setting outlook 2003
TRANSCRIPT
-
7/25/2019 Setting Outlook 2003
1/23
---- Outlook 2003 settings ----
Microsoft Office Outlook 2003adalah client messaging yang dipergunakan di lingkungan
Sisindokom. Setiap user memiliki MAILBOXdi server sebagai media penerima e-mail yang
ditujukan kepada user tersebut
I. Microsoft Office Outlook 2003 Profile
Sebelum kita bisa menggunakan e-mail, maka kita harus melakukan seting Profilepada Microsoft
Office Outlook 200 kita !dengan asumsi PC/Notebooksudah terinstall Microsoft Office Outlook
200".
#ara setting profile Microsoft Office Outlook 2003adalah sebagai berikut $
%. Masuk ke t!rt-& Control P!nel
2. 'ouble click icon M!il, akan muncul dialog-bo( M!ilseperti di ba)ah$
*pabila sebelumnya pernah membuat +rofile Mailbo(, dialog-bo( M!ildiatas akan digantikan
dengan dialog-bo( M!il etu"seperti pada gambar diba)ah. 'an untuk masuk ke dialog-bo(
M!ilpada gambar di atas, tekan tombol #o$ Profiles
-
7/25/2019 Setting Outlook 2003
2/23
. ntuk membuat sebuah profile baru, dari dialog-bo( Mail tekan tombol A%%. *kan muncul subdialog-
bo( Ne$ Profileseperti gambar di ba)ah ini $
+ada field Profile N!&e' masukkan nama profile yang diinginkan. ama ini bebas anda masukkan, tapi
sebaiknya berisi nama anda. /ekan O(.
. Setelah itu, akan muncul dialog-bo( )-M!il Accounts'biarkan pilihan default di options A%% ! ne$ e-&!il !ccount'lalu tekan tombol Ne*t.
-
7/25/2019 Setting Outlook 2003
3/23
1. +ada pilihan er+er ,"e'pilihlah options Microsoft )*c#!nge er+er.emudian tekan e(t.
-
7/25/2019 Setting Outlook 2003
4/23
3. +ada )*c#!nge er+er ettings' masukkan %orn!pada field Microsoft )*c#!nge er+er'dan
)NAM)anda pada field ser N!&e' emudian tekan tombol C#eck N!&e'
etik nama *nda pada user name lalu klik tombol #heck ame, Maka nama anda akan diberi tanda
n%erline.
+ada dialog-bo( diatas, terdapat pula pilihan se C!c#e% )*c#!nge Mo%e. +ilihan ini untuk
mengaktifkan &o%e c!c#e' berguna apabila kualitas net)ork kita kurang bagus. /etapi anda akan
mendapatkan u"%!te !ng lebi# l!&b!t %!ri ser+er.
Silahkan anda tentukan pilihan yang cocok untuk setingan c!c#e &o%eini.
/ekan tombol Ne*t.
7. Setelah itu akan muncul dialog-box yang memberitahukan bahwa seting
untuk Mailbox Profle telah Selesai. Tekan tombol Finish. Dialog-box akankembali ke dialog-box Mail dimana kita lihat Profle yang sudah kita buat akantercantum !ada list. Pada !ilihan When Starting Microsoft OceOutlook,use this prole, pilihlah Always Use this prole, lalu select namaprole yang sudah kita buat sebelumnya. "!abila telah selesai tekan #$untuk menutu! dialog-box tersebut dan Microso%t #&ce #utlook '(() andasia! digunakan untuk berkirim mau!un menerima e-mail.
-
7/25/2019 Setting Outlook 2003
5/23
44. Membuat +ersonal 5older
Sebuah Mailbo( memiliki batasan maksimal dalam menampung kapasitas e-mail.*pabila
sebuah mailbo( telah penuh, maka e-mail yang dikirimkan akan bouncing sehingga penerima tidak
akan menerima e-mail tersebut. ntuk mengosongkan mailbo(, biasanya user akan menghapusmail-mail yang tidak diperlukan lagi, tetapi bagaimana apabila e-mail tersebut cukup penting6
Microsoft Office Outlook 2003menyediakan fasilitas untuk memindahkan e-mail tersebut ke
dalam tempat penyimpanan file di +#7 otebook. 5asilitas tersebut dinamakan Person!l ol%er.
#ara membuat +ersonal 5older tersebut adalah sebagai berikut$
%. 8alankan aplikasi Microsoft Office Outlook 200 untuk membuka Mailbo( kita.
2. 'ari Outlook, masuk ke menu ile ->Ne$ -1Outlook !t! ile. *kan muncul dialog-bo(Ne$ Outlook !t! ile.
-
7/25/2019 Setting Outlook 2003
6/23
/erdapat 2 pilihan, untuk pilihan Office Outlook Person!l ol%er ile ."st4, khusus untuk
kompatibilitas dengan Office Outlook 200 saja. Sedang pilihan Outlook 56- 2002 Person!l
ol%er ile ."st4, cukup kompatibel dengan semua jenis versi Outlook, hanya saja formatnya
tidak lebih baik dari pilihan pertama. Setelah memilih jenis personal folder yang akan kita buat,
tekan O(.
. *kan muncul dialog-bo( Cre!te or O"en Outlook !t! ile.
9nter nama file untuk +ersonal 5older pada field ile N!&e, sebagai contoh
M!On7!n%i."st. Sebuah +ersonal 5older sebenarnya adalah sebuah file database biasa, dan
disimpan dengan akhiran ."st. Selain dialog ini untuk &e&bu!t "erson!l folder, kita juga bisa
&e&buk! O"en4personal folder yang mungkin pernah kita buat sebelumnya. 'alam kasus ini,
kita anggap kita hendak membuat sebuah +ersonal 5older baru.
:iasakan menyimpan file +ersonal 5older dalam 5older tertentu dalam harddisk kita, dalam
contoh ini, kita mencoba menyimpannya dalam M ocu&ents. Ing!tl!# sel!lu let!k fol%er
te&"!t kit! "eni&"!n Person!l ol%er.Setelah selesai tekan O(.
-
7/25/2019 Setting Outlook 2003
7/23
. arena kita hendak membuat file personal folder baru, maka akan muncul dialog-bo( Cre!te
Microsoft Person!l ol%er untuk konfirmasi lanjutan.
+ada field N!&e, sebaiknya masukkan deskripsi singkat tentang +ersonal 5older yang hendak
kita buat. +ada bagian P!ss$or%, masukkan pass)ord yang digunakan untuk membuka +ersonal
5older bila anda menginginkan +ersonal 5older kita memiliki pass)ord. /etapi harap diingat,
bah)a pass)ord tersebut adalah berbeda dengan pass)ord net)ork'8!%i 8!ng!n sek!li-k!li !n%!
lu"! &engen!i "!ss$or% !ng !n%! &!sukk!n'bila anda lupa, pass)ord tidak bisa di reset oleh
M4S dan +ersonal 5older anda tidak akan bisa anda buka. :ila sudah selesai, tekan O(.
1. Selanjutnya, Outlook akan membuat +ersonal 5older sesuai deskripsi kita sebelumnya. :ila
*nda memberikan pass)ord, Outlook akan menanyakan pass)ord untuk membuka +ersonal
5older yang baru dibuat. Masukkan +ass)ord, tekan O(.
3. +ersonal 5older kita akan muncul dalam ol%er List Microsoft Office Outlook 200. Sebagai
contoh, +ersonal 5older yang baru saja kita buat, terlihat ditunjuk oleh P!n!# Biru. Sedang
P!n!# Mer!# menunjukkan Mailbo( yang anda miliki di Server.
-
7/25/2019 Setting Outlook 2003
8/23
ita bisa saja membuat lebih dari satu +ersonal 5older. 'isarankan, apabila +ersonal 5older
kita sudah mencapai ukuran &900MB'kita bisa membuat +ersonal 5older baru. *tau bisa saja,
sebuah +ersonal 5older kita pakai selama bulan, dan bulan berikutnya kita menggunakan
+ersonal 5older baru.
III. Person!l ol%er ,!sk
Setelah kita memiliki +ersonal 5older, ada beberapa hal yang perlu diketahui.dalam hal
memelihara +ersonal 5older anda. +ersonal 5older merupakan tempat penyimpanan e-mail yang
bersifat lokal dan seperti sebuah database biasa. +ada +ersonal 5older kita biasa melakukan proses
penyimpanan e-mail, juga mungkin menghapus e-mail, dan hal itu dilakukan secara terus menerus.
*pabila kita menghapus sebuah e-mail, maka e-mail tersebut akan terhapus, tetapi space yang
digunakan oleh e-mail masih tetap ada. ntuk itu, perlu dilakukan proses yang dinamakan
COMPAC,IN: +ersonal 5older untuk membuang space yang tidak digunakan.
#ara melakukan proses compacting adalah sebagai berikut$
%. +astikan avigation +ane sudah aktif, bila belum aktifkan dari menu ;ie$ ->N!+ig!tion P!ne.
2. +ada N!+ig!tion P!ne, pastikan pane ol%er List sudah aktif. :ila belum, pada N!+ig!tion
P!nebagian ba)ah, pilih icon 5older ;ist.
. +ada N!+ig!tion P!ne < ol%er List, click icon !t! ile M!n!ge&ent.
-
7/25/2019 Setting Outlook 2003
9/23
. *kan muncul dialog-bo( Outlook !t! iles. Select +ersonal 5older yang akan di compact
!dalam list bisa saja terdapat lebih dari satu +ersonal 5older", lalu click tombol ettings.
-
7/25/2019 Setting Outlook 2003
10/23
1. Setelah itu, akan muncul.dialog-bo( Person!l ol%ers.
/ekan tombol Co&"!ct No$ untuk melakukan proses compact. /unggu sampai selesai, tutup
semua dialog-bo(.
-
7/25/2019 Setting Outlook 2003
11/23
Sebaiknya, kita melakukan proses compacting secara berkala, misalnya setiap % bulan atau 2
bulan sekali. Selain proses COMPAC,IN:, hal yang harus diperhatikan adalah selalu
memonitoring ukuran +ersonal 5older yang kita miliki. Secara teori, ukuran file bisa mencapai
=2:B, akan tetapi hal ini tidak dianjurkan. MImenganjurkan batasan maksimum ukuran file
+ersonal 5older sekitar =900MB.
#ara termudah untuk melihat ukuran I>) file +ersonal 5older adalah dengan menggunakan
=indo)s 9(plorer. *kan tetapi, Microsoft Office Outlook juga menyediakan alternatif caramelihat si>e dari ukuran total si>e seluruh e-mail yang ada dalam +ersonal 5older. +endekatan ini
hampir mendekati perhitungan ukuran file aslinya.
#aranya adalah sebagai berikut$
%. 'ari N!+ig!tion P!ne, select +ersonal 5older yang akan dicheck ukurannya. ;alu tekan icon
ol%er i?e.
2. *kan terlihat dialog-bo( ol%er i?e yang menunjukkan ukuran atau si>e masing-masing
folder dalam +ersonal 5older kita, termasuk total si>e untuk keseluruhan 5older.
-
7/25/2019 Setting Outlook 2003
12/23
arena seperti kita ketahui, Mailbo( di server memiliki limitasi yang berlaku untuk semua
user, yaitu 30'000 : per user.
I;. )-&!il Account ettings
9-mail *ccount adalah sesuatu yang berhubungan dengan setting Mailbo( +rofile kita.
beberapa hal yang bisa kita setting adalah 'efault 'elivery Mail dan 9ncryption. ntukmasuk ke 9-mail *ccounts, ,ools -1 )-&!il Accounts.
-
7/25/2019 Setting Outlook 2003
13/23
+ada section )-&!il, biarkan pilihan pada ;ie$ or C#!nge e*isting e-&!il !ccounts.
;alu tekan tombol Ne*t. *kan muncul dialog-bo( 9-mail *ccounts berikutnya.
Secara default, setiap e-mail yang datang ke user akan masuk ke Mailbo(. :ila tidak di
maintain, maka mailbo( akan mencapai batas limitnya sehingga user tidak bisa lagi menerima e-mail.
ntuk mencegahnya, kita bisa mengalihkan aliran e-mail ke +ersonal 5older secara otomatis, artinya
setiap ada e-mail baru yang masuk ke Mailbo(, maka secara otomatis akan IPINA7(AN ke
+ersonal 5older !?ardisk ;okal".
#aranya, pada field eli+er ne$ e-&!il to t#e follo$ing loc!tion, pilihlah +ersonal 5older
yang akan menjadi tujuan otomatisasi e-mail yang datang, misalnya +ersonal 5older yang pernah kita
buat sebelumnya, yaitu @Person!l ol%er M! 2006A
elebihan cara ini adalah, bah)a anda jarang mendapatkan mailbo( yang penuh sampai
mencapai batas limitasi. /etapi setiap e-mail yang masuk tidak bisa lagi dilihat secara online, kecuali
di PC/ Notebookdimana +ersonal 5older tersebut disimpan.
ntuk melakukan perubahan lainnya, tekanlah tombol C#!nge. *kan muncul sebuah dialog-
bo( seperti ketika kita pertama kali membuat M!ilbo* Profile. ;alu tekanlah tombol More ettings.
-
7/25/2019 Setting Outlook 2003
14/23
*kan muncul sub dialog-bo( Microsoft )*c#!nge er+er. Masuklah ke bagian ecurit tab.
'isana terdapat option untuk mengaktifkan ekripsi, yaitu )ncr"t %!t! bet$een Microsoft Office
Outlook !n% Microsoft )*c#!nge er+er.
'engan mengaktifkan proses enkripsi, aliran data dari client ke server akan aman. /etapi
konsekueksi yang harus diambil, dibutuhkan )aktu lebih lama dibandingkan dengan aliran data tanpa
enkripsi. /utup semua dialog-bo( dengan menekan tombol O(, Ne*t atau inis#.
-
7/25/2019 Setting Outlook 2003
15/23
;. Person!l A%%ress Book @ Outlook A%%ress Book.
Selain *ddress :ook yang terdapat di server, Microsoft Office Outlook juga memiliki
kemampuan untuk membuat custom address book untuk mencatat semua contact yang mungkin
dimiliki oleh user tersebut, seperti alamat client, alamat partner dll.
/erdapat 2 macam custom address book, yaitu Person!l A%%ress Book dan Outlook A%%ress
Book. +ersonal *ddress :ook menyimpan address atau catatan dalam sebuah file terpisah yang
dinamakan pab file !berakhiran .pab", sedangkan Outlook *ddress :ook disimpan dalam Mailbo( atau
+ersonal 5older dalam folder Cont!cts.
ntuk membuat +ersonal *ddress :ook atau Outlook *ddress :ook$
%. Masuklah ke menu ,ools ->)-&!il Accounts.
+ada section 'irectory, pilihlah pilihan ;ie$ or c#!nge e*isting %irectories or !%%ress book.
/ekan tombol Ne*t.
2. ita akan masuk ke dialog-bo( yang memperlihatkan list address book yang kita pernah buat.
+ada kasus ini, belum pernah ada address book yang dibuat. /ekan tombol A%% untuk
membuat address book.
-
7/25/2019 Setting Outlook 2003
16/23
. +ada dialog-bo( berikut, pilihlah A%%ition!l A%%ress Book. /ekan tombol Ne*t.
. Muncul pilihan jenis *ddress :ook yang hendak kita buat. Setelah dipilih salah satunya, tekan
tombol Ne*t.
-
7/25/2019 Setting Outlook 2003
17/23
ntuk Outlook A%%ress Book
Setelah dipilih Outlook *ddress :ook, tekan Ne*t. Outlook akan memberikan jendelakonfirmasi seperti diba)ah, yang menyatakan Outlook *ddress :ook sudah dibuat. 'an akan aktif
hanya bila Outlook sudah di-restart.
Setelah anda tekan tombol O(, Outlook akan kembali ke dialog-bo( sebelumnya, tekan
tombol inis#. Bestart Outlook anda.
-
7/25/2019 Setting Outlook 2003
18/23
ntuk Person!l A%%ress Book
Setelah dipilih +ersonal *ddress :ook, tekan Ne*t. Outlook akan menampilkan dialogbo(
Person!l A%%ress Book seperti diba)ah$
/ekan tombol Bro$se untuk menentukan letak penyimpanan file +ersonal *ddress :ook.
Sebaiknya anda letakkan di My 'ocuments. !ng!n "ern!# !n%! lu"!k!n fol%er te&"!t !n%!
&eni&"!n file ini. Setelah itu, tekan tombol O(, Outlook akan menampilkan jendela konfirmasi
ba)ah dibutuhkan restart Outlook untuk mengaktifkan +ersonal *ddress :ook.
Setelah anda tekan tombol O(, Outlook akan kembali ke dialog-bo( sebelumnya, tekan
tombol inis#. Bestart Outlook anda. Sebaiknya, "ili#l!# #!n! s!tu 8enis Custo& A%%ress Book
!ng sesu!i &enurut kebutu#!n !n%! sen%iri.
-
7/25/2019 Setting Outlook 2003
19/23
;I. Offline ol%er
Microsoft Office Outlook 2003juga memiliki kemampuan offline yang disebut dengan offline
folder. Offline fol%eradalah suatu cara membuat seolah-olah Outlook kita terkoneksi ke net)ork.
Semua e-mail yang dikirim akan diletakkan di Outbo(, dan apabila suatu saat kita terkoneksi kembali
ke jaringan, Outlook akan melakukan IN(ONIAIdengan data anda yang terletak di server,
termasuk mengirimkan e-mail dalam Outbo( yang telah kita buat pada saat kita OLIN).
#ara mengaktifkan mode Offline adalah sebagai berikut$
%. 'ari Outlook 200, masuklah ke menu ,ools ->en%/ ecei+e ->en%/ ecei+e -1 ettings->efine en%/ecei+e :rou"s. *kan muncul dialog-bo( sebagai berikut$
+ada dialog-bo( en%/ecei+e :rou"s diatas, Selectlah pilihan Perfor& !n !uto&!tic
sen%/recei+e $#en e*iting. +ilihan ini untuk memastikan Outlook anda melakukan
IN(ONIAI saat anda keluar dari Outlook.
-
7/25/2019 Setting Outlook 2003
20/23
2. +ada dialog-bo( en%/ecei+e :rou"s, tekanlah tombol )%it. *kan keluar dialogbo(
en%/ecei+e ettings < All Accounts sebagai berikut$
+ada dialog-bo( diatas, tekanlah pilihan o$nlo!% offline !%%ress book, akan muncul
pemberitahuan bah)a offline fol%er filebelum dikonfigurasi. arena kita ingin menggunakan
offline folder, maka tekan tombol es.
-
7/25/2019 Setting Outlook 2003
21/23
2. *kan muncul dialog-bo( Offline ol%er ettings.
. *kan muncul subdialog-bo( Offline 5older 5ile Settings.
/ekan tombol Co&"!ct No$ untuk melakukan compact offline folder file. +ada dialog-bo( ini juga
terdapat tombol is!ble Offline se untuk mendisable offline folder yang telah kita setting
sebelumnya.
-
7/25/2019 Setting Outlook 2003
22/23
;III. Out of Office Assist!nt
*pabila anda sedang dalam keadaan cuti atau keluar kota, dan anda kemungkinan besar
tidak bisa mereply e-mail yang datang ke Mailbo( anda, aktifkan option Out of Office Assist!nt.
#aranya$
%. Masuk ke menu ,ools -> Out of Office Assist!nt. *kan muncul dialog-bo( Out of OfficeAssist!nt sebagai berikut$
*pabila anda hendak menyatakan diri sedang tidak ada di kantor, pilihlah pilihan I !&
currentl Out of t#e Office. ;alu masukkan pesan anda yang akan diterima pengirim e-mail pada
te(t field diba)ahnya. /ekan tombol O(. *pabila anda telah kembali dari cuti, masuklah kembali
ke dialog-bo( diatas, dan aktifkan pilihan I !& currentl In t#e Office.
-
7/25/2019 Setting Outlook 2003
23/23
;III. eli+er ecei"t
eli+er ecei"tadalah suatu fasilitas dimana kita bisa mengetahui apakah e-mail yang kita
kirimkan sudah terkirim atau belum. +ada pengiriman lokal, delivery receipt dianjurkan untuk
tidak diaktifkan, tetapi pada proses pengiriman e-mail ke 4nternet sebaiknya anda aktifkan option
'elivery Beceipt. ?al ini supaya kita bisa mengetahui apakah e-mail kita masih ter-queuedi server
atau sudah dideliver ke 4nternet.
#ara mengaktifkan options %eli+er recei"tadalah sebagai berikut$
%. +ada saat anda telah membuka form untuk membuat e-mail baru, masuklah ke menu ;ie$ ->O"tions. *kan muncul dialog-bo( sebagai berikut$
*ktifkan pilihan eDuest ! %eli+er recei"t for t#is &ess!ge. ;alu tekan tombol Close untuk
menutup dialog-bo( diatas. emudian kirimlah e-mail seperti biasa. *pabila anda sudah menerima
sebuah e-mail dari isin%oko& Post&!ster yang menyatakan bah)a e-mail anda sudah sukses di
relay, artinya e-mail sudah dikirim ke luar Sisindokom.
*kan tetapi untuk sampai di tujuan, butuh beberapa )aktu lagi dan itu sudah menjadi tanggung
ja)ab server 4S+ dan mail server penerima email.
---- ,eri&! (!si# @ e&og! Ber&!nf!!t ----