Rôle du couple RP/Coordo Rôle du couple RP/Coordo dans la conception, la mise en dans la conception, la mise en

œuvre et le suivi du projetœuvre et le suivi du projet

MAEE DGM

MAEE DGM

CONSEIL D’ ADMNISTRATIONPrésidente

DIRECTION

Assistante :

DIRECTION

Assistante :COMMUNICATIONCOMMUNICATION

Conseiller RéseauxConseiller Réseaux

Missions temporairesMissions temporaires

DIRECTION MEDICALE ET SCIENTIFIQUE

Assistante :

DIRECTION MEDICALE ET SCIENTIFIQUE

Assistante :

MédicamentMédicament Psycholo-gique et socialPsycholo-gique et social

FormationFormation Suivi-évaluationSuivi-évaluation

DIRECTION DES PROJETS

Assistante :

DIRECTION DES PROJETS

Assistante :

PROJETSPROJETSPAYSPAYS

Responsables de ProjetsResponsables de Projets

DIRECTION ADMNISTRATIVE etFINANCIERE

Assistante :

DIRECTION ADMNISTRATIVE etFINANCIERE

Assistante :

Comptabilitéet

Gestion RH

Comptabilitéet

Gestion RH

Gestion Projets

(3 postes)

Gestion Projets

(3 postes)

Contrôle gestion

Contrôle gestion

Coordinationsnationales

Coordinationsnationales

JumelageshospitaliersJumelages

hospitaliers

GroupesexpertsGroupesexperts

ThérapeutiqueThérapeutique

Mère-EnfantMère-Enfant

BiologieBiologie

AccompagnementPsychologique et

social

AccompagnementPsychologique et

social

Suivi-évaluation

Suivi-évaluation

LogistiqueLogistique

11 22 33 44 55

Ministère SantéDAEI

Ministère SantéDAEI

TUTELLES

ASIEASIE

Conseiller Affaires Européennes et Relations Internationales

Conseiller Affaires Européennes et Relations Internationales

GIP ESTHER - Organigramme fonctionnel

Cycle des projets ESTHER (1)Cycle des projets ESTHER (1)

1.1. Développement conjoint du projet par les Développement conjoint du projet par les partenairespartenaires Processus de « navette » et d’échanges (visites terrains, Processus de « navette » et d’échanges (visites terrains,

contacts mails, etc…)contacts mails, etc…) Canevas-projet + matrice budgétaire ESTHER. Canevas-projet + matrice budgétaire ESTHER.

Depuis 2009 un canevas de « projet pays ». Depuis 2009 un canevas de « projet pays ». Accompagnement du Responsable de projets et du Accompagnement du Responsable de projets et du

coordinateur pays dans le processus de rédaction du coordinateur pays dans le processus de rédaction du projet projet

Projets soumis aux autorités nationales pour avisProjets soumis aux autorités nationales pour avis 2.2. Comité de lecture ESTHER Comité de lecture ESTHER

S’assure de :S’assure de : Cohésion du projet par rapport au contexte pays, aux besoins Cohésion du projet par rapport au contexte pays, aux besoins

identifiés ou exprimés aux autres partenariats présents, aux identifiés ou exprimés aux autres partenariats présents, aux activités antérieuresactivités antérieures

Adéquation du projet avec les stratégies d’ensemble Adéquation du projet avec les stratégies d’ensemble d’ESTHERd’ESTHER

Cycle des projets ESTHER (2)Cycle des projets ESTHER (2)

3. Etapes de réaménagement du projet 3. Etapes de réaménagement du projet

4. Comité d’Examen des Projets4. Comité d’Examen des Projets (CEP) (CEP)

(Représentants des organismes fondateurs du GIP (Représentants des organismes fondateurs du GIP ESTHER)ESTHER) Relecture des projetsRelecture des projets Cohérence avec le mandat de l’initiative ESTHER Cohérence avec le mandat de l’initiative ESTHER

fixé par ses organismes de tutellefixé par ses organismes de tutelle Avis et recommandationsAvis et recommandations

5. Réaménagements et document de projet final 5. Réaménagements et document de projet final

6. Convention financière 6. Convention financière

Quels Rôle et responsabilités Quels Rôle et responsabilités pour les coordos dans le cycle pour les coordos dans le cycle

projet ESTHER ?projet ESTHER ?

1 – 1 – FonctionsFonctionsSous l’autorité d’un(e) Chargé(e) de Projets, le/la Sous l’autorité d’un(e) Chargé(e) de Projets, le/la

Coordinateur(trice) est le représentant du GIP dans son Coordinateur(trice) est le représentant du GIP dans son pays.pays.

Il/elle participe à la définition de la stratégie du GIP dans Il/elle participe à la définition de la stratégie du GIP dans ce ce

pays et il/elle est responsable de la coordination des pays et il/elle est responsable de la coordination des projets de projets de

partenariats basés sur des jumelages entre structures de partenariats basés sur des jumelages entre structures de santésanté

et impliquant des structures associatives.et impliquant des structures associatives.

Coordination ESTHER (2)Coordination ESTHER (2)

2. Missions :2. Missions :L’appui au montage des projetsL’appui au montage des projets

Le/la Coordinateur(trice) oriente et appuie les partenaires Le/la Coordinateur(trice) oriente et appuie les partenaires dans l’écriture et la budgétisation des projets. Il/elle dans l’écriture et la budgétisation des projets. Il/elle participe à la définition de la stratégie du GIP dans ce participe à la définition de la stratégie du GIP dans ce pays et il/elle est responsable de la coordination des pays et il/elle est responsable de la coordination des projets de partenariats basés sur des jumelages entre projets de partenariats basés sur des jumelages entre structures de santé et impliquant des structures structures de santé et impliquant des structures associatives associatives

Le suivi des projetsLe suivi des projets- Le/la Coordinateur(trice) effectue autant de missions de - Le/la Coordinateur(trice) effectue autant de missions de supervision que nécessairesupervision que nécessaire sur les sites hospitaliers et sur les sites hospitaliers et associatifs soutenus par Esther, et au moins une par associatifs soutenus par Esther, et au moins une par trimestre, pour les sites très éloignéstrimestre, pour les sites très éloignés. .

- - Le/la Coordinateur(trice) appuie les partenaires Le/la Coordinateur(trice) appuie les partenaires nationaux dans la mise en œuvre des projets. Il/elle nationaux dans la mise en œuvre des projets. Il/elle s’assure que les documents supports et les outils de suivi s’assure que les documents supports et les outils de suivi du GIP sont mis à leur disposition et utilisésdu GIP sont mis à leur disposition et utilisés. .

La communicationLa communication- Le/la Coordinateur(trice) assure une bonne circulation - Le/la Coordinateur(trice) assure une bonne circulation de l’information et le maintien de bonnes relations de de l’information et le maintien de bonnes relations de collaboration avec l’ensemble des partenaires et les collaboration avec l’ensemble des partenaires et les autorités sanitaires du pays.autorités sanitaires du pays.

- Le/la Coordinateur(trice) est le point focal du GIP pour - Le/la Coordinateur(trice) est le point focal du GIP pour tous les projets soutenus par Esther dans son pays, et à tous les projets soutenus par Esther dans son pays, et à ce titre doit être associé(e) à tous les échanges entre ce titre doit être associé(e) à tous les échanges entre partenaires locaux , les partenaires du Nord et agents partenaires locaux , les partenaires du Nord et agents du GIPdu GIP

L’organisation des missionsL’organisation des missions - Le/la Coordinateur(trice) est responsable de la - Le/la Coordinateur(trice) est responsable de la

préparation et de l’organisation du comité de liaison préparation et de l’organisation du comité de liaison ESTHER, ainsi que des missions des agents du GIP et ESTHER, ainsi que des missions des agents du GIP et des partenaires français, en particulier sur le plan des partenaires français, en particulier sur le plan logistique.logistique.

- De plus, il/elle soutient les partenaires dans la - De plus, il/elle soutient les partenaires dans la préparation et l’organisation des ateliers de formation préparation et l’organisation des ateliers de formation et il/elle aide à l’organisation des stages en France. et il/elle aide à l’organisation des stages en France.

Coordination ESTHER (3)Coordination ESTHER (3)

Quels Rôle et Quels Rôle et Responsabilité Responsabilité

pour les RP ? pour les RP ?1 – Fonctions1 – Fonctions- - Sous l'autorité du Directeur du Département Sous l'autorité du Directeur du Département

Projets du GIP, le/la Responsable de Projets Projets du GIP, le/la Responsable de Projets participe à la définition de la stratégie et est participe à la définition de la stratégie et est responsable de la gestion opérationnelle des responsable de la gestion opérationnelle des projets de partenariats basés sur des projets de partenariats basés sur des jumelages entre hôpitaux et/ou structures de jumelages entre hôpitaux et/ou structures de santé et/ou structures associatives, dans les santé et/ou structures associatives, dans les pays qui lui sont assignés.pays qui lui sont assignés.

- - Le/la Chargé(e) de Projets anticipe les difficultés, Le/la Chargé(e) de Projets anticipe les difficultés, alerte sa direction lorsque les objectifs d’un alerte sa direction lorsque les objectifs d’un projet risquent de ne pas être atteints et projet risquent de ne pas être atteints et propose des solutions.propose des solutions.

Responsable de Projets (1)Responsable de Projets (1)

2. Missions :2. Missions :Le montage des projets: Le montage des projets: En sus de ce que fait le

coordinateur il/elle programme avec les partenaires l/elle programme avec les partenaires les dates de soumission aux Comités de Lecture et les dates de soumission aux Comités de Lecture et aux Comités d’Examen de Projets, s’assure que les aux Comités d’Examen de Projets, s’assure que les délais de soumission sont respectés et appuie les délais de soumission sont respectés et appuie les partenaires lors de la soumission en Comité d’Examen partenaires lors de la soumission en Comité d’Examen des Projets.des Projets.

Le suivi des projets:Le suivi des projets:Le/la Chargé(e) de Projets est responsable du suivi du Le/la Chargé(e) de Projets est responsable du suivi du

projet en tenant compte des besoins du GIP. En projet en tenant compte des besoins du GIP. En particulier, il/elle s’assure que les procédures du GIP particulier, il/elle s’assure que les procédures du GIP sont bien respectées et il/elle consolide le rapport sont bien respectées et il/elle consolide le rapport d’activité annuel. Il/elle participe à l’analyse régulière d’activité annuel. Il/elle participe à l’analyse régulière de la qualité de la prise en charge des patients, et de la qualité de la prise en charge des patients, et s’assure de la cohérence des projets avec l’évolution s’assure de la cohérence des projets avec l’évolution des pratiques et des stratégies d’accès aux soins.des pratiques et des stratégies d’accès aux soins.

La communicationLa communication

Le/la Responsable de Projets assure une bonne Le/la Responsable de Projets assure une bonne circulation de l’information et le maintien de circulation de l’information et le maintien de bonnes relations de collaboration:bonnes relations de collaboration:

- avec les Conseillers sanitaires et sociaux des - avec les Conseillers sanitaires et sociaux des Affaires Etrangères en poste dans les zones Affaires Etrangères en poste dans les zones concernées, concernées,

- avec les autorités locales et internationales - avec les autorités locales et internationales impliquées dans les programmes selon le impliquées dans les programmes selon le besoin des activités,besoin des activités,

- avec les partenaires bilatéraux ou multilatéraux - avec les partenaires bilatéraux ou multilatéraux en veillant tout particulièrement à la en veillant tout particulièrement à la coordination des efforts et à la mutualisation coordination des efforts et à la mutualisation des actions de soutien.des actions de soutien.

- aves les autres agents du GIP.- aves les autres agents du GIP.

Responsable de Projets (2)Responsable de Projets (2)

L’encadrement des coordinateurs(trices)L’encadrement des coordinateurs(trices)

Le/la RP encadre un(e) coordinateur(trice), et Le/la RP encadre un(e) coordinateur(trice), et parfois une équipe de coordination. Il/elle doit parfois une équipe de coordination. Il/elle doit s’assurer du respect des fiches de poste, de la s’assurer du respect des fiches de poste, de la qualité du travail fourni, de l’adéquation des qualité du travail fourni, de l’adéquation des moyens mis à disposition, et il/elle vérifie la moyens mis à disposition, et il/elle vérifie la bonne prise en charge administrative et bonne prise en charge administrative et financière des personnes concernées. financière des personnes concernées.

Responsable de Projets (3)Responsable de Projets (3)

A quoi ressemble un Projet ESTHER sans l’appui du département projet ?

Racines

Tronc

Branches

CauseCause

CauseCause

1Solution

Spécifique

CauseCause

CauseCauseCause

Cause

CauseCauseCause

Cause

1ProblèmeSpécifique

Effetnégatif

Effetnégatif

Effetnégatif

Effetsnégatif

Effetnégatif

Effetnégatif

Effetnégatif

Cause Cause

CauseCause Cause

Cause

Cause

Cause

Remède2

Analyse

1

Guérison3

Un projet ETHER avec l’appui du département

projet

Amélioration de la qualité de vie du patient

JumelageJumelage InstitutionsInstitutions

Projets hospitaliersProjets hospitaliersExpertisesspécifiquesExpertisesspécifiques

Projets Associatifs

Projets Associatifs

Responsables de Projets

Responsables de Projets

Coordination paysCoordination pays

Un regardIdentification =

diagnostic

Un horizonConception = planification

Un chemin= mise en œuvre

SE C

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