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REPUBLICA BOLIVARIANA DE VENEZUELAMINISTERIO DEL PODER POPULAR PARA LA EDUCACION
UNIVERSITARIAUNIVERSIDAD DR. JOSE GREGORIO HERNANDEZFACULTAD DE INGENIERIA ESCUELA DE SISTEMA
CATEDRA: SISTEMA DE INFORMACION III
SISTEMA PARA EL CONTROL DE ENTRADA Y SALIDA EN LA EMPRESA ZULIA MAYOR, C.A.
Realizado por:Luis Reyes
Ender OcandoSección: 01
Profesor:Giovanni Esposito
MARACAIBO, JULIO DEL 2014
Esquema
Introducción
1) Definición y Objetivos del Sistema1.1) Definición del sistema1.2) Objetivos
General Específicos
2) Análisis de los requerimientos2.1) Estudio de Factibilidad
Técnica Operativa Económica
2.2) Preparación de equipo de trabajo Equipos de implementación Identificación de Usuarios
- Seguimiento- Preparación
3) Plan de Trabajo3.1) Descripción de actividades, responsables y recursos3.2) Carta de GHANT3.3) Ruta Crítica4) Instalación del Sistema4.1) Prueba5) Mantenimiento y Actualización 6) Documentación 6.1) Manual de Sistema6.2) Manual de Usuario7) Análisis de Aceptación
1) Definición y Objetivos del Sistema
Para la implantación del nuevo sistema de información automatizado, se realizo
una entrevista que indicaba la necesidad de diseñar un nuevo sistema de
información que permitiera el registro y control de entrada y salida de los
empleados. Seguidamente de un estudio preliminar de las necesidades,
requerimientos y de las actividades realizadas, se pudieron determinar las
fallas que en esta se presentan, y que traen consigo como consecuencia la
pérdida de información y de tiempo, ya que todos los procesos realizados no
son los adecuados para reflejar la información que allí se maneja.
Una vez estudiado el alcance y los condicionantes de la implantación, se
decide si ésta se puede llevar a cabo. Será preciso establecer, en su caso, la
estrategia que se concretará de forma definitiva en el plan de implantación.
Se constituye el equipo de implantación, determinando los recursos humanos
necesarios para la propia instalación del sistema, obteniendo el personal
(analistas de sistemas, desarrollador de código (programador) y administrador
general de la organización) para las pruebas de implantación y aceptación, y
para la preparación del mantenimiento. Se identifican, para cada uno de ellos,
sus perfiles y niveles de responsabilidad.
1.1) Definición del sistema
El desarrollo del sistema de control de acceso busca automatizar los
requerimientos que la empresa exige al momento de que sus empleados
ingresen a su jornada laboral, la misma va orientada a un sistema dinámico y
de fácil acceso para el manejo de sus datos para cualquier proceso
administrativo o gerencial, ya se Nomina, Pago de Alimentación, Bonos de
Asistencia, entres otros.
.
1.2) Objetivos
General
Desarrollar sistema para el control de entrada y salida en la empresa
Zulia mayor. C.A
Específicos
Diagnosticar métodos para el control de entrada y salida en la empresa
Zulia mayor. C.A.
Determinar los requerimientos para el control de entrada y salida en la
empresa Zulia mayor. C.A
Analizar el alcance que tendrá el sistema para el control de entrada y
salida en la empresa Zulia mayor. C.A
2) Análisis de los requerimientos
2.1) Estudio de Factibilidad
Técnica
Se puede decir que este cuenta con un equipo en el cual se pondrá a
prueba el nuevo sistema por lo menos en un lapso comprendido entre unas tres
semanas para así detectar cualquier tipo de fallas que el mismo presenta.
También se consideran que la organización debe tener el personal que posee
la experiencia técnica requerida para diseñar, implementar, operar y mantener
el sistema propuesto. Si el personal no tiene esta experiencia, puede
entrenársele o pueden emplearse nuevos o consultores que la tengan.
Requerimientos EspecificacionesSistema Operativo y
Sistema de Desarrollo
S.O Windows 7 o Windows 8,
Visual Studio (2012) - Java
Equipos para el soporte y
prueba del sistema.
Computador P4 (Requerimiento Mínimo) RAM
2Gb, Disco Duro 160, Procesador de 2.0 GHz
Operativa
Este sistema automatizado será manejado por la misma encargada de
supervisar y llevar el control de la entrada y salida de los empleados y procesar
la información del sistema, el cual afirma estar de acuerdo con el cambio hacia
este sistema tecnológico propuesto. El mismo recibirá la previa capacitación
para la adecuada utilización del sistema. Obteniendo resultado plenamente
satisfactorios a cero resistencia al cambio, ya que la automatización de entrada
y salida del personal llevara a tomar buenas decisiones gerenciales y
administrativas.
Económica
Factibilidad Si NoCosto de investigación de sistema, software
y operación del sistema X
Costo de Hardware, Mano de obra,
mantenimiento y reparación del sistema. X
Una vez realizado el previo estudio se pudo estipular que este sistema
será factible económicamente; ya que dicha empresa cuenta
actualmente con los equipos necesarios para la aplicación del mismo.
Pues este cubrirá todos los gastos durante el desarrollo e implantación
del sistema; cubriéndolos gasto de la investigación de sistemas, los
costos de hardware y software, los costos de operación del sistema para
su vida útil esperada, y los costos de mano de obra, material, energía,
reparaciones y mantenimiento.
2.2) Preparación de equipo de trabajo
Equipos de implementación
Con el desarrollo del sistema se busca automatizar el proceso de control
de asistencia dentro de la empresa; teniendo un mejor manejo y
disponibilidad de los datos de acceso de los empleados, el cual puede
obtener de forma rápida, precisa, fácil y sencilla la información necesaria
para procesarla y tomar decisiones administrativas y gerenciales.
Por este motivo para llevar a cabo una buena implementación del
sistema desarrollado se requiere contar con el apoyo de todos los
departamentos que están directa o indirectamente involucrado dentro de
la empresa.
Identificación de Usuarios
Dentro del manejo del sistema de control de entrada y salida de
empleados se pudo verificar dos tipos usuarios:
• Los Empleados (Usuarios Directos): Utilizaran el sistema de
control diariamente para guardar los registros de fechas y horas de
entrada y salida de la jornada laboral.
• El gerente y personal de RRHH (Usuarios Indirectos): Manejaran
los registros mensual que el sistema genere para la toma de decisiones
administrativas, verificando la entrada y salida de los empleados.
- Preparación y Seguimiento
Durante el desarrollo del sistema el equipo seleccionado para la
implantación del mismo se le sometió a una serie de charlas y talleres
para identificar cuáles son las necesidades que debe cubrir dicho
sistema, así como cuáles podrían ser los otros módulos que a futuro
puedan incorporarse.
El personal que va a manipular el sistema se le ha dado entrenamiento
previo a través de charlas y entrevistas dinámicas sobre el uso del
sistema además de la explicación de cuáles pueden ser los posibles
problemas o errores que le pueden ocurrir, incluyendo en la distribución
del manual de usuario y administrador, el funcionamiento del sistema
como apoyo al manejo, y si no está a su alcance como resolverlo en
acuerdo con el analista de sistemas, a quien deben solicitar su apoyo
tecnológico.
Esta jornada de entrenamiento y preparación se inicia desde el mismo
momento cuando la institución o organización decide implantar un
sistema ya sea desarrollado en la misma institución o sea adquirido.
Pues este equipo forma parte de los miembros conjuntamente con
algunas opiniones de empleados y gerente de la empresa que serán
beneficiados con el uso de la aplicación; cuales son los datos requeridos
para el funcionamiento del sistema así cuales serán los posibles
reportes o informes que debe emitir el sistema.
Por esta y otras razones es importante que este equipo esté bien claro
cuál es su rol dentro de la implantación del sistema; pues ellos deberán
motivar y hacer ver cuáles son los beneficios que la organización;
precisamente los analistas de sistemas, los diseñadores y personal
administrativo van a obtener al poner en funcionamiento dicho sistema.
3) Plan de Trabajo
3.1) Descripción de actividades, tareas, responsables y recursos
Se ha diseñado un plan de trabajo; que abarca desde su inicio (diseño y
elaboración del sistema) hasta el momento cuando es puesto en
funcionamiento, que garantice el éxito de la puesta en marcha de dicho
sistema, tomando en cuenta lo siguiente:
La documentación requerida para la elaboración y desarrollo del sistema de
control de acceso, fue suministrada por parte del gerente, donde se le realizó
una entrevista estructurada, obteniendo reportes de la inestabilidad que le
proporciona el proceso de asistencia de los empleados en la toma de
decisiones administrativas y gerenciales, por lo tanto en la investigación de
campo se pudo observar que en el sistema actual del procesos de entrada y
salida del personal no son desarrollados de la manera adecuada.
La entrevista realizada conto con una serie de preguntas, las cuales son:
a) ¿De qué manera se lleva el control de asistencia de los empleados de la
empresa?
b) ¿El manejo de la información de asistencia actualmente responde las
necesidades de la empresa?
c) ¿Cuenta con alguna propuesta para desarrollar un sistema que gestione
el proceso de asistencia?
d) ¿Que busca en un sistema de control de entrada y salida de empleados?
Una vez analizada la información, se obtiene el cálculo del esfuerzo y los
recursos necesarios para llevar a cabo con éxito la implantación. Dicho plan
debe contemplar todas las tareas relacionadas con:
• La formación necesaria para la implantación, tanto a usuarios
finales como al equipo que se encarga de realizar las pruebas de
implantación y aceptación del sistema.
• La preparación de la infraestructura necesaria para la
incorporación del sistema al entorno de operación.
• La instalación de todos los componentes y procedimientos
manuales y automáticos asociados a cada sistema de información
implicado en la implantación.
• La ejecución de los procedimientos de carga inicial y migración de
datos, si se determinó su necesidad.
• La realización de las pruebas de implantación y aceptación del
sistema.
• La formalización del plan de mantenimiento.
Para la implantación del “Sistema de información se establece como los
miembros del equipo de implantación al siguiente personal:
• Presidente de la Empresa de Zulia Mayor C.A (Departamento de
administración).
• Gerente de la Empresa de Zulia Mayor C.A (Departamento de
RRHH).
• Analista de sistemas de la Empresa de Zulia Mayor C.A
Luego de seleccionar el personal se escoge un jefe del equipo de
trabajo el cual estará en la capacidad de planificar cual será el trabajo
que realice cada uno de sus miembros en determinado momento así
como su responsabilidad dentro del proyecto de implantación.
3.2) Carta de GHANT
2014
No. Actividad Junio Julio Agosto Septiembre
1 Definición del sistema a implementar
2 Conformación del equipo de Implementación
3 Capacitación del equipo de implementación
4Análisis de los
requerimientos para la implantación
5Configuración e
instalación del Sistema de Información
6 Capacitación de usuarios directos al sistema
7 Realización de pruebas de implementación
8 Aceptación del sistema de información
3.3) Ruta Crítica
4) Instalación del Sistema
1 2 3 4 5 7 8 9
6
A B C D E
F F’
G H
Nº Actividades Predecesor
Semanas Días
1Definición de sistema de
implementación
A 1 7
2Conformación del equipo de implantación
B A 1 7
3Capacitación del equipo de implementació
n
C B 2 14
4Análisis de
requerimientos para la
implementación
D C 2 14
5Configuración e instalación
del Sistema de Información
E D 4 28
6Capacitación de usuarios directos al
sistema
F C 3 21
7Realización de
pruebas de implementació
n
G E, F 2 14
8Aceptación del
sistema de información
H G 1 7
Para la instalación se estableció colocar la estación de trabajo, en el departamento de administración y RRHH, que le permitiera al gerente y analista de la empresa estar cómodo y tener acceso a los datos que el sistema almacenara y controlara mediante sus procesos, donde los empleados cada vez que ingresen y se retiren de su jornada laboral este Registre sus datos y horas de entrada y salida.
Además se exigió las condiciones tecnológicas más apropiadas para el buen funcionamiento del sistema tanto desde el punto de vista de software (sistema operativo Windows Seven u 8); así como hardware (Computador P4 (Requerimiento Mínimo) RAM 2Gb, Disco Duro 160, Procesador de 2.0 GHz).
En este sistema el administrador u operador (usuario indirecto) conjuntamente con el soporte técnico deben realizar el llenado de tablas y bases de datos esenciales para el funcionamiento del sistema tales como, tabla de composición de los diferentes datos de cada empleado, y se han establecido los diferentes usuarios y niveles de acceso de los mismos en el servidor XAMPP.
4.1) Prueba
Esta fase consiste en establecer los parámetros necesarios para considerar que el sistema está en perfecta condiciones, así como seleccionar los miembros del equipo de implantación que llevaran a cabo esta acción.Para ello se debe establecer formatos de registro de cada una de las fases tanto del entorno como la operatividad del mismo.Estos miembros deben ser los más expertos en la materia del uso y funcionamiento del sistema, pues ellos serán los responsables al momento de la instalación tanto la estación como el usuario finales estén acorde a las necesidades o requerimientos del sistema.5) Mantenimiento y Actualización Luego de estar conforme con los resultados obtenidos durante las pruebas se establece cual va a ser el proceso de mantenimiento o soporte al sistema para ello el personal que esté involucrado debe estar familiarizado con el sistema y bien entrenado; se establece las normativas y los canales a seguir, dado que en determinado momento el usuario final presente alguna dificultad con el sistema o que la institución requiera una modificación del mismo.
Todo este proceso de servicios tiene que estar establecido dejando en claro los tipos de servicios y quien los ejecutara, el mismo debe estar orientado a la adaptación del sistema organizacional sin posibles modificaciones que no estén en el acuerdo establecido. El mantenimiento de las bases de datos y del sistema como tal estará dirigido por el analista del sistema el cual ejecutara los Servicios necesarios para la optimizar el sistema de acceso, por otro lado el proceso de actualización de datos dentro del sistema se llevara a cabo por los usuarios indirectos ( Gerente de RRHH y Departamento de Administración)
6) Documentación
Dentro de la implementación la documentación sugerida en cada paso realizado nos identificamos con cada documento elaborado y trabajado para la buena decisión que se tomaría para el desarrollo de este sistema. Junto a esto se realizo una seria de encuestas y entrevistas a los departamentos de RRHH y Administración, a los trabajadores y al gerente de la empresa para coordinar y gestionar la idea de manera eficaz y sin problema junto esto se consolidaron los requerimientos necesarios para dicha implementación usando un formato de estudio de Factibilidad y Vialidad dentro del entorno laboral, observando de esta manera que se uso el cronograma de trabajo adecuado para elaborar dicho sistema.
Por otro lado la identificación de usuario nos basamos en la entrevista realizada la cual nos permitió incluir dentro del sistema los diferentes departamentos que interactuaran el sistema desarrollado. La presentación del plan de trabajo se bajo en los diferentes actividades realizada durante la implementación basada en proyecciones que iban a tener en dicha empresa aplicado de esta manera la ruta critica y la carta de ghant.
6.1) Manual de Sistema
Está basado en el manejo e instalación del sistema como tal dentro del entorno laboral, a continuación se presenta los pasos a seguir:
Modulo de instalación
Instalación de herramientasNetBeans ID 7.3
Su última versión netbeans 7.3, ofrece también entornos de desarrollo PHP y C++, entre otros. (Aunque para estos utilizo otros entornos que más adelante presentaré). Primero empecemos con la instalación. Para empezar debemos tener instalado el JDK una vez instalado, abrimos el archivo netbeans-7.3-windows.exe
Pasos:
1) Esperamos a que cargue, y nos muestra una pantalla con los componentes que se instalarán
2) Si quieres modificaros da click en costumize, aparecerá una pantalla donde podrás seleccionar cada componente a instalar en mi caso los dejare todos activos
3) Una vez condiciones, elige la opción, y da click en next seleccionados los componentes da click en ok, y luego next, aparecerá una pantalla de términos y.
4) una vez seleccionados los componentes da click en ok, y luego next, aparecerá una pantalla de términos y condiciones, elige la opción, y da click en next.
5) Si elegiste todos los paquetes de instalación, te saldrá un pantalla para aceptar los terminos y condiciones del Junit. seleccion aceptar y da click en next.
6) Aparecerá una pantalla donde te pide que indiques la ruta del JDK, el instalador la detecta automáticamente. en caso de que no sea así, la ubicación del JDK generalmente es C:\Archivos de programa\Java\jdk1.6.0_37 (la versión que tengas), luego damos click en next.
7) En el caso que hayas elegido instalar el glassfish, mostrara un pantalla para especificar la ubicación de este, damos next.
8) Finalmente mostrara una ventana de resumen, de instalación, si quieres comprobar actualizaciones, seleccion el checkbox, en mi caso lo dejo sin seleccionar, y damos click en install
9) Iniciara el proceso de instalación, mostrando una barra de progreso, tardara dependiendo de la cantidad de paquetes que hayas elegido.
10) Si elegiste instalar JUnit al finalizar la barra de progreso, aparecerá otra mostrando el progreso de instalación de esta librería.
11) Una vez terminada nos muestra una pantalla indicando que la instalación fue satisfactoria, el checkbox de abajo indica si quieres contribuir con netbeans enviando datos de tu uso, puedes elegirla o no, y finalmente damos click en finish.
12) Nuestro entorno ya está instalado, vamos a la lista de programas, o al escritorio, y ejecutamos Netbeans IDE 7.3.
13) Una vez carguen todos los paquetes tendremos nuestra ventana de inicio.
XAMPP
1) Seleccionamos el Idioma (En este caso English), pulsamos OK
2) Ventana de instalación que se mostrara luego de la selección del idioma. XAMPP nos da la bienvenida, pulsamos NEXT
3) Indicamos la ruta donde se quiere instalar.
4) Seleccionamos los servicios con que deseamos trabajar y pulsamos instalar
5) Comienza la instalación de los ficheros
6) Finaliza la instalación de los servicios, mostrándonos una ventana de finalizado.
7) Nos muestra el Panel de Control con los servicios ejecutados
8) Para ello, abrimos nuestro navegador y escribimos la siguiente dirección: http://localhost
9) Servidor Web donde se trabajara en función a la gestión de base de datos
Modulo de instalación de aplicación
1) Ventana de inicio de NETBEANS IDE
2) Ingreso al menú, para la ejecución de la aplicación
3) Se busca la aplicación dentro del servidor
4) Se genera un mensaje de error, por falta del Conector MySQL pulsamos resolver problems
5) Nos mostrar una ventana donde nos indicara la el error que presentamos, pulsamos resolver, esta opción nos llevara al disco local donde se encuentra el NETBEANS IDE instalado ingresamos a dicha carpeta nos ubicamos en la carpeta ide > module > ext para ubicar el mysql-conector-java
6) Luego de seleccionar el mysql conector java, observaremos la ventana de inicio con la aplicación lista para ser cargada
7) Ejecución del XAMPP y la activación de servicios
8) Entramos al servidor web
9) Nos ubicamos en Base de datos, buscamos nuestra base de datos (En este caso APLICACIÓN)
10) Y se observa la estructura de los datos dentro de la base de dato con que se va a trabajar
6.2) Manual de Usuario
Para este caso los trabajadores De la empresa interactuaran dentro de estas ventas que les permitirá registrar, controlar y manejar la información necesaria. Muestras de las ventanas que se presentan en el sistema:
Las ventanas presentadas a continuación serán utilizadas por el usuario administrativo de la empresa
En esta primera ventana el administrador pondrá su usuario y su contraseña para el inicio del sistema.
Una vez ingresado al sistema el administrador del sistema podrá ingresar nuevos empleados así como también modificar los existentes en caso de ser necesario.
Colocando su nombre de usuario y contraseña correspondiente para ingresar al sistema, el administrador podrá ingresar al sistema.
Una vez ingresado al sistema el administrador colocara los diferentes datos del empleado como el nombre, apellido, edad, sexo, cedula de identidad, el cargo que este va a tener, la ciudad donde vive, teléfono y su email. Después de llenar todos estos campos hacemos click en la opción de guardar para registrar al empleado
Nota: En esta misma ventana se pueden modificar los campos una vez que el empleado este registrado en caso de ser necesario.
En la ventana de chequeo el administrador podrá visualizar cuantas veces al mes un empleado se “chequeo”. Esto quiere decir que puede ver cuántas veces asistió el empleado al trabajo. Simplemente colocando en las casillas de “condición” las fechas correspondientes.
Esta ventana ayudará al administrador a sacar la nomina de cada trabajador en el momento que corresponda ya que la misma mostrara las horas trabajadas de cada empleado.
Esta última ventana es la utilizada por el usuario final o el empleado, después de registrarse al momento de entrar pueden ver:
1. Su código 2. Su nombre y apellido3. La fecha y hora de su registro4. Su status
NOTA: Al momento de la salida del empleado se mostrara lo mismo solo que con la hora diferente
7) Análisis de Aceptación
En este sistema está desarrollado dentro de la misma organización y los miembros del equipo de implantación son los mismos directores y operadores del mismo no requiere de una fase de presentación y aprobación del sistema; pero si fuera necesario el equipo de implantación debería tomar el protocolo de la presentación de la operatividad del sistema a si como su entrega formar de manuales y soporte que acredite que se han cumplidos todas las fases de la implementación a los miembros directivo de la organización.