1  

RULES  FOR  THE  MEETING  .......................................................................................  3  

SESSION  1:  MANDATE,  ROLES  &  RESPONSIBILITIES  .................................................  3  

SESSION  2:  CULTURE  AND  COMMUNICATION  WITHIN  THE  WILPF  BODIES  ..............  4  

SESSION  3:  PENDING  ISSUES  ..................................................................................  5  

SESSION  1:  MANDATE,  ROLES  AND  RESPONSIBILTIES    (CONTINUED)  ......................  7  

SESSION  4:  ORGANISATIONAL  STRUCTURE  .............................................................  7  Update  on  the  Ad  Hoc  Committee  on  the  WILPF  Organisation  ......................................................  7  ExCom  Liaisons  for  Standing  Committees  and  Working  Groups  ..................................................  8  

NEW  SESSION:  JAPA  AND  FINANCIAL  ISSUES  ..........................................................  8  Letter  from  SFC:  Bequest  from  Ethel  Sanjines  ......................................................................................  8  Investment  Ethics  Policy  .................................................................................................................................  8  Investment  of  Jane  Addams  Legacy  Money  ............................................................................................  9  Policy  for  Funds  to  be  Granted  to  Sections,  Including  Bequests  through  JAPA  ......................  9  

SESSION  5:  REGIONS,  SECTIONS  AND  LIAISONS  ......................................................  9  Regional  liaisons  .................................................................................................................................................  9  Roles  of  the  Regional  Liaisons  ...................................................................................................................  10  Non-­‐active  sections  ........................................................................................................................................  10  

SESSION  6:  FINALISING  THE  TOOL  KIT  FOR  EXCOM  ...............................................  12  

SESSION  7:  WRAP-­‐UP  AND  EVALUATION  OF  MEETING  .........................................  12  

Annex  1:  Updated  Section  list  ..............................................................................  13  

Annex  2:  Investment  Policy  ..................................................................................  15      

 

  2  

Summary from the WILPF Executive Committee Meeting Date: Wednesday, 17th July 2013 Responsible: WILPF Secretariat                          Participants:       Kerstin  Grebäck,  Martha  Jean  Baker,  Neelima  Sinha,  Ila  Pathak,         Madeleine  Rees,  Adilia  Caravaca,  Nancy  Ramsden  Listeners:       Nina  Maria  Mørk  Hansen,  Edith  Ballantyne,  Krishna           Ahoojapatel  Absent:       none  Facilitators:       Emma  Rosengren,  Margrethe  Tingstad  Minute  takers:     Joanna  DuFour,  Martine  Halleux                            Abbreviations:  VP:       Vice  President  SG:       Secretary  General  IB:       International  Board  SFC:       Standing  Finance  Committee  ExCom:     Executive  Committee  

           

 

  3  

     

RULES FOR THE MEETING  General:    

• Start  /  end  our  meetings  on  time    • Read  materials,  minutes  etc.  and  be  prepared  to  discuss  at  meetings    • Stay  on  task;  no  side  conversations    • Listen  to  others  and  don’t  interrupt  • Follow  the  agenda    • Accept  the  fact  that  there  will  be  differences  of  opinion  • Show  mutual  respect    • Attack  the  problem,  not  the  person  -­‐  "no  blame  game"    • Share  time  so  that  all  can  participate    • People  will  speak  when  recognized  • Don’t  attribute  ideas  to  individuals  • Facilitators  are  allowed  to  interrupt  for  clarification  

Decisions:    • Operate  on  consensus  –  seek  general  agreements  all  can  “live  with”    • Make  decisions  based  on  clear  information  • Bring  closure  to  decisions    • Identify  actions  that  result  from  decisions    • Agree  on  what  information  goes  “out”  and  what  stays  in  the  group  

Minutes:    • Keep  our  own  notes  of  the  meetings  –  the  official  minutes  will  be  focused  on  

decisions  • Use  Meeting  Summaries  (Includes  Agenda  Items  &  Minutes)    • Identify  pending  issues  and  agreements  at  end  of  meeting  

SESSION 1: MANDATE, ROLES & RESPONSIBILITIES  The  aim  of  the  session  was  to  understand  and  agree  on  the  roles  and  responsibilities  of  the  ExCom.  The  ExCom  went  through  the  Constitution  and  By-­‐Laws  word  by  word  to  clarify  the  mandate,  roles  and  responsibilities  of  each  member  within  ExCom.  It  was  clear  that  all  members  of  ExCom  have  the  right  to  vote  on  the  board.  ExCom  will  address  wording  in  the  Constitution  and  By-­‐laws  to  the  Ad  Hoc  Committee  of  the  WILPF  Organisation,  and  later  to  the  Standing  Constitution  Committee.  Moreover,  

 

  4  

ExCom  will  work  on  a  separate  description  of  the  roles  of  each  ExCom  member,  as  the  roles  of  the  VP  are  particularly  vague.      One  discussion  item  that  arose  repeatedly  was  the  extent  of  the  work  of  ExCom  and  ExCom’s  day-­‐to-­‐day  involvement  in  the  work  of  the  Secretariat.  There  needs  to  be  clarification  on  the  words  overseeing  vs.  doing.    During  the  session  the  facilitators  went  through  strengths,  threats,  weaknesses,  and  red  flags  within  the  ExCom  and  theories  on  group  dynamics  and  group  performance.      The  ExCom  took  stock  of  their  achievements  since  being  elected  in  2011,  including:      1. The  Standing  Finance  Committee  is  working  well  together  with  the  International  

Treasurer  and  finances  are  in  good  shape.  The  SFC  has  made  final  recommendations  on  investments  and  has  established  a  fundraising  sub-­‐committee.    

2. The  website  is  up  running,  and  it  feels  like  communication  and  information  sharing  systems  have  improved.  

 ExCom  also  discussed  their  meetings,  as  these  are  not  working  optimally.  There  are  often  too  many  items  on  the  agenda,  and  discussions  are  not  well  prepared  in  advance.  The  role  of  the  facilitator  was  discussed,  including  the  difference  between  a  facilitator  and  a  chair.  ExCom  will  work  on  improving  their  meetings  in  the  future.  The  Secretariat  has  made  some  templates  for  agenda  items,  which  work  well  and  will  be  further  developed  after  this  ExCom  meeting.      

SESSION 2: CULTURE AND COMMUNICATION WITHIN THE WILPF BODIES  During  this  session  ExCom  talked  about  the  culture  and  communication  within  the  organization.  They  went  through  the  different  communication  channels  that  they  can  use  for  communicating  to:      

1. ExCom  >>  ExCom  2. ExCom  >>  WILPF  bodies,  incl.  the  secretariat  3. ExCom  >>  external  audience  

 A  draft  for  an  email  policy  was  handed  out  by  the  Secretariat  as  well  as  a  draft  for  a  Code  of  Conduct  for  Social  Media.        

 

  5  

SESSION 3: PENDING ISSUES  In  the  beginning  of  the  session,  the  facilitators  introduced  ExCom  to  a  template  for  an  excel  work  plan,  which  ExCom  would  start  to  work  on  the  following  day.      Then  followed  a  discussion  on  pending  issues  from  the  IB  meeting  in  Madrid  2013.      a)  Follow  up  on  finalizing  the  resolution  against  drones    Adilia  had  made  a  draft  for  the  language  in  the  resolution.  The  draft  was  seen  and  approved  by  Catia  Confortini,  WILPF  US,  and  Sameena  Nazir,  WILPF  Pakistan.      DECISION:  ExCom  approved  the  resolution  with  one  amendment.  The  introduction  should  be  (changes  marked  in  italic  and  bold):      The  Women’s  International  League  for  Peace  and  Freedom  (WILPF)  International  Board  as  a  particular  response  to  the  initiative  of  the  WILPF  Sections  in  Pakistan,  the  United  States,  and  the  United  Kingdom,      b)  Resolution  on  the  Palestinian  Prisoner  on  Hunger  Strike    There  wasn’t  a  draft.  Adilia  is  still  trying  to  get  a  draft  from  WILPF  Palestine.  If  she  receives  a  draft,  this  will  be  discussed  at  the  next  ExCom  meeting  in  September.  ExCom  will  inform  IB  on  why  there  is  not  a  final  resolution.      c)  Text  regarding  the  next  IB  meeting  DECISION:  ExCom  decided  to  make  the  language  in  the  conclusion  more  precise:        “IB  decides  that:  The  next  IB-­‐meeting  will  be  held  in  2014.  Inge  Stemmler  (WILPF  Netherlands)  with  the  support  of  Marianne  Laxen  (WILPF  Finland)  volunteered  to  organize  and  fundraise  for  the  meeting.  The  next  IB-­‐meeting  will  be  held  in  one  place  where  every  section  will  be  represented  by  at  least  one  participant.”    d)  Sections  with  the  right  to  vote  (text  in  the  minutes):    Marianne  Laxen  had  proposed  that  the  language  in  the  minutes  regarding  non-­‐paying  sections’  right  to  vote  would  be  changed  as  not  all  sections  had  the  right  to  vote  (as  written  in  the  minutes).      DECISION:  ExCom  decided  that  the  change  in  the  minutes  of  the  meeting  will  not  happen  as  all  sections  were  voting.        

 

  6  

Summary from the ExCom Meeting Date: 18th July 2013 Responsible: WILPF Secretariat                          Participants:       Kerstin  Grebäck,  Martha  Jean  Baker,  Neelima  Sinha,  Ila  Pathak,         Madeleine  Rees,  Adilia  Caravaca,  Nancy  Ramsden  Listeners:       Nina  Maria  Mørk  Hansen,  Edith  Ballantyne,  Krishna           Ahoojapatel  Absent:       none  Facilitators:       Emma  Rosengren,  Margrethe  Tingstad  Minute  takers:     Joanna  DuFour,  Martine  Halleux                                                                                  

 

  7  

SESSION 1: MANDATE, ROLES AND RESPONSIBILTIES (CONTINUED)  ExCom  used  the  morning  to  add  tasks  to  the  work  plan.  One  of  the  items  on  the  work  plan  was  the  upcoming  IB  meeting  in  2014.      According  to  the  minutes  from  the  IB  meeting  in  2013,  Inge  Stemmler  (WILPF  Netherlands)  volunteered,  with  the  support  of  Marianne  Laxen  (WILPF  Finland),  to  organize  and  fundraise  for  a  face-­‐to-­‐face  meeting.      As  ExCom  has  not  any  news  from  Inge  Stemmler  and  Marianne  Laxen  they  decided  to  write  them  a  letter  to  clarify  that  if  Inge  Stemmler  and  Marianne  Laxen  have  not  found  the  money  and  the  place  for  the  next  IB  meeting  (plan  a)  by  30  September  2013,  then  ExCom  will  start  on  planning  an  online  meeting  (plan  b).      If  the  result  is  plan  b,  the  SG  will  take  care  of  the  meeting  logistics  for  an  online  meeting.      DECISION:  the  IB  meeting  is  for  questions  and  decisions  only,  not  for  workshops  –  business  only.  Part  of  the  ExCom  liaison’s  responsibility  will  be  to  follow  up  on  reports  from  standing  committees.      

SESSION 4: ORGANISATIONAL STRUCTURE    

Update on the Ad Hoc Committee on the WILPF Organisat ion In  the  beginning  of  the  session  Margrethe  Tingstad  gave  ExCom  an  update  on  the  work  of  the  Ad  Hoc  Committee  on  the  WILPF  Organisation.  A  draft  on  regionalization  of  WILPF  is  included  in  the  committee’s  work,  as  the  survey  showed  that  many  responders  believe  this  is  the  future  for  WILPF.      DECISION:  It  is  decided  to  prolong  the  mandate  of  the  Ad  Hoc  committee  on  the  WILPF  Organisation  to  September  30th  2013.    DECISION:  It  is  decided  to  invite  Lyn  Lane,  Heidi  Meinzolt  and  Margrethe  Tingstad  to  a  special  meeting  of  ExCom  in  the  beginning  of  September  2013  to  discuss  their  draft  on  regionalization  of  WILPF.  The  purpose  of  this  meeting  is  that  ExCom  can  have  input  on  the  draft.      DECISION:  It  is  decided  to  invite  Margrethe  Tingstad  to  the  October  meeting  of  ExCom  to  decide  on  the  conclusion  of  the  Ad  Hoc  Committee  on  the  WILPF  organisation.    

 

  8  

ExCom Lia isons for Standing Committees and Working Groups  A  document  on  the  organizational  structure  was  shown  on  the  screen.      DECISIONS      

• Ila  is  the  ExCom  liaison  for  the  Standing  Communication  Committee.    • Kerstin  is  the  liaison  to  the  Standing  Personnel  Committee.  Adilia  replaces  

Kerstin  as  a  member.    • Neelima  is  the  liaison  for  the  Nomination  Committee.    • Ila  is  the  liaison  for  the  Environmental  Working  Group.  • Neelima  is  the  liaison  for  the  1325  Working  Group.    • Adilia  is  the  liaison  for  the  Conflict  Resolution  Working  Group.  • Kerstin  is  the  liaison  for  the  100  Anniversary  Committee.    • Nancy  is  the  liaison  to  the  SFC,  which  includes  reports  from  the  Investment  

Sub-­‐Committee  (which  falls  under  the  SFC),  whose  liaison  to  SFC  is  Laura  Roskos,  and  the  Fundraising  Subcommittee,  whose  liaison  to  SFC  is  Inge  Stemmler.  

 The  work  of  a  liaison  is  to  report  to  ExCom  on  the  work  in  the  Standing  Committees  and  Working  Groups.    

NEW SESSION: JAPA AND FINANCIAL ISSUES

Letter f rom SFC: Bequest from Ethel Sanj ines  

DECISION:  Next  week  Adilia  will  answer  the  SFC’s  letter  and  tell  them  that  she  will  be  writing  the  committee  of  6  to  plan  a  meeting  rather  than  writing  a  formal  letter  to  JAPA.  She  will  send  a  letter  to  have  the  meeting  amongst  the  6  women  from  JAPA,  WILPF  Int.,  and  WILPF  US  ASAP  to  finalize  the  division  of  funds.  She  will  report  back  at  the  next  ExCom  meeting.  

 

Investment Ethics Pol icy  DECISION:  The  language  of  the  policy  has  been  approved.  Nancy  will  communicate  this  to  the  SFC  at  the  latest  at  their  next  meeting.  Nancy  will  also  send  an  email  out  to  the  IB  with  a  link  and  attachment  to  the  policy  which  the  secretariat  will  add  to  the  website,  announcing  the  new  policy.      

 

 

  9  

Investment of Jane Addams Legacy Money  DECISION:  The  Executive  Committee  approves  the  Standing  Finance  Committee’s  proposal  that  the  Treasurer  of  the  Women’s  International  League  for  Peace  and  Freedom  (WILPF)  has  the  authority  to  open  and  sign  for  an  investment  account  with  Domini  for  purposes  of  investing  the  Jane  Addams  Legacy  fund  as  follows:  60%  in  the  Domini  Social  Equity  fund  and  40%  in  the  Domini  Social  Bond  Fund.    

Pol icy for Funds to be Granted to Sect ions, Including Bequests through JAPA  DECISION:  Nancy  and  Ila  will  comment  on  the  draft  made  by  Adilia  and  the  team  will  come  back  to  ExCom  at  the  meeting  in  September  with  a  draft  that  all  three  agree  on  and  that  includes  the  requested  changes  in  the  text.  There  are  no  changes  to  the  decisions  made  since  Feb  11th  on  the  actual  policy.      DECISION:  Language  change  –  Money  can’t  be  accountable.  Change  language  to  “it  is  important  that  the  recipients  are  held  accountable  for  the  use  of  the  money.“    

SESSION 5: REGIONS, SECTIONS AND LIAISONS  

Regional l ia isons ExCom  discussed  who  the  liaisons  for  the  different  regions  are.  They  made  some  changes,  which  will  be  communicated  to  the  organization  via  the  mailing  lists.      DECISION:  Updated  list  of  Regional  Liaisons  is  below,  including  changes  made  at  this  meeting:    Africa:         Ila  Asia  Pacific:       Neelima  Europe:       Martha  Middle  East:       Madeleine  The  Americas:       Adilia  South  Asia:       Kerstin            

 

  10  

Roles of the Regional L ia isons  ExCom  agreed  that  the  roles  and  responsibilities  for  each  liaison  are:      

• Be  there  for  their  region  and  answer  emails  from  their  region  quickly.  If  the  liaison  does  not  know  the  answer  it  is  the  liaison’s  responsibility  to  refer  the  region’s  requests  on  to  the  appropriate  parties.  

• Maintain  an  updated  awareness  of  special  characteristics  of  their  region.    • If  the  liaison  is  present  at  a  meeting  in  the  region,  the  liaison  shall  

maintain  a  lower  profile  than  the  convener  of  the  region.  The  convener  of  the  region  will  continue  to  act  as  the  leader.  

• Bring  ExCom’s  thinking  to  the  region  and  vice  versa.  • Inform  ExCom  of  regional  activities.  • Support  the  region  by  working  as  a  communications  link  between  the  

sections  in  the  region,  the  ExCom  and  the  International  Board.    • Discuss  political  questions  arising  in  the  region  with  the  region  and  if  

important  bring  regional  political  questions  to  ExCom.    

ExCom  will  create  a  policy  on  this.      DECISION:  SG  will  develop  a  short  template  for  each  liaison  to  fill  out  prior  to  ExCom  meetings  reporting  on  their  region.  She  will  be  presenting  this  at  the  next  ExCom  meeting  in  September.  It  will  be  added  to  the  work  plan.      

Non-act ive sect ions  WILPF  has  a  number  of  non-­‐active  sections  that  never  answer  emails,  do  not  pay  their  section  fees,  etc.  ExCom  updated  the  section  list.  See  annex.    

                           

 

  11  

Summary from the ExCom meeting Date: Friday, 19th July 2013 Responsible: WILPF Secretariat                          Participants:       Kerstin  Grebäck,  Martha  Jean  Baker,  Neelima  Sinha,  Ila  Pathak,         Madeleine  Rees,  Adilia  Caravaca,  Nancy  Ramsden  Listeners:       Nina  Maria  Mørk  Hansen,  Edith  Ballantyne,  Krishna           Ahoojapatel  Absent:       none  Facilitators:       Emma  Rosengren,  Margrethe  Tingstad  Minute  takers:     Joanna  DuFour                                                                                  

 

  12  

SESSION 6: FINALISING THE TOOL KIT FOR EXCOM  ExCom  continued  to  work  on  their  work  plan  for  2013  –  2015.  The  following  headlines  are  in  the  work  plan:      

• IB  Meeting  2014  • Next  Congress  • Organizational  Development  • Regional  Organization  • Financial  Support  to  Sections  • Financial  Issues  • Working  Methods  &  Procedures  • Evaluation  and  Overview  • Roles  and  Responsibilities  

 DECISION:  The  International  President  is  responsible  for  updating  the  work  plan.    

SESSION 7: WRAP-UP AND EVALUATION OF MEETING  The  meeting  was  evaluated.                                              

Region

s,  se

ctions  and

 liaisons

        Re

gion

 ExCo

m  Liaiso

n  Re

gion

al  

Conven

or/s  

Section  

Mem

bers  

Annu

al  

repo

rt  201

2  Status  

Africa  

Ila  Pathak  

Joy  Onyesoh

    An

nie  Matun

du  

Mbambi  

1  De

mocratic  Rep

ublic  of  the

 Co

ngo  (DRC

)  35

 Yes    

Activ

e  

2  Nigeria  

55  

Yes  

Activ

e  

Asia  Pacific  

Neelim

a  Sinh

a  Lyn  Lane

 3  Ao

tearoa/N

ew  Zealand

 60

 Yes  

Activ

e  4  Au

stralia  

240  

Yes  

Activ

e  5  Fren

ch  Polynesia    

?  No  

Activ

e  6  Japan    

200  

Yes  

Activ

e  7  Ph

ilipp

ines  

25  

Yes  

Activ

e  Europe

 Martha  Jean  

Baker  

Heidi  M

einzolt  

8  Albania  

13  

Yes  

Activ

e  9  De

nmark  

114  

Yes  

Activ

e  10  Finland

 35

 Yes  

Activ

e  11  France  

40  

Yes  

Activ

e  12  Germany    

60  

Yes  

Activ

e  13  Italy  

20-­‐25  

Yes  

Activ

e  14  Nethe

rland

s  91

 Yes  

Activ

e  15  Norway    

380  

Yes  

Activ

e  16  Spain  

36  

Yes  

Activ

e  17  Swed

en  

768  

Yes  

Activ

e  18  Switzerland

   30

 Yes  

Activ

e  19  United  Kingdo

m  

237  

Yes  

Activ

e  

Middle  East  

Madeleine

 Rees  

Nou

ha  Gho

sn  

20  Leb

anon

 ?  

No  

Activ

e  21  Palestin

e  20

 Yes  

Activ

e  The  

Americas  

Adilia  Caravaca  

?  22  Argen

tina  

?  No  

Activ

e  23

 Bolivia  

15  

Yes  

Activ

e  24

 Canada    

?  No  

Activ

e  25

 Chile    

?  No  

Activ

e  26

 Colom

bia  

5  Yes  

Activ

e  27

 Costa  Rica  

20  

Yes  

Activ

e  28

 Mexico  

12  

Yes  

Activ

e  29

 United  States  of  A

merica  

1400

 Yes  

Activ

e  South  Asia  

Kerstin

 Grebäck  

?  30

 India  

208  

Yes  

Activ

e  31

 Nep

al  

10  

Yes  

Activ

e  32

 Pakistan  

?  No  

Activ

e     The  following  sections  have  to  determine  if  they  want  to  be

 active  WILPF  se

ctions,  con

sidering  all  of  the

 respon

sibility  th

at  entails,  before  the  

31st  Decem

ber  2

013.    

 1.

Sierra  Leo

ne  –  negotiatio

ns  are  ongoing.    

2. Ru

ssian  Fede

ratio

n  ne

gotia

tions  are  ongoing.    

3. Argentina  –  ne

gotia

tions  are  ongoing.    

4. Ch

ile  –  negotiatio

ns  are  ongoing.    

 

   

Women’s International League for Peace and Freedom Ligue Internationale de Femmes pour la Paix et la Liberté Liga Internacional de Mujeres por la Paz y la Libertad Consultative Status with UN ECOSOC, UNCTAD and UNESCO; Special Consultative Relations with FAO, ILO, and UNICEF.

Investment  Ethics  Policy  Valid  from  18th  July  2013  

 

WILPF  Funds  are  to  be  invested  to  achieve  WILPF  goals,  as  well  as  to  forward  WILPF’s  ability  to  be  a  

financially  responsible  corporate  world  citizen.  

 

Hence,  all  funds  will  be  invested  in  activities  that  accord  with  WILPF’s  purpose.  WILPF  does  not  invest  

in  organizations  whose  practices  conflict  with  its  international  goals  or  those  of  its  subunits  or  

committees.    This  includes  entities  whose  revenues  are  derived  from  the  production  of  weapons  or  

nuclear  power  plants,  or  substantially  derived  from  the  production  of  military  goods  and  services,  

tobacco,  alcohol,  bottled  water,  chemical  products,  mineral  extraction,  petroleum  extraction  and  

production,  or  other  products  and  services  inconsistent  with  WILPF’s  purpose.  This  also  includes  

entities  that  are  currently  or  have  been  recently  associated  with  human  rights  abuses,  unfair  labor  

practices,  apartheid,  environmental  abuses,  discrimination,  or  violence.  WILPF  reserves  the  right  to  

screen  all  potential  investment  opportunities  and  financial  institutions,  and  to  decline  involvement  

with  any  that  would  damage  its  reputation  or  its  ability  to  function  as  a  strong  advocate  for  social  

justice.  

 

The  Secretary  General,  International  Treasurer  and  Geneva  Office  Manager  shall  have  online  access  to  

view  all  WILPF  deposit  and  investment  accounts.  Investments  will  be  monitored  regularly  with  

downloadable  reports  shared  quarterly  with  the  Investment  Subcommittee,  which  will  report  on  the  

portfolio  to  the  SFC  semi-­‐annually.  The  Standing  Finance  Committee  will  prepare  an  investment  

report  annually  for  the  International  Board.