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Académie d’Aix-Marseille La politique éducative et culturelle Mai 2015 de l’académie d’Aix-Marseille Isabelle TOURTET Livret de coordination FCA 2015-2016

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festival choral académique livret de coordination saison 2015-2016


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Calendrier annuel / les échéances Mai juin 2015

Réservation de la salle de spectacle 2016 / mai - juin 2015 Préparation du stage « festival choral académique » / 20 juin 2015 Envoi du dossier FCA 2015 par mail à [email protected] / 20 juin 2015

Septembre octobre 2015

Coordination du stage « préparation au festival choral académique » / établissement d’accueil Contacts partenaires

Novembre décembre 2015

Renseignements pour la programmation académique / 1er décembre 2015 Renseignements « salle, billetterie, invitations » / 1er décembre 2015

Janvier février 2016 Contact salle de spectacle / fiche technique Réservation de matériel (Union EMC + Régie Culturelle + devis location) / 14 février 2016

Mars avril 2016

Renseignements intervenants professionnels / 10 mars 2016

Mai juin 2016

Retour de billetterie et SACEM / juste après le concert Dossier de presse du festival 2013 / 25 juin 2016

Calendrier - Echéances

mailto:[email protected]


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Mai - juin 2015

Réservation salle de spectacle ........................................................................................................... p.4 Préparation du stage «Festival Choral Académique » ........................................................................ p.4 Dossier du FCA .................................................................................................................................. p.11 - 14 Octobre 2015

Réunion coordonnateurs et responsables artistiques .......................................................................... p.5 Budget définitif ..................................................................................................................................... p.5 Contact musiciens, intervenants .......................................................................................................... p.6 Décembre 2015 Renseignements plaquette académique.............................................................................................. p.7 Renseignements salle, billetterie, invitations ...................................................................................... p.8 Janvier - février 2016 Contact salle ........................................................................................................................................ p.9 Réservation et location de matériel ..................................................................................................... p.10

Mars - avril 2016 Fiche de renseignements / intervenants professionnels ...................................................................... p.15 Billetterie, invitations, SACEM ............................................................................................................. p.16

Mai - juin 2016 Derniers préparatifs / communication .................................................................................................. p.17

Documents complémentaires

Convention intervenant- association chorale ....................................................................................... p.18 Courrier engagement musicien ............................................................................................................ p.19

Contact régisseur / cahier des charges ............................................................................................... p.21 Contacts coordonnateurs..................................................................................................................... p.22-23 Références associations...................................................................................................................... p.24 Droit à l’image ...................................................................................................................................... p.25-26 Responsabilités / sécurité ................................................................................................................... p.27 Recommandations ............................................................................................................................................. p.28

Sommaire


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Réservation salle de spectacle

La réservation des salles de spectacle doit être envisagée au mois de Mai ou Juin de l’année précédente, au moment où les salles bouclent leur programmation.

Les stratégies sont différentes selon les lieux et habitudes.

Stage « préparation festival choral académique » Ils se dérouleront sur 2 jours :

Deux jours en octobre pour un travail du répertoire préalablement déchiffré par les enseignants et rencontre avec les partenaires du projet (cet aspect est à organiser au sein de chaque groupe). Merci de bien vouloir faire parvenir par mail, pour le 20 juin 2015

- la liste des collègues qui participeront au stage en précisant le nom de leur établissement et la ville.

- le calendrier du stage (à partir du 10 octobre). 5 semaines de délai sont nécessaires entre la remise du dossier élaboré à la DAAC (au plus tôt le 1er septembre) et la date du stage.

- le lieu du stage (après accord du chef de l’établissement que vous sollicitez) - le nom du responsable artistique, la ville et le nom de son établissement ou adresse si intervenant

extérieur à l’Education Nationale.

Un stage n'étant accordé qu'avec 20 stagiaires minimum, il faut envisager pour les petits groupes des stages parallèles sur un même lieu (dans ce cas l’organisation est prise en charge par la DAAC).

Spectacle « Les enfants du levant », Rousset FCA 2014

Livret de coordination FCA 2016


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Elaboration des budgets définitifs Les budgets des projets FCA 2016 seront finalisés en décembre 2015, (par RV, contact tél et mail)




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Contact intervenants musiciens, techniciens, metteurs en scène… Pour vous aider dans vos recherches, vous trouverez sur le site Musique www.musique.ac-aix-marseille.fr vous trouverez la liste de partenaires ayant déjà travaillé avec le festival choral académique. Pour une sérénité dans l’organisation du projet, la recherche et les contacts avec les intervenants professionnels sont à entreprendre dès le début de l’année scolaire. Il n’est pas dans les moyens actuels du Festival Choral Académique de pouvoir assurer financièrement la collaboration de plusieurs artistes professionnels (metteur en scène + directeur artistique ou vidéaste…) dans un même projet. Même si leurs interventions ont été prévues dans le budget prévisionnel ne vous engagez pas avec les partenaires avant de disposer de votre budget définitif (décembre 2014). Il est important de préciser aux intervenants que leur rémunération sera effectuée tardivement après service fait (courant été 2015) Aucun intervenant ne doit entamer un travail sans déclaration, convention ou autre contrat signé par l’association organisatrice. Le coordonnateur présente par écrit à l’intervenant un cahier des charges précis comprenant :

- le descriptif de leur action - les lieux, dates et horaires des interventions - le coût horaire en net et TTC - les modalités de rémunération prise en charge par l’association organisatrice.

(Cf pour les musiciens courrier en page 18-19)

Les renseignements nécessaires à l’engagement des intervenants professionnels et intervenants sont à retourner pour le 10 mars 2016 (Cf page 14) Quelques points importants :

Les repas des musiciens sont pris en charge financièrement par l’association organisatrice le soir du concert (15€ / concert et contre facture). Il est vivement recommandé au coordonnateur de réserver un restaurant ou des repas livrés par un traiteur pour l’ensemble des musiciens et de transmettre la facture globale à l’association organisatrice.

Les professeurs musiciens qui accompagnent les concerts sont à signaler dans les meilleurs délais à la DAAC. Leur rémunération (en HSE) est équivalente à celle des professionnels lorsqu’ils n’accompagnent pas le concert de leurs élèves et s’ils ne sollicitent pas d’ordre de mission. Les

conditions de prestations sont donc les mêmes (exactitude et présence aux répétitions prises hors de leur temps de travail habituel).

L’absence de musiciens (professionnels ou professeurs) pendant une répétition ou toute suppression de répétition doivent être clairement annoncées par le coordonnateur du projet, dans les meilleurs

délais, à la DAAC et à l’association opératrice du concert. Attention les metteurs en scène qui ont en charge un atelier complémentaire du Festival Choral

Académique ne seront pas, dans le cadre du même projet, rémunérés le jour du spectacle.

Dans le cas où un intervenant ne bénéficie pas d’un atelier artistique complémentaire au FCA, une convention peut être établie entre l’association chorale départementale ou académique et l’association support de l’intervenant. Le coût de référence DRAC est de 42€ TTC / heure effective avec les élèves. Cette convention devra être établie et signée avant la 1ère participation de l’intervenant. (cf page 17)


http://www.musique.ac-aix-marseille.fr/

http://www.musique.ac-aix-marseille.fr/


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Renseignements programme académique Merci de bien vouloir retourner à la DAAC les renseignements ci-dessous en vue de la plaquette académique ou autre document de communication avant le 1er décembre 2015

Titre / compositeur Lieu spectacle / Date / Horaire Collèges + nom de l’enseignant Nombre de choristes Direction artistique Coordination Mise en scène / chorégraphie / lumières / vidéo



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Renseignements salle (cf chapitre responsabilités / sécurité)

Fiche à co- envoyer par mail à la DAAC et à l’association organisatrice du concert / retour 1er décembre 2015

Secteur de : …………………………………………………………………………………………… Nom du coordonnateur : ………………………………………………………………………………… Nom du responsable artistique : ………………………………………………………………………….

Quel organisme est chargé de la sécurité (pompiers, société …) ? :

Dates(s) du ou des spectacles

Horaires de la répétition et du spectacle

1er spectacle

2° spectacle 3° spectacle

Lieu du spectacle (ville / nom de la salle)

Capacité de la salle (jauge pour le public)

Evaluation du nombre de spectateurs attendus (invités compris)

Capacité de la scène

Nombre d’enfants attendus sur la scène

Nombre des musiciens

Les musiciens seront- ils sur la scène ? autre endroit ? Dans le cas où ils seront sur la scène, y aura t il assez de place pour eux et les enfants ?

Billetterie (cf La billetterie / invitations p15)

Prévoir une personne responsable de la caisse qui fera le bilan des ventes le jour du concert (comptera la caisse et les billets vendus, dons pour les programmes). Nom, prénom :

1er spectacle (noms et qualité) - …………………………………………………………. - …………………………………………………………. - ………………………………………………………….

2° spectacle (noms et qualité) - …………………………………………………………. - …………………………………………………………. - ………………………………………………………….

3° spectacle (noms et qualité) - …………………………………………………………. - …………………………………………………………. - ………………………………………………………….

1er spectacle 2° spectacle 3° spectacle

Nombre de billets à prévoir

Y aurait-il une pré vente ?



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Contact salle - Coordonnateur (avec le régisseur dans certains cas définis en

concertation) Dossier à traiter au mois de Janvier- Février. Pour profiter au mieux des possibilités techniques qu’offre la salle de spectacle dans laquelle votre projet va être présenté, il est indispensable de rencontrer le directeur mais aussi un responsable technique. Voici quelques points à aborder pour la mise en place du spectacle. Il est vivement recommandé de laisser à la salle un document écrit et de conserver un double. Il est vivement recommandé d’établir un état des lieux de la salle en présence d’un responsable de salle. Conditions de prêt ou de location de salle :

- Convention à établir avec l’association support opératrice (Cf références/ associations support) - Capacités de scène et de la jauge « Public » à respecter. - Personnel à disposition (technique, accueil, billetterie, personnel à prévoir) - Attestation d’assurance à fournir. - Sécurité à prévoir. Matériel

- Piano : moment de livraison et d’accord. - Pupitres (direction et musiciens)…. Eclairés. - Chaises, estrade de direction. - Praticables : livraison, moment de montage. - Plan de lumière* à fournir et date de remise de ce document. - Matériel éventuel de projection. - Sonorisation* du chœur, des solistes, des acteurs. - Micro mobile de présentation. - Utilisation éventuelle d’une chaîne Hi-Fi. Déroulement de la journée du spectacle.

- Prévoir tous les va et viens des élèves depuis l’arrivée. - Stockage des sacs. - La pause en cours de répétition. - L’utilisation des toilettes. - L’utilisation des loges : par qui, leur fermeture. - L’abri pour le pique-nique si nécessaire. - Les parents à retrouver à la fin du spectacle. - Fournir le nombre exact de participants y compris le nombre d’adultes qui encadre la journée.

*Matériel :

Ne pas hésiter à demander toutes les sonorisations qui peuvent être nécessaires. Mieux vaut prévoir ! Établir une fiche lumière : (Même si vous n’avez pas de metteur en scène). Sur votre fiche lumière précisez l’ambiance de lumière que vous désirez pour chaque morceau et moment théâtral (pleins feux, ambiance orange, bleuté…ambiance intime, lumières rythmées…)



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Réservation et location de matériel – Fiche technique Régie Culturelle – Union EMC – Prestataires de service A renvoyer au régisseur du FCA (cf contact régisseur) pour le 14 Février 2016 au plus tard, La fiche technique ci-dessous qui précise le matériel sollicité :

- à la Régie Culturelle (voir catalogue sur le site http://www.laregie-paca.com) - à l’Union EMC. - à des prestataires de services : locations ou achats éventuels + services

spécifiques (accords de piano, transport de matériel…)

(Prévoir une ligne par lieu ou projet)

(1) La Régie Culturelle Régionale Les réservations à la régie culturelle s’effectuent par une demande unique du régisseur et s’inscrit dans le cadre d'une convention Union EMC- Régie Culturelle. Pour préparer votre réservation, consultez le catalogue de la régie sur le site : http://www.laregie-paca.com/. Le matériel est à retirer à la Régie Culturelle : le régisseur est l’unique interlocuteur.

La livraison des pianos est assurée par 1 seule personne de la Régie : 4 personnes doivent être disponibles pour réceptionner l'instrument. L'accord est à prévoir.

Les praticables ne sont pas livrés. Il faut donc prévoir la location d'un transport et la budgétisation de 2 manutentionnaires pour la livraison et montage. Demander des Pacs Samia à poignées.

Pour les pupitres musiciens demander des pupitres avec lumière. Attention :

La terminologie du matériel technique est très précise, vérifier l’appellation exacte du matériel souhaité avec le Régisseur

Le matériel sollicité n’est pas toujours disponible, vérifier votre fiche - retour de réservation et prévoir par ailleurs le matériel manquant.

(2) L’Union EMC L’Union EMC dispose d’un piano numérique, de 4 micros cravates ou oreillettes et d’un appareil photo numérique. Enceintes 30X 40W disponibles auprès d’ACCOrDS 13 Pupitres éclairés disponibles auprès d’ACCOrDS 13

(3) Prestataires de services

Les prestataires de services sont sollicités pour des locations ou achat de matériel, accord de piano, location véhicule…

Le Régisseur demande au prestataire de service un devis établi au nom de l’association organisatrice qui est

envoyé au coordonnateur, à la DAAC et à l’association départementale ou académique organisatrice. L’association en concertation avec la DAAC adressera ensuite un bon de commande au prestataire et en informera le Régisseur et le coordonnateur.

Spectacle/ coordination

Dates et horaires des réservations

Lieu du spectacle Réservation matériel Régie Culturelle (1)

Réservation Matériel Union EMC (2)

Location prestataire de service (3)

Titre : Tél. du coordonnateur


http://www.laregie-paca.com/

http://www.laregie-paca.com/


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Toutes les locations et réservations font l’objet d’un bon de commande émis par l’association départementale ou académique organisatrice. Aucune réservation ne sera prise en compte après la date d’échéance.

Informations pour l’élaboration des projets 2016.

Les projets du FCA 2016 doivent être présentés dans une modalité qui n’est pas encore définie mais avant le 21 septembre 2015. 2 entrées sont proposées :

FCP (Festival Choral établissement participant)

FCS (Festival Choral établissement support). Les conventions relatives à ces 2 cas sont disponibles sur les pages DAAC du site de l’académie. Les projets FCA et conventions sont validés par le CA des établissements.

Le coordonnateur :

s’assure que les enseignants participant au projet ont bien inscrit leur dossier.

il prend en charge la rédaction du projet établissement support.

il élabore le budget prévisionnel de la mise en œuvre du projet, en étroite collaboration avec la DAAC.*

il joint au dossier « établissement support » ou au dossier « atelier artistique » complémentaire éventuel,

un dossier de présentation des partenaires (CV, dossier de presse etc…) indispensable et très important pour l’élaboration des divers dossiers de subventions. Doubler l'envoi du dossier FCA (voir dossier FCA) par un envoi électronique direct. [email protected]

Attention le budget est prévisionnel et sera différent du budget réel confirmé en décembre 2014. Aucune dépense ni engagement ne pourront être pris avant la confirmation du budget définitif. L’association organisatrice en concertation avec la DAAC est l’opérateur des dépenses et des engagements préparés par le coordonnateur. Attention le budget prévisionnel sera décliné en 2 versions différentes :

- budget complet (interne), il sera transmis à la DAAC - budget équilibré entre les recettes « établissements support » et la dépense de la facture

globale de l’association FCA organisatrice.




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Etablissement support : Coordonnateur : Intitulé du projet : Etablissement participants Nom des enseignants concernés Nombre de choristes attendus / chorale

Description de la mise en œuvre du projet /calendrier

Responsable artistique : Programme artistique : œuvre choisie, extraits musicaux, et autres dimensions artistiques envisagées

Articulation, liens prolongements, mise en cohérence avec d’autres dispositifs : nationaux, académiques, événements culturels, actions éducatives, citoyennes… Un des 3 critères obligatoires aux projets FCA 2016 Liens écoles-collèges Liens collèges-LP Etablissements REP + Calendrier et lieu des répétitions et du (ou des) spectacle(s) : Professeurs musiciens : Intervenants partenaires : musiciens, metteur en scène, techniciens…

Merci de développer la présentation de ce projet.

DOSSIER SUPPORT- PROJET FESTIVAL ACADEMIQUE



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Budget établissement support Version DAAC (interne) à envoyer à [email protected]

ATTENTION ! Ci-dessous la version simplifiée à présenter à l’établissement support

Dépenses Recettes

Association organisatrice du FCA (la dénommer) : ….……. € *

*Le montant est égal à 400€ X nombre d’établissements participant Participation financière des établissements participant (400€ X nombre d’établissement) ………..€

DEPENSES

Partenaires culturels (musiciens, récitant, ….) Musiciens ………… Metteur en scène ………… Récitant ………… Autre(s) ………… Location salle ………… Techniciens ………… Sonorisation ………… Éclairage ………… Praticables ………… Location de matériel Piano ………….. SACEM ………… Frais divers Arrangements, création ………… Partition (conducteur) ………… Billetterie / communication ………… Sécurité ………… Assurance ………… Programmes, affiches …………

TOTAL ………….€

RECETTES/AIDES

Collectivités Mairie ……….. Conseil Général ……….. Conseil Régional ……….. Salle ……….. Recettes (billetterie) (13 € X nombre élèves) ……….. Participation financière des établissements participant (400€ X nombre d’établissement)* ………..

TOTAL ……………€

Recettes et dépenses doivent être équilibrées

Dans le cas où l’établissement fait appel à l’association chorale départementale, support du FCA, ce budget est géré par cette association, conformément à la convention jointe au projet.




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Fiche Coûts : seuls les tarifs en net sont communiqués aux partenaires

Prestation Salaire ou

coût des prestations en net

Total à budgétiser (Charges sociales, TVA ou coût

prestataire compris)

Metteur en scène intervention élèves

42€ TTC / heure référence DRAC

Convention

Technicien 1 journée / 150€ net + 100%

Si ACCORDS 13 organisateur : Prévoir (Net + 123%)

Plateau repas (parfois obligatoire dans la convention

avec le théâtre) 15€ / repas

Manutentionnaire 10,98€ / heures + 100%

Si ACCORDS 13 organisateur : Prévoir (Net + 123%)

Responsable artistique

2 répétitions de 3H musicien =

2X 100€ net 2 répétitions de 3H élèves = 2X

100€ net

+ 85%

Responsable artistique 1 générale + concert

184€ net + 85%

Musicien 1 service de répétition = 50€ + 85%

Musicien 1 générale + 1 concert = 114€ + 85%

Repas musicien 1 repas le soir du concert 15€ (contre facture, le ticket de restaurant ne suffit

pas)

Transport piano régie 235€

Accord piano 100€

Location véhicule 20m3 204€ TTC

Location vidéo -projecteur 500€

Assurance 100€ / concert 100€

Communication / billetterie 100€ / concert 100€

Surveillance matériel 15€ / heure

Sécurité ou nettoyage 200 Euros TTC

SACEM 8,8% de la mise œuvre du concert



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Fiche de renseignements intervenants professionnels Les renseignements demandés ci-dessous sont indispensables à leur déclaration et rémunération. Ils doivent être complétés pour chaque intervenant d’une manière très précise. La fiche complète doit être renvoyée à la DAAC pour le 10 Mars 2016

Intitulé du Projet

Nom de l’intervenant (nom de naissance et nom marital)

Prénoms (dans l’ordre de l’état civil)

Sexe

Date de naissance

Lieu de naissance (ville, département, pays)

Nationalité

Adresse

Ville

Code postal

Tél

Mail

Fonction dans le projet (violoniste, percussionniste….)

Statut (fonctionnaire, intermittent, étudiant…)

SI FONCTIONNAIRE Je déclare être, dans mon activité professionnelle principale, fonctionnaire de l’état. Signature :

N°SS + Clé

CRIFF / N° conge spectacle

N° adhérent au GUSO (à solliciter auprès du guso si nécessaire)

Le musicien accepte - t-il la déduction forfaitaire de 20 / 100 pour frais professionnel ?

Dates des répétitions

Dates des concerts



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La Billetterie L’UNION est chargée d’éditer des carnets à souche en 3 volets sur demande des associations départementales. A la vente des billets, donner 2 volets dont l’un sera récupéré à l’entrée dans la salle. La réglementation impose de conserver toutes les souches (pour la recette) et la partie du billet détachée à l’entrée en salle pour comptabiliser le nombre exact des entrées (déclaration SACEM). Pour certains concerts où il y aurait inquiétude par rapport à un éventuel dépassement de la capacité de la salle, il est conseillé d’organiser une prévente des billets (en tenant compte du nombre d’invitations distribuées) afin de ne pas dépasser la jauge. L’entrée des concerts du Festival Choral Académiques est payante. Les tarifs votés en CF de L’Union EMC : Tarif adulte / 5€ Tarif réduit / 3€. (enfant à charge) Les programmes, s’il y en a, sont offerts à l’entrée. Les dons pour le programme sont possibles. Le coordonnateur est le responsable de la billetterie et de la recette : les professeurs établiront un chèque à l’ordre de l’association chorale organisatrice correspondant à la vente des billets effectuée dans leur établissement et qu’ils remettront au coordonnateur avec les carnets à souche (talons et billets non utilisés). Le coordonnateur enverra dans un même envoi l’ensemble des chèques + l’intégralité des souches des carnets distribués dans son secteur dans les 2 jours qui suivent le concert au trésorier de l’association (Cf références/ associations support p.23)

Les invitations / la brochure de programme L’académie d’Aix Marseille fait éditer 200 cartons d’invitation officiels et une brochure de programme envoyés par la DAAC aux partenaires + 1 exemplaire / établissement participant. La DAAC transmet à chaque coordonnateur les réservations de concert éventuelles. Chaque coordonnateur recevra la brochure de programme et l’invitation en version numérique. L’invitation est diffusée avec mesure au niveau local et réservation indispensable auprès du coordonnateur.

SACEM Les déclarations SACEM seront entièrement prises en charge par les associations organisatrices.

Chaque association départementale complète les déclarations ((préalablement téléchargées sur le site de la SACEM) des concerts qu’elles organisent. Puis elles envoient à la SACEM de leur département respectif l’ensemble des déclarations dont elles s’occupent, en y joignant une lettre expliquant à la SACEM que ces déclarations concernent le Festival Choral. C’est-à-dire que les droits seront à payer directement par la FNCS qui enverra par la suite une facture à l’Union EMC qui, elle-même, se fera alors rembourser par chaque association départementale au prorata de son secteur.



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Derniers préparatifs Quelques points généraux

Chaque professeur doit disposer, le jour du concert, de la liste de ces choristes avec appel effectué.

Les professeurs doivent impérativement être présents pendant toutes les répétitions

organisées avec leurs élèves et s’impliquer (chanter, encadrer…) ! L’encadrement des journées de répétitions et concerts est soumis aux règles générales des activités scolaires.

Les professeurs doivent prévoir un encadrement suffisant par des personnes adultes. Communication

Si vous souhaitez faire une présentation de la manifestation ou des remerciements : attention

de n'oublier personne.(Rectorat, Région, Régie Culturelle Régionale, DRAC, Inspection Académique aujourd’hui Direction des Services Départementaux de l’Education Nationale, Conseil Général, Fédération Nationale des Chorales scolaires FNCS, la Fédération Académique des chorales Scolaires Union EMC, l’association chorale départementale, les Principaux et tous les autres partenaires qui ont soutenu votre projet...). Ce discours souvent lourd en début de spectacle avec des oublis presque systématiques est-il bien utile ?

Ne pas oublier de solliciter la presse quelques jours avant le concert.

Ne pas oublier de prévenir la DAAC en cas d’impossibilité d’utiliser les photos ou vidéo du

spectacle.

Merci de transmettre à la DAAC les articles de presse (pour la constitution d’un dossier de presse du Festival Choral Académique) ainsi que les documents photos et vidéo de votre spectacle.




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CONVENTION Entre les soussignés il est convenu et arrêté ce qui suit : L'organisme prestataire de service : Adresse : N° d'agrément ou d'identification INSEE : ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... . met à la disposition de L’association chorale ……………………………..N° d'agrément ………………………… Madame, Monsieur, …………………………………………… intervenant ………… Article 1 : Conformément au projet présenté dans le cadre du Festival choral académique, un spectacle ... ……………………………………………………………………………………………………… a été mis en œuvre dans les établissements : ………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………….. pour la durée de l’année scolaire …………………… Article 2 : M…………………….. intervient dans la préparation de ce spectacle à raison de (nb. total d’heures) …….. heures............., ce qui représente, compte tenu d’un coût horaire TTC de ……..........., une somme globale de …………. Article 3 : M…………………….. intervient selon le calendrier défini ici (jours et horaires d’interventions en responsabilité devant les élèves) ………………………………………………………………………………………………………………………. ………………………………………………………………………………………………………………………. Article 4 : L’association chorale…………………………, signataire s’engage à verser à l’organisme ………………………….la somme de ……………………. Cette somme sera versée après service fait. Fait à ....................................., le...........….....

-

Siège social :

Le Président de l’association

chorale……………………. Signature du Président et cachet

de l’association

Fait à ... ... ... ... ... ... ... ... ... ...

le ... ... ... ... ... ... ... ... ... ...

L’INTERVENANT Signature de l'intervenant

Fait à ... ... ... ... ... ... ... ... ... ...

le ... ... ... ... ... ... ... ... ... ...

L'ORGANISME Signature du ... ... ... ... ... ... ... ... ...

et cachet de l’organisme

Fait à ... ... ... ... ... ... ... ... ... ...

le ... ... ... ... ... ... ... ... ... ...


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Isabelle TOURTET

Chargée du Domaine Musique,

Aux intervenants musiciens professionnels du Festival Choral Académique 2016

Aix-en-Provence, le 28 mai 2015,

Le Festival Choral Académique fait appel aux compétences artistiques, instrumentales ou techniques d’intervenants professionnels pour enrichir les projets chorals et offrir le temps d’un projet qui aboutit à un spectacle, la possibilité aux élèves des établissements scolaires de participer à une réalisation artistique vivante et de qualité. La fédération Académique UNION EMC, agréée par le Recteur, et les associations départementales affiliées (AVAMMS 04, Centres Musicaux 05, CMV 84 et accords13) ont en charge l’engagement des intervenants professionnels (musiciens ou techniciens) du Festival Choral Académique, dans le respect du cahier des charges de la FNCS. Pour mutualiser les moyens financiers et pour homogénéiser les contrats et rémunérations de l’ensemble des professionnels qui participent au Festival Choral Académique un tarif unique est proposé ci-dessous aux musiciens.

Tarifs proposés aux musiciens

Base du calcul : 3 heures (répétition avec le responsable artistique) / 50 € net 3 heures de répétition suivi du concert / 114 € net Le repas de la soirée de concert est pris en charge à hauteur de 15€ contre facture (différent d’un simple ticket de restaurant).

La déclaration des musiciens est prise en charge par l’association organisatrice du concert, association support du festival choral académique. Pour tout salaire net, l’association engage 85 % de charges sociales.

Délégation

académique

à l’éducation artistique

et à l’action culturelle

Dossier suivi par

Isabelle Tourtet

Téléphone

06 70 31 50 87

Mél.

isabelle.tourtet@ac-aix-

marseille.fr

Place Lucien

Paye 13621 Aix-en-Provence cedex 1


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Modalités

L’association organisatrice des spectacles, fait appel à un organisme habilité (Guso, Inter-

cachet ou autres…) pour la déclaration du musicien. Le musicien complète avec soin les renseignements demandés ci-dessous et les envoie au

coordonnateur du projet. Ils seront transmis à l’association organisatrice et permettront d’établir la déclaration

Sauf attestation contraire, l’association considère que le musicien accepte la déduction pour frais professionnels. Cette déduction ne présente aucun inconvénient pour l’artiste mais diminue sensiblement les frais de l’association.

Dès que la dotation financière définitive du Rectorat est établie, et avant sa 1ère intervention, le musicien complète les documents relatifs à son contrat. Ils lui seront fournis par l’association organisatrice. Le musicien renvoie la totalité des documents remplis et signés avant la 1ère répétition.

Après prestation, l’association organisatrice règlera les charges du musicien et lui revoie

l’ensemble des documents. Le chèque de rémunération correspondant au net proposé sera envoyé dès le versement des

subventions allouées au projet (généralement dans le courant de l’été). Pour l’ensemble de la prestation, un seul cachet recouvrira les concerts consécutifs. Dans les

autres cas, le nombre de cachet est laissé au choix de l’artiste qui devra signaler si-besoin en compléments des renseignements ci-dessous.

Renseignements indispensables à renvoyer avant le 10 mars 2016 au coordonnateur du projet qui les transmettra à l’association organisatrice + copie DAAC.

Nom (nom de naissance et nom marital), Prénoms (dans l'ordre de l'état civil) Sexe Date de naissance, Lieu de naissance, (Pays, département ville, arrt.) Nationalité Adresse complète Téléphone, mail Instrument Statut (fonctionnaire, intermittent ou autre…) N°SS N° criff / congé spectacle N° du guso

Très cordialement, Isabelle TOURTET



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Contact Régisseur FCA Cahier des charges / Régisseur Mission générale

- Prendre en charge et assurer le soutien logistique et technique du Festival Choral Académique. - Contribuer à la réussite artistique, au bon déroulement et à la sérénité de la manifestation. - Encadrer les 10 projets / 13 concerts (dans les Bouches du Rhône principalement + un au Thor dans le

Vaucluse) définis en concertation avec la DAAC. - Etre à l’écoute et répondre aux besoins logistiques et techniques des différentes équipes menant un projet. - Assurer l’interface en matière logistique et technique entre les coordonnateurs porteurs de projet et les

directeurs des salles de spectacles - Assurer l’interface en matière logistique et technique entre les coordonnateurs et la régie culturelle

régionale. - Travailler en étroite collaboration avec le responsable musique académique à la DAAC et les associations

organisatrices (ACCORDS13, CM84 et Union EMC)

Contenus de la mission

- Evaluer les besoins logistiques et techniques de chaque projet en concertation avec le coordonnateur et le responsable artistique.

- Elaborer la fiche technique des salles de spectacles pour les différents projets dont il a la charge. 10 projet / 13 spectacles

- Etablir la fiche technique globale du matériel emprunté à la Régie Culturelle. - Prendre en charge les demandes de devis des prestataires de service (si nécessaire et en dernier

recours). - Vérifier l’état du matériel, prendre en charge le transport et l’installation du matériel en concertation avec

les responsables des salles et selon les besoins et les disponibilités. - Organiser la prise en charge technique complémentaire dans certaines salles.

Calendrier octobre

- Une rencontre, réunion de travail, avec les responsables des associations concernées, le régisseur général de la Régie, les responsables DAAC.

- Une journée d’accueil dans le cadre d’une journée de formation « logistique et technique » à la régie culturelle

permettant une prise de contact avec chaque équipe porteuse d’un projet. Janvier – Février

- Contact personnalisé avec le coordonnateur et les responsables de la salle pour chaque projet concerné - Elaboration de la fiche technique de la salle - Vérification de la sécurité des installations de chaque salle. - Elaboration de la fiche technique générale pour la régie. - Recherche de prestataires complémentaires (location, achat éventuel, dans la limite du budget imparti au projet)

Mai – Juin - Retrait et retour matériel régie, Union EMC, prestataires - Installation matériel location véhicule - Suivi des spectacles : veiller au bon déroulement de la logistique et technique - Bilan de la saison artistique.



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Contacts coordonnateurs 13


Bouches du Rhône

Gémenos Théâtre

Judith Drujon Collège L. Aragon

Roquevaire

[email protected]

06 20 37 46 41

Rousset E. Ventre

Delphine Fourment

Collège de Rousset

[email protected]

06 42 53 05 12

Gréasque Evelyne Letaille

Collège de Gréasque

[email protected] 06 17 69 13 64

Aix en Provence

Laetitia Alliez

Collège Château-double

Laetitia Alliez [email protected] 06 24 95 51 73

Aix en Provence Lycées

Jean-françois Levraux

Lycée Vauvenargues

Aix

[email protected]

06 19 13 48 41

Marseille La Penne sur

Huveaune Flavie Jore

Collège Anatole France

[email protected]

06 73 07 25 57

Marseille Serge

Antunes Collège Jean

Malrieu [email protected]

06 86 85 45 71

Secteur de l'Etang Théâtre des Salins

Isabelle Hollebecq

Clg Ct Cousteau Rognac

[email protected]

06 03 92 80 48

Miramas Théâtre la Colonne

Nicole Crespin

Clg R. Seyssaud St Chamas

[email protected]

06 23 87 51 90

Gardanne Marie

Rossigneux Clg G. Peri Gardanne

[email protected] 06 86 85 45 71










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Contacts coordonnateurs des départements 04, 05, 84

Spectacle « La chorale fait son cinéma Gémenos », FCA 2012

Secteurs Coordonnateurs établissement Mail tél

Vaucluse Nord

Claire Anne Iglésias

Collège J. d’Arbaud,

Vaison La Romaine

[email protected]

06 20 72 52 33

Vaucluse Le Thor

Nathalie Bideaux

collège Lou Calavoun, Coustellet

[email protected]

06 85 84 86 53

Sorgues Sophie Miqueu collège F. Diderot,

Sorgues [email protected]

06 62 43 57 05

Autour de Vaison

Thibaut Plantevin collège de Vaison

la Romaine [email protected]

06 18 01 27 03

Alpes de Haute

Provence Cécile Pages

collège Sacré Cœur, Digne.

[email protected]

06 16 30 80 82

Alpes de Haute

Provence

Alexandre Grangier

Lycée Esclangon Manosque

[email protected]

06 63 72 54 93

Hautes - Alpes

Michel Bernard Reymond

collège de Saint-Bonnet en

Champsaur.

[email protected]

04 92 52 05 47










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Références / Associations support du Festival choral académique 4 associations départementales et une fédération académique (Union EMC) sont les opérateurs du Festival Choral Académique. L'Union EMC est affiliée à la FNCS (Fédération Nationale des Chorales Scolaires) agréée par le ministère de l'Education Nationale. La mission de chaque association est clairement définie : Les Associations chorales départementales sont opérateurs des concerts dans chaque département en partenariat avec le Rectorat et le Conseil Général concerné. Elles prennent en charge l'organisation technique et juridique des spectacles : salles de spectacles, billetterie, contrats divers, assurance. Les enseignants ou établissements scolaires qui sollicitent leur soutien pour la réalisation de leur projet adhèrent à l’association chorale départementale ou académique. Alpes de Haute- Provence / AVAMMS 04 Présidente Mireille Leauthier Siège social : collège JMG Itard - Oraison Contact Cécile Pages : trésorière 06 16 30 80 82

[email protected] Bouches-du-Rhône / ACCOrDS 13 Président et contact : Jean-Michel LEGRAS Siège social : Collège de Gréasque. Avenue de l'ancienne gare 13850 Gréasque E mail [email protected]. Tél 04 42 58 80 14, Fax 04 42 58 80 77 Trésorière : Evelyne Letaille 06 17 69 13 64 [email protected]

Hautes–Alpes / Centres musicaux des Hautes Alpes 05 Président : Michel BERNARD-REYMOND Siège social : Centres Musicaux des Hautes-Alpes. Collège de St Bonnet.Chemin Roure 05500 St Bonnet. Contact : [email protected] 06 23 00 41 62

Vaucluse / Centres musicaux de Vaucluse 84 Président : Cécile Pontrenaud - 06 22 06 26 52 - [email protected] Secrétaire : Nathalie Lopez - 06 64 15 90 62 - [email protected] Trésorière : Nathalie Bideaux – 06 85 84 86 53 [email protected] Centres Musicaux de Vaucluse, Collège lou Calavoun, Hameau de Coustellet, 84 220 Cabrières d’Avignon La Fédération Académique Union EMC encadre la manifestation et prend en charge les aspects généraux du Festival Choral : communication, SACEM, partenariat régional (régie culturelle, régisseur, DRAC), création de répertoire, projets chorals académiques, projets chorals lycées, CD festival Choral …. Fédération Académique / UNION Education, Musique, et Chant Scolaires qui est agréée par le ministère de l'Education Nationale). Président de l'association Union EMC : Jean François Lecomte – 06 98 16 33 99 jeanfranç[email protected] 35 avenue CDT DUMONT BP10 05000 GAP Siège social : Union EMC. Trésorière Laetitia Alliez Résidence Jas de Bouffan bat D1, 5 rue Raoul Follereau 13090 Aix en Provence 06 04 50 73 03. [email protected] Secrétaire : Jean François Levraux 06 19 13 48 41 [email protected]









mailto:jeanfranç[email protected]




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Droit à l’Image Lors de la prise de vues de personnes, majeures ou mineures (dans ce cas, il faut le consentement des parents*), à l’occasion des diverses opérations que vous montez et suivez, il est nécessaire de recueillir le consentement des personnes photographiées ou filmées. Avec la mise en ligne de ces photographies, en accompagnement des articles rendant compte de ces opérations, il est prudent de s’assurer par écrit de ce consentement.

Le formulaire joint Autorisation de publication d’une photographie ou image vous

est communiqué pour ce faire. Il est recommandé de le diffuser largement auprès des personnes engagées dans votre projet et conseillé d’en avoir sur vous si vous êtes vous-même amené à prendre des photographies. * En ce qui concerne les élèves engagés dans le Festival choral, l’article 2 de la convention signée entre les établissements engagés dans le FCA et l’association –support du FCA prévoit :

Article 2 (extrait)

L’établissement s’engage :

à faire figurer dans l’autorisation parentale la mention suivante :

"Je soussigné M.................parent de .................autorise les organisateurs du concert choral scolaire

.................à prendre des photos ou documents vidéo du spectacle auquel participe mon enfant et à

les utiliser dans des documents à vocation pédagogique et de communication non commerciale.

…………… (ville), le ................ Signature" à signaler au service de l’action culturelle du rectorat le cas de parents qui s’opposeraient à la

signature de la mention ci-dessus.

Il est indispensable de rappeler cette mention aux collègues engagés dans votre projet et de vous assurer que cette autorisation a été signée.



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Autorisation de publication d’une photographie ou image

Je soussigné(e) prénom, nom………………………………………………………………….

(éventuellement) statut et lieu d’exercice…………………………………………………………….

donne à M/Mme………………………………………………………………………………., personnel de

l’académie d’Aix-Marseille, l’autorisation de diffuser la (les) photographie(s) ou image(s)

sur la(les)quelle(s) je figure : sur la(les)quelle(s) figure mon enfant :

prénom, nom

préciser la date et le contexte de la prise de vue

pour les usages suivants :

publications de l’académie d’Aix-Marseille ou du ministère de l’Education nationale,

mise en ligne sur le site académique http://www.ac-aix-marseille.fr,

expositions de photographies organisées par l’académie d’Aix-Marseille,

utilisation pour la création d’images composites (ou composition d’illustration)

autre cas (à préciser)

Cette autorisation est valable sans limitation de durée.

Les légendes accompagnant la diffusion de mon image ne devront pas porter atteinte à ma réputation ou à ma vie

privée.

A ……………………………………………………...

le………………………………………………………

Signature…………………………………………….


http://www.ac-aix-marseille.fr/


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Responsabilités - Sécurité Les concerts du FCA sont sous la responsabilité des associations organisatrices. Les coordonnateurs du FCA par délégation ont certaines charges importantes relatives à la sécurité de l’opération, ils se doivent de veiller aux points suivant :

- Une pré - visite du lieu dans lequel sera organisé le spectacle est obligatoire. - Veiller à la conformité du lieu dans lequel est organisé le spectacle. - Respect des jauges « scène ». - Respect des jauges « public » (une pré-vente est vivement recommandée). - Organisation de l’accueil du public. - Organisation de la billetterie. - Se préoccuper du service sécurité et du service d’ordre (chaque salle adopte un mode de

fonctionnement propre). - Se préoccuper du service incendie. - Se préoccuper des normes des décors. - Connaître les N° d’appel des pompiers : tél Fixe = 18 / tél. portable = 112

Les associations organisatrices assurent les déclarations en préfecture ainsi que les déclarations à l’assurance. Elles pourront solliciter le registre de sécurité des salles. Dans le cas où un projet est organisé dans un lieu qui n’est pas une salle de spectacle dédiée le coordonnateur sera particulièrement attentif aux questions de sécurité supplémentaires qui pourraient se poser.

Pour tout complément d’informations télécharger le livret de sécurité édité par la Régie Culturelle Régionale. http://www.laregie-paca.com/pdfs/ABCsecurite/ABCsecurite2004SI.pdf


http://www.laregie-paca.com/pdfs/ABCsecurite/ABCsecurite2004SI.pdf


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Recommandations

Le festival choral académique est devenu une entreprise ambitieuse qui nécessite de chacun une grande rigueur et un respect mutuel.

Le livret de coordination réactualisé chaque année est un outil de référence essentiel qu’il vous

appartient de lire entièrement et attentivement puis qu’il convient de consulter régulièrement dossier après dossier.

Un mail de rappel 15 jours environ avant les échéances indiquées dans le livret vous précisera

d’éventuels compléments ou aménagement en fonction des situations.

Pour que l’organisation reste sereine et efficace et par respect mutuel chaque dossier doit être

anticipé et traité dans les délais indiqués.

Le coordonnateur est le porteur du projet : à ce titre, il est l’unique interlocuteur de la DAAC et des associations, prestataires de services, salle, etc…

Un lien privilégié est établi entre le coordonnateur et le responsable musique DAAC : des mails

fréquents et appels téléphoniques permettent de préciser certains fonctionnements.




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rectorat

Place lucien paye

13621 aix en provence cedex 1

thématique

festival choral académique

titre du document

livret de coordination 2014-2015

date de parution

mai 2015

réalisation

[email protected]