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TABLAS DE RETENCIÓN DOCUMENTAL
RIONEGRO
2018
EQUIPO EJECUTOR:
CARLOS ANDRÉS GÓMEZ FRANCO Gerente
ALEJANDRA OCHOA CARDONA Subgerente Administrativo y Financiero
JHON ALEXANDER CORREA Subgerente de Proyectos
JUAN FERNANDO VALENCIA Subgerente Técnico
SANTIAGO TORO SIERRA Secretaria General
JAVIER SIERRA
Jefe de Control Interno
JHON JAIME RIOS NOREÑA
Líder Sistema Integrado de Gestión
YULY BAENA
Auxiliar de Gestión Documental
RIONEGRO, 2019
TABLA DE CONTENIDO INTRODUCCIÓN ................................................................................................... 5
1. OBJETIVOS .................................................................................................... 7
1.1. Objetivo General ....................................................................................... 7
1.2. Objetivos Específicos ................................................................................ 7
2. RESEÑA HISTÓRICA ..................................................................................... 8
3. PLATAFORMA ESTRATÉGICA ...................................................................... 9
3.1. Misión ....................................................................................................... 9
3.2. Visión ........................................................................................................ 9
.3. Valores o binas comportamentales ........................................................... 9
3.4. Objetivos y lineamientos estratégicos ....................................................... 9
3.5. Política Institucional ................................................................................ 10
3.6. Visión Estratégica Archivística ................................................................ 10
3.7. Política de Gestión Documental .............................................................. 11
4. CONCEPTOS GENERALES ......................................................................... 12
5. MARCO NORMATIVO ................................................................................... 28
6. METODOLOGÍA DE ELABORACIÓN Y APLICACIÓN DE LA T.R.D ............ 38
6.1. Socialización ........................................................................................... 38
6.2. Investigación preliminar sobre la institución y fuentes documentales ..... 39
6.2.1. Estructura Organizacional................................................................. 39
6.2.2. Entrevistas documentales ................................................................. 40
6.2.3. Clasificación Documental ................................................................. 46
6.2.4. Criterios generales para la valoración, retención y disposición de los
documentos. .................................................................................................. 48
6.3. Elaboración y presentación de la Tabla de Retención Documental ......... 50
6.3.1. Formato Tabla de Retención Documental ......................................... 50
6.3.2. Codificación Tablas de Retención Documental ................................. 53
6.4. Aprobación .............................................................................................. 54
6.5. Aplicación................................................................................................ 55
6.5.1. Organización de Archivos .................................................................... 55
6.5.2. Transferencias Documentales Primarias y secundarias ....................... 55
6.5.3. Ciclo Vital del Documento y creación de las clases de Archivo ............ 56
6.5.4. Conservación Total y Selección Documental ....................................... 57
6.5.5. Reproducción en Medios Técnicos. ..................................................... 57
6.5.6. Sustentación de la Eliminación Documental ........................................ 58
6.6. Seguimiento y Actualización de las Tablas de Retención Documental .... 59
7. CUADRO DE CLASIFICACIÓN DOCUMENTAL ........................................... 60
7.1. Cuadro de Clasificación Documental General ......................................... 60
7.2. Cuadro de Clasificación Documental por Secciones ............................... 66
8. BANCO TERMINOLÓGICO DE SERIES Y SUBSERIES DOCUMENTALES
SEGÚN EL CUADRO DE CLASIFICACIÓN DOCUMENTAL DE LA EDESO ...... 80
9. TABLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL FONDO DOCUMENTAL EDESO . 81
10. ANEXOS .................................................................................................. 339
10.1. Acto administrativo de Creación Comité Institucional de Gestión y
Desempeño .................................................................................................... 339
10.2. Acta de comité Institucional de Gestión y Desempeño de aprobación de
Tablas de Retención Documental ................................................................... 340
10.3. Encuestas Unidades Documentales .................................................. 341
10.4. Acto administrativo de Aprobación de estructura Orgánica ................ 342
10.5. Manual de funciones y Acto administrativo de aprobación ................. 343
10.6. Resolución Aprobación TRD .............................................................. 344
10.7. Banco Terminológico de Series y Subseries de la EDESO ................ 345
10.8. Tabla de Retención Documental Formato xls (Excel)......................... 346
INTRODUCCIÓN
Cómo parte de la vida institucional, las entidades sean públicas o privadas conviven
con la generación masiva de información la cual plasman en diferentes soportes
dando como resultado los documentos de archivo, que no son otros más que la
evidencia de la ejecución de actividades y funciones. Estos documentos al ser
acumulados con criterios archivísticos propician la formación de Archivos
institucionales, pero cuando por lo contrario, carecen de dichos criterios
archivísticos de organización, es lo que se conoce como fondo acumulado.
Para dar solución a esta problemática, los fondo acumulados, la normatividad
Colombiana liderada por el Archivo General de la Nación, busca atacar la formación
de conjuntos documentales carentes de los principios archivísticos como el Principio
de Procedencia y el Principio de Orden Original, además de los procedimientos de
organización documental como lo son la identificación, la clasificación, la ordenación
y la descripción.
Por tanto, La ley 594 de 2000 “Ley General de Archivos” obliga a las entidades
públicas a la elaboración de las Tablas de Retención Documental como instrumento
archivístico que facilitará la puesta en marcha de los principios y procedimientos
antes mencionados, pero a partir de la estructura organizacional vigente, llevando
a la gestión administrativa actual hacia la conformación de Archivos, además la
Tabla de Retención Documental crea una solidez archivística hacia la conservación
de los documentos que por sus valores históricos, culturales y científicos ameritan
ser perpetuados en el tiempo.
Así como la Tabla de Retención Documental identifica los documentos de
conservación permanente, también determina valores como el administrativo, fiscal,
contable, legal y técnico, con el ánimo de agilizar las transferencias desde los
distintos tipos de archivos (Gestión, Central e Histórico), esto basado en la gestión
del Ciclo de Vida del Documento. Lo mejor de todo, es que las Tablas de Retención
Documental no solo es un instrumento archivístico para definir tiempos de retención
documental, sino que una adecuada utilización y gestión de este instrumento, hará
de él la base para el diseño e implementación de los procesos de Gestión
Documental, además de apoyar de manera transversal a otros procesos
administrativos a ser más eficientes.
En conclusión, La Edeso, una vez identificó sus falencias en gestión documental,
ha puesto en marcha la elaboración, implementación y aplicación de las Tablas de
Retención Documental con el objetivo de mejorar sustancialmente la gestión de sus
procesos e impactar en el servicio que se brinda tanto a los usuarios internos, como
los externos.
1. OBJETIVOS
1.1. Objetivo General
Implementar la Tabla de Retención Documental en la Empresa de Desarrollo
Sostenible del Oriente – Edeso - como instrumento archivístico que facilite la
producción, organización, transferencias, preservación, disposición final y
valoración documentos de tal forma que sirva como apoyo estratégico a la gestión
administrativa.
1.2. Objetivos Específicos
Elaborar el Cuadro de Clasificación Documental como instrumento
archivístico base para la organización de los documentos y como insumo
principal para la valoración documental.
Aplicar el proceso de valoración documental a las series y subseries
documentales.
Elaborar las Tablas de Retención Documental con base en las exigencias
normativas y administrativas actuales.
Promover la utilización y aplicación de las Tablas de Retención Documental
adoptadas por la empresa.
Orientar a los empleados de la Edeso en las normas y criterios generales
para la administración de los documentos.
2. RESEÑA HISTÓRICA1
Considerando los modelos exitosos implementados en otros países y ciudades, se
observa que en Colombia las empresas industriales y comerciales del Estado son
creadas para facilitar la gestión y el cumplimiento de las metas propuestas en los
diferentes planes de desarrollo y acción de las entidades estatales en general y del
Municipio en particular, a través de la eficiencia, competitividad técnica,
administrativa y financiera. Por su naturaleza, las empresas industriales y
comerciales del Estado pueden actuar más directamente en la prestación de sus
servicios. Al asimilarse a los particulares, cuentan con herramientas de intervención
expeditas que las hacen más eficientes y competitivas. Ejemplo de ellas: EDU en
Medellín, ERU en Bogotá, EDUBAR en Barranquilla, EDUA en Armenia y EMRU en
Cali.
Así pues, nace en marzo 31 de 2016 mediante aprobación de acuerdo municipal
005 e inicia su operación en el mes de Julio del mismo año con el propósito de
facilitar el cumplimiento de los fines del Municipio, con mayor autonomía a nivel
normativo en materia de funcionamiento, administración y contratación, lo cual es
necesario para ser competitivos a nivel empresarial y lograr atraer mayor inversión
del sector privado.
La EDESO es una empresa industrial y comercial del Estado, de orden municipal,
descentralizada, con personería jurídica, patrimonio propio y autonomía
administrativa y financiera. Tenemos por objeto social el gestionar, promover,
estructurar, ejecutar y financiar directamente y/o en asocio con otras entidades
públicas o privadas, proyectos de interés municipal, regional, nacional e
internacional; administrar los bienes que requieran sus proyectos; adelantar
acciones administrativas relacionadas con el desarrollo urbanístico y la
administración, gestión y desarrollo inmobiliario, e importar o exportar maquinaria o
equipos que desarrollen el objeto social de la empresa.
1 Antecedentes históricos tomados de la versión borrador del libro: “Empresa de Desarrollo Sostenible –EDESO-Alianza por la transformación del territorio”
3. PLATAFORMA ESTRATÉGICA 3.1. Misión
Gestionamos proyectos de desarrollo urbano/rural encaminados al mejoramiento de
la calidad de vida de los habitantes a nivel local, regional y nacional, considerando
componentes sociales, ecológicos y económicos, y actuando permanentemente
bajo estrictos lineamientos de buena administración como son la competitividad, la
productividad y la rentabilidad.
3.2. Visión
Seremos una empresa sólida, auto-sostenible y competitiva, reconocida en el país,
dedicada a la gestión, desarrollo y transformación del territorio con diseños y
proyectos de infraestructura en beneficio de la comunidad.
.3. Valores o binas comportamentales
Eficiencia
Sostenibilidad
Transparencia
3.4. Objetivos y lineamientos estratégicos
Ilustración 1Esquema de objetivos estratégicos
Ilustración 2 Esquema de lineamientos estratégicos
3.5. Política Institucional2
Somos una entidad descentralizada, sólida y auto sostenible, dedicada al desarrollo
de proyectos de infraestructura en beneficio de la comunidad, ya que se constituye
principalmente para desarrollar proyectos de gestión y desarrollo urbano
encaminado al mejoramiento de la calidad de vida de los habitantes del municipio
de Rionegro y la Región del Oriente Antioqueño. Enfocaremos nuestros esfuerzos
con la estructuración, gerencia y ejecución de proyectos que implican la elaboración
de estudios técnicos, diseños y desarrollo de herramientas que permiten llevar a
cabo procesos de desarrollo territorial, tales como espacio público, movilidad y
urbanismo. Actuaremos siempre observando el estricto cumplimiento del marco
legal que nos cobija e incorporando los componentes sociales, ecológicos y
económicos que garantizan nuestra sostenibilidad.
3.6. Visión Estratégica Archivística3
La EDESO establecerá lineamientos, políticas y estrategias que faciliten el
fortalecimiento y articulación de los sistemas de gestión administrativa con la
Gestión Documental, de tal manera que se fortalezca la administración de sus
Archivos en concordancia con el concepto de Archivo Total, garantizando las
condiciones para la preservación de la información a nivel físico como electrónico,
esto a través de la elaboración de Instrumentos Archivísticos y la modernización de
la infraestructura tecnológica para la gestión documental, lo anterior como base para
2 Tomado del Plan Estratégico Institucional 3 Tomado del Plan Institucional de Archivos 2018-2023
el desarrollo de las actividades misionales, de tal manera que se garantice el acceso
a la información de forma oportuna a todas las partes interesadas respetando la
normatividad colombiana.”
3.7. Política de Gestión Documental4
La Empresa de Desarrollo Sostenible – Edeso – como empresa industrial del estado
dedicada al desarrollo de proyectos de infraestructura, ve en los documentos en sus
diferentes soportes como evidencias de su actuar administrativo y técnico, los
cuales reflejan la transparencia de su accionar de cara a la comunidad,
proveedores, entes de control y demás grupos de interés, por tanto es un
compromiso cumplir en todo momento con la normatividad vigente relacionada con
la administración de los documentos para garantizar a través de la puesta en
marcha de buenas prácticas de gestión documental la conservación del patrimonio
documental del municipio de Rionegro y por ende del país.
La Edeso declara como política institucional de Gestión Documental su compromiso
por implementar instrumentos archivísticos y buenas prácticas de Gestión
Documental que fortalezcan el tratamiento, gestión, conservación, disposición final
y valoración de los documentos que se generan o reciben como evidencias del
accionar institucional, sirviendo como apoyo al cumplimiento de la misión y la visión
corporativa de la entidad enfocada en la gestión de proyectos de desarrollo
urbanístico que transforman y mejoran la calidad de vida los habitantes a nivel local,
regional y nacional. Por tanto, se garantizará en todo momento la veracidad,
integridad, autenticidad y fiabilidad de la información a través de la implementación
de los procesos técnicos de gestión documental como la planeación, producción,
gestión y trámite, organización, transferencias, preservación a largo plazo,
disposición final y valoración, para lo cual se incluirá el uso de nuevas tecnologías
de la información y la comunicación como estrategia y soporte que potencie la
eficiencia y eficacia en la prestación de los servicios tanto para los usuarios internos
como externo que requieren de la información de la Edeso como fuente primordial
para ejercer sus funciones.
4 Tomado del Programa de Gestión Documental 2019-2023 de la Edeso.
4. CONCEPTOS GENERALES Para el desarrollo de la Tabla de Retención Documental es necesario entender
algunos conceptos archivísticos, los cuales se relacionan y fueron tomados del
acuerdo 027 de 2006 expedido por el Archivo General de La Nación.
A
Acceso a documentos de archivo: Derecho de los ciudadanos a consultar la
información que conservan los archivos públicos, en los términos consagrados por
la Ley.
Acervo documental: Conjunto de documentos de un archivo, conservados por su
valor sustantivo, histórico o cultural.
Administración de Archivos: Son operaciones administrativas y técnicas
relacionadas con la Planeación, Dirección, Organización, Control, Evaluación,
Conservación, Preservación y Servicios de todos los archivos de una Institución.
Almacenamiento de documentos: Acción de guardar sistemáticamente
documentos de archivo en espacios, mobiliario y unidades de conservación
apropiadas.
Archivista: Persona especializada en el manejo de los archivos.
Archivística: Disciplina que trata los aspectos teóricos, prácticos y técnicos de los
archivos.
Archivo: Conjunto de documentos, sea cual fuere su fecha, forma y soporte
material, acumulados en un proceso natural por una persona o entidad pública o
privada, en el transcurso de su gestión, conservados respetando aquel orden para
servir como testimonio e información a la persona o institución que los produce y a
los ciudadanos, o como fuentes de la historia.
También se puede entender como la institución que está al servicio de la gestión
administrativa, la información, la investigación y la cultura.
Archivo Electrónico: Es el conjunto de documentos electrónicos, producidos y
tratados archivísticamente, siguiendo la estructura orgánico-funcional del productor,
acumulados en un proceso natural por la entidad como resultado de su gestión.
Archivo Central: Unidad administrativa que coordina y controla el funcionamiento
de los archivos de gestión y reúne los documentos transferidos por los mismos una
vez finalizado su trámite y cuando su consulta es constante.
Archivo General de la Nación: Establecimiento público encargado de formular,
orientar y controlar la política archivística nacional. Dirige y coordina el Sistema
Nacional de Archivos y es responsable de la salvaguarda del patrimonio documental
de la nación y de la conservación y la difusión del acervo documental que lo integra
y del que se le confía en custodia.
Archivo de Gestión: Archivo de la oficina productora que reúne su documentación
en trámite, sometida a continua utilización y consulta administrativa.
Archivo público: Conjunto de documentos pertenecientes a entidades oficiales y
aquellos que se derivan de la prestación de un servicio público por entidades
privadas.
Archivo Histórico: Archivo al cual se transfiere del archivo central o del archivo de
gestión, la documentación que por decisión del correspondiente Comité de Archivo,
debe conservarse permanentemente, dado el valor que adquiere para la
investigación, la ciencia y la cultura. Este tipo de archivo también puede conservar
documentos históricos recibidos por donación, depósito voluntario, adquisición o
expropiación.
Archivo Total: Concepto que hace referencia al ciclo vital de los documentos.
Proceso integral de la formación del archivo en su ciclo vital. Producción o
recepción, distribución, consulta, retención, almacenamiento, preservación y
disposición final.
Asiento descriptivo: Conjunto de elementos informativos que individualizan las
unidades de descripción de un instrumento de consulta y recuperación.
Asunto: Contenido de una unidad documental generado por una acción
administrativa.
Automatización: Aplicación de los medios tecnológicos a los procesos de
almacenamiento y recuperación de la información documental.
C
Carpeta: Unidad de conservación a manera de cubierta que protege los
documentos para su almacenamiento y preservación.
Catálogo: Instrumento de consulta que describe unidades documentales.
Certificación de documentos: Acción de constatar la presencia de determinados
documentos o datos en los archivos.
Ciclo Vital del Documento: Etapas sucesivas por las que atraviesan los
documentos desde su producción o recepción en la oficina y su conservación
temporal, hasta su eliminación o integración a un archivo permanente
Clasificación Documental: Labor mediante la cual se identifica y establecen las
series que componen cada agrupación documental (fondo, sección y subsección)
de acuerdo a la estructura orgánico-funcional de la entidad.
Código: Identificación numérica o alfanumérica que se asigna tanto a las unidades
productoras de documentos y a las series y Subseries respectivas y que debe
responder al sistema de clasificación documental establecido en la entidad.
Colección documental: Conjunto de documentos reunidos según criterios
subjetivos y que por lo tanto no tiene una estructura orgánica ni responde a los
principios de respeto a la procedencia y al orden original.
Comité de archivo: Grupo asesor del alta Dirección, responsable de cumplir y
hacer cumplir las políticas archivísticas, definir los programas de gestión de
documentos y hacer recomendaciones en cuanto a los procesos administrativos y
técnicos de los archivos.
Comité evaluador de documentos: Órgano asesor del Archivo General de la
Nación y de los Consejos Territoriales del Sistema Nacional de Archivos, encargado
de conceptuar sobre:
El valor secundario o no de los documentos de las entidades públicas y de
las privadas que cumplen funciones públicas.
La eliminación de documentos a los que no se les pueda aplicar valoración
documental.
La evaluación de las tablas de retención y tablas de valoración documental.
Comunicaciones Oficiales: Son todas aquellas recibidas o producidas en
desarrollo de las funciones asignadas legalmente al Municipio, independientemente
del medio utilizado.
Comunicación Externa enviada: Son los documentos y/o comunicaciones
oficiales emitidos por las dependencias del Municipio.
Comunicación Externa Recibida: Agrupa los documentos emitidos por personas
o entidades externas con destino a dependencias del Municipio.
Comunicación Interna Enviada: Agrupa los documentos emitidos por las
diferentes dependencias de la Administración Municipal.
Comunicación Interna Recibida: Agrupa los documentos recibidos de las
diferentes dependencias de la Administración Municipal.
Comunicación normal: Es la comunicación que debe ser tratada bajo el
procedimiento normal teniendo en cuenta los principios enunciados en el Art. 2° de
la presente resolución.
Comunicación o documento dispositivo o impositivo: Es la comunicación en la
que la autoridad asienta su voluntad con intención de ser obedecida, ejemplo:
Leyes, decretos, acuerdos, sentencias, resoluciones, circulares, directivas y afines.
Comunicación o documento informativo o noticioso: Es la comunicación en que
un sujeto cualquiera asienta una información o noticia relacionada con una
tramitación, ejemplo: boletines, revistas informativas, etc.
Comunicación o documento testimonial o probatorio: Es la comunicación en
que la autoridad asienta o acepta una información, de modo que haga fe y tenga
valor legal, por ejemplo: los registros del estado civil, de graduados de universidad,
del estado de propiedad (muebles e inmuebles), de patentes y señales. Son de este
tipo los documentos notariales, los diplomas y certificados emitidos por la autoridad
competente, los testimonios con certificación legal, los balances y libros contables
redactados con los requisitos de ley, las actas de reuniones, los contratos
celebrados bajo condiciones legales, y las demás afines.
Comunicación ordinaria: Es la comunicación que ingresa a la Administración
Municipal a través de la Ventanilla Única dirigida a sus funcionarios o contratistas
en calidad de tales y cuyo contenido es de conocimiento público.
Comunicación reservada o confidencial: Es la comunicación que ingresa a través
del área de la Ventanilla Única de la Administración Municipal de El Peñol dirigida a
sus funcionarios o contratistas en calidad de tales y cuyo contenido debe ser
conocido únicamente por el destinatario y/o funcionarios o contratistas involucrados
en el trámite. Esta comunicación sólo se definirá así, cuando el sobre o empaque
que la contiene haga explícita la categoría de confidencial y será registrado en el
sistema con la información disponible del remitente y el destinatario institucional.
Comunicación urgente: Es la comunicación que de acuerdo al grado de prioridad
tiene un plazo de respuesta cierta y obligatoria y que por su implicación jurídica debe
ser gestionada especialmente, los recursos interpuestos, los documentos relativos
a procesos de contratación, los documentos relacionados con procesos de
convocatoria a concursos de méritos y documentos afines.
Conservación de Archivos: Conjunto de medidas adoptadas para garantizar la
integridad física de los documentos que alberga un archivo.
Conservación de Documentos: Conjunto de medidas tomadas para garantizar el
buen estado de los documentos. Puede ser preventiva o de intervención directa.
Métodos utilizados para asegurar la durabilidad física de los documentos, por medio
de controles efectivos incluyendo los atmosféricos.
Conservación preventiva de documentos: Conjunto de estrategias y medidas de
orden técnico, político y administrativo orientadas a evitar o reducir el riesgo de
deterioro de los documentos de archivo, preservando su integridad y estabilidad.
Consulta de Documentos: Derechos de los usuarios de la entidad productora de
documentos y de los ciudadanos en general a consultar la información contenida en
los documentos de archivo y a obtener copia de los mismos.
Copia: Reproducción puntual de otro documento.
Copia autenticada: Reproducción de un documento, expedida y autorizada por el
funcionario competente y que tendrá el mismo valor probatorio del original.
Copia de seguridad: Copia de un documento realizada para conservar la
información contenida en el original en caso de pérdida o destrucción del mismo.
Correo electrónico: Es la comunicación que ingresa a las direcciones de correo
electrónico establecidas para tal fin, dirigidas al Municipio, y a sus funcionarios o
contratistas en calidad de tales. Las comunicaciones que sean recibidas a través de
correo electrónico de carácter oficial, y que por su importancia y relevancia
requieran ser tramitadas bajo los procedimientos del área de archivo serán
administradas por el área de correspondencia, la cual garantizará la oficialización,
seguimiento y control de su trámite
Cuadro de clasificación: Esquema que refleja la jerarquización dada a la
documentación producida por una institución y en el que se registran las secciones
y subsecciones y las series y Subseries documentales.
Custodia de documentos: Responsabilidad jurídica que implica por parte de la
institución archivística la adecuada conservación y administración de los fondos,
cualquiera que sea la titularidad de los mismos.
D
Depósito de Archivo: Espacio destinado a la conservación de los documentos en
una institución archivística.
Depuración: Operación por la cual se retiran de la unidad documental los
documentos que no tienen valores primarios ni secundarios (duplicados,
constancias, etc.). Es análogo a la selección natural.
Derecho de Petición: Es el derecho que tienen todas las personas para formular
solicitudes respetuosas a las autoridades, ya sea de forma escrita o verbal, y a exigir
una respuesta oportuna. Su fundamento Constitucional se encuentra en el Art. 23,
el cual establece que toda persona tiene derecho a presentar peticiones
respetuosas a las autoridades por motivos de interés general o particular y a obtener
pronta resolución.
El derecho de petición hace parte de los derechos fundamentales y su protección
judicial inmediata se obtiene mediante la acción de tutela. Todas las personas
nacionales, extranjeras, sean mayores o menores de edad tienen derecho a
presentar peticiones.
Queja: Manifestación de protesta de inconformidad por la conducta irregular
desplegada por uno o varios servidores o servidoras públicos en desarrollo de sus
funciones: 15 días hábiles.
Reclamo: Es el derecho a exigir o demandar una solución, referente a la prestación
indebida de un servicio público o a la inatención oportuna de una solicitud. 15 días
hábiles.
Solicitud de Servicio: Es aquella petición de vinculación a los proyectos y servicios
que desarrolla la entidad. 15 días hábiles.
Sugerencia: Proposición, idea o indicación que se presenta para incidir o mejorar
un proceso relacionado con la prestación de un servicio.
Descripción Documental: Es el proceso de análisis de los documentos de archivo
o de sus agrupaciones, materializado en representaciones que permitan su
identificación, localización y recuperación de su información para la gestión o la
investigación.
Descriptor: Término normalizado que define el contenido de un documento y se
utiliza como elemento de entrada para la búsqueda sistemática de información.
Deterioro: Alteración o degradación de las propiedades físicas, químicas y/o
mecánicas de un material, causada por envejecimiento natural u otros factores.
Digitalización: Técnica que permite la reproducción de información que se
encuentra guardada de manera analógica (Soportes: papel, video, casetes, cinta,
película, microfilm y otros) en una que sólo puede leerse o interpretarse por
computador.
Digitar: Acción de introducir datos en un computador por medio de un teclado.
Disposición final de documentos: Decisión resultante de la valoración hecha en
cualquier etapa del ciclo vital de los documentos, registrada en las tablas de
retención y/o tablas de valoración documental, con miras a su conservación total,
eliminación, selección y/o reproducción.
Un sistema de reproducción debe garantizar la legalidad y la perdurabilidad de la
información.
Distribución de documentos: Actividades tendientes a garantizar que los
documentos lleguen a su destinatario.
Documento: Información registrada, cualquiera que sea su forma o el medio
utilizado.
Documento activo: Aquel con valores primarios cuyo uso es frecuente.
Documento de apoyo: Documento generado por la misma oficina o por otras
oficinas o instituciones, que no hace parte de sus series documentales pero es de
utilidad para el cumplimiento de sus funciones.
Documento de archivo: Registro de información producida o recibida por una
entidad pública o privada en razón de sus actividades o funciones.
Documento electrónico de archivo: Es el registro de información generada,
recibida, almacenada y comunicada por medios electrónicos, que permanece en
estos medios durante su ciclo vital; es producida por una persona o entidad en razón
de sus actividades y debe ser tratada conforme a los principios y procesos
archivísticos.
Documento esencial: Documento necesario para el funcionamiento de un
organismo y que, por su contenido informativo y testimonial, garantiza el
conocimiento de las funciones y actividades del mismo, aun después de su
desaparición, por lo cual posibilita la reconstrucción de la historia institucional.
Documento facilitativo: Documento producido en cumplimiento de funciones
idénticas o comunes en todas las entidades.
Documento histórico: Documento único que por su significado jurídico o
autográfico o por sus rasgos externos y su valor permanente para la dirección del
Estado, la soberanía nacional, las relaciones internacionales o las actividades
científicas, tecnológicas y culturales, se convierte en parte del patrimonio histórico.
Documento inactivo: Documento que ha dejado de emplearse al concluir sus
valores primarios.
Documento misional: Documento producido o recibido por una institución en razón
de su objeto social.
Documento Original: Es la fuente primaria de información con todos los rasgos y
características que permiten garantizar su autenticidad e integridad.
Documento Público: Es el producido o tramitado por el funcionario público en
ejercicio de su cargo o con su intervención.
Documento semiactivo: Documento de uso ocasional con valores primarios.
E
Eliminación de Documentos: Es la destrucción de los documentos que han
perdido su valor administrativo, jurídico, legal, fiscal o contable y que no tienen valor
histórico o que carecen de relevancia para la ciencia y la tecnología.
Empaste: Técnica mediante la cual se agrupa folios sueltos para darles forma de
libro. La unidad producto del empaste se llama “legajo”.
Encuadernación: Técnica mediante la cual se cose uno o varios cuadernillos de
formato uniforme y se cubren con tapas y lomo para su protección. La unidad
producto de la encuadernación se llama “libro”.
Estantería: Mueble con entrepaños para almacenar documentos en sus respectivas
unidades de conservación.
Expediente: Conjunto de documentos relativos a un asunto, que constituyen una
Unidad Archivística. Unidad documental formada por un conjunto de documentos
generados orgánica y funcionalmente por una oficina productora en la resolución de
un mismo asunto.
F
Facsímil: Reproducción fiel de un documento lograda a través de un medio
mecánico, fotográfico o electrónico, entre otros.
Fechas extremas: Fechas que indican los momentos de inicio y de conclusión de
un expediente, independientemente de las fechas de los documentos aportados
como antecedente o prueba. Fecha más antigua y más reciente de un conjunto de
documentos.
Foliar: Acción de numerar hojas.
Folio: Hoja de libro, de cuaderno o de expediente, al que corresponden dos
páginas. Número que indica el orden consecutivo de las páginas de un libro, folleto,
revista.
Folio recto: Primera cara de un folio, la que se numera.
Folio vuelto: Segunda cara de un folio, la cual no se numera.
Fondo: Totalidad de las series documentales de la misma procedencia o parte de
un archivo que es objeto de conservación institucional formada por el mismo
archivo, una institución o persona.
Fondo abierto: Conjunto de documentos de personas naturales o jurídicas
administrativamente vigentes, que se completa sistemáticamente.
Fondo acumulado: Conjunto de documentos dispuestos sin ningún criterio de
organización archivística.
Fondo cerrado: Conjunto de documentos cuyas series o asuntos han dejado de
producirse debido al cese definitivo de las funciones o actividades de las personas
naturales o jurídicas que los generaban.
Fondo documental: Conjunto de documentos producidos por una persona natural
o jurídica en desarrollo de sus funciones o actividades.
Fuente primaria de información: Información original, no abreviada ni traducida.
Se llama también “fuente de primera mano”.
Función Archivística: Conjunto de actividades relacionadas con la totalidad del
quehacer archivístico, desde la elaboración del documento hasta su eliminación o
conservación permanente.
G
Gestión Documental: Conjunto de actividades administrativas y técnicas
tendientes a la planificación, manejo y organización de la documentación producida
y recibida por las entidades, desde su origen hasta su destino final, con el objeto de
facilitar su utilización y conservación.
Guía: Instrumento de consulta que describe genéricamente fondos documentales
de uno o varios archivos indicando sus características fundamentales, como
organismos que los originan, secciones y series que los forman, fechas extremas y
volumen de la documentación.
I
Identificación documental: Primera etapa de la labor archivística, que consiste en
indagar, analizar y sistematizar las categorías administrativas y archivísticas que
sustentan la estructura de un fondo.
Índice: Instrumento de consulta en el que se listan, alfabética o numéricamente,
términos onomásticos, toponímicos, cronológicos y temáticos, acompañados de
referencias para su localización.
Índice cronológico: Listado consecutivo de fechas.
Índice onomástico: Listado de nombres de personas naturales o jurídicas.
Índice temático: Listado de temas o descriptores.
Índice toponímico: Listado de nombres de sitios o lugares.
Instrumento de consulta: Documento sobre cualquier soporte, publicado o no, que
relaciona o describe un conjunto de unidades documentales con el fin de establecer
un control físico, administrativo o intelectual de los mismos, que permita su
adecuada localización y recuperación, dependiendo de la fase de tratamiento
archivístico de los documentos de la que deriven los instrumentos, se pueden
distinguir instrumentos de control (fases de identificación y valoración) e
instrumentos de referencia (fases de descripción y difusión).
Inventario: Es el instrumento que describe la relación sistemática y detallada de las
unidades de un fondo, siguiendo la organización de las series documentales. Puede
ser esquemático, general, analítico y preliminar.
L
Legajo: Conjunto de documentos atados o empastados para facilitar su
manipulación.
Legislación archivística: Conjunto de normas que regulan el quehacer archivístico
en un país.
M
Manuscrito: Documento elaborado a mano.
Microfilmación: Técnica que permite registrar fotográficamente documentos como
pequeñas imágenes en película de alta resolución.
Modelo Estándar de Control Interno: El propósito del MECI es orientar a las
entidades hacia el cumplimiento de sus objetivos y la contribución de estos a los
fines esenciales del Estado para lo cual se estructura en tres subsistemas: Control
Estratégico, Control de gestión y Sistema de Control de Evaluación.
Muestreo: Operación por la cual se extraen unidades documentales
representativas de las series que se conservan parcialmente. Se efectúa durante la
selección hecha con criterios alfabéticos, cronológicos, numéricos, topográficos,
temáticos, entre otros.
N
Normalización archivística: Actividad colectiva encaminada a unificar criterios en
la aplicación de la práctica archivística.
O
Ordenación Documental: Ubicación física de los documentos dentro de las
respectivas series en el orden previamente acordado.
Organigrama: Representación gráfica de la estructura orgánica de algún tipo de
organización o entidad, que indica las distintas oficinas o unidades administrativas
que conforman una entidad u organismo.
Organización de Archivos: Conjunto de operaciones técnicas y administrativa
cuya finalidad es la agrupación documental relacionada en forma jerárquica con
criterios orgánicos o funcionales para revelar su contenido.
Organización de Documentos: Proceso archivístico que consiste en el desarrollo
de un conjunto de acciones orientadas a clasificar, ordenar y signar los documentos
de una entidad.
Original: Documento producido directamente por su autor, sin ser copia.
P
Patrimonio documental: Conjunto de documentos conservados por su valor
histórico o cultural.
Plan Institucional de Gestión Ambiental: Es un elemento de la política ambiental
que parte de un análisis descriptivo de la entidad, su entorno, sus condiciones
ambientales internas y de la gestión ambiental de su área de influencia para
plantearse programas, proyectos, metas y asignar recursos dirigidos a alcanzar
objetivos de ecoeficiencia y mejoramiento de la gestión ambiental.
Principio de Orden Original: Ordenación interna de un fondo documental
manteniendo la estructura que tuvo durante el servicio activo.
Principio de Procedencia: Conservación de los documentos dentro del fondo
documental al que naturalmente pertenece. Principio fundamental de la teoría
archivística que establece que los documentos producidos por una institución u
organismo no deben mezclarse con los de otros.
Producción Documental: Recepción o generación de documentos en una unidad
administrativa en cumplimiento de sus funciones.
Programa de Gestión Documental: Conjunto de instrucciones en las que se
detallan las operaciones para el desarrollo de los procesos de la gestión documental
al interior de cada entidad, tales como producción, recepción, distribución, trámite,
organización, consulta, conservación y disposición final de los documentos
R
Radicación de comunicaciones oficiales: Es el procedimiento por medio del cual,
el área de Archivo, asigna un número consecutivo, a las comunicaciones recibidas
o producidas, por las dependencias del Municipio dejando constancia de la fecha y
hora de recibo o de envío, con el propósito de oficializar su trámite y cumplir con los
términos de vencimiento que establezca la Ley. Estos términos, se empiezan a
contar a partir del día siguiente de radicado el documento.
Recepción de documentos: Conjunto de operaciones de verificación y control que
una institución debe realizar para la admisión de los documentos que le son
remitidos por una persona natural o jurídica.
Recuperación de documentos: Acción y efecto de obtener, por medio de los
instrumentos de consulta, los documentos requeridos.
Registro de Comunicaciones oficiales: Es el procedimiento por medio del cual,
el área de correspondencia de la Dirección de Gestión Corporativa ingresa en sus
sistemas manuales o automatizados de correspondencia, todas las comunicaciones
producidas o recibidas, registrando datos tales como:
Nombre de la persona y / o Entidad Remitente o destinataria, Nombre o
código de la(s) Dependencia(s) competente(s), Número de radicación,
Nombre del funcionario responsable del trámite, Anexos y Tiempo de
respuesta (Si lo amerita), fecha y hora de recibo o envío entre otros, con el
propósito de oficializar su trámite y cumplir con los términos de vencimiento
que establezca la ley.
Se considerarán oficiales las comunicaciones que sean recibidas o producidas en
la Administración Municipal, las cuales siempre deberán ser radicadas y enviadas a
través del sistema de gestión de la Ventanilla Única; por lo tanto ningún funcionario
de la Entidad está autorizado para recibir y dar trámite a las mismas a través de
otras oficinas o dependencias.
Registro de documentos: Anotación de los datos del documento en los modelos
de control Reglamento de archivo: Instrumento que señala los lineamientos
administrativos y técnicos que regulan la función archivística en una entidad.
Reprografía: Conjunto de procedimientos destinados a la multiplicación fototécnica
y la policopia de documentos, mediante técnicas como la fotografía, la fotocopia y
el microfilm.
Retención de Documentos: Es el plazo en términos de tiempo en que los
documentos deben permanecer en el archivo de gestión o en el archivo central, tal
como se consigna en la tabla de retención documental.
S
Sección: Es una subdivisión del fondo, integrada por un conjunto de documentos
generales, en razón de esa subdivisión orgánico-funcional.
Selección Documental: Proceso mediante el cual se determina la conservación
parcial de la documentación, por medio de muestreo.
Serie documental: Conjunto de unidades documentales de estructura y contenido
homogéneos, emanados de un mismo órgano o sujeto productor como
consecuencia del ejercicio de sus funciones específicas.
Servicios de Archivo: Proceso mediante el cual se pone a disposición de los
usuarios la documentación de una entidad, con fines de información.
Signatura topográfica: Identificación convencional que señala la ubicación de una
unidad de conservación en el depósito y mobiliario de un archivo.
Sistema de Gestión de Calidad: Es una Herramienta que permite dirigir y evaluar
el desempeño institucional en términos de calidad y satisfacción social en la
prestación de los servicios.
Sistema nacional de archivos: Conjunto de instituciones archivísticas articuladas
entre sí que posibilitan la homogenización y la normalización de los procesos
archivísticos.
Subserie: Conjunto de unidades documentales que forman parte de una serie,
identificadas de forma separada de ésta por su contenido y sus características
específicas.
T
Tabla de retención documental: Listado de series y sus correspondientes tipos
documentales, producidos o recibidos por una unidad administrativa en
cumplimiento de sus funciones, a los cuales se asigna el tiempo o permanencia en
cada fase del archivo. Las tablas de retención pueden ser generales o específicas
de acuerdo con la cobertura de las mismas. Las generales se refieren a documentos
administrativos, comunes a cualquier administración; las específicas hacen
referencia a documentos característicos de cada organismo.
Tabla de valoración documental: Listado de asuntos o series documentales a los
cuales se asigna un tiempo de permanencia en el archivo central, así como una
disposición final.
Testigo: Elemento que indica la ubicación de un documento cuando se retira de su
lugar, en caso de salida para préstamo, consulta, conservación, reproducción o
reubicación y que puede contener notas de referencias cruzadas.
Tipo documental: Unidad documental simple originada en una actividad
administrativa, con diagramación, formato y contenido distintivos que sirven como
elementos para clasificarla, describirla y asignarle categoría diplomática.
Tomo: Unidad encuadernada o empastada, con foliación propia, en que suelen
dividirse los documentos de cierta extensión.
Trámite de documentos: Recorrido del documento desde su producción o
recepción, hasta el cumplimiento de su función administrativa.
Trasferencias Documentales: Remisión de los documentos del archivo de gestión
al central y de este al histórico de conformidad con las tablas de retención
documental adoptadas.
U
Unidad Administrativa: Unidad técnico-operativa de una institución.
Unidad Archivística: Conjunto de piezas o tipos documentales. Puede ser unidad
archivística, entre otras: un expediente. (Véase expediente).
Unidad de Conservación: Cuerpo que contiene en forma adecuada una unidad
archivística. Pueden ser unidades de conservación entre otras, una caja, un libro o
un tomo.
Unidad Documental: Unidad de análisis en los procesos de identificación y
caracterización documental. La unidad documental puede ser simple cuando está
constituida por un sólo documento o compleja cuando lo constituyen varios
formando un expediente.
V
Valor Administrativo: Aquel que posee un documento para la administración que
lo originó o para aquella que le sucede, como testimonio de sus procedimientos y
actividades.
Valor científico: Cualidad de los documentos que registran información relacionada
con la creación de conocimiento en cualquier área del saber.
Valor Contable: Es la utilidad o aptitud de los documentos que soportan el conjunto
de cuentas, registros de los ingresos y egresos y de los movimientos económicos
de una entidad pública o privada.
Valor cultural: Cualidad del documento que, por su contenido, testimonia, entre
otras cosas, hechos, vivencias, tradiciones, costumbres, hábitos, valores, modos de
vida o desarrollos económicos, sociales, políticos, religiosos o estéticos propios de
una comunidad y útiles para el conocimiento de su identidad.
Valor Fiscal: Es la utilidad o aptitud que tienen los documentos para el tesoro o
hacienda pública.
Valor histórico: Cualidad atribuida a aquellos documentos que deben conservarse
permanentemente por ser fuentes primarias de información, útiles para la
reconstrucción de la memoria de una comunidad.
Valor Jurídico: Aquel del que se derivan derechos y obligaciones legales regulados
por el derecho común.
Valor Legal: Aquel que tienen los documentos que sirven de testimonio ante la ley.
Valor Primario: Es el que tienen los documentos mientras sirven a la institución
productora y al iniciador, destinatario o beneficiario. Es decir, a los involucrados en
el asunto.
Valor Secundario: Es el que interesa a los investigadores de información
retrospectiva. Surge una vez agotado el valor inmediato o primario. Los documentos
que tienen este valor se conservan permanentemente.
Valor técnico: Atributo de los documentos producidos y recibidos por una
institución en virtud de su aspecto misional.
Valoración Documental: Proceso por el cual se determinan los valores primarios
y secundarios de los documentos con el fin de establecer su permanencia en las
diferentes fases de archivo.
5. MARCO NORMATIVO El marco normativo base que rige a la Edeso y que se tomó como base para la
realización de las Tablas de Retención Documental se presenta en el siguiente
cuadro:
JERARQUIA DE
LA NORMA
NÚMERO
FECHA
ENTE QUE LA
EXPIDE TÍTULO ARTÍCULO
APLICACIÓN
ESPECÍFICA
AREA DE
APLICACIÓN
Constitución
Política
1991
Asamblea
Nacional
Constituyente
Constitución
Política de
Colombia
Acto
legislativo 02
de 2003
Art. 15 párrafo
3
La
correspondenc
ia y demás
formas de
comunicación
privadas son
inviolables.
Gestión
Documental
Ley 39 de 1981 Congreso de la
República
“Sobre
conservación
de copias
mediante
microfilmación
”.
Art. 1,2,3 y 4
Gestión
Documental
Ley
57 de 1985
Congreso de la
República
“Por la cual se
ordena la
publicidad de
los actos y
documentos
oficiales".
Todo
articulado
Gestión
Documental
Ley 80 de
1993
Congreso de la
República
“Por la cual se
expide el
Estatuto
General de
Contratación”.
Art. 39
Las entidades
estatales
establecerán
medidas para
preservar
contratos
Gestión
Documental
Ley 594 de
2000
Congreso de la
República
Ley General
de Archivo
Todo
articulado
Gestión
Documental
Ley 734 de
2002
Congreso de la
República
Código Único
Disciplinario
Art. 34
Deberes de
los
Funcionarios
Públicos:
… Custodiar y
cuidar la
documentación
e información
que por razón
de su empleo,
cargo o
función
conserve bajo
su cuidado o a
la cual tenga
acceso, e
impedir o
evitar la
sustracción,
Gestión
Documental
destrucción,
ocultamiento o
utilización
indebidos.
Ley 962 de
2005
Congreso de la
República
Ley anti
trámites Art. 25
Utilización del
correo para el
envío de
información.
Gestión
Documental
Ley 906 de
2004
Congreso de la
República
Código de
Procedimiento
Penal
Art. 218 a 228
Disposiciones
relacionadas
con la
falsificación de
los
documentos
públicos
Gestión
Documental
Art. 261, 262
y 263
Valor
probatorio de
documentos
públicos y
privados
Gestión
Documental
Ley 1150 de
2007
Congreso de la
República
Eficiencia y
trasparencia
Todo
articulado
Se introducen
medidas para
la eficiencia y
la
transparencia
en la Ley 80
de 1993 y se
dictan otras
disposiciones
generales
sobre la
contratación
con recursos
públicos.
Contratació
n
Ley 1314 de
2001
Congreso de la
República
Principios y
normas de
Contabilidad e
información
financiera
Todo
articulado
Por la cual se
regulan los
principios y
normas de
contabilidad e
información
financiera, se
señalan las
autoridades
competentes,
el
procedimiento
para su
expedición y
se determinan
las entidades
responsables
de vigilar su
cumplimiento
Área
Financiera
Ley 1409 de
2010
Congreso de la
República
Profesionaliza
ción de la
Archivística
Todo
articulado
Reglamenta el
ejercicio
profesional de
la Archivística,
se dicta el
Código de
Ética y otras
disposiciones.
Gestión
Documental
Ley 1474 de
2011
Congreso de la
República
Estatuto
Anticorrupción
Por la cual se
dictan normas
orientadas a
fortalecer los
mecanismos
de prevención,
investigación y
sanción de
actos de
corrupción y la
efectividad del
control de la
gestión
pública.
Gestión
Documental
Ley 1582 de
2012
Congreso de la
República
Protección de
Datos
Personales
Todo el
articulado
Por la cual se
dictan
disposiciones
generales para
la protección
de datos
personales.
Gestión
Documental
Ley 1712 de
2014
Congreso de la
República
Ley de
transparencia
Título II Arts.
15 y 16
Por medio de
la cual se crea
la ley de
transparencia
y del derecho
de acceso a la
información
pública
nacional y se
dictan otras
disposiciones.
Gestión
Documental
Decreto
1400 y
2019
de 1970
Presidente de
la República Código de
procedimiento
civil
Art. 251
Clases de
documentos
Gestión
Documental
Decreto 264 de
1963
Presidente de
la República
Los archivos
nacionales son
considerados
objetos de
valor artístico e
histórico y
deben ser
salvaguardado
s.
Gestión
Documental
Decreto 1382 de
1995
Presidente de
la República
“Por el cual se reglamenta la
Ley 80 de 1989
Todo
articulado
Ordena la
transferencia
de la
documentación
histórica de los
archivos de los
organismos
nacionales al
Archivo
General de la
Nación y se
dictan otras
disposiciones”.
Gestión
Documental
Decreto 4124 de
2004
El presidente
de la
República de
Colombia
“Por el cual se
reglamenta el
Sistema
Nacional de
Archivos
Todo
articulado
Se dictan otras
disposiciones
relativas a los
Archivos
Privados”.
Gestión
Documental
Decreto 1145 de
2004
Presidente de
la República
“Por el cual se
dictan
disposiciones
relacionadas
con el
desarrollo del
Sistema
General de
Información
Administrativa
del Sector
Público,
SUIP”.
Art. 12
Guarda y
custodia hojas
de vida
Gestión
Documental
Decreto 3666 de
2004
Presidente de
la República
Por medio del
cual se
consagra el
Día Nacional
de los
Archivos en
Colombia.
Todo
articulado
Se consagra el
Día Nacional
de los Archivos
en Colombia.
Gestión
Documental
Decreto 4375 de
2006
Presidente de
la República
Se
reglamenta la
Ley 80 de
1993, se
modifica
parcialmente
el Decreto
2170 de 2002
y se adiciona
el Decreto
2434 de 2006.
Todo
articulado
Se reglamenta
la Ley 80 de
1993 y otros.
Contratació
n
Decreto 2474 de
2008
Presidente de
la República
Se
reglamentan
parcialmente
la Ley 80 de
1993 y la Ley
1150 de 2007
sobre las
modalidades
Todo
articulado
Se
reglamentan
parcialmente la
Ley 80 de
1993 y la Ley
1150 de 2007.
Contratació
n
de selección,
publicidad,
selección
objetiva, y se
dictan otras
disposiciones.
Decreto 4444 de
2008
Presidente de
la República
Por medio del
cual se
reglamenta
parcialmente
el literal e) del
numeral 2°
del Art. 2° de
la Ley 1150
de 2007.
Literal e) del
numeral 2°
del Art. 2° de
la Ley 1150
de 2007.
Reglamenta
parcialmente el
literal e) del
numeral 2° del
Art. 2° de la
Ley 1150 de
2007.
Contratació
n
Decreto 4533 de
2008
Presidente de
la República
Por el cual se
reglamentan
las iniciativas
privadas de
que trata el
parágrafo 2
del Art. 32 de
la Ley 80 de
1993.
Parágrafo 2
del Art. 32 de
la Ley 80 de
1993.
Reglamentan
las iniciativas
privadas de
que trata el
parágrafo 2 del
Art. 32 de la
Ley 80 de
1993.
Contratació
n
Decreto 4828 de
2008
Presidente de
la República
Por el cual se
expide el
régimen de
garantías en
la
Contratación
de la
Administració
n Pública.
Contratació
n
Decreto 4881 de
2008
Presidente de
la República
Por el cual se
reglamenta
parcialmente
la ley 1150 de
2007.
En relación
con la
verificación de
las
condiciones de
los
proponentes y
su acreditación
para el
Registro Único
de
Proponentes a
cargo de las
Cámaras de
Comercio y se
dictan otras
disposiciones.
Contratació
n
Decreto 490 de
2009
Presidente de
la República
Por el cual se
modifica el
Art. 28 del
Decreto 4828
de 2008.
Clausulado de
las pólizas de
garantía en la
contratación
estatal.
Contratació
n
Decreto 836 de
2009
Presidente de
la República
Por el cual se
modifica el
Decreto 4881
del 31 de
diciembre de
2008
Registro único
de
proponentes
como prueba
de la
calificación y
clasificación
del
proponente.
Contratació
n
Decreto 931 de
2009
Presidente de
la República
Se modifica el
Art. 6 del
Decreto 4828
del 24 de
diciembre de
2008
Inclusión en
sus contratos
de una
cláusula de
indemnidad,
conforme a la
cual se pacte
la obligación
del contratista
de mantenerla
libre de
cualquier daño
o perjuicio
originado en
reclamaciones
de terceros.
Contratació
n
Decreto 2025 de
2009
Presidente de
la República
Por el cual se
modifica
aspectos
relacionados
con la
modificación
del pliego de
condiciones,
contratación
de mínima
cuantía,
contratos de
prestación de
servicios de
salud, y
procedimiento
de selección
abreviada de
menor cuantía,
entre otros.
Contratació
n
Decreto 2609 de
2012
Ministerio de
Cultura
'Por el cual se
reglamenta el
Título V de la
Ley 594 de
2000,
parcialmente
los artículos
58 y 59 de la
Todo el
articulado
Gestión
Documental
Ley 1437 de
2011 y se
dictan otras
disposiciones
en materia de
Gestión
Documental
para todas las
Entidades del
Estado".
Decreto 0805 de
2013
Ministerio de
Comercio,
Industria y
Comercio
Por el cual se
reglamenta el
Art. 173 del
Decreto 019
de 2012
Todo el
articulado
Gestión
Documental
Decreto 0019 de
2013 DAFP
Por el cual se
dictan normas
para suprimir
o reformar
regulaciones,
procedimiento
s y trámites
innecesarios
existentes en
la
Administració
n Pública
Art. 110
Historias
Clínicas
Art. 173
Libros del
Comerciante
Art. 185
Inmuebles
destinados a
viviendas
Diferentes
Áreas
Decreto 0852 de
2013
Ministerio de
Tecnologías
de la
Información y
las
Comunicacion
es
Por el cual se
establecen los
términos para
la adopción
del Código
Postal en el
Territorio
Nacional"
Todo el
articulado Código postal
Todas las
áreas
Decreto 333 de
2014
Ministerio de
Comercio,
Industria y
Comercio
"Por el cual se
reglamenta el
artículo 160
del Decreto
Ley 19 de
2012"
Todo el
articulado
Firma
electrónica
Todas las
áreas
Acuerdo 09 de 1995
La Junta
Directiva del
Archivo
General de la
Nación
Reglamenta la
presentación
de las Tablas
de Retención
Documental.
Gestión
Documental
Acuerdo 011 de
1996
La Junta
Directiva del
Archivo
General de la
Nación
Art. 1
El material
gráfico que se
encuentre entre
las unidades de
conservación,
debe extraerse.-
dejando en su
lugar un testigo-
y se llevará a
aquella sección
Gestión
Documental
del archivo que
se haya
dispuesto para
conservar
documentos en
distintos
formatos.
Acuerdo 012 de
1995
La Junta
Directiva del
Archivo
General de la
Nación
“Por el cual se
modifica la
parte I del
Acuerdo 07
del 29 de junio
de 1994
Reglamento
General de
Archivos",
"Órganos de
Dirección,
Coordinación
y Asesoría”.
Todo
articulado
Gestión
Documental
Acuerdo 060 de
2001
La Junta
Directiva del
Archivo
General de la
Nación
Todo
articulado
Gestión
Documental
Acuerdo 038 de
2002
La Junta
Directiva del
Archivo
General de la
Nación
Art. 1
Responsabilid
ad del servidor
público frente
a los
documentos y
archivos
Gestión
Documental
Acuerdo 003 de
2013
Archivo
General de la
Nación
“Por el cual se
reglamenta
parcialmente
el Decreto
2578 de
2012”.
Todo el
articulado
Todas las
áreas
Acuerdo 005 de
2013
Archivo
General de la
Nación
“Por el cual se
establecen los
criterios
básicos para
la
clasificación,
ordenación y
descripción
de los
archivos en
las entidades
públicas y
privadas que
cumplen
función
pública y se
dictan otras
disposiciones”
Todo el
articulado
Todas las
áreas
Acuerdo 004 de
2019
Archivo
General de la
Nación
Por el cual se
reglamenta el
procedimiento
para la
elaboración,
aprobación,
evaluación y
convalidación,
implementaci
ón,
publicación e
inscripción en
el Registro
único de
Series
Documentales
– RUSD de
las Tablas de
Retención
Documental –
TRD y Tablas
de Valoración
Documental –
TVD
Todo el
articulado
Todas las
áreas
Circular 004 de
2003
Departamento
Administrativo
de la Función
Pública
Organización
de las
Historias
Laborales
Todo
articulado
Organizaci
ón de las
Historias
Laborales
Gestión
Documental
Circular 001 de
2007
La Junta
Directiva del
Archivo
General de la
Nación
Cumplimiento
de la ley 594
de 2000 ley
general de
Archivos y
demás
disposiciones
reglamentaria
s
Todo
articulado
Organización
de los archivos
Gestión
Documental
Circular 035 de
2009
Procuraduría
General de la
Nación
Cumplimiento
de la Ley 594
de 2004
Organización
e
Implementaci
ón de
Archivos y
Fondos
Documentales
Acumulados
Todo
articulado
Organización
de los archivos
Gestión
Documental
Circular 004 de
2010
Departamento
Nacional de
Planeación
Estándares
mínimos en
procesos de
administració
n de archivos
y gestión de
Todo
articulado
Organización
de los archivos
Gestión
Documental
documentos
electrónicos.
Circular
Externa
001 de
2012
Archivo
General de la
Nación
Competencias
del personal
encargado del
manejo
documental y
archivístico de
las entidades
públicas y
privadas que
cumplen
funciones
públicas e
inscripción de
proyectos
archivísticos
en los planes
de desarrollo.
Todo el
articulado
Todas las
áreas
Circular
Externa
004 de
2012
Archivo
General de la
Nación
Todo el
articulado
Censo de
archivos e
inventario
documental
relacionado
con las
víctimas del
conflicto
armado en
Colombia
Gestión
Documental
Circular 003 de
2015
Archivo
General de La
Nación
Directrices
para la
elaboración
de las Tablas
de Retención
Documental
Todo el
articulado
Gestión
Documental
6. METODOLOGÍA DE ELABORACIÓN Y APLICACIÓN DE LA T.R.D La elaboración de las Tablas de Retención Documental está basada en la
metodología presentada por el Archivo General de la Nación en el manual Tablas
de Retención y Transferencias Documentales, y aplicando los lineamientos
establecidos en el Acuerdo 04 de 2019, por el cual regula el procedimiento para la
elaboración, presentación, actualización, aprobación y aplicación de las Tablas de
Retención Documental.
La metodología para este proyecto comprendió los siguientes pasos:
6.1. Socialización
Se llevó a cabo una reunión en
el mes de Agosto de 2018 para
la socialización a todos los
funcionarios y contratistas de
apoyo a la gestión de la Edeso
acerca de los alcances de la
Ley 594 del 2000 Ley General
de Archivos, y sobre la
importancia para la entidad de
elaborar y mantener
actualizadas las Tablas de
Retención Documental de
acuerdo a los cambios de
estructuras orgánico
funcionales; la importancia de estas y los beneficios que dicho trabajo representa
en la organización de los archivos; así mismo el plazo establecido por el Archivo
General de la Nación para la presentación ante el Consejo Departamental de
Archivos de este proyecto. Además de realizó una capacitación sobre la importancia
de organizar los documentos adecuadamente tanto en soporte papel como
electrónicos, teniendo en cuenta los correos electrónicos. Igualmente se desarrolló
una capacitación sobre 15 buenas prácticas para la organización de los documentos
de las oficinas. Por último, se aprovechó el espacio para solicitarle a cada uno de
los representantes de las distintas áreas de la Edeso que tuvieran al alcance y con
claridad sus funciones y las normas bajo las cuales desarrollaban su trabajo, esto
para el momento de la ejecución de las encuestas documentales.
Fotografía 1 Socialización Proyecto TRD
6.2. Investigación preliminar sobre la institución y fuentes documentales
Se hizo recopilación de información para conocer el desarrollo estructural de la
institución desde su creación (Norma de creación, estructura orgánica vigente,
manuales de funciones, entre otros), ya que estos documentos son los que dan
cuenta de la misión de la institución y la forma como está organizada y dividido el
trabajo; determinando responsabilidades y funciones que son las que hacen que
exista una producción documental específica.
6.2.1. Estructura Organizacional
El estudio de la estructura orgánica vigente de la entidad, permitió identificar de la
Edeso sus oficinas productoras, la procedencia de los documentos y sus
características de acuerdo a la función básica de cada una de ellas.
La estructura orgánica funcional de la EDESO fue aprobada inicialmente mediante
resolución gerencial Nro. 042 de 2017, pero debido a que este acto administrativo
la oficina de Control Interno aparecía no como un área sino como un cargo, fue
necesario expedir la resolución gerencial 073 de 2019 por la cual se modificó la
estructura orgánica de tal manera que el único cambió fue que la oficina de Control
Interno ya apareciera como un área y no como un cargo.
Por lo cual, cada sección fue codificada de tal manera que se represente la jerarquía
entre ellas. El código que presenta la sección, se compone de tres dígitos, en donde
el digito número uno representa la sección de primer nivel (Gerencia y
Subgerencias, además de la Secretaría General), el segundo dígito representa la
subsecciones de segundo nivel (la EDESO solo presenta una subsección de
segundo nivel la cual es la oficina de Control Interno)
A continuación, se presenta la codificación de las secciones y subsecciones del
organigrama de la EDESO:
Cuadro de Codificación de Secciones
Código Sección Código Subsección
100 Gerencia 110 Control Interno
200 Subgerencia Administrativa y Financiera
300 Secretaría General
400 Subgerencia de Proyectos
500 Subgerencia Técnica
6.2.2. Entrevistas documentales
Estudio de tipos documentales, con base en un instrumento de recopilación de
información directa en las oficinas
productoras de documentos (encuestas).
Con la aplicación de la encuesta se
recopiló información relevante acerca de
cada una de las clases de documentos
tanto soporte papel como electrónico que
se producen en las secciones y
subsecciones. La información contenida
en este instrumento hace relación a la
función dada en las normas que hacen
que se genere o reciba cada uno de los
documentos; las normas que inciden en
su producción o trámite determinado; el flujo administrativo que tiene el original y
cada una de sus copias; el posible valor administrativo, legal, fiscal, contable,
técnico, científico, histórico o cultural; necesidades de conservación de los
documentos en la respectiva oficina en términos de tiempo; la frecuencia de su
producción y la frecuencia de consulta, entre otros aspectos.
Fotografía 2 Entrevistas para estudio de Unidades Documentales
Una vez aplicada la encuesta se obtuvo claridad absoluta de todos los documentos
y trámites llevados a cabo en cada oficina y su posible integración en toda la entidad.
En esta misma fase se hizo un estudio previo de la oficina a encuestar, con una
revisión de la información recopilada previamente perteneciente a cada oficina,
llevando a cabo una proyección de series documentales con el fin de evitar
omisiones por parte del funcionario a entrevistar acerca de la información
relacionada con su producción documental.
6.2.2.1. Formato Encuestas
Se hizo uso de un formato de encuestas basado en las recomendaciones del
Archivo General de la Nación en el Mini Manual de TRD.
Una vez recopilada toda la información se procedió a efectuar su análisis
obteniendo los siguientes resultados:
Identificación de tipos documentales con su respectivo soporte o formato
(papel o electrónico)
Conformación de series documentales.
Valoración documental.
6.2.3. Clasificación Documental
En este paso se elaboró el Cuadro de Clasificación Documental para el organigrama
vigente, con el cual se le dio una estructura jerárquica a las series y Subseries
conformadas.
Se elaboraron dos tipos de Cuadros de Clasificación Documental:
Cuadro de Clasificación Documental General: En este se refleja la totalidad
de las series y subseries documentales que se producen y tramitan en la
EDESO, además en este cuadro de clasificación documental se disponen las
series en orden alfabético y al interior de cada serie documental se
dispusieron sus respectivas subseries documentales también respetando un
orden alfabético. En este primer Cuadro de Clasificación Documental se
asignan los códigos correspondientes a cada serie y subserie teniendo en
cuenta:
o Los códigos para las series y subseries documentales son numéricos.
o Para asignar los códigos a las series y subseries documentales era
necesario primero registrar las series y subseries en orden alfabético
en el formato del Cuadro de Clasificación Documental General.
o Los códigos de las series se asignan de forma consecutiva iniciando
en 01 y terminando en el número que le corresponda a la última serie
documental.
o Los códigos de las subseries documentales son consecutivos al
interior de cada serie documental, iniciando la primera subserie por el
número 01 y finaliza con el número consecutivo que le corresponde a
la última subserie de la misma serie. Por tanto, cuando se va a iniciar
la asignación de códigos a subseries de una nueva serie documental,
la primera subserie inicia de nuevo con el código 01 y termina con el
código que le corresponda a la última subserie de la misma serie
documental.
o Los códigos identifican de manera separada las series documentales
y además dan jerarquía y orden a las subseries documentales de las
que se componen.
La estructura utilizada para el Cuadro de Clasificación Documental General es:
Cuadro de Clasificación Documental por secciones: Una vez finalizado el
Cuadro de Clasificación Documental General, se continuo con el desarrollo
del Cuadro de Clasificación Documental por Secciones, el cual contiene cada
una de las secciones y subsecciones de la estructura organizacional de la
EDESO con las respectivas series y subseries documentales que son su
responsabilidad tanto en la producción como en el trámite. Este Cuadro de
Clasificación Documental se realizó de la siguiente manera:
o El orden de asignación de las secciones y subsecciones es de acuerdo
con la jerarquía dada en el organigrama de la entidad.
o En el campo de código de las secciones y subsecciones se registran
los códigos asignados en el organigrama.
o El campo de código de las series y subseries documentales registran
los códigos que les fueron asignados en el Cuadro de Clasificación
Documental General.
La estructura utilizada para el Cuadro de Clasificación Documental por Secciones
fue:
6.2.4. Criterios generales para la valoración, retención y disposición
de los documentos.
Una vez conformadas las series documentales, se adelantó una primera valoración
documental a nivel de series y subseries, tomando como referencia la retención de
los documentos en las fases de archivo Gestión, Central y la disposición final a elegir
(Conservación Total, Eliminación, Selección y Reproducción en Medios
Tecnológicos) y por último el procedimiento a ejecutar.
6.2.4.1. Valoración y retención documental
La valoración y retención documental se sustentaron en criterios administrativos,
legales e históricos para la entidad, como:
Los términos de reserva legal, caducidad y prescripción de las acciones
legales que podrán recaer sobre los documentos.
El valor de las series documentales como fuente para la reconstrucción de la
historia institucional de la entidad, del municipio de Rionegro y del Oriente
Antioqueño.
Los tiempos mínimos de conservación y retención que están descritos en la
normatividad vigente.
Tiempos de retención suficientes para responder a posibles solicitudes de
entes de control, autoridades administrativas, la ciudadanía, los ex
contratistas y los exfuncionarios de la EDESO.
La importancia de las series documentales para la gestión administrativa, su
valor probatorio ante casos judiciales y la evidencia contable ante los entes
fiscalizadores de los recursos públicos.
Identificación de series documentales que reflejen la creación de
conocimiento y que sirve como fuente de investigación sobre la EDESO y el
municipio.
6.2.4.2. Selección Documental:
La aplicación del procedimiento de selección a las agrupaciones documentales se
hizo con base en los métodos cualitativos en donde primaba ciertas características
de los documentos para ser seleccionados, y el método cuantitativo enfocado a
seleccionar cantidades de la agrupación documental. Para el método cualitativo la
técnica que se usó en mayor medida fue la selección de ejemplares que cumplieran
con características establecidas. Para el método cuantitativo la técnica más
implementada fue la selección aleatoria.
Ambos métodos se basaron en los siguientes criterios:
El porcentaje de selección fue designado según el volumen documental que
se genera de la serie documental.
La importancia de contar para el Archivo Histórico con una muestra
informativa de una serie documental que en su totalidad no posee valores
secundarios, pero que cierta información puede aportar para consultas e
investigaciones.
6.2.4.3. Reproducción en medios tecnológicos:
El medio tecnológico elegido para la reproducción documental es la digitalización,
el criterio principal para la elección de este en las agrupaciones documentales ha
sido la series documentales consideradas históricas y que son de alta consulta
como las actas de los comités, los actos administrativos y los estudios, entre otras,
dicha digitalización se hará con fines archivísticos para ayudar a la conservación del
soporte original al disminuir el contacto físico en la consultas.
6.2.4.4. Eliminación documental:
Las series documentales que tienen como disposición final su eliminación, es debido
a que una vez pierden la totalidad de los valores primarios y no poseen valores
secundarios no amerita su conservación total. Además algunas series
documentales han sido identificadas para su eliminación ya que su información
reposa en otras series documentales, las cuales quedaron relacionadas en el campo
de procedimiento de las TRD.
6.3. Elaboración y presentación de la Tabla de Retención Documental
La tarea final, una vez adelantado el análisis del paso anterior, fue la elaboración de
las Tablas de Retención Documental, para lo cual se ordenó la información
recolectada en un formato predeterminado para Tablas de Retención Documental
propuesto para tal fin por el Archivo General
de la Nación en el acuerdo 04 de 2019 pero
al que se le agregaron otros campos de tal
manera que respondieran a las
necesidades de la entidad, en dicho formato
se identifica la oficina productora, el código
de la oficina, serie y subserie documental
(obtenido de acuerdo a la nomenclatura
dada en la estructura orgánica y el Cuadro
de Clasificación Documental), las series
documentales, el soporte o formato, el
proceso y procedimiento según el Sistema
de Gestión de la Calidad, su periodo de
permanencia en los Archivos de Gestión, en el Archivo Central, la disposición final
(conservación total, eliminación, selección y reproducción en medios tecnológicos)
y el respectivo procedimiento.
Además en este paso se le presentó el primer borrador de las TRD a cada grupo
de trabajo encuestado para obtener sus puntos de vista y aprobación previa al
Comité de Archivo.
6.3.1. Formato Tabla de Retención Documental
Fotografía 3 Presentación del primer borrador de las TRD a las dependencias productoras para su visto bueno
6.3.1.1. Instrucciones para el diligenciamiento del formato de Tablas
de Retención Documental
Entidad Productora: Este campo contiene el nombre de la entidad, en este caso,
de la Empresa de Desarrollo Sostenible “EDESO”.
Oficina Productora: Se registra el nombre de la oficina que produce los
documentos, por ejemplo, Gerencia, Control Interno, etc.
Código: Es el sistema que identifica la oficina productora seguido del código que
corresponde a la serie y separado de un punto el código que corresponde a la
subserie.
Serie y tipos documentales: son el conjunto de unidades documentales,
emanadas de las oficinas como consecuencia del ejercicio de sus funciones
específicas, dichas series documentales relacionan sus correspondientes subseries
y tipología documental.
Soporte o formato: Se consignó al frente de cada tipo documental el soporte en el
que se halla, por ejemplo si es papel para el caso de los documentos físicos; en el
caso de los documentos electrónicos, se indica el formato (PDF, XML, XLS, etc.)
Sistema de Gestión de la Calidad: Proceso y procedimiento: En estos campos se
consigna el proceso y procedimiento de los cuales se producen las series y tipos
documentales.
Retención en años: Se asignó el plazo en términos de tiempo en el que los
documentos deben permanecer en el archivo de gestión o en el archivo central. Esta
permanencia está determinada por la valoración derivada del estudio de la
documentación producida en la oficina.
Archivo de Gestión. Se refiere a la oficina productora, en este caso, hace
referencia a la Gerencia, Control Interno, Subgerencia Administrativa y Financiera,
Secretaría General, Subgerencia de Proyectos y Subgerencia Técnica.
Archivo Central. Se refiere al tiempo de permanencia que tendrán los documentos
en el depósito identificado por EDESO como el Archivo Central y en el cual los
documentos ya no están en Trámite.
Disposición final. Hace referencia a la tercera etapa del ciclo vital, resultado de la
valoración con miras permanentes, a su eliminación, selección por muestreo y/o
microfilmación.
CT: Conservación Total: Dada a aquellos documentos que por su valor histórico
se deben de conservar permanentemente
E: Eliminación: Proceso mediante el cual se destruyen los documentos que han
perdido su valor administrativo, legal o fiscal y que no tienen valor histórico y
carecen de relevancia para la investigación, la ciencia y la tecnología.
MT: En este campo se consigna si es necesario reproducción la serie documental
por un medio técnico como la digitalización o microfilmación.
S: Selección: No se elimina el documento totalmente. Se elige un porcentaje de
muestra aleatoriamente para su conservación, el porcentaje a conservar es
determinado por el Comité Institucional de Gestión y Desempeño.
Procedimiento: En esta columna deben consignarse los procesos aplicados en la
modalidad de muestreo, microfilmación y eliminación.
6.3.2. Codificación Tablas de Retención Documental
Las Tablas de Retención Documental contienen el campo código, en este campo
se asigna tres códigos, el primero corresponde a la oficina productora, el segundo
para la serie documental y otro para la subserie documental:
Código Oficina Código Serie Documental
Código Oficina
Código Serie Documental
Código subserie Documental
6.4. Aprobación
El Decreto 1080 de 2015 establece como instancia asesora del nivel directivo de las
entidades a los Comités Internos de Archivo con la función de aprobar los
instrumentos archivísticos, entre ellos las TRD, pero la circular conjunta 100-0045
de 2018 del DAFP6 y AGN estableció que los comités de archivo debían integrarse
al Comité Institucional de Gestión y Desempeño, por tanto se le presentó a esta
última instancia las Tablas de Retención Documental para su aval en compañía de
los jefes y representantes de las oficinas productoras de los documentos. Se
tomaron en cuenta las sugerencias dadas por el comité y se realizaron las
correcciones pertinentes del caso.
Una vez avaladas las TRD por el Comité Institucional de Gestión y Desempeño, el
paso siguiente fue la aprobación de estas por parte del Gerente mediante acto
administrativo.
Luego se realizó la remisión de las Tablas de Retención Documental al Consejo
Departamental de Archivos para su revisión y convalidación.
5 Asunto: comité de archivo integrado a los comités institucionales de gestión y desempeño 6 Sigla de: Departamento Administrativo de la Función Pública.
Fotografía 4 Reunión Comité Institucional de Gestión y Desempeño para dar aval a las TRD
6.5. Aplicación
Aprobadas las Tablas de Retención Documental por el Consejo Departamental de
Archivos de Antioquia, el Gerente expedirá un acto administrativo donde se ordene
su implementación.
6.5.1. Organización de Archivos
Se realizará una capacitación a los funcionarios de la entidad sobre la aplicación de
las Tablas de Retención Documental y se realizará el plan de transferencias
documentales.
Se realizará la organización de los archivos de gestión, central e histórico
correspondientes a esta Tabla de Retención Documental, documentos
comprendidos desde el momento de aprobación del organigrama actual (con el que
se elaboraron estas TRD) hasta que se haga un nuevo cambio en la estructura
orgánico funcional, se creen nuevas funciones o se produzcan cambios en los
documentos.
La Tabla de Retención Documental se aplicará a partir de su aprobación y servirá
de referente para para la organización y conformación de las series y subseries de
los documentos producidos con anterioridad a su aprobación, siempre y cuando
correspondan a la misma estructura organizacional sobre la cual se basó la
elaboración de la TRD.7
6.5.2. Transferencias Documentales Primarias y secundarias
6.5.2.1. Transferencias Primarias:
Como transferencia se entiende que es el trasladar, cambiar de ubicación, traspasar
o entregar documentos reflejando de esta manera su cambio a otra fase de su ciclo,
en el ámbito archivístico. Además de reflejar que la etapa activa de los documentos
ha concluido, al mismo tiempo, marca el comienzo de la etapa siguiente que es la
semiactiva, los documentos con estas características son idóneos para su
conservación precaucional y custodia en el Archivo de Central.
Los documentos a pesar de ser transferidos no pierden sus valores primarios que
son: administrativos, legal o jurídico, fiscal o contable, siguen siendo objeto de
consulta con menor frecuencia, por lo tanto, pueden ser consultados en cualquier
7 Acuerdo 004 de 2013 expedido por el Archivo General de la Nación.
momento, por este motivo la transferencia primaria se realizará con un registro de
entrega. El instrumento de descripción involucrado de manera directa es el
inventario de transferencia primaria el cual contiene la cantidad de expedientes a
transferir al Archivo de Central.
6.5.2.2. Transferencias secundarias:
La unidad encargada de realizar esta actividad es el Archivo de Central, una vez
que los documentos han concluido con su etapa semiactiva previa valoración
secundaria los documentos son trasladados a la siguiente unidad archivística. En
este sentido, el ciclo vital del documento es evidenciado en su última fase al
permanecer en el Archivo Histórico los documentos con valores secundarios para
su conservación y custodia permanente. Una vez identificados los valores
secundarios es realizada la transferencia secundaria, misma que estará controlada
de manera certera con el inventario de transferencia secundaria, de igual manera
describiendo el volumen documental a transferir.
Cabe mencionar que los documentos cuando son transferidos previa valoración
secundaria pierden sus valores primarios que son: administrativos, legal o jurídico,
fiscal o contable, adquiriendo valores secundarios que son: Cultural, científico,
investigativo e histórico por contener estas características los documentos dan una
aportación sociocultural. En consecuencia la entrega por parte del Archivo Central
debe ser exacta, el inventario realizado contendrá la cantidad exacta de
expedientes, así como el contenido por unidad de conservación (caja), por otro lado,
la recepción por parte del Archivo Histórico a través de una persona designada la
cual revisará detalladamente que la documentación en cuestión cubra lo descrito en
el inventario dando fe y legalidad de que el volumen documental es el correcto.
6.5.3. Ciclo Vital del Documento y creación de las clases de Archivo
La teoría del ciclo vital del documento determina la utilización de tres etapas: activa,
semiactiva e inactiva, para lograr un flujo documental propicio, se debe de apoyar
en cada etapa por una clase o fase de archivo ya sea de Gestión (trámite), central
o histórico, para que en cada una se proporcione un tratamiento especializado a los
documentos, de tal forma que el documento en su etapa activa tendrá relación
estrecha con el Archivo de Gestión y a su vez por medio de la transferencia primaria
dará pie a la transición a su etapa semiactiva quedando sujeta al Archivo Central,
continuando con su ciclo a través de una transferencia secundaria de documentos
en etapa inactiva con valores secundarios a la fase o clase de Archivo Histórico.
Las clases de Archivos según el ciclo vital de documento:
Archivo de gestión: Archivo de la oficina productora que reúne su documentación
en trámite, sometida a continua utilización y consulta administrativa. (Acuerdo 027
de 2006)
Archivo central: Unidad administrativa que coordina y controla el funcionamiento
de los archivos de gestión y reúne los documentos transferidos por los mismos una
vez finalizado su trámite y cuando su consulta es constante. (Acuerdo 027 de 2006)
Archivo histórico: Archivo al cual se transfiere del archivo central o del archivo de
gestión, la documentación que por decisión del correspondiente Comité de Archivo,
debe conservarse permanentemente, dado el valor que adquiere para la
investigación, la ciencia y la cultura. Este tipo de archivo también puede conservar
documentos históricos recibidos por donación, depósito voluntario, adquisición o
expropiación. (Acuerdo 027 de 2006)
6.5.4. Conservación Total y Selección Documental
Las series y subseries documentales que según las Tablas de Retención
Documental son de conservación total o selección, deberán ser conservadas en el
Archivo Histórico en su soporte original, así estas hayan sido digitalizadas o
reproducidas en otro medio técnico tal cual está establecido desde la Ley 594 de
2000, por tanto, por ningún motivo se podrán eliminar los soportes originales de los
documentos considerados de conservación total o selección.
6.5.5. Reproducción en Medios Técnicos.
La reproducción en medios técnicos se aplicará para las series documentales que
hayan sido identificadas con esta disposición final en las TRD, por tanto el proceso
que se deberá llevar a cabo es:
Se llevará a cabo en la etapa semiactiva del ciclo de los documentos, es
decir, cuando estos se encuentren custodiados en el Archivo Central.
La reproducción deberá llevarse a cabo antes de realizar la transferencia
secundaria al Archivo Histórico.
El área responsable de la reproducción en el medio técnico será el Archivo
Central.
El método de reproducción a implementar será la digitalización documental,
la cual se deberá hacer cumpliendo con los parámetros que sobre el tema se
halla dispuesto en directrices El Archivo General de la Nación y a nivel interno
por la EDESO.
6.5.6. Sustentación de la Eliminación Documental
La eliminación de documentos de archivo tanto físico como electrónico, deberá estar
basada en las Tablas de Retención Documental y debe ser aprobado por el Comité
Institucional de Gestión y Desempeño de la EDESO. Los documentos con
disposición final de eliminación documental han sido valorados mediante la
necesidad administrativa de la EDESO y el marco jurídico bajo el cual se rige,
buscando disminuir los procesos administrativos mediante la disminución del
volumen documental innecesario por su poco aporte a la gestión administrativa y la
relevancia a la conformación de la memoria histórica. Adicionalmente se deberá
cumplir con los siguientes procedimientos según el acuerdo 04 de 2019 del AGN:
Previamente y por periodo de 30 días se deberá Publicar en la Página Web
de EDESO(http://www.edeso.gov.co) el inventario de los documentos que
han cumplido su tiempo de retención y que en consecuencia pueden ser
eliminados, de forma que los ciudadanos puedan enviar sus observaciones
sobre este proceso al Consejo Departamental de archivos.
La aprobación de la eliminación de documentos de archivo, tanto en soporte
físico como electrónico, deberá constar de un acta de eliminación de
documentos, la cual suscribirá el presidente y secretario técnico del Comité
Institucional de Gestión y Desempeño.
Las actas de eliminación y el inventario de los documentos que han sido
eliminados se conservaran permanentemente y la EDESO deberá
mantenerlos publicados en su página Web para la consulta. El Archivo
General de la Nación será la última instancia en cuanto la solicitud de la
suspensión de los procesos de eliminación de acuerdo con la naturaleza de
los documentos y su valor legal, testimonial, informativo, cultural, histórico o
científico cuando a su juicio se pueda afectar el patrimonio documental del
país.
La eliminación de documentos se debe llevar a cabo por series y subseries
documentales y no por tipos documentales. Por ningún motivo se puede
eliminar documentos individuales de un expediente o una serie excepto que
se trate de copias idénticas o duplicados.
La eliminación de los documentos en soporte papel deberá hacerse mediante
la técnica de picado total, para los documentos en soporte electrónico se
eliminaran a través de un borrado completo y seguro previa autorización del
Comité Institucional de Gestión y Desempeño.
6.6. Seguimiento y Actualización de las Tablas de Retención Documental
El líder de cada unidad administrativa de la EDESO será el encargado de velar por
la aplicación de las Tablas de Retención Documental y por el cumplimento del Plan
de Transferencias dispuesto por el Comité Institucional de Gestión y Desempeño.
Además de esto, estará pendiente de los cambios que surjan en el trámite de los
documentos consecuencia de los cambios en procedimientos y funciones.
Las solicitudes de cambios a las Tablas de Retención Documental serán llevadas
al Comité Institucional de Gestión y Desempeño, y será éste el encargado de
evaluar la solicitud y aprobarla o rechazarla según lo considere pertinente.
En todo caso el Comité Institucional de Gestión y Desempeño realizará una
evaluación general mínimo una vez al año y realizará los cambios a que dé lugar.
Las Tablas de Retención documental deberán actualizarse según las condiciones
expuestas en el acuerdo 04 de 2019 expedido por el Archivo General de la Nación.
7. CUADRO DE CLASIFICACIÓN DOCUMENTAL
El Cuadro de Clasificación documental es un esquema que refleja la jerarquización
dada a la documentación producida por una institución y en el que se registran las
secciones y subsecciones y las series y Subseries documentales.8
7.1. Cuadro de Clasificación Documental General
El cuadro de Clasificación Documenta General se compone por todas las
agrupaciones a nivel documental (Serie y subserie documental), este se construyó
a partir de las encuestas documentales.
Ver Cuadro de Clasificación Documental General en el CD
8 Acuerdo 027 de 2006 expedido por el Archivo General de la Nación.
CÓDIGO SERIE CÓDIGO SUBSERIE
1 ACCIONES CONSTITUCIONALES
1 Acciones de Cumplimiento
2 Acciones de grupo
3 Acciones de Tutela
4 Acciones populares
2 ACTAS 1 Actas de Comité Coordinador de Control Interno
2 Actas de Comité de Calidad
3 Actas de Comité de Contratación
4 Actas de Comité de Convivencia Laboral
5 Actas de Comité de Emergencia
6 Actas de Comité Institucional de Gestión y Desempeño
7 Actas de Comité Paritario de Salud
8 Actas de Comité Primario
9 Actas de Junta Directiva
10 Actas de Reunión
3 ACUERDOS DE JUNTA DIRECTIVA
4 AUTORIZACIONES DE TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES
5 BOLETINES 1 Boletines de prensa
2 Boletines internos
6 CIRCULARES 1 Circulares informativas
2 Circulares Reglamentarias
7 COMPROBANTES 1 Comprobantes de Egresos
2 Comprobantes de Ingresos
3 Comprobantes de Movimientos Financieros
8 CONCEPTOS 1 Conceptos jurídicos
2 Conceptos técnicos
9 CONTRATOS 1 Contratos de Agencia comercial
2 Contratos de Arrendamiento
3 Contratos de alianzas estratégicas, Colaboración empresarial o asociaciones empresariales
4 Contratos de Ciencia y tecnología
5 Contratos de Comodato
6 Contratos de Compraventa
7 Contratos de Empréstito
CÓDIGO SERIE CÓDIGO SUBSERIE
8 Contratos de Interventoría
9 Contratos de Obra
10 Contratos de Permuta de bienes muebles o inmuebles
11 Contratos de Prestación de Servicios
12 Contratos de prestación de servicios profesionales y de apoyo a la gestión
13 Contratos de Suministros
14 Contratos Interadministrativos
15 Ordenes de Bienes y Servicios u Obra
10 CONTROLES DE EJECUCIÓN DE OBRAS
11 CONVENIOS 1 Convenios de Asociación
2 Convenios de Cooperación
3 Convenios Interadministrativos
12
DECLARACIONES DE TRANSFERENCIA DE LA SEGURIDAD SOCIAL
13 DECLARACIONES TRIBUTARIAS
1 Declaraciones de Impuesto sobre las Ventas - IVA
2 Declaraciones de Industria y Comercio ICA
3 Declaraciones de Renta y Complementarios
4 Declaraciones de Retenciones en la Fuente
14 DERECHOS DE PETICIÓN
15 ESTUDIOS
16 EVENTOS INSTITUCIONALES EXTERNOS
17 HISTORIAS 1 Historias de Equipos
2 Historias Laborales
3 Historias Ocupacionales
4 Historias vehiculares
18 INFORMES 1 Informes a entes de control y vigilancia
2 Informes a otras entidades
3 Informes Contables
4 Informes de Ejecución presupuestal
5 Informes de Evaluación al Control Interno Contable
CÓDIGO SERIE CÓDIGO SUBSERIE
6 Informes de Gestión
7 Informes de Gestión Ambiental y social
8 Informes de Seguimiento a las PQRSD
9 Informes de seguimiento de proyectos Institucionales
10 Informes de Seguimiento y ejecución al plan anticorrupción y atención al ciudadano
11 Informes del estado del sistema de Control Interno
12 Informes Estadísticos
13 Informes Financieros
14 Informes Técnicos
19 INSTRUMENTOS DE CONTROL
1 Consecutivos de comunicaciones oficiales
2 Controles de Backups
3 Registros de Control Administrativos y financieros
4 Registros de control de bienes
5 Registros de control de caja menor
6 Registros de control de componente social
7 Registros de Control de Comunicaciones oficiales
8 Registros de Control de diseño de piezas publicitarias
9 Registros de Control de elementos informáticos
10 Registros de control de entrega de documentos
11 Registros de control de equipos
12 Registros de control del SIG
13 Registros de control de obras
14
Registros de control de préstamos de documentos
15 Registros de Control de proyectos
16 Registros de Control de Seguridad y Salud en el trabajo
17 Registros de control de soporte técnico
18 Registros de control de taller de diseño
19 Registros de datos de entidades
20 Registros de Encuestas
21 Registros de Evaluación de auditores
22 Registros de Evaluación de proveedores
23 Registros de evaluación y control interno
CÓDIGO SERIE CÓDIGO SUBSERIE
24 Reportes y seguimiento de control al SIG
20 INVENTARIOS 1 Inventarios de bienes inmuebles
2 Inventarios de bienes informáticos
3 Inventarios de bienes muebles
4 Inventarios Documentales
21 INVESTIGACIONES DE ACCIDENTES DE TRABAJO
22 LIBROS CONTABLES 1 Libros Auxiliares
2 Libros Mayor y de balance
23 MANUALES 1 Manuales Archivísticos
2 Manuales de Contratación
3 Manuales de Formación y Capacitación, bienestar social y estímulos para los empleados
4 Manuales de Funciones
5 Manuales de Gestión Socio ambiental
6 Manuales de Manejo de Redes Sociales
7 Manuales de Modelo Estándar de Control Interno
8 Manuales de Registro Fotográfico
9 Manuales de Supervisión e Interventoría
10 Manuales de Viáticos y gastos de viaje
11 Manuales de Vocería Institucional
12 Manuales Institucionales de política contable
13 Manuales Institucionales de políticas y protección de datos
24 NÓMINAS
25 PETICIONES, QUEJAS, RECLAMOS, SUGERENCIAS, DENUNCIAS
26 PLANES 1 Planes de Acción Institucional
2 Planes de Adquisiciones de bienes y suministros
3 Planes de Anticorrupción y atención al ciudadano
4 Planes de Capacitación
5 Planes de Gestión Social y Ambiental
6 Planes de Seguridad y Salud en el Trabajo
7 Planes Estratégicos de Comunicaciones
8 Planes Estratégicos de Seguridad Vial
9 Planes Estratégicos Institucionales
CÓDIGO SERIE CÓDIGO SUBSERIE
10 Planes Institucionales de Archivo
27 PRESUPUESTOS
28 PROCESOS 1 Procesos Administrativos
2 Procesos de contratación declarados desiertos
3
Procesos de Elección de representantes a comités
4 Procesos de Selección de personal
5 Procesos Disciplinarios
6 Procesos Judiciales
29 PROGRAMAS 1 Programas de Auditorías al MECI
2 Programas de auditoria al SGC
3 Programas de Bienestar Laboral
4 Programas de Gestión Documental
5 Programas de promoción ambiental y social
6 Programas de promoción de cultura y autocontrol del MECI
7 Programas de Salud y Seguridad en el Trabajo
8 Programas estratégicos de comunicaciones y divulgación
30 PROYECTOS 1 Proyectos de diseño urbanístico
2 Proyectos de Fortalecimiento institucional
3 Proyectos de Infraestructura para la movilidad
4 Proyectos de Obras civiles
5 Proyectos de Servicios públicos
6 Proyectos de vivienda
31 RESOLUCIONES
7.2. Cuadro de Clasificación Documental por Secciones
El Cuadro de Clasificación Documental por secciones refleja las series y subseries
documentales correspondientes a cada una de las unidades administrativas
(dependencias) según el organigrama actual de la EDESO y de acuerdo a las
funciones de estas consignadas en el manual de funciones.
Ver Cuadro de Clasificación por secciones en CD
FONDO CÓDIGO SECCIÓN CÓDIGO SUBSECCIÓN CÓDIGO SERIE CÓDIGO SUBSERIE
EMP
RES
A D
E D
ESA
RR
OLL
O S
OST
ENIB
LE "
EDES
O"
100 GERENCIA 2 ACTAS 8 Actas de Comité Primario
9 Actas de Junta Directiva
10 Actas de Reunión
4 AUTORIZACIONES DE TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES
5 BOLETINES 1 Boletines de prensa
2 Boletines internos
6 CIRCULARES 1 Circulares informativas
2 Circulares Reglamentarias
14 DERECHOS DE PETICIÓN
16 EVENTOS INSTITUCIONALES EXTERNOS
18 INFORMES 1 Informes a entes de control y vigilancia
2 Informes a otras entidades
6 Informes de Gestión
19 INSTURMENTOS DE CONTROL
7 Registros de Control de Comunicaciones oficiales
8 Registros de control de diseño de piezas publicitarias
19 Registros de datos de entidades
20 Registros de Encuestas
FONDO CÓDIGO SECCIÓN CÓDIGO SUBSECCIÓN CÓDIGO SERIE CÓDIGO SUBSERIE
23 MANUALES 6 Manuales de Manejo de Redes Sociales
8 Manuales de Registros Fotográficos
11 Manuales de Vocería Institucional
25 PETICIONES, QUEJAS, RECLAMOS, SUGERENCIAS, DENUNCIAS
26 PLANES 8 Planes Estratégicos de Comunicaciones
29 PROGRAMAS 8 Programas estratégicos de comunicaciones y divulgación
31 RESOLUCIONES
110 Control Interno 2 ACTAS 1 Actas de Comité Coordinador de Control Interno
10 Actas de Reunión
6 CIRCULARES 1 Circulares informativas
14 DERECHOS DE PETICIÓN
18 INFORMES 1 Informes a entes de control y vigilancia
2 Informes a otras entidades
5 Informes de Evaluación al Control Interno Contable
6 Informes de Gestión
FONDO CÓDIGO SECCIÓN CÓDIGO SUBSECCIÓN CÓDIGO SERIE CÓDIGO SUBSERIE
8 Informes de Seguimiento a las PQRSD
10 Informes de Seguimiento y ejecución al plan anticorrupción y atención al ciudadano
11 Informes del estado del sistema de Control Interno
19 INSTRUMENTOS DE CONTROL
23 Registros de evaluación y control interno
23 MANUALES 7 Manuales de Modelo Estándar de Control Interno
25 PETICIONES, QUEJAS, RECLAMOS, SUGERENCIAS, DENUNCIAS
29 PROGRAMAS 1 Programas de Auditorías al MECI
6 Programas de promoción de cultura y autocontrol del MECI
200 Subgerencia Administrativa
y Financiera
2 ACTAS 2 Actas de comité de Calidad
4 Actas de Comité de Convivencia Laboral
5 Actas de Comité de Emergencia
7 Actas de Comité Paritario de Salud
FONDO CÓDIGO SECCIÓN CÓDIGO SUBSECCIÓN CÓDIGO SERIE CÓDIGO SUBSERIE
10 Actas de Reunión
6 CIRCULARES 1 Circulares informativas
2 Circulares reglamentarias
7 COMPROBANTES 1 Comprobantes de Egresos
2 Comprobantes de Ingresos
3 Comprobantes de Movimientos Financieros
8 CONCEPTOS 2 Conceptos técnicos
9 CONTRATOS 12 Contratos de Prestación de servicios profesionales y de apoyo a la gestión
12 DECLARACIONES DE TRANSFERENCIA A LA SEGURIDAD SOCIAL
1 Declaraciones de Transferencia a la seguridad social
13 DECLARACIONES TRIBUTARIAS
1 Declaraciones de Impuesto sobre las Ventas - IVA
2 Declaraciones de Industria y Comercio ICA
3 Declaraciones de Renta y Complementarios
4 Declaraciones de Retenciones en la Fuente
14 DERECHOS DE PETICIÓN
15 ESTUDIOS
17 HISTORIAS 1 Historias de Equipos
2 Historias Laborales
FONDO CÓDIGO SECCIÓN CÓDIGO SUBSECCIÓN CÓDIGO SERIE CÓDIGO SUBSERIE
3 Historias Ocupacionales
4 Historias vehiculares
18 INFORMES 1 Informes a entes de control y vigilancia
2 Informes a otras entidades
3 Informes Contables
4 Informes de Ejecución presupuestal
6 Informes de Gestión
7 Informes de Gestión Ambiental
12 Informes estadísticos
13 Informes Financieros
14 Informes Técnicos
19 INSTRUMENTOS DE CONTROL
1 Consecutivos de comunicaciones oficiales
2 Controles de Backups
3 Registros de control administrativos y financieros
4 Registros de control de bienes
5 Registros de control de caja menor
7 Registros de Control de Comunicaciones oficiales
FONDO CÓDIGO SECCIÓN CÓDIGO SUBSECCIÓN CÓDIGO SERIE CÓDIGO SUBSERIE
9 Registros de Control de elementos informáticos
12 Registros de control del SIG
14 Registros de control de préstamos de documentos
16 Registros de Control de Seguridad y Salud en el trabajo
17 Registros de control de soporte técnico
21 Registros de Evaluación de auditores
24 Reportes y seguimiento de control al SIG
20 INVENTARIOS 1 Inventarios de bienes Inmuebles
2 Inventarios de bienes informáticos
3 Inventarios de bienes muebles
4 Inventarios Documentales
21 INVESTIGACIONES DE ACCIDENTES DE TRABAJO
22 LIBROS CONTABLES 1 Libros Auxiliares
2 Libros Mayor y de balance
23 MANUALES 1 Manuales Archivísticos
FONDO CÓDIGO SECCIÓN CÓDIGO SUBSECCIÓN CÓDIGO SERIE CÓDIGO SUBSERIE
3 Manuales de Formación y Capacitación, bienestar social y estímulos para los empleados
4 Manuales de Funciones
10 Manuales de Viáticos y gastos de viaje
12 Manuales Institucionales de política contable
13 Manuales Institucionales de políticas y protección de datos
24 NÓMINA
25 PETICIONES, QUEJAS, RECLAMOS, SUGERENCIAS, DENUNCIAS
26 PLANES 2 Planes de Adquisiciones de Bienes y Suministros
4 Planes de Capacitación
6 Planes de Seguridad y Salud en el Trabajo
10 Planes Estratégicos de Seguridad Vial
11 Planes Institucionales de Archivo
27 PRESUPUESTOS
FONDO CÓDIGO SECCIÓN CÓDIGO SUBSECCIÓN CÓDIGO SERIE CÓDIGO SUBSERIE
28 PROCESOS 3 Procesos de Elección a representantes a comités
4 Procesos de Selección de personal
5 Procesos Disciplinarios
29 PROGRAMAS 2 Programas de auditoria al SGC
3 Programas de Bienestar Laboral
4 Programas de Gestión Documental
7 Programas de Salud y Seguridad en el Trabajo
300 Secretaría General
1 ACCIONES CONSTITUCIONALES
1 Acciones de Cumplimiento
2 Acciones de grupo
3 Acciones de Tutela
4 Acciones populares
2 ACTAS 3 Actas de Comité de Contratación
10 Actas de Reunión
3 ACUERDOS DE JUNTA DIRECTIVA
6 CIRCULARES 1 Circulares informativas
2 Circulares Reglamentarias
8 CONCEPTOS 1 Conceptos jurídicos
FONDO CÓDIGO SECCIÓN CÓDIGO SUBSECCIÓN CÓDIGO SERIE CÓDIGO SUBSERIE
9 CONTRATOS 1 Contratos de Agencia comercial
2 Contratos de Arrendamiento
3 Contratos de alianzas estratégicas, Colaboración empresarial o asociaciones empresariales
4 Contratos de Ciencia y tecnología
5 Contratos de Comodato
6 Contratos de Compraventa
7 Contratos de Empréstito
8 Contratos de Interventoría
9 Contratos de Obra
10 Contratos de Permuta de bienes muebles o inmuebles
11 Contratos de Prestación de Servicios
12 Contratos de prestación de servicios profesionales y de apoyo a la gestión
13 Contratos de Suministros
14 Contratos Interadministrativos
15 Ordenes de Bienes y Servicios u Obra
12 CONVENIOS 1 Convenios de Asociación
FONDO CÓDIGO SECCIÓN CÓDIGO SUBSECCIÓN CÓDIGO SERIE CÓDIGO SUBSERIE
2 Convenios de Cooperación
3 Convenios Interadministrativos
14 DERECHOS DE PETICIÓN
15 ESTUDIOS
18 INFORMES 1 Informes a entes de control y vigilancia
2 Informes a otras entidades
6 Informes de Gestión
14 Informes Técnicos
23 MANUALES 2 Manuales de Contratación
25 PETICIONES, QUEJAS, RECLAMOS, SUGERENCIAS, DENUNCIAS
28 PROCESOS 1 Procesos Administrativos
2 Procesos de Contratación declarados desiertos
6 Procesos Judiciales
400 Subgerencia de Proyectos
2 ACTAS 6 Actas de Comité Institucional de Gestión y Desempeño
10 Actas de Reunión
6 CIRCULARES 1 Circulares informativas
2 Circulares Reglamentarias
8 CONCEPTOS 2 Conceptos técnicos
FONDO CÓDIGO SECCIÓN CÓDIGO SUBSECCIÓN CÓDIGO SERIE CÓDIGO SUBSERIE
14 DERECHOS DE PETICIÓN
15 ESTUDIOS
18 INFORMES 1 Informes a entes de control y vigilancia
2 Informes a otras entidades
6 Informes de Gestión
9 Informes de seguimiento de proyectos Institucionales
14 Informes Técnicos
19 INSTRUMENTOS DE CONTROL
15 Registros de control de proyectos
20 Registros de encuestas
25 PETICIONES, QUEJAS, RECLAMOS, SUGERENCIAS, DENUNCIAS
26 PLANES 1 Planes de Acción Institucional
3 Planes de Anticorrupción y atención al ciudadano
9 Planes Estratégicos Institucionales
30 PROYECTOS 1 Proyectos de diseño urbanístico
2 Proyectos de fortalecimiento institucional
FONDO CÓDIGO SECCIÓN CÓDIGO SUBSECCIÓN CÓDIGO SERIE CÓDIGO SUBSERIE
3 Proyectos de Infraestructura para la movilidad
4 Proyectos de obras civiles
5 Proyectos de Servicios públicos
6 Proyectos de vivienda
500 Subgerencia Técnica
2 ACTAS 10 Actas de Reunión
6 CIRCULARES 1 Circulares informativas
2 Circulares Reglamentarias
8 CONCEPTOS 2 Conceptos técnicos
11 CONTROL DE EJECUCIÓN DE OBRAS
14 DERECHOS DE PETICIÓN
15 ESTUDIOS
18 INFORMES 1 Informes a entes de control y vigilancia
2 Informes a otras entidades
6 Informes de Gestión
7 Informes de Gestión Ambiental y social
14 Informes Técnicos
19 INSTRUMENTOS DE CONTROL
6 Registros de control componente social
10 Registros de control de entrega de documentos
FONDO CÓDIGO SECCIÓN CÓDIGO SUBSECCIÓN CÓDIGO SERIE CÓDIGO SUBSERIE
13 Registros de control de obras
18 Registros de control de taller de diseño
22 Registros de Evaluación de proveedores
23 MANUALES 5 Manuales de Gestión Socio ambiental
9 Manuales de Supervisión e Interventoría
25 PETICIONES, QUEJAS, RECLAMOS, SUGERENCIAS, DENUNCIAS
26 PLANES 5 Planes de Gestión Social y Ambiental
29 PROGRAMAS 5 Programas de promoción ambiental y social
8. BANCO TERMINOLÓGICO DE SERIES Y SUBSERIES DOCUMENTALES
SEGÚN EL CUADRO DE CLASIFICACIÓN DOCUMENTAL DE LA EDESO Con el fin de facilitar la comprensión de las series documentales registrada en el
Cuadro de Clasificación Documental construido para la EDESO, se diseñó un banco
terminológico “el cual estandariza la denominación de series y subseries
documentales producidas en razón de las funciones administrativas transversales a
la administración pública”9
Objetivo: Describir la definición de las Series y Subseries en las que se encuentran
agrupados los documentos del Fondo Documental de la EDESO.
Alcance: Series y Subseries definidas en el Cuadro de Clasificación Documental
correspondientes a la Tabla de Retención Documental de la EDESO.
El Banco Terminológico versión PDF se halla en la carpeta de anexos subcarpeta
10.7 del CD de las TRD.
Ver Banco Terminológico
9 Definición tomada de la página web del Archivo General de la Nación de Colombia.
9. TABLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL FONDO DOCUMENTAL
EDESO El diseño de las Tablas de Retención Documental se realizó de acuerdo al formato
normalizado por el Archivo General de la Nación. Para establecer los tiempos de
retención y la disposición final de cada documento se tuvo en cuenta el trámite, la
regularidad de consulta y las disposiciones legales vigentes para cada uno de ellos
y el soporte documental en que se encuentra registrada la información.
Esta TRD fue elaborada a partir de la estructura vigente aprobada mediante las
resoluciones 042 de 2017 y 073 de 2019.
Ver la Tabla de Retención Documental formato XLS (Excel) en el CD
ENTIDAD PRODUCTORA: Empresa de Desarrollo Sostenible del Oriente - EDESO OFICINA PRODUCTORA: Gerencia
82 CONVENCIONES CT = Conservación Total Mt= Medio Tecnológico Firma de los Responsables: E = Eliminación S = Selección Fecha: 5 de Diciembre de 2018
CÓDIGO SERIES Y TIPOS
DOCUMENTALES
SOPORTE O FORMATO SISTEMA DE GESTIÓN DE
LA CALIDAD RETENCIÓN
DISPOSICIÓN FINAL
PROCEDIMIENTO IDENTIFICACIÓN DE LA UNIDAD DOCUMENTAL Físico Electrónico Proceso Procedimiento
Archivo de
Gestión
Archivo Central
CT E MT S
100-02 ACTAS
100-02.08 Actas de Comité Primario
Papel Papel
Direccionamiento Estratégi
co
N/A 1 4 X X
Una vez cumplido el tiempo de retención en el Archivo de Gestión y en el archivo central, se conserva en su totalidad en el Archivo Histórico porque la subserie soporta decisiones administrativas. Acuerdo Municipal de Rionegro 005 de 2016. Antes de realizar la transferencia al Archivo histórico, se deberá aplicar la digitalización como técnica de reproducción con el objetivo de ayudar a la conservación del soporte original.
Por nombre del comité y por año - Acta de comité primario
- Listado de asistencia
100-02.09 Actas de Junta Directiva N/A 1 4 X X Por año
ENTIDAD PRODUCTORA: Empresa de Desarrollo Sostenible del Oriente - EDESO OFICINA PRODUCTORA: Gerencia
83 CONVENCIONES CT = Conservación Total Mt= Medio Tecnológico Firma de los Responsables: E = Eliminación S = Selección Fecha: 5 de Diciembre de 2018
CÓDIGO SERIES Y TIPOS
DOCUMENTALES
SOPORTE O FORMATO SISTEMA DE GESTIÓN DE
LA CALIDAD RETENCIÓN
DISPOSICIÓN FINAL
PROCEDIMIENTO IDENTIFICACIÓN DE LA UNIDAD DOCUMENTAL Físico Electrónico Proceso Procedimiento
Archivo de
Gestión
Archivo Central
CT E MT S
- Acta de Junta Directiva - Listado de asistencia
Papel Papel
Direccionamiento Estratégi
co
Una vez cumplido el tiempo de retención en el Archivo de Gestión y en el archivo central, se conserva en su totalidad en el Archivo Histórico porque la subserie soporta decisiones administrativas. Acuerdo Municipal de Rionegro 005 de 2016. Antes de realizar la transferencia al Archivo histórico, se deberá aplicar la digitalización como técnica de reproducción con el objetivo de ayudar a la conservación del soporte original.
100-02.10 Actas de Reunión N/A 1 4 X X
ENTIDAD PRODUCTORA: Empresa de Desarrollo Sostenible del Oriente - EDESO OFICINA PRODUCTORA: Gerencia
84 CONVENCIONES CT = Conservación Total Mt= Medio Tecnológico Firma de los Responsables: E = Eliminación S = Selección Fecha: 5 de Diciembre de 2018
CÓDIGO SERIES Y TIPOS
DOCUMENTALES
SOPORTE O FORMATO SISTEMA DE GESTIÓN DE
LA CALIDAD RETENCIÓN
DISPOSICIÓN FINAL
PROCEDIMIENTO IDENTIFICACIÓN DE LA UNIDAD DOCUMENTAL Físico Electrónico Proceso Procedimiento
Archivo de
Gestión
Archivo Central
CT E MT S
- FO-MC-02 Acta de Reunión - FO-GH-14 Listado de asistencia
Papel Papel
Direccionamiento Estratégi
co
Una vez cumplido el tiempo de retención en el Archivo de Gestión y en el archivo central, se conserva en su totalidad en el Archivo Histórico porque la subserie soporta decisiones administrativas. Acuerdo Municipal de Rionegro 005 de 2016. Antes de realizar la transferencia al Archivo histórico, se deberá aplicar la digitalización como técnica de reproducción con el objetivo de ayudar a la conservación del soporte original.
Por nombre del grupo de trabajo y
año
100-04 AUTORIZACIONES DE TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES
ENTIDAD PRODUCTORA: Empresa de Desarrollo Sostenible del Oriente - EDESO OFICINA PRODUCTORA: Gerencia
85 CONVENCIONES CT = Conservación Total Mt= Medio Tecnológico Firma de los Responsables: E = Eliminación S = Selección Fecha: 5 de Diciembre de 2018
CÓDIGO SERIES Y TIPOS
DOCUMENTALES
SOPORTE O FORMATO SISTEMA DE GESTIÓN DE
LA CALIDAD RETENCIÓN
DISPOSICIÓN FINAL
PROCEDIMIENTO IDENTIFICACIÓN DE LA UNIDAD DOCUMENTAL Físico Electrónico Proceso Procedimiento
Archivo de
Gestión
Archivo Central
CT E MT S
- FO-GC-02 Autorización de uso de imagen mayores de edad - FO-GC-03 Autorización de uso de imagen menores de edad
Papel
Papel
Comunicaciones
PR-GC-01 Comunicación organizacional
5 10 X
Una vez cumplido el tiempo de retención en el Archivo de Gestión y en el archivo central, se debe eliminar por medio de picado previa autorización del Comité Institucional de Gestión y Desempeño al no poseer valores secundarios. Esta subserie se conserva por 15 años como tiempo precaucional para que la EDESO cuente con un respaldo legal en caso de alguna posible demanda por el uso inadecuado de las imágenes. Ley 1581 de 2012. Decreto 1377 de 2013
Por vigencia y menor o mayor de
edad
100-05 BOLETINES
100-05.01 Boletines de Prensa 1 8 X
ENTIDAD PRODUCTORA: Empresa de Desarrollo Sostenible del Oriente - EDESO OFICINA PRODUCTORA: Gerencia
86 CONVENCIONES CT = Conservación Total Mt= Medio Tecnológico Firma de los Responsables: E = Eliminación S = Selección Fecha: 5 de Diciembre de 2018
CÓDIGO SERIES Y TIPOS
DOCUMENTALES
SOPORTE O FORMATO SISTEMA DE GESTIÓN DE
LA CALIDAD RETENCIÓN
DISPOSICIÓN FINAL
PROCEDIMIENTO IDENTIFICACIÓN DE LA UNIDAD DOCUMENTAL Físico Electrónico Proceso Procedimiento
Archivo de
Gestión
Archivo Central
CT E MT S
- Boletín de Prensa
Papel
PDF Comunicaciones
PR-GC-01 Comunicación organizacional
Una vez cumplido el tiempo de retención en el Archivo de Gestión y en el Archivo Central, esta subserie documental es de conservación permanente en el Archivo Histórico ya que evidencia hacia la comunidad la gestión realizada y el desarrollo del cumplimiento de la misión institucional, por lo cual se convierte en un aporte para la reconstrucción de la historia institucional. Ley 1712 de 2014. Directiva Presidencial 05 de 2014. Directiva Presidencial 003 del 2 de abril de 2019. Para los documentos electrónicos, se deberán implementar estrategias de preservación a largo plazo para garantizar la autenticidad, integridad, fiabilidad y
Por año y por mes de los boletines de
prensa
ENTIDAD PRODUCTORA: Empresa de Desarrollo Sostenible del Oriente - EDESO OFICINA PRODUCTORA: Gerencia
87 CONVENCIONES CT = Conservación Total Mt= Medio Tecnológico Firma de los Responsables: E = Eliminación S = Selección Fecha: 5 de Diciembre de 2018
CÓDIGO SERIES Y TIPOS
DOCUMENTALES
SOPORTE O FORMATO SISTEMA DE GESTIÓN DE
LA CALIDAD RETENCIÓN
DISPOSICIÓN FINAL
PROCEDIMIENTO IDENTIFICACIÓN DE LA UNIDAD DOCUMENTAL Físico Electrónico Proceso Procedimiento
Archivo de
Gestión
Archivo Central
CT E MT S
disponibilidad de la información.
100-05.02 Boletines Internos 1 4 X
ENTIDAD PRODUCTORA: Empresa de Desarrollo Sostenible del Oriente - EDESO OFICINA PRODUCTORA: Gerencia
88 CONVENCIONES CT = Conservación Total Mt= Medio Tecnológico Firma de los Responsables: E = Eliminación S = Selección Fecha: 5 de Diciembre de 2018
CÓDIGO SERIES Y TIPOS
DOCUMENTALES
SOPORTE O FORMATO SISTEMA DE GESTIÓN DE
LA CALIDAD RETENCIÓN
DISPOSICIÓN FINAL
PROCEDIMIENTO IDENTIFICACIÓN DE LA UNIDAD DOCUMENTAL Físico Electrónico Proceso Procedimiento
Archivo de
Gestión
Archivo Central
CT E MT S
- Boletín Interno
PDF Comunicaciones
PR-GC-01 Comunicación organizacional
Una vez cumplido el tiempo de retención en el Archivo de Gestión y en el archivo central, se debe eliminar por borrado completo y seguro ya que trata de temas internos y carecen de valores secundarios, además la información se halla condensada en los informes de gestión. Directiva Presidencial 003 del 2 de abril de 2019.
Por año y por mes de los boletines de
prensa
100-06 CIRCULARES
100-06.01 Circulares Informativas N/A 1 4 X
ENTIDAD PRODUCTORA: Empresa de Desarrollo Sostenible del Oriente - EDESO OFICINA PRODUCTORA: Gerencia
89 CONVENCIONES CT = Conservación Total Mt= Medio Tecnológico Firma de los Responsables: E = Eliminación S = Selección Fecha: 5 de Diciembre de 2018
CÓDIGO SERIES Y TIPOS
DOCUMENTALES
SOPORTE O FORMATO SISTEMA DE GESTIÓN DE
LA CALIDAD RETENCIÓN
DISPOSICIÓN FINAL
PROCEDIMIENTO IDENTIFICACIÓN DE LA UNIDAD DOCUMENTAL Físico Electrónico Proceso Procedimiento
Archivo de
Gestión
Archivo Central
CT E MT S
- Circular informativa
Papel Correo
electrónico
Direccionamiento Estratégi
co
Transcurrido el tiempo de custodia en el Archivo de Gestión y en el Archivo Central, se elimina la totalidad de la subserie ya que no posee valores secundarios. Los documentos físicos se eliminan a través de la técnica de picado. Esta serie documental tienen asociados mensajes de correo electrónico, los cuales están almacenados en las cuentas de correo electrónico propiedad de la EDESO, por tanto una vez cumpla con el tiempo de retención, se procederá a realizar el borrado completo y seguro de los correos electrónicos relacionados con esta subserie documental previa autorización del comité Institucional de Gestión y Desempeño. Ley 594 de 2000 art 11,
Por año y por Internas
y Externas
ENTIDAD PRODUCTORA: Empresa de Desarrollo Sostenible del Oriente - EDESO OFICINA PRODUCTORA: Gerencia
90 CONVENCIONES CT = Conservación Total Mt= Medio Tecnológico Firma de los Responsables: E = Eliminación S = Selección Fecha: 5 de Diciembre de 2018
CÓDIGO SERIES Y TIPOS
DOCUMENTALES
SOPORTE O FORMATO SISTEMA DE GESTIÓN DE
LA CALIDAD RETENCIÓN
DISPOSICIÓN FINAL
PROCEDIMIENTO IDENTIFICACIÓN DE LA UNIDAD DOCUMENTAL Físico Electrónico Proceso Procedimiento
Archivo de
Gestión
Archivo Central
CT E MT S
12, 16. Acuerdo 060 de 2000.
100-06.02 Circulares Reglamentarias N/A 1 4 X
ENTIDAD PRODUCTORA: Empresa de Desarrollo Sostenible del Oriente - EDESO OFICINA PRODUCTORA: Gerencia
91 CONVENCIONES CT = Conservación Total Mt= Medio Tecnológico Firma de los Responsables: E = Eliminación S = Selección Fecha: 5 de Diciembre de 2018
CÓDIGO SERIES Y TIPOS
DOCUMENTALES
SOPORTE O FORMATO SISTEMA DE GESTIÓN DE
LA CALIDAD RETENCIÓN
DISPOSICIÓN FINAL
PROCEDIMIENTO IDENTIFICACIÓN DE LA UNIDAD DOCUMENTAL Físico Electrónico Proceso Procedimiento
Archivo de
Gestión
Archivo Central
CT E MT S
- Circular Reglamentaria
Papel Correo
electrónico
Direccionamiento Estratégi
co
Transcurrido el tiempo de custodia en el Archivo de Gestión y Archivo Central, se conserva en su totalidad en el Archivo Histórico porque la subserie posee valores secundarios. Acuerdo 060 del 2001, Ley 594 de 2000 art 11, 12, 16. Esta serie documental tienen asociados mensajes de correo electrónico, los cuales están almacenados en las cuentas de correo electrónico propiedad de la EDESO y deberá garantizarse su preservación a largo plazo como documentos electrónicos históricos.
Por año y por Internas
y Externas
100-14 DERECHOS DE PETICIÓN
ENTIDAD PRODUCTORA: Empresa de Desarrollo Sostenible del Oriente - EDESO OFICINA PRODUCTORA: Gerencia
92 CONVENCIONES CT = Conservación Total Mt= Medio Tecnológico Firma de los Responsables: E = Eliminación S = Selección Fecha: 5 de Diciembre de 2018
CÓDIGO SERIES Y TIPOS
DOCUMENTALES
SOPORTE O FORMATO SISTEMA DE GESTIÓN DE
LA CALIDAD RETENCIÓN
DISPOSICIÓN FINAL
PROCEDIMIENTO IDENTIFICACIÓN DE LA UNIDAD DOCUMENTAL Físico Electrónico Proceso Procedimiento
Archivo de
Gestión
Archivo Central
CT E MT S
- Derecho de petición - Respuesta
Papel Papel
Correo electr Correo electr
Mejora continua
PR-MC-04 Atención de
PQRSF 1 4 X
Transcurrido el tiempo de custodia en el Archivo de Gestión y Archivo Central, seleccionar cualitativamente el 100% de los derechos de petición relacionados con los derechos humanos, el restante se destruye por picado si están en soporte papel. Transfiérase la muestra seleccionada al Archivo Histórico. Esta serie documental tiene asociados mensajes de correo electrónico, los cuales están almacenados en las cuentas de correo electrónico propiedad de la EDESO, a los cuales deberá aplicarse el mismo procedimiento de selección anterior, los documentos no seleccionados deberán ser eliminador por medio de un borrado completo y seguro.
Por año
ENTIDAD PRODUCTORA: Empresa de Desarrollo Sostenible del Oriente - EDESO OFICINA PRODUCTORA: Gerencia
93 CONVENCIONES CT = Conservación Total Mt= Medio Tecnológico Firma de los Responsables: E = Eliminación S = Selección Fecha: 5 de Diciembre de 2018
CÓDIGO SERIES Y TIPOS
DOCUMENTALES
SOPORTE O FORMATO SISTEMA DE GESTIÓN DE
LA CALIDAD RETENCIÓN
DISPOSICIÓN FINAL
PROCEDIMIENTO IDENTIFICACIÓN DE LA UNIDAD DOCUMENTAL Físico Electrónico Proceso Procedimiento
Archivo de
Gestión
Archivo Central
CT E MT S
Constitución política de Colombia artículo 23. Ley 1755 de 2015
100-16 EVENTOS INSTITUCIONALES EXTERNOS
ENTIDAD PRODUCTORA: Empresa de Desarrollo Sostenible del Oriente - EDESO OFICINA PRODUCTORA: Gerencia
94 CONVENCIONES CT = Conservación Total Mt= Medio Tecnológico Firma de los Responsables: E = Eliminación S = Selección Fecha: 5 de Diciembre de 2018
CÓDIGO SERIES Y TIPOS
DOCUMENTALES
SOPORTE O FORMATO SISTEMA DE GESTIÓN DE
LA CALIDAD RETENCIÓN
DISPOSICIÓN FINAL
PROCEDIMIENTO IDENTIFICACIÓN DE LA UNIDAD DOCUMENTAL Físico Electrónico Proceso Procedimiento
Archivo de
Gestión
Archivo Central
CT E MT S
- Registro Fotográfico - Registro de Audio - Registro Audiovisual
JPG BWF
JPEG2000-M
Comunicaciones
PR-GC-01 Comunicación organizacional
1 8 X
Transcurrido el tiempo de custodia en el Archivo de Gestión y Archivo Central, se conserva en su totalidad en el Archivo Histórico porque la subserie posee valores secundarios. Ley 1712 de 2014. Directiva Presidencial 05 de 2014. Directiva Presidencial 003 del 2 de abril de 2019. Para los documentos electrónicos se deberán llevar a cabo estrategias de preservación a largo plazo para garantizar la autenticidad, fiabilidad, integridad y disponibilidad de la información electrónica. Los formatos de los documentos electrónicos, son los recomendados por el Archivo General de la Nación para la preservación a largo
Por año y por nombre del evento
ENTIDAD PRODUCTORA: Empresa de Desarrollo Sostenible del Oriente - EDESO OFICINA PRODUCTORA: Gerencia
95 CONVENCIONES CT = Conservación Total Mt= Medio Tecnológico Firma de los Responsables: E = Eliminación S = Selección Fecha: 5 de Diciembre de 2018
CÓDIGO SERIES Y TIPOS
DOCUMENTALES
SOPORTE O FORMATO SISTEMA DE GESTIÓN DE
LA CALIDAD RETENCIÓN
DISPOSICIÓN FINAL
PROCEDIMIENTO IDENTIFICACIÓN DE LA UNIDAD DOCUMENTAL Físico Electrónico Proceso Procedimiento
Archivo de
Gestión
Archivo Central
CT E MT S
plazo, en la "G.INF.07 Guía para la gestión de documentos y expedientes electrónicos".
100-18 INFORMES
100-18.01 Informes a entes de Control y vigilancia
PR-GCI-01
Control 1 9 X
Transcurrido el tiempo de custodia en el
Por año y por nombre del ente
ENTIDAD PRODUCTORA: Empresa de Desarrollo Sostenible del Oriente - EDESO OFICINA PRODUCTORA: Gerencia
96 CONVENCIONES CT = Conservación Total Mt= Medio Tecnológico Firma de los Responsables: E = Eliminación S = Selección Fecha: 5 de Diciembre de 2018
CÓDIGO SERIES Y TIPOS
DOCUMENTALES
SOPORTE O FORMATO SISTEMA DE GESTIÓN DE
LA CALIDAD RETENCIÓN
DISPOSICIÓN FINAL
PROCEDIMIENTO IDENTIFICACIÓN DE LA UNIDAD DOCUMENTAL Físico Electrónico Proceso Procedimiento
Archivo de
Gestión
Archivo Central
CT E MT S
- Informe a ente de control y vigilancia - Comunicado remisorio
Papel Papel
Evaluación y
Control
Interno PR-GCI-02 Gestión de
evaluación y control Interno
Archivo de Gestión y Archivo Central, se conserva en su totalidad en el Archivo Histórico porque la subserie posee valores secundarios. Constitución Política de Colombia Art 119 y 278. Ley 734 de 2002. Ley 1712 de 2014, Circular 03 de 2015 expedida por el AGN
de control y vigilancia
100-18.02 Informes a otras entidades
Papel Papel Papel
Evaluació
n y Control
PR-GCI-01 Control Interno
PR-GCI-02 Gestión de
evaluación y control Interno
1 4 X
Una vez cumplido el tiempo de retención en el Archivo de Gestión y en el archivo central, se debe eliminar mediante picado ya que la subserie carece valores secundarios, previa autorización del Comité Institucional de Gestión y Desempeño. Constitución Política de
Por año - Solicitud de informe - Informe - Comunicado remisorio
ENTIDAD PRODUCTORA: Empresa de Desarrollo Sostenible del Oriente - EDESO OFICINA PRODUCTORA: Gerencia
97 CONVENCIONES CT = Conservación Total Mt= Medio Tecnológico Firma de los Responsables: E = Eliminación S = Selección Fecha: 5 de Diciembre de 2018
CÓDIGO SERIES Y TIPOS
DOCUMENTALES
SOPORTE O FORMATO SISTEMA DE GESTIÓN DE
LA CALIDAD RETENCIÓN
DISPOSICIÓN FINAL
PROCEDIMIENTO IDENTIFICACIÓN DE LA UNIDAD DOCUMENTAL Físico Electrónico Proceso Procedimiento
Archivo de
Gestión
Archivo Central
CT E MT S
Colombia Art 119 y 278. Ley 734 de 2002. Ley 1712 de 2014 Ley 1712 de 2014.
100-18.06 Informes de Gestión
Papel Papel
Direccionamiento Estratégi
co
N/A 1 4 X
X
Transcurrido el tiempo de custodia en el Archivo de Gestión y Archivo Central, se conserva en su totalidad en el Archivo Histórico porque la subserie posee valores secundarios. Circular 03 de 2015 Archivo General de la Nación. Antes de realizar la transferencia al Archivo Histórico, se debe realizar el respaldo en un medio tecnológico como la digitalización para aportar a la conservación de los soportes originales
Por año - Informe de Gestión - Comunicado Remisorio
ENTIDAD PRODUCTORA: Empresa de Desarrollo Sostenible del Oriente - EDESO OFICINA PRODUCTORA: Gerencia
98 CONVENCIONES CT = Conservación Total Mt= Medio Tecnológico Firma de los Responsables: E = Eliminación S = Selección Fecha: 5 de Diciembre de 2018
CÓDIGO SERIES Y TIPOS
DOCUMENTALES
SOPORTE O FORMATO SISTEMA DE GESTIÓN DE
LA CALIDAD RETENCIÓN
DISPOSICIÓN FINAL
PROCEDIMIENTO IDENTIFICACIÓN DE LA UNIDAD DOCUMENTAL Físico Electrónico Proceso Procedimiento
Archivo de
Gestión
Archivo Central
CT E MT S
evitando su manipulación física.
100-19 INSTRUMENTOS DE CONTROL
100-19-07 Registros de Control de Comunicaciones oficiales
Gestión Docume
ntal N/A 1 4 X
Transcurrido el tiempo de custodia en el Archivo de Gestión y
Por año
ENTIDAD PRODUCTORA: Empresa de Desarrollo Sostenible del Oriente - EDESO OFICINA PRODUCTORA: Gerencia
99 CONVENCIONES CT = Conservación Total Mt= Medio Tecnológico Firma de los Responsables: E = Eliminación S = Selección Fecha: 5 de Diciembre de 2018
CÓDIGO SERIES Y TIPOS
DOCUMENTALES
SOPORTE O FORMATO SISTEMA DE GESTIÓN DE
LA CALIDAD RETENCIÓN
DISPOSICIÓN FINAL
PROCEDIMIENTO IDENTIFICACIÓN DE LA UNIDAD DOCUMENTAL Físico Electrónico Proceso Procedimiento
Archivo de
Gestión
Archivo Central
CT E MT S
- Registro de redireccionamiento de comunicación oficial - Registro de entrega de PQRSD
Papel
Papel
Archivo Central, se elimina por medio de picado la totalidad de la subserie al no poseer valores secundarios, previa autorización del Comité Institucional de Gestión y Desempeño, además la información se encuentra contenida en los comunicados que fueron archivados en las diferentes unidades documentales según el trámite al que pertenecen. Ley 594 de 2000, Acuerdo 060 de 2000 del AGN.
100-19.08 Registros de control de diseño de piezas publicitarias
Papel
CR-GC-01 Comunicaciones
PR-GC-01 Comunicación organizacional
2 0 X
Transcurrido el tiempo de custodia en el Archivo de Gestión y Archivo Central, se elimina por medio de picado la totalidad de la subserie al no poseer valores secundarios, previa autorización del Comité Institucional de Gestión y Desempeño. Directiva Presidencial
Por año
- FO-GC-01 Solicitud interna de comunicaciones
ENTIDAD PRODUCTORA: Empresa de Desarrollo Sostenible del Oriente - EDESO OFICINA PRODUCTORA: Gerencia
100 CONVENCIONES CT = Conservación Total Mt= Medio Tecnológico Firma de los Responsables: E = Eliminación S = Selección Fecha: 5 de Diciembre de 2018
CÓDIGO SERIES Y TIPOS
DOCUMENTALES
SOPORTE O FORMATO SISTEMA DE GESTIÓN DE
LA CALIDAD RETENCIÓN
DISPOSICIÓN FINAL
PROCEDIMIENTO IDENTIFICACIÓN DE LA UNIDAD DOCUMENTAL Físico Electrónico Proceso Procedimiento
Archivo de
Gestión
Archivo Central
CT E MT S
003 del 2 de abril de 2019.
100-19.19 Registros de datos de entidades
XLS CR-GC-01 Comunicaciones
PR-GC-01 Comunicación organizacional
2 0
Transcurrido el tiempo de custodia en el Archivo de Gestión y Archivo Central, se elimina por medio de borrado completo y seguro la totalidad de la subserie al no poseer valores secundarios, previa autorización del Comité Institucional de Gestión y Desempeño.
Por año - Registro de datos de entidades para relaciones públicas
120-19.20 Registros de Encuestas
Papel CR-GC-01 Comunicaciones
PR-GC-01 Comunicación organizacional
1 4 X
Transcurrido el tiempo de custodia en el Archivo de Gestión y Archivo Central, se elimina por medio de picado la totalidad de la subserie al no poseer valores secundarios, previa autorización del Comité Institucional de
Por año FO-GC-04 Encuestas de comunicaciones
ENTIDAD PRODUCTORA: Empresa de Desarrollo Sostenible del Oriente - EDESO OFICINA PRODUCTORA: Gerencia
101 CONVENCIONES CT = Conservación Total Mt= Medio Tecnológico Firma de los Responsables: E = Eliminación S = Selección Fecha: 5 de Diciembre de 2018
CÓDIGO SERIES Y TIPOS
DOCUMENTALES
SOPORTE O FORMATO SISTEMA DE GESTIÓN DE
LA CALIDAD RETENCIÓN
DISPOSICIÓN FINAL
PROCEDIMIENTO IDENTIFICACIÓN DE LA UNIDAD DOCUMENTAL Físico Electrónico Proceso Procedimiento
Archivo de
Gestión
Archivo Central
CT E MT S
Gestión y Desempeño. Ley 1712 de 2014. Decreto 2623 de 2009
100-23 MANUALES
100-23.06 Manuales de Manejo de Redes Sociales
CR-GC-01 Comunicaciones
PR-GC-01 Comunicación organizacional
1 8 X
Una vez cumplido el tiempo de retención en el Archivo de Gestión y en el Archivo Central, esta subserie documental es de conservación permanente en el Archivo Histórico ya que posee valores secundarios, toda vez que a través de estos manuales se evidencia el desarrollo institucional de la entidad. Circular Presidencial 01 del 22 de marzo de 2019. Directiva Presidencial 05 de 2014. Directiva Presidencial 003 del 2 de abril de 2019.
Por nombre del manual - MN-GC-04 Manual de
manejo de redes sociales
ENTIDAD PRODUCTORA: Empresa de Desarrollo Sostenible del Oriente - EDESO OFICINA PRODUCTORA: Gerencia
102 CONVENCIONES CT = Conservación Total Mt= Medio Tecnológico Firma de los Responsables: E = Eliminación S = Selección Fecha: 5 de Diciembre de 2018
CÓDIGO SERIES Y TIPOS
DOCUMENTALES
SOPORTE O FORMATO SISTEMA DE GESTIÓN DE
LA CALIDAD RETENCIÓN
DISPOSICIÓN FINAL
PROCEDIMIENTO IDENTIFICACIÓN DE LA UNIDAD DOCUMENTAL Físico Electrónico Proceso Procedimiento
Archivo de
Gestión
Archivo Central
CT E MT S
El total de la serie documental se transfiere en su soporte original y se deberán llevar a cabo estrategias de preservación a largo plazo para garantizar la autenticidad, fiabilidad, integridad y disponibilidad de la información electrónica.
100-23.08 Manuales de Registros Fotográficos
1 8 X Una vez cumplido el tiempo de retención en
Por nombre del manual
ENTIDAD PRODUCTORA: Empresa de Desarrollo Sostenible del Oriente - EDESO OFICINA PRODUCTORA: Gerencia
103 CONVENCIONES CT = Conservación Total Mt= Medio Tecnológico Firma de los Responsables: E = Eliminación S = Selección Fecha: 5 de Diciembre de 2018
CÓDIGO SERIES Y TIPOS
DOCUMENTALES
SOPORTE O FORMATO SISTEMA DE GESTIÓN DE
LA CALIDAD RETENCIÓN
DISPOSICIÓN FINAL
PROCEDIMIENTO IDENTIFICACIÓN DE LA UNIDAD DOCUMENTAL Físico Electrónico Proceso Procedimiento
Archivo de
Gestión
Archivo Central
CT E MT S
- MN-GC-03 Manual de registro fotográfico
CR-GC-01 Comunicaciones
PR-GC-01 Comunicación organizacional
el Archivo de Gestión y en el Archivo Central, esta subserie documental es de conservación permanente en el Archivo Histórico ya que posee valores secundarios, toda vez que a través de estos manuales se evidencia el desarrollo institucional de la entidad. Directiva Presidencial 05 de 2014. Directiva Presidencial 003 del 2 de abril de 2019. El total de la serie documental se transfiere en su soporte original y se deberán llevar a cabo estrategias de preservación a largo plazo para garantizar la autenticidad, fiabilidad, integridad y disponibilidad de la información electrónica.
ENTIDAD PRODUCTORA: Empresa de Desarrollo Sostenible del Oriente - EDESO OFICINA PRODUCTORA: Gerencia
104 CONVENCIONES CT = Conservación Total Mt= Medio Tecnológico Firma de los Responsables: E = Eliminación S = Selección Fecha: 5 de Diciembre de 2018
CÓDIGO SERIES Y TIPOS
DOCUMENTALES
SOPORTE O FORMATO SISTEMA DE GESTIÓN DE
LA CALIDAD RETENCIÓN
DISPOSICIÓN FINAL
PROCEDIMIENTO IDENTIFICACIÓN DE LA UNIDAD DOCUMENTAL Físico Electrónico Proceso Procedimiento
Archivo de
Gestión
Archivo Central
CT E MT S
100-23.11 Manuales de Vocería Institucional
PDF CR-GC-01 Comunicaciones
PR-GC-01 Comunicación organizacional
1 8 X
Una vez cumplido el tiempo de retención en el Archivo de Gestión y en el Archivo Central, esta subserie documental es de conservación permanente en el Archivo Histórico ya que posee valores secundarios, toda vez que a través de estos manuales se evidencia el desarrollo institucional de la entidad. Directiva Presidencial 05 de 2014. Directiva Presidencial 003 del 2 de abril de 2019. El total de la serie documental se transfiere en su soporte original y se deberán llevar a cabo estrategias de preservación a largo plazo para garantizar la autenticidad, fiabilidad, integridad y
Por nombre del manual - MN-GC-01 Manual de
Vocería Institucional
ENTIDAD PRODUCTORA: Empresa de Desarrollo Sostenible del Oriente - EDESO OFICINA PRODUCTORA: Gerencia
105 CONVENCIONES CT = Conservación Total Mt= Medio Tecnológico Firma de los Responsables: E = Eliminación S = Selección Fecha: 5 de Diciembre de 2018
CÓDIGO SERIES Y TIPOS
DOCUMENTALES
SOPORTE O FORMATO SISTEMA DE GESTIÓN DE
LA CALIDAD RETENCIÓN
DISPOSICIÓN FINAL
PROCEDIMIENTO IDENTIFICACIÓN DE LA UNIDAD DOCUMENTAL Físico Electrónico Proceso Procedimiento
Archivo de
Gestión
Archivo Central
CT E MT S
disponibilidad de la información electrónica.
100-25 PETICIONES, QUEJAS, RECLAMOS, SUGERENCIAS, DENUNCIAS
ENTIDAD PRODUCTORA: Empresa de Desarrollo Sostenible del Oriente - EDESO OFICINA PRODUCTORA: Gerencia
106 CONVENCIONES CT = Conservación Total Mt= Medio Tecnológico Firma de los Responsables: E = Eliminación S = Selección Fecha: 5 de Diciembre de 2018
CÓDIGO SERIES Y TIPOS
DOCUMENTALES
SOPORTE O FORMATO SISTEMA DE GESTIÓN DE
LA CALIDAD RETENCIÓN
DISPOSICIÓN FINAL
PROCEDIMIENTO IDENTIFICACIÓN DE LA UNIDAD DOCUMENTAL Físico Electrónico Proceso Procedimiento
Archivo de
Gestión
Archivo Central
CT E MT S
- Petición - Queja - Reclamo - Sugerencia - Denuncia - Respuesta
Papel Papel Papel Papel Papel Papel
Correo Electr Correo Electr Correo Electr Correo Electr Correo Electr Correo Electr
Mejora continua
PR-MC-04 Atención de
PQRSF 1 4 X
Transcurrido el tiempo de custodia en el Archivo de Gestión y Archivo Central, seleccionar cualitativamente el 100% de las PQRSD relacionadas con los derechos humanos, el restante se destruye por picado cuando sean documentos físicos, previa autorización del Comité Institucional de Gestión y Desempeño. La muestra seleccionada se debe transferir al Archivo Histórico. Esta serie documental puede tener asociados mensajes de correo electrónico, los cuales están almacenados en las cuentas de correo electrónico propiedad de la EDESO, a los cuales deberá aplicarse el mismo procedimiento de selección anterior, los correos electrónicos
Por año y por PQRSDF y por
tema
ENTIDAD PRODUCTORA: Empresa de Desarrollo Sostenible del Oriente - EDESO OFICINA PRODUCTORA: Gerencia
107 CONVENCIONES CT = Conservación Total Mt= Medio Tecnológico Firma de los Responsables: E = Eliminación S = Selección Fecha: 5 de Diciembre de 2018
CÓDIGO SERIES Y TIPOS
DOCUMENTALES
SOPORTE O FORMATO SISTEMA DE GESTIÓN DE
LA CALIDAD RETENCIÓN
DISPOSICIÓN FINAL
PROCEDIMIENTO IDENTIFICACIÓN DE LA UNIDAD DOCUMENTAL Físico Electrónico Proceso Procedimiento
Archivo de
Gestión
Archivo Central
CT E MT S
que no sean seleccionados deberán ser eliminados a través de un borrado completo y seguro previa autorización del Comité Institucional de Gestión y Desempeño. Constitución política de Colombia artículo 23. Ley 1755 de 2015
100-26 PLANES
ENTIDAD PRODUCTORA: Empresa de Desarrollo Sostenible del Oriente - EDESO OFICINA PRODUCTORA: Gerencia
108 CONVENCIONES CT = Conservación Total Mt= Medio Tecnológico Firma de los Responsables: E = Eliminación S = Selección Fecha: 5 de Diciembre de 2018
CÓDIGO SERIES Y TIPOS
DOCUMENTALES
SOPORTE O FORMATO SISTEMA DE GESTIÓN DE
LA CALIDAD RETENCIÓN
DISPOSICIÓN FINAL
PROCEDIMIENTO IDENTIFICACIÓN DE LA UNIDAD DOCUMENTAL Físico Electrónico Proceso Procedimiento
Archivo de
Gestión
Archivo Central
CT E MT S
100-26.08 Planes Estratégicos de Comunicaciones
Papel Comunicaciones
PR-GC-01 Comunicación organizacional
1 9 X
Una vez cumplido el tiempo de retención en el Archivo de Gestión y en el archivo central, esta subserie documental es de conservación permanente en el Archivo Histórico ya que posee valores secundarios, toda vez que a través de estos planes se evidencia el desarrollo institucional de la entidad a través de las acciones de comunicación institucional. Ley 962 de 2005. Ley 1712 de 2014, Decreto 1151 de 2008. Decreto 1083 de 2015. Directiva Presidencial 05 de 2014. Directiva Presidencial 003 del 2 de abril de 2019.
Por año - Plan Estratégico de comunicaciones Cuatro años
100-29 PROGRAMAS
100-29.08 Programas estratégicos de comunicaciones y divulgación
Comunicaciones
PR-GC-01 Comunicación organizacional
1 8 X Transcurrido el tiempo de custodia en el Archivo de Gestión y Archivo
Por año y por nombre del programa
ENTIDAD PRODUCTORA: Empresa de Desarrollo Sostenible del Oriente - EDESO OFICINA PRODUCTORA: Gerencia
109 CONVENCIONES CT = Conservación Total Mt= Medio Tecnológico Firma de los Responsables: E = Eliminación S = Selección Fecha: 5 de Diciembre de 2018
- Programa de comunicación y divulgación - Plan de trabajo - Informe de seguimiento - Registro fotográfico - Registro de audio - Registro de video
Papel Papel Papel
JPG BWF
JPEG2000-M
Central, seleccionar cualitativamente por medio de un muestreo selectivo el 10% de los programas que hayan generado mayor impacto u obtenido gran acogida por el público, la muestra seleccionada se transfiere en soporte original al Archivo Histórico y las unidades documentales no seleccionadas previa autorización del Comité de Gestión y Desempeño se eliminan por picado los documentos físicos y por borrado completo y seguro para los documentos electrónicos. Directiva Presidencial 05 de 2014. Directiva Presidencial 003 del 2 de abril de 2019. Se deberán llevar a cabo estrategias de preservación a largo plazo para garantizar la autenticidad, fiabilidad, integridad y disponibilidad de la información electrónica.
ENTIDAD PRODUCTORA: Empresa de Desarrollo Sostenible del Oriente - EDESO OFICINA PRODUCTORA: Gerencia
110 CONVENCIONES CT = Conservación Total Mt= Medio Tecnológico Firma de los Responsables: E = Eliminación S = Selección Fecha: 5 de Diciembre de 2018
Los formatos de los documentos electrónicos, son los recomendados por el Archivo General de la Nación para la preservación a largo plazo, en la "G.INF.07 Guía para la gestión de documentos y expedientes electrónicos".
100-31 RESOLUCIONES
ENTIDAD PRODUCTORA: Empresa de Desarrollo Sostenible del Oriente - EDESO OFICINA PRODUCTORA: Gerencia
111 CONVENCIONES CT = Conservación Total Mt= Medio Tecnológico Firma de los Responsables: E = Eliminación S = Selección Fecha: 5 de Diciembre de 2018
CÓDIGO SERIES Y TIPOS
DOCUMENTALES
SOPORTE O FORMATO SISTEMA DE GESTIÓN DE
LA CALIDAD RETENCIÓN
DISPOSICIÓN FINAL
PROCEDIMIENTO IDENTIFICACIÓN DE LA UNIDAD DOCUMENTAL Físico Electrónico Proceso Procedimiento
Archivo de
Gestión
Archivo Central
CT E MT S
- Resolución Papel
Direccionamiento Estratégi
co
N/A 1 8 X X
Una vez cumplido el tiempo de retención en el Archivo de Gestión y en el archivo central, esta subserie documental es de conservación permanente en el Archivo Histórico ya que posee valores secundarios como el valor histórico. Ley 4 de 1913, Ley 136 de 1994, Ley 498 de 1998, Ley 617 de 2000, Ley 734 de 2002. Antes de realizar la transferencia al Archivo histórico, se deberá aplicar la digitalización como técnica de reproducción con el objetivo de ayudar a la conservación del soporte original.
Por año
ENTIDAD PRODUCTORA: Empresa de Desarrollo Sostenible del Oriente -EDESO OFICINA PRODUCTORA: Control Interno (Gerencia)
112 CONVENCIONES CT = Conservación Total Mt= Medio Tecnológico Firma de los Responsables: E = Eliminación S = Selección Fecha: 5 de Diciembre de 2018
CÓDIGO SERIES Y TIPOS
DOCUMENTALES
SOPORTE O FORMATO SISTEMA DE GESTIÓN DE
LA CALIDAD RETENCIÓN
DISPOSICIÓN FINAL
PROCEDIMIENTO NOMBRE DE LA
UNIDAD DOCUMENTAL Físico Electrónico Proceso Procedimiento
Archivo de
Gestión
Archivo Central
CT E MT S
110-02 ACTAS
110-02.01 Actas de Comité Coordinador de Control Interno
Papel
Papel
Evaluación y Control
N/A 1 4 X X
Una vez cumplido el tiempo de retención en el Archivo Gestión y en el Archivo Central, se transfiere la totalidad de la subserie al archivo histórico ya que posee valores secundarios. Ley 87 de 1993. Antes de realizar la transferencia al Archivo histórico, se deberá aplicar la digitalización como técnica de reproducción con el objetivo de ayudar a la conservación del soporte original.
Por nombre del comité y año
- Acta de Comité Coordinador de Control Interno - Listado de asistencia
110-02.10 Actas de Reunión N/A 1 4 X X
ENTIDAD PRODUCTORA: Empresa de Desarrollo Sostenible del Oriente -EDESO OFICINA PRODUCTORA: Control Interno (Gerencia)
113 CONVENCIONES CT = Conservación Total Mt= Medio Tecnológico Firma de los Responsables: E = Eliminación S = Selección Fecha: 5 de Diciembre de 2018
CÓDIGO SERIES Y TIPOS
DOCUMENTALES
SOPORTE O FORMATO SISTEMA DE GESTIÓN DE
LA CALIDAD RETENCIÓN
DISPOSICIÓN FINAL
PROCEDIMIENTO NOMBRE DE LA
UNIDAD DOCUMENTAL Físico Electrónico Proceso Procedimiento
Archivo de
Gestión
Archivo Central
CT E MT S
- FO-MC-02 Acta de Reunión - FO-GH-14 Listado de asistencia
Papel Papel
Evaluación y Control
Una vez cumplido el tiempo de retención en el Archivo de Gestión y en el archivo central, se conserva en su totalidad en el Archivo Histórico porque la subserie soporta decisiones administrativas. Acuerdo Municipal de Rionegro 005 de 2016. Antes de realizar la transferencia al Archivo histórico, se deberá aplicar la digitalización como técnica de reproducción con el objetivo de ayudar a la conservación del soporte original.
Por nombre del grupo de trabajo y
año
110-06 CIRCULARES
110-06.01 Circulares Informativas N/A 1 4 X
ENTIDAD PRODUCTORA: Empresa de Desarrollo Sostenible del Oriente -EDESO OFICINA PRODUCTORA: Control Interno (Gerencia)
114 CONVENCIONES CT = Conservación Total Mt= Medio Tecnológico Firma de los Responsables: E = Eliminación S = Selección Fecha: 5 de Diciembre de 2018
CÓDIGO SERIES Y TIPOS
DOCUMENTALES
SOPORTE O FORMATO SISTEMA DE GESTIÓN DE
LA CALIDAD RETENCIÓN
DISPOSICIÓN FINAL
PROCEDIMIENTO NOMBRE DE LA
UNIDAD DOCUMENTAL Físico Electrónico Proceso Procedimiento
Archivo de
Gestión
Archivo Central
CT E MT S
- Circular informativa
Papel Correo
electrónico Evaluación y Control
Transcurrido el tiempo de custodia en el Archivo de Gestión y en el Archivo Central, se elimina la totalidad de la subserie ya que no posee valores secundarios. Los documentos físicos se eliminan a través de la técnica de picado. Esta serie documental tienen asociados mensajes de correo electrónico, los cuales están almacenados en las cuentas de correo electrónico propiedad de la EDESO, por tanto una vez cumpla con el tiempo de retención, se procederá a realizar el borrado completo y seguro de los correos electrónicos relacionados con esta subserie documental previa autorización del Comité Institucional de Gestión y Desempeño.
Por año y por Internas
y Externas
ENTIDAD PRODUCTORA: Empresa de Desarrollo Sostenible del Oriente -EDESO OFICINA PRODUCTORA: Control Interno (Gerencia)
115 CONVENCIONES CT = Conservación Total Mt= Medio Tecnológico Firma de los Responsables: E = Eliminación S = Selección Fecha: 5 de Diciembre de 2018
CÓDIGO SERIES Y TIPOS
DOCUMENTALES
SOPORTE O FORMATO SISTEMA DE GESTIÓN DE
LA CALIDAD RETENCIÓN
DISPOSICIÓN FINAL
PROCEDIMIENTO NOMBRE DE LA
UNIDAD DOCUMENTAL Físico Electrónico Proceso Procedimiento
Archivo de
Gestión
Archivo Central
CT E MT S
Ley 594 de 2000 art 11, 12, 16. Acuerdo 060 de 2000.
110-14 DERECHOS DE PETICIÓN
ENTIDAD PRODUCTORA: Empresa de Desarrollo Sostenible del Oriente -EDESO OFICINA PRODUCTORA: Control Interno (Gerencia)
116 CONVENCIONES CT = Conservación Total Mt= Medio Tecnológico Firma de los Responsables: E = Eliminación S = Selección Fecha: 5 de Diciembre de 2018
CÓDIGO SERIES Y TIPOS
DOCUMENTALES
SOPORTE O FORMATO SISTEMA DE GESTIÓN DE
LA CALIDAD RETENCIÓN
DISPOSICIÓN FINAL
PROCEDIMIENTO NOMBRE DE LA
UNIDAD DOCUMENTAL Físico Electrónico Proceso Procedimiento
Archivo de
Gestión
Archivo Central
CT E MT S
- Derecho de petición - Respuesta
Papel Papel
Correo electr Correo electr
Mejora continua
PR-MC-04 Atención de
PQRSF 1 9 X
Transcurrido el tiempo de custodia en el Archivo de Gestión y Archivo Central, seleccionar cualitativamente el 100% de los derechos de petición relacionados con los derechos humanos, el restante se destruye por picado si están en soporte papel. Transfiérase la muestra seleccionada al Archivo Histórico. Esta serie documental tiene asociados mensajes de correo electrónico, los cuales están almacenados en las cuentas de correo electrónico propiedad de EDESO, a los cuales deberá aplicarse el mismo procedimiento de selección anterior, los correos electrónicos no seleccionados deberán ser eliminados por medio de un borrado completo y seguro.
Por año
ENTIDAD PRODUCTORA: Empresa de Desarrollo Sostenible del Oriente -EDESO OFICINA PRODUCTORA: Control Interno (Gerencia)
117 CONVENCIONES CT = Conservación Total Mt= Medio Tecnológico Firma de los Responsables: E = Eliminación S = Selección Fecha: 5 de Diciembre de 2018
CÓDIGO SERIES Y TIPOS
DOCUMENTALES
SOPORTE O FORMATO SISTEMA DE GESTIÓN DE
LA CALIDAD RETENCIÓN
DISPOSICIÓN FINAL
PROCEDIMIENTO NOMBRE DE LA
UNIDAD DOCUMENTAL Físico Electrónico Proceso Procedimiento
Archivo de
Gestión
Archivo Central
CT E MT S
Constitución política de Colombia artículo 23. Ley 1755 de 2015
110-18 INFORMES
110-18.01 Informes a entes de Control y vigilancia
Evaluación y Control
PR-GCI-01 Control
1 9 X Transcurrido el tiempo de custodia en el Archivo
Por año y por nombre del ente
ENTIDAD PRODUCTORA: Empresa de Desarrollo Sostenible del Oriente -EDESO OFICINA PRODUCTORA: Control Interno (Gerencia)
118 CONVENCIONES CT = Conservación Total Mt= Medio Tecnológico Firma de los Responsables: E = Eliminación S = Selección Fecha: 5 de Diciembre de 2018
CÓDIGO SERIES Y TIPOS
DOCUMENTALES
SOPORTE O FORMATO SISTEMA DE GESTIÓN DE
LA CALIDAD RETENCIÓN
DISPOSICIÓN FINAL
PROCEDIMIENTO NOMBRE DE LA
UNIDAD DOCUMENTAL Físico Electrónico Proceso Procedimiento
Archivo de
Gestión
Archivo Central
CT E MT S
- Informe a ente de control y vigilancia - Comunicado remisorio
Papel Papel
Interno PR-GCI-02 Gestión de
evaluación y control Interno
de Gestión y Archivo Central, se conserva en su totalidad en el Archivo Histórico porque la subserie posee valores secundarios. Constitución Política de Colombia Art 119 y 278. Ley 734 de 2002. Ley 1712 de 2014, Circular 03 de 2015 expedida por el AGN
de control y vigilancia
110-18.02 Informes a otras entidades
Papel Papel Papel
Evaluación y Control
PR-GCI-01 Control Interno
PR-GCI-02 Gestión de
evaluación y control Interno
1 4 X
Una vez cumplido el tiempo de retención en el Archivo de Gestión y en el archivo central, se debe eliminar mediante picado ya que la subserie carece valores secundarios, previa autorización del comité Institucional de Gestión y Desempeño. Constitución Política de
Por año - Solicitud de informe - Informe - Comunicado remisorio
ENTIDAD PRODUCTORA: Empresa de Desarrollo Sostenible del Oriente -EDESO OFICINA PRODUCTORA: Control Interno (Gerencia)
119 CONVENCIONES CT = Conservación Total Mt= Medio Tecnológico Firma de los Responsables: E = Eliminación S = Selección Fecha: 5 de Diciembre de 2018
CÓDIGO SERIES Y TIPOS
DOCUMENTALES
SOPORTE O FORMATO SISTEMA DE GESTIÓN DE
LA CALIDAD RETENCIÓN
DISPOSICIÓN FINAL
PROCEDIMIENTO NOMBRE DE LA
UNIDAD DOCUMENTAL Físico Electrónico Proceso Procedimiento
Archivo de
Gestión
Archivo Central
CT E MT S
Colombia Art 119 y 278. Ley 734 de 2002. Ley 1712 de 2014 Ley 1712 de 2014.
110-18.05 Informes de Evaluación al Control Interno Contable
Papel
Evaluación y Control
PR-GCI-01 Control Interno
PR-GCI-02 Gestión de
evaluación y control Interno
1 9 X
Transcurrido el tiempo de custodia en el Archivo de Gestión y Archivo Central, se conserva en su totalidad en el Archivo Histórico porque la subserie posee valores secundarios. Decreto 4485 de 2009 Presidencia de la República, Decreto 1499 de 2017 del DAFP.
Por año - Informe de evaluación al control Interno contable
110-18.06 Informes de Gestión N/A 1 4 X X Por año
ENTIDAD PRODUCTORA: Empresa de Desarrollo Sostenible del Oriente -EDESO OFICINA PRODUCTORA: Control Interno (Gerencia)
120 CONVENCIONES CT = Conservación Total Mt= Medio Tecnológico Firma de los Responsables: E = Eliminación S = Selección Fecha: 5 de Diciembre de 2018
CÓDIGO SERIES Y TIPOS
DOCUMENTALES
SOPORTE O FORMATO SISTEMA DE GESTIÓN DE
LA CALIDAD RETENCIÓN
DISPOSICIÓN FINAL
PROCEDIMIENTO NOMBRE DE LA
UNIDAD DOCUMENTAL Físico Electrónico Proceso Procedimiento
Archivo de
Gestión
Archivo Central
CT E MT S
- Informe de Gestión - Comunicado Remisorio
Papel Papel
Evaluación y Control
Transcurrido el tiempo de custodia en el Archivo de Gestión y Archivo Central, se conserva en su totalidad en el Archivo Histórico porque la subserie posee valores secundarios. Circular 03 de 2015 Archivo General de la Nación. Antes de realizar la transferencia al Archivo Histórico, se debe realizar el respaldo en un medio tecnológico como la digitalización para aportar a la conservación de los soportes originales evitando su manipulación física.
110-18.08 Informes de Seguimiento a las PQRSD
Evaluación y Control
PR-GCI-01 Control
1 9 X Transcurrido el tiempo de custodia en el Archivo
Por año
ENTIDAD PRODUCTORA: Empresa de Desarrollo Sostenible del Oriente -EDESO OFICINA PRODUCTORA: Control Interno (Gerencia)
121 CONVENCIONES CT = Conservación Total Mt= Medio Tecnológico Firma de los Responsables: E = Eliminación S = Selección Fecha: 5 de Diciembre de 2018
CÓDIGO SERIES Y TIPOS
DOCUMENTALES
SOPORTE O FORMATO SISTEMA DE GESTIÓN DE
LA CALIDAD RETENCIÓN
DISPOSICIÓN FINAL
PROCEDIMIENTO NOMBRE DE LA
UNIDAD DOCUMENTAL Físico Electrónico Proceso Procedimiento
Archivo de
Gestión
Archivo Central
CT E MT S
- Informe de Seguimiento a las PQRSD - Comunicado remisorio
Papel Papel
Interno PR-GCI-02 Gestión de
evaluación y control Interno
de Gestión y Archivo Central, se elimina previa autorización del Comité de Archivo, mediante borrado seguro y completo la totalidad de la subserie al no poseer valores secundarios Ley 87 de 1993, Ley 1474 de 2011 art. 76
110-18.10 Informes de Seguimiento y ejecución al plan anticorrupción y atención al ciudadano
Evaluación y Control
PR-GCI-01 Control Interno
PR-GCI-02
1 9 X
Transcurrido el tiempo de custodia en el Archivo de Gestión y Archivo Central, se conserva en
Por año
ENTIDAD PRODUCTORA: Empresa de Desarrollo Sostenible del Oriente -EDESO OFICINA PRODUCTORA: Control Interno (Gerencia)
122 CONVENCIONES CT = Conservación Total Mt= Medio Tecnológico Firma de los Responsables: E = Eliminación S = Selección Fecha: 5 de Diciembre de 2018
CÓDIGO SERIES Y TIPOS
DOCUMENTALES
SOPORTE O FORMATO SISTEMA DE GESTIÓN DE
LA CALIDAD RETENCIÓN
DISPOSICIÓN FINAL
PROCEDIMIENTO NOMBRE DE LA
UNIDAD DOCUMENTAL Físico Electrónico Proceso Procedimiento
Archivo de
Gestión
Archivo Central
CT E MT S
- Informes de Seguimiento y ejecución al Plan anticorrupción y atención al ciudadano
Papel
Gestión de evaluación y
control Interno
su totalidad en el Archivo Histórico porque la subserie posee valores secundarios. Ley 1474 de 2011 art. 73, 81.
110-18.11 Informes del estado del sistema de Control Interno
Evaluación y Control
PR-GCI-01 Control Interno
1 9 X Una vez cumplido el tiempo de retención en el Archivo de Gestión y
Por año
ENTIDAD PRODUCTORA: Empresa de Desarrollo Sostenible del Oriente -EDESO OFICINA PRODUCTORA: Control Interno (Gerencia)
123 CONVENCIONES CT = Conservación Total Mt= Medio Tecnológico Firma de los Responsables: E = Eliminación S = Selección Fecha: 5 de Diciembre de 2018
CÓDIGO SERIES Y TIPOS
DOCUMENTALES
SOPORTE O FORMATO SISTEMA DE GESTIÓN DE
LA CALIDAD RETENCIÓN
DISPOSICIÓN FINAL
PROCEDIMIENTO NOMBRE DE LA
UNIDAD DOCUMENTAL Físico Electrónico Proceso Procedimiento
Archivo de
Gestión
Archivo Central
CT E MT S
- Informe del estado del Sistema de Control Interno
Papel
PR-GCI-02 Gestión de
evaluación y control Interno
en el archivo central, esta subserie documental es de conservación permanente en el Archivo Histórico ya que evidencia el desarrollo institucional y el mejoramiento administrativo a través del Control Interno. Ley 87 de 1993. Decreto 2539 de 2000 del DAFP.
110-19 INSTRUMENTOS DE CONTROL
110-19-23 Registros de evaluación y control interno
XLS Evaluación y Control
PR-GCI-02 Gestión de
evaluación y control Interno
2 0 X
Una vez cumplido el tiempo de retención en el Archivo de Gestión, se debe eliminar mediante borrado completo y seguro ya que la subserie solo tiene valor administrativo mientras está en trámite y carecen valores secundarios, además la información de cumplimiento del
Por año - FO-CI-05 Registro de calendario de obligaciones legales, administrativas y financieras con la evaluación y control
ENTIDAD PRODUCTORA: Empresa de Desarrollo Sostenible del Oriente -EDESO OFICINA PRODUCTORA: Control Interno (Gerencia)
124 CONVENCIONES CT = Conservación Total Mt= Medio Tecnológico Firma de los Responsables: E = Eliminación S = Selección Fecha: 5 de Diciembre de 2018
CÓDIGO SERIES Y TIPOS
DOCUMENTALES
SOPORTE O FORMATO SISTEMA DE GESTIÓN DE
LA CALIDAD RETENCIÓN
DISPOSICIÓN FINAL
PROCEDIMIENTO NOMBRE DE LA
UNIDAD DOCUMENTAL Físico Electrónico Proceso Procedimiento
Archivo de
Gestión
Archivo Central
CT E MT S
calendario queda consignada en los diferentes informes de control interno. Ley 87 de 1993
110-23 MANUALES
110-23.07 Manuales de Modelo Estándar de Control Interno
Evaluación y Control
1 4 X El tiempo de retención en el archivo de gestión
Por vigencia
ENTIDAD PRODUCTORA: Empresa de Desarrollo Sostenible del Oriente -EDESO OFICINA PRODUCTORA: Control Interno (Gerencia)
125 CONVENCIONES CT = Conservación Total Mt= Medio Tecnológico Firma de los Responsables: E = Eliminación S = Selección Fecha: 5 de Diciembre de 2018
CÓDIGO SERIES Y TIPOS
DOCUMENTALES
SOPORTE O FORMATO SISTEMA DE GESTIÓN DE
LA CALIDAD RETENCIÓN
DISPOSICIÓN FINAL
PROCEDIMIENTO NOMBRE DE LA
UNIDAD DOCUMENTAL Físico Electrónico Proceso Procedimiento
Archivo de
Gestión
Archivo Central
CT E MT S
- Manual de Modelo Estándar de Control Interno
Papel PR-GCI-01
Control Interno
inicia una vez desactualizado el manual. Transcurrido el tiempo de custodia en el Archivo de Gestión y Archivo Central, se conserva en su totalidad en el Archivo Histórico porque la subserie refleja el desarrollo Institucional. Decreto 1083 de 2015 art. 2.2.23.2
110-25 PETICIONES, QUEJAS, RECLAMOS, SUGERENCIAS, DENUNCIAS
ENTIDAD PRODUCTORA: Empresa de Desarrollo Sostenible del Oriente -EDESO OFICINA PRODUCTORA: Control Interno (Gerencia)
126 CONVENCIONES CT = Conservación Total Mt= Medio Tecnológico Firma de los Responsables: E = Eliminación S = Selección Fecha: 5 de Diciembre de 2018
CÓDIGO SERIES Y TIPOS
DOCUMENTALES
SOPORTE O FORMATO SISTEMA DE GESTIÓN DE
LA CALIDAD RETENCIÓN
DISPOSICIÓN FINAL
PROCEDIMIENTO NOMBRE DE LA
UNIDAD DOCUMENTAL Físico Electrónico Proceso Procedimiento
Archivo de
Gestión
Archivo Central
CT E MT S
- Petición - Queja - Reclamo - Sugerencia - Denuncia - Respuesta
Papel Papel Papel Papel Papel Papel
Correo Electr Correo Electr Correo Electr Correo Electr Correo Electr Correo Electr
Mejora continua
PR-MC-04 Atención de
PQRSF 1 4 X
Transcurrido el tiempo de custodia en el Archivo de Gestión y Archivo Central, seleccionar cualitativamente el 100% de las PQRSD relacionadas con los derechos humanos, el restante se destruye por picado cuando sean documentos físicos, previa autorización del Comité Institucional de Gestión y Desempeño. La muestra seleccionada se debe transferir al Archivo Histórico. Esta serie documental puede tener asociados mensajes de correo electrónico, los cuales están almacenados en las cuentas de correo electrónico propiedad de la EDESO, a los cuales deberá aplicarse el mismo procedimiento de selección anterior, los correos electrónicos que
Por año y por PQRSDF y por
tema
ENTIDAD PRODUCTORA: Empresa de Desarrollo Sostenible del Oriente -EDESO OFICINA PRODUCTORA: Control Interno (Gerencia)
127 CONVENCIONES CT = Conservación Total Mt= Medio Tecnológico Firma de los Responsables: E = Eliminación S = Selección Fecha: 5 de Diciembre de 2018
CÓDIGO SERIES Y TIPOS
DOCUMENTALES
SOPORTE O FORMATO SISTEMA DE GESTIÓN DE
LA CALIDAD RETENCIÓN
DISPOSICIÓN FINAL
PROCEDIMIENTO NOMBRE DE LA
UNIDAD DOCUMENTAL Físico Electrónico Proceso Procedimiento
Archivo de
Gestión
Archivo Central
CT E MT S
no sean seleccionados deberán ser eliminados a través de un borrado completo y seguro previa autorización del Comité Institucional de Gestión y Desempeño. Constitución política de Colombia artículo 23. Ley 1755 de 2015
110-29 PROGRAMAS
110-29-01 Programas de Auditorías al MECI
Evaluación y Control
PR-GCI-02 Gestión de
1 9 X Una vez cumplido el tiempo de retención en
Por año
ENTIDAD PRODUCTORA: Empresa de Desarrollo Sostenible del Oriente -EDESO OFICINA PRODUCTORA: Control Interno (Gerencia)
128 CONVENCIONES CT = Conservación Total Mt= Medio Tecnológico Firma de los Responsables: E = Eliminación S = Selección Fecha: 5 de Diciembre de 2018
CÓDIGO SERIES Y TIPOS
DOCUMENTALES
SOPORTE O FORMATO SISTEMA DE GESTIÓN DE
LA CALIDAD RETENCIÓN
DISPOSICIÓN FINAL
PROCEDIMIENTO NOMBRE DE LA
UNIDAD DOCUMENTAL Físico Electrónico Proceso Procedimiento
Archivo de
Gestión
Archivo Central
CT E MT S
- Programa de Auditoría - FO-CI-01 Plan de Auditoría - FO-CI-02 Lista de chequeo - FO-CI-04 Informe de auditoría - Plan de mejoramiento - FO-CI-03 Seguimiento y análisis de acciones, evaluación y control
Papel Papel Papel Papel
Papel
XLS
evaluación y control Interno
el Archivo de Gestión y en el archivo central, esta subserie documental es de conservación permanente en el Archivo Histórico ya que evidencia el desarrollo institucional y el mejoramiento institucional a través de las auditorías desde Control Interno. Ley 87 de 1993. Decreto 2539 de 2000 del DAFP. Se deberán llevar a cabo estrategias de preservación a largo plazo para garantizar la autenticidad, fiabilidad, integridad y disponibilidad de la información electrónica.
110-29-06 Programas de promoción de cultura y autocontrol del MECI
Evaluación y Control
PR-GCI-02 Gestión de
evaluación y 1 9 X
Transcurrido el tiempo de custodia en el Archivo de Gestión y Archivo
Por año y por nombre del programa
ENTIDAD PRODUCTORA: Empresa de Desarrollo Sostenible del Oriente -EDESO OFICINA PRODUCTORA: Control Interno (Gerencia)
129 CONVENCIONES CT = Conservación Total Mt= Medio Tecnológico Firma de los Responsables: E = Eliminación S = Selección Fecha: 5 de Diciembre de 2018
CÓDIGO SERIES Y TIPOS
DOCUMENTALES
SOPORTE O FORMATO SISTEMA DE GESTIÓN DE
LA CALIDAD RETENCIÓN
DISPOSICIÓN FINAL
PROCEDIMIENTO NOMBRE DE LA
UNIDAD DOCUMENTAL Físico Electrónico Proceso Procedimiento
Archivo de
Gestión
Archivo Central
CT E MT S
- Programa - Evidencias de ejecución - Informe de ejecución - Planes de mejoramiento
Papel Papel Papel
PDF Electrónico
control Interno
Central, seleccionar cualitativamente por medio de un muestreo selectivo el 10% de los programas que hayan generado mayor impacto en la generación de cultura de autocontrol del MECI, la muestra seleccionada se transfiere en soporte original al Archivo Histórico y las unidades documentales no seleccionadas previa autorización del Comité Institucional de Gestión y Desempeño se eliminan por picado para los documentos físicos y por borrado completo y seguro para los documentos electrónicos. Ley 87 de 1993. Decreto 2539 de 2000 del DAFP. Se deberán llevar a cabo estrategias de
ENTIDAD PRODUCTORA: Empresa de Desarrollo Sostenible del Oriente -EDESO OFICINA PRODUCTORA: Control Interno (Gerencia)
130 CONVENCIONES CT = Conservación Total Mt= Medio Tecnológico Firma de los Responsables: E = Eliminación S = Selección Fecha: 5 de Diciembre de 2018
CÓDIGO SERIES Y TIPOS
DOCUMENTALES
SOPORTE O FORMATO SISTEMA DE GESTIÓN DE
LA CALIDAD RETENCIÓN
DISPOSICIÓN FINAL
PROCEDIMIENTO NOMBRE DE LA
UNIDAD DOCUMENTAL Físico Electrónico Proceso Procedimiento
Archivo de
Gestión
Archivo Central
CT E MT S
preservación a largo plazo para garantizar la autenticidad, fiabilidad, integridad y disponibilidad de la información electrónica por el tiempo estipulado en esta TRD.
ENTIDAD PRODUCTORA: Empresa de Desarrollo Sostenible del Oriente OFICINA PRODUCTORA: Subgerencia Administrativa y Financiera
131 CONVENCIONES CT = Conservación Total Mt= Medio Tecnológico Firma de los Responsables: E = Eliminación S = Selección Fecha: 5 de Diciembre de 2018
CÓDIGO SERIES Y TIPOS
DOCUMENTALES
SOPORTE O FORMATO SISTEMA DE GESTIÓN DE
LA CALIDAD RETENCIÓN
DISPOSICIÓN FINAL
PROCEDIMIENTO IDENTIFICACIÓN DE LA UNIDAD DOCUMENTAL Físico Electrónico Proceso Procedimiento
Archivo de
Gestión
Archivo Central
CT E MT S
200-02 ACTAS
200-02.01 Actas de Comité de Calidad
Papel Papel
Gestión Administrativa y
Financiera
N/A 1 4 X X
Una vez cumplido el tiempo de retención en el Archivo de Gestión y en el archivo central, se conserva en su totalidad en el Archivo Histórico porque la subserie soporta decisiones administrativas. Decreto Presidencial 4485 de 2009. Decreto 1499 de 2017. Antes de realizar la transferencia al Archivo histórico, se deberá aplicar la digitalización como técnica de reproducción con el objetivo de ayudar a la conservación del soporte original.
Por año y nombre de comité
- Acta de comité de calidad - FO-GH-14 Listado de asistencia
200-02.04 Actas de Comité de Convivencia Laboral
Gestión
AdministN/A 1 4 X X
Una vez cumplido el tiempo de retención en
Por año y nombre de comité
ENTIDAD PRODUCTORA: Empresa de Desarrollo Sostenible del Oriente OFICINA PRODUCTORA: Subgerencia Administrativa y Financiera
132 CONVENCIONES CT = Conservación Total Mt= Medio Tecnológico Firma de los Responsables: E = Eliminación S = Selección Fecha: 5 de Diciembre de 2018
CÓDIGO SERIES Y TIPOS
DOCUMENTALES
SOPORTE O FORMATO SISTEMA DE GESTIÓN DE
LA CALIDAD RETENCIÓN
DISPOSICIÓN FINAL
PROCEDIMIENTO IDENTIFICACIÓN DE LA UNIDAD DOCUMENTAL Físico Electrónico Proceso Procedimiento
Archivo de
Gestión
Archivo Central
CT E MT S
- Acta de comité de Convivencia Laboral - FO-GH-14 Listado de asistencia
Papel
Papel
rativa y Financier
a
el Archivo Gestión y en el Archivo Central, se transfiere la totalidad de la subserie al archivo histórico ya que posee valores secundarios. Ley 1010 de 2006 Antes de realizar la transferencia al Archivo histórico, se deberá aplicar la digitalización como técnica de reproducción con el objetivo de ayudar a la conservación del soporte original.
200-02.05 Actas de Comité de Emergencia
Papel
Papel
Gestión Administrativa y
Financiera
N/A 1 4 X X
Una vez cumplido el tiempo de retención en el Archivo de Gestión y en el archivo central, se conserva en su totalidad en el Archivo Histórico porque la subserie soporta decisiones administrativas. Ley 9 de 1979 título 11 art 114. Decreto 1072 de 2015 art. 2.2.4.6.25 Antes de realizar la
Por año y nombre de comité
- Acta de comité de Emergencia - FO-GH-14 Listado de asistencia
ENTIDAD PRODUCTORA: Empresa de Desarrollo Sostenible del Oriente OFICINA PRODUCTORA: Subgerencia Administrativa y Financiera
133 CONVENCIONES CT = Conservación Total Mt= Medio Tecnológico Firma de los Responsables: E = Eliminación S = Selección Fecha: 5 de Diciembre de 2018
CÓDIGO SERIES Y TIPOS
DOCUMENTALES
SOPORTE O FORMATO SISTEMA DE GESTIÓN DE
LA CALIDAD RETENCIÓN
DISPOSICIÓN FINAL
PROCEDIMIENTO IDENTIFICACIÓN DE LA UNIDAD DOCUMENTAL Físico Electrónico Proceso Procedimiento
Archivo de
Gestión
Archivo Central
CT E MT S
transferencia al Archivo histórico, se deberá aplicar la digitalización como técnica de reproducción con el objetivo de ayudar a la conservación del soporte original.
200-02.07 Actas de Comité Paritario de Salud
Papel
Papel
Gestión Administrativa y
Financiera
N/A 1 4 X X
Una vez cumplido el tiempo de retención en el Archivo Gestión y en el Archivo Central, se transfiere la totalidad de la subserie al archivo histórico ya que posee valores secundarios. Decreto 1072 de 2015. Antes de realizar la transferencia al Archivo histórico, se deberá aplicar la digitalización como técnica de reproducción con el objetivo de ayudar a la conservación del soporte original.
Por año y nombre de comité
- Acta de comité paritario de salud - FO-GH-14 Listado de asistencia
ENTIDAD PRODUCTORA: Empresa de Desarrollo Sostenible del Oriente OFICINA PRODUCTORA: Subgerencia Administrativa y Financiera
134 CONVENCIONES CT = Conservación Total Mt= Medio Tecnológico Firma de los Responsables: E = Eliminación S = Selección Fecha: 5 de Diciembre de 2018
CÓDIGO SERIES Y TIPOS
DOCUMENTALES
SOPORTE O FORMATO SISTEMA DE GESTIÓN DE
LA CALIDAD RETENCIÓN
DISPOSICIÓN FINAL
PROCEDIMIENTO IDENTIFICACIÓN DE LA UNIDAD DOCUMENTAL Físico Electrónico Proceso Procedimiento
Archivo de
Gestión
Archivo Central
CT E MT S
200-02.10 Actas de Reunión
Papel Papel
Gestión Administrativa y
Financiera
N/A 1 4 X X
Una vez cumplido el tiempo de retención en el Archivo de Gestión y en el archivo central, se conserva en su totalidad en el Archivo Histórico porque la subserie soporta decisiones administrativas. Acuerdo Municipal de Rionegro 005 de 2016. Antes de realizar la transferencia al Archivo histórico, se deberá aplicar la digitalización como técnica de reproducción con el objetivo de ayudar a la conservación del soporte original.
Por nombre del grupo de trabajo y
año
- FO-MC-02 Acta de Reunión - FO-GH-14 Listado de asistencia
200-06 CIRCULARES
200-06.01 Circulares Informativas N/A 1 4 X
ENTIDAD PRODUCTORA: Empresa de Desarrollo Sostenible del Oriente OFICINA PRODUCTORA: Subgerencia Administrativa y Financiera
135 CONVENCIONES CT = Conservación Total Mt= Medio Tecnológico Firma de los Responsables: E = Eliminación S = Selección Fecha: 5 de Diciembre de 2018
CÓDIGO SERIES Y TIPOS
DOCUMENTALES
SOPORTE O FORMATO SISTEMA DE GESTIÓN DE
LA CALIDAD RETENCIÓN
DISPOSICIÓN FINAL
PROCEDIMIENTO IDENTIFICACIÓN DE LA UNIDAD DOCUMENTAL Físico Electrónico Proceso Procedimiento
Archivo de
Gestión
Archivo Central
CT E MT S
- Circular informativa
Papel Correo
electrónico
Gestión Administrativa y
Financiera
Transcurrido el tiempo de custodia en el Archivo de Gestión y en el Archivo Central, se elimina la totalidad de la subserie ya que no posee valores secundarios. Los documentos físicos se eliminan a través de la técnica de picado. Esta serie documental tienen asociados mensajes de correo electrónico, los cuales están almacenados en las cuentas de correo electrónico propiedad de la EDESO, por tanto una vez cumpla con el tiempo de retención, se procederá a realizar el borrado completo y seguro de los correos electrónicos relacionados con esta subserie documental previa autorización del comité Institucional de
Por año y por Internas
y Externas
ENTIDAD PRODUCTORA: Empresa de Desarrollo Sostenible del Oriente OFICINA PRODUCTORA: Subgerencia Administrativa y Financiera
136 CONVENCIONES CT = Conservación Total Mt= Medio Tecnológico Firma de los Responsables: E = Eliminación S = Selección Fecha: 5 de Diciembre de 2018
CÓDIGO SERIES Y TIPOS
DOCUMENTALES
SOPORTE O FORMATO SISTEMA DE GESTIÓN DE
LA CALIDAD RETENCIÓN
DISPOSICIÓN FINAL
PROCEDIMIENTO IDENTIFICACIÓN DE LA UNIDAD DOCUMENTAL Físico Electrónico Proceso Procedimiento
Archivo de
Gestión
Archivo Central
CT E MT S
Gestión y Desempeño. Ley 594 de 2000 art 11, 12, 16. Acuerdo 060 de 2000.
200-06.01 Circulares Reglamentarias N/A 1 4 X
ENTIDAD PRODUCTORA: Empresa de Desarrollo Sostenible del Oriente OFICINA PRODUCTORA: Subgerencia Administrativa y Financiera
137 CONVENCIONES CT = Conservación Total Mt= Medio Tecnológico Firma de los Responsables: E = Eliminación S = Selección Fecha: 5 de Diciembre de 2018
CÓDIGO SERIES Y TIPOS
DOCUMENTALES
SOPORTE O FORMATO SISTEMA DE GESTIÓN DE
LA CALIDAD RETENCIÓN
DISPOSICIÓN FINAL
PROCEDIMIENTO IDENTIFICACIÓN DE LA UNIDAD DOCUMENTAL Físico Electrónico Proceso Procedimiento
Archivo de
Gestión
Archivo Central
CT E MT S
- Circular Reglamentaria
Papel Correo
electrónico
Gestión Administrativa y
Financiera
Transcurrido el tiempo de custodia en el Archivo de Gestión y Archivo Central, se conserva en su totalidad en el Archivo Histórico porque la subserie posee valores secundarios. Acuerdo 060 del 2001, Ley 594 de 2000 art 11, 12, 16. Esta serie documental tienen asociados mensajes de correo electrónico, los cuales están almacenados en las cuentas de correo electrónico propiedad de la EDESO y deberá garantizarse su preservación a largo plazo como documentos electrónicos históricos.
Por año y por Internas
y Externas
200-07 COMPROBANTES
200-07.01 Comprobantes de Egresos 1 9 X
ENTIDAD PRODUCTORA: Empresa de Desarrollo Sostenible del Oriente OFICINA PRODUCTORA: Subgerencia Administrativa y Financiera
138 CONVENCIONES CT = Conservación Total Mt= Medio Tecnológico Firma de los Responsables: E = Eliminación S = Selección Fecha: 5 de Diciembre de 2018
CÓDIGO SERIES Y TIPOS
DOCUMENTALES
SOPORTE O FORMATO SISTEMA DE GESTIÓN DE
LA CALIDAD RETENCIÓN
DISPOSICIÓN FINAL
PROCEDIMIENTO IDENTIFICACIÓN DE LA UNIDAD DOCUMENTAL Físico Electrónico Proceso Procedimiento
Archivo de
Gestión
Archivo Central
CT E MT S
- Comprobante de egreso - Factura - Disponibilidad presupuestal - Compromiso - Orden de pago - Soportes - Notas contable
Papel Papel Papel Papel Papel Papel Papel
XML
XML XML XML
XML
Gestión Administrativa y
Financiera
PR-GAF-03 Contabilidad PR-GAF-04 Tesorería
PR-GAF-06 Caja mejor
Una vez cumplido el tiempo de retención en el Archivo de Gestión y en el archivo central, se debe eliminar la totalidad de la subserie ya que no posee valores secundarios, además la información se halla consignada en la subserie de informes financieros. La eliminación deberá llevarse a cabo previa autorización del Comité de Institucional de Gestión y Desempeño, por medio de la técnica de picado para los documentos en soporte físico. Se deberán llevar a cabo estrategias de preservación a largo plazo para garantizar la autenticidad, fiabilidad, integridad y disponibilidad de la información electrónica
Por año y por meses
ENTIDAD PRODUCTORA: Empresa de Desarrollo Sostenible del Oriente OFICINA PRODUCTORA: Subgerencia Administrativa y Financiera
139 CONVENCIONES CT = Conservación Total Mt= Medio Tecnológico Firma de los Responsables: E = Eliminación S = Selección Fecha: 5 de Diciembre de 2018
CÓDIGO SERIES Y TIPOS
DOCUMENTALES
SOPORTE O FORMATO SISTEMA DE GESTIÓN DE
LA CALIDAD RETENCIÓN
DISPOSICIÓN FINAL
PROCEDIMIENTO IDENTIFICACIÓN DE LA UNIDAD DOCUMENTAL Físico Electrónico Proceso Procedimiento
Archivo de
Gestión
Archivo Central
CT E MT S
que se halla en el sistema de información contable por el tiempo estipulado en la TRD. Posterior a este tiempo, la información podrá ser eliminada a través de un borrado completo y seguro previa autorización del Comité Institucional de Gestión y Desempeño. Constitución Política de Colombia 1991 art 268, 354. Ley 734 de 2002 art. 34, 35 y 48. Ley 962 de 2005 art.28. Decreto 2649 de 1993 art. 134
200-07.02 Comprobantes de Ingresos 1 9 X
ENTIDAD PRODUCTORA: Empresa de Desarrollo Sostenible del Oriente OFICINA PRODUCTORA: Subgerencia Administrativa y Financiera
140 CONVENCIONES CT = Conservación Total Mt= Medio Tecnológico Firma de los Responsables: E = Eliminación S = Selección Fecha: 5 de Diciembre de 2018
CÓDIGO SERIES Y TIPOS
DOCUMENTALES
SOPORTE O FORMATO SISTEMA DE GESTIÓN DE
LA CALIDAD RETENCIÓN
DISPOSICIÓN FINAL
PROCEDIMIENTO IDENTIFICACIÓN DE LA UNIDAD DOCUMENTAL Físico Electrónico Proceso Procedimiento
Archivo de
Gestión
Archivo Central
CT E MT S
- Comprobante de Ingreso - Factura de venta - Notas contables
Papel Papel Papel
XML XML XML
Gestión Administrativa y
Financiera
PR-GAF-03 Contabilidad PR-GAF-04 Tesorería
PR-GAF-05 Facturación
Una vez cumplido el tiempo de retención en el Archivo de Gestión y en el archivo central, se debe eliminar la totalidad de la subserie ya que no posee valores secundarios, además la información se halla consignada en la subserie de informes financieros. La eliminación deberá llevarse a cabo previa autorización del Comité de Institucional de Gestión y Desempeño, por medio de la técnica de picado para los documentos en soporte físico. Se deberán llevar a cabo estrategias de preservación a largo plazo para garantizar la autenticidad, fiabilidad, integridad y disponibilidad de la información electrónica
Por año y por meses
ENTIDAD PRODUCTORA: Empresa de Desarrollo Sostenible del Oriente OFICINA PRODUCTORA: Subgerencia Administrativa y Financiera
141 CONVENCIONES CT = Conservación Total Mt= Medio Tecnológico Firma de los Responsables: E = Eliminación S = Selección Fecha: 5 de Diciembre de 2018
CÓDIGO SERIES Y TIPOS
DOCUMENTALES
SOPORTE O FORMATO SISTEMA DE GESTIÓN DE
LA CALIDAD RETENCIÓN
DISPOSICIÓN FINAL
PROCEDIMIENTO IDENTIFICACIÓN DE LA UNIDAD DOCUMENTAL Físico Electrónico Proceso Procedimiento
Archivo de
Gestión
Archivo Central
CT E MT S
que se halla en el sistema de información contable por el tiempo estipulado en la TRD. Posterior a este tiempo, la información podrá ser eliminada a través de un borrado completo y seguro previa autorización del Comité Institucional de Gestión y Desempeño. Constitución Política de Colombia 1991 art 268, 354. Ley 734 de 2002 art. 34, 35 y 48. Ley 962 de 2005 art.28. Decreto 2649 de 1993 art. 134
ENTIDAD PRODUCTORA: Empresa de Desarrollo Sostenible del Oriente OFICINA PRODUCTORA: Subgerencia Administrativa y Financiera
142 CONVENCIONES CT = Conservación Total Mt= Medio Tecnológico Firma de los Responsables: E = Eliminación S = Selección Fecha: 5 de Diciembre de 2018
CÓDIGO SERIES Y TIPOS
DOCUMENTALES
SOPORTE O FORMATO SISTEMA DE GESTIÓN DE
LA CALIDAD RETENCIÓN
DISPOSICIÓN FINAL
PROCEDIMIENTO IDENTIFICACIÓN DE LA UNIDAD DOCUMENTAL Físico Electrónico Proceso Procedimiento
Archivo de
Gestión
Archivo Central
CT E MT S
200-07.03 Comprobantes de Movimientos Financieros
Papel Papel Papel
XML XML XML
Gestión Administrativa y
Financiera
PR-GAF-04 Tesorería
1 9 X
Una vez cumplido el tiempo de retención en el Archivo de Gestión y en el archivo central, se debe eliminar la totalidad de la subserie ya que no posee valores secundarios, además la información se halla consignada en la subserie de informes financieros. La eliminación deberá llevarse a cabo previa autorización del Comité de Institucional de Gestión y Desempeño, por medio de la técnica de picado para los documentos en soporte físico. Se deberán llevar a cabo estrategias de preservación a largo plazo para garantizar la autenticidad, fiabilidad, integridad y disponibilidad de la información electrónica
Por año - Comprobante de Adición - Comprobante de Reducción - Comprobante de traslado
ENTIDAD PRODUCTORA: Empresa de Desarrollo Sostenible del Oriente OFICINA PRODUCTORA: Subgerencia Administrativa y Financiera
143 CONVENCIONES CT = Conservación Total Mt= Medio Tecnológico Firma de los Responsables: E = Eliminación S = Selección Fecha: 5 de Diciembre de 2018
CÓDIGO SERIES Y TIPOS
DOCUMENTALES
SOPORTE O FORMATO SISTEMA DE GESTIÓN DE
LA CALIDAD RETENCIÓN
DISPOSICIÓN FINAL
PROCEDIMIENTO IDENTIFICACIÓN DE LA UNIDAD DOCUMENTAL Físico Electrónico Proceso Procedimiento
Archivo de
Gestión
Archivo Central
CT E MT S
que se halla en el sistema de información contable por el tiempo estipulado en la TRD. Posterior a este tiempo, la información podrá ser eliminada a través de un borrado completo y seguro previa autorización del Comité Institucional de Gestión y Desempeño. Constitución Política de Colombia 1991 art 268, 354. Ley 734 de 2002 art. 34, 35 y 48. Ley 962 de 2005 art.28. Decreto 2649 de 1993 art. 134
200-08 CONCEPTOS
200-08.02 Conceptos técnicos N/A 1 4 X Por tema y por año
ENTIDAD PRODUCTORA: Empresa de Desarrollo Sostenible del Oriente OFICINA PRODUCTORA: Subgerencia Administrativa y Financiera
144 CONVENCIONES CT = Conservación Total Mt= Medio Tecnológico Firma de los Responsables: E = Eliminación S = Selección Fecha: 5 de Diciembre de 2018
CÓDIGO SERIES Y TIPOS
DOCUMENTALES
SOPORTE O FORMATO SISTEMA DE GESTIÓN DE
LA CALIDAD RETENCIÓN
DISPOSICIÓN FINAL
PROCEDIMIENTO IDENTIFICACIÓN DE LA UNIDAD DOCUMENTAL Físico Electrónico Proceso Procedimiento
Archivo de
Gestión
Archivo Central
CT E MT S
- Solicitud - Concepto técnico
Papel Papel
Correo electr Correo electr
Gestión Administrativa y
Financiera
Transcurrido el tiempo de custodia en el Archivo de Gestión y en el Archivo Central, se elimina la totalidad de la subserie ya que no posee valores secundarios. Los documentos físicos se eliminan a través de la técnica de picado. Esta serie documental tienen asociados mensajes de correo electrónico, los cuales están almacenados en las cuentas de correo electrónico propiedad de la EDESO, por tanto una vez cumpla con el tiempo de retención, se procederá a realizar el borrado completo y seguro de los correos electrónicos relacionados con esta subserie documental previa autorización del Comité Institucional de
ENTIDAD PRODUCTORA: Empresa de Desarrollo Sostenible del Oriente OFICINA PRODUCTORA: Subgerencia Administrativa y Financiera
145 CONVENCIONES CT = Conservación Total Mt= Medio Tecnológico Firma de los Responsables: E = Eliminación S = Selección Fecha: 5 de Diciembre de 2018
CÓDIGO SERIES Y TIPOS
DOCUMENTALES
SOPORTE O FORMATO SISTEMA DE GESTIÓN DE
LA CALIDAD RETENCIÓN
DISPOSICIÓN FINAL
PROCEDIMIENTO IDENTIFICACIÓN DE LA UNIDAD DOCUMENTAL Físico Electrónico Proceso Procedimiento
Archivo de
Gestión
Archivo Central
CT E MT S
Gestión y Desempeño. Ley 594 de 2000 art 11, 12, 16. Ley 769 de 2002
200-09 CONTRATOS
ENTIDAD PRODUCTORA: Empresa de Desarrollo Sostenible del Oriente OFICINA PRODUCTORA: Subgerencia Administrativa y Financiera
146 CONVENCIONES CT = Conservación Total Mt= Medio Tecnológico Firma de los Responsables: E = Eliminación S = Selección Fecha: 5 de Diciembre de 2018
CÓDIGO SERIES Y TIPOS
DOCUMENTALES
SOPORTE O FORMATO SISTEMA DE GESTIÓN DE
LA CALIDAD RETENCIÓN
DISPOSICIÓN FINAL
PROCEDIMIENTO IDENTIFICACIÓN DE LA UNIDAD DOCUMENTAL Físico Electrónico Proceso Procedimiento
Archivo de
Gestión
Archivo Central
CT E MT S
200-09.12 Contratos de Prestación de servicios profesionales y de apoyo a la gestión
Gestión Humana
PR-GH-05 Prestación de
Servicios 1 99 X
El tiempo de retención en el Archivo de Gestión iniciará una vez liquidado el contrato, luego será transferido al Archivo Central, después de este tiempo se debe aplicar selección cualitativa por medio de elección del 5% de los contratos de Prestación de servicios profesionales y de apoyo a la gestión de ex contratistas que por su trayectoria profesional ameriten ser conservados permanentemente según criterios establecidos por el comité Institucional de Gestión y Desempeño. Ley 80 de 1993, Ley 1150 de 2007, decreto 1082 de 2015 art. 2.2.1.2.1.4.9 La muestra seleccionada se transfiere en soporte
Por año y número de contrato
Etapa precontractual Papel
NECOP Papel
Certificado de Disponibilidad
Presupuestal Papel
Etapa Contractual
Fotocopia de la Cédula Papel
Hoja de vida la Función
Pública (con firma original)
Hoja de vida - formato
personal Papel
Certificados de estudio Papel
Tarjeta profesional (en caso
de ser exigencia de ley) Papel
ENTIDAD PRODUCTORA: Empresa de Desarrollo Sostenible del Oriente OFICINA PRODUCTORA: Subgerencia Administrativa y Financiera
147 CONVENCIONES CT = Conservación Total Mt= Medio Tecnológico Firma de los Responsables: E = Eliminación S = Selección Fecha: 5 de Diciembre de 2018
CÓDIGO SERIES Y TIPOS
DOCUMENTALES
SOPORTE O FORMATO SISTEMA DE GESTIÓN DE
LA CALIDAD RETENCIÓN
DISPOSICIÓN FINAL
PROCEDIMIENTO IDENTIFICACIÓN DE LA UNIDAD DOCUMENTAL Físico Electrónico Proceso Procedimiento
Archivo de
Gestión
Archivo Central
CT E MT S
Certificados de experiencia
laboral Papel
original al Archivo Histórico y las unidades documentales no seleccionadas se eliminan por medio de la técnica de picado para los documentos físicos, previa autorización del Comité Institucional de Gestión y Desempeño. Esta serie documental podría tener asociados mensajes de correo electrónico, los cuales están almacenados en las cuentas de correo electrónico propiedad de EDESO, por lo se deberán llevar a cabo estrategias de preservación a largo plazo para garantizar la autenticidad, fiabilidad, integridad y disponibilidad de la información electrónica
Certificados de
antecedentes disciplinarios
solicitados ante la
Procuraduría, Contraloría y
Policía Nacional, medidas
correctivas
Papel
Declaración de bienes y
rentas de la función pública
(con firma original)
Papel
Concepto exámen médico
de ingreso Papel
Certificado de afiliación a
fondo de pensiones y Salud,
ARL
Papel
Certificado de cuenta
bancaria Papel
RUT de la Actividad Papel
Contrato Papel
ENTIDAD PRODUCTORA: Empresa de Desarrollo Sostenible del Oriente OFICINA PRODUCTORA: Subgerencia Administrativa y Financiera
148 CONVENCIONES CT = Conservación Total Mt= Medio Tecnológico Firma de los Responsables: E = Eliminación S = Selección Fecha: 5 de Diciembre de 2018
CÓDIGO SERIES Y TIPOS
DOCUMENTALES
SOPORTE O FORMATO SISTEMA DE GESTIÓN DE
LA CALIDAD RETENCIÓN
DISPOSICIÓN FINAL
PROCEDIMIENTO IDENTIFICACIÓN DE LA UNIDAD DOCUMENTAL Físico Electrónico Proceso Procedimiento
Archivo de
Gestión
Archivo Central
CT E MT S
Certificado de Registro
Presupuestal Papel
por el tiempo estipulado en esta TRD.
Pólizas (en caso de ser
necesario) Papel
Acta de aprobación de
pólizas (en caso de ser
necesario)
Papel
Acta de inicio Papel
Ejecución
Evidencias de ejecución Papel
Requerimientos de
modificación al contrato
(cuando aplique)
Papel
Liquidación
Acta de recibo Papel
Acta de liquidación (en caso
de ser necesario)
Papel
ENTIDAD PRODUCTORA: Empresa de Desarrollo Sostenible del Oriente OFICINA PRODUCTORA: Subgerencia Administrativa y Financiera
149 CONVENCIONES CT = Conservación Total Mt= Medio Tecnológico Firma de los Responsables: E = Eliminación S = Selección Fecha: 5 de Diciembre de 2018
CÓDIGO SERIES Y TIPOS
DOCUMENTALES
SOPORTE O FORMATO SISTEMA DE GESTIÓN DE
LA CALIDAD RETENCIÓN
DISPOSICIÓN FINAL
PROCEDIMIENTO IDENTIFICACIÓN DE LA UNIDAD DOCUMENTAL Físico Electrónico Proceso Procedimiento
Archivo de
Gestión
Archivo Central
CT E MT S
200-12 DECLARACIONES DE TRANSFERENCIA A LA SEGURIDAD SOCIAL
- Declaración de Transferencia Seguridad Social - Comprobante de pago
Gestión Humana
PR-GH-03 Nómina
1 99 X
Transcurrido el tiempo de custodia en el Archivo de Gestión y Archivo Central, se selecciona cuantitativamente de manera aleatoria simple el 5% como muestra informativa y se transfiere al archivo histórico, el restante se elimina por borrado completo y seguro al no poseer valores secundarios. Decreto 2649 de 1993 art. 134. Por el tiempo que se debe retener los documentos electrónicos, se deberán implementar estrategias de preservación a largo plazo que garantice la autenticidad, integridad, fiabilidad y
Por año
ENTIDAD PRODUCTORA: Empresa de Desarrollo Sostenible del Oriente OFICINA PRODUCTORA: Subgerencia Administrativa y Financiera
150 CONVENCIONES CT = Conservación Total Mt= Medio Tecnológico Firma de los Responsables: E = Eliminación S = Selección Fecha: 5 de Diciembre de 2018
CÓDIGO SERIES Y TIPOS
DOCUMENTALES
SOPORTE O FORMATO SISTEMA DE GESTIÓN DE
LA CALIDAD RETENCIÓN
DISPOSICIÓN FINAL
PROCEDIMIENTO IDENTIFICACIÓN DE LA UNIDAD DOCUMENTAL Físico Electrónico Proceso Procedimiento
Archivo de
Gestión
Archivo Central
CT E MT S
disponibilidad de la información.
200-13 DECLARACIONES TRIBUTARIAS
200-13.01 Declaraciones de Impuesto sobre las Ventas - IVA
Gestión Administ
PR-GAF-03 Contabilidad
1 9 X Una vez cumplido el tiempo de retención en
Por año
ENTIDAD PRODUCTORA: Empresa de Desarrollo Sostenible del Oriente OFICINA PRODUCTORA: Subgerencia Administrativa y Financiera
151 CONVENCIONES CT = Conservación Total Mt= Medio Tecnológico Firma de los Responsables: E = Eliminación S = Selección Fecha: 5 de Diciembre de 2018
CÓDIGO SERIES Y TIPOS
DOCUMENTALES
SOPORTE O FORMATO SISTEMA DE GESTIÓN DE
LA CALIDAD RETENCIÓN
DISPOSICIÓN FINAL
PROCEDIMIENTO IDENTIFICACIÓN DE LA UNIDAD DOCUMENTAL Físico Electrónico Proceso Procedimiento
Archivo de
Gestión
Archivo Central
CT E MT S
- Declaración de impuesto sobre las ventas – IVA
rativa y Financier
a
el Archivo de Gestión y en el archivo central, se debe eliminar la totalidad de la subserie ya que no posee valores secundarios, además la información se halla consignada en la subserie de informes financieros. La eliminación deberá llevarse a cabo por medio de la técnica de borrado completo y seguro previa autorización del Comité Institucional de Gestión y Desempeño. Decreto 624 de 1989 Capítulo II Ministerio de Hacienda y Crédito Público. Decreto 3258 de 2002 Ministerio de Hacienda y Crédito Público. Ley 863 de 2003. Ley 962 de 2005. Decreto 1625 de 2016.
200-13.02 Declaraciones de Industria y Comercio ICA
Gestión Administ
PR-GAF-03 Contabilidad
1 9 X Una vez cumplido el tiempo de retención en
Por año
ENTIDAD PRODUCTORA: Empresa de Desarrollo Sostenible del Oriente OFICINA PRODUCTORA: Subgerencia Administrativa y Financiera
152 CONVENCIONES CT = Conservación Total Mt= Medio Tecnológico Firma de los Responsables: E = Eliminación S = Selección Fecha: 5 de Diciembre de 2018
CÓDIGO SERIES Y TIPOS
DOCUMENTALES
SOPORTE O FORMATO SISTEMA DE GESTIÓN DE
LA CALIDAD RETENCIÓN
DISPOSICIÓN FINAL
PROCEDIMIENTO IDENTIFICACIÓN DE LA UNIDAD DOCUMENTAL Físico Electrónico Proceso Procedimiento
Archivo de
Gestión
Archivo Central
CT E MT S
- Declaración de Industria y Comercio ICA
rativa y Financier
a
el Archivo de Gestión y en el archivo central, se debe eliminar la totalidad de la subserie ya que no posee valores secundarios, además la información se halla consignada en la subserie de informes financieros. La eliminación deberá llevarse a cabo por medio de la técnica de borrado completo y seguro previa autorización del Comité Institucional de Gestión y Desempeño. Decreto 624 de 1989 Capítulo II Ministerio de Hacienda y Crédito Público. Decreto 3258 de 2002 Ministerio de Hacienda y Crédito Público. Ley 863 de 2003. Ley 962 de 2005. Decreto 1625 de 2016.
200-13.03 Declaraciones de Renta y Complementarios
Gestión Administ
PR-GAF-03 Contabilidad
1 9 X Una vez cumplido el tiempo de retención en
Por año
ENTIDAD PRODUCTORA: Empresa de Desarrollo Sostenible del Oriente OFICINA PRODUCTORA: Subgerencia Administrativa y Financiera
153 CONVENCIONES CT = Conservación Total Mt= Medio Tecnológico Firma de los Responsables: E = Eliminación S = Selección Fecha: 5 de Diciembre de 2018
CÓDIGO SERIES Y TIPOS
DOCUMENTALES
SOPORTE O FORMATO SISTEMA DE GESTIÓN DE
LA CALIDAD RETENCIÓN
DISPOSICIÓN FINAL
PROCEDIMIENTO IDENTIFICACIÓN DE LA UNIDAD DOCUMENTAL Físico Electrónico Proceso Procedimiento
Archivo de
Gestión
Archivo Central
CT E MT S
- Declaración de Renta y Complementario
rativa y Financier
a
el Archivo de Gestión y en el archivo central, se debe eliminar la totalidad de la subserie ya que no posee valores secundarios, además la información se halla consignada en la subserie de informes financieros. La eliminación deberá llevarse a cabo por medio de la técnica de borrado completo y seguro previa autorización del Comité Institucional de Gestión y Desempeño. Decreto 624 de 1989 Capítulo II Ministerio de Hacienda y Crédito Público. Decreto 3258 de 2002 Ministerio de Hacienda y Crédito Público. Ley 863 de 2003. Ley 962 de 2005. Decreto 1625 de 2016.
200-13.04 Declaraciones de Retenciones en la Fuente
Gestión Administ
PR-GAF-03 Contabilidad
1 9 X Una vez cumplido el tiempo de retención en
Por año
ENTIDAD PRODUCTORA: Empresa de Desarrollo Sostenible del Oriente OFICINA PRODUCTORA: Subgerencia Administrativa y Financiera
154 CONVENCIONES CT = Conservación Total Mt= Medio Tecnológico Firma de los Responsables: E = Eliminación S = Selección Fecha: 5 de Diciembre de 2018
CÓDIGO SERIES Y TIPOS
DOCUMENTALES
SOPORTE O FORMATO SISTEMA DE GESTIÓN DE
LA CALIDAD RETENCIÓN
DISPOSICIÓN FINAL
PROCEDIMIENTO IDENTIFICACIÓN DE LA UNIDAD DOCUMENTAL Físico Electrónico Proceso Procedimiento
Archivo de
Gestión
Archivo Central
CT E MT S
- Declaración de Retenciones en la Fuente
rativa y Financier
a
el Archivo de Gestión y en el archivo central, se debe eliminar la totalidad de la subserie ya que no posee valores secundarios, además la información se halla consignada en la subserie de informes financieros. La eliminación deberá llevarse a cabo por medio de la técnica de borrado completo y seguro previa autorización del Comité Institucional de Gestión y Desempeño. Decreto 624 de 1989 Capítulo II Ministerio de Hacienda y Crédito Público. Decreto 3258 de 2002 Ministerio de Hacienda y Crédito Público. Ley 863 de 2003. Ley 962 de 2005. Decreto 1625 de 2016.
200-14 DERECHOS DE PETICIÓN
ENTIDAD PRODUCTORA: Empresa de Desarrollo Sostenible del Oriente OFICINA PRODUCTORA: Subgerencia Administrativa y Financiera
155 CONVENCIONES CT = Conservación Total Mt= Medio Tecnológico Firma de los Responsables: E = Eliminación S = Selección Fecha: 5 de Diciembre de 2018
CÓDIGO SERIES Y TIPOS
DOCUMENTALES
SOPORTE O FORMATO SISTEMA DE GESTIÓN DE
LA CALIDAD RETENCIÓN
DISPOSICIÓN FINAL
PROCEDIMIENTO IDENTIFICACIÓN DE LA UNIDAD DOCUMENTAL Físico Electrónico Proceso Procedimiento
Archivo de
Gestión
Archivo Central
CT E MT S
- Derecho de petición - Respuesta
Papel Papel
Correo electr Correo electr
Mejora continua
PR-MC-04 Atención de
PQRSF 1 4 X
Transcurrido el tiempo de custodia en el Archivo de Gestión y Archivo Central, seleccionar cualitativamente el 100% de los derechos de petición relacionados con los derechos humanos, el restante se destruye por picado si están en soporte papel. Transfiérase la muestra seleccionada al Archivo Histórico. Esta serie documental tiene asociados mensajes de correo electrónico, los cuales están almacenados en las cuentas de correo electrónico propiedad de la EDESO, a los cuales deberá aplicarse el mismo procedimiento de selección anterior, los documentos no seleccionados deberán ser eliminador por medio de un borrado
Por año
ENTIDAD PRODUCTORA: Empresa de Desarrollo Sostenible del Oriente OFICINA PRODUCTORA: Subgerencia Administrativa y Financiera
156 CONVENCIONES CT = Conservación Total Mt= Medio Tecnológico Firma de los Responsables: E = Eliminación S = Selección Fecha: 5 de Diciembre de 2018
CÓDIGO SERIES Y TIPOS
DOCUMENTALES
SOPORTE O FORMATO SISTEMA DE GESTIÓN DE
LA CALIDAD RETENCIÓN
DISPOSICIÓN FINAL
PROCEDIMIENTO IDENTIFICACIÓN DE LA UNIDAD DOCUMENTAL Físico Electrónico Proceso Procedimiento
Archivo de
Gestión
Archivo Central
CT E MT S
completo y seguro. Constitución política de Colombia artículo 23. Ley 1755 de 2015
200-15 ESTUDIOS
ENTIDAD PRODUCTORA: Empresa de Desarrollo Sostenible del Oriente OFICINA PRODUCTORA: Subgerencia Administrativa y Financiera
157 CONVENCIONES CT = Conservación Total Mt= Medio Tecnológico Firma de los Responsables: E = Eliminación S = Selección Fecha: 5 de Diciembre de 2018
CÓDIGO SERIES Y TIPOS
DOCUMENTALES
SOPORTE O FORMATO SISTEMA DE GESTIÓN DE
LA CALIDAD RETENCIÓN
DISPOSICIÓN FINAL
PROCEDIMIENTO IDENTIFICACIÓN DE LA UNIDAD DOCUMENTAL Físico Electrónico Proceso Procedimiento
Archivo de
Gestión
Archivo Central
CT E MT S
-Estudio Papel PDF
Gestión Administrativa y
Financiera
N/A 1 4 X X
Transcurrido el tiempo de custodia en el Archivo de Gestión y Archivo Central, se conserva en su totalidad en el Archivo Histórico porque posee valores secundarios. Antes de realizar la transferencia de los estudios en soporte papel al Archivo histórico, se deberá aplicar la digitalización como técnica de reproducción con el objetivo de ayudar a la conservación del soporte original. Esta serie se alimenta de los Estudios ya sea que se elaboren de las funciones de los colaboradores de la entidad adscritos a la Subgerencia Administrativa y
Por nombre del estudio y año
ENTIDAD PRODUCTORA: Empresa de Desarrollo Sostenible del Oriente OFICINA PRODUCTORA: Subgerencia Administrativa y Financiera
158 CONVENCIONES CT = Conservación Total Mt= Medio Tecnológico Firma de los Responsables: E = Eliminación S = Selección Fecha: 5 de Diciembre de 2018
CÓDIGO SERIES Y TIPOS
DOCUMENTALES
SOPORTE O FORMATO SISTEMA DE GESTIÓN DE
LA CALIDAD RETENCIÓN
DISPOSICIÓN FINAL
PROCEDIMIENTO IDENTIFICACIÓN DE LA UNIDAD DOCUMENTAL Físico Electrónico Proceso Procedimiento
Archivo de
Gestión
Archivo Central
CT E MT S
Financiera o del estudio resultado de un contrato. Por tanto, se sugiere que cuando como resultado de un contrato se genere un estudio, este se saque del expediente y se archive en la serie "Estudios" dejándose o una copia o una referencia cruzada en el expediente contractual. Para los documentos electrónicos se deberán llevar a cabo estrategias de preservación a largo plazo para garantizar la autenticidad, fiabilidad, integridad y disponibilidad de la información electrónica.
200-17 HISTORIAS
200-17.01 Historias de Equipos 1 8 X Por equipo
ENTIDAD PRODUCTORA: Empresa de Desarrollo Sostenible del Oriente OFICINA PRODUCTORA: Subgerencia Administrativa y Financiera
159 CONVENCIONES CT = Conservación Total Mt= Medio Tecnológico Firma de los Responsables: E = Eliminación S = Selección Fecha: 5 de Diciembre de 2018
- FO-TIC-03 Hoja de vida de equipos de cómputo e impresora - Reporte de Alta - Reporte de baja
Papel
Papel Papel
Gestión Administrativa y
Financiera
PR-GAF-01 Adquisición y
administración de bienes muebles e inmuebles
Transcurrido el tiempo de custodia en el Archivo de Gestión y Archivo Central, se elimina por picado la totalidad de la subserie al no poseer valores secundarios previa autorización del Comité Institucional de Gestión y Desempeño, además la información se encuentra registrada o condesada en otras subseries documentales como los informes contables y los inventarios. Ley 397 de 1997. Ley 1185 de 2008
200-17.02 Historias Laborales Gestión Humana
PR-GH-01 Selección y Vinculación
1 99 X El tiempo de retención en el archivo de gestión comienza a partir desde
Por nombre de funcionario - FO-HG-02 Requisitos de
vinculación Papel
ENTIDAD PRODUCTORA: Empresa de Desarrollo Sostenible del Oriente OFICINA PRODUCTORA: Subgerencia Administrativa y Financiera
160 CONVENCIONES CT = Conservación Total Mt= Medio Tecnológico Firma de los Responsables: E = Eliminación S = Selección Fecha: 5 de Diciembre de 2018
CÓDIGO SERIES Y TIPOS
DOCUMENTALES
SOPORTE O FORMATO SISTEMA DE GESTIÓN DE
LA CALIDAD RETENCIÓN
DISPOSICIÓN FINAL
PROCEDIMIENTO IDENTIFICACIÓN DE LA UNIDAD DOCUMENTAL Físico Electrónico Proceso Procedimiento
Archivo de
Gestión
Archivo Central
CT E MT S
- Acto administrativo de nombramiento o contrato de trabajo.
Papel PR-GAF-02
Formación y Capacitación
PR-GH-04 Bienestar Laboral
el momento que se termina la relación laboral con el funcionario. Transcurrido el tiempo de custodia en el Archivo Central, seleccionar cualitativamente como muestra el 10% de los ejemplares de las Historias laborales de los personajes más representativas de la entidad teniendo en cuenta cargos como: gerente, cargos de mando alto, empleados con mayor antigüedad y empleados con reconocimientos externos y demás disposiciones del comité institucional de Gestión y desempeño. La muestra seleccionada se transfiere al Archivo Histórico, y se destruye el restante por picado
- Oficio de notificación del nombramiento o contrato trabajo.
Papel
- Oficio de aceptación del nombramiento en el cargo o contrato de trabajo.
Papel
- Documentos de identificación.
Papel
- Hoja de vida (Formato único función pública).
Papel
- Soportes documentales de estudios y experiencia que acrediten los requisitos del cargo.
Papel
- Acta de posesión. Papel
- Pasado judicial Papel
-Certificado de antecedentes penales.
Papel
- Certificado de antecedentes fiscales.
Papel
- Certificado de antecedentes disciplinarios.
Papel
ENTIDAD PRODUCTORA: Empresa de Desarrollo Sostenible del Oriente OFICINA PRODUCTORA: Subgerencia Administrativa y Financiera
161 CONVENCIONES CT = Conservación Total Mt= Medio Tecnológico Firma de los Responsables: E = Eliminación S = Selección Fecha: 5 de Diciembre de 2018
CÓDIGO SERIES Y TIPOS
DOCUMENTALES
SOPORTE O FORMATO SISTEMA DE GESTIÓN DE
LA CALIDAD RETENCIÓN
DISPOSICIÓN FINAL
PROCEDIMIENTO IDENTIFICACIÓN DE LA UNIDAD DOCUMENTAL Físico Electrónico Proceso Procedimiento
Archivo de
Gestión
Archivo Central
CT E MT S
- Declaración de bienes y rentas.
Papel previa autorización del Comité Institucional de Gestión y Desempeño. Circular 004 de 2003 emitidas por AGN. Código sustantivo del trabajo Art 264, ley 100 de 1993, Ley 50 de 1990 Esta serie documental puede tener asociados mensajes de correo electrónico, los cuales están almacenados en las cuentas de correo electrónico propiedad de EDESO, en dicho caso deberá garantizarse su preservación a largo plazo a la par de los soportes físicos.
- Afiliaciones a: Régimen de salud (EPS), pensión, cesantías, caja de compensación, etc.
Papel
- Actos administrativos que señalen las situaciones administrativas del funcionario: Vacaciones, licencias, comisiones, ascensos, traslados , encargos, permisos, ausencias temporales, inscripción en carrera administrativa, suspensiones de contrato, pago de prestaciones, entre otros.
Papel
- Evaluación de desempeño. Papel
- Acto administrativo de retiro o desvinculación del servidor de la entidad, donde consten las razones del mismo: supresión del cargo, insubsistencia, destitución, aceptación de renuncia al cargo, liquidación del contrato,
Papel
ENTIDAD PRODUCTORA: Empresa de Desarrollo Sostenible del Oriente OFICINA PRODUCTORA: Subgerencia Administrativa y Financiera
162 CONVENCIONES CT = Conservación Total Mt= Medio Tecnológico Firma de los Responsables: E = Eliminación S = Selección Fecha: 5 de Diciembre de 2018
CÓDIGO SERIES Y TIPOS
DOCUMENTALES
SOPORTE O FORMATO SISTEMA DE GESTIÓN DE
LA CALIDAD RETENCIÓN
DISPOSICIÓN FINAL
PROCEDIMIENTO IDENTIFICACIÓN DE LA UNIDAD DOCUMENTAL Físico Electrónico Proceso Procedimiento
Archivo de
Gestión
Archivo Central
CT E MT S
incorporación a otra entidad.
200-17.03 Historias ocupacionales
Gestión de
Seguridad y Salud
en el Trabajo
PR-SST-01 Seguridad y Salud en el
Trabajo
1 19 X
El tiempo de retención en el archivo de gestión comienza a partir desde el momento que se termina la relación laboral con el funcionario. Transcurrido el tiempo de custodia en el Archivo Central, seleccionar cualitativamente la muestra del 10% de los ejemplares de las Historias ocupacionales de los exfuncionarios que hayan padecido accidentes notables y
Por nombre de funcionario
-Resultado de los perfiles epidemiológicos de salud
Papel
-Concepto de examen de ingreso
Papel
-Concepto de examen periódico
Papel
-Resultado de mediciones y monitoreo de ambiente de trabajo
Papel
-Registro de capacitación, formación y entrenamiento en SST
Papel
-Registro de suministro de elementos y equipo de protección del personal
Papel
ENTIDAD PRODUCTORA: Empresa de Desarrollo Sostenible del Oriente OFICINA PRODUCTORA: Subgerencia Administrativa y Financiera
163 CONVENCIONES CT = Conservación Total Mt= Medio Tecnológico Firma de los Responsables: E = Eliminación S = Selección Fecha: 5 de Diciembre de 2018
CÓDIGO SERIES Y TIPOS
DOCUMENTALES
SOPORTE O FORMATO SISTEMA DE GESTIÓN DE
LA CALIDAD RETENCIÓN
DISPOSICIÓN FINAL
PROCEDIMIENTO IDENTIFICACIÓN DE LA UNIDAD DOCUMENTAL Físico Electrónico Proceso Procedimiento
Archivo de
Gestión
Archivo Central
CT E MT S
-Concepto de examen de retiro
Papel
demás disposiciones del comité de Archivo. Decreto 1072 de 2015 art 2.2.4.6.13 numeral 1, 3, 4,5 La muestra no seleccionada se deberá eliminar por medio de picado. Esta serie documental puede tener asociados mensajes de correo electrónico, los cuales están almacenados en las cuentas de correo electrónico propiedad de la EDESO. En dicho caso deberá garantizarse la preservación de estos correos electrónicos por el tiempo estipulado en la presente TRD.
200-17.04 Historias vehiculares 1 8 X Por placas
ENTIDAD PRODUCTORA: Empresa de Desarrollo Sostenible del Oriente OFICINA PRODUCTORA: Subgerencia Administrativa y Financiera
164 CONVENCIONES CT = Conservación Total Mt= Medio Tecnológico Firma de los Responsables: E = Eliminación S = Selección Fecha: 5 de Diciembre de 2018
CÓDIGO SERIES Y TIPOS
DOCUMENTALES
SOPORTE O FORMATO SISTEMA DE GESTIÓN DE
LA CALIDAD RETENCIÓN
DISPOSICIÓN FINAL
PROCEDIMIENTO IDENTIFICACIÓN DE LA UNIDAD DOCUMENTAL Físico Electrónico Proceso Procedimiento
Archivo de
Gestión
Archivo Central
CT E MT S
- Alta del vehículo - Certificación de revisión tecno mecánica - Impuestos vehiculares - SOAT - Tarjeta de propiedad -FO-GAF-19 Inspección de vehículo
Papel Papel
Papel Papel Papel Papel
Gestión Administrativa y
Financiera
PR-GAF-01 Adquisición y
administración de bienes muebles e inmuebles
El tiempo de retención en el Archivo de Gestión iniciará una vez el vehículo no haga parte de los activos de la empresa, transcurrido el tiempo en el Archivo Central se elimina por picado la totalidad de la subserie al no poseer valores secundarios, previa autorización del Comité Institucional de Gestión y Desempeño. Ley 397 de 1997. Ley 1185 de 2008
200-18 INFORMES
200-18.01 Informes a entes de Control y vigilancia
PR-GCI-01
Control 1 8 X
Transcurrido el tiempo de custodia en el Archivo
Por año y por nombre del ente
ENTIDAD PRODUCTORA: Empresa de Desarrollo Sostenible del Oriente OFICINA PRODUCTORA: Subgerencia Administrativa y Financiera
165 CONVENCIONES CT = Conservación Total Mt= Medio Tecnológico Firma de los Responsables: E = Eliminación S = Selección Fecha: 5 de Diciembre de 2018
CÓDIGO SERIES Y TIPOS
DOCUMENTALES
SOPORTE O FORMATO SISTEMA DE GESTIÓN DE
LA CALIDAD RETENCIÓN
DISPOSICIÓN FINAL
PROCEDIMIENTO IDENTIFICACIÓN DE LA UNIDAD DOCUMENTAL Físico Electrónico Proceso Procedimiento
Archivo de
Gestión
Archivo Central
CT E MT S
- Informe a ente de control y vigilancia - Comunicado remisorio
Papel Papel
Evaluación y
Control
Interno PR-GCI-02 Gestión de
evaluación y control Interno
de Gestión y Archivo Central, se conserva en su totalidad en el Archivo Histórico porque la subserie posee valores secundarios. Constitución Política de Colombia Art 119 y 278. Ley 734 de 2002. Ley 1712 de 2014, Circular 03 de 2015 expedida por el AGN
de control y vigilancia
200-18.02 Informes a otras entidades
Papel Papel Papel
Evaluació
n y Control
PR-GCI-01 Control Interno
PR-GCI-02 Gestión de
evaluación y control Interno
1 4 X
Una vez cumplido el tiempo de retención en el Archivo de Gestión y en el archivo central, se debe eliminar mediante picado ya que la subserie carece valores secundarios, previa autorización del Comité Institucional de Gestión y Desempeño. Constitución Política de
Por año - Solicitud de informe - Informe - Comunicado remisorio
ENTIDAD PRODUCTORA: Empresa de Desarrollo Sostenible del Oriente OFICINA PRODUCTORA: Subgerencia Administrativa y Financiera
166 CONVENCIONES CT = Conservación Total Mt= Medio Tecnológico Firma de los Responsables: E = Eliminación S = Selección Fecha: 5 de Diciembre de 2018
CÓDIGO SERIES Y TIPOS
DOCUMENTALES
SOPORTE O FORMATO SISTEMA DE GESTIÓN DE
LA CALIDAD RETENCIÓN
DISPOSICIÓN FINAL
PROCEDIMIENTO IDENTIFICACIÓN DE LA UNIDAD DOCUMENTAL Físico Electrónico Proceso Procedimiento
Archivo de
Gestión
Archivo Central
CT E MT S
Colombia Art 119 y 278. Ley 734 de 2002. Ley 1712 de 2014 Ley 1712 de 2014.
200-18.03 Informes Contables
Papel XML
Gestión Administrativa y
Financiera
PR-GAF-07 Conciliación
Bancaria 1 9 X
Una vez cumplido el tiempo de retención en el Archivo de Gestión y en el archivo central, se debe eliminar la totalidad de la subserie ya que no posee valores secundarios, además la información se halla consignada en la subserie de informes financieros. La eliminación deberá llevarse a cabo por medio de la técnica de picado para los documentos físicos y por medio de borrado completo y seguro para los documentos en soporte electrónico,
Por año y por periodo - Conciliación bancaria
ENTIDAD PRODUCTORA: Empresa de Desarrollo Sostenible del Oriente OFICINA PRODUCTORA: Subgerencia Administrativa y Financiera
167 CONVENCIONES CT = Conservación Total Mt= Medio Tecnológico Firma de los Responsables: E = Eliminación S = Selección Fecha: 5 de Diciembre de 2018
CÓDIGO SERIES Y TIPOS
DOCUMENTALES
SOPORTE O FORMATO SISTEMA DE GESTIÓN DE
LA CALIDAD RETENCIÓN
DISPOSICIÓN FINAL
PROCEDIMIENTO IDENTIFICACIÓN DE LA UNIDAD DOCUMENTAL Físico Electrónico Proceso Procedimiento
Archivo de
Gestión
Archivo Central
CT E MT S
previa autorización del Comité Institucional de Gestión y Desempeño. Ley 962 de 2005 art 28. Resolución 119 de 2006 de la Contaduría General de la Nación. Resolución 357 de 2008 de la Contaduría General de la Nación.
200-18.04 Informes de Ejecución presupuestal
CR-GAF-
01 Gestión
PR-GAF-02 Presupuesto
1 8 X Transcurrido el tiempo de custodia en el Archivo de Gestión y Archivo
Por año
ENTIDAD PRODUCTORA: Empresa de Desarrollo Sostenible del Oriente OFICINA PRODUCTORA: Subgerencia Administrativa y Financiera
168 CONVENCIONES CT = Conservación Total Mt= Medio Tecnológico Firma de los Responsables: E = Eliminación S = Selección Fecha: 5 de Diciembre de 2018
CÓDIGO SERIES Y TIPOS
DOCUMENTALES
SOPORTE O FORMATO SISTEMA DE GESTIÓN DE
LA CALIDAD RETENCIÓN
DISPOSICIÓN FINAL
PROCEDIMIENTO IDENTIFICACIÓN DE LA UNIDAD DOCUMENTAL Físico Electrónico Proceso Procedimiento
Archivo de
Gestión
Archivo Central
CT E MT S
- Informe de ejecución presupuestal de gastos - Informe de ejecución presupuestal de ingresos - Comunicado remisorio
Papel Papel
Papel
Financiera
Central, se conserva en su totalidad en el Archivo Histórico porque la subserie posee valores secundarios. Ley 610 de 2000, Ley 962 de 2005
200-18.06 Informes de Gestión N/A 1 4 X X Por año
ENTIDAD PRODUCTORA: Empresa de Desarrollo Sostenible del Oriente OFICINA PRODUCTORA: Subgerencia Administrativa y Financiera
169 CONVENCIONES CT = Conservación Total Mt= Medio Tecnológico Firma de los Responsables: E = Eliminación S = Selección Fecha: 5 de Diciembre de 2018
CÓDIGO SERIES Y TIPOS
DOCUMENTALES
SOPORTE O FORMATO SISTEMA DE GESTIÓN DE
LA CALIDAD RETENCIÓN
DISPOSICIÓN FINAL
PROCEDIMIENTO IDENTIFICACIÓN DE LA UNIDAD DOCUMENTAL Físico Electrónico Proceso Procedimiento
Archivo de
Gestión
Archivo Central
CT E MT S
- Informe de Gestión - Comunicado Remisorio
Papel Papel
Gestión Administrativa y
Financiera
Transcurrido el tiempo de custodia en el Archivo de Gestión y Archivo Central, se conserva en su totalidad en el Archivo Histórico porque la subserie posee valores secundarios. Circular 03 de 2015 Archivo General de la Nación. Antes de realizar la transferencia al Archivo Histórico, se debe realizar el respaldo en un medio tecnológico como la digitalización para aportar a la conservación de los soportes originales evitando su manipulación física.
200-18.07 Informes de Gestión Ambiental
X Gestión
AdministN/A 1 4 X
Transcurrido el tiempo de custodia en el Archivo
Por año
ENTIDAD PRODUCTORA: Empresa de Desarrollo Sostenible del Oriente OFICINA PRODUCTORA: Subgerencia Administrativa y Financiera
170 CONVENCIONES CT = Conservación Total Mt= Medio Tecnológico Firma de los Responsables: E = Eliminación S = Selección Fecha: 5 de Diciembre de 2018
CÓDIGO SERIES Y TIPOS
DOCUMENTALES
SOPORTE O FORMATO SISTEMA DE GESTIÓN DE
LA CALIDAD RETENCIÓN
DISPOSICIÓN FINAL
PROCEDIMIENTO IDENTIFICACIÓN DE LA UNIDAD DOCUMENTAL Físico Electrónico Proceso Procedimiento
Archivo de
Gestión
Archivo Central
CT E MT S
- Informe técnico de impacto ambiental en proyectos - Comunicado remisorio
Papel Papel
rativa y Financier
a
de Gestión y Archivo Central, se selecciona cuantitativamente de manera aleatoria simple el 10% como muestra informativa de las acciones que desarrollaba la entidad en lo referente a la gestión ambiental . Ley 99 de 1993 La muestra seleccionada se transfiere en soporte original al Archivo Histórico y las unidades documentales no seleccionadas se eliminan previa autorización del Comité Institucional de Gestión y Desempeño.
200-18.12 Informes Estadísticos N/A 1 4 X Por año
ENTIDAD PRODUCTORA: Empresa de Desarrollo Sostenible del Oriente OFICINA PRODUCTORA: Subgerencia Administrativa y Financiera
171 CONVENCIONES CT = Conservación Total Mt= Medio Tecnológico Firma de los Responsables: E = Eliminación S = Selección Fecha: 5 de Diciembre de 2018
CÓDIGO SERIES Y TIPOS
DOCUMENTALES
SOPORTE O FORMATO SISTEMA DE GESTIÓN DE
LA CALIDAD RETENCIÓN
DISPOSICIÓN FINAL
PROCEDIMIENTO IDENTIFICACIÓN DE LA UNIDAD DOCUMENTAL Físico Electrónico Proceso Procedimiento
Archivo de
Gestión
Archivo Central
CT E MT S
- Informe estadístico de salud ocupacional
Papel
Gestión Administrativa y
Financiera
Una vez cumplido el tiempo de retención en el Archivo de Gestión y en el archivo central, se debe eliminar mediante picado ya que la subserie carece valores secundarios. Decreto 1072 de 2015
200-18.13 Informes Financieros 1 9 X X Por año
ENTIDAD PRODUCTORA: Empresa de Desarrollo Sostenible del Oriente OFICINA PRODUCTORA: Subgerencia Administrativa y Financiera
172 CONVENCIONES CT = Conservación Total Mt= Medio Tecnológico Firma de los Responsables: E = Eliminación S = Selección Fecha: 5 de Diciembre de 2018
CÓDIGO SERIES Y TIPOS
DOCUMENTALES
SOPORTE O FORMATO SISTEMA DE GESTIÓN DE
LA CALIDAD RETENCIÓN
DISPOSICIÓN FINAL
PROCEDIMIENTO IDENTIFICACIÓN DE LA UNIDAD DOCUMENTAL Físico Electrónico Proceso Procedimiento
Archivo de
Gestión
Archivo Central
CT E MT S
- Estados financieros - Notas a los estados financieros
Papel Papel
XML XML
Gestión Administrativa y
Financiera
PR-GAF-03 Contabilidad
Transcurrido el tiempo de custodia en el Archivo de Gestión y Archivo Central, se conserva en su totalidad en el Archivo Histórico porque la subserie posee valores secundarios. Decreto 2649 de 1993 art. 134. Ley 962 de 2005, Decreto 2420 2015
200-18.14 Informes Técnicos Electrónico 1 8 X X Por año y por tema
ENTIDAD PRODUCTORA: Empresa de Desarrollo Sostenible del Oriente OFICINA PRODUCTORA: Subgerencia Administrativa y Financiera
173 CONVENCIONES CT = Conservación Total Mt= Medio Tecnológico Firma de los Responsables: E = Eliminación S = Selección Fecha: 5 de Diciembre de 2018
- Informe técnico
Papel
Gestión Administrativa y
Financiera
Transcurrido el tiempo de custodia en el Archivo de Gestión y Archivo Central, se conserva en su totalidad en el Archivo Histórico porque la subserie posee valores secundarios. Circular 03 de 2015 Archivo General de la Nación. Antes de realizar la transferencia al Archivo Histórico, se debe realizar el respaldo en un medio tecnológico como la digitalización para aportar a la conservación de los soportes originales evitando su manipulación. Esta subserie se alimenta de los informes técnicos ya sea que se elaboren de las funciones de los colaboradores de la entidad adscritos a la Subgerencia Administrativa y Financiera o de los informes técnicos resultado de un contrato.
ENTIDAD PRODUCTORA: Empresa de Desarrollo Sostenible del Oriente OFICINA PRODUCTORA: Subgerencia Administrativa y Financiera
174 CONVENCIONES CT = Conservación Total Mt= Medio Tecnológico Firma de los Responsables: E = Eliminación S = Selección Fecha: 5 de Diciembre de 2018
Por tanto, se sugiere que cuando como resultado de un contrato se genere un informe técnico, este se saque del expediente y se archive en la subserie "Informes técnicos" dejándose o una copia o una referencia cruzada en el expediente contractual. Para los documentos electrónicos se deberán llevar a cabo estrategias de preservación a largo plazo para garantizar la autenticidad, fiabilidad, integridad y disponibilidad de la información electrónica.
ENTIDAD PRODUCTORA: Empresa de Desarrollo Sostenible del Oriente OFICINA PRODUCTORA: Subgerencia Administrativa y Financiera
175 CONVENCIONES CT = Conservación Total Mt= Medio Tecnológico Firma de los Responsables: E = Eliminación S = Selección Fecha: 5 de Diciembre de 2018
CÓDIGO SERIES Y TIPOS
DOCUMENTALES
SOPORTE O FORMATO SISTEMA DE GESTIÓN DE
LA CALIDAD RETENCIÓN
DISPOSICIÓN FINAL
PROCEDIMIENTO IDENTIFICACIÓN DE LA UNIDAD DOCUMENTAL Físico Electrónico Proceso Procedimiento
Archivo de
Gestión
Archivo Central
CT E MT S
200-19 INSTRUMENTOS DE CONTROL
200-19.01 Consecutivos de comunicaciones oficiales
XML
Gestión Docume
ntal
PR-GD-01 Administración Documental
1 4 X
Transcurrido el tiempo de custodia en el Archivo de Gestión y Archivo Central, se elimina por borrado completo y seguro la totalidad de la subserie al no poseer valores secundarios, previa autorización del Comité Institucional de Gestión y Desempeño, además la información se encuentra contenida en los comunicados que fueron archivados en las diferentes unidades documentales según el trámite al que pertenecen. Ley 594 de 2000, Acuerdo 060 de 2000 del AGN.
Por año - Consecutivo de comunicaciones oficiales
200-19.02 Controles de Backups 1 4 X
ENTIDAD PRODUCTORA: Empresa de Desarrollo Sostenible del Oriente OFICINA PRODUCTORA: Subgerencia Administrativa y Financiera
176 CONVENCIONES CT = Conservación Total Mt= Medio Tecnológico Firma de los Responsables: E = Eliminación S = Selección Fecha: 5 de Diciembre de 2018
CÓDIGO SERIES Y TIPOS
DOCUMENTALES
SOPORTE O FORMATO SISTEMA DE GESTIÓN DE
LA CALIDAD RETENCIÓN
DISPOSICIÓN FINAL
PROCEDIMIENTO IDENTIFICACIÓN DE LA UNIDAD DOCUMENTAL Físico Electrónico Proceso Procedimiento
Archivo de
Gestión
Archivo Central
CT E MT S
- FO-TIC-06 Cronograma de Backup - FO-TIC-05 Bitácora realización y restablecimiento de Backups
XLS
XLS
Tecnologías de la Información y la
Comunicación
PR-TIC-01 Información
de la Tecnología
Una vez cumplido el tiempo de retención en el Archivo de Gestión y en el archivo central, se debe eliminar mediante borrado completo y seguro ya que la subserie carece valores secundarios, previa autorización del Comité Institucional de Gestión y Desempeño.
Por año y por dependencia
200-19.03 Registros de control administrativos y financieros
Gestión Administrativa y
Financiera
N/A 1 3 X
Una vez cumplido el tiempo de retención en el Archivo de Gestión y en el archivo central, se debe eliminar mediante picado ya que la subserie carece valores secundarios, previa autorización del Comité Institucional de Gestión y Desempeño.
Por año
- FO-GAF-04 Registro de control llamadas a proveedores
Papel
- FO-GAF-07 Registro de entrega de certificado presupuestal
Papel
- FO-GAF-08 Registro de control de documentos entregados a financiera
Papel
- FO-GAF-12 Registro de constancia de trámites de terceros
Papel
ENTIDAD PRODUCTORA: Empresa de Desarrollo Sostenible del Oriente OFICINA PRODUCTORA: Subgerencia Administrativa y Financiera
177 CONVENCIONES CT = Conservación Total Mt= Medio Tecnológico Firma de los Responsables: E = Eliminación S = Selección Fecha: 5 de Diciembre de 2018
CÓDIGO SERIES Y TIPOS
DOCUMENTALES
SOPORTE O FORMATO SISTEMA DE GESTIÓN DE
LA CALIDAD RETENCIÓN
DISPOSICIÓN FINAL
PROCEDIMIENTO IDENTIFICACIÓN DE LA UNIDAD DOCUMENTAL Físico Electrónico Proceso Procedimiento
Archivo de
Gestión
Archivo Central
CT E MT S
-FO-GAF-13 Registro de control de visitantes
Papel
-FO-GAF-14 Registro de control de préstamo de proyector
Papel
-FO-GAF-20 Registro de control de entrega de facturación de proyectos
Papel
-FO-GAF-21 Registro de liquidación de proyectos entregados
Papel
-FO-GAF-22 Registro de control de aseo y limpieza
Papel
-FO-GAF-23 Registro de mantenimiento general y bitácoras
Papel
200-19.04 Registros de control de bienes
Papel
Gestión Administrativa y
Financiera
PR-GAF-01 Adquisición y
administración de bienes muebles e inmuebles
1 4 X
Una vez cumplido el tiempo de retención en el Archivo de Gestión y en el archivo central, se debe eliminar mediante picado ya que la subserie carece valores secundarios, previa autorización del Comité Institucional de Gestión y Desempeño.
Por año - FO-GAF-01 Registro de entrega de bienes
ENTIDAD PRODUCTORA: Empresa de Desarrollo Sostenible del Oriente OFICINA PRODUCTORA: Subgerencia Administrativa y Financiera
178 CONVENCIONES CT = Conservación Total Mt= Medio Tecnológico Firma de los Responsables: E = Eliminación S = Selección Fecha: 5 de Diciembre de 2018
CÓDIGO SERIES Y TIPOS
DOCUMENTALES
SOPORTE O FORMATO SISTEMA DE GESTIÓN DE
LA CALIDAD RETENCIÓN
DISPOSICIÓN FINAL
PROCEDIMIENTO IDENTIFICACIÓN DE LA UNIDAD DOCUMENTAL Físico Electrónico Proceso Procedimiento
Archivo de
Gestión
Archivo Central
CT E MT S
200-19.05 Registros de control de caja menor
Papel
CR-GAF-01
Gestión Financier
a
PR-GAF-06 Caja mejor
1 4 X
Una vez cumplido el tiempo de retención en el Archivo de Gestión y en el archivo central, se debe eliminar mediante picado ya que la subserie carece valores secundarios, previa autorización del Comité Institucional de Gestión y Desempeño.
Por año - FO-GAF-03 Registro de Solicitud de caja menor
200-19.07 Registros de Control de Comunicaciones oficiales
Gestión Docume
ntal
PR-GD-01 Administración Documental
1 3 X
Transcurrido el tiempo de custodia en el Archivo de Gestión y Archivo Central, se elimina por picado los documentos físicos, y los documentos electrónicos por borrado completo y seguro, para la totalidad de la subserie al no poseer valores secundarios, previa autorización del Comité Institucional de Gestión y Desempeño, además la información se encuentra contenida en los comunicados que fueron archivados en las
Por año
FO-GAF-15 Registro de control de correspondencia recibida interna
Papel
- FO-GD-04 Registro de Control de derechos de petición
Papel
- Registro de Recepción de Documentos
XML
- Registro de Despacho de Documentos
XML
- Registro de Control de Correo Certificado
Papel
-FO-GD-03 Registro de Control de correspondencia
Papel
ENTIDAD PRODUCTORA: Empresa de Desarrollo Sostenible del Oriente OFICINA PRODUCTORA: Subgerencia Administrativa y Financiera
179 CONVENCIONES CT = Conservación Total Mt= Medio Tecnológico Firma de los Responsables: E = Eliminación S = Selección Fecha: 5 de Diciembre de 2018
CÓDIGO SERIES Y TIPOS
DOCUMENTALES
SOPORTE O FORMATO SISTEMA DE GESTIÓN DE
LA CALIDAD RETENCIÓN
DISPOSICIÓN FINAL
PROCEDIMIENTO IDENTIFICACIÓN DE LA UNIDAD DOCUMENTAL Físico Electrónico Proceso Procedimiento
Archivo de
Gestión
Archivo Central
CT E MT S
- FO-GD-07 Registro de control de radicados
Papel diferentes unidades documentales según el trámite al que pertenecen. Ley 594 de 2000, Acuerdo 060 de 2000 del AGN.
- FO-GD-09 Registro de Control de Entrega de Documentos por área
Papel
- Registro de Comunicaciones Externas
Papel
200-19.09 Registros de Control de elementos informáticos
Tecnologías de la Información y la
Comunicación
PR-TIC-01 Información
de la Tecnología
1 4 X
Una vez cumplido el tiempo de retención en el Archivo de Gestión y en el archivo central, se debe eliminar mediante picado ya que la subserie carece valores secundarios, previa autorización del Comité Institucional de Gestión y Desempeño.
Por año - FO-TIC-01 Control de entrega y devolución de elemento informático
Papel
200-19.11 Registros de Control de elementos informáticos
Tecnologías de la Información y la
Comunicación
PR-TIC-01 Información
de la Tecnología
1 4 X
Una vez cumplido el tiempo de retención en el Archivo de Gestión y en el archivo central, se debe eliminar mediante picado ya que la subserie carece valores secundarios, previa autorización del Comité
Por año - Registro de Control de equipos
Papel
ENTIDAD PRODUCTORA: Empresa de Desarrollo Sostenible del Oriente OFICINA PRODUCTORA: Subgerencia Administrativa y Financiera
180 CONVENCIONES CT = Conservación Total Mt= Medio Tecnológico Firma de los Responsables: E = Eliminación S = Selección Fecha: 5 de Diciembre de 2018
CÓDIGO SERIES Y TIPOS
DOCUMENTALES
SOPORTE O FORMATO SISTEMA DE GESTIÓN DE
LA CALIDAD RETENCIÓN
DISPOSICIÓN FINAL
PROCEDIMIENTO IDENTIFICACIÓN DE LA UNIDAD DOCUMENTAL Físico Electrónico Proceso Procedimiento
Archivo de
Gestión
Archivo Central
CT E MT S
Institucional de Gestión y Desempeño.
200-19.12 Registros de control del SIG
XLS
Mejora continua
PR-MC-05 Gestión de la
Mejora 1 4 X
Una vez cumplido el tiempo de retención en el Archivo de Gestión y en el archivo central, se debe eliminar mediante borrado completo y seguro ya que la subserie carece valores secundarios, previa autorización del Comité Institucional de Gestión y Desempeño. Esta Información queda consignada en los informes del SIG
Por año
- FO-MC-09 Registro de lecciones aprendidas
-FO-MC-10 Registro de planificación del cambio
XLS
-FO-MC-11 Registro de Gestión del conocimiento
XLS
200-19.14 Registros de control de préstamos de documentos
1 4 X Una vez cumplido el tiempo de retención en
Por año
ENTIDAD PRODUCTORA: Empresa de Desarrollo Sostenible del Oriente OFICINA PRODUCTORA: Subgerencia Administrativa y Financiera
181 CONVENCIONES CT = Conservación Total Mt= Medio Tecnológico Firma de los Responsables: E = Eliminación S = Selección Fecha: 5 de Diciembre de 2018
CÓDIGO SERIES Y TIPOS
DOCUMENTALES
SOPORTE O FORMATO SISTEMA DE GESTIÓN DE
LA CALIDAD RETENCIÓN
DISPOSICIÓN FINAL
PROCEDIMIENTO IDENTIFICACIÓN DE LA UNIDAD DOCUMENTAL Físico Electrónico Proceso Procedimiento
Archivo de
Gestión
Archivo Central
CT E MT S
- FO-GD-01 Registro de préstamo de documentos
Papel Gestión Docume
ntal
PR-GD-01 Administración Documental
el Archivo de Gestión y en el archivo central, se debe eliminar mediante picado ya que la subserie carece valores secundarios, previa autorización del Comité Institucional de Gestión y Desempeño. Ley 594 de 2000
200-19.16 Registros de Control de Seguridad y Salud en el trabajo
Gestión de
Seguridad y Salud
en el Trabajo
PR-SST-01 Seguridad y Salud en el
Trabajo
1 4 X
Transcurrido el tiempo de custodia en el Archivo de Gestión y Archivo Central, se elimina por picado los documentos físicos, y los documentos electrónicos por borrado completo y seguro, para la totalidad de la subserie al no poseer valores secundarios, previa autorización del Comité Institucional de Gestión y Desempeño. Decreto 1072 de 2015
Por año
- FO-SST-10 Registro de inspecciones planeadas
XLS
-FO-SST-18 Registro de gestión de cambios
XLS
-FO-SST-20 Registro de lecciones aprendidas de incidentes, accidentes de trabajo y enfermedad laboral
Papel
ENTIDAD PRODUCTORA: Empresa de Desarrollo Sostenible del Oriente OFICINA PRODUCTORA: Subgerencia Administrativa y Financiera
182 CONVENCIONES CT = Conservación Total Mt= Medio Tecnológico Firma de los Responsables: E = Eliminación S = Selección Fecha: 5 de Diciembre de 2018
CÓDIGO SERIES Y TIPOS
DOCUMENTALES
SOPORTE O FORMATO SISTEMA DE GESTIÓN DE
LA CALIDAD RETENCIÓN
DISPOSICIÓN FINAL
PROCEDIMIENTO IDENTIFICACIÓN DE LA UNIDAD DOCUMENTAL Físico Electrónico Proceso Procedimiento
Archivo de
Gestión
Archivo Central
CT E MT S
- FO-SST-08 Reporte interno de condiciones y actos inseguros
Papel
Esta Información queda consignada en los informes del SGSST
200-19.17 Registros de control de soporte técnico
Tecnologías de la Información y la
Comunicación
PR-TIC-01 Información
de la Tecnología
1 3 X
Transcurrido el tiempo de custodia en el Archivo de Gestión y Archivo Central, se elimina por picado los documentos físicos, y los documentos electrónicos por borrado completo y seguro, para la totalidad de la subserie al no poseer valores secundarios, previa autorización del Comité Institucional de Gestión y Desempeño.
Por año
- FO-TIC-01 Solicitud de reportes de sistemas
Papel
- FO-TIC-04 Solicitud rápida de soporte
XLS
200-19.21 Registros de Evaluación de auditores
Papel Mejora
continua 1 4 X
Una vez cumplido el tiempo de retención en
Por año
ENTIDAD PRODUCTORA: Empresa de Desarrollo Sostenible del Oriente OFICINA PRODUCTORA: Subgerencia Administrativa y Financiera
183 CONVENCIONES CT = Conservación Total Mt= Medio Tecnológico Firma de los Responsables: E = Eliminación S = Selección Fecha: 5 de Diciembre de 2018
CÓDIGO SERIES Y TIPOS
DOCUMENTALES
SOPORTE O FORMATO SISTEMA DE GESTIÓN DE
LA CALIDAD RETENCIÓN
DISPOSICIÓN FINAL
PROCEDIMIENTO IDENTIFICACIÓN DE LA UNIDAD DOCUMENTAL Físico Electrónico Proceso Procedimiento
Archivo de
Gestión
Archivo Central
CT E MT S
- FO-MC-08 Registro de evaluación de auditores
PR-MC-02 Auditorías Internas
el Archivo de Gestión y en el archivo central, se debe eliminar mediante picado ya que la subserie carece valores secundarios, previa autorización del Comité Institucional de Gestión y Desempeño.
200-19.24 Reportes y seguimiento de control al SIG
XLS Mejora
continua
PR-MC-05 Gestión de la
Mejora 5 0 X
Una vez cumplido el tiempo de retención en el Archivo de Gestión y en el archivo central, se debe eliminar mediante borrado completo y seguro ya que la subserie carece valores secundarios, previa autorización del Comité Institucional de Gestión y Desempeño. Esta Información queda consignada en los informes de la subserie de programas de auditoría
Por año - FO-MC-07 Reporte y seguimiento de no conforme y acciones correctivas
200-20 INVENTARIOS
ENTIDAD PRODUCTORA: Empresa de Desarrollo Sostenible del Oriente OFICINA PRODUCTORA: Subgerencia Administrativa y Financiera
184 CONVENCIONES CT = Conservación Total Mt= Medio Tecnológico Firma de los Responsables: E = Eliminación S = Selección Fecha: 5 de Diciembre de 2018
CÓDIGO SERIES Y TIPOS
DOCUMENTALES
SOPORTE O FORMATO SISTEMA DE GESTIÓN DE
LA CALIDAD RETENCIÓN
DISPOSICIÓN FINAL
PROCEDIMIENTO IDENTIFICACIÓN DE LA UNIDAD DOCUMENTAL Físico Electrónico Proceso Procedimiento
Archivo de
Gestión
Archivo Central
CT E MT S
200-20.01 Inventarios de bienes inmuebles
Papel Papel
Papel
Papel
Papel Papel
XML
Gestión Administrativa y
Financiera
PR-GAF-01-Adquisición y
administración de bienes
1 7 x
Transcurrido el tiempo de custodia en el Archivo de Gestión y Archivo Central, se conserva en su totalidad en el Archivo Histórico porque la subserie posee valores secundarios. Ley 80 de 1993. Ley 1150 de 2007 Para los documentos electrónicos que se hallan en los sistemas de información que controlan los inventarios, se deberán llevar a cabo estrategias de preservación a largo plazo para garantizar la autenticidad, fiabilidad, integridad y disponibilidad de la información electrónica.
Por año
- Escritura - Inventario de bien inmueble - FO-TIC-06 Alta de inventario - FO-TIC-08 Baja de inventario - Reporte de activos - Reporte de activos y depreciación
200-20.02 Inventarios de bienes informáticos
Tecnologías de la Informac
PR-TIC-01 Información
1 7 X Una vez cumplido el tiempo de retención en el Archivo de Gestión y
Por año
ENTIDAD PRODUCTORA: Empresa de Desarrollo Sostenible del Oriente OFICINA PRODUCTORA: Subgerencia Administrativa y Financiera
185 CONVENCIONES CT = Conservación Total Mt= Medio Tecnológico Firma de los Responsables: E = Eliminación S = Selección Fecha: 5 de Diciembre de 2018
CÓDIGO SERIES Y TIPOS
DOCUMENTALES
SOPORTE O FORMATO SISTEMA DE GESTIÓN DE
LA CALIDAD RETENCIÓN
DISPOSICIÓN FINAL
PROCEDIMIENTO IDENTIFICACIÓN DE LA UNIDAD DOCUMENTAL Físico Electrónico Proceso Procedimiento
Archivo de
Gestión
Archivo Central
CT E MT S
- Inventario de bien informático
Papel
ión y la Comunic
ación
de la Tecnología
en el archivo central, se debe eliminar mediante picado ya que la subserie carece valores secundarios, previa autorización del Comité Institucional de Gestión y Desempeño. Ley 80 de 1993. Ley 1150 de 2007
200-20.03 Inventarios de bienes muebles
XML
Gestión Administrativa y
Financiera
PR-GAF-01-Adquisición y
administración de bienes
1 7 X
Una vez cumplido el tiempo de retención en el Archivo de Gestión y en el archivo central, se debe eliminar mediante picado ya que la subserie carece valores secundarios, previa autorización del Comité Institucional de Gestión y Desempeño. Ley 80 de 1993. Para los documentos electrónicos que se hallan en los sistemas de información que controlan los inventarios, se deberán llevar a cabo estrategias de
Por año
- FO-GAF-02 Control de Inventarios - FO-TIC-06 Alta de inventario - FO-TIC-08 Baja de inventario - Reporte de activos - Reporte de activos y depreciación
Papel
Papel
Papel
Papel Papel
ENTIDAD PRODUCTORA: Empresa de Desarrollo Sostenible del Oriente OFICINA PRODUCTORA: Subgerencia Administrativa y Financiera
186 CONVENCIONES CT = Conservación Total Mt= Medio Tecnológico Firma de los Responsables: E = Eliminación S = Selección Fecha: 5 de Diciembre de 2018
CÓDIGO SERIES Y TIPOS
DOCUMENTALES
SOPORTE O FORMATO SISTEMA DE GESTIÓN DE
LA CALIDAD RETENCIÓN
DISPOSICIÓN FINAL
PROCEDIMIENTO IDENTIFICACIÓN DE LA UNIDAD DOCUMENTAL Físico Electrónico Proceso Procedimiento
Archivo de
Gestión
Archivo Central
CT E MT S
preservación a largo plazo para garantizar la autenticidad, fiabilidad, integridad y disponibilidad de la información electrónica por el tiempo de retención estipulados en esta TRD.
200-20.04 Inventarios Documentales 1 7 X Por año
ENTIDAD PRODUCTORA: Empresa de Desarrollo Sostenible del Oriente OFICINA PRODUCTORA: Subgerencia Administrativa y Financiera
187 CONVENCIONES CT = Conservación Total Mt= Medio Tecnológico Firma de los Responsables: E = Eliminación S = Selección Fecha: 5 de Diciembre de 2018
CÓDIGO SERIES Y TIPOS
DOCUMENTALES
SOPORTE O FORMATO SISTEMA DE GESTIÓN DE
LA CALIDAD RETENCIÓN
DISPOSICIÓN FINAL
PROCEDIMIENTO IDENTIFICACIÓN DE LA UNIDAD DOCUMENTAL Físico Electrónico Proceso Procedimiento
Archivo de
Gestión
Archivo Central
CT E MT S
FO-GD-06 Registro Único de Inventario Documental
Papel Gestión Docume
ntal
PR-GD-01 Administración Documental
Transcurrido el tiempo de custodia en el Archivo de Gestión y Archivo Central, se conserva en su totalidad en el Archivo Histórico porque la subserie posee valores secundarios. Ley 594 de 2000, Acuerdo 042 de 2002.
200-21 INVESTIGACIONES DE ACCIDENTES DE TRABAJO
ENTIDAD PRODUCTORA: Empresa de Desarrollo Sostenible del Oriente OFICINA PRODUCTORA: Subgerencia Administrativa y Financiera
188 CONVENCIONES CT = Conservación Total Mt= Medio Tecnológico Firma de los Responsables: E = Eliminación S = Selección Fecha: 5 de Diciembre de 2018
CÓDIGO SERIES Y TIPOS
DOCUMENTALES
SOPORTE O FORMATO SISTEMA DE GESTIÓN DE
LA CALIDAD RETENCIÓN
DISPOSICIÓN FINAL
PROCEDIMIENTO IDENTIFICACIÓN DE LA UNIDAD DOCUMENTAL Físico Electrónico Proceso Procedimiento
Archivo de
Gestión
Archivo Central
CT E MT S
- Reporte de accidente de trabajo - FO-SST-19 Investigación de incidente y accidente de trabajo - Comunicados - Prueba ARL
Papel
Papel
Papel Papel
Correo electr
Gestión de
Seguridad y Salud
en el Trabajo
PR-SST-01 Seguridad y Salud en el
Trabajo
4 70 X
Una vez cumplido el tiempo de retención en el Archivo de Gestión y en el archivo central, se debe eliminar mediante picado ya que la subserie carece valores secundarios. Decreto 1072 de 2015 Ministerio de la Protección Social. Esta serie documental podría tener asociados mensajes de correo electrónico, los cuales están almacenados en las cuentas de correo electrónico propiedad de La EDESO. Para los documentos electrónicos se deberán llevar a cabo estrategias de preservación a largo plazo para garantizar la autenticidad, fiabilidad, integridad y disponibilidad de la información electrónica
Por nombre o número de cédula
ENTIDAD PRODUCTORA: Empresa de Desarrollo Sostenible del Oriente OFICINA PRODUCTORA: Subgerencia Administrativa y Financiera
189 CONVENCIONES CT = Conservación Total Mt= Medio Tecnológico Firma de los Responsables: E = Eliminación S = Selección Fecha: 5 de Diciembre de 2018
CÓDIGO SERIES Y TIPOS
DOCUMENTALES
SOPORTE O FORMATO SISTEMA DE GESTIÓN DE
LA CALIDAD RETENCIÓN
DISPOSICIÓN FINAL
PROCEDIMIENTO IDENTIFICACIÓN DE LA UNIDAD DOCUMENTAL Físico Electrónico Proceso Procedimiento
Archivo de
Gestión
Archivo Central
CT E MT S
por el tiempo estipulado la presente TRD, una vez cumpla con dicho plazo, deberán ser eliminados por borrado completo y seguro.
200-22 LIBROS CONTABLES
200-22.01 Libros Auxiliares 1 9 X Por año
ENTIDAD PRODUCTORA: Empresa de Desarrollo Sostenible del Oriente OFICINA PRODUCTORA: Subgerencia Administrativa y Financiera
190 CONVENCIONES CT = Conservación Total Mt= Medio Tecnológico Firma de los Responsables: E = Eliminación S = Selección Fecha: 5 de Diciembre de 2018
CÓDIGO SERIES Y TIPOS
DOCUMENTALES
SOPORTE O FORMATO SISTEMA DE GESTIÓN DE
LA CALIDAD RETENCIÓN
DISPOSICIÓN FINAL
PROCEDIMIENTO IDENTIFICACIÓN DE LA UNIDAD DOCUMENTAL Físico Electrónico Proceso Procedimiento
Archivo de
Gestión
Archivo Central
CT E MT S
- Libro Auxiliar XML
Gestión Administrativa y
Financiera
PR-GAF-03 Contabilidad
Una vez cumplido el tiempo de retención en el Archivo de Gestión y en el archivo central, previa autorización del Comité de Institucional de Gestión y Desempeño se debe eliminar la totalidad de la subserie mediante borrado completo y seguro en el sistema de información que se halla, ya que la subserie carece valores secundarios. Constitución Política de Colombia art. 268 y 354. Ley 734 2002 art 34, 35 y 48, Ley 962 de 2005 art. 28. Decreto 2649 de 1993 art. 134 Se deberán llevar a cabo estrategias de preservación a largo plazo para garantizar la autenticidad, fiabilidad, integridad y disponibilidad de la
ENTIDAD PRODUCTORA: Empresa de Desarrollo Sostenible del Oriente OFICINA PRODUCTORA: Subgerencia Administrativa y Financiera
191 CONVENCIONES CT = Conservación Total Mt= Medio Tecnológico Firma de los Responsables: E = Eliminación S = Selección Fecha: 5 de Diciembre de 2018
CÓDIGO SERIES Y TIPOS
DOCUMENTALES
SOPORTE O FORMATO SISTEMA DE GESTIÓN DE
LA CALIDAD RETENCIÓN
DISPOSICIÓN FINAL
PROCEDIMIENTO IDENTIFICACIÓN DE LA UNIDAD DOCUMENTAL Físico Electrónico Proceso Procedimiento
Archivo de
Gestión
Archivo Central
CT E MT S
información electrónica que se halla en el sistema de información Saimyr módulos contables por el tiempo estipulado en la TRD.
200-22.02 Libros Mayor y de balance 1 19 X Por año
ENTIDAD PRODUCTORA: Empresa de Desarrollo Sostenible del Oriente OFICINA PRODUCTORA: Subgerencia Administrativa y Financiera
192 CONVENCIONES CT = Conservación Total Mt= Medio Tecnológico Firma de los Responsables: E = Eliminación S = Selección Fecha: 5 de Diciembre de 2018
CÓDIGO SERIES Y TIPOS
DOCUMENTALES
SOPORTE O FORMATO SISTEMA DE GESTIÓN DE
LA CALIDAD RETENCIÓN
DISPOSICIÓN FINAL
PROCEDIMIENTO IDENTIFICACIÓN DE LA UNIDAD DOCUMENTAL Físico Electrónico Proceso Procedimiento
Archivo de
Gestión
Archivo Central
CT E MT S
- Libro mayor y de balance Papel XML
Gestión Administrativa y
Financiera
PR-GAF-03 Contabilidad
Transcurrido el tiempo de custodia en el Archivo de Gestión y Archivo Central, se conserva en su totalidad en el Archivo Histórico porque la subserie posee valores secundarios. Decreto 2649 de 1993 art. 134, Ley 962 de 2005, Resolución 119 de 2006, Resolución 669 de 2008. Se deberán llevar a cabo estrategias de preservación a largo plazo para garantizar la autenticidad, fiabilidad, integridad y disponibilidad de la información electrónica que se halla en el sistema de información Saimyr módulos contables por el tiempo estipulado en la TRD.
200-23 MANUALES
200-23.01 Manuales Archivísticos 1 4 X Por vigencia
ENTIDAD PRODUCTORA: Empresa de Desarrollo Sostenible del Oriente OFICINA PRODUCTORA: Subgerencia Administrativa y Financiera
193 CONVENCIONES CT = Conservación Total Mt= Medio Tecnológico Firma de los Responsables: E = Eliminación S = Selección Fecha: 5 de Diciembre de 2018
CÓDIGO SERIES Y TIPOS
DOCUMENTALES
SOPORTE O FORMATO SISTEMA DE GESTIÓN DE
LA CALIDAD RETENCIÓN
DISPOSICIÓN FINAL
PROCEDIMIENTO IDENTIFICACIÓN DE LA UNIDAD DOCUMENTAL Físico Electrónico Proceso Procedimiento
Archivo de
Gestión
Archivo Central
CT E MT S
- Manual de Tabla de Retención Documental
Gestión Docume
ntal
PR-GD-01 Administración Documental
El tiempo de retención en el archivo de gestión inicia una vez desactualizada La TRD y la TCAD, Transcurrido el tiempo de custodia en el Archivo de Gestión y Archivo Central, se conserva en su totalidad en el Archivo Histórico porque la subserie refleja el desarrollo Institucional. Ley 594 de 2000. Decreto 1080 de 2015
- Manual Tabla de Control de acceso a los documentos
200-23.03 Manuales de Formación y Capacitación, bienestar social y estímulos para los empleados
Gestión Humana
PR-GH-04 Bienestar Laboral
1 4 X
El tiempo de retención en el archivo de gestión inicia una vez desactualizado el
Por vigencia
ENTIDAD PRODUCTORA: Empresa de Desarrollo Sostenible del Oriente OFICINA PRODUCTORA: Subgerencia Administrativa y Financiera
194 CONVENCIONES CT = Conservación Total Mt= Medio Tecnológico Firma de los Responsables: E = Eliminación S = Selección Fecha: 5 de Diciembre de 2018
CÓDIGO SERIES Y TIPOS
DOCUMENTALES
SOPORTE O FORMATO SISTEMA DE GESTIÓN DE
LA CALIDAD RETENCIÓN
DISPOSICIÓN FINAL
PROCEDIMIENTO IDENTIFICACIÓN DE LA UNIDAD DOCUMENTAL Físico Electrónico Proceso Procedimiento
Archivo de
Gestión
Archivo Central
CT E MT S
- Manual de Formación, capacitación y bienestar social y estímulos para los empleados
Papel
manual, Transcurrido el tiempo de custodia en el Archivo de Gestión y Archivo Central, se conserva en su totalidad en el Archivo Histórico porque la subserie refleja el desarrollo Institucional. Decreto 1083 de 2015 Título 10 del DAFP.
200-23.04 Manuales de Funciones
Gestión Humana
N/A 1 4 X
El tiempo de retención en el archivo de gestión inicia una vez desactualizado el manual. Transcurrido el tiempo de custodia en el Archivo de Gestión y Archivo Central, se conserva en su totalidad en el Archivo Histórico porque la subserie refleja el desarrollo Institucional. Constitución Política de Colombia art 122.
Por vigencia - Manual de Funciones Papel
ENTIDAD PRODUCTORA: Empresa de Desarrollo Sostenible del Oriente OFICINA PRODUCTORA: Subgerencia Administrativa y Financiera
195 CONVENCIONES CT = Conservación Total Mt= Medio Tecnológico Firma de los Responsables: E = Eliminación S = Selección Fecha: 5 de Diciembre de 2018
CÓDIGO SERIES Y TIPOS
DOCUMENTALES
SOPORTE O FORMATO SISTEMA DE GESTIÓN DE
LA CALIDAD RETENCIÓN
DISPOSICIÓN FINAL
PROCEDIMIENTO IDENTIFICACIÓN DE LA UNIDAD DOCUMENTAL Físico Electrónico Proceso Procedimiento
Archivo de
Gestión
Archivo Central
CT E MT S
Decreto 1083 de 2015 capítulo 6 del DAFP
200-23.10 Manuales de viáticos y gastos de viaje
Gestión
AdministN/A 1 4 X
El tiempo de retención en el archivo de gestión
Por vigencia
ENTIDAD PRODUCTORA: Empresa de Desarrollo Sostenible del Oriente OFICINA PRODUCTORA: Subgerencia Administrativa y Financiera
196 CONVENCIONES CT = Conservación Total Mt= Medio Tecnológico Firma de los Responsables: E = Eliminación S = Selección Fecha: 5 de Diciembre de 2018
CÓDIGO SERIES Y TIPOS
DOCUMENTALES
SOPORTE O FORMATO SISTEMA DE GESTIÓN DE
LA CALIDAD RETENCIÓN
DISPOSICIÓN FINAL
PROCEDIMIENTO IDENTIFICACIÓN DE LA UNIDAD DOCUMENTAL Físico Electrónico Proceso Procedimiento
Archivo de
Gestión
Archivo Central
CT E MT S
- Manual de viáticos y gastos de viaje
Papel
rativa y Financier
a
inicia una vez desactualizado el manual, Transcurrido el tiempo de custodia en el Archivo de Gestión y Archivo Central, se conserva en su totalidad en el Archivo Histórico porque la subserie refleja el desarrollo Institucional. Decreto 1083 de 2015 art. 2.2.5.5.25
200-23.12 Manuales Institucionales de política contable
Gestión
AdministPR-GAF-03
Contabilidad 1 4 X
El tiempo de retención en el archivo de gestión
Por vigencia
ENTIDAD PRODUCTORA: Empresa de Desarrollo Sostenible del Oriente OFICINA PRODUCTORA: Subgerencia Administrativa y Financiera
197 CONVENCIONES CT = Conservación Total Mt= Medio Tecnológico Firma de los Responsables: E = Eliminación S = Selección Fecha: 5 de Diciembre de 2018
CÓDIGO SERIES Y TIPOS
DOCUMENTALES
SOPORTE O FORMATO SISTEMA DE GESTIÓN DE
LA CALIDAD RETENCIÓN
DISPOSICIÓN FINAL
PROCEDIMIENTO IDENTIFICACIÓN DE LA UNIDAD DOCUMENTAL Físico Electrónico Proceso Procedimiento
Archivo de
Gestión
Archivo Central
CT E MT S
- Manual Institucional de Política contable
Papel
rativa y Financier
a
inicia una vez desactualizado el manual, Transcurrido el tiempo de custodia en el Archivo de Gestión y Archivo Central, se conserva en su totalidad en el Archivo Histórico porque la subserie refleja el desarrollo Institucional. Constitución Política de Colombia art. 268 y 354. Ley 734 2002 art 34, 35 y 48, Ley 962 de 2005 art. 28. Decreto 2649 de 1993 art. 134
200-23.13 Manuales Institucionales de políticas y protección de datos
Tecnologías de la Informac
PR-TIC-01 Información
1 4 X El tiempo de retención en el archivo de gestión inicia una vez
Por vigencia
ENTIDAD PRODUCTORA: Empresa de Desarrollo Sostenible del Oriente OFICINA PRODUCTORA: Subgerencia Administrativa y Financiera
198 CONVENCIONES CT = Conservación Total Mt= Medio Tecnológico Firma de los Responsables: E = Eliminación S = Selección Fecha: 5 de Diciembre de 2018
CÓDIGO SERIES Y TIPOS
DOCUMENTALES
SOPORTE O FORMATO SISTEMA DE GESTIÓN DE
LA CALIDAD RETENCIÓN
DISPOSICIÓN FINAL
PROCEDIMIENTO IDENTIFICACIÓN DE LA UNIDAD DOCUMENTAL Físico Electrónico Proceso Procedimiento
Archivo de
Gestión
Archivo Central
CT E MT S
- Manual Institucional de política y protección de datos
Papel
ión y la Comunic
ación
de la Tecnología
desactualizado el manual, Transcurrido el tiempo de custodia en el Archivo de Gestión y Archivo Central, se conserva en su totalidad en el Archivo Histórico porque la subserie refleja el desarrollo Institucional. Ley 1581 de 2012
200-24 NÓMINA
ENTIDAD PRODUCTORA: Empresa de Desarrollo Sostenible del Oriente OFICINA PRODUCTORA: Subgerencia Administrativa y Financiera
199 CONVENCIONES CT = Conservación Total Mt= Medio Tecnológico Firma de los Responsables: E = Eliminación S = Selección Fecha: 5 de Diciembre de 2018
CÓDIGO SERIES Y TIPOS
DOCUMENTALES
SOPORTE O FORMATO SISTEMA DE GESTIÓN DE
LA CALIDAD RETENCIÓN
DISPOSICIÓN FINAL
PROCEDIMIENTO IDENTIFICACIÓN DE LA UNIDAD DOCUMENTAL Físico Electrónico Proceso Procedimiento
Archivo de
Gestión
Archivo Central
CT E MT S
- Nómina - Resumen de nómina - Novedades de nómina
XML XLS XLS
Gestión Humana
PR-GH-03 Nómina
1 99 X
Una vez cumplido el tiempo de retención en el Archivo de Gestión y en el archivo central, previa autorización del Comité de Institucional de Gestión y Desempeño se debe eliminar la totalidad de la subserie mediante borrado completo y seguro en el sistema de información que se halla, ya que la subserie carece valores secundarios. Decreto 2663 de 1950, Ley 50 de 1990 art. 24, Ley 100 de 1993, Decreto 2649 de 1993 art. 134, Decreto 806 de 1998, decreto 780 de 2016
Por año
ENTIDAD PRODUCTORA: Empresa de Desarrollo Sostenible del Oriente OFICINA PRODUCTORA: Subgerencia Administrativa y Financiera
200 CONVENCIONES CT = Conservación Total Mt= Medio Tecnológico Firma de los Responsables: E = Eliminación S = Selección Fecha: 5 de Diciembre de 2018
CÓDIGO SERIES Y TIPOS
DOCUMENTALES
SOPORTE O FORMATO SISTEMA DE GESTIÓN DE
LA CALIDAD RETENCIÓN
DISPOSICIÓN FINAL
PROCEDIMIENTO IDENTIFICACIÓN DE LA UNIDAD DOCUMENTAL Físico Electrónico Proceso Procedimiento
Archivo de
Gestión
Archivo Central
CT E MT S
200-25 PETICIONES, QUEJAS, RECLAMOS, SUGERENCIAS, DENUNCIAS
ENTIDAD PRODUCTORA: Empresa de Desarrollo Sostenible del Oriente OFICINA PRODUCTORA: Subgerencia Administrativa y Financiera
201 CONVENCIONES CT = Conservación Total Mt= Medio Tecnológico Firma de los Responsables: E = Eliminación S = Selección Fecha: 5 de Diciembre de 2018
CÓDIGO SERIES Y TIPOS
DOCUMENTALES
SOPORTE O FORMATO SISTEMA DE GESTIÓN DE
LA CALIDAD RETENCIÓN
DISPOSICIÓN FINAL
PROCEDIMIENTO IDENTIFICACIÓN DE LA UNIDAD DOCUMENTAL Físico Electrónico Proceso Procedimiento
Archivo de
Gestión
Archivo Central
CT E MT S
- Petición - Queja - Reclamo - Sugerencia - Denuncia - Respuesta
Papel Papel Papel Papel Papel Papel
Correo electr Correo electr Correo electr Correo electr Correo electr Correo electr
Mejora continua
PR-MC-04 Atención de
PQRSF 1 4 X
Transcurrido el tiempo de custodia en el Archivo de Gestión y Archivo Central, seleccionar cualitativamente el 100% de las PQRSD relacionadas con los derechos humanos, el restante se destruye por picado cuando sean documentos físicos, previa autorización del Comité Institucional de Gestión y Desempeño. La muestra seleccionada se debe transferir al Archivo Histórico. Esta serie documental puede tener asociados mensajes de correo electrónico, los cuales están almacenados en las cuentas de correo electrónico propiedad de la EDESO, a los cuales deberá aplicarse el mismo procedimiento de selección anterior, los
Por año y por PQRSDF y por
tema
ENTIDAD PRODUCTORA: Empresa de Desarrollo Sostenible del Oriente OFICINA PRODUCTORA: Subgerencia Administrativa y Financiera
202 CONVENCIONES CT = Conservación Total Mt= Medio Tecnológico Firma de los Responsables: E = Eliminación S = Selección Fecha: 5 de Diciembre de 2018
CÓDIGO SERIES Y TIPOS
DOCUMENTALES
SOPORTE O FORMATO SISTEMA DE GESTIÓN DE
LA CALIDAD RETENCIÓN
DISPOSICIÓN FINAL
PROCEDIMIENTO IDENTIFICACIÓN DE LA UNIDAD DOCUMENTAL Físico Electrónico Proceso Procedimiento
Archivo de
Gestión
Archivo Central
CT E MT S
correos electrónicos que no sean seleccionados deberán ser eliminados a través de un borrado completo y seguro previa autorización del Comité Institucional de Gestión y Desempeño. Constitución política de Colombia artículo 23. Ley 1755 de 2015
200-26 PLANES
ENTIDAD PRODUCTORA: Empresa de Desarrollo Sostenible del Oriente OFICINA PRODUCTORA: Subgerencia Administrativa y Financiera
203 CONVENCIONES CT = Conservación Total Mt= Medio Tecnológico Firma de los Responsables: E = Eliminación S = Selección Fecha: 5 de Diciembre de 2018
CÓDIGO SERIES Y TIPOS
DOCUMENTALES
SOPORTE O FORMATO SISTEMA DE GESTIÓN DE
LA CALIDAD RETENCIÓN
DISPOSICIÓN FINAL
PROCEDIMIENTO IDENTIFICACIÓN DE LA UNIDAD DOCUMENTAL Físico Electrónico Proceso Procedimiento
Archivo de
Gestión
Archivo Central
CT E MT S
200-26.02 Planes de Adquisiciones de Bienes y Suministros
Gestión Administrativa y
Financiera
PR-GAF-01 Adquisición y
administración de bienes muebles e inmuebles
1 19 X
Transcurrido el tiempo de custodia en el Archivo de Gestión y Archivo Central, aplicar selección cualitativa extrínseca cronológica así: seleccionar un plan por cada cuatro años de producción documental como una muestra de los diferentes planes que pudo tener la entidad. Agencia Nacional de Contratación Pública Circular externa 002 de 2013. Ley 80 de 1993, Ley 962 de 2005. Ley 1474 de 2011. decreto 1510 de 2013
Por vigencia - Plan de adquisición de bienes y suministros - Informe de ejecución
Papel
Papel
200-26.04 Planes de Capacitación 1 4 X Por vigencia
ENTIDAD PRODUCTORA: Empresa de Desarrollo Sostenible del Oriente OFICINA PRODUCTORA: Subgerencia Administrativa y Financiera
204 CONVENCIONES CT = Conservación Total Mt= Medio Tecnológico Firma de los Responsables: E = Eliminación S = Selección Fecha: 5 de Diciembre de 2018
CÓDIGO SERIES Y TIPOS
DOCUMENTALES
SOPORTE O FORMATO SISTEMA DE GESTIÓN DE
LA CALIDAD RETENCIÓN
DISPOSICIÓN FINAL
PROCEDIMIENTO IDENTIFICACIÓN DE LA UNIDAD DOCUMENTAL Físico Electrónico Proceso Procedimiento
Archivo de
Gestión
Archivo Central
CT E MT S
- FO-GH-04 Diagnóstico Necesidades de capacitación - FO-GH-05 Plan de capacitación - Comunicado de convocatoria a las capacitaciones - Registro de asistencia a las actividades de capacitación - FO-GH- 06 Evaluación de la capacitación - FO-GH-07 Eficacia Formación
Papel
Papel
Papel
Papel
Papel
Papel
Correo electr
Gestión Humana
PR-GH-02- Formación y capacitación
Una vez cumplido el tiempo de retención en el Archivo de Gestión, se debe transferir al Archivo Central, luego se conserva en su totalidad en el Archivo Histórico porque la subserie refleja valores históricos y culturales de la empresa. Decreto 1083 de 2015 Título 9. Se deberán llevar a cabo estrategias de preservación a largo plazo para garantizar la autenticidad, fiabilidad, integridad y disponibilidad de la información electrónica.
200-26.06 Planes de Seguridad y Salud en el Trabajo
Gestión
de Segurida
PR-SST-01 Seguridad y
1 8 X Una vez cumplido el tiempo de retención en el Archivo de Gestión, se
Por vigencia
ENTIDAD PRODUCTORA: Empresa de Desarrollo Sostenible del Oriente OFICINA PRODUCTORA: Subgerencia Administrativa y Financiera
205 CONVENCIONES CT = Conservación Total Mt= Medio Tecnológico Firma de los Responsables: E = Eliminación S = Selección Fecha: 5 de Diciembre de 2018
CÓDIGO SERIES Y TIPOS
DOCUMENTALES
SOPORTE O FORMATO SISTEMA DE GESTIÓN DE
LA CALIDAD RETENCIÓN
DISPOSICIÓN FINAL
PROCEDIMIENTO IDENTIFICACIÓN DE LA UNIDAD DOCUMENTAL Físico Electrónico Proceso Procedimiento
Archivo de
Gestión
Archivo Central
CT E MT S
- Matriz de peligros y/o diagnóstico de condiciones de trabajo - Plan de Seguridad y salud en el trabajo - Informe de ejecución - Evidencias de ejecución - Indicadores
Papel Papel Papel
XLS
Electrónico XLS
d y Salud en el
Trabajo
Salud en el Trabajo
debe transferir al Archivo Central, luego se conserva en su totalidad en el Archivo Histórico porque la subserie refleja valores históricos y culturales de la empresa. Decreto 1072 de 2015 Art. 2.2.4.6.8, art 2.2.4.6.12 y art 2.2.4.6.31 del Ministerio del Trabajo Se deberán llevar a cabo estrategias de preservación a largo plazo para garantizar la autenticidad, fiabilidad, integridad y disponibilidad de la información electrónica.
200-26.08 Planes Estratégicos de Seguridad Vial
Gestión
de Segurida
PR-SST-01 Seguridad y
1 8 X Transcurrido el tiempo de custodia en el Archivo de Gestión y Archivo
Por vigencia
ENTIDAD PRODUCTORA: Empresa de Desarrollo Sostenible del Oriente OFICINA PRODUCTORA: Subgerencia Administrativa y Financiera
206 CONVENCIONES CT = Conservación Total Mt= Medio Tecnológico Firma de los Responsables: E = Eliminación S = Selección Fecha: 5 de Diciembre de 2018
CÓDIGO SERIES Y TIPOS
DOCUMENTALES
SOPORTE O FORMATO SISTEMA DE GESTIÓN DE
LA CALIDAD RETENCIÓN
DISPOSICIÓN FINAL
PROCEDIMIENTO IDENTIFICACIÓN DE LA UNIDAD DOCUMENTAL Físico Electrónico Proceso Procedimiento
Archivo de
Gestión
Archivo Central
CT E MT S
- Plan Estratégico de Seguridad Vial - Evidencias de ejecución - Informe de ejecución
Papel
Papel Papel
d y Salud en el
Trabajo
Salud en el Trabajo
Central, se selecciona cuantitativamente de manera aleatoria simple el 10% como muestra informativa. Ley 1503 de 2011, decreto 2851. La muestra seleccionada se transfiere en soporte original al Archivo Histórico y las unidades documentales no seleccionadas se eliminan mediante técnica de picado.
200-26.10 Planes Institucionales de Archivo
Gestión Docume
ntal
PR-GD-01 Administración Documental
1 4 X
El tiempo de custodia en el Archivo de Gestión inicia una vez cumplido el plan, luego pasar al Archivo Central, se conserva en su totalidad en el Archivo Histórico porque la subserie posee valores secundarios. Ley 594 de 2000. Ley 1712 de 2014. Decreto 1080 de 2015 art. 2.8.2.5.8
Por vigencia - Plan Institucional de Archivos - Informe de ejecución
Papel
200-27 PRESUPUESTOS
ENTIDAD PRODUCTORA: Empresa de Desarrollo Sostenible del Oriente OFICINA PRODUCTORA: Subgerencia Administrativa y Financiera
207 CONVENCIONES CT = Conservación Total Mt= Medio Tecnológico Firma de los Responsables: E = Eliminación S = Selección Fecha: 5 de Diciembre de 2018
CÓDIGO SERIES Y TIPOS
DOCUMENTALES
SOPORTE O FORMATO SISTEMA DE GESTIÓN DE
LA CALIDAD RETENCIÓN
DISPOSICIÓN FINAL
PROCEDIMIENTO IDENTIFICACIÓN DE LA UNIDAD DOCUMENTAL Físico Electrónico Proceso Procedimiento
Archivo de
Gestión
Archivo Central
CT E MT S
- Presupuesto - Resolución de aprobación presupuesto - Resolución de modificación presupuesto - Resolución de adición al presupuesto
Papel Papel
Papel
Papel
Gestión Administrativa y
Financiera
PR-GAF-02 Presupuesto
1 8 X X
Una vez cumplido el tiempo de retención en el Archivo de Gestión y en el archivo central, esta subserie documental es de conservación permanente en el Archivo Histórico ya que posee valores secundarios como el valor histórico. El total de la serie documental se transfiere en su soporte original y se debe garantizar el respaldo de los documentos de soportes físicos en un medio tecnológico como la digitalización para aportar a su conservación, luego se transfiere al archivo histórico. Decreto 111 de 1996, Ley 134 de 1996. Ley 819 de 2003. Ley 1483 de 2011
Por año
200-28 PROCESOS
ENTIDAD PRODUCTORA: Empresa de Desarrollo Sostenible del Oriente OFICINA PRODUCTORA: Subgerencia Administrativa y Financiera
208 CONVENCIONES CT = Conservación Total Mt= Medio Tecnológico Firma de los Responsables: E = Eliminación S = Selección Fecha: 5 de Diciembre de 2018
CÓDIGO SERIES Y TIPOS
DOCUMENTALES
SOPORTE O FORMATO SISTEMA DE GESTIÓN DE
LA CALIDAD RETENCIÓN
DISPOSICIÓN FINAL
PROCEDIMIENTO IDENTIFICACIÓN DE LA UNIDAD DOCUMENTAL Físico Electrónico Proceso Procedimiento
Archivo de
Gestión
Archivo Central
CT E MT S
200-28.03 Procesos de Elección a representantes a comités
Gestión Administrativa y
Financiera
Gestión de
Seguridad y Salud
en el Trabajo
N/A 1 8 X
Una vez cumplido el tiempo de retención en el Archivo de Gestión y en el archivo central, se debe eliminar ya que trata de temas internos y carecen de valores secundarios. Decreto 1072 de 2015 del Min Trabajo, Resolución 652 de 2012 Min Trabajo. Resolución 1356 de 2012 del Min Trabajo. Resolución 2013 de 1986 Min Trabajo
Por año y por tipo de comité
- Convocatoria a elección - Designación de jurados - Acta de cierre de mesa - Acta de instalación de mesa - Acta de comisión escrutadora - Registro general de votantes - Notificación de elecciones - Resolución de conformación del comité
Papel Papel Papel Papel
Papel
Papel
Papel Papel
200-28.04 Procesos de Selección de personal
Gestión Humana
PR-GH-01 Selección y Vinculación
1 8 X
Una vez cumplido el tiempo de retención en el Archivo de Gestión y en el archivo central, se
Por año y por vacante
ENTIDAD PRODUCTORA: Empresa de Desarrollo Sostenible del Oriente OFICINA PRODUCTORA: Subgerencia Administrativa y Financiera
209 CONVENCIONES CT = Conservación Total Mt= Medio Tecnológico Firma de los Responsables: E = Eliminación S = Selección Fecha: 5 de Diciembre de 2018
CÓDIGO SERIES Y TIPOS
DOCUMENTALES
SOPORTE O FORMATO SISTEMA DE GESTIÓN DE
LA CALIDAD RETENCIÓN
DISPOSICIÓN FINAL
PROCEDIMIENTO IDENTIFICACIÓN DE LA UNIDAD DOCUMENTAL Físico Electrónico Proceso Procedimiento
Archivo de
Gestión
Archivo Central
CT E MT S
- Requisición - Convocatoria - Hojas de vida - Citación a entrevista - FO-GH-01 Entrevista de personal - Pruebas técnicas - Comunicado personal seleccionado - Referencia cruzada historia laboral candidato ganador
Papel Papel Papel Papel Papel
Papel Papel
Papel
debe eliminar ya que trata de temas internos y carecen de valores secundarios. Decreto 1083 de 2015 Los documentos del aspirante ganador, se conservarán en su historia Laboral dejando una referencia cruzada en el expediente del proceso de selección de personal en el que participó.
200-28.05 Procesos Disciplinarios N/A 2 18 X
ENTIDAD PRODUCTORA: Empresa de Desarrollo Sostenible del Oriente OFICINA PRODUCTORA: Subgerencia Administrativa y Financiera
210 CONVENCIONES CT = Conservación Total Mt= Medio Tecnológico Firma de los Responsables: E = Eliminación S = Selección Fecha: 5 de Diciembre de 2018
CÓDIGO SERIES Y TIPOS
DOCUMENTALES
SOPORTE O FORMATO SISTEMA DE GESTIÓN DE
LA CALIDAD RETENCIÓN
DISPOSICIÓN FINAL
PROCEDIMIENTO IDENTIFICACIÓN DE LA UNIDAD DOCUMENTAL Físico Electrónico Proceso Procedimiento
Archivo de
Gestión
Archivo Central
CT E MT S
- Queja - Auto de Apertura - Comunicaciones pruebas decretadas - Citaciones - Descargos - Pruebas - Resolución de Suspensión provisional (en caso de ser necesario) - Nulidades - Auto de cierre investigación - Auto de Archivo - Fallo Disciplinario
Papel Papel Papel
Papel Papel Papel Papel
Papel Papel
Papel Papel
Gestión Humana
El tiempo de retención en el Archivo de Gestión iniciará una vez haya culminado el proceso, luego pasa al Archivo Central por 18 años, posterior a este tiempo se realiza una selección cuantitativa aleatoria del 5% según lo definirá el Comité Institucional de Gestión y Desempeño como muestra informativa y se conservará en el Archivo Histórico. El restante será eliminado a través del picado previa autorización del Comité del comité anterior. Ley 734 de 2002 art 30 y 32. Ley 1474 de 2011 art 132.
Por año y por apellidos y nombre
200-29 PROGRAMAS
200-29.02 Programas de auditoria al SGC
Mejora
continua PR-MC-02 Auditorías
1 8 X Una vez cumplido el tiempo de retención en
Por año
ENTIDAD PRODUCTORA: Empresa de Desarrollo Sostenible del Oriente OFICINA PRODUCTORA: Subgerencia Administrativa y Financiera
211 CONVENCIONES CT = Conservación Total Mt= Medio Tecnológico Firma de los Responsables: E = Eliminación S = Selección Fecha: 5 de Diciembre de 2018
CÓDIGO SERIES Y TIPOS
DOCUMENTALES
SOPORTE O FORMATO SISTEMA DE GESTIÓN DE
LA CALIDAD RETENCIÓN
DISPOSICIÓN FINAL
PROCEDIMIENTO IDENTIFICACIÓN DE LA UNIDAD DOCUMENTAL Físico Electrónico Proceso Procedimiento
Archivo de
Gestión
Archivo Central
CT E MT S
- Programa de auditoría - FO-MC-04 Plan de auditoría - FO-MC-03 Lista de verificación documental - FO-MC-05 Informe de auditoría - Plan de mejoramiento
Papel Papel Papel
Papel
Papel
Internas
PR-MC-05 Gestión de la
Mejora
el Archivo de Gestión y en el archivo central, esta subserie documental es de conservación permanente en el Archivo Histórico ya que posee valores secundarios. Ley 872 de 2003
200-26.03 Programas de Bienestar Laboral
Gestión Humana
1 8 X Una vez cumplido el tiempo de retención en
Año, mes y tema
ENTIDAD PRODUCTORA: Empresa de Desarrollo Sostenible del Oriente OFICINA PRODUCTORA: Subgerencia Administrativa y Financiera
212 CONVENCIONES CT = Conservación Total Mt= Medio Tecnológico Firma de los Responsables: E = Eliminación S = Selección Fecha: 5 de Diciembre de 2018
CÓDIGO SERIES Y TIPOS
DOCUMENTALES
SOPORTE O FORMATO SISTEMA DE GESTIÓN DE
LA CALIDAD RETENCIÓN
DISPOSICIÓN FINAL
PROCEDIMIENTO IDENTIFICACIÓN DE LA UNIDAD DOCUMENTAL Físico Electrónico Proceso Procedimiento
Archivo de
Gestión
Archivo Central
CT E MT S
- FO-GH-08 Necesidad actividades de bienestar - Programa de bienestar laboral - Inscripciones a actividades - FO-GH-14 Registro de asistencia a las actividades de bienestar laboral - Registros fotográficos de las actividades del programa - FO-GH-09 Evaluación del Programa de bienestar laboral
Papel
Papel
Papel Papel
Papel
Papel
JPG
PR-GH-04 Bienestar Laboral
el Archivo de Gestión, se debe transferir al Archivo Central, luego se conserva en su totalidad en el Archivo Histórico porque la subserie refleja valores históricos y culturales de la empresa. Decreto 1083 de 2015 Título 10 del DAFP Se deberán llevar a cabo estrategias de preservación a largo plazo para garantizar la autenticidad, fiabilidad, integridad y disponibilidad de la información electrónica.
200-29.04 Programas de Gestión Documental
Gestión Docume
ntal
PR-GD-01 Administración Documental
1 8 X Transcurrido el tiempo de custodia en el Archivo de Gestión y Archivo
Por año y tema
ENTIDAD PRODUCTORA: Empresa de Desarrollo Sostenible del Oriente OFICINA PRODUCTORA: Subgerencia Administrativa y Financiera
213 CONVENCIONES CT = Conservación Total Mt= Medio Tecnológico Firma de los Responsables: E = Eliminación S = Selección Fecha: 5 de Diciembre de 2018
CÓDIGO SERIES Y TIPOS
DOCUMENTALES
SOPORTE O FORMATO SISTEMA DE GESTIÓN DE
LA CALIDAD RETENCIÓN
DISPOSICIÓN FINAL
PROCEDIMIENTO IDENTIFICACIÓN DE LA UNIDAD DOCUMENTAL Físico Electrónico Proceso Procedimiento
Archivo de
Gestión
Archivo Central
CT E MT S
- Programa de Gestión Documental -Informe de ejecución
Papel
Central, se conserva en su totalidad en el Archivo Histórico porque la subserie posee valores secundarios. Ley 594 de 2000. Ley 1712 de 2014. Decreto 1080 de 2015 art. 2.8.2. 5.8
200-29.07 Programas de Salud y Seguridad en el Trabajo
Gestión de
PR-SST-01 Seguridad y
1 8 X Transcurrido el tiempo de custodia en el Archivo
Por año y tema
ENTIDAD PRODUCTORA: Empresa de Desarrollo Sostenible del Oriente OFICINA PRODUCTORA: Subgerencia Administrativa y Financiera
214 CONVENCIONES CT = Conservación Total Mt= Medio Tecnológico Firma de los Responsables: E = Eliminación S = Selección Fecha: 5 de Diciembre de 2018
CÓDIGO SERIES Y TIPOS
DOCUMENTALES
SOPORTE O FORMATO SISTEMA DE GESTIÓN DE
LA CALIDAD RETENCIÓN
DISPOSICIÓN FINAL
PROCEDIMIENTO IDENTIFICACIÓN DE LA UNIDAD DOCUMENTAL Físico Electrónico Proceso Procedimiento
Archivo de
Gestión
Archivo Central
CT E MT S
- Programa de salud y seguridad en el trabajo - Cronograma - Comunicado de convocatoria a las actividades - Registro de asistencia a las actividades del programa - Informe de ejecución de las actividades del programa - Registro fotográfico
Papel
Papel Papel
Papel
Papel
JPG
Seguridad y Salud
en el Trabajo
Salud en el Trabajo
de Gestión y Archivo Central, se conserva en su totalidad en el Archivo Histórico porque la subserie posee valores secundarios. Decreto 1072 de 2015 Ministerio de Trabajo. Se deberán llevar a cabo estrategias de preservación a largo plazo para garantizar la autenticidad, fiabilidad, integridad y disponibilidad de la información electrónica.
ENTIDAD PRODUCTORA: Empresa de Desarrollo Sostenible del Oriente OFICINA PRODUCTORA: Secretaría General
215 CONVENCIONES CT = Conservación Total Mt= Medio Tecnológico Firma de los Responsables: E = Eliminación S = Selección Fecha: 5 de Diciembre de 2018
CÓDIGO SERIES Y TIPOS
DOCUMENTALES
SOPORTE O FORMATO SISTEMA DE GESTIÓN DE
LA CALIDAD RETENCIÓN
DISPOSICIÓN FINAL
PROCEDIMIENTO IDENTIFICACIÓN DE LA UNIDAD DOCUMENTAL Físico Electrónico Proceso Procedimiento
Archivo de
Gestión
Archivo Central
CT E MT S
300-01 ACCIONES CONSTITUCIONALES
300-01.01 Acciones de Cumplimiento N/A 1 9 X
ENTIDAD PRODUCTORA: Empresa de Desarrollo Sostenible del Oriente OFICINA PRODUCTORA: Secretaría General
216 CONVENCIONES CT = Conservación Total Mt= Medio Tecnológico Firma de los Responsables: E = Eliminación S = Selección Fecha: 5 de Diciembre de 2018
- Demanda - Auto de admisión de la demanda. - Notificación de la demanda. - Contestación de la demanda. - Auto decretando pruebas. - Fallo de primera instancia. - Escrito de recurso. - Auto de admisión de recurso. - Notificación del recurso. - Contestación del recurso. - Auto decretando pruebas. - Auto de resolución de recurso.
Papel Papel
Papel
Papel
Papel Papel Papel Papel
Papel Papel Papel Papel
Gestión Jurídica y Contract
ual
El tiempo de custodia en el Archivo de Gestión inicia una vez finalizada la acción de cumplimiento, luego pasa al Archivo Central, una vez cumpla tiempo de retención en el Archivo Central se debe seleccionar cuantitativamente de manera aleatoria simple el 10% como muestra informativa y se transfiere al archivo histórico, el restante se elimina a través del picado al no poseer valores secundarios, previa autorización Comité Institucional de Gestión y Desempeño. Constitución Política de Colombia art. 87. Ley 393 de 1997
Por año y nombre del demandante
300-01.02 Acciones de grupo N/A 1 9 X
ENTIDAD PRODUCTORA: Empresa de Desarrollo Sostenible del Oriente OFICINA PRODUCTORA: Secretaría General
217 CONVENCIONES CT = Conservación Total Mt= Medio Tecnológico Firma de los Responsables: E = Eliminación S = Selección Fecha: 5 de Diciembre de 2018
CÓDIGO SERIES Y TIPOS
DOCUMENTALES
SOPORTE O FORMATO SISTEMA DE GESTIÓN DE
LA CALIDAD RETENCIÓN
DISPOSICIÓN FINAL
PROCEDIMIENTO IDENTIFICACIÓN DE LA UNIDAD DOCUMENTAL Físico Electrónico Proceso Procedimiento
Archivo de
Gestión
Archivo Central
CT E MT S
- Demanda. - Auto de admisión de la demanda. - Notificación de la demanda. - Contestación de la demanda. - Auto decretando pruebas. - Fallo de primera instancia. - Escrito de recurso. - Auto de admisión de recurso. - Notificación del recurso. - Contestación del recurso. - Auto decretando pruebas. - Auto de resolución de recurso.
Papel Papel
Papel
Papel
Papel Papel Papel Papel
Papel Papel Papel Papel
Gestión Jurídica y Contract
ual
El tiempo de custodia en el Archivo de Gestión inicia una vez finalizada la acción de grupo, luego pasa al Archivo Central, una vez cumpla tiempo de retención en el Archivo Central se debe seleccionar cuantitativamente de manera aleatoria simple el 10% como muestra informativa y se transfiere al archivo histórico, el restante se elimina a través del picado al no poseer valores secundarios, previa autorización del Comité Institucional de Gestión y Desempeño. Constitución Política de Colombia art. 88. Ley 472 de 1998
Por año y tema de la demanda
ENTIDAD PRODUCTORA: Empresa de Desarrollo Sostenible del Oriente OFICINA PRODUCTORA: Secretaría General
218 CONVENCIONES CT = Conservación Total Mt= Medio Tecnológico Firma de los Responsables: E = Eliminación S = Selección Fecha: 5 de Diciembre de 2018
CÓDIGO SERIES Y TIPOS
DOCUMENTALES
SOPORTE O FORMATO SISTEMA DE GESTIÓN DE
LA CALIDAD RETENCIÓN
DISPOSICIÓN FINAL
PROCEDIMIENTO IDENTIFICACIÓN DE LA UNIDAD DOCUMENTAL Físico Electrónico Proceso Procedimiento
Archivo de
Gestión
Archivo Central
CT E MT S
300-01.03 Acciones de Tutela N/A 1 9 X
ENTIDAD PRODUCTORA: Empresa de Desarrollo Sostenible del Oriente OFICINA PRODUCTORA: Secretaría General
219 CONVENCIONES CT = Conservación Total Mt= Medio Tecnológico Firma de los Responsables: E = Eliminación S = Selección Fecha: 5 de Diciembre de 2018
- Demanda. - Auto de admisión de la demanda. - Notificación de la demanda. - Contestación de la demanda. - Auto decretando pruebas. - Fallo de primera instancia. - Escrito de recurso. - Auto de admisión de recurso. - Notificación del recurso. - Contestación del recurso. - Auto decretando pruebas. - Auto de resolución de recurso.
Papel Papel
Papel
Papel
Papel Papel Papel Papel
Papel Papel Papel Papel
Gestión Jurídica y Contract
ual
El tiempo de custodia en el Archivo de Gestión inicia una vez finalizada la acción de tutela, luego pasa al Archivo Central, una vez cumpla tiempo de retención en el Archivo Central se debe seleccionar cuantitativamente de manera aleatoria simple el 10% como muestra informativa y se transfiere al archivo histórico, el restante se elimina a través del picado al no poseer valores secundarios, previa autorización del Comité Institucional de Gestión y Desempeño. Constitución Política de Colombia art. 86. Decreto 2591 de 1991 Congreso de la República. Decreto 306 de 1992 Congreso de la República.
Por año y nombre del demandante
300-01.04 Acciones populares N/A 1 9 X
ENTIDAD PRODUCTORA: Empresa de Desarrollo Sostenible del Oriente OFICINA PRODUCTORA: Secretaría General
220 CONVENCIONES CT = Conservación Total Mt= Medio Tecnológico Firma de los Responsables: E = Eliminación S = Selección Fecha: 5 de Diciembre de 2018
- Demanda. - Auto de admisión de la demanda. - Notificación de la demanda. - Contestación de la demanda. - Auto decretando pruebas. - Fallo de primera instancia. - Escrito de recurso. - Auto de admisión de recurso. - Notificación del recurso. - Contestación del recurso. - Auto decretando pruebas. - Auto de resolución de recurso.
Papel Papel
Papel
Papel
Papel Papel Papel Papel
Papel Papel Papel Papel
Gestión Jurídica y Contract
ual
El tiempo de custodia en el Archivo de Gestión inicia una vez finalizada la acción popular, luego pasa al Archivo Central, una vez cumpla tiempo de retención en el Archivo Central se debe seleccionar cuantitativamente de manera aleatoria simple el 10% como muestra informativa y se transfiere al archivo histórico, el restante se elimina a través del picado al no poseer valores secundarios, previa autorización del Comité Institucional de Gestión y Desempeño. Constitución Política de Colombia art. 88. Ley 472 de 1998
Por año y tema de la demanda
300-02 ACTAS
300-02.03 Actas de Comité de Contratación
Gestión
Jurídica y N/A 1 4 X X
Una vez cumplido el tiempo de retención en
Por nombre del comité y año
ENTIDAD PRODUCTORA: Empresa de Desarrollo Sostenible del Oriente OFICINA PRODUCTORA: Secretaría General
221 CONVENCIONES CT = Conservación Total Mt= Medio Tecnológico Firma de los Responsables: E = Eliminación S = Selección Fecha: 5 de Diciembre de 2018
CÓDIGO SERIES Y TIPOS
DOCUMENTALES
SOPORTE O FORMATO SISTEMA DE GESTIÓN DE
LA CALIDAD RETENCIÓN
DISPOSICIÓN FINAL
PROCEDIMIENTO IDENTIFICACIÓN DE LA UNIDAD DOCUMENTAL Físico Electrónico Proceso Procedimiento
Archivo de
Gestión
Archivo Central
CT E MT S
- Acta de Comité de Contratación - FO-GH-14 Listado de asistencia
Papel
Papel
Contractual
el Archivo de Gestión y en el archivo central, se conserva en su totalidad en el Archivo Histórico porque la subserie soporta decisiones administrativas. Ley 80 de 1993 Antes de realizar la transferencia al Archivo histórico, se deberá aplicar la digitalización como técnica de reproducción con el objetivo de ayudar a la conservación del soporte original.
300-02.10 Actas de Reunión N/A 1 4 X X
ENTIDAD PRODUCTORA: Empresa de Desarrollo Sostenible del Oriente OFICINA PRODUCTORA: Secretaría General
222 CONVENCIONES CT = Conservación Total Mt= Medio Tecnológico Firma de los Responsables: E = Eliminación S = Selección Fecha: 5 de Diciembre de 2018
CÓDIGO SERIES Y TIPOS
DOCUMENTALES
SOPORTE O FORMATO SISTEMA DE GESTIÓN DE
LA CALIDAD RETENCIÓN
DISPOSICIÓN FINAL
PROCEDIMIENTO IDENTIFICACIÓN DE LA UNIDAD DOCUMENTAL Físico Electrónico Proceso Procedimiento
Archivo de
Gestión
Archivo Central
CT E MT S
- FO-MC-02 Acta de Reunión - FO-GH-14 Listado de asistencia
Papel
Papel
Gestión Jurídica y Contract
ual
Una vez cumplido el tiempo de retención en el Archivo de Gestión y en el archivo central, se conserva en su totalidad en el Archivo Histórico porque la subserie soporta decisiones administrativas. Acuerdo Municipal de Rionegro 005 de 2016. Antes de realizar la transferencia al Archivo histórico, se deberá aplicar la digitalización como técnica de reproducción con el objetivo de ayudar a la conservación del soporte original.
Por nombre del grupo de trabajo y
año
300-03 ACUERDOS DE JUNTA DIRECTIVA
ENTIDAD PRODUCTORA: Empresa de Desarrollo Sostenible del Oriente OFICINA PRODUCTORA: Secretaría General
223 CONVENCIONES CT = Conservación Total Mt= Medio Tecnológico Firma de los Responsables: E = Eliminación S = Selección Fecha: 5 de Diciembre de 2018
CÓDIGO SERIES Y TIPOS
DOCUMENTALES
SOPORTE O FORMATO SISTEMA DE GESTIÓN DE
LA CALIDAD RETENCIÓN
DISPOSICIÓN FINAL
PROCEDIMIENTO IDENTIFICACIÓN DE LA UNIDAD DOCUMENTAL Físico Electrónico Proceso Procedimiento
Archivo de
Gestión
Archivo Central
CT E MT S
- Acuerdo de Junta Directiva Papel
Direccionamiento Estratégi
co
N/A 1 8 X X
Una vez cumplido el tiempo de retención en el Archivo de Gestión y en el archivo central, se conserva en su totalidad en el Archivo Histórico porque la subserie soporta decisiones administrativas. Acuerdo Municipal de Rionegro 005 de 2016. Antes de realizar la transferencia al Archivo histórico, se deberá aplicar la digitalización como técnica de reproducción con el objetivo de ayudar a la conservación del soporte original.
Por año
300-06 CIRCULARES
300-06.01 Circulares Informativas N/A 1 4 X
ENTIDAD PRODUCTORA: Empresa de Desarrollo Sostenible del Oriente OFICINA PRODUCTORA: Secretaría General
224 CONVENCIONES CT = Conservación Total Mt= Medio Tecnológico Firma de los Responsables: E = Eliminación S = Selección Fecha: 5 de Diciembre de 2018
CÓDIGO SERIES Y TIPOS
DOCUMENTALES
SOPORTE O FORMATO SISTEMA DE GESTIÓN DE
LA CALIDAD RETENCIÓN
DISPOSICIÓN FINAL
PROCEDIMIENTO IDENTIFICACIÓN DE LA UNIDAD DOCUMENTAL Físico Electrónico Proceso Procedimiento
Archivo de
Gestión
Archivo Central
CT E MT S
- Circular informativa
Papel Correo
electrónico
Gestión Jurídica y Contract
ual
Transcurrido el tiempo de custodia en el Archivo de Gestión y en el Archivo Central, se elimina la totalidad de la subserie ya que no posee valores secundarios. Los documentos físicos se eliminan a través de la técnica de picado. Esta serie documental tienen asociados mensajes de correo electrónico, los cuales están almacenados en las cuentas de correo electrónico propiedad de la EDESO, por tanto una vez cumpla con el tiempo de retención, se procederá a realizar el borrado completo y seguro de los correos electrónicos relacionados con esta subserie documental previa autorización del comité Institucional de
Por año y por Internas
y Externas
ENTIDAD PRODUCTORA: Empresa de Desarrollo Sostenible del Oriente OFICINA PRODUCTORA: Secretaría General
225 CONVENCIONES CT = Conservación Total Mt= Medio Tecnológico Firma de los Responsables: E = Eliminación S = Selección Fecha: 5 de Diciembre de 2018
CÓDIGO SERIES Y TIPOS
DOCUMENTALES
SOPORTE O FORMATO SISTEMA DE GESTIÓN DE
LA CALIDAD RETENCIÓN
DISPOSICIÓN FINAL
PROCEDIMIENTO IDENTIFICACIÓN DE LA UNIDAD DOCUMENTAL Físico Electrónico Proceso Procedimiento
Archivo de
Gestión
Archivo Central
CT E MT S
Gestión y Desempeño. Ley 594 de 2000 art 11, 12, 16. Acuerdo 060 de 2000.
300-06.02 Circulares Reglamentarias N/A 1 4 X
ENTIDAD PRODUCTORA: Empresa de Desarrollo Sostenible del Oriente OFICINA PRODUCTORA: Secretaría General
226 CONVENCIONES CT = Conservación Total Mt= Medio Tecnológico Firma de los Responsables: E = Eliminación S = Selección Fecha: 5 de Diciembre de 2018
CÓDIGO SERIES Y TIPOS
DOCUMENTALES
SOPORTE O FORMATO SISTEMA DE GESTIÓN DE
LA CALIDAD RETENCIÓN
DISPOSICIÓN FINAL
PROCEDIMIENTO IDENTIFICACIÓN DE LA UNIDAD DOCUMENTAL Físico Electrónico Proceso Procedimiento
Archivo de
Gestión
Archivo Central
CT E MT S
- Circular Reglamentaria
Papel Correo
electrónico
Gestión Jurídica y Contract
ual
Transcurrido el tiempo de custodia en el Archivo de Gestión y Archivo Central, se conserva en su totalidad en el Archivo Histórico porque la subserie posee valores secundarios. Acuerdo 060 del 2001, Ley 594 de 2000 art 11, 12, 16. Esta serie documental tienen asociados mensajes de correo electrónico, los cuales están almacenados en las cuentas de correo electrónico propiedad de la EDESO y deberá garantizarse su preservación a largo plazo como documentos electrónicos históricos.
Por año y por Internas
y Externas
300-08 CONCEPTOS
300-08.01 Conceptos jurídicos N/A 1 7 X Por tema y por año
ENTIDAD PRODUCTORA: Empresa de Desarrollo Sostenible del Oriente OFICINA PRODUCTORA: Secretaría General
227 CONVENCIONES CT = Conservación Total Mt= Medio Tecnológico Firma de los Responsables: E = Eliminación S = Selección Fecha: 5 de Diciembre de 2018
CÓDIGO SERIES Y TIPOS
DOCUMENTALES
SOPORTE O FORMATO SISTEMA DE GESTIÓN DE
LA CALIDAD RETENCIÓN
DISPOSICIÓN FINAL
PROCEDIMIENTO IDENTIFICACIÓN DE LA UNIDAD DOCUMENTAL Físico Electrónico Proceso Procedimiento
Archivo de
Gestión
Archivo Central
CT E MT S
- Solicitud de concepto - Concepto jurídico
Papel Papel
Correo electr Correo electr
Gestión Jurídica y Contract
ual
Transcurrido el tiempo de custodia en el Archivo de Gestión y en el Archivo Central, se elimina la totalidad de la subserie ya que no posee valores secundarios. Los documentos físicos se eliminan a través de la técnica de picado. Esta serie documental tienen asociados mensajes de correo electrónico, los cuales están almacenados en las cuentas de correo electrónico propiedad de EDESO, por tanto una vez cumpla con el tiempo de retención, se procederá a realizar el borrado completo y seguro de los correos electrónicos relacionados con esta subserie documental previa autorización del comité de Archivo. Ley
ENTIDAD PRODUCTORA: Empresa de Desarrollo Sostenible del Oriente OFICINA PRODUCTORA: Secretaría General
228 CONVENCIONES CT = Conservación Total Mt= Medio Tecnológico Firma de los Responsables: E = Eliminación S = Selección Fecha: 5 de Diciembre de 2018
CÓDIGO SERIES Y TIPOS
DOCUMENTALES
SOPORTE O FORMATO SISTEMA DE GESTIÓN DE
LA CALIDAD RETENCIÓN
DISPOSICIÓN FINAL
PROCEDIMIENTO IDENTIFICACIÓN DE LA UNIDAD DOCUMENTAL Físico Electrónico Proceso Procedimiento
Archivo de
Gestión
Archivo Central
CT E MT S
594 de 2000 art 11, 12, 16.
300-09 CONTRATOS
300-09.01 Contratos de Agencia comercial
Gestión Jurídica y
PR-GJC-03 Contratación
Directa 1 19 X
El tiempo de retención en el Archivo de Gestión iniciará una vez
Por año y número de contrato
Etapa precontractual
ENTIDAD PRODUCTORA: Empresa de Desarrollo Sostenible del Oriente OFICINA PRODUCTORA: Secretaría General
229 CONVENCIONES CT = Conservación Total Mt= Medio Tecnológico Firma de los Responsables: E = Eliminación S = Selección Fecha: 5 de Diciembre de 2018
CÓDIGO SERIES Y TIPOS
DOCUMENTALES
SOPORTE O FORMATO SISTEMA DE GESTIÓN DE
LA CALIDAD RETENCIÓN
DISPOSICIÓN FINAL
PROCEDIMIENTO IDENTIFICACIÓN DE LA UNIDAD DOCUMENTAL Físico Electrónico Proceso Procedimiento
Archivo de
Gestión
Archivo Central
CT E MT S
NECOP Papel Contractual
liquidado el contrato, luego será transferido al Archivo Central, después de este tiempo se debe aplicar selección cualitativa por medio de un muestreo selectivo del 10% de los contratos más representativos para la entidad según criterios definidos por el Comité Institucional de Gestión y Desempeño. Ley 80 de 1993, Ley 1150 de 2007, Decreto 1510 de 2013, Decreto 1082 de 2015, Circular 03 de 2015. La muestra seleccionada se transfiere en soporte original al Archivo Histórico y las unidades documentales no seleccionadas se
Certificado de Disponibilidad Presupuestal
Papel
Carta de invitación para la contratación directa
Papel
Cotización o propuesta Papel
Etapa Contractual
Contrato Papel
Pólizas (en caso de ser necesario)
Papel
Actas de aprobación de pólizas (en caso de ser necesario)
Papel
Actas de inicio Papel
Ejecución
Evidencias de ejecución Papel
Requerimientos de modificación al contrato (cuando aplique)
Papel
Liquidación
Acta de recibo Papel
ENTIDAD PRODUCTORA: Empresa de Desarrollo Sostenible del Oriente OFICINA PRODUCTORA: Secretaría General
230 CONVENCIONES CT = Conservación Total Mt= Medio Tecnológico Firma de los Responsables: E = Eliminación S = Selección Fecha: 5 de Diciembre de 2018
CÓDIGO SERIES Y TIPOS
DOCUMENTALES
SOPORTE O FORMATO SISTEMA DE GESTIÓN DE
LA CALIDAD RETENCIÓN
DISPOSICIÓN FINAL
PROCEDIMIENTO IDENTIFICACIÓN DE LA UNIDAD DOCUMENTAL Físico Electrónico Proceso Procedimiento
Archivo de
Gestión
Archivo Central
CT E MT S
Acta de liquidación (en caso de ser necesario)
Papel
eliminan por medio de la técnica de picado. Esta serie documental puede tener asociados mensajes de correo electrónico, los cuales se almacenarían en las cuentas de correo electrónico propiedad de la EDESO. En dicho caso se debe garantizar la preservación de los correos electrónicos a la par con la subserie documental y aplicar el presente procedimiento.
300-09.02 Contratos de Arrendamiento
Gestión Jurídica y Contract
ual
PR-GJC-03 Contratación
Directa 1 19 X
El tiempo de retención en el Archivo de Gestión iniciará una vez liquidado el contrato, luego será transferido al Archivo Central, después de este tiempo se debe aplicar selección cualitativa por medio de un muestreo selectivo del 10% de los contratos más representativos
Por año y número de contrato
Etapa precontractual
NECOP Papel
Certificado de Disponibilidad Presupuestal
Papel
Carta de invitación para la contratación directa
Papel
Cotización o propuesta Papel
Etapa Contractual
ENTIDAD PRODUCTORA: Empresa de Desarrollo Sostenible del Oriente OFICINA PRODUCTORA: Secretaría General
231 CONVENCIONES CT = Conservación Total Mt= Medio Tecnológico Firma de los Responsables: E = Eliminación S = Selección Fecha: 5 de Diciembre de 2018
CÓDIGO SERIES Y TIPOS
DOCUMENTALES
SOPORTE O FORMATO SISTEMA DE GESTIÓN DE
LA CALIDAD RETENCIÓN
DISPOSICIÓN FINAL
PROCEDIMIENTO IDENTIFICACIÓN DE LA UNIDAD DOCUMENTAL Físico Electrónico Proceso Procedimiento
Archivo de
Gestión
Archivo Central
CT E MT S
Contrato Papel para la entidad según criterios definidos por el Comité Institucional de Gestión y Desempeño. Ley 80 de 1993, Ley 1150 de 2007, Decreto 1510 de 2013, Decreto 1082 de 2015, Circular 03 de 2015. La muestra seleccionada se transfiere en soporte original al Archivo Histórico y las unidades documentales no seleccionadas se eliminan por medio de la técnica de picado. Esta serie documental puede tener asociados mensajes de correo electrónico, los cuales se almacenarían en las cuentas de correo electrónico propiedad de la EDESO. En dicho caso se debe garantizar la preservación de los
Pólizas (en caso de ser necesario)
Papel
Actas de aprobación de pólizas (en caso de ser necesario)
Papel
Actas de inicio Papel
Ejecución
Evidencias de ejecución Papel
Requerimientos de modificación al contrato (cuando aplique)
Papel
Liquidación
Acta de recibo Papel
Acta de liquidación (en caso de ser necesario)
Papel
ENTIDAD PRODUCTORA: Empresa de Desarrollo Sostenible del Oriente OFICINA PRODUCTORA: Secretaría General
232 CONVENCIONES CT = Conservación Total Mt= Medio Tecnológico Firma de los Responsables: E = Eliminación S = Selección Fecha: 5 de Diciembre de 2018
CÓDIGO SERIES Y TIPOS
DOCUMENTALES
SOPORTE O FORMATO SISTEMA DE GESTIÓN DE
LA CALIDAD RETENCIÓN
DISPOSICIÓN FINAL
PROCEDIMIENTO IDENTIFICACIÓN DE LA UNIDAD DOCUMENTAL Físico Electrónico Proceso Procedimiento
Archivo de
Gestión
Archivo Central
CT E MT S
correos electrónicos a la par con la subserie documental y aplicar el presente procedimiento.
300-09.03 Contratos de alianzas estratégicas, Colaboración empresarial o asociaciones empresariales
Gestión Jurídica y Contract
ual
PR-GJC-03 Contratación
Directa 1 19 X
El tiempo de retención en el Archivo de Gestión iniciará una vez liquidado el contrato, luego será transferido al Archivo Central, después de este tiempo se debe aplicar selección cualitativa por medio de un muestreo selectivo del 10% de los contratos más representativos para la entidad según criterios definidos por el Comité Institucional de Gestión y Desempeño. En caso que sean contratos con entidades internacionales, deberán seleccionarse el 100% de estos para su conservación en el Archivo Histórico. Ley 80 de 1993, Ley 1150 de
Por año y número de contrato
Etapa precontractual
NECOP Papel
Certificado de Disponibilidad Presupuestal
Papel
Carta de invitación para la contratación directa
Papel
Cotización o propuesta Papel
Etapa Contractual
Contrato Papel
Pólizas (en caso de ser necesario)
Papel
Actas de aprobación de pólizas (en caso de ser necesario)
Papel
Actas de inicio Papel
Ejecución
Evidencias de ejecución Papel
ENTIDAD PRODUCTORA: Empresa de Desarrollo Sostenible del Oriente OFICINA PRODUCTORA: Secretaría General
233 CONVENCIONES CT = Conservación Total Mt= Medio Tecnológico Firma de los Responsables: E = Eliminación S = Selección Fecha: 5 de Diciembre de 2018
CÓDIGO SERIES Y TIPOS
DOCUMENTALES
SOPORTE O FORMATO SISTEMA DE GESTIÓN DE
LA CALIDAD RETENCIÓN
DISPOSICIÓN FINAL
PROCEDIMIENTO IDENTIFICACIÓN DE LA UNIDAD DOCUMENTAL Físico Electrónico Proceso Procedimiento
Archivo de
Gestión
Archivo Central
CT E MT S
Requerimientos de modificación al contrato (cuando aplique)
Papel 2007, Decreto 1510 de 2013, Decreto 1082 de 2015, Circular 03 de 2015. La muestra seleccionada se transfiere en soporte original al Archivo Histórico y las unidades documentales no seleccionadas se eliminan por medio de la técnica de picado. Esta serie documental puede tener asociados mensajes de correo electrónico, los cuales se almacenarían en las cuentas de correo electrónico propiedad de la EDESO. En dicho caso se debe garantizar la preservación de los correos electrónicos a la par con la subserie documental y aplicar el presente procedimiento.
Liquidación
Acta de recibo Papel
Acta de liquidación (en caso de ser necesario)
Papel
ENTIDAD PRODUCTORA: Empresa de Desarrollo Sostenible del Oriente OFICINA PRODUCTORA: Secretaría General
234 CONVENCIONES CT = Conservación Total Mt= Medio Tecnológico Firma de los Responsables: E = Eliminación S = Selección Fecha: 5 de Diciembre de 2018
CÓDIGO SERIES Y TIPOS
DOCUMENTALES
SOPORTE O FORMATO SISTEMA DE GESTIÓN DE
LA CALIDAD RETENCIÓN
DISPOSICIÓN FINAL
PROCEDIMIENTO IDENTIFICACIÓN DE LA UNIDAD DOCUMENTAL Físico Electrónico Proceso Procedimiento
Archivo de
Gestión
Archivo Central
CT E MT S
300-09.04 Contratos de Ciencia y Tecnología
Gestión Jurídica y Contract
ual
PR-GJC-03 Contratación
Directa 1 19 X
El tiempo de retención en el Archivo de Gestión iniciará una vez liquidado el contrato, luego será transferido al Archivo Central, después de este tiempo se debe aplicar selección cualitativa por medio de un muestreo selectivo del 10% de los contratos más representativos para la entidad según criterios definidos por el Comité Institucional de Gestión y Desempeño. En caso que sean contratos con entidades internacionales, deberán seleccionarse el 100% de estos para su conservación en el Archivo Histórico. Ley 80 de 1993, Ley 1150 de 2007, Decreto 1510 de 2013, Decreto 1082 de 2015, Circular 03 de 2015.
Por año y número de contrato
Etapa precontractual Papel
NECOP Papel
Certificado de Disponibilidad Presupuestal
Papel
Carta de invitación para la contratación directa
Papel
Cotización o propuesta Papel
Etapa Contractual
Contrato Papel
Pólizas (en caso de ser necesario)
Papel
Actas de aprobación de pólizas (en caso de ser necesario)
Papel
Actas de inicio Papel
Ejecución
Evidencias de ejecución Papel
Requerimientos de modificación al contrato (cuando aplique)
Papel
Liquidación
Acta de recibo Papel
ENTIDAD PRODUCTORA: Empresa de Desarrollo Sostenible del Oriente OFICINA PRODUCTORA: Secretaría General
235 CONVENCIONES CT = Conservación Total Mt= Medio Tecnológico Firma de los Responsables: E = Eliminación S = Selección Fecha: 5 de Diciembre de 2018
CÓDIGO SERIES Y TIPOS
DOCUMENTALES
SOPORTE O FORMATO SISTEMA DE GESTIÓN DE
LA CALIDAD RETENCIÓN
DISPOSICIÓN FINAL
PROCEDIMIENTO IDENTIFICACIÓN DE LA UNIDAD DOCUMENTAL Físico Electrónico Proceso Procedimiento
Archivo de
Gestión
Archivo Central
CT E MT S
Acta de liquidación (en caso de ser necesario)
Papel
La muestra seleccionada se transfiere en soporte original al Archivo Histórico y las unidades documentales no seleccionadas se eliminan por medio de la técnica de picado. Esta serie documental puede tener asociados mensajes de correo electrónico, los cuales se almacenarían en las cuentas de correo electrónico propiedad de la EDESO. En dicho caso se debe garantizar la preservación de los correos electrónicos a la par con la subserie documental y aplicar el presente procedimiento.
300-09.05 Contratos de Comodato Gestión
Jurídica y Contract
ual
PR-GJC-03 Contratación
Directa 1 19 X
El tiempo de retención en el Archivo de Gestión iniciará una vez liquidado el contrato, luego será transferido al Archivo Central, después
Por año y número de contrato
Etapa precontractual
NECOP Papel
Certificado de Disponibilidad Presupuestal
Papel
ENTIDAD PRODUCTORA: Empresa de Desarrollo Sostenible del Oriente OFICINA PRODUCTORA: Secretaría General
236 CONVENCIONES CT = Conservación Total Mt= Medio Tecnológico Firma de los Responsables: E = Eliminación S = Selección Fecha: 5 de Diciembre de 2018
CÓDIGO SERIES Y TIPOS
DOCUMENTALES
SOPORTE O FORMATO SISTEMA DE GESTIÓN DE
LA CALIDAD RETENCIÓN
DISPOSICIÓN FINAL
PROCEDIMIENTO IDENTIFICACIÓN DE LA UNIDAD DOCUMENTAL Físico Electrónico Proceso Procedimiento
Archivo de
Gestión
Archivo Central
CT E MT S
Carta de invitación para la contratación directa
Papel de este tiempo se debe aplicar selección cualitativa por medio de un muestreo selectivo del 10% de los contratos más representativos para la entidad según criterios definidos por el Comité Institucional de Gestión y Desempeño. Ley 80 de 1993, Ley 1150 de 2007, Decreto 1510 de 2013, Decreto 1082 de 2015, Circular 03 de 2015. La muestra seleccionada se transfiere en soporte original al Archivo Histórico y las unidades documentales no seleccionadas se
Cotización o propuesta Papel
Etapa Contractual
Contrato Papel
Pólizas (en caso de ser necesario)
Papel
Actas de aprobación de pólizas (en caso de ser necesario)
Papel
Actas de inicio Papel
Ejecución
Evidencias de ejecución Papel
Requerimientos de modificación al contrato (cuando aplique)
Papel
Liquidación
Acta de recibo Papel
ENTIDAD PRODUCTORA: Empresa de Desarrollo Sostenible del Oriente OFICINA PRODUCTORA: Secretaría General
237 CONVENCIONES CT = Conservación Total Mt= Medio Tecnológico Firma de los Responsables: E = Eliminación S = Selección Fecha: 5 de Diciembre de 2018
CÓDIGO SERIES Y TIPOS
DOCUMENTALES
SOPORTE O FORMATO SISTEMA DE GESTIÓN DE
LA CALIDAD RETENCIÓN
DISPOSICIÓN FINAL
PROCEDIMIENTO IDENTIFICACIÓN DE LA UNIDAD DOCUMENTAL Físico Electrónico Proceso Procedimiento
Archivo de
Gestión
Archivo Central
CT E MT S
Acta de liquidación (en caso de ser necesario)
Papel
eliminan por medio de la técnica de picado. Esta serie documental puede tener asociados mensajes de correo electrónico, los cuales se almacenarían en las cuentas de correo electrónico propiedad de la EDESO. En dicho caso se debe garantizar la preservación de los correos electrónicos a la par con la subserie documental y aplicar el presente procedimiento.
300-09.06 Contratos de Compraventa
Gestión Jurídica y Contract
ual
PR-GJC-01 Invitación
abierta
PR-GJC-02 Invitación
Privada
1 19 X
El tiempo de retención en el Archivo de Gestión iniciará una vez liquidado el contrato, luego será transferido al Archivo Central, después de este tiempo se debe aplicar selección cualitativa por medio de un muestreo selectivo del 10% de los contratos más representativos para la
Por año y número de contrato
Etapa precontractual
NECOP Papel
Certificado de Disponibilidad Presupuestal
Papel
Invitación a Manifestar interés
Papel
Acta de recibo de manifestación de interés
Papel
Documento de invitación Abierta o privada
Papel
ENTIDAD PRODUCTORA: Empresa de Desarrollo Sostenible del Oriente OFICINA PRODUCTORA: Secretaría General
238 CONVENCIONES CT = Conservación Total Mt= Medio Tecnológico Firma de los Responsables: E = Eliminación S = Selección Fecha: 5 de Diciembre de 2018
CÓDIGO SERIES Y TIPOS
DOCUMENTALES
SOPORTE O FORMATO SISTEMA DE GESTIÓN DE
LA CALIDAD RETENCIÓN
DISPOSICIÓN FINAL
PROCEDIMIENTO IDENTIFICACIÓN DE LA UNIDAD DOCUMENTAL Físico Electrónico Proceso Procedimiento
Archivo de
Gestión
Archivo Central
CT E MT S
Observaciones (en caso que las haya)
Papel entidad según criterios definidos por el Comité Institucional de Gestión y Desempeño. En caso que sean contratos con entidades internacionales, deberán seleccionarse el 100% de estos para su conservación en el Archivo Histórico. Ley 80 de 1993, Ley 1150 de 2007, Decreto 1510 de 2013, Decreto 1082 de 2015, Circular 03 de 2015. La muestra seleccionada se transfiere en soporte original al Archivo Histórico y las unidades documentales no seleccionadas se eliminan por medio de la técnica de picado. Esta serie documental puede tener asociados
Respuestas a las observaciones (en caso que las haya)
Papel
Propuestas Papel
Acta de recepción de propuestas
Papel
Informe de evaluación preliminar
Papel
Observaciones (en caso que las haya)
Papel
Informe de evaluación definitivo
Papel
Acta de adjudicación Papel
Etapa contractual
Contrato Papel
Aprobación de pólizas Papel
Acta de Inicio. Papel
Ejecución
Evidencias de ejecución Papel
Requerimientos de modificación al contrato (cuando aplique)
Papel
Etapa de liquidación
ENTIDAD PRODUCTORA: Empresa de Desarrollo Sostenible del Oriente OFICINA PRODUCTORA: Secretaría General
239 CONVENCIONES CT = Conservación Total Mt= Medio Tecnológico Firma de los Responsables: E = Eliminación S = Selección Fecha: 5 de Diciembre de 2018
CÓDIGO SERIES Y TIPOS
DOCUMENTALES
SOPORTE O FORMATO SISTEMA DE GESTIÓN DE
LA CALIDAD RETENCIÓN
DISPOSICIÓN FINAL
PROCEDIMIENTO IDENTIFICACIÓN DE LA UNIDAD DOCUMENTAL Físico Electrónico Proceso Procedimiento
Archivo de
Gestión
Archivo Central
CT E MT S
Acta de recibo Papel mensajes de correo electrónico, los cuales se almacenarían en las cuentas de correo electrónico propiedad de la EDESO. En dicho caso se debe garantizar la preservación de los correos electrónicos a la par con la subserie documental y aplicar el presente procedimiento.
Acta de liquidación Papel
300-09.07 Contratos de Empréstito
Gestión Jurídica y Contract
ual
PR-GJC-03 Contratación
Directa 1 19 X
El tiempo de retención en el Archivo de Gestión iniciará una vez liquidado el contrato, luego será transferido al Archivo Central, después de este tiempo se debe aplicar selección cualitativa por medio de un muestreo selectivo del 10% de los contratos más representativos para la entidad según criterios definidos por el Comité Institucional de
Por año y número de contrato
Etapa precontractual Papel
NECOP Papel
Certificado de Disponibilidad Presupuestal
Papel
Carta de invitación para la contratación directa
Papel
Cotización o propuesta Papel
Etapa Contractual
Contrato Papel
Pólizas (en caso de ser necesario)
Papel
ENTIDAD PRODUCTORA: Empresa de Desarrollo Sostenible del Oriente OFICINA PRODUCTORA: Secretaría General
240 CONVENCIONES CT = Conservación Total Mt= Medio Tecnológico Firma de los Responsables: E = Eliminación S = Selección Fecha: 5 de Diciembre de 2018
CÓDIGO SERIES Y TIPOS
DOCUMENTALES
SOPORTE O FORMATO SISTEMA DE GESTIÓN DE
LA CALIDAD RETENCIÓN
DISPOSICIÓN FINAL
PROCEDIMIENTO IDENTIFICACIÓN DE LA UNIDAD DOCUMENTAL Físico Electrónico Proceso Procedimiento
Archivo de
Gestión
Archivo Central
CT E MT S
Actas de aprobación de pólizas (en caso de ser necesario)
Papel Gestión y Desempeño. En caso que sean contratos con entidades internacionales, deberán seleccionarse el 100% de estos para su conservación en el Archivo Histórico. Ley 80 de 1993, Ley 1150 de 2007, Decreto 1510 de 2013, Decreto 1082 de 2015, Circular 03 de 2015. La muestra seleccionada se transfiere en soporte original al Archivo Histórico y las unidades documentales no seleccionadas se eliminan por medio de la técnica de picado. Esta serie documental puede tener asociados mensajes de correo electrónico, los cuales se almacenarían en las cuentas de correo
Actas de inicio Papel
Ejecución
Evidencias de ejecución Papel
Requerimientos de modificación al contrato (cuando aplique)
Papel
Liquidación
Acta de recibo Papel
Acta de liquidación (en caso de ser necesario)
Papel
ENTIDAD PRODUCTORA: Empresa de Desarrollo Sostenible del Oriente OFICINA PRODUCTORA: Secretaría General
241 CONVENCIONES CT = Conservación Total Mt= Medio Tecnológico Firma de los Responsables: E = Eliminación S = Selección Fecha: 5 de Diciembre de 2018
CÓDIGO SERIES Y TIPOS
DOCUMENTALES
SOPORTE O FORMATO SISTEMA DE GESTIÓN DE
LA CALIDAD RETENCIÓN
DISPOSICIÓN FINAL
PROCEDIMIENTO IDENTIFICACIÓN DE LA UNIDAD DOCUMENTAL Físico Electrónico Proceso Procedimiento
Archivo de
Gestión
Archivo Central
CT E MT S
electrónico propiedad de la EDESO. En dicho caso se debe garantizar la preservación de los correos electrónicos a la par con la subserie documental y aplicar el presente procedimiento.
300-09.08 Contratos de Interventoría
Gestión Jurídica y Contract
ual
Ejecución,
Supervisión e
Interventoría de obras
PR-GJC-01 Invitación
abierta PR-GJC-02 Invitación
Privada
PR-ESI-01 Ejecución de
proyectos PR-ESI-02 Control y
seguimiento de contratos
PE-ESI-03 Control Acta
PR-ESI-04- Procedimiento
otro Si PR-ESI-05
1 19 X
El tiempo de retención en el Archivo de Gestión iniciará una vez liquidado el contrato, luego será transferido al Archivo Central, después de este tiempo se debe aplicar selección cualitativa por medio de un muestreo selectivo del 10% de los contratos más representativos para la entidad según criterios definidos por el Comité Institucional de Gestión y Desempeño. Ley 80 de 1993, Ley 1150 de 2007, Decreto 1510 de 2013, Decreto 1082 de 2015, Circular 03 de 2015.
Por año y número de contrato
Etapa precontractual
NECOP Papel
Certificado de Disponibilidad Presupuestal
Papel
Invitación a Manifestar interés
Papel
Acta de recibo de manifestación de interés
Papel
Documento de invitación Abierta o privada
Papel
Observaciones (en caso que las haya)
Papel
Respuestas a las observaciones (en caso que las haya)
Papel
Propuestas Papel
Acta de recepción de propuestas
Papel
ENTIDAD PRODUCTORA: Empresa de Desarrollo Sostenible del Oriente OFICINA PRODUCTORA: Secretaría General
242 CONVENCIONES CT = Conservación Total Mt= Medio Tecnológico Firma de los Responsables: E = Eliminación S = Selección Fecha: 5 de Diciembre de 2018
CÓDIGO SERIES Y TIPOS
DOCUMENTALES
SOPORTE O FORMATO SISTEMA DE GESTIÓN DE
LA CALIDAD RETENCIÓN
DISPOSICIÓN FINAL
PROCEDIMIENTO IDENTIFICACIÓN DE LA UNIDAD DOCUMENTAL Físico Electrónico Proceso Procedimiento
Archivo de
Gestión
Archivo Central
CT E MT S
Informe de evaluación preliminar
Papel Procedimiento
NECOP
PR-GP-01 Gestión de Proyectos
La muestra seleccionada se transfiere en soporte original al Archivo Histórico y las unidades documentales no seleccionadas se eliminan por medio de la técnica de picado. Esta serie documental puede tener asociados mensajes de correo electrónico, los cuales se almacenarían en las cuentas de correo electrónico propiedad de la EDESO. En dicho caso se debe garantizar la preservación de los correos electrónicos a la par con la subserie documental y aplicar el presente procedimiento.
Observaciones (en caso que las haya)
Papel
Informe de evaluación definitivo
Papel
Acta de adjudicación Papel
Etapa contractual
Contrato Papel
Aprobación de pólizas Papel
Acta de Inicio. Papel
Ejecución
Evidencias de ejecución Papel
Requerimientos de modificación al contrato (cuando aplique)
Papel
Etapa de liquidación
Acta de recibo Papel
Acta de liquidación Papel
300-09.09 Contratos de Obra Gestión Jurídica y Contract
ual
PR-GJC-01 Invitación
abierta PR-GJC-02
1 19 X
El tiempo de retención en el Archivo de Gestión iniciará una vez liquidado el contrato, luego será
Por año y número de contrato
Etapa precontractual
NECOP Papel
ENTIDAD PRODUCTORA: Empresa de Desarrollo Sostenible del Oriente OFICINA PRODUCTORA: Secretaría General
243 CONVENCIONES CT = Conservación Total Mt= Medio Tecnológico Firma de los Responsables: E = Eliminación S = Selección Fecha: 5 de Diciembre de 2018
CÓDIGO SERIES Y TIPOS
DOCUMENTALES
SOPORTE O FORMATO SISTEMA DE GESTIÓN DE
LA CALIDAD RETENCIÓN
DISPOSICIÓN FINAL
PROCEDIMIENTO IDENTIFICACIÓN DE LA UNIDAD DOCUMENTAL Físico Electrónico Proceso Procedimiento
Archivo de
Gestión
Archivo Central
CT E MT S
Certificado de Disponibilidad Presupuestal
Papel
Ejecución,
Supervisión e
Interventoría de obras
Gestión Social y
Ambiental
Invitación Privada
PR-ESI-01
Ejecución de proyectos PR-ESI-02 Control y
seguimiento de contratos
PE-ESI-03 Control Acta
PR-ESI-04- Procedimiento
otro Si PR-ESI-05
Procedimiento NECOP
PR-GSA-01 Gestión
Ambiental PR-GSA-02
Gestión Social
PR-GP-01 Gestión de Proyectos
transferido al Archivo Central, después de este tiempo se debe aplicar selección cualitativa por medio de un muestreo selectivo del 10% de los contratos más representativos para la entidad según criterios definidos por el Comité Institucional de Gestión y Desempeño. Ley 80 de 1993, Ley 1150 de 2007, Decreto 1510 de 2013, Decreto 1082 de 2015, Circular 03 de 2015. La muestra seleccionada se transfiere en soporte original al Archivo Histórico y las unidades documentales no seleccionadas se eliminan por medio de la técnica de picado. Esta serie documental puede tener asociados mensajes de correo
Invitación a Manifestar interés
Papel
Acta de recibo de manifestación de interés
Papel
Documento de invitación Abierta o privada
Papel
Observaciones (en caso que las haya)
Papel
Respuestas a las observaciones (en caso que las haya)
Papel
Propuestas Papel
Acta de recepción de propuestas
Papel
Informe de evaluación preliminar
Papel
Observaciones (en caso que las haya)
Papel
Informe de evaluación definitivo
Papel
Acta de adjudicación Papel
Etapa contractual
Contrato Papel
Aprobación de pólizas Papel
Acta de Inicio. Papel
ENTIDAD PRODUCTORA: Empresa de Desarrollo Sostenible del Oriente OFICINA PRODUCTORA: Secretaría General
244 CONVENCIONES CT = Conservación Total Mt= Medio Tecnológico Firma de los Responsables: E = Eliminación S = Selección Fecha: 5 de Diciembre de 2018
CÓDIGO SERIES Y TIPOS
DOCUMENTALES
SOPORTE O FORMATO SISTEMA DE GESTIÓN DE
LA CALIDAD RETENCIÓN
DISPOSICIÓN FINAL
PROCEDIMIENTO IDENTIFICACIÓN DE LA UNIDAD DOCUMENTAL Físico Electrónico Proceso Procedimiento
Archivo de
Gestión
Archivo Central
CT E MT S
Ejecución electrónico, los cuales se almacenarían en las cuentas de correo electrónico propiedad de la EDESO. En dicho caso se debe garantizar la preservación de los correos electrónicos a la par con la subserie documental y aplicar el presente procedimiento.
Evidencias de ejecución Papel
Requerimientos de modificación al contrato (cuando aplique)
Papel
Etapa de liquidación
Acta de recibo Papel
Acta de liquidación Papel
300-09.10 Contratos de Permuta de bienes muebles o inmuebles
Gestión Jurídica y Contract
ual
PR-GJC-03 Contratación
Directa 1 19 X
El tiempo de retención en el Archivo de Gestión iniciará una vez liquidado el contrato, luego será transferido al Archivo Central, después de este tiempo se debe aplicar selección cualitativa por medio de un muestreo selectivo del 10% de los contratos más representativos para la entidad según criterios definidos por el Comité Institucional de Gestión y Desempeño. Ley 80 de
Por año y número de contrato
Etapa precontractual Papel
NECOP Papel
Certificado de Disponibilidad Presupuestal
Papel
Carta de invitación para la contratación directa
Papel
Cotización o propuesta Papel
Etapa Contractual
Contrato Papel
Pólizas (en caso de ser necesario)
Papel
ENTIDAD PRODUCTORA: Empresa de Desarrollo Sostenible del Oriente OFICINA PRODUCTORA: Secretaría General
245 CONVENCIONES CT = Conservación Total Mt= Medio Tecnológico Firma de los Responsables: E = Eliminación S = Selección Fecha: 5 de Diciembre de 2018
CÓDIGO SERIES Y TIPOS
DOCUMENTALES
SOPORTE O FORMATO SISTEMA DE GESTIÓN DE
LA CALIDAD RETENCIÓN
DISPOSICIÓN FINAL
PROCEDIMIENTO IDENTIFICACIÓN DE LA UNIDAD DOCUMENTAL Físico Electrónico Proceso Procedimiento
Archivo de
Gestión
Archivo Central
CT E MT S
Actas de aprobación de pólizas (en caso de ser necesario)
Papel 1993, Ley 1150 de 2007, Decreto 1510 de 2013, Decreto 1082 de 2015, Circular 03 de 2015. La muestra seleccionada se transfiere en soporte original al Archivo Histórico y las unidades documentales no seleccionadas se eliminan por medio de la técnica de picado. Esta serie documental puede tener asociados mensajes de correo electrónico, los cuales se almacenarían en las cuentas de correo electrónico propiedad de la EDESO. En dicho caso se debe garantizar la preservación de los correos electrónicos a la par con la subserie documental y aplicar el presente procedimiento.
Actas de inicio Papel
Ejecución
Evidencias de ejecución Papel
Requerimientos de modificación al contrato (cuando aplique)
Papel
Título de Adquisición Papel
Liquidación
Acta de recibo Papel
Acta de liquidación (en caso de ser necesario)
Papel
ENTIDAD PRODUCTORA: Empresa de Desarrollo Sostenible del Oriente OFICINA PRODUCTORA: Secretaría General
246 CONVENCIONES CT = Conservación Total Mt= Medio Tecnológico Firma de los Responsables: E = Eliminación S = Selección Fecha: 5 de Diciembre de 2018
CÓDIGO SERIES Y TIPOS
DOCUMENTALES
SOPORTE O FORMATO SISTEMA DE GESTIÓN DE
LA CALIDAD RETENCIÓN
DISPOSICIÓN FINAL
PROCEDIMIENTO IDENTIFICACIÓN DE LA UNIDAD DOCUMENTAL Físico Electrónico Proceso Procedimiento
Archivo de
Gestión
Archivo Central
CT E MT S
300-09.11 Contratos de Prestación de servicios
Gestión Jurídica y Contract
ual
PR-GJC-01 Invitación
abierta
PR-GJC-02 Invitación
Privada
1 19 X
El tiempo de retención en el Archivo de Gestión iniciará una vez liquidado el contrato, luego será transferido al Archivo Central, después de este tiempo se debe aplicar selección cualitativa por medio de un muestreo selectivo del 10% de los contratos más representativos para la entidad según criterios definidos por el Comité Institucional de Gestión y Desempeño. En caso que sean contratos con entidades internacionales, deberán seleccionarse el 100% de estos para su conservación en el Archivo Histórico. Ley 80 de 1993, Ley 1150 de 2007, Decreto 1510 de 2013, Decreto 1082 de 2015, Circular 03 de 2015.
Por año y número de contrato
Etapa precontractual
NECOP Papel
Certificado de Disponibilidad Presupuestal
Papel
Invitación a Manifestar interés
Papel
Acta de recibo de manifestación de interés
Papel
Documento de invitación Abierta o privada
Papel
Observaciones (en caso que las haya)
Papel
Respuestas a las observaciones (en caso que las haya)
Papel
Propuestas Papel
Acta de recepción de propuestas
Papel
Informe de evaluación preliminar
Papel
Observaciones (en caso que las haya)
Papel
Informe de evaluación definitivo
Papel
ENTIDAD PRODUCTORA: Empresa de Desarrollo Sostenible del Oriente OFICINA PRODUCTORA: Secretaría General
247 CONVENCIONES CT = Conservación Total Mt= Medio Tecnológico Firma de los Responsables: E = Eliminación S = Selección Fecha: 5 de Diciembre de 2018
CÓDIGO SERIES Y TIPOS
DOCUMENTALES
SOPORTE O FORMATO SISTEMA DE GESTIÓN DE
LA CALIDAD RETENCIÓN
DISPOSICIÓN FINAL
PROCEDIMIENTO IDENTIFICACIÓN DE LA UNIDAD DOCUMENTAL Físico Electrónico Proceso Procedimiento
Archivo de
Gestión
Archivo Central
CT E MT S
Acta de adjudicación Papel La muestra seleccionada se transfiere en soporte original al Archivo Histórico y las unidades documentales no seleccionadas se eliminan por medio de la técnica de picado. Esta serie documental puede tener asociados mensajes de correo electrónico, los cuales se almacenarían en las cuentas de correo electrónico propiedad de la EDESO. En dicho caso se debe garantizar la preservación de los correos electrónicos a la par con la subserie documental y aplicar el presente procedimiento.
Etapa contractual
Contrato Papel
Aprobación de pólizas Papel
Acta de Inicio. Papel
Ejecución
Evidencias de ejecución Papel
Requerimientos de modificación al contrato (cuando aplique)
Papel
Etapa de liquidación
Acta de recibo Papel
Acta de liquidación Papel
300-09.12 Contratos de Prestación de Servicios y apoyo a la gestión
Gestión Jurídica y Contract
ual
PR-GJC-03 Contratación
Directa
PR-GH-05
1 99 X
El tiempo de retención en el Archivo de Gestión iniciará una vez liquidado el contrato, luego será transferido al Archivo Central, después
Por año y número de contrato
Etapa precontractual Papel
NECOP Papel
ENTIDAD PRODUCTORA: Empresa de Desarrollo Sostenible del Oriente OFICINA PRODUCTORA: Secretaría General
248 CONVENCIONES CT = Conservación Total Mt= Medio Tecnológico Firma de los Responsables: E = Eliminación S = Selección Fecha: 5 de Diciembre de 2018
CÓDIGO SERIES Y TIPOS
DOCUMENTALES
SOPORTE O FORMATO SISTEMA DE GESTIÓN DE
LA CALIDAD RETENCIÓN
DISPOSICIÓN FINAL
PROCEDIMIENTO IDENTIFICACIÓN DE LA UNIDAD DOCUMENTAL Físico Electrónico Proceso Procedimiento
Archivo de
Gestión
Archivo Central
CT E MT S
Certificado de Disponibilidad
Presupuestal Papel
Gestión humana
Prestación de Servicios
de este tiempo se debe aplicar selección cualitativa por medio de elección del 5% de los contratos de Prestación de servicios profesionales y de apoyo a la gestión de ex contratistas que por su trayectoria profesional ameriten ser conservados permanentemente según criterios establecidos por el comité Institucional de Gestión y Desempeño. Ley 80 de 1993, Ley 1150 de 2007, decreto 1082 de 2015 art. 2.2.1.2.1.4.9 La muestra seleccionada se transfiere en soporte original al Archivo Histórico y las unidades documentales no seleccionadas se eliminan por medio de la técnica de picado para los documentos físicos,
Etapa Contractual
Fotocopia de la Cédula Papel
Hoja de vida la Función
Pública (con firma original)
Hoja de vida - formato
personal Papel
Certificados de estudio Papel
Tarjeta profesional (en caso
de ser exigencia de ley) Papel
Certificados de experiencia
laboral Papel
Certificados de
antecedentes disciplinarios
solicitados ante la
Procuraduría, Contraloría y
Policía Nacional, medidas
correctivas
Papel
ENTIDAD PRODUCTORA: Empresa de Desarrollo Sostenible del Oriente OFICINA PRODUCTORA: Secretaría General
249 CONVENCIONES CT = Conservación Total Mt= Medio Tecnológico Firma de los Responsables: E = Eliminación S = Selección Fecha: 5 de Diciembre de 2018
CÓDIGO SERIES Y TIPOS
DOCUMENTALES
SOPORTE O FORMATO SISTEMA DE GESTIÓN DE
LA CALIDAD RETENCIÓN
DISPOSICIÓN FINAL
PROCEDIMIENTO IDENTIFICACIÓN DE LA UNIDAD DOCUMENTAL Físico Electrónico Proceso Procedimiento
Archivo de
Gestión
Archivo Central
CT E MT S
Declaración de bienes y
rentas de la función pública
(con firma original)
Papel
previa autorización del Comité Institucional de Gestión y Desempeño. Esta serie documental podría tener asociados mensajes de correo electrónico, los cuales están almacenados en las cuentas de correo electrónico propiedad de EDESO, por lo se deberán llevar a cabo estrategias de preservación a largo plazo para garantizar la autenticidad, fiabilidad, integridad y disponibilidad de la información electrónica por el tiempo estipulado en esta TRD.
Concepto exámen médico
de ingreso Papel
Certificado de afiliación a
fondo de pensiones y Salud,
ARL
Papel
Certificado de cuenta
bancaria Papel
RUT de la Actividad Papel
Contrato Papel
Certificado de Registro
Presupuestal Papel
Pólizas (en caso de ser
necesario) Papel
Acta de aprobación de
pólizas (en caso de ser
necesario)
Papel
ENTIDAD PRODUCTORA: Empresa de Desarrollo Sostenible del Oriente OFICINA PRODUCTORA: Secretaría General
250 CONVENCIONES CT = Conservación Total Mt= Medio Tecnológico Firma de los Responsables: E = Eliminación S = Selección Fecha: 5 de Diciembre de 2018
CÓDIGO SERIES Y TIPOS
DOCUMENTALES
SOPORTE O FORMATO SISTEMA DE GESTIÓN DE
LA CALIDAD RETENCIÓN
DISPOSICIÓN FINAL
PROCEDIMIENTO IDENTIFICACIÓN DE LA UNIDAD DOCUMENTAL Físico Electrónico Proceso Procedimiento
Archivo de
Gestión
Archivo Central
CT E MT S
Acta de inicio Papel
Ejecución
Evidencias de ejecución Papel
Requerimientos de
modificación al contrato
(cuando aplique)
Papel
Liquidación
Acta de recibo Papel
Acta de liquidación (en caso
de ser necesario)
Papel
300-09.13 Contratos de Suministros
Gestión Jurídica y Contract
ual
PR-GJC-01 Invitación
abierta
PR-GJC-02 Invitación
Privada
1 19 X
El tiempo de retención en el Archivo de Gestión iniciará una vez liquidado el contrato, luego será transferido al Archivo Central, después de este tiempo se debe aplicar selección cualitativa por medio de un muestreo selectivo del 10% de los
Por año y número de contrato
Etapa precontractual
NECOP Papel
Certificado de Disponibilidad Presupuestal
Papel
Invitación a Manifestar interés
Papel
Acta de recibo de manifestación de interés
Papel
ENTIDAD PRODUCTORA: Empresa de Desarrollo Sostenible del Oriente OFICINA PRODUCTORA: Secretaría General
251 CONVENCIONES CT = Conservación Total Mt= Medio Tecnológico Firma de los Responsables: E = Eliminación S = Selección Fecha: 5 de Diciembre de 2018
CÓDIGO SERIES Y TIPOS
DOCUMENTALES
SOPORTE O FORMATO SISTEMA DE GESTIÓN DE
LA CALIDAD RETENCIÓN
DISPOSICIÓN FINAL
PROCEDIMIENTO IDENTIFICACIÓN DE LA UNIDAD DOCUMENTAL Físico Electrónico Proceso Procedimiento
Archivo de
Gestión
Archivo Central
CT E MT S
Documento de invitación Abierta o privada
Papel contratos más representativos para la entidad según criterios definidos por el Comité Institucional de Gestión y Desempeño. Ley 80 de 1993, Ley 1150 de 2007, Decreto 1510 de 2013, Decreto 1082 de 2015, Circular 03 de 2015. La muestra seleccionada se transfiere en soporte original al Archivo Histórico y las unidades documentales no seleccionadas se eliminan por medio de la técnica de picado. Esta serie documental puede tener asociados mensajes de correo electrónico, los cuales se almacenarían en las cuentas de correo electrónico propiedad de la EDESO. En dicho caso se debe garantizar la
Observaciones (en caso que las haya)
Papel
Respuestas a las observaciones (en caso que las haya)
Papel
Propuestas Papel
Acta de recepción de propuestas
Papel
Informe de evaluación preliminar
Papel
Observaciones (en caso que las haya)
Papel
Informe de evaluación definitivo
Papel
Acta de adjudicación Papel
Etapa contractual
Contrato Papel
Aprobación de pólizas Papel
Acta de Inicio. Papel
Ejecución
Evidencias de ejecución Papel
Requerimientos de modificación al contrato (cuando aplique)
Papel
ENTIDAD PRODUCTORA: Empresa de Desarrollo Sostenible del Oriente OFICINA PRODUCTORA: Secretaría General
252 CONVENCIONES CT = Conservación Total Mt= Medio Tecnológico Firma de los Responsables: E = Eliminación S = Selección Fecha: 5 de Diciembre de 2018
CÓDIGO SERIES Y TIPOS
DOCUMENTALES
SOPORTE O FORMATO SISTEMA DE GESTIÓN DE
LA CALIDAD RETENCIÓN
DISPOSICIÓN FINAL
PROCEDIMIENTO IDENTIFICACIÓN DE LA UNIDAD DOCUMENTAL Físico Electrónico Proceso Procedimiento
Archivo de
Gestión
Archivo Central
CT E MT S
Etapa de liquidación preservación de los correos electrónicos a la par con la subserie documental y aplicar el presente procedimiento.
Acta de recibo Papel
Acta de liquidación Papel
300-09.14 Contratos Interadministrativos
Gestión Jurídica y Contract
ual
PR-GJC-03 Contratación
Directa 1 19 X
El tiempo de retención en el Archivo de Gestión iniciará una vez liquidado el contrato, luego será transferido al Archivo Central, después de este tiempo se debe aplicar selección cualitativa por medio de un muestreo selectivo del 10% de los contratos más representativos para la entidad según criterios definidos por el Comité Institucional de Gestión y Desempeño. En caso que sean contratos con entidades internacionales, deberán seleccionarse el 100% de estos para su conservación en el Archivo Histórico. Ley 80
Por año y número de contrato
Etapa precontractual
NECOP Papel
Certificado de Disponibilidad Presupuestal
Papel
Carta de invitación para la contratación directa
Papel
Cotización o propuesta Papel
Etapa Contractual
Contrato Papel
Pólizas (en caso de ser necesario)
Papel
Actas de aprobación de pólizas (en caso de ser necesario)
Papel
Actas de inicio Papel
Ejecución
Evidencias de ejecución Papel
ENTIDAD PRODUCTORA: Empresa de Desarrollo Sostenible del Oriente OFICINA PRODUCTORA: Secretaría General
253 CONVENCIONES CT = Conservación Total Mt= Medio Tecnológico Firma de los Responsables: E = Eliminación S = Selección Fecha: 5 de Diciembre de 2018
CÓDIGO SERIES Y TIPOS
DOCUMENTALES
SOPORTE O FORMATO SISTEMA DE GESTIÓN DE
LA CALIDAD RETENCIÓN
DISPOSICIÓN FINAL
PROCEDIMIENTO IDENTIFICACIÓN DE LA UNIDAD DOCUMENTAL Físico Electrónico Proceso Procedimiento
Archivo de
Gestión
Archivo Central
CT E MT S
Requerimientos de modificación al contrato (cuando aplique)
Papel de 1993, Ley 1150 de 2007, Decreto 1510 de 2013, Decreto 1082 de 2015, Circular 03 de 2015. La muestra seleccionada se transfiere en soporte original al Archivo Histórico y las unidades documentales no seleccionadas se eliminan por medio de la técnica de picado. Esta serie documental puede tener asociados mensajes de correo electrónico, los cuales se almacenarían en las cuentas de correo electrónico propiedad de la EDESO. En dicho caso se debe garantizar la preservación de los correos electrónicos a la par con la subserie documental y aplicar el presente procedimiento.
Título de Adquisición Papel
Liquidación
Acta de recibo Papel
Acta de liquidación (en caso de ser necesario)
Papel
ENTIDAD PRODUCTORA: Empresa de Desarrollo Sostenible del Oriente OFICINA PRODUCTORA: Secretaría General
254 CONVENCIONES CT = Conservación Total Mt= Medio Tecnológico Firma de los Responsables: E = Eliminación S = Selección Fecha: 5 de Diciembre de 2018
CÓDIGO SERIES Y TIPOS
DOCUMENTALES
SOPORTE O FORMATO SISTEMA DE GESTIÓN DE
LA CALIDAD RETENCIÓN
DISPOSICIÓN FINAL
PROCEDIMIENTO IDENTIFICACIÓN DE LA UNIDAD DOCUMENTAL Físico Electrónico Proceso Procedimiento
Archivo de
Gestión
Archivo Central
CT E MT S
300-09.15 Órdenes de Compra, bienes y servicios u Obra
Gestión Jurídica y Contract
ual
PR-GJC-03 Contratación
Directa 1 19 X
El tiempo de retención en el Archivo de Gestión iniciará una vez liquidada la orden, luego será transferida al Archivo Central, después de este tiempo se debe aplicar selección cualitativa por medio de un muestreo selectivo del 5% de las ordenes más representativos para la entidad según criterios definidos por el Comité Institucional de Gestión y Desempeño. Ley 80 de 1993, Ley 1150 de 2007, Decreto 1510 de 2013, Decreto 1082 de 2015, Circular 03 de 2015. NOTA: Según el manual de contratación, la Órdenes de compra, bienes y servicios u Obra son una modalidad de contrato.
Por año y número de orden de
compra Etapa precontractual
NECOP Papel
Certificado de Disponibilidad Presupuestal
Papel
Invitación a cotizar para orden de compra de bienes, servicios u obra.
Papel
Cotización o propuestas (tres)
Papel
Acta de comité evaluador Papel
Etapa contractual
Orden de bien, servicio u obra
Papel
Pólizas Papel
Acta de aprobación de pólizas
Papel
Acta de inicio Papel
Etapa ejecución
Evidencias de ejecución Papel
Requerimientos de modificación a la orden (cuando aplique)
Papel
Liquidación
ENTIDAD PRODUCTORA: Empresa de Desarrollo Sostenible del Oriente OFICINA PRODUCTORA: Secretaría General
255 CONVENCIONES CT = Conservación Total Mt= Medio Tecnológico Firma de los Responsables: E = Eliminación S = Selección Fecha: 5 de Diciembre de 2018
CÓDIGO SERIES Y TIPOS
DOCUMENTALES
SOPORTE O FORMATO SISTEMA DE GESTIÓN DE
LA CALIDAD RETENCIÓN
DISPOSICIÓN FINAL
PROCEDIMIENTO IDENTIFICACIÓN DE LA UNIDAD DOCUMENTAL Físico Electrónico Proceso Procedimiento
Archivo de
Gestión
Archivo Central
CT E MT S
Acta de recibo Papel La muestra seleccionada se transfiere en soporte original al Archivo Histórico y las unidades documentales no seleccionadas se eliminan por medio de la técnica de picado. Esta serie documental puede tener asociados mensajes de correo electrónico, los cuales se almacenarían en las cuentas de correo electrónico propiedad de la EDESO. En dicho caso se debe garantizar la preservación de los correos electrónicos a la par con la subserie documental y aplicar el presente procedimiento.
Acta de liquidación. Papel
300-12 CONVENIOS
300-12.01 Convenios de Asociación Gestión Jurídica y Contract
ual
PR-GJC-03 Contratación
Directa 1 19 X
El tiempo de retención en el Archivo de Gestión iniciará una vez liquidado el convenio, luego será
Por año y número de convenio
Etapa precontractual
NECOP Papel
ENTIDAD PRODUCTORA: Empresa de Desarrollo Sostenible del Oriente OFICINA PRODUCTORA: Secretaría General
256 CONVENCIONES CT = Conservación Total Mt= Medio Tecnológico Firma de los Responsables: E = Eliminación S = Selección Fecha: 5 de Diciembre de 2018
CÓDIGO SERIES Y TIPOS
DOCUMENTALES
SOPORTE O FORMATO SISTEMA DE GESTIÓN DE
LA CALIDAD RETENCIÓN
DISPOSICIÓN FINAL
PROCEDIMIENTO IDENTIFICACIÓN DE LA UNIDAD DOCUMENTAL Físico Electrónico Proceso Procedimiento
Archivo de
Gestión
Archivo Central
CT E MT S
Certificado de Disponibilidad Presupuestal
Papel transferido al Archivo Central, después de este tiempo se debe aplicar selección cualitativa por medio de un muestreo selectivo del 10% de los contratos más representativos para la entidad según criterios definidos por el Comité Institucional de Gestión y Desempeño. En caso que sean convenios con entidades internacionales, deberán seleccionarse el 100% de estos para su conservación en el Archivo Histórico. Ley 80 de 1993, Ley 1150 de 2007, Decreto 1510 de 2013, Decreto 1082 de 2015, Circular 03 de 2015.
Carta de invitación para la contratación directa
Papel
Cotización o propuesta Papel
Etapa Contractual
Convenio Papel
Pólizas (en caso de ser necesario)
Papel
Actas de aprobación de pólizas (en caso de ser necesario)
Papel
Actas de inicio Papel
Ejecución
Evidencias de ejecución Papel
Requerimientos de modificación al contrato (cuando aplique)
Papel
Título de Adquisición Papel
Liquidación
Acta de recibo Papel
ENTIDAD PRODUCTORA: Empresa de Desarrollo Sostenible del Oriente OFICINA PRODUCTORA: Secretaría General
257 CONVENCIONES CT = Conservación Total Mt= Medio Tecnológico Firma de los Responsables: E = Eliminación S = Selección Fecha: 5 de Diciembre de 2018
CÓDIGO SERIES Y TIPOS
DOCUMENTALES
SOPORTE O FORMATO SISTEMA DE GESTIÓN DE
LA CALIDAD RETENCIÓN
DISPOSICIÓN FINAL
PROCEDIMIENTO IDENTIFICACIÓN DE LA UNIDAD DOCUMENTAL Físico Electrónico Proceso Procedimiento
Archivo de
Gestión
Archivo Central
CT E MT S
Acta de liquidación (en caso de ser necesario)
Papel
La muestra seleccionada se transfiere en soporte original al Archivo Histórico y las unidades documentales no seleccionadas se eliminan por medio de la técnica de picado. Esta serie documental puede tener asociados mensajes de correo electrónico, los cuales se almacenarían en las cuentas de correo electrónico propiedad de la EDESO. En dicho caso se debe garantizar la preservación de los correos electrónicos a la par con la subserie documental y aplicar el presente procedimiento.
300-12.02 Convenios de Cooperación Gestión
Jurídica y Contract
ual
PR-GJC-03 Contratación
Directa 1 19 X
El tiempo de retención en el Archivo de Gestión iniciará una vez liquidado el convenio, luego será transferido al Archivo Central, después de este
Por año y número de convenio
Etapa precontractual
NECOP Papel
Certificado de Disponibilidad Presupuestal
Papel
ENTIDAD PRODUCTORA: Empresa de Desarrollo Sostenible del Oriente OFICINA PRODUCTORA: Secretaría General
258 CONVENCIONES CT = Conservación Total Mt= Medio Tecnológico Firma de los Responsables: E = Eliminación S = Selección Fecha: 5 de Diciembre de 2018
CÓDIGO SERIES Y TIPOS
DOCUMENTALES
SOPORTE O FORMATO SISTEMA DE GESTIÓN DE
LA CALIDAD RETENCIÓN
DISPOSICIÓN FINAL
PROCEDIMIENTO IDENTIFICACIÓN DE LA UNIDAD DOCUMENTAL Físico Electrónico Proceso Procedimiento
Archivo de
Gestión
Archivo Central
CT E MT S
Carta de invitación para la contratación directa
Papel tiempo se debe aplicar selección cualitativa por medio de un muestreo selectivo del 10% de los contratos más representativos para la entidad según criterios definidos por el Comité Institucional de Gestión y Desempeño. En caso que sean convenios con entidades internacionales, deberán seleccionarse el 100% de estos para su conservación en el Archivo Histórico. Ley 80 de 1993, Ley 1150 de 2007, Decreto 1510 de 2013, Decreto 1082 de 2015, Circular 03 de 2015.
Cotización o propuesta Papel
Etapa Contractual
Convenio Papel
Pólizas (en caso de ser necesario)
Papel
Actas de aprobación de pólizas (en caso de ser necesario)
Papel
Actas de inicio Papel
Ejecución
Evidencias de ejecución Papel
Requerimientos de modificación al contrato (cuando aplique)
Papel
Título de Adquisición Papel
Liquidación
Acta de recibo Papel
ENTIDAD PRODUCTORA: Empresa de Desarrollo Sostenible del Oriente OFICINA PRODUCTORA: Secretaría General
259 CONVENCIONES CT = Conservación Total Mt= Medio Tecnológico Firma de los Responsables: E = Eliminación S = Selección Fecha: 5 de Diciembre de 2018
CÓDIGO SERIES Y TIPOS
DOCUMENTALES
SOPORTE O FORMATO SISTEMA DE GESTIÓN DE
LA CALIDAD RETENCIÓN
DISPOSICIÓN FINAL
PROCEDIMIENTO IDENTIFICACIÓN DE LA UNIDAD DOCUMENTAL Físico Electrónico Proceso Procedimiento
Archivo de
Gestión
Archivo Central
CT E MT S
Acta de liquidación (en caso de ser necesario)
Papel
La muestra seleccionada se transfiere en soporte original al Archivo Histórico y las unidades documentales no seleccionadas se eliminan por medio de la técnica de picado. Esta serie documental puede tener asociados mensajes de correo electrónico, los cuales se almacenarían en las cuentas de correo electrónico propiedad de la EDESO. En dicho caso se debe garantizar la preservación de los correos electrónicos a la par con la subserie documental y aplicar el presente procedimiento.
300-12.03 Convenios Interadministrativos
Gestión
Jurídica y Contract
ual
PR-GJC-03 Contratación
Directa 1 19 X
El tiempo de retención en el Archivo de Gestión iniciará una vez liquidado el convenio, luego será transferido al Archivo Central, después de este
Por año y número de convenio
Etapa precontractual
NECOP Papel
Certificado de Disponibilidad Presupuestal
Papel
ENTIDAD PRODUCTORA: Empresa de Desarrollo Sostenible del Oriente OFICINA PRODUCTORA: Secretaría General
260 CONVENCIONES CT = Conservación Total Mt= Medio Tecnológico Firma de los Responsables: E = Eliminación S = Selección Fecha: 5 de Diciembre de 2018
CÓDIGO SERIES Y TIPOS
DOCUMENTALES
SOPORTE O FORMATO SISTEMA DE GESTIÓN DE
LA CALIDAD RETENCIÓN
DISPOSICIÓN FINAL
PROCEDIMIENTO IDENTIFICACIÓN DE LA UNIDAD DOCUMENTAL Físico Electrónico Proceso Procedimiento
Archivo de
Gestión
Archivo Central
CT E MT S
Carta de invitación para la contratación directa
Papel tiempo se debe aplicar selección cualitativa por medio de un muestreo selectivo del 10% de los contratos más representativos para la entidad según criterios definidos por el Comité Institucional de Gestión y Desempeño. En caso que sean convenios con entidades internacionales, deberán seleccionarse el 100% de estos para su conservación en el Archivo Histórico. Ley 80 de 1993, Ley 1150 de 2007, Decreto 1510 de 2013, Decreto 1082 de 2015, Circular 03 de 2015.
Cotización o propuesta Papel
Etapa Contractual
Convenio Papel
Pólizas (en caso de ser necesario)
Papel
Actas de aprobación de pólizas (en caso de ser necesario)
Papel
Actas de inicio Papel
Ejecución
Evidencias de ejecución Papel
Requerimientos de modificación al contrato (cuando aplique)
Papel
Título de Adquisición Papel
Liquidación
Acta de recibo Papel
ENTIDAD PRODUCTORA: Empresa de Desarrollo Sostenible del Oriente OFICINA PRODUCTORA: Secretaría General
261 CONVENCIONES CT = Conservación Total Mt= Medio Tecnológico Firma de los Responsables: E = Eliminación S = Selección Fecha: 5 de Diciembre de 2018
CÓDIGO SERIES Y TIPOS
DOCUMENTALES
SOPORTE O FORMATO SISTEMA DE GESTIÓN DE
LA CALIDAD RETENCIÓN
DISPOSICIÓN FINAL
PROCEDIMIENTO IDENTIFICACIÓN DE LA UNIDAD DOCUMENTAL Físico Electrónico Proceso Procedimiento
Archivo de
Gestión
Archivo Central
CT E MT S
Acta de liquidación (en caso de ser necesario)
Papel
La muestra seleccionada se transfiere en soporte original al Archivo Histórico y las unidades documentales no seleccionadas se eliminan por medio de la técnica de picado. Esta serie documental puede tener asociados mensajes de correo electrónico, los cuales se almacenarían en las cuentas de correo electrónico propiedad de la EDESO. En dicho caso se debe garantizar la preservación de los correos electrónicos a la par con la subserie documental y aplicar el presente procedimiento.
300-14 DERECHOS DE PETICIÓN
ENTIDAD PRODUCTORA: Empresa de Desarrollo Sostenible del Oriente OFICINA PRODUCTORA: Secretaría General
262 CONVENCIONES CT = Conservación Total Mt= Medio Tecnológico Firma de los Responsables: E = Eliminación S = Selección Fecha: 5 de Diciembre de 2018
CÓDIGO SERIES Y TIPOS
DOCUMENTALES
SOPORTE O FORMATO SISTEMA DE GESTIÓN DE
LA CALIDAD RETENCIÓN
DISPOSICIÓN FINAL
PROCEDIMIENTO IDENTIFICACIÓN DE LA UNIDAD DOCUMENTAL Físico Electrónico Proceso Procedimiento
Archivo de
Gestión
Archivo Central
CT E MT S
- Derecho de petición - Respuesta
Papel Papel
Correo electr Correo electr
Mejora continua
PR-MC-04 Atención de
PQRSF 1 4 X
Transcurrido el tiempo de custodia en el Archivo de Gestión y Archivo Central, seleccionar cualitativamente el 100% de los derechos de petición relacionados con los derechos humanos, el restante se destruye por picado si están en soporte papel. Transfiérase la muestra seleccionada al Archivo Histórico. Esta serie documental tiene asociados mensajes de correo electrónico, los cuales están almacenados en las cuentas de correo electrónico propiedad de la EDESO, a los cuales deberá aplicarse el mismo procedimiento de selección anterior, los documentos no seleccionados deberán ser eliminador por medio de un borrado
Por año
ENTIDAD PRODUCTORA: Empresa de Desarrollo Sostenible del Oriente OFICINA PRODUCTORA: Secretaría General
263 CONVENCIONES CT = Conservación Total Mt= Medio Tecnológico Firma de los Responsables: E = Eliminación S = Selección Fecha: 5 de Diciembre de 2018
CÓDIGO SERIES Y TIPOS
DOCUMENTALES
SOPORTE O FORMATO SISTEMA DE GESTIÓN DE
LA CALIDAD RETENCIÓN
DISPOSICIÓN FINAL
PROCEDIMIENTO IDENTIFICACIÓN DE LA UNIDAD DOCUMENTAL Físico Electrónico Proceso Procedimiento
Archivo de
Gestión
Archivo Central
CT E MT S
completo y seguro. Constitución política de Colombia artículo 23. Ley 1755 de 2015
300-15 ESTUDIOS
ENTIDAD PRODUCTORA: Empresa de Desarrollo Sostenible del Oriente OFICINA PRODUCTORA: Secretaría General
264 CONVENCIONES CT = Conservación Total Mt= Medio Tecnológico Firma de los Responsables: E = Eliminación S = Selección Fecha: 5 de Diciembre de 2018
-Estudio Papel PDF
Gestión Jurídica y Contract
ual
N/A 1 4 X X
Tr Transcurrido el tiempo de custodia en el Archivo de Gestión y Archivo Central, se conserva en su totalidad en el Archivo Histórico porque posee valores secundarios. Antes de realizar la transferencia de los estudios en soporte papel al Archivo histórico, se deberá aplicar la digitalización como técnica de reproducción con el objetivo de ayudar a la conservación del soporte original. Esta serie se alimenta de los Estudios ya sea que se elaboren de las funciones de los colaboradores de la entidad adscritos a la Subgerencia Administrativa y Financiera o del estudio resultado de un contrato. Por tanto, se sugiere que cuando como resultado
Por nombre del estudio y año
ENTIDAD PRODUCTORA: Empresa de Desarrollo Sostenible del Oriente OFICINA PRODUCTORA: Secretaría General
265 CONVENCIONES CT = Conservación Total Mt= Medio Tecnológico Firma de los Responsables: E = Eliminación S = Selección Fecha: 5 de Diciembre de 2018
de un contrato se genere un estudio, este se saque del expediente y se archive en la serie "Estudios" dejándose o una copia o una referencia cruzada en el expediente contractual. Para los documentos electrónicos se deberán llevar a cabo estrategias de preservación a largo plazo para garantizar la autenticidad, fiabilidad, integridad y disponibilidad de la información electrónica.
300-18 INFORMES
ENTIDAD PRODUCTORA: Empresa de Desarrollo Sostenible del Oriente OFICINA PRODUCTORA: Secretaría General
266 CONVENCIONES CT = Conservación Total Mt= Medio Tecnológico Firma de los Responsables: E = Eliminación S = Selección Fecha: 5 de Diciembre de 2018
CÓDIGO SERIES Y TIPOS
DOCUMENTALES
SOPORTE O FORMATO SISTEMA DE GESTIÓN DE
LA CALIDAD RETENCIÓN
DISPOSICIÓN FINAL
PROCEDIMIENTO IDENTIFICACIÓN DE LA UNIDAD DOCUMENTAL Físico Electrónico Proceso Procedimiento
Archivo de
Gestión
Archivo Central
CT E MT S
300-18.01 Informes a entes de Control y vigilancia
Evaluació
n y Control
PR-GCI-01 Control Interno
PR-GCI-02 Gestión de
evaluación y control Interno
1 8 X
Transcurrido el tiempo de custodia en el Archivo de Gestión y Archivo Central, se conserva en su totalidad en el Archivo Histórico porque la subserie posee valores secundarios. Constitución Política de Colombia Art 119 y 278. Ley 734 de 2002. Ley 1712 de 2014, Circular 03 de 2015 expedida por el AGN
Por año y por nombre del ente
de control y vigilancia
- Informe a ente de control y vigilancia - Comunicado remisorio
Papel
Papel
300-18.02 Informes a otras entidades 1 4 X Por año
ENTIDAD PRODUCTORA: Empresa de Desarrollo Sostenible del Oriente OFICINA PRODUCTORA: Secretaría General
267 CONVENCIONES CT = Conservación Total Mt= Medio Tecnológico Firma de los Responsables: E = Eliminación S = Selección Fecha: 5 de Diciembre de 2018
CÓDIGO SERIES Y TIPOS
DOCUMENTALES
SOPORTE O FORMATO SISTEMA DE GESTIÓN DE
LA CALIDAD RETENCIÓN
DISPOSICIÓN FINAL
PROCEDIMIENTO IDENTIFICACIÓN DE LA UNIDAD DOCUMENTAL Físico Electrónico Proceso Procedimiento
Archivo de
Gestión
Archivo Central
CT E MT S
- Solicitud de informe - Informe - Comunicado remisorio
Papel Papel Papel
Evaluación y
Control
PR-GCI-01 Control Interno
PR-GCI-02 Gestión de
evaluación y control Interno
Una vez cumplido el tiempo de retención en el Archivo de Gestión y en el archivo central, se debe eliminar mediante picado ya que la subserie carece valores secundarios, previa autorización del Comité Institucional de Gestión y Desempeño. Constitución Política de Colombia Art 119 y 278. Ley 734 de 2002. Ley 1712 de 2014 Ley 1712 de 2014.
300-18.06 Informes de Gestión N/A 1 4 X X Por año
ENTIDAD PRODUCTORA: Empresa de Desarrollo Sostenible del Oriente OFICINA PRODUCTORA: Secretaría General
268 CONVENCIONES CT = Conservación Total Mt= Medio Tecnológico Firma de los Responsables: E = Eliminación S = Selección Fecha: 5 de Diciembre de 2018
CÓDIGO SERIES Y TIPOS
DOCUMENTALES
SOPORTE O FORMATO SISTEMA DE GESTIÓN DE
LA CALIDAD RETENCIÓN
DISPOSICIÓN FINAL
PROCEDIMIENTO IDENTIFICACIÓN DE LA UNIDAD DOCUMENTAL Físico Electrónico Proceso Procedimiento
Archivo de
Gestión
Archivo Central
CT E MT S
- Informe de Gestión - Comunicado Remisorio
Papel Papel
Gestión Jurídica y Contract
ual
Transcurrido el tiempo de custodia en el Archivo de Gestión y Archivo Central, se conserva en su totalidad en el Archivo Histórico porque la subserie posee valores secundarios. Circular 03 de 2015 Archivo General de la Nación. Antes de realizar la transferencia al Archivo Histórico, se debe realizar el respaldo en un medio tecnológico como la digitalización para aportar a la conservación de los soportes originales evitando su manipulación física.
300-18.14 Informes Técnicos N/A 1 8 X X Por año y por tema
ENTIDAD PRODUCTORA: Empresa de Desarrollo Sostenible del Oriente OFICINA PRODUCTORA: Secretaría General
269 CONVENCIONES CT = Conservación Total Mt= Medio Tecnológico Firma de los Responsables: E = Eliminación S = Selección Fecha: 5 de Diciembre de 2018
- Informe técnico Papel PDF
Gestión Jurídica y Contract
ual
Transcurrido el tiempo de custodia en el Archivo de Gestión y Archivo Central, se conserva en su totalidad en el Archivo Histórico porque la subserie posee valores secundarios. Circular 03 de 2015 Archivo General de la Nación. Antes de realizar la transferencia al Archivo Histórico, se debe realizar el respaldo en un medio tecnológico como la digitalización para aportar a la conservación de los soportes originales evitando su manipulación. Esta subserie se alimenta de las informes técnicos ya sea que se elaboren de las funciones de los colaboradores de la entidad adscritos a la Secretaría General de los informes técnicos resultado de un contrato. Por tanto, se sugiere que
ENTIDAD PRODUCTORA: Empresa de Desarrollo Sostenible del Oriente OFICINA PRODUCTORA: Secretaría General
270 CONVENCIONES CT = Conservación Total Mt= Medio Tecnológico Firma de los Responsables: E = Eliminación S = Selección Fecha: 5 de Diciembre de 2018
cuando como resultado de un contrato se genere un informe técnico, este se saque del expediente y se archive en la subserie "Informes técnicos" dejándose o una copia o una referencia cruzada en el expediente contractual. Para los documentos electrónicos se deberán llevar a cabo estrategias de preservación a largo plazo para garantizar la autenticidad, fiabilidad, integridad y disponibilidad de la información electrónica.
ENTIDAD PRODUCTORA: Empresa de Desarrollo Sostenible del Oriente OFICINA PRODUCTORA: Secretaría General
271 CONVENCIONES CT = Conservación Total Mt= Medio Tecnológico Firma de los Responsables: E = Eliminación S = Selección Fecha: 5 de Diciembre de 2018
CÓDIGO SERIES Y TIPOS
DOCUMENTALES
SOPORTE O FORMATO SISTEMA DE GESTIÓN DE
LA CALIDAD RETENCIÓN
DISPOSICIÓN FINAL
PROCEDIMIENTO IDENTIFICACIÓN DE LA UNIDAD DOCUMENTAL Físico Electrónico Proceso Procedimiento
Archivo de
Gestión
Archivo Central
CT E MT S
300-23 MANUALES
300-23.02 Manuales de Contratación
Gestión Jurídica y Contract
ual
N/A 1 4 X
El tiempo de retención en el archivo de gestión inicia una vez desactualizado el manual. Transcurrido el tiempo de custodia en el Archivo de Gestión y Archivo Central, se conserva en su totalidad en el Archivo Histórico porque la subserie refleja el desarrollo Institucional. Decreto 1083 de 2015 art. 2.2.1.2.5.3
Por vigencia - Manual de Contratación Papel
300-25 PETICIONES, QUEJAS, RECLAMOS, SUGERENCIAS, DENUNCIAS
ENTIDAD PRODUCTORA: Empresa de Desarrollo Sostenible del Oriente OFICINA PRODUCTORA: Secretaría General
272 CONVENCIONES CT = Conservación Total Mt= Medio Tecnológico Firma de los Responsables: E = Eliminación S = Selección Fecha: 5 de Diciembre de 2018
- Petición - Queja - Reclamo - Sugerencia - Denuncia - Respuesta
Papel Papel Papel Papel Papel Papel
Correo electr Correo electr Correo electr Correo electr Correo electr Correo electr
Mejora continua
PR-MC-04 Atención de
PQRSF 1 4 X
Transcurrido el tiempo de custodia en el Archivo de Gestión y Archivo Central, seleccionar cualitativamente el 100% de las PQRSD relacionadas con los derechos humanos, el restante se destruye por picado cuando sean documentos físicos, previa autorización del Comité Institucional de Gestión y Desempeño. La muestra seleccionada se debe transferir al Archivo Histórico. Esta serie documental puede tener asociados mensajes de correo electrónico, los cuales están almacenados en las cuentas de correo electrónico propiedad de la EDESO, a los cuales deberá aplicarse el mismo procedimiento de selección anterior, los correos electrónicos que no sean seleccionados deberán ser eliminados a través de un borrado completo y seguro previa autorización del
Por año y por PQRSDF y por
tema
ENTIDAD PRODUCTORA: Empresa de Desarrollo Sostenible del Oriente OFICINA PRODUCTORA: Secretaría General
273 CONVENCIONES CT = Conservación Total Mt= Medio Tecnológico Firma de los Responsables: E = Eliminación S = Selección Fecha: 5 de Diciembre de 2018
Comité Institucional de Gestión y Desempeño. Constitución política de Colombia artículo 23. Ley 1755 de 2015
ENTIDAD PRODUCTORA: Empresa de Desarrollo Sostenible del Oriente OFICINA PRODUCTORA: Secretaría General
274 CONVENCIONES CT = Conservación Total Mt= Medio Tecnológico Firma de los Responsables: E = Eliminación S = Selección Fecha: 5 de Diciembre de 2018
CÓDIGO SERIES Y TIPOS
DOCUMENTALES
SOPORTE O FORMATO SISTEMA DE GESTIÓN DE
LA CALIDAD RETENCIÓN
DISPOSICIÓN FINAL
PROCEDIMIENTO IDENTIFICACIÓN DE LA UNIDAD DOCUMENTAL Físico Electrónico Proceso Procedimiento
Archivo de
Gestión
Archivo Central
CT E MT S
300-28 PROCESOS
300-28.01 Procesos Administrativos
Gestión Jurídica y Contract
ual
N/A 2 18 X
El tiempo de retención en el Archivo de Gestión iniciará una vez haya culminado el proceso, luego pasa al Archivo Central por 18 años, posterior a este tiempo se realiza una selección cuantitativa aleatoria del 5% según lo definirá el Comité Institucional de Gestión y Desempeño como muestra informativa y se conservará en el Archivo Histórico. El restante será eliminado a través del picado previa autorización del Comité Institucional de Gestión y Desempeño. Ley 734 de 2002 art 30 y 32. Ley 1474 de 2011 art 132.
Por año y por nombre del de demandante
- Solicitud - Actas - Traslado - Notificaciones - Elementos probatorios - Acuerdos - Documento de cierre (Acta, acuerdo, resolución, laudos, contratos de transacción y constancias)
Papel Papel Papel Papel Papel Papel Papel
300-28.02 Procesos de contratación declarados desiertos o no adjudicados
Gestión
Jurídica y
PR-GJC-01 Invitación
abierta 1 9 X
Una vez cumplido el tiempo de retención en el Archivo de Gestión y
Por año y por tipo de proceso
ENTIDAD PRODUCTORA: Empresa de Desarrollo Sostenible del Oriente OFICINA PRODUCTORA: Secretaría General
275 CONVENCIONES CT = Conservación Total Mt= Medio Tecnológico Firma de los Responsables: E = Eliminación S = Selección Fecha: 5 de Diciembre de 2018
CÓDIGO SERIES Y TIPOS
DOCUMENTALES
SOPORTE O FORMATO SISTEMA DE GESTIÓN DE
LA CALIDAD RETENCIÓN
DISPOSICIÓN FINAL
PROCEDIMIENTO IDENTIFICACIÓN DE LA UNIDAD DOCUMENTAL Físico Electrónico Proceso Procedimiento
Archivo de
Gestión
Archivo Central
CT E MT S
Etapa precontractual Contractual
PR-GJC-02 Invitación
Privada
PR-GJC-03 Contratación
Directa
en el archivo central, se debe eliminar mediante picado ya que la subserie carece valores secundarios, además la acción disciplinaria y fiscal ya ha prescrito. Ley 80 de 1993, Ley 1150 de 2007, Decreto 1510 de 2013, Decreto 1082 de 2015, Circular 03 de 2015.
- NECOP Papel
- Certificado de Disponibilidad Presupuestal
Papel
- Invitación a Manifestar interés
Papel
- Acta de recibo de manifestación de interés
Papel
- Documento de invitación Abierta o privada
Papel
- Observaciones (en caso que las haya)
Papel
- Respuestas a las observaciones (en caso que las haya)
Papel
- Propuestas Papel
- Acta de recepción de propuestas
Papel
- Informe de evaluación preliminar
Papel
- Observaciones (en caso que las haya)
Papel
- Informe de evaluación definitivo
Papel
- Acta de declaración de proceso desierto
Papel
300-28.06 Procesos Judiciales N/A 2 18 X
ENTIDAD PRODUCTORA: Empresa de Desarrollo Sostenible del Oriente OFICINA PRODUCTORA: Secretaría General
276 CONVENCIONES CT = Conservación Total Mt= Medio Tecnológico Firma de los Responsables: E = Eliminación S = Selección Fecha: 5 de Diciembre de 2018
CÓDIGO SERIES Y TIPOS
DOCUMENTALES
SOPORTE O FORMATO SISTEMA DE GESTIÓN DE
LA CALIDAD RETENCIÓN
DISPOSICIÓN FINAL
PROCEDIMIENTO IDENTIFICACIÓN DE LA UNIDAD DOCUMENTAL Físico Electrónico Proceso Procedimiento
Archivo de
Gestión
Archivo Central
CT E MT S
-Demanda -Notificación y traslado -Poder -Contestación de la demanda - Auto de Traslado de las Excepciones - Auto de vencimiento del traslado - Auto decreto de pruebas - Auto de traslado para alegatos - Sentencia - Constancia ejecutoria del fallo
Papel Papel Papel Papel
Papel
Papel
Papel Papel
Papel Papel
Gestión Jurídica y Contract
ual
Una vez cumplido el tiempo de retención en el Archivo de Gestión y en el archivo central, se debe eliminar mediante picado ya que la subserie carece valores secundarios, además la acción disciplinaria y fiscal ya ha prescrito. Ley 1564 de 2012
Por año y por tipo de proceso
ENTIDAD PRODUCTORA: Empresa de Desarrollo Sostenible del Oriente OFICINA PRODUCTORA: Subgerencia de Proyectos
277 CONVENCIONES CT = Conservación Total Mt= Medio Tecnológico Firma de los Responsables: E = Eliminación S = Selección Fecha: 5 de Diciembre de 2018
CÓDIGO SERIES Y TIPOS
DOCUMENTALES
SOPORTE O FORMATO SISTEMA DE GESTIÓN DE
LA CALIDAD RETENCIÓN
DISPOSICIÓN FINAL
PROCEDIMIENTO IDENTIFICACIÓN DE LA UNIDAD DOCUMENTAL
Físico Electrónico Proceso Procedimiento Archivo
de Gestión
Archivo Central
CT E MT S
400-02 ACTAS
400-02.06 Actas de Comité Institucional de Gestión y Desempeño
Gestión Administrativa y
Financiera
Gestión de
Proyectos
N/A 1 4 X X
Una vez cumplido el tiempo de retención en el Archivo de Gestión y en el archivo central, se conserva en su totalidad en el Archivo Histórico porque la subserie soporta decisiones administrativas. Decreto 1499 de 2017 Antes de realizar la transferencia al Archivo histórico, se deberá aplicar la digitalización como técnica de reproducción con el objetivo de ayudar a la conservación del soporte original.
Por año y nombre de comité
- Acta de Comité Institucional de Gestión y Desempeño - FO-GH-14 Listado de asistencia
Papel
Papel
400-02.10 Actas de Reunión N/A 1 4 X X
ENTIDAD PRODUCTORA: Empresa de Desarrollo Sostenible del Oriente OFICINA PRODUCTORA: Subgerencia de Proyectos
278 CONVENCIONES CT = Conservación Total Mt= Medio Tecnológico Firma de los Responsables: E = Eliminación S = Selección Fecha: 5 de Diciembre de 2018
CÓDIGO SERIES Y TIPOS
DOCUMENTALES
SOPORTE O FORMATO SISTEMA DE GESTIÓN DE
LA CALIDAD RETENCIÓN
DISPOSICIÓN FINAL
PROCEDIMIENTO IDENTIFICACIÓN DE LA UNIDAD DOCUMENTAL
Físico Electrónico Proceso Procedimiento Archivo
de Gestión
Archivo Central
CT E MT S
- FO-MC-02 Acta de Reunión - FO-GH-14 Listado de asistencia
Papel Papel
Gestión de
Proyectos
Una vez cumplido el tiempo de retención en el Archivo de Gestión y en el archivo central, se conserva en su totalidad en el Archivo Histórico porque la subserie soporta decisiones administrativas. Acuerdo Municipal de Rionegro 005 de 2016. Antes de realizar la transferencia al Archivo histórico, se deberá aplicar la digitalización como técnica de reproducción con el objetivo de ayudar a la conservación del soporte original.
Por nombre del grupo de trabajo y
año
400-06 CIRCULARES
400-06.01 Circulares Informativas N/A 1 4 X
ENTIDAD PRODUCTORA: Empresa de Desarrollo Sostenible del Oriente OFICINA PRODUCTORA: Subgerencia de Proyectos
279 CONVENCIONES CT = Conservación Total Mt= Medio Tecnológico Firma de los Responsables: E = Eliminación S = Selección Fecha: 5 de Diciembre de 2018
CÓDIGO SERIES Y TIPOS
DOCUMENTALES
SOPORTE O FORMATO SISTEMA DE GESTIÓN DE
LA CALIDAD RETENCIÓN
DISPOSICIÓN FINAL
PROCEDIMIENTO IDENTIFICACIÓN DE LA UNIDAD DOCUMENTAL
Físico Electrónico Proceso Procedimiento Archivo
de Gestión
Archivo Central
CT E MT S
- Circular informativa
Papel Correo
electrónico
Gestión de
Proyectos
Transcurrido el tiempo de custodia en el Archivo de Gestión y en el Archivo Central, se elimina la totalidad de la subserie ya que no posee valores secundarios. Los documentos físicos se eliminan a través de la técnica de picado. Esta serie documental tienen asociados mensajes de correo electrónico, los cuales están almacenados en las cuentas de correo electrónico propiedad de la EDESO, por tanto una vez cumpla con el tiempo de retención, se procederá a realizar el borrado completo y seguro de los correos electrónicos relacionados con esta subserie documental previa autorización del
Por año y por Internas
y Externas
ENTIDAD PRODUCTORA: Empresa de Desarrollo Sostenible del Oriente OFICINA PRODUCTORA: Subgerencia de Proyectos
280 CONVENCIONES CT = Conservación Total Mt= Medio Tecnológico Firma de los Responsables: E = Eliminación S = Selección Fecha: 5 de Diciembre de 2018
CÓDIGO SERIES Y TIPOS
DOCUMENTALES
SOPORTE O FORMATO SISTEMA DE GESTIÓN DE
LA CALIDAD RETENCIÓN
DISPOSICIÓN FINAL
PROCEDIMIENTO IDENTIFICACIÓN DE LA UNIDAD DOCUMENTAL
Físico Electrónico Proceso Procedimiento Archivo
de Gestión
Archivo Central
CT E MT S
comité Institucional de Gestión y Desempeño. Ley 594 de 2000 art 11, 12, 16. Acuerdo 060 de 2000.
400-06.02 Circulares Reglamentarias N/A 1 4 X
ENTIDAD PRODUCTORA: Empresa de Desarrollo Sostenible del Oriente OFICINA PRODUCTORA: Subgerencia de Proyectos
281 CONVENCIONES CT = Conservación Total Mt= Medio Tecnológico Firma de los Responsables: E = Eliminación S = Selección Fecha: 5 de Diciembre de 2018
CÓDIGO SERIES Y TIPOS
DOCUMENTALES
SOPORTE O FORMATO SISTEMA DE GESTIÓN DE
LA CALIDAD RETENCIÓN
DISPOSICIÓN FINAL
PROCEDIMIENTO IDENTIFICACIÓN DE LA UNIDAD DOCUMENTAL
Físico Electrónico Proceso Procedimiento Archivo
de Gestión
Archivo Central
CT E MT S
- Circular Reglamentaria
Papel Correo
electrónico
Gestión de
Proyectos
Transcurrido el tiempo de custodia en el Archivo de Gestión y Archivo Central, se conserva en su totalidad en el Archivo Histórico porque la subserie posee valores secundarios. Acuerdo 060 del 2001, Ley 594 de 2000 art 11, 12, 16. Esta serie documental tienen asociados mensajes de correo electrónico, los cuales están almacenados en las cuentas de correo electrónico propiedad de la EDESO y deberá garantizarse su preservación a largo plazo como documentos electrónicos históricos.
Por año y por Internas
y Externas
400-08 CONCEPTOS
400-08.02 Conceptos técnicos N/A 1 4 X Por tema y por año
ENTIDAD PRODUCTORA: Empresa de Desarrollo Sostenible del Oriente OFICINA PRODUCTORA: Subgerencia de Proyectos
282 CONVENCIONES CT = Conservación Total Mt= Medio Tecnológico Firma de los Responsables: E = Eliminación S = Selección Fecha: 5 de Diciembre de 2018
CÓDIGO SERIES Y TIPOS
DOCUMENTALES
SOPORTE O FORMATO SISTEMA DE GESTIÓN DE
LA CALIDAD RETENCIÓN
DISPOSICIÓN FINAL
PROCEDIMIENTO IDENTIFICACIÓN DE LA UNIDAD DOCUMENTAL
Físico Electrónico Proceso Procedimiento Archivo
de Gestión
Archivo Central
CT E MT S
- Solicitud - Concepto técnico
Papel Papel
Correo electr Correo electr
Gestión de
Proyectos
Transcurrido el tiempo de custodia en el Archivo de Gestión y en el Archivo Central, se elimina la totalidad de la subserie ya que no posee valores secundarios. Los documentos físicos se eliminan a través de la técnica de picado. Esta serie documental tienen asociados mensajes de correo electrónico, los cuales están almacenados en las cuentas de correo electrónico propiedad de la EDESO, por tanto una vez cumpla con el tiempo de retención, se procederá a realizar el borrado completo y seguro de los correos electrónicos relacionados con esta subserie documental previa autorización del
ENTIDAD PRODUCTORA: Empresa de Desarrollo Sostenible del Oriente OFICINA PRODUCTORA: Subgerencia de Proyectos
283 CONVENCIONES CT = Conservación Total Mt= Medio Tecnológico Firma de los Responsables: E = Eliminación S = Selección Fecha: 5 de Diciembre de 2018
CÓDIGO SERIES Y TIPOS
DOCUMENTALES
SOPORTE O FORMATO SISTEMA DE GESTIÓN DE
LA CALIDAD RETENCIÓN
DISPOSICIÓN FINAL
PROCEDIMIENTO IDENTIFICACIÓN DE LA UNIDAD DOCUMENTAL
Físico Electrónico Proceso Procedimiento Archivo
de Gestión
Archivo Central
CT E MT S
comité de Archivo. Ley 594 de 2000 art 11, 12, 16.
400-14 DERECHOS DE PETICIÓN
ENTIDAD PRODUCTORA: Empresa de Desarrollo Sostenible del Oriente OFICINA PRODUCTORA: Subgerencia de Proyectos
284 CONVENCIONES CT = Conservación Total Mt= Medio Tecnológico Firma de los Responsables: E = Eliminación S = Selección Fecha: 5 de Diciembre de 2018
CÓDIGO SERIES Y TIPOS
DOCUMENTALES
SOPORTE O FORMATO SISTEMA DE GESTIÓN DE
LA CALIDAD RETENCIÓN
DISPOSICIÓN FINAL
PROCEDIMIENTO IDENTIFICACIÓN DE LA UNIDAD DOCUMENTAL
Físico Electrónico Proceso Procedimiento Archivo
de Gestión
Archivo Central
CT E MT S
- Derecho de petición - Respuesta
Papel Papel
Correo electr Correo electr
Mejora continua
PR-MC-04 Atención de
PQRSF 1 4 X
Transcurrido el tiempo de custodia en el Archivo de Gestión y Archivo Central, seleccionar cualitativamente el 100% de los derechos de petición relacionados con los derechos humanos, el restante se destruye por picado si están en soporte papel. Transfiérase la muestra seleccionada al Archivo Histórico. Esta serie documental tiene asociados mensajes de correo electrónico, los cuales están almacenados en las cuentas de correo electrónico propiedad de la EDESO, a los cuales deberá aplicarse el mismo procedimiento de selección anterior, los documentos no seleccionados deberán ser eliminador por
Por año
ENTIDAD PRODUCTORA: Empresa de Desarrollo Sostenible del Oriente OFICINA PRODUCTORA: Subgerencia de Proyectos
285 CONVENCIONES CT = Conservación Total Mt= Medio Tecnológico Firma de los Responsables: E = Eliminación S = Selección Fecha: 5 de Diciembre de 2018
CÓDIGO SERIES Y TIPOS
DOCUMENTALES
SOPORTE O FORMATO SISTEMA DE GESTIÓN DE
LA CALIDAD RETENCIÓN
DISPOSICIÓN FINAL
PROCEDIMIENTO IDENTIFICACIÓN DE LA UNIDAD DOCUMENTAL
Físico Electrónico Proceso Procedimiento Archivo
de Gestión
Archivo Central
CT E MT S
medio de un borrado completo y seguro. Constitución política de Colombia artículo 23. Ley 1755 de 2015
400-15 ESTUDIOS
ENTIDAD PRODUCTORA: Empresa de Desarrollo Sostenible del Oriente OFICINA PRODUCTORA: Subgerencia de Proyectos
286 CONVENCIONES CT = Conservación Total Mt= Medio Tecnológico Firma de los Responsables: E = Eliminación S = Selección Fecha: 5 de Diciembre de 2018
-Estudio Papel PDF
Gestión de
Proyectos
N/A 1 4 X X
Transcurrido el tiempo de custodia en el Archivo de Gestión y Archivo Central, se conserva en su totalidad en el Archivo Histórico porque posee valores secundarios. Antes de realizar la transferencia de los estudios en soporte papel al Archivo histórico, se deberá aplicar la digitalización como técnica de reproducción con el objetivo de ayudar a la conservación del soporte original. Esta serie se alimenta de los Estudios ya sea que se elaboren de las funciones de los colaboradores de la entidad adscritos a la Subgerencia Administrativa y Financiera o del estudio resultado de un contrato. Por tanto, se sugiere que cuando como resultado
Por nombre del estudio y año
ENTIDAD PRODUCTORA: Empresa de Desarrollo Sostenible del Oriente OFICINA PRODUCTORA: Subgerencia de Proyectos
287 CONVENCIONES CT = Conservación Total Mt= Medio Tecnológico Firma de los Responsables: E = Eliminación S = Selección Fecha: 5 de Diciembre de 2018
de un contrato se genere un estudio, este se saque del expediente y se archive en la serie "Estudios" dejándose o una copia o una referencia cruzada en el expediente contractual. Para los documentos electrónicos se deberán llevar a cabo estrategias de preservación a largo plazo para garantizar la autenticidad, fiabilidad, integridad y disponibilidad de la información electrónica.
400-18 INFORMES
400-18.01 Informes a entes de Control y vigilancia
PR-GCI-01
Control 1 8 X
Transcurrido el tiempo de custodia en el Archivo
Por año y por nombre del ente
ENTIDAD PRODUCTORA: Empresa de Desarrollo Sostenible del Oriente OFICINA PRODUCTORA: Subgerencia de Proyectos
288 CONVENCIONES CT = Conservación Total Mt= Medio Tecnológico Firma de los Responsables: E = Eliminación S = Selección Fecha: 5 de Diciembre de 2018
CÓDIGO SERIES Y TIPOS
DOCUMENTALES
SOPORTE O FORMATO SISTEMA DE GESTIÓN DE
LA CALIDAD RETENCIÓN
DISPOSICIÓN FINAL
PROCEDIMIENTO IDENTIFICACIÓN DE LA UNIDAD DOCUMENTAL
Físico Electrónico Proceso Procedimiento Archivo
de Gestión
Archivo Central
CT E MT S
- Informe a ente de control y vigilancia - Comunicado remisorio
Papel Papel
Evaluación y
Control
Interno PR-GCI-02 Gestión de
evaluación y control Interno
de Gestión y Archivo Central, se conserva en su totalidad en el Archivo Histórico porque la subserie posee valores secundarios. Constitución Política de Colombia Art 119 y 278. Ley 734 de 2002. Ley 1712 de 2014, Circular 03 de 2015 expedida por el AGN
de control y vigilancia
400-18.02 Informes a otras entidades 1 4 X Por año
ENTIDAD PRODUCTORA: Empresa de Desarrollo Sostenible del Oriente OFICINA PRODUCTORA: Subgerencia de Proyectos
289 CONVENCIONES CT = Conservación Total Mt= Medio Tecnológico Firma de los Responsables: E = Eliminación S = Selección Fecha: 5 de Diciembre de 2018
CÓDIGO SERIES Y TIPOS
DOCUMENTALES
SOPORTE O FORMATO SISTEMA DE GESTIÓN DE
LA CALIDAD RETENCIÓN
DISPOSICIÓN FINAL
PROCEDIMIENTO IDENTIFICACIÓN DE LA UNIDAD DOCUMENTAL
Físico Electrónico Proceso Procedimiento Archivo
de Gestión
Archivo Central
CT E MT S
- Solicitud de informe - Informe - Comunicado remisorio
Papel Papel Papel
Evaluación y
Control
PR-GCI-01 Control Interno
PR-GCI-02 Gestión de
evaluación y control Interno
Una vez cumplido el tiempo de retención en el Archivo de Gestión y en el archivo central, se debe eliminar mediante picado ya que la subserie carece valores secundarios, previa autorización del Comité Institucional de Gestión y Desempeño. Constitución Política de Colombia Art 119 y 278. Ley 734 de 2002. Ley 1712 de 2014 Ley 1712 de 2014.
400-18.06 Informes de Gestión N/A 1 4 X X Por año
ENTIDAD PRODUCTORA: Empresa de Desarrollo Sostenible del Oriente OFICINA PRODUCTORA: Subgerencia de Proyectos
290 CONVENCIONES CT = Conservación Total Mt= Medio Tecnológico Firma de los Responsables: E = Eliminación S = Selección Fecha: 5 de Diciembre de 2018
CÓDIGO SERIES Y TIPOS
DOCUMENTALES
SOPORTE O FORMATO SISTEMA DE GESTIÓN DE
LA CALIDAD RETENCIÓN
DISPOSICIÓN FINAL
PROCEDIMIENTO IDENTIFICACIÓN DE LA UNIDAD DOCUMENTAL
Físico Electrónico Proceso Procedimiento Archivo
de Gestión
Archivo Central
CT E MT S
- Informe de Gestión - Comunicado Remisorio
Papel Papel
Gestión de
Proyectos
Transcurrido el tiempo de custodia en el Archivo de Gestión y Archivo Central, se conserva en su totalidad en el Archivo Histórico porque la subserie posee valores secundarios. Circular 03 de 2015 Archivo General de la Nación. Antes de realizar la transferencia al Archivo Histórico, se debe realizar el respaldo en un medio tecnológico como la digitalización para aportar a la conservación de los soportes originales evitando su manipulación física.
400-18.09 Informes de Seguimiento de proyectos Institucionales
Gestión
de 1 4 X
Una vez cumplido el tiempo de retención en
Por año
ENTIDAD PRODUCTORA: Empresa de Desarrollo Sostenible del Oriente OFICINA PRODUCTORA: Subgerencia de Proyectos
291 CONVENCIONES CT = Conservación Total Mt= Medio Tecnológico Firma de los Responsables: E = Eliminación S = Selección Fecha: 5 de Diciembre de 2018
CÓDIGO SERIES Y TIPOS
DOCUMENTALES
SOPORTE O FORMATO SISTEMA DE GESTIÓN DE
LA CALIDAD RETENCIÓN
DISPOSICIÓN FINAL
PROCEDIMIENTO IDENTIFICACIÓN DE LA UNIDAD DOCUMENTAL
Físico Electrónico Proceso Procedimiento Archivo
de Gestión
Archivo Central
CT E MT S
- Informe de seguimiento de proyecto - Comunicado remisorio
Papel Papel
Proyectos
PR-PR-01 Gestión de Proyectos
el Archivo de Gestión y en el archivo central, se debe eliminar mediante picado ya que la subsidie carece valores secundarios. Acuerdo Municipal de Rionegro 005 de 2016.
400-18.14 Informes Técnicos N/A 1 8 X X Por año y por tema
ENTIDAD PRODUCTORA: Empresa de Desarrollo Sostenible del Oriente OFICINA PRODUCTORA: Subgerencia de Proyectos
292 CONVENCIONES CT = Conservación Total Mt= Medio Tecnológico Firma de los Responsables: E = Eliminación S = Selección Fecha: 5 de Diciembre de 2018
- Informe técnico Papel PDF
Gestión de
Proyectos
Transcurrido el tiempo de custodia en el Archivo de Gestión y Archivo Central, se conserva en su totalidad en el Archivo Histórico porque la subserie posee valores secundarios. Circular 03 de 2015 Archivo General de la Nación. Antes de realizar la transferencia al Archivo Histórico, se debe realizar el respaldo en un medio tecnológico como la digitalización para aportar a la conservación de los soportes originales evitando su manipulación. Esta subserie se alimenta de las informes técnicos ya sea que se elaboren de las funciones de los colaboradores de la entidad adscritos a la Subgerencia de Proyectos de los informes técnicos resultado de un contrato.
ENTIDAD PRODUCTORA: Empresa de Desarrollo Sostenible del Oriente OFICINA PRODUCTORA: Subgerencia de Proyectos
293 CONVENCIONES CT = Conservación Total Mt= Medio Tecnológico Firma de los Responsables: E = Eliminación S = Selección Fecha: 5 de Diciembre de 2018
Por tanto, se sugiere que cuando como resultado de un contrato se genere un informe técnico, este se saque del expediente y se archive en la subserie "Informes técnicos" dejándose o una copia o una referencia cruzada en el expediente contractual. Para los documentos electrónicos se deberán llevar a cabo estrategias de preservación a largo plazo para garantizar la autenticidad, fiabilidad, integridad y disponibilidad de la información electrónica.
ENTIDAD PRODUCTORA: Empresa de Desarrollo Sostenible del Oriente OFICINA PRODUCTORA: Subgerencia de Proyectos
294 CONVENCIONES CT = Conservación Total Mt= Medio Tecnológico Firma de los Responsables: E = Eliminación S = Selección Fecha: 5 de Diciembre de 2018
CÓDIGO SERIES Y TIPOS
DOCUMENTALES
SOPORTE O FORMATO SISTEMA DE GESTIÓN DE
LA CALIDAD RETENCIÓN
DISPOSICIÓN FINAL
PROCEDIMIENTO IDENTIFICACIÓN DE LA UNIDAD DOCUMENTAL
Físico Electrónico Proceso Procedimiento Archivo
de Gestión
Archivo Central
CT E MT S
400-19 INSTRUMENTOS DE CONTROL
400-19.15 Registros de control de proyectos
Gestión de
Proyectos
PR-PR-01 Gestión de Proyectos
1 4 X
Una vez cumplido el tiempo de retención en el Archivo de Gestión y en el archivo central, se debe eliminar mediante picado ya que la subsidie carece valores secundarios. Acuerdo Municipal de Rionegro 005 de 2016.
Por año
- Registro de seguimiento de propuestas de proyectos
XLS
- FO-GP- Registro seguimiento proyectos completo
Papel
- FO-GP-10 Registro ficha financiera
XLS
- FO-GP-11 Registro de Balance global contrato interadministrativo
Papel
- FO-GP-12 Registro de control contrato interadministrativo por administración delegada
Papel
400-19.20 Registros de Encuestas 1 4 X Por año
ENTIDAD PRODUCTORA: Empresa de Desarrollo Sostenible del Oriente OFICINA PRODUCTORA: Subgerencia de Proyectos
295 CONVENCIONES CT = Conservación Total Mt= Medio Tecnológico Firma de los Responsables: E = Eliminación S = Selección Fecha: 5 de Diciembre de 2018
CÓDIGO SERIES Y TIPOS
DOCUMENTALES
SOPORTE O FORMATO SISTEMA DE GESTIÓN DE
LA CALIDAD RETENCIÓN
DISPOSICIÓN FINAL
PROCEDIMIENTO IDENTIFICACIÓN DE LA UNIDAD DOCUMENTAL
Físico Electrónico Proceso Procedimiento Archivo
de Gestión
Archivo Central
CT E MT S
- FO-GP-01 Registro de encuesta satisfacción al cliente - Tabulación de encuestas - Informe
Papel
Papel
XLS
Gestión de
Proyectos
PR-PR-01 Gestión de Proyectos
Una vez cumplido el tiempo de retención en el Archivo de Gestión y en el archivo central, se debe eliminar mediante picado ya que la subsidie carece valores secundarios. Esta Información queda consignada en los informes que presenta la subgerencia
400-25 PETICIONES, QUEJAS, RECLAMOS, SUGERENCIAS, DENUNCIAS
ENTIDAD PRODUCTORA: Empresa de Desarrollo Sostenible del Oriente OFICINA PRODUCTORA: Subgerencia de Proyectos
296 CONVENCIONES CT = Conservación Total Mt= Medio Tecnológico Firma de los Responsables: E = Eliminación S = Selección Fecha: 5 de Diciembre de 2018
- Petición - Queja - Reclamo - Sugerencia - Denuncia - Respuesta
Papel Papel Papel Papel Papel Papel
Correo electr Correo electr Correo electr Correo electr Correo electr Correo electr
Mejora continua
PR-MC-04 Atención de
PQRSF 1 4 X
Transcurrido el tiempo de custodia en el Archivo de Gestión y Archivo Central, seleccionar cualitativamente el 100% de las PQRSD relacionadas con los derechos humanos, el restante se destruye por picado cuando sean documentos físicos, previa autorización del Comité Institucional de Gestión y Desempeño. La muestra seleccionada se debe transferir al Archivo Histórico. Esta serie documental puede tener asociados mensajes de correo electrónico, los cuales están almacenados en las cuentas de correo electrónico propiedad de la EDESO, a los cuales deberá aplicarse el mismo procedimiento de selección anterior, los correos electrónicos que no sean seleccionados deberán ser eliminados a través de un borrado completo y seguro previa autorización del
Por año y por PQRSDF y por
tema
ENTIDAD PRODUCTORA: Empresa de Desarrollo Sostenible del Oriente OFICINA PRODUCTORA: Subgerencia de Proyectos
297 CONVENCIONES CT = Conservación Total Mt= Medio Tecnológico Firma de los Responsables: E = Eliminación S = Selección Fecha: 5 de Diciembre de 2018
Comité Institucional de Gestión y Desempeño. Constitución política de Colombia artículo 23. Ley 1755 de 2015
400-26 PLANES
ENTIDAD PRODUCTORA: Empresa de Desarrollo Sostenible del Oriente OFICINA PRODUCTORA: Subgerencia de Proyectos
298 CONVENCIONES CT = Conservación Total Mt= Medio Tecnológico Firma de los Responsables: E = Eliminación S = Selección Fecha: 5 de Diciembre de 2018
CÓDIGO SERIES Y TIPOS
DOCUMENTALES
SOPORTE O FORMATO SISTEMA DE GESTIÓN DE
LA CALIDAD RETENCIÓN
DISPOSICIÓN FINAL
PROCEDIMIENTO IDENTIFICACIÓN DE LA UNIDAD DOCUMENTAL
Físico Electrónico Proceso Procedimiento Archivo
de Gestión
Archivo Central
CT E MT S
400-16.01 Planes de Acción Institucional
Direccionamiento Estratégi
co
PR-DE-01 Direccionamiento Estratégico
1 8 X
Una vez cumplido el tiempo de retención en el Archivo de Gestión y en el archivo central, esta subsidie documental es de conservación permanente en el Archivo Histórico ya que posee valores secundarios. Ley 1474 de 2011, Decreto 2482 de 2012 art. 8
Por vigencia
- Plan de acción Institucional
400-27.03 Planes de Anticorrupción y atención al ciudadano
Direccionamiento
N/A 1 8 X Transcurrido el tiempo de custodia en el Archivo
Por vigencia
ENTIDAD PRODUCTORA: Empresa de Desarrollo Sostenible del Oriente OFICINA PRODUCTORA: Subgerencia de Proyectos
299 CONVENCIONES CT = Conservación Total Mt= Medio Tecnológico Firma de los Responsables: E = Eliminación S = Selección Fecha: 5 de Diciembre de 2018
CÓDIGO SERIES Y TIPOS
DOCUMENTALES
SOPORTE O FORMATO SISTEMA DE GESTIÓN DE
LA CALIDAD RETENCIÓN
DISPOSICIÓN FINAL
PROCEDIMIENTO IDENTIFICACIÓN DE LA UNIDAD DOCUMENTAL
Físico Electrónico Proceso Procedimiento Archivo
de Gestión
Archivo Central
CT E MT S
- Plan de anticorrupción y atención al ciudadano
Papel
Estratégico
de Gestión y Archivo Central, se conserva en su totalidad en el Archivo Histórico porque la subserie refleja la ejecución de acciones de la EDESO en pro de la anticorrupción. Ley 1474 de 2011 art 73 y 76. Decreto 2641 de 2012 del Ministerio del Interior. Ley Estatutaria de 2015 art. 52
400-26.09 Planes Estratégicos Institucionales
Direccionamiento
1 9 X Una vez cumplido el tiempo de retención en
Año, mes y tema
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300 CONVENCIONES CT = Conservación Total Mt= Medio Tecnológico Firma de los Responsables: E = Eliminación S = Selección Fecha: 5 de Diciembre de 2018
CÓDIGO SERIES Y TIPOS
DOCUMENTALES
SOPORTE O FORMATO SISTEMA DE GESTIÓN DE
LA CALIDAD RETENCIÓN
DISPOSICIÓN FINAL
PROCEDIMIENTO IDENTIFICACIÓN DE LA UNIDAD DOCUMENTAL
Físico Electrónico Proceso Procedimiento Archivo
de Gestión
Archivo Central
CT E MT S
- Plan estratégico Institucional
Papel
Estratégico
PR-DE-01 Direccionamiento Estratégico
el Archivo de Gestión, se debe transferir al Archivo Central, luego se conserva en su totalidad en el Archivo Histórico porque la subserie refleja el desarrollo Institucional. Ley 152 de 1994. Decreto 1083 de 2015.
400-30 PROYECTOS
400-30.01 Proyectos de diseño urbanístico
Gestión
de Proyecto
s
Diseño y Modelaci
ón
PR-PR-01 Gestión de Proyectos
PR-DM-01 Diseño y
Modelación
1 19 X
El tiempo de retención inicia una vez se haya finalizado el proyecto institucional, luego de cumplido el tiempo en el Archivo de Gestión, se debe transferir al Archivo Central, luego de este tiempo se deberá conservar en su
Por año y nombre del proyecto
Propuesta comercial proyecto cliente
- FO-GP-06 Requerimiento mínimo de proyectos
Papel
- FO-GP-04 Propuesta técnica - económica
Papel
- FO-GP-05 Ficha financiera XLS
ENTIDAD PRODUCTORA: Empresa de Desarrollo Sostenible del Oriente OFICINA PRODUCTORA: Subgerencia de Proyectos
301 CONVENCIONES CT = Conservación Total Mt= Medio Tecnológico Firma de los Responsables: E = Eliminación S = Selección Fecha: 5 de Diciembre de 2018
CÓDIGO SERIES Y TIPOS
DOCUMENTALES
SOPORTE O FORMATO SISTEMA DE GESTIÓN DE
LA CALIDAD RETENCIÓN
DISPOSICIÓN FINAL
PROCEDIMIENTO IDENTIFICACIÓN DE LA UNIDAD DOCUMENTAL
Físico Electrónico Proceso Procedimiento Archivo
de Gestión
Archivo Central
CT E MT S
Aprobación propuesta comercial anteproyecto por cliente
totalidad en el Archivo Histórico porque la subserie refleja el desarrollo Institucional de la entidad. Acuerdo Municipal de Rionegro 005 de 2016. Esta subserie documental se conforma de los documentos que nacen del desarrollo de proyectos sean estos generados por la misma entidad o como parte de la prestación de sus servicios a otras entidades públicas o privadas, por tanto a esta subserie documental están asociados diferentes subseries de contratos que fueron necesarios para la ejecución del proyecto, por lo cual al
- Comunicado aprobación anteproyecto
Papel Correo electr
- Contrato o convenio con cliente
Papel
Diseño y modelación anteproyecto
- FO-MD-01 Plan de Diseño Papel
- FO-DM-02 Ficha maestra de diseño
Electrónico
- Evidencias de diseño Papel Electrónico
- Acta de aprobación de idea de desarrollo proyecto
Papel
- Levantamiento arquitectónico
Electrónico
- Evidencia idea básica Electrónico
- Videos 3d Electrónico
- Fotografías JPG
- Presupuesto Preliminar XLS
Aprobación anteproyecto
- Acta de aprobación Papel
ENTIDAD PRODUCTORA: Empresa de Desarrollo Sostenible del Oriente OFICINA PRODUCTORA: Subgerencia de Proyectos
302 CONVENCIONES CT = Conservación Total Mt= Medio Tecnológico Firma de los Responsables: E = Eliminación S = Selección Fecha: 5 de Diciembre de 2018
CÓDIGO SERIES Y TIPOS
DOCUMENTALES
SOPORTE O FORMATO SISTEMA DE GESTIÓN DE
LA CALIDAD RETENCIÓN
DISPOSICIÓN FINAL
PROCEDIMIENTO IDENTIFICACIÓN DE LA UNIDAD DOCUMENTAL
Físico Electrónico Proceso Procedimiento Archivo
de Gestión
Archivo Central
CT E MT S
Inicio de desarrollo proyecto
final del expediente del proyecto deberá referenciarse con cuales contratos se ejecutó para mantener así un vínculo archivístico. Solo se conservará totalmente los expedientes del proyecto, mientras que los contratos relacionados con estos deberán aplicárseles el procedimiento estipulado para la serie contratos en la presente TRD.
- Acta de mesa de trabajo Papel
- Acta de reunión Papel
- DO-GSA-02 Entrevista lideres Junta de Acción comunal
Papel
- FO-GSA-06 Ficha Unidades Sociales productivas
Papel
- Comunicados Papel Correo electr
- PQRS Papel Correo electr
- Informe de avance Papel
- Evidencias de entrega de proyecto
Papel Electrónico
- Referencia cruzada contratos de ejecución del proyecto
Papel
400-30.02 Proyectos de Fortalecimiento Institucional
Gestión de
Proyectos
Diseño y
PR-PR-01 Gestión de Proyectos
PR-DM-01 Diseño y
Modelación
1 19 X
El tiempo de retención inicia una vez se haya finalizado el proyecto institucional, luego de cumplido el tiempo en el Archivo de Gestión, se debe transferir al
Por año y nombre del proyecto
Propuesta comercial proyecto cliente
- FO-GP-06 Requerimiento mínimo de proyectos
Papel
ENTIDAD PRODUCTORA: Empresa de Desarrollo Sostenible del Oriente OFICINA PRODUCTORA: Subgerencia de Proyectos
303 CONVENCIONES CT = Conservación Total Mt= Medio Tecnológico Firma de los Responsables: E = Eliminación S = Selección Fecha: 5 de Diciembre de 2018
CÓDIGO SERIES Y TIPOS
DOCUMENTALES
SOPORTE O FORMATO SISTEMA DE GESTIÓN DE
LA CALIDAD RETENCIÓN
DISPOSICIÓN FINAL
PROCEDIMIENTO IDENTIFICACIÓN DE LA UNIDAD DOCUMENTAL
Físico Electrónico Proceso Procedimiento Archivo
de Gestión
Archivo Central
CT E MT S
- FO-GP-04 Propuesta técnica - económica
Papel Modelaci
ón Archivo Central, luego de este tiempo se deberá conservar en su totalidad en el Archivo Histórico porque la subserie refleja el desarrollo Institucional de la entidad. Acuerdo Municipal de Rionegro 005 de 2016. Esta subserie documental se conforma de los documentos que nacen del desarrollo de proyectos sean estos generados por la misma entidad o como parte de la prestación de sus servicios a otras entidades públicas o privadas, por tanto a esta subserie documental están asociados diferentes subseries de contratos que fueron necesarios
- FO-GP-05 Ficha financiera XLS
Aprobación propuesta comercial anteproyecto por cliente
- Comunicado aprobación anteproyecto
Papel Correo electr
- Contrato o convenio con cliente
Papel
Diseño y modelación anteproyecto
- FO-MD-01 Plan de Diseño Papel
- FO-DM-02 Ficha maestra de diseño
Electrónico
- Evidencias de diseño Papel Electrónico
- Acta de aprobación de idea de desarrollo proyecto
Papel
- Levantamiento arquitectónico
Electrónico
- Evidencia idea básica Electrónico
- Videos 3d Electrónico
- Fotografías JPG
- Presupuesto Preliminar XLS
ENTIDAD PRODUCTORA: Empresa de Desarrollo Sostenible del Oriente OFICINA PRODUCTORA: Subgerencia de Proyectos
304 CONVENCIONES CT = Conservación Total Mt= Medio Tecnológico Firma de los Responsables: E = Eliminación S = Selección Fecha: 5 de Diciembre de 2018
CÓDIGO SERIES Y TIPOS
DOCUMENTALES
SOPORTE O FORMATO SISTEMA DE GESTIÓN DE
LA CALIDAD RETENCIÓN
DISPOSICIÓN FINAL
PROCEDIMIENTO IDENTIFICACIÓN DE LA UNIDAD DOCUMENTAL
Físico Electrónico Proceso Procedimiento Archivo
de Gestión
Archivo Central
CT E MT S
Aprobación anteproyecto para la ejecución del proyecto, por lo cual al final del expediente del proyecto deberá referenciarse con cuales contratos se ejecutó para mantener así un vínculo archivístico. Solo se conservará totalmente los expedientes del proyecto, mientras que los contratos relacionados con estos deberán aplicárseles el procedimiento estipulado para la serie contratos en la presente TRD.
- Acta de aprobación Papel
Inicio de desarrollo proyecto
- Acta de mesa de trabajo Papel
- Acta de reunión Papel
- DO-GSA-02 Entrevista lideres Junta de Acción comunal
Papel
- FO-GSA-06 Ficha Unidades Sociales productivas
Papel
- Comunicados Papel Correo electr
- PQRS Papel Correo electr
- Informe de avance Papel
- Evidencias de entrega de proyecto
Papel Electrónico
- Referencia cruzada contratos de ejecución del proyecto
Papel
400-30.03 Proyectos de Infraestructura para la movilidad
Gestión
de Proyecto
s
PR-PR-01 Gestión de Proyectos
PR-DM-01
1 19 X
El tiempo de retención inicia una vez se haya finalizado el proyecto institucional, luego de cumplido el tiempo en el
Por año y nombre del proyecto
Propuesta comercial proyecto cliente
ENTIDAD PRODUCTORA: Empresa de Desarrollo Sostenible del Oriente OFICINA PRODUCTORA: Subgerencia de Proyectos
305 CONVENCIONES CT = Conservación Total Mt= Medio Tecnológico Firma de los Responsables: E = Eliminación S = Selección Fecha: 5 de Diciembre de 2018
CÓDIGO SERIES Y TIPOS
DOCUMENTALES
SOPORTE O FORMATO SISTEMA DE GESTIÓN DE
LA CALIDAD RETENCIÓN
DISPOSICIÓN FINAL
PROCEDIMIENTO IDENTIFICACIÓN DE LA UNIDAD DOCUMENTAL
Físico Electrónico Proceso Procedimiento Archivo
de Gestión
Archivo Central
CT E MT S
- FO-GP-06 Requerimiento mínimo de proyectos
Papel Diseño y Modelaci
ón
Diseño y Modelación
Archivo de Gestión, se debe transferir al Archivo Central, luego de este tiempo se deberá conservar en su totalidad en el Archivo Histórico porque la subserie refleja el desarrollo Institucional de la entidad. Acuerdo Municipal de Rionegro 005 de 2016. Esta subserie documental se conforma de los documentos que nacen del desarrollo de proyectos sean estos generados por la misma entidad o como parte de la prestación de sus servicios a otras entidades públicas o privadas, por tanto a esta subserie documental están asociados diferentes
- FO-GP-04 Propuesta técnica - económica
Papel
- FO-GP-05 Ficha financiera XLS
Aprobación propuesta comercial anteproyecto por cliente
- Comunicado aprobación anteproyecto
Papel Correo electr
- Contrato o convenio con cliente
Papel
Diseño y modelación anteproyecto
- FO-MD-01 Plan de Diseño Papel
- FO-DM-02 Ficha maestra de diseño
Electrónico
- Evidencias de diseño Papel Electrónico
- Acta de aprobación de idea de desarrollo proyecto
Papel
- Levantamiento arquitectónico
Electrónico
- Evidencia idea básica Electrónico
- Videos 3d Electrónico
ENTIDAD PRODUCTORA: Empresa de Desarrollo Sostenible del Oriente OFICINA PRODUCTORA: Subgerencia de Proyectos
306 CONVENCIONES CT = Conservación Total Mt= Medio Tecnológico Firma de los Responsables: E = Eliminación S = Selección Fecha: 5 de Diciembre de 2018
CÓDIGO SERIES Y TIPOS
DOCUMENTALES
SOPORTE O FORMATO SISTEMA DE GESTIÓN DE
LA CALIDAD RETENCIÓN
DISPOSICIÓN FINAL
PROCEDIMIENTO IDENTIFICACIÓN DE LA UNIDAD DOCUMENTAL
Físico Electrónico Proceso Procedimiento Archivo
de Gestión
Archivo Central
CT E MT S
- Fotografías JPG subseries de contratos que fueron necesarios para la ejecución del proyecto, por lo cual al final del expediente del proyecto deberá referenciarse con cuales contratos se ejecutó para mantener así un vínculo archivístico. Solo se conservará totalmente los expedientes del proyecto, mientras que los contratos relacionados con estos deberán aplicárseles el procedimiento estipulado para la serie contratos en la presente TRD.
- Presupuesto Preliminar XLS
Aprobación anteproyecto
- Acta de aprobación Papel
Inicio de desarrollo proyecto
- Acta de mesa de trabajo Papel
- Acta de reunión Papel
- DO-GSA-02 Entrevista lideres Junta de Acción comunal
Papel
- FO-GSA-06 Ficha Unidades Sociales productivas
Papel
- Comunicados Papel Correo electr
- PQRS Papel Correo electr
- Informe de avance Papel
- Evidencias de entrega de proyecto
Papel Electrónico
- Referencia cruzada contratos de ejecución del proyecto
Papel
400-30.04 Proyectos de Obras Civiles 1 19 X
ENTIDAD PRODUCTORA: Empresa de Desarrollo Sostenible del Oriente OFICINA PRODUCTORA: Subgerencia de Proyectos
307 CONVENCIONES CT = Conservación Total Mt= Medio Tecnológico Firma de los Responsables: E = Eliminación S = Selección Fecha: 5 de Diciembre de 2018
CÓDIGO SERIES Y TIPOS
DOCUMENTALES
SOPORTE O FORMATO SISTEMA DE GESTIÓN DE
LA CALIDAD RETENCIÓN
DISPOSICIÓN FINAL
PROCEDIMIENTO IDENTIFICACIÓN DE LA UNIDAD DOCUMENTAL
Físico Electrónico Proceso Procedimiento Archivo
de Gestión
Archivo Central
CT E MT S
Propuesta comercial proyecto cliente
Gestión de
Proyectos
Diseño y Modelaci
ón
PR-PR-01 Gestión de Proyectos
PR-DM-01 Diseño y
Modelación
El tiempo de retención inicia una vez se haya finalizado el proyecto institucional, luego de cumplido el tiempo en el Archivo de Gestión, se debe transferir al Archivo Central, luego de este tiempo se deberá conservar en su totalidad en el Archivo Histórico porque la subserie refleja el desarrollo Institucional de la entidad. Acuerdo Municipal de Rionegro 005 de 2016. Esta subserie documental se conforma de los documentos que nacen del desarrollo de proyectos sean estos generados por la misma entidad o como parte de la prestación de sus servicios a otras entidades públicas o
Por año y nombre del proyecto
- FO-GP-06 Requerimiento mínimo de proyectos
Papel
- FO-GP-04 Propuesta técnica - económica
Papel
- FO-GP-05 Ficha financiera XLS
Aprobación propuesta comercial anteproyecto por cliente
- Comunicado aprobación anteproyecto
Papel Correo electr
- Contrato o convenio con cliente
Papel
Diseño y modelación anteproyecto
- FO-MD-01 Plan de Diseño Papel
- FO-DM-02 Ficha maestra de diseño
Electrónico
- Evidencias de diseño Papel Electrónico
- Acta de aprobación de idea de desarrollo proyecto
Papel
- Levantamiento arquitectónico
Electrónico
- Evidencia idea básica Electrónico
ENTIDAD PRODUCTORA: Empresa de Desarrollo Sostenible del Oriente OFICINA PRODUCTORA: Subgerencia de Proyectos
308 CONVENCIONES CT = Conservación Total Mt= Medio Tecnológico Firma de los Responsables: E = Eliminación S = Selección Fecha: 5 de Diciembre de 2018
CÓDIGO SERIES Y TIPOS
DOCUMENTALES
SOPORTE O FORMATO SISTEMA DE GESTIÓN DE
LA CALIDAD RETENCIÓN
DISPOSICIÓN FINAL
PROCEDIMIENTO IDENTIFICACIÓN DE LA UNIDAD DOCUMENTAL
Físico Electrónico Proceso Procedimiento Archivo
de Gestión
Archivo Central
CT E MT S
- Videos 3d Electrónico privadas, por tanto a esta subserie documental están asociados diferentes subseries de contratos que fueron necesarios para la ejecución del proyecto, por lo cual al final del expediente del proyecto deberá referenciarse con cuales contratos se ejecutó para mantener así un vínculo archivístico. Solo se conservará totalmente los expedientes del proyecto, mientras que los contratos relacionados con estos deberán aplicárseles el procedimiento estipulado para la serie contratos en la presente TRD.
- Fotografías JPG
- Presupuesto Preliminar XLS
Aprobación anteproyecto
- Acta de aprobación Papel
Inicio de desarrollo proyecto
- Acta de mesa de trabajo Papel
- Acta de reunión Papel
- DO-GSA-02 Entrevista lideres Junta de Acción comunal
Papel
- FO-GSA-06 Ficha Unidades Sociales productivas
Papel
- Comunicados Papel Correo electr
- PQRS Papel Correo electr
- Informe de avance Papel
- Evidencias de entrega de proyecto
Papel Electrónico
- Referencia cruzada contratos de ejecución del proyecto
Papel
400-30.05 Proyectos de Obras Civiles 1 19 X
ENTIDAD PRODUCTORA: Empresa de Desarrollo Sostenible del Oriente OFICINA PRODUCTORA: Subgerencia de Proyectos
309 CONVENCIONES CT = Conservación Total Mt= Medio Tecnológico Firma de los Responsables: E = Eliminación S = Selección Fecha: 5 de Diciembre de 2018
CÓDIGO SERIES Y TIPOS
DOCUMENTALES
SOPORTE O FORMATO SISTEMA DE GESTIÓN DE
LA CALIDAD RETENCIÓN
DISPOSICIÓN FINAL
PROCEDIMIENTO IDENTIFICACIÓN DE LA UNIDAD DOCUMENTAL
Físico Electrónico Proceso Procedimiento Archivo
de Gestión
Archivo Central
CT E MT S
Propuesta comercial proyecto cliente
Gestión de
Proyectos
Diseño y Modelaci
ón
PR-PR-01 Gestión de Proyectos
PR-DM-01 Diseño y
Modelación
El tiempo de retención inicia una vez se haya finalizado el proyecto institucional, luego de cumplido el tiempo en el Archivo de Gestión, se debe transferir al Archivo Central, luego de este tiempo se deberá conservar en su totalidad en el Archivo Histórico porque la subserie refleja el desarrollo Institucional de la entidad. Acuerdo Municipal de Rionegro 005 de 2016. Esta subserie documental se conforma de los documentos que nacen del desarrollo de proyectos sean estos generados por la misma entidad o como parte de la prestación de sus servicios a otras entidades públicas o
Por año y nombre del proyecto
- FO-GP-06 Requerimiento mínimo de proyectos
Papel
- FO-GP-04 Propuesta técnica - económica
Papel
- FO-GP-05 Ficha financiera XLS
Aprobación propuesta comercial anteproyecto por cliente
- Comunicado aprobación anteproyecto
Papel Correo electr
- Contrato o convenio con cliente
Papel
Diseño y modelación anteproyecto
- FO-MD-01 Plan de Diseño Papel
- FO-DM-02 Ficha maestra de diseño
Electrónico
- Evidencias de diseño Papel Electrónico
- Acta de aprobación de idea de desarrollo proyecto
Papel
- Levantamiento arquitectónico
Electrónico
- Evidencia idea básica Electrónico
ENTIDAD PRODUCTORA: Empresa de Desarrollo Sostenible del Oriente OFICINA PRODUCTORA: Subgerencia de Proyectos
310 CONVENCIONES CT = Conservación Total Mt= Medio Tecnológico Firma de los Responsables: E = Eliminación S = Selección Fecha: 5 de Diciembre de 2018
CÓDIGO SERIES Y TIPOS
DOCUMENTALES
SOPORTE O FORMATO SISTEMA DE GESTIÓN DE
LA CALIDAD RETENCIÓN
DISPOSICIÓN FINAL
PROCEDIMIENTO IDENTIFICACIÓN DE LA UNIDAD DOCUMENTAL
Físico Electrónico Proceso Procedimiento Archivo
de Gestión
Archivo Central
CT E MT S
- Videos 3d Electrónico privadas, por tanto a esta subserie documental están asociados diferentes subseries de contratos que fueron necesarios para la ejecución del proyecto, por lo cual al final del expediente del proyecto deberá referenciarse con cuales contratos se ejecutó para mantener así un vínculo archivístico. Solo se conservará totalmente los expedientes del proyecto, mientras que los contratos relacionados con estos deberán aplicárseles el procedimiento estipulado para la serie contratos en la presente TRD.
- Fotografías JPG
- Presupuesto Preliminar XLS
Aprobación anteproyecto
- Acta de aprobación Papel
Inicio de desarrollo proyecto
- Acta de mesa de trabajo Papel
- Acta de reunión Papel
- DO-GSA-02 Entrevista lideres Junta de Acción comunal
Papel
- FO-GSA-06 Ficha Unidades Sociales productivas
Papel
- Comunicados Papel Correo electr
- PQRS Papel Correo electr
- Informe de avance Papel
- Evidencias de entrega de proyecto
Papel Electrónico
- Referencia cruzada contratos de ejecución del proyecto
Papel
400-30.06 Proyectos de Vivienda 1 19 X
ENTIDAD PRODUCTORA: Empresa de Desarrollo Sostenible del Oriente OFICINA PRODUCTORA: Subgerencia de Proyectos
311 CONVENCIONES CT = Conservación Total Mt= Medio Tecnológico Firma de los Responsables: E = Eliminación S = Selección Fecha: 5 de Diciembre de 2018
CÓDIGO SERIES Y TIPOS
DOCUMENTALES
SOPORTE O FORMATO SISTEMA DE GESTIÓN DE
LA CALIDAD RETENCIÓN
DISPOSICIÓN FINAL
PROCEDIMIENTO IDENTIFICACIÓN DE LA UNIDAD DOCUMENTAL
Físico Electrónico Proceso Procedimiento Archivo
de Gestión
Archivo Central
CT E MT S
Propuesta comercial proyecto cliente
Gestión de
Proyectos
Diseño y Modelaci
ón
PR-PR-01 Gestión de Proyectos
PR-DM-01 Diseño y
Modelación
El tiempo de retención inicia una vez se haya finalizado el proyecto institucional, luego de cumplido el tiempo en el Archivo de Gestión, se debe transferir al Archivo Central, luego de este tiempo se deberá conservar en su totalidad en el Archivo Histórico porque la subserie refleja el desarrollo Institucional de la entidad. Acuerdo Municipal de Rionegro 005 de 2016. Esta subserie documental se conforma de los documentos que nacen del desarrollo de proyectos sean estos generados por la misma entidad o como parte de la prestación de sus servicios a otras entidades públicas o
Por año y nombre del proyecto
- FO-GP-06 Requerimiento mínimo de proyectos
Papel
- FO-GP-04 Propuesta técnica - económica
Papel
- FO-GP-05 Ficha financiera XLS
Aprobación propuesta comercial anteproyecto por cliente
- Comunicado aprobación anteproyecto
Papel Correo electr
- Contrato o convenio con cliente
Papel
Diseño y modelación anteproyecto
- FO-MD-01 Plan de Diseño Papel
- FO-DM-02 Ficha maestra de diseño
Electrónico
- Evidencias de diseño Papel Electrónico
- Acta de aprobación de idea de desarrollo proyecto
Papel
- Levantamiento arquitectónico
Electrónico
- Evidencia idea básica Electrónico
ENTIDAD PRODUCTORA: Empresa de Desarrollo Sostenible del Oriente OFICINA PRODUCTORA: Subgerencia de Proyectos
312 CONVENCIONES CT = Conservación Total Mt= Medio Tecnológico Firma de los Responsables: E = Eliminación S = Selección Fecha: 5 de Diciembre de 2018
CÓDIGO SERIES Y TIPOS
DOCUMENTALES
SOPORTE O FORMATO SISTEMA DE GESTIÓN DE
LA CALIDAD RETENCIÓN
DISPOSICIÓN FINAL
PROCEDIMIENTO IDENTIFICACIÓN DE LA UNIDAD DOCUMENTAL
Físico Electrónico Proceso Procedimiento Archivo
de Gestión
Archivo Central
CT E MT S
- Videos 3d Electrónico privadas, por tanto a esta subserie documental están asociados diferentes subseries de contratos que fueron necesarios para la ejecución del proyecto, por lo cual al final del expediente del proyecto deberá referenciarse con cuales contratos se ejecutó para mantener así un vínculo archivístico. Solo se conservará totalmente los expedientes del proyecto, mientras que los contratos relacionados con estos deberán aplicárseles el procedimiento estipulado para la serie contratos en la presente TRD.
- Fotografías JPG
- Presupuesto Preliminar XLS
Aprobación anteproyecto
- Acta de aprobación Papel
Inicio de desarrollo proyecto
- Acta de mesa de trabajo Papel
- Acta de reunión Papel
- DO-GSA-02 Entrevista lideres Junta de Acción comunal
Papel
- FO-GSA-06 Ficha Unidades Sociales productivas
Papel
- Comunicados Papel Correo electr
- PQRS Papel Correo electr
- Informe de avance Papel
- Evidencias de entrega de proyecto
Papel Electrónico
- Referencia cruzada contratos de ejecución del proyecto
Papel
ENTIDAD PRODUCTORA: Empresa de Desarrollo Sostenible del Oriente OFICINA PRODUCTORA: Subgerencia de Técnica
313 CONVENCIONES CT = Conservación Total Mt= Medio Tecnológico Firma de los Responsables: E = Eliminación S = Selección Fecha: 5 de Diciembre de 2018
CÓDIGO SERIES Y TIPOS
DOCUMENTALES
SOPORTE O FORMATO SISTEMA DE GESTIÓN DE
LA CALIDAD RETENCIÓN
DISPOSICIÓN FINAL
PROCEDIMIENTO IDENTIFICACIÓN DE LA UNIDAD DOCUMENTAL
Físico Electrónico Proceso Procedimiento Archivo
de Gestión
Archivo Central
CT E MT S
500-02 ACTAS
500-02.10 Actas de Reunión
Gestión Social y
Ambiental
Ejecución,
Supervisión e
Interventoría de obras
N/A 1 4 X X
Una vez cumplido el tiempo de retención en el Archivo de Gestión y en el archivo central, se conserva en su totalidad en el Archivo Histórico porque la subserie soporta decisiones administrativas. Acuerdo Municipal de Rionegro 005 de 2016. Antes de realizar la transferencia al Archivo histórico, se deberá aplicar la digitalización como técnica de reproducción con el objetivo de ayudar a la conservación del soporte original.
Por nombre del grupo de trabajo y
año
- FO-MC-02 Acta de Reunión - FO-GH-14 Listado de asistencia
Papel Papel
500-06 CIRCULARES
500-06.01 Circulares Informativas N/A 1 4 X
ENTIDAD PRODUCTORA: Empresa de Desarrollo Sostenible del Oriente OFICINA PRODUCTORA: Subgerencia de Técnica
314 CONVENCIONES CT = Conservación Total Mt= Medio Tecnológico Firma de los Responsables: E = Eliminación S = Selección Fecha: 5 de Diciembre de 2018
CÓDIGO SERIES Y TIPOS
DOCUMENTALES
SOPORTE O FORMATO SISTEMA DE GESTIÓN DE
LA CALIDAD RETENCIÓN
DISPOSICIÓN FINAL
PROCEDIMIENTO IDENTIFICACIÓN DE LA UNIDAD DOCUMENTAL
Físico Electrónico Proceso Procedimiento Archivo
de Gestión
Archivo Central
CT E MT S
- Circular informativa
Papel Correo
electrónico
Gestión Social y
Ambiental
Ejecución,
Supervisión e
Interventoría de obras
Transcurrido el tiempo de custodia en el Archivo de Gestión y en el Archivo Central, se elimina la totalidad de la subserie ya que no posee valores secundarios. Los documentos físicos se eliminan a través de la técnica de picado. Esta serie documental tienen asociados mensajes de correo electrónico, los cuales están almacenados en las cuentas de correo electrónico propiedad de la EDESO, por tanto una vez cumpla con el tiempo de retención, se procederá a realizar el borrado completo y seguro de los correos electrónicos relacionados con esta subserie documental previa autorización del
Por año y por Internas
y Externas
ENTIDAD PRODUCTORA: Empresa de Desarrollo Sostenible del Oriente OFICINA PRODUCTORA: Subgerencia de Técnica
315 CONVENCIONES CT = Conservación Total Mt= Medio Tecnológico Firma de los Responsables: E = Eliminación S = Selección Fecha: 5 de Diciembre de 2018
CÓDIGO SERIES Y TIPOS
DOCUMENTALES
SOPORTE O FORMATO SISTEMA DE GESTIÓN DE
LA CALIDAD RETENCIÓN
DISPOSICIÓN FINAL
PROCEDIMIENTO IDENTIFICACIÓN DE LA UNIDAD DOCUMENTAL
Físico Electrónico Proceso Procedimiento Archivo
de Gestión
Archivo Central
CT E MT S
comité Institucional de Gestión y Desempeño. Ley 594 de 2000 art 11, 12, 16. Acuerdo 060 de 2000.
500-06.02 Circulares Reglamentarias N/A 1 4 X
ENTIDAD PRODUCTORA: Empresa de Desarrollo Sostenible del Oriente OFICINA PRODUCTORA: Subgerencia de Técnica
316 CONVENCIONES CT = Conservación Total Mt= Medio Tecnológico Firma de los Responsables: E = Eliminación S = Selección Fecha: 5 de Diciembre de 2018
CÓDIGO SERIES Y TIPOS
DOCUMENTALES
SOPORTE O FORMATO SISTEMA DE GESTIÓN DE
LA CALIDAD RETENCIÓN
DISPOSICIÓN FINAL
PROCEDIMIENTO IDENTIFICACIÓN DE LA UNIDAD DOCUMENTAL
Físico Electrónico Proceso Procedimiento Archivo
de Gestión
Archivo Central
CT E MT S
- Circular Reglamentaria
Papel Correo
electrónico
Gestión Social y
Ambiental
Ejecución,
Supervisión e
Interventoría de obras
Transcurrido el tiempo de custodia en el Archivo de Gestión y Archivo Central, se conserva en su totalidad en el Archivo Histórico porque la subserie posee valores secundarios. Acuerdo 060 del 2001, Ley 594 de 2000 art 11, 12, 16. Esta serie documental tienen asociados mensajes de correo electrónico, los cuales están almacenados en las cuentas de correo electrónico propiedad de la EDESO y deberá garantizarse su preservación a largo plazo como documentos electrónicos históricos.
Por año y por Internas
y Externas
500-08 CONCEPTOS
500-08.02 Conceptos técnicos N/A 1 4 X Por tema y por año
ENTIDAD PRODUCTORA: Empresa de Desarrollo Sostenible del Oriente OFICINA PRODUCTORA: Subgerencia de Técnica
317 CONVENCIONES CT = Conservación Total Mt= Medio Tecnológico Firma de los Responsables: E = Eliminación S = Selección Fecha: 5 de Diciembre de 2018
CÓDIGO SERIES Y TIPOS
DOCUMENTALES
SOPORTE O FORMATO SISTEMA DE GESTIÓN DE
LA CALIDAD RETENCIÓN
DISPOSICIÓN FINAL
PROCEDIMIENTO IDENTIFICACIÓN DE LA UNIDAD DOCUMENTAL
Físico Electrónico Proceso Procedimiento Archivo
de Gestión
Archivo Central
CT E MT S
- Solicitud - Concepto técnico
Papel Papel
Correo electr Correo electr
Gestión Social y
Ambiental
Ejecución,
Supervisión e
Interventoría de obras
Transcurrido el tiempo de custodia en el Archivo de Gestión y en el Archivo Central, se elimina la totalidad de la subserie ya que no posee valores secundarios. Los documentos físicos se eliminan a través de la técnica de picado. Esta serie documental tienen asociados mensajes de correo electrónico, los cuales están almacenados en las cuentas de correo electrónico propiedad de la EDESO, por tanto una vez cumpla con el tiempo de retención, se procederá a realizar el borrado completo y seguro de los correos electrónicos relacionados con esta subserie documental previa autorización del
ENTIDAD PRODUCTORA: Empresa de Desarrollo Sostenible del Oriente OFICINA PRODUCTORA: Subgerencia de Técnica
318 CONVENCIONES CT = Conservación Total Mt= Medio Tecnológico Firma de los Responsables: E = Eliminación S = Selección Fecha: 5 de Diciembre de 2018
CÓDIGO SERIES Y TIPOS
DOCUMENTALES
SOPORTE O FORMATO SISTEMA DE GESTIÓN DE
LA CALIDAD RETENCIÓN
DISPOSICIÓN FINAL
PROCEDIMIENTO IDENTIFICACIÓN DE LA UNIDAD DOCUMENTAL
Físico Electrónico Proceso Procedimiento Archivo
de Gestión
Archivo Central
CT E MT S
comité de Archivo. Ley 594 de 2000 art 11, 12, 16.
500-11 CONTROLES DE EJECUCIÓN DE OBRAS
ENTIDAD PRODUCTORA: Empresa de Desarrollo Sostenible del Oriente OFICINA PRODUCTORA: Subgerencia de Técnica
319 CONVENCIONES CT = Conservación Total Mt= Medio Tecnológico Firma de los Responsables: E = Eliminación S = Selección Fecha: 5 de Diciembre de 2018
CÓDIGO SERIES Y TIPOS
DOCUMENTALES
SOPORTE O FORMATO SISTEMA DE GESTIÓN DE
LA CALIDAD RETENCIÓN
DISPOSICIÓN FINAL
PROCEDIMIENTO IDENTIFICACIÓN DE LA UNIDAD DOCUMENTAL
Físico Electrónico Proceso Procedimiento Archivo
de Gestión
Archivo Central
CT E MT S
- Cuadro de control de mando - FO-DE-01 Planilla de seguimiento a proyectos clientes - Reporte de control de ejecución de obra (.ppt) - Reporte semanal de avance de obra (correo electrónico)
XLS
XLS
Correo Electr
Ejecución,
Supervisión e
Interventoría de obras
PR-ESI-02 Control y
Seguimiento de contratos
1 4 X
Una vez cumplido el tiempo de retención en el Archivo de Gestión y en el archivo central, se debe eliminar por borrado completo y seguro previa autorización del comité de gestión y desempeño, ya que la subserie carece de valores secundarios
Por proyecto y por tipo de contrato
500-14 DERECHOS DE PETICIÓN
ENTIDAD PRODUCTORA: Empresa de Desarrollo Sostenible del Oriente OFICINA PRODUCTORA: Subgerencia de Técnica
320 CONVENCIONES CT = Conservación Total Mt= Medio Tecnológico Firma de los Responsables: E = Eliminación S = Selección Fecha: 5 de Diciembre de 2018
CÓDIGO SERIES Y TIPOS
DOCUMENTALES
SOPORTE O FORMATO SISTEMA DE GESTIÓN DE
LA CALIDAD RETENCIÓN
DISPOSICIÓN FINAL
PROCEDIMIENTO IDENTIFICACIÓN DE LA UNIDAD DOCUMENTAL
Físico Electrónico Proceso Procedimiento Archivo
de Gestión
Archivo Central
CT E MT S
- Derecho de petición - Respuesta
Papel Papel
Correo electr Correo electr
Mejora continua
PR-MC-04 Atención de
PQRSF 1 4 X
Transcurrido el tiempo de custodia en el Archivo de Gestión y Archivo Central, seleccionar cualitativamente la totalidad de los derechos de petición relacionados con los derechos humanos en cumplimiento del acuerdo 04 de 2015 expedido por el Archivo General de la Nación. La muestra seleccionada se transfiere en soporte original y se debe garantizar el respaldo de estos documentos en un medio tecnológico que aporte a la conservación, posteriormente se transfieren al Archivo Histórico y las unidades documentales no seleccionadas se eliminan. Esta serie documental
Por año
ENTIDAD PRODUCTORA: Empresa de Desarrollo Sostenible del Oriente OFICINA PRODUCTORA: Subgerencia de Técnica
321 CONVENCIONES CT = Conservación Total Mt= Medio Tecnológico Firma de los Responsables: E = Eliminación S = Selección Fecha: 5 de Diciembre de 2018
CÓDIGO SERIES Y TIPOS
DOCUMENTALES
SOPORTE O FORMATO SISTEMA DE GESTIÓN DE
LA CALIDAD RETENCIÓN
DISPOSICIÓN FINAL
PROCEDIMIENTO IDENTIFICACIÓN DE LA UNIDAD DOCUMENTAL
Físico Electrónico Proceso Procedimiento Archivo
de Gestión
Archivo Central
CT E MT S
tienen asociados mensajes de correo electrónico, los cuales están almacenados en las cuentas de correo electrónico propiedad de EDESO.
500-15 ESTUDIOS
ENTIDAD PRODUCTORA: Empresa de Desarrollo Sostenible del Oriente OFICINA PRODUCTORA: Subgerencia de Técnica
322 CONVENCIONES CT = Conservación Total Mt= Medio Tecnológico Firma de los Responsables: E = Eliminación S = Selección Fecha: 5 de Diciembre de 2018
-Estudio Papel PDF
Gestión Social y
Ambiental
Ejecución,
Supervisión e
Interventoría de obras
N/A 1 4 X X
Transcurrido el tiempo de custodia en el Archivo de Gestión y Archivo Central, se conserva en su totalidad en el Archivo Histórico porque posee valores secundarios. Antes de realizar la transferencia de los estudios en soporte papel al Archivo histórico, se deberá aplicar la digitalización como técnica de reproducción con el objetivo de ayudar a la conservación del soporte original. Esta serie se alimenta de los Estudios ya sea que se elaboren de las funciones de los colaboradores de la entidad adscritos a la Subgerencia Administrativa y Financiera o del estudio resultado de un contrato. Por tanto, se sugiere que cuando como resultado
Por nombre del estudio y año
ENTIDAD PRODUCTORA: Empresa de Desarrollo Sostenible del Oriente OFICINA PRODUCTORA: Subgerencia de Técnica
323 CONVENCIONES CT = Conservación Total Mt= Medio Tecnológico Firma de los Responsables: E = Eliminación S = Selección Fecha: 5 de Diciembre de 2018
de un contrato se genere un estudio, este se saque del expediente y se archive en la serie "Estudios" dejándose o una copia o una referencia cruzada en el expediente contractual. Para los documentos electrónicos se deberán llevar a cabo estrategias de preservación a largo plazo para garantizar la autenticidad, fiabilidad, integridad y disponibilidad de la información electrónica.
500-18 INFORMES
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324 CONVENCIONES CT = Conservación Total Mt= Medio Tecnológico Firma de los Responsables: E = Eliminación S = Selección Fecha: 5 de Diciembre de 2018
CÓDIGO SERIES Y TIPOS
DOCUMENTALES
SOPORTE O FORMATO SISTEMA DE GESTIÓN DE
LA CALIDAD RETENCIÓN
DISPOSICIÓN FINAL
PROCEDIMIENTO IDENTIFICACIÓN DE LA UNIDAD DOCUMENTAL
Físico Electrónico Proceso Procedimiento Archivo
de Gestión
Archivo Central
CT E MT S
500-18.01 Informes a entes de Control y vigilancia
Evaluació
n y Control
PR-GCI-01 Control Interno
PR-GCI-02 Gestión de
evaluación y control Interno
1 8 X
Transcurrido el tiempo de custodia en el Archivo de Gestión y Archivo Central, se conserva en su totalidad en el Archivo Histórico porque la subserie posee valores secundarios. Constitución Política de Colombia Art 119 y 278. Ley 734 de 2002. Ley 1712 de 2014, Circular 03 de 2015 expedida por el AGN
Por año y por nombre del ente
de control y vigilancia
- Informe a ente de control y vigilancia - Comunicado remisorio
Papel
Papel
500-18.02 Informes a otras entidades 1 4 X Por año
ENTIDAD PRODUCTORA: Empresa de Desarrollo Sostenible del Oriente OFICINA PRODUCTORA: Subgerencia de Técnica
325 CONVENCIONES CT = Conservación Total Mt= Medio Tecnológico Firma de los Responsables: E = Eliminación S = Selección Fecha: 5 de Diciembre de 2018
CÓDIGO SERIES Y TIPOS
DOCUMENTALES
SOPORTE O FORMATO SISTEMA DE GESTIÓN DE
LA CALIDAD RETENCIÓN
DISPOSICIÓN FINAL
PROCEDIMIENTO IDENTIFICACIÓN DE LA UNIDAD DOCUMENTAL
Físico Electrónico Proceso Procedimiento Archivo
de Gestión
Archivo Central
CT E MT S
- Solicitud de informe - Informe - Comunicado remisorio
Papel Papel Papel
Evaluación y
Control
PR-GCI-01 Control Interno
PR-GCI-02 Gestión de
evaluación y control Interno
Una vez cumplido el tiempo de retención en el Archivo de Gestión y en el archivo central, se debe eliminar mediante picado ya que la subserie carece valores secundarios, previa autorización del Comité Institucional de Gestión y Desempeño. Constitución Política de Colombia Art 119 y 278. Ley 734 de 2002. Ley 1712 de 2014 Ley 1712 de 2014.
500-18.06 Informes de Gestión N/A 1 4 X X Por año
ENTIDAD PRODUCTORA: Empresa de Desarrollo Sostenible del Oriente OFICINA PRODUCTORA: Subgerencia de Técnica
326 CONVENCIONES CT = Conservación Total Mt= Medio Tecnológico Firma de los Responsables: E = Eliminación S = Selección Fecha: 5 de Diciembre de 2018
CÓDIGO SERIES Y TIPOS
DOCUMENTALES
SOPORTE O FORMATO SISTEMA DE GESTIÓN DE
LA CALIDAD RETENCIÓN
DISPOSICIÓN FINAL
PROCEDIMIENTO IDENTIFICACIÓN DE LA UNIDAD DOCUMENTAL
Físico Electrónico Proceso Procedimiento Archivo
de Gestión
Archivo Central
CT E MT S
- Informe de Gestión - Comunicado Remisorio
Papel Papel
Gestión Social y
Ambiental
Ejecución,
Supervisión e
Interventoría de obras
Transcurrido el tiempo de custodia en el Archivo de Gestión y Archivo Central, se conserva en su totalidad en el Archivo Histórico porque la subserie posee valores secundarios. Circular 03 de 2015 Archivo General de la Nación. Antes de realizar la transferencia al Archivo Histórico, se debe realizar el respaldo en un medio tecnológico como la digitalización para aportar a la conservación de los soportes originales evitando su manipulación física.
500-18.07 Informes de Gestión Ambiental
Gestión Social y
PR-GSA-01 Gestión Social
1 4 X Transcurrido el tiempo de custodia en el Archivo
Por año
ENTIDAD PRODUCTORA: Empresa de Desarrollo Sostenible del Oriente OFICINA PRODUCTORA: Subgerencia de Técnica
327 CONVENCIONES CT = Conservación Total Mt= Medio Tecnológico Firma de los Responsables: E = Eliminación S = Selección Fecha: 5 de Diciembre de 2018
CÓDIGO SERIES Y TIPOS
DOCUMENTALES
SOPORTE O FORMATO SISTEMA DE GESTIÓN DE
LA CALIDAD RETENCIÓN
DISPOSICIÓN FINAL
PROCEDIMIENTO IDENTIFICACIÓN DE LA UNIDAD DOCUMENTAL
Físico Electrónico Proceso Procedimiento Archivo
de Gestión
Archivo Central
CT E MT S
- Informe de Gestión Ambiental - Comunicado remisorio
Papel Papel
Ambiental
PR-GSA-02 Gestión
Ambiental
de Gestión y Archivo Central, se conserva en su totalidad en el Archivo Histórico porque la subserie posee valores secundarios. Ley 99 de 1993
500-18.14 Informes Técnicos N/A 1 8 X X Por año y por tema
ENTIDAD PRODUCTORA: Empresa de Desarrollo Sostenible del Oriente OFICINA PRODUCTORA: Subgerencia de Técnica
328 CONVENCIONES CT = Conservación Total Mt= Medio Tecnológico Firma de los Responsables: E = Eliminación S = Selección Fecha: 5 de Diciembre de 2018
- Informe técnico Papel PDF
Ejecución,
Supervisión e
Interventoría de obras
Transcurrido el tiempo de custodia en el Archivo de Gestión y Archivo Central, se conserva en su totalidad en el Archivo Histórico porque la subserie posee valores secundarios. Circular 03 de 2015 Archivo General de la Nación. Antes de realizar la transferencia al Archivo Histórico, se debe realizar el respaldo en un medio tecnológico como la digitalización para aportar a la conservación de los soportes originales evitando su manipulación. Esta subserie se alimenta de las informes técnicos ya sea que se elaboren de las funciones de los colaboradores de la entidad adscritos a la Subgerencia Técnica de los informes técnicos resultado de un contrato. Por tanto, se sugiere que
ENTIDAD PRODUCTORA: Empresa de Desarrollo Sostenible del Oriente OFICINA PRODUCTORA: Subgerencia de Técnica
329 CONVENCIONES CT = Conservación Total Mt= Medio Tecnológico Firma de los Responsables: E = Eliminación S = Selección Fecha: 5 de Diciembre de 2018
cuando como resultado de un contrato se genere un informe técnico, este se saque del expediente y se archive en la subserie "Informes técnicos" dejándose o una copia o una referencia cruzada en el expediente contractual. Para los documentos electrónicos se deberán llevar a cabo estrategias de preservación a largo plazo para garantizar la autenticidad, fiabilidad, integridad y disponibilidad de la información electrónica.
500-19 INSTRUMENTOS DE CONTROL
500-19.06 Registros de control componente social
Gestión Social y
PR-GSA-01 Gestión Social
1 4 X Una vez cumplido el tiempo de retención en
Por año y por proyecto
ENTIDAD PRODUCTORA: Empresa de Desarrollo Sostenible del Oriente OFICINA PRODUCTORA: Subgerencia de Técnica
330 CONVENCIONES CT = Conservación Total Mt= Medio Tecnológico Firma de los Responsables: E = Eliminación S = Selección Fecha: 5 de Diciembre de 2018
CÓDIGO SERIES Y TIPOS
DOCUMENTALES
SOPORTE O FORMATO SISTEMA DE GESTIÓN DE
LA CALIDAD RETENCIÓN
DISPOSICIÓN FINAL
PROCEDIMIENTO IDENTIFICACIÓN DE LA UNIDAD DOCUMENTAL
Físico Electrónico Proceso Procedimiento Archivo
de Gestión
Archivo Central
CT E MT S
- FO-GSA-14 Registro acompañamiento de actividades componente social
Papel
Ambiental
PR-GSA-02 Gestión
Ambiental
el Archivo de Gestión y en el archivo central, se debe eliminar la subserie ya que carece de valores secundarios, para los documentos en soporte papel se realiza por medio de picado y los documentos electrónicos a través de borrado completo y seguro, previa autorización del Comité Institucional de Gestión y Desempeño.
- FO-GSA-15 Registro de cronograma de actividades semanal componente social
XLS
500-19.10 Registros de control de entrega de documentos
Ejecución,
Supervisión e
Interventoría de obras
N/A 1 4 X
Una vez cumplido el tiempo de retención en el Archivo de Gestión y en el archivo central, se debe eliminar la subserie ya que carece de valores secundarios, para los documentos en soporte papel se realiza por medio de picado y los documentos electrónicos a través de borrado completo y seguro, previa autorización del
Por año
- FO-ESI-15 Registro de control y entrega de documentos
Papel
FO-ESI-03 Registro de control de impresiones
XLS
FO-ESI-14 Registro de entrega y recibo de información documentada
Papel
ENTIDAD PRODUCTORA: Empresa de Desarrollo Sostenible del Oriente OFICINA PRODUCTORA: Subgerencia de Técnica
331 CONVENCIONES CT = Conservación Total Mt= Medio Tecnológico Firma de los Responsables: E = Eliminación S = Selección Fecha: 5 de Diciembre de 2018
CÓDIGO SERIES Y TIPOS
DOCUMENTALES
SOPORTE O FORMATO SISTEMA DE GESTIÓN DE
LA CALIDAD RETENCIÓN
DISPOSICIÓN FINAL
PROCEDIMIENTO IDENTIFICACIÓN DE LA UNIDAD DOCUMENTAL
Físico Electrónico Proceso Procedimiento Archivo
de Gestión
Archivo Central
CT E MT S
Comité Institucional de Gestión y Desempeño. Acuerdo 060 de 2000
500-19.13 Registros de control de obras
Ejecución,
Supervisión e
Interventoría de obras
N/A 1 4 X
Una vez cumplido el tiempo de retención en el Archivo de Gestión y en el archivo central, se debe eliminar mediante picado ya que la subserie carece valores secundarios. Esta información queda consignada en los expedientes contractuales de cada obra
Por año
- FO-ESI-18 Registro de control de entrega de materiales para obras
Papel
500-19.18 Registros de control de taller de diseño
Diseño y Modelaci
ón
PR-DM-01 Diseño y
modelación 1 4 X
Una vez cumplido el tiempo de retención en el Archivo de Gestión y en el archivo central, se debe eliminar la subserie
Por año y por proyecto
- FO-DM-04 Autorización para gastos administrativos (control de impresiones)
Papel
ENTIDAD PRODUCTORA: Empresa de Desarrollo Sostenible del Oriente OFICINA PRODUCTORA: Subgerencia de Técnica
332 CONVENCIONES CT = Conservación Total Mt= Medio Tecnológico Firma de los Responsables: E = Eliminación S = Selección Fecha: 5 de Diciembre de 2018
CÓDIGO SERIES Y TIPOS
DOCUMENTALES
SOPORTE O FORMATO SISTEMA DE GESTIÓN DE
LA CALIDAD RETENCIÓN
DISPOSICIÓN FINAL
PROCEDIMIENTO IDENTIFICACIÓN DE LA UNIDAD DOCUMENTAL
Físico Electrónico Proceso Procedimiento Archivo
de Gestión
Archivo Central
CT E MT S
FO-DM-05 Solicitud a diseño
XLS ya que carece de valores secundarios, para los documentos en soporte papel se realiza por medio de picado y los documentos electrónicos a través de borrado completo y seguro, previa autorización del Comité Institucional de Gestión y Desempeño.
Por año y por proyecto
500-19.22 Registros de Evaluación de proveedores
Ejecución,
Supervisión e
Interventoría de obras
N/A 1 4 X
Una vez cumplido el tiempo de retención en el Archivo de Gestión y en el archivo central, se debe eliminar mediante picado ya que la subserie carece valores secundarios. Esta Información queda consignada en los informes que se presentan a la subgerencia
Por año
- FO-ESI-01 Evaluación de proveedores, contratos de ejecución y consultoría de obra
Papel
500-23 MANUALES
ENTIDAD PRODUCTORA: Empresa de Desarrollo Sostenible del Oriente OFICINA PRODUCTORA: Subgerencia de Técnica
333 CONVENCIONES CT = Conservación Total Mt= Medio Tecnológico Firma de los Responsables: E = Eliminación S = Selección Fecha: 5 de Diciembre de 2018
CÓDIGO SERIES Y TIPOS
DOCUMENTALES
SOPORTE O FORMATO SISTEMA DE GESTIÓN DE
LA CALIDAD RETENCIÓN
DISPOSICIÓN FINAL
PROCEDIMIENTO IDENTIFICACIÓN DE LA UNIDAD DOCUMENTAL
Físico Electrónico Proceso Procedimiento Archivo
de Gestión
Archivo Central
CT E MT S
500-23.05 Manuales de Gestión Socio ambiental
Gestión Social y
Ambiental
Ejecución,
Supervisión e
Interventoría de obras
N/A 1 4 X
El tiempo de retención en el archivo de gestión inicia una vez desactualizado el manual, Transcurrido el tiempo de custodia en el Archivo de Gestión y Archivo Central, se conserva en su totalidad en el Archivo Histórico porque la subserie refleja el desarrollo Institucional. Ley 134 de 1994. Ley 489 de 1998 Capítulo 8, art. 33, 34 y 35. Ley 99 de 1993. Decreto 330 de 2007.
Por vigencia
- Manual de Gestión Socio ambiental
Papel
500-23.09 Manuales de Supervisión e Interventoría
Ejecución
, N/A 1 4 X
El tiempo de retención en el archivo de gestión
Por vigencia
ENTIDAD PRODUCTORA: Empresa de Desarrollo Sostenible del Oriente OFICINA PRODUCTORA: Subgerencia de Técnica
334 CONVENCIONES CT = Conservación Total Mt= Medio Tecnológico Firma de los Responsables: E = Eliminación S = Selección Fecha: 5 de Diciembre de 2018
CÓDIGO SERIES Y TIPOS
DOCUMENTALES
SOPORTE O FORMATO SISTEMA DE GESTIÓN DE
LA CALIDAD RETENCIÓN
DISPOSICIÓN FINAL
PROCEDIMIENTO IDENTIFICACIÓN DE LA UNIDAD DOCUMENTAL
Físico Electrónico Proceso Procedimiento Archivo
de Gestión
Archivo Central
CT E MT S
- Manual de supervisión e interventoría
Papel
Supervisión e
Interventoría de obras
inicia una vez desactualizado el manual, Transcurrido el tiempo de custodia en el Archivo de Gestión y Archivo Central, se conserva en su totalidad en el Archivo Histórico porque la subserie refleja el desarrollo Institucional. Ley 80 de 1993, Ley 1150 de 2007, Ley 1474 de 2011. Decreto 1082 de 2015
500-25 PETICIONES, QUEJAS, RECLAMOS, SUGERENCIAS, DENUNCIAS
ENTIDAD PRODUCTORA: Empresa de Desarrollo Sostenible del Oriente OFICINA PRODUCTORA: Subgerencia de Técnica
335 CONVENCIONES CT = Conservación Total Mt= Medio Tecnológico Firma de los Responsables: E = Eliminación S = Selección Fecha: 5 de Diciembre de 2018
- Petición - Queja - Reclamo - Sugerencia - Denuncia - Respuesta
Papel Papel Papel Papel Papel Papel
Correo electr Correo electr Correo electr Correo electr Correo electr Correo electr
Mejora continua
PR-MC-04 Atención de
PQRSF 1 4 X
Transcurrido el tiempo de custodia en el Archivo de Gestión y Archivo Central, seleccionar cualitativamente el 100% de las PQRSD relacionadas con los derechos humanos, el restante se destruye por picado cuando sean documentos físicos, previa autorización del Comité Institucional de Gestión y Desempeño. La muestra seleccionada se debe transferir al Archivo Histórico. Esta serie documental puede tener asociados mensajes de correo electrónico, los cuales están almacenados en las cuentas de correo electrónico propiedad de la EDESO, a los cuales deberá aplicarse el mismo procedimiento de selección anterior, los correos electrónicos que no sean seleccionados deberán ser eliminados a través de un borrado completo y seguro previa autorización del
Por año y por PQRSDF y por
tema
ENTIDAD PRODUCTORA: Empresa de Desarrollo Sostenible del Oriente OFICINA PRODUCTORA: Subgerencia de Técnica
336 CONVENCIONES CT = Conservación Total Mt= Medio Tecnológico Firma de los Responsables: E = Eliminación S = Selección Fecha: 5 de Diciembre de 2018
Comité Institucional de Gestión y Desempeño. Constitución política de Colombia artículo 23. Ley 1755 de 2015
ENTIDAD PRODUCTORA: Empresa de Desarrollo Sostenible del Oriente OFICINA PRODUCTORA: Subgerencia de Técnica
337 CONVENCIONES CT = Conservación Total Mt= Medio Tecnológico Firma de los Responsables: E = Eliminación S = Selección Fecha: 5 de Diciembre de 2018
CÓDIGO SERIES Y TIPOS
DOCUMENTALES
SOPORTE O FORMATO SISTEMA DE GESTIÓN DE
LA CALIDAD RETENCIÓN
DISPOSICIÓN FINAL
PROCEDIMIENTO IDENTIFICACIÓN DE LA UNIDAD DOCUMENTAL
Físico Electrónico Proceso Procedimiento Archivo
de Gestión
Archivo Central
CT E MT S
500-26 PLANES
500-26.05 Planes de Gestión Social y Ambiental
Gestión Social y
Ambiental
PR-GSA-01 Gestión
Ambiental PR-GSA-02
Gestión Social
1 8 X
Una vez cumplido el tiempo de retención en el Archivo de Gestión y en el archivo central, esta subserie documental es de conservación permanente en el Archivo Histórico ya que posee valores secundarios. Ley 134 de 1994. Ley 489 de 1998 Capítulo 8, art. 33, 34 y 35. Ley 99 de 1993. Decreto 330 de 2007.
Por vigencia
- Plan de Gestión Social y ambiental - Informe de control y seguimiento al plan
Papel Papel
500-29 PROGRAMAS
500-29.05 Programas de promoción ambiental y social
Gestión Social y
PR-GSA-01 Gestión
1 8 X Una vez cumplido el tiempo de retención en
Por año y por tema
ENTIDAD PRODUCTORA: Empresa de Desarrollo Sostenible del Oriente OFICINA PRODUCTORA: Subgerencia de Técnica
338 CONVENCIONES CT = Conservación Total Mt= Medio Tecnológico Firma de los Responsables: E = Eliminación S = Selección Fecha: 5 de Diciembre de 2018
CÓDIGO SERIES Y TIPOS
DOCUMENTALES
SOPORTE O FORMATO SISTEMA DE GESTIÓN DE
LA CALIDAD RETENCIÓN
DISPOSICIÓN FINAL
PROCEDIMIENTO IDENTIFICACIÓN DE LA UNIDAD DOCUMENTAL
Físico Electrónico Proceso Procedimiento Archivo
de Gestión
Archivo Central
CT E MT S
- Programa - Cronograma de actividades - Registro de asistencia - Informe de ejecución
Papel Papel Papel Papel
Ambiental
Ambiental PR-GSA-02
Gestión Social
el Archivo de Gestión y en el archivo central, esta subserie documental es de conservación permanente en el Archivo Histórico ya que posee valores secundarios. Ley 134 de 1994. Ley 489 de 1998 Capítulo 8, art. 33, 34 y 35. Ley 99 de 1993. Decreto 330 de 2007.
10. ANEXOS 10.1. Acto administrativo de Creación Comité Institucional de Gestión y
Desempeño
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10.2. Acta de comité Institucional de Gestión y Desempeño de aprobación
de Tablas de Retención Documental
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10.3. Encuestas Unidades Documentales
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10.4. Acto administrativo de Aprobación de estructura Orgánica
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10.5. Manual de funciones y Acto administrativo de aprobación
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10.6. Resolución Aprobación TRD
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10.7. Banco Terminológico de Series y Subseries de la EDESO
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10.8. Tabla de Retención Documental Formato xls (Excel)
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