resolucion numero 041 de 2001 - procuraduria general de
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30/10/2014
P.G.N. DIVISIÓN DE DOCUMENTACIÓN - RELATORÍA –
REVOCADA POR LA RESOLUCION 41 DE 2007
MODIFICADA POR LA RESOLUCION 197A DE 2003 173 DE 2003
RESOLUCION NUMERO 041 DE 2001
(marzo 2)
por medio de la cual se expiden los
Manuales de Procedimientos
para la Procuraduría General de la Nación.
El Viceprocurador General de la Nación,
en ejercicio de sus atribuciones
constitucionales y legales, en especial las
conferidas en el numeral 17 del artículo 17
del Decreto 262 de 2000 y la Resolución
número 420 de noviembre 21 de 2000
mediante la cual el Procurador General de la
Nación, delegó las funciones previstas en el
numeral 41 del artículo 7° del Decreto 262
de 2000 en cuanto a la expedición de los
procedimientos de la entidad y la adopción
del mejoramiento continuo, y
CONSIDERANDO:
1. Que es necesario contar con
procedimientos documentados que guíen la
ejecución del trabajo administrativo y
disciplinario dentro de los criterios de
eficiencia y eficacia.
2. Que es necesario determinar y
desarrollar procedimientos ágiles y
confiables que permitan la optimización del
funcionamiento de la entidad y la calidad de
los servicios prestados por ella.
3. Que es necesario implantar y aplicar
los manuales de procedimientos de la
institución mediante un sistema que
garantice su permanente actualización.
4. Que de conformidad con la Resolución
42 del 21 de noviembre de 2000, el señor
Procurador General de la Nación delegó en
el señor Viceprocurador la expedición de los
manuales de procedimientos de la entidad,
sus modificaciones y la adopción del Plan de
Mejoramiento Continuo aplicables a dichos
manuales.
5. Que para el adecuado ejercicio del
Control Interno en la Procuraduría General
de la Nación, se requieren los manuales de
procedimientos debidamente formalizados.
Que se efectuó la capacitación a 90
funcionarios de la Procuraduría General del
Nación, quienes levantaron los
procedimientos aplicando las normas
técnicas ISO 9000, una vez revisado por el
tutor en cuanto a la parte técnica, estos
fueron revisados y aprobados en su
contenido por el jefe de Dependencia,
RESUELVE:
Artículo 1°. Expedición de los Manuales
de Procedimientos. Expídanse en todas sus
partes los Manuales de Procedimientos de la
Procuraduría General de la Nación, según
se relacionan a continuación:
MANUALES DE PROCEDIMIENTOS
TOMO I
ASESORES DEL DESPACHO
FEBRERO DE 2001
ACTUALIZACION DEL MANUAL
INTRODUCCION
La Procuraduría General de la Nación es
un organismo con autonomía administrativa,
financiera y presupuestal en los términos
definidos por el Estatuto Orgánico del
Presupuesto Nacional, que ejerce sus
funciones bajo la suprema dirección del
Procurador General de la Nación, cuyo
desarrollo, calidad del servicio y
P.G.N. DIVISIÓN DE DOCUMENTACIÓN - RELATORÍA –
NOTA: A este documento le hace falta una parte gráfica.
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cumplimiento de las funciones que le han
asignado la Constitución Política y la ley,
dependen en buena parte de la ejecución de
los diferentes procedimientos que le
imprimen su dinámica diaria.
Por ello, los manuales de procedimientos
adquieren un gran valor práctico como guía
para la realización eficiente y eficaz del
trabajo por cada uno de los servidores
públicos de la Entidad.
Dentro de este marco de actuación,
estamos solicitando la máxima colaboración
y diligencia al personal en la observancia de
los procedimientos contenidos en el
presente Manual, en busca de un alto nivel
de desempeño institucional, facilitándose así
el logro de la excelencia en el servicio del
Ministerio Público.
El Viceprocurador General de la Nación,
Carlos Arturo Gómez Pavajeau.
OBJETIVOS DEL MANUAL
El presente Manual es un instructivo que
pretende los siguientes objetivos básicos:
• Orientar al personal en la ejecución de
los diferentes procedimientos, con el fin de
facilitar el trabajo y el logro de la calidad en
el mismo.
• Coadyuvar en la ejecución correcta y
oportuna de las labores encomendadas al
personal y propiciar la uniformidad en el
trabajo.
• Servir de medio de orientación al
personal nuevo, para facilitar su
incorporación al trabajo.
• Propiciar la eficiencia, la eficacia y el
control interno (autocontrol) de la Institución.
• Facilitar la orientación al usuario o
cliente.
Se trata de un material de consulta y
aplicación permanente por quienes tienen la
responsabilidad de dirigir, ejecutar y
controlar los procedimientos respectivos.
DESTINATARIOS
El presente Manual de Procedimientos
está dirigido a los integrantes de la Oficina
de Control Interno, y a los empleados que de
alguna manera tengan participación o
vinculación con dicho instrumento
administrativo.
MANEJO Y CONSERVACION DEL MANUAL
El Manual debe ser objeto de
manipulación cuidadosa con el fin de
garantizar el buen estado de las hojas y de
la totalidad del instructivo.
ACTUALIZACION DEL MANUAL
Las modificaciones, sustituciones o
adiciones al Manual de Procedimientos se
efectuarán a través de la Oficina de
Planeación, siguiendo las instrucciones y
metodología de mejoramiento continuo
establecidas al interior de la Procuraduría.
Dependencia: Despacho del Procurador
General
Proceso: Control de Gestión
Procedimiento: Control de Gestión de
otras dependencias de la Procuraduría
General de la Nación
Código:
Revisó: JEFE DE OFICINA
Aprobó: CARLOS ARTURO GOMEZ
PAVAJEAU
Fecha: 02 MARZO 2001
1. OBJETIVO DEL PROCEDIMIENTO
Hacer seguimiento a las funciones
adelantadas por otros funcionarios de la
entidad, determinar la responsabilidad de
funciones que por competencia están
asignadas a otras dependencias de la
Procuraduría y garantizar eficacia en el
ejercicio de las labores asignadas.
2. CLIENTES
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NOTA: A este documento le hace falta una parte gráfica.
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Interesa a la sociedad y a los funcionarios
de la Procuraduría
3. ALCANCE
El control de gestión se aplica al asesor
que le ha sido asignada la coordinación de
los abogados asesores, a todos los
funcionarios de la Procuraduría y al
Procurador General de la Nación.
4. RESPONSABILIDADES
El control de gestión involucra al asesor
que le ha sido asignada la coordinación de
los abogados asesores, a todos los
funcionarios de la Procuraduría y al
Procurador General de la Nación.
5. REFERENCIAS
• Constitución Política de Colombia
• Ley 200 de 1995 Código Disciplinario
Único
• Código Contencioso Administrativo
• Decreto 262 del 22 de febrero de 2000
• Regímenes Especiales
• Demás normas aplicables al caso
6. DEFINICIONES
No aplica.
7. FORMATOS A UTILIZAR
• Libro radicador
8. CONDICIONES GENERALES
El procedimiento para el control de
gestión se inicia cuando el Procurador
General de la Nación dispone que el asesor
que tiene la labor de coordinación de la
oficina de asesores ejerza un seguimiento a
las tareas asignadas a cualquier
dependencia de la Procuraduría. Una vez
termine el control el asesor deberá elaborar
un informe detallado dirigido al Procurador
General de la Nación.
9. SALIDAS
Documento Informe.
10. REGISTROS
Datos relacionados con el seguimiento
efectuado, antecedentes, solicitudes,
comunicaciones, providencias.
11. BASES DE AUTOCONTROL
Concertación entre el asesor que adelanta
el control y el Procurador General de la
Nación.
12. ANEXOS
No aplica.
13. ACTIVIDADES
ASESOR QUE TIENE LA LABOR DE
COORDINACIÓN
13.1 Evalúa la información recolectada,
efectúa el correspondiente seguimiento.
13.2 Prepara el informe con destino al
Procurador General de la Nación.
13.3 Elabora el informe con las
recomendaciones sobre compromisos y
obligaciones que se deben tener en cuenta,
dirigido a la dependencia respecto de la cual
se efectuó el control de gestión.
PROCURADOR GENERAL DE LA
NACIÓN
Con el fin de obtener resultados sobre la
gestión de las diferentes dependencias de la
Procuraduría General de la Nación una vez
estudiado el informe si lo considera
necesario ordena una investigación por
parte de la veeduría de la Procuraduría
General de la Nación.
14. INDICADORES
Número de actuaciones producidas en
virtud del control de gestión
——————————————————
——————————— X 100
Número de solicitudes recibidas para
adelantar el control de gestión.
Recomendaciones Adoptadas
————————————————————
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—————————— X100
Recomendaciones Formuladas
Dependencia: Despacho del Procurador
General
Proceso: Documentos con trámite
especial
Procedimiento: Elaboración de
documentos por encargo del Procurador
General, tales como tutelas, actos
administrativos, derechos de petición y
conceptos
Código:
Revisó: JEFE DE OFICINA
Aprobó: CARLOS ARTURO GOMEZ
PAVAJEAU
Fecha: 02 MARZO 2001
1. OBJETIVO
Elaboración de informes requeridos por
los jueces de tutela, actos administrativos
derechos de petición y conceptos por
encargo del Procurador General para que
teniendo en cuenta la urgencia o
importancia, estos documentos reciban un
tratamiento preferencial.
2. CLIENTES
Interesa a la persona natural o jurídica de
derecho privado o público que ejerció el
derecho de petición, a la dependencia que
solicita un concepto jurídico, a la sociedad,
al Procurador General de la Nación.
3. ALCANCE
El procedimiento de elaboración de
documentos por encargo especial del
Procurador se aplica al asesor que le ha
sido asignada la coordinación de los
abogados asesores del despacho, a la
secretaria de la oficina de asesores, al
Procurador General de la Nación y a la
secretaria del Despacho del Procurador
encargada de la correspondencia.
4. RESPONSABILIDADES
El procedimiento de elaboración de
documentos por encargo especial del
Procurador involucra al asesor que le ha
sido asignada la coordinación de los
abogados asesores del despacho, a la
secretaria de la oficina de asesores, al
Procurador General de la Nación y a la
secretaria del Despacho del Procurador
encargada de la correspondencia.
5. REFERENCIAS
• Constitución Política de Colombia
• Ley 200 de 1995 Código Disciplinario
Único
• Código Contencioso Administrativo
• Decreto 262 del 22 de febrero de 2000
• Regímenes Especiales
• Demás normas aplicables al caso
6. DEFINICIONES
No aplica.
7. FORMATOS A UTILIZAR
• Libro radicador.
8. CONDICIONES GENERALES
El procedimiento para la elaboración de
documentos por encargo especial del
Procurador General se inicia cuando el
Procurador directamente dispone que el
asesor que tiene la labor de coordinación de
la oficina de asesores efectúe el
correspondiente estudio y elabore el
proyecto de respuesta para su firma.
Termina dicho procedimiento con la
elaboración de actos administrativos,
informes que requieren los jueces de tutela,
conceptos, respuesta a derechos de petición
y comunicaciones de diferente índole.
9. SALIDAS
Documento informe
Documento respuesta
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Actos administrativos
Conceptos
10. REGISTROS
Informes, oficios varios, respuestas,
conceptos.
11. BASES DE AUTOCONTROL
Concertación entre el asesor que adelanta
el encargo especial de elaboración de
documentos y el Procurador General de la
Nación.
12. ANEXOS
No aplica.
13. ACTIVIDADES
ASESOR QUE TIENE LA LABOR DE
COORDINACIÓN
13.1 Estudia y elabora el proyecto de
actos administrativos, informes que
requieren los jueces de tutela, conceptos,
respuesta a derechos de petición y
comunicaciones de diferente índole para la
firma del Procurador General.
PROCURADOR GENERAL DE LA
NACIÓN
13.2 Estudia el proyecto de respuesta,
acto administrativo, concepto, informe que
requieren los jueces de tutela, conceptos
etc., y lo firma.
14. INDICADORES
Número de documentos elaborados
——————————————————
—X 100
Número de solicitudes recibidas
Dependencia: Despacho del Procurador
General
Proceso: Proceso Disciplinario Unica
Instancia
Procedimiento: Revisión Proyecto de
Fallos
Código:
Revisó: JEFE DE OFICINA
Aprobó: CARLOS ARTURO GOMEZ
PAVAJEAU
Fecha: 02 MARZO 2001
1. OBJETIVO
Revisar, dentro del menor tiempo posible,
el proyecto de providencia que permita
adelantar de manera ágil, objetiva y
transparente el proceso disciplinario de
única instancia, bien sea archivando,
sancionando o absolviendo de
responsabilidad.
2. CLIENTES
Interesa al quejoso, al informador, a la
Procuraduría General de la Nación, al
investigado, a los apoderados y a la
sociedad misma teniendo en cuenta que los
servidores públicos investigados en este
despacho ostentan los más altos cargos
públicos.
3. ALCANCE
El procedimiento de revisión se aplica a la
Secretaría de la Procuraduría Auxiliar para
Asuntos Disciplinarios, a los abogados
proyectistas de la Procuraduría Auxiliar para
Asuntos Disciplinarios, a los abogados
revisores del Despacho, al Procurador
Auxiliar para Asuntos Disciplinarios, a la
secretaria del Despacho del Procurador
encargada de la correspondencia, al
funcionario encargado del sistema de
gestión disciplinaria GEDIS y al Procurador
General de la Nación.
4. RESPONSABILIDADES
El procedimiento de revisión involucra a la
Secretaría de la Procuraduría Auxiliar para
Asuntos Disciplinarios, a los abogados
proyectistas de la Procuraduría Auxiliar para
Asuntos Disciplinarios, a los abogados
revisores del Despacho, al Procurador
Auxiliar para Asuntos Disciplinarios, a la
P.G.N. DIVISIÓN DE DOCUMENTACIÓN - RELATORÍA –
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secretaria del Despacho del Procurador
encargada de la correspondencia, al
funcionario encargado del sistema de
gestión disciplinaria GEDIS y al Procurador
General de la Nación.
5. REFERENCIAS
• Constitución Política de Colombia
• Ley 200 de 1995 Código Disciplinario
Único
• Código Contencioso Administrativo
• Decreto 262 del 22 de febrero de 2000
• Regímenes Especiales
• Demás normas aplicables al caso.
6. DEFINICIONES
GEDIS: Sistema de Gestión Disciplinaria.
7. FORMATOS A UTILIZAR
• Libro radicador
• Expediente
8. CONDICIONES GENERALES
El procedimiento para la revisión de los
proyectos de fallo de única instancia se
inicia cuando la División de Registro y
Control y Correspondencia de la
Procuraduría recibe la queja.
Posteriormente, es enviada a la Secretaría
de la Procuraduría Auxiliar para Asuntos
Disciplinarios para que se someta a reparto.
Una vez se encuentra en poder del abogado
proyectista éste debe efectuar el
correspondiente análisis y elaborar el
proyecto de fallo para la revisión del asesor
del Despacho, quien recibirá el proyecto con
el respectivo expediente y procederá a
revisarlo. Una vez finalizada la revisión el
asesor deberá sustentarlo ante el
Procurador General para su firma.
9. SALIDAS
Providencia que pone fin al proceso
disciplinario.
10. REGISTROS
Fecha de ingreso del expediente, fecha de
prescripción de la acción disciplinaria,
antecedentes, autos, comunicaciones.
11. BASES DE AUTOCONTROL
• Verificar, a través del registro en el
GEDIS, que se efectúen todas las
anotaciones del caso, desde el ingreso del
expediente a la Procuraduría Auxiliar para
Asuntos Disciplinarios hasta la terminación
de las actuaciones de competencia del
Despacho.
• Las observaciones efectuadas por el
revisor se deben anotar en el mismo
proyecto y el proyectista debe realizar las
correcciones del caso. Cuando se trate de
aspectos de forma el proyectista debe
entregar el proyecto corregido a más tardar
el día hábil siguiente al día que se
efectuaron las correcciones. En caso de que
se trate de observaciones de fondo, el
revisor establecerá el término dentro del
cual debe entregar el proyecto corregido.
• Confrontación por parte del revisor del
proyecto inicial con el proyecto final en el
cual debe incluir todas las correcciones.
12. ANEXOS
No aplica.
13. ACTIVIDADES
SECRETARÍA PROCURADURÍA
AUXILIAR Y PROCURADOR AUXILIAR
PARA ASUNTOS DISCIPLINARIOS
13.1 Ejecuta el procedimiento de
radicación y envío de quejas adelantado en
la Procuraduría Auxiliar para Asuntos
Disciplinarios.
ABOGADO PROYECTISTA
13.2 Estudia, evalúa las diligencias y
elabora el proyecto conforme a derecho.
13.3 Entrega el proyecto junto con el
respectivo expediente al abogado revisor
previa anotación en el sistema GEDIS.
P.G.N. DIVISIÓN DE DOCUMENTACIÓN - RELATORÍA –
NOTA: A este documento le hace falta una parte gráfica.
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REVISOR
13.4 Estudia el expediente y concerta el
proyecto con el proyectista mediando el
análisis respectivo.
13.5 Pasa el proyecto junto con el
expediente al Despacho del Procurador
General para su consideración.
PROCURADOR GENERAL DE LA
NACIÓN
13.6 Estudia el proyecto y lo firma, y
convirtiéndose en providencia.
13.7 Pasa el proyecto a una de las
secretarias del Despacho quien lo envía a la
Secretaría de la Procuraduría Auxiliar para
que se expidan las comunicaciones del caso.
14. INDICADORES
Número de procesos disciplinarios fallados
en única instancia
————————————————————
————————————X 100
Número de procesos recibidos para
adelantar en única instancia en el Despacho
Número de procesos disciplinarios fallados
en única instancia
————————————————————
—————————————X 100
Número de abogados asesores
Dependencia: Despacho del Procurador
General
Proceso: Ejercicio del Poder Preferente
Procedimiento: Ejercicio del Poder
Preferente
Código: OS-PD-001
Revisó: JEFE OFICINA
Aprobó: CARLOS ARTURO GOMEZ
PAVAJEAU
Fecha: 02 MARZO 2001
1. OBJETIVO
Brindarle al conglomerado social
confianza y seguridad de que la
Procuraduría General de la Nación
mantendrá incólume el ejercicio al debido
proceso y al derecho a la defensa de
quienes se vean involucrados en un proceso
disciplinario por parte de una oficina de
control interno.
2. CLIENTES
Interesa al solicitante del ejercicio del
poder preferente, a todos los funcionarios
públicos, a las oficinas de control interno,
autoridades administrativas y a la sociedad.
3. ALCANCE
El poder preferente se aplica a la
secretaria del Despacho del Procurador
encargada de la correspondencia, a la
División de Registro y Control y
Correspondencia de la Procuraduría, a la
Secretaria Privada, al asesor que le ha sido
asignada la coordinación de los abogados
asesores, a la secretaria del Despacho del
Procurador General encargada de la
correspondencia, al funcionario encargado
del sistema de manejos de gestión GEDIS, a
la secretaria de la oficina de asesores y al
Procurador General de la Nación.
4. RESPONSABILIDADES
El poder preferente involucra a la
secretaria del Despacho del Procurador
encargada de la correspondencia, a la
División de Registro y Control y
Correspondencia de la Procuraduría, a la
Secretaria Privada, al asesor que le ha sido
asignada la coordinación de los abogados
asesores, a la secretaria del Despacho del
Procurador General encargada de la
correspondencia, al funcionario encargado
del sistema de manejos de gestión GEDIS, a
la secretaria de la oficina de asesores y al
Procurador General de la Nación.
5. REFERENCIAS
P.G.N. DIVISIÓN DE DOCUMENTACIÓN - RELATORÍA –
NOTA: A este documento le hace falta una parte gráfica.
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• Constitución Política de Colombia
• Ley 200 de 1995 Código Disciplinario
Único
• Código Contencioso Administrativo
• Decreto 262 del 22 de febrero de 2000
• Resolución 001 de 1998
• Regímenes Especiales
• Demás normas aplicables al caso.
6. DEFINICIONES
No aplica.
7. FORMATOS A UTILIZAR
• Expedientes
• Libro radicador
8. CONDICIONES GENERALES
El procedimiento para el ejercicio del
poder preferente se inicia cuando al
Despacho del Procurador General de la
Nación ingresa la correspondencia
normalmente por la División de Registro y
Control y Correspondencia de la
Procuraduría o vía fax directamente a su
Despacho. Toda la correspondencia es
llevada a la Secretaría Privada, en esta
oficina se revisan entre otras, las solicitudes
de ejercicio del poder preferente respecto de
las cuales el Procurador General decide si
se envía la petición al asesor que le ha sido
encargada la labor de coordinación de los
asesores del Procurador, o se niega la
solicitud de ejercicio del poder preferente.
El asesor que tiene la labor de
coordinación de los asesores del
Procurador, entregará la comunicación a uno
de ellos para que adelante un completo
estudio de la petición. Una vez efectuado el
estudio minucioso y si encuentra mérito para
ello, deberá elaborar un informe motivado
dirigido al Procurador General de la Nación
exponiendo los motivos por los cuales la
Procuraduría General de la Nación debe
asumir el poder preferente. En seguida
deberá proyectar el auto para que el
Procurador General de la Nación disponga
remitir las actuaciones del asesor, al
funcionario competente en virtud de la
disposición constitucional que lo autoriza
para ejercer el poder preferente.
9. SALIDAS
Documento Informe
Proyecto de auto asumiendo el ejercicio
del poder preferente.
10. REGISTROS
Datos relacionados con la solicitud de
ejercicio del poder preferente, antecedentes,
comunicaciones, petición, providencias.
11. BASES DE AUTOCONTROL
• Las observaciones efectuadas por el
asesor cuya labor es la de coordinar el
grupo de asesores se deben anotar en el
mismo informe y el abogado asesor debe
efectuar las correcciones del caso. Cuando
se trate de aspectos de forma debe entregar
el informe corregido a más tardar el día hábil
siguiente, en caso de que se trate de
observaciones de fondo el asesor revisor
establecerá el término dentro del cual debe
entregar el proyecto nuevamente.
• Concertación entre el asesor revisor y el
asesor que elaboró el informe.
• Confrontación por parte del revisor del
informe inicial con el informe final en el cual
debe incluir todas las correcciones.
12. ANEXOS
No aplica.
13. ACTIVIDADES
SECRETARÍA PRIVADA
13.1 Ejecuta el procedimiento de análisis
de correspondencia adelantado en la
Secretaría Privada.
SECRETARÍA DESPACHO
PROCURADOR
P.G.N. DIVISIÓN DE DOCUMENTACIÓN - RELATORÍA –
NOTA: A este documento le hace falta una parte gráfica.
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13.2 Ejecuta el procedimiento de envío y
trámite de correspondencia adelantado por
la secretaria encargada de la
correspondencia en el Despacho del
Procurador.
SECRETARÍA OFICINA ASESORES
13.3 Ejecuta el procedimiento de
recepción, reparto y archivo de
correspondencia adelantado en la oficina de
asesores.
ASESOR REVISOR
13.4 Efectúa el reparto de la
comunicación sobre el ejercicio del poder
preferente.
13.5 Mantiene constante comunicación
con el asesor que estudia, evalúa las
diligencias y elabora el informe.
13.6 Entrega el informe junto con el auto
para que el Procurador General disponga
asumir el poder preferente y lo remite al
competente.
PROCURADOR GENERAL DE LA
NACIÓN
13.7 Estudia el informe y lo firma,
convirtiéndose en providencia
13.8 Pasa el proyecto a una de las
secretarias del Despacho quien lo envía a la
secretaría de su Despacho para que se
expidan las comunicaciones del caso.
14. INDICADORES
Número de procesos disciplinarios
asumidos en virtud del poder preferente
————————————————————
————————————X 100
Número de solicitudes recibidas para
adelantar el poder preferente.
Número de procesos disciplinarios asumidos
en virtud del poder preferente
————————————————————
—————————————X 100
Número de abogados asesores
Dependencia: Despacho del Procurador
General
Proceso: Vigilancia Preventiva
Procedimiento: Vigilancia preventiva de
actuaciones administrativas.
Código: OS-PD-001
Revisó: JEFE DE OFICINA
Aprobó: CARLOS ARTURO GOMEZ
PAVAJEAU
Fecha: 02 MARZO 2001
1. OBJETIVO
Brindarle al conglomerado social y a las
entidades públicas confianza y seguridad en
la Procuraduría General de la Nación
garantizará la transparencia y seriedad en el
proceso en el cual se ejerce la vigilancia
preventiva.
2. CLIENTES
Interesa al solicitante de la vigilancia
preventiva, a las autoridades
administrativas, a todos los funcionarios
públicos y a la sociedad.
3. ALCANCE
El procedimiento de la vigilancia
preventiva se aplica a la secretaria del
Despacho del Procurador encargada de la
correspondencia, a la División de Registro y
Control y Correspondencia de la
Procuraduría, a la Secretaría Privada, al
asesor a quien se ha asignado la
coordinación de los abogados asesores, a la
secretaría de la oficina de asesores del
Procurador, a la Procuraduría Delegada para
la Contratación Estatal (reparto), al grupo de
asesores del Procurador General que
trabajan en materia de contratación y al
Procurador General de la Nación.
4. RESPONSABILIDADES
El procedimiento de la vigilancia
P.G.N. DIVISIÓN DE DOCUMENTACIÓN - RELATORÍA –
NOTA: A este documento le hace falta una parte gráfica.
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preventiva involucra a la secretaria del
Despacho del Procurador encargada de la
correspondencia, a la División de Registro y
Control y Correspondencia de la
Procuraduría, a la Secretaría Privada, al
asesor a quien se ha asignado la
coordinación de los abogados asesores, a la
secretaría de la oficina de asesores del
Procurador, a la Procuraduría Delegada para
la Contratación Estatal (reparto), al grupo de
asesores del Procurador General que
trabajan en materia de contratación y al
Procurador General de la Nación.
5. REFERENCIAS
• Constitución Política de Colombia
• Ley 200 de 1995 Código Disciplinario
Único
• Código Contencioso Administrativo
• Decreto 262 del 22 de febrero de 2000
• Regímenes Especiales
• Demás normas aplicables al caso.
6. DEFINICIONES
No aplica.
7. FORMATOS A UTILIZAR
• Libro radicador.
8. CONDICIONES GENERALES
El procedimiento para el ejercicio de la
vigilancia preventiva se inicia cuando al
Despacho del Procurador General de la
Nación ingresa la correspondencia
normalmente por la División de Registro y
Control y Correspondencia de la
Procuraduría, o vía fax. Toda la
correspondencia es llevada a la Secretaría
Privada. En esta oficina se revisan entre
otras, las solicitudes de vigilancia
preventiva. Dependiendo de la información
allegada con la solicitud, el Procurador
General decidirá si se adelanta la vigilancia
y en qué etapa intervendrá la Procuraduría
General.
Cuando la decisión del Procurador es
favorable, la Secretaría Privada envía la
petición a la oficina de Asesores del
Procurador, una vez ingresa a este
despacho el asesor que tiene la labor de
coordinación, dependiendo del perfil de los
demás asesores, entregará la comunicación
y sus anexos a uno de los asesores del
Despacho del Procurador quien efectúa el
estudio minucioso y si encuentra mérito para
ello, elabora un informe motivado solicitando
iniciar investigación disciplinaria. Si no hay
lugar a investigación disciplinaria informa
que durante el proceso de vigilancia
preventiva que se adelantó no se
encontraron irregularidades.
9. SALIDAS
Documento Informe.
10. REGISTROS
Datos relacionados con la vigilancia
preventiva, antecedentes, comunicaciones,
solicitudes.
11. BASES DE AUTOCONTROL
• Las observaciones efectuadas por el
asesor cuya labor es la de coordinar el
grupo de asesores se deben anotar en el
informe y el abogado asesor debe efectuar
las correcciones y recomendaciones del
caso. Cuando se trate de aspectos de forma
se debe entregar el informe corregido a más
tardar el día hábil siguiente; en caso de que
se trate de observaciones de fondo el revisor
establecerá el término dentro del cual debe
entregar el proyecto nuevamente.
• Concertación entre el revisor y el asesor
que elaboró el informe.
• Confrontación por parte del revisor del
informe inicial con el informe final en el cual
debe incluir todas las correcciones.
12. ANEXOS
No aplica.
P.G.N. DIVISIÓN DE DOCUMENTACIÓN - RELATORÍA –
NOTA: A este documento le hace falta una parte gráfica.
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13. ACTIVIDADES
SECRETARÍA PRIVADA
13.1 Ejecuta el procedimiento de trámite
de correspondencia adelantado en la
Secretaría Privada.
SECRETARÍA DESPACHO DEL
PROCURADOR
13.2 Ejecuta el procedimiento de llegada y
salida de correspondencia adelantado por la
secretaria del despacho del Procurador
encargada de la correspondencia.
SECRETARÍA OFICINA ASESORES
13.3 Ejecuta el procedimiento de reparto y
archivo de correspondencia adelantado por
la secretaria de la oficina de asesores.
ASESOR REVISOR
13.4 Efectúa el reparto de la
comunicación sobre la solicitud de vigilancia
preventiva.
13.5 Entrega el informe al Procurador
General de la Nación.
PROCURADOR GENERAL DE LA
NACIÓN
13.6 Estudia el informe.
13.7 Pasa el informe a la secretaria del
Despacho encargada de la correspondencia.
14. INDICADORES
Número de vigilancias preventivas
adelantadas
————————————————————
————————————X 100
Número de solicitudes vigilancia preventiva.
Número de vigilancias preventivas
adelantadas
————————————————————
——————— X100
Número de abogados asesores
Dependencia: Despacho del Procurador
General de la Nación
Proceso: Vigilancia Superior.
Procedimiento: Vigilancia sobre
procesos disciplinarios en trámite en las
oficinas de control interno de las entidades
públicas.
Código:
Revisó: JEFE OFICINA
Aprobó: CARLOS ARTURO GOMEZ
PAVAJEAU
Fecha: 02 MARZO 2001
1. OBJETIVO
Adelantar de oficio o a solicitud de parte,
vigilancia a las actuaciones disciplinarias
que adelantan las autoridades
administrativas.
2. CLIENTES
Interesa al solicitante de la
supervigilancia, a las oficinas de control
interno, a la Procuraduría General de la
Nación, a las autoridades administrativas y a
la sociedad.
3. ALCANCE
El procedimiento de la vigilancia superior
se aplica a la secretaria del Despacho del
Procurador encargada del trámite de
correspondencia, a la División de Registro y
Control y Correspondencia de la
Procuraduría, a la Secretaría Privada, al
asesor a quien le ha sido asignada la
coordinación de los asesores, al funcionario
encargado del sistema de gestión
disciplinaria GEDIS y al Procurador General
de la Nación.
4. RESPONSABILIDADES
El procedimiento de la vigilancia superior
involucra a la secretaria del Despacho del
Procurador encargada del trámite de
correspondencia, a la División de Registro y
Control y Correspondencia de la
Procuraduría, a la Secretaría Privada, al
P.G.N. DIVISIÓN DE DOCUMENTACIÓN - RELATORÍA –
NOTA: A este documento le hace falta una parte gráfica.
12
asesor a quien le ha sido asignada la
coordinación de los asesores, al funcionario
encargado del sistema de gestión
disciplinaria GEDIS y al Procurador General
de la Nación.
5. REFERENCIAS
• Constitución Política de Colombia
• Ley 200 de 1995 Código Disciplinario
Único
• Código Contencioso Administrativo
• Decreto 262 del 22 de febrero de 2000
• Regímenes Especiales
• Demás normas aplicables al caso.
6. DEFINICIONES
GEDIS: Sistema de Gestión Disciplinaria.
7. FORMATOS A UTILIZAR
Memorandos preimpresos del Despacho
Procurador General de la Nación.
8. CONDICIONES GENERALES
El procedimiento para la vigilancia
superior se inicia con el ingreso de la
solicitud de vigilancia al Despacho del
Procurador General de la Nación. Ésta es
estudiada por el Procurador General y
delega su trámite en uno de los asesores de
su despacho. Una vez terminada la
vigilancia, el funcionario designado
entregará al asesor cuya labor es la de
coordinación de la oficina de asesores, un
informe completo de las actividades
desempeñadas y el concepto sobre si existe
mérito para que se ejerza la vigilancia
superior.
9. SALIDAS
Informe final de las actividades realizadas
durante la vigilancia superior.
10. REGISTROS
Datos relacionados con la vigilancia
superior, antecedentes y órdenes de trabajo.
11. BASES DE AUTOCONTROL
Constante comunicación por parte del
asesor cuya labor es la de coordinador de
asesores con el asesor que adelanta la
supervigilancia, esto con el objeto de
establecer pautas y directrices para la
ejecución de la vigilancia.
Corrección, por parte del revisor, del
informe presentado por el asesor cuando se
presenten errores.
Concertación entre el revisor y el asesor
que elaboró el informe.
12. ANEXOS
No aplica.
13. ACTIVIDADES
ASESOR QUE TIENE LA LABOR DE
COORDINACIÓN
13.1 Recibe la solicitud de vigilancia
superior de parte del Procurador General y
efectúa el reparto de la misma dependiendo
del perfil de cada asesor.
13.2 Revisa y entrega el informe de la
vigilancia superior al Procurador General.
ASESOR
13.3 Estudia y evalúa el oficio de solicitud
de vigilancia superior.
13.4 Adelanta la correspondiente
vigilancia, asistiendo a audiencias, visitando
expedientes, solicitando la expedición de
copias de documentos pertinentes para el
caso, etc.
13.5 Entrega un completo informe de lo
que sucedió durante el transcurso de la
vigilancia, con la respectiva conclusión y
concepto.
14. INDICADORES
Número de vigilancias superiores
adelantadas
————————————————————
——————————X 100
Número de solicitudes de vigilancias
P.G.N. DIVISIÓN DE DOCUMENTACIÓN - RELATORÍA –
NOTA: A este documento le hace falta una parte gráfica.
13
superiores recibidas en el Despacho
Número de vigilancias superiores
adelantadas
————————————————————
—————————— X 100
Número de abogados asesores
MANUALES DE PROCEDIMIENTOS
PROCURADURIA AUXILIAR EN ASUNTOS
CONSTITUCIONALES
FEBRERO DE 2001
ACTUALIZACION DEL MANUAL
INTRODUCCION
La Procuraduría General de la Nación es
un organismo con autonomía administrativa,
financiera y presupuestal en los términos
definidos por el Estatuto Orgánico del
Presupuesto Nacional, que ejerce sus
funciones bajo la suprema dirección del
Procurador General de la Nación, cuyo
desarrollo, calidad del servicio y
cumplimiento de las funciones que le han
asignado la Constitución Política y la ley,
dependen en buena parte de la ejecución de
los diferentes procedimientos que le
imprimen su dinámica diaria.
Por ello, los manuales de procedimiento
adquieren un gran valor práctico como guía
para la realización eficiente y eficaz del
trabajo por cada uno de los servidores
públicos de la Entidad.
Dentro de este marco de actuación,
estamos solicitando la máxima colaboración
y diligencia al personal en la observancia de
los procedimientos contenidos en el
presente Manual, en busca de un alto nivel
de desempeño institucional, facilitándose así
el logro de la excelencia en el servicio del
Ministerio Público.
El Viceprocurador General de la Nación,
Carlos Arturo Gómez Pavajeau.
OBJETIVOS DEL MANUAL
El presente Manual es un instructivo que
pretende los siguientes objetivos básicos:
• Orientar al personal en la ejecución de
los diferentes procedimientos, con el fin de
facilitar el trabajo y el logro de la calidad en
el mismo.
• Coadyuvar en la ejecución correcta y
oportuna de las labores encomendadas al
personal y propiciar la uniformidad en el
trabajo.
• Servir de medio de orientación al
personal nuevo, para facilitar su
incorporación al trabajo.
• Propiciar la eficiencia, la eficacia y el
control interno (autocontrol) de la Institución.
• Facilitar la orientación al usuario o
cliente.
Se trata de un material de consulta y
aplicación permanente por quienes tienen la
responsabilidad de dirigir, ejecutar y
controlar los procedimientos respectivos.
DESTINATARIOS
El presente Manual de Procedimientos
está dirigido a los integrantes de la Oficina
de Control Interno, y a los empleados que de
alguna manera tengan participación o
vinculación con dicho instrumento
administrativo.
MANEJO Y CONSERVACION DEL MANUAL
El Manual debe ser objeto de
manipulación cuidadosa con el fin de
garantizar el buen estado de las hojas y de
la totalidad del instructivo.
ACTUALIZACION DEL MANUAL
Las modificaciones, sustituciones o
adiciones al Manual de Procedimientos se
efectuarán a través de la Oficina de
P.G.N. DIVISIÓN DE DOCUMENTACIÓN - RELATORÍA –
NOTA: A este documento le hace falta una parte gráfica.
14
Planeación, siguiendo las instrucciones y
metodología de mejoramiento continuo
establecidas al interior de la Procuraduría.
Dependencia: Procuraduría Auxiliar para
Asuntos Constitucionales
Proceso: Relatoría
Procedimiento: Mantener actualizados
los archivos en materia de pronunciamientos
de la Corte Constitucional y facilitar éstos y
la demás documentación al personal que lo
solicite. Mantener archivo sobre
pronunciamientos del Procurador en Asuntos
Disciplinarios.
Código:
Revisó: JEFE DE OFICINA
Aprobó: CARLOS ARTURO GOMEZ
PAVAJEAU
Fecha: 02 MARZO 2001
1. OBJETIVO
Es una oficina de apoyo (información y
documentación) en asuntos constitucionales
y disciplinarios, específicamente para las
procuradurías auxiliares y en general, para
los demás servidores de la Procuraduría e
incluso particulares. Para ese efecto recopila
y clasifica la jurisprudencia la Corte en
materia constitucional y de tutelas, lleva un
registro y archivo de los conceptos
proferidos por el Procurador y coordina y
controla la entrega, recibo, clasificación de
libros, documentos y publicaciones, que
interesen a las actividades de la
Procuraduría.
2. CLIENTES
Funcionarios de las procuradurías
auxiliares (Constitucional y Disciplinaria) y
demás servidores de la Procuraduría, a nivel
de consulta; como también particulares.
3. ALCANCE
El procedimiento involucra a un
coordinador de la oficina y a un auxiliar.
4. RESPONSABILIDADES
Los mismos.
5. REFERENCIAS
Resoluciones internas y memorandos de
instrucciones.
6. DEFINICIONES
No se aplica.
7. FORMATOS A UTILIZAR
Tarjetas de control de préstamos
Libro radicador de préstamos de libros
Libro control préstamos para asuntos
disciplinarios.
8. CONDICIONES GENERALES
Se facilitan documentos para consultas;
se busca la información, se recopila y
organiza con el fin de tenerla disponible
para los usuarios.
9. SALIDAS
No se aplica.
10. REGISTROS
• Fechas de entrega y devolución de
libros y conceptos
11. BASES DE AUTOCONTROL
No se aplica.
12. ANEXOS
No aplica.
13. ACTIVIDADES
13.1 COORDINADOR OFICINA:
13.2 Atiende las solicitudes de
información y documentos que formulen los
Procuradores Auxiliares, adicionalmente de
otras dependencias.
13.3 Actualiza los archivos sobre
conceptos, sentencias y demás material que
maneja la oficina.
13.4 Lleva un índice temático de los
P.G.N. DIVISIÓN DE DOCUMENTACIÓN - RELATORÍA –
NOTA: A este documento le hace falta una parte gráfica.
15
conceptos emitidos por el Procurador en
procesos de control constitucional.
13.5 Hace registro mensual sobre las
sentencias de constitucionalidad.
13.6 Atiende las solicitudes telefónicas.
13.7 Vela por la implementación
sistematizada de la relatoría con acceso a la
red, permitiendo el ingreso a los distintos
programas de informática jurídica, por
conducto de la División de Sistemas.
13.8 AUXILIAR
13.9 Recopila y clasifica las sentencias de
la Corte Constitucional.
13.10 Elabora un índice temático y
mensual de las sentencias de tutela.
13.11 Realiza labores de mensajería
dentro y fuera de la entidad.
13.12 Atiende a los usuarios.
13.13 Efectúa control permanente sobre la
documentación entregada en préstamo.
14. INDICADORES
Se elabora un registro mensual de las
sentencias que produce la Corte
Constitucional, señalando la norma
demandada, la posición de la Procuraduría y
la decisión de la Corte y si fue o no acogido
el criterio del Procurador General.
Dependencia: Procuraduría Auxiliar para
Asuntos Constitucionales
Proceso: Área de Tutelas
Procedimiento: Estudiar y Proyectar para
la firma del Procurador General las
solicitudes de revisión de tutelas ante la
honorable Corte Constitucional. Preparar los
proyectos de intervención Judicial en las
tutelas que se presenten contra el
Procurador General, en los casos en que
éste haya delegado al Procurador Auxiliar
Código:
Revisó: JEFE DE OFICINA
Aprobó: CARLOS ARTURO GOMEZ
PAVAJEAU
Fecha: 02 MARZO 2001
1. OBJETIVO
Realizar el estudio jurídico para
determinar si es procedente o no la solicitud
de revisión de las tutelas excluidas por la
honorable Corte Constitucional y proyectar
la determinación respectiva para la firma del
Procurador General.
Efectuar el estudio jurídico y proyectar
para la firma del Procurador Auxiliar las
intervenciones judiciales en los casos de
tutela contra el Procurador General.
2. CLIENTES
La Corte Constitucional, el accionante
(particular o la Procuraduría) y el accionado
(entidades públicas o el Procurador General,
según el caso).
3. ALCANCE
El procedimiento lo aplican los abogados
proyectistas, el Procurador Auxiliar para
Asuntos Constitucionales o disciplinarios,
según el caso, Procurador General y la
Corte Constitucional, cuya decisión es
vinculante.
4. RESPONSABILIDADES
Se involucran en esta actividad:
Secretaría del Area Consultas, Derecho de
Petición y Tutelas, el proyectista, el
Procurador Auxiliar para Asuntos
Constitucionales o disciplinarios y el
Procurador General.
5. REFERENCIAS
• Constitución Política.
• Decreto 262 de 2000
• Acuerdo 5 de 1992 de la Corte
Constitucional
• Decreto 2591 de 1991
• Decreto 306 de 1992
P.G.N. DIVISIÓN DE DOCUMENTACIÓN - RELATORÍA –
NOTA: A este documento le hace falta una parte gráfica.
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• Demás normas que lo complementen.
6. DEFINICIONES
No aplica.
7. FORMATOS A UTILIZAR
Libro radicador tutelas.
8. CONDICIONES GENERALES
La solicitud de revisión es un mecanismo
adicional que tienen los accionantes o los
accionados para lograr que las tutelas que
fueron excluidas por la Corte Constitucional,
puedan ser nuevamente examinadas.
Actividad que puede cumplir también la
Defensoría del Pueblo y cuyas causales son
menos amplias que las que tiene la
Procuraduría.
Por delegación del Procurador General,
en los procesos de tutela, se hace una
defensa de las actuaciones de éste en
cuanto a derechos fundamentales se trata.
9. SALIDAS
Concepto solicitando o no la revisión
Documento de intervención judicial
10. REGISTROS
• Solicitud
• Proyecto
• Concepto
11. BASES DE AUTOCONTROL
• Fecha de vencimiento ante la Corte
Constitucional para solicitar la revisión.
• Fecha de vencimiento para la
intervención ante las autoridades que
tramiten la tutela contra el Procurador
General.
• Confrontación con Defensoría del
Pueblo y la Corte Constitucional para
determinar si la tutela fue o no objeto de
revisión.
• Fecha de entrega del proyecto al
Procurador Auxiliar.
• Fecha de recibo de las solicitudes en el
área correspondiente.
12. ANEXOS
No aplica.
13. ACTIVIDADES
13.1 SECRETARIA DE AREA
CONSULTAS, DERECHO DE PETICION Y
TUTELAS
13.2 Radica y entrega las Tutelas y
solicitudes respectivas, al Procurador
Auxiliar respectivo para reparto.
13.3 Anota en libros la fecha de la
entrada, proyecto y firma del concepto.
13.4 Archiva las respuesta y conceptos.
13.5 ABOGADO PROYECTISTA
13.6 Examina los asuntos y las normas
atinentes al tema y conforme a ello proyecta
lo pertinente.
13.7 PROCURADOR AUXILIAR PARA
ASUNTOS CONSTITUCIONALES o
DISCIPLINARIOS
13.8 Revisa los proyectos elaborados por
abogados.
13.9 Corrige y complementa los proyectos
presentados para su firma (en caso de
intervención) o la del Procurador General
(Revisión).
13.10 PROCURADOR GENERAL
13.11 Firma los pronunciamientos de
revisión de tutelas.
14. INDICADORES
No se ha aplicado ninguno hasta el
momento.
Número de tutelas tramitadas
————————————————————
— X100
Número de tutelas radicadas
Dependencia: Procuraduría Auxiliar para
P.G.N. DIVISIÓN DE DOCUMENTACIÓN - RELATORÍA –
NOTA: A este documento le hace falta una parte gráfica.
17
Asuntos Constitucionales.
Proceso: Area de Consultas.
Procedimiento: Proyectar para la firma
de los Procuradores Auxiliares
(Constitucional - Disciplinario) los conceptos
sobre las consultas elevadas por los
funcionarios de la Entidad, los Personeros y
las oficinas de Control Interno Disciplinario.
Código:
Revisó: JEFE DE OFICINA
Aprobó: CARLOS ARTURO GOMEZ
PAVAJEAU
Fecha: 02 MARZO 2001
1. OBJETIVO
Resolver dentro de los términos legales
las consultas que formulen los servidores
antes citados en materia disciplinaria y
funciones de Ministerio Público.
2. CLIENTES
Los peticionarios: servidores públicos de
la Procuraduría, personeros y Jefes de las
oficinas de control interno disciplinario.
3. ALCANCE
El procedimiento lo aplican el abogado
proyectista, el coordinador y el Procurador
Auxiliar para Asuntos Constitucionales o
disciplinarios, según el caso.
4. RESPONSABILIDADES
Se involucran en esta actividad: la
Secretaría General de la Procuraduría
Auxiliar, Secretaría del Área Consultas,
Derecho de Petición y Tutelas, el
proyectista, el Coordinador y el Procurador
Auxiliar para Asuntos Constitucionales o
disciplinarios.
5. REFERENCIAS
• Constitución Política.
• Decreto 001 de 1984 y sus reformas
• Ley 200 de 1995
• Decreto-ley 262 de 2000
• Resoluciones, circulares y directivas del
Procurador.
• Demás normas que lo reglamenten.
6. DEFINICIONES
No aplica.
7. FORMATOS A UTILIZAR
Planillas
Libro radicador y de reparto de consultas.
8. CONDICIONES GENERALES
La atención de consultas tiene por objeto
absolver interrogantes sobre aspectos
específicos como son la aplicación de la Ley
Disciplinaria y las funciones del Ministerio
Público, con el fin de unificar criterios a nivel
nacional que permitan que en similares
situaciones se adopten las mismas
soluciones jurídicas. Las cuales deben
tramitarse dentro del término legal previsto.
9. SALIDAS
Concepto.
10. REGISTROS
• Copia de la consulta y sus anexos.
• Proyecto.
• Concepto de respuesta al peticionario.
11. BASES DE AUTOCONTROL
• Fecha de recibo en la Procuraduría
General (correspondencia).
• Fecha de radicación en la Procuraduría
Auxiliar.
• Examen y análisis de las normas sobre
el tema o asunto objeto de la consulta.
• Fecha de entrega del proyecto al
Procurador Auxiliar respectivo.
• Fecha de salida de la dependencia.
12. ANEXOS
No aplica.
13. ACTIVIDADES
P.G.N. DIVISIÓN DE DOCUMENTACIÓN - RELATORÍA –
NOTA: A este documento le hace falta una parte gráfica.
18
13.1 SECRETARIA GENERAL DE LA
PROCURADURIA AUXILIAR.
13.2 Recibe los documentos que lleguen
de correspondencia.
13.3 Reparte la correspondencia entre las
distintas áreas mediante planillas.
13.4 Lleva archivo consecutivo de los
oficios y documentos producidos en las
distintas áreas.
13.5 SECRETARIA DE AREA
CONSULTAS, DERECHO DE PETICION Y
TUTELAS
13.6 Radica y entrega las consultas al
abogado coordinador para reparto entre los
proyectistas.
13.7 Anota en libros la fecha de la
entrega, proyecto y firma del concepto.
13.8 Archiva los oficios de respuesta.
13.9 ABOGADO PROYECTISTA
13.10 Examina las consultas y las normas
atinentes al tema y conforme a ello proyecta
la respuesta.
13.11 Atiende consultas verbales.
13.12 ABOGADO COORDINADOR.
13.13 Efectúa el reparto de las consultas
entre los abogados proyectistas.
13.14 Revisa los proyectos de respuestas
y los somete a consideración del procurador
auxiliar.
13.15 Proyecta respuestas.
13.16 PROCURADOR AUXILIAR PARA
ASUNTOS CONSTITUCIONALES O
DISCIPLINARIOS
13.17 Revisa los proyectos elaborados
por abogados.
13.18 Corrige y complementa los
proyectos presentados para su firma.
14. INDICADORES
Total consultas recibidas y consultas
tramitadas durante periodos específicos,
generalmente por mes.
Total consultas absueltas
——————————————————
X100
Total consultas radicadas
Dependencia: Procuraduría Auxiliar para
Asuntos Constitucionales
Proceso: Supervigilancia del Derecho de
Petición
Procedimiento: Proyectar para el
Procurador Auxiliar para Asuntos
Constitucionales los requerimientos a las
distintas entidades que presuntamente no
han atendido el derecho de petición y revisar
los reglamentos internos del derecho de
petición, quejas y reclamos de las Entidades
Públicas.
Código:
Revisó: JEFE DE OFICINA
Aprobó: CARLOS ARTURO GOMEZ
PAVAJEAU
Fecha: 02 MARZO 2001
1. OBJETIVO
Velar para que las distintas entidades
estatales den respuesta a los derechos de
petición cuyos términos se han vencido,
mediante requerimientos escritos y en caso
de que éstos no sean atendidos solicitar las
investigaciones correspondientes.
Así como también, velar para que estas
entidades cumplan el deber legal de expedir
los reglamentos internos del derecho de
petición.
2. CLIENTES
El peticionario-quejoso y la entidad
requerida. En caso de investigación, el
funcionario que resulte competente.
En los reglamentos únicamente la entidad
pública que remite el reglamento y está
P.G.N. DIVISIÓN DE DOCUMENTACIÓN - RELATORÍA –
NOTA: A este documento le hace falta una parte gráfica.
19
obligada a expedirlo (descentralizadas y
centralizadas del orden nacional,
gobernaciones y alcaldías de distrito
especial).
3. ALCANCE
El procedimiento de supervigilancia lo
desarrollan oficinistas adscritos a esa área,
el abogado coordinador y el Procurador
Auxiliar para Asuntos Constitucionales y
vincula a la entidad ante la cual el
ciudadano ha formulado el derecho de
petición.
En los reglamentos se involucra además
el abogado proyectista y el Procurador
General que firma la resolución, así como la
entidad que ha presentado el reglamento
respectivo.
4. RESPONSABILIDADES
Se involucran en esta actividad: La
Secretaría General de la Procuraduría
Auxiliar, la Secretaría de la Procuraduría
Auxiliar para Asuntos Constitucionales-Area
Consultas y Derecho de Petición, el
funcionario proyectista, el abogado
coordinador y el Procurador Auxiliar para
Asuntos Constitucionales y en los
reglamentos el Procurador General.
5. REFERENCIAS
• Constitución Política.
• Decreto 001 de 1984 y sus reformas
• Decreto-Ley 262 de 2000 y sus
reglamentos
• Demás normas concordantes.
6. DEFINICIONES
No aplica.
7. FORMATOS A UTILIZAR
1. De supervigilancia
2. De información al peticionario-quejoso
sobre supervigilancia
3. De información al peticionario-quejoso
sobre resultados
4. De solicitud de investigación.
5. Libro radicador de solicitudes de
supervigilancia y de reparto
6. Planilla reparto.
8. CONDICIONES GENERALES
El artículo 23 de la Constitución Política
establece el derecho de todo ciudadano de
elevar peticiones respetuosas ante las
autoridades y la obligación de éstas de
responderlas en un término perentorio. En
caso de que esto no suceda y ante la queja
del peticionario, la Procuraduría Auxiliar
requiere por una sola vez a la entidad para
que cese el incumplimiento del derecho
aludido, si éste persiste la oficina solicita la
investigación respectiva.
En los reglamentos de derecho de
petición la intervención está fundamentada
en el deber legal de las entidades de expedir
dichos reglamentos, que requieren para su
aplicación previa revisión y aprobación de la
Procuraduría General de la Nación.
9. SALIDAS
Oficios de requerimiento, de información y
de investigación.
Resoluciones de aprobación o
improbación de reglamentos de derechos de
petición.
10. REGISTROS
• Queja
• Oficios de respuesta a las peticiones y a
las entidades
• Resoluciones y antecedentes.
11. BASES DE AUTOCONTROL
• Fecha en que fue presentada la petición
ante la respectiva entidad
• Fecha de radicación en la Procuraduría
Auxiliar para Asuntos Constitucionales
• Confrontación de los proyectos de
P.G.N. DIVISIÓN DE DOCUMENTACIÓN - RELATORÍA –
NOTA: A este documento le hace falta una parte gráfica.
20
reglamentos con las normas que los
reglamentan.
12. ANEXOS
No aplica.
13. ACTIVIDADES
13.1 SECRETARIA GENERAL DE LA
PROCURADURIA AUXILIAR.
13.2 Recibe los documentos que lleguen
de correspondencia.
13.3 Reparte la correspondencia entre las
distintas áreas mediante planillas.
13.4 Lleva archivo consecutivo de los
oficios y documentos producidos en las
distintas áreas.
13.5 SECRETARIA PROCURADURIA
AUXILIAR ASUNTOS
CONSTITUCIONALES-AREA CONSULTAS,
DERECHO DE PETICION Y TUTELAS
13.6 Recibe y radica la documentación
que se reciba de la Secretaría General.
13.7 Hace el reparto.
13.8 Hace las anotaciones del trámite.
13.9 Archiva la correspondencia y
documentos que evacue el área.
13.10 OFICINISTAS
13.11 Mediante los formatos respectivos y
para firma del titular de la oficina elabora las
respuestas a peticionarios y los
requerimientos a las entidades.
13.12 Adelanta la supervigilancia del
derecho de petición.
13.13 Da información al peticionario-
quejoso sobre el trámite adelantado por la
entidad pública y los resultados de la
intervención de la Procuraduría.
13.14 Solicita investigación disciplinaria
cuando se considere pertinente.
13.15 ABOGADO PROYECTISTA.
13.16 Revisa el reglamento.
13.17 Proyecta las resoluciones a que
haya lugar.
13.18 ABOGADO COORDINADOR
13.19 Previa a la firma del jefe de la
oficina o del Procurador General, revisa y da
visto bueno a los diferentes oficios y
resoluciones que se producen en esta área.
13.20 PROCURADOR AUXILIAR PARA
ASUNTOS CONSTITUCIONALES
13.21 Aprueba y firma los requerimientos
e informaciones que se proyectan en esta
área.
13.22 Revisa para la firma del Procurador
General los proyectos de resoluciones
aprobatorias o improbatorias de los
reglamentos internos del Derecho de
petición.
14. INDICADORES
Estadística mensual de las
supervigilancias adelantadas, de acuerdo
con el número de quejas recibidas y
evacuadas.
La misma estadística opera con los
reglamentos, determinándose los que
entraron, los aprobados y los devueltos.
Número de solicitudes
—————————————————
Número de oficinistas
Dependencia: Procuraduría Auxiliar para
Asuntos Constitucionales
Proceso: Área Constitucional
Procedimiento: Proyectar para el
Procurador General los conceptos que debe
rendir ante la Corte Constitucional
Código:
Revisó: JEFE DE OFICINA
Aprobó: CARLOS ARTURO GOMEZ
PAVAJEAU
Fecha: 02 MARZO 2001
P.G.N. DIVISIÓN DE DOCUMENTACIÓN - RELATORÍA –
NOTA: A este documento le hace falta una parte gráfica.
21
1. OBJETIVO
Proyectar para el estudio y firma del
Procurador General de la Nación, los
conceptos que éste debe rendir dentro de
los procesos de control constitucional.
2. CLIENTES
La Corte Constitucional y el demandante
de la norma sujeta a control. El Presidente
de la República en caso de que éste
presente objeciones a alguna ley.
3. ALCANCE
El procedimiento lo aplican el abogado
proyectista, el Procurador Auxiliar para
Asuntos Constitucionales, el Procurador
General de la Nación, la Corte
Constitucional, cuya decisión vincula al
Estado y, a través de éste, a toda la
sociedad.
4. RESPONSABILIDADES
Se involucran en esta actividad: La
Secretaría de la Procuraduría Auxiliar para
Asuntos Constitucionales, el Proyectista, el
Procurador Auxiliar para Asuntos
Constitucionales y el Procurador General.
5. REFERENCIAS
• Constitución Política.
• Decreto 2067 de 1991.
• Normas concordantes.
6. DEFINICIONES
No aplica.
7. FORMATOS A UTILIZAR
Libro radicador de demandas y de reparto.
8. CONDICIONES GENERALES
El concepto que rinde el Procurador
General dentro del proceso constitucional es
eminentemente fiscal, no es obligatorio
dentro de la decisión de la Corte
Constitucional, pero contribuye al análisis
normativo que ésta debe realizar. Además,
constituye una síntesis importante para ser
tenida en cuenta al momento de proyectar el
fallo.
9. SALIDAS
Concepto ante la Corte Constitucional.
10. REGISTROS
• Copia de la demanda
• Fecha de entrada, de reparto y de
entrega del proyecto
• Proyecto
• Concepto
• Fecha: de entrega en la Corte.
11. BASES DE AUTOCONTROL
• Fecha: de recibo en la Procuraduría
Auxiliar, que determina el término para que
el Procurador General rinda el respectivo
concepto.
• Fecha: de reparto al proyectista, quien
tiene un término fijado por el jefe de la
oficina para hacer el proyecto respectivo.
• Confrontación de las normas acusadas
con los mandamientos constitucionales.
12. ANEXOS
No aplica.
13. ACTIVIDADES
13.1 SECRETARIA DE PROCURADOR
AUXILIAR PARA ASUNTOS
CONSTITUCIONALES
13.2 Recibe y radica las demandas.
13.3 Radica los repartos.
13.4 Fija los términos para los abogados
proyectistas.
13.5 Fija fecha de entrega a la Corte
Constitucional por parte de la Procuraduría.
13.6 ABOGADO PROYECTISTA
13.7 Elabora el concepto y lo entrega
dentro del término que se le haya fijado.
13.8 PROCURADOR AUXILIAR PARA
ASUNTOS CONSTITUCIONALES
P.G.N. DIVISIÓN DE DOCUMENTACIÓN - RELATORÍA –
NOTA: A este documento le hace falta una parte gráfica.
22
13.9 Revisa los proyectos elaborados por
abogados.
13.10 Corrige y complementa los
proyectos presentados.
13.11 Somete a consideración del
Procurador General los conceptos revisados.
13.12 PROCURADOR GENERAL
13.13 Revisa los conceptos y los ratifica
con su firma.
14. INDICADORES
La Procuraduría Auxiliar para Asuntos
Constitucionales viene realizando un
seguimiento al trabajo producido por la
misma, con el fin tener información que
permita establecer una estadística sobre el
número de conceptos emitidos y la
concordancia que ha tenido el criterio fiscal
frente a los fallos de la Corte Constitucional.
Conceptos rendidos
—————————————— X 100
Conceptos recibidos
MANUALES DE PROCEDIMIENTOS
PROCURADURÍA AUXILIAR PARA
ASUNTOS DISCIPLINARIOS
FEBRERO DE 2001
VER PROCESO DISCIPLINARIO
UNIFICADO
MANUALES DE PROCEDIMIENTOS
DIRECCION NACIONAL DE
INVESTIGACIONES ESPECIALES
FEBRERO DE 2001
ACTUALIZACION DEL MANUAL
INTRODUCCION
La Procuraduría General de la Nación es
un organismo con autonomía administrativa,
financiera y presupuestal en los términos
definidos por el Estatuto Orgánico del
Presupuesto Nacional, que ejerce sus
funciones bajo la suprema dirección del
Procurador General de la Nación, cuyo
desarrollo, calidad del servicio y
cumplimiento de las funciones que le han
asignado la Constitución Política y la ley,
dependen en buena parte de la ejecución de
los diferentes procedimientos que le
imprimen su dinámica diaria.
Por ello, los manuales de procedimientos
adquieren un gran valor práctico como guía
para la realización eficiente y eficaz del
trabajo por cada uno de los servidores
públicos de la Entidad.
Dentro de este marco de actuación,
estamos solicitando la máxima colaboración
y diligencia al personal en la observancia de
los procedimientos contenidos en el
presente Manual, en busca de un alto nivel
de desempeño institucional, facilitándose así
el logro de la excelencia en el servicio del
Ministerio Público.
El Viceprocurador General de la Nación,
Carlos Arturo Gómez Pavajeau.
OBJETIVOS DEL MANUAL
El presente Manual es un instructivo que
pretende los siguientes objetivos básicos:
• Orientar al personal en la ejecución de
los diferentes procedimientos, con el fin de
facilitar el trabajo y el logro de la calidad en
el mismo.
• Coadyuvar en la ejecución correcta y
oportuna de las labores encomendadas al
personal y propiciar la uniformidad en el
trabajo.
• Servir de medio de orientación al
personal nuevo, para facilitar su
incorporación al trabajo.
• Propiciar la eficiencia, la eficacia y el
control interno (autocontrol) de la Institución.
P.G.N. DIVISIÓN DE DOCUMENTACIÓN - RELATORÍA –
NOTA: A este documento le hace falta una parte gráfica.
23
• Facilitar la orientación al usuario o
cliente.
Se trata de un material de consulta y
aplicación permanente por quienes tienen la
responsabilidad de dirigir, ejecutar y
controlar los procedimientos respectivos.
DESTINATARIOS
El presente Manual de Procedimientos
está dirigido a los integrantes de la Oficina
de Control Interno, y a los empleados que de
alguna manera tengan participación o
vinculación con dicho instrumento
administrativo.
MANEJO Y CONSERVACION DEL MANUAL
El Manual debe ser objeto de
manipulación cuidadosa con el fin de
garantizar el buen estado de las hojas y de
la totalidad del instructivo.
Debe conservarse en lugares libres de
contaminación por agentes físicos, químicos
o biológicos.
ACTUALIZACION DEL MANUAL
Las modificaciones, sustituciones o
adiciones al Manual de Procedimientos se
efectuarán a través de la Oficina de
Planeación, siguiendo las instrucciones y
metodología de mejoramiento continuo
establecidas al interior de la Procuraduría.
Dependencia: Dirección Nacional de
Investigaciones Especiales
Proceso: Recaudo probatorio por
comisión, dentro de las indagaciones
preliminares que adelanta el Despacho del
señor Procurador General.
Procedimiento:Recaudo probatorio
Código:
Revisó: JEFE DE OFICINA
Aprobó: CARLOS ARTURO GOMEZ
PAVAJEAU
Fecha: 02 MARZO 2001
1. OBJETIVO DEL PROCEDIMIENTO
Practicar mediante los medios probatorios
legales las diligencias y pruebas que le
permitan al Procurador determinar la
ocurrencia de la conducta, determinar si es
constitutiva de falta disciplinaria e identificar
o individualizar al servidor público que haya
intervenido en ella.
2. CLIENTES
Despacho Procurador General de la
Nación. Procuraduría Auxiliar para Asuntos
Disciplinarios.
3. ALCANCE
El procedimiento se aplica a los
expedientes que provienen de la
Procuraduría Auxiliar para Asuntos
Disciplinarios.
4. RESPONSABILIDADES
Director Nacional de Investigaciones
Especiales, Funcionarios Comisionados y
Secretaria del Despacho del Director y
Secretaría de la Dirección Nacional.
5. REFERENCIAS
No aplica.
6. DEFINICIONES
No aplica.
7. FORMATOS A UTILIZAR
Registro de actuación disciplinaria
Gedis.
8. CONDICIONES GENERALES
Los términos de la comisión estarán
plenamente determinados en el auto
comisorio.
Se deben recaudar las pruebas ordenadas
mediante auto.
9. SALIDAS
– Auto de subcomisión
– Auto de devolución de diligencias
10. REGISTROS
P.G.N. DIVISIÓN DE DOCUMENTACIÓN - RELATORÍA –
NOTA: A este documento le hace falta una parte gráfica.
24
– Funcionario Comisionado
– Quejoso
– Cargo y Dependencia
– Adecuación provisional de la falta
disciplinaria
11. BASES DE AUTOCONTROL
– Confrontar las pruebas recaudadas con
la queja.
– Conformación de expedientes en
original y copia, debidamente foliados en
estricto orden cronológico, con el fin de
evitar inconvenientes en el manejo de los
mismos. En caso de hurto o pérdida de los
cuadernos originales, con el de copias se
podría reconstruir.
12. ANEXOS
No aplica.
13. ACTIVIDADES
13.1 SECRETARÍA DIRECCION
NACIONAL DE INVESTIGACIONES
13.1.1 Radica el expediente
13.1.2 Pasa el expediente al Despacho
del Director, para subcomisionar.
13.2 SECRETARIA DESPACHO
DIRECTOR
13.2.1 Pasa al Despacho del Director.
13.3 DESPACHO DIRECTOR
13.3.1 Entrega con memorando de
instrucciones a la secretaria para que
elabore auto de subcomisión.
13.4 SECRETARIA DESPACHO
DIRECTOR
13.4.1 Elabora auto de subcomisión para
la firma del Director.
13.5 DESPACHO DIRECTOR
13.5.1 Firma auto de subcomisión
13.6 SECRETARIA DESPACHO
DIRECTOR
13.6.1 Radica en el sistema y envía a la
Secretaria de la Dirección Nacional para su
trámite.
13.7 SECRETARÍA DE LA DIRECCION
13.7.1 Fecha y numera el auto de
Subcomisión.
13.7.2 Hace la entrega del expediente al
funcionario subcomisionado.
13.8 FUNCIONARIO (S) COMISIONADO
(S)
13.8.1 Practica las pruebas ordenadas en
el auto.
13.8.2 Elabora auto de remisión de las
pruebas al competente.
13.8.3 Entrega al despacho el expediente
debidamente foliado e igualado.
13.9 DESPACHO DEL DIRECTOR
13.9.1 Firma auto de remisión al
Competente, para que se continúe con el
trámite.
13.10 SECRETARÍA DE LA DIRECCION
13.10.1 Coloca número y fecha al auto de
remisión y dirige el mismo al competente
13.10.2 Ingresa la respectiva novedad en
el GEDIS
14. INDICADORES.
– Términos establecidos en el auto de
subcomisión.
Dependencia: Dirección Nacional de
Investigaciones Especiales
Proceso: Adelantar las indagaciones
preliminares que le asigne o delegue el
Procurador General y Apoyo Técnico
Procedimiento: Indagación preliminar y
colaboración Técnico Científica
Código:
Revisó: JEFE DE OFICINA
Aprobó: CARLOS ARTURO GOMEZ
PAVAJEAU
P.G.N. DIVISIÓN DE DOCUMENTACIÓN - RELATORÍA –
NOTA: A este documento le hace falta una parte gráfica.
25
Fecha: 02 MARZO 2001
1. OBJETIVO DEL PROCEDIMIENTO
Verificar la ocurrencia de la conducta,
determinar si es constitutiva de falta
disciplinaria e identificar o individualizar al
servidor público que haya intervenido en
ella.
2. CLIENTES
Quejoso, la comunidad, funcionario
implicado.
3. ALCANCE
El procedimiento se aplica a los
Servidores públicos a los cuales se les haya
endilgado alguna falta disciplinaria.
4. RESPONSABILIDADES
Director Nacional de Investigaciones
Especiales, Funcionarios Comisionados y
Secretaria del Despacho del Director y
Secretaría de la Dirección Nacional.
5. REFERENCIAS
No aplica.
6. DEFINICIONES
No aplica.
7. FORMATOS A UTILIZAR
Registro de actuación disciplinaria
Gedis
Carátula de Expediente.
8. CONDICIONES GENERALES
Los términos de la comisión estarán
plenamente determinados en el auto de
apertura de la indagación preliminar.
Se deben recaudar pruebas conducentes
y pertinentes.
El informe debe contener una síntesis de
lo actuado y recomendar el procedimiento a
seguir, determinando las conductas
infringidas, los funcionarios presuntamente
comprometidos y la competencia para la
apertura de investigación o el archivo.
En el caso de las colaboraciones técnico-
científicas solicitadas con fundamento en el
artículo 10 del Decreto 262 de 2000, se
rinde el informe técnico correspondiente y se
devuelven las diligencias a la oficina de
origen.
9. SALIDAS
– Auto apertura de Indagación Preliminar
– Auto de trámite
– Informe evaluativo
– Auto de remisión al competente
10. REGISTROS
– Indagaciones Preliminares
– Fecha de apertura
– Funcionario Comisionado
– Quejoso
– Cargo y Dependencia
– Adecuación provisional de la falta
disciplinaria
11. BASES DE AUTOCONTROL
– Confrontar las pruebas recaudadas con
la queja.
– Conformación de expedientes en
original y copia, debidamente foliados en
estricto orden cronológico, con el fin de
evitar inconvenientes en el manejo de los
mismos. En caso de hurto o pérdida de los
cuadernos originales, con el de copias se
podría reconstruir.
12. ANEXOS
No aplica.
13. ACTIVIDADES
13.1 SECRETARÍA DESPACHO
DIRECTOR
13.1.1 Proyecta auto de delegación.
13.2 DIRECTOR
13.2.1 Obtiene delegación del señor
Procurador General
13.2.2 Delega al funcionario
P.G.N. DIVISIÓN DE DOCUMENTACIÓN - RELATORÍA –
NOTA: A este documento le hace falta una parte gráfica.
26
comisionado.
13.3 SECRETARÍA DESPACHO
DIRECTOR
13.3.1 Entrega con memorando de
instrucciones al funcionario comisionado
13.3.2 Radica en el sistema.
13.4 FUNCIONARIO COMISIONADO
13.4.1 Proyecta Auto de apertura de
indagación preliminar y de pruebas.
13.5 SECRETARÍA DEL DESPACHO DEL
DIRECTOR
13.5.1 Recibe el proyecto de auto de
apertura y lo pasa al Despacho.
13.6 DESPACHO DEL DIRECTOR
13.6.1 Firma el auto o hace las
correcciones de rigor.
13.7 SECRETARÍA DEL DESPACHO DEL
DIRECTOR
13.7.1 Radica en el sistema y pasa el auto
a Secretaría de la Dirección.
13.8 SECRETARÍA DE LA DIRECCION
13.8.1 Fecha y numera los autos
13.8.2 Ingresa al GEDIS la Indagación
preliminar
13.8.3 Hace y remite las comunicaciones
de rigor
13.8.4 Devuelve el auto tramitado al (los )
funcionario(s) comisionado(s).
13.9 FUNCIONARIO (S) COMISIONADO
(S)
13.9.1 Practica las pruebas pertinentes y
conducentes
13.9.2 Escucha en versión libre a los
implicados
13.9.4 Elabora el informe evaluativo
sugiriendo la determinación a tomar.
13.9.5 Proyecta auto de suspensión
provisional del investigado en caso de
hacerse necesario, por considerar que la
permanencia en el cargo, función o servicio
facilita la interferencia del presunto autor de
la falta en el trámite normal de la
investigación o ante la posibilidad de la
continuidad o reiteración de la falta. Contra
esta decisión no procede recurso alguno.
13.9.6 Proyecta auto de remisión al
competente.
13.9.7 Entrega al despacho el informe con
el expediente debidamente foliado e
igualado.
13.10 DESPACHO DEL DIRECTOR
13.10.1 Firma auto de suspensión del
funcionario investigado.
13.10.2 Firma auto de remisión al
Competente, para que se continúe con el
trámite.
13.11 SECRETARÍA DE LA DIRECCION
13.11.1 Coloca número y fecha al auto de
apertura de investigación y suspensión, y
realiza las comunicaciones y notificaciones
pertinentes.
13.11.2 Coloca número y fecha al auto de
remisión y dirige el mismo al competente.
13.11.3 Ingresa la respectiva novedad en
el GEDIS.
14. INDICADORES.
– Términos establecidos en la comisión.
Dependencia: Dirección Nacional de
Investigaciones Especiales
Proceso: Investigación Disciplinaria por
Comisión Especial.
Procedimiento: Investigación
disciplinaria hasta fallo de primera instancia.
Código:
Revisó: JEFE DE OFICINA
Aprobó: CARLOS ARTURO GOMEZ
PAVAJEAU
P.G.N. DIVISIÓN DE DOCUMENTACIÓN - RELATORÍA –
NOTA: A este documento le hace falta una parte gráfica.
27
Fecha: 02 MARZO 2001
1. OBJETIVO DEL PROCEDIMIENTO
Adelantar la investigación disciplinaria
con el fin de resolver la conducta del
presunto implicado.
2. CLIENTES
Quejoso, la comunidad, funcionario
implicado.
3. ALCANCE
El procedimiento se aplica a los
Servidores públicos a los cuales se les haya
endilgado alguna falta disciplinaria.
4. RESPONSABILIDADES
Presidente Comisión Especial
Disciplinaria y demás Miembros
comisionados.
5. REFERENCIAS
No aplica.
6. DEFINICIONES
No aplica.
7. FORMATOS A UTILIZAR
Registro de actuación disciplinaria
Gedis
8. CONDICIONES GENERALES
Los términos de la comisión estarán
plenamente determinados en el auto que
dispone conformarla.
Garantizar en todo momento de la
actuación el debido proceso
(comunicaciones, acceso al expediente,
derechos del implicado, expedición de las
fotocopias, recepción de versión, práctica de
pruebas solicitadas a favor del presunto
implicado, etc.).
9. SALIDAS
– Auto de apertura de investigación. –No
tiene recurso– (puede incluir suspensión del
funcionario investigado en caso de hacerse
necesario en caso de que la permanencia en
el cargo, función o servicio facilita la
interferencia del presunto autor de la falta en
el trámite normal de la investigación o ante
la posibilidad de la continuidad o reiteración
de la falta).
– Auto de Cargos.
– Fallo de primera instancia.
10. REGISTROS
– Funcionario Comisionado
– Quejoso
– Implicado (nombre completo e
identificación)
– Cargo y Dependencia
– Adecuación de la falta disciplinaria
11. BASES DE AUTOCONTROL
– Igualar expedientes con su respectivo
original y copia, debidamente foliados en
estricto orden cronológico, con el fin de
evitar inconvenientes en el manejo de los
mismos. En caso de hurto o pérdida de los
cuadernos originales, con el de copias se
podría reconstruir.
– Permanente acceso de la defensa
técnica (Apoderado) a las diligencias que se
practiquen dentro de la investigación.
12. ANEXOS
No aplica.
13. ACTIVIDADES
13.1 DESPACHO DIRECTOR
13.1.1 Proyecta auto de apertura de
investigación y de Comisión Especial
Disciplinaria.
13.2 SECRETARÍA DIRECCION
NACIONAL
13.2.1 Enumera y fecha el auto y entrega
a la Comisión Especial.
13.2.2 Elabora comunicaciones y hace
anotaciones de rigor.
13.3 MIEMBROS COMISION ESPECIAL
P.G.N. DIVISIÓN DE DOCUMENTACIÓN - RELATORÍA –
NOTA: A este documento le hace falta una parte gráfica.
28
13.3.1 Adelanta la respectiva
investigación según pruebas ordenadas.
13.3.2 Formula cargos.
13.4 SECRETARIA DE LA DIRECCION
NACIONAL
13.4.1 Efectúa las notificaciones
correspondientes.
13.4.2 Recepciona memoriales de
descargos
13.5 MIEMBROS COMISIÓN ESPECIAL
13.5.1 Ordena mediante auto las pruebas
solicitadas por los implicados en los
descargos.
13.5.2 Elaboración del fallo
13.6 SECRETARÍA DEL DESPACHO DE
LA DIRECCION NACIONAL
13.6.1 Efectúa las notificaciones
correspondientes.
13.6.2 Recepciona los recursos
interpuestos contra el fallo (apelación o
consulta)
13.6.3 Comunicaciones a Registro y
Control
13.6.4 Remite el expediente al
competente (segunda instancia).
14. INDICADORES.
– Términos establecidos en la comisión.
MANUALES DE PROCEDIMIENTOS
OFICINA DE PLANEACION
FEBRERO DE 2001
ACTUALIZACION DEL MANUAL
INTRODUCCION
La Procuraduría General de la Nación es
un organismo con autonomía administrativa,
financiera y presupuestal en los términos
definidos por el Estatuto Orgánico del
Presupuesto Nacional, que ejerce sus
funciones bajo la suprema dirección del
Procurador General de la Nación, cuyo
desarrollo, calidad del servicio y
cumplimiento de las funciones que le han
asignado la Constitución Política y la ley,
dependen en buena parte de la ejecución de
los diferentes procedimientos que le
imprimen su dinámica diaria.
Por ello, los manuales de procedimientos
adquieren un gran valor práctico como guía
para la realización eficiente y eficaz del
trabajo por cada uno de los servidores
públicos de la Entidad.
Dentro de este marco de actuación,
estamos solicitando la máxima colaboración
y diligencia al personal en la observancia de
los procedimientos contenidos en el
presente Manual, en busca de un alto nivel
de desempeño institucional, facilitándose así
el logro de la excelencia en el servicio del
Ministerio Público.
El Viceprocurador General de la Nación,
Carlos Arturo Gómez Pavajeau.
OBJETIVOS DEL MANUAL
El presente Manual es un instructivo que
pretende los siguientes objetivos básicos:
• Orientar al personal en la ejecución de
los diferentes procedimientos, con el fin de
facilitar el trabajo y el logro de la calidad en
el mismo.
• Coadyuvar en la ejecución correcta y
oportuna de las labores encomendadas al
personal y propiciar la uniformidad en el
trabajo.
• Servir de medio de orientación al
personal nuevo, para facilitar su
incorporación al trabajo.
• Propiciar la eficiencia, la eficacia y el
control interno (autocontrol) de la Institución.
• Facilitar la orientación al usuario o
P.G.N. DIVISIÓN DE DOCUMENTACIÓN - RELATORÍA –
NOTA: A este documento le hace falta una parte gráfica.
29
cliente.
Se trata de un material de consulta y
aplicación permanente por quienes tienen la
responsabilidad de dirigir, ejecutar y
controlar los procedimientos respectivos.
DESTINATARIOS
El presente Manual de Procedimientos
está dirigido a los integrantes de la Oficina
de Control Interno, y a los empleados que de
alguna manera tengan participación o
vinculación con dicho instrumento
administrativo.
MANEJO Y CONSERVACION DEL
MANUAL
El Manual debe ser objeto de
manipulación cuidadosa con el fin de
garantizar el buen estado de las hojas y de
la totalidad del instructivo.
Debe conservarse en lugares libres de
contaminación por agentes físicos, químicos
o biológicos.
ACTUALIZACION DEL MANUAL
Las modificaciones, sustituciones o
adiciones al Manual de Procedimientos se
efectuarán a través de la Oficina de
Planeación, siguiendo las instrucciones y
metodología de mejoramiento continuo
establecidas al interior de la Procuraduría.
Dependencia: Oficina de planeación
Proceso: Planeación Institucional
Procedimiento: Formulación y
elaboración de Plan Estratégico
Código:
Revisó: JEFE DE OFICINA
Aprobó: CARLOS ARTURO GOMEZ
PAVAJEAU
Fecha: 02 MARZO 2001
1. OBJETIVO
Establecer de manera concertada y
coherente el conjunto de programas y
proyectos que se pretende desarrollar, para
articular las acciones de las diferentes
unidades y niveles de la organización; fijar
un sistema de medición de resultados,
contrastándolos con los recursos y esfuerzos
demandados; determinar el grado de
prioridad y énfasis de los propósitos
adoptados.
2. CLIENTES
Los funcionarios de la Entidad y la
sociedad en general.
3. ALCANCE
El procedimiento se aplica a todas las
dependencias de la entidad y es válido para
la Oficina de Planeación.
4. RESPONSABILIDADES
El Procurador General de la Nación, como
jefe del Ministerio Público, los jefes de cada
dependencia y de la Oficina de Planeación,
que es la encargada de la coordinación de
las actividades de preparación, adopción,
seguimiento y evaluación.
5. REFERENCIAS
• Constitución Política de Colombia
• Ley 152 de 1994
• Decreto-ley 262 de 2000
• Ley 190 de 1995.
6. DEFINICIONES
Plan estratégico: Se refiere al conjunto de
acciones o proyectos a ser adelantados por
diversas Entidades del sector público,
encaminados a cumplir con su objeto social.
Objetivos: Finalidad hacia la que se
orientan las actividades o acciones de un
plan, programa o proyecto.
Meta: Magnitud o nivel específico de los
resultados, efectos o impactos que se
esperan alcanzar.
DOFA: Matriz de debilidades,
oportunidades, fortalezas y amenazas.
P.G.N. DIVISIÓN DE DOCUMENTACIÓN - RELATORÍA –
NOTA: A este documento le hace falta una parte gráfica.
30
7. FORMATOS A UTILIZAR
• Modelo de elaboración del plan de
desarrollo de Planeación Nacional
• Modelo de Evaluación de la Oficina de
Planeación
• Metodología de elaboración del plan a
las distintas dependencias
• Formatos de ingreso de la información al
sistema
• Formato de evaluación
• Modelo de aplicación de los índices de
evaluación del plan.
8. CONDICIONES GENERALES
El plan de desarrollo de la Procuraduría
General de la Nación (Institucional) es una
herramienta gerencial que sirve para medir
el grado de cumplimiento de los objetivos,
metas y acciones de las distintas
dependencias de la Entidad.
El plan de desarrollo debe ser conocido
por todos los funcionarios de la entidad, a fin
de que estén comprometidos con el
cumplimiento del mismo. Sus evaluaciones
serán periódicas.
Las modificaciones al plan de desarrollo
las realizará la Oficina de Planeación en
coordinación con las dependencias, y
siguiendo las indicaciones y orientaciones
del Procurador General.
9. SALIDAS
– Plan de Desarrollo Estratégico.
10. REGISTROS
• Formatos de Evaluación
• Formatos de Ingreso de información al
sistema
• Formatos de Aplicación
• Metodología de Elaboración
• Indicadores de Gestión
• Guías Información del Plan.
11. BASES DE AUTOCONTROL
Las Dependencias de la Procuraduría
General de la Nación, corregirán las
distintas actividades del plan y las
informarán a la Oficina de Planeación.
La Oficina elaborará un plan de
seguimiento al plan de desarrollo.
Los jefes de las dependencias informarán
los alcances, desarrollo, objetivos, metas y
acciones del plan
12. ANEXOS
Formatos: de Evaluación, Seguimiento,
Inversión, Financiamiento, Responsables
Programación, y actividades.
13. ACTIVIDADES
JEFE OFICINA DE PLANEACIÓN Y
PROFESIONALES
13.1 Determinan los pasos a seguir para
conocer los proyectos o actividades de la
Procuraduría.
13.2 Diseñan y elaboran instructivos que
permitan recoger la información relacionada
con el plan específico de cada una de las
dependencias, definiendo la metodología del
trabajo.
PROFESIONAL OFICINA DE
PLANEACION
13.3 Elabora un cuadro para consolidar la
información que sirva para el diseño del plan
concertado de la Procuraduría, el cual debe
contener los Programas a desarrollar cada
cuatro años.
JEFE OFICINA DE PLANEACIÓN
13.4 Envía con oficio el formato e
instructivo a todas las dependencias de la
entidad para su diligenciamiento.
SECRETARIA OFICINA DE PLANEACION
13.5 Recibe los formatos diligenciados y
los entrega al jefe para su análisis.
PROFESIONALES OFICINA DE
P.G.N. DIVISIÓN DE DOCUMENTACIÓN - RELATORÍA –
NOTA: A este documento le hace falta una parte gráfica.
31
PLANEACION
13.6 Analizan la información recibida y
elaboran una propuesta del plan,
conformada por objetivos generales,
fundamentación del plan, áreas temáticas,
matriz dofa, objetivos de área y estrategias,
su ejecución y evaluación.
13.7 Clasifican los proyectos con base en
la definición de cada una de las áreas de
desarrollo, estableciendo una matriz
plurianual de proyectos a desarrollar y la
presentan al jefe de la oficina.
JEFE OFICINA DE PLANEACIÓN
13.8 Acoge el proyecto del plan y lo envía
a los Delegados y funcionarios del nivel
administrativo para sugerencias y ajustes.
PROFESIONAL OFICINA DE
PLANEACION
13.9 Atiende sugerencias y ajustes al Plan
de Desarrollo, elaboran el documento
definitivo y entregan al jefe de la Oficina el
documento para su visto bueno y posterior
discusión y aprobación tanto del Comité
como del Procurador General.
JEFE OFICINA DE PLANEACIÓN
13.10 Presenta al Comité el Plan
Cuatrienal para su discusión y visto bueno.
COMITE DE EVALUACION DEL PLAN
ESTRATEGICO
13.11 Discuten y dan visto bueno al plan
elaborado.
PROCURADOR GENERAL DE LA
NACIÓN
13.12 Firma el plan de desarrollo y ordena
su divulgación y aplicación en la Entidad;
evaluación por parte de las Oficinas de
Planeación y de Control Interno. Envía copia
a la Contraloría General de la República y al
Departamento de Planeación Nacional para
su seguimiento.
14. INDICADORES
El plan de desarrollo en todo su contexto
será medido o evaluado, de acuerdo a los
indicadores de gestión elaborados y
aprobados por el señor Procurador General
de la Nación y los jefes de cada
dependencia de la Entidad.
IAP: Indicador aprobación de planes
TPA: Total de planes aprobados
TPP: Total planes presentados
IAP: Total de planes aprobados X 100
Total planes presentados
IE: Indicador de Efectividad
TEA: Total estudios aprobados
TEP: Total estudios presentados
IE: Total estudios aprobados X 100
Total estudios presentados
IE: Índice de Ejecución y proyectos
TEPP: Total de ejecución real de planes y
proyectos
TPP : Total de proyectos planeado
IE: Total de ejecución real de planes y
proyectos X 100
Total de proyectos planeado
Dependencia: Oficina de Planeación
Proceso: Planeación Institucional
Procedimiento: Elaboración y
Actualización de los manuales de funciones,
requisitos específicos y de procedimientos
administrativos
Código:
Revisó: JEFE DE OFICINA
Aprobó: CARLOS ARTURO GOMEZ
PAVAJEAU
Fecha: 02 MARZO 2001
1. OBJETIVO
Elaborar y actualizar los manuales de
funciones y requisitos de la Procuraduría
P.G.N. DIVISIÓN DE DOCUMENTACIÓN - RELATORÍA –
NOTA: A este documento le hace falta una parte gráfica.
32
General de la Nación, a fin de que todo
funcionario del Ministerio Público tenga
funciones detalladas para que se logre
cumplir con los objetivos institucionales, fijar
deberes y responsabilidades, y establecer
competencias.
2. CLIENTES
Los funcionarios de la Procuraduría
General de la Nación.
3. ALCANCE
El procedimiento se aplica a todos los
cargos y dependencias de la entidad.
4. RESPONSABILIDADES
El Procurador General de la Nación, los
jefes de cada dependencia e involucra
directamente a la Oficina de Planeación.
5. REFERENCIAS
• Constitución Política de Colombia
• Ley 190 de 1995
• Decreto 262 de 2000.
6. DEFINICIONES
Proceso: Conjunto de actividades
secuenciales que se desarrollan para
obtener un producto o resultado satisfactorio
para el cliente, a través del empleo de
diferentes recursos y dentro de un tiempo
predeterminado.
Actividad: Acciones necesarias para
transformar determinados recursos en
productos, en un período determinado.
Procedimiento: Manera específica de
efectuar las actividades que componen un
proceso y la secuencia que debe seguirse.
Clientes: Sujetos que reciben los
resultados del proceso.
Responsabilidades: Enuncia los cargos,
entidades o dependencias, responsables de
realizar las actividades.
7. FORMATOS A UTILIZAR
• Modelo de elaboración de funciones
• Modelo de evaluación de las funciones
• Metodología de elaboración del manual
de funciones y requisitos
• Formato de evaluación
• Aplicación de los índices de evaluación
del manual.
8. CONDICIONES GENERALES
El manual de funciones y requisitos de la
Procuraduría General, es una herramienta
administrativa que sirve para que todos los
servidores tengan claro cuáles son sus
funciones y/o competencias con respecto a
los temas de la Entidad, y su finalidad es la
de obtener resultados óptimos y establecer
parámetros de rendimiento, definiendo
normas de manejo o metas de resultados.
El manual se inicia con el diseño y
elaboración del proyecto o plan de trabajo y
la adopción por parte de la dependencia y
del Departamento Administrativo de la
Función Pública, su aprobación. En el
procedimiento se deben tener en cuenta dos
fases: la elaboración y el trámite de
expedición.
En la etapa de elaboración, la
identificación, objetivos, plan de acción,
cronograma de actividades, responsables y
recursos disponibles.
Igualmente, el marco de referencia que
consiste en la misión, los objetivos y
funciones generales, así como las funciones
de cada dependencia y la normatividad
existente.
En cuanto a su forma de presentación,
ésta debe corresponder con la configuración
de la organización.
Para la recopilación de la información se
debe tener en cuenta:
Comunicación con todos los funcionarios
y los jefes de la dependencia o área y
explicarles la manera en que se va a
P.G.N. DIVISIÓN DE DOCUMENTACIÓN - RELATORÍA –
NOTA: A este documento le hace falta una parte gráfica.
33
proceder para obtener la información
necesaria, las técnicas utilizadas
(entrevistas, cuestionarios, etc.) y cuál es el
grado de participación de los jefes y
funcionarios.
En la dependencia en que se levanta la
información, debe establecerse un
responsable del proyecto y entregarle tanto
los materiales e instrucciones necesarias y
los accesorios para resolver dudas o
sugerencias que se tengan.
Igualmente se deben tener en cuenta
como mínimo estos principios o aspectos
elementales para su elaboración:
Identificación, nombre de la Entidad, título
del manual y fecha de su elaboración.
Descripción, escribir en este renglón muy
brevemente la misión, objetivos y funciones
generales de la entidad o de la dependencia
analizada.
Se debe establecer un cronograma para
determinar las fechas de elaboración y
entrega.
Es necesario identificar a los servidores
según lo establecido en la planta de
personal a través de sus códigos, grado,
salario, para establecer las funciones y los
requisitos de los funcionarios de las
dependencias.
9. SALIDAS
– Los Manuales de Funciones y
Requisitos mínimos y de procedimientos
administrativos.
10. REGISTROS
• Formatos de Evaluación
• Formatos de Aplicación
• Metodología de Elaboración
• Indicadores de Gestión
• Guías Información de elaboración.
11. BASES DE AUTOCONTROL
Los funcionarios y jefes de las
Dependencias de la Procuraduría General
de la Nación corregirán las distintas
funciones y procedimientos e informarán a la
Oficina de Planeación.
La Oficina de Planeación elaborará un
plan de seguimiento al manual.
12. ANEXOS
Formatos: de Evaluación, Seguimiento,
Inversión, Financiamiento, Responsables
Programación, y actividades.
13. ACTIVIDADES
JEFE OFICINA DE PLANEACION
13.1 Asigna a los profesionales de la
Oficina de Planeación la tarea de
elaboración de los Manuales de Funciones y
Requisitos mínimos, como de los
procedimientos administrativos de la
Procuraduría.
PROFESIONAL OFICINA DE
PLANEACION
13.2 Elabora un plan de trabajo para
establecer la metodología para el diseño del
manual. Si es el de funciones y requisitos
mínimos, determina los requisitos del cargo
en términos de conocimiento, experiencia,
habilidades y actitudes y los de la entidad,
en términos de productividad y eficiencia. Si
se trata del manual de procedimientos
administrativos, determina los principales
procesos y responsables de su ejecución.
13.3 Diseña los manuales, con la
colaboración de los funcionarios de las
dependencias y los presenta a los jefes para
su aprobación y visto bueno.
JEFES DEPENDENCIAS
13.4 Lo revisan con sus funcionarios, los
aprueban y los devuelven a la Oficina de
Planeación.
JEFE OFICINA DE PLANEACION
13.5 Elabora el acto administrativo para la
adopción del manual, por parte del
P.G.N. DIVISIÓN DE DOCUMENTACIÓN - RELATORÍA –
NOTA: A este documento le hace falta una parte gráfica.
34
Procurador General o su delegado.
PROCURADOR GENERAL
13.6 Firma el acto administrativo o
Resolución, por medio del cual se adopta el
manual elaborado.
14. INDICADORES
Los indicadores de gestión evaluarán si
las funciones están siendo cumplidas por los
servidores públicos
IP : Indice de Proporcionalidad
TEP: Total de empleos Permanentes
TET: Total de empleos Transitorios
IP: Total de empleos Permanentes X 100
Total de empleos Transitorios
IRI: Indice de Rotación Interna
TTA: Total de traslados o ascensos
TC: Total de Cargos
IRI: Total de funciones creadas X 100
Total de Cargos
Dependencia: Oficina de Planeación
Proceso: Planeación Institucional
Procedimiento: Análisis y determinación
de cargas de trabajo
Código:
Revisó: JEFE DE OFICINA
Aprobó: CARLOS ARTURO GOMEZ
PAVAJEAU
Fecha: 02 MARZO 2001
1. OBJETIVO
Hacer un análisis porcentual de la
distribución real del trabajo, a fin de
determinar las cargas en puestos
administrativos, determinar funciones por
puestos de trabajo, optimizar
procedimientos, lo cual permitirá tener una
mayor productividad de cada funcionario, así
como de las dependencias.
2. CLIENTES
Los funcionarios de la Procuraduría
General de la Nación.
3. ALCANCE
El procedimiento se aplica a todas las
dependencias de la entidad y es válido para
los jefes de las dependencias, como para la
Oficina de Planeación.
4. RESPONSABILIDADES
Los jefes de cada dependencia, y la
Oficina de Planeación.
5. REFERENCIAS
• Decreto-ley 262 de 2000
• Ley 190 de 1995.
6. DEFINICIONES
Proceso: Conjunto de actividades
secuenciales que se desarrollan para
obtener un producto o resultado satisfactorio
para el cliente, a través del empleo de
diferentes recursos y dentro de un tiempo
predeterminado.
Actividad: Acciones necesarias para
transformar determinados recursos en
productos, en un período determinado.
7. FORMATOS A UTILIZAR
• Modelo de elaboración de cargas de
trabajo
• Modelo de Evaluación de la Oficina de
Planeación para las cargas de trabajo
• Metodología de elaboración para cada
dependencia
• Formato de evaluación
• Modelo de aplicación de los índices de
evaluación
• Informe de Gestión.
8. CONDICIONES GENERALES
El análisis y determinación de cargas de
trabajo, es una actividad necesaria para la
entidad, en busca de la optimización de sus
procedimientos, redistribución de funciones
P.G.N. DIVISIÓN DE DOCUMENTACIÓN - RELATORÍA –
NOTA: A este documento le hace falta una parte gráfica.
35
y el control de los costos laborales.
A cada jefe se le entregará un análisis de
las cargas de trabajo de su dependencia y
sus evaluaciones serán trimestrales o
periódicas
9. SALIDAS
– Informe de cargas y distribución del
trabajo por dependencias y funcionarios.
10. REGISTROS
• Formatos de Evaluación
• Formatos de Ingreso de información al
sistema
• Formatos de Aplicación
• Metodología de Elaboración
• Indicadores de Gestión
• Guías Información de las cargas.
11. BASES DE AUTOCONTROL
La Oficina de planeación y Control Interno
elaborará un plan de seguimiento.
Los Funcionarios de las distintas
dependencias de la Procuraduría informarán
a los jefes, su carga de trabajo.
Los jefes de las Oficinas de Planeación y
Control Interno, elaborarán un informe de
Gestión de acuerdo con las cargas de
Trabajo.
12. ANEXOS
Formatos: de Evaluación, Seguimiento,
Inversión, Financiamiento, Responsables
Programación, y actividades.
13. ACTIVIDADES
PROFESIONALES OFICINA DE
PLANEACIÓN
13.1 Elaboran la metodología para la
tarea a desarrollar, tales como la
planificación de los instrumentos de trabajo
necesarios: visitas, encuestas, cuestionario
y entrevistas con su instructivo.
13.2 Definida la metodología a seguir, se
presenta a los Jefes de las oficinas de
Planeación y Control Interno para efectuar
los ajustes necesarios.
JEFES OFICINAS DE PLANEACIÓN Y
CONTROL INTERNO
13.3 Realizan los ajustes a la metodología
con el grupo de trabajo.
PROFESIONALES
13.4 Adelantan la visita o practican la
encuesta dependiendo del caso, a los
servidores públicos de la dependencia
designada y entregan el informe al Jefe.
JEFE OFICINAS DE PLANEACION Y
CONTROL INTERNO
13.5 Presentan el informe de cargas y
distribución del trabajo, al Procurador
General.
14. INDICADORES
Las cargas de trabajo de los funcionarios
y de las dependencias de la Procuraduría
General de la Nación, se podrán medir a
través de los indicadores de gestión, a fin de
establecer si sus objetivos, metas y acciones
se han cumplido.
IVC: Indicadores de visitas
TDV: Total de dependencias visitadas
TD: Total de dependencias
IVC: Total de dependencias visitadas X
100
Total de dependencias
IAR: Indicador de actividades realizadas
TAR: Total actividades realizadas
TAP: Total actividades programadas
IAR: Total de dependencias X 100
Total actividades programadas
ICL: Indicador de carga laboral
TPP: Total procesos por profesional
TPD: Total procesos en la dependencia
P.G.N. DIVISIÓN DE DOCUMENTACIÓN - RELATORÍA –
NOTA: A este documento le hace falta una parte gráfica.
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ICL: Total procesos por profesional X
100
Total procesos en la dependencia
IDP: Indice de Desviación de personal
PR : Personal Real
PR : Personal Requerido
IDP : Personal Real X 100
Personal Requerido
Dependencia: Oficina de Planeación
Proceso: Planeación Presupuestal
Procedimiento: Formulación, Elaboración
y Presentación del Anteproyecto
Código:
Revisó: JEFE DE OFICINA
Aprobó: CARLOS ARTURO GOMEZ
PAVAJEAU
Fecha: 02 MARZO 2001
1. OBJETIVO
Formular, elaborar y presentar
correctamente, antes del 15 de marzo de
cada año, el anteproyecto de presupuesto
de la entidad, para la vigencia fiscal
siguiente.
2. CLIENTES
El Procurador General y el Ministro de
Hacienda y Crédito Público.
3. ALCANCE
El procedimiento se aplica a todas las
dependencias de la entidad, y es válido para
la Oficina de Planeación, División
Financiera, Secretaría General, División
Administrativa, División de Gestión Humana,
Oficinas de Sistemas y Jurídica,
Coordinaciones Administrativas.
4. RESPONSABILIDADES
El procedimiento involucra la Oficina de
Planeación, la División Financiera, el
Procurador General y Ministro de Hacienda.
5. REFERENCIAS
• Decreto 111 de 1996
• Ley 152 de 1994
• Ley 358 de 1997
• Decreto 264 de 2000
• Decreto 265 de 2000
• Normas laborales vigentes.
6. DEFINICIONES
BANCO DE NECESIDADES: Registro de
las necesidades de bienes y servicios por
satisfacer en las diferentes dependencias.
PLAN ANUAL DE COMPRAS: Programa a
ejecutar durante el año, donde se detallan
los bienes y servicios a adquirir.
GASTOS DE INVERSIÓN: Son aquellos
gastos destinados a crear infraestructura
social.
INFORMES DE EJECUCIÓN: Son los que
reportan las apropiaciones programadas y
aprobadas por la Ley tanto para ingresos
como para gastos, según el detalle del
anexo del decreto de liquidación del
presupuesto; los certificados de
disponibilidad expedidos, los compromisos
asumidos con cargo a esos certificados y los
pagos realizados sobre los mismos.
7. FORMATOS A UTILIZAR
• Formulario No. 1 anteproyecto de
presupuesto de ingresos
• Formulario No. 2 anteproyecto de
presupuesto de gastos
• Formulario No. 3 planta de personal
• Formulario No. 3 A Certificación de
Nómina.
8. CONDICIONES GENERALES
Es indispensable solicitar la información
pertinente a las dependencias involucradas
en los primeros días del mes de febrero,
para presentar el anteproyecto en la fecha
indicada.
P.G.N. DIVISIÓN DE DOCUMENTACIÓN - RELATORÍA –
NOTA: A este documento le hace falta una parte gráfica.
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El reporte de la información salarial, lo
realiza la División de Gestión Humana,
mientras que los requerimientos referentes a
gastos generales del nivel central, lo
suministra la División Administrativa; para el
nivel territorial, las Coordinaciones
Administrativas, a más tardar el 15 de
febrero.
El anteproyecto se presenta bajo el
siguiente esquema:
El primer capítulo se refiere a la
justificación del anteproyecto, donde se hace
un relato pormenorizado sobre el cálculo de
las cifras y los sustentos jurídicos de los
cuatro grandes conceptos: Gastos de
personal, gastos generales, transferencias e
inversiones.
Se diligencian cuatro formatos, con las
siguientes características:
Formulario 1. Anteproyecto de
Presupuesto de Ingresos.
En este formulario se refleja el cálculo de
los aportes que la nación le aprueba a la
entidad.
En la columna 1 Ingresos estimados del
presente año, se reportan los ingresos que
espera obtener la entidad hasta el final de la
presente vigencia fiscal, involucrando
aquellos ingresos no considerados
inicialmente en el presupuesto.
En la columna 2 Ingresos Programados
entidad para el próximo año: Se registra el
resultado del cálculo de cada concepto, que
la entidad espera recibir en la próxima
vigencia.
Formulario 2. Anteproyecto de
Presupuesto de Gastos
Este formulario tiene el propósito de
evaluar los gastos que la entidad genera en
el desarrollo de su actividad, detallados a
nivel de cuenta, subcuenta, objeto del gasto
y ordinal, según la clasificación establecida
en el decreto de liquidación y los
requerimientos específicos de la entidad.
El formulario está compuesto por:
Proyectado presente año: En estas tres
columnas se registran los gastos que la
Procuraduría General estima ejecutar
durante la presente vigencia por objeto del
gasto, señalando que son financiados con
aportes de la nación.
Gastos programados por la entidad para
el año entrante: En estas tres columnas se
indicará el valor de los gastos que la entidad
considera necesarios para efectuar su
gestión durante la próxima vigencia fiscal,
para lo cual se deben tener en cuenta los
parámetros de crecimiento del presupuesto
señalados por el Gobierno Nacional.
Vigencias futuras: En esta columna se
incluye el valor de los compromisos
asumidos con cargo a vigencias futuras,
debidamente autorizadas.
Formulario 3. Planta de personal del año
próximo
Esta información permite determinar el
valor de los gastos de personal de planta al
servicio de la entidad; constituye una base
de datos.
El formulario considera los distintos
niveles, especificando la denominación de
los cargos, grados, número de cargos,
asignación básica vigente, datos que sirven
de base para calcular el derecho al
reconocimiento de auxilios y subsidios de
ley, al igual que la proyección de las
diferentes prestaciones sociales legales,
tales como bonificación por servicios, primas
de servicios, vacaciones, navidad,
extralegales. El cálculo se efectúa conforme
a lo estipulado en las normas vigentes que
las regulan.
También se registran los valores
correspondientes a las contribuciones
P.G.N. DIVISIÓN DE DOCUMENTACIÓN - RELATORÍA –
NOTA: A este documento le hace falta una parte gráfica.
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inherentes a la nómina, determinadas por la
ley.
Formulario 3 A. Certificación de nómina
del presente año.
Esta información es complemento del
formulario anterior y se diligencia para
certificar el costo del personal vinculado a la
planta de personal a 15 de marzo del año en
curso. Se señalan los cargos provistos y
vacantes en la fecha de certificación.
9. SALIDAS
– Anteproyecto de presupuesto.
10. REGISTROS
• Anteproyecto de presupuesto de
ingresos
• Anteproyecto de presupuesto de gastos
• Cuadro planta de personal
• Certificación de Nómina
• Informes de ejecución presupuestal
• Plan anual de compras
11. BASES DE AUTOCONTROL
• Correcta Liquidación y elaboración del
cuadro salarial, confrontando con los
documentos soporte. (Decretos salariales
vigentes)
• Confrontación con porcentajes de
ejecución
• Confrontación con banco de
necesidades, y
• Verificar diligenciamiento de los
formatos.
12. ANEXOS
– Decretos por los cuales se dictan
disposiciones en materia salarial para
empleados y funcionarios públicos del orden
nacional.
– Decretos por los cuales se fijan las
escalas de asignación básica y
remuneración básica mensual de empleados
y funcionarios públicos del orden nacional.
– Decreto por el cual se establece la
planta de personal, y
– Relación de personal con cesantías
retroactivas
– Plan anual de compras.
13. ACTIVIDADES
SECRETARIO GENERAL, JEFES
OFICINA DE PLANEACION Y DIVISION
FINANCIERA
13.1 Determinan los parámetros a seguir
para la elaboración del anteproyecto de
presupuesto de la próxima vigencia fiscal,
con base en los lineamientos trazados por el
Ministerio de Hacienda y Crédito Público y
las políticas de la entidad.
JEFE OFICINA DE PLANEACION
13.2 Solicita a las dependencias de la
parte administrativa la información pertinente
para la elaboración del anteproyecto y el
diligenciamiento de los formatos respectivos.
JEFES OFICINAS JURIDICA, DE
SISTEMAS, DIVISION ADMINISTRATIVA Y
COORDINADORES ADMINISTRATIVOS
13.3 Diligencian formatos con información
solicitada y envían a la Oficina de
Planeación.
PROFESIONALES OFICINA DE
PLANEACION Y DIVISION FINANCIERA
13.3 Elaboran anteproyecto consolidando
la información, previo análisis de los
informes de ejecución, inclusión de
necesidades no suplidas con el presupuesto
anterior, así como los nuevos
requerimientos.
JEFE OFICINA DE PLANEACION
13.5 Verifica, aprueba la elaboración del
anteproyecto y lo entrega al Procurador
General de la Nación con oficio de
presentación, para su firma.
P.G.N. DIVISIÓN DE DOCUMENTACIÓN - RELATORÍA –
NOTA: A este documento le hace falta una parte gráfica.
39
PROCURADOR GENERAL DE LA
NACION
13.6 Aprueba el anteproyecto de
presupuesto y firma el oficio de remisión.
SECRETARIA DESPACHO
PROCURADOR
13.7 Devuelve los documentos a la
Oficina de Planeación
SECRETARIA OFICINA DE PLANEACION
13.8 Recibe los documentos, da aviso al
Jefe y los entrega en la Dirección General
de Presupuesto del Ministerio de Hacienda.
14. INDICADORES
Total presupuesto proyectado para gastos
de personal
——————————————————
—————— x 100
Total presupuesto proyectado
Total presupuesto proyectado para gastos
generales
——————————————————
——————x 100
Total presupuesto proyectado
Total presupuesto proyectado para
transferencias
——————————————————
—————x 100
Total presupuesto proyectado
Total presupuesto proyectado para gastos
de inversión
——————————————————
—————— x 100
Total presupuesto proyectado
Total presupuesto de funcionamiento
proyectado
—————————————————
———————— x 100
Total presupuesto de funcionamiento
vigencia anterior
Dependencia: Oficina de Planeación
Proceso: Planeación Presupuestal
Procedimiento: Modificación al Proyecto
de Presupuesto
Código:
Revisó: JEFE DE OFICINA
Aprobó: CARLOS ARTURO GOMEZ
PAVAJEAU
Fecha: 02 MARZO 2001
1. OBJETIVO
Realizar las modificaciones propuestas
por el Ministerio de Hacienda o por los
directivos, al proyecto de presupuesto de la
entidad.
2. CLIENTES
Secretaría General, Ministro de Hacienda
y Crédito Público.
3. ALCANCE
El procedimiento se aplica al Ministerio de
Hacienda y Crédito Público y es válido para
la Oficina de Planeación.
4. RESPONSABILIDADES
El procedimiento involucra directamente a
la Oficina de Planeación.
5. REFERENCIAS
• Decreto 111/96
6. DEFINICIONES
• No aplica.
7. FORMATOS A UTILIZAR
• Formulario No.1 anteproyecto de
presupuesto de ingresos
• Formulario No.2 anteproyecto de
presupuesto de gastos
• Formulario No.3 planta de personal
• Formulario No.3 A Certificación de
Nómina
8. CONDICIONES GENERALES
Es indispensable devolver el anteproyecto
antes del 30 de agosto, debidamente
P.G.N. DIVISIÓN DE DOCUMENTACIÓN - RELATORÍA –
NOTA: A este documento le hace falta una parte gráfica.
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corregido.
9. SALIDAS
– Anteproyecto de presupuesto.
10. REGISTROS
• Anteproyecto de presupuesto de
ingresos
• Anteproyecto de presupuesto de gastos
• Cuadro planta de personal
• Certificación de Nómina
11. BASES DE AUTOCONTROL
• Correcciones propuestas por el
Ministerio de Hacienda.
12. ANEXOS
– Decretos por los cuales se dictan
disposiciones en materia salarial para
empleados y funcionarios públicos del orden
nacional.
– Decretos por los cuales se fijan las
escalas de asignación básica y
remuneración básica mensual de empleados
y funcionarios públicos del orden nacional.
– Decreto por el cual se establece la
planta de personal de la entidad.
13. ACTIVIDADES
SECRETARIA OFICINA DE PLANEACION
13.1 Recibe del Ministerio de Hacienda el
proyecto en el mes de agosto y lo pasa al
despacho.
JEFE OFICINA DE PLANEACION
13.2 Analiza las modificaciones
propuestas por el Ministerio de Hacienda y
Crédito Público.
PROFESIONAL OFICINA DE
PLANEACION
13.3 Efectúa un cuadro comparativo por
rubros, que reflejen las deficiencias o
modificaciones a realizar de acuerdo con las
necesidades existentes. Justifica dichas
partidas o adiciones.
13.4 Elabora solicitud de modificación del
presupuesto donde se justifique la inclusión
y/o ajuste de las partidas iniciales.
JEFE OFICINA DE PLANEACION
13.5 Verifica modificación realizada y
envía la solicitud de ajustes al presupuesto,
al Secretario General para su firma.
SECRETARIO GENERAL
13.6 Firma el proyecto de presupuesto y
lo envía al Ministerio de Hacienda y Crédito
Público.
SECRETARIA OFICINA DE PLANEACION
13.7 Recibe del Ministerio de Hacienda en
noviembre, el presupuesto definitivo para
elaborar el PAC del año siguiente.
14. INDICADORES
– No aplica.
Dependencia: Oficina de Planeación
Proceso: Planeación Presupuestal
Procedimiento: Distribución del
presupuesto de gastos generales
Código:
Revisó: JEFE DE OFICINA
Aprobó: CARLOS ARTURO GOMEZ
PAVAJEAU
Fecha: 02 MARZO 2001
1. OBJETIVO
Determinar de manera objetiva las
necesidades y requerimientos de bienes y
servicios, a fin de proceder a la distribución
y asignación del presupuesto en los niveles
central y territorial.
2. CLIENTES
Secretaría General, División Financiera y
Coordinaciones Administrativas.
3. ALCANCE
El procedimiento se aplica tanto al nivel
P.G.N. DIVISIÓN DE DOCUMENTACIÓN - RELATORÍA –
NOTA: A este documento le hace falta una parte gráfica.
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central como al territorial y es válido para la
Secretaría General, División Financiera,
División Administrativa, Oficina de
Planeación y Coordinaciones
Administrativas.
4. RESPONSABILIDADES
El procedimiento involucra a la Oficina de
Planeación, la División Financiera.
5. REFERENCIAS
-Ley de Presupuesto
-Plan Operativo
6. DEFINICIONES
BANCO DE NECESIDADES: Registro de
las necesidades de bienes y servicios por
satisfacer en las diferentes dependencias.
PLAN ANUAL DE COMPRAS: Programa a
ejecutar durante el año, donde se detallan
los bienes y servicios a adquirir.
GASTOS DE INVERSION: Son aquellos
gastos destinados a crear infraestructura
social.
INFORMES DE EJECUCION: Son los que
reportan las apropiaciones programadas y
aprobadas por la Ley tanto para ingresos
como para gastos, según el detalle del
anexo del decreto de liquidación del
presupuesto; los certificados de
disponibilidad expedidos, los compromisos
asumidos con cargo a esos certificados y los
pagos realizados sobre los mismos.
7. FORMATOS A UTILIZAR
Cuadro consolidado de necesidades
niveles central territorial.
8. CONDICIONES GENERALES
La información a las dependencias
involucradas en la ejecución del presupuesto
debe solicitarse aproximadamente en el mes
de octubre, para que a finales de noviembre,
se encuentren totalmente diligenciados los
cuadros consolidados de requerimientos y
necesidades, tanto para el nivel central,
como para el territorial.
Se debe analizar el comportamiento de
las cifras referentes a la programación y
ejecución del presupuesto para gastos
generales correspondientes a la vigencia
anterior, el cuadro de necesidades
reportadas frente a los recursos disponibles
a fin de elaborar la propuesta de distribución
del presupuesto.
Los objetivos y necesidades de la entidad
están supeditados a la restricción
presupuestal, por lo cual se hace necesario
manejar el procedimiento de distribución con
criterios de racionalidad, aprovechamiento
óptimo de los recursos y definición de
políticas claras sobre el uso y control de los
bienes y servicios.
9. SALIDAS
Cuadro general de distribución del
presupuesto de gastos generales por rubros
e ítems, para los niveles central y territorial.
10. REGISTROS
– Reportes de las Oficinas.
11. BASES DE AUTOCONTROL
• Confrontación banco de necesidades
con datos solicitados por los niveles.
• Confrontación de los datos
suministrados con los informes de ejecución
de la vigencia anterior.
12. ANEXOS
– No aplica
13. ACTIVIDADES
JEFE OFICINA DE PLANEACION
13.1 Determina con los profesionales de
la Oficina, un cronograma de actividades
para la recolección de la información
referente a los requerimientos de los niveles
central y territorial.
PROFESIONALES OFICINA DE
P.G.N. DIVISIÓN DE DOCUMENTACIÓN - RELATORÍA –
NOTA: A este documento le hace falta una parte gráfica.
42
PLANEACION
13.2 Envían oficio a la División
Administrativa y a las Coordinaciones
Administrativas, remitiendo un formato de
requerimientos, que deberá ser diligenciado
de acuerdo con los parámetros y la fecha
señalada para tal fin.
TECNICO DIVISION ADMINISTRATIVA Y
COORDINADOR ADMINISTRATIVO
13.3 Diligencian formatos solicitados y lo
devuelven en la fecha indicada a la Oficina
de Planeación.
SECRETARIA OFICINA DE PLANEACION
13.4 Controla el recibido de la información
y la entrega al Jefe de la Oficina.
JEFE OFICINA DE PLANEACION
14.5 Distribuye a los profesionales de la
Oficina la información recibida por rubros
presupuestales previamente definidos, para
el trámite correspondiente.
PROFESIONALES OFICINA DE
PLANEACION
13.6 Estudian, y tabulan la información
recibida. Realizan un análisis cualitativo
confrontado los datos con los niveles de
ejecución del año inmediatamente anterior,
los requerimientos actuales, el presupuesto
disponible y dependiendo de estos
elementos condicionantes sugieren las
partidas presupuestales.
13.7 Analizan y evalúan las partidas
sugeridas por rubro, teniendo en cuenta las
especificaciones acordadas en la primera
reunión.
13.8 Entregan al Jefe de la Oficina el
análisis junto con los cuadros estadísticos
que soportan el programa general de
compras de la entidad para la vigencia
siguiente.
JEFE OFICINA DE PLANEACION
13.9 Envía cuadros consolidados a la
Secretaría General y a la División
Financiera, para la distribución del
presupuesto en los niveles central y
territorial.
14. INDICADORES
Total Presupuesto asignado Nivel central
———————————————————
— x 100
Total Presupuesto
Total Presupuesto asignado Nivel territorial
————————————————————
—x 100
Total Presupuesto
Total apropiación X rubro X dependencia
del Nivel territorial
—————————————————
————————x 100
Total apropiación X rubro
Total apropiación gastos generales vigencia
actual
——————————————————
————— x 100
Total apropiación gastos generales vigencia
anterior
Total apropiación gastos generales vigencia
actual, nivel central
——————————————————
———————— x 100
Apropiación gastos generales vigencia
anterior
Total apropiación X rubro vigencia actual,
nivel central
——————————————————
——————— x 100
Total apropiación vigencia anterior nivel
central
Total apropiación X rubro vigencia actual,
nivel territorial
——————————————————
———————— x 100
Total apropiación vigencia anterior nivel
P.G.N. DIVISIÓN DE DOCUMENTACIÓN - RELATORÍA –
NOTA: A este documento le hace falta una parte gráfica.
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territorial
Total apropiación X rubro vigencia actual X
Regional
——————————————————
——————— x 100
Total apropiación vigencia anterior X
Regional
Dependencia: Oficina de Planeación
Proceso: Planeación Presupuestal
Procedimiento: Traslados
presupuestales de funcionamiento e
inversión
Código:
Revisó: JEFE DE OFICINA
Aprobó: CARLOS ARTURO GOMEZ
PAVAJEAU
Fecha: 02 MARZO 2001
1. OBJETIVO
Tramitar los traslados presupuestales
internos entre gastos de funcionamiento e
inversión, dependiendo de las necesidades y
del comportamiento de los diferentes rubros.
2. CLIENTES
Procurador General, Ministerio de
Hacienda, Secretaría General, División
Financiera.
3. ALCANCE
El procedimiento se aplica al presupuesto
de la entidad y es válido para el Ministerio
de Hacienda, la División Financiera, las
Coordinaciones Administrativas, la Oficina
de Planeación, la Secretaría General.
4. RESPONSABILIDADES
El procedimiento involucra al Procurador
General, la Secretaría General, la Oficina de
Planeación y la División Financiera.
5. REFERENCIAS
Decretos Reglamentarios 568 y 630 de
1996
Resoluciones de asignación interna de
apropiación
6. DEFINICIONES
No aplica.
7. FORMATOS A UTILIZAR
No aplica.
8. CONDICIONES GENERALES
El traslado debe estar debidamente
justificado. En caso de que se objete la
resolución de traslado por parte del
Ministerio de Hacienda, el técnico encargado
de la revisión de documentos de la
Procuraduría presenta una solicitud a la
División Financiera, donde ésta certifique
que la apropiación trasladada es suficiente y
alcanza hasta finalizar la vigencia.
Cuando se trate de traslados de inversión,
antes de elaborar la resolución, se debe
enviar al Departamento Nacional de
Planeación, la solicitud de concepto de
viabilidad con los cuadros de modificación
de la apropiación. Una vez expedido el
concepto favorable se elabora la resolución
y se envía al Ministerio de Hacienda.
9. SALIDAS
Resolución de traslado en el presupuesto
de gastos de funcionamiento e inversión.
10. REGISTROS
Apropiación inicial
Justificación traslado.
11. BASES DE AUTOCONTROL
Confrontar datos Ley de apropiación vs
cuadro distribución del PAC.
12. ANEXOS
No aplica.
13. ACTIVIDADES
JEFE DIVISION FINANCIERA
13.1 Envía mensualmente a la Oficina de
P.G.N. DIVISIÓN DE DOCUMENTACIÓN - RELATORÍA –
NOTA: A este documento le hace falta una parte gráfica.
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Planeación, los cuadros de ejecución
presupuestal, el Programa Anual de Caja
PAC y las Resoluciones de autorización de
traslados y/o modificaciones.
PROFESIONAL OFICINA DE
PLANEACION
13.2 Efectúa un análisis a los cuadros de
ejecución presupuestal y al PAC, para
observar el comportamiento de los diferentes
rubros y determinar cuáles serían
susceptibles de disminución y/o adición.
JEFE DIVISION FINANCIERA Y/O
PROFESIONAL
13.3 Analizan las partidas presupuestales
para determinar a cuáles se les puede
efectuar traslados y cuáles son suficientes
para cubrir necesidades.
13.4 Elaboran cuadros de modificaciones,
resolución y justificación correspondiente
para efectuar los traslados.
13.5 Presenta al Secretario General los
documentos para efectos del traslado.
SECRETARIO GENERAL
13.6 Presenta al Procurador General los
documentos que soportan el traslado para
visto bueno y refrendación.
PROCURADOR GENERAL
13.7 Aprueba y firma Resolución de
traslado.
JEFE DIVISION FINANCIERA
13.8 Envía al Ministerio de Hacienda la
resolución de traslado para su aprobación.
Cuando se trata de traslados de inversión la
resolución se debe enviar al Departamento
Nacional de Planeación, solicitando
concepto de viabilidad con los cuadros de
modificación de la apropiación. Una vez
expedido el concepto se elabora la
resolución y se continúan los trámites
normales.
14. INDICADORES
Total apropiación inicial Gastos de Personal
—————————————————
— x 100
Total apropiación final Gastos de Personal
Total apropiación inicial Gastos generales
—————————————————
x 100
Total apropiación final Gastos generales
Total apropiación inicial Transferencias
corrientes
———————————————————
———x 100
Total apropiación final Transferencias
corrientes
Dependencia: Oficina de Planeación
Proceso: Planeación Presupuestal
Procedimiento: Elaboración, clasificación
y modificación del programa anual de caja
PAC
Código:
Revisó: JEFE DE OFICINA
Aprobó: CARLOS ARTURO GOMEZ
PAVAJEAU
Fecha: 02 MARZO 2001
1. OBJETIVO
Elaborar, clasificar y modificar
correctamente el Programa Anual de Caja
PAC.
2. CLIENTES
Ministerio de Hacienda - Dirección del
Tesoro Nacional y División Financiera.
3. ALCANCE
El procedimiento es válido para el
Ministerio de Hacienda - Dirección del
Tesoro Nacional – División Financiera y la
Oficina de Planeación.
4. RESPONSABILIDADES
El procedimiento involucra a la Oficina de
P.G.N. DIVISIÓN DE DOCUMENTACIÓN - RELATORÍA –
NOTA: A este documento le hace falta una parte gráfica.
45
Planeación y a la División Financiera.
5. REFERENCIAS
-Decreto 111de 1996
-Decretos Reglamentarios 568 y 630 de
1996
-Ley de Presupuesto
-Anteproyecto de presupuesto
-Informes de ejecución vigencia anterior
-Plan anual de compras
-Proyectos de inversión.
6. DEFINICIONES
PAC.: Programa anual mensualizado de
caja, fija el monto máximo para efectuar
pagos y constituye el mecanismo mediante
el cual se define el monto máximo mensual
de los fondos disponibles, para asumir los
compromisos.
7. FORMATOS A UTILIZAR
Cuadro de distribución del PAC.
8. CONDICIONES GENERALES
Este instrumento debe elaborarse, una
vez aprobado y conocido el presupuesto de
la entidad.
9. SALIDAS
Cuadro distribución del PAC.
10. REGISTROS
No aplica.
11. BASES DE AUTOCONTROL
-Verificar apropiación inicial contra
compromisos.
-Confrontar informes de ejecución contra
cuadro de distribución del PAC.
12. ANEXOS
Ley de Presupuesto vigente
Decretos salariales vigentes
Plan anual de compras
Proyectos de inversión.
13. ACTIVIDADES
JEFE DIVISION FINANCIERA
13.1 Oficia a la Oficina de Planeación una
vez aprobado el presupuesto definitivo para
efectos de la elaboración del PAC, con base
en los instructivos de la Dirección General
del Tesoro Nacional.
JEFE OFICINA DE PLANEACION
13.2 Delega la participación de la Oficina,
en la elaboración del PAC a profesionales.
PROFESIONALES OFICINA DE
PLANEACION Y DIVISION FINANCIERA
13.3 Elaboran la mensualización del PAC,
de acuerdo con las obligaciones y
compromisos del año siguiente.
SECRETARIO GENERAL Y JEFES
OFICINA DE PLANEACION Y DIVISION
FINANCIERA
13.4 Verifican y dan visto bueno al PAC.
JEFE DIVISION FINANCIERA
13.5 Envía el PAC, con oficio firmado por
el ordenador del gasto, a la Dirección
General del Tesoro Nacional.
PROFESIONALES OFICINA DE
PLANEACION Y DIVISION FINANCIERA
13.6 Elaboran cuando las necesidades lo
requieran modificaciones al PAC y se envían
nuevamente a la Dirección General del
Tesoro.
14. INDICADORES
Total apropiación proyectada gastos de
personal X mes
——————————————————
—————— x 100
Total apropiación
Total apropiación proyectada gastos
generales X mes
——————————————————
————— x 100
Total apropiación proyectada
Total apropiación ejecutada X rubro mes X
——————————————————
P.G.N. DIVISIÓN DE DOCUMENTACIÓN - RELATORÍA –
NOTA: A este documento le hace falta una parte gráfica.
46
— x 100
Apropiación ejecutada
Dependencia: Oficina de Planeación
Proceso: Planeación Presupuestal
Procedimiento: Evaluación y seguimiento
a la ejecución presupuestal.
Código:
Revisó: JEFE DE OFICINA
Aprobó: CARLOS ARTURO GOMEZ
PAVAJEAU
Fecha: 02 MARZO 2001
1. OBJETIVO
Realizar un seguimiento efectivo al
proceso de ejecución presupuestal de la
entidad.
2. CLIENTES
Ministerio de Hacienda, Dirección
Nacional de Planeación, Procurador General
y División Financiera.
3. ALCANCE
El procedimiento es válido para el
Ministerio de Hacienda, el Departamento
Nacional de Planeación, la División
Financiera, y la Oficina de Planeación.
4. RESPONSABILIDADES
El procedimiento involucra a la Oficina de
Planeación y la División Financiera.
5. REFERENCIAS
-Decreto 111 de 1996
6. DEFINICIONES
No aplica.
7. FORMATOS A UTILIZAR
No aplica.
8. CONDICIONES GENERALES
La evaluación al presupuesto de la
vigencia anterior se debe realizar en el mes
de febrero. El seguimiento es mensual.
9. SALIDAS
Informe de evaluación de la gestión
presupuestal.
10. REGISTROS
No aplica.
11. BASES DE AUTOCONTROL
Verifica informes de ejecución.
12. ANEXOS
No aplica.
13. ACTIVIDADES
JEFE DIVISION FINANCIERA
13.1 Envía a la Oficina de Planeación, el
informe anual de ejecución presupuestal.
JEFE OFICINA DE PLANEACION
13.2 Delega en un profesional la
evaluación del informe presentado.
PROFESIONAL OFICINA DE
PLANEACION
13.3 Realiza los análisis pertinentes y
presenta informe al Jefe.
JEFE OFICINA DE PLANEACION
13.4 Presenta informe general de
ejecución al Procurador General.
14. INDICADORES
Total apropiación X rubro mes X
——————————————— x
100
Total apropiación
Total apropiación ejecutada X rubro mes X
—————————————————
— x 100
Total apropiación
Dependencia: Oficina de Planeación
Proceso: Proyectos de inversión
Procedimiento: Inscripción inicial o
registro y actualización de proyectos ante el
BPIN
P.G.N. DIVISIÓN DE DOCUMENTACIÓN - RELATORÍA –
NOTA: A este documento le hace falta una parte gráfica.
47
Código:
Revisó: JEFE DE OFICINA
Aprobó: CARLOS ARTURO GOMEZ
PAVAJEAU
Fecha: 02 MARZO 2001
1. OBJETIVO
Elaborar e Inscribir los proyectos de
inversión de la entidad, para aprobación del
Departamento Nacional de Planeación.
2. CLIENTES
Procurador General, Jefe del
Departamento Nacional de Planeación,
Contraloría General de la República,
División Financiera y Oficina de Planeación.
3. ALCANCE
El procedimiento es válido para el
Departamento Nacional de Planeación, la
Contraloría General de la República, la
División Financiera y la Oficina de
Planeación.
4. RESPONSABILIDADES
El procedimiento involucra al Procurador
General y a la Oficina de Planeación
5. REFERENCIAS
Decreto de liquidación del Presupuesto
General de la Nación
-Decreto 1589 de 1991
-Manual de operación y metodologías-
Departamento Nacional de Planeación.
6. DEFINICIONES
Banco de Proyectos: Es un sistema de
información que permite mediante el uso de
criterios técnicos y económicos comúnmente
aceptados, definir los requisitos para la
realización de proyectos de inversión y
adelantar un seguimiento sistemático de
cada una de las etapas de los proyectos en
desarrollo. Constituye una herramienta
central en la asignación eficiente de
recursos y en el fortalecimiento de la
programación integral de la inversión
pública.
Banco de Proyectos de Inversión Nacional
(BPIN): Es el banco de proyectos que
maneja los proyectos que reciben
financiamiento o cofinanciamiento del
Presupuesto General de la Nación.
EBI: Es la ficha de Estadística Básica de
Inversión, que resume las características
centrales de un proyecto. En ella se debe
plasmar la información de la alternativa
seleccionada en la evaluación del proyecto,
allí se visualiza los tópicos económicos,
social, político y financiero, de acuerdo con
el Plan de Desarrollo del Gobierno.
PROYECTOS DE TIPO A: Proyectos
rentables hasta cuanto éste se encuentre
completamente terminado.
PROYECTOS DE TIPO B: Son aquellos
que su rentabilidad o solución al problema
puede ser obtenido por etapas y su
rentabilidad o beneficio puede ser obtenido
en la medida en que se va ejecutando.
7. FORMATOS A UTILIZAR
Fichas de estadísticas básicas de
inversión
8. CONDICIONES GENERALES
Cada proyecto a registrar deberá ser
formulado y evaluado por la entidad, para lo
cual se diligenciará una ficha esquemática,
en la cual se sintetizan los principales datos
contenidos en la evaluación del proyecto,
llamado EBI.
Los proyectos deben ser objeto del
concepto de viabilidad que incluye el
análisis del problema planteado, de la
alternativa de solución seleccionada y de los
costos del proyecto. Así mismo, con base en
el problema o necesidad que origina la
realización del proyecto y en los indicadores
de evaluación utilizados, se analiza la
P.G.N. DIVISIÓN DE DOCUMENTACIÓN - RELATORÍA –
NOTA: A este documento le hace falta una parte gráfica.
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consistencia y viabilidad del proyecto con el
plan de desarrollo, y los planes y objetivos
de la entidad.
9. SALIDAS
Ficha de proyectos inscritos.
10. REGISTROS
No aplica.
11. BASES DE AUTOCONTROL
Usar metodología del Manual de
Operación y Metodologías del Departamento
Nacional de Planeación.
12. ANEXOS
No aplica.
13. ACTIVIDADES
PROCURADOR GENERAL DE LA
NACION
13.1 Ordena de acuerdo con las
prioridades del Plan de Desarrollo
Institucional relacionado con inversión, la
ejecución de los proyectos a los
responsables o encargados de elaborar los
estudios, con la asesoría directa de la
Oficina de Planeación.
PROFESIONAL OFICINA DE
PLANEACION
13.2 Basado en el programa
sistematizado del Departamento Nacional de
Planeación B.I.P.N., del Banco de proyectos,
elabora los estudios económicos, financiero,
político y social, con base en los objetivos,
tipo específico del gasto y plan de gobierno,
sustentado en los formatos dependiendo de
la clase de proyecto.
13.3 Incluye en cada proyecto el concepto
de viabilidad en cuanto a la definición del
problema, alternativa óptima seleccionada,
razonabilidad de los costos y otras variables
que inciden en su formulación y ejecución.
13.4 Graba en el B.P.I.N. el contenido de
las fichas EBI. Estas deben ser diligenciadas
tanto para la inscripción de nuevos
proyectos, como para la actualización de los
ya inscritos con un año de anticipación. Esta
información es sometida a evaluación
cualitativa y cuantitativa por el Ministerio de
Hacienda y el Departamento Nacional de
Planeación, con destino a la Ley de
Presupuesto Nacional.
JEFE OFICINA DE PLANEACION Y/O
PROFESIONAL
13.5 Efectúa con los funcionarios del
Departamento Nacional de Planeación
reuniones operativas, con el fin de estudiar
los contenidos y la prioridad de cada
proyecto en la Procuraduría General, en
relación con el presupuesto asignado en los
tres primeros meses de cada año, al igual
que plantean los problemas de ejecución a
los cuales se ve abocada la entidad por
circunstancias propias del desarrollo de su
función de acuerdo al plan indicativo de la
entidad.
13.6 Hace seguimiento a la ejecución de
los proyectos por intermedio de las Oficinas;
Jurídica, en su parte de contratación legal;
Planeación, en cuanto que lo proyectado
corresponda con lo planeado y la División
Financiera en lo referente a la ejecución
presupuestal del proyecto, para suministrar
esta información al Departamento Nacional
de Planeación y a la Contraloría General de
la República.
14. INDICADORES
Indicadores de rentabilidad sociales: Son
los indicadores de un proyecto que reflejan
la conveniencia social del mismo. Deben
incorporar todos los efectos que tiene el
proyecto sobre la economía en su conjunto,
estos son:
VPN: Valor Presente Neto: Diferencia
entre costos y beneficios medidos en valores
actuales, es el equivalente en pesos
P.G.N. DIVISIÓN DE DOCUMENTACIÓN - RELATORÍA –
NOTA: A este documento le hace falta una parte gráfica.
49
actuales de todos los ingresos y egresos,
presentes y futuros que constituyen el
proyecto. El criterio del VPN se fundamenta
en el principio de que una inversión es
recomendable si los ingresos superan o
igualan a los costos. Estos ingresos y costos
deben incorporar el valor del dinero en el
tiempo.
TIR: Tasa Interna de Retorno: Tasa de
interés que produce un valor presente neto
igual a cero.
B/C: Beneficio
————
Costo
BENEFICIO: Corresponde al impacto
positivo generado por el proyecto a la
población objetivo del mismo.
COSTO: Corresponde a los egresos
necesarios para la realización del proyecto.
Dentro de los costos se incluyen los
impactos negativos que un proyecto puede
generar sobre la población objetivo del
mismo.
Dependencia: Oficina de Planeación
Proceso: Rendición de cuentas e
informes
Procedimiento: Elaboración de cuentas e
informes para la evaluación de la Contraloría
General de la República.
Código:
Revisó: JEFE DE OFICINA
Aprobó: CARLOS ARTURO GOMEZ
PAVAJEAU
Fecha: 02 MARZO 2001
1. OBJETIVO
Elaborar y presentar debidamente
diligenciados los informes y cuentas a la
Contraloría General de la República.
2. CLIENTES
La Contraloría General de la República,
Secretaría General y la División Financiera.
3. ALCANCE
El procedimiento se aplica a todas las
dependencias de la entidad, y es válido para
la Oficina de Planeación, la Secretaría
General, la División Financiera y la
Contraloría General de la República.
4. RESPONSABILIDADES
El procedimiento involucra a la Oficina de
Planeación y la División Financiera.
5. REFERENCIAS
- Constitución Política
- Resolución Orgánica No. 04998 de 1999
6. DEFINICIONES
CUENTA: Es el informe soportado, legal,
técnica, financiera y contablemente de las
operaciones realizadas por los responsables
del erario, sobre un periodo determinado.
7. FORMATOS A UTILIZAR
Formulario No. 3 páginas 1 y 2
Formulario No. 6 páginas 1 y 2
8. CONDICIONES GENERALES
La entidad debe presentar un informe
anual consolidado a 31 de diciembre sobre
su gestión financiera, operativa y de
resultados, por transferencia electrónica de
información, en disquete o en copia dura,
debidamente certificado, a más tardar el día
15 de febrero del año siguiente.
La información estadística requerida y que
compromete a la Oficina en el informe
referido en cuanto al nivel misional se hace
a través de los datos reflejados en el sistema
de información adoptado formalmente por la
entidad. La información administrativa la
suministran las diferentes dependencias de
este orden.
9. SALIDAS
Informe de estadística.
P.G.N. DIVISIÓN DE DOCUMENTACIÓN - RELATORÍA –
NOTA: A este documento le hace falta una parte gráfica.
50
10. REGISTROS
No aplica.
11. BASES DE AUTOCONTROL
No aplica.
12. ANEXOS
No aplica.
13. ACTIVIDADES
SECRETARIA OFICINA DE PLANEACION
13.1 Recibe de la División Financiera y/o
Secretaría General, la guía para la rendición
de cuentas a la Contraloría General, sobre el
plan de desarrollo y entrega al jefe.
JEFE OFICINA DE PLANEACION
13.2 Recibe el instructivo y entrega para
su información y análisis a los profesionales
de la oficina.
PROFESIONALES OFICINA DE
PLANEACION
13.3 Evalúan con los competentes o
responsables de cada área o sector, la
ejecución de los proyectos definidos en el
plan de desarrollo.
13.4 Cuantifican, cualifican y procesan
por áreas relacionadas al plan de desarrollo
y plasman la información en los formatos
enviados por la Contraloría.
JEFE OFICINA DE PLANEACION
13.5 Verifica, aprueba y envía la
información de la División Financiera o a
Secretaría General para su consolidación.
JEFE DIVISION FINANCIERA
13.6 Consolida la información de todas las
dependencias de la entidad y envía informe
a la Contraloría atendiendo los plazos
señalados.
14. INDICADORES
No aplica.
MANUALES DE PROCEDIMIENTOS
OFICINA DE SELECCION Y CARRERA
FEBRERO DE 2001
ACTUALIZACION DEL MANUAL
INTRODUCCION
La Procuraduría General de la Nación es
un organismo con autonomía administrativa,
financiera y presupuestal en los términos
definidos por el Estatuto Orgánico del
Presupuesto Nacional, que ejerce sus
funciones bajo la suprema dirección del
Procurador General de la Nación, cuyo
desarrollo, calidad del servicio y
cumplimiento de las funciones que le han
asignado la Constitución Política y la ley,
dependen en buena parte de la ejecución de
los diferentes procedimientos que le
imprimen su dinámica diaria.
Por ello, los manuales de procedimientos
adquieren un gran valor práctico como guía
para la realización eficiente y eficaz del
trabajo por cada uno de los servidores
públicos de la Entidad.
Dentro de este marco de actuación,
estamos solicitando la máxima colaboración
y diligencia al personal en la observancia de
los procedimientos contenidos en el
presente Manual, en busca de un alto nivel
de desempeño institucional, facilitándose así
el logro de la excelencia en el servicio del
Ministerio Público.
El Viceprocurador General de la Nación,
Carlos Arturo Gómez Pavajeau.
OBJETIVOS DEL MANUAL
El presente Manual es un instructivo que
pretende los siguientes objetivos básicos:
• Orientar al personal en la ejecución de
los diferentes procedimientos, con el fin de
facilitar el trabajo y el logro de la calidad en
el mismo.
P.G.N. DIVISIÓN DE DOCUMENTACIÓN - RELATORÍA –
NOTA: A este documento le hace falta una parte gráfica.
51
• Coadyuvar en la ejecución correcta y
oportuna de las labores encomendadas al
personal y propiciar la uniformidad en el
trabajo.
• Servir de medio de orientación al
personal nuevo, para facilitar su
incorporación al trabajo.
• Propiciar la eficiencia, la eficacia y el
control interno (autocontrol) de la Institución.
• Facilitar la orientación al usuario o
cliente.
Se trata de un material de consulta y
aplicación permanente por quienes tienen la
responsabilidad de dirigir, ejecutar y
controlar los procedimientos respectivos.
DESTINATARIOS
El presente Manual de Procedimientos
está dirigido a los integrantes de la Oficina
de Control Interno, y a los empleados que de
alguna manera tengan participación o
vinculación con dicho instrumento
administrativo.
MANEJO Y CONSERVACION DEL MANUAL
El Manual debe ser objeto de
manipulación cuidadosa con el fin de
garantizar el buen estado de las hojas y de
la totalidad del instructivo.
Debe conservarse en lugares libres de
contaminación por agentes físicos, químicos
o biológicos.
ACTUALIZACION DEL MANUAL
Las modificaciones, sustituciones o
adiciones al Manual de Procedimientos se
efectuarán a través de la Oficina de
Planeación, siguiendo las instrucciones y
metodología de mejoramiento continuo
establecidas al interior de la Procuraduría.
Dependencia: Oficina de Selección y
Carrera
Proceso: Selección de personal
Procedimiento: Convocatoria, inscripción
y lista de admitidos y no admitidos
Código:
Revisó: JEFE DE OFICINA
Aprobó: CARLOS ARTURO GOMEZ
PAVAJEAU
Fecha: 02 MARZO 2001
1. OBJETIVO
Determinar organizadamente cada una de
las actividades que en orden secuencial
corresponde realizar a los funcionarios
encargados del proceso con el fin de
seleccionar a los aspirantes que acreditan
los requisitos establecidos en la
convocatoria para que participen en las
etapas de selección.
2. CLIENTES
Los aspirantes inscritos para concursar en
alguna de las convocatorias de concurso de
ascenso o abierto que programa la
Procuraduría.
3. ALCANCE
Comprende a cada uno de los aspirantes
que acrediten los requisitos que demanda la
convocatoria, que sean inscritos para
participar en el proceso de selección de
acuerdo con el cargo, lugar de concurso y
lista de admitidos. Participa por parte de la
entidad la Oficina de Selección y Carrera.
4. RESPONSABILIDADES
Son responsables del proceso en primera
instancia, el Procurador General y luego el
Jefe de la Oficina de Selección y Carrera y
los Procuradores Regionales, en caso de
cargos del orden regional.
5. REFERENCIAS
Normas que rigen la Carrera
Administrativa en la Procuraduría General de
la Nación.
• Decretos números 262, 263, 264 y 265
de 2000
P.G.N. DIVISIÓN DE DOCUMENTACIÓN - RELATORÍA –
NOTA: A este documento le hace falta una parte gráfica.
52
• Acuerdos de la Comisión de Carrera
• Constitución Política de Colombia, Leyes
y Decretos que en casos especiales se
deben aplicar y demás normas
concordantes.
6. DEFINICIONES
Convocatoria (artículo 195 Decreto 262 de
2000), es la norma reguladora de todo
concurso y obliga tanto a la administración
como a los participantes.
La suscribirá el Procurador General o su
Delegado
7. FORMATOS POR UTILIZAR
• De convocatoria
• Aviso de Prensa
• Formulario de Inscripción
• Formulario Control de Inscripción
• Lista de admitidos y no admitidos
• Modelo de respuesta a los reclamos por
no admisión
8. CONDICIONES GENERALES
La selección de personal con base en el
mérito busca vincular al servicio en la
Procuraduría General de la Nación,
mediante concurso a los aspirantes que
demuestren poseer los requisitos de estudio
y experiencia para que desempeñen con
eficiencia sus funciones. No tiene en cuenta
recomendaciones ni aspectos políticos.
9. SALIDAS
• Informes de S.I.A.F.
• Listas de Admitidos y no Admitidos
10. REGISTROS
No aplica.
11. BASES DE AUTOCONTROL
Documentos que acrediten estudios y
experiencia, debidamente analizados,
estudiados, controlados y ordenados.
12. ANEXOS
No aplica.
13. ACTIVIDADES
Oficina de Selección y Carrera
JEFE OFICINA DE SELECCION Y
CARRERA Y PROFESIONALES
13.1 Con base en el listado del Jefe de la
División de Gestión Humana define qué
cargos vacantes saldrán a concurso abierto
o de ascenso. Proyecta la convocatoria.
JEFE OFICINA DE SELECCION Y
CARRERA Y PROFESIONALES
13.2 Suministra al S.I.A.F. y coordina con
la Oficina de Sistemas la información
requerida para la programación y control de
convocatorias.
TECNICO ADMINISTRATIVO
13.3 Digita e imprime las convocatorias.
JEFE DE OFICINA Y PROFESIONALES
13.4 Revisan la convocatoria, corrigen
inconsistencias y ordenan que se prepare
aviso de prensa con la información sobre
cargos a proveer, convocatoria y
dependencia.
JEFE DE OFICINA
13.5 Hace firmar del Procurador General
las convocatorias.
JEFE DE OFICINA
13.6 Revisa aviso de prensa y tramita
envío a publicaciones para su efecto en el
periódico correspondiente.
OFICINISTA
13.7 Toma recibido a la copia del oficio
que comunica el aviso de prensa y fija copia
de la convocatoria en cartelera.
SECRETARIA
13.8 Archiva original en la carpeta
destinada a cada convocatoria y entrega
copia al Jefe de Oficina y al Coordinador de
cada concurso.
P.G.N. DIVISIÓN DE DOCUMENTACIÓN - RELATORÍA –
NOTA: A este documento le hace falta una parte gráfica.
53
COORDINADOR
13.9 Resuelve las dudas que se le
presenten a los aspirantes.
SECRETARIA
13.10 Prepara el oficio instructivo para
enviar al Procurador Regional con la copia
de la convocatoria, el formulario de
inscripción y el control de inscripciones, en
caso de las convocatorias del orden
regional.
SECRETARIA
13.11 Envía vía fax, o por correo, la copia
de la convocatoria, el instructivo, el
formulario de inscripción y de control de
inscripciones.
OFICINISTA
13.12 Fija la convocatoria en cartelera, en
lugar visible.
COORDINADOR
13.13 Controla que se elabore y envíe el
número suficiente de formularios de
inscripción y control de inscripción tanto
para Bogotá, D. C., como para las otras
sedes de concurso.
COORDINADOR
13.14 Comunica al Jefe de Oficina la
fecha de inscripciones de acuerdo con las
convocatorias programadas.
JEFE DE OFICINA
13.15 Asigna los funcionarios que deben
atender inscripciones y supervisa la entrega
de formularios a interesados durante los
días de inscripciones.
PROFESIONAL
13.16 Inscribe a los concursantes durante
los días programados para inscripciones y
les recibe documentos.
PROFESIONAL
13.17 Cierra las inscripciones el último día
y no admite anotaciones posteriores en el
formulario de control.
COORDINADOR
13.18 Solicita a los Coordinadores y
Procuradores Regionales que cierren el
formulario de Inscripción y lo remitan a la
Oficina de Selección y Carrera, junto con la
documentación.
COORDINADOR
13.19 Verifica el número de concursantes
inscritos y registra en el formulario de
estadística.
JEFE DE OFICINA
13.20 Analiza el formulario de estadística
de resultados de inscritos e imparte
aprobación, entrega una copia al
Coordinador y le informa al Procurador
General.
JEFE DE OFICINA DE SELECCION Y
CARRERA
13.21 Asigna las convocatorias e imparte
instrucciones a los Coordinadores que
deben hacer el estudio de la documentación
y responder por la lista de admitidos y no
admitidos.
COORDINADOR
13.22 Analiza y selecciona la
documentación aportada por los
concursantes, de acuerdo con los requisitos
fijados en la convocatoria.
COORDINADOR
13.23 Prepara la lista de admitidos y no
admitidos a examen de conocimientos.
TECNICO ADMINISTRATIVO
13.24 Imprime la lista de admitidos y no
admitidos.
COORDINADOR
13.25 Revisa cuidadosamente las listas y
las entrega al Jefe de Oficina.
JEFE DE OFICINA
13.26 Revisa que los listados
P.G.N. DIVISIÓN DE DOCUMENTACIÓN - RELATORÍA –
NOTA: A este documento le hace falta una parte gráfica.
54
correspondan con lo dispuesto en las
convocatorias, y si su contenido está
correcto, las firma.
JEFE DE OFICINA
13.27 Entrega las listas de admitidos y no
admitidos a la Oficinista para su publicación
en cartelera, archivo en la carpeta, y ordena
envío a las ciudades sedes de concurso.
OFICINISTA
13.28 Fija en cartelera la lista de
admitidos y no admitidos, entrega copias al
Coordinador y envía vía fax los listados a las
sedes de concurso.
OFICINISTA
13.29 Archiva original de lista de
admitidos y no admitidos en la carpeta
correspondiente.
14. INDICADORES
DOCUMENTACION
-. Total Inscritos
—————————— X 100
-. Total admitidos
-. Inscritos en Concurso Abierto
——————————————— X
100
-. Inscritos en Concurso de Ascenso
-. Inscritos en Concurso Abierto
———————————————
———— X 100
-. Admitidos
-. Inscritos en Concurso de Ascenso
———————————————
—————— X 100
-. Admitidos
Dependencia: Oficina de Selección y
Carrera
Proceso: Selección de personal para
ingreso a la Procuraduría General de la
Nación
Procedimiento: Aplicación de pruebas
Código:
Revisó: JEFE DE OFICINA
Aprobó: CARLOS ARTURO GOMEZ
PAVAJEAU
Fecha: 02 MARZO 2001
1. OBJETIVO
Detallar las actividades que se deben
desarrollar para aplicar los exámenes de
conocimientos, las pruebas de aptitud, las
entrevistas y análisis de antecedentes.
2. CLIENTES
Los aspirantes inscritos formalmente que
hayan sido admitidos a examen de
conocimientos y deseen vincularse a la
Procuraduría en empleos de carrera,
mediante concurso.
3. ALCANCE
Comprende el trámite requerido en la
aplicación del examen de conocimientos, la
prueba de aptitud, la entrevista y el análisis
de antecedentes.
4. RESPONSABILIDADES
Son responsables del procedimiento, el
Jefe de la Oficina, los Coordinadores de la
Convocatoria y los colaboradores vinculados
al proceso de elaboración y aplicación de
pruebas.
5. REFERENCIAS
La aplicación de las pruebas de selección
se hace basados en las normas que
establece la convocatoria en cuanto a
requisitos de estudio y experiencia y
teniendo en cuenta los conocimientos que
deben tener para cumplir las funciones que
les corresponde.
6. DEFINICIONES
El examen de conocimientos y la prueba
de aptitud tienen por objeto establecer las
aptitudes, habilidades, conocimientos y
P.G.N. DIVISIÓN DE DOCUMENTACIÓN - RELATORÍA –
NOTA: A este documento le hace falta una parte gráfica.
55
condiciones de los aspirantes para que
correspondan a la naturaleza y perfil de los
empleos que deben proveerse.
La entrevista tiene por objeto apreciar la
adecuación de la persona al cargo por
proveer. La realiza un jurado debidamente
constituido a los aspirantes que hayan
superado las pruebas anteriores.
Busca comprobar que el aspirante posea
los requisitos de personalidad, aptitudes,
vocación de servicio, necesarios para
desempeñar las tareas asignadas al cargo
que desea ocupar.
7. FORMATOS POR UTILIZAR
• Pruebas de conocimientos y aptitud.
• Lista de resultados de calificaciones de
los exámenes de conocimientos y pruebas
de aptitud, entrevista y Análisis de
Antecedentes.
• Formato para la entrevista.
8. CONDICIONES GENERALES
El examen de conocimientos, la prueba de
aptitud y la entrevista, como elementos de
selección deben cumplir con los principios
de objetividad, imparcialidad y justicia,
aplicada por profesionales debidamente
capacitados e idóneos. El Análisis de
Antecedentes se hace en forma imparcial a
cada uno de los concursantes que hayan
superado las pruebas anteriores. Debe
basarse en un formulario técnicamente
elaborado que tenga en cuenta los estudios,
experiencia y demás factores que superen el
requisito mínimo.
9. SALIDAS
Resultados de las diferentes pruebas
aplicadas.
10. REGISTROS
Los resultados de las calificaciones de
Examen de Conocimientos, pruebas de
Aptitud, Entrevista y Análisis de
Antecedentes deben figurar en el sistema,
debidamente digitados.
11. BASES DE AUTOCONTROL
Se debe tener en cuenta que las pruebas
de selección demandan un cuidadoso
control, deben estar bajo la responsabilidad
del Jefe y conservarlas bajo estricta reserva.
12. ANEXOS
No aplica.
13. ACTIVIDADES
JEFE DE OFICINA
13.1 Informa al Procurador General los
resultados de la selección y solicita integrar
el Grupo de Profesionales para la
elaboración de pruebas y definir fecha de
aplicación y calificación de las mismas.
JEFE DE OFICINA
13.2 Envía comunicación e instrucciones
a los Profesionales, solicitándoles la
elaboración de cuestionarios para el examen
de conocimientos y en su oportunidad, la de
aptitud.
OFICINISTA
13.3 Notifica a los Profesionales que van
a colaborar en la preparación de las pruebas
y recibe la copia firmada y fechada y las
archiva en la carpeta correspondiente.
COORDINADOR
13.4 Actualiza cuadro estadístico de
admitidos y no admitidos y relaciona las
convocatorias que debe coordinar
registrando la información requerida.
JEFE DE OFICINA
13.5 Solicita a la entidad que corresponda
las aulas para realizar las pruebas de
selección.
JEFE DE OFICINA
13.6 Devuelve original de la solicitud a la
Secretaria para archivo en la carpeta
correspondiente.
P.G.N. DIVISIÓN DE DOCUMENTACIÓN - RELATORÍA –
NOTA: A este documento le hace falta una parte gráfica.
56
JEFE DE OFICINA
13.7 Solicita la elaboración de los
cuestionarios para exámenes de
conocimiento y cuando le impartan las
correspondientes instrucciones, los de
pruebas de aptitud.
JEFE DE OFICINA
13.8 Recibe cuestionarios en sobre
sellado para su custodia e impresión, solicita
la precodificación de hojas de respuesta.
AUXILIAR ADMINISTRATIVO
13.9 Graba e imprime los cuestionarios de
acuerdo con los cargos en concurso y según
instrucciones del Jefe de Oficina.
JEFE DE OFICINA
13.10 Constata que la grabación e
impresión del contenido de los cuestionarios
esté correcta y los entrega en sobre sellado
al Coordinador de salón y Coordinadores
comisionados para otras sedes, con las
instrucciones sobre la aplicación y control
del examen.
COORDINADOR
13.11 Constata la asistencia de los
concursantes, verifica número de cédula,
imparte instrucciones sobre tiempo de
duración y características de cada concurso.
COORDINADOR
13.12 Entrega los sobres con los
cuestionarios en presencia de los
participantes, los entrega a cada uno y
supervisa el desarrollo del examen.
COORDINADOR
13.13 Recoge los exámenes y hojas de
respuesta.
COORDINADOR
13.14 Anexa copia de la lista de
asistentes y registra la convocatoria a que
pertenecen.
JEFE DE OFICINA
13.15 Envía las hojas de respuesta a
quienes sean designados para calificar las
pruebas e imparte las instrucciones para que
procedan a calificar.
JEFE DE OFICINA
13.16 Recibe las calificaciones, revisa
resultados, solicita a sistemas la aplicación
de fórmulas para definir las calificaciones y
corrige inconsistencias.
JEFE DE OFICINA
13.17 Coordina con los colaboradores la
preparación del acta de calificación del
examen.
JEFE DE OFICINA
13.18 Firma la lista de calificaciones, le
informa al Procurador los resultados de las
pruebas y ordena su publicación.
JEFE DE OFICINA
13.19 Ordena a la Oficinista tomar
fotocopia de la lista de calificaciones y
procede a su comunicación y registro en el
sistema.
OFICINISTA
13.20 Registra en el sistema las
calificaciones, toma fotocopias y fija en
cartelera la lista de calificaciones, entrega
copia al Coordinador y envía vía fax las
listas correspondientes a cada sede de
concurso para que sean publicadas.
JEFE DE OFICINA
13.21 Define fecha y lugar de aplicación
de las pruebas de aptitud y coordina las
comisiones para aplicar la prueba fuera de
Bogotá, D. C.
JEFE DE OFICINA
13.22 Dispone solicitar el aula para
aplicar la prueba de aptitud.
COORDINADOR
13.23 Solicita mediante oficio o
telefónicamente a la dependencia
P.G.N. DIVISIÓN DE DOCUMENTACIÓN - RELATORÍA –
NOTA: A este documento le hace falta una parte gráfica.
57
correspondiente, el aula para realizar la
prueba.
CITADOR
13.24 Entrega el oficio y toma recibido a
la copia.
COORDINADOR
13.25 Adelanta las demás actividades en
la misma forma como se hizo para el examen
de conocimiento, según numerales 13.11 a
13.14 del anterior procedimiento.
OFICINA SELECCION Y CARRERA
13.26 Aplicación de pruebas.
COORDINADOR DEL PROGRAMA
13.27 Prepara la lista de participantes
para entrevista, con descripción del cargo,
nombres y lugar de la entrevista.
JEFE DE OFICINA
13.28 Programa con el Coordinador la
fecha, hora y lugar de la entrevista y prepara
la resolución para conformar el Jurado de
Entrevista, y los oficios de notificación a los
jurados y entrevistados.
AUXILIAR ADMINISTRATIVO
13.29 Digita las resoluciones y los oficios
de notificaciones.
JEFE DE OFICINA
13.30 Revisa la resolución, la hace firmar
del Procurador y firma los oficios para
informarle a los jurados y a los entrevistados
la fecha, hora y lugar de la entrevista.
OFICINISTA
13.31 Radica los oficios y notifica a los
entrevistadores y entrevistados, envía vía
fax, a la sede de los concursos, en los casos
requeridos y los archiva en la carpeta.
COORDINADOR
13.32 Constata que los formularios de
entrevista estén debidamente preparados y
que los participantes se encuentren
enterados, en su totalidad.
COORDINADOR
13.33 Prepara y entrega los formularios
de entrevista a cada entrevistador. Lleva
información y datos de cada candidato y de
la convocatoria, necesarios para su
conocimiento previo a la entrevista.
JURADO DE ENTREVISTADORES
13.34 Realiza la entrevista en el día y la
hora programadas y el Coordinador elabora
el acta con los resultados de las
calificaciones de entrevista, teniendo en
cuenta los puntajes de cada entrevistado.
AUXILIAR ADMINISTRATIVO
13.35 Transcribe en el sistema los
resultados de la entrevista, imprime la
calificación y registra la información de
quienes no asistieron a la prueba.
COORDINADOR
13.36 Revisa la lista de resultados de la
entrevista y la hace firmar del Jefe de
Oficina.
JEFE DE OFICINA
13.37 Constata que estén correctos los
resultados de la entrevista y la firma.
OFICINISTA
13.38 Recibe resultados de la entrevista y
actas de calificación, saca copia, publica en
cartelera, y envía vía fax las listas a las
sedes del concurso para su publicación, si
hay concurso para otras sedes.
COORDINADOR
13.39 Elabora el Análisis de Antecedentes
teniendo en cuenta los estudios,
experiencia, cursos aprobados,
publicaciones de los aspirantes que hayan
presentado la entrevista y entrega los
resultados al Digitador.
AUXILIAR ADMINISTRATIVO
13.40 Digita e imprime los resultados del
análisis de antecedentes y elabora acta final
P.G.N. DIVISIÓN DE DOCUMENTACIÓN - RELATORÍA –
NOTA: A este documento le hace falta una parte gráfica.
58
del concurso.
JEFE DE OFICINA
13.41 Revisa el resultado del Análisis de
Antecedentes y lo firma.
OFICINISTA
13.42 Radica y archiva el Análisis de
Antecedentes.
14. INDICADORES
-. Admitidos a examen de conocimientos
———————————————————
———————— X 100
-. Aprobados
-. Admitidos a prueba de aptitud
———————————————————
———— X 100
-. Aprobados
-. Número de aprobados
———————————————————
— X 100
-. Reclamos
Dependencia: Oficina de Selección y
Carrera
Proceso: Selección de personal
Procedimiento: Lista de elegibles,
nombramiento e inscripción en el registro
único
Código:
Revisó: JEFE DE OFICINA
Aprobó: CARLOS ARTURO GOMEZ
PAVAJEAU
Fecha: 02 MARZO 2001
1. OBJETIVO
Describir cada una de las actividades que
se realizan para cumplir con la preparación
de la Lista de Elegibles, el nombramiento y
la Inscripción en el Registro Unico de
Carrera.
2. CLIENTES
Los aspirantes que hayan aprobado el
examen de conocimiento y presentado la
prueba de aptitud, cuyas calificaciones se
encuentren en firme, hayan superado la
Entrevista y se les haya adelantado el
Análisis de Antecedentes.
3. ALCANCE
Comprende la etapa final del proceso por
medio de la cual se preparan los resultados
finales de las calificaciones (Acta) para
obtener la calificación en orden de puntajes
que da la base para el nombramiento en
período de prueba.
4. RESPONSABILIDADES
Son responsables del proceso, el Jefe de
la Oficina, los Coordinadores y los
aspirantes que hayan superado las
diferentes pruebas del concurso.
5. REFERENCIAS
Se toman cada una de las calificaciones
obtenidas por los concursantes y según los
porcentajes que determina la convocatoria
se obtiene la calificación final que establece
el puesto en orden de mérito.
6. DEFINICIONES
Es el resultado final del concurso, en la
Lista de Elegibles figuran en orden de
puntaje los concursantes que aprobaron las
diferentes etapas del proceso. De esta lista
se elaboran los nombramientos en estricto
orden, según cargos que establece la
convocatoria o necesidad del servicio.
Cumplido el período de prueba y obtenida
la calificación, si ésta es satisfactoria, se
procede al registro como Servidor de
Carrera de la Procuraduría.
7. FORMATOS POR UTILIZAR
• Acta de resultado.
• Resolución de nombramiento en Período
de Prueba.
• Libro de Registro Unico de Carrera
P.G.N. DIVISIÓN DE DOCUMENTACIÓN - RELATORÍA –
NOTA: A este documento le hace falta una parte gráfica.
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Administrativa.
8. CONDICIONES GENERALES
En la Resolución de Lista de Elegibles
aparecen los concursantes que hayan
superado la totalidad de las pruebas y se
utiliza para proveer el cargo vacante objeto
de la convocatoria con la persona que ocupe
el primer puesto.
9. SALIDAS
• Acta final del concurso
• Lista de Elegibles
• Decreto de nombramiento en período de
prueba o por ascenso.
10. REGISTROS
Tienen lugar una vez superado el período
de prueba con la calificación satisfactoria y
da lugar a los derechos de carrera.
11. BASES DE AUTOCONTROL
Un estricto control de resultados y de sus
registros.
12. ANEXOS
Hojas de vida de los concursantes que
hayan aprobado los exámenes y que figuren
en Lista de Elegibles.
13. ACTIVIDADES
Oficina de Selección y Carrera
JEFE DE OFICINA
13.1 Revisa las calificaciones de la
entrevista y del análisis de antecedentes,
solicita al Auxiliar Administrativo elaborar la
Lista de Elegibles y entrega al Coordinador
documentos del resultado del concurso.
COORDINADOR
13.2 Revisa Acta final del concurso y Lista
de Elegibles y pasa al Jefe de la Oficina de
Selección y Carrera, para su revisión.
JEFE DE OFICINA
13.3 Firma Acta Final y la Lista de
Elegibles la hace firmar del Procurador.
PROCURADOR GENERAL
13.4 Firma la Resolución de Lista de
Elegibles.
JEFE DE OFICINA
13.5 Recibe la lista de elegibles y la pasa
a la secretaria para radicación, numeración y
distribución de las copias, vía fax a las
sedes del concurso, donde sea necesario.
OFICINISTA
13.6 Toma fotocopias, publica la
Resolución de Lista de Elegibles en
cartelera, archiva en la carpeta
correspondiente los documentos.
SECRETARIA
13.7 Envía copia de la resolución de la
lista de elegibles al Jefe de la División de
Gestión Humana y devuelve los documentos
a los concursantes que no aprobaron el
concurso, o los envía por correo.
COORDINADOR
13.8 Informa a los concursantes el
resultado del concurso y está pendiente de
atender los reclamos y hacerles llegar
oportunamente las respuestas y
documentos.
COORDINADOR
13.9 Obtiene del Oficinista la relación de
servidores calificados satisfactoriamente y
procede a ordenar el registro en el libro de
Registro Unico de Carrera.
AUXILIAR ADMINISTRATIVO
13.10 Registra a cada uno de los
servidores en el Registro Unico de Carrera
anotando los nombres, cédula, cargo, nivel,
dependencia y fecha de ingreso a la
Carrera.
OFICINISTA
13.11 Archiva en las respectivas carpetas
los documentos y calificaciones de cada uno
de los servidores en Carrera.
P.G.N. DIVISIÓN DE DOCUMENTACIÓN - RELATORÍA –
NOTA: A este documento le hace falta una parte gráfica.
60
JEFE DE OFICINA
13.12 Supervisa con el Coordinador para
que todos los servidores en carrera sean
calificados, atiende y soluciona los reclamos
que correspondan a la Oficina y gestiona el
reparto y atención a la dependencia que
corresponda.
COORDINADOR
13.13 En caso de calificaciones parciales
las revisa y una vez cumplido el período
completo procede a ponderar la calificación
y notificar los resultados.
JEFE DE OFICINA
13.14 Firma el oficio para comunicar los
resultados de calificaciones y solicita el
registro en el sistema.
OFICINISTA
13.15 Registra la calificación en el
sistema y archiva los formularios en la
correspondiente carpeta.
14. INDICADORES
-. Concursantes Inscritos
——————————————— X
100
-. Concursantes Aprobados
-. Concursantes Admitidos
——————————————— X
100
-. Concursantes Aprobados
-. Inscritos en Concurso de Ascenso
Admitidos
——————————————
———————— x 100
-. Concursantes Aprobados
-. Concursantes no Aprobados en
Examen de Conocimientos
————————————————
—————————— x 100
Concursantes Reclamantes
-. Concursantes Aprobados
—————————————————— x
100
-. Concursantes Nombrados
Total de Concursantes Inscritos
Concursantes no admitidos por:
1. No acredita experiencia
2. Experiencia incompleta
3. No acredita estudios
4. Estudios incompletos
5. Estudios no relacionados
6. Otras causales
Dependencia: Oficina de Selección y
Carrera
Proceso: Selección de personal
Procedimiento: Convocatoria, inscripción
y lista de admitidos y no admitidos
Código:
Revisó: JEFE DE OFICINA
Aprobó: CARLOS ARTURO GOMEZ
PAVAJEAU
Fecha: 02 MARZO 2001
1. OBJETIVO
Describir en forma clara, precisa y
organizada cada una de las actividades que
se deben adelantar para obtener que los
calificadores del personal en Carrera
Administrativa y en período de prueba
procedan cuidadosa, objetiva e
imparcialmente.
2. CLIENTES
Los jefes que deban calificar y los
servidores de la Procuraduría que se
encuentren escalafonados en Carrera
Administrativa o hayan aprobado un
concurso y cumplido el período de prueba y
hayan sido calificados.
3. ALCANCE
Se aplica a los calificadores y calificados
de la Procuraduría escalafonados en Carrera
P.G.N. DIVISIÓN DE DOCUMENTACIÓN - RELATORÍA –
NOTA: A este documento le hace falta una parte gráfica.
61
Administrativa en las fechas ordenadas, o en
caso de traslado de dependencia, ascenso
con cambio de nivel o cambio de jefe.
4. RESPONSABILIDADES
Corresponde al Jefe de la Oficina de
Selección y Carrera y a los Coordinadores
Administrativos enviar el material de
calificación a cada una de las dependencias
objeto de calificación. En caso de mora los
servidores deben solicitar a quien
corresponda, sean calificados.
5. REFERENCIAS
La calificación de servicios se hace
teniendo en cuenta lo dispuesto en el
Decreto 262 de 2000 en su Capítulo IV,
artículos 223 a 235 y en lo prescrito en el
formulario que para el efecto adoptó la
Comisión de Carrera Administrativa.
6. DEFINICIONES
La calificación de servicios es un
instrumento para valorar la gestión que
tienen por objeto el mejoramiento y
desarrollo de las condiciones personales y
laborales de los empleados en Carrera
Administrativa y la verificación del
cumplimiento de las funciones, por parte de
los servidores en período de prueba o
inscritos en Carrera.
7. FORMATOS POR UTILIZAR
Se utiliza el formato general adoptado por
la Comisión de Carrera Administrativa.
8. CONDICIONES GENERALES
Es necesario que se aplique a todos los
servidores inscritos en el Registro Unico de
Carrera en una forma oportuna, que los
calificadores lo hagan con criterio objetivo e
imparcial y que cumpla con los fines
previstos.
9. SALIDAS
Informes sobre resultados de
calificaciones satisfactorias y no
satisfactorias.
10. REGISTROS
Los resultados de la calificación, una vez
ponderados, si hay lugar y notificados,
deben digitarse y mantenerse en el sistema
y en la carpeta correspondiente con las
calificaciones anuales actualizadas de cada
uno de los servidores.
11. BASES DE AUTOCONTROL
Los formularios de calificación se
mantienen debidamente archivados con las
calificaciones actualizadas, calificaciones
que deben incorporarse al sistema en la
misma forma. Un Coordinador de la oficina
tendrá a su cargo este proceso, así como la
responsabilidad de los resultados y
decisiones que deben aplicarse.
12. ANEXOS
En carpeta especial y debidamente
archivados se mantendrán los oficios de
reclamos, recursos, derechos de petición,
tutelas y decisiones o fallos.
13. ACTIVIDADES
COORDINADOR DEL PROGRAMA
13.1 Está pendiente de mantener la
información actualizada del personal que
debe calificarse.
COORDINADOR DEL PROGRAMA
13.2 Solicita a la División de Gestión
Humana el envío oportuno de la información
sobre novedades del personal objeto de
calificación.
OFICINISTA
13.3 Recibe listados, radica y entrega al
Coordinador.
COORDINADOR DEL PROGRAMA
13.4 Proyecta los oficios para enviarlo al
Jefe de la Dependencia donde labora el
servidor, junto con los formularios y la lista
de los servidores que debe evaluar, dentro
P.G.N. DIVISIÓN DE DOCUMENTACIÓN - RELATORÍA –
NOTA: A este documento le hace falta una parte gráfica.
62
de los términos de ley.
JEFE DE OFICINA SELECCION Y
CARRERA
13.5 Revisa el oficio, corrige
inconsistencias y pasa a la Secretaria para
que lo elabore en limpio.
SECRETARIA
13.6 Elabora el oficio y lo entrega al Jefe
de la Oficina para firma.
JEFE DE OFICINA
13.7 Revisa si está de acuerdo, lo firma y
lo pasa a la Secretaria para la radicación.
SECRETARIA
13.8 Radica y entrega al Coordinador
copia del oficio.
COORDINADOR
13.9 Registra los oficios en una planilla y
los entrega al oficinista para que los numere
y radique.
OFICINISTA
13.10 Recibe del Coordinador los
formularios y los entrega en las
correspondientes dependencias.
OFICINISTA
13.11 Prepara los sobres para los oficios
que van a otras ciudades y obtiene una
fotocopia para enviar por correo.
OFICINISTA
13.12 Entrega los oficios que van para
fuera de Bogotá, D. C., en la Oficina de
Correspondencia, y devuelve las copias
firmadas al coordinador.
COORDINADOR DEL PROGRAMA
13.13 Relaciona los oficios, ordena
archivar las copias y vela por que se cumpla
oportunamente con la calificación.
OFICINISTA
13.14 Recibe las calificaciones, las radica
y las entrega al Coordinador.
COORDINADOR
13.15 Revisa y valida las calificaciones
con el Jefe de Oficina y si hay reclamos las
remite a la dependencia competente para su
respuesta.
COORDINADOR
13.16 Tabula en el sistema las
calificaciones y digita en el programa los
siguientes datos de los calificados:
• Nombre, cédula, dependencia, cargo,
clase de calificación, período calificado,
calificación, desarrollo y mejoramiento.
COORDINADOR
13.17 Obtiene resultados estadísticos si
se requieren, teniendo en cuenta la
siguiente información:
• Quién calificó
• A quién calificó
• El cargo calificado
• Clase de calificación
• Fecha del envío del oficio para la
calificación
• Fecha de recibo final de la calificación
• Calificación dada
• Período calificado
• Calificación satisfactoria o no
• Calificaciones faltantes con informe de
cargo, dependencia y responsable.
JEFE DE OFICINA
13.18 Presenta al Procurador General de
la Nación los informes del resultado de
calificaciones debidamente analizados y
recomienda las acciones a seguir y tramita
los recursos de apelación ante la Comisión
de Carrera.
14. INDICADORES
-. Total personal inscritos en Carrera
————————————————
—— X 100
P.G.N. DIVISIÓN DE DOCUMENTACIÓN - RELATORÍA –
NOTA: A este documento le hace falta una parte gráfica.
63
-. Total calificados
-. Calificados satisfactoriamente
————————————————
—— X 100
-. Calificados calificados
-. Total calificados
———————————————
-. Requieren capacitación
MANUALES DE PROCEDIMIENTOS
OFICINA DE CONTROL INTERNO
FEBRERO DE 2001
ACTUALIZACION DEL MANUAL
INTRODUCCION
La Procuraduría General de la Nación es
un organismo con autonomía administrativa,
financiera y presupuestal en los términos
definidos por el Estatuto Orgánico del
Presupuesto Nacional, que ejerce sus
funciones bajo la suprema dirección del
Procurador General de la Nación, cuyo
desarrollo, calidad del servicio y
cumplimiento de las funciones que le han
asignado la Constitución Política y la ley,
dependen en buena parte de la ejecución de
los diferentes procedimientos que le
imprimen su dinámica diaria.
Por ello, los manuales de procedimientos
adquieren un gran valor práctico como guía
para la realización eficiente y eficaz del
trabajo por cada uno de los servidores
públicos de la Entidad.
Dentro de este marco de actuación,
estamos solicitando la máxima colaboración
y diligencia al personal en la observancia de
los procedimientos contenidos en el
presente Manual, en busca de un alto nivel
de desempeño institucional, facilitándose así
el logro de la excelencia en el servicio del
Ministerio Público.
El Viceprocurador General de la Nación,
Carlos Arturo Gómez Pavajeau.
OBJETIVOS DEL MANUAL
El presente Manual es un instructivo que
pretende los siguientes objetivos básicos:
• Orientar al personal en la ejecución de
los diferentes procedimientos, con el fin de
facilitar el trabajo y el logro de la calidad en
el mismo.
• Coadyuvar en la ejecución correcta y
oportuna de las labores encomendadas al
personal y propiciar la uniformidad en el
trabajo.
• Servir de medio de orientación al
personal nuevo, para facilitar su
incorporación al trabajo.
• Propiciar la eficiencia, la eficacia y e l
control interno (autocontrol) de la Institución.
• Facilitar la orientación al usuario o
cliente.
Se trata de un material de consulta y
aplicación permanente por quienes tienen la
responsabilidad de dirigir, ejecutar y
controlar los procedimientos respectivos.
DESTINATARIOS
El presente Manual de Procedimientos
está dirigido a los integrantes de la Oficina
de Control Interno, y a los empleados que de
alguna manera tengan participación o
vinculación con dicho instrumento
administrativo.
MANEJO Y CONSERVACION DEL MANUAL
El Manual debe ser objeto de
manipulación cuidadosa con el fin de
garantizar el buen estado de las hojas y de
la totalidad del instructivo.
ACTUALIZACION DEL MANUAL
Las modificaciones, sustituciones o
adiciones al Manual de Procedimientos se
P.G.N. DIVISIÓN DE DOCUMENTACIÓN - RELATORÍA –
NOTA: A este documento le hace falta una parte gráfica.
64
efectuarán a través de la Oficina de
Planeación, siguiendo las instrucciones y
metodología de mejoramiento continuo
establecidas al interior de la Procuraduría.
Dependencia: Oficina de Control Interno
Proceso: Control de Gestión
Procedimiento: Visitas Periódicas
(Funcional y Administrativas)
Código:
Revisó: JEFE DE OFICINA
Aprobó: CARLOS ARTURO GOMEZ
PAVAJEAU
Fecha: 02 MARZO 2001
1. OBJETIVO
Verificar la gestión en las diferentes
Dependencias de la Procuraduría General
de la Nación, al Nivel Central y Territorial.
2. CLIENTES
Todas las Dependencias que conforman
la Procuraduría General de la Nación, tanto
del Nivel Central como Territorial.
3. ALCANCE
Todas las Dependencias que conforman
la Procuraduría General de la Nación.
4. RESPONSABILIDADES
El Jefe de la Oficina de Control Interno y
los Profesionales comisionados para la
visita.
5. REFERENCIAS
• Constitución Política de Colombia
• Ley 201 de 1995.
• Ley 87 de 1993
• Ley 42 de 1993
• Decreto No. 2145 de 1999
• Decreto No. 262 de 2000
• Normas concordantes y/o modificatorias
6. DEFINICIONES
No aplica.
7. FORMATOS A UTILIZAR
Formatos para registrar la información
obtenida en la visita y cuadros Estadísticos.
8. CONDICIONES GENERALES
La visita se realiza de acuerdo con el Plan
de Gestión, de oficio o a petición de la
Dependencia interesada y se utiliza para
ejercer el Control de Gestión sobre las
actividades que adelantan las diferentes
Dependencias de la Procuraduría General
de la Nación.
9. SALIDAS
Informes de resultados de la visita.
10. REGISTROS
• Informe de la visita del Control de
Gestión.
11. BASES DE AUTOCONTROL
• Verificar y confrontar el cumplimiento de
la gestión desarrollada de acuerdo con el
Plan de Acción de la Dependencia visitada.
• En el momento de cumplimiento del
término para señalar la presentación del
informe, dispuesto por el Jefe de la Oficina
de Control Interno en el Auto comisorio.
12. ANEXOS
Formatos y cuadros estadísticos.
13. ACTIVIDADES
JEFE DE LA OFICINA DE CONTROL
INTERNO
13.1 Profiere el Auto Administrativo
comisionando a los Profesionales de la
Oficina para realizar la visita, de acuerdo
con lo programado en el Plan Anual de
Acción correspondiente a la Oficina de
Control Interno, señalando término de la
comisión y de presentación del informe
derivado de la visita.
PROFESIONAL O ASESOR DE LA
OFICINA DE CONTROL INTERNO
13.2 Elabora su Plan de Trabajo, e inicia
P.G.N. DIVISIÓN DE DOCUMENTACIÓN - RELATORÍA –
NOTA: A este documento le hace falta una parte gráfica.
65
la visita presentándose al Jefe de la
Dependencia visitada, a quien explica el
objeto y método de cómo se va a desarrollar
la visita, partiendo del marco legal de la
Dependencia, Principios, Disposiciones de
carácter reglamentario, Políticas, directrices
que se aplican en el desarrollo normal de las
actividades de la dependencia objeto de
visita.
13.3 Establecer la existencia y verificar la
eficacia y celeridad con que se cumplen las
Políticas, Planes y Procedimientos
establecidos en el Plan de Acción.
13.4 Elabora los formatos y cuadros
estadísticos respectivos y relacionados con
la naturaleza de la visita registrando en ellos
el desarrollo de la misma.
13.5 Señala y recomienda el correctivo a
aplicar al proceso de la gestión que presente
desviaciones, a fin de evitarlas presentando
correctivos de acuerdo con los
procedimientos establecidos.
13.6 Al finalizar la visita evalúa los
documentos recaudados (formatos y cuadros
estadísticos) y presenta el informe final de
su visita al Jefe de la Oficina de Control
Interno señalando las irregularidades
encontradas y presentando las
recomendaciones y correctivos del caso.
JEFE DE OFICINA DE CONTROL
INTERNO
13.7 Recibe, analiza y evalúa a fin de
aprobarlo o solicitar las explicaciones que
considere pertinentes. Luego de lo cual
enviará copia del mismo a los Jefes de las
Dependencias visitadas, recomendando la
solución a los problemas detectados y al
Procurador o Viceprocurador si se estima
pertinente.
SECRETARIA
13.8 Recibe, envía y archiva copia de los
informes.
14. INDICADORES
Número de visitas realizadas
——————————————————— x
100
Total de visitas proyectadas
Dependencia: Oficina de Control Interno
Proceso: Control de Gestión
Procedimiento: Informes
Código:
Revisó: JEFE DE OFICINA
Aprobó: CARLOS ARTURO GOMEZ
PAVAJEAU
Fecha: 02 MARZO 2001
1. OBJETIVO
Registrar la gestión adelantada en las
diferentes Dependencias de la Procuraduría
General de la Nación, al Nivel Central y
Territorial con el fin de darla a conocer y
presentarles al mismo tiempo las
recomendaciones derivadas de la evaluación
de la gestión.
2. CLIENTES
Todas las Dependencias de la
Procuraduría General de la Nación, tanto del
Nivel Central como Territorial.
3. ALCANCE
Todas las Dependencias que conforman
la Procuraduría General de la Nación.
4. RESPONSABILIDADES
El Jefe de la Oficina de Control Interno y
los Profesionales comisionados que
elaboran y presentan el informe resultado de
las visitas adelantadas.
5. REFERENCIAS
• Constitución Política de Colombia.
• Ley 42 de 1993 Ley
87 de 1993
• Decreto 2145 de 1999
Decreto No. 262 de 2000.
P.G.N. DIVISIÓN DE DOCUMENTACIÓN - RELATORÍA –
NOTA: A este documento le hace falta una parte gráfica.
66
• Normas concordantes y/o modificatorias
6. DEFINICIONES
No aplica.
7. FORMATOS A UTILIZAR
Formatos para registrar la información
obtenida en la visita y cuadros estadísticos.
8. CONDICIONES GENERALES
El Informe debe contener los resultados
de la visita y se realiza de acuerdo con la
evaluación del desarrollo de la visita y se
utiliza para mostrar el resultado de la
Gestión de las actividades que adelantan las
diferentes Dependencias de la Procuraduría
General de la Nación.
9. SALIDAS
Informes resultados de la visita.
10. REGISTROS
• Informe de la visita del Control de
Gestión.
11. BASES DE AUTOCONTROL
Al cumplimiento del término establecido
en el auto comisorio por el Jefe de la Oficina
de Control Interno para la presentación del
Informe.
12. ANEXOS
Formatos y cuadros estadísticos.
13. ACTIVIDADES
PROFESIONAL O ASESOR DE LA
OFICINA DE CONTROL INTERNO
13.1 Efectuada la visita, prosigue a la
elaboración y presentación del informe ante
el Jefe de la Oficina de Control Interno,
dicho informe debe contener las fallas
detectadas, conclusiones y
recomendaciones, partiendo del marco legal
de la Dependencia, Principios, Disposiciones
de carácter reglamentario, Políticas,
directrices que se aplican en el desarrollo
normal de las actividades de la dependencia
objeto de visita.
13.2 El informe debe contener explicación
sobre la eficacia y celeridad con que se
cumplen las Políticas, Planes y
Procedimientos establecidos en el Plan de
Acción.
13.3 Debe elaborar y adjuntarse los
formatos y cuadros estadísticos registrando
en ellos el desarrollo de la visita adelantada.
13.4 Debe señalar y sugerir el correctivo a
aplicar al proceso de la gestión que presente
desviaciones, a fin de evitar que se
continúen presentando.
13.5 Una vez esté realizado presenta el
informe final de su visita al Jefe de la Oficina
de Control Interno.
13.6 En la elaboración del informe final, el
cual es presentado al señor Procurador
General de la Nación, el funcionario debe
recopilar la información suministrada por
todas las Dependencias, verificarla y
registrarla en forma clara, concreta, precisa
y de fácil comprensión al lector.
JEFE DE OFICINA DE CONTROL
INTERNO
13.7 Recibe, analiza y evalúa el informe a
fin de aprobarlo o solicitar las explicaciones
que considere pertinentes. Luego de lo cual
enviará copia del mismo a los Jefes de las
Dependencias visitadas, recomendando la
solución a los problemas detectados.
SECRETARIA
13.8 Recibe y archiva copia de los
informes.
14. INDICADORES
Número de informes realizados
————————————————————
x 100
Total de visitas realizadas
Dependencia: Oficina de Control Interno
Proceso: Control de Gestión
Procedimiento: Elaboración de papeles
P.G.N. DIVISIÓN DE DOCUMENTACIÓN - RELATORÍA –
NOTA: A este documento le hace falta una parte gráfica.
67
de trabajo
Código:
Revisó: JEFE DE OFICINA
Aprobó: CARLOS ARTURO GOMEZ
PAVAJEAU
Fecha: 02 MARZO 2001
1. OBJETIVO
Registrar los trabajos realizados por los
funcionarios Profesionales o Asesores de la
Oficina de Control Interno, en las diferentes
Dependencias de la Procuraduría General
de la Nación, para proporcionar el respaldo
comprobatorio de la información del
funcionario.
2. CLIENTES
Todas las Dependencias de la
Procuraduría General de la Nación, tanto del
Nivel Central como Territorial.
3. ALCANCE
Todas las Dependencias que conforman
la Procuraduría General de la Nación.
4. RESPONSABILIDADES
El Jefe de la Oficina de Control Interno y
los Profesionales comisionados que
elaboran, hacen los registros y presentan los
Papeles de Trabajo obtenidos en las visitas
adelantadas.
5. REFERENCIAS
• Constitución Política de Colombia
• Ley 42 de 1993 Ley
87 de 1993
• Decreto No. 2145 de 1999 Decreto No.
262 de 2000.
• Normas concordantes y/o modificatorias
6. DEFINICIONES
No aplica.
7. FORMATOS A UTILIZAR
Formatos y cuadros para registrar la
información obtenida en la visita.
8. CONDICIONES GENERALES
Los factores que inciden en la elaboración
de los papeles de trabajo son la naturaleza
de la tarea, información, estado financiero y
el grado de confianza de la Oficina de
Control Interno. Los Papeles de Trabajo
deben incluir los siguientes puntos:
Contener el respaldo de las
comprobaciones, los juicios y las
conclusiones, contener los resultados y el
alcance del examen, ser completos y
exactos, ser legibles y limitar su información
a asuntos que sean sustancialmente
importantes y pertinentes a los objetivos de
la auditoría.
9. SALIDAS
• Formatos y cuadros estadísticos.
10. REGISTROS
El Profesional elabora dos tipos de papel
de trabajo de acuerdo con las circunstancias
establecidas que son Archivo permanente y
archivo corriente.
11. BASES DE AUTOCONTROL
• En el cumplimiento del término señalado
para la presentación de los papeles de
trabajo, dispuesto por el Jefe de la Oficina
de Control Interno.
12. ANEXOS
Formatos y cuadros estadísticos.
13. ACTIVIDADES
JEFE DE OFICINA DE CONTROL
INTERNO
13.1 Imparte la orden al profesional
designado para efectuar los papeles de
trabajo señalando término para su
presentación.
PROFESIONAL O ASESOR DE LA
OFICINA DE CONTROL INTERNO
13.2 Elabora y presenta proyectos de los
papeles de trabajo dispuestos por el Jefe de
P.G.N. DIVISIÓN DE DOCUMENTACIÓN - RELATORÍA –
NOTA: A este documento le hace falta una parte gráfica.
68
la Oficina de Control Interno en el término
estipulado.
13.3 Los papeles de trabajo deben
contener explicación sobre la forma de su
diligenciamiento.
13.4 Debe elaborarse en formatos
estandarizados registrando en ellos los
elementos necesarios para ser utilizados en
la visita que se adelante.
JEFE OFICINA DE CONTROL INTERNO
13.5 Recibe, analiza y evalúa los
proyectos de trabajos a fin de aprobarlos o
solicita las explicaciones que considere
pertinentes. Luego de lo cual los entrega a
Secretaría para que sean elaborados y
fotocopiados.
SECRETARIA
13.6 Elabora los papeles de trabajo y
procede a fotocopiarlos para suministrarlos a
los profesionales cuando realicen visitas.
14. INDICADORES
Número de papeles de trabajo elaborados
——————————————————
— x 100
Total de papeles de trabajo necesarios
Dependencia: Oficina de Control Interno
Proceso: Control de Gestión
Procedimiento: Difusión del Control
Interno
Código:
Revisó: JEFE DE OFICINA
Aprobó: CARLOS ARTURO GOMEZ
PAVAJEAU
Fecha: 02 MARZO 2001
1. OBJETIVO
Dar a conocer a los funcionarios de la
Procuraduría General de la Nación la
importancia del Sistema de Control Interno,
con el fin de crear y fomentar la cultura de
autocontrol.
2. CLIENTES
Todos los funcionarios de la Procuraduría
General de la Nación, tanto del Nivel Central
como Territorial.
3. ALCANCE
Todos los funcionarios de las
Dependencias que conforman la
Procuraduría General de la Nación.
4. RESPONSABILIDADES
El Jefe de la Oficina de Control Interno y
los Profesionales comisionados para la
difusión y enseñanza de la metodología
aplicada en el Sistema de Control Interno.
5. REFERENCIAS
• Constitución Política de Colombia
• Ley 42 de 1993 Ley
87 de 1993
• Decreto 2145 de 1999
Decreto No. 262 de 2000.
• Normas concordantes y/o modificatorias
6. DEFINICIONES
No aplica.
7. FORMATOS A UTILIZAR
Formatos que contengan la estructura
conceptual del Sistema de Control Interno y
la información a difundir.
8. CONDICIONES GENERALES
La difusión debe hacerse sobre los
contenidos conceptuales plasmados en los
formatos preestablecidos para el logro de la
difusión del Sistema de Control Interno.
Se realiza de acuerdo con el programa
establecido en el Plan de Acción.
9. SALIDAS
La capacitación dada en desarrollo de la
misma.
10. REGISTROS
Informe de la capacitación al Jefe de la
Oficina de Control de Gestión.
P.G.N. DIVISIÓN DE DOCUMENTACIÓN - RELATORÍA –
NOTA: A este documento le hace falta una parte gráfica.
69
11. BASES DE AUTOCONTROL
En el momento de la capacitación se debe
realizar un evaluación a criterio del expositor
designado con el fin de comprobar la
asimilación de la capacitación impartida por
parte de los asistentes.
12. ANEXOS
Formatos y registro de asistentes.
13. ACTIVIDADES
JEFE OFICINA DE CONTROL INTERNO
13.1 Comisiona al Profesional o Asesor de
la Oficina de Control Interno para que realice
las visitas de difusión, de acuerdo con lo
programado en el Plan de Acción.
PROFESIONAL O ASESOR DE LA
OFICINA DE CONTROL INTERNO
13.2 Elabora el cronograma de las
capacitaciones que efectuará con base en el
Plan de Acción. Llevando consigo todo el
material necesario para una excelente
difusión del tema sobre el Sistema de
Control Interno; a fin de que todos los
funcionarios de la Procuraduría General de
la Nación comprendan y participen
activamente.
JEFE DE OFICINA DE CONTROL
INTERNO
13.3 Recibe, analiza y evalúa los
resultados de las capacitaciones a fin de
constatar la asimilación de las mismas por
los funcionarios.
SECRETARIA
13.4 Recibe y archiva copia de las
capacitaciones.
14. INDICADORES
Número de capacitaciones realizadas
——————————————————
— x 100
Total de capacitaciones proyectadas
Dependencia: Oficina de Control Interno
Proceso: Control de Gestión
Procedimiento: Plan Anual de Acción
Código:
Revisó: JEFE DE OFICINA
Aprobó: CARLOS ARTURO GOMEZ
PAVAJEAU
Fecha: 02 MARZO 2001
1. OBJETIVO
Planificar y programar cada una de las
actividades que se desarrollan en la Oficina
de Control Interno, para ejercer control sobre
cada una de las tareas programas y hacer el
correcto uso del tiempo y de los recursos,
evitando imprevistos y contribuyendo a la
minimización de los gastos.
2. CLIENTES
Todos los funcionarios de la Oficina de
Control Interno de la Procuraduría General
de la Nación.
3. ALCANCE
El Plan de Acción debe ser enviado los
primeros días del mes de noviembre del año
anterior a la fecha de ejecución, al
Despacho del señor Viceprocurador General
de la Nación para su conocimiento y fines de
su competencia. El Plan de Acción tiene
aplicación y va dirigido a cada una de las
Dependencias de la Entidad.
4. RESPONSABILIDADES
El Jefe de la Oficina de Control Interno y
los Profesionales comisionados encargados
de elaborarlo, aplicarlo y presentarlo.
5. REFERENCIAS
• Constitución Política de Colombia
• Ley 42 de 1993 Ley
87 de 1993
• Decreto 2145 del 1999
Decreto No. 262 de 2000.
• Normas concordantes y/o modificatorias
P.G.N. DIVISIÓN DE DOCUMENTACIÓN - RELATORÍA –
NOTA: A este documento le hace falta una parte gráfica.
70
6. DEFINICIONES
• No aplica.
7. FORMATOS A UTILIZAR
Formato para registrar el Plan de Acción.
8. CONDICIONES GENERALES
• El Plan de Acción debe contener todas
las acciones que realizará la Oficina de
Control Interno y los funcionarios en el
transcurso del año y debe ser debidamente
programado.
9. SALIDAS
El Plan de Acción establecido, plasmado
en su formato.
10. REGISTROS
• No aplica.
11. BASES DE AUTOCONTROL
• En el Plan de Acción como labor común
de todos los funcionarios de la Oficina de
Control Interno se autocontrola a medida
que se presentan y desarrollan los diferentes
planes.
• En la elaboración de los cronogramas de
trabajo con base en lo planificado, se
señalan puntos de Autocontrol que deben
ser cumplidos por todos los responsables de
las actividades que le sean asignadas según
el Plan de Acción.
12. ANEXOS
Cronogramas de Trabajo individual.
13. ACTIVIDADES
JEFE DE LA OFICINA DE CONTROL
INTERNO
13.1 Planear y proponer las metas de
trabajo que se realizarán.
13.2 Convoca a reunión a los
Profesionales y Asesores de la Oficina para
escuchar y recibir opiniones y hacer los
ajustes que se consideren necesarios al
Plan de Acción, luego de lo cual es
aprobado.
13.3 Ordena sacar fotocopias del Plan de
Acción, y se entrega a cada uno de los
funcionarios de la Oficina de Control Interno.
PROFESIONAL O ASESOR DE LA
OFICINA DE CONTROL INTERNO
13.4 Se reúne con el Jefe de la Oficina y
en común acuerdo diseñan el Cronograma
del Plan de Acción que se va a ejecutar.
13.5 En el momento de la reunión, una
vez que haya sido aprobado por todos se
asigna el responsable de cada una de las
actividades que sean registradas en el Plan
de Acción, y deberá elaborar el cronograma
de trabajo a ejecutar para cumplir los
objetivos en el tiempo establecido.
SECRETARIA
13.6 Recibe fotocopia, envía a la
Viceprocuraduría, reparte a los Asesores y
Profesionales de la Oficina de Control
Interno y archiva copia del Plan de Acción.
14. INDICADORES
Número de Planes realizados
————————————————— x
100
Total de Acciones Planeadas
Dependencia: Oficina de Control Interno
Proceso: Control de Gestión
Procedimiento: Evaluación del Sistema
Control Interno
Código:
Revisó: JEFE DE OFICINA
Aprobó: CARLOS ARTURO GOMEZ
PAVAJEAU
Fecha: 02 MARZO 2001
1. OBJETIVO
Constatar el funcionamiento del Sistema
de Control Interno en las diferentes
Dependencias de la Procuraduría General
de la Nación, a Nivel Central y Territorial.
P.G.N. DIVISIÓN DE DOCUMENTACIÓN - RELATORÍA –
NOTA: A este documento le hace falta una parte gráfica.
71
2. CLIENTES
Todas las Dependencias de la
Procuraduría General de la Nación, tanto del
Nivel Central como Territorial.
3. ALCANCE
Todas las Dependencias que conforman
la Procuraduría General de la Nación.
4. RESPONSABILIDADES
El Jefe de la Oficina de Control Interno,
los Asesores y Profesionales comisionados
que elabora y presenta el Informe que
resultado de la evaluación del Sistema de
Control Interno.
5. REFERENCIAS
• Constitución Política de Colombia
• Ley 42 de 1993 Ley
87 de 1993
• Decreto 2145 de 1999
Decreto No. 262 de 2000.
• Normas concordantes y/o modificatorias
6. DEFINICIONES
No aplica.
7. FORMATOS A UTILIZAR
Formatos o formularios que se diseñaron
para efectuar la evaluación al Sistema de
Control Interno.
8. CONDICIONES GENERALES
La evaluación del Sistema de Control
Interno, se realiza de acuerdo con la
aplicación de la metodología adoptada
cuales y con los resultados plasmados en
los formatos diligenciados en el desarrollo
de la visita.
9. SALIDAS
Formatos e Informes resultados de la
visita.
10. REGISTROS
• Formatos e Informes de la visita del
Control de Gestión.
11. BASES DE AUTOCONTROL
• Al cumplimiento del término establecido
por el Jefe de la Oficina de Control Interno
para la presentación del Informe.
12. ANEXOS
Formatos y cuadros estadísticos.
13. ACTIVIDADES
JEFE DE LA OFICINA DE CONTROL
INTERNO
13.1 Planea y propone las metas de
trabajo que se realizarán.
13.2 Convoca a reunión a los
Profesionales y Asesores de la Oficina para
escuchar y recibir opiniones y hacer los
ajustes que se consideren necesarios para
el buen desarrollo de la aplicación del
Procedimiento de la Evaluación del Sistema
de Control Interno a todas y cada una de las
Dependencias de la Entidad, luego de lo
cual las asigna a los Asesores o
Profesionales.
13.3 Proyecta los oficios de presentación
dirigidos a cada uno de los Jefes de las
Dependencias y se entrega a cada uno
de los Asesores y Profesionales de la
Oficina de Control Interno que realizarán las
Evaluaciones del Sistema de Control Interno.
ASESOR O PROFESIONAL DE LA
OFICINA DE CONTROL INTERNO
13.4 Recibe la designación de la labor
encomendada y se presenta al Jefe de la
Dependencia con el Oficio por medio del
cual es comisionado para realizar la
evaluación en la Oficina respectiva.
13.5 Efectuada la visita, elabora y
presenta el informe sobre el resultado de la
Evaluación al Jefe de la Oficina de Control
Interno, el cual debe contener las fallas
detectadas, justificaciones, Programa de
Mejoramiento, conclusiones y el Seguimiento
al Programa del Sistema del Control Interno,
P.G.N. DIVISIÓN DE DOCUMENTACIÓN - RELATORÍA –
NOTA: A este documento le hace falta una parte gráfica.
72
señalando en este último la actividad y el
avance programado por la Dependencia a la
actividad programada.
13.6 Elabora y adjunta al informe los
formatos y registra en ellos el desarrollo de
la evaluación adelantada.
13.7 En la elaboración del informe final,
presentado al Jefe de la Oficina de Control
Interno, el funcionario recopila la
información suministrada por funcionarios de
la Dependencia, la verifica y la registra de
manera clara, concreta, precisa y de fácil
comprensión al lector.
13.8 El informe debe explicar la eficacia y
celeridad con que se cumplen las Políticas,
Planes y Procedimientos establecidos en el
Plan de Acción de la Dependencia.
13.9 Señalar las conclusiones y sugerir el
correctivo a aplicar al proceso de la gestión
que presente desviaciones, a fin de evitar
que en lo sucesivo se sigan presentando.
13.10 Presenta el informe final de su
visita al Jefe de la Oficina de Control
Interno.
JEFE DE OFICINA DE CONTROL
INTERNO
13.11 Recibe, analiza y evalúa el informe,
da su Visto Bueno o solicita las
explicaciones que considere pertinentes;
envía copia del mismo a los Jefes de las
Dependencias visitadas, recomendando la
aplicación del Programa de Mejoramiento del
Sistema de Control Interno para superar las
debilidades.
SECRETARIA
13.12 Recibe el Informe y envía copia de
los informes a los Jefes de la Dependencia y
archiva copia de los mismos.
14. INDICADORES
Número de Evaluaciones realizadas
———————————————————
— x 100
Total de Evaluaciones Programadas
MANUALES DE PROCEDIMIENTOS
OFICINA DE PRENSA
FEBRERO DE 2001
ACTUALIZACION DEL MANUAL
INTRODUCCION
La Procuraduría General de la Nación es
un organismo con autonomía administrativa,
financiera y presupuestal en los términos
definidos por el Estatuto Orgánico del
Presupuesto Nacional, que ejerce sus
funciones bajo la suprema dirección del
Procurador General de la Nación, cuyo
desarrollo, calidad del servicio y
cumplimiento de las funciones que le han
asignado la Constitución Política y la ley,
dependen en buena parte de la ejecución de
los diferentes procedimientos que le
imprimen su dinámica diaria.
Por ello, los manuales de procedimientos
adquieren un gran valor práctico como guía
para la realización eficiente y eficaz del
trabajo por cada uno de los servidores
públicos de la Entidad.
Dentro de este marco de actuación,
estamos solicitando la máxima colaboración
y diligencia al personal en la observancia de
los procedimientos contenidos en el
presente Manual, en busca de un alto nivel
de desempeño institucional, facilitándose así
el logro de la excelencia en el servicio del
Ministerio Público.
El Viceprocurador General de la Nación,
Carlos Arturo Gómez Pavajeau.
OBJETIVOS DEL MANUAL
El presente Manual es un instructivo que
pretende los siguientes objetivos básicos:
P.G.N. DIVISIÓN DE DOCUMENTACIÓN - RELATORÍA –
NOTA: A este documento le hace falta una parte gráfica.
73
• Orientar al personal en la ejecución de
los diferentes procedimientos, con el fin de
facilitar el trabajo y el logro de la calidad en
el mismo.
• Coadyuvar en la ejecución correcta y
oportuna de las labores encomendadas al
personal y propiciar la uniformidad en el
trabajo.
• Servir de medio de orientación al
personal nuevo, para facilitar su
incorporación al trabajo.
• Propiciar la eficiencia, la eficacia y el
control interno (autocontrol) de la Institución.
• Facilitar la orientación al usuario o
cliente.
Se trata de un material de consulta y
aplicación permanente por quienes tienen la
responsabilidad de dirigir, ejecutar y
controlar los procedimientos respectivos.
DESTINATARIOS
El presente Manual de Procedimientos
está dirigido a los integrantes de la Oficina
de Control Interno, y a los empleados que de
alguna manera tengan participación o
vinculación con dicho instrumento
administrativo.
MANEJO Y CONSERVACION DEL MANUAL
El Manual debe ser objeto de
manipulación cuidadosa con el fin de
garantizar el buen estado de las hojas y de
la totalidad del instructivo.
ACTUALIZACION DEL MANUAL
Las modificaciones, sustituciones o
adiciones al Manual de Procedimientos se
efectuarán a través de la Oficina de
Planeación, siguiendo las instrucciones y
metodología de mejoramiento continuo
establecidas al interior de la Procuraduría.
Dependencia: Oficina de Prensa
Proceso: Generar información escrita
Procedimiento: Elaboración boletines de
prensa
Código:
Revisó: JEFE DE OFICINA
Aprobó: CARLOS ARTURO GOMEZ
PAVAJEAU
Fecha: 02 MARZO 2001
1. OBJETIVO
Difundir ágil y verazmente el resultado de
la investigación y la gestión adelantada por
la entidad y dar a conocer a la opinión
pública los conceptos emitidos por el
Procurador ante las Cortes.
2. CLIENTES
Los Medios de Comunicación.
3. ALCANCE
La sociedad en general.
4. RESPONSABILIDADES
El Procurador, el Viceprocurador, el Jefe
de Prensa, el Jefe de la Dependencia que
genera la información para elaborar el
boletín.
5. REFERENCIAS
• Fallos de 1ª y 2ª Instancia
• Resultados Audiencias Públicas
• Conceptos emitidos por el Procurador
ante las Cortes.
• Balance de Gestión.
6. DEFINICIONES
No aplica.
7. FORMATOS A UTILIZAR
• Hojas membreteadas: Boletín de Prensa
y Conceptos.
• Formato testigo envío de Fax
• Internet
• Página Web
• Oficina Virtual (hacia donde se va a
llegar)
P.G.N. DIVISIÓN DE DOCUMENTACIÓN - RELATORÍA –
NOTA: A este documento le hace falta una parte gráfica.
74
8. CONDICIONES GENERALES
Se recoge la información en los distintos
despachos de la Procuraduría, luego se
elabora el boletín y finalmente se difunde la
información a los medios de comunicación.
9. SALIDAS
Boletín de Prensa con soporte de un
testigo de envío de fax.
10. REGISTROS
Información dirigida a la opinión pública
en general.
11. BASES DE AUTOCONTROL
• Confrontación de la información
generada por la oficina con la información
divulgada por los medios de comunicación.
• Restringir la información de alta reserva
sumarial.
12. ANEXOS
• Comunicados del Procurador.
• Directrices de la Entidad
13. ACTIVIDADES
JEFE
13.1 Recoge información del despacho
del Procurador, Viceprocurador o Delegado.
13.2 Evalúa y da instrucciones sobre la
forma de distribuir la información
previamente elaborada.
13.3 Planea estrategias de resultado de
divulgación.
PROFESIONAL UNIVERSITARIO
13.4 Lee el documento recibido y elabora
el boletín de prensa.
13.5 Numera consecutivamente el boletín
y lo fotocopia.
13.6 Envía por fax el boletín a los
diferentes medios de comunicación local y/o
nacional según el caso.
13.7 Informa telefónicamente a los
periodistas de los diferentes medios de
comunicación local el envío de la
información.
13.8 Pasa para archivo el boletín junto
con el testigo de envío de fax.
SECRETARIA
13.9 Archiva consecutivamente el boletín
original en la respectiva carpeta.
13.10 Archiva la fotocopia del boletín con
el testigo de envío de fax.
NOTA: Si es un concepto emitido por el
Procurador se modifican los pasos 13.1,
13.2 y 13.3 así:
SECRETARIA
13.11 Recibe fotocopia de los conceptos
por parte de la Procuraduría Auxiliar.
13.12 Radica la información recibida y
entrega al Profesional Universitario
encargado del tema.
PROFESIONAL UNIVERSITARIO
13.13 Lee el concepto y si es procedente
elabora boletín o de lo contrario devuelve a
la secretaria para su respectivo archivo.
Los pasos del 13.4 al 13.10 continúan
igual.
14. INDICADORES
# de Boletín de Prensa / Trimestre.
Dependencia: Oficina de Prensa
Proceso: Edición de noticieros y
programas especiales
Procedimiento: Programación, selección
y edición de noticias
Código:
Revisó: JEFE DE OFICINA
Aprobó: CARLOS ARTURO GOMEZ
PAVAJEAU
Fecha: 02 MARZO 2001
1. OBJETIVO
P.G.N. DIVISIÓN DE DOCUMENTACIÓN - RELATORÍA –
NOTA: A este documento le hace falta una parte gráfica.
75
Tener un archivo cronológico de las
intervenciones del Procurador y de la
Procuraduría en televisión además de los
sucesos que ameriten la actuación de la
entidad a nivel nacional.
2. CLIENTES
Cualquier dependencia de la institución
que requiera la información.
3. ALCANCE
La Procuraduría dispone de las notas más
importantes de los noticieros de televisión
en la oficina de prensa.
4. RESPONSABILIDADES
Oficinista y Profesional Universitario.
5. REFERENCIAS
• Instructivo de Programación de VHS.
• Instructivo de Edición de Televisión.
6. DEFINICIONES
No aplica.
7. FORMATOS A UTILIZAR
• Casetes de VHS
8. CONDICIONES GENERALES
Seguir paso a paso los instructivos de
Programación y Edición.
9. SALIDAS
• Archivos en casetes de VHS clasificados
por temas.
• Listado cronológico en archivo
electrónico del resumen de las noticias
seleccionadas de los diferentes noticieros y
programas.
10. REGISTROS
• Casetes de VHS.
• Disketes.
11. BASES DE AUTOCONTROL
Criterio acertado del Oficinista en la
selección de noticias que le competen a la
entidad.
12. ANEXOS
No aplica.
13. ACTIVIDADES
OFICINISTA
13.1 Programa el horario de grabación de
los diferentes noticieros y programas
especiales (reportajes, intervenciones en el
Congreso, programas de opinión). Según el
instructivo de programación.
13.1 Revisa los noticieros y programas
especiales grabados.
13.2 Selecciona las noticias de interés
para la entidad y las va editando a la vez
que clasifica las noticias según el tema:
a) Procuraduría: Selección de las notas
donde aparezca el Procurador, donde
mencionen a la entidad o alguno de sus
funcionarios;
b) Corrupción: Selección de noticias
donde aparecen casos de despilfarros,
contratación y todas aquellas conductas
donde se desvíen los recursos estatales y
estén implicados funcionarios públicos;
c) Masacres: Selección de noticias que
registran muertes de ciudadanos sin
interesar el grupo que ha cometido el
homicidio múltiple;
d) Paz: Selección de las notas que tienen
que ver con el proceso de paz y
negociaciones con los diferentes grupos al
margen de la ley;
e) Soldados y Policías retenidos:
Selección de las notas que hablan de los
miembros de las fuerzas militares que se
encuentran en cautiverio por parte de grupos
al margen de la ley;
f) Reportajes: Selección de entrevistas al
Procurador, al Viceprocurador, Delegados o
cualquier funcionario de la entidad así como
a miembros de los grupos al margen de la
ley o al personaje de actualidad nacional.
P.G.N. DIVISIÓN DE DOCUMENTACIÓN - RELATORÍA –
NOTA: A este documento le hace falta una parte gráfica.
76
13.4 Las noticias clasificadas van
archivadas en un casete de VHS según la
anterior clasificación.
13.5 Toma nota de la fecha, la ciudad
donde se origina la noticia, una reseña de la
noticia, el noticiero que la emitió, en qué
horario, su respectiva clasificación y
simultáneamente edita.
PROFESIONAL
13.6 Digita la anterior información y lleva
el respectivo archivo.
14. INDICADORES
Clasificación del tipo de noticias.
Dependencia: Oficina de Prensa
Proceso: Monitoreo radial
Procedimiento: Escuchar, grabar y editar
noticias
Código:
Revisó: JEFE DE OFICINA
Aprobó: CARLOS ARTURO GOMEZ
PAVAJEAU
Fecha: 02 MARZO 2001
1. OBJETIVO
• Mantener al jefe de la oficina informado
de la actualidad nacional y a través suyo al
Procurador.
• Llevar el archivo de las intervenciones
del Procurador en la radio.
2. CLIENTES
El Procurador, el Viceprocurador, el Jefe
de la Oficina de Prensa y cualquiera de los
delegados.
3. ALCANCE
La Procuraduría dispone de las notas más
importantes de los noticieros radiales en la
oficina de prensa.
4. RESPONSABILIDADES
Asesor de Prensa y Jefe de la Oficina.
5. REFERENCIAS
• Una radiograbadora.
6. DEFINICIONES
No aplica.
7. FORMATOS A UTILIZAR
• Casetes de audio.
8. CONDICIONES GENERALES
Escuchar continuamente la radio.
9. SALIDAS
• Casetes de audio.
10. REGISTROS
• Listado de archivo de voces
• Casetes de audio
• Disketes.
11. BASES DE AUTOCONTROL
• Criterio para la selección de noticias.
12. ANEXOS
No aplica
13. ACTIVIDADES
PROFESIONAL UNIVERSITARIO
13.1 Escucha constantemente la radio.
13.2 Graba las noticias que interesen,
vinculen o mencionen la entidad.
13.3 Edita las noticias que le soliciten.
13.4 Transcribe el contenido de casetes
que contienen reportajes, entrevistas e
intervenciones del Procurador.
13.5 Archiva los casetes
cronológicamente.
13.6 Lleva un listado de archivo de voces
indicando el número de casete, la fecha de
emisión de la noticia, el medio donde se
publicó, en qué lado del casete se encuentra
la noticia, el nombre del entrevistado y una
breve reseña del tema tratado.
14. INDICADORES
No Aplica.
P.G.N. DIVISIÓN DE DOCUMENTACIÓN - RELATORÍA –
NOTA: A este documento le hace falta una parte gráfica.
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Dependencia: Oficina de Prensa
Proceso: Archivo de recortes de
periódicos y revistas
Procedimiento: Recortar, seleccionar y
archivar artículos de revistas y periódicos
Código:
Revisó: JEFE DE OFICINA
Aprobó: CARLOS ARTURO GOMEZ
PAVAJEAU
Fecha: 02 MARZO 2001
1. OBJETIVO
Mantener organizado cronológicamente el
archivo de recortes de periódicos locales,
regionales y revistas.
2. CLIENTES
El Procurador, el Viceprocurador, los
Delegados y funcionarios de otras
dependencias.
3. ALCANCE
La Procuraduría dispone de los artículos
más importantes publicados en revistas y
periódicos en la oficina de Prensa.
4. RESPONSABILIDADES
Asesor de Prensa, Profesionales
Universitarios, Secretaria y Oficinista.
5. REFERENCIAS
• Periódicos locales
• Periódicos regionales
• Revista Cambio
• Revista Semana
• Internet.
6. DEFINICIONES
No aplica.
7. FORMATOS A UTILIZAR
• Hojas membreteadas con el logotipo de
cada diario local y regional.
• Carpetas del Procurador
a) Local;
b) Regional;
• Carpeta del Viceprocurador
a) Local.
8. CONDICIONES GENERALES
Lectura de los periódicos y revistas,
seleccionando las noticias de interés para la
entidad.
9. SALIDAS
• Carpetas para el Procurador: local y
regional
• Carpeta para el Viceprocurador: local
10. REGISTROS
Indice de archivo
11. BASES DE AUTOCONTROL
Revisar si la información generada por la
oficina de prensa salió publicada en los
diarios.
12. ANEXOS
No aplica
13. ACTIVIDADES
PROFESIONAL UNIVERSITARIO
Periódicos Locales
13.1 Lee y selecciona noticias de interés
para la entidad.
OFICINISTA
13.2 Fotocopia las noticias seleccionadas
y las adecua a tamaño carta.
PROFESIONAL UNIVERSITARIO
13.3 Recorta noticias fotocopiadas, coloca
fecha y nombre del diario al que
corresponda.
SECRETARIA
13.4 Digita los titulares de cada diario.
JEFE
13.5 Lee periódicos y señala las noticias
que se deben recortar y archivar.
PROFESIONAL UNIVERSITARIO
13.6 Recorta lo señalado por el Jefe en El
P.G.N. DIVISIÓN DE DOCUMENTACIÓN - RELATORÍA –
NOTA: A este documento le hace falta una parte gráfica.
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Tiempo y El Espectador, lo pega en hojas
que llevan el logotipo de cada periódico.
13.7 Clasifica en forma cronológica y
archiva
OFICINISTA Y PROFESIONAL
13.8 Elaboran las carpetas del Procurador
y Viceprocurador, luego de clasificar las
noticias así:
a) Procuraduría: Noticias de la entidad;
b) Alto: Noticias del día de gran interés
para la entidad;
c) Editorial: Artículos escritos en las
columnas de opinión y general;
d) Generales: Las demás noticias que no
se incluyan en la anterior clasificación;
e) Titulares: Listado de los títulos de las
noticias que se registran a diario indicando
la página donde aparecen.
OFICINISTA
13.9 Entrega diariamente en los
despachos del Procurador y Viceprocurador
la carpeta y retira las carpetas de los días
anteriores.
SECRETARIA
13.10 Recibe la carpeta y escoge las
fotocopias de las noticias para la
elaboración del archivo personal del
Procurador y Viceprocurador.
Periódicos Regionales
PROFESIONAL UNIVERSITARIO
13.11 Lee, selecciona y recorta las
noticias de la Procuraduría y las que sean
de interés para la entidad.
13.12 Pega las noticias en el papel
membreteado que lleva impreso el nombre
del diario, coloca la fecha y entrega a la
secretaria.
SECRETARIA
13.13 Clasifica cronológicamente y por el
nombre del diario.
JEFE
13.14 Lee y señala las noticias para la
elaboración de la carpeta del Procurador.
SECRETARIA
13.15 Separa las noticias señaladas por el
Jefe, toma fotocopia en tamaño carta y
entrega al Profesional.
13.16 Archiva los originales, clasificando
noticias de Procuraduría y de interés para la
Entidad.
PROFESIONAL UNIVERSITARIO
13.17 Elabora la carpeta, clasificando la
información en Procuraduría, noticias
generales y la entrega al Oficinista.
OFICINISTA
13.18 Entrega la carpeta en el despacho
del Procurador.
14. INDICADORES
Clasificación por el tipo de noticias.
Dependencia: Oficina de Prensa
Proceso: Rueda de prensa
Procedimiento: Convocatoria a rueda de
prensa
Código:
Revisó: JEFE DE OFICINA
Aprobó: CARLOS ARTURO GOMEZ
PAVAJEAU
Fecha: 02 MARZO 2001
1. OBJETIVO
Ampliar y detallar a los medios de
comunicación una información de gran
interés que por lo delicado del tema debe
ser expuesto por el Procurador o el
funcionario que él delegue.
2. CLIENTES
Medios de Comunicación.
3. ALCANCE
P.G.N. DIVISIÓN DE DOCUMENTACIÓN - RELATORÍA –
NOTA: A este documento le hace falta una parte gráfica.
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El Procurador, el Viceprocurador o
cualquiera de los Delegados.
4. RESPONSABILIDADES
El jefe de la Oficina de Prensa.
5. REFERENCIAS
• Un tema tan sensible que genera una
rueda de prensa.
6. DEFINICIONES
No aplica.
7. FORMATOS A UTILIZAR
Un lugar bien condicionado con sonido,
espacio, teléfonos y comodidad.
8. CONDICIONES GENERALES
Se efectúan las llamadas telefónicas para
informar que se realizará una Rueda de
Prensa.
9. SALIDAS
Según el tema de la Rueda de Prensa se
entrega:
a) Fotocopia del Boletín de Prensa;
b) Fotocopia del documento base de
la Rueda de Prensa, o informes Especiales.
10. REGISTROS
Casetes de audio y video.
11. BASES DE AUTOCONTROL
Hablar directamente con el periodista que
cubre la entidad y confrontar lo que sacaron
los medios con lo que se dijo en la Rueda de
Prensa.
12. ANEXOS
No aplica.
13. ACTIVIDADES
JEFE
13.1 Recibe la orden del Procurador de
convocar Rueda de Prensa
ASESOR, PROFESIONALES
UNIVERSITARIOS, SECRETARIA
13.2 Efectúan las llamadas para citar a los
periodistas a la Rueda de Prensa.
13.3 Luego de confrontar la asistencia de
los diferentes medios, en caso de que
alguno no haya venido, si se emitió boletín
se les envía por fax o se les transmite
telefónicamente la grabación de la Rueda de
Prensa
14. INDICADORES
No aplica.
Dependencia: Oficina de Prensa
Proceso: Seguimiento de noticias del
Procurador en periódicos, boletines de
prensa, de la gestión del Procurador y de la
Procuraduría en general para alimentar la
página de internet.
Procedimiento: Leer archivos de
periódicos, revistas y boletines
Código:
Revisó: JEFE DE OFICINA
Aprobó: CARLOS ARTURO GOMEZ
PAVAJEAU
Fecha: 02 MARZO 2001
1. OBJETIVO
Mantener actualizada la información con
la que se alimenta la página de Internet de
la Procuraduría.
2. CLIENTES
Cualquier funcionario de la Entidad y la
sociedad en general.
3. ALCANCE
• La información está disponible para la
Procuraduría
• Tener actualizada la página de Internet.
4. RESPONSABILIDADES
Jefe de Oficina y Profesional
Universitario.
5. REFERENCIAS
P.G.N. DIVISIÓN DE DOCUMENTACIÓN - RELATORÍA –
NOTA: A este documento le hace falta una parte gráfica.
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• Fotocopias de recortes de periódicos
• Boletines de Prensa.
6. DEFINICIONES
No aplica.
7. FORMATOS A UTILIZAR
No aplica.
8. CONDICIONES GENERALES
Leer a diario la información concerniente
al Procurador o a la Procuraduría registrada
en diarios y boletines de Prensa.
9. SALIDAS
Disquetes.
10. REGISTROS
No aplica.
11. BASES DE AUTOCONTROL
Tener actualizada la información con que
se alimenta la página de Internet.
12. ANEXOS
No aplica.
13. ACTIVIDADES
PROFESIONAL
13.1 Lee los boletines, conceptos y
fotocopias de los recortes de periódicos.
13.2 Elabora un párrafo de cada una de
las noticias del Procurador y de la
Procuraduría para preparar el Balance de
Gestión.
13.3 Al completar un número de 10
boletines y conceptos los pasa a la Oficina
de Sistemas en medio magnético para que
alimenten la página de Internet teniendo en
cuenta la siguiente clasificación:
a) Conceptos: aparecen los diez (10)
últimos conceptos emitidos por la
Procuraduría;
b) Boletines: aparecen los diez (10)
últimos boletines de prensa emitidos por la
oficina;
c) Gestión: aparece un párrafo de los
boletines, conceptos y noticias;
d) Archivo: se va llevando
cronológicamente el archivo de boletines y
conceptos emitidos.
13.4 Entrega disquete a la Oficina de
Sistemas, quien alimenta la página de
Internet.
14. INDICADORES
No aplica.
Dependencia: Oficina de Prensa
Proceso: Manejo de periodistas de
medios
Procedimiento: Intercambio de
comunicación con los medios
Código:
Revisó: JEFE DE OFICINA
Aprobó: CARLOS ARTURO GOMEZ
PAVAJEAU
Fecha: 02 MARZO 2001
1. OBJETIVO
Mantener contacto permanente con los
periodistas de los diferentes medios para el
manejo de la información en ambos sentidos.
2. CLIENTES
Periodistas de los distintos medios de
comunicación
3. ALCANCE
La sociedad en general.
4. RESPONSABILIDADES
Jefe de Oficina de Prensa, Asesor de la
Oficina, Profesionales Universitarios,
Secretaria.
5. REFERENCIAS
Relaciones personales con los
periodistas.
6. DEFINICIONES
No aplica.
P.G.N. DIVISIÓN DE DOCUMENTACIÓN - RELATORÍA –
NOTA: A este documento le hace falta una parte gráfica.
81
7. FORMATOS A UTILIZAR
No aplica.
8. CONDICIONES GENERALES
Atención telefónica y personal en doble
vía.
9. SALIDAS
No aplica.
10. REGISTROS
Listado directorio telefónico de medios,
tanto a nivel local como nacional.
11. BASES DE AUTOCONTROL
Generar confianza mutua.
12. ANEXOS
No aplica.
13. ACTIVIDADES
SECRETARIA
13.1 Recepciona y transfiere las llamadas
ya sea al Jefe, al Asesor o al Profesional.
13.2 Comunica al Jefe con el periodista
requerido.
PROFESIONAL UNIVERSITARIO
13.3 Se comunica con los periodistas de
los diferentes medios de comunicación para
dar voz de alerta sobre alguna información.
ASESOR DE PRENSA
13.4 Se comunica con los periodistas de
los diferentes medios a fin de solicitar o
confirmar alguna información de interés para
la entidad.
14. INDICADORES
No aplica.
MANUALES DE PROCEDIMIENTOS
OFICINA DE JURIDICA
FEBRERO DE 2001
ACTUALIZACION DEL MANUAL
INTRODUCCION
La Procuraduría General de la Nación es
un organismo con autonomía administrativa,
financiera y presupuestal en los términos
definidos por el Estatuto Orgánico del
Presupuesto Nacional, que ejerce sus
funciones bajo la suprema dirección del
Procurador General de la Nación, cuyo
desarrollo, calidad del servicio y
cumplimiento de las funciones que le han
asignado la Constitución Política y la ley,
dependen en buena parte de la ejecución de
los diferentes procedimientos que le
imprimen su dinámica diaria.
Por ello, los manuales de procedimientos
adquieren un gran valor práctico como guía
para la realización eficiente y eficaz del
trabajo por cada uno de los servidores
públicos de la Entidad.
Dentro de este marco de actuación,
estamos solicitando la máxima colaboración
y diligencia al personal en la observancia de
los procedimientos contenidos en el
presente Manual, en busca de un alto nivel
de desempeño institucional, facilitándose así
el logro de la excelencia en el servicio del
Ministerio Público.
El Viceprocurador General de la Nación,
Carlos Arturo Gómez Pavajeau.
OBJETIVOS DEL MANUAL
El presente Manual es un instructivo que
pretende los siguientes objetivos básicos:
• Orientar al personal en la ejecución de
los diferentes procedimientos, con el fin de
facilitar el trabajo y el logro de la calidad en
el mismo.
• Coadyuvar en la ejecución correcta y
oportuna de las labores encomendadas al
personal y propiciar la uniformidad en el
trabajo.
• Servir de medio de orientación al
P.G.N. DIVISIÓN DE DOCUMENTACIÓN - RELATORÍA –
NOTA: A este documento le hace falta una parte gráfica.
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personal nuevo, para facilitar su
incorporación al trabajo.
• Propiciar la eficiencia, la eficacia y el
control interno (autocontrol) de la Institución.
• Facilitar la orientación al usuario o
cliente.
Se trata de un material de consulta y
aplicación permanente por quienes tienen la
responsabilidad de dirigir, ejecutar y
controlar los procedimientos respectivos.
DESTINATARIOS
El presente Manual de Procedimientos
está dirigido a los integrantes de la Oficina
de Control Interno, y a los empleados que de
alguna manera tengan participación o
vinculación con dicho instrumento
administrativo.
MANEJO Y CONSERVACION DEL MANUAL
El Manual debe ser objeto de
manipulación cuidadosa con el fin de
garantizar el buen estado de las hojas y de
la totalidad del instructivo.
ACTUALIZACION DEL MANUAL
Las modificaciones, sustituciones o
adiciones al Manual de Procedimientos se
efectuarán a través de la Oficina de
Planeación, siguiendo las instrucciones y
metodología de mejoramiento continuo
establecidas en el interior de la
Procuraduría.
Dependencia: Oficina Jurídica
Proceso: Tutelas
Procedimiento: Trámite de Tutela
Código:
Revisó: JEFE DE OFICINA
Aprobó: CARLOS ARTURO GOMEZ
PAVAJEAU
Fecha: 02 MARZO 2001
1. OBJETIVO
Dar respuesta a todas las tutelas que se
interpongan contra la Entidad en ejercicio de
la acción de tutela.
2. CLIENTES
Los quejosos, los servidores públicos y
las diferentes dependencias de la Entidad,
contra los que se interpone la tutela.
3. ALCANCE
El procedimiento aplica a todos los
servidores que deban representar a la
Entidad en las acciones de tutela
interpuestas contra la misma.
4. RESPONSABILIDADES
El procedimiento involucra a todas
aquellas dependencias que deban aportar
información y apoyo para una buena
respuesta a la acción de tutela.
5. REFERENCIAS
DERECHOS CONSTITUCIONALES
FUNDAMENTALES
Se tramitan con fundamento en la
Constitución Política, artículo 86 y los
Decretos Reglamentarios 2591 de 1991 y
306 de 1992 (procedimiento excepcional de
la ley e independiente de la misma).
De asociación sindical, al debido proceso,
a la dignidad humana, a la educación, a
escoger profesión u oficio, a tener una
familia, al Habeas Corpus, al Habeas Data,
honra y buen nombre, a la huelga, a la
intimidad, de petición, a la libertad de
conciencia, a la libertad económica, a la
libertad de enseñanza, a la libertad de
expresión, a la libertad religiosa y de cultos,
a la libertad de reunión, al libre desarrollo de
la personalidad, a la locomoción y a la
circulación, al medio ambiente sano, al
reconocimiento de la personalidad jurídica, a
la recreación, a la pensión de invalidez, a la
posesión, a la propiedad privada, a la
seguridad social, al trabajo, a la vida y a la
integridad física, a la subsistencia de las
P.G.N. DIVISIÓN DE DOCUMENTACIÓN - RELATORÍA –
NOTA: A este documento le hace falta una parte gráfica.
83
comunidades indígenas, al voto.
PRINCIPIOS QUE RIGEN LA ACCION DE
TUTELA
Los de la publicidad
Prevalencia del derecho sustancial
Economía procesal
Celeridad y eficacia.
6. DEFINICIONES
Acción de Tutela. Toda persona tendrá
acción de tutela para reclamar ante los
jueces en todo momento y lugar, mediante
un procedimiento preferente y sumario, la
protección inmediata de sus derechos
constitucionales fundamentales, cuando
quiera que éstos resulten vulnerados o
amenazados por la acción o la omisión de
cualquier autoridad pública o de los
particulares en los casos en que señala la
ley.
– El actor quien interpone la acción de
tutela.
– Entidad Tutelada: Procuraduría General
de la Nación.
7. FORMATOS A UTILIZAR
No aplica.
8. CONDICIONES GENERALES
CAUSALES DE IMPROCEDENCIA DE LA
TUTELA
Cuando existan otros recursos o medios
de defensa judicial, salvo que aquella se
utilice como mecanismo transitorio para
evitar un perjuicio irremediable. Entiéndase
irremediable cuando solo puede ser
reparado en su integridad mediante una
indemnización y no se considera perjuicio
irremediable cuando el interesado solicita a
la autoridad judicial que se disponga el
procedimiento o protección de derecho,
mediante las siguientes disposiciones: orden
de reintegro, promoción, rango o condición.
Orden de dar posesión a un determinado
funcionario.
Autorización oportuna al interesado para
ejercer el derecho.
Orden de entrega de un bien.
Orden de restitución o devolución de una
multa de dinero pagada por razón de una
multa, una contribución, una tasa o cualquier
otro título.
CONTENIDO DE LA SOLICITUD DE
TUTELA
La solicitud de tutela expresará
claramente:
La acción o la omisión que la motiva
El derecho que se considera violado o
amenazado
El nombre de la autoridad pública o el
órgano autor, y
Demás circunstancias relevantes para
decidir sobre la solicitud.
TRAMITE PREFERENCIAL
La tramitación de la tutela estará a cargo
del juez, del magistrado, del presidente de la
Sala, o quien esté en turno riguroso y será
sustanciada con prelación, salvo el habeas
corpus.
Los plazos previstos para el desarrollo y
ejecución de tutela son improrrogables.
CORRECCION A LA SOLICITUD
Si no pudiere determinarse el hecho o la
razón que motiva la acción de tutela se
informará al solicitante para que la corrija en
el término de 3 días, si no la enmendare ésta
será rechazada de plano.
PASO O TRAMITE PREVIO
Aceptación de la acción de tutela por
parte del juez de conocimiento.
DOCUMENTOS RELACIONADOS
Solicitud de la tutela.
Aclaraciones adicionales solicitadas por el
P.G.N. DIVISIÓN DE DOCUMENTACIÓN - RELATORÍA –
NOTA: A este documento le hace falta una parte gráfica.
84
juez al accionante.
Auto de aceptación de la tutela.
PLAZO: 3 días siguientes al recibo de la
solicitud.
9. SALIDA
Respuesta que la Entidad da a la acción
de tutela (memorial apoderado de la
Procuraduría).
10. REGISTRO
No aplica.
11. BASES DE AUTOCONTROL
CAP radica el escrito del Ente
jurisdiccional (Juzgado, Tribunal), que
contiene notificación y término dentro del
cual debe darse respuesta.
La respuesta se da dentro de los términos
establecidos por el órgano jurisdiccional de
conocimiento.
12. ANEXOS
No aplica.
13. ACTIVIDADES
ACCION DE TUTELA TRAMITADA POR
LA OFICINA JURIDICA
CENTRO DE ATENCION AL PUBLICO
(CAP)
13.1 Envía oficio suscrito por la autoridad
judicial, comunicando inicio de la acción y
solicitando información. (La autoridad
judicial también puede enviar documentación
vía fax).
13.2 Traslada la documentación a la
Oficina Jurídica.
SECRETARIO OFICINA JURIDICA
13.3 Recibe oficio, o fax (si utiliza este
medio).
13.4 Registra en el libro radicador de
tutelas y en el Sistema Integrado
Administrativo Financiero SIAF.
13.5 Entrega en la Jefatura de la Oficina
Jurídica.
JEFE OFICINA JURDICA
13.6 Efectúa el reparto correspondiente y
devuelve a secretario.
13.7 Registra reparto en el libro y en el
sistema “SIAF” y entrega el asunto al
abogado.
ABOGADO
13.8 Recibe oficio; analiza la solicitud y se
comunica con la dependencia de
Procuraduría contra quien se dirige la acción
(Directiva No. 001 de 1997) para informar
sobre la acción de tutela.
13.9 Solicita información a la dependencia
que atendió las diligencias requeridas por la
autoridad judicial para responder
inmediatamente, sin exceder el término
concedido (generalmente 48 horas).
JEFE OFICINA JURIDICA
13.10 Otorga poder a un abogado para
que asuma la defensa.
ABOGADO
13.11 Proyecta poder para representar a
la Procuraduría ante la autoridad judicial.
JEFE OFICINA JURIDICA
13.12 Firma el poder y hace la
presentación personal.
ABOGADO
13.13 Prepara su escrito de defensa y
presenta ante la autoridad judicial.
13.14 Informa al secretario la fecha de
presentación del escrito.
13.15 Está pendiente de la actuación
hasta el fallo definitivo.
13.16 Se notifica del fallo definitivo.
13.17 Si el fallo es desfavorable a la
Procuraduría, impugna. De lo contrario, si el
accionante impugna, analiza la situación
para adicionar el escrito.
13.18 Comunica al secretario de la
P.G.N. DIVISIÓN DE DOCUMENTACIÓN - RELATORÍA –
NOTA: A este documento le hace falta una parte gráfica.
85
División Jurídica el resultado de actuación,
para registrar en libro y en el sistema
“SIAF”.
13.19 Informa semanalmente al Secretario
General, las tutelas llegadas en el curso de
la semana anterior.
ASESORIA EN LA ACCION DE TUTELA
TRAMITADA FUERA DE BOGOTA
JUZGADO O TRIBUNAL RESPECTIVO
13.20 Comunica a la Procuraduría en
provincia, el inicio de la acción y solicita
información. (También puede enviar
documentación vía fax).
13.21 Comunica por teléfono o por escrito
la acción al Jefe de la Oficina Jurídica para
que otorgue poder al Procurador en
provincia.
JEFE OFICINA JURIDICA
13.22 Si es asunto que amerita
intervención de abogado de la Oficina
Jurídica en Bogotá, se designa para
desplazarse a provincia, a asumir la
defensa.
De lo contrario, otorga poder a funcionario
que en provincia deba asumir la defensa.
SECRETARIO OFICINA JURIDICA
13.23 Registra el reparto en libros y en el
“SIAF”.
ABOGADO PROCURADURIA
PROVINCIAL
Responde (generalmente en 48 horas), y
comunica permanentemente a la Oficina
Jurídica, sobre el trámite y resultados, para
que ejerza control y si es necesario, preste
asesoría en el proceso.
OFICINA JURIDICA
13.24 Cuando la segunda instancia deba
ser resuelta por la Corte o el Consejo de
Estado, se le otorga poder a un abogado de
la División Jurídica para que sustente la
impugnación y esté pendiente del fallo.
14. INDICADORES
Tiempo promedio de atención de tutelas.
Dependencia: Oficina Jurídica
Proceso: Consultas
Procedimiento: Trámite de Consultas
Código:
Revisó: JEFE DE OFICINA
Aprobó: CARLOS ARTURO GOMEZ
PAVAJEAU
Fecha: 02 MARZO 2001
1. OBJETIVO
Absolver las consultas que conforme al
artículo 15-5 del Decreto 262 de 2000 están
asignadas a esta Oficina.
2. CLIENTES
Servidores públicos y particulares que
formulen consultas.
3. ALCANCE
El procedimiento aplica a los abogados
designados por la Oficina Jurídica para
absolver las consultas.
4. RESPONSABILIDADES
El procedimiento involucra a las
dependencias que deban tramitar a la
Oficina Jurídica las consultas a que se
refiere el artículo 15-5 del Decreto 262 de
2000.
5. REFERENCIAS
Artículo 23 de la Constitución.
Artículos 25, 30 y 31 Decreto 01 de 1984.
Artículo 15-5 del Decreto 262 de 2000.
Resolución No. 23 de 1992.
6. DEFINICIONES
Peticionario: Personas que formulan
consultas ante la entidad.
Derecho de petición. Toda persona tiene
derecho a presentar peticiones respetuosas
P.G.N. DIVISIÓN DE DOCUMENTACIÓN - RELATORÍA –
NOTA: A este documento le hace falta una parte gráfica.
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a la Entidad y a obtener pronta respuesta.
7. FORMATOS A UTILIZAR
No aplica.
8. CONDICIONES GENERALES
Lo escrito mediante el cual se formula la
consulta deberá contener: la designación de
la autoridad a quien se dirige; los nombres y
apellidos completos del solicitante; el objeto
de la petición; las razones en que se apoya;
la relación de documentos que se
acompaña; la firma del peticionario, cuando
fuere el caso.
9. SALIDA
Respuesta o trámite que la Entidad da a la
petición.
10. REGISTROS
No aplica.
11. BASES DE AUTOCONTROL
CAP radica el escrito por medio del cual
se formula la consulta indicando la fecha de
recibo la cual se tiene en cuenta para
absolver la consulta dentro del término
establecido por la ley para ello.
12. ANEXOS
No aplica.
13. ACTIVIDADES
CONSULTAS REPRESENTADAS POR
ESCRITO
CENTRO DE ATENCION AL PUBLICO
(CAP)
13.1 Recibe escrito solicitando se
absuelva consulta.
13.2 Traslada el documento a la Oficina
Jurídica.
SECRETARIO OFICINA JURIDICA
13.3 Recibe y registra en el libro
radicador de consultas y en el sistema
“SIAF”.
13.4 Entrega el escrito al Jefe para
reparto.
JEFE OFICINA JURIDICA
13.5 Efectúa el reparto correspondiente y
devuelve al secretario.
SECRETARIO
13.6 Anota reparto en libro y entrega a
abogado.
ABOGADO
13.7 Recibe el escrito (debe decidir dentro
de 30 días desde el día siguiente a que
recibe escrito) y analiza que la solicitud se
relacione con las funciones de Procuraduría
General.
13.8 Si es competente, proyecta
respuesta e informa al secretario. Si no es
competente, (en este evento el término es
de 10 días), proyecta oficio remisorio para
enviar la consulta e informar al competente
(art. 33 C.C.A.).
13.9 Si el consultante es Agente del
Ministerio Público, remite por competencia a
la Procuraduría Auxiliar.
13.10 Pasa el proyecto a mecanografía.
SECRETARIO
13.11 Transcribe el proyecto y lo entrega
al abogado para corrección.
13.12 Registra la fecha en que el abogado
resuelve la consulta o remite al competente.
13.13 Pasa el proyecto al Jefe.
JEFE
13.14 Revisa el proyecto. Si aprueba,
ordena la impresión de copias o hace los
cambios que considere necesarios para su
nueva transcripción.
SECRETARIO
13.15 Imprime las copias y entrega al Jefe
para su revisión y firma.
CITADOR
13.16 Fecha y numera el oficio, o la
P.G.N. DIVISIÓN DE DOCUMENTACIÓN - RELATORÍA –
NOTA: A este documento le hace falta una parte gráfica.
87
respuesta.
SECRETARIO
13.17 Registra la fecha y número en libro
y en el sistema “SIAF” y entrega al citador.
CITADOR
13.18 Prepara el sobre y anexa la
respuesta, u oficio. Archiva una fotocopia de
la respuesta, y lleva el sobre a la División de
Registro y Control y Correspondencia, donde
toma el recibido y trae la copia sellada que
archiva con original de la consulta.
14. INDICADORES
NUMERO DE CONSULTAS REMITIDAS
POR COMPETENCIA
——————————————————
——————————— x 100
TOTAL DE CONSULTAS RECIBIDAS
NUMERO DE CONSULTAS ABSUELTAS
OF. JURIDICA
———————————————————
———————— x 100
TOTAL DE CONSULTAS RECIBIDAS
Dependencia: Oficina Jurídica
Proceso: Demandas contra la
Procuraduría
Procedimiento: Acción de Nulidad y
Restablecimiento del Derecho y la
Reparación Directas
Código:
Revisó: JEFE DE OFICINA
Aprobó: CARLOS ARTURO GOMEZ
PAVAJEAU
Fecha: 02 MARZO 2001
1. OBJETIVO
Representar a la Entidad en las demandas
que se interpongan contra la Entidad por
actos administrativos proferidos por la
misma.
2. CLIENTES
La Nación y Procuraduría General de la
Nación.
3. ALCANCE
El procedimiento aplica a todos los
servidores que deban representar a la
Entidad en las acciones de nulidad y
restablecimiento del derecho y reparación
directa que se interpongan contra ella.
4. RESPONSABILIDAD
El procedimiento involucra a todas las
dependencias que deban aportar
información y apoyo para dar respuesta a la
demanda.
5. REFERENCIAS
Artículo 29 de la Constitución; Decreto 01
de 1984; Ley 446 de 1998; y Decreto 1818
de 1998.
6. DEFINICIONES
ACCION DE NULIDAD Y
RESTABLECIMIENTO DEL DERECHO
Se adelantan con fundamento en el
artículo 85 del Código Contencioso
Administrativo que establece que toda
persona que se crea lesionada en un
derecho amparado en una norma jurídica
podrá pedir que se declare la nulidad del
acto administrativo y se le restablezca su
derecho, también podrá solicitar que se le
repare el daño.
Demandante: Persona que demanda a la
Procuraduría.
Demandado: La Procuraduría General de
la Nación.
ACCIONES DE REPARACION DIRECTA
La persona interesada podrá demandar
directamente la reparación del daño cuando
la causa sea un hecho, una omisión, una
operación administrativa o la ocupación
temporal o permanente de inmueble por
causa de trabajos públicos o por cualquier
otra causa.
P.G.N. DIVISIÓN DE DOCUMENTACIÓN - RELATORÍA –
NOTA: A este documento le hace falta una parte gráfica.
88
El procedimiento es similar al anterior,
exceptuando por razones obvias el
agotamiento de la vía gubernativa;
encontramos variaciones también en cuanto
a las competencias, especialmente por el
factor de cuantía que determinan la clase de
instancia en que deba tramitarse el proceso.
Demandante: Persona que demanda a la
Procuraduría.
Demandado: La Procuraduría General de
la Nación.
7. FORMATOS A UTILIZAR
No aplica.
8. CONDICIONES GENERALES
AGOTAMIENTO DE LA VIA
GUBERNATIVA
Para instaurar una demanda de nulidad y
restablecimiento del derecho debe haberse
agotado la vía gubernativa, hecho que
acontece cuando contra los actos
administrativos no procede ningún recurso o
cuando los recursos interpuestos se hayan
decidido.
Cuando se trata de restablecimiento del
derecho la acción caduca al cabo de cuatro
(4) meses, contados a partir del día de la
publicación, notificación o ejecución del acto
según el caso.
JURISDICCION Y COMPETENCIA
La jurisdicción contencioso-administrativa
está instituida para juzgar las controversias
originadas en actos o hechos administrativos
de las entidades públicas y de las privadas
cuando cumplen funciones públicas. Se
ejerce por el Consejo de Estado y los
Tribunales Administrativos de conformidad
con la Constitución Política y la ley que
determinan sus competencias por factor
territorial, cuantía y clase de proceso.
FORMULACION DE LA DEMANDA Y
REQUISITOS
La demanda deberá presentarse
personalmente por quien la suscribe, ante el
Secretario del Tribunal a quien se dirija.
Toda demanda ante la Jurisdicción
Administrativa deberá dirigirse al Tribunal
competente y contendrá:
La designación de las partes y de sus
representantes.
Lo que se demanda.
Los hechos u omisiones que sirvan de
fundamento de la acción.
Los fundamentos de derecho de las
pretensiones.
Cuando se trate de la impugnación de un
acto administrativo, deberán indicarse las
normas violadas y explicarse el concepto de
su violación.
DOCUMENTOS RELACIONADOS:
A la demanda deberá acompañarse una
copia del acto acusado, con las constancias
de su publicación, notificación o ejecución, si
son del caso; y los documentos y pruebas
anticipadas que se pretendan hacer valer y
que se encuentren en poder del
demandante.
La petición de pruebas que el
demandante pretende hacer valer, y
Estimación razonada de la cuantía,
cuando sea necesaria para determinar la
competencia.
DOCUMENTOS RELACIONADOS
Auto de admisión de la demanda.
PLAZO: No existe término perentorio.
PASOS O TRAMITES DENTRO DEL
PROCESO
1. NOTIFICACION Y FIJACION EN LISTA
DE LA DEMANDA
Una vez admitida la demanda, ésta se
notifica personalmente al demandado, en
este caso al señor Procurador General de la
P.G.N. DIVISIÓN DE DOCUMENTACIÓN - RELATORÍA –
NOTA: A este documento le hace falta una parte gráfica.
89
Nación como Representante de la Entidad y
al señor Procurador Judicial que ejerce ante
la respectiva Corporación. Ordena
igualmente fijar el proceso en lista por el
término de diez (10) días para efectos de
contestación de la demanda.
DOCUMENTOS RELACIONADOS
Auto de aceptación en el cual se ordena
la notificación personal del demandado.
FIJACION EN LISTA
PLAZO: Se fija por 10 días.
2. CONTESTACION DE LA DEMANDA:
Producida la notificación al demandado se
debe esperar que la demanda sea fijada en
lista, para lo cual no existe un término
específico, sino que está sometida a la
evacuación del trabajo que tenga la
respectiva subsección.
DOCUMENTOS RELACIONADOS:
El libelo de contestación de la demanda,
el cual deberá contener la expresión del
nombre del demandado, su domicilio y
residencia, y los de su representante o
apoderado; una exposición detallada y
precisa sobre los hechos de la demanda y
razones de la defensa; la proposición de las
excepciones que se invoquen contra las
pretensiones del demandante; la petición
concreta de las pruebas que se pretenda
hacer valer en el proceso y la indicación del
lugar donde podrán hacerse las
notificaciones personales al demandado y a
su apoderado.
PLAZO: Dentro de los 10 días siguientes
a la fijación en lista.
3. PERIODO PROBATORIO
Habiéndose contestado en tiempo la
demanda se produce el reconocimiento de
personería del apoderado del demandado y
se ordena practicar las pruebas que las
partes hayan solicitado, mediante un auto.
DOCUMENTOS RELACIONADOS:
Auto en el que se solicitan las pruebas
requeridas por las partes.
PLAZO: No existe tiempo determinado,
está sujeto al tiempo que demore el recaudo
de las pruebas ordenadas.
4. TRASLADO PARA ALEGAR DE
CONCLUSION
Recaudadas las pruebas ordenadas se
produce un auto ordenando el traslado a las
partes y al Ministerio Público.
DOCUMENTO RELACIONADO:
Auto de traslado a las partes y al
Ministerio Público.
PLAZO: Por el término de diez (10) días
para alegar de conclusión.
5. FALLO DE PRIMERA INSTANCIA
Una vez presentados los alegatos el
proceso entra al despacho para que el
Magistrado ponente elabore el proyecto de
fallo que es sometido a consideración de los
magistrados que conforman la sala y se
produzca el fallo de primera instancia.
DOCUMENTOS RELACIONADOS:
Expediente.
PLAZO: No existe un término específico
para tal efecto, pudiéndose demorar meses
o años.
6. IMPUGNACION
Producido el fallo de primera instancia las
partes dentro del término de ejecutoria, que
es de diez (10) días, tienen la posibilidad
legal de interponer el recurso de apelación
para ante el Consejo de Estado. Una vez
admitido éste el expediente pasa a la
Sección correspondiente del Consejo de
Estado donde es repartido y se le asigna un
ponente quien produce un auto concediendo
traslado al apelante.
DOCUMENTO RELACIONADO:
P.G.N. DIVISIÓN DE DOCUMENTACIÓN - RELATORÍA –
NOTA: A este documento le hace falta una parte gráfica.
90
Auto concediendo traslado al apelante.
PLAZO: Por el término de tres (3) días
para que sustente el recurso.
7. TRASLADO PARA SUSTENTAR LA
APELACION
Una vez presentado éste el expediente
entra nuevamente al despacho y
posteriormente se corre traslado a las partes
y al Ministerio Público.
8. TRASLADO A LAS PARTES Y AL
MINISTERIO PUBLICO
Para este último traslado no existe un
término perentorio por lo cual se puede
demorar varios meses.
9. PARA ALEGAR DE CONCLUSION
PLAZO: Por el término de 10 días para
que presenten sus respectivos alegatos
finales o de conclusión.
10. FALLO DE SEGUNDA INSTANCIA
Una vez presentados los alegatos el
proceso entra al despacho para que el
Magistrado ponente elabore el proyecto de
fallo que es sometido a consideración de los
magistrados que conforman la Sala y se
produzca el fallo de segunda instancia.
PLAZO: Para este trámite no existen
términos perentorios.
9. SALIDA
Contestación a la demanda.
10. REGISTROS
No aplica.
11. BASES DE AUTOCONTROL
El órgano jurisdiccional notifica
personalmente al representante legal de la
Entidad.
12. ANEXOS
No aplica.
13. ACTIVIDADES
SERVIDOR PUBLICO DE LA
PROCURADURIA
13.1 Presenta demanda ante Sección 2ª
de Tribunal Contencioso Administrativo de
Cundinamarca, si se trata de “nulidad y
restablecimiento del derecho”.
SERVIDOR PUBLICO O PARTICULAR
13.2 Presenta demanda ante Sección 3ª
de Tribunal Administrativo de Cundinamarca,
si se trata de “reparación directa”, porque
considera que se ocasionó un daño o
perjuicio, con una acción, omisión, o por vía
de hecho.
TRIBUNAL CONTENCIOSO
13.3 Notifica demanda personalmente a
Jefe de Oficina Jurídica, quien tiene la
representación legal de Procuraduría.
JEFE OFICINA JURIDICA
13.4 Analiza demanda y reparte entre
abogados.
13.5 Otorga poder a abogado a quien se
repartió el asunto.
ABOGADO
13.6 Proyecta poder para actuar y pasa a
firma del Jefe Oficina Jurídica.
JEFE
13.7 Firma poder y hace presentación
personal.
ABOGADO
13.8 Recibe poder. Verifica semanalmente
en Tribunal (Sección respectiva), cuando
fijan el negocio en lista.
13.9 Contesta demanda dentro de cinco
días siguientes a que Tribunal fije la
demanda en lista.
13.10 Realiza semanalmente visitas al
Tribunal para verificar trámite.
13.11 Asiste a audiencia de conciliación,
si se trata de demanda de “reparación
directa”.
13.12 Asiste a los testimonios en la etapa
P.G.N. DIVISIÓN DE DOCUMENTACIÓN - RELATORÍA –
NOTA: A este documento le hace falta una parte gráfica.
91
probatoria. Si hay lugar a contrainterrogar,
procede.
13.13 Presenta objeciones, si hay lugar.
13.14 Presenta alegatos de conclusión,
dentro de los diez (10) días siguientes a
que el Tribunal corra traslado.
13.15 Está pendiente de fallo.
13.16 Apela fallo ante Consejo de Estado,
si es adverso a la Procuraduría.
13.17 Está pendiente semanalmente de
proceso en el Consejo de Estado.
13.18 Sustenta recurso, una vez el
Consejo de Estado corre traslado.
13.19 Presenta alegato de conclusión.
13.20 Si el demandante apela, porque el
fallo es favorable a Procuraduría, el abogado
presenta alegato de conclusión cuando el
Consejo de Estado corra traslado.
13.21 Informa permanentemente a
secretario sobre trámite del proceso desde
su inicio hasta su culminación.
13.22 Está pendiente de fallo.
SECRETARIO
Registra en sistema Integrado “SIAF”.
14. INDICADORES
TOTAL PROCESOS GANADOS
——————————————————
x 100
NUMERO TOTAL DE PROCESOS
Dependencia: Oficina Jurídica
Proceso: Contratación Directa
Procedimiento: Selección del Contratista
Código:
Revisó: JEFE DE OFICINA
Aprobó: CARLOS ARTURO GOMEZ
PAVAJEAU
Fecha: 02 MARZO 2001
1. OBJETIVO
Seleccionar al contratista que suministre
los bienes, realice las obras y/o servicios
que la Entidad requiere, observando los
principios de transparencia, economía y
responsabilidad.
2. CLIENTES
Los proponentes, en la Entidad Despacho
del Ordenador del Gasto, Junta de
Licitaciones y Adquisiciones, Divisiones
Administrativa y Financiera y funcionarios
idóneos que desde el punto de vista técnico
orientan la contratación.
3. ALCANCE
El procedimiento aplica a todas las
contrataciones directas que adelante la
Entidad.
4. RESPONSABILIDADES
El procedimiento involucra a todas
aquellas dependencias que deban aportar
información y apoyo técnico para la
elaboración de las solicitudes de oferta,
evaluación de las propuestas, y selección
del contratista.
5. REFERENCIAS
Se tramitan con fundamento en la Ley 80
de 1993, sus Decretos Reglamentarios, en
especial el 855 de abril 28 de 1994, Código
de Comercio, disposiciones sobre austeridad
en el gasto público y demás normas que
regulen la materia.
6. DEFINICIONES
Contratación Directa: es el proceso de
excepción para escoger al contratista, en
razón a:
6.1 La cuantía determinada en función del
presupuesto anual asignado a la Entidad, o
6.2 La naturaleza del contrato
(empréstitos; interadministrativos, con
excepción del contrato de seguros;
prestación de servicios profesionales o para
P.G.N. DIVISIÓN DE DOCUMENTACIÓN - RELATORÍA –
NOTA: A este documento le hace falta una parte gráfica.
92
la ejecución de trabajos artísticos que sólo
pueden encomendarse a determinadas
personas naturales o jurídicas, o para el
desarrollo directo de actividades científicas
o tecnológicas; arrendamiento o adquisición
de inmuebles; urgencia manifiesta;
declaratoria de desierta de la licitación o
concurso; cuando no se presente propuesta
alguna o ninguna propuesta se ajuste al
pliego de condiciones o términos de
referencia o, en general, cuando falte
voluntad de participación; bienes y servicios
que se requieran para la defensa y
seguridad nacional; cuando no exista
pluralidad de oferentes; productos de origen
o destinación agropecuarios que se ofrezcan
en las bolsas de productos legalmente
constituidas; los contratos que celebren las
entidades estatales para la prestación de
servicios de salud y los actos y contratos
que tengan por objeto directo las actividades
comerciales e industriales propias de las
empresas industriales y comerciales
estatales y de las sociedades de economía
mixta).
7. FORMATOS A UTILIZAR
Certificado de disponibilidad presupuestal
Avisos de publicación en carteleras
(presupuesto supere el 50% de la menor
cuantía).
Listado de retiro de términos de la
solicitud de oferta.
Constancias sobre diligencia de apertura
y cierre del proceso.
8. CONDICIONES GENERALES
Aclara conceptos y/o define reglas y
lineamientos útiles para la ejecución del
procedimiento.
9. SALIDA
Acta de la Junta de Licitaciones y
Adquisiciones, correspondiente a la sesión
en la cual se selecciona al contratista.
10. REGISTRO
Aviso a la persona seleccionada.
11. BASES DE AUTOCONTROL
Estudio jurídico de documentos
presentados por los proponentes para
acreditar los requisitos que de esta índole
contiene la solicitud de oferta.
12. ANEXOS
Estudios de mercado, de prefactibilidad y
factibilidad:
Certificado de disponibilidad
presupuestal.
Certificaciones sobre la necesidad de
contratar el servicio, realizar las obras, o
adquirir bienes.
Características técnicas y
especificaciones de los bienes y servicios,
determinadas por los funcionarios idóneos
en la materia.
Observaciones de los proponentes y
aclaraciones a las mismas.
13. ACTIVIDADES
DIVISION ADMINISTRATIVA
13.1 Con fundamento en el programa de
compras elaborado de acuerdo con las
necesidades de la Entidad, proyecta el
cronograma para la contratación de bienes y
servicios, según los requerimientos de los
mismos.
13.2 Elabora estudios de mercado, de
prefactibilidad y factibilidad.
13.3 Solicita a la División Financiera la
expedición del certificado de disponibilidad
presupuestal.
13.4 Solicita al o los funcionarios idóneos
las características técnicas y específicas de
los bienes a adquirir y la prestación del
servicio a contratar.
13.5 Proyecta las certificaciones sobre la
necesidad del servicio a contratar o bienes a
P.G.N. DIVISIÓN DE DOCUMENTACIÓN - RELATORÍA –
NOTA: A este documento le hace falta una parte gráfica.
93
adquirir, para la firma del Procurador
General de la Nación y/o del Ordenador del
Gasto, legalmente exigidas.
13.6 Elabora documento o términos de
referencia y remite a la Oficina Jurídica para
su revisión, junto con los documentos
soporte.
OFICINA JURIDICA
13.7 Revisa los términos de la solicitud de
oferta, hace las observaciones necesarias
según las normas que regulan la materia.
13.8 Remite a la División Administrativa
para correcciones y continuación de trámite.
DIVISION ADMINISTRATIVA
13.9 Una vez efectuadas las correcciones,
envía al Despacho del Ordenado del Gasto
para suscripción de la solicitud de oferta.
13.10 Fija avisos en carteleras de la
Entidad (presupuesto supere el 50% la
menor cuantía) invitando a presentar ofertas.
13.12 Habilita la urna para el recibo de
ofertas.
13.13 Entrega los términos de solicitud de
oferta y lleva la planilla de retiro de los
mismos con los datos correspondientes.
13.14 Realiza, con los demás Miembros
de la Junta de Licitaciones, el cierre del
proceso y llena constancia respectiva con
datos de los participantes y demás
información relevante sobre las propuestas.
13.15 Envía las propuestas presentadas a
los diferentes comités evaluadores, según la
designación que para el efecto señalen los
Miembros de la Junta de Licitaciones y
Adquisiciones.
OFICINA JURIDICA
13.16 Estudia las ofertas desde el punto
de vista jurídico, elabora informe respectivo,
y lo remite a la División Administrativa, para
consideración de los participantes.
DIVISION ADMINISTRATIVA
13.17 Recepciona las observaciones de
los participantes, sobre los estudios
realizados y dependiendo del
cuestionamiento se envían al comité
respectivo para su respuesta.
OFICINA JURIDICA
13.18 Absuelve las observaciones
presentadas por los proponentes, sobre los
estudios jurídicos, y las remite a la División
Administrativa, para consideración de la
Junta de Licitaciones y Adquisiciones.
ORDENADOR DEL GASTO
13.19 Cita a los Miembros de la Junta de
Licitaciones y Adquisiciones, para el estudio
y análisis de los diferentes ofrecimientos, las
evaluaciones a las mismas, y las respuestas
a las inquietudes planteadas, con el fin de
seleccionar al proponente.
JUNTA DE LICITACIONES Y
ADQUISICIONES
13.20 Una vez analizada la
documentación respectiva, recomienda la
selección del contratista, teniendo en cuenta
los parámetros establecidos en la solicitud
de oferta.
ORDENADOR DEL GASTO
13.21 Adopta la decisión definitiva,
acogiéndose o apartándose en forma
motivada de la recomendación de la Junta
de Licitaciones y Adquisiciones.
SECRETARIA DE LA JUNTA DE
LICITACIONES Y ADQUISICIONES
13.22 Elabora acta de sesión de la Junta
de Licitaciones, en donde se consignan las
decisiones adoptadas sobre selección de
contratista y envía toda la documentación a
la División Administrativa, para continuación
de trámite.
13.23 Comunica la decisión adoptada a
todos los participantes.
DIVISION ADMINISTRATIVA
P.G.N. DIVISIÓN DE DOCUMENTACIÓN - RELATORÍA –
NOTA: A este documento le hace falta una parte gráfica.
94
13.24 Envía a la Oficina Jurídica
originales ofertas, y demás documentos,
para elaboración del contrato con la persona
seleccionada.
Dependencia: Oficina Jurídica
Proceso: Contratación Directa
Procedimiento: Celebración de contrato
con formalidades plenas.
Código:
Revisó: JEFE DE OFICINA
Aprobó: CARLOS ARTURO GOMEZ
PAVAJEAU
Fecha: 02 MARZO 2001
1. OBJETIVO
Obtener los bienes, los servicios o la
realización de las obras para el
funcionamiento normal de la Entidad, con las
características, plazos y demás condiciones
determinadas en los términos de la solicitud
de oferta y lo ofrecido por la persona
seleccionada, observando los principios de
transparencia, economía y responsabilidad.
2. CLIENTES
El contratista, en la Entidad Despacho del
Ordenador del Gasto, Junta de Licitaciones
y Adquisiciones, Divisiones Administrativa y
Financiera y funcionarios idóneos que desde
el punto de vista técnico orientan la
contratación.
3. ALCANCE
El procedimiento aplica a todos los
contratos con formalidades plenas que
celebre la Entidad.
4. RESPONSABILIDADES
El procedimiento involucra a las partes
contractuales, la Oficina Jurídica, las
Divisiones Administrativa y Financiera.
5. REFERENCIAS
Se tramita con fundamento en la Ley 80
de 1993, sus Decretos Reglamentarios,
Código de Comercio, disposiciones sobre
austeridad en el gasto público, régimen
tributario y demás normas que regulen la
materia.
6. DEFINICIONES
Contrato Estatal: en los términos de la
Ley 80 de 1993, es todo acto jurídico
generador de obligaciones que celebren las
entidades a que se refiere ese Estatuto,
previsto en el derecho privado o en
disposiciones especiales o derivados del
ejercicio de la autonomía de la voluntad.
7. FORMATOS A UTILIZAR
Recibo Oficial de pago del impuesto de
timbre.
Extractos únicos de publicación.
Formulario Beneficiario – Cuenta.
8. CONDICIONES GENERALES
Se identifican y fijan obligaciones de las
partes para la ejecución del procedimiento.
9. SALIDA
Suscripción del contrato.
10. REGISTRO
Una vez suscrito por las partes se radica
tanto en el libro correspondiente como en el
SIAF.
11. BASES DE AUTOCONTROL
Confrontación de datos entre solicitud de
oferta y propuesta seleccionada.
12. ANEXOS
Términos de la solicitud de oferta.
Evaluaciones jurídica, técnica, económica,
de experiencia y cumplimiento.
Certificado de disponibilidad
presupuestal.
Certificaciones sobre la necesidad de
contratar el servicio, de realizar las obras, o
P.G.N. DIVISIÓN DE DOCUMENTACIÓN - RELATORÍA –
NOTA: A este documento le hace falta una parte gráfica.
95
adquirir los bienes.
Propuesta seleccionada.
Recibo pago de impuesto de timbre (si se
requiere).
Recibo de pago de derechos publicación
Diario Oficial.
Póliza única de cumplimiento y sus
modificaciones.
Extracto único de publicación.
13. ACTIVIDADES
DIVISION ADMINISTRATIVA
13.1 Envía con oficio, a la Oficina
Jurídica, en el cual señala las condiciones
básicas para la elaboración del contrato, en
cuanto a precio, plazo, elementos a adquirir,
obras a realizar y servicios a contratar,
nombre del funcionario que ejercerá el
control y vigilancia en la ejecución del
contrato o la interventoría de conformidad
con lo contratado, y demás aspectos que
considere pertinentes, acompañado de los
originales de las propuestas y demás
anexos.
OFICINA JURIDICA
13.2 Recibe original de la propuesta
seleccionada, para la elaboración del
contrato y de las no seleccionadas para
archivo.
13.3 Elabora, proyecta contrato, y lo envía
a revisión del contratista y del ordenador
del gasto.
13.4 Si hay observaciones y tienen
fundamento se corrigen y se remite para
suscripción de las partes contratantes.
13.5 Suscrito el contrato se numera y
fecha, se entrega copia al contratista para
que efectúe los trámites de legalización del
contrato.
13.6 Envía el original del contrato a la
División Financiera para que imparta el
registro presupuestal correspondiente.
CONTRATISTA
13.7 Efectúa pagos por concepto de
impuestos timbre (cuando se requiera
legalmente), los derechos de publicación del
contrato en el Diario Unico de Contratación
Pública, y constituye la póliza única de
cumplimiento en los términos pactados,
documentos que entrega a la Oficina
Jurídica para el trámite respectivo.
OFICINA JURIDICA
13.8 Recibe y verifica los documentos que
legalizan el contrato, precisándose que la
consignación por concepto del pago del
impuesto de timbre se presenta inicialmente
en la Tesorería para efectos de la
expedición del recibo oficial.
13.9 Envía al Ordenador del Gasto el
original de la póliza única de cumplimiento,
para su aprobación.
DIVISION FINANCIERA
13.10 Imparte registro presupuestal, y
remite original a la Oficina Jurídica, para
continuación de trámite.
ORDENADOR DEL GASTO
13.11 Aprueba póliza única de
cumplimiento y la remite a la Oficina
Jurídica, para su numeración, fechado y
archivo en la carpeta del contrato respectivo.
OFICINA JURIDICA
13.12 Cumplidos los requisitos de
legalización del contrato, envía fotocopias
del mismo a la División Administrativa,
Almacén, Interventor o funcionario asignado
para ejercer el control en la ejecución.
13.13 Elabora extracto único de
publicación del contrato, para la firma del
Ordenador del Gasto.
ORDENADOR DEL GASTO:
13.14 Suscribe el extracto y lo remite a la
Oficina Jurídica, para continuación de
trámite.
P.G.N. DIVISIÓN DE DOCUMENTACIÓN - RELATORÍA –
NOTA: A este documento le hace falta una parte gráfica.
96
OFICINA JURIDICA
13.15 Remite a la Imprenta Nacional de
Colombia, los extractos únicos de
publicación, vía E-mail, así como el original
del documento descrito, para su publicación
en el Diario Unico de Contratación Pública,
dejando previamente fotocopia para la
carpeta del contrato correspondiente.
Dependencia: Oficina Jurídica
Proceso: Contratación Directa
Procedimiento: Desarrollo del Contrato
Código:
Revisó: JEFE DE OFICINA
Aprobó: CARLOS ARTURO GOMEZ
PAVAJEAU
Fecha: 02 MARZO 2001
1. OBJETIVO
Buscar el cumplimiento de los fines de la
contratación.
2. CLIENTES
El contratista, en la Entidad Despacho del
Ordenador del Gasto, Junta de Licitaciones
y Adquisiciones, Divisiones Administrativa y
Financiera, el funcionario designado para
ejercer el control y vigilancia en el desarrollo
del contrato o el interventor.
3. ALCANCE
El procedimiento aplica para la ejecución
de todos los contratos celebrados.
4. RESPONSABILIDADES
El procedimiento involucra a las partes
contractuales, a la Oficina Jurídica, a las
Divisiones Administrativa y Financiera y el
funcionario designado para ejercer el control
y vigilancia en el desarrollo del contrato o el
interventor.
5. REFERENCIAS
Se tramita con fundamento en la Ley 80
de 1993, sus Decretos Reglamentarios,
demás normas que regulen la materia y las
estipulaciones contractuales.
6. DEFINICIONES
Realización de todas las acciones
tendientes a que la Entidad reciba a
satisfacción los bienes, las obras y servicios
contratados.
7. FORMATOS A UTILIZAR
Orden de pago.
8. CONDICIONES GENERALES
Ejercer el control y vigilancia para que la
ejecución del contrato se realice de
conformidad con lo estipulado en el contrato.
9. SALIDA
Actas de recibo de bienes, de realización
de obras o constancias sobre la prestación
del servicio.
10. REGISTRO
Aviso a la persona seleccionada, para
iniciar la ejecución, una vez legalizado,
suspensión o reanudación del contrato.
11. BASES DE AUTOCONTROL
Informes sobre el desarrollo del contrato.
12. ANEXOS
Informes del funcionario encargado del
control y vigilancia en el desarrollo del
contrato o interventor.
Solicitud de prórroga o modificación del
contrato, en el evento de ser necesario.
Autorización del Ordenador del Gasto,
previo concepto de la Junta de Licitaciones,
para prórroga o modificación del contrato.
Solicitud de Adición, por parte del
Ordenador del gasto y la aceptación por
parte del Contratista.
Orden de pago.
Actos administrativos de imposición de
multas o sanciones (si se presentan).
P.G.N. DIVISIÓN DE DOCUMENTACIÓN - RELATORÍA –
NOTA: A este documento le hace falta una parte gráfica.
97
Actas de recibo a satisfacción del objeto
contractual, o constancias sobre la
prestación del servicio.
Fotocopias orden de pago.
Acta de Liquidación (si es el caso).
13. ACTIVIDADES
OFICINA JURIDICA
13.1 Envía fotocopia del contrato, una vez
legalizado, al funcionario designado para
que ejerza el control y vigilancia sobre su
ejecución interventor.
INTERVENTOR O FUNCIONARIO
ENCARGADO DE EJERCER EL CONTROL
EN EL DESARROLLO DEL CONTRATO
13.2 Realiza todas las actividades
tendientes para que la ejecución del contrato
se efectúe de conformidad con lo pactado.
13.3 Informa al Ordenador del Gasto, las
circunstancias que ameriten modificación o
prórroga a lo convenido, para que adopte la
decisión que considere procedente.
ORDENADOR DEL GASTO
13.4 Autoriza modificación o prórroga del
contrato, previo concepto de la Junta de
Licitaciones y adquisiciones, y remite a la
Oficina Jurídica los documentos pertinentes,
para que se proyecte.
En el evento de presentarse hechos que
de conformidad con la Ley o las
estipulaciones contractuales configuren
causales de imposición de multas o
sanciones, previa consideración de la Junta
de Licitaciones y Adquisiciones, lo envía a la
Oficina Jurídica para que proyecte los actos
administrativos correspondientes.
OFICINA JURIDICA
13.5 Proyecta documento de modificación
o prórroga del contrato, o actos
administrativos de imposición de multas o
sanciones, según el caso, y las remite al
Ordenador del Gasto para su consideración
y firma.
ORDENADOR DE GASTO
13.6 Suscribe documento respectivo, si se
trata de modificación o prórroga se sigue el
mismo procedimiento descrito para el trámite
del contrato.
Si se trata de imposición de multas o
sanciones por Secretaría del Despacho del
Ordenador del Gasto, se notifica el acto
administrativo personalmente o por edicto.
CONTRATISTA O GARANTE
13.7 Interpone los recursos de reposición
ante el funcionario que expidió el acto.
ORDENADOR DEL GASTO
13.8 Remite recurso de reposición a la
Oficina Jurídica para trámite respectivo.
OFICINA JURIDICA
13.9 Proyecta el acto administrativo que
resuelva el recurso impetrado, y lo envía al
Ordenador del Gasto para su consideración
y firma.
SECRETARIA DESPACHO DEL
ORDENADOR DEL GASTO
13.10 Notifica personalmente o por edicto
el acto administrativo mediante el cual se
resuelva el recurso.
OFICINA JURIDICA
13.11 En firme el acto administrativo que
resuelve el recurso, comunica en las
oportunidades legales, a la Cámara de
Comercio de la jurisdicción respectiva, las
multas o sanciones impuestas.
De otra parte requiere al contratista para
que publique la parte resolutiva del acto
sancionatorio, en un diario de amplia
circulación nacional por dos veces, y en el
Diario Oficial.
13.12 Concluido el contrato en forma
normal o anormal, dependiendo de la
naturaleza del mismo se liquida dentro del
P.G.N. DIVISIÓN DE DOCUMENTACIÓN - RELATORÍA –
NOTA: A este documento le hace falta una parte gráfica.
98
plazo fijado en el contrato o en su defecto en
el establecido en la ley.
ORDENADOR DEL GASTO
13.13 En el evento de necesitarse adición
de un contrato previa decisión de la Junta de
Licitaciones y Adquisiciones y consulta con
el contratista, envía documentos respectivos
a la Oficina Jurídica para la elaboración del
proyecto.
OFICINA JURIDICA
13.14 Elabora el proyecto de adición del
contrato, y lo remite al ordenador del gasto
para su consideración y firma y se sigue el
trámite descrito para el contrato, ajustándolo
a los requisitos necesarios.
Dependencia: Oficina Jurídica
Proceso: Licitación o concurso de méritos
Procedimiento: Selección del contratista.
Código:
Revisó: JEFE DE OFICINA
Aprobó: CARLOS ARTURO GOMEZ
PAVAJEAU
Fecha: 02 MARZO 2001
1. OBJETIVO
Obtener los bienes, los servicios o la
realización de las obras para el
funcionamiento normal de la Entidad, con las
características, plazos y demás condiciones
determinadas en el pliego de condiciones y
lo ofrecido por la persona seleccionada,
observando los principios de transparencia,
economía y responsabilidad.
2. CLIENTES
Los proponentes, en la Entidad Despacho
del Ordenador del Gasto, Junta de
Licitaciones y Adquisiciones, Divisiones
Administrativa y Financiera y funcionarios
idóneos que desde el punto de vista técnico
orientan la contratación.
3. ALCANCE
El procedimiento aplica a todas las
licitaciones convocadas por la Entidad.
4. RESPONSABILIDADES
El procedimiento involucra a los
proponentes, en la Entidad al Ordenador del
Gasto, a la Oficina Jurídica, a las Divisiones
Administrativa y Financiera, y a todas las
dependencias que apoyen o suministren
información para la conformación del pliego
de condiciones.
5. REFERENCIAS
Se tramita con fundamento en la Ley 80
de 1993, sus Decretos Reglamentarios,
Código de Comercio, disposiciones sobre
austeridad en el gasto público, régimen
tributario y demás normas que regulen la
materia.
6. DEFINICIONES
LICITACION: En los términos de la Ley 80
de 1993, es el procedimiento mediante el
cual la entidad estatal formula públicamente
una convocatoria para que, en igualdad de
oportunidades, los interesados presenten
sus ofertas y seleccione entre ellas la más
favorable.
CONCURSO DE MERITOS: Cuando el
objeto del contrato consista en estudios o
trabajos técnicos, intelectuales o
especializados, el proceso de selección se
llamará concurso y se efectuará también
mediante invitación pública.
7. FORMATOS A UTILIZAR
Certificado de disponibilidad
presupuestal.
Listado de retiro de pliego de condiciones.
Constancias sobre diligencia de apertura
y cierre del proceso licitatorio.
Recibo de pago del pliego de condiciones.
8. CONDICIONES GENERALES
P.G.N. DIVISIÓN DE DOCUMENTACIÓN - RELATORÍA –
NOTA: A este documento le hace falta una parte gráfica.
99
Define reglas objetivas, justas claras y
completas que permiten la confección de
ofrecimientos de la misma índole, que
aseguren una escogencia objetiva y eviten la
declaratoria de desierta de la licitación o
concurso.
9. SALIDA
Acta correspondiente a la audiencia de
adjudicación, o Resolución de Adjudicación
en el evento de que ésta no se haya
realizado en audiencia pública.
10. REGISTRO
Notificación al proponente seleccionado, y
comunicación a los no seleccionados, en el
evento que el acto de adjudicación no se
haya realizado en audiencia pública.
11. BASES DE AUTOCONTROL
Estudio jurídico de documentos
presentados por los proponentes para
acreditar los requisitos que de esta índole
contiene el pliego de condiciones.
12. ANEXOS
Aviso a la Cámara de Comercio de Bogotá
y a la Confederación de Cámaras de
Comercio, “Confecámaras”.
Estudios de mercado, de prefactibilidad y
factibilidad
Certificado de disponibilidad presupuestal
Certificaciones sobre la necesidad de
contratar el servicio, realizar las obras, o
adquirir bienes.
Características técnicas y
especificaciones de los bienes y servicios,
de la realización de la obra, determinadas
por los funcionarios idóneos en la materia.
Avisos de publicación de la licitación o
concurso en diario de amplia circulación
nacional (hasta 3)
Acta correspondiente a la audiencia para
precisar el contenido y alcance del pliego de
condiciones o términos de referencia, en el
evento de que se lleve a cabo
Observaciones de los proponentes y
aclaraciones a las mismas.
13. ACTIVIDADES
DIVISION ADMINISTRATIVA
13.1 Con fundamento en el programa de
compras elaborado de acuerdo con las
necesidades de la Entidad, proyecta el
cronograma para licitar la adquisición de
bienes, realización de obras y contratación
de servicios, según los requerimientos de los
mismos.
13.2 Elabora estudios de mercado, de
prefactibilidad y factibilidad
13.3 Solicita a la División Financiera la
expedición del certificado de disponibilidad
presupuestal
13.4 Solicita al o los funcionarios idóneos
las características técnicas y específicas de
los bienes a adquirir, las obras a realizar o
la prestación del servicio a contratar.
13.5 Proyecta las certificaciones sobre la
necesidad del servicio a contratar, bienes a
adquirir u obras a realizar, para la firma del
Procurador General de la Nación y/o del
Ordenador del Gasto, legalmente exigidas.
13.6 Envía los documentos necesarios a
la Oficina Jurídica, para la conformación del
pliego de condiciones.
OFICINA JURIDICA
13.7 Prepara en medio magnético, la
información requerida para dar aviso a la
Cámara de Comercio y Confecámaras sobre
las licitaciones o concursos que proyecta
abrir la entidad, con la antelación prevista
legalmente, y con oficio remisorio la envía al
Ordenador del gasto para su consideración y
firma.
ORDENADOR DEL GASTO
13.8 Suscribe oficio remisorio y devuelve
P.G.N. DIVISIÓN DE DOCUMENTACIÓN - RELATORÍA –
NOTA: A este documento le hace falta una parte gráfica.
100
a la Oficina Jurídica para remisión a Cámara
de Comercio y Confecámaras.
OFICINA JURIDICA
13.9 Proyecta la resolución de apertura de
la licitación o concurso, y lo envía a
consideración y firma del Ordenador del
Gasto, junto con el cronograma para el
desarrollo del proceso de licitación.
ORDENADOR DEL GASTO
13.10 Suscribe resolución por la cual se
ordena la apertura de la Licitación o
concurso; por Secretaria del Despacho del
ordenador del Gasto se numera y fecha, y
envía copias del acto administrativo a la
Oficina Jurídica, y a las Divisiones
Administrativa y Financiera.
OFICINA JURIDICA
13.11 Prepara la información de los
avisos de publicación de la licitación o
concurso que se ordena abrir, en diario de
amplia circulación nacional, teniendo en
cuenta el número de veces determinado en
la Resolución (hasta 3), y la envía a la
División Administrativa, para el efecto.
DIVISION ADMINISTRATIVA
13.12 Cotiza el costo de los avisos,
obtiene la disponibilidad presupuestal
requerida y realiza los trámites conducentes
para la publicación en el diario
seleccionado.
OFICINA JURIDICA
13.13 Conforma el pliego de condiciones
o términos de referencia, teniendo como
parámetro lo establecido por cada una de las
Dependencias involucradas en cada
licitación dependiendo de su naturaleza, y lo
envía al Ordenador del Gasto para su
consideración y firma, así como para la
revisión de las demás dependencias que
intervenga.
ORDENADOR DEL GASTO
13.14 Revisa el pliego de condiciones o
términos de referencia, efectúa
modificaciones si es necesario y devuelve a
la Oficina Jurídica para su corrección;
aprueba suscribiendo el pliego de
condiciones o los términos de referencia, y
lo envía a la Oficina Jurídica para
continuación del trámite.
OFICINA JURIDICA
13.15 Archiva original del pliego de
condiciones o términos de referencia, en la
carpeta correspondiente, enviando
previamente fotocopia del mismo a la
División Administrativa para consideración y
retiro de los interesados en participar en la
licitación o concurso.
13.16 Proyecta la constancia de apertura
de la licitación o concurso.
JUNTA DE LICITACIONES Y
ADQUISICIONES
13.17 Efectúa la apertura de la licitación o
concurso, en el sitio, fecha y hora
establecidos en el pliego de condiciones o
términos de referencia, habilitando la urna
para el recibo de ofertas.
DIVISION ADMINISTRATIVA
13.18 Toma las fotocopias del pliego de
condiciones o de los términos de referencia,
en la cantidad necesaria, para consulta y
retiro por parte de los interesados en
participar en la licitación o concurso.
13.19 Entrega el pliego de condiciones o
términos de referencia y lleva la planilla de
retiro de los mismos con los datos
necesarios para identificar a los
participantes.
INTERESADOS EN PARTICIPAR
13.20 Solicitan la audiencia para precisar
y aclarar el contenido de los pliegos o
términos de referencia, si lo estiman
necesario, o acuden a ella en el evento de
P.G.N. DIVISIÓN DE DOCUMENTACIÓN - RELATORÍA –
NOTA: A este documento le hace falta una parte gráfica.
101
que se haya convocado de oficio por la
Entidad.
JUNTA DE LICITACIONES Y
ADQUISICIONES
13.21 Realiza la diligencia de audiencia
para precisar el contenido y alcance del
pliego de condiciones o términos de
referencia, resolviendo allí mismo las
inquietudes que se presenten o por escrito
en documento denominado ADENDO, con la
firma del Ordenador del Gasto.
Si de lo tratado en la audiencia para
precisar el contenido y alcance del pliego
amerita ampliación del plazo, o éste es
requerido por las dos terceras partes de las
personas que han retirado el pliego, el
Ordenador del Gasto autoriza la elaboración
del acto administrativo a que haya lugar.
OFICINA JURIDICA
13.22 Proyecta adendo, resolviendo las
inquietudes jurídicas que se presenten, e
integrando los demás aspectos tratados y
resueltos por las Dependencias
correspondientes, y lo envía a consideración
y firma del Ordenador del Gasto.
Adicionalmente de ser necesario, proyecta el
acto administrativo por el cual se ordena la
ampliación del plazo de la licitación y lo
remite al Ordenador del Gasto para su
consideración y firma
ORDENADOR DEL GASTO
13.23 Suscribe adendo y/o acto
administrativo por el cual se ordena ampliar
el plazo de la licitación, y los envía a la
Oficina Jurídica para la comunicación del
contenido a todos los participantes y
remisión de fotocopia a la División
Administrativa, para que sea integrado al
pliego de condiciones o términos de
referencia.
JUNTA DE LICITACIONES Y
ADQUISICIONES
13.24 Realiza el cierre de la licitación,
llena constancia respectiva con datos de los
participantes y la información relevante
sobre las propuestas. Adicionalmente
conforma los comités evaluadores en los
aspectos establecidos en el pliego de
condiciones o términos de referencia.
DIVISION ADMINISTRATIVA
13.25 Envía las propuestas presentadas a
los diferentes comités evaluadores, según la
designación que para el efecto señalen los
Miembros de la Junta de Licitaciones y
Adquisiciones.
OFICINA JURIDICA
13.26 Estudia las ofertas desde el punto
de vista jurídico, elabora informe respectivo,
y lo remite al Secretario General de la
Entidad, para que dentro del plazo legal esté
a consideración de los participantes.
ORDENADOR DEL GASTO
13.27 Recepciona las observaciones de
los participantes, sobre los estudios
realizados y dependiendo del
cuestionamiento se envían al comité
respectivo para su respuesta.
OFICINA JURIDICA
13.28 Absuelve las observaciones
presentadas por los proponentes, sobre los
estudios jurídicos, y las remite a la División
Administrativa, para consideración de la
Junta de Licitaciones y Adquisiciones.
ORDENADOR DEL GASTO
13.29 Cita a los Miembros de la Junta de
Licitaciones y Adquisiciones, para estudio de
los diferentes ofrecimientos, las
evaluaciones, y respuesta a las inquietudes
planteadas, con el fin de adjudicar la
licitación o concurso.
JUNTA DE LICITACIONES Y
ADQUISICIONES
13.30 Una vez analizada la
P.G.N. DIVISIÓN DE DOCUMENTACIÓN - RELATORÍA –
NOTA: A este documento le hace falta una parte gráfica.
102
documentación respectiva, recomienda la
adjudicación, teniendo en cuenta los
parámetros establecidos en el pliego de
condiciones o términos de referencia.
Acto que se realiza en audiencia pública
en los eventos contemplados en la Ley 80 de
1993, artículo 30, numeral 10, o de oficio.
ORDENADOR DEL GASTO
13.31 Adopta la decisión definitiva,
acogiéndose o apartándose en forma
motivada de la recomendación de la Junta
de Licitaciones y Adquisiciones.
SECRETARIA DE LA JUNTA DE
LICITACIONES Y ADQUISICIONES
13.32 Elabora acta de sesión de la Junta
de Licitaciones o de audiencia pública para
adjudicar, en donde se consignan las
decisiones adoptadas sobre la adjudicación
o declaratoria de desierta de la licitación o
concurso y envía toda la documentación a la
División Administrativa, para continuación de
trámite.
DIVISION ADMINISTRATIVA
13.33 Envía a la Oficina Jurídica, todos
los documentos soporte para la elaboración
del proyecto de resolución de adjudicación.
OFICINA JURIDICA
13.34 Proyecta la resolución de
adjudicación, con fundamento en lo
recomendado por la Junta de Licitaciones y
Adquisiciones y adoptado por el Ordenador
del Gasto, a quien lo remite para su
consideración y firma.
ORDENADOR DEL GASTO
13.35 Suscribe resolución de
adjudicación; por Secretaria del Despacho
del Ordenador del Gasto se fecha, numera,
se envían copias a la Oficina Jurídica, a las
Divisiones Administrativa y Financiera, así
mismo se notifica al adjudicatario y se
comunica a los proponentes no
seleccionados.
DIVISION ADMINISTRATIVA
13.36 Envía a la Oficina Jurídica, con
oficio en el cual señala las condiciones
básicas para la elaboración del contrato, en
cuanto a precio, plazo, elementos a adquirir,
obras a realizar y servicios a contratar,
nombre del funcionario que ejercerá el
control y vigilancia en la ejecución del
contrato o la interventoría de conformidad
con lo contratado, y demás aspectos que
considere pertinentes, acompañado de los
originales de las propuestas y demás
anexos.
OFICINA JURIDICA
13.37. Recibe original de la propuesta
seleccionada, para la elaboración del
contrato y de las no seleccionadas para
archivo.
MANUALES DE PROCEDIMIENTOS
OFICINA DE SISTEMAS
FEBRERO DE 2001
ACTUALIZACION DEL MANUAL
INTRODUCCION
La Procuraduría General de la Nación es
un organismo con autonomía administrativa,
financiera y presupuestal en los términos
definidos por el Estatuto Orgánico del
Presupuesto Nacional, que ejerce sus
funciones bajo la suprema dirección del
Procurador General de la Nación, cuyo
desarrollo, calidad del servicio y
cumplimiento de las funciones que le han
asignado la Constitución Política y la ley,
dependen en buena parte de la ejecución de
los diferentes procedimientos que le
imprimen su dinámica diaria.
Por ello, los manuales de procedimientos
adquieren un gran valor práctico como guía
P.G.N. DIVISIÓN DE DOCUMENTACIÓN - RELATORÍA –
NOTA: A este documento le hace falta una parte gráfica.
103
para la realización eficiente y eficaz del
trabajo por cada uno de los servidores
públicos de la Entidad.
Dentro de este marco de actuación,
estamos solicitando la máxima colaboración
y diligencia al personal en la observancia de
los procedimientos contenidos en el
presente Manual, en busca de un alto nivel
de desempeño institucional, facilitándose así
el logro de la excelencia en el servicio del
Ministerio Público.
El Viceprocurador General de la Nación,
Carlos Arturo Gómez Pavajeau.
OBJETIVOS DEL MANUAL
El presente Manual es un instructivo que
pretende los siguientes objetivos básicos:
• Orientar al personal en la ejecución de
los diferentes procedimientos, con el fin de
facilitar el trabajo y el logro de la calidad en
el mismo.
• Coadyuvar en la ejecución correcta y
oportuna de las labores encomendadas al
personal y propiciar la uniformidad en el
trabajo.
• Servir de medio de orientación al
personal nuevo, para facilitar su
incorporación al trabajo.
• Propiciar la eficiencia, la eficacia y el
control interno (autocontrol) de la Institución.
• Facilitar la orientación al usuario o
cliente.
Se trata de un material de consulta y
aplicación permanente por quienes tienen la
responsabilidad de dirigir, ejecutar y
controlar los procedimientos respectivos.
DESTINATARIOS
El presente Manual de Procedimientos
está dirigido a los integrantes de la Oficina
de Control Interno, y a los empleados que de
alguna manera tengan participación o
vinculación con dicho instrumento
administrativo.
MANEJO Y CONSERVACION DEL MANUAL
El Manual debe ser objeto de
manipulación cuidadosa con el fin de
garantizar el buen estado de las hojas y de
la totalidad del instructivo.
ACTUALIZACION DEL MANUAL
Las modificaciones, sustituciones o
adiciones al Manual de Procedimientos se
efectuarán a través de la Oficina de
Planeación, siguiendo las instrucciones y
metodología de mejoramiento continuo
establecidas en el interior de la
Procuraduría.
Dependencia: Oficina de Sistemas
Proceso: Plan de Desarrollo de la P.G.N.
Procedimiento: Plan de Desarrollo
Informático
Código: OS-PD-001
Revisó: JEFE DE OFICINA
Aprobó: CARLOS ARTURO GOMEZ
PAVAJEAU
Fecha: 02 MARZO 2001
1. OBJETIVO
Diseñar, elaborar, ejecutar y controlar el
Plan de Desarrollo Informático para la
Procuraduría General de la Nación.
2. CLIENTES
Todos los servidores de la Procuraduría
General de la Nación de manera directa e
indirecta se beneficiarán de los efectos que
se proyecten del mencionado Plan de
Desarrollo.
3. ALCANCE
La cobertura será para toda la entidad,
tanto a nivel central como territorial de la
Procuraduría General de la Nación, puesto
que la implementación del plan debe
orientarse a beneficio colectivo de las
Dependencias.
P.G.N. DIVISIÓN DE DOCUMENTACIÓN - RELATORÍA –
NOTA: A este documento le hace falta una parte gráfica.
104
4. RESPONSABILIDADES
Recae en primer término en el Jefe de la
Oficina de Sistemas, quien debe velar por
que se cumpla su programación en todas las
dependencias que tengan incidencia en él.
5. REFERENCIAS
• Manual de procedimientos
• Metodología Desarrollo de Software
6. DEFINICIONES
• Red: Esquema tecnológico que permite
comunicar varias estaciones de trabajo o
computadores para realizar labores que
consulten o actualicen a un mismo tiempo.
• Plataforma Tecnológica: Ambiente
informático en el cual, el área de sistemas,
desarrolla actividades cotidianas y que
comprende el hardware y software utilizado
en el momento objeto del requerimiento.
7. FORMATOS A UTILIZAR
• Cronogramas de trabajo o Cartas de
Gant
• Formatos de recursos y responsables
• Mapa de proyectos
8. CONDICIONES GENERALES
En virtud de la necesidad de demarcar
líneas de acción en el área informática, la
Oficina de Sistemas, tiene dentro de sus
funciones la de diseñar, elaborar, ejecutar y
controlar el plan de desarrollo informático,
en concordancia con otras dependencias y
por supuesto debe hacer parte del plan
global de desarrollo de la entidad. Dichas
actividades deben desarrollarse anualmente
y antes de terminar cada vigencia, para ser
aprobada por las directivas y comenzar su
desarrollo al inicio de la anualidad.
Dependiendo del norte que se le plantee a
la entidad en materia tecnológica, así mismo
serán los resultados que deben orientarse a
un mejor desarrollo de sus funciones y
optimizar los tiempos de respuesta en la
ejecución de su ejercicio cotidiano.
9. SALIDAS
• Plan de desarrollo informático aprobado
• Circulares para darlo a conocer
10. REGISTROS
• Resolución de aprobación
• Plan de Desarrollo General
11. BASES DE AUTOCONTROL
• Firma del Procurador General de la
Nación en el documento oficial
• Recibido del plan de trabajo por los
responsables de su ejecución
12. ANEXOS
• Resolución de aprobación
• Cronogramas de trabajo
13. ACTIVIDADES
Nivel Directivo P.G.N.
13.1 Solicita formulación del Plan de
Desarrollo Informático anualmente.
Jefe Oficina de Sistemas
13.2 Delega diseño y elaboración del plan
de desarrollo
Comité Operativo de Sistemas
13.3 Realiza propuestas de proyectos
informáticos y elabora el plan.
Jefe Oficina de Sistemas
13.4 Recibe, analiza, ajusta y prioriza el
plan.
Oficina de Planeación
13.5 Agrupa el plan general de desarrollo,
junto con los planes de las demás
dependencias.
Comité Operativo P.G.N.
13.6 Estudia el Plan y da el aval.
Nivel Directivo P.G.N.
13.7 Aprueba su ejecución y lo firma.
P.G.N. DIVISIÓN DE DOCUMENTACIÓN - RELATORÍA –
NOTA: A este documento le hace falta una parte gráfica.
105
Comité Operativo de Sistemas
13.8 Ejecuta el plan.
13.9 Control y retroalimentación del Plan.
Comité Operativo P.G.N.
13.10 Informa de su ejecución.
14. INDICADORES
- Indicador de cumplimiento:
Fecha de entrega real – fecha de entrega
planeada
Indicador de opinión de los usuarios
Dependencia: Oficina de Sistemas
Proceso: Soporte a usuario
Procedimiento: Atención servicio
INTERNO a usuario
Código: OS-002
Revisó: JEFE DE OFICINA
Aprobó: CARLOS ARTURO GOMEZ
PAVAJEAU
Fecha: 02 MARZO 2001
1. OBJETIVO
Recibir y atender la solicitud verbal o
escrita de servicio INTERNO informático en
forma oportuna y satisfactoria.
2. CLIENTES
Dependencias de la Procuraduría que
requieren solucionar un inconveniente tanto
en hardware como en software.
3. ALCANCE
El procedimiento tiene aplicabilidad para
todas las dependencias de la entidad.
4. RESPONSABILIDADES
Debe enmarcarse en la Oficina de
sistemas en especial los funcionarios del
área de soporte a usuario.
5. REFERENCIAS
• Manual de procedimiento
• Instructivo para usuarios
• Manual Técnico
6. DEFINICIONES
• Unidad de C/D: Dispositivo que se utiliza
para colocar allí un CD con software, datos o
música.
• Puerto: Se trata de un dispositivo
ubicado generalmente en la parte posterior
de la unidad central de proceso para
conectar las interfases (cables que
transportan datos).
7. FORMATOS A UTILIZAR
• Formato de solicitud de servicio interno
• Formato computarizado de registro
8. CONDICIONES GENERALES
Es importante aclarar que los servicios a
los usuarios se subdividen dependiendo si
son de hardware, software ofimático o de
software de aplicaciones desarrolladas al
interior de la Procuraduría.
9. SALIDAS
• Reporte de solicitudes atendidas a
satisfacción
• Relación de servicios atendidos por mes
10. REGISTROS
• Relación de servicios consecutivos
atendidos y clasificados (Pendientes, OK, o
sin atender)
• AZ de servicios atendidos
11. BASES DE AUTOCONTROL
• Firma de servicio recibido a satisfacción
• Firma de funcionario que efectuó el
servicio
• Hora de solicitud
• Hora de solución
12. ANEXOS
Puede utilizarse una impresión del tipo de
error que aparece en pantalla.
13. ACTIVIDADES
Usuario
13.1 Comunica a la Oficina de sistemas
P.G.N. DIVISIÓN DE DOCUMENTACIÓN - RELATORÍA –
NOTA: A este documento le hace falta una parte gráfica.
106
en forma verbal (líneas de atención al
cliente) o escrita la solicitud de servicio que
puede ser de software o hardware.
Grupo de soporte a usuario
13.2 Si es en forma verbal, recibe la
llamada diligencia el formato dispuesto para
ello y se asigna indicando el número de
solicitud que le tocó al usuario.
13.3 Si lo puede solucionar, se atiende en
forma inmediata por teléfono, si no, se
programa para brindar una atención
dedicada y eficaz.
13.4 Una vez analizada la solicitud y
verificado si es un requerimiento normal y
claro, le da trámite; si no, se lo comunica al
administrador de la red o de los servidores si
es algo al respecto o de lo contrario se lo
entrega al jefe de la Oficina cuando es un
requerimiento especial.
13.5 Hace diagnóstico del servicio
desplazándose al lugar si es posible. De no
ser posible, se realiza el diagnóstico
telefónicamente.
13.6 Analiza el problema servicio y se
plantea las posibles soluciones.
13.7 Una vez asiste a la dependencia, el
funcionario designado verifica si el problema
requiere servicio externo, si es así,
comunica al grupo de soporte o al
funcionario encargado de los contratos, para
que se comunique con la firma que debe
adelantar el servicio, de lo contrario presta
el servicio hasta que lo solucione.
Funcionario del Grupo de soporte a
usuario
13.8 Realiza las actividades correctivas a
que haya lugar, atendiendo los lineamientos
técnicos que se precisen.
Grupo de soporte a usuario
13.9 Verifica que el equipo esté en
funcionamiento y hace las pruebas frente al
usuario.
13.10 El usuario firma el formato de
atención de servicios.
13.11 Archiva el formato de solicitud de
servicio en la carpeta correspondiente.
14. INDICADORES
No. servicios atendidos
%= ———————————————— x
100
No. servicios recibidos a satisfacción
Promedio = Número servicios atendidos x
día / funcionario
Promedio = Tiempo de respuesta
Dependencia: Oficina de Sistemas
Proceso: Soporte a usuario
Procedimiento: Atención servicio
EXTERNO a usuario
Código: OS-003
Revisó: JEFE DE OFICINA
Aprobó: CARLOS ARTURO GOMEZ
PAVAJEAU
Fecha: 02 MARZO 2001
1. OBJETIVO
Darle trámite al requerimiento de servicio
EXTERNO informático en forma oportuna y
satisfactoria.
2. CLIENTES
Dependencias de la Procuraduría a nivel
Nacional y Central que requieren solucionar
un inconveniente en HARDWARE.
3. ALCANCE
El procedimiento tiene aplicabilidad para
todas las dependencias de la entidad.
4. RESPONSABILIDADES
Debe enmarcarse en la firma contratista
que tiene a su cargo la prestación del
servicio dependiendo del EQUIPO y previo
diagnóstico del personal de la Oficina de
P.G.N. DIVISIÓN DE DOCUMENTACIÓN - RELATORÍA –
NOTA: A este documento le hace falta una parte gráfica.
107
Sistemas (área de soporte a usuario).
5. REFERENCIAS
• Manual de procedimiento
• Instructivo para usuarios
• Manual Técnico
6. DEFINICIONES
• Puerto: Se trata de un dispositivo
ubicado generalmente en la parte posterior
de la unidad central de proceso para
conectar las interfases.
• Interfases: Cables que transmiten datos
o información y que están conectados a los
diferentes periféricos de un computador.
• Tractor: Mecanismo de la impresora que
permite arrastrar el papel de formas
continuas.
7. FORMATOS A UTILIZAR
• Formato de solicitud de servicio
EXTERNO
• Formato de servicio ejecutado y
aprobado por la persona competente de la
firma externa.
8. CONDICIONES GENERALES
Para que se dé el servicio externo tiene
que hacerse un diagnóstico previo por parte
de la Oficina de Sistemas, ya sea telefónico
(fuera de Bogotá) o personalizado, mediante
el cual se justifique la prestación del
requerimiento porque no se pudo solucionar
de primera mano.
9. SALIDAS
• Reporte de solicitudes atendidas a
satisfacción por la firma externa, firmado por
el usuario correspondiente.
• Relación de servicios atendidos por mes
para anexar a la cuenta de cobro.
10. REGISTROS
• Relación de servicios consecutivos
atendidos y clasificados (Pendientes, OK, o
sin atender)
• AZ de servicios EXTERNOS atendidos.
11. BASES DE AUTOCONTROL
• Autorización de la Oficina de Sistemas
• Firma de servicio recibido a satisfacción
• Firma de funcionario que efectuó el
servicio
• Hora de solicitud
• Hora de solución
• Aprobado por la firma externa
12. ANEXOS
* Puede utilizarse una impresión del tipo
de error que aparece en pantalla.
• Impresión de Setup de impresoras
• Mapas lógicos
13. ACTIVIDADES
Usuario
13.1 Comunica a la Oficina de sistemas
en forma verbal (líneas de atención al
cliente) o escrita la solicitud de servicio en
Hardware.
Grupo de soporte a usuario
13.2 Si es en forma verbal, recibe la
llamada y procura darle solución (fuera de
Bogotá), de no ser así procede a elaborar
formato de solicitud externa.
13.3 Si la solicitud es de Bogotá y se
atendió en primera instancia por la oficina de
sistemas sin resultados positivos, se
procede a elaborar formato de solicitud
externa.
13.4 Dependiendo de la máquina se mira
cuál contrato la cobija y se procede a
reportarle la solicitud.
Firma contratista externa
13.5 Hace el diagnóstico del servicio, se
reporta a Sistemas si la solución implica un
costo superior a los estándares pactados en
el contrato.
Grupo de soporte a usuario
P.G.N. DIVISIÓN DE DOCUMENTACIÓN - RELATORÍA –
NOTA: A este documento le hace falta una parte gráfica.
108
13.6 Da el aval cuando así lo amerita el
problema.
Firma contratante
13.7 Realiza el servicio correctivo
aplicando las técnicas pertinentes, y
ofreciendo garantía por la labor realizada.
13.8 La firma comunica a la Oficina de
Sistemas el resultado y elabora su
respectivo informe.
Usuario
13.9 El usuario firma el formato de
atención de servicios.
Grupo de soporte a usuario
13.10 Archiva el formato de solicitud de
servicio en la carpeta correspondiente.
13. 11 Realiza periódicamente el control
sobre lo ejecutado.
14. INDICADORES
Número servicios atendidos en un mes
%= ————————————————— x
100
Número servicios recibidos en un mes
Número servicios atendidos
Promedio= ———————————————
——
Número de días trabajados
Indicador de Opinión = Apreciación que
tienen los funcionarios de la calidad de los
soportes a usuario.
Dependencia: Oficina de Sistemas
Proceso: Soporte a usuario
Procedimiento: Actualización de Equipos
y Software
Código: OS-004
Revisó: JEFE DE OFICINA
Aprobó: CARLOS ARTURO GOMEZ
PAVAJEAU
Fecha: 02 MARZO 2001
1. OBJETIVO DEL PROCEDIMIENTO
Actualizar los equipos cuando así se
determine por causas de desactualización
tecnológica así como al software cuando se
adquieren nuevas versiones.
2. CLIENTES
Dependencias de la Procuraduría a nivel
Nacional y Central que requieren
actualización en HARDWARE o
SOFTWARE.
3. ALCANCE
El procedimiento tiene aplicabilidad para
todas las dependencias de la entidad que
posean equipos de cómputo.
4. RESPONSABILIDADES
Corresponde a la Oficina de Sistemas
(área de soporte a usuario) hacerse cargo
de dicha labor
5. REFERENCIAS
• Manual de procedimientos
• Instructivo
6. DEFINICIONES
• Disco duro: Dispositivo de hardware
que permite almacenar información
• Tecnología abierta: Tipo de tecnología
que acepta actualizaciones de sus
dispositivos.
7. FORMATOS A UTILIZAR
• Formato de solicitud de servicio
INTERNO
8. CONDICIONES GENERALES
La actualización se lleva a cabo cuando
se cumple un periodo de tiempo específico y
los computadores al servicio de la entidad
acusan una desactualización no acorde con
la tecnología vigente. Además requiere
contar con los recursos económicos para
efectuar la compra de los dispositivos que
P.G.N. DIVISIÓN DE DOCUMENTACIÓN - RELATORÍA –
NOTA: A este documento le hace falta una parte gráfica.
109
permitan darle el alcance necesario. Se
entiende que la actualización debe hacerse
en equipo de tecnología abierta, es decir
que permitan adaptarle dispositivos nuevos.
Para la actualización del software, es
necesario contar con las respectivas
licencias oficiales de los programas.
9. SALIDAS
* Reporte de brigadas efectuadas en los
respectivos pisos, dependencias, tipos de
equipos, dispositivos cambiados, software
actualizado y usuarios atendidos.
10. REGISTROS
• Informe de dónde se actualizó.
11. BASES DE AUTOCONTROL
• Firma del usuario que recibe la
actualización.
• Planilla de actualización firmada por
funcionario competente de la Oficina de
sistemas.
12. ANEXOS
• Licencias de nuevos productos de
software
• Relación detallada de nuevos
dispositivos adquiridos
13. ACTIVIDADES
JEFE DE OFICINA
13.1 Comunica al grupo de Soporte a
Usuario la necesidad de actualización de los
equipos y el software en las dependencias.
Grupo de Soporte a Usuario
13.2 Hace un plan de servicio para
atención a las dependencias de la
Procuraduría y designa a los profesionales
para desarrollar el respectivo procedimiento.
Profesional de Sistemas
13.3 Inicia el procedimiento de
actualización en la Dependencia
correspondiente, revisa el equipo referente a
configuración, capacidad de memoria, virus,
etc.
13.4 Da la respectiva inducción al usuario
para el correcto manejo del equipo.
13. 5 Registra en el formato respectivo el
procedimiento y los cambios respectivos.
13.6 Detalla el informe correspondiente al
jefe de la Oficina de Sistemas sobre el
procedimiento de actualización y pasa a la
secretaria para su respectiva radicación.
Grupo de Soporte a Usuario
13. 7 Archiva el informe en la carpeta
correspondiente.
14. INDICADORES
Cantidad de hardware actualizado
%=———————————————————
x 100
Número de Equipos en la Entidad
Número de aplicaciones actualizadas
Promedio= ———————————————
—— x 100
Número de aplicaciones adquiridas
Dependencia: Oficina de Sistemas
Proceso: Concepto Técnicos
Procedimiento: Soporte técnico a
investigaciones de la P.G.N.
Código: OS-005
Revisó: JEFE DE OFICINA
Aprobó: CARLOS ARTURO GOMEZ
PAVAJEAU
Fecha: 02 MARZO 2001
1. OBJETIVO
Brindar, por medio del aporte de
conceptos tecnológicos y científicos, apoyo
a las investigaciones adelantadas por
diversas dependencias de Procuraduría y
que requieren un peritazgo en aspectos
tecnológicos.
P.G.N. DIVISIÓN DE DOCUMENTACIÓN - RELATORÍA –
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110
2. CLIENTES
Las Dependencias de la Procuraduría a
nivel Central y Nacional que por ejercicio de
sus funciones realizan investigaciones.
3. ALCANCE
El presente procedimiento abarca a las
dependencias que desarrollan el aspecto
funcional de la entidad y que involucra
adelantar actividades de investigaciones y
para la cual en NO pocas oportunidades se
requiere examinar aspectos tecnológicos.
4. RESPONSABILIDADES
Corresponde a la oficina de Sistemas
(Profesionales del área Informática) que por
designación del Jefe de la Oficina deben
hacerse cargo de dicha labor.
5. REFERENCIAS
• Manual de procedimientos
• Catálogos técnicos
• Catálogos de precios
6. DEFINICIONES
* Tecnología abierta: Tipo de tecnología
que acepta actualizaciones de sus
dispositivos.
• Red: Esquema tecnológico que permite
comunicar varias estaciones de trabajo o
computadores para realizar labores que
consulten o actualicen a un mismo tiempo.
• Plataforma Tecnológica: Ambiente
informático en el cual desarrolla actividades
cotidianas el área de sistemas y que
comprende el hardware y software utilizado
en el momento objeto del requerimiento.
7. FORMATOS A UTILIZAR
• Formato de Visitas tecnológicas
8. CONDICIONES GENERALES
El apoyo logístico que presta la Oficina de
Sistemas se inicia con una solicitud oficial
hecha por una dependencia que, en ejercicio
de su función designada por la ley, se
encuentra con aspectos técnicos que se
alejan del conocimiento del funcionario que
adelanta la investigación. Por ello requiere
del soporte en materia de conocimientos de
un profesional que logre averiguar los
aspectos necesarios para aclarar las
conductas de los involucrados en los hechos
cuestionados y objetos de las indagaciones.
Dependiendo del objeto en cuestión se
realizan apoyos en redes, software,
hardware, pruebas tecnológicas,
procedimientos, etc.
9. SALIDAS
• Formatos de visitas
• Actas de evaluación.
10. REGISTROS
• No aplica
11. BASES DE AUTOCONTROL
• Oficio comisorio o en su defecto solicitud
expresa y oficial del jefe de la dependencia
que requiere el apoyo informático.
• Firmas de los funcionarios del área
informática en las actas pertinentes.
• Informe final que se desprende del
apoyo a la investigación.
12. ANEXOS
• Copia de especificaciones técnicas de
los elementos tecnológicos involucrados en
la investigación (redes, hardware o
software).
• Manuales de procedimientos de las
áreas de sistemas investigadas.
• Copia de los Planes de Desarrollo
Informático de las mismas.
13. ACTIVIDADES
Jefe competente
13.1 Solicita por medio de acto
administrativo el apoyo técnico a la
investigación.
Jefe Oficina de Sistemas
P.G.N. DIVISIÓN DE DOCUMENTACIÓN - RELATORÍA –
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111
13.2 Recibe la solicitud y asigna a un
profesional en el área de la investigación.
Profesional en sistemas
13.3 Recibe la comisión y realiza plan de
visita conjuntamente con el funcionario
titular de la investigación.
13.4 Adelanta las diligencias pertinentes
en la investigación asignada (evaluaciones,
peritazgos, sondeo de precios, etc.)
13.5 Presenta informe de la labor de
apoyo realizada al Jefe de la Dependencia
encargada.
14. INDICADORES
Número de investigaciones apoyadas
Promedio= ———————————————
———
Número de días
Dependencia: Oficina de Sistemas
Proceso: Conceptos Técnicos
Procedimiento: Emisión de Conceptos
Técnicos en adquisición de software y/o
hardware.
Código: OS-006
Revisó: JEFE DE OFICINA
Aprobó: CARLOS ARTURO GOMEZ
PAVAJEAU
Fecha: 02 MARZO 2001
1. OBJETIVO
Emitir conceptos tecnológicos y científicos
luego de evaluar las ofertas o licitaciones
presentadas, con el fin de efectuar
adquisiciones de software o hardware, para
la entidad.
2. CLIENTES
La Procuraduría será el principal
beneficiado, pero por intermedio de las
dependencias competentes para realizar las
adquisiciones como son: División
Administrativa y la Junta de Licitaciones de
la PGN.
3. ALCANCE
El procedimiento tiene cobertura en el
interior de la Procuraduría General de la
Nación, tanto en el orden nacional como
central, en lo pertinente a todas las
adquisiciones de origen tecnológico.
4. RESPONSABILIDADES
Corresponde a la oficina de Sistemas
(Profesionales del área Informática) que por
designación del Jefe de la Oficina deben
hacerse cargo de dicha labor.
5. REFERENCIAS
• Manual de procedimientos
• Catálogos Técnicos
• Catálogos de precios
• Precios de mercado
6. DEFINICIONES
• Tecnología abierta: Tipo de tecnología
que acepta actualizaciones de sus
dispositivos.
• Red: Esquema tecnológico que permite
comunicar varias estaciones de trabajo o
computadores para realizar labores que
consulten o actualicen a un mismo tiempo.
• Plataforma tecnológica: Ambiente
informático en el cual el área de sistemas
desarrolla actividades cotidianas y que
comprende el hardware y software utilizado
en el momento objeto del requerimiento.
7. FORMATOS A UTILIZAR
• Formato de evaluación de propuestas y
licitaciones.
• Formato de visitas a empresas
proponentes.
8. CONDICIONES GENERALES
Para que la Oficina de Sistemas aporte su
conocimiento en materia de adquisiciones,
P.G.N. DIVISIÓN DE DOCUMENTACIÓN - RELATORÍA –
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112
es preciso seguir un conducto regular para
lograr compras idóneas. Dicho
procedimiento ha sido demarcado fruto de la
experiencia de años anteriores y se ha ido
depurando para alcanzar niveles óptimos de
efectividad. Se requiere contar con el tiempo
apropiado para efectuar todas las
actividades pertinentes como visitas, citación
a pruebas técnicas de los proponentes,
infraestructura y logística para la realización
de dichas pruebas, etc.
9. SALIDAS
• Formatos de evaluación diligenciados
• Análisis gráficos comparativos de las
propuestas.
10. REGISTROS
• Informe del concepto emitido
11. BASES DE AUTOCONTROL
• Oficio de solicitud del Jefe de la
dependencia competente.
• Propuestas debidamente firmadas por
los representantes legales de las firmas
proponentes.
• Informe final de la evaluación.
12. ANEXOS
• Especificaciones técnicas de los
elementos tecnológicos involucrados en las
adquisiciones.
• Catálogos técnicos de los elementos a
comprar.
• Propuestas de las empresas
interesadas.
13. ACTIVIDADES
Jefe Oficina de Sistemas
13.1 Recibe oficio con la propuesta sobre
adquisición de software o hardware.
Designa a un profesional o técnico
competente que emita un concepto técnico.
Profesional en sistemas
13.2 Sigue los criterios para la evaluación
de propuestas, los califica, los analiza, y
emite su concepto frente a las propuestas.
Luego los pasa al Jefe de Oficina.
Jefe Oficina de Sistemas
13.3 Evalúa el concepto y le da el aval si
es del caso.
13.4 Envía el concepto con los resultados
obtenidos a la División Administrativa para
que adelante la contratación o compra del
bien.
14. INDICADORES
Indicador de cumplimiento:
Fecha de entrega actual – fecha de fin
planeada
Número de evaluaciones
efectuadas
Promedio= ———————————————
———
Número de días
Dependencia: Oficina de Sistemas
Proceso: Conceptos Técnicos
Procedimiento: Interventoría en contratos
informáticos.
Código: OS-007
Revisó: JEFE DE OFICINA
Aprobó: CARLOS ARTURO GOMEZ
PAVAJEAU
Fecha: 02 MARZO 2001
1. OBJETIVO
Velar por la ejecución de contratos
informáticos en el interior de la entidad
cuando así lo dispongan las
especificaciones de los contratos.
2. CLIENTES
La Procuraduría General de la Nación
requiere cumplir labores administrativas que
le permitan cumplir su función principal. Para
P.G.N. DIVISIÓN DE DOCUMENTACIÓN - RELATORÍA –
NOTA: A este documento le hace falta una parte gráfica.
113
ello realiza contratos de diversa índole entre
ellos los de informática para lo cual necesita
que personal idóneo realice la interventoría
y así verifique el cumplimiento de los mismos
de manera cabal y óptima.
3. ALCANCE
El procedimiento tiene cobertura en el
interior de la Procuraduría General de la
Nación, tanto en el orden nacional como
central, en lo pertinente a los contratos que
tengan como objeto principal el área
informática.
4. RESPONSABILIDADES
En primera instancia corresponde al Jefe
de la oficina de Sistemas o en quien él
delegue esta función (Profesionales del área
Informática).
5. REFERENCIAS
• Manual de procedimientos
• Contratos de Informática
• Ley 80/93
• Catálogos de especificaciones técnicas
• Ofertas
6. DEFINICIONES
• Contratos de software a la medida: Se
trata de aquellos contratos en los cuales el
contratista se compromete a entregar un
software aplicativo, con las condiciones
necesarias para que se ajuste a la entidad
contratante.
• Contratos de software informático
(paquetes): Se trata de aquellos paquetes
que no permiten modificaciones o ajustes y
que el comprador debe amoldarse a sus
especificaciones.
• Red: Esquema tecnológico que permite
comunicar varias estaciones de trabajo o
computadores para realizar labores que
consulten o actualicen a un mismo tiempo.
• Plataforma tecnológica: Ambiente
informático en el cual el área de sistemas
desarrolla actividades cotidianas y que
comprende el hardware y software utilizado
en el momento objeto del requerimiento
7. FORMATOS A UTILIZAR
• Cronogramas de trabajo o Cartas de
Gant
• Formatos de recursos y responsables
• Formatos de control de asistencia a
capacitaciones
8. CONDICIONES GENERALES
Para el cumplimiento de directrices
institucionales la oficina de sistemas en
cabeza del Jefe de la misma, deberá ser
designada oficialmente como interventor del
contrato y deberá disponer de personal para
su verificación dependiendo de la
envergadura del contrato. Partiendo de la
base que un interventor NO es un obstáculo
para el cumplimiento del contrato sino por el
contrario un FACILITADOR, debe
cerciorarse que existan los recursos
necesarios, el personal idóneo que ha de
participar en el desarrollo del contrato y el
cumplimiento de los compromisos.
9. SALIDAS
• Actas de verificación
• Relación de asistentes a capacitaciones
• Actas de pruebas a dispositivos o
software
• Reporte de usuarios
• Actas de cumplimiento
• Informe a jurídica
10. REGISTROS
• Informe
11. BASES DE AUTOCONTROL
• Comunicación oficial de la designación
como interventor proveniente de la
dependencia competente.
• Firmas de los usuarios recibiendo a
P.G.N. DIVISIÓN DE DOCUMENTACIÓN - RELATORÍA –
NOTA: A este documento le hace falta una parte gráfica.
114
satisfacción los módulos o dispositivos
contratados.
• Actas de acuerdo en modificaciones o
ajustes a los términos del contrato.
• Informe final de la Interventoría.
12. ANEXOS
• Copia del Contrato
• Especificaciones técnicas de los
elementos tecnológicos involucrados en los
Contratos.
• Catálogos técnicos de los elementos a
comprar.
• Oferta del contratista.
• Pliego o solicitudes de oferta
13. ACTIVIDADES
Jefe Oficina de Sistemas
13.1 Recibe oficio donde se designa al
jefe o un funcionario de la Dependencia,
como Interventor en determinado contrato
Informático.
13.2 Designa a un profesional o técnico
competente si la magnitud del contrato así lo
permite.
Funcionario de Sistemas designado como
interventor.
13.3 Estudia desde la etapa de licitación
(si es del caso), pliegos, adjudicación, oferta
del contratista adjudicado y en general los
pormenores del contrato. Analiza y elabora
plan de interventoría en coordinación con la
Gerencia del proyecto (si la hay).
13.4 Participa en la etapa de planeación
del proyecto.
13.5 Verifica que las dos partes cumplan
los compromisos adquiridos (recursos,
personal, usuarios, capacitaciones,
asistencias, etc.)
13.6 Verifica y certifica las entregas
parciales, así como los pagos que se
efectúen.
13.7 Avala la entrega final de lo
contratado, verificando el cumplimiento de
los términos del contrato.
13.8 Verifica el pago final del contrato.
13.9 Sirve como facilitador para el
cumplimiento de garantías pactadas.
13.10 Elabora el acta de liquidación del
contrato.
14. INDICADORES
- Indicador de cumplimiento:
Fecha de entrega real – fecha de entrega
planeada
- Indicador de opinión de los usuarios
Tiempo de ejecución
- Promedio= ————————————
Tiempo planeado
Dependencia: Oficina de Sistemas
Proceso: Mantenimiento de Sistemas de
Información
Procedimiento: Mantenimiento de
Sistemas desarrollados en la entidad
Código: OS-MS-008
Reviso: JEFE DE OFICINA
Aprobó: CARLOS ARTURO GOMEZ
PAVAJEAU
Fecha: 02 MARZO 2001
1. OBJETIVO
Mantener actualizados los aplicativos
desarrollados por el personal de la Oficina
de Sistemas de la Procuraduría General de
la Nación frente a los cambios que se
presentan bien sea de normatividad o de
procedimiento.
2. CLIENTES
Las dependencias que los utilizan y los
ciudadanos que se relacionan con los
procesos que atienden clientes externos.
3. ALCANCE
El procedimiento se aplica a todos los
P.G.N. DIVISIÓN DE DOCUMENTACIÓN - RELATORÍA –
NOTA: A este documento le hace falta una parte gráfica.
115
programas desarrollados por la entidad e
involucra a cada una de las dependencias
que interactúan con el sistema.
4. RESPONSABILIDADES
El procedimiento involucra a la
dependencia que solicitó el mantenimiento, a
todos los usuarios que usan el aplicativo y a
los usuarios externos que solicitan
información relacionada con el sistema o
que hacen parte a través de él bien sea en
calidad de solicitante, signatario, implicado,
autoridades administrativas, etc.
5. REFERENCIAS
Leyes que reglamentan el proceso,
resoluciones del señor Procurador General
de la Nación y normas que le sean
aplicables.
6. DEFINICIONES
No aplica.
7. FORMATOS A UTILIZAR
• Modelo de Solicitud de Mantenimiento
• Modelo de acta de aceptación del
usuario
• Modelo de paso de programas a
producción
8. CONDICIONES GENERALES
La modificación del software desarrollado
en la Procuraduría General de la Nación
debe ser realizada por personal que tenga
amplia experiencia en la aplicación que se
va a modificar, debe ser soportada por una
solicitud de usuario o por ley que reglamenta
la modificación y debe ser autorizada por el
Coordinador del área de desarrollo.
No pueden ejecutarse modificaciones de
software en producción bajo ninguna
circunstancia y las pruebas deben ser
ejecutadas en ambiente de desarrollo con
una copia de la base de datos que involucra
tal modificación.
En todo caso deberá dejarse copia de los
programas y de las estructuras, antes de
efectuarse la modificación para poder
soportar en un momento dado cuál era el
estado anterior y actual.
9. SALIDAS
Reportes que genera el aplicativo
modificado.
10. REGISTROS
Si se inicia el procedimiento con base en
una solicitud presentada por el usuario que
requiere el mantenimiento, se relaciona la
solicitud en el libro general de
correspondencia en donde se registra el
número de oficio de la solicitud, la fecha de
la solicitud, el funcionario encargado de
realizar la tarea, el oficio de respuesta y la
correspondiente fecha. De igual manera, se
debe crear un registro de modificaciones en
donde deben aparecer: la dependencia
usuaria de la aplicación, el módulo que se va
a modificar, la fecha de la solicitud o de
conocimiento del requerimiento, fecha de
inicio del cronograma de actividades y fecha
final del mismo.
11. BASES DE AUTOCONTROL
• Verificación de la necesidad planteada
para establecer si el mantenimiento debe
realizarse
• Establecer si se trata de una norma que
lo está estableciendo para asignarle mayor
prioridad
• Verificación de la aceptación por parte
del usuario
• Verificación de que los cambios hechos
en el sistema son los que debieron hacerse
• Verificación de resultados luego de
ponerse en producción la aplicación
modificada
12. ANEXOS
No aplica.
P.G.N. DIVISIÓN DE DOCUMENTACIÓN - RELATORÍA –
NOTA: A este documento le hace falta una parte gráfica.
116
13. ACTIVIDADES
DEPENDENCIA QUE LO SOLICITA
13.1 Conocimiento de la necesidad de
modificación de programas: Se efectúa bien
sea conocido por intermedio de una solicitud
escrita o verbal del usuario que requiere la
modificación del software o por entrada en
vigencia de una norma que regula cambios
que se deben realizar.
JEFE OFICINA DE SISTEMAS
13.2 Reparto del caso a un funcionario de
la Oficina de Sistemas, de acuerdo con la
complejidad del asunto se le entrega a un
funcionario teniendo como criterio su
conocimiento del tema y la experiencia que
tenga en su desempeño.
PROFESIONAL OFICINA DE SISTEMAS
13.3 Estudio de la modificación de
software: El funcionario encargado efectúa
un estudio previo del estado en que se
encuentra el aplicativo, emite un concepto
de la complejidad de la modificación y sus
implicaciones técnicas, elabora un
cronograma de actividades que refleja de
qué manera se va a llevar a cabo la
modificación en el tiempo e informa al jefe
de la Oficina de Sistemas los pormenores de
la solución planteada.
SECRETARIA OFICINA DE SISTEMAS
13.4 Informe al usuario: Dependiendo de
la complejidad de la modificación es posible
que con este informe se dé por atendido el
requerimiento en cuyo caso se dará como
archivado el asunto. De lo contrario, se debe
informar a los usuarios en las dependencias
involucradas la manera como la Oficina de
Sistemas hace los respectivos cambios en el
software y lo libera para ser usado.
PROFESIONAL OFICINA DE SISTEMAS
13.5 Modificación del aplicativo: El
funcionario encargado de las
modificaciones, teniendo como base el
cronograma, ejecuta las tareas programadas
en el equipo de desarrollo dejando evidencia
del estado anterior en el cual se
encontraban los programas y estructuras de
tablas y usando datos de prueba que deben
ser solicitados al área de producción.
GRUPO DE PRUEBAS
13.6 Pruebas del aplicativo: En ambiente
de desarrollo y con presencia del usuario
que hará uso del programa modificado, y de
un representante de la Oficina de Control
Interno, se deben realizar pruebas de
consistencia del software que deben dar
como resultado la aceptación de las
modificaciones y que el comportamiento del
programa es el esperado. Si existe alguna
objeción por parte del usuario o de la Oficina
de Control Interno, se deberá dejar
constancia y el funcionario encargado de la
modificación deberá volver al paso anterior;
de lo contrario, se dará por aceptado el
nuevo programa.
COORDINADOR AREA DE
DESARROLLO Y ADMINISTRADOR DEL
SISTEMA
13.7 Paso del programa a producción:
Una vez probado el programa en ambiente
de desarrollo y realizadas las pruebas
respectivas, deberá llenarse un formato de
solicitud de paso del programa al ambiente
de producción que será diligenciado por
parte del funcionario encargado de la
modificación con el visto bueno del Jefe de
la Oficina de Sistemas. El paso se llevará a
cabo de acuerdo con el procedimiento
establecido para tal efecto.
SECRETARIA OFICINA DE SISTEMAS
13.8 Informe final al usuario: Una vez se
haya puesto el programa modificado en
ambiente de producción, se informará a las
dependencias que hacen uso de él y se dará
P.G.N. DIVISIÓN DE DOCUMENTACIÓN - RELATORÍA –
NOTA: A este documento le hace falta una parte gráfica.
117
por archivado el caso.
14. INDICADORES
• Número de modificaciones presentadas
en un período de tiempo por módulo (nMP).
• Número de modificaciones presentadas
y atendidas en un período de tiempo por
módulo (nMA).
• Tiempo promedio de duración en días de
una modificación: está dado por la sumatoria
de la duración en días de cada una de las
modificaciones en un período de tiempo
(?nd) sobre el número de modificaciones
atendidas (nMA).
Dependencia: Oficina de Sistemas
Proceso: Mantenimiento de Sistemas de
Información
Procedimiento: Mantenimiento de
sistemas contratados
Código: OS-MS-009
Revisó: JEFE DE OFICINA
Aprobó: CARLOS ARTURO GOMEZ
PAVAJEAU
Fecha: 02 MARZO 2001
1. OBJETIVO
Mantener actualizados los aplicativos
contratados mediante la modalidad de
outsourcing con base en las necesidades
planteadas por la Procuraduría General de
la Nación, frente a los cambios que se
presentan bien sea de normatividad o de
procedimiento.
2. CLIENTES
Las dependencias que los utilizan y los
ciudadanos que se relacionan con los
procesos que atienden clientes externos.
3. ALCANCE
El procedimiento se aplica a todos los
programas contratados por la entidad e
involucra a cada una de las dependencias
que interactúan con el sistema.
4. RESPONSABILIDADES
El procedimiento involucra a la
dependencia que solicitó el mantenimiento, a
todos los usuarios que usan el aplicativo y a
los usuarios externos que solicitan
información relacionada con el sistema o
que hacen parte a través de él bien sea en
calidad de solicitante, signatario, implicado,
autoridades administrativas, etc.
5. REFERENCIAS
Leyes que reglamentan el proceso,
resoluciones del señor Procurador General
de la Nación y normas que le sean
aplicables.
6. DEFINICIONES
No aplica.
7. FORMATOS A UTILIZAR
• Modelo de Solicitud de Mantenimiento
• Modelo de acta de aceptación del
usuario
• Modelo de paso de programas a
producción
8. CONDICIONES GENERALES
La modificación por parte del contratista
puede hacerse en sus propias instalaciones
o en las instalaciones de la Oficina de
Sistemas, cuando dentro del desarrollo del
sistema se les ha ubicado en un lugar con
condiciones específicas, pero en todo caso
debe adelantarse la modificación del
software en un equipo de desarrollo y sin
ningún acceso a los datos ni a los
programas que está usando el usuario en
ese momento.
Cuando dentro del contrato, el contratista
debe entregar los programas fuentes, éste
deberá dejar constancia del estado en que
se encontraban los programas y las
estructuras, antes de la modificación y en
P.G.N. DIVISIÓN DE DOCUMENTACIÓN - RELATORÍA –
NOTA: A este documento le hace falta una parte gráfica.
118
estos casos deberá adelantarse la
correspondiente modificación en los equipos
dentro de las instalaciones de la Oficina de
Sistemas.
9. SALIDAS
• Reportes generados por la aplicación
modificada.
• Reporte de modificaciones que debe
contener el nombre del programa, la
ubicación física, fecha de modificación,
descripción de la modificación, tablas o
estructuras modificadas y nombre de quien
efectuó esta tarea.
10. REGISTROS
Si se inicia el procedimiento con base en
una solicitud presentada por el usuario que
requiere el mantenimiento, se relaciona la
solicitud en el libro general de
correspondencia en donde se registra el
número de oficio de la solicitud, la fecha de
la solicitud, el funcionario encargado de
realizar la tarea, el oficio de respuesta y la
correspondiente fecha. De igual manera, se
debe crear un registro de modificaciones a
sistemas contratados, en donde deben
aparecer: la dependencia usuaria de la
aplicación, el módulo que se va a modificar,
la fecha de la solicitud o de conocimiento del
requerimiento, fecha de inicio del
cronograma de actividades y fecha final del
mismo.
11. BASES DE AUTOCONTROL
• Verificación de la necesidad
• Determinar con el contrato si el
mantenimiento debe hacerlo el contratista
• Verificar el resultado que arroja el
sistema después de efectuada la
modificación
• El contratista nunca debe tener acceso
al área del producción del sistema
12. ANEXOS
No aplica.
13. ACTIVIDADES
DEPENDENCIA QUE LO SOLICITA
13.1. Conocimiento de la necesidad de
modificación de programas: Se efectúa bien
sea conocido por intermedio de una solicitud
escrita o verbal del usuario que requiere la
modificación del software o por entrada en
vigencia de una norma que regula cambios
que se deben realizar.
JEFE OFICINA DE SISTEMAS
13.2. Reparto del caso a un funcionario de
la Oficina de Sistemas: De acuerdo con la
complejidad del asunto, se le entrega a un
funcionario teniendo como criterio su
conocimiento del tema y la experiencia que
tenga en su desempeño. Debe existir por lo
menos dos (2) personas en la Oficina de
Sistemas que conozcan la funcionalidad de
cada una de las áreas (administrativa y
funcional) y de los sistemas que facilitan el
desarrollo de cada una de sus actividades.
Estas personas son las encargadas de la
interacción entre la Procuraduría y el
contratista, bajo la coordinación del Jefe de
la Oficina de Sistemas.
PROFESIONAL OFICINA DE SISTEMAS
13.3. Estudio de la modificación de
software: El funcionario encargado efectúa
un estudio previo del estado en que se
encuentra el aplicativo, determinando de
esta manera si la modificación requerida se
encuentra enmarcada dentro del contrato de
diseño del sistema. De lo contrario, ésta
debe ser ejecutada por personal técnico de
la Oficina de Sistemas y debe seguir los
pasos descritos en el procedimiento de
modificaciones de software desarrollado
internamente. Si debe ser ejecutada por la
firma contratista, se debe dar traslado del
requerimiento a ésta.
CONTRATISTA DEL SISTEMA
P.G.N. DIVISIÓN DE DOCUMENTACIÓN - RELATORÍA –
NOTA: A este documento le hace falta una parte gráfica.
119
13.4. Respuesta del contratista: En un
término no mayor a diez (10) días
calendario, el contratista deberá informar las
implicaciones técnicas de la modificación y
entregar el respectivo cronograma de
actividades.
SECRETARIA OFICINA DE SISTEMAS
13.5. Informe al usuario: Dependiendo de
la complejidad de la modificación, es posible
que con este informe se dé por atendido el
requerimiento en cuyo caso se dará como
archivado el asunto. De lo contrario, se debe
informar a los usuarios en las dependencias
involucradas de acuerdo a la respuesta dada
por el contratista.
CONTRATISTA DEL SISTEMA
13.6. Modificación del aplicativo: El
contratista, teniendo como base el
cronograma, ejecuta las tareas programadas
en las instalaciones de la Oficina de
Sistemas, si éste tiene asignado un sitio
para tal fin, o en sus instalaciones.
GRUPO DE PRUEBAS
13.7. Pruebas del aplicativo: En ambiente
de desarrollo y con la presencia del usuario
que hará uso del programa modificado, y de
un representante de la Oficina de Control
Interno, se deben realizar pruebas de
consistencia del software que deben dar
como resultado la aceptación de que las
modificaciones fueron las deseadas y que el
comportamiento del programa es el
esperado. Si existe alguna objeción por
parte del usuario o de la Oficina de Control
Interno, se deberá dejar constancia y el
contratista deberá volver al paso anterior; de
lo contrario, se dará por aceptado el nuevo
programa.
CONTRATISTA Y ADMINISTRADOR DEL
SISTEMA
13.8. Paso del programa a producción:
Una vez probado el programa en ambiente
de desarrollo y realizadas las pruebas
respectivas, deberá llenarse un formato de
solicitud de paso del programa al ambiente
de producción que será diligenciado por
parte del contratista con el visto bueno del
Jefe de la Oficina de Sistemas. El paso se
llevará a cabo de acuerdo con el
procedimiento establecido para tal efecto.
SECRETARIA OFICINA DE SISTEMAS
13.9. Informe final al usuario: Una vez se
haya puesto el programa modificado en
ambiente de producción, se informará a las
dependencias que hacen uso de él y se dará
por archivado el caso.
14. INDICADORES
• Número de modificaciones presentadas
en un período de tiempo por módulo (nMP).
• Número de modificaciones presentadas
y atendidas en un período de tiempo por
módulo (nMA).
• Tiempo promedio de duración en días de
una modificación: está dado por la sumatoria
de la duración en días de cada una de las
modificaciones en un período de tiempo
(?nd) sobre el número de modificaciones
atendidas (nMA).
Dependencia: Oficina de Sistemas
Proceso: Desarrollo de Sistemas de
Información
Procedimiento: Estudio de soluciones en
el mercado
Código: OS-DS-010
Revisó: JEFE DE OFICINA
Aprobó: CARLOS ARTURO GOMEZ
PAVAJEAU
Fecha: 02 MARZO 2001
1. OBJETIVO
Apoyar la toma de decisiones frente a la
necesidad de adquirir un nuevo sistema de
P.G.N. DIVISIÓN DE DOCUMENTACIÓN - RELATORÍA –
NOTA: A este documento le hace falta una parte gráfica.
120
información.
2. CLIENTES
Las dependencias que hayan planteado el
requerimiento o aquellas que hayan sido
definidas como clientes destinatarios del
sistema dentro del Plan de Desarrollo
Informático de la entidad.
3. ALCANCE
El procedimiento se aplica a las empresas
que puedan ofrecer la solución que está
buscando la entidad, así como a las
dependencias que involucra el nuevo
sistema.
4. RESPONSABILIDADES
El procedimiento involucra a las empresas
que estén en condiciones de ofrecer el
producto para satisfacer el requerimiento, la
Junta de Licitaciones y al Comité evaluador.
5. REFERENCIAS
Leyes que reglamentan el proceso de
contratación (Ley 80/93), resoluciones del
señor Procurador General de la Nación y
normas que le sean aplicables.
6. DEFINICIONES
No aplica.
7. FORMATOS A UTILIZAR
• Modelo de solicitud de requerimiento
• Modelo de autorización de estudio de
mercado
• Modelo de cuadro de evaluación
8. CONDICIONES GENERALES
Si de antemano se conoce que el sistema
que está requiriendo la entidad es de
características muy particulares y con una
alta probabilidad de que no existe en el
mercado algo que pueda satisfacer tales
necesidades, el estudio se puede orientar
hacia la verificación de situaciones similares
en entidades que tengan alguna
coincidencia en cuanto a la funcionalidad de
la Procuraduría General de la Nación como
por ejemplo los demás organismos de
control.
Tratándose de Sistemas que sean la
razón de ser de la entidad y que manejen
áreas críticas se debe tener especial
cuidado en la observación de otras
experiencias para no caer en los mismos
errores en que normalmente incurre la
administración pública. De ser posible, se
puede buscar en el país o fuera del mismo
para encontrar la mejor solución y la mejor
firma que pueda ofrecer resultados óptimos,
en condiciones económicas favorables y en
el menor tiempo posible.
9. SALIDAS
• Documento del estudio de mercado
• Concepto que permite tomar la decisión
final
10. REGISTROS
Registro de la solicitud en el libro de
correspondencia si ésta surge de un
planteamiento expreso de alguna
dependencia.
11. BASES DE AUTOCONTROL
• Verificación del requerimiento dentro del
Plan de Desarrollo Informático
• Verificación de que no se esté
adelantando otro estudio sobre el mismo
caso o se esté desarrollando o
acondicionando un sistema ya existente en
la entidad
• Verificación de referencias a las firmas a
las cuales se les adelante el estudio
12. ANEXOS
No aplica.
13. ACTIVIDADES
COMITE DE DESARROLLO
TECNOLOGICO O DEPENDENCIA
SOLICITANTE
P.G.N. DIVISIÓN DE DOCUMENTACIÓN - RELATORÍA –
NOTA: A este documento le hace falta una parte gráfica.
121
13.1. Conocimiento del requerimiento: Es
posible que se conozca por solicitud de
alguna dependencia que esté interesado,
pero lo ideal es que surja en forma proactiva
del Plan de Desarrollo Informático, pues de
esta manera podemos canalizar los
esfuerzos de la entidad por modernizarla en
lo que respecta a tecnología informática.
ASESOR OFICINA DE SISTEMAS
13.2. Análisis del requerimiento: En esta
etapa se analiza si el requerimiento obedece
a una necesidad sustancial o si hace parte
de algún proyecto en ejecución o que va a
desarrollarse en el futuro. Si hace parte de
un sistema ya planteado, se informa al
usuario sobre el avance del mismo y el
momento en que se suplirá su necesidad, en
este caso se dará por archivado el caso. De
no ser así, se estudia su viabilidad dentro
del Plan de Desarrollo Informático de la
entidad.
PROFESIONAL OFICINA DE SISTEMAS
13.3. Establecimiento de los términos de
referencia: Se deben establecer los términos
técnicos del producto, los requerimientos
técnicos de hardware, número de licencias y
qué población de la entidad beneficia.
GRUPO INTERDISCIPLINARIO
13.4. Investigación en el mercado:
Mediante esta etapa se establece si existe
en el mercado un producto que satisfaga las
necesidades y se dimensionan los oferentes,
la capacidad del software, las condiciones
comerciales y económicas. De no existir por
lo menos una empresa que solucione el
requerimiento o que esté dispuesta a hacer
los ajustes para ponerlo en funcionamiento,
este proyecto debe ser evaluado en términos
del desarrollo de un nuevo sistema de
información, bien por la contratación externa
o el desarrollo interno, y seguirá los pasos
del procedimiento descrito para estos casos.
Si esto ocurre, se dará por archivado el
estudio que servirá como base para el
procedimiento para el cual se envíe
(contratación o desarrollo interno).
GRUPO INTERDISCIPLINARIO
13.5. Solicitud de cotizaciones: Con base
en los términos técnicos se solicitan tres (3)
cotizaciones a empresas diferentes con el fin
de establecer un marco de referencia desde
el punto de vista económico y de facilidades
del producto.
PROFESIONAL OFICINA DE SISTEMAS
13.6. Análisis técnico del producto: Con
base en la metodología de calificación de
productos de software, se establecerá la
calificación del producto y si fuese
necesario, se efectuarán visitas a las
compañías o se solicitará una demostración
con presencia del usuario que requiere la
solución. De esta etapa debe dar como
resultado el concepto técnico de cuál es la
oferta que más se ajusta a las necesidades
de la Procuraduría General de la Nación y
se deberá dejar constancia de ello.
SECRETARIA OFICINA DE SISTEMAS
13.7. Envío del concepto técnico a la
Secretaría General: Finalmente, se enviará
el respec-tivo concepto técnico a la
Secretaría General para que se solicite el
certificado de disponibilidad presupuestal y
se continúe con el proceso de adquisición
del producto. En el momento de la
adquisición ingresa por alguno de los
procedimientos de atención de servicios
informáticos.
14. INDICADORES
• Número de requerimientos de nuevos
sistemas (nRP) presentados.
• Número de requerimientos de nuevos
sistemas atendidos en un período de tiempo
(nRA).
P.G.N. DIVISIÓN DE DOCUMENTACIÓN - RELATORÍA –
NOTA: A este documento le hace falta una parte gráfica.
122
• Indicador de efectividad en el período:
Está dado por nRA/nRP.
• Número de requerimientos de nuevos
sistemas (nRPM) presentados y que fueron
contratados en el mercado.
• Número de requerimientos de nuevos
sistemas (nRPE) presentados y que fueron
no contratados en el mercado. Está dado por
nRP – nRPE
Dependencia: Oficina de Sistemas
Proceso: Desarrollo de Sistemas de
Información
Procedimiento: Contratación del
desarrollo de Sistemas de Información
Código: OS-DS-011
Revisó: JEFE DE OFICINA
Aprobó: CARLOS ARTURO GOMEZ
PAVAJEAU
Fecha: 02 MARZO 2001
1. OBJETIVO
Seleccionar en forma objetiva y
transparente el contratista y garantizar que
el desarrollo contratado cumpla con los
requerimientos establecidos para el sistema
de información.
2. CLIENTES
Las dependencias que requieren el nuevo
Sistema, la Oficina de Control Interno, la
Oficina de Sistemas, Oficina Jurídica, la
Secretaría General y los proponentes.
3. ALCANCE
El procedimiento se aplica a todas las
empresas que presenten propuestas para la
adquisición del Sistema de Información, y es
válido para el Comité de Desarrollo
Tecnológico de la entidad, que estará
integrado de la siguiente manera:
El Procurador General de la Nación o su
delegado, quien lo presidirá.
La Secretaría General
El Jefe de la Oficina de Planeación.
El Jefe de la Oficina de Sistemas actuará
como secretario del Comité, con voz pero sin
voto.
También es aplicable este procedimiento
a la Oficina de Sistemas, la Oficina de
Control Interno y todas las dependencias
que participen en dicho proceso.
4. RESPONSABILIDADES
El procedimiento involucra a las empresas
proponentes, al Comité de Desarrollo
Tecnológico y la Junta de Licitaciones.
5. REFERENCIAS
Leyes que reglamentan el proceso de
contratación (Ley 80/93), resoluciones del
señor Procurador General de la Nación y
normas que le sean aplicables.
6. DEFINICIONES
No aplica.
7. FORMATOS A UTILIZAR
• Modelo de solicitud de nuevo Sistema de
Información
• Metodología de desarrollo de Sistemas
de Información
• Modelo de términos de referencia
• Modelo de evaluación de propuestas
8. CONDICIONES GENERALES
El procedimiento debe hacer parte de la
documentación que se entrega al contratista
y debe quedar expresamente escrito en el
contrato que su cumplimiento es obligatorio.
El control de la validez del sistema debe
ser la principal preocupación del grupo de
gerencia del contrato y esto debe iniciar
desde cuando se establecen los
requerimientos para evitar a toda costa
hacer un mal dimensionamiento del sistema
y evite pérdidas de dinero a la entidad y en
general a la administración pública.
P.G.N. DIVISIÓN DE DOCUMENTACIÓN - RELATORÍA –
NOTA: A este documento le hace falta una parte gráfica.
123
Como los proyectos informáticos tienen un
alto grado de riesgo, este punto debe ser
tratado con suma importancia por la entidad
y por cada uno de los participantes en el
proyecto.
Bajo ninguna circunstancia se pueden
aceptar estudios previos de parte de
personal interno o externo que orienten
hacia determinada solución que siempre
tienen un sesgo implícito hacia algún
proponente. Si esto se llegare a detectar, el
funcionario que considere o que conozca
esta situación deberá informar a las
directivas para que adopten las medidas del
caso y se denuncie disciplinariamente a
quien intenta inducir a la entidad a tomar
una mala decisión.
9. SALIDAS
• Documento en cada fase del desarrollo
• Documento final de requerimientos
• Documento de Términos de Referencia
• Actas de inicio y de terminación
• Interfases del Sistema de Información
• Reportes del Sistema
• Manual de Instalación del Sistema
• Manual Técnico del Sistema
• Manual del usuario
10. REGISTROS
Registro de la solicitud en el libro de
correspondencia si ésta surge de un
planteamiento expreso de alguna
dependencia, Certificado de Disponibilidad
Presupuestal.
11. BASES DE AUTOCONTROL
• Concepto del documento de análisis de
requerimientos por un experto en el tema
• Concepto del documento de términos de
referencia por parte de un experto en el
tema
• Concepto jurídico del contrato por parte
de un experto
• Concepto de la Oficina de Control
Interno sobre el sistema
• Seguimiento a la ejecución del contrato
• Satisfacción o rechazo del usuario
• Productividad de la entidad con el nuevo
sistema
• Opinión pública
12. ANEXOS
No aplica.
13. ACTIVIDADES
OFICINA DE PLANEACION, DE
SISTEMAS Y USUARIO
13.1. Estudio preliminar: Corresponde a la
Oficina de Planeación, a la Oficina de
Sistemas y al usuario líder del sistema,
llevar a cabo un estudio que tiene como
objetivo la justificación a la administración
de la necesidad del Sistema, comprobar que
se trata de un sistema que soporta la
funcionalidad de la entidad y que no existe
mejor manera de hacer más eficientes sus
tareas que con el apoyo de un sistema
diseñado para tal fin. Este estudio será
presentado al Comité de Desarrollo
Tecnológico de la entidad por parte del
usuario líder y la decisión final será
adoptada mediante acta que deberá ser
firmada por todos los integrantes del citado
Comité. Si no es aceptado el estudio, el
Comité dará por archivado el caso o, en su
defecto, solicitará al usuario líder una nueva
sustentación del proyecto.
EQUIPO DE DIRECCION DEL
PROYECTO
13.2. Definición de Requerimientos: Una
vez aprobado el estudio por parte del Comité
de Desarrollo Tecnológico, el usuario líder
del proyecto, el Jefe de la Oficina de
Planeación y el Jefe de la Oficina de
Sistemas, integrarán el equipo responsable
P.G.N. DIVISIÓN DE DOCUMENTACIÓN - RELATORÍA –
NOTA: A este documento le hace falta una parte gráfica.
124
de la dirección del proyecto cuya dedicación
debe ser preferiblemente exclusiva y tendrán
la responsabilidad de llevar adelante el
proyecto, estableciendo el cronograma por
fases y los controles del caso para evitar
que el proyecto fracase o se obtengan
resultados no esperados. La definición de
requerimientos deberá hacerse de acuerdo
con la metodología acorde para proyectos
informáticos cuya efectividad debe estar
debidamente probada. Esta tarea debe estar
apoyada por un grupo de analistas quienes
se encargarán de analizar las normas
aplicables, los procedimientos que se van a
sistematizar y su grado de actualización. Es
de suma importancia establecer el grado de
capacitación de los futuros usuarios y sus
aportes deberán tenerse en cuenta en forma
preferente, pero valorados bajo el
conocimiento del grupo de analistas,
quienes lo orientarán para hacer los
requerimientos en los mejores términos. El
éxito de esta fase consiste en el grado de
conocimiento que tengan los usuarios y el
análisis aportado por el grupo del proyecto,
pues si se deja la responsabilidad de los
requerimientos a los usuarios, estos solo
ven las cosas como las vienen realizando y
probablemente sugerirán la copia del
sistema manual a un sistema automatizado.
Por esta razón, el grupo de analistas deberá
tener la capacidad de dilucidar cuáles
requerimientos deben quedar como lo
plantea el usuario y cuáles deberán ser
modificados a la luz de sus conocimientos y
en aras de hacer la actividad menos
costosa, desde el punto de recursos, para la
entidad. En esta fase se puede solicitar la
colaboración de otras entidades de similares
características funcionales e inclusive invitar
futuros proponentes de la solución.
EQUIPO DE DIRECCION DEL
PROYECTO
13.3. Términos de Referencia: Una vez
elaborado el documento de requerimientos
que debe estar dividido por áreas, el grupo
de gerencia del proyecto elaborará el
respectivo documento de términos de
referencia que deberá contener todas las
especificaciones técnicas y funcionales que
permitan a los proponentes hacer sus
respectivas ofertas.
SECRETARIA GENERAL, FINANCIERA,
ADMINISTRATIVA Y SISTEMAS
13.4. Proceso de contratación: En este
momento se toma como base el documento
de términos de referencia que le sirve a la
Junta de Licitaciones para proyectar los
pliegos de condiciones y de esta manera
establecer qué modalidad de contratación
aplica. Se deberán seguir los pasos
establecidos en el procedimiento señalado
para estos casos con las interrelaciones que
tiene con la Oficina de Sistemas. La
terminación de esta etapa se perfecciona
cuando existe el contrato debidamente
firmado y soportado.
EQUIPO DE DIRECCION DEL
PROYECTO Y CONTRATISTA
13.5 Acta de inicio: Una vez culmine el
proceso de selección del contratista y se
tenga el contrato debidamente firmado, el
equipo responsable de la dirección del
proyecto junto con el contratista escogido,
elaborarán un acta de inicio del contrato. En
este momento la dirección del proyecto
deberá establecer canales precisos de
comunicación entre el usuario, el contratista
y la Oficina de Sistemas, a fin de garantizar
un óptimo entendimiento para alcanzar el
objetivo de una manera eficaz. El
nombramiento del interventor se debe
producir antes de firmar el contrato,
atendiendo principios de objetividad y
transparencia a fin de salvaguardar la
inversión de la entidad y la obtención de un
P.G.N. DIVISIÓN DE DOCUMENTACIÓN - RELATORÍA –
NOTA: A este documento le hace falta una parte gráfica.
125
producto final acorde con lo que requiere la
entidad.
EQUIPO DE DIRECCION DEL
PROYECTO Y USUARIO
13.6 Control de avances: De acuerdo con
la organización del proyecto que haya
acordado el grupo de dirección del proyecto,
se establecerán controles periódicos del
avance del proyecto de tal manera que se
garantice la ejecución de cada una de las
etapas y la consecución de los objetivos
planteados. Cualquier incumplimiento de
parte del contratista debe informarse de
inmediato a la Oficina Jurídica para que
proceda en lo de su competencia. El usuario
respectivo deberá estar presente para
aportar modificaciones o dar su aceptación.
OFICINA DE SISTEMAS, USUARIO Y
CONTRATISTA
13.7 Pruebas del Sistema: Es
recomendable la ejecución del proyecto por
fases, de tal manera que se puedan tener
avances intermedios y se puedan establecer
pruebas para cada uno de los módulos y
evitar que las pruebas del Sistema se hagan
de una sola vez. Esta técnica de dividir por
módulos la entrega se recomienda en
proyectos de gran escala y facilita hacer las
pruebas en el tiempo. De cada prueba se
dejará constancia en un acta en donde
necesariamente el usuario del módulo debe
manifestar su aceptación o su rechazo con
la asesoría del funcionario encargado de la
Oficina de Sistemas.
USUARIO, OFICINA DE SISTEMAS Y
CONTRATISTA
13.8 Paralelo del Sistema: Cuando el
contrato del desarrollo del sistema se
circunscriba al diseño de uno ya existente en
la entidad, se debe someter el nuevo
sistema a la ejecución en paralelo con el
sistema actual de la entidad. De esta forma
se establecen resultados en los dos
sistemas, los cuales deben coincidir. Si esto
no ocurre, el sistema debe ser devuelto para
que se ajuste y se someta nuevamente a la
etapa de pruebas de software.
OFICINA DE SISTEMAS, CONTRATISTA
Y USUARIO
13.9 Acta de entrega: La entrega se
efectúa solamente cuando el usuario ha
usado el sistema por lo menos un lapso igual
a dos (2) meses o un término proporcional
establecido por el equipo de dirección del
proyecto, y ha manifestado su aceptación
definitiva. Esta entrega también puede
hacerse por fases o módulos, de acuerdo
con la organización que haya acordado el
grupo de gerencia del proyecto con el
contratista.
EQUIPO DE DIRECCION DEL
PROYECTO Y CONTRATISTA
13.10 Finalización del contrato: Una vez
se haya hecho entrega total del sistema a
los usuarios y a la Oficina de Sistemas y
transcurrido el término de uso por parte de la
dependencia responsable del uso del
sistema, en los términos que establece la ley
de contratación, se procederá a dar por
finalizado el contrato y a expedir su
correspondiente liquidación.
EQUIPO DE DIRECCION DEL
PROYECTO Y CONTRATISTA
13.11 Seguimiento y control de garantía:
Los productos de software deben tener una
garantía de acuerdo con el pliego de
condiciones y acorde con la póliza exigida.
Por lo tanto, el equipo responsable de la
dirección del proyecto deberá establecer un
plan de seguimiento para detectar posibles
fallas en el software que no fueron previstas
en la etapa de pruebas pero que son
responsabilidad del contratista.
14. INDICADORES
P.G.N. DIVISIÓN DE DOCUMENTACIÓN - RELATORÍA –
NOTA: A este documento le hace falta una parte gráfica.
126
• Grado de satisfacción de las
necesidades de los usuarios
• Grado de aceptación del sistema
• Número de usuarios finales involucrados
en el sistema
• Población de usuarios externos que
atiende el sistema
• Costo real del sistema
• Costo – beneficio
Dependencia: Oficina de Sistemas
Proceso: Desarrollo de Sistemas de
Información
Procedimiento: Desarrollo interno de
Sistemas de Información
Código: OS-DS-012
Revisó: JEFE DE OFICINA
Aprobó: CARLOS ARTURO GOMEZ
PAVAJEAU
Fecha: 02 MARZO 2001
1. OBJETIVO
Facilitar el desarrollo de las aplicaciones
que por sus características particulares
deban ser diseñadas por personal de la
Oficina de Sistemas, con el fin de garantizar
productos eficientes y económicos para la
entidad.
2. CLIENTES
Las dependencias que requieren el nuevo
Sistema, la Viceprocuraduría, la Oficina de
Control Interno y la Oficina de Sistemas.
3. ALCANCE
El procedimiento se aplica a todas las
dependencias que actuarán como usuarias
del nuevo Sistema de Información, y es
válido para el Comité de Desarrollo
Tecnológico de la entidad, la Oficina de
Sistemas, la Oficina de Planeación y la
Oficina de Control Interno.
4. RESPONSABILIDADES
El procedimiento involucra al Comité de
Desarrollo Tecnológico, a la Oficina de
Sistemas, a la Oficina de Planeación y a la
Oficina de Control Interno.
5. REFERENCIAS
Leyes que reglamentan el proceso a
sistematizar, resoluciones del señor
Procurador General de la Nación y normas
que le sean aplicables.
6. DEFINICIONES
No aplica.
7. FORMATOS A UTILIZAR
• Modelo de solicitud de nuevo Sistema de
Información
• Metodología de desarrollo de Sistemas
de Información
• Modelo de formatos internos del área de
desarrollo
8. CONDICIONES GENERALES
Desarrollar un nuevo Sistema de
Información para la entidad depara de un
enorme compromiso de parte de las
directivas, de la Oficina de Planeación, de la
Oficina de Sistemas y de los usuarios del
sistema.
Antes de iniciarse esta vía, se debe
agotar el estudio de soluciones en el
mercado y se debe haber desechado la
opción de efectuar un contrato con una firma
externa.
Por lo anterior, llevar a cabo el desarrollo
de un Sistema es de por sí una tarea
bastante compleja y requiere los mejores
estudios para dar con la solución deseada
en el menor tiempo posible.
El tiempo de las personas que participen
en la ejecución del proyecto debe ser
estrictamente programado y se deben
adelantar controles paso a paso con la
P.G.N. DIVISIÓN DE DOCUMENTACIÓN - RELATORÍA –
NOTA: A este documento le hace falta una parte gráfica.
127
mayor rigurosidad.
La conformación del equipo de gerencia
del proyecto debe estar en cabeza de las
directivas de la entidad y sus requisitos
deben ser los establecidos y seleccionar a
sus integrantes atendiendo principios de
objetividad, celeridad e imparcialidad.
9. SALIDAS
• Documento en cada fase del desarrollo
• Documento final de requerimientos
• Interfases del Sistema de Información
• Reportes del Sistema
• Manual de Instalación del Sistema
• Manual Técnico del Sistema
• Manual del usuario
10. REGISTROS
Registro de la solicitud en el libro de
correspondencia si ésta surge de un
planteamiento expreso de alguna
dependencia, Plan de Desarrollo Informático.
11. BASES DE AUTOCONTROL
• Concepto del documento de análisis de
requerimientos por un experto en el tema
• Concepto de la Oficina de Control
Interno sobre el sistema
• Seguimiento al desarrollo del Sistema
• Satisfacción o rechazo del usuario
• Productividad de la entidad con el nuevo
sistema
• Opinión pública
12. ANEXOS
No aplica.
13. ACTIVIDADES
DEPENDENCIA QUE REQUIERE EL
SISTEMA
13.1 Conocimiento de la necesidad: El
conocimiento de la necesidad puede darse
por varias vías: puede ser manifestada por el
usuario interno de un servicio, por las
directivas de la entidad, por el Comité de
Desarrollo Tecnológico, por la Oficina de
Planeación o por la Oficina de Sistemas.
Una vez conocida la necesidad se plantea
ante el Comité de Desarrollo Tecnológico
mediante el envío de un documento que
contiene una descripción general del
problema y la forma de solucionarlo. Dicho
comité evalúa la necesidad, determina cuál
es el usuario líder del sistema, conforma el
equipo coordinador del proyecto y autoriza
el estudio preliminar.
OFICINA DE PLANEACION
13.2 Estudio preliminar: Este estudio debe
ser adelantado en un término no superior a
noventa (90) días calendario y dará como
resultado el planteamiento del proyecto, el
estudio de factibilidad, demostrar la
población que se beneficiará y los beneficios
para la entidad y sus usuarios tanto internos
como externos. Este estudio deberá ser
presentado ante el Comité de Desarrollo
Tecnológico quien autorizará su ejecución.
Si es rechazado el proyecto se informará al
usuario que lo solicitó manifestando las
objeciones y con este trámite se dará por
archivado el caso. Si es aprobado, se
continuará con el siguiente paso.
EQUIPO DE GERENCIA DEL PROYECTO
13.3 Organización del proyecto: Está a
cargo del equipo de gerencia del proyecto
en quienes recae toda la responsabilidad de
la ejecución del mismo. Ellos deberán
conformar los grupos integrantes del
proyecto que serán quienes ejecutarán cada
una de las fases establecidas para el
desarrollo del sistema. Serán los
responsables del control del cronograma y
de los respectivos avances y entregas
parciales que se determinen.
OFICINA DE SISTEMA Y USUARIO
13.4 Definición de requerimientos: Estará
P.G.N. DIVISIÓN DE DOCUMENTACIÓN - RELATORÍA –
NOTA: A este documento le hace falta una parte gráfica.
128
a cargo del grupo que designe el equipo de
gerencia del proyecto que en todo caso
deberá ser integrado por la Oficina de
Sistemas, los representantes de los usuarios
y la Oficina de Planeación. De esta etapa
deberá plasmarse el documento de
requerimientos que dará inicio formal al
desarrollo del sistema. En este punto se
deben definir herramientas de desarrollo del
sistema, infraestructura lógica y física.
OFICINA DE SISTEMA Y USUARIO
13.5 Análisis del sistema actual: Esta fase
consiste en determinar si existe un sistema
computarizado en la actualidad, sus aciertos
y debilidades, tomar las cosas buenas y
desechar las erradas. Lo bueno que tenga el
sistema debe ser tenido en cuenta y
mejorarlo en el nuevo sistema que será
implantado. Si no existe un sistema
computarizado, se deberá evaluar la forma
manual y mecánica como se está manejando
la información y los procedimientos
respectivos.
GRUPO DE DISEÑO
13.6 Diseño del sistema: Una vez se
tengan los documentos de requerimientos y
de análisis del sistema actual, se da por
terminada la fase de análisis de acuerdo con
la metodología de desarrollo de sistemas y
se pasa a la fase de diseño. El diseño tiene
a su vez tres fases: diseño conceptual,
diseño lógico y diseño físico del sistema.
GRUPO DE IMPLEMENTACION
13.7 Implementación del sistema: La fase
anterior debe dar necesariamente un
documento detallado de diseño del sistema
que se constituye en el mapa de navegación
o la maqueta del proyecto para que el grupo
implementador inicie su respectiva tarea. A
estas alturas del proyecto, las adiciones
deben tender a cero, pues cualquier cambio
no previsto en el sistema puede llevar al
traste el cronograma establecido pues se
tendría que regresar a la fase de análisis de
requerimientos para diseñar nuevamente el
sistema.
GRUPO DE PRUEBAS
13.8 Pruebas del sistema: De acuerdo con
la organización del proyecto, pueden darse
escalonadamente las pruebas del sistema
por módulos o submódulos. Adelantarán las
pruebas en ambiente de desarrollo, un
equipo integrado por la Oficina de Control
Interno, el usuario respectivo, un
representante del equipo de gerencia del
proyecto y el grupo de implementación.
GRUPO DE MIGRACION
13.9 Plan de Migración del Sistema: Si
existe un sistema anterior al que se está
desarrollando, se debe programar la
migración de los datos y el cargue del nuevo
sistema con los datos que vienen del
anterior. Si el sistema es absolutamente
nuevo se pasa directamente al acta final de
entrega del sistema.
USUARIO Y GRUPO DE
IMPLEMENTACION
13.10 Paralelo del sistema: Si existe un
sistema viejo, se deben poner en ejecución
paralelamente el sistema nuevo con el
existente anteriormente. Los resultados que
arrojen deben ser comparados para
comprobar de una parte que la migración fue
exitosa y, de otra, que los resultados
operacionales del sistema son consistentes.
EQUIPO DE GERENCIA DEL PROYECTO
Y USUARIO
13.11 Acta final de entrega del sistema:
Realizados los pasos anteriores, y puesto a
prueba el sistema por lo menos dos (2)
meses o un tiempo proporcional definido, se
hace entrega final del sistema al usuario
quien deberá manifestar su aceptación y el
compromiso de usarlo.
P.G.N. DIVISIÓN DE DOCUMENTACIÓN - RELATORÍA –
NOTA: A este documento le hace falta una parte gráfica.
129
GRUPO DE IMPLEMENTACION
13.12 Ajustes finales: Posterior a la
entrega definitiva del sistema se pueden
solicitar ajustes de forma mas no de fondo.
Estos ajustes en ningún caso pueden
hacerse a los programas, formatos de
pantalla, estructuras de la base de datos. Se
circunscriben a arreglos menores que no
requieren un tiempo considerable pues de lo
contrario, se deben solicitar como
modificaciones del software y seguirán el
procedimiento establecido en el presente
manual para esos casos.
14. INDICADORES
• Grado de satisfacción de las
necesidades de los usuarios
• Grado de aceptación del sistema
• Número de usuarios finales involucrados
en el sistema
• Población de usuarios externos que
atiende el sistema
• Costo – beneficio
Dependencia: Oficina de Sistemas
Proceso: Seguridad y Administración
Procedimiento: Asignación de usuario de
red
Código: OS-013
Revisó: JEFE DE OFICINA
Aprobó: CARLOS ARTURO GOMEZ
PAVAJEAU
Fecha: 02 MARZO 2001
1. OBJETIVO
Permitir la conectividad de los
funcionarios a la red de la Procuraduría
General de la Nación para consulta de
información jurídica o acceso a los Sistemas
de Información SIAF, GEDIS o SIIF.
2. CLIENTES
Jefes de dependencias, administradores
de Sistemas de información.
3. ALCANCE
Este procedimiento aplica a los servidores
de la Red e involucra a los Administradores
de la Red.
4. RESPONSABILIDADES
Este procedimiento aplica a los
administradores de Red, responsables de la
seguridad de la información de la entidad.
5. REFERENCIAS
Decreto que fija las funciones de la
dependencia, indicando que ésta es
responsable del diseño, mantenimiento y
aplicación de políticas de seguridad,
integridad y acceso a la información
sistematizada de la Procuraduría General de
la Nación.
6. DEFINICIONES
No Aplica.
7. FORMATOS A UTILIZAR
Listado de usuarios de la Red.
8. CONDICIONES GENERALES
Este procedimiento debe ser llevado a
cabo por los Administradores de la red y de
los servidores de red.
9. SALIDAS
• Cuenta de usuario.
10. REGISTROS
No aplica
11. BASES DE AUTOCONTROL
Listado de usuarios de la Red NT para
determinar que el usuario no ha sido creado.
12. ANEXOS
No aplica
13. ACTIVIDADES
DEPENDENCIA QUE SOLICITA LA
CREACION DE USUARIO
P.G.N. DIVISIÓN DE DOCUMENTACIÓN - RELATORÍA –
NOTA: A este documento le hace falta una parte gráfica.
130
13.1 Elabora un memorando para solicitar
la creación del usuario indicando las
actividades que va a desarrollar en la Red,
las consultas que va a adelantar, nombres y
apellidos del usuario, su identificación y
cargo; así como los tipos de consultas que
va a desarrollar.
ADMINISTRADOR DEL SERVIDOR DE LA
RED
13.2. Verifica que el usuario no exista y
procede a crear la cuenta correspondiente
(Login).
13.3. Cita al usuario para la creación de la
clave secreta de acceso (Password).
13.4. Reporta al Jefe de la Oficina la
creación del usuario.
13.5. Incluye al usuario en la lista de
usuarios activos.
SECRETARIA DE LA OFICINA DE
SISTEMAS
13.6 Archiva la documentación
correspondiente.
14. INDICADORES
Tiempos de respuesta.
Dependencia: Oficina de Sistemas
Proceso: Seguridad y Administración
Procedimiento: Asignación de usuario de
software aplicativo
Código: OS-014
Revisó: JEFE DE OFICINA
Aprobó: CARLOS ARTURO GOMEZ
PAVAJEAU
Fecha: 02 MARZO 2001
1. OBJETIVO
Permitir a los usuarios de la red de la
Procuraduría General de la Nación para
trabajar en los Sistemas de Información SIAF
y GEDIS.
2. CLIENTES
Dependencias que trabajan en los
Servidores de Red de la entidad.
3. ALCANCE
Este procedimiento aplica a los servidores
de los Sistemas de Información SIAF y
GEDIS e involucra a los Administradores de
la Red.
4. RESPONSABILIDADES
Este procedimiento aplica a los
Administradores de los Servidores de
Sistemas de Información GEDIS y SIAF.
5. REFERENCIAS
Decreto que fija las funciones de la
dependencia, indicando que ésta es
responsable del diseño, mantenimiento y
aplicación de políticas de seguridad,
integridad y acceso a la información
sistematizada de la Procuraduría General de
la Nación.
6. DEFINICIONES
No Aplica.
7. FORMATOS A UTILIZAR
Listado de usuarios de los Sistemas de
Información GEDIS, SIAF y aplicativos.
8. CONDICIONES GENERALES:
Este procedimiento debe ser llevado a
cabo por los Administradores de los
Servidores de Sistemas de Información
GEDIS, SIAF y aplicativos.
9. SALIDAS
• Cuenta de usuario.
10. REGISTROS
No aplica.
11. BASES DE AUTOCONTROL
Listado de usuarios de los servidores de
Sistemas de Información y aplicativos.
12. ANEXOS
No aplica.
13. ACTIVIDADES
P.G.N. DIVISIÓN DE DOCUMENTACIÓN - RELATORÍA –
NOTA: A este documento le hace falta una parte gráfica.
131
DEPENDENCIA QUE SOLICITA LA
CREACION DE USUARIO
13.1 Elabora un memorando para solicitar
la creación del usuario indicando el
servidor/sistema al que va a acceder, las
actividades que va a desarrollar en la Red,
las consultas que va a adelantar, nombres y
apellidos del usuario, su identificación y
cargo; así como los tipos de consultas que
va a desarrollar.
ADMINISTRADOR DEL SERVIDOR DE LA
RED
13.2 Verifica que el usuario no exista y
procede a crear la cuenta correspondiente
(Login).
13.3 Cita al usuario para la creación de la
clave secreta de acceso (Password).
13.4 Reporta al Jefe de la Oficina la
creación del usuario.
13.5 Incluye al usuario en la lista de
usuarios activos.
SECRETARIA DE LA OFICINA DE
SISTEMAS
13.6 Archiva la documentación
correspondiente.
14. INDICADORES
Tiempo de respuesta
Número de usuarios asignados
Dependencia: Oficina de Sistemas
Proceso: Seguridad y Administración
Procedimiento: Cancelación de usuario
Código: OS-015
Revisó: JEFE DE OFICINA
Aprobó: CARLOS ARTURO GOMEZ
PAVAJEAU
Fecha: 02 MARZO 2001
1. OBJETIVO
Retirar los usuarios de la red de la
Procuraduría General de la Nación que ya
no cumplirán ninguna función en ella.
2. CLIENTES
Dependencias que necesiten retirar los
permisos de acceso a la red o a los sistemas
de información de la Entidad.
3. ALCANCE
Este procedimiento aplica a los servidores
de la red y de los Sistemas de Información
SIAF y GEDIS e involucra a los
Administradores de la Red y de los
servidores de los Sistemas de Información.
4. RESPONSABILIDADES
Este procedimiento aplica a los
Administradores de los Servidores de
Sistemas de Información GEDIS y SIAF y a
los Administradores de la Red.
5. REFERENCIAS
Decreto que fija las funciones de la
dependencia, indicando que ésta es
responsable del diseño, mantenimiento y
aplicación de políticas de seguridad,
integridad y acceso a la información
sistematizada de la Procuraduría General de
la Nación.
6. DEFINICIONES
No Aplica.
7. FORMATOS A UTILIZAR
Listado de usuarios de los Sistemas de
Información GEDIS, SIAF y aplicativos.
8. CONDICIONES GENERALES
Este procedimiento debe ser llevado a
cabo por los Administradores de los
Servidores de Sistemas de Información
GEDIS, SIAF y aplicativos.
9. SALIDAS
• Cuenta de usuario cancelada.
10. REGISTROS
No aplica.
P.G.N. DIVISIÓN DE DOCUMENTACIÓN - RELATORÍA –
NOTA: A este documento le hace falta una parte gráfica.
132
11. BASES DE AUTOCONTROL
Listado de usuarios de la red y de los
servidores de Sistemas de Información y
aplicativos.
12. ANEXOS
No aplica.
13. ACTIVIDADES
DEPENDENCIA QUE SOLICITA LA
CANCELACION DE USUARIO
13.1 Elabora un memorando para solicitar
la cancelación del usuario.
ADMINISTRADOR DEL SERVIDOR DE LA
RED
13.2 Verifica que el usuario no exista y
procede a eliminar la cuenta
correspondiente (Login).
13.3 Reporta al Jefe de la Oficina la
cancelación de la cuenta.
13.4 Incluye al usuario en la lista de
usuarios inactivos.
SECRETARIA DE LA OFICINA DE
SISTEMAS
13.5 Archiva la documentación
correspondiente.
14. INDICADORES
Número de usuarios cancelados
Tiempo de respuesta
Dependencia: Oficina de Sistemas
Proceso: Administración de la Red Física
y Lógica
Procedimiento: Conectividad a la Red
Código: OS-016
Revisó: JEFE DE OFICINA
Aprobó: CARLOS ARTURO GOMEZ
PAVAJEAU
Fecha: 02 MARZO 2001
1. OBJETIVO
Facilitar el acceso de los usuarios a la
información de carácter jurídico que se pone
a su disposición en los servidores de la red.
Permitir el acceso de los usuarios
autorizados a los sistemas de información
SIAF, GEDIS y SIIF, así como el intercambio
de información entre los usuarios. Compartir
impresoras en la red. Garantizar la
integridad y seguridad de la información de
la Procuraduría.
2. CLIENTES
Usuarios de los sistemas de información.
3. ALCANCE
Este procedimiento aplica a los servidores
de Red y comunicaciones.
4. RESPONSABILIDADES
Este procedimiento aplica a los
administradores de Red y de los servidores
correspondientes, así como al usuario.
5. REFERENCIAS
Decreto que fija las funciones de la
dependencia, indicando que ésta es
responsable de la administración de
equipos, redes de comunicación y prestación
de servicios de soporte al usuario; así como
de diseñar, mantener y aplicar políticas de
seguridad, integridad y acceso a la
información sistematizada de la
Procuraduría.
6. DEFINICIONES
No Aplica.
7. FORMATOS A UTILIZAR
• Cuadro Usuarios de la Red
• Manuales y documentación técnica de
los equipos de red y comunicaciones.
8. CONDICIONES GENERALES
Este procedimiento debe ser ejecutado
por el personal de administradores de la red
y de Servidores de los Sistemas de
Información.
P.G.N. DIVISIÓN DE DOCUMENTACIÓN - RELATORÍA –
NOTA: A este documento le hace falta una parte gráfica.
133
9. SALIDAS
• Conectividad permanente garantizada
entre los servidores y los clientes de la red.
10. EGISTROS
El procedimiento se inicia con la
verificación del flujo de información a través
de la red entre los servidores y los clientes
de la misma. En general este procedimiento
es de monitoreo y aplicación de ajustes
correctivos en la configuración de la misma o
de sus conexiones.
11. BASES DE AUTOCONTROL
• Consulta del estado del sistema de
comunicaciones en el servidor de
Autenticaciones mediante la utilización del
software Cisco Secure. Verificación de la
funcionalidad del usuario.
• Verificación del estado de los servidores
Compaq Prolínea 5500, mediante la
utilización del programa Insigh Manager.
• Verificación de los parámetros
establecidos para la configuración de los
servidores de comunicación en la
metodología entregada por Procálculo S. A.
12. ANEXOS
No aplica.
13. ACTIVIDADES
ADMINISTRADOR SERVIDOR DE
SISTEMAS DE INFORMACION
13.1 Periódicamente revisa el estado de
los servidores mediante la utilización del
programa de administración Insigh Manager.
13.2. En caso de encontrar algún
problema procede a diagnosticarlo y aplicar
los correctivos necesarios. En caso de
problema de hardware procede a solicitar el
soporte técnico correspondiente.
ADMINISTRADOR DE LA RED
13.3 Mediante la utilización del programa
Cisco Secure que se encuentra en el
servidor de Autenticaciones, se verifica el
estado de las conexiones de red.
13.4 En caso de encontrar algún
problema, determina si éste es de hardware
o de software. Si el problema es de
hardware solicita el soporte correspondiente,
si es de software se deben determinar si el
problema es de sistema operativo, de
configuración o de software aplicativo. En
estos casos de deben buscar las copias de
seguridad que se requieran para restablecer
la funcionalidad.
PROVEEDOR DE SOPORTE TECNICO
13.5 Atiende los requerimientos dentro de
los tiempos de respuesta establecidos en el
respectivo contrato.
14. INDICADORES
Número de fallas detectadas de Hardware
Número de fallas detectadas de Software
Dependencia: Oficina de Sistemas
Proceso: Seguridad y Administración
Procedimiento: Copia de Seguridad y
respaldo de información
Código: OS-017
Revisó: JEFE DE OFICINA
Aprobó: CARLOS ARTURO GOMEZ
PAVAJEAU
Fecha: 02 MARZO 2001
1. OBJETIVO
Garantizar la seguridad de la información
contenida en las Bases de Datos de los
sistemas de Información.
2. CLIENTES
Administradores de los Sistemas de
información de la entidad.
3. ALCANCE
Este procedimiento aplica a los servidores
de Red y comunicaciones WEB,
P.G.N. DIVISIÓN DE DOCUMENTACIÓN - RELATORÍA –
NOTA: A este documento le hace falta una parte gráfica.
134
Autenticaciones, así como a los Sistemas de
Información GEDIS y SIAF y SIIF
4. RESPONSABILIDADES
Este procedimiento aplica a los
administradores de Red y de los servidores
correspondientes, por parte de la Entidad y a
los empleados de la firma de valores que se
encarga de la custodia de la información.
5. REFERENCIAS
Manual de funciones de la entidad. Ley
que fija las funciones de la dependencia,
indicando que ésta es responsable de la
seguridad de la información de la entidad.
6. DEFINICIONES
No aplica.
7. FORMATOS A UTILIZAR
• Planilla de registro de copias
• Recibo de Información, de Seguridad
Técnica S. A.
• Remesa de Archivos, de Seguridad
Técnica S. A.
• Listado de Personal Autorizado, de
Seguridad Técnica S. A.
• Factura por la prestación del servicio
8. CONDICIONES GENERALES
Este procedimiento debe ser llevado a
cabo por el personal de administradores de
la red y de los servidores de red y sistemas
de información involucrados en el
procedimiento y autorizados ante la firma
encargada de salvaguardar la información.
9. SALIDAS
• Cintas de seguridad conteniendo la
información que se desea poner bajo seguro
fuera de la entidad, en las instalaciones de
la firma encargada de velar por su
seguridad.
10. REGISTROS
El procedimiento se inicia con el registro
de las copias de seguridad en las planillas
que se llevan por cada servidor, por parte
del Administrador del Servidor. Los días
martes y jueves, aproximadamente a las 3:00
P. M. se hace presente en la División de
Sistemas el funcionario de la firma
Seguridad Técnica S. A. (SETECSA)
trayendo el contenedor correspondiente
junto con el formato Remesa de Archivos, el
funcionario de la Procuraduría autorizado
(Administrador de la Red) procede a recibir
el contenedor, firma el formato, procediendo
a diligenciar y firmar el Formato Recibo de
Información que es verificado y firmado por
el funcionario de SETECSA. De estos
formatos se lleva un archivo que es utilizado
para la verificación y trámite de las facturas
de pago correspondientes al servicio.
11. BASES DE AUTOCONTROL
Verificación de las copias de seguridad
para determinar la calidad de la copia.
12. ANEXOS
No aplica.
13. ACTIVIDADES
ADMINISTRADOR DEL SERVIDOR
13.1 Diariamente procede a efectuar la
verificación de la fidelidad de la copia del
día anterior e inserta en la unidad de cinta el
Data Catridge para la copia del día
siguiente.
13.2 Luego procede a registrar la cinta en
la Planilla de Control del Servidor
correspondiente y procede a entregar las
cintas al Administrador de la Red autorizado
para efectuar los trámites ante la firma
SETECSA.
13.3 Verifica la existencia de cintas de
seguridad para proceder a solicitar un
contenedor cuando se requiere tener nuevas
cintas.
13.4 Cuando se requiere recuperar
información que se encuentre en alguna de
P.G.N. DIVISIÓN DE DOCUMENTACIÓN - RELATORÍA –
NOTA: A este documento le hace falta una parte gráfica.
135
las cintas que están en las bodegas de
seguridad técnica, la solicita al
Administrador de la Red, para que éste a su
vez la solicite a la Firma encargada de la
seguridad y resguardo de los medios
magnéticos.
ADMINISTRADOR DE LA RED
13.5 Recibe de parte del Administrador de
Servidores, las cintas de seguridad y
procede a elaborar el formato Remesa de
Archivos
13.6 Cuando se presenta el funcionario de
la firma encargada de la seguridad y
resguardo de los medios magnéticos, le
recibe el contenedor, firma el formato
Remesa de Archivos, abre el contenedor,
coloca dentro las copias de seguridad. Sella
el contenedor y lo entrega al funcionario de
SETECSA junto con el formato Remesa de
Archivos y recibe las copias de los dos
formatos anteriores junto con el Pickup
correspondiente.
13.7 Procede a archivar en el fólder
correspondiente los documentos anteriores
para efectos de verificación de facturas.
SECRETARIA DE LA OFICINA DE
SISTEMAS
13.8 Recibe las facturas de parte de la
firma SETECSA las coteja frente al fólder
que contiene las copias de todos los
servicios prestados durante el período que
se factura y le da trámite a la factura.
14. INDICADORES
• Número de copias efectuadas en un
período de tiempo
• Número de visitas efectuadas por la
Firma encargada de la seguridad y
resguardo de los medios magnéticos.
• Número de contingencias presentadas
Dependencia: Oficina de Sistemas
Proceso: Seguridad y Administración
Procedimiento: Restablecimiento del
Servidor de la Red
Código: OS-018
Revisó: JEFE DE OFICINA
Aprobó: CARLOS ARTURO GOMEZ
PAVAJEAU
Fecha: 02 MARZO 2001
1. OBJETIVO
Garantizar la continuidad en la prestación
de servicios de red.
2. CLIENTES
Usuarios de la red y de los sistemas de
información en general.
3. ALCANCE
Este procedimiento aplica a los servidores
de Red y comunicaciones WEB,
Autenticaciones.
4. RESPONSABILIDADES
Este procedimiento aplica a los
administradores de Red.
5. REFERENCIAS
Decreto que fija las funciones de la
dependencia, indicando que ésta es
responsable de la administración de
equipos, redes de comunicación y prestación
de servicios de soporte al usuario; así como
de diseñar, mantener y aplicar políticas de
seguridad, integridad y acceso a la
información sistematizada de la
Procuraduría
6. DEFINICIONES
No aplica.
7. FORMATOS A UTILIZAR
• Manuales técnicos de los respectivos
equipos.
• Manuales del software operativo de los
servidores.
• Metodología de Procálculo.
P.G.N. DIVISIÓN DE DOCUMENTACIÓN - RELATORÍA –
NOTA: A este documento le hace falta una parte gráfica.
136
• Documentación de los equipos.
8. CONDICIONES GENERALES
Este procedimiento debe ser llevado a
cabo por el personal de administradores de
la red.
9. SALIDAS
• Sistema de red en condiciones
óptimamente operacionales.
10. REGISTROS
El procedimiento se inicia con la
detección de un problema en el servidor de
la red. Primero se deben determinar las
causas de la falla para saber si se originan
en el hardware o en el software. Dado que el
servidor de la red se encuentra replicado
(esto es si existe una máquina que hace el
papel de servidor primario y otra que hace el
papel de backup), se debe determinar si la
falla se presentó en el servidor primario para
verificar que el servidor de backup toma la
función de primario y, de esta forma
garantizar la continuidad del servicio. Una
vez asegurada la continuidad, si el problema
es de hardware, se procede a efectuar la
llamada para solicitar el servicio. Si el
problema es de software, se adelantan las
operaciones de recuperación necesarias.
11. BASES DE AUTOCONTROL
• Consulta en el programa Inside Manager
para determinar la causa del problema.
• Verificación en el Event Viewer del
servidor para conocer detalles de la falla del
servidor.
12 ANEXOS
No aplica.
13. ACTIVIDADES
ADMINISTRADOR DE LA RED
13.1 Diariamente debe verificar el Event
Viewer para determinar la funcionalidad del
servidor.
13.2 En caso de falla del servidor Primario
de la red, se debe asegurar que el servidor
de Backup asume la función de Servidor
Primario. Si el que falla es el Backup, no hay
problema porque el sistema continúa
funcionando, y se puede proceder de
inmediato a su recuperación.
13.3 Se genera un reporte conteniendo
las causas del problema y la solución dada.
SECRETARIA DE LA OFICINA DE
SISTEMAS
13.4 Archiva la información que resulte
del manejo del problema.
14. INDICADORES
Número de caídas de los servidores
(fallas en las cuales se suspende el servicio
de Red)
Dependencia: Oficina de Sistemas
Proceso: Administración de servidores
Procedimiento: Paso de programas en
desarrollo a producción
Código: OS-019
Revisó: JEFE DE OFICINA
Aprobó: CARLOS ARTURO GOMEZ
PAVAJEAU
Fecha: 02 MARZO 2001
1. OBJETIVO
Mantener actualizados los aplicativos
desarrollados por el personal de la Oficina
de Sistemas de la Procuraduría General de
la Nación frente a los cambios que se
presentan bien sea de normatividad o de
procedimiento.
2. CLIENTES
Las dependencias que los utilizan y
solicitan la creación o modificación de
programas
3. ALCANCE
P.G.N. DIVISIÓN DE DOCUMENTACIÓN - RELATORÍA –
NOTA: A este documento le hace falta una parte gráfica.
137
El procedimiento se aplica a todos los
programas desarrollados por la entidad e
involucra a cada una de las dependencias
que interactúan con el sistema.
4. RESPONSABILIDADES
El procedimiento involucra a la
dependencia que solicitó la construcción o el
mantenimiento, a todos los usuarios que
usan el aplicativo, al ingeniero administrador
del servidor de producción, al ingeniero que
desarrolla o mantiene el aplicativo y los
usuarios externos que solicitan información
relacionada con el sistema o que hacen
parte a través de él bien sea en calidad de
solicitante, signatario, implicado,
autoridades administrativas, etc.
5. REFERENCIAS
Normas de auditoría sobre desarrollo de
programas
6. DEFINICIONES
No aplica.
7. FORMATOS A UTILIZAR
• Modelo de paso de programas a
producción
8. CONDICIONES GENERALES
El ingeniero que desarrolla o hace
mantenimiento del programa realiza una
copia del programa original, antes de
trabajar sobre el mismo.
El paso del programa se realiza a un
directorio compartido en el servidor de
producción, luego el administrador del
servidor lo copiará en el directorio de
producción.
9. SALIDAS
• Reportes generados por la aplicación
creada o modificada.
• Reporte de creación o modificación que
debe contener el nombre del programa, la
ubicación física, fecha de modificación,
descripción de la modificación, tablas o
estructuras modificadas y nombre de quien
efectuó esta tarea.
10. REGISTROS
Se registra en la bitácora del servidor de
producción, la fecha programa, usuarios y
menú al que corresponde el programa o
programas.
11. BASES DE AUTOCONTROL
• Verificación de la necesidad
• Determinar con el contrato si el
mantenimiento debe hacerlo el contratista
• Verificar el resultado que arroja el
sistema después de efectuada la
modificación
12. ANEXOS
No aplica.
13. ACTIVIDADES
GRUPO DE PRUEBAS
13.1. Pruebas del aplicativo: En ambiente
de desarrollo y con la presencia del usuario
que hará uso del programa creado o
modificado, se deben realizar pruebas de
consistencia del software que deben dar
como resultado la aceptación de que las
modificaciones fueron las deseadas y que el
comportamiento del programa es el
esperado. Si existe alguna objeción por
parte del usuario, se deberá dejar
constancia, de lo contrario, se dará por
aceptado el nuevo programa.
ADMINISTRADOR DEL SISTEMA
13.2. Paso del programa a producción:
Una vez probado el programa en ambiente
de desarrollo y realizadas las pruebas
respectivas, deberá llenarse un formato de
solicitud de paso del programa al ambiente
de producción que será diligenciado por
parte del ingeniero que desarrolló el
programa.
P.G.N. DIVISIÓN DE DOCUMENTACIÓN - RELATORÍA –
NOTA: A este documento le hace falta una parte gráfica.
138
14. INDICADORES
• Número de modificaciones presentadas
en un período de tiempo por módulo (nMP).
• Número de modificaciones presentadas
y atendidas en un período de tiempo por
módulo (nMA).
• Tiempo promedio de duración en días de
una modificación: está dado por la sumatoria
de la duración en días de cada una de las
modificaciones en un período de tiempo
(?nd) sobre el número de modificaciones
atendidas (nMA).
Dependencia: Oficina de Sistemas
Proceso: Administración de Bases de
Datos
Procedimiento: Archives (copia de la
base de datos y archivos de log)
Código: OS-020
Revisó: JEFE DE OFICINA
Aprobó: CARLOS ARTURO GOMEZ
PAVAJEAU
Fecha: 02 MARZO 2001
1. OBJETIVO
Realizar copias de seguridad de las bases
de datos y de los archivos log para contribuir
a plan de contingencias.
2. CLIENTES
Todos los usuarios de las bases de datos
serán beneficiados con mantener copias de
respaldo y de esta manera evitar impasses
ante una posible eventualidad.
3. ALCANCE
Usuarios de los sistemas en red de la
Procuraduría General de la Nación.
4. RESPONSABILIDADES
Administrador de bases de datos y de los
sistemas en red.
5. REFERENCIAS
Manual de administración de Informix.
6. DEFINICIONES
• Archivos Log: se trata de archivos que
ocupando un espacio en disco, mantienen
información en tránsito o luego de hacer una
transacción para luego de verificado que
está bien ejecutada dicha transacción, da
paso para depositar la información en las
bases de datos.
• Bases de datos: Conjunto de tablas de
información que contienen datos
relacionados.
• Archive 0: Copia total de las bases de
datos y Log
• Archive 1: Copia parcial
• Archive 2: Copia parcial a partir del
archive 1
7. FORMATOS A UTILIZAR
No aplica.
8. CONDICIONES GENERALES
El sistema manejador de bases de datos
(MBDS, sigla en inglés) debe permanecer en
modo mantenimiento para ejecutar estas
actividades y además el servidor
permanecerá en modo monousuario para
poder realizarlas. Esto quiere decir que
ningún usuario estará utilizando el sistema
mientras se efectúan las copias objeto de
este procedimiento.
9. SALIDAS
Copias efectuadas en cintas
datacartridge.
10. REGISTROS
Archivos log que hacen las veces de
bitácoras de los “archives” o copias
efectuadas.
11. BASES DE AUTOCONTROL
Cinta rotulada con fecha de ejecución y
visto del funcionario autorizado
P.G.N. DIVISIÓN DE DOCUMENTACIÓN - RELATORÍA –
NOTA: A este documento le hace falta una parte gráfica.
139
12. ANEXOS
No aplica.
13. ACTIVIDADES
ADMINISTRADOR BASE DE DATOS
13.1. El administrador de la base de
datos, cada dos meses o antes si los
archivos de log, están llenos debe realizar
las siguientes operaciones: Entrar al
servidor con el usuario administrador de las
bases de datos (en este caso informix), para
verificar el espacio de log que tienen los log,
para lo cual debe digitar el siguiente
comando unstat –l.
13.2. Luego realizar la copia en los
siguientes niveles y en su orden 0, 1 o 2. La
copia o archive se realiza con el siguiente
comando ontape –s .
13.3. La cinta obtenida se rotula con el
nombre de la base de datos y la fecha.
14. INDICADORES
Número de archives o copias ejecutadas
en un período de tiempo
Dependencia: Oficina de Sistemas
Proceso: Administración de Bases de
Datos
Procedimiento: Modificación de la
estructura de una base de datos.
Código: OS-021
Revisó: JEFE DE OFICINA
Aprobó: CARLOS ARTURO GOMEZ
PAVAJEAU
Fecha: 02 MARZO 2001
1. OBJETIVO
Mediante este procedimiento se busca
lograr modificar la estructura de una base de
datos, ya sea su esquema que se refiere a
todas sus tablas o algunas de ellas. Dicha
modificación obedece a una eventual
desactualización de la estructura.
2. CLIENTES
Todos los usuarios de la(s) base(s) de
datos a modificar serán los directos
beneficiados y en general los usuarios de
los sistemas que se hallan en Red están
incluidos dentro del grupo objetivo de este
procedimiento.
3. ALCANCE
Todos y cada uno de los servidores que
obtengan un beneficio de los sistemas en
Red de la entidad.
4. RESPONSABILIDADES
Existen dos niveles de responsabilidad, a
saber:
El Usuario que solicita la modificación en
virtud de un requerimiento en los aplicativos
que manipula.
El administrador de Bases de datos y el
desarrollador de la aplicación en cuestión.
5. REFERENCIAS
• Manuales de administración de Informix.
6. DEFINICIONES
Esquema: Se refiere al grupo de tablas
que conforman una base de datos
Tabla: Conjunto de registros organizados
y compartiendo información relacionada.
Servidor: Equipo de cómputo de grandes
características que permite implementar en
el software multiusuario y que se configura
como estación administradora de una red.
7. FORMATOS A UTILIZAR
Cuadro indicador de tablas y campos a
modificar
8. CONDICIONES GENERALES
Este procedimiento debe realizarse
teniendo en cuenta las siguientes
condiciones a saber:
• Debe hacerse en horas no hábiles.
P.G.N. DIVISIÓN DE DOCUMENTACIÓN - RELATORÍA –
NOTA: A este documento le hace falta una parte gráfica.
140
• Deben efectuarse copias de todas las
tablas que se van a modificar (por
seguridad) tanto de los esquemas como de
los datos.
• Se precisa de realizar pruebas y
compilar los programas relacionados con las
tablas modificadas en ambiente de
desarrollo y nunca en esquema de
producción.
9. SALIDAS
Tablas modificadas y trabajando sin
inconvenientes.
10. REGISTROS
Bitácora del Servidor.
11. BASES DE AUTOCONTROL
• Solicitud firmada por el jefe inmediato
del usuario interesado.
• Acta firmada que certifica la modificación
de un esquema o tabla de una base de
datos.
12. ANEXOS
No aplica.
13. ACTIVIDADES
PROFESIONAL OFICINA DE SISTEMAS
13.1 El profesional universitario solicita
por escrito al administrador de la base de
datos la modificación de las tablas
requeridas para tal fin, también entrega los
programas que se ven afectados por esta
modificación, los programas deben ser
compilados y se utiliza para estos el
procedimiento de paso de programas en
desarrollo a producción.
ADMINISTRADOR BASE DE DATOS
13.2 El administrador de la base de datos
en horas no laborales y con el servidor en
modo mantenimiento realiza las
modificaciones sobre la estructura de la
base de datos.
13.3 Se efectúan las pruebas y se
compilan los programas afectados con la
modificación.
13.4 Se pasa a producción el nuevo
esquema
13.5 Se levanta un acta en la que figuran,
el usuario solicitante, el administrador de la
base de datos y el jefe de la Oficina de
Sistemas.
14. INDICADORES
• Número de modificaciones en un tiempo
predeterminado
• Tiempos de respuesta
Dependencia: Oficina de Sistemas
Proceso: Administración de Bases de
Datos
Procedimiento: Restauración de las
bases de datos.
Código: OS-022
Revisó: JEFE DE OFICINA
Aprobó: CARLOS ARTURO GOMEZ
PAVAJEAU
Fecha: 02 MARZO 2001
1. OBJETIVO
Este procedimiento se debe realizar ante
una situación fortuita y excepcional que
amerite la restauración de bases de datos
por efecto de corrupción irrecuperable en
sus datos.
2. CLIENTES
Usuarios de los sistemas en red de la
Procuraduría General de la Nación.
3. ALCANCE
Toda la población de usuarios que en
ejercicio de sus labores cotidianas tengan
que utilizar la información de los sistemas
informáticos existentes en la entidad.
4. RESPONSABILIDADES
• Administrador de la base de datos
P.G.N. DIVISIÓN DE DOCUMENTACIÓN - RELATORÍA –
NOTA: A este documento le hace falta una parte gráfica.
141
• Usuarios causantes del percance
• Usuarios responsables de digitar
información perdida y no recuperable.
5. REFERENCIAS
Manual de administración de Informix.
6. DEFINICIONES
No aplica.
7. FORMATOS A UTILIZAR
No aplica.
8. CONDICIONES GENERALES
El sistema manejador de bases de datos
(MBDS, sigla en inglés) debe permanecer en
modo mantenimiento para ejecutar estas
actividades y además el servidor
permanecerá en modo monousuario para
poder realizarlas. Esto quiere decir que
ningún usuario estará utilizando el sistema
mientras se efectúan las actividades
pertinentes a este procedimiento.
9. SALIDAS
Prueba de base de datos restaurada.
10. REGISTROS
* Acta de restauración, firmada por los
involucrados, es decir, usuarios
responsables, administrador de la base de
datos y el jefe de la oficina de sistemas.
11. BASES DE AUTOCONTROL
Acta firmada por el jefe de la Oficina de
Sistemas y un funcionario de la Oficina de
Control Interno.
12. ANEXOS
No aplica.
13. ACTIVIDADES
ADMINISTRADOR BASE DE DATOS
13.1 El administrador de la base de datos
ubicará la cinta que se va a restaurar, ésta
puede estar en el loocker en la bóveda de
seguridad o bajo el resguardo de la firma
contradata para este servicio.
13.2 Una vez ubicada la cinta se procede
a realizar dos copias de seguridad
(dbexport) de la base de datos actual.
13.3 Se pasa a restaurar la copia de la
base de datos en el ambiente de producción.
13.4 se realizan las pruebas pertinentes
que certifiquen el resultado esperado.
DEPENDENCIAS USUARIAS
13.5 Es necesario volver a digitar la
información que se digitó el día que se
presentó la falla.
14. INDICADORES
• Número de restauraciones efectuadas en
un lapso de tiempo.
Dependencia: Oficina de Sistemas
Proceso: Administración de servidores
Procedimiento: Copia de seguridad
Código: OS-024
Revisó:: JEFE DE OFICINA
Aprobó: CARLOS ARTURO GOMEZ
PAVAJEAU
Fecha: 02 MARZO 2001
1. OBJETIVO
Resguardar la información de la
Procuraduría General de la Nación, esto
comprende datos tanto de sistemas
operativos y bases de datos
2. CLIENTES
Todas las dependencias de la entidad que
tienen información en forma digital.
3. ALCANCE
El procedimiento se aplica a todos los
equipos que tengan información importante
para la entidad.
4. RESPONSABILIDADES
El procedimiento involucra a todas las
P.G.N. DIVISIÓN DE DOCUMENTACIÓN - RELATORÍA –
NOTA: A este documento le hace falta una parte gráfica.
142
dependencias de la Procuraduría que
manejan información en forma digital y
principalmente a la oficina de sistemas que
realiza las copias de seguridad de todos los
servidores de la entidad. La firma externa
encargada de la seguridad de las cintas por
fuera de la entidad.
5. REFERENCIAS
No aplica.
6. DEFINICIONES
No aplica.
7. FORMATOS A UTILIZAR
• Formato de la firma encargada de la
seguridad de las cintas.
8. CONDICIONES GENERALES
La copia se realiza automáticamente en
las horas de la noche, para esto es
necesario que el administrador realice la
salida de los usuarios que quedan inactivos
en el sistema y que no permiten que las
copias se realicen.
9. SALIDAS
• Archivo de log de la copia de las bases
de datos
• Archivo de log de la copia a cinta.
10. REGISTROS
Se registra en la bitácora del servidor de
producción, la fecha de la copia y el número
de cinta.
11. BASES DE AUTOCONTROL
• Verificación de las copias el mismo día
en horas de la mañana.
• Restauración de la cinta en un servidor
alterno.
12. ANEXOS
No aplica.
13. ACTIVIDADES
ADMINISTRADOR DEL SISTEMA
13.1 Verifica los archivos de log de las
copias de seguridad.
13.2 Escoge la nueva cinta para la copia
del día siguiente, rotula con la fecha del día
siguiente la nueva cinta.
13.3. Realiza la anotación de los datos de
las cintas en la bitácora del servidor
correspondiente.
13.4 Dos veces por semana entrega las
cintas a la firma externa que se encarga de
la seguridad de las cintas.
13.5 Realiza el pedido de los
contenedores con las cintas para las copias
de seguridad, de acuerdo al cronograma de
copias
14. INDICADORES
• Número de copias realizadas en un
período de tiempo (nCP).
Dependencia: Oficina de Sistemas
Proceso: Administración de servidores
Procedimiento: Resguardo de la
información
Código: OS-025
Revisó:: JEFE DE OFICINA
Aprobó: CARLOS ARTURO GOMEZ
PAVAJEAU
Fecha: 02 MARZO 2001
1. OBJETIVO
Resguardar la información de la
Procuraduría General de la Nación, esto
comprende datos tanto de sistemas
operativos y bases de datos
2. CLIENTES
Todas las dependencias de la entidad que
tienen información en forma digital.
3. ALCANCE
El procedimiento se aplica a todos los
equipos que se utilizan como servidores de
bases de datos.
P.G.N. DIVISIÓN DE DOCUMENTACIÓN - RELATORÍA –
NOTA: A este documento le hace falta una parte gráfica.
143
4. RESPONSABILIDADES
El procedimiento involucra a la oficina de
sistemas que se encarga de administrar los
diferentes servidores de la entidad y
resguardar la información contenida en los
mismos.
5. REFERENCIAS
No aplica.
6. DEFINICIONES
No aplica.
7. FORMATOS A UTILIZAR
No aplica.
8. CONDICIONES GENERALES
Se debe establecer un estricto control de
los usuarios que entran y además están
autorizados para el ingreso a los diferentes
aplicativos.
9. SALIDAS
• Archivo de log de acceso de usuarios
• Tablas de auditoría de las bases de
datos de la entidad
10. REGISTROS
Se registra en la bitácora del servidor de
producción, los accesos tanto a las bases de
datos y sistemas operativos que no estén
autorizados.
11. BASES DE AUTOCONTROL
• Oficio a la oficina de Control Interno con
los detalles de las anomalías
12. ANEXOS
No aplica.
13. ACTIVIDADES
ADMINISTRADOR DEL SISTEMA
13.1 Revisión de los archivos de log del
sistema operativo.
13.2 Revisión de las tablas de auditoría
de la base de datos.
13.3 Eliminación del sistema de usuarios
inactivos o temporales
13.4 Copia de seguridad de las tablas de
auditoría y borrado de las mismas.
14. INDICADORES
• Número de accesos no autorizados al
sistema (nIN).
• Número de ingresos no autorizados al
sistema reportados y controlados (nIR).
• Promedio de accesos : está dado por la
sumatoria de Número de accesos no
autorizados al sistema (?nIN) sobre la
sumatoria Número de ingresos no
autorizados al sistema reportados y
controlados (?nIR).
Dependencia: Oficina de Sistemas
Proceso: Administración de servidores
Procedimiento: Bitácoras del sistema
Código: OS-026
Revisó: JEFE DE OFICINA
Aprobó: CARLOS ARTURO GOMEZ
PAVAJEAU
Fecha: 02 MARZO 2001
1. OBJETIVO
Mantener el control de los sucesos
ocurridos en el servidor y mantener un
monitoreo sobre el funcionamiento de los
mismos.
2. CLIENTES
Todas las dependencias de la entidad que
tienen información en forma digital.
3. ALCANCE
El procedimiento se aplica a todos los
equipos que se utilizan como servidores de
bases de datos.
4. RESPONSABILIDADES
El procedimiento involucra a la oficina de
sistemas que se encarga de administrar los
diferentes servidores de la entidad y
P.G.N. DIVISIÓN DE DOCUMENTACIÓN - RELATORÍA –
NOTA: A este documento le hace falta una parte gráfica.
144
resguardar la información contenida en los
mismos.
5. REFERENCIAS
Manuales de administración de Informix.
6. DEFINICIONES
No aplica.
7. FORMATOS A UTILIZAR
Las hojas de bitácora de cada servidor.
8. CONDICIONES GENERALES
Se debe establecer un estricto control
sobre el registro de los eventos ocurridos en
el servidor.
9. SALIDAS
• Reporte de configuración del servidor
• Reporte de eventos en el servidor
10. REGISTROS
Se registra en la bitácora del servidor de
producción.
11. BASES DE AUTOCONTROL
• Archivos que se ejecutan
automáticamente y despliegan en pantalla
parte de los archivos de log, una vez el
administrador del sistema ingrese al mismo.
12. ANEXOS
No aplica.
13. ACTIVIDADES
ADMINISTRADOR DEL SISTEMA
13.1 Ingreso por el usuario administrador.
13.2 Revisión de los archivos de log del
sistema.
13.3 Anotaciones de los sucesos
ocurridos con el servidor.
14. INDICADORES
• Número de registros realizados en la
bitácora
Dependencia: Oficina de Sistemas
Proceso: Administración de servidores
Procedimiento: Restablecimiento de
servidores
Código: OS-027
Revisó:: JEFE DE OFICINA
Aprobó: CARLOS ARTURO GOMEZ
PAVAJEAU
Fecha: 02 MARZO 2001
1. OBJETIVO
Mantener los servidores activos todo el
tiempo, las 24 horas al día.
2. CLIENTES
Todas las dependencias de la entidad que
tienen información en forma digital.
3. ALCANCE
El procedimiento se aplica a todos los
equipos que se utilizan como servidores de
bases de datos.
4. RESPONSABILIDADES
El procedimiento involucra a la oficina de
sistemas que se encarga de administrar los
diferentes servidores de la entidad y
mantener activos durante todo el tiempo.
5. REFERENCIAS
Manuales de administración de informix
6. DEFINICIONES
No aplica.
7. FORMATOS A UTILIZAR
• Lista de chequeo para restaurar los
servidores
8. CONDICIONES GENERALES
Es necesario tener las copias de
seguridad de sistemas operativos y de las
bases de datos diarias, con esto
garantizamos que en un momento
determinado podemos restaurar nuevamente
el sistema en el menor tiempo posible.
9. SALIDAS
• Registro en el archivo de log del sistema
P.G.N. DIVISIÓN DE DOCUMENTACIÓN - RELATORÍA –
NOTA: A este documento le hace falta una parte gráfica.
145
10. REGISTROS
Se registra en la bitácora del servidor de
producción.
11. BASES DE AUTOCONTROL
• Archivos que se ejecutan
automáticamente y despliegan en pantalla
parte de los archivos de log, una vez el
administrador del sistema ingrese al mismo.
12. ANEXOS
No aplica.
13. ACTIVIDADES
ADMINISTRADOR DEL SISTEMA
13.1 Revisar el estado del servidor.
13.2 Determinar que se va a restaurar el
sistema operativo y/o la base de datos.
13.3 Preparar las cintas que se van a
restaurar.
13.4 Estos pasos se hacen en modo
mantenimiento y monousuario.
13.5 Pruebas del sistema operativo
13.6 Pruebas de las conexiones a red
13.7 Pruebas de las bases de datos
13.8 Prueba de los aplicativos
14. INDICADORES
• Número de fallas en sistema con pérdida
de datos (nFP).
• Número de restauraciones realizadas
(nFR).
• Promedio de restauraciones: está dado
por Número de fallas en sistema con pérdida
de datos (?nFP) sobre la sumatoria del
número de restauraciones realizadas
(?nFR).
MANUALES DE PROCEDIMIENTOS
VICEPROCURADURIA GENERAL DE LA
NACION
FEBRERO DE 2001
ACTUALIZACION DEL MANUAL
INTRODUCCION
La Procuraduría General de la Nación es
un organismo con autonomía administrativa,
financiera y presupuestal en los términos
definidos por el Estatuto Orgánico del
Presupuesto Nacional, que ejerce sus
funciones bajo la suprema dirección del
Procurador General de la Nación, cuyo
desarrollo, calidad del servicio y
cumplimiento de las funciones que le han
asignado la Constitución Política y la ley,
dependen en buena parte de la ejecución de
los diferentes procedimientos que le
imprimen su dinámica diaria.
Por ello, los manuales de procedimientos
adquieren un gran valor práctico como guía
para la realización eficiente y eficaz del
trabajo por cada uno de los servidores
públicos de la Entidad.
Dentro de este marco de actuación,
estamos solicitando la máxima colaboración
y diligencia al personal en la observancia de
los procedimientos contenidos en el
presente Manual, en busca de un alto nivel
de desempeño institucional, facilitándose así
el logro de la excelencia en el servicio del
Ministerio Público.
El Viceprocurador General de la Nación,
Carlos Arturo Gómez Pavajeau.
OBJETIVOS DEL MANUAL
El presente Manual es un instructivo que
pretende los siguientes objetivos básicos:
• Orientar al personal en la ejecución de
los diferentes procedimientos, con el fin de
facilitar el trabajo y el logro de la calidad en
el mismo.
• Coadyuvar en la ejecución correcta y
oportuna de las labores encomendadas al
personal y propiciar la uniformidad en el
P.G.N. DIVISIÓN DE DOCUMENTACIÓN - RELATORÍA –
NOTA: A este documento le hace falta una parte gráfica.
146
trabajo.
• Servir de medio de orientación al
personal nuevo, para facilitar su
incorporación al trabajo.
• Propiciar la eficiencia, la eficacia y el
control interno (autocontrol) de la Institución.
• Facilitar la orientación al usuario o
cliente.
Se trata de un material de consulta y
aplicación permanente por quienes tienen la
responsabilidad de dirigir, ejecutar y
controlar los procedimientos respectivos.
DESTINATARIOS
El presente Manual de Procedimientos
está dirigido a los integrantes de la Oficina
de Control Interno, y a los empleados que de
alguna manera tengan participación o
vinculación con dicho instrumento
administrativo.
MANEJO Y CONSERVACION DEL MANUAL
El Manual debe ser objeto de
manipulación cuidadosa con el fin de
garantizar el buen estado de las hojas y de
la totalidad del instructivo.
ACTUALIZACION DEL MANUAL
Las modificaciones, sustituciones o
adiciones al Manual de Procedimientos se
efectuarán a través de la Oficina de
Planeación, siguiendo las instrucciones y
metodología de mejoramiento continuo
establecidas al interior de la Procuraduría.
Dependencia: Viceprocuraduría
Proceso: Cancelación o desanotación de
antecedentes disciplinarios
Procedimiento: Elaboración de un
proyecto y consecución de una resolución de
cancelación o desanotación de antecedentes
Código:
Revisó: CARLOS ARTURO GOMEZ
PAVAJEAU
Aprobó: CARLOS ARTURO GOMEZ
PAVAJEAU
Fecha: 02 MARZO 2001
1. OBJETIVO
Elaborar dentro del menor tiempo posible
un proyecto que se convierta en una
resolución que permita tomar de manera
ágil, objetiva y trasparente una decisión que
ordene mantener una sanción, la
desanotación o la cancelación de unos
antecedentes disciplinarios.
2. CLIENTES
El proceso adelantado por la
Viceprocuraduría para proferir una decisión
de cancelación o desanotación de
antecedentes disciplinarios interesa al
peticionario.
3. ALCANCE
El procedimiento para elaborar un
proyecto que finalmente se convierta en una
resolución de cancelación o desanotación de
antecedentes disciplinarios se aplica a la
secretaria de la Viceprocuraduría, a los
abogados asesores, al revisor, a la
secretaria encargada del manejo del sistema
GEDIS, a las secretarias del Viceprocurador
y al Viceprocurador General de la Nación.
4. RESPONSABILIDADES
El procedimiento involucra a la División de
Registro y Control de la entidad, a la
secretaria de la Viceprocuraduría, a los
abogados asesores, al revisor, a la
secretaria encargada del manejo del sistema
GEDIS, a las secretarias del Viceprocurador
y al Viceprocurador General de la Nación.
5. REFERENCIAS
• Constitución Política de Colombia
• Ley 200 de 1995. Código Disciplinario
Único
• Código Contencioso Administrativo.
P.G.N. DIVISIÓN DE DOCUMENTACIÓN - RELATORÍA –
NOTA: A este documento le hace falta una parte gráfica.
147
• Código Civil y de Procedimiento Civil.
• Decreto 262 del 22 de febrero de 2000.
• Regímenes especiales.
• Y las demás disposiciones aplicables al
caso.
6. DEFINICIONES
Cancelación: implica que el antecedente
disciplinario desaparece del Banco de datos
de la Procuraduría General de la Nación, por
lo tanto, no produce efectos jurídicos ni
aparece registrado, esta decisión solamente
se efectúa por revocatoria de la sanción, o
por la suspensión definitiva o anulación de
la resolución sancionatoria por la autoridad
jurisdiccional.
Desanotación de antecedentes
disciplinarios: significa que el antecedente
disciplinario continúa registrado en el Banco
de Datos de la Procuraduría General de la
Nación, sin certificarlo después de vencido
el término de inhabilidad, en razón a que la
vigencia y utilización de los datos
consignados en el registro están
condicionados a dicho término; sin embargo,
la desanotación que es general, tiene
excepciones previstas en la ley, en cuyos
eventos han de certificarse todas las
sanciones impuestas al servidor o ex
servidor público, como son los relacionados
con la utilización del certificado de
antecedentes disciplinarios para
desempeñar cargos que para su posesión
exijan ausencia total de sanción, para
consulta de entidades del Estado y para
investigación.
7. FORMATOS A UTILIZAR
• Formato de Reparto.
• Formato de notificación.
• Modelo de exhorto .
8. CONDICIONES GENERALES
El procedimiento para la elaboración del
proyecto que se convierte en resolución se
inicia cuando el expediente es recibido en la
Secretaría de la Viceprocuraduría y es
repartido a alguno de los abogados asesores
adscritos al Despacho, el cual entrega el
proyecto con el expediente al revisor en el
menor tiempo posible, quien realiza las
correcciones del caso junto con el asesor y
lo presenta a consideración del
Viceprocurador.
9. SALIDAS
Resolución de cancelación o
desanotación de antecedentes disciplinarios
10. REGISTROS
• Anotaciones en el libro radicador
• AZ de archivo de providencias.
• AZ de archivo de reparto.
• AZ de archivo de oficios varios.
11. BASES DE AUTOCONTROL
• Verificar que la documentación requerida
para proferir una resolución de cancelación
o desanotación de antecedentes
disciplinarios esté completa, es decir se
incluya: la solicitud del peticionario, la
providencia que impuso la sanción con su
constancia de ejecutoriada, el certificado de
cancelación de antecedentes, entre otros.
• Las observaciones efectuadas por el
revisor se deben anotar en el mismo
proyecto y el abogado asesor debe efectuar
las correcciones del caso. Cuando se trate
de aspectos de formas, debe entregar el
proyecto corregido a más tardar al día hábil
siguiente, en caso de que se hagan
observaciones de fondo, el revisor
establecerá el término dentro del cual debe
entregar el proyecto.
• Concertación entre el revisor y el asesor
que elaboró el proyecto.
• Confrontación por parte del revisor del
proyecto inicial con el proyecto final en el
P.G.N. DIVISIÓN DE DOCUMENTACIÓN - RELATORÍA –
NOTA: A este documento le hace falta una parte gráfica.
148
cual debe incluir todas las correcciones.
12. ANEXOS
No aplica.
13. ACTIVIDADES
SECRETARIA ENCARGADA DEL
SISTEMA GEDIS
1. Recibe la actuación y se encarga de
verificar que la documentación requerida
para proferir una resolución de cancelación
o desanotación de antecedentes
disciplinarios esté completa, es decir se
incluya: la solicitud del peticionario, la
providencia que impuso la sanción con su
constancia de ejecutoriada, el certificado de
cancelación de antecedentes.
2. Bajo la dirección de la secretaria de la
Viceprocuraduría lo somete a reparto
teniendo en cuenta que haya equilibrio en
las cargas laborales de cada asesor y
elabora el correspondiente formato de
reparto por medio del cual se entrega el
proceso al abogado a quien le fue asignado,
indicando la radicación, el nombre del
peticionario y precisando el número de
cuadernos y folios.
3. Se encarga de hacer todas las
anotaciones en el libro radicador del caso y
entregar la actuación al asesor.
ABOGADO ASESOR
4. Estudia las diligencias y elabora el
proyecto con la decisión que en derecho
corresponda.
5. Entrega el proyecto junto con la
respectiva actuación al revisor
6. Estudia el expediente y concerta el
proyecto con el asesor, mediando el análisis
respectivo.
7. Pasa el proyecto junto con el
expediente al Despacho del Viceprocurador,
para su consideración.
VICEPROCURADOR
8. Estudia el proyecto y si está de acuerdo
lo firma y se convierte en una providencia.
9 Pasa el proyecto a una de las
secretarias del Despacho, quien lo envía a la
secretaria encargada del manejo del sistema
GEDIS.
SECRETARIA ENCARGADA DEL
SISTEMA GEDIS
10. Hace las anotaciones del caso en el
libro radicador y entrega el expediente junto
con el proyecto a la secretaria de la
Viceprocuraduría.
SECRETARIA DE LA
VICEPROCURADURÍA
11. Realiza las notificaciones y
comunicaciones del caso. Envía copia de la
providencia junto con copia de la diligencia
de notificación a la División de Registro y
Control de la Entidad, para que se dé
cumplimiento a lo ordenado en la
Resolución.
12. Entrega el expediente a la secretaria
encargada del manejo del sistema GEDIS,
para que lo archive.
14. INDICADORES
• Documentación:
Número de solicitudes de cancelación o
desanotación de antecedentes
recibidos en la Viceprocuraduría
————————————————————
—————————————Número de
Resoluciones de cancelación o desanotación
proferidas
por la Viceprocuraduría
Números de Resoluciones de cancelación o
desanotación de antecedentes.
————————————————————
———————————————
Número de Abogados Asesores
P.G.N. DIVISIÓN DE DOCUMENTACIÓN - RELATORÍA –
NOTA: A este documento le hace falta una parte gráfica.
149
Dependencia: Viceprocuraduría General
de la Nación
Proceso: Conceptos jurídicos
Procedimiento: Conceptos jurídicos.
Código:
Revisó: JEFE DE OFICINA
Aprobó: CARLOS ARTURO GOMEZ
PAVAJEAU
Fecha: 02 MARZO 2001
1. OBJETIVO DEL PEOCEDIMIENTO
Garantizar que los procesos disciplinarios
adelantados contra los abogados litigantes
se lleven a cabo de conformidad con la
Constitución y las leyes de la República.
2. CLIENTES
Salas Disciplinarias de los Consejos
Seccionales de la Judicatura, Sala
Disciplinaria del honorable Consejo Superior
de la Judicatura.
3. ALCANCE
El procedimiento se aplica en todos
aquellos procesos que por apelación o
consulta llegan en segunda instancia al
Consejo Superior de la Judicatura.
4. RESPONSABILIDADES
El procedimiento involucra a los abogados
litigantes, Salas Disciplinarias de los
Consejos Seccionales de la Judicatura, Sala
Disciplinaria del Consejo Superior de la
Judicatura y Procuraduría General de la
Nación (Procuradores Delegados en lo
Penal y Viceprocurador General de la
Nación, en primera y segunda instancias,
respectivamente).
5. REFERENCIAS
• Decreto 196 de 1971
• Decreto Reglamentario 1137 de 1971
• Ley 20 de 1972
• Decreto 262 de 2000, Art. 17-10
• Constitución Política
• Código de Procedimiento Penal
• Código de Procedimiento Civil
• Código Civil y demás normas
concordantes
6. DEFINICIONES
A quo: Juez de quien se apela ante el
superior
Ad quem: Juez ante quien se interpone la
apelación de otro inferior.
Sub Judice: Locución latina con que se
denota que una cuestión está pendiente de
una resolución.
7. FORMATOS A UTILIZAR
• Libro de reparto
• Libro radicador de expedientes
• Tarjetero de expedientes.
8. CONDICIONES GENERALES
Del juicio disciplinario iniciado contra los
abogados litigantes por las faltas descritas
en el Decreto 196 de 1971 (artículos 48 a
56) conocen en primera instancia las Salas
Disciplinarias de los Consejos Seccionales
de la Judicatura (siendo sujetos procesales
los Procuradores Judiciales en lo Penal), y
en segunda instancia la Sala Disciplinaria
del Consejo Superior de la Judicatura,
oportunidad en la cual es sujeto procesal el
Viceprocurador General de la Nación para
intervenir selectivamente mediante
conceptos (art. 277-7 de la Constitución
Política y 17-10 de Decreto 262 de 2000).
9. SALIDAS
Fallo de Primera Instancia, dictado por la
Corporación A quo.
Fallo de Segunda Instancia, dictado por la
Sala Disciplinaria de la Corporación Ad
quem.
10. REGISTROS
• Notificaciones.
P.G.N. DIVISIÓN DE DOCUMENTACIÓN - RELATORÍA –
NOTA: A este documento le hace falta una parte gráfica.
150
11. BASES DE AUTOCONTROL
• Derecho de un debido proceso.
• Derecho a la defensa.
12. ANEXOS
No aplica.
13. ACTIVIDADES
OFICINA COORDINADORA DE
ASUNTOS CONTRA LA ETICA
PROFESIONAL, ADSCRITA A LA
VICEPROCURADURIA GENERAL
13.1 Recibe de la Sala Disciplinaria del
Consejo Superior de la Judicatura, los
cuadernos donde se deben surtir las
notificaciones, hace el reparto de los
expedientes a los Abogados Asesores y
luego envía los cuadernos al despacho del
VICEPROCURADOR GENERAL DE LA
NACIÓN
13.2 Quien una vez notificado dispone por
Secretaría la devolución de los cuadernos
contentivos de las notificaciones a la
Secretaría Judicial de la Sala Disciplinaria
del Consejo Superior de la Judicatura.
ABOGADO ASESOR
13.3 A quien en su momento le fue
repartido el asunto, se traslada al Consejo
Superior de la Judicatura y con vista de la
totalidad del expediente elabora el concepto
correspondiente.
COORDINADOR DE LA OFICINA DE
ASUNTOS CONTRA LA ETICA
PROFESIONAL
13.4 Revisa el concepto y si lo estima
conveniente le introduce modificaciones,
digitándolo para examen y firma del
Viceprocurador.
SECRETARIA
13.5 Firmado el concepto por el señor
Viceprocurador General, lo envía a la
Secretaría Judicial de la Sala Disciplinaria
del Consejo Superior de la Judicatura para
incorporación al respectivo expediente, a fin
de que sea evaluado en la oportunidad de
rigor.
LA SALA DISCIPLINARIA DEL CONSEJO
SUPERIOR DE LA JUDICATURA
13.6 Una vez dicta la decisión de segunda
instancia, envía nuevamente el asunto a la
Viceprocuraduría a través de la Oficina
Coordinadora de Asuntos contra la Etica del
mismo despacho, a fin de que aquél se
notifique personalmente de lo resuelto; luego
la actuación es devuelta a Consejo Superior
de la Judicatura, quien una vez en firme el
fallo de segunda instancia, devuelve el
expediente al Consejo Seccional de la
Judicatura de origen.
14. INDICADORES
Conceptos acogidos
—————————————— x 100
Conceptos producidos
Total días
——————————————
Número de conceptos
MANUALES DE PROCEDIMIENTOS
DIVISION DE REGISTRO CONTROL Y
CORRESPONDENCIA
FEBRERO DE 2001
ACTUALIZACION DEL MANUAL
INTRODUCCION
La Procuraduría General de la Nación es
un organismo con autonomía administrativa,
financiera y presupuestal en los términos
definidos por el Estatuto Orgánico del
Presupuesto Nacional, que ejerce sus
funciones bajo la suprema dirección del
Procurador General de la Nación, cuyo
desarrollo, calidad del servicio y
cumplimiento de las funciones que le han
P.G.N. DIVISIÓN DE DOCUMENTACIÓN - RELATORÍA –
NOTA: A este documento le hace falta una parte gráfica.
151
asignado la Constitución Política y la ley,
dependen en buena parte de la ejecución de
los diferentes procedimientos que le
imprimen su dinámica diaria.
Por ello, los manuales de procedimiento
adquieren un gran valor práctico como guía
para la realización eficiente y eficaz del
trabajo por cada uno de los servidores
públicos de la Entidad.
Dentro de este marco de actuación,
estamos solicitando la máxima colaboración
y diligencia al personal en la observancia de
los procedimientos contenidos en el
presente Manual, en busca de un alto nivel
de desempeño institucional, facilitándose así
el logro de la excelencia en el servicio del
Ministerio Público.
El Viceprocurador General de la Nación,
Carlos Arturo Gómez Pavajeau.
OBJETIVOS DEL MANUAL
El presente Manual es un instructivo que
pretende los siguientes objetivos básicos:
• Orientar al personal en la ejecución de
los diferentes procedimientos, con el fin de
facilitar el trabajo y el logro de la calidad en
el mismo.
• Coadyuvar en la ejecución correcta y
oportuna de las labores encomendadas al
personal y propiciar la uniformidad en el
trabajo.
• Servir de medio de orientación al
personal nuevo, para facilitar su
incorporación al trabajo.
• Propiciar la eficiencia, la eficacia y el
control interno (autocontrol) de la Institución.
• Facilitar la orientación al usuario o
cliente.
Se trata de un material de consulta y
aplicación permanente por quienes tienen la
responsabilidad de dirigir, ejecutar y
controlar los procedimientos respectivos.
DESTINATARIOS
El presente Manual de Procedimientos
está dirigido a los integrantes de la Oficina
de Control Interno, y a los empleados que de
alguna manera tengan participación o
vinculación con dicho instrumento
administrativo.
MANEJO Y CONSERVACION DEL MANUAL
El Manual debe ser objeto de
manipulación cuidadosa con el fin de
garantizar el buen estado de las hojas y de
la totalidad del instructivo.
ACTUALIZACION DEL MANUAL
Las modificaciones, sustituciones o
adiciones al Manual de Procedimientos se
efectuarán a través de la Oficina de
Planeación, siguiendo las instrucciones y
metodología de mejoramiento continuo
establecidas al interior de la Procuraduría.
Dependencia: División de Registro y
Control y Correspondencia
Proceso: Sustanciación
Procedimiento: Sustanciación de inicios
de investigación disciplinaria
Código:
Revisó: JEFE DE OFICINA
Aprobó: CARLOS ARTURO GOMEZ
PAVAJEAU
Fecha: 02 MARZO 2001
1. OBJETIVO
Registrar en el sistema GEDIS los inicios
de las investigaciones disciplinarias
adelantadas contra los servidores públicos
en forma ágil y segura.
2. CLIENTES
Las diferentes entidades estatales.
3. ALCANCE
Se aplica a los servidores públicos a los
cuales se les ha iniciado una investigación
P.G.N. DIVISIÓN DE DOCUMENTACIÓN - RELATORÍA –
NOTA: A este documento le hace falta una parte gráfica.
152
disciplinaria.
4. RESPONSABILIDADES
Funcionario que registró en el sistema
GEDIS el inicio de la investigación
disciplinaria.
5. REFERENCIAS
• Ley 200-95
• Decreto 262-2000
• Normas concordantes.
6. DEFINICIONES
N.A.
7. FORMATOS A UTILIZAR
N. A.
8. CONDICIONES GENERALES
La información suministrada por la entidad
estatal debe llevar el nombre del implicado,
su documento de identificación, el cargo
desempeñado, lugar en que se cometió el
hecho objeto de investigación, número del
expediente y fecha de la providencia que
ordenó la apertura de la investigación.
9. SALIDAS
N.A.
10. REGISTROS
Quedan registradas en el sistema GEDIS
11. BASES DE AUTOCONTROL
Correcto registro del inicio de la
investigación.
12. ANEXOS
Oficio emanado de la entidad remitente.
13. ACTIVIDADES
13.1 Grupo de oficinistas
13.2 Recibidas por reparto las
radicaciones se procede a registrar en el
sistema GEDIS la información suministrada
por cada una de las entidades estatales.
14. INDICADORES
N.A.
Dependencia: División de Registro y
Control y Correspondencia
Proceso: Sustanciación
Procedimiento: Sustanciación de
sanciones disciplinarias
Código:
Revisó: JEFE DE OFICINA
Aprobó: CARLOS ARTURO GOMEZ
PAVAJEAU
Fecha: 02 MARZO 2001
1. OBJETIVO
Ordenar la gradación de las sanciones
impuestas en las investigaciones
disciplinarias a los servidores públicos.
2. CLIENTES
Servidores públicos
3. ALCANCE
Se aplica a los servidores públicos que se
les ha impuesto una sanción dentro de una
investigación disciplinaria.
4. RESPONSABILIDADES
Funcionario que ordenó la grabación de la
sanción disciplinaria.
5. REFERENCIAS
• Ley 200 de 1995
• Decreto 262 de 2000
• Normas concordantes
6. DEFINICIONES
N.A.
7. FORMATOS A UTILIZAR
• Modelo de registro de información
• Modelo de oficios para solicitar
información
8. CONDICIONES GENERALES
Para ordenar la grabación de la sanción
se requiere que la información suministrada
por la entidad que sanciona se encuentre
P.G.N. DIVISIÓN DE DOCUMENTACIÓN - RELATORÍA –
NOTA: A este documento le hace falta una parte gráfica.
153
completa, es decir, datos del sancionado,
nombres, apellidos, número de cédula, cargo
desempeñado, lugar donde ejercía sus
funciones en el momento de cometer la falta;
providencia mediante la cual se impone la
sanción (primera y segunda instancia),
notificación hecha al inculpado y constancia
de ejecutoria si no se interpuso recurso
alguno.
9. SALIDAS
De ello se toma la información que le
aparece al funcionario o a la entidad
solicitante de un certificado de antecedente
disciplinario.
10. REGISTRO.
Queda registrada la sanción en el sistema
GEDIS.
11. BASES DE AUTOCONTROL
Correcta elaboración de los formatos por
parte del abogado sustanciador.
12. ANEXOS
• Oficios emanados de la entidad
remitente
• Providencia sancionadora
• Notificación
• Constancia de ejecutoria
13. ACTIVIDADES
13.1 Grupo de abogados
13.2 Recibidas por reparto las
radicaciones proceden a examinar la
documentación remitida por parte de las
diferentes entidades estatales, verificando
que la información se encuentre completa,
que el número de cédula de ciudadanía
suministrado corresponda al sancionado y
que la sanción no se encuentre registrada
en el sistema GEDIS.
Cuando los documentos se reciben
incompletos se oficia a la dependencia
remitente a fin de que allegue lo faltante
para proceder a ordenar la grabación.
Si el número de cédula de ciudadanía no
corresponde al sancionado, se le solicita a la
Registraduría Nacional del Estado Civil,
aclare la situación presentada.
13.3 Grupo de abogados esperan
respuestas.
14. INDICADORES
N.A.
Dependencia: División de Registro y
Control y Correspondencia
Proceso: Sustanciación
Procedimiento: Sustanciación de quejas
Código:
Revisó: JEFE DE OFICINA
Aprobó: CARLOS ARTURO GOMEZ
PAVAJEAU
Fecha: 02 MARZO 2001
1. OBJETIVO
Dar trámite a las quejas presentadas por
los particulares contra los servidores
estatales.
2. CLIENTES
Servidores públicos.
3. ALCANCE
Se aplica a los servidores públicos contra
quienes se ha elevado una queja.
4. RESPONSABILIDADES
Funcionario que revisó la queja instaurada
y la remitió a la dependencia competente.
5. REFERENCIAS
• Ley 200 de 1995
• Decreto 262-2000
• Normas concordantes
6. DEFINICIONES.
N. A.
P.G.N. DIVISIÓN DE DOCUMENTACIÓN - RELATORÍA –
NOTA: A este documento le hace falta una parte gráfica.
154
7. FORMATOS A UTILIZAR
N.A.
8. CONDICIONES GENERALES
N.A.
9. SALIDAS
Se graba la queja en el sistema GEDIS y
se remite a la dependencia que le compete
su conocimiento.
10. REGISTROS
Quedan registradas en el sistema GEDIS.
11. BASES DE AUTOCONTROL
Correcta remisión a la dependencia
competente para no entorpecer el inicio de
la investigación disciplinaria.
12. ANEXOS
• Queja presentada por los particulares
• Oficio remitido por la entidad estatal
• Documentos anexos.
13. ACTIVIDADES
13.1 Grupo de Abogados
13.2. Recibidas por reparto las
radicaciones se procede a analizar la queja,
se registra en el sistema GEDIS y se envía a
la dependencia que le corresponda por
competencia su conocimiento.
14. INDICADORES
N.A
Dependencia: División de Registro y
Control y Correspondencia
Proceso: Sustanciación
Procedimiento: Cumplimiento de
sanciones
Código:
Revisó: JEFE DE OFICINA
Aprobó: CARLOS ARTURO GOMEZ
PAVAJEAU
Fecha: 02 MARZO 2001
1. OBJETIVO
Velar por el cumplimiento de la sanción
impuesta a un servidor público.
2. CLIENTES
Entidades estatales.
3. ALCANCE
Se aplica a las entidades estatales que
han impuesto una sanción disciplinaria a uno
de sus funcionarios.
4. RESPONSABILIDADES
Jefe de la División y funcionario
comisionado.
5. REFERENCIAS
• Ley 200-95
• Decreto 262-2000
• Normas concordantes
6. DEFINICIONES
N.A.
7. FORMATOS A UTILIZAR
N. A.
8. CONDICIONES GENERALES
Se requiere la comunicación sobre la
sanción impuesta, en los casos de las
multas, que se envíe el recibo de pago, y en
el caso de la amonestación, suspensión y
destitución, la providencia de cumplimiento
anexa a la hoja de vida.
9. SALIDA
N. A.
10. REGISTROS
Quedan registradas en el sistema GEDIS
11. BASE DE AUTOCONTROL
Procurar que las diferentes entidades le
den cumplimiento a las sanciones impuestas
a sus funcionarios.
12. ANEXOS
• Oficio emanado de la entidad remitente
• Recibo de pago (multa)
• Providencia de cumplimiento anexa a la
P.G.N. DIVISIÓN DE DOCUMENTACIÓN - RELATORÍA –
NOTA: A este documento le hace falta una parte gráfica.
155
hoja de vida.
13. ACTIVIDADES
13.1 Funcionario comisionado
13.2 Recibida la comunicación de la
sanción se solicita el envío de la providencia
que le da cumplimiento a la sanción
impuesta.
14. INDICADORES
N.A.
Dependencia: División de Registro y
Control y Correspondencia
Proceso: Sustanciación
Procedimiento: Cancelación de
antecedentes
Código:
Revisó: JEFE DE OFICINA
Aprobó: CARLOS ARTURO GOMEZ
PAVAJEAU
Fecha: 02 MARZO 2001
1. OBJETIVO
Eliminar del registro público de
sancionados las anotaciones por sanción
impuesta a los servidores públicos en forma
ágil y segura.
2. CLIENTES
Servidores públicos.
3. ALCANCES
Se aplica a los servidores públicos que se
les ha impuesto una sanción dentro de una
investigación disciplinaria
4. RESPONSABILIDADES
Jefe de la División.
5. REFERENCIAS
• Ley 200-95
• Decreto 262-2000
• Normas Concordantes
6. DEFINICIONES
N.A.
7. FORMATOS A UTILIZAR
N.A.
8. CONDICIONES GENERALES
N.A.
9. SALIDAS
Se envía a la Secretaría de la
Viceprocuraduría para que se le dé el
trámite correspondiente
10. REGISTRO
Archivo.
11. BASES DE AUTOCONTROL
Procurar que la cancelación del
antecedente se lleve a cabo en forma ágil y
segura.
12. ANEXOS
• Solicitud de cancelación
• Radicación sustanciada
• Providencias Sancionadoras (primera y
Segunda instancia)
• Providencia de cumplimiento de sanción.
13. ACTIVIDADES
13.1 Jefe de la División de Registro y
Control y Correspondencia
13.2 Recibida la solicitud de cancelación
por parte del servidor público interesado se
procede a verificar que exista la radicación
correspondiente a la sanción impuesta, que
se encuentren anexas las providencias
sancionatorias y de cumplimiento de sanción
para luego remitir esta documentación a la
Secretaría de la Viceprocuraduría para el
trámite correspondiente.
Cuando no existe registrada en la División
la sanción a cancelar se le solicita la
información a la entidad estatal que la
impuso.
14. INDICADORES
N.A.
P.G.N. DIVISIÓN DE DOCUMENTACIÓN - RELATORÍA –
NOTA: A este documento le hace falta una parte gráfica.
156
MANUALES DE PROCEDIMIENTOS
DIVISION DE DOCUMENTACION
FEBRERO DE 2001
ACTUALIZACION DEL MANUAL
INTRODUCCION
La Procuraduría General de la Nación es
un organismo con autonomía administrativa,
financiera y presupuestal en los términos
definidos por el Estatuto Orgánico del
Presupuesto Nacional, que ejerce sus
funciones bajo la suprema dirección del
Procurador General de la Nación, cuyo
desarrollo, calidad del servicio y
cumplimiento de las funciones que le han
asignado la Constitución Política y la ley,
dependen en buena parte de la ejecución de
los diferentes procedimientos que le
imprimen su dinámica diaria.
Por ello, los manuales de procedimientos
adquieren un gran valor práctico como guía
para la realización eficiente y eficaz del
trabajo por cada uno de los servidores
públicos de la Entidad.
Dentro de este marco de actuación,
estamos solicitando la máxima colaboración
y diligencia al personal en la observancia de
los procedimientos contenidos en el
presente Manual, en busca de un alto nivel
de desempeño institucional, facilitándose así
el logro de la excelencia en el servicio del
Ministerio Público.
El Viceprocurador General de la Nación,
Carlos Arturo Gómez Pavajeau.
OBJETIVOS DEL MANUAL
El presente Manual es un instructivo que
pretende los siguientes objetivos básicos:
• Orientar al personal en la ejecución de
los diferentes procedimientos, con el fin de
facilitar el trabajo y el logro de la calidad en
el mismo.
• Coadyuvar en la ejecución correcta y
oportuna de las labores encomendadas al
personal y propiciar la uniformidad en el
trabajo.
• Servir de medio de orientación al
personal nuevo, para facilitar su
incorporación al trabajo.
• Propiciar la eficiencia, la eficacia y el
control interno (autocontrol) de la Institución.
• Facilitar la orientación al usuario o
cliente.
Se trata de un material de consulta y
aplicación permanente por quienes tienen la
responsabilidad de dirigir, ejecutar y
controlar los procedimientos respectivos.
DESTINATARIOS
El presente Manual de Procedimientos
está dirigido a los integrantes de la Oficina
de Control Interno, y a los empleados que de
alguna manera tengan participación o
vinculación con dicho instrumento
administrativo.
MANEJO Y CONSERVACION DEL MANUAL
El Manual debe ser objeto de
manipulación cuidadosa con el fin de
garantizar el buen estado de las hojas y de
la totalidad del instructivo.
ACTUALIZACION DEL MANUAL
Las modificaciones, sustituciones o
adiciones al Manual de Procedimientos se
efectuarán a través de la Oficina de
Planeación, siguiendo las instrucciones y
metodología de mejoramiento continuo
establecidas al interior de la Procuraduría.
Dependencia: Todas
Proceso: Almacenamiento de productos
(estándar)
Procedimiento: Almacenamiento de
documentos
P.G.N. DIVISIÓN DE DOCUMENTACIÓN - RELATORÍA –
NOTA: A este documento le hace falta una parte gráfica.
157
Código:
Revisó: JEFE DE OFICINA
Aprobó: CARLOS ARTURO GOMEZ
PAVAJEAU
Fecha: 02 MARZO 2001
1. OBJETIVO
Almacenar los documentos de acuerdo
con los criterios de organización
establecidos por la Tabla de retención
documental (TRD) y las normas técnicas de
archivo.
2. CLIENTES
Jefes de las dependencias y servidores
responsables de los archivos de gestión.
3. ALCANCE
El procedimiento aplica a todos los
documentos recibidos o generados en el
cumplimiento de las funciones de cada
dependencia.
4. RESPONSABILIDADES
El procedimiento involucra al Jefe de la
dependencia y a los servidores encargados
de generar, tramitar o conservar
documentos.
5. REFERENCIAS
• Ley General de Archivos (Ley 594)
• Resolución 264 del Procurador General
de la Nación
• Reglamento General de Archivos
• Normas concomitantes.
6. DEFINICIONES
Archivo de gestión: En el que se reúne
la documentación en trámite producto de la
gestión sometida a continua utilización y
consulta administrativa por la misma oficina
u otras que la soliciten.
Serie documental: Conjunto documentos
de contenido y estructura homogéneos,
emanados de un mismo órgano o sujeto
productor como consecuencia de sus
funciones específicas. Ej. Actas, contratos,
procesos disciplinarios.
Tabla de Retención Documental (TRD):
Listado de series y subseries y sus
correspondientes tipos documentales,
producidos o recibidos por una unidad
administrativa en cumplimiento de sus
funciones.
Unidades de conservación: Se refiere a
la unidad de almacenamiento de los
documentos, carpetas o expedientes.
7. FORMATOS A UTILIZAR
Modelo Formato de Indice Documental.
8. CONDICIONES GENERALES
Los archivos de gestión deben
organizarse de acuerdo con los parámetros
establecidos por la Tabla de Retención
Documental (TRD) de la dependencia, es
decir, los documentos deben agruparse bajo
las respectivas series o subseries y dentro
de las series las unidades de conservación
(expedientes o carpetas) se ordenarán
según su orden de producción.
La responsabilidad por el funcionamiento
del archivo es del Jefe de la dependencia
(Resolución 264 del Procurador General de
la Nación).
9. SALIDAS
Archivo de gestión.
10. REGISTROS
Indice Documental: datos de identificación
de la dependencia, serie documental,
nombre o número de la unidad de
conservación (carpeta o expediente), fechas
extremas, foliación y datos de aplicación de
TRD.
11. BASES DE AUTOCONTROL
• Confrontación de Indice Documental con
documentos y la TRD de la dependencia.
P.G.N. DIVISIÓN DE DOCUMENTACIÓN - RELATORÍA –
NOTA: A este documento le hace falta una parte gráfica.
158
• Identificación de las series y su
valoración.
• Revisión periódica de organización del
archivo.
12. ANEXOS
No aplica.
13. ACTIVIDADES
RESPONSABLE ARCHIVO DE GESTION
13.1. Verifica que el documento haya
cumplido el trámite administrativo para el
cual fue creado o recibido en la
dependencia.
13.2. Revisa la Tabla de Retención
Documental (TRD) de la dependencia y se
identifican las series, subseries y tipos
documentales que la conforman.
13.3. Identifica el asunto del documento
para lo cual establece su procedencia y/o
destinatario, ciudad, fecha y asunto o tema
tratado y lo confronta con las series
establecidas en la TRD.
13.4. Identifica la unidad de conservación
(carpeta o expediente) correspondiente y
ordena los documentos así:
• Ordena de acuerdo con el orden de
producción, primero se coloca el documento
más antiguo y como último el más reciente.
• Coloca la petición o consulta y respuesta
seguidas.
• Retira ganchos y grapas.
13.5 Folia los documentos con cada uno
de sus anexos. Si el documento se
encuentra doblado, se folia una sola vez.
14. INDICADORES
• Volumen de unidades de conservación
por serie.
Dependencia: Todas
Proceso: Almacenamiento de documentos
(estándar)
Procedimiento: Apertura de unidades de
conservación
Código:
Revisó: JEFE DE OFICINA
Aprobó: CARLOS ARTURO GOMEZ
PAVAJEAU
Fecha: 02 MARZO 2001
1. OBJETIVO
Almacenar los documentos en unidades
de conservación adecuadas que permitan su
protección y faciliten su consulta.
2. CLIENTES
Jefes de dependencias y servidores
responsables de los archivos de gestión o
de oficina.
3. ALCANCE
El procedimiento aplica a todos los
documentos tramitados en las dependencias.
4. RESPONSABILIDADES
El procedimiento involucra al Jefe de la
dependencia y a los servidores responsables
de los archivos de gestión.
5. REFERENCIAS
• Ley General de Archivos (Ley 594 de
2000).
• Resolución 264 del Procurador General
de la Nación.
• Reglamento General de Archivos.
• Normas concomitantes.
6. DEFINICIONES
No aplica.
7. FORMATOS A UTILIZAR
• Modelo Listado de Inventario documental
• Modelo Etiqueta de identificación de
unidades de conservación.
8. CONDICIONES GENERALES
Bajo cada serie se pueden abrir una o
varias unidades de conservación, sin
P.G.N. DIVISIÓN DE DOCUMENTACIÓN - RELATORÍA –
NOTA: A este documento le hace falta una parte gráfica.
159
embargo una unidad de conservación sólo
contendrá documentos relacionados con un
asunto. Por ejemplo, una petición no debe
conservarse en una carpeta en la que se
almacenen los informes de gestión.
9. SALIDAS
Archivo de gestión.
10. REGISTROS
• Inventario Documental: datos de
identificación de la dependencia, serie
documental, nombre o número de la unidad
de conservación (carpeta o expediente),
fechas extremas, foliación y datos de los
responsables.
• Etiqueta: datos de la dependencia, serie
documental, nombre de la unidad de
conservación, foliación, fechas y localización
dentro del archivo.
11. BASES DE AUTOCONTROL
• Confrontación de Inventario documental
con las unidades de conservación.
• Revisión periódica de área de
almacenamiento y el ordenamiento de los
documentos.
• Supervisión del Jefe de la dependencia.
12. ANEXOS
No aplica.
13. ACTIVIDADES
RESPONSABLE DEL ARCHIVO DE
GESTION
13.1. Identifica las series bajo las cuales
se abrirán unidades de conservación
(carpetas o expedientes), cada unidad de
conservación corresponderá a una serie o
subserie.
No se abrirán carpetas de oficios
enviados o recibidos, correspondencia o
varios, ya que cada oficio o documento trata
de un asunto específico bajo el cual debe
ser conservado.
13.2. Elabora etiqueta de identificación de
la unidad de conservación con los siguientes
datos:
CODIGO DE LA DEPENDENCIA:
____________ NOMBRE DE LA
DEPENDENCIA:
________________________________
________________________________
______________
CODIGO Y
SERIE:__________________________
________________________________
_____
NOMBRE DE LA
CARPETA_______________________
________________________________
________________________________
________________________________
______________
N° DE FOLIOS DEL—— AL. ——
FECHAS EXTREMAS DE: DÍA / /MES/
/AÑO/ / AL: DÍA/ /MES/ / AÑO / /
N° DE CARPETA —————— N° DE
CAJA ————————
13.3 Registra los datos de identificación y
TRD de las unidades de conservación con el
objeto de elaborar el Indice de Archivo de la
dependencia, como herramienta de consulta
y recuperación de documentos.
13.4 Las unidades de conservación se
ordenan agrupándolas por serie y dentro de
cada una en orden numérico, alfabético,
cronológico o geográfico según convenga.
En archivadores: las unidades de
conservación deben colocarse dentro de
carpetas colgantes debidamente
identificadas
En estantería: se colocan de izquierda a
derecha, de arriba hacia abajo.
14. INDICADORES
P.G.N. DIVISIÓN DE DOCUMENTACIÓN - RELATORÍA –
NOTA: A este documento le hace falta una parte gráfica.
160
No aplica.
Dependencia: Todas
Proceso: Transferencia de documentos
(estándar)
Procedimiento: Preparación de
documentos
Código:
Revisó: JEFE DE OFICINA
Aprobó: CARLOS ARTURO GOMEZ
PAVAJEAU
Fecha: 02 MARZO 2001
1. OBJETIVO
Trasladar los documentos que han
concluido su tiempo de retención en el
archivo de gestión al archivo central
debidamente organizados y en forma
oportuna.
2. CLIENTES
Jefes de dependencias y servidores
responsables de los archivos de gestión o
de oficina.
3. ALCANCE
El procedimiento aplica a todos los
documentos tramitados en las dependencias.
4. RESPONSABILIDADES
El procedimiento involucra al Jefe de la
dependencia y a los servidores responsables
de los archivos de gestión.
5. REFERENCIAS
• Ley General de Archivos (Ley 594).
• Resolución 264 del Procurador General
de la Nación.
• Reglamento General de Archivos.
• Normas concomitantes.
6. DEFINICIONES
No aplica.
7. FORMATOS A UTILIZAR
• Modelo Listado de Inventario
documental.
8. CONDICIONES GENERALES
Los servidores públicos tienen la
responsabilidad administrativa y legal de
conservar y garantizar la protección de los
documentos que generan o tramitan, por
este motivo siempre que se haga entrega de
documentos estos deben estar debidamente
inventariados.
9. SALIDAS
Archivo de gestión.
10. REGISTROS
Inventario Documental: datos de
identificación de la dependencia, serie
documental, nombre o número de la unidad
de conservación (carpeta o expediente),
fechas extremas, foliación y datos de los
responsables.
11. BASES DE AUTOCONTROL
• Confrontación de Inventario documental
con las unidades de conservación y la TRD.
• Verificación del contenido de las
unidades conservación.
• Supervisión del Jefe de la Dependencia.
12. ANEXOS
No aplica.
13. ACTIVIDADES
RESPONSABLE DEL ARCHIVO DE
GESTIÓN
13.1. Revisa en la TRD las instrucciones y
el tiempo de retención definidos para cada
serie. Se debe tener en cuenta que:
• El tiempo retención se cuenta para toda
la serie y no para cada uno de los
documentos que la conforman.
• El tiempo de retención se da en años.
• El tiempo de retención se empieza a
contar a partir de la fecha en que culminó el
trámite, es decir, la fecha de la última
P.G.N. DIVISIÓN DE DOCUMENTACIÓN - RELATORÍA –
NOTA: A este documento le hace falta una parte gráfica.
161
actuación.
13.2. Identifica los documentos que deben
ser transferidos al Archivo Central y los
selecciona.
13.3. Agrupa las unidades de
conservación de acuerdo con su serie y
dentro de cada serie según su orden de
producción.
13.4. Relaciona las unidades de
conservación en los formatos de Inventario
Documental, registrando los datos
solicitados.
13.5. Se almacenan las unidades de
conservación en la cajas de archivo
enviadas por el Archivo Central,
conservando el orden en que se
relacionaron. En cada unidad de
conservación debe anotarse el número de la
caja que le correspondió.
13.6. Las cajas se identifican con un
número consecutivo ascendente,
comenzando en 1. Se escribe con un lápiz
de mina negra.
JEFE DE LA DEPENDENCIA
13.7. Firma el Inventario Documental,
autorizando la transferencia de los
documentos al Archivo Central.
13.8. Archiva el Inventario documental
junto con el acta de recepción de
documentos.
14. INDICADORES
• Cumplimiento de las indicaciones de la
TRD.
Dependencia: Todas
Proceso: ELIMINACION DE
DOCUMENTOS (STANDAR)
Procedimiento: Eliminación de
documentos
Código:
Revisó: JEFE DE OFICINA
Aprobó: CARLOS ARTURO GOMEZ
PAVAJEAU
Fecha: 02 MARZO 2001
1. OBJETIVO DEL PROCEDIMIENTO
Eliminar los documentos que pierden todo
valor para la Entidad de acuerdo con los
criterios establecidos en la Tabla de
Retención Documental y las normas técnicas
definidas para tal fin.
2. CLIENTES
Jefes de dependencias y servidores
responsables de los archivos de gestión o
de oficina.
3. ALCANCE
El procedimiento aplica a todos los
documentos tramitados en las dependencias
y que pierden valor para la administración
una vez concluyen su trámite.
4. RESPONSABILIDADES
El procedimiento involucra al Jefe de la
dependencia, a los servidores responsables
de los archivos de gestión y al Comité de
Archivo.
5. REFERENCIAS
• Ley General de Archivos (Ley 594)
• Resolución 264 del Procurador General
de la Nación
• Reglamento General de Archivos
• Acuerdo No. 46 del Archivo General de
la Nación
• Normas concomitantes.
6. DEFINICIONES
No aplica.
7. FORMATOS A UTILIZAR
• Modelo Listado de documentos a
eliminar
• Modelo de acta de eliminación de
documentos
P.G.N. DIVISIÓN DE DOCUMENTACIÓN - RELATORÍA –
NOTA: A este documento le hace falta una parte gráfica.
162
8. CONDICIONES GENERALES
De acuerdo con la reglamentación
expedida por el Archivo General de la
Nación, en las dependencias deben
eliminarse los documentos después de
concluido el tiempo de retención fijado por la
TRD.
9. SALIDAS
Documentos a eliminar
10. REGISTROS
• Listado de documentos a eliminar: datos
de dependencia, serie documental, nombre o
número de la unidad de conservación,
fechas.
• Acta de eliminación: datos de reunión
del Comité de Archivo, datos documentos y
aprobación.
11. BASES DE AUTOCONTROL
• Confrontación de Inventario documental
y TRD con las unidades de conservación
que deban eliminarse.
• Verificación del contenido de las
unidades de conservación
• Supervisión Jefe de la dependencia
12. ANEXOS
No aplica.
13. ACTIVIDADES
RESPONSABLE DEL ARCHIVO DE
GESTION
13.1. Selecciona los documentos que de
acuerdo con las indicaciones contenidas en
la TRD han cumplido su tiempo de retención
y se deben eliminar en la dependencia.
13.2. Los documentos se agrupan de
acuerdo con las series y se registran en el
Listado que hará parte del acta de
documentos a eliminar y contendrá la
siguiente información:
• Código y Nombre de la dependencia
• Número consecutivo en el orden que
registra las unidades de conservación
• Nombre de la carpeta o número del
expediente
• Original o copia
• Nombre del servidor que elabora la
relación
• Nombre y firma de Jefe de la
dependencia aprobando la eliminación.
JEFE DE LA DEPENDENCIA
13.3. Una vez apruebe la eliminación,
procede a solicitar la autorización del Comité
de Archivo de la entidad, por intermedio del
secretario del Comité.
COMITE DE ARCHIVO
13.4 Evalúa el listado y autoriza la
destrucción de los documentos.
14. INDICADORES
Vol. Documentos eliminados
————————————————
Años
• Verificación entre fecha de aprobación y
fecha de eliminación.
Dependencia: Todas.
Proceso: Eliminación de documentos
(estandar)
Procedimiento: Destrucción de
documentos
Código:
Revisó: JEFE DE OFICINA
Aprobó: CARLOS ARTURO GOMEZ
PAVAJEAU
Fecha: 02 MARZO 2001
1. OBJETIVO
Destruir los documentos cuya eliminación
fue debidamente aprobada por el Jefe de la
Dependencia y el Comité de Archivo,
buscando la protección del medio ambiente.
2. CLIENTES
P.G.N. DIVISIÓN DE DOCUMENTACIÓN - RELATORÍA –
NOTA: A este documento le hace falta una parte gráfica.
163
Jefes de dependencias y servidores
responsables de los archivos de gestión o
de oficina.
3. ALCANCE
El procedimiento aplica a todos los
documentos tramitados en las dependencias
y que pierden valor para la administración
una vez concluyen su trámite.
4. RESPONSABILIDADES
El procedimiento involucra al Jefe de la
dependencia, a los servidores responsables
de los archivos de gestión y al Comité de
Archivo.
5. REFERENCIAS
• Ley General de Archivos (Ley 594/2000)
• Resolución 264 de 2000 del Procurador
General de la Nación
• Resolución 265 de 2000 del Procurador
General de la Nación
• Acuerdo N° 46 del Archivo General de la
Nación
• Normas concomitantes.
6. DEFINICIONES
No aplica.
7. FORMATOS A UTILIZAR
Modelo acta de destrucción de
documentos.
8. CONDICIONES GENERALES
La destrucción de documentos debe
realizarse mediante picado de papel
(Acuerdo 46 del Archivo General de la
Nación).
9. SALIDAS
Destrucción de documentos
10. REGISTROS
Acta de destrucción: Fecha de
destrucción, lugar, verificación y nombre y
firmas de los testigos.
11. BASES DE AUTOCONTROL
• Confrontación de Acta de eliminación
con las unidades de conservación que
deban destruirse.
• Supervisión del proceso por un delegado
de Control Interno.
12. ANEXOS
No aplica.
13. ACTIVIDADES
JEFE DE LA DEPENDENCIA
13.1 Si el volumen de la documentación lo
amerita, se solicita cotización y se elige la
empresa recicladora de papel que haga la
mejor oferta para destruirlo.
13.2 Delega dos funcionarios que se
encarguen de verificar la destrucción de los
documentos.
DELEGADOS DE LA
DEPENDENCIA/DELEGADO CONTROL
INTERNO
13.3. Una vez han sido destruidos los
documentos se levanta un acta de
destrucción y la firman.
JEFE DE LA DEPENDENCIA
13.4. Posteriormente debe hacerse llegar
el recibo de consignación por el valor del
papel a la División Financiera, para efectos
de legalizar el ingreso.
14. INDICADORES
• Volumen de documentos destruidos por
dependencia.
• Fecha de eliminación documental frente
a fechas de retención-cumplimiento criterios
de TRD.
Dependencia: Grupo archivo central
Proceso: Recepción de documentos
Procedimiento: Programación de la
transferencia documental
Código:
P.G.N. DIVISIÓN DE DOCUMENTACIÓN - RELATORÍA –
NOTA: A este documento le hace falta una parte gráfica.
164
Revisó: JEFE DE OFICINA
Aprobó: CARLOS ARTURO GOMEZ
PAVAJEAU
Fecha: 02 MARZO 2001
1. OBJETIVO
Programar el traslado de los documentos
que han finalizado su período de retención
en los archivos de gestión (dependencia) al
archivo central de manera oportuna.
2. CLIENTES
Dependencias de la Procuraduría General
de la Nación.
3. ALCANCE
El procedimiento se aplica a todas las
dependencias que deban transferir sus
documentos al Archivo Central.
4. RESPONSABILIDADES
El procedimiento involucra al Coordinador
del Grupo de Archivo Central, Jefes de
dependencia, técnico administrativo y
responsables de los archivos de gestión.
5. REFERENCIAS
• Ley General de Archivos (Ley 594/2000).
• Resolución 264 del Procurador General
de la Nación.
• Reglamento General de Archivos.
• Normas concomitantes.
6. DEFINICIONES
No aplica.
7. FORMATOS A UTILIZAR
Modelo Formato de levantamiento de
información.
8. CONDICIONES GENERALES
Permite establecer el cronograma de
transferencia documental de la Entidad.
9. SALIDAS
Cronograma de transferencia documental.
10. REGISTROS
• Nombre y localización de la
dependencia, volúmenes documentales a
transferir y responsable.
11. BASES DE AUTOCONTROL
• Correcta identificación de todas las
dependencias y el volumen de documentos a
transferir.
• Revisión del Coordinador de Grupo.
12. ANEXOS
No aplica.
13. ACTIVIDADES
TECNICO ADMINISTRATIVO
13.1. Recopila información sobre el
volumen de documentos que cada
dependencia trasladará al Archivo Central,
registrando los datos sobre el o los
responsables del archivo de gestión y el
volumen de documentos.
13.2. Elabora programa de transferencia
documental indicando dependencia, fecha
de traslados y número de cajas a enviar.
SECRETARIA
13.3. Envía Programa de transferencia
documental y las cajas de archivo
correspondientes a cada dependencia.
DEPENDENCIA
13.4. Solicita asesoría técnica al Archivo
Central para preparar la documentación a
transferir, cuando encuentre problemas.
COORDINADOR DE ARCHIVO
14.5. Designa al servidor que se
encargará de asesoría técnica indicándole
cómo resolver los problemas reportados por
la dependencia.
SECRETARIA
13.6. Confirma telefónicamente con el
responsable de la dependencia, la fecha de
la transferencia de documentos.
14. INDICADORES
• Tipo de asesoría solicitada (preparación
de documentos, ordenación, TRD).
P.G.N. DIVISIÓN DE DOCUMENTACIÓN - RELATORÍA –
NOTA: A este documento le hace falta una parte gráfica.
165
• Tipo de asesoría dada (presencial,
telefónica, en taller).
Dependencia: Grupo Archivo Central
Proceso: Recepción de documentos
Procedimiento: Recepción de
documentos
Código:
Revisó: JEFE DE OFICINA
Aprobó: CARLOS ARTURO GOMEZ
PAVAJEAU
Fecha: 02 MARZO 2001
1. OBJETIVO
Recibir los documentos que finalizaron su
retención en las dependencias de acuerdo
con la Tabla de Retención Documental de
forma eficaz y oportuna.
2. CLIENTES
Dependencias de la Procuraduría General
de la Nación.
3. ALCANCE
El procedimiento se aplica a todas las
dependencias que deban transferir sus
documentos al Archivo Central.
4. RESPONSABILIDADES
El procedimiento involucra al Coordinador
del Grupo, técnico administrativo y
oficinistas del Archivo Central, Jefes de
dependencia y responsables de los archivos
de gestión.
5. REFERENCIAS
• Ley General de Archivos (Ley 594/2000).
• Resolución 264 del Procurador General
de la Nación.
• Reglamento General de Archivos.
• Normas concomitantes.
6. DEFINICIONES
No aplica.
7. FORMATOS A UTILIZAR
• Modelo Formato de Inventario
documental.
• Acta de Recepción de Documentos.
8. CONDICIONES GENERALES
El Reglamento General de Archivos
establece que los documentos deben
entregarse o recibirse debidamente
inventariados.
9. SALIDAS
Transferencia documental.
10. REGISTROS
• Inventario Documental: Datos de
identificación de la dependencia, serie
documental, nombre o número de la unidad
de conservación (carpeta o expediente),
fechas extremas, foliación y datos de los
responsables.
• Acta de entrega: nombre de
dependencia, volumen documental,
herramientas e inconsistencias.
11. BASES DE AUTOCONTROL
• Confrontación de Inventario con
documentos y la TRD de la dependencia.
• Revisión de Técnico Administrativo.
12. ANEXOS
No aplica.
13. ACTIVIDADES
AUXILIAR
ADMINISTRATIVO/OFICINISTA
13.1. Recibe los documentos verificando
que el Inventario se encuentre debidamente
diligenciado y firmado por el jefe de la
dependencia que hace el traslado.
13.2. Confronta el Inventario con cada
una de las unidades de conservación
(carpetas o expedientes) contenidas en las
respectivas cajas, identificando series,
fechas extremas, foliación y aplicación de la
P.G.N. DIVISIÓN DE DOCUMENTACIÓN - RELATORÍA –
NOTA: A este documento le hace falta una parte gráfica.
166
TRD.
13.3. Elabora acta de recepción de
documentos, registrando las novedades e
inconsistencias y la firma junto con el
servidor de la dependencia que hace la
transferencia.
SECRETARIA
13.4. Archiva los originales del
Inventario documental y el Acta de recepción
en la carpeta de la dependencia.
14. INDICADORES
Total de transferencias
——————————————— x 100
Dependencias programadas
Tipo de inconsistencias halladas:
De identificación dependencia o serie.
De almacenamiento.
Registro de información.
Dependencia: Grupo archivo central
Proceso: Selección de documentos
Procedimiento: Modificación de la taba
de retención documental
Código:
Revisó: JEFE DE OFICINA
Aprobó: CARLOS ARTURO GOMEZ
PAVAJEAU
Fecha: 02 MARZO 2001
1. OBJETIVO
Actualizar oportunamente la Tabla de
Retención Documental cada vez que las
modificaciones organizativas de la entidad lo
amerite o la generación de nuevos
documentos y trámites administrativos.
2. CLIENTES
Servidores de la Entidad.
3. ALCANCE
El procedimiento se aplica a todas las
dependencias a las que se modifique
mediante acto administrativo su organización
o funciones.
4. RESPONSABILIDADES
El procedimiento involucra al
Viceprocurador General de la Nación, Jefe
de Dependencia Coordinador del Grupo de
Archivo y Comité de Archivo.
5. REFERENCIAS
• Ley General de Archivos (Ley 594/2000).
• Resolución 264 del Procurador General
de la Nación.
• Reglamento General de Archivos.
• Y demás normas concomitantes.
6. DEFINICIONES
No aplica.
7. FORMATOS A UTILIZAR
• Modelo de Entrevista a productores de
documentos.
• Modelo de Tabla de Retención
Documental.
8. CONDICIONES GENERALES
La Ley 594 de 2000 establece la
obligatoriedad para las Entidades del Estado
de elaborar, mantener actualizadas y aplicar
sus tablas de retención documental. Dado
que las tablas son una herramienta
administrativa que permiten identificar los
documentos que genera cada unidad
administrativa en razón de las funciones
asignadas, cualquier modificación de la
estructura administrativa se reflejará en ella.
9. SALIDAS
Tabla de Retención Documental
actualizada.
10. REGISTROS
• Entrevistas: registra datos de la
dependencia, funciones, normatividad que
regula la producción documental, trámite
documental y valoración.
• Tabla de Retención Documental: datos
P.G.N. DIVISIÓN DE DOCUMENTACIÓN - RELATORÍA –
NOTA: A este documento le hace falta una parte gráfica.
167
de la dependencia productora, series y tipos
documentales, tiempo de retención,
disposición final y procedimiento.
• Acta de aprobación del Comité de
Archivo.
• Resolución de adopción del Procurador
General de la Nación.
11. BASES DE AUTOCONTROL
• Identificación de cada nueva unidad
administrativa
• Ajustar la valoración documental a las
normas legales
• Verificación por parte de los jefes de las
dependencias de que las series, subserie,
tipos documentales y disposición final
concuerde con los documentos que genera.
• Supervisión del proceso Coordinador de
Grupo de Archivo y Comité de Archivo
12. ANEXOS
No aplica.
13. ACTIVIDADES
COORDINADOR GRUPO DE ARCHIVO
13.1. Recibe informes sobre los cambios
administrativos en una o varias
dependencias, estudia la nueva
normatividad y cómo afecta la estructura
administrativa de la Entidad, identificando
los cambios a nivel de dependencias y
funciones.
13.2. Confronta con la Tabla de Retención
para establecer cómo es afectada, en series,
tipos documentales o nueva tabla.
13.3. De acuerdo con la información
establecida se programa las entrevistas con
los servidores de la dependencia que
conozcan sus funciones y el trámite legal,
administrativo o fiscal de los documentos y
que el Jefe designe.
FUNCIONARIO ASIGNADO
13.4. Entrevista al servidor designado con
el objeto de identificar el trámite, el valor y
los soportes de los documentos.
COORDINADOR GRUPO
13.5. Analiza la información recolectada
con el objeto de definir las series
documentales o su traslado a otras
dependencias y sus tipos documentales.
COORDINADOR GRUPO/ ABOGADO
ASESOR
13.6. Valora los documentos de acuerdo
con su valor administrativo, legal, fiscal o
histórico.
COORDINADOR GRUPO
13.7. Presenta proyecto de Tabla de
Retención Documental a los jefes de las
dependencias para su revisión y aprobación.
COMITE DE ARCHIVO
13.8. Aprueba Tabla de Retención
Documental y la hace llegar al Procurador
General de la Nación para su adopción.
JEFE DEPENDENCIA
13.9. Aplica en cada dependencia, lo que
implica que los archivos de gestión deben
organizarse de acuerdo con sus criterios y
debe fijar el tiempo de retención documental
de acuerdo con el dado en la TRD.
14. INDICADORES
• Verificación entre fecha de iniciación y
de aprobación.
• Total de modificaciones.
Dependencia: Grupo Archivo Central
Proceso: Recuperación y consulta de
documentos
Procedimiento: Consulta y préstamo de
documentos.
Código:
Revisó: JEFE DE OFICINA
Aprobó: CARLOS ARTURO GOMEZ
P.G.N. DIVISIÓN DE DOCUMENTACIÓN - RELATORÍA –
NOTA: A este documento le hace falta una parte gráfica.
168
PAVAJEAU
Fecha: 02 MARZO 2001
1. OBJETIVO
Prestar los servicios de información de
manera eficiente y oportuna a los servidores
de la Procuraduría y los ciudadanos que lo
soliciten de acuerdo con la normatividad
vigente.
2. CLIENTES
Servidores de la Procuraduría General de
la Nación, del Archivo Central y ciudadanos
que soliciten servicios.
3. ALCANCE
Todos los servidores de la Procuraduría
que requieran acceder a los documentos de
archivo.
4. RESPONSABILIDADES
El procedimiento involucra al Coordinador
del Grupo, técnico administrativo, auxiliar
administrativo, sustanciador y oficinistas del
Archivo Central, Jefes de dependencias y los
usuarios de la dependencia.
5. REFERENCIAS
• Ley General de Archivos (Ley 594/2000).
• Resolución 264 del Procurador General
de la Nación.
• Reglamento General de Archivos.
• Y demás normas concomitantes.
6. DEFINICIONES
No aplica.
7. FORMATOS A UTILIZAR
• Modelo de Solicitud de Documentos.
• Modelo Registro de préstamo.
• Modelo de Registro de consulta.
• Modelo de Registro de usuarios.
8. CONDICIONES GENERALES
El archivo prestará sus servicios de
información ajustándose a las normas
legales vigentes que regulan el acceso a los
documentos de las entidades públicas y el
derecho de petición.
Cuando se trata de la consulta y el
préstamo de documentos debe entenderse
por éste, el préstamo de unidades de
conservación (carpetas o expedientes
completos), en ningún caso se prestará una
pieza documental separada de su unidad de
conservación.
9. SALIDAS
Control de la consulta y préstamo de
documentos.
10. REGISTROS
• Solicitud de documentos: Fecha, datos
del documento solicitado (serie, unidad de
conservación, número, fechas y
localización), datos del usuario (nombre,
cargo, dependencia, autorización de
consulta, autorización para retirarlo del
archivo).
• Registro de usuarios: nombres
completos, cargo, nombre del funcionario
que autoriza, nivel de consulta.
11. BASES DE AUTOCONTROL
• Verificación de autorización de los
usuarios para acceder a los documentos que
solicitan.
• Firma del usuario que retira documentos
• Supervisión del proceso por
sustanciador.
12. ANEXOS
No aplica.
13. ACTIVIDADES
FUNCIONARIO ASIGNADO
13.1 Recibe solicitud de consulta o de
documentos en forma verbal y/o escrita y la
registra en el control de consultas.
13.2 Realiza la búsqueda documentos
solicitados en el sistema, por serie, nombre
P.G.N. DIVISIÓN DE DOCUMENTACIÓN - RELATORÍA –
NOTA: A este documento le hace falta una parte gráfica.
169
de unidad de conservación, palabra
clave o dependencia.
13.3 Verifica que el usuario se encuentre
autorizado por el jefe de la dependencia
para consultar o retirar el documento del
Archivo Central.
13.4 Informa resultado de búsqueda al
usuario que hace la solicitud en forma
verbal, telefónica o escrita.
OFICINISTA
13.5 Localiza la unidad de conservación,
la extrae de la caja y en su lugar coloca
tarjeta AFUERA con los datos de los
documentos extraídos.
USUARIO
13.6 Consulta documentos en la sala y si
requiere fotocopia o el préstamo lo informa
al servidor del Archivo.
FUNCIONARIO ASIGNADO
13.7 Registra los datos de los
documentos y del usuario en el Libro de
Registro de Préstamo, cuando el usuario
requiere el documento en calidad de
préstamo.
USUARIO
13.8 Firma Libro Registro de Préstamo
antes de retirar el documento del Archivo
Central.
OFICINISTA
13.9 Registra en la base de datos la
salida de documentos.
14. INDICADORES
Total de préstamos
————————————
Número dependencias
• Préstamo por dependencia.
• Identificación de tiempo de respuesta:
Fecha y hora de solicitud vs. fecha y hora
de respuesta.
• Identificación de nivel de satisfacción de
usuarios en aspectos como:
Origen del usuario.
Oportunidad de la respuesta.
Efectividad de la respuesta.
Calidad de la atención (trato, área,
comodidad).
Dependencia: Grupo Archivo Central
Proceso: Recuperación y consulta de
documentos
Procedimiento: Devolución de
documentos.
Código:
Revisó: JEFE DE OFICINA
Aprobó: CARLOS ARTURO GOMEZ
PAVAJEAU
Fecha: 02 MARZO 2001
1. OBJETIVO
Recibir los documentos que han sido
retirados en calidad de préstamo del Archivo
Central por los servidores de la Procuraduría
General.
2. CLIENTES
Servidores de la Procuraduría General de
la Nación, del Archivo Central y ciudadanos
que soliciten servicios.
3. ALCANCE
Todos los servidores de la Procuraduría
que requieran acceder a los documentos de
archivo.
4. RESPONSABILIDADES
El procedimiento involucra a los Jefes de
dependencias y los usuarios de la
dependencia y los servidores del Archivo
Central.
5. REFERENCIAS
• Ley General de Archivos (Ley 594/2000).
• Resolución 264 del Procurador General
de la Nación.
P.G.N. DIVISIÓN DE DOCUMENTACIÓN - RELATORÍA –
NOTA: A este documento le hace falta una parte gráfica.
170
• Reglamento General de Archivos.
• Y demás normas concomitantes.
6. DEFINICIONES
No aplica.
7. FORMATOS A UTILIZAR
• Modelo Registro de préstamo.
• Modelo oficio solicitando devolución a
usuarios morosos.
8. CONDICIONES GENERALES
El archivo prestará sus servicios de
información ajustándose a las normas
legales vigentes que regulan el acceso a los
documentos de unidades administrativas y el
derecho de petición.
9. SALIDAS
Control devolución de documentos.
10. REGISTROS
• Libro de control de préstamos: Fecha de
devolución, datos del documento solicitado
(serie, unidad de conservación, número,
fechas y localización), datos del usuario
(nombre, cargo, dependencia, autorización
de consulta, autorización para retirarlo del
archivo).
• Oficio informando al Jefe de la
Dependencia la morosidad en el préstamo
del servidor que retiró los documentos.
11. BASES DE AUTOCONTROL
• Verificar que el documento sea devuelto
en las condiciones que se prestó.
• Revisión periódica del vencimiento de
los plazos de préstamo de documentos.
• Registro de la devolución en el Libro de
Préstamo y el sistema.
• Verificación mensual de la localización
de los documentos dentro del fondo
documental.
• Supervisión del proceso por
Coordinador de Grupo.
12. ANEXOS
• No aplica.
13. ACTIVIDADES
FUNCIONARIO ASIGNADO
13.1. Recibe documentos, verifica el
contenido de la unidad de conservación con
los datos del registro.
13.2. Registra devolución de documentos
en el Libro de Préstamo y en el sistema.
OFICINISTA
13.3. Reubica la unidad de conservación
en el lugar que le corresponde dentro del
Fondo documental.
13.4. Descarga la tarjeta Afuera.
14. INDICADORES
• Identificar problemas en los documentos
devueltos (contenido, estado, cumplimiento
de la fecha de devolución).
Dependencia: Grupo archivo central
Proceso: Recuperación y consulta de
documentos
Procedimiento: Generación de listado de
documentos.
Código:
Revisó: JEFE DE OFICINA
Aprobó: CARLOS ARTURO GOMEZ
PAVAJEAU
Fecha: 02 MARZO 2001
1. OBJETIVO
Proporcionar a las dependencias
información sobre los documentos que
trasladaron al Archivo Central con el objeto
de facilitarles su control y consulta.
2. CLIENTES
Servidores de la Procuraduría General de
la Nación.
3. ALCANCE
P.G.N. DIVISIÓN DE DOCUMENTACIÓN - RELATORÍA –
NOTA: A este documento le hace falta una parte gráfica.
171
Todos los servidores de la Procuraduría
que requieran acceder a los documentos de
archivo.
4. RESPONSABILIDADES
El procedimiento involucra a los Jefes de
dependencias y los usuarios de la
dependencia y los servidores del Archivo
Central.
5. REFERENCIAS
• Ley General de Archivos (Ley 594/2000).
• Resolución 264 del Procurador General
de la Nación.
• Reglamento General de Archivos.
• Y demás normas concomitantes.
6. DEFINICIONES
No aplica.
7. FORMATOS A UTILIZAR
• Modelo Indice Documental por
Dependencia.
8. CONDICIONES GENERALES
El archivo prestará sus servicios de
información ajustándose a las normas
legales vigentes que regulan el acceso a los
documentos de las entidades administrativas
y el derecho de petición.
9. SALIDAS
Indice documental por dependencia.
10. REGISTROS
• Indice de documentos por dependencia:
Indice Documental: datos de identificación
de la dependencia, serie documental,
nombre o número de la unidad de
conservación (carpeta o expediente), fechas
extremas, foliación, datos de aplicación de
TRD y localización en el archivo central.
11. BASES DE AUTOCONTROL
• Verificación de que el índice
corresponda a la dependencia que se envía.
• Control de las actualizaciones por
dependencia.
• Supervisión del proceso Coordinador de
Grupo.
12. ANEXOS
No aplica.
13. ACTIVIDADES
OFICINISTAS
13.1. Genera Listado de Documentos
Registrados en el Archivo por Dependencia
COORDINADOR GRUPO
13.2. Envía oficio de entrega de Listados
dirigido a cada Jefe de dependencia.
TECNICO ADMINISTRATIVO
13.3. Confirma la recepción de los listados
y responde dudas de las dependencias.
SECRETARIA
13.4. Archiva los Listados de Documentos
para control y consulta.
14. INDICADORES
• Número de listados generados.
Dependencia: Grupo Archivo Central
Proceso: Asesoría técnica
Procedimiento: Asesoría técnica
Código:
Revisó: JEFE DE OFICINA
Aprobó: CARLOS ARTURO GOMEZ
PAVAJEAU
Fecha: 02 MARZO 2001
1. OBJETIVO
Proporcionar a las dependencias asesoría
técnica para que se administren y organicen
los documentos de acuerdo con las normas
legales y técnicas establecidas para tal fin.
2. CLIENTES
Servidores de la Procuraduría General de
la Nación.
P.G.N. DIVISIÓN DE DOCUMENTACIÓN - RELATORÍA –
NOTA: A este documento le hace falta una parte gráfica.
172
3. ALCANCE
Todos los servidores de la Procuraduría
responsables por los archivos de gestión.
4. RESPONSABILIDADES
El procedimiento involucra a los Jefes de
dependencias y los servidores del Archivo
Central.
5. REFERENCIAS
• Ley General de Archivos (Ley 594/2000).
• Resolución 264 del Procurador General
de la Nación.
• Reglamento General de Archivos.
• Y demás normas concomitantes.
6. DEFINICIONES
No aplica.
7. FORMATOS A UTILIZAR
• Modelo de programación de asesorías.
• Modelo Registro de usuarios atendidos.
• Modelo de informe evaluativo.
• Modelo evaluación usuarios.
8. CONDICIONES GENERALES
El archivo prestará las asesorías técnicas
cuando el Comité de Archivo lo ordene, la
cual estará encaminada a darle
instrucciones a los servidores a cargo de los
archivos de gestión en su organización,
aplicación de la TRD y transferencia
documental.
9. SALIDAS
Instrucciones a servidores a cargo de los
archivos de gestión.
10. REGISTROS
• Programación de asesorías:
Dependencia, funcionario, fecha de solicitud,
tipo de solicitud, solución propuesta, tipo de
asesoría, responsable.
• Registro de usuarios; Dependencia,
funcionario, fecha de asesoría, asesor
responsable, observaciones.
• Informe: tipo de asesoría, resultado
esperado, logrado, fechas.
11. BASES DE AUTOCONTROL
• Verificación periódica de la solución de
los problemas presentados en las
dependencias
• Supervisión del proceso por Coordinador
de Archivo
12. ANEXOS
No aplica.
13. ACTIVIDADES
COORDINADOR GRUPO
13.1. Estudia solicitudes, evaluaciones e
informes de asesorías y problemas
reportados por las Dependencia para
establecer áreas de las asesorías.
13.2. Elabora programación de talleres,
visitas y asesorías telefónicas.
SECRETARIA
13.3. Comunica a las dependencias el
programa y las invita a participar.
COORDINADOR GRUPO
13.5 Designa los servidores del archivo
que prestarán las asesorías indicándoles las
áreas en las que harán énfasis.
SERVIDORES DESIGNADOS
13.6 Preparan documentos que apoyarán
la prestación de la asesoría, como fotocopia
de instructivos, transparencias, etc.
USUARIOS
13.7 Evalúan la asesoría recibida
indicando si esta respondió a sus
necesidades o no.
SERVIDORES DESIGNADOS
13.8 Presenta el informe de la asesoría
dada indicando los resultados obtenidos y
los problemas presentados.
14. INDICADORES
• Identificación de asesoría
P.G.N. DIVISIÓN DE DOCUMENTACIÓN - RELATORÍA –
NOTA: A este documento le hace falta una parte gráfica.
173
TIPO DE ASESORIANo. USUARIOS DEPENDENCIAS
• Concepto usuario:
(Comprensión de la información,
aplicación de lo informado, problemas
relacionados con:)
• Impacto: revisión periódica de la
continuidad a las soluciones contempladas.
Dependencia: Grupo Archivo Central
Proceso: Almacenamiento de documentos
Procedimiento: Clasificación y registro
Código:
Revisó: JEFE DE OFICINA
Aprobó: CARLOS ARTURO GOMEZ
PAVAJEAU
Fecha: 02 MARZO 2001
1. OBJETIVO
Ubicar los documentos en el lugar que les
corresponde dentro del fondo documental en
forma adecuada para garantizar su
conservación y su posterior localización y
recuperación.
2. CLIENTES
Servidores del Archivo Central
responsables del proceso de organización
de los documentos.
3. ALCANCE
El procedimiento se aplica a todos los
documentos recibidos en el Archivo Central.
4. RESPONSABILIDADES
El procedimiento involucra al Coordinador
del Grupo, técnico administrativo, auxiliar
administrativo, sustanciador y oficinistas de
Archivo Central.
5. REFERENCIAS
• Ley General de Archivos (Ley 594/2000).
• Resolución 264 del Procurador General
de la Nación.
• Reglamento General de Archivos.
• Normas concomitantes.
6. DEFINICIONES
No aplica.
7. FORMATOS A UTILIZAR
No aplica.
8. CONDICIONES GENERALES
Los documentos deben almacenarse en
unidades de conservación apropiadas que
permitan su conservación.
9. SALIDAS
Organización del Fondo Documental.
10. REGISTROS
No aplica.
11. BASES DE AUTOCONTROL
• Confrontación de Listados de Registros
con las cajas almacenadas estableciendo
número de caja, contenido y ubicación
correcta.
• Verificación periódica de las cajas,
contenido, número y ubicación dentro del
fondo documental.
• Revisión de áreas de almacenamiento
Técnico Administrativo.
12. ANEXOS
• Mapa de salas de almacenamiento.
13. ACTIVIDADES
FUNCIONARIO ASIGNADO
13.1 Verifica número de la caja y su
contenido examinando:
• Que las unidades de conservación
dentro de las cajas se encuentren en orden
numérico ascendente de izquierda a
derecha.
• La caja debe abrirse de abajo hacia
arriba.
P.G.N. DIVISIÓN DE DOCUMENTACIÓN - RELATORÍA –
NOTA: A este documento le hace falta una parte gráfica.
174
• Que el número asignado en el sistema
corresponda a la caja.
13.2 Coloca la tarjeta AFUERA dentro de
cada caja.
OFICINISTA
13.3 Ubica la caja en el lugar
correspondiente de acuerdo con número
consecutivo asignado y la Sala que le
corresponde.
En los estantes, las cajas se colocan de
izquierda a derecha y de arriba hacia abajo
en orden numérico ascendente.
13.4 Coloca tarjeta AFUERA dentro de
cada caja
14. INDICADORES
• Promedio
Número días
——————————
Número cajas
• Calidad de trabajo
Total de inconsistencias halladas
——————————————— X
100
Total de cajas almacenadas
• Tipo de inconsistencias (registros,
identificación de documentos o lugar de
almacenamiento).
• Areas ocupadas.
Dependencia: Grupo Archivo Central
Proceso: Selección de documentos
Procedimiento: Selección documental
Código:
Revisó: JEFE DE OFICINA
Aprobó: CARLOS ARTURO GOMEZ
PAVAJEAU
Fecha: 02 MARZO 2001
1. OBJETIVO
Elegir con precisión los documentos que
por su valor y de acuerdo con los criterios de
la Tabla de Retención Documental deba
conservar la Entidad.
2. CLIENTES
Servidores del Archivo Central
responsables del proceso de organización
de los documentos.
3. ALCANCE
El procedimiento se aplica a todos los
documentos recibidos en el Archivo Central.
4. RESPONSABILIDADES
El procedimiento involucra al Coordinador
del Grupo, técnico administrativo, auxiliar
administrativo, sustanciador y oficinistas de
Archivo Central.
5. REFERENCIAS
• Ley General de Archivos (Ley 594/2000).
• Resolución 264 del Procurador General
de la Nación.
• Reglamento General de Archivos.
• Normas concomitantes.
6. DEFINICIONES
No aplica.
7. FORMATOS A UTILIZAR
• Modelo de Listados de Conservación
Documental.
• Modelo de Listados de Microfilmación y
Eliminación.
• Modelo de Listados de Eliminación.
8. CONDICIONES GENERALES
Hace relación al proceso mediante el cual
se determina la disposición final de una
parte de la documentación. La selección se
impone cuando la serie documental no se va
a conservar totalmente, en este evento debe
adoptarse los criterios establecidos en la
Tabla de Retención Documental para cada
serie.
9. SALIDAS
P.G.N. DIVISIÓN DE DOCUMENTACIÓN - RELATORÍA –
NOTA: A este documento le hace falta una parte gráfica.
175
Documentos a conservarse.
10. REGISTROS
• Listados: datos de identificación de la
dependencia productora, serie documental,
nombre o número de la unidad de
conservación (carpeta o expediente), fechas
extremas, foliación y la disposición final.
• Acta de aprobación del Comité de
Archivo.
11. BASES DE AUTOCONTROL
• Confrontación de listados con los
documentos seleccionados estableciendo
Serie, subserie, tipos documentales y
disposición final.
• Verificación de series a eliminar y tiempo
de retención.
• Revisión de listados por Técnico
Administrativo.
12. ANEXOS
No aplica.
13. ACTIVIDADES
OFICINISTA
13.1. Genera de las bases de datos los
Listados de Documentos a seleccionar de
acuerdo con datos de retención y valoración
de la Tabla de Retención Documental.
FUNCIONARIOS ASIGNADOS
13.2. Extrae los documentos del archivo,
agrupándolos de acuerdo con las
indicaciones de los Listados; la disposición
final y las indicaciones dadas en el
procedimiento.
COORDINADOR DE GRUPO
13.3. Presenta Listados de Conservación,
Microfilmación y Eliminación al Comité de
Archivo para que sean sometidos a
evaluación y se aprueben.
COMITE DE ARCHIVO
13.4 Emite Acta de aprobando la
disposición final de los documentos.
14. INDICADORES
• Promedio
Número días
—————————————
Número documentos
• Calidad de trabajo
Total de inconsistencias halladas
————————————————
X 100
Total de cajas almacenadas
• Verificación entre fecha de selección y
fecha de aprobación
Dependencia: Grupo Archivo Central
Proceso: Selección de documentos
Procedimiento: Preparación de
documentos para microfilmar
Código:
Revisó: JEFE DE OFICINA
Aprobó: CARLOS ARTURO GOMEZ
PAVAJEAU
Fecha: 02 MARZO 2001
1. OBJETIVO
Preparar en forma técnica y de
conformidad con la ley los documentos que
deban someterse al proceso de reproducción
en microfilme.
2. CLIENTES
Servidores del Archivo Central
responsables del proceso de organización
de los documentos.
3. ALCANCE
El procedimiento se aplica a todos los
documentos recibidos en el Archivo Central.
4. RESPONSABILIDADES
El procedimiento involucra al Coordinador
del Grupo, técnico administrativo, auxiliar
administrativo, sustanciador y oficinistas de
P.G.N. DIVISIÓN DE DOCUMENTACIÓN - RELATORÍA –
NOTA: A este documento le hace falta una parte gráfica.
176
Archivo Central.
5. REFERENCIAS
• Ley General de Archivos (Ley 594/2000).
• Resolución 264 del Procurador General
de la Nación.
• Reglamento General de Archivos.
• Y demás normas concomitantes.
6. DEFINICIONES
No aplica.
7. FORMATOS A UTILIZAR
• Modelo de Listados de Microfilmación y
Eliminación.
8. CONDICIONES GENERALES
Se refiere a la preparación de la
documentación que se considera pertinente
proteger para efectos de su conservación.
La microfilmación no limita ni excluye la
utilización de otro tipo de tecnología
aplicable a la reproducción de documentos.
9. SALIDAS
Copias en microfilme de los documentos a
conservar.
10. REGISTROS
• Listados: datos de identificación de la
dependencia productora, serie documental,
nombre o número de la unidad de
conservación (carpeta o expediente), fechas
extremas, foliación y la disposición final.
• Acta de aprobación del Comité de
Archivo.
11. BASES DE AUTOCONTROL
• Confrontación de Listados con los
documentos seleccionados estableciendo
Serie, subserie, tipos documentales y
disposición final.
• Pruebas a las cintas para microfilmación.
• Supervisión del proceso por Técnico
Administrativo.
12. ANEXOS
No aplica.
13. ACTIVIDADES
FUNCIONARIOS ASIGNADOS
13.1 Confronta listado de Microfilmación
contra las unidades de conservación
seleccionadas, verificando que corresponda
la serie.
OFICINISTA
13.2 Verifica que los documentos
conserven su orden natural o de producción
dentro de la unidad de conservación, retira
ganchos y legajadores y quita dobleces.
13.3 Ordena las unidades de
conservación de acuerdo con el orden que
establecen los listados de microfilmación.
TECNICO ADMINISTRATIVO
13.4 Elabora acta de iniciación de
microfilmación y procede a microfilmar los
documentos.
OFICINISTA
13.5 Una vez los documentos han sido
sometidos a la microfilmación se procede a
separar las unidades de conservación de
acuerdo con su disposición final:
Conservación /Eliminación
13.6 Registra datos identificación y
ubicación de la cinta maestra y la de
consulta y se procede a ubicarla dentro
del fondo documental.
13.7 Una vez verificados los registros se
genera la respectiva copia de respaldo.
14. INDICADORES
Total fondo documental
————————————————— X100
Número documentos microfilmados
• Verificación entre fecha de aprobación y
fecha de microfilmación.
• Total de cintas generadas.
Dependencia: Grupo Archivo Central
P.G.N. DIVISIÓN DE DOCUMENTACIÓN - RELATORÍA –
NOTA: A este documento le hace falta una parte gráfica.
177
Proceso: Selección de documentos
Procedimiento: Conservación de
documentos
Código:
Revisó: JEFE DE OFICINA
Aprobó: CARLOS ARTURO GOMEZ
PAVAJEAU
Fecha: 02 MARZO 2001
1. OBJETIVO
Preparar los documentos de acuerdo con
las normas legales y técnicas que pasarán a
conformar el archivo histórico de la Entidad.
2. CLIENTES
Servidores del Archivo Central
responsables del proceso de organización
de los documentos.
3. ALCANCE
El procedimiento se aplica a todos los
documentos recibidos en el Archivo Central.
4. RESPONSABILIDADES
El procedimiento involucra al Coordinador
del Grupo, técnico administrativo, auxiliar
administrativo, sustanciador y oficinistas de
Archivo Central.
5. REFERENCIAS
• Ley General de Archivos (Ley 594/2000).
• Resolución 264 del Procurador General
de la Nación.
• Reglamento General de Archivos.
• Y demás normas concomitantes.
6. DEFINICIONES
No aplica.
7. FORMATOS A UTILIZAR
• Modelo de Listados de Conservación de
Documentos.
8. CONDICIONES GENERALES
Se refiere a la conservación total de los
documentos que tienen valor científico,
cultural o histórico para la nación y por tanto
pasan a ser parte del archivo histórico de la
Entidad.
9. SALIDAS
Archivo histórico de la Entidad.
10. REGISTROS
• Listados Archivo Histórico: datos de
identificación de la dependencia, serie
documental, nombre o número de la unidad
de conservación (carpeta o expediente),
fechas extremas, foliación y datos de
localización de los documentos.
11. BASES DE AUTOCONTROL
• Confrontación de Listados con los
documentos seleccionados estableciendo
Serie, subserie, tipos documentales y
disposición final.
• Verificar que todos los documentos
hallan sido sometidos al proceso de
microfilmación.
• Supervisión del proceso por Técnico
Administrativo.
12. ANEXOS
No aplica.
13. ACTIVIDADES
FUNCIONARIOS ASIGNADOS
13.1. Confronta Listado de Conservación
contra documentos y las series de la TRD.
OFICINISTA
13.2. Registra los datos de localización de
los documentos dentro de la Sala de Archivo
Histórico
13.3. Genera Inventario de Documentos
Históricos
13.4. Ordena las unidades de
conservación en cajas y las identifica con la
etiqueta generada por la base de datos.
13.5. Traslada las cajas al área de
Archivo Histórico y las ordena en forma
numérica ascendente, colocándolas en los
P.G.N. DIVISIÓN DE DOCUMENTACIÓN - RELATORÍA –
NOTA: A este documento le hace falta una parte gráfica.
178
estantes de izquierda a derecha y de arriba
hacia abajo.
14. INDICADORES
• Volumen y área de Archivo Histórico
Número unidades de conservación
————————————————————
—— X 100
Total Fondo Documental
• Verificación entre fecha de aprobación y
fecha de conformación del archivo histórico
microfilmación.
Dependencia: Grupo Archivo Central
Proceso: Selección de documentos
Procedimiento: Eliminación de
documentos
Código:
Revisó: JEFE DE OFICINA
Aprobó: CARLOS ARTURO GOMEZ
PAVAJEAU
Fecha: 02 MARZO 2001
1. OBJETIVO
Eliminar los documentos que pierden todo
valor para la Entidad de acuerdo con los
criterios establecidos en la Tabla de
Retención Documental y las normas técnicas
definidas para tal fin.
2. CLIENTES
Servidores del Archivo Central
responsables del proceso de organización
de los documentos.
3. ALCANCE
El procedimiento se aplica a todos los
documentos recibidos en el Archivo Central.
4. RESPONSABILIDADES
El procedimiento involucra al Coordinador
del Grupo, técnico administrativo, auxiliar
administrativo, sustanciador y oficinistas de
Archivo Central.
5. REFERENCIAS
• Ley General de Archivos (Ley 594/2000).
• Resolución 264 del Procurador General
de la Nación.
• Resolución 265 del Procurador General
de la Nación.
• Reglamento General de Archivos.
• Y demás normas concomitantes.
6. DEFINICIONES
No aplica.
7. FORMATOS A UTILIZAR
• Modelo de Listados de Eliminación
• Modelo Acta de aprobación.
8. CONDICIONES GENERALES
Proceso mediante el cual se destruyen los
documentos que no poseen valor para la
Entidad.
9. SALIDAS
Documentos a eliminar.
10. REGISTROS
• Listados de eliminación: datos de
identificación de la dependencia, serie
documental, nombre o número de la unidad
de conservación (carpeta o expediente),
fechas extremas y datos de los
responsables.
• Acta de aprobación del Comité de
Archivo.
11. BASES DE AUTOCONTROL
• Confrontación de listados con las
unidades de conservación seleccionadas
estableciendo Serie, subserie, tipos
documentales y disposición final.
• Verificación de que documentos que
debieron microfilmarse en forma previa se
hallan microfilmado antes de destruir.
• Supervisión del proceso por Técnico
Administrativo.
P.G.N. DIVISIÓN DE DOCUMENTACIÓN - RELATORÍA –
NOTA: A este documento le hace falta una parte gráfica.
179
12. ANEXOS
No aplica.
13. ACTIVIDADES
AUXILIAR ADMINISTRATIVO
13.1 Verifica el Listado aprobado contra
unidades de conservación, TRD y acta de
aprobación.
COORDINADOR DE GRUPO
13.2 Selecciona la empresa recicladora
que se encargará de la destrucción de los
documentos.
13.3 Delega a dos funcionarios para que
atestigüen la destrucción de los documentos
FUNCIONARIOS ASIGNADOS
13.4 Atestiguan destrucción y elaboran y
firman Acta de Destrucción de documentos
SECRETARIA
13.1. Archiva el acta de destrucción en la
respectiva carpeta
14. INDICADORES
Vol. documentos eliminados
———————————————
Años
• Verificación entre fecha de aprobación y
fecha de eliminación.
Dependencia: División de
Documentación, Grupo de Relatoría
Proceso: Información Jurídica
Procedimiento: Recopilación de
Conceptos y decisiones de la P.G.N.
Código:
Revisó: JEFE DE OFICINA
Aprobó: CARLOS ARTURO GOMEZ
PAVAJEAU
Fecha: 02 MARZO 2001
1. OBJETIVO DEL PROCEDIMIENTO
Recopilar y mantener actualizada la
documentación en materia de conceptos y
decisiones de la P.G.N., cuyo conocimiento
resulte conveniente para el cumplimiento de
las funciones de la Entidad, y su
conservación, permita su recuperación y
consulta oportuna y fidedigna.
2. CLIENTES
Servidores de la P.G.N. y ciudadanos
interesados.
3. ALCANCE
Aplica a los servidores del Grupo de
Relatoría responsables de la recopilación en
materia de conceptos y decisiones de la
P.G.N., y a las dependencias productoras
responsables de suministrar dicha
información.
4. RESPONSABILIDADES
El procedimiento involucra al Grupo de
Relatoría y a los servidores de la P.G.N.
encargados de suministrar la información:
Procurador General, Viceprocurador
General, Presidente de la Sala Disciplinaria,
Procuradores Delegados, Procuradores
Auxiliares, Director Nacional de
Investigaciones Especiales, Secretario
General, Veedor, Procuradores Regionales,
Distritales y Provinciales, y Jefe de Oficina
Jurídica.
5. REFERENCIAS
Decreto 262 de 2000, artículo 19, numeral
2.
6. DEFINICIONES
Conceptos: Término jurídico que se aplica
al resultado de las consultas, facultativas u
obligatorias según los casos, formuladas a
las dependencias productoras de la
información.
Decisiones: fallos disciplinarios emitidos
por el Procurador General, el
Viceprocurador, la Sala Disciplinaria, los
Procuradores Delegados, el Director
P.G.N. DIVISIÓN DE DOCUMENTACIÓN - RELATORÍA –
NOTA: A este documento le hace falta una parte gráfica.
180
Nacional de Investigaciones Especiales, el
Veedor, los Procuradores Regionales,
Distritales y Provinciales.
P.G.N.: Procuraduría General de la
Nación.
7. FORMATOS A UTILIZAR
- Formato de ingreso a la base de datos
- Radicador de los oficios remisorios de
las dependencias productoras de la
información.
- De radicación de documentos.
- De descripción y análisis de
documentos.
8. CONDICIONES GENERALES
Se deben recopilar los conceptos y las
decisiones mensualmente. Cada
dependencia debe enviar mensualmente, por
lo menos, un concepto y/o decisión. La
Procuraduría Auxiliar para Asuntos
Constitucionales debe enviar el 100% de los
conceptos.
9. SALIDAS
Base de datos de Conceptos y Decisiones
de la P.G.N.
10. REGISTROS
- Fecha, dependencia, número de
concepto o decisión, nombre de quien firma,
tema general, número de registro.
11. BASES DE AUTOCONTROL
- Verificación de la información recibida
contra la ingresada a la base de datos
- Informes de las bases de datos
- Informe bimensual a la División de
Documentación sobre recepción de
información.
12. ANEXOS
No aplica.
13. ACTIVIDADES
DEPENDENCIAS
13.1 Envían los conceptos y/o las
decisiones en medio electromagnético en los
primeros cinco días hábiles de cada mes.
SUSTANCIADOR / AUXILIAR
ADMINISTRATIVO / SECRETARIO /
OFICINISTA
13.2 Radica los oficios remisorios y
entrega inmediatamente el material recibido
al profesional responsable.
13.3 Ingresa a la base de datos la
información descriptiva de acuerdo con el
formato definido.
PROFESIONAL
13.4 Realiza el análisis de la información,
asigna descriptores y la evalúa en su
conjunto.
COORDINADOR DE GRUPO
13.5 Revisa periódicamente la recepción,
descripción y análisis de la información.
13.6 Dispone la conservación de la
información recibida y su utilización.
14. INDICADORES
Porcentaje de cumplimiento del objetivo
propuesto:
Número de conceptos y decisiones enviados
por las dependencias
—————————————————
——————————— x 100%
Número de dependencias productoras
Número de conceptos y decisiones
ingresados a la base de datos
—————————————————
——————————— x 100%
Número de conceptos y decisiones recibidos
Dependencia: División de
Documentación, Grupo de Relatoría
Proceso: Información jurídica
Procedimiento: Recopilación de
P.G.N. DIVISIÓN DE DOCUMENTACIÓN - RELATORÍA –
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181
Directivas y Resoluciones del Procurador
General; circulares del Procurador General;
Viceprocurador General y Procuradurías
Auxiliares.
Código:
Revisó: JEFE DE OFICINA
Aprobó: CARLOS ARTURO GOMEZ
PAVAJEAU
Fecha: 02 MARZO 2001
1. OBJETIVO DEL PROCEDIMIENTO
Recopilar y mantener actualizada la
documentación en materia de resoluciones,
directivas y circulares de la P.G.N., para
conservarla en condiciones técnicas que
permitan su recuperación y consulta en
forma eficaz y oportuna.
2. CLIENTES
Servidores de la P.G.N. y ciudadanos
interesados.
3. ALCANCE
Se aplica a los servidores del Grupo de
Relatoría responsables de la recopilación en
materia de resoluciones, directivas y
circulares producidas por el Procurador
General; las circulares del Viceprocurador
General y las Procuradurías Auxiliares, y a
los servidores de la P.G.N. encargados de
suministrar dicha información.
4. RESPONSABILIDADES
El procedimiento involucra al Grupo de
Relatoría, y a los servidores de la P.G.N.
encargados de suministrar la información:
Procurador General, Viceprocurador
General, Secretario General y Procuradores
Auxiliares.
5 REFERENCIAS
Decreto 262 de 2000, artículo 19, numeral
2.
6. DEFINICIONES
• Directivas: Disposiciones e instructivos
del Procurador General
• Resoluciones: Decisiones
administrativas del Procurador General.
• Circulares: Instrucciones administrativas
del Procurador General, del Viceprocurador
y de las procuradurías auxiliares.
• P.G.N.: Procuraduría General de la
Nación.
7. FORMATOS A UTILIZAR
- Radicador de documentos
- De ingreso a la base de datos
- De descripción y análisis de
documentos.
8. CONDICIONES GENERALES
El principio rector es la actualización
permanente.
9. SALIDAS
Base de datos de resoluciones, directivas
y circulares.
10. REGISTROS
• Fecha, dependencia, número de la
resolución, directiva o circular, nombre de
quien firma, tema general, número de
registro.
11. BASES DE AUTOCONTROL
• Verificación de la información recibida
contra la ingresada en la base de datos
• Informes de las bases de datos
• Informe bimensual a la División de
Documentación sobre recepción de
información.
12. ANEXOS
No aplica.
13. ACTIVIDADES
DEPENDENCIAS
13.1 Envían las resoluciones, directivas y
circulares al día siguiente de su expedición.
SUSTANCIADOR / AUXILIAR
P.G.N. DIVISIÓN DE DOCUMENTACIÓN - RELATORÍA –
NOTA: A este documento le hace falta una parte gráfica.
182
ADMINISTRATIVO / SECRETARIO /
OFICINISTA
13.2 Radica, y digita la información de
identificación en la base de datos a más
tardar el día hábil siguiente a su recibo.
PROFESIONAL
13.3 Analiza la información y asigna
descriptores en el término de diez días
hábiles.
PROFESIONAL/SUSTANCIADOR/AUXILI
AR
ADMINISTRATIVO/SECRETARIO/OFICINIS
TA
13.4 Ingresa a la base de datos la
información que se determine en los cinco
días hábiles siguientes.
COORDINADOR DE GRUPO
13.5 Revisa periódicamente el proceso de
recepción, digitación y análisis de la
información.
13.6 Dispone la conservación de la
información recibida y su utilización.
14. INDICADORES
Porcentaje de cumplimiento del objetivo
propuesto:
Número de resoluciones, directivas y
circulares recibidas
————————————————————
————————————x 100%
Número de resoluciones, directivas y
circulares que ingresadas a la base de datos
Dependencia: División de
Documentación, Grupo de Relatoría
Proceso: Información jurídica
Procedimiento: Actualización de
Jurisprudencia
Código:
Revisó: JEFE DE OFICINA
Aprobó: CARLOS ARTURO GOMEZ
PAVAJEAU
Fecha: 02 MARZO 2001
1. OBJETIVO DEL PROCEDIMIENTO
Mantener actualizada la jurisprudencia de
las altas Cortes que resulte necesaria para
el cumplimiento de las funciones de la
Entidad, que permitan su recuperación y
consulta oportuna y fidedigna.
2. CLIENTES
Servidores de la P.G.N. y Oficina de
Sistemas.
3. ALCANCE
Involucra a los servidores del Grupo de
Relatoría responsables de la recopilación
jurisprudencial, a la Oficina de Sistemas de
la P.G.N., y a las relatorías de las altas
Cortes.
4. RESPONSABILIDADES
Grupo de Relatoría y Oficina de Sistemas
de la P.G.N.
5. REFERENCIAS
Decreto 262 de 2000, artículo 19.
6. DEFINICIONES
• Altas Cortes: Corte Constitucional, Corte
Suprema de Justicia, Consejo de Estado y
Consejo Superior de la Judicatura.
• P.G.N.: Procuraduría General de la
Nación
7. FORMATOS A UTILIZAR
Cuadro de seguimiento cronológico a las
actualizaciones.
8. CONDICIONES GENERALES
Se deben realizar la actualizaciones
cuatro veces al año para cada Corte, con un
intervalo máximo de tres meses.
9. SALIDAS
Actualización de las bases de datos del
Grupo de Relatoría y de la red informática
en la P.G.N.
P.G.N. DIVISIÓN DE DOCUMENTACIÓN - RELATORÍA –
NOTA: A este documento le hace falta una parte gráfica.
183
10. REGISTROS
Corporación, fecha de la actualización,
base de datos, funcionario que actualiza.
11. BASES DE AUTOCONTROL
• Verificación del cumplimiento, en cuanto
a la actualización, con base en el cuadro de
seguimiento cronológico.
• Verificación de la actualización en la red
informática de la P.G.N.
12. ANEXOS
No aplica.
13. ACTIVIDADES
COORDINADOR DEL GRUPO
13.1 Efectúa la solicitud a la Corte
respectiva.
SUSTANCIADOR / AUXILIAR
ADMINISTRATIVO / SECRETARIO /
OFICINISTA
13.2 Entrega personalmente, en la Corte
respectiva, el oficio de solicitud junto con el
dispositivo electromagnético que sirva para
el copiado de la actualización.
13.3 En la fecha indicada recoge
personalmente, en la Corte respectiva, el
dispositivo electromagnético con la
actualización.
13.4 Registra en el cuadro de seguimiento
cronológico la actualización
correspondiente.
PROFESIONAL
13.5 Ingresa la información en la base de
datos respectiva.
COORDINADOR DE GRUPO
13.6 Envía a la Oficina de Sistemas, con
carácter devolutivo, el dispositivo
electromagnético con la actualización
jurisprudencial, para que sea ingresada en la
red de informática de la P.G.N. dentro de los
cinco días hábiles siguientes.
OFICINISTA O SUSTANCIADOR
13.7 En la fecha acordada recoge
personalmente, en la Oficina de Sistemas, el
dispositivo electromagnético que se entregó
para la actualización.
13.8 Entrega el dispositivo
electromagnético al Coordinador de Grupo.
COORDINADOR DE GRUPO
13.9 Dispone la conservación del
dispositivo electromagnético.
14. INDICADORES
Porcentaje de cumplimiento del objetivo
propuesto:
Número de actualizaciones
————————————————————
————— x 100%
Número de Actualizaciones programadas
Dependencia: División de
Documentación, Grupo de Relatoría
Proceso: Información jurídica
Procedimiento: Atención de consulta de
personal, telefónica o escrita
Código:
Revisó: JEFE DE OFICINA
Aprobó: Carlos Arturo Gómez Pavajeau
Fecha: 02 MARZO 2001
1. OBJETIVO DEL PROCEDIMIENTO
Suministrar el texto completo o el extracto
de providencias de las Altas Cortes; de
conceptos, decisiones, resoluciones,
directivas y circulares de la P.G.N., en forma
eficaz y oportuna.
2. CLIENTES
Servidores de la P.G.N. a nivel nacional.
3. ALCANCE
Se aplica a los servidores del Grupo de
relatoría y a los usuarios de la información.
4. RESPONSABILIDADES
El procedimiento involucra a los
P.G.N. DIVISIÓN DE DOCUMENTACIÓN - RELATORÍA –
NOTA: A este documento le hace falta una parte gráfica.
184
servidores del Grupo de Relatoría.
5. REFERENCIAS
Decreto 262 de 2000, artículo 19.
6. DEFINICIONES
P.G.N.: Procuraduría General de la
Nación.
7. FORMATOS A UTILIZAR
Formato de solicitud numerado en orden
consecutivo.
8. CONDICIONES GENERALES
• Se diligencia el formato de consulta, en
aras de lograr la mayor precisión posible con
respecto a la información que se requiere.
• Cuando se involucre el derecho de
petición, se tramitará de acuerdo con lo
establecido en la Resolución 0023 del 29 de
octubre de 1992.
9. SALIDAS
Texto de la providencia o del extracto en
fotocopia, impreso o en medio
electromagnético.
10. REGISTROS
• Corporación, Sala o Sección, número de
providencia, fecha, tema; solicitante,
dependencia; respuesta favorable, parcial o
desfavorable; observaciones; fecha de la
solicitud y firma del solicitante; fecha de
recibo y firma de quien recibe.
• Relación mensual de consultas
atendidas.
• Mensaje de confirmación, si es vía Fax.
• Copia de oficio cuando se responde por
correo.
11. BASES DE AUTOCONTROL
• Verificación del trámite realizado con
relación a los siguientes aspectos:
• Número de consultas
• Tipo de solicitante
• Base de datos consultada
• Forma de entrega de la respuesta.
12. ANEXOS
No aplica.
13. ACTIVIDADES
USUARIO
13.1 Diligencia el formato de consulta con
la asistencia del oficinista o sustanciador.
OFICINISTA O SUSTANCIADOR
13.2 Asigna el número de la consulta.
13.3 Entrega el formato de consulta al
profesional de turno.
PROFESIONAL
13.4 Obtiene la información solicitada.
13.5 Fotocopia, imprime o copia en medio
electromagnético dicha información
13.6 Diligencia la parte correspondiente al
trámite del formato de consulta y lo entrega
junto con la información al oficinista o
sustanciador.
SUSTANCIADOR / AUXILIAR
ADMINISTRATIVO / SECRETARIO /
OFICINISTA
13.7 Se comunica con el solicitante para
que recoja la información y se asegura de
que firme el recibido.
13.8 Registra la consulta en la relación
mensual.
13.9 Mensualmente elabora el reporte con
destino a la Procuraduría Auxiliar, de las
consultas tramitadas que involucren el
derecho de petición.
14. INDICADORES
Porcentaje de cumplimiento del objetivo
propuesto:
Número de consultas atendidas
————————————————————
——————— x 100%
Número de consultas proyectadas (1.400)
P.G.N. DIVISIÓN DE DOCUMENTACIÓN - RELATORÍA –
NOTA: A este documento le hace falta una parte gráfica.
185
Porcentaje de consultas favorables:
Número de consultas favorables
————————————————————
— x 100%
Número de consultas atendidas
Tiempo promedio de respuesta (en días):
Sumatoria de los tiempos de las consultas
atendidas
————————————————————
——————————————
Número de consultas atendidas
Dependencia: División de
Documentación, Grupo de Relatoría
Proceso: Información Jurídica
Procedimiento: Divulgación de
información jurídica
Código:
Revisó: JEFE DE OFICINA
Aprobó: CARLOS ARTURO GOMEZ
PAVAJEAU
Fecha: 02 MARZO 2001
1. OBJETIVO DEL PROCEDIMIENTO
Divulgar la información jurídica cuyo
conocimiento resulte conveniente para el
cumplimiento de las funciones de la Entidad.
2. CLIENTES
Servidores de la P.G.N.
3. ALCANCE
Involucra a Grupo de Relatoría de la
P.G.N. y a todos los destinatarios de la
divulgación.
4. RESPONSABILIDADES
Servidores del Grupo de Relatoría de la
P.G.N.
5. REFERENCIAS
Decreto 262 de 2000, artículo 19,
numerales 1 y 2.
6. DEFINICIONES
P.G.N.: Procuraduría General de la
Nación.
7. FORMATOS A UTILIZAR
No aplica.
8. CONDICIONES GENERALES
Selección de información jurídica
actualizada orientada a prever necesidades
a usuarios específicos.
9. SALIDAS
Alertas, informativos, índices, compendios
temáticos.
10. REGISTROS
Colección de los documentos que han
sido divulgados.
11. BASES DE AUTOCONTROL
Seguimiento al cumplimiento de
divulgación de acuerdo con el Plan de
Acción.
12. ANEXOS
No aplica
13. ACTIVIDADES
PROFESIONAL Y COORDINADOR
13.1 Define el área o tema de la
información y sus destinatarios.
13.2 Realiza el análisis de la información
jurídica, la evalúa en su conjunto.
COORDINADOR DE GRUPO
13.3 Aprueba la propuesta de acuerdo
con el Jefe de la División de Documentación.
COORDINADOR DE GRUPO Y JEFE
DIVISION DE DOCUMENTACION
13.4 Disponen su divulgación y
conservación.
14. INDICADORES
Porcentaje de cumplimiento del objetivo
propuesto:
P.G.N. DIVISIÓN DE DOCUMENTACIÓN - RELATORÍA –
NOTA: A este documento le hace falta una parte gráfica.
186
Número de ediciones de divulgación
————————————————————
———————————— x 100%
Número de ediciones de divulgación
programadas (Plan de Acción)
Pertinencia de la información divulgada
Número de ediciones de divulgación
————————————————————
———————————— x 100%
Número de solicitudes de texto completo / N°
de destinatarios
MANUALES DE PROCEDIMIENTOS
DIVISION DE SEGURIDAD
FEBRERO DE 2001
ACTUALIZACION DEL MANUAL
INTRODUCCION
La Procuraduría General de la Nación es
un organismo con autonomía administrativa,
financiera y presupuestal en los términos
definidos por el Estatuto Orgánico del
Presupuesto Nacional, que ejerce sus
funciones bajo la suprema dirección del
Procurador General de la Nación, cuyo
desarrollo, calidad del servicio y
cumplimiento de las funciones que le han
asignado la Constitución Política y la ley,
dependen en buena parte de la ejecución de
los diferentes procedimientos que le
imprimen su dinámica diaria.
Por ello, los manuales de procedimientos
adquieren un gran valor práctico como guía
para la realización eficiente y eficaz del
trabajo por cada uno de los servidores
públicos de la Entidad.
Dentro de este marco de actuación,
estamos solicitando la máxima colaboración
y diligencia al personal en la observancia de
los procedimientos contenidos en el
presente Manual, en busca de un alto nivel
de desempeño institucional, facilitándose así
el logro de la excelencia en el servicio del
Ministerio Público.
El Viceprocurador General de la Nación,
Carlos Arturo Gómez Pavajeau.
OBJETIVOS DEL MANUAL
El presente Manual es un instructivo que
pretende los siguientes objetivos básicos:
• Orientar al personal en la ejecución de
los diferentes procedimientos, con el fin de
facilitar el trabajo y el logro de la calidad en
el mismo.
• Coadyuvar en la ejecución correcta y
oportuna de las labores encomendadas al
personal y propiciar la uniformidad en el
trabajo.
• Servir de medio de orientación al
personal nuevo, para facilitar su
incorporación al trabajo.
• Propiciar la eficiencia, la eficacia y el
control interno (autocontrol) de la Institución.
• Facilitar la orientación al usuario o
cliente.
Se trata de un material de consulta y
aplicación permanente por quienes tienen la
responsabilidad de dirigir, ejecutar y
controlar los procedimientos respectivos.
DESTINATARIOS
El presente Manual de Procedimientos
está dirigido a los integrantes de la Oficina
de Control Interno, y a los empleados que de
alguna manera tengan participación o
vinculación con dicho instrumento
administrativo.
MANEJO Y CONSERVACION DEL MANUAL
El Manual debe ser objeto de
manipulación cuidadosa con el fin de
garantizar el buen estado de las hojas y de
la totalidad del instructivo.
P.G.N. DIVISIÓN DE DOCUMENTACIÓN - RELATORÍA –
NOTA: A este documento le hace falta una parte gráfica.
187
ACTUALIZACION DEL MANUAL
Las modificaciones, sustituciones o
adiciones al Manual de Procedimientos se
efectuarán a través de la Oficina de
Planeación, siguiendo las instrucciones y
metodología de mejoramiento continuo
establecidas al interior de la Procuraduría.
Dependencia: División de Seguridad
Proceso: Seguridad de Instalaciones
Procedimiento: Revistas Permanentes
Código:
Revisó: JEFE DE OFICINA
Aprobó: CARLOS ARTURO GOMEZ
PAVAJEAU
Fecha: 02 MARZO 2001
1. OBJETIVO
Mantener un alto grado de seguridad de
las diferentes dependencias donde
funcionan oficinas de la Procuraduría
General de la Nación.
Asimismo efectuar un control sobre los
visitantes y empleados del nivel central.
2. CLIENTES
Servidores de la Procuraduría General de
la Nación.
Visitantes Procuraduría General de la
Nación.
Instalaciones de la Procuraduría General
de la Nación.
3. ALCANCE
El procedimiento se aplica a todos los
funcionarios y visitantes de la Procuraduría
General de la Nación al igual que de las
instalaciones.
4. RESPONSABILIDADES
COORDINADOR DE INSTALACIONES DE
LA DIVISION DE SEGURIDAD.
AGENTES DE SEGURIDAD
5. REFERENCIAS
Decreto 262 del 22 de febrero de 2000.
Estudio de Seguridad de Instalaciones.
6. DEFINICIONES
Central de detección
Lugar en donde se percibe o se recibe la
información, (generalmente a través de
señal electrónica, mecánica o visual) sobre
cualquier intento de penetración ilegal, por
parte de intrusos, a la instalación.
Cerramientos
Mallas, corredores, barreras electrónicas
o muros que retarda la penetración por parte
de grupos o personas de la amenaza y dan
tiempo para iniciar un plan de defensa.
Control de accesos
Lugar en el cual se verifican las normas
de seguridad establecidas para permitir el
ingreso de las personas a las instalaciones.
Detención
Acción u obstáculo que busca impedir la
penetración de intrusos a la instalación.
Detección
Acción que permite conocer en forma
oportuna el intento de penetración física a
una instalación, por parte de intrusos.
Plan de defensa
Proyecto que señala las acciones a
seguir, por parte de los grupos de reacción
inmediata y de otros apoyos, para rechazar
los ataques o daños a la instalación.
Seguridad
Ambiente de tranquilidad que se percibe o
se hace necesario establecer, para
desarrollar procesos productivos de
cualquier orden.
Vigilante
Persona especializada, según el tipo de
instalación, que cumple funciones de
protección a un sector o punto de la
instalación y participa en la defensa del
P.G.N. DIVISIÓN DE DOCUMENTACIÓN - RELATORÍA –
NOTA: A este documento le hace falta una parte gráfica.
188
lugar.
Torres de vigilancia
Garita elevada que permite la observación
del vigilante, facilita la alerta temprana y
desde donde se inicia el proceso de
reacción.
7. FORMATOS A UTILIZAR
No aplica.
8. CONDICIONES GENERALES
Estudiar las necesidades de seguridad de
las instalaciones.
Dar a conocer las pautas encaminadas al
mejoramiento de los sistemas de seguridad.
9. SALIDAS
Informes.
10. REGISTROS
Libro de minuta de los puestos fijos.
11. BASES DE AUTOCONTROL
Observación cuidadosa.
Capacidad del personal.
12. ANEXOS
No aplica.
13. ACTIVIDADES
JEFE DIVISION DE SEGURIDAD
13.1 Imparte las instrucciones pertinentes
al coordinador de seguridad a instalaciones.
COORDINADOR SEGURIDAD A
INSTALACIONES
13.2 Realizar revistas periódicas a los
diferentes pisos de la Entidad.
13.3 Ejercer control sobre los puestos
fijos, dejando constancia en el libro de
minuta.
13.4 Informar por escrito sobre las
novedades presentadas en las instalaciones
de la Entidad al Jefe de la División.
13.5 Disponibilidad de reacción inmediata
ante cualquier eventualidad presentada en
las instalaciones de la entidad.
13.6 Rápida y eficaz información sobre
eventos en la edificación.
13.7 Coordinación con los diferentes
organismos de seguridad del Estado y
privados ante incidentes que se presenten.
13.8 Comunicar e informar todas aquellas
situaciones que ofrezcan o puedan ofrecer
peligro.
JEFE DIVISION DE SEGURIDAD
13.9 Toma determinaciones y curso de
acción de acuerdo a lo informado.
14. INDICADORES
Dependencia: División de Seguridad
Proceso: Seguridad de Instalaciones
Procedimiento: Controles de Acceso
Código:
Revisó: JEFE DE OFICINA
Aprobó: CARLOS ARTURO GOMEZ
PAVAJEAU
Fecha: 02 MARZO 2001
1. OBJETIVO
Controlar el ingreso de las personas,
comprobando su identificación, motivo del
ingreso y dependencia a la cual se dirige.
De igual manera detectar oportunamente
la presencia de personas o elementos
hostiles y lograr mantenerlos fuera de las
instalaciones de la entidad.
Asimismo contra la penetración de
intrusos o daños a la instalación, existe una
fase reactiva que se basa en los equipos de
control y rapidez en la acción de respuesta a
un incidente y una fase correctiva que es la
investigación de los hechos.
2. CLIENTES
Funcionarios
Personal subcontratado
P.G.N. DIVISIÓN DE DOCUMENTACIÓN - RELATORÍA –
NOTA: A este documento le hace falta una parte gráfica.
189
Proveedores habituales
Visitantes público en general
Altas personalidades
3. ALCANCE
El Agente de Seguridad en su misión
básica está la de observar y detectar
cualquier circunstancia anómala o
extraordinaria que se produzca, así como las
personas, mercancías o vehículos y demás
acontecimientos que puedan considerarse
llamativos, peculiares o disonantes
(provocados o fortuitos) en relación con el
sitio del control de acceso a la edificación
que tiene asignada y es objeto de sus
mejores atenciones y servicios
profesionales, tanto para los servidores de la
entidad como del público en general.
Sin atender a improperios o
provocaciones que puedan ser ocasionados
por estas personas; por lo tanto los bienes y
servicios que ofrecen los Agentes de
Seguridad son para todos los clientes
permanentes o transitorios en la edificación.
4. RESPONSABILIDADES
COORDINADOR DE SEGURIDAD A
INSTALACIONES DE LA DIVISION DE
SEGURIDAD.
AGENTES DE SEGURIDAD
5. REFERENCIAS
Manual de funciones de los Agentes de
Seguridad.
Ordenes verbales o escritas sobre
medidas especiales a tomar sobre casos en
particular.
Directrices escritas sobre eventos
especiales realizados o que se van a
realizar dentro de la edificación.
Autorizaciones verbales sobre ingresos o
atención a personas en particular.
6. DEFINICIONES
Control de acceso
Es la unidad de vigilancia por excelencia,
para el desarrollo de actividades de
vigilancia, protección y control, es el puesto,
este se debe desarrollar en los términos
preestablecidos normalmente en el plan
general de seguridad de la entidad. Por lo
tanto es el lugar o demarcación física, donde
de manera constante y durante un tiempo
establecido, el Agente de Seguridad
desarrolla sus actividades y funciones.
Es el punto de comprobación de identidad
de personas o de la naturaleza de los
objetos para garantizar que tienen
autorizada la entrada a un área restringida.
Estos puntos están instalados en cada
uno de los accesos de la edificación,
existentes en el perímetro, donde se llevará
a cabo a efecto la mecánica del control de
visitantes, paquetes y correspondencia.
Por ser un sitio estratégico en el plan
general de seguridad, el Agente encargado
de esta misión, como actor principal del
objetivo previsto está como filtro para
disuadir, detectar, reconocer y reaccionar.
7. FORMATOS A UTILIZAR
Doble backup de información, un registro
sistematizado archivado en diskett, un
registro escrito (boleta).
Libro de minuta del puesto.
Ordenes específicas de trabajo.
8. CONDICIONES GENERALES
Controlar el acceso al interior de las
edificaciones, cuya vigilancia y seguridad
están encargados los Agentes de Seguridad,
quienes deberán realizar controles de
identidad de las personas y, si procede,
impedir su entrada, sin retener
documentación personal y en su caso
tomarán nota de los nombres, y número del
documento de identidad o un equivalente, el
P.G.N. DIVISIÓN DE DOCUMENTACIÓN - RELATORÍA –
NOTA: A este documento le hace falta una parte gráfica.
190
objeto de la visita y el lugar o dependencia
donde se dirige, cuando hay instrucciones
previas se omitirán estos requisitos, se dará
una ficha que le permita el acceso y
circulación interior, debiendo regresar al
terminar la visita.
Los controles de acceso, mediante los
distintos sistemas de identificación, permiten
establecer la procedencia o no, de la
entrada o visita de personas, mercancías y
vehículos, de este modo se evita las
intrusiones no deseadas y las entradas no
autorizadas en recintos restringidos y
prohibidos, así como una canalización fluida
de los accesos a la edificación.
9. SALIDAS
La estadística de flujo de visitantes,
cobradores, proveedores y registro
pormenorizado de toda actividad realizada
en este puesto.
10. REGISTROS
La estadística mensual, semanal y diaria.
11. BASES DE AUTOCONTROL
Observación permanente
12. ANEXOS
13. ACTIVIDADES
JEFE DIVISION DE SEGURIDAD
13.1 Imparte al coordinador de Seguridad
a Instalaciones, las instrucciones
pertinentes.
COORDINADOR SEGURIDAD A
INSTALACIONES
13.2 Coordinación permanente con los
despachos sobre autorizaciones y
novedades.
13.3 Coordinación permanente con las
demás unidades de seguridad de la Entidad.
13.7 Programación y diseño de los
eventos especiales que deben realizarse con
minuciosidad y detalle.
13.8 Procurar el conocimiento y
reconocimiento de personal nuevo dentro de
la Entidad, toma de datos y ejecución
supervisada de las actividades.
13.9 Integrase en un plan de seguridad
como elemento importante pero no único.
13.12 Respeto para con el secreto y
discreción en relación con las actividades y
servicios.
AGENTE DE SEGURIDAD
Las actividades usadas en el desarrollo
de su función está la de identificar,
seleccionar, registrar y autorizar.
IDENTIFICAR, SELECCIONAR,
REGISTRAR Y AUTORIZAR.
13.13 Identificar
Comprobar la documentación que acredita
la persona, visitante o funcionario, utilizando
las instrucciones específicas, bien si los
documentos oficialmente acreditan la
identidad personal del titular, o una
condición determinada, teniendo en cuenta
que en ningún momento se debe retener el
documento de identidad.
13.14 Seleccionar
En este procedimiento deberemos
conocer si la persona que nos visita y quiere
acceder a la edificación, cumple o si bien
cuenta con la autorización y con sentimiento
del funcionario a visitar.
13.15 Registrar
Llevar registro escrito de los datos
requeridos en el sistema de visitantes . Otro
registro habitual o equipajes de mano,
maletines, cajas, paquetes y personas.
13.16 Autorizar
Realizados los procedimientos anteriores,
se podrá autorizar o desautorizar el ingreso
del visitante, el ingreso del visitante, en
función de los resultados obtenidos, luego
se acreditará dicho ingreso, expidiéndole
P.G.N. DIVISIÓN DE DOCUMENTACIÓN - RELATORÍA –
NOTA: A este documento le hace falta una parte gráfica.
191
una boleta de visita. Que al finalizar la visita
esta debe ser devuelta.
14. INDICADORES
Dependencia: División de Seguridad
Proceso: Dotación Armamento y Equipo
de Comunicaciones
Procedimiento: Devolución
Código:
Revisó: JEFE DE OFICINA
Aprobó: CARLOS ARTURO GOMEZ
PAVAJEAU
Fecha: 02 MARZO 2001
1. OBJETIVO
El reintegro de material logístico al
depósito por motivos de vacaciones,
permisos, retiro del personal, daños en los
equipos y término de un servicio.
2. CLIENTES
Los funcionarios de seguridad que hayan
recibido dotación de elementos logísticos
(armamento y comunicaciones).
3. ALCANCE
Este procedimiento es utilizado para los
funcionarios de la División de Seguridad que
tienen a su cargo elementos logísticos de
dotación personal para la prestación del
servicio de protección.
4. RESPONSABILIDADES
EL COORDINADOR DE ARMAMENTO Y
EL COORDINADOR DE
COMUNICACIONES.
AGENTES DE SEGURIDAD QUE
TENGAN DOTACIÓN.
5. REFERENCIAS
Constitución Política de Colombia
Decreto 262 del 22 de febrero de 2000
6. DEFINICIONES
Armamento
Instrumento destinado al ataque o a la
defensa.
Munición
Pertrecho o carga de las armas de fuego.
Salvoconducto
Permiso para el porte de armas de fuego
Radio
Medio usado para comunicación entre
varias personas
Baterías
Aparato para producir corriente eléctrica
Códigos
Cifra o signo para comunicar algo secreto.
7. FORMATOS A UTILIZAR
Será utilizada el acta de compromiso en
donde consta que devolvió los elementos
logísticos correspondientes.
8. CONDICIONES GENERALES
Este procedimiento es utilizado para la
devolución de elementos logísticos utilizados
para la prestación de un servicio
determinado.
Una vez haya terminado las labores
diarias o cuando el personal de escoltas
sale a disfrutar de vacaciones o con
permiso.
9. SALIDAS
Son las actas de compromiso firmadas por
el personal que tenía elementos a su
disposición y por el responsable de la
coordinación correspondiente.
10. REGISTROS
En este procedimiento se utiliza las actas
como registros para llevar un control sobre
los elementos logísticos.
11. BASES DE AUTOCONTROL
Para llevar un control sobre los elementos
asignados a los funcionarios de la División
P.G.N. DIVISIÓN DE DOCUMENTACIÓN - RELATORÍA –
NOTA: A este documento le hace falta una parte gráfica.
192
de Seguridad se hacen revistas periódicas al
equipo logístico.
12. ANEXOS
13. ACTIVIDADES
AGENTE DE SEGURIDAD
13.1 Una vez decretadas las vacaciones,
permisos o causal de retiro por voluntad
propia o separado del cargo, el funcionario
debe inmediatamente hacer la entrega
correspondiente de los elementos a su
cargo, al responsable de recibirlos.
13.2 Firmar el acta de compromiso en
donde consta que ha quedado a paz y
salvo con la Entidad.
13.3 Terminado el turno de servicio diario
el funcionario debe hacer entrega del
armamento a su respectivo Jefe de Escolta,
con el fin de ser guardado en la caja fuerte
que para tal efecto se encuentra instalada
en la sala de escoltas del sótano, al día
siguiente le será devuelto para que cumpla
con el respectivo servicio.
COORDINADOR ELEMENTOS
LOGISTICOS
13.4 El funcionario encargado de recibir
los elementos debe firmar el acta de paz y
salvo.
14. INDICADORES
Dependencia: División de Seguridad
Proceso: Coordinación de Protección
Procedimiento: Avanzada
Código:
Revisó: JEFE DE OFICINA
Aprobó: CARLOS ARTURO GOMEZ
PAVAJEAU
Fecha: 02 MARZO 2001
1. OBJETIVO
Prevenir cualquier hecho atentatorio en
contra del protegido, cuando se realicen
diferentes desplazamientos dentro y fuera de
la ciudad.
2. CLIENTES
Servidores de la Procuraduría General de
la Nación que cuenten con esquema
protectivo.
3. ALCANCE
Realizar un análisis pormenorizado con
anticipación, respecto de las rutas,
preparativos, lugares, con el propósito de
evitar acciones delincuenciales en contra de
la persona protegida.
4. RESPONSABILIDADES
COORDINADOR DE PROTECCION A
PERSONAS DE LA DIVISION DE
SEGURIDAD
JEFES DE ESCOLTA Y ESCOLTAS.
5. REFERENCIAS
Decreto 262 del 22 de febrero de 2000.
6. DEFINICIONES
Protegido
Persona que recibe el servicio de
seguridad, por su investidura y nivel de
riesgo y grado de amenaza.
Esquema protectivo
Grupo de personas encargadas de brindar
protección al protegido.
Avanzada
Preparativos de seguridad hechos antes
de la llegada de un principal.
7. FORMATOS A UTILIZAR
Formato avanzada
Informes
8. CONDICIONES GENERALES
Conjunto de actividades de inteligencia
que se realizan con antelación a cada uno
de los movimientos de la persona protegida.
9. SALIDAS
P.G.N. DIVISIÓN DE DOCUMENTACIÓN - RELATORÍA –
NOTA: A este documento le hace falta una parte gráfica.
193
Informe de avanzada.
10. REGISTROS
Informe
Formato.
11. BASE DE AUTOCONTROL
Hojas de vida
Idoneidad y profesionalismo del personal
de seguridad.
12. ANEXOS
13. ACTIVIDADES
JEFE DE ESCOLTA
13.1 Imparte las instrucciones respectivas
al Agente de Seguridad encargado de
realizar la avanzada.
AGENTE DE SEGURIDAD
13.2 Prevenir las lesiones que puedan
ocasionar al protegido con o sin intención.
13.3 Establecer en cada lugar a visitar las
áreas más seguras y cómodas para ser
utilizadas por el protegido y su
destacamento protector.
13.4 Establecer en cada lugar a visitar
junto con las rutas de acceso y salida a los
lugares que presenten riesgo para el
protegido y tomar las medidas necesarias.
13.5 Determinar las medidas necesarias
para evacuar al protegido en el caso de un
ataque durante la visita al lugar.
13.6 Entregar la información estrictamente
necesaria para que marche correctamente
la operación de protección.
13.7 Coordinar con otras entidades
oficiales y no oficiales los contactos
necesarios para el apoyo.
13.8 Reunirse en el sitio a visitar con la
persona encargada de la seguridad y
establecer adecuados canales de
comunicación.
13.9 Establecer la coordinación necesaria
para contar con el apoyo de otras entidades
en el momento en que sea necesario.
13.10 Junto con el encargado de
seguridad del lugar, realizar una inspección
del sitio a visitar.
13.11 Inspeccionar las rutas hacia el sitio
a visitar (para la llegada y la partida).
13.12 Rendir el informe respectivo.
14. INDICADORES
Dependencia: División de Seguridad
Proceso: Elementos Logísticos
Procedimiento: Pérdida de Armamento y
Equipo de Comunicaciones
Código:
Revisó: JEFE DE OFICINA
Aprobó: CARLOS ARTURO GOMEZ
PAVAJEAU
Fecha: 02 MARZO 2001
1. OBJETIVO
Dar a conocer al personal que tiene
asignado elementos logísticos, el
procedimiento en caso de pérdida, hurto o
destrucción del material (radio y
armamento).
2. CLIENTES
Personal de Seguridad de la Procuraduría
General de la Nación que han sido dotados
de material logístico (arma y radio) para
cumplir con sus labores como Escoltas,
Conductores y Servicio de Seguridad de
Instalaciones.
3. ALCANCE
El procedimiento se aplica a los
funcionarios en caso de pérdida, hurto o
destrucción del arma o radio.
4. RESPONSABILIDADES
COORDINADOR DE ELEMENTOS
LOGÍSTICOS DE LA DIVISION DE
P.G.N. DIVISIÓN DE DOCUMENTACIÓN - RELATORÍA –
NOTA: A este documento le hace falta una parte gráfica.
194
SEGURIDAD AGENTES DE SEGURIDAD
QUE TENGA DOTACIÓN.
5. REFERENCIAS
Decreto 262 del 22 de febrero de 2000.
6. DEFINICIONES
No aplica.
7. FORMATOS A UTILIZAR
No aplica.
8. CONDICIONES GENERALES
Con este procedimiento se pretende
orientar a las personas que tienen dotación,
los pasos a seguir en caso de pérdida de
armamento o equipo de comunicaciones.
9. SALIDAS
Informe.
10. REGISTROS
Informe.
11. BASE DE AUTOCONTROL
Revistas mensuales al material logístico.
12. ANEXOS
13. ACTIVIDADES
AGENTE DE SEGURIDAD
13.1 Informa por escrito de manera
inmediata al Jefe de la División de
Seguridad, sobre los hechos ocurridos.
13.2 Formula inmediatamente la denuncia
correspondiente.
13.3 Entrega el permiso del arma y copia
de la denuncia con el fin de que el
Coordinador de elementos logísticos informe
de los hechos.
COORDINADOR ELEMENTOS
LOGISTICOS
13.4 Informa a Indumil
13.5 Informa a Veeduría de la
Procuraduría General de la Nación
13.6 Informa al Almacén General de la
Procuraduría General de la Nación
13.7 Informa a la Contraloría General de
la Nación
13.8 Informa a la Aseguradora
14. INDICADORES
Dependencia: División de Seguridad
Proceso: Dotación
Procedimiento: Entrega de Armamento y
Equipo de Comunicaciones
Código:
Revisó: JEFE DE OFICINA
Aprobó: CARLOS ARTURO GOMEZ
PAVAJEAU
Fecha: 02 MARZO 2001
1. OBJETIVO
La existencia de unos riesgos sobre los
funcionarios de la Procuraduría General de
la Nación por su posición e investidura son
la razón fundamental por el cual se inicia un
proceso de seguridad y protección, que
conlleva a la asignación de armamento y
equipo de comunicaciones al personal de la
División, para el eficaz cumplimiento de sus
labores.
2. CLIENTES
La División de Seguridad cuenta con un
equipo humano compuesto por escoltas,
conductores y servicio de seguridad de
instalaciones y dispone de equipos físicos
como armas y radios necesarios y
pertinentes en determinado proceso de
seguridad.
3. ALCANCE
Los procedimientos se aplica a todos los
funcionarios que ingresen a la División de
Seguridad de la Procuraduría General de la
Nación y es válido para el Jefe de División,
Coordinador de elementos logísticos, Jefes
de Escoltas, Escoltas, Conductores y
servicio de seguridad de instalaciones.
P.G.N. DIVISIÓN DE DOCUMENTACIÓN - RELATORÍA –
NOTA: A este documento le hace falta una parte gráfica.
195
4. RESPONSABILIDADES
EL PROCEDIMIENTO INVOLUCRA AL
JEFE DE DIVISION DE SEGURIDAD,
COORDINACION EQUIPOS LOGÍSTICOS,
JEFES DE ESCOLTAS, ESCOLTAS,
CONDUCTORES Y SERVICIO DE
SEGURIDAD DE INSTALACIONES.
5. REFERENCIAS
Constitución Política de Colombia.
Decreto 262 del 22 de febrero de 2000.
6. DEFINICIONES
Fundamento jurídico sobre el papel del
Agente de Seguridad.
Reglas y reglamentación de seguridad.
Información general sobre seguridad de
armas de fuego.
7. FORMATOS A UTILIZAR
Orden escrita firmada por el Jefe División.
Acta de compromiso.
Comprobante recibo de armamento y
radios.
8. CONDICIONES GENERALES
Desde siempre, al manipular un arma de
fuego, la persona llega a ser parte de un
sistema en el cual se debe tener un
completo control.
El es sólo una parte del sistema que
puede hacer un arma segura o insegura.
En medio de la persona y el blanco está
presente la seguridad.
Por el énfasis y la reafirmación de la
seguridad básica en las armas, la
manipulación y transporte debe ser tenido en
cuenta por cualquier persona
individualmente, él o ella tienen la clave
para la seguridad de las armas de fuego.
Constantemente debe hacer hincapié en
la seguridad cuando utilice armas de fuego
especialmente con los niños y personas
inexpertas. Lo novatos particularmente
deben ser supervisados con toda atención
cuando manipulen armas de fuego. Con
ellos se debe tener mucho cuidado.
No se debe Escatimar en la seguridad de
las armas, si usted observa que alguien viola
alguna precaución de seguridad, tiene la
obligación de sugerir las prácticas de
seguridad adecuadas tal como está en los
manuales.
“No se equivoque”. Alcohol, drogas y
armas no deben mezclarse.
9. SALIDAS
Listado del personal de seguridad a quien
le fue asignado los elementos logísticos.
10. REGISTROS
Listado de personal que labora en la
División de Seguridad.
11. BASES DE AUTOCONTROL
Correcto funcionamiento del arma y
equipo de comunicaciones.
Orden escrita del jefe directo, autorizando
la entrega del material.
Entrevista con el personal a quien se le
asigna con el fin de conocer su
entrenamiento en el uso y manejo del arma y
radio.
12. ANEXOS
13. ACTIVIDADES
JEFE DIVISION DE SEGURIDAD
13.1 Ordena al Coordinador de elementos
logísticos, la asignación del material
requerido.
COORDINADOR DE ELEMENTOS
LOGÍSTICOS.
13.2 Realiza una inducción y
entrenamiento al personal que se le dota de
armamento y equipo de comunicaciones.
13.3 Entrega el material logístico
mediante acta de compromiso y
comprobante de recibo de armamento y
P.G.N. DIVISIÓN DE DOCUMENTACIÓN - RELATORÍA –
NOTA: A este documento le hace falta una parte gráfica.
196
radio con las respectivas firmas.
13.4 Mantiene actualizadas las carpetas
de armamento, así como inventarios
individuales.
13.5 Verifica mediante revistas el
adecuado mantenimiento del material
asignado.
JEFES DE ESCOLTA.
13.6 Controla el mantenimiento y aseo del
material logístico.
13.7 Recoge las armas para ser
guardadas en las cajas fuertes asignadas
para tal fin, una vez terminen el servicio.
ESCOLTAS
13.8 El arma tiene que cuidarla y
mantenerla a mano para uso oportuno, pero
sólo en caso extremo de defensa personal y
mientras se encuentre asignada a un
servicio (Escolta) (Seguridad instalaciones).
CONDUCTORES
13.9 Así como el personal de escoltas no
está autorizado para portar el arma fuera de
servicio.
13.10 No puede llevarse el arma para la
casa.
14. INDICADORES
Dependencia: División de Seguridad
Proceso: Elaboración de Estudios
Técnicos
Procedimiento: Estudio de Seguridad a
Personas
Código:
Revisó: JEFE DE OFICINA
Aprobó: CARLOS ARTURO GOMEZ
PAVAJEAU
Fecha: 02 MARZO 2001
1. OBJETIVO
Es una medida preventiva, con el fin de
adquirir una serie de informaciones
relacionadas con el comportamiento de la
persona, su familia, costumbres, como
también determinar la autenticidad de los
documentos, antecedentes penales,
laborales y profesionales.
2. CLIENTES
Personal a ingresar a la Procuraduría
General de la Nación que solicite el
Procurador General de la Nación o Jefe de
la División de Seguridad.
3. ALCANCE
Garantizar el ingreso a la Procuraduría
General de la Nación, de personal idóneo,
profesional y con buenos antecedentes.
Igualmente verificar información sobre una
persona específica.
4. RESPONSABILIDADES
JEFE DIVISION DE SEGURIDAD
COORDINADOR ESTUDIOS TECNICOS
DE LA DIVISION DE SEGURIDAD
5. REFERENCIAS
Constitución Política de Colombia.
Decreto 262 del 22 de febrero de 2000.
6. DEFINICIONES
No aplica.
7. FORMATOS A UTILIZAR
Formato de Estudio de Seguridad a
Personas.
8. CONDICIONES GENERALES
El estudio de seguridad a personas es un
instrumento efectivo con que cuentan
actualmente todos los organismos de
seguridad del Estado para evitar que sean
penetrados e infiltrados por la subversión,
narcotráfico, terrorismo y delincuencia
organizada.
También se busca con este
procedimiento garantizar hasta donde sea
posible el grado de confiabilidad e idoneidad
P.G.N. DIVISIÓN DE DOCUMENTACIÓN - RELATORÍA –
NOTA: A este documento le hace falta una parte gráfica.
197
de la persona estudiada.
9. SALIDAS
Un informe.
10. REGISTROS
Informe de seguridad a personas.
11. BASE DE AUTOCONTROL
Calidad del Estudio Técnico.
Idoneidad, profesionalismo y reserva del
personal.
12. ANEXOS
13. ACTIVIDADES
JEFE DIVISION DE SEGURIDAD
13.1 Ordena la realización del Estudio e
imparte las instrucciones pertinentes
mediante orden de trabajo..
COORDINADOR ESTUDIOS TECNICOS
13.2 Realiza el respectivo estudio y rinde
el informe respectivo.
13.3 Solicita a la oficina de Desarrollo y
Bienestar de Personal de la Procuraduría
General de la Nación para que por parte de
una trabajadora social, realicen la visita
domiciliaria de la persona.
JEFE DIVISION DE SEGURIDAD
13.4 Da trámite del informe para lo
pertinente.
14. INDICADORES
Dependencia: División de Seguridad
Proceso: Elaboración de Estudios
Técnicos
Procedimiento: Designación de Servicios
de Seguridad a Personas
Código:
Revisó: JEFE DE OFICINA
Aprobó: CARLOS ARTURO GOMEZ
PAVAJEAU
Fecha: 02 MARZO 2001
1. OBJETIVO
Garantizar la integridad personal y el
estado emocional de los funcionarios por
motivo de las decisiones que deban tomar
como consecuencia de su cargo y que les
acarreen riesgos y amenazas provenientes
de agentes externos.
Con esta actividad se busca que los
funcionarios gocen de la protección para que
busquen la prevalencia de la Constitución
Nacional, los derechos de los individuos y
las leyes.
2. CLIENTES
Los funcionarios de la Procuraduría
General de la Nación.
3. ALCANCE
A todos los funcionarios de la
Procuraduría General de la Nación, que por
razones del cargo y previo estudio de
seguridad se determine la necesidad de
brindar la protección personal.
4. RESPONSABILIDADES
JEFE DIVISION DE SEGURIDAD
COORDINADOR DE PROTECCION A
PERSONAS DE LA DIVISION DE
SEGURIDAD.
5. REFERENCIAS
Constitución Política de Colombia
Código Penal
Decreto 262 del 22 de febrero de 2000.
Resolución 356 del 5 de octubre de 2000.
6. DEFINICIONES
Amenaza.
Peligro, aviso, advertencia.
Acción preventiva
La acción preventiva busca eliminar la
posible causa de un problema o reducir su
posibilidad de ocurrencia.
Acción correctiva
P.G.N. DIVISIÓN DE DOCUMENTACIÓN - RELATORÍA –
NOTA: A este documento le hace falta una parte gráfica.
198
Es la que corrige la desviación,
eliminando la causa que produjo el
problema, por regla general es la más
efectiva de todas las acciones.
Nivel de riesgo
Son los parámetros que se toman para
analizar y evaluar el riesgo que presenta
una persona, para lo cual se deben tener en
cuenta las amenazas existentes, la
profesión, cargo u oficio que desempeña; el
contexto social donde se desenvuelve; la
situación económica, política y cultural; la
exposición al peligro y la vulnerabilidad
existente.
Estudio
Obra que divulga los resultados de una
investigación.
Hechos
Asunto, acontecimiento, suceso, caso.
Grado de amenaza
Evaluación que se hace de una amenaza
recibida por una persona, recolectando la
mayor cantidad de información con el objeto
de determinar el grado de probabilidad de
que el hecho se pueda realizar, para lo cual
se estudia y analiza: el origen, las causas, el
tipo, los autores. Es indispensable adelantar
una investigación profunda que nos lleva a
los orígenes del presunto medio intimidatorio
para poder orientar a las autoridades y al
interesado.
Protegido
Persona que de acuerdo a su investidura
o nivel de riesgo se le asigna escolta.
Principal
La persona protegida.
Avance
Preparativos de seguridad hechos antes
de la llegada de un principal.
Hombre del avance
El individuo a quien se le ha asignado la
responsabilidad para coordinar y efectuar
todos los arreglos de seguridad locales. La
unidad encargada de la protección lo escoge
y lo informa. A partir de ese momento, toda
la información relacionada con el evento
debe pasar por él para que su plan de
seguridad pueda permanecer
completamente intacto, y que él no sea
cogido por sorpresa por algún movimiento de
parte del principal.
Reconocimiento de avance
La inspección de cada área de
responsabilidad dentro del enfoque del
avance, y los planes resultantes para
asegurar cada área. Se completa la
inspección en la forma de un informe para
los archivos de la unidad de protección, y
para capacitar a la unidad y a los oficiales
para criticar su desempeño de protección
durante la función. Esta inspección indicará
fácilmente los rasgos fuertes y los puntos
débiles en el ambiente de protección,
cuando se revise constructivamente después
del evento.
Destacamento protector
Un individuo o grupo de individuos
asignados para proteger a una persona.
Generalmente está organizado con un
supervisor, un asistente, líder de turno (para
cada turno), y tres turnos funcionales (para
24 horas de protección) que consisten en el
personal necesario para proteger
efectivamente al Principal.
Puesto de seguridad (preventivo)
Uno de los tres tipos de puestos usados
para controlar la zona dentro de un área
dada para proteger eficientemente al
principal o principales, (Vigilancia, Misión
Especial, Punto de control).
Equipo de información
Un individuo o grupo designado para
P.G.N. DIVISIÓN DE DOCUMENTACIÓN - RELATORÍA –
NOTA: A este documento le hace falta una parte gráfica.
199
recoger información de naturaleza
preventiva de cualquier frente, dentro de un
área o zona dadas. Esto se realiza por el
patrullaje de esa área, estando alerta para
reconocer casos mentales conocidos,
personas obviamente agitadas o molestas,
cualquier agrupación que se considere con
intenciones de actividades disociadoras
(vagos, manifestantes, etc).
El equipo comunica inmediatamente las
sospechas al puesto de mando y toma las
medidas apropiadas para asegurarse de que
el Principal no será amenazado ni
abochornado por la actividad en cuestión.
Coche del principal
El vehículo en que viaja el principal debe
ser guiado por un oficial completamente
familiarizado con toda el área (hospitales,
rutas más rápidas entre ciertos puntos, rutas
de evacuación, redes de tráfico, sitios de
construcción, zonas peligrosas y cualquier
otra cosa que pueda ser obstáculo para el
movimiento del Principal. Otro oficial debe ir
en el asiento delantero derecho para
protección.
Coche seguidor
Un vehículo de seguridad manejado
directamente detrás del coche del Principal
para impedir que algún otro vehículo pase,
ataque o se acerque al principal, El vehículo
lleva oficiales extras para protección física,
controlar multitudes (cuando el principal va
muy despacio y la gente se acerca mucho a
su coche), situaciones de emergencia y
ayuda en evacuación. También se usa como
coche del principal en caso de que este no
funcione. (En este caso es necesario
reclutar otro vehículo seguidor de alguna
otra fuente).
Puesto de mando
Un área centralizada a la cual fluye toda
la información, comunicaciones, preguntas
de los puestos de seguridad y cualesquiera
otros datos que pudieran tender a afectar el
ambiente de seguridad del principal. Tiene
todas las facilidades de comunicación,
monitores de radio de otra agencia de
policía, líneas telefónicas especiales, mapas
a gran escala de toda el área (con sitios de
evacuación, hospitales, trazos de rutas,
etc.). Las instrucciones para los oficiales en
el tablero de anuncios, detalles de
transporte, itinerario del Principal, hojas
para el registro de radio, fotos y diagramas
de las áreas a visitar, sitios a lo largo de la
ruta que han de observarse con especial
cuidado, tablero de pared con llaves para
todos los carros, llaves de reserva para
todas las puertas y carros, listas de invitados
para todas las funciones, fotos de todos los
casos mentales conocidos como presentes
en el área, procedimientos especiales para
todos los puestos, listas de palabras de
código, etc.
Movimiento “oficial registrado”
Un evento, o viaje, publicado con
anticipación por el Principal o su personal.
7. FORMATOS A UTILIZAR
Formato de Estudios Técnicos.
Formato de Asignación del Esquema
protectivo.
8. CONDICIONES GENERALES
El grupo de escoltas del personaje, debe
estar debidamente entrenado, con
conocimiento de armas, formaciones de
escoltas, conducción defensiva y ofensiva de
vehículos al igual que en excelentes
condiciones físicas actualizándose en forma
periódica en cursos de técnicas de
protección a dignatarios.
En los desplazamientos a pie con el
personaje, en sitios cubiertos o
descubiertos efectuar y realizar las
formaciones de rombo, diamante o en cuña
P.G.N. DIVISIÓN DE DOCUMENTACIÓN - RELATORÍA –
NOTA: A este documento le hace falta una parte gráfica.
200
con los escoltas disponibles.
Toda escolta debe conocer perfectamente
sus puestos en los vehículos y la manera de
reaccionar en el momento que se materialice
una amenaza o se ejecute un atentado por
grupos al margen de la ley.
El escolta motorizado debe cumplir con
las medidas de seguridad en los
desplazamientos y fuera de los mismos, para
garantizar la vida e integridad del personaje
y el propio esquema de seguridad.
En todos los recorridos que se realicen
con el personaje se deben tener en cuenta
los puntos críticos identificados en el estudio
de seguridad de las rutas y valorados por el
esquema de seguridad, con el objeto que el
personal de avanzada inspeccione antes de
iniciar el desplazamiento con el personaje.
Siempre el jefe de escoltas debe
mantener comunicación con el coordinador
de seguridad, el conductor del personaje y el
grupo de avanzada, para fortalecer y
estructurar una excelente seguridad.
Realizar el barrido en los puntos críticos
de la ruta escogida para el desplazamiento,
unos treinta (30) minutos antes y hacer
vigilancia sobre un punto determinado de la
ruta.
Se recomienda que cada turno de
seguridad tenga la persona destinada para
la avanzada, teniendo que llevar el libro de
avanzadas con anotaciones constantes
sobre las rutas, en lo posible no se utilizarán
vehículos muy vistosos.
Gastar unos minutos elaborando un
croquis del vecindario para determinar las
rutas disponibles, clasificarlas por su grado
de peligrosidad y apoyo.
Analizar cada una de las rutas en sus
puntos críticos y en cada uno de ellos
estudiar las posibles vías de escape.
Identificar sobre el croquis de la ruta,
unidades de policía, unidades militares,
estaciones de bomberos, defensa civil,
centros de atención médica de estaciones de
abastecimiento de combustible, centros
comerciales y cualquier instalación que
pueda servir como refugio.
Los puntos que presentan riesgo sobre las
rutas son:
Calles solitarias, curvas muy estrechas,
cerradas o difíciles, puentes, cruces muy
demorados, sectores en mal estado,
edificaciones desocupadas, zonas con
construcciones de desvíos, construcciones
en obra negra y pendientes muy empinadas.
Asignar un código a cada ruta con el fin
de informarle al conductor sólo el código de
la ruta al iniciar el desplazamiento, este
procedimiento cobra mayor valor cuando las
órdenes se imparten personalmente a cada
miembro del esquema protectivo. Tener en
cuenta que las avenidas rápidas son las más
seguras.
9. SALIDAS
Asignación de los diferentes servicios de
protección personal.
10. REGISTRO
La asignación de los servicios se registran
en la orden del día que se realiza
semanalmente. Se lleva un libro de minuta
en los diferentes puestos.
11. BASES DE AUTOCONTROL
Hojas de vida
Atención especial a la selección de los
funcionarios que prestan protección.
12. ANEXOS
13. ACTIVIDADES
COORDINADOR DE ESTUDIOS
TECNICOS
13.1 Radicar el Estudio Técnico.
P.G.N. DIVISIÓN DE DOCUMENTACIÓN - RELATORÍA –
NOTA: A este documento le hace falta una parte gráfica.
201
PROCURADOR GENERAL DE LA
NACION
13.2 Dar cumplimiento a lo establecido en
el estudio de seguridad por parte del
funcionario que designe el señor Procurador
General de la Nación.
JEFE DIVISION DE SEGURIDAD Y
COORDINADOR DE PROTECCION A
PERSONAS.
13.3 Conformar el esquema de protección
teniendo en cuenta el nivel de riesgo y el
grado de amenaza.
13.4 Asignar mediante oficio los
funcionarios que van a integrar el esquema
de protección.
SECRETARIA GENERAL Y JEFE
DIVISION ADMINISTRATIVA
Suministrar los medios logísticos
AGENTES DE SEGURIDAD
13.5 Prestar el respectivo servicio
14. INDICADORES
Dependencia: División de Seguridad
Proceso: Elaboración de Estudios
Técnicos
Procedimiento: Estudio de Rutas
Código:
Revisó: JEFE DE OFICINA
Aprobó: CARLOS ARTURO GOMEZ
PAVAJEAU
Fecha: 02 MARZO 2001
1. OBJETIVO
Detectar los puntos vulnerables que
representan riesgos durante el
desplazamiento, con el fin de tomar las
precauciones necesarias, y evitar la
consecución de un acto delincuencial.
Asimismo definir los puntos de apoyo en
la ruta, como medida preventiva.
2. CLIENTES
Procurador General de la Nación y su
familia.
3. ALCANCE
Garantizar la integridad personal del
señor Procurador General de la Nación y su
familia.
4. RESPONSABILIDADES
JEFE DIVISION DE SEGURIDAD
COORDINADOR ESTUDIOS TÉCNICOS
DE LA DIVISION DE SEGURIDAD.
5. REFERENCIAS
Constitución Política de Colombia.
Decreto 262 del 22 de febrero de 2000.
6. DEFINICIONES
7. FORMATOS A UTILIZAR
Se utiliza el formato de estudio de rutas.
8. CONDICIONES GENERALES
El estudio de rutas es un documento
importante ya que se deben inspeccionar
varias rutas de llegada y partida prestando
especial atención a los siguientes aspectos:
Distancia que va a ser recorrida.
Tiempo con que se cuenta para el
recorrido.
Realizar una pequeña descripción de
cada ruta para ser entregada al jefe del
destacamento.
Edificaciones presentes en la ruta.
Número de cruces.
Posibilidad de encontrar vehículos
parqueados o abandonados.
Densidad del tráfico vehicular y peatonal.
Puentes por los que hay que cruzar.
Lugares de apoyo (CAI, hospital,
entidades oficiales o privadas).
9. SALIDAS
Un informe del estudio de rutas.
P.G.N. DIVISIÓN DE DOCUMENTACIÓN - RELATORÍA –
NOTA: A este documento le hace falta una parte gráfica.
202
10. REGISTROS
Informe del estudio.
11. BASES DE AUTOCONTROL
Calidad del Estudio Técnico.
Idoneidad y profesionalismo del personal
realizador.
12. ANEXOS
13. ACTIVIDADES
JEFE DIVISION
13.1 Ordena la realización del estudio
mediante orden de trabajo e imparte
instrucciones.
COORDINADOR ESTUDIOS TECNICOS
13.2 Realiza el respectivo estudio técnico
y rinde informe
JEFE DIVISION SEGURIDAD
13.3 Entrega el estudio de rutas a los
Jefes de escolta para lo pertinente.
JEFES DE ESCOLTAS
13.4 Con base en el estudio de rutas se
toman las medidas pertinentes.
14. INDICADORES.
Dependencia: División de Seguridad
Proceso: Elaboración de Estudios
Técnicos
Procedimiento: Estudio de Seguridad
Física a instalaciones
Código:
Revisó: JEFE DE OFICINA
Aprobó: CARLOS ARTURO GOMEZ
PAVAJEAU
Fecha: 02 MARZO 2001
1. OBJETIVO
Poner en conocimiento de las directivas
de la Entidad, las medidas de seguridad que
deben adoptarse en las edificaciones, sus
alrededores, vías de acceso, sistemas de
vigilancia y control, los sistemas contra
incendio, evacuación de las instalaciones y
demás, con el fin de corregir las
vulnerabilidades que se detecten durante las
inspecciones realizadas por el personal
técnico que interviene en el estudio y poder
así prevenir y reaccionar oportunamente
contra posibles hechos delincuenciales o
actividades terroristas de gran magnitud.
2. CLIENTES
Las diferentes instalaciones de la
Procuraduría General de la Nación a nivel
nacional.
3. ALCANCE
Lograr obtener satisfactoriamente un plan
de seguridad física que minimice las
posibilidades de riesgo producidas, por
fenómenos físico naturales o propiciadas
por el hombre, mediante la práctica y
ejecución de las recomendaciones
sugeridas.
4. RESPONSABILIDADES
JEFE DIVISION DE SEGURIDAD
COORDINADOR ESTUDIOS TECNICOS
DE LA DIVISION DE SEGURIDAD.
5. REFERENCIAS
Constitución Política de Colombia de
1991.
Decreto 262 del 22 de febrero de 2000.
6. DEFINICIONES
Estudio de Seguridad Física a
Instalaciones u Objetos.
Documento donde se contemplan todos y
cada uno de los aspectos de seguridad
relacionados con un inmueble en estudio
(construcción, ubicación, funcionamiento,
antecedentes de hechos ocurridos, planes
de defensa, evacuación y anexos), en
procura de brindarle seguridad protectiva,
teniendo en cuenta además todos los
elementos necesarios, de acuerdo a la
P.G.N. DIVISIÓN DE DOCUMENTACIÓN - RELATORÍA –
NOTA: A este documento le hace falta una parte gráfica.
203
capacidad y disponibilidad de recursos, de
acuerdo al siguiente orden:
Los recursos humanos.
Vulnerabilidad. Condiciones físicas y
formales para que se produzca un siniestro.
Siniestro
Autoseguridad
Autoprotección
Los documentos e información.
Las instalaciones
Las comunicaciones
Material logístico en general.
Seguridad
Estado mental de tranquilidad, fruto de la
adopción de medidas de protección
tendientes al conocimiento, manejo y
disminución al mínimo de los diferentes
riesgos.
Protección
Conjunto de medidas empleadas para
identificar los riesgos y vulnerabilidades, con
el fin de evitar la materialización de la
amenaza y disminuir el impacto.
Vulnerabilidad
Debilidad aprovechable para causar daño
físico o sicológico.
Incidente
Ocurrencia de una acción dañina.
Visita inspectiva
Es la verificación que se adelanta a un
inmueble o lugar determinado, con el fin de
analizar las condiciones de seguridad y
verificar vulnerabilidades con el propósito de
emitir las recomendaciones del caso.
7. FORMATOS A UTILIZAR
Se utiliza el formato para estudio de
seguridad a instalaciones.
8. CONDICIONES GENERALES
La seguridad de instalaciones constituye
la base fundamental de la protección de las
personas, de los bienes y valores, de los
documentos, de la maquinaria y equipos y
de las materias primas. Son las
instalaciones el foco central hacia el cual
apuntan todas las miradas y las amenazas
de los fanáticos, de los delincuentes, de los
grupos desestabilizadores y de las fuerzas
foráneas, en cualquier país del mundo.
Cada instalación tiene un valor de
importancia prioritaria, según el daño que
desee causar la amenaza; en algunas
ocasiones causará más traumatismo destruir
una central de cómputo y paralizar un
proceso de producción; en otras, quizá, sea
más importante secuestrar un directivo, para
sentar un precedente, extorsionar
políticamente a un gobierno u obtener
beneficios económicos.
Dada la gran cantidad de amenazas y la
variedad de tipos de atentados, la seguridad
de instalaciones se hace tan compleja, que
es necesario efectuar, no solo detallados
estudios para determinar las medidas
activas y pasivas de protección, sino para
cubrir, a la vez, todos los puntos críticos;
además para, mantener una permanente
actualización y mejoramiento de estas
medidas.
Por las anteriores razones, la seguridad
de las instalaciones se constituye en factor
primordial de estudio, dentro del contexto
general, toda vez que de ella depende la
tranquilidad que requieren las personas que
laboran en diferentes actividades.
9. SALIDAS
Un informe en que se conozca a fondo la
situación de seguridad de la instalación.
10. REGISTROS
Informe de estudio de seguridad a
instalaciones.
11. BASES DE AUTOCONTROL
P.G.N. DIVISIÓN DE DOCUMENTACIÓN - RELATORÍA –
NOTA: A este documento le hace falta una parte gráfica.
204
Calidad del informe técnico.
Idoneidad, profesionalismo y resera del
personal.
12. ANEXOS
13. ACTIVIDADES
JEFE DIVISION DE SEGURIDAD
13.1 Recibe la solicitud y ordena realizar
el estudio de seguridad física a
instalaciones.
13.2 Asigna orden de trabajo e imparte
instrucciones.
SECRETARIA SEGURIDAD
13.3 Elabora el auto comisorio y toma
firma de Secretaría General.
COORDINADOR DE ESTUDIOS
TECNICOS
13.4 Adelanta el Estudio Técnico y
presenta el informe respectivo.
SECRETARIA GENERAL, JEFE DIVISION
ADMINISTRATIVA Y JEFE DIVISION DE
SEGURIDAD.
13.5 Toman los correctivos
correspondientes de acuerdo a las
recomendaciones.
14. INDICADORES
Dependencia: División de Seguridad
Proceso: Elaboración de Estudios
Técnicos
Procedimiento: Evaluación y/o
Revaluación del nivel de riesgo y grado de
amenaza
Código:
Revisó: JEFE DE OFICINA
Aprobó: CARLOS ARTURO GOMEZ
PAVAJEAU
Fecha: 02 MARZO 2001
1. OBJETIVO
Evaluar y analizar el origen de la
amenaza y consecuencias que pueda
generar al afectado, tomar las medidas de
seguridad en coordinación con los
organismos de seguridad del Estado, para
garantizar la integridad del funcionario
amenazado.
Emitir concepto al señor Procurador
General de la Nación, para los fines que
estime convenientes.
2. CLIENTES
Servidores de la Procuraduría General de
la Nación.
3. ALCANCE
El Procedimiento se aplica a todos los
funcionarios de la Procuraduría General de
la Nación que lo requieran.
4. RESPONSABILIDADES
JEFE DIVISION DE SEGURIDAD
COORDINADOR ESTUDIOS TÉCNICOS
DE LA DIVISION DE SEGURIDAD
5. REFERENCIAS
Constitución Política de Colombia 1991.
Decreto 262 del 22 de febrero de 2000.
Resolución 356 del 5 de octubre de 2000.
6. DEFINICIONES
Estudio Técnico
Procedimiento que se adelanta con el fin
de conocer a fondo una situación de
seguridad, con el ánimo de evaluar y
recomendar las acciones que se deben
ejecutar para prevenir hechos que puedan
atentar contra una persona o instalación.
Nivel de riesgo
Son los parámetros que se toman para
analizar y evaluar el riesgo que presenta
una persona, para lo cual se deben tener en
cuenta las amenazas existentes, la
profesión, cargo u oficio que desempeña; el
contexto social donde se desenvuelve; la
P.G.N. DIVISIÓN DE DOCUMENTACIÓN - RELATORÍA –
NOTA: A este documento le hace falta una parte gráfica.
205
situación económica, política y cultural; la
exposición al peligro y la vulnerabilidad
existente.
Grado de amenaza
Evaluación que se hace de una amenaza
recibida por una persona, recolectando la
mayor cantidad de información con el objeto
de determinar el grado de probabilidad de
que el hecho se pueda realizar, para lo cual
se estudia y analiza: el origen, las causas, el
tipo, los autores. Es indispensable adelantar
una investigación profunda que nos lleva a
los orígenes del presunto medio intimidatorio
para poder orientar a las autoridades y al
interesado.
Seguridad
Estado mental de tranquilidad, fruto de la
adopción de medidas de protección
tendientes al conocimiento, manejo y
disminución al mínimo de los diferentes
riesgos.
Protección
Conjunto de medidas empleadas para
identificar los riesgos y vulnerabilidades, con
el fin de evitar la materialización de la
amenaza y disminuir el impacto.
Amenaza
Todo fenómeno natural o artificial, con
potencialidad de causar daño.
Anuncio, advertencia o presagio a través
de palabras, intenciones o actos que son
indicios de probable ocurrencia o incidente
de un mal. Asechanza de peligro.
Riesgo
Exposición al peligro.
Probabilidad objetiva de que la amenaza
se materialice.
Vulnerabilidad
Debilidad aprovechable para causar daño
físico o sicológico.
Peligro
Inminencia de acción dañina.
Situación de inseguridad.
Daño que posiblemente será sufrido, si
voluntaria o involuntariamente se entra en
situación de riesgo.
Incidente
Ocurrencia de una acción dañina.
Indicio
Acción o señal que indica la posibilidad
de conocer lo oculto.
Crisis
Situación o momento de peligro. La
palabra viene del griego y significa decisión.
Daño
Lesión física, moral o sicológica.
Disuasión
Prever elementos, acciones o conductas
que inhiban o desmotiven una intención
dañina.
Prevención
Planeación detallada, prospectiva,
conjunto de medidas para evitar actos
inseguros. Llamada de alerta sobre posibles
riesgos. Acción cautelar ante lo incierto.
Apreciación
Conocimiento, valoración, reconocimiento
físico, análisis o estudio de una situación,
lugar o documento para obtener la mayor
exactitud de la información y tomar acción.
Vigilancia
Utilización de las medidas activas de
protección, producción de información,
entrenamiento, liderazgo y sicología
aplicada.
7. FORMATOS A UTILIZAR
Formato para Análisis del Nivel de Riesgo
y Grado de Amenaza.
P.G.N. DIVISIÓN DE DOCUMENTACIÓN - RELATORÍA –
NOTA: A este documento le hace falta una parte gráfica.
206
8. CONDICIONES GENERALES
Es el procedimiento que se adelanta para
conocer el verdadero riesgo y amenaza en
que se encuentran las personas u objetos,
consideradas blancos (objetivos) potenciales
por parte de organizaciones, grupos o
elementos al margen de la ley, que
pretenden aplicar la justicia por sus propias
manos, con acciones subyugantes de
intimidación, presión, hostigamiento,
coacción, chantaje y amedrantamiento, con
el propósito de conseguir sus pretensiones
para sí o para terceras personas.
La actividad debe realizarse con esmero,
malicia, sicología y análisis profundo de los
factores y supuestos amenazantes para
llegar a concluir con certeza, exactitud,
claridad, conciencia y lógica, sobre la
situación expuesta, siguiendo publicaciones
y hechos ocurridos en torno al afectado.
Protección significa seguridad, por lo
tanto se orienta todo el esfuerzo a
recomendar los elementos activos y pasivos
tendientes a contrarrestar la acción delictiva.
“Crear el hábito de la cultura Protectiva
en nuestros tiempos, para cuidar con el
debido celo el primer valor sobre la tierra
LA VIDA”.
9. SALIDAS
Un informe con el conocimiento a fondo
de la situación de seguridad del funcionario
con el ánimo de recomendar las acciones
que se deben efectuar, para garantizar su
integridad personal.
10. REGISTROS
Informe de evaluación.
11. BASES DE AUTOCONTROL
Calidad del estudio técnico.
Idoneidad, profesionalismo y reserva del
personal.
12. ANEXOS
13. ACTIVIDADES
JEFE DIVISION DE SEGURIDAD
13.1 Recibe la solicitud de realizar el
Estudio.
13.2 Asigna orden de trabajo e imparte
instrucciones.
SECRETARIA SEGURIDAD
13.3 Hace auto comisorio y toma firma de
Secretaría General.
COORDINADOR DE ESTUDIOS
TECNICOS
13.4 Adelanta el Estudio Técnico de Nivel
de Riesgo y Grado de Amenaza y presenta
el informe.
PROCURADOR GENERAL DE LA
NACION
13.5 Evalúa el informe y toma decisión.
JEFE DIVISION SEGURIDAD Y
SECRETARIA GENERAL
13.6 De acuerdo a la decisión, disponen
las medidas pertinentes.
14. INDICADORES
MANUALES DE PROCEDIMIENTOS
SALA DISCIPLINARIA
FEBRERO DE 2001
VER PROCESO DISCIPLINARIO
UNIFICADO
MANUALES DE PROCEDIMIENTOS
PROCEDIMIENTO DISCIPLINARIO UNICO
APLICABLE A LAS PROCURADURIAS QUE
CUMPLEN
FUNCIONES DISCIPLINARIAS
FEBRERO DE 2001
Dependencia: Procuraduría Delegada
para la Economía y la Hacienda Pública
Proceso: Instrucción
P.G.N. DIVISIÓN DE DOCUMENTACIÓN - RELATORÍA –
NOTA: A este documento le hace falta una parte gráfica.
207
Procedimiento: Indagación Preliminar
Código:
Revisó: JEFE DE OFICINA
Aprobó: CARLOS ARTURO GOMEZ
PAVAJEAU
Fecha: 02 MARZO 2001
1. OBJETIVO
Verificar la existencia de la conducta,
determinar si es constitutiva de falta
disciplinaria e identificar o individualizar al
servidor público que haya intervenido en
ella, teniendo en cuenta los principios que
rigen el proceso disciplinario y sin perder de
vista que sea ágil, objetiva y transparente.
2. CLIENTES
Quejoso.
Disciplinado.
3. ALCANCE
El procedimiento se aplica a todos los
miembros de las corporaciones públicas,
empleados y trabajadores del Estado y de
sus entidades descentralizadas
territorialmente y por servicios, para los
mismos efectos se aplica a los particulares
que ejerzan funciones públicas en forma
permanente o transitoria, los funcionarios y
trabajadores del Banco de la República, los
integrantes de la Comisión de Lucha
Ciudadana contra la Corrupción y las
personas que administren los recursos de
que trata el artículo 338 de la Constitución
Política.
El procedimiento es eventual y previo a la
etapa de investigación, pues sólo tiene lugar
cuando no se cuenta con suficientes
elementos de juicio y, por tanto, existe duda
sobre la procedencia de la investigación
disciplinaria.
Las Procuradurías Territoriales
(Regionales, Distritales y Provinciales) están
facultadas para ordenar y adelantar
indagaciones disciplinarias de asuntos de
competencia de las Procuradurías
Delegadas, debiendo remitir la actuación al
competente para que decida sobre la
apertura de investigación disciplinaria. De la
iniciación de dichas acciones el Procurador
Territorial debe informar al Delegado para
que si éste lo estima conveniente, asuma
directamente el conocimiento del proceso.
4. RESPONSABILIDADES
Involucra a la Secretaría, Profesionales y
al Jefe de la dependencia.
5. REFERENCIAS
Constitución Política.
Ley 200 de 1995, artículos 71, 117 a 130
y 138 a 143.
Decreto 262 de 2000 en relación con la
competencia disciplinaria de las diferentes
dependencias de la Procuraduría General.
Resolución 17 de 2000 del Procurador
General, artículo 19.
Resolución 18 de 2000 del Procurador
General.
Sentencias C-430/97, C-892/99 y C-
728/00 de la Corte Constitucional.
6. DEFINICIONES
GEDIS - Sistema de Información de
Gestión Disciplinaria
7. FORMATOS A UTILIZAR
Constancia de recibo.
Ficha para entrega y devolución de
expedientes.
Planilla de reparto de expedientes.
Planilla de expedientes al Despacho.
8. CONDICIONES GENERALES
* La actuación disciplinaria se adelantará
de oficio, por información proveniente de
servidor público, de queja formulada por
cualquier persona u otro medio, siempre y
P.G.N. DIVISIÓN DE DOCUMENTACIÓN - RELATORÍA –
NOTA: A este documento le hace falta una parte gráfica.
208
cuando éste amerite credibilidad.
* El término del procedimiento no podrá
prolongarse por más de seis (6) meses.
* El competente podrá inadmitir de plano
la queja cuando la considere infundada.
* La indagación preliminar no puede
extenderse a hechos distintos del que fue
objeto de denuncia, queja o iniciación
oficiosa y los que le sean conexos.
9. SALIDAS
Auto motivado con alguna de las
siguientes decisiones:
Archivo
Investigación disciplinaria.
Incorporación a otra investigación que
paralelamente se adelante por los mismos
hechos.
Remisión por competencia a otra
dependencia de la Procuraduría General o a
la oficina de control interno de la entidad.
10. REGISTROS
* Listado de expedientes a cargo
indicando fecha de vencimiento de la
actuación.
* Actas de visita, exposiciones libres,
declaraciones juramentadas, experticios
técnicos, documentos y demás medios de
prueba autorizados por la ley que se
alleguen en desarrollo del procedimiento.
* Actos de notificación.
* Comunicaciones a quejosos,
disciplinados, entidades, etc.
* Estadísticas sobre movimiento de
expedientes.
11. BASES DE AUTOCONTROL
* Verificar que la acción disciplinaria no se
encuentre prescrita.
* Verificar que el expediente sea de
competencia de la dependencia teniendo en
cuenta la calidad del disciplinado, la materia
y la jurisdicción.
* Tener en cuenta que concluido el
término de seis (6) meses queda agotada la
etapa probatoria y debe procederse a la
evaluación del proceso.
* El auto que ordene la investigación
disciplinaria debe contener:
– Breve fundamentación sobre la
existencia del hecho u omisión que se
investiga y sobre el carácter de falta
disciplinaria.
– La orden de las pruebas que se
consideren conducentes.
– Solicitud a la entidad para que informe
los antecedentes laborales disciplinarios
internos, sueldo devengado para la época de
los hechos, los datos sobre su identidad
personal y última dirección conocida.
– Solicitud a la División de Registro y
Control para que informe los antecedentes
disciplinarios que registre el disciplinado en
la Procuraduría.
– La orden de informar al jefe de la
entidad sobre la apertura de la investigación,
con la advertencia de que deberá
abstenerse de abrirla por los mismos hechos
y que si la estuviere tramitando la suspenda
y remita lo actuado en el estado en que se
encuentre.
12. ANEXOS
No aplica.
13. ACTIVIDADES
SECRETARIA
13.1 Recibe de la División de Registro y
Control el expediente disciplinario. Firma
constancia de recibo y archiva copia de la
misma.
DESPACHO
13.2 Efectúa reparto del expediente y
diligencia la “FICHA PARA ENTREGA Y
DEVOLUCION DE EXPEDIENTES” en la que
P.G.N. DIVISIÓN DE DOCUMENTACIÓN - RELATORÍA –
NOTA: A este documento le hace falta una parte gráfica.
209
se consigna el nombre del profesional y el
tipo de actividad para la que se le asigna el
expediente, la cual se anexa a la carátula
superior de éste.
SECRETARIA
13.3 Actualiza GEDIS, diligencia planilla
de “REPARTO DE EXPEDIENTES” y hace
entrega del expediente al Profesional.
PROFESIONAL
13.4 Firma planilla de “REPARTO DE
EXPEDIENTES” haciendo constar el recibo
del expediente y la devuelve a Secretaría.
13.5 Si se trata de un expediente en el
que ya se adelantó la indagación preliminar
por parte de una Procuraduría Territorial, el
procedimiento continúa en el paso 243. En
caso contrario, evalúa la queja, elabora
proyecto de decisión, diligencia la “FICHA
PARA ENTREGA Y DEVOLUCION DE
EXPEDIENTES” y devuelve el expediente.
SECRETARIA
13.6 Actualiza GEDIS y registra la fecha
de devolución del expediente por parte del
profesional y la de asignación al
Coordinador, en las planillas de “REPARTO
DE EXPEDIENTES”.
COORDINADOR
13.7 Firma planilla de “REPARTO DE
EXPEDIENTES” haciendo constar el recibo
del expediente y la devuelve a Secretaría.
13.8 Evalúa expediente, aprueba proyecto
y diligencia la “FICHA PARA ENTREGA Y
DEVOLUCION DE EXPEDIENTES”. Si no
están de acuerdo se repiten los pasos 3 al 8,
regresando el expediente con las
respectivas correcciones para nueva
revisión.
SECRETARIA
13.9 Actualiza GEDIS y planilla de
“REPARTO DE EXPEDIENTES” registrando
la devolución del expediente por el
Coordinador.
SECRETARIA DEL DESPACHO
13.10 Diligencia planilla de
“EXPEDIENTES AL DESPACHO”.
DESPACHO
13.11 Revisa, corrige y aprueba proyecto.
Si el Despacho solicita opinión o concepto
de un Profesional diligencia la “FICHA PARA
ENTREGA Y DEVOLUCIÓN DE
EXPEDIENTES” y se repiten los pasos 3, 4,
5, 10 y 11, pero en el paso 5 el expediente
se devuelve con el proyecto corregido o
acompañado de un escrito con el concepto y
opinión.
SECRETARIA DEL DESPACHO
13.12 Descarga expediente de la planilla
de “EXPEDIENTES AL DESPACHO”.
SECRETARIA
13.13 Imprime proyecto aprobado con las
respectivas correcciones.
PROFESIONAL
13.14 Coloca visto bueno al documento
impreso después de verificar que su
contenido corresponde con el del proyecto y
sus modificaciones.
DESPACHO
13.15 Firma el auto.
SECRETARIA
13.16 Fecha y numera el auto y archiva
copia del mismo.
13.17 Elabora sendas comunicaciones a
quejoso y disciplinado (siempre que estén
identificados los presuntos responsables),
informándoles sobre la decisión tomada y
archiva copia de las mismas.
13.18 Si el auto ordena indagación
preliminar se continúa el procedimiento en el
siguiente paso. En caso contrario, se
ejecutan las siguientes acciones
dependiendo del tipo de decisión y se da por
P.G.N. DIVISIÓN DE DOCUMENTACIÓN - RELATORÍA –
NOTA: A este documento le hace falta una parte gráfica.
210
concluido este procedimiento:
13.18.1 Auto de archivo. Si el quejoso
impugna la decisión mediante recurso de
apelación y lo sustenta dentro de los
términos de ley, por Secretaría se procede a
elaborar el auto concediendo el recurso ante
el superior y se inicia el procedimiento de
“APELACION AUTO DE ARCHIVO”. En
caso contrario se procede al archivo físico
del expediente.
13.18.2 Auto de incorporación: Procede
a la incorporación física del expediente al
proceso que queda vigente. Si éste se
adelanta en otra dependencia se elabora el
respectivo oficio remisorio, del cual se
archiva copia, y se procede a su envío.
13.18.3 Auto de remisión por
competencia a otra dependencia. Remite
con oficio el expediente a la dependencia
competente a través de la División Centro de
Atención al Público si el competente tiene su
sede en Bogotá o por intermedio de la
sección de Correspondencia en caso
contrario. Archiva copia del mismo.
13.18.4 Auto de remisión a la oficina de
control interno disciplinario de la entidad.
Remite con oficio el expediente a la entidad
por intermedio de la Sección de
Correspondencia, archiva copia del mismo y
se inicia el procedimiento de “VIGILANCIA
SUPERIOR”.
13.18.5 Auto de iniciación de
investigación disciplinaria. Se inicia el
procedimiento de “INVESTIGACION
DISCIPLINARIA” del proceso
“INSTRUCCION”.
13.19 Actualiza GEDIS.
13.20 En caso que para el desarrollo de la
indagación preliminar se haya comisionado a
un funcionario de otra dependencia se
ejecuta el procedimiento “COMISIONES” y
cuando el expediente regrese con la
comisión cumplida, se ejecutan las
actividades señaladas a continuación con
excepción del paso 23.
13.21 Diligencia planilla de “REPARTO
DE EXPEDIENTES” y la “FICHA PARA
ENTREGA Y DEVOLUCION DE
EXPEDIENTES” y hace entrega del
expediente al Profesional.
PROFESIONAL
13.22 Firma planilla de “REPARTO DE
EXPEDIENTES” haciendo constar el recibo
del expediente y la devuelve a Secretaría.
13.23 Adelanta la indagación preliminar
para lo cual practica las pruebas decretadas,
utilizando los medios de prueba legalmente
reconocidos.
Dentro de las pruebas decretadas puede
requerirse al quejoso para que amplíe la
queja bajo la gravedad del juramento y
aporte las pruebas que tenga en su poder y
oír en exposición espontánea al servidor
público que considere necesario para
determinar la individualización o
identificación de los intervinientes en el
hecho investigado.
13.24 Procede a evaluar las pruebas para
proyectar auto con la decisión que
corresponda.
13.25 Se ejecutan los pasos 6 a 17.
13.26 De acuerdo con la decisión que se
adopte se ejecutan las siguientes acciones:
13.26.1 Auto de archivo. Si el quejoso
impugna la decisión mediante recurso de
apelación y lo sustenta dentro de los
términos de ley, por Secretaría se procede a
elaborar el auto concediendo el recurso ante
el superior y se inicia el procedimiento de
“APELACION AUTO DE ARCHIVO”. En
caso contrario se procede al archivo físico
del expediente.
13.26.2 Auto de incorporación. Procede
P.G.N. DIVISIÓN DE DOCUMENTACIÓN - RELATORÍA –
NOTA: A este documento le hace falta una parte gráfica.
211
a la incorporación física del expediente al
proceso que queda vigente. Si éste se
adelanta en otra dependencia se elabora el
respectivo oficio remisorio, del cual se
archiva copia, y se procede a su envío.
13.26.3 Auto de remisión por
competencia a otra dependencia. Remite
con oficio el expediente a la dependencia
competente a través de la División Centro de
Atención al Público si el competente tiene su
sede en Bogotá o por intermedio de la
sección de Correspondencia en caso
contrario. Archiva copia del mismo.
13.26.4 Auto de remisión a la oficina de
control interno disciplinario de la entidad.
Remite con oficio el expediente a la entidad
por intermedio de la sección de
Correspondencia, archiva copia del mismo y
se inicia el procedimiento de “VIGILANCIA
SUPERIOR”.
13.26.5 Auto de iniciación de
investigación disciplinaria. Continúa el
proceso con el procedimiento de
“INVESTIGACION DISCIPLINARIA” del
proceso “INSTRUCCION”.
13.27 Actualiza GEDIS.
14. INDICADORES
* Número de quejas recibidas por mes.
* Número de autos de indagación
preliminar, archivo, remisión por
competencia a otra dependencia, remisión a
control interno, incorporación y apertura de
investigación proferidos por mes.
* Indice de evacuación por mes = salidos /
entrados * 100%.
* Tiempo promedio de evacuación.
Dependencia: Procuraduría General de la
Nación
Proceso: Segunda Instancia
Procedimiento: Apelación auto de
archivo
Código:
Revisó: JEFE DE OFICINA
Aprobó: CARLOS ARTURO GOMEZ
PAVAJEAU
Fecha: 02 MARZO 2001
1. OBJETIVO
Decidir el recurso de apelación
interpuesto por el quejoso contra el auto de
archivo proferido por el inferior jerárquico
funcional.
2. CLIENTES
Quejoso.
Informante.
3. ALCANCE
Aplica para todos los autos de archivo
provisionales o definitivos de las diligencias
investigativas, excepto cuando la causal sea
la muerte del implicado, así como del fallo
absolutorio.
4. RESPONSABILIDADES
El proceso involucra a Secretaría,
Profesionales y Jefe de la dependencia.
5. REFERENCIAS
Ley 200 de 1995, artículos 151, 102 y
104.
Decreto 262 de 2000, artículos 7° numeral
25, 17 numeral 4°, 22 numeral 1°, 25
numeral 4°, 74 y 75 numeral 3°.
Resolución 17 de 2000 del Procurador
General, artículo 19.
Sentencias C-256/99 y C-956/99 de la
Corte Constitucional.
Consejo de Estado – Sentencia de
diciembre 4 de 1995 – Radicación N° 756.
6. DEFINICIONES
GEDIS – Sistema de información de
Gestión Disciplinaria.
P.G.N. DIVISIÓN DE DOCUMENTACIÓN - RELATORÍA –
NOTA: A este documento le hace falta una parte gráfica.
212
7. FORMATOS A UTILIZAR
Constancia de recibo.
Planilla para registro trámite.
Ficha para entrega y devolución de
expedientes.
Planilla de reparto de expedientes.
Planilla de expedientes al Despacho.
8. CONDICIONES GENERALES
Cuando el conocimiento corresponda a
una Procuraduría Delegada, la competencia
se determina por la materia.
9. SALIDAS
Auto que decide el recurso.
10. REGISTROS
Listado de expedientes a cargo.
Estadísticas sobre movimiento de
expedientes.
11. BASES DE AUTOCONTROL
Verificar que el recurso sea presentado y
sustentado dentro del término de ejecutoria
del auto de archivo, el cual es de cinco (5)
días contados a partir de la fecha de recibo
de la comunicación por parte del quejoso.
Verificar que el expediente sea de
competencia de la dependencia teniendo en
cuenta la calidad del disciplinado, la materia
y la jurisdicción.
12. ANEXOS
No aplica.
13. ACTIVIDADES
SECRETARIA
13.1 Reclama expediente en la División
de Registro y Control con su
correspondiente “PLANILLA PARA
REGISTRO TRAMITE” y constancia de
recibo. Firma el original de esta última y
archiva la copia.
DESPACHO
13.2 Efectúa reparto del expediente y
diligencia la “FICHA PARA ENTREGA Y
DEVOLUCION DE EXPEDIENTES” en la que
se consigna el nombre del profesional y el
tipo de actividad para la que se le asigna el
expediente, la cual se anexa a la carátula
superior de éste.
SECRETARIA
13.3 Actualiza GEDIS, diligencia planilla
de “REPARTO DE EXPEDIENTES” y hace
entrega del expediente al Profesional.
PROFESIONAL
13.4 Firma planilla de “REPARTO DE
EXPEDIENTES” haciendo constar el recibo
del expediente y la devuelve a Secretaría.
13.5 Evalúa expediente, elabora proyecto
de decisión, diligencia la “FICHA PARA
ENTREGA Y DEVOLUCION DE
EXPEDIENTES” y devuelve el expediente.
SECRETARIA
13.6 Actualiza GEDIS y registra la fecha
de devolución del expediente en la planilla
de “REPARTO DE EXPEDIENTES”.
SECRETARIA DEL DESPACHO
13.7 Diligencia planilla de
“EXPEDIENTES AL DESPACHO”.
DESPACHO
13.8 Revisa, corrige y aprueba proyecto.
Si el Despacho solicita opinión o concepto
de un Profesional se repiten los pasos 3 al
7, pero en el paso 5 el expediente se
devuelve con el proyecto corregido o
acompañado de un escrito con el concepto u
opinión.
SECRETARIA DEL DESPACHO
13.9 Descarga expediente de la planilla
de “EXPEDIENTES AL DESPACHO”.
SECRETARIA
13.10 Imprime proyecto aprobado con las
respectivas correcciones.
13.11 Elabora oficio remisorio para
P.G.N. DIVISIÓN DE DOCUMENTACIÓN - RELATORÍA –
NOTA: A este documento le hace falta una parte gráfica.
213
devolver expediente a la dependencia que
profirió el auto de archivo, a fin de que dé
cumplimiento a lo dispuesto en el auto que
resolvió el recurso y comunique la decisión
al quejoso e implicados.
PROFESIONAL
13.12 Coloca visto bueno al documento
impreso después de verificar que su
contenido corresponde con el del proyecto y
sus modificaciones.
DESPACHO
13.13 Firma el auto.
SECRETARIA
13.14 Fecha y numera el auto y archiva
copia del mismo.
13.15 Actualiza GEDIS y “PLANILLA
PARA REGISTRO TRAMITE”.
13.16 Entrega expediente en la Oficina de
Correspondencia, recibe copia del oficio
remisorio con la constancia de recibo y la
archiva.
14. INDICADORES
Número de expedientes recibidos por
mes.
Número de expedientes evacuados por
mes.
Indice de evacuación mensual = salidos /
entrados * 100%.
Tiempo promedio de evacuación.
Dependencia: Procuraduría General de la
Nación
Proceso: Instrucción
Procedimiento: INVESTIGACION
DISCIPLINARIA
Código:
Revisó: JEFE DE OFICINA
Aprobó: CARLOS ARTURO GOMEZ
PAVAJEAU
Fecha: 02 MARZO 2001
1. OBJETIVO
Establecer fehacientemente la existencia
de la falta disciplinaria y la prueba
concluyente sobre su autoría y concretar y
formular los cargos deducidos al evaluar la
investigación, sobre cuya base se va a
edificar la existencia o no de la
correspondiente responsabilidad
disciplinaria.
La investigación debe iniciarse cuando se
encuentra establecida la existencia de una
falta disciplinaria y la identidad de su autor,
como resultado de la indagación preliminar,
de la queja formulada por cualquier persona
o del informe.
2. CLIENTES
Quejoso
Disciplinado.
3. ALCANCE
El procedimiento se aplica a todos los
miembros de las corporaciones públicas,
empleados y trabajadores del Estado y de
sus entidades descentralizadas
territorialmente y por servicios.
Para los mismos efectos se aplica a los
particulares que ejerzan funciones públicas
en forma permanente o transitoria, los
funcionarios y trabajadores del Banco de la
República, los integrantes de la Comisión de
Lucha Ciudadana contra la Corrupción y las
personas que administren los recursos de
que trata el artículo 338 de la Constitución
Política.
Las Procuradurías Territoriales
(Regionales, Distritales y Provinciales) están
facultadas para ordenar y adelantar
indagaciones disciplinarias de asuntos de
competencia de las Procuradurías
Delegadas, pero deben remitir la actuación
al competente para que decida sobre la
P.G.N. DIVISIÓN DE DOCUMENTACIÓN - RELATORÍA –
NOTA: A este documento le hace falta una parte gráfica.
214
iniciación de investigación disciplinaria.
4. RESPONSABILIDADES
Involucra a la Secretaría, Profesionales y
Jefe de la dependencia.
5. REFERENCIAS
* Constitución Política.
* Ley 200 de 1995, artículos 92, 117 a 130
y 144 a 151.
* Decreto 262 de 2000 en relación con la
competencia disciplinaria de las diferentes
dependencias de la Procuraduría General.
* Resolución 17 de 2000 del Procurador
General, artículo 19.
* Resolución 18 de 2000 del Procurador
General.
* Sentencias C-286/96, C-491/96, C-
239/97, T-418/97, C-430/97 y 892/97 de la
Corte Constitucional.
* Sentencia de febrero 15 de 1991 de la
Sección Segunda del Consejo de Estado,
expediente N° 1709.
6. DEFINICIONES
GEDIS - Sistema de Información de
Gestión Disciplinaria
7. FORMATOS A UTILIZAR
* Ficha para entrega y devolución de
expedientes.
* Planilla de reparto de expedientes
* Planilla de expedientes al Despacho.
8. CONDICIONES GENERALES
* Para que sea procedente es necesario
que esté establecida la existencia de una
falta disciplinaria y la prueba del posible
autor de la misma.
* Cuando la falta que se investiga es
grave el término de investigación será hasta
de nueve (9) meses y si la falta es gravísima
será hasta de doce (12) meses y cuando
haya más de un disciplinado el término se
prorrogará hasta en la mitad del que
corresponda.
* Vencido el término de investigación, se
dispone de treinta (30) días, prorrogables
por un período igual según la gravedad de la
falta, para evaluar la investigación. Vencido
este término sin que se hubiere formulado
de cargos se debe ordenar el archivo
provisional del proceso, sin perjuicio de que
si con posterioridad aparece la prueba para
hacerlo, se proceda de conformidad siempre
que no haya prescrito la acción disciplinaria.
9. SALIDAS
* Auto motivado con alguna de las
siguientes decisiones:
* Archivo definitivo o provisional.
* Cargos.
* Incorporación a otra investigación que
paralelamente se adelante por los mismos
hechos.
* Remisión por competencia a otra
dependencia de la Procuraduría General o a
la oficina de control interno de la entidad.
10. REGISTROS
* Actas de visita, exposiciones libres,
declaraciones juramentadas, experticios
técnicos, documentos y demás medios de
prueba autorizados por la ley que se
alleguen en desarrollo del procedimiento.
* Actos de notificación.
* Comunicaciones a quejosos,
disciplinados, entidades, etc.
* Listado de expedientes a cargo
indicando fecha de vencimiento de la
actuación.
* Estadísticas sobre movimiento de
expedientes.
11. BASES DE AUTOCONTROL
* Verificar que la acción disciplinaria no se
encuentre prescrita.
P.G.N. DIVISIÓN DE DOCUMENTACIÓN - RELATORÍA –
NOTA: A este documento le hace falta una parte gráfica.
215
* Verificar que el expediente sea de
competencia de la dependencia teniendo en
cuenta la calidad del disciplinado, la materia
y la jurisdicción.
* El auto que ordene la investigación
disciplinaria debe contener:
– Breve fundamentación sobre la
existencia del hecho u omisión que se
investiga y sobre el carácter de falta
disciplinaria.
– La orden de las pruebas que se
consideren conducentes.
– Solicitud a la entidad para que informe
los antecedentes laborales disciplinarios
internos, sueldo devengado para la época de
los hechos, los datos sobre su identidad
personal y última dirección conocida.
– Solicitud a la División de Registro y
Control para que informe los antecedentes
disciplinarios que registre el disciplinado en
la Procuraduría.
- La orden de informar al jefe de la entidad
sobre la apertura de la investigación, con la
advertencia de que deberá abstenerse de
abrirla por los mismos hechos y que si la
estuviere tramitando la suspenda y remita lo
actuado en el estado en que se encuentre.
* El auto de cargos debe contener los
siguientes elementos:
– Sinopsis indicando el origen y los
hechos objeto de investigación.
– La individualización funcional e
identificación del posible autor o autores de
la (s) falta (s), señalando el cargo, el empleo
y la entidad en que se desempeña o
desempeñaba, así como la fecha o época
aproximada de los hechos.
– La determinación de la norma que
describe el derecho, deber, prohibición,
inhabilidad o incompatibilidad que regula la
conducta funcional y específica del servidor
público investigado.
– La descripción de la conducta violatoria
de lo anterior, señalando por separado la
prueba en que se fundamenta cada uno de
los cargos.
– Indicación de la norma o normas
infringidas.
– La determinación provisional de la
naturaleza de la falta y el grado de
culpabilidad, precisando si se cometió a
título de dolo o culpa. Cuando fueren varios
los cargos y/o implicados se hará análisis
separado para cada una de ellas y ellos.
12. ANEXOS
No aplica.
13. ACTIVIDADES
SECRETARIA
13.1 Elabora, envía y archiva copia de las
siguientes comunicaciones:
* Al disciplinado y al quejoso para
informarles la decisión.
* A la entidad informando sobre la
decisión y solicitando antecedentes
laborales disciplinarios internos, sueldo
devengado para la época de los hechos, los
datos sobre su identidad personal y última
dirección conocida.
* A la División de Registro y Control
solicitando los antecedentes disciplinarios
que registre el disciplinado en la
Procuraduría.
SECRETARIA
13.2 Actualiza GEDIS.
13.3 En caso que para la práctica de las
pruebas ordenadas se haya comisionado a
un funcionario de otra dependencia se
ejecuta el procedimiento “COMISIONES” y
cuando el expediente regrese con la
comisión cumplida, se ejecutan las
actividades señaladas a continuación con
excepción del paso 6.
P.G.N. DIVISIÓN DE DOCUMENTACIÓN - RELATORÍA –
NOTA: A este documento le hace falta una parte gráfica.
216
13.4 Diligencia planilla de “REPARTO DE
EXPEDIENTES” y la “FICHA PARA
ENTREGA Y DEVOLUCION DE
EXPEDIENTES”, hace entrega del
expediente al Profesional que tenía a su
cargo el expediente y actualiza GEDIS.
PROFESIONAL
13.5 Firma planilla de “REPARTO DE
EXPEDIENTES” haciendo constar el recibo
del expediente y la devuelve a Secretaría.
13.6 Practica las pruebas decretadas,
utilizando los medios de prueba legalmente
reconocidos.
13.7 Evalúa la investigación, elabora
proyecto de decisión, diligencia la “FICHA
PARA ENTREGA Y DEVOLUCION DE
EXPEDIENTES” y devuelve el expediente.
SECRETARIA
13.8 Actualiza GEDIS y registra la fecha
de devolución del expediente por parte del
profesional y la de asignación al
Coordinador, en las planillas de “REPARTO
DE EXPEDIENTES”.
COORDINADOR
13.9 Firma planilla de “REPARTO DE
EXPEDIENTES” haciendo constar el recibo
del expediente y la devuelve a Secretaría.
13.10 Evalúa expediente, aprueba
proyecto y diligencia la “FICHA PARA
ENTREGA Y DEVOLUCION DE
EXPEDIENTES”. Si no está de acuerdo se
repiten los pasos 4, 5, 7, 8, 9 y 10 pero en el
paso 7 se regresa el expediente con las
respectivas correcciones para nueva
revisión.
SECRETARIA
13.11 Actualiza GEDIS y planilla de
“REPARTO DE EXPEDIENTES” registrando
la devolución del expediente por el
Coordinador.
SECRETARIA DEL DESPACHO
13.12 Diligencia planilla de
“EXPEDIENTES AL DESPACHO”.
DESPACHO
13.13 Revisa, corrige y aprueba proyecto.
Si el Despacho solicita opinión o concepto
de un Profesional diligencia la “FICHA PARA
ENTREGA Y DEVOLUCIÓN DE
EXPEDIENTES” y se repiten los pasos 4, 5,
7, 11, 12 y 13, pero en el paso 7 el
expediente se devuelve con el proyecto
corregido o acompañado de un escrito con el
concepto u opinión.
SECRETARIA DEL DESPACHO
13.14 Descarga expediente de la planilla
de “EXPEDIENTES AL DESPACHO”.
SECRETARÍA
13.15 Imprime proyecto aprobado con las
respectivas correcciones.
PROFESIONAL
13.16 Coloca visto bueno al documento
impreso después de verificar que su
contenido corresponde con el del proyecto y
sus modificaciones.
DESPACHO
13.17 Firma el auto.
SECRETARIA
13.18 Fecha y numera el auto y archiva
copia del mismo.
13.19 Elabora sendas comunicaciones a
quejoso y disciplinado informándoles sobre
la decisión tomada y archiva copia de las
mismas, salvo en el evento señalado en el
ítem 20.5.
13.20 De acuerdo con la decisión que se
adopte se ejecutan las siguientes acciones:
13.20.1 Auto de archivo definitivo o
provisional. Si el quejoso impugna la
decisión e interpone recurso de apelación y
lo sustenta dentro de los términos de ley, por
Secretaría se procede a elaborar el auto
P.G.N. DIVISIÓN DE DOCUMENTACIÓN - RELATORÍA –
NOTA: A este documento le hace falta una parte gráfica.
217
concediendo el recurso ante el superior y se
inicia el procedimiento de “APELACION
AUTO DE ARCHIVO”. En caso contrario se
procede al archivo físico del expediente.
13.20.2 Auto de incorporación. Procede
a la incorporación física del expediente al
proceso que queda vigente. Si éste se
adelanta en otra dependencia se elabora el
respectivo oficio remisorio, del cual se
archiva copia, y se procede a su envío.
13.20.3 Auto de remisión por
competencia a otra dependencia. Remite
con oficio el expediente a la dependencia
competente a través de la División Centro de
Atención al Público si el competente tiene su
sede en Bogotá o por intermedio de la
sección de Correspondencia en caso
contrario. Archiva copia del mismo.
13.20.4 Auto de remisión a la oficina de
control interno disciplinario de la entidad.
Remite con oficio el expediente a la entidad
por intermedio de la sección de
Correspondencia, archiva copia del mismo y
se inicia el procedimiento de “VIGILANCIA
SUPERIOR”.
13.20.5 Auto de cargos. Continúa el
trámite con el procedimiento de
“NOTIFICACIONES Y RECURSOS” del
proceso “INSTRUCCION”.
13.21 Actualiza Gedis.
14. INDICADORES
* Número de autos de indagación
preliminar, archivo, remisión por
competencia a otra dependencia, remisión a
control interno, incorporación y cargos e
implicados proferidos por mes.
* Número de investigaciones tramitadas
por mes.
* Tiempo promedio de evacuación.
Dependencia: Procuraduría General de la
Nación
Proceso: Fallo
Procedimiento: Fallo
Código:
Revisó: JEFE DE OFICINA
Aprobó: CARLOS ARTURO GOMEZ
PAVAJEAU
Fecha: 02 MARZO 2001
1. OBJETIVO
Proferir decisión de fondo en el proceso
disciplinario, previo el agotamiento del
trámite de la investigación.
2. CLIENTES
• Implicado.
• Quejoso.
3. ALCANCE
Aplica a todos los procesos disciplinarios
en los cuales se ha proferido auto de cargos
y se ha efectuado la práctica de las pruebas
decretadas de oficio o a petición de parte.
4. RESPONSABILIDADES
El proceso involucra a Secretaría,
Profesionales y Jefe de la dependencia.
5. REFERENCIAS
• Constitución Política, artículo 29.
• Ley 200 de 1995, artículos 33, 91, 93,
94, 95, 155 y 156.
• Decreto 262 de 2000 en relación con la
competencia disciplinaria de las diferentes
dependencias de la Procuraduría General.
• Normas especiales pertinentes y demás
jurisprudencias complementarias
concordantes.
6. DEFINICIONES
GEDIS - Sistema de Información de
Gestión Disciplinaria.
A QUO - Funcionario competente en
primera instancia.
P.G.N. DIVISIÓN DE DOCUMENTACIÓN - RELATORÍA –
NOTA: A este documento le hace falta una parte gráfica.
218
AD QUEM - Funcionario competente en
segunda instancia.
7. FORMATOS A UTILIZAR
• Ficha para entrega y devolución de
expedientes.
• Planilla de reparto de expedientes
• Planilla de expedientes al Despacho.
• Constancia secretarial.
8. CONDICIONES GENERALES
• Antes de proferir el fallo de instancia si
el competente considera necesario practicar
pruebas para verificar los hechos
relacionados con los cargos, de oficio las
decretará y practicará en un lapso no mayor
de treinta (30) días.
• El fallo debe contener:
– Sinopsis de los cargos imputados, si
fueren varios los acusados se precisarán por
separado.
– Síntesis de la prueba recaudada.
– Resumen de las alegaciones de
descargos y las razones para aceptarlas o
negarlas.
– Análisis jurídico probatorio fundamento
del fallo.
– Especificación de los cargos que se
consideren probados con la indicación de las
normas infringidas y la determinación de las
acusaciones desvirtuadas.
– Análisis de los criterios utilizados para
determinar la naturaleza de las faltas
probadas, su gravedad o levedad,
atenuantes y/o agravantes y las
consecuentes sanciones que se impongan,
señalando en forma separada las
accesorias.
– La decisión a adoptar y las
comunicaciones necesarias para su
ejecución.
– En los casos de absolución, cuando se
hubiera ordenado la suspensión provisional,
se ordenará el reconocimiento y pago de lo
dejado de percibir por conceptos salariales.
• El fallo debe proferirse dentro de los
cuarenta (40) días, en caso de que los
investigados sean tres o más, el término se
ampliará en quince (15) días más.
• Contra la decisión absolutoria el
disciplinado puede solicitar por escrito la
confirmación de la decisión absolutoria y el
quejoso puede interponer recurso de
apelación.
• Cuando no se interpone el recurso de
apelación contra una decisión sancionatoria
diferente a la amonestación escrita la
sanción queda en firme. Cuando se impone
sanción de amonestación escrita o se
absuelve, se debe enviar en consulta al ad
quem.
9. SALIDAS
Fallo de instancia.
10. REGISTROS
• Estadísticas sobre movimiento de
expedientes.
• Estadísticas sobre número de fallos y de
decisiones absolutorias, sancionatorias,
discriminado por tipo de sanción principal y
accesoria, de prescripción y de extinción de
la acción.
11. BASES DE AUTOCONTROL
• Verificar que la acción disciplinaria no se
encuentre prescrita.
• Verificar que el expediente sea de
competencia de la dependencia teniendo en
cuenta la calidad del disciplinado, la materia
y la jurisdicción.
• Verificar los términos legales señalados
para decretar y practicar pruebas y proferir
la decisión.
12. ANEXOS
P.G.N. DIVISIÓN DE DOCUMENTACIÓN - RELATORÍA –
NOTA: A este documento le hace falta una parte gráfica.
219
No aplica.
13. ACTIVIDADES
DESPACHO O SECRETARIA
1. Efectúa reparto del expediente y
diligencia la “FICHA PARA ENTREGA Y
DEVOLUCION DE EXPEDIENTES” en la que
se consigna el nombre del profesional y el
tipo de actividad para la que se le asigna el
expediente, la cual se anexa a la carátula
superior de éste.
SECRETARIA
2. Actualiza GEDIS, diligencia planilla de
“REPARTO DE EXPEDIENTES” y hace
entrega del expediente al Profesional.
PROFESIONAL
3. Firma planilla de “REPARTO DE
EXPEDIENTES” haciendo constar el recibo
del expediente y la devuelve a Secretaría.
4. Evalúa expediente y si considera
necesaria la práctica de pruebas de oficio,
se ejecuta el procedimiento “PRUEBAS”.
5. Evalúa expediente, elabora proyecto de
fallo, diligencia la “FICHA PARA ENTREGA
Y DEVOLUCION DE EXPEDIENTES” y
devuelve el expediente.
SECRETARIA
6. Actualiza GEDIS y registra la fecha de
devolución del expediente en la planilla de
“REPARTO DE EXPEDIENTES”.
SECRETARIA DEL DESPACHO
7. Diligencia planilla de “EXPEDIENTES
AL DESPACHO”.
DESPACHO
8. Revisa, corrige y aprueba proyecto.
SECRETARIA DEL DESPACHO
9. Descarga expediente de la planilla de
“EXPEDIENTES AL DESPACHO”.
PROFESIONAL
10. Imprime proyecto y coloca visto bueno
al documento impreso después de verificar
que su contenido corresponde con el del
proyecto aprobado y sus modificaciones.
DESPACHO
11. Revisa y firma el fallo.
SECRETARIA
12. Fecha y numera el fallo y archiva
copia del mismo.
13. Actualiza GEDIS.
14. Se ejecuta el procedimiento
“NOTIFICACIONES Y RECURSOS”, el cual
remite al procedimiento “APELACION O
CONSULTA DEL FALLO”, en caso que el
fallo haya sido apelado por el disciplinado o
el quejoso, según el caso.
15. Si la decisión fue absolutoria pero no
la impugnó el quejoso o se impuso sanción
de amonestación escrita al disciplinado sin
que éste apelara, el expediente se envía en
consulta al ad quem con oficio remisorio del
cual se archiva copia y se ejecuta el
procedimiento “APELACION O CONSULTA
DEL FALLO”.
16. Surtido el trámite de consulta,
apelación o queja, se ejecuta el
procedimiento “NOTIFICACIONES Y
RECURSOS”.
17. En firme el fallo de segunda instancia
o el de primera, en caso que no se haya
impugnado o no se hubiese concedido el
recurso, se procede a darle cumplimiento
ejecutando las siguientes acciones:
17.1 Se elabora comunicación al quejoso
informándole la decisión adoptada y se
archiva copia de la misma.
17.2 Se remiten copias de los fallos de
primera y segunda instancia (si lo hubo), con
sus respectivas constancias de notificación y
ejecutoria a la División de Registro y
Control.
17.3 Si la decisión fue sancionatoria se
remiten copias de los fallos de primera y
P.G.N. DIVISIÓN DE DOCUMENTACIÓN - RELATORÍA –
NOTA: A este documento le hace falta una parte gráfica.
220
segunda instancia (si lo hubo), con sus
respectivas constancias de notificación y
ejecutoria, a la Entidad para que proceda a
su ejecución y anotación de la sanción en la
hoja de vida del servidor público.
18. Se elabora constancia secretarial y se
procede al archivo físico del expediente.
14. INDICADORES
• Número de fallos proferidos por mes.
• Número de decisiones absolutorias,
sancionatorias, discriminando por tipo de
sanción principal y accesoria, de
prescripción y extinción de la acción,
proferidas por mes.
• Promedio de sanciones respecto del
total de decisiones.
• Promedios por tipo de sanción respecto
del total de sanciones.
Dependencia: Procuraduría General de la
Nación
Proceso: Instrucción – Fallo – Segunda
Instancia – Procedimiento Verbal
Procedimiento: Comisiones
Código:
Revisó: JEFE DE OFICINA
Aprobó: CARLOS ARTURO GOMEZ
PAVAJEAU
Fecha: 02 MARZO 2001
1. OBJETIVO
Realizar, atendiendo razones de
economía procesal, inmediatez de la prueba
y auxilio institucional e interinstitucional, la
realización de algunos actos que no pueden
efectuarse directamente por el titular de la
competencia, los cuales no pueden implicar
juzgamiento y deben ser ordenados
mediante auto, en el cual se indique la
dependencia comisionada y el tipo de
comisión o apoyo requerido.
2. CLIENTES
Las distintas dependencias de la
Procuraduría General que cumplen
funciones disciplinarias y que mediante
providencia de trámite ordenan o solicitan, la
práctica de pruebas o notificaciones fuera de
su sede.
3. ALCANCE
El procedimiento aplica en los siguientes
eventos:
• Cuando la notificación personal de los
fallos y de los autos, deba hacerse en sede
diferente a la del funcionario competente.
• Cuando el funcionario competente
considere que las pruebas ordenadas en la
indagación preliminar, en la investigación
disciplinaria, en la etapa de descargos o
antes de proferir los fallos de primera y
segunda instancia, deban ser practicadas
por otro funcionario.
4. RESPONSABILIDADES
• Secretaria, Profesionales y Jefe de la
dependencia de la Procuraduría o
Personería Distrital o Municipal
comisionada. Cuando se trata de
notificaciones en el exterior, se comisiona al
cónsul o embajador que corresponda.
5. REFERENCIAS
• Constitución Política de Colombia.
• Código Contencioso Administrativo,
artículos 44, 45 y 48.
• Ley 200 de 1995, artículos 90, 121, 143
y 157 inciso 2°.
• Decreto 262 de 2000, artículos 7
numeral 20 y 25 numeral 10.
• Sentencia N° T-458 de 1994 de la Corte
Constitucional.
• Sentencia de septiembre 1° de 1995 de
la Sección Tercera del Consejo de Estado,
radicación N° AC-2928.
P.G.N. DIVISIÓN DE DOCUMENTACIÓN - RELATORÍA –
NOTA: A este documento le hace falta una parte gráfica.
221
• Normas especiales pertinentes y demás
jurisprudencias complementarias
concordantes.
6. DEFINICIONES
GEDIS - Sistema informático de GESTIÓN
DISCIPLINARIA
COMITENTE - Dependencia del Ministerio
Público que comisiona o solicita la
colaboración, auxilio o apoyo.
COMISIONADO - Dependencia que
cumple la comisión ordenada o presta el
apoyo.
7. FORMATOS A UTILIZAR
• Ficha para entrega y devolución de
expedientes.
• Planilla de “EXPEDIENTES ENVIADOS
EN COMISION”.
• Planilla de “EXPEDIENTES RECIBIDOS
EN COMISION”
• Planilla de reparto de expedientes.
• Planilla de expedientes al Despacho.
8. CONDICIONES GENERALES
• Este instrumento evita el desplazamiento
a otro lugar de un servidor de la
dependencia comitente, ocasionando
menores gastos para entidad y para el
Estado y menor desgaste de su aparato
disciplinario.
• El comisionado sólo podrá realizar
aquellas diligencias para las que fue
expresamente comisionado, sin dejar abierta
la posibilidad de extender a otras diligencias
los términos de la comisión.
• El auto comisorio deberá indicar
claramente cada una de las diligencias a
practicar y cuando se trate de diligencias
testimoniales o versión libre, consignará las
preguntas a formular, salvo que la prueba la
solicite un sujeto procesal quien formulará el
interrogatorio.
• Cuando se solicite la notificación de un
acto la comisión tendrá un término de veinte
(20) días hábiles. Vencido el término sin que
se tuviere constancia de la notificación el
comitente procederá a surtirla por edicto.
• Para la práctica de pruebas el comitente
sólo podrá comisionar a un funcionario
idóneo de igual o inferior categoría.
9. SALIDAS
• Actas de visita, exposiciones libres,
declaraciones juramentadas, experticios
técnicos, documentos y demás medios de
prueba autorizados por la ley que se
alleguen en desarrollo del procedimiento.
• Actos de notificación.
10. REGISTROS
• Listado de expedientes enviados en
comisión.
• Listado de expedientes recibidos en
comisión.
11. BASES DE AUTOCONTROL
• Verificar el cumplimiento de los términos
de comisión.
12. ANEXOS
No aplica.
13. ACTIVIDADES
SECRETARIA DEPENDENCIA
COMITENTE
1. Elabora oficio remisorio para el envío
del expediente original al comisionado y
archiva copia del mismo. Si el comitente
tiene sede en la ciudad de Bogotá, el
expediente se envía a través de la sección
de Correspondencia. Si comitente y
comisionado tienen su sede en la misma
ciudad el expediente se envía directamente.
Conserva copia del expediente mientras
éste regresa con la comisión cumplida.
2. Diligencia la planilla de
“EXPEDIENTES ENVIADOS EN COMISION”
P.G.N. DIVISIÓN DE DOCUMENTACIÓN - RELATORÍA –
NOTA: A este documento le hace falta una parte gráfica.
222
y actualiza GEDIS.
SECRETARIA DEPENDENCIA
COMISIONADA
3. Diligencia la planilla de
“EXPEDIENTES RECIBIDOS EN
COMISION” y actualiza GEDIS.
4.1 Si la comisión es para notificación se
adelantan las siguientes acciones:
4.1.1 Elabora y envía telegrama al
disciplinado a la dirección registrada en el
expediente y/o a la que figure en el
directorio telefónico, solicitándole se
presente a la Procuraduría para la
correspondiente notificación. Archiva copia
del mismo.
Si el disciplinado no se presenta elabora y
envía oficio por correo certificado a las
mismas direcciones para el citado fin y
archiva copia del mismo.
4.1.2 Si la notificación no fue exitosa
elabora edicto para proceder a la
notificación por este medio y archiva copia
del mismo.
En caso contrario, recibe el (los) memorial
(es) por medio de los cuales el disciplinado
impugna el acto que se le notificó y lo
sustenta, siempre y cuando el mismo sea
susceptible de recursos de acuerdo con la
ley.
4.1.3 Elabora constancia secretarial
señalando el resultado del trámite de
notificación y archiva copia de la misma.
4.2 Si la comisión es para práctica de
pruebas se adelantan las siguientes
acciones:
DESPACHO O SECRETARIA
DEPENDENCIA COMISIONADA
4.2.1 Efectúa reparto del expediente y
diligencia la “FICHA PARA ENTREGA Y
DEVOLUCION DE EXPEDIENTES” en la que
se consigna el nombre del profesional y el
tipo de actividad para la que se le asigna el
expediente, la cual se anexa a la carátula
superior de éste.
SECRETARIA DEPENDENCIA
COMISIONADA
4.2.2 Elabora auto subcomisionando al
profesional asignado para la práctica de las
pruebas y diligencia la “FICHA PARA
ENTREGA Y DEVOLUCION DE
EXPEDIENTES”.
SECRETARIA DEL DESPACHO
DEPENDENCIA COMISIONADA
4.2.3 Diligencia planilla de
“EXPEDIENTES AL DESPACHO”.
DESPACHO DEPENDENCIA
COMISIONADA
4.2.4 Revisa y firma auto.
SECRETARIA DEL DESPACHO DE
DEPENDENCIA COMISIONADA
4.2.5 Descarga expediente de la planilla
de “EXPEDIENTES AL DESPACHO”.
SECRETARIA DEPENDENCIA
COMISIONADA
4.2.6 Fecha y numera auto y archiva copia
del mismo.
4.2.7 Actualiza GEDIS, diligencia planilla
de “REPARTO DE EXPEDIENTES” y hace
entrega del expediente al Profesional.
PROFESIONAL DEPENDENCIA
COMISIONADA
4.2.8 Firma planilla de “REPARTO DE
EXPEDIENTES” haciendo constar el recibo
del expediente y la devuelve a Secretaría.
4.2.9 Practica las pruebas decretadas
utilizando los medios de prueba legalmente
reconocidos, diligencia la “FICHA PARA
ENTREGA Y DEVOLUCION DE
EXPEDIENTES” y devuelve el expediente.
SECRETARIA DEPENDENCIA
COMISIONADA
P.G.N. DIVISIÓN DE DOCUMENTACIÓN - RELATORÍA –
NOTA: A este documento le hace falta una parte gráfica.
223
4.2.10 Registra la fecha de devolución del
expediente por parte del profesional en la
planilla de “REPARTO DE EXPEDIENTES” y
actualiza GEDIS.
5. Elabora auto ordenando la devolución
del expediente al comitente y oficio
remisorio.
SECRETARIA DEL DESPACHO
DEPENDENCIA COMISIONADA
6. Diligencia planilla de “EXPEDIENTES
AL DESPACHO”.
DESPACHO DEPENDENCIA
COMISIONADA
7. Revisa y firma auto.
SECRETARIA DEL DESPACHO DE
DEPENDENCIA COMISIONADA
8. Descarga expediente de la planilla de
“EXPEDIENTES AL DESPACHO”.
SECRETARIA DEPENDENCIA
COMISIONADA
9. Fecha y numera auto y oficio remisorio
y archiva copia de ambos, actualiza GEDIS y
planilla de “EXPEDIENTES RECIBIDOS EN
COMISION”, registrando la fecha de
devolución del expediente, y remite
expediente al comitente.
SECRETARIA DEPENDENCIA
COMITENTE
10. Recibe expediente con la comisión
cumplida y actualiza GEDIS y planilla de
“EXPEDIENTES ENVIADOS EN COMISION”,
registrando la fecha de recibo del
expediente.
14. INDICADORES
• Número de expedientes enviados en
comisión por mes.
• Número de expedientes recibidos en
comisión por mes.
• Indice de evacuación de comisiones por
mes, clasificado por tipo de comisión =
salidos / entrados * 100%.
• Tiempo promedio de evacuación de
comisiones, clasificado por tipo.
Dependencia: Procuraduría General de la
Nación
Proceso: Instrucción fallo segunda
instancia procedimiento verbal
Procedimiento: Notificaciones y recursos
Código:
Revisó: JEFE DE OFICINA
Aprobó: CARLOS ARTURO GOMEZ
PAVAJEAU
Fecha: 02 MARZO 2001
1. OBJETIVO
Garantizar los principios del debido
proceso, publicidad, contradicción, defensa
e impugnación, de tal manera que el
disciplinado pueda conocer las decisiones
que se producen en desarrollo del proceso
disciplinario con el fin de designar
apoderado, si lo considera necesario, rendir
descargos por escrito o solicitar
expresamente ser oído en declaración de
descargos, solicitar la práctica de las
pruebas e intervenir en la práctica de las
que estime pertinentes, obtener copias de la
actuación e interponer los recursos dentro
de los términos y condiciones establecidos
en el Código Disciplinario Unico.
Igualmente, garantizar el derecho del
quejoso a interponer recurso de apelación
contra los autos de archivo definitivos y
provisionales y los fallos absolutorios.
2. CLIENTES
• Disciplinado.
• Quejoso.
3. ALCANCE
*La Corte Constitucional en sentencia C-
892/99 señaló que en las “comunicaciones”
P.G.N. DIVISIÓN DE DOCUMENTACIÓN - RELATORÍA –
NOTA: A este documento le hace falta una parte gráfica.
224
y “publicaciones” a que se refiere el artículo
79 del Código Unico Disciplinario, a
diferencia de las “notificaciones” no se
garantiza al investigado que pueda conocer
y controvertir las decisiones, ni se regulan
las fechas en que las mismas se entienden
surtidas ni el término para impugnarlas.
Por tal razón dispuso que además de los
actos mencionados en el artículo 84 del
citado Código, al disciplinado le deben ser
notificados todos los actos procesales que
por la naturaleza misma de la decisión él
deba conocer para poder controvertirlos.
Dentro de éstos tenemos:
a) Fallos;
b) Auto de cargos;
c) Auto de citación a audiencia en el
procedimiento verbal;
d) Auto que niega total o parcialmente la
práctica de pruebas, tanto en la
investigación disciplinaria como las
solicitadas en el memorial de descargos;
e) Auto que decide sobre la
acumulación de investigaciones o la
incorporación de un expediente a otro;
f) Auto que decide sobre la solicitud de
revocatoria directa;
h) Auto que decide sobre impedimentos y
recusaciones;
i) Auto que ordena la suspensión
provisional;
j) Auto que decide sobre la nulidad de
la actuación o la decreta de oficio.
• Los siguientes actos deben comunicarse
al disciplinado:
a) Auto que niega la recepción de la
versión voluntaria;
b) Auto que dispone la remisión de las
diligencias por competencia a otra
dependencia de la Procuraduría o a la
Oficina de Control Interno Disciplinario de la
Entidad;
c) Auto que ordena el archivo provisional
o definitivo de las diligencias;
d) Auto de apertura de investigación
disciplinaria;
e) Auto que decide sobre la solicitud de
copias.
Los actos señalados en el literal b) del
numeral anterior y los literales b) y c)
también deben ser comunicados al quejoso.
• Con el fin de dar cumplimiento a los
artículos 80 de la Ley 200 de 1995 y 81,
inciso final, de la Ley 190 de 1995, es
indispensable que al iniciar la indagación
preliminar o cuando, en desarrollo de la
misma, se identifique o individualice a los
servidores públicos intervinientes en el
hecho investigado, se les comunique sobre
la existencia del proceso disciplinario, para
que puedan ejercer sus derechos de
contradicción y defensa.
• Los recursos o medios de impugnación
tienen por finalidad lograr que la
Procuraduría revise sus propios actos o los
someta a consideración del ad quem para
revocar, confirmar o modificar las
decisiones, cuando los implicados no estén
conformes con ellas o porque lesionen sus
intereses.
• Contra las decisiones disciplinarias, en
los casos, términos y condiciones
establecidas en el Código Unico
Disciplinario, proceden los recursos de
reposición, apelación y queja.
4. RESPONSABILIDADES
El procedimiento involucra a Secretaría y
al Jefe de la dependencia.
5. REFERENCIAS
• Constitución Política, artículo 29.
• Código Contencioso Administrativo,
artículos 44, 45 y 48.
P.G.N. DIVISIÓN DE DOCUMENTACIÓN - RELATORÍA –
NOTA: A este documento le hace falta una parte gráfica.
225
• Ley 190 de 1995, artículos 33 y 81.
• Ley 200 de 1995 artículos 72, 73, 74, 75
numerales 2° y 5°, 79 numeral 1°, 80, 83 a
90, 96 a 108, 130, 144, 161, 164 y 169.
• Sentencias C-119/93, T-419/94, T-
382/95, C-017/96, C-037/96, C-280/96, SU-
620/96, C-430/97, SU-195/98 y C-892/99 de
la Corte Constitucional.
• Auto 4 de 1990 de la Sección Primera
del Consejo de Estado.
• Auto de mayo 20 de 1975 de la Sala de
lo Contencioso Administrativo del Consejo
de Estado.
• Sentencia de septiembre 7 de 1988 de la
Sala Plena de lo Contencioso Administrativo
del Consejo de Estado.
• Sentencia de septiembre 1° de 1995 de
la Sección Tercera del Consejo de Estado,
radicación N° AC-2928.
• Concepto de noviembre 20 de 1996 de
la Sala de Consulta y Servicio Civil del
Consejo de Estado, radicación N° 890.
• Circular 002 del 23 de junio de 1999 de
la Procuraduría Auxiliar.
• Normas especiales pertinentes y demás
jurisprudencias complementarias
concordantes.
6. DEFINICIONES
AD QUEM – Competencia funcional de
segunda instancia o superior jerárquico
funcional.
GEDIS - Sistema de Información de
Gestión Disciplinaria.
7. FORMATOS A UTILIZAR
• Ficha para entrega y devolución de
expedientes.
• Constancia secretarial.
• Planilla de reparto de expedientes
• Planilla de expedientes al Despacho.
8. CONDICIONES GENERALES
• La notificación puede ser personal, por
estrado, por edicto o por conducta
concluyente, de acuerdo con los siguientes
criterios:
– Cuando se agoten las diligencias
pertinentes, de las cuales se dejará
constancia en el expediente, sin que se haya
podido notificar personalmente cualquiera de
los actos señalados en el numeral 3
“ALCANCE”, su notificación se surtirá por
edicto.
– Las providencias que se dicten en
audiencia pública se notifican en estrados.
También se consideran notificadas aquellas
que se dicten en el curso de cualquier
diligencia en la que esté presente el
disciplinado o su apoderado.
– Cuando no se haya hecho notificación
personal o se haya notificado irregularmente
el auto o fallo proferido en un proceso
disciplinario, la exigencia legal se entiende
satisfecha para todos los efectos, si el
disciplinado no reclama y actúa en
diligencias posteriores o interpone los
recursos contra ellos.
• Los recursos se interponen ante el
funcionario que expidió el acto quien lo
concede o lo niega.
Una vez interpuestos se deben sustentar
desde la fecha en que dictó la providencia
hasta el término de cinco (5) días, contados
a partir de la última notificación. Si ésta se
hizo en estrados la impugnación y
sustentación sólo procede en el mismo acto.
En caso que no se sustenten no se
concederán.
• El recurso de reposición procede contra
los autos de sustanciación, contra el que
niega la recepción de la versión voluntaria y
contra los fallos de única instancia. La
providencia que decide el recurso no es
P.G.N. DIVISIÓN DE DOCUMENTACIÓN - RELATORÍA –
NOTA: A este documento le hace falta una parte gráfica.
226
susceptible de recurso alguno, salvo que
contenga puntos que no habían sido
decididos en el auto impugnado, caso en el
cual podrá interponerse recurso respecto de
los puntos nuevos. También puede
recurrirse en reposición cuando alguno de
los intervinientes a consecuencia de la
reposición, adquiera interés jurídico para
ello.
• El recurso de apelación es procedente
contra el auto que niega pruebas en la
investigación disciplinaria o las solicitadas
en los descargos, y contra el fallo de primera
instancia. En el primer caso se concede en
el efecto suspensivo si las niega todas y en
el devolutivo si la negativa es parcial.
• El recurso de queja procede cuando se
rechace el de apelación y debe interponerse
y sustentarse dentro del término de
ejecutoria del auto que deniega el recurso
de apelación.
• El recurso de reposición se resuelve por
el funcionario que profirió la providencia
recurrida y los de apelación y queja por el ad
quem.
• El recurrente podrá desistir de los
recursos antes que el funcionario
competente lo decida.
• El informador o quejoso, pese a no tener
la calidad de sujeto procesal, puede
interponer recurso de apelación contra los
autos que ordenen el archivo provisional o
definitivo de las diligencias investigativas,
excepto cuando la causal sea la muerte del
implicado, así como del fallo absolutorio.
9. SALIDAS
• Acta, constancia, documento o
manifestación tácita o expresa sobre el
conocimiento de la decisión susceptible de
impugnación.
• Auto que concede o niega el recurso
interpuesto.
10. REGISTROS
• Relación de expedientes en trámite de
notificación.
• Relación de expedientes en trámite de
apelación ante el superior, clasificada por
tipo de actuación.
11. BASES DE AUTOCONTROL
• Verificar que la acción disciplinaria no se
encuentre prescrita.
• Verificar que el expediente sea de
competencia de la dependencia teniendo en
cuenta la calidad del disciplinado, la materia
y la jurisdicción.
• Verificar que la notificación del acto
haya cumplido con la totalidad de los
requisitos señalados en el punto 8
“CONDICIONES GENERALES”.
• Verificar que el recurso de apelación sea
presentado y sustentado dentro del término
de ejecutoria del fallo de primera instancia,
el cual es de cinco (5) días contados a partir
de la fecha de la última notificación.
12. ANEXOS
No aplica.
13. ACTIVIDADES
SECRETARIA
1.1 Cuando el respectivo acto ordene la
notificación a través de funcionario
comisionado, teniendo en cuenta que ésta
debe realizarse en sede diferente a la del
funcionario competente, se ejecuta el
procedimiento “COMISIONES”.
Si la notificación no fue exitosa se
continúa en el paso 1.2.3.b.
Si la notificación fue exitosa se pasa al
punto 4 siempre y cuando contra el acto
notificado se hayan interpuesto los recursos
de ley o al punto 8 si no se impugnó.
1.2 En caso que el trámite de notificación
se deba surtir a través de la dependencia
P.G.N. DIVISIÓN DE DOCUMENTACIÓN - RELATORÍA –
NOTA: A este documento le hace falta una parte gráfica.
227
competente, se ejecutan las siguientes
acciones:
1.2.1 Elabora y envía telegrama al
disciplinado a la dirección registrada en el
expediente y/o a la que figure en el
directorio telefónico, solicitándole se
presente a la Procuraduría para la
correspondiente notificación. Archiva copia
del mismo.
1.2.2 Si el disciplinado no se presenta
elabora y envía oficio por correo certificado
a las mismas direcciones para el mismo fin y
archiva copia del mismo.
1.2.3 Si la notificación no fue exitosa se
adelantan los siguientes pasos:
a) Elabora edicto para proceder a la
notificación por este medio y archiva copia
del mismo;
b) Si se pretende la notificación del auto
de cargos proyecta auto para la firma del
jefe de la dependencia nombrando
apoderado de oficio, le da posesión y lo
notifica del auto.
NOTA: Cuando se trate de un auto de
archivo provisional o definitivo o de un fallo
absolutorio, se elabora comunicación al
quejoso a la dirección registrada en la queja
al día siguiente de su pronunciamiento para
que pueda impugnar mediante recurso de
apelación debidamente fundamentado.
DISCIPLINADO O QUEJOSO
2. Impugna la decisión mediante el
recurso que corresponda, siempre y cuando
contra el acto procedan los mismos de
acuerdo con la ley.
Si contra el acto no se interpuso ninguna
clase de recurso concluye el procedimiento.
3. Presenta memorial sustentando el
recurso.
SECRETARIA
4. Proyecta auto concediendo o negando
el recurso interpuesto.
DESPACHO
5. Revisa y firma el auto.
SECRETARIA
6. Comunica la decisión al disciplinado.
7. En caso que se haya concedido el
recurso:
7.1 Si se trata de recurso de reposición se
efectúa el reparto del expediente al
Profesional para que proyecte la decisión de
fondo.
7.2 Si se trata de recurso de apelación
elabora oficio remitiendo el expediente al ad
quem y se archiva copia del mismo. A partir
de este momento se ejecuta el
procedimiento “APELACION O CONSULTA
FALLO” o “APELACION AUTO NIEGA
PRUEBAS” o “APELACIÓN AUTO DE
ARCHIVO” del proceso “SEGUNDA
INSTANCIA”, según el tipo de acto que se
haya impugnado.
8. Actualiza GEDIS.
14. INDICADORES
• Notificaciones efectuadas en el mes
clasificadas por tipo de acto y tipo de
notificación.
• Autos que deciden recursos proferidos
en el mes, distinguiendo por tipo de recurso
y entre los que lo concedieron y negaron.
Dependencia: Procuraduría General de la
Nación
Proceso: Instrucción fallo segunda
instancia procedimiento verbal
Procedimiento: Pruebas
Código:
Revisó: JEFE DE OFICINA
Aprobó: CARLOS ARTURO GOMEZ
PAVAJEAU
P.G.N. DIVISIÓN DE DOCUMENTACIÓN - RELATORÍA –
NOTA: A este documento le hace falta una parte gráfica.
228
Fecha: 02 MARZO 2001
1. OBJETIVO
Proferir el pronunciamiento sobre pruebas
en cualquiera de las etapas procesales en
las que sea procedente su práctica, ya sea a
petición de los sujetos procesales o de
oficio, dando aplicación al debido proceso
como principal manifestación del derecho de
defensa y en desarrollo de los principios de
celeridad, economía, eficacia, eficiencia,
imparcialidad, publicidad y contradicción.
2. CLIENTES
• Disciplinado.
3. ALCANCE
La ordenación y práctica de pruebas es
procedente en las siguientes etapas
procesales:
• Indagación preliminar.
• Investigación disciplinaria.
• Pruebas de descargos.
• Antes del fallo de instancia.
• Antes del fallo de segunda instancia.
En los tres primeros casos es procedente
de oficio o a solicitud de parte y en el último
únicamente pueden decretarse de oficio, por
parte del funcionario competente.
En el cuarto evento, de acuerdo con el
artículo 156 de la Ley 200 de 1995, las
pruebas solamente proceden de oficio, no
obstante, la Corte Constitucional, en
Sentencia C-430/97, señaló que la
oportunidad de contradicción probatoria
existe tanto en la indagación preliminar,
como en la investigación y en la etapa de
juzgamiento, la cual inicia con la formulación
de cargos y concluye con el fallo de
instancia. En estas condiciones, resulta
evidente que antes del fallo de instancia la
solicitud, ordenación y práctica de pruebas
también resulta procedente a petición de
parte.
4. RESPONSABILIDADES
Secretaría, Profesionales y Jefe de la
dependencia competente o comisionada,
según el caso.
5. REFERENCIAS
• Constitución Política, artículo 29.
• Ley 200 de 1995, artículos 73 literales b)
y c), 74, 77 numeral 5°, 80, 82, 84, 102, 103,
117 a 130, 140, 143, 153, 156, 158 inciso 2°
y 162 a 165.
• Sentencias C-150/93, C-280/96, SU-
620/96, C-430/97, C-892/99 y C-728/00 de la
Corte Constitucional.
• Normas especiales pertinentes y demás
jurisprudencias complementarias
concordantes.
6. DEFINICIONES
GEDIS - Sistema de Información de
Gestión Disciplinaria.
7. FORMATOS A UTILIZAR
• Constancia secretarial.
• Ficha para entrega y devolución de
expedientes.
• Planilla de reparto de expedientes
• Planilla de expedientes al Despacho.
8. CONDICIONES GENERALES
• El término para decretar y practicar
pruebas en la indagación preliminar no
podrá prolongarse por más de seis (6)
meses.
• El término para decretar y practicar
pruebas en la investigación disciplinaria
cuando la falta que se investiga es grave
será hasta de nueve (9) meses y si la falta
es gravísima será hasta de doce (12) meses
y cuando haya más de un disciplinado se
prorrogará hasta en la mitad del que
corresponda.
P.G.N. DIVISIÓN DE DOCUMENTACIÓN - RELATORÍA –
NOTA: A este documento le hace falta una parte gráfica.
229
• El término para decretar las pruebas
pedidas en los descargos y las que por oficio
el competente considere conducentes con
base en los mismos será de veinte (20) días
y para su práctica será hasta el máximo de
los términos fijados en el ítem anterior.
• Cuando el funcionario competente antes
de proferir el fallo de instancia considere
necesario practicar pruebas para verificar
los hechos relacionados con los cargos, de
oficio o a petición de parte las decretará y
practicará en un lapso no mayor de treinta
(30) días.
• El funcionario de segunda instancia
podrá, únicamente de oficio, decretar y
practicar las pruebas que considere
indispensables para la decisión, dentro de
un término de diez (10) días libres de
distancia, pudiendo comisionar para su
práctica.
• Para la práctica de pruebas el
competente podrá comisionar, pero
solamente a un funcionario idóneo de igual o
inferior categoría.
• Contra los autos que niegan la práctica
de las pruebas solicitadas tanto en la
investigación disciplinaria como en los
descargos es procedente el recurso de
apelación. Si la negativa es parcial el
recurso se concede en el efecto devolutivo,
si es total en el efecto suspensivo.
• Las pruebas que se decreten deben ser
pertinentes, conducentes y eficaces.
9. SALIDAS
• Actas de visita, actas de exposiciones
libres, actas de declaraciones juramentadas,
experticios técnicos, documentos y demás
medios de prueba autorizados por la ley que
se alleguen en desarrollo del procedimiento.
10. REGISTROS
• Relación de expedientes que se
encuentran en práctica de pruebas indicando
la fecha límite para su evacuación, de
acuerdo con el término legal.
11. BASES DE AUTOCONTROL
• Verifique los términos establecidos en el
punto “CONDICIONES GENERALES” para
decretar y practicar pruebas, de acuerdo con
la etapa en que se encuentre el proceso
disciplinario.
• Tenga en cuenta los eventos en los
cuales su ordenación procede a petición de
parte o de oficio exclusivamente.
• Tenga presente los principios de
pertinencia, conducencia y eficacia de la
prueba.
12. ANEXOS
No aplica.
13. ACTIVIDADES
NOTA 1: Las actividades que se señalan
en este numeral relacionadas con
Coordinador o Revisor, se ejecutan
únicamente cuando dicha función haya sido
establecida internamente por el Jefe de la
dependencia.
NOTA 2: Cuando se trate de un
expediente que se encuentra a cargo de un
Profesional para proyectar fallo de primera o
segunda instancia y éste considera
necesaria la práctica de pruebas de oficio, o
a petición de parte en el primer caso,
elabora el respectivo auto decretando las
mismas, devuelve el expediente a Secretaría
y el procedimiento se ejecuta a partir del
paso 10, con excepción del paso 18, toda
vez que son pruebas decretadas de oficio.
DISCIPLINADO
1. Presenta memorial aportando y/o
solicitando pruebas durante la investigación
disciplinaria, en los descargos o antes de
proferir el fallo de primera instancia.
SECRETARÍA
P.G.N. DIVISIÓN DE DOCUMENTACIÓN - RELATORÍA –
NOTA: A este documento le hace falta una parte gráfica.
230
2. Si se trata de un memorial de
descargos elabora constancia secretarial
indicando si el mismo fue presentado en el
término de ley y si se solicitaron y/o
aportaron pruebas.
3. Actualiza GEDIS registrando la fecha
de presentación de la solicitud de pruebas o
del escrito de descargos.
4. Si el expediente se encuentra en
Secretaría diligencia la planilla de
“REPARTO DE EXPEDIENTES” y la “FICHA
PARA ENTREGA Y DEVOLUCION DE
EXPEDIENTES”, incorpora el memorial al
expediente y lo entrega al Profesional que
tenía a su cargo el mismo. Si está en poder
de éste hace entrega de la solicitud.
PROFESIONAL
5. Si el expediente no se encontraba a su
cargo firma planilla de “REPARTO DE
EXPEDIENTES” haciendo constar el recibo
del expediente y la devuelve a Secretaría.
En caso contrario recibe la solicitud de
pruebas, firma constancia de su recibo y la
anexa al expediente.
6. Evalúa la solicitud o memorial de
descargos, según el caso. Si en este último
no se solicitó la práctica de pruebas y no
considera necesario decretarlas de oficio, se
ejecutan los pasos 24.1 y 24.2 y termina el
procedimiento.
En los demás eventos, diligencia la
“FICHA PARA ENTREGA Y DEVOLUCION
DE EXPEDIENTES” y devuelve el
expediente a Secretaría con el respectivo
auto que decide sobre las pruebas
solicitadas o las que de oficio considere
conducentes.
SECRETARÍA
7. Actualiza GEDIS y registra la fecha de
devolución del expediente por parte del
profesional y la de asignación al
Coordinador o Revisor, en las planillas de
“REPARTO DE EXPEDIENTES”.
COORDINADOR O REVISOR
8. Firma planilla de “REPARTO DE
EXPEDIENTES” haciendo constar el recibo
del expediente y la devuelve a Secretaría.
9. Evalúa expediente y aprueba proyecto.
10. Diligencia la “FICHA PARA ENTREGA
Y DEVOLUCION DE EXPEDIENTES” a fin
de que por Secretaría se ingrese el
expediente al Despacho.
SECRETARÍA
11. Actualiza GEDIS y planilla de
“REPARTO DE EXPEDIENTES” registrando
la devolución del expediente por el
Coordinador o Revisor.
SECRETARIA DEL DESPACHO
12. Diligencia planilla de “EXPEDIENTES
AL DESPACHO”.
DESPACHO
13. Revisa, corrige y aprueba proyecto.
SECRETARIA DEL DESPACHO
14. Descarga expediente de la planilla de
“EXPEDIENTES AL DESPACHO”.
PROFESIONAL
15. Imprime proyecto y coloca visto bueno
al documento impreso después de verificar
que su contenido corresponde con el del
proyecto aprobado y sus modificaciones.
DESPACHO
16. Revisa y firma el auto.
SECRETARÍA
17. Fecha y numera el auto y archiva
copia del mismo.
18. Si se trata de un auto que niega total
o parcialmente las pruebas solicitadas por el
disciplinado en la etapa de investigación
disciplinaria o en el memorial de descargos,
se ejecuta el procedimiento
“NOTIFICACIONES Y RECURSOS”.
P.G.N. DIVISIÓN DE DOCUMENTACIÓN - RELATORÍA –
NOTA: A este documento le hace falta una parte gráfica.
231
Si el disciplinado impugna el mencionado
auto se ejecuta el procedimiento
“APELACIÓN AUTO NIEGA PRUEBAS” del
proceso “SEGUNDA INSTANCIA” .
En caso que la totalidad de las pruebas
solicitadas hayan sido decretadas elabora
comunicación dirigida al disciplinado
informándole la decisión.
19. Actualiza GEDIS.
20. Si para la práctica de las pruebas se
comisionó a un funcionario de otra
dependencia finaliza este procedimiento y se
ejecuta el de “COMISIONES”. En caso
contrario se pasa al siguiente paso.
21. Diligencia planilla de “REPARTO DE
EXPEDIENTES” y la “FICHA PARA
ENTREGA Y DEVOLUCION DE
EXPEDIENTES” y hace entrega del
expediente al Profesional que tenía a su
cargo el expediente.
PROFESIONAL
22. Firma planilla de “REPARTO DE
EXPEDIENTES” haciendo constar el recibo
del expediente y la devuelve a Secretaría.
23. Practica las pruebas decretadas,
utilizando los medios de prueba legalmente
reconocidos.
24. Si el expediente se encontraba a su
cargo en investigación disciplinaria o para
fallo de primera o segunda instancia,
continúa ejecutando la actividad para la cual
fue asignado.
Si, por el contrario, se trata de un
expediente recibido para la práctica de
pruebas de descargos se ejecutan los
siguientes pasos y a continuación se inicia el
procedimiento “FALLO” del proceso
identificado con el mismo nombre:
24.1 Diligencia la “FICHA PARA
ENTREGA Y DEVOLUCION DE
EXPEDIENTES” y devuelve el expediente a
Secretaría.
SECRETARIA
24.2 Actualiza GEDIS y planilla de
“REPARTO DE EXPEDIENTES” registrando
la devolución del expediente por el
Profesional.
14. INDICADORES
• Número de solicitudes de pruebas y
memoriales de descargos recibidos en el
mes.
• Número de autos que deciden sobre
pruebas solicitadas por el disciplinado
proferidos en el mes, distinguiendo entre los
que decretan y niegan parcial o totalmente
su práctica.
• Número de autos que decretan pruebas
de oficio en el mes, distinguiendo entre
pruebas de descargos, para fallo de primera
y para fallo de segunda instancia.
Dependencia: Procuraduría General de la
Nación
Proceso: Segunda Instancia
Procedimiento: Apelación Auto Niega
Pruebas
Código:
Revisó: JEFE DE OFICINA
Aprobó: CARLOS ARTURO GOMEZ
PAVAJEAU
Fecha: 02 MARZO 2001
1. OBJETIVO DEL PROCEDIMIENTO
Decidir el recurso de apelación
interpuesto por el implicado contra el auto
que niega pruebas en la investigación
disciplinaria.
2. CLIENTES
• Implicados.
3. ALCANCE
Aplica cuando el investigado interpone
P.G.N. DIVISIÓN DE DOCUMENTACIÓN - RELATORÍA –
NOTA: A este documento le hace falta una parte gráfica.
232
recurso de apelación contra el auto que
niega las pruebas solicitadas por él, tanto en
la investigación disciplinaria como en los
descargos.
4. RESPONSABILIDADES
El proceso involucra a Secretaría,
Profesionales y Jefe de la dependencia.
5. REFERENCIAS
• Ley 200 de 1995, artículos 77 numeral 5,
80, 96, 97, 102, 103, 104, 119, 130, 152 y
153.
• Decreto 262 de 2000, artículos 7°
numeral 25, 17 numeral 4°, 22 numeral 1°,
25 numeral 4°, 74, 75 numeral 3°.
• Resolución 17 de 2000 del Procurador
General, artículo 19.
• Sentencias C-150/93, SU-620/96, C-
430/97 y C-892/99 de la Corte
Constitucional.
• Normas especiales pertinentes y demás
jurisprudencias complementarias
concordantes.
6. DEFINICIONES
GEDIS – Sistema de información de
Gestión Disciplinaria.
7. FORMATOS A UTILIZAR
• Constancia de recibo.
• Planilla para registro trámite.
• Ficha para entrega y devolución de
expedientes.
• Planilla de reparto de expedientes
• Planilla de expedientes al Despacho.
8. CONDICIONES GENERALES
• La apelación es procedente contra los
autos que niegan la práctica de las pruebas
solicitadas tanto en la investigación
disciplinaria como en los descargos.
• Si la negativa es parcial el recurso se
concede en el efecto devolutivo, si es total
en el efecto suspensivo.
• Cuando el conocimiento corresponda a
una Procuraduría Delegada, la competencia
se determina por la materia.
9. SALIDAS
Auto que decide el recurso de apelación.
10. REGISTROS
• Listado de expedientes a cargo.
• Estadísticas sobre movimiento de
expedientes.
• Estadísticas sobre número de autos
confirmados y revocados.
11. BASES DE AUTOCONTROL
• Verificar que el recurso sea presentado
y sustentado dentro del término de ejecutoria
del auto que niega pruebas, el cual es de
cinco (5) días contados a partir de la fecha
de su notificación.
• Verificar que el expediente sea de
competencia de la dependencia teniendo en
cuenta la calidad del disciplinado, la materia
y la jurisdicción.
12. ANEXOS
No aplica.
13. ACTIVIDADES
SECRETARIA
1. Reclama expediente en la División de
Registro y Control con su correspondiente
“PLANILLA PARA REGISTRO TRAMITE” y
constancia de recibo. Firma el original de
esta última y archiva la copia.
DESPACHO O SECRETARIA
2. Efectúa reparto del expediente y
diligencia la “FICHA PARA ENTREGA Y
DEVOLUCION DE EXPEDIENTES” en la que
se consigna el nombre del profesional y el
tipo de actividad para la que se le asigna el
expediente, la cual se anexa a la carátula
superior de éste.
P.G.N. DIVISIÓN DE DOCUMENTACIÓN - RELATORÍA –
NOTA: A este documento le hace falta una parte gráfica.
233
SECRETARIA
3. Actualiza GEDIS, diligencia planilla de
“REPARTO DE EXPEDIENTES” y hace
entrega del expediente al Profesional.
PROFESIONAL
4. Firma planilla de “REPARTO DE
EXPEDIENTES” haciendo constar el recibo
del expediente y la devuelve a Secretaría.
5. Evalúa expediente, elabora proyecto de
decisión, diligencia la “FICHA PARA
ENTREGA Y DEVOLUCION DE
EXPEDIENTES” y devuelve el expediente.
SECRETARIA
6. Actualiza GEDIS y registra la fecha de
devolución del expediente en la planilla de
“REPARTO DE EXPEDIENTES”.
SECRETARIA DEL DESPACHO
7. Diligencia planilla de “EXPEDIENTES
AL DESPACHO”.
DESPACHO
8. Revisa, corrige y aprueba proyecto.
SECRETARIA DEL DESPACHO
9. Descarga expediente de la planilla de
“EXPEDIENTES AL DESPACHO”.
PROFESIONAL
10. Imprime proyecto y coloca visto bueno
al documento impreso después de verificar
que su contenido corresponde con el del
proyecto aprobado y sus modificaciones.
DESPACHO
11. Revisa y firma el auto.
SECRETARÍA
12. Fecha y numera el auto y archiva
copia del mismo.
13. Actualiza GEDIS y “PLANILLA PARA
REGISTRO TRAMITE”.
14. Elabora oficio remisorio para devolver
expediente a la dependencia que profirió el
auto recurrido, a fin de que dé cumplimiento
a lo dispuesto en el auto que resolvió el
recurso y comunique la decisión a los
apelantes.
15. Entrega expediente en la Oficina de
Correspondencia, recibe copia del oficio
remisorio con la constancia de recibo y la
archiva.
14. INDICADORES
• Número de expedientes recibidos por
mes.
• Número de expedientes evacuados por
mes.
• Indice de evacuación mensual = salidos /
entrados * 100%.
• Tiempo promedio de evacuación.
• Promedio de autos confirmados y
revocados.
Dependencia: Procuraduría General de la
Nación
Proceso: Segunda Instancia
Procedimiento: APELACION O
CONSULTA FALLO
Código:
Revisó: JEFE DE OFICINA
Aprobó: CARLOS ARTURO GOMEZ
PAVAJEAU
Fecha: 02 MARZO 2001
1. OBJETIVO
Decidir el recurso de apelación
interpuesto por el implicado contra el fallo de
instancia o el grado jurisdiccional de
consulta de fallos absolutorios y los que
imponen sanción de amonestación escrita.
2. CLIENTES
Implicado.
3. ALCANCE
La consulta es procedente contra las
decisiones de absolución y de amonestación
P.G.N. DIVISIÓN DE DOCUMENTACIÓN - RELATORÍA –
NOTA: A este documento le hace falta una parte gráfica.
234
escrita. En el primer caso el disciplinado
puede solicitar mediante petición
debidamente fundamentada su confirmación.
Cuando no se interpone el recurso de
apelación contra una decisión sancionatoria
diferente a la amonestación escrita la
sanción queda en firme.
4. RESPONSABILIDADES
El proceso involucra a Secretaría,
Profesionales y Jefe de la dependencia.
5. REFERENCIAS
* Ley 200 de 1995, artículos 34, 96, 97,
98, 102, 103, 104, 109, 110, 157 y 158.
* Decreto 262 de 2000, artículos 7°
numeral 25, 17 numeral 4°, 22 numeral 1°,
25 numeral 4°, 74, 75 numeral 3°.
* Resolución 17 de 2000 del Procurador
General, artículo 19.
* Sentencias C-244/96, C-280/96, C-
338/96, C-012/97 y C-892/99 de la Corte
Constitucional.
6. DEFINICIONES
GEDIS – Sistema de información de
Gestión Disciplinaria.
AD QUEM – Superior funcional.
7. FORMATOS A UTILIZAR
Constancia de recibo.
Planilla para registro trámite.
Ficha para entrega y devolución de
expedientes.
Planilla de reparto de expedientes.
Planilla de expedientes al Despacho.
8. CONDICIONES GENERALES
* Cuando el conocimiento corresponda a
una Procuraduría Delegada, la competencia
se determina por la materia.
* Si transcurridos seis (6) meses de
recibido el expediente por el ad quem no se
hubiere proferido la respectiva providencia
quedará en firme el fallo materia de la
consulta y el funcionario moroso será
investigado disciplinariamente.
* El funcionario de segunda instancia
podrá, únicamente de oficio, decretar y
practicar las pruebas que considere
indispensables para la decisión, dentro de
un término de diez (10) días libres de
distancia, pudiendo comisionar para su
práctica.
* El ad quem dispone de cuarenta (40)
días hábiles para decidir, contados a partir
de la fecha de recibo del expediente. Si los
investigados son tres (3) o más el término
se ampliará en quince días más.
* El recurso de apelación otorga
competencia al ad quem para revisar el
proceso disciplinario en su integridad, pero
no podrá agravar la pena impuesta al
apelante único, haya o no haya pluralidad de
disciplinados.
9. SALIDAS
Fallo de segunda instancia que decide el
recurso de apelación o la consulta.
10. REGISTROS
Listado de expedientes a cargo indicando
fecha de vencimiento de la actuación.
Estadísticas sobre movimiento de
expedientes.
Estadísticas sobre número de decisiones
confirmadas, modificadas y revocadas.
11. BASES DE AUTOCONTROL
* Verificar que el expediente sea de
competencia de la dependencia teniendo en
cuenta la calidad del disciplinado, la materia
y la jurisdicción.
* Verificar que el recurso de apelación sea
presentado y sustentado dentro del término
de ejecutoria del fallo de primera instancia,
el cual es de cinco (5) días contados a partir
de la fecha de la última notificación.
P.G.N. DIVISIÓN DE DOCUMENTACIÓN - RELATORÍA –
NOTA: A este documento le hace falta una parte gráfica.
235
* Verificar los términos legales señalados
para proferir la decisión según se trata de
consulta o apelación.
* Verificar que la acción disciplinaria no se
encuentre prescrita.
12. ANEXOS
No aplica.
13. ACTIVIDADES
SECRETARÍA
13.1 Reclama expediente en la División
de Registro y Control con su
correspondiente “PLANILLA PARA
REGISTRO TRAMITE” y constancia de
recibo. Firma el original de esta última y
archiva la copia.
DESPACHO
13.2 Efectúa reparto del expediente y
diligencia la “FICHA PARA ENTREGA Y
DEVOLUCION DE EXPEDIENTES” en la que
se consigna el nombre del profesional y el
tipo de actividad para la que se le asigna el
expediente, la cual se anexa a la carátula
superior de éste.
SECRETARÍA
13.3 Actualiza GEDIS, diligencia planilla
de “REPARTO DE EXPEDIENTES” y hace
entrega del expediente al Profesional.
PROFESIONAL
13.4 Firma planilla de “REPARTO DE
EXPEDIENTES” haciendo constar el recibo
del expediente y la devuelve a Secretaría.
13.5 Evalúa expediente y si considera
necesaria la práctica de pruebas de oficio,
se ejecuta el procedimiento “PRUEBAS”.
13.6 Evalúa expediente, elabora proyecto
de fallo, diligencia la “FICHA PARA
ENTREGA Y DEVOLUCION DE
EXPEDIENTES” y devuelve el expediente.
SECRETARÍA
13.7 Actualiza GEDIS y registra la fecha
de devolución del expediente en la planilla
de “REPARTO DE EXPEDIENTES”.
SECRETARIA DEL DESPACHO
13.8 Diligencia planilla de
“EXPEDIENTES AL DESPACHO”.
DESPACHO
13.9 Revisa, corrige y aprueba proyecto.
Si el Despacho solicita opinión o concepto
de un Profesional se repiten los pasos 2° al
8° con excepción del paso 5°, pero en el
paso 6° el expediente se devuelve con el
proyecto corregido o acompañado de un
escrito con el concepto u opinión.
SECRETARIA DEL DESPACHO
13.10 Descarga expediente de la planil la
de “EXPEDIENTES AL DESPACHO”.
SECRETARÍA
13.11 Imprime proyecto aprobado con las
respectivas correcciones.
13.12 Elabora oficio remisorio para
devolver expediente a la dependencia que
profirió el fallo de primera instancia, a fin de
que dé cumplimiento a lo dispuesto en el
fallo de segunda instancia y notifique la
decisión a los implicados. Archiva copia del
mismo.
PROFESIONAL
13.13 Coloca visto bueno al documento
impreso después de verificar que su
contenido corresponde con el del proyecto y
sus modificaciones.
DESPACHO
13.14 Firma el auto.
SECRETARÍA
13.15 Fecha y numera el fallo de segunda
instancia y archiva copia del mismo.
13.16 Actualiza GEDIS y “PLANILLA
PARA REGISTRO TRAMITE”.
13.17 Entrega expediente en la Oficina de
Correspondencia, recibe copia del oficio
P.G.N. DIVISIÓN DE DOCUMENTACIÓN - RELATORÍA –
NOTA: A este documento le hace falta una parte gráfica.
236
remisorio con la constancia de recibo y la
archiva.
14. INDICADORES
Número de expedientes recibidos por
mes.
Número de expedientes evacuados por
mes.
Indice de evacuación mensual = salidos /
entrados * 100%.
Tiempo promedio de evacuación.
Indice de decisiones confirmadas,
modificadas y revocadas.
Dependencia: Procuraduría General de la
Nación
Proceso: Instrucción fallo segunda
instancia procedimiento verbal
Procedimiento: Impedimentos y
recusaciones
Código:
Revisó: JEFE DE OFICINA
Aprobó: CARLOS ARTURO GOMEZ
PAVAJEAU
Fecha: 02 MARZO 2001
1. OBJETIVO
Separar del conocimiento del proceso
disciplinario al funcionario en quien concurra
alguna de las causales previstas en los
Códigos de Procedimiento Civil y Penal.
2. CLIENTES
• Implicado.
• Servidores públicos de Procuraduría y
Personerías.
3. ALCANCE
El procedimiento aplica a partir del
momento en que el funcionario que tiene a
su cargo un proceso disciplinario, advierte
alguna de las causales descritas en los
artículos 103 del Código de Procedimiento
Penal y 150 del Código de Procedimiento
Civil y se declara impedido, o cuando es
recusado.
4. RESPONSABILIDADES
El proceso involucra a Secretaría,
Profesionales y Jefe de la dependencia.
5. REFERENCIAS
• Constitución Política, artículo 29.
• Ley 200 de 1995, Título III, artículos 67
al 70
• Decreto 262 de 2000. Artículo 7°
numerales 31, 32 y 33, artículo 17 numeral
19, artículo 22 numeral 4°, artículo 25
numeral 8°, artículo 75 numerales 15 y 16,
artículo 76 numeral 12.
• Resolución 0017 de 2000, artículo 19
• Código de Procedimiento Penal, artículo
103.
• Código de Procedimiento Civil, artículo
150.
• Normas especiales pertinentes y demás
jurisprudencias complementarias
concordantes.
6. DEFINICIONES
GEDIS - Sistema de Información de
Gestión Disciplinaria.
7. FORMATOS A UTILIZAR
• Planilla para registro trámite.
• Ficha para entrega y devolución de
expedientes.
• Planilla de reparto de expedientes
• Planilla de expedientes al Despacho.
8. CONDICIONES GENERALES
*Los servidores públicos que conozcan de
procesos disciplinarios en quienes concurran
alguna causal de recusación, deberán
declararse impedidos tan pronto como
adviertan la existencia de ella.
*El funcionario impedido o recusado
P.G.N. DIVISIÓN DE DOCUMENTACIÓN - RELATORÍA –
NOTA: A este documento le hace falta una parte gráfica.
237
pasará el proceso a su superior jerárquico o
funcional, según el caso, fundamentando y
señalando la causal existente y si fuere
posible aportará las pruebas pertinentes, a
fin de que el superior decida de plano a
quién ha de corresponder su conocimiento o
quién habrá de sustituir al funcionario
impedido o recusado.
*No están impedidos, ni son recusables
los funcionarios a quienes corresponda
decidir el incidente.
*Conocen y resuelven impedimentos y
recusaciones:
– El Procurador General de la Nación,
respecto de los funcionarios de su
Despacho, Viceprocurador, Veedor, Director
del Instituto de Estudios del Ministerio
Público, servidores públicos que
desempeñen funciones a nivel nacional y
carezcan de superior jerárquico y Alcalde
Mayor, Personero y Contralor de Bogotá.
– El Viceprocurador, respecto de los
funcionarios de su Despacho.
– La Sala Disciplinaria, respecto de los
funcionarios de su dependencia y los
procuradores delegados.
– Los Procuradores Delegados, respecto
de funcionarios de su dependencia.
– Los Procuradores Delegados para la
Vigilancia Administrativa, respecto de
funcionarios de su dependencia y de
procuradores regionales y distritales.
– Los Procuradores Regionales, respecto
de servidores públicos que desempeñen
funciones dentro de su circunscripción
territorial y carezcan de superior jerárquico,
funcionarios de su dependencia,
procuradores provinciales y personeros.
– Los Procuradores Distritales y
Provinciales respecto de los funcionarios de
su dependencia.
9. SALIDAS
Auto que decide sobre la recusación o
impedimento.
10. REGISTROS
• Listado de expedientes en trámite.
• Comunicaciones al investigador,
quejosos y/o implicado
• Estadística sobre movimientos de
expedientes
11. BASES DE AUTOCONTROL
• Verificar la real existencia de alguna de
las causales previstas en los artículos 103
del Código de Procedimiento Penal y 150 del
Código de Procedimiento Civil.
12. ANEXOS
No aplica.
13. ACTIVIDADES
SECRETARÍA
1. Recibe:
1.1 Expediente en la División de Registro
y Control con su correspondiente “PLANILLA
PARA REGISTRO TRAMITE” y constancia
de recibo. Firma el original de esta última.
1.2 Memorial recusando a un funcionario
de la dependencia, o
1.3 Memorial dirigido por un funcionario
de la dependencia al jefe de la misma,
declarándose impedido, fundamentando y
señalando la causal existente, acompañado
de las pruebas pertinentes.
2. Actualiza GEDIS.
DESPACHO O SECRETARIA
3. Efectúa reparto del expediente o del
memorial, según el caso, y diligencia la
“FICHA PARA ENTREGA Y DEVOLUCION
DE EXPEDIENTES” en la que se consigna el
nombre del profesional y el tipo de actividad
para la que se le asigna el expediente, la
cual se anexa a la carátula superior de éste.
P.G.N. DIVISIÓN DE DOCUMENTACIÓN - RELATORÍA –
NOTA: A este documento le hace falta una parte gráfica.
238
SECRETARÍA
4. Actualiza GEDIS, diligencia planilla de
“REPARTO DE EXPEDIENTES” y hace
entrega del expediente al Profesional.
PROFESIONAL
5. Firma planilla de “REPARTO DE
EXPEDIENTES” haciendo constar el recibo
del expediente y la devuelve a Secretaría.
6. Proyecta auto aceptando o negando la
recusación o el impedimento.
SECRETARÍA
7. Actualiza GEDIS y registra la fecha de
devolución del expediente en la planilla de
“REPARTO DE EXPEDIENTES”.
SECRETARIA DEL DESPACHO
8. Diligencia planilla de “EXPEDIENTES
AL DESPACHO”.
DESPACHO
9. Revisa, corrige y aprueba proyecto de
auto.
SECRETARIA DEL DESPACHO
10. Descarga expediente de la planilla de
“EXPEDIENTES AL DESPACHO”.
PROFESIONAL
11. Imprime proyecto y coloca visto bueno
al documento impreso después de verificar
que su contenido corresponde con el del
proyecto corregido y sus modificaciones.
DESPACHO
12. Revisa y firma el auto.
SECRETARIA
13. Fecha y numera el auto y archiva
copia del mismo.
14. Si se trata de un expediente
procedente de otra dependencia, actualiza
“PLANILLA PARA REGISTRO TRAMITE” y
lo devuelve con oficio a la dependencia de
origen en caso de no haberse aceptado el
impedimento o la recusación o lo remite al
nuevo competente en caso contrario y
comunica la decisión al funcionario que se
declaró impedido.
Si el impedimento o la recusación recae
en un funcionario de la dependencia, en
caso de no haberse aceptado se le devuelve
el expediente y en caso contrario, diligencia
planilla de “REPARTO DE EXPEDIENTES” y
hace entrega del expediente al Profesional a
quien se asignó el conocimiento del
expediente.
15. Si fue una recusación, adicionalmente
comunica la decisión al peticionario.
16. Numera y fecha los diferentes oficios y
comunicaciones elaborados y archiva copia
de los mismos.
17. Actualiza GEDIS.
14. INDICADORES
• Número de expedientes recibidos en el
mes
• Número de expedientes con recusación
o impedimentos evacuados.
• Indice de evacuación mensual = salidos /
entrados * 100%.
Dependencia: Procuraduría General de la
Nación
Proceso: Procedimiento verbal
Procedimiento: Procedimiento verbal
Código:
Revisó: JEFE DE OFICINA
Aprobó: CARLOS ARTURO GOMEZ
PAVAJEAU
Fecha: 02 MARZO 2001
1. OBJETIVO
Establecer un procedimiento disciplinario
especial, mediante audiencia, con un
término probatorio que permita la
presentación y controversia de pruebas en
un lapso razonablemente reducido.
P.G.N. DIVISIÓN DE DOCUMENTACIÓN - RELATORÍA –
NOTA: A este documento le hace falta una parte gráfica.
239
2. CLIENTES
• Implicado.
• Quejoso.
3. ALCANCE
Procede cuando el funcionario público
incurre en alguna de las siguientes faltas:
• Infringir de manera manifiesta la
Constitución o la ley.
• Derivar evidente e indebido provecho
patrimonial en el ejercicio de su cargo o
funciones.
• Obstaculizar, en forma grave, las
investigaciones que realice la Procuraduría
o una autoridad administrativa o
jurisdiccional.
• Obrar con manifiesta negligencia en la
investigación y sanción de las faltas
disciplinarias de los empleados de su
dependencia o en la denuncia de los hechos
punibles de que tenga conocimiento en
razón del ejercicio de su cargo.
En el evento anterior la competencia
recae directamente en el Procurador
General de la Nación, quien deberá imponer
como sanción disciplinaria la desvinculación
del cargo, decisión contra la cual procede
únicamente el recurso de reposición, por
cuanto el Procurador General carece de
superior jerárquico.
El procedimiento verbal se hace extensivo
a todas las dependencias de la Procuraduría
que tienen función disciplinaria, incluido el
Despacho del Procurador General,
Procuradurías Delegadas y Territoriales,
etc., para los siguientes eventos:
• Cuando la falta por la que se procede
sea leve.
• Cuando el disciplinado admita la falta
antes de que se formulen cargos.
• Cuando el autor haya sido sorprendido
en el momento de la realización de la falta.
En estos casos, las sanciones imponibles
son las previstas en el capítulo segundo del
título III del C.D.U. y no la desvinculación del
cargo. Así mismo, los fallos pueden ser
impugnados mediante recurso de apelación
o ser objeto de consulta si la decisión es
absolutoria o de amonestación escrita,
siempre y cuando el fallador tenga superior
jerárquico.
Finalmente, el fallo disciplinario que
resulta de la aplicación de este
procedimiento especial, puede ser
impugnado ante la jurisdicción contencioso
administrativa, toda vez que es una decisión
administrativa.
4. RESPONSABILIDADES
El proceso involucra a Secretaría,
Profesionales y Jefe de la dependencia.
5. REFERENCIAS
• Ley 200 de 1995, artículos 28 a 33 y 159
a 170.
• Decreto 262 de 2000 en relación con la
competencia disciplinaria de las diferentes
dependencias de la Procuraduría General.
• Resolución 17 de 2000 del Procurador
General, artículo 19.
• Sentencia C-255/97 de la Corte
Constitucional.
• Concepto de noviembre 20 de 1996 de
la Sala de Consulta y Servicio Civil del
Consejo de Estado, Radicación N° 890.
• Circular 002 del 23 de junio de 1999 de
la Procuraduría Auxiliar.
• Normas especiales pertinentes y demás
jurisprudencias complementarias
concordantes.
6. DEFINICIONES
AD QUEM - Competencia funcional de
segunda instancia o superior jerárquico
P.G.N. DIVISIÓN DE DOCUMENTACIÓN - RELATORÍA –
NOTA: A este documento le hace falta una parte gráfica.
240
funcional.
C.D.U. - Código Disciplinario Unico.
GEDIS - Sistema de información de
Gestión Disciplinaria.
7. FORMATOS A UTILIZAR
• Ficha para entrega y devolución de
expedientes.
• Planilla de reparto de expedientes.
• Planilla de expedientes al Despacho.
8. CONDICIONES GENERALES
• El procedimiento es de obligatoria
aplicación por parte del Procurador General
cuando la conducta por la cual se proceda
sea alguna de las previstas en el numeral 1°
del artículo 278 de la Constitución Política.
También deberá aplicarse en forma
obligatoria por las diferentes dependencias
de la Entidad cuando se dé cualquiera de los
eventos señalados en el artículo 170 del
C.D.U
• La citación para audiencia debe hacerse
por auto motivado sobre la existencia de la
causal que la origina, precisando el lugar,
fecha y hora de su celebración, la cual no
podrá realizarse ni antes de cinco (5) ni
después de diez (10) días siguientes a su
notificación al disciplinado o su apoderado,
lapso durante el cual el expediente
permanecerá en la Secretaría de la
dependencia.
• Los fallos disciplinarios que se generen
como resultado del procedimiento verbal
aplicado en desarrollo del numeral 1° del
artículo 278 de la Constitución Política
carecen de segunda instancia, por lo tanto
contra las decisiones allí adoptadas procede
únicamente el recurso de reposición.
Por el contrario, los fallos que se profieran
en aplicación del artículo 170 del C.D.U.
pueden ser impugnados mediante recurso de
apelación o ser objeto de consulta si la
decisión es absolutoria o de amonestación
escrita, siempre y cuando el fallador tenga
superior jerárquico.
• Si transcurridos seis (6) meses de
recibido el expediente por el ad quem no se
hubiere proferido la respectiva providencia
quedará en firme el fallo materia de la
consulta y el funcionario moroso será
investigado disciplinariamente.
• El ad quem dispone de cuarenta (40)
días hábiles para decidir el recurso de
apelación interpuesto contra el fallo,
contados a partir de la fecha de recibo del
expediente. Si los investigados son tres (3) o
más el término se ampliará en quince días
más.
• Cuando la audiencia deba iniciarse con
apoderado de oficio, éste ejercerá hasta
cuando el disciplinado comparezca al
proceso a hacer valer sus derechos, evento
en el cual tomará el proceso en el estado en
que se encuentre.
• El recurso de apelación otorga
competencia al ad quem para revisar el
proceso disciplinario en su integridad, pero
no podrá agravar la pena impuesta al
apelante único, haya o no haya pluralidad de
disciplinados.
9. SALIDAS
Acta en la que se deja constancia de todo
lo actuado en las diligencias de audiencia,
suscrita por los intervinientes.
10. REGISTROS
• Actas de visita, exposiciones libres,
declaraciones juramentadas, experticios
técnicos, documentos y demás medios de
prueba autorizados por la ley que se
alleguen en desarrollo del procedimiento.
• Listado de expedientes en trámite que
indique la fecha programada para la
audiencia o si ésta está en curso, su estado
P.G.N. DIVISIÓN DE DOCUMENTACIÓN - RELATORÍA –
NOTA: A este documento le hace falta una parte gráfica.
241
actual.
• Estadísticas sobre movimiento de
expedientes.
• Estadísticas sobre número de audiencias
celebradas y decisiones proferidas,
desagregadas en absolutorias,
sancionatorias y otras.
11. BASES DE AUTOCONTROL
• Verificar que la acción disciplinaria no se
encuentre prescrita.
• Verificar que la conducta sea alguna de
las previstas en el numeral 1° del artículo
278 de la Constitución Política o que se
haya presentado alguno de los eventos
señalados en el artículo 170 del C.D.U.
• Para decidir sobre la procedencia de las
pruebas solicitadas o aportadas, tener en
cuenta que las mismas sean pertinentes,
conducentes y eficaces.
• Verificar que el recurso de apelación sea
presentado y sustentado dentro del término
de ejecutoria del fallo de primera instancia,
el cual es de cinco (5) días contados a partir
de la fecha de la última notificación.
12. ANEXOS
No aplica.
13. ACTIVIDADES
NOTA: Las actividades que se señalan en
este numeral relacionadas con Coordinador
o Revisor, se ejecutan únicamente cuando
dicha función haya sido establecida
internamente por el Jefe de la dependencia.
PROFESIONAL
1. Proyecta auto motivado de citación a
audiencia a los disciplinados cuando por
cualquiera de los medios probatorios
referidos en el C.D.U. adquiera certeza de
que se está en presencia de alguna de las
causales previstas en el numeral 1° del
artículo 278 de la Constitución Política o de
que se ha presentado alguno de los eventos
señalados en el artículo 170 del C.D.U.
2. Diligencia la “FICHA PARA ENTREGA
Y DEVOLUCION DE EXPEDIENTES” la cual
se anexa a la carátula superior de éste y
devuelve el expediente a Secretaría para
que sea repartido al Coordinador de su
grupo para evaluación.
SECRETARIA
3. Actualiza GEDIS y planillas de
“REPARTO DE EXPEDIENTES” registrando
la devolución del expediente por el
Profesional y la entrega al Coordinador o
Revisor.
COORDINADOR O REVISOR
4. Firma planilla de “REPARTO DE
EXPEDIENTES” haciendo constar el recibo
del expediente y la devuelve a Secretaría.
5. Evalúa expediente, aprueba proyecto y
diligencia la “FICHA PARA ENTREGA Y
DEVOLUCION DE EXPEDIENTES”.
SECRETARIA
6. Actualiza GEDIS y planilla de
“REPARTO DE EXPEDIENTES” registrando
la devolución del expediente por el
Coordinador o Revisor.
SECRETARIA DEL DESPACHO
7. Diligencia planilla de “EXPEDIENTES
AL DESPACHO”.
DESPACHO
8. Revisa, corrige y aprueba proyecto.
SECRETARIA DEL DESPACHO
9. Descarga expediente de la planilla de
“EXPEDIENTES AL DESPACHO”.
PROFESIONAL
10. Imprime proyecto y coloca visto bueno
al documento impreso después de verificar
que su contenido corresponde con el del
proyecto aprobado y sus modificaciones.
DESPACHO
P.G.N. DIVISIÓN DE DOCUMENTACIÓN - RELATORÍA –
NOTA: A este documento le hace falta una parte gráfica.
242
11. Revisa y firma el auto.
SECRETARIA
12. Fecha y numera el auto y archiva
copia del mismo. Actualiza GEDIS.
13. Se ejecuta el procedimiento
“NOTIFICACIONES Y RECURSOS”.
DISCIPLINADO O SU APODERADO
14. Solicita por escrito pruebas o las
aporta dentro de los cinco (5) días anteriores
a la celebración de la audiencia.
DESPACHO
15. AUDIENCIA PUBLICA
15.1 Da lectura al auto de citación a
audiencia.
15.2 Procede a resolver sobre la
conducencia de las pruebas solicitadas y
aportadas por el disciplinado o su apoderado
y las que de oficio se consideren necesarias.
15.3 Notifica en estrados la decisión
sobre pruebas.
15.4 En caso que el disciplinado o su
apoderado interponga recurso de reposición
contra dicha decisión procede a resolverlo
inmediatamente.
15.5 Se practican las pruebas decretadas
dentro de un término no superior a veinte
(20) días hábiles. Está claro que las pruebas
se practican dentro de la audiencia, pero si
las mismas deben recaudarse en sede
diferente se podrá comisionar hasta por diez
(10) días para el efecto, evento en el cual se
ejecuta el procedimiento “COMISIONES”.
Durante el término de la comisión o cuando
se haya ordenado prueba pericial se
suspende la audiencia hasta por diez (10)
días, término dentro del cual debe agotarse
la etapa probatoria.
15.6 Se reinicia la audiencia y se concede
por una sola vez la palabra al disciplinado o
a su apoderado.
DISCIPLINADO O SU APODERADO
15.7 Interviene exponiendo en forma
concreta los motivos y pruebas de
descargos. Si la misma se extiende a hechos
o circunstancias diferentes a los cargos el
Despacho procederá a amonestarlo y en
caso de reincidencia limitará
prudencialmente el término de su
intervención.
DESPACHO
15.8 Procede en forma verbal y motivada
a emitir fallo. Si lo considera necesario
puede suspender la audiencia hasta por
cinco (5) días hábiles para este efecto. La
decisión queda notificada en estrados.
15.9 Se firma el acta por los
intervinientes. En caso de inasistencia o de
renuencia de alguno de los participantes a
firmarla se dejará constancia.
INVESTIGADO A SU APODERADO
15.10 Procede a interponer los recursos
de ley en los términos señalados en el punto
8 “CONDICIONES GENERALES” y los
puede sustentar verbalmente o por escrito
durante los dos días siguientes, término
durante el cual se suspende la audiencia.
DESPACHO
15.11 Reinicia la audiencia.
Si se interpuso recurso de reposición lo
decide en el término de tres (3) días, lo
notifica por estrado al disciplinado y da por
concluida la audiencia pública.
Si se interpuso recurso de apelación
decide sobre su procedencia, notifica por
estrado al disciplinado y da por concluida la
audiencia pública.
SECRETARIA DEL DESPACHO
16. Descarga expediente de la planilla de
“EXPEDIENTES AL DESPACHO”.
SECRETARÍA
17. Archiva copia del acta de audiencia
pública y actualiza GEDIS.
P.G.N. DIVISIÓN DE DOCUMENTACIÓN - RELATORÍA –
NOTA: A este documento le hace falta una parte gráfica.
243
18. Si contra el fallo se concedió el
recurso de apelación, elabora oficio
remitiendo expediente al superior jerárquico
y se ejecuta el procedimiento “APELACION
O CONSULTA FALLO” del proceso
“SEGUNDA INSTANCIA”.
19. Surtido el recurso de apelación o
queja, se ejecuta el procedimiento
“NOTIFICACIONES Y RECURSOS”.
20. En firme el fallo de segunda instancia
o el de primera, en caso que no se haya
impugnado o no se hubiese concedido el
recurso, se procede a darle cumplimiento
ejecutando las siguientes acciones:
20.1 Se elabora comunicación al quejoso
informándole la decisión adoptada y se
archiva copia de la misma.
20.2 Se remiten copias del acta de
audiencia y del fallo de segunda instancia (si
lo hubo), con sus respectivas constancias de
notificación y ejecutoria a la División de
Registro y Control.
20.3 Si la decisión fue sancionatoria se
remiten copias del acta de audiencia pública
y del fallo de segunda instancia (si lo hubo),
con sus respectivas constancias de
notificación y ejecutoria, a la Entidad para
que proceda a su ejecución y anotación de
la sanción en la hoja de vida del servidor
público.
21. Se elabora constancia secretarial y se
procede al archivo físico del expediente.
14. INDICADORES
• Número de audiencias celebradas por
mes.
• Promedio de expedientes tramitados por
procedimiento verbal vs. procedimiento
ordinario.
• Tiempo promedio de evacuación.
• Decisiones proferidas, desagregadas en
absolutorias, sancionatorias y otras.
Dependencia: Procuraduría General de la
Nación
Proceso: Instrucción fallo segunda
instancia procedimiento verbal
Procedimiento: Nulidades
Código:
Revisó: JEFE DE OFICINA
Aprobó: CARLOS ARTURO GOMEZ
PAVAJEAU
Fecha: 02 MARZO 2001
1. OBJETIVO
Proferir pronunciamiento sobre la
legalidad o ilegalidad de la actuación
disciplinaria en cualquiera de sus etapas,
determinando, de conformidad con las
normas que rigen el debido proceso, si el
trámite impartido al expediente se adecuó o
no a las normas que gobiernan la materia,
dejando sin efecto jurídico total o
parcialmente la actuación en aquellos casos
en que se detecte que se ha desconocido el
debido proceso.
2. CLIENTES
Implicados.
3. ALCANCE
El procedimiento se aplica cuando los
destinatarios de la ley disciplinaria a quienes
se atribuye una conducta disciplinable
solicitan se declare la nulidad total o parcial
de la actuación, así como cuando el
funcionario o Despacho instructor, de oficio,
lo estime procedente.
4. RESPONSABILIDADES
El proceso involucra a Secretaría,
Profesionales y Jefe de la dependencia.
5. REFERENCIAS
• Constitución Política, artículo 121.
• Artículo 140 del Código de
P.G.N. DIVISIÓN DE DOCUMENTACIÓN - RELATORÍA –
NOTA: A este documento le hace falta una parte gráfica.
244
Procedimiento Civil.
• Ley 200 de 1995, artículos 131 a 134, y
numeral 5° del artículo 76.
• Sentencia C-655/97 Corte
Constitucional.
• Sentencia T-013 de 1993 Corte
Constitucional.
• Normas especiales pertinentes y demás
jurisprudencias complementarias
concordantes.
6. DEFINICIONES
GEDIS - Sistema de Información de
Gestión Disciplinaria
VAGUEDAD - Impreciso, confuso,
desorientado.
AMBIGÜEDAD – Equívoco, dudoso,
oscuro, indeterminado.
7. FORMATOS A UTILIZAR
• Planilla para registro trámite.
• Ficha para entrega y devolución de
expedientes.
• Planilla de reparto de expedientes.
• Planilla de expedientes al Despacho.
8. CONDICIONES GENERALES
• El auto que decreta la nulidad parcial o
total de la actuación es una herramienta
puesta en manos de la autoridad
disciplinaria, para corregir los eventuales
errores que se detecten en ella, a solicitud
del encartado o su apoderado o como
consecuencia de un examen oficioso del
trámite impartido al proceso.
• Esta clase de decisiones, deja sin
efectos las actuaciones que sean declaradas
nulas, dejando las cosas al estado en que se
encontraban antes de producirse la
actuación declarada nula. Por regla general
y salvo que proceda otra decisión, la
providencia que declare la nulidad total o
parcial de una actuación disciplinaria,
ordenará reponerla en todo aquello que
dependa del acto cuya nulidad se declara.
• La providencia deberá ser debidamente
motivada y sólo procederá la declaratoria de
nulidad en aquellos casos en que
inequívocamente se establezca que
conforme a la Constitución y la ley, el
proceso se encuentra afectado por una de
las causales de nulidad expresamente
consagradas por el ordenamiento jurídico.
Contra la decisión que se pronuncia sobre la
nulidad de la actuación no procede recurso.
• Las nulidades que resulten de vicios de
procedimiento, podrán sanearse con el
cumplimiento del correspondiente requisito.
• Las pruebas practicadas legalmente
conservan su plena validez.
9. SALIDAS
Auto que decreta la nulidad total o parcial
y ordena reponer la actuación.
10. REGISTROS
• Estadística sobre movimientos de
expedientes.
11. BASES DE AUTOCONTROL
• Verificar las causales previstas en el
artículo 131 de la Ley 200 de 1995.
12. ANEXOS
No aplica.
13. ACTIVIDADES
SECRETARÍA
1. Recibe la solicitud de nulidad
presentada por el implicado o su apoderado
y la reparte al profesional que tiene a su
cargo el proceso.
PROFESIONAL
2. Firma planilla de recibido de
correspondencia haciendo constar el recibo
del oficio y la devuelve a Secretaría.
3. Proyecta el auto que decide sobre la
solicitud de nulidad y en caso que se haya
P.G.N. DIVISIÓN DE DOCUMENTACIÓN - RELATORÍA –
NOTA: A este documento le hace falta una parte gráfica.
245
resuelto favorablemente al disciplinado
especifica los actos que se encuentran
afectados por ella y ordena reponer la
actuación de aquellos que resulten
afectados por la decisión.
Igual acción desarrolla cuando, como
consecuencia de un examen oficioso del
trámite impartido al proceso, considere
procedente la declaratoria de nulidad.
4. Diligencia “FICHA PARA ENTREGA Y
DEVOLUCION DE EXPEDIENTES” y
devuelve el expediente.
SECRETARIA
5. Actualiza GEDIS y registra la fecha de
devolución del expediente en la planilla de
“REPARTO DE EXPEDIENTES”.
SECRETARIA DEL DESPACHO
6. Diligencia planilla de “EXPEDIENTES
AL DESPACHO”.
DESPACHO
7. Revisa, corrige y aprueba proyecto de
auto de nulidad.
SECRETARIA DEL DESPACHO
8. Descarga expediente de la planilla de
“EXPEDIENTES AL DESPACHO”.
PROFESIONAL
9. Imprime proyecto y coloca visto bueno
al documento impreso después de verificar
que su contenido corresponde con el del
proyecto aprobado y sus modificaciones.
DESPACHO
10. Revisa y firma el auto.
SECRETARIA
11. Fecha y numera el auto respectivo y
archiva copia del mismo.
12. Actualiza GEDIS.
13. Si se trata de un expediente que se
encontraba en trámite de apelación o
consulta, o en apelación del auto que negó
total o parcialmente las pruebas solicitadas
por el implicado, se devuelve el expediente a
la dependencia de origen a través de la
Sección de Correspondencia con oficio del
cual se archiva copia y concluye el
procedimiento.
Si, por el contrario, es un expediente de
competencia en primera instancia de la
dependencia, se ejecutan las siguientes
acciones:
13.1 Diligencia planilla “REPARTO DE
EXPEDIENTES”, para devolver el
expediente al Profesional que lo tenía a
cargo, a fin de que reponga la actuación
viciada.
PROFESIONAL
13.2 Firma planilla de “REPARTO DE
EXPEDIENTES” haciendo constar el recibo
del expediente y la devuelve a Secretaría.
14. INDICADORES
• Número de expedientes de nulidad en el
mes
• Número de expedientes de nulidad
evacuados.
• Indice de evacuación mensual = salidos /
entrados * 100%.
Dependencia: Procuraduría General de la
Nación
Proceso: Instrucción fallo segunda
instancia procedimiento verbal
Procedimiento: Colisión de competencias
Código:
Revisó: JEFE DE OFICINA
Aprobó: CARLOS ARTURO GOMEZ
PAVAJEAU
Fecha: 02 MARZO 2001
1. OBJETIVO
Decidir el conflicto de competencia
planteado por un funcionario de la
P.G.N. DIVISIÓN DE DOCUMENTACIÓN - RELATORÍA –
NOTA: A este documento le hace falta una parte gráfica.
246
Procuraduría para conocer de un proceso
disciplinario, por considerar que
corresponde a otra dependencia del mismo
nivel o cuando dos funcionarios de igual
nivel se consideran competentes. Se busca
garantizar la legitimidad del competente para
investigar y fallar el proceso disciplinario.
2. CLIENTES
Procuradores con competencia
disciplinaria y Personeros distritales y
municipales.
3. ALCANCE
El procedimiento aplica cuando el
funcionario a quien se remite por
competencia el expediente también se
considera incompetente y, en consecuencia,
remite el proceso al superior común
inmediato. Igualmente, cuando dos
funcionarios del mismo nivel se consideran
competentes.
4. RESPONSABILIDADES
El proceso involucra a Secretaría,
Profesionales y Jefe de la Dependencia.
5. REFERENCIAS
• Ley 200 de 1995, artículo 64
• Decreto 262 de 2000, artículo 22
numeral 5, artículo 25 numeral 9, artículo 75
numeral 19.
• Resolución 17 de marzo 4 de 2000
artículo 19, inciso 3°.
• Normas especiales pertinentes y
jurisprudencias concordantes.
6. DEFINICIONES
GEDIS – Sistema de Información de
Gestión Disciplinaria.
A QUO – Competencia funcional de
primera instancia o inferior Jerárquico
funcional.
7. FORMATOS A UTILIZAR
• Planilla para registro trámite.
• Ficha para entrega y devolución de
expedientes.
• Planilla de reparto de expedientes.
• Planilla de expedientes al Despacho.
8. CONDICIONES GENERALES
*El a quo que se considere incompetente
para conocer de una actuación disciplinaria,
así lo consignará en un auto de trámite y lo
remitirá directamente a quien en su concepto
deba adelantar el proceso.
*Si el funcionario a quien se remite la
actuación acepta la competencia, avoca el
conocimiento del asunto; en caso contrario
lo remite al superior común inmediato con el
objeto de que éste decida el conflicto.
*Igual procedimiento se aplicará cuando
ambas dependencias se consideren
competentes para conocer de una
investigación disciplinaria.
*El funcionario de inferior nivel, según el
factor funcional no podrá promover colisión
de competencia al superior, pero podrá
exponer las razones que le asisten y aquél,
de plano, resolverá lo pertinente.
*Son competentes para dirimir los
conflictos de competencia:
• La Sala Disciplinaria, respecto de
procuradores delegados.
• Los procuradores delegados para la
vigilancia administrativa, respecto de
procuradores regionales y distritales.
• Los procuradores regionales, respecto
de procuradores provinciales y personeros.
9. SALIDAS
Auto que decide el conflicto.
10. REGISTROS
• Listado de expedientes en trámite.
• Comunicaciones a los quejosos y al
implicado.
• Estadística sobre movimientos de
P.G.N. DIVISIÓN DE DOCUMENTACIÓN - RELATORÍA –
NOTA: A este documento le hace falta una parte gráfica.
247
expedientes.
11. BASES DE AUTOCONTROL
• Verificar la competencia de acuerdo con
la materia, el cargo del investigado y la
jurisdicción.
12. ANEXOS
No aplica.
13. ACTIVIDADES
SECRETARÍA
1. Reclama expediente en la División de
Registro y Control con su correspondiente
“PLANILLA PARA REGISTRO TRAMITE” y
constancia de recibo. Firma el original de
esta última.
DESPACHO O SECRETARIA
2. Efectúa reparto del expediente y
diligencia la “FICHA PARA ENTREGA Y
DEVOLUCION DE EXPEDIENTES” en la que
se consigna el nombre del profesional y el
tipo de actividad para la que se le asigna el
expediente, la cual se anexa a la carátula
superior de éste.
SECRETARIA
3. Actualiza GEDIS, diligencia planilla de
“REPARTO DE EXPEDIENTES” y hace
entrega del expediente al Profesional.
PROFESIONAL
4. Firma planilla de “REPARTO DE
EXPEDIENTES” haciendo constar el recibo
del expediente y la devuelve a Secretaría.
5. Proyecta auto motivado que resulve de
plano el conflicto de competencia y
diligencia “FICHA PARA ENTREGA Y
DEVOLUCION DE EXPEDIENTES”.
SECRETARIA
6. Actualiza GEDIS y registra la fecha de
devolución del expediente en la planilla de
“REPARTO DE EXPEDIENTES”.
SECRETARIA DEL DESPACHO
7. Diligencia planilla de “EXPEDIENTES
AL DESPACHO”.
DESPACHO
8. Revisa, corrige y aprueba proyecto de
auto.
SECRETARIA DEL DESPACHO
9. Descarga expediente de la planilla de
“EXPEDIENTES AL DESPACHO”.
PROFESIONAL
10. Imprime proyecto y coloca visto bueno
al documento impreso después de verificar
que su contenido corresponde con el del
proyecto aprobado y sus modificaciones.
DESPACHO
11. Revisa y firma el auto.
SECRETARIA
12. Fecha y numera el auto respectivo y
archiva copia del mismo.
13. Remite con oficio el expediente a la
dependencia que se asignó la competencia.
Si es diferente a la que provocó la colisión,
le envía comunicación a ésta informándole la
decisión.
14. Fecha y numera los oficios y
comunicaciones respectivos y archiva copia
de los mismos.
15. Actualiza GEDIS y “PLANILLA PARA
REGISTRO TRAMITE”.
14. INDICADORES
• Número expedientes por colisión
competencias recibidas en el mes
• Número de expedientes por colisión
competencias evacuados.
• Indice de evacuación mensual = salidos /
entrados * 100%.
Dependencia: Procuraduría General de la
Nación
Proceso: Instrucción fallo segunda
P.G.N. DIVISIÓN DE DOCUMENTACIÓN - RELATORÍA –
NOTA: A este documento le hace falta una parte gráfica.
248
instancia procedimiento verbal
Procedimiento: Suspensión provisional
Código:
Revisó: JEFE DE OFICINA
Aprobó: CARLOS ARTURO GOMEZ
PAVAJEAU
Fecha: 02 MARZO 2001
1. OBJETIVO
Suspender provisionalmente al
disciplinado, cuando la investigación verse
sobre faltas gravísimas o graves, con el fin
de evitar la interferencia del presunto autor
de la falta, en el trámite de la investigación o
de la reiteración de la misma.
2. CLIENTES
• Implicados.
3. ALCANCE
Garantizar la buena marcha y la
continuidad de la función pública, sin que
con ello se afecte el empleo ni se atente
contra la honra ni el debido proceso del
disciplinado, porque en el curso de la
investigación el servidor público tiene la
oportunidad de desvirtuar la acusación que
se le imputa a fin de que sea reintegrado al
servicio, con el reconocimiento de lo dejado
de percibir.
4. RESPONSABILIDADES
El proceso involucra a Secretaría,
Profesionales y Jefe de la dependencia.
5. REFERENCIAS
• Ley 200 de 1995, artículos 115 y 116
• Sentencias 280/96 y C-004/96, de la
Corte Constitucional.
• Normas especiales pertinentes y demás
jurisprudencias complementarias
concordantes.
6. DEFINICIONES
GEDIS - Sistema de Información de
Gestión Disciplinaria.
7. FORMATOS A UTILIZAR
• Ficha para entrega y devolución de
expedientes.
• Planilla de reparto de expedientes
• Planilla de expedientes al Despacho.
8. CONDICIONES GENERALES
• Cuando la investigación verse sobre
faltas gravísimas o graves, el funcionario
competente para ejecutar la sanción a
solicitud del Procurador General de la
Nación, o de quien delegue, podrá ordenar
la suspensión provisional del investigado por
el término de tres (3) meses, prorrogable
hasta por otros tres (3) meses, siempre y
cuando existan serios elementos de juicio
que permitan establecer que la permanencia
en el cargo, función o servicio facilita la
interferencia del presunto autor de la falta en
el trámite normal de la investigación o ante
la posibilidad de la continuidad o reiteración
de la falta.
• El auto que ordene o solicite la
suspensión provisional será motivado,
tendrá vigencia inmediata y contra él no
procede recurso alguno.
• El disciplinado suspendido
provisionalmente será reintegrado a su
cargo o función y tendrá derecho al
reconocimiento y pago de la remuneración
dejada de percibir, durante el período de
suspensión en los siguientes casos:
• Cuando la investigación termine porque
el hecho investigado no existió, la ley no lo
considera como falta disciplinaria, o se
justifica, o el acusado no lo cometió o la
acción no puede proseguirse o haberse
declarado la nulidad de lo actuado incluido
el auto que decretó la suspensión
provisional.
P.G.N. DIVISIÓN DE DOCUMENTACIÓN - RELATORÍA –
NOTA: A este documento le hace falta una parte gráfica.
249
• Por la expiración del término de
suspensión sin que hubiere terminado la
investigación, salvo que esta circunstancia
haya sido determinada por el
comportamiento dilatorio del investigado o
su apoderado.
• Cuando la sanción impuesta fuere de
amonestación, multa o suspensión.
• Cuando la sanción impuesta fuere la
multa se ordenará descontar de la cuantía
de la remuneración que deba pagarse
correspondiente al término de suspensión el
valor de la multa hasta su ocurrencia.
• Cuando el disciplinado fuere
sancionado con suspensión de funciones, en
el fallo se ordenarán las compensaciones
que correspondan, según lo dejado de
percibir durante el lapso de la suspensión
provisional.
• Competente para expedir el acto de
suspensión provisional.
9. SALIDAS
Auto que ordene o solicite la suspensión
provisional.
10. REGISTROS
• Listado de expedientes en trámite con
funcionario suspendido, que indique la fecha
de vencimiento del término.
11. BASES DE AUTOCONTROL
• Verificar la real existencia de las
causales de suspensión.
• Certificación del ente nominador del
cargo que desempeña el disciplinado a
suspender.
• Verificar el término con el fin de disponer
la prórroga.
12. ANEXOS
No aplica.
13. ACTIVIDADES
PROFESIONAL
1. Cuando encuentra la existencia de las
causales previstas en la ley, solicita
audiencia con el Jefe de la dependencia,
para sugerirle la suspensión provisional.
DESPACHO
2. Aprueba sugerencia y autoriza al
profesional para que proyecte el respectivo
auto.
PROFESIONAL
3. Proyecta auto que ordena o solicita la
suspensión provisional y diligencia “FICHA
PARA ENTREGA Y DEVOLUCION DE
EXPEDIENTES”.
SECRETARÍA
4. Actualiza GEDIS y planilla de
“REPARTO DE EXPEDIENTES” registrando
la devolución del expediente.
SECRETARIA DEL DESPACHO
5. Registra el expediente de la planilla de
“EXPEDIENTES AL DESPACHO”.
DESPACHO
6. Revisa, corrige y aprueba proyecto de
auto.
SECRETARIA DEL DESPACHO
7. Descarga expediente de la planilla de
“EXPEDIENTES AL DESPACHO”.
PROFESIONAL
8. Imprime proyecto y coloca visto bueno
al documento impreso después de verificar
que su contenido corresponde con el del
proyecto y sus modificaciones.
DESPACHO
9. Revisa y firma el auto.
SECRETARIA
10. Fecha y numera el auto, archiva copia
del mismo.
11. Elabora oficio remitiendo copia del
auto a la Entidad encargada de expedir en
P.G.N. DIVISIÓN DE DOCUMENTACIÓN - RELATORÍA –
NOTA: A este documento le hace falta una parte gráfica.
250
forma inmediata el correspondiente auto
administrativo de suspensión provisional.
12. Diligencia “PLANILLA DE REPARTO
DE EXPEDIENTES” y devuelve el
expediente al profesional que lo tenía a
cargo.
13. Actualiza GEDIS.
14. Anexa al expediente copia del acto
administrativo que da cumplimiento a la
sanción y actualiza GEDIS.
NOTA: Para la prórroga de la suspensión
provisional se observa el mismo
procedimiento.
14. INDICADORES
• Número de expedientes de suspensión
provisional y prórroga proferidas en el mes
• Promedio de expedientes condenados
dentro del término de la suspensión.
• Promedio de decisiones, absolutoria,
sancionatorias (por tipo de sanción) de
prescripción y extinción de la acción y
archivo en relación con servidores
suspendidos provisionalmente.
• Indice de suspensión provisional
mensual = condenados / decisión tipo de
sanción * 100%.
Dependencia: Procuraduría General de la
Nación
Proceso: Instrucción fallo en segunda
instancia procedimiento verbal
Procedimiento: Revocación directa
Código:
Revisó: JEFE DE OFICINA
Aprobó: CARLOS ARTURO GOMEZ
PAVAJEAU
Fecha: 02 MARZO 2001
1. OBJETIVO
Dejar sin efecto una decisión contenida en
un fallo de primera o de segunda instancia
dentro del proceso disciplinario, eliminando
en su totalidad los efectos del acto que se
revoca.
2. CLIENTES
Implicados.
3. ALCANCE
El procedimiento aplica de oficio o a
petición del sancionado. En este último
caso, siempre que no haya ejercido los
recursos ordinarios.
4. RESPONSABILIDADES
El proceso involucra a Secretaría,
Profesionales y Jefe de la dependencia.
5. REFERENCIAS
• Constitución Política artículo 29
• Ley 200 de 1995, artículos 111 a 114
• Decreto 262 de 2000, artículo 7°,
numerales 26 y 27; artículo 17 numeral 18,
artículo 22 numeral 2; artículo 25 numeral 7;
artículo 75 numeral 6 y artículo 76 numeral
4.
• Resolución 17 de marzo 4 de 2000,
artículo 19.
• Decreto 01 de 1994 C.C.A., artículos 69
y 70.
• Sentencias T-347/94 y C-095/98 de la
Corte Constitucional.
• Sentencia de noviembre 23 de 1992
de la Sección Primera del Consejo de
Estado, Expediente N° 1856.
• Normas especiales pertinentes y
demás jurisprudencias complementarias
concordantes.
6. DEFINICIONES
GEDIS -Sistema de Información de
Gestión Disciplinaria
A QUO - Competencia funcional de
primera instancia o inferior jerárquico
funcional.
P.G.N. DIVISIÓN DE DOCUMENTACIÓN - RELATORÍA –
NOTA: A este documento le hace falta una parte gráfica.
251
AD QUEM - Competencia funcional de
segunda instancia o superior jerárquico
funcional.
7. FORMATOS A UTILIZAR
*Ficha para entrega y devolución de
expedientes.
*Planilla de reparto de expedientes.
*Planilla de expedientes al Despacho.
8. CONDICIONES GENERALES
*Los fallos disciplinarios son revocables
en los siguientes casos:
– Cuando sea manifiesta su oposición a la
Constitución Política o a la ley.
– Cuando con ellos se vulneren o
amenacen manifiestamente los derechos
fundamentales del disciplinado.
*La revocación opera en cualquier tiempo
y procede de oficio o a petición de parte, en
este último caso, cuando el sancionado no
haya ejercido cualquiera de los recursos
ordinarios.
*La revocatoria priva totalmente de
efectos jurídicos al acto que se revoca.
*Cuando se trate de la revocación de
oficio de un fallo absolutorio se requiere el
consentimiento escrito y expreso del
disciplinado.
*Es improcedente cuando se haya
notificado en auto admisorio de la demanda
proferido por la jurisdicción contencioso-
administrativa.
*Ni la petición de revocación del fallo ni la
decisión que sobre ella se tome reviven los
términos legales para el ejercicio de las
acciones contencioso-administrativas, ni dan
lugar a la aplicación del silencio
administrativo.
*Son competentes para decidir la
revocación directa, de oficio o a petición de
parte, los siguientes funcionarios:
– El Procurador General de la Nación, de
oficio, respecto de sus propios actos y los
expedidos por los servidores de la
Procuraduría.
– El Procurador General de la Nación, a
petición de parte, respecto de sus propios
actos y los expedidos por los servidores de
la Procuraduría, cuando la función no esté
asignada a otra dependencia de la entidad.
– El Viceprocurador General de la Nación,
respecto de sus propios actos.
– La Sala Disciplinaria, de oficio o a
solicitud de parte, respecto de sus propios
actos y los expedidos por los procuradores
delegados y el Veedor.
– Los procuradores delegados, respecto
de sus propios actos y los expedidos por los
procuradores regionales y distritales.
– Los procuradores regionales, respecto
de sus propios actos y los expedidos por
procuradores distritales y personeros.
– Los procuradores distritales, respecto
de sus propios actos.
9. SALIDAS
Auto que decide la revocatoria directa.
10. REGISTROS
*Listado de expedientes en trámite.
*Estadística sobre movimientos de
expedientes.
11. BASES DE AUTOCONTROL
*Verificar la competencia de acuerdo con
la materia, el cargo del investigado y la
jurisdicción.
*Verificar la real existencia de alguna de
las causales previstas en el artículo 111 de
la Ley 200 de 1995.
*Cuando la actuación se desarrolle a
solicitud de parte, verificar que el
sancionado no haya interpuesto los recursos
ordinarios.
P.G.N. DIVISIÓN DE DOCUMENTACIÓN - RELATORÍA –
NOTA: A este documento le hace falta una parte gráfica.
252
*Allegar certificación de la Secretaría del
Tribunal Administrativo correspondiente, en
la que conste que no cursa expediente
relacionado con los fallos que se solicita
revocar o, en caso de existir, que aún no se
ha notificado el auto admisorio de la
demanda.
12. ANEXOS
No aplica.
13. ACTIVIDADES
SECRETARIA
1. Recibe memorial del sancionado
solicitando la revocación directa.
2. Si el expediente fue fallado en otra
dependencia, elabora comunicación
solicitando la remisión del mismo y archiva
copia de la misma.
3. Elabora oficio dirigido a la Secretaría
del Tribunal Administrativo correspondiente,
solicitando certificar si cursa expediente
relacionado con los fallos que se solicita
revocar y en caso afirmativo, precisar si ya
se notificó el auto admisorio de la demanda.
4. Actualiza GEDIS.
5. En caso que en la jurisdicción
contencioso administrativa curse expediente
y se encuentre notificado el auto admisorio
de la demanda, proyecta auto negando la
petición de revocación directa y se continúa
en el paso 15.
DESPACHO O SECRETARIA
6. Efectúa reparto del expediente y
diligencia la “FICHA PARA ENTREGA Y
DEVOLUCION DE EXPEDIENTES” en la que
se consigna el nombre del profesional y el
tipo de actividad para la que se le asigna el
expediente, la cual se anexa a la carátula
superior de éste.
SECRETARIA
7. Actualiza GEDIS, diligencia planilla de
“REPARTO DE EXPEDIENTES” y entrega el
expediente al Profesional.
PROFESIONAL
8. Firma la planilla de “REPARTO DE
EXPEDIENTES” haciendo constar el recibo
del expediente y la devuelve a Secretaría.
9. Proyecta la decisión que corresponda,
diligencia la FICHA PARA ENTREGA Y
DEVOLUCION DE EXPEDIENTES” y
devuelve el expediente.
SECRETARÍA
10. Actualiza GEDIS y registra la fecha de
devolución del expediente en la planilla de
“REPARTO DE EXPEDIENTES”.
SECRETARIA DEL DESPACHO
11. Diligencia planilla de “EXPEDIENTES
AL DESPACHO”.
DESPACHO
12. Revisa, corrige y aprueba proyecto de
providencia.
SECRETARIA DEL DESPACHO
13. Descarga expediente de la planilla de
“EXPEDIENTES AL DESPACHO”.
PROFESIONAL
14. Imprime proyecto y coloca visto bueno
al documento impreso después de verificar
que su contenido corresponde con el del
proyecto aprobado y sus modificaciones.
DESPACHO
15. Revisa y firma la providencia o auto,
según el caso.
SECRETARÍA
16. Fecha y numera la providencia o auto,
según el caso, y archiva copia del mismo.
17. Ejecuta el procedimiento
“NOTIFICACIONES Y RECURSOS” para
notificar la decisión al peticionario.
18. Si la petición de revocación se
resolvió favorablemente al sancionado,
remite con oficio copia de la providencia a la
División de Registro y Control para que
P.G.N. DIVISIÓN DE DOCUMENTACIÓN - RELATORÍA –
NOTA: A este documento le hace falta una parte gráfica.
253
proceda a la cancelación del antecedente
disciplinario.
19. Si es el caso, elabora oficio
devolviendo el expediente a la oficina de
origen por intermedio de la Sección de
Correspondencia.
20. Archiva copia de los oficios
mencionados y Actualiza GEDIS.
14. INDICADORES
• Número de providencia expedidas en el
mes
• Indice de revocación mensual =
revocadas / total * 100%.
Dependencia: Procuraduría General de la
Nación
Proceso: Vigilancia Superior
Procedimiento: Vigilancia Superior
Código:
Revisó: JEFE DE OFICINA
Aprobó: CARLOS ARTURO GOMEZ
PAVAJEAU
Fecha: 02 MARZO 2001
1. OBJETIVO
Ejercer vigilancia superior sobre las
investigaciones disciplinarias a cargo de las
oficinas de control interno disciplinario de la
administración pública, a fin de determinar si
se está dando estricto cumplimiento al deber
de investigar y sancionar las faltas que
afecten a la administración pública, si se
están respetando los derechos y garantías
de los procesados y si se está observando
con rigorismo el debido proceso.
2. CLIENTES
* Oficinas de Control Interno disciplinario
de las entidades públicas.
* Implicados.
3. ALCANCE
La vigilancia superior se ejerce sobre los
procesos disciplinarios que inicien
directamente las diferentes entidades de la
administración pública, previa selección que
haga el Despacho con base en los informes
de apertura de investigación que aquellas
envíen a la Procuraduría, y sobre los
expedientes disciplinarios que el ente de
control decida remitir a las oficinas de
control interno disciplinario de las mismas.
En desarrollo de esta función los agentes
de la Procuraduría podrán, entre otras
actividades, realizar visitas especiales a los
expedientes en curso o ya archivados,
solicitar informes de las actuaciones
cumplidas a las autoridades disciplinarias
correspondientes y pedir explicaciones a
ellas acerca de las actividades cumplidas en
un determinado proceso, así como advertir a
la autoridad competente sobre las
irregularidades que se detecten y exigir la
aplicación de los correctivos
correspondientes, a fin de prevenir que en
ellas se viole el recto ejercicio del poder
disciplinario.
4. RESPONSABILIDADES
El proceso involucra a Secretaría,
Profesionales y Jefe de la dependencia.
5. REFERENCIAS
* Constitución Política, artículo 277
numeral 6°.
* Ley 200 de 1995, artículos 3°, 47, 48, 49
y 71.
* Resolución 001 de 1998 del Procurador
General.
* Providencia del 13 de junio de 1997 del
Procurador General.
6. DEFINICIONES
GEDIS - Sistema de información de
Gestión Disciplinaria.
CAP - Centro de Atención al Público.
7. FORMATOS A UTILIZAR
P.G.N. DIVISIÓN DE DOCUMENTACIÓN - RELATORÍA –
NOTA: A este documento le hace falta una parte gráfica.
254
* Constancia de recibo de la División de
Registro y Control.
* Ficha para entrega y devolución de
expedientes.
* Planilla de reparto de expedientes
* Planilla de expedientes al Despacho.
8. CONDICIONES GENERALES
* Los expedientes de supervigilancia
serán repartidos preferiblemente a los
abogados.
* Se prestará toda la asesoría que el
instructor o la entidad soliciten.
* En los siguientes eventos será necesario
ejercer el poder preferente en lugar de la
vigilancia superior:
– En investigaciones por las faltas
disciplinarias descritas en el artículo 25
numerales 1°, 2°, 4°, 5°, 6° y 7°. Además,
cuando se incurra en falta disciplinaria que
implique corrupción administrativa o grave
afectación de los fines estatales o se ponga
en grave peligro la debida ejecución de los
planes de desarrollo, en especial por
inobservancia de los artículos 40, numerales
3°, 4°, 8°, 16, 26 y 27º, 41, numerales 1°, 4°,
12, 14, 19, 20 y 21, y 30 de la Ley 200 de
1995.
– Cuando por la importancia, naturaleza o
relevancia social de la falta o la jerarquía de
las personas involucradas, sea aconsejable
adelantar la investigación o asumirla por la
Procuraduría.
– Cuando se presenten casos en los que
la imparcialidad y eficacia del organismo de
control interno no esté garantizada para la
debida investigación y juzgamiento o existan
serias dificultades en la práctica del derecho
de defensa.
9. SALIDAS
Auto de archivo del expediente de
supervigilancia o avocando el conocimiento
del proceso que adelanta la oficina de
control interno disciplinario de la Entidad, a
fin de ejercer el poder preferente.
10. REGISTROS
• Relación sistematizada de las
investigaciones que adelanten las oficinas
de control interno, de tal manera que permita
el oportuno y fácil manejo de la información
para velar por la eficacia de la gestión
disciplinaria.
• Informes de iniciación de indagación
preliminar, apertura de investigación,
suspensión provisional de servidores
públicos, formulación de cargos, autos de
archivo y fallos de primera y segunda
instancia, remitidos por las oficinas de
control interno disciplinario de las diferentes
entidades de la administración pública.
• Estadísticas sobre movimiento de
expedientes de supervigilancia
11. BASES DE AUTOCONTROL
• Dentro de los cinco (5) días siguientes al
recibo de la queja, la dependencia
competente debe decidir si la remite a
Control Interno o ejerce el poder preferente.
Vencido este término, se entiende que la
Procuraduría asume el conocimiento.
• Se practica visita especial al expediente,
al menos cada seis (6) meses, hasta su
terminación, con el fin de verificar el estado
actual del proceso y determinar si el mismo
se viene adelantando de conformidad con la
ley o si es conveniente ejercer el poder
preferente.
• En caso que se dé alguno de los
supuestos contenidos en el artículo 4° de la
Resolución 001 de 1998 del señor
Procurador General, los cuales están
señalados en el último ítem del punto 8
CONDICIONES GENERALES, se debe
ejercer el poder preferente.
P.G.N. DIVISIÓN DE DOCUMENTACIÓN - RELATORÍA –
NOTA: A este documento le hace falta una parte gráfica.
255
12. ANEXOS
No aplica.
13. ACTIVIDADES
SECRETARIA
13.1 Recibe procedente de la División de
Registro y Control, el expediente
disciplinario o la comunicación sobre
apertura de investigación enviada por la
Entidad. Firma constancia de recibo y
archiva copia de la misma.
DESPACHO
13.2 Efectúa reparto del expediente o de
la comunicación sobre apertura de
investigación enviada por la Entidad y
diligencia la “FICHA PARA ENTREGA Y
DEVOLUCION DE EXPEDIENTES” en la que
se consigna el nombre del profesional y el
tipo de actividad para la que se asigna, la
cual se anexa a la carátula superior de éste.
SECRETARIA
13.3 Actualiza GEDIS, diligencia planilla
de “REPARTO DE EXPEDIENTES” y hace
entrega del expediente o de la comunicación
al Profesional.
PROFESIONAL
13.4 Firma planilla de “REPARTO DE
EXPEDIENTES” haciendo constar el recibo
del expediente o de la comunicación y la
devuelve a Secretaría.
13.5 Proyecta auto de acuerdo con lo
siguiente:
13.5.1 Si se trata de un expediente
disciplinario el auto deberá ordenar su
remisión a la oficina de control interno
disciplinario de la Entidad, debidamente
fundamentado a partir de los criterios
señalados en la Resolución 001 de 1998, del
Procurador General de la Nación, y disponer
la vigilancia superior.
13.5.2 En relación con la comunicación,
puede optarse por alguna de las siguientes
opciones:
13.5.2.1 Vigilancia Superior.
13.5.2.2 Solicitar el expediente a la
Entidad a fin de que la Procuraduría ejerza
el poder preferente, cuando se dé alguno de
los supuestos contenidos en el artículo 4° de
la Resolución 001 de 1998 del señor
Procurador General, los cuales están
señalados en el último ítem del punto 8
CONDICIONES GENERALES. En este
evento el procedimiento continúa en el paso
20.
Diligencia la “FICHA PARA ENTREGA Y
DEVOLUCION DE EXPEDIENTES” y
devuelve el expediente o la comunicación
con el respectivo proyecto.
SECRETARIA
13.6 Actualiza GEDIS y registra la fecha
de devolución del expediente o de la
comunicación en la planilla de “REPARTO
DE EXPEDIENTES”.
SECRETARIA DEL DESPACHO
13.7 Diligencia planilla de
“EXPEDIENTES AL DESPACHO”.
DESPACHO
13.8 Revisa, corrige y aprueba proyecto
de auto. Si el Despacho solicita opinión o
concepto de un profesional se repiten los
pasos 3 al 7, pero en el paso 5 el expediente
o la comunicación se devuelve con el
proyecto corregido o acompañado de un
escrito con el concepto u opinión.
SECRETARIA DEL DESPACHO
13.9 Descarga expediente de la planilla
de “EXPEDIENTES AL DESPACHO”.
PROFESIONAL
10. Imprime proyecto y coloca visto bueno
al documento impreso después de verificar
que su contenido corresponde con el del
proyecto y sus modificaciones.
DESPACHO
P.G.N. DIVISIÓN DE DOCUMENTACIÓN - RELATORÍA –
NOTA: A este documento le hace falta una parte gráfica.
256
11. Revisa y firma el auto.
SECRETARÍA
12. Fecha y numera el auto respectivo y
archiva copia del mismo.
13. Conforma expediente de
supervigilancia, identificándolo con el
número del expediente disciplinario más la
sigla SV o con el número asignado por la
División de Registro y Control a la
comunicación sobre apertura de
investigación enviada por la Entidad.
14. Actualiza GEDIS y elabora la “FICHA
PARA ENTREGA Y DEVOLUCION DE
EXPEDIENTES”.
PROFESIONAL
15. Firma planilla de “REPARTO DE
EXPEDIENTES” haciendo constar el recibo
del expediente y la devuelve a Secretaría.
16. Dentro del mes siguiente al envió de
la documentación respectiva a la oficina de
control interno disciplinario de la entidad
pública, le solicita por escrito que informe
los datos relacionados con la identificación y
ubicación del expediente, funcionario a
cargo y estado actual del proceso interno.
En caso de que se haya abierto
investigación, requerirá, además, la fecha
del auto, nombres, apellidos, documento de
identificación y cargo de los investigados.
17. Practica visitas al expediente, al
menos cada seis (6) meses, hasta su
terminación.
18. Proyecta auto con la decisión que
corresponda de acuerdo con las siguientes
circunstancias:
18.1 De archivo, una vez haya concluido
el proceso disciplinario en la Entidad
respectiva.
18.2 Avocando el conocimiento a fin de
que la Procuraduría ejerza el poder
preferente, cuando se dé alguno de los
supuestos contenidos en el artículo 4° de la
Resolución 001 de 1998 del señor
Procurador General, los cuales están
señalados en el último ítem del punto 8
CONDICIONES GENERALES.
Diligencia la “FICHA PARA ENTREGA Y
DEVOLUCION DE EXPEDIENTES” y
devuelve el expediente con el respectivo
proyecto.
SECRETARÍA
19. Actualiza GEDIS y registra la fecha de
devolución del expediente en la planilla de
“REPARTO DE EXPEDIENTES”.
SECRETARIA DEL DESPACHO
20. Diligencia planilla de “EXPEDIENTES
AL DESPACHO”.
DESPACHO
13.22 Revisa, corrige y aprueba el
proyecto de archivo definitivo o auto que
ejerce el poder preferente. Si solicita opinión
o concepto de un Profesional se repiten los
pasos 3 al 7, pero en el paso 5 el expediente
se devuelve con el proyecto corregido o
acompañado de un escrito con el concepto u
opinión.
SECRETARIA DEL DESPACHO
13.23 Descarga expediente de la planilla
de “EXPEDIENTES AL DESPACHO”.
SECRETARIA
13.24 Imprime proyecto aprobado con las
respectivas correcciones.
PROFESIONAL
13.25 Coloca visto bueno al documento
impreso después de verificar que su
contenido corresponde con el del proyecto
aprobado y sus modificaciones.
DESPACHO
13.26 Firma el auto.
SECRETARÍA
13.27 Fecha y numera el auto respectivo y
archiva copia del mismo.
13.28 Actualiza GEDIS.
13.29 Procede al archivo físico del
P.G.N. DIVISIÓN DE DOCUMENTACIÓN - RELATORÍA –
NOTA: A este documento le hace falta una parte gráfica.
257
expediente en caso que se haya producido
un auto de archivo. Si la decisión fue ejercer
el poder preferente, elabora comunicación a
la Entidad solicitando el envío del
expediente a la Procuraduría y una vez
recibido lo remite a la División de Registro y
Control para que se le asigne número de
radicación de expediente disciplinario.
14. INDICADORES
* Número de expedientes de
supervigilancia recibidos por mes.
* Número de expedientes de
supervigilancia evacuados por mes.
* Indice de evacuación mensual = salidos
/ entrados * 100%.
* Tiempo promedio de evacuación.