlar el sistema.

Descripción Responsable de la correcta administración del sistema de Gestión documentaría de la MPM.

Tipo Operador, Administrador Responsabilidades - Asigna el uso del sistema de Gestión

documentarlo a los usuarios correspondientes.

- Mantenimiento del sistema de Gestión documentarlo.

- Realiza copia de seguridad (Backup) de la base de datos, manteniendo la integridad de la información.

Comentarios Ninguno

Tabla N° 10: Resumen de usuarios-Administrador del Sistema. Fuente: Elaboración propia.



3.2.4. Descripción global del producto.

3.2.4.1. Perspectiva del producto.

El Sistema de Gestión Documentado de la Municipalidad de Maynas está

diseñado específicamente para atender las necesidades de dicha entidad

pública y ha sido elaborado en base a la normatividad vigente en materia de

procedimientos administrativos para el sector público que requieren llevar

control de su trámite documentaría de una manera más eficiente.

3.2.4.2. Resumen de características.

El Sistema de Gestión Documentaría cubre los siguientes procesos:

a) Registro de Documentos (Cartas, Oficios, Memos, etc.) en cada área

interna de la institución, almacenando la información en una base de datos

única y con acceso solo del usuario de cada área u oficina.

b) Gestión de los documentos recibidos de terceros.

e) Gestión de los documentos internos (entre áreas u oficinas internas de la

entidad).

d) Derivación automático del tránsito de los documentos entre las áreas de la

institución.

e) La emisión automática de avisos de vencimiento de plazos para la

tramitación de cada documento en cada área.

f) La asignación de prioridades a cada documento en forma individual.

g) Estado de trámite de cualquier documento (Ruta seguida, acción de

derivación, área responsable quien lo tiene).

h) Visualización de las observaciones y/o anotaciones que va teniendo el

documento en su tramitación.

i) Reportes de Gestión Documentaría de cada área (Documentos ingresados,

documentos tramitados, documentos pendientes).



3.2.5. Caso de uso de requerimientos.

Validar usuario

«include» \

Registrar documentos recepcionados

./__,.---·----~, ~end» 1

1 ---

( '\¡

--------------------- '"-- ___ /! /-'\ ' 1

J / '\\

Mesa de Partes

···· (---------- -~"¡------------- < <extend> >

, _______ Y

Recepcionar documentos

/ «exlend»/

---·-----·

1 ( \\

-~\ «exlend» "-;--------"\

(_'~-----)

Registrar remitente

Enviar documento

Generar reporte de documentos ingresados

Realizar seguimiento de documentos

Figura N• 09: Diagrama Caso de Uso de Requerimiento- Recepcionar documentos. Fuente: Elaboración propia.



<<extend>> /-----,". (,, __________ //.

Validar usuario Recepcionar documento

\ «include>~\

\ 1

1

1

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¡ «extend>> 1

_____ ..... --·· .---

\ \ \ / ..... / .... ~~extend>>

(/,_--------,\

.... .-·-"·<,__ /"------------ ----

Tramitar documento

/

Derivar documento

('----'\,

/-"'------ _//

Buscar documento

Jefe de flfea <<extend>:/ Realizar seguimiento de documento

Generar reporte Establecer estado

Figura N° 10: Diagrama Caso die Uso de Requerimiento- Tramitardocumento.

....... ----····------/" ........

\~...... _,. .. )

Fuente: Elaboración propia .

/ _____ , .... ______ '\

"'-------·j ,//Asignar área

.... -<<extend>> _,....---······--··---..., ( "'-, \, ________ , ____ /

Administrador del ' sistema ,./ _ _... .. -·Administrar sistema

(~-- ---)---~~extend/1

/

r· ............... _____ ,_ \.__ /

Editar remitente

Listar remitentes

1 Crear backup <<~end>>

1

1

Registrar remitente

/ 1 <<extend>>i

~---------!. ...... \ \, __ __ 1 Registrar atributos de documento

Registrar are as

Lista Área Editar ívea

Figura No 11: Diagrama Caso de Uso de Requerimiento- Administrar Sistema. Fuente: Elaboración propia.



3.2.6. Especificaciones de caso de uso. Son los elementos que agrupan a un conjunto de actividades y ayuda a los

desarrolladores a interactuar con los usuarios para establecer la manera de cómo está

funcionando el sistema o como desean que funcione.

3.2.6.1 Escenario: "Recepcionar Documento"

Plantilla de Descripción: "Validar Usuario"

Actores Administración Documentaría. Descripción El operador debe de realizar el ingreso al

sistema ingresando su usuario y clave correspondiente.

Precondiciones El usuario debe validarse para acceder a su cuenta.

Flujo de Eventos l. Se muestra la interfaz para el ingreso al sistema.

2. Se ingresa el usuario y clave para validar al usuario. Si el usuario es válido: se visualiza la interfaz para la cuenta de Administración Documentaría.

3.Fin Poscondiciones Ninguno.

Tabla N° 11: Caso Recepc1onar documento-Validar Usuano. Fuente: Elaboración propia.

PI t'Il d D an 1 a e escnpc10n: "R . t d eg1s rar t d , ocumen os recepc10na os Actores Administración Documentaría Descripción El operador de Adm. doc debe de realizar el

registro de documento. Precondiciones El documento debe contener los datos

correctamente. Flujo de Eventos l. El operador entro a su cuenta personal.

2. Selecciona la opción de Nuevo documento.

3. Ingresa los datos requeridos: Datos relevantes del documento, tipo, asunto, remitente, etc.

4. Verifica los datos. 5. Si los datos son correctos se procede al

almacenamiento de todos los datos ingresados.

6. Se deriva automáticamente el documento.

7. Fin. Poscondiciones Todo documento recepcionado es por medio

físico.

Tabla N° 12: Caso Recepcionar documentos-Registrar documentos recepcionados. Fuente: Elaboración propia.

Título: Sistema de Gestión Documentada para la MPM Autor: Bach. Luis William Ruíz Fachín Pág.#26


Plantilla de Descripción: "Enviar Documento"

Actores Administración Documentaría Descripción El operador realiza el . ' de los env10

documentos registrados a Secretaría de Administración documentaría.

Precondiciones Debe existir registro del documento. Flujo de eventos l. En caso de que no exista documentos

ingresados, el sistema responde con un mensaje indicando el suceso.

2. Si el documento fue registrado el sistema confirma con el listado correspondiente.

3. Se seleccionan el destino. 4. El usuario pulsa el botón enviar. 5. Fin.

Poscondiciones Ve1ificar los documentos enviados en la opción "Documentos enviados".

Tabla N• 13: Caso Recepcionar documento-Enviar documento. Fuente: Elaboración propia.

Plantilla de Descripción: "Seguimiento de Documentos"

Actores Administración Documentaria Descripción El operador realiza el seguimiento de los

documentos registrados. Precondiciones Debe existir registro del documento. Flujo de eventos l. En caso de que no exista registro del

documento, el sistema responde con un mensaje indicando el suceso.

2. Si el documento fue registrado el sistema confirma con el listado correspondiente.

3. Se visualiza el estado actual del documento, verificando que se encuentre en el trámite correcto.

4. Fin. Poscondiciones Verificar que los datos ingresados para el

seguimiento del documento sean correctos.

Tabla N°14: Caso Recepcionar documento-Seguimiento de documentos. Fuente: Elaboración propia.


Universidad NaCional de la Amazonía Peruana. Facultad de Ingeniería de Sistemas e Informática.

3.2.6.2 Escenario: "Tramitar Documento"

Planilla de Descripción: "Validar Usuario"

Actores Secretaria, Jefe de Area. Descripción Los operadores deben de realizar su ingreso

al sistema ingresando su usuario y clave correspondiente.

Precondiciones Los usuarios deben validarse para acceder a su cuenta.

Flujo de Eventos l. Se muestra la interfaz para el ingreso al sistema.

2. Se ingresa el usuario y clave para validar al usuario.

3. Si los datos son correctos, se visualiza la interfaz para sus respectivas cuentas.

4 . Fin. Poscondiciones

. · Ninguno.

'

Tabla N° 15: Caso Tramitar documento-Validar usuario. Fuente: Elaboración propia.

Plantilla de Descripción: "Recepcionar documento".

Actores Secretaria. Descripción La secretaria recepciona los documentos

mediante la opción documentos recibidos. Precondiciones · El documento fue enviado desde

Administración Documentarla u otras áreas. Flujo de Eventos l. El usuario selecciona la opción

documentos recibidos. 2. El usuario verifica documento. 3. El usuario elige Sl recepciona o

deriva el documento. 4. Fin

Poscondiciones Deben existir documentos en la bandeja de entrada.

Tabla N° 16: Caso Tramitar documento -Recepcionar documento. Fuente: Elaboración propia.



Plantilla de Descripción: "Buscar Documento".

Actores Secretaria. Descripción Los operadores pueden realizar búsquedas

de los documentos registrados. Precondiciones Deben existir registros de los documentos. Flujo de Eventos l. En caso de que no existan registros, el

sistema muestra el mensaje correspondiente.

2. Si existen registros el sistema muestra la lista de documentos.

3.Se selecciona las opciones correspondientes.

4. Si se selecciona la opción ver detalles, se mostrara los detalles del documento seleccionado.

5.Si se desea encontrar un documento específico se recurre a la búsqueda específica de tal manera, que de acuerdo a las condiciones que presenta, busque un determinado documento.

6. Una vez ingresado la condición de búsqueda se procede a activar el botón de búsqueda.

7. Si el documento existe el sistema mostrara el registro del documento.

8.Fin. Poscondiciones Conocer datos del documento.

Tabla N°l7: Caso Tramitar documento-Buscar documento. Fuente: Elaboración propia.

PI fll d D an 1 a e escr!QCJOn: "S egmm1ento d D e t ., ocumen os·. Actores Secretaria, Jefe de Area. Descripción Los operadores y el Jefe de área deben de

realizar el seguimiento de los documentos registrados.

Precondiciones Deben existir registros de los trámites. Flujo de Eventos l. Seleccionar la opción seguimiento.

2. Se muestra el formulario respectivo de la búsqueda del documento.

3. Se ingresa los datos correspondientes.

4. Se realiza la búsqueda. 5. Se muestra las diferentes áreas por la

cual el documento ha sido tratado. 6. Se visualiza el estado actual del

documento. 7. Fin.

Pos condiciones Ninguno.

Tabla N• 18: Caso Tramitar documento-Seguimiento de documentos. Fuente: Elaboración propia.

Título: Sistema de Gestión Documentaría para la MPM Autor; Bach. Luis William Ruíz Fachín Pág. #29


Plantilla de Descripción: "Establecer Estado".

Actores Jefe de Area. Descripción Determinar el estado del documento luego

de verificar el asunto correspondiente al trámite.

Precondiciones Verificar documentos en el orden de prioridad.

Flujo de Eventos l. Verificar los documentos. 2. Determinar los documentos Prioritarios. 3. Establecer los estados pertinentes para

el documento. Documentos en Trámite. Documentos Derivados. Documentos Aprobados.

4. Ejecutar el trámite final del documento. 5. Fin

Poscondiciones Ninguno.

Tabla N• 19: Caso Tramitar documento-Establecer estado. Fuente: Elaboración propia.

Plantilla de Descripción: "Generar Reporte".

Actores Secretaria, Jefe de área. Descripción Los operadores deben realizar los reportes

de los documentos registrados. Precondiciones · Debe existir registro de los documentos. Flujo de Eventos l. Se elige la opción reporte.

2. Se muestra el formulario de reportes. 3. Se selecciona las opciones de impresión. 4. Se realiza la impresión correspondiente

de los reportes. 5. Fin


Tabla N° 20: Caso Tramitar documento-Generar reporte. Fuente: Elaboración propia.



3.2.6.3 Escenario: "Administrar Sistema"

Planilla de Descripción

Actores Administrador. Descripción registrar a los usuarios para el uso del

sistema, les asigna su respectiva área, un usuario y una clave para poder acceder al sistema, puede activar o bloquear a un usuario restringiéndoles el acceso, además de poder crear copias de respaldo de la base de datos.

Precondiciones El Administrador debe validar el ingreso a

su cuenta.

Eventos l. Ingresa a la cuenta Administrador.

2. Ingresa ,alas formularios para registrar

usuarios, remitentes, áreas, atributos del

documento.

3. Lista y edita a los usuarios.

4. Lista y edita a los remitentes.

5. Lista y edita a las áreas.

6. Lista y edita a los atributos del

documento.

7. Crea backup de la base de datos.


Tabla N" 21: Administrar sistema. Fuente: Elaboración propia.



3.3. Modelado de Análisis.

3.3.1. Diagrama de colaboración.

Va a mostrar la forma en que los objetos colaboran para cumplir sus responsabilidades

y tienen la misma función que los diagramas de secuencia.

Validar Usuario

,, _ 1: click en boton aceptar .Af'. 2: envia usuario y clave /-., u j _ _jí \ ----> ( '\ --> / \ }; --- ri )--<---:------:1 }-·- <:=--------\ )

/ \ "--- · · / ~---- 3· devuelve resultados ·········---~---····· 4: usuano no valido / · :Operador ~~~~~~~i~:=~~ // :validar usuario :usuario

//

/'' -·-···············--···········-·-····

/ /Í//

~--, / 5: usuario valido, ingresa

H .l \.._ _ _/

: Menu Principal

Figura N" 12: Diagrama de colaboración-Validar usuario. Fuente: Elaboración propia.

Regist~rar Documentos Recepcionados.

Mministracion Documentaria

Busca Remitente

/----'-:-.. . . f \ ___ )

lnterfazdeMministracion Form Nuevo Documento documentan a

Nuevo Remitente

(/----~"'\

( 1

\>~ .. 1 Remitente

/"""-:......_

-e~)· Registrar

Documento

Tramite

Figura N" 13: Diagrama de colaboración-Registrar documentos recepcionados. Fuente: Elaboración propia.



Enviar Documentos.

n í---\ ~t- --------+-!\ )

/ ", '-. .-/'

Administracion documentaría: Mministracion documentaría: Form

~-S.ª~Jlªr:t~S. _____ ........... Qº_C\l.l71.filQtQ~ÍD.9Ifil.~ªQQS. __

: Form Documentos ingresa dos

------------·-·-·--·--·-·-----·-·-·-----------

Figura N° 14: Diagrama de colaboración-Enviar documentos. Fuente: Elaboración propia.

Documentos Enviados.

:área

,-------·-----------------------------·--------.-----, . 1: Ingresar al formulario 2: consulta

x- -------------t-1:-)--:~==~--+-C--/---~=~---(<-,,) / "'- '--' , __ , 4: Lista '--.._./

Administracion documentariaA.dministracion Documentaría: lnteriaform Docum ntos enviados · ubtar : Mesa de Partes M\lg_g!'Par:tes.

i

5: Vee de allbs del documento i 3: Leer Y;

: Datos del Expediente

!\V

/L" ( \ \._ )

:Documento

Figura N° 15: Diagrama de colaboración-Documentos enviados. Fuente: Elaboración propia.



Seguimiento de Documentos

Mministracion documentaria

........... ~.M?.~·ª·!!~Pª.r:t~~---····-/---"-\

4: ~:-~ __ /_ .. J~ j _ ___.---

, 1: Ingresar al formulario - 2· Ingresar datos . 1 .... _......-_r-" 1 \ --:>

h\~~)-------lnterfazAdministracino documentarla:

........... fºrl!lY~rºª'ªllª·····

(- " --- :> /"""' ....... \ _ _.../ H )-- -- --\' \. 5: Leer \, // <---- J --------- "·-. ~

, I:Dewelve resultados -\ ·-.... ·---: Form S~guimiento : Busca'r\ .... _

--- \, \6: Leer

\, ~ '\ \

: Form Ver detalle :Estado

:Documento

:Tramite

······-------·----·---·--------------···---------·-··-------------------··--------' Figura N• 16: Diagrama de colaboración-Seguimiento de documentos.


Alerta de Documentos.

t:.lngresar al Formulario _ 2: Consulta

.Q ____ ¡ ( '") -----¿. 1 ( ~;--, _-----¿. ____ /~-\ /

. '-, ji, ) \ / <----- (\ ____ / ' "'----- '-.. __ / -. -4: Lista

: Mesa de Partes : Interfaz de Mesa Partes : Form Alertas : Li~tar

5: V~ detalles ! 3: Leer 'V

(~-,)

~

: Form Seguimiento Tramite :Trámite

Figura N• 17: Diagrama de colaboración-Alerta de Documentos. Fuente: Elaboración propia.



Documentos Recibidos.

: Secretaria

:Ver Datos del Expediente

/----",

( :1

\~-/ /

: D.6cumentos

3: Le4't1t-1 '/~: ---: ' / 1

/---" ( \ ~-j

:Movimiento

Figura N" 18: Diagrama de colaboración-Documentos Recibidos. Fuente: Elaboración propia.

Documentos Emitidos.

....----....., ( \ 1 1

\ ) ···---"»-,--"'-··-··

: DocJmento

Al 3: Leer 1

1: Ingresar al formulario ~ ~ 2 Consultar

S: ----f-( -,, ----> : < .. J ~- ~ / '· '--- - 6: Listar

: Secretaria :Interfaz Principal de Secretaria : Documentps enviados : Li~tar :Trámite --·--·---·-··-·------·-·-··-~---------------------- .. ·------ -----------------------

7: Verd¡ti del Expediente i 5: Leer

IV

:Ver datos del expediente :Movimiento

Figura N"l9: Diagrama de colaboración-Documentos Emitidos. Fuente: Elaboración propia.



Validar acceso al sistema para Administrador.

,--- 1: click en botan aceptar .--? 2 · · 1 ( \ -> /'·-~\ :en~~~~~~~noyca-.e/-----.,_\ ------t-----1, ¡----------- . r----------1 !

/"\, \ __ j 4: usu~ioñovalido /\, ./ <(--- '::::.~ __ ¿/ / -··- 3: devuelve resultado """'" ,;,~~: / .::"~~

/¡/

:Administrador :usuario

/5: usuario valido, ingresa

: menu administrador

Figura N° 20: Diagrama de colaboración-validar acceso al sistema para administrador. Fuente: Elaboración propia.

Listar Usuarios.

__ 1: Ingresar al formulario __ -- 7: Ingresa Datos _. / \ / \ ¡"' \ ---> /'""\

.. ~\/ __/,i-----::__H\ ;\ H , ( i \.__ __ / '~---j

.~ .--- ~ '

_: lnte~z"'4~nis~~-~~~ ~~onm ~_:;uario~- • /~ Editar Usuarios - Jlctua~~a"~aliza : /:Íelecciona Editar

2: Elegir opción ~i~r //- \

1,. / 3: Consulta

~-<~)-- ::~ \

'\... 5: Lista : Form Listar usuanos

··---······--·----······---- ··-"', : Mministrador

/~suarios :Listar

'•.

"-.g~ Selecciona Asignar '"-

.. , __ 10:Eiigeáreas

( \ ---> !·····\, __ )

: Form Asignar Área

11:Guailll // '1

/ 1

('''.:...\ \ \ \.,_~/

:Registra

Figura No 21: Diagrama de colaboración-Listar Usuarios. Fuente: Elaboración propia.


¡----

Pág.#36


Registrar Nuevo Usuario.

/~···~-"

1 / \ ······························· i-----1 i ' \ ,'

, "--Y :Administrador

: Form Nuevo Usuario

:Re~ istrar ~--.... - .......... _ ..

3iGrabar

:Usuario

Figura N° 22: Diagrama de colaboración-Registrar Nuevo Usuario.

Listar Remitentes.


¡:~--\

;\,) 3 Co/<1)'ta// _:;.t~r \\ '4 Leer

"// '-\\ 1 lngresaralformulano _2 Eleg~ropcion Lista .-/M: Lista ','.

~~-\ ¿ t-(- "r ___..¿ r--f "1 (F'\ \__j \~_j ' \_/ \, )

' ....... ..,__ _______ _

: Form Lláta Remitentes / ·-----f----------- /

1

Rem itente

// B:l'l:tu~/ 6: Sfl~ciona editar / /

; .. \ 7 lngr:sa;;~atos /--E-< r-\_)____ -- -\ .. _)

·lnteriazPd'ministrador : Form Remitente

()

:.Administrador : Form editar Remitente :l'l:tualizar

Figura No 23: Diagrama de colaboración-Listar Remitentes. Fuente: Elaboración propia.



Registrar Nuevo Remitente.

: Form Nuevo remitente

,/~--·· - .,\,

( }

>~~-·¿ :Remitente

Figura N" 24: Ji)iagrama de colaboración-Registrar Nuevo Remitente. Fuente: Elaboración propia.

Registrar Asunto.

1-t';:-~:k) (1 ~ "'--~- / "'--~j ~

: lnterfaz~ministrador : Form D~cumentos -:7 ./ :Listar -, ~:Leer _____ ¡__ ---- ------ ----- / / ---- ~~

[ 2: Seleccionar opcion Asu~t~ 3J~ulla ·"

i l'll / ~ ).. -,/ 5: Ingresa datos ~ 6: Grabar ,_ ~-----X rQ . > 8 ->/,e )

:Administrador : Form Asunto~ :Registra / Documento

'~i; --/1/, 7: Modifi~~tos / ~-

1 - ":::_: /Í: Ac,ua 1za

" / "/<~" / 1 \

\__) :Modificar

Figura N" 25: Diagrama de colaboración-Registrar Asunto. Fuente: Elaboración propia.



Registrar Tipo Documento.

: Mministrador

: Wodificar

·,./~ ( \ ......... \ 1

/"':, __ ¿'

Figura N" 26: Diagrama de colaboración-Registrar Tipo de Documento. Fuente: Elaboración propia.

Registrar Estado del Documento.

: Mministrador

:Modificar

Figura N" 27: Diagrama de colaboración-Registrar Estado de Documento. Fuente: Elaboración propia.



Listar y Editar Áreas.

: Mministrador : Form Editar hea :Modificar

Figura N° 28: Diagrama de colaboración-Listar y Editar Área. Fuente: Elaboración propia.

Registrar Nueva Área.

,.--, 1: Ingresar al formulario <_) -- --)> _/ _____ "-..

-:-------~· ) A \~, ___ j : Interfaz Jm inistrador :Administrador

•• L. •. ·······-··········-......

: Form Nueva Área :Áiea

Figura N" 29: Diagrama de colaboración-Registrar Nueva Área. Fuente: Elaboración propia.



Crear Backup.

-,1: Ingresar a interfaz .--- 2: Click en la Opción Segurid:~~ 3: Click en generar backup /

/:r~-----=-1-{ __ ) -------~-+-( __ )-- -~- -----~_(_) :Administrador : lnterfazAdministrador : Form Backup externo //:Generar Backup ----------- ----- ----·- ·····-----~-¡----- --- /// ·--- ---·········

5: Backup guard6dh /-1 1 /¡,/

1 /.

1 / 4: Se Guarda Backup /<--"

H) '-.... __ /

: Form Mensaje

Figura No 30: Diagrama de colaboración - crear backup BD. Fuente: Elaboración propia.



3.3.2; Diagrama de secuencia.

Permite graficar los mensajes donde interactúan los objetos para un determinado flujo de una tarea. Generalmente son utilizados para explicar la secuencia de pasos que están comprendidas en un caso de uso.

Validar Usuario.

,..~·-\

\~rL

/", (------\

~~~m~_¿ :Operador :Acceso al sistema : Menu Principal :validar usuario :usuario

Lvia usuario yclaj

n ~ 1

r 1' ~ewelve resultado~

r---~J 1 1

- l/ 1

;b•o w;;,o, <ogmj ' r - 'T

1

1

1

Figura N° 31: Diagnhma de secuencia-Validar usuario. Fuente: Elaboración propia.



Registmr Documentos Recepcionados.

r~'i \ ! _,__¿_

//.·-·-\ ' 1 ~_j

:Mesa de parte!nterfaz de Mesa de PamdJuevo DocumentBusca Remitente :Nuevo Remitente :Registrar :Remitente :Tramite . Documento

1 1

1 1

r1 : 1 Seleccio¡o Nuevo , 1 'J,------7'r.·r 1 hgret Datos del docjento

~ ii 1

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·---~ibar _____ ->Ó 1

1 1 1

..... J ....... Grabar ...... J _____ ..... ····+J¡

1 1 ]'

1 1 1

Figura N" 32: Diagrama de secuencia-Registrar Documentos Recepcionados. Fuente: Elaboración propia.



Enviar Documentos.

t 1 '

/ \

:Mesa de partes Interfaz Mesa dFiQJmtérocumentos ingresados: enviar

11gresar al formular~o

n >~¡ IIJ 1

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1

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S~lecciona docum entbs l----, r 1

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1

/··-·",

tí ' • 1

\ / "".__.¿_ :área

~~ i!J

1

1

Figura No 33: Diagrama de secuencia-Enviar Documentos. Fuente: Elaboración propia.



Documentos Enviados.

1 /,/-----"":'\

\---\, ') '-... ___ /

: Mesa de Partes Interfaz Mesa defRllrtelllocumentos envii'Mms del Expediente : Listar

'f'" '' fi>'m"~!~J T

conLita

--r-

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~· 1

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1-ta

~------------ ---------r¡ ~· ~

1 1 l Veeldetalles del docum~nto

iT______ ----~1 1

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1

:Documento

1

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1

1

Leer ->¡t í 1

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1

1

1

Figura N° 34: Diagrama de secuencia-Documentos Enviados. Fuente: Elaboración propia.



Seguimiento de Documentos.

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r' ' \ u ~

/~ ( \\

~~ :Tramite

/-....... / \

~-¿ ~

1

1

1

1

1

Figura No 35: Diagrama de secuencia-Seguimiento de Documentos. Fuente: Elaboración propia.

Título: Sistema de Gestión Documentaria para la MPM Autor: Bach. Luis William Ruíz Fachín

/ .. -- ... \

~-. ....:'./ :Documento

Pág.#46


Alerta de Documentos.

() /' /,----...., 1 ' \ ~\

/'"' ~. )

1 _)

"'----~/ '--·

~~--,\

\_) '-..,,

:Mesa de Partes Interfaz de Mesa Parte&Seguimiento TramiteForm .Alertas

~ Ingresar al¡ Formulario

>~ 1

1

Ver detalles 1 ,<

¡ i 1 i u 1 ¡ '(

1

r" //-'"· 1 \ ! ;

~-j 1 \ '

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:Listar :Trámite

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1 Leer 1

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~ 1

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1 1

1 1

1 1

Figura N° 36: Diagrama de secuencia~Alerta de Documentos. Fuente: Elaboración propia.



Documentos Recibidos.

_Q H'1 1-\ H'~'¡ 1 ~ i / . " '-.._/ \_j \._j

....~,, /--...'\ ./---\ ( ! i \ 1 ' \ ) ~.--:::!. ':c,_j '-.._/

:Secretaria : Interfaz grinc@nn Bandeja de EMacDatos del EN:!:~iente :Listar :fo.Ao..nmiento :Trámite

1 r~·~"~", 1 1 1 1

1 1 1 1 1

1 1

\ Con~ulla

~ 1 1 1

1 1 1 1 1 1

1 1 1 1 ~ 1 Leer 1 ·········-·-·-· ·······-- ······-·-·········----···· ---······

1' 1 1 1 1 1

1 1 1 1 ~---*---~-~ 1 1 1 1 1 1

1 1 1 1 t-'"1 1

1 1 1 1 1

1 1

u1ta

1¡ 1 1 J0· -- ·······--l-- ·····--····-

_j

1 1 1 1 1 1

1 1

~erifica documental 1 1 1

1 1

-~~~ 1 1 1

1 1 1 1 1 . 1

1

~ocumentos

1

1

1

1

········-- >r~ 1

1

1

1

1

1

1

1

1

1

Figura No 37: Diagrama de secuencia-Documentos Recibidos. Fuente: Elaboración propia.



Documentos Emitidos.

¡··-...

~~ (-'¡ ' /~\, ' '

:X- ~' ( ¡-'\ __ _) / ,, \ ___ ~/ '--. __ / : Secretari<tnterfaz Princigal de S~mmrírentos enviaVesdatos del emediente

1 r"~'-~"1¡ 1

1 1

1 1

1 Coniultar

,¡ 1 1 l 1

1 1 1 1

1 1 1 1

1 1 1 1

1 1 1 1

1 1 1 1

1 1 1 1

1 1 Jr--··---- --~~1~~- ····-···--

1 1 1 1

1 1

Ve datos del EJ<jledie~te

1 1

-~~~

1 1 1 1

("\, /, . .-........... (~\ ( \ 1 1 \,_../ ____ ) \ 1 -~----....::. ..

:Listar :Movimiento :Trámite

1 1 1

1 1 1

1 >u 1 1

1 1 1

~~: Leer

-1---·····---·-·-····· ·······----

1

~ ___ __L:~~----~

1 l l Leer 1

1 [r-------¡ 1

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1 1 1

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1 1 1

Figura N• 38: Diagrama de secuencia-Documentos Emitidos. Fuente: Elaboración propia.


(-"\ \ ! -~">- . .-.!.'..

:Documento

1

1

1

1

········0>¡11 L.i

1

1

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1

1

1

Pág.#49


Validar acceso al sistema pam AdministradoJr.

,-, _\:-d_

/~, /'~"--, , \

\ ) -'~-/

/·<':-\ ( i \ / , _ _/

: A:lministrador : tvlenú Administrado,:lcceso al sistema :Usuario :Validar usuario

~ ~ _ ~lkkoo boiDt_'O"'claO'SO ~::

1 1 1

1 1

1 1

1 1

j j loevuelve resultado!

1 1 n ~ 1 1 1¡ 1

1 1 Usuario lo valido 1

1 t~------¡ 1 1 1 1 r 1 1 1 1

~~ - -+"""'va"do·~'"r·- -l 1 1

Figura N• 39: Diagrama die secuencia-Validar acceso al sistema para Administrador. Fuente: Elaboración propia.



Listar UsUiarios.

klminis!rador: lnlerfazAdministradotFotm Usuarios· Forro Ustarusuadr&rm Editar Usuarioliorm Asignar A-ea ..J.i§.lru

0~~'.~-~mo~~~ 1

/ L,;,opd6oUJ 1

~ ->~ 1 1

: ~ -~~"·t- "! 1 1 1 1

1 1 1 c;,m 1

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(\ /""''

~~~--~/ \ ) '-e-/

·Usuarios ·Jictuallzar

Figura N" 40: Diagll"ama de sec1.1encia-Listar Usuarios. Fuente: Elaboración propia.


/-s, ( 1 \, ____ ,;

~

Pág.#Sl


Registrar Nuevo Usuario.

!".

~ y

)\ ~o : Mministrador: lnterfazadministracR!Jrm Nuevo Usuario

1 l~gresar al form u~

1 ~ . y 1 1

o :Registrar

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~ Ingresar datos>~ 1 1

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Grabar 1

1 1 1 ~---r 1 1 1

1 1 1 1 1

1 1 1 1 1

Figura N" 41: Diagrama de secuencia-Registrar Nuevo Usuario. Fuente: Elaboración propia.



Listar Remitentes.

)~~ (""''\ ('""'\ /_,-... ,,, ' 1 \ i ~----¿!. \-...._./ '... __ /

:.Administrador: lnterfazA:tministradorForm RemitenteForm Lista RemitentSm editar Remitente :Listar :ktualizar :Remitente

1

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1rlgresar al formularlo

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J]Eieg iropcio~~~~lJ; 1

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1

Figura N° 42: Diagrama de secuencia-Listar Remitentes. Fuente: Elaboración propia.



Registrar Nuevo Remitente.

,... ..........

\_)

,/\ :.Administrador: lnterfaz.Administrall'orm Nuevo remitente :Registrar

11gresa al Formularjo

[J___ ------- ~11

1 Ingresa datos 1

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1 1

: ~ 1

Grabar

:Remitente

1

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1

1

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1

Figura N" 43: Diagrama de secuencia-Registrar Nuevo Remitente. Fuente: Elaboración propia.



Registrar Asunto.

r·, '¡~ ~)

,----.\ ;( f--1\.__ ___ ) H, 1 ._./

f-<S._\ /""'\ (-\ /--<S..\

\ ) u 1, ! \.._~) ...... _.....,...,/ _;__,___,¿!__

:.Administrador: lnterfazAdministrad6iorm Documentos : Form Jlsunto :Listar :Modificar :Documento ~

1

ngresar formula:i9

1 1 1 1 1

1 u

1 1 1 1 1 1 1

1 1

Se±ccionar opcion As~nto

1 1 1 1 1 i '\:

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1 1 1

1 Consulta ~ 1 1 1 r--1

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L Grabar l [1 -----111

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1 1 1 ¡\----··---~~¡~~~~~:__ -o¡~ 1 1

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1 1 1 1 1 ~ Pctuatiza _1

1 .. u

1 1 1 1 1 1 1

1 1 1 1 1 1 1 1

Figura N° 44: Diagrama de secuencia-Registrar Asunto. Fuente: Elaboración propia.



Registrar Tipo Documento.

~~ ~\ J-~\ ~--e-·,\ / ' \.._) ; \.__) ~)

:.Administrador: lnterfazA::lministraBorm Tipo Document6onn Documentos

r\····lngr~~~~:n~~~ -~-

1 1 1

Elegir~~~~~~podedotiento

1 r

,~ 1 \ ' 1 \___)

:Listar

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:Registrar

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ktuali:m 1

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1

Figura N° 45: Diagrama de secuencia-Registrar Tipo Documento. Fuente: Elaboración propia.



Registrar Estado del Documento.

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\__:._/ ('\ \ 1 ~~--¿

: .Administradorlnterfazde MministralfumnDocumerfl'osn Estado de Documento ; Listar :Registrar : fv'lodiñcar :Documento

' 1

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1

Figura No 46: Diagrama de secuencia-Registrar Estado del Documento. Fuente: Elaboración propia.



Listar y Editar Áreas.

('!

:< .... (-·- ... ) \_ __ j

1 /,.--")

' \ ___ / //-..... ,\ i ' \,_j

:Administrador· lnterfazAdministradarf'orm Listahea : Form Editar kea :Listar :hea

J!ngresar allntertazJ

) 1

1

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-, 1

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1 Consulta

-Ti 1

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1

:J:-----i-er ___ ,,,l~l

1 y 1 1

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l ub 1

! ¡<:::-----~-----';!

T 1

Jleecionar Editar J. 1 1 1

u y 1 1 1

1 1 1 1 1

[j]_ ............... ~dificl~~~o~ __ l!J 1

1 1 1 1

1

1

1 1 ¡\---""'~"~-~11 1 1 1

1

1

1 1 1 1 1

Figura N" 47: Diagrama de secuencia-Listar y Editar Áreas. Fuente: Elaboración propia.



Registrar Nueva Área.

: Mministrador: lnterfazftdministradoform Nueva Área

lrgresar al formularip

i]··············-·····-······--11

1

Selec~ionar opcion nue~ área

11''' ·······---.11!

( 1

:Registrar

1 1

1 1

1 1

1 1

1 1

1 1

1 Ingresar datos 1 1

--1:J 1

1 1

~-

1 1 Grabar

(: ..•. •••. ............... - --···)>.J, y Li

1

Figura No 48: Diagrama de secuencia-Registrar Nueva Área. Fuente: Elaboración propia.

Título: Sistema de Gestión Documentaria para la MPM Autor: Bach. Luis William Ruíz Fachín Pág;#59


Crear Backup.

:.Administrador: lnterfazl>dministradG:rrm Backup externo: Generar Backup : Form Mensaje

1

1

1

1

1

1

1

1

1

1

1

1

1'

cl'ck en generar bac~ ip

1 '1·· L.

1

1

1

1

[se Guarda Backup[ r ,----- ---- --- -lji

1

1

Backup guardado r····· 1

. !11 LJ

1

Figura N"49: Diagrama de secuencia-Crear Backup. Fuente: Elaboración propia.



3.3.3. Diagrama de clases.

,..----------·----¡ ClsDocAdjunto Clsftsunto / ClsMovimíento ~-------

CisArea

~id_area ~nom_area

~guardar() ~buscar O ~ctualizarO ~---~-

1 ClsUsuario ~--------

l~id_usu ¡~om_usu ' !~pe_usu 1 J~ex_usu . ~~ir_usu j !~tel_usu ~login_usu ~lave_usu ~stado_usu

r~c;·;üdiram___ ~~d~~-sun l~d_movtram :~nomdoc_adj ~nom_asun ¡~od_idtram !~nomest_adj ~escrip_asun l~od_areaorigen ict>techa_adj f---· i~od_areadestino , ~registrar_asun() i~fechareg 1 ~registrar docadj() 1 ~modificar_asun() t ·

i ~~ca~_doca~- l 7---------\,\ --asTr~---~ ~~~w~~~ile---

,--.. ----·-·--- !'!...1d_tram J!!!...·Jd d

1

1 ClsRemite~~~~J "'</ 1 "'</ tram ~d_remite ¡ \ ~od_id_remite ~Od_idtram i~om_remite ¡ ~od_id_tdoc ~od_areaorigen !!'!...~ 1 -vndoc_tram ¡~od_areadestino ¡"'V""Pe_remite ~od_idasunto l~fecha_derivada

l ~ex_remite ¡ ~folio_tram ~~fecha_em.io "V'azon_remite ,i .§..fecha_tram &. d

IGb-ruc_remite ';f,. "Vmensaje_ oc ~ir_remite 1_; _____ "V"'escrip_tram __ .. - ~od_estado_doc

! ~bserva tram ~proceso_dtram 1 ~tel_remite ! ~stado - ~estado 1 -vtipo_remite j ~fechareg ~-fe

i 1, &.~stado ~-------· 1 "'1:/'~c.ha_re_g ___ -i ~guardar() l' "V" t.___

~buscar_usu() :-- i ~registrar_tramO 1, ~registrar_detO ~habilitar_usu() 1

1:., 1 ~egistrar_remO ~modificar tramO ~actualizar det() ~actualizar_usu() J %uscar_remO L ~eguir_tram() ~eliminar_usu() 1 ~odificar estO ~buscar_tramO /

L----·-------' ~derivar tramO cisEstadoDo~ument;l ~-c¡;n¡;-~;nto~ ~id estdocl 1

~d_tdoc 1 ~nom_estdoc , ~nom tdoc J ~escrip_estdoc 1

$~ :::~:m~~'o _j

Figura N° 50: Diagrama de Clases. Fuente: Elaboración propia.



3.4. Diseño.

3.4.1. Diseño de Interfaz.

Ingrese sus datos de acceso

Nombre de us.uario llruíz ~=======:

Contraseña F•• '";:::===::::::;------'

ConK:a..'96

Municipalidad Provincial de Maynas -· Oficina General de Informática @ 2012

Figura NO 51: Prototipo de acceso al sistema para los usuarios.


Cf .. :: ól~.mo d; ~n ~~nt:O:; ~ ~~;~~;.· .. ¡·. ~ • g • !ri' ~ • Página • Seguridód • Herromíentos • lf

@ Sistema de Gestión Documentaria LU.TS WUUAH RUIZ FACHIN ADtfiiNISTRADOR. 015. S'GD

Figura N° 52: Prototipo menú principal para usuario administrador.


:tos ~·:.,,;;.~~~~Doc~;,;~~.'.J j_ .• ~ 4{

Sistema de Gestión Documentaría

MAvQÑAs El ef.e~ eé ~ Hd4ébe

Gestión Docutnentaria

LUIS VIILUAf1 RUIZ FACHIH I,JJMl"l.SlltADOR Da. S"GD

Figura NO 53: Prototipo de la opción Panel del Menú principal.




Sistema de Gestión Documentaría LUIS W!LLIAN RUIZ FACHIN :AO~..INlSTR&:OQ-A Dfl SGb

!-----------------;:::;::::;:=.==; Ustl!!do de Usuarios ------------~IL_g!l_~t~ode~U~suo~r~i~~ ----------------

. U..U¡¡:riQ ",-,.........,.-.-.---:--.-.--.-

Figura N° 54: Prototipo opción Lista de Usuarios.


Usuario. - --:----. -,-.-,----::---

lr.iz ~.1

q'l ' .... -.

Figura N° 55: Prototipo de acciones de Lista de Usuarios.


~ .,~ l:&r

!X) --~ [jj t& ~;' ffiÍi ~ .,_J llii ~ __ , ~; ~:.~ ~ ~ ~,~ ~-

Nombre:::::=================~ Apellidos : ;:::==:=:=:;=:;=:;=:;=:;:;:;:;¡---------'

Ser.o : 1.:-.:-S.~!'~~~~~-~~=-:-:::::::.EJ Telf/Cel: '--------------------'

Nombre de Usuario : c== _______ j Contras-eña : L_~

R: Habilitado

Figura N° 56: Prototipo opción Nuevo Usuario.




~-------------------------------------------------------------------------------------------¡ PAII<L ÚSUARIOS REMITEJmÍ OOCUIIOOqs ARE.AS srotii<!DAI• SALIR , ¡ , • ~ '<

DA10S DEL USUARJO ti2!l!!2.r_~ Ctirl:ianA.o Sa.;ro~a -r~~~:'""

-LISTA DE AREAS

EXTERIOR ,.. ADMINISTRADOR DEL SGO ¡ MESA DE PARTES (

AOMJNISTRACION OOCUtiENTARIA ··¡ GERENCIA INFORMA TlCA t:

GERENOA RENTAS , GE<ENOA TRAitSlTO • GERENOA CA1ASTRO GERENCl.A MUNICIPAl -Figura N° 57: Prototipo Asignar áreas a usuarios.


' PANEl f USUAA!dS R~MIIEUTE~ ' qocUMEtiTOS ' AREAS SEGURIDAD SAUR ' , • , • • ' A ¡,¡ ;.:;,~

-Us:tado de Remitentes _ji!;L~~t~~-~~~-~Re~-~~~;!;.e:'~.t.e~_s~j ------------

~X'i&1J!YdijQJW!JJir8111!MI;Ij;l!;~;~lfi11Wid!K1flm'··lft!!"1J:. ---~~·Q :X, ....

l. Sr. r.om ~·~R.

~- l'JS MIT M~.BAA.A

~Sr. D.l~'f\Y P~CO 5!U1f5::rt

lSr-. A:Rt~\.C :!:10 R.!~·

Sr. ""-10 Jf".r. .. ~"t..: Mst

Figura N° 58: Prototipo Listado de remitentes.


Nuevo Remitente-

~,

':X/ * _,--, "J{;,f ~ ,--~

':R../ 1

Registrar Remitente !Nuevo Remitente 1----·-----· e;) PeiSona Natural e Persan.a Juf'"id¡ca

ltomb<e : r-·--·-----·-·-----·----··· ... ·--·---- ..... , ____ .,_. ____________ ,_, __________ "!

Ap.,llidos: ;:=:==================~ Dni:

SExo : ~~ ::-=_=s=E::.!:._=E=CC=_=~=N=A=~==-=-=_= __ =_:;:::El;.~------------'

···=· Figura ND 59: Prototipo Registrar remitente.



(':· Persona lnterno

Pág.#64


' PAllEL USUARIOS REilllllaiTES OOCUMEIITOS AREAS ' SEGURIOAO · SAUR

Asunto 'ripo de- Ooeumrnfo

Asuntos ------------------------------------------------------------------------------------------i (~~"~C?5 ~-" '"----

COOTRATO ~ ~!Ft.scm.-L ~ • .-":~=1~ ,..,:-d',~~Ji:$d e~~~ A'KI'f/Ji.DG!:.'"T!CO

----~ ~~~~!'~-] .tf

·Regi1itrar A.sunto ··----~·--·--·-··· .. ---·--·-··------·-·-

a-:?y~ d'e ~steril!!s ~ h~~~r-tn REVIS!<»ó C.t.TASTIU.!.. <::~r-5t~'t=~ ~! ;~1

TE:Ck.Cit.OG:éO

.tf

.JI' ldentlficador : t!=::J

Awnto • Lr:.= .. ~~'--.. ::=---.. -·-==-... --.--.. -=======-==:J---, I!;:D"e*ii!t!S ~":";t! .ti

/ Descripcion ! [__ ... -------------····-----=<]

T;:I;A"NSPO~Tf

t:ó:r trd:t=:it': f'e~t~r!e ~ tl'3~~!'".1: ~bko TKi:&uTOS ~~f!)IAL.fS k>&,) tt!:~Jte f'e~erer!".e .s ¡¡:>~1UI~!.. S~CE=~RAOO j,r,f'C'rm!!::i:S~ e::-r!de1'CJC!t.

Figura N° 60: Prototipo opción Asuntos.


' ' ' I'AIIEL USUARIOS Ra11TEHTES OOCUMEliTOS AREAS SEGURIDAD SAUR

Estado del OoeurrHMlto

Tlpo&dQOocumentoa-------------------------------------------------------------------------------;

~~~!._~.!~·~~~~-:..: ; __ -~-~~r:-~:J ;1'

Registrar Tipo Oocum•nto---------------------

"':S.C.UG¡t.I;)

'"'0FICI!> _¡;•

*OKTA Ji' JI'

rdentlfic:sdor l ~ Tipo Ooc, ; ,=;......e"-------------,

li§M·&MJ , 'ue,·o Tioo Doeum!!lt<>

Figura N° 61 : Prototipo opción Tipos de documentos.


' ' PANEl. , USUARIOS REIIIITE!'lTES OOCIJMSiTOS AREAS SEGURIDAD SAUR

Asunto npo di! Ooélimt!nto Esbdo del Documento -------·--------------------------------Est•do de Documentos ----------------------------------------------------------------------1 ~.~T~~~-~.:'?~~~~~~~s

V:Cl'l..t'V.!DO ~om~r-t::- Y:l.-"':!1~~ t:f!. ble::~

'P~Ióif.ttT!- .. .e-:C\::r.~~:-s ~~ uter: ~~ ...-~~!

tetmho-l! el 6::1..-r~:"!-r.t: ~~~!'='

, ~OC • .1.:0. OI:XUMEm'.-t">.IA .ao...""~.-m:n"'..c t">.1 ~ t~b~ ~ ~'!-m~~' 6:,.Q.fr.U~1'".1Jfi3

--~~e~-~-~ _¡1

./ ;? ;

R.eglstr•r Asunto---------------------------'---

dentl(it:adttr : t!=::J Estado Ooc. , ;===---------------, oe:u::rlpdon ' t.C_-.. _--_---------------------------------'

MM·MMl bu.YoE•tado

Figura N° 62: Prototipo opción Estado de documentos.




. ' PANEL U SIJJ\RK\S RE.l\11TENTES OOCUMEtllOS AREAS SEGUR!OAO SALIR

Lista Are.a Nue-va Area

Listado de Arei!!IS ---------------------------------------! [!la'rilb§~e A•~'¡.,.., hependenc:!~ -+ e>:reR..tro

-:~.~:.,~~:~~·~·-·~:t;:,~~tt,:;~:;,~'~ .ti ...,

+ MESAD2~RTES ..ti ;f ; .JI .ti ¡.S'

Figura N° 63: Prototipo opción Listado de áreas.


PANEL USUARIOS REMITENTES OOCUII!Etf!OS AAEAS SEGURIDAD SALIR

t~ueva Araa __ , __ .. _______ .. ___ , .. __________________ .. _____ ....... - .... ---... -... - .... ·---------.. --.. ·-----Registrar Ar~a o Oépendenc.ia

Identificador ' E::] Area o Dependencia : ,----------------,

Abreviatura; C~

, ... , Figura N° 64: Prototipo opción Registrar Area o Dependencia.


-----------,-------------------.---------------PANEL USUARIOS REII!ITEtlTES OOCIJII!ElfroS AREAS SEGURIOAO SAliR

Cambiar Cl.ave P.a.r.am~tro de .2c-ceso .a BOO Parametros Institución Copia de- Seguridad ___________ .... ________ , ________ , _____ ,, ____________________ _ !V Cambiar su Clave de Acceso --·----.. ----···---····-··--------·---·-··--·--·--···-·---------·-·"""----···--·---···------....

Nombr<; y Apellidos : jCüiSviii'Li'AM"iiüiZF'A:CiüÑ_ ........ __ ....... ---~

Nombre de Usuario : Jtrulz :======~

Contraseña Actual:;:==:=:=:=:=:=:~

Contraseña Nueva 1 '-----------J Confirmar conlras"!ña; r ... ·---·-··---·-·--· ]

M*'·'!4Wl Figura N° 65: Prototipo opción Cambiar clave de acceso.




1 J 1 1 ¡

PAiiEL USUARIOS RE.MITE!iTE.S OOCIJMEtlTOS AREAS SEGUR!OAl) SAUR , -

Cambiar Clave- Par.ame-tro de :ece.eso Zl 800 P2rametros lnstituc.jón Copla do [email protected] -·---··-·--------··-----·-·-----····-·······----····-·---·-------·-···--·-·----···----·-------1

Par5metr0'5 dca Acceso a la Base de Datos"----··--··----~"'""_ ........ ---···---···----------·-----"

s~rvidor : llocalhost 1

Usuario : II"Oot ""-:]

Contraseña : !123m·····---] Sase de Oat<>s :J t::st:o::d:..:2c:::0~12=-----'

Q.i.u.;¡.iMI Figura N° 66: Prototipo Parámetros de acceso a la base de datos.


. . . PAliEL USUARIOS REM!TEHTE.S OOCUMEI<TOS AREAS SEGURIDAD 5AUR

Cambizr Ctave Pan . .rnetro de acceso a 800 Para~tros 11\Stitución Copia de Seguridad --··--····--···-·-····---------·····--···········--···---··············--···-----·-·-·····-····--···-------·----·

Parillmetros: General"•------------------------------------1

lnstitudón ~ tMunkipalidad Provindat de IMayna-s

Alcalde : luc. Charl•.s Mayer Zev•llos EyraguirPe

Dirección 1 [ib-ón"R~fino E~h;;~,qu;··aso ........ Ruc: ~0----]

Departamento : ~~~---M-----.. -·-··· .. - .... -kJ Provincia : lilavnn 1

Distrito : jiquitos .. ""]

Teléfono : j{065)232566

F~x : 1223215

PAgina ~t~b : h-nnY,munirnaynas.gob.pe

E·mail 1 (;;;;;;-k:¡p;¡~dmaV;~-;@~;;-;¡;;;;y;~·~·.gob:Pe---·--·-·--J

IM#M·*''·*I Figura N° 67: Prototipo Parámetros generales.


' . PAIIEL USUARIOS REM!TEHTES DOCUMENTOS AREAS SEGURIDAD SAUR

Realiz.ar Copia de Seguridad a eoo--------------------------------1

Se realizara una copia de seguridad de la Base de Datos STO.

ti !Generar BacJ:pl

Figura N° 68: Prototipo opción Realizar copia de seguridad a BDD.




Sistema de Gestión Documentada CUIUDIO ffi!HIWOEZ FI.OIIES

f'~U. IIUt\'ODOQIIItiiiO DOQ/MtJfiOáU<WIOQJ IC-ItlflO ~C:U.IIfl MUOI . Figura N° 69: Prototipo Menú principal de Administración documentaría.


------------------------------------------------------------------------------------------PI\UEL HUEVO DOCUMEilTO DOCUMEnTOS EN\111\00S SEGUIMIE!ITO Cl<loiBI!\R CL!\VE SALill

Nuevo Documento

Datos del Documento

Origen : EXTERIOR Tipo d! 0oc. : ·-s-oua.:rúo-· ......... _____________ .. ---~- 13-=EX~-2ilt2:---··-=:J

Documento : ~?f.~~~-t'~~~~~-~-~t~=~~'-·:::::-=:._ ____ ··::: .. ____ ~.. J Asunto : APOYO lOGISTlCO

N° Folio : L::=J Fecha : ~-03 ¡[]

'"""'"'" r~"''"'•oo-oxloo Destino : ALCALDIA

Datos del Remitente Buscar lluevo

Nombre : l!i&!~Y P!:.~SALAVERRV._- 12345?.!!_9

Direccion :!PROSPERO 123

J Observocionesi._"_"" _______________________ .....J

**'#41&MIIMI#JII

Figura N° 70: Prototipo opción Nuevo Documento.


-------------------------------------------------------------PA!Itl HUNO OOCI!UEliTO OOCI!I.IEHTOHIIV\AOOS SfCUlt.IIOITO CAI.IllW\ CLAVE SAUR

J: Seou1miento de Documentos

Ex~e-di!:~~~--

20i2040001

20f2M0002

.2012020001

Rezan Soci~l :

F~h~ -~~?·

2012·04·0:2 rrrrrrrrnrmtf'tTTtnmm"r

2012·~·02 u•~~tenntUMUMM

2012·02·29 ilpcyo con htrruru.ntu de construcc.!cfl '1 mu•n•lts

T1po CoctJm<!nto : SOLIOTUO

~!!!_/_~u~-

34343434

1234~789

Remitente

MA.RIA MAGOAlEt"<A IUOS

AORIAM:: 1\JO RIO

04NI'oiV PEP_CO SA.LAVERRV

········-··-·'""'""~-·-·-·"'""•---·····

Figura N° 71: Prototipo opción Seguimiento de documentos.




~ .. :: Sistem• de Gestión Docunentorta de la Mulldpolid •• j .. 'j

CLOT1LDE NORCOT ROJAS ADMlNlSTRAClON OOOJMf.NTARIA

Figura N° 72: Prototipo Menú principal de Administración documentaria.


------------------------------------------------------------------------------------PAJifl. OOCUMOOOS RECUMOOS OOCUt.IE!lTOSEIIVWlOS SfG\JIIEIITO AURTAS llfPORltS CAII!IIAR Ct.A\If SAUR

Cl Sande¡a de Entrada

Mesa de Parte Expediente Fech<> Tipo Do~

---:----------------------------------' Figura N° 73: Prototipo opción Documentos recibidos.


PANEl DOCUME!ffi>S RECIB!OOS OOCUMENTOS EIIVIAOOS SEGUfMJEUTO ALERTAS Al!l"'RT!:$ CAMil!All ClAVE SALIR

-----------------------------------------·-----------1 /1 Reportes de Documl!nto!>

Ti !>O E~tedo : J PENDIENTE

TltJo OocumQnto: )~Q~!~~.!.U~.--H ... iJ Ar••• :JGERENOA RENTAS

Figura N° 74: Prototipo opción Reportes de documentos.


re .. :: Sistema de ~16n Documentarla de la~ ... ¡ 1

Sistema de Gestión Documentaria ACRIANCE RIOS RIOS GtRVIICL\ CATASTRO

PAIIEl DOCUME!flOSREC181DOS DOCUMEN10S EHVIAOOS SEGUfMIEIITO REPORTES AlERTAS CAMil!ARClAVE SALIR

Figura N° 75: Prototipo Menú principal de áreas diversas.



umversídad Nacional de la Amazonía Peruana. Facultad de Ingeniería de Sistemas e Informática.

3.4.2.Modelo de Datos.

3 .4.2.1. Modelo lógico de la Base de Datos.

doc_adjunto "' asunto* area* cod_idtram ¡¡

~-Íd_aru 1 Jlid_asun ..

nomdoc_•dj j_nom_asun nom_area

1 nomext_adj J descrip_asun

.J --~··~ ..

··~·--·'"-·~· ~··- fecha_adj . ¡ ¡

~

1

:

usuario_area "' tramite* j cod_id_usuairo

;;;;;;;;();; jid_tram .J cod_id_area . - tipo_documento * j-~~djd_remite

¡j id_tdoc : J cod_id_tdoc

!J nom_tdoc J ndoc_tram

J cod_idasunto

usuario* ll 3 foli~:tra~ ··-[j id_usu

fecha_tram 1 remitentes "'. J descrip_tram J nom_usu 1

¡J!l id_ remite observa_tram !J ape_usu ¡ ~

J'sexo_usu -, !j nom_remite estado

~ : 'J dirusu 1 !J ape_remite fechareg

iJ t~l~~l_usu 1 iJ sexo_remite

'j login_usu 1 IJ razon_remite

H cla~e usu :jruc_remite estado documento *

.. ;j dir_remite J id_estdoc j hablitado _usu 1 ~ -· -. J estado

¡J email_remite - nom_estdoc

jfechareg ¡j tef_remite - descrip _ estdoc lj tipo_remite

.

~3 ::~::g ..

movimiento "' .......... ;j id_movtram

U cod_idtram

[Jcodare~-:~gen . -· ·~ "~· ij codarea_destino

:J fechatrt_mov p ············· i~ fechareg

¡

·¡

i ·; detalle_ tramite "' i.o=:x iJ!J id_dtram

¡J codjdtram

¡J cod_ areaorigen

IJ cod_aread~stino :J fecha_derivada

IJ fecha_;~vi~ ·~

·-··~~·· ... u·rn~nsaje_doc .• IJ cod_estado_doc

!J proceso_dtram

IJestado . 'j -· --- ·-· ! fechareg

f0-<x ! ..

Figura N° 76: Modelo Lógico de la Base de Datos. Fuente: Elaboración propia.


umvers1dad Nacional de la Amazonía Peruana. Facultad de Ingeniería de Sistemas e Infonnática.

3.4.2.2. Modelo físico de la Base de Datos.

Figura N° 77: Modelo Físico de la Base de Datos. Fuente: Elaboración propia.



3.5. Implementación.

3.5 .1. Diagrama de componentes. Representa el empaquetamiento físico de elementos lógicos tales como: clases,

interfaces y colaboraciones, es decir representa una unidad de código (fuente, binario o

ejecutable). Un componente es una parte física y reemplazable de un sistema .

.iplioadon- Sistema\Okb

----///1\\ / 1 1 \ \

/ / 1 1 \ r-----"'----, 1 1 1 \

/ 1 1 \

1 1 \

1 1

1

l

9as e de Datos

SistemaLN (1 ogioa de negocio)

Ejecutar oons ulta s de 900

Figura N° 78: Diagrama de Componentes. Fuente: Elaboración propia.



3.5.2.Diagrama de despliegue.

Es la etapa del desarrollo que describe la configuración del sistema para su ejecución

en un ambiente del mundo real.

Para el despliegue se deben tomar decisiones sobre los parámetros de la configuración,

funcionamiento, asignación de recursos, distribución y concurrencia.

Un diagrama de despliegue muestra la configuración de nodos que participan en la

ejecución.

Figura N° 79: Diagrama de Despliegue. Fuente: Elaboración propia.


Universidad Nacional de la Amazonia Peruana. Facultad de Ingeniería de Sistemas e Informática.

Capítulo IV: Resultados y su discusión.

Resultados.

Al culminar el presentetrabajo se tuvo como resultado el Sistema de Gestión Documentaria para la Municipalidad Provincial de Maynas,desarrollado en plataforma web,en la cual se redujo los tiempos excesivos en los procesos de negocio como elregistro de documentos, control sobre el estado y seguimiento documentario.

Para hacer la comparación entre el sistema manual y el Sistema informático, se hizo el cálculo de la cantidad de procesos que ocurren con mayor frecuencia, desde diciembre hasta febrero, como el registro nuevo de un documento, búsqueda, obteniéndose un promedio de 353 y 313 procesos respectivamente, la cual servirá como muestra para realizar las comparaciones.

Procesos Dic. Ene. Feb. Total • Ingreso de datos de 450 320 290 1060 un nuevo documento. • Búsqueda de un

360 305 275 940 documento ¿: 810 625 565 2000

Tabla N° 22: Cantidad de procesos realizados mensualmente, Diciembre-Febrero. Fuente: Elaboración Propia.

1) Errores obtenidos en relación al ingreso de datos - Sistema manual Vs.

SGD.

Se han tomado como muestra, 1 O hojas de cálculos con datos de los documentos, cada hoja de cálculo contiene 54 registros (datos) de los documentos (en total 540 registros). Se ha verificado en forma exhaustiva e in situ cada dato con lo que realmente tiene el documento. Se ha encontrado que se han errado en el ingreso de 27 registros en cuanto a datos que no coinciden y 19 registr.os en cuanto a errores de tipeo (por ejemplo "memo" en vez de "memorándum"), haciendo un total de.46 errores, que representa el 100%.

Con el SGD, al tener que ingresar desde un formulario en blanco (no copia de una hoja de Excel ya lleno) y al tener que seleccionar y no tipear muchos de los datos, se han encontrado 3 errores de ingreso y 2 errores de mala selección, haciendo un total de 5 errores (1 0.9%).

SISTEMA MANUAL SGD Nro. Indicado

Datos que Errores Tot o¡o Errores Errores

Tot %

Íte no de tipeo al Total

de de al

Tot m res

coinciden Ingr·eso selección al Errores

1 en el

27 19 46 lOO 3 2 5 10.

ingreso 9 de datos

Tabla N° 23: Cuadro de comparación del sistema manual con el nuevo sistema -Cantidad Fuente: Elaboración Propia



Nro. Ítem

1

Nro. Ítem

1

Nro. Ítem

1

2) Tiempos en la búsqueda de información de un documento - Sistema manual Vs. SGD

Se ha tomado como muestra, 1 O hojas de cálculo de libros de Excel, correspondiente al Sistema Manual, donde se procedió a registrar los tiempos que conlleva realizar dicho indicador, obteniéndose Jo siguiente:

INDICADOR ES

Tiempo de búsqueda de un documento determinado.

Hl H2 H3 H4 HS H6 H7 H8

5 6 5 7 6 7 8 5 M in M in M in M in M in M in M in M in

.. Tabla N° 24: Tiempos obtemdos utilizando el sistema manual Fuente: Elaboración Propia

H9 HlO -X

6 7 6.2 M in M in M in

Con el SGD, al tener gestionado los datos y minimizar el tipeo manual, se procedió a registrar los tiempos que conlleva realizar dicho indicador, obteniéndose Jos siguientes:

INDICADOR ES

Tiempo de búsqueda de un documento determinado.

Hl H2 H3 H4 HS H6 H7

3Seg 4Seg 2Seg 3Seg 3Seg 2Seg 3Seg

. . Tabla N° 25: Tiempos obtemdos utilizando "SGD" Fuente: Elaboración Propia

H8 H9 HlO -X

2Seg 3Seg 2Seg 3 Seg

Con el promedio de las muestras anteriores se procedió a realizar un cuadro comparativo de tiempos, en relación a los indicadores utilizando el sistema manual y el SGD en la Municipalidad Provincial de Maynas:

Sistema manual Sistema nuevo Tiempo ahorrado INDICADORES x Tiempo 0/o x Tiempo 0/o x Tiempo

Tiempo de búsqueda de un documento 6.2 Min 100 3 Seg 0.73 6 Min 17 determinado. Seg

Tabla N° 26: Cuadro de comparación del Sistema manual con el nuevo sistema Fuente: Elaboración Propia

%

99.27

CÁLCULO:

I. Tiempo de búsqueda de datos de un DOCUMENTO.

6.2 min 0.045 min

100 --+ X --+

REALIZANDO OPERACIÓN: X=0.73%

• Por lo tanto se concluye que con el sistema de información desarrollado se obtuvo un porcentaje de ahorro en tiempo del99.27%.



En relación a los indicadores con respecto al proyecto desarrollado, se comparó el sistema manual con el sistema SGD y se obtuvo.

l. Una reducción promedio de errores en el ingreso de datos de un 99.07%, por

parte del personal encargado del manejo del sistema.

2. Un ahorro en tiempo promedio del 99.27% (6 Min 17 Seg.) en la búsqueda de

un documento.


umversJctad Nacional de la Amazonía Peruana. Facultad de Ingeniería de Sistemas e Informática.

Capítulo V: Conclusiones.

Se ha logrado desarrollar el Sistema de GestiónDocumentaria que soluciona los

problemas y requerimientos de la institución, permitiendo llegar a las siguientes

conclusiones:

./ Se Recopiló la información necesaria para establecer los procesos que se

desarrollan en el manejo y trámite de los documentos; para ello se utilizaron las

técnicas de recolección de datos mediante entrevistas y observación .

./ Se diseñó una Base de Datos,usando la herramienta de gestión de datos

MYSQL.

./ Se diseñó la Interfaz Webdel Sistema de Gestión Documentaría para la

Municipalidad Provincial de Maynas, siendo el diseño de su interfaz claro,

simple y eficaz, utilizando la herramienta de Adobe Dreamweaver CS5 .

./ S'e realizó la Implementación del sistema de acuerdo alas especificaciones del

análisis .

./ Se elaboró el manual de usuario, manual técnico e informe final, que permitirá

un claro manejo y entendimiento del mismo.



Capítulo VI: Recomendaciones.

Se propone realizar a futuro lo siguiente:

./ Si se requiere en forma posterior hacer cambios, o añadir funcionalidad al

sistema, se recomienda la utilización del modelado del negocio, para

posteriores implementaciones como módulos, que pueda darse en el transcurso

de la necesidad de las áreas de la Municipalidad Provincial de Maynas .

./ Capacitación al usuario en el manejo y el uso correcto del sistema de gestión

documentaría .

./ La utilización del manual de usuario debe ser usado por el personal autorizado

que laboran en las diversas áreas, que les servirá para el buen manejo del

sistema, detallando todos los pormenores del funcionamiento del sistema de

gestión documentaría, conociendo así todos los detalles de utilización que

hacen referencias a los puntos como son la búsqueda, registros de documentos,

reportes, seguimiento y mantenimiento de información .

./ La utilización del manual técnico debe ser usado por el personal autorizado del

funcionamiento preventivo y correctivo del sistema, este servirá para el buen

entendimiento y manejo de todos los pormenores del Sistema de Gestión

Documentaria, conociendo así todos los detalles técnicos que hacen referencias

a los puntos como son el de instalación, administración y mantenimiento del

sistema .

./ Realizar y verificar las copias de seguridad (backup) de la data en forma

periódica por parte del personal encargado del sistema.



BIBLIOGRAFÍA.

LIBROS

[01] Taboada Jimenez Alberto, (2005).

"Análisis de procesos y datos usando UML". Segunda Edición. Editorial

Megabyte, Perú.

[02] Bustamante Cesar, (2001).

"Aplicaciones Comerciales con PHP y MySQL 5". Segunda Edición.

Editoriallnstituto Peruano de Ciencias de la Información.

[03] Shmuller, Joseph, (2000).

"Aprendiendo UML en 24 horas". Editorial Prentice Hall, México.

[04] Haweyszkieycz, l. T. (1998).

"Análisis y Diseño de Base de Datos". Segunda Edición. Editorial Iberoamericana,

México.

WEBSITES

[01] "Introducción a la seguridad informática".

http ://es. kioskea. net/contents/secu/secuintro. php3

[02] "Página oficial de P.H.P".

http:/ /www.php.net

[03] "Lenguaje unificado de modelado UML".

http://www.rational.comjuml/

[04] "Referencias de Diagramas UML".

http :/ /www .rational.com;uml/resources;quick

[05] "Documentación de Sistemas".

http://www.monografias.com/trabajos6/dosi/dosi.shtml?monosearch

[06] "Instrucciones que permite la automatización de tareas".

http :/ /www .scripts.com/php-scripts/

Título: Sistema de Gestión Documentaría para la MPM Autor: Bach. Luis Williarn Ruíz Fachín Pág.#79


ANEXO


:>~ T3f


ANEXO 01


Hoja de envio Trámite General

HOJA DE ENVIO TRAMITE GENERAL

TRAMITE N2 ....................... - 20 ....... - MPM

FECHA: ........................................................ .

NOMBRE O RAZON.SOCIAL: ..................................................................................................... .

DESTINO: ..................................................................................................................................... .

ASUNTO: ..................................................................................................................................... .

························································································································································· :.

INDICACIONES (Clave)

1) En trámite. 2) Derivado. 3) Aprobado.

OBSERVACIONES:

...........................................................................................................................................................

NOTA: No separar esta hoja del documento respectivo.


ANEX002


Cuestionario efectuado a usuarios que realizan el proceso.

Preguntas ¿Cuál es la función principal del sistema de control documentaría?

¿Qué tipo de documentos registra?

Conclusiones

¿Qué dato cree usted que sería necesario agregar para el registro del

documento?

¿Existe algunos inconvenientes para el proceso de registro?

¿Existe algunos inconvenientes para el proceso de consultas?

¿Existe algunos inconvenientes para el proceso de reportes?

Que requerimientos (procesos) :recomendaría para mejorar el sistema de

gestión documentaría.

Se conoció los diversos tipos de documentos que se recepcionan

en las diferentes áreas.

Se conoció los diversos procesos que se efectúan con el programa.

Se logró conocer los requerimientos adicionales de los usuarios.

La problemática más común existente en los procesos de registros,

búsqueda y consultas de los documentos.

Se recogió las sugerencias de los usuarios para la posterior

implementación en el sistema.

Tabla N" 03: Cuestionario realizado a usuarios. Fuente: Elaboración propia.


ANEX003


Ley Marco de Modernización de la Gestión del Estado

LEY No 27658

EL PRESIDENTE DE LA REPÚBLICA

POR CUANTO

El Congreso de la República

ha dado la Ley siguiente:

EL CONGRESO DE LA REPÚBLICA;

Ha dado la Ley siguiente:

LEY MARCO DE MODERNIZACIÓN DE LA GESTIÓN DEL ESTADO

CAPÍTULO l

GENERALIDADES

Artículo 1.- Declárase al Estado en proceso de modernizacíón 1.1. Declárase al Estado peruano en proceso de modernización en sus diferentes

instancias, dependencias, entidades, organizaciones y procedimientos, con la finalidad de mejorar la gestión pública y construir un Estado democrático, descentralizado y al servicio del ciudadano.

1.2. El proceso de modernización de la gestión del Estado será desarrollado de manera coordinada entre el Poder Ejecutivo a través de la Dirección General de Gestión Pública de la Presidencia del Consejo de Ministros y el Poder Legislativo a través de la Comisión de Modernización de la Gestión del Estado, con la participación de otras entidades cuando por la materia a desarrollar sea ello necesario.

Artículo 2.- Objeto de la ley La presente Ley tiene por objeto establecer los principios y la base legal para iniciar el

proceso de modernización de la gestión del Estado, en todas sus instituciones e instancias.

Artículo 3.- Alcance de la ley La presente Ley es de aplicación en todas las dependencias de la Administración

Pública a nivel nacional.

CAPÍTULO II

PROCESO DE MODERNIZACIÓN DE LA GESTIÓN DEL ESTADO

Artículo 4.- Finalidad del proceso de modernización de la gestión del Estado El proceso de modernización de la gestión del Estado tiene como fmalidad fundamental

la obtención de mayores niveles de eficiencia del aparato estatal, de manera que se logre una mejor atención a la ciudadanía, priorizando y optimizando el uso de los recursos públicos. El objetivo es alcanzar un Estado:

a) Al servicio de la ciudadanía.

b) Con canales efectivos de participación ciudadana. e) Descentralizado y desconcentrado. d) Transparente en su gestión. e) Con servidores públicos calificados y adecuadamente remunerados. f) Fiscalmente equilibrado.

Artículo 5.- Principales acciones El proceso de modernización de la gestión del Estado se sustenta fundamentalmente en

las siguientes acciones:

a. Priorización de la labor de desarrollo social en beneficio de los sectores menos favorecidos, mejorando, entre otras acciones, la prestación de los servicios públicos.

b. Concertación, con la participación de la sociedad civil y las fuerzas políticas, diseñando una visión compartida y planes multianuales, estratégicos y sustentables.

c. Descentralización, a través del fortalecimiento de los Gobiernos Locales y Regionales y la gradual transferencia de funciones.

d. Mayor eficiencia en la utilización de los recursos del Estado, por lo tanto, se elimina la duplicidad o superposición de competencias, funciones y atribuciones entre sectores y entidades o entre funcionarios y servidores.

e. Revalorización de la Carrera Pública, se pone especial énfasis en el principio de la ética pública y la especialización así como el respeto al Estado de Derecho.

f. Institucionalización de la evaluación de la gestión por resultados, a través del uso de modernos recursos tecnológicos, la planificación estratégica y concertada, la rendición pública y periódica de cuentas y la transparencia a fin de garantizar canales que permitan el control de las acciones del Estado.

g. Regulación de las relaciones intersectoriales.

Artículo 6.- Criterios de diseño y estructura de la Administración Pública El diseño y estructura de la Administración Pública, sus dependencias, entidades y

organismos, se rigen por los siguientes criterios:

a. Las funciones y actividades que realice la Administración Pública, a través de sus dependencias, entidades y organismos, debe estar plenamente justificada y amparada en sus normas.

b. Las dependencias, entidades, organismos e instancias de la Administración Pública no deben duplicar funciones o proveer servicios brindados por otras entidades ya existentes.

c. En el diseño de la estructura orgánica pública prevalece el principio de especialidad, debiéndose integrar las funciones y competencias afines.

Toda dependencia, entidad u organismo de la Administración Pública debe tener claramente asignadas sus competencias de modo tal que pueda determinarse la calidad de su desempeño y el grado de cumplimiento de sus funciones, en base a una pluralidad de criterios de medición.

Artículo 7.- Cumplimiento de funciones y evaluación de resultados

La gestión y el uso de los recursos públicos en la Administración Pública, sus dependencias, entidades y organismos deberá estar sometida a la medición del cumplimiento de las funciones asignadas y la obtención de resultados, los cuales serán evaluados periódicamente.

CAPÍTULO III

DE LAS RELACIONES DEL ESTADO CON EL CIUDADANO

Artículo 8.- Democracia participativa El Estado debe promover y establecer los mecanismos para lograr una adecuada

democracia participativa de los ciudadanos, a través de mecanismos directos e indirectos de participación.

Artículo 9.- Control ciudadano El ciudadano tiene el derecho de participar en Jos procesos de formulación presupuesta!,

fiscalización, ejecución y control de la gestión del Estado, mediante los mecanismos que la normatividad establezca.

Artículo 10.- Derechos y obligaciones de los ciudadanos El ciudadano en su relación con las instituciones del Estado tiene Jos derechos y deberes

establecidos en los Artículos 55 y 56 de la Ley N° 27444, nueva Ley del Procedimiento Administrativo General, sin perjuicio de los demás derechos contenidos en la citada Ley.

Artículo 11.- Obligaciones de los servidores y funcionarios del Estado Son obligaciones de los trabajadores y funcionarios del Estado, sin perjuicio de las

establecidas en otras normas, las siguientes:

- Privilegiar, en el cumplimiento de sus funciones, la satisfacción de las necesidades del ciudadano.

- Brindar al ciudadano un servicio imparcial, oportuno, confiable, predecible y de bajo costo.

- Otorgar la información requerida en forma oportuna a los ciudadanos.

- Someterse a la fiscalización permanente de los ciudadanos tanto en lo referido a su gestión pública como con respecto de sus bienes o actividades privadas.

CAPÍTULO IV

DE LA MODERNIZACIÓN EN LA ADMINISTRACION PUBLICA CENTRAL

Artículo 12.- Estrategia del proceso de modernización El proceso de modernización de la gestión del Estado se apoya en la suscripción de

Convenios de Gestión y en la implementación de Programas Pilotos de Modernización en los distintos sectores de la Administración Pública Central, en todas sus instancias, de acuerdo a lo dispuesto en la presente Ley. Estos últimos implican una reorganización integral del sector, incluyendo aspectos funcionales, estructurales, de recursos humanos, entre otros.

Artículo 13.- Organización de entidades y dependencias de la Administración Pública Central

13.1 La fusión de direcciones, programas, dependencias, entidades, organismos públicos descentralizados, comisiones y en general toda instancia de la Administración Pública Central, se realizará por decreto supremo, con el voto aprobatorio del Consejo de Ministros, de acuerdo a las finalidades, preceptos y criterios establecidos en los Artículos 4, 5 y 6 de la presente Ley.

Las demás acciones que sobre reforma de la estructura del Estado requiera realizar el Poder Ejecutivo serán aprobadas por ley.

CONCORDANCIA: D.S. W 034-2002-PCM D.S. W 115-2002-PCM

13.2 Las normas de organización y funciones de los Organismos Públicos Descentralizados serán aprobadas por decreto supremo, con el voto aprobatorio del Consejo de Ministros. (*)

(*) Artículo modificado por el Artículo Único de la Ley W 27899, publicada el 31-12-2002, cuyo texto es el siguiente:

"Artículo 13.- Organización de entidades y dependencias de la Administración Central

13.1 La fusión de direcciones, programas, dependencias, entidades, organismos públicos descentralizados, comisiones y en general toda instancia de la Administración Pública Central, así como la modificación respecto de la adscripción de un Organismo Público Descentralizado de un sector a otro, se realizará por decreto supremo, con el voto aprobatorio del Consejo de Ministros, de acuerdo a las finalidades, preceptos y criterios establecidos en los artículos 4, 5 y 6 de la presente Ley y previo informe favorable de la Secretaría de Gestión Pública de la Presidencia del Consejo de Ministros. Las demás acciones que sobre reforma de la estructura del Estado requiera realizar el Poder Ejecutivo serán aprobadas por Ley. En los casos de entidades que constitucionalmente se rijan por Ley Orgánica, su fusión se dará por una norma de igual jerarquía.

13.2 Las normas de organizacwn y funciones de los Organismos Públicos Descentralizados serán aprobadas por decreto supremo, con el voto aprobatorio del Consejo de Ministros."

Artículo 14.- Celebración de Convenios de Gestión entre entidades de la Administración Pública Central

14.1 La Presidencia del Consejo de Ministros, en coordinación con el Ministerio de Economía y Finanzas, podrá suscribir Convenios de Gestión con el objeto de lograr y realizar los fines y acciones establecidos en la presente Ley.

14.2 Mediante resolución suprema refrendada por el Presidente del Consejo de Ministros y el Ministro de Economía y Finanzas, se dictarán las normas de gestión, de contrataciones y adquisiciones y del manejo presupuestario de las entidades que suscriban Convenios de Gestión.

14.3 Los Convenios de Gestión tendrán una duración máxima de un año. En ningún caso regirán más de un ejercicio fiscal.

CONCORDANCIAS: D.S. No 030-2002-PCM, Art. 4

Artículo 15.- Elaboración de los Convenios de Gestión Los Convenios de Gestión se elaboran teniendo en cuenta lo siguiente:

a) El establecimiento de metas vinculadas al proceso de modernización y de descentralización.

b) El Marco Macroeconómico Multianual (MMM).

e) Las metas y objetivos establecidos en los Planes Estratégicos Sectoriales Multianuales (PESEM).

d) El establecimiento de mecanismos de transparencia que permitan a la ciudadanía medir el desempeño institucional y la obtención de metas y objetivos establecidos.

DISPOSICIONES COMPLEMENTARIAS Y FINALES

PRIMERA.- Implementación de programas piloto Apruébase los "Programas Piloto de Modernización" en los Sectores de la Presidencia

del Consejo de Ministros y del Ministerio de Transportes, Comunicaciones, Vivienda y Construcción. Estos "Programas Piloto de Modernización" incluyen a los organismos públicos descentralizados adscritos a los sectores mencionados. Mediante decreto supremo, con el voto aprobatorio del Consejo de Ministros, se dictarán las disposiciones que permitan la flexibilidad en la ejecución de los mencionados programas pilotos.

La implementación de los "Programas Piloto de Modernización" se realiza bajo la conducción de la Dirección General de Gestión Pública de la Presidencia del Consejo de Ministros, a través de Convenios de Gestión, los cuales se sujetan a las disposiciones establecidas en la presente Ley.

A más tardar el 15 de octubre de 2002, la Presidencia del Consejo de Ministros entregará a la Comisión de Modernización de la Gestión del Estado un informe acerca del desarrollo de los programas piloto y del cumplimiento de los objetivos hasta el 30 de setiembre de 2002.

CONCORDANCIAS: D.S. W 017-2002-MTC

SEGUNDA.- Opinión técnica previa Para la creación de ministerios así como de entidades, instituciones, de organismos

públicos descentralizados, autoridades autónomas, corporaciones, fondos o de cualquier otra entidad del Estado,· se requiere de la opinión técnica previa de la Presidencia del Consejo de Ministros. (*)

(*)Disposición modificada por el Artículo Único de la Ley N° 27842, publicada el 30-01-2002, cuyo texto es el siguiente:

"SEGUNDA.- Opinión Técnica Previa Para normas referidas a organización del Estado, tales como la creación de ministerios

así como de entidades, instituciones, de organismos públicos descentralizados, autoridades autónomas, corporaciones, fondos o de cualquier otra entidad del Estado, se requiere de la opinión técnica previa de la Presidencia del Consejo de Ministros.

Las solicitudes de opinión técnica provenientes de las Comisiones Dictaminadoras del Congreso de la República deberán atenderse en un plazo de 30 días hábiles posteriores a la fecha de recepción de la solicitud."

TERCERA.- Nueva Ley del Poder Ejecutivo El Poder Ejecutivo, dentro de un plazo máximo de noventa (90) días de entrada en

vigencia de la presente Ley, deberá remitir al Poder Legislativo el proyecto de la nueva Ley del Poder Ejecutivo.

CUARTA.- Leyes complementarias El Poder Ejecutivo, dentro de un plazo máximo de ciento ochenta (180) días de entrada

en vigencia de la presente Ley, deberá remitir al Congreso de la República los proyectos de la

Nueva Ley Orgánica del Sistema Nacional de Control y de Contraloría General, Nueva Ley de Carrera Pública, leyes orgánicas sectoriales y de sistemas administrativos en general. (*)

(*) De conformidad con el Artículo Único de la Ley N° 27852, publicada el 22-10-2002, se amplia el plazo regulado en la presente Disposición en 30 días calendarios.

QUINTA.- Modificatoria a la Ley N° 27573, Ley de Presupuesto del Sector Público para el Año Fiscal2002

Añádese, al Artículo 25 de la Ley N° 27573, el siguiente acápite:

"25.5 Los convenios de gestión referidos al proceso de modernización de la gestión del Estado deberán coordinarse y ser suscritos por la Presidencia del Consejo de Ministros y por el Ministerio de Economía y Finanzas de conformidad con lo dispuesto por la Ley Marco de la Modernización de la Gestión del Estado."

SEXTA.- Reglamento La presente Ley deberá ser reglamentada por el Poder Ejecutivo con el voto aprobatorio

del Consejo de Ministros, en un plazo máximo de treinta (30) días calendario a partir de su vigencia.

SÉTIMA.- Derogatoria del Decreto Legislativo W 834 Derógase el Decreto Legislativo N° 834 y las demás disposiciones que se opongan a la

presenta Ley.

Comuníquese al señor Presidente de la República para su promulgación.

En Lima, a los diecisiete días del mes de enero de dos mil dos.

CARLOS FERRERO Presidente del Congreso de la República

HENRY PEASE GARCÍA Primer Vicepresidente del Congreso de la República

AL SEÑOR PRESIDENTE CONSTITUCIONAL DE LA REPÚBLICA

POR TANTO:

Mando se publique y cumpla.

Dado en la Casa de Gobierno, en Lima, a los veintinueve días del mes de enero del año dos mil dos.

ALEJANDRO TOLEDO Presidente Constitucional de la República

ROBERTO DAÑINO ZAPATA Presidente del Consejo de Ministros

Universidad Nacional de la Amazonia Peruana. Facultad de Ingeniería de Sistemas e Informática.

ANEX004


MANUAL DE USUARIO

r l 1 MAYNAS

Gestión Documentaria

"SISTEMA DE GESTION DOCUMENTARlA PARA

LA MUNICIPALIDAD PROVINCIAL DE MAYNAS"

Autor: Luis William Ruiz Fachín.

!quitos - Loreto - Perú

2012

Manual de Usuario Sistema de Gestión Documentaria para la MPM

1. INTRODUCCION

El Sistema de Gestión Documentaria para la MPM se encarga de brindar Información

detallada sobre los documentos que se tramiten en la institución desde el ingreso de

documentos hasta la terminación de documento que corresponde a las diferentes áreas, ya

que esto nos permitirá dar mejor servicio a la comunidad y/o Instituciones que lo requieran.

El presente manual ha sido desarrollado con la finalidad de presentar al Sistema desde un

punto de vista del usuario, de tal manera que facilite al personal encargado del manejo del

sistema, abordando la manera de ingresos, registros, búsqueda y mantenimiento de

información.

El manual de usuario tiene como objetivo principal el facilitar las tareas de búsqueda, registro

y mantenimiento de los datos, dándole responsabilidades a cada sub área, para que le

permita cumplir de manera eficiente las tareas encomendadas en su área respectiva.

2. FINALIDAD DEL MANUAL DEL USUARIO.

El manual de usuario servirá para el buen manejo del sistema, detallando todos los

pormenores del funcionamiento del sistema Informático, conociendo así todos los detalles de

la utilización que hacen referencias a los puntos como son: la búsqueda, el registro, yel

mantenimiento de información del sistema.

Este manual de usuario, no podrá ser modificado sin previa autorización de los encargados

del desarrollo del mismo.


3. ACCESO AL SISTEMA.

El modo de acceso al sistema es mediante la siguiente página de acceso.

' i ' l, > • 1 1 T 1 • r ' f: I . ~ ¡ .,

! , S1St9rT1a pe Gestión D<>a.Jmentaria · , ) ¡ ' f

Ingrese- sus .datos. de acceso

Nombre de usuario llruiz }

Contr•s.eñ.aa L!!O~•n _ __j

Munidpalidsd Pravíndal d:e Maynas ~ Oftcina General de Infcn"mática@ 2012.

Esta páginaestá permitida solo para restringir el acceso a personas no autorizadas.

En esta página de acceso nos encontraremos con los siguientes mensajes de error:

• Mensaje:No existe el usuario.

Los datos ingresados (usuario y contraseña), no están registrados en nuestra base de

datos.

• Mensaje:Esta deshabilitado su acceso al sistema.

Los datos de acceso del usuario ingresado esta deshabilitado por parte el

administrador.

tn~;rese sus datas de acceso

fiornbtl!! :te usuert:~l P' a=u"="===~ Contra-st-ñ" c.:l•.:.;:••..:.:••.:.;:••.;_• ---'

¡ero:.~

• No existe el usuario

4. MENU DE OPCIONES DEL ADMINISTRADOR.

Al ingresar como administrador se mostrará el siguiente, menú de opciones.

Donde se podrá realizar el mantenimiento de los usuarios, remitentes, documentos, áreas y la

seguridad como es de la creación de backup, parámetros de generales y de conexión.


Para la opción "USUARIOS" tenemos las siguientes opciones como son el de lista de

usuarios, nuevo usuario y asignar áreas. Como se muestra en la siguiente figura.

En "Lista Usuarios" se muestra todos los usuarios registrados en el sistema, donde se puede

dar mantenimiento mediante los botones de editar, deshabilitar y asignar áreas como es la

siguiente figura.

Sistema de Gestión Documentaria LUIS WILLIAM RUil FACHIN ADMrniSTRA'OOR oa SGD

Listado doe usuarlos-----------.J:u~·st!.a~de.-:.usua~ri~OSJ----------------

Para la opción "REMITENTES" tenemos las siguientes opciones como son el de lista de

remitentes y nuevo remitente. Como se muestra en la siguiente figura.

En la opción "Lista Remitentes" se muestra todos los remitentes activos así como en la

descripción anterior de los usuarios, también en la opción "Nuevo Remitente" se tiene el

formato de registro, tal como se muestra en la figura siguiente.

@ Persona Natural O Persona Jvrid'ca

Nombre:~ ·~ Apellidos: ~[iüv~-~Asj;=. ~~~~==~~~~=~

Oni: ~========~----~

Sexo: [:.:.·.~8.:~~~~~~::::~::~: .. ~! Direccion:

~============~ Emaí!: ~==============~ Tto!f/Ce! :.._ ______ _

O Persona Interno Se debe seleccionar el tipo de

remitente y rellenar en los

campos los datos

correspondientes al remitente.

Una vez ingresado los datos

presionamos el botón "Grabar

Datos", si los datos son

incorrectos nos devolverá un

mensaje, caso contrario

registra al remitente.

Manual de Usuario Sistema de Gestión Documentaría para la MPM

A continuación se muestra las demás opciones para el usuario que accede al sistema como

administrador.

Opción "DOCUMENTOS" Asumo li~lO de DOtiJtne:nfD Est'i'ldO ttel Ooct.."ffientu

Opción "AREAS" t.tsto Are~ tfueua Area

Opción "SEGURIDAD" Cambiar Ctavc Poremctro de ua;eso o BDD Paremctr11s ínst.Itucion irod«Jp Exrer no

5. MENU DE OPCIONES DE ADMINISTRACION DOCUMENTARlA.

Al ingresar como usuario encargado de administración documentaria se mostrara el siguiente

menú de opciones, como se muestra en la figura siguiente.

Las opciones del menú son: "NUEVO DOCUMENTO" que nos permite registrar un nuevo

documento que ingresa a adm. Doc., "DOCUMENTOS INGRESADOS" son aquellos

documentos que están Catos del Documento

Origon : [--- SElECCIONAR --------

Ti;m de Do::. : L:_-::· SElEC<:~?EJ~ll··--- .... -: .. _j

Dorume~n:~:=.==~======~====~~--------------~ Asunl:O : '--- SELECCIOitAR ___________ : ___ •

N· f<li'O , c.::::J ···· Fecha : @!g:f!4-(!L_. __ j í:1l

_,~~,e=~~~

Destino : c::-:.~el;e:<::09.ri~~.:==--~::=:·------=-:=~· Datos del Remitente

Nomwc:r---------------------------------------~

D•recoon : !... .. ·-····-- ... __ ... ._ __ , ..................... __ ._ ............. - .. -_ ..... ···--·-.. ·--.. -·-··-.. ---...... J Obs-ervaciones¡··--------·-.. ·-·-·----······---···-·-·····- ····-·-----·--·--···---·---·-]

l___._._, ___ ................... --..................... _ ................ --·-·····-·-·--·--·-.. ·-----·

listos para ser

derivados al área de

secretaria de dirección

y "DOCUMENTOS

ENVIADOS" acá se lista

todos los documentos

que se ha enviado en

su oportunidad.

En la siguiente figura se

muestra el formulario de

registro del nuevo

documento, donde se

debeingresartodoslos

campos a excepción no


obligatoria de la observación.

Se tiene que seleccionar el tipo de documento, ingresar el documento, seleccionar el asunto,

ingresar número de folio, seleccionar la fecha haciendo clic en la imagen del calendario,

ingresar la descripción del documento, buscar al remitente en caso de que ya está registrado,

caso contrario hacer clic en "nuevo" para registrar al remitente y dar clic en el botón "Grabar

datos".

Una vez registrado conforme se verá en la lista de documentos ingresados donde se

seleccionada para derivar el documento a secretaria de dirección, la cual se visualizara en

documentos enviados como referencia al documento. Como se muestra en la figura siguiente.

Al hacer clic en la opción ver de la lista de documentos enviados se podrá visualizar el detalle

del documento enviado. Por lo que en la lista solo se visualiza datos de referencia al

documento.

6. MENU DE OPCIONES PARA LAS AREAS.

Al ingresar como usuario encargado tales como secretaria de dirección u otras áreas internas

se mostrara el siguiente menú de opciones, como se muestra en la figura siguiente.

En las opciones para las áreas a excepción de adm. Doc. son "DOCUMENTOS RECIBIDOS"

que se visualiza todos los documentos que ha sido enviados por otras áreas y lo estamos

recepcionando y también los "DOCUMENTOS EMITIDOS" que se visualiza los documentos

que se emite por la razón de algún documento que se recepcionó. Se muestra a continuación

la figura de la lista de documentos recibidos.

En caso del área de secretaria de dirección aparecerá dos botones como son "administración

documentaría [1 ]" y "Áreas[1 ]", en la cual dentro de los corchetes se muestra el número de


documentos que han sido recibidos, tanto de adm. Doc. como de las áreas internas. En caso

de las áreas estos dos botones no se visualizan.

Dentro de la lista de documentos recibidos aparece la opción "ver" de la lista al dar clic en la

opción de cada documento recibido se visualiza el documento, tal como se muestra a

continuación.

Area remitente:

fecha de ln-greso

Tip-o d'll Documente

Asunto

Remitente

[)ccumentos Adjuntas-

GERENOA CATASTRO

2012-C4-02

SOUCITUD

APOYO LOGISTICO

ADRIANC RIO R[O

Nn e~.>~t¡; ,,;,"Y"'' P"H!'.¡I\t;:;t<:nto.de.: ~··~flf:1;E,~tfi' ,.:::.:.::::;;;:;:;:::.::;:.;::..;.=::.:::,;..:=::::::::.,;;;_;;:_ ____ ··-···--.-:::::::::::::::.::=:.::::.: .. :::::::::::~::::::::.:::::::::::::;::;:::::.:.~.:::..::.:..::::_ ... ::::::::::.::~-=-:::..:.::....:::=:::::::::::.::::.:.:.:::..:._;::;:~::::::: .. :..:..::::::

!DE: ADM!N!STRACICN OOCUM:EtiTARIA :p_;::..RA:G:;R.ENCIA MUNICIF~L

; FECY.A: 2012-04-03 ! D~.SC"!'ipcion: ·oaOOOG-OOCOOCQQCOO>::OOQ~COOOCOClOCOCi

!DE: GE.RENCIA !{UNIC1?AL. ¡p_:..RA:.P..DHHUSTRACION DOCtl11E:.'ITP:.RIA j FECHA: 2D:l2-ü4 -03 : D'=SC~ipcüm:

En esta visualización aparecen cuatro botones, donde se puede "Aprobar", "Envio Externo",

"Envio Interno" y "Archivar", todo referente al documento.

Se muestra a continuación el formulario de envío interno a las áreas que corresponde, en la

figura siguiente.

Are a u Oficina

ASUNTO: CONTRATO DE PERSONAL FECHA INGRES0:2010-12-13 REHITE: CARLOS ALBERTO GARCIA CORTEGANO se requiere distribuir nuestros practicantes en su institucion

Observacion: NINGUNA.


En la opción "DOCUMENTOS EMITIDOS", se visualiza los documentos que fueron derivados

A las áreas correspondientes, tal como se muestra en la figura siguiente .

. ' ., • 1 t' ' . -·~ --~~

~ :ABASTE<:~t.~t~~To·:~:

Donde se puede visualizar para quien ha sido derivado, el expediente, la descripción del

documento y la fecha de envío.

Al hacer clic en la opción "Ver'' de cada documento emitido se visualizara al detalle del

documento con sus respectivas descripciones en cada envío por las áreas.

~-::'Sisl~4~:>G®rfo&tf~~t~.:&Mffrtlli;:1i~crn Mg¡:;s~:.·:o~~~~~--

-1! J:>t!p:{floc•lh<>st:82,'•l4'.'l'PQ.lLUf._en~'<;!;'et8ri•:?_el•~~~~¡t..php?_i_<f_::P=2012iJ200(1_l:&f~' ~~-,~-.~:o·,,;,~f@e' ,~~ ,_ !;s:;:·,y·:;::F¡r~:: -:'":·*''=·';·z;r;;:-¡~)'~-f-';:;:::·;;:~·:·:· :::·~·~-:-_ -·

, ·· D<ltas del Expediente Enviado el M6rtes, 03/04/12 02,04:33 am ··-· ·····- -·········--·-··· ! !Area Destino : ALCALDJA ; Í Expediente : ¡012020001

! Fecha de Ingreso : ¡-o12-o2-29

!Tipo de Documento :SOLICITUD 1 jFolio : 1

~Asunto : APOYO LOG!STICO

l Nombre}Razon Social : OANNY PERCO SAlAVERRY

j Dni/Ruc : 12345789

l,. DocumentosAdjuntos -------

!1 ! ; tfo .existe nlngun movimiento del ex.peOrente .

! ~~~~:~~~~~~~~~~:;;;~~--~~~~=~;;~~=;~~~~-~~;;~~~;;;;~~~-~;;;;=:;¡ : i!oz: AIT.!INISTRACIOll DOCUMENTARlA ll iiPARA: kLCJU.DIA l : l FECHA.: 2012-04-03 i , ¡¡oe~cripci.oo: ! l !\_______________________________________________________ ¡ ! HASUN"l:O: AI?OYO LOGISTICO ;¡' ¡iFEC!'.A INGR!:S0:20L2-02-29 ¡1 • i¡1REMITE: DANNY PERCO SALA\IERRY 1:111 ! ·--·"-'""'"···-···-··-·····-'·-··-·--··-·····;: ............ _,, __ ,,,,,,,,,,,, _______ ,,,,_.., __ ··-·······-..:.-........ --·-·····"-·-""····""----... ·················· .... j ----------- --------

7. SEGUIMIENTO DE DOCUMENTOS.

La opción "SEGUIMIENTO" del menú nos muestra el formulario de búsqueda de los

expedientes como se muestra en la figura siguiente.


Tipo Doc,,;mentc , SOUCHUO .... ··r!:f

Donde se tiene que ingresar cualquier de los campos mostrados así como el número de

expediente, fecha de ingreso del documento, el DNI y nombre en caso de ser una persona

natural caso contrario el ruc y la razón social de la empresa y/o persona jurídica .

Una vez ingresado los campos se

deben de dar clic en el botón

"Buscar" y se visualizara los

documentos que coinciden con los

datos ingresados para la búsqueda,

luego debe dar clic en la opción "Ver"

para visualizar al detalle del

documento, como también el

movimiento existente de dicho

documento. Tal como se muestra en

la figura siguiente.

8. CAMBIAR CLAVE DE ACCESO.

Expediente

Feo;:ha de Ingr-eso

Ttpo .de Do<:;un)ento

JAs.unto

J NornbrefR.B:zon :Social

¡Dni/nu.c

Jl>escripdo-n

rbse~~cl~n

~ !,k Üi<t

l!~ \;~':~~~t~'J,j¡c:~~";l

;! ........ """"-"""""

; 2012040001

: 2012-~-132

: SC!LICITUO

: A_POYO LOGIST1CC

: MARIA f.fAGDALENA RIOS

; 3434~34

; NIN-GUNA.

.. Jti!ii!J¡

~~~·······-·Y !

.Q .. ¡ ,· Q:' . ~ ¡

'

1 MFINJI. 1 '

La opción "CAMBIAR CLAVE" permite realizar el cambio de la clave del usuario accedido al

sistema. Esto permitirá que otros usuarios desconozcan la información de acceso del usuario

Gontr-a$erla N~ev~

Cor.ffrm::!r cor;trasé''o?.t '-------------·'

Primero aparece la información de su nombre

y apellidos y el nombre de usuario al que

pertenece, luego debe ingresar la contraseña

actual y la nueva contraseña.

Al cambiar la contraseña la próxima vez que

ingrese al sistema debe ingresar con la contraseña nueva que registro.


9. PANEL DE CONTROL DE AREAS ASIGNADAS.

La opción "PANEL" del menú nos muestra el logotipo y la lista de áreas asignadas por parte

del administrador, tal como se ve en la siguiente figura.

MJíYNAS ( , . , D . )!est1on. ocmn.entana

Esto permitirá que se pueda

seleccionar al área que desea

administrar la información de los

expedientes, para esto solo

basta seleccionar el área y el

menú de opciones cambiara de

acuerdo al área que

corresponde.


ANEXO OS


t '

, MANUAL TECNICO

Gestión Documentaria

"SISTEMA DE GESTION DOCUMENTARlA PARA

LA MUNICIPALIDAD PROVINCIAL DE MAYNAS"

Autor: Luis William Ruiz Fachín

!quitos - Loreto - Perú

2012

Municipalidad Provincial de Maynas Manual Técnico del Sistema de Gestión Documentaria

1. INTRODUCCION

El Sistema de Gestión Documentaria de la. Municipalidad Provincial de Maynas, se encarga

de brindar Información sobre la institución a nivel interno, incluyendo datos informativos sobre

las actividades que realiza la empresa dentro y fuera de ella, facilitando el acceso a la

información necesaria controlando el acceso de los usuarios según le sea asignado por el

Jefe encargado de la administración del sistema.

El presente manual técnico ha sido desarrollado con la finalidad de presentar aiSistema

Informático desde un punto de vista técnico, de tal manera que facilite la configuración de la

misma al personal encargado de la administración de la intranet, remarcando temas

principales como: el diccionario de datos y el inventario de programas útiles para el

funcionamiento.

El manual técnico tiene como objetivo pri:ncipal el facilitar las tareas de configuración del

Sistema, así como del servicio de administración de la base de datos, dándole al responsable

del sistema las herramientas necesarias !=JUe le permitirá cumplir de manera eficiente las

tareas.

En miras de éste objetivo tenemos que en la primera parte de este manual, Diccionario de

Datos, nos muestra a todas las tablas existentes en la base de datos, presentando además

una descripción de los campos (Atributos) de cada una de las tablas; luego en el Inventario de

Programas se presenta la relación de todos ,los programas empleados para el funcionamiento

de la intranet

En conclusión el Manual Técnico, comprende la estructura del sistema, la estructura de la

base de datos y los programas del sistema;

2. FINALIDAD DEL MANUAL TÉCNICO.

El manual técnico servirá para el buen entendimiento y manejo de todos los pormenores del

Sistema de Gestión Documentaria, conociendo así todos los detalles técnicos que hacen

referencias a los puntos como son el de administración y mantenimiento del sistema.

Autor: Luis William Ruiz Fachín Pág. 1

Municipalidad Provincial de Maynas Manual Técnico del Sistema de Gestión Documentaría

3. DICCIONARIO DE DATOS.

Nombre de la Tabla AREA

Descripción Contiene los datos principales de todas las áreas.

Nombre del Campo Tipo de Dato Integridad Longitud Descripción id area INT PK 10 Identificador del área. Nom area VARCHAR 200 Nombre real de las áreas.

Tabla N°1: Descripción de la tabla de datos área

Nombre de la Tabla ASUNTO

Descripción Contiene los datos principales de los asuntos

Nombre del Campo Tipo de Dato Integridad, Longitud Descripción id_asun INT PK 10 Identificador de asunto. Nom asun VARCHAR 200 Nombre real del asunto. Descripc asun VARCHAR 250 Descripción del asunto.

Tabla N"2: Descripción de la tabla de datos asunto

Nombre de la Tabla DETALLE~ TRAMIIE

Descripción Contiene los datos principales de los detalle de los tramites

Nombre del Campo Tipo de Dato Integridad Longitud Descripción id dtram INT PK 11 Identificador de detalle tramite. cod_idtram INT 11 Código de trámite. cod areaorigen INT 11 Código de área de origen. cod areadestino INT 11 Código de área de destino. fecha_ derivada DATE Fecha de registro del trámite. fecha_envio VARCHAR 100 Fecha en formato largo mensaje doc TEXT Mensaje de los envíos del trámite. cod estado doc INT 11 Código estado del documento

proceso_ dtram CHAR 1 Identificador del proceso de tramite estado CHAR 1 Estado del detalle tramite (O ó 1)

fechareg DATETIME Fecha de registro en el sistema

Tabla N°3: Descripción de la tabla de datos detalle trámite

Nombre de la Tabla DOC_ADJUNTO

Descripción Contiene los datos principales de los documentos .adjuntados

Nombre del Campo Tipo de Dato Integridad Longitud DescripciÓn

cod idtram INT PK 11 Identificador de adjuntado. nomdoc adj VARCHAR 250 Nombre real de documento adjuntado. nomext adj VARCHAR 5 Nombre de extensión del archivo. fecha adj DATE Fecha de documento adjuntado

Tabla N°4: Descripción de la tabla de datos documentos adjuntados



Nombre de la Tabla ESTADO_DOCUMENTO

Descripción Contiene los datos principales de los estados de documentos

Nombre del Campo Tipo de Dato Integridad Longitud Descripción id estdoc INT PK 10 Identificador de estado documento. nom estdoc VARCHAR 200 Nombre real de estado documento. descrip estdoc TEXT Descripción del estado documento.

Tabla N°5: Descripción de la tabla de datos estado de documento

Nombre de la Tabla, MOVIMIENTO

Descripción Contiene los datos principales de los movimientos del tramite

Nombre del Campo Tipo de Dato Integridad Longitud Descripción id movtram INT PK 11 Identificador de movimiento. cod idtram INT 11 Código de trámite. codarea origen INT 10 Código de área origen. codarea destino INT 10 Código de área destino. fechatxt mov VARCHAR 200 Fecha en formato largo. fechareg DATETIME Fecha de registro al sistema.

Tabla N°6: Descripción de la tabla de datos movimiento

Nombre de la Tabla REMITENTES ,,

Descripción Contiene los datos principales de los remitentes

Nombre del Campo Tipo de Dato Integridad Longitud Descripción id remite INT PK 11 Identificador de remitente. nom remite VARCHAR 100 Nombre real de remitente. ape remite VARCHAR 200 Apellidos del remitente. sexo remite CHAR 1 Sexo de remitente. razon remite VARCHAR 200 Razón social del remitente. ruc remite VARCHAR 15 Ruc del remitente. dir remite VARCHAR 200 Dirección del remitente. email remite VARCHAR 250 Correo del remitente telf remite VARCHAR 15 Teléfono del remitente tipo remite CHAR 1 Tipo de remitente (1-2) estado CHAR 1 Estado de remitente (O ó 1) fechareg DATETIME Fecha de registro al sistema

Tabla N°7: Descripción de la tabla de datos remitente

Nombre de la Tabla TIPO_DOCUMENTO

Descripción Contiene los datos principales de los tipos d~ documentos

Nombre del Campo Tipo de Dato lntegrida,d Longitud : Descripción id tdoc INT PK 10 Identificador de tipo documento.

nom tdoc VARCHAR 200 Nombre real de tipo de documento.

Tabla N°8: Descripción de la tabla de datos tipo de documento



Nombre de la Tabla TRAMITE

Descripción Contiene los datos .principales de los tramites

Nombre del Campo Tipo de Dato Integridad Longitud Descripción id tram INT PK 11 Identificador de trámite.

cod id remite INT 11 Código de remitente.

cod id tdoc INT 10 Código de tipo documento.

ndoc tram VARCHAR 250 Nombre documento.

cod idasunto INT 10 Código de asunto.

folio tram INT 10 Numero de folio de trámite.

fecha tram DATE 200 Fecha de trámite.

descrip tram TEXT Descripción del trámite.

observa tram TEXT Observación del tramite

estado CHAR 1 Estado de tramite (O ó 1)

fechareg DATETIME Fecha de registro al sistema

Tabla N"9: Descripción de la tabla de datos tramite

Nombre de la labia USUARIO

' Descripcíón Contiene íos datos principales de los usuarios

Nombre del <;:ampo Tipo de Dato Integridad Longitud ; Descripción id usu INT PK 11 Identificador de usuario.

nom usu VARCHAR 200 Nombre del personal.

ape usu VARCHAR 200 Apellidos del personal. sexo usu CHAR 1 Sexo del personal. dir_usu VARCHAR 200 Dirección del personal. telfcel usu VARCHAR 20 Teléfono del personal.

login usu VARCHAR 100 Nombre de acceso al sistema

clave_usu VARCHAR 200 Contraseña de acceso al sistema.

hablitado u su CHAR 1 Habilita al usuario ( 0-1)

estado CHAR 1 Estado de usuario (O ó 1)

fechareg DATETIME Fecha de registro al sistema

Tabla N°10: Descripción de la tabla de datos tramite

Nombre de la Tabla USUARIO _AREA

Descripción Contiene los datos principales de los usuario con su área correspondiente

Nombre del Campo Tipo de Dato lntegri~ad Longitud Descripción

cod id usuairo INT PK 10 Código de usuario

cod id are a INT 10 Código de área. - -Tabla N°11: Descripción de la tabla de datos usuario-área



4. INVENTARIO DE PROGRAMAS.

4.1 RELACIÓN DE PROGRAMAS.

4.1.1. Directorios.

El Sistema lnformáticoutiliza para su funcionamiento 10 directorios dentro de la

raíz principal de sistema, estos son:

• Ajax: almacena el archivo (ajax.js) que permite controlar las llamadas de las

páginas sin refrescar páginas actuales.

• Archivos_adjuntados:almacena todos los archivos referentes a los documentos

ingresados.

• Backup: almacena los archivos de la copia de seguridad generadas por años.

• Botones: almacena los diferentes botones utilizados en las páginas.

• Clases: almacena los archivos referentes a las consultas efectuadas a la base

de datos.

• Conexion: almacena los archivos de conexión a la base de datos.

• Estilos: almacena los scripts de los estilos usados en las interfaces.

• lmagenes: almacena las imágenes usadas en las páginas.

• logo: almacena la imagen principal y los datos de la institución.

• Scripts: almacena todos los script necesarios para las diversas funcionalidades

como el calendario.

Ajax

Archivos_adjuntados

backup

Botones

Clases

Conexion

Estilos

Imagen es

lago

Script>

Figura N° 1: Lista de directorios del sistema



4.1.2. Archivo de configuración.

La Sistema cuenta con un archivo principal de configuración para la conexión con

la base de datos llamado "config.inc", ubicado en el directorio "Conexión". La

descripción de los parámetros personalizables del config.inc es:

• $server: Determina el nombre del servidor web en la cual estará almacenada

nuestro sistema.

$bd: Determina el nombre de la base de datos que se debe usar o a la cual

se desea conectar.

• $user: Determina el nombre de usuario para el acceso a la base de datos,

como gestor tendremos a MySQL, para esta caso entraremos como usuario

predeterminado llamado: root.

• $passw: Determina la clave de acceso a la base de datos del usuario.

Todos estos parámetros se efectuaran su llenado de forma sencilla después de la

extracción del archivo comprimido del sistema.

4.1.3. Requisitos.

Servidor Web Apache con soporte para PHP.

Servidor de base de datos MYSQL.

Administrador de MYSQL.

Editor de texto.



ANEX006


Anexo N°: Código Fuente.

l. Sistema de Gestión Documentaria para la MPM.

1.1 Recepcionar Documento.

Herramienta de desarrollo: Adobe Dreamweaver CS3. Lenguaje de desarrollo: PHP.

1.1.1 sLogin.php <?php session _ start(); date_ default_ timezone _ set(" America/Lima ");

$msgbox=$_SESSION["validar_usu"];

$usua=$ _ SESSION["usu"]; $passw=$ _ SESSION["pass"];

unset($ _SESSION["validar_usu"]);

unset($ _ SESSION["usu"]);

unset($ _ SESSION["pass"]);

$ _ SESSION["autentificado"]=" ";

?> <!DOCTYPE html PUBLIC "-//W3C//DTD XHTML 1.0 Transitional//EN" "http://www.w3.org/TR/xhtmll/DTD/xhtmll-transitional.dtd">

<html xmlns="http://www.w3.org/1999/xhtml">

<head> <meta http-equiv="Content-Type" content="text/html; charset=iso-8859-1" /> <meta name="description" content="Sistema de Gestion Documentaria para la MPM

!quitos"/> <meta name="author" content="Municipalidad Provincial de Maynas- !quitos"/>

<meta http-equiv="X-UA-Compatible" content="IE=EmulateiE7" />

<title> .. :: Sistema de Gestion Documentaria- Municipalidad Maynas :: .. </title> <LINK rel="stylesheet" type="text/css" href="Estilos/estilosphp _ std.css"

media=" screen" > <link rel="shortcut icon" href="lmagenes/REFBAR.ICO"> <SCRIPT language=j avascript src=" Scripts/filtros.js" ></SCRIPT> <style type="text/css">  </style>

</head>

<BODY topmargin="O" leftmargin="O" marginWidth="O" vspace="O" hspace="O"

marginheight="O" id="bobyOOOl">

<table width="200" border="l" align="center" bordercolor="#FFFFFF">

<tr>

<td><img src="Imagenes/LogoMay.JPG" width="349" height="125" /></td> </tr>

</table>

<TABLE id="tabla003" border="O" cellSpacing="O" cellPadding="O" width="470" align="center">

<TR><TD colspan="2" height="35" align="right" bgcolor="#0033FF" style="verticalalign: middle" >

<T ABLE id="tabla004" border="O" cellSpacing="O" cellPadding="O" width="380"

align="right">

<TR>

<TD align="center" valign="center" width="280"><FONT

class=" titulo _login" >Sistema de Trámite Documentario</FONT></TD>

<TD align="center" valign="center" width="lOO"> </TD>

</TR> </TABLE>

</TD>

</TR> <TR>

<TD bgColor="#eüflff' width="lOO" align="right"> <div align="right"><img hspace="20" alt="" align="right" src="lmagenes/Llave

Puerta.GIF" width="llO" /></div><D'D>

<TD bgColor="#eüflff" height="120" width="370">

<FORM name="form acceso" id="form acceso"

METHOD="POST" ACTION="scontrol.php">

<T ABLE id="tabla005" border="O" cellSpacing="O" cellPadding="O" width="370" align="center">

<TR> <TD colspan="2" class="titulo_acceso"

align="center" valign="center" height="35">Ingrese sus datos de acceso</TD>

</TR> <TR>

<TD class="lbl acceso" width="150" align="right" height="18">Nombre de usuario</TD>

<TD width="220" align="left"> <INPUT TYPE="text" NAME="txtusuario" class=" textbox" onKeypress= "mensaje _login.style.displa y= 'non e'" value=" <? echo $usua; ?>"></TD>

</TR> <TR>

<TD class="lbl acceso" width="150"

align="right" height="l8">Contraseña</TD>

<TD width="220"

align="left"> <INPUT TYPE="password" NAME="txtclave"

class="textbox" onKeypress="mensaje _login.style.display='none "' value=" <? echo $passw; ?>"></TD>

</TR>

<TR> <TD width="l50" align="right"

height="28"><ffD> <TD width="220" align="left">

<input type="submit" value="Conectarse"

class="botonacceso" /><!fD>

</FORM> <ffR> <ffABLE> <BR> <CENTER>

<ffD>

<ffR> <!fABLE>

<FONT class="titulo _pielogin Estilol ">Municipalidad Provincial de Maynas -Oficina General de Informática © 2012</FONT> </CENTER> <div align="center"><BR>



</div> <center>

<div id="mensaje_login" align="center"> <?php if($msgbox){?>

<font size="2" color="#FFOOOO" face="Verdana"> <UL>

</p>

</div> </center>

</body> </html>

</font> <p> <?PHP} ?>

<p> </p>

1.1.2 w _nuevo_ do e_ mesaparte.php

<? session _ start(); ?> <? include ("seguridad.php"); ?>

<? include ("w_header.php"); ?>

<Ll><?PHP echo $msgbox; ?>

</UL>

<img src="Botones/txtjpg" border="O" width="l6" height="16" /> <font class="lb_tt"> Nuevo Documento </font> <fieldset>

<form id= 11 form_nuevodOC 11 name= 11 form_nuevodoc 11

ACTION= 11 p_nuevo_doc_mesaparte.php11 METHOD=11 GET 11 onSubmit= 11 return validar_ nuevo_ doc _ mesaparte(); 11 > <table width= 11 100%11 border= 11 Ü11 cellspacing= 11 Ü11 cellpadding= 11 Ü11 align= 11 center11 > <tr><td>

<table id= 11 tabla7701 11 width= 11 60011 border=11 Ü11 cellspacing=11 Ü11 cellpadding= 11 Ü11

align= 11 center11 > <tr>

<td width= 11 2ÜÜ 11 align= 11 right 11 ><font class= 11 titulo_formreg 11 >Datos del Documento</font></td>

</tr> <tr><?

<td width= 11 3ÜÜ11 height= 11 25 11 ></td>

$rs_list=$objcn->Ejecuta_Consulta($objtdoc> Listar_ tipo_ documento());

$n _list=$objcn-> Numero_ Filas($rs _list); ?>

<td align= 11 right 11 class= 11 lb_item 11 height= 1122 11 >Tipo de Doc. :</td> <td align= 11 left 11 > <SELECT NAME= 11 cob_tdoc11 class= 11combos 11 >

<OPTION V ALUE= 1111 SELECTED>---SELECCIONAR ---------</OPTION>

<?php for($i=O;$i<$n _list;$i++ ){ $idtdoc=$objcn

>Resultado _ Campos($rs_list,$i, 11 id _tdoc 11 ); $tdoc=$objcn

>Resultado_Campos($rs_list,$i,11nom_tdoc11); ?> <OPTION V ALUE=11 <? echo $idtdoc; ?> 11 ><?

echo $tdoc; ?></OPTION>

</tr> <tr>

<?} ?> </SELECT></td>

<td align= 11 right 11 class= 11 lb_item11 height="22">Documento :</td> <td align= 11 left 11 > <INPUT TYPE= 11 text11 NAME=11 txt_ndoc"

size= 11 6Ü 11 class= 11 text n11 onFocus= 11 this.className='text a"' - -onblur= 11 this.className= 'text_ n11' maxlength= 11 99 11

onKey Up= "j avascript:this. value=this. value.to UpperCase();" value= 11 11 ></td> </tr> <tr><?

?>

$rs_list=$objcn->Ejecuta _ Consulta($objasu-> Listar_ asunto()); $n_list=$objcn->Numero_Filas($rs_list);

<td align= 11 right 11 class="lb_item11 height= 11 2211 >Asunto :</td> <td align= 11 left 11 > <SELECT NAME= 11 cob_tasunto 11

class= 11 combos11 > <OPTION V ALUE= 11 " SELECTED>--

SELECCIONAR -----------------</OPTION>

<?php for($i=O;$i<$n _list;$i++ ){ $idasun=$objcn-

>Resultado_ Campos($rs _list, $i, 11 id_ as un 11 );

$asun=$objcn->Resultado_ Campos($rs _list,$i, 11DOm _as un 11

);

$dasun=$objcn

>Resultado _ Campos($rs_list,$i, 11descrip _ asun 11);

$asun; ?></OPTION>

</tr> <tr>

?> <OPTION VALUE= 11 <? echo $idasun; ?>11 ><? echo

<?} ?>

</SELECT></td>

<td align= 11 right 11 class= 11 lb _item11 height= 11 22">N° Folio :</td> <td align= 11 left11 > <INPUT TYPE="text11 NAME= 11 txt_folio 11

size="5 11 class="text_n11 onFocus= 11 this.className='text_a"' onblur= 11 this.className= 'text_ n "' maxlength="4 11 value= 11 111 ></td>

</tr> <tr>

<td align= 11 right" class="lb _item" height= 11 2211 >Fecha :</td>

<td align= 11 left" > <INPUT TYPE="text11 NAME= 11 txt_fechadoc" size="15 11 class="text n"

onF ocus=" this.classN ame= 'text_ a ';popFrame.fPopCalendar( txt_fechadoc, txt_ fechad oc,

popCal);return false" onblur="this.classN ame= 'text_n "' onclick= "popFrame.fPopCalendar( txt _fechad oc, txt _ fechadoc, popCal );return false" value="<? echo date("Y-m-d");?>"> <img src="Botones/b_calendar.png" onclick= "popFrame.fPopCalendar( txt_ fechadoc, txt_ fechadoc, popCal);return false" border="O" alt="Obtener Fecha" style="cursor:pointer" /></td>

</tr>

<tr> <td align="right11 class=11 lb _item11 height="22" valign= 11 tOp11 >Descripcion

:</td> <td align= 11 left" > <textarea name= 11 txt_descrip 11 cols= 11 60"

rows="5" class= 11 text n" onFocus="this.className='text a"' - -onblur= 11 this.className= 'text_ n "' style= 11 overflow:auto;" ></textarea>

</td> </tr>

</table>

</td></tr> <tr><td height="8 11 >

</td></tr> <tr><td>

<SCRIPT>

var datos=new Array();

function AbreVentanaModal_Buscar(){ load_pag();

datos=show ModalDialog( 'wpopup _buscar _remitente. php ',datos, 'status:no;resizable:no; scrollbars:no;width:380;height:l50'); if( datos[O] != null){ document.form_nuevodoc.CodRem.value=datos[O];} if( datos[l] != null){ document.form _ nuevodoc.NomRem. value=datos[l ]; }

if( datos[2] != null){ document.form_nuevodoc.DirRem.value=datos[2]; }

}

function Abre VentanaModal_Nuevo(){ load _pag(); datos=show ModalDialog('wpopup _nuevo _remitente.php ',datos, 'status:no;resizable:no;s crollbars:no;wid th :350;height: 150 ');

if( datos[O] != null){ document.form _ nuevodoc.CodRem.value=datos[O]; } if( datos[l] != null){ document.form_nuevodoc.NomRem.value=datos[l];}

if( datos[2] != null){ document.form_nuevodoc.DirRem.value=datos[2]; }

} </SCRIPT>

<table id="tabla7702" width="600" border="O" cellspacing="O" cellpadding="O"

align="center">

<tr>

<td width="200" align="right"><font class="titulo_formreg">Datos del Remitente</font></td>

<td width="300" height="25"> <div id='subnav _rem' align="left">

<ul> <li><a href='#' onmousemove="window.status=' Buscar';return true"

onClick= "Abre V en tanaModal_ Buscar()"> Buscar</a><!li>

<li><a href='#' onmousemove="window.status=' Nuevo';return true" onClick= "Abre VentanaModal_Nuevo() "> Nuevo</a><!li>

</tr>

<tr>

</ul></div>

</td>

<input name="CodRem" type="hidden"/> 

<td align="right" class="lb_item" height="22">Nombre :</td> <td align="left" > <INPUT TYPE="text" name="NomRem"

size="60" class="text n" onFocus="this.className='text a"' - -onblur=" this.className= 'text _ n '" readonly></td>

</tr> <tr>

<td align="right" class="lb _item" height="22">Direccion :</td>

<td align="left" > <INPUT TYPE="text" name="DirRem"

size="60" class="text n" onFocus="this.className='text a"' - -onblur=" this.className= 'text_ n '" readonl y></td>

</tr> <tr><td height="18"></td></tr>

<tr> <td align="right" class="titulo _formreg" height="38"

valign="top">Observaciones </td> <td align="left" > <textarea name="txt_observa" cols="60"

rows= "3" class=" text_n 11 onF ocus=" this.classN ame= 'text_ a"'

onblur=" this.classN ame= 'text_ n '" style=" overflow:auto;" ></textarea>

</td> </tr>

</table>

</td></tr> </table>

<br/> <center><INPUT TYPE="submit" value="Grabar Datos"

class="boton _reg"> <input name=" 11 type="reset"

class="boton _reg" ></center></form> </fieldset>

<? include ("w_footer.php 11); ?>

1.1.3 w _seguimiento_mesaparte.php

<? session_start(); ?> <? include ( 11 seguridad.php"); ?> <? include ("w_header.php"); ?> <?php

?>

$rs_list=$objcn->Ejecuta_Consulta($objtdoc->Listar_tipo_documento()); $n _list=$objcn-> Numero_ Filas($rs _list );

<?php $op_color="l"; for($i=0;$i<$n _list;$i++ ){

$idtdoc=$objcn-> Resultado_ Campos($rs _list,$i, "id_ tdoc"); $tdoc=$objcn-> Resultado_ Campos($rs_list,$i, "nom _tdoc "); if ($op_color==="l"){ $color="#DEEBFA"; $op_color="2";

}else{ $color="#D3E3F5"; $op_color="l";}

} ?>

<SCRIPT> function limpiar_ busqueda(){ txt_exp.value="";

txt_fechaing.value="";

txt_ dniruc. val u e="";

txt_ nomrem. value="";

txt_ razonrem. val u e="";

}

var expeds=new Array();

function Abre VentanaModal_ seguimiento(id){

load_pag(); expeds[O]=id; datos=show ModalDialog('wpopup _seguimiento_ tramite.php?idexp= '+id,expeds, 'status:

no;resizable:no;scrollbars:no;width:900;height:l50);

}

</SCRIPT> <img src="Botones/b_search.png" border="O" width="16" height="l6"

/> <font class="lb _tt"> Seguimiento de Documentos</font> <fieldset>

<table id="tabla00268" border="O" cellspacing="l" cellpadding="l" width="lOO%"

style= "cursor:default" > <TR><TD align="left"> 

:</td>

<table width="900" border="O" cellspacing="O" cellpadding="O">

<tr>

<td height="lO" width="200"></td>

<td height="lü" width="250"></td> <td height="lO" width="200"></td>

<td height="lO" width="250"></td>

</tr> <tr>

<td align="right" class="lb_item" height="22">N° Expediente

<td align="left" > <INPUT TYPE="text" NAME=" txt_ exp" size= "20" class= "text_ n" onFocus= "this.className= 'text_ a"'

onblur= "this.className= 'text _ n '" OnKeyPress= "if ( event.keyCode < 45 11

event.keyCode > 5711 (event.keyCode > 90 && event.keyCode < 97))

event.return Val u e = false;javascript:while("+this.value.charAt(O)=='

')this. value=this. value.substring(l,this. value.length );bus_ exp.style.display= 'non e';" ></t

d> <td align="right" class="lb_item" height="22">Tipo Documento :</td>

<td align="left"> <SELECT NAME="cob_tipodoc" CLASS="combos"> <OPTION V ALUE="" SELECTED>----------- </OPTION>

<? for($i=O;$i<$n _list;$i++ ){

$idtdoc=$objcn> Resultado_ Campos($rs _list,$i, "id _tdoc");

$tdoc=$objcn>Resultado _ Campos($rs _list,$i, "nom _tdoc"); ?>

echo $tdoc; ?></OPTION>

<?} ?>

</td>

</tr>

<OPTION V ALUE="<? echo $idtdoc; ?>"><?

</SELECT>

<tr> <td align="right" class="lb _ítem" height="22">Fecha Ingreso

:</td>

<td align="left" > <INPUT TYPE="text"

NAME="txt_fechaing" size="20" class="text_n" onFocus=" this.classN ame= 'text_ a ';bus_ exp.style.display= 'non e';"

onblur="this.className='text n"' onclick=" popFrame.fPopCalendar( txt _ fechaing, txt _ fechaing,popCal) ;return

false"></td>

:</td></td>

</tr>

<tr>

<td></td>

<td align="right" class="lb_item" height="22">DNI/RUC

<td align="left" > <INPUT TYPE="text"

NAME="txt dniruc" size="20" class="text n" onFocus="this.className='text a'" - -onblur="this.className='text_n"' maxlength="12" OnKeyPress="if (event.keyCode <

4511 event.keyCode > 5711 (event.keyCode > 90 && event.keyCode < 97)) event.return Value = false;javascript:while("+this.value.charAt(O)=='

')this. value=this. value.substring(l,this. value.length );bus_ exp.style.display= 'non e';" ><lt d>

:</td></td>

</tr> <tr>

<td></td>

<td align="right" class="lb _ítem" height="22">Nombre

<td align="left" > <INPUT TYPE="text" NAME="txt nomrem" size="30" class="text n" onFocus="this.className='text a"' - -onblur=" this.classN ame= 'text n "'

onKeyUp="javascript:this.value=this.value.toUpperCase();bus_exp.style.display='none ';" ></td>

:</td></td>

</tr> <tr>

<td></td>

<td align="right" class="lb _ítem" height="22">Razon Social

<td align="left" > <INPUT TYPE="text" NAME="txt razonrem" size="30" class="text n" onFocus="this.className='text a"' - - -onblur="this.className='text n"' onKey Up= "j avascript:this. value=this. val u e. to UpperCase(); bus_ exp.sty le.displa y= 'non e ';"></td>

<td></td> <td align="left"><INPUT TYPE="button" value="Buscar"

class= "boton _reg" onclick= "bus_ exp.style.display= 'inline ';

getHTTP('w _seguimiento_ mesa parte_ div.php',' &exp= '+ txt_ exp. value+ '&fecha='+ txt_ fechaing.value+ '&dniruc= '+ txt_ dniruc. val u e

+ '&nom= '+txt_ nomrem. val u e+ '&razon= '+txt_razonrem. value+ '&tipodoc= '+cob _tipo do

. c. value, 'bus_ exp ')" > <input value= "Limpiar" type= "button"

class= "boton _reg" onclick= "limpiar_ busqueda(); bus_ exp.style.display= 'non e';" ></td>

· <hr />

</tr> </table>

</TD></TR> <TR><TD align="left">

<table id="00258" border="O" cellspacing="O" cellpadding="O"

width="lOO%" style="cursor:default"> <tr class="titulo_tabla_bandeja" bgcolor="#ACCBFO"

height="l9">

</tr>

</table>

</TD></TR>

<th width="12%" align="center">Expediente</th>

<th width="l2%" align="center">Fecha Ing.</th> <th width="36%" align="center">Descripcion</th>

<th width="lO%" align="center">Dni/Ruc</th> <th width="24%" align="center">Remitente</th> <th width="6%" align="center">Ver</th>

<tr><TD align="left" height="230px" valign="top">

class="barrascroll" >

</tr> </table>

<br /> </fieldset>

</TD>

<div id="bus_exp" style="overflow:auto; height:220px"

</div>

<? include ("w_footer.php"); ?> ·

1.2 Tramitar Documento.

1.2.1 w _bandeja_secretaria.php

<? session_start(); ?>

<? include ("seguridad.php"); ?> <? include ("w_header.php"); ?>

<style> .botonmesa {

}

BORDER-BOTTOM: #787a83 lpx solid;

BORDER-LEFr: #787a83 lpx solid; P ADDING-BOTTOM: Opx;

BACKGROUND-COLOR: #eaebee; PADDING-LEFr: Opx;

PADDING-RIGHT: Opx;

FONT-FAMILY: TAHOMA;

COLOR: #4a4b5f; FONT-SIZE: llpx; BORDER-TOP: #787a83 lpx solid; BORDER-RIGHT: #787a83 lpx solid;

PADDING-TOP: Opx

</style>

<SCRIPT> var exped=new Array();

var datos=new Array(); var bC=new Array('#FFFFCC','#DEEBFA');

function Abre VentanaModal_ Detalle( id,_ v,iddtr){ //var X=eval("document.checkboxform.chk"+ _ v+" .checked?O:l ");datos[O].length==ll

eval("f"+ _ v+" .style.backgroundColor=bC[O]"); load _pag(); exped=showModalDialog('wpopup _ verdetalle _expediente. php?idexp= '+id+ '&iddt= '+id d tr ,exped, 'status:no ;resizab le :no ;scrollbars:no ;width:SOO;height: 150 ');

eval("f"+ _ v+ ".style.backgroundColor=bC[l] ");

if( exped[O]=="Derivar"){

location.href= 'w _derivar_ oficina_ secretaria. php ?idexp= '+exped[l ]+'&id= '+exped[

2];

}

}el se{

if(exped[O]=="Recepcionar"){

location.href='w _ vistadoc _ secretaria.php?idexp='+exped[l ]+ '&iddt='+exped[2];

}else{ }

}

1.2.2 w_bandeja_areas.php

<? session_start(); ?> <? include ("seguridad.php"); ?> <? include ("w_header.php"); ?> <? $uno=date("Y -m-d", strtotime("2012-02-1 + 10 day")); $dos=date("Y-m-d", strtotime("2012-02-l + 20 day")); $tre=date("Y-m-d", strtotime("2012-02-l + 30 day")); $hoy=date("Y -m-d "); if($hoy<=$uno ){ echo "<font color='#FFFFFF'>"; echo "verde"; echo "</font>"; }else{ if($hoy>$uno && $hoy<=$dos){

echo "<font color='#FFFFFF'>"; echo "ambar"; echo "</font>";

}

}else{ echo "<font color='#FFFFFF'>"; echo "rojo"; echo "</font>"; }

//echo date("Y-m-d", strtotime("2012-02-19 + 10 day"))." menor que ".date("Y-m-d"); ?> <style> .botonmesa {

}

BORDER-BOTIOM: #787a83 lpx solid; BORDER-LEFT: #787a83 lpx solid; PADDING-BOTTOM: Opx; BACKGROUND-COLOR: #eaebee; PADDING-LEFT: Opx; PADDING-RIGHT: Opx; FONT-FAMILY: TAHOMA; COLOR: #4a4b5f; FONT-SIZE: llpx; BORDER-TOP: #787a83 lpx solid; BORDER-RIGHT: #787a83 lpx solid; PADDING-TOP: Opx

</style>

<img src="Botones/emailButton.png" border="O" width="16" height="l6"

/> <font class="lb_tt"> Documentos Recibidos </font>

<fieldset> <?php

$ca=$ _SESSION["CODIGO _DEPENDENCIA"]; $rs _list=$objcn->Ejecuta _ Consulta($objtram-> Listar_ docs _para_ areasinternas _ xcodarea($ca) ); $n _list=$objcn-> Numero _Filas($rs _list);

?> <table id="tabla00268" border="O" cellspacing=" 1" cellpadding="l" width=" 100%"

style="cursor:default">

<TR><TD align="left" height="8"></TD></TR> <TR><TD align="left">

<table id="00258" border="O" cellspacing="O" cellpadding="O" width="lOO%"

style=" cursor:default" >

<tr class="titulo_tabla_bandeja" bgcolor="#ACCBFO" height="19"> <th width="12%" align="center">Expediente</th>

<th width="25%" align="center">De</th> <th width="29%" align="center">Asunto</th> <th width="29%" align="center">Remitente</th>

<th width="S%" align="center"></th>

</tr>

</table></TD></TR> <tr><TD align="left">

<div id="l" style="overflow:auto; height:345px" class="barrascroll">

<? if($n_list==O){ ?> <br /><center><font face="Verdana, Arial, Helvetica, sans-serif"

size="l" color="#666666"> No existe ningun documento recibido

</font></center> <? }else{ ?> <table id="tabla002589" border="O" cellspacing="l"

cellpadding="l" width="lOO%" align="left">

<?php $op_color="l"; for($i=O;$i<$n _list;$i++ ){

$iddtram=$objcn-

> Resultado_ Campos($rs _list,$i, "id_ dtram");

$idtram=$objcn-

> Resultado_ Campos($rs _list,$i, "cod _idtram");

$fechade=$objcn-

> Resultado_ Campos($rs _list,$i, "fecha_ derivada"); $areaorigen=$objcn

> Resultado_ Campos($rs _list, $i, "cod _ areaorigen ");

$sql=$objtram>0btener_datos_expediente_todo_x_idtram($idtram);

$rs _edit=$objcn->Ejecuta _ Consulta($sql);

//$idtram=$objcn

>Resultado _ Campos($rs _ edit,O, "id_ tram");

$nom=$objcn>Resultado _ Campos($rs _ edit,O, "nom _remite");

$ape=$objcn>Resultado _ Campos($rs_ edit,O, "ape _remite");

$raz=$objcn

>Resultado _ Campos($rs_ edit,O, "razon _remite");

$tdoc=$objcn-

> Resultado_ Campos($rs _ edit,O, "no m_ tdoc ");

//$ndoc=$objcn> Resultado_ Campos($rs _ edit,O, "ndoc _tram");

$asunto=$objcn

>Resultado _ Campos($rs_ edit,O,"nom _asun");

//$folio=$objcn

> Resultado_ Campos($rs _ edit,O, "folio_ tram");

//$fecha=$objcn

> Resultado_ Campos($rs_ edit,O, "fecha_tram");

1 /$desc=$obj en

> Resultado_ Campos($rs _ edit,O, "descrip _tram");

//$obser=$objcn

> Resultado_ Campos($rs _ edit,O, "observa_ tram");

//$est=$objcn>Resultado _ Campos($rs_ edit,O,"estado");

$expediente=$idtram;

$remitente=$nom." ".$ape;

if(empty($nom)){ $remitente=$raz; }

$rs_ edit=$objcn->Ejecuta _ Consulta($objarea

> Mostrar_ are as_ x _ id($areaorigen) );

$idareas=$objcn->Resultado _ Campos($rs_ edit,O,"id _area");

$nombrearea=$objcn-. >Resultado_ Campos( $rs _e di t, O, "no m_ are a");

if ($op_color=="l"){ $color="#DEEBFA";

$op_color="2";

}else{ $color="#D3E3F5"; $op_color="l";}

?> <tr bgcolor="<? echo $color;?>" id="f<? echo $i; ?>">

<td width="l2%" class="resul_tabla"

align= "left" >

<? echo $expediente; ?></td>

<td width="24%" class="resul_tabla" align="left">

<? echo $nombrearea; 7></td> <td width="30%" class="resul_tabla" align="left">

<?php echo $asunto; ?></td> <td width="31 %" class="resul_tabla" align="left">

<?php echo $remitente; ?></td> <td align="right" width="3%">

<a href="w _ vistadoc _areas.php?idexp=<? echo $idtram; ?>&iddt=<? echo $iddtram; ?>&idareao=<? echo $idareas; ?>" >

<img src="Botones/b _ view.png" width="16" height="16" border="O" alt="Ver Detalle del Documento" style="cursor:pointer" onmousemove="window.status=' Ver Detalle del Documento';return true" /></a>

</td>

<ffD> </tr> </table> </fieldset>

<? include ("w_footer.php"); ?>

</tr> <?php} ?>

<ffABLE> <? } //cierre de verificacion de documentos ?>

</div>

1.3 Administrar Sistema.

1.3.1 w_lista_usuarios.php

<? session _ start(); ?>


<fieldset>

<legend><font class="titulo_formreg"> Listado de Usuarios </font></legend>

<?php

?> <BR>

$rs _list=$objcn-> Ejecuta_ Consulta($obj usu-> Listar_ Usuarios());

$n_list=$objcn->Numero_Filas($rs_list);

<table id="tabla0268" border="O" cellspacing="O" cellpadding="O" width="lOO%">

<TR><TD align="left"> <table id="taba00258" border="O" cellspacing="O" cellpadding="O"

width="lOO%">

<tr class="titulo _tabla" bgcolor="#89BSE4" height="19"> <th width="33%"> Nombre y Apellidos</th>

<th width= "26% "><div align= "center" > Direccion</div></th> <th width="13%"><div align="center">Usuario</div></th> <th width="ll %"><div align="center">Acceso</div></th> <th width="17%"><div align="center">Acciones</div></th>

</tr> </table></TD></TR>

<tr><TD align="left"> <div id="lpu" style="overflow:auto; height:345px"

class="barrascroll" > <table id="tabla02589" border="O" cellspacing="l" cellpadding="l"

width="lOO%" align="left">

<?php $op_color="l"; for($i=O;$i<$n _list;$i++ ){

$idusus=$objcn>Resultado_ Campos($rs_list,$i, "id_usu");

$estado=$objcn

>Resultado _ Campos($rs _list,$i, "hablitado _ usu");

$nombres=$obj en

> Resultado_ Campos($rs _list,$i, "nom _ usu")." ".$objcn>Resultado _ Campos($rs_list,$i, "ape_usu");

$dir=$objcn>Resultado _ Campos($rs_list,$i, "dir _ usu");

$user=$objcn-

> Resultado_ Campos($rs_list,$i, "login_ usu");

(

$op_color="2";

íf ($op_color=="1"){ $color="#DEEBFA";

}else{ $color="#D3E3F5"; $op_color="1";}

?> <tr bgcolor="<? echo $color;?>">

<td width="33%" class="resul_tabla"><?php echo "-".$nombres;?></td>

<td width="26%" class="resul_tabla"><?php echo $dir;

?></td> <td width="13%" class="resul tabla"><dív

alígn="center"><?php echo $user; ?></div></td> <td class="resul_ tabla" align="center" width=" 11% ">

<? if($estado==1){ ?>

<IMG SRC="Botones/b_usrcheck.png" WIDTH="16" HEIGHT="16" BORDER="O">

<? }else{ ?>

<IMG

SRC="Botones/b_usrdrop.png" WIDTH="16" HEIGHT="16" BORDER="O">

<?} ?></td> <td align="right" width="17%">

<div align="center">

<? if($estado==1){ ?> <IMG SRC="Botones/bd_drop.png"

WIDTH="16" HEIGHT="16" BORDER="O">

<a href= "p _ esthabilita _usuarios. php?idusu=<? echo $idusus; ?>&est=O" >

<IMG SRC="Botones/b_deltbl.png" WIDTH="16" HEIGHT="16" BORDER="O" alt="Deshabilitar Acceso"

style="cursor:hand" onmousemove="window.status= 1 Deshabilitar Acceso 1;return

true"></a>

<? }else{ ?> <IMG SRC="Botones/b_drop.png"

WIDTH="16" HEIGHT="16" BORDER="O" alt="Eliminar Usuario" style=" cursor:hand" onmousemove= "window.status= 1 Eliminar Usuario 1;return true" >

<a href="p _ esthabilita _ usuarios.php?idusu=<?echo $idusus; ?>&est=1 ">

<IMG SRC="Botones/b_browse.png"

WIDTH="16" HEIGHT="16" BORDER="O" alt="Habilitar Acceso"

style="cursor:hand" onmousemove="window.status= 1 Habilitar Accesol;return

true" ></a> <?} ?>

<a href= "w _nuevo_ usuarios. php?idusu=<? echo

$idusus; ?>"> <IMG SRC="Botones/b_edit.png"

WIDTH="16" HEIGHT="16" BORDER="O" alt="Editar Usuairo" style="cursor:hand"

onmousemove= "window.status= 1 Editar Usuario 1;return true" ></a>

<a href="w _asignararea_usuarios.php?idusu=<?echo $idusus; ?>">

<IMG SRC="Botones/b _props.png"

WIDTH="l6" HEIGHT="l6" BORDER="O" alt="Asignar Area" style="cursor:hand"

onmousemove="window.status=' Asignar Area';return true"></a>

</tr>

</div>

</tr> </table>

</fieldset>

</div></td>

</TD>

<?php} ?>

</TABLE>

<? include ("w_footer.php"); ?>

1.3.2 w _parametro_accesobdd.php

<? session _ start(); ?>


<?

?>

if (file_exists("Conexion/config.inc")) {

require _once(" Conexion/config.inc");

}

<fieldset> <legend><font class="titulo_formreg"> Parametros de Acceso a la Base de Datos

</font><!legend>

<center> <div id="seguridad">

<T ABLE width="700" border="O" cellspacing="O" cellpadding="2"> <TR>

</TR> <TR>

<TD width="338" height="lO"></TD> <TD width="354" height="lO"></TD>

<TD><p align="right"><font class="lbl_item">Servidor: </font></p>

</TD> <TD><p align="left"><INPUT TYPE="text" NAME="txt_server"

size=="15" class;;;;"txt_regn" maxlength="l5" value="<? echo $server; ?>"

onFocus=" this.classN ame= 'txt_rega "' onblur=" this.className= 'txt_regn "' ></p>

</TD> <ITR> <TR>

<TD><p align="right"><font class="lbl_item">Usuario : </font></p>

</TD> <TD><p align="left"><INPUT TYPE="text" NAME="txt_user"

size="15" class="txt_regn" maxlength="l5" value="<? echo $user; ?>" onFocus="this.className='txt_rega"' onblur="this.className='txt_regn"'></p>

</TD> </TR> <TR>

<TD><p align="right"><font class="lbl_item">Contrase&ntildea : </font></p>

</TD> <TD><p align="left"><INPUT TYPE="text" NAME="txt_pass"

size="15" class="txt_regn" maxlength="l5" value="<? echo $passw; ?>"

onF ocus=" this.classN ame= 'txt _rega "' onblur=" this.classN ame= 'txt _ regn "' ></p>

<ITD> </TR> <TR>

<TD><p align="right"><font class="lbl_item">Base de Datos: </font></p>

</TD> <TD><p align="left"><INPUT TYPE="text" NAME="txt_bdd" size="15"

class="txt_regn" maxlength="l5" value="<? echo $bd; ?>" onFocus="this.className='txt_rega"' onblur="this.className='txt_regn"'></p>

</TR> <TR>

<ITD>

<TD height="lO"></TD> <TD height="lO"></TD>

</TR> </TABLE> <T ABLE width="700" border="O" cellspacing="O" cellpadding="O"

color="#FFFBF2">

<TR><TD width="344"></TD>

<TD width="356"><p align="left"> <INPUT TYPE="button" value="Comprobar" class="boton_reg"

onclick=" getHTTP('w _parametro _ accesobdd _ div. php ', '&server= '+txt_ server .value+ '&user= '+ txt_ user. value+ '&pass= '+txt_pass. value+ '&bdd= '+txt_bdd.value, 'div_mensaje_sistema')" ></p>

</TD></TR> </TABLE>

</div>

<BR>

<div id=" div _mensaje_ sistema" style= "height: 150px" ></div>

</center> </fieldset> <? include ("w_footer.php"); ?>


ANEX007


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O 9 SEP 2011 os

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-~ ~ '· -:';¿ -~~ ~/; ~-.:· _--r-t-:~-~:.: -~~-~--i~ .. -:_-- .. ~:-··-· ·:~-~-- ··-:····-----~¡J..:.c t~ü~~~~'J_:~J~~--_:~:·-f;:~_:~'-: -· ~?)'"~ ·; :··;i\ t..¡ :-j_,~(~.:.~.-o~ . .l"/i.ü'-<<-fp~_{· _)i•-"" (-¡ -·:~!CC~ ~ {;•.v.CJ-u;;._.J;_,--._,__¡;;_t>_{c · ~::•-;· ;•" .·.hó· ;I'

r .~:i ~~~·:<:·=-- ~~~-~;~·~:~t;;~::~-~-l.~~---c.-;;;: _Q~-z~~ _ ?~-:-(·~-~=~{¿~--~L~,;;J~----~~-----~ -- _ -_:;_:_;~~-:~.~:~=:~~ -j~ ~~~-~~ .~ _ ~\_ [eL._ .. -~· _~¡-·_}(~~t {C:;~-p~:;~·-:c ;-~-::¡; :;-;:;;;_~~, ?j~-r :~-.-=~=-;c~:::~~~:;¡T~:~~~t¿ :1 \ :~~~~~~---- -----

-~- ! . ···---~, .. --~-~-~-~--~~---~- --------~-,-----_--1--~----:;··::.;;-;·····--~--'=---·-·------:-:···--··:~-~----- ......... -~e:--~¡------ --- .................. -¡ [ 1 :[e_ .~ ':_-}:~! ___ tl t. In_ }d,'-o ;~, r,·J y eJ .. _. ·::-:-t:-._.-; (f/.-{vi.-tii.L"-q¡J•-e.{c) _. J'·{;(~r ¡

; ~J,~¿!:L~~~;5~~~:z"~:~{]~};tj~t)~~~:h:F~~~{~-~-=~=] \ ' ~ . 1 -~'b· ··-·· . ····--··-····--··--------·--··-------_:~----------------·-·-------------····-----------~-------------------

J . l -·····---··-··--····-··-·-···-·····--··-----·--··-··-·-··---·-------------···---·-··-----·--------·--·---·-···· ·-----------·------··-----·---··--·--1

~ ! 9t~iros -~"-·-·-----·---· ······ -----·------····----·----·------------·---------·-··-------------:_--------·--·----------··--------------------1

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