República Bolivariana de Venezuela Ministerio del Poder Popular para la Educación Superior

Universidad Bicentenaria de Aragua Maracay- Estado Aragua

Conversión

Manual de procedimiento manual de usuario

PLAN DE SEGUIMIENTO

DOCUMENTACIÓN manual de procedimiento

Alumno:

Crespo, Miguel C.I 20.453.933

Introducción:

Un nuevo sistema requiere planificación, construcción y prueba. Los programas y módulos deben ser diseñados, codificados, probados y documentados. Cuando se planifica el sistema, muchas veces se usa un estilo de arriba-hacia-abajo (top-down), que procede de un diseño general a una estructura detallada siguiendo unos pasos lógicos. En el estilo top-down, el analista de sistemas define los objetivos generales, y luego los descompone en subsistemas y módulos en un proceso llamado “partitioning”.

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Documentación: En sentido restringido, la documentación como ciencia documental se podría definir (a grandes rasgos) como la ciencia del procesamiento de la información, que proporciona información sobre algo con un fin determinado, de ámbito multidisciplinar o interdisciplinar. Siguiendo a Fuentes y Pujol se puede señalar a la Documentación como una ciencia auxiliar e instrumental. También es una ciencia en sí misma y una de las finalidades primordiales de la Documentación es informar. A falta de un consenso, hay diversos autores, como Juan Ros García o José López Yepes, que la consideran una ciencia (documental), a la vez que una disciplina, no sólo una técnica. También pueden considerarse, en sentido general, las ciencias de la documentación y la documentación como sinónimos, si el contexto no perturba la intención del emisor, es decir, si no se distorsiona el mensaje del interlocutor porque no se dé ambigüedad semántica.

Historia:

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Cada ciencia documental tiene una larga historia, pero la más antigua es sin duda la archivística. Según el país, se trata de unos estudios universitarios con titulación superior (existente en dos ciclos antes de la Convergencia Europea, por ejemplo en Japón), con un nombre u otro, pero que también se imparte en centros de enseñanza privados desde hace años. En América Latina, la carrera profesional suele denominarse "Bibliotecología y Ciencias de la Información". Algoritmo científico: Tiene que ver con la gestión del conocimiento, que es como utilizar cualquier clase de información y hacerla productiva o que dé el máximo beneficio, como si se tratara de otro bien económico. Asimismo, tiene que ver con arquitectura de la información o como se construyen los modelos para los soportes: Internet o encuestas, datos numéricos, fotografías, mapas, diarios, artículos de revistas, etc., es decir, un número ilimitado de soportes. También tiene el modelo la connotación de un método científico, mediante un algoritmo, que valida los resultados de búsqueda mediante la utilización de base de datos relacionales (tablas de datos). Biblioteconomía: En biblioteconomía es la recuperación y presentación clasificada, ordenada y valorada de documentos impresos y de vídeo y audio sobre un tema preciso, que puede ser un artículo o un sistema o un producto o un descriptor. En una obra científica es la bibliografía de un informe final, tanto la que ha sido utilizada como la sugerida de ampliación. En cinematografía, es la recopilación de fuentes escritas o audiovisuales sobre una película (documentación de un tema). En la obra científica o de no ficción formará parte de los créditos de la calidad del trabajo o bibliografía utilizada, y es parte del trabajo desarrollado, donde deberán figurar listas de fuentes; también son técnicas de documentación los glosarios, los índices y de autores citados, tablas auxiliares, etc. Como funciones de un bibliotecario-documentalista profesional, como autor o como colaborador, el especialista en documentación conoce todas las variantes descritas y utiliza programas de cómputo específicamente desarrollados por programadores y que él mismo puede adaptar a cada tarea, como por ejemplo construir de forma instantánea un índice de materias por el método de palabras utilizadas y sus frecuencias o hacer un análisis de contenido o construir algún tipo de indicador de medida de la información o investigar sobre algoritmos de búsqueda o sobre motores de búsqueda en el ámbito de la informática. El modelo de un sistema de información será con un modelo sistémico aplicado a un sistema complejo. Incluirá la captación de fuentes y su adecuación al problema a documentar; esto será la primordial tarea. El propósito es hacer máxima la cantidad de información captada y mínima la básica utilizable.

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Sustentación: Las soluciones Cast para la sustentación de los sistemas, también ofrecen servicios de documentación de sistemas heredados, con las metodologías y las herramientas apropiadas para automatizar la generación de los documentos, siempre respetando los estándares de documentación de cada cliente. La sustentación de los sistemas es ejecutada de forma remota, a través de links dedicados. Cast ofrece, también, las herramientas que permiten que el cliente controle las actividades, las métricas, los plazos y todas las otras informaciones relacionadas a este proceso. Toda la tecnología y las diversas formas de administración y control, son desarrolladas con las informaciones de última generación y soluciones innovadoras que, además de todo, cumplen la función de mantener la seguridad de las informaciones de sus clientes.

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Apoyo al usuario:

En la interacción humano-computadora, se siguen varios pasos para crear sistemas que sean amigables para el usuario. En el paso de evaluación, se realizan dos tipos de pruebas, de usabilidad y de expertos. En esta última se utilizan las heurísticas creadas por Jakob Nielsen para evaluar el diseño de la interfaz de usuario.

- Visibilidad del estado del sistema: El sistema debe informar a los usuarios del estado del sistema, dando una retroalimentación apropiada en un tiempo razonable.

- Utilizar el lenguaje de los usuarios: El sistema debe utilizar el lenguaje de los usuarios, con palabras o frases que le sean conocidas, en lugar de los términos que se utilizan en el sistema, para que al usuario no se le dificulte utilizar el sistema.

- Control y libertad para el usuario: En casos de que los usuarios elijan una opción del sistema por error, éste debe contar con las opciones de deshacer y rehacer para proveer al usuario de una salida fácil sin tener que utilizar diálogo extendido.

- Consistencia y estándares: El usuario debe seguir las normas y convenciones de la plataforma sobre la que está implementando el sistema, para que no se tenga que preguntar el significado de las palabras, situaciones o acciones del sistema.

- Prevención de errores: Es más importante prevenir la aparición de errores que de generar buenos mensajes de error.

- Minimizar la carga de la memoria del usuario: En la interfaz se deben mantener los objetos, acciones y opciones visibles para que el usuario no pierda el tiempo recordando la información de una parte del diálogo a otra.

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- Flexibilidad y eficiencia de uso: Los aceleradores permiten aumentar la velocidad de interacción para el usuario experto tal que el sistema pueda atraer a usuarios principiantes y experimentados. Las instrucciones para el uso del sistema tienen que ser visibles o fácilmente accesibles cada vez que se necesiten, para que al usuario inexperto

se le facilite aprender a utilizar el sistema. Es importante que el sistema permita personalizar acciones frecuentes, para acelerar el uso del sistema.

- Los diálogos estéticos y diseño minimalista: La interfaz no debe contener información que no sea relevante o se utilice raramente., pues cada unidad adicional de información en un diálogo compite con las unidades relevantes de la información y disminuye su visibilidad relativa.

- Ayudar a los usuarios a reconocer, diagnosticar y recuperarse de los errores: Los mensajes de error deben expresarse en un lenguaje claro, indicar exactamente el problema, y deben ser constructivos.

- Ayuda y documentación: En caso de que el sistema necesite disponer de ayuda y documentación, ésta tiene que ser fácil de encontrar, centrada en las tareas del usuario, tener información de las etapas a realizar y que no sea muy extensa.

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Manual de usuario: El manual de usuario es un documento técnico de un determinado sistema. Los manuales de usuario generalmente son incluidos a dispositivos electrónicos, hardware de computadora y aplicaciones. El manual de usuario puede venir tanto en forma de libro como en forma de documento digital, e incluso poder ser consultado por internet. En general, un manual de usuario debería poder ser entendido por cualquier usuario principiante, como así también serle útil a usuarios avanzados. Un manual de usuario completo suele tener: Un prefacio, con información sobre cómo usar el propio manual. - Un índice. - Una guía rápida sobre cómo usar las funciones principales del sistema. - Una sección para la resolución de problemas. - Una FAQ. - Información de contacto. - Un glosario. -7-

- Es recomendable, detallar todos aquellos pasos que se llevan a cabo para usar el programa. - Especificar los alcances y las limitaciones que tiene el programa. - Un buen punto de partida para un manual de usuario, es hacer de cuenta que las personas que lo van a leer no tienen el más mínimo conocimiento sobre computadores.

Manual de operaciones: -8-

El manual de operaciones es la clave que garantiza que su modelo de negocio sea reproducido con exactitud sin que pierda el control del mismo. Conozca los lineamientos ideales que debe contener este vital documento, para un el funcionamiento de cualquier negocio. El éxito de una franquicia consiste en reproducir lo más fiel que sea posible el funcionamiento que le ha dado al negocio original un lugar en un nicho de mercado. Pero quienes se han internado en el mundo de las franquicias saben que no es tan fácil como aparenta. Conseguir que el modelo de negocio sea reproducido una y otra vez sin que existan variaciones es prácticamente imposible si no se cuenta con las herramientas necesarias que ayuden a mantener los lineamientos operativos y den continuidad a las políticas que rigen al negocio, y sobre todo, a mantener la calidad que caracteriza a la franquicia. Por lo tanto, la creación de un manual de operaciones eficiente es de importancia para garantizar la adecuada ejecución del mismo y una réplica correcta del negocio. En este sentido, Ferenz Feher, director general de la firma consultora de franquicias Feher & Feher afirma que un manual de operaciones, indica y especifica cada una de las operaciones realizadas dentro de la franquicia, por lo que un mismo manual puede dividirse en varios tomos como, manual de seguridad, guía de apertura, recursos humanos, entre otros. Para Feher los beneficios de contar con un manual de operaciones se denota en la reducción de errores y el tener soluciones a la mano aplicables en cada situación que se presente. Es como un libro de texto, afirma Montoya, que consigue una red de franquicias operando de acuerdo a las políticas y procedimientos establecidos que garantizan el éxito del sistema. Así también el manual de operaciones es básico para capacitar al franquiciatario. El perfil del manual. Para comenzar la realización de este escrito es necesario identificar si será un documento generalizado que englobe las funciones de toda la franquicia, o si será un manual de introducción para el franquiciatario que irá acompañado por anexos dirigidos a puestos definidos. Sin importar a quién vaya dirigido, debe contener información sobre la historia de la empresa, la misión, la visión y los valores de la firma. De igual manera el manual debe ser práctico para que se convierta en un documento de consulta para todos los empleados y así, desde el principio conozcan los quehaceres de cada uno y lo que no es permitido dentro de la empresa. También es importante que no sean textos adornados con unidades y gráficas, la eficiencia del manual de operaciones consiste en transmitir eficazmente los conocimientos recopilados que establecen el funcionamiento del negocio. Algunas particularidades. Uno de los problemas a los que se enfrenta el franquiciatario es el poco gusto que se tiene por la lectura en la población en general, comenta Montoya, “cuando se compra un teléfono celular muchas veces no leemos su manual de operaciones, pues menos se va a leer un manual con demasiadas páginas y con una escritura rebuscada”. Por ello, se aconseja elaborar un manual de operaciones de acuerdo al tipo de lector a quien va dirigido, si es para una persona con nivel escolar bajo es buena idea incluir fotografías donde se ejemplifique paso a paso sus actividades, con lenguaje amigable. “La solución para conseguir transmitir el conocimiento de la franquicia es ponerse en el lugar del lector, si se piensa incluir un cómic u otras referencias gráficas no debe dudar en hacerlo. El conocimiento debe quedar completamente claro para el lector”, afirma Montoya. Otro punto relevante es que el manual de operaciones es un documento en constante evolución, donde la “información puede modificarse de acuerdo al crecimiento del negocio y a las nuevas maneras de operación, así como a los cambios que se susciten en las unidades”, asegura Feher.

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Al respecto Montoya aconseja que una vez que se tiene una versión del manual de operaciones se debe de aplicar, así se observará si coincide con la realidad del negocio, en caso de no ser así se hacen los ajustes necesarios para adaptarlo y volverlo a aplicar. Un buen principio. Hay emprendedores que desde el inicio tienen la idea de hacer de su negocio una franquicia, en consecuencia, desde la realización del plan de negocio es conveniente plantear el crecimiento hacia el establecimiento de la franquicia, por lo que es pertinente incluir el manual de operaciones en el plan. De esta forma le será más sencillo la realización del negocio porque el proceso de aprendizaje de los colaboradores se da con mayor facilidad, y así se evitan vicios y mala ejecución de las operaciones. El manual y el secreto industrial. Un aspecto fundamental del contenido del manual de operaciones es dar a conocer el funcionamiento que le ha dado el éxito a la franquicia, pero sin revelar secretos que son la piedra angular del negocio. Este documento se le entrega al franquiciatario en un convenio de comodato, establecido en el contrato de franquicia, por lo que al término de la relación se deben devolver al corporativo. De acuerdo con Montoya el proceso para la realización de un manual de operaciones: • Recabar la información que hace falta para explicar la operación. • Plantearse qué es lo que se quiere del negocio y hacia dónde se pretende llevar. • También es importante establecer que el manual depende del giro del negocio, así como del lector a quien va dirigido, pero en todos los casos es de suma relevancia anotar cada uno de los pasos de una manera clara y precisa para que sean entendibles las operaciones. • Otro punto es que quien redacte el documento debe de vivir la operación observando minuciosamente cada detalle. Posteriormente el dueño de la franquicia lo evalúa y hace las observaciones necesarias.

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Manual de procedimientos: El manual de procedimientos contiene una descripción precisa de cómo deben desarrollarse las actividades de cada empresa. Ha de ser un documento interno, del que se debe registrar y controlar las copias que de los mismos se realizan. A la hora de implantar, por ejemplo una ISO, ésta exige 4 procedimientos obligatorios como son: - Tratamiento de No Conformidades - Auditoría Interna - Sistema de Mejora - Control de la documentación. - Complementando al manual de procedimientos, están las instrucciones de trabajo que completan o detallan los procedimientos, ya que se utilizan para documentar procesos específicos.

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Otras normas, como son las normas que exigen diferentes procedimientos en función del sector en el que se esté implantando; Agencias de Viajes, Hoteles, Oficinas de Información Turística, Convention Bureau, etc., ya que existe una norma específica para cada uno de los sectores; en contraposición tenemos la norma ISO que es igual para todas las empresas que quieran implantarla, sea cual sea su actividad.

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Manual del sistema: El manual de sistema es un conjunto pasos estrategias de alto nivel para resolver problemas y construir una solución. Éste incluye decisiones acerca de la organización del sistema en subsistemas, la asignación de subsistemas a componentes hardware y software, y decisiones fundamentales conceptuales y de política que son las que constituyen un marco de trabajo para el diseño detallado.

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La organización global del sistema es lo que se denomina la arquitectura del sistema. Existe un cierto número de estilos frecuentes de arquitectura, cada uno de los cuales es adecuado para ciertas clases de aplicaciones. Una forma de caracterizar una aplicación es por la importancia relativa de sus modelos de objetos, dinámico y funcional. Las distintas arquitecturas ponen distintos grados de énfasis en los tres modelos.

Guías de ayuda para la implantación:

En la fase de implantación, las especificaciones del diseño del sistema sirven como base para la construcción del nuevo sistema. En este punto, los programadores y los analistas de sistemas asumen diferentes responsabilidades. El analista debe proveer especificaciones claras y correctas al programador. El programador codifica, prueba y documenta los módulos de programas, mientras que el analista de sistema planifica la integración de los programas y asegura que trabajen unidos para satisfacer las necesidades de la organización. Un nuevo sistema requiere planificación, construcción y prueba. Los programas y módulos deben ser diseñados, codificados, probados y documentados. Cuando se planifica el sistema, muchas veces se usa un estilo de arriba-hacia-abajo (top-down), que procede de un diseño general a una estructura detallada siguiendo unos pasos lógicos. En el estilo top-down, el analista de sistemas define los objetivos generales, y luego los descompone en subsistemas y módulos en un proceso llamado “partitioning”. Este estilo también se conoce como diseño modular.

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Un módulo es un conjunto de instrucciones de programas que se pueden ejecutar como un grupo. Asignando módulos a diferentes programadores se agiliza el desarrollo del programa.

Codificación: Codificar es el proceso de transformar la lógica del programa en instrucciones específicas que puedan ser ejecutadas por el sistema de computadoras. Si se ha preparado un buen diseño, el proceso de codificar es una simple traducción de funciones lógicas a un código de programa. Cada departamento de sistemas tiene su estándar en lenguajes de programación, como Visual C++, Access, Visual Basic, SQL, HTML, Java, entre otros.

Probando la aplicación: Después de codificar, el programador debe hacer pruebas con el programa para asegurarse que trabaja correctamente. Luego, los programas se prueban en grupos, y finalmente, el sistema completo se prueba Primero, el programa se compila para detectar errores de sintaxis (syntax errors), que son errores gramaticales del lenguaje usado en el código. Los errores se corrigen y se vuelve a compilar el programa. Este proceso se repite hasta que se obtenga una compilación libre de errores. Luego el programador realiza una verificación de escritorio (desk checking), para asegurar que no existen errores de lógica (logic errors), que producen resultados incorrectos. Finalmente, el programador prueba el programa. El proceso de prueba de un programa individual o de un módulo se llama unit testing.

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Los objetivos son identificar y eliminar errores de ejecución que causan que el programa termine en forma anormal y encontrar y corregir errores de lógica, que no se identificaron en el desk checking. Se debe incluir datos correctos e incorrectos y deben probar todas las posibles situaciones que el programa debe manejar.

Probar dos o más programas que dependen uno del otro es llamado "link testing". El probar los programas en forma independiente no asegura que al unirlos trabajen adecuadamente. Luego de completar el "link testing", se deben ejecutar pruebas que involucre todo el sistema de información. Un "system test" incluye todas las situaciones típicas: los usuarios entran los datos, que deben ser ejemplo de datos reales, y simulan operaciones actuales. Todos los procesos y outputs son verificados por los usuarios y el grupo de IS para asegurar que el sistema funciona correctamente.

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Instalación y Evaluación:

El ambiente operacional o ambiente de producción es el ambiente de equipo y programas donde opera el sistema actual. El ambiente que los analistas y programadores usan para desarrollar y mantener programas se llama ambiente de prueba (test environment).Un área de prueba separada es necesaria para mantener la seguridad e integridad del sistema y proteger el ambiente operacional. El acceso a este ambiente es limitado a los usuarios y estrictamente controlado. Los analistas y programadores no deben tener acceso al mismo excepto para corregir problemas del sistema o realizar modificaciones autorizadas. El ambiente de prueba contiene copias de todos los programas. Antes de realizar cualquier cambio en el sistema operacional, se deben verificar en el ambiente de prueba y se debe obtener autorización del usuario.

Adiestramiento (Training): Ningún sistema puede ser exitoso sin el adiestramiento apropiado. El adiestramiento debe ser para los usuarios, los gerentes y los miembros del departamento de sistemas de información (I.S.). Todos los esfuerzos del desarrollo del sistema dependen de que las personas entiendan el sistema y puedan usarlo eficientemente. El primer paso es identificar quiénes debe recibir el o los adiestramientos y cuál es el adiestramiento necesario para cada persona. Cada grupo (usuario, gerente y personal de I.S.) requiere una mezcla de conocimientos generales e información detallada para entender y usar el sistema.

Conversión de archivos: Después de establecer el ambiente operacional del nuevo sistema y realizar los adiestramientos necesarios, se comienza el proceso de conversión, en el que se transfieren las operaciones del sistema de computadoras viejo al nuevo sistema. En la conversión de archivos los datos existentes se cargan al nuevo sistema. Esta conversión es un proceso costoso que requiere la participación de los usuarios y del personal de I.S. Si es posible, se debe automatizar el proceso, exportando datos del viejo sistema e importándolos al nuevo. Se debe mantener estrictos controles de input durante el proceso, ya que los datos son muy vulnerables. Todas las medidas de control deben estar operando para proteger los datos de acceso no autorizado y ayudar a prevenir errores. System Changeover:

Es el proceso de activar el nuevo sistema de información y retirar el viejo. El cambio puede ser rápido o lento, dependiendo del método a usarse. Los cuatro métodos son: Direct cutover, Parallel operation, Pilot operation, Phased changeover.

Direct cutover: El cambio del sistema viejo al nuevo ocurre tan pronto el nuevo sistema es operacional. Usualmente es el método menos costoso, pues el grupo de I.S.

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Tan solo tiene que operar y mantener un sistema a la vez. Por otro lado, es el método con mayor riesgo, pues no se puede usar el sistema viejo para ayudar a resolver los problemas que ocurran, o para verificar que todos los detalles de los datos sean correctos. Este método se puede usar al implantar programas comprados (software packages), para sistemas no críticos o cuando los dos sistemas (el viejo y el nuevo) no pueden co-existir.

Parallel operation: Ambos sistemas operan totalmente por un tiempo específico. Los datos son entrados a ambos sistemas, y el output generado por el sistema nuevo es comparado con su equivalente en el sistema viejo. Cuando el nuevo sistema opera correctamente, se deja de usar el sistema viejo. La ventaja mayor es su bajo riesgo, si el nuevo sistema no trabaja bien, se puede usar el sistema viejo hasta que se realicen los cambios apropiados. Sin embargo, este método es el más costoso, pues hay que darle servicios a ambos sistemas. Los usuarios deben trabajar en los dos sistemas y a veces hace falta ayuda temporera. Este método no es práctico si los dos sistemas son incompatibles o realizan funciones diferentes.

Pilot operation: Se implanta todo el nuevo sistema en un área de la compañía. El grupo que usa el nuevo sistema se conoce como área o grupo piloto. El sistema viejo continúa operando en toda la organización, incluyendo el área piloto. Después de probar que el sistema trabaja correctamente en el área piloto, se implanta en toda la organización, normalmente usando el método Directo cutover. El Pilot operation reduce el riesgo de fallas del sistema comparado con Direct cutover; y es menos costoso que el Parallel operation.

Phased changeover:

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Se implanta el nuevo sistema en fases, o módulos, en vez de implantar todo el sistema a la vez. Cada subsistema se puede implantar usando uno de los otros métodos. Una ventaja es que el riesgo se limita solo al módulo implantado. Este método no es posible si no se puede separar el sistema en módulos.

No se debe confundir el método Phased Changeover con el Pilot Operation. En el Phased Changeover se da parte del sistema a todos los usuarios, mientras que el Pilot Operation provee el sistema completo, pero solo a un grupo de usuarios.

Planificación de adiestramiento: Es la integración del conjunto de actividades, medios y recursos en una estructura de acción de acuerdo a los objetivos propuestos, para mejorar el desempeño de los trabajadores de la organización a través de la realización de actividades de adiestramiento.

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Plan anual: Es el documento que recoge el total de las acciones de adiestramiento cuya ejecución está prevista en un plazo determinado, considerando los recursos. Recursos: Son los elementos fundamentales para la elaboración de un plan (humano, financiero, materiales y de tiempo). El programa de entrenamiento exige una planeación que incluya los siguientes aspectos: - Enfoque de una necesidad especifica cada vez. - Definición clara del objetivo de entrenamiento. - División del trabajo por desarrollar, en módulos, paquetes o ciclos. - Determinación del contenido del entrenamiento. - Elección de los métodos de entrenamiento y de la tecnología disponible. - Definición de los recursos necesarios para la implementación del entrenamiento, como el tipo de entrenador o instructor, recursos audiovisuales, maquinas, equipos o herramientas necesarias, materiales, manuales, etc. - Definición de la población objetivo, es decir, el personal que va a ser entrenado, considerando lo siguiente: - Número de personas.

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- Disponibilidad de tiempo. - Grado de habilidad, conocimientos y tipos de actitudes. - Características personales de comportamiento. - Lugar donde se afectará el entrenamiento, considerando también el horario más oportuno o la ocasión más propicia. - Época o periodicidad del entrenamiento, considerando también el horario más oportuno o la ocasión más propicia. - Calculo de la relación costo-beneficio del programa. - Control y evaluación de los resultados, considerando la verificación de puntos críticos que requieren ajustes o modificaciones en el programa para mejorar su eficacia.

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Conversión:

El proceso de implementación de un SI es uno de los últimos pasos en el ciclo de vida de los sistemas, y el producto de largas horas de trabajo y grandes cantidades de dinero. Esa etapa puede denominarse la prueba de fuego del sistema, ya que aquí se demostrará si el resultado del análisis, diseño y desarrollo del sistemas se desarrollo correctamente de acuerdo a los requerimientos del cliente.

Esta etapa comprende además de la instalación del sistema en sí, el entrenamiento del personal de la empresa y la conversión de datos del sistema antiguo al actual. Esta conversión no solo abarca el cambio del sistema anterior al actual, sino también la interconexión entre el sistema que estamos instalando y los demás SI que posea la empresa, por ejemplo: si estamos implantación un sistema de contabilidad en la empresa este debe ser plenamente compatible con el SI encargado de compras, ventas, inventario… De lo contrario habría problemas en la transmisión de datos entre los departamentos, ocasionando graves pérdidas para la empresa.

Por eso este paso es de vital importancia, ya que puede significar la muerte del sistema porque a nadie le interesa un sistema que a pesar de ser bueno este aislado de los sistemas de la empresa. Por eso es importante tomar en cuenta los otros sistemas con que cuenta la empresa y estarán en comunicación con el nuestro a la hora de establecer los requisitos del usuario.

Otro inconveniente es que durante la instalación del sistema se pueden descubrir nuevos errores no detectados durante la prueba del sistema generando sorpresas desagradables para los usuarios que se están empezando a familiarizar con este nuevo sistema.

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Para sobrellevar la transición existen 4 estrategias de conversión básica, y el criterio de aplicación depende del tamaño de la empresa, cuando rápido esta requiere ver los beneficios del nuevo sistema en acción y los costos de implantación.

La primera estrategia es la conversión en paralelo: aquí se plantea que el tanto el sistema antiguo como el nuevo operen simultáneamente durante un periodo de tiempo determinado. Esta estrategia es de poco riesgo ya que en caso de existir una falla en el sistema recién implantado, se puede continuar trabajando con el sistema antiguo hasta que se corrijan los defectos. El problema es que los costos por mantener dos sistemas funcionando a la vez son elevados.

También está la conversión en fases: esto significa que el sistema será implantado por módulos, por ejemplo en un sistema de pago a empleados primero se ejecutara el módulo de verificación de la cantidad de horas trabajadas, luego el calculo del sueldo de los empleados por hora, de los empleados asalariados y después el de calculo de impuesto. Esta estrategia es útil en grandes sistemas de información que deben ser modularizados para poder desarrollarlos. Las ventajas de esta estrategia son su poco riesgo, ya que en caso de haber una falla solo será en un modulo del sistema, mayor facilidad para los usuarios para aprender a usar el SI debido a que es más fácil aprender a usar el sistema módulo por módulo que todo el sistema a la vez. Su principal desventajas es que los beneficios de implantar el sistema tardaran mas en aparecer y eso no es bueno para las empresas que han invertido mucho capital en el sistema.

Otro método pero más arriesgado es la conversión directa que implica desechar el anterior sistema e implantar de una vez el sistema nuevo. En este caso la empresa debe estar totalmente segura que el nuevo sistema esta libre de fallas, ya que en casi de existir un error es muy probable que el sistema colapse. Su ventaja es que los beneficios se verán de inmediatos, los costes de instalación serán menores. También es fundamental que los empleados estén plenamente capacitados para usar el nuevo sistema, debido a que la inexperiencia de los usuarios puede reducir el rendimiento del SI.

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Y por ultimo esta la conversión piloto: esta es parecida a la conversión fases ya que se usa en sistemas grandes o sistemas que van a usarse en más de una unidad de negocio o por varios departamentos. Así este se puede ir implementando área por área para evaluar el comportamiento del sistema, buscar fallos y ver como es la relación entre el sistema y los usuarios. También esta estrategia reduce los riesgos pero igual a la conversión en fases se necesita más tiempo para ver los beneficios que aportara el sistemas funcional.

Después de superada esta fase, y con el SI ya implementado solo restan la aceptación definitiva del usuario del sistema, a partir de la cual la empresa se hace responsable de las posibles fallas del sistema en el futuro, la entrega de los manuales de usuarios y el código fuente del sistema.

Para terminar se puede decir que durante el ciclo de vida de los sistemas todas las fases tendrán influencia directa sobre las demás, por lo que cual error en una de ellas afectará el sistema y todos estos posibles errores si nos e corregidos serán evidenciados durante la implantación. Esta se puede decir que es uno de los pasos más cruciales de todo el ciclo de vida ya que aquí el usuario evidenciara si el sistema se adapta a sus expectativas.

La conversión de sistemas es un proceso que no solo abarca la conversión del viejo al nuevo, sino también la interconexión de este con los demás SI de la empresa, ya que un sistema debe estar en constante comunicación con el resto de la empresa.

Existen muchas maneras de implantar los sistemas la decisión depende de cuan rápido la empresa desee ver los resultados, su capacidad económica y cuanta confianza tenga está en el sistema. A pesar de que las empresas desarrolladoras de los sistemas siempre buscan la excelencia y someten el sistema a constantes pruebas, siempre existen posibilidades de que existan problemas, por lo que las empresas siempre optan por la precaución para prevenir posibles pérdidas. Excepto que las empresas desarrolladoras tengan fama por proveer sistemas de calidad excepcional.

Plan de seguimiento:

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Sistema de seguimiento de errores: Un sistema de seguimiento de errores es una aplicación informática diseñada para ayudar a asegurar la calidad de software y asistir a los programadores y otras personas involucradas en el desarrollo y uso de sistemas informáticos en el seguimiento de los defectos de software. El término usado en inglés es Bug Tracking System, y frecuentemente se usa el acrónimo BTS. Puede considerarse como un tipo especial de sistema de seguimiento de incidentes. Son usados intensivamente por cualquier empresa o institución que realice desarrollo de software. Si bien muchos sistemas de seguimiento de errores de software libre permiten que los usuarios directamente den de alta la incidencia detectada, en muchas empresas de desarrollo de softwarese usan de manera estrictamente interna. Muchos de los sistemas de seguimiento de errores de software se integran frecuentemente con otras herramientas, como pueden ser correo electrónico,control de versiones, y otras herramientas de gestión administrativa. Componentes: Uno de los componentes principales de un sistema de seguimiento de errores es la base de datos donde se almacenan los hechos e historia de un fallo de software. Los hechos pueden ser una descripción detallada del fallo, la severidad del evento, forma de reproducirlo y los programadores que intervienen en su solución así como información relacionada al proceso de administración de la corrección del fallo como puede ser personal asignado, fecha probable de remedio y código que corrige el problema. La mayor parte de los sistemas de seguimiento de errores identifican un ciclo de vida al cual se le da seguimiento mediante el estado del problema desde su descubrimiento y reporte hasta su solución final. De la misma manera, son regularmente configurables para permitir que diferentes personas consulten o editen diferentes aspectos del reporte, así como permitir a los administradores clasificar los diferentes estados del problema. Clasificación de errores: - Bloqueador: inhibe la continuidad de desarrollo o pruebas del programa - Crítico: Crash de la aplicación, pérdida de datos o fuga de memoria severa. - Mayor: pérdida mayor de funcionalidad, como menús inoperantes, datos de salida extremadamente incorrectos, o dificultades que inhiben parcial o totalmente el uso del programa. - Normal: Una parte menor del componente no es funcional. - Menor: Una pérdida menor de funcionalidad, o un problema al cual se le puede dar la vuelta - Trivial: Un problema cosmético, como puede ser una falta de ortografía o un texto desalineado.

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- Mejora: Solicitud de una nueva característica o funcionalidad. Uso: En un entorno corporativo, un sistema de reporte de errores puede ser utilizado para generar reportes de la productividad de programadores al reparar errores. Sin embargo, esto puede a veces producir resultados inexactos debido a que diferentes errores pueden tener diferentes niveles de gravedad y complejidad. La severidad de un error puede no estar relacionada directamente a la complejidad de resolver el error. Pueden haber distintas opiniones entre administradores y arquitectos. Un sistema local de reporte de errores (local bug tracker, LBT) es generalmente un programa utilizado por un equipo de profesionales de soporte (a veces un help desk) para mantener registro de incidentes reportados a los desarrolladores de software. El uso de un LBT permite a los profesionales de soporte llevar registro de los incidentes en su "propio lenguaje" y no en el "lenguaje de los desarrolladores". En suma, el uso de LBT permite a un equipo de profesionales de soporte reportar información específica acerca de los usuarios que han llamado a quejarse de aquello que no siempre puede ser necesario en la lista de tareas pendientes de desarrollo (así, hay dos sistemas de registro cuando un LBT está disponible).

Sistema de seguimiento de incidentes: Un sistema de seguimiento de incidentes (denominado en inglés como issue tracking system, trouble ticket system o incident ticket system) es un paquete de software que administra y mantiene listas de incidentes, conforme son requeridos por una institución.

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Los sistemas de este tipo son comúnmente usados en la central de llamadas de servicio al cliente de una organización para crear, actualizar y resolver incidentes reportados por usuarios, o inclusive incidentes reportados por otros empleados de la organización. Un sistema de seguimiento de incidencias también contiene una base de conocimiento que contiene información de cada cliente, soluciones a problemas comunes y otros datos relacionados. Un sistema de reportes de incidencias es similar a un Sistema de seguimiento de errores (bugtracker) y, en algunas ocasiones, una compañía desoftware puede tener ambos, y algunos bugtrackers pueden ser usados como un sistema de seguimiento de incidentes, y viceversa. Arquitectura: El diseño más común de sistema de seguimiento de incidentes es relativamente simple. Una base de datos en el principal repositorio de almacenamiento para todos los datos. Estos datos son manejados por la capa de negocio de la aplicación. Esta capa brinda a los datos en bruto más estructura y significado. Preparándola para ser comprensible por los usuarios. Los ahora datos comprensibles por humanos son presentados al soporte técnico por otra aplicación de software o página web. El usuario final del sistema de seguimiento de incidentes puede crear nuevos incidentes por cumple, leer incidentes existentes, añadir detalles de los mismos o resolverlos. Cada vez que el usuario del sistema efectúa un cambio, el sistema de seguimiento de incidentes registra la acción y quién la hizo, llevando un histórico de las acciones tomadas. Cada usuario del sistema puede tener incidentes asignados, esto es, cada usuario es responsable por la apropiada resolución de ese incidente. Esto es presentado generalmente al usuario en un formato de lista. El usuario puede tener la opción de reasignar un incidente a otro usuario, de ser necesario. Por seguridad, un sistema de seguimiento de incidentes autenticará sus usuarios antes de permitirles el acceso al sistema. Incidentes: Los incidentes pueden tener muchos aspectos. Cada incidente en el sistema puede tener un nivel de urgencia asignado, basado en la importancia total de ese incidente. Los incidentes críticos son los más severos que deben ser resueltos en la forma más expedita posible, tomando precedencia sobre todos los demás incidentes. Los incidentes de urgencia baja o cero son menores, y deben ser resueltos como lo permita el tiempo. Otros detalles de los incidentes incluyen la experiencia del cliente con el incidente (sea interna o externa), fecha de registro, descripciones detalladas del problema experimentado, intentos de soluciones y otra información relevante. Como se notó previamente, cada incidente mantiene un historial de cada cambio. Flujo de trabajo: - Un escenario de ejemplo es presentado para demostrar cómo un sistema típico de seguimiento de incidencias puede trabajar: - Un técnico de servicio al cliente recibe una llamada telefónica, correo electrónico, u otra comunicación de un cliente acerca de un programa. Algunas aplicaciones proveen reporte automático de errores a partir de bloques de manejo de excepciones.

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- El técnico verifica que el problema es real y no sólo percibido. El técnico podría también asegurarse de que se ha obtenido suficiente información acerca del problema por parte del cliente. Esta información generalmente incluye el ambiente del cliente, cuándo y cómo ocurre el incidente, y otras circunstancias relevantes. - El técnico crea el incidente en el sistema, ingresa toda la información relevante tal como fue proporcionada por el cliente. - Conforme se trabaja en el incidente, el sistema es actualizado con nuevos datos por el técnico. Cada intento de reparar el problema debe ser anotado en el sistema de incidentes. - Después de que el incidente es totalmente solucionado, es marcado como resuelto en el sistema de seguimiento de incidentes. - El problema puede no ser totalmente corregido, aun cuando pueda estar marcado como resuelto. El problema puede deberse al diseño, un incidente conocido, o tener una solución parcial adecuada.

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Conclusiones:

El proceso de instalar equipos o Software nuevo, como resultado de un análisis y diseño previo como resultado de la sustitución o mejoramiento de la forma de llevar a cavo un proceso automatizado. Al Implantar un Sistema de Información lo primero que debemos hacer es asegurarnos que el Sistema sea operacional o sea que funcione de acuerdo a los requerimientos del análisis y permitir que los usuarios puedan operarlo. Existen varios enfoques de Implementación:

- Es darle responsabilidad a los grupos.

- Uso de diferentes estrategias para el entrenamiento de los usuarios.

- El Analista de Sistemas necesita ponderar la situación y proponer un plan de conversión que sea adecuado para la organización

- El Analista necesita formular medidas de desempeño con las cuales evaluar a los Usuarios.

- Debe Convertir físicamente el sistema de información antiguo, al nuevo modificado

En la preparación de la Implantación, aunque el Sistema este bien diseñado y desarrollado correctamente su éxito dependerá de su implantación y ejecución por lo que es importante capacitar al usuario con respecto a su uso y mantenimiento.

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Bibliografías:

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