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PROCESO PRESTACIÓN DE LOS SERVICIOS SOCIALES

PROTOCOLO PRESENTACIÓN DE INFORMES OPERADORES

SUBDIRECCIÓN PARA LA VEJEZ

Código: PTC-PSS-015

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Fecha: Memo Int I2018072279 – 26/12/2018

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1 Objetivo del protocolo

Establecer los lineamientos para la presentación de informes por parte de los asociados-operadores que prestan los servicios sociales Centros Día, Centros Noche y Centros de Protección Social de la Subdirección para la Vejez.

2 Marco conceptual

Soportes contables: de acuerdo a lo establecido en el Estatuto Tributario Art 617 Requisitos de la factura de venta.

“Art. 617. Requisitos de la factura de venta.

Para efectos tributarios, la expedición de factura a que se refiere el artículo 615 consiste en entregar el original de la misma, con el lleno de los siguientes requisitos:

a. Estar denominada expresamente como factura de venta.

b. Apellidos y nombre o razón y NIT del vendedor o de quien presta el servicio.

c. *Modificado* Apellidos y nombre o razón social y NIT del adquirente de los bienes o servicios, junto con la discriminación del IVA pagado.

d. Llevar un número que corresponda a un sistema de numeración consecutiva de facturas de venta.

e. Fecha de su expedición.

f. Descripción específica o genérica de los artículos vendidos o servicios prestados.

g. Valor total de la operación.

h. El nombre o razón social y el NIT del impresor de la factura.

i. Indicar la calidad de retenedor del impuesto sobre las ventas.

Al momento de la expedición de la factura los requisitos de los literales a), b), d) y h), deberán estar previamente impresos a través de medios litográficos, tipográficos o de técnicas industriales de carácter similar. Cuando el contribuyente utilice un sistema de facturación por computador o máquinas registradoras, con la impresión efectuada por tales medios se entienden cumplidos los requisitos de impresión previa. El sistema de facturación deberá numerar en forma consecutiva las facturas y se deberán proveer los medios necesarios para su verificación y auditoría”.





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3 Condiciones generales

3.1 Alcance

El protocolo de presentación de informes debe ser aplicado durante la ejecución y liquidación del contrato o convenio.

3.2 Lineamientos de Gestión Documental

Los lineamientos aquí descritos se fundamentan de conformidad a lo establecido por el Instructivo para la conformación, organización y administración de expedientes de historias sociales (I-BS-067), el Procedimiento control de documentos (PCD-DE-001), y los estipulados por la Subdirección para la Vejez, así mismo complementan y no reemplazan lo estipulado en los documentos contractuales ni la normativa vigente.

● La carpeta debe ser en cartón tamaño oficio.

● La documentación debe ser entregada en orden cronológico de lo más antiguo a lo más reciente.

● Evitar el uso de cintas y adhesivos sobre los documentos.

● No subrayar o hacer anotaciones sobre los documentos.

● Los CD´s se ubicarán dentro de un sobre de papel bond blanco o de manila, el cual se considerará como un folio de la carpeta con los siguientes datos: asociado-operador del Convenio/Contrato, Número de Convenio/Contrato y vigencia, Servicio Social (Centro de Protección Social/Centro Día/Centro Noche, modalidad de atención (Moderado o Severo) y periodo de informe.

● Firmar con bolígrafo convencional de tinta insoluble color negro ya que las demás son tintas no capturadas en procesos de digitalización o microfilmación, produciendo deterioro y desmejora en la presentación del documento.1

● Foliar con lápiz de mina negra tipo HB o B suavemente, pero legible, en la esquina superior derecha de la cara recta del folio en el mismo sentido del texto y lectura del documento.

1 INSTRUCTIVO PARA LA CONFORMACIÓN, ORGANIZACIÓN Y ADMINISTRACIÓN DE EXPEDIENTES DE HISTORIAS SOCIALES





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● La carpeta debe estar foliada a doscientos cincuenta (250) folios aproximadamente, previniendo la fragmentación de los documentos y con perforación a tamaño oficio.

● Los documentos escaneados deben ser legibles, claros, completamente diligenciados y debidamente identificados.

● No se aceptan documentos en papel químico, la información que esté en papel químico debe ser radicada en fotocopia.

● Antes de llevar la documentación para la entrega, se debe tener en cuenta que ésta debe ser escaneada para consulta por parte de la unidad operativa, la cual será de apoyo en el caso de llegar a necesitarla.

● La impresión de un formato puede realizarse en tamaño de papel carta u oficio según la necesidad que se presente. Esto no representa una modificación en su contenido.

● No se podrá modificar la estructura de los formatos del SIG. Si durante su diligenciamiento no se requiere registrar información se deberá escribir la palabra no aplica.2

● La foliación del informe mensual es independiente a la de entrega de evidencias.

● Las evidencias o soportes del informe mensual se deben presentar en un oficio independiente en el cual se relacionen cada uno de los soportes adjuntos al informe con los siguientes datos: Asociado-operador del Convenio/Contrato, Número de Convenio/Contrato y vigencia, Servicio Social (Centro de Protección Social/Centro Día/Centro Noche), modalidad de atención (Moderada o Severa) y periodo de informe.

● Aplicar la siguiente estructura semántica para nombrar los documentos electrónicos que se entregan en CD-ROM o DVD:

Tabla 1 Estructura semántica para nombrar documentos electrónicos.Recomendaci

ón Observación Ejemplo

Longitud de Nombre

Mínimo 5, máximo 30 caracteres.Si el nombre del documento es muy extenso, esto puede afectar procesos de backup, copia, migración, restauración, transferencia o compatibilidad entre sistemas de archivos.

PruebaArchivo.doc (adecuado)PruebaArchivoArchivoGeneralDeLaNacion.doc (inadecuado)

2 PROCEDIMIENTO CONTROL DE DOCUMENTOS





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Recomendación Observación Ejemplo

Uso de guiones y carácteres especiales

No incluir ningún tipo de guion (_ -), ni de espacios, ningún tipo de caracteres especiales.

PlanPagos.doc (adecuado) Plan_de_pagos.doc (inadecuado)

Características del nombre

El nombre del documento debe identificar en primera instancia el resultado del proceso del cual es producto, debe ser único, preciso, específico, de fácil recordación, de tal forma que se pueda buscar el documento por medio de un sistema destinado para tal fin, y este sea ubicado en el menor tiempo posible.

Se pueden establecer ciertos estándares de nombramiento como por ejemplo que cuando se incluye el nombre de una persona colocar el apellido primero.

PoliticaAmbiental.pdf (adecuado)pAmbiental.pdf. (inadecuado)

Pronombres yPreposiciones

Evitar el uso de pronombre como el, la, los y preposiciones como “de, en, por, para”, puesto que agregan un número mayor de caracteres al nombre del documento, se sugiere usarlos en el caso que sea fundamental para su identificación. Igualmente se sugiere no utilizar palabras como: si, pero, para.

PoliticaAmbiental.doc (adecuado) LaPoliticaAmbiental.doc (inadecuado)

Uso de Mayúsculas y Minúsculas

Usar mayúsculas al inicio del nombre del documento, si el nombre del documento es compuesto, usar la letra mayúscula al inicio de la palabra inicial e inicio de cada palabra compuesta.

PoliticaArchivistica.pdf (adecuado)POLITICAARCHIVISTICA.pdf (inadecuado)

Fuente: Guía para la Gestión de Documentos y Expedientes Electrónicos – MINTIC





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4 Desarrollo del protocolo

4.1 Informe mensual

El informe mensual, debe ser radicado dentro de los primeros cinco días hábiles de cada mes, con oficio donde se relacione el número del convenio/contrato, mes, año de informe y relación de anexos. El lugar de radicación será en la Secretaría Distrital de Integración Social – SDIS ubicada en la Carrera 7 No. 32-12, local 103 del centro comercial San Martín, Bogotá D.C., o al que la Secretaría Distrital de Integración Social disponga para dicho fin; dirigido a la Subdirección para la Vejez.

De acuerdo con lo establecido en los Anexos técnicos y Clausulado del convenio o contrato el asociado-operador, debe ser corresponsable en la entrega oportuna de los informes y cuentas de cobro con las fechas estipuladas de presentación de informes para que el debido proceso de la SDIS sea ejecutado en los tiempos adecuados y el pago se realice oportunamente; Así mismo, se aclara que la no radicación o la radicación incompleta del informe mensual de gestión, conlleva que el proceso de pago o desembolso se extienda y no sea oportuno.

La conformación del informe mensual debe estar en el siguiente orden:

Factura legalmente constituida en cumplimiento a la normativa vigente, la cual será radicada una vez se realice las respectivas revisiones de los soportes allegados por el contratista – asociado.

Formato informe mensual de convenio o contrato Formato informe mensual de operadores - asociados (FOR-PSS-209), establecido por la SDIS.

Soportes en medio magnético que evidencien el cumplimiento de cada obligación contractual, la información contenida debe tener la siguiente estructura:

o Centros de Protección Social

ObligacionesGenerales ObligacionesTécnicas

Las carpetas obligaciones generales y Obligaciones técnicas deben tener la siguiente estructura:

ComponenteAtencionIntegral

Obligacion01

PAI

o Centro Día y Centro Noche

ServicioSocialCentroDía/CentroNochePalabrasMayores





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ObligacionesGenerales

Obligacion01

Obligacion02

ObligacionesTécnicas

Obligacion01

Obligacion02

Componente Talento Humano

Obligacion01

Obligacion02

ComponenteAmbientesAdecuadosSeguroS

Obligacion01

Obligacion02

Soportes en medio físico, se debe presentar un oficio en el cual se relacionen cada uno de los soportes adjuntos al informe con los siguientes datos: Asociado-operador del Convenio/Contrato, Número de Convenio/Contrato y vigencia, Servicio Social (Centro de Protección Social/Centro Día/Centro Noche, modalidad de atención (Moderada o Severa) y periodo de informe. La Guía Presentación de evidencias del informe mensual de la Subdirección para la Vejez, especifica las evidencias que se deben aportar en la presentación de informes mensuales por parte del asociado-operador de acuerdo a cada una de las obligaciones por componente de los servicios Centros día, Centros noche y Centros de protección social.

● Informe financiero, de acuerdo con los lineamientos del numeral que se describe a continuación.

4.2 Presentación del Informe financiero

A continuación, se establecen los lineamientos de presentación de informe financiero con las generalidades, aclaraciones y finalmente especificaciones por servicio.

Libro auxiliar contable: registro de los movimientos contables durante la ejecución del convenio-contrato, el cual debe ser acorde con los soportes y certificaciones grabados en los CD-ROM o DVD.





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Liquidación de cupos: se debe diligenciar el Formato liquidación mensual cupos centros día y centros noche (FOR-PSS-210) O Formato liquidación mensual cupos centros de protección social (FOR-PSS-211) de acuerdo al servicio que aplique, sin modificar las celdas resaltadas. Se precisa que el no pago de servicios que carecen de soportes financieros idóneos son asumidos como “recursos no ejecutados” y constituyen una circunstancia totalmente diferente a los descuentos descritos en el anexo técnico de cada contrato y/o convenio.

Soportes contables: estos deben ser incluidos en el CD-ROM o DVD, teniendo en cuenta la estructura de presentación de información (formato magnético) descrita en el presente documento. No serán válidos soportes que no pertenezcan a los rubros establecidos en la estructura de costos. Se debe tener en cuenta: i) las especificaciones establecidas en el anexo técnico respectivo; ii) se debe validar que los soportes sean legibles y se encuentren debidamente diligenciados, iii) que los soportes se presenten de conformidad con lo establecido en el artículo 617 del Estatuto Tributario, y iv) que cada soporte incluya el número del convenio.

En este sentido, aplicar lo establecido en el Estatuto Tributario Art 617 Requisitos de la factura de venta y lo establecido en la circular Nro. 055 de 2016 expedida por la DIAN.Por su parte, los recibos deberán ser debidamente diligenciados y se deberán presentar junto con una copia del RUT. Cuando se realizan compras a personas naturales, se debe solicitar copia del Registro Único Tributario (RUT), en el marco de lo establecido en el artículo 177-2 del Estatuto Tributario).

Finalmente, los soportes contables que se presenten a la SDIS, deben cumplir con: i) los requisitos establecidos en el ordenamiento jurídico vigente, ii) los criterios definidos en los anexos técnicos, y iii) no podrán superar los valores de referencia de la estructura de costos. Por tanto, aquellos soportes que no cumplan las condiciones descritas anteriormente, no tengan relación con los servicios efectivamente prestados, e induzcan al error a esta supervisión, serán considerados documentos sin ningún valor jurídico ni contable (emitidos de mala fe), por lo cual, la Secretaria Distrital de Integración Social, pondrá estos hechos y situaciones en conocimiento de las instancias administrativas y legales competentes.

Ejecución Financiera (informe financiero ejecutor): la ejecución financiera debe incluirse en el CD-ROM o DVD; en el cual el asociado-operador presenta la ejecución mensual de los recursos destinados para la operación del convenio o contrato. El informe debe estar acorde con los soportes contables, en referencia a los totales de acuerdo con la estructura de costos establecida. Es importante, validar y verificar que la ejecución mensual no supere el valor mensual establecido por rubro, de ser así, se deberá relacionar en el formato respectivo en la parte inferior (mayor valor soportado) y aclarar a que rubro corresponde dicha ejecución. El formato a utilizar es el Formato Mensual financiero ejecutor FOR-PSS-212, compartido por la SDIS y el valor total del periodo deberá coincidir con el valor de la factura y de la liquidación de cupos.





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Extracto bancario de la cuenta de ahorros exclusiva para el manejo de los recursos: de conformidad con lo establecido en los convenios de asociación, el asociado-operador debe disponer de una cuenta de ahorros exclusiva para el manejo de los recursos que se desembolsan por parte de la SDIS en el marco de la ejecución de cada negocio jurídico. Por tanto, una vez finalizada la ejecución del convenio el asociado deberá dirigirse a la oficina de contabilidad ubicada en el piso 18 carrera 7 N° 32 – 12, con el respectivo extracto bancario de la cuenta de ahorros y solicitar el Formato de Recaudos Varios, con el fin de realizar el reintegro de los rendimientos generados producto de la operación del Convenio. Lo anterior debe realizarse durante los siguientes cinco (05) días hábiles a la fecha de finalización del Convenio y presentar copia de la transacción a la SDIS.

Así mismo el asociado debe presentar mensualmente (según lo establecido en el presente documento) el extracto bancario de cuenta de ahorro exclusiva, con el fin de realizar el seguimiento respectivo a los rendimientos generados que se reintegraran una vez finalice la ejecución del convenio. Finalmente, en los contratos interadministrativos es necesario adjuntar certificado de la cuenta de ahorros exclusiva para el manejo de los recursos, de acuerdo con lo establecido en el clausulado.

Donaciones: Bajo ninguna circunstancia las donaciones recibidas por el asociado – operador, podrán ser causadas en la ejecución presupuestal de los recursos de la SDIS.

La cláusula de “Desembolso” o “Pago” de cada uno de los convenios o contratos, establece que el desembolso o pago por los servicios se realiza en mensualidades vencidas de acuerdo con el servicio prestado, de conformidad con los costos fijos, variables y otros costos variables por realización o causación. Por lo anterior se debe tener en cuenta:

Los formatos dispuestos para el informe financiero no deberán ser modificados. Las fechas de las facturas, documentos equivalentes o recibos deberán

corresponder al periodo en revisión. Los soportes documentales que presente el asociado-operador con el fin de

acreditar contablemente los servicios efectivamente prestados para cada periodo, no deben superar el promedio mensual del valor total de la estructura de costos de los aportes de la SDIS (excluyendo los costos por realización).

En los casos excepcionales donde se supere dicho promedio mensual, el asociado- operador debe:

o Incluir en el informe financiero ejecutor, una observación que describa el valor correspondiente a los servicios prestados en el respectivo periodo, sin superar el promedio mensual del valor total de la estructura de costos de los aportes de la SDIS (excluyendo los costos por realización). Así mismo debe indicar el valor pendiente de cobro que corresponde a la diferencia presentada entre el promedio mensual y el valor soportado y facturado.





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o En relación con lo anterior, el valor pendiente de cobro deberá ser incluido en el siguiente desembolso o pago sin que los soportes documentales del mes siguiente superen el promedio mensual, indicando la respectiva aclaración.

o Si el conjunto de facturas o documentos soporte, superan el promedio mensual y esta observación no se incluye en el informe financiero ejecutor (en los términos descritos anteriormente), no se reconocerá su valor total y el mismo se definirá como “recursos no ejecutados”.

Las facturas que presente el asociado – operador, no deberán mezclar los rubros de la estructura de costos. Por ejemplo, la factura correspondiente al rubro de alimentación no deberá contener elementos de aseo personal.

4.3 Lineamientos para la Presentación de información financieraA continuación se establecen los lineamientos de presentación de la información financiera de forma física y magnética en términos generales para todos los servicios de la Subdirección para la Vejez, posteriormente se establece la información específica por cada servicio:

4.3.1 Presentación físicaJunto con el informe mensual del contrato o convenio el asociado - operador debe radicar los siguientes soportes originales y en el siguiente orden:

Liquidación mensual de cupos atendidos, en el Formato Liquidación mensual de cupos centros día y centros noche (FOR-PSS-210) o Formato Liquidación mensual de cupos centros de protección social (FOR-PSS-211) de acuerdo al servicio que aplique.

Formato Relación meta física centros de protección social (FOR-PSS-213), (aplica únicamente para centros de protección social - CPS).

Formato informe financiero ejecutor por cada estructura de costos (unidad operativa), en el Formato Mensual financiero ejecutor (FOR-PSS-212).

Formato Relación talento humano (FOR-PSS-214), (aplica para convenios). Formato Entrega elementos aseo personal (FOR-PSS-215). Formato Entrega de vestuario centros de protección social FOR-PSS-216,

(aplica únicamente para CPS). Formato Verificación entrega de lencerías centros de protección social (FOR-

PSS-217), (aplica únicamente para CPS). Formato Certificado aprobación de cupos (FOR-PSS-218). Formato Relación entrega de pañales (FOR-PSS-219), (aplica únicamente

para CPS). Certificación general de costos fijos (aplica para convenios), en el modelo

propuesto por la Subdirección de la Vejez, Formato certificación general de costos fijos.

Certificación general de costos fijos y variables (aplica para contrato), en el modelo propuesto por la Subdirección de la Vejez, Formato certificación general de costos fijos y variables CPS.





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Certificación de ejecución de contrapartida (si aplica). Copia de tarjeta profesional del revisor fiscal y/o contador. Certificado de antecedentes de la Junta Central de Contadores. CD-ROM o DVD con los soportes contables y financieros mencionados en el

presente instructivo, previa verificación por parte del asociado– operador de que los archivos estén debidamente grabados.

4.3.2 Presentación magnéticaAnexo al informe mensual del convenio o contrato, adjuntar los siguientes soportes digitales en un CD-ROM o DVD, el cual debe presentarse en un sobre rotulado con la siguiente información:

Asociado-operador del Convenio/Contrato. Número de Convenio/Contrato y vigencia. Servicio Social (Centro de Protección Social/Centro Día/Centro Noche) Modalidad de atención (Moderada o Severa) Periodo de informe.

El contenido grabado en el CD-ROM o DVD regrabable debe incluir las siguientes carpetas ajustadas según estructura de costos, con una carpeta general con el nombre del asociado-operador del convenio o contrato, número de contrato, año y periodo de informe, la cual debe contener:

Una carpeta llamada “1. Liquidación de cupos”, que contenga la liquidación de cupos tanto en Excel como en PDF en el Formato Liquidación mensual de cupos centros día y centros noche FOR-PSS-210 o Formato Liquidación mensual de cupos centros de protección social FOR-PSS-211, de acuerdo al servicio que aplique.

Una carpeta llamada “2. Informe financiero ejecutor” que contenga el informe financiero ejecutor tanto en Excel como en PDF por cada estructura de costos (unidades operativas) en el Formato Mensual financiero ejecutor FOR-PSS-212, establecido por la SDIS. Además del certificado de cuenta de ahorros para el manejo exclusivo de los recursos y el extracto bancario mensual de dicha cuenta. Para el caso de contratos solo aplica el certificado de cuenta de ahorros para el manejo exclusivo de los recursos.

Una carpeta llamada “3. Libro auxiliar” (aplica para convenio), se debe adjuntar el libro auxiliar en Excel.

Una carpeta llamada “4. Aportes del asociado” con la certificación respectiva y soportes contable cuando aplique (aplica para convenio).

Una carpeta llamada “5. Costos Fijos” (aplica para convenio), dentro de esta carpeta deberán adjuntar el certificado general de costos fijos y sus respectivos soportes (cuando aplique), según formato modelo y se deberá crear tres carpetas más así:o Una subcarpeta llamada “Talento Humano” dentro de la cual deberá estar la

certificación asociada a talento humano, con las especificaciones que se





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indican en el presente instructivo y el formato de relación del talento humano denominado Formato Relación talento humano (FOR-PSS-214).

o Una subcarpeta llamada “Bienes consumibles” en la cual se deberá incluir el conjunto de facturas, documentos equivalentes o recibos, que reflejen contablemente la adquisición de bienes consumibles.

o Una subcarpeta llamada “Otros Costos Fijos” dentro de la cual deberá estar la póliza o contrato asociado a servicios funerarios (aplica para CPS) y el contrato de vigilancia.

Para el caso de contratos, se deberá crear una carpeta llamada “Costos Fijos y Costos Variables” en la que se anexe la certificación de costos fijos y variables según formato modelo, Formato certificación general de costos fijos y variables CPS.

Una carpeta llamada “6. Costos Variables”, dentro de esta carpeta se deberá crear otras subcarpetas más así:o Una subcarpeta llamada “Elementos de Aseo Personal”, la cual deberá

contener las respectivas facturas, documentos equivalentes o recibos y el formato de verificación de entrega de elementos de aseo personal denominado Formato Entrega elementos aseo personal (FOR-PSS-215).

o Una subcarpeta llamada “Alimentación” la cual deberá contener las respectivas facturas, documentos equivalentes o recibos.

Una carpeta llamada “7. Costos por Realización o Causación” (según estructura de costos), en esta carpeta se deberán crear subcarpetas teniendo en cuenta la estructura de costos, así:o Una subcarpeta llamada “Salida Lúdico-recreativa” (si aplica según

estructura de costos) la cual deberá contener las respectivas facturas o documentos equivalentes y el respectivo aval.

o Una subcarpeta llamada “Dotación Vestuario” la cual deberá contener las respectivas facturas y el respectivo formato de verificación de entrega de vestuario denominado, Formato Entrega de vestuario centros de protección social (FOR-PSS-216).

o Una subcarpeta llamada “Lencería” la cual deberá contener el respectivo aval, las respectivas facturas y el formato de aval y verificación de entrega de lencería denominada Formato Verificación entrega de lencerías centros de protección social (FOR-PSS-217).

o Una subcarpeta llamada “Elementos de aseo personal” (si aplica según estructura de costos) la cual deberá contener las respectivas facturas, documentos equivalentes o recibos y el formato de verificación de entrega de elementos de aseo personal denominado, Formato Entrega elementos aseo personal (FOR-PSS-215), establecido por la SDIS.

o Una subcarpeta llamada “Primero Auxilios, Absorbentes” (si aplica según estructura de costos) la cual deberá contener las respectivas facturas y el





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formato de entrega establecido por la SDIS denominado Formato Relación entrega de pañales (FOR-PSS-219).

Se aclara que el asociado-operador podrá crear carpetas adicionales, conservando los nombres de la estructura de costos.

4.4 Soportes contables y financieros discriminados por servicio

4.4.1 Centros de protección social

4.4.1.1 Convenio de asociaciónPara la presentación del informe financiero, de acuerdo con lo establecido en el convenio, la estructura de costos y en el anexo técnico, el asociado debe presentar los siguientes documentos:4.4.1.1.1 Soportes Requeridos para Desembolso Costos fijos Los costos fijos se deben soportar contablemente como se indica a continuación:

Certificación general de costos fijos: el asociado debe presentar una certificación firmada por el representante legal según modelo propuesto por la SDIS, Formato certificación general de costos fijos, revisor fiscal y/o contador público, en la cual se discrimine el valor ejecutado durante el respectivo mes de los recursos aportados por la SDIS, para cada uno de los rubros asociados a los costos fijos establecidos en la estructura de costos y de acuerdo con las especificaciones del anexo técnico.

El anterior certificado no exime al asociado de contar con todos los soportes financieros y contables respectivos, los cuales son los documentos que fundamentan la veracidad de la certificación emitida.

Talento humano: el asociado en el certificado general de costos fijos anteriormente mencionado debe acreditar el cumplimiento de las obligaciones frente al Sistema de Seguridad Social Integral y pago de parafiscales durante el periodo de ejecución, que el talento humano cumple con los requisitos de formación y experiencia exigida, al igual que con la dedicación, lo anterior según lo establecido en el anexo técnico.Así mismo, el asociado operador debe anexar el Formato Relación talento humano (FOR-PSS-214), establecido por la SDIS (diligenciado, actualizado y firmado) en el cual certifique el pago de los honorarios o salarios durante el periodo de ejecución. Cuando los honorarios o salarios correspondientes al talento humano sean descritos por un valor inferior al establecido en la estructura de costos, esta diferencia será definida como recurso no ejecutado.

Bienes consumibles: el asociado debe adjuntar en CD-ROM o DVD las facturas, documentos equivalentes, o recibos de los bienes consumibles adquiridos durante el periodo del informe. En todo caso los bienes consumibles soportados deberán estar descritos en el anexo técnico.





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Servicios funerarios: En la certificación general de costos fijos se debe describir la información general de: i) póliza – seguro de riesgo exequial (vigencia, valor, riesgos que ampara, tomador, etc., y/o ii) contrato que garantiza los servicios funerarios (contratista, objeto, valor, estado de pagos etc.). La póliza y/o el contrato se deberán incluir en el CD-ROM o DVD (“Otros costos fijos”).

No serán válidos los soportes de facturas que se presenten asociadas a fallecimientos de personas mayores, debido a que deberán estar cobijados en la póliza o el respectivo contrato funerario.

Vigilancia: en la certificación general de costos fijos anteriormente mencionada, el asociado deberá describir el número de contrato suscrito con la empresa de vigilancia. En todo caso la empresa debe contar con las condiciones establecidas en el anexo técnico de cada convenio y debe estar debidamente autorizada por la Superintendencia de Vigilancia y Seguridad Pública.

Finalmente, el contrato de vigilancia se debe adjuntar en el CD-ROM o DVD (en la carpeta “Otros costos fijos”) en los términos descritos en el presente documento.

4.4.1.1.2 Soportes requeridos para desembolso Costos variables

Elementos de aseo personal: el asociado debe adjuntar en CD-ROM o DVD las facturas, documentos equivalentes o recibos que correspondan a la adquisición de los elementos de aseo personal (por el periodo correspondiente al informe) descritos en el anexo técnico. Así mismo se debe adjuntar el Formato Entrega elementos aseo personal (FOR-PSS-215), establecido por la SDIS debidamente diligenciado.

En todo caso, solo se reconocerá el valor de los elementos de aseo personal debidamente entregados y soportados contablemente, teniendo en cuenta el promedio mensual según estructura de costos.

Componente nutricional – alimentación: el asociado debe adjuntar en CD-ROM o DVD las facturas, documentos equivalentes o recibos de compra de alimentos. Los alimentos adquiridos para la prestación del servicio deben cumplir los criterios técnicos de la minuta patrón aprobada y entregada por la SDIS, no se reconocerán los alimentos que no estén descritos en la minuta patrón. No se reconocerán valores superiores al promedio mensual según estructura de costos.

4.4.1.1.3 Soportes requeridos para desembolso de Costos por realización

Vestuario: el asociado debe adjuntar en CD-ROM o DVD las respectivas facturas o comprobantes de pago en los cuales se evidencien los bienes adquiridos. Anexar diligenciado el Formato Entrega de vestuario centros de protección social (FOR-PSS-216), establecido por la SDIS.





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Salida Lúdico-recreativa (Incluye transporte para la actividad fuera del centro): el asociado deberá adjuntar en CD-ROM o DVD las respectivas facturas o documentos equivalentes en los cuales se soporte contablemente la actividad. En todo caso, estos soportes se deben presentar para su pago en el mes que se realice la salida lúdico – recreativa. Así mismo, el asociado deberá adjuntar copia de la propuesta y el aval emitido por el supervisor.

Lencería: el asociado deberá adjuntar en CD-ROM o DVD las respectivas facturas o comprobantes de pago en los cuales se evidencie la adquisición de los bienes descritos en el anexo técnico. Así mismo, deberá adjuntar, previa aprobación por el supervisor, el Formato Verificación entrega de lencerías centros de protección social (FOR-PSS-217), establecido por la SDIS debidamente diligenciado.

4.4.1.1.4 Soportes requeridos para certificar los aportes del asociado-operador al Convenio de asociación

El asociado debe presentar una certificación firmada por el representante legal, revisor fiscal y/o contador, en la cual discrimine el aporte por cada rubro y el valor mensual ejecutado, de conformidad con su propuesta económica (contrapartida). Esta certificación debe describir la ejecución (por el periodo correspondiente) de los aportes en especie y en dinero, los cuales deben coincidir con los descritos en el informe financiero ejecutor, en lo ofertado en el proceso competitivo y que consta en la estructura de costos.

4.4.1.2 Contrato interadministrativo

Para la presentación del informe financiero, de acuerdo con lo establecido en el contrato, la estructura de costos y en el anexo técnico, el contratista - operador debe presentar los siguientes documentos:

4.4.1.2.1 Soportes requeridos para pago Costos fijos y variables

Los costos fijos y variables se deben soportar contablemente como se indica a continuación:

Certificación general de costos fijos y variables: El contratista – operador debe presentar una certificación firmada por el representante legal, revisor fiscal y/o contador público mediante el Formato certificación general de costos fijos y variables CPS, establecido por la SDIS, en el cual se acredite que la ejecución de los costos fijos y variables, se realizó teniendo en cuenta lo establecido en el contrato, el anexo técnico y la estructura de costos.

Además, debe certificar que se cancelaron los salarios y/o honorarios a los empleados y/o contratistas dando estricto cumplimiento a la tabla de honorarios aprobada por la Secretaría Distrital de Integración Social e incorporada en la estructura de costos del presente contrato. Así mismo, que se dio cumplimiento a las obligaciones frente al





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sistema de seguridad social integral y parafiscal, en lo relacionado con los sistemas de salud, riesgos laborales, pensiones y aportes a las cajas de compensación familiar, SENA e ICBF.

No obstante, en caso de ser requerido por el Supervisor designado por parte de la Secretaría Distrital de Integración Social, el contratista deberá contar con los soportes documentales que acreditan la ejecución de los recursos del contrato.

Elementos de aseo personal: el contratista – operador debe adjuntar en CD-ROM o DVD el Formato Entrega elementos aseo personal (FOR-PSS-215), establecido por la SDIS debidamente diligenciado.

4.4.1.2.2 Soportes requeridos para pago Costos por causación

Vestuario: el contratista – operador debe adjuntar en CD-ROM o DVD las respectivas facturas o comprobantes de pago en los cuales se evidencien los bienes adquiridos. Anexar diligenciado el Formato Entrega de vestuario centros de protección social (FOR-PSS-216), establecido por la SDIS.

Actividades recreativas: el contratista – operador deberá adjuntar en CD-ROM o DVD las respectivas facturas o documentos equivalentes en los cuales se soporte contablemente la actividad. En todo caso, estos soportes se deben presentar para su pago en el mes que se realice la salida recreativa. Así mismo, el contratista – operador deberá adjuntar copia de la propuesta y el aval emitido por el supervisor.

Lencería: el contratista – operador deberá adjuntar en CD-ROM o DVD las respectivas facturas o comprobantes de pago en los cuales se evidencie la adquisición de los bienes descritos en el anexo técnico. Así mismo deberá adjuntar, previa aprobación por el supervisor, el Formato Verificación entrega de lencerías centros de protección social FOR-PSS-217, establecido por la SDIS debidamente diligenciado.

Primeros auxilios y absorbentes: el contratista – operador deberá adjuntar en CD-ROM o DVD las respectivas facturas o comprobantes de pago en los cuales se evidencie la adquisición de los bienes descritos en el anexo técnico y el formato de entrega establecido por la SDIS denominado Formato Relación entrega de pañales (FOR-PSS-219).

4.4.2 Centros Día

4.4.2.1 Convenio de Asociación

Para la presentación del informe financiero, de acuerdo con lo establecido en el convenio, la estructura de costos y en el anexo técnico, el asociado debe presentar los siguientes documentos:





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4.4.2.1.1 Soportes Requeridos para Desembolso Costos fijos

Los costos fijos se deben soportar contablemente como se indica a continuación:

Certificación general de costos fijos: el asociado debe presentar una certificación firmada por el representante legal, revisor fiscal y/o contador público, Formato certificación general de costos fijos, en la cual se discrimine el valor ejecutado durante el respectivo mes de los recursos aportados por la SDIS, para cada uno de los rubros asociados a los costos fijos establecidos en la estructura de costos y de acuerdo con las especificaciones del anexo técnico.

El anterior certificado no exime al asociado de contar con todos los soportes financieros y contables respectivos, los cuales son los documentos que fundamentan la veracidad de la certificación emitida

Talento humano: el asociado en el certificado general de costos fijos mencionada anteriormente debe presentar certificación firmada por el representante legal, el revisor fiscal y/o contador público del asociado, en la cual se acredite el cumplimiento de las obligaciones frente al Sistema de Seguridad Social Integral y pago de parafiscales durante el periodo de ejecución, que el talento humano cumple con los requisitos de formación y experiencia exigida, al igual que con la dedicación, lo anterior según lo establecido en el anexo técnico.

Así mismo, el asociado debe anexar el Formato Relación talento humano (FOR-PSS-214), (diligenciado, actualizado y firmado) en el cual certifique el pago de los honorarios o salarios durante el periodo de ejecución. Cuando los honorarios o salarios correspondientes al talento humano sean descritos por un valor inferior al establecido en la estructura de costos, esta diferencia será definida como recurso no ejecutado.

Bienes consumibles: El asociado debe adjuntar en CD-ROM o DVD las facturas, documentos equivalentes, o recibos de los bienes consumibles adquiridos durante el periodo del informe. En todo caso los bienes consumibles soportados deberán estar descritos en el anexo técnico.

Vigilancia: En la certificación general de costos fijos mencionada anteriormente, el asociado deberá describir el número de contrato suscrito con la empresa de vigilancia. En todo caso la empresa debe contar con las condiciones establecidas en el anexo técnico de cada convenio y debe estar debidamente autorizada por la Superintendencia de Vigilancia y Seguridad Pública.






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4.4.2.1.2 Soportes requeridos para desembolso Costos variables

Alimentos: el asociado debe adjuntar en CD-ROM o DVD las facturas, documentos equivalentes o recibos de compra de alimentos. Los alimentos adquiridos para la prestación del servicio deben cumplir los criterios técnicos de la minuta patrón aprobada y entregada por la SDIS, no se reconocerán los alimentos que no estén descritos en la minuta patrón. No se reconocerán valores superiores al promedio mensual según estructura de costos.

4.4.2.1.3 Soportes requeridos para desembolso Costos por realización

Elementos de aseo personal: El asociado debe adjuntar en CD-ROM o DVD las facturas, documentos equivalentes o recibos que correspondan a la adquisición de los elementos de aseo personal (por el periodo correspondiente al informe) descritos en el anexo técnico. Así mismo se debe adjuntar el Formato Entrega elementos aseo personal (FOR-PSS-215) establecido por la SDIS debidamente diligenciado.


Salida Extramural: el asociado deberá adjuntar en CD-ROM o DVD las respectivas facturas o documentos equivalentes en los cuales se soporte contablemente la actividad. En todo caso, estos soportes se deben presentar para su pago en el mes que se realice la salida lúdico – recreativa. Así mismo el asociado deberá adjuntar copia de la propuesta y el aval emitido por el supervisor.

Vestuario: el asociado debe adjuntar en CD-ROM o DVD las respectivas facturas o comprobantes de pago en los cuales se evidencien los bienes adquiridos.

4.4.2.1.4 Soportes Requeridos Aportes del Asociado


4.4.3 Centros Noche4.4.3.1 Convenio de asociación





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Para la presentación del informe financiero, de acuerdo con lo establecido en el convenio, la estructura de costos y en el anexo técnico, el asociado debe presentar los siguientes documentos:4.4.3.1.1 Soportes Requeridos para Desembolso Costos fijos

Los costos fijos se deben soportar contablemente como se indica a continuación:

Certificación general de costos fijos: el asociado debe presentar una certificación firmada por el representante legal, revisor fiscal y/o contador público, Formato certificación general de costos fijos, en la cual se discrimine el valor ejecutado durante el respectivo mes de los recursos aportados por la SDIS, para cada uno de los rubros asociados a los costos fijos establecidos en la estructura de costos y de acuerdo con las especificaciones del anexo técnico.

El anterior certificado no exime al asociado de contar con todos los soportes financieros y contables respectivos, los cuales son los documentos que fundamentan la veracidad de la certificación emitida.

Talento humano: el asociado, en el certificado general de costos fijos mencionada anteriormente debe presentar certificación firmada por el representante legal, el revisor fiscal y/o contador público, en la cual se acredite el cumplimiento de las obligaciones frente al Sistema de Seguridad Social y pago de parafiscales durante el periodo de ejecución, adicionalmente el talento humano debe cumplir con los requisitos de formación y experiencia exigida, al igual que con la dedicación, lo anterior según lo establecido en el anexo técnico.

Así mismo, el asociado debe anexar el Formato Relación talento humano (FOR-PSS-214) (diligenciado, actualizado y firmado), establecido por la SDIS en el cual certifique el pago de los honorarios o salarios durante el periodo de ejecución. Cuando los honorarios o salarios correspondientes al talento humano sean descritos por un valor inferior al establecido en la estructura de costos, esta diferencia será definida como recurso no ejecutado.

Bienes consumibles: el asociado debe adjuntar en CD-ROM o DVD las facturas, documentos equivalentes, o recibos de los bienes consumibles adquiridos durante el periodo del informe. En todo caso los bienes consumibles soportados deberán estar descritos en el anexo técnico.

Vigilancia: en la certificación general de costos fijos anteriormente mencionada, el asociado deberá describir el número de contrato suscrito con la empresa de vigilancia. En todo caso la empresa debe contar con las condiciones establecidas en el anexo técnico de cada convenio y debe estar debidamente autorizada por la Superintendencia de Vigilancia y Seguridad Pública.





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4.4.3.1.2 Soportes Requeridos para Desembolso Costos Variables

Elementos de aseo personal: el asociado debe adjuntar en CD-ROM o DVD las facturas, documentos equivalentes o recibos que correspondan a la adquisición de los elementos de aseo personal (por el periodo correspondiente al informe) descritos en el anexo técnico. Así mismo, se debe adjuntar el Formato Entrega elementos aseo personal FOR-PSS-215 establecido por la SDIS debidamente diligenciado.


Alimentos: el asociado debe adjuntar en CD-ROM o DVD las facturas, documentos equivalentes o recibos de compra de alimentos. Los alimentos adquiridos para la prestación del servicio deben cumplir los criterios técnicos de la minuta patrón aprobada y entregada por la SDIS, no se reconocerán los alimentos que no estén descritos en la minuta patrón. El valor reportado no podrá superar el promedio mensual según estructura de costos.

4.4.3.1.3 Soportes Requeridos para Desembolso Costos por Realización

Lencería: el asociado deberá adjuntar en CD-ROM o DVD las respectivas facturas o comprobantes de pago en los cuales se evidencie la adquisición de los bienes descritos en el anexo técnico.

Vestuario: el asociado debe adjuntar en CD-ROM o DVD las respectivas facturas o comprobantes de pago en los cuales se evidencien los bienes adquiridos.

4.4.3.1.4 Soportes Requeridos Aportes del Asociado-operador


4.5 Documentos asociados

A continuación se relacionan los tipos documentales establecidos en el SIG que se relacionan en el documento y que se deben aplicar en el ejercicio de supervisión los





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cuales sirven para ampliar la información contenida en el documento y facilitan su comprensión:

FOR-PSS-209 Formato informe mensual. FOR-PSS-210 Formato Liquidación mensual de cupos centros día y centros noche. FOR-PSS-211Formato Liquidación mensual de cupos centros de protección social. FOR-PSS-212 Formato Mensual financiero ejecutor. FOR-PSS-213 Formato Relación meta física centros de protección social. FOR-PSS-214 Formato Relación talento humano. FOR-PSS-215 Formato Entrega elementos aseo personal. FOR-PSS-216 Formato Entrega de vestuario centros de protección social. FOR-PSS-217 Formato Verificación entrega de lencerías centros de protección social. FOR-PSS-218 Formato Certificado aprobación de cupos. FOR-PSS-219 Formato Relación entrega de pañales.

5 Administración del protocolo:

La Subdirección para la vejez es la dependencia responsable de mantener actualizado, implementado y socializado el contenido del presente protocolo. En caso de requerirse actualizaciones al documento, será la Subdirección para la vejez la encargada de liderar el ejercicio.

6 Aprobación del documento

El presente documento fue elaborado, revisado y aprobado por las personas que se relacionan a continuación:

Elaboró Revisó Aprobó

NombreKelly Juliana Macías BuitragoFabio Andrés Bustos Ardila

Diana Marcela Bautista Vargas

Lucas Correa MontoyaKelly Juliana Macías Buitrago

Ana Carolina SallegJuan Sebastián Sierra

Viviana Marcela Luengas CallejasMarco Hernán Peña Lombana

Karen Liseth DiazDiana Marcela Bautista VargasSandra Esperanza Ávila Pérez

Maritza del Carmen Mosquera.

Cargo/Rol Coordinadora Administrativa Financiera Apoyo a la

Supervisión – Subdirección para la Vejez.

Profesional Administrativa y Financiera – Subdirección

para la Vejez.Gestora SIG – Subdirección

para la Vejez.

Subdirector para la VejezCoordinadora Administrativa Financiera Apoyo a

la Supervisión – Subdirección para la Vejez.Coordinadora Apoyo a la Supervisión –

Subdirección para la Vejez.Profesional Abogado – Subdirección para la

Vejez.Asesora Técnica Centros de Protección Social –

Subdirección para la Vejez.Coordinador Servicio Centros Día –

Subdirección para la Vejez.Profesional Servicio Centros Noche –

Subdirección para la Vejez.Gestora SIG – Subdirección para la Vejez.

Directora Territorial.





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Gestora SIG Dirección Territorial.

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