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Santos Computer & Services Inc. Your Data Processing People
Sistema DigiPuncher
GUÍA DE REFERENCIA
Ave. Nativo Alers - PO Box 1014 - Aguada, PR 00602 Tel. (787) 868-9100 - Fax (787) 868-5333
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Septiembre 2008 - Quinta Edición
Preparado y traducido por: Idaliz Rodríguez y Xiobhan Vélez Colaboraciones de: Manuel González Aprobado por: José R. Santos, Presidente
Derechos Reservados ©2002-2008 por Santos Computer & Services, Inc.
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Introducción ......................................................................................................6 Instalación .........................................................................................................7 Instalación del Sistema DigiPuncher (Primera Ejecución) ............................7 Menú Principal ............................................................................................8 Controles Básicos de Navegación ...................................................10 Manejo de Seguridad de Usuarios ..............................................................11 Cambiar Contraseñas (Passwords) .............................................................14 Configuración ..................................................................................................14 Conectar Datos ..........................................................................................18 Administrador .................................................................................................21 Conversión de Datos ..................................................................................21 Función de Realease Update ......................................................................22 Inicializar el Sistema ..................................................................................22 Itinerarios de Trabajo .................................................................................22 Decretos ....................................................................................................24 Razones de Ausentismo .............................................................................29 Departamentos ...........................................................................................31 Ciudades ..................................................................................................31 Días Feriados .............................................................................................32 Supervisores ..............................................................................................33 Itinerario de Quincenas ..............................................................................34 Definición de Campos de ADP ..................................................................37 Definición de Campos para archivos ASCII ...............................................38 Archivo de Empleados .....................................................................................39 Añadir Empleados .....................................................................................41 Editar Empleados .......................................................................................47 Cambiar Números de Empleado .................................................................47 Procesos ..........................................................................................................48 Leer Registros ............................................................................................48 Leer Registros del Veriprint .......................................................................49 Leer Registros del V-Station ......................................................................60 Leer Todos los V-Stations ..........................................................................61 Leer V-Station por Módem ........................................................................62
TABLA DE CONTENIDO
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Leer Todos los V-Stations por Módem .......................................................67 Manejo de Huellas del V-Station ...............................................................68 Registros de Entrada y Salida .....................................................................70 Editar y Añadir Registros ...........................................................................71 Registros Diarios .......................................................................................72 Generar Registros de Almuerzo .................................................................77 Totales Semanales .....................................................................................78 Totales Bi-Semanales ................................................................................81 Totales Quincenales ...................................................................................84 Totales Mensuales .....................................................................................86 Crear Base de Datos de Registros Trimestrales ..........................................89 Reportes ............................................................................................................90 Empleados sin Registros ............................................................................90 Registros Temprano ...................................................................................92 Informe de Tardanzas ................................................................................94 Historial de Ausentismo .............................................................................95 Añadir Ausentismo ........................................................................96 Acumulación de Vacaciones y Licencia por Enfermedad ...........................97 Ausentismo Mensual ............................................................................... 101 Listado de Ausentismo ................................................................. 101 Ausentismo Anual ................................................................................... 104 Cambios a Registros ................................................................................ 106 Bitácora del Sistema (Log) ...................................................................... 107 Historial del V-Station ............................................................................. 108 Exportar Data .................................................................................................. 109 Definición de Campos ADP ..................................................................... 109 Definición de Archivos para Exportar ASCII ........................................... 110 Exportar Totales Semanales a ADP ........................................................... 111 Exportar Totales Semanales (Otros) ......................................................... 112 Exportar Totales FoxPro .......................................................................... 113 Exportar Ticket Semanal PeachTree ........................................................ 115 Exportar Ticket Semanal QuickBooks ..................................................... 117 Bibliografía ..................................................................................................... 119
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DIGI-PUNCHER
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En las secciones anteriores le presentamos dos herramientas básicas que el
usuario debe conocer, para así, poder trabajar con el programa principal, el Digi-
Puncher. El sistema Digi-Puncher consiste en una programación en Microsoft Access,
que consta de tres bases de datos: el interfase de usuario, una base de datos con tablas
temporeras y estáticas, y la base de datos que contiene los registros y resúmenes
semanales, bisemanales, quincenales, etc.
El propósito principal del Digi-Puncher es almacenar y computar las horas
trabajadas de los empleados y la integración con el sistema de nómina. Los registros de
los empleados son capturados utilizando cajas biométricas Veriprint 2100 o V-Station.
Éstos son almacenados y procesado por el sistema Digi-Puncher. Luego de procesados,
los registros son resumidos por semanas de acuerdo al itinerario de pago de la compañía,
y el resumen es entonces pasado como "input" a la nómina.
El sistema también se utiliza para entrar la información de las vacaciones,
enfermedad y otros tipos de ausencias de los empleados. También mantiene los balances
corrientes de vacaciones y de enfermedad. El sistema permite exportar la información a
diversos formatos: texto, hojas de cálculo y bases de datos.
A través de esta sección le presentaremos cada una de las pantallas del programa
junto con sus respectivas funciones, y el proceso a seguir para ejecutar correctamente la
data que luego pasará a su sistema de nómina.
INTRODUCCIÓN
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La instalación del DigiPuncher se hace ejecutando el programa setup.exe contenido
en el CD del programa. El directorio donde se hace la instalación es normalmente C:Files.
En ese directorio se almacenan los archivos del sistema DigiPuncher.mdb,
DigiPuncherData.mdb, DigiPuncherDataPunches.mdb. La instalación crea un grupo en
el menú de programas donde están DigiPuncher, Reparar Programa, Reparar Data y
Reparar Data Registros.
La opción de DigiPuncher se utiliza para correr el programa. Las demás opciones
de reparar se utilizan en caso de corrupción en la data o para compactar los archivos.
Ejecutar DigiPuncher por primera vez La primera vez que se ejecuta el programa DigiPuncher, lo primero que aparece es
la pantalla de acceso al sistema donde se debe especificar el nombre del usuario y la
contraseña. Para acceder el sistema como administrador, utilice la siguiente información
(utilice mayúsculas y minúsculas según se indica):
User Name: DigiPuncherAdmin
Password: SantosComp
Enseguida aparece la pantalla para registrar el programa con Santos Computer &
Services, Inc. Comuníquese con Santos Computer y no olvide dar el código que le presenta
el programa para obtener su número de registro. Una vez recibido el número de registro
podrá tener acceso al sistema.
Una vez en la pantalla principal, entre en el menú de Configuración, seleccione
Administrador y luego Release Update (ver detalles más adelante). Esto borrará cualquier
data que no corresponda a su compañía y le permitirá comenzar desde cero con la
configuración.
Al terminar con los updates, puede crear un usuario y una contraseña nueva, que se
le haga más fácil de recordar.
INSTALACIÓN
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Una vez instalado el programa, éste entrará al menú principal del programa
(Figura 1.1) . El mismo está compuesto por:
1. Barra de Menú - al igual que en la mayoría de los programas de aplicación, el
Digi-Puncher posee una barra de menú que se compone de: Procesos, Empleados,
Utilidades, Configuración, Windows, Help y Sobre Digi-Puncher. Los componentes de
estos menús, serán discutidos en detalles a lo largo del manual.
2. Empleados - accede la pantalla para darle mantenimiento al archivo del empleado.
Aquí podrá añadir, editar o borrar los records de empleado.
3. Archivo de Registros - le permite al usuario ver el registro de ponches de un empleado.
4. Procesos de Registros Diarios - le permite al usuario ver y manipular los registros
diarios de sus empleados.
5. Resumen Semanal - despliega los ponches y los cálculos semanales de un empleado.
Figura 1.1 - Menú Principal
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MENÚ PRINCIPAL
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6. Resumen Bisemanal - tiene las mismas funciones del Resumen Semanal, con la
diferencia de que éste despliega los totales bisemanales.
7. Resumen Quincenal - despliega los totales quincenales de las horas trabajadas por cada
empleado.
8. Resumen Mensual - le permite al usuario crear un informe mensual de las horas
trabajadas, vacaciones, enfermedad, etc., de cada uno de los empleados.
9. Historial de Ausentismo - despliega el informe de las ausencias del empleado
seleccionado.
10. Acumulación de Vacaciones y Enfermedad - le permite al usuario ver las cantidades
acumuladas, tanto de vacaciones como por enfermedad, de cada empleado.
11. Días Feriados - se utiliza para crear un archivo de los días feriados que observa la
compañía.
12. Horarios de Trabajo - le permite al usuario crear los horarios de trabajo que utiliza la
compañía.
13. Lista de Cambios de Registro - le permite al usuario ver e imprimir informes sobre los
cambios hechos a los registros de los empleados.
14. Cambiar Contraseña - le permite al usuario modificar y cambiar cualquier aspecto de
las contraseñas que han sido registradas. Sólo aquellos usuarios con acceso de
Administrator pueden realizar cambios a estos archivos.
15. Eliminar Records - este proceso hará una copia de los records de la base de dato de
registros en una base de datos trimestrales nueva, y borrará los records de ese trimestre
de la base de datos de registro.
16. Control Veriprint - permite acceder la configuración de la unidad de Veriprint, tiene
varias funciones parecidas a las del programa VeriAdmin que se utilizan para los
V-Stations.
17. Control V-Station - despliega un listado de las transacciones realizadas en la unidad de
V-Station.
18. Control HandPunch -nos permite leer las transacciones de unidades HandPunch y
despliega un listado de las transacciones realizadas en la unidad.
19. Configuración - le provee al usuario los campos para crear la configuración del
sistema.
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20. Conectar Base de Datos - se utiliza para conectarse a otra base de datos, puede estar
localizada en otra computadora, en otro directorio o "backup".
21. Log del Sistema - crea un listado de los usuarios que han entrado al programa y las
actividades que han hecho durante cada una de sus conexiones.
22. Data Conectada - Nos muestra el nombre de la compañía a la que el DigiPuncher esta
conectado.
23. Usuario - indica el nombre del usuario que se ha conectado.
24. Salida - al presionar el botón, se cerrará el programa.
Controles Básicos de Navegación Los controles presentados en las Figuras 1.2, 1.3 y 1.4, se repiten en la mayoría de
las formas en el programa. La tabla o archivo (Figura 1.3) contiene los records o datos que
se han almacenado, la misma permite la verificación visual continua de los datos. En la
parte inferior de la tabla se aprecia la información sobre dónde estamos posicionados y la
cantidad total de records contenidos en la misma. Los botones de navegación permiten al
usuario moverse de manera sencilla por la tabla o archivo, además le permite ejecutar
acciones básicas como lo son añadir, editar y/o eliminar records (datos), con solamente
pulsar el botón izquierdo del ratón.
Figura 1.2 - Botones de Navegación
Primer Récord
Récord Anterior
Próximo Récord
Último Récord
Eliminar Récord
Añadir Récord
Editar Récord
Figura 1.3 - Tablas o Archivos
Indicador de "Récord Seleccionado"
Posición del cursor Cantidad total de records
Records
Campos Barra de
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Reproduce los informes a través de la impresora.
Reproduce los informes a través de la pantalla.
Se activa el calendario, útil para escoger fechas donde sean requeridas
Se activan formas o se comienzan procesos de búsqueda de datos.
La lupa activa otras formas que ilustran detalles más específicos de datos en particular.
Figura 1.4 - Herramientas
La pantalla de la Figura 2.1 le permite al administrador del sistema definir usuarios
y asignarlos a uno de los distintos grupos. También se puede eliminar usuarios y especificar
a qué tipo de funciones tendrá acceso. La forma muestra 4 listas y 4 botones, con los que el
administrador podrá controlar y editar los usuarios del sistema.
Las listas que presentan en la parte superior de la pantalla de Manejo de Usuarios
son las siguiente:
• Todos los Usuarios - esta lista muestra los nombres de todos los usuarios del
Sistema DigiPuncher. El sistema incluye al usuario DigiPuncherAdmin que es el
administrador del sistema.
• Grupos - esta lista muestra los grupos disponibles en el sistema de seguridad. Los
grupos son los siguientes:
1. Administrators - Administradores. Pueden ejecutar cualquier opción del Sistema.
2. Operators - Operadores. Pueden manejar el sistema excepto el de manejar
usuarios.
3. Others - Otros. Pueden ver información pero no pueden hacer cambios.
Las dos listas que se presentan en la parte inferior de la forma se utilizan para
mostrar los usuarios por grupo. Si se selecciona un grupo, entonces se muestran todos los
usuarios que pertenecen al grupo.
MANEJO DE SEGURIDAD DE USUARIOS
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Figura 2.1
Los botones son los siguientes:
• Añade Usuario (Figura 2.2) - le permite al administrador crear nuevos usuarios
para el sistema.
• Elimina Usuario - para eliminar un usuario, seleccione el usuario de la lista "Todos
los Usuarios" y luego presione el botón de "Elimina Usuario". Si elimina todos los
usuarios, no va a poder entrar al sistema luego.
• Asigna a Grupo - para asignar un usuario a un grupo, primero seleccione el usuario
de la lista "Todos los Usuarios" y luego seleccione el grupo en la lista de Grupos de
la parte superior de la forma. Se pueden seleccionar mas de un grupo utilizando la
tecla Ctrl. Luego presione el botón "Asigna a Grupo" para aceptar la modificación.
• Seguridad Avanzada - a través de este botón, el administrador podrá seleccionar
aquellas tareas que desea restringir a cierto usuario. A través de la pantalla que
muestra la Figura 2.3, el administrador podrá otorgarle privilegios de acceso a cada
Figura 2.2 - A través de esta pantalla el Administrador podrá añadir a cada uno de
los usuarios autorizados a acceder el sistema DigiPuncher
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Figura 2.5
usuario, según el nivel deseado. Como se puede apreciar en la figura, el
administrador puede seleccionar tareas especificas dentro de cada renglón de
seguridad.
Figura 2.3 - Si el administrador no ha seleccionado ninguna función, el usuario tendrá acceso ilimitado.
Figura 2.4 - Si el administrador
selecciona alguna función en especifico, y deja las
demás en blanco, el usuario no tendría acceso a las opciones que no hayan
sido seleccionadas.
Es importante que el administrador verifi-
que las funciones a las que le está dando acceso al
usuario, ya que si olvida seleccionar alguna, el
usuario no podrá acceder la función hasta que se
haya modificado su seguridad. Cuando el progra-
ma restringe alguna función, aparecerá en panta-
lla la Figura 2.5.
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La Figura 2.6, muestra la forma que
permite cambiar la contraseña del usuario
que inició el sistema DigiPuncher. Para
acceder la misma, el usuario debe entrar al
menú de Utilidades y seleccionar la opción
de Cambiar Contraseña de Usuarios. Dicha
forma, permite cambiar la contraseña de Figura 2.6 cada uno de los usuarios.
En la pantalla aparece el nombre del usuario que inició el sistema DigiPuncher.
Entre en el campo "Old Password" la contraseña actual (con letras mayúsculas y
minúsculas), en el campo "New Password" entre su nueva contraseña (con letras
mayúsculas y minúsculas) y en el campo "Verify" vuelva a repetir la contraseña.
Presione el botón de "Apply" o el botón de OK para aceptar la nueva contraseña, o
presione el botón de "Cancel" para cancelar los cambios. La contraseña puede tener un
máximo de 14 caracteres.
Cambiar Contraseña de Usuarios
Una vez el sistema ha sido actualizado (updated), el próximo paso es establecer la
configuración que utilizará el usuario. Para acceder la pantalla de Configuración
(Figura 3.1), oprima en la barra de menú la palabra Configuración, luego seleccione en el
submenú Configuración. También puede utilizar el tercer icono (de derecha a izquierda)
que aparece en la pantalla principal.
Una vez en la pantalla (Figura 3.1), aparecerán tres secciones: Encabezamiento,
Configuración y Otras Opciones.
CONFIGURACIÓN
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Figura 3.1
Encabezamientos
Encabezamientos En esta sección, el usuario puede editar / añadir la información que aparecerá en los
reportes generados por el programa.
1. Encabezados de los informes de la compañía. - utilice los tres campos para entrar la
información que aparecerá en los encabezados de los informes. En la primera línea
entre el nombre de la compañía, mientras que en las siguientes puede entrar dirección
física o postal, y en la tercera los números de teléfonos o fax.
2. Títulos de Otras Horas / Cantidades - utilice los siguientes cuatro campos para
establecer el nombre de los campos de horas (o cantidades) adicionales que generará el
sistema. El sistema tiene predefinido los siguientes tipos de horas: Regular, Tiempo y
Medio, Doble, Penalidad de Almuerzo, Penalidad 24 Horas, Penalidad 7mo Día,
Feriados, Vacaciones, Enfermedad y Maternidad. Los cuatro campos se utilizan para
definir horas o cantidades, adicionales a las predefinidas, que se entran a través del
sistema de ausentismo. Vea Historial de Ausentismo.
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3. Encabezamientos de Campos Misceláneos de Empleado - utilice los siguientes cuatro
campos para definir el título de cuatro campos misceláneos en el archivo de empleado.
Puede ser información como el número de celular, alergias o condiciones especiales de
salud, etc. Vea Editar o Añadir Empleados.
Configuración La pantalla que aparece en la Figura 3.2, le permite al usuario definir los siguientes
parámetros en el sistema:
1. Lenguaje - le permite escoger el lenguaje del sistema entre español o inglés.
2. Log del Sistema - le permite establecer si se mantendrá la bitácora del sistema, y la
cantidad de días que permanecerá el registro de la actividad. Vea Bitácora del Sistema.
3. Seleccione el Horario más Cercano - estos campos definen qué horario va asignársele
a cada jornada de trabajo diaria; si el horario que está definido en el archivo de
empleado, o a base de la hora de entrada escoger el horario más cercano. A base del
horario asignado a la jornada de trabajo, se establece a qué turno pertenece dicha
jornada. Si se establece seleccionar el horario más cercano, se puede indicar un lapso de
Figura 3.2
Configuración
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tiempo en minutos para hacer la selección del horario. Si dado el registro del empleado,
no se puede localizar ningún horario que comience dentro del lapso de tiempo definido,
entonces se selecciona el horario definido en el archivo de empleado.
4. Comienzo de la Semana - este campo establece el comienzo de la semana de nóminas.
5. Comienzo de la Bisemana - establece el comienzo de la bisemana de acuerdo con el
Period Ending de la nómina.
6. Cantidad máxima de horas para considerarlo como parte de la jornada de trabajo
del día. - esta cantidad de horas se utiliza para asignarle a un registro la fecha del día del
registro anterior. Si la diferencia en horas entre los registros es mayor de la cantidad
asignada, entonces el registro es asignado el día de acuerdo a su fecha. La razón de este
parámetro es para utilizarlo cuando la jornada de trabajo empieza en la noche y termina
en la madrugada del próximo día.
7. Máximo de Horas Laborables en un Día - se utiliza para regular las horas que trabaja
un empleado en un turno y para que el sistema pueda identificar jornadas de trabajo
irregulares (Flexitime).
8. Cantidad mínima de minutos para considerar un registro como muy temprano -
este campo se utiliza para poder identificar aquellos registros de los empleados que
entran antes de tiempo. Se compara el registro con el horario de entrada del empleado, si
la diferencia en minutos es mayor o igual a lo establecido en este campo, entonces se
considera el registro como muy temprano. Vea Registros Muy Temprano para más
información.
Otras Opciones (referirse a la Figura 3.3) 1. Nombre Archivo Exporte Semanal - en este campo se define el nombre del archivo a
utilizarse para exportar los totales semanales utilizando la forma Exportar Totales
Semanales.
2. Opciones del Veriprint - los campos de este grupo definen parámetros relacionados al
Ponchador Biométrico Veriprint.
3. Opciones de Exportar ADP - los campos de este grupo definen los parámetros para
exportar totales semanales al sistema ADP. (Vea "Exportar Totales Semanales a ADP"
para más información.)
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Figura 3.3
Otras Opciones
La pantalla de la Figura 4.1 se utiliza para conectar los datos de los registros
actuales, de los registros trimestrales y los datos generales del sistema.
El sistema DigiPuncher, desarrollado en Microsoft Access, consiste de 3 bases de
datos principales. La base de datos principal se llama DigiPuncher.mdb y contiene la
programación (front-end). La base de datos DigiPuncherData.mdb contiene las tablas
principales del sistema, empleados, archivos de configuración, etc. La tercera base de datos
DigiPuncherDataPunches.mdb contiene los registros actuales de los empleados así como
los resúmenes diarios, semanales, bisemanales y quincenales. Es posible, en un ambiente de
LAN, establecer la localización de las bases de datos en un servidor, mientras que se
mantiene la programación en una o más estaciones de trabajo. En este caso, es necesario
indicarle a la base de datos del programa cuál es la localización de la información y para eso
se utiliza esta forma.
CONECTAR DATOS
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En adición a las 3 bases de datos principales, se pueden crear otras bases de datos
trimestrales que van a contener los registros y los resúmenes de un trimestre dado. Estas
bases de datos se crean para mantener el tamaño de las tablas del sistema manejables. A
través de ésta opción, el usuario puede seleccionar el archivo donde se han guardado o
almacenado los datos que procesará el programa. Los campos que ofrece la pantalla
(Figura 4.1) son:
1. Trimestres - este campo permite seleccionar de una lista de las bases trimestrales
creadas [la base de datos que contiene los registros y los resúmenes de los empleados de
determinado trimestre]. Al seleccionar una entrada de la lista, esta información pasa al
campo de Datos Registros para conectar las tablas. Una vez conectadas estas tablas, se
puede examinar la información de los registros de ese trimestre a través del sistema
DigiPuncher. Se utiliza el botón de Manual para traer la forma y crear la base de datos
trimestral manualmente. Vea la forma Crea Base de Datos de Registros Trimestral.
Otra forma de crear la base de datos trimestral es en el proceso de Purge.
2. Datos Registros - este campo muestra y permite especificar el nombre de la base de
datos que contiene los registros y los resúmenes de los empleados (Figura 4.2).
Utilizando el botón de file, también se puede seleccionar el archivo de la base de datos
Figura 4.1
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que contenga la información. Se utiliza el botón de Conectar para conectar la base de
datos y tener acceso a la información que allí aparece. Al presionar el botón de conectar,
aparece la forma que muestra el progreso de la conexión de las tablas (Figura 4.4).
3. Otra Data - este campo muestra y permite especificar el nombre de la base de datos que
contiene las tablas principales del sistema DigiPuncher. Utilizando el botón de file,
(Figura 4.3) se puede también seleccionar el archivo de la base de datos que contenga la
información. Se utiliza entonces el botón de Conectar para conectar la base de datos y
tener acceso su información. Al presionar el botón, aparece la forma que muestra el
progreso de la conexión de las tablas.
N:\COMPANY\DigiPuncherDataPunches.mdb.
Disco duro
Directorio Principal
Nombre del Archivo [en este caso se muestra la dirección para los ponches, si fuera a conectar la Data, utilice DigiPuncherData.mdb como nombre del archivo].
Figura 4.2
Figura 4.4
Figura 4.3
21
Dentro del menú de Configuración, hay una sección de Administrador. En la
opción de Administrador, aparecen tres opciones: Conversión de Datos, Release Update e
Inicializar Sistema. Estas tres opciones están restringidas al Administrador, ya que de no
utilizarse apropiadamente, podría destruir la data ya almacenada. A continuación una
descripción de las funciones de cada una de las opciones del submenú de Administrador.
Conversión de Datos La Figura 5.1 muestra la pantalla para la Conversión de Datos del DigiPuncher.
Estos campos los utiliza el programador para convertir la data de una versión anterior a la
actual. Cada vez que se hagan nuevas versiones del DigiPuncher, el programador recurrirá
a la opción de Conversión de Datos para recopilar la información que ha sido almacenada
en las diferentes bases de datos del programa y así poder ajustar la información a las
modificaciones que se le hayan hecho a la nueva versión de DigiPuncher que se esté
instalando en ese momento.
En caso de que su sistema Digi-Puncher tenga problemas con la data, no trate de
actualizarlo a través de esta pantalla, comuníquese con el programador para hacer los
arreglos pertinentes.
Figura 5.1
ADMINISTRADOR
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Esta opción está en la barra de menú, en la opción “Itinerarios de Trabajo” que
aparece en el submenú. Ya en la pantalla de Horarios de Trabajos (Figura 6.1), el usuario
puede añadir, editar, eliminar y/o definir distintos horarios de trabajo e identificar dicho
horario con un nombre descriptivo.
Cada horario se identifica con un nombre y consiste de siete records, uno para cada
día, con la jornada de trabajo y sus horas de entradas y salidas. La forma muestra el total de
horas para cada horario. Para manejar la lista utilice los botones de editar, añadir y eliminar.
1. Añadir Horario - para añadir un horario de trabajo, seleccione el icono de añadir que
aparecen en la pantalla principal. Luego aparecerá una pantalla adicional (Figura 6.2),
ahí podrá asignarle:
Release Update Esta función debe hacerse antes de comenzar a entrar la información a la
configuración del sistema, para asegurarse de que todos los componentes del programa
estén instalados con las versiones más recientes. Para instalar las actualizaciones, sólo debe
presionar cada uno de los botones que aparecen en la pantalla (Figura 5.2). Una vez hecho
esto, el programa actualizará automáticamente las tablas o los componentes que hagan falta.
Inicializar Sistema Este botón no se debe utilizar, a menos
que el usuario desee borrar absolutamente toda
la data que ha sido almacenada en el programa.
Esto incluye registros, empleados con toda su
configuración, y la configuración principal del
sistema.
Figura 5.2
ITINERARIOS DE TRABAJO
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Figura 6.1
a. Número de Horario - por el cual
se identificará
b. Descripción - nombre con el cual
se va a conocer el horario a través
del sistema DigiPuncher. Utilice
un nombre breve pero descriptivo
para facilitarle la selección de los
mismos en el archivo de
empleados.
c. Turno – asignarle el turno al que
pertenece el horario, si es que la
compañía funciona con más de un
turno.
d. Horario Fijo – se utiliza para determinar tardanzas. Si a un empleado se adjudica un
horario fijo, el programa comparará sus ponches con el horario fijo asignado, para así
determinar si llegó tarde o temprano. De lo contrario, el programa comparará sus
ponches con todos los horarios dentro de su grupo (que no sean fijos) para llegar a una
determinación.
Figura 6.2
e. Grupo – se utiliza para clasificar
los horarios. Cada horario debe
estar en un grupo, ya que de lo
contrario la función anterior
(horario fijo) no funcionaría. El
usuario debe establecer los grupos
de horarios de acuerdo a sus
similitudes (Ej. Grupo: Enfermeras,
Horarios: 7-3, 3-11,11-7, etc.).
f. Notas - breve descripción del
horario.
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Para acceder a la pantalla de los decretos que utilizará su compañía, haga click en el
menú de Configuración y luego seleccione Decretos. Se debe crear un decreto para cada
grupo de empleados con características iguales en el tipo de computo de hora. Por ejemplo:
1. Empleados que trabajen 7.5 horas pero por decreto se le pagan 8 horas
(usualmente se utiliza en hospitales).
2. Empleados que acumulan licencia de vacaciones y/o enfermedad con menos
horas trabajadas en el mes, de las estipuladas por ley.
3. Empleados que trabajan corrido la hora de almuerzo y no se computa como
Penalidad de Almuerzo.
4. Empleados de Horario Flexible, etc.
El programa trae como default el decreto para la Ley 180, que estipula que aquellos
empleados que en el mes natural trabajen más de 115 horas acumulan 15 días al año de
g. Día - con este campo se escoge el nombre del día de la semana que aparece en la
lista (Mon, Tue, Wed, Thu, Fri, Sat, Sun).
h. In1, Out1, In2, Out2 - estos campos se utilizan para indicar las horas de entradas y
salidas de la jornada de trabajo de un día en particular. La hora se entra usando el
siguiente formato hh:mm:ss AM/PM donde hh es la hora, mm son los minutos, ss
los segundos y AM/PM para indicar mañana o tarde. También se puede utilizar el
formato hh:mm:nn con las horas utilizando hora militar (0-24).
2. Editar Horarios – seleccione el horario y presione el icono de editar. Le aparecerá otra
pantalla en la cual podrá hacerle arreglos a cualquiera de los campos, siguiendo las
instrucciones del paso anterior.
3. Borrar Horarios – para borrar los horarios, sólo debe seleccionar el horario deseado y
presionar el icono de borrar. Recuerde que una vez borrados los horarios no podrá
recuperar la data y deberá crear uno nuevo.
DECRETOS
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Figura 7.1
licencia de vacaciones y 10 días de
licencia de enfermedad. Su semana de
trabajo consiste de 40 horas regulares y su
día laboral de 8 horas.
La pantalla de la Figura 7.1
muestra la lista de decretos definidos en el
sistema. Es necesario tener al menos un
decreto configurado en el sistema, y cada
empleado tiene que tener uno asignado.
La forma tiene los botones de edición que se han presentado a lo largo del manual, para
poder editar, añadir o eliminar records de decretos. Se puede utilizar los botones de
impresión para obtener un listado de los decretos que han sido configurados en el sistema.
Añadir Decretos Una vez en la pantalla principal de los Decretos, oprima el icono de +, esto lo
llevará a la pantalla de configuración de los decretos (Figura 7.2). Es importante que
complete los campos de nombre y descripción del decreto, ya que los mismos son
requeridos por el sistema. En la pestaña de Cálculo del decreto, se establece qué
penalidades aplican a ese decreto y qué tipo de horas serán consideradas para el total de
horas trabajadas. También se pueden especificar los arreglos especiales tales como el
redondeo de horas y minutos trabajados por el empleado.
Ejemplo:
1. Redondear a cuartos de hora, pero que de los primeros minutos hasta 10 minutos, se redondee a un cuarto de hora hacia atrás. Después del décimo minuto, se redondeará al próximo cuarto de hora más cercano. Esto quiere decir que 35 minutos se redondean a 30; y 42 minutos se redondearían a 45.
A continuación una descripción de cada uno de los campos que aparecen en la
pantalla de cálculo:
1. Calcula Horas Tiempo y Medio - este campo indica si se va a calcular horas
tiempo y medio a los empleados asignados a este decreto. Por lo regular se
26
considera horas tiempo y medio aquellas horas trabajadas en exceso del día de
trabajo mientras el total de horas trabajadas en la semana no exceda 40 horas.
2. Calcula Horas Doble - este campo indica si se va a calcular horas doble a los
empleados asignados a este decreto. Por lo regular se consideran horas dobles
sólo aquellas horas trabajadas en exceso de 40 horas semanales.
3. Calcula Todo el Tiempo Extra como Doble - con esta opción se puede forzar a
considerar como doble todo el tiempo extra, es decir, no se calculan horas
tiempo y medio.
4. Calcula la Penalidad de la 5ta Hora - indica si el empleado clasifica para el
cálculo de la penalidad de la 5ta hora. La penalidad de la 5ta hora establece que
un empleado no debe trabajar más de 5 horas corridas sin tomar un período de
alimentos. El exceso de la 5ta hora se debe pagar al empleado hasta un máximo
de 1 hora.
5. Calcula la Penalidad de Almuerzo - este campo indica si se calcula la
penalidad de almuerzo. Establece que el empleado tiene una hora de almuerzo y
Figura 7.2
27
si se reduce su hora de almuerzo, esta reducción debe ser pagada al empleado.
Se le pagará hasta un máximo de 1 hora.
6. Calcula Penalidad de las 24 Horas - este campo indica si se calcula la
penalidad de las 24 horas. La penalidad de las 24 horas establece que en un
período de 24 horas el exceso de 8 horas de trabajo deben ser pagadas al
empleado, excluyendo las horas tiempo extra.
7. Calcula la Penalidad del 7mo Día - este campo indica si se calcula la penalidad
del 7mo día. Si un empleado trabaja 7 días corridos, el 7mo día debe pagársele
extra al empleado.
8. Horas Regulares por Día - este campo establece la duración de una jornada de
trabajo. Usualmente son 8 horas de trabajo por día.
9. Horas Regulares por Semana - este campo establece la duración de una
jornada semanal de trabajo. Por lo regular se utiliza una semana de 40 horas.
Esta cantidad de horas se utiliza para determinar el cálculo de las horas tiempo y
medio, y de las horas doble.
10. Arreglo Especial - al oprimirlo, le permite seleccionar una cantidad fija de horas
trabajadas. Cuando se selecciona esta opción, el sistema calculará sólo las horas
establecidas, mas no contará el exceso o la falta de horas trabajadas en tiempo
real.
11. Arreglo Especial Enfermeras - algunas instituciones utilizan un ajuste de horas
para el personal de enfermería. Este ajuste consiste en redondear a 8 la cantidad
de horas trabajadas, siempre y cuando el empleado haya trabajado un mínimo de
7.5 horas por jornada.
12. Redondeo de Registros en Minutos - este campo establece a que intervalo en
minutos se va a redondear los registros. Esto depende directamente de cómo se
hace el pago de las horas a los empleados. Por lo general, a los empleados se le
pagan por cuartos de hora (15 Minutos) o sea .25, .50, .75 horas.
13. Redondeo de Minutos Hacia Abajo - se calcula el tiempo total y la fracción de
minutos que quede, se redondea al cuarto de hora más cercano. Para éste cálculo
se analiza el total de horas trabajadas.
28
Figura 7.3
14. Horas Incluidas en el Campo Total de Horas - los campos en este grupo
indican como se va a calcular el campo de Total de Horas (Diario, Semanal,
Bisemanal y Quincenal). Note que los campos de penalidades no están incluidos
en la lista y por ende nunca aparecen en el total de horas.
En la pestaña de Vacaciones y Enfermedad (Figura 7.3), se establecen las hora
mínimas para la acumulación de licencias, la acumulación de horas al mes, y el limite de
horas para licencias por enfermedad. También incluye una tabla donde se puede desglosar
la acumulación de horas al mes y los días al año, para un periodo establecido. Esta función
se utiliza cuando la compañía otorga diferentes beneficios de acuerdo a la señoría
(antigüedad) del empleado.
Ejemplo:
1. Los empleados que lleven de 1 a 3 años trabajando en la compañía acumularán 15 días al año de licencia por vacaciones, mientras que los que lleven de 4 a 9 años acumularán 20, etc.
Además de ver la información seleccionada en la pantalla, usted también podrá
imprimir cada uno de los decretos configurados, para futuras referencias. A continuación
una breve descripción de cada uno de los campos que contiene la pantalla.
29
Para acceder la pantalla de Razones de Ausentismo (Figura 8.1), entre al menú de
Configuración y escoja dicha opción. En esta pantalla aparecerá la lista las razones de
ausentismo definidas para el sistema DigiPuncher. Ésta le permite al usuario cambiar la
RAZONES DE AUSENTISMO
1. Mínimo de Horas para Acumular Tiempo de Vacaciones - este campo
establece el mínimo de horas trabajadas en el mes para que el empleado acumule
vacaciones. Las horas que cuentan como trabajadas son definidas en esta misma
sección.
2. Mínimo de Horas para Acumular Tiempo de Enfermedad - este campo
establece el mínimo de horas trabajadas en el mes para que el empleado acumule
enfermedad. Las horas que cuentan como trabajadas son definidas en esta misma
sección.
3. Acumulación de Horas por Enfermedad Mensual - este campo establece
cuantas horas de enfermedad acumula un empleado por mes si cumple con el
requisito del mínimo de horas trabajadas.
4. Límite de Acumulación de Enfermedad (Horas) - se utiliza para establecer un
tope de horas de acumulación para la licencia de enfermedad. Hay algunas
compañías establecen que el empleado no acumulará más de 60 días de licencia
de enfermedad, por lo que el programa le permite establecer ese límite y al llegar
a él, deja de acumularle horas mensuales a esa licencia.
5. Acumulación de Vacaciones - la tabla de la Figura 7.3, define cuantas horas de
vacaciones al mes acumula un empleado, si cumple con el requisito mínimo de
horas trabajadas. La tabla está ordenada por los meses de trabajo lleve el
empleado trabajando en la compañía.
6. Horas que cuentan como trabajadas para la acumulación de vacaciones y
enfermedad - este grupo establece cuáles horas cuentan para el cálculo de las
horas trabajadas por mes. Sólo aquellas que han sido marcadas acumularan para
el total de horas mensual.
30
descripción según sus necesidades. Estas horas de ausentismo serán calculadas como horas
trabajadas, es decir, calculará la paga correspondiente para cada una. El programa provee 7
razones que serán incluidas en los reportes (las primeras tres son predefinidas, las últimas
cuatro pueden ser definidas por el usuario). Las horas predefinidas por el sistema son:
1. Vacaciones
2. Enfermedad
3. Maternidad
En las otras opciones, el usuario puede especificar razones de ausentismo que se
ajusten a sus necesidades particulares. Otras opciones pueden ser: DIF (Death in Family o
Muerte de Familiar), FL (Family Leave o Emergencia Familiar), BW (Bad Weather o Mal
Tiempo), entre otros.
El usuario puede utilizar los botones de edición para manejar la lista y puede utilizar
los botones de impresión para obtener un listado impreso de dichas opciones. Los campos
que encontrará en la pantalla son los siguientes:
1. Código - debe ser un número del 1 al 7. El programa lo utiliza como referencia del
orden del listado.
2. Descripción - breve descripción de cada una de las razones de ausentismo.
3. Código Corto - nombre que aparecerá en los encabezados de los reportes . El mismo
debe ser breve y descriptivo, para que se haga más fácil la lectura de los reportes.
Figura 8.1 - Le permite al usuario establecer las horas de ausentismo que paga la compañía.
Figura 8.2 - Editar Razones Ausentismo
31
Figura 9.1
El DigiPuncher le permite al usuario
establecer una lista de los departamentos por
los cuales está dividida su compañía. Estos
departamentos se utilizan a través de todo el
sistema para agrupar empleados. Cada
empleado tiene que estar asignado a un
departamento, ya que éste se utilizará
durante el procesamiento de la nómina y los
reportes.
Para acceder ésta lista, entre al menú de Configuración y escoja la opción de
Departamentos. Allí aparecerá una pantalla (Figura 9.1), donde podrá añadir, editar, y
eliminar los departamentos. La pantalla le permite al usuario asignarle un número al
departamento (que se utilizará para su identificación) y el nombre del mismo. El programa
también le permite utilizar los botones de edición para manejar la lista de los departamentos,
y los botones de impresión para obtener un listado de los departamentos que han sido ya
asignados, para futuras referencias.
La Figura 10.1 presenta la lista de ciudades definidas en el sistema. Para acceder la
lista, utilice el menú de Configuración y seleccione Ciudades. Esta lista se utiliza para
localizar el pueblo en la entrada de información de empleados.
Utilice los botones de edición para manejar la lista de las ciudades, añadiendo,
editando o borrando las mismas. Los botones de impresión le permitirán al usuario
imprimir la lista generada.
CIUDADES
DEPARTAMENTOS
32
DÍAS FERIADOS
Figura 10.1
Para acceder la pantalla de días feriados, entre al menú de Configuración, luego en la
opción de Días Feriados. Una vez allí, aparecerá una ventana señalando un año en específico
(Figura 11.1), usualmente el actual, y tendrá un botón para que genere los días feriados. Si
presiona el botón de generar, le aparecerá otra ventana (Figura 11.2) donde tendrá un listado
de Días Feriados, y podrá escoger
cada día, individualmente, y
editarlo de acuerdo al decreto de
Días Feriados de su Compañía.
En las Figuras 11.3 y 11.4,
aparecen diferentes ventanas de
edición para los Días Feriados. Si
escoge que el día sea fijo, como por
ejemplo Navidad (25 de diciembre),
el feriado caerá en la fecha
indicada, independientemente el día
de semana. Al marcar el recuadro
de Día Completo, éste indica que la
totalidad del día (8 horas) es
Figura 11.1
33
Figura 11.2
feriado, de lo contrario se
asumen sólo 4 horas de
trabajo en ese día, o sea,
medio día. También
puede ed it ar días
rotativos como Acción de
Gracias, el cual sería el
cuarto jueves del mes de
noviembre.
SUPERVISORES La pantalla que muestra la Figura 12.1 y 12.2, le permite al usuario visualizar la
lista de supervisores definidos en el sistema y puede accederla seleccionando el menú de
Empleados y la opción de Supervisores.
Para añadir un supervisor utilice el botón de añadir. Le aparecerá una forma que le
pide que le asigne un número (el que usted desee) y escriba el nombre del supervisor.
Para editar un nombre de supervisor, seleccione el récord y presione el botón de
editar. Le aparecerá entonces la forma para entrar o editar el nombre del supervisor, es ahí
donde hará los cambios correspondientes.
Para eliminar un supervisor, seleccione el supervisor en la lista y presione el botón
de eliminar o seleccione el record y presione la tecla Delete. Asegúrese bien que ese es el
Figura 11.2
Figuras 11.3 - 11.4
34
Figura 12.1 - Muestra un listado de todos los supervisores que ha sido registrados en el programa.
Figura 12.2 - A través de este encasillado, el usuario puede editar o añadir nombres al listado de Supervisores
ITINERARIO DE PAGOS QUINCENALES
En el menú de Procesos, encontrará la opción del Itinerario Quincenal (Figura 13.1)
la cual se utiliza para listar los records que definen las quincenas. Cada récord define el
período en que termina la quincena y los días que son asumidos en el cálculo de cada
quincena. Los días que son asumidos se cuentan como trabajados, de acuerdo al horario de
los empleados. La diferencia entre los días asumidos y las horas realmente trabajadas en
esos días son incluidos en el cálculo de la quincena siguiente.
• Quincena - fecha en que termina el período quincenal. Usualmente los días 15 y el último día del mes.
• Días Asumidos - se muestran las fechas de hasta 6 días por quincena, asumidos como trabajados.
Se pueden usar los botones de impresión para producir el listado mostrado en la
lista. Se puede además usar el botón de la derecha del ratón para filtrar la información.
récord que desea eliminar, pues el proceso es irreversible. Esta forma, al igual que la
mayoría de las formas en el programa DigiPuncher, también cuenta con unos botones que
le permiten al usuario ver o imprimir el listado que aparece en pantalla. El mismo le
servirá para futuras referencias.
35
Figura 13.3
Esta pantalla muestra el itinerario de pago quincenal y los días
de pago que serán asumidos por el
sistema
Figura 13.1 - Para editar o crear Itinerarios Quincenales.
Figura 13.2
36
Días Asumidos
En el menú de Procesos, podemos escoger la opción de Itinerarios Quincenales
para añadir itinerarios o editar parámetros para los itinerarios ya existentes. En la Figura
13.3 podemos observar la ventanilla para manejar los itinerarios quincenales y los días
asumidos (Figura 13.3).
• Quincena - aquí se podrá escoger la quincena que se quiera editar o añadir. Si por ejemplo, se quiere añadir la quincena que termina el 15 de septiembre, se deberá especificar en el campo de Quincena, la fecha del 15-Sep-05.
• Período Desde - en este campo se deberá especificar el día cuando comienza la quincena, siguiendo el mismo ejemplo, el periodo comenzaría 15-Sep-05.
• Periodo Hasta - en este campo se especifica el día cuando termina la quincena 15-Sep-05.
La opción de “Días Asumidos” es para especificar los días, los cuales se le
asumirá al empleado como trabajado. Por ejemplo, el día en que termina la quincena es
el 15-Sep-05, tomando en cuenta que el procesamiento de nómina se empezará uno o dos
días antes de la fecha de pago de la quincena, se le asumirá al empleado, como trabajado,
uno o dos días antes de la fecha de pago. El usuario tiene la opción de escoger si quiere
asignar días asumidos o no.
• Días Asumidos - escoger esta opción, si se quiere asignar días asumidos a los empleados de la quincena.
• Asumidos Desde - escoger el primer día que se le asumirá al empleado como trabajado. Por ejemplo, 15-Sep-05.
• Asumidos Hasta - escoger el último día que se le asumirá al empleado como trabajado, siguiendo el mismo ejemplo, sería el 15-Sep-05.
37
Dentro del menú de Utilidades se encuentra la pantalla de la Figura 14.1. La misma
permite editar o definir la correspondencia entre los campos del resumen semanal del
DigiPuncher y el sistema ADP. La forma muestra la lista de los campos definidos. Esta
definición se utiliza en el proceso de exportar los totales semanales a ADP. (Vea la forma
"Exportar Totales Semanales a ADP."). A continuación un listado de los campos:
• Descripción de Campo - en este campo el usuario deberá escribir una
descripción del campo que desea exportar (Ej. Tipo de horas: Regular, Tiempo y
Medio, Doble, Vacaciones, etc.).
• Campo DigiPuncher - en este campo se selecciona el campo del sistema
DigiPuncher que contiene la información que se desea exportar (por el nombre
que aparece en las tablas de programación del sistema).
• Nombre de Campo - este es el nombre del campo que se desea exportar, según
el sistema ADP.
• Código ADP - este es el código que se va a utilizar en el archivo ADP para
identificar al campo. El usuario debe estar seguro de escribir el nombre/código
exacto para que al comenzar el proceso de exportación el sistema de ADP
detecte los campos correctamente.
• Número - número de campo de ADP.
Para añadir un récord, utilice la última línea de la lista y escriba la información
directamente en ella. Para eliminar un récord, seleccione el récord y presione la tecla
Delete.
Figura 14.1
ADP DEFINICIÓN DE CAMPOS
38
En el menú de Utilidades, se encuentra la función de Definición de Campos ASCII.
La pantalla que muestra la Figura 15.1 permite construir la definición de un archivo ASCII
para exportar los totales semanales. Los campos dentro de esta forma son:
• Campo - se selecciona el nombre del campo del Resumen Semanal del DigiPuncher en la lista.
• Tipo - se selecciona el tipo del campo de la lista (numérico o texto). • Largo - se establece el largo del campo por el número de caracteres. • Decimales - para aquellos campos que sean numéricos, se pueden definir
cuantos lugares decimales el usuario desea que se muestren. El punto decimal cuenta también como un caracter.
• Caracter - en el caso de que se seleccione en el campo Filler, se puede especificar el caracter.
Para añadir un récord a la lista, se localiza el último record y se procede a entrar la
información directamente en la lista. En caso de que el usuario desee eliminar un récord,
debe seleccionarlo y se presiona la tecla Delete. Utilice el botón Exit para cerrar la forma.
DEFINICIÓN DE CAMPOS ASCII
Figura 15.1
39
La pantalla de la Figura 16.1 presenta la lista de empleados de la compañía. La
misma puede accederse a través del menú de Empleados, seleccionando la opción de
Empleados.
A través de esta forma se puede examinar la información de todos los empleados
registrados por la compañía. La barra de status de la pantalla, le indicará cuántos records de
empleado han sido creados, y en cuál de ellos está colocado el cursor. En la parte superior
de la pantalla hay una serie de campos para que el usuario pueda filtrar la lista de
empleados. Los campos son los siguientes:
• Clase - este campo puede mostrar sólo aquellos empleados asalariados o los que
cobran por hora (Salary o Hourly). Se puede utilizar el botón de limpiar la selección
y ver a todos los empleados independientemente de la clase.
• Dept - después que el usuario haya establecido los departamentos en la
configuración del programa, este renglón le permitirá filtrar la lista para mostrar sólo
los records de aquellos empleados que pertenecen a un departamento específico.
Seleccione el departamento de la lista que provee el campo o utilice el botón de
limpiar la selección para mostrar todos los departamentos.
• Decreto - cada récord de empleado tiene asignado un Decreto. El decreto establece
ciertos parámetros para el cálculo de las horas de trabajo del empleado, así como la
acumulación de vacaciones y enfermedad.
• Horario - cada record de empleado tiene asignado un Horario de Trabajo. El
horario establece el itinerario de trabajo del empleado, las días de trabajo y las horas
de entrada y de salida. Este campo se utiliza para listar aquellos empleados con un
horario en particular. Se selecciona el horario de la lista para mostrar todos los
records pertenecientes a ese horario.
• Freq. de Pago - la frecuencia de pago (semanal, bisemanal, quincenal) se utiliza
para mostrar todos aquellos empleados con la misma frecuencia de pago.
• Editar Empleado - en este campo se puede colocar el número de empleado para
ARCHIVO DE EMPLEADOS
40
editar la información. Si el empleado no existe, aparece el mensaje para permitirle
entrar la información nueva de un empleado. (Vea Editar o Añadir Empleados).
• Localiza Empleado - este campo se utiliza para localizar, en los records listados, un
empleado por nombre o por número. Se localiza el primer empleado cuyo nombre o
número contenga los caracteres establecidos en el campo.
• Prox - este botón se utiliza para encontrar la próxima ocurrencia de los caracteres
establecidos en el campo Localiza Empleado en la lista de empleados.
• Retrato - en este espacio aparece la foto del empleado. Para utilizar este campo, el
usuario primero debe incluir una foto digital en el archivo de empleado (Vea Editar
o Añadir Empleados).
Los botones de edición se utilizan para editar el empleado seleccionado de la lista,
añadir un nuevo empleado o eliminar el récord de empleado seleccionado. En el caso de
eliminar, sólo se permite eliminar records de empleados que no tengan información
relacionada: Totales Semanales, Mensuales, etc.
Los botones de ver y de imprimir el listado, permiten ver o imprimir la lista según
aparece filtrada. En adición a los campos de la parte superior de la forma, también se puede
utilizar el botón derecho del ratón para limitar la lista de los records utilizando filtros.
Figura 16.1
41
Añadir Empleados En la Figura 16.2 se muestra la pantalla que se utiliza para añadir o editar la
información de un empleado. Para acceder la misma, escoja la opción de Empleados en la
barra de menú o el primer icono que aparece en la barra de herramientas. Una vez en el
Récord de Empleado oprima + para añadir nuevos empleados.
La forma consta de cuatro secciones para definir la información del empleado. Es
importante que el usuario llene éstas secciones. Así asegura el funcionamiento adecuado de
la programación, ya que la información suministrada aquí es utilizada en otras partes del
programa. Las secciones son las siguientes:
Campos Requeridos Esta sección contiene todos los campos requeridos para la creación de un récord de
empleado. Si el usuario omite la información de cualquiera de estos campos, el programa
no le permitirá cerrar la pantalla o no creará el usuario. Los campos requeridos son:
1. Empl - establece el número de empleado. El número de empleado identifica de
forma única cada récord de empleado. El sistema no permite más de un empleado
con el mismo número. Se debe utilizar el mismo número asignado a la huella del
ponchador biométrico.
2. Primer Nombre - primer nombre del empleado. Ej. Carlos, Luis, Ana, etc.
3. Inicial - si el nombre del empleado tiene inicial, se coloca en este campo, de lo
contrario se puede dejar en blanco.
4. Apellidos - escriba los apellidos del empleado, tal y como aparecen en la tarjeta del
Seguro Social.
5. Seg. Social - escriba el número de Seguro Social del empleado según aparece en la
tarjeta y asegúrese de que el número es el correcto.
6. Departamento - seleccione de la lista el departamento al cual el empleado está
asignado. Si no hay departamentos definidos, no va a poder crear empleados. Al
escribir las primeras letras del nombre del departamento, el campo le va a mostrar el
departamento más cercano. Utilice la tecla F4 para mostrar en este campo la lista de
hasta 8 departamentos para seleccionar.
7. Clase - seleccione la clase de empleado entre Hourly o Salary.
42
8. Decreto - seleccione el decreto que rige al empleado que está creando. Este campo
es requerido, y al igual que el departamento, si no hay decretos definidos en el
sistema no podrá crear empleados. (Ver Configuración del Sistema)
9. Horario Trabajo - seleccione el horario de trabajo al que está asignado el
empleado. Si no hay horarios definidos en el sistema, no podrá crear el récord del
empleado. (Ver Configuración del Sistema)
10. Activo? - seleccione el estatus del empleado entre activo o inactivo.
11. Labor Code - seleccione el código de labor del empleado. Seleccione entre Direct
Labor, Indirect Labor o Overhead. Si su compañía no utiliza estas especificaciones,
seleccione Direct Labor.
12. Frecuencia de Pago - seleccione la frecuencia de pago que utilizará para el
empleado. Seleccione entre Weekly (Semanal), Biweekly (bisemanal) y SemiMonthly
(Quincenal).
Dirección y Teléfonos La pantalla que aparece en la Figura 16.3 contiene información no requerida para
crear el récord del empleado, pero si útil para identificar y localizar al empleado. Esta
Figura 16.2
Campos Requeridos
43
pestaña añade la información personal del empleado. Los campos que posee la misma son:
• Dirección Postal - escriba en este espacio la dirección postal del empleado.
• Dirección Residencial - escriba la dirección residencial del empleado.
• Ciudad - escriba la ciudad o seleccione una de la lista de ciudades. Al seleccionar
la ciudad de la lista, el programa completa el campo del Código Postal.
• Estado - escriba las iniciales del estado.
• Código Postal - escriba el Código Postal, en caso de ser diferente al que se ha
establecido al colocar la ciudad.
• Teléfono Casa - inserte el número de teléfono principal del empleado.
• Teléfono Trabajo - escriba el número de teléfono de la oficina o centro de trabajo
del empleado.
• Fecha de Nacimiento - escriba la fecha de nacimiento del empleado.
Nota: En esta sección hay 4 campos que son definidos en el archivo de configuración; asegúrese de completarlo antes de entrar los empleados.
Fechas y Opciones En la pantalla de la Figura 16.4, se definen varias fechas y opciones que afectan el
cálculo de horas diario, las vacaciones, enfermedad, entre otros. El usuario debe asegurarse
de que la información escrita en estos encasillados sea correcta, para así evitar errores en los
cálculos de las demás formas. Los campos de esta pantalla son:
1. Fecha Comienzo - inserte aquí la fecha en que el empleado comenzó a trabajar con
la compañía.
2. Fecha Terminación - escriba la fecha en que el empleado cesó sus funciones dentro
de la compañía, ya sea por causa de despido o por renuncia.
3. Razón - escriba la razón de terminación del empleo.
4. Fecha Regreso - fecha de regreso al empleo, en caso de que el empleado haya
trabajado anteriormente para la compañía.
5. Último Día Trabajo - escriba el último día trabajado por el empleado.
6. Supervisor - seleccione el nombre del supervisor del empleado de la lista.
7. Feriados Aplican - este campo indica si los días feriados aplican a este empleado o
no. El efecto de este indicador es el siguiente, si los feriados aplican y el empleado
44
Figura 16.3
Dirección y Teléfonos
no trabajó un día feriado y el día feriado está dentro de la jornada de trabajo del
empleado, en el registro para ese día el empleado tendrá ocho (8) horas por el
concepto de días feriados. De lo contrario, si el empleado no trabajó el día feriado y
los feriados no aplican, y ese empleado no aparece en el registro del día y le cuenta
como ausencia.
8. Período Almuerzo 1 - escriba en este campo la cantidad de minutos que el
empleado tiene para su almuerzo. Si deja el campo en cero, equivale a el tiempo
establecido por ley de una hora. La cantidad se entra en minutos.
9. Aplica Período Almuerzo 2 - si la jornada diaria del empleado incluye dos periodos
de alimentos, marque este campo.
10. Periodo Almuerzo 2 - entre la cantidad en minutos del segundo periodo de
alimentos del empleado. Si deja el campo en cero, entonces se asumen 60 minutos.
Otra Información La pantalla de que presenta la Figura 16.5, le permite ver al usuario otros campos de
información del empleado. Los campos que aparecen en la pantalla son los siguientes:
45
1. Número Empleado - escriba el número de empleado, si no es el mismo que aparece
en la tarjeta o registros de la compañía, para hacer referencia al empleado en otros
sistemas.
2. Número Tarjeta - en el caso de que cada empleado tenga una tarjeta de
identificación con un número de tarjeta diferente al de empleado, escriba ese número
en este campo.
3. Archivo de Foto - este campo contiene el nombre y directorio del archivo que
contiene la foto del empleado. Los formatos que se pueden mostrar en el
DigiPuncher son BMP, GIF, JPG.
4. Vacaciones y Enfermedad - los siguientes campos manejan la inclusión o exclusión
de los empleados en la acumulación mensual de vacaciones y enfermedad.
5. Acumula - indica si el empleado acumula vacaciones o enfermedad.
6. Balance Inicial - este balance es utilizado como balance inicial en el proceso de la
acumulación de vacaciones o enfermedad. El proceso de acumulación de
vacaciones o enfermedad, trata de localizar para un mes, el balance final del mes
anterior. Si no hay un récord en el mes anterior entonces se busca el archivo del
empleado y se obtiene el balance como si fuera el balance final del mes anterior.
Cuando se comienza a utilizar el sistema por primera vez, el usuario debe
Figura 16.4
Fechas y Opciones
46
determinar si los empleados comenzarán a acumular vacaciones y/o enfermedad, o
transferirán los balances previos a éste sistema.
7. Balance Actual - balance de vacaciones o enfermedad que corresponde al último
mes procesado del empleado. La información de este campo es generada
automáticamente por el programa, de acuerdo a las horas acumuladas por los
ponches.
8. Los botones de "Asigna Foto" y" Borra Foto" se utilizan para asignar el archivo de
foto que corresponde al empleado o para eliminar la conexión entre el archivo de
empleado y el archivo de la foto.
Figura 16.5
Otra Información
47
En algunas ocasiones es necesario cambiar el número de un empleado. Para estos
casos se utiliza la forma Cambiar Número de Empleado (Figura 17.1). Esta pantalla le
permite al usuario cambiar el número de un empleado existente a un número nuevo. Para
hacer el cambio, sólo debe completar la siguiente información:
1. Número Anterior - en este campo debe colocar el número del empleado (ya
existente) que se quiere cambiar. De no saber el número puede localizar el empleado
utilizando el botón de búsqueda.
2. Nombre - también puede seleccionar el empleado por el nombre. Al entrar los
primeros caracteres del nombre, aparecerá el primer empleado con ese nombre.
Utilice la tecla F4 para expandir la lista de nombres.
3. Nuevo Número de Empleado - escriba el nuevo número de empleado que le desee
asignar. El nuevo número no puede existir en el archivo de empleado, así que
asegúrese de que no esté repitiendo el número.
Presione OK para hacer el cambio, o Cancel para cerrar la forma sin hacer cambios.
Todos los records del empleado son reasignados al nuevo número (totales diarios, totales
semanales, bisemanales y quincenales, ausentismo, ect).
CAMBIAR NÚMERO DE EMPLEADO
EDITAR EMPLEADO
Para editar la información de un empleado ya existente, sólo tiene que acceder la
opción de Empleados en el menú y una vez en la pantalla principal escoja la opción de
editar e incluya la información deseada.
48
En la Figura 18.1, se presenta la pantalla con el Menú de Procesos desplegado. A
través de esta sección se estarán presentando en detalles cada uno de sus componentes.
Antes de comenzar con los procesos rutinarios del sistema, el usuario debe haber
añadido en el ponchador a todos los empleados. Además debe haber completado la
configuración del sistema. El proceso de añadir empleados, puede hacerse directamente en
la unidad de V-Station o a través del programa VeriAdmin.
Una vez los empleaos estén registrados y hayan comenzado a ponchar regularmente,
el usuario podrá seguir los siguientes pasos para procesar los registros y convertirlos en data
útil para su sistema de nómina.
Leer Registros Una vez los empleados estén ponchando, el usuario necesita bajar los ponches
almacenados en la unidad biométrica (ya sea del Veriprint o V-Station) para poder hacer los
cálculos correspondientes. El procedimiento a seguir para leer estos registros dependerá del
tipo de unidad que tenga y el tipo de conexión por el cual esté conectada la unidad
biométrica.
PROCESOS
Figura 17.1 - A través de esta pantalla el usuario podrá cambiar el número del empleado
49
Figura 18.1 - Menú de Procesos
Leer Registros del Veriprint
Para acceder la pantalla que muestra la Figura 18.2, el usuario debe entrar al menú
de Procesos, seleccionar Leer Registros y luego oprimir Veriprint. Una vez en la pantalla,
la forma le permitirá al usuario interactuar con el Veriprint, manejar las huellas y los
registros de todos los empleados.
Dos constantes dentro de la pantalla para leer los registros en el Veriprint son las
siguientes:
1. Caja# - indica y/o selecciona el número de la caja Veriprint con la cual se establece
comunicación. El número de caja -1, es un número especial que indica al programa
que se establezca comunicación con todas las cajas conectadas. Sólo algunas
funciones están disponibles cuando se selecciona la caja -1.
2. Pre-Selección - este es el número de caja con el cual se inicia la forma. Una vez
que la forma sube, entonces se puede escoger el número de caja con el campo
Caja#.
50
Administración
Esta parte de la forma Veriprint Interface (la pantalla que presenta la Figura 18.2),
muestra el estado de la comunicación con la caja del Veriprint 2100 y permite establecer
varios parámetros administrativos. El primer campo indica la información almacenada en el
Veriprint, mientras que la otra se utiliza para cambiar el valor en los casos que aplique.
• Huella - se utiliza para establecer la huella que accederá la unidad biométrica al
oprimir asterisco (*) + la función 9. Utilizando esta función, el administrador no
tendrá que entrar su número de empleado para acceder el menú de Administración.
• Modo - escoge entre uno de los modos de operación de la caja Veriprint.
• Número de Serie - número de serie para identificar la caja.
• Nivel Seguridad - establece cuán rigurosa es la comparación de las huellas.
• Fecha y Hora - muestra la hora y la fecha de la caja Veriprint y de la PC. Para
sincronizar la hora del Veriprint con el de la PC se utilice el botón de Actualiza
Fecha.
• Versión - muestra la versión de la programación del Veriprint que se está utilizando.
• Estado - le permite al usuario ver el estado de la comunicación entre el Veriprint
Figura 18.2
1
2
51
y la PC.
El botón Mensajes en el Veriprint permite cambiar el texto de los mensajes que
aparecen en el Veriprint. Al presionarlo muestra la forma para hacer dichos cambios.
Comunicaciones
Establece los parámetros de comunicación con el Veriprint (Figura 18.3). Hay dos
formas de conectar la PC a un Veriprint: conexión serial directa o a través de modem y línea
telefónica.
1. Modem - la comunicación a través de modem requiere un modem instalado (interno
o externo) y acceso a una línea telefónica. En estos encasillados se configura.
• Flow Control - se escoge entre None, Xon/Xoff, Hardware.
• Inicializar - activa la secuencia de comandos para inicializar el modem.
• Puerto - muestra el puerto de comunicación de la PC al cual está conectado el
modem.
• Número de Teléfono - muestra el número de teléfono a llamar. Se puede mantener
una lista de teléfonos; utilizando un doble-click en este campo, sube una forma para
añadir y listar los números de teléfonos más utilizados.
• Conectar - este botón utiliza los parámetros de esta sección para iniciar una llamada
al número de teléfono donde se encuentra el Veriprint conectado a un modem
Figura 18.3 - Desde esta pantalla se establece la comunicación entre el Veriprint, el modem y la PC.
52
externo. Una pantalla le muestra el estatus de la comunicación por modem. De
tener éxito, se leen los parámetros y la información de la unidad.
• Desconectar - este botón se utiliza para desconectar la conexión al Veriprint a través
del modem.
• Línea - comunicación a través de conexión serial directa a la PC.
• Puerto - el puerto de comunicaciones utilizado para la conexión al Veriprint.
• Baud Rate - velocidad de comunicaciones con el Veriprint. Esta velocidad debe ser
la misma para la cual está configurado el Veriprint.
• Aplicar - este botón establece la comunicación con el Veriprint a través del puerto
seleccionado.
• Probar - de haber conexión con el Veriprint, este botón envía el comando de emitir
un sonido en el Veriprint. El estado de la conexión con el Veriprint aparece en la
línea de abajo de la forma.
• Prender Switch - permite que cuando se verifique una huella active un "relay" del
Veriprint. El "relay" puede controlar, por ejemplo, el abrir una puerta, etc.
• Apagar Switch - desactiva el "relay".
• Panel Iluminado - envía el comando al Veriprint para que se ilumine el panel o
LCD de la unidad.
• Panel No Iluminado - envía el comando al Veriprint para que se apague el panel.
• Borrar Parámetros - se borran todos los parámetros de la unidad de Veriprint. La
forma le muestra al usuario, en la parte inferior de la pantalla, el estado de la
comunicación con la unidad de Veriprint 2100.
Huellas Registradas (Referirse Figura 18.4)
En esta sección se manejan las huellas que están almacenadas en el Veriprint, así
como las huellas almacenadas en la base de datos. También permite iniciar el proceso de
enrolar una huella.
La lista de la izquierda muestra los números de empleados de los cuales se
mantienen las huellas en la memoria del Veriprint. Es posible tener de 1 a 10 huellas
almacenadas por empleado. Puesto que se pueden registrar huellas directamente en el
Veriprint, se provee el botón de Refrescar justo bajo la lista, para mostrar la lista más
reciente de huellas almacenadas en el Veriprint.
53
La lista de la derecha contiene los números de empleados cuyas huellas están
almacenadas en la base de datos del DigiPuncher. Los botones que están bajo la lista,
permiten borrar uno o varios records de huellas, o editar una huella.
Entre las dos listas aparecen unos botones que permiten pasar huellas de una lista a
la otra lista. Permiten marcan más de una huella. Los campos del Número de Empleado y
del nombre del Empleado se utilizan para hacer una búsqueda de una huella, registrar una
nueva, editarla y/o borrarla. A continuación, una descripción de los demás botones que
presenta la pantalla de Huellas Registradas (Figura 18.4):
• Añadir Huella Dactilar - este botón envía el mensaje al Veriprint para registrar una
huella. El empleado coloca su dedo en el Veriprint y, una vez se haya aceptado la
huella, aparece una pantalla para entrar la información adicional del empleado, tal como
el dedo registrado, el nivel de seguridad, el horario permitido de acceso, etc.
• Editar Registro de Huella - este botón permite al usuario editar una de las huellas en la
lista de huellas en la memoria del Veriprint.
• Borrar Registro de Huella - permite eliminar una o mas huellas de la lista de huellas
en la memoria del Veriprint.
Figura 18.4 - Esta pantalla permite acceder las huellas registradas
54
• Borrar Todas Las Huellas - permite al usuario borrar todas las huellas de la memoria
del Veriprint. No se recomienda utilizar esta función a menos de que el usuario tenga
backup de todas las huellas registradas.
• Verificar - se utiliza para verificar una huella de la lista de huellas, en la memoria del
Veriprint.
• Análisis de Verificación de Huellas - permite observar los intentos fallidos de
verificación de huellas en un período determinado y por empleado.
Listado Registros
La pantalla que presenta la Figura 18.5 muestra los registros almacenados en la
memoria del Veriprint. Sus componentes son:
• Recolectar - permite al usuario pasar los registros de la memoria del Veriprint a las
tablas del sistema DigiPuncher. La forma para recolectar los registros tiene las
opciones de recolectar sólo registros de ponches, o todos los registros verificados.
Además puede eliminar los registros de la memoria del Veriprint en el proceso.
• Borrar Memoria - elimina la lista de registros de la memoria del Veriprint.
• Refrescar - se utiliza para mostrar los últimos cambios en la lista de registros de la
memoria del Veriprint.
• Opciones - presenta la forma que contiene la lista de departamentos que pueden ser
almacenados en la memoria del Veriprint, y la lista de opciones que pueden ser
Figura 18.5 - Esta pantalla le permite al usuario ver cada uno de los registros almacenados por la unidad de Veriprint.
55
almacenadas en el Veriprint para ser presentadas al empleado cuando éste registre su
entrada o salida.
Recolección para Red (Referirse Figura 18.6)
Esta sección puede ser utilizada para recolectar registros de los Veriprint cuando
estos están conectados a la PC por cable serial o cable de RS485. La conexión con el cable
RS485 permite conectar en serie más de un Veriprint.
• Cajas Activas - presenta la lista de cajas activas en la conexión serial o RS485.
• Ver Resumen - presenta la información de la más reciente actividad de la recolección
en Red.
• Recolectar - este botón inicia la recolección de los registros de todas las cajas activas en
la red. La actividad de la recolección se muestra en la sección de Recolectando que
aparecerá más adelante.
• Borrar Memoria - esta opción indica si se va a borrar la lista de registros de memoria
del Veriprint.
• Recolecta - esta opción define si se van a recolectar sólo los registros de entradas y
salidas o si se van a recolectar todas las huellas verificadas.
Interfase de Usuario
Esta pantalla (Figura 18.7) controla varias funciones del Veriprint. Algunos de los
componentes que se encuentran en esta sección son:
• Duración Mensajes Entrada - establece los segundos de duración del mensaje en el
panel del Veriprint al registrarse una entrada.
• Duración Mensajes Salida - establece los segundos de duración del mensaje en el
panel (LCD) del Veriprint al registrarse una salida.
• Horario no seguro - indica el número del horario no restringido.
• Indicación de Acceso Remoto - muestra el mensaje de acceso remoto en el panel
(LCD) del Veriprint.
• Aplica Ajustes de Fecha - mantiene los ajustes de fecha (Daylight Savings) en el
Veriprint.
• Fecha Mover Hora Adelante - le permite al usuario indicar la fecha en la que se
56
Figura 18.6 - A través de esta pantalla el usuario podrá tener acceso y recolectar registros de los Veriprint, cuando éstos estén conectados a la PC por cable serial o cable de RS485.
Figura 18.7
57
adelanta el reloj del Veriprint (Daylight Savings).
• Fecha Mover Hora Atrás - le permite al usuario indicar la fecha en la que se atrasa el
reloj del Veriprint (Daylight Savings).
• Aplicar/Salvar Cambios - este botón le permite salvar o aplicar los cambios de las
opciones anteriores al Veriprint.
• Nombre de Compañía - entrar nombre que aparecerá en el panel digital del Veriprint
cuando la unidad esté en estado de espera.
• Horarios Restringidos - el sistema permite definir hasta 99 horarios para restringir el
acceso. Por cada horario se pueden definir para cada uno de los 7 días y días feriados,
hasta 5 intervalos de acceso.
• Salvar Horario - este botón salva el horario seleccionado por el usuario en el Veriprint.
• Borrar Horarios - este botón elimina del Veriprint todos los horarios previamente
grabados.
Configurar T/A
La Figura 18.8 le permite establecer parámetros en el Veriprint para controlar el
sonido de timbres, definir los días feriados y otras opciones.
• Bell - indica la hora en formato militar en la cual va a sonar el timbre y la duración en
segundos de 0 a 9.
• Días Feriados - indica el mes y el día de la semana en que cae el día feriado.
• Intervalo Entre Registros - establece la cantidad en segundos que espera el Veriprint
Figura 18.8
58
para aceptar otro registro de empleado.
• Función #5 Horarios - se utiliza para que el Veriprint muestre todos los registros del
empleado en determinada fecha.
• Función #6 Horas - se utiliza para que el Veriprint muestre la cantidad de horas entre
los últimos registros del empleado.
• Función #7 Transferir -
• Función #8 Ultimo Registro - permite que el usuario pueda observar el último registro
hecho en la unidad del Veriprint, en el panel LCD de la unidad.
• Función #9 Login Adm. -
• Horario de Timbres - activa los timbres de acuerdo al horario dispuesto por el usuario.
Historial de Comandos
La Figura 18.9 muestra la lista de los comandos más recientes recibidos por el
Veriprint y para cada comando una breve descripción del mismo. El botón de Refrescar se
utiliza para actualizar la lista de comandos en la pantalla
Recolectar por Modem
Figura 18.9
La pantalla que muestra la Figura 18.10, se utiliza para comunicarse por modem a
todas las unidades de Veriprint. Se utiliza una lista de números de teléfonos para, de manera
secuencial, conectarse a cada una de las unidades de Veriprint y bajar los registros de los
empleados.
59
Figura 18.10
• Teléfonos - este botón nos trae la forma en la cual se definen los números de teléfono a
marcarse. La lista de teléfonos contiene el número, el número de caja, la descripción o
localización de la caja, y un indicador para incluirlo en el proceso de bajar los registros.
• Bitácora - este botón nos muestra la forma para ver por fecha la actividad en el proceso
de comunicarse con las unidades a través de modem. La forma permite seleccionar la
fecha y también permite eliminar los records de la bitácora para esa fecha.
• Conectar Modem - este botón inicia el proceso de comunicación por modem a las
unidades Veriprint. Se seleccionan solo aquellos números de teléfonos que aplican y se
va manteniendo una bitácora del proceso de comunicación. También se muestra en la
sección de Información el progreso de la recolección de registros.
• Preferencias - en esta sección se escoge si se recolectan todos los registros del Veriprint
o sólo aquellos que son registros de entradas y salidas. También se indica si se elimina
el Log del Veriprint luego de bajados los registros.
• Puerto Modem - en esta selección se indica el número del puerto de comunicaciones de
la PC en la cual está conectado el modem.
60
Leer Registros del V-Station
Para acceder los registros almacenados en el V-Station, el usuario debe entrar al
menú de Procesos, seleccionar Leer Registros y luego oprimir V-Station. Este proceso se
utiliza para aquellas unidades que han sido conectadas a través de conexión serial. La
pantalla que presenta la Figura 19.1, le permite al usuario leer los registros de las unidades
V-Station. Una vez en esta pantalla, el usuario sólo tiene que seleccionar si quiere:
1. Leer todos los registros almacenados en la unidad
2. Leer sólo las nuevas entradas
3. y si una vez leídos los registros, se marquen como tal.
Después de haber seleccionado entre las opciones anteriores, el usuario sólo debe
oprimir el botón de Transfiere a DigiPuncher y los registros pasarán de la unidad de
V-Station a la computadora. Este proceso lee el archivo de texto y extrae los registros de los
empleados verificados con éxito, y los añade al DigiPuncher. La información del archivo
de texto es almacenada en el archivo histórico del V-Station. Es posible leer el archivo
varias veces, puesto que el sistema DigiPuncher no va a permitir registros de empleados
duplicados.
Los archivos extraídos del V-Station están definidos en un archivo XML
(VeriAdmin.xml) producido por el programa de manejo y configuración de las unidades
llamado VeriAdmin.exe. Este archivo usualmente está almacenado en C:\ProgramFiles
\Bioscrypt\VeriAdmin\VeriAdmin.xml.
Figura 19.1
61
Leer Todos los V-Stations
Para acceder a todos los registros almacenados en cada una de las unidades de
V-Station conectadas en red, el usuario debe entrar al menú de Procesos, seleccionar Leer
Registros y luego oprimir Lee todos los V-Station. La pantalla principal (Figura 19.2), le
permite al usuario bajar los registros de todas las unidades V-Station conectadas a la PC por
comunicación serial y todas las unidades conectadas a la red por Ethernet. La forma tam-
bién le permite especificar las opciones de leer todas las entradas almacenadas en la unidad
o leer sólo aquellas entradas nuevas. Además, le permite especificar si se marcan como leí-
das o no las entradas. Por otro lado, el usuario podrá ver la localización del archivo de
XML que contiene la definición de la red de unidades V-Station, además de las conexiones
definidas en la red, tanto en las seriales como de Ethernet.
El botón Transfiere a DigiPuncher comienza el proceso de la lectura de las unida-
des. Al finalizar la lectura, se muestra un Log de la actividad de las lecturas. El Log indica
el comienzo de las lecturas y la actividad en cada unidad y finalmente muestra el total de
registros de empleados añadidos al DigiPuncher.
El botón de Cancelar cierra la forma sin hacer el proceso de la lectura. Para selecti-
vamente leer registros de unidades V-Station, vea la forma Leer Registros del V-Station.
Figura 19.2 - A través de esta pantalla el usuario podrá acceder a todos las unidades co-nectadas a la red de V-Stations, ya sea por conexión serial o por LAN.
62
Leer V-Stations por Módem
En caso de que la unidad de V-Station esté conectada a través de módem, el usuario
deberá acceder en el menú de Procesos, Leer Registros y luego Leer V-Station por Módem.
Una vez el usuario se encuentra en la pantalla (Figura 19.3), procederá a añadir la
información para la configuración de la unidad.
1. Número de teléfono
a. Para añadir un número, presione el símbolo de +.
b. Una vez en la pantalla, colocará el número de teléfono de la línea a la
cual está conectada la unidad de V-Station.
c. Coloque el número que le fue asignado a la unidad (en caso de que hayan
varias). El número de caja lo puede conseguir en el menú de
Comunicaciones del V-Station, en la sección de Net ID. En caso de que
no sepa el número de caja, puede colocar –1. Esto significa que la
máquina rastreará cualquier caja que esté conectada a esa línea. [El
propósito de asignarle un número es que, en caso de que haya varias
unidades, el Registro de Data Histórica pueda identificar de qué caja
proviene cada ponche.]
d. Establezca la localización de la unidad de V-Station. Esto le ayudará a
identificar la unidad más fácilmente. Ej. Lobby, Recursos Humanos, etc.
e. Marque el encasillado de Aplicar, si desea que se bajen los ponches
automáticamente se haya establecido la comunicación entre el ponchador
y la computadora.
f. En BaudRate, establezca la velocidad de conexión entre el módem y la
computadora. Debe cotejar la velocidad a la que ha sido programada la
unidad, ya que si no están sincronizadas no se podrán comunicar.
2. Módem
a. El usuario debe definir qué tipo de módem está utilizando para realizar la conexión [Para detalles técnicos relacionados a este punto, comuníquese con alguno de nuestros técnicos]
b. Este encasillado debe estar previamente definido, así que el usuario solo debe seleccionar la opción que este de acuerdo con el modelo de módem que tenga.
63
3. ComPort – se refiere al puerto que está conectado el ponchador. El usuario
puede identificar en qué puerto está localizado el módem, puede acceder a
Control Panel/Phone and Módem Options/Modems.
4. BaudRate – es la velocidad a la que se estará conectando el módem al
ponchador. Recuerde que debe ser la misma a la que corre el ponchador.
5. Llamar – a través de este botón se establece la comunicación entre el ponchador
y el módem.
6. Log Módem – el usuario podrá ver el proceso de conexión que realiza el
módem. Aquí le indicará si se ha establecido la comunicación y a qué velocidad.
7. Colgar - una vez el usuario termine de bajar los ponches, debe oprimir este
botón para desactivar la comunicación.
8. Estatus del Módem – le indica al usuario si el módem ha establecido conexión
con la unidad de V-Station, si esta en proceso o si no se ha conectado.
9. Caja # - establece el número de la caja al que se quiere conectar. Si no sabe el
número exacto de la caja, coloque –1.
10. Estatus de la Caja - indica si esta lista para leer, si esta ocupada, o si no tiene
comunicación.
11. Versión - especifica la versión de la unidad de V-Station con la cual se está
comunicando.
1 2 5 6
9 10 11
3
8
12 13
4
7
Figura 19-3 - Comunicación de V-Station por Módem
64
12. Núm. Transacciones - muestra el número de ponches que han sido descargados
de la unidad de V-Station a la computadora.
13. Núm. de Huellas - indica el número de huellas que han sido almacenadas en la
unidad de V-Station conectada.
Una vez conectada la comunicación entre el módem y la unidad de V-Station, el
usuario debe pasar inmediatamente a la pestaña de Log de Transacciones (Figura 19.4).
Una vez en la pantalla, presione Leer Transacciones y automáticamente la computadora
comenzará a bajar los ponches acumulados en la unidad biométrica. Una vez haya
terminado el proceso de lectura, oprima el botón de Transfiere a DigiPuncher, para así
completar el proceso de recolección. Tan pronto transfiera los ponches, el programa
automáticamente los procesará y los acomodará para ser manejados o editados por Recursos
Humanos si es necesario.
Cuando transfiere transacciones, el programa se encarga de procesar los registros y
de agrupar todos los registros del día del empleado y de distribuirlos en entradas y salidas.
Una vez distribuidos en entradas y salidas se calcula para cada día el total de horas
trabajadas para ese día. Las horas trabajadas se componen en horas regulares y horas extra.
Figura 19.4
Primer paso, leer transacciones
Luego deberá transferir a DigiPuncher y el programa se encargará de procesarlos
65
Dentro de la pantalla de Comunicación Remota Vía Módem a V-Station, hay varias
pestañas en las que el usuario puede editar información directamente a la unidad que ha sido
accedida. En la pestaña de Huellas (Figura 19.5), el usuario puede ver las huellas que han
sido almacenadas en la unidad, compararlas con las almacenadas en la computadora y
manejar las mismas para que aparezcan en ambos dispositivos. En la de Fecha y Hora
(Figura 19.6), el usuario podrá sincronizar la fecha y la hora del V-Station con las de la
computadora. También tiene la opción de establecer una restricción de los horarios en que
el ponchador estará activo y otra donde el usuario podrá especificar los días feriados para
así desactivar el ponchador durante esos días u horas (Figura 19.7).
Con estos botones, podrá manejar las huellas almacenadas tanto en la computadora como en la unidad VStation
Figura 19.5
66
Figura 19.6
Figura 19.7
67
Reporte para imprimir
Esta pantalla muestra las operaciones hechas por el programa y los errores en-contrados al establecer la comunicación.
Figura 19-8— A través de esta pantalla el usuario podrá seleccionar todos las unidades de V-Station que desee leer mediante un solo paso. Cada unidad debe ser configurada a través de la op-ción de Leer V-Station por Módem.
Leer Todos los V-Stations por Módem
En caso de que todas las unidades biométricas estén conectadas por módem, utili-
ce la opción de Leer todos los V-Stations por Módem dentro del menú de Procesos. Esta
opción le permitirá leer la data almacenada en todos las unidades, de un solo paso. Para
lograr la comunicación, debe completar la información que le pide (Figura 19.8) y selec-
cionar en la columna de Aplica aquellas unidades que quiera leer. Al presionar OK, el
programa leerá todas las unidades, bajará todos los ponches nuevos y los marcará como
leídos. Una vez finalizado este proceso, el programa generará un reporte donde indica la
cantidad de nuevas entradas extraídas de las unidades y, en caso de haber algún error de
comunicación, marcará aquellos procesos que no se hayan podido llevar a cabo.
68
Manejo de las Huellas en el V-Station
En caso de que el usuario confronte problemas con la lectura de registros, puede
utilizar la opción de Manejo de Huellas V-Station dentro del menú de Procesos. Esta
opción (Figura 19.9), le permite al usuario manejar las huellas almacenadas en cada unidad
de V-Station, hacer copias y almacenar las huellas en la base de datos del DigiPuncher. La
pantalla le permite al usuario ver el listado de huellas almacenadas en cada unidad de la red
de V-Stations y le permite eliminar la huella, copiarla a la base de datos o copiarla a otra
unidad en la red. Los componentes de esta pantalla son:
• Seleccione la Unidad - esta sección le permite seleccionar la unidad de V-Station para
listar las huellas almacenadas en esta. El sistema le presenta la distribución del sistema
de V-Stations de acuerdo al tipo de conexión con la PC.
• Huellas en la Unidad - esta lista muestra las huellas almacenadas en cada unidad. Cada
huella se almacena con el número del empleado y con un índice. Si el empleado tiene 3
huellas almacenadas en la unidad, entonces la unidad almacena 3 records con el mismo
número de empleado pero con índice distinto.
Figura 19.9
69
• Huellas en la PC - esta lista nos muestra las huellas almacenadas en la base de datos del
DigiPuncher. La lista muestra el número de empleado, el índice de la huella y el dedo
registrado. Para seleccionar una o más huellas de cada una de las listas, utilice el ratón y
marque uno o más records en la lista. Para marcar varios records al mismo tiempo
presione en un record y mantenga el botón del ratón presionado mientras marca el área
de records. Para marcar en secciones separadas, mantenga la tecla Control presionada
al marcar con el ratón.
• Refresca Lista Unidad - este botón refresca la lista de huellas de la unidad
seleccionada. Note que este botón se activa sólo cuando en la lista de unidades se
selecciona una unidad.
• Refresca Lista PC - este botón refresca la lista de huellas almacenadas en la PC.
• Unidad -> PC - este botón permite copiar las huellas seleccionadas en la lista de huellas
de la unidad a la base de datos en la PC. Primero se seleccionan las huellas en la lista
antes de presionar el botón. Si la huella ya existe en la PC, no se lleva a cabo la copia.
• Unidad <- PC - este botón se utiliza para copiar las huellas seleccionadas en la lista de
la PC a la unidad seleccionada. Note que este botón se activa sólo cuando se selecciona
una unidad. Para marcar o seleccionar huellas en la lista de huellas de la PC, utilice el
ratón, la tecla Shift o la tecla Control.
• Unidad -> Unidad - este botón le permite copiar las huellas seleccionadas en la lista de
huellas de la unidad a otra unidad. Al presionar el botón aparece una forma para
seleccionar la unidad, a la cual se van a copiar las huellas.
• Todas Unidades <- PC - este botón se utiliza para copiar las huellas seleccionadas en la
lista de huellas de la PC a todas las unidades definidas en la red de unidades V-Station.
El proceso intenta copiar las huellas a todas y cada una de las unidades definidas. Sólo
aquellas unidades activas al momento del proceso de copiar van a recibir las huellas.
• Elimina Huella(s) Unidad - este botón elimina aquellas huellas de la lista, de la unidad,
que estén seleccionadas. Tenga cuidado al eliminar la información, pues no se puede
recuperar a menos de que tenga una copia de la huella almacenada en la lista de huellas
de la PC.
70
Registro de Entradas y Salidas
La pantalla que muestra la Figura 19.11, le permite listar y editar los registros de
entrada y salida de los empleados. El usuario puede acceder la misma a través del menú de
Proceso, oprimiendo la opción de Registro.
Cada registro consta del número de empleado, la fecha y la hora del registro, el
centro de costo, y el indicador de procesado. Estos records corresponden a los records
leídos de las unidades biométricas (Veriprint 2100 y V-Station) o de los archivos de
registros importados.
La forma consta de los campos para filtrar la información en la parte superior, de los
botones para la edición, exportación e impresión, y en la parte inferior la lista de registros.
Para filtrar la información de registros se utilizan los siguientes campos:
• Elimina Huella(s) PC - este botón permite eliminar aquellas huellas seleccionadas en la
lista de huellas de la PC. ¡Verifique bien la información antes de eliminarla!
• Reemplaza Huellas - este campo indica si se reemplaza la huella ya existente en la lista
de huellas de la unidad con alguna copia procedente de la lista de huellas en la PC.
• Filtra Lista - este campo indica si la lista de huellas de la PC muestra todas las huellas
o muestra sólo una parte de las huellas. Al marcar este campo, aparece el botón para
definir el filtro a aplicar a la lista.
• Define Filtro - este botón se utiliza para definir un filtro y aplicarlo a la lista de huellas
de la PC. Al presionar el botón aparece una forma en donde se puede escoger la clase
de empleado, el departamento, el estatus o el número de empleado, que será desplegado
en la lista de huellas de la PC.
Figura 19.10
71
• Empl - en este campo se puede entrar el número de empleado. Al entrar el número
de empleado, la lista sólo mostrará los registros de este número. Para localizar un
empleado utilice el botón de la lupa. Para eliminar la selección del empleado utilice
el botón de “-”.
• Nombre - para localizar un empleado por el nombre. Escriba las primeras letras del
nombre del empleado y presione F4 para seleccionar el empleado de la lista.
• Centro de Costo - utilice este campo para seleccionar los registros que contienen ese
Centro de Costo. Para listar todos los records, utilice el botón de aclarar.
• Muestra - seleccione entre mostrar los registros que han sido procesados o entre los
que no lo han sido.
• Desde - escriba la fecha de comienzo para listar los registros.
• Hasta - escriba la fecha para terminar de listar los registros.
Nota: Los registros se incluyen en un periodo de fechas según la fecha de la jornada de trabajo. Es decir, si la jornada de trabajo comienza por la noche y termina de madrugada, los registros de la madrugada aparecen en el listado del día en que comenzó la jornada de trabajo.
• Utilice los botones de edición para editar, añadir o eliminar registros. [Vea la sección
de Editar o Añadir Registros].
• Utilice los botones de impresión para imprimir la lista de registros mostrada.
• En la lista de registros puede utilizar el botón de la derecha para filtrar los records.
• Utilizando un doble-click del ratón sobre un record del listado de registros abre la
forma para editar el registro.
Figura 19.11
72
Editar y Añadir Registros
Para llegar a la pantalla que muestra la Figura 19.11, el usuario debe acceder el
menú de Procesos y oprimir la opción de Registros. Una vez ahí, utilice el símbolo de +
para entrar. Esta forma se utiliza para añadir manualmente un registro de empleado, o para
editar un registro existente. También se utiliza para establecer a que día pertenece el
registro. Sus componentes son:
Figura 19.12
• Empl - entre el número de empleado en este campo. Para localizar un empleado de
la lista de empleados utilice el botón de localizar empleados.
• Nombre - también puede seleccionar el empleado por su nombre. Al escribir las
primeras letras del nombre le aparece el nombre del empleado mas cercano. Utilice
la tecla F4 para expandir la lista y de la lista seleccionar el record deseado.
• Fecha - entre la fecha del registro en la forma de mm/dd/yy donde mm es el mes, dd
es el día y yy es el año.
• Hora - inserte la hora del registro del empleado. Puede utilizar el formato militar
hh:nn donde hh es la hora de 0 a 23 y nn son los minutos, o puede utilizar el formato
de 12 horas de la forma hh:nn AM o hh:nn PM.
• Procesado - este campo indica si el registro ya fue incluido en al procesar registros.
• Centro Costo - (opcional) indica una localización de dónde se tomó el registro.
• Utilice el botón de Ok para aceptar la información y el de Cancel para cancelar los
cambios.
El botón de Avanzado (Figura 19.12) permite establecer manualmente el día de
trabajo al cual pertenece el registro. Seleccione la fecha a la cual pertenece el registro.
Nota: Todos los campos son requeridos y no pueden dejarse en blanco.
73
Registros Diarios Una vez el usuario haya bajado los ponches de sus empleados, se dirigirá a la
pantalla de Registros Diarios (Figura 19.13) a través del menú de Procesos. Esta pantalla,
le permite al usuario desplegar una lista de los registros de los empleados organizados por
día (dentro de un período de tiempo determinado). La lista muestra el total de horas
regulares y overtime, así como las horas de ausentismo y días feriados. Los siguientes
campos en la parte superior de la forma se utilizan para mostrar records en la lista que
aparece en la forma.
• Clase - en este campo se pueden mostrar sólo los empleados por hora o los empleados
asalariados. En el caso de los empleados asalariados, la información se muestra sólo
para propósitos ilustrativos, ya que los totales de horas de los empleados asalariados se
computan automáticamente. Se puede utilizar el botón de limpiar la selección y mostrar
todos los empleados independiente de la clase.
• Dept - se puede filtrar la lista para mostrar sólo los records de aquellos empleados que
pertenecen a un departamento específico. Seleccione el departamento de la lista en el
campo o utilice el botón de limpiar la selección para mostrar todos los departamentos.
Figura 19.6
74
• Turno - cada récord diario es asignado un turno según el horario del empleado (o el
horario más cercano de acuerdo a la hora de entrada). Se puede entonces listar sólo los
records que pertenecen a un turno. Seleccione el turno o utilice el botón de limpiar la
selección para mostrar todos los records independiente del turno.
• Freq. de Pago - frecuencia de pago (semanal, bisemanal, quincenal). Seleccione la
frecuencia de pago de la lista para mostrar aquellos empleados cuya frecuencia de pago
coincida con la selección. Utilice el botón de limpiar la selección para mostrar todos
los records independientes de la frecuencia de pago.
• Empl - en este campo se puede entrar el número de empleado. Al entrar el número de
empleado, la lista sólo mostrará los records de este número. Para localizar un empleado
utilice el botón de búsqueda. Para eliminar la selección del empleado utilice el botón
de limpiar.
• Nombre - se utiliza para localizar un empleado por el nombre. Escriba las primeras
letras del nombre del empleado y presione F4 para seleccionar el empleado de la lista.
• Desde - escriba la fecha de comienzo para listar los records.
• Hasta - escriba la fecha para terminar de listar los records.
Una vez el usuario haya establecido los términos deseados, el sistema generará una
lista que incluye los registros del sistema de ese período. A continuación una breve
descripción de los campos que muestra la lista.
• Empl - número de empleado.
• Nombre - nombre del empleado.
• Fecha - fecha.
• In - registro de entradas. (In1-In4)
• Out - registro de salidas. (Out1-Out4)
• CostIn - centro de Costo registros de
entradas. (CostIn1-CostIn4)
• CostOut - centro de Costo registros de
salidas. (CostOut1-CostOut4)
• RndIn - registro redondeado de
entradas. (RndIn1-RndIn4)
• RndOut - registro redondeado de
salidas. (RndOut1-RndOut4)
• Horas - total de horas regulares.
• Extra - total de horas tiempo extra.
• Pen.Almuerzo - horas de penalidad de
almuerzo.
• 24Hrs - horas de penalidad de la ley de
las 24 horas.
• Feriado - horas de días feriados.
• Vacación - horas de Vacaciones.
• Enfermedad - horas de Enfermedad.
75
La forma muestra en la parte inferior los totales de horas para los records listados.
La forma tiene una serie de botones que permiten depurar la lista y editar información
relacionada a los totales de los empleados. A continuación explicaremos en qué consisten
y cómo podrá utilizarlos.
• Other - horas o cantidades definidas en
el archivo de configuración y entradas en
la forma de ausentismo (Other1-Other4).
• Total Horas - el total de horas según
definido en el archivo de configuración.
No incluye las horas de penalidades de
almuerzo o de 24 horas.
• Tardanzas - total de minutos tarde.
• Clase - Clase de empleado.
• Departamento - n o m b r e d e l
departamento al cual pertenece el
empleado.
Registros Editar y Añadir - estos botones permiten llegar a la forma de Registros de
Entradas y Salidas para editar registros, o a la forma de Registros de Entradas y Salidas
para añadir registros. En el caso editar, se muestran los records para el empleado y el día
seleccionado en la lista, en el caso de añadir la forma muestra el día y el empleado para
poder añadirle un registro.
Ausentismo Editar y Añadir - estos botones permiten llegar a la forma de Historial de
Ausentismo o a la forma de Añadir Ausentismo para el empleado y el día seleccionado. Así
se puede añadir, verificar o corregir la información de ausentismo del empleado.
Empleados sin Registros - este botón abre la forma Empleados sin Registros para el
período seleccionado en las fechas Desde-Hasta.
Recalcular Empleado Seleccionado - este botón funciona para recalcular solamente al
empleado seleccionado en la semana seleccionada.
Calcular Semana Completa - este botón es para calcular la semana completa, de todos los
empleados con registros de ponches. Solo calculará una semana, no mas de una.
Exportar Registros Diarios - este botón le permite abrir la forma de exportar para exportar
los registros diarios listados (Vea la forma Exportar Información). Estos botones le
permiten ver o imprimir el listado de los registros diarios mostrados en la lista.
La sección de Mostrar permite seleccionar las columnas que van a ser mostradas en
el listado.
76
• In-Out - muestra o esconde las columnas de Entradas y Salidas.
• Rnd In-Out - muestra o esconde las columnas de Entradas y Salidas redondeadas.
• Cost Center - muestra o esconde las columnas de los Centros de Costo.
• Ausentismo - muestra o esconde las columnas de ausentismo: Holiday, Vacaciones,
Enfermedad, Maternidad y Other 1-4.
• Tardanzas - muestra o esconde la columna de tardanzas en minutos.
• Departamento - muestra o esconde las columnas de clase de empleado y departamento.
La sección de botones se utiliza para mostrar aquellos records que cumplen con
ciertas condiciones.
• Todos - muestra todos los records.
• Incompletos - muestra los records que tienen registros incompletos en el día. Es decir
que tienen menos de 4 registros o aquellos que no tienen registros de salida. (Missing
Punches).
• Tiempo Extra - muestra los records que tienen tiempo extra, o sea los que tienen mas
horas que la jornada diaria de trabajo.
• Pen. Almuerzo - muestra aquellos records que tienen penalidad de almuerzo, o sea
menos de una hora de almuerzo o que trabajaron más de 5 horas sin tener período de
almuerzo.
• Penalidad 24 Horas - muestra aquellos records que tienen penalidad de las 24 horas.
La penalidad de las 24 horas establece que en cualquier período de 24 horas todo exceso
de 8 horas de trabajo es penalidad excluyendo las horas extra.
• Ausentismo - muestra los records que contienen algún tipo de ausentismo, feriado,
vacaciones, enfermedad, maternidad y Others1 al 4.
• Tardanzas - muestra los records que tienen tardanzas.
En adición a estas formas de filtrar información se puede utilizar el botón de la
derecha del ratón para poder filtrar en la lista los records de otras formas.
77
Generar Registros de Almuerzo
La Figura 19.14 y 19.15 muestra la pantalla que se utiliza para generar
automáticamente los registros de la hora de almuerzo a aquellos empleados que registraron
sólo su hora de entrada y su hora de salida, pero no la hora de almuerzo. Para acceder a
ella, el usuario debe entrar al menú de Procesos y luego a Generar Registros de Almuerzo.
La forma lista inicialmente aquellos empleados con exactamente dos registros
diarios en las fechas seleccionadas. Además, la diferencia en horas entre los dos registros
del día, cae dentro del margen de las horas mostradas (inicialmente de 6 a 12). La lista
entonces muestra los records a los cuales se le añadirán las horas de almuerzo. Esta lista
puede ser impresa antes de generar los registros.
Una vez que se verifique la lista y se ajuste de ser necesario el margen de horas se
procede a presionar el botón para generar los registros de la hora de almuerzo. Al generar
los registros, el sistema re-procesa automáticamente el período de fechas indicado.
Esta forma le permite al usuario reducir el listado de los records utilizando los
campos de clase, departamento, frecuencia de pago, turno y número de empleado. También
permite imprimir el listado o ver el informe en la pantalla.
Figura 19.14
78
Figura 19.15
Nota: Asegúrese de haber procesado todos los registros antes de generar los registros
de almuerzo.
Totales Semanales
La pantalla que aparece en la Figura 19.16, le permite al usuario listar, de una o
varias semanas, los totales semanales de las horas trabajadas por los empleados. Para
accederla, el usuario puede utilizar dos opciones, oprimir el tercer ícono (derecha a
izquierda) o entrar al menú de Procesos y seleccionar Totales Semanales. En la pantalla
aparecerá una lista que muestra el total de horas regulares, tiempo y medio, doble, penalidad
de almuerzo, penalidad de 24 horas, penalidad del 7mo día, días feriados, vacaciones,
enfermedad, maternidad y otras horas (1-4), tardanzas y totales de horas. Esta información
surge al totalizar los registros diarios (Vea la forma de Registros Diarios para más
información).
Luego de que la información por día está procesada, es necesario calcular los totales
semanales. Los totales semanales sirven como entrada a la nómina semanal. El cálculo de
los totales semanales incluye el proceso de generar la información automáticamente para los
79
empleados asalariados. El usuario utilizará los siguientes campos en la parte superior de la
forma se para filtrar records que desea que aparezcan en la lista.
• Clase - en este campo se puede seleccionar que muestre sólo los empleados por hora o
los empleados asalariados. Se puede utilizar el botón de limpiar la selección y mostrar
todos los empleados independiente de la clase.
• Dept - se puede filtrar la lista para mostrar sólo los records de aquellos empleados que
pertenecen a un departamento específico. Seleccione el departamento de la lista en el
campo o utilice el botón de limpiar la selección para mostrar todos los departamentos.
• Turno - cada récord diario es asignado un turno según el horario del empleado (o el
horario más cercano de acuerdo a la hora de entrada). Se puede entonces listar sólo los
records que pertenecen a un turno. Seleccione el turno o utilice el botón de limpiar la
selección para mostrar todos los records independiente del turno.
• Freq. de Pago - frecuencia de pago (semanal, bisemanal, quincenal). Seleccione la
frecuencia de pago de la lista para mostrar aquellos empleados cuya frecuencia de pago
Figura 19.16
80
coincida con la selección. Utilice el botón de limpiar la selección para mostrar todos los
records independiente de la frecuencia de pago.
• Empl - en este campo se puede entrar el número de empleado. Al entrar el número de
empleado, la lista sólo mostrará los records de este número. Para localizar un empleado
utilice el botón de búsqueda. Para eliminar la selección del empleado utilice el botón de
limpiar.
• Nombre - para localizar un empleado por el nombre. Escriba las primeras letras del
nombre del empleado y presione F4 para seleccionar el empleado de la lista.
• Desde - escriba la fecha de comienzo para listar los records.
• Hasta - escriba la fecha en la que desea termine el listado de los records.
La lista que aparece en esta forma, muestra los totales semanales por empleado y por
turno de las semanas seleccionadas. Una vez el usuario haya delimitado su búsqueda, el
programa desplegará una lista con los siguientes campos:
• Empl - número de empleado.
• Nombre - nombre del empleado.
• Semana - número de la semana.
• Año - año.
• Reg - total de horas regulares.
• T.Medio - total de horas que se calcularán a tiempo y medio
• Doble - total de horas que se calcularán doble.
• Pen.Almuerzo - total de horas que aplica la penalidad de almuerzo.
• 24Hrs - total de horas que aplica la penalidad de la ley de las 24 horas.
• 7mo Día - total de horas que aplica la penalidad del 7mo día.
• Feriado - total de horas que se cuentan como días feriados.
• Vacación - total de horas que se cuentan como vacaciones.
• Enfermedad - total de horas que se cuentan como enfermedad.
• Other - total de horas o cantidades definidas en el archivo de configuración y entradas
en la forma de ausentismo (Other1-Other4).
• TotalHrs - el total de horas según definido en el archivo de configuración. No incluye
las horas de penalidades de almuerzo o de 24 horas.
81
• Tarde - total de minutos tarde.
• Turno - código del turno.
• Clase - clase de empleado.
• Departamento - nombre del departamento al cual pertenece el empleado.
Dicha forma también posee una serie de botones que le permiten al usuario depurar
la lista, añadiendo o editando los ponches. También tiene dos botones que le permiten
calcular y exportar los resultados de la tabla a otros programas. A continuación una breve
descripción.
Exportar Registros Diarios - este botón le permite abrir la forma de exportar para exportar
los totales semanales listados. Vea la forma Exportar Información.
Por otro lado, la forma también le permiten ver o imprimir el listado de los totales
semanales mostrados en la lista. En adición a estas formas de filtrar información, se puede
utilizar el botón de la derecha del ratón para poder filtrar los records en la lista de otras
Totales Bisemanales La forma que aparece en la Figura 19.17 le permite listar de una o varias bi-semanas
los totales bi-semanales de horas de los empleados. El usuario podrá acceder a ella a través
del menú de Procesos y entrando a Totales Bi-Semanales. También puede hacerlo
oprimiendo el quinto botón de la barra de herramientas. La lista muestra el total de horas
regulares, tiempo y medio, doble, penalidad de almuerzo, penalidad de 24 horas, penalidad
del 7mo día, días feriados, vacaciones, enfermedad, maternidad y otras horas (cuatro
opciones disponibles), tardanzas y totales de horas. Esta información surge al totalizar los
registros diarios. Vea la forma de Registros Diarios para más información.
Luego de que la información por día esta procesada, es necesario calcular los totales
bi-semanales. Los totales bi-semanales sirven como entrada a la nómina bi-semanal. El
cálculo de los totales bi-semanales incluye el proceso de generar la información
automáticamente para los empleados asalariados.
Los siguientes campos en la parte superior de la forma se utilizan para filtrar records
82
Figura 19.17
en la lista.
• Clase - en este campo se puede seleccionar el mostrar sólo los empleados por hora o los
empleados asalariados. Se puede utilizar el botón de limpiar la selección y mostrar
todos los empleados independiente de la clase.
• Dept - se puede filtrar la lista para mostrar sólo los records de aquellos empleados que
pertenecen a un departamento específico. Seleccione el departamento de la lista en el
campo o utilice el botón de limpiar la selección para mostrar todos los departamentos.
• Turno - cada record diario es asignado un turno según el horario del empleado (o el
horario más cercano de acuerdo a la hora de entrada). Se puede entonces listar sólo los
records que pertenecen a un turno. Seleccione el turno o utilice el botón de limpiar la
selección para mostrar todos los records independiente del turno.
• Freq. de Pago - frecuencia de pago (semanal, bisemanal, quincenal). Seleccione la
frecuencia de pago de la lista para mostrar aquellos empleados cuya frecuencia de pago
coincida con la selección. Utilice el botón de limpiar la selección para mostrar todos los
records independiente de la frecuencia de pago.
• Empl - en este campo se puede entrar el número de empleado. Al entrar el número de
83
empleado, la lista sólo mostrará los records de este número. Para localizar un empleado
utilice el botón de búsqueda. Para eliminar la selección del empleado utilice el botón de
limpiar.
• Nombre - para localizar un empleado por el nombre. Escriba las primeras letras del
nombre del empleado y presione F4 para seleccionar el empleado de la lista.
• Desde - escriba la fecha de comienzo para listar los records.
• Hasta - escriba la fecha para terminar de listar los records.
La lista que genera la forma, muestra los totales bi-semanales por empleado y por
turno de las bi-semanas seleccionadas. (Para más detalles de cada uno de los campos, ver
página 89). Además, la forma tiene una serie de botones que permiten depurar la lista.
• Exportar Registros Diarios - este botón le permite abrir la forma de exportar para
exportar los totales bi-semanales listados. (Vea la forma Totales Bi-Semanales)
En adición a estas formas de filtrar información se puede utilizar el botón de la
derecha del ratón para poder filtrar los records de las listas de otras formas. Además, la
forma provee estos botones que le permiten ver o imprimir el listado de los totales bi-
semanales mostrados en la lista.
84
Totales Quincenales
La pantalla de la Figura 19.18 le permite listar los totales quincenales de horas de
los empleados. La misma se puede acceder desde el “short cut” de la pantalla principal o
entrando al menú de Procesos y seleccionando la opción de Totales Quincenales. La lista
muestra el total de horas regulares, tiempo y medio, doble, penalidad de almuerzo,
penalidad de 24 horas, penalidad del 7mo día, días feriados, vacaciones, enfermedad,
maternidad y otras horas (1-4), tardanzas y totales de horas. Esta información surge al
totalizar los registros diarios. (Vea la forma de Registros Diarios para más información).
Luego de que la información por día esta procesada, es necesario calcular los totales
quincenales. Los totales quincenales sirven como entrada a la nómina quincenal. El cálculo
de los totales quincenales incluye el proceso de generar la información automáticamente
para los empleados asalariados.
Si la nómina quincenal incluye días que todavía no han sido calculados, porque la
nómina se paga antes del fin de la quincena, se asume que en esos días los empleados
trabajaron el día completo. En la próxima quincena la diferencia entre lo asumido y lo
realmente trabajado es incluido. Cada record de quincena se define para incluir hasta seis
(6) días asumidos, comenzando del último día de la quincena hacia atrás.
Los siguientes campos en la parte superior de la forma se utilizan para filtrar records
en la lista:
• Clase - en este campo se puede seleccionar el mostrar sólo los empleados por hora o los
empleados asalariados. Se puede utilizar el botón de limpiar la selección y mostrar
todos los empleados independiente de la clase.
• Dept - se puede filtrar la lista para mostrar sólo los records de aquellos empleados que
pertenecen a un departamento específico. Seleccione el departamento de la lista en el
campo o utilice el botón de limpiar la selección para mostrar todos los departamentos.
• Turno - cada record diario es asignado un turno según el horario del empleado (o el
horario más cercano de acuerdo a la hora de entrada). Se puede entonces listar sólo los
records que pertenecen a un turno. Seleccione el turno o utilice el botón de limpiar la
selección para mostrar todos los records independiente del turno.
• Empl - en este campo se puede entrar el número de empleado. Al entrar el número de
85
empleado, la lista sólo mostrará los records de este número. Para localizar un empleado
utilice el botón de búsqueda. Para eliminar la selección del empleado utilice el botón de
limpiar.
• Nombre - para localizar un empleado por el nombre. Escriba las primeras letras del
nombre del empleado y presione F4 para seleccionar el empleado de la lista.
• Quincena - escriba la fecha de terminación de la quincena.
La lista generada por la forma, muestra los totales quincenales por empleado y por
turno. A continuación un breve descripción de los campos de la lista.
• Empl - número de empleado.
• Nombre - nombre del empleado.
• Reg - total de horas regulares.
• T.Medio - total de horas tiempo y medio
• Doble - total de horas doble.
• Pen.Almuerzo - total de horas de penalidad de almuerzo.
• 24Hrs - total de horas de penalidad de la ley de las 24 horas.
• 7mo Día - total de horas de penalidad del 7mo día.
• Feriado - total de horas de días feriados.
• Vacación - total de horas de vacaciones.
Figura 19.18
86
Totales Mensuales
La pantalla que presenta la Figura 19.19, le permite al usuario listar de uno o varios
meses los totales mensuales de horas de los empleados. Dicha pantalla se puede acceder a
través del menú de Procesos, seleccionando la opción de Totales Mensuales. La lista
muestra el total de horas regulares, tiempo y medio, doble, penalidad de almuerzo,
penalidad de 24 horas, penalidad del 7mo día, días feriados, vacaciones, enfermedad,
maternidad y otras horas (1-4), tardanzas y totales de horas. Esta información surge de los
totales semanales, bi-semanales y quincenales.
• Enfermedad - total de horas de enfermedad.
• Other - total de horas o cantidades definidas en el archivo de configuración y entradas
en la forma de ausentismo (Other1-Other4).
• TotalHrs - el total de horas según definido en el archivo de configuración. No incluye
las horas de penalidades de almuerzo o de 24 horas.
• Tarde - total de minutos tarde.
• Turno - código del turno.
• Clase - clase de empleado.
• Departamento - nombre del departamento al cual pertenece el empleado.
Además de los campos mencionados en la sección anterior, la forma tiene una serie
de botones que permiten depurar la lista.
• Procesa la Quincena - este botón inicia el proceso de calcular los totales quincenales de
los empleados de la quincena seleccionada. El proceso reemplaza los totales
previamente calculados. Se debe recalcular los totales de la quincena sólo si hubo
cambios en los totales diarios de la quincena en cuestión.
• Exportar Registros Diarios - este botón le permite abrir la forma de exportar para
exportar los totales quincenales listados. (Vea la forma Exportar Información.) Estos
botones le permiten ver o imprimir el listado de los totales quincenales mostrados en la
lista. En adición a estas formas de filtrar información se puede utilizar el botón de la
derecha del ratón para poder filtrar los records en la lista de otras formas.
87
Figura 19.19
Luego de que la información por semana, bi-semana y/o quincena está calculada se
puede resumir por mes. Los totales son resumidos por empleado y por mes. Los siguientes
campos en la parte superior de la forma se utilizan para filtrar los records en dicha lista.
• Clase - en este campo se puede seleccionar el mostrar sólo los empleados por hora o los
empleados asalariados. Se puede utilizar el botón de limpiar la selección y mostrar
todos los empleados independiente de la clase.
• Dept - se puede filtrar la lista para mostrar sólo los records de aquellos empleados que
pertenecen a un departamento específico. Seleccione el departamento de la lista en el
campo o utilice el botón de limpiar la selección para mostrar todos los departamentos.
• Activo/Inactivo - se puede mostrar los totales mensuales de aquellos empleados
inactivos que trabajaron durante el mes. También se pueden listar solamente los que
actualmente están activos. Para seleccionar los empleados indistintamente de si están
activos o no, use el botón de limpiar la selección .
• Freq. de Pago - frecuencia de pago (semanal, bisemanal, quincenal). Seleccione la
frecuencia de pago de la lista para mostrar aquellos empleados cuya frecuencia de pago
88
coincida con la selección. Utilice el botón de limpiar la selección para mostrar todos los
records independientes de la frecuencia de pago.
• Empl - en este campo se puede entrar el número de empleado. Al entrar el número de
empleado, la lista sólo mostrará los records de este número. Para localizar un empleado
utilice el botón de búsqueda. Para eliminar la selección del empleado utilice el botón de
limpiar.
• Nombre - para localizar un empleado por el nombre. Escriba las primeras letras del
nombre del empleado y presione F4 para seleccionar el empleado de la lista.
• Desde - escriba la fecha del mes a listar.
• Hasta - escriba la fecha del mes para terminar de listar los records.
La lista muestra los totales mensuales por empleado de los meses seleccionados. A
continuación la explicación de los campos de la lista.
• Empl - número de empleado.
• Nombre - nombre del empleado.
• Mes - mes y año.
• Reg - total de horas regulares.
• T.Medio - total de horas tiempo y medio
• Doble - total de horas doble.
• Pen.Almuerzo - total de horas de penalidad de almuerzo.
• 24Hrs - total de horas de penalidad de la ley de las 24 horas.
• 7mo Día - total de horas de penalidad del 7mo día.
• Feriado - total de horas de días feriados.
• Vacación - total de horas de vacaciones.
• Enfermedad - total de horas de enfermedad.
• Other - total de horas o cantidades definidas en el archivo de configuración y entradas
en la forma de ausentismo (Other1-Other4).
• TotalHrs - el total de horas según definido en el archivo de configuración. No incluye
las horas de penalidades de almuerzo o de 24 horas.
• Tarde - total de minutos tarde.
• Clase - clase de empleado.
89
Crear Base de Datos Trimestral La pantalla de la Figura 19.20 se utiliza para crear una base de datos que contenga
los registros, los resúmenes diarios, los totales semanales, bisemanales y quincenales para
un trimestre en particular. La forma también permite editar la lista de los archivos
trimestrales.
Para acceder la pantalla, el usuario debe entrar al menú de Utilidades y luego la
opción de Conectar Datos. Una vez ahí, seleccionará la opción de Manual en el encasillado
de Trimestre. Una vez acceda la pantalla encontrará los siguientes encasillados:
• Departamento - nombre del departamento al cual pertenece el empleado.
• Exportar Registros Diarios - este botón le permite abrir la forma de exportar para
exportar los totales mensuales listados. (Vea la forma Exportar Información).
Al igual que en las pantallas anteriores, los botones con los símbolos de lupa e
impresora, le permitirán ver o imprimir el listado de los totales mensuales que se muestran
en la lista. También podrá filtrar la información que aparece en el listado, de acuerdo a los
diferentes campos, utilizando el botón derecho del ratón.
• Trimestre - ut ilizando el
calendario o entrando directamente
una fecha, se escoge el trimestre a
exportar. Un campo muestra el
número del trimestre seleccionado.
• Crea Datos / Elimina Records -
con este botón se inicia la acción
de crear la base de datos trimestral,
se copian los records de registros y
de resúmenes relacionados al
trimestre a la nueva base de datos
y por último se eliminan los datos Figura 19.20
90
Empleados sin Registros
La Figura 20.1, muestra los empleados que no tienen registros o records de
ausentismo para cada uno de los días en un período. Para acceder dicha pantalla, el usuario
deberá entrar al menú de Procesos y seleccionar la opción de Empleados sin Registros. Una
vez ahí, el usuario podrá filtrar la forma de acuerdo a los campos que ésta provee.
El listado que genera dicha pantalla, se basa en el horario del empleado para
determinar si a éste le corresponde trabajar en determinado día. También utiliza el listado
de días feriados y el campo de Aplica Días Feriados del empleado para determinar si el éste
debe o no trabajar en esos días. También toma en consideración las fechas de ingreso y de
terminación y el estatus del empleado (Activo o Inactivo).
REPORTES
exportados de la base de datos que contiene los registros. Nota: No haga este proceso si
no está seguro de lo que conlleva. Llame a Santos Computer para más información.
• Exportación de Data de Registros - este campo le muestra la base de datos de la cual
se va a exportar la información. En caso de que el usuario necesite utilizar una base de
datos distinta, también le permite seleccionar otra base de datos a través de este botón.
• Trimestres Exportados - esta lista le muestra las bases de datos trimestrales creadas.
Se supone que para cada trimestre, el usuario cree una base de datos distinta, para que
así pueda recuperar la data de ser necesario. A través de esta lista, el usuario puede
hacer cambios, añadir o eliminar records ya creados.
Una vez se hayan llenado los campos correspondientes, el usuario procederá a
oprimir el botón de Conectar Tablas, para así activar los cambios seleccionados. Este
proceso se llevará a cabo al final de cada trimestre.
91
Figura 20.1— Aquí se muestran los empleados a los que le hacen falta registros para un periodo de tiempo determinado.
En la parte superior de la forma, aparecen los campos utilizados para filtrar la
información, así como el período a analizarse. A continuación una breve descripción de los
mismos:
• Clase - clase de empleado. Hourly, Salary, o ambos.
• Dept - departamento. Seleccione el departamento de la lista o utilice el botón de
limpiar para listar todos los departamentos.
• Empl - en este campo se puede indicar el número de un empleado en específico. Al
entrar el número de empleado, la lista sólo mostrará los records de ese número. Para
localizar un empleado utilice el botón de búsqueda; para eliminar la selección del
empleado utilice el botón de limpiar.
• Nombre - se utiliza para localizar un empleado por el nombre. Escriba las primeras
letras del nombre del empleado y presione F4 para seleccionar el empleado de la
lista.
• Desde - escriba la fecha de comienzo del período que quiere revisar.
• Hasta - escriba la fecha en que terminará el período que quiere revisar.
92
Registros muy Temprano
La Figura 20.3, lista los records de aquellos empleados que en un día determinado,
entraron antes de lo que dicta su itinerario de trabajo. Para acceder a esta pantalla, el
usuario deberá entrar al menú de Procesos y seleccionar la opción de Registros muy
Temprano.
En el archivo de Configuración, DigiPuncher define un campo como la cantidad
mínima de minutos para considerar un registro como muy temprano (Vea la forma
Configuración). Esta forma utiliza ese archivo para determinar si se coloca como temprano
el registro, o si cae dentro del periodo establecido como normal. Si el registro de entrada o
el registro de entrada luego del período de almuerzo es antes de la cantidad de minutos
establecida, este listado mostrará el número del empleado y la fecha de aquellas personas
que tuvieron el registro muy temprano.
Figura 20.2
Una vez el usuario establezca cuales son los criterios del listado, éste aparecerá en
dicha pantalla, mostrando la siguiente información:
• Empl - número de empleado.
• Fecha - fecha en la cual no tuvo registros.
• Nombre - nombre del empleado.
• Clase - clase de empleado (Hourly o Salary).
• Dept - departamento al cual pertenece.
Los botones de impresión se pueden utilizar
para ver o imprimir el listado. Además, la lista
permite filtrar la información recopilada de otras
maneras, utilizando el botón de la derecha del ratón
(Figura 20.2). Por ejemplo, se puede sortear por
número de empleado, en orden alfabético (por el
nombre), por la fecha de ausencia, entre otros.
93
Figura 20.3
La forma en la parte superior muestra unos campos que se utilizan para filtrar la
información de la lista.
• Clase - clase de empleado. Hourly, Salary o ambos.
• Dept - departamento. Seleccione el departamento de la lista o utilice el botón de limpiar
para listar todos los departamentos.
• Horario - itinerario de trabajo. Seleccione el horario de la lista para filtrar aquellos
empleados con los mismos itinerarios de trabajo. Utilice el botón de limpiar para listar
todos los Horarios.
• Empl - en este campo se puede entrar el número de empleado. Al entrar el número de
empleado, la lista sólo mostrará los records de ese número. Para localizar un empleado
utilice el botón de búsqueda. Para eliminar la selección del empleado utilice el botón de
limpiar.
• Nombre - para localizar un empleado por el nombre. Escriba las primeras letras del
nombre del empleado y presione F4 para seleccionar el empleado de la lista.
• Desde - escriba la fecha de comienzo del periodo que desea revisar.
• Hasta - escriba la fecha para terminar el periodo que desea revisar..
94
Los botones de impresión se pueden utilizar para ver o imprimir el listado. La lista
se puede filtrar de otras formas utilizando el botón de la derecha del ratón (Para ver una
muestra del reporte, buscar Apéndice).
Informe de Tardanzas
El DigiPuncher provee una función que le permite al usuario establecer las
tardanzas que tiene un empleado dentro de un periodo determinado de tiempo. Para acceder
la pantalla que muestra dicho listado (Figura 20.4), el usuario deberá entrar al menú de
Procesos y seleccionar la opción de Tardanzas. Una vez ahí, éste tendrá la opción de filtrar
el listado de acuerdo a los siguientes campos:
• Empl - en este capo el usuario podrá escoger el número o el nombre del empleado al
que desee verificar.
• Dep. - el campo permite seleccionar un Departamento en específico.
• Minutos de Gracia - indica el número de minutos de gracia al cual está programado
el sistema para contar como tardanza. Ej. Si un empleado entra a las 8:15 a.m., y el
Figura 20.4
95
Historial de Ausentismo
Para acceder el Historial de Ausentismo (Figura 20.5), entre al menú de Empleados
y seleccione la opción de Historial de Ausentismo. Esta pantalla le permite al usuario
manejar los records de ausencia de los empleados. El programa selecciona todos aquellos
empleados que han estado ausentes durante un periodo determinado de tiempo (seleccionado
por el usuario), permitiéndole ver al usuario la cantidad de horas y la razón de la ausencia.
Figura 20.5
sistema está configurado para dar 15 minutos de gracia, no se contará como
tardanza.
• Desde - escriba la fecha de comienzo del periodo que desea revisar.
• Hasta - escriba la fecha para terminar el periodo que desea revisar.
Una vez el usuario estipule los criterios para filtrar el listado, el programa desplegará
una lista con los empleados que cumplan con los requisitos. Dicho listado podrá ser
impreso por el usuario.
96
La forma tiene en la parte superior, campos para filtrar los records de ausentismo de los
empleados; estos son:
1. Clase - en este campo se puede seleccionar el mostrar sólo los empleados por hora o
los empleados asalariados. Se puede utilizar el botón de limpiar la selección y
mostrar todos los empleados independientemente de la clase.
2. Dept - se puede filtrar la lista para mostrar sólo los records de aquellos empleados
que pertenecen a un departamento específico. Seleccione el departamento de la lista
que aparece en el campo o utilice el botón de limpiar la selección para mostrar todos
los departamentos.
3. Empl - en este campo se puede entrar el número de empleado. Al entrar el número
de empleado, la lista sólo mostrará los records de este número.
4. Nombre - para localizar un empleado por el nombre, escriba las primeras letras del
nombre del empleado y presione F4 para seleccionar el empleado de la lista.
5. Razón - se seleccione de la lista una de las 8 posibilidades de ausentismo que
ofrece. Una vez seleccionada, serán listados sólo aquellos records cuya razón de
ausentismo coincida con este campo.
6. Nota - esta opción es para comentar alguna adicción o edición de ausentismo, por
ejemplo, un ausentismo Personal, se le puede poner una nota que explique porque la
ausencia, como por ejemplo: “Cita Médica”
7. Desde - escriba la fecha de comienzo para listar los records.
8. Hasta - escriba la fecha para terminar de listar los records.
9. Generar - se utiliza para entrar periodos de ausentismo prolongados en vez de día a
Figura 20.6
día (vea Añadir Ausentismo).
Añadir Ausentismo
La Figura 20.6 presenta la pantalla
que le permite al usuario entrar periodos
prolongados de ausentismo, en vez de día
por día. Para acceder esta pantalla, el
usuario debe ir al menú de Empleados,
97
luego seleccionar el Historial de Ausentismo y una vez ahí, oprimir el botón de Generar. A
través de este proceso, el DigiPuncher genera, para cada día en el periodo, un record en el
historial de ausentismo del empleado. El sistema se deja llevar por el horario del empleado
y los días feriados de la compañía. Para entrar el récord de ausentismo es necesario entrar
toda la información en esta forma. Los campos requeridos para crear un récord de
ausentismo son:
1. Empl - seleccione el número de empleado de la lista. 2. Nombre - seleccione el empleado por el nombre en la lista. 3. Desde - fecha Desde 4. Hasta - fecha Hasta 5. Horas - total de horas de ausentismo. El sistema calcula las horas a base de las
fechas desde/hasta. 6. Razón - se selecciona una razón de la lista provista.
Presione OK para procesar y crear los records de ausentismo o Cancel para cerrar la
forma sin crear los records. Usualmente se utiliza para ausencias largas como vacaciones,
enfermedad y/o maternidad.
Acumulación de Vacaciones y Enfermedad
La pantalla de la Figura 20.7 muestra la acumulación mensual de vacaciones y
enfermedad de los empleados. Para acceder éste menú, entre al menú de Empleados y
escoja la opción Balance de Vacaciones y Enfermedad. Aquí, para cada mes el programa
muestra los totales de horas trabajadas por empleado, el balance de vacaciones o
enfermedad del mes anterior, la acumulación mensual de vacaciones y enfermedad, los
totales de horas de vacaciones y enfermedad tomados en el mes, y el balance final de
vacaciones y enfermedad.
Para configurar los balances de vacaciones y enfermedad iniciales, se debe acceder a
la opción de Entrar Balances Iniciales, en el menú de Empleados. Se deberá escoger el
empleado al que se le quiere designar los balances iniciales y editarlo. La Figura 20.8
muestra un ejemplo de la pantalla que verá.
Para que un empleado pueda acumular vacaciones o enfermedad el campo de
“acumular” tiene que estar marcado en el Archivo del Empleado (vea Editar o Añadir
Empleados). Los parámetros que definen cuantas horas por mes debe trabajar el empleado
para poder acumular vacaciones y enfermedad, se definen en los Decretos. También en el
98
Figura 20.7 - A través de esta pantalla el usuario puede ver la acumulación de horas de vacaciones o enfermedad que tenga disponible el empleado.
Decreto se define qué horas cuentan como trabajadas, y la cantidad de horas que se
acumulan de vacaciones y enfermedad por cada mes.
Esta forma también se utiliza para procesar la acumulación mensual de los
empleados. Para esto se usa el botón de Calcula Balances. Este botón permite recalcular
uno o más meses, de acuerdo a los meses incluidos en el periodo seleccionado por el
Figura 20.8 - Con esta pantalla se pueden designar los balances inciales de Vacaciones y Enfermedad de un empleado en particular.
99
usuario. La forma contiene una serie de campos para filtrar la información que aparece en
la lista; estos campos son los siguientes:
1. Clase - en este campo se puede seleccionar el mostrar sólo los empleados por hora o
los empleados asalariados. Se puede utilizar el botón de limpiar la selección y
mostrar todos los empleados independiente de la clase.
2. Dept - se puede filtrar la lista para mostrar sólo los records de aquellos empleados
que pertenecen a un departamento específico. Seleccione el departamento de la lista
en el campo o utilice el botón de limpiar la selección para mostrar todos los
departamentos.
3. Empl - en este campo se puede entrar el número de empleado. Al entrar el número
de empleado, la lista sólo mostrará los records de este número. Para localizar un
empleado utilice el botón de búsqueda. Para eliminar la selección del empleado
utilice el botón de limpiar.
4. Nombre - para localizar un empleado por el nombre. Escriba las primeras letras del
nombre del empleado o presione F4 para seleccionar el empleado de la lista.
5. Desde - escriba la fecha del mes para comenzar el listado. El sistema asume el
primer día del mes.
6. Hasta - escriba la fecha del mes para terminar de listar los records. El sistema
asume el primer día del mes.
7. Use Hire Date for Calculation - este botón se utiliza para hacer los cálculos a base
de la fecha de comienzo del empleado en vez de a base del mes natural. Es decir, si
la opción no está marcada, el programa calculará las horas acumuladas en el mes de
acuerdo a las semanas de nómina correspondientes a ese mes. En cambio, si está
marcada la opción, calculará las horas acumuladas en el mes basándose de la fecha
de comienzo del empleado hasta que éste cumpla el mes de estar trabajando. Por
ejemplo, si un empleado comienza a trabajar el día 13 de abril, el programa calculará
las horas trabajadas hasta el 12 de mayo, para así determinar si trabajó las horas
necesarias para la acumulación de licencias en ese mes, en vez de calcular sólo las
horas trabajadas hasta la última nómina de abril.
La lista que aparece en la pantalla, muestra los records de acumulación mensual de
100
los empleados para los meses incluidos en el periodo. A continuación una breve
descripción de los campos que aparecen en la lista:
1. Empl - número de empleado.
2. Nombre - nombre del empleado.
3. Mes - mes y Año.
4. Trabajado - horas trabajadas en el mes. Se incluyen sólo las horas que aplican para
la acumulación de vacaciones o enfermedad. Éstas se definen en los decretos.
5. VacPrevBal - balance de vacaciones del mes anterior. Si no existe un récord de
acumulación anterior del empleado, se extrae el balance inicial de vacaciones del
récord del empleado.
6. VacAccum - horas de vacaciones que acumula en el mes. El decreto del empleado
establece la acumulación en horas por mes de acuerdo al tiempo que lleva trabajando
el empleado.
7. VacTaken - horas de vacaciones tomadas en el mes. Éstas son las horas que se
entran en la forma de Historial de Ausentismo.
8. VacEndBal - balance final de vacaciones en el mes. El balance final es el balance
inicial más la acumulación, menos lo tomado.
9. SickPrevBal - balance de enfermedad del mes anterior. Si no existe un récord de
acumulación anterior del empleado, se extrae el balance inicial de enfermedad del
récord del empleado.
10. SickAccum - horas de enfermedad que acumula en el mes. El decreto del empleado
establece la acumulación en horas por mes.
11. SickTaken - horas de enfermedad tomadas en el mes. Éstas son las horas que se
entran en la forma de Historial de Ausentismo.
12. SickEndBal - balance final de enfermedad en el mes. El balance final es el balance
inicial más la acumulación, menos lo tomado.
Una vez el usuario seleccione los criterios que desee, el programa le permite generar
un reporte a base de lo que se ve en pantalla. Para poder imprimir dicho informe, el usuario
sólo debe presionar el icono de printer que aparece en la esquina derecha de la pantalla.
101
Ausentismo Mensual
La pantalla que muestra la Figura 20.9, le permite al usuario ver, mes por mes, el
historial de ausentismo de un empleado en específico. Para acceder la pantalla, entre al
menú de Empleados y seleccione Ausentismo Mensual. Una vez ahí, el usuario puede
seleccionar un empleado, a través de su número de identificación, y la forma le muestra
cada una de las ausencias de ese empleado durante el mes seleccionado. Dichas ausencias
son representadas por colores; cada tipo de ausencia aparecerá de un color diferente.
Al igual que en la mayoría de las formas del programa DigiPuncher, la forma de
Ausentismo Mensual provee unos campos que le permiten al usuario una búsqueda fácil,
estos son:
• Empl - luego de entrar el número del empleado, o localizarlo utilizando el botón de
búsqueda aparece un calendario con el último mes en el cual en empleado tiene
record de ausentismo.
• Mes - luego de haber entrado el número de empleado, se puede seleccionar en este
campo para localizar cada uno de los meses que tuvo ausentismo el empleado.
Seleccione el mes de la lista para mostrar el calendario de ese mes y ver los records
de ausencia en el mismo.
El calendario le muestra el nombre del departamento, el número de empleado y el
nombre. También tiene una leyenda con el significado de cada uno de los 8 tipos de
ausencias, según fueron configurados por el usuario.
Listado de Ausentismo Para acceder esta pantalla (Figura 20.10), entre al menú de Empleados y seleccione
la opción de Listado de Ausentismo Mensual. Ahí el usuario podrá ver la información
relacionada a las ausencias registradas de todos los empleados durante un período de tiempo
en especifico. Además, puede filtrar la información a su conveniencia, ya que ofrece
campos como Clase, Departamento y Empleado. Las mismas funcionan de igual forma que
en pantallas anteriores. También le permite al usuario generar reportes de la información
102
Figura 20.9 - Las ausencias están representadas por colores.
que ve en pantalla.
Este reporte (Ver Apéndice), le
permite al usuario ver, no tan solo las horas
en que estuvo ausente, sino que puede ver
las horas trabajadas durante el mes, los días
laborables del mes, horas regulares,
penalidades que acumuló y las distintas
razones de ausentismo con sus respectivas
horas dedicadas a cada renglón.
Figura 20.10
También se puede imprimir un reporte con la asistencia mensual detallada de
algún empleado en particular. En el menú de Empleados, se deberá ir a la opción de In-
forme de Asistencia Mensual. La Figura 20.11 muestra los campos a especificar para
filtrar la información. En la Figura 20.12 se muestra el informe impreso.
Este informe muestra información como el mes escogido, las horas trabajadas di-
ariamente, total de horas tales como horas dobles, tiempo y medio, feriados y penalidad
de almuerzo entre otras, así como el balance de vacaciones y enfermedad para ese mes.
103
Figura 20.11
Figura 20.12
104
Ausentismo Anual La pantalla de la Figura 20.13 le permite obtener
un calendario de uno o varios años por empleado donde
se marcan las ausencias del empleado. El usuario puede
accederlo a través del menú de Empleados, seleccionando
la opción de Ausentismo Anual.
Primero, el usuario debe seleccionar los años que
desea generar, luego se entra el número del empleado o
se localiza con el botón de búsqueda. Una vez hecho
esto, se utilizan los botones de impresión para ver o
imprimir el calendario, una hoja por año, por empleado.
El informe (Ver Apéndice) muestra cada día de ausentismo del empleado con una
sombra o color y un código de ausentismo. En la parte inferior del reporte aparece una
tabla con el resumen de ausentismo por mes del empleado. En el mismo están desglosadas
las horas que ha estado ausente y la razón de las mismas.
Nota: Los registros obtenidos por los lectores biométricos no aparecen en este listado,
sólo los cambios hechos manualmente.
Figura 20.13
También tenemos la opción de imprimir una Tarjeta de Asistencia Anual, en el
menú de Empleados. Al escoger esta opción, nos saldrá un mensaje, Figura 20.14, el
cual nos permite filtrar por año y empleado, la asistencia anual de este. También nos
permite ver en pantalla esta tarjeta o imprimirla directamente.
Una vez escojamos el año y el empleado, podremos apreciar una tarjeta detallada,
con la asistencia anual. En la Figura 20.15 podemos ver un ejemplo de esta tarjeta. En
ella se detalla mes por mes, y día por día la asistencia de un empleado en particular,
muestra también, la información general del empleado, con una Leyenda detallada de los
campos de este informe.
105
Figura 20.14 - Con esta opción se puede filtrar el reporte anual.
Figura 20.15
106
Figura 20.16
Cambios de Registros
La pantalla que muestra la Figura 20.16, se utiliza para listar los cambios que se han
producido en los registros de los empleados. La lista incluye, adiciones manuales de regis-
tros, cambios a registros y registros eliminados. Para acceder dicha pantalla, el usuario debe
seleccionar el menú de Utilidades y escoger la opción de Cambios a Registros.
La lista muestra los registros a los cuales les han hecho cambios dentro de un perio-
do determinado. Seleccione las fechas Desde y Hasta para producir un listado de los cam-
bios hechos en dicho periodo. La lista puede se impresa utilizando los botones de impre-
sión. También puede ser filtrada por sus diferentes campos, utilizando el botón de la dere-
cha del ratón.
La lista presenta el registro original y el registro actual. De cada registro muestra el
número de empleado, el registro y el centro de costo. También se muestra el usuario
107
Bitácora del Sistema En la Figura 20.17 se muestra la pantalla que lista la bitácora con las actividades
realizadas en el sistema DigiPuncher. Para acceder dicha pantalla, el usuario deberá entrar
al menú de Utilidades y seleccionar Bitácora del Sistema. La lista contiene el nombre del
usuario que llevó cabo la actividad, la fecha y la hora, la descripción de la actividad y el tipo
de actividad.
Se definen tres tipos de actividades: actividad, seguridad y cambios. Para listar la
actividad en un periodo modifique las fechas Desde y Hasta. Para listar la actividad
relacionada a un usuario, utilice el campo de Usuario para escribir el nombre o parte del
nombre del usuario a listar. Para listar un tipo de actividad en particular, utilice el campo
Actividad. Seleccione de este campo la actividad de la lista.
También puede utilizar filtros en la lista para localizar o listar información de la
bitácora. Utilice los botones de impresión para producir un informe de los records listados.
Figura 20.17 - Bitácora del Sistema
108
Historial del V-Station
La pantalla que aparece en la Figura 20.18, muestra los registros y la actividad que
se almacena en el Log del V-Station que ha sido procesado o bajado al DigiPuncher. El
V-Station almacena en su memoria toda la actividad de verificación de huellas, adiciones de
huellas y actividad llevada a cabo en la unidad. Esta información es copiada de la memoria
de la unidad y procesada en el DigiPuncher para extraer los registros verificados de los
empleados. Toda esta información es almacenada en una tabla del DigiPuncher para futura
referencia y para verificar información.
La forma muestra los records con fecha dentro del periodo especificado por las
fechas Desde y Hasta. El período se puede ampliar o reducir modificando estas fechas. El
listado también se puede restringir para mostrar un número de empleado específico, aún
cuando ese número no esté definido como empleado.
Para localizar un empleado se puede utilizar el campo de nombre o el botón en
forma de lupa para localizarlo en la lista de empleados. El listado se puede filtrar utilizando
el botón de la derecha del ratón. Se puede obtener un listado impreso o en pantalla de la
lista, incluyendo las selecciones de número de empleado o de otros filtros aplicados a la
lista.
Figura 20.18
109
Una vez termine el proceso de recolectar las huellas y preparar los reportes
correspondientes, el sistema DigiPuncher le permite al usuario exportar la data recolectada
a el programa que utilice para procesar la nómina. Este sistema ofrece varias opciones de
exportación de datos, las cuales se presentarán a continuación.
Definición de Campos de ADP Antes de comenzar con la exportación de los datos, el usuario debe definir los
campos que utilizará en el programa de nómina, para que así la transferencia de datos sea
exitosa. Para ello, el usuario deberá acceder el menú de Utilidades y seleccionar la opción
de Definición de Campos de ADP (si es ese el programa al cual desea hacer la
transferencia).
La pantalla que aparece en la Figura 21.1 permite editar o definir la correspondencia
entre los campos del resumen semanal del DigiPuncher y el sistema ADP. La forma
muestra la lista de los campos definidos. Esta definición se utiliza en el proceso de exportar
los totales semanales a ADP. Vea la forma Exportar Totales Semanales a ADP.
• Descripción de Campo - en este campo se escribe una descripción del campo.
• Campo DigiPuncher - en este campo se selecciona el campo del sistema
Figura 21.1
EXPORTAR DATA
DigiPuncher.
• Nombre de Campo - este
es el nombre del campo
correspondiente según el
sistema ADP.
• Código ADP - este es el
código que se va a utilizar
en el archivo ADP para
identificar al campo.
110
Figura 21.2
• Número - número de campo de ADP.
Para añadir un record, utilice la última línea de la lista y escriba la información
directamente en ella. Para eliminar un record, seleccione el record y presione la tecla Del.
Definición de Archivo para Exportar ASCII La pantalla de la Figura 21.2 permite construir la definición de un archivo ASCII
para exportar los totales semanales. Para accederla entre al menú de Utilidades y oprima la
opción de Definición de Campos Archivo ASCII. Ésta le permitirá definir qué data
exportará utilizando los siguientes campos:
• Campo - se selecciona el nombre del campo del resumen semanal del DigiPuncher
de la lista.
• Tipo - se selecciona el tipo del campo de la lista (numérico o texto).
• Largo - se entra el largo del campo en caracteres.
• Decimales - para aquellos campos numéricos se pueden definir cuantos lugares
decimales. El punto decimal cuenta también como un caracter.
• Carácter - en el caso de que se seleccione en el campo Filler se puede especificar el
caracter.
Para añadir un record a la lista, se localiza el último record y se procede a entrar la
información directamente en la lista. Para eliminar un record se selecciona el record y se
presiona la tecla Del. Use el botón Exit para cerrar la forma.
111
Exportar Totales Semanales a ADP La forma que presenta la Figura 21.3, se utiliza para exportar los totales semanales
de los empleados a un archivo para luego ser procesado como input a la nómina de ADP.
Para acceder dicha pantalla, el usuario deberá entrar al menú de Procesos y seleccionar la
opción de ADP Exportar Totales Semanales.
La primera parte de la forma muestra la lista de los campos definidos para exportar a
ADP. Cada entrada consta de una descripción del campo a exportar y de un indicador que
muestra si se va a exportar o no ese campo. La segunda parte, muestra los campos para
definir el nombre del archivo, seleccionar la semana a exportar y los botones de exportar y
de la definición de campos. A continuación, una breve descripción de cada uno de los
campos.
• Exportar a: - directorio al cual se va a exportar la información. Utilice el botón
para seleccionar el directorio y el nombre del archivo a exportar.
• Archivo - escriba el nombre del archivo a exportar.
• Código Compañía - código o número de la compañía asignado por ADP.
• Núm. Batch - número de batch. A cada archivo se le asigna un número de batch.
Ese número, será luego utilizado en el proceso de importar la semana al sistema de
ADP.
• Semana Desde - Hasta - en este campo se entra un día de la semana a exportarse.
El sistema muestra la fecha de comienzo y fecha de terminación de la semana.
• Definición de Campos - este botón nos trae la forma que se utiliza para definir la
correspondencia entre los campos del sistema DigiPuncher y el Sistema ADP.
• Exportar - este botón comienza la acción de exportar los records semanales al
archivo.
• Auto Exportar Archivo ADP - esta opción permite que se complete el proceso de
exportar automáticamente al seleccionar la opción del menú de la forma Totales
Semanales.
Una vez el usuario complete el proceso de exportación, podrá utilizar la data
generada por el DigiPuncher en el Sistema de Nómina de ADP.
112
Exportar Totales Semanales La pantalla de la Figura 21.4 se puede utilizar para exportar los totales semanales a
Dbase, a texto o definido por el usuario. También permite llamar la forma de Exportar
Totales Semanales a ADP.
• Semana Desde-Hasta - en este campo se selecciona la semana a exportar. La
forma mostrará el comienzo de la semana y el fin de la semana en las fechas Desde-
Hasta.
• Archivo - este campo establece el nombre del archivo a ser creado. Dependiendo
de la selección del campo Exportar a, la extensión del archivo será .TXT, .DBF o .
USR
• Exportar a - este campo permite seleccionar el tipo del archivo a exportar, Dbase,
Texto o Definido por el Usuario. Se puede seleccionar el crear mas de un tipo de
archivo a la vez.
• Exportar - este botón lleva a cabo la acción de crear el archivo con el resumen
Figura 21.3
113
semanal de empleados.
• Cancelar - este botón cierra la forma de exportar.
• Def. Archivo - este botón abre la forma para definir los campos a incluirse en el
archivo tipo USR.
• ADP - este botón permite abrir la forma Exportar Totales Semanales a ADP para
crear el archivo semanal para ADP. Si el campo de Auto Exportar está activado, se
lleva a cabo la acción de exportar sin abrir la forma de Exportar Totales Semanales
a ADP.
Exportar Registros a FoxPro La pantalla que muestra la Figura 21.5, se utiliza para exportar los registros diarios
a un archivo de FoxPro. Para seleccionar esta opción, entre al menú de Procesos y oprima
el botón que indica Exportar Totales FoxPro (MSSS). Una vez en la pantalla, ésta le
permite establecer el período a exportarse y automáticamente la información aparece en la
lista. Para comenzar el proceso, el usuario debe completar los siguientes campos:
• Desde - aquí el usuario debe indicar la fecha a comenzar a extraer records diarios.
• Hasta - determina la fecha a terminar de los records diarios que han sido extraídos.
• Nombre Archivo - escriba el nombre del archivo a crearse. Puede utilizar el botón
para seleccionar el directorio y el nombre del archivo.
Figura 21.4
114
• Exportar - use este botón para crear el archivo. Si el archivo ya existe éste es
reemplazado automáticamente. Asegúrese de no reemplazar ninguna información
importante, ya que este procedimiento no es reversible.
• Salir - una vez termine el proceso, oprima este botón para cerrar la forma.
La lista que produce dicha forma muestra la información a exportarse. Ésta se
divide en los siguientes campos:
• EmpID - número de empleado
• Date - fecha de los registros.
• Day Str - abreviación del día.
• In Out - registros del empleado.
• Hday Hrs - horas Feriados (No se utiliza)
• Sched - código del turno o Rate de Pago.
• Abs Code - código de Ausencia (No se utiliza)
• Abs Hrs - horas de Ausencia (No se utiliza)
• Week End - fecha en que termina la semana a la cual pertenecen los registros.
• Processed - procesados (No se utiliza)
Figura 21.5
115
Exportar Ticket Semanal a Peachtree En la Figura 21.6, se muestra la pantalla que le permite al usuario exportar los
totales semanales que genera el DigiPuncher, al programa PeachTree. Para acceder dicha
pantalla, el usuario debe entrar al menú de Procesos y seleccionar la opción de Exportar
Ticket Semanal PeachTree. Una vez en la pantalla, establecerá los criterios necesarios para
exportar la información a su programa de nómina.
Antes de proceder a exportar la información, el usuario debe asegurarse de que ha
configurado adecuadamente su PeachTree para que acepte la data (Figura 21.6). A
continuación una breve descripción de los pasos a seguir utilizando PeachTree.
1. Entre a Maintain→ Employees/Sales Rep→ Pay Info→ Pay Method→ Hourly
Time Ticket Hours - cada empleado que vaya a ser pagado a base de las horas
computadas por el DigiPuncher, tiene que ser marcado como Hourly Time Ticket
Hours. Los empleados con horas fijas (Salary), no son incluidos en el proceso de
pasar la información a PeachTree.
2. Una vez ejecutado el paso anterior, entre a Maintain→ Inventory Items→ Item ID
[Utilice un nombre para identificar la “actividad” (PeachTree Activity Item)], Item
Class→ Activity Item [Seleccione el Activity Item], Description [Entre una
descripción adecuada y los demás campos requeridos por el programa].
Figura 21.6 -Pantalla del programa Peachtree.
Los números del
GL, apuntan a Wages Expense
116
Figura 21.7
3. Luego entre a Maintain→ Default Information→ Employees→ Paylevels →
Hourly Pay Levels - aquí encontrará los Niveles de Pago (los números) que se van a
utilizar en el DigiPuncher para hacer los pareos de los campos.
Una vez concluido el proceso anterior, se procede a exportar los totales semanales a
través del DigiPuncher. Para poder exportar la data, el usuario debe entrar al menú de
Procesos [una vez haya calculado los Totales Semanales] y seleccionar la opción de
Exportar Ticket Semanal a PeachTree. Una vez en la pantalla (Figura 21.7), siga los
siguientes pasos para completar el proceso de exportación:
1. Seleccione el período de tiempo que desea exportar.
2. Entre el número de ticket por el cual comenzará.
3. Verifique el campo de PeachTree Activity
4. Verifique la correspondencia entre los campos de DigiPuncher y los Niveles de
Pago de PeachTree.
5. Seleccione el nombre del archivo al cual exportará la data.
117
Para concluir el proceso, entre al programa PeachTree y ejecute las siguientes
instrucciones:
1. Entre a File→ Select Import/Export→ Time Expense→ Time Ticket Register.
Una vez ahí, en Import busque Options→ Fist Row Contains Column Heading y
seleccione el nombre del archivo, según asignado en DigiPuncher.
2. Luego vaya a Tasks→ Time/Expense→ Time Tickets y verifique la información
que ha sido exportada. Es importante que identifique si los campos tienen la
información que les corresponde.
3. En el menú de Tasks, entre a Select for Payroll Entry y seleccione la semana o el
periodo que corresponde a la data exportada y PeachTree le reproducirá el listado de
los empleados con horas.
4. Por último, también en el menú de Tasks, entre a Payroll Entry y seleccione el
empleado y el sistema le traerá las horas correspondientes a los Time Tickets.
Una vez ejecute todo el proceso, estará listo para procesar su nómina en el programa
PeachTree. Si necesita soporte adicional sobre el proceso de exportación de data, consulte
la opción de Help en PeachTree.
Exportar Ticket Semanal a QuickBooks En la Figura 21.7, se muestra la pantalla que le permite al usuario exportar los
totales semanales que genera el DigiPuncher, al programa QuickBooks. Para acceder dicha
pantalla, el usuario debe entrar al menú de Procesos y seleccionar la opción de Exportar
Ticket Semanal QuickBooks. Una vez en la pantalla, establecerá los criterios necesarios
para exportar la información a su programa de nómina.
Para poder exportar la data, el usuario debe entrar al menú de Procesos [una vez
haya calculado los Totales Semanales] y seleccionar la opción de Exportar Ticket Semanal
a QuickBooks. Una vez en la pantalla (Figura 21.8), siga los siguientes pasos para
completar el proceso de exportación:
1. Seleccione el período de tiempo que desea exportar.
2. Seleccione el Departamento [Éste tiene que concordar con el número de compañía
que provee QuickBooks. Dicho número es interno y se basa en al fecha de creación
de la compañía dentro del programa].
118
Figura 21.8
3. Establezca la dirección donde guardará el archivo y qué nombre le pondrá.
4. Identifique los campos a exportar, de acuerdo a los nombres utilizados en
QuickBooks.
119
BIBLIOGRAFÍA
Freedman, A. (1984). Glosario de Computación, ¡Mucho más que un Glosario!. (1ra Ed. en Español). McGraw-Hill: México.
Vaquero, A. y L. Joyanes. (1985). Informática: Glosario de términos y siglas, Diccionario Inglés /Español – Español / Inglés. (1ra Ed). McGraw-Hill: México.
V-Station™ Operator’s Manual Version 7.00. (2002) Bioscrypt, Inc.