Управление счетами поставщиков с помощью SAP Vendor Invoice Management by OpenText

On-Line Семинар 04 сентября 2014 11:00

Бейдер Александр Директор направления ECM TerraLink Canada-Russia-Kazakhstan-USA BeyderA@TerraLink.ru +7 965 335 41 57

Сыцевич Сергей Руководитель проектов SAP/OT TerraLink Canada-Russia-Kazakhstan-USA SytsevichS@terralink.ru +7 985 362-30-95

Содержание

• О Продукте SAP IM by OpenText

• Предпосылки и ожидания от реализации

проекта

• Бизнес-задачи проекта

• Этапы и основные работы в ходе проекта

• Проблемы и решения

• Физическая и функциональная архитектура

системы

• Результаты проекта

2

Предпосылки проекта и ожидания заказчиков

Текущая ситуация

• Предмет деятельности: обустройство и последующая

эксплуатация месторождения Западная Курна-2

• Плановый объем добычи: ~ 100M т. нефти /г од

• Планируемый срок эксплуатации: ~15 лет.

• SAP ERP 6.0 (модули PS, ММ, PM, CO, JVA, FI, HR, LE)

• Пользователей всего 1,500 человек, постоянно 500+.

Предпосылки проекта

• Повышенное внимание международного сообщества и

землевладельца

• Повышенные требования к прозрачности бизнес-

процессов

• Поставщики: 50 стран, общее количество > 1,300

Проблемы

• Отсутствие информации о статусе обработки счета

• Регулярное нарушение сроков оплаты

• Пиковые периоды закрытия квартальной отчетности.

• Отсутствие обосновывающей необходимость платежа

информации, переписки и т.д.

• Географическая распределенность и вахтовый метод

работы менеджеров

• Репутационные риски, ухудшение отношений с

инвесторами и землевладельцем

• Риски срыва сроков по запуску месторождения

в эксплуатацию 4

О Проекте в целом

Ген. подрядчик: Парма Телеком • проектные методологии, иинжиниринг

бизнес-процессов.

Субподрядчик: ТерраЛинк

подготовка и реализации технических

решений, настройка и запуск SAP IM

LUKOIL Overseas

Конфигурация

• SAP Invoice Management by OpenText

• OpenText Content Server

• OpenText Transmittal Management

Оборот: $2.4B

Сотрудников: 4,100

Типичные проблемы (1)

• Затраты

• Себестоимость процесса высока и постоянно возрастает

• Дополнительные затраты: контроль счетов с ошибками, не

соответствующих заказу и/или повторно выставленных

• Организация работ

• Контроль производительности сотрудников невозможен

• Простои в начале и авралы в конце отчетных периодов

• Множество копий документов и потери конфиденциальности

• Передача знаний, делегирование полномочий затруднены

• Ответственность участников процесса низкая

• Вовлечение бизнес-подразделений низкое и

несистематизированное

5

Типичные проблемы (2)

• Нарушения в исполнении бизнес-процессов

• Ошибки при вводе данных

• Порядок согласования непрозрачен и/или не соблюдается

• История согласования отсутствует, проверки и контроль

затруднены

• Трансформация бизнеса

• Управленческая отчетность по этапам обработки недоступна

• Картина денежного потока в реальном времени отсутствует

• Внедрение улучшений процесса обработки затруднено

• Переход к модели ЕЦФО невозможен

• Управления кредиторской задолженностью нереализуемо

6

Что надо знать про SAP IM by OpenText (1)

1. Компонента пакета SAP Business Suite by OpenText

2. Решает бизнес-задачу: оплата корректных сумм поставщикам во

время и с минимальной себестоимостью обработки

3. Это не технология, это лучшие практики реализации бизнес-

процессов расчетов с поставщиками

4. Доставляет основные выгоды: эффективность, прозрачность,

соответствие требованиям

5. Построен на основе SAP ERP. Большинство основных функций

выполняются в среде SAP ERP

6. Работает только со счетами / кредитовыми авизо, которые после

обработки будут постированы в SAP ERP.

7. Использует следующие технологии SAP: ABAP and SAP Business

Workflow and SAP NetWeaver AS Java/SAP NetWeaver Portal

8. Интегрирован со следующими функциями SAP: Invoice Verification,

Financial Processing, etc.

7

• Типы обрабатываемых счетов-фактур:

• логистический счет-фактура (имеется ссылка на Заказ на

поставку, транзакция MIRO);

• бухгалтерский счет-фактура (без ссылки на Заказ на поставку,

транзакция FBV0).

• Предоставляет множество преднастроенных сценариев,

проверок и бизнес-правил для обработки входящих счетов-

фактур.

• Позволяет разрабатывать и интегрировать в существующие

сценарии собственные проверки и бизнес-правила.

• Гибкий инструмент для создания собственных сценариев

обработки счетов-фактур, а также прочих документов.

• Локализация для основных рынков, включая Россию

8

Что надо знать про SAP IM by OpenText (2)

Digital Asset

Mngmnt

Управление

корпоративными

архивами медиа

материалов

Интеграция с рабочими

процессами

Эффективность

маркетинговых

коммуникаций

SAP Archiving (Enterprise Library) Безопасное, защищенное, соответствующее регулятивным требования, долговременное, экономически эффективное хранилище информации

SAP Document Access 3600 – доступ к информации

Employee File

Mngmnt

Управление архивами

персональных

документов

Интеграция с HCM,

ESS/MSS

Готовые сценарии

согласования,

отчетность,

визуализация

Invoice

Mngmnt

Опция OCR

Ввод, согласование,

контроль обработки

счетов поставщиков

Готовые бизнес-

правила

Сокращение времени

расчетов, высокая

эффективность

процесса, оптимизация

структуры персонала

Extended Enterprise

Content Mngmnt

Лучшая в своем классе

ECM система

Готовая интеграция с

сотнями объектов SAP

Рабочие Пространства

для SAP и не-SAP

контента

Коллективная работа

для SAP и не-SAP

пользователей

Corporate RM

Travel Receipts

Mngmnt

Опция OCR

Автоматизация ввода

командировочных

отчетов, их

согласование и

обработка

Эффективный контроль

затрат

Portal Site

Mngmnt

Промышленная

система для

авторизации и

публикации в сети

Intra/Extranet для

SAP NW Portal

Portal Content

Mngmnt

Управление

документами и

коллективной

работой для SAP NW

Portal

Document

Presentment Live

Основанная на бизнес-

правилах и шаблонах

генерация документов

в реальном времени

Document

Presentment

Промышленная

автоматическая

генерация документов,

персонализация,

доставка по

произвольным каналам

Комплект

Extended ECM

Бизнс-

ориентированные

приложения ECM

Технологические

приложения

ECM

Теперь в комплекте и Tempo Box! 9

Что такое SAP Business Suite by OpenText

Пакет для

обработки счетов

Локализация SAP IM для России (1)

10

Локализация SAP IM для России (2)

11

Локализация SAP IM для России (3)

12

Почему SAP IM by OpenText (1)

• Затраты

• Возможность выполнять больше работы меньшим составом

персонала

• Организация работ

• Распределение обязанностей формализовано и

автоматизировано

• Персональная ответственность сотрудников за результаты

работы

• Бухгалтер не занят рутиной, сфокусирован на проблемных

документах

13

Почему SAP IM by OpenText (2)

• Улучшения в исполнении бизнес-процессов

• Автоматизация попозиционной сверки и разноски для ~ 80%

документов

• Автоматическая проводка для ~ 80% документов

• Возможность внедрения сдельной оплаты сотрудников

• Мониторинг процесса, предотвращение критичных ситуации

• Исключение оплаты счетов с ошибками, неподтвержденных

поставками, недобросовестных, повторных и т.д.

• Трансформация бизнеса

• Прозрачность процесса для руководства и поставщиков

• Возможность применения в рамках ЕЦФО; централизация,

децентрализации, специализации и/или др. сценарии обработки

• Улучшение отношений с поставщиками, клиентами

• Отчетность, выявление узких мест, постоянная оптимизация

процесса

• Накопление электронного архива входящих финансовых

документов

• ROI < 12 месяцев 14

Подробно о проекте Управление счетами поставщиков с

помощью SAP Vendor Invoice Management by OpenText

Предпосылки проекта

Территориально-распределенная структура

организации

Длительность обработки и задержка оплаты

контрагентам

Невозможно определить статус обработки счета

Плохая управляемость процессом

Отсутствие истории и обоснования

Трудности проведения аудита

Вовлечение высоко квалифицированных

сотрудников Дополнительные затраты

16

17

• Обеспечение быстрого доступа к электронным

образам документов для всех уполномоченных

сотрудников компании

• Контроль доступа при работе с документами

Ожидания от реализации проекта

• Стандартизация и адаптация процессов обработки

счетов

• Хранение всей истории обработки

• Минимизация работы с бумажными документами

• Сокращение времени обработки документов

• Повышение эффективности сотрудников

• Снижение затрат на персонал

Бизнес-задачи проекта

• Адаптация существующих бизнес-процессов

• Единый электронный архив счетов и прочих документов

• Реализация требуемых маршрутов обработки и согласования

документов

• Ведение протокола действий пользователей в системе

• Разграничение прав доступа пользователей

• Проведение периодической архивации данных

• Рассылка уведомлений участникам процесса обработки счетов

• Формирование отчетных форм

• Подготовка инструкций и обучение пользователей

18

Этапы проекта

Этап 1

Functional design

Этап 2

OpenText Archive Server

SAP Invoice Management

Описание процессов обработки

электронных счетов

Внедрение электронного

архива документов

Внедрение системы обработки

и согласования счетов

19

Работы по этапам проекта

Основной объем работ выполнен на этапе внедрения

20

Участники проекта

Команда TerraLink

Руководитель практики SAP

Руководитель проекта

Консультант по проектам SAP IM

ABAP разработчик

Аналитик

Консультант по проектам OpenText Archive Server

21

Технические решения

В рамках Проекта использовались следующие технические решения:

22

• SAP Invoice Management by OpenText

• SAP ArchiveLink

• SAP Content Server

• SAP Business Workflow

Проблемы и решения

Маршруты согласования счетов AP IM не

соответствовали требованиям Заказчика

Адаптация стандартных маршрутов согласования

SAP Invoice Management за счет использования

имеющихся точек расширений (user-exit)

Специфические проверки счетов и отчеты

Разработка требуемых проверок и отчетов

23

Документирование проекта

• Техническое задание

• Функциональный дизайн

• Технический дизайн

• Руководства

• Руководство пользователя

• Руководство администратора

• Обучение

• Программа обучения

• Инструкции в рамках обучения

• Тестирование

• Программа и методика испытаний

• Протоколы тестирования

• Спецификации

• Спецификации разработок

• Протоколы мероприятий, акты 24

Техническая реализация Проекта

Физическая архитектура системы

26

Логическая и программная архитектура

27

Project Manager

(UWS)

Invoices Approval Flow

Cost Controller

(UWS)

Finance Compliance

Accountant (UWS) Payment

Contractor (UWS*)

Department

Manager (UWS)

Original Invoice**

S

F

General Director

(UWS)

28

S - Start

F – Finish

* UWS – Unified Workflow System

** No signatures required, attach Transmittal

Функциональные требования

Обработка логистических счетов

29

Обработка бухгалтерских счетов

30

Обзор технического решения

• Пользователи участвуют в процессе обработки счетов-фактур

посредством выполнения задач потока операций через SAP

Business Workplace

• Согласование счетов-фактур возможно через Web-интерфейс

• Главным элементом пользовательского интерфейса является

панель управления процессом обработки, позволяющая выполнять

следующие функции:

• просмотр электронного документа;

• редактирование метаданных;

• управление процессом обработки;

• запуск транзакций SAP;

• создание комментариев и приложений

• На каждом этапе процесса используется релевантная для данного

этапа панель управления

• Гибкий настраиваемый интерфейс

• Расширенные пользовательские отчеты

31

Бизнес-процесс обработки счета

32

Регистрация документа в системе

• Получение счетов по электронной почте

• Загрузка с рабочего стола, либо сканирование бумажных счетов с помощью

программы OpenText EnterpriseScan

• Отправка документов в электронный архив (OpenText Archive Server) 33

Ввод данных счета

• Получение уведомлений о новом документе по электронной почте

• Получение задачи обработки документа в SAP Business Workplace

34

Проверка счета и ввод данных

• Проверка счета

• Индексация метаданных

35

Автоматические проверка данных

• Проверка метаданных

• Выполнение бизнес-правил

36

Предварительная регистрация счета

• Переход в транзакцию проводки счета

• Автоматическое заполнение полей

• Проводка предварительно-зарегистрированного счета (parking invoice)

37

Согласование счета

• Web-интерфейс согласующего

• Просмотр данных карточки счета и вложений

• Возможность отправки счета на ознакомление

38

Обработка в бухгалтерии

• Согласование счета

• Автоматическое заполнение полей транзакций (MIRO/FB60)

• Проводка предварительно зарегистрированного счета

39

Отчетность

40

• Детальный отчет по каждому документу

• Сводный отчет

• Отчет по задолженности

• Отчет о производительности

Дальнейшее развитие

• Интеграция SAP IM с системами ЭДО на основе решения

TerraLink xDE

• Обмен электронными счетами с контрагентами 41

OCR Option for

SAP Invoice

Management

SAP Invoice Management

Оплата Согласование

Сценарий ввода бумажных документов

Распознавание счетов

Обработка счетов

Оплата счетов

SAP ERP

FAX

Бумага

Электронная

почта

Поточное сканирование документов

Enterprise Scan

На примере работы со входящими счетами поставщиков

Архивное хранение образов документов Электронный архив финансовых первичных документов

42

Оплата

Партнерское решение

Сценарий ввода в случае ЭДО

Архивное хранение образов документов Электронный архив финансовых первичных документов

SAP ERP SAP Invoice Management

Интеграционный модуль

Обработка счетов

Оплата счетов

Сертифицированный оператор ЭДО

FAX

Бумага

Электронная

почта

Поточное сканирование документов

Enterprise Scan

По-прежнему актуально!

На примере работы со входящими счетами поставщиков

Согласование

43

Результаты

Результаты проекта

• Электронные образы вместо бумажных документов

• Централизованное, надежное и безопасное хранилище документов

• Автоматическая проверка счетов

• Интеграция с системой SAP ERP и автоматизация ввода данных

• Согласование электронных документов в WEB-интерфейсе

Approval Portal

• Возможность согласования с мобильных устройств

• Хранение корреспонденции, истории обработки и согласования

• Рассылка уведомлений участникам процесса

• Отчетность по документам и процессу обработки

• Выполнены все требования Заказчика

45

Достигнутые цели

46

• Затраты

• Повышена эффективность работы персонала

• Повышение операционной эффективности в целом

• Организация работ

• Уменьшено среднее времени обработки счета

• Улучшения в исполнении бизнес-процессов

• Сокращено количество просроченных счетов

• Оптимизированы бизнес-процессы

• Оптимизировано хранение и использование документов

• Трансформация бизнеса

• Повышены управляемость процессами и прозрачность

• Повышена информационная безопасность

• Повышена прозрачность во взаимоотношениях с поставщиками

О партнерах

48

Почему ТерраЛинк

• Глубокие компетенции в области автоматизации работы с

бизнес-документами в среде SAP ERP

• Опыт решения задач: архивирование, автоматизация БП,

массовый ввод, управление ЖЦ контента, ОРД, и др.

• Владение ключевыми продуктами линейки SAP Business

Suite by OpenText

• Партнер SAP CIS и OpenText, единственный в России

обладатель статуса: Select Partner for SAP Solutions

• Готовое промышленное апробированное решение для

интеграции сервисов ЭДО в SAP ERP – TerraLink xDE

• Уникальный опыт внедрения SAP IM by OpenText, SAP

EFM by OpenText

• Довольные заказчики

Press Alt+F9 to turn

on guides and see

recommended

margins

To insert a new slide:

1. Click the bottom of

the New Slide

button

2. Choose an

appropriate layout

from the gallery

3. Placeholders are

already positioned

and formatted for

you

To create a chart:

1. Click Chart icon and

choose appropriate

chart type

2. Enter data, then

close Excel

spreadsheet

3. On the Chart Tools

Design tab, select

Style 2

4. Choose Chart Tools

Design Tab. In the

Chart Layouts

gallery, choose

Layout 2

5. Select and delete

Chart Title

6. Right-click legend

and choose Format

Legend. Select

Bottom position.

7. Select chart and

change font size to

14pt

NASDAQ: OTEX, TSX: OTC

OpenText Confidential. © All Rights Reserved. 49

140 Offices around the world

# EIM

16

# of Transactions

8000

# of Employees

$1

Global

Revenue

Billion

Customers

550k

Trading Partners

80k

.6

Billion

20

# of Innovation

years

Press Alt+F9 to turn

on guides and see

recommended

margins

To insert a new slide:

1. Click the bottom of

the New Slide

button

2. Choose an

appropriate layout

from the gallery

3. Placeholders are

already positioned

and formatted for

you

To create a chart:

1. Click Chart icon and

choose appropriate

chart type

2. Enter data, then

close Excel

spreadsheet

3. On the Chart Tools

Design tab, select

Style 2

4. Choose Chart Tools

Design Tab. In the

Chart Layouts

gallery, choose

Layout 2

5. Select and delete

Chart Title

6. Right-click legend

and choose Format

Legend. Select

Bottom position.

7. Select chart and

change font size to

14pt

Analyst Ratings

Business Process Platforms Integration Brokerage

Web Content Management Enterprise Content Management

Digital Asset Management

Enterprise Content Management

Press Alt+F9 to turn

on guides and see

recommended

margins

To insert a new slide:

1. Click the bottom of

the New Slide

button

2. Choose an

appropriate layout

from the gallery

3. Placeholders are

already positioned

and formatted for

you

To create a chart:

1. Click Chart icon and

choose appropriate

chart type

2. Enter data, then

close Excel

spreadsheet

3. On the Chart Tools

Design tab, select

Style 2

4. Choose Chart Tools

Design Tab. In the

Chart Layouts

gallery, choose

Layout 2

5. Select and delete

Chart Title

6. Right-click legend

and choose Format

Legend. Select

Bottom position.

7. Select chart and

change font size to

14pt

Доля рынка

Autonomy 5% Hyland

4% Oracle

5% Microsoft

6%

EMC 12%

OpenText 18%

IBM 18%

Маленькие нишевые игроки

32%

Market Share Analysis: Gartner ECM market share data, published in March 2013

Все продукты OpenText для SAP имеют высший статус – «SAP Solution Extension»

52

Самое весомое доказательство нашего партнерства!

Приглашаем дружить!

53

АНОНС!!!

55

Будьте в курсе

• Узнайте больше!

• Компания SAP и компания TerraLink приглашают Вас на

технологический вебинар, посвященный решениям SAP в

области управление личными делами сотрудников с помощью

SAP Employee File Management by OpenText

• Вебинар состоится 08 октября 2014г., 11:00 – 12:00 МСК

• Поделитесь своим мнением!

• Открытая группа ECM-4-Business профессиональной сети

LinkedIn приглашает Вас высказать свое мнение о влиянии

ECM на эффективность бизнеса

• Присоединяйтесь:

Даешь бизнесу эффективный ЕСМ! https://www.linkedin.com/groups?mostRecent=&gid=6746984&trk=my_groups-tile-flipgrp

Обсуждение

Пожалуйста, задавайте Ваши вопросы!

Управление счетами поставщиков с помощью SAP Vendor Invoice Management by OpenText

Бейдер Александр Директор направления ECM

TerraLink Canada-Russia-Kazakhstan-USA

BeyderA@TerraLink.ru

+7 965 335 41 57

On-Line Семинар 04 сентября 2014

11:00

Сыцевич Сергей Руководитель проектов SAP/OT

TerraLink Canada-Russia-Kazakhstan-USA

SytsevichS@terralink.ru

+7 985 362-30-95