schaule sonja ppt
Upload: vlaamse-vereniging-voor-bibliotheek-archief-documentatie-vzw
Post on 14-Jun-2015
1.608 views
TRANSCRIPT
Een digitaal archief in 10 stappen
Sonja Schaule – Informatie aan Zee 11/09/2009
Sonja Schaule – Een digitaal archief in 10 stappen – Informatie aan Zee 11/09/2009
[ agenda ]
● basis en belangrijke principes● 10 stappen
+ demonstratie tools JHOVE, DROID, PLATO
Sonja Schaule – Een digitaal archief in 10 stappen – Informatie aan Zee 11/09/2009
[ Digitaal Depotbasis ]
● digitaal object
● digitaal document
● digitaal archiefdocument
context-informatie
Sonja Schaule – Een digitaal archief in 10 stappen – Informatie aan Zee 11/09/2009
[ Digitaal Depotbelangrijke principes ]
Archiveren van authentieke en integere documenten vs. snelle technologische ontwikkeling en veroudering van formaten, dragers, leestechnologie en -apparatuur vereist:
● risicospreiding● risicopreventie● risicoherstel
→ actief preserveringsbeleid
Sonja Schaule – Een digitaal archief in 10 stappen – Informatie aan Zee 11/09/2009
[ 10 stappenoverzicht ]
hard- en softwarearchitectuur
functionaliteitendigitaal archief
documenterendigitaal archief
Sonja Schaule – Een digitaal archief in 10 stappen – Informatie aan Zee 11/09/2009
[ 10 stappenoverzicht ]
hard- en softwarearchitectuur
functionaliteitendigitaal archief
documenterendigitaal archief
Sonja Schaule – Een digitaal archief in 10 stappen – Informatie aan Zee 11/09/2009
[ hard- en softwarearchitectuuropslagsysteem 1]
● bestaan duurzame gegevensdragers in de digitale wereld?● nog een probleem: afhankelijkheid van leestechnologie
George W. Hart, disk combobulation
Sonja Schaule – Een digitaal archief in 10 stappen – Informatie aan Zee 11/09/2009
[ hard- en softwarearchitectuuropslagsysteem 1]
WAT DOEN?● opslagsysteem
● uitbreidbaar● gescheiden van de beheersapplicatie● ondersteunt meerdere interfaces
● genormeerde gegevensdragers● genormeerde bestandssystemen● digitale objecten naar een nieuw opslagsysteem overplaatsen
WANNEER:● de vereiste leestechnologie raakt in onbruik/ wordt niet langer ondersteund (fysieke
dragers, bestandssysteem, aansluitingen, …)● het aantal fouten op een drager stijgt opvallend ● de drager degradeert
Sonja Schaule – Een digitaal archief in 10 stappen – Informatie aan Zee 11/09/2009
[ hard- en softwarearchitectuuropslagsysteem 1]
WAT DOEN?● kwaliteitscontroles
● alle digitale objecten aanwezig?● bitintegriteit OK?● kwaliteit en performantie opslagsysteem en/of opslagmedia OK?● digitale objecten virusvrij?
● permanent en systematisch● volledig geautomatiseerd (bv. NAS/SAN systemen)● of bij eenvoudigere systemen: steekproefgewijs op een representatief staal● checksums/ CRC's voor controle bitintegriteit
● toegangscontrole
Sonja Schaule – Een digitaal archief in 10 stappen – Informatie aan Zee 11/09/2009
[ hard- en softwarearchitectuuropslagsysteem 1]
WAT DOEN?● back-ups en veiligheidskopieën
● meerdere kopieën van één digitaal object● verschillende opslagsystemen of -media voor moeder- en veiligheidskopie ● verschillende bestandssystemen voor moeder- en veiligheidskopie● opslagmedia van verschillende producenten● verschillende locaties voor moeder- en veiligheidskopieën● bij opslag op harde schijven:
● RAID-configuratie (min. niveau 5 of 5+)● mirroring van digitale objecten in twee of drie systemen● monitoring performantie van harde schijven
Sonja Schaule – Een digitaal archief in 10 stappen – Informatie aan Zee 11/09/2009
[ hard- en softwarearchitectuur metadata duurzaam bewaren 2]
Sonja Schaule – Een digitaal archief in 10 stappen – Informatie aan Zee 11/09/2009
[ hard- en softwarearchitectuur metadata duurzaam bewaren 2]
● digitale duurzaamheid van documenten heeft alleen nut als de metadata over de documenten digitaal duurzaam worden bewaard
● meeste archiveringssystemen slaan metadata in eigen formaat en/of database op
● afhankelijkheid● metadata moeten bij elke versie upgrade worden gemanipuleerd
WAT DOEN?● systeemonafhankelijke opslag (geen vendor lock-in)● metadata niet enkel in applicatieafhankelijke formaten en/of
database bewaren● bv. in XML-formaat in het digitale archiveringssysteem bewaren
● archiveringsstrategie voor metadata● documentatie over datamodel van database archiveren
Sonja Schaule – Een digitaal archief in 10 stappen – Informatie aan Zee 11/09/2009
[ hard- en softwarearchitectuurband document – metadata 3]
● contextinformatie is essentieel voor het begrijpen en gebruiken van archiefdocumenten
● veel archiveringssystemen slaan metadata gescheiden van documenten op
METADATA
arch
iver
ings
syst
eem
Sonja Schaule – Een digitaal archief in 10 stappen – Informatie aan Zee 11/09/2009
METADATA
[ hard- en softwarearchitectuurband document – metadata 3]
WAT DOEN?● duurzame/ reconstrueerbare link document-metadata● metadata inbedden in header van bestanden (bv. bij TIFF)● inkapseling van document en metadata in containerformaat
(bv. XML)● opslag metadata bij digitale objecten in het opslagsysteem
(bv. als XML)ar
chiv
erin
gssy
stee
m
Sonja Schaule – Een digitaal archief in 10 stappen – Informatie aan Zee 11/09/2009
● elk object moet identificeerbaar zijn● elk object moet lokaliseerbaar zijn● elk object moet controleerbaar zijn op fouten ● relatie document – representaties – digitale objecten moet
duidelijk zijn
[ functionaliteiten digitaal archief voor elk digitaal object metadata registreren 4]
Sonja Schaule – Een digitaal archief in 10 stappen – Informatie aan Zee 11/09/2009
[ functionaliteiten digitaal archief voor elk digitaal object metadata registreren 4]
WAT DOEN?Expliciet registeren van (in datatabel, XML-bestand, ...):
● unieke identificatiekenmerken ID● reference information: locatie binnen het opslagsysteem ● fixity information: CRC/checksum
● tools: MD5summer, md5, MD5/SHA hash tool, Advanced Checksum Verifier, ...● representation information: bestandsformaat en toegepast
profiel ● tools voor extractie van formaatinformatie: JHOVE, DROID, FITS, National Library
of New Zealand Metadata Extractor, Apache Tika, MediaInfo● naar file format registries verwijzen: UDFR (Pronom+GlobalDigitalFormatsRegistry)
● relatie met de representatie en het digitale document
Sonja Schaule – Een digitaal archief in 10 stappen – Informatie aan Zee 11/09/2009
[ functionaliteiten digitaal archief essentiële eigenschappen definieren en documenteren 5]
● essentiële eigenschappen van documenten moeten worden bewaard
● welke dit zijn hangt af van de ontstaanscontext en archiefwaarde
WAT DOEN:● documenteren welke elementen van een digitaal document
essentieel zijn voor het behoud van authenticiteit en integriteit● Binnen welke context is het document ontstaan (tentoonstelling, werkproces,
evenement, …)?● keuzes van archiveringsformaten, omzettings- en
emulatietools baseren op het behoud van de essentiële eigenschappen van het document
Sonja Schaule – Een digitaal archief in 10 stappen – Informatie aan Zee 11/09/2009
[ functionaliteiten digitaal archief essentiële eigenschappen definieren en documenteren 5]
Sonja Schaule – Een digitaal archief in 10 stappen – Informatie aan Zee 11/09/2009
[ functionaliteiten digitaal archief leesbaarheid van documenten bewaren 6]
● leesbaarheid van digitale objecten hangt af van software
WAT DOEN?● afhankelijkheden van softwarepakket, -versie of -leverancier
vermijden door formaten en codecs die:● genormeerd en open gedocumenteerd zijn● voldoende gedocumeeteerd zijn● essentiële eigenschappen van het authentieke document bewaren● geen significant informatieverlies met zich meebrengen● voldoen aan de behoeften van de gebruikersgroep(en)
Sonja Schaule – Een digitaal archief in 10 stappen – Informatie aan Zee 11/09/2009
[ functionaliteiten digitaal archief leesbaarheid van documenten bewaren 6]
WAT DOEN?● migratie en/of emulatie
● opties open houden door oorspronkelijk en duurzaam archiveringsformaat te bewaren
Sonja Schaule – Een digitaal archief in 10 stappen – Informatie aan Zee 11/09/2009
[ functionaliteiten digitaal archief leesbaarheid van documenten bewaren 6]
WAT DOEN?● zijn documenten vrij van wachtwoorden/encrypties?● welke representaties van documenten zijn aanwezig?● bij opname in het digitale archief controleren:
● zijn vereiste representaties aanwezig?● voldoen representaties aan voorgeschreven formaatprofiel?
● tools: JHOVE en/of DROID● zijn de documenten niet corrupt of beschadigd?● kunnen documenten geopend worden?● zijn technische metadata aanwezig?● is software-ondersteuning voor het leesbaar maken van documenten aanwezig?
● technologische evolutie opvolgen● PLATO-tool
bewaarstrategie en tools kiezen, preserveringsacties plannen envoorbereiden, preserveringsacties documenteren
Sonja Schaule – Een digitaal archief in 10 stappen – Informatie aan Zee 11/09/2009
[ functionaliteiten digitaal archief componenten voor getrouwe reconstructie archiveren 7]
In de digitale wereld is het niet altijd voldoende om een digitaal document te archiveren. Voor de getrouwe reconstructie is meestal bepaalde software vereistWAT DOEN?
● alle componenten voor de getrouwe reconstructie identificeren
● documenten openen op computer met minimale hard- en softwareconfiguratie, zonder netwerkverbinding
● vereiste componenten opnemen in digitaal archief● geen afhankelijkheden van externe bronnen● bij archivering in documentvorm: templates, formulieren, stylesheets● bij archivering los van documentvorm: brongegevens en logica ● bij emulatie: ghosts of images van de applicatiesoftware archiveren
● componenten en hun afhankelijkheden en onderlinge relaties documenteren
Sonja Schaule – Een digitaal archief in 10 stappen – Informatie aan Zee 11/09/2009
[ functionaliteiten digitaal archiefbeheer van documenten documenteren 8]
Hoe kunnen we de authenticiteit van documenten onderbouwen?
WAT DOEN?documenteer de evolutie van een document vanaf creatie/opname in het digitale archief
● beheersmetadata● bepalen voor welke beheersacties welke metadata uitgevoerd worden
● metadata voor het uitvoeren van preserveringsacties● WELKE ACTIE werd WANNEER uitgevoerd?● WELKE TOOLS werden gebruikt?● WIE voerde de actie uit?
Sonja Schaule – Een digitaal archief in 10 stappen – Informatie aan Zee 11/09/2009
[ functionaliteiten digitaal archief documenten beschrijven 9]
Beschrijvende metadata zijn nodig om documenten terug te vinden en te begrijpen
● WAT DOEN?● documenten identificeren
● ISAD(G), ISAAR, ISDF, ISBD, MARC21, CDWA, … ● trefwoorden, tagging, taxonomie
● documenten contextualiseren● WIE is de archiefvormer?● binnen WELK WERKPROCES had het document een rol?● WELKE RELATIE heeft het document met andere documenten?
● koppeling voorzien● dossierlijsten
● retrieval mogelijk maken● gearchiveerde documenten indexeren
Sonja Schaule – Een digitaal archief in 10 stappen – Informatie aan Zee 11/09/2009
[ documentatie digitaal archief digitaal archief documenteren 10]
● reconstructie van de levenscyclus van archiefdocumenten moet mogelijk zijn zonder te hoge redundantie
● “gemakkelijk” versiebeheer en probleemopvolging● bescherming tegen vendor lock-in● het digitale archief is geen black box voor archiefbeheerders● verantwoording afleggen over werking en beheer
???
Sonja Schaule – Een digitaal archief in 10 stappen – Informatie aan Zee 11/09/2009
[ documentatie digitaal archief digitaal archief documenteren 10]
WAT DOEN?
● archiveren van documentatie van:● digitaal archiveringsbeleid, bewaarstrategie, toegepaste
normen en standaarden ● databasemodellen, broncode● procedures, workflows
● UML-diagrammen, use cases, schema's informatie- en systeemarchitectuur● handleidingen, richtlijnen, checklists archiveren
● opslagsysteem, logica● documentatie niet exclusief in het eigen archief bewaren
● escrowregeling, notaris, archiefbeheerende instelling
Sonja Schaule – Een digitaal archief in 10 stappen – Informatie aan Zee 11/09/2009
[ meer informatie ]
● F. Boudrez, Een digitaal archief in 10 stappen● F. Boudrez, Basisprocessen voor een digitaal archiefdepot● S. Schaule, Organisatorische aspecten bij het bouwen en het
beheren van een digitaal depot● DAVID-handboek. Digitaal archiveren in de praktijk● XML-schema's e-mail, database, calendar, …
Deze en verdere publicaties zijn beschikbaar opwww.edavid.be
Sonja Schaule – Een digitaal archief in 10 stappen – Informatie aan Zee 11/09/2009
Vragen? Suggesties? [email protected]
www.edavid.be