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REPUBLICA BOLIVARIANA DE VENEZUELA MINISTERIO DE EDUCACIÓN SUPERIOR
UNIVERSIDAD JOSÉ ANTONIO PAÉZ DIRECCIÓN GENERAL DE ESTUDIOS DE POSTGRADO
ESPECIALIZACIÓN GESTIÓN Y CONTROL DE LAS FINANZAS PÚBLICAS
DISEÑO DE UN MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS DEL PROCESO DE AUDITORÍA PARA MEJORAR LA EFICIENCIA EN LA
UNIDAD DE AUDITORIA INTERNA DE LA ALCALDÍA DEL MUNI CIPIO MIRANDA ESTADO CARABOBO
Trabajo de Grado presentado para optar al Título de Especialista en Gestión y Control de las Finanzas Públicas
Autora: Lcda. (MSc). Sevilla Digla Ana Tutora: Lcda. (Esp.). Quiñones Marielbia
San Diego, febrero, 2.015
UNIVERSITAS VALENTINA
A NIMA
ET
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REPUBLICA BOLIVARIANA DE VENEZUELA MINISTERIO DE EDUCACIÓN SUPERIOR
UNIVERSIDAD JOSÉ ANTONIO PAÉZ DIRECCIÓN GENERAL DE ESTUDIOS DE POSTGRADO
ESPECIALIZACIÓN GESTIÓN Y CONTROL DE LAS FINANZAS PÚBLICAS
CONSTANCIA DE APROBACIÓN TUTOR
Por medio de la presente hago constar que he leído el Proyecto de Trabajo de Grado presentado por la Licenciada Digla Ana Sevilla Pinto, titular de la Cédula de Identidad Nº V-12.771.695. Titulado: DISEÑO DE UN MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS DEL PROCESO DE AUDITORÍA PARA MEJ ORAR LA EFICIENCIA EN LA UNIDAD DE AUDITORIA INTERNA DE LA ALCALDÍA DEL MUNICIPIO MIRANDA ESTADO CARABOBO Adscrito a la línea de investigación: Gestión de las Finanzas Públicas. Para optar al título de Especialista en Gestión y Control de las Finanzas Públicas. Aceptando la Tutoría del presente Proyecto de Trabajo Especial de Grado, durante su etapa de desarrollo hasta la elaboración, presentación y evaluación. Según las condiciones de la Dirección General de Postgrado de la Universidad José Antonio Páez.
En San Diego, a los veinte días del mes de enero del año dos mil quince.
________________________
Lcda. Marielbia Quiñonez Tortolero Especialista en Gestión y Control de las Finanzas Públicas
Profesor Universitario Cédula de Identidad Nº V-12.032.002
UNIVERSITAS VALENTINA
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REPUBLICA BOLIVARIANA DE VENEZUELA MINISTERIO DE EDUCACIÓN SUPERIOR
UNIVERSIDAD JOSÉ ANTONIO PAÉZ DIRECCIÓN GENERAL DE ESTUDIOS DE POSTGRADO
ESPECIALIZACIÓN GESTIÓN Y CONTROL DE LAS FINANZAS PÚBLICAS
CONSTANCIA DE APROBACIÓN DEL TUTOR METODOLOGICO
Por medio de la presente hago constar que he leído el Proyecto de Trabajo Especial de Grado presentado por la ciudadana Digla Ana Sevilla Pinto, titular de la cédula de identidad Nº V-12.771.695. Titulado: DISEÑO DE UN MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS DEL PROCESO DE AUDITORÍA PA RA MEJORAR LA EFICIENCIA EN LA UNIDAD DE AUDITORIA IN TERNA DE LA ALCALDÍA DEL MUNICIPIO MIRANDA ESTADO CARABOB O Adscrito a la línea de investigación: Gestión de las Finanzas Públicas. Para optar al título de Especialista en Gestión y Control de las Finanzas Públicas. Aceptando la Tutoría del presente Proyecto de Trabajo Especial de Grado, durante su etapa de desarrollo hasta la elaboración, presentación y evaluación. Según las condiciones de la Dirección General de Postgrado de la Universidad José Antonio Páez.
En San Diego, a los veinte días del mes de enero del año dos mil quince.
________________________
Lcda. (Msc) Marielbia Quiñonez Tortolero Especialista en Gestión y Control de las Finanzas Públicas
Profesor Universitario Cédula de Identidad Nº V-12.032.002
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REPUBLICA BOLIVARIANA DE VENEZUELA MINISTERIO DE EDUCACIÓN SUPERIOR
UNIVERSIDAD JOSÉ ANTONIO PAÉZ DIRECCIÓN GENERAL DE ESTUDIOS DE POSTGRADO
ESPECIALIZACIÓN GESTIÓN Y CONTROL DE LAS FINANZAS PÚBLICAS
CONSTANCIA DE APROBACIÓN DEL TUTOR ESPECIALISTA
Por medio de la presente hago constar que he leído el Proyecto de Trabajo Especial de Grado presentado por la ciudadana Digla Ana Sevilla Pinto, titular de la cédula de identidad Nº V-12.771.695. Titulado: DISEÑO DE UN MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS DEL PROCESO DE AUDITORÍA PA RA MEJORAR LA EFICIENCIA EN LA UNIDAD DE AUDITORIA IN TERNA DE LA ALCALDÍA DEL MUNICIPIO MIRANDA ESTADO CARABOB O Adscrito a la línea de investigación: Gestión de las Finanzas Públicas. Para optar al título de Especialista en Gestión y Control de las Finanzas Públicas. Aceptando la Tutoría del presente Proyecto de Trabajo Especial de Grado, durante su etapa de desarrollo hasta la elaboración, presentación y evaluación. Según las condiciones de la Dirección General de Postgrado de la Universidad José Antonio Páez.
En San Diego, a los veinte días del mes de enero del año dos mil quince.
________________________
Lcda. (Msc) Arsenia Triana Profesor Universitario
Cédula de Identidad Nº V-11347695
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DEDICATORIA
A Dios y a los santos.
A mi familia, en especial a mi mamá y mi hijo
Pilares fundamentales de mi vida, mi fuerza y mi inspiración.
Lcda. (MSc) Digla Sevilla
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AGRADECIMIENTO
A mi profesor y tutor Francisco Navarro, quién me ha inspirado a perfeccionarme en
el área de control fiscal, por su amistad, sus consejos y constantes asesorías.
A mi tutora Marielbia Quiñones, por su conocimiento y dedicación, quién ha sido
pieza fundamental en la producción de este trabajo especial de grado.
A mi amiga y asesora Arsenia Triana, quién a lo largo de mis estudios de
perfeccionamiento de cuarto nivel siempre ha estado allí ayudándome y animándome
a seguir.
A la Universidad José Antonio Páez, por contribuir a través de la academia a mi
formación profesional.
A la Alcaldía del Municipio Miranda Estado Carabobo por permitirme realizar mi
propuesta en ese ayuntamiento.
A todas aquellas personas que me ayudaron en la realización de esta investigación.
Lcda. (MSc) Digla Sevilla
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INDICE
pp.
DEDICATORIA
AGRADECIMIENTOS
INDICE GENERAL
RESUMEN
ABSTRACT
INTRODUCCIÓN
CAPITULO
IPlanteamiento del Problema
Objetivos
Justificación del Problema
CAPITULO
IIMARCO TEÓRICO
Antecedentes de la Investigación
Bases Teóricas
Bases Legales
Definición de Términos Básicos
Operacionalización de la Variable
CAPITULO
IIIMARCO METODOLOGICO
v
vi
vii
x
xi
12
16
22
23
25
25
32
56
65
67
73
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Tipo de la Investigación
Diseño de la Investigación
Población de la Investigación
Muestra de la Investigación
Técnicas e Instrumentos de la Investigación
Validez del Instrumento
Confiabilidad
Técnica de análisis de los datos
CAPITULO
73
75
75
75
76
77
78
79
IV ANALISIS DE LOS RESULTADOS
CAPITULO
V LA PROPUESTA
Justificación
Fundamentación de la Propuesta
Objetivos de la Propuesta
Factibilidad de la Propuesta
CAPITULO CONCLUSIÓN Y RECOMENDACIONES
VI Conclusión
Recomendaciones
80
127
130
132
135
135
142
145
REFERENCIAS BIBLIOGRAFICAS
ANEXOS
A Instrumento (Cuestionario)
146
149
150
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B Instrumento (Validez)
C Manual de Normas y Procedimientos en materia de Auditoria
157
162
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REPUBLICA BOLIVARIANA DE VENEZUELA MINISTERIO DE EDUCACIÓN SUPERIOR
UNIVERSIDAD JOSÉ ANTONIO PAÉZ DIRECCIÓN GENERAL DE ESTUDIOS DE POSTGRADO
ESPECIALIZACIÓN GESTIÓN Y CONTROL DE LAS FINANZAS PÚBLICAS
DISEÑO DE UN MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS DEL PROCESO DE AUDITORÍA PARA MEJORAR LA EFICIENCIA E N LA
UNIDAD DE AUDITORIA INTERNA DE LA ALCALDÍA DEL MUNI CIPIO MIRANDA ESTADO CARABOBO
Autor: Lcda. (Mcs) Digla Sevilla Tutor: Profa. (Mcs) Arsenia Triana Fecha: San Diego, febrero 2015
RESUMEN
La presente investigación tiene como objetivo, diseñar un manual de normas y procedimientos del proceso de auditoría para mejorar de la eficiencia en la Unidad de Auditoría Interna de la Alcaldía del Municipio Miranda Estado Carabobo. En este sentido, esta propuesta permitirá mejorar la gestión de control en la Unidad en estudio, así como, cumplir con el ordenamiento jurídico que regula la materia, lo que conlleva directamente a un adecuado control interno y uso de los recursos y salvaguarda del patrimonio público; además de pie a una transparente rendición de cuentas. También brindará al alcalde un mayor conocimiento sobre la efectividad y eficiencia de las operaciones del ayuntamiento. Siendo un proyecto factible, de tipo de investigación de campo y documental, cuyo diseño es no experimental descriptivo. La población y muestra del estudio está conformado por una persona, siendo de tipo no probabilística, se aplicó un cuestionario como instrumento de recolección de datos. La validez del instrumento será validada por juicio de experto. En cuanto al cálculo de confiabilidad se basó en el Coeficiente de Alfa- Cronbach. Concluyéndose en la necesidad de elaborar un Manual. La línea de investigación está enmarcada en la Gestión de las Finanzas Públicas.
Palabras Claves: Control Interno, Manuales de Procedimientos, Eficiencia.
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BOLIVARIAN REPUBLIC OF VENEZUELA MINISTRY OF HIGHER EDUCATION UNIVERSITY JOSÉ ANTONIO PAÉZ
DIRECTORATE-GENERAL OF POSTGRADUATE STUDIES SPECIALIZATION MANAGEMENT AND CONTROL OF PUBLIC
FINANCES
DESIGN OF A MANUAL OF STANDARDS AND PROCEDURES OF THE AUDIT PROCESS TO IMPROVE EFFICIENCY IN THE UNIT OF
INTERNAL AUDIT OF THE MAYOR OF THE MUNICIPALITY MIR ANDA STATE OF CARABOBO
Author: Lcda. (Msc.) Digla Sevilla Tutor: Profa. (Msc) ArseniaTriana Year: February, 2015
SUMMARY
The present research aims, design a Manual of standards and procedures of the audit process to improve efficiency in the unit of internal audit of the mayor of the municipality Miranda State of Carabobo. In this sense, this proposal will improve the management of control unit in Studio, as well as comply with the legal system that regulates the matter, which leads directly to an adequate internal control and use of resources and safeguarding of public assets; In addition to walking a transparent accountability.It will also provide the Mayor more knowledge about the effectiveness and efficiency of the operations of the Council. Research is a feasible type of field and documentary research project, whose design is non-experimental descriptive. The
population and the study sample consists of one person, being non-probabilistic, type was
applied a questionnaire as an instrument of data collection. The validity of the instrument
will be validated by expert judgement. As for the calculation of reliability I was based on
Alpha - Cronbach coefficient. Concluding on the need for a Manual. The line of research is
framed in the management of public finance
Key words: Internal Control, procedures manuals, efficiency
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INTRODUCCIÓN
La Constitución de la República Bolivariana de Venezuela del año 1999, brinda
entre sus aportes más significativos la división de los poderes, la administración
pública al servicio de los ciudadanos y ciudadanas, y el hecho de que con ella
seinicia la modernización del Estado, derivándose de este último punto la creación y
aprobación de leyes que surgen de la necesidad de adaptarse a las tendencias
mundiales y pautas nacionales en cuanto a Administración Pública se refiere. Dentro
de esta concepción al evaluar las instituciones públicas venezolanas observamos
grandes avances, retos y deudas.
De lo expuesto anteriormente, se puede precisar que uno de los mayores retos lo
tenemos en la eficacia y calidad en la gestión pública; y más aún en la actual
coyuntura venezolana fundada en la utopía bolivariana; que concentra un mayor
número de instituciones públicas y que a su vez exige una necesaria
desburocratización del Estado en la perspectiva de la construcción socialista. En tal
sentido, existe la necesidad de un sacudón en las diversas instancias del gobierno
nacional, partiendo del reconocimiento de la coexistencia de dos modelos de gestión,
como ocurre en cualquier periodo de transición:
- Por un lado, las practicas burocráticas que se hacen dominantes,
correspondiendo a la lógica del Estado Capitalista heredado, particularmente con el
predominio de la división social de trabajo: divorcio entre la teoría y la práctica,
fragmentación y atomización del conocimiento, jerarquía y monopolio del saber,
corruptelas y negociados, ausencia de planificación y sistematización.
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- Por el otro, incipientes experiencias de rupturas anti burocráticas que son
asfixiadas y cercadas por los enfoques y rutinas que reproducen la referida división
del trabajo capitalista.
Lo antes planteado, conlleva a visualizar una disipación en el nuevo modelo de
Gestión Pública Venezolano conocido coloquialmente como energía revolucionaria,
que conduce a un bajo impacto en la propia gestión, es decir, afectación de la calidad
y eficiencia del gobierno a cualquier nivel: central, regional o local.Sin embargo, de
lo antes expuesto, obliga alos servidores públicosy en especial a los investigadores a
auto revisarse, para poder de este modo identificar sobre todo aquellas deudas, fallas,
omisiones o debilidades para poder aportar un granito de arena en la construcción de
un estado sano y verdaderamente al servicio de la sociedad.
Si bien es cierto, que no está al alcance de un servidor público en particular y
mucho menos de un investigador el proponer y ejecutar un Modelo de Gestión en la
conducción de un país, si podemos evaluar dentro de nuestras competencias y
alcance, la realización de trabajos que contribuyan al desarrollo del país y más del
área o ámbito donde uno pueda actuar o influir.De allí se precisa que la actual
coyuntura histórica que atraviesa Venezuela reclamatambién de instituciones públicas
eficientes, en cuanto a su gestión administrativa, que garantice en todos sus procesos
los principios fundamentales como son la economía, planificación, transparencia,
honestidad, eficiencia, igualdad y competencia.
De lo antes expuesto, se resalta que el Sistema Nacional de Control Fiscal, es el
responsable de interactuar coordinadamente con el fin de lograr la unidad de
dirección de los sistemas y procedimientos de control que coadyuven al logro de los
objetivos generales de los distintos organismos y entes sujetos a la Ley Orgánica de
la Contraloría General de la República y del Sistema Nacional de Control Fiscal, así
como también al funcionamiento de la Administración Pública, en donde la Ley
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Orgánica de la Administración Financiera del Sector Público juega un papel
fundamental en la adecuación de normas a las realidades presentes.
Es por ello que este estudio se refiere a los tópicos de control interno y de
eficiencia; entendiéndose por control interno una herramienta útil mediante la cual la
administración asegura la conducción ordenada y eficiente de las actividades de la
organización. En donde, podemos afirmar que el control interno es el conjunto de
mecanismos, sistemas, procedimientos y normas que aseguran una eficiente gestión
de la entidad, la consecución de sus objetivos y el mantenimiento de su patrimonio,
en un ambiente de participación e integración de todos aquellos que lo emplean y con
los que se relacionan.
Por consiguiente, al aplicar herramientas de control en las organizaciones se
estarían obteniendo resultados positivos en el mejoramiento continuo y en la
eficiencia de los procedimientos en pro de lograr los objetivos y metas planteada por
las instituciones. De allí que esta investigación demostrará a través del diagnóstico
que los procedimientos que se realiza desde la Unidad de Auditoría Interna de la
Alcaldía del Municipio Miranda, Estado Carabobo en cuanto a las actuaciones
fiscales se refiere, presentan debilidades que pueden afectar la toma de decisiones
oportunas y confiables para lograr una Institución Pública Municipal sana.
A su vez, la inadecuada asignación de presupuesto a la referida Unidad
contraviene con un eficiente desempeño, por cuanto no permite manejarse en una
estructura organizativa básica, también imposibilita contar con personal idóneo y/o
especialista, así como, las condiciones laborales y de empleo de materiales de
oficinas básicos, que vienen a entorpecer el control interno de la unidad, en
detrimento del apoyo institucional que se brinda desde éste órgano de control a la
máxima autoridad, con el fin de garantizar procesos claros, salvaguardar el
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patrimonio, corroborar la exactitud y veracidad de la información financiera y
administrativa del ayuntamiento en estudio, así como, el de estimular la observancia
de las políticas prescritas y lograr el cumplimiento de su propia misión, objetivos y
metas.
Por consiguiente, es innegable que este trabajo viene a brindar aportes
ineludibles y exigidos en la cotidianidad venezolana, los cuales se sustentan de los
progresos que ha obtenido la Administración Pública Venezolana a través del amplio
bagaje jurídico que respalda. Haciéndose un proyecto relevante y rico en
contribuciones académicas y prácticas, debido a que arroja aportes a otros temas de
investigación, pudiéndose utilizar a su vez, al resto de los entes de la Alcaldía en
estudio. Teniendo una aplicabilidad factible, ajustada a las demandas legales, que
actualmente se están exigiendo.
Es importante destacar que la investigación está estructurada en seis (06)
Capítulos. Capítulo I.Se formula el Problema: Planteamiento del Problema,
Formulación del Problema, Objetivos de la Investigación, Objetivo General y
Objetivos Específicos, Justificación del Problema. Capítulo II. Comprende elMarco
Teórico:Antecedentes de la Investigación, Bases Teóricas, Bases Legales, Definición
de Términos Básicos. Operalización de las Variables. Capítulo III. Se desarrolla el
Marco Metodológico: Tipo de Investigación, Nivel de la Investigación, Tipo de
Estudio, Diseño de la Investigación, Población de la Investigación, Muestra de la
Investigación, Técnicas e Instrumentos de la Investigación, Validez del Instrumento.
Capítulo IV. Análisis de los Resultados: Análisis de la Entrevista Estructurada.
Capítulo V. La Propuesta. Capítulo VI. Conclusión y Recomendaciones. Y por
último la Bibliografía.
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CAPITULO I
EL PROBLEMA
PLANTEAMIENTO DEL PROBLEMA
A partir de los año 80 se impulsó importantes cambios en materia jurídica los
cuales dio inicio a la modernización del Estado venezolano, leyes estas que nacen de
la necesidad de adaptarse a las tendencias mundiales en cuanto a Administración
Pública y por las progresivas demandas sociales, políticas y económicas que los
ciudadanos (as) reclamaban para la fecha, lo que hizo innegable e impostergables
tales reformas. En donde, dichas peticiones el Gobierno de turno las trabajo desde la
Comisión Para la Reforma del Estado (COPRE), siendo un ejemplo representativo la
promulgación de Ley Orgánica del Poder Público Municipal, entre otras.
Es desde este contexto, donde se centrarán los cambios jurídicos en el área de
control fiscal, que aunque no estuvo implícita en el bagaje jurídico producto de las
recomendaciones de la COPRE, tiene sus umbrales en la misma, siendo desde
febrero del año 1.995 cuando empieza a vislumbrarse en Venezuela esta materia en
nuestras normas reglamentarias,al crearse mediante Decreto Presidencial el Programa
de Modernización de la Administración Financiera del Estado, (PROMAFE), bajo el
patrocinio del Banco Mundial, con el propósito de desarrollar e implantar el Sistema
Integrado de Gestión y Control de las Finanzas Públicas (SIGECOF), fortalecer las
funciones de control del gasto público y de auditoría interna en los organismos
públicos, mediante la creación de un órgano rector del control Interno y la auditoría
interna y simplificar y automatizar los procesos de administración financiera.
La creación del mencionado órgano rector del control interno estaba prevista
para la segunda etapa del Programa de Modernización de la Administración
Financiera del Estado, una vez adelantadas las reformas de los procesos y la
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definición del marco legal.Pero ese mismo año 1.995 es promulgada una nueva Ley
Orgánica de la Contraloría General de la República, que entró en vigencia a partir del
febrero de 1996. Esta Ley, por una parte, facultó a la Contraloría para decidir el cese
de sus competencias de control previo de compromisos y pagos, conservando las
verificaciones respectivas como responsabilidad de la administración activa,
certificada en su cumplimiento por los denominados órganos de control interno o
contralorías internas.
Así como, la misma Ley Orgánica de la Contraloría ordenó al Ejecutivo crear,
en un plazo perentorio, la Superintendencia Nacional de Control Interno y
Contabilidad Pública, que debía ser responsable de la orientación del control interno y
la dirección de la auditoría interna, así como de ejercer las funciones atribuidas al
Ministerio de Hacienda en materia contabilidad. Lo antes expuesto, obligó a
modificar los objetivos del Programa de Modernización de la Administración
Financiera del Estado, para cumplir los cometidos de la nueva Ley.
Para lo cual, los estudios adelantados por PROMAFE y los órganos rectores
para la reforma de la Administración Financiera del Estado, así como las propuestas
iníciales de la Comisión de Reforma Fiscal de 1.982 y de la COPRE, determinaron la
procedencia de separar las funciones de contabilidad con la de control y auditoría
interna. No obstante, para cumplir con el mandato de la Ley Orgánica de la
Contraloría General de la República, se creó la Superintendencia Nacional de Control
Interno y Contabilidad Pública (SUNACIC), como un órgano de transición que si
bien tenía atribuidas todas las funciones que ordenaba dicha Ley, las mismas estaban
organizacionalmente separadas.
Se trató cuidadosamente que el Reglamento sobre la Organización del Control
Interno y la Contabilidad Pública, vigente a partir del 1° de enero de 1997, además de
ser un instrumento útil para el proceso de transición, facilitaría también en el futuro la
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separación de la rectoría de las funciones de contabilidad de las de control interno y
auditoría Interna. Siendo, la Constitución de la República Bolivariana de Venezuela,
aprobada en el año 1.999, la que da un impulso definitivo a la reforma de la
Administración Financiera del Estado y al Sistema Nacional de Control Fiscal. La
cual se materializa en la Ley Orgánica de la Administración Financiera del Estado,
promulgada el 05 de septiembre del año 2000, desarrollando definitivamente la nueva
concepción de la administración financiera del Estado y del sistema de control
Interno.
El 23 de septiembre de 2.003el Presidente de la República Bolivariana de
Venezuela, crea el Reglamento sobre la Organización del Control Interno en la
Administración Pública Nacional mediante el Decreto Nº 2621, publicado en la
Gaceta Oficial Nº 37.783 del 25-09-03, como órgano rector del sistema de control
interno y la auditoría interna, la Superintendencia Nacional de Auditoría Interna, con
potestad jerárquica, organizativa y reglamentaria para su titular, que junto con la
independencia presupuestaria, definen una autonomía funcional y administrativa para
el ejercicio de sus funciones. , en el cual se establecen las disposiciones relativas a la
organización del control interno en los organismos de la Administración Pública
Nacional, Central y Descentralizada funcionalmente.
En este contexto, el sistema de control interno se organiza en dicha ley como un
sistema integral e integrado a los procesos, bajo la responsabilidad de las máximas
autoridades jerárquicas de los órganos y entes de la Administración Pública; el cual
debe estar diseñado para organizar, establecer, mantener, evaluar y controlar el
sistema de control interno, siendo adecuado a la naturaleza, estructura y fines; para
proveer una certeza eficiente con respecto al logro de objetivos en una o más de las
siguientes categorías, tal y como lo expone Montilla (2005)“La efectividad y la
eficiencia de las operaciones; la confiabilidad de la información financiera; el
cumplimiento de las leyes y regulaciones aplicables”(p. 04).
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Para la Superintendencia Nacional de Auditoría Interna:
El sistema de control interno y la auditoría interna eficientes constituyen mecanismos garantes del empleo de los recursos públicos en el cumplimiento de los fines del Estado, del cumplimiento de los objetivos de las políticas públicas diseñadas para alcanzar esos fines y satisfacer las necesidades colectivas, así como de honrar los requerimientos de retroalimentación de los procesos para ajustarlos al entorno cambiante. Las funciones rectoras que la Ley Orgánica de la Administración Financiera del Estado confiere a la Superintendencia Nacional de Auditoría Interna están dirigidas a esos objetivos. Así como a lograr una rendición de cuentas acorde con el principio de responsabilidad, a proporcionar información a los entes públicos, para que tomen las decisiones que les corresponden. Así mismo, conforme al principio de transparencia, debe proporcionar información pública, destinada expresamente por la Ley a los ciudadanos, para permitirles el ejercicio de sus derechos de participación y como medio de facilitación de la contraloría social. Para todo ello requiere capacidad de acción ágil y oportuna, en el ejercicio de las potestades que le confiere la Ley para el cumplimiento de sus funciones.
Por consiguiente, puesto que el control interno es un proceso, su efectividad es
un estado o condición del mismo en uno o más punto a través del tiempo. Al
respecto, Mantilla plantea que el control interno consta de cinco componentes
interrelacionados, derivados de la manera como la administración realiza los
negocios, y están integrados al proceso de Administración. Siendo estos el Ambiente
de Control, Valoración de Riesgo, Actividades de Control, Información y
comunicación y Monitoreo.En este orden de ideas, Mantilla (2.005) a su vez expone:
Las actividades de control son las políticas y los procedimientos, son acciones de las personas para implementar las políticas, para ayudar a asegurar que se están llevando a cabo las directivas administrativas identificadas como necesarias para manejar los riesgos. Las actividades de control se pueden dividir en tres categorías, basadas en la naturaleza de
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los objetivos de la entidad con los cuales se relaciona: operaciones, información financiera, o cumplimiento (p. 59)
Al respecto, la Ley Orgánica de la Contraloría General de la República y del
Sistema Nacional de Control Fiscal, establece en su artículo 37 lo siguiente:
Cada entidad del sector público elaborará, en el marco de las normas básicas dictadas por la Contraloría General de la República, las normas, manuales de procedimientos, indicadores de gestión, índices de rendimiento y demás instrumentos o métodos específicos para el funcionamiento del sistema de control interno
De allí la obligatoriedad de que las máximas autoridades se apeguen al marco
jurídico venezolano tal y como lo pretende la Constitución de la República
Bolivariana de Venezuela en su artículo 136 y 290, que demanda el cumplimiento de
lineamientos establecidos en el marco jurídico regulatorio del Sistema Nacional de
Control Fiscal.Es por ello, que la Unidad de Auditoría Interna es la primera instancia
de control que tiene como fin verificar la legalidad, exactitud y sinceridad, así como
la eficacia, economía, eficiencia, calidad e impacto de las operaciones y de los
resultados de la gestión de los organismos y entidades sujetos a su control. Sin
embargo, observamos a groso modo, la mora jurídica en cuanto a la dependencia
financiera del órgano al cual están sujetas y que limitan su autonomía y marguen de
acción.
Esta realidad se observa en la Alcaldía del Municipio Miranda - Estado Carabobo, la
cual siguiendo los lineamientos de Ley solo cuenta dentro de su estructura Organizativa con
el Órgano de Control Interno, es decir, con la “Unidad de Auditoría Interna (UAI)”,estando
conformada la misma solo por el cargo de auditor en condición de encargado, a su vez, se
resalta que el mismo es su único recurso humano presupuestado, así como, una
asignaciónestipulada para el periodo fiscal 2.014 que solo se ciñe a las partidas (401) “de
personal” en más de un noventa y cinco por ciento. Tal situación contradice las normas e
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instrucciones dictados por la Contraloría General de la República (CGR), en cuanto a los
lineamientos para la Organización y Funcionamiento de las Unidades de Auditoría Interna
(Gaceta Oficial Nº 39.408 del 22-04-10).
La situación antes expuesta, se presume que fue originadaposiblemente por un
impreciso conocimiento de las Leyes al momento de elaborar la Ordenanza de Presupuesto de
Ingresos y Gastos para el periodo antes indicado y por la inexistencia de una Ordenanza que
regule la estructura de la Rama Ejecutiva del Municipio. No obstante, de no crearse la
estructura básica de la UAI de la alcaldía en estudio, vulnera el control interno del
ayuntamiento, y el mismo será frágil en su fin de vigilar el cumplimiento de las disposiciones
de Leyque vengan a coadyuvar en un eficiente control previo y brinde recomendaciones
oportunas con respecto a las actuaciones fiscales en el cumplimiento de las leyes y
regulaciones aplicables.
A su vez, se obtuvo que la Unidad de Auditoría Interna no cuenta con un Manual de
Normas y Procedimientos que los guie, situación está, que ha originado retardos y un
elevado gasto a la hora de realizar una actuación fiscal, en virtud de que parte de los
procedimientos rutinarios de este despacho no se ciñen a los lineamientos establecidos en las
Normas de Auditoría de Estado, que coadyuvan y unifican los procedimientos que se debe
seguir para realizar y/o abordar todas las fases que conllevan la realización de una
actuación fiscal, así como, no se cuentan con formatos diseñados y aprobados por la máxima
autoridad que asegure el éxito de una actuación fiscal idónea, lo que obliga a recurrir a
constantes asesorías con el Órgano de Control Municipal Externo, así como, de asesores
externo.
Tal situación contraviene con lo establecido en las Normas Generales de Auditoría de
Estado vigente y genera desmotivación y un elevado consumosde materiales de oficina a la
hora de realizar una auditoría, en virtud, por lo cual de persistir esta situación pondría el
riesgo una eficiente auditoria y por ende una extemporánea comunicación a la máxima
autoridad en cuanto a las decisiones correctivas y de otras índoles que deba tomar en función
de lograr una óptima gestión pública. Del mismo modo, tal situación no favorece a Gestión
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eficiente y de calidad en la mencionada Unidad, y por ende imposibilita desarrollar un
efectivo control interno, pudiendo ser esta una posible causa de la no detección hallazgos u
observaciones no apegados a las leyes y ordenanzas municipales.
A su vez, tal situación contradice los lineamientos emanados por la Contraloría
General de la República (CGR) a través de la LOCGRSNCF y su reglamento, así como del
Modelo Genérico de Reglamento Interno de Unidades de Auditoría Interna (Gaceta Oficial
Nº 39.827 del 23-12-11). Por ende, conlleva a señalar que la presente investigación se
centrará en el cargo establecido en la Ordenanza de Ingresos y Gastos del ejercicio fiscal
2.014 del Municipio en estudio, es decir al puesto de trabajo del Auditor Interno (e), así
como, la propuesta de crear dos cargos más uno que asuma la Jefatura del Departamento de
Control Posterior y uno que asuma la Jefatura del Departamento de Determinación de
Responsabilidades; en virtud, de que a través de esta propuesta se plantee una salida al
sincerar los cargos y en base de ello, los procedimientos que son exigidos al órgano de
control interno por el marco jurídico que regula la materia.
Lo antes expuesto, conlleva a preguntarnos si el elaborar un Manual de Normas
y Procedimientos del proceso de auditoríafacilitaría un control eficiente en la unidad
de auditoría interna de la Alcaldía del Municipio Miranda Estado Carabobo.
OBJETIVOS DE LA INVESTIGACIÓN
OBJETIVO GENERAL
Diseño de un manual de normas y procedimientos del proceso de
auditoríapara mejorar la eficiencia en la Unidad de Auditoría Interna de la Alcaldía
del Municipio Miranda estado Carabobo.
OBJETIVOS ESPECIFICOS
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Diagnosticarla aplicación de herramientas de control interno que maneja la
Unidad de Auditoría Interna de la Alcaldía en estudio.
Determinarlos procedimientos que realiza la Unidad de Auditoría Internaen la
ejecución de actuaciones fiscales en concordancia con lo establecido en las Normas
Generales de Auditoría de Estado.
Evaluar la factibilidad del Manual de Normas y Procedimientos que permita
incrementar la eficiencia en la Unidad de Auditoría Interna.
Elaborar un Manual de Normas y Procedimientos en materia de auditoríade
estado para el mejoramiento de la eficiencia en la Unidad de Auditoría Interna.
JUSTIFICACIÓN DEL PROBLEMA
La presente investigación reviste de una importancia significativa, porque al
mejorar la gestión de control en la Unidad de Auditoría Interna de la Alcaldía en
estudio, le permite a la máxima autoridad tener mayor conocimiento sobre la
efectividad y eficiencia de las operaciones del órgano y demás entes descentralizados,
así como,de la confiabilidad de la información financiera en pro del cumplimiento de
las leyes y regulaciones aplicables; que conllevadirectamente a un adecuado uso de
los recursos y salvaguarda del patrimonio público; además de una adecuadarendición
de cuentas. Por lo tanto, un apropiado control interno, dará garantías razonables y
reducirá las acciones, faltas u omisiones, que podrían generar responsabilidades
administrativas.
[Escriba aquí]
A su vez, diseñar un Manual de Normas y Procedimientos cumple con lo
establecido por el Órgano Rector en cuanto a la responsabilidad de organizar,
establecer, mantener y evaluar el sistema de control interno, el cual debe ser adecuado
a la naturaleza, estructura y fines; así como, el de elaborar las normas básicas como
manuales de procedimientos, indicadores de gestión, entre otros. También cumple
con lineamientos instituidos en la Ley del Estatuto de la Función Pública, en cuanto a
que todo funcionario (a) público tiene derecho al momento de incorporase a su cargo,
de ser informado sobre los fines, organización y funcionamiento de la unidad
administrativa correspondiente y de las atribuciones, deberes y responsabilidades que
le incumbe.
Por consiguiente,diseñar un Manual trae consigo un mejor conocimiento del
trabajo, responsabilidades y atribuciones, así como, posibilita efectuar evaluaciones
de desempeño, entre otras.Lo antes expuesto, sirvió de fundamento para realizar la
presente investigación, en donde, la necesidad de que la Unidad de Auditoria de la
Alcaldía del Municipio Miranda coadyuve en el cumplimiento de los fines del Estado
de manera eficiente, asegure actuaciones fiscales apegadas a la normativa vigente, se
adecue los procedimientos de control interno y a la obtención de la evaluación de
resultados oportunos, sinceros, confiables y transparentes.
En definitiva proponer un diseño de Manual de Normas y Procedimientos a la
máxima autoridad, brinda la oportunidad de organizar, establecer y evaluar el sistema
de control interno de la unidad en estudio. Y representa también una guía para las
Unidades de Auditoría Interna de los entes descentralizados; a su vez, representa una
herramienta de control que beneficia al Municipio, por cuanto, se acoplan los
procesos de las operaciones, en beneficio de salvaguardar los recursos del
ayuntamiento, en el cumplimiento de la misión, objetivo y metas propuestas en el
Plan de Gobierno que respalda al ciudadano Alcalde.
[Escriba aquí]
CAPITULO II
MARCO TEÓRICO
El Marco Teórico o Marco Referencial comprende una revisión de los
trabajos previos sobre el problema en estudio y (o) de la realidad contextual en la
que se ubica. En este orden de ideas se cita a Caldera (2005) el cual expresa que
“tiene el propósito de dar a la investigación un sistema coordinado y coherente de
conceptos y proposiciones que permitan abordar el problema” (p.22). De este
dependerá el resultado del trabajo, significa poner en claro para el propio
investigador sus postulados y supuestos, asumir los frutos de investigaciones
anteriores y esforzarse por orientar el trabajo de un modo coherente.
ANTECEDENTES DE LA INVESTIGACIÓN
En este segmento se presentan los antecedentes de la Investigación, según
Michelena (2007) se refieren a las indagaciones previas que sustentan el estudio,
tratan sobre el mismo problema o se relacionan con otros”. (p.34) agrega el autor que
estos sirven de guía al investigador y le permiten hacer comparaciones y tener ideas
sobre cómo se trató el problema en esa oportunidad, son todos aquellos trabajos de
investigación que preceden al que se está realizando. Por lo tanto, se refiere a
continuación algunos antecedentes que de uno u otra forma tienen conexión con el
estudio:
En este orden de ideas, se cita el estudio de Perdomo (2.011) el cual realizo un
trabajo de grado en la Universidad de Carabobo, titulado “Desarrollo de
lineamientos para ejercer las potestades investigativas en las unidades de
auditoría interna del municipio valencia” para optar al título de Maestría en
Ciencias Contables. El objetivo de dicho trabajo de investigación fue con el
[Escriba aquí]
propósitodepresentar unmodelo de lineamientos para el ejercicio de la potestad
investigativa en las unidades deauditoríainterna, quepermitan optimizar este proceso
medular clave, de unaforma más eficiente, para que en la administraciónpública se
tomendecisionesacertadas, evitando errores u omisiones con garantía del debido
proceso de los administradosque son investigados y resguardando los intereses del
estado.
Siendo, el objetivo general de esta investigación es diseñar lineamientos para el
ejercicio de las potestades investigativas en las unidades de auditoría interna del
Municipio Valencia. Esta indagación se realizó a través de un estudio de campo de
tipo descriptivocon apoyo documental, bajo un diseño de investigación no
experimental. La población estuvo constituida por 11 unidades de auditoría interna
del Municipio Valencia, la selección de la muestra se realizó mediante un muestreo
de tipo no probabilístico intencional, quedando conformada por ocho (8) unidades.
La técnica utilizadacomoinstrumento de recolección, fue el
cuestionarioconformado por preguntas dicotómicas y policotomicas de forma abiertas
o cerradas, lo que permitió obtener información acerca de la problemática. Se obtuvo
como resultado la necesidad de realizar cambios e implementar mejoras adopción de
lineamientos, reorganización de las unidades, dotación de recursos humanos, físicos
financieros, para consolidar el sistema nacional de control fiscalgarantizando la
funcionalidad y calidad de los procesos medulares y de apoyo para actuar con
eficiencia eficacia economía y transparencia en la función fiscalizadora.
En donde, el estudio de Perdomo (2011) guarda relación con este trabajo de
investigación en virtud de que ambas investigaciones se realizaron en Unidades de
Auditoría Interna de Alcaldías, siendo el común denominador establecer un
diagnóstico en las mismas, con el fin de consolidar el Sistema Nacional de Control
Fiscal, en la búsqueda continuade que sus actuaciones fiscalizadoras sean eficientes y
[Escriba aquí]
apegadas al marco jurídico. Sin embargo, en la presente investigación el lineamiento
a adoptar es sincerar los procedimientos que realiza la Unidad en base a las Normas
de Auditoria de Estado.
Vale la pena comentar el estudio de Pérez (2.011) quién realizo un trabajo de
grado en la Universidad de Carabobo el cual esta titulado “Propuesta de un sistema
de auditoría interna para el departamento de recursos humanos en una empresa
de laminados de aluminio del Edo. Carabobo”, para optar al título de Maestría en
Administración del Trabajo y Relaciones Laborales. En donde, la investigación
corresponde a la modalidad de proyecto factible, ya que está orientada a la
elaboración de una propuesta de un Sistema de AuditoríaInterna de Recursos
Humanos para contribuir a mejorar los procesos en una empresa deLaminación de
Aluminio, esto como objetivo general.
Como objetivos específicos se plateo diagnosticar la evaluación y control de la
gestión deRecursos Humanos en laempresa, describir los elementos y
relacionesfuncionales asociados a un Sistema de Auditoría Interna de Recursos
Humanospara lograr estos objetivos se realizó unarevisión teórica sobre la gestión
deRecursos Humanos, los sistemas de información y auditoriade personal,
pararecabar la información dentro de la organización se aplicó un cuestionario a los
Jefes Gerentes Superintendentes y al personal de RecursosHumanos para un total de
setenta personas, siendo esta una muestra intencional.
Seguidamente, se analizaron ytabularon los datos, se representaron a través de
gráficos de tortay se concluyó que en el análisis general del departamento de recursos
humanos se encontraronaspectos favorables y desfavorables donde destaca como
favorableque el proceso de reclutamiento de personal que se desarrolla en la
organización es adecuado, por otra parte se determinó quese debe monitorear la
función deadiestramiento para permitir mejoras en el proceso, también se observóque
[Escriba aquí]
no se realizan revisiones periódicas relacionadas con la iluminación, ventilación,
temperatura y comodidad en los puestos de trabajo.
También se concluye, que las revisiones no se desarrollan con la máxima
economía, eficiencia, eficacia, imparcialidad y honestidad y con apego a las normas
generales de auditoría pública y demásnormativas aplicables, lo cual indica que no se
aplican procedimientos y controlesbasados en la auditoría interna de recursos
humanos para revisar y comprobar todas las funciones y actividades en materia de
personal, razón por lacual se elaboró una propuesta.
Del estudio de Pérez (2011) antes planteado, se resalta que guarda relación con
esta investigación, en virtud de que a través de un diagnostico busca mejorar los
procesos internos, en donde se evidencio debilidades en el control interno que
conllevan a no desarrollarse en base a principios tales como: economía, eficiencia,
eficacia, imparcialidad, honestidad y con apego a las normas generales de auditoría
interna. Principios estos que también se hicieron presentes en el desarrollo de la
presente investigación y que por ética y principios más allá del simple
cumplimientoen un trabajo se deben acatar para el logro de los resultados esperados y
contribuir con los objetivos y metas planteadas por las instituciones a las cuales se
deben.
Cabe destacar como antecedente el estudio de Sevilla D. (2011) a nivel de
maestría de la Universidad Nacional Experimental Politécnica de la Fuerza Armada,
el cual fue titulado “Propuesta en el rediseño de los Análisis de Cargos a través de las
Tecnologías de Información y Comunicación (TIC) como estrategia en la eficiencia
de las funciones de los empleados adscritos a la Dirección de Hacienda de la Alcaldía
del Municipio Montalbán Estado Carabobo”. El cual persigue como objetivo
incrementar la eficiencia de las funciones de los servidores públicos de la Dirección
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antes expuesta con el uso de sistemas informáticos, el cual produce instantáneamente
una adecuación en el análisis de cargos.
Siendo este proyecto producto del diagnóstico y la recopilación de material
alusivo al tópico de los análisis de cargos, ajustándolo a las necesidades reales de la
Dirección; a su vez es un proyecto ambicioso porque esta propuesta pretende sentar
las bases para la adecuación del rediseño de los cargos en otras direcciones de la
dirección. Se fundamenta en un proyecto factible, basado en una investigación de
campo, de diseño no experimental descriptivo, en cuanto a la población está
conformada por seis (06) funcionarios, por ser una población pequeña la muestra es la
misma población, siendo de tipo no probabilístico.
A su vez, se aplicó un cuestionario como instrumento de recolección de datos.
La valorización se realizó a través de juicio de expertos. En cuanto al cálculo de
confiabilidad se basó en el Coeficiente de Alfa – Cronbach. Después de aplicar los
instrumentos, los datos fueron tabulados haciendo uso del Sistema SPSS Estatiscs 17
(paquete estadístico para las ciencias sociales), donde posteriormente los resultados
fueron llevados a cuadros y gráficos. Lo cual permitió concluir que hay necesidad de
implementar el Sistema Informático en la Dirección en estudio, lo que determinaría el
rediseño de los análisis de cargos en este despacho.
Siendo el estudio de Sevilla (2011) acorde con la presente investigación porque
ambas investigaciones persiguen mejorar la eficiencia de los órganos en estudio,
también se observan características compatibles que sugieren entre otras cosas,
realizar una adecuación en los análisis de cargos, debido a que tanto la investigación
vinculada y la del presente estudio no cuentan con las estructuras básicas para poder
realizar un trabajo adecuado, situación está que atenta con un optima labor y
contradice al marco jurídico vigente.
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Vale la pena mencionar el estudio de Arrayago (2010) quién realizo un trabajo
de grado en la Universidad de Carabobo, titulado “Propuesta de lineamientos
estratégicos dirigidos a mejorar el control interno en las actuaciones fiscales de
la contraloría municipal de Naguanagua del estado Carabobo”, para optar al
título de Especialista en Gerencia Tributaria. Cuyo objetivo principal del presente
trabajo de investigación fue proponer lineamientos estratégicos dirigidos a mejorar el
Control Interno en las actuaciones fiscales de la Contraloría Municipal de
Naguanagua del Estado Carabobo.
La investigación se desarrolló en el estudio documental y de campo, con el fin
de diagnosticar la situación actual en la Institución, se aplicaron técnicas e
instrumentos de recolección de información, con la misión de conocer a través del
testimonio de las personas consultadas, los hechos, situaciones y características de la
problemática planteada. En conclusión el Control Interno está inmerso en las
actuaciones fiscales realizadas en las actividades, procesos y procedimientos que
llevan a cabo los funcionarios públicos, su herramienta de control es el análisis
sistemáticode los resultados obtenidos por las entidades del sector público, en la
administración y utilización de los recursos disponibles para el desarrollo de su objeto
social establecido mediante el cumplimiento de objetivos y metas.
Así como, la evaluación de la economía y la eficiencia en la utilización de los
mismos, la identificación de los beneficios de su acción, una actuación eficiente es
aquella que con unos recursos determinados obtiene un resultado máximo, con unos
recursos mínimos, mantiene la calidad y cantidad de un servicio determinado, la
eficiencia en una organización se mide por el grado decumplimiento de los objetivos
previstos; es decir, comparando los resultados reales obtenidos con los resultados
previstos. La recomendación general en el presente trabajo es establecer un control
integral, a partir de la evaluación de las actuaciones fiscales, su proyección hacia el
[Escriba aquí]
futuro, y la evaluación de sus resultados históricos para detectar variaciones y
tendencias, con el propósito de determinar la eficiencia y eficacia.
Por consiguiente, el trabajo de Arrayo guarda estrecha relación con el presente
estudio, en vista de que ambas investigaciones se focalizan en mejorar el control
interno en las Actuaciones Fiscales; siendo su única diferencia que uno se enmarca
dentro del Control Fiscal Externo y otro en el Control Fiscal Interno. Reconociéndose
en ambas investigaciones que una de las herramientas de control más efectiva es el
contar con Manuales de Normas y Procedimientos que guíen y esquematicen los
procedimientos para ser más eficientes.
Cabe citar el estudio de Ceballos (2.010) quién realizo un trabajo de grado en la
Universidad de Carabobo, el cual esta titulado “Modelo de control interno contable
bajo el enfoque COSO para la preparación y presentación de estados financieros
en empresas metalmecánicas agrupadas en la Pymes de la zona industrial del
Estado Carabobo”, para optar al título de Maestría en Ciencias Contables. La
presente investigación tiene por finalidad mostrar la importancia y participaciónde las
organizaciones públicas y privadas en la implantación de un modelo de control
Interno contable bajo el enfoque COSO que les permita emitir Estados Financieros
confiables en las empresas metalmecánica agrupadas en las PYMESde la
zonaindustrial la Quizanda del estado Carabobo.
La investigación se llevó a cabomedianteun trabajo decampo, mediante la
aplicación del Modelo de Investigación de proyecto factible. La solución del
problema planteado serealizódentro del paradigmacuantitativo, específicamente
investigación acción participante. La falta de controlescontables en las
organizaciones, se evidencia a través del cuestionario de entrevistascon
preguntascerradas como prueba de diagnóstico que se aplicóa las empresas,diseñando
[Escriba aquí]
un plan de acción que involucro tanto al personal medio como al personaldirectivo de
cada empresa de la muestra seleccionada.
En las cuales se aplicódiferentes estrategias para presentar los temas y
posteriormentese evaluócuantitativamentelos logros en las respuestas obtenidas en los
sistemas de control interno contable existentes en cada organización. Los resultados
condujeron a concluir que el grupo de empresas seleccionadas mostró interés por
aplicar nivelesde control en sus organizaciones, así como a sus asesores externos
contables que les permite un mejor resultado en la presentación de sus Estados
Financieros.
La investigación de Ceballos (2010) antes citada guarda relación con el
presente estudio, en virtud de que ambas apoyan sus Modelos de Control Interno bajo
la teoría del Informe COSO para obtener mejores resultados en la presentación de sus
Informen, no importando que un estudio se presenta en el ramo privado y el presente
estudio en el ámbito público; en donde, el control interno se define ampliamente
como un proceso realizado por el consejo de directores, administradores y otro
personal de una entidad, diseñado para proporcionar seguridad razonable mirando el
cumplimiento de los objetivos en las siguientes categorías: Efectividad y eficiencia de
las operaciones, Confiabilidad de la Información financiera y Cumplimiento de las
Leyes y regulaciones aplicables.
BASES TEORICAS
Las bases teóricas constituyen el corazón del trabajo de la investigación, pues
es sobre este que se construye todo el trabajo. Una buena base teórica formará la
plataforma sobre la cual se funda el análisis de los resultados obtenidos en el trabajo,
sin ella no se puede analizar los resultados. Para lo cual se cita lo planteado por López
(2006):
[Escriba aquí]
La base teórica presenta una estructura sobre la cual se diseña el estudio, sin esta no se sabe cuáles elementos se pueden tomar en cuenta, y cuáles no. Sin una buena base teórica todo instrumento diseñado o seleccionado, o técnica empleada en el estudio, carecerá de validez (p.44) Por lo expuesto, en este capítulo se exponen algunos planteamientos y teorías
que sirven de sustento a la presente investigación y guardan relación con las variables
objeto de estudio. Es menester iniciar definiendo que es un Control Interno, para lo
cual nos apoyamos en lo que establece la Ley Orgánica de la Contraloría General de
la República y del Sistema Nacional de Control Fiscal en su artículo 35 el cual
expresa lo siguiente:
El Control Interno es un sistema que comprende el plan de organización, las
políticas, normas, así como los métodos y procedimientos adoptados dentro de un
ente u organismo sujeto a esta Ley, para salvaguardar sus recursos, verificar la
exactitud y veracidad de su información financiera y administrativa, promover la
eficiencia, economía y calidad en sus operaciones, estimular la observancia de las
políticas prescritas y lograr el cumplimiento de su misión, objetivos y metas.
(Subrayado nuestro)
En donde, la definición de Control Interno anterior refleja los siguientes
conceptos fundamentales:
• El Control Interno es un proceso, donde se lleva a cabo un grupo de acciones
estructuradas y coordinadas, que están encaminadas a la consecución de un
fin. El mismo tiene un mayor grado de eficiencia cuando están insertados a
los procesos y se complementan como parte indisoluble de la entidad.
• El Control Interno es realizado por las personas en cada nivel de la entidad.
Pues desde la dirección de la entidad hasta el último trabajador deben sentirse
partícipe del mismo, de este modo cada uno de ellos podrá adquirir un alto
[Escriba aquí]
grado de conciencia en el momento de evaluar los riesgos, aplicar controles y
estar en condiciones de responder adecuadamente a ello.
• El control interno solamente va a proporcionar un grado razonable de
seguridad a la administración de la entidad, por lo que conociendo sus
limitaciones, se podrá garantizar la consecución de los objetivos.
• El control interno no puede ser un elemento restrictivo, sino que posibilite los
procesos, permitiendo y promoviendo la consecución de los objetivos en uno
o más ámbitos independientes, pero con elementos comunes.
Dentro de este contexto se encuentra delimitada las Unidades de Auditoría
Interna, las cuales tienen diferenciaciones en cuanto a su ámbito y alcance con
respecto al órgano de Control Externo.Por cuanto, el control interno está diseñado en
forma específica para cada lugarde especialización funcional. Es decir, abarca toda la
estructura organizacional,los sistemas integrados generales y específicos, y todas las
operaciones de los órganos y entes que conforman el sector público,
independientemente de dónde éstas serealicen y de quienes intervengan.
Siendo, el Control Interno indicadores fundamentales que sirven debase para el
desarrollo de la estructura y procedimientos de control interno encada área de
funcionamiento institucional, se pueden dividir por su aplicación, en tresgrandes
grupos:Aplicables a la estructura orgánica. Aplicables a los sistemas contables
integrados. Aplicables a la administración de personal. Sin embargo, la presente
investigación tomará como referencia los principios de Control Interno que expone
la Contraloría General de Cuentas del Gobierno de Guatemala, en el ámbito de
aplicación de la estructura orgánica, en virtud, de que es en esa área dónde se centra
el presente estudio, y los cuales expresan lo siguiente:
Aplicables a la estructura orgánica
[Escriba aquí]
La estructura orgánica necesita ser definida con bases firmes relacionadas
conlaseparaciónde funciones y la asignación de responsabilidad y autoridad, para lo
cual se aplicarán los siguientes Principios de Control Interno:
a) Responsabilidad delimitada
Permite fijar con claridad el campo de acción de cada funcionario y la
autoridadespecífica para que pueda actuar dentro del ámbito de su competencia.
b) Separación de funciones de carácter incompatible
Asegura que un mismo servidor no realice todas las etapas de una
operación,dentro de un mismo proceso, por lo que se debe separar la autorización, el
registroy la custodia dentro de las operaciones administrativas y financieras, según
sea elcaso.
c) Instrucciones por escrito
Las instrucciones por escrito garantizan que sean entendidas y cumplidas,
portodos los servidores gubernamentales, las órdenes y las políticas generales
yespecíficas, dictados por los distintos niveles jerárquicos, así como
losprocedimientos para ponerlos en funcionamiento, conforme fueron diseñados.
De lo antes expuesto, el especialista o responsable del área de control debe
apoyarse de algunas herramientas de control que les permita abordar eficientemente
los principios de control en el ámbito organizacional o área específica, no obstante es
preciso resaltar que hay mucha variedad conceptual al momento de buscar tipos de
herramientas de control. Por ejemplo, se menciona a Belaunde (2015) que expone lo
siguiente:
Hay maneras de reforzar el dispositivo de control interno, a la vez mediante herramientas internas, y con el apoyo de elementos externos a la organización. Las principales herramientas internas para ellos son los sistemas de autoevaluación y una función de auditoría interna realmente eficiente y eficaz.
[Escriba aquí]
Lo antes expuesto, conlleva a precisar que existen diversas herramientas de
Control, en donde, el presente estudio se centrara en el Control Interno, que en sí es
una instrumento de Control, el cual esun medio para alcanzar un fin y no un fin en sí
mismo, este lo llevan a cabo las personas que actúan en todos los niveles, no se trata
solamente de manuales de organización y procedimientos, que sólo puede aportar un
grado de seguridad razonable y no la seguridad total para la conducción o
consecución de los objetivos.
Al hablarse del control interno como un proceso, se hace referencia a una
cadena de acciones extendida a todas las actividades, inherentes a la gestión e
integrados a los demás procesos básicos de la misma: planificación, ejecución y
supervisión. Tales acciones se hallan incorporadas (no añadidas) a la infraestructura
de la entidad, para influir en el cumplimiento de sus objetivos y apoyar sus iniciativas
de calidad.Es por ello que se precisa las herramientas de Control Interno que
sustentan la presente investigación:
• El establecimiento de una Unidad de Auditoría ajustada a derecho para que
pueda contar con autonomía para la ejecución de sus funciones y que la
misma proporcione el flujo de información necesaria para cumplir su razón de
ser.
• Manuales de Normas y Procedimientos que guíe a los auditores para la
elaboración eficaz y eficiente de la actuación fiscal.
• Aportes del Informe COSO, en virtud, que es una guía para mejorar los
sistemas de control interno y los informes sobre ellos, cuyo fin es promover la
eficiencia, reducir los riesgos y ayuda a asegurar la confiabilidad de los
estados financieros y el cumplimiento de las leyes y regulaciones.
[Escriba aquí]
Lo antes planteado precisa definir que es una Unidad de Auditoría Interna, la
cual es un órgano de control interno qua apoya a la máxima autoridad y que está al
servicio de toda la organización, corresponde se constituya en un instrumento de gestión
para comprobar que se logren los resultados previstos en el marco de la normativa
aplicable.En tal entendimiento, los resultados de las tareas de auditoría deben coadyuvar a
cumplir los fines de los órganos u entes a los cuales se deba.
Las unidades de auditoría interna para realizar sus funciones y cumplir con los
deberes y responsabilidades otorgadas, precisa dividir el trabajo en áreas
especializadas, para lo cual debe estar conformada, en principio, por una estructura
básica, integrada por el Despacho del titular de la unidad de auditoría interna, y dos
dependencias que tendrán el mismo nivel o rango jerárquico; una encargada de las
actividades de control posterior y otra encargada de la determinación de
responsabilidades. En tal sentido, se resalta lo siguiente:
1. Las unidades de auditoría interna partiendo de la estructura básica, antes
descrita y del ámbito de control, podrán subdividirse o desagregarse
fundamentados en la naturaleza y fines propios del órgano o ente donde
ejercerán sus funciones, y de la importancia relativa de alguna actividad de
control que deban realizar.
2. En todo caso, en la definición de su estructura organizativa, se atenderán
los principios de eficiencia en la asignación y utilización de los recursos
públicosy de suficiencia, racionalidad y adecuación de los medios a los fines
institucionales, previstos en los artículos 20 y 21 de la Ley Orgánica de la
Administración Pública
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En este orden de ideas, se cita lo establecido en la Ley Orgánica de la
Administración Financiera del Sector Público, en su Artículo 140 señala:
Corresponde a la máxima autoridad de cada órgano o ente la responsabilidad de establecer y mantener un sistema de control interno adecuado a la naturaleza, estructura y fines de la organización. Dicho sistema incluirá los elementos de control previo y posterior incorporándolos en el plan de organización y en las normas y manuales de procedimientos de cada órgano o ente, así como la auditoría interna. (p.75)
Precisadas las herramientas de Control, solo falta indicar a dos (02)
instrucciones emanadas por el órgano rector en cuanto a control interno se refiere, los
cuales guiaran la organización, desenvolvimiento y evaluación de las Unidades de
Auditoria, las cuales son las siguientes: Lineamientos para la organización y
funcionamiento de las UAI, publicada en Gaceta Oficial Nº 39.408 de fecha 22-04-10
y las Normas Generales de Control Interno, publicada en Gaceta Oficial Nº 36.229 de
fecha 17-06-79.
En otro contexto se expone otras explicaciones que sirven de sustento a la
presente investigación, para lo cual se enarbolalos aportes de Beltrán J. y Mulevar J.
(2010), sobre una guía para la elaboración de los manuales de procesos y
procedimientos, el cual definen un manual como: “Es una publicación en la cual se
describen la manera de hacer las cosas yque sirve para orientar a quien debe hacerlas”
(p.07).
En donde, la necesidad de contar con manuales administrativos en las
organizaciones es imperativa debido a la complejidad de sus estructuras, volúmenes
en las organizaciones, recursos que se les asignan, demanda de productos y/o
[Escriba aquí]
servicios por parte de los clientes o usuarios, así como por la adopción de tecnología
avanzada para atender en forma adecuada la dinámica organizacional.Estas
circunstancias hacen imprescindibles el uso de instrumentos que apoyen en la
atención del quehacer cotidiano, ya que en ellos se consignan, en forma ordenada, los
elementos fundamentales para contar con una comunicación, coordinación dirección
y evaluación administrativa eficiente.
En este orden de ideas, se puede expresar que los manuales administrativos son
documentos que sirven como medios de comunicación y coordinación que permiten
registrar y transmitir en forma ordenada y sistemática, información de una
organización: (antecedentes, legislación, estructura, objetivos, políticas, sistemas,
procedimientos, etcétera), así como las instrucciones y lineamientos que se
consideren necesarios para el mejor desempeño de sus tareas. Siendo alguno de sus
objetivos, los siguientes:
• Presentar una visión de conjunto de la organización (individual, grupal o
sectorial).
• Precisar las funciones asignadas a cada unidad administrativa, para definir
responsabilidades, evitar duplicaciones y detectar omisiones.
• Coadyuvar a la correcta realización de las labores encomendadas al personal y
propiciar la uniformidad del trabajo.
• Ahorrar tiempo y esfuerzo en la realización del trabajo, evitando la repetición
de instrucciones y directrices.
• Agilizar el estudio de la organización.
• Facilitar el reclutamiento, selección e integración del personal.
• Sistematizar la iniciativa, aprobación, publicación y aplicación de las
modificaciones necesarias en la organización.
• Establecer claramente el grado de autoridad y responsabilidad de los distintos
niveles jerárquicos que la componen.
[Escriba aquí]
• Promover el aprovechamiento racional de los recursos humanos, materiales,
financieros y tecnológicos disponibles.
• Funcionar como medio de relación y coordinación con otras organizaciones.
• Servir como vehículo de orientación e información a los proveedores de
bienes y prestadores de servicios y usuarios y/o clientes con lo que interactúa
la organización.
Existen varios tipos de Manuales, como por ejemplo:
• Por su naturaleza o área de aplicación (Macro administrativos, Meso
administrativos, Micro administrativos).
• Por su contenido (De organización, de procedimientos, de historia de la
organización, de políticas, de contenido múltiple, de puestos, de técnicas, de
ventas, de producción, de finanzas, de personal, de operación, de sistemas).
• Por su ámbito (Generales, específicos).
Sin embargo, en esta investigación solo se centrará en los Manuales de
procedimientos, los cuales constituyen un instrumento técnico que incorpora
información sobre la sucesión cronológica y secuencial de operaciones concatenadas
entre sí, que se constituyen en una unidad para la realización de una función,
actividad o tarea específica en una organización. Todo procedimiento puede incluir la
determinación de tiempos de ejecución, el uso de recursos materiales y tecnológicos,
y la aplicación de métodos de trabajo y control para obtener el oportuno y eficiente
desarrollo de las operaciones.
Contar con una descripción de los procedimientos permite comprender mejor el
desarrollo de las actividades de rutina en todos los niveles jerárquicos, lo que propicia
la disminución de fallas u omisiones de la productividad. Los manuales de
procedimientos están estructurados de la siguiente manera:
[Escriba aquí]
Identificación
Este documento incorpora la siguiente información:
• Logotipo de la organización.
• Nombre oficial de la organización.
• Denominación y extensión (general o específico). De corresponder a una
unidad en particular debe anotarse el nombre de la misma.
• Lugar y fecha de elaboración.
• Número de revisión (en su caso).
• Unidades responsables de su elaboración, revisión y/o autorización.
• Clave de la forma. En primer término, las siglas de la organización, en
segundo lugar las siglas de la unidad administrativas donde se utiliza la forma
y, por último, el número de la forma. Entre siglas y el número debe colocarse
un guión o diagonal.
Índice
Relación de los capítulos que forman parte del documento.
Prólogo y/o introducción
Exposición sobre el documento, su contenido, objeto, áreas de aplicación e
importancia de su revisión y actualización. Puede incluir un mensaje de la máxima
autoridad de las áreas comprendidas en el manual.
Objetivo (s) de los procedimientos
Explicación del propósito que se pretende cumplir con los procedimientos.
Áreas de aplicación o alcance de los procedimientos
[Escriba aquí]
Esfera de acción que cubren los procedimientos.
Responsables
Unidades administrativas y/o puestos que intervienen en los procedimientos en
cualquiera de sus fases.
Políticas o normas de operación
En esta sección se incluyen los criterios o lineamientos generales de acción que
se determinan en forma explícita para facilitar la cobertura de responsabilidades de
las distintas instancias que participan en los procedimientos.
Procedimientos (descripción de las operaciones)
Presentación por escrito, en forma narrativa y secuencial, de cada una de las
operaciones que se realiza en un procedimiento, explicando en qué consisten, cuándo,
cómo, dónde, con qué y cuánto tiempo se hacen, señalando los responsables de
llevarlas a cabo.
Cuando la descripción del procedimiento es general, y por lo mismo comprende
varias áreas, debe anotarse la unidad administrativa que tiene a su cargo cada
operación. Si se trata de una descripción detallada dentro de una unidad
administrativa, tiene que indicarse el puesto responsable de cada operación. Es
conveniente codificar las operaciones para simplificar su comprensión e
identificación, aún en los casos de varias operaciones en una misma operación.
Formularios Impresos
Formas impresas que se utilizan en un procedimiento, las cuales se intercalan
dentro del mismo o se adjuntan como apéndices. En la descripción de las operaciones
que impliquen su uso, debe hacerse referencia específica de éstas, empleando para
[Escriba aquí]
ello número indicadores que permitan asociarlas en forma correcta. También se
pueden adicionar instructivos para su llenado.
Diagramas de flujo
Representación gráfica de la sucesión en que se realizan las operaciones de un
procedimiento y/o recorrido de formas o materiales, en donde se muestran las
unidades administrativas (procedimiento general), o los puestos que intervienen
(procedimiento detallado), en cada operación descrita. Además, suelen hacer mención
del equipo o recursos utilizados en cada caso.Los diagramas presentados en forma
sencilla y accesible en el manual, brindan una descripción clara de las operaciones, lo
que facilita su comprensión. Para este efecto, es aconsejable el empleo de símbolos
y/o gráficos simplificados.
Glosario de términos
Lista de conceptos de carácter técnico relacionados con el contenido y técnicas
de elaboración de los manuales de procedimientos, que sirven de apoyo para su uso o
consultas.
La tarea de preparar manuales administrativos requiere de mucha precisión,
toda vez que los datos tienen que asentarse con la mayor exactitud posible para no
generar confusión en la interpretación de su contenido por parte de quién lo consulta.
Es por ello que se debe poner mucha atención en todos y cada una de sus etapas de
integración, delineando un proyecto en el que consignen todos los requerimientos,
fases y procedimientos que fundamenten la ejecución del trabajo. Así como, de los
responsables, la delimitación del universo de estudio, la realización de un estudio
preliminar, la búsqueda de información y la preparación del proyecto.
Una vez preparado el manual, este se debe presentar a los participantes
involucrados, con el fin de depurar el contenido del proyecto, afinar sus parámetros y
[Escriba aquí]
determinar su viabilidad operativa. También del proyecto de manual debe presentarse
al titular de la organización o de la unidad administrativa responsable de su ejecución,
para su aprobación. Una vez autorizado, el responsable debe hacer del conocimiento
de todos los niveles jerárquicos la intención que tiene la organización de elaborar el
manual, resaltando los beneficios que de este esfuerzo se obtendrán, a fin de que
todos brinden su apoyo durante el desarrollo del trabajo. Sin este requisito, la labor de
integración del manual se vería seriamente dificultada.
Como resultado del análisis y una vez que se cuenta con toda la información del
manual, es necesario que todos los elementos separados y desagregados se combinen
en una labor de síntesis, formando un documento integrado. Dicha información debe
ser verificada de cada área o unidad administrativa, el cual debe presentarse a las
personas involucradas, con la finalidad que la misma esté completa y sea
comprensible. En donde, una vez que se ha reunido la totalidad de la información
revisada y firmada por cada área, el grupo técnico debe reunirse las veces que sea
necesario para compaginar e integrar el proyecto final del manual.
En este sentido, para entregar los resultados del estudio es necesario redactar un
informe, el cual, además de exponer las razones que llevaron a obtenerlos, incorpore
la información estratégica del proyecto que le permita a la alta dirección la toma de
decisiones oportunas y correctas. Para este efecto, es necesario presentar el informe
en forma detallada mediante un lenguaje exento de tecnicismo. Seguidamente, y una
vez que el manual ha quedado debidamente estructurado, el encargado del proyecto
debe someterlo a las instancias procedentes para su aprobación. Para el cual se debe
reproducir y para dar a conocer el manual es conveniente definir un programa para su
presentación y que, con base en las acciones que para este efecto se establezcan, se
proceda a celebrar pláticas, foros de decisión y cualquier otro tipo de evento de esta
naturaleza.
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También se pueden llevar a cabo reuniones de sensibilización, por medio de las
cuales se pueda incrementar la confianza y colaboración del personal, ya que a través
de ellas se les comunican los objetivos propuestos y las bondades que de ello pueden
resultar. En forma paralela se deben emprender campañas de difusión mediante
revistas, boletines, folletos, etc., que refuerce la aceptación del manual, así como de
los cambios que de él puedan surgir. Para finalizar, se debe tener presente que la
utilidad de los manuales administrativos radica en la veracidad de la información que
contienen, por lo que se hace necesario mantenerlos permanentemente actualizados
por medio de revisiones periódicas.
Por último, se analizará los aportes de Control Interno Informe COSO, el cual
es una guía que tieneel auditor para valorar sus sistemas de control interno, para
mejorar sus actividades y moverse hacia el logro de sus objetivos. Vale la pena
resaltar, que las Normas Generales de Auditoría de Estado se apoyan en las teorías
del Informe COSO, siendo también esta teoría una herramienta de control, y la razón
por la cual a continuación se expondrán sus postulados, puesto que sirve también de
sustento a la presente investigación. Al efecto, Mantilla S. (2005) indica:
Los controles internos se implantan para mantener la compañía en la dirección
de sus objetivos de rentabilidad y en la consecución de su misión, así como para
minimizar las sorpresas en el camino. Los controles internos promueven la
eficiencia, reducen los riesgos de pérdidas de activos, y ayudan a asegurar la
confiabilidad de los estados financieros y el cumplimiento de las leyes y
regulaciones.El control interno se define ampliamente como un proceso realizado por
el consejo de directores, administradores y otro personal de una entidad, diseñado
para proporcionar seguridad razonable mirando el cumplimiento de los objetivos en
las siguientes categorías:
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• Efectividad y eficiencia de las operaciones.
• Confiabilidad de la Información financiera.
• Cumplimiento de las Leyes y regulaciones aplicables.
La primera categoría se orienta a los objetivos básicos de los negocios de una
entidad, incluyendo los objetivos de desempeño y rentabilidad y la salvaguarda de
recursos. La segunda se relaciona con la preparación de estados financieros
publicados, confiables, incluyendo estados financieros intermedios y datos
financieros seleccionados derivados de tales estados. La tercera se refiere al
cumplimiento de aquellas leyes y regulaciones a las que está sujeta la entidad. Tales
categorías distintas pero interrelacionadas, orientan necesidades diferentes y permiten
dirigir la atención para satisfacer necesidades separadas. En donde, esta investigación
se centrará en como al reforzar el control interno a través de herramientas de control
incrementa la eficiencia en los procedimientos que se deben efectuar dentro del
ámbito de las actuaciones fiscales.
En consecuencia, los sistemas de control interno operan a niveles diferentes de
efectividad y el cual consta de cinco componentes interrelacionados, derivados de la
manera como la administración realiza los negocios, y están integrados al proceso de
administración. Los componentes son:
Ambiente de Control: Los factores de ambiente de control incluyen la
integridad, los valores éticos y la competencia de la gente de la entidad; la filosofía y
el estilo de operación de la administración; la manera como la administración asigna
responsabilidad y responsabiliza, y cómo organiza y desarrolla a su gente; y la
atención y dirección proporcionada por el consejo de directores.
Valoración de riesgos: Cada entidad enfrenta una variedad de riesgos de
fuentes externas e internas, los cuales deben valorarse. Una condición previa a la
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valorización de riesgos es el establecimiento de objetivos, enlazados en distintos
niveles y consistentes internamente. La valoración de riesgo es la identificación y el
análisis de los riesgos relevantes para la consecución de los objetivos, constituyendo
una base para determinar cómo se deben administrar los riesgos.
Actividades de Control: Las actividades de control son las políticas y los
procedimientos que ayudan a asegurar que las directivas administrativas se lleven a
cabo. Ayudan a asegurar que se tomen las acciones necesarias para orientar los
riesgos hacia la consecución de los objetivos de la entidad. Las actividades de control
se dan a todo lo largo de la organización, en todos los niveles y en todas las
funciones. Incluyen un rango de actividades diversas como aprobaciones,
autorizaciones, verificaciones, conciliaciones, revisiones de desempeño operacional,
seguridad de activos y segregación de funciones.
Información y comunicación: Los sistemas de información y comunicación se
interrelacionan. Ayudan al personal de la entidad a capturar e intercambiar la
información necesaria para conducir, administrar y controlar sus operaciones.
Monitoreo: Debe monitorearse el proceso total, y considerarse como necesario
hacer modificaciones. De esta manera el sistema puede reaccionar dinámicamente,
cambiando a medida que las condiciones lo justifiquen.
Lo antes expuesto, conlleva a expresar que el Informe COSO se refiere a las
necesidades y expectativas de administradores y otros, y define y describe el control
interno para establecer una definición común que sirva a las necesidades de diferentes
partes y para proporcionar un estándar mediante el cual las entidades de negocios,
cualquiera que sea su tamaño o tipo, y fines puedan valorar sus sistemas de control y
determinar cómo mejorarlos. Dicho esto, es menester precisar que en la presente
investigación se tomará al COSO para evaluar a la Unidad de Auditoría Interna de la
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Alcaldía en estudio para comprender su funcionamiento y de allí poder determinar
sus incidencias en las funciones y atribuciones que le son conferidas por la Ley.
En este sentido es importante profundizar en el tópico de auditoría en virtud que
el objetivo último que persigue esta investigación es elaborar un Manual de Normas
y Procedimientos basado en las Normas de Auditoría de Estado que guie a la Unidad
de Auditoría Interna (UAI) de la Alcaldía del Municipio Miranda del Estado
Carabobo, en los ejecución de los procedimientos de las actuaciones fiscales
(auditorias), es por ello, que a continuación se enuncia lo que la Federación de
Colegios de Contadores Públicos de Venezuela señala sobre este tema: “Auditoría es
la acumulación y evaluación de evidencias sobre información cuantificable de una
entidad económica para determinar e informar sobre el grado de correspondencia
entre la información y los criterios establecidos”.(p.24).
En este mismo contexto la Federación de Colegios de Contadores Públicos de
Venezuela, plasma en la Declaración sobre Normas y Procedimientos de Auditoría, el
Informe de Control Interno; el cual no es más que un pronunciamiento que versa
sobre el contenido y presentación del informe por medio del cual el Auditor comunica
a la Gerencia de la entidad cuyos resultados financieros examina, las debilidades
importantes que hayan llamado su atención durante el estudio y evaluación del
Control Interno, realizado sobre bases selectivas con la finalidad de determinar el
alcance de las pruebas de auditoría y no para expresar una opinión sobre el mismo.
Sin embargo, el Sistema Nacional de Control Fiscal cuya rectoría es la
Contraloría General de la República ha emitido normas, lineamientos, reglamentos y
manuales de carácter vinculante que rigen a los auditores interno de cómo deben
realizar una auditoría, así como deben elaborarla, presentarla y darle el debido
seguimiento. En donde, la Norma que rige las actuaciones fiscales en el ámbito de
Control, y que se encuentra vigente en la República Bolivariana de Venezuela, es la
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publicada en la Gaceta Oficial Nº 40.172 de fecha 22-05-2013; la cual es las Normas
Generales de Auditoría de Estado.La cual debe ser utilizada tanto por los órganos de
control externo como por los órganos de control interno. Destacándose que estas
normas adoptan los criterios Internacionales de las Entidades Fiscalizadoras
Superiores (ISSAI), elaboradas por la Organización Internacional de Entidades
Fiscalizadoras Superiores (INTOSAI), con la finalidad de asegurar un elevado nivel
de calidad en las auditorías realizadas por los órganos que integran el Sistema
Nacional de Control Fiscal en Venezuela.
En este sentido, se considera una auditoria de estado, el examen objetivo,
sistemático, profesional y posterior de las operaciones financieras, administrativas y
técnicas practicado por los sujetos a que se refiere el artículo 2 de las Normas
Generales de Auditoría de Estado, a los órganos y entes del sector público, que tienen
como objetivo optimizar la labor de Auditoría de Estado y unificar criterios y
principios atinentes a su desarrollo, mediante el establecimiento de un marco técnico
normativo para la evaluación de la gestión pública y el ejercicio de la actividad del
auditor.
Por consiguiente, las Normas Generales de Auditoría de Estado es un
instrumento de carácter técnico, que guía el desempeño de los funcionarios (as)
públicos que realizan labores de fiscalización, las cuales tienen como finalidad los
siguientes postulados:
1. El cumplimiento del marco jurídico que regula los órganos y entes a
evaluar.
2. El grado de operatividad y eficiencia del sistema de control interno a
evaluar y contribuir a su fortalecimiento a través de las recomendaciones.
3. Razonabilidad y exactitud en la información presupuestaria y financiera.
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4. La eficacia, eficiencia, economía, calidad e impacto en el uso de los
recursos públicos y de los procesos que ejecuta el objetivo a evaluar con miras
a su optimización.
5. El grado de cumplimiento de los objetivos previstos con relación a las
metas programadas.
6. La sinceridad de las operaciones realizadas y la información examinada.
Las Normas Generales de Auditoría de Estado están estructuradas en ocho (08)
Capítulos, los cuales se desglosan de la siguiente manera:
Capítulo I: Disposiciones Generales.
Capítulo II: Normas Relativas al Auditor.
Capítulo III: Normas Relativas a la Planeación.
Capítulo IV: Normas Relativas a la Ejecución.
Capítulo V: Normas Relativas a la Presentación de Resultados.
Capítulo VI: Normas Relativas al Seguimiento.
Capítulo VII: Normas Relativas a los Papeles de Trabajo.
Capítulo VIII: Disposiciones Finales.
En este contexto, se resalta que cada Norma aquí establecida guía a los
auditores en el desempeño de sus actuaciones en cada fase del ámbito de control,
asegurado resultados objetivos, confiables y con el mínimo de contratiempos; así
como, de la presentación de sus resultados y resguardo del mismo. Lo antes expuesto,
conlleva a precisar que si el Órgano Rector reglamenta el camino que se debe seguir
para realizar una auditoría, necesario es, primeramente sometersepara cumplir con la
disposición legal establecida, y en segundo término adecuar tales lineamientos a la
realidad de cada órgano y/o ente sujeto de tales disposiciones. Por lo tanto, al
considerar que el fin último que persigue esta investigación es proponer un Manual de
Normas y Procedimientos que cumpla con el marco jurídico vigente y que el
mismocoadyuve en mejorar la eficiencia de la Unidad en estudio.
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En otro contexto, cabe considerar la definición de eficiencia, por ser la variable
dependiente de este tema de investigación; según Chiavenato citado por Mondy C. y
Noe, R. (2007) señala que “toda organización debe considerar la eficiencia y la
eficacia de manera simultánea”. (p.14) en esta línea de ideas continua el autor expone
que la eficacia es una medida normativa del logro de los resultados; una medida
normativa de la utilización de recursos en ese proceso. En términos económicos, la
eficacia de una organización se refiere a su capacidad de satisfacer una necesidad
social mediante el suministro de productos (bienes y servicios), en tanto que la
eficiencia es una relación técnica entre las entradas y las salidas.
Por consiguiente, las organizaciones para lograr un alto grado de eficiencia es
necesario trabajar en ambientes motivadores, participativos y con un personal
altamente identificado con la organización, es por ello que el empleado debe ser
considerado como un activo vital dentro de ella, por lo que los directivos deberán
tener presente en todo momento la complejidad de la naturaleza humana para poder
alcanzar índices de eficacia y eficiencia y de productividad elevados. En donde, los
empleados eficientes y que quieren cooperar trabajan con máxima eficacia, si estos
están enterados del cargo que desempeñan en la organización, para realizarlo de la
mejor manera, para lo cual debe contar con la segregación de funciones a través de un
Manual u Instructivo que los guie.
Por esto Sherman, A., Bohlander, G. y Snell, S. (2006) refieren que “organizar
es agrupar las actividades para alcanzar los objetivos, asignar a cada grupo un
administrador con autoridad necesaria para supervisarlo y coordinar tanto en sentido
vertical como horizontal toda la estructura de la empresa” (p.34). Según lo planteado
por el autor se considera que el desarrollo gerencial es muy importante para crear
gerentes eficientes, entendiéndose por desarrollo gerencial al progreso que hace una
persona para aprender a administrar.
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Este se realiza por medio de capacitaciones, que logran descubrir en la persona
fortalezas, competencias que están dentro de ella pero que no han sido descubiertas.
El propósito de estas capacitaciones es descubrirlas y potenciarlas en la
administración de la organización; donde el desarrollo gerencial no se refiere solo a
personas que ocupan puestos de jefaturas (gerencias), se refiere a todos los empleados
de la empresa, sirve a los empleados para poder promocionarse en puestos más
elevados dentro de la empresa.
Para Clark J. citado por Harrington (2000) El conocimiento es la única
herramienta de producción que no depende de la disminución de utilidades” (p.127).
Esto puede interpretarse como cuanto más comprendamos los procesos de la empresa,
con mayor éxito se podrá mejorar. Para lograrlo se debe comprender claramente
varias características de los procesos de la empresa:
• Flujo: Los métodos para transformar el input en output.
• Efectividad: Cuán bien se satisfacen las expectativas del cliente.
• Eficiencia: Cuán acertadamente se utilizan los recursos para generar un
output.
• Tiempo del ciclo: El lapso necesario para transformar el input en output.
• Costos: Los gastos correspondientes a la totalidad del proceso.
Comprender estas características del proceso es esencial por tres razones. En
primer lugar, esta comprensión ayuda a identificar las áreas problemas que son claves
dentro del proceso. Esta información proporcionará la base para modernizar el
proceso. En segundo lugar, ésta nos suministra la base de datos indispensables para
que podamos tomar decisiones con información acerca de los mejoramientos.
Necesitamos ver el impacto que los cambios generan, no sólo en las actividades
individuales, sino también en el proceso como un todo y en los departamentos
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involucrados. En tercer lugar, ésta es el fundamento para fijar objetivos de
mejoramiento y evaluar los resultados.
Dado lo anterior, se extraerá en la presente investigación la eficiencia, como
variable de estudio, por cuanto contribuye en la acertada gestión que deseaobtener la
Unidad de Auditoría Interna de la Alcaldía del Municipio Miranda, Estado Carabobo
en el cumplimiento de sus fines dentro del fortalecimiento del control fiscal interno
del órgano en estudio. En donde, se resalta que al lograr la efectividad del proceso,
representa principalmente un beneficio para los demandantes (clientes), pero la
eficiencia del proceso representa un beneficio para el responsable del proceso
(máxima autoridad y personal de confianzas). Para Harrington (2000) las
características típicas de eficiencia son:
Tiempo del ciclo por unidad o transacción. Recursos (dólares, personas, espacios) por unidad output. Porcentaje del costo del valor agregado real del costo total del proceso. Costo de la mala calidad por unidad de outpu. Tiempo de espera por unidad o transacción (p.138)
Al mismo tiempo, se puede indicar que la eficiencia es importante para el
cliente externo, por cuanto las organizaciones deben trabajar constantemente para que
todos los procesos de la empresa sean más eficientes, teniendo en cuenta que a
medida que se reducen los costos operacionales, parte de los ahorros deben
trasladarse al cliente externo. Por cuanto, la falta de efectividad es fácil ver y medir.
La mediocridad en la eficiencia, por otra parte, es más difícil de reconocer que
aprender a convivir con ésta y lentamente se va dejando que empeore.
Es por ello, que una organización debe minimizar los recursos que se le
requieren para realizar cada trabajo y deben eliminarse el desperdicio y las
actividades sin valor agregado, para lograr la eficiencia. Los requerimientos de la
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eficiencia se concentran en el uso del dinero, tiempo y otros recursos. Son medidas
típicas de eficiencia. El tiempo de procesamiento, los recursos gastados por unidad de
output, costos del valor agregado por unidad de output, porcentaje de tiempo con
valor agregado, costo de la mala calidad y tiempo de espera por unidad.
Entre los requerimientos de eficiencia, uno de los más significativos es
generalmente el tiempo del ciclo. Para la mayor parte de los procesos de la empresa,
el tiempo del ciclo es excesivamente largo. Por ejemplo, en la contratación de una
persona, la demora entre la identificación de la necesidad y la contratación
generalmente se calcula en meses o semanas, aunque el tiempo de procesamiento sea
inferior a 36 horas en la mayor parte de los casos. Una medición aproximada del
tiempo del ciclo usualmente les permitirá descubrir aquellas actividades sin valor
agregado o sin servicio agregado que existen dentro del proceso.
Por tanto, aunque nuestra primera meta es satisfacer las necesidades y
expectativas del cliente, el mejoramiento de la eficiencia debe venir primero, con el
fin de liberar los recursos requeridos para realizar los mejoramientos que se necesitan
para satisfacer las necesidades y expectativas del cliente. Otra medida de eficiencia es
output versus input (tiempo con valor agregado versus tiempo sin valor agregado). En
donde, por lo general, el tiempo con valor agregado real es el tiempo requerido para
toma un imput y transformarlo sin espera, trasporte y/o revisiones y tiempo de
equilibrio, solamente asciende un 5% del tiempo total del ciclo.
En este sentido, infortunadamente en vez de trabajar en el 95% del tiempo sin
valor agregado, gastamos la mayor parte de nuestro tiempo acelerando las actividades
de valor agregado real. En consecuencia, todo el trabajo que usted realiza para
modernizar el proceso contribuirá a minimizar el tiempo de retraso. A su vez, la
eficiencia también puede generar un impacto sobre nuestros clientes externos al no
permitir que la organización entregue el output según lo programado. Es necesario
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relacionar las expectativas del cliente externo con el proceso de la empresa en la
misma forma como lo hicimos al establecer medidas de efectividad y requerimientos.
El mejoramiento de la eficiencia también requiere la eliminación de los errores
en el proceso. Nuestro objetivo debe ser la ejecución libre de errores de las tareas del
proceso por parte de cada individuo involucrado en el proceso de la empresa. Esto
significa que debemos desarrollar rápidamente para prevenir su repetición. Cada
proceso debe tener un mínimo de dos requerimientos de eficiencia establecidos: uno
que constituya una relación beneficio/costo (valor input-output) o recursos por unidad
de output (por ejemplo, horas por cambio, costo por nuevo empleado, costo por
solicitud procesada) y otro que mida el tiempo del ciclo (por ejemplo, las horas por
procesar un cambio, días para contratar a un empleado, horas para procesar una orden
de compras).Para finalizar, Harrigton (2000) señala:
Las mediciones de eficiencia reflejan los recursos que una actividad o grupo de ellas consume para generar un output que satisfaga las expectativas del cliente interno y/o externo. El proceso eficiente es aquel en el cual los recursos se han minimizados y el desperdicio se ha eliminado. (p.200) Hoy en día las organizaciones deben ser más “Eficaces” ya que la competencia
es fuerte entre ellas. Por lo tanto, organizar implica desarrollar una estructura
intencional de papeles para lograr el desempeño eficaz. Se comenta lo citado por
Martínez (2006):
Toda organización debe considerar lo que implica la eficiencia y eficacia dentro de ella a fin de lograr sus objetivos. La eficiencia consiste cómo se hacen las actividades dentro de la organización, el modo de ejecutarlas, mientras que la eficacia es para que se hacen las actividades, cuáles resultados se persiguen y sí los objetivos que se traza la organización se han alcanzado. (p.22)
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De lo antes expuesto, se concluye que el proponer la elaboración de un Manual
de Normas y Procedimientos que guie el proceso de Actuaciones Fiscales que debe
realizar la Unidad de Auditoría Interna de la alcaldía en estudio, mejorará el tiempo
que se emplea en la elaboración de la auditoría así como, en la utilización de los
recursos gastados y/o empleados, es decir, ser más eficiente.
Bases Legales
En este segmento de la investigación se presenta una serie de normativas de
carácter legal que regula y fundamenta la aplicación en el estudio. Se procede a
establecer lo que demanda nuestra Carta Magna. Según laCONSTITUCIÓN DE LA
REPÚBLICA BOLIVARIANA DE VENEZUELA establece en los siguientes
artículos:
Artículo 290. La ley determinará lo relativo a la organización y funcionamiento de la Contraloría General de la República y del sistema nacional de control fiscal. (p. 122) Artículo 311. La gestión fiscal estará regida y será ejecutada con base en principios de eficiencia, solvencia, transparencia, responsabilidad y equilibrio fiscal (…) Los principios y disposiciones establecidos para la administración económica y financiera nacional, regularán la de los Estados y Municipios en cuanto sean aplicables. (p. 128)
Se procede a establecer lo que demanda laLEY ORGÁNICA DE LA
ADMINISTRACIÓN FINANCIERA DEL SECTOR PÚBLICO, la cual tiene por
objetoregular la administración financiera, el sistema de control interno del sector
público y los aspectos referidos a la coordinación macroeconómica, el Fondo de
Estabilización Macroeconómica y al Fondo de Ahorro Intergeneracional.
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Artículo 137. El sistema de control interno comprende el conjunto de normas, órganos y procedimientos de control, integrados a los procesos de la administración financiera, así como la auditoría interna y tiene por objeto asegurar el acatamiento de las normas legales, salvaguardar los recursos y bienes que integran el patrimonio público, asegurar la obtención de información administrativa, financiera y operativa, útil, confiable y oportuna para la toma de decisiones, promover la eficiencia de las operaciones y lograr el cumplimiento de los planes, programas y presupuestos, en concordancia con las políticas prescritas y con los objetivos y metas propuestas, así como, garantizar razonablemente la rendición de cuentas. (…)(p.75) Artículo 138. El sistema de control interno de cada organismo será integral e integrado, abarcará los aspectos presupuestarios, económicos, financieros, patrimoniales, normativos y de gestión, así como la evaluación de programas y proyectos, y estará fundado en criterios de economía, eficiencia y eficacia. (p.75) Artículo 139. El sistema de control interno funcionará coordinadamente con el de control externo a cargo de la Contraloría General de la República. (p.75) Artículo 140. Corresponde a la máxima autoridad de cada organismo o entidad la responsabilidad de establecer y mantener un sistema de control interno adecuado a la naturaleza, estructura y fines de la organización. Dicho sistema incluirá los elementos de control previo y posterior incorporados en el plan de organización y en las normas y manuales de procedimientos de cada ente u órgano, así como la auditoría interna (p.75) Artículo 141. La auditoría interna es un servicio de examen posterior, objetivo, sistemático y profesional de las actividades administrativas y financieras de cada ente u órgano, realizado con el fin de evaluarlas, verificarlas y elaborar el informe contentivo de las observaciones, conclusiones, recomendaciones y el correspondiente dictamen. Dicho servicio se prestará por una unidad especializada de auditoría interna de cada ente u órgano, cuyo personal, funciones y actividades deben estar desvinculados de las operaciones sujetas a su control. (p.59)
La LEY ORGÁNICA DE LA CONTRALORÍA GENERAL DE LA
REPÚBLICA Y DEL SISTEMA NACIONAL DE CONTROL FISCAL, tiene
por objeto regular las funciones de la Contraloría General de la República, el Sistema
Nacional de Control Fiscal y la Participación de los ciudadanos y ciudadanas en el
ejercicio de la función contralora.Al efecto, esta investigación se basó en los
siguientes artículos de la mencionada Ley:
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Artículo 4. A los fines de esta Ley, se entiende por Sistema Nacional de Control Fiscal, el conjunto de órganos, estructuras, recursos y procesos que, integrados bajo la rectoría de la Contraloría General de la República, interactúan coordinadamente a fin de lograr la unidad de dirección de los sistemas y procedimientos de control que coadyuven al logro de los objetivos generales de los distintos entes y organismos sujetos a esta Ley, así como también al buen funcionamiento de la Administración Pública.(p. 02) Artículo 5. La función de control estará sujeta a una planificación que tomará en cuenta los planteamientos y solicitudes de los órganos del Poder Público, las denuncias recibidas, los resultados de la gestión de control anterior, así como la situación administrativa, las áreas de interés estratégico nacional y la dimensión y áreas críticas de los entes sometidos a su control. (p. 02) Artículo 24. A los fines de esta Ley, integran el Sistema Nacional de Control Fiscal: 1. Los órganos de control fiscal indicados en el artículo 26 de esta Ley. 2. La Superintendencia Nacional de Auditoría Interna. 3. Las máximas autoridades y los niveles directivos y gerenciales de los órganos y entidades a los que se refiere el artículo 9, numerales 1 al 11, de la presente Ley.(p.10, 11) 4. Los ciudadanos, en el ejercicio de su derecho a la participación en la función de control de la gestión pública. Parágrafo Único (…). (p. 10) Artículo 35. El Control Interno es un sistema que comprende el plan de organización, las políticas, normas, así como los métodos y procedimientos adoptados dentro de un ente u organismo sujeto a esta Ley, para salvaguardar sus recursos, verificar la exactitud y veracidad de su información financiera y administrativa, promover la eficiencia, economía y calidad en sus operaciones, estimular la observancia de las políticas prescritas y lograr el cumplimiento de su misión, objetivos y metas. (p.15) Artículo 37. Cada entidad del sector público elaborará, en el marco de las normas básicas dictadas por la Contraloría General de la República, las normas, manuales de procedimientos, indicadores de gestión, índices de
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rendimiento y demás instrumentos o métodos específicos para el funcionamiento del sistema de control interno.(p.16) Artículo 39. Los gerentes, jefes o autoridades administrativas de cada departamento, sección o cuadro organizativo específico deberán ejercer vigilancia sobre el cumplimiento de las normas constitucionales y legales, de los planes y políticas, y de los instrumentos de control interno a que se refiere el artículo 35 de esta Ley, sobre las operaciones y actividades realizadas por las unidades administrativas y servidores de las mismas, bajo su directa supervisión.(p.17)
Artículo 40. Sin perjuicio de las funciones de la Contraloría General de la República y de lo dispuesto en el artículo 36, corresponde a las unidades de auditoría interna de las entidades a que se refieren el artículo 9, numerales 1 al 11, de esta Ley, evaluar el sistema de control interno, incluyendo el grado de operatividad y eficacia de los sistemas de administración y de información gerencial, así como el examen de los registros y estados financieros, para determinar su pertinencia y confiabilidad, y la evaluación de la eficiencia, eficacia y economía en el marco de las operaciones realizadas. (p.17) Artículo 41. Las unidades de auditoría interna en el ámbito de sus competencias, podrán realizar auditorías, inspecciones, fiscalizaciones, exámenes, estudios, análisis e investigaciones de todo tipo y de cualquier naturaleza en el ente sujeto a su control, para verificar la legalidad, exactitud, sinceridad y corrección de sus operaciones, así como para evaluar el cumplimiento y los resultados de los planes y las acciones administrativas, la eficacia, eficiencia, economía, calidad e impacto de su gestión. (p.18)
Se procede a establecer lo que demanda laLEY ORGÁNICA DE LA
ADMINISTRACIÓN PÚBLICA. Dicha Ley tiene por objeto establecer los
principios, bases, lineamientos que rigen la organización y el funcionamiento de la
Administración Pública, así como regular los compromisos de gestión; crear
mecanismos para promover la participación popular y el control, seguimiento y
evaluación de las políticas, planes y proyectos públicos; y establecer las normas
básicas sobre los archivos y registros de la Administración Pública.Por consiguiente,
esta investigación se apoyó de los siguientes artículos:
[Escriba aquí]
Artículo 10. La actividad de la Administración Pública se desarrollará con base en los principios de economía, celeridad, simplicidad, rendición de cuentas, eficacia, eficiencia, proporcionalidad, oportunidad, objetividad, imparcialidad, participación, honestidad, accesibilidad, uniformidad, modernidad, transparencia, buena fe, paralelismo de la forma y responsabilidad en el ejercicio de la misma, con sometimiento pleno a la ley y al derecho, y con supresión de las formalidades no esenciales. (…) (p.10)
LaLEY DEL ESTATUTO DE LA FUNCIÓN PÚBLICA, tiene por objeto
regir las relaciones de empleo público entre los funcionarios y funcionarias públicos y
las administraciones públicas nacionales, estadales y municipales: el sistema de
dirección y de gestión de la función pública y la articulación de las carreras públicas y
el sistema de administración del personal.
Artículo 22. Todo funcionario o funcionaria público tendrá derecho, al incorporarse al cargo, a ser informado por su superior inmediato acerca de los fines, organización y funcionamiento de la unidad administrativa correspondiente y de las atribuciones, deberes y responsabilidades que le incumben.( pág. 14) Artículo 46. A los efectos de la presente Ley, el cargo será la unidad básica que expresa la división del trabajo en cada unidad organizativa. Comprenderá las atribuciones, actividades, funciones, responsabilidades y obligaciones específicas con una interrelación tal, que puedan ser cumplidas por una persona en una jornada ordinaria de trabajo.(…) (p. 22)
Normas Generales de Auditoría de Estado, dictada por la Contraloría General
de la República, según Resolución Número 01-00-000090 de fecha 21-05-2013y
Publicada en Gaceta Oficial de la República Bolivariana de Venezuela Nº 40.172 de
fecha 22-05-2013
Artículo 5: La Auditoria de Estado deberá desarrollarse en cuatro (04) fases: planificación, ejecución, presentación de resultados y seguimiento.
[Escriba aquí]
Artículo 26: El auditor deberá efectuar un estudio preliminar del funcionamiento del sistema de control interno del objeto a evaluar, para determinar su grado de confiabilidad, identificar las áreas críticas y establecer la naturaleza, alcance y extensión de los procedimientos de auditoría a aplicar (…) Artículo 27: El auditor deberá evaluar el riesgo de la auditoría el cual comprende los riesgos inherentes, de control y de detección a los que podrá enfrentarse en la fase de ejecución de la auditoría, con el fin de prever las acciones que compensen los efectos de aquellos riesgos, que efectivamente llegaren a materializarse (…) Artículo 45: Los Papeles de Trabajo constituirán el respaldo del informe de auditoría, y deberán contener las evidencias de los hallazgos y las observaciones, así como los análisis, comprobantes, verificaciones e interpretaciones que los sustentan. Artículo 48: La documentación generada por la labor auditora que se considere de interés y utilidad para auditorías sucesivas, así como, la información relevante y de carácter histórico relacionada con el objeto evaluado, deberá resguardarse de manera permanente y actualizarse periódicamente.Los papeles de trabajo de la auditoria deberán conservarse por el órgano de control fiscal, por al menos 10 años, salvo que conste en ellos derechos o acciones a favor de los órganos y entes sujetos a control o que estén desprovistos de efectos jurídicos. Por último se indica la Resolución 01-00, y Publicada en Gaceta Oficial de la
República Bolivariana Nº 39.408 de fecha 22/04/2010, que emite Reglamento donde
se dictan Lineamientos para la Organización y Funcionamiento de las Unidades de
Auditoría Interna.
CAPÍTULO II DE LA ESTRUCTURA ORGANIZATIVA Las unidades de auditoría interna para realizar sus funciones y cumplir con los deberes y responsabilidades otorgadas, precisa dividir el trabajo en áreas especializadas, para lo cual debe estar conformada, en principio, por una estructura básica, integrada(…)
[Escriba aquí]
CAPÍTULO V DE LAS FUNCIONES DE LA UNIDAD DE AUDITORÍA INTERNA Las competencias que la Ley Orgánica de la Contraloría General dela República y del Sistema Nacional de Control Fiscal y la LeyOrgánica de la Administración Financiera del Sector Público lesconfieren a las unidades de auditoría interna, son,fundamentalmente, las siguientes: 1. Ejercer funciones de control posterior en el respectivo órgano oente. 2. Evaluar el sistema de control interno, incluyendo el grado deoperatividad y eficacia de los sistemas de administración y deinformación gerencial. 3. Examinar los registros y estados financieros para determinar supertinencia y confiabilidad. 4. Realizar el examen posterior de los programas, proyectos uoperaciones, para determinar el cumplimiento de objetivos ymetas, y la eficiencia, eficacia,economía, calidad e impacto desu desempeño. 5. Realizar el examen selectivo o exhaustivo, así como lacalificación y declaratorio de fenecimiento de las cuentas deingresos, gastos y bienespúblicos. 6. Recibir y tramitar las denuncias de particulares o las solicitudesque formule cualquier órgano, ente o empleado público,vinculadas con la comisión de actos, hechos u omisionescontrarios a una disposición legal o sublegal, relacionados con laadministración, manejo y custodia de fondos o bienes públicosdel órgano o ente sujeto a su control. 7. Ejercer la potestad investigativa, de conformidad con lo previstoen la Ley Orgánica de la Contraloría General de la República ydel Sistema Nacional de Control Fiscal y su Reglamento. 8. Iniciar, sustanciar y decidir los procedimientos administrativospara la formulación de reparos, declaratoria de responsabilidadadministrativa o imposición de multas, de conformidad con loprevisto en la Ley Orgánica de la Contraloría General de laRepública y del Sistema Nacional de Control Fiscal y suReglamento. 9. Elaborar su Plan Operativo Anual tomando en consideración lassolicitudes y los lineamientos que le formule la ContraloríaGeneral de la República; la Superintendencia Nacional deAuditoría Interna, en el caso de los órganos o entes sujetos a sucontrol; la Contraloría Estadal, Distrital, Municipal, o cualquierÓrgano o ente legalmente competente para ello, según el caso;las denuncias recibidas, las áreas estratégicas a nivel nacional,estadal, distrital o municipal, así como la situación administrativa,importancia, dimensión y áreas críticas del órgano o entidadsometido a su control. 10. Promover el uso y actualización de manuales de normas yprocedimientos que garanticen la realización de procesoseficientes y el cumplimiento de los aspectos legales y técnicos delas actividades. 11. Elaborar su proyecto de presupuesto anual con base en criteriosde calidad, economía y eficiencia, a fin de que la máximaautoridad del respectivo órgano o ente, lo incorpore alpresupuesto del órgano o ente de adscripción.
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12. Establecer sistemas que faciliten el control y seguimiento de lasactividades realizadas, así como medir su desempeño. 13. Fomentar la participación ciudadana en el ejercicio del controlsobre la gestión pública, sin menoscabo de las funciones que lecorresponde ejercer a la Oficina de Atención Ciudadana. 14. Presentar informe de gestión de sus actividades, ante la máximaautoridad jerárquica del respectivo órgano o ente. 15. Participar, cuando lo estime pertinente, con carácter deobservador sin derecho a voto, en los procedimientos decontratación promovidos por el ente u organismo sujeto a control. 16. Apoyar las actuaciones de control de la unidad de auditoríainterna con los informes, dictámenes y estudios técnicos querealicen los auditores, consultores y profesionalesindependientes, debidamente calificados y registrados en la Contraloría General de la República. 17. Realizar seguimiento al plan de acciones correctivasimplementado por el órgano o ente sujeto a su control, con lafinalidad de que se cumplan las recomendaciones contenidas enlos informes de auditoría o de cualquier actividad de control. 18. Recibir las cauciones presentadas por los funcionariosencargados de la administración y liquidación de ingresos o de larecepción, custodia y manejo de fondos o bienes públicos, antesde la toma de posesión del cargo.
Definición de Términos básicos
Formulario de impresos: Formas impresas que se utilizan en un procedimiento, las cuales se intercalan dentro del mismo o se adjuntan como apéndices. En la descripción de las operaciones que impliquen su uso, debe hacerse referencia específica de éstas, empleando para ello números indicadores que permitan asociarlas en forma concreta. También se pueden adicionar instructivos para su llenado.
Glosario de términos: Lista de conceptos de carácter técnico relacionados con el contenido y técnicas de elaboración de los manuales de procedimientos, que sirven de apoyo para su uso o consulta. Procedimiento general para la elaboración de manuales administrativos
Manual de Procedimientos: Es el documento que contiene la descripción de actividades que deben seguirse en la realización de las funciones de una unidad administrativa, o de dos o más de ellas. El manual incluye además los puestos o unidades administrativas que intervienen precisando su responsabilidad y participación. Suelen contener información y ejemplos de formularios, autorizaciones
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o documentos necesarios, máquinas o equipo de oficina a utilizar y cualquier otro dato que pueda auxiliar al correcto desarrollo de las actividades dentro de la empresa.
Objetivos de los procedimientos: Explicación del propósito que se pretende cumplir con los procedimientos.
Ongoing: Término técnico que significa estar actualmente en proceso, en continuo movimiento, hacia adelante.
Políticas o normas de operación: En esta sección se incluyen los criterios o lineamientos generales de acción que se determinan en forma explícita para facilitar la cobertura de responsabilidad de las distintas instancias que participaban en los procedimientos.
Procedimiento(descripción de las operaciones): Presentación por escrito, en forma narrativa y secuencial, de cada una de las operaciones que se realizan en un procedimiento, explicando en qué consisten, cuándo, cómo, dónde, con qué, y cuánto tiempo se hacen, señalando los responsables de llevarlas a cabo. Cuando la descripción del procedimiento es general, y por lo mismo comprende varias áreas, debe anotarse la unidad administrativa que tiene a su cargo cada operación. Si se trata de una descripción detallada dentro de una unidad administrativa, tiene que indicarse el puesto responsable de cada operación. Es conveniente codificar las operaciones para simplificar su comprensión e identificación, aun en los casos de varias opciones en una misma operación.
Responsables: Unidades administrativas y/o puestos que intervienen en losprocedimientos en cualquiera de sus fases
OPERACIONALIZACIÓN DE LAS VARIABLES
Con la finalidad de abordar los tópicos planteados en esta investigación, se ha
elaborado un Cuadro Técnico Metodológico (Ver cuadro 1), tomando en cuenta los
objetivos específicos de esta investigación, que al ser operacionalizados permitieron
obtener 16 dimensiones, 38 indicadores por dimensión y no menos de 46 ítems por
indicador, puesto que el cuarto objetivo no se operacionaliza, y esto constituyen los
elementos medibles que servirán de base para la elaboración del instrumento de
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investigación que será aplicado al personal adscrito a la Unidad de Auditoría Interna
de la Alcaldía del Municipio Miranda Estado Carabobo, y estos son los siguientes:
Diagnosticar la aplicación de herramientas de control que apoyen las
actuaciones fiscales que realiza la Unidad de Auditoría Interna de la Alcaldía en
estudio.
Determinar si los procedimientos utilizados en las actuaciones fiscales que
realiza la Unidad de Auditoría Interna de la Alcaldía en estudio están apegados a las
Normas Generales de Auditoría de Estado.
Establecer la factibilidad del Manual de Normas y Procedimientos que permita
incrementar la eficiencia en la Unidad de Auditoría Interna.
Elaborar un Manual de Normas y Procedimientos del proceso de auditoríapara
mejorar la eficiencia en la Unidad de Auditoría Interna.
En este sentido, Delgado de Smith, Colombo y Orfila (2002), citado por Lorza
y Oliveira (2007, p. 42) expresan que el cuadro Técnico Metodológico, “Tiene entre
sus bondades que logra agrupar de manera resumida los aspectos relevantes de la
investigación (…)”. Cada uno de los ítems servirá de insumo al instrumento de
investigación que ha sido seleccionado para aplicar a los informantes. Ver páginas
siguientes:
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[Escriba aquí]
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CAPITULO III
MARCO METODOLOGICO
Después de elaborar los antecedentes, las bases teóricas y la definición de
términos básicos, se considera relevante establecer los aspectos metodológicos que
sustentarán el estudio. El marco metodológico se refiere al desarrollo propiamente
dicho del trabajo investigativo, por cuanto en esta sección se indicará la metodología
a seguir para lograr los objetivos propuestos en la investigación.
Por lo tanto, esta investigación está conformada por un marco metodológico;
Morales citado por Michelena (2006) que expone “La metodología constituye la
médula del plan; se refiere a la descripción de las unidades de análisis o de
investigación, las técnicas de observación de datos, los instrumentos, los
procedimientos y las técnicas de análisis”.(p.25). De igual manera, Gómez (2.005)
reseña que “Cada vez que se ha formulado un problema de investigación, definido sus
objetivos y asumidas las bases teóricas que orientan el sentido de la misma, deben
seleccionarse los distintos métodos y técnicas que posibilitarán obtener la
información requerida”. (p.13)
En esta sección se expondrá de forma precisa el tipo de datos que se requerirá
indagar para el logro de los objetivos de la investigación, así como la descripción de
los distintos métodos y las técnicas que posibilitarán obtener la información
necesaria.
TIPO DE LA INVESTIGACIÓN
Se ubica en una investigación mixta, en virtud de que es una investigación de
campo y documental. En cuanto a la investigación de campo, el Manual de Trabajos
de Grado de Especialización y Maestría y Tesis Doctorales de la UPEL (2006)
[Escriba aquí]
sostiene “El análisis sistemático de problemas en la realidad, con el propósito bien
sea de describirlos, interpretarlos, entender su naturaleza y factores constituyentes,
explicar sus causas y efectos, o predecir su ocurrencia, haciendo enfoques de
investigación conocidos o en desarrollo. (p.18)
Así mismo el citado autor señala “Se entiende por Investigación Documental, el
estudio de problemas con el propósito de ampliar y profundizar el conocimiento de su
naturaleza, con apoyo, principalmente, en trabajos previos, información y datos
divulgados por medios impresos, audiovisuales o electrónicos. La originalidad del
estudio se refleja en el enfoque, criterios, conceptualizaciones, reflexiones,
conclusiones, recomendaciones y, en general, en el pensamiento del autor”. (p. 20)
Por otro lado, el estudio se apoya bajo la modalidad de Proyecto Factible, tal
como lo afirma el Manual de Trabajos de Grado de Especialización y Maestría y
Tesis Doctorales de la UPEL (2006), el cual sostiene:
El Proyecto Factible consiste en la investigación, elaboración y desarrollo de una propuesta de un modelo operativo viable para solucionar problemas, requerimientos o necesidades de organizaciones o grupos sociales; puede referirse a la formulación de políticas, programas, tecnologías, métodos o procesos. El Proyecto debe tener apoyo en una investigación de tipo documental, de campo o un diseño que incluya ambas modalidades. (p.21)
Tipo de Estudio
Se señala, que la presente investigación es de tipo descriptiva. Según Danhke
citado por Caldera (2007) “Los estudios descriptivos buscan especificar las
propiedades, las características y los perfiles importantes de personas, grupos,
comunidades o cualquier otro fenómeno que se someta a un análisis2. (p.21).
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Diseño de la Investigación
Esta investigación se centrará en un diseño no experimental de tipo descriptivo.
Hernández, Sampieri y otros (2004) describen el diseño no experimental como.
“Aquel en que no se construye ninguna situación, sino que se observan situaciones ya
existentes, no provocado intencionalmente por el investigador”. (p. 267).
Población y Muestra
Población
La población representa al grupo de sujetos que representan características en
común, de interés para el investigador. Según señala Hernández Sampieri y otros
(2004) la define: “La población o universo según el enfoque cuantitativo, deben
situarse claramente en torno a sus características de contenido, de lugar y en el
tiempo; es el conjunto de todos los casos que concuerdan con determinadas
especificaciones”.(p.304). En este estudio la población que se consideró para el
desarrollo de la investigación, está conformado por un (01) servidor público el cual
está adscrito a la Unidad de Auditoría Interna de la Alcaldía del Municipio Miranda,
Estado Carabobo; como máxima autoridad y responsable de organizar, establecer,
mantener y evaluar el sistema de control interno.
Muestra
Para Hernández Sampieri y otros (2004) La muestra (enfoque cuantitativo) “es
el subgrupo de la población del cual se recolectan los datos y debe ser representativo
de dicha población” (p.302). Visto de esta manera, se comenta la afirmación de
Méndez (2001) “Es el conjunto de operaciones que se realizan para estudiar la
distribución de determinados caracteres en la totalidad de una población, universo o
[Escriba aquí]
colectivo, partiendo de una observación de una fracción de la población
considerada”(p.38)
Por consiguiente, al ser la población de esta investigación la mínima es por lo
que la muestra es igual a la población; con un total de un (01) servidor público, el
cual esta adscritos a la Alcaldía del Municipio Miranda, Estado Carabobo, en donde
no se requerirá muestreo por cuanto se tomó la población completa de manera
intencional para asegurar la representatividad y confiabilidad.
TÉCNICAS E INSTRUMENTOS DE INVESTIGACIÓN
Técnicas de Recolección de Datos
Para la recolección de la información se empleará la escala tipo: Likert y
diferentes alternativas de respuesta, como lo conceptualiza López, citado por
Barras(2005) “el cuestionario es un método para obtener información de manera clara
y precisa” (p.89). Así el instrumento consto de presentación, instrucciones y los
ítems; las alternativas de respuestas fueron: Según el Grado de Impacto que cada uno
de los ítems representa para la Gestión, donde: (A) = Alto, (M) = Medio, y (B) =
Bajo; así como se solicita la opinión del encuestado si cada respuesta supone para la
Unidad una Fortaleza – Debilidad- Amenaza- Oportunidad.
Dado lo anterior, se resalta que cada ítem se le asigna un valor numérico, con
sus respectivas instrucciones para guiar al funcionario involucrado con el estudio, y
de esta manera respondan adecuadamente. Cada valor final, será ponderado y arrojará
un dato, que es el que se tomará y analizará en el estudio.
Asimismo, se señala que la solicitud efectuada al encuestado “de que si cada
[Escriba aquí]
respuesta supone para la Unidad una Fortaleza – Debilidad- Amenaza- Oportunidad”,
está concebida por recomendaciones recibidas por los expertos que valoraron el
presente instrumento, los cuales consideraron el hecho de que la Línea de
Investigación que sigue la presente investigación está sujeta al área de Gestión en el
Control de las Finanzas Públicas. Entendiendo, de esta manera que los
direccionamientos estratégicos para obtener cambios significativos en pro de los
objetivos y metas propuestas debe partir del análisis de la situación actual de una
organización tanto internamente como frente a su entorno.
Para ello, es indispensable obtener y procesar información sobre el entorno con
el fin de indicar allí oportunidades y amenazas, así como sobre las condiciones,
fortalezas y debilidades internas de la organización. El análisis de oportunidades y
amenazas ha de conducir al análisis DOFA, el cual permitirá a la organización definir
estrategias para aprovechar sus fortalezas, revisar y prevenir el efecto de sus
debilidades, anticiparse y prepararse para aprovechar las oportunidades y prevenir
oportunamente el efecto de las amenazas. Este análisis es el gran aporte DOFA.
Validez del Instrumento
La información es válida por la confianza de cómo se miden los datos
estudiados. Por tal sentido Hernández (2004) señala que “la validez de criterios se
determina comparando la validez del instrumento como algún criterio externo, la
validez de contenido concebida como el grado en que un instrumento se corresponde
con el contenido a medir” (p.213).
Es oportuno significar, el instrumento se someterá a la prueba de validez de
contenido, antes de ser aplicado, se seleccionará a tres (03) expertos, uno (01) en
metodología, uno (01) de contenido y el otro experto en el área de control fiscal
interno. Una vez realizada la validez por los tres expertos, se procederá a elaborar el
[Escriba aquí]
instrumento definitivo tomando en cuenta en todo lo posible las sugerencias y
observaciones que puedan realizar los profesionales. (Anexo B).Según Escobar y
Cuervo:
Es una opinión indicada por personas con trayectoria en el tema, que son reconocidas por otros como expertos cualificados, y que pueden dar información, evidencia, juicios y valoraciones. La identificación de las personas que formaran parte del juicio de expertos es una parte critica en este proceso, frente a lo cual Skjong y Wentworht (2000) proponen los siguientes criterios de selección: (a) Experiencia en la realización de juicios y toma de decisiones basada en evidencia o experticia, (b) reputación en la comunidad, (c) disponibilidad para participar, y (d) imparcialidad y cualidades inherentes como confianza en sí mismo y adaptabilidad. También plantean que los expertos pueden estar relacionados por educación similar, entrenamiento, experiencia, entre otros; y en este caso la ganancia de tener muchos expertos disminuye. Por otra parte, el número de jueces que se debe emplear en un juicio depende del nivel de experticia y de la diversidad del conocimiento; sin embargo, la decisión sobre qué cantidad de expertos es la adecuada varía entre autores. (p. 02)
Confiabilidad
Para el cálculo de la confiabilidad del instrumento, no se realizará en esta
investigación prueba piloto, en virtud de que la población es igual a la muestra,
siendo esta un universo de dato pequeño, lo que conlleva a que no sea factible realizar
tal prueba. Al respecto se tomó en cuenta lo citado por Ruíz (2005), quien refiere que:
Existen diversos procedimientos para calcular la confiabilidad de un instrumento de medición; todos utilizan fórmulas que producen coeficientes de confiabilidad; estos coeficientes pueden oscilar entre 0 y 1, donde un coeficiente de 0 significa nula confiabilidad y 1 representa un máximo de confiabilidad (confiabilidad total).(p.45)
Por consiguiente, en el cálculo de la confiabilidad se empleara el método de
[Escriba aquí]
Alpha de Cronbach, tomando en cuenta que el instrumento fue diseñado en función a
preguntas cerradas, cuya fórmula es la siguiente:
Dónde: K= N° de Item Si= Varianza de los Ítems St= Varianza Total
El método Alpha de Cronbach requiere de una sola administración del
instrumento de medición y produce valores que oscilan entre 0 y 1, y su ventaja
reside en que no es necesario dividir en dos mitades a los ítems del instrumento de
medición, simplemente se aplica y se calcula el coeficiente (Hernández, Fernández y
Baptista,2005).Por lo que, la confiabilidad de instrumento es 0,98 lo que indica que es
muy alta.
Técnica de Análisis de Datos
El análisis de los resultados se realiza a partir de la aplicación del instrumento
refiere Gómez (2005), “El análisis de resultados es el procesamiento de la
información recolectada por el instrumento a la muestra seleccionada” (p.22), el autor
refiere que hay dos formas de elaborarlo, sobre la matriz de datos utilizando un
programa computacional y manualmente.En relación a lo planteado por el autor antes
citado, los resultados en esta investigación se realizarán en forma manual, siendo
efectuadas las siguientes operaciones:
1. Organizar y tabular los indicadores del Cuestionario.
2. Analizar los datos obtenidos ítems por ítems, siguiendo el criterio de los
aportes de la Matriz DOFA.
−
−=
TS
iS
k
k2
2
11
αSustituyendo:
α=1.04 x (1-0,05) = 0,98
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CAPITULO IV
ANÁLISIS E INTERPRETACIÓN DE LOS RESULTADOS
En este capítulo se analizan los resultados obtenidos a través del instrumento
aplicado al empleado adscrito a la Unidad de Auditoría Interna de la Alcaldía del
Municipio Miranda Estado Carabobo, el cual permitió lograr los objetivos
propuestos, para así, llegar a conclusiones y recomendaciones útiles en la
investigación. El propósito del análisis, es resumir las observaciones llevadas a cabo
de manera que proporcionen respuestas a las interrogantes de la investigación. Por
otro lado, se presentan los datos procesados manualmente siguiendo las
recomendaciones efectuadas por los Experto, producto de la aplicación del
cuestionario.
En donde, se presentan los análisis de cada ítems planteando en el Cuestionario
y se razona si los mismos, representan un grado deimpacto para la gestión de la
Unidad, siendo A= Alto, M= Medio y B= Bajo; todo ello, visto desde una evaluación
estratégica y por ende, si cada ítems representa una FORTALEZA- DEBILIDAD-
AMENAZA- OPORTUNIDAD. Estandoenmarcados dentro del marco conceptual y
jurídico que engloba el tema de investigación. Se destaca, que el instrumento consta
de cuarenta y seis (46) preguntas, que permitió generar una opinión respecto a la
investigación. Así mismo, se resalta, que esta investigación no requiere la aplicación
de cuadros de distribución de categorías por frecuencia y porcentajes, en virtud de
que solo se aplicó a un (01) funcionario.
Por consiguiente, la información ha sido ordenada de una manera que
permite la presentación de los resultados. Por ello al examinar los datos, se
procedió efectuar el estudio en forma individualizada de los ítems que lo
componen y así proceder a la interpretación de los resultados. El objetivo de la
interpretación según Selltinz (1970) “busca un significado más amplio a las
respuestas mediante su conexión con otros conocimientos disponibles” (p.63).
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Ítem Nº 1:
Dimensión:Control Interno
Indicador : Unidad de Auditoría Interna
N ASPECTO A ANALIZAR
A
M
B
F D A O
01 La estructura organizativa de la UAI se adecua a
las exigencias jurídicas establecidas.
X X
Fuente: Instrumento Aplicado por la investigadora (Digla Sevilla, 2015)
INTERPRETACIÓN
En lo correspondiente al Indicador Unidad de Auditoría, se puede apreciar
un impacto alto. Por lo tanto guarda relación directa con lo establecido en la
Resolución 01-00, y Publicada en Gaceta Oficial de la República Bolivariana Nº
39.408 de fecha 22/04/2010, que emite Reglamento donde se dictan Lineamientos
para la Organización y Funcionamiento de las Unidades de Auditoría Interna,
evidenciándose que este es un requerimiento primordial para cumplir con el marco
jurídico vigente cuya responsabilidad es de la máxima autoridad municipal, así
como de su personal directivo, en donde, del hecho de que no se cuente con una
estructura organizativa mínima establecida por el Órgano Rector, se estaría
colocando el control interno de la Unidad en una postura débil, considerándosela
misma como causal que genera responsabilidad, la cual está establecido en la Ley
Orgánica de la Contraloría General de la República y del Sistema Nacional de
Control Fiscal.
GRADO
[Escriba aquí]
Ítem Nº 2:
Dimensión:Control Interno
Indicador : Unidad de Auditoría Interna
N ASPECTO A ANALIZAR
A
M
B
F D A O
02 La estructura organizacional de la Unidad
proporciona el flujo de información necesario
para administrar sus funciones y atribuciones
X X
Fuente: Instrumento Aplicado por la investigadora (Digla Sevilla, 2015)
INTERPRETACIÓN
En lo atinente del indicador Unidad de Auditoría Interna, se puede apreciar
un impacto alto. Por lo tanto guarda relación directa con lo establecido en la
Gaceta Oficial Nº 39.408 de fecha 22-04-10 que dicta los Lineamientos para la
organización y funcionamiento de las Unidades de Auditoría Internas,
evidenciándose el hecho de que no cuentan con una estructura organizativa
mínima establecida por el Órgano Rector,colocándose el control interno de la
Unidad en una postura débil que no contribuye con la distribución de
competencias que deben desarrollar los funcionarios adscritos a esta unidad para
garantizar el cabal cumplimiento de las funcionesasignadas en la leyy por ende el
flujo de información es escueto y pudiese incurrirse en fallas que atenten hasta con
el debido proceso dentro de las actuaciones fiscales que se efectúen.
GRADO
[Escriba aquí]
Ítem Nº 3:
Dimensión:Control Interno
Indicador : Unidad de Auditoría
N ASPECTO A ANALIZAR
A
M
B
F D A O
03 Cuenta con autonomía funcional para la
ejecución de las actuaciones
X X
Fuente: Instrumento Aplicado por la investigadora (Digla Sevilla, 2015)
INTERPRETACIÓN
En cuanto al indicador Unidad de Auditoría, se puede apreciar una tendencia
alta, quedándose evidenciado que guarda relación directa con lo establecido en la
Gaceta Oficial Nº 39.408 de fecha 22-04-10 que dicta los Lineamientos para la
organización y funcionamiento de las Unidades de Auditoría Internas, en cuanto la
referida Unidad está adscrita almáximo nivel jerárquico de la estructura
organizativa delórgano y se le asegura el mayor grado deindependencia dentro de
la organización, sin participaciónalguna en los actos típicamente administrativos u
otros de índole similar, lo que representa una fortaleza de la misma.
GRADO
[Escriba aquí]
Ítem Nº 4:
Dimensión:Control Interno
Indicador : Unidad de Auditoría
N ASPECTO A ANALIZAR
A
M
B
F D A O
04 Cuenta con Alianzas Estratégicas con el Órgano Rector y
demás Órganos del Sistema Nacional de Control Fiscal
X X
Fuente: Instrumento Aplicado por la investigadora (Digla Sevilla, 2015)
INTERPRETACIÓN
En relación al indicador Unidad de Auditoría, se puede apreciar una
tendencia media, quedándose evidenciado que guarda relación directa con lo
establecido en el artículo 4 de la Ley Orgánica de la Contraloría General de la
República y del Sistema Nacional de Control Fiscal, que el conjunto de órganos,
estructuras, recursos y procesos que integrado bajo la rectoría de la Contraloría
General de la República, deben interactuar coordinadamente a fin de lograr la
unidad de dirección de los sistemas y procedimientos que coadyuven al logro de
los objetivos generales de los distintos entes y organismos sujetos a esta Ley, así
como también al buen funcionamiento de la Administración pública; motivo por el
cual al no existir tales alianzas se vislumbra como un punto débil de la Unidad, en
el acompañamiento, asesoría u capacitación que se pudiese obtener de cambiar
esta situación.
GRADO
[Escriba aquí]
Ítem Nº 5:
Dimensión:Manual de Normas y Procedimientos
Indicador : Reglamentación de Normas y Procedimientos
N ASPECTO A ANALIZAR
A
M
B
F D A O
05 Internamente se han establecidos normas para el
desarrollo de las actuación fiscal
X X
Fuente: Instrumento Aplicado por la investigadora (Digla Sevilla, 2015)
INTERPRETACIÓN
En lo correspondiente al indicador Reglamentación de las normas para
realizar una actuación fiscal, se aprecia un impacto alto. En virtud de que guarda
relación conlo establecido en la Ley Orgánica de la Contraloría General de la
República y del Sistema Nacional de Control Fiscal que en su artículo 37 establece
que todo órgano deberá elaborar las normas, manuales de procedimientos y otros
para el funcionamiento del sistema de control interno, así como, con los
planteamientos de Beltrán J. y Mulevar J. (2010), sobre una guía para la
elaboración de los manuales de procesos y procedimientos, el cual definen un
manual como: “Es una publicación en la cual se describen la manera de hacer las
cosas yque sirve para orientar a quien debe hacerlas”, evidenciándose una
debilidad de la Unidad que al no tener reglamentados tales reglasse
estaríaincumpliendocon lo establecido en las leyes vigentes, situación está que
representa una debilidad de este Despacho que provoca situaciones desfavorables.
GRADO
[Escriba aquí]
Ítem Nº 6:
Dimensión:Manual de Normas y Procedimientos
Indicador :Reglamentación de Normas y Procedimientos.
N ASPECTO A ANALIZAR
A
M
B
F D A O
06 Internamente están reglamentados los procedimientos
para realizar una actuación fiscal.
X X
Fuente: Instrumento Aplicado por la investigadora (Digla Sevilla, 2015)
INTERPRETACIÓN
En lo correspondiente al indicador Reglamentación de los procedimientos
para realizar una actuación fiscal, se aprecia un impacto alto. En virtud de que
guarda relación con los planteamientos de Beltrán J. y Mulevar J. (2010), sobre
una guía para la elaboración de los manuales de procesos y procedimientos, el cual
definen un manual como: “Es una publicación en la cual se describen la manera de
hacer las cosas yque sirve para orientar a quien debe hacerlas”, evidenciándose
una debilidad de la Unidad que al no tener reglamentados tales procedimientos
causan un vacio en la orientación del funcionario de cómo hacer las actuaciones,
situación está que tampoco indican la responsabilidad que se requiere y espera de
ellos, lo que representa una situación desfavorable para este despacho; en donde,
de no corregirse incumpliría con lo establecido en las leyes vigentes, no se le
estaría informando al funcionario sobre los fines de la organización,
funcionamiento administrativo, deberes y responsabilidades que le incumben, así
como, se pondría en riesgo la objetividad y el debido proceso que se desprende
dentro de una actuación fiscal.
GRADO
[Escriba aquí]
Ítem Nº 7:
Dimensión:Líneas del Informe COSO: Ambiente de Control.
Indicador :Valores éticos.
N ASPECTO A ANALIZAR
A
M
B
F D A O
07 Altos valores éticos que rigen el desempeño de
sus funciones.
X X
Fuente: Instrumento Aplicado por la investigadora (Digla Sevilla, 2015)
INTERPRETACIÓN
En lo correspondiente al indicador Valores éticos, se aprecia un impacto alto.
En virtud de que guarda relación con los planteamientos de Mantilla S. (2005) que
señala “Los factores de ambiente de control incluyen la integridad, los valores
éticos y la competencia de la gente de la entidad; la filosofía y el estilo de
operación de la administración; la manera como la administración asigna
responsabilidad y responsabiliza, y cómo organiza y desarrolla a su gente; y la
atención y dirección proporcionada por el consejo de directores”. En donde tales
señalamientos conllevan verificar que el auditor se desempeña en la Unidad con
altos valores, lo que redunda en una fortaleza interna que le han permitido de
alguna manera cumplir con la labor encomendada.
GRADO
[Escriba aquí]
Ítem Nº 8:
Dimensión: Líneas del Informe COSO: Ambiente de Control
Indicador : Comité de Auditoría.
N ASPECTO A ANALIZAR
A
M
B
F D A O
08 Se recurre al Comité de Auditoría para apoyar las actuaciones de control.
X X
Fuente: Instrumento Aplicado por la investigadora (Digla Sevilla, 2015)
INTERPRETACIÓN
En lo correspondiente al indicador Comité de Auditoría, se aprecia un
impacto alto. En virtud de que guarda relación con los planteamientos de Mantilla
S. (2005) que señala “Los factores de ambiente de control incluyen la integridad,
los valores éticos y la competencia de la gente de la entidad; la filosofía y el estilo
de operación de la administración; la manera como la administración asigna
responsabilidad y responsabiliza, y cómo organiza y desarrolla a su gente; y la
atención y dirección proporcionada por el consejo de directores”. Lo antes
planteado conlleva a afirmar que al no emplear equipos de trabajo (comité de
auditoría) para apoyar a una actuación fiscal se estaría incurriendo en desventaja
en la obtención de los resultados que se puedan obtener.
GRADO
[Escriba aquí]
Ítem Nº 9:
Dimensión:Líneas del Informe COSO: Ambiente de Control
Indicador :Responsabilidad y compromiso del Recurso Humano.
N ASPECTO A ANALIZAR
A
M
B
F D A O
09 Responsabilidad y compromiso del recurso
humano
X X
Fuente: Instrumento Aplicado por la investigadora (Digla Sevilla, 2015)
INTERPRETACIÓN
En lo correspondiente al indicador Responsabilidad y compromiso del
recurso humano, se aprecia un impacto alto. En virtud de que guarda relación con
los planteamientos de Mantilla S. (2005) que señala “Los factores de ambiente de
control incluyen la integridad, los valores éticos y la competencia de la gente de la
entidad; la filosofía y el estilo de operación de la administración; la manera como
la administración asigna responsabilidad y responsabiliza, y cómo organiza y
desarrolla a su gente; y la atención y dirección proporcionada por el consejo de
directores”. En donde, se observó que el auditor se muestra responsable y
comprometido con la Unidad, lo que representa una fortaleza que le ha ayudado a
alcanzar de cierta manera un éxito a pesar de no contar con otros factores
relevantes.
GRADO
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Ítem Nº 10:
Dimensión:Líneas del Informe COSO: Ambiente de Control
Indicador :Aplicación de políticas en el recurso humano.
N ASPECTO A ANALIZAR
A
M
B
F D A O
10 Aplicación de políticas para vinculación,
entrenamiento, promoción y compensación de
empleados.
X X
Fuente: Instrumento Aplicado por la investigadora (Digla Sevilla, 2015)
INTERPRETACIÓN
En lo correspondiente al indicador Aplicación de políticas en el recurso
humano, se aprecia un impacto medio. En virtud de que guarda relación con los
planteamientos de Mantilla S. (2005) que señala “Los factores de ambiente de
control incluyen la integridad, los valores éticos y la competencia de la gente de la
entidad; la filosofía y el estilo de operación de la administración; la manera como
la administración asigna responsabilidad y responsabiliza, y cómo organiza y
desarrolla a su gente; y la atención y dirección proporcionada por el consejo de
directores”. En donde, se pudo apreciar que la máxima autoridad no ha diseñado o
implementado la aplicación de políticas para vinculación, entrenamiento,
promoción y compensación de empleados, lo que representa una debilidad que
pudiese provocar situaciones desfavorables.
GRADO
[Escriba aquí]
Ítem Nº 11:
Dimensión:Líneas del Informe COSO: Valoración de Riesgos
Indicador :Identificación y análisis de los riesgos relevantes para la consecución
de los objetivos
N ASPECTO A ANALIZAR
A
M
B
F D A O
11 Establecimiento de límites para maniobrar riesgos producto de una actuación.
X X
Fuente: Instrumento Aplicado por la investigadora (Digla Sevilla, 2015)
INTERPRETACIÓN
En lo referente al indicadorIdentificación y análisis de los riesgos
relevantes para la consecución de los objetivos, se observa un impacto alto.
Quedándose evidenciado en la teoría de Mantilla S (2005) que expresa lo
siguiente: “Cada entidad enfrenta una variedad de riesgos de fuentes externas e
internas, los cuales deben valorarse. Una condición previa a la valorización de
riesgos es el establecimiento de objetivos, enlazados en distintos niveles y
consistentes internamente (…)”, en donde, los responsables de la planificación
deben evaluar tales riesgos y plantearse dentro de la misma cómo podrán hacerle
frente a tales vicisitudes, así como, quienes lo asumirán o hasta donde pueden
maniobrar los posibles riesgos derivados de una actuación. Por consiguiente, al no
contar con la estructura organizativa básica, imposibilita la capacidad de
respuestas que se pueda asumir por posibles riesgos, situación esta que se
convierte en una debilidad para este Despacho.
GRADO
[Escriba aquí]
Ítem Nº 12:
Dimensión:Líneas del Informe COSO: Valoración de Riesgos.
Indicador :Identificación y análisis de los riesgos relevantes para la consecución
de los objetivos
N ASPECTO A ANALIZAR
A
M
B
F D A O
12 Revisión oportuna del desarrollo implícito de las
diferentes fases de la actuación fiscal.
X X
Fuente: Instrumento Aplicado por la investigadora (Digla Sevilla, 2015)
INTERPRETACIÓN
En lo referente al indicador Identificación y análisis de los riesgos
relevantes para la consecución de los objetivos, se observa un impacto medio.
Quedándose evidenciado en la teoría de Mantilla S (2005) que expresa lo
siguiente: “Cada entidad enfrenta una variedad de riesgos de fuentes externas e
internas, los cuales deben valorarse. Una condición previa a la valorización de
riesgos es el establecimiento de objetivos, enlazados en distintos niveles y
consistentes internamente (…)”, lo cual exige que se deba revisar los resultados
que se vayan desprendiendo en cada fase de la actuación para ir minimizando
riesgos de omisiones, fallas, errores, desviaciones. Por lo tanto, al solo contar la
Unidad de Auditoría con solo un cargo conlleva que esa única persona no esté en
capacidad de revisarse a el mismo y por ende no se consideren los riesgos, lo que
representa sin duda en una debilidad para este despacho.
GRADO
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Ítem Nº 13:
Dimensión:Líneas del Informe COSO: Actividades de Control
Indicador :Segregación de los procesos de Revisión, aprobación, verificaciones y
autorización
N ASPECTO A ANALIZAR
A
M
B
F D A O
13 Segregación de los procesos de aprobación,
verificación y autorización para ejecutar una
auditoría
X X
Fuente: Instrumento Aplicado por la investigadora (Digla Sevilla, 2015)
INTERPRETACIÓN
En lo correspondiente al indicador Segregación de los procesos de Revisión,
aprobación, verificaciones y autorización se puede apreciar un impacto alto.
Quedando evidenciado la teoría de Mantilla S (2005) que enuncia lo siguiente:
“Las actividades de control son las políticas y los procedimientos que ayudan a
asegurar que las directivas administrativas se lleven a cabo. Estas se dan a todo lo
largo de la organización, en todos los niveles y en todas las funciones. Incluyen un
rango de actividades diversas como aprobaciones, autorizaciones, verificaciones,
conciliaciones, revisiones de desempeño operacional, seguridad de activos y
segregación de funciones”, las cuales señalan que cada paso o actividad efectuada
para su éxito debe contar con niveles establecidos de aprobación, verificación y
autorización, de lo contrario se estarían realizando la actuación de una manera que
pudieseperturbar el debido proceso incursodel acto administrativo, y por ende se
pueden caer tales resultados de llegarse a determinar una responsabilidad, lo que
representa una clara debilidad de este órgano.
GRADO
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Ítem Nº 14:
Dimensión:Líneas del Informe COSO: Actividades de Control
Indicador :Segregación de Funciones
N ASPECTO A ANALIZAR
A
M
B
F D A O
14 Segregación de responsabilidades de los
funcionarios en base a la experticia u
conocimiento del área a auditar
X X
Fuente: Instrumento Aplicado por la investigadora (Digla Sevilla, 2015)
INTERPRETACIÓN
En lo correspondiente al indicador Segregación de los procesos de Revisión,
aprobación, verificaciones y autorización se puede apreciar un impacto alto.
Quedando evidenciado la teoría de Mantilla S (2005) que enuncia lo siguiente: “Las
actividades de control son las políticas y los procedimientos que ayudan a asegurar
que las directivas administrativas se lleven a cabo. Estas se dan a todo lo largo de la
organización, en todos los niveles y en todas las funciones. Incluyen un rango de
actividades diversas como aprobaciones, autorizaciones, verificaciones,
conciliaciones, revisiones de desempeño operacional, seguridad de activos y
segregación de funciones”, lo antes planteado conlleva a apreciar una debilidad para
la Unidad en estudio puesto, que no están reglamentados manuales internos donde se
segregue las funciones de los funcionarios adscrito a este despacho, y más aun al
constatar que solo existe un cargo dentro de la estructura organizativa; lo que
imposibilita asignar funciones y responsabilidades según su nivel de conocimiento
y/o o habilidades y destrezas. Lo que origina que no se tenga la pericia para auditar
eficazmente ciertas áreas por no contar con colegiaturas o simplemente por no estar
preparado académicamente.
GRADO
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Ítem Nº 15:
Dimensión:Líneas del Informe COSO: Información y comunicación.
Indicador :Información de los Resultados.
N ASPECTO A ANALIZAR
A
M
B
F D A O
15 Lecomunican de manera oportuna la
información que requiere para cumplir con sus
responsabilidades.
X X
Fuente: Instrumento Aplicado por la investigadora (Digla Sevilla, 2015)
INTERPRETACIÓN
En lo correspondiente al indicador Información de los Resultados se puede
apreciar un impacto alto. Quedando evidenciado la teoría de Mantilla S (2005) que
manifiesta lo siguiente:“Los sistemas de información y comunicación se
interrelacionan. Ayudan al personal de la entidad a capturar e intercambiar la
información necesaria para conducir, administrar y controlar sus operaciones”. De lo
planteado por Mantilla se vislumbra una debilidad en cuanto a que internamente no
existe más personal que el del cargo del auditor, en donde se señala que por ende no
existe medios de comunicación y de información dentro de la estructura puesto que la
misma la maneja un solo funcionario.
GRADO
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Ítem Nº 16:
Dimensión:Líneas del Informe COSO: Monitoreo.
Indicador :Monitoreo de actividades
N ASPECTO A ANALIZAR
A
M
B
F D A O
16 El sistema de control interno de la Unidad se
evalúa constante
X X
Fuente: Instrumento Aplicado por la investigadora (Digla Sevilla, 2015)
INTERPRETACIÓN
En lo correspondiente al indicador Monitoreo de Actividades se puede apreciar
un impacto alto. Quedando evidenciado la teoría de Mantilla S (2005) que expone lo
siguiente: “Debe monitorearse el proceso total, y considerarse como necesario hacer
modificaciones. De esta manera el sistema puede reaccionar dinámicamente,
cambiando a medida que las condiciones lo justifiquen”. Al respecto, siguiendo las
aseveraciones de Mantillas se concluye que el sistema de control interno de la unidad
es débil por cuanto tal y como está estructurado imposibilita evaluarse
constantemente y de hacerlo no se pueden forjar grandes cambios producto al débil
presupuesto asignado oquizás de la débil voluntad para proponer o realizar cambios
significativos en esta área.
GRADO
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Ítem Nº 17:
Dimensión:Normas Generales de Auditoría de Estado: Relativas al auditor.
Indicador :Capacidad Profesional del auditor.
N ASPECTO A ANALIZAR
A
M
B
F D A O
17 Nivel académico del Recurso Humano X X
Fuente: Instrumento Aplicado por la investigadora (Digla Sevilla, 2015)
INTERPRETACIÓN
En lo concerniente al indicador Capacidad Profesional del Auditor,se puede
apreciar un impacto alto. Por lo tanto guarda relación con lo que establece en las
Normas Generales de Auditoria de Estado que implanta lo siguiente: “El auditor
deberá poseer competencia profesional, conocimientos, experiencia, aptitudes y
destrezas técnicas proporcionales con el tipo y complejidad de las labores a realizar.
Asimismo deberá mantenerse actualizado, a fin de mejorar su desempeño”.
Evidenciándose que este requisito es primordial para ubicar a la persona en el puesto
adecuado respecto a sus capacidades, el cual el auditor lo posee convirtiéndose en una
fortaleza.
GRADO
[Escriba aquí]
Ítem Nº 18:
Dimensión:Normas Generales de Auditoría de Estado: Relativas al auditor.
Indicador :Reserva de la Información.
N ASPECTO A ANALIZAR
A
M
B
F D A O
18 Grado de confiabilidad de las Actuaciones
Fiscales
X X
Fuente: Instrumento Aplicado por la investigadora (Digla Sevilla, 2015)
INTERPRETACIÓN
En lo concerniente al indicador Reserva de la Información, se puede apreciar un
impacto alto. Por lo tanto guarda relación con lo que establece en las Normas
Generales de Auditoria de Estado que implanta lo siguiente. “El auditor mantendrá
reserva respecto a los datos e información relacionados con la auditoría que realiza, y
en ningún caso retendrá para sí o terceros documentos que pertenezcan a los órganos
o entes evaluados”. Siendo este un requisito fundamental que debe poseer el auditor
así como todos los funcionarios que formen parte de la estructura organizativa, en
virtud de la información que se maneja desde este despacho, cuya discrecionalidad es
vital para el éxito de los resultados, la cual se posee representando una fortaleza de la
Unidad.
GRADO
[Escriba aquí]
Ítem Nº 19:
Dimensión:Normas Generales de Auditoría de Estado: Relativas al auditor.
Indicador : Cuidado y diligencia profesional.
N ASPECTO A ANALIZAR
A
M
B
F D A O
19 Aplicación de técnicas y procedimientos para
asegurar la objetividad y eficiencia en los
resultados de una actuación
X X
Fuente: Instrumento Aplicado por la investigadora (Digla Sevilla, 2015)
INTERPRETACIÓN
En lo concerniente al indicador Cuidado y diligencia profesional, se puede
apreciar un impacto medio. Por lo tanto guarda relación con lo que establece en las
Normas Generales de Auditoria de Estado que implanta lo siguiente: “El auditor
deberá cumplir las presentes normas y actuar con el debido cuidado y diligencia
profesional, para determinar la complejidad de las operaciones del órgano o ente a
evaluar, el alcance y relevancia material de la auditoria, y seleccionar los métodos,
técnicas, pruebas y procedimientos que habrán de aplicarse”, evidenciándose que
tienen debilidad en lo referente a la aplicación de técnicas y procedimientos para
asegurar la objetividad y eficiencia en los resultados de una actuación, situación está
que puede minimizarse de existir manuales que orienten al auditor a aplicarlas.
GRADO
[Escriba aquí]
Ítem Nº 20:
Dimensión:Normas Generales de Auditoría de Estado: Relativas al auditor.
Indicador : Juicio del Auditor
N ASPECTO A ANALIZAR
A
M
B
F D A O
20 Los procedimientos de una actuación cumple
con todos los lineamientos establecidos en las
Normas Generales de Auditoría de Estado
X X
Fuente: Instrumento Aplicado por la investigadora (Digla Sevilla, 2015)
INTERPRETACIÓN
En lo concerniente al indicador Juicio del Auditor, se puede apreciar un
impacto medio. Por lo tanto guarda relación con lo que establece en las Normas
Generales de Auditoria de Estado que implanta lo siguiente: “El auditor deberá
observar cuidado profesional para expresar juicios razonables, eficaces y
debidamente sustentados en relación con las auditorías que realice y aplicar las
técnicas y procedimientos que resulten apropiados para obtener evidencias que
justifiquen sus conclusiones y recomendaciones”. Evidenciándose esta una debilidad
que presenta la unidad y que no contribuye al éxito de los resultados de las
actuaciones, por cuanto no cumple con la norma a cabalidad, mencionando algunas
omisiones a la misma, como por ejemplo, no se emplea la conformación del equipo
de trabajo, la falta de incorporación de especialistas, la omisión de mecanismo de
control y evaluación, debilidad en la reglamentación de normas y procedimientos en
el manejo de los papeles de trabajo, entre otros.
GRADO
[Escriba aquí]
Ítem Nº 21:
Dimensión:Normas Generales de Auditoría de Estado: Relativas al auditor.
Indicador : Impedimentos del Ejercicio
N ASPECTO A ANALIZAR
A
M
B
F D A O
21 Se Verifica que el recurso humano cumple con
las consideraciones de inhibición del cargo
X X
Fuente: Instrumento Aplicado por la investigadora (Digla Sevilla, 2015)
INTERPRETACIÓN
En lo concerniente al indicador Juicio del Auditor, se puede apreciar un
impacto medio. Por lo tanto guarda relación con lo que establece en las Normas
Generales de Auditoria de Estado que implanta lo siguiente:“No podrán
desempeñarse como auditores: quienes tengan parentesco (…), quienes durante los
dos (2) últimos años anteriores a la fecha de ejecución de la auditoria, se hubiesen
desempeñado como (…) quienes conformen personas jurídicas y hayan mantenido
relaciones laborales de cualquier (…) quienes no se hayan inscrito en el Registro de
Auditores (…), cerciorándose que este requisito no privo a la hora de seleccionar al
ocupante del cargo de auditor, lo que representa fallas en el control interno de la
Dirección de recursos humanos y de no implementarse tal revisión al momento de
contratar pudiese originar debilidades por la contratación de un personal no idóneo en
la unidad.
GRADO
[Escriba aquí]
Ítem Nº 22:
Dimensión:Normas Generales de Auditoría de Estado: Relativas a la Planeación.
Indicador : Planificación de la Auditoría.
N ASPECTO A ANALIZAR
A
M
B
F D A O
22 Se realiza la Planificación considerando planes
propios y planteamientos y solicitudes del
Sistema Nacional de Control Fiscal, así como, de
otros órganos y particulares
X X
Fuente: Instrumento Aplicado por la investigadora (Digla Sevilla, 2015)
INTERPRETACIÓN
En lo concerniente al indicador Planeación de la Auditoría, se puede apreciar un
impacto alto. Por lo tanto guarda relación con lo que establece en las Normas
Generales de Auditoria de Estado que implanta lo siguiente: “La Auditoría de Estado
estará sujeta a una planificación que tomará en cuenta los planteamientos y
solicitudes de la Contraloría General de la República, la Superintendencia Nacional
de Auditoría Interna y demás órganos o entes competentes, las denuncias recibidas,
los resultados de la gestión anterior; así como la situación administrativa de los
órganos y entes sometidos a su control (…)”. Evidenciándose debilidades en el
número de actuaciones planificadas en virtud de las mismas se limitan a un reducido
número de actuaciones producto de planes propios, sin incluir otras solicitudes por
falta de personal.
GRADO
[Escriba aquí]
Ítem Nº 23:
Dimensión:Normas Generales de Auditoría de Estado: Relativas a la Planeación.
Indicador : Planificación de la Auditoría.
N ASPECTO A ANALIZAR
A
M
B
F D A O
23 Se planifica de acuerdo al recurso humano
disponible
X X
Fuente: Instrumento Aplicado por la investigadora (Digla Sevilla, 2015)
INTERPRETACIÓN
En lo concerniente al indicador Planeación de la Auditoría, se puede apreciar un
impacto alto. Por lo tanto guarda relación con lo que establece en las Normas
Generales de Auditoria de Estado que implanta lo siguiente: “La Auditoría de Estado
estará sujeta a una planificación que tomará en cuenta los planteamientos y
solicitudes de la Contraloría General de la República, la Superintendencia Nacional
de Auditoría Interna y demás órganos o entes competentes, las denuncias recibidas,
los resultados de la gestión anterior; así como la situación administrativa de los
órganos y entes sometidos a su control (…)”. Evidenciándose debilidades en el
número de actuaciones planificadas en virtud de las mismas se plasman según la
cantidad de recurso humano que dispone la unidad, situación está que limita incluir
y/o atender mayores valoraciones.
GRADO
[Escriba aquí]
Ítem Nº 24:
Dimensión:Normas Generales de Auditoría de Estado: Relativas a la Planeación.
Indicador : Equipo de Trabajo
N ASPECTO A ANALIZAR
A
M
B
F D A O
24 Se realiza mesas de trabajos para plantear el Plan
de Trabajo
X X
Fuente: Instrumento Aplicado por la investigadora (Digla Sevilla, 2015)
INTERPRETACIÓN
En lo concerniente al indicador Equipo de Trabajo, se puede apreciar un
impacto medio. Por lo tanto guarda relación con lo que establece en las Normas
Generales de Auditoria de Estado que instituye lo siguiente: “Para realizar labores de
Auditoría de Estado, se conformará un equipo de trabajo, con profesionales de
diversas áreas, con conocimientos, experiencia, aptitudes y destrezas técnicas
proporcionales con el tipo y complejidad de la auditoría a realizar”. Lo antes
planteado conlleva a verificar que representa una debilidad para la unidad en cuanto
en ella solo existe un cargo bajo la figura del auditor, contradiciendo los lineamientos
de la Norma, que al no contar con un equipo multidisciplinario pudiese afectarse la
calidad de los resultados.
GRADO
[Escriba aquí]
Ítem Nº 25:
Dimensión:Normas Generales de Auditoría de Estado: Relativas a la Planeación.
Indicador : Incorporación de Especialistas.
N ASPECTO A ANALIZAR
A
M
B
F D A O
25 Se apoyan de especialistas cuando así lo exija
una auditoría con el fin de asegurar buenos
resultados.
X X
Fuente: Instrumento Aplicado por la investigadora (Digla Sevilla, 2015)
INTERPRETACIÓN
En lo concerniente al indicador Incorporación de especialistas, se puede
apreciar un impacto alto. Por lo tanto guarda relación con lo que establece en las
Normas Generales de Auditoria de Estado que instituye lo siguiente: “Cuando el tipo
y/o complejidad de la auditoría, o el objeto a evaluar así lo exija, podrá integrarse al
equipo de trabajo, en calidad de apoyo, personal especializado con los conocimientos
y experticia requerida para la ejecución de la auditoría. En tales casos, los resultados
de sus labores se incorporarán en el informe de auditoría y formaran parte de los
papeles de trabajo”.Como resultado se debe considerar en esta investigación y
mencionar en las recomendaciones, en virtud de que pudiese ser un medio de apoyo
ante la falta de personal adscrito a esta unidad y así se estaría cumpliendo con la
Norma.
GRADO
[Escriba aquí]
Ítem Nº 26:
Dimensión:Normas Generales de Auditoría de Estado: Relativas a la Planeación.
Indicador :Evaluación preliminar del sistema de control interno.
N ASPECTO A ANALIZAR
A
M
B
F D A O
26 Al inicio de una actuación se realiza evaluación
preliminar del sistema de control interno del
órgano a valorar.
X X
Fuente: Instrumento Aplicado por la investigadora (Digla Sevilla, 2015)
INTERPRETACIÓN
En lo concerniente al indicador Evaluación preliminar del sistema de control
interno, se puede apreciar un impacto medio. Por lo tanto guarda relación con lo que
establece en las Normas Generales de Auditoria de Estado que instituye lo siguiente:
“El auditor deberá efectuar un estudio preliminar del funcionamiento del sistema de
control interno del objeto a evaluar, para determinar su grado de confiabilidad,
identificar las áreas críticas y establecer la naturaleza, alcance y extensión de los
procedimientos de auditoría a aplicar. La evaluación del sistema de control interno
abarcará (…)”, evidenciándose que se aplica tal evaluación al órgano objeto de
control lo que representa una fortaleza para la actuación y por ende de la propia
unidad.
GRADO
[Escriba aquí]
Ítem Nº 27:
Dimensión:Normas Generales de Auditoría de Estado: Relativas a la Planeación
Indicador :Evaluación preliminar del sistema de control interno.
N ASPECTO A ANALIZAR
A
M
B
F D A O
27 Grado de información que posee el archivo
permanente
X X
Fuente: Instrumento Aplicado por la investigadora (Digla Sevilla, 2015)
INTERPRETACIÓN
En lo concerniente al indicador Evaluación preliminar del sistema de control
interno, se puede apreciar un impacto medio. Por lo tanto guarda relación con lo que
establece en las Normas Generales de Auditoria de Estado que instituye lo siguiente:
“El auditor deberá efectuar un estudio preliminar del funcionamiento del sistema de
control interno del objeto a evaluar, para determinar su grado de confiabilidad,
identificar las áreas críticas y establecer la naturaleza, alcance y extensión de los
procedimientos de auditoría a aplicar. La evaluación del sistema de control interno
abarcará (…)”, vislumbrándose una debilidad por cuanto no se tiene información de
todos los órganos sujetos al control de la Unidad, bien sea por falta de tiempo, de no
obtener información requerida o simplemente porque no se le ha dado la importancia
que tiene.
GRADO
[Escriba aquí]
Ítem Nº 28:
Dimensión:Normas Generales de Auditoría de Estado: Relativas a la Planeación
Indicador :Programa de Trabajo
N ASPECTO A ANALIZAR
A
M
B
F D A O
28 Se realizan actividades de control en las fases
que se está ejecutando para evitar retardos o
desviaciones.
X X
Fuente: Instrumento Aplicado por la investigadora (Digla Sevilla, 2015)
INTERPRETACIÓN
En lo concerniente al indicador Evaluación preliminar del sistema de control
interno, se puede apreciar un impacto medio. Por lo tanto guarda relación con lo que
establece en las Normas Generales de Auditoria de Estado que instituye lo
siguiente:“El auditor deberá evaluar el riesgo de la auditoría el cual comprende los
riesgos inherentes, de control y de detección a los que podrá enfrentarse en la fase de
ejecución de la auditoría, con el fin de prever las acciones que compensen los efectos
de aquellos riesgos que efectivamente llegaren a materializarse (…)”, No obstante
según la respuesta obtenida por el encuestado se observa fallas en la omisión de esta
Norma, lo que conlleva a incluirla en las recomendaciones de esta investigación.
GRADO
[Escriba aquí]
Ítem Nº 29:
Dimensión:Normas Generales de Auditoría de Estado: Relativas a la Planeación
Indicador :Programa de Trabajo.
N ASPECTO A ANALIZAR
A
M
B
F D A O
29 El Programa de Trabajo contiene los numerales
mínimos que establece las Normas Generales de
Auditoría de Estado en su artículo 28.
X X
Fuente: Instrumento Aplicado por la investigadora (Digla Sevilla, 2015)
INTERPRETACIÓN
En lo concerniente al indicador Programa de Trabajo, se puede apreciar un
impacto alto. Por lo tanto guarda relación con lo que establece en las Normas
Generales de Auditoria de Estado que instituye lo siguiente: “El programa de trabajo
deberá incorporar en forma congruente, las informaciones administrativas y técnicas
necesarias para la realización de la auditoría; definirá los elementos a desarrollar de
acuerdo con el objetivo general establecido y los procedimientos que deberán
aplicarse. El programa de trabajo deberá contener como mínimo, lo siguiente: (…)”,
evidenciándose que representa debilidades en cuanto no se maneja muy bien el
ordinal 7 y 8 de la mencionada Norma, así como presenta fallas en los niveles de
aprobación.
GRADO
[Escriba aquí]
Ítem Nº 30:
Dimensión:Normas Generales de Auditoría de Estado: Relativas a la Planeación
Indicador : Acreditación.
N ASPECTO A ANALIZAR
A
M
B
F D A O
30 Existe modelo normado para acreditar a los
funcionarios que se encargan de realizar una
actuación.
X X
Fuente: Instrumento Aplicado por la investigadora (Digla Sevilla, 2015)
INTERPRETACIÓN
En lo concerniente al indicador Acreditación, se puede apreciar un impacto
medio. Por lo tanto guarda relación con lo que establece en las Normas Generales de
Auditoria de Estado que instituye lo siguiente: “Para realizar labores de Auditoría de
Estado, el auditor deberá estar formalmente acreditado ante el respectivo órgano o
ente objeto de la auditoría”, evidenciándose que no existe modelo normado para
acreditar a los funcionarios que se encargan de realizar una actuación.
GRADO
[Escriba aquí]
Ítem Nº 31:
Dimensión:Normas Generales de Auditoría de Estado: Relativas a la Ejecución.
Indicador : Información complementaria
N ASPECTO A ANALIZAR
A
M
B
F D A O
31 Generalmente recaba información adicional del
órgano a evaluar durante la actuación.
X X
Fuente: Instrumento Aplicado por la investigadora (Digla Sevilla, 2015)
INTERPRETACIÓN
En lo concerniente al indicador Acreditación, se puede apreciar un impacto
medio. Por lo tanto guarda relación con lo que establece en las Normas Generales de
Auditoria de Estado que instituye lo siguiente: “Al inicio de la ejecución de la
auditoría se deberá recabar la información complementaria para evaluar los
mecanismos de control interno y los procesos vinculados con los objetivos y alcance
de la auditoria a realizar”, evidenciándose fallas en la evaluación de los procesos
vinculados bien sea por falta de un archivo de trabajo sólido, o porque no se cuenta
con un equipo multidisciplinario que pudiese plantear más profundamente la auditoria
y por ende se dejase por fuera aspectos relevantes sin considerar, lo que pudiese
ocasionar resultados poco óptimos, exactos o completos.
GRADO
[Escriba aquí]
Ítem Nº 32:
Dimensión:Normas Generales de Auditoría de Estado: Relativas a la Ejecución
Indicador :Evaluación del cumplimiento de la normativa aplicable.
N ASPECTO A ANALIZAR
A
M
B
F D A O
32 El asesor jurídico evalúa el desempeño del
auditor en cuanto a la valoración de la normativa
legal, sub legal y técnica aplicable al órgano,
proceso, actividad u operación auditada
X X
Fuente: Instrumento Aplicado por la investigadora (Digla Sevilla, 2015)
INTERPRETACIÓN
En lo concerniente al indicador Evaluación del cumplimiento de la normativa
aplicable, se puede apreciar un impacto alto. Por lo tanto guarda relación con lo que
establece en las Normas Generales de Auditoria de Estado que instituye lo siguiente:
“El auditor deberá evaluar el cumplimiento de la normativa legal, sub legal y técnica
aplicable al órgano, ente, dependencia, proyecto, proceso, actividad u operación
evaluada", en donde, se observa que la debilidad no radica en la valoración jurídica
que realiza el auditor y que plasma en un informe, la falla reside en cuanto a que no
existe un departamento de control posterior ni asesoría jurídica que avale tales
apreciaciones por parte del auditor.
GRADO
[Escriba aquí]
Ítem Nº 33:
Dimensión:Normas Generales de Auditoría de Estado: Relativas a la Ejecución.
Indicador :Elementos del hallazgo del auditor.
N ASPECTO A ANALIZAR
A
M
B
F D A O
33 Se le hace fácil plantear los elementos del
hallazgo (causa, efecto, condición, criterio)
X X
Fuente: Instrumento Aplicado por la investigadora (Digla Sevilla, 2015)
INTERPRETACIÓN
En lo concerniente al indicador Evaluación del cumplimiento de la normativa
aplicable, se puede apreciar un impacto alto. Por lo tanto guarda relación con lo que
establece en las Normas Generales de Auditoria de Estado que instituye lo siguiente:
“Si durante la ejecución de la auditoría, el auditor llegare a determinar hallazgos de
auditoría, éstos deberán contener los elementos siguientes: 1) Condición (…),
2)Criterio (…), 3) Causa (…), Efecto (…)”. Observándose por la respuesta obtenida
del encuestado que representa una fortaleza en virtud de que a la hora de detectar un
hallazgo no tiene dificultad para plasmarlo haciendo uso de los elementos sugeridos
por la norma.
GRADO
[Escriba aquí]
Ítem Nº 34:
Dimensión:Normas Generales de Auditoría de Estado: Relativas a la Ejecución.
Indicador : De las evidencias.
N ASPECTO A ANALIZAR
A
M
B
F D A O
34 Se sustentan las evidencias con documentos
originales y/o copias certificadas.
X X
Fuente: Instrumento Aplicado por la investigadora (Digla Sevilla, 2015)
INTERPRETACIÓN
En lo concerniente al indicador De las Evidencias, se puede apreciar un impacto
medio. Por lo tanto guarda relación con lo que establece en las Normas Generales de
Auditoria de Estado que instituye lo siguiente: “El auditor deberá obtener las
evidencias relevantes, suficientes y competentes, que le permitan tener certeza
razonable que los hechos revelados se encuentren satisfactoriamente comprobados,
que las evidencias son válidas y confiables y que existe relación entre éstas y los
hechos que se pretenden demostrar, todo ello con el fin de fundamentar,
razonablemente, los juicios, opiniones, conclusiones y recomendaciones que formule
(…)”, lo antes expuesto y siguiendo la respuesta obtenida por el encuestado se
concluye que si se sustentan las evidencias con documentos originales y/o copias
certificadas, lo que representa una fortaleza de la manera como se sustenta la
actuación.
GRADO
[Escriba aquí]
Ítem Nº 35:
Dimensión:Normas Generales de Auditoría de Estado: Relativas a la Ejecución.
Indicador :Indicios de actos, hechos u omisiones.
N ASPECTO A ANALIZAR
A
M
B
F D A O
35 Comunicación inmediata a la máxima autoridad
de indicio, acto, hecho u omisión que pudiese
originar procedimientos administrativos.
X X
Fuente: Instrumento Aplicado por la investigadora (Digla Sevilla, 2015)
INTERPRETACIÓN
En lo concerniente al indicador De las Evidencias, se puede apreciar un impacto
alto. Por lo tanto guarda relación con lo que establece en las Normas Generales de
Auditoria de Estado que instituye lo siguiente: “Si durante la auditoría se determinan
indicios de actos, hechos u omisiones presuntamente irregulares que pudieran generar
responsabilidad administrativa, civil o penal, el auditor deberá identificar el efecto
que éstos producen, a fin de que las autoridades del respectivo órgano de control
fiscal lo comunique, en forma inmediata, a las autoridades donde se desarrolle la
auditoría (…). Lo antes señalado evidencia debilidades en este punto por cuanto no
están normados los procedimientos a seguir en el caso de ocurrencia de este
escenario, lo que provoca situaciones desfavorable para la unidad y por ende en el
caso tal de plantearse en una actuación.
GRADO
[Escriba aquí]
Ítem Nº 36:
Dimensión:Normas Generales de Auditoría de Estado: Relativas a la Ejecución.
Indicador :Discusión de las observaciones y hallazgos.
N ASPECTO A ANALIZAR
A
M
B
F D A O
36 Se somete a consideración los resultados de una
auditoría con los responsables de la (s) área (s)
involucrada (s) del órgano evaluado
X X
Fuente: Instrumento Aplicado por la investigadora (Digla Sevilla, 2015)
INTERPRETACIÓN
En lo concerniente al indicador De las Evidencias, se puede apreciar un impacto
alto. Por lo tanto guarda relación con lo que establece en las Normas Generales de
Auditoria de Estado que instituye lo siguiente: “Al culminar la fase de ejecución de
la auditoría, se deberá someter a la consideración de los responsables de las áreas
involucradas del órgano o ente evaluado, las observaciones y hallazgos detectados,
con la finalidad de asegurar la solidez de las evidencias; la validez de las
conclusiones y la pertinencia de las eventuales recomendaciones que se llegaren a
formalizar en el ulterior informe de auditoría”, se evidencia debilidad por cuanto se
presentan las observaciones y hallazgos detectados en los informes mas no se
someten a consideración con los responsables de los órganos auditados, por ende se
falla al no concretar ese compartir de resultados para cotejar la firmeza de lo
encontrado.
GRADO
[Escriba aquí]
Ítem Nº 37:
Dimensión:Normas Generales de Auditoría de Estado: Relativas a la Presentación
de los Resultados.
Indicador :Comunicación de los resultados.
N ASPECTO A ANALIZAR
A
M
B
F D A O
37 Se comunica oportunamente los resultados
preliminares y definitivo de la actuación fiscal a
la máxima autoridad así como a los responsables
X X
Fuente: Instrumento Aplicado por la investigadora (Digla Sevilla, 2015)
INTERPRETACIÓN
En lo concerniente al indicador Comunicación de los Resultados, se puede
apreciar un impacto alto. Por lo tanto guarda relación con lo que establece en las
Normas Generales de Auditoria de Estado que instituye lo siguiente: “ Los resultados
preliminares se informarán al órgano o ente evaluado, a fin de que éste verifique las
observaciones y hallazgos de la auditoría y formule los alegatos que estime
pertinente, de ser el caso”, según la respuesta obtenida por el encuestado, conlleva a
revisar el por qué no se comunica oportunamente los resultados preliminares y
definitivo de la actuación fiscal a la máxima autoridad así como a los responsables,
puesto que representa una falla de la Unidad y representa perjuicios para la debida y
oportuna toma de decisiones por parte de la máxima autoridad y responsables de los
órganos evaluados.
GRADO
[Escriba aquí]
Ítem Nº 38:
Dimensión:Normas Generales de Auditoría de Estado: Relativas a la Presentación
de los Resultados.
Indicador :Informe definitivo de auditoría.
N ASPECTO A ANALIZAR
A
M
B
F D A O
38 El Informe Definitivo presentado a la máxima
autoridad, así como al responsable del órgano, va
acompañado por las observaciones, las
conclusiones y recomendaciones entre otros
X X
Fuente: Instrumento Aplicado por la investigadora (Digla Sevilla, 2015)
INTERPRETACIÓN
En lo concerniente al indicador Comunicación de los Resultados, se puede
apreciar un impacto alto. Por lo tanto guarda relación con lo que establece en las
Normas Generales de Auditoria de Estado que instituye lo siguiente: “Una vez
analizados los alegatos presentados por el órgano o ente evaluado, o transcurrido el
plazo otorgado para su presentación sin haberlos recibido, se elaborará el informe
definitivo de la auditoría, el cual deberá contener las observaciones y/o hallazgos, las
conclusiones y recomendaciones, entre otros”. Observándose según la respuesta
obtenida por parte del encuestado que si se cumple con esta Norma, lo que se traduce
en una fortaleza en la presentación de los resultados obtenidos de una actuación de
control.
GRADO
[Escriba aquí]
Ítem Nº 39:
Dimensión:Normas Generales de Auditoría de Estado: Relativas al Seguimiento.
Indicador :Evaluación del Plan de Acciones Correctivas (PAC)
N ASPECTO A ANALIZAR
A
M
B
F D A O
39 El Plan de Acciones correctivas es valorado por
equipo de trabajo, para asegurar la concordancia
con las recomendaciones efectuadas.
X X
Fuente: Instrumento Aplicado por la investigadora (Digla Sevilla, 2015)
INTERPRETACIÓN
En lo concerniente al indicador Evaluación del Plan de Acciones Correctivas
(PAC), se puede apreciar un impacto medio. Por lo tanto guarda relación con lo que
establece en las Normas Generales de Auditoria de Estado que instituye lo siguiente:
“El órgano de control fiscal al momento de comunicar los resultados y conclusiones
de la auditoría, solicitará a la máxima autoridad jerárquica del órgano o ente
evaluado, que elabore un plan de acciones correctivas con base en las
recomendaciones formuladas en el informe definitivo de la auditoría, a los fines de su
análisis y posterior seguimiento”.
GRADO
[Escriba aquí]
Ítem Nº 40:
Dimensión:Normas Generales de Auditoría de Estado: Relativas al Seguimiento.
Indicador :Seguimiento del PAC
N ASPECTO A ANALIZAR
A
M
B
F D A O
40 Destina tiempo y recursos en su planificación
para realizar auditorías de seguimiento, con el fin
de constatar su cumplimiento y eficacia.
X X
Fuente: Instrumento Aplicado por la investigadora (Digla Sevilla, 2015)
INTERPRETACIÓN
En lo concerniente al indicador Seguimiento del PAC, se puede apreciar un
impacto medio. Por lo tanto guarda relación con lo que establece en las Normas
Generales de Auditoria de Estado que instituye lo siguiente: “Una vez presentado por
la máxima autoridad jerárquica del órgano o ente evaluado, el plan de acciones
correctivas a que se refiere el artículo 42 de las presentes Normas, el órgano de
control fiscal deberá analizarlo, a fin de determinar su concordancia con las
recomendaciones formuladas en el informe definitivo de la auditoría”
GRADO
[Escriba aquí]
Ítem Nº 41:
Dimensión:Normas Generales de Auditoría de Estado: Relativas a los Papeles de
Trabajo.
Indicador : Papeles de Trabajo.
N ASPECTO A ANALIZAR
A
M
B
F D A O
41 Están normados internamente los procedimientos
para manejar Papeles de Trabajo
X X
Fuente: Instrumento Aplicado por la investigadora (Digla Sevilla, 2015)
INTERPRETACIÓN
En lo concerniente al indicador Papeles de Trabajo, se puede apreciar un
impacto medio. Por lo tanto guarda relación con lo que establece en las Normas
Generales de Auditoria de Estado que instituye lo siguiente: “Los papeles de trabajo
constituirán el respaldo del informe de auditoría, y deberán contener las evidencias de
los hallazgos y las observaciones, así como los análisis, comprobantes, verificaciones
e interpretaciones que los sustentan”. Se aprecia una debilidad en cuanto a los papeles
de trabajo en virtud de que presentan fallas en su manejo producto de que los mismos
no están normados.
GRADO
[Escriba aquí]
Ítem Nº 42:
Dimensión:Normas Generales de Auditoría de Estado: Relativas a los Papeles de
Trabajo.
Indicador :Resguardo de la documentación de la auditoría
N ASPECTO A ANALIZAR
A
M
B
F D A O
42 Se destina un área específica dentro de la UAI
para resguardar papeles de trabajo.
X X
Fuente: Instrumento Aplicado por la investigadora (Digla Sevilla, 2015)
INTERPRETACIÓN
En lo concerniente al indicador Resguardo de la documentación de la auditoría
se puede apreciar un impacto medio. Por lo tanto guarda relación con lo que establece
en las Normas Generales de Auditoria de Estado que instituye lo siguiente: “La
documentación generada por la labor auditora que se considere de interés y utilidad
para auditorias sucesivas, así como la información relevante y de carácter histórico
relacionada con el objeto evaluado, deberá resguardarse de manera permanente y
actualizarse periódicamente (…)”. Se observó a través de la respuesta obtenida por el
encuestado que dentro de la UAI no se ha establecido un archivo para resguardar los
papeles de trabajo.
GRADO
[Escriba aquí]
Ítem Nº 43:
Dimensión:Tiempo de Procesamiento.
Indicador :Tiempo de realización de una actuación fiscal.
N ASPECTO A ANALIZAR
A
M
B
F D A O
43 Se recibe oportunamente las informaciones
requeridas
X X
Fuente: Instrumento Aplicado por la investigadora (Digla Sevilla, 2015)
INTERPRETACIÓN
En lo concerniente al indicador Tiempo de realización de una actuación fiscal,
se puede apreciar un impacto medio. Por lo tanto guarda relación con lo que establece
en Harrington (2000) que expresa lo siguiente: “que este tiempo se considera una
medida típica de eficiencia”. Por las resultas obtenidas se evidencia que un factor que
determina el retraso en la presentación de los resultados, debido a que el órgano
auditado generalmente no entrega los requerimientos solicitados en las fechas
planteadas; situación está que conlleva a retrasarse el proceso y se tengan que ampliar
y/o ajustar los plazos en la planificación. En tal sentido, se debe manejar como una
amenaza, en virtud de que esta situación no se puede controlar pero que puede afectar
desfavorablemente y en forma relevante, siendo una medida para minimizar este
evento el realizar reunión previa a la actuación con las máximas autoridades para
buscar una mejor coordinación y cooperación institucional, en pocas palabras
minimizar riesgos.
GRADO
[Escriba aquí]
Ítem Nº 44:
Dimensión:Tiempo de Procesamiento.
Indicador :Tiempo de realización de una actuación fiscal.
N ASPECTO A ANALIZAR
A
M
B
F D A O
44 Es una constante cumplir con el tiempo
planificado para realizar una auditoría.
X X
Fuente: Instrumento Aplicado por la investigadora (Digla Sevilla, 2015)
INTERPRETACIÓN
En lo concerniente al indicador Tiempo de realización de una actuación fiscal,
se puede apreciar un impacto medio. Por lo tanto guarda relación con lo que establece
en Harrington (2000) que expresa lo siguiente: “que este tiempo se considera una
medida típica de eficiencia”, gracias a la respuesta del encuestado se observa
debilidades en el cumplimiento de lo planificado, en virtud de diferentes causas las
cuales se desprenden interna y externamente a la Unidad. Desde el punto externo, el
retraso de informaciones recibidas. Desde el punto interno, el factor determinante se
evidencia por la falta de personal así como, de reglamentación de los procedimientos
que facilite abordar una auditoría.
GRADO
[Escriba aquí]
Ítem Nº 45:
Dimensión:Tiempo de Procesamiento.
Indicador :Tiempo de realización de una actuación fiscal.
N ASPECTO A ANALIZAR
A
M
B
F D A O
45 La cantidad de recursos humanos adscrito a la
unidad ayuda a cumplir eficientemente con lo
planificado
X X
Fuente: Instrumento Aplicado por la investigadora (Digla Sevilla, 2015)
INTERPRETACIÓN
En lo concerniente al indicador Tiempo de realización de una actuación fiscal,
se puede apreciar un impacto alto. Por lo tanto guarda relación con lo que establece
en Harrington (2000) que expresa lo siguiente: “que este tiempo se considera una
medida típica de eficiencia”. Según la respuesta obtenida por parte del encuestado, y
cotejándola con los lineamientos establecidos por el Órgano Rector, se aprecia
debilidades en cuanto a la carencia de recursos humanos dentro de la UAI para
cumplir eficientemente con la misión de este órgano, vislumbrándose que tal
situación genera retraso hasta de las actuaciones planificadas gracias a esta realidad.
GRADO
[Escriba aquí]
Ítem Nº 46:
Dimensión:Recursos Gastados.
Indicador :Cantidad de papelería utilizada en la preparación de formatos y formularios
N ASPECTO A ANALIZAR
A
M
B
F D A O
46 La ausencia de formularios y formatos
aprobados causan que se utilice mayor cantidad
de papelería.
X X
Fuente: Instrumento Aplicado por la investigadora (Digla Sevilla, 2015)
INTERPRETACIÓN
En lo concerniente al indicador Cantidad de papelería utilizada en la
preparación de formatos y formularios, se puede apreciar un impacto medio. Por lo
tanto guarda relación con lo que establece en Harrington (2000) que expresa lo
siguiente: “Una organización debe minimizar los recursos que se requieren para
realizar cada trabajo, y deben eliminarse los desperdicios” (p.87), en donde se
observa que el hecho de no estar normados los procedimientos se recurre a un mayor
gasto de papelería debido a que se diseñan los mismo por ensayo y error y al
comparar con la norma o con asesorías externas se vuelven a rehacer, no siendo
eficiente en el gasto así como en el tiempo que se destina para preguntar o buscar
cómo hacerlo.
GRADO
[Escriba aquí]
CAPITULO V
LA PROPUESTA
DISEÑO DE MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS BASADOS EN
LAS NORMAS DE AUDITORÍA DE ESTADO CON EL FIN DEL
MEJORAMIENTO DE LA EFICIENCIA DE LA UNIDAD DE AUDIT ORÍA
DE LA ALCALDÍA DEL MUNICIPIO MIRANDA ESTADO CARABOB O
Presentación
La disposición de Manuales de Normas, Políticas y Procedimientos tanto para
las organizaciones privadas como para las públicas, proporcionan una guía de
conducta y de trabajo atodo personal dentro de una organización, es decir, es la
forma de hacer ciertas cosas y la conducta que se debe asumir la cual impone cierto
grado de regularidad, estabilidad y confiabilidad en la forma sobre la cual la
administración ha decidido que tratará de ejecutar la estrategia y operar el negocio
sobre una base diaria. También, se puede afirmar que alinea las acciones y la
conducta individual contrarrestando las tendencias de que algunas personas se
resistan a los enfoques comunes o los rechacen.
Igualmente la regularización de normas, políticas y procedimientos ayuda a
imponer la coherencia necesaria en la forma en la cual se debe desempeñar las
actividades dentro de unidades de operación geográficamente dispersas. De lo antes
expuesto, se concluye que las políticas y procedimientos bien concebidos ayudan a la
puesta en práctica de la organización; por lo que políticas que no estén sincronizadas
o no existan pueden convertirse en obstáculos para la sana administración. Sin
embargo, antes de continuar se hace necesario precisar la diferencia entre una política
y una norma; entendiéndosepor política el arte de conducir un asunto para alcanzar
un fin, en cambio la norma es una regla, un modelo que ajusta.
[Escriba aquí]
De lo antes planteado, se concluye que los Manuales de Normas, Políticas y
Procedimientos cumplen un mismo propósito, por el simple hecho que estos se
consideran una herramienta de control interno, que indistintamente busca crear
uniformidad en los procedimientos de las Instituciones. Por lo que las actividades de
control usualmente implican dos elementos: el establecimiento de una política que
pueda cumplirse y, sirviendo como base para el segundo elemento, procedimientos
para llevar a cabo la política.
Es por ello, que todo Director o Gerente debe tener presente esta herramienta
para asegurar que el procesamiento de datos sea completo, exacto, cumpla
disposiciones jurídicas, brinde a los responsables del cargo la claridad de cómo
deben desempeñar sus funciones, así como, que se espera de ellos y por ende se
asegure los resultados que se persigue de manera eficaz y eficiente; es por ello, que
asumir la concreción de Manuales de Normas y Procedimientos dentro de una
organización u departamento se estaría garantizando la buena práctica de una gestión
pública moderna.
Esta práctica, debe estar articulada con estrategias bien definidas, para lograr
adecuar cambios que proporcionen ventajas competitivas y eliminen debilidades o
simplemente cubra las necesidades de la Unidad que se aborde. Tal es el caso de
estudio, en donde, por medio de la presente investigación se propone Diseñar un
Manual de Normas y Procedimientos basados en las Normas generales de Auditoría
de Estado para el mejoramiento de la eficiencia de la Unidad de Auditoría Interna de
la Alcaldía del Municipio Miranda Estado Carabobo, ajustándolo a las exigencias del
ambiente como disposiciones legales y capital de trabajo.
Esta propuesta está dirigida al ciudadano Alcalde, en virtud de que el Diseño
del Manual de Normas y Procedimientos de la referida Unidad debe contar con su
[Escriba aquí]
aprobación, para poder aplicarse. La aceptación de la misma, proporcionará
lineamientos precisos y obligatorios en lo sucesivo de cómo los empleados adscritos
al Órgano en estudio ejecutaran sus funciones y atribuciones. A su vez, servirá de
referencia al resto de los órganos que hacen vida en este ayuntamiento y de otras
Alcaldías con similares realidades. Buscando ante todo que esta Unidad trabaje con
mayor independencia, fluidez y eficiencia para satisfacer el oportuno, y correcto
asesoramiento a la máxima autoridad en el desempeño de los órganos sometidos a su
responsabilidad.
Dentro de esta perspectiva, puede afirmarse que esta investigación es ambiciosa
debido a que está fundamentada en estrategias que responden a las exigencias
ambientales tanto externa como interna, en virtud que cumple con las disposiciones
legales establecidas por el órgano Rector, en adecuar los Manuales internos para
fortalecer los sistemas de control; así como, se estaría empleando prácticas de por sí
también obligatorias concernientes al área de recursos humanos, puesto que sirve
para precisar que se espera del funcionario que asuma cargos adscritos a la Unidad
de Auditoría, sirve de referencias para evaluar el desempeño de los funcionarios y la
parte más esencial de esta propuesta que es la adecuación del proceso administrativo
del órgano en estudio.
Se concluye, que la propuesta atiende a las exigencias jurídicas para el
empoderamiento del capital humano en sus funciones desde una óptica más eficiente,
brindándole las herramientas necesarias para realizar las actuaciones fiscales
apegadas a la Ley, con una mínima estructura y recurso que garanticen un trabajo
adecuado, oportuno, correcto y eficiente; y con lo antes expuesto se cumpla con los
derechos de los servidores públicos al momento de incorporarse al cargo de conocer
sus funciones a través de los manuales, dando así cumplimiento a los lineamientos
dictados por el Ejecutivo Nacional de modernizar la administración pública
municipal.
[Escriba aquí]
Justificación
El estado venezolano ha blindado a las instituciones públicas con un bagaje
jurídico moderno, de allí que el Control Fiscal tiene líneas específicas de obligatorio
cumplimiento, siendo responsabilidad de las máximas autoridades y responsables de
los órganos y entes su acatamiento, convirtiéndose estas disposiciones en
orientaciones de cómo efectuar la labor encomendada, así como, es un deber de las
autoridades antes indicadas el destinar un presupuesto adecuado para poder adecuarse
y cumplir dichas disposiciones; en donde, el proponer el Diseño de un Manual de
Normas y Procedimientos, deriva un sin fin de tópicos positivos para el órgano de
control estudiado, como por ejemplo: Fija un criterio único para la ejecución de las
actividades que demanda cada puesto de trabajo.
También, establece claramente el nivel de autoridad y grado de responsabilidad
de los distintos actores que intervienen en un procedimiento. Establece mecanismos
necesarios para lograr la fluidez y eficiencia en el proceso de elaboración y
aprobación de manuales de normas y procedimientos. Sirve como instrumento para el
adiestramiento y orientación del personal que participará en la elaboración y/o
actualizaciones de manuales. Así como, es una herramienta de control para evaluar la
eficiencia, eficacia, economía y calidad de los procesos que realice la propia
administración y los órganos sujeto a su control.
Desde el punto de vista externo, proporciona ventajas competitivas a la
Alcaldía, puesto que sus funciones de asesorías a la máxima autoridad derivadas de
las actuaciones de control, representan una garantía relativa para salvaguardar sus
recursos, verificar la exactitud y veracidad de su información financiera y
administrativa, promover la eficiencia, economía y calidad de las operaciones del
órgano evaluado, estimular la observancia de las políticas prescritas y lograr el
[Escriba aquí]
cumplimiento de su misión, objetivos y metas. Lo que se traduciría en un impacto
positivo en la gestión pública municipal.
Por consiguiente, esta propuesta se fundamenta en el desarrollo de una visión
estratégica enmarcada dentro del fortalecimiento de la Unidad de Auditoría Interna de
la Alcaldía en estudio, para asegurar un mayor grado de legalidad, exactitud,
sinceridad, eficacia, economía, eficiencia, calidad e impacto de las operaciones y de
los resultados de la gestión de los organismos sujetos a su control; para lo cual
indirectamente se debe sincerar la estructura organizativa básica que debe poseer, y
de este modo convertir la visión estratégica antes descrita en resultados específicos
producto del desempeño de las actuaciones fiscales que logre este órgano de control.
Desde el punto de vista jurídico, esta propuesta cumple con lo establecido en la
Ley Orgánica de la Contraloría General de la República y del Sistema Nacional de
Control Fiscal, por cuanto corresponde a las máximas autoridades jerárquicas de cada
órgano u ente la organización, establecimiento, mantenimiento y evaluación del
sistema de control interno, así como el elaborar el manual para el buen
funcionamiento del sistema de control, cuyo proceder evita incurrir en supuestos de
responsabilidad administrativas
Desde el punto de vista económico y financiero, realizar un manual apegado a
la normativa vigente contribuye a través del desarrollo efectivo de las actuaciones de
control de brindar asesoría a la máxima autoridad, así como a los responsables del
Fisco Municipal, y diferentes órganos adscritos al ayuntamiento en cuanto a cómo
realizar sus actuaciones y ejercer sus responsabilidades apegados a la ley en el
proceder de adquisición de bienes o servicios, o a la elaboración de otros contratos
que impliquen compromisos financieros; así como, el manejo del erario público.
Desde el punto de vista político, se resalta que mejorando los procesos en la
Unidad de Auditoría Interna de la Alcaldía en estudio, la gestión del Alcalde en
[Escriba aquí]
materia de control se fortalece y por ende, su rendición de cuentas se blinda y cada
vez se hace más transparente y de calidad; por consiguiente, tendrá un impacto
positivo en las operaciones y en los resultados del cometido de los organismos y
entidades sujetos a su control, reflejándose en un adecuado manejo del erario público
Municipal, en virtud, de que a un mayor y mejor nivel de control se minimizan en el
tiempo las debilidades, omisiones, retardos u otros hechos que afectan el
desenvolvimientos de los diferentes órganos en detrimento de las demandas y
necesidades del colectivo al que se deben.
Fundamentación de la Propuesta
Conviene destacar, que proponer el diseño de un Manual de Normas y
Procedimientos se hizo necesario la revisión de una extensa búsqueda y análisis de
información, contenidas en documentación, teorías y expertos en la materia. Como
resultado se consideró trabajar esta propuesta desde tres (03) etapas o pasos: donde el
primero paso fue el evaluar el sistema de control interno que emplea la Unidad de
Auditoría Interna de la Alcaldía en estudio, con el fin de determinar el por qué siendo
un órgano de Control no cuenta hasta la fecha con Manuales de Normas y
Procedimientos.Por consiguiente, se debe hacer énfasis en el hecho de que la
estructura organizativa de la Unidad, así como, las competencias del capital humano
adscrito a este despacho, desprende debilidades competitivas que deben corregirse,
para que pueda sus esfuerzo plasmarse en resultados idóneos, objetivos, apegados a la
ley y oportunos.
Al respecto, la Resolución Nº 01-00 de fecha abril 2010, donde se dictan los
Lineamientos para la organización y funcionamiento de las Unidades exhorta:
[Escriba aquí]
Las unidades de auditoría interna para realizar sus funciones ycumplir con los deberes y responsabilidades otorgadas, precisadividir el trabajo en áreas especializadas, para lo cual debe estarconformada, en principio, por una estructura básica, integrada por elDespacho del titular de la unidad de auditoría interna, y dosdependencias que tendrán el mismo nivel o rango jerárquico; unaencargada de las actividades de control posterior y otra encargadade la determinación de responsabilidades.
El segundo paso desarrollado fue diagnosticar la reglamentación de normas y
procedimientos que se aplican desde la Unidad en estudio para plasmar una actuación
fiscal. Y por último, consistió en adecuar las Normas Generales de Auditoría de
Estado vigente a la estructura mínima sugerida en esta Propuesta, sincerándose de
esta manera las normas exigidas por ley y el desglose de procedimientos adecuados
y sincerados a la realidad administrativa y presupuestaria del ayuntamiento, sin
descuidar requerimientos mínimos de Ley que deben aplicarse desde las Unidades de
Auditorías para un efectivo y eficiente control, lo que se tradujo en la elaboración del
manual.
En otro orden de ideas, se señala que con la propuesta se crea el rumbo
estratégico de este Despacho al incorporar dentro del Manual la misión, la visión,
valores y principios, así como, su estructura organizativa; siendo este último un
aporte valioso en cuanto a que toda organización, despacho, dirección o unidad debe
establecerlos como punto de partidas, puesto que son ellos, los que le dan
direccionamiento e identidad de su razón de ser.
En tal sentido, los manuales representan una alternativa y son de gran utilidad
en la reducción de errores u omisiones, en la efectividad de las políticas del
organismo en cuanto aeficiencia y eficacia, garantizan un control administrativo,
proporcionan una mejor y más rápida inducción a empleados en nuevos puestos de
trabajo y, podrían considerarse como una herramienta de consulta y comunicación
[Escriba aquí]
para los empleados de una organización, ya que facilitan la interacción de las distintas
unidades o coordinaciones a través del flujo de información ( instrucciones o
acuerdos) que tienen como objetivo el logro de determinadas actividades.
La efectividad del manual administrativo radica en la metodología diseñada
para suelaboración, logrando con ello, que el usuario sin necesidad de consultar a los
nivelessuperiores disponga
tarea.
En síntesis esta propuesta se plasma de la siguiente manera:
Figura Nº 01
Analisis de Control Interno de la UAI
Analisis de Reglamentación de Normas y Procedimientos internos de la UAI
Revisión y adecuación de la Norma de Auditoría de Estado a la realidad de la UAI
para los empleados de una organización, ya que facilitan la interacción de las distintas
unidades o coordinaciones a través del flujo de información ( instrucciones o
) que tienen como objetivo el logro de determinadas actividades.
La efectividad del manual administrativo radica en la metodología diseñada
para suelaboración, logrando con ello, que el usuario sin necesidad de consultar a los
nivelessuperiores disponga de la información que requiera para realizar determinada
En síntesis esta propuesta se plasma de la siguiente manera:
Analisis de Control Interno de la UAI
Analisis de Reglamentación de Normas y Procedimientos internos de la UAI
Revisión y adecuación de la Norma de Auditoría de Estado a la realidad de la UAI
Diseño del Manual
Incremento de la Eficiencia
para los empleados de una organización, ya que facilitan la interacción de las distintas
unidades o coordinaciones a través del flujo de información ( instrucciones o
) que tienen como objetivo el logro de determinadas actividades.
La efectividad del manual administrativo radica en la metodología diseñada
para suelaboración, logrando con ello, que el usuario sin necesidad de consultar a los
de la información que requiera para realizar determinada
[Escriba aquí]
Objetivos de la Propuesta
Objetivo General
Elaborar un Manual de Normas y Procedimientos en materia de Auditoría de
Estado para el mejoramiento de la eficiencia en la Unidad de Auditoría Interna.
Objetivos Específicos
Establecer los parámetros que se requieren para la elaboración de un Manual de
Normas y Procedimiento.
Adecuar las Normas Generales de Auditoría de Estado en los procesos que
realiza la Unidad de Auditoría Interna para el mejoramiento de la eficiencia de las
funciones de los empleados adscritos a la Unidad de Auditoría Interna.
Estudio de Factibilidad
La factibilidad se refiere a la disponibilidad de los recursos necesarios, para
llevar a cabo los objetivos o metas señalados. Apoyándose en tres (3) aspectos
básicos: operativo, técnico y económico. En donde, el éxito de un proyecto está
determinado por el grado de factibilidad que se pretende en cada una de los tres
aspectos señalados. Se señala, que el estudio de factibilidad sirve para recopilar datos
relevantes sobre el desarrollo de un proyecto y en base a ello tomar la mejor decisión,
si procede su estudio, desarrollo o implementación. Por consiguiente, la investigación
de factibilidad es un proyecto, que consiste en descubrir cuáles son los objetivos de la
organización, luego determinar si el proyecto es útil para que la organización logre
sus objetivos.
[Escriba aquí]
En donde, la búsqueda de estos objetivos debe completar los recursos
disponibles o aquellos que la organización puede proporcionar, nunca debe definirse
con recursos que esta no es capaz de dar. De allí pues, que las instituciones cuentan
con una serie de objetivos que determinan la posibilidad de factibilidad de un
proyecto sin ser limitativo. Estos objetivos son los siguientes: reducción de errores y
mayor precisión de los procesos, reducción de gastos mediante la optimización o
eliminación de recursos no necesarios o productos de desperdicios, integración de
todas las tareas y subsistemas del órgano, mejoramiento en el staff de apoyo,
reducción en el tiempo de procesamiento y ejecución de tareas.
Lo antes planteado conlleva a evaluar por separado, cada factibilidad para
determinar la viabilidad del proyecto. Dada estas premisas, se describirá cada una
para su comprensión y evaluación. Para lo cual, se iniciará este estudio con la
Factibilidad Técnica. Al respecto, Baca G.(1997) expone “el aspecto técnico
operativo de un proyecto comprende todo aquello que tenga relación con el
funcionamiento y la operatividad del proyecto”(p.86). Se puede entonces afirmar, que
este estudio comprende en determinar el costo de inversión, el monto de ocupación
efectiva de mano de obra, o algún otro de sus efectos sobre la economía y
operatividad. En consecuencia, para realizar este proyecto se debe contemplar en
primer lugar la adecuación de la estructura y los costos que se derivan del Manual.
[Escriba aquí]
Tabla Nº 01: Costo total de la Inversión
Descripción Cantidad Costo
Unitario
Total en
Bs.
Computador- Pentium D 2.80 01 38.000,00 38.000,00 Silla semi- ejecutiva 01 13.500,00 13.500,00 Mesa para computador 01 2.000,00 2.000,00 Empleado Fijo más Beneficios sociales empleado (12 meses)
02 188.706,20 377.412,40
Impresión y encuadernación del Manual 02 8.000,00 8.000,00 TOTALES 438.912,40 Fuente: (Cálculos realizados por Sevilla, 2015)
Tabla Nº 02: Costo total de la Inversión (Desglose del cargo propuesto)
Descripción: Cantidad Costo
Unitario
Total en
Bs.
Sueldos y salarios 12 10.000,00 120.000,00 Bono vacacional 01 5.000,00 5.000,00 Bono de Fin de Año 01 31.249,80 31.249,80 Bono de Alimentación 12 1.397,00 16.764,00 Aporte patronal IVSS 12 923,08 11.076,96 Aporte patronal P.I.E 12 184,62 2.215,44 Aporte patronal R.P.V.H 12 200,00 2.400,00 TOTALES 188.706,20 Fuente: (Cálculos realizados por Sevilla, 2015)
En otras palabras la factibilidad técnica y operativa, se refiere a todos aquellos
recursos donde interviene algún tipo de actividad (proceso), depende de los recursos
humanos que participen durante la operación del proyecto. Durante esta etapa se
identifican todas aquellas actividades que son necesarias para lograr el objetivo y se
evalúa y determina todo lo necesario para llevarla a cabo. Tales como: operación
garantizada y uso garantizado. Por lo tanto, los objetivos del análisis técnico-
operativo de un proyecto son los siguientes: en primer lugar, analizar y determinar el
tamaño y la localización óptima, los equipos, las instalaciones y la organización
[Escriba aquí]
requerida para realizar lo que se quiere lograr. En donde, a continuación se mostraran
las partes que conforman un estudio técnico.
Figura Nº
Fuente: (Baca G, 1997)
Por otra parte, se define como factibilidad técnica, a los recursos necesarios
que son como herramientas, conocimientos, habilidades, experiencia, y otros, para
efectuar las actividades o procesos que requiere el
tangibles (medibles). El proyecto debe considerar si los recursos técnicos actuales son
• Análisis y determinación de la Localización optima del proyecto
• Análisis y determinación del tamaño óptimo del proyecto.
• Análisis de la disponibilidad y el costo de los suministros e insumos
• Identificación de los procesos
• Determinación de la organización humana y juridica que se requiere para la correcta operación del proyecto
requerida para realizar lo que se quiere lograr. En donde, a continuación se mostraran
las partes que conforman un estudio técnico.
Figura Nº 02:Partes que conforman un estudio técnico
Baca G, 1997)
Por otra parte, se define como factibilidad técnica, a los recursos necesarios
que son como herramientas, conocimientos, habilidades, experiencia, y otros, para
efectuar las actividades o procesos que requiere el proyecto. Al referirnos a elementos
tangibles (medibles). El proyecto debe considerar si los recursos técnicos actuales son
Análisis y determinación de la Localización optima del proyecto
Análisis y determinación del tamaño óptimo del proyecto.
Análisis de la disponibilidad y el costo de los suministros e insumos
Identificación de los procesos
Determinación de la organización humana y juridica que se requiere para la correcta operación del proyecto
requerida para realizar lo que se quiere lograr. En donde, a continuación se mostraran
estudio técnico
Por otra parte, se define como factibilidad técnica, a los recursos necesarios
que son como herramientas, conocimientos, habilidades, experiencia, y otros, para
proyecto. Al referirnos a elementos
tangibles (medibles). El proyecto debe considerar si los recursos técnicos actuales son
Análisis y determinación de la Localización optima del proyecto
Análisis y determinación del tamaño óptimo del proyecto.
Análisis de la disponibilidad y el costo de los suministros e insumos
Determinación de la organización humana y juridica que se requiere
[Escriba aquí]
suficientes o deben complementarse. Lo antes planteado conlleva a considerar las
siguientes consideraciones:
La factibilidad técnica de proponer un Manual de Normas y Procedimientos en
la Unidad de Auditoría Interna implica en definitiva adecuar y sincerar de una vez por
toda su estructura organizativa, para poder cumplir así con los lineamientos
establecidos en el marco jurídico vigente y mejorar los procedimientos aplicados en
la realización de una actuación fiscal. En cuanto, a lo que respecta a la factibilidad
operativa se señala que lo localización óptima del proyecto, es la propia dirección en
estudio.
En donde, el tamaño óptimo del proyecto es mínimo, en virtud, de que la
propuesta solo requiere la revisión y aprobación del Manual cuyo costo es mísero en
comparación con los beneficios que este le proporcionará al ayuntamiento, no
obstante, tal y como se ha señalado de él se desprende primeramente sincerar la
estructura organizativa de la Unidad. Para lo cual se proponela inclusión de dos (02)
cargos, siendo uno un empleado fijo, y otro que podrá estar como empleado bajo la
figura de honorario profesional (HP).
Lo antes planteado, conlleva a afirmar que en una oficina se puede ocupar con
dos cargos, en virtud de quién funja como HP no es necesario que permanezca
permanentemente dentro de esta área o Unidad. A su vez, los nuevos cargos exigen
la adquisición mínima de equipos de oficinas para que puedan realizar sus funciones,
siendo estos sus herramientas de trabajo. Por consiguiente, se puede afirmar que se
ajusta la estructura establecida en el marco jurídico vigente y es planteadode una
forma gradual y modesta.
Lo antes expuesto, se debe a la factibilidad y aplicabilidad de adecuar los
Manuales a una estructura básica por las limitaciones presupuestarias de la referida
Alcaldía, no obstante tanto la estructura como los Manuales puede modificarse en el
[Escriba aquí]
tiempo y ampliar su alcance y operatividad. En cuanto a la disponibilidad y el costo
de los suministros e insumos, se recalca que la elaboración del Manual solo implicará
la reproducción y encuadernación del mismo lo que no representa ninguna
perturbación en la operatividad del proyecto.
Con respecto, a la factibilidad económica se refiere a los recursos económicos y
financieros necesarios para desarrollar o llevar a cabo las actividades o procesos y/o
para obtener recursos básicos que deben considerarse son el costo del tiempo, el costo
de realización y el costo de adquirir nuevos recursos. Generalmente la factibilidad
económica, es el elemento más importante ya que a través de él se solventan las
demás carencias de otros recursos, es lo más difícil de conseguir y requiere de
actividades adicionales cuando no se posee. A su vez, se analizan los siguientes
indicadores: tiempo del analista, costo de estudio, costo del tiempo del personal, costo
del desarrollo/adquisición. No obstante, Baca G.(1997) contempla:
El método de Razón Beneficio/Costo (B/C), es un método de evaluación que toma en cuenta el valor del dinero a través del tiempo, pero sus aplicaciones son un poco distintas de la evaluación de proyectos. Se utiliza para evaluar las inversiones gubernamentales o de interés social. Tanto los beneficios como los costos no se cuantifican como se hace en un proyecto de inversión privada, sino que toma criterios sociales. (p. 195).
En donde, el análisis de costo beneficio es una herramienta de toma de
decisiones para desarrollar sistemáticamente información útil acerca de los efectos
deseables e indispensables de los proyectos públicos. En cierta forma, se puede
considerar el análisis de costo-beneficio pretende determinar si los beneficios sociales
de una actividad pública propuesta superan los costos sociales. Estas decisiones de
inversión pública implican gran cantidad de gastos y sus beneficios se esperan que
ocurran a lo largo de un periodo extenso.
[Escriba aquí]
Sin embargo, esta propuesta no se percibe como un proyecto público, por lo
cual no es necesario medir los beneficios o los costos inherentes del proyecto en el
tiempo, de manera que se juzga la factibilidad de efectuar el análisis de costo-
beneficios, sobre la base de los beneficios que produce el contar con un órgano de
control interno fuerte, que coadyuve en minimizar debilidades, fallas u omisiones de
los órganos sujeto a su control y por ende el ayuntamiento evite incurrir en posibles
sanciones administrativas. Tal situación solo se percibirá en una rendición de cuenta
cada vez más apegada a derecho, transparente y eficaz.
Al respecto, las Normas Generales de Control Interno, publicada en Gaceta Oficial
Nº 36.229 de fecha 17-06-97 en su artículo 7 establece lo siguiente;
El costo del control interno no debe exceder el que resulte de la suma de los beneficios esperados de la función contralora. Son beneficios esperados del control interno, en general, los que incrementen la protección del patrimonio público, minimicen los riesgos de daños contra elmismo e incrementen su eficiente utilización.
En consecuencia, el esquema general para el análisis costo beneficio para el
diseño de un Manual no se aplica a esta propuesta. Por lo tanto, se acepta el
Proyecto si los beneficios equivalentes de la propuesta son mayores que el costo
equivalente del patrocinador, la cual se mide a través de la asignación de
presupuesto por parte de la máxima autoridad, por lo que se afirma que los
beneficios son mayores a los costos, siendo esta propuesta un planteamiento
estratégico para el mejoramiento de la eficiencia y para cumplir con los postulados
establecidos en el marco jurídico venezolano.
[Escriba aquí]
CAPITULO VI
CONCLUSIONES Y RECOMENDACIONES
Conclusiones
A través de la revisión bibliográfica realizada fue posible establecer, que para
realizar un Manual de Normas y Procedimientos basados en las Normas Generales de
Auditoría de Estado para el mejoramiento de la eficiencia en la Unidad de Auditoría
Interna de la Alcaldía del Municipio Miranda Estado Carabobo, se debe primero
adecuar la estructura organizativa de la unidad en estudio, actuando en función del
marco jurídico venezolano, y para que con tales adecuaciones se pueda diseñar el
manual con el fin de mejorar los procedimientos de las actuaciones fiscales y por
ende se efectué las actividades de control en cada una de sus fases de manera
eficiente.
Cabe destacar, que la Alcaldía en estudio es una de las que menores recursos
económicos vía situado constitucional a nivel nacional y estadal recibe, agravándose
tal situación por el hecho de que la misma maneja ingresos ordinarios en bajas
proporciones, en virtud, de que la actividad económica del Municipio es incipiente.
Es por ello, que adecuar la estructura organizativa en función del diseño del manual
para que sea factible, no debe ser un proyecto con un alto costo dentro de lo que
implica la propuesta, porque esto pudiese afectar la posible aprobación y
aplicabilidad del mismo.
En donde, no es veraz proponer un Manual para un solo cargo, tal y como está
funcionando actualmente la Unidad, porque se estarían violando principios de
responsabilidad, legalidad, sinceridad, eficacia, eficiencia, calidad e impacto de las
operaciones y de los resultados de la gestión de los organismos y entidades sujetos a
su control. En otras palabras, tal y como se encuentra estructurada actualmente este
[Escriba aquí]
Despacho contradice todas las disposiciones de ley para el razonable funcionamiento
del control interno.
Dentro de este contexto, se señala que la investigación arrojó en el análisis del
Control Interno, la urgencia de establecer mecanismos de control en el mismo, en
virtud de que la estructura organizativa no se adecua a las exigencias de ley, así como
tal y como es concebida no proporciona el flujo de información necesaria para
administrar sus funciones y atribuciones, situación está que no coadyuva en la
realización de alianzas con los órganos que conforman el Sistema Nacional de
Control Fiscal. A su vez, no se cuenta con un Manual de Normas y Procedimientos
que regule y guie las actuaciones fiscales en beneficio para sus trabajadores al
obtenerlo como herramienta de trabajo así como, para la máxima autoridad puesto
que no arroja los resultados que desde allí se pueden obtener para una sana
administración pública municipal.
Por otra parte, se obtuvo que el sistema de control presenta fortaleza en el
empleado que ostenta el cargo de auditor, sin embargo al no contar con la estructura
organizativa adecuada y por ende actuar solo, origina debilidades en el alcance de sus
actuaciones, objetividad y/o valoración de los resultados, así como, que pueda llevar a
cabalidad el análisis de riesgo que se debe medir en cada etapa de la planificación. En
tal sentido, de persistir esta situación se pondría en riesgo la capacidad de la Unidad y
pudiese también ocasionar desmotivación u cansancio del mismo.
En cuanto a los procedimientos aplicados para realizar una auditoría se constató
fallas en los mismos, tales como, el sistema de control interno de la unidad, debido a
que no se evalúa constantemente, lo que origina que no todos los procedimientos
cumplan con los lineamientos establecidos en las Normas Generales de Auditoria de
Estado, tales como la aplicación de técnicas y procedimientos para asegurar la
objetividad y eficiencia en los resultados de la actuación, el alcance de lo que se
[Escriba aquí]
planifica, la inexistencia de comités de trabajo, así como, la incorporación de
especialistas, el grado de información que se tiene de los órganos sujeto a su control,
entre otros. Lo que conlleva a sincerar los procedimientos a las Normas establecidas
no solo para cumplir con el marco jurídico sino que también se debe abordar para
realizar las actuaciones de manera adecuada.
Lo antes expuesto, evidencia que esta propuesta contribuirá con el
cumplimiento de las Normas generales de Auditoría de Estado, así como, de la
organización de la estructura organizativa de esta Unidad, la cual proporcionará el
correcto cumplimiento de sus funciones delegadas por Ley a este Órgano de Control
Interno a través del diseño de un Manual de Normas y Procedimiento. A su vez, es
importante recalcar que esta propuesta deja abierta la posibilidad que se adecue el
mismo.
Para finalizar, se resalta que al no estar regulados las normas y los
procedimientos se emplea un mayor tiempo para producir resultados, ya que el
auditor tiene que acudir al amplio bagaje jurídico, analizarlo y sacar sus propias
conclusiones, así como, de la utilización de constantes asesorías externas para buscar
información en lo referente a cómo realizar una auditoría. En tal sentido, lo antes
planteado se convierte en otro factor para él no se cumplimiento de los tiempos
planificados para una actuación, así como genera un mayor uso de papelería, en
virtud, de que muchas actividades se hacen por ensayo y error.
En definitiva, el Manual de Normas y Procedimiento, debe necesariamente
incluir la reorganización de la estructura organizativa de la unidad, para que se pueda
lograr la tan anhelada eficiencia y la consecuente respuesta de los requerimientos de
asesorías que requiere el ayuntamiento, también para asegurar que los resultados de la
auditoria estén apegados a derechos y sean una fuente fidedigna de lo observado y
[Escriba aquí]
que tales resultados no se caigan por estar mal sustanciados o por contradecir
derechos constitucionales como el debido proceso.
Recomendaciones
Si bien es útil considerar, la actitud favorable, disposición mostrada, y los altos
valores éticos que rigen las funciones del auditor, necesario es, el sugerir que se
contraten a dos empleados más, el cual uno ejercería la responsabilidad del
departamento de control posterior y el otro para optar por el cargo de responsable de
determinación de responsabilidades. Ajustándose de este modo, las brechas detectada
en cuanto a la estructura organizativa de la unidad. Sin embargo, tales sugerencias
implican la adquisición de equipos de oficinas para dotar a los nuevos cargos
propuestos.
En cuanto al control interno visto desde el punto de vista de la regularización de
las normas y procedimientos internos se recomienda que la Unidad de Auditoría
Interna de la Alcaldía del Municipio Miranda del Estado Carabobo, aplique el
Manual de Normas y Procedimientos diseñado en esta investigación con el fin de
coadyuvar con el logro de sus objetivos y metas propuestas.Por consiguiente, blinde
a la máxima autoridad de seguridad razonable en cuanto al control interno del
ayuntamiento y por ende salvaguarde sus recursos, verifique la exactitud y veracidad
de su información financiera y administrativa y promueva la eficiencia, economía y
calidad en sus operaciones, estimule la observancia de las políticas prescritas.
Concluyéndose, que este despacho a través de la reorganización de la estructura de la
unidad y la elaboración del Manual de Normas y Procedimientos, se estaría
adaptando al marco jurídico vigente y maximizando su eficiencia.
[Escriba aquí]
REFERENCIAS BIBLIOGRÁFICAS
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[Escriba aquí]
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Universidad Pedagógica Experimental Libertador. Manual de Trabajos de Grado de
Especialización y Maestrías y Tesis Doctorales (2008). Editorial FEDUPEL (238) http://blogs.gestion.pe/riesgosfinancieros/2012/05/herramientas-para-reforzar-el.html http://www.humanas.unal.edu.co/psicometria/files/7113/8574/5708/Articulo3_Juicio
_de_expertos_27-36.pdfvalidez de contenido, juicio de expertoJazmine Escobar Pérez y Ángela Cuervo Martínez. Universidad El Bosque, Colombia-2008
[Escriba aquí]
ANEXOS
[Escriba aquí]
ANEXO A
INSTRUMENTO
(Cuestionario)
[Escriba aquí]
REPUBLICA BOLIVARIANA DE VENEZUELA
MINISTERIO DE EDUCACIÓN SUPERIOR UNIVERSIDAD JOSÉ ANTONIO PAÉZ
DIRECCIÓN GENERAL DE ESTUDIOS DE POSTGRADO ESPECIALIZACIÓN GESTIÓN Y CONTROL DE LAS FINANZAS
PÚBLICAS
INSTRUMENTO RECOLECCIÓN DE INFORMACIÓN
I. Presentación
Apreciado auditor,
Este instrumento, ha sido diseñado para con el fin de obtener información para el
desarrollo del Trabajo de Investigación, que debe presentar la autora como requisito
parcial para optar al Título de Especialista en Gestión y Control de las Finanzas
Públicas acreditado en la Universidad José Antonio Páez, la cual esta titulado:
“Diseño de un manual de normas y procedimientos basado en las Normas de
Auditoría de Estado para mejorar la eficiencia en la Unidad de Auditoría Interna de la
Alcaldía del Municipio Miranda Estado Carabobo”.
Toda la colaboración que usted proporcione en el presente estudio permitirá el éxito
del mismo, por lo que se agradece responder con objetividad, ya que la información
suministrada será confidencial.
Gracias,
Lcda. Msc.Digla Sevilla
UNIVERSITAS VALENTINA
A NIMA
ET
[Escriba aquí]
II. Instrucciones
Para responderlo, lea atentamente cada una de las afirmaciones que en él se realizan,
reflexione brevemente sobre ellas, y opine si su existencia supone para la Unidad de
Auditoria Interna (UAI) una Fortaleza- Debilidad- Amenaza- Oportunidad; luego
elija el nivel de impacto que ese aspecto representa para la gestión donde: A= ALTO,
M= MEDIO, y B= BAJO.
En la parte final del instrumento se han dejado espacios en blanco para que Usted
incorpore otros aspectos que considere pertinentes.
N ASPECTO A ANALIZAR
A
M
B
F D A O
01 La estructura organizativa de la UAI se adecua a las
exigencias jurídicas establecidas.
02 La estructura organizacional de la Unidad proporciona el
flujo de información necesario para administrar sus
funciones y atribuciones.
03 Cuenta con autonomía funcional para la ejecución de las
actuaciones
04 Cuenta con Alianzas Estratégicas con el Órgano Rector y
demás Órganos del Sistema Nacional de Control Fiscal
05 Internamente se han establecido normas para el desarrollo
de las actuaciones fiscales.
06 Internamente están reglamentados los procedimientos
para realizar una actuación fiscal.
07 Altos valores éticos que rigen el desempeño de funciones
08 Se recurre al Comité de Auditoría para apoyar las
actuaciones de control
09 Responsabilidad y compromiso del recurso humano
10 Aplicación de políticas para vinculación, entrenamiento,
promoción y compensación de empleados.
11 Establecimiento de límites de maniobras de riesgos que
puedan surgir en la actuación.
GRADO
[Escriba aquí]
N ASPECTO A ANALIZAR
A
M
B
F D A O
12 Revisión oportuna del desarrollo implícito de las diferentes
fases de la actuación fiscal.
13 Segregación de los procesos de aprobación, verificación y
autorización para ejecutar una auditoría.
14 Segregación de responsabilidades de los funcionarios en
base a la experticia u conocimiento del área a auditar.
15 Le comunican de manera oportuna la información que
requiere para cumplir con sus responsabilidades.
16 El sistema de control interno de la unidad se evalúa
constantemente.
17 Nivel académico del recurso humano
18 Grado de confidencialidad en las actuaciones
19 Aplicación de técnicas y procedimientos para asegurar la
objetividad y eficiencia en los resultados de una actuación
20 Los procedimientos de una actuación cumplen con todos
los lineamientos establecidos en las Normas de Auditoría
de Estado
21 Se Verifica que el recurso humano cumple con las
consideraciones de inhibición del cargo
22 Se realiza la Planificación considerando planes propios y
planteamientos y solicitudes del Sistema Nacional de
Control Fiscal, así como de otros órganos y particulares.
23 Se planifica de acuerdo al recurso humano disponible.
24 Se realiza mesas de trabajos para plantear el Plan de
Trabajo.
GRADO
[Escriba aquí]
N ASPECTO A ANALIZAR
A
M
B
F D A O
25 Se apoyan de especialistas cuando así lo exija una
auditoria, con el fin de asegurar buenos resultados.
26 Al inicio de una actuación se realiza evaluación preliminar
del sistema de control interno del órgano a valorar.
27 Grado de información que posee el archivo Permanente.
28 Se realiza actividades de control en las fases que se está
ejecutando para evitar retardo o desviaciones.
29 El Programa de Trabajo contiene los numerales mínimos
que establece las Normas Generales de Auditoría de
Estado en su artículo 28.
30 Existe modelo normado para acreditar a los funcionarios
que se encargaran de realizar actuación.
31 Generalmente recaba información adicional del órgano a
evaluar antes de iniciar una actuación.
32 El asesor jurídico evalúa el cumplimiento de la normativa
legal, sub legal y técnica aplicable al órgano, proceso,
actividad u operación auditada.
33 Se le hace fácil plantear los elementos del hallazgo
(causa, efecto, condición y criterio)
34 Se sustentan las evidencias con documentos originales y/o
copias certificadas.
35 Comunicación inmediata a la máxima autoridad de indicio,
acto hecho u omisión que pudiese originar procedimientos
administrativos.
36 Se somete a consideración los resultados de una auditoría
con los responsables de la (s) área (s) involucrada(s) del
órgano evaluado
GRADO
[Escriba aquí]
N ASPECTO A ANALIZAR
A
M
B
F D A O
37 Se comunica oportunamente los resultados preliminares y
definitivo de la actuación fiscal a la máxima autoridad así
como a los responsables
38 El Informe Definitivo presentado a la máxima autoridad,
así como al responsable del órgano, va acompañado por
las observaciones, las conclusiones y recomendaciones
entre otros
39 El Plan de Acciones Correctivas emitido por el órgano
evaluado es valorado por equipo de trabajo, para asegurar
la concordancia con las recomendaciones efectuadas.
40 Destina tiempo y recursos en su planificación para
realizar auditorías de seguimiento, con el fin de constatar
su cumplimiento y eficacia.
41 Están normados internamente los procedimientos para
manejar Papeles de Trabajo.
42 Se destina un área específica dentro de la UAI para
resguardar papeles de trabajo.
43 Se recibe oportunamente las informaciones requeridas.
44 Es una constante cumplir con el tiempo planificado para
realizar una auditoría.
45 La cantidad de recursos humanos adscrito a la unidad
ayuda a cumplir eficientemente con lo planificado
46 La ausencia de formularios y formatos aprobados causan que se utilice mayor cantidad de papelería.
GRADO
[Escriba aquí]
MATRIZ DE CONCEPTOS
Fortalezas Son las características y capacidades internas de la organización que le han permitido llegar al nivel adecuado de éxito y lo que le distingue de la competencia (ventaja competitiva). La organización tiene control sobre ellas y son relevantes.
Debilidades Son las características y capacidades internas de la organización que no están en el punto que debieran para contribuir al éxito y más bien provocan situaciones desfavorables. Al igual que las fortalezas, la organización tiene control sobre ellas y son relevantes.
Oportunidades Son aquellos factores externos a la organización que se puede aprovechar para obtener ventajas competitivas. La organización no los controla y no dependen de esta, pero puede obtener ventajas de tales hechos relevantes.
Amenazas Son aquellas situaciones que presenta el entorno externo a la organización, que no puede controlar pero le pueden afectar desfavorablemente y en forma relevante.
[Escriba aquí]
ANEXO B
INSTRUMENTO
(VALIDEZ)
[Escriba aquí]
Ciudadano (a) _______________________ Presente.-
Reciba un cálido saludo. Por medio de la presente me dirijo a usted, con la finalidad
de solicitarle formalmente la validación del instrumento que se aplicará en la
recolección de información para elaborar el Trabajo Especial de Grado, titulado:
DISEÑO DE UN MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS DEL
PROCESO DE AUDITORIA PARA MEJORAR LA EFICIENCIA ENL A
UNIDAD DE AUDITORIA INTERNA DE LA ALCALDÍA DEL MUNI CIPIO
MIRANDA ESTADO CARABOBO, como requisito para optar al Grado de
Especialista en Gestión y Control de las Finanzas Públicas, que otorga la Universidad
José Antonio Páez. Al efecto, se elaborará un instrumento tipo cuestionario dirigido
al personal adscrito a la Unidad de Auditoría Interna de la Alcaldía del Municipio
Miranda – Estado Carabobo, con el fin de conocer la situación objeto de estudio en
mayor profundidad. De antemano, gracias por su preciosa colaboración,
Atentamente,
__________________
Lcda.(Msc.) Digla Sevilla Pinto
C.I: 12.771.695
Anexo:
a) Constancia de validación. b) Cuestionario. c) Objetivo de la investigación. Tabla: Operacionalización de las variables
[Escriba aquí]
CONSTANCIA DE VALIDACIÓN
Yo, Navarro A. Francisco Silverio, titular de la Cédula de Identidad Nº V-6.973.953,
en mi condición de Especialista en el ámbito de Control Fiscal, actualmente me
desempeño comoAnalista Senior de Dirección General Técnica, Dirección de
Planificación Organización y Desarrollo de la Contraloría General de la República,
ratifico que he leído el instrumento anexo por la Licenciada (Msc) Digla Sevilla,
titular de la Cédula Nº V-12.771.695, correspondiente al Tabajo Especial de Grado de
la Especialización Gestión y Control de las Finanzas Públicas. Titulado: DISEÑO
DE UN MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS DEL PROCESO DE
AUDITORIA PARA MEJORAR LA EFICIENCIA ENLA UNIDAD DE
AUDITORIA INTERNA DE LA ALCALDÍA DEL MUNICIPIO MIRA NDA
ESTADO CARABOBO. Luego de haber realizado las observaciones
correspondientes, considero que el instrumento reúne todos los requisitos.
Navarro A. Francisco Silverio
C.I: V-6.973.953
[Escriba aquí]
CONSTANCIA DE VALIDACIÓN
Yo, Gisela Zoa León de Guerra, titular de la Cédula de Identidad Nº V-5.211.703, en
mi condición de Especialista en Derecho Administrativo y especialista en Auditoría
de Estado, ratifico que he leído el instrumento anexo por la Licenciada (Msc) Digla
Sevilla, titular de la Cédula Nº V-12.771.695, correspondiente al Tabajo Especial de
Grado de la Especialización Gestión y Control de las Finanzas Públicas. Titulado:
DISEÑO DE UN MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS EN E L
PROCESO DE AUDITORIA PARA MEJORAR LA EFICIENCIA EN LA
UNIDAD DE AUDITORIA INTERNA DE LA ALCALDÍA DEL MUNI CIPIO
MIRANDA ESTADO CARABOBO. Luego de haber realizado las observaciones
correspondientes, considero que el instrumento reúne todos los requisitos.
Gisela Zoa León de Guerra
C.I: V-5.211.703
[Escriba aquí]
CONSTANCIA DE VALIDACIÓN
Yo, Arsenia Triana, titular de la Cédula de Identidad Nº V-11347695, en mi
condición de Especialista en Derecho Administrativo y especialista en Auditoría de
Estado, ratifico que he leído el instrumento anexo por la Licenciada (Msc) Digla
Sevilla, titular de la Cédula Nº V-12.771.695, correspondiente al Tabajo Especial de
Grado de la Especialización Gestión y Control de las Finanzas Públicas. Titulado:
DISEÑO DE UN MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS EN E L
PROCESO DE AUDITORIA PARA MEJORAR LA EFICIENCIA ENL A
UNIDAD DE AUDITORIA INTERNA DE LA ALCALDÍA DEL MUNI CIPIO
MIRANDA ESTADO CARABOBO. Luego de haber realizado las observaciones
correspondientes, considero que el instrumento reúne todos los requisitos.
Arsenia Triana
C.I: V-11347695
[Escriba aquí]
ANEXO C
MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS EN MATERIA DE AUDITORÍA
[Escriba aquí]
MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS
EN MATERIA DE AUDITORÍA DE ESTADO UNIDAD DE AUDITORÍA INTERNA
Alcaldía del Municipio Miranda Estado - Carabobo
[Escriba aquí]
MANUAL DE POLÍTICAS Y PROCEDIMIENTOS UNIDAD DE AUDITORIA INTERNA
ASUNTO: REGISTRO DE CERTIFICACIÓN DEL MANUAL
TITULO DEL PROCEDIMIENTO VERSIÓN Nº
MANUAL DE POLITICAS Y PROCEDIMIENTOS EN MATERIA DE
AUDITORIA DE ESTADO- UNIDAD DE AUDITORIA INTERNA
01
ELABORADO POR: NOMBRE Y APELLIDO CARGO FIRMA FECHA
Lcda. (Msc) Digla Sevilla Ex Jefe Unidad de Auditoria Interna
12-01-2.015
REVISADO POR:
NOMBRE Y APELLIDO CARGO FIRMA FECHA
Lcda. Nancy Hernández Auditor Interno (e)
19-01-2.015
APROBADO POR:
NOMBRE Y APELLIDO CARGO FIRMA FECHA
José Gregorio Achuelo Alcalde del Municipio
30-01-2.015
Capitulo Sección
Versión
Nº 01
Fecha
Enero 2.015
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CONTENIDO GENERAL
SECCIÓN ASUNTO
INTRODUCCIÓN 06
OBJETIVO DEL MANUAL 08
ALCANCE 08
ESTRUCTURA OPERATIVA DE LA UAI:
ORGANIGRAMA.
MISIÓN
VISIÓN
PRINCIPIOS Y VALORES
NORMATIVA APLICABLE
FUNCIONES DEL DESPACHO DE LA UAI
09
09
10
10
11
12
14
NORMAS DE AUDITORIA: 15
Planificación de la auditoría 15
Ejecución de la auditoría 26
Presentación de resultados 29
Seguimiento 35
Papeles de trabajo 36
PROCEDIMIENTOS DE AUDITORIA 41
Planificación de la auditoría 41
Ejecución de la auditoría 43
Presentación de resultados 46
FORMULARIOS E INSTRUCTIVOS 49
MODELOS 54
TÉCNICAS DE AUDITORÍA 63
ASPECTOS CONCEPTUALES 74
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INDICE DE FORMULARIOS E INSTRUCTIVOS
Formularios Descripción Pág.
Form.:01 Visión General de la Auditoría 50
Form.:02 Evaluación de los Riesgos 51
Form.:03 Análisis de los Hallazgos 52
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INDICE DEMODELOS
Modelo Descripción Pág.
M-01 Memorándum de Designación del Abogado 55
M-02 Memorándum de Designación del Auditor 56
M-03 Oficio para solicitar información 57
M-04 Oficio de presentación 58
M-05 Oficio para remitir el Informe Preliminar 59
M-06 Oficio para remitir el Informe Definitivo 60
M-07 Oficio de Solicitud de Copias Certificadas 61
M-08 Oficio de Solicitud de Certificación de Cargos 62
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INTRODUCCIÓN
El presente Manual tiene por objeto desarrollar los aspectos normativos y
procedimentales que regulan el proceso de Auditoría, describiendo en forma
sistemática y secuencial cada una de las actividades que deben realizarse durante las
distintas fases de dicho proceso, tomando en consideración criterios generalmente
aceptados y estableciendo los sujetos responsables de llevarlas a cabo, con el fin de
dotar a la Unidad de Auditoría Interna (UAI) de un instrumento que sirva de apoyo
para la planificación, ejecución y presentación de resultados y seguimiento de la
auditoría y a su vez como marco de referencia para los órganos que integran el
Sistema Nacional de Control Fiscal Municipal.
Sin embargo, por el hecho de que a fecha de elaboración del presente Manual, la
UAI de la Alcaldía del Municipio Miranda Estado Carabobo, solo cuenta con el cargo
del Auditor Interno, se desarrollaran las funciones y atribuciones de dicho cargo y se
dejaran establecidas las secuencias de los procedimientos propios para realizar una
actuación fiscal, en virtud de que es prioritario la incorporación de un personal
mínimo que desarrolle tales actividades. Por consiguiente, lo antes expuesto persigue
primeramente ser una guía al auditor, como también cumplir con lineamientos
establecidos en la Ley del Estatuto de la Función Pública que dicta el derecho que
posee todo servidor (a) público a ser informado a cerca de los fines, organización y
funcionamiento de la unidad administrativa correspondiente y de las atribuciones,
deberes y responsabilidades que le incumben.
También es una herramienta que permite mejorar los procedimientos, ser más
eficiente y eficaz en el cumplimiento de las funciones propias al cargo. Ahora bien, si
bien es cierto, que la Superintendencia de Auditoría Interna (SUNAI) y la Contraloría
General de la República (CGR) en sus páginas oficiales nos ofrece modelos de
Manuales en Materia de Organización de la Auditoría Interna, de Auditoria de
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Estado, Reglamentos diversos, Resoluciones organizativas, entre otros; es
imprescindible que el responsable de esta Unidad efectúe su propio Manual, no tanto
para cumplir con el marco jurídico vigente que lo regula, si no para asegurar el buen
funcionamiento interno de este órgano de control interno.
En este orden de ideas, se resalta que el presente Manual de Normas y
Procedimientos de la UAI de la Alcaldía en estudio, está adaptado a la Resolución 01
00 000090 de fecha 21 de mayo 2.013, y publicada en Gaceta Oficial de la República
Bolivariana de Venezuela número 40.172, de fecha 22 de mayo de ese mismo año,
dictada por la Contraloría General de la República en su calidad de Órgano Rector
Nacional en Materia de Control Fiscal, mediante la cual se reforman las Normas
Generales de Auditoría de Estado vigentes hasta ese momento.
Por último y no menos importante, para cumplir con los mandatos jurídicos que
regula la materia. Se señala que el presente Manual está estructurado de en seis
capítulos, los cuales se mencionan a continuación:
Sección I: Menciona los objetivos del Manual, alcance, estructura organizativa,
misión, visión, principios y valores, instrumentos normativos, funciones del
Despacho de la UAI en los cuales se fundamenta el presente manual.
Sección II: Establece las normas que regularán el procedimiento de la auditoría
Sección III: Describe el procesos a seguir en cada una de las fases de la auditoría
Sección IV: Incluye los formularios que se utilizan en el procedimiento
Sección V: Contiene los modelos implementados en el procedimiento de auditoría
Sección VI: Contiene un resumen descriptivo de términos básicos en materia de
auditoría.
Para finalizar se resalta, que con el fin de mantener su vigencia, el presente Manual
estará sujeto a una continúa revisión y actualización, por parte de la Dirección de la
Unidad de Auditoría Interna, siendo este su primera versión o edición.
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SECCIÓN I
OBJETIVO DEL MANUAL.
1. Brindar un instrumento de trabajo normativo que permita al personal, la
ejecución de acciones de manera uniforme en las actividades respectivas.
2. Definir responsabilidades, deberes, autoridad del personal, evitando
duplicidad de trabajo y esfuerzos, omisión e inconsistencias en los procesos.
3. Asegurar la buena comunicación entre los distintos elementos que intervienen
en el proceso, a través de un lenguaje común.
4. Facilitar la introducción de cambios favorables en los procesos, mediante la
detección de oportunidades de mejora, suministrando la información completa
sobre la actuación actual de las operaciones.
5. Servir de guía de adiestramiento al personal, capacitándolos en las
operaciones rutinarias de un departamento.
ALCANCE.
Este manual es una herramienta que integra el sistema de control interno
administrativo de la Alcaldía del Municipio Miranda Estado Carabobo, con el
ejercicio del Control Fiscal propio de la Unidad de Auditoría Interna; en donde, no
solo se limita al responsable de la Unidad, por cuanto para la fecha de elaboración
del presente Manual es el único cargo presupuestado en la Ordenanza de Ingresos y
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Gastos del Municipio Miranda Estado Carabobo, para el periodo fiscal 2.014, si no
que se dejan establecidos los pasos y/o procedimientos que se deben efectuar por la
estructura mínima que exige la Contraloría General de la República, el cual está
elaborado con apego a los niveles de mando que definen la UAI de la mencionada
Alcaldía.
ESTRUCTURA ORGANIZATIVA ORGANIGRAMA ESTRUCTURAL
AUDITOR (A)
DDR:
DEPARTAMENTO DE DETERMINACIÓN DE RESPONSABILIDADES
DCP:
DEPARTAMENTO DE CONTROL POSTERIOR
DA:
DEPARATAMENTO DE AUDITORIA
DPI:
DEPARATAMENTO DE POTESTADES INVESTIGATIVAS
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MISIÓN Y VISIÓN MISIÓN Corresponde a la UAI evaluar el sistema de control interno, incluyendo el grado de
operatividad y eficacia de los sistemas de administración y de información, así como,
el examen de los registros y estados financieros para determinar su pertinencia,
confiabilidad, y la evaluación de la eficiencia, eficacia y economía en el marco de las
operaciones realizadas por los órganos que conforman la Alcaldía del Municipio
Miranda Estado Carabobo. Para ello, el capital humano con que cuenta esta unidad
debe regirse por sólidos principios éticos y morales, y así como, ser una unidad
especializada de apoyo, que coadyuve al eficiente uso de los recursos, tendentes al
logro de una mejora continua de los procesos internos en las distintas unidades
ejecutoras que conforman la Administración Municipal, y que estén enmarcados
dentro de los lineamientos del Órgano Rector del Sistema Nacional de Control Fiscal.
VISIÓN Consolidarse como un modelo de Unidad de Auditoría Interna referente por sus
procedimientos, los cuales estarán apegados al ordenamiento jurídico vigente y
manteniendo en cada una de sus actuaciones principios rectores de trasparencia,
legalidad, eficiencia, eficacia, respeto, equilibrio fiscal, ética pública, moral
administrativa, objetividad, imparcialidad y confidencialidad. En donde, el
fortalecimiento del control interno del Municipio, el apoyo a través de asesoría a
nivel institucional y para los particulares serán las acciones motoras de esta Unidad.
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PRINCIPIOS Y VALORES:
La Unidad de Auditoría Interna, coadyuvante en la “Prestación del Servicio de
Control Fiscal Externo de la Contraloría Municipal del Municipio Miranda Estado
Carabobo”, ejerce sus funciones con apego a los siguientes principios y valores:
• Honestidad.
• Celeridad.
• Eficacia.
• Eficiencia.
• Transparencia.
• Rendición de cuentas.
• Responsabilidad en el ejercicio de la función pública.
• Sometimiento pleno a la ley y al derecho.
• Responsabilidad en el ejercicio de las funciones.
• Justicia.
• Verdad.
• Igualdad.
• Solidaridad
• Respeto.
• Diálogo.
• Ambiente de Trabajo.
• Trabajo en equipo.
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NORMATIVA APLICABLE BASES LEGALES
INSTRUMENTO Gaceta Oficial N°
Fecha
Constitución de la República Bolivariana de
Venezuela Ext. 5.908 19-02-2009
Ley Orgánica de la Contraloría General de la
República y del Sistema Nacional de Control Fiscal
Ext. 6.013 23-12-2010
Ley Orgánica de Procedimientos Administrativos Ext. 2.818 01-07-1981
Ley de Reforma Parcial de la Ley Orgánica de la
Administración Financiera del Sector Público
6.154 19-11-2014
Reglamento de la Ley Orgánica de la Contraloría General de
la República y del Sistema Nacional de Control Fiscal.
39.240 12-08-2009
Reglamento Interno de la Contraloría General de la
República.
39.840 11-01-2012
Resoluciones Organizativas Nros. 1 y 2 39.840 11-01-2012
Resoluciones Organizativas Nros. 3 y 5. 37.881 17-02-2004
Resolución Organizativa N°4. 38.178 03-05-2005
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Normas Generales de Auditoría de Estado. 40.172 22-05-2013
Normas para el funcionamiento coordinado de los Sistemas
de Control Externo e Interno.
36.229 17-06-1997
Normas para regular la entrega de Órganos y Entidades de la
Administración Pública y de sus respectivas Oficinas y
Dependencias
39.229 28-07-2009
Normas para la Formación, Rendición y Examen de las
Cuentas de los Órganos del Poder Público Nacional
40.492 08-09-2014
Lineamientos para la Organización y Funcionamiento de las
Unidades de Auditoría Interna
39.408 22-04-2010
Modelo Genérico de Reglamento Interno de Unidades de
Auditoría Interna
39.827 23-12-2011
Normas para la Verificación de la Declaración Jurada de
Patrimonio
38.715 28-06-2007
Normas para Fomentar la Participación Ciudadana,
Resolución Nº 01-00- 000225 emitida por la Contraloría
General de la República, de fecha 20 de agosto de 2007
38.750 20-08-2007
Normas Internacionales de las Entidades Fiscalizadoras
Superiores (ISSAI) de la Organización Internacional de
Entidades Fiscalizadoras Superiores (INTOSA)
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ISSAI 100: Postulados básicos de la fiscalización pública.
ISSAI 200: Normas generales de la fiscalización pública,
normas sobre los derechos y el comportamiento de los
auditores.
ISSAI 300: Normas de procedimientos en la fiscalización
pública.
ISSAI 400: Normas para la elaboración de los Informes en
la Fiscalización pública.
FUNCIONES DEL DESPACHO DE LA UNIDAD DE AUDITORÍA IN TERNA
La Dirección de la Unidad de Auditoría Interna de la Alcaldía del Municipio Miranda
del Estado Carabobo, está adscrita al Despacho del Alcalde y tiene como propósito
velar por la legalidad, exactitud, sinceridad y confiabilidad de los procesos y
operaciones propios de los órganos que conforman el ayuntamiento, así como,
evaluar la eficiencia, eficacia, economía, calidad e impacto de la gestión
administrativa institucional, planteada a través del fortalecimiento y adecuación de
los sistemas de control interno, los sistemas de administración e información
gerencial.
Su cargo se llama Unidad de Auditoría Interna y lo desempeñara un Auditor (a).
Teniendo una estructura organizativa básica de un Director y dos unidades a su cargo:
una de control posterior y otra de determinación de responsabilidades.
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DE LAS NORMAS:
SECCIÓN: ASUNTO:
NORMAS 1.PLANIFICACIÓN DE LA AUDITORÍA Selección del objeto a evaluar
El Director (a) de la Unidad y el Jefe del Departamento (si los hubiese) seleccionarán el objeto a evaluar (órgano, programa, proyecto o actividad) de aquellos previstos en el Plan Operativo Anual o de las solicitudes de investigación o de actividades de control formuladas por autoridades u órganos de la administración pública, así como de denuncias de particulares tramitadas y evaluadas por la Oficina de Atención al Ciudadano, para lo cual se considerará, entre otros, los aspectos siguientes: factibilidad de ejecutar la auditoría, en función de los recursos humanos, materiales, financieros y tecnológicos disponibles, así como el tiempo requerido para el trabajo, ubicación geográfica y realidad del órgano o ente.
SECCIÓN: ASUNTO:
NORMAS 1.PLANIFICACIÓN DE LA AUDITORÍA Equipo de trabajo
1. El equipo de trabajo estará conformado por profesionales de diversas áreas, seleccionados tomando en cuenta su capacidad técnica y experiencia, de acuerdo con el tipo y complejidad de la auditoría a realizar, los cuales deben reunir, entre otras, las cualidades siguientes:
a) Conocimiento del trabajo b) Pensamiento analítico c) Búsqueda de información d) Capacidad para el manejo de dificultades e) Cooperación y trabajo en equipo f) Toma de decisiones oportunas g) Confidencialidad h) Compromiso ante el trabajo.
2. El equipo de trabajo podrá apoyar los resultados de la auditoría en opiniones
técnicas o jurídicas formuladas por especialistas externos de diversas áreas
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con conocimientos y experiencia en los aspectos evaluados, los cuales deberán solicitarse formalmente. En tales casos, el documento en el cual conste dicha opinión, se incorporará en el informe de la auditoría y formará parte de los papeles de trabajo.
SECCIÓN: ASUNTO:
NORMAS 1.PLANIFICACIÓN DE LA AUDITORÍA Objetivos de la auditoría
1. El objetivo general de la auditoría se extraerá del Plan Operativo Anual, pudiendo ser evaluado y discutido por el Auditor y el (equipo de trabajo- si lo tiene) para ratificar su vigencia, desestimarlo en el caso de no ser viable, o proponer su modificación. Para su formulación se tomará como base el ámbito a evaluar, sin mencionar los aspectos medibles.
2. Los objetivos específicos serán elaborados por los Jefes Departamentales- si
los tuviese, junto con el equipo de trabajo, y aprobados por el Auditor Interno, antes de elaborar el programa de trabajo. Dichos objetivos se desagregarán en términos más operativos, definiendo con mayor precisión el objetivo general e incluyendo las variables y demás aspectos sobre los cuales interesa emitir opinión. A tal fin, se deben considerar el tiempo y el recurso humano disponible, así como las actividades a realizar, a los fines de cumplir los objetivos generales.
SECCIÓN: ASUNTO:
NORMAS PLANIFICACIÓN DE LA AUDITORÍA Alcance de la auditoría
1. El alcance abarcará los procesos, actividades o áreas a evaluar en el órgano o
ente; el período al cual se circunscribe la auditoría; el tipo de análisis, es decir, si es exhaustivo o selectivo, así como la selección de la muestra de auditoría, de acuerdo con lo establecido en las normas Nº Asunto: “Planificación de la Auditoría, Nº Asunto: Muestra de Auditoría” y tomando en consideración el Anexo N° 3, La Muestra de Auditoría, cuando el tipo de análisis sea selectivo.
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SECCIÓN: ASUNTO:
NORMAS PLANIFICACIÓN DE LA AUDITORÍA Designación del equipo de trabajo
1) El equipo de trabajo será designado por el Jefe de la Unidad de Auditoría
Interna, mediante memorándum de designación, que contendrá lo siguiente:
a) Identificación de los funcionarios a quienes corresponderá supervisar, coordinar y ejecutar la auditoría, así como el abogado actuante- si lo tuviese.
b) Responsabilidad y obligaciones de cada funcionario c) Los objetivos y el alcance de la auditoría d) Fechas de inicio y estimada de conclusión de la auditoría e) Código de la auditoría.
2) Los funcionarios que formen parte del equipo de trabajo serán acreditados
formalmente ante el respectivo órgano, por el Auditor Interno.
SECCIÓN: ASUNTO:
NORMAS PLANIFICACIÓN DE LA AUDITORÍA Conocimiento general del objeto a evaluar
1. El funcionario asignado y/o equipo de trabajo- si lo hubiese, una vez recibida
la designación, debe abocarse a conocer las características generales del objeto a evaluar. A tal fin se consultará en el archivo permanente de la respectiva Dirección de Control (si la hay), información relacionada con el ordenamiento legal y sub legal del órgano; objetivos, proyectos, programas y presupuesto; estructura organizativa; información financiera y de control interno; contratos, convenios y acuerdos; misión y visión de la organización; y cualquier otro dato de interés para alcanzar los objetivos propuestos. Igualmente, deberán revisarse los informes de auditoría anteriores, de ser el caso.
2. En caso de no existir información en el archivo permanente de la respectiva
Dirección de Control, (el equipo de trabajo- si hubiese) debe obtenerla, mediante oficio de solicitud de información, suscrito por el Auditor Interno, dirigido al responsable de la dependencia objeto de la auditoría; o utilizando
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diversos medios tales como: vía telefónica, internet, fax; gacetas oficiales u otros, solicitando la colaboración de los otros órganos de control fiscal.
3. En los casos que resulte procedente la realización de visitas exploratorias se acreditará, mediante Oficio, al funcionario asignado y/o equipo de trabajo para recabar información en los órganos, de ser el caso.
SECCIÓN: ASUNTO:
NORMAS PLANIFICACIÓN DE LA AUDITORÍA Evaluación preliminar del sistema de control interno y selección de áreas críticas
1. El funcionario asignado y/o (equipo de trabajo- si lo hubiese) con base en la
información obtenida, evaluará en forma preliminar, la confiabilidad y calidad del sistema de control interno del objeto a evaluar, con el propósito de seleccionar los procedimientos de auditoría que sean necesarios, dirigiéndolos a los aspectos que resultaren más vulnerables. La evaluación preliminar del sistema de control interno abarcará la existencia de:
a) Sistemas, métodos y procedimientos que aseguren la confiabilidad, integridad,
oportunidad y seguridad de la información presupuestaria, financiera, operativa y contable.
b) Planes estratégico y operativo. c) Manuales de organización, normas y procedimientos.
2. La evaluación del sistema de control interno permitirá determinar de manera
preliminar, si dicho sistema previene o detecta los errores o desviaciones que pueden afectar las operaciones del órgano; identificar los posibles factores de riesgos de la auditoría, así como, determinar en forma jerarquizada las áreas, sub áreas o actividades, vinculadas con los objetivos de la auditoría en las que debe profundizarse el análisis.
SECCIÓN: ASUNTO:
NORMAS PLANIFICACIÓN DE LA AUDITORÍA Evaluación del riesgo
1) Una vez realizada la evaluación preliminar del sistema de control interno, se
deberá evaluar el riesgo de la auditoría a fin de determinar cómo deben ser tratados aquellos hechos cuya probabilidad de ocurrencia es incierta; pero relevante para la consecución de los objetivos de la auditoría. Mediante dicha evaluación se determinarán las áreas y procesos críticos, con el objeto de
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formular la muestra, determinar el tiempo requerido para la ejecución de la auditoría y definir los procedimientos y actividades que se incluirán en el programa de trabajo. Para ello se utilizará el formulario “Evaluación del Riesgo” (form.: 02).
2) Para evaluar el riesgo que pudiese afectar a la auditoría, se considerará: a) El riesgo inherente es el vinculado con los aspectos propios de la actividad del
objeto a evaluar. Para determinar la posibilidad de existencia de un riesgo inherente, se tomará en cuenta lo siguiente:
• Procesos medulares del objeto evaluado, así como la naturaleza de las operaciones que realiza.
• Recomendaciones formuladas en auditorías anteriores • Naturaleza de transacciones • Circunstancias ajenas al objeto a evaluar que bien podrían afectar su normal
desenvolvimiento
a.1) El riesgo inherente vinculado con la protección de los bienes, servicios y de la imagen pública:
• Probabilidad de ocurrencia de fraudes • Quejas del público • Criterios que se aplican para tomar decisiones • Factores externos que influyan en el accionar de la institución.
a.2) El riesgo inherente vinculado con un ambiente de complejidad, originado por:
• La naturaleza de las actividades • El alcance de la automatización • La dispersión geográfica.
b) El riesgo de control, está referido a las deficiencias del sistema de control
interno del objeto a evaluar, que pudieran incidir en los resultados de la auditoría. Determinar la confiabilidad del sistema de control interno que tiene el objeto a evaluar respecto al funcionamiento, en cuanto a:
• Procedimientos normalizados • Detección de errores o desvíos • Experiencia del personal • Sistemas de información
Identificar cambios reiterativos en el nivel organizacional y los sistemas, atendiendo principalmente:
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• Rotación de personal • Crecimiento o reducción del personal • Implantación de nuevos sistemas • Alteraciones de tipo cultural
c) El riesgo de detección: está referido a la probabilidad de que el equipo de
trabajo no aplique los procedimientos que permitan descubrir errores o irregularidades significativas, así como considerar la relación entre el riesgo de detección y el nivel combinado de los riesgos inherentes y de control. Por ejemplo, cuando los riesgos inherentes y de control son altos, los niveles aceptables del riesgo de detección deben ser bajos para reducir el riesgo de la auditoría a un nivel aceptablemente bajo. Por otra parte, cuando los riesgos inherentes y de control son bajos, el equipo de trabajo puede aceptar un riesgo de detección más alto y aún así reducir el riesgo de auditoría a un nivel de aceptación bajo. Para determinar la posibilidad de existencia de un riesgo de detección, se tomará en cuenta lo siguiente:
• Conocimiento previo del órgano o ente • Claridad de los objetivos y alcances • Aptitud y actitud del equipo • Disponibilidad y administración de los recursos • Contingencia en el equipo de auditor • Conocimiento del proceso de auditoría • Medir la complejidad de la auditoría haciendo referencia al número de
personas, volumen de la documentación a examinar e impacto social del objeto a evaluar, así como la experiencia y cantidad de los que conforman el equipo de trabajo, reconociendo que a mayor complejidad mayores riesgos.
• Considerar la probabilidad de incurrir en errores, o no detectarlos, debido al tiempo utilizado en la planificación y ejecución de la auditoría.
3) La evaluación del riesgo de auditoría es un proceso subjetivo y dependerá del
criterio, capacidad y experiencia del equipo de trabajo. Es la base para la determinación del enfoque de auditoría a aplicar.
SECCIÓN: ASUNTO:
NORMAS PLANIFICACIÓN DE LA AUDITORÍA Muestra de auditoría
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1. Para la selección de la muestra de auditoría, el funcionario asignado y/o equipo de trabajo establecerá un criterio que quedará expresado y justificado en los papeles de trabajo, para lo cual se tomará en consideración:
• Las actividades, operaciones y procedimientos que serán seleccionados. • Los objetivos que persigue la auditoría. • Las instrucciones recibidas. • La información que se tenga sobre la confiabilidad del sistema de control
interno, producto de la evaluación del riesgo. • La naturaleza e importancia de las operaciones • Los resultados obtenidos en auditorías anteriores.
El equipo de trabajo escogerá el método de muestreo estadístico o no estadísticos, que resulte más conveniente para alcanzar los objetivos de la auditoría. Tomando en consideración el Anexo Nº 3. La Muestra de Auditoría. Para determinar la muestra utilizando un método no estadístico (basado en juicios o criterios), el funcionario asignado y/o equipo de trabajo considerará que:
a) La muestra seleccionada sea representativa del universo de donde se extrajo. b) El tamaño de la muestra depende de la confiabilidad del sistema del control
interno, el tiempo de ejecución de la auditoría y el lugar donde se encuentre el objeto a evaluar.
c) La muestra seleccionada permita examinar suficientes evidencias para expresar una opinión con respecto al universo de donde se extrajo.
SECCIÓN: ASUNTO:
NORMAS PLANIFICACIÓN DE LA AUDITORÍA Programa de trabajo
1. En el programa de trabajo se establecerán los procedimientos y técnicas de
auditoría a emplearse; así como la extensión y oportunidad en la que serán aplicados durante la auditoría.
2. El programa de trabajo será elaborado por el funcionario asignado o equipo de trabajo- si hubiese; revisado por el Jefe del Departamento cuando lo haya y aprobado por el Auditor Interno. El Jefe del Departamento es responsable de distribuir entre los integrantes del equipo, las actividades y tareas a realizar, de velar por el cumplimiento del programa de trabajo; de evaluar de manera continua, su pertinencia, y de realizar cuando corresponda, los ajustes necesarios, previa aprobación del Auditor Interno.
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3. El programa de trabajo contendrá, al menos, lo siguiente: a) Identificación del objeto a evaluar b) Tipo de auditoría c) Origen o justificación de la auditoría d) Objetivo general y específicos e) Alcance f) Procedimientos, técnicas y actividades por objetivo específico g) Responsables de cada fase de la auditoría h) Visión General de la Auditoría (form.: 01) i) Niveles de aprobación j) Producto esperado
SECCIÓN: ASUNTO:
NORMAS PLANIFICACIÓN DE LA AUDITORÍA Supervisión
1. Para asegurar la calidad de la fase de planificación, el Jefe del Departamento-
si lo hay, y de no haberlo asume esta fase el Auditor Interno, con el fin de lograr una adecuada organización del trabajo a ejecutarse, a través de los procedimientos y técnicas de auditoría que contribuyan a la consecución de sus objetivos en forma eficiente, efectiva y económica. Deberá hacer lo siguiente:
a) Comprobar que la auditoría guarde relación con el plan operativo anual,
respecto a: objetivos, tipo, alcance y recursos necesarios. b) Suministrar lineamientos para la revisión de la información contenida en el
archivo permanente, o en cualquier otra fuente de utilidad para la planificación, así como realizar visitas exploratorias, de ser el caso.
c) Instruir sobre la utilización de los formularios y modelos requeridos para la organización de la información disponible del objeto a evaluar.
d) Verificar que los recursos humanos, materiales, tecnológicos y financieros sean los necesarios para cumplir los objetivos de la auditoría.
e) Revisar el programa de trabajo con el fin de determinar que los procedimientos, técnicas y actividades de auditoría contenidos en éste, permitan cumplir con los objetivos propuestos.
f) Realizar cualquier actividad que se considere necesaria para la consecución de los objetivos propuestos.
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SECCIÓN: ASUNTO:
NORMAS PLANIFICACIÓN DE LA AUDITORÍA Acopio de la Información
1. El funcionario asignado y/o el equipo de trabajo- si lo hubiese, realizará al inicio del trabajo de campo, el acopio de la información complementaria que no obtuvo en la fase de planificación, que resulte necesaria para afianzar la evaluación del control interno y de los procesos medulares o sustantivos vinculados con los objetivos específicos y el alcance de la auditoría.
SECCIÓN: ASUNTO:
NORMAS PLANIFICACIÓN DE LA AUDITORÍA Validación de la Información
1) El funcionario asignado y/o el equipo de trabajo - si lo hubiese, debe evaluar
los procesos administrativos u operativos, vinculados con los objetivos específicos y el alcance de la auditoría, aplicando las técnicas, señaladas en el Anexo N° 1. Técnicas de Auditoría. El equipo de trabajo deberá verificar lo siguiente:
a) Segregación de funciones b) Documentación c) Niveles de autorización d) Normativa legal o sub legal que regula los procesos e) Registro oportuno y adecuado de las transacciones y hechos f) Acceso restringido a los recursos g) Rotación del personal en tareas claves h) Control del sistema de información i) Controles físicos j) Cualquier otro aspecto que resulte de interés
SECCIÓN: ASUNTO:
NORMAS PLANIFICACIÓN DE LA AUDITORÍA Solicitud de Prórroga
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El funcionario asignado y/o el equipo de trabajo – si lo hubiese, establecerán las estrategias necesarias para cumplir con las actividades previstas en el programa de trabajo en los lapsos definidos en la fase de la planificación de la auditoría. En caso de presentarse situaciones que impidan cumplir con dichos lapsos, el funcionario asignado solicitará una prórroga al Jefe del Departamento – si lo hay, quien lo someterá a consideración del Auditor Interno, exponiendo las razones que la justifican. De no existir dicho cargo, la prórroga la considerará directamente el Auditor.
SECCIÓN: ASUNTO:
NORMAS PLANIFICACIÓN DE LA AUDITORÍA Evaluación de los mecanismos de control interno
1. Para verificar el cumplimiento de los procedimientos, el funcionario asignado
y/o el equipo de trabajo- si lo hubiese, comparará el ejecutado con el establecido. Para constatar la existencia de los mecanismos de control en dicho procedimiento, así como su efectivo cumplimiento.
2. Para realizar la revisión y evaluación del sistema de control interno del objeto evaluado se analizarán los aspectos generales y específicos que se detallan a continuación:
A. Generales: A.1. Si los procedimientos establecidos se adecuan a la normativa legal, sub legal y técnica que los regula. A.2. Si los procedimientos proporcionan un control satisfactorio de los recursos financieros, materiales, tecnológicos, entre otros. A.3. Si las normas y procedimientos existentes y su aplicación contribuyen al logro de los objetivos y metas.
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A.4. Si los procedimientos son objeto de evaluaciones para su mejoramiento continuo.
B. Específicos: B.1. Segregación de funciones y asignación de responsabilidades. B.2. Utilización de los recursos financieros, humanos, materiales y tecnológicos disponibles. B.3. Existencia de un plan de organización, políticas y normas. B.4. Establecimiento de unidades de operaciones en relación con su costo beneficio B.5. Claridad en los métodos y procedimientos adoptados. B.6. Exactitud y veracidad en la información financiera y administrativa. B.7. Observancia de las políticas escritas. B.8. Cumplimiento de la misión, objetivo y metas.
3. Cuando se evalúe el cumplimiento de las disposiciones establecidas en la normativa legal, sub legal y técnica que resulte aplicable: se verificarán los aspectos siguientes:
a. Métodos presupuestarios y contables: las transacciones seleccionadas en la fase de planificación deben ser rastreadas, a través del o los procesos involucrados en la documentación, clasificación y registro de los sistemas.
b. Bienes Nacionales: debe indagarse sobre las transacciones relacionadas con el registro, guarda, custodia, uso y estado de conservación de bienes; así como la calidad, cuando sea aplicable. c. Contratación pública: constatar si la contratación estaba prevista en la
planificación, así como la aplicación de las normas y de los procedimientos de selección de contratista para la adquisición de bienes, prestación de servicios o ejecución de obras que resultaren aplicable, de conformidad con lo previsto en materia legal y sublegal que regula la materia; si los pagos realizados se corresponden con el bien adquirido, el servicio prestado o la obra ejecutada y si fueron constituidas las correspondientes garantías.
d. Aspectos ambientales: indagar si los procesos ejecutados por el objeto
evaluado son susceptibles de degradar el ambiente. En tal sentido, determinar si fueron realizados los estudios de impacto ambiental, así como las medidas preventivas para mitigar sus efectos.
e. Tecnología de información y comunicación: analizar los procesos que permiten verificar la adquisición, producción, almacenamiento, tratamiento,
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comunicación, registro, seguridad y presentación de información, en forma de voz, imágenes y datos contenidos en formato digital.
4. Si del resultado de la evaluación de los mecanismos de control interno, el funcionario asignado y/o el equipo de trabajo considera que se debe reajustar la muestra de auditoría, el objetivo, el alcance así como la aplicación de las pruebas sustantivas y de control, lo someterá a consideración del Jefe del Departamento- si lo hubiese, de no poseerse el Auditor Interno será quién señale la incorporación de nuevas actividades o sustituir las programadas, de acuerdo con los resultados de dicha evaluación que le han sido presentados. Igualmente podrá ordenar el reajuste de los lapsos establecidos para el trabajo de campo, de ser el caso.
SECCIÓN: ASUNTO:
NORMAS PLANIFICACIÓN DE LA AUDITORÍA Hallazgos de la auditoría
1. Si como resultado de los procedimientos de auditoría aplicados por el equipo de trabajo, se detectan en las operaciones del objeto evaluado, actos hechos u omisiones contrarios a una disposición legal o sublegal, éstos constituirán la condición y el criterio de los hallazgos de auditoría, que se desarrollarán de acuerdo con la norma N°2. En el caso de que las evidencias de los hallazgos puedan variar con el tiempo, o cuando los hallazgos consistieren en situaciones omisivas, o se tratare de aspectos que se constatan a través de los sentidos, se dejará constancia escrita de la situación encontrada mediante acta fiscal que suscriban las partes concurrentes, de conformidad con lo establecido en las normas, Asunto: Ejecución de la Auditoría. El Acta Fiscal.
2. El hallazgo de auditoría contendrá el desarrollo e identificación de sus cuatro
(4) elementos: condición, criterio, causa y efecto; los cuales estarán sustentados con las evidencias necesarias, suficientes y pertinentes que permitan fundamentar, razonablemente, los juicios y conclusiones que se formulen respecto al objeto evaluado. Para ello tomará en consideración el Anexo N° 2. Determinación, Redacción y Soporte del Hallazgo de Auditoría y se utilizará el formulario “Análisis de Hallazgos” (form: 03).
3. Cuando se requiera una inspección durante la ejecución de la auditoría, ésta se sustentará, mediante acta fiscal y sus anexos, de ser el caso.
[Escriba aquí]
4. Determinado el hallazgo de auditoría, se consultará con el abogado actuante- si hubiese, a fin de recolectar toda la documentación probatoria, que se requiera. Dicha documentación deberá obtenerse con la eficacia probatoria que se requiere para hacer prueba en procedimientos investigativos o sancionatorios, por lo que deberá obtenerse en copias debidamente certificadas. (Ver M-07)
SECCIÓN: ASUNTO:
NORMAS EJECUCIÓN DE LA AUDITORÍA El acta fiscal
1. El acta fiscal debe levantarse para dejar constancia de situaciones que puedan variar con el tiempo; ser modificadas por el órgano, o cuando se trate de hechos omisivos, tales como: estado en que se encuentran bienes muebles e inmuebles, inexistencia de instrumentos normativos, estados financieros no auditados, falta de presentación de informes, ausencia de documentación, circunstancias determinadas en las inspecciones de obras; resultados obtenidos de mediciones, o conteos efectuados, entre otras.
2. El funcionario asignado y/o el equipo de trabajo serán responsables de
levantar las actas que se requieran para documentar los resultados de la auditoría. Previo a su suscripción, el Jefe Departamental y el abogado actuante- si lo hubiese, revisarán su contenido, indicando las observaciones a que hubiere lugar.
3. El acta fiscal contendrá, por lo menos, lo siguiente:
• Lugar y fecha de emisión • Identificación del sitio exacto donde se levanta el acta • Identificación del o los funcionarios que participan en la elaboración del acta,
con especificación de la(s) credencial(es) que lo(s) autoriza (n) para realizar la auditoría
• Identificación del o los funcionarios o particulares de la dependencia sometida a inspección o fiscalización
• Objeto de la auditoría. • Circunstancias de lugar y tiempo en que se produjo la inspección o
fiscalización, descripción de los hechos u omisiones constatados sobre los cuales se requiere dejar constancia.
• Observaciones que sobre el contenido del acta pudieren tener el o los funcionarios o particulares presentes al momento de levantarse el acta.
[Escriba aquí]
• Firmas autógrafas del o los funcionarios o particulares, sometidos a una inspección o fiscalización según corresponda, así como el sello húmedo de la dependencia.
• Firmas autógrafas y sellos húmedos del o los funcionarios acreditados.
4. El acta fiscal debe contener la media firma de quienes la suscriben en cada una de sus páginas y en sus anexos, en caso de que los hubiere.
5. En el caso que el o los funcionarios de la dependencia o particulares sometidos a inspección o fiscalización, según corresponda, se negaren a firmar el acta, el funcionario acreditado dejará constancia de tal situación, la cual no desvirtúa su contenido.
6. El acta fiscal se levantará en dos (2) ejemplares de un mismo tenor y al mismo efecto, uno de los cuales se entregará a los funcionarios o particulares que la suscriben.
7. El acta fiscal no debe contener tachaduras ni enmendaduras. SECCIÓN: ASUNTO:
NORMAS EJECUCIÓN DE LA AUDITORÍA De las certificaciones de documentos
1. El funcionario asignado y/o el equipo de trabajo solicitará la expedición de
copias certificadas de todo documento que se considere soporte o evidencia del hallazgo determinado. Ver (M-07).
2. Las certificaciones deben emanar de la máxima autoridad o del funcionario a
quien se le haya delegado esa competencia. La nota de certificación contendrá los datos siguientes:
a) Nombres, apellidos, cédula de identidad y cargo del funcionario que certifica. b) Identificación del acto mediante el cual se le hubiere delegado la competencia
y de la Gaceta Oficial Municipal. c) Fecha de la certificación.
3. El funcionario que certifica estampará su firma de manera autógrafa y no por
medios mecánicos, con el sello húmedo de la respectiva dependencia, en cada uno de los documentos que certifica.
4. La nota de certificación debe constar al reverso de cada copia y no en
instrumentos separados, inutilizándose el espacio libre en cada página, e
[Escriba aquí]
indicar que el documento es copia fiel y exacta de su original, de copia certificada o de copia simple del mismo.
SECCIÓN: ASUNTO:
NORMAS EJECUCIÓN DE LA AUDITORÍA De las certificaciones de cargo
1. Cuando en el curso de la auditoría se detectaren hallazgos, el funcionario
asignado y/o el equipo de trabajo solicitará la certificación de cargos de aquellos funcionarios que pudieran, eventualmente, estar vinculados con los actos, hechos u omisiones contrarios a la norma legal y sub legal detectados. Dicha certificación, contendrá mención expresa del nombre y apellido, cédula de identidad, dirección de habitación, teléfonos, fechas de ingreso y egreso de ser el caso, cargos desempeñados en el órgano o ente y tiempo de duración en los mismos. Ver (M-08).
SECCIÓN: ASUNTO:
NORMAS EJECUCIÓN DE LA AUDITORÍA De la Supervisión
1. A fin de garantizar la solidez de las observaciones y conclusiones, el Jefe Departamental- si lo hubiese, debe enfatizar en la identificación de los hallazgos y en la obtención de las evidencias que los sustentan, lo siguiente:
a) Evaluar periódicamente el avance de la auditoría realizado con relación al
programa de trabajo, a través de reuniones, vía telefónica, internet, según el caso
b) Evaluar la cantidad, calidad, pertinencia y suficiencia de las evidencias de auditoría obtenidas por el funcionario asignado o el equipo de trabajo.
c) Asegurarse, de la calidad de la evidencia, en los casos que se hubieren detectado hallazgos de auditoría que pudieran dar lugar al inicio de la potestad de investigación o procedimientos administrativos para la determinación de responsabilidades, constatando que éstos reúnan los requisitos formales y de fondo requeridos como prueba en dichos procedimientos. A tal fin se apoyará en el abogado actuante- si lo hubiese.
d) Implementar mecanismos de control, a fin de dejar constancia en los papeles de trabajo de la supervisión efectuada.
[Escriba aquí]
SECCIÓN: ASUNTO:
NORMAS PRESENTACIÓN DE LOS RESULTADOS Del informe de auditoría
1. Al término de la auditoría, se presentarán sus resultados, a través de un
informe que debe redactarse en forma lógica, objetiva, imparcial y constructiva, poniendo de manifiesto las desviaciones encontradas.
2. En el informe de auditoría se describirán los hechos o situaciones detectadas, de tal forma que se expongan las observaciones y/o hallazgos, de acuerdo con los objetivos planteados en la auditoría.
3. El informe de auditoría debe presentarse oportunamente, con el objeto de que
la información en él contenida sea actual, útil y valiosa, así como para que las autoridades a quienes corresponda, adopten de forma inmediata las medidas correctivas a que hubiere lugar a fin de subsanar las deficiencias señaladas.
SECCIÓN: ASUNTO:
NORMAS PRESENTACIÓN DE LOS RESULTADOS Formalidades Metodológicas del informe de auditoría
1.- DE LAS PÁGINAS, MÁRGENES, ENCABEZADO Y PIE DE PÁGINA: Cada página contenida en el los informes deberán configurarse según los siguientes parámetros: Tamaño papel: carta Margen superior: 3,5 cm. Margen inferior: 3 cm. Margen izquierdo: 3,5 cm. Margen derecho: 3 cm. Encabezado y pie de página: 1,25 cm. Interlineado: 1.5 o General. 2.- DEL TEXTO DEL INFORME
[Escriba aquí]
Seguido de la estructura de cada Hallazgo contenido en el Informe Preliminar se le añadirán los subtítulos: “Alegato” en el contexto del cual se insertarán las citas parciales o completas de los descargos efectuados por la Administración y; seguidamente el subtítulo “Consideración” para expresar los argumentos que el Auditor designado tuvo para desvirtuar parcial o totalmente dicho alegato. La fuente a utilizar será: Time New Román o Arial, tamaño 12, estilo normal. Las citas textuales se transcribirán según la regleta que ofrece “OPEN OFFICE WRITE” así: del lado izquierdo con margen de “1” y del lado derecho, en letra Time New Román o Arial, tamaño “11” y a espacio sencillo. Los párrafos, oraciones y palabras tomadas como citas textuales que presenten incongruencias o errores ortográficos, se les acompañará de una advertencia que indique que el error es de origen, insertando al lado derecho de cada palabra o párrafo, esta simbología (sic) Las citas textuales deberán encerrarse entre “Comillas” cuando sean iguales o menores de 40 palabras. Podrá marcarse en negritas o subrayarse parte del texto citado y advertir que es resaltado de quien inserta la cita: Ejemplo: (Resaltado nuestro) o (Subrayado nuestro) Las omisiones que deban realizarse a la cita textual a insertar en el subtitulo alegato, seguirán el siguiente orden: Cuando se realicen al inicio de un párrafo: “... xxxxx” Cuando se realicen en medio de un párrafo: “xxxxx ...xxxxx” Cuando se realicen al final de un párrafo: “xxxxx ...” Cuando la omisión sea de un párrafo o parte sustancial de éste: Al inicio de la cita: “ ...omissis ... xxxxx” En medio de la cita: “ xxxxx. ... omissis... xxxxx.”
[Escriba aquí]
Al final de la cita: “ xxxxx. ... omissis...” 3.- DE LOS CUADROS Y GRÁFICOS Los cuadros en lo posible respetarán los márgenes de página establecidos y deberán ser identificados con un título y una fila correspondiente a los diferentes ítems a describir, en mayúscula sostenida y en letra 14, ajustable de acuerdo al tamaño de dicho título e ítems. El tamaño estándar de la letra a utilizar en el contenido del cuadro será de 10 y se adaptará a una de menor tamaño de acuerdo a su volumen. Los cuadros que deban abarcar más de una página, en las sucesivas páginas conservarán su título y encabezado e indicarán que es continuación de la anterior. Los gráficos y sus respectivos análisis que deban ser incorporados al texto del informe deberán respetar las especificaciones de márgenes, letras y títulos antes expuestos. Todos los gráficos y cuadros utilizados deberán identificar las fuentes de la información que contengan. El informe debe encuadernarse utilizando los siguientes colores: blanco, gris en cualquier tonalidad o azul oscuro. SECCIÓN: ASUNTO:
NORMAS PRESENTACIÓN DE LOS RESULTADOS Estructura del informe de auditoría
El informe de auditoría, tendrá la estructura siguiente: A.- Aspectos Preliminares Origen de la auditoría. Se deriva del plan operativo anual (POA) de la Dirección de Control. En el caso que la auditoría se refiera a la evaluación de las denuncias, deberá incorporarse en el POA, como una actuación regular, para el año en que se realice la misma. En el informe debe omitirse palabras como “denuncia”, “denunciante” o “hechos denunciados”.
[Escriba aquí]
Alcance. Período al cual se circunscribió la auditoría, áreas examinadas en el objeto evaluado; los procesos y actividades evaluadas; tipo de análisis realizado (exhaustivo o selectivo); criterios utilizados para la selección de la muestra, así como las limitaciones encontradas. Objetivos generales y específicos. Finalidad o propósito de la auditoría, es decir, lo que se esperaba determinar. Se debe evitar que su formulación pueda entenderse como actividad o acción. Enfoque. Orientación que se le dio a la auditoría la cual puede ser conceptual, normativa, técnica, financiera, presupuestaria y económica, entre otras. Métodos, procedimientos y técnicas. Aspectos metodológicos y operativos del trabajo realizado, técnicas de investigación y procedimientos de auditoría utilizados para el logro de los objetivos propuestos. B.- Características generales
Características generales del objeto evaluado. Contendrá los aspectos propios del órgano, ente, dependencia, proyecto, programa o actividad objeto de la auditoría, tales como: identificación del órgano o ente, estructura organizativa, recursos presupuestarios y financieros, naturaleza jurídica, base legal y sublegal que fundamenta su constitución y características de los aspectos específicos evaluados.
Marco Regulatorio. Contendrá las normas legales, sublegales y técnicas vigentes para el período evaluado, que guarde relación con el objeto evaluado.
C. Observaciones derivadas del análisis. Razonamientos fundamentados en las evidencias obtenidas en concordancia con el objetivo de la auditoría. En caso de detectarse hallazgos se señalarán la condición y el criterio; así como las causas que las originaron y los efectos que se deriven de los mismos. Si se determinasen situaciones favorables, éstos deberán ser reconocidos, destacando los aspectos resaltantes observados.
D.- Consideraciones Finales
[Escriba aquí]
Conclusión. Constituye un juicio crítico que surge del análisis global de las observaciones y/o hallazgos detectados en la auditoría y de la incidencia de éstos sobre el objeto evaluado. Dicho juicio debe estar directamente relacionado con el objetivo y el alcance de la auditoría y su formulación basada en la situación encontrada, expresándose en forma objetiva, positiva e independiente sobre lo examinado, sin que signifique una relatoría de las observaciones. Recomendaciones. Son las medidas propuestas con la finalidad de corregir los errores, omisiones y desviaciones determinadas. Se podrán desarrollar tantas recomendaciones como se consideren necesarias. En ningún caso podrá instarse al objeto evaluado para que cumpla las obligaciones legales y sublegales. Las recomendaciones se dirigirán a la autoridad competente para tomar las medidas correspondientes y deben:
• Redactarse con claridad, precisión, concisión y en forma constructiva • Estar orientadas a erradicar las causas detectadas y consecuentemente, a
minimizar sus efectos. • Ser factibles y considerar el costo/beneficio. • Vincularse a los aspectos desarrollados en los hallazgos. • Señalar, previa autorización del Contralor o Contralora General de la
República, el carácter vinculante de la misma.
SECCIÓN: ASUNTO:
NORMAS PRESENTACIÓN DE LOS RESULTADOS Informe del auditor
El informe del auditor será elaborado y suscrito por el funcionario asignado y/o equipo del trabajo, contendrá las observaciones derivadas del análisis y se incorporará sin modificaciones en los papeles de trabajo.
SECCIÓN:
ASUNTO:
NORMAS PRESENTACIÓN DE LOS RESULTADOS Informe preliminar
[Escriba aquí]
1. El informe preliminar tendrá la estructura siguiente: a) Aspectos preliminares b) Características generales c) Observaciones derivadas del análisis.
2. El informe preliminar, una vez aprobado y firmado por el Auditor Interno,
será remitido al responsable del objeto evaluado y a la máxima autoridad jerárquica del órgano evaluado.
3. Se otorgará un plazo de diez (10) días hábiles a partir de la fecha de recepción
del informe para que las autoridades del objeto evaluado expongan los alegatos que estimen pertinentes a los fines de desvirtuar las observaciones y/o hallazgos comunicados, así como para que presenten las evidencias necesarias, suficientes y pertinentes.
4. Analizado los alegatos y las pruebas presentadas, o transcurrido el lapso
otorgado para su presentación sin haberlos recibido, se elaborará el informe definitivo de la auditoría.
5. El informe preliminar, será remitido mediante oficio que suscribirá:
a. El Alcalde del Municipio: cuando esté dirigido a los Directores de línea que conforman los órganos del ejecutivo.
b. El Director Sectorial de línea: cuando esté dirigidos a sus respectivos despachos, así como a Jefaturas y/o coordinaciones sujeta a su control.
c. Titular del órgano de control fiscal interno.
SECCIÓN: ASUNTO:
NORMAS PRESENTACIÓN DE LOS RESULTADOS Informe Definitivo
1. El informe definitivo deberá contener la estructura siguiente:
a) Aspectos preliminares b) Características generales c) Observaciones derivadas del análisis
[Escriba aquí]
En esta sección se incluirán los resultados preliminares, así como los alegatos recibidos por parte del responsable del objeto evaluado, con la manifestación expresa de la situación final de la observación y/o hallazgo, es decir se ratifica o se desvirtúa. d) Consideraciones Finales: conclusiones y recomendaciones.
2. El informe definitivo será remitido a la máxima autoridad jerárquica del
órgano evaluado, así como a cualquier otra autoridad a quién legalmente le esté atribuida la posibilidad de adoptar las medidas correctivas necesarias y efectuar el seguimiento de las mismas.
3. El oficio de remisión deberá contener mención expresa de las
recomendaciones de carácter vinculante, previamente aprobadas por el Auditor Interno.
4. El informe definitivo será remitidos mediante oficio, que suscribirá:
a) El Alcalde del Municipio: cuando esté dirigido a los Directores de línea que
conforman los órganos del ejecutivo.
b) El Director Sectorial de línea: cuando esté dirigidos a sus respectivos despachos, así como a Jefaturas y/o coordinaciones sujeta a su control.
c) Titular del órgano de control fiscal interno.
SECCIÓN: ASUNTO:
NORMAS PRESENTACIÓN DE LOS RESULTADOS Seguimiento
1. El jefe del Departamento de Control Posterior- si lo hubiese, debe asegurarse que los resultados de la auditoría sean objetivos y concluyentes, y que las recomendaciones estén orientadas a erradicar las causas de las desviaciones detectadas. A tal fin, debe revisar y validar que el contenido del informe y su redacción se efectúe con objetividad, precisión, tono constructivo, claridad y simplicidad; asegurándose que:
[Escriba aquí]
a) Las observaciones y los hallazgos estén en concordancia con el objetivo de la auditoría.
b) Los hallazgos contengan todos los elementos y estén respaldados con las evidencias necesarias, suficientes y pertinentes.
c) Que la auditoría y los informes que de ella se derivan se realicen de acuerdo con lo previsto en la normativa que regula la materia y en el presente manual.
SECCIÓN: ASUNTO:
NORMAS PRESENTACIÓN DE LOS RESULTADOS Seguimiento
1. Analizado el plan de acciones correctivas o transcurrido el lapso de sesenta (60) días hábiles, sin haberlo recibido, el funcionario asignado y/o equipo de trabajo para realizar el seguimiento, desarrollará el programa de trabajo de conformidad con lo establecido en la norma N° 3, Asunto: “Planificación de la Auditoría, Programa de Trabajo”, tomando en considerando las recomendaciones formuladas en el informe definitivo.
2. La presentación de resultados se efectuará de conformidad con el procedimiento establecido para tal fin, con excepción del informe preliminar.
SECCIÓN: ASUNTO:
NORMAS PRESENTACIÓN DE LOS RESULTADOS Papeles de Trabajo
1. Los papeles de trabajo servirán de registro de la auditoría efectuada, para mostrar en detalle y de manera secuencial, la labor cumplida por el funcionario asignado y/o el equipo de trabajo en el objeto evaluado.
2. Los papeles de trabajo constituirán el respaldo de los informes, por cuanto deben proporcionar las evidencias que sustenten, expliquen y justifiquen las observaciones, conclusiones y recomendaciones, en tal sentido:
• Deben ser claros, legibles, pertinentes, completos, comprensibles y detallados, y presentarse con un orden lógico y referenciado.
• No deben tener borrones, tachaduras y enmendaduras, y en tales casos, serán salvados en acotaciones marginales.
• Serán propiedad de la Unidad de Auditoría Interna por contener las evidencias de auditoría obtenidas por el Organismo de Control.
[Escriba aquí]
3. Durante la ejecución de la auditoría el funcionario asignado y/o el equipo de
trabajo debe resguardar y custodiar los papeles de trabajo y una vez concluida y emitido el correspondiente informe definitivo, los papeles de trabajo serán entregados al responsable del archivo de la Dirección de Control que la practicó, dejando constancia de ello.
4. En caso que se requiera extraer documentos de los papeles de trabajo a los fines de conformar expediente de investigación o para el procedimiento administrativo para la determinación de responsabilidades, se solicitará en el respectivo archivo dejando constancia de ello.
5. Los papeles de trabajo se clasifican en: • Generados por la UAI: son aquellos vinculados con la ordenación,
planificación y programación de la auditoría; tales como: oficio de presentación, el memorando de designación, programa de trabajo, informes definitivos de auditorías anteriores, entre otros.
• Derivados de la actividad analítica: son los elaborados por el funcionario asignado y/o el equipo de trabajo a partir de la aplicación de los procedimientos y técnicas utilizadas para la realización de la auditoría; tales como: cédulas de trabajo, cédulas sumarias, cédulas de hallazgos, minutas, actas, encuestas, solicitudes de recaudos y demás instrumentos empleados para requerir información y documentación al órgano evaluado.
• Resultados de la auditoría: documentos donde consten el producto del trabajo realizado, tales como: informe del auditor, informe preliminar y el informe definitivo.
• De origen externo: son los originarios del órgano evaluado que constituyan medios idóneos para sustentar las observaciones, conclusiones y recomendaciones, tales como: nóminas, facturas, recibos, contratos, cheques, órdenes de compra, de servicio, de pago, entre otros.
6. La documentación generada en la auditoría debe incorporarse en los papeles de trabajo, los cuales estarán conformados en términos generales, por lo siguiente:
a) Índice. b) Informes y descargos del organismo o ente evaluado. c) Oficio de presentación. d) Memorándum de designación. e) Formularios utilizados. f) Información general del objeto evaluado.
[Escriba aquí]
g) Programa de trabajo. h) Cédulas de trabajo y documentos derivados de la actividad analítica. i) Evidencias que soporten cada hallazgo. j) Cualquier otro documento que el equipo de trabajo considere relevante y
pertinente para los objetivos de la auditoría.
SECCIÓN: ASUNTO:
NORMAS PAPELES DE TRABAJO Las cédulas de trabajo
1. Cada cédula de trabajo debe contener únicamente, la información relacionada con el análisis que se realiza y se redactará en tercera persona del singular.
2. Las cédulas de trabajo, cuestionarios, y demás documentos de la misma índole, deben contener la fecha de elaboración, así como la firma de quien lo elabora, revisa y conforma.
3. Las cédulas de trabajo y en general cualquier documento que elabore el
funcionario asignado, indicarán los datos siguientes:
a) Alcaldía del Municipio Miranda Estado Carabobo. b) Identificación del órgano donde se practica la auditoría. c) Título asignado al documento, según la materia o información contenida en el
mismo y la fuente de donde se extrajo la información.
4. Para garantizar la confiabilidad de los datos numéricos contenidos en el informe, es necesario que el auditor compruebe todas las operaciones matemáticas incluidas en las cédulas de trabajo y documentos examinados, dejando constancia de ello mediante el uso de las marcas de auditoría utilizadas con su correspondiente significado.
5. Para distinguir la referencia, marcas de auditoría y número de páginas se utilizarán los colores siguientes:
a) Azul. Para referencias y marcas de auditoría b) Negro. Para Número de páginas.
[Escriba aquí]
6. Cuando los datos de diferentes documentos estén relacionados entre sí, se dejará constancia en ambos mediante referencia cruzada, ver Anexo Nº 4 Referencia Cruzada.
SECCIÓN: ASUNTO:
NORMAS PAPELES DE TRABAJO Las marcas de auditoría
1. Se utilizarán como marcas de auditorías las de uso común, a continuación se presentan algunas de ellas:
Cotejado con otro documento Ç
Conciliación
Verificada la documentación V/
Cálculos comprobados C/
Verificado con el Mayor M/
Totales verificados T=/
Sumas verificadas Z/
Examinado Є
Inspeccionado I
Pendientes, no se obtuvo información ?
Amerita una aclaratoria !
Indica que se debe elaborar una cédula Ѕ
Indica que se elaboró una cédula S=E
2. Las situaciones no contempladas expresamente en la norma anterior serán resueltas por el auditor, definidas suficientemente por éste en los respectivos papeles de trabajo.
SECCIÓN: ASUNTO:
[Escriba aquí]
NORMAS PAPELES DE TRABAJO Referenciación de los papeles de trabajo
1. Los documentos que forman los papeles se identificarán conforme al modelo que se presenta seguidamente:
E
A. Tipo de auditoría AO: Auditoría Operativa
AG: Auditoría de Gestión AS: Seguimiento TIC: Auditoría de Tecnología de Información y Comunicación
B. Objeto a evaluar DA: Dirección de Administración AI: Auditoría Interna C: Contrataciones
C. Órgano donde se realiza la auditoría (siglas o acrónimo)
AMM: Alcaldía del Municipio Miranda.
D. Tipo de documento a referenciar: IP: Informe preliminar
PT: Programa de trabajo E. Número de legajo 1/250, 2/5, 3/10 – Hasta 250
2. Para facilitar su estructuración los papeles de trabajo deben referenciarse en el margen superior derecho, con el fin de identificar cada una de las cédulas de trabajo, cuestionarios, actas fiscales y demás documentos.
3. Los documentos que conforman los papeles de trabajo contendrán tantos
legajos como sean necesarios y se archivarán en carpetas manilas de dos (2) tapas tamaño oficio con un aproximado de doscientos cincuenta (250) folios.
4. En cada legajo de documentos debe colocarse la numeración correlativa separada por una barra, que indique el número total de las páginas del legajo. Por ejemplo:1/250, 2/5, 3/10, etc.
A B C
D
[Escriba aquí]
5. El cruce de referencia se realizará en las cédulas de trabajo que lo ameriten y en el informe del auditor para facilitar la ubicación de los soportes documentales de las observaciones plasmadas.
6. Cada carpeta incluirá un índice que permita que los documentos sean
localizados y consultados fácilmente, el mismo podrá ser alfabético, numérico o alfa numérico.
SECCIÓN: ASUNTO:
NORMAS PAPELES DE TRABAJO Supervisión
Para asegurar la calidad en esta fase, el jefe del Departamento de Control Posterior- si lo hubiese, deberá revisar los papeles de trabajo para determinar si la evidencia contenida en ellos es necesaria, suficiente y pertinente, tal como están expresadas en el informe del auditor. PROCEDIMIENTOS SECCIÓN: ASUNTOS: PROCEDIMIENTO PLANIFICACIÓN DE LA AUDITORÍA
RESPONSABLE: ACCIÓN:
Auditor Interno 1. Seleccionan el objeto a evaluar.
2. Seleccionan el equipo de trabajo, de conformidad con lo establecido en la norma Nº 1 del Asunto: Planificación de la Auditoría- Equipo de trabajo, de este Manual.
Auditor Interno
Jefe Departamento- si lo
hubiese/
3. Analizan el objetivo general establecido en el POA y definen los objetivos específicos y el alcance de la auditoría.
Funcionario asignado
y/o equipo de trabajo – si lo
4. Recibe del nivel jerárquico correspondiente la acreditación formal para realizar la auditoría (M-02) y actúa de la manera siguiente:
[Escriba aquí]
hubiese • Realiza las gestiones necesarias para obtener el conocimiento general del objeto a evaluar, de acuerdo con lo establecido en la norma N° 1, Asunto: Planificación de la Auditoría -Conocimiento general del objeto a evaluar, de este Manual.
• Realiza la evaluación preliminar del sistema de control interno, de acuerdo con las normas N° 1 y 2 del Asunto: Planificación de la Auditoría –Evaluación preliminar del sistema de control interno y selección de áreas críticas.
• Determina el nivel de riesgo de la auditoría, de acuerdo con lo establecido en las normas 1, 2 y 3 del Asunto: Planificación-Evaluación del riesgo.
• Elabora los formularios siguientes: Visión General de la Auditoría, form: 01, Evaluación del Riesgo de la Auditoría, form.: 02
SECCIÓN: ASUNTOS: PROCEDIMIENTO PLANIFICACIÓN DE LA AUDITORÍA
RESPONSABLE: ACCIÓN:
Funcionario asignado
y/o equipo de trabajo – si lo
hubiese
5. Selecciona la posible muestra de auditoría y elabora el programa de trabajo, de acuerdo con lo establecido en las normas N° 1 y 2 del Asunto: Planificación de la Auditoría - Muestra de auditoría y las normas N° 1, 2 y 3 Programa de trabajo, de este Manual.
6. Entrega al Jefe del Departamento- si lo hubiese o a su efecto al Auditor los documentos mencionados en el paso 4 y 5 de este Manual, para su revisión.
Jefe Departamento- si lo
hubiese/
7. Revisa y evalúa los documentos mencionados anteriormente:
7.1. No aprueba: gira instrucciones. 7.2. Aprueba: firma y entrega al Auditor para su
revisión. Auditor Interno 8. Recibe y evalúa los documentos mencionados en
los pasos N° 4 y 5, de este procedimiento. 8.1. No aprueba: gira instrucciones
[Escriba aquí]
8.2. Aprueba: coloca firma y devuelve al Jefe Departamento- si lo hubiese/ de no existir se lo pasa al Funcionario asignado y/o equipo de trabajo – si lo hubiesey continúa con el procedimiento N°2 Ejecución de la Auditoría, de este Manual.
SECCIÓN: ASUNTOS: PROCEDIMIENTO EJECUCIÓN DE LA AUDITORÍA
RESPONSABLE: ACCIÓN:
Funcionario asignado
y/o equipo de trabajo – si lo
hubiese
y
Jefe Departamento- si lo
hubiese/
1. Se presenta ante la máxima autoridad o funcionario responsable del objeto evaluado y realiza las acciones siguientes:
a) Entrega el oficio de presentación del funcionario asignado o el equipo de trabajo.
b) Plantea en forma general el objeto de la auditoría.
c) Entrega el formulario Solicitud de Información al Órgano, form.: 04, de ser el caso.
d) Solicita espacio físico, y los recursos necesarios para cumplir con la auditoría.
e) Requiere información sobre el funcionario delegado para certificar documentos.
2. Participa al Jefe del Departamento, la
instalación del equipo de trabajo.
[Escriba aquí]
Jefe Departamento- si lo
hubiese/
3. Revisa con el resto del equipo, el programa de trabajo; distribuye las actividades y establece las estrategias a seguir para cumplir con los objetivos de la auditoría.
Funcionario asignado
y/o equipo de trabajo – si lo
hubiese
4. Analiza la documentación suministrada y lleva a cabo las acciones siguientes:
a) Evalúa los mecanismos de control interno del área crítica detectada en la fase de planificación, aplicando las técnicas de auditoría.
b) Reajusta el tamaño de la muestra de auditoría, de ser el caso
c) Requiere la información complementaria para afianzar la evaluación del control interno y de los procesos medulares o sustantivos y los procesos administrativos u operativos, a través del formulario Solicitud de Información al Órgano, (M- 03), de ser el caso
SECCIÓN: ASUNTOS: PROCEDIMIENTO EJECUCIÓN DE LA AUDITORÍA
RESPONSABLE: ACCIÓN:
Funcionario asignado
y/o equipo de trabajo – si lo
hubiese
5. Analizada la información mencionada en el paso anterior, elabora cédulas de trabajo de conformidad con las normas, Asunto: Cédulas de Trabajo, que formarán parte de los papeles de trabajo; y determina si existen o no desviaciones y su impacto en las operaciones del objeto evaluado:
5.1. Si existen desviaciones:
a) Obtiene copia simple de los documentos que servirán de soporte de la condición encontrada, de ser el caso.
b) Evalúa la posible ocurrencia de actos, hechos u omisiones contrarios a una norma legal o
[Escriba aquí]
sublegal y solicita copia certificada de todos los documentos que puedan formar parte de la evidencia de auditoría, de conformidad con la norma N° 4, Asunto: 2. Ejecución de la Auditoría-Hallazgo de la auditoría
c) Levanta acta fiscal, de ser el caso. d) Compara la condición del hecho o situación
encontrada con los criterios y determina cumplimientos o desviaciones.
e) Determina las causas de las desviaciones y aplica las técnicas de auditoría para obtener las evidencias.
f) Determina el efecto o consecuencia de la situación encontrada en las operaciones del objeto evaluado.
g) Elabora el formulario Análisis de Hallazgo, (Form.: 03) y continúa con el paso 6 5.2.En caso contrario, continúa con el
procedimiento Coordinador. SECCIÓN: ASUNTOS: PROCEDIMIENTO EJECUCIÓN DE LA AUDITORÍA
RESPONSABLE: ACCIÓN:
Jefe Departamento- si lo
hubiese/
6. Evalúa el cumplimiento de las actividades previstas en el programa de trabajo, de acuerdo con el tiempo estimado para su realización, recursos asignados y las posibles dificultades encontradas en el objeto evaluado y determina:
6.1.Si culminaron las actividades previstas en el Programa de Trabajo, continúa con el paso 9 del procedimiento.
6.2.No se culminaron las actividades del Programa de trabajo, comunica al Auditor de conformidad con la norma Nº 3, Asunto:
[Escriba aquí]
Ejecución de la Auditoría-Prórroga de la Auditoría y continúa con el paso 7 y siguientes de este procedimiento.
Auditor 7. Analiza la situación y gira las instrucciones
correspondientes.
Funcionario asignado
y/o equipo de trabajo – si lo
hubiese
8. Entrega al funcionario responsable del objeto evaluado, el espacio físico y recursos requeridos en el literal d) del paso Nº 1 de este procedimiento.
SECCIÓN: ASUNTOS: PROCEDIMIENTO PRESENTACIÓN DE LA AUDITORÍA
RESPONSABLE: ACCIÓN:
Funcionario asignado
y/o equipo de trabajo – si lo
hubiese
1. Consolida los resultados obtenidos en la auditoría, conforman los papeles de trabajo y elabora dos (2) ejemplares del informe del auditor, los cuales deben estar firmados por cada uno de los integrantes del equipo.
a) Un (1) ejemplar lo archiva en los papeles de trabajo.
b) El otro ejemplar lo entregan al Jefe departamental- si lo hubiese, o a su efecto al Auditor, junto con los papeles de trabajo sin referenciar.
[Escriba aquí]
Jefe Departamento- si lo
hubiese/
2. Recibe los documentos mencionados anteriormente y verifica:
a) Alcance y muestra b) Criterios aplicados c) Vinculación de las observaciones y los
hallazgos con los objetivos específicos de la auditoría.
d) Metodología utilizada. e) La suficiencia, competencia y pertinencia de
las evidencias documentales contenida en los papeles de trabajo.
2.1. No aprueba: gira instrucciones. 2.2.Aprueba: devuelve al funcionario asignado para que elabore el informe preliminar y coloca media firma en el informe preliminar.
3. Elabora el (los) oficio (s) de remisión del informe preliminar, de conformidad con lo establecido en la norma N° 5, Asunto: Presentación de Resultados, Informe Preliminar y se lo remite al Auditor. Ver (M-05)
Auditor 4. Recibe el informe preliminar y revisa, el (los)
oficio (s) de remisión y realiza las acciones siguientes:
4.1. No aprueba: gira instrucciones. 4.2. Aprueba: firma el (los) oficio (s) de remisión, entrega a la secretaria u otro personal asignado para su tramitación.
SECCIÓN: ASUNTOS: PROCEDIMIENTO PRESENTACIÓN DE LA AUDITORÍA
RESPONSABLE: ACCIÓN:
Jefe Departamento- si lo
hubiese/
5. Recibe un (1) ejemplar de los documentos tramitados, entrega al funcionario asignado para que lo incorpore en los papeles de trabajo.
Funcionario asignado
y/o equipo de trabajo – si lo
hubiese
6. Incorpora el informe preliminar y el (los) oficio (s) de remisión en los papeles de trabajo.
7. Deja transcurrir el tiempo para que la autoridad
[Escriba aquí]
responsable del objeto evaluado remita los alegatos a las observaciones y/o hallazgos presentados en el informe preliminar:
7.1. No recibe escrito de alegatos por parte de la autoridad responsable del objeto evaluado, continua con el paso Nº 15. 7.2. En caso contrario, continúa con el procedimiento.
8. Evalúa, junto con el equipo de trabajo, los alegatos remitidos por el responsable del objeto evaluado.
9. Elabora y coloca media firma en el informe
definitivo; ordena al equipo de trabajo la referenciación de los papeles de trabajo y entrega al Jefe del Departamento- si lo hubiese para su revisión.
Jefe Departamento- si lo
hubiese/
10. Revisa el informe definitivo; los papeles de trabajo y realiza las acciones siguientes:
10.1.No aprueba: gira instrucciones 10.2.Aprueba: coloca media firma en los
documentos antes mencionados y entrega al Auditor para su revisión y aprobación.
SECCIÓN: ASUNTOS: PROCEDIMIENTO PRESENTACIÓN DE LA AUDITORÍA
RESPONSABLE: ACCIÓN:
Auditor 11. Recibe los documentos mencionados anteriormente y realiza las acciones siguientes:
11.1.No aprueba: gira instrucciones. 11.2.Aprueba: firma el informe definitivo y
devuelve al Jefe del Departamento para su tramitación.
[Escriba aquí]
Jefe Departamento- si lo
hubiese/
12. Informa al funcionario asignado que prepare el (los) oficio (s) de remisión del informe definitivo de acuerdo al nivel jerárquico que corresponda, de conformidad con lo establecido en la norma N° 3, Asunto: Presentación de Resultados-Informe Definitivo. Ver (M-06)
Funcionario asignado
y/o equipo de trabajo – si lo
hubiese
13. Prepara y coloca media firma en el (los) oficio (s) de remisión y lo entrega junto con el informe definitivo al Jefe del departamento para su revisión.
Jefe Departamento- si lo
hubiese/
14. Recibe el informe definitivo, junto con el (los) oficio (s) y realiza las acciones siguientes:
14.1.No aprueba: gira instrucciones 14.2.Aprueba: coloca media firma, en el (los)
oficio (s) de remisión y entrega junto con el informe definitivo al Auditor para su revisión y aprobación.
Auditor 15. Recibe los documentos mencionados anteriormente y realiza las acciones siguientes:
15.1. No aprueba: gira instrucciones. 15.2. Aprueba: firma el (los) oficio (s) de remisión o coloca su media firma, según el nivel jerárquico a quien esté dirigido de conformidad con la norma N° 3, Asunto: Presentación de Resultados- Informe Definitivo, y entrega a la secretaria para su tramitación. 15.3. Ordena que se envié al órgano evaluado el respectivo oficio junto con el Informe.
Secretaria
o personal asignado
Recibe los documentos mencionados en el paso anterior realiza las acciones siguientes:
SECCIÓN: ASUNTOS: PROCEDIMIENTO PRESENTACIÓN DE LA AUDITORÍA
RESPONSABLE: ACCIÓN:
Secretaria o
personal asignado
Del informe definitivo:
a) Remite dos (1) ejemplar al órgano evaluado,
[Escriba aquí]
así como cualquier otra autoridad a quién legalmente le esté atribuida la posibilidad de adoptar las medidas correctivas.
b) Entrega al Jefe del Departamento un (1) ejemplar para que lo incorpore en los papeles de trabajo.
c) Archiva un (1) ejemplar en el control
respectivo, junto con el oficio de remisión. Nota: Una vez comunicado el informe definitivo, se deberá elaborar la respectiva síntesis en forma de resumen ejecutivo, para lo cual se deberá llevar en forma digital.
SECCIÓN: ASUNTOS: FORMULARIOS
1. Visión General de la Auditoría, (Form: 01)
2. Evaluación de Riesgos, (Form.: 02)
3. Análisis de Hallazgos, (Form.: 03)
Visión General de la Auditoría, (Form: 01)
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Evaluación de Riesgos, Form.: 02
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Análisis de Hallazgos, Form.: 03
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SECCIÓN: ASUNTOS: MEMORANDUM MODELOS
1. Memorándum de designación del abogado. (M-01)
2. Memorándum de designación del auditor. (M-02)
3. Oficio para solicitar información. (M-03)
4. Oficio de presentación. (M-04)
5. Oficio para remitir el informe preliminar. (M-05)
6. Oficio para remitir el informe definitivo. (M-06)
7. Oficio de solicitud de copias certificadas. (M-07)
8. Oficio de solicitud de certificación de cargos. (M-08)
[Escriba aquí]
MEMORÁNDUM DE DESIGNACIÓN DEL ABOGADO. (M-01)
[Escriba aquí]
MEMORÁNDUM DE DESIGNACIÓN DEL AUDITOR. (M-02)
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OFICIO PARA SOLICITAR INFORMACIÓN. (M-03)
[Escriba aquí]
[Escriba aquí]
OFICIO DE PRESENTACIÓN. (M-04)
[Escriba aquí]
OFICIO PARA REMITIR EL INFORME PRELIMINAR. (M-05)
[Escriba aquí]
[Escriba aquí]
OFICIO PARA REMITIR EL INFORME DEFINITIVO. (M-06)
[Escriba aquí]
OFICIO DE SOLICITUD DE COPIAS CERTIFICADAS. (M-07)
[Escriba aquí]
OFICIO DE SOLICITUD DE CERTIFICACIÓN DE CARGOS. (M- 08)
[Escriba aquí]
[Escriba aquí]
SECCIÓN: ASUNTOS: ANEXOS 1. TÉCNICAS DE AUDITORÍA Las técnicas de auditoría son métodos prácticos de investigación y prueba que utiliza el auditor para obtener evidencias que fundamente su opinión; éstas al ser aplicadas se convierten en procedimientos de auditoría. Las más utilizadas son:
• Técnicas de Verificación Ocular: consisten en verificar en forma directa como los responsables desarrollan y documentan los procesos o procedimientos mediante los cuales se ejecutan las actividades objeto de control; permiten visualizar lo que el auditor requiere de la organización, instalaciones físicas, relación con el entorno, etc.
• Observación: es el examen ocular realizado para cerciorarse cómo se
ejecutan las operaciones. Ésta técnica es de utilidad en todas las fases de auditoría. Permite al auditor verificar ciertos hechos y circunstancias, especialmente las relacionadas con la forma de ejecución de las operaciones, apreciando personalmente, de manera abierta o discreta, cómo ejecuta, el personal del órgano o ente, una o varias operaciones.
• Comparación: consisten en observar la similitud o diferencia existente entre
dos (2) o más elementos. En la fase de ejecución se efectúa la comparación de resultados, contra criterios aceptables, facilitando de esa forma, la evaluación por el auditor y la elaboración de observaciones, conclusiones y recomendaciones.
• Rastreo: es utilizada para dar seguimiento y controlar de un punto a otro, de manera progresiva o regresiva, una operación, un proceso interno determinado o, de un proceso a otro, realizado por una unidad operativa dada.
• Revisión analítica: radica en el análisis de índices, indicadores, tendencias y
la investigación de las fluctuaciones, variaciones y relaciones que resulten inconsistentes o se desvíen de las operaciones pronosticadas.
Técnicas de Verificación Oral: consisten en obtener información verbal mediante averiguaciones o indagaciones dentro o fuera de la entidad sobre posibles puntos débiles en la aplicación de procedimientos y prácticas que el auditor considere relevante para su trabajo. La evidencia que se tenga a través de ésta técnica debe
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documentarse adecuadamente; describiendo las partes involucradas y los aspectos tratados.
• Indagación: es el acto de obtener información verbal sobre un asunto, mediante averiguaciones directas o conversaciones con los funcionarios del órgano, ente o terceros, sobre posibles puntos débiles en la aplicación de los procedimientos, prácticas u otras situaciones que tengan incidencia en el trabajo de auditoría. Esta técnica puede suministrar un elemento de juicio satisfactorio; sin embargo, los resultados obtenidos por sí solos no constituyen evidencia suficiente.
• Entrevista: puede ser efectuada al personal de la entidad auditada o a
personas beneficiarias de los programas o proyectos. Para obtener mejores resultados ésta debe prepararse apropiadamente, seleccionando con antelación quienes serán entrevistados, definiendo las preguntas a formular, alertando al entrevistado acerca del propósito y puntos a ser abordados.
Asimismo, los aspectos considerados relevantes deben ser documentados y/o confirmados por otras fuentes y su utilización aceptada por la persona entrevistada.
• La encuesta: es un conjunto de preguntas tipificadas, dirigidas a una muestra representativa de un universo determinado, para averiguar estados de opinión.
• El cuestionario: consiste en obtener información útil para la auditoría,
efectuando preguntas a funcionarios, empleados o terceros interesados. Cuando el cuestionario es realizado al auditado, es necesario corroborar las conclusiones elaboradas a partir de la aplicación de otros procedimientos.
Técnicas de Verificación Escritas: consisten en registrar o plasmar información que a juicio del auditor sea importante dentro de su trabajo.
• Análisis: consiste en la separación y evaluación crítica, objetiva y minuciosa de los elementos o partes que conforman una operación, actividad, transacción o proceso, con el fin de establecer su naturaleza, su relación y conformidad con los criterios normativos y técnicos existentes. Los procedimientos de análisis están referidos a la comparación de cantidades, porcentajes y otros. Las técnicas de análisis son especialmente útiles para determinar las causas y efectos de los hallazgos de auditoría.
Confirmación: es la técnica que permite comprobar la autenticidad de los registros y documentos analizados, a través de información directa o por escrito, otorgada por
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funcionarios que realizan o participan en operaciones sujetas a evaluación otra forma de confirmaciones la que se presenta cuando se solicita a una persona independiente al órgano o ente auditado información de interés que sólo ella puede suministrar.
• Conciliación: consiste en establecer la correspondencia y confiabilidad entre dos registros independientes, pero relacionados entre sí, a la vez, determinar validez y veracidad de los informes, registros y resultados que están siendo examinados.
• Diagrama de Flujo: consiste en describir, en forma gráfica, la secuencia de las operaciones de un ciclo del órgano, ente o proceso.
Técnicas de Verificación Documental: consisten en obtener información escrita que permita soportar las afirmaciones, análisis o estudios realizados por los auditores.
• Comprobación: se aplica en el curso de una auditoría, con el objeto de verificar la existencia, legalidad, autenticidad y legitimidad de las operaciones efectuadas por un órgano o ente, mediante la verificación de los documentos que la justifiquen.
• Técnica de Verificación Física (Inspección): es el examen físico y ocular de activos, obras, documentos y valores, con el objeto de establecer su existencia, medidas, accesorios, cantidades, atributos técnicos, estado en que se encuentran y autenticidad. La aplicación de esta técnica es de mucha utilidad, especialmente en la constatación de efectivo, valores, activos fijos y otros equivalentes.
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SECCIÓN: ASUNTOS: ANEXOS 2. DETERMINACIÓN, REDACCIÓN Y
SOPORTE DEL HALLAZGO DE AUDITORÍA
Los hallazgos representan una situación o hecho juzgado a la luz de la comparación con los criterios técnicos o legales que regulan las situaciones, operaciones, procesos o actividad del órgano o ente objeto de estudio, y que los auditores han encontrado durante su evaluación y otras informaciones pertinentes, que a juicio de los auditores, identifiquen, suficientemente, la desviación que incide en forma negativa en la gestión del objeto evaluado. La descripción de cada hallazgo contendrá el desarrollo de cada uno de sus cuatro (4) elementos, que son: condición, criterio, causa y efecto; aspectos imprescindibles para su construcción. ELEMENTOS DEL HALLAZGO
1. Condición Situación o hecho relevante encontrado en la ejecución de la auditoría, cuyo grado de desviación debe ser demostrado Corresponde a la descripción objetiva e imparcial de la situación o deficiencia encontrada en los documentos, procesos u operaciones analizadas. El auditor no debe incorporar en su redacción calificaciones, juicios de valor u opiniones que dejen ver la relación del hecho encontrado con normas o ilícitos establecidos, por lo que no deberá utilizar expresiones tales como: “en contravención”, “contraviniendo”, etc; asimismo, debe omitir la mención de nombres de personas involucradas en los hechos irregulares. En este aspecto se realizan las verificaciones necesarias para establecer claramente todos los hechos pertinentes, en términos sencillos. La condición debe responder los interrogantes siguientes: “qué-cuándo-dóndecómo”. Ésta incluye la comparación de operaciones reales con criterios establecidos. La condición puede adoptar tres formas:
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a) Los criterios no se aplican en forma satisfactoria b) Los criterios no se aplican; y c) Los criterios se están aplicando parcialmente
2. Criterio Constituye la norma legal o técnica, los principios de general aceptación, que regulan la ejecución de una actividad. Comprende la concepción de lo que debe ser, con lo cual el auditor compara la condición del hecho o situación encontrada y determina cumplimientos o desviaciones. Para su inclusión en el hallazgo el auditor debe transcribir la norma describiendo el deber ser en los términos previstos en el instrumento que lo contiene, sin hacer juicios de valor respecto de las diferencias con la condición encontrada. En general los criterios de auditoría son:
a) Criterios legales: cuando están establecidos en una disposición legal o sublegal que rige la materia u órgano o ente objeto de la auditoría.
b) Criterios técnicos: disposición legal o sublegal referidas al ejercicio técnico
profesional de la materia u órgano o ente objeto de la auditoría.
c) Criterios de sana administración y control: referidos al manejo profesional de la gestión, administración y control de los bienes y procesos del órgano o ente objeto de la auditoría. Los criterios de auditoría pueden derivarse de diversas fuentes, tales como: disposiciones legales y sublegales; normativas técnicas, estándares de general aceptación profesional, opinión de expertos; además: que deban seguir en la planificación, conducción o evaluación de las operaciones, el presupuesto y sus modificaciones, los informes anuales de los órganos y entes, entre otros.
3. Causa
Es la razón fundamental por la cual ocurrió la condición, o el motivo por el que no se cumplió el criterio. Su identificación es fundamental para el desarrollo de recomendaciones constructivas que erradiquen, disminuyan o prevengan la recurrencia de la condición. Para identificar las causas, el auditor debe preguntarse el por qué de cada condición, hasta descubrir las razones que originaron la desviación. Es necesario investigar y comprobar las posibles causas, descartando las que no se puedan probar y evidenciando la causa real. A tal fin no basta tomar como válidas las justificaciones que dan por escrito los funcionarios del órgano o ente evaluado.
[Escriba aquí]
Las causas más recurrentes en los problemas detectados en la administración de los recursos públicos son, entre otras:
• Deficiencias en la comunicación entre dependencias o personas • Falta de conocimiento de los requisitos • Negligencia o descuido • Procedimientos inadecuados, inexistente, obsoletos o imprácticos • Escasez de recursos humanos, materiales o financieros • Debilidades de control que no permiten advertir oportunamente el problema • Falta de delegación de autoridad • Falta de capacitación • Falta de mecanismos de seguimiento y monitoreo 4. Efecto
Es la consecuencia real o potencial, cuantitativa o cualitativa que resulta de la condición encontrada; con importancia notable para persuadir a la administración de que es necesaria una acción correctiva para alcanzar los objetivos y las metas. Los efectos pueden ser, entre otros:
• Uso antieconómico o ineficiente de los recursos humanos, materiales y financieros
• Pérdida de ingresos potenciales • Mayores costos. • Daños al patrimonio público • Incumplimiento de disposiciones legales • Inefectividad en el trabajo • Gastos indebidos • Informes o registros pocos útiles, poco significativos o inexactos • Control inadecuado de recursos o actividades.
CRITERIOS DE REDACCIÓN PARA LOS HALLAZGOS DE AUDITO RÍA Para la redacción del hallazgo, es recomendable que el auditor tome en consideración los siguientes aspectos:
• La redacción debe realizarse en tercera persona, con estilo descriptivo o narrativo; usando una secuencia de ideas u oraciones concretas agrupadas en un texto que permitan la interpretación por parte del lector de una idea: se elegirá el estilo descriptivo cuando la idea a expresar se refiera a un proceso o secuencia de actividades: se elegirá el estilo narrativo cuando la idea a
[Escriba aquí]
expresar se refiera a hechos sucedidos que deben narrarse en secuencia para lograr la transmisión de la idea.
• Ortografía, composición y redacción clara; cada uno de los componentes del
hallazgo deben redactarse de manera clara, con la buena utilización de las reglas gramaticales y ortográficas de nuestro idioma. No importa el orden de los elementos del hallazgo dentro de la redacción, de lo que se debe cuidar el auditor es señalar lo que quiere expresar, libre de ambigüedades.
• Brevedad y concreción; se deben expresar las ideas principales de manera breve y concreta, sin el uso de muchos adornos o recursos idiomáticos que extiendan el contenido del texto y pierdan en el lector la secuencia de ideas expresas. Ser concretos implica escoger las principales ideas fundamentales para enunciar, sin explicar o re explicar las mismas en otros párrafos. Sin embargo, hay que tener presente que este hecho no está relacionado con la extensión del hallazgo, si a juicio del auditor, a efectos de mostrar claramente el hallazgo determinado, es necesario extenderse para explicar algunos aspectos adicionales, éste debe hacerlo.
SOPORTE DEL HALLAZGO DE AUDITORÍA El auditor debe obtener las evidencias o pruebas que respaldan el contenido del informe de auditoría, que le permitan tener la certeza razonable de que los hechos revelados se encuentran satisfactoriamente comprobados; y que existe la relación entre éstas y los hechos que se pretenden comprobar; con el objeto de fundamentar los juicios, opiniones, conclusiones y recomendaciones que se formulen. Atributos de las Evidencias El auditor debe obtener evidencia suficiente, competente y relevante mediante la aplicación de procedimientos de control o también llamados procedimientos de cumplimiento y procedimientos sustantivos, a través de las técnicas de auditoría. Los atributos de la evidencia pueden referirse a:
• Suficiencia de la evidencia; es aquella evidencia tan veraz, adecuada y convincente que al ser informada a una persona que no haya mantenido una relación directa con la auditoría y no tiene conocimiento específico del asunto, arribe a la misma conclusión del auditor sin requerir de explicaciones orales. Implica el requisito de buenos papeles de trabajo, que requieren que sean claros, comprensibles en sí mismos, sin explicaciones verbales innecesarias. Los papeles de trabajo deben contener, para cada paso requerido en el proceso, resúmenes claros o extractos de documentos necesarios para demostrar el trabajo efectuado y los resultados obtenidos.
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• Competencia; la evidencia debe ser válida, apropiada y consistente. La validez de la evidencia depende en gran medida de las circunstancias en que se obtiene y, en general, se debe considerar lo siguiente:
� Cuando la evidencia se obtiene de fuentes independientes a la organización auditada, ésta proporciona mayor confianza que cuando proviene únicamente de la organización.
� Cuando la información que respalda la gestión se prepara en condiciones satisfactorias de control interno, hay mayor confiabilidad que cuando se reúne en condiciones deficientes de control interno.
� Los documentos originales son más confiables que sus copias. � La evidencia que se obtiene físicamente mediante un examen, observación,
cálculo o inspección realizada durante la auditoría es más confiable que la que se obtiene en forma indirecta.
� La evidencia testimonial obtenida en circunstancias que permite a los informantes expresarse libremente es más confiable que aquella que se obtiene en circunstancias comprometedoras.
• Relevante (Pertinencia); la evidencia relevante es aquella que es pertinente y
válida y se relaciona con el hallazgo específico. Los papeles de trabajo e información acumulada al desarrollar un hallazgo específico deben tener una relación directa con el mismo y las recomendaciones. Debe evitarse la acumulación indiscriminada de papeles y documentos referidos al tema, pero que no tienen ninguna relación directa con el hallazgo de auditoría.
TIPOS DE EVIDENCIAS La evidencia de auditoría puede clasificarse en cuatro tipos:
1. Evidencia física: se deriva de la aplicación de las técnicas oculares, tales como la inspección u observación directa de las actividades, bienes y/o sucesos, control perceptivo, entre otras. La evidencia de esta naturaleza puede presentarse en forma de memoranda, fotografías, gráficas, mapas o muestras materiales.
2. Evidencia documental: se deriva de la aplicación de las técnicas
documentales, tales como la comprobación y la computación, entre otras. Consiste en información elaborada, como la contenida en cartas, contratos, registros, facturas y documentos de administración. La evidencia documental es, en la potestad investigativa, la prueba más utilizada por los auditores, implica localizar y traer al expediente copias certificadas de los documentos probatorios del hecho que se quiere probar.
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3. Evidencia testimonial: se obtiene por la vía oral, de terceras personas en
forma de declaraciones hechas en el curso de la actuación, entrevistas, encuestas, cuestionarios, interrogatorios o indagaciones dentro o fuera del órgano o ente. Las declaraciones deberán corroborarse, siempre que sea posible, mediante evidencia adicional. También será necesario evaluar la evidencia testimonial para cerciorarse de que los informantes no hayan estado influenciados por perjuicios o tuvieran sólo conocimiento parcial del área evaluada.
4. Evidencia analítica: es aquella derivada de la aplicación de las técnicas
analíticas propias de la auditoría, tales como: el cálculo, la comparación, la consolidación, conciliación, entre otras.
SECCIÓN: ASUNTOS: ANEXOS 3. LA MUESTRA DE AUDITORÍA El muestreo de auditoría, es un medio que se utiliza para obtener información sobre una población o universo, entendiendo que no pueden aplicarse a la totalidad de las operaciones del órgano o ente, sino que se restringen a algunos de ellos; ese conjunto constituye una muestra, que sirve de base razonable para la presentación de los resultados. Sin embargo, es importante mencionar que al diseñar procedimientos de auditoría, el equipo de trabajo podrá determinar los medios apropiados de elegir partidas u operaciones dependiendo de las circunstancias. Los medios disponibles son: la selección de todas las partidas, es decir el 100%; la selección de partidas específicas y el muestreo de la auditoría. El equipo de trabajo puede seleccionar partidas específicas de un universo basado en factores tales como: conocimiento del objeto evaluado, evaluaciones preliminares de los riesgos inherentes y de control, y las características del universo que se somete a prueba. La selección basada en partidas específicas está sujeta a riesgos no provenientes del muestreo. Las partidas u operaciones seleccionadas pueden incluir:
• Partidas claves: se seleccionan partidas específicas dentro del universo porque sus montos son relevantes o porque muestren otra característica, por ejemplo: son sospechosas, no comunes, particularmente propensas a riesgo o que tienen un historial de error.
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• Partidas representativas: las cuales cubren una cierta cantidad: el equipo de
trabajo puede decidir examinar partidas cuyos valores exceden un cierto monto, con el objeto de verificar un porcentaje elevado del saldo total de la cuenta o transacción.
• Partidas para obtener información: éstas podrán examinarse para obtener
información sobre asuntos tales como, negocio del cliente, la naturaleza de las transacciones, los sistemas de contabilidad y de control interno.
La aplicación de estas pruebas selectivas constituye un medio efectivo para reunir evidencias, pero no constituye muestreo de auditoría. Los resultados no pueden proyectarse a todo el universo. En tal sentido, se debe considerar la necesidad de obtener evidencias adicionales respecto al universo, cuando a las partidas, transacciones y operaciones sobre las cuales no se efectuaron pruebas son importantes. El Muestreo de la Auditoría. Se entiende por muestra representativa aquella que lleva a inferir que el comportamiento de dicha muestra es equivalente al comportamiento del universo. En tal sentido, el equipo de trabajo al considerar los factores de riesgos, tendrá que decidirse o no, por el método idóneo para seleccionar la muestra y el tamaño de ésta, ya que no es posible abarcar la totalidad de las operaciones vinculadas con el objeto evaluado. Se emplean dos enfoques de las técnicas de muestreo, como son: muestreo no estadístico y estadístico. Etapas del muestreo El muestreo de auditoría, (estadístico o no), involucra las etapas siguientes:
• Planificación y diseño de la muestra: a tal efecto se considerarán algunos factores como: el objetivo de la prueba de auditoría, la población de la cual se escogerá la muestra y la posibilidad de estratificación, es decir, de dividir la población en sub-poblaciones distintas, basados en algunas de sus características únicas, entre otros.
• Determinación del tamaño de la muestra y selección de las partidas; para ello
pueden utilizarse fórmulas del muestreo estadístico o basarse en las habilidades y el juicio profesional del auditor.
• Evaluación de las partidas u operaciones; el equipo de trabajo debe aplicar los
procedimientos de auditoría relacionados con los objetivos específicos de la
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auditoría y específico a cada partida u operación; si estas no resultaren apropiados para la aplicación del procedimientos se debe reemplazar.
• Evaluación de resultados.
De apreciación o no estadístico Los ítems a ser incluidos en la muestra son determinados de acuerdo a criterios. En este tipo de muestreo el tamaño, selección y evaluación de las muestras obedece a criterios subjetivos; por lo que, es más factible que ocurran desviaciones. Existen planes de muestreo no estadístico. A continuación se mencionan algunos de ellos:
• Muestreo por Cuotas: también denominado accidental, se asienta generalmente sobre la base de un buen conocimiento de los estratos de la población y/o de los individuos más representativos, para los fines de la investigación. En este tipo de muestreo se fijan unas cuotas que consisten en un número de datos.
• Muestreo Intencional: se caracteriza por obtener muestras representativas
mediante la inclusión en la muestra de grupos típicos. Es muy frecuente su utilización en sondeos preelectorales de zonas que en anteriores votaciones han marcado tendencias de voto.
• Muestreo Incidental: se trata de un proceso en el que el investigador
selecciona directa e intencionalmente los individuos de la población.
• Bola de Nieve: se localiza a algunos individuos, los cuales conducen a otros, y estos a otros, y así hasta conseguir una muestra suficiente.
Estadístico Es aquel procedimiento que aplica técnicas de estadísticas para el diseño, selección y evaluación de la muestra; provee al equipo de trabajo de una medición cuantitativa de su riesgo. Este tipo de muestreo ayuda a diseñar una muestra eficiente, permite medir la eficiencia de la evidencia comprobatoria obtenida; y evaluar los resultados de la muestra. Estos pueden ser:
• Muestreo aleatorio simple: es el método que consiste en seleccionar los elementos que integrarán la muestra mediante un procedimiento aleatorio (azar). Ejemplo: se asigna un número diferente de cada elemento del universo
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y se seleccionan los que integrarán la muestra por medio de una tabla de números aleatorios o por fichas numeradas que se extraen de un bombo.
• Muestreo sistemático: se establece una forma de selección que se repite
siguiendo un intervalo prefijado, el cual responde a la fórmula:
k= N/n, donde: k: número entero que representa al intervalo de selección N: tamaño del Universo o Población n: tamaño que se fijó para la Muestra Se toma como punto de arranque cualquier punto situado entre 1 y k, a partir del cual se va adicionando el valor k.
Ejemplo: para controlar la calidad de los exámenes complementarios realizados en un laboratorio clínico, el jefe de laboratorio decide repetir personalmente la prueba a 10 de las 250 extracciones de sangre realizadas ese día.
N = 250 n = 10 k = 250/10=25 Se escoge como punto de arranque cualquier número entero entre 1 y 25 para iniciar la selección. Supongamos que se escoge el 8, la muestra quedará entonces integrada por las extracciones número: 8, 33, 58, 83 108, 133, 158, 183, 208 y 233.
• Muestreo estratificado: los elementos son seleccionados atendiendo a su pertenencia a determinada clase o estrato, de manera que en la muestra estén representados los elementos de cada clase en la misma proporción en que lo están en la población objeto de estudio. Ejemplo: se requiere determinar la proporción de fumadores entre los pobladores de una comunidad, según el sexo. Se fijó que el tamaño de la muestra debe ser de 300 individuos. Se opera de la manera siguiente: si el tamaño de la muestra representa, por ejemplo, el 20% del tamaño del universo, se selecciona el 20% del total de mujeres y de hombres respectivamente.
• Muestreo por conglomerado: los elementos son seleccionados en forma
agrupada del universo, siguiendo algún criterio determinado de grupo de pertenencia. Ejemplo: para identificar los factores de riesgo vulnerables de la enfermedad ateroesclérotica en los trabajadores agrícolas de una provincia,
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seleccionan aleatoriamente un número de cooperativas de producción agropecuaria y se estudian a todos los trabajadores de dichos centros.
• Muestreo combinado: es la forma de muestreo que resulta de combinar en
varias etapas dos o más de los métodos antes descritos.
Ejemplo: para un estudio sobre enfermedades de transmisión sexual en un municipio, se selecciona un tercera parte de los consultorios del médico de la familia del área urbana y del área rural respectivamente (estratificado). La muestra quedará integrada por los adultos de los consultorios seleccionados (por conglomerados). Los dos tipos de muestreo hacen uso del criterio profesional del auditor para la planificación, elaboración y evaluación de una muestra; igualmente si los dos se aplican apropiadamente, pueden proporcionar suficiente evidencia comprobatoria. Para la elección entre muestreo estadístico o probabilístico y no estadístico o no probabilístico, se debe considerar que ambos métodos se basan en la presunción de que una muestra revelará información suficiente acerca del universo en su conjunto, para permitir al auditor llegar a una conclusión sobre el universo. Es importante insistir que ambos métodos se apoyan significativamente en el juicio del auditor. La diferencia entre los dos métodos es el grado de formalidad y estructura involucrada en la determinación del tamaño de la muestra, su selección muestra y la evaluación de los resultados.
ASPECTOS CONCEPTUALES 1.- Conceptos generales Actuación: Es la intervención, diligencia o papel que desempeña el auditor en una determinada actividad. Auditoría de Estado: Es el examen objetivo, sistemático, profesional y posterior de las operaciones financieras, administrativas y técnicas efectuadas por los organismos y entidades sujetas a las disposiciones contenidas en la Ley Orgánica de la Contraloría General de la República.
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Auditor: Es la persona designada por la máxima autoridad, para revisar, examinar y evaluar los resultados de la gestión administrativa y financiera de la Alcaldía Municipal de Miranda y sus entes descentralizados, con el propósito de informar acerca de ellas, realizando las observaciones y recomendaciones pertinentes para mejorar su eficacia y eficiencia en su desempeño. Control Interno: Es un sistema que comprende el plan de organización, las políticas, normas, así como los métodos y procedimientos adoptados dentro de un ente u organismo, para salvaguardar sus recursos, verificar la exactitud y veracidad de su información financiera y administrativa, promover la eficiencia, economía y calidad en sus operaciones, estimular la observancia de las políticas prescritas y lograr el cumplimiento de su misión, objetivos y metas. Control Interno Previo: Comprende los mecanismos y procedimientos operativos y administrativos incorporados en el plan de la organización, en los reglamentos, manuales de procedimiento y demás instrumentos específicos, que deben ser aplicados antes de autorizar o ejecutar las operaciones o actividades asignadas a los órganos y entidades públicas; o de que sus actos causen efecto, por quienes tengan atribuida o encomendadas directamente tales operaciones o actividades, en el respectivodepartamento, sección o cuadro organizativo específico, así como por sus supervisores inmediatos, con el propósito de establecer su legalidad, veracidad, oportunidad, eficiencia, economía y calidad. Control Interno Posterior: Comprende los procedimientos de control incorporados en el plan de la organización y en los reglamentos, manuales de procedimiento y demás instrumentos específicos de cada órgano o entidad, aplicables por los gerentes, jefes o autoridades administrativas de cada departamento, sección o cuadro organizativo, sobre los resultados de las operaciones y actividades realizadas por las unidades administrativas y servidores bajo su directa supervisión. Control Fiscal: Actuación realizada con objetividad e imparcialidad, por quien legalmente tenga la potestad de hacerlo, designada a la vigilancia, fiscalización e inspección de los ingresos, gastos y bienes nacionales, así como las operaciones relativas a los mismos para defensa del patrimonio nacional. Control Fiscal Interno: Unidad de auditoría interna adscrita al máximo nivel jerárquico de la estructura organizativa con independencia dentro de la organización, sin participación en los actos típicamente administrativos u otros de índole similar. Control de gestión: Modalidad de control que se realiza en ejercicio del control interno con el objeto de verificar el cumplimiento o desempeño de las actividades, tareas y acciones ejecutadas por los órganos y entes, que permite medir e informar,
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oportunamente, a los responsables de la toma de decisiones sobre la eficiencia, eficacia, economía, calidad e impacto de su gestión, con acatamiento de las normas que la regulan. Debido Proceso: Derechos derivados directamente de la Constitución de la República Bolivariana de Venezuela como garantías aplicables a toda clase de procedimientos que se ventilen, bien ante la Administración Pública, bien ante el Poder Judicial. Así, para el caso de autos, interesa destacar lo contemplado en el artículo 49, numeral 1 donde se hace referencia a una parte de los derechos que forman el debido proceso: El debido proceso se aplicará a todas las actuaciones judiciales y administrativas, en consecuencia, toda persona se presume como inocente mientras no se pruebe lo contrario. Derecho Supletorio: Aquel que rige solo para el caso de que no exista disposición expresa en el sistema considerado principal. Disposiciones Normativas: Es laprescripción adoptada por una institución con autoridad para establecer un tipo de normas; una disposición con un significado jurídico que expresa una norma jurídica. Tienen rango de ley o carácter reglamentario. Equipo de Auditoria: Conjunto de profesionales que mediante la aplicación de técnicas de auditoría realizan actuaciones de control fiscal cuyo resultado se materializa mediante actas e informes de auditoría. Fases de Auditoría: La Auditoría de Estado deberá desarrollarse en cuatro (4) fases: Planificación, ejecución, presentación de resultados y seguimiento. Fuente de la Prueba: Aquella persona o cosa o lugar en que se puede encontrar el conocimiento de las cosas, donde se puede encontrar lo necesario para convencer al elemento decisor del órgano jurisdiccional de unas alegaciones controvertidas. Funcionario competente: Es aquel que con fundamento en un acto administrativo dictado mediante resolución actúa según las atribuciones y/o funciones inherentes a su cargo. Indicador de gestión: Relación de variables que permite medir desempeño en un órgano o ente. Índice de rendimiento referencial: Expresión numérica que indica la proporción entre variables escogidas para medir desempeño en un órgano o ente. Máxima autoridad jerárquica : A quien corresponda la dirección y administración
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del órgano o entidad, de acuerdo con el régimen jurídico que le sea aplicable. Objeto a evaluar: Es el órgano, ente, dependencia, proyecto, proceso, actividad u operación a la que se le dirige la auditoría. Plan Operativo Anual: Definición de los objetivos y metas anuales en base a un Plan Estratégico, así de como los tiempos estimados para su ejecución, los responsables, los recursos económicos y las unidades administrativas que lo ejecutará. Planificación: Es el proceso racional de previsión, estructuración, diseño y asignación óptima de recursos, para alcanzar resultados en un tiempo y espacio determinado. Prueba: Es aquella actividad que desarrollan las partes para adquirir el convencimiento de la verdad o certeza de un hecho o afirmación fáctica o para fijarlos como ciertos a los efectos de un proceso. Prueba Legal: Es aquella que aparezca manifiestamente acorde al ordenamiento jurídico, cuando el hecho que se pretende probar con el medio respectivo, guarderelación con el hecho debatido, ante cuyos supuestos tendría que ser declarada como legal o pertinente Tipos de Pruebas: Escritas, de testigos, de presunciones, de la confesión, de juramento, de la experticia y de Inspección ocular” (Código Civil Venezolano) Validez del Acto Administrativo: Cuando es dictado con apego a las normas, cuando en su estructura constan todos los elementos que le son esenciales.
2.- Relativos a la Fase I Planificación
Alcance de la Auditoría: Delimita los procesos, actividades o áreas a evaluar en el órgano o ente sujeto a control, el periodo al cual se circunscribe la auditoría, tipo de análisis (selectivo o exhaustivo), así como los criterios para la selección de la muestra Ambiente de Control: Base fundacional de una estructura, es el fundamento filosófico, estratégico y dispositivo de una entidad, es el que define el estilo de gerencia, su organización y funcionamiento, allí se definen valores, principios, la visión y misión institucional. Archivo Permanente: Es aquel que contiene la información o documentación de carácter normativo organizativo, procedimental, estadístico u otra de interés relativa a la entidad controlada.
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Equipo multidisciplinario: Aquel que se forma para atender actuaciones fiscales que incluyen en su naturaleza y alcance distintos perfiles profesionales los cuales se integran y acometen procedimientos técnicos propios de ésta. Estudio y Evaluación del Control Interno: Mediante el cual se obtiene la primera evidencia (indirecta) de una situación existente el auditor obtiene una imagen clara de cómo se supone funciona el sistema, recopilando la evidencia mediante la aplicación de pruebas (cuestionarios, entrevistas, solicitudes y otras) cerciorándose si lo hace con apego a las normas de control interno establecidas. Memorándum de Planificación: Es el producto general que arroja la ejecución de la Fase I Planificación, en el cual se registra y soporta el conocimiento y entendimiento previo de la entidad que se va a auditar, ejecutado por el auditor asignado Orden de trabajo: Instrumento de control interno gerencial utilizado por el Director de Control Posterior que anuncia la designación de una auditoría, según la planificación operativa del ejercicio, a un funcionario o equipo de éstos, y que exige la generación de un Plan General y otro específico que guíe su desarrollo. Planificación de la Actuación: Es el proceso que le permite al auditor identificar las áreas más importantes y los problemas potenciales del examen, evaluar el nivel de riesgo y programar la obtención de la evidencia necesaria para examinar los distintos componentes de la entidad a auditar, mediante la aplicación de métodos, procedimientos y técnicas especificas. Procedimientos de Auditoría: Son un conjunto de disposiciones que surgen de los objetivos específicos planteados, los cuales son la base para la definición de las diferentes técnicas de auditoría a utilizar. Programa de Auditoría: Guía de acción y de control, producto específico que deviene de la ejecución de la Fase I Planificación, el cual define el nombre de la actuación, sualcance, objetivos general y específicos, el tipo de actuación, su enfoque, los recursos necesarios y los procedimientos, y técnicas de auditoría. Riesgos: Son aquellas posibilidades de que un control interno falle o no falle en garantizar que las operaciones y administración en general se lleven a cabo de acuerdo a los estándares dispuestos, así como que ese control interno garantice o no la prevención, detección y corrección de errores cuya importancia relativa pudiera distorsionar los registros y presentaciones. Riesgo de Control: Vinculado al funcionamiento del sistema de control interno a evaluar.
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Riesgo de Detección: Probabilidad de que el Auditor falle en detectar errores importantes por la no aplicación de procedimientos pertinentes o por la aplicación insuficiente de éstos. Riesgo Inherente: Vinculado a la naturaleza y características de la entidad a auditar. Técnicas de Auditoría: son un conjunto de acciones específicas que dinamizan y dan operatividad a los distintos procedimientos de auditoría dispuestos. Técnicas y Procedimientos de Auditoria:Las técnicas de auditoría se refieren al conjunto de herramientas ó métodos usados por el auditor para recolectar evidencia. Los procedimientos de auditoría son el conjunto de técnicas de investigación que el auditor aplica a la información sujeta a revisión, mediante las cuales obtiene evidencia para sustentar su opinión profesional, constituyéndose las técnicas en un detalle del procedimiento.
3.- Relativos a la Fase II Ejecución Acreditación: Aquella que se cristaliza cuando la máxima autoridad o persona en quien ésta delegue, informa a la entidad a auditar, una vez cumplida la Fase I Planificación, de la asignación del auditor, quien ejecutará la actuación fiscal a que corresponda. Actas Fiscales: Los órganos de control fiscal podrán realizar visitas de inspección o fiscalización en el ámbito de su competencia. En caso de ser necesario, se levantará acta que firmarán el o los funcionarios del órgano de control fiscal y el o los funcionarios de la dependencia o el particular sometido a inspección o fiscalización. Cuyo contenido debe ser del siguiente tenor:
• Identificación del funcionario actuante, con especificación de la credencial que lo autoriza para realizar la actuación.
• Identificación del funcionario o particular de la Oficina sometida a inspección o fiscalización.
• Objeto de la actuación. • Circunstancias de lugar y tiempo en que se produjo la inspección o
fiscalización, así como la descripción de lo acontecido durante la misma. • Observaciones que sobre el contenido del acta pudiese tener el funcionario o
particular presente al momento de levantarse el acta.
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Actividades de Control: Representado por el engranaje metódico, normativo y procedimental que dinamiza a la organización, es aquel en el cual se cristaliza el cumplimiento de la amalgama que representa el ambiente de control. Características de las Evidencias: Suficiente, Competente y Pertinente. Cédulas de Detalle: Que expondrán la desagregación de los componentes de rubros de cuentas u operaciones examinadas. Deberá elaborarse una cédula por cada componente de la muestra y en la referenciación se indicará su relación como la respectiva Cédula Sumaria. Cédulas Sumarias: Donde se incluyen los datos generales sobre el objeto de la actividad de análisis y revisión. Cédulas de hallazgos: Instrumentos de control mediante el cual el auditor vacía los componentes del hallazgo, es decir la condición, criterio causa y efecto, así como describe las evidencias comprobatorias de éstos. Control perceptivo: Modalidad de control que permite captar la veracidad, exactitud y calidad de obras, bienes y servicios, entre otros, para comprobar la sinceridad, y correcta realización de las operaciones y se aplica a través de la comprobación in situ. Copias Certificadas: Son aquellas emitidas por funcionario competente, las cuales representan copia fiel y exacta de los originales que reposan en los archivos de la entidad auditada. Hallazgos de Auditoría: Son aquellos actos, hechos u omisiones contrarios a una disposición legal, reglamentaria, técnica o administrativa. Elementos del Hallazgo:
• Condición: Corresponde a la descripción objetiva e imparcial de la situación, omisión o hecho encontrado en los documentos, procesos u operaciones analizadas.
• Criterio: Representado por el conjunto de disposiciones normativas legales y
sublegales, contratos, convenios y otros de obligatorio cumplimiento por los responsables, a distintos niveles, de los procesos administrativos, operativos y gerenciales evaluados, relacionados con las condiciones encontradas.
• Causa: Motivo o razón que origina el incumplimiento de las normas legales
y administrativas reguladoras del ejercicio de la función pública. Es la razón
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especial que explica el por qué del hecho, omisión o situación irregular. Deficiencia, debilidad u omisión especifica demostrable del control interno administrativo, contable, operacional o de gestión con incidencia directa en la condición encontrada.
Efecto: Posible afectación del desarrollo normal de los procesos de la administración,
así como del patrimonio público que ésta tiene bajo su responsabilidad, como consecuencia de la ocurrencia de un hecho, omisión o situación irregul