ISSN: 1132-1873RevistaGeneraldeInformacióny DocumentaciónVol. 8, o” 2- 1998: 141-447

EL PAPELDE LA DOCUMENTACIÓNENlA GESTIÓNAUTOMATIZADA DE FLUJOS

DE TRABAJO

JosÉRAMÓN HILERA GONZÁLEZ y JosÉMANUEL MARTÍNEZ SÁNCHEZ

DepartamentodeCienciasde ¡aComunicaciónFacultaddeCienciasdela Documentación

UniversidaddeAlcalá

Resumen:Se analizala posibilidaddeintegrar la gestiónde flujos de trabajoy lagestióndedocumentosenlasorganizaciones.Sedefineel término“SistemadeFlujo de trabajo” y se describenalgunascaracterísticasque hande exigirseaestossistemas,los cualesdebenpermitir, al menos,la representacióngráficade los flujos enforma deflujogramas,su ejecuciónautomáticay el controldelestadodelos documentosimplicados.

Palabrasclave: Flujo de trabajo, Sistemasde gestióndocumental,Groupware.Circulaciónde documentos.

Abstract: Thepossibilityof integratingworkflow managementanddocumentma-nagementwithin organisationsis analised.The term “Workflow Managementsystem” is definedandsorneof the characteristicsto be satisfiedby this sys-tem, suchas agraphicalrepresentationof workflow andthe automaticexecu-tion andcontrol of the stateof documents,areoutlined.

Key words: Workflow, Documentmanagementsystems,Groupware,Documentcirculation.

1. LA AUTOMATIZACIÓN DE LOS FLUJOS DE TRABAJO

La tecnologíade automatizaciónde flujos de trabajo (workflow) estápermitiendo llevar a cabola función de coordinaciónen el senodel traba-jo corporativode unaforma máseficiente,integrandolas funcionesde co-municacióny colaboraciónentretodoslos miembrosdeun grupo.Los Sis-temas de Gestión Documental(SGD), como ya adelantábamosen otronúmerode estarevista(Martíneze Hilera, 1997),no sonajenosa laevolu-

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ción tecnológicaen esteámbito,como lo demuestrala tendenciaactualdeincorporaciónde facilidadesde workflow en estossistemas.Con ello, setrata, comoafirma Calzado(1996),de evolucionardesdelos SODconven-cionalesen los que la información estáarchivadaen lugar seguro,siendoel usuario el que debebuscarla,hacia sistemasen los que la informaciónseala que“busque” al usuario,quien sólo tendráqueidentificarsefrentealsistemaparaqueéstele informe delas actividadesquetieneasignadasy leproporcionelos documentosnecesariosparadesarrollarlas.

Antesde analizarcon detalleel papelespecificode la documentaciónen el tratamientode flujos de trabajoautomatizados,es precisoentenderlos principios en los quese basaestatecnología.Debido a surelativano-vedad’, hay un problematerminológico importante en este campo, noexistiendoconceptosunánimementeaceptados.Porello, en 1993 se creóla Workflow ManagementCoalition (WfMC). organizacióninternacionalformadapor compañíasquecomercializanproductosde workflow, usua-nos y analistas,con el fin de desarrollary promocionarestándaressobreterminología,conectividade interoperabilidadentreestetipo de produc-tos (WfMC, 1996).En 1994 la WfMC publicó un glosariocon la defini-ción de lostérminosmásutilizadosen estamateria(WfMC, 1994).En Es-paña,el Ministerio para las AdministracionesPúblicas ha publicado,basándoseprincipalmenteen el trabajode estacoalición, tambiénun glo-sanoparecido,formandopartede un conjunto de especificaciones,bajo ladenominaciónde ESTROFA (Especificacionespara el Tratamiento deFlujos Automatizados),queexige la Administraciónespañolaa los pro-ductos(sistemas)de workflow quese adquierendesde1996 (ESTROFA,1996).

Segúnse recogeen lasdefinicionespreviasincluidasenESTROFA,unsistemade flujo de trabajo (workfiow) es “aquel quepermite definir, eje-cutary gestionarprocesosy tareas en basea unas reglas”. Por procesoseentiende“un conjuntode tareasordenadas,bientemporalmente,biencum-pliendo condicionescontenidasen reglas,que son realizadasbien por su-jetos competentes(usuarioso gruposde usuariosorganizadosjerárquica-mentecon capacidadpararealizarlas tareas),biende formaautomatizada(por autorizaciónexpresadel sujetocompetente).Un procesopuedecom-ponersede unoo varios subprocesos,que a su vezpuedendescomponerseen tareas”, admitiéndosetodo tipo de conjuncionesy disyuncionesen lacomposición.

¡ El origende la tecnologíadeworkflow sonlos “Sistemasdeautomatizacióndeofici-nas”, sobrelos queseempezóa publicara ñnalesdelos 70 y principiosde los 80.

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Los procesospuedenser reglamentados(estructurados),si estánbiendefinidos a travésde un flujo de actividadesquenormalmentesiempresecumplirá;abiertos (no reglamentadoso no estructurados),en los quecadaactividadda origena la siguiente,sin queseaposibledefinir “a priori” suflujo, con lo que los sujetoscompetentespuedenintegrary ordenartareas,y asignarreglasde forma dinámica.Como casointermediose encuentranlos procesossemi-reglamentados,aquellos reglamentadosen los que seprevénexcepcionesquepuedenalterarlodinámicamentea voluntad de lossujetosautorizadosparaello.

En cuantoal conceptode tarea,se tratade la “unidadmínima detraba-jo que, combinadaconotrastareas,constituyeun proceso.Las tareaspue-densermanuales,semiautomatizadasy automatizadas”.Las automatiza-dassontareasqueel sistemaponeadisposiciónde los sujetoscompetentesparaqueseanrealizadaspor ejecuciónde unaregla.Las semiautomatiza-das,por el contrario,se realizana petición expresay manual.

La normaESTROFAexigea los productosde workflowquedispongande tresentornosde trabajo:1) un entornode modeladoy diseño,en el que,medianteun lenguajegráfico, sepuedanrepresentarflujos de trabajo (fIn-jogramas),y se puedandefinir, entre otros,los atributos de tareas,proce-sos, sujetos,reglas, tratamientode excepciones,objetos (documentos)yencaminamientodeobjetosy tiempos;2) un entoruode administración,su-pervisión y simulación,con facilidadesparael seguimientoen tiemporealde los estadosde ejecuciónde los procesosy tareas(“en espera”,“cance-lada”, etc.), facilidadesde reasignacióndinámicade tareas,reglaspriori-dadesy permisos,facilidadesde información,proporcionandoestadísticasparametrizablespor tiempo y coste, y facilidadesde gestiónde la seguri-dadparael control de accesos,parala recuperaciónautomáticaen casodeerror, y paraasegurarlacoherenciainternade los procesos;y 3) un entor-no de ejecucióny usuariofinal, conunainterfazpersonalizablede acuerdoconlas laboresquedeberealizarcadausuario,a travésde lacual puedaco-nocerel trabajoquetieneasignado,y un sistemade alertasy notificaciónde problemas,comovencimientode plazos,fechaslímite, entregasrecha-zadas,tareasautomatizadasno disponibles,etc.

2. LA DOCUMENTACIÓN EN LOS FLUJOS DE TRABAJO

La integraciónde la gestiónde flujos de trabajocon la gestión docu-mental, como afirma Siminiani (1996), aportacomo principal ventajaelque “cuandoun gestorrecibela indicaciónde realizarunaactividad,pue-de recibir simultáneamentelos documentosa cumplimentar,los ya cum-

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plimentados,los documentosquetienenlas instruccionesparacumplimen-tarlos,el historial, la ‘jurisprudencia’, etc. En resumenque podemosma-nejar los procesosestandoinformáticamentedocumentados”.La conve-niencia de esta integración es algo aceptadode forma general por losespecialistasen la materia;de hecho,tambiénen ESTROFA secontemplala gestiónde documentos,estableciendocomo requisitosen este sentidolos queya sehabíanpublicadoanteriormentepor el ministerio enla normapara la homologación de productos software de oficina denominadaATRIO (Almacenamiento,Tratamientoy Recuperaciónde InformacióndeOficinas),que seha difundido ampliamenteno sólo en la Administración,sino también en las empresasde desarrollomultimediay ofimático.

En realidad, cuandocomenzóa desarrollarsela norma ESTROFA sepreveíaquefueraun móduloespecíficode ATRIO, como ya lo era la nor-ma SICRES (Sistemade Información Comúnde los Registrosde Entraday Salida) en el casoparticularde la informatizaciónde los registrosde en-tradasalida en los organismospúblicos.Sin embargo,coincidiendoen li-neasgeneralescon las exigenciasdelos másmodernossistemasdecontrolde flujos de trabajo, se decidió darleun caráctermásabiertoy portable,“definiendoun marcoconceptualen elquesepodránencajardiferentessis-temasde control de flujos de tareas,siendo,en consecuencia,más unanue-va capade ATRIO queun módulo concreto”(ESTROFA, 1996).

En cualquiercaso,la combinaciónde ambostipos de gestión(de traba-jos y de documentos)puedeconeebirsede forma generalcomo una“Ges-tión Integralde Documentos”2o, en el casode organismosde carácterpu-ramente administrativos, como la “Gestión Integral de ExpedientesAdministrativos” (Calzado,1996). Estagestiónintegral tendríaen cuenta,tantoel flujo de trabajo,comoel flujo de documentosentodaslasfasesdeaquel, “desdequeun documentoentrapor el Registrode entrada,su dis-tribución interna,su incorporacióna un expediente,su salidaa travésdelRegistrode Salida,etc.”.

Siguiendoesteenfoque,lo que se trataríade haceresasociarun flujode trabajoo modelodeprocesoacadatipo deexpedienteo documento,conun principio y un final, entrelos cualeshabráun serie de actividadesco-nectadasmedianteflujos quepodránincluir condicionesde control. Cadaactividad se asignaríaa un sujeto(usuario, rol, o grupode usuarios)y po-dna tenerun plazoestablecido,unaduraciónestimaday unatarea(aplica-ción informática si seha automatizado)para desarrollarla.Evidentemente,

2 Estacombinaciónes ¡aquede hechoofrecenlas herramientasdegroupwarepara laautoma¡.ización(leí trabajocorporativo,comose describióenMariínez e Hilera. ¡997.

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un sistemaintegral de estetipo, como sistemade gestióndocumentalquees,ofreceríalos serviciostradicionalesde estossistemas:almacenamientoen unabasede datosdocumental,búsquedasdocumentales,etc.

En definitiva, sepuedeafirmar que la gestiónde la documentacionim-plicadaen la actividadde unaorganizaciónse puedemodelarmediantelosflujos de trabajoasociadosa los documentos.Estemodeladodeberíapoderrealizarseen el primero de los tres entornosque,como ya se indicó ante-riormente,normalmenteofreceun sistemade workflow: se tratadel entor-no de modeladoy diseño.El métodode modeladoutilizado dependede lametodologíade workflow que se aplique.En la actualidad,como anunciaJoosten(1996), hay una líneade investigaciónabiertaprecisamenteparalograr la integraciónde todos los métodosexistentes.La mayoríade ellossebasanen modelosdinámicosya utilizadosen otros ámbitospararepre-sentarautómatasde estados.

Una de las primerastécnicasde modeladofue la propuestaen 1979 porClarenceEllis, unode los pionerosdel groupware,y mejoradaen añospos-teriores(Ellis y Nutt, 1996), denominada“Red de Control de Información”(ICN: Intbrmattion Control Net), con la que se representaformalmenteelflujo de trabajoen una oficina. Se trata de unatécnicabasadaen una ge-neralizaciónde las conocidas“redes de Petri” (Petri. 1962), utilizadastra-dicionalmentepara expresarel funcionamientode sistemas(industriales,informáticos,etc.), reflejando, ademásde la secuenciade las operacionesdel sistema,suparalelismopotencialy puntosdesincronización.Lasredesde Petri tambiénse hanutilizado paraformalizarotras técnicasde work-flow. Así lo haceGeertsma(1994), formalizandolos modelosBMP (Rusi-nessProcessMap) que representanun flujo de trabajoen formade reddecompromisosadquiridosentrepersonas.BMP sebasaenlas teoríasdeWi-nograd y Flores (1986) sobrela coordinacióny comunicacióninterperso-nal. Estosautorestambiénutilizaron diagramasde estadobásicosparare-presentarsu modelode coordinación.

Algunas otras técnicasde modeladode workflow son: RIN (Role¡tite-raction Net),desarrolladapor Singhy Rein (1992),basadaen los aspectosorganizativosdel trabajo,permiteunadescripciónde éstecomo unacolec-ción de tipos de sujetosorganizadosqueinteractúanentresi; STATEMA-TE (Harel, 1990), basadaen diagramasde estadosfinitos y jerárquicos;MSL (ModelSpectficationLanguage),técnicabasadaen el establecimien-to de reglasa partirde lascualesse infieren las dependenciasentrelospro-cesosde un flujo de trabajo(Barghouti y Kaiser, 1991); PRONET,basadaen el modelo entidad-relación,peroconsiderandocomoentidadeslos pro-cesos,sujetos,objetos (documentos),condicionesy las restriccionesim-puestasa los procesos(Christie, 1995). Ademásde las gráficas, existen

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tambiénotrastécnicasformalescon un origenalgebraico,comoAction Al-gebra (Singhet al., 1995) o it-calculus (Milner, 1993).

Es evidentequeparaquerealmenteseapliquealgunade estastécnicas,esprecisodisponerde un entornoinformáticoquepermitarealizarlos mo-delospropuestosy controlar la ejecucióndel trabajodocumentalde formaautomática.En estesentido,ya sonunarealidadlas herramientasinformá-ticas que, entreotras funciones,permitencontrolar las transicionesde es-tadosde cadauno de los documentos,y generarlos mensajesadecuadosalos interesadosparaconoceren todomomentola situaciónde la documen-tación (Gutiérrez et aL, 1996).

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