sap business one hana tips & tricks document 2017 business one hana tips... · sap business one...

SAP Business One HANA Tips & Tricks Document 2017

Serac Applications B.V.

Rijnzathe 36

3454 PV De Meern

Auteurs: Mike Winkel, Paul de Graaf, Ruben Zwetsloot, Sander Appel, Sander de Vries en

Jan Willem de Bruijn.

Datum: 14-12-2017

SAP Business One Tips & Tricks 2017 1

Inleiding

In dit document zijn de Tips & Tricks samengevoegd die het afgelopen jaar door Serac Applications

B.V. geschreven zijn voor klanten, LinkedIn, www.serac.nl en de Vereniging van Nederlandse SAP

Gebruikers (VNSG).

Het doel van deze tips & tricks is om het gebruik van SAP B1 voor de eindgebruiker te

vergemakkelijken. De variatie aan onderwerpen is groot, van hulp bij het schrijven van een query tot

het sneller in kunnen vullen van datumvelden in marketing documenten. De tips & tricks zijn echter

wel zo geschreven dat er voor iedere eindgebruiker wel een handig weetje in te vinden is.

Zie voor een overzicht alle Tips & Tricks de onderstaande links voor informatie

https://www.linkedin.com/today/author/0_392wXhl6I7tLEzHUWsGXFX?trk=prof-sm

https://www.serac.nl/kennisbank/276

Bij vragen over de Tips & Tricks uit dit document, dan kunt u contact opnemen met:

Jan Willem de Bruijn

[email protected]

030 6 583 325

- OF -

Serac Customer Support

030 6 583 399


Rijnzathe 36

3454 PV De Meern

http://www.serac.nl/

https://www.linkedin.com/today/author/0_392wXhl6I7tLEzHUWsGXFX?trk=prof-sm


mailto:[email protected]


Inhoudsopgave

Inleiding ................................................................................................................................................... 1

1. Direct communiceren met collega’s – Nieuwe chatfunctie in SAP Business One 9.2 ..................... 3

2. Review uw algemene instellingen om sneller en efficiënter te werken in SAP Business One ........ 9

3. Belangrijke informatie in één oogopslag met Voorbeeld tooltip in SAP Business One 9.2 .......... 14

4. Snel gegevens importeren en updaten met Importeren uit Excel voor SAP Business One .......... 17

5. Extra kosten bij import? Gebruik francoprijzen in SAP Business One voor exacte

kostprijsberekening ............................................................................................................................... 23

6. Grip op uw cashflow met de SAP Business One Cashflow Rapportage ........................................ 30

7. Dollars, Ponden en Euro’s? Kies de valuta in uw SAP Business One database zorgvuldig ............ 35

8. Sneller service verlenen met klantequipmentkaarten in SAP Business One ................................ 42

9. Beheer uw vaste activa en al uw afschrijvingen in SAP Business One .......................................... 47

10. Eén overzicht van al uw openstaande klantvorderingen in SAP Business One ......................... 57

11. Zorg ervoor dat de juiste gebruikers toegang hebben tot uw database. Beheer uw licenties in

SAP Business One .................................................................................................................................. 62

12. Additionele services aanbieden met Servicecontracten in SAP Business One ......................... 66

13. Altijd op de hoogte met alerts in SAP Business One 9.2 ........................................................... 71

14. Sneller werken met Outlook integratie voor SAP Business One ............................................... 75

15. (Aanvullende) bevoegdheden definiëren en instellen in SAP Business One............................. 78

16. Vraagt uw klant om korting? Check direct Verslag laatste prijzen in SAP Business One .......... 83

17. Stress verminderen rondom de feestdagen? – Het is mogelijk in SAP Business One ............... 86

18. Overzicht en duidelijke communicatie met de zakenpartner catalogusnummers. .................. 88

19. Succesvolle periodeafsluiting in SAP Business One? Zorg ervoor dat u alle stappen zorgvuldig

doorloopt ............................................................................................................................................... 91

20. Inloggen op de server? Nu ook op uw iPad of via internet met Browser Access voor SAP

Business One 9.2 ................................................................................................................................... 96

Afsluiting ................................................................................................................................................ 99


1. Direct communiceren met collega’s – Nieuwe chatfunctie

in SAP Business One 9.2 Soms heeft u direct een antwoord nodig van een collega, zodat u zo snel mogelijk verder kunt met

werken. De telefoon wordt niet opgenomen, e-mails belanden tussen de tientallen andere ongelezen

mails en ondertussen ligt uw proces stil. Daarom introduceert SAP Business One 9.2 een chatfunctie,

waarmee u direct kunt communiceren met collega’s binnen SAP Business One en u ze direct kunt

doorverwijzen naar de juiste documenten.

Chatfunctie – Live Collaboration

De chatfunctie is beschikbaar vanaf SAP Business One 9.2 Patch Level 6. Nadat deze is geïnstalleerd,

kunt u de chatfunctie activeren door via Beheer → Systeeminstellingen → Algemene instellingen

onder het kopje ‘Services’ ‘Enable Live Collaboration’ aan te vinken:

Berichten verzenden

In het volgende voorbeeld zijn we ingelogd als gebruiker Sander Appel. Sander heeft een order voor

zijn klant Parameter Technologie vastgelegd:


Sander wil de order zo snel mogelijk laten leveren, omdat hij weet dat er haast mee geboden is voor

zijn klant. Hij opent daarom de chatfunctie via de menubalk boven in beeld, zoekt naar de juiste

gebruiker Mark Manager, het hoofd van de magazijnafdeling in het ‘Overzicht gebruikers’ en begint

een nieuw gesprek door op zijn naam te klikken:


Vervolgens voegt hij ook gebruiker Diana de Bruin, de bedrijfsaccountant, toe aan het gesprek door

op het plusteken rechtsboven in het chatscherm te klikken, te zoeken naar de juiste gebruiker en

haar ook toe te voegen aan de conversatie. Eventueel kunnen ook meerdere gebruikers tegelijk

worden toegevoegd:

Door nu terug te gaan naar de openstaande verkooporder en te klikken op de knop ‘Verzenden naar

conversatie’ in de menubalk, kan hij direct een link naar de order versturen naar Mark Manager:


In het chatscherm verschijnt nu een link naar de order, waar we een extra tekst aan toe kunnen

voegen om Mark te laten weten dat deze order zo snel mogelijk geleverd moet worden:

Via de knop ‘Gegevens delen’ kunnen we een link naar andere gegevens toevoegen. In dit geval

voegen we de Zakenpartner stamgegevens van Parameter Technologie toe, zodat Mark kan

controleren of er nog andere orders van de klant openstaan:

Nadat deze link ook is toegevoegd klikken we op ‘Verzenden’ om het bericht naar Mark Manager en

Diana de Bruin te versturen.


Berichten ontvangen

Nu loggen we in als Mark Manager, om te bekijken hoe hij het bericht ontvangt. Mark klikt ook op

het chaticoon ( ) in de menubalk om de chatfunctie te openen. In het gebruikersoverzicht

knippert onder in het scherm een tekstballon, ten teken dat hij een nieuw chatbericht heeft

ontvangen:

Vanuit het chatscherm kan Mark direct doorklikken naar de order. Nadat hij de order heeft

uitgeleverd, stuurt hij via de chat een link naar Sander om dit te laten zien:


In het ‘Overzicht gebruikers’ ziet u niet alleen een

lijst met alle actieve gebruikers binnen uw bedrijf,

maar ook een lijst met alle groepsgesprekken met

drie of meer deelnemers waar u deel van

uitmaakt. Door met de rechtermuisknop op een

groepsnaam te klikken, kunt u er voor kiezen om

de groep te verlaten:

Met de Live Collaboration chatfunctie van SAP

Business One kunt u dus sneller, efficiënter en in

real-time met uw collega’s samenwerken.

De chat functionaliteit is beschikbaar vanaf SAP

Business One 9.2 Patch Level 6.


2. Review uw algemene instellingen om sneller en efficiënter

te werken in SAP Business One Op het moment dat u bent gaan werken met SAP Business One heeft u, wellicht samen met uw SAP

Business One partner, de algemene instellingen van uw database doorgenomen. Inmiddels bent u

gewend aan hoe het werkt, maar misschien zijn er in de tussentijd wel nieuwe opties toegevoegd, of

zijn enkele opties eigenlijk niet meer voor u van toepassing omdat u in de tussentijd ander bent gaan

werken. Loop daar van tijd tot tijd uw algemene instellingen door om ervoor te zorgen dat u altijd zo

efficiënt mogelijk werkt. In dit document gaan we op zoek naar de makkelijkste quick wins in de

algemene instellingen.

Algemene instellingen

Onder het tabblad ZP (zakenpartner) kunt u onder andere aangeven of u inactieve zakenpartners ook

wilt weergeven in rapporten en marketingdocumenten. Als u ervoor kiest om deze niet weer te

geven kan uw systeem sneller worden en uw rapporten overzichtelijker. U kunt hier lezen hoe u uw

stamgegevens, waaronder zakenpartner gegevens, snel kunt opschonen.


Onder het tabblad services kunt u instellen dat u de ENTER-toets op het numerieke deel van uw

toetsenbord aan de rechterkant gebruikt als TAB-toets. Dit kan handig zijn als u bijvoorbeeld in

documenten in veel verschillende velden getallen moet invullen. Zo kunt u snel met één hand

navigeren tussen de verschillende velden. Op het moment dat u deze optie heeft geactiveerd kunt u

er ook voor kiezen om alleen nog maar met de muis documentbewerkingen uit te voeren. Zo

voorkomt u dat u een document opslaat als u per ongeluk op ENTER drukt, terwijl dit eigenlijk nog

niet de bedoeling was.


Ook kunt u dit tabblad instellen welke meldingen u wilt weergeven bij het aanmelden, en hoe lang

het duurt totdat het scherm geblokkeerd wordt bij inactiviteit en u opnieuw uw wachtwoord moet

invoeren.

Onder het tabblad ‘Weergeven’ kunt u onder andere de standaardtaal instellen voor alle gebruikers.

Deze kan wel per gebruiker worden aangepast. Ook kunt u hier instellen of SAP suggesties toont op

het moment dat u een zoekopdracht intypt bij het zoeken naar bijvoorbeeld stamgegevens of menu-

items, of bij Enterprise search in SAP version for HANA. Let op, het aanpassen van het aantal weer te

geven decimalen kan van invloed zijn op transacties, bijvoorbeeld bij het inlezen van gegevens. Pas

dit dus niet zomaar aan.


In het tabblad voorraad kunt u instellen of u inactieve artikelen wilt weergeven in rapporten en

documenten. Dit biedt dezelfde voordelen als het wel of niet weergeven van inactieve

zakenpartners.

Ook kunt u hier aangeven of u automatisch klantequipmentenkaarten automatisch wilt laten

aanmaken, als u werkt met serienummers. Indien deze optie is aangevinkt wordt automatisch een

klantequipmentenkaart aangemaakt op het moment dat u een serienummer-artikel levert via een

uitgaande levering of factuur. Indien uw klanten niet alleen de artikelen maar ook de service bij u

afnemen, is het aan te raden met deze functie te werken.

Ook kunt u hier het magazijn kiezen dat standaard wordt ingevuld in artikeldocumenten.


Onder het tabblad ‘Prijzen’ kunt u ook voor inactieve prijslijsten instellen of u ze wilt weergeven in

rapporten, documenten en instellingen. Bovendien kunt u hier instellen of u artikelen zonder prijs

wilt verwijderen uit prijslijsten in de database. Als dit veel artikelen zijn, kan het systeem hier

merkbaar sneller door worden.

Vanaf SAP Business One 9.2 is het mogelijk om enkele functies te verbergen als uw bedrijf hier geen

gebruik van maakt, zoals Kostenadministratie, de Productiemodule of Budgettering. Zo worden de

menu’s overzichtelijker en voorkomt u dat deze modules per ongeluk toch een keer gebruikt worden.


Het is dus aan te raden om deze opties regelmatig over door te nemen om uw systeem altijd zo

soepel en efficiënt mogelijk te laten werken. Voor veel van de andere instellingen onder ‘Algemene

instellingen’ geldt dat deze gevolgen kunnen hebben voor de manier waarop de database

functioneert. Verander dus nooit een instellingen als u niet zeker weet wat hiervan de gevolgen zijn.

3. Belangrijke informatie in één oogopslag met Voorbeeld

tooltip in SAP Business One 9.2 U bent waarschijnlijk wel bekend met de gele linkpijltjes, waarmee u direct kunt doorklikken naar

documenten, stamgegevens en andere objecten. Als u met veel documenten tegelijk bezig bent kan

het voorkomen dat u plotseling wel heel veel schermen tegelijk open hebt staan en u niet meer weet

welke u nu wel en welke u niet kunt sluiten. Of u moet nog een tijdje zoeken in een document of kaart

met stamgegevens naar de informatie die u precies nodig heeft. SAP introduceert daarom vanaf SAP

Business One 9.2 de Voorbeeld tooltip, waarmee u alle informatie die u nodig heeft direct kunt zien

zonder verder te hoeven klikken:


Tooltip preview De voorbeeld tooltip is beschikbaar vanaf SAP Business One 9.2 U kunt de functie inschakelen via

Beheer → Systeeminstellingen → Voorbeeld tooltip:

Door het vinkje bij ‘Voorbeeld tooltip inschakelen’ aan- of uit te vinken kunt u de tooltip wel of niet

tevoorschijn laten komen op het moment dat u over een geel linkpijltje beweegt.

In dit scherm kunt u ook instellen voor welke typen stamgegevens en documenten u de tooltip wilt

laten zien, als u over geel linkpijltje beweegt dat naar dat object verwijst, door in de linker tabel

onder het kopje ‘Geactiveerd’ het vinkje achter een object aan- of uit te zetten.

Als u in de linker tabel een object selecteert door op het regelnummer voor dat object te klikken,

kunt u in de rechter tabel selecteren welke gegevens in u in de tooltip wilt laten zien.

Laten we kijken naar de zakenpartnergegevens, die we in het eerste voorbeeld hebben bekeken. Op

dit moment laat de tooltip onder andere de valuta, het btw-nummer en de website van de

zakenpartner zien:


Deze informatie hebben we echter niet zo vaak nodig, daarom de-selecteren we deze gegevens. In

plaats daarvan zien we liever in één oogopslag het saldo van de nog openstaande orders en wie de

standaardcontactpersoon is van de zakenpartner, zodat we direct naar hem of haar kunnen vragen

als we contact opnemen. Omdat we regelmatig telefonisch contact opnemen met de klant,

verplaatsen we bovendien de telefoonnummers naar boven met de pijltjestoetsen links van de tabel.

Vervolgens klikken we op ‘Actualiseren’:


Laten we nu kijken hoe dit getoond wordt als we in de order die we eerder hebben geopend de muis

over het gele linkpijltje bij de zakenpartnercode bewegen om de tooltip te laten zien:

We zien nu dat het telefoonnummer inderdaad direct onder de naam van de zakenpartner getoond

wordt. Er is voor deze zakenpartner geen mobiel nummer ingesteld, daarom wordt dit niet getoond.

Ook het saldo open orders en de standaardcontactpersoon zijn nu zichtbaar.

Door gebruik te maken van de voorbeeld tooltip kunt u dus nog sneller bij alle gegevens die u nodig

heeft voor al uw dagelijkse processen. Als u toch meer informatie nodig heeft, kunt u natuurlijk nog

altijd op het gele linkpijltje klikken om de kaart of het document te openen.

4. Snel gegevens importeren en updaten met Importeren uit

Excel voor SAP Business One Wellicht moet u regelmatig grote aantallen stamgegevens toevoegen of aanpassen, zoals

zakenpartner stamgegevens of artikel gegevens. Als dit om tientallen of honderden records gaat, is

het natuurlijk veel te omslachtig, tijdrovend en foutgevoelig om dit handmatig te doen. Een bekende

methode om dit sneller te doen is via de Data Transfer Workbench (DTW). Hiervoor moet u door SAP

aangeleverde sjablonen nauwkeurig invullen en niet iedereen heeft toegang tot deze tool. Wist u dat

u ook binnen SAP Business One enkele type stamgegevens snel en in grote aantallen tegelijk kunt

importeren. Met de Import uit Excel kunt u zelf een sjabloon aanmaken en opslaan, waarna u de

gegevens invult in een Excelbestand en dit importeert in SAP Business One.


Een sjabloon aanmaken U vindt de Importeren uit Excel functie via Beheer → Geg.import/-export → Gegevensimport →

Importeren uit Microsoft Excel:

Als u deze functie voor het eerst gebruikt moet u hier eerst een importsjabloon aanmaken, waarin

per type stamgegevens aangeeft welk SAP-veld u invult in welke kolom in uw Excel-sheet. U kunt de

functie gebruiken voor het toevoegen en aanpassen van vijf typen stamgegevens: zakenpartners,

artikelen, prijslijsten, zakenpartnercatalogusnummers en Business Activity Statement (BAS)-codes.

Voor welk type stamgegevens u een sjabloon wilt creëren kiest u via het dropdown menu boven in

het scherm, zoals u kunt zien op de afbeelding hierboven. In dit voorbeeld gaan we eerst een

sjabloon maken voor het importeren en aanpassen van zakenpartnergegevens. In de rijen daaronder

kiest u per kolom welke gegevens u in die kolom vastlegt in uw Excel-sheet. U doet dit door in het

dropdown menu onder het kopje ‘Veld in object’ het type gegeven te selecteren. In dit geval kiezen

we voor een sjabloon voor een importbestand waarin we de code, de naam, de standaardvaluta, het

factuuradres en het soort zakenpartner (klant (C), leverancier (S) of geïnteresseerde (L)) van de

zakenpartners gaan vastleggen:


Een sjabloon kan eenmalig gebruikt worden, maar omdat we regelmatig grote aantallen nieuwe

zakenpartners willen toevoegen, kiezen we ervoor het sjabloon op te slaan, zodat we het in de

toekomst vaker kunnen gebruiken. Klik hiervoor op ‘Als sjabloon opslaan’ en vul een code en naam

in, zodat u het sjabloon makkelijk terug kunt vinden:


Als u in de toekomst een eerder opgeslagen sjabloon wilt openen, klikt u op de browse-knop achter

‘Gegevenssjabloon gebruiken’ en selecteert u het juiste sjabloon in de lijst:

Importsheet creëren Nu we het sjabloon hebben opgeslagen, moeten we een Excel-maken, waarin we alle gegevens die

we willen importeren vastleggen in de juiste kolom. Als geheugensteuntje kunt u in de eerste regel

de namen van de kolommen invullen, maar denk er om dat u deze regel verwijdert als u het bestand

opslaat om te importeren:

Op het moment dat u alle gegevens naar tevredenheid hebt ingevuld, verwijdert u dus de bovenste

regel, en slaat u het bestand op als een .txt-bestand om het te kunnen importeren in SAP:


Nu we het bestand hebben opgeslagen, kunnen we het gaan importeren. Klik hiervoor, nadat u het

juiste sjabloon heeft samengesteld of geselecteerd, op de browse-knop achter ‘Te importeren

bestand’ en selecteer het juiste .txt-bestand, in dit geval ‘ZP_factuur’:

Gegevens importeren


Nu kunt u onder het kopje ‘Importmethode’ kiezen of u nieuwe records wilt toevoegen en bestaande

wil actualiseren, nieuwe wilt toevoegen zonder bestaande te actualiseren of alleen bestaande wilt

actualiseren zonder nieuwe records toe te voegen:

Als u nu op ‘Importeren’ klikt, worden alle records geïmporteerd. Als een record niet geïmporteerd

kan worden, verschijnt er een foutmelding met daarin de reden, bijvoorbeeld omdat de gegevens die

in dat veld in de Excel-sheet had ingevuld niet overeenkomen met de gegevens zoals die in het

betreffende veld in SAP Business One moeten worden ingevuld. Deze meldingen kunt u ook opslaan.

Als u eenmaal de juiste sjablonen hebt gecreëerd kunt u dus veel tijd besparen bij het toevoegen van

nieuwe gegevens in SAP Business One, zonder dat u hiervoor de Data Transfer Workbench hoeft te

gebruiken.

Er zijn wel enkele zaken waar u rekening mee moet houden. Het is aan te raden om alle kolommen in

de Excel-sheet op te maken als tekstvelden, zo voorkomt u dat getallen door Excel anders worden

weergegeven. Als de standaardwaarde van een veld bij het aanmaken van een nieuw stamgegeven

aan uw eisen voldoet is het niet nodig deze standaardwaarde in te vullen in uw Excel-sheet. De

standaardwaarde wordt door SAP Business One ingevuld. U dient rekening te houden met de

maximale lengte van een veld, of de vereiste waarde van een veld, bijvoorbeeld een valuta- of

landcode. Gebruikersvelden kunnen niet gevuld worden via de Import uit Excel functie. Hiervoor

moet u dus wel gebruikmaken van de Data Transfer Workbench.


5. Extra kosten bij import? Gebruik francoprijzen in SAP

Business One voor exacte kostprijsberekening Importeert u vaak goederen uit het buitenland en heeft u daarbij te maken met bijkomende kosten,

bijvoorbeeld voor vervoerders, of douaneheffingen? Als u hiervoor losse facturen ontvangt, worden

deze bijkomende kosten niet aan de betreffende artikelen toegerekend. Stel u ontvangt een factuur

van €500 voor goederen van leverancier A en een factuur van €30 voor bijkomende kosten, dan is de

waarde van deze artikelen eigenlijk €530. Met de module ‘Francoprijzen van SAP Business One’ kunt u

deze kosten correct toewijzen in uw financiële administratie. Als u bovendien werkt met continu

voorraadbeheer in SAP Business One, wordt er een journaalboeking gemaakt waardoor de

voortschrijdend gemiddelde prijs of FIFO-prijs van geïmporteerde artikelen automatisch wordt

bijgewerkt.

Instellingen voor francoprijzen Via Beheer → Definitie → Inkoop → Francoprijzen stelt u in op welke wijze francoprijzen aan de

artikelen in een goederenontvangst toewijst:

Volgens de regels die u hier instelt worden de kosten verdeeld over de artikelen in de

goederenontvangst. Hier stelt u ook in op welke grootboekrekening deze kosten geboekt moeten

worden. Indien u ook kosten verdeelt op basis van gewicht en volume, moet u in de

artikelstamgegevens de lengte, breedte, hoogte, volume en gewicht van het artikel ingeven. Ook

kunt u in de artikelstamgegevens een douanegroep instellen als het artikel moet worden ingeklaard.

U doet dit via Magazijnbeheer → Artikelstamgegevens onder het tabblad ‘Inkoopgegevens’:


Francoprijzen boeken We hebben een goederenontvangst geboekt van onze Amerikaanse leverancier Blockies met enkele

printers. Via Inkoop – crediteuren → Francoprijzen kunnen we de francoprijzen boeken, om de juiste

kostprijs van de artikelen te boeken. Nadat we de leverancier hebben ingevuld kunnen we de

goederenontvangst selecteren waarvoor we de francoprijzen gaan boeken:

Aangezien de artikelen zijn toegewezen aan een douane-groep, moet er een douane-agent

geselecteerd worden waaraan betaald moet worden. Deze douane-agent wordt als zakenpartner,

type leverancier, aangemaakt in SAP Business One.


We zien dat de verwachte douanekosten zijn ingevuld, op basis van het percentage douanekosten

behorend bij de douanegroep van de artikelen. De daadwerkelijke kosten kunnen nog aangepast

worden:

Als we verder scrollen in de regels, zien we dat nu ook de magazijnprijs van de artikelen is verhoogd

met het bedrag:

Via het tabblad ‘kosten’ kunnen we nu ook de overige bijkomende kosten, zoals voor verzekering,

opslag en dergelijke, invullen:

Eventueel kunnen hier ook nog de regels volgens welke de kosten over de artikelen verdeeld worden

aangepast worden. Nadat hier de correcte prijzen zijn ingevuld, zien we dat in de regels ook de

verdeelde vrachtkosten zijn toegevoegd, en dat de magazijnwaarde van de artikelen opnieuw is

aangepast:


Het toevoegen van het francoprijzen document zal de volgende journaalboeking creëren:

In dit voorbeeld is de rekening 3500 ingesteld als tussenrekening voor de verrekening van de

douanekosten en de rekening 3400 voor de verrekening van de overige kosten. De

verrekeningsrekening voor de douanekosten kan ingesteld worden via Beheer → Definitie →

Magazijnbeheer → Douanegroepen. Hier kunnen ook andere douanegroepen aangemaakt worden.

Het francoprijzendocument is ook terug te zien in de relatiekaart:


Tweede francoprijzen document Meestal volstaat één francoprijzen document. Om te voorkomen dat er per ongeluk een tweede

document aan een goederenontvangst bestelling gekoppeld wordt, wordt een goederenontvangst

waaraan al een francoprijzendocument gekoppeld is niet meer getoond in de ‘Kopiëren van’ lijst bij

het aanmaken van een francoprijzen document. Mocht dit toch nodig zijn, dan moet de

goederenontvangst opnieuw geopend worden voor francoprijzen via rechtermuisknop → ‘Open voor

francoprijzen’:

Document francoprijzen annuleren Een francoprijzen document kan niet geannuleerd worden, omdat er in de tussentijd transacties

plaatsgevonden kunnen hebben die invloed hebben op de kostprijzen. Er kan wel een nieuw

document aangemaakt vanuit het vorige francoprijzendocument om de prijzen aan te passen, nadat

op een nieuw document de betreffende douane-agent is geselecteerd:


In het nieuwe document zijn de waarden uit het oorspronkelijke document overgenomen. We

passen de verzekeringskosten aan van USD 10 naar USD 5:


In de journaalboeking die op basis van dit nieuwe document wordt gemaakt, wordt alleen het

verschil geboekt, in dit geval USD 5:

Ontvangen factuur voor francoprijzen Nadat het document voor francoprijzen is toegevoegd kunnen we ook heel eenvoudig een

inkomende factuur creëren. Maak een nieuwe ontvangen factuur aan via Inkoop – crediteuren →

Ontvangen factuur en selecteer de juiste zakenpartner. Nu kan via ‘Kopiëren van → francoprijzen’

het betreffende document geselecteerd worden om een factuur te creëren:

Er kan nu voor gekozen worden om alle kosten uit het document op te halen, of deze zelf te

configureren.

Bij toevoegen van de factuur wordt de volgende journaalpost gecreëerd. De rekening voor douane-

en vrachtkosten worden leeg geboekt en de leveranciersrekening wordt opgeboekt:


Met het document voor francoprijzen kunt u dus alle kosten correct boeken, waardoor uw

voorraadwaarde altijd klopt.

6. Grip op uw cashflow met de SAP Business One Cashflow

Rapportage Als ondernemer weet u hoe belangrijk het is om over voldoende liquide middelen te beschikken.

Uiteraard heeft u via uw bankafschriften altijd inzicht in hoeveel er nu in kas zit. Maar welke

inkomende en uitgaande betalingen kunt u in de komende weken of maanden verwachten? Houdt u

ook rekening met orders of juist niet? Kijkt u alleen naar facturen of krijgt en verstuurt u ook vaak

vooruitbetalingsverzoeken? Zijn er periodieke betalingen die rechtstreeks via de bank verlopen waar u

aan moet denken? Met het Cashflow rapport in SAP Business One kunt u alle variabelen zo instellen

dat u uw inkomende en uitgaande betalingen voor de komende periode zou nauwkeurig mogelijk

kunt weergeven.

Cashflow selectiecriteria Het cashflow rapport vindt u onder andere via Rapporten → Financiële boekhouding → Financieel → Cashflow. U krijgt dan het volgende selectiescherm:


U geeft hier aan over welke periode u de inkomende en uitgaande betalingen wilt tonen. Dit kan ook

met terugwerkende kracht, in dat geval worden bedragen met een vervaldatum in het verleden die

nog niet betaald zijn, ook getoond in de betreffende week in het verleden. Alle vervallen bedragen

van voor de begindatum van het rapport worden gegroepeerd getoond onder de openingsbalans in

het rapport. U kiest hier ook de tijdsinterval waarmee de openstaande posten worden gegroepeerd.

Hieronder zullen we ook bekijken hoe u vervolgens ook de individuele posten kunt tonen.

Hieronder geeft u aan welke documenten wel en niet meegenomen moeten worden in het rapport:

Doorlopende boekingen – Deze journaalboekingen worden in het groen weergegeven in het

rapport.

Geregistreerde documenten – Alle geregistreerde documenten worden in het rapport in het

blauw getoond.

Betalingsvertraging meerekenen – Indien u bij een zakenpartner een betalingsvertraging

heeft opgegeven (zakenpartner stamgegevens, tabblad ‘betalingscondities’), wordt deze

termijn opgeteld bij de vervaldatum. Als de vervaldatum dus 5-3-17 is maar de zakenpartner

heeft een betalingsvertraging van vijf dagen, omdat u weet dat deze bijna altijd te laat

betaalt, is de verwachte betalingsdatum in het rapport 10-3-17.

Volledig afgestemde boekingen – Uitgaande facturen en vereffende ontvangen betalingen

worden samen weergegeven in het verslag. De netto kasstroom voor deze transacties is dus

nul.

Algemene overeenkomst – Hier geeft u aan of algemene overeenkomsten moeten worden

getoond in het rapport.

Marketingdocumenten, geregistreerde documenten en periodieke transacties – via de

browse knop kunt het type documenten selecteren dat u wil toevoegen aan het rapport,

bijvoorbeeld alleen (credit)facturen of ook bestellingen, leveringen, orders,

betalingsverzoeken en dergelijke:


Belasting – Geef in het bijbehorende veld op of transacties weergegeven moeten worden

zoals zij maandelijks of eens in de twee maanden worden gerapporteerd, afhankelijk van hoe

uw bedrijf belasting betaalt.

In het bovenstaande scherm geeft u aan welke grootboekrekeningen die in het rekeningschema als

Geldrekeningen zijn gedefinieerd getoond moeten worden in het rapport. U geeft hier ook aan of u

zelf een beginsaldo wilt opgeven, of dat dit berekend moet worden op basis van de bedragen die nu

op de grootboekrekeningen staan.

In de overige tabbladen kiest u hier ook eventuele creditcard rekeningen en rekeningen voor

cheques. U kunt ook zakenpartners selecteren die in het rapport getoond worden. Als u hier niets

selecteert, worden alle zakenpartners meegenomen:


U kunt ook projecten en raamovereenkomsten toevoegen aan het cashflow rapport.

In de tabel geprojecteerde boekingen kunt u verwachte toekomstige transacties vastleggen die nog

niet in SAP Business One geboekt zijn, of bijvoorbeeld transacties vastleggen die rechtstreeks via de

bank geboekt worden, zoals huur of gas/water/licht. Deze transacties worden in groen weergegeven

in het rapport:

U geeft hier een datum en omschrijving op van de transactie, eventueel een project, een inkomend

of uitgaand bedrag, onder welk beveiligingsniveau de transactie wordt getoond (hier kijken we later

naar) en of en zo ja met welke frequentie de transactie herhaald moet worden. Als u heeft gekozen

voor een herhaalde transactie, geeft u ook een herhalingsdatum en eventueel uiterste geldige datum

op.

De instellingen die u in het scherm selectiecriteria opgeeft worden opgeslagen, als u of een andere

gebruiker een volgende keer opent worden deze opnieuw geladen. U kunt dus alles instellen zodat

het precies voldoet aan uw wensen, en het rapport periodiek draaien.


Cashflow rapport Als u nu op ‘Ok’ klikt, krijgt u het cashflow rapport. In eerste instantie zijn alle inkomende en

uitgaande bedragen gegroepeerd per interval die u heeft gekozen, in dit geval dus per week:

Via de knoppen 'Weergeven' en 'Verbergen' kunt u alle individuele regels tonen of juist verbergen.

Het laatste bedrag onder het kopje ‘saldo’ toont het verwachte eindsaldo van de liquide middelen in

de door u gekozen periode en op basis van uw selectiecriteria. In dit geval is dit bedrag dus

€347.391,89. De data zijn vervaldata van de documenten. Voor bijvoorbeeld orders en leveringen

worden de vervaldata gebaseerd op de leverdatum en de in het document in het tabblad

‘Boekhouding’ gekozen betalingsconditie.

Via de selectiecriteria boven in het scherm kunt u ook hier nog de selectie aanpassen:

U kunt hier de verschillende geldrekeningen aan- en uitzetten en klanten leveranciersverplichtingen

(o.a. facturen) en prognoses (o.a. orders en leveringen) wel of niet laten tonen.

Door op het pijltje naar rechts te klikken toont u de onderliggende transactie van de gekozen

intervalperiode, in eerste instantie gegroepeerd per beveiligingsniveau (geldrekening,

klantverplichting etc.):

Het onderlijnde bedrag is dus opnieuw het verwachte eindsaldo voor de gekozen intervalperiode –

het eindsaldo van de vorige interval periode plus en min alle transactie van deze periode.

Door opnieuw op het pijltje naar rechts te klikken, ziet u alle transacties voor deze intervalperiode

van één beveiligingsniveau:


U kunt hier ook doorklikken naar het herkomstdocument voor de transactie. De vervaldatum van de

bestelling is gebaseerd op de leverdatum (15-2-17) plus de in het document gekozen betaaltermijn

(dertig dagen). We zien nu ook dat de terugkerende transactie voor de huur die we hebben

opgegeven en die rechtstreeks op een geldrekening wordt geboekt in het groen wordt weergegeven.

Als u dus uw selectiecriteria zorgvuldig kiest, heeft u dankzij het cashflow rapport van SAP Business

One uitstekend inzicht in toekomstige inkomende en uitgaande bedragen, zelfs als deze nog niet zijn

vastgelegd. Zou houdt u altijd grip op uw kaspositie.

7. Dollars, Ponden en Euro’s? Kies de valuta in uw SAP

Business One database zorgvuldig In SAP Business One kunt u verschillende valuta instellen. Bijvoorbeeld buitenlandse valuta voor

buitenlandse zakenpartners en prijslijsten in verschillende valuta. Bij het inrichten van een nieuwe

database moet u bovendien kiezen voor een systeemvaluta en een eigen valuta. Maar wat is eigenlijk

het verschil tussen die twee? In dit document lichten we verschillende opties met betrekking tot

valuta in SAP Business One kort toe, en kijken we hoe deze door het systeem verwerkt worden.

Systeemvaluta en eigen valuta Als eerste kijken we naar het verschil tussen de systeemvaluta en eigen valuta, die u bij het inrichten

van een nieuwe database moet vastleggen. U doet dit via Beheer → Systeeminstellingen →

Bedrijfsdetails tabblad Basisinitialisatie:


In dit voorbeeld zijn beide velden inmiddels grijs, omdat deze valuta, nadat er eenmaal in de

database is gewerkt, niet meer veranderd kunnen worden.

Maar waarom bestaat de optie om hier twee verschillende valuta in te vullen? Deze optie is

voornamelijk bedoeld voor bedrijven die hun boekhouding wettelijk gezien in een bepaalde valuta

moeten voeren, maar hun rapportage in een andere valuta doen, bijvoorbeeld omdat het onderdeel

is van een holding waarvan het hoofdkantoor elders gevestigd is.

Lokale valuta. Dit is de valuta waarin een bedrijf wettelijk gezien haar boekhouding moet voeren. Als

het bedrijf Nederland is gevestigd, is dit natuurlijk de Euro.

Systeemvaluta. Dit is de valuta waarin rapportage en eventueel consolidatie plaatsvindt. Bijvoorbeeld

omdat het hoofdkantoor in de VS (US Dollars) of het Verenigd Koninkrijk (GB Pound) is gevestigd.

Op het moment dat deze twee valuta van elkaar verschillen, legt SAP Business One iedere financiële

transactie niet alleen vast in de lokale valuta, maar op de achtergrond ook op een rekening in de

systeemvaluta. Dit is ook terug te zien in de journaalboeking die van een transactie wordt gemaakt:

Er kunnen geen journaalboekingen gemaakt worden in de systeemvaluta, dit wordt altijd door SAP

Business One gedaan op basis van de lokale valuta of een specifieke buitenlandse valuta.


Rapportages De rapportages in SAP kunt u nu tonen in de lokale valuta of in de systeemvaluta. U maak deze keuze

op het moment dat u de selectiecriteria definieert voor een rapport:

Op https://linkedin.com/serac leest u meer over het creëren van sjablonen voor op maat gemaakt

financiële rapportages.

Wisselkoers Als u werkt met verschillende systeem- en eigen valuta, moet u iedere dag eenmalig de wisselkoers

vastleggen. Hier wordt automatisch om gevraagd op het moment dat u een nieuw document

aanmaakt en er voor die dag nog geen wisselkoers is opgegeven. Het volgende scherm verschijnt

dan:

https://www.linkedin.com/pulse/cre%C3%ABer-uw-eigen-financi%C3%ABle-templates-sap-business-one-de-bruijn?trk=mp-reader-card


Ook op het moment dat u de datum van een document wijzigt, en er is voor de nieuwe datum nog

geen wisselkoers vastgelegd, dan verschijnt dit scherm. De tabel met wisselkoersen is ook te vinden

via Beheer → Wisselkoersen en indexen. Alle verschillende valuta’s in uw systeem legt u vast via

Beheer → Definitie → Financiële boekhouding → Valuta’s.

Valuta’s voor zakenpartners en grootboekrekeningen Iedere zakenpartner en grootboekrekening heeft ook een eigen valuta toegewezen. De

standaardvaluta van een (nieuwe) grootboekrekening geeft u op via het tabblad ‘Basisinitialisatie’ in

de Bedrijfsdetails, zoals te zien in de eerste afbeelding. Deze valuta voor een grootboekrekening kan

echter nog gewijzigd worden in het grootboek:

Als er eenmaal op een rekening is geboekt in een bepaalde valuta, kan de valuta van die

grootboekrekening alleen nog gewijzigd worden naar ‘Alle valuta’s.’ Op het moment dat u een

transactie probeert vast te leggen in een valuta die niet bij de betreffende grootboekrekening is

vastgelegd, verschijnt onder in uw scherm de volgende mededeling:

Als u buitenlandse zakenpartners heeft waarvan u facturen ontvangt of waarnaar u facturen

verstuurt in een buitenlandse valuta, legt u in de zakenpartner stamgegevens de valuta vast:


Als u nu in een document een zakenpartner selecteert met een andere valuta dan de lokale valuta,

verschijnt opnieuw het scherm voor de wisselkoersen, als u die voor die datum nog niet heeft

vastgelegd. U kunt de valuta van het document wel nog wijzigen, en de wisselkoers aanpassen. U ziet

ook dat de stukprijs in Euro’s wordt getoond, dit is de prijs op de prijslijst, maar het regel- en

documenttotaal in GB Pounds, de valuta van de zakenpartner. Deze wordt berekend op basis van de

prijs in uw eigen valuta en de wisselkoers:


Valuta op de prijslijst Met ingang van SAP Business One 9.0 is het ook mogelijk om per prijslijst twee aanvullende valuta op

te geven en hiervoor een vaste prijs te bepalen. Zo zorgt u ervoor dat bijvoorbeeld buitenlandse

klanten altijd dezelfde prijs in hun eigen valuta voor een product gerekend krijgen, omdat deze niet

mee verandert met de wisselkoers. Eerst geeft u voor een prijslijst de twee aanvullende valuta op:

Vervolgens geeft u op de prijslijst per artikel de prijs in de aanvullende valuta op:

Als we nu een document maken voor een zakenpartner met een vreemde valuta, en de prijslijst die

bij de zakenpartner hoort heeft als aanvullende valuta de zakenpartner valuta, dan wordt de stukprijs

in het document getoond in de vreemde valuta:

In de journaalboeking wordt vervolgens de eigen valuta berekend op basis van de prijs in de vreemde

valuta en de wisselkoers.


Interne afstemming Interne afstemming vindt plaats in de lokale valuta. Maar er kan natuurlijk een verschil zijn tussen

het betaalde bedrag en een factuur in een vreemde valuta, als in de tussentijd de wisselkoers is

veranderd. Daarom is het belangrijk dat uw grootboek rekeningen bevat voor gerealiseerde winst en

verlies door koersverschillen. Deze rekeningen geeft u vervolgens op bij de

grootboekrekeningbepaling voor inkoop en verkoop via Beheer → Definitie → Financiële

boekhouding → Grootboekrekeningbepaling → Grootboekrekening bepaling, tabblad verkoop en

tabblad inkoop:

We hebben een inkomende betaling geboekt voor een factuur van onze klant British Technology. De

klant is gefactureerd en heeft betaald in Britse Ponden, maar onze eigen valuta is de Euro. Sinds de

factuurdatum is de Euro in waarde gestegen. Daarom ontstaat er bij het binnenkomen van de

betaling een gerealiseerde koerswinst. Dit is terug te zien in de bijbehorende journaalboeking:

Zo ziet u dat in SAP Business One heel eenvoudig en flexibel met verschillende valuta kunt werken. U

moet er uiteraard wel voor zorgen dat alle instellingen juist zijn, en dat u de wisselkoersen correct

invult.


8. Sneller service verlenen met klantequipmentkaarten in

SAP Business One Als u waardevolle artikelen verkoopt waaraan serienummers (s/n) gekoppeld zijn, bijvoorbeeld

elektronische apparatuur of horloges, en u verleent ook service voor deze artikelen, is het handig om

direct inzicht te hebben in de gegevens van het serienummerartikel. Daarvoor zit in SAP Business One

de module klantequipmentkaarten. Hier kunt u van alle verkochte artikelen met een serienummer alle

informatie over de klant, de verkoopgegevens en informatie over serviceaanvragen en -contracten

vastleggen. Bij grote verkoopaantallen is het aan te raden deze kaarten automatisch aan te laten

maken door het systeem bij iedere verkoop van een serienummer artikel.

Klantequipmentkaarten algemeen De klantequipmentkaarten vinden we onder de Service module, via Service →

Klantequipmentkaarten. U krijgt dan het volgende scherm te zien:

U kunt zowel klantequipmentkaarten aanmaken voor artikelen die u aan uw klanten verkoopt en

waarvoor u service verleent, als voor artikelen die u heeft gekocht en waarvoor uw leverancier aan u

service verleent. Indien u het serienummer invult en er is een producentserienummer gekoppeld,

dan wordt dit automatisch aangevuld.

Om het artikel goed te kunnen traceren, dan kunt u Verder vult u hier het artikelnummer in en de

gegevens van de zakenpartner.


In het veldje ‘Status’ kunt u kiezen voor verschillende statussen:

Actief: Het artikel is geleverd

Geretourneerd: Het artikel is in het magazijn geretourneerd

Beëindigd: Het artikel is niet in gebruik en komt niet meer in aanmerking voor service. Een

klantequipmentkaart die de status ‘Beëindigd’ heeft kan niet aan een serviceaanvraag

worden toegewezen

Uitgeleend: Het artikel is aan de zakenpartner uitgeleend. U kunt deze status gebruiken als u

een artikel voor de zakenpartner moet repareren en aan de zakenpartner een vergelijkbaar

artikel uitleent totdat het oorspronkelijke artikel is gerepareerd. Geef het serienummer van

een uitgeleend artikel op in het veld ‘Vorig serienummer’.

In reparatie: Het artikel is geretourneerd voor reparatie. Als de zakenpartner tijdelijk een

vervangend artikel heeft ontvangen, wordt dit weergegeven in het veld Nieuw serienummer.

Het artikel kan niet aan een andere zakenpartner worden geleverd.

Vorig serienummer: Als een artikel is uitgeleend ter vervanging van een artikel dat wordt

gerepareerd, geeft u in de equipmentkaart van het uitgeleende artikel het serienummer op van het

artikel dat in reparatie is.

Serienummer: Als een artikel is uitgeleend ter vervanging van een artikel dat wordt gerepareerd,

geeft u in de equipmentkaart van het artikel dat in reparatie is het serienummer van het uitgeleende

artikel op.

Tabblad service

In dit tabblad worden alle serviceaanvragen getoond die voor dit serienummerartikel bestaan. Ook

kunt u hiervandaan ook alle gerelateerde serviceaanvragen in een aparte lijst weergeven, of een

nieuwe serviceaanvraag creëren:


Tabblad servicecontracten

Als u met de klant servicecontracten heeft afgesloten, en het betreffende serienummerartikel valt

hieronder, worden deze contracten hier getoond:

Tabblad verkoopgegevens

Als de klantequipmentkaart is aangemaakt als resultaat van een verkooptransactie worden die

gegevens hier ingevuld. Het automatisch aanmaken van klantequipmentkaarten bespreken we

verderop in dit document. De ‘Koper’ van in dit tabblad kan verschillen van de klant in het tabblad

algemeen van de klantequipmentkaart. Bijvoorbeeld als u het artikel heeft verkocht aan een

distributeur, en die het artikel vervolgens heeft doorverkocht aan een eindgebruiker. In dit geval vult

u hier de klantcode in van de eindgebruiker. Uiteraard kunt u in dit tabblad ook zelf een

verkoopfactuur of levering toevoegen:

Tabblad transacties In dit tabblad ziet u alle transacties (goederenontvangsten, verkooptransporten, leveringen e.d.) die

betrekking hebben op dit s/n. Dit is vergelijkbaar met de gegevens die u kunt inzien via het

serienummertransactieverslag:


Tabblad bijlagen

Hier kunt u bijlagen toevoegen, bijvoorbeeld het servicecontract, of een verkoopfactuur van een

derde partij als het artikel oorspronkelijk niet bij u is gekocht en u alleen service verleent:

Automatisch klantequipmentkaarten aanmaken Als u grote aantallen artikelen met serienummers verkoopt waarvoor u service verleent, is het

uiteraard praktischer om voor iedere verkoop van een dergelijk artikel automatisch een

klantequipmentkaart te genereren. Dit stelt u in via Beheer → Systeeminstellingen → Algemene

instellingen tabblad ‘Voorraad’ en dan tabblad ‘Artikelen’:


Voor artikelen die niet bij gekocht zijn maar waarvoor u wel service verleent moet u uiteraard

handmatig een klantequipmentkaart aanmaken. Het betreffende serienummer zal dan uiteraard niet

zichtbaar zijn in het serienummer transactieverslag in de artikelstamgegevens, omdat het nooit in uw

voorraad aanwezig is geweest, maar alleen in de servicemodule.

Klantequipmentkaart verwijderen Een klantequipmentkaart kan alleen verwijderd worden als aan de volgende twee voorwaarden is

voldaan:

De kaart is niet gekoppeld aan een uitgaande factuur of levering

De kaart heeft geen historie van serviceaanvragen of lopenservicecontracten

Om een klantequipmentkaart te verwijderen doet u het volgende: u zoekt de betreffende kaart op en

klikt met de rechtermuisknop. U selecteert nu verwijderen in het menu dat tevoorschijn komt. U

kunt via deze stappen ook een klantequipmentkaart dupliceren.

Artikel aan een andere zakenpartner toewijzen Als aan de klantequipmentkaart nog geen serviceaanvraag is gekoppeld, zoekt u de betreffende kaart

op en wijzigt u de zakenpartner die hieraan gekoppeld is en klikt u op ‘Actualiseren’ om de wijziging

op te slaan.

Als er wel één of meerdere serviceaanvragen aan gekoppeld zijn, gaat u als volgt te werk. U sluit via

de module ‘Serviceaanvragen’ alle openstaande aanvragen die aan de kaart zijn gerelateerd.

Vervolgens gaat u naar de betreffende kaart en wijzigt u de status naar ‘Beëindigd’. Maak vervolgens

een nieuwe klantequipmentkaart aan voor het serienummer en koppel hieraan de nieuwe

zakenpartner.

Met de module ‘Klantequipmentkaarten’ heeft u dus meer inzicht in uw serviceprocessen, omdat u

alle verkopen van serienummerartikelen eenvoudig kunt bijhouden en direct kunt doorklikken naar

lopende serviceaanvragen en -contracten.


9. Beheer uw vaste activa en al uw afschrijvingen in SAP

Business One Bij veel bedrijven worden de vaste activa nog beheerd in uitgebreide Excelbestanden. Bij aanschaf van

een nieuw vast actief moet de boekhouder alle gegevens van het vast actief, aanschafwaarde,

levensduur et cetera, nauwkeurig inkloppen. Maandelijks wordt er, via ingewikkelde formules, in

Excel een afschrijvingsrun uitgevoerd en het resultaat hiervan wordt door middel van handmatige

journaalboekingen in SAP Business One verwerkt. De kans op fouten is groot en de controle en

rapportage mogelijkheden zijn beperkt. Daarom zit vanaf SAP Business One 9.0 de vaste activa

module standaard ingebouwd. Hiermee kunt u al uw vaste activa individueel beheren, met één druk

op de knop afschrijvingsruns uitvoeren en heeft u duidelijke rapporten en prognoses tot uw

beschikking.

Instellingen voor vaste activa Als eerste moet u de module voor vaste activa inschakelen. Dit doet u via Beheer →

Systeeminstellingen → Bedrijfsdetails tabblad ‘Basisinitialisatie’:

De optie is hier grijs, want zodra deze eenmaal is geactiveerd, kan de module niet meer

uitgeschakeld worden.

Voordat we kunnen gaan werken met de vaste activa, moeten we nog enkele instellingen doorlopen:

Grootboekrekeningbepaling

Afschrijvingssoorten

Waarderingsgebieden

Vasteactivaklassen

Attribuutgroepen

Deze instellingen lopen we één voor één door. U vindt ze via Beheer → Definitie → Financiële

boekhouding → Vaste activa:


Grootboekrekeningbepaling

Vaste activa van verschillende klassen (interieur, machines, auto’s e.d.) worden meestal op

verschillende grootboekrekeningen geboekt. Daarom kunt u voor iedere klasse een aparte

grootboekrekeningbepaling aanmaken. Hiermee wordt bij het activeren, afschrijven, verkopen of

buiten gebruik stellen van vaste activa automatisch op de juiste grootboekrekeningen geboekt:

Afschrijvingssoorten

In dit venster geeft u aan welke afschrijvingssoorten binnen uw bedrijf gebruikt worden (lineair naar

100%, lineair naar 10%, degressief, enz.) Ook geeft u hier onder andere aan of de waarde jaarlijks

moet worden afgerond, of verwerving en open afboeking vanaf de exacte aanschafdatum of per

begin of eind van de aanschafmaand moet plaatsvinden en de geldigheidsduur van de

afschrijvingssoort. In het tabblad berekening geeft u aan hoe de afschrijving berekend moet worden,

afhankelijk van de gekozen afschrijvingssoort:


Waarderingsgebieden

In SAP Business One kunt u verschillende waarderingsgebieden gebruiken om de waarde van vaste

activa voor een bepaald doel weer te geven. Hierbij worden drie soorten waardering ondersteund:

Boeking in grootboek: het gebied voor het boeken van afschrijvingen van vaste activa in

grootboekrekeningen.

Afgeleid gebied: het afgeleide gebied van het hoofdwaarderingsgebied. Dit gebied gebruikt u

meestal als u buitengewone afschrijvingen uitvoert.

Extra gebied: een bijkomend gebied, naast de waarderingsgebieden voor boekingen. Met dit

gebied kunt u de effecten van verschillende waarderingsgebieden vergelijken. U kunt naast

de werkelijke berekening een extra waarderingsberekening uitvoeren voor een ander

waarderingsgebied. Deze parallelle berekening dient alleen ter informatie. Er wordt niets in

het grootboek geboekt

Bij het waarderingsgebied voor boeking in het grootboek, geeft u bovendien eventueel een afgeleid

waarderingsgebied op, of afschrijvingen op een aparte grootboekrekening geboekt worden of direct

op de balansrekening vaste activa en of winsten of verliezen bij afboeking wel of niet op een

grootboekrekening geboekt moeten worden:


Vasteactivaklassen

Hier geeft u de verschillende vasteactivaklassen op, en de standaard grootboekrekeningbepaling,

afschrijvingsmethode en waarderingsgebied(en) die hieraan gekoppeld zijn. Ieder vast actief wordt

aan een klasse gekoppeld, maar de grootboekrekeningbepaling, afschrijvingsmethode en

waarderingsgebied(en) kunnen per vast actief nog wel gewijzigd worden:

Attribuutgroepen

U kunt verschillende attributen toewijzen aan vaste activa. Hiervoor maakt u eerst attribuutgroepen

aan, die u toewijst aan een vasteactivaklasse. Aan alle vaste activa in de betreffende klasse kunt u

vervolgens de attributen in de betreffende attribuutgroep toewijzen:


Werken met vaste activa Als alle instellingen zijn gedaan kunnen we gaan werken met de vaste activa. Deze module vindt u via

Financiële boekhouding → Vaste activa. We zullen hier alleen de belangrijkste functies en

rapportages toelichten:


Stamgegevens vaste activa

Hier leggen we de gegevens van het vast actief vast, vergelijkbaar met artikelstamgegevens, zodat we

het vast actief kunnen gaan activeren. Hier kunt u onder andere een artikelomschrijving invullen,

eventueel een stukprijs. Als u het vast actief gaat inkopen moet het in ieder geval een inkoopartikel

zijn, als u het zelf produceert hoeft dit uiteraard niet. In het tabblad ‘Vaste activa’ legt u in ieder geval

de vasteactivaklasse vast. Bij het toevoegen van stamgegevens gebeurt er boekhoudkundig uiteraard

nog niks. De waarden die we hier zien zijn daarom 0. De velden zijn grijs, omdat we deze niet

handmatig kunnen aanpassen. Ze zijn het resultaat van transacties de we elders uitvoeren. Nadat we

een activering en afschrijving hebben gedaan, zullen we nogmaals kort kijken naar deze waarden:

Activering

Er zijn twee manieren om een vast actief te activeren; door het handmatig aanmaken van een

activeringsdocument (bijvoorbeeld voor een vast actief dat u zelf produceert) of door een

inkoopfactuur waarbij u het vast actief als artikel kiest. Hierdoor wordt automatisch een

activeringsdocument aangemaakt. In dit geval kiezen we ervoor om de nieuwe truck, die we als

stamgegeven hebben aangemaakt, in te kopen bij een leverancier middels een inkoopfactuur:


Hierdoor wordt automatisch het volgende activeringsdocument aangemaakt, met de bijbehorende

journaalboeking:

Daarnaast kunt u creditnota’s en verkoopfacturen gebruiken voor vaste activa, of deze transacties

handmatig boeken met een creditnota activering of een afboeking.


Afschrijvingen

U kunt uiteraard een handmatige afschrijving inboeken, maar één van de belangrijkste

functionaliteiten van de vaste activa module in SAP Business One is de Afschrijvingsrun. Hiermee

boekt u met enkele klikken periodiek al uw geplande afschrijvingen. In ons voorbeeld voeren we een

afschrijvingsrun uit voor de maand maart. Ook alle eventueel nog niet uitgevoerde geplande

afschrijvingen van eerdere maanden worden meegenomen, bijvoorbeeld omdat een vast actief is

geactiveerd nadat de vorige afschrijvingsrun is uitgevoerd. In het eerste scherm selecteert u de

periode en het waarderingsgebied waarvoor u de run wilt uitvoeren:

Door op preview te klikken, krijgen we te zien welke afschrijvingen het systeem zal gaan uitvoeren.

Deze afschrijvingen zijn gegroepeerd per klasse, want voor iedere vasteactivaklasse zal één

journaalboeking gemaakt worden. Alle afschrijvingen zijn wel individueel te bekijken. Hier kunt u de

boekingsdatum aanpassen, standaard is dit de laatste dag van de gekozen maand, en een opmerking


toevoegen aan de journaalboekingen:

Nu we de truck hebben geactiveerd en een eerste afschrijving hebben gedaan, kijken we nogmaals

naar de stamgegevens van het vast actief, onder het tabblad ‘Vaste activa’. We zien hier nu de

waardes over het jaar 2017; de aanschafwaarde, restboekwaarde aan het eind van het jaar, totale

geplande afschrijving in dit jaar en eventuele andere transacties die zijn uitgevoerd:

In de overige sub tabbladen zien we meer gedetailleerde overzichten op het gebied van de

vasteactivawaarde, geplande en geboekte afschrijvingen, kostenadministratie en attributen.

Boekjaarwisseling

Na afloop van ieder jaar moet u een boekjaarwisseling uitvoeren voor de vaste activa, om alle

vasteactivawaarden over te boeken naar het nieuwe boekjaar. Als u dit niet doet, kunt u in het

nieuwe boekjaar geen afschrijvingsrun uitvoeren. Controleer daarom goed of van alle vaste activa de

waarden correct zijn overgeboekt naar het nieuwe boekjaar.


Rapportages Deze controle kunt u doen met behulp van het vasteactivaraster. Hiermee krijgt u per jaar een

overizcht van alle vasteactivawaarden, eventueel gefilterd per klasse, balansrekening of

waarderingsgebied:

Ook heeft u de beschikking over een statusrapport vaste activa, met onder andere de begin en

einddatum van afschrijving van uw vaste activa, een prognoserapport slijtage vaste activa, met

daarin de verwachte afschrijvingen per periode per vast actief, en een rapport vasteactivabeweging,

met daarin een overzicht van alle documenten met betrekking tot activering, opboeking en afboeking

van al uw vaste activa.

Virtuele vaste activa Nieuw in SAP Business One 9.2 is de mogelijkheid tot het aanmaken van virtuele vaste activa. U kunt

een virtueel vast actief aanmaken, als u meerdere identieke vaste activa tegelijk verwerft,

bijvoorbeeld tien nieuwe computers. U maakt eenmalig een virtueel stamgegeven vaste activa aan,

waarin u alle instellingen ingeeft. Op het moment dat u een verkoopfactuur inboekt, selecteert u dit

artikel in het document met als hoeveelheid tien. Op het moment dat u het document toevoegt,

maakt het systeem automatisch tien keer dit stamgegeven aan. Zo kunt u iedere computer wel

afzonderlijk beheren en bijvoorbeeld één afboeken op het moment dat een computer kapot gaat.

Voorwaarde is wel dat u de documentnummering op ‘Automatisch’ zet, omdat het systeem dus

automatisch nieuwe stamgegevens zal aanmaken:

Ook kan hierbij worden afgedwongen worden dat aan alle geactiveerde vaste activa serienummers

moeten worden toegewezen.

Vaste activa implementeren In veel gevallen heeft u al één of meerdere balansrekeningen vaste activa en afschrijvingen vaste

activa op de balans staan op het moment dat u met de vaste activa-module van SAP Business One

wilt gaan werken. In dat geval moet u natuurlijk niet de vaste activa opnieuw activeren, omdat de

betreffende balansrekeningen dan opnieuw opgeboekt worden. U moet in dat geval alle

stamgegevens van ieder individueel vast actief inlezen via de module ‘Stamgegevens vaste activa

importeren van Microsoft Excel’. Hierbij leest u in ieder geval de artikelcode, aanschafwaarde,

aanschafdatum, levensduur en totaal afgeschreven bedrag in. Meer informatie over de module

‘Import uit Excel’ staat beschreven onder tip 4 in dit document.


10. Eén overzicht van al uw openstaande klantvorderingen in

SAP Business One U heeft een betalingstermijn met uw klant afgesproken en het huidige kwartaal moet bijna worden

afgesloten. Uw leveranciers zijn netjes betaald, echter heeft u een aantal klanten die hun verplichting

niet op tijd hebben voldaan. Dit kan aan het einde van het kwartaal leiden tot een scheve verhouding

tussen uw inkomsten en uitgaven, wat slecht is voor uw liquiditeit. SAP Business One bevat een

rapport waar u in één overzicht kan zien, welke openstaande vorderingen nog betaald moeten

worden, waarbij u zelf kan bepalen welke vorderingen worden weergegeven. Zo zou u bijvoorbeeld in

één oog opslag kunnen zien van welke vorderingen de betalingstermijn al is verstreken én voor welke

klanten dit het geval is. Zo weet u bij wie u nog moet aankloppen om de openstaande vorderingen te

voldoen.

De rapportage van de openstaande klantvorderingen kunt u oproepen via de module: Rapporten

Zakenpartners Vorderingen/verplichtingen Vervaldatum van klantvorderingen.

De selectiecriteria Het overzicht van de openstaande vorderingen wordt weergegeven op

basis van de door u ingevulde selectiecriteria. Zo kunt u zelf bepalen

welke vorderingen u te zien krijgt. In onderstaande afbeelding worden

de selectiecriteriavelden weergegeven. De functie van elk van deze

velden zal onderstaand uiteen worden gezet.

Allereerst kunt u aanvinken of de rapportage wordt gegroepeerd op

Klant of op Verkoopmedewerker. Bij Code kunt u vervolgens invullen

van welke klant(en) of medewerker(s) u de vorderingen wilt weergeven.

De andere selectiecriteria worden onderstaand uiteengezet.

Klantgroep

Selecteer in de vervolgkeuzelijst de groep waarvan u de zakenpartners

wilt weergegeven. Als u alle klanten wilt opnemen in de selectiecriteria,

selecteert u Alle.

Eigenschappen

Het venster Eigenschappen wordt geopend. Hier kunt u

klanteigenschappen specificeren.

Meeboekrekeningen

Selecteer het aankruisvakje en klik op Bladeren (Bladeren) om alleen de

transacties en saldi weer te geven voor geselecteerde

meeboekrekeningen.

Alles selecteren

Voordehand liggend, met deze functie worden alle klanten in het

verslag opgenomen.

Vervaldatum

De ouderdom van een vordering wordt aan de hand van deze datum bepaald. Meestal is dat de

datum van vandaag. Deze is dan ook als standaard ingesteld. U kunt de standaarddatum wijzigen

indien u bijvoorbeeld alle vorderingen wilt weergeven die volgende week moeten worden betaald.


Interval

Specificeer een tijdsinterval voor het groeperen van vorderingen. Selecteer in de vervolgkeuzelijst

Dagen, Maanden of Perioden. Als u Dagen kiest ziet u vier nieuwe velden waarin u de duur van

iedere tijdsinterval kunt specificeren. U hoeft niet alle vier de velden op te geven, maar ten minste

het eerste veld. De standaardwaarden voor de vier velden zijn: 30, 60, 90 en 120.

Voorbeeld

Als u in de eerste twee velden 30, 60, 90 en 120 dagen opgeeft

als het interval, dan worden vorderingen als volgt

onderverdeeld:

Tot 30 dagen oud

31 tot 60 dagen oud

61 tot 120 dagen oud

121 dagen of ouder

Boekings-, verval- en document -datum

Op basis van deze drietal intervallen kunt u kiezen welke

vorderingen in het rapport naar voren komen. De

boekingsdatum is de datum dat de factuur is geboekt. De

vervaldatum, is in de meeste gevallen 30 dagen na de

boekingsdatum. De documentdatum is in dit geval de dag dat

de het document (de factuur) is aangemaakt. Vaak is de boekingsdatum en de documentdatum gelijk

aan elkaar.

Tradecurrency omrekenen op indexdatum

Deze optie is relevant voor alle gebruikers van SAP Business One die factureren in verschillende

valuta. Als het selectievakje “Tradecurrency omrekenen op indexdatum” niet is aangevinkt dan

blijven de Lokale Currency (LC) en Systeem Currency (SC) zoals ze waren toen er een bericht werd

gemaakt in de journaalposten.

Als het selectievakje wel is aangevinkt, dan wordt de waarde van de Lokale Valuta (LC) omgezet naar

de Systeem Currency (SC) van het document, met de waarde volgens de koers, vastgesteld op de

indexdatum.

In beide gevallen is de buitenlandse valuta (FC) gepresenteerd in de rapportage en zal de geboekte

waarde hetgeen zijn wat in de journaalpost is geboekt.

Klanten met nulsaldo weergeven

In het verslag zijn ook klanten met een nulsaldo opgenomen. Dit betekent dat op dit moment de

leverancier aan geen openstaande bedragen meer heeft, maar wel in de periode waar u uw rapport

voor draait.

Afgestemde transacties weergeven

Hiermee geeft u journaalboekingen van de voor de klanten gegenereerde boekhoudingsdocumenten

weer. Of terwijl; welke journaalboeken zijn gemaakt bij de facturen die door u zijn opgeroepen.

Uitgaande betaling negeren

Als u er ook voor heeft gekozen om facturen weer te geven met een vervaldatum in de toekomst,

dan worden als u dit selectievakje aanvinkt, de facturen die de vervaldatum nog niet hebben

gepasseerd, niet weergegeven in het overzicht


In pagina’s weergeven

Wanneer u dit selectie vakje aanvinkt, dan wordt het rapport weergegeven in verschillende pagina’s

met enkele navigatieknoppen

Rekening houden met verbonden leveranciers

Vanaf versie 9.2 is het ook mogelijk om klanten financieel gezien te koppelen aan een leverancier.

Het is zelfs mogelijk dat de klant tegelijkertijd ook een leverancier is. In de stamgegevens van de

zakenpartner kunt u zien of uw klant een verbonden leverancier heeft en welke leverancier dat is. Dit

kunt u zien in de onderstaande afbeelding.

Op het moment dat u aanvinkt dat u in de rapportage rekening wilt houden met verbonden

leveranciers, dan krijgt u niet alleen de openstaande klantvorderingen te zien, maar ook de

ontvangen facturen (Dit is te zien in de kolom “Type” als OV) van de verbonden leveranciers. In dit

voorbeeld is de verbonden leverancier CTI Computers. Zoals te zien in de onderstaande afbeeldingen

zijn er in de rapportage nu ook openstaande facturen zichtbaar. Wanneer u deze ontvangen factuur

open klikt, ziet u dat dit inderdaad een factuur betreft van CTI computers. Dit openstaande negatieve

bedrag (€2942,57) komt dus ook overeen met de ontvangen factuur.


Hoe werkt dit in de praktijk? In de afbeeldingen ziet u screenshots van alle

selectiecriteria, die u kunt gebruiken om het

rapport naar uw wensen op te roepen. Zo kan

u bijvoorbeeld de openstaande vorderingen te

zien krijgen met een vervaldatum in het derde

kwartaal van 2016 van al hun klanten. Dit

rapport kan bijvoorbeeld gedraaid worden aan

het eind van dit derde kwartaal. In dit rapport

kunt u vervolgens zien ziet u dat de

betalingstermijn voor de facturen op 30 dagen

staat. Dit is te zien aan wanneer de factuur is

vervallen ten opzichte van de boekingsdatum.

Op het moment dat de betalingstermijn zal

worden aangepast, dan zal de vervaldatum

uiteraard mee veranderen.

Een voorbeeld van het rapport wat op basis

van selectiecriteria is gedraaid, vindt u terug in

de onderstaande afbeelding. Hierin ziet u precies welke totaalbedragen er nog open staan per klant.

Deze bedragen zijn verder gespecificeerd per factuur en interval. Dit houdt in dat u kunt zien hoeveel

dagen de factuur al open staat. Zo kan u onderscheid maken in het beheer van de openstaande

vorderingen die wellicht al lang open staan en een stuk urgenter zijn, dan vorderingen die wellicht

net de betalingstermijn hebben overschreden. Helemaal onderaan de rapportage is ook te zien welke

percentage van de openstaande vorderingen, in welke interval zit.


De factuur Vanuit de rapportage van openstaande klantvorderingen, kunt u doorklikken naar de daadwerkelijke

factuur. Als u op het gele pijltje klikt in de kolom “type”. Dan opent de desbetreffende factuur

automatisch in een apart venster. Zo kan u snel en makkelijk zien om wat voor factuur het gaat die

nog niet betaald is en kan u vanuit deze factuur ook gericht actie ondernemen.

Kortom, deze tool biedt mogelijk ondersteuning voor effectief debiteurenbeheer binnen uw

organisatie.


11. Zorg ervoor dat de juiste gebruikers toegang hebben tot

uw database. Beheer uw licenties in SAP Business One Om toegang te krijgen tot de gegevens in uw SAP Business One database, moet een medewerker niet

alleen als gebruiker zijn aangemaakt in uw database, maar moet deze ook een licentie en de juiste

bevoegdheden toegewezen krijgen. In deze tip gaan we de stappen na die u dient te doorlopen op het

moment dat u een nieuwe medewerker toegang wilt verlenen tot uw database.

Nieuwe gebruiker aanmaken Als eerste moet de medewerker aangemaakt worden als nieuwe gebruiker. Dit doet u via Beheer →

Definitie → Algemeen → Gebruikers:

Hier vult u in ieder geval een gebruikerscode, gebruikersnaam en wachtwoord in dat voldoet aan de

veiligheidseisen voor wachtwoorden voor de database. Hierbij raden we aan om een standaard

wachtwoord te gebruiken voor nieuwe gebruikers en de optie ‘Password wijzigen bij volgende

aanmelding’ te selecteren, zodat de gebruiker zelf een wachtwoord moet kiezen als hij of zij voor het

eerst inlogt. Hier kunt u ook direct een Werknemer aan de gebruiker koppelen, maar dit is niet

verplicht. Ook kunt u hier instellen of de gebruiker een superuser is, en of de gebruiker de mobiele

applicatie moet kunnen gebruiken. Daarnaast is het mogelijk om de gebruiker aan een

bevoegdheidsgroep toe te wijzen. De bevoegdheden behandelen we verderop in dit document.

Let op, de gebruikerscode kan maximaal 25 tekens lang zijn en is hoofdlettergevoelig. Als een

gebruiker in meerdere bedrijven is aangemaakt, moet het gebruik van hoofd- en kleine letters in de

gebruikerscodes overeenkomen, anders zijn er meerdere licenties nodig.


Licenties toewijzen Op het moment dat een nieuwe gebruiker is aangemaakt, kan deze wil inloggen in de database, maar

heeft hij of zij nog geen toegang tot de functionaliteiten en gegevens. Hiervoor moet de gebruiker

allereerst de juiste licentie toegewezen krijgen. Alleen een superuser kan licenties toewijzen. Dit doet

u via Beheer → Licentie → Licentiebeheer:

Op dit moment heeft onze nieuwe gebruiker wjanssen nog geen licentie, dus heeft hij ook nog geen

toegang tot de functionaliteiten, inclusief de add-ons, en de gegevens in de database. Er is op dit

moment nog één licentie voor een professional user beschikbaar. Zodra we die aan hem toewijzen,

kunnen we hem ook licenties geven voor de add-ons, zodat hij deze ook kan gaan gebruiken. Neem

contact op met uw SAP Business One partner als er geen licenties meer beschikbaar zijn voor een

nieuwe gebruiker.

Onder het tabblad ‘Componenten’ ziet u een overzicht van alle componenten van het licentiebestand

met de lokalisering, versie, totaal en nog beschikbare licenties en starten vervaldatum van ieder

component:


Onder het tabblad ‘Toewijzing’ ziet u in één overzicht alle gebruikers en de aan hen toegewezen

licenties, en het totaal aantal en nog beschikbare licenties:

Door op het slot icoontje ( ) te klikken, blokkeert u de licentieserver, waardoor er geen licenties

kunnen worden toegewezen.

Bevoegdheden Naast een licentie moet een gebruiker ook bevoegdheden toegewezen krijgen om toegang te krijgen

tot de functionaliteiten van SAP Business One en de gegevens in uw database. Bevoegdheden wijst u

toe via Beheer → Systeeminstellingen → Bevoegdheden → Algemene bevoegdheden:


Standaard heeft een nieuwe gebruiker geen enkele bevoegdheid (behalve superusers, die overal

toegang toe hebben). Hier geeft u per menu-onderdeel of per functionaliteit of een gebruiker hier

geen bevoegdheid, weergavebevoegdheid of volledige bevoegdheid heeft. U kunt er ook voor kiezen

om de gebruiker voor alle functionaliteiten volledige bevoegdheid, alleen lezen (weergave) of geen

bevoegdheid te geven. Bovendien heeft u de mogelijkheid om maximale kortingspercentages op te

geven, om bevoegdheden van één gebruiker te kopiëren naar andere gebruikers en om de

bevoegdheden van bevoegdheidsgroepen aan te passen.

Nieuwe bevoegdheidsgroepen maakt u aan via Beheer → Systeeminstellingen → Bevoegdheden →

Bevoegdheidsgroepen:

Hier wijst u ook gebruikers toe aan deze groepen. Zoals eerder opgemerkt kunt u ook via het

gebruikersdefinitie scherm gebruikers toewijzen aan een bevoegdheidsgroep:

Lees voor meer informatie over het beschermen van uw bedrijfsgegevens onze eerdere SAP Business

One Serac-tip over bevoegdheden voor gegevensownership voor SAP Business One 9.2. Loop dus alle

instellingen goed langs als u een nieuwe gebruiker toevoegt, zodat uw nieuwe medewerker direct

aan de slag kan met alle gegevens en functionaliteiten die hij of zij nodig heeft.

https://www.linkedin.com/pulse/bescherm-uw-data-sap-business-one-jan-willem-de-bruijn?trk=mp-reader-card


12. Additionele services aanbieden met Servicecontracten in

SAP Business One Verkoopt of levert u services naast uw regulieren producten én wilt u deze afspraken vastleggen in

één document, zodat deze op elk gewenst moment op te roepen zijn of automatisch worden

gekoppeld aan een inkoop/verkoop document? Dan kunt u gebruik maken van servicecontracten in

SAP Business One. Met een servicecontract tussen een zakenpartner en uw bedrijf bent u in staat

buiten de garantie om, onderhoud en reparaties uit te voeren voor artikelen. U definieert zelf de

service waarvoor de zakenpartner in aanmerking komt en kunt u de service ook koppelen op

verschillende niveaus (zakenpartner, artikelgroep en serienummer). Dit betekent dat u een

servicecontract kunt opstellen voor bijvoorbeeld een speciale groep klanten, of voor bijvoorbeeld een

artikel met een serienummer die maandelijks onderhoud nodig heeft.

Servicecontracten U kunt servicecontracten handmatig invoeren of deze baseren op een vooraf

gedefinieerd contractsjabloon. Verder kunnen servicecontracten automatisch

worden gecreëerd wanneer een serienummerartikel aan de klant wordt

geleverd, in een leverings- of een uitgaand factuurdocument. Wanneer

meerdere artikelen met verschillende garantiesjablonen in hetzelfde

document zijn verkocht, wordt automatisch een overeenkomstig aantal

servicecontracten gecreëerd.

Hiervoor moet aan de volgende twee voorwaarden zijn voldaan:

1. U hebt een contractsjabloon van de soort Garantie gecreëerd,

waarmee automatisch de gegevens naar een servicecontract worden

gekopieerd zodra de sjabloon is gecreëerd. Onder Beheer Definitie

Service Contractsjablonen kunt u de sjablonen aanmaken.

2. U hebt gedefinieerd dat equipmentkaarten* automatisch worden

gecreëerd voor artikelen met serienummers op de

subtab Artikelen van het tabblad: Voorraad in

Beheer Systeeminitialisatie Algemene instellingen (zie onderstaande afbeelding).


*In onze tip over equipmentkaarten die eveneens in dit bestand te vinden is, zie tip 8, vindt u alle

informatie die u nodig heeft om hiermee te gaan werken.

In dit praktijk werkt dit als volgt:

1. Wanneer een klant een artikel met serienummer bestelt, creëert u een levering of een

uitgaande factuur om het artikel aan de klant te leveren.

2. Voor artikelen met serienummer wordt automatisch een equipmentkaart gecreëerd. De

equipmentkaart geeft een volledig overzicht van alle service gerelateerde informatie voor

het serienummer.

3. Tegelijkertijd wordt een servicecontract gecreëerd voor de artikelen met serienummer,

aangezien deze artikelen onder de garantie vallen.

U kunt nu serviceaanvragen openen voor de artikelen met serienummer. Daarnaast

kunt u ook een equipmentkaart handmatig creëren. Dat kan nodig zijn voor klanten

die het artikel met serienummer bij een andere leverancier kopen, maar het

onderhoudscontract voor de apparatuur met u willen afsluiten. Creëer in dat geval

ook het servicecontract handmatig.

Het servicecontract aanmaken Het servicecontract maakt u aan onder de module ‘Service’ in het Hoofdmenu.

Wanneer u de button ‘Servicecontract’ aanklikt, kunt u in het volgende scherm

kiezen of een document wilt creëren of actualiseren.

In de onderstaande screenshot ziet u welke opties u heeft wanneer u een

servicecontract wilt aanmaken.

Aan de bovenkant van het venster (de header) vindt u de algemene informatie van

het servicecontract. Hier vindt u welke zakenpartner het betreft (bestelt u een

artikel bij een andere zakenpartner, dan dient u hiervoor een ander contract aan te

maken). Verder kunt u hier het servicecontract een naam geven en kunt u het

document ook een start en -einddatum meegeven. Dit doet u bijvoorbeeld als een

klant gedurende een jaar de service afneemt. Wanneer u het contract eerder dan

de einddatum wilt beëindigen, dan kunt u gebruik maken van de

beëindigingsdatum.


Het tabblad Algemeen:

Servicesoort: Keuze uit ‘Garantie’ en ‘Regulier’. Een garantiecontract kan automatisch

worden gecreëerd wanneer een uitgaande factuur of levering wordt toegevoegd voor een

artikel met een serienummer. Een regulier contract kan alleen handmatig worden gecreëerd.

Contractsoort: Bepaald de reikwijdte van het contract. Serienummer dan geld het alleen

voor artikelen met een specifiek serienummer, Klant dan geld het voor alle artikelen die u

aan de klant verkoopt en Artikelgroep spreekt voor zich.

Sjabloon: Wanneer u vooraf Contractsjablonen heeft gedefinieerd, kunt u deze hier kiezen

en hoeft u niet alle velden handmatig te vullen.

Responsetijd: Hier voert u in hoeveel tijd er maximaal is toegestaan om op een

serviceaanvraag te reageren.

Probleemoplossingstijd: Hier voert u in hoeveel tijd er maximaal is toegestaan om een

serviceaanvraag op te lossen

Status: Bepaalt de status van het contract als onderstaand weergegeven.

o Goedgekeurd, de klant heeft recht op de service die in het contract is vastgelegd.

o Geblokkeerd, het contract wordt gedeactiveerd: de klant heeft geen recht op service.

o Concept, het contract is niet goedgekeurd: de klant heeft geen recht op service. Dit is

de standaardstatus voor alle nieuwe servicecontracten.

o Beëindigd, het contract is beëindigd: de klant heeft geen recht op service.

Als u het servicecontract wilt beëindigen, geeft u de beëindigingsdatum in het veld

Beëindigingsdatum op. De status wordt door SAP Business One automatisch op Beëindigd gezet,

nadat deze datum is verstreken

Verantwoordelijk persoon: De werknemer (SAP Business One gebruiker) die verantwoordelijk

is voor het servicecontract.

Verlenging: Hiermee kunt u het verlopen servicecontract met een x aantal dagen verlengen.

Herinnering: Geef aan hoeveel dagen, weken of maanden voorafgaand aan de beëindiging

van het servicecontract een herinnering moet verschijnen. U kunt de waarde in dit veld pas

opgeven nadat u ‘Verlenging’ heeft geselecteerd.

Actieve artikelen: Het aantal artikelen (in geval van een serienummercontract) dat aan het

servicecontract gekoppeld is en gedefinieerd is als actief.

Het tabblad Artikelen:


De keuze van het contractsoort bepaalt ook op welke manier u de ‘Artikelen’ kunt vastleggen in het

tabblad ‘Artikelen’. In het bovenstaande voorbeeld ziet u dat er gekozen is voor de contractsoort

Artikelgroep, waardoor je in het tabblad kan kiezen voor welke artikelgroepen dit servicecontract van

toepassing is. Hierbij kunt u zelf per artikelgroep een start-, eind- en afsluitdatum invullen. Op het

moment dat u voor het contractsoort ‘Serienummer’ kiest, dan zult u hier de serienummers kunnen

toewijzen. Wanneer u voor ‘Zakenpartner’ kiest, kunt u niet handmatig artikelen etc. toewijzen.

Het tabblad Reikwijdte:

Zoals in de onderstaande afbeelding te zien, kunt u in het tabblad Reikwijdte selecteren op welke

dagen de service wordt verleend of ontvangen, met daarbij de start en eindtijd. Onder ‘Opnemen’

kunt u kiezen welke opties u wilt meenemen in het serviceaanbod:

Onderdelen; Artikelen die door een monteur worden gebruikt om het probleem op de locatie

van de zakenpartner op te lossen.

Werk; De hoeveelheid tijd die een monteur nodig heeft om het probleem te verhelpen op de

locatie van de zakenpartner.

Reis; De hoeveelheid tijd die een monteur nodig heeft om naar en van de locatie van de

zakenpartner te reizen.

Het tabblad Bijlagen:

In dit tabblad kunt bijlage toevoegen van bijvoorbeeld een los opgesteld contract die is ondertekend

door de klant, of afbeeldingen van het probleem waarvoor de service is aangevraagd.

Het tabblad Serviceaanvragen:

Wanneer er door een klant een service aanvraag wordt gedaan, kunt u deze vastleggen in SAP

Business One doormiddel van een ‘Serviceaanvraag’. In de onderstaande afbeelding ziet u hoe deze

serviceaanvraag eruit ziet. Elke aanvraag kan worden gekoppeld aan het desbetreffende

servicecontract. In het tabblad Serviceaanvragen ziet de per aanvraag de aanmaakdatum, het

onderwerp, het artikelnummer en/of serienummer en de status van de aanvraag.


Het tabblad Periodieke transacties:

In het tabblad periodieke transacties kunt u voor een desbetreffend document (klantorder of

uitgaande factuur) een terugkomende activiteit (serviceaanvraag) instellen. Dit is van toepassing als

er bijvoorbeeld eens per maand service onderhoud plaatsvindt bij een machine.

Kort samengevat is het servicecontract van SAP Business One de perfecte functionaliteit wanneer u

als bedrijf additionele services wil aanbieden en/of verkopen. Met de tal van mogelijkheden en

aanpasbaarheden die hierboven staan beschreven en de link tussen de klantequipment kaarten en

serviceaanvragen, maakt dat u uw klanten zo optimaal mogelijk kunt bedienen.


13. Altijd op de hoogte met alerts in SAP Business One 9.2 Soms wilt u extra toezicht houden op bepaalde processen in uw SAP Business One systeem, zonder

dat u direct actie hoeft te ondernemen. Voor grote inkoopfacturen, bijvoorbeeld boven de tienduizend

euro, heeft u misschien een goedkeuringsproces ingericht, zodat u altijd actief goedkeuring moet

verlenen totdat de factuur definitief wordt opgeslagen. Voor kleinere facturen is dit niet nodig, deze

mogen door uw inkopers direct worden toegevoegd, maar u wilt hier wel graag van op de hoogte

blijven. Daarvoor is de Alarmfunctie in SAP Business One uitermate geschikt. Hiermee kunt u zelf

instellen hoe vaak en hoe u op de hoogte wordt gesteld van bepaalde, vooraf ingestelde

gebeurtenissen. De alarmfunctie kan dus niet voorkomen dat een bepaalde handeling wordt

uitgevoerd, maar u kunt wel direct actie ondernemen als dit nodig is.

Systeemalerts Het scherm voor alarmfuncties opent u via Beheer → Alarmfuncties:

Hier staan al een aantal standaard alerts ingesteld die u kunt activeren, in dit geval kiezen we voor

een afwijking van korting in percentage. We activeren deze alert door het vakje ‘Actief’ aan te klikken

en we kiezen de prioriteit normaal. Als conditie geven we een korting van 10% op, en onder het

tabblad ‘Documenten’ voor klantorders en uitgaande facturen. Deze alert kijkt naar het

kortingspercentage dat is opgegeven voor een zakenpartner onder het tabblad ‘Betalingscondities’ in

de zakenpartner stamgegevens. Als één van deze documenten wordt toegevoegd met een

kortingspercentage dat meer dan 10% afwijkt van de maximale korting voor de betreffende

zakenpartner krijgen we dus een alert. Bij alle andere typen documenten ontvangen we geen alert:


De volgende stap is het selecteren van de gebruikers die de alert moeten ontvangen, en op welke

manier zij deze moeten krijgen:

Intern → verschijnt als nieuwe melding in de berichtenbox in SAP Business One:

E-mail → voorwaarde is dat of de SBO Mailer of koppeling met Microsift Outlook is ingesteld,

en dat het e-mailadres van de gebruiker is ingevuld in zijn of haar gebruikersprofiel via

Beheer → Definitie → Algemeen → Gebruikers

SMS → het telefoonnummer van de gebruiker is ingevuld in het gebruikersprofiel

Fax → het faxnummer is ingevuld in het gebruikersprofiel

Via Beheer → Systeeminstellingen → Algemene instellingen onder het tabblad ‘Services’ geeft u aan

hoe vaak het scherm met meldingen geactualiseerd wordt. Standaard staat dit ingesteld op vijf

minuten:

We hebben inmiddels een factuur toegevoegd met een kortingspercentage dat meer dan 10%

afwijkt. Binnen vijf minuten krijgen we daarom het volgende scherm te zien, met een melding van de

factuur met een afwijking van het kortingspercentage. Hierin kunnen we ook direct doorklikken naar

het betreffende document:


Gebruikersalert creëren en toevoegen Om greep te houden op onze openstaande debiteuren, willen we regelmatig een overzicht

ontvangen van alle openstaande verkoopfacturen met een documenttotaal boven de €1.000,-.

Uiteraard kunnen we dit opzoeken via de ‘Open documenten’ lijst, maar we willen regelmatig een

lijst direct op ons scherm zien, zonder er verdere handelingen voor te hoeven verrichten. Hiervoor

schrijven we eerst een simpele query, die ons een overzicht laat zien van alle openstaande

verkoopfacturen boven de €1.000,-, gesorteerd op vervaldatum van de factuur, met ook het tot nu

toe betaalde bedrag. Uiteraard zouden we er ook voor kunnen kiezen het resultaat te sorteren op

klantnaam, factuurbedrag of betaald bedrag, dit hangt af van hoe we de query schrijven. De query

slaan we op onder de naam ‘Open verk. facturen >1000’ in de map Alerts in de query manager van

SAP Business One.

Nu kunnen we een nieuwe gebruikersalert aanmaken. We gaan terug naar het scherm alarmfuncties

en kiezen voor het toevoegen van een nieuwe alert: We noemen deze alert ‘Open

verkoopfacturen >1.000’. De prioriteit zetten we op ‘Normaal’, we vinken ‘Actief’ aan en selecteren

de zojuist opgeslagen query:


Vervolgens moeten we selecteren hoe vaak we een alert willen ontvangen per minuut, uur, dag,

week of maand en of de historie moet worden opgeslagen. In dat geval zijn alle alerts terug te zien.

Als we de historie niet opslaan overschrijft iedere alert de vorige. We kunnen ook instellen op welk

uur van de dag, of dag van de week of maand we een alert krijgen, afhankelijk van de gekozen

tijdsinterval:

Uiteindelijk selecteren we welke gebruikers een alert moeten ontvangen en op welke wijze. U kunt

meerdere verzendingswijzen per gebruiker selecteren, bijvoorbeeld interne melding en per e-mail.

Als laatste voegen we de alert natuurlijk toe.

De query zal nu volgens de gekozen interval uitgevoerd worden. Als deze resultaat oplevert krijgen

de geselecteerde gebruikers een melding in SAP en/of een e-mail, met daarin het resultaat van de

query:

U kunt hier direct doorklikken naar de betreffende openstaande facturen. Als u gebruik maakt van de

chatfunctie Live Collaboration kunt u de factuur ook direct doorsturen naar een medewerker van de

debiteurenafdeling. Lees Tip 2 om meer te weten te komen over deze chatfunctie.

De alertfunctie is dus een eenvoudige manier om altijd op de hoogte te blijven van belangrijke

gebeurtenissen in uw SAP Business One systeem, zonder dat deze processen worden onderbroken

door bijvoorbeeld goedkeuringen.


14. Sneller werken met Outlook integratie voor SAP Business

One U verwerkt uw hele administratie in uw SAP Business One database, maar uw communicatie met

klanten verloopt via Outlook. U moet dus offertes of orders ook buiten SAP Business One opslaan om

ze te kunnen e-mailen, en afspraken zowel in uw agenda in SAP Business One als in Outlook

toevoegen. Dit levert niet alleen vertraging en dubbel werk op, maar vergroot ook de kans op fouten.

Voor een succesvol CRM-beleid is het essentieel dat het contact met uw klanten zo soepel en

betrouwbaar mogelijk verloopt. Daarom is er de mogelijkheid om SAP Business One en Microsoft

Outlook te integreren. U slaat dan bijvoorbeeld afspraken direct op vanuit Outlook in SAP Business

One, voegt er SAP documenten aan toe en verstuurt uw SAP Business One offertes direct vanuit

Outlook.

Inloggen en SAP Business One toolbar in Microsoft Outlook Vanuit Microsoft Outlook logt u eerst in op de SAP Business One database met uw standaard

gebruikersnaam en wachtwoord. In Outlook verschijnt dan een toolbar met extra functies,

waaronder het synchroniseren van gegevens en het aanmaken, bewerken en versturen van offertes.

Hieronder lichten we deze functies kort toe.

Gegevenssynchronisatie Via de Outlook integratie kunnen de volgende gegevens gesynchroniseerd worden tussen Outlook en

uw SAP Business One systeem:

Kalenderafspraken

Contactpersonen

Taken


Hiervoor moet de gebruiker natuurlijk wel de juiste bevoegdheden hebben toegewezen in SAP

Business One en moet er een verkoopmedewerker aan de medewerker in SAP Business One zijn

gekoppeld. Bovendien kunt u instellen welke aspecten van bepaalde elementen van een activiteit

gesynchroniseerd moeten worden. Denk bijvoorbeeld aan het type afspraak, datumbereik of het

plannen van automatische gegevenssynchronisatie als u zich aanmeld bij SAP Business One.

Bovendien stelt u in wat er moet gebeuren bij conflicten, bijvoorbeeld als er twee versies van één

afspraak staan, één in SAP Business One en één in Outlook.

Naast automatische synchronisatie kunt u er ook voor kiezen om handmatig een synchronisatie uit te

voeren. U kunt er ook voor kiezen eerst een preview te tonen, en na afloop van iedere synchronisatie

ziet u hiervan een verslag.

Offertes Met deze functie kunt u:

Bestaande offertes uit SAP Business One in Outlook weergeven en bewerken

Nieuwe offertes aanmaken in Outlook en daarna in SAP Business One opslaan

Een offerte als e-mailbericht versturen met Outlook

Als u zich voor de eerste keer vanuit de Microsoft Outlook Integration add-on aanmeldt bij SAP

Business One, wordt in Outlook een map Offertes gecreëerd en een offerteweergave met de

volgende gegevens: (Document)nummer, (klant)code, (klant)naam, contactpersoon,

telefoonnummer, boekingsdatum. Als u op een offerte klikt, wordt de gehele offerte weergegeven. U

kunt deze eventueel nog bewerken en vervolgens als bijlage meesturen met een e-mail. Bovendien

kunt u rechtstreeks vanuit Outlook een nieuwe offerte creëren. U vult alle vereiste gegevens in het

sjabloon in en kiest ervoor de bedragen eerst in SAP Business One te herberekenen, de offerte direct

op te slaan in SAP Business One of de offerte op te slaan in SAP Business One en bestand te

genereren dat als bijlage meegestuurd kan worden in een e-mail.

Integratie van e-mail U kunt Outlook instellen als standaard programma om e-mails te versturen vanuit SAP Business One.

Daarnaast kunt u vanuit Outlook ontvangen en verstuurde e-mailberichten opslaan als activiteit

binnen SAP Business One, gekoppeld aan de zakenpartner en contactpersoon die bij het betreffende

emailadres horen. U kunt hierbij zowel de e-mail zelf als de bijlagen opslaan als bijlage bij de activiteit

in SAP Business One. Het systeem maakt voor het aanmaken van de activiteiten gebruik van de

standaardinstellingen die u hebt ingegeven, bijvoorbeeld welke type activiteit u wilt aanmaken.

Indien er meerder adressen in het emailbericht staan, vraagt het systeem een hoofd-emailadres te

selecteren. Als er geen zakenpartner of contactpersoon gevonden kan worden, verschijnt er een

systeemmededeling dat u er zelf één kunt toewijzen.


Daarnaast kunt u ervoor kiezen bij het opslaan van e-mails als activiteiten binnen SAP Business One

een extra stap te krijgen, waarbij u contactgegevens van zakenpartners en contactpersonen direct

kunt actualiseren in SAP Business One of Outlook en u ook documenten, zoals facturen, orders en

offertes als bijlage kunt opslaan bij de activiteit. Bovendien kunt u automatisch een follow-up

activiteit laten aanmaken, bijvoorbeeld een telefoongesprek twee weken na de e-mail, om deze op te

volgen.

Word-of Excel-document als activiteit opslaan U kunt met deze integratie ook Word- en Excel-documenten opslaan als activiteit in SAP Business

One. Ook hier geldt dat dit gebeurt volgens vooraf ingevoerde standaardinstellingen, zoals het type

activiteit dat wordt aangemaakt en de periode en type herinnering voor opvolging van de activiteit.

Als u nu een Word-of Excel-document opslaat als activiteit kunt u, evenals bij e-mails, de

contactgegevens van zakenpartners actualiseren en SAP-documenten toevoegen aan de activiteit.


Verslagbestand voor Microsoft Outlook Integration Voor extra controle kunt u automatisch een verslag laten maken van alle synchronisaties tussen

Outlook en SAP Business One. Met de Outlook integratie voor SAP Business One slaat u dus

eenvoudig gegevens en activiteiten op vanuit Outlook zodat u sneller en zorgvuldiger werkt. Lees

voor het optimaliseren van uw CRM-proces, ook onze tip over de SAP Business One app.

15. (Aanvullende) bevoegdheden definiëren en instellen in

SAP Business One SAP Business One heeft een functie om naast de standaard bevoegdheden, ook zelf bevoegdheden te

definiëren. Deze bevoegdheden kunt u dan net als de reguliere bevoegdheden instellen per gebruiker

om zo bepaalde werknemers wel of juist geen toegang te verlenen tot de door u gedefinieerde velden

in SAP Business One.

Heeft u bepaalde formulieren, rapportages of instellingen die u niet dicht kan zetten met de

standaard gedefinieerde autorisaties, dan kunt u deze zelf creëren. In deze tip laten wij u stap voor

stap zien hoe dit werkt en wordt toepasbaarheid toegelicht. Naast deze tip, hebben wij nog een

tweetal onderwerpen in onze databank waarin het personaliseren van uw scherm en het instellen

van autorisaties wordt toegelicht:

Bescherm uw data in SAP Business One: Vanaf SAP B1 9.2 kun je autorisaties instellen voor

klantdata, om zo gevoelige informatie af te schermen.

Overdaad schaadt – Simple Screen Adaptation in SAP Business One: Het overzichtelijk

inrichten van uw schermen en aanpassen op uw persoonlijke wensen.

https://www.linkedin.com/pulse/productiviteit-onderweg-met-de-mobiele-app-van-sap-one-de-bruijn?trk=mp-reader-card

https://nl.linkedin.com/pulse/bescherm-uw-data-sap-business-one-jan-willem-de-bruijn


Wat zijn bevoegdheden? Bevoegdheden in SAP Business One kunnen worden toegepast om ‘gebruikers’/’gebruikersgroepen’

wel of geen toegang te verlenen tot bepaalde onderdelen binnen uw SAP omgeving. Hiermee kunt u

bijvoorbeeld uw verkoop medewerkers alleen toegang geven tot de verkoopdocumenten en kunnen

zij alleen de verkooprapporten inzien (weergave bevoegdheid). Het hoofd van de verkoopafdeling

heeft dan bijvoorbeeld dezelfde rechten, maar zou daarnaast de verkooprapporten ook mogen

bewerken.

Bevoegdheden binnen SAP Business One bestaan uit drie niveaus: Volledige bevoegdheid,

Weergavebevoegdheid en Geen bevoegdheid. De mogelijkheden hiervan spreken eigenlijk voor zich,

u kunt documenten/rapporten aanmaken/bewerken, inzien of helemaal niet openen. Onderstaand

ziet u een screenshot van de Bevoegdheden binnen SAP Business One. Hierin kunt u aan linker zijde

de gebruiker selecteren en ziet u rechts welke bevoegdheden deze gebruiker heeft. Elk onderwerp

kan verder worden uit gespecificeerd als u op het zwarte pijltje voor het onderwerp klikt. U vindt de

bevoegdheden binnen SAP Business One onder: Modules Beheer Systeeminstellingen

Bevoegdheden Algemene bevoegdheden.

Waarom aanvullende bevoegdheden gebruiken? Er zijn binnen SAP Business One onderdelen die u niet met gewone bevoegdheden kunt reguleren.

Een belangrijk voorbeeld hiervan is de Lijst. Dit is het scherm dat wordt weergegeven wanneer u

zoekt naar gegevens in SAP Business One. Een voorbeeld is het zoeken naar zakenpartners bij het

toevoegen van een nieuw Sales Order document.

De Lijst kan worden opgeroepen door in de Zoeken modus op zoek te gaan naar een Zakenpartner,

of door te klikken op het icoontje in het vakje achter Klant. De Lijst: wordt ook weergegeven als u

zoekt naar een artikel vanuit artikelstamgegevens. Onderstaand een voorbeeld hoe de lijst eruit ziet

en hoe deze op te roepen is.


Onderstaand screenshot laat zien hoe kolommen die worden weergegeven in de Lijst, kunnen

worden aangepast.

Feit is dat kolominstellingen van deze lijst gelden voor alle gebruikers. Dit betekent dat wanneer één

gebruiker instellingen wijzigt, dit voor alle andere werknemers wordt overschreven. Doordat het

aanpassen van deze instellingen niet dicht te zetten is met reguliere bevoegdheden, wordt in

volgende paragraaf beschreven hoe dit per gebruiker kan worden afgeschermd.

Hierdoor kunt u er voor zorgen dat één gebruiker de lay-out van de Lijst definieert en niemand dit

zomaar kan aanpassen.


De Lijst functie is met deze instellingen ook op een gegroepeerde wijze weer te geven. Wilt u

bijvoorbeeld zakenpartners tonen per klantgroep? Voeg dan Groepcode toe aan de lijst en selecteer

het vinkje groeperen. Wanneer u nu opnieuw de Lijst opent, worden zakenpartners op onderstaande

manier weergegeven.

Auteur aanvullende bevoegdheid instellen? Zoals in de bovenstaande afbeelding te zien is, kunt u onder Lijst – instellingen precies aangeven

welke kolommen voor de desbetreffende Lijst zichtbaar moet zijn. Wanneer u onder View,

systeeminformatie aan zet en u met uw muis over het Lijst – instellingen scherm heen gaat, dan ziet

u linksonder in uw scherm het ‘Form’ nummer van dit scherm zie onderstaande screenshot. Dit

nummer heeft u nodig om de Auteur aanvullen bevoegdheid in te stellen. In dit geval is het Form

nummer dus 1030.

Wanneer u de Auteur aanvullende bevoegdheden opent via: Modules Beheer

Systeeminstellingen Bevoegdheden Auteur aanvullende bevoegdheid, krijgt u het

onderstaande scherm.


De Bevoegdheid-ID en Naam velden kunt u zelf invullen. Vervolgens kunt u bij Optie kiezen welke

rechten u kan instellen bij deze bevoegdheid. Doordat je rechten over rechten kan aanmaken en dus

bepaalde bevoegdheden onder een andere bevoegdheid kan onderbrengen, kunt u kiezen voor

Niveaus. Vanzelfsprekend zorgt de bevoegdheid van Niveau 1 ervoor dat eventuele bevoegdheden

daaronder ook dicht worden gezet. Deze positie kan je vervolgens ook aanpassen met de andere

Autorisaties als richtlijn in het veld Bovenliggende ID. Tot slot kan u door op Bewerken te klikken,

aangeven om voor welke Formulieren (Forms) u een autorisatie wilt opzetten.

Na volgen van bovenstaande stappen en toevoegen van de autorisatie, kunt u deze terugvinden in

het bevoegdheden scherm (zie bovenstaande screenshot). Hier kunt u nu aangeven voor uw eigen

gedefinieerde bevoegdheid, wat voor rechten een gebruiker daar voor krijgt. In dit voorbeeld is

testgebruiker (Mwinkel) Weergave bevoegdheid gegeven voor het formulier Lijst – instellingen

(Form: 1030). Zoals u kunt zien in onderstaande screenshot heeft testgebruiker geen toegang meer

tot de lijst maar deze wel worden weergegeven. Het formulier is namelijk grijs geworden en er kan

geen actie meer op worden uitgevoerd (OK button).


16. Vraagt uw klant om korting? Check direct Verslag laatste

prijzen in SAP Business One Stel, een klant belt u op om een klantorder door te geven en in het gesprek stemmen jullie af dat u

dezelfde prijs hanteert als bij zijn/haar vorige bestelling. Deze prijs wijkt af van de standaard prijs die

in het systeem staat. In plaats dat u de vorige bestelling moet opzoeken, kunt u in het scherm van de

nieuwe order opzoeken welke prijs u heeft gerekend, via het Verslag laatste prijzen.

Het verslag kan worden aangeroepen door in een klantorder (of een ander marketing document) met

uw rechtermuisknop te klikken op de kolommen Stukprijs, Korting %, Belastingcode of Totaal (EV).

Ook kunt u, als u met uw muis op een van de kolommen op CTRL + TAB klikt, het verslag laatste

prijzen zien. In onderstaand voorbeeld wordt de kolom ‘Stukprijs’ gebruikt.

Het Verslag laatste prijzen laat een overzicht zien per artikel van de laatste prijzen die u betaald

heeft of aan uw klanten toegekend heeft. Deze functionaliteit is standaard beschikbaar in SAP

Business One en vereist geen verdere instellingen. Het doel van de functie is:

Overzicht geven in prijzen en kortingen per klant/leverancier

Overzicht geven in prijzen en kortingen per marketing document


Er zijn drie opties om de laatste prijzen en kortingen te zien:

Specifiek per zakenpartner (ZP), gekoppeld aan de ZP-code

Overzicht van alle prijzen van het artikel van alle leveranciers

Overzicht van alle prijzen van het artikel van alle klanten

Met behulp van dit overzicht kunt u snel per artikel zien wat u ervoor betaald heeft, of wat uw

klanten ervoor betaald hebben. Dit verslag heeft een aantal filters, waardoor u snel inzicht krijgt in

de geschiedenis van de prijs van een artikel.

In het blauwe vak kan de keuze gemaakt worden tussen leveranciers of klanten, of door het vakje

aan te vinken, een specifieke zakenpartner aan de hand van de zakenpartner code. In het groene vak

kunt u selecteren van welke marketingdocumenten u wilt de prijzen en de kortingen wilt bekijken. In

het zwarte vak kunt u vervolgens bekijken aan welke zakenpartner u prijzen en kortingen heeft

toegekend.

Onder document ziet u de verschillende documenttypes en het documentnummer. In dit voorbeeld

staat SAP Business One ingesteld op Nederlands. Mocht uw account van SAP Business One ingesteld

zijn op Engels, kunt u hier een lijst vinden met alle Engelse afkortingen en de Nederlandse vertaling.

U kunt het verslag laatste prijzen raadplegen vanuit alle marketing documenten in SAP Business One.

U kunt het verslag ook aanroepen via Magazijnbeheer Voorraadrapporten Verslag laatste

prijzen.

https://help.sap.com/saphelp_sbo900/helpdata/NL/45/114a3129fc4805e10000000a1553f6/frameset.htm


Merkt u dat u uw klanten steeds handmatig dezelfde kortingen geeft, of dat u bij bepaalde producten

steeds dezelfde korting geeft? Dan kunt u dit ook structureel vastleggen in SAP Business One. Meer

informatie hierover vindt u in een eerder geplaatste tip: Gestructureerd prijsmodel in SAP Business

One.

https://www.linkedin.com/pulse/gestructureerd-prijsmodel-sap-business-one-hoe-u-uw-de-bruijn/?trk=mp-reader-card

https://www.linkedin.com/pulse/gestructureerd-prijsmodel-sap-business-one-hoe-u-uw-de-bruijn/?trk=mp-reader-card


17. Stress verminderen rondom de feestdagen? – Het is

mogelijk in SAP Business One Altijd een hoop gedoe met uw planning rondom de feestdagen? Het gebruik van de standaard functie

om weekenden, nationale en internationale feestdagen op te nemen in SAP Business One kan zorgen

voor dat beetje extra rust.

Als u feestdagen in uw SAP Business One omgeving heeft ingesteld, dan wordt er automatisch

rekening gehouden met de feestdagen in uw MRP-planning. SAP Business One past in de MRP runs

de leveringen en bestellingen die binnen de gedefinieerde feestdagen en weekenden vallen

automatisch aan. Het systeem verplaatst de leveringen en bestellingen, die op feestdagen zouden

vallen, naar de eerst voorgaande of volgende beschikbare datum.

- De applicatie schuift leveringen vooruit naar de eerste werkdag na de feestdag en de bestellingen

achteruit naar de eerste werkdag voor de feestdag.

- In een voorraadtransportaanvraag wordt de ontvangen of afgegeven hoeveelheid in een

ontvangend magazijn beschouwd als levering of bestelling.

Feestdagen Activeren Om de functie om rekening te houden met feestdagen te Activeren moeten twee stappen genomen

worden.

Stap 1 - het toevoegen van een feestdagen kalender kan worden gedaan door het volgende pad te

volgen: Beheer -> Systeeminstellingen -> Bedrijfsdetails -> Boekhoudgegevens(tabblad)

Stap 2 - In het veld van de feestdagen dient dan het huidige jaartal geselecteerd te worden om rekening

te houden met de juiste feestdagen voor het huidige jaar.

Instellen van Feestdagen en weekenddagen Als u doorklikt via het gouden pijltje in het

systeeminstellingen scherm, dan komt u in het overzicht

‘Gegevens feestdagen’.

In het overzicht van de feestdagen kunt u naar gelang

uw wensen feestdagen wijzigen, toevoegen of

verwijderen, weeknummering instellen en weekend

instellingen wijzigen.

Feestdagen wijzigen, toevoegen of verwijderen kunt u

doen door de gewenste lijnen in de tabel te wijzigen. Na

de gewenste veranderingen in de lijst van feestdagen

kunt u de lijst actualiseren en staan deze in het systeem

als feestdag/vrije dag te boek.

Het systeem zal nu rekening houden met het feit dat

deze dagen niet meer als werkdag staan aangemerkt,

waardoor er geen levering, bestelling of vervaldatum

meer op deze dag worden geplaatst.

Daarnaast kunt u in het feestdagenscherm aangegeven welke dagen als weekeind worden

aangehouden, wat handig is als je bijvoorbeeld alleen zondag dicht bent. Dit is in te richten door de

weekend dagen te selecteren in ‘Weekend van – tot’.

Figuur 1: Overzicht gedefinieerde feestdagen voor 2017


Ook is het mogelijk om, indien je in het weekend doorwerkt, de weekenden gewoon mee te rekenen

in zowel productie als financiële planningen. Dit kan door een vinkje te zetten bij ‘Weekeinden instellen

als werkdagen’, zodat het systeem geen rekening met weekenddagen houdt.

MRP Het gebruik van Feestdagen is vooral handig bij

gebruik van planningen en planningswizards

zoals MRP. Om de feestdagen in de planning te

blokkeren voor inkopen of productie artikelen,

moet in stap 2 van de planningswizard

aangevinkt worden dat er rekening gehouden

moet worden met de feestdagen.

Voorbeeld van feestdagen in MRP U heeft een klant die standaard binnen één

werkdag geleverd wil worden. U heeft van deze

klant een klantorder ontvangen op 22 december

2017 (vrijdag). Het systeem plaatst de levering

standaard zonder rekening te houden met

feestdagen automatisch na het weekend, dus op

25 december 2017 (maandag).

Nu heeft u de functie om rekening te houden met feestdagen geactiveerd in SAP Business One.

Maandag 25 december 2017 en dinsdag 26 december 2017 (de kerstdagen) staan nu gedefinieerd als

feestdagen. Het systeem verschuift de bestelling automatisch naar de eerste werkdag na de

feestdagen. De bestelling verschuift nu, aangezien 26 december 2017 (dinsdag) ook een feestdag is,

automatisch naar 27 december 2017.

Datzelfde geldt voor een bestelling die u op 22 december 2017 (vrijdag) plaatst, alleen verschuift het

systeem de klantorder indien mogelijk nog naar de eerste werkdag voor de feestdag en anders de

eerste werkdag erna.

Vervaldatum van betaalverzoeken Niet alleen uw MRP, maar ook de planning achter de vervaldatum wordt beïnvloed door de gekozen

instellingen van feestdagen en weekenden. De vervaldatum wordt berekend aan de hand van de

gekozen betalingscondities in de stamgegevens van de zakenpartner en wordt gecontroleerd aan de

hand van de instellingen van de feestdagen en weekenden.

Voorbeeld van feestdagen in de vervaldatum berekening We nemen als voorbeeld een zakenpartner met de betalingsconditie ‘Netto 30 dagen’. De vervaldatum

van de betalingen van deze klant staat op 30 dagen van de documentdatum. Als deze 30e dag initieel

niet op een werkdag valt, dan zal het systeem de melding tonen dat deze dag niet als werktijd staat

gedefinieerd.

Figuur 2: Stap 2 van de planningswizard


In het voorbeeldsysteem staan zoals te zien is in het overzicht van de gegevens van de feestdagen, de

dagen tussen kerst en oud en nieuw als feestdagen/vakantiedagen aangemerkt. Als er op een van deze

dagen een vervaldatum wordt geplaatst krijgt u de bovenstaande melding. Deze melding is wel gewoon

weg te klikken door op Ja te drukken en zodoende de feestdag alsnog als vervaldatum te gebruiken.

Dus wilt u de komende feestdagen gemakkelijker plannen? Maak dan gebruik van feestdagen in SAP

Business One.

18. Overzicht en duidelijke communicatie met de

zakenpartner catalogusnummers. Stel, u verkoopt een Office printer Expert 1420 aan uw zakenpartner Droog B.V. In uw systeem heeft

deze printer het artikelnummer A00001. Het voorraadbeheer van Droog B.V. gebruikt echter de

artikelcode I-8081 voor dezelfde printer. Iedereen heeft een eigen beheersysteem en als gevolg

verschillende artikelcodes en werkwijzen. Zo kan u deze printer, die bij u als A00001 en bij Droog B.V.

als I-8081 geregistreerd staat, ook nog opslaan bij uw leverancier onder een ander zakenpartner

catalogusnummer.

In SAP Business One kunt u zakenpartner catalogusnummers gebruiken om de verschillen in

artikelbeheer te koppelen en zodoende het in- en verkoopproces gemakkelijker te maken voor u en

uw zakenpartners.

Zakenpartner catalogusnummers SAP Business One biedt u de mogelijkheid om het catalogusnummer van uw zakenpartner te

vermelden op uw marketing documenten. Hiermee wordt het voor u en uw zakenpartner

eenvoudiger om deze documenten te verwerken. Op een inkooporder kunt u dus uw eigen

catalogusnummer én het catalogusnummer van uw leverancier vermelden. Voor de verkooporder

geldt dat u uw eigen catalogusnummer en het catalogusnummer van uw klant kan vermelden.

Waar kan u catalogusnummers toevoegen? Hiervoor zijn twee opties. Via het Hoofdmenu of via het

scherm van de stamgegevens van de zakenpartner.

1) Magazijnbeheer Artikelbeheer Zakenpartnercatalogusnummers.

Figuur 3: Systeemmelding bij selectie van vervaldatum die niet op een werkdag valt


2) Zakenpartners Stamgegevens zakenpartner [code zakenpartner invullen]

[rechtermuis knop] Zakenpartnercatalogusnummer.

In de afbeelding hierboven ziet u hoe, voor zakenpartner C10000, het artikel A00001 (A+ J.B.

Officeprinter Expert 1420) gekoppeld is aan het ZP-catalogusnr. I-8081.


Zakenpartner catalogusnummer in marketing documenten In de marketingdocumenten die SAP Business One gebruikt tijdens de in- en verkoopprocessen kunt

u het ZP-catalogusnr. ook inzichtelijk maken.

Bijvoorbeeld in het klantorder document. Is de standaardinstellingen van het ZP-catalogusnr. veld

niet zichtbaar. Om dit zichtbaar te maken gaat u naar documentinstellingen( ) Hier activeert u de

vinkjes achter ZP-catalogusnr. Tevens kunt u bij instellingen ook “ZP-catalogusnummer afdrukken”

activeren, zodat het ook op de standaard SAP print-layout wordt afgedrukt.

Als u alles zoals hierboven geactiveerd heeft, dan ziet de klantorder er als volgt uit:

Uiteraard kunt u zelf bepalen welke waarden u wilt tonen op uw lay-outs. Het tonen van beide

catalogusnummers biedt extra transparantie en efficiëntie ten aanzien van documentverwerking en

gebruiksgemak. Als voorwaarde geldt hier wel dat duidelijk moet zijn om welke catalogusnummers

het gaat om verwarring te voorkomen.


19. Succesvolle periodeafsluiting in SAP Business One? Zorg

ervoor dat u alle stappen zorgvuldig doorloopt In SAP Business One kunt u na afloop van iedere periode de resultaten van die periode overboeken

naar de bijbehorende balansrekening van een nieuwe periode. Dit is niet alleen belangrijk voor de

periodieke btw-aangifte, maar ook om beter grip te krijgen op uw financiële resultaten doordat u in

uw rekeningschema alleen saldi ziet van de huidige periode. Daarnaast draagt het bij aan het spoedig

signaleren van fouten in uw administratie. Voordat u de module Periodeafsluiting draait is het aan te

raden eerst nog een aantal controles uit te voeren om volledigheid en status van documenten te

verzekeren.

Documentnummering controleren Via beheer → Hulpmiddelen → Documentnummering controleren kan een programma worden gestart waarmee de documentnummering wordt gecontroleerd. Het scherm ‘Documentnummering controleren: selectiecriteria’ wordt geopend. In dit scherm kan worden aangegeven van welke documenten de nummering moet worden nagelopen en voor welke periode de nummering moet worden gecontroleerd. Nadat deze check is uitgevoerd wordt er een overzicht gegenereerd met ontbrekende en dubbele documentnummers:

Controle volledigheid documenten Via (onder andere) Rapporten → Inkoop en verkoop → Conceptdocumenten kan een verslag worden gedraaid van geregistreerde documenten.


In het venster ‘Verslag geregistreerde documenten - selectiecriteria’ kan verder worden gefilterd op een bepaalde gebruiker (of alle gebruikers), alleen open geregistreerde conceptdocumenten en het soort document. Voordat de periode wordt gesloten moeten de geregistreerde conceptdocumenten die relevant zijn voor de boekhouding eerst worden afgesloten, indien mogelijk.

Controle negatieve voorraden De periode kan niet worden afgesloten als er nog negatieve voorraden bestaan. Via het voorraadstatus rapport kan worden gecontroleerd of er nog negatieve voorraden bestaan. Dit rapport kan worden gestart via: Magazijnbeheer → Voorraadrapporten → Voorraadstatus Als er artikelen zijn met een negatieve voorraad, dan zullen deze gecorrigeerd moeten tot een minimale voorraadwaarde 0.

Controle openstaande betalingsruns Via de betaalwizard kan worden achterhaald of er nog opgeslagen betalingsruns zijn die uitgevoerd hadden moeten worden en status ‘Aanbevolen’ hebben. Op deze manier kan worden voorkomen dat betalingsruns die van toepassing zijn op de periode die wordt afgesloten, open blijven staan. De betaalwizard kan worden gestart via: Betalingen → Paymentwizard

Selecteer de optie ‘Opgeslagen betalingsruns’ en voer betalingsruns met de status ‘Aanbevolen’ uit.


Controle Statistische- en verrekeningsrekeningen Er kan gebruik worden gemaakt van statistische- en verrekeningsrekeningen voor verschillende transacties waarbij het saldo nul moet zijn om de compleetheid van de transactie te garanderen. Het saldo van deze rekeningen zal gecontroleerd moeten worden. Dit heeft o.a. betrekking op de beginbalans rekening, vraagposten etc.

Controle bankafschriften Wanneer er gebruik wordt gemaakt van de ‘Payment engine’, kunnen ingevoerde bankafschriften worden geregistreerd voordat ze definitief worden geboekt. Om ervoor te zorgen dat de bankrekeningen worden vereffend moeten de geregistreerde bankafschriften eerst definitief worden geboekt voordat de periode wordt afgesloten.

Periodeafsluiting Als alle controles zijn uitgevoerd, kan de module periodeafsluiting gedraaid worden. Voordat er in een nieuw boekjaar geboekt kan worden, moet er nog wel eerst een nieuw boekjaar met bijbehorende periodes aangemaakt worden. Dit kan via: Beheer → Systeeminstellingen → Boekingsperioden. Om te voorkomen dat aan het eind van een boekjaar geen documenten met een vervaldatum in het volgende jaar geboekt kunnen worden, is het verstandig om de termijn voor de vervaldatum tot twee of drie maanden in het daaropvolgende jaar te laten lopen.

Periodetekens Er kan worden gewerkt met periodetekens. Het periodeteken heeft betrekking op een documentserie (bijvoorbeeld order of uitgaande factuur) en kan aan een boekingsperiode worden gekoppeld. Elke documentserie mag maar aan één periodeteken zijn gekoppeld, zodat SAP Business One weet welke nummerreeks er voor de periode gebruikt moet worden.

Indien u gebruikmaakt van kostenadministratie en journaalboekingen op grootboekrekeningen waarvoor dit is ingesteld worden geblokkeerd, dan kunt u in de algemene instellingen instellen of u dit ook wilt toepassen op de periodeafsluiting. U vindt dit onder Beheer → Systeeminstellingen → Algemene instellingen onder het tabblad ‘Kostenadministratie’:


Nu is het tijd voor de periodeafsluiting. De periodeafsluiting functie kan gebruikt worden om de saldo’s van de V&W rekeningen te transporteren naar de bijbehorende balansrekeningen van een nieuwe periode. Het is belangrijk dat alle boekingen voor de periode die wordt afgesloten zijn ingevoerd. Worden er toch nog boekingen gemaakt in de betreffende periode nadat de periodeafsluiting is uitgevoerd, dan moet de periodeafsluiting opnieuw worden uitgevoerd.

De functie periodeafsluiting kan op de volgende locatie in SAP Business One worden gevonden: Beheer → Hulpmiddelen → Periodeafsluiting

Wanneer de periodeafsluiting wordt gestart, verschijnt het scherm ‘Periodeafsluiting – selectiecriteria’:

Standaard selecteert SAP Business One alle V&W rekeningen. Dit kan je zien doordat in elke regel in de kolom ‘X’ een x staat ingevuld. Door op de ‘x’ te klikken, kan de betreffende regel worden geselecteerd of gedeselecteerd.

Vervolgens vult SAP Business One in de velden ‘Saldotransportrekening’ en ‘Periodeafsluitrekening’ de rekeningen in die bij de rekeningbepaling zijn ingevoerd. Deze rekeningen kunnen gewijzigd worden. Op de saldotransportrekening wordt het resultaat van de afgesloten periode(s) geboekt. De periodeafsluitrekening is een tussenrekening die aan het eind van de afsluiting op nul moet uitkomen. Controleer deze rekening nadat de periodeafsluiting is voltooid.

Vervolgens kan op de knop ‘Uitvoeren’ geklikt worden om het overzicht te tonen van alle uit te voeren boekingen die SAP Business One aanraadt. Er wordt nu dus nog NIETS geboekt. Het scherm ‘Periodeafsluiting’ verschijnt:


De waardes die in het scherm ‘Instellingen periodeafsluiting’ zijn ingevuld zijn nu overgenomen. Indien nodig kan de tekst in het veld ‘Opmerkingen’ aangepast worden. Wanneer de aanbevelingen van SAP Business One akkoord zijn, moet iedere regel worden aangevinkt in de kolom ‘Goedgekeurd’. Door op de kolomtitel ‘Goedgekeurd’ te klikken worden alle regels aan- of uitgevinkt.

Boekingen periodeafsluiting Wanneer er nu op ‘Uitvoeren’ wordt geklikt, worden de boekingen aangemaakt. Per regel worden er

dan twee boekingen aangemaakt. De eerste wordt aangemaakt op de laatste dag van de periode die

afgesloten wordt. In dit voorbeeld zou voor rekening 8000 (omzet binnenland) op 31 mei de volgende

boeking worden gemaakt:

8000 Omzet binnenland 20221,00

0340 Resultaat lopend boekjaar 20221,00

De tweede boeking wordt aangemaakt op de eerste dag van de volgende periode. In dit voorbeeld zou op

1 juni de volgende boeking worden gemaakt:

0340 Resultaat lopend boekjaar 20221,00

0390 Resultaat vorige boekjaren 20221,00

Het bedrag dat in beide boekingen wordt gebruikt is gelijk aan het saldo van de rekening op de laatste dag van de periode die wordt afgesloten. Het saldo van deze rekening is aan het begin van de volgende periode weer 0. Het resultaat van deze rekening staat nu op de Saldotransportrekening 0390. Het saldo op de periodeafsluitrekening is nu ook weer 0.


20. Inloggen op de server? Nu ook op uw iPad of via internet

met Browser Access voor SAP Business One 9.2 De traditionele manier om uw SAP Business One applicatie te gebruiken is ofwel door een Client te

installeren op de computer van iedere gebruiker, of door via een Remote Desktop tool in te loggen op

een terminal server en vanaf daar de Client te starten om verbinding te maken met de database. Met

het uitrollen van SAP Business One 9.2 introduceert SAP Browser Access (BA), waarmee u overal ter

wereld vanaf iedere computer en vanaf uw iPad, ook buiten uw bedrijfsnetwerk, veilig toegang heeft

tot SAP Business One en al uw bedrijfsgegevens. Zo wordt het bekijken en beheren van al uw

bedrijfsdata nog flexibeler.

Beginnen met SAP Business One Browser Access Bespreek eerst met uw partner of het opzetten van Browser Access nuttig is voor uw bedrijf. Want hoewel BA u toegang biedt tot al uw gegevens en veruit de meeste gebruikers genoeg hebben aan de functionaliteiten die het biedt, zitten er wel enkele beperkingen aan het gebruik. Deze zullen we later bespreken. Bovendien dient uw partner BA eerst voor u te installeren en in te stellen, voordat u er gebruik van kunt maken. Dit is weinig werk en kan dus in de meeste gevallen snel geregeld worden.

Werken met Browser Access Via een link die u van uw partner krijgt surft u naar uw BA-omgeving, waar u op dezelfde manier inlogt als via de Client; met uw eigen gebruikersnaam en wachtwoord. Via een drop-down menu kunt u eventueel kiezen uit verschillende bedrijfsdatabases.


Na inloggen komt u in uw bedrijfsdatabase. Hier kunt u bijna alles doen wat u ook in de standaard

Client doet. Stamgegevens aanmaken en wijzigen, documenten aanmaken, rapporten uitdraaien,

relatiekaarten inzien, werken met queries, formatted searches en gebruikersvelden. U kunt

documenten printen en exporteren naar Word, Excel en pdf. Ook de gele linkpijltjes en de meeste

context-menu’s, die u tevoorschijn tovert door met de rechtermuisknop te klikken, werken gewoon.

Kortom, alle functies die voor verreweg de meeste standaard gebruikers van toepassing zijn.

Enkele functies kunnen iets anders werken. Zo is het bijvoorbeeld noodzakelijk om Word of Excel

documenten eerste te downloaden voordat u ze kunt openen.

De toegang tot de server waarop de database staat is volledig beveiligd, dus uw bedrijfsgegevens

lopen geen gevaar als u gebruikmaakt van BA. Vooral als u gebruikmaak van een terminal server is BA

kostenefficiënt, omdat u geen licenties meer hoeft aan te schaffen voor Remote Desktop access voor

iedere gebruiker.


BA werkt in de meeste browsers, Firefox, Chrome, Edge en Safari. Daarnaast heeft u ook via een iPad

volledig toegang tot alle functionaliteiten van BA, zoals u die ook heeft via een desktop of laptop. Zo

bent u nog mobieler, zonder dat dit ten koste gaat van de mogelijkheden.

De meeste add-ons zullen ook gewoon werken in BA. Er gelden echter wel enkele beperkingen en

wellicht zullen er aanpassingen gedaan moeten worden om de add-on te laten werken in BA. Neem

hiervoor contact op met uw SAP Business One partner. Uiteraard moeten de add-ons eerst getest

worden, om te controleren dat ze net zo werken als in de Client-omgeving.

Niet beschikbare functies Er zitten wel enkele beperkingen aan het gebruik van BA, waardoor dit niet voor alle gebruikers de optimale (permanente) oplossing is. Zo zullen vooral beheerders, die niet alleen data invoeren maar ook het systeem beheren en aanpassen, gebruik blijven maken van een SAP Business One Client. Wijzigingen die u hier maakt, zijn vervolgens wel gewoon via BA te zien. Beide zijn dus probleemloos naast elkaar te gebruiken.

Archiveren van data

Nieuwe database aanmaken

Rapporten lay-outs aanmaken en bewerken via Crystal reports

Outlook integratie

Importeren van data via DTW of Microsoft Excel import


Afsluiting

Dit waren alle Tips & Tricks van het jaar 2017. Kijk voor meer handige Tips & Tricks voor SAP Business One op de Kennisbank van Serac. Bezoek ook het Serac YouTube kanaal om video's te bekijken over andere interessante functionaliteiten in SAP Business One.

Als u (dringende) vragen heeft over functies die eerder of niet eerder zijn besproken in één van onze Tips, dan bent u altijd welkom om contact op te nemen met Customer Support.

Tevens vinden wij het leuk als u contact met ons opneemt als u een idee heeft voor een onderwerp

waar wij nog geen eerdere tip over hebben geschreven, maar waar u graag meer over zou willen

weten. Misschien komt uw onderwerp dan wel terug als onderwerp in een van onze komende Tips &

Tricks.

Bij vragen over de Tips & Tricks uit dit document, dan kunt u contact opnemen met:

Jan Willem de Bruijn

[email protected]

030 6 583 325

- OF -

Serac Customer Support

030 6 583 399


Rijnzathe 36

3454 PV De Meern


https://www.youtube.com/channel/UC-6T_PhgKPfy2ouVa9aDmMw

mailto:[email protected]

sap business one hana tips & tricks document 2017 business one hana tips... · sap business one...

Documents