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S A Ú D E B U S I N E S S S C H O O LO S M E L H O R E S C O N C E I T O S E P R Á T I C A S D E G E S T Ã O , A P L I C A D O S A O S E U H O S P I T A L

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ERP’S

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SAÚDE BUSINESS SCHOOL

I N T R O D U Ç Ã ODEPOIS DO SUCESSO DOS PRIMEIROS SAÚDE BUSINESS SCHOOL, CONTINUAMOS COM O PROJETO. ESTE ANO FALAREMOS SOBRE TECNOLOGIA DA INFORMAÇÃO EM SAÚDE

Na busca por auxiliar as instituições hospitalares em sua gestão, trouxemos no terceiro ano do projeto Saúde Business School o tema Tecnologia da Informação em Saúde. Ainda que exista literatura sobre o tema, a nossa função aqui é construir um manual prático para a geração de um ambiente de tecnologia hospitalar mais seguro, que auxilie e oriente às equipes

O PROJETO ENVOLVE OS SEGUINTES TEMAS:

Módulo 1 - Infraestrutura de TI nos Hospitais

Módulo 2 - O papel do CIO

Módulo 3 - Governança de TI nos hospitais

Módulo 4 - ERPs

Módulo 5 - Segurança dos dados

Módulo 6 - Terceirização

Módulo7 - Prontuário eletrônico

Módulo 8 - A integração entre engenharia clínica e TI

Módulo 9 - RIS/ PACS

Módulo 10 - Gestão dos indicadores

Módulo 11 - Mobilidade nos hospitais

Módulo 12 - Cloud Computing

na organização de seus departamentos de TI e na interação da área com os stakeholders.Em cada edição da revista FH, traremos um capítulo sobre o tema, escrito em parceria com médicos, professores, consultores e instituições de ensino, no intuito de reunir o melhor conteúdo para você. Os capítulos, também estarão disponíveis para serem baixados em nosso site: www.saudeweb.com.br

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AnAlisAndo o processo de gestão de um hospitAl, seriA possível ter bom controle sobre indicAdores clínicos e AdministrAtivos sem contAr com o Apoio de sistemAs inteligentes e integrAdos? QuAl seriA o pApel do executivo de ti nesse processo?

implementAção do erp

No cenário atual, de alta competitividade, as empresas estão cada vez mais dependentes de informações claras e precisas de todas as etapas do seu plano de negócio e dos seus processos internos. Isto se deve aos efeitos da globalização, que atribui às informações um status de patrimônio e capital, tornando-se recurso decisivo para o sucesso das operações das empresas.A implementação de um ERP (Enterprise Resource Planning) é uma decisão que, se ainda não tomada, será o próximo passo da empresa. Grandes corporações, quase que na sua totalidade, já adotaram um ERP e obtiveram considerável retorno por sua adoção.A adoção de um ERP é uma realidade para a indústria de Life Science & Health Care (segmento hospitalar, planos de saúde, laboratórios, indústria farmacêutica) e muitas empresas estão em busca desta nova onda de otimização e inovação.Integração, precisão no controle de estoques, eliminação de duplicidades, disponibilização da informação, agilidade na consolidação de resultados, são alguns exemplos de benefícios obtidos na implementação do ERP. Além da atualização tecnológica, abrange também processos e pessoas, sendo um grande marco de mudança para a empresa.A adoção de um sistema ERP pela empresa, envolve várias etapas, que vão desde a escolha do pacote, até a implantação, e, finalmente, a sua utilização. Todas elas exigem análises de pontos cruciais. As opções vão desde a aquisição de um pacote de mercado ou desenvolvimento interno. Hoje, pela maturidade dos fornecedores de ERP, a opção comumente adotada é a seleção de um pacote, que traz em sua bagagem melhores práticas de mercado, bem como sustentação para atendimento às demandas que possam surgir, devido às mudanças de legislação, novos requerimentos regulatórios, fiscais e tributários.Antes de optar pela decisão ou não de uma solução de mercado, deve-se avaliar a sua aderência aos processos da empresa e também qual a cobertura da solução. O ERP não precisa substituir todos os sistemas, podendo ser mantidos os denominados “especialistas” (sistemas que focam sua atuação em processos específicos) desde que integrados com o ERP.Dentro da plataforma de sistemas é fundamental definir os limites de atuação na qual cada sistema atuará. O ERP Financeiro, por exemplo, atua de forma muito eficiente nos processos de back office e poderá integrar-se com o sistema especialista de gestão hospitalar. O mesmo ocorre com a integração entre softwares essencialmente hospitalares, como HIS (Hospital Information System), RIS (Radiology Information System), PACS (Picture Archiving

and Communication System), LIS (Laboratory Information System). Não há necessidade de se ter um único sistema que suporte todas essas estruturas, mas, sim, que haja a perfeita integração sistêmica entre elas.Neste modelo de solução, onde ocorre a comunicação entre vários sistemas, é de suma importância a definição de uma camada de integração (middleware) que realize o controle e mapeamento dos dados que trafegam de um sistema para o outro, visto que envolvem informações críticas e em altos volumes.Existem alguns fatores adicionais que levam a adoção de uma solução de mercado, como: a busca da redução da estrutura interna de TI, eliminar a dependência do conhecimento (restrito a poucos profissionais), documentação, atualizações de versão e inovação.Tomada a decisão sobre comprar ou não um pacote, um passo importantíssimo é o planejamento do projeto que deve estar baseado em uma metodologia sólida que acompanhe e controle o projeto durante todas as suas fases.Essas fases devem abranger o desenho da solução, construção, contemplando as etapas de testes unitários, integrados e de aceitação, preparação e entrada em produção do sistema e suporte.Existem diversas barreiras que podem surgir dentro do processo de implementação do ERP. As mais comuns estão relacionadas ao envolvimento de pessoas chave sem o conhecimento profundo dos processos e sem a autonomia para tomada de decisão, falta de apoio do comitê executivo da empresa, não adoção de uma iniciativa de gestão de mudança (change management), não definição de critérios de aceitação e abrangência não significativa dos testes, problemas no saneamento, migração e inconsistência na interface de dados.A adoção de ferramentas de projetos como automatização de testes, repositórios de documentação, controle de configuração, versões de programas e aceleradores para confecção e publicação de materiais de treinamento são diferenciais para uma implantação bem sucedida, sendo cada vez mais eficientes e necessárias.O sucesso do ERP está ligado diretamente à seleção do software e ao implementador. Mas não é apenas isso, há que se ressaltar a importância da pré-disposição e comprometimento da empresa para a mudança, com o engajamento da organização para que o ROI (Return on Investment) e metas traçadas no Business Case sejam atingidas, cobrindo diretrizes de atualização de tecnologia, integração, padronização de processos e agilidade, que são os objetivos esperados de uma implantação de ERP para um crescimento sustentável.

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com menor de latência, principal problema quando falamos de provedores em outros continentes. Outros fatores levados em consideração e um grande desafio para as hospedagens locais são a segurança e a confidencialidade das informações, por isso muitos casos são direcionados para a adoção de um ERP totalmente na nuvem (cloud), por exemplo, os sistemas que tratam de informações financeiras e estratégicas.O que se tem adotado e vem como tendência é a adoção parcial de cloud computing para os processos de recursos humanos, atendimento ao cliente (CRM- Customer Relationship Management) e serviços de e-mail, onde existem modelos que podem ser adotados como SaaS (Software as a Service), PaaS (Platform as a Service) e IaaS (Infrastructure as a Service).Dentro das tendências de inovação tem-se ampliado a adoção de BPM (Business Process Management) que possibilita a otimização e automatização de processos, principalmente para aqueles que forem identificados como críticos no ERP e tornam-se gargalos em função da quantidade de atividades e de informações a serem tratadas no sistema.Fundamentalmente, minha mensagem é que as empresas necessitam estar antenadas com as tendências de mercado, porém, antes de tudo, precisam de uma base sólida para o crescimento, o que se garante através de uma plataforma tecnológica robusta, padronização de processos e engajamento e capacitação das pessoas.

InovaçãoEm um mundo cercado por tecnologia, a inovação faz-se necessária – e os quesitos mais requeridos são a mobilidade e disponibilização da informação. A adoção de soluções móveis é fundamental, visto que a demanda do cliente por praticidade e agilidade é clara, abrangendo a disponibilização de aplicativos em smartphones, tablets e computadores.Informações como atualização de cadastros, consultas de rede credenciada, pedido e acompanhamento de reembolsos, coparticipação, agendamentos, resultados de exames, atualização de boleto e faturas são cada vez mais requeridos e esperados como facilidades de autoatendimento. Assim sendo, faz-se necessária a adoção de uma plataforma que permita a disponibilização e a ampliação desses tipos de serviços.Quando falamos de informação, não podemos nos esquecer da demanda do público interno da empresa para estruturação de relatórios em portais web, cockpits e dashboards, que devem fazer parte do repertório da implementação, onde o ERP será a base de informação. Neste momento, a adoção de ferramentas de business intelligence e analytics também é demandada, permitindo análises multidimensionais e simulações de cenários de negócio.Neste contexto de inovação paira no ar a adoção de cloud computing, que tem por principal finalidade a redução do TCO (total cost of ownership), por meio da redução de custo de manutenção, licenças, hardware, ambientes de contingência, redundância. Além disso, pode permitir incrementos rápidos de capacidade de servidores e processamento em momentos de picos, por exemplo, ocasionados por campanhas de marketing.Por meio de provedores locais é possível obter um tempo de resposta melhor,

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A escolhA do eRP mAis AdequAdo:comPRAR ou desenvolveR seu PRóPRio eRP?Qualquer que seja a decisão, o custo de aquisição ou desenvolvimento de um ERP é alto se compararmos com a atividade core da organização. E isto vale para empresas de qualquer segmento. Por outro lado, o ERP sustenta a operação, dá agilidade, padroniza e automatiza processos manuais e possibilita o armazenamento de informações da organização para análises gerenciais e operacionais, seja para estabelecer metas de produção, reduzir custos, reestruturar processos, estabelecer tendências – planejar o futuro com base em dados.Investir no desenvolvimento próprio significa investir na capacitação constante da equipe de TI, estar atualizado com linguagens de desenvolvimento, normas regulatórias, fiscais e tributárias, ter um ambiente de tecnologia seguro e performático para uso da engenharia de software, como adoção de metodologias de análise e desenvolvimento, desenvolvimento e testes de sistemas, contar com especialistas de banco de dados, definição de padrões, bibliotecas, licenciamento de linguagem e componentes de desenvolvimento, trabalhar com controle de versão do software, produzir manuais de operação e implantação, enfim, todas as responsabilidades inerentes a uma empresa que tem como atividade essencial desenvolver software.O que aconselho às instituições de Saúde? Adquira seu ERP. Concentrar esforços (e dinheiro) em atividades que façam sua empresa ter um grande diferencial no mercado é o melhor caminho. É simples: tenha sempre em mente a VISÃO da sua organização, faça valer os seus VALORES e persiga sua MISSÃO. Se a atividade da sua empresa é cuidar de pacientes, objetivamente, concentre-se em todas as dimensões da qualidade e desempenho: agendamento de internações, recepção do paciente e seus familiares, atendimento no pronto socorro, acomodação, alimentação, satisfação da equipe médica e funcionários administrativos, execução do

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procedimento médico. Reduza custos relacionados à operação e crie alternativas de geração de receita.Escolher o melhor ERP envolve menos expertise, mas não se pode subestimar a importância e a complexidade de tal tarefa. Conhecer os potenciais fornecedores, seus clientes, a satisfação desses clientes desde o processo de aquisição do software, projeto de implantação, suporte pós-implantação e agilidade para atendimento de novas demandas (solicitação de novos relatórios, por exemplo) são alguns dos fatores a serem considerados, além de avaliar interface gráfica e facilidade de uso do produto. O próximo passo é trabalhar no plano de aderência, identificando quais processos serão impactados positivamente e negativamente pelo novo software, ou seja, o que está automatizado hoje e deixará de ser, e o que é manual hoje e deixará de ser. Quase impossível encontrar um ERP que se enquadre perfeitamente no seu modelo de operação, suportando todos os processos na forma como são executados.É necessário avaliar a compatibilidade da Infraestrutura de TI necessária versus a atual, pois isto indicará a necessidade de investimento em novos equipamentos e serviços, como servidores, desktops, velocidade de internet, link de dados, etc.Importante lembrar que a substituição de um sistema não envolve apenas aspectos tecnológicos – quem o utilizará são pessoas. Por isso, é fundamental que seja elaborado um plano de Gestão da Mudança Organizacional compondo a Gestão do Projeto de implantação do ERP. Neste plano são tratadas questões como: lançamento do projeto, sensibilização da importância do novo sistema, identificação de usuários-chave e multiplicadores de conhecimento, estratégia de comunicação com usuários internos, clientes e fornecedores, treinamento, acompanhamento, avaliações e monitoramento.“A primeira regra de qualquer tecnologia utilizada nos negócios é que a automação aplicada a uma operação eficiente aumentará a eficiência. A segunda é que a automação aplicada a uma operação ineficiente aumentará a ineficiência.” Bill Gates .Garantir a usabilidade do Sistema é outro desafio. De nada adianta implantar um poderoso ERP e subutilizar os recursos disponíveis. A probabilidade de você vir a trocar de software no futuro porque o atual “não atende” às suas necessidades é extremamente alta, mas nem sempre o problema é a falta de recursos do sistema. Para conhecer a usabilidade de um ERP, devemos conhecer o grau de satisfação dos usuários, medir a efetividade de uso do sistema e se o resultado final é eficaz.O ERP mais adequado: o que possui um alto grau de usabilidade!

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S o b r e o A u t o rAutoreS eduardo Ângelo, gerente da área de Life Science & Healthcare Deloitte – graduad

eduardo Ângelo, gerente da área de Life Science & Healthcare Deloitte – graduado em tecnologia em processamento de dados pela FATEC-SP. MBA em Gestão Empresarial (FGV/Management), Certificado em Crisis Management e Negotiating (Harvard Business School - Deloitte), Lean Six Sigma, Gerenciamento de Projetos, ITIL e Administração de Banco de Dados. Fred Kanashiro, diretor da área de enterprise Application da Deloitte – graduado em engenharia mecânica pela Universidade Mackenzie, pós-graduado em Administração de Empresas pela FAAP, profissional PMP certificado em gestão de projetos pelo PMI e Cobit Foundation.

Fabio rossetto, diretor da área de Life Science & Healthcare Deloitte – Formado em economia pela PUC Campinas, fez MBA em gestão empresarial - FGV/Management, Pós Graduado em gestão do desempenho organizacional na FGV-EAESP. enrico De Vettori, sócio da área de Life Science & Healthcare Deloitte – administrador de empresas formado pela PUC-SP com MBA em gestão estratégica de negócios – Fundação Getúlio Vargas (EAESP/FGV) e especialização em gestão organizacional – PRODEP. empreSADeloitte: empresa especializada serviços nas áreas de auditoria, consultoria tributária, corporate finance, consultoria, outsourcing, consultoria em capital humano e consultoria atuarial para clientes dos mais diversos setores. Com uma rede global de firmas-membro em 140 países.

C A S o D e S u C e S S oFoCo nA eStrAtégiAO GERENTE DE TI DO HOSPITAL SAMARITANO, KLAITON SIMãO, CONTA COMO FOI O PROCESSO DE ESCOLHA E IMPLEMENTAçãO DO SISTEMA DE ERP DA INSTITUIçãO, qUE PASSOU A OPERAR INTEGRALMENTE EM 2009guilherme batimarchi – gbatimarchi@itmidia.com.br

Gerenciar de forma eficiente processos assistenciais e administrativos, gerar dados relevantes para a tomada de decisões estratégicas do hospital e aumentar a transparência das informações geradas na instituição em todos os seus departamentos. Essas são algumas das vantagens em se adotar um sistema de ERP clínico ou administrativo. No entanto, para que isso seja possível, é necessário que processos sejam revistos e o hospital tenha um modelo de governança em TI adequado para suportar as novas tecnologias.Em 2005, quando o atual gerente de TI do hospital Samaritano Klaiton Simão assumiu sua função na instituição, ele trabalhava com sistemas de gestão diferentes: um com foco na gestão assistencial, desenvolvido pelo próprio hospital, e um administrativo- financeiro, da Microsiga, atual TOTVS. Em 2006 e 2007, o executivo atuou fortemente na mudança do então atual modelo de governança de TI do Samaritano, e em 2008, após a reformulação, iniciou o projeto de implantação de uma nova ferramenta de ERP.O projeto de escolha do novo sistema começou em 2008, e o primeiro passo foi constituir um comitê gestor do projeto que tivesse o envolvimento de todas as lideranças da organização, uma vez que essa iniciativa não poderia ser vista apenas como um projeto de TI, e sim como uma demanda corporativa. “O Hospital Samaritano, naquele momento, já estava iniciando a constru-ção do novo complexo hospitalar, e, por esse motivo, precisávamos de uma nova ferramenta de gestão para que o hospital tivesse uma eficiência melhor em seus processos internos de controles e fluxos e, para que o hospital, operando com o dobro de sua capacidade, tivesse uma plataforma operacional mais segura e eficiente”, completa o gerente de TI do Samaritano. Para formar esse comitê foram convidadas, além da equipe de TI, responsável pelo projeto, as diretorias clínica, técnica, gerências de enfermagem, operações, planejamento e um consultor médico- especialista na área de implantação em projetos de TI.De acordo com Simão, após a elaboração do comitê, o próximo passo foi elaborar uma Request For Information (RFI), conceito utilizado em gerenciamento de projetos para especificar todos os requi-

sitos que uma determinada solução de software precisa para atender as necessidades do hospital. “Depois de, elaborada, encaminhamos a RFI para todas as empresas de solução do mercado.”Com base nas respostas das empresas o hospital começou o processo de escolha do novo sis-tema com 18 empresas, nacionais e estrangeiras. “Com essa RFI, chegamos a três finalistas, pois a gama de requisitos era muito abrangente e apenas três cumpriam o que solicitamos”, acrescenta o executivo.Segundo ele, o processo de formar o comitê gestor e fazer a RFI, que deu origem a uma Request For Proposal (RFP), durou de oito meses e a opção foi pelo Tasy, da Wheb Philips. “Em setembro do mesmo ano, o projeto de implantação do ERP começou efetivamente”.A implantação do Tasy no Samaritano durou sete meses, terminando em março de 2009, quando entrou, efetivamente, em operação no Samaritano integrando as áreas clínica e administrativa.Para a execução do projeto de implantação, a TI do hospital realizou um levantamento dos proces-sos e uma análise de aderência da ferramenta, e adaptou alguns de seus processos ao sistema. “O hospital mudará a forma de trabalhar para se adaptar à ferramenta, premissa que foi fundamental para o sucesso da implementação. É claro que esta decisão trouxe um back log grande de pendên-cias, pois vivíamos no hospital um cenário que precisava de mudanças em seu sistema, com áreas bem assistidas pelo ERP e outras que sequer utilizavam ele”, ressalta Simão.Há três anos operando com o Tasy, o hospital paulista passou a ter suas informações organizadas em um fluxo de dados e processos uniformes já parte para uma nova etapa em busca da sofisti-cação funcional. “Isso é usar efetivamente a tecnologia da informação como alicerce estratégico. Não dá pra pensar em estratégia se minha base de dados está podre, e este é um erro muito comum que vemos as organizações fazerem”, afirma.O Samaritano trabalha na implantação de uma série de ferramentas que orbitam sobre sua base transacional, que efetivamente representam um diferencial estratégico. “É nesse momento que a TI efetivamente pode contribuir com a estratégia da organização ao invés de só ficar no registro do dado e seu controle”, finaliza o gerente de TI do hospital.

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