simplificación de las normas regulatorias aplicables a las...

Simplificación de las normas regulatorias aplicables a las empresas a

nivel subnacional:

Paquete de herramientas para la implementación de reformas,

para uso por parte de equipos de proyecto

Departamento de Pequeñas y Medianas Empresas Grupo del Banco Mundial

2005

39912

Pub

lic D

iscl

osur

e A

utho

rized

Pub

lic D

iscl

osur

e A

utho

rized

Pub

lic D

iscl

osur

e A

utho

rized

Pub

lic D

iscl

osur

e A

utho

rized

Pub

lic D

iscl

osur

e A

utho

rized

Pub

lic D

iscl

osur

e A

utho

rized

Pub

lic D

iscl

osur

e A

utho

rized

Pub

lic D

iscl

osur

e A

utho

rized

Los hallazgos, las interpretaciones y las conclusiones expuestos en el presente trabajo son los de los autores y no reflejan necesariamente las opiniones de los miembros del Directorio Ejecutivo del Banco Mundial ni de los gobiernos de los países que los mismos representan. La información presentada no pretende ser de utilidad para fines de asesoría legal. El Grupo del Banco Mundial no garantiza la exactitud de los datos incluidos en el presente, ni acepta responsabilidad alguna por las consecuencias de su utilización, de haberlas.

of 205 WBG SME Department

Índice Reconocimientos 4

Acrónimos 5

Resumen ejecutivo 6

Capítulo 1 El régimen normativo subnacional: Una introducción 12

Capítulo 2 La simplificación de las normas regulatorias aplicables a las empresas 17

Capítulo 3 Consideraciones preliminares a la simplificación 26

A. Asegurar el compromiso político 27

B. Constituir un equipo de simplificación 30

C. Elaborar el plan estratégico 32

Capítulo 4 La simplificación: un enfoque articulado en cuatro fases 39

A. La fase diagnóstica 41

1. Definir finalidad y objetivos 41

2. Llevar a cabo una evaluación de capacidad 41

3. Llevar a cabo un análisis detallado del procedimiento 44

4. Definir los indicadores de desempeño 52

5. Analizar las fuentes legales actuales 55

6. Hacer que la política regulatoria sustente la simplificación 58

B. La fase de diseño 59

1. Simplificación de la presentación de información 59

2. Simplificación del procedimiento de identificación 60

3. Revisión de los cronogramas referenciales 61

4. Diseño del procedimiento 63

5. Consideración del papel de la tecnología 67

6. Evaluación de los procedimientos propuestos 70

7. Comprometer a los actores a través de consultas 74

8. Finalización del plan de ejecución de la reforma 78

C. La fase de ejecución 80

1. Desarrollo de un Manual de Operaciones 80

2. Capacitación de los empleados 81


3. Facilitar y hacer más cómodo el procedimiento 82

4. Establecimiento de Normas de Servicio 87

5. Asegurar que las inspecciones sean estructuradas y transparentes 88

6. Comunicación a Clientes y Empleados Municipales 93

D. Fase de Evaluación 99

1. Preparación del Informe de Evaluación Ex-Post 99

2. Evaluación Post-Implementación 101

Capítulo 5 Conclusiones 103

Anexo A: Manual Práctico 105

Anexo B: Definiciones 127

Anexo C: Estudios de caso 128

Anexo D: Muestra de Memorando de Acuerdo 181

Anexo E: Muestra de Términos de Referencia para los Consultores Externos 184

Anexo F: Plantilla de la tabla de proceso 189

Anexo G: Modelo de política de consulta 190

Anexo H: Modelo de Política de Inspección 194

Anexo I: Lista de Documentos de Consulta 197

Notas 204


Reconocimientos La elaboración y publicación del presente paquete de herramientas no hubieran sido posibles sin el generoso apoyo del Gobierno de Noruega a través del Fondo fiduciario noruego para el desarrollo del sector privado y la infraestructura (NTF-PSI). Andrei Mikhnev del Departamento de Pequeña y Mediana Empresa ha encabezado el equipo responsable de la elaboración de este paquete de herramientas, cuyo contenido es producto de un trabajo conjunto realizado con un equipo de consultores de Gowlings Consulting Inc. encabezado por Michael Power, y con un equipo de la Oficina de Asistencia Técnica para América Latina y El Caribe de la CFI encabezado por Luke Haggarty. La calidad final del paquete de herramientas se ha beneficiado de los comentarios recibidos de Maxwell Aitken, Jacqueline Coolidge, Hans Shrader, y Gwen Swinburn.


Acrónimos Acrónimo Nombre completo

AMUNIC Asociación de Municipios de Nicaragua/Nicaraguan Association of Municipalities

BIT Prueba de Impacto en la Empresa

BPLO Business Permit and License Office / Oficina de Permisos y Licencias Comerciales (Filipinas)

CAE (II) Centro de Atención Empresarial (Colombia)

CAE I Certificado de Aptitud de Establecimiento (Lima, Perú)

CFI Corporación Financiera Internacional

CONAMYPE Comisión Nacional de la Micro y Pequeña Empresa/National Microenterprise and Small Business Commission (El Salvador)

EAP Estrategia de Asistencia a los Países

FIAS Foreign Investment Advisory Service

IDO International Development Organization

MOU Memorando de Acuerdo

MYPE Microempresas y Pequeñas Empresas

NSBR Nova Scotia Business Registry / Registro Comercial de Nova Scotia

OCDE Organización de Cooperación y Desarrollo Económicos

ONG Organizaciones No Gubernamentales

PME Pequeña y Mediana Empresa

PRSP Documento de Estrategia de Reducción de la Pobreza

RIA Evaluación del Impacto Regulatorio

RSC Regulatory Study Commission / Comisión de Estudio del Régimen normativo (Indianapolis, EE.UU.)

SAINE Sistema de Apertura Inmediata de Empresas (Ciudad de México)

SIA Evaluación del Impacto de Sostenibilidad

SNSMR Service Nova Scotia and Municipal Relations / Servicios y Relaciones Municipales de Nova Scotia

TI Tecnología de la Información

UE Unión Europea


Resumen ejecutivo Las entidades políticas subnacionales, ya sea que se trate de estados, provincias, gobiernos regionales o municipios, desempeñan una importante función en la promoción de un ambiente sano para los negocios. Por lo general, una regulación ineficaz, excesiva y hasta inapropiada en algunos casos, produce efectos que repercuten negativamente en las inversiones y el desarrollo económico.

Una de las prerrogativas del desarrollo es la de fomentar un ambiente propicio para los negocios en cuanto factor de crecimiento del sector privado con los otros efectos económicos positivos que éste conlleva. Entre los beneficios que pueden derivar de un tal ambiente para los negocios se encuentran un aumento de las inversiones, la productividad y el empleo, a la par de una disminución de la corrupción. Por su parte, la mejora del clima de inversión requiere, entre otros aspectos críticos, eliminar los obstáculos al “hacer negocios,” y asegurar un marco jurídico y regulatorio eficiente y eficaz que promueva la competencia y el crecimiento.

El presente paquete de herramientas está enfocado en el régimen normativo a nivel subnacional en general y municipal en particular, puesto que la mayor parte de la interacción entre “gobierno” y “empresa” se da a nivel local o regional. Las políticas regulatorias nacionales pueden influenciar o afectar las decisiones de inversión, pero las operaciones post-inversión están sometidas a la influencia de otros niveles de gobierno con autoridad legal sobre dichas actividades. Esto vale sobre todo para aquellas que se llevan a cabo a nivel de municipalidad.

Tanto el municipio como el sector privado juegan papeles críticos en toda iniciativa de simplificación, en cuanto manteniendo con estos dos grupos de actores una relación de consulta constante y sustantiva se hace posible asegurar un modelo de proceso que refleje las necesidades de los usuarios. Para dicho fin, los procedimientos de consulta y comunicación constituyen un componente significativo de toda iniciativa de simplificación.

Además, los equipos de proyecto harían bien en reconocer que la simplificación brinda al municipio una oportunidad para seguir prestando atención a través del tiempo al tema de la gestión regulatoria.

La simplificación

La simplificación conlleva no sólo un cambio en el proceso de negocios, sino también un cambio cultural en la forma en que los municipios ven a quiénes va dirigida su actividad reguladora, y en que los destinatarios de dicha actividad perciben a su vez el valor y la eficacia de los procedimientos reglamentarios.

Simplificar no quiere decir comprometer normas básicas en lo que concierne a la salud, la seguridad, el medio ambiente o las condiciones de trabajo. En cuanto concepto básico, la simplificación es el hecho de reducir o eliminar elementos de un proceso para reducir su complejidad o ineficiencia, e implica, asimismo, limitar el potencial de reintroducción de diligencias o requisitos engorrosos o innecesarios.


Consideraciones preliminares

Al articular un proceso de simplificación, una reforma regulatoria permite a los municipios lograr efectos positivos y de largo alcance dentro de sus jurisdicciones. En efecto, a menudo las microempresas y las pequeñas empresas mencionan las cuestiones regulatorias entre los principales factores limitantes del crecimiento.

El proceso de simplificación constituye una actividad de riesgo relativamente bajo para el municipio que lo emprende, produciendo por otro lado un cambio de importancia vital en la forma en que las microempresas y pequeñas empresas participan del sector empresarial formal. La decisión de un municipio de emprender una reforma regulatoria incrementa para los Clientes los beneficios de formalizar su proceso de negocios.

Lejos de requerir necesariamente de un municipio la introducción de cambios radicales en sus procedimientos, la simplificación puede más bien lograrse mediante un enfoque gradual e incremental.

Con la simplificación los procesos de negocios se hacen más eficientes, lo cual significa que, a medida de que los procesos de negocios se racionalizan, especialmente al combinarse con iniciativas tales como las Ventanillas Únicas (“One-Stop Shops”) para la prestación de servicios, la satisfacción del Cliente aumenta, lo cual contribuye a crear un ambiente de trabajo más positivo para los propios empleados municipales.

Ninguna iniciativa de simplificación puede prescindir de los siguientes componentes fundamentales:

• Un fuerte compromiso político y un apoyo visible por parte de los altos funcionarios;

• Un enfoque estratégico coherente que organice y priorice en forma específica las metas, los papeles y responsabilidades, los recursos y las correspondientes tareas.

Todo plan estratégico de una iniciativa de simplificación tiene que abarcar tres aspectos principales: (a) el modelo de procedimiento reglamentario en sí; (b) el marco de políticas que rodea y sustenta el procedimiento reglamentario; y (c) las consideraciones que atañen al cambio de procedimiento en un determinado ambiente político.

Conviene, además, que los municipios que deseen introducir cambios en su procedimiento reglamentario consideren la posibilidad de incorporar los siguientes conceptos: gerencia de la información, empoderamiento de los empleados, adopción de nuevas tecnologías de la información, y una visión compartida.

La cuatro fases de la simplificación

Diagnóstico La cuatro fases de la simplificación

1. Diagnóstico 2. Diseño del proceso 3. Implementación 4. Evaluación

Es importante definir el objetivo del procedimiento en cuestión, por cuanto el municipio debería centrar su actividad en los objetivos y no en los procedimientos. En esta etapa lo que debería


contar para ella es lo que se hace, no cómo se hace.

Antes que nada, es conveniente que el equipo de proyecto evalúe los recursos y las capacidades del municipio, en términos de su capacidad operativa y funcional actual tanto para ejecutar el procedimiento reglamentario como para emprender una iniciativa de simplificación.

Parte del diagnóstico implica realizar un análisis detallado de lo existente, lo cual requiere no sólo evaluar los efectos del procedimiento actual, sino también efectuar un mapeo de los elementos de dicho procedimiento y definir los indicadores de desempeño apropiados. Conviene, además, que la fase diagnóstica comprenda un trabajo de benchmarking para cuantificar los indicadores del desempeño previos al diseño del procedimiento.

Una vez identificados los pasos de un proceso, es recomendable llevar a cabo un análisis legal secundario, para determinar cuáles pasos se basan en normas incorporadas en sus leyes, reglamentos, decretos u ordenanzas.

La política regulatoria de un municipio es importante en toda iniciativa de simplificación, en cuanto proporciona los principios marco que habrán de regir el diseño del procedimiento reglamentario, cualquiera que éste fuese. Conviene que los equipos de proyecto alienten los municipios a adoptar determinados principios fundamentales para que sirvan de guía en las iniciativas de simplificación y en el desarrollo a través del tiempo de la actividad reguladora. Dichos principios deberían ser codificados en una política regulatoria municipal y publicados, para que todos los actores comprendan la forma en que el municipio va a administrar sus procedimientos reglamentarios.

Diseño del procedimiento

Una vez efectuado el mapeo del procedimiento existente, la fase siguiente consiste en diseñar un procedimiento reglamentario simplificado. La fase del diseño implica examinar cada requerimiento para determinar si es necesario. La simplificación implica tomar un conjunto de pasos existentes en el momento dado, reducirlos al número mínimo requerido, y documentar el resultado en un “mapa de proceso.”


Un paso obvio en cualquier iniciativa de simplificación consiste en determinar si el municipio cuenta con los recursos necesarios para incorporar y hacer uso de la tecnología. Es importante hacer hincapié ante los municipios que ni el cambio del procedimiento reglamentario ni la adopción de una política regulatoria dependen del uso de tecnología. En algunos casos puede que un municipio encuentre útil hacerlo, pero se trata de una cuestión a parte, no de un prerrequisito necesario de la simplificación.

Preguntas sobre tecnología

¿Cuenta el Municipio con la capacidad necesaria para planificar el uso de tecnología? ¿Participan otras municipalidades o niveles de gobierno del proceso de diseño? ¿En qué estado se encuentra la infraestructura de tecnología de información del Municipio? ¿Existen la capacidad, la disposición y el deseo de los clientes para operar en un ambiente electrónico? El marco jurídico ¿permite al Municipio operar en un ambiente electrónico? ¿Está el Municipio en condiciones de asumir los costos directos e indirectos que conllevaría utilizar la tecnología en relación con el proceso que se está diseñando?<

Una vez elaborada la propuesta de diseño es importante asegurarse, antes de presentarla a los actores para recabar sus comentarios, de la compatibilidad del diseño propuesto con los principios de la política regulatoria del municipio.

En una iniciativa de simplificación, las consultas ayudan a plantear las cuestiones no resueltas y evaluar las opciones propuestas en el marco del diseño del procedimiento. Esto hace que el municipio ayude a los actores a entender los alcances de los cambios propuestos en el procedimiento reglamentario, que comprenda las necesidades de los actores y haga que se reflejen en los cambios, asegurando al mismo tiempo que las expectativas de los actores no sobrepasen los límites de los recursos o el mandato legal del municipio.

Es importante hacer hincapié ante los municipios en la conveniencia de que el proceso de consulta alcance a componentes relevantes del sector privado según un criterio amplio. Esto implica ir más allá de las reuniones con la Cámara de Comercio local, e incluir en la convocatoria a los usuarios concretos del procedimiento en cuestión, sean éstos personas naturales o empresas.

Finalmente, finalizada la fase del diseño e iniciada la de la implementación, la elaboración de un plan de ejecución servirá para asegurar la gestión adecuada, revisión periódica y solución sistemática de las cuestiones pendientes.

Implementación

Para ser eficaz, y dependiendo del grado de cambio que pretende alcanzar, el personal de primera línea debe no sólo saber cómo funciona el nuevo procedimiento, sino, además, estar en capacidad de contestar a las preguntas de los Clientes sobre la forma en que los cambios en cuestión los van a afectar. Para ello se necesita capacitación, a la que conviene asignar importancia prioritaria.


Para que un alto número de usuarios, ya sea que se trate de ciudadanos o empresas, encuentre atractivo cualquier procedimiento reglamentario, es preciso que éste resulte más accesible y sensible a sus necesidades que el anterior. A su vez, esto hace necesario (1) crear puntos centralizados de acceso y (2) promover una mayor accesibilidad a través de puntos centralizados de acceso “múltiples”.

Fruto de una iniciativa frecuentemente vinculada a esfuerzos de simplificación y exitosa en varios países, estos puntos de acceso se conocen a menudo con el nombre de “Ventanillas Únicas.” La idea de base es hacer que el Cliente tenga que contactar a una única entidad para recabar todas las aprobaciones necesarias mediante un único trámite racionalizado y coherente, y obtener diferentes servicios en un único lugar.

Otro elemento importante de cualquier iniciativa de simplificación, independientemente de sus alcances, es la reducción de la resistencia al cambio. Tanto los participantes internos (empleados, funcionarios, consejos municipales) como los actores externos (ciudadanos, empresas, instituciones financiadoras) están interesados en el resultado y quieren ser mantenidos al tanto de cómo procede la iniciativa y de cómo puede afectarlos, ya sea brindándoles beneficios o imponiéndoles obligaciones. Puesto que la comunicación de los beneficios incrementa el apoyo general, la estrategia de comunicación constituye un componente importante de la implementación de la simplificación, y su formulación debería formar parte de la política de comunicación del municipio.

Evaluación

La fase de evaluación tiene la finalidad de medir la eficacia de los cambios de procedimiento.

La primera tarea de esta fase consiste en preparar un Informe de Evaluación Ex Post en el que se examinen y documenten los resultados operativos de la iniciativa para determinar si se han alcanzado los objetivos originales, y con cuánta eficacia se ha cumplido con el cronograma de ejecución.

Existen tres momentos en los que es recomendable efectuar una medición de los indicadores de desempeño. El primero, como ya se ha señalado, se da en la fase diagnóstica, en la que se efectúa el mapeo inicial del procedimiento reglamentario existente. La segunda medición debería efectuarse cuando puede o cabe esperar resultados luego de la implementación del procedimiento simplificado. Esta medición tiene como finalidad determinar si los cambios introducidos han producido realmente mejoras. La tercera medición desempeña una función fiscalizadora y tiene como finalidad determinar si ha habido algún deterioro en el desempeño luego de la culminación de la iniciativa de simplificación o, en su caso, de la reintroducción de pasos o requerimientos en el procedimiento reglamentario.

Conclusión

La simplificación es algo más que un proceso consistente en eliminar requisitos informativos o pasos de un procedimiento particular. También implica asegurarse de que los municipios sigan empeñados en reducir las cargas regulatorias estructurando su política regulatoria de manera


de promover la sostenibilidad del diseño regulatorio y su implementación en el futuro. Para lograrlo, tienen que convertir a los actores pertinentes en partícipes, para que les ayuden a asegurar que toda desviación de dicho empeño se someta a examen crítico. El cambio es permitido y hasta necesario, pero sólo cuando se hace en forma transparente, minimizando los abusos.

Rara vez la simplificación tiene éxito si no cuenta con un liderazgo fuerte y con la entrega de los funcionarios tanto elegidos como administrativos. La simplificación conlleva la evolución de las estructuras municipales para que asistan a los funcionarios en el desarrollo de políticas y procedimientos dirigidos al logro de sus objetivos municipales.

Toda iniciativa de simplificación produce normas regulatorias más eficaces aunadas a un desempeño más eficiente por parte de las oficinas municipales. Una simplificación eficaz de las normas regulatorias aplicables a la empresas produce resultados tanto en lo económico como en lo social. Haciendo posible para los empresarios y las empresas ingresar en los mercados y operar con mayor eficacia se propicia el desarrollo del sector privado, las inversiones, el empleo, y la reducción de la pobreza.


Capítulo 1 El régimen normativo subnacional: Una introducción

En todo el mundo, las entidades políticas subnacionales, ya sea que se trate de estados, provincias, de gobiernos regionales o de municipios, desempeñan una importante función en la promoción de un ambiente sano para los negocios. A pesar de que sus poderes y las actividades que los mismos conllevan varían de un país al otro, a la par de la definición legal concreta de cada norma regulatoria, lo cierto es que todas las entidades subnacionales comparten el hecho de desempeñar, cada una en distinta medida, un papel regulador de las actividades del sector privado; y que, por lo general, una regulación ineficaz, excesiva y hasta inapropiada en algunos casos, produce efectos que repercuten negativamente en las inversiones y el desarrollo económico.

Una de las prerrogativas del desarrollo es la de fomentar un ambiente propicio para los negocios en cuanto factor de crecimiento del sector privado, con los otros efectos económicos positivos que éste conlleva. Entre los beneficios que pueden derivar de un tal ambiente para los negocios se encuentran un aumento de las inversiones, la productividad y el empleo, a la par de una disminución de la corrupción. Por su parte, la mejora del clima de inversión requiere, entre otros aspectos críticos, eliminar los obstáculos al “hacer negocios,” y asegurar un marco jurídico y regulatorio eficiente y eficaz que promueva la competencia y el crecimiento.

Antes de decidir emprender el proyecto de simplificación, los equipos de proyecto tienen que evaluar la conveniencia de realizar reformas a nivel subnacional en lugar de nacional. En lugar de empezar un proyecto independiente con un municipio, puede ser aconsejable, sobre la base de las condiciones particulares de cada país y la información analítica disponible (por ejemplo, los datos de “Doing Business”, “Evaluación del Clima de inversión”, o los estudios del FIAS sobre barreras administrativas), así como del análisis de las iniciativas existentes, incorporar la iniciativa municipal de simplificación a un proyecto más grande de mejora del ambiente para los negocios, o simplificar primero las normas regulatorias aplicables a las empresas a nivel nacional, una vez que hayan sido identificados a dicho nivel los cuellos de botella principales.

Para los efectos del presente paquete de herramientas vamos a asumir que la información analítica existente identifica inequívocamente las normas regulatorias aplicables a empresas a nivel subnacional como una causa importante de embotellamiento que inhibe el crecimiento del sector privado y es concausa de un nivel creciente de informalidad. También asumimos que no existen otros programas similares ni un programa más amplio, y que el proyecto de simplificación a nivel subnacional puede implementarse como iniciativa independiente. En efecto, ha habido casos en que los proyectos municipales de simplificación han catalizado reformas más amplias a nivel nacional del ambiente para los negocios.

Por lo tanto el presente paquete de herramientas enfoca el régimen normativo de las actividades de negocios a nivel subnacional. La mayor parte de los materiales e informaciones


compilados se basan en las reformas llevadas a cabo a nivel municipal. Utilizamos aquí de manera intercambiable los términos municipal y subnacional, por cuanto el enfoque de simplificación descrito en el presente paquete de herramientas se presta a ser utilizado en ambos niveles por igual. El quehacer municipal en relación con los empresarios puede diferenciarse en tres áreas básicas de regulación:

1. Reglamentación comercial general (por ej. requerimientos de registro/licencia, restricciones a venta/marketing);

2. Permisos operativos (por ej. los permisos de obra, publicidad, zonificación municipal, transporte, etc.);

3. Requisitos/normas de seguridad (laborales y de prevención de accidentes en el lugar de trabajo, ambientales, sanitarios, etc.).

Ilustración de un procedimiento reglamentario:

Cómo obtener una licencia de apertura y funcionamiento en Lima, Perú

En Lima, Perú, se necesita realizar varios trámites para obtener la licencia necesaria para operar como empresa:

1. Verificar que no hay otra empresa con el mismo nombre

2. Presentar a un notario los documentos necesarios para la inscripción en el registro mercantil

3. Depositar en un banco el 25% del capital social

4. Inscribir la empresa en el Registro de Mercantil

5. Legalizar/registrar los registros contables

6. Obtener el número de Registro Único del Contribuyente

7. Depositar esquemas de distribución certificados ante el ministerio de obras

8. Obtener Certificado de Compatibilidad de Uso y Zonificación

9. Obtener informe técnico de INDECI

10. Obtener licencia municipal de apertura y funcionamiento

Fuente: Banco Mundial (2004), Doing Business in 2005: Peru, Washington D.C., 2004

Los municipios tienen jurisdicción para regular determinados aspectos de la actividad social o económica. Para ello, establecen objetivos de política, tales como la protección de la salud y seguridad de sus ciudadanos, la reglamentación de una actividad comercial, o el control del proceso de urbanización. Estos objetivos de política se implementan mediante instrumentos jurídicos y procedimientos reglamentarios.

En un primer momento, la complejidad de los detalles de cualquier procedimiento reglamentario dado puede resultar abrumadora para el analista. Por lo tanto, éste puede encontrar de utilidad


caracterizar cada procedimiento desde una “perspectiva macro.” Por ejemplo, todo procedimiento reglamentario tiene Clientes (ciudadanos o empresas) quienes proporcionan información (cumpliendo con los requisitos informativos) al organismo regulador (municipio) y reciben un “resultado” (una aprobación, un rechazo o el pedido de ulteriores requisitos informativos). El gráfico siguiente constituye una representación visual de estos “elementos esenciales” y puede ayudar a identificar en forma preliminar las posibles áreas problemas. Luego, se puede analizar cada uno de estos elementos para efectuar un diagnóstico de los temas por resolver e implementar las reformas necesarias.*

* N.d.T.: La traducción del texto de todos los elementos gráficos se encuentra en nota al final del documento.


Esquema resumido de procedimiento reglamentario

Problem ofmultiple

attendancesat offices

DepartmentClient

Information

Municipality

RecordArchives

ClientsProvide

Informationand

DocumentsTo

Municipality

MunicipalityProcesses

Requestand

Approvesor

Rejects(e.g. licence)

Problem ofunnecessary or

duplicativeinformation and/or

documentrequirements

Delays and additionalcosts may result frompoor communication ofrequirements whereclients do not know whatis expected of them.

Poormanagementof retainedinformationoften requiresrepetitivesubmission

Potental for slowprocessing and/or excessive no.of steps

Opportunity forirregularpayments

El presente manual pretende ser:

una guía práctica para encarar los temas y las preguntas que plantea cualquier iniciativa de simplificación;

un paquete de herramientas o una hoja de ruta para el diseño e implementación de programas de simplificación de normas regulatorias aplicables a las empresas a nivel subnacional;

aplicable a diversos procedimientos reglamentarios subnacionales, con inclusión de los municipales.


Se ha procurado incluir ejemplos concretos de iniciativas de simplificación para ilustrar diferentes enfoques de reforma regulatoria municipal y, siempre que ha sido posible, los efectos producidos y las lecciones aprendidas.

El presente documento va dirigido a miembros de equipos de proyecto que busquen una guía sobre cómo proceder con la iniciativa de simplificación de un municipio. Los equipos de proyecto están integrados por personas procedentes de diferentes organizaciones donantes, entre las cuales se encuentran oficinas CFI de asistencia técnica a las PME, empresas consultoras, “think tanks” e instituciones académicas.


Capítulo 2 La simplificación de las normas regulatorias aplicables a las empresas

Los beneficios de la simplificación

Normalmente en los países menos desarrollados las empresas se enfrentan a costos administrativos más gravosos, a un número mayor de procedimientos reglamentarios y a plazos de tramitación más largos.1 Estos aspectos negativos de la regulación afectan tanto a las empresas como a los municipios, por cuanto hacen que la actividad económica de muchas empresas familiares, microempresas y pequeñas empresas siga formando parte de la “economía informal.” Para las empresas, la informalidad implica una capacidad disminuida de hacer valer sus derechos legales o económicos y una mayor vulnerabilidad frente a los pedidos de pagos informales. Para los municipios, la informalidad representa un impedimento sistémico a la ampliación de su base fiscal y, en el largo plazo, a la generación de mayores ingresos.

Debido al tamaño y la importancia económica propia de esta actividad económica, los hacedores de políticas reconocen que el traslado de empresas de la economía informal a la formal se repercute a nivel municipal tanto en el desarrollo económico como en la reforma regulatoria. El cambio en la forma en que los municipios enfocan la regulación puede producir un impacto positivo en el crecimiento económico. Al articular un proceso de simplificación, una reforma regulatoria permite a los municipios lograr efectos positivos y de largo alcance dentro de sus jurisdicciones.

El énfasis del presente documento en la regulación a nivel subnacional se debe a que la interacción entre “gobierno” y “empresa” se da a nivel local o regional. Las políticas regulatorias nacionales pueden influenciar o afectar las decisiones de inversión, pero las operaciones post-inversión están sometidas a la influencia de otros niveles de gobierno con autoridad legal sobre dichas actividades operativas. Es significativo el hecho de que esto vale sobre todo para aquellas que se llevan a cabo a nivel de municipalidad. Con ello no se quiere soslayar la importancia de las políticas regulatorias nacionales, sino simplemente señalar que es necesario tomar en cuenta con la debida consideración e interés las consecuencias de la regulación local.

¿Qué es la simplificación?

La simplificación conlleva no sólo un cambio en el proceso de negocios, sino también un cambio cultural en la forma en que los municipios ven a quiénes va dirigida su actividad reguladora, y en que éstos, a su vez, perciben el valor y la eficacia de los procedimientos reglamentarios.

En cuanto concepto básico, la simplificación es el hecho de reducir o eliminar elementos de un procedimiento para reducir su complejidad o ineficiencia. Simplificar no quiere decir comprometer normas básicas en lo que concierne a la salud, la seguridad, el medio ambiente o las condiciones de trabajo. En el presente paquete de herramientas, por simplificación se


entiende específicamente la limitación de los procedimientos reglamentarios municipales innecesarios que conciernen al sector privado.

La provincia canadiense de Ontario constituye un ejemplo de cómo se puede generar eficiencias mediante la simplificación. In Canadá, tanto el gobierno federal como los provinciales tienen la facultad de otorgar la personería jurídica, y de inscribir a las empresas en el registro correspondiente, previo cumplimiento con una variedad de requisitos. Antes de julio de 2002, el Cliente que quería constituirse como persona jurídica tanto para la provincia de Ontario como para el estado federal tenía que llevar a cabo dos procedimientos distintos de constitución/inscripción en registros públicos, en el curso de los cuales tenia que presentar dos veces parte de la información. Una vez puestos en evidencia los beneficios que iba a significar para el Cliente simplificar el trámite de registro, ambos niveles de gobierno colaboraron para crear un sistema de registro simplificado. El nuevo sistema creado como resultado permite ahora a una persona, al llevar a cabo el trámite electrónico de constitución como persona jurídica ante el Gobierno de Canadá, llenar también el “Initial Information Return” de Ontario como parte del mismo procedimiento electrónico de registro. Una vez concluido exitosamente el procedimiento, Industry Canadá transmite automáticamente la información corporativa requerida para Ontario al sistema informático mantenido por el Ministerio de Servicios al Consumidor y a las Empresas. Esta iniciativa ha contribuido a mejorar la accesibilidad, aumentar el cumplimiento regulatorio, y hacer más eficiente el procesamiento de las solicitudes. La simplificación se puede lograr llevando a cabo una reforma articulada en las siguientes cuatro fases:

• Diagnóstico

• Diseño del procedimiento

• Implementación

• Evaluación

En cuanto a las razones que los equipos de proyecto pueden presentar para sustentar la necesidad de simplificar uno o más procedimientos reglamentarios, estas pueden agruparse en tres grandes categorías.

Ventajas para el sector privado

Los procedimientos reglamentarios simplificados, una vez combinados con iniciativas de mejora de los servicios, resultan por lo general en procedimientos reglamentarios de aprobación menos complicados, menos costosos y más breves. La racionalización de los procesos de negocios municipales, aunada a la introducción de normas de servicio o de simples “ventanillas únicas”, puede traducirse en una mejora de la calidad del servicio para los Clientes, es decir, para el sector privado.2 La experiencia de Filipinas y Bolivia se ha traducido, según indican los comentarios de los Clientes, en una mejora del servicio.


La reforma regulatoria incrementa los beneficios para los Clientes de formalizar su proceso de negocios, lo cual constituye un factor importante para los Clientes.

Los empresarios sopesan costos y beneficios de la formalización y la formalidad, y toman la alternativa que va a maximizar su bienestar material y personal. Por consiguiente, las decisiones del gobierno que afectan los costos y beneficios de la formalización y la formalidad van a influenciar las decisiones de los empresarios, tanto formales como informales…. Dicho de otra forma, para optar por la formalización tiene que valer la pena.3

La racionalización de los procedimientos hace más conveniente pagar impuestos y derechos. En algunos contextos la simplificación hasta puede traducirse en menores pagos.

Para 1997, la reforma regulatoria de las licencias de apertura y funcionamiento y para el ejercicio de un oficio o profesión en Indianapolis, Estados Unidos, permitió a las empresas ahorrar unos $620,000 al eliminar gastos por concepto de derechos, mano de obra y gastos generales.4

Las evidencias de Filipinas y Bolivia indican, además, que la imposición de plazos breves para el procesamiento de solicitudes o las inspecciones puede llevar a una reducción de la corrupción (es decir, los pagos informales).5 Sugieren también que los dueños de los negocios aprecian los esfuerzos que realiza el gobierno municipal para brindarles un ambiente en el que sus actividades comerciales puedan desarrollarse ulteriormente. El resultado es una mejora de su actitud.

Ventajas para el municipio

Es conveniente que los equipos de proyecto recalquen a los municipios que la iniciativa de simplificación constituye una actividad de riesgo relativamente bajo para el municipio que lo emprende, produciendo por otro lado un cambio de importancia vital en la forma en que las microempresas y pequeñas empresas participan del sector empresarial formal.

Este bajo nivel de riesgo es el resultado de una combinación de factores. A diferencia de otros temas tales como el acceso al financiamiento, que los Clientes tienen que enfrentar, la regulación normativa de las empresas puede emprenderse directamente mediante la acción gubernamental,.6 Además, la reforma de los procedimientos reglamentarios respecto de las empresas despierta menor oposición que otras cuestiones políticamente sensibles.7 Podría decirse que los costos relativos que representa para el municipio emprender un proceso de simplificación son de cuantía menor en comparación con los beneficios que se logran y con el amplio apoyo con el que la comunidad responde a los esfuerzos del municipio.

Una gestión mejor de los procedimientos reglamentarios puede llevar a un incremento de las inscripciones de empresas en los registros formales. El proceso de regulación normativa de las empresas es de importancia vital para las empresas en las fases iniciales de su desarrollo, en cuanto un sistema regulatorio oneroso desalienta la creación de empresas formales.8 Una


mayor facilidad normativa para la obtención de la licencia de apertura y funcionamiento se traduce en una mayor participación en la economía formal.

En Etiopía y Marruecos, luego de reducciones en los requisitos regulatorios, las inscripciones de negocios en los registros formales aumentaron en 48% y 21% respectivamente en el período 2003-2004.9 En Filipinas, el número de nuevas licencias de apertura y funcionamiento emitidas en Ciudad Quezón se elevó en 69.4% entre 2001 y 2002 como resultado de cambios en el trámite de concesión de la licencia.10 En Java Central (Indonesia), la utilización del concepto de “ventanilla única” en Sragen produjo incrementos de 450% en las inscripciones de empresas y de 76% en las licencias de construcción en el período 2003-2004.11

La simplificación sirve no sólo para eliminar las actividades de escaso valor, sino también para añadir valor mediante cambios de costo, calidad y tiempo.12 Un incremento de los negocios registrados (y partícipes de la economía formal) puede ampliar la base fiscal municipal con el resultado de elevar los ingresos del municipio.

En Ciudad Dagupán, Filipinas, la recaudación municipal aumentó en 13% entre 2001 y 2003 como resultado de mejoras en el trámite de registro de las empresas.13

Además, es de suponer que la simplificación aumenta la transparencia y reduce la corrupción, por cuanto se traduce en (i) Clientes mejor informados sobre lo que disponen los reglamentos y los procesos de negocios y (2) menores oportunidades para pedir pagos informales en relación con pasos “no autorizados” en un procedimiento dado.

En el caso de Gradiska, Bosnia, se puso de relieve como materia de inquietud un conjunto de aspectos del procedimiento reglamentario (la concesión de licencias de apertura y funcionamiento), entre los cuales se encontraba la falta de transparencia en los procedimientos de expedición de licencias y en la inspección de entidades comerciales. Las reformas recomendadas comprenden una mayor transparencia en cuanto a los requisitos administrativos y el desarrollo de un sistema de inspección coherente.14

Ventajas para los empleados municipales

La simplificación hace más eficientes los procesos de negocios, lo cual significa, para los empleados municipales, que dichos procesos se racionalizan, sobre todo cuando se combinan con iniciativas de prestación de servicios tales como las “ventanillas únicas.” La satisfacción del Cliente aumenta a medida que se reduce la frustración causada por factores tales como la incertidumbre ante requisitos o procedimientos desconocidos, la necesidad de ir a múltiples oficinas o a la misma oficina múltiples veces, o el no saber cuándo llegará a su fin el trámite de aprobación. Al aumentar la satisfacción del Cliente, el ambiente de trabajo de los empleados municipales se hace más positivo. En La Paz, Bolivia, algunos han opinado que la satisfacción de los empleados ha aumentado luego de la iniciativa de simplificación de la ciudad en materia de registro de licencias de apertura y funcionamiento.15


La simplificación es beneficiosa también desde el punto de vista de los recursos humanos. Un procedimiento reglamentario claro y depurado permite a los gobiernos evaluar mejor los requerimientos de capacitación y recursos. Por un lado la capacitación garantiza que los empleados van a contar con el conocimiento necesario para hacer su trabajo en forma eficaz. Por el otro, cuanto mejor los municipios logren definir sus requerimientos de recursos, tanto mayor será su seguridad de que (en calidad de empleadores), van a contar con los fondos necesarios para lograr el desempeño por parte de los empleados de las funciones correspondientes al proceso de negocios reformado. Una mejor definición de las necesidades de recursos puede inclusive permitir destacar a parte del personal en otras estructuras del municipio donde hagan falta empleados.

La simplificación puede tener sus costos de corto plazo

Todo esto no quiere decir que la simplificación sea siempre un proceso libre de costos. Pueden haber casos en que la simplificación produce pérdidas de puestos de trabajo municipales y/o menores fuentes de ingresos para el municipio. Sin embargo, sobre la base de los estudios de casos de iniciativa de simplificación examinados, los beneficios, tales como el aumento de actividad económica, de eficiencia empresarial, y de satisfacción de empleados y Clientes superan los costos de corto plazo.

La simplificación en la práctica

Cabe señalar a los equipos de proyecto que el examen exhaustivo realizado en el contexto de la redacción del presente de los estudios de caso de desreglamentación municipal ha puesto de manifiesto que el número de casos documentados es reducido y concentrado en su mayor parte en América Latina, donde ya se ha reconocido los beneficios potenciales de tales iniciativas y tomado iniciativas de implementación, lo cual no quita que un enfoque general utilizado en América Latina podría aplicarse fácilmente en otras regiones. Por cierto, los equipos de proyecto deberían adaptar el diseño del proyecto concreto a las circunstancias dadas en un determinado país.

El Anexo C contiene 11 estudios de caso relativos a municipios y otros gobiernos subnacionales respecto de los cuales existe información disponible. El interés en la simplificación regulatoria a nivel municipal que está emergiendo en América Latina se remonta a una historia de éxito significativo en Bolivia. Se prevé que el presente paquete de herramientas va a ser “personalizado” para la región tomando en cuenta los resultados de los futuros proyectos de simplificación. El Municipio de La Paz, Bolivia ha emprendido una exitosa iniciativa de simplificación, y los resultados de este esfuerzo representan una ilustración convincente del por qué los municipios deberían considerar seriamente la posibilidad de simplificar sus procedimientos reglamentarios.

En La Paz el procedimiento original de concesión de licencias de apertura y funcionamiento era complicado, en cuanto requería del solicitante llevar a cabo cuarenta y cinco trámites distintos ante seis organismos distintos para lograr la aprobación de la licencia, y estaba estructurado de


tal forma que hacía necesaria la interacción personal con funcionarios municipales en cada uno de estos organismos.

El procedimiento post-simplificación reduce no sólo el número de trámites para el solicitante, sino también el número de actores involucrados. Además, en la iniciativa de simplificación de La Paz se han introducido varios aspectos de la Ventanilla Única. Antes de la simplificación, el solicitante tenía que visitar varias ventanillas del Padrón Municipal de Contribuyentes para obtener una licencia. Ahora existe una sola “Ventanilla Especializada” para reducir el tiempo de espera y los plazos de tramitación.

El cuadro que aparece a continuación muestra los cambios en el desempeño, determinados en el curso de una auditoria externa de la iniciativa de simplificación del procedimiento reglamentario de dicho municipio, y refleja no sólo los cambios entre el “pre” y el “post” de la simplificación, sino también los ajustes que se han ido realizando a través del tiempo en el marco del proceso de evaluación. Se indican, además de los resultados relativos al trámite de una licencia de Actividad Económica General (AEG), aquéllos correspondientes a otras dos licencias, a saber: Alimentos y Bebidas (A&B) y Juegos Electrónicos y Online (JE&O).

Variables seleccionadas Antes de la simplificación

Después de la simplificación

Primera inspección

Segunda inspección

Tercera inspección

Número de personas en cola - - 4 – 12 11 9

Tiempo necesario para culminar el procedimiento Actividad Económica en General (AEG)

13 días 30 minutos 20 minutos 26 minutos 1 día

Tiempo necesario para culminar el procedimiento Alimentos y Bebidas (A&B)

33 días 3 días 4 días 2 - 10 días 3 días

Tiempo necesario para culminar el procedimiento Juegos Electrónicos y Online (JE&O)

43 días 3 días 3 días 5 días

Número de requisitos para obtener una AEG

10 7 7 7 6

Número de requisitos para obtener una A&B

16 12 12 12 9

Número de requisitos para obtener una JE&O

13 11 11 11 10



Variables seleccionadas Antes de la simplificación

Después de la simplificación

Primera inspección

Segunda inspección

Tercera inspección

Número de trámites para obtener una AEG

33 11 11 14 13

Número de trámites para obtener una A&B

38 23 23 26 22

Número de trámites para obtener una JE&O

50 23 23 26 22

Número de Licencias de apertura y funcionamiento expedidas por día (promedio)

- - 17 17 16

Fuente: Centro de Estudios Bonaerense, Evaluation of One-Stop Shop, Municipality of La Paz, Bolivia: Third Inspection, abril de 2004

Counter 5, 6 or 7

Taxpayer

Collections DepartmentArchives Unit

Municipal TaxpayerRegistry Counter Municipal Transaction

System Counter

Inspector

-Obtains information regarding Municipal Tax Registry and OperatingLicense.-Completes form F401 and required documents.

-Presents F401 form and required documents to the Municipal TaxpayerRegistry Counter.

-Receives F401 form, and other requisites; verifies that the form has beenaccurately completed and necessary documents attached; and signs andaffixes seal to the documents. If any requisites are missing, application isrejected. Form is returned to Taxpayer.

Counter 9 -Takes F401 form and requisites to counter 5, 6 or 7.

-Inputs the data into Municipal System .

-System generates Municipal Taxpayer Registrynumber, verifies any fines for failure to comply withformal duties. Taxpayer is provided with a TaxpayerID card, together with the stub of the F401 form. Ifthere is a fine for failure to comply, F5601 form isprinted and provided to Taxpayer, together with F401form stub, for payment at bank.

-Pays fine at a bank., obtains a receipt and returns to counter 5, 6 or7.

-Verifies payment, and gives Taxpayer a Taxpayer ID card.-Organizes forms, files them and provides them to municipalofficial in charge of Municipal Taxpayer Registry.

-Municipal official transcribes forms into Municipal System andassigns folio number. Files are sent on a monthly basis to ArchiveUnit.

-Receives batches of files, ensures conformityand archives them.

-Obtains information on License for General Economic Activities andF ACEE-2000 form. Completes form and attaches requisites. Bringsform and requisites to municipal official in charge of Licenses forGeneral Economic Activity.

Municipal Official -Licenses for General

Economic Activity

-Verifies that form has been accurately completed. Marks form with"Approved" or "Rejected". Returns form to Taxpayer.

-Brings folder to Municipal Transaction System Counter.

-Receives folder and attaches course of action sheet.Accumulates transactions over the day and sends them toCollections Department.

-Assistant Director receives folder, marks it "Approved" and sends it toDirector.

-Director receives folder, affixes seal and sends it back to AssistantDirector.

-Assistant Director receives folder and sends it to Municipal TransactionSystem Counter.

-Receives transaction record from Collections Department,registers it, classifies it appropriately and sends OperatingLicense for General Economic Activities to municipal official incharge of Operating Licenses.

-Receives folder and archives it until Taxpayer presents himself.

-Sees municipal official in charge of Operating Licenses torequest date for inspection.

-Conducts inspection and prepares hand-drawn sketch toverify square footage.

-Reports findings to Taxpayer and sends report to municipalofficial.

-Sees municipal official. If inspection was passed. Ifoutstanding fine, must go to counter 5, 6 or 7. If the inspectionis not passed, must go to counter 9.

-Checks for outstanding fines, Operating License is printed, inserted into a folderand sent to Head of the Unit.

-Fills out form F402.

-Fills in the data on form F402 received frommunicipal official in charge of OperatingLicenses. Sends Taxpayer to Counter 5, 6or 7.

-goes to counter 5, 6 or 7. where form F501 is printed.

-Goes to bank to pay fee for F501. Then returns to municipalofficial in charge of Operating Licenses within 2 days.

-Verifies debts, prints Operating License and attaches to folder. Folder sent toHead of Unit for approval.

-Folder is registered and sent to Collections Department.

-Receives folder and sends it to Director. DIrector signs and seals License.Folder then sent to Municipal Official.

-Registers Operating License and sends folder to Archive Unit.

Licensing for Economic Activities in the General SectorPre-Simplification Process


-Obtains information regarding pre-requisites for Municipal Tax Registry andOperating License.

-Brings required documentation to SpecialCounter, together with completed form F401and Operating License Form.

-Review forms and documents, and verifywhether there are any debts. Taxpayer isadvised if there are any debts so that paymentmay be made and process may continue.

-Transcribes data contained on F401 form anddata contained in the Operating License Forminto appropriate systems.

-Prints Operating License Form and obtainsTaxpayer's signature.

-Signs and affixes seal to F401 form, prints itand gives Municipal Tax Registry number andstub of F401 form to Taxpayer.

-System generates an Operating Licensenumber. Documentation is printed andprovided to Collections Department.

-Reviews documents, signs them andbrings Operating License to SpecialCounter.

-Provides Operating License to Taxpayer.-Files documents and sends them to ArchivesUnit.

-Reviews documentation to ensure conformity,classifies them, assigns an archive code in e-tram system, and archives them.

Taxpayer

Special Counter

Collections Department

Archives Unit

Licensing for Economic Activities in the General SectorPost-Simplification Process


Capítulo 3 Consideraciones preliminares a la simplificación

Todo cambio en la estructura o las actividades de cualquier organización, causa preocupación entre los actores interesados, y los municipios no son una excepción

• A los Clientes, ya sea que se trate de empresas o ciudadanos, les preocupa la posibilidad de que el cambio sea demasiado lento o empeore las cosas en lugar de mejorarlas.

• A los empleados les preocupa la posibilidad de perder el puesto, o que su trabajo se vuelva más oneroso u obsoleto.

• A los administradores les preocupa la posibilidad de no lograr el cambio, o de cargar con la culpa de eventuales fracasos o demoras.

• A los líderes políticos les preocupa la posibilidad de que los eventuales trastornos del servicio le cuesten ingresos al municipio o irriten a los electores.

En muchos países los problemas que encaran las empresas pequeñas y medianas pueden caracterizarse en función de un cierto número de criterios comunes. Pueden identificarse sobre la base de comparaciones con los niveles de desempeño de otros municipios o, como alternativa, de las quejas recibidas de Clientes o de la retroinformación recibida de los empleados municipales.

Cabe señalar que es difícil definir en términos abstractos parámetros de referencia sobre los que constituyen niveles aceptables de desempeño del servicio. Por ejemplo, para determinar cuándo el tiempo necesario para llevar a cabo un procedimiento se vuelve “excesivo”, se necesita tomar en cuenta una variedad de factores específicos, tales como la cantidad de recursos financieros, físicos y tecnológicos disponibles, el nivel de capacitación de los empleados municipales, y la naturaleza del procedimiento en cuestión.

A la hora de decidir si apoyar los esfuerzos de simplificación de un municipio, es conveniente que los equipos de proyecto evalúen claramente el costo y los beneficios de tales programas. En el costo hay que incluir, además de los gastos efectivos del proyecto ⎯ por concepto de tiempo del personal, viajes, capacitación, talleres, equipo, software, etc. ⎯ el costo de la oportunidad de dirigir los escasos recursos existentes hacia otras iniciativas de reforma. Los beneficios podrían evaluarse en términos de reducción del costo, para el sector privado del cumplimiento, y para el sector público de la administración, de normas regulatorias simplificadas. Por ejemplo, un costoso proyecto que contemple la simplificación de las normas regulatorias aplicables a las empresas y la instalación de un software sofisticado para manejar tales requerimientos en un pequeño municipio con un número limitado de transacciones con las empresas no puede producir los mismos beneficios que los alcanzables con el mismo presupuesto en una región con una población de empresas mucho mayor.


Para determinar si una iniciativa de simplificación puede ser conveniente en el caso concreto considerado, es recomendable que los equipos de proyecto tomen en cuenta los siguientes criterios:

Criterios para identificar la necesidad de simplificación: una lista de verificación

¿Es insuficiente la información brindada a los Clientes sobre el trámite en cuestión?

¿ Se necesita acudir a múltiples lugares para llevar a cabo todas las diligencias del trámite?

¿ Llevar a cabo el trámite dado requiere una cantidad excesiva de tiempo?

¿Se requiere presentar numerosos formularios, en muchos casos duplicando la información?

¿Se requiere presentar múltiples copias de la documentación sustentatoria?

¿Se requiere pagar varios derechos en lugares distintos?

¿Se requiere hacer autenticar los documentos por un notario y presentarlos personalmente?

¿No coordinan y comparten adecuadamente la información los organismos municipales?

¿No existen plazos límite para la aprobación de las solicitudes?

¿Ejercen determinados funcionarios poderes discrecionales?

¿Es objeto el trámite de un número significativo de quejas por parte de la comunidad empresarial?

Puede darse que algunas de estas preguntas tengan una respuesta obvia sin necesidad de una encuesta sofisticada. Además, como ya se ha dicho, es conveniente que el equipo de proyecto utilice la información analítica existente para sustentar la necesidad y los alcances del programa de simplificación.

La mejor fuente de información para efectos de tomar una decisión sobre el proyecto son los beneficiarios de última instancia de tales reformas, es decir, los empresarios. El equipo de proyecto puede reunir un focus group para conseguir información de primera mano sobre los requisitos municipales para hacer negocios y sobre cómo los empresarios perciben estos requisitos. Los focus groups en cuestión ayudan los equipos de proyecto a identificar los puntos de partida para enfocar el diseño de la reforma.

Existen un par de documentos que los equipos de proyecto pueden encontrar de utilidad para estos focus groups. Para mayores detalles, véase Manual for Identification and Removal of Administrative Barriers to Investment (2005) de FIAS y Early Warning System (2003) para la región ECA.

Para algunas preguntas de la lista de verificación también se puede obtener las respuestas de los funcionarios públicos que administran los requerimientos normativos para hacer negocios. Para ello, los equipos de proyecto pueden hacer uso de reuniones o entrevistas individuales.

A. Asegurar el compromiso político Un fuerte compromiso político y un apoyo visible por parte de las instancias políticas y los altos funcionarios del municipio constituyen prerrequisitos esenciales de cualquier iniciativa de simplificación. Este compromiso proporciona la base sobre la cual el equipo de simplificación


puede construir, trabajando los diferentes temas y asegurando que los nuevos procedimientos reglamentarios se implanten y funcionen.

Es importante lograr que el posible deseo político de simplificación se plasme en un compromiso concreto. Alcaldes y concejales pueden renunciar, no ser reelegidos o retirar su apoyo bajo la presión de intereses especiales preocupados por las consecuencias personales o para el negocio de un determinado cambio de procedimiento (por ej., cuando un cambio en un procedimiento reglamentario podría acabar con el recurso al proveedor de un determinado servicio externo). Una forma posible de “amarrar” el compromiso político es haciendo que el municipio celebre públicamente un “convenio” o memorando de acuerdo comprometiéndose a llevar a cabo la simplificación. Es importante que el anuncio del compromiso, tanto al público en general como a los funcionarios del municipio, lo haga el alcalde o el jefe del gobierno regional, y que la firma del acuerdo en cuestión se realice en el marco de un evento público. Con esto se garantizará que todo cambio futuro de política municipal hacia una dada iniciativa de simplificación no se realizará sin una atenta consideración de las consecuencias.

Utilizar un memorando de acuerdo para garantizar el compromiso

Dicho convenio o memorando de acuerdo (MOU) podría suscribirse con una institución externa (por ej. la CFI), o con una organización empeñada dentro del país en iniciativas de simplificación, o con un gobierno estatal/provincial o nacional que promueva la simplificación.

En Nicaragua, las ciudades de Granada, León y Masaya han utilizado los recursos de la Asociación de Municipios de Nicaragua (AMUNIC) para emprender un examen de los procedimientos actuales y formular recomendaciones para efectos de su simplificación. La firma de un MOU ha contribuido a facilitar la aceptación de una iniciativa de simplificación iniciada por un concejo municipal por el sucesivo, entrado en el cargo como resultado de elecciones.

En Bolivia, la CFI ha financiado la contratación de consultores para que asistan a La Paz y algunos otros municipios a emprender y llevar a cabo iniciativas de simplificación.

En Costa Rica, seis organismos técnicos han suscrito un convenio interinstitucional sancionando formalmente su compromiso de modernizar el trámite de registro de las empresas.

Veintiún estados de México han suscrito convenios con municipios comprendidas dentro de su jurisdicción para promover la desreglamentación a nivel local.

Dichos convenios se han considerado como un componente importante de una iniciativa de simplificación emprendida en Colombia para racionalizar los principios directivos de las normas administrativas, definir modelos de prestación de servicios, y especificar requisitos institucionales.


Cómo redactar un memorando de acuerdo

Un MOU es una declaración con la cual un municipio y cada institución participante del acuerdo manifiestan la voluntad de crear una relación con la finalidad de generar actividades mutuamente beneficiosas. Contiene una descripción general de las responsabilidades que cada una de las partes ha de asumir al perseguir determinados objetivos. No tiene valor jurídicamente vinculante, ni es exigible ante el poder judicial, sino que constituye una manifestación mutua de intención.

Un MOU bien trabajado hace posible un mayor flujo de comunicación entre las partes y aumenta la eficiencia del propio proyecto. A continuación presentamos una descripción a grandes rasgos de los elementos que cabe encontrar en un documento de este tipo, poniendo de relieve los aspectos clave. El Anexo D contiene un ejemplo ilustrativo de MOU.

Elementos comunes de los memorandos de acuerdo

Por lo general un MOU contiene un conjunto de elementos para dar cuenta de la finalidad de las relaciones y articular las obligaciones de las partes. Estos elementos comunes por lo general son:

Partes

Esta sección del MOU debe identificar claramente a los que lo suscriben. Lo mejor sería, asimismo, señalar en el cuerpo del documento a los actores clave (no necesariamente las partes “designadas” que suscriben el MOU) que realizarán el trabajo requerido para el logro de los objetivos del memorando. Entre los actores posibles están funcionarios del gobierno nacional, funcionarios de gobiernos municipales, consejos, comités, así como una o más entidades prestadoras de asistencia técnica.

Finalidad

En esta sección del documento se deberían indicar a grandes rasgos las finalidades que tanto la iniciativa de simplificación como el propio MOU pretenden alcanzar. Habida cuenta de la naturaleza del MOU, conviene poner de relieve el aspecto de la cooperación y la coordinación entre las partes. Además, se podrían delinear aquí los principios que articulen un marco para la iniciativa de simplificación.

Autoridad

En esta sección del documento se debería indicar claramente que todas las partes tienen la autoridad necesaria para suscribir el MOU. Es preferible, aun cuando no necesario, enumerar las fuentes legales específicas que autorizan las Partes en tal sentido.

Responsabilidades de las Partes

Es recomendable delinear claramente las responsabilidades de cada parte, aun cuando no es preciso incluir una relación completa de cada tarea específica. Sin embargo, de tener alguna de las partes funciones explícitas que desempeñar en el contexto del arreglo, cada una de estas debería identificarse y describirse a grandes rasgos.


Es recomendable dividir esta sección en dos subsecciones, de las que una tratará las responsabilidades de cada Parte signataria, en tanto que la otra tratará las responsabilidades generales o mutuas de ambas Partes. Habida cuenta de la naturaleza abierta de este tipo de instrumento, conviene redactarlo de manera de reflejar el hecho que las Partes “se empeñan” o “asumen” sus diferentes responsabilidades.

Confidencialidad

Es importante considerar la posibilidad de incluir una sección que trate el manejo recomendado de la información confidencial.

Plazo de vigencia

Es asimismo conveniente indicar en el MOU un plazo de duración para la relación que se crea, y especificar que el memorando entrará en vigencia en la fecha de firma por las Partes o en otra fecha convenida. Un MOU que carezca de tal estipulación se presta a ser considerado ambiguo.

Aun cuando, por lo general, las disposiciones del MOU deberían ser de alcance amplio y general; esto no quita que, de acuerdo a la naturaleza de la relación contemplada, el lenguaje pueda alcanzar un cierto nivel de especificidad. Por ejemplo, en la sección sobre “Responsabilidades”, si a una de las partes le corresponde desempeñar ciertas funciones específicas, esto debe constar en el texto en forma sumamente explícita. Otras secciones, tales como la de “Confidencialidad”, podrían necesitar, además, un mayor grado de especificidad, dependiendo de las partes involucradas o del objeto del MOU.

Se pueden, asimismo, añadir otras secciones según se haga necesario. Puede ser útil incluir una sección sobre “Definiciones” cuando se utilicen términos complejos o se dé a determinadas palabras un sentido específico al acuerdo.

B. Constituir un equipo de simplificación Las iniciativas de simplificación pueden recibir el auspicio de instituciones donantes, pero es necesario que el municipio intervenga en calidad de co-auspiciadora e institución impulsora. En algunos casos es recomendable contratar a un equipo externo de consultores. En estudios realizados recientemente en Bolivia y Colombia se recomienda contratar a firmas de consultoría para la realización de determinados componentes del programa de simplificación. En otros casos, especialmente cuando no se cuenta con fondos para contratar a consultores, puede hacerse cargo del proyecto un equipo de funcionarios municipales. Para un diseño exitoso de un procedimiento municipal se necesita contar con un equipo de carácter ”interfuncional” (es decir, contar con personas que tengan diferentes combinaciones de habilidades) y cuyos miembros representen todos los aspectos de la iniciativa de simplificación. Una solución óptima podría ser un equipo constituido por asesores externos y funcionarios municipales asignados al proyecto.


Para llevar a cabo una iniciativa de simplificación es necesario contar con combinaciones de habilidades políticas a la par que técnicas. El examen realizado de iniciativas exitosa de diseño de procedimientos reglamentarios municipales en otros países indica que es recomendable para todo equipo de proyecto de simplificación contar con personas que presenten las siguientes combinaciones de habilidades:

Pericia política: se trata de brindar liderazgo, asesoría y recomendaciones sobre cómo alcanzar los objetivos políticos de la iniciativa de simplificación y tratar la posible resistencia al cambio. La persona ideal sería un representante de la Alcaldía.

Pericia legal: se trata de brindar asesoría y recomendaciones respecto de la aplicación o interpretación de las fuentes legales, de los mecanismos de supervisión y de los conflictos potenciales en los casos que atañen a convenios y acuerdos (por ej. el MOU), múltiples leyes o jurisdicciones.

Pericia operativa: se trata de examinar las propuestas de diseño en términos de flujo y contexto del negocio, perspectiva de los actores, estructuras de gobernanza (por ej. la concesión de autoridad a las ventanillas únicas), y de factibilidad en términos de estrategia de cambio. En una situación ideal, habría tanto personas conocedoras del procedimiento existente como personas expertas en diseño de negocio.

Pericia tecnológica: en la medida en que se utiliza la tecnología en el marco del procedimiento existente o se contempla como parte del nuevo modelo de procedimiento, se trata de brindar asesoría tecnológica sobre sistemas mainframe y legacy, herramientas de Internet e interfaces de sistema, seguridad de la información, arquitectura técnica y flujos de datos.

Pericia en materia de registro y archivo: se trata de brindar asesoría sobre la forma de mantener los registros y conservar la información.

Pericia en materia de comunicaciones: se trata de llevar las consultas con el sector privado y organizar iniciativas para dar a conocer el procedimiento diseñado.

Además de las personas con las combinaciones de habilidades indicadas arriba, se requiere la participación de otra categoría de personas con experiencia en el modelo de procedimiento existente y/o contemplado, a saber:

Un representante de la administración de cada uno de los departamentos u organismos afectados por la iniciativa; y

Empleados que estén trabajando con el proceso de negocios existente y que van a trabajar con el nuevo procedimiento.

Es importante que estas personas conozcan el procedimiento municipal vigente y su articulación a través de los departamentos y funciones, a la par de los problemas específicos


vinculados con el mismo. El papel de los empleados es importante por cuanto son ellos los que hacen uso activo del procedimiento y trabajan en estrecho contacto con los Clientes.

Es recomendable que los miembros de un equipo de proyecto de simplificación:

Se “hagan dueños” del proyecto: Una participación simbólica en el equipo de proyecto acaba por crear una actitud cínica hacia la iniciativa, la cual a su vez acaba por llevar a falta de compromiso. En cambio, un empeño sincero en lograr el éxito de la iniciativa fortalece el entusiasmo. A nivel personal, los miembros necesitan sentirse apreciados como individuos a la par que por el papel específico que desempeñan.

Sean portadores de una visión clara: Esto se logra haciendo que los miembros del equipo comprendan y compartan los objetivos y las metas de la iniciativa de simplificación. De esta forma, los miembros del equipo están en condición de saber cuál es el siguiente paso a dar, a quién le corresponde darlo en términos de definición de papel, y dentro de cuál plazo es necesario darlo para efectos de alcanzar los objetivos de la iniciativa de simplificación.

Transmitan confianza: Tanto la Administración como los actores necesitan ver que el equipo es apto para conducir/guiar la transición al nuevo procedimiento. Cualquier manifestación de miedo ante el cambio puede matar la iniciativa, sobre todo si hay resistencia.

Comuniquen con claridad: Conviene alentar a los miembros del equipo a comunicar sus ideas e inquietudes frecuente y abiertamente. Se recomienda enfrentar los conflictos legítimos en forma abierta, de manera de propiciar la adopción de las soluciones más apropiadas en el diseño de la simplificación.

Ejerzan liderazgo: Es recomendable, además, que el equipo cuente con un jefe de proyecto para tener un liderazgo fuerte. Es asimismo importante que las líneas de mando y de toma de decisión sean entendidas por todos los miembros del equipo.

C. Elaborar el plan estratégico Un primer paso fundamental para los equipos de proyecto a los que se les ha encomendado la tarea de promover una iniciativa de simplificación consiste en la elaboración de un enfoque estratégico coherente que permita articular metas, papeles y responsabilidades específicas con los recursos y con la tareas a realizar. Dicho plan estratégico debería, además, constituir el núcleo de la propuesta de proyecto que se utilizará para conseguir financiamiento de las instituciones donantes o la aprobación de las Autoridades de la organización.

En Bosnia y El Salvador, los municipios se han servido de “planes de acción” para llevar adelante sus respectivas iniciativas de simplificación. En El Salvador, se ha logrado simplificar los procedimientos administrativos para la formalización de microempresas y pequeñas empresas diseñando e implementando un plan para eliminar y/o simplificar los prerrequisitos de dicha formalización. En Gradiska, Bosnia, las recomendaciones efectuadas para crear un procedimiento reglamentario simplificado se han incorporado a


un plan de acción que luego ha pasado a formar parte de la Estrategia de Desarrollo principal del municipio.

Toda iniciativa de simplificación puede considerarse como algo articulado en distintos niveles. En un nivel, puede caracterizarse simplemente como algo que involucra conceptos básicos de “gestión de proyecto” aplicados a un diseño de proceso de negocios. Desde este punto de vista, los principios típicos del ciclo de proyecto del Banco Mundial u otros donantes (es decir, identificación, preparación, examen de solicitudes, aprobación, ejecución, supervisión y evaluación) constituyen un marco apropiado.

Creación de un plan estratégico

Todo plan estratégico de una iniciativa de simplificación tiene que abarcar tres aspectos principales:

El modelo de procedimiento regulatorio en sí

El marco de políticas que rodea y sustenta el procedimiento regulatorio

Las consideraciones vinculadas al cambio de procedimiento en un determinado ambiente político.

En otro importante nivel, la iniciativa de simplificación implica cambiar el modelo de prestación de un servicio por parte del municipio. El objetivo clave no es sólo cambiar el modelo sino también la actitud de los actores hacia el procedimiento. Este último aspecto consiste en garantizar a través del tiempo el mantenimiento del procedimiento reglamentario simplificado por parte del municipio.

Un tercer nivel lo constituyen los elementos “humanos” de la reforma. Simplificar quiere decir pasar de “forma de hacer las cosas” vinculada a un procedimiento reglamentario particular, a una nueva “forma similar, y sin embargo diferente.” Una vez culminada la transición, puede haber “ganadores” y “perdedores”, lo cual quiere decir que, antes de que la simplificación se lleve a cabo, va a haber aquéllos que apoyan el cambio y aquéllos que se oponen a él. Tanto el apoyo como la resistencia van a darse tanto activa como pasivamente. Por ejemplo, la imposibilidad de integrar en un único texto completo y ordenado el código de edificación del municipio puede interpretarse como una manifestación de resistencia pasiva al cambio. A veces a la gente les cuesta cambiar “la forma de hacer las cosas.”

Un factor que complica ulteriormente las cosas es el hecho que la resistencia puede no tener nada que ver con la iniciativa de simplificación en sí. Una elección municipal puede traer a nuevos concejales que no tienen la voluntad política de ver finalizada la iniciativa sólo porque la iniciara el concejo anterior. También puede pasar que un proyecto encuentre oposición porque los actores no desean dar al alcalde que la promueve el capital político que produciría su éxito.

En Nicaragua, tres municipios partícipes de un proceso de simplificación han firmado memorandos de acuerdo con organismos externos, en parte para asegurar continuidad política a sus iniciativas de simplificación luego de la elección de nuevos concejos municipales.

Como paso preliminar, a la hora de elaborar un plan estratégico es necesario:


Explicar la finalidad y las razones: La gente necesita entender por qué es necesario el cambio. Esto conlleva la necesidad de explicar la finalidad en términos comprensibles y de comunicar con un público que va a ser interno en un comienzo y externo más tarde. La simplificación está destinada a asegurar beneficios tangibles para los municipios, pero no necesariamente esto se percibe como obvio, y puede necesitar de explicación o de ulteriores detalles. La comunicación de la finalidad debería ser tarea de los líderes municipales para mejor asegurar la aceptación por parte de los empleados, los ciudadanos y las empresas.

Dar una idea general del resultado previsto: Los actores necesitan entender cuál será el resultado. Esto conlleva la necesidad de traducir el concepto abstracto de simplificación de un procedimiento particular en una imagen mental de lo que va a ser diferente para los partícipes de ese procedimiento. Los Clientes ¿van a estar parados en cola o sentados en un área de espera? Los empleados van a tener que tratar con otra oficina o sólo con otras personas de la misma oficina? No es conveniente que la imagen abrume a los empleados llevándolos a poner en duda su propio papel en el nuevo procedimiento. Por ejemplo, si se pone demasiado énfasis en el papel de la tecnología en el procedimiento reglamentario diseñado se puede infundir en los empleados el temor a perder el puesto despertando en ellos la oposición a adaptarse a los cambios en las funciones del trabajo.

En realidad el punto no es que se deben adelantar descripciones o planes detallados, sino que los resultados operativos tienen que ajustarse a determinados principios rectores. Éstos se encuentran en la política regulatoria del municipio, la cual constituye uno de los componentes del contexto que sirve de marco para el procedimiento reglamentario que va a ser objeto de simplificación. Entre los demás componentes se encuentra la política de comunicaciones y, en el caso en que se den inspecciones en relación con determinados procedimientos, la política de inspección del municipio. Si tales políticas faltan o no son adecuadas, esto significa que es preciso asegurar un marco de políticas que sustente los objetivos de la simplificación y llegue a formar parte del plan estratégico.

Elaborar planes: Los actores necesitan saber cómo las cosas van a cambiar. Esto conlleva la necesidad de manejar aspectos de gestión de proyecto y gestión de la transición. En tanto que un equipo de proyecto puede tener (como no tener) un papel directo en la implementación de la iniciativa de simplificación, siempre va a tener un papel de “supervisión” o “monitoreo” del proyecto para asegurarse de que estos componentes del plan no sean dejados de lado.

Convocar a la participación: Los actores quieren entender cuál es su situación en una iniciativa de simplificación, cualquiera que esta sea. Todo cambio en un procedimiento reglamentario o el hecho mismo de la transición al procedimiento modificado da lugar sin falta a preguntas sobre finalidades, resultados operativos, planes y temas conexos, tales como los tiempos o normas de servicio. Mantenerlos al tanto del resultado operativo ayuda, pero se obtiene una mayor aceptación haciendo que participen del proceso de diseño, en cuanto hace que compartan la responsabilidad del éxito o fracaso de la iniciativa, y que ayuden a identificar los problemas y las potenciales soluciones. En cuanto a los empleados, Clientes u otros


actores, esto significa, asimismo, que las consultas se convierten en un componente importante de cualquier iniciativa de simplificación.

Monitorear la implementación: Los actores necesitan saber cómo las cosas van a cambiar. Esto conlleva la necesidad de manejar aspectos de gestión de proyecto y gestión de la transición. Es recomendable que los equipos de proyecto, en la medida en que tengan un papel asesor en la implementación de la iniciativa de simplificación, se aseguren de que estos componentes del plan sean tomados debidamente en cuenta.

En cuanto al elemento “humano” de la simplificación, conviene que el plan estratégico considere, entre otros:

• “Lo viejo” y “lo nuevo.” Implementar también quiere decir manejar la transición y hacer que los funcionarios municipales comprendan que esta implica no solo pasar al procedimiento “nuevo” sino también dejar atrás el “viejo”. Implica, además, asegurarse que no haya marcha atrás. y que el procedimiento “nuevo” no acabe representando simplemente una versión ligeramente modificada del viejo. Para ello es preciso estructurar el marco de políticas del municipio de tal manera que no permita reintroducir en los procedimientos ningún trámite, ni derechos adicionales, ni otros cambios no autorizados.

• El apoyo y la resistencia. La simplificación implica abandonar lo “viejo” y aceptar como propio lo “nuevo,” algo que algunas personas no quieren, o no les gusta, hacer. El conocimiento de quiénes van a apoyar el cambio y quiénes se van a resistir a él ayuda a manejar la tensión respecto de la iniciativa de simplificación. Éste es un aspecto complementario de la fase diagnóstica, pues se trata de determinar cómo se hacen las cosas ahora y quiénes pueden verse afectados desfavorablemente en el futuro en caso de introducirse un cambio en uno o más trámites.

• La conducta y la actitud. Para ello se necesita examinar y revisar el procedimiento reglamentario existente, en términos de cómo los empleados municipales desempeñan sus funciones en el ámbito del mismo. Los hallazgos deben tomarse en cuenta tanto en la fase diagnóstica como en la de diseño de la iniciativa de simplificación, utilizando las normas de servicio para definir los niveles esperados de desempeño.

• Problemas y soluciones. Parece una contradicción en términos, pero hay que hacer más énfasis en los problemas que en las soluciones. Las soluciones nacen de la fase de diseño, una vez “pulidas” luego del proceso de consulta. Sin embargo, para que haya aceptación de las soluciones se tiene que haber reconocido y comprendido los problemas. Esto quiere decir que las comunicaciones desempeñan un papel importante en la tarea de informar a los actores. Al describir la finalidad de la iniciativa para reducir la resistencia y fomentar la aceptación, los líderes municipales tienen que concentrarse más en explicar el problema que se va a solucionar que en exponer la solución.


Los elementos del plan estratégico

I. A nivel del equipo de proyecto

Para empezar, es recomendable que el equipo de proyecto:

Evalúe el contexto de desarrollo de una posible simplificación de las normas regulatorias aplicables a las empresas, respecto del conjunto de las prioridades de desarrollo del país.

Para ello examinaría la Estrategia de Asistencia a Países (CAS), el Documento de Estrategia de Reducción de la Pobreza (PRSP), y las carteras de proyectos de los bancos multilaterales de desarrollo y de las instituciones donantes bilaterales.

Evalúe la capacidad general del municipio de emprender una iniciativa de simplificación.

Es de importancia clave, en este aspecto, determinar hasta qué punto un municipio puede contar con recursos internos para emprender una iniciativa de simplificación y cuántos recursos externos pueden contribuir al logro del objetivo; asimismo, con cuáles recursos y/o apoyo se contaría dentro del país por parte de otros organismos, a nivel ya sea federal, provincial/estatal, o local.

II. A nivel municipal

Suponiendo que el municipio cuenta con capacidad suficiente para llevar a cabo una iniciativa de simplificación, el equipo de proyecto debería ayudarla a:

Desarrollar un marco de políticas sano para apoyar el diseño del procedimiento reglamentario.

Debe apoyarse con otras medidas complementarias la participación eficaz de ciudadanos o empresas en el uso de un procedimiento reglamentario. Por ejemplo, la confianza pública en un procedimiento se va a ver reforzada por el acceso a las fuentes legales en que el mismo se sustenta. Esto significa que la política regulatoria debe apoyar la transparencia y una política y plan de comunicaciones que permitan al público acceder a las fuentes legales pertinentes o aseguren su publicación. Significa, asimismo, que debe minimizarse hasta donde posible el potencial de abuso de cualquier procedimiento reglamentario. Por ejemplo, un procedimiento para la expedición de licencias de expendio de alimentos puede comprender inspecciones sanitarias. En este caso adquiere relevancia la política municipal in materia de inspecciones, y es recomendable que el municipio procure circunscribir el poder discrecional de los inspectores para no poner en peligro el procedimiento principal de expedición de la licencia.

Establecer un sistema eficaz de supervisión y gobernanza.

En el presente contexto la gobernanza se refiere a la organización de las responsabilidades por la toma de decisiones pertinentes a la iniciativa de simplificación. El sistema puede comprender un comité de supervisión y utilizar informes de avance del proyecto para fines de monitoreo. Si se necesitara tomar decisiones clave durante el diseño de la simplificación, la aprobación del comité de supervisión podría facilitar el proceso. De contar ya el municipio con un modelo de gobernanza de proyecto, se podría utilizar dicho modelo. De no ser así, los funcionarios


municipales tendrán que definir un modelo de gobernanza ad hoc, de manera de establecer, antes del inicio del proyecto, cómo van a tomarse las decisiones relacionadas con el mismo, y quién las va a tomar.

III. A nivel de equipo conjunto de simplificación

En cuanto se constituya, es recomendable que el equipo interfuncional de asesores externos y funcionarios municipales a cargo de conducir/supervisar la iniciativa de simplificación (“equipo de simplificación”):

Defina la finalidad de la iniciativa y explique resumidamente sus objetivos.

Examine los resultados de otras iniciativas de simplificación para encontrar “lecciones aprendidas” aplicables a su proyecto.

Defina papeles y responsabilidades del equipo de simplificación.

Con sujeción a ajustes en el curso de la iniciativa, entienda quiénes van a “apoyar” o “resistirse” al proceso de diseño del procedimiento.

Cree un plan estratégico de comunicación para mantener al tanto a los actores a través del tiempo con información exacta.

Cree un procedimiento de consulta para contar con la participación y retroinformación de los actores en el curso de la iniciativa. Esto comprende solicitar a empleados y administradores (dándoles tiempo suficiente para contestar) que formulen sus comentarios sobre cómo cambiar el procedimiento reglamentario.

Programe y asigne las tareas específicas vinculadas a la iniciativa.

Identifique los factores limitantes específicos que afectarán el diseño del procedimiento.

Establezca hitos específicos (en términos de tiempo o de proceso) para determinar el avance hacia metas de corto plazo y de largo plazo.

Conduzca una Evaluación del Impacto Regulatorio del procedimiento existente.

Organice un examen integral “paso por paso” del procedimiento existente.

Elabore una descripción detallada“paso por paso” del procedimiento existente.

Elabore un mapa del procedimiento para ilustrar gráficamente el procedimiento existente.

Efectúe un mapeo del procedimiento existente con las fuentes legales pertinentes.

Mida los indicadores de desempeño dentro del procedimiento existente.

Considere el papel de la tecnología, cualquiera que sea el modelo de proceso propuesto.

Considere cuál podría ser la mejor forma para asegurar a los Clientes el acceso al procedimiento propuesto (por ej., una Ventanilla Única).

Elabore una descripción detallada“paso por paso” del procedimiento propuesto.


Elabore un mapa del procedimiento para ilustrar gráficamente el procedimiento propuesto.

Efectúe un mapeo del procedimiento existente con las fuentes legales y políticas municipales pertinentes, y con inclusión de la política regulatoria.

Comunique a los empleados y administradores cuáles serán sus papeles en el procedimiento propuesto.

Consulte a los actores sobre el procedimiento propuesto.

Evalúe el impacto que el procedimiento propuesto producirá en el municipio a la par que en los ciudadanos y empresas que utilizarán el procedimiento.

Revise el procedimiento propuesto a la luz de la retroinformación recibida de empleados, administradores y actores externos, a la par que los resultados del proceso de evaluación del impacto regulatorio.

Finalice el Plan de Ejecución.

Explique el procedimiento revisado a empleados y administradores.

Capacite a empleados y/o administradores en el uso de la tecnología correspondiente al nuevo procedimiento o las modalidades de trabajo que se van a aplicar como parte de la implementación del mismo.

Publique una descripción del nuevo procedimiento para información de los actores externos, a la par de las fuentes legales aplicables, pertinentes al procedimiento.

Estructure todos los procesos relacionados con el procedimiento (por ej. las inspecciones) de manera de minimizar su efecto en las medidas de desempeño vinculadas al procedimiento.

Comunique activamente la implementación del nuevo procedimiento a los actores (por ej. mediante anuncios publicitarios) y, siempre que se justifique, cree símbolos para hacer que el procedimiento sea fácilmente reconocible (en otras palabras, cree la marca del procedimiento).

Prepare un Informe de Implementación/Monitoreo para documentar las lecciones aprendidas de la iniciativa.

Establezca un marco temporal para la evaluación del nuevo procedimiento.

Mida los indicadores de desempeño comparándolos con los indicadores iniciales, para evaluar el procedimiento luego de la implementación.


Capítulo 4 La simplificación: un enfoque articulado en cuatro fases

Para lograr la simplificación de un procedimiento reglamentario municipal se necesita en primer lugar definir los objetivos, a continuación analizar el procedimiento existente, diseñar un nuevo procedimiento, y finalmente implementarlo.

Dicha tarea principal ha de acompañarse a un examen complementario de los procedimientos vinculados al procedimiento considerado (por ej. las inspecciones, los pagos, etc.) que también se requiere analizar para efectos de decidir si van a seguir siendo necesarios, o cómo deberían estructurarse.

El tercer aspecto que debe tomarse en cuenta es el marco de políticas que rodea los procedimientos reglamentarios municipales. Ya sea que se trate de cambiar los procedimientos existentes o de diseñar nuevos procedimientos, es recomendable que el municipio se ciña a ciertos principios a la hora de crear normas regulatorias con sus correspondientes procedimientos. Estos principios se articulan en una política regulatoria y obligan a los municipios a evaluar cuidadosamente las consecuencias de sus decisiones regulatorias y a pasar por un proceso de consulta y comunicación de las opciones consideradas antes de tomar decisiones. Es recomendable que los equipos de proyecto tengan una idea clara de la forma en que el municipio enfoca el desarrollo o la revisión de sus políticas regulatorias o normas regulatorias.

En el resto del presente capítulo se brinda a los equipos de proyecto un marco conceptual para considerar dichos elementos. Además, el Manual Práctico adjunto como Anexo A ha sido elaborado para ayudar a los equipos de proyecto a estructurar el planeamiento y la implementación de una iniciativa de simplificación. El Anexo B contiene algunas definiciones pertinentes.

La transparencia y el buen gobierno requieren que en cualquier proceso regulatorio se tomen en cuenta las opiniones de los actores. Antes de emprender una iniciativa de simplificación, es recomendable que los equipos de proyecto reconozcan la importancia de hacer que el sector privado participe de esta actividad. En su calidad de beneficiarios de la transición a un procedimiento más nuevo y más simple, un proceso de consulta sustantiva mantenido en el tiempo con el sector privado hace posible asegurar un diseño de procedimiento que refleje las necesidades de los usuarios. Por lo tanto, los procesos de consulta y comunicación constituyen un componente significativo de toda iniciativa de simplificación.

Los equipos de proyecto harían bien en reconocer que la simplificación no es una actividad aislada. Para mantener en el tiempo procedimientos reglamentarios eficientes es necesario revisar periódicamente las medidas de desempeño e intervenir con acciones cuando las medidas en cuestión indican una baja de éste. En la presente sección se hace una reseña de


algunas de tales medidas.

Asimismo, los equipos de proyecto harían bien en reconocer que la simplificación brinda al municipio una oportunidad para seguir prestando atención a través del tiempo al tema de la gestión regulatoria. El diseño de las normas regulatorias y los correspondientes procesos de gestión forma parte esencial de la actividad de gobierno, y se debería alentar a alcaldes y concejales a incentivar a los funcionarios municipales para que fomenten un diseño y una gestión de calidad de los procedimientos reglamentarios.


A. La fase diagnóstica

1. Definir finalidad y objetivos Es importante definir el objetivo del procedimiento en cuestión por cuanto el municipio debería centrar su actividad en los objetivos y no en los procedimientos. En esta etapa lo que debería contar para ella es lo que se hace, no cómo se hace.

Simplificando los procedimientos reglamentarios

En lugar de un procedimiento reglamentario que…

Se logra un procedimiento reglamentario que…

Está diseñado para eliminar el riesgo inherente al incumplimiento…

Logra un equilibrio entre el riesgo y el costo de mitigar el riesgo imponiendo a las empresas una carga razonable.

Conlleva un costo administrativo significativo ya sea para el municipio o para el Cliente…

Ha sido racionalizado en la medida de lo posible, reduciendo costo, tiempo y complejidad.

Ha ido evolucionando sin que se hayan examinado las posibles consecuencias…

Ha mitigado las consecuencias en la medida de lo posible.

Tiene un mecanismo de ejecución centrado en los aspectos formales...

Es adaptativo, basado en los resultados, y estructurado para tratar los riesgos por orden de prioridad.

Se superpone a otros procedimientos reglamentarios o jurisdicciones, e inclusive entra en conflicto con los mismos ...

Se armoniza con otros procedimientos del municipio, de manera de no poner a esta en desventaja competitiva respecto de otras jurisdicciones.

Fuente: Este cuadro ha sido compilado con material tomado de “From Deregulation to Regulatory Reform: The Next Steps,” Deregulation and Regulatory Reform Office, Gobierno de Columbia Británica.

2. Llevar a cabo una evaluación de capacidad Antes que nada, es conveniente que el equipo de proyecto evalúe la capacidad operativa y funcional actual del municipio tanto para ejecutar el procedimiento reglamentario como para emprender una iniciativa de simplificación. Por “capacidad,” en este contexto, se entienden los recursos y las capacidades del municipio ⎯ en términos de liderazgo político, gestión y empleados, finanzas y tecnología ⎯ de prestar servicios a los ciudadanos y las empresas y lograr el objetivo de simplificar los procedimientos reglamentarios municipal de manera eficaz, eficiente y sostenida.


Puesto que la iniciativa puede tener que enfrentar desde un primer momento resistencia tanto interna como externa, la evaluación de capacidad sirve para ayudar a identificar las eventuales barreras potenciales que pueden impedir su éxito, y determinar cuál habrá de ser un alcance apropiado para la iniciativa de simplificación prevista. Por ejemplo, puede no ser apropiado proponer una gran inversión en tecnología de la información para un municipio con fondos limitados y/o personal en condición de prestar apoyo técnico.

La evaluación de la capacidad tiene cuatro aspectos:

Capacidad física.

Capacidad humana.

Capacidad financiera.

Capacidad tecnológica.

Capacidad física: Para evaluar la capacidad física es necesario examinar a grandes rasgos la infraestructura física. ¿Se puede reunir en un mismo lugar al personal cuyas funciones forman parte de un determinado procedimiento, para reducir tiempo y esfuerzo? ¿Se puede dispersar fácilmente a los inspectores entre las distintas partes del municipio para agilizar las misiones? ¿Se encuentra(n) la o las oficinas situadas en un lugar conveniente para los ciudadanos y las empresas? ¿Tienen los locales cabida suficiente para el personal y los Clientes? ¿Son adecuados los equipos y suministros de oficina? ¿Se cuenta con un lugar conveniente que pueda ser utilizado para consolidar las funciones de servicio al Cliente?

Señalamos, como ejemplo de solución de un problema de capacidad física, que una parte de la iniciativa de simplificación de La Paz, Bolivia consistió en la instalación de estantería para una mejor organización de los archivos del municipio.

Capacidad humana: Evaluar la capacidad humana significa examinar los recursos humanos pertinentes en términos de número de recursos, niveles de calificación y remuneración. Esto significa por ejemplo, para efectos de diseño, que es necesario preguntar si el personal del municipio está calificado para emprender una iniciativa de simplificación. ¿Se cuenta con un número de empleados suficiente para manejar las cargas de trabajo?

Capacidad financiera: Evaluar la capacidad financiera significa examinar desde una perspectiva general los factores limitantes y desafíos financieros que enfrenta el municipio, con inclusión de sus presupuestos operativos y sus déficit. También significa determinar si el municipio cuenta con los recursos necesarios para emprender parte o la totalidad de una iniciativa de simplificación. Si la respuesta es no, ¿cuáles recursos financieros adicionales se encuentran disponibles? Si se considera la posibilidad de implantar una nueva tecnología, ¿cuenta el municipio con los recursos financieros necesarios para implementarla? La evaluación de la capacidad financiera tiene sin duda consecuencias importantes, sobre todo en lo tocante a los requerimientos de financiamiento externo.


Capacidad Tecnológica: La evaluación de la capacidad tecnológica requiere examinar la infraestructura tecnológica del municipio. ¿Con qué base de tecnología (tipos de tecnología y grado de utilización) cuenta el municipio? ¿Será necesario comprar tecnología adicional? Desde el equipo básico de oficina hasta hardware y software sofisticados, la forma en que dicha tecnología se encuentra integrada en el procedimiento reglamentario va a tener implicancias clave para el diseño del procedimiento reglamentario.

La evaluación de la capacidad se puede efectuar llevando un serie de entrevistas/discusiones con los líderes políticos y los administradores municipales clave en un espíritu de examen objetivo de las competencias, los recursos y las limitaciones, no sólo de los administradores sino también de los empleados que desempeñarán un papel en el trabajo de diseño y constituirán el personal de primera línea en el trato con los Clientes bajo el nuevo procedimiento. Es recomendable que los equipos de proyecto realicen la evaluación de la capacidad con sus correspondientes consultas y análisis en colaboración con los actores municipales.


Evaluación de los procedimientos actualesEl ejemplo de Gradiska, Bosnia,

Análisis de los costos administrativos y regulatorios de hacer negocios Se analizaron quince guías sobre procedimientos dirigidas a los clientes, encontrando que las mismas contenían instrucciones específicas sobre cuáles documentos y procedimientos el cliente tenía que cumplir para las diferentes oficinas competentes para los trámites relacionados con actividades de negocio. A continuación sigue una relación de los mismos:

• Sistema municipal de registro de los ciudadanos, servicios de ventanilla y padrones electorales • Concesión de ciudadanía (trámites administrativos generales) • Ayuda legal • Ejercicio de derechos de soldados desmovilizados y derechos de discapacitados • Negocios y otras actividades independientes • Constitución de empresas • Trámites locales para actividades empresariales • Expedición de licencias de urbanización • Expedición de licencias de construcción • Informes de inspección para efectos de la concesión de licencias de urbanización y construcción • Expedición de licencias de uso • Expedición de permisos sanitarios para la ubicación, el diseño y el uso de instalaciones • Licencias y derechos de área para servicios varios y mantenimiento • Expedición de certificados para producción agrícola • Expedición de licencias agrícolas.

Se organizaron dos focus groups: • Uno de empleados municipales que procesan los trámites administrativos • Uno de empresarios de la municipalidad de Gradiska.

Se realizó una encuesta sobre costos administrativos and regulatorios.

3. Llevar a cabo un análisis detallado del procedimiento A. Evaluar el impacto del procedimiento reglamentario existente

Entre las herramientas utilizadas en los procesos de revisión regulatoria se encuentra la Evaluación del Impacto Regulatorio (RIA). Por lo general las RIA se utilizan en la fase de diseño fase, para evaluar el impacto de los cambios propuestos en los procedimientos reglamentarios (véase la Sección B.6 más adelante). Sin embargo, también se pueden utilizar durante la fase diagnóstica, aun cuando en medida más limitada, para evaluar hasta qué punto el procedimiento reglamentario en cuestión es coherente con la política regulatoria del municipio.

En el contexto de la fase diagnóstica, puede que los equipos de proyecto encuentren de utilidad utilizar el cuestionario presentado en la Sección B.6 (luego de modificar las preguntas según corresponda) para formarse una idea estratégica de los puntos donde los cambios en el procedimiento reglamentario pueden ser más beneficiosos.


B. Efectuar un mapeo de los elementos actuales del procedimiento

Luego del examen estratégico del procedimiento reglamentario en su conjunto, es recomendable que el equipo de proyecto lleve a cabo un análisis detallado de las actividades vinculadas al procedimiento en cuestión. El diseño de un proceso de negocios requiere la comprensión de los elementos del proceso existente. Por lo tanto es necesario revisar el procedimiento reglamentario existente mediante un análisis de los datos de base, lo cual implica:

Revisar los indicadores y la información proporcionados en “Snapshot of Business Environment” y en el “Doing Business” correspondientes al país en cuestión, en la Base de Datos de Doing Business del Banco Mundial.

Identificar todos los documentos que se requiere adjuntar a la solicitud para iniciar el procedimiento.

Identificar y analizar cada paso del procesamiento de la información.

Identificar y analizar las actividades a las que da lugar la solicitud.

Identificar y analizar los resultados del procesamiento de la información.

Se recomienda en particular tomar nota de:

(a) el paso;

(b) la finalidad del paso;

(c) quién ejecuta el paso (y a cuántas personas éste involucra);

(d) cuánto tiempo transcurre desde el inicio del procedimiento;

(e) qué documentación se requiere para cada paso;

(f) qué documentación es generada por cada paso; y

(g) el o los lugares donde se lleva a cabo la actividad.

¿Por qué hay que documentar el procedimiento en un nivel tan básico? Por varias razones:

• Porque es posible que el procedimiento no haya sido documentado nunca antes.

• Porque los pasos pueden haber sufrido a lo largo del tiempo cambios legítimos pero no documentados.

• Porque diferentes funcionarios pueden haber introducido a lo largo del tiempo cambios ad hoc ya sea para conseguir pagos informales, por razones desconocidas o a pedido de funcionarios elegidos.

Procedimientos complementarios

En la fase diagnóstica es necesario examinar también los procedimientos complementarios tales como las inspecciones. Por ejemplo, la inspección en cuanto actividad puede ya sea formar parte del procedimiento principal o realizarse a posteriori para asegurar el cumplimiento con los requisitos regulatorios. Allá donde se dan, las inspecciones constituyen una garantía


importante del cumplimiento regulatorio; por otra parte, pueden también crear embotellamientos significativos al ser causa de retraso, de duplicación de trámites en el ámbito del procedimiento principal, o inclusive crear oportunidades para la demanda de pagos informales. El tema de cómo estructurar mejor las inspecciones es tratado en la Sección C.4.

Una cuestión a parte es si un determinado procedimiento complementario (por ej. una inspección) es realmente necesario. Lo que cabe respecto de este tipo de procedimiento es poner en tela de juicio no sólo las modalidades de ejecución, sino también las razones en que se sustenta su existencia y legitimidad.



Ejemplo ilustrativo de análisis de trámite

Paso Actividad

1. En la Oficina No. 1, el Cliente presenta (1) una carta o un formulario de solicitud con la información requerida, y (2) documentos sustentatorios al Empleado No. 1.

2. El empleado No. 1 revisa el formulario de solicitud para cerciorarse de que está completo, chequea que no falte nada en la documentación sustentatoria, y puede que ayude al Cliente a completar el formulario cuando falten rellenar algunos campos de datos.

3. Si el formulario de solicitud está completo y acompañado de toda la documentación, el Empleado No. 1 acepta la solicitud y la documentación para efectos de pasarlos al Empleado No. 2.

4. Ya sea el Empleado No. 1 u otra persona designada para esta tarea en la Oficina No. 1 procede al registro manual o electrónico de la solicitud y documentación.

5. En la Oficina No. 2, el Cliente presenta el pago de derechos al Empleado No. 3 mediante un instrumento financiero aceptable.

6. Ya sea el Empleado No. 3 u otra persona designada para esta tarea en la Oficina No. 2 procede al registro manual o electrónico del cobro de los derechos de trámite.

7. La solicitud y los documentos sustentatorios son recibidos por el Empleado No. 2 en la Oficina No. 1 para efectos de procesamiento ulterior.

8. El Empleado No. 3 en la Oficina No. 2 hace llegar los derechos cobrados a la Oficina No. 3 (Finanzas) para efectos de depósito en una cuenta bancaria municipal y expide el recibo.

9. El Cliente entrega copia del recibo al Empleado No. 1, el cual la pasa al Empleado No. 2

10. De requerirse documentación ulterior, el Empleado No. 2 en la Oficina No. 1 le hace llegar al Cliente el correspondiente pedido escrito.

11. De requerirse una inspección, el Empleado No. 2 en la Oficina No. 1 asigna a un inspector.

12. El Inspector No. 1 en la Oficina No. 4 contacta al Cliente para fijar una fecha y una hora para la inspección.

13. El Inspector No. 1 visita el local del Cliente y lleva a cabo la inspección.

14. El Inspector No. 1 prepara informe de inspección.

15. El Inspector No. 1 deposita el informe de inspección en la Oficina No. 4 (expedientes de inspección) y envía copia del informe al Empleado No. 2.

16. El Empleado No. 2 en la Oficina 1 recibe el informe, anotando que la inspección se ha


llevado a cabo; archiva el informe (favorable) del inspector en el expediente del Cliente, anotando que se ha cumplido con todos los requisitos correspondientes a la solicitud; prepara el pedido de aprobación (por ej. la licencia) y pasa el expediente al Empleado No. 4 en la Oficina No. 1.

O

El Empleado No. 2 en la Oficina 1 recibe el informe, anotando que la inspección se ha llevado a cabo; archiva el informe (desfavorable) del inspector en el expediente del Cliente, anotando que no se ha cumplido con todos los requisitos correspondientes a la solicitud; y pasa un formulario de observaciones al Empleado No. 4.

17. El Empleado No. 4 recibe el pedido de aprobación; prepara el texto correspondiente para la firma por parte del Funcionario Municipal No. 1 en la Oficina No. 1.

O

El Empleado No. 4 recibe el formulario de observaciones en el que se da cuenta del informe desfavorable de inspección y prepara la notificación de observaciones.

18. El Funcionario Municipal firma la aprobación (por ej. la licencia) y la devuelve al Empleado No. 4.

O

El Funcionario Municipal firma la notificación de observaciones y la devuelve al Empleado No. 4.

19. El Empleado No. 4 envía la aprobación o la notificación de observaciones al Cliente con copia para el Empleado No. 5 en la Oficina No. 1.

20. El Empleado No. 5 echa al correo la aprobación o la notificación de observaciones.

21. El Cliente recibe la aprobación o la notificación de observaciones.

El ejemplo precedente muestra cómo seis personas en tres oficinas ejecutan un procedimiento de aprobación que comprende una inspección, pero no toma en cuenta ninguna verificación de la documentación presentada. Una vez compilados, los resultados pueden esquematizarse según criterios similares a los que se presentan en la siguiente tabla de proceso:

Ejemplo ilustrativo de tabla de proceso Paso

No.

Descripción del paso

Finalidad

del paso

Efectuado por

Tiempo transcurrido

Documento(s) presentado(s)

Documento(s) creado(s)

Ubicación de la actividad

1 Se presentan solicitud y documentos

Iniciar el trámite de aprobación

Cliente 0 días Solicitud y otros documentos

Ninguno Oficina No. 1

2 Se revisan los documentos presentados

Asegurar que nada falte en la solicitud

Empleado No. 1

0 días Ninguno Ninguno Oficina No. 1

3. Se pasa el expediente

Seguir con el procedimiento

Empleado No. 2

1 día Solicitud & otros documentos


4. Se registra la solicitud

Dejar constancia en los registros del recibo de la solicitud y la documentación requerida, completas

Empleado No. 1 o persona designada

1 día Ninguno Registro del recibo de la solicitud

Oficina No. 1

5. Se presenta el pago de derechos

Cumplir con el pago de los Derechos Reglamentarios

Cliente 0 días Efectivo, cheque o instrumento financiero aceptable


6. Se reciben los derechos

Asegurar el pago de los derechos correspondientes al trámite.

Empleado No. 3

0 días Ninguno Comprobante de pago

Oficina No. 2

(copia para la Oficina No. 1)

7. Se recibe el expediente

Seguir con el procedimiento

Empleado No. 2


8. Se remiten los derechos

Depositar los derechos Empleado No. 3

1 día Ninguno Anotación en el comprobante de

Oficina No. 3

(copia en la


pago Oficina No. 2)

9. Se pide documentación adicional

Conseguir la documentación necesaria para el procedimiento

Empleado No. 2

4 días Ninguno Carta Oficina No. 1

10. Se asigna un inspector

Iniciar la inspección Empleado No. 2

7 días Ninguno Pedido de Inspección

Oficina No. 4 (copia Oficina No. 1)

11. Se hacen los arreglos para la efectuación de la inspección

Fijar fecha y hora de la inspección

Inspector No. 1


12. Se efectúa la inspección

Llevar a cabo la inspección Inspector 13 días Ninguno Notas de Inspección

Oficina No. 4

13. Se prepara el Informe de Inspección

Indicar los resultados de la inspección

Inspector 17 días Notas de inspección

Informe de Inspección

Oficina No. 4

14. Se presenta el Informe de Inspección

Informar sobre los resultados de la inspección

Inspector 20 días Informe de Inspección

Ninguno Oficina No. 1 (copia Oficina No. 4)

15. Se pide la aprobación

Completar el procedimiento

Empleado No. 2

25 días Informe de Inspección

Pedido de otorgamiento de la aprobación

Oficina No. 1

15 Se pide la Notificación de Observaciones

Notificar las observaciones Empleado No. 2

25 días Informe de Inspección

Notificación de Observaciones

Oficina No. 1

16 Se procesa el pedido de aprobación


Empleado No. 4

30 días Pedido de aprobación

Aprobación Oficina No. 1



16 Se procesa la Notificación de Observaciones

Notificar las observaciones Empleado No. 4

30 días Pedido de notificación

Notificación de Observaciones

Oficina No. 1

17. Se firma la aprobación o Notificación de Observaciones


Funcionario No. 1

34 días Aprobación Aprobación o Notificación de Observaciones firmada

Oficina No. 1

18 Se transmite la aprobación o Notificación de Observaciones

Enviar al Cliente la aprobación o Notificación de Observaciones

Empleado No. 4

35 días Aprobación o Notificación de Observaciones firmada


19 Se echa al correo la aprobación o la notificación

Enviar al Cliente la aprobación o Notificación de Observaciones

Empleado No. 5

36 días Aprobación o Notificación de Observaciones firmada


La recopilación de esta información en una tabla de proceso permitirá a los equipos de proyecto y los funcionarios municipales entender mejor los elementos específicos del procedimiento considerado para fines de simplificación. El Anexo F contiene una plantilla de la Tabla de Proceso que antecede.

4. Definir los indicadores de desempeño “Lo que se mide, se hace.”16

Las metas de desempeño revisten importancia fundamental para el proceso de simplificación, y para asegurar su logro es necesario que los equipos de proyecto organicen la medición del desempeño desde el mismo momento de inicio de la iniciativa. Sin un registro exacto de datos, los equipos de proyecto no van a poder determinar si el municipio ha logrado lo que se proponía.

Para determinar si una iniciativa de simplificación ha sido exitosa, es necesario llevar a cabo una evaluación comparativa que requiere tomar una “instantánea” del desempeño antes y después de la simplificación. Para ello, es conveniente incluir en la fase diagnóstica un componente de benchmarking para medir los indicadores de desempeño antes del diseño del procedimiento.

2. Post SimplificationMeasurement

1. Initial Measurementat Process Mapping Stage 3. Audit Measurement

When to Measure Simplification

Start ofSimplification Initiative

Completion ofSimplification Initiative

La intuición nos dice que “más rápido” y “mayor recaudación para el municipio” parecen ser candidatos obvios, pero la realidad es que no existe una definición uniforme de los indicadores de desempeño. Si examinamos los esfuerzos de simplificación efectuados hasta la fecha encontramos ciertos “objetivos” comunes, pero ninguna definición precisa que haga posible efectuar comparaciones exactas a nivel internacional entre efectos en el desempeño de cambios de política y procedimiento.

Por lo general, los Clientes miden la eficacia de la simplificación en términos de si se ha reducido el número de “requisitos informativos” y el tiempo y costo totales de realización del trámite. Por su parte, los municipios consideran indicadores clave de desempeño la generación de ingresos, el aumento del desarrollo económico, una retroinformación positiva por parte del Cliente, la reducción de los costos, y la eficiencia.

A continuación se exponen algunos factores que es recomendable considerar en la “medición” de la simplificación.


Número of requisitos documentarios

El número de documentos (por ej. certificados, licencias) que se necesita presentar en relación con una solicitud para efectos del trámite considerado.

Por lo general, los Clientes tiene que cumplir con proporcionar información y/o documentación para dar inicio al procedimiento. Sucede a veces que para completar un trámite sea necesario iniciar otro (por ej. el registro de una licencia de apertura y funcionamiento requiere la expedición de un número de identificación tributaria).

En muchos casos el requisito mínimo es un formulario de solicitud con la información de contacto. Luego vienen los documentos sustentatorios para probar algún aspecto de la condición del Cliente o copias (a veces legalizadas) del acta de constitución o de los documentos de identidad, contratos de alquiler, certificados o declaraciones de inscripción ante otra oficina municipal o gubernamental. En La Paz, Bolivia, antes de la simplificación el trámite de licencia municipal de apertura y funcionamiento requería la presentación de 16 documentos para los establecimientos de expendio de alimentos y bebidas alcohólicas, 13 para las salas de juegos electrónicos o cafés online/Internet, y 10 para los establecimientos de actividad económica general.17

Cada requisito preliminar crea un punto crítico que puede impedir el inicio del procedimiento ocasionando demoras en la aprobación, múltiples visitas por parte de los Clientes, más tiempo dedicado al caso por parte de los empleados municipales. Uno de los objetivos de toda iniciativa de simplificación es precisamente examinar cada requisito preliminar y eliminarlo si no es necesario, o si se puede satisfacer mediante referencia a otro trámite. Por ejemplo, si otra oficina del mismo municipio ya ha determinado que la documentación o información presentada es conforme para efectos de otro procedimiento, puede no ser realmente necesario pedir la misma documentación una segunda vez. En algunos países, para la emisión de un pasaporte se necesita realizar un control de los antecedentes penales. Si el Cliente ya tiene pasaporte, es evidente que ya se ha cumplido con dicho control, por lo cual la presentación de un pasaporte válido debería significar que no hace falta repetirlo.

Número de pasos del proceso

El número de elementos individuales correspondientes a un determinado procedimiento.

Se trata de uno de los indicadores de desempeño más evidentes. Cada procedimiento municipal consta de una serie de pasos. Cada paso constituye un potencial punto crítico que puede retrasar el proceso requiriendo de los Clientes más tiempo para solucionarlo y creando para los funcionarios más oportunidades para pedir pagos informales, o más situaciones en que puede ocurrir un simple error humano. Uno de los objetivos de toda iniciativa de simplificación es reducir el número de pasos al mínimo indispensable.


Número de visitas a una oficina

El número de veces que un Cliente (o su representante) tiene que concurrir a una oficina municipal para completar uno o más pasos de un procedimiento.

Este indicador es importante por cuanto se trata de una de las causas de retraso en la culminación de un procedimiento. El número de visitas puede aumentar porque los Clientes y/o empleados municipales no entienden a cabalidad los pasos del procedimiento, o cuál información se requiere para culminarlo. Otra causa de aumento del número de visitas es la fragmentación (por ej. cuando se presentan los documentos en una oficina y se pagan los derechos en otra).

La implantación de “Ventanillas Únicas” (tratadas en la Sección C.2) ofrece una posible solución a este problema.

Tiempo necesario para llevar a cabo el trámite

El número de días o de horas que transcurren entre la fecha de presentación de la solicitud de inicio de un procedimiento acompañada de toda la documentación sustentatoria requerida, y la fecha de la correspondiente aprobación.

Se trata del indicador de desempeño más visible y valioso, en cuanto refleja el conjunto de los beneficios ligados a procesos eficientes, a saber: mayor volumen de solicitudes tramitadas, mayores ingresos, además de beneficios intangibles tales como una mayor satisfacción del Cliente, y una moral más alta para los empleados.

Cuanto menos tiempo se necesita para llevar a cabo cada procedimiento, tanto mayor la eficiencia de la oficina municipal. Uno de los objetivos de toda iniciativa de simplificación es reducir el tiempo necesario para culminar el procedimiento al mínimo indispensable.

Costo para el Cliente

El costo para el Cliente, representado por (i) derechos de tramitación y (ii) costo del tiempo pasado en las oficinas municipal para tramitar solicitudes.

Por lo general los derechos constituyen una fuente significativa de ingresos para los municipios. Por otra parte, uno de los objetivos de toda iniciativa de simplificación es reducir el costo de tramitación para el Cliente, lo cual no implica necesariamente reducir los ingresos municipales, por cuanto éstos podrían aumentar al incrementarse el volumen de solicitudes.

Los Clientes se beneficiarían en cuanto bajarían sus costos complementarios. Al reducirse los requisitos se reducirían también la documentación sustentatoria y el costo de producirla. El tiempo ahorrado en las oficinas municipales los Clientes lo emplearían más productivamente en sus negocios.

Podría argumentarse que ninguna medición del costo total para el Cliente puede ser completa si no considera también los derechos correspondientes a la documentación secundaria que se tenga que presentar como parte de la solicitud, ni el dinero pagado a tramitadores no oficiales por presentar la solicitud por cuenta de él. Esto puede suceder cuando el Cliente desconoce y


no puede llegar a conocer todos los elementos del trámite en cuestión, y le resulta más fácil pagar a un tramitador. Además, de esta forma el trámite puede demorar menos. Otro elemento de costo que debe considerarse, aun cuando es más difícil de cuantificar, son los pagos informales efectuados a los funcionarios municipales para agilizar el proceso de aprobación.

Cabe señalar que la reducción del costo de convertirse en formal no afecta para nada el costo o beneficio de ser formal.

Costo para el municipio

El costo para el municipio consiste en los gastos de estructura correspondientes a la administración de los procedimientos, por concepto de personal, oficinas, servicios generales, equipos.

Por lo general es bastante difícil medir el costo administrativo por procedimiento. Sin embargo, es conveniente saber, por ejemplo, el costo administrativo que le representa al departamento competente cada licencia expedida.

La reforma de simplificación permite al municipio reducir dicho costo en la medida en que los procedimientos se facilitan y racionalizan, y en efecto este indicador ha sido de gran ayuda al hacer visibles los beneficios de la simplificación.

El mismo constituye también un argumento válido para convencer a la Administración de otros municipios a la hora de ampliar el proyecto de simplificación.

Tiempo necesario para llevar a cabo la inspección

El número de días o de horas que transcurren entre la fecha de presentación de la solicitud de inicio de un procedimiento acompañada de toda la documentación sustentatoria requerida, y la fecha de presentación del informe de inspección.

Para los trámites que requieren una inspección, esta medida de desempeño puede servir de indicador de cómo el paso correspondiente a inspección afecta el tiempo y costo global de un determinado procedimiento.

Por lo general, cuanto menor es el número de días necesario para llevar a cabo una inspección, tanto más rápido es el trámite. El hecho de que las inspecciones requieran menos tiempo refleja en muchos casos medidas de política (por ej. límites de plazo, el uso de listas de control) para obligar a acelerar el proceso. Menos tiempo para efectuar las inspecciones significa también menos posibilidad de detener el desarrollo del trámite y por consiguiente menos oportunidad para los funcionarios municipales (ya sean inspectores o no) (de ser éste el caso) de solicitar pagos informales.

5. Analizar las fuentes legales actuales Una parte importante de la fase diagnóstica la constituye el examen de las fuentes legales. En el proceso de análisis, es recomendable que la división del procedimiento en sus componentes vaya aunada a una revisión de la documentación municipal, con inclusión de los reglamentos o normas regulatorias municipales y entrevistas con los actores (es decir, empleados


municipales, Clientes). Una vez identificados los pasos de un procedimiento, es recomendable llevar a cabo un análisis legal secundario, para determinar cuáles pasos se basan en normas incorporadas en sus leyes, reglamentos, decretos u ordenanzas (“Fuentes Legales”).

Dicho análisis legal permite al equipo de simplificación establecer cuáles pasos son esenciales y cuáles no dentro del marco jurídico existente. Además, sirve para alertar al equipo de simplificación sobre las áreas donde puede ser necesario reformar la normativa, y le permite asegurarse de que los pasos que se esté considerando incluir en el nuevo diseño de procedimiento estén amparados por la fuentes legales que lo rigen.

Nova Scotia

La provincia canadiense de Nova Scotia emprendión una revisión de las fuentes legales en el marco de una iniciativa de simplificación. La Provincia estaba decidida a eliminar las contradicciones y los conflictos entre los niveles de gobierno federal, provincial y municipal. Entre 2001 y 2004, se examinaron 35 leyes y 112 regulaciones normativas, procediéndose a abrogar, actualizar, revisar y simplificar muchas de ellas.

En Perú, por ejemplo, un análisis legal del trámite de licencia de apertura y funcionamiento ha permitido descubrir que muchos de los “requisitos” carecían de todo asidero legal. Resultó que estos pasos se habían incorporado al procedimiento sencillamente porque “siempre se habían hecho así las cosas.” El análisis legal, realizada por un abogado que formaba parte del equipo de simplificación, permitió a los que conducían el proceso de simplificación de determinar cuáles pasos revestían importancia crítica (en cuanto estaban fundados en leyes y normas regulatorias aplicables), y cuáles se iban a poder eliminar de no encontrarse otra justificación o razón para su existencia.

Compatiblemente con la política regulatoria del municipio, las Fuentes Legales deberían estar vigentes ya antes de la fecha de aplicabilidad, no tener valor retroactivo, y publicarse o hacerse en otra forma de conocimiento de aquéllos que han de regirse por ellas.

Un principio clave, sobre todo cuando se utilizan inspectores en un determinado procedimiento reglamentario, es que las Fuentes Legales deben aplicarse sólo a eventos futuros. Esto implica la conveniencia de evitar que ellas confieran el poder de crear reglas sobre una base de caso por caso, como sería, por ejemplo, una norma del siguiente tenor: “Se prohíbe mantener abierta una tienda cuyo sistema de alumbrado, en la opinión del inspector, no cumple con condiciones de seguridad.” Para no ser retroactiva una Fuente Legal debe especificar los criterios que permitan determinar cuándo el sistema de alumbrado no cumple con condiciones de seguridad.

En la tarea de verificar las Fuentes Legales que servirá de asidero del procedimiento reglamentario, es preciso tener en cuenta los principios de derecho administrativo y constitucional vigentes en el país en cuestión. Sin embargo, hay algunos temas generales que conviene considerar en todo caso:

¿Cuál es la Fuente Legal pertinente? Se deben identificar y luego examinar todas sin excepción las leyes, normas regulatorias, reglamentos, ordenanzas, etc., que se aplican al procedimiento materia de revisión.


¿Sigue vigente la Fuente Legal?

Ha sido modificada la Fuente Legal? De ser así, ¿se han actualizado los pasos del procedimiento para reflejar las modificaciones?

¿Tiene la Fuente Legal alcance suficiente para abarcar todos los aspectos del diseño del procedimiento contemplado? De no ser así, puede que convenga considerar la posibilidad de una reforma de la normativa.

¿Se encuentra amparado por la Fuente Legal específica cada uno de los pasos previstos por el diseño del procedimiento contemplado? De no ser así, ¿existe amparo bajo otra Fuente Legal para los pasos que carecen del sustento de la primera?

¿Se encuentra la Fuente Legal redactada en más de un idioma? De ser así, ¿ existe alguna diferencia de alcances entre versiones en idiomas distintas? De ser así, la versión con alcances menores ¿abarca sin embargo todos los aspectos del diseño previsto?

Colombia

A partir de 1991, Colombia ha venido dictando una serie de decretos para simplificar procedimientos y eliminar regulaciones normativas: Decreto 1250 – Ha simplificado los procedimientos burocráticos e implementado ventanillas one-stop para todos los servicios de usuario. Decreto 410/71 – Ha delegado en la Cámara de Comercio el manejo del registro mercantil, el de proponentes, el de entidades sin ánimo de lucro y los centros de arbitraje y conciliación. Ley 527/99 – Ha otorgado valor jurídico al registro por medios electrónicos.

¿Existe conflicto entre algún paso contemplado en el diseño del procedimiento previsto, y algún otro requisito impuesto por otra Fuente Legal vigente?

¿Evita la Fuente Legal permitir a persona alguna hacer las reglas o decidir si hay cumplimiento sobre una base de caso por caso?

¿Contiene la Fuente Legal textos que, al estar redactados de manera vaga, permiten a los funcionarios responsables aplicar la norma como les parece? De ser así, es conveniente que el diseño del procedimiento previsto intente corregir el potencial de subjetividad creando una política clara y objetiva en materia de interpretación de la Fuente Legal.

¿Es la Fuente Legal inadecuada, adecuada o excesiva para efectos del procedimiento dado?

El proceso de verificación de la Fuente Legal permite al equipo de simplificación evaluar el sustento legal del procedimiento existente y diseñar un procedimiento que cumpla con las leyes aplicables. Además, sirve para alertar al equipo de simplificación sobre las áreas donde puede ser necesario reformar la normativa, o donde es recomendable corregir los puntos inciertos de la Fuente Legal con orientaciones normativas. Si por ejemplo la Fuente Legal permite a determinadas personas hacer las reglas o decidir si hay cumplimiento sobre una base de caso


por caso, esto crea un fuerte potencial de subjetividad, que a su vez podría llevar a incertidumbre, demoras, costos extra e ineficiencias. Cuando la revisión de las Fuentes Legales pone de manifiesto este potencial, se pueden incorporar al diseño del procedimiento determinados pasos (tales como la implementación de una política de fiscalización) para reducir la subjetividad y minimizar este defecto de la Fuente Legal hasta que se haga posible modificarla.

6. Hacer que la política regulatoria sustente la simplificación En toda iniciativa de simplificación es importante, asimismo, examinar la política regulatoria del municipio, por cuanto ella constituye el marco normativo del diseño del procedimiento reglamentario.

Lista de verificación para la evaluación de la política regulatoria

La política regulatoria del municipio debería:

Definir los objetivos de cada procedimiento reglamentario.

Apoyar el buen diseño de los procedimientos reglamentarios.

Disponer revisiones para actualizar los pasos de los procedimientos reglamentarios o los trámites obsoletos.

Asegurar la implementación efectiva de los procedimientos reglamentarios.

Hacer cumplir las normas mediante una acción medida, adecuada y suficiente.

Evitar los conflictos con otros procedimientos reglamentarios.

Una sana política regulatoria debería asegurar que todo diseño de cambio de un procedimiento reglamentario sea coherente con los demás elementos no sólo de aquel procedimiento sino también de los demás. Trabajando con estos principios será posible asegurar que los cambios se implementen de manera eficaz y se hagan cumplir con un compromiso equilibrado de recursos.

Cómo construir o revisar una política regulatoria

Para simplificar los procedimientos reglamentarios actuales, mantener aquéllos diseñados, y facilitar la simplificación de otros, es recomendable que los equipos de proyecto se aseguren de que los municipios adopten ciertos principios fundamentales que habrán de guiar la iniciativa de simplificación a la par de la actividad reguladora a través del tiempo. Es recomendable que dichos principios se codifiquen en la política regulatoria municipal y se publiquen para que todos los actores entiendan cómo el municipio va a manejar sus procedimientos reglamentarios.

Principios para la elaboración de una política regulatoria municipal: una lista de verificación

Antes de desarrollar o cambiar una norma regulatoria o un procedimiento (incluidos los correspondientes requisitos informativos o documentarios), la autoridad reguladora del municipio debería asegurarse que:


La norma regulatoria es necesaria, apropiadamente delimitada, y justificada ante la opinión pública.

Los beneficios de la norma regulatoria superan los costos para los ciudadanos y las empresas, efectuando para ello la correspondiente evaluación.

Se minimice el eventual impacto negativo en la capacidad de los ciudadanos y las empresas para generar ingresos y empleo.

Se consideren positivamente otras opciones que permitan cumplir con los objetivos del municipio sin imponer un requisito regulatorio.

Tanto la norma regulatoria como las eventuales instrucciones o orientaciones complementarias estén redactadas de manera clara, simple y sencilla.

Se informe a ciudadanos y empresas antes de la entrada en vigencia de la norma regulatoria, se les dé tiempo para que se pongan en situación de cumplimiento, y se les explique claramente las consecuencias en caso de incumplimiento.

Los requisitos informativos y administrativos se limiten a lo absolutamente necesario e impongan el mínimo costo posible a ciudadanos y empresas.

Se consulte la opinión de ciudadanos y empresas, y se les brinde suficiente oportunidad para participar en el desarrollo o la modificación de la norma regulatoria, del requisito informativo o procedimiento.

El municipio cumpla con los acuerdos o arreglos que estipule.

La acción de ejecución o cumplimiento de la norma regulatoria se lleve de manera de utilizar los recursos limitados del municipio allá donde producen el mayor efecto positivo.

Se asegure, según corresponda, la coordinación con otras oficinas municipales, gobiernos o instituciones.

Se realice regular y periódicamente una revisión de la norma regulatoria o procedimiento, para verificar si sigue siendo necesario o eficaz.

B. La fase de diseño Una vez que se tenga una imagen clara de los procedimientos reglamentarios existentes, la fase siguiente comprende el diseño y la simplificación de esos procedimientos. Hay varios aspectos diferentes que considerar al abordar la tarea de simplificación. Es importante hacer hincapié en que esta fase exige pensar en términos de la “reingeniería de los procedimientos aplicables a las empresas”, esto es, de la modificación de los procedimientos reglamentarios, o aspectos de estos procedimientos, para mejorar los indicadores de desempeño que han sido considerados de importancia para el municipio.

1. Simplificación de la presentación de información Este aspecto de la fase de diseño comprende:


Examinar cada requisito informativo para determinar si es necesario presentar la información exigida.

o Si la respuesta es positiva, considerar el uso de alguna alternativa (por ejemplo, una prueba de que algún ente responsable ha aceptado o examinado ya los documentos en cuestión).

o Si la respuesta es negativa, eliminar los requisitos informativos que sean innecesarios.

Examinar los medios utilizados para presentar la información.

o Si no se utilizan formularios, introducir el uso de formularios para asegurar que se solicite la información estrictamente necesaria.

o Si se utilizan formularios, simplificar los formularios redactándolos en lenguaje sencillo y eliminando las secciones que contengan información innecesaria.

Sustentar los cambios propuestos para ser considerados en la fase de diseño.

Dos aspectos adicionales a ser considerados son la falta de coordinación entre los diferentes departamentos de un municipio y la necesidad percibida de verificar una solicitud. En el primer caso, por ejemplo, la necesidad de presentar pruebas a una oficina para obtener una aprobación puede coincidir con la necesidad de presentar la misma información a otra oficina para conseguir otra aprobación.

En cuanto a la verificación de la información presentada, puede requerirse un cambio cultural en el sentido que los municipios deben “presumir” que el Cliente está diciendo la verdad cuando solicita una aprobación. Esta “presunción de verdad” implica exigir menos documentación sustentatoria. Menos documentación implica, para el Cliente, menos tiempo para preparar una solicitud y, para el municipio, menos trámites y documentos que guardar cada vez que recibe una solicitud. Las iniciativas de simplificación en Bolivia y Nicaragua han adoptado esta presunción de verdad como un principio fundamental.

2. Simplificación del procedimiento de identificación El siguiente aspecto a considerar es la identificación del Cliente, o, cuando un mismo Cliente tiene varias gestiones con el municipio, la identificación del asunto y su relación con el Cliente. Ocasionalmente, personas homónimas pueden presentar sendas solicitudes bajo el mismo procedimiento reglamentario, o la ortografía de los nombres puede variar; este tipo de situaciones causan demoras y posibles confusiones durante la tramitación de asuntos como parte del procedimiento reglamentario. Evitar confusiones implica asegurar que:

Se asigne y registre un código de Cliente por cada Cliente que tenga una gestión con el municipio.

Cuando un Cliente tenga más de una gestión con el municipio, se asigne un número de expediente distinto a cada asunto.


Se informe al Cliente del número de su expediente.

Se instruya al Cliente para que utilice su número de expediente al efectuar cada consulta a un funcionario municipal.

Se entrene a los empleados municipales para que sepan utilizar el código de Cliente y/o el número de expediente de cada documento suministrado o generado en relación con cada solicitud.

Simplificar el procedimiento de identificación ayuda a asegurar que la documentación sea colocada en el expediente correcto y a organizar un sistema de archivo que permita al personal tener fácil acceso a la documentación en caso de consultas o gestiones.

3. Revisión de los cronogramas referenciales Completar cada paso o trámite de un procedimiento toma tiempo. La cuestión por lo tanto es determinar, mediante un examen exhaustivo, si el tiempo que toma el procedimiento es excesivo, dado que uno de los objetivos es reducir la duración del procedimiento.

Los efectos de la simplificación, en términos de reducir el tiempo que demora una gestión, pueden ser significativos. Por ejemplo, las iniciativas adoptadas en Ciudad de México han reducido sustancialmente el tiempo de aprobación de los trámites de apertura de nuevos negocios. Antes de las reformas, el tiempo promedio de aprobación era de 46 días para actividades de bajo riesgo y de más de 200 días para actividades “controladas” de mayor riesgo:

Tiempo Máximo Permisible de Respuesta para

Trámites Relacionados con la Apertura de Negocios

(Sistema de Apertura Inmediata de Empresas)

Actividades de bajo riesgo Actividades controladas Requisito

Antes Después Antes Después

Aviso de apertura 1 hora Inmediatamente - -

Registro de ubicación de fuente de contaminación o descarga de aguas residuales

15 días 4 días - -

Certificado de zonificación

15 días 2 días 1 día 1 día

Autorización relacionada con la

15 días Eliminado 15 días Eliminado


seguridad contra incendios

Licencia de construcción

1 día 1 día 1 día 1 día

Licencia de uso de terrenos

- - 21-30 días 5 días

Autorización relacionada con la seguridad del negocio

- - Inmediatamente Inmediatamente

Evaluación de impacto ambiental

- - 30, 45, 60, ó 90 días

6 días

Licencia de Funcionamiento

- - 30 días Eliminado

Autorización para operaciones industriales

- - 15 días Eliminado

Total 46 días 7 días más de 200 días 21 días

Fuente: FUNDES, International Practices and Experience in Business Start-Up Procedures - Final Report, Junio 1999.

Este aspecto del diseño comprende:

Revisar cada paso del procedimiento para determinar el tiempo que demora efectivamente completarlo.

Examinar qué influye en la duración del procedimiento. Por ejemplo, enviar a una persona a otra oficina a efectuar un pago significa que esa persona toma tiempo en ir a esa oficina, esperar allí hasta que logra efectuar el pago y traer el recibo a la primera oficina para demostrar que efectuó el pago, o, alternativamente, esperar hasta que la segunda oficina comunique a la primera que el pago fue efectuado.

Determinar cómo puede reducirse el tiempo que toma un procedimiento. Por ejemplo, efectuar el pago en la primera oficina al momento de presentar una solicitud eliminaría toda la demora relacionada con la necesidad de ir a otra oficina.

Documentar estos posibles cambios para ahorrar tiempo en la fase de diseño.


4. Diseño del procedimiento Mapa del Procedimiento Un mapa del procedimiento es una representación visual de la secuencia del trabajo e ilustra los requisitos de documentación e información, cómo se presentan y qué ocurre en el proceso de generar una aprobación. Un buen mapa del procedimiento permitirá a personas no familiarizadas con el procedimiento entender la secuencia del trabajo y las actividades e información relacionadas con cada paso del procedimiento. Pueden utilizarse programas informáticos tales como Microsoft Visio, Excel, Power Point o equivalentes para crear fácilmente mapas del proceso, pero el procedimiento también puede ser explicado por escrito en el papel.

Además de examinar los procedimientos de presentación de información e identificación y los plazos de tiempo requeridos para completar los trámites o pasos de un procedimiento, la simplificación implica considerar una serie de trámites actualmente existentes y reducirlos a un mínimo. Esto comprende:

Determinar si pueden concentrarse varios trámites en un solo lugar (si ciertos trámites que se realizan en oficinas diferentes pueden realizarse en una sola oficina).

Determinar la necesidad de procedimientos auxiliares (tales como inspecciones) y, si fuere necesario, agilizar o simplificar dichos procedimientos auxiliares.

Determinar si los trámites o pasos del procedimiento pueden ser realizados por menos personas.

Determinar si pueden imponerse normas de servicio para reducir el tiempo requerido para completar un trámite o paso del procedimiento.

Determinar si algún trámite o paso del procedimiento es realmente necesario. Por ejemplo, si el Director de una Oficina debe firmar una aprobación, pueden ocurrir demoras innecesarias si dicho funcionario está fuera de la oficina por negocios o de vacaciones. ¿Necesita el Director de la Oficina firmar una aprobación? Si existen mecanismos de control apropiados, no es necesario que la expedición de una aprobación esté a cargo de una sola persona. Con el objeto de evitar posibles demoras, varios funcionarios podrían ser autorizados para expedir aprobaciones.

Crear un mapa que describa el procedimiento modificado. Entender el proceso modificado es importante para identificar todos los aspectos de los cambios contemplados; formular preguntas sobre las relaciones entre cada trámite o paso del procedimiento; y proporcionar a los funcionarios, empleados y actores un medio común para comunicarse. El mapa describe quién es responsable de cada paso así como las acciones y los trámites o pasos comprendidos en todo el procedimiento.

Examinar los cambios propuestos en función de la estructura organizacional y los sistemas informáticos con que cuenta el municipio.

Eliminar los elementos que no sean necesarios o que puedan integrarse con otros elementos.


Office No. 1

Applicant

Files requestfor approval

Clerk 1

Reviewsapplication

anddocuments

Clerk 2

Receivesapplication

anddocuments

Paysfee

AssignsInspector

Receivesand reviewsInspection

Report

Clerk 4

Prepares &Transmits

Request forApproval orDeficiency

Letter

ReceivesRequest forApproval orDeficiency

Letter

Prepares Approval orDeficiency

Letter

Clerk No. 3

Accepts fee

Issues Receipt

Forwards feefor deposit to

municipalaccount

Office No. 2 Office No. 3

Inspector

ContactsApplicant

ConductsInspection

PreparesReport

Sends copy toClerk 2

Clerk 5

MunicipalOfficial

Signs &Returns

Approval orDeficiency

Letter

TransmitsSigned

Approval orDeficiency

Letter

MailsApproval

orDeficiency

Letter

Process Mapping: An Illustration

ReceivesApproval or

DeficiencyLetter

Providescopy ofReceipt


of 205

La aplicación de esta técnica a los procedimientos de obtención de una licencia para (i) desarrollar una actividad económica en general y (ii) abrir establecimientos de expendio de alimentos y bebidas en La Paz, Bolivia, da lugar a mapas de procedimientos como el siguiente:

WBG SME Department

Applicant

Request Information onthe Process

Procedure for Obtaining an Operating License for General Economic Activities

Hand out F401/402,Comprehensive

Operating LicenseApplication Form

(COLAF) andinstructions

SubmitF401/40Present D

Completed2 and COLAF.ocumentation

Document ControlVerification -

MeetsRequirements?

NO

Has MIDF ?

YES

Enter documentationinto SITRAM

(Municipal ProceduresSystem)

NO

File

Notify Applicant andhand out F501

Verify payment, formsand documentation

Document control.Enter into SIMAT(Municipal TaxManagement

System)

Enter documentationinto SITRAM

(Municipal ProceduresSystem)

Print and SignOperating License.Deliver to One Stop

Shop

Print proof of receiptand issue OperatingLicense to Applicant

One-Stop ShopInformation

WindowOne-Stop Shop Revenue Unit Filing Unit

Verify iPr

nformation. Signoof of receipt

Accept Proof of receipt,attach file and submit to

Revenue Unit

Foliate, scan and lotfile. Sent to Filing

Unit

Receive, recordand classify

YES


Applicant

Procedure for Obtaining an Operating License for Food and Alcoholic Beverage Retailing Establishm ents

One-Stop ShopInform ation

W indowOne-Stop Shop Revenue Unit Filing Unit

Request In form ationon the Process

Hand out F401/402,

Com prehensiveOperating L icenseApplication Form

(COLAF) andinstructions

Subm it Com pletedF401/402 and

COLAF. P resentDocum entation

Docum ent Contro lVerifica tion -

MeetsRequirem ents?

NO

Has MIDF ?

Enterdocum entation in toS ITRAM (Munic ipal

ProceduresSystem )

NO

File

Notify Applicant andhand out F501

Verify paym ent,form s and

docum entation

Docum ent contro l.Enter into S IMAT

(Municipal TaxManagem ent

System )

Enterdocum entation in toS ITRAM (Munic ipal

ProceduresSystem )

Prin t and S ignOperating L icense.

Deliver to OneStop Shop

Print proof of receiptand issue OperatingLicense to Applicant

Verify inform ation.S ign Proof of receipt

Accept Proof ofrece ipt, a ttach file and

subm it to RevenueUnit

Fo lia te, scan andlo t file . Sent to

F iling Unit

Receive, recordand classify

Sanitary, R isk &Em ergency Control

UnitInspector

Assign Inspectorand issue work

agenda

Com prehensiveInspectionForm (C IF)

Receive C IF, s ignand stam p

release. Com pleteInspection.

Com plete C IF andFECTIG

Subm it Results

CheckDocum entation and

sign approva l

Receive S tam pand s ign. Enter

results into system

Receive Results .Meets Requirem ents?

YES

YES

Transcribe data intosystem and notify

applicant

NO

Transribe data intosystem and file

YES

5. Consideración del papel de la tecnología Para efectos del proceso de simplificación, es importante considerar que la tecnología de la información (TI) puede tener una función útil e incluso importante en el diseño de un procedimiento reglamentario. En efecto, la propuesta de implantar una nueva tecnología puede servir como catalizadora de un proceso de simplificación. Conviene señalar que el uso de la tecnología no es una panacea y que no será beneficioso si no se afina el procedimiento reglamentario asociado. No obstante, el uso o no de la tecnología no debe determinar si se lleva a cabo o no un proceso de simplificación. Puede ser factible y conveniente reformar un procedimiento reglamentario aun cuando no se contemple un cambio de tecnología o no se considere el uso de tecnología.

Como se señaló anteriormente, cualquier procedimiento reglamentario comprende requisitos informativos, trámites y resultados operativos. El uso de la tecnología se adapta bien al manejo de requisitos informativos, trámites y resultados operativos porque éstos implican la transmisión, distribución y procesamiento de la información. En muchas partes del mundo la tecnología apropiada está ampliamente disponible.

Los beneficios de la tecnología

En términos del diseño de procedimientos, las capacidades inherentes de los programas informáticos y equipos asociados significan que la tecnología de la información puede contribuir a una iniciativa de simplificación, dado que permiten a un municipio:

(a) Convertir trámites individualizados en operaciones de rutina.

(b) Reducir los trámites y permitir una comunicación más directa (esto es, eliminando a intermediarios que tenían antes la función de transmitir la información).

(c) Permitir que varios trámites de un procedimiento ocurran simultáneamente.

(d) Examinar los requisitos informativos y los resultados para asegurarse que las normas de servicio están siendo cumplidas.

(e) Organizar y proporcionar información estadística sobre procedimientos con fines de evaluación.

(f) Permitir la reasignación de empleados a tareas más complejas a fines de agilizar los procedimientos.

(g) Eliminar los inconvenientes geográficos, en la medida que no se requiera un contacto personal, al permitir la presentación de información a través de grandes distancias.

La tecnología puede contribuir también a lograr mayor transparencia ya que permite la amplia y fácil difusión de los requisitos para realizar gestiones. Un ejemplo de esto puede verse en La Paz, Bolivia, donde el único ejemplar completo y actualizado del código de construcción del municipio fue colocado en el portal electrónico de la ciudad para hacerlo accesible a ciudadanos y empresas.


Un paso obvio en cualquier iniciativa de simplificación es saber si el municipio cuenta con los recursos para incorporar y aplicar tecnología, lo que significa preguntar lo siguiente:

¿Tiene el municipio capacidad para aplicar la tecnología?

Es poco razonable considerar soluciones tecnológicas si el municipio no cuenta con personal adecuado para determinar cómo incorporarla en los procedimientos administrativos. Pueden contratarse consultores para obtener una solución integral, en cuyo caso el uso de expertos debe ser considerado como un factor del costo de la iniciativa de simplificación.

¿Participarán otros municipios o entes gubernamentales en el proceso de diseño?

Implantar la tecnología en múltiples jurisdicciones puede permitir al municipio apoyar la labor de otros gobiernos municipales o niveles del gobierno.

¿Cuál es el estado de la infraestructura informática del municipio?

Los beneficios de la TI Ciudad Quezón, en las Filipinas, aprovechó los beneficios de varias iniciativas relacionadas con sistemas informáticos: -Una base de datos centralizada para la determinación y el pago de impuestos. -La eliminación de recibos fraguados de impuestos. -Una lista depurada y fiable de empresas contribuyentes. -Límitación de la discrecionalidad de los empleados municipales para determinar los montos de los impuestos por pagar.

El funcionamiento de una página web o dominio en la red exige contar con servidores. Proporcionar computadoras a los empleados exige entrenar a personas para que enseñen a los empleados cómo utilizar la tecnología. La infraestructura en cuestión requiere contar con personal de apoyo para dar mantenimiento a los equipos, responder a las consultas que puedan plantear los Clientes o empleados, o solucionar los problemas de fallas en los programas o equipos. Requiere también un programa para reclutar, entrenar y retener a personal experto en TI (tecnología de la información).

¿Tienen los Clientes la capacidad, disposición y voluntad para actuar en un entorno electrónico?

Aunque los municipios pueden desear permitir que los Clientes presenten la información a través de medios electrónicos, esto supone que los Clientes puedan o deseen hacerlo así. Si la vasta mayoría de los ciudadanos no tiene una computadora o acceso a Internet, construir un portal en la red no tiene mucho sentido. Asimismo, en países multilingües, el número de idiomas en que los servicios serán prestados determina la medida en que la información y los servicios disponibles serán utilizados. Finalmente, el nivel de educación de los ciudadanos y su capacidad para valerse de la tecnología influyen también en el aprovechamiento de los servicios.

¿Permite el marco legal al municipio operar en un entorno electrónico (dado que la operación de un programa de una manera particular se deriva de una fuente legal)?

Esta cuestión podría surgir en el contexto de un Cliente que presente información de manera incompatible con el uso interno de la tecnología por un municipio. Por ejemplo, si


un documento a ser presentado como parte del diseño contemplado requiere todavía la firma de un notario, debe determinarse si la Fuente legal permite omitir ese requisito o acepta un equivalente electrónico. Si la Fuente legal no lo permite o no es clara, entonces la posibilidad de utilizar la tecnología puede exigir un cambio en la Fuente legal – en cuyo caso, el tiempo requerido para ejecutar el cambio debe ser considerado en el plan del proyecto de simplificación y sumado como una tarea a realizar. Si la oportunidad del cambio es importante (por ejemplo, por razones políticas tales como elecciones próximas), puede ser necesario evitar el uso de la tecnología en algunos casos hasta que pueda cambiarse la Fuente Legal.

¿Puede el municipio afrontar los costos directos e indirectos del uso de la tecnología en relación con el procedimiento que está siendo diseñado?

Esta cuestión se refiere al grado de desarrollo existente (por ejemplo, la naturaleza y al alcance de la infraestructura existente de telecomunicaciones y servicios) y a la disponibilidad de fondos para financiar la transformación de los procesos administrativos del municipio.

Consideración del papel de la tecnología: factores a ser verificados

Los factores que intervienen en la implantación de la tecnología hacen necesario considerar lo siguiente:

el estado actual de los mecanismos de planificación y la infraestructura de TI del municipio

si otros gobiernos participarán en el proceso de diseño

la capacidad de los Clientes presuntos para utilizar la tecnología

los marcos regulatorios y las políticas que pueden influir en el uso de la tecnología en relación con el procedimiento diseñado

si existe financiamiento disponible para la implantación de la tecnología.

Considerar la función de la tecnología en una iniciativa de simplificación ofrece varios beneficios accesorios. Permite a los funcionarios municipales encargados de la toma de decisiones tomar conciencia de las cuestiones a ser abordadas al desarrollar estrategias para la implantación de la tecnología. Contribuye también a crear un marco regulatorio que ayude a los funcionarios municipales a estructurar sus planes y a negociar proyectos de tecnología de la información con contratistas. Proporciona ayuda asimismo en la preparación de documentos para solicitar propuestas (tales como términos de referencia).


6. Evaluación de los procedimientos propuestos Después de diseñar un procedimiento reglamentario, pero antes de someterlo a la consideración de los actores, es importante evaluar el diseño propuesto confrontándolo con los principios de la política regulatoria del municipio, la cual fue desarrollada originalmente para ofrecer un marco regulatorio contra el cual pudieran confrontarse las propuestas de políticas y procedimientos reglamentarios. El objeto de la evaluación es determinar si el procedimiento reglamentario propuesto concuerda con los principios de la política regulatoria en cuestión. Una herramienta útil para llevar a cabo esta evaluación es la Declaración de Evaluación de Impacto Regulatorio (RIA); otra herramienta es la Prueba de Impacto en la Empresa (BIT). Aunque no son panaceas, estos medios proporcionan herramientas útiles para examinar la calidad de los procedimientos y los cambios de diseño propuestos.

Evaluación del impacto regulatorio

El Análisis del Impacto Regulatorio es una herramienta útil para evaluar tanto las implicaciones posibles de un procedimiento reglamentario propuesto como las consecuencias actuales vinculadas al procedimiento existente.

La RIA ha sido reconocida como una herramienta útil y es aplicada en la mayoría de los países de la Organización para la Cooperación y el Desarrollo Económico (OCDE) y, en menor medida, en los países en desarrollo, a fines de aquilatar o evaluar al menos el impacto económico y social de la reglamentación y los procedimientos reglamentarios asociados.

Para evitar posibles confusiones, conviene señalar que la RIA es distinta de una herramienta afín, la Evaluación del Impacto de Sostenibilidad (SIA). Se trata de un procedimiento empleado para identificar los efectos económicos, sociales y ambientales de una propuesta. Nuestra intención aquí es discutir el uso de un proceso de RIA para asegurar la corrección del diseño propuesto de un procedimiento reglamentario en el contexto de una iniciativa de simplificación.

La RIA es un proceso de obtención de pruebas que sustenten las decisiones a ser adoptadas en relación con el diseño del procedimiento. Una RIA consta de tres elementos principales:

(a) Plantear preguntas de una manera estructurada para asegurar la consideración todos los aspectos de una propuesta. “El Paso C requiere que un Cliente presente los Documentos 1, 2, 3. ¿Queremos que esto ocurra?”

(b) Examinar el impacto potencial de las opciones consideradas en el diseño. “Hacer X aumenta la probabilidad de Y. ¿Queremos que esto ocurra?”

(c) Comunicar a los responsables de los planes y decisiones, y a los actores, las consecuencias de las opciones propuestas para que comprendan cómo podrían afectarles los cambios.

Utilizando como marco regulatorio los requisitos establecidos por la política regulatoria municipal, las preguntas habituales en una RIA se concentran principalmente en los requisitos regulatorios subyacentes al procedimiento. En el cuadro siguiente, se han adaptado las


preguntas obtenidas de varios modelos de RIA para tomar en consideración no sólo la regulación normativa sino también el procedimiento reglamentario.

Categoría Preguntas Sí No

¿Se han definido los objetivos específicos del municipio al aplicar el requisito legal o procedimiento en cuestión?

¿Es necesario aplicar el requisito legal o procedimiento en cuestión para resolver el problema?

¿Hay un fundamento legal que sustente todos los aspectos del requisito legal?

¿Está justificado el requisito o procedimiento?

¿Tienen un fundamento legal todas las fases del procedimiento?

¿Refleja el diseño la aplicación de un enfoque basado en resultados para alcanzar los objetivos del municipio?

¿Está basado en resultados el Diseño del Procedimiento? ¿Es el cambio propuesto en el procedimiento el medio de

intervención más eficaz y efectivo?

¿Están los requisitos redactados en lenguaje directo y sencillo? ¿Están la fuente legal y la descripción del procedimiento

redactados en lenguaje sencillo?

¿Tienen los Clientes fácil y libre acceso a los requisitos legales y a las instrucciones sobre los procedimientos?

¿Han tenido los actores oportunidad de presentar sus opiniones durante la elaboración de los requisitos legales o procedimientos?

¿Se han realizado consultas?

¿Han tenido un impacto las opiniones de los actores en el diseño final de los requisitos legales o procedimientos?

Si los requisitos legales o procedimientos gravan a los ciudadanos o empresas, ¿se ha llevado a cabo un análisis de costo-beneficio acerca de los mismos?

¿Hay un equilibrio razonable entre los costos y los beneficios?

¿Se ha llevado a cabo un análisis de costo-beneficio?

¿Se ha identificado quiénes serán beneficiados? ¿Se ha identificado quiénes pagarán los costos?


¿Cuál será el impacto específico en empresas medianas y pequeñas?

Si no hay necesidad de un análisis formal de costo-beneficio, ¿se han analizado los efectos de los requisitos legales o procedimientos?

¿Se ha evaluado el impacto de los requisitos o procedimientos propuestos en la competitividad del municipio?

¿Se han comparado los requisitos legales o procedimientos con los sistemas equivalentes aplicados en otras jurisdicciones relevantes (tales como municipios vecinos o regiones aledañas)?

¿Se ha llevado a cabo un análisis de competitividad?

¿Evitan los requisitos legales o procedimientos duplicar los requisitos impuestos por otras esferas de gobierno (por ejemplo, el gobierno central)?

¿Puede el municipio armonizar sus requisitos legales con los de otras jurisdicciones?

¿Se ha evitado duplicar los requisitos de otras jurisdicciones?

¿Existen normas de servicio?

¿Asegura el diseño del procedimiento que quienes administran los requisitos legales responderán a los Clientes de manera oportuna?

¿Se ha modificado el requisito legal para incluir una disposición que contemple su examen periódico o caducidad?

¿Existen disposiciones sobre examen periódico y caducidad de los requisitos?

Si la respuesta es negativa, ¿se han identificado las razones por las que tales disposiciones no pueden o no deben ser aplicadas a los requisitos legales?

¿Cómo se vigilará y asegurará el cumplimiento de los requisitos legales?

Aplicación

Análisis del Impacto en la Empresa

Un tipo de evaluación relacionado, que representa en cierto modo una subsección de una RIA, es la Prueba de Impacto en la Empresa (BIT, del inglés Business Impact Test), una herramienta diseñada para permitir a los funcionarios municipales comprender y evaluar el impacto en las empresas de las políticas o los procedimientos propuestos (así como de los cambios propuestos en los anteriores). En tanto que la RIA examina el impacto de las propuestas en el gobierno y el sector privado, la BIT considera su impacto en el sector privado solamente. Una BIT puede ser una alternativa preferible a considerar cuando existan dudas acerca de la capacidad de los funcionarios municipales o sus equipos responsables de proyectos para llevar a cabo una RIA. La BIT reduce el alcance de la evaluación que llevan a cabo los funcionarios


municipales, especialmente cuando el interés se centra en el impacto de una política o de la modificación de un procedimiento en empresas medianas o pequeñas.

Las BIT son útiles porque permiten:

(a) entender cómo responden las empresas a la reglamentación;

(b) evaluar alternativas;

(c) identificar los efectos involuntarios e imprevistos; y

(d) obtener información de las empresas.

El objeto es minimizar el costo del cumplimiento de las normas y procedimientos a la vez que permitir al municipio alcanzar sus objetivos de política pública.

La metodología de la BIT consiste en llevar a cabo una encuesta entre empresas para obtener respuestas a preguntas sobre:

El impacto directo en las operaciones de las empresas, en aspectos tales como precios, productos/servicios, acceso a mercados, relaciones con proveedores, inversiones, etc.

Posibles inquietudes referidas al diseño y la estructura de la política o el procedimiento, así como al cumplimiento de los requisitos y la presentación de información.

Los costos y beneficios eventuales para las empresas encuestadas en relación con sus operaciones y personal, tanto inicialmente como hacia el futuro.

Opiniones acerca de si la reglamentación es necesaria y apropiada.

Información “demográfica” sobre la empresa (ubicación, número de empleados, ventas, etc.), para permitir a los analistas examinar las respuestas en función de criterios tales como la ubicación de la empresa dentro de una región o municipio o el tamaño de la empresa.

El uso de una encuesta permite recopilar las respuestas “personalmente” ya sea telefónicamente o a través de medios electrónicos (vía Internet).

Ya sea que se utilice una RIA o una BIT, el objetivo es validar el procedimiento diseñado en términos de los principios fundamentales. Es importante resaltar que un programa eficaz de validación no implica tener un ente vigilante con la facultad de bloquear propuestas regulatorias. El objeto del procedimiento no es crear otra capa de burocracia sino más bien cambiar la cultura de las instancias municipales a modo de internalizar los principios de la política regulatoria y considerar el procedimiento como la prestación de un servicio. En consecuencia, un elemento esencial es hacer participar a los actores en una consulta ciudadana lo antes posible en el proceso.

Es importante señalar que conviene moderar las expectativas acerca de la ejecución de estos tipos de análisis del marco regulatorio, dado que incluso en los países desarrollados la aplicación práctica de los procedimientos resulta en la ejecución de pocos análisis completos de costo-beneficio. Generalmente, las omisiones ocurren en la evaluación de los beneficios


para los actores y el gobierno, aunque con frecuencia se descuidan también las categorías de costos. La calidad de los análisis puede variar entre entes reguladores e incluso entre distintas secciones del mismo departamento. No es sorprendente que el aspecto de la determinación de los costos directos sea mejor abordado que el de los costos indirectos.

No obstante estas deficiencias, estos tipos de procedimientos obligan a los funcionarios a examinar información valiosa para la adopción de decisiones relativas a las políticas o procedimientos. También hacen que los funcionarios consideren expresamente el impacto de las políticas o procedimientos en todos los actores.

7. Comprometer a los actores a través de consultas La consulta ciudadana refleja uno o más procedimientos mediante los cuales los gobiernos solicitan las opiniones de las personas o grupos afectados por una política, programa o servicio propuesto. La consulta puede abarcar desde reuniones públicas o el uso de comités asesores hasta el uso más refinado de encuestadores y de “focus groups”. En una iniciativa de simplificación, ya sea antes de finalizar el diseño de los procedimientos o inmediatamente después, la consulta ayuda a explicitar cuestiones no resueltas o a evaluar las opciones propuestas en el diseño de los procedimientos.

Un actor puede ser una persona natural, una empresa o cualquier grupo de individuos o empresas que podrían ser afectadas por el resultado de la iniciativa de simplificación, tales como personas naturales o empresas que necesiten cumplir con el procedimiento reglamentario en cuestión, o grupos defensores de derechos civiles interesados en mejorar el gobierno municipal, u otras instancias gubernamentales u organizaciones externas que participen en la iniciativa de simplificación.

El beneficio de consultar con los actores radica en que esto ayuda a desarrollar la iniciativa de simplificación. Este proceso asegura que:

Los actores entiendan los cambios propuestos en el procedimiento reglamentario.

Las necesidades y opiniones de los actores relacionadas con el procedimiento reglamentario sean reflejadas en los cambios propuestos.

Las expectativas de los actores sean controladas para que no sobrepasen los recursos o el mandato legal del municipio.

Más importante, desde una perspectiva política, es que la consulta ciudadana satisfaga el deseo de los actores de ser consultados acerca de los nuevos procedimientos que deberán observar. En la medida que esto no ocurra en la actualidad, al aplicar cualquier política regulatoria o procedimiento reglamentario municipal, incluso cualquier iniciativa de simplificación, es recomendable que los equipos responsables instituyan un sistema de consulta ciudadana como un medio habitual de evaluar las opiniones de los actores aplicables a todas las fases de las reformas de simplificación, desde el diseño inicial hasta la evaluación


de las reformas terminadas. Aunque semejante enfoque refleja un compromiso con los valores democráticos, proporciona también un medio de validar las políticas y los métodos elegidos como parte de la iniciativa de simplificación.

A fines de establecer un marco regulatorio para la aplicación de mecanismos de consulta ciudadana a la administración (y el cambio) de los regímenes regulatorios municipales y del procedimiento o los procedimientos materia de simplificación, es recomendable que el municipio considere la adopción de una política oficial de consulta.

Celebración de Consultas

En el contexto de una iniciativa de simplificación, llevar a cabo una consulta implica:

Identificar a los Clientes internos y externos y a los actores.

Definir el objetivo del proceso de consulta. El objetivo aquí es solicitar las opiniones de los actores en cuanto a si el procedimiento reglamentario modificado es apropiado.

Definir el proceso de consulta inicial y de discusión posterior, si lo hubiere.

Asegurar que un grupo representativo tanto de usuarios como de actores participe en las consultas.

Fijar un cronograma para las consultas.

Determinar los recursos municipales disponibles para participar en las consultas. Esto incluye tanto a funcionarios técnicos como a los responsables del proceso de consulta.

Considerar el uso de “focus groups” – antes del proceso formal de consulta y de acuerdo con la naturaleza de los cambios propuestos -- con la participación de empleados municipales que tengan contacto directo diario con los solicitantes de aprobaciones) y de Clientes que reflejen la diversidad de los solicitantes.

Aclarar los objetivos a modo de comprometer a los Clientes y al personal y asegurar que todos entiendan y aprueben el propósito de la consulta y el papel que les toca en ella.

Determinar cómo se recopilarán los resultados de las consultas (entrevistas, cuestionarios, estudios; mecanismos de retroinformación continua; focus groups; encuestas).

Consolidar y analizar los resultados de las sesiones de consulta.

Extraer las conclusiones del análisis.

Preparar el informe.

Comunicar los resultados a las partes consultadas y al público a través de la publicación del informe completo o de un resumen del informe.

Desarrollar un plan, cuando sea necesario, para analizar el procedimiento reglamentario propuesto en función de los resultados de la consulta.

Asegurar la permanencia de un mecanismo de consultas desarrollado después de la conclusión del proyecto.


Los elementos de una política de consulta ciudadana

Una política de consulta debe expresar el compromiso del municipio de mantener un diálogo abierto con los actores. Esta política sirve como un marco de referencia que puede ser usado como una guía tanto por el municipio como por el público durante cualquier proceso de toma de decisiones, pero es de especial importancia al considerar cambios en los procedimientos en el contexto de una iniciativa de simplificación. Una política de consultas bien estructurada es un elemento clave para mejorar la toma de decisiones.

Al elaborar una política de consultas, existen al menos ocho elementos comunes. Estos son:

Propósito

Un elemento introductorio común es una declaración del propósito del municipio para formular la política en cuestión. De acuerdo con su política regulatoria, el municipio habitualmente expresa su compromiso de asegurar la transparencia y el diálogo con el público.

Declaración conceptual

Es posible que no todos los ciudadanos o empresas pertenecientes al municipio estén familiarizados con el concepto de consultas. Es recomendable por lo tanto que el municipio defina claramente el concepto de “consulta” y explique cómo pretende definir el término.

Objetivos

Esta sección enumera los objetivos o metas que el municipio busca lograr a través de la consulta. Generalmente, los objetivos comunes incluyen:

1) Promover la comunicación y comprensión;

2) Fomentar sólidas relaciones con los actores;

3) Alentar la participación y el compromiso del público;

4) Asegurar la coherencia de las políticas y procedimientos reglamentarios; y

5) Asegurar la transparencia y la responsabilidad del municipio.

Procedimiento

El procedimiento de realización de las consultas es el aspecto fundamental que sustenta la política de un municipio. Una determinación correcta de las opiniones de los actores y la comunidad implica utilizar técnicas y métodos de consulta apropiados. Para ser eficaces, es recomendable que estas técnicas sean expuestas clara y correctamente al momento de formular la política.

Conviene que el equipo responsable del proyecto determine primero cuáles son los niveles de consulta apropiados para su municipio en particular. Las características que pueden influir en los niveles de consulta incluyen, pero no se limitan a: el tamaño del municipio; edad promedio y grado de educación de los ciudadanos; la diversidad existente al interior


de la comunidad; y la ubicación geográfica del municipio. Las tradiciones culturales y rasgos nacionales pueden influir también en el procedimiento a ser adoptado.

Un medio eficaz de presentar el procedimiento en una política de consultas es mediante el uso de un gráfico. El cuadro siguiente detalla varios tipos de consultas.

Tipo Cuándo se utiliza En qué consiste

INFORMAR Cuando una decisión ya ha sido adoptada Proporciona a la comunidad información clara y objetiva para ayudarles a entender los problemas y asuntos en cuestión así como las opciones, alternativas y soluciones.

PREGUNTAR Cuando se requiere información que ayude a tomar una decisión. Puede usarse cuando una decisión está próxima a adoptarse

Se proporciona la información y se solicita la opinión del público. La respuesta de la comunidad será uno de los factores que influirán en la decisión, aunque la opinión de expertos o técnicos podría tener más peso.

COMPROMETER Cuando hay una opinión de consenso o una sola comunidad es afectada. La decisión puede ser mejor si la comunidad contribuye en detalles de la misma.

Se trabaja con la comunidad durante todo el proceso de toma de decisión para asegurar que sus problemas e inquietudes sean identificados, aquilatados y considerados.

COLABORAR Cuando las decisiones se comparten efectivamente entre el Concejo y la comunidad. El Concejo no tomará solo la decisión sino que será copartícipe de un proceso de colaboración más amplio

Se colabora con la comunidad en cada aspecto de la decisión, así como en desarrollar alternativas y elegir soluciones

EMPODERAR Cuando la decisión compete a la comunidad y el Concejo desea prestar ayuda.

Se pone la decisión final en manos de la comunidad.

Fuente: Política de consultas, Ciudad de Auckland, Nueva Zelanda

Es recomendable que el equipo responsable del proyecto desarrolle el nivel de consultas más apropiado en función de la situación o la decisión de que se trate. La oportunidad también es importante, ya que “cuándo” se utiliza un proceso de consulta es casi tan importante como la manera en que se aplica. Si se piensa considerar otros asuntos durante el proceso de consulta (tales como preocupaciones presupuestarias), sería conveniente tener en cuenta también este factor. De acuerdo con el cuadro anterior, las consultas relacionadas con una iniciativa de simplificación reflejarían la Categoría 2 (Preguntar).

Difusión de la Consulta


Es recomendable que la política indique claramente el método mediante el cual se informará al público sobre la realización de la consulta y la manera en que podrán participar.

Evaluación y revisión

Es importante la frecuencia con la que cualquier política, incluso una política relativa a la celebración de consultas, es examinada por el concejo municipal. Un programa de revisión respalda la confianza, del mismo modo que invitar al público a participar, dado que ambos constituyen medios para evaluar la eficacia de una política.

Discrecionalidad del Concejo Municipal

El Alcalde y el concejo municipal fueron elegidos para dirigir el municipio. En el contexto de la celebración de consultas, es necesario que el concejo municipal goce de cierto nivel de discrecionalidad en cuanto a la decisión de celebrar consultas. Es conveniente destacar claramente estas características de discrecionalidad de la política a fines de evitar cualquier ambigüedad o pérdida de confianza en el compromiso de la dirigencia municipal de mantener la transparencia y apertura.

Pueden añadirse otras secciones que sean necesarias, tales como una sección de “Definiciones” si la redacción incluye términos o palabras complejas que tienen un significado específico en el texto.

Un modelo de política de Consultas puede encontrarse en el Anexo G..

8. Finalización del plan de ejecución de la reforma Como es de esperar, rara vez podrá ejecutarse una iniciativa legislativa o administrativa “según lo previsto”. Normalmente intervienen sucesos políticos o factores técnicos imprevistos que obligan a efectuar ajustes en los cambios y cronogramas propuestos. Al finalizar la fase de diseño y comenzar la ejecución, conviene que el equipo responsable del proyecto:

Asegure que las cuestiones pendientes sean atendidas, examinadas periódicamente y resueltas.

Asegure que las personas responsables de la toma de decisiones adopte las decisiones necesarias para resolver los asuntos pendientes lo más pronto posible.

Asegure, si los asuntos han sido resueltos, que el resultado sea reflejado en el diseño del procedimiento y el plan de comunicaciones.

Asegure que los riesgos pendientes hayan sido identificados y documentados para efectuar el seguimiento respectivo de cada aspecto de la iniciativa examinada con el objeto de identificar los riesgos.

Elabore una estrategia para enfrentar imprevistos relacionados con cada riesgo identificado.


Determine si se requiere efectuar alguna prueba (por ejemplo, en relación con la implantación de alguna tecnología).

Asegure la asignación de fechas a todas las tareas (por ejemplo, para la capacitación) y la actualización de los cronogramas.

Programe una prueba de práctica del nuevo procedimiento reglamentario.

Comunique los cambios efectuados en el Plan de Ejecución a los participantes en la fase de ejecución.

Comunique el cronograma modificado a los participantes externos si fuere necesario cambiar las fechas previstas.

C. La fase de ejecución

1. Desarrollo de un Manual de Operaciones Para ayudar al personal del municipio a realizar sus actividades cotidianas “en el frente de operaciones” una vez emprendidas las reformas de simplificación, es conveniente desarrollar un Manual de Operaciones que resuma claramente las nuevas políticas, trámites y procedimientos. Se recomienda adecuar el manual a la iniciativa específica que está siendo ejecutada por el municipio.

Un Manual de Operaciones sirve como una guía rápida de consulta para el personal así como una herramienta de capacitación para los funcionarios del municipio. Un Manual de Operaciones bien estructurado es un elemento clave de la creación de un sistema de negocios eficiente y eficaz. El Manual de Operaciones debe ser fácil de comprender por el usuario, contener descripciones gráficas de procedimientos específicos (esto es, diagramas de procedimientos), preguntas habituales, modelos de formularios y ejemplos de formularios llenos, así como un índice detallado. Al redactar un Manual de Operaciones, existen al menos diez elementos comunes:

Cómo crear un Manual de Operaciones

Desarrollar un solo formato uniforme

Utilice un formato uniforme para cada capítulo individual del Manual de Operaciones

Crear una tabla del contenido

Estructure el contenido para resaltar los distintos pasos del procedimiento. Por ejemplo, “Solicitud de licencias para iniciar un negocio” podría ser un capítulo.

Crear una lista de definiciones

Incluya breves definiciones de los principales términos aplicables a cada procedimiento abordado en cada capítulo específico.

Desarrollar un resumen paso por paso de los procedimientos


Incluya un breve resumen narrativo de los principales pasos de cada procedimiento específico abordado en el capítulo en cuestión.

Construir un resumen gráfico de los procedimientos en la forma de un diagrama de actividades en cuadros

Incluya una descripción gráfica del procedimiento paso por paso.

Crear una lista de verificación

Incluya una lista de verificación sencilla que incluya preguntas clave a preguntar al solicitante o cliente, los documentos clave a ser solicitados al solicitante o cliente, instrucciones clave y demás información a ser transmitida a los solicitantes o clientes, así como recordatorios.

Preparar los formularios necesarios

Incluya una lista de los formularios aplicables al procedimiento en cuestión, con los formularios propuestos para ser usados, y muestras de los formularios llenos, en un apéndice a cada capítulo.

Establecer pautas y políticas.

Incluya las pautas y procedimientos y el desempeño esperado (por ejemplo, tramitación de solicitudes, procedimientos de seguridad y emergencia).

Incluya las preguntas habituales

Incluya una lista de preguntas y respuestas habituales, haciendo énfasis en problemas típicos y cuestiones propias de la actividad abordada en el capítulo en cuestión.

Incluya un índice.

Incluya un índice detallado al final del manual para permitir un rápido acceso con referencia al tema y a palabras clave.

Durante la capacitación inicial, es conveniente solicitar retroinformación del personal del municipio (esto es, los usuarios del manual) en cuanto a sugerencias para mejorar el manual y utilizar esas sugerencias para incorporar modificaciones.

2. Capacitación de los empleados

SME Department

Ventanillas Únicas en Indonesia

El establecimiento de Ventanillas Únicas en cinco regiones de Indonesia produjo:

Llevar a cabo el proceso de diseño implica la aplicación, administración y mantenimiento del nuevo procedimiento. Para que el nuevo procedimiento reglamentario sea eficaz, y dependiendo del alcance del cambio requerido, el personal que está en contacto con el público necesita no sólo saber cómo funciona el procedimiento sino también estar en capacidad de responder a las preguntas de Clientes acerca de cómo serán afectados por los cambios.

(1) Mayor capacitación en: • Normas de servicio, • Administración

organizacional, y • Procedimientos de

concesión de licencias.

of 205 WBG (2) Se introdujeron programas de prácticas profesionales.

Conviene que el Plan de Ejecución Training incorpore un componente de capacitación, considerado desde tres perspectivas: la organización como un conjunto; las características de los puestos pertinentes; y las necesidades de las personas que ocupan u ocuparán tales puestos. Al hacerlo, conviene abordar los siguientes aspectos:

Identificación de

o Objetivos de la capacitación;

o Empleados actuales que requieren capacitación; y

o Conjuntos de habilidades inexistentes y requeridas como resultado de los cambios de procedimientos o tecnología.

Financiamiento de la capacitación incluida en el presupuesto de la iniciativa de simplificación.

Integración de la capacitación prevista en el cronograma del proyecto para evitar la necesidad de capacitación “a último minuto”.

Preparación de los materiales de capacitación.

Mecanismos para:

o Dar apoyo y capacitación permanente;

o Identificar a empleados nuevos o transferidos que requieren capacitación; y

o Describir en un mapa el nivel de habilidad de los empleados y adecuar los métodos de capacitación consecuentemente.

Anteriormente en este paquete de herramientas (“toolkit”), se indicó que una consideración importante era conseguir que los actores entendieran por qué era necesario el cambio, cuál sería el resultado, cómo cambiarían las cosas, y cuál era su lugar en cualquier iniciativa de simplificación. Aunque convendría involucrar a ciertos empleados en alguna medida en la fase de diseño, la capacitación sirve como un medio para informar a todos los administradores y empleados sobre las opciones en cuanto al procedimiento final y sus respectivas funciones y responsabilidades. Les ayuda a comprender cómo cambiarán las cosas y cuál es su lugar.

3. Facilitar y hacer más cómodo el procedimiento Los principales problemas en cualquier procedimiento reglamentario, incluso el procedimiento de registro oficial, tiene que ver generalmente con la complejidad del procedimiento y el tiempo que demora tramitar las solicitudes. Para que cualquier procedimiento reglamentario atraiga a un gran número de usuarios, ya sea personas naturales o empresas, debe ser accesible y responder a sus necesidades. Lograr este objetivo implica considerar la ubicación física de cualquier procedimiento.

Los clientes tienen normalmente que iniciar un procedimiento acudiendo a una o más oficinas municipales, por lo que simplemente facilitarles este paso elimina un impedimento para atraer a


un mayor número de clientes. Esto tiene especial importancia cuando uno de los objetivos del municipio es aumentar su base tributaria promoviendo la conversión de negocios informales en miembros formales de la economía municipal.

Esto requiere: (1) crear puntos de acceso y (2) promover un mayor acceso mediante puntos de acceso “múltiples”. Estos puntos de acceso, muchas veces asociados a los esfuerzos de simplificación que han tenido éxito en varios países, son conocidos corrientemente como “Ventanillas Únicas”.

Una importante anotación es que la creación de puntos de acceso sin una racionalización paralela de las políticas o procedimientos puede crear simplemente otro nivel de burocracia.

“Ventanillas Únicas”

La idea básica de una Ventanilla Única es permitir que un cliente tome contacto con una sola entidad para obtener todas las aprobaciones necesarias como parte de un procedimiento simplificado y coherente para obtener diferentes servicios en un solo lugar. Para facilitar el acceso, las Ventanillas Únicas están ubicadas generalmente en un sitio de fácil acceso. Conviene considerar las Ventanillas Únicas como un lugar donde se prestan servicios y no donde se da orientación o instrucciones.

Es recomendable que la Ventanilla Única:

Permita a las personas y empresas un fácil acceso a información;

Proporcione orientación y servicios suministrando formularios e instrucciones;

Recibe las solicitudes llenas y pagos de tarifas; y

Sirva para hacer el seguimiento de los pasos siguientes del trámite de aprobación.

Accesibilidad

Un factor importante a considerar cuando se utilizan las Ventanillas Únicas es la facilidad de acceso, lo que significa en este caso proporcionar “puntos múltiples de acceso central.” En lugar de tener una sola ubicación, debe considerarse instalar Ventanillas Únicas en varias ubicaciones con el objeto de promover y asegurar el acceso. Esto puede ser más factible en sitios donde la tecnología permite la recepción descentralizada de solicitudes e información y su fácil transferencia a un local central de tramitación (en caso necesario). Sin embargo, si el municipio es pequeño, puede ser suficiente tener un solo punto de acceso para minimizar los gastos administrativos de mantener puntos múltiples de acceso. .

Beneficios de las Ventanillas Únicas


Para el municipio, una Ventanilla Única bien organizada mejorará normalmente la eficiencia al reducir el tiempo que demora tramitar las aprobaciones necesarias (tales como licencias o registros). Es se aplica especialmente a las Ventanillas únicas con plena autoridad para tramitar y aprobar solicitudes, ya que esto elimina la necesidad de enviarlas a otro departamento u oficina. En la mayoría de los casos, también reduce los costos de administración de estos procedimientos para el municipio.

Para los Clientes, la consolidación e integración de los servicios minimiza el tiempo y costo del trámite, dado que tener una oficina central elimina las visitas a varios lugares. De modo similar, al prestar de diversos servicios a través de una ventanilla en un solo lugar, la Ventanilla Única puede reducir también demoras innecesarias y casos de corrupción, aumentar la responsabilidad y mejorar la transparencia.

Accesibilidad: Costa Rica

Un problema que enfrentaban los empresarios era la necesidad de acudir a numerosas oficinas (por lo menos seis) para inscribir sus negocios en el registro. Una iniciativa de simplificación procuró introducir una “ventanilla única interconectada”, utilizando la informática de manera que pudieran ingresarse los datos una sola vez para completar seis procedimientos de registro. Un objetivo inicial fue permitir la inscripción de datos por entidades en todo el país, promoviendo el desarrollo de un servicio descentralizado y accesible para el registro de las empresas.

En general, una Ventanilla Única contribuye a crear un ambiente positivo para los Clientes y empleados. Un estudio de las Ventanillas Únicas en Indonesia18 indico que el número de solicitudes de licencias aumentó desde la instalación de Ventanillas Únicas en cada una de las regiones estudiadas. En la ciudad de Sidoarjo, Indonesia, un total de catorce licencias exigían antes obtener 141 documentos sustentatorios. Este requisito se redujo en más de 50% a 65 documentos sustentatorios para las mismas licencias. El uso del concepto de Ventanillas Únicas en La Paz, Bolivia, ha demostrado una reducción considerable de los pasos, el tiempo y los costos de los procedimientos.

Aunque la creación de una Ventanilla Única puede ayudar a crear un ambiente de negocios favorable, no es el único factor que interviene. Las Ventanillas Únicas necesitan estar apoyadas por otras reformas para ser realmente eficaces. Por ejemplo, el estudio de las Ventanillas Únicas en Indonesia señaló que el ambiente de negocios favorable no fue creado simplemente mediante el establecimiento de las Ventanillas Únicas, sino que estas fueron seguidas de otras actividades, tales como el establecimiento de un sistema de incentivos para las empresas que contaban con licencias, otorgando garantías para préstamos y aplicando controles más estrictos a los negocios que no cumplían con los requisitos establecidos en las normas locales.


Las Ventanillas Únicas tienen éxito si… Las Ventanillas Únicas fracasan si…

Tienen una alta posición jerárquica y autoridad bien definida.

No tienen autoridad – son sólo un lugar donde se reciben formularios que son enviados a otras oficinas.

Ubicación central.

Ubicación lejos de los negocios que hace difícil el acceso.

Personal calificado y capacitación permanente. Falta de recursos de apoyo.

Tarifas transparentes y estandarizadas. No hay tarifas fijas o publicadas.

Reglas e instrucciones claras sobre las tareas y funciones de la Ventanilla Única.

No hay régimen normativo para las actividades de la Ventanilla Única.

Compromiso del gobierno local

Falta apoyo de los gobiernos locales.

Estrategia de comunicaciones. Falta de conocimiento entre los actores principales.

Factores que afectan el éxito de las Ventanillas Únicas

Aunque los factores pueden variar en diferentes regiones, los factores siguientes contribuyen al éxito de tales instituciones:

Alta posición jerárquica y autoridad: La autoridad otorgada a las Ventanillas únicas por el gobierno local influye fuertemente en su eficacia. Una Ventanilla Única con autoridad para expedir licencias será generalmente más eficiente. En Indonesia, se descubrió que el principal problema para tener una Ventanilla Única exitosa es que muchas veces los diferentes departamentos que expiden licencias actualmente se resisten a transferir la autoridad para tramitar y aprobar solicitudes.

Calidad del personal: La eficacia de una Ventanilla Única tiene fuerte relación con la calidad y el profesionalismo de su personal. Es importante que la Ventanilla única contrate a personal calificado y lo entrene suficientemente para permitirles enfrentar correctamente los problemas que puedan surgir. Conviene asimismo que el personal esté bien familiarizado con los procedimientos de aprobación que administran. Por lo tanto, la Ventanilla Única debe comprometerse a ofrecer cursos y a entrenar a su personal de modo permanente. Por ejemplo,


la exitosa reingeniería de los procedimientos administrativos en La Paz incluyó cursos y talleres para los empleados municipales.

Reglas e instrucciones claras sobre las tareas y funciones: Las reglas claras sobre las funciones y las principales tareas de la Ventanilla Única así como procedimientos de trabajo estandarizados o instrucciones evitarán que ocurra cualquier trámite irregular o solicitud informal. Esto ayuda a mantener la confianza de los Clientes, ya que el conocimiento de los Clientes y de sus expectativas guiará los procedimientos que deberán seguir. En Indonesia, el desempeño de la Ventanilla única fue considerado generalmente bueno cuando se seguían los procedimientos establecidos.

Estrategia de comunicaciones: Otro indicador de una Ventanilla Única eficaz es la medida en que el público conoce de su existencia. Una Ventanilla Única no puede lograr los resultados deseados si el público y los Clientes potenciales no están enterados de su existencia y de los servicios que ofrece. Una estrategia de comunicaciones no requiere ser compleja ni complicada. La experiencia en Indonesia sugiere la eficacia de programas de concientización pública utilizando la radio, folletos, volantes o letreros ubicados en lugares donde se aglomera el público.

Tarifas transparentes y estandarizadas: Establecer tarifas fijas ayudará a Clientes potenciales al permitirles conocer el precio de cualquier procedimiento de aprobación antes de iniciar el trámite. El uso y publicación de tarifas estandarizadas también desalentará la práctica de cobros adicionales, no oficiales, para acelerar el procedimiento de registro.

Compromiso del gobierno local: El compromiso del gobierno local también es importante para la eficacia y existencia de las Ventanillas únicas. Esto puede lograrse estableciendo claramente las tareas y funciones de la Ventanilla Única y otorgándole plena autoridad para llevar cabo los procedimientos de aprobación.

Ubicación: Una ubicación inadecuada puede hacer que los empresarios no tengan conocimiento de la existencia de la Ventanilla Única o no deseen acudir allí, especialmente cuando es molesto o difícil transportarse hasta allí.

Lista de verificación para el establecimiento de una Ventanilla Única

Es recomendable que los municipios:

Establezcan reglas claras sobre los procedimientos de trabajo.

Otorguen a la Ventanilla Única tanta autoridad y autonomía como sea posible para autorizar aprobaciones.

Contraten a personal calificado y se comprometan a promover su desarrollo y capacitación constante.

Elijan una ubicación central, cercana a la comunidad empresarial.


Desarrollen una estrategia de comunicaciones para difundir entre el público la existencia de la Ventanilla Única y los servicios que ofrece.

Desarrollen, publiquen y difundan ampliamente un conjunto de tarifas estandarizadas por los diversos servicios.

4. Establecimiento de Normas de Servicio En el contexto de una iniciativa de simplificación, combinar un proceso reglamentario especialmente diseñado con un mejor desempeño requiere de normas de servicio para establecer los niveles de desempeño. Crear y difundir las normas de servicio permite a los Clientes saber cuánto tiempo le tomará al municipio prestar el servicio, cuánto costará, y qué hacer si no están satisfechos. Las normas de servicio informan a los Clientes y actores qué tipo de servicio pueden esperar del procedimiento reglamentario propuesto.

Tales normas contribuyen al objetivo municipal (señalado en su política normativa) de lograr mayor transparencia. Conocer cómo se pretenden implantar los requisitos reglamentarios municipales es tan importante como conocer cuáles son los requisitos. La definición de tales normas contribuye también a la moral (y la confianza) de los empleados al permitir a los empleados municipales saber qué nivel de desempeño se espera de ellos.

La necesidad de normas de servicio en una iniciativa de simplificación ya ha sido señalada. Una de las recomendaciones que emergió de un estudio de las Ventanillas Únicas en Indonesia fue la aplicación de una norma de servicio. La recomendación resaltó la transparencia en términos de costo, tiempo y procedimientos de una solicitud de licencia como un medio de resolver problemas relacionados con la eficiencia y eficacia del servicio. El informe del estudio recomendó también proporcionar a los Clientes información completa sobre costos, tiempo del trámite y procedimientos en la forma de un folleto, volante o letrero de información.

Las normas incorporan generalmente diversos componentes:

Descripción, en lenguaje sencillo, describiendo el servicio a ser prestado.

Principios describiendo la calidad de los servicios que un Cliente puede esperar recibir.

Metas de servicio indicando aspectos clave referidos al acceso, tiempo de respuesta y prestación correcta del servicio. Estas metas ayudarán a establecer expectativas realistas entre los Clientes, basadas en lo que la oficina puede ofrecer, así como a establecer expectativas de desempeño para la oficina. ¿Cuándo puede un Cliente presentar una solicitud? ¿Cuánto demorará una respuesta del municipio? ¿Cómo puede el municipio reducir los errores que puedan surgir en el curso del procedimiento reglamentario?

Costos mostrando por anticipado los costos de un servicio para ayudar a los Clientes a formarse expectativas realistas acerca de los servicios.


Quejas y mecanismos de solución que den a los Clientes un medio de resolver sus inquietudes cuando sienten que la oficina no ha cumplido con las normas de servicio prometidas. También proveen un medio importante para que el municipio evalúe y mejore los servicios.

En general, la creación de normas de servicio debería dar lugar a indicadores de desempeño visibles y mensurables que sean a la vez realistas y consonantes con los objetivos del servicio. La aplicación exitosa de normas de servicio involucra: (1) la participación de los actores en la definición de las normas y la medición del éxito de los resultados; (2) comunicación a todos los actores; y (3) análisis del servicio efectivamente prestado con referencia a puntos de referencia claramente definidos mediante indicadores estadísticos y entrevistas con los actores, según convenga y sea necesario.

Es importante recalcar la conveniencia de publicar y hacer conocer las normas a los Clientes y de examinarlas regularmente con el objeto de que reflejen cualquier cambio en las circunstancias.

Lista de verificación para el desarrollo de normas de servicio

Enumere los servicios vinculados al procedimiento reglamentario en cuestión.

Decida cuáles servicios requieren ser normados (esto es, cuándo son convenientes o necesarias las normas de servicio).

Determine los niveles de satisfacción de los clientes.

Según corresponda, consulte con Clientes y el personal para saber la conveniencia o necesidad de cambios en los niveles de servicio y medir las expectativas de los Clientes.

Fije los estándares a ser alcanzado.

Capacite al personal para que sepan qué se espera de ellos.

Proporcione cualquier equipo necesario para mejorar la productividad (tales como computadoras, ventanillas).

Determine cómo controlar el desempeño en relación con los estándares de servicio.

Determine las consecuencias de no cumplir con estándares de servicio definidos (por ejemplo, no aprobar una solicitud dentro de un período de tiempo definido significa que la solicitud queda aprobada automáticamente).

Decida qué registros del procedimiento de control serán guardados para evaluación permanente o futura.

5. Asegurar que las inspecciones sean estructuradas y transparentes Como se señaló antes, los procedimientos reglamentarios pueden tener procedimientos auxiliares asociados. Un tipo importante de procedimiento auxiliar consiste en las


inspecciones, que pueden servir como un instrumento de verificación para asegurar el cumplimiento de la normatividad. En algunos casos, los inspectores desempeñan más de una función. En Nicaragua, por ejemplo, los inspectores municipales desempeñan también una función relacionada con los impuestos, ya que las inspecciones físicas ayudan a determinar el valor de los bienes que posee alguien y esta información se convierte en un factor para evaluar los impuestos a las ventas.

Es importante señalar la cuestión de si se requiere considerar la necesidad de efectuar una inspección. Una inspección física de la propiedad o el local de un Cliente puede no ser necesaria en todos los procedimientos reglamentarios. En el contexto de la expedición de una licencia general, la utilidad de una inspección puede ser limitada, especialmente en casos en que haya otros mecanismos alternativos para asegurar el cumplimiento. Por ejemplo, la decisión de aceptar una declaración jurada de un solicitante puede satisfacer el objetivo que era alcanzado antes utilizando una inspección. Sin embargo, en otros contextos, tales como los que involucran la salud y la seguridad de ciudadanos y trabajadores, las inspecciones son un medio fundamental de asegurar el cumplimiento.

Las inspecciones pueden influir en el procedimiento reglamentario en varios respectos. Un procedimiento de inspección lento puede ser costoso tanto para el Cliente como para el municipio en términos de tiempo y dar lugar también al pedido de pagos informales. Aunque las inspecciones no sean eliminadas necesariamente en un ejercicio de simplificación, pueden ser mejor estructuradas para reducir el tiempo, costo, y la posibilidad de abusos.

Al examinar el procedimiento de inspección, conviene considerar si el procedimiento reglamentario puede avanzar estando pendiente la terminación de la inspección o si el requisito de inspección funciona como un impedimento para completar el procedimiento reglamentario. En algunos procedimientos, pueden evitarse demoras continuando el proceso de aprobación en el entendimiento de que la aprobación, si es otorgada en el intervalo, podrá ser revocada en caso de una inspección insatisfactoria. El municipio cumplirá con su obligación de realizar una inspección pero no se hace demorar injustificadamente al Cliente para obtener las aprobaciones necesarias. En otros procedimientos, donde cuestiones de seguridad o salud son relevantes, una demora puede ser una medida prudente y razonable de parte del municipio. En estos casos, la cuestión es cómo reducir al mínimo la demora.

Uso de una política de inspección

Las políticas de inspección contribuyen a una mayor transparencia ya que permiten a los Clientes entender qué requisitos que enmarcan la conducta del inspector y los criterios a ser aplicados en el procedimiento de inspección. Un Cliente bien informado es menos susceptible a manipulación y más capaz de responder a intentos de solicitar pagos informales. Asimismo, las políticas de inspección son útiles para los inspectores, ya que proporcionan un marco de referencia para entender qué se espera de ellos en el desempeño de sus funciones.


El lenguaje utilizado en una política de inspección debe ser lo más específico que sea posible. Como mínimo, cada política debe contener disposiciones relativas a:

Inicio de la inspección

Cuando una inspección es aparte de una solicitud y no ocurre automáticamente, debe instruirse al Cliente cómo solicitar y programar una inspección. Esto podría ocurrir cuando se realizan varias inspecciones, como en el caso de la expedición de una licencia de construcción.

La programación de una inspección deberá ser lo más fácil que sea posible. Así como con otras medidas para lograr más transparencia, el horario de trabajo de la oficina del municipio debe ser expuesto de modo que los Clientes que prefieran programar una inspección solicitándola directamente a un empleado municipal puedan hacerlo sin dificultad. En consonancia con la mejora de los estándares de servicio, el municipio podría decidir abrir una línea telefónica para la atención de solicitudes o un portal en Internet para que los Clientes puedan efectuar solicitudes después del horario de trabajo.

Cualquiera que sea el canal de comunicación elegido, hay dos compromisos inmediatos que se recomienda adoptar al municipio:

• Conviene formular instrucciones apropiadas a los Clientes en cuanto a la información requerida al solicitar una inspección.

• La oficina debe responder a las solicitudes oportunamente.

Si la solicitud no es presentada personalmente, conviene notificar al Cliente por lo menos el día útil posterior a la presentación de la solicitud para efectuar una inspección. En ese momento, se sugiere también que el municipio informe al Cliente del nombre del inspector y la fecha y hora de la inspección.

Asignación del Inspector

Cuando el número de inspectores es escaso, estos pueden tentarse de concentrarse en los Clientes que ofrecen más oportunidades de solicitar pagos informales. Esto distorsiona el “tiempo para completar” el procedimiento reglamentario. Para evitar esta distorsión, los municipios necesitan decidir cómo serán elegidos los inspectores que efectuarán las inspecciones y, por lo menos, minimizar o eliminar la capacidad de los inspectores para determinar el orden en que atenderán a los Clientes.

Dada la necesidad de asignar a los inspectores utilizando un sistema que limite las oportunidades de corrupción, el método más sencillo es usar un sistema de asignación al azar. En La Paz, Bolivia, este enfoque ha sido integrado a la iniciativa de simplificación de la ciudad.

Puede preverse que ocurra un problema de conflicto de intereses entre Clientes e inspectores. Si un Cliente requiriese un inspector distinto, por ejemplo, debido a haber tenido con él una relación anterior, es conveniente asignar a un nuevo inspector. Esto aliviará cualquier preocupación razonable en cuanto al Cliente en cuanto a posible parcialidad.

Programación de las inspecciones


Para reducir las demoras en el procedimiento de concesión de licencias, conviene imponer un plazo a los inspectores para completar su trabajo. Esto a la vez exige imponer un plazo a los municipios para asegurar la asignación oportuna de inspectores.

Como se señaló antes, el requisito de asignar a un inspector en el término de un día útil después de recibir una solicitud no es ilógico. Asimismo, conviene considerar el requisito de completar una inspección en tres días útiles después que la asignación de una inspección ha sido comunicada al inspector. En Bolivia, las iniciativas de simplificación también tomaron en cuenta las inspecciones y lograron resultados impresionantes en términos de reducir el tiempo de la inspección en los procedimientos de concesión de licencias municipales para negocios.

Simplificación en Bolivia: Reduciendo el plazo para completar una inspección

Municipalidad Tiempo de inspección reducido a

La Paz 3 días

Los Altos 3 horas

Cochabamba 2 días

Santa Cruz 3-5 horas

Trinidad 2.9 días

Fuente: FUNDES

Se reconoce la necesidad de permitir un margen para imprevistos o demoras inesperadas, pero tales circunstancias deben ser explicadas y documentadas por los inspectores como parte del informe que deben presentar dentro del cronograma establecido.

Capacitación

Cada inspector debe tener un conocimiento cabal de los criterios de inspección para poder responder a cualquier pregunta que el Cliente pueda tener durante o después de la inspección. Por consiguiente, todos los inspectores deben ser capacitados para alcanzar los estándares municipales.

Criterios de inspección

Para reducir la incertidumbre y promover la transparencia en beneficio de los Clientes a la vez que facilitar la capacitación de los inspectores y orientarlos, los municipios deberán proporcionar criterios específicos para cada inspección y ordenar la adherencia e esos criterios. Esto dará un medio para evaluar la inspección. Cualquier política de inspección deberá eliminar la discrecionalidad del inspector respecto de los criterios aplicables a la inspección.

Una lista de verificación puede proporcionar un marco de referencia para efectuar la inspección, así como establecer los criterios de acuerdo con los cuales el Cliente será evaluado. Conviene que los municipios indiquen claramente que en cualquier inspección el


inspector no puede apartarse de la lista de verificación prescrita por el municipio. El uso de tal lista de verificación limita la discrecionalidad del inspector al efectuar una inspección y permite al inspector justificar su inspección a la vez que proporciona al municipio un medio para asegurar la responsabilidad del inspector. Dicha lista de verificación deberá limitarse a respuestas como “sí”, “no” o “no aplicable”.

Si el Cliente o un representante está presente y disponible, conviene exigir a los inspectores que revisen la lista de verificación con el Cliente inmediatamente después de la inspección (antes de abandonar el lugar). Esto permite al Cliente entender mejor el procedimiento y los criterios de inspección. Tiene también una función educativa en la medida que otros consulten con el Cliente acerca de su experiencia con las inspecciones. En el curso de esta entrevista, el inspector deberá abordar cualquier problema o dificultades encontrados durante la inspección. Cualquier deficiencia encontrada durante la inspección deberá ser planteada en este momento, formulando recomendaciones, según sea el caso, para subsanarla.

En consonancia con el concepto de las actitudes diversas hacia los Clientes, conviene que la política de inspección aborde también el enfoque a ser adoptado por el inspector. Se recomienda llevar a cabo la capacitación con el objeto de imbuir en los inspectores una actitud de objetividad y equidad.

Informe escrito de la inspección

Se recomienda desarrollar reglas que exijan un informe escrito de la inspección a ser presentado por el inspector dentro de un plazo especificado (por ejemplo, no más de dos días útiles después de la fecha de la inspección). La presentación de un informe y lista de verificación completos en forma oportuna debe formar parte de las obligaciones del trabajo de un inspector.

La lista de verificación utilizada por el inspector debe acompañar el informe escrito. El informe debe exigir al inspector ampliar las respuestas dadas en la lista de verificación, obligándolo a describir cualquier respuesta de “no” o “no aplicable” en suficiente detalle para permitir al Cliente entender la decisión del inspector.

El informe deberá indicar si el Cliente ha sido “aprobado,” “aprobado condicionalmente,” o si ha “desaprobado” la inspección. Si el Cliente ha desaprobado la inspección, deberán indicarse las razones y los criterios que subyacen la decisión del inspector.

El nombre del inspector y la fecha de inspección deben figurar en forma destacada en la cara del informe. Esto asegurará la credibilidad y responsabilidad de los inspectores. Para garantizar mayor responsabilidad, el informe completo deberá ser firmado tanto por el inspector como por su supervisor.

El informe deberá ser enviado al Cliente una vez terminado.

Procedimiento de apelación


Conviene considerar un procedimiento de apelación apropiado mediante el cual los Clientes puedan hacer que las decisiones de los inspectores sean revisadas por el municipio. El procedimiento deberá establecer un límite de tiempo para presentar una apelación, el costo de las apelaciones, y el tiempo de respuesta a la apelación por el municipio.

Un modelo de política de inspección que ilustra estos conceptos puede verse en el Anexo H.

6. Comunicación a Clientes y Empleados Municipales La comunicación significativa entre el municipio y los actores da lugar a un procedimiento reglamentario más eficaz, al permitir al municipio:

• Asegurar la concientización, entendimiento y transparencia.

• Desarrollar relaciones con los actores.

• Reducir las preocupaciones de empleados y Clientes y malentendidos acerca del cambio.

• Controlar las expectativas de los empleados, actores y público.

Un elemento importante de las iniciativas de simplificación, grandes o pequeñas, es reducir la resistencia al cambio. Tanto los participantes internos (empleados, administradores, concejos municipales) como actores externos (ciudadanos, empresas, entidades financiadoras) están interesados en el resultado y desean saber permanentemente acerca de la iniciativa y cómo les afectará – sin es beneficiosa o crea obligaciones. Se aumenta el apoyo general comunicando los beneficios. En consecuencia, una estrategia de comunicaciones es un componente importante de la aplicación de una iniciativa de simplificación.

Hacer que la comunicación sea un elemento de la iniciativa de simplificación tiene varias implicaciones de política:

(a) Cualquier instrucción o directiva (incluso cambios en los anteriores) debe ser clara, sencilla y formulada en lenguaje sencillo;

(b) Las personas naturales y empresas deben ser informadas y consultadas antes que la nueva reglamentación entre en vigor, disponer de tiempo para cumplir con la reglamentación, y conocer claramente qué ocurre en caso que no cumplan.

(c) Debe efectuarse una revisión periódica regular de la reglamentación o procedimiento para asegurar que sigue siendo necesario o eficaz.

Estos elementos apuntan a la transparencia y la necesidad de consultas y evaluación, y ayudan a asegurar la eficacia de cualquier iniciativa de simplificación en el largo plazo.


Una lista que ilustra los materiales de comunicación a utilizar para promover una iniciativa de simplificación podrían incluir:

• Publicaciones impresas periódicas;

• Comunicaciones virtuales en la red;

• Materiales para reuniones y conferencias;

• Materiales para relaciones con los medios y relaciones públicas;

• Documentos legales y legislativos;

• Comunicados;

• Estudios, encuestas;

• Informes anuales;

• Información e instrucciones para eventos; y

• Discursos.

Construcción de una Estrategia de Comunicaciones

Una estrategia de comunicaciones para una iniciativa de simplificación debería abordar:

Simplificación y Priorización de las Comunicaciones Públicas - Nova Scotia, Canadá Como parte del programa integral de reducción de trabas burocráticas, la Provincia de Nova Scotia resaltó la necesidad de comunicación pública. Los administradores del programa determinaron que las empresas debían saber dónde y cómo interactuar con el gobierno. El gobierno se comunica con los actores de diversas maneras, entre otras: • Documentos de discusión, que son circulados antes de

la redacción de la mayoría de las reformas administrativas;

• Reuniones públicas; • Encuestas; • Reuniones con actores; • Comités o grupos de trabajo que recorren la provincia

para obtener las percepciones del público; • Boletines de noticias, que son publicados cuando se

introducen normas o entran en vigencia reglamentos (un promedio de 1,750 boletines y notas de prensa son emitidos anualmente);

• Ordenanzas del Concejo, publicadas en el periódico oficial de Nova Scotia, Nova Scotia Royal Gazette; y

• Portales electrónicos del gobierno El Gobierno de Nova Scotia introdujo también su propio buscador en Internet para facilitar la búsqueda de información sobre programas y servicios.

Objetivos: Hay necesidad de comunicar qué espera alcanzar el municipio al informar a los actores acerca de la iniciativa de simplificación. Esto se logra refiriéndose a los objetivos generales del municipio. La idea es decir, por ejemplo, “El municipio se ha comprometido a asegurar la comunicación, la información y la transparencia. Como parte de ese compromiso, nos complace informarles de un cambio en el procedimiento reglamentario para facilitar a los ciudadanos la presentación de una solicitud para X.”

Público Objetivo: Adaptar los mensajes a ser comunicados depende de identificar claramente al público o públicos objetivo. El público objetivo principal en cualquier iniciativa de simplificación consiste en los actores.

Mensajes: Crear mensajes involucra dos elementos clave, esto es: objetivo estratégico y consistencia. Defina todos los mensajes esenciales y determine qué mensajes están


destinados a qué público objetivo. Un mensaje consta típicamente de tres puntos claves que son reiterados numerosas veces.

Herramientas/Actividades: La elección de herramientas o actividades dependerá de la selección de públicos objetivos, mensajes o una combinación de ambos. Por ejemplo, los informes formales pueden servir para comunicarse con instituciones financiadoras y patrocinadores municipales, en tanto que los mensajes electrónicos pueden funcionar bien con empleados municipales. Las notas de prensa y entrevistas en los medios pueden ser más eficaces para llegar a actores externos.

Comunicaciones con los Actores En el contexto de una iniciativa de simplificación, se recomienda al grupo de trabajo:

Determinar las expectativas de los actores en términos de comunicación pública y diseminación de la información.

Considerar la creación de una marca distintiva o logo a ser impreso en toda la información o comunicación del municipio sobre la iniciativa de simplificación.

Identificar a los actores considerados como público objetivo.

Utilizar lenguaje sencillo en cualquier comunicación al público.

Asegurar la ausencia de lenguaje o mensajes discriminatorios e incluir una representación apropiada de géneros y culturas.

Establecer el medio más apropiado para difundir la información para llegar al número máximo de actores.

Crear un procedimiento para aprobar todos los materiales a ser comunicados a los actores.

Evaluar el sistema de comunicaciones según el desempeño, éxito, facilidad de uso, y retroinformación interna y externa.

Recursos: Es importante destacar que las actividades de comunicaciones deben ser adaptadas a los recursos (tales como personal y fondos) disponibles tanto para establecer como para controlar las expectativas.

Evaluación y Ajuste: La promoción a más largo plazo de los resultados de una iniciativa de simplificación (por ejemplo, nuevo procedimiento, nueva ubicación central) exige una evaluación de la reacción del público a la eficacia de la estrategia. Esto puede lograrse con preguntas sencillas y abiertas:

¿Qué lee/ve/mira usted?

¿Qué funciona/no funciona?

¿Qué información necesita que no obtiene actualmente?

¿Con qué frecuencia desea que nos comuniquemos con usted?

Al desarrollar su estrategia de comunicaciones específica, el grupo de trabajo deberá asegurar su consistencia con la estrategia general de comunicaciones del municipio, si la hay. Una vez desarrollada la estrategia, puede entonces desarrollarse un plan detallado mensual de comunicaciones, cuya ejecución podrá medirse con referencia a los objetivos originales contenidos en la estrategia.


Preparación de un Plan de Comunicaciones

El Plan de Comunicaciones delinea las funciones y obligaciones relacionadas con la revisión, aprobación y diseminación de información acerca de la iniciativa de simplificación así como con los eventos, documentos y puntos de referencia vinculados a la misma.

Lista de verificación para la preparación de un plan de comunicaciones

Guiado por la Estrategia de Comunicaciones, el grupo de trabajo deberá:

Asegurar que obligaciones específicas sean asignadas para (i) identificar y evaluar las necesidades de los actores; (ii) preparar los materiales de comunicaciones; (iii) aprobar los diversos tipos de comunicaciones; y (iv) manejar los requisitos ad hoc de comunicaciones a medida que surjan.

Desarrollar un Plan de Comunicaciones completo (ver modelo abajo), en suficiente detalle.

Diseminar el Plan de Comunicaciones a patrocinadores de la iniciativa de simplificación (miembros del equipo, la alcaldía, instituciones financiadoras).

Asegurar la aceptación por los patrocinadores de la iniciativa de simplificación.

Asegurar que las tareas de comunicaciones sean incluidas en el cronograma del proyecto.

Rastrear los contactos de actores con el municipio relacionados con la iniciativa.

Actualizar el Plan de Comunicaciones cuando ocurran cambios importantes.

Obtener retroinformación de los miembros del equipo del proyecto de simplificación en cuanto a la eficacia de los esfuerzos de comunicaciones.

Mapa del Plan de Comunicaciones

Una herramienta útil es un Mapa de Comunicaciones que describa los documentos o eventos pertinentes relacionados con una iniciativa de simplificación y los requisitos de comunicaciones relacionados.

Modelo Ilustrativo de un Mapa de Comunicaciones

Evento/Documento Oportunidad Formato Medio de

Comunicación Público Objetivo

Plan del Proyecto de Simplificación

Inicio y Actualizaciones acordadas

Documento Portal electrónico interno; informe escrito

Concejales; funcionarios y empleados municipales

Inicio del Proyecto de Simplificación

Inicio del proyecto

Reunión Portal electrónico interno

Empleados municipales

Reuniones del equipo

Semanales Documento Portal electrónico interno, actas de reuniones

Empleados municipales


Informes de situación del proyecto

Mensuales Documento E-mail Concejales;

Funcionarios municipales, Empleados municipales

Anuncios de logros

Al cumplirse Documento Email, notas de prensa, anuncios en periódicos

Concejales;

Funcionarios municipales, Empleados municipales, público, Actores específicos

Inicio de consultas

Antes de consultas

Documento Cartas a actores (incluso Cámaras de Comercio), portal electrónico, avisos en periódicos

Concejales;

Público, Actores específicos

Informe de terminación del proyecto

Fin del Proyecto

Documento Email,

Notas de prensa, avisos en periódicos

Concejales;

Funcionarios municipales, Empleados municipales, Público Actores específicos

Público, Actores específicos

Promoción del procedimiento diseñado

Constante Avisos en periódicos, letreros; presentaciones públicas ante grupos de actores

Uso de Lenguaje Sencillo

Ya sea que se refiera a comunicaciones a través de los medios, instrucciones sobre el procedimiento para Clientes, o el texto formal relacionado con una declaración de política o procedimiento reglamentario, el énfasis al promover el uso de lenguaje sencillo es satisfacer el objetivo de comunicarse eficazmente. Esto se logra escribiendo para – y llegando – al público objetivo teniendo en cuenta su nivel de lectura, interés y experiencia.


Uso de lenguaje sencillo: Lista de verificación

Al redactar una política o los materiales relacionados con el procedimiento, el equipo responsable del proyecto deberá considerar:

Organizar las reglas o la descripción del procedimiento en orden lógico y poner títulos informativos.

Evitar el uso de demasiados conceptos en una sola oración, (por ejemplo, separar las reglas generales de las excepciones);

Estructurar conceptos complejos pero casi idénticos en secciones o subsecciones separadas (por ejemplo, si la regla general o requisito se aplica a varias circunstancias diferentes, detallar las circunstancias separadamente).

Utilizar palabras corrientes, de preferencia palabras y oraciones cortas.

Utilizar la voz activa en lugar de la pasiva (por ejemplo, “el propietario deberá proporcionar dos cartas de recomendación” en lugar de “dos cartas de recomendación deberán ser proporcionadas”);

Evitar el uso del doble negativo (por ejemplo, “una persona debe hacer X” en lugar de “una persona no debe negarse a hacer X”).

Publicar las reglas propuestas o la descripción del procedimiento para solicitar retroinformación del público objetivo.

Organizar un evento de relaciones públicas para promover conciencia pública sobre la iniciativa

La importancia de comunicar la iniciativa a actores internos y externos no puede ser sobreestimada. Se recomienda a los Funcionarios municipales organizar un evento de relaciones públicas dirigido a los actores, especialmente Clientes, para resaltar la aplicación de la iniciativa de simplificación. Llevar a cabo dicho evento beneficia también al municipio al crear conciencia pública sobre el procedimiento simplificado, algo que puede atraer a los propietarios de negocios a incorporarse a la economía formal.

Un ejemplo de un evento de relaciones públicas que podría organizarse es un seminario de medio día donde todos los empresarios y propietarios de negocios pudiesen aprender que implicará el nuevo procedimiento. El evento podría ser anunciado en medios locales y mediante letreros y panfletos.


Lista de verificación para la organización de un evento de relaciones públicas

Seleccionar a un funcionario municipal para que supervise el evento.

Determinar el tipo de evento más adecuado para la finalidad de la iniciativa.

Determinar los grupos de público objetivo, incluso empleadores y empleados municipales, Clientes actuales y potenciales y patrocinadores políticos.

Desarrollar un plan, definir la fecha y lugar del evento.

Formular un plan publicitario para decidir cuándo y cómo se pondrán en contacto con los medios.

Determinar el cronograma de eventos, expositores y temas.

Prepare los programas y materiales impresos.

Considerar si se ofrecerán refrescos y viandas a los participantes.

D. Fase de Evaluación La ejecución de la fase de evaluación pone fin a la transición de los procedimientos “antiguos” a los “nuevos” pero no marca el fin de la iniciativa de simplificación. La fase de evaluación tiene por objeto medir la eficacia de los cambios en los procedimientos.

1. Preparación del Informe de Evaluación Ex-Post La Fase de Evaluación comienza con un Informe de Evaluación Ex-Post que examina y documenta los resultados de la iniciativa, si se cumplieron los objetivos y cuán eficaces fueron las prácticas de la administración para mantener el proyecto en el curso debido. Un Informe de Evaluación Ex-Post oportuno y amplio ha de identificar las cuestiones y problemas que deben vigilarse constantemente así como mostrar lo aprendido para ayudar a los funcionarios municipales (tanto del municipio involucrado en la iniciativa como de otros municipios) a planificar y administrar futuros proyectos de simplificación reglamentaria. Conviene considerar utilizar a un tercero con objetividad para preparar el informe. Por ejemplo, la evaluación de la iniciativa ejecutada en La Paz fue realizada por un auditor independiente de Argentina.

La preparación de este informe debe ocurrir dentro de un plazo apropiado luego de la implantación del procedimiento diseñado (por ejemplo, seis meses). Nuevamente, para extender la aceptación de la iniciativa todo lo que sea posible, tanto fuera como dentro del gobierno municipal, es conveniente consultar acerca de su experiencia tanto en establecer como en utilizar el procedimiento modificado. Las entrevistas y consultas con Clientes son dos herramientas a considerar para obtener opiniones sobre el procedimiento modificado.

Además de revisiones formales, es recomendable que el equipo del proyecto observe la ejecución de la iniciativa en forma diaria para determinar si puede requerirse algún ajuste menor del procedimiento. Es posible que los administradores noten la necesidad de algunos ajustes menores en la ejecución de las operaciones cotidianas. Sin embargo, en caso que


surjan problemas originales no previstos en la etapa de planificación, es conveniente realizar una revisión formal de la iniciativa lo más pronto posible para abordar y resolver los problemas.

El Informe de Evaluación Ex- Post deberá concentrarse en dos aspectos principales:

• Un “análisis de deficiencias” que examine las diferencias entre los requisitos, cronograma y presupuesto previstos y lo que ocurrió efectivamente, cuándo ocurrió y el grado de desviación en relación al plan.

• Un ejercicio de “análisis de las lecciones aprendidas”.

Un ejercicio de “análisis de las lecciones aprendidas” consiste en la recopilación y análisis de retroinformación sobre los sucesos que ocurrieron durante la iniciativa. Este ejercicio provee una oportunidad al equipo responsable de la simplificación y a los actores para discutir cosas que ocurrieron durante o debido a la iniciativa: éxitos, resultados no previstos o no deseados y alternativas posibles (esto es, cómo podrían haberse hecho las cosas diferentemente). Una fuente importante de este tipo de información podrían ser los beneficiarios finales de estas reformas – los empresarios. Se recomienda prestar atención a los comportamientos y tácticas más que a los actos de personas individuales. Si las reformas son exitosas el sector privado probablemente “votará” por un mayor nivel de cumplimiento con los requisitos municipales que están siendo simplificados. Podrán entonces formularse recomendaciones a otros que desearan acometer una iniciativa similar. .

Preparación de un Informe de Evaluación Ex-Post: Lista de Verificación

Permitir que transcurra suficiente tiempo antes de preparar un Informe de Evaluación Ex-Post eficaz (por ejemplo, 6 meses después del lanzamiento de los procedimientos simplificados).

Considerar la contratación de un evaluador independiente.

Llevar a cabo un análisis de deficiencias.

- Revisando los objetivos originales;

- Documentando los indicadores actuales de desempeño;

- Comparando los objetivos originales con los resultados; y

- Comparando el desempeño original previo a la simplificación con el desempeño actual.

Solicitar retroinformación a los actores internos y externos;

Programar y realizar un ejercicio de “análisis de lecciones aprendidas” y, para hacerlo:

- Identifique a los participantes y actores;

- Contrate a un facilitador independiente (esto es, no relacionado anteriormente con la iniciativa);

- Asegure que el facilitador revise el material disponible sobre el proyecto; y


- Celebre una sesión estructurada en un ambiente propicio.

Documentar los resultados positivos y negativos a partir de la retroinformación de los actores y las lecciones aprendidas en el Informe de Evaluación Ex-Post.

Redactar las recomendaciones para efectuar posibles cambios o mejoras.

Diseminar los resultados de la evaluación a actores claves.

Archivar el informe y los materiales relacionados con el proyecto para asegurar que esté accesible en el futuro.

2. Evaluación Post-Implementación Hay tres momentos específicos en que conviene realizar una medición de los indicadores de desempeño. Como se señaló antes, el primero es en la fase de diagnóstico, cuando se describe inicialmente el procedimiento reglamentario existente. La segunda medición debe ocurrir cuando puedan o deberían esperarse resultados (por ejemplo, 6 meses) luego de la implantación de procedimiento simplificado que fue diseñado. Esta medición tiene por objeto determinar si los cambios han dado lugar efectivamente a mejoras. La tercera medición sirve una función de control y puede ocurrir – como en el caso de La Paz – de 12 a 18 meses luego de la implantación del procedimiento simplificado. Este control tiene por finalidad determinar si ha ocurrido un deterioro del desempeño desde la conclusión de la iniciativa de simplificación y puede descubrir también pasos o requisitos que hayan sido reintroducidos en el procedimiento reglamentario.

Además de los indicadores de desempeño identificados en la Sección A.4, dos indicadores específicos que pueden examinarse después de la implantación son el Aumento Porcentual de las Recaudaciones Municipales y el Aumento Porcentual del Cumplimiento.

Aumento porcentual de las recaudaciones municipales

El cambio porcentual en las recaudaciones municipales, comparando las recaudaciones municipales totales de tarifas vinculadas a un procedimiento reglamentario durante un período fijo de después de la implantación de cambios derivados de la iniciativa de simplificación con el período correspondiente inmediatamente previo a la implantación de los cambios.

Un indicador mensurable del desempeño sigue siendo el aumento porcentual de las recaudaciones que una municipalidad genera del procedimiento en cuestión. La selección del período cronológico a medir puede variar, pero el objetivo es comparar las recaudaciones durante cualquier período anterior a cualquier cambio del procedimiento reglamentario municipal con las recaudaciones de un período similar posterior al cambio de procedimiento.

Las recaudaciones municipales en los estudios de casos de “ventanillas únicas “así como de iniciativas de simplificación demuestran que las recaudaciones aumentaron. La cuestión muchas veces es “cuánto”.


Aumento porcentual del cumplimiento

El cambio porcentual en el número de Clientes se mide comparando el número de Clientes del municipio que presentan una solicitud en relación con un procedimiento reglamentario durante un período de tiempo dado inmediatamente después de la implantación de los cambios derivados de la iniciativa de simplificación con el período correspondiente inmediatamente previo a la implantación de los cambios.

Debe reconocerse que los Clientes efectivos son un subgrupo de todos aquellos que podrían presentar una solicitud. Si fuera posible de obtener, otra medición significativa sería el número de negocios en funcionamiento conocidos en un municipio y quiénes podrían presentar una solicitud en relación con el procedimiento reglamentario; -- este es un indicador de los posibles solicitantes que no optan por el procedimiento. Esta estadística preliminar puede servir como una indicación del tamaño del sector informal que debería cumplir con el requisito municipal pero no lo hace.

Un ejemplo de lo anterior puede verse en recientes estadísticas sobre registro de licencias de negocios en Lima, Perú. El número de Clientes potenciales puede determinarse observando quiénes obtuvieron un Certificado de Aptitud de Establecimiento (CAE I). El número de aquéllos que obtuvieron dicho “requisito del procedimiento” y posteriormente solicitaron una licencia representan el porcentaje de los que cumplieron. La gran diferencia entre los Clientes potenciales y quienes efectivamente presentan una solicitud refleja a aquellos que derivan hacia la economía informal, en parte debido a excesivos requisitos del procedimiento reglamentario en cuestión (registro de empresas).

Reducir el tiempo o costo de procedimiento reglamentario para los Clientes contribuye a aumentar el cumplimiento. Mientras mayores sean, menos éxito tendrá la iniciativa de simplificación.

Estadísticas de expedición de licencias de funcionamiento de negocios - Lima, Perú

Año 2002 2003

Clientes potenciales que obtuvieron el CAE I

2,537 2,340

Solicitudes presentadas para obtener licencias

1,169 814

Solicitudes aprobadas 843 703

Fuente: Municipalidad de Lima.


Capítulo 5 Conclusiones Este paquete de herramientas pretende ayudar a los equipos responsables de proyectos y a los municipios a abordar dos objetivos. El primero es la necesidad de establecer reglamentos, ya sea para proteger al público, aumentar las recaudaciones del municipio o influir en el desarrollo de actividades económicas específicas. El segundo es ayudar a empresas pequeñas y medianas en la creación de empleos y el desarrollo de negocios para promover el crecimiento económico y reducir la pobreza. Estos objetivos pueden ser conciliados para reducir el tiempo, esfuerzo y costo del cumplimiento de los requisitos reglamentarios a nivel municipal. Los municipios pueden lograr estos objetivos simplificando los procedimientos reglamentarios y los regímenes normativos correspondientes.

La reforma reglamentaria municipal exige un “cambio cultural” que tiene que ver con un cambio de actitudes para avanzar hacia una mentalidad de servicio en el que las personas y empresas se transforman en “Clientes”, a quienes se presume honestos y veraces en lo que declaran y entregan a los funcionarios municipales y a quienes conviene alentar a emprender actividades económicas. Esta es una actitud muy diferente a aquella según la cual los ciudadanos “necesitan” permisos en cada instancia.

Las iniciativas de simplificación específicas involucran el examen técnico de los procedimientos para reexaminar sistemáticamente la fuente de autoridad y la finalidad de cada requisito y acto administrativo. Ponen el énfasis primero en “por qué” se necesita algo, y luego en “cómo” se lleva a cabo.

Sin embargo, la simplificación no es simplemente un proceso mecánico consistente en eliminar requisitos o pasos de un procedimiento particular. Involucra también asegurar que los municipios continúen comprometidos a reducir la carga reglamentaria estructurando su política normativa para promover un buen diseño y aplicación de los procedimientos reglamentarios. Hacerlo significa que los municipios deben reclutar a actores competentes para ayudarles a asegurar que cualquier desviación de ese compromiso sea escudriñada. El cambio es permitido e incluso necesario, pero, si se lleva a cabo de la manera más transparente posible, se minimizan los abusos.

La simplificación rara vez tendrá éxito sin un fuerte liderazgo y compromiso de parte de los funcionarios electos y administrativos. Lo que sí involucra la simplificación es un mayor desarrollo de las estructuras municipales para ayudar a los funcionarios en el desarrollo de políticas y procedimientos para alcanzar sus objetivos.

En algunos casos, dada la infraestructura apropiada, una mayor disponibilidad de facilidades tecnológicas y más puntos de acceso al público permiten a los municipios prestar servicios con mayor facilidad. La misma tecnología puede dar a las personas naturales y empresas tener más capacidad para consultar materiales legales y de referencia y participar en procedimientos complejos en los que el tiempo es un factor crítico. Las implicaciones obvias de la tecnología


alientan la transparencia por los municipios y la comunicación entre los municipios y los Clientes.

El resultado de cualquier iniciativa de simplificación es una mayor eficacia del proceso de reglamentación de las actividades de negocios junto con mayor eficiencia en el desempeño de las oficinas municipales. Los resultados de una simplificación efectiva de los requisitos reglamentarios aplicables a las empresas a nivel subnacional serán tanto económicos como sociales. Facilitar el acceso de los empresarios y empresas a los mercados y permitir que funcionen más eficazmente favorecerá el desarrollo del sector privado, la inversión, el empleo, y la reducción de la pobreza.


Anexo A: Manual Práctico Entidad subnacional:

(Municipio/Provincia/Estado)

Procedimiento reglamentario:

Director del Proyecto:

Consideraciones preliminares (Para mayor información, véase el Capítulo 4)

Documentos previstos: A. Memorando de Acuerdo con las Partes Pertinentes

B. Relación de los Miembros del Equipo de Simplificación

C. Plan Estratégico

Pasos

Evaluar el procedimiento para determinar si es un candidato para la simplificación. Hay una situación por la que:

¿Es insuficiente la información brindada a los Clientes sobre el trámite en cuestión?

¿Se necesita acudir a múltiples lugares para llevar a cabo todas las diligencias del trámite?

¿Llevar a cabo el trámite dado requiere una cantidad excesiva de tiempo?

¿ Se requiere presentar numerosos formularios, en muchos casos duplicando la información?

¿Se requiere presentar múltiples copias de la documentación sustentatoria?

¿Se requiere pagar varios derechos en lugares distintos?

¿Se requiere hacer autenticar los documentos por un notario y presentarlos personalmente?


¿No coordinan y comparten adecuadamente la información los organismos municipales?

¿ No existen plazos límite para la aprobación de las solicitudes?

¿ Ejercen determinados funcionarios poderes discrecionales?

¿ Es objeto el trámite de un número significativo de quejas por parte de la comunidad empresarial?

Preparar el Memorando de Acuerdo (si es necesario) Elementos comunes de un Memorando de Acuerdo

Partes

Finalidad

Autoridad

Responsabilidades de las Partes

Confidencialidad

Plazo de vigencia del MOU

Construir un Equipo de Simplificación Combinaciones de habilidades requeridas para los equipos de proyecto:

Pericia política: se trata de brindar liderazgo, asesoría y recomendaciones sobre cómo alcanzar los objetivos políticos de la iniciativa de simplificación y tratar la posible resistencia al cambio.

Pericia legal: se trata de brindar asesoría y recomendaciones respecto de la aplicación o interpretación de las Fuentes Legales, de los mecanismos de supervisión y de los conflictos potenciales en los casos que atañen a convenios y acuerdos (por ej. el MOU), múltiples leyes o jurisdicciones.

Pericia operativa: se trata de examinar las propuestas de diseño en términos de flujo y contexto del negocio, perspectiva de los actores, estructuras de gobernanza (por ej. la concesión de autoridad a las ventanillas únicas), y de factibilidad en términos de estrategia de cambio.

Pericia tecnológica: en la medida en que se utiliza la tecnología en el marco del procedimiento existente o se contempla como parte del nuevo modelo de procedimiento, se trata de brindar asesoría tecnológica sobre sistemas mainframe y


legacy, herramientas de Internet e interfaces de sistema, seguridad de la información, arquitectura técnica y flujos de datos.

Pericia en materia de registro y archivo: se trata de brindar asesoría sobre la forma de mantener los registros y conservar la información.

Pericia en materia de comunicaciones: se trata de llevar las consultas con el sector privado y organizar iniciativas para dar a conocer el procedimiento diseñado.

Representante de la Administración: Un representante de la Administración de cada uno de los departamentos u organismos afectados por la iniciativa.

Participación por parte de los Empleados: uno o más empleados que estén trabajando con el proceso de negocios existente y que van a trabajar con el nuevo procedimiento.

Elaborar un Plan Estratégico


Fase 1: Fase diagnóstica (Para mayor información, véase el Capítulo 4A) Documentos previstos: A. Declaración de finalidad y objetivos

B. Exposición de responsabilidades y papeles del equipo de simplificación

C. Cronograma de la iniciativa de reforma

D. Estrategia de comunicación

E. Estrategia y procedimiento de consulta

F. Informe de evaluación de la capacidad

G. Informe de evaluación del impacto regulatorio del procedimiento existente

H. Mapa del procedimiento

I. Relación de indicadores de desempeño

J. Política regulatoria (si es necesario) Pasos

Definir finalidad y objetivos

Definir la finalidad de la iniciativa y explicar resumidamente sus objetivos.

Examinar los resultados de otras iniciativas de simplificación para encontrar “lecciones aprendidas” pertinentes.

Definir papeles y responsabilidades del equipo de simplificación.

Con sujeción a ajustes en el curso de la iniciativa, entender quiénes van a “apoyar” o “resistirse” al proceso de diseño del procedimiento.

Crear un plan estratégico de comunicación para mantener al tanto a los actores a través del tiempo con información exacta.

Crear un procedimiento de consulta para contar con la participación y retroinformación de los actores en el curso de la iniciativa. Esto comprende solicitar a empleados y administradores (dándoles tiempo suficiente para contestar) que formulen sus comentarios sobre cómo cambiar el procedimiento reglamentario.

Programar y asignar las tareas específicas vinculadas a la iniciativa.


Identificar los factores limitantes específicos que afectarán el diseño del procedimiento.

Establecer hitos específicos (en términos de tiempo o de proceso) para determinar el avance hacia metas de corto plazo y de largo plazo.

Llevar a cabo una evaluación de capacidad Evaluar:

Capacidad física.

Capacidad humana.

Capacidad financiera.

Capacidad tecnológica.

Llevar a cabo un análisis detallado del procedimiento

o Elaborar un informe de evaluación del impacto regulatorio del procedimiento existente

o Efectuar un mapeo de los elementos actuales del procedimiento Documentar:

El paso

La finalidad del paso

Quién ejecuta el paso (y a cuántas personas éste involucra) Cuánto tiempo transcurre desde el inicio del procedimiento Qué documentación se requiere para cada paso Qué documentación es generada por cada paso, y

El o los lugares donde se lleva a cabo la actividad.

Definir y medir los indicadores de desempeño

Número de requisitos documentarios

Número de pasos del procedimiento

Número de visitas a una oficina

Tiempo necesario para llevar a cabo el trámite

Costo para el Cliente

Tiempo necesario para llevar a cabo la Inspección


Analizar la Fuente Legal actual

Identificar y examinar todas las leyes, las normas regulatorias, los reglamentos, ordenanzas (la Fuente Legal) que se aplican al procedimiento materia de revisión.

Determinar si la Fuente Legal sigue vigente.

Determinar si la Fuente Legal ha sido modificada.

Determinar si se han actualizado los pasos del procedimiento para reflejar las modificaciones.

Determinar si la Fuente Legal tiene alcance suficiente para abarcar todos los aspectos del diseño del procedimiento contemplado.

A la inversa, determinar si cada uno de los pasos previstos por el diseño del procedimiento contemplado se encuentra amparado por una Fuente Legal.

Determinar si la Fuente Legal está redactada en más de un idioma y, de ser así, si la versión en por lo menos un idioma tiene alcance suficiente para abarcar todos los aspectos del diseño previsto.

Determinar si existe conflicto entre algún paso contemplado en el diseño del procedimiento previsto y algún otro requisito impuesto por otra Fuente Legal vigente.

Determinar si la Fuente Legal evita permitir a persona alguna hacer las reglas o decidir si hay cumplimiento sobre una base de caso por caso.

Determinar si la Fuente Legal contiene textos que, al estar redactados de manera vaga, permiten a los funcionarios responsables aplicar la norma como les parece.

Evitar toda subjetividad en la aplicación del procedimiento; asegurar la creación de una política clara y objetiva en materia de interpretación de la Fuente Legal.

Cerciorarse de que la política regulatoria apoye la simplificación Determinar si la política regulatoria del municipio:

Define los objetivos de cada procedimiento reglamentario.

Apoya el buen diseño de los procedimientos reglamentarios.

Dispone revisiones para actualizar los pasos de los procedimientos reglamentarios o los trámites obsoletos.

Asegura la implementación efectiva de los procedimientos reglamentarios.

Hace cumplir las normas mediante una acción medida, adecuada y suficiente.

Evita los conflictos con otros procedimientos reglamentarios.


Elaborar una política regulatoria (a falta de tal política) Principios para la elaboración de una política regulatoria municipal:

Antes de desarrollar o cambiar una norma regulatoria o un procedimiento (incluidos los correspondientes requisitos informativos o documentarios), la autoridad reguladora del municipio debería:

Evaluar si la norma regulatoria es necesaria, apropiadamente delimitada y justificada ante la opinión pública.

Evaluar el impacto de la norma regulatoria para determinar si sus beneficios superan los costos para los ciudadanos y las empresas.

Minimizar el eventual impacto negativo en la capacidad de los ciudadanos y las empresas para generar ingresos y empleo.

Tomar en consideración otras opciones que permitan cumplir con los objetivos del municipio sin imponer un requisito regulatorio.

Redactar tanto la norma regulatoria como las eventuales instrucciones o orientaciones complementarias de manera clara, simple y sencilla.

Informar a ciudadanos y empresas antes de la entrada en vigencia de la norma regulatoria, darles tiempo para que se pongan en situación de cumplimiento, y explicarles claramente las consecuencias en caso de incumplimiento.

Limitar los requisitos informativos y administrativos a lo absolutamente necesario e imponer el mínimo costo posible a ciudadanos y empresas.

Consultar la opinión de ciudadanos y empresas, y brindarles suficiente oportunidad para participar en el desarrollo o la modificación de la norma regulatoria, del requisito informativo o procedimiento.

Cumplir con los acuerdos o arreglos que estipule.

Llevar la acción de ejecución o cumplimiento de la norma regulatoria de manera de utilizar los recursos limitados del municipio allá donde producen el mayor efecto positivo.

Asegurar, según corresponda, la coordinación con otras oficinas municipales, gobiernos o instituciones.

Realizar regular y periódicamente una revisión de la norma regulatoria o procedimiento, para verificar si sigue siendo necesaria o eficaz.


Fase 2: Fase de Diseño

(para más información, consulte el Capítulo 4B)

Documentos Previstos:

A. Mapa del Proceso de simplificación del procedimiento reglamentario

B. Informe de evaluación de la capacidad tecnológica

C. Mapa del procedimiento

D. Informe de Evaluación del Impacto Regulatorio (RIA) en el Procedimiento Existente

E. Informe sobre el proceso de consulta

F. Política de consulta (en caso necesario)

G. Plan de ejecución de la reforma

Pasos

□ Simplificación de la presentación de información

□ Examinar cada requisito informativo para determinar si es necesario presentar información.

□ Si es necesario, considerar si hay alguna alternativa (por ejemplo, presentación de

una prueba de que algún organismo ha aceptado o examinado ya los documentos en

cuestión).

□ Si no es necesario, eliminar los requisitos innecesarios.

□ Examinar los medios utilizados para presentar la información.

□ Si no se utilizan formularios, utilizar formularios para exigir la información

absolutamente necesaria.

□ Si se utilizan formularios, simplificar los formularios para utilizar un lenguaje sencillo y eliminar cualquier campo innecesario.

□ Documentar los posibles cambios a ser considerados en la etapa de diseño.

□ Simplificación del proceso de identificación

□ Asignar un código de Cliente a cada Cliente que trate con el municipio y registrar el código.

□ Cuando un Cliente tenga más de una gestión con el municipio, asignar un número de

expediente distinto a cada asunto.

□ Suministrar al Cliente el número del expediente.

□ Instruir al Cliente para que se refiera al número de expediente al efectuar cada

consulta a un funcionario municipal.


□ Adiestrar a los empleados municipales para que utilicen el código del Cliente y el número del expediente de cada documento entregado o generado en relación con

cada solicitud.

□ Examen de los cronogramas referenciales

□ Examinar cada paso del procedimiento para determinar el tiempo que toma

efectivamente completarlo.

□ Examinar qué influye en la duración de cada paso del procedimiento.

□ Determinar cómo puede reducirse el tiempo que toma cada paso del procedimiento.

□ Documentar posibles cambios para reducir la duración de cada paso a ser considerados en el nuevo diseño del procedimiento.

□ Proceso de Diseño

□ Determinar si pueden concentrarse en un solo lugar los diversos pasos de un

procedimiento (por ejemplo, si los distintos pasos del procedimiento que se efectúan

en diferentes oficinas pueden concentrarse en una oficina única o “ventanilla

única”).

□ Determinar si algunos procedimientos auxiliares (tales como inspecciones) son

realmente necesarios y, de ser así, si pueden ser depurados o simplificados.

□ Determinar si los pasos de un procedimiento pueden ser efectuados por menos personas.

□ Determinar si pueden imponerse normas de servicio para reducir el tiempo que tarda

completar cada paso del procedimiento.

□ Determinar si cada paso del procedimiento es necesario.

□ Crear un mapa describiendo el procedimiento modificado.

□ Examinar los cambios propuestos en términos de la estructura organizacional y los sistemas informáticos del municipio.

□ Eliminar los elementos innecesarios o imposibles de combinar con otros elementos.

□ Consideración del papel de la tecnología

□ Considerar si la iniciativa de simplificación exige utilizar tecnología.

□ Evaluar si el municipio es capaz de utilizar la tecnología.

□ Determinar si otros municipios o instancias gubernamentales participarán en el diseño

del procedimiento.

□ Determinar la situación actual de la infraestructura de tecnología de la información del municipio.


□ Determinar si los Clientes pueden o desean actuar en un entorno electrónico.

□ Determinar si las fuentes legales que regulan el procedimiento reglamentario

permitirán al municipio operar en un entorno electrónico.

□ Determinar si el municipio puede afrontar los costos directos e indirectos del uso de la

tecnología.

□ Evaluación del Procedimiento Propuesto utilizando el Cuestionario

RIA

Categoría Preguntas Sí No ¿Está justificado el requisito

legal o procedimiento?

¿Se han definido los objetivos específicos del municipio para instalar un

requisito o utilizar un procedimiento?

¿Es necesario el requisito o procedimiento legal para enfrentar el problema?

¿Tienen todos los pasos del procedimiento un fundamento legal?

¿Se apoya el diseño del procedimiento en

resultados?

¿Refleja el diseño un enfoque basado en resultados para lograr los objetivos del municipio?

¿Es el cambio propuesto en el procedimiento el medio de intervención más efectivo y eficaz?

¿Está redactada la fuente legal o la descripción del procedimiento en lenguaje

sencillo?

¿Están los requisitos redactados en lenguaje sencillo?

¿Son los requisitos y procedimientos legales fácilmente accesibles para los Clientes?

¿Se han realizado

consultas?

¿Han tenido los actores una oportunidad de presentar sus opiniones durante el desarrollo de los requisitos o procedimientos legales?

¿Han tenido las opiniones de los actores un impacto en el diseño final de

los requisitos o procedimientos legales?

¿Se ha realizado un

análisis de costo-beneficio?

Si los requisitos o procedimientos legales imponen una carga a los

ciudadanos o las empresas, ¿se ha realizado un análisis de costo-beneficio

acerca de los mismos?

¿Hay un equilibrio razonable entre los costos y los beneficios?

¿Se ha identificado quiénes serán beneficiados? ¿Se ha identificado

quiénes pagarán los costos?

¿Cuál será el impacto específico en las empresas medianas y pequeñas?

Si no se requiere un análisis formal de costo-beneficio, ¿se han examinado

los efectos de los requisitos o procedimientos legales?

¿Se ha realizado un

análisis del impacto en la

competitividad?

¿Se ha evaluado el impacto de los requisitos o procedimientos legales en la

competitividad del municipio?

¿Se han comparado los requisitos o procedimientos legales con regímenes equivalentes aplicados en otras jurisdicciones pertinentes (tales como

municipios o circunscripciones vecinas)

¿Se ha evitado la

duplicación con otras

jurisdicciones?

¿Evitan los requisitos o procedimientos legales la superposición con los

requisitos impuestos por otras instancias gubernamentales (por ejemplo, el gobierno central)?

¿Puede el municipio armonizar sus requisitos leales con los de otras


jurisdicciones?

¿Existen normas de

servicio?

¿Garantiza el procedimiento que quienes administren los requisitos legales responderán los Clientes de manera oportuna?

¿Existen disposiciones sobre revisión periódica y caducidad?

¿Ha sido modificado el requisito legal para incluir una disposición sobre

revisión periódica o caducidad?

Si no es así, ¿se han identificado las razones por las que estos tipos de

disposiciones no pueden o no deberían aplicarse a los requisitos legales en

cuestión?

Cumplimiento ¿Cómo se vigilará y asegurará el cumplimiento de los requisitos legales?

□ Análisis del Impacto en la Empresa

Pregunta Respuesta

¿Considera usted que su ramo de negocios será afectado por la política o

reglamentación propuesta?

Sí

No

¿Está familiarizado con la política o el procedimiento propuesto? No

Algo

Bastante

Sí

¿Cree que la política o el procedimiento propuesto satisface los objetivos del municipio?

No

Algo

Bastante

Sí

No sabe

¿Satisface su empresa la finalidad de la política o el procedimiento

propuesto?

No

Algo

Bastante

Sí

No sabe

¿Necesitará efectuar cambios importantes en sus operaciones para cumplir con la política o el procedimiento propuesto?

No

Algo

Bastante

Sí

No sabe

Otro municipio ¿Sabe usted de otras políticas o procedimientos que se oponen a la política o

el procedimiento propuesto? Otra instancia gubernamental

¿Hay algo que quisiera agregar para describir su situación actual en relación

con las propuestas?

[Respuesta libre]

¿Qué efecto tendrá la política o el procedimiento propuesto en la aceptación

de sus productos por los clientes?

Negativo

Neutro


Positivo

No sabe

Negativo

Neutro

Positivo

No sabe

¿Qué efecto tendrá en la capacidad de su empresa para responder a la

demanda de los consumidores?

Negativo

Neutro

Positivo

No sabe

¿Qué efecto tendrá en la capacidad de su empresa para poner su producto

en el mercado? (plazo de entrega)

Negativo

Neutro

Positivo

No sabe

¿Cuál será el efecto en la disponibilidad y la variedad de los productos que

usted ofrece?

Negativo

Neutro

¿Cómo afectarán las propuestas su acceso a mercados potenciales?

Positivo

No sabe

¿Tiene alguna inquietud acerca del impacto en la comercialización de los productos? ¿Qué partes serán más problemáticas o más beneficiosas?

[Respuesta libre]

¿Cómo afectarán los reglamentos sus costos de:

instalaciones

equipos

contratación de empleados?

Aumento mayor

Reducción menor

Ningún efecto

Aumento menor

Reducción mayor

No sabe

No aplicables al negocio

¿Requerirá usted nuevas o mejores instalaciones? Sí

No

¿Cómo afectará la política o el procedimiento lo siguiente:

número total de sus trabajadores

costos de capacitación o recapacitación

costos salariales

nuevas contrataciones?

Aumento mayor

Reducción menor

Ningún efecto

Aumento menor

Reducción mayor

No sabe


¿Cómo afectará la política o el procedimiento lo siguiente:

costos de transporte

Aumento mayor

Reducción menor


costos de comunicaciones

costos de materias primas

costos de servicios

garantía de calidad

disponibilidad de materias primas?

Ningún efecto

Aumento menor

Reducción mayor

No sabe


¿Anticipa usted que los reglamentos afectarán sus fuentes de financiamiento? Sí

No

No sabe

¿Anticipa usted que el financiamiento será más fácil o más difícil? Sí

No

No sabe

¿Quisiera comentar sobre el efecto de la política o el procedimiento en los requerimientos y la administración de la empresa? ¿Qué parte o partes de la

política o el procedimiento serán más perjudiciales o más beneficiosas en

este aspecto?

[Respuesta libre]

¿Cómo afectará la política o el procedimiento propuesto sus relaciones con:

fabricantes

proveedores

importadores

otras empresas?

Negativo

Neutro

Positivo

No sabe

No son aplicables a la empresa

¿Cómo afectará la política o el procedimiento propuesto sus obligaciones legales?

[Respuesta libre]

¿Cómo afectará la política o el procedimiento propuesto su capacidad o su

intención de invertir en su empresa o de ampliar su empresa?

Negativamente

Neutro

Positivamente

No sabe


¿Cómo afectará la política o el procedimiento propuesto su competitividad? Negativamente

Neutro

Positivamente

No Sabe


¿Cuál será el efecto en las ventas de su producto? Negativo

Neutro

Positivo

No sabe

No son aplicables a la


empresa

¿Cuál será el efecto en sus precios? Reducción

Ningún cambio

Aumento

No sabe

¿Hay algún otro comentario que quisiera hacer sobre los posibles efectos de

la medida? ¿Qué partes de la política o el procedimiento serán más perjudiciales o beneficiosas?

[Respuesta libre]

¿Cuál será el efecto de la política o el procedimiento propuesto en sus:

costos administrativos

costos de operaciones

gastos de capital

costos laborales

Costos iniciales

Ahorros iniciales

Costos constantes

Ahorros constantes

costos de comercialización?

¿Qué proporción de los costos de los reglamentos propuestos anticipa usted

que podrá transferir a sus clientes?

Nada

Poco

Casi todo

No sabe

Para entender qué tipos de empresas podrían ser afectadas por la política o

el procedimiento en cuestión, sírvase proporcionar la información siguiente

sobre su empresa:

Ventas

Empleados

Mercado

Estructura de propiedad

Propiedad

[Cifra de ventas]

[No. de empleados]

[local, regional, nacional, internacional]

[empresa unipersonal, sociedad de personas, sociedad anónima,

cooperativa]

[nacional, foránea, estatal]

□ Elaboración de un informe de Evaluación del Impacto Regulatorio

(RIA)

□ Incorporación de los actores a través de consultas □ Identificar a los clientes actores internos y externos (sector privado)

□ Definir el objetivo del proceso de consulta. Ver el cuadro inferior.

□ Definir el procedimiento para la consulta inicial y las discusiones posteriores, si las hubiere.

□ Asegurar la selección de un grupo representativo tanto de usuarios como de actores para participar en las consultas.

□ Fijar el cronograma para las consultas.


□ Determinar qué empleados del municipio, tanto funcionarios técnicos como los responsables del proceso de consultas, están disponibles para participar en las consultas.

□ Considerar el uso de “focus groups” -- antes del proceso formal de consultas y dependiendo de la naturaleza de los cambios propuestos – con (1) empleados que

tengan contacto directo diario con los usuarios del procedimiento; y (2) Clientes.

□ Aclarar los objetivos de la consulta: (1) comprometiendo a los Clientes y empleados; y (2) asegurando que todos entiendan y aprueben la finalidad de la consulta y su

papel en ella.

□ Determinar cómo se recopilarán los resultados de las consultas (entrevistas, cuestionarios, encuestas; mecanismos constantes de retroinformación; focus groups; votación).

□ Consolidar y analizar los resultados de las sesiones de consulta.

□ Extraer conclusiones del análisis.

□ Preparar el informe.

□ Comunicar los resultados a las partes consultadas y al público mediante la

publicación del informe completo o un resumen del informe.

□ Desarrollar un plan, si fuere necesario, para examinar el procedimiento reglamentario

propuesto en función de los resultados de la consulta.

□ Desarrollo de una política de consultas (en caso que no exista

actualmente)

Elementos de una política de consultas:

□ Propósito

□ Declaración conceptual

□ Objetivos

□ Procedimiento

□ Convocatoria a la consulta

□ Evaluación y revisión

□ Declaración estableciendo la discrecionalidad del Concejo Municipal

□ Finalización del Plan de Ejecución de la Reforma

Al comenzar la ejecución:

□ Manejar, examinar periódicamente y resolver todos los asuntos pendientes.


□ Disponer que las personas responsables adopten las decisiones necesarias para

resolver los asuntos pendientes lo más pronto posible.

□ Cuando se hayan resuelto los asuntos pendientes, actualizar el mapa delineando el procedimiento así como el plan de comunicaciones.

□ Identificar y documentar los riesgos pendientes para hacer un seguimiento de los mismos.

□ Elaborar una estrategia para enfrentar imprevistos en relación con cada riesgo

identificado.

□ Determinar si se necesita realizar alguna prueba (por ejemplo, en relación con la

aplicación de alguna tecnología).

□ Actualizar los cronogramas y asegurar que se asigne una fecha de terminación para

cada tarea.

□ Programar y realizar una prueba de práctica del nuevo procedimiento reglamentario.

□ Comunicar los cambios en el Plan de Ejecución a los participantes en la fase de

ejecución.

□ Si se necesitara cambiar las fechas, comunicar el cronograma modificado a los actores externos.


Fase 3: Fase de Ejecución

(Para mayor información, consulte el Capítulo 4C)

Documentos previstos:

A. Manual de operaciones

B. Plan de capacitación

C. Materiales de instrucción

D. Texto de las Normas de Servicio

E. Política de inspección

F. Plan de comunicaciones

G. Mapa de comunicaciones

Pasos

□ Desarrollo del Manual de Operaciones □ Asegurar que el índice del contenido sea claro.

□ Asegurar el uso de un formato único y consistente a través de todo el manual.

□ Incluir una lista de definiciones.

□ Incluir una descripción detallada de las políticas y lineamientos.

□ Incluir un resumen que describa en palabras y grafique visualmente los procedimientos paso por paso.

□ Identificar claramente las responsabilidades de cada puesto específico.

□ Incluir una lista de verificación de las principales preguntas, documentos e

instrucciones.

□ Incluir todos los modelos de los formularios utilizados

□ Capacitación de los empleados □ Identificar los objetivos de la capacitación.

□ Identificar a los empleados que requieren capacitación actualmente.

□ Identificar los conjuntos de habilidades requeridos como resultado de los cambios en los procedimientos o la tecnología.

□ Asegurar que se considere el financiamiento en el presupuesto de la iniciativa de

simplificación al programar la tarea de capacitación.

□ Incorporar la capacitación en el cronograma del proyecto para evitar realizar un

entrenamiento “a último minuto”.


□ Definir en un mapa el nivel de habilidad de los empleados y adaptar los métodos de

instrucción consecuentemente.

□ Preparar los materiales de instrucción.

□ Asegurar y proporcionar apoyo y capacitación de manera permanente.

□ Identificar, en forma constante, a los empleados nuevos o transferidos que requieren

capacitación.

□ Facilitación del procedimiento

□ Asegurar que existan reglas claras sobre los procedimientos de trabajo.

□ Donde sea conveniente, establecer ventanillas únicas vecinas a la comunidad

empresarial para tramitar las solicitudes reglamentarias.

□ Otorgar a la ventanilla única tanta autoridad y autonomía como sea posible en

relación con la expedición de aprobaciones.

□ Contratar a personal calificado y procurar su desarrollo y capacitación constante.

□ Desarrollar una estrategia de comunicaciones para crear mayor conciencia ciudadana

de la existencia de ventanillas únicas y los servicios que éstas ofrecen.

□ Desarrollar, publicar y difundir ampliamente una lista de tarifas regulares por los diversos servicios.

□ Establecimiento de normas de servicio

□ Preparar una lista de los servicios relacionados con el procedimiento reglamentario en

cuestión.

□ Decidir a cuales servicios se aplican las normas de servicio (esto es, en qué casos estas normas son convenientes o necesarias)

□ Determinar los niveles de satisfacción de los Clientes

□ Según corresponda, consultar con los Clientes y el personal para averiguar sobre

cambios convenientes o necesarios en los niveles de servicio y medir las expectativas de los Clientes.

□ Definir los niveles de servicio a ser alcanzados.

□ Publicar una descripción del servicio en lenguaje sencillo y

- Describir la calidad de los servicios que puede esperar el Cliente;

- Indicar los aspectos principales del acceso al servicio, el tiempo de respuesta, y la

eficiencia del servicio;

- Indicar de antemano los costos de los servicios para ayudar a los Clientes a

formarse expectativas realistas acerca de los servicios;


□ Entrenar al personal para que sepan qué se espera de ellos.

□ Suministrar cualquier equipo que sea necesario para mejorar la productividad.

□ Determinar cómo monitorear el desempeño en relación con las normas de servicio.

□ Dar a los Clientes un medio para resolver sus inquietudes cuando sientan que el organismo no ha cumplido con las normas de servicio ofrecidas.

□ Determinar las consecuencias de no cumplir con las normas de servicio establecidas

(por ejemplo, si una solicitud no es aprobada dentro de un período de tiempo

especificado esto quiere decir que la solicitud es aprobada automáticamente).

□ Decidir qué registros del proceso de monitoreo que serán guardados para evaluación

permanente o futura.

□ Organización de Inspecciones Estructuradas

□ Desarrollo de una Política de Inspecciones (en caso necesario)

Elementos de una política de inspección:

□ Cuándo puede solicitarse una inspección

□ Asignación de un inspector

□ Oportunidad de la inspección

□ Capacitación

□ Criterios para las inspecciones

□ Solicitud de un informe de inspección escrito

□ Procedimiento de apelación

□ Comunicación con los Clientes, empleados municipales y otros actores

□ Determinar las expectativas de los actores en cuanto a comunicación pública e

información.

□ Considerar la creación de una marca distintiva o logo a ser impreso en todas las notas o comunicaciones municipales relacionadas con la iniciativa de simplificación.

□ Identificar a los actores identificados como el público objetivo.

□ Utilizar lenguaje sencillo en cualquier comunicación al público.

□ Asegurar que el lenguaje o mensaje no tenga ningún contenido discriminatorio e

incorporar una representación apropiada de género y cultural.

□ Determinar el medio más apropiado para difundir la información para llegar a número

más grande posible de actores.


□ Crear un procedimiento para aprobar todos los materiales que serán comunicados a

los actores.

□ Evaluar al proceso de comunicaciones en función del desempeño, éxito, facilidad de

uso, y retroinformación interna y del público.

□ Desarrollo de un plan de comunicaciones □ Asignar responsabilidades específicas con el objeto de:

- Identificar y evaluar las necesidades de los diferentes actores;

- Preparar los materiales de comunicación;

- Aprobar los diversos tipos de comunicaciones; y

- Satisfacer los requerimientos ad hoc de comunicaciones a medida que surjan. □ Desarrollar un Plan de Comunicaciones.

□ Difundir el Plan de Comunicaciones.

□ Asegurar el apoyo al plan por los patrocinadores.

□ Señalar las tareas relacionadas con las comunicaciones en el cronograma del proyecto.

□ Rastrear los contactos de actores con el municipio en relación con la iniciativa.

□ Actualizar el Plan de Comunicaciones cuando ocurran cambios significativos.

□ Obtener retroinformación constante en cuanto a la eficacia de los esfuerzos de

comunicación.

□ Desarrollo de un Mapa de Comunicaciones Modelo de Mapa de ComunicacionesEvento/Documento Hora Formulario Medio de Comunicación Público

Objetivo

Persona

Responsable

□ Uso de un lenguaje de comunicación sencillo

Al redactar los materiales relacionados con una política o procedimiento, conviene:

□ Organizar las reglas o la descripción de los pasos del procedimiento en orden lógico

con títulos informativos.

□ Evitar incluir demasiados conceptos en una sola oración (por ejemplo, separar las reglas generales de las excepciones).


□ Estructurar conceptos complejos pero casi idénticos en secciones o subsecciones separadas.

□ Utilizar palabras corrientes, de preferencia cortas, así como oraciones cortas.

□ Utilizar la voz activa en lugar de la pasiva (por ejemplo, “el propietario deberá

proporcionar dos cartas de recomendación” en lugar de “deberán proporcionarse al menos dos cartas de recomendación”).

□ Evitar el uso de dos términos negativos (usar, por ejemplo, “una persona deberá

hacer X” en lugar de “una persona no deberá negarse a hacer x”).

□ Publicar la descripción de las reglas o procedimientos para solicitar retroinformación

de los actores y el público objetivo.

□ Organización de un evento de relaciones públicas □ Definir la fecha de anuncio de los nuevos procedimientos con bastante anticipación.

□ Preparar un programa para el evento.

□ Asegurar la participación de funcionarios de alto nivel.

□ Organizar la cobertura de prensa apropiada.

□ Informar a todos los actores, especialmente del sector privado, acerca del evento.

□ Preparar los materiales impresos necesarios – folletos, volantes, etc.


Fase 4: Fase de Evaluación (para mayor información, consulte el Capítulo 4D)

Documentos Previstos:

A. Informe de Evaluación Ex-Post

B. Informe de Desempeño post-ejecución

Pasos

□ Preparación de un informe de evaluación Ex-Post □ Dejar que transcurra tiempo suficiente para poder preparar un Informe de Evaluación

Ex-Post (por ejemplo, 6 meses).

□ Contratar los servicios de un evaluador independiente.

□ Llevar a cabo un análisis de las deficiencias, como sigue:

- Examinando los objetivos originales;

- Sustentando los indicadores actuales de desempeño;

- Comparando los objetivos originales con los resultados; y

- Comparando el desempeño original, previo a la simplificación, con el desempeño actual.

□ Solicitar retroinformación de los actores internos y externos, en especial de usuarios privados del procedimiento reglamentario (por ejemplo, encuestas para medir la satisfacción de los usuarios).

□ Programar y llevar a cabo un ejercicio de “aplicación de lo aprendido”, y, para hacerlo:

- Identificar a los participantes;

- Contratar a un facilitador independiente (a uno no relacionado previamente con la iniciativa);

- Asegurar que el facilitador revise el material disponible relacionado con el proyecto; y

- Celebrar una sesión estructurada en un ambiente favorable.

□ Documentar los resultados positivos y negativos de la retroinformación obtenida de los actores y las lecciones aprendidas en el Informe de Evaluación Ex-Post.

□ Redactar las recomendaciones para introducir cambios o mejoras posibles.

□ Distribuir los resultados de la evaluación de actores clave.

□ Medición del Desempeño Post-ejecución del procedimiento □ Número de requisitos documentarios

□ Número de pasos del procedimiento


□ Número de visitas a oficinas

□ Tiempo para completar el procedimiento

□ Costo para el cliente

□ Tiempo para completar la inspección

□ Aumento porcentual de los ingresos municipales

□ Aumento porcentual del cumplimiento

Anexo B: Definiciones La terminología utilizada con referencia a los diferentes procedimientos reglamentarios no es uniforme. En algunos casos se habla de “solicitudes” respecto tanto de “permisos” como de “licencias”; en otros, no está previsto algún medio formal para presentar una solicitud, autorizándose en cambio presentar un pedido escrito redactado en forma libre. Para unificar las referencias a los diferentes aspectos de los procedimientos reglamentarios, hemos uniformizado el uso de los siguientes términos en el presente paquete de herramientas.

Aprobación: Autorización concedida por un municipio a una persona natural o jurídica para ejercer una o más actividades profesionales o comerciales. Por ejemplo, podría tratarse de una licencia de apertura y funcionamiento, o de construcción, o para tener algún tipo específico de negocio, tal como un servicio taxi, o un establecimiento donde se sirvan comidas o bebidas, o un establecimiento de espectáculos.

La aprobación puede ser definitiva o provisional, definida como una aprobación sujeta al cumplimiento de una condición en algún momento sucesivo, como en el caso de una licencia expedida, pero sujeta a revocación si el Cliente no pasa una inspección.

Cliente: Persona natural o jurídica que ha presentado una solicitud de aprobación.

Fuente Legal: Una ley, norma administrativa, norma regulatoria, ordenanza o resolución en virtud de la cual el municipio ejerce su autoridad para establecer o hacer cumplir un procedimiento reglamentario para efectos de conceder una aprobación.

Procedimiento reglamentario: Una serie de diligencias que es preciso realizar para que el municipio expida una aprobación.

Solicitud: Un escrito presentado a un municipio por un Cliente pidiendo una aprobación con la finalidad de ejercer una actividad empresarial.


Anexo C: Estudios de caso Bolivia - Municipio de La Paz

México - Municipio de Ciudad de México

Filipinas – Municipios de Ciudad Quezón y Ciudad Dagupán

Canadá - Provincia de Nova Scotia

Indonesia – Varias Regiones

Canadá - Provincia de Ontario

Bosnia - Municipio de Gradiska

Estados Unidos – Ciudad de Indianapolis

Colombia – Varios Municipios

Costa Rica - Varios Municipios

El Salvador - Varios Municipios


HOJA RESUMEN DE INICIATIVAS MUNICIPALES DE SIMPLIFICACIÓN

Título del Proyecto Ubicación (País)

Nivel subnacional

Duración Objetivos Resultados principales

Contacto disponible

(julio de 2005) Simplificación del sistema de concesión de licencias de apertura y funcionamiento

Bolivia

Municipio: La Paz

2003-2004

Propiciar el ingreso en la economía formal de las empresas pequeñas y medianas por medio de la simplificando el proceso de regulación normativa de las empresas. Además, se ha considerado en el proyecto la documentación procedural y los sistemas de apoyo.

Luego de la reforma, el número of requisitos y el tiempo promedio de espera han quedado drásticamente reducidos. El efecto positivo en las empresas se ha manifestado en términos de incremento en el número de solicitudes de licencias de apertura y funcionamiento. Ha mejorado la transparencia administrativa

Daniel Rico Cornejo Jefe de Unidad SITRAM Alcaldía de la Ciudad de La Paz [email protected] TEL: 591-2-220-2000

Simplificación del Sistema de Otorgamiento de Licencia de apertura y funcionamiento de negocios

México Municipio de la Ciudad de México

De 1989 a la fecha

Racionalizar el sistema de otorgamiento de licencia de apertura y funcionamiento de negocios introduciendo reformas para reducir el tiempo de aprobación de solicitudes y el número de requisitos necesarios para abrir una empresa.

Se logró implantar un nuevo sistema de inspección de empresas y agilizar las aprobaciones

Ali B. Haddou-Ruiz, Comisión Federal de Mejora Regulatoria (COFEMER)

Simplificación del Sistema de Expedición de Licencias de apertura y funcionamiento de negocios

Filipinas Municipios de Ciudad Quezón y Ciudad Dagupan

2001-2003 Mejoramiento de la recaudación de impuestos y el ambiente para los negocios.

La cobranza de impuestos se hizo más cómoda Se redujo el tiempo de tramitación de papeles y documentos. Aumentó la recaudación por cobro de impuestos y en razón del incremento del número de licencias otorgadas Disminuyeron las oportunidades de corrupción y ejercicio de discrecionalidad Aumentó el apoyo por parte de la

Perla Legaspi, Associate Professor, National College of Public Administration and Governance, University of the Philippines, Ciudad Quezón


mailto:[email protected]

mailto:[email protected]


Nivel subnacional

Duración Objetivos Resultados principales

Contacto disponible

(julio de 2005) comunidad.

Iniciativa de reducción de trabas burocráticas

Canadá Provincia de Nova Scotia

2000-2004 Identificar las maneras de mejorar el sistema reglamentario de la provincia y la forma en que era administrado, desarrollar una “cultura” de evitación de trabas burocráticas en la provincia

Reducir normatividad innecesaria Implementar herramienta de evaluación del impacto regulatorio, a emplearse respecto de cambios de normatividad propuestos a nivel legislativo o reglamentario.

Red Tape Reduction Task Force, [Grupo de trabajo para la reducción de las trabas burocráticas] http://www.gov.ns.ca/cutredtape/

Análisis de las Ventanillas Únicas

Indonesia Municipios de Sragen, Malang, Gianyar, Pontianak, y Parepare

Abril de 2004 – Mayo de 2004

Evaluar las Ventanillas Únicas ubicadas en cinco ciudades .

Se formularon recomendaciones y planes de acción.

Se fortalecieron las ventanillas únicas con el apoyo de funcionarios del gobierno. Se logró eficacia y eficiencia de servicio gracias a instalaciones e infraestructura de buena calidad (principalmente mediante iniciativas TI). Se logró un proceso de mejora en la competencia técnica del personal Derechos estandarizados y transparentes. Aumentó el apoyo por parte de los funcionarios del gobierno.

Dr. Ir. Y. Bayu Krisnamurthi Director del Center for Development Studies, Bogor Agricultural University

Simplificación de los Sistemas de Registro de Empresas

Canadá Provincia de Ontario

Implementada en 2002

Simplificar la relación dicotómica entre el sistema federal y el provincial para el registro de la constitución de empresas.

El servicio prestado a los usuarios se hizo más rápido, más conveniente y claro. Aumentó el cumplimiento con los requisitos informativos por parte de las empresas constituidas al amparo de la normativa federal. Se hicieron más

Gobierno de Ontario − Red Tape Commission


http://www.gov.ns.ca/cutredtape/

http://www.gov.ns.ca/cutredtape/


Nivel Duración subnacional

Objetivos Resultados principales

Contacto disponible

(julio de 2005) eficientes los plazos de tramitación de las nuevas inscripciones.

Análisis de los Costos Administrativos y Regulatorios de Hacer Negocios

Bosnia Municipio de Gradiska

2004 a la fecha

Mejorar la competitividad de las empresas a través de la reducción de los gastos operativos y la identificación y eliminación de trabas administrativas.

Aun en vías de elaboración. Se recomendó: Involucrar al sector privado. Establecer una ventanilla única. Simplificar muchas tareas procedurales. Seguimiento estadístico y procesamiento de datos.

CFI, Fomento Empresarial en Europa Sudoriental

Comisión de estudio del régimen normativo

Estados Unidos

Municipio de Indianapolis

1991-1997 (Implementada1994)

Establecer la Comisión de estudio del régimen normativo (RSC) con el objeto de eliminar o modificar los reglamentos considerados obsoletos o demasiado onerosos.

Se incrementó el número de compañías de taxi con licencia. Las empresas vieron reducidos los derechos que tenían que pagar como resultado de la reducción de los requisitos para licencias de negocios y profesionales. Los propietarios de bienes raíces vieron reducidos los derechos que tenían que pagar como resultado de la reducción de los requisitos para licencias de construcción y remodelación

Adrian Moore, Director of Economic Studies - Reason Public Policy Institute, (310) 391-2245

Programa de Simplificación de Procedimientos para el Sector Empresarial

Colombia Municipios de Bogotá, Barranquilla, Medellin, Cali, Bucaramanga, y Cartagena

2000 - 2002 Objetivo general: promover una relación más eficiente y transparente entre los sectores público y privados que prestan servicios de registro. Objetivo específico: Racionalizar los requisitos legales y varios trámites para los empresarios. Establecer centros de negocios.

Se redujo el número de diligencias a realizar para constituir empresas. Se redujo el tiempo de procesamiento de las transacciones.. Se mejoró la calidad del servicio.

Cámaras de Comercio de Bogotá, Barranquilla, Medellin, Cali, Bucaramanga y Cartagena http://www.amchamcolombia.com.co/


http://www.amchamcolombia.com.co/




Nivel Duración subnacional

Objetivos Resultados principales

Contacto disponible

(julio de 2005) Agilizar el procedimiento utilizado para incorporar los negocios informales al sector formal de la economía. Mejorar el acceso de los empresarios a información sobre los procedimientos que deben seguir.

Establecimiento de una ventanilla única para la formalización de empresas pequeñas y microempresas

Costa Rica Varios Municipios Aprobado en 2001

General: Ampliar la participación de las pequeñas empresas y microempresas en la economía formal. Específico: aumentar el grado de formalización del sector de microempresas y pequeñas empresas mediante un mecanismo simplificado de registro de empresas.

Recomendaciones efectuadas: el proyecto se articulará en tres etapas: Examen jurídico técnico y compromiso institucional. Implantación de ventanillas únicas y del marco regulatorio básico. Simplificación de los procedimientos y difusión de la información.

Costa Rica, Ministerio de Economía, Industria y Comercio

Apoyo al desarrollo de microempresas y pequeñas empresas

El Salvador Varios Municipios Aprobado en 2000

General: Apoyar mecanismos dirigidos a promover el desarrollo de microempresas y pequeñas empresas. Específico: Apoyar el establecimiento de un marco institucional y de política más estructurado. Desarrollar un mecanismo de coordinación e intercambio de información entre los sectores público y privado. Promover la introducción de sistemas de investigación e información que ayuden a las MYPE en el proceso de toma de decisiones..

Recomendaciones efectuadas: Facilitar el cumplimiento de las orientaciones normativas para efectos de ayuda a las microempresas y pequeñas empresas. Fomentar el desarrollo de las microempresas y pequeñas empresas a nivel regional Implantar medidas de seguridad en los lugares de trabajo y mitigar el impacto de sus actividades en el medio ambiente.


País: Bolivia

Nivel subnacional: Municipio de La Paz

Proyecto: Simplificación del sistema de concesión de licencias de apertura y funcionamiento

Objetivos

El objetivo primario era simplificar el proceso de inscripción de las actividades de negocio para propiciar el ingreso en la economía formal de las empresas pequeñas y medianas. Complementariamente, se ha considerado en el proyecto la documentación procedural y los sistemas de apoyo.

Procedimientos reglamentarios examinados

El principal procedimiento reglamentario examinado ha sido la concesión de licencias de apertura y funcionamiento.

El cuadro siguiente muestra el procedimiento de expedición de una licencia para actividad económica general. La columna izquierda muestra los pasos correspondientes al trámite antes de la simplificación; la columna derecha muestra los pasos correspondientes al trámite después de la simplificación.

Municipio de La Paz, Bolivia

Simplificación de la concesión de licencias para actividades económicas en el sector general

Paso Trámite original Trámite simplificado

1 El Contribuyente recaba información sobre los prerrequisitos para inscribirse en el Padrón Municipal de Contribuyentes.

El Contribuyente recaba información sobre los prerrequisitos para inscribirse en el Padrón Municipal de Contribuyentes y obtener la Licencia de Funcionamiento

2 El Contribuyente recaba y rellena el formulario F401, y adjunta los documentos requeridos.

El Contribuyente presenta la documentación requerida a la Ventanilla Especializada, conjuntamente con el formulario F401 rellenado y el Formulario de Licencia de Funcionamiento.

3 El Contribuyente presenta el formulario F401 y demás documentos requeridos en la ventanilla del Padrón Municipal de Contribuyentes.

En la Ventanilla Especializada se examinan formularios y documentos y verifica la existencia de eventuales deudas pendientes. De no haberse cumplido con algunos requisitos, los documentos se devuelven al Contribuyente. Se notifica al Contribuyente si tiene pendientes deudas para que pueda proceder al pago y el trámite pueda seguir su curso.

4 Un empleado de la Ventanilla del Padrón Municipal de Contribuyentes recibe el formulario F401 y demás

Si todos los documentos están conformes (y se han cancelado las deudas), en la Ventanilla Especializada transcriben los datos contenidos en el formulario F401


documentos requeridos, verifica que el formulario ha sido rellenado con exactitud y lleva adjuntos los documentos necesarios, luego firma y sella los documentos. En caso de faltar algún requisito, la solicitud se rechaza.

en el Sistema Municipal de Administración de Transacciones (sistema informático) y los datos contenidos en el Formulario de Licencia de Funcionamiento en el nuevo sistema eTram.

5 El Contribuyente lleva el F401 y demás documentos requeridos a la ventanilla 5, 6 o 7.

El Contribuyente imprime y firma el Formulario de Licencia de Funcionamiento y lo lleva a la Ventanilla Especializada.

6 En la ventanilla 5, 6 o 7 reciben el formulario F401 y demás documentos requeridos e ingresan los datos en el Sistema Municipal de Administración de Transacciones (sistema informático.

En la Ventanilla Especializada firma y sellan el formulario F401, lo imprimen y entregan al Contribuyente el número del Padrón Municipal de Contribuyentes y la contraseña del formulario F401.

7 El Sistema Municipal genera el número de Padrón Municipal de Contribuyentes, clasifica la actividad, verifica si hay lugar al pago de multas por incumplimiento de deberes formales. Se asigna al Contribuyente un Número de Identidad Tributaria conjuntamente con la contraseña del formulario F401. En caso de multa por incumplimiento, se imprime y entrega al Contribuyente, conjuntamente con la contraseña del formulario F401, el formulario 5601 para fines de pago al banco.

En la Ventanilla Especializada, el Sistema Municipal de Administración de Transacciones genera un número de Licencia de Funcionamiento. Se procede a la impresión de la documentación y a entregarla al Departamento de Cobros.

8 El Contribuyente paga la multa en un banco, recaba el recibo correspondiente y vuelve a la ventanilla 5, 6 o 7.

El Departamento de Cobros examina los documentos, los firma y lleva la Licencia de Funcionamiento a la Ventanilla Especializada..

9 En la ventanilla 5, 6 o 7 verifican el pago y asignan al Contribuyente un Número de Identidad Tributaria. De no haber sido efectuado el pago, el Contribuyente tiene que volver al banco.

La Ventanilla Especializada expide la Licencia de Funcionamiento al Contribuyente.

10 En la ventanilla 5, 6 o 7 ordenan los formularios, los archivan y entregan al

La Ventanilla Especializada encarpeta los


Funcionario Municipal a cargo del Padrón Municipal de Contribuyentes.

documentos y los envía a la Unidad de Archivos.

11 El Funcionario Municipal transcribe los formularios en el Sistema Municipal de Administración de Transacciones y asigna un número de expediente. Los expedientes se envían a la Unidad de Archivos sobre base mensual.

La Unidad de Archivos revisa los documentos para cerciorarse de su conformidad, los clasifica, les asigna un código en el sistema eTram y los archiva.

12 La Unidad de Archivos recibe tandas de expedientes, se cerciora de su conformidad y los archiva.

Fin del procedimiento.

13 El Contribuyente recaba información sobre la Licencia para Actividad Económica en General.

14 El Contribuyente recaba y rellena el formulario F ACEE-2000, y adjunta los demás documentos requeridos.

15 El Contribuyente entrega el formulario F ACEE-2000 y los demás documentos requeridos al Funcionario Municipal a cargo de las Licencias para Actividad Económica en General.

16 El Funcionario Municipal verifica que el formulario ha sido rellenado con exactitud y lleva adjuntos los documentos necesarios, y marca el formulario como “Aprobado” o “Rechazado”.

17 El Contribuyente lleva el expediente a la Ventanilla del Sistema Municipal de Administración de Transacciones.

18 En la Ventanilla del Sistema Municipal de Administración de Transacciones reciben el expediente y adjuntan la hoja de trámite.

19 La Ventanilla del Sistema Municipal de Administración de Transacciones acumula las transacciones realizadas en el curso del día y las envía al


Departamento de Cobros.

20 El Director Adjunto del Departamento de Cobros recibe el expediente, lo marca “Aprobado” y envía al Director.

21 El Director recibe el expediente, lo sella y devuelve al Director Adjunto.

22 El Director Adjunto recibe el expediente y lo envía a la Ventanilla del Sistema Municipal de Administración de Transacciones.

23 La Ventanilla del Sistema Municipal de Administración de Transacciones recibe los documentos de la transacción del Departamento de Cobros, los registra, los clasifica según corresponde y envía la Licencia de Funcionamiento para Actividad Económica en General al Funcionario Municipal a cargo de las Licencias de Funcionamiento.

24 El Funcionario Municipal recibe el expediente y lo archiva hasta que se presente el Contribuyente.

25 El Contribuyente se presenta ante el Funcionario Municipal a cargo de las Licencias de Funcionamiento para pedir una fecha de inspección (si su local tiene un área superior a 50 m²).

26 Dentro de los 3 sucesivos, el Contribuyente lleva al Inspector al local para que lleve a cabo la inspección.

27 El Inspector lleva a cabo la inspección y dibuja a mano un bosquejo para verificar el área del local.

28 El Inspector informa al Contribuyente sobre sus conclusiones y envía el informe al Funcionario Municipal.

29 El Contribuyente se presenta ante el Funcionario Municipal. Si ha pasado


la inspección, se verifica si hay multas pendientes de pago, luego de lo cual la Licencia de Funcionamiento se imprime, encarpeta y envía al Jefe de la Unidad. En caso de tener multas pendientes, el Contribuyente debe dirigirse a la ventanilla 5, 6 o 7. Si no ha pasado la inspección, debe dirigirse a la ventanilla 9.

30 En la ventanilla 9, el Contribuyente debe rellenar el formulario F402.

31 Un empleado de la ventanilla 9 rellena el formulario F402 recibido del Funcionario Municipal a cargo de las Licencias de Funcionamiento. El Contribuyente revisa el formulario y lo firma.

32 En la ventanilla 9 corrigen los datos precedentes y envían al Contribuyente a la ventanilla 5, 6 o 7.

33 El Contribuyente se presenta en la ventanilla 5, 6 o 7.

34 En la ventanilla 5, 6 o 7 se imprime el formulario F501.

35 Se envía al Contribuyente al banco para efectos del pago de los derechos administrativos correspondientes al formulario F501.

36 El Contribuyente paga en el banco los derechos correspondientes al F501.

37 El Contribuyente se vuelve a presentar ante el Funcionario Municipal a cargo de las Licencias de Funcionamiento a lo 2 días de haber efectuado en el banco el pago de los derechos. Luego se verifica si hay deudas pendientes y se procede a imprimir la Licencia de Funcionamiento y colocarla en una carpeta que se envía a continuación al Jefe de la Unidad.


38 El Jefe de la Unidad recibe la carpeta, le coloca su visto bueno y la envía al Funcionario Municipal a cargo de las Licencias de Funcionamiento..

39 El Funcionario Municipal recibe la carpeta, la registra y envía al Departamento de Cobros.

40 En el Departamento de Cobros, un Asistente recibe la carpeta, la registra y envía al Director.

41 El Director firma y sella la Licencia de Funcionamiento y la envía al Asistente.

42 El Asistente recibe la carpeta y la envía al Funcionario Municipal a cargo de las Licencias de Funcionamiento.

43 El Funcionario Municipal registra la Licencia de Funcionamiento.

44 El Funcionario Municipal envía la carpeta a la Unidad de Archivos.

45 La Unidad de Archivos controla si está todo conforme y archiva la carpeta.

Fuente: FUNDES, "Simplificación de Trámites de Registro y Habilitación de Empresas en el Gobierno Municipal de La Paz, Bolivia: Resumen Técnico del Proyecto,” 31 de marzo de 2003.

Problemas experimentados

El procedimiento reglamentario de La Paz se percibía como complejo y difícil. Presentaba los siguientes problemas:

• Demoras innecesarias /tiempos de espera largos

• Incertidumbre

• Costos altos

• Gestiones numerosas, engorrosas y complejas

• Variabilidad de las “reglas de juego”

• Pérdida de confianza por parte del público

• Condiciones que propiciaban el abuso y la extorsión

• Personal falto de capacitación y motivación


• Total falta de transparencia/información para con el público (es decir, ausencia de información pública sobre los procedimientos municipales y los correspondientes requisitos, tiempos y pasos)

• Falta de accesibilidad

• Servicio al Cliente de calidad pobre; e

• Infraestructura física deficiente.

Antes de la reforma, el trámite de expedición de una licencia de funcionamiento requería:

• 45 pasos y un tiempo de espera de 13 días para la licencia de actividad económica en general

• 50 pasos y un tiempo de espera de 33 días para establecimientos de alimentos y bebidas

• 62 pasos y un tiempo de espera de 43 días para salas de juegos electrónicos

El tiempo promedio de espera era de unos 17 días.

Reformas efectuadas

El plan de reforma contemplaba una reingeniería de los procesos administrativos con reducción de requisitos, costos y tiempos. Se hizo necesario elaborar el sustento legal para la simplificación del proceso. Además, se sugirió desarrollar una Ventanilla Única.

Para la ejecución del plan se capacitó a empleados municipales; se celebraron talleres para resolver problemas operativos; y se redactaron manuales de procedimiento y formularios. El monitoreo de los nuevos procedimientos y la capacitación de los empleados municipales siguió durante la implementación del nuevo entorno regulatorio, procediéndose a encarar y corregir rápidamente los problemas que se fueron presentando durante la fase de ejecución.

Recomendaciones

En el curso de la iniciativa de simplificación se plantearon los siguientes principios/recomendaciones básicas:

• Eliminación de requisitos y formalidades;

• Presunción general de buena fe al aceptar los documentos/información presentada

• Creación de formularios e identificadores únicos de expediente y Cliente

• Diseño de una Ventanilla Única para fines de simplificación del proceso

• Establecimiento de plazos máximos

• Descentralización del proceso decisorio

• Difusión de requisitos y procedimientos

• Capacitación y concientización de los empleados

• Puesta en vigencia de un nuevo marco normativo


• Aumento del monitoreo y la supervisión; y

• Establecimiento de un requisito general de rendición de cuentas.

Resultados

Luego de las reformas se apreció una fuerte reducción en el número de pasos y el tiempo promedio de espera. En efecto, en el caso de las licencias de funcionamiento:

• para actividad económica en general el número de pasos y el tiempo de espera se redujeron respectivamente en 75.5%, de 45 a 11, y en 99.5%, de 13 días a 30 minutos;

• para establecimientos de expendio de alimentos y bebidas el número de pasos y el tiempo de espera se redujeron respectivamente en 54%, de 50 to 23, y en 90.9%, de 33 a 3 días;

• para salas de juegos electrónicos el número de pasos y el tiempo de espera se redujeron respectivamente en 61.9%, de 62 a 23, y en 93%, de 43 a 3 días.

También se redujo drásticamente el número de requisitos necesarios para estos tipos de licencia.

Como resultado de las the reformas, el número de empresas registradas se incrementó en 20%. El número de visitas oficiales se redujo de seis a dos. Aumentó la transparencia en la administración municipal. Se introdujo un nuevo software de apoyo para los procedimiento de registro y autorización de empresas, y se creó una nueva infraestructura de servicio al cliente.

Resultó que las inspecciones se realizaban dentro de 48 horas, es decir, antes de lo previsto. Se apreció un uso más frecuente de manuales de procedimiento, formularios y guías del usuario. Se detectaron casos de procedimientos contradictorios.

Otro resultado de la reforma regulatoria fue un significativo incremento en el número de solicitudes de licencia de apertura y funcionamiento. Entre el 5 de mayo y el 31 de diciembre de 2003 se procesaron 2,432 aprobándose 83.5% de ellas, lo cual representaba un incremento del 70% tanto en solicitudes como en aprobaciones respecto al trienio precedente. Asimismo luego de la reforma se registró un incremento del 25% en la recaudación por concepto de licencias de funcionamiento.

Sin embargo la iniciativa no se consideró suficientemente sustentada, habida cuenta de que sólo se encontró una resolución municipal como sustento del manual de procedimiento. Había, además, algunos temas que resolver con respecto al personal, tales como:

• Escasa concientización

• Falta de una definición clara de los deberes asignados o de los correspondientes requisitos

• Alta tasa de rotación; y

• Ausencia de planes de contingencia.


Cómo iniciar un negocio en Bolivia Antes de la simplificación

(2003) Después de la simplificación (2004)

Procedimiento (2003): Proc #

Duración (días)

US$ Costo Duración (días)

US$ Costo

Verificar que no hay otra empresa con el mismo nombre inscrita en el Registro de Comercio

1 1 0 1 0

El abogado prepara la minuta de constitución y la correspondiente solicitud

2 1 1,087.86 1 1,087.86

El notario eleva la minuta a escritura pública

3 1 111.57 1 111.57

Se inscribe la escritura ante Registros Públicos

4 2 34.86 2 34.86

Se prepara la Declaración de Apertura de Cuentas (OSA)

5 1 50 1 50

Se sella la OSA 6 1 100 1 100Se consigue el Número de Identidad Tributaria

7 1 0 1 0

El abogado prepara una carta solicitando la inscripción en Registro Comercial

8 1 0 1 0

Se obtiene el número de Padrón Municipal

9 0.16 83.79 0 0

Se obtiene la Licencia de Funcionamiento

10 17.28 174.72 0.5 (97%) 174.72 (-32%)

Se consigue comprobante del depósito de capital

11 1 0 1 0

Se registra la escritura ante FUNDEMPRESA

12 18 80 18 80

Se registra la empresa ante la Cámara de Comercio

13 1 20.92 1 20.92

Se registra la empresa ante la Caja Nacional de Salud

14 21 0 21 0

Se consigue comprobante del depósito de la planilla

15 1 0 1 0

Se registra la empresa ante INFOCAL

16 1 0 1 0

Se registra la empresa ante el Ministerio de Trabajo

17 2 0 2 0

Se registra la empresa ante el sistema de pensiones Futuro

18 1 0 1 0

Se registra la empresa ante el sistema de pensiones Previsión

19 1 0 1 0

Totales: 19 73.4 $1,743.72 56.5 (-24%) $1,659.83 (4%) Fuente: Información elaborada en base a datos tomados de: “Doing Business 2003” y "Hacer negocios

en el 2004: Un análisis sobre regulación”, publicado en 2003 por The World Bank Group.


Desafíos futuros

Se han identificado los siguientes temas como desafíos a los que será necesario responder en el futuro:

• Simplificación de los procesos correspondientes a permisos y licencias ambientales

• Trabas burocráticas en las Prefecturas

• Fortalecimiento de la capacidad local


País: México

Nivel Subnacional: Municipio de la Ciudad de México

Proyecto: Simplificación del Sistema de Otorgamiento de Licencia de apertura y funcionamiento de negocios

Objetivos

El objetivo de la iniciativa fue racionalizar el sistema de otorgamiento de licencia de apertura y funcionamiento de negocios en la Ciudad de México introduciendo reformas para reducir el tiempo de aprobación de solicitudes, el número de requisitos necesarios para abrir una empresa y varios otros elementos del proceso.

Examen de los Procedimientos Reglamentarios

Se examinó el sistema de reglamentos del municipio, específicamente los reglamentos que regulan el otorgamiento de licencias y en particular los procedimientos relacionados con la presentación o expedición de:

(a) Aviso de Apertura;

(b) Registro del Punto Fijo de Contaminación o Descarga de Aguas Residuales;

(c) Certificado de zonificación;

(d) Autorización relacionada con la seguridad contra incendios;

(e) Licencia de construcción;

(f) Licencia de uso del terreno;

(g) Autorización relacionada con la seguridad de las operaciones;

(h) Evaluación del impacto ambiental;

(i) Licencia de funcionamiento; y

(j) Autorización para desarrollar Actividades Industriales.


El procedimiento de registro formal de nuevas empresas era extremadamente complejo, especialmente para medianas y microempresas. Trámites burocráticos engorrosos y una multitud de requisitos inflaban los costos de operación y reducían significativamente la competitividad de las empresas. Demoraba largo tiempo obtener cada aprobación. Había también una falta de transparencia.

Reformas introducidas

En 1995, los 31 Estados de México suscribieron convenios de cooperación con el gobierno federal. Todos los Estados mexicanos han adoptado también aproximaciones similares al Acuerdo para la Desregulación de la Actividad Empresarial (ADAE), un plan federal amplio para racionalizar las actividades de las empresas. Veintiún estados han suscrito también convenios con sus municipios para promover la desreglamentación a nivel local.


Resultados

El Programa de Reforma Reglamentaria y Simplificación Administrativa de Ciudad de México es utilizado como un modelo para proyectos municipales similares en todo el país. El programa redujo significativamente el tiempo y los requisitos necesarios para abrir empresas y logró específicamente:

Un nuevo sistema de inspección de empresas

El objetivo del nuevo sistema es reducir la naturaleza discrecional de las inspecciones y los costos involucrados. Las inspecciones se efectúan al azar y se genera una lista para clasificar a las empresas según el nivel del riesgo. Las empresas de “alto” riesgo son inspeccionadas con mayor frecuencia que las de bajo riesgo. Las empresas que presentan mayores riesgos son aquellas cuyas actividades hacen necesarios controles sanitarios, de seguridad o ambientales. Las inspecciones, para la mayoría de las empresas, consisten en una sola visita por los inspectores y cubren todos los aspectos relacionados con el cumplimiento de los requisitos reglamentarios. Las empresas pueden verificar la identidad de los inspectores y la autenticidad de los certificados telefónicamente.

Expedición ágil de licencia de apertura y funcionamiento de negocios

Desde 1997, el Sistema de Apertura Inmediata de Empresas (SAINE) ha permitido a las empresas en la Ciudad de México iniciar sus operaciones en un plazo máximo de siete días útiles en el caso de negocios de bajo riesgo y de veintiún días útiles para negocios de alto riesgo. El 73% de las actividades son consideradas de bajo riesgo. Esto ha reducido sustancialmente el tiempo de aprobación de nuevas licencia de apertura y funcionamiento de negocios. Antes de las reformas, el tiempo promedio de aprobación era de 45 días para actividades de bajo riesgo y de más de 200 días para actividades “controladas” de más alto riesgo.

Tiempo máximo de respuesta para requisitos relacionados con la apertura de empresas

(Sistema de Apertura Inmediata de Empresas)

Actividades de bajo riesgo

Actividades controladas

Requisito

Antes Después Antes Después

Aviso de apertura 1 hora Inmediata - -

Registro de punto fijo de contaminación o descarga de aguas residuales

15 días 4 días - -

Certificado de zonificación 15 días 2 días 1 día 1 día

Autorización relacionada con la seguridad contra incendios

15 días Eliminado 15 días Eliminado

Licencia de construcción 1 día 1 día 1 día 1 día

Licencia de uso del terreno - - 21-30 días 5 días


Autorización relacionada con la seguridad de las operaciones

- - Inmediata Inmediata

Evaluación de impacto ambiental - - 30, 45, 60, ó 90 días

6 días

Licencia de funcionamiento - - 30 días Eliminado

Autorización para actividades industriales - - 15 días Eliminado

Total 46 días 7 días Más de 200 días

21 días

Fuente: FUNDES, International Practices and Experience in Business Start-Up Procedures - Final Report, junio 1999.

Los procedimientos para la obtención de licencias de funcionamiento en la Ciudad de México se han simplificado. Se ha reducido el número de autorizaciones de funcionamiento requeridas en la Ciudad de México. El cuadro siguiente muestra el número de requisitos de funcionamiento y el tiempo máximo de respuesta para trámites de aprobación administrativa en la Ciudad de México. Algunos requisitos administrativos fueron agilizados o eliminados. De acuerdo con el principio de affirma ficta, las solicitudes oficiales son consideradas aprobadas automáticamente si la autoridad responsable no responde dentro del plazo especificado por la ley.

Tiempo máximo de respuesta para requisitos relacionados con la apertura de empresas (Sistema de Apertura Inmediata de Empresas) en la Ciudad de México

Requisito Actividades de bajo riesgo

Actividades controladas

Aviso de apertura Inmediata No se exige

Certificado de zonificación 2 días 2 días

Autorización relacionada con la seguridad contra incendios

No se exige No se exige

Licencia de construcción 1 día 1 día

Licencia de uso del terreno No se exige 5 días

Autorización relacionada con la seguridad de las operaciones

No se exige Inmediata

Licencia de funcionamiento No se exige No se exige

Autorización para desarrollar actividades industriales

No se exige No se exige

Fuente: FUNDES, International Practices and Experience in Business Start-Up Procedures – Informe Final, junio 1999


País: Filipinas

Nivel subnacional: Municipios de Ciudad Quezón y Ciudad Dagupán

Proyecto: Simplificación del Sistema de Expedición de Licencias de apertura y funcionamiento de negocios

Objetivos

Mejoramiento de la recaudación de impuestos y el ambiente para los negocios en los Municipios de las ciudades de Quezón y Dagupan.

CIUDAD QUEZÓN


El procedimiento de obtención de licencia de apertura y funcionamiento de negocios es examinado detalladamente. La Oficina de Permisos y Licencias Comerciales (BPLO por su nombre oficial en inglés) encargada de la expedición de licencia de apertura y funcionamiento de negocios comprende cuatro divisiones:

• División de Licencia de apertura y funcionamiento de negocios, encargada de supervisar la tramitación, preparación, y codificación de todas las licencia de apertura y funcionamiento de negocios;

• División de Inspección, encargada de inspeccionar o verificar las actividades de las empresas e investigar denuncias;

• División de Licencias profesionales, encargada de tramitar, preparar y registrar las licencias profesionales expedidas; y

• División de Registros y Estadísticas, encargada de recibir, clasificar, registrar y archivar todas las copias de licencias de apertura y funcionamiento de negocios y licencias profesionales.


El procedimiento reglamentario era percibido como largo y tedioso. Para quienes solicitaban nuevas licencia de apertura y funcionamiento de negocios, los problemas experimentados incluían:

(a) Necesidad de acudir a oficinas diferentes en distintos sitios de la ciudad;

(b) Necesidad de diversas aprobaciones y certificaciones;

(c) Revisiones múltiples;

(d) Inspecciones múltiples; y

(e) Recursos insuficientes (escasez de empleados) para permitir a los municipios tramitar las solicitudes rápidamente.

Antes de 2001, las empresas se quejaban de la existencia de demasiados requisitos que complicaban la obtención de licencias. Estos requisitos alargaban durante semanas o meses el procedimiento de obtención de todos los certificados y aprobaciones requeridos para conseguir


una licencia. Algunas empresas se quejaban de que incluso cuando intentaban satisfacer todos los requisitos, los inspectores encontraban medios para denegar una aprobación o demorar la tramitación de una solicitud.

Había otras quejas relacionadas con la disposición de las oficinas de la BPLO. No había ventanillas para atender a los Clientes. Las personas se aglomeraban dentro de la oficina. Como el sistema de registro era deficiente, las solicitudes se perdían o no estaban a la mano cuando se necesitaban.

La falta de inspectores, unida al gran número de empresas que solicitaban licencias, implicaba una demora en llevar a cabo las inspecciones.

No existía información acerca de las empresas y los permisos expedidos. Había asientos duplicados, permisos no registrados, y permisos y recibos falsos. Esto dificultaba el control y la evaluación.

Había un problema relacionado con el pago y la determinación de los impuestos, tarifas y cargos debido a falta de comunicación entre la BPLO y la Oficina de Tesorería. Cada oficina tenía sus propios procedimientos relacionados con las empresas. No existía un esquema universal o sistemático para que las empresas pagaran sus impuestos.


El plan de reforma comprendió la reingeniería de los procedimientos administrativos y la reducción de los requisitos, costos y plazos. Fue necesario también desarrollar bases legales que sustentaran la simplificación de los requisitos que las empresas debían cumplir. Se sugirió diseñar una Ventanilla Única.

Recomendaciones

El Alcalde expidió dos Decretos para facilitar la expedición de permisos a las empresas. El primero, promulgado en mayo de 2002, estableció pautas referidas a la validez de los certificados y aprobaciones anuales expedidos por oficinas diferentes ubicadas en toda la ciudad:

(a) Los certificados y aprobaciones requeridos debían expedirse solamente después de realizada la inspección o verificación correspondiente;

(b) Los certificados o aprobaciones emitidos tendrían una validez de un año desde la fecha de expedición; y

(c) El certificado o aprobación del año anterior debía utilizarse para obtener la expedición de la licencia de apertura y funcionamiento de negocios.

El segundo decreto, dictado en noviembre de 2002, buscó asegurar la expedición rápida de las renovaciones de licencia de apertura y funcionamiento de negocios a Clientes a la vez que garantizar la seguridad pública. En el caso de la renovación de licencias de negocios para establecimientos comerciales antiguos, las solicitudes se dividieron en dos grupos, negocios de “bajo” riesgo y de “alto” riesgo. En el caso de negocios de “bajo” riesgo, los propietarios


estaban obligados a presentar dos aprobaciones importantes, dejando la presentación de otras aprobaciones y permisos para más tarde (en el plazo de un año), cuando el permiso fuera renovado. En el caso de negocios de “alto” riesgo, los Clientes debían presentar todas las aprobaciones y permisos a la BPLO antes de la expedición de la licencia.

Asimismo, se automatizaron los sistemas. La BPLO y la Oficina de Tesorería crearon una base de datos central para la determinación y el pago de impuestos. Se agregaron mecanismos de seguridad para eliminar la emisión de recibos falsos. La Administración Municipal hizo algunas renovaciones para permitir que el pago de impuestos fuese más cómodo. Se construyó una cómoda sala de espera en las oficinas de determinación y pago de impuestos.

La BPLO cambió también la configuración de sus oficinas. Abrió ventanillas para trámites, lo cual eliminó la necesidad de que las personas ingresaran físicamente a las oficinas. Más aun, durante la época de mayor congestión, la oficina designa a ciertos empleados para que ayuden a los Clientes dándoles instrucciones y ayudándolos a llenar los formularios de solicitudes.

La Oficina Técnica ha acortado el tiempo que requiere tramitar una licencia de construcción. Para lograrlo, el Director de la Oficina Técnica ha designado a un funcionario responsable de determinar si los documentos presentados a trámite están completos y en orden antes de que sean enviados a las diversas secciones. Asimismo, actualmente todas las secciones relacionadas con el otorgamiento de licencias de construcción están ubicadas en un solo lugar.

Resultados

Después de la introducción de las reformas:

• La introducción de la tecnología de la información permitió obtener una lista depurada y fiable de empresas contribuyentes.

• Del 2001 al 2002, el número de licencias otorgadas a nuevas empresas se elevó en 69.4%. De enero a junio de 2003, el número de empresas registradas totalizó 9,383.

• Las oportunidades de corrupción disminuyeron con la automatización de los métodos de determinación y pago de impuestos. Disminuyó la discrecionalidad personal relacionada con la determinación del monto del impuesto a pagar.

• Aumentó la recaudación como resultado del requisito de presentar el estado financiero de la compañía correspondiente al año anterior. Este medio de verificación hizo que el monto del impuesto recaudado de las empresas subiera en casi 44% (de 984’381,461 pesos el 2001 a 2,239’281,590 el 2002).

• Se informa que el servicio ha mejorado en general.

• La cobranza de impuestos se hizo más cómoda con la adición de una sala con aire acondicionado.

• Se redujo el tiempo de tramitación de papeles y documentos.

No obstante, continuaron las quejas acerca de los numerosos requisitos e inspecciones.


CIUDAD DAGUPAN


La Administración Municipal estableció un Centro de Negocios que consta de seis secciones (Trámites, Inspecciones, Determinación de Impuestos, Recaudación, Expedición, y Registros) para la expedición de permisos o licencia de apertura y funcionamiento de negocios.


El procedimiento para la obtención de permisos y licencia de apertura y funcionamiento de negocios no hace distinción entre empresas antiguas y nuevas. Los problemas experimentados incluyeron:

(a) Recaudación de impuestos deficiente, falta de una base de datos para rastrear los impuestos por cobrar;

(b) Procedimientos largos y engorrosos;

(c) Requisitos tediosos;

(d) Corrupción, sobornos para acelerar el procedimiento o corregir la renta presunta de un negocio; y

(e) Demora de las inspecciones debido a la falta de inspectores en la Oficina Técnica, Sanidad y el Departamento de Incendios.


La Administración Municipal consideró que, con el objeto de crear un ambiente que promoviera el crecimiento y el desarrollo de las empresas, era conveniente simplificar la expedición de licencia de apertura y funcionamiento de negocios y las gestiones en las oficinas municipales.

Se creó un Centro de Negocios para permitir a los ciudadanos pagar todas sus obligaciones financieras (impuestos, arbitrios, etc.) Este lugar fue dotado de comodidad mediante la introducción de ventilación y aire acondicionado. Se instaló un puesto de información para ayudar a los ciudadanos en sus gestiones, al igual que un puesto de recaudación, un tablero de avisos, y una caja de sugerencias para obtener retroinformación. También se puso agua potable y periódicos a disposición de los usuarios mientras esperaban atención.

Para facilitar la expedición de licencia de apertura y funcionamiento de negocios, se ubicaron juntas en el Centro las tres oficinas pertinentes. Los inspectores tienen sólo tres días para realizar la inspección de las empresas, lo que reduce la oportunidad de pagos irregulares a los inspectores.

Se creó una base de datos de las empresas que funcionaban en la zona. Se elaboró un “mapa tributario” del municipio para producir dos listas de empresas: aquellas con licencias y aquellas sin licencias. El municipio priorizó luego sus actividades de control del cumplimiento de los requisitos y se concentró en las empresas que carecían de licencias.


Resultados

El municipio logró:

• Incrementar sus rentas a aproximadamente P276’000,000 el 2003, en comparación con P260’000,000 el 2002 y P243’000,000 el 2001;

• Aumentar la tramitación de licencias;

• Inspecciones más rápidas y menos corrupción de inspectores; y

• Mayor apoyo de los propietarios de empresas que aprecian los esfuerzos del municipio para ayudarlos y crear un ambiente favorable para los negocios.


País: Canadá

Nivel subnacional: Provincia de Nova Scotia

Proyecto: Iniciativa de reducción de trabas burocráticas

Objetivos

El año 2000, en la Provincia de Nova Scotia, el Premier John Hamm estableció un Grupo de Trabajo sobre “trabas burocráticas” responsable de identificar las maneras de mejorar el sistema reglamentario de la provincia y la forma en que era administrado. El objetivo fue desarrollar una “cultura” de evitación de trabas burocráticas en la provincia.

El término “trabas burocráticas” fue definido para incluir los requisitos, trámites, restricciones u obligaciones innecesarias, incoherentes o no justificadas, así como los costos administrativos excesivamente onerosos que impedían el desarrollo de negocios, el crecimiento económico y la creación de empleos.


Se examinó en detalle el régimen normativo de la provincia fue examinado en detalle y se evaluaron y simplificaron muchas normas y reglamentos diferentes.


Existía una superabundancia de reglamentos que planteaban problemas, especialmente a las medianas y pequeñas empresas, cuando los costos eran excesivamente altos y se trasladaban a los consumidores.

Los negocios y la prosperidad eran trabados por reglamentos que impedían el funcionamiento eficiente del gobierno provincial y permitían inconsistencias y conflictos entre las diferentes instancias gubernamentales, esto es, el gobierno federal y las jurisdicciones provinciales y municipales.


El año 2000, el Grupo de Trabajo formuló 12 recomendaciones para ser consideradas. El año 2001, el Grupo de Trabajo introdujo otra serie de recomendaciones, dirigidas a establecer un legado permanente de herramientas de examen y aplicación práctica de la reglamentación. Estas propuestas fueron bien recibidas por el gobierno y varias iniciativas fueron introducidas luego después del 2001.

Recomendaciones

Desarrollo de un Sistema de Acceso mediante una Ventanilla Única para atención al Público así como a las Empresas

El Registro Comercial de Nova Scotia (NSBR) ofrece a la comunidad empresarial un portal electrónico para atender muchos de los trámites de licencia, registro y autorización ante la oficina de Servicios y Relaciones Municipales de Nova Scotia (SNSMR), la Junta de


Remuneraciones de Trabajo de Nova Scotia (Nova Scotia Workers’ Compensation Board), el Organismo de Recaudaciones canadiense (Canadian Revenue Agency) y el Departamento de Medio Ambiente y Trabajo (Department of Environment and Labor) . Ha mejorado el acceso a la información y los servicios del estado gracias a la disponibilidad de servicios en más lugares de la provincia y a la posibilidad de acceso telefónico en línea.

La SNSMR es vista como la “ventanilla de atención” de muchos servicios gubernamentales y relaciones con la comunidad empresarial. La SNSMR diseña servicios en función de las necesidades de los Clientes. Los empleados gubernamentales están mejor adiestrados para ayudar a las empresas a enfrentar las normas y reglamentos que afectan sus negocios.

Desarrollar un portal electrónico del gobierno como una herramienta tecnológica del Sistema de Ventanilla Única de Acceso.

El NSBR permite a las empresas reservar un nombre para operar, obtener números de cuentas de negocios, registrarse ante organismos del gobierno federal y gobiernos provinciales, y obtener diversas licencias de apertura y funcionamiento de negocios electrónicamente. Esto ha simplificado aun más el procedimiento de registro de negocios al reducir el tiempo que demora registrar la empresa.

Establecer un Registro Comercial Único para las Empresas

El NSBR simplifica el procedimiento de registro y obtención de una licencia al combinar el procedimiento de inscripción de la empresa en el registro provincial y federal con el procedimiento de solicitud y pago de licencia de apertura y funcionamiento de negocios a través de medios electrónicos. El propietario de una empresa puede:

Registrar una empresa;

Solicitar, pagar y renovar la licencia del negocio; y

Ver y actualizar electrónicamente la información sobre la empresa.

Lo anterior ha dado lugar a la agilización de la expedición de licencias, menos papeleo, información más actualizada y tramitación más rápida de las solicitudes.

Facilitar la tramitación de licencias, permisos y aprobaciones

El NSBR ha facilitado el acceso y hecho más cómodos los trámites para las empresas y personas naturales concentrando en un solo lugar la expedición de permisos y licencias por diferentes departamentos y organismos.

Ampliar las Opciones de Pago para permitir que las empresas paguen utilizando tarjetas de débito o de crédito

Más oficinas estatales están equipadas actualmente para ofrecer opciones de pago modernas y aceptan el pago con tarjetas de débito y de crédito.

Hacer cumplir los reglamentos sin tratar a las empresas como adversarios.

El Grupo de Trabajo se percató de que los reglamentos adoptan muchas veces un criterio igual para todos, aunque no todos los negocios o empresas son iguales. El objetivo del gobierno


debería ser persuadir a las empresas para que desarrollen sus actividades de cierta manera. Para lograrlo, es conveniente considerar también otras opciones (tales como incentivos económicos, autorregulación, y programas de difusión y educación). Si se piensa que los reglamentos son el medio más eficaz de asegurar el cumplimiento de un requisito, las partes afectadas deben conocer la ley o reglamento y entender cómo cumplirlo.

Dar máxima prioridad a las relaciones con el público

Las empresas necesitan saber dónde y cómo interactuar con el gobierno. El gobierno se comunica con los actores de diversos modos, tales como:

• Documentos para discusión, que son distribuidos antes de la redacción de reformas legislativas;

• Audiencias públicas;

• Encuestas;

• Reuniones con los actores;

• Comités (esto, es Grupos de Trabajo) que recorren la provincia para obtener opiniones del público;

• Boletines de noticias, que son publicados cuando se introduce legislación o se ponen en vigencia reglamentos (un promedio de 1,750 boletines y notas de prensa son publicados anualmente);

• Resoluciones del Concejo, que son publicadas en el diario oficial de Nova Scotia, el Nova Scotia Royal Gazette; y

• Portales electrónicos del gobierno, conteniendo miles de páginas de información.

El Gobierno de Nova Scotia introdujo su propio buscador en Internet para facilitar la búsqueda de información por las personas acerca de programas y servicios.

Mejorar la expedición de licencias mediante la modificación de los requisitos aplicables a Restoranes y Bares

Actualizar los reglamentos para eliminar los reglamentos obsoletos o incoherentes

Con la ayuda del Grupo de Trabajo, los departamentos examinaron sistemáticamente sus reglamentos para identificar aquellos que convenía eliminar, aquellos que convenía armonizar con los de otras jurisdicciones, y aquellos que convenía actualizar.

Armonizar los reglamentos con los de otras jurisdicciones

Resultados

Hasta setiembre de 2004, se examinaron 35 Leyes y 112 reglamentos. De éstos:

• 5 Leyes fueron derogadas;

• 14 Leyes fueron actualizadas;

• 15 Leyes siguieron siendo examinadas;


• 6 series de reglamentos fueron derogados;

• 30 series de reglamentos fueron simplificados;

• 19 series de reglamentos siguieron siendo examinadas;

• 4 Comisiones fueron eliminadas, y

• Varios comités fueron fusionados en entes individuales con más amplia autoridad.

El Grupo de Trabajo implantó la Lista de Verificación de Reducción de Trabas Burocráticas. Esta lista de verificación se utiliza cada vez que un departamento propone modificaciones a las leyes o reglamentos. La lista de verificación se utiliza para:

(a) Determinar cómo resolverán los cambios el problema en cuestión y si la reglamentación es el instrumento de política más apropiado;

(b) Considerar alternativas a leyes y reglamentos;

(c) Analizar los efectos adversos y los beneficios de la reglamentación propuesta;

(d) Confirmar que los actores han sido consultados; y

(e) Examinar si existen reglamentos similares en otros departamentos y jurisdicciones.

Cada año tiene lugar una mesa redonda de líderes empresariales para discutir posibles esfuerzos dirigidos a reducir adicionalmente las trabas burocráticas.


País: Indonesia

Nivel subnacional: Diversas regiones

Proyecto: Análisis de las Ventanillas Únicas

Objetivo

Evaluación de las Ventanillas Únicas para la prestación de servicios ubicadas en cinco regiones diferentes: Sragen, Malang, Gianyar, Pontianak y Parepare.

Procedimiento reglamentario examinado

Se examinaron diversos procedimientos relacionados con la expedición de licencias.

Región Procedimiento de solicitud y expedición de licencias y permisos

Sragen Expedición de licencia de apertura y funcionamiento de negocios

Permiso de ubicación del negocio /constancia de que no molesta (SITU/HO)

Licencia de construcción (IMB)

Licencia comercial (SIUP)

Registro de empresa pequeña (TDI)

Registro de la Empresa (TDP)

Letrero

Permiso de Ubicación

Licencia principal

Permiso turístico

Licencia industrial (IUI)

Permiso de bloqueo de calles

Permiso para negocio de “descascarado”

Permiso para cambio de uso del terreno

Licencias no relacionadas con negocios

Carné Nacional de Identidad (KTP)

Carné Familiar (KK)

Certificado de Registro Civil

Plan de Asesoría


Malang Expedición de licencias de negocios

Permiso de ubicación del negocio/constancia de que no molesta (SITU/HO)


Letrero

Permiso de funcionamiento vehicular (IjinTrayek)

Licencia para Empresa de Transporte

Licencia para Empresa de Transporte

Permiso para uso de terrenos de sepelio

Permiso general para reuniones

Permiso de alquiler de locales del gobierno local

Gianyar Expedición de licencias de apertura y funcionamiento de negocios





Registro de la empresa (TDP)

Letrero

Permiso de ubicación

Permiso principal

Permiso turístico


Carné nacional de identidad (KTP)

Carné familiar (KK)

Certificado de Estadísticas Vitales

Certificado catastral

Carné amarillo

Transferencia del Impuesto de Construcción

Plan de asesoría

Pontianak Expedición de licencias de apertura y funcionamiento de negocios

Permiso de ubicación del negocio / constancia de que no molesta (SITU/HO)





Letrero

Permiso de ubicación

Permiso para transporte público



Parepare Expedición de licencias de apertura y funcionamiento de negocios






Letrero

Permiso de funcionamiento vehicular

Permiso de uso de bienes locales

Permiso de uso de instalaciones locales

Carné nacional de identidad (KTP)

Carné familiar (KK)

Certificado de Estadísticas Vitales

Registro de almacén

Efectos positivos de las Ventanillas Únicas

Se identificaron varios aspectos positivos en varias de las ventanillas únicas en funcionamiento en las cinco regiones.

Aspectos internos:

(a) Nivel apropiado de las ventanillas únicas;

(b) Plena autoridad para actuar;

(c) Recursos humanos de adecuada calidad;

(d) Costos bajos, en algunos casos gratuidad, de la solicitud de licencia;

(e) Mecanismo de premios y castigos para el personal de las ventanillas únicas;

(f) Las ventanillas únicas no son usadas como fuentes principales de rentas locales;

(g) Transparencia de costos y tarifas;

(h) Servicios a tiempo;

(i) Promueven la cooperación para la expedición de todo tipo de licencias; y

(j) Sistema sencillo de servicios de expedición de licencias.

Aspectos externos

(a) Ayuda institucional;

(b) Capacitación en recursos humanos;

(c) Programa de prácticas profesionales y estudios comparativos;

(d) Equipos y sistemas;

(e) Talleres y discusiones entre los gobiernos y los empresarios;

(f) Programa de evaluación de las políticas facilitado por apoyos externos; y


(g) Apoyo y compromiso de los gobiernos locales, especialmente de los jefes de las regiones.


En el curso del examen de los procedimientos reglamentarios (procedimiento de expedición de licencias de apertura y funcionamiento de negocios), se identificó una serie de problemas. Estos problemas incluyeron:

(a) Falta de transparencia;

(b) Tarifas excesivas;

(c) Tiempo de tramitación muy largo;

(d) Procedimientos complicados;

(e) Requisitos complicados; y

(f) Falta de concientización pública.

Recomendaciones

Se formularon varias recomendaciones para mejorar los diversos procedimientos:

Aspectos negativos identificados

Soluciones Recomendaciones Planes de Acción

Autoridad limitada Modificar el sistema interno de delegación de autoridad.

Revisión de los sistemas legales de cada una de las ventanillas únicas y de sus principales obligaciones y funciones.

Estudio de los sistemas legales de las ventanillas únicas y de sus principales obligaciones y funciones.

Proceso de delegación ineficiente

Mejorar la autoridad de las ventanillas únicas para tramitar licencias de apertura y funcionamiento de negocios.

Aumentar la autoridad de las ventanillas únicas.

Ayudar a los gobiernos locales y a las ventanillas únicas a mejorar el nivel de las instituciones que conceden licencias

Dificultad de acceso Mejorar el acceso. Capacitación de recursos humanos

Mejorar la calidad de los recursos humanos.

Contratar a personal calificado. Dar capacitación.

Dar más capacitación en relación con las normas de servicio, gestión organizacional y procedimientos de expedición de licencias. Utilizar programas de prácticas profesionales. Dar capacitación en servicios de excelencia, gestión organizacional y técnicas de otorgamiento de licencias.

Falta de recursos Aumentar las Aumentar las Proporcionar recursos de




físicos y tecnológicos instalaciones. instalaciones de las ventanillas únicas

apoyo tales como programas de aplicaciones (software) y equipos informáticos.

Mejorar la coordinación.

Efectuar ajustes institucionales de acuerdo con las necesidades y reglamentos gubernamentales. Llevar a cabo reuniones regulares entre los entes reguladores para discutir los problemas relacionados con el otorgamiento de licencias.

Llevar a cabo un estudio institucional y reconfigurar la estructura del gobierno.

Coordinación deficiente entre entes reguladores

Servicios separados de expedición de licencias (numerosos organismos reguladores).

Promover la prestación de servicios por una ventanilla única.

Emitir un Reglamento Regional (PERDA) para unificar las solicitudes de expedición de licencias que no estén todavía a cargo de las ventanillas únicas

Ayudar a los gobiernos locales y las ventanillas únicas. Llevar a cabo un taller para las instituciones que conceden licencias.

Falta de premios y castigos.

Establecer claramente los premios y castigos para el personal.

Crear mecanismos claros de premios y castigos.

Emitir un reglamento sobre premios y castigos.

Falta de contribuciones monetarias voluntarias. (Ausencia de una tarifa fija oficial.)

Reemplazar la contribución voluntaria por una tarifa fija oficial.

Emitir un Reglamento Local (PERDA) para reemplazar las contribuciones voluntarias.

Examinar las ventajas y desventajas de las contribuciones voluntarias.

Falta de transparencia en la tarifa de solicitud de licencias. Tiempo más largo de tramitación de la solicitud. Requisitos incompletos.

Proporcionar información sobre un indicador para el cálculo de la tarifa.

Proporcionar información detallada a los Clientes antes de conceder la licencia y un cálculo pormenorizado después.

Emitir un reglamento sobre el derecho de los Clientes a obtener un cálculo detallado.




Demoras en la tramitación por los organismos reguladores.

Aumentar el número de miembros del equipo evaluador. Maximizar la coordinación entre las ventanillas únicas y los organismos reguladores para minimizar la duración del trámite.

Ajustar el tamaño del equipo evaluador. Aumentar las funciones del personal de operaciones.

Examinar la superposición de requisitos. Hacer más fácil el diseño del portal electrónico para fácil acceso en Internet.

Uso de tramitador no oficial para solicitar una licencia.

Emitir un reglamento sobe Clientes elegibles. Prohibir a los organismos reguladores tramitar solicitudes que no utilicen los servicios de la ventanilla única.

Emitir un reglamento disponiendo que el Cliente que solicita la licencia sea el usuario directo o tenga una carta de autorización oficial. Emitir un reglamento que impida a las dinas tramitar solicitudes que no utilicen los servicios.

Estudiar los reglamentos existentes. Aumentar los esfuerzos de relaciones públicas.

Varias licencias de apertura y funcionamiento de negocios pendientes en una institución distinta causan demoras. Falta de comunicación con los empresarios. Numerosos requisitos para la aprobación de una licencia. Costos más altos para empresas pequeñas y microempresas (PYMES) por conceder licencias frecuentemente

Aumentar la delegación de servicios, especialmente para licencias de apertura y funcionamiento de negocios. Mantener la comunicación. Simplificar los procedimientos de concesión de licencias. Mejorar la calidad de los servicios.

Desarrollar la capacidad de las ventanillas únicas. Reformar las instituciones que dependen de los gobiernos locales. Examinar la superposición de requisitos y procedimientos. Hacer uso de las instituciones locales para relaciones públicas, comunicaciones electrónicas (Internet) y otros medios.

Maximizar el uso del concepto de ventanilla única. Comunicación directa con empresarios y medios de información locales. Eliminar los requisitos complicados para la obtención de licencias. Adiestrar al personal. Reforzar la capacidad institucional.

Falta de conocimiento del personal de las ventanillas únicas. Falta de ayuda dada

Instruir al personal. Dar ayuda y apoyo a las ventanillas únicas. Ajustar los

Desarrollar una red de TI. Desarrollar las ventanillas únicas en Sragen como un

Evaluar el valor agregado de las ventanillas únicas como resultado de contar con apoyo externo. Facilitar el desarrollo de




a determinadas ventanillas únicas. Tendencia de las ventanillas únicas a depender de los programas ofrecidos por colaboradores externos. Limitaciones de tiempo y dinero limitan en lanzamiento de varios programas. La ayuda prestada sólo cubre el nivel de unidades y gobiernos locales.

programas a la disponibilidad de tiempo. Ampliar el alcance de la ayuda.

modelo para este tipo de oficinas. Desarrollar la capacidad organizacional. Mejorar el nivel de los recursos humanos. Diseñar programas al alcance de los gobiernos locales. Aumentar la participación de otras instituciones.

servicios en línea (LAN) y en Internet.

Proporcionar ayuda integrada.

Falta de apoyo de los jefes de regiones.

Recalcar la utilidad de las ventanillas únicas a los gobiernos locales.

Acrecentar el interés político de los gobiernos locales en las ventanillas únicas.

Ayudar a los gobiernos locales a mejorar las ventanillas únicas.

Resultados

No existe actualmente información sobre las recomendaciones derivadas del estudio de las Ventanillas Únicas.


País: Canadá

Nivel subnacional: Provincia de Ontario

Proyecto: Simplificación de los Sistemas de Registro de Empresas

Objetivos

El objetivo de estas reformas fue simplificar la relación entre los sistemas federales y de la provincia de Notario para el registro de la constitución de empresas. Antes de julio del 2002, una sociedad era constituida mediante un documento o electrónicamente ante el Gobierno de Canadá (Industry Canadá). Si el domicilio legal de la sociedad estaba ubicado en la Provincia de Ontario, se exigía presentar una declaración escrita inicial al Gobierno de Notario (Ministerio de Servicios al Consumidor y a Empresas). Había dos procedimientos de registro separados ante dos instancias diferentes del gobierno, los que implicaba que parte de la misma información era presentada dos veces.


Se examinaron y simplificaron los sistemas de registro de sociedades del gobierno federal y del gobierno provincial de Ontario.


Se experimentaron los problemas siguientes:

• Ineficiencia en términos del tiempo utilizado;

• Varias solicitudes para diferentes niveles gubernamentales;

• Confusión como resultado de requisitos variables según el nivel gubernamental;

• Servicio incómodo;

• Falta de cumplimiento por las empresas;

• Costos elevados, y

• Trámites ineficientes.


El nuevo sistema de registro simplificado, implantado en junio del 2002, permite a una persona que constituye una empresa electrónicamente ante el Gobierno de Canadá presentar también una declaración inicial conteniendo información como parte del mismo sistema de registro electrónico. Luego de la constitución de la empresa, la oficina de Industry Canadá transmite automáticamente la información sobre la empresa exigida por el Gobierno de Ontario a un sistema computarizado manejado o el Ministerio de Servicios al Consumidor y a Empresas.


Resultados

Se observaron los resultados siguientes:

Facilidad de uso

• Se proporcionó a los Clientes un servicio más rápido y cómodo ya que hay una sola instancia para las empresas en lugar de varias solicitudes ante diferentes niveles del gobierno.

• Se redujo la confusión entre la comunidad empresarial acerca de los requisitos de registro.

Mayor cumplimiento

• Las declaraciones iniciales de información presentadas al Gobierno de Notario por empresas federales aumentaron en 125% desde el ejercicio 2001-02 hasta el ejercicio 2004-05. Desde el 30 de setiembre de 2004, el porcentaje de cumplimiento con este requisito fue de 91.99% (presentación de declaración escrita física y electrónica).

Tramitación eficiente

• Se redujo el tiempo de tramitación de un nuevo registro (tiempo garantizado 2 días útiles en lugar de 25 días útiles para la presentación manual de las declaraciones con información inicial).

• Los costos del trámite se han reducido tanto para la comunidad empresarial como para el Gobierno de Notario, ya que una sola presentación sirve dos finalidades.

• Menos procedimientos, con un porcentaje de 0% de problemas para las declaraciones electrónicas con información inicial frente a 25% para las presentaciones manuales.


País: Bosnia

Nivel subnacional: Municipio de Gradiska

Proyecto: Análisis de los Costos Administrativos y Regulatorios de Hacer Negocios

Objetivo

El municipio de Gradiska deseaba mejorar su competitividad a través de la reducción de los gastos operativos y la identificación y eliminación de trabas administrativas.

Procedimiento reglamentario examinado

La expedición de licencias de apertura y funcionamiento de negocios fue el principal Procedimiento reglamentario examinado.


Durante el examen del procedimiento reglamentario (procedimiento de expedición de licencias de apertura y funcionamiento de negocios), se identificó una serie de problemas. Estos problemas incluyeron:

(a) Numerosos y diferentes requisitos administrativos;

(b) Falta de claridad en los reglamentos;

(c) Cambios frecuentes de reglamentos;

(d) Falta de transparencia en los procedimientos de expedición de permisos e inspección de empresas; y

(e) Alto costo de expedición de permisos a empresas.

Otros Municipios en Bosnia han hecho el cambio a un régimen normativo simplificado. Esto ha hecho a esos Municipios más acogedor para las empresas y creado la necesidad para Gradiska de volverse tan competitiva como esos Municipios.


Con el objeto de simplificar los procedimientos reglamentarios del municipio de Gradiska, se enfocó el problema de varias maneras:

1) Se analizaron quince guías de procedimientos existentes para Clientes. Estas guías delineaban instrucciones específicas acerca de la documentación y los procedimientos que debían ser cumplidos por diferentes oficinas comerciales.

• Sistema municipal de registro civil, servicios de atención al público y listas de electores;

• Estado civil (procedimientos administrativos generales);

• Ofrecimiento de asesoría legal;

• Ejercicio de los derechos de militares retirados del servicio y de incapacitados;

• Negocios independientes y otras actividades;

• Constitución de empresas;

• Procedimientos locales para actividades empresariales;


• Expedición de permisos urbanos;

• Expedición de permisos y licencias de construcción;

• Informes a planificación urbana e inspección de edificaciones;

• Expedición de licencias de uso;

• Expedición de permisos sanitarios para la ubicación, diseño y uso de instalaciones;

• Permisos y tarifas de servicios públicos;

• Expedición de certificados de producción agrícola; y

• Expedición de permisos agrícolas.

2) Se organizaron dos “focus groups” con:

• Empleados municipales encargados de trámites administrativos; y

• Empresarios del municipio de Gradiska.

3) Se llevó a cabo una encuesta que examinó los costos administrativos y de los requisitos reglamentarios.

Recomendaciones

Se formularon varias recomendaciones para ser incluidas en el Plan de Acción del municipio a fines de crear un procedimiento reglamentario simplificado:

• Simplificación del sistema de registro de empresas mediante la creación de una ventanilla única;

• Desarrollo y actualización de las guías de procedimientos para personas y empresas, con instrucciones específicas sobre la documentación requerida y los procedimientos a ser satisfechos para diferentes oficinas comerciales;

• Seguimiento estadístico y procesamiento de datos sobre los negocios existentes en el municipio;

• Simplificación del procedimiento de certificación;

• Mayor transparencia en cuanto a los requisitos administrativos del procedimiento de certificación;

• Mayor eficiencia en la tramitación de solicitudes;

• Reducción de las tarifas pagadas en relación con bienes raíces;

• Desarrollo de un sistema de inspección consistente e informes de inspección más claros;

• Desarrollo de un programa para definir la estrategia para aprovechar las ventajas y los recursos disponibles en el sector maderero; y

• Un enfoque de la administración más orientado al cliente de cara a las personas y empresas.


El Plan de Acción planteará estas recomendaciones como prioridades, con plazos precisos para su ejecución. El municipio pretende también hacer participar al sector privado en sus planes mediante consultas estructuradas.

Resultados

No hay información actualmente respecto a los resultados específicos de la iniciativa.


País: Estados Unidos

Nivel subnacional: Ciudad de Indianápolis

Proyecto: Comisión de Estudio del Régimen Normativo

Objetivo

En 1991, el Alcalde de Indianápolis Stephen Goldsmith estableció la Comisión de estudio del régimen normativo (RSC) con el objeto de eliminar o modificar los reglamentos considerados obsoletos o demasiado onerosos.


La RSC se concentró en la reglamentación sobre:

(a) Transporte terrestre (Taxis);

(b) Licencias de negocios y profesionales, y

(c) Desarrollo y Vivienda (permisos de construcción y remodelación).


Como parte de un estudio sobre las condiciones de las empresas, en el que se preguntó a 1600 empresarios locales cuáles eran en su opinión las principales causas externas de “efectos adversos en las utilidades”, se citaron diversos reglamentos como las principales causas externas.


La RSC desarrolló un conjunto de principios que formó la base de la revisión:

(a) El costo de un reglamento no debe superar el valor del beneficio que crea para la comunidad;

(b) Los reglamentos deben ser redactados en forma de asegurar que impongan las menores restricciones posibles a la comunidad;

(c) Los reglamentos deben ser sencillos, justos y ejecutables; y

(d) Los reglamentos locales no deben ser superiores a las normas federales y estatales, salvo que haya una razón muy poderosa y exclusivamente local.

Se prestó especial atención al marco económico para evaluar los reglamentos y determinar adónde convenía apuntar el esfuerzo. Se adoptó un análisis uniforme de costo-beneficio que planteó cinco preguntas:

• ¿Cómo beneficia el reglamento a los consumidores o al público?

• ¿Cómo beneficia el reglamento a las partes reguladas?

• ¿Cuál es el costo del reglamento para los consumidores o el público?

• ¿Cuál es el costo del reglamento para las partes reguladas?

• ¿Qué costos administrativos o de cumplimiento del reglamento son pagados por los contribuyentes?


Recomendaciones

Transporte Terrestre (Taxis)

Los reglamentos innecesarios limitaban la competencia y restringían el crecimiento del servicio de taxis urbano. La RSC propuso siete reformas de los reglamentos:

(a) Eliminar el límite impuesto al número de taxis en operación;

(b) Disponer inspecciones vehiculares al azar y mejorar la verificación de los antecedentes de los conductores para evitar problemas de seguridad;

(c) Permitir que los taxis busquen clientes en cualquier punto de la ciudad;

(d) Crear una “tarifa máxima” que permita a los operadores de taxis ofrecer precios más bajos, pero no más altos, que las tarifas máximas publicadas, para alentar la competencia de precios;

(e) Eliminar las reglas innecesarias, incluso el requisito de utilizar uniformes para los conductores;

(f) Autorizar servicios de taxi para clientes especiales (tales como vehículos que puedan acomodar sillas de ruedas, servicios charter, etc.); y

(g) Permitir que la autoridad del aeropuerto goce de discrecionalidad para imponer reglas más estrictas a los taxis que prestan servicios en el aeropuerto.

Estas reformas fueron adoptadas por el Concejo Municipal de Indianápolis en mayo de 1994.

Licencias de negocios y profesionales

La RSC descubrió que la ciudad había creado requisitos sobre licencias de negocios y profesionales que en la práctica sólo limitaban la competencia para los negocios y profesionales existentes.

Dos tipos de reglamentos no cumplían con los requisitos de los principios establecidos para orientar el análisis de la reglamentación.

El primer tipo de reglamentos no ofrecía beneficios a la comunidad y los reglamentos en cuestión fueron eliminados en 1994 como resultado de una serie de iniciativas denominada “Tarifas Justas para Negocios Pequeños”. La segunda fase, titulada “Tarifas Justas para Negocios Pequeños II), fue ejecutada en 1996 y liberó a aproximadamente 2,000 negocios locales del gasto innecesario de obtener una licencia anual. En lugar de una licencia, se exigió a las empresas registrarse gratuitamente por única vez. La RSC estudió historias de cumplimiento y aplicación de las reglas por empresas autorizadas con el objeto de determinar qué licencias convenía eliminar en las Fases I y II de la iniciativa de Tarifas Justas. Las licencias seleccionadas casi no habían generado problemas de cumplimiento por titulares de las licencias en la década anterior.


Permisos de construcción

La RSC determinó que los requisitos para obtener licencias de construcción urbanas imponían costos significativos a los propietarios de bienes inmuebles que deseaban efectuar mejoras en sus propiedades. Los altos costos impedían a los propietarios reparar o mejorar sus propiedades. El porcentaje de cumplimiento de los requisitos relacionados con estos permisos era bajo. Debido a este bajo nivel de cumplimiento y a la ausencia de un problema mensurable de seguridad, la RSC concluyó que el permiso no era vital para proteger a los ciudadanos ni estaba justificado.

La RSC creó un subcomité para mejorar el sistema local de aprobación de este tipo de permisos en 1993. el subcomité creó la “Ley de Libertad de los Propietarios de Viviendas de Indianápolis”, un programa que equilibró la necesidad de una reforma con la necesidad de garantizar la seguridad ciudadana. La Ley eliminó más de 7,200 restricciones, tarifas y requisitos para reparaciones y mejoras menores de bienes inmuebles por los propietarios. Redujo también el número efectivo de permisos requeridos por los ciudadanos y contratistas. La RSC aumentó también las multas por trabajos deficientes e incumplimiento de contratos, y reforzó los mecanismos de vigilancia del cumplimiento para abordar problemas de seguridad.

Resultados

Taxis

El número de empresas de taxis autorizadas se triplicó para llegar a más de 70. Las tarifas fueron en promedio 7% más bajas que antes del cambio de los reglamentos. Se redujeron notablemente las quejas recibidas por la contraloría. La vestimenta de los conductores ha mejorado, al igual que la limpieza de los taxis. El número total de taxis aumentó de aproximadamente 225 a casi 500, mientras que el tiempo de espera disminuyó de 45 minutos a 20 minutos.

Licencias de negocios y profesionales

El efecto de las iniciativas de Tarifas Justas fue una reducción de $94,000 en el monto de las tarifas. Hasta fines de 1997, los dos programas en conjunto significaron un ahorro total de $618,798 para las empresas en términos de las tarifas que dejaron de pagar y los gastos generales y de personal que evitaron.

Permisos de Construcción

La RSC estima que los propietarios de bienes inmuebles ahorran aproximadamente $750,000 anualmente en tarifas y gastos asociados. Se estima también que el valor de las propiedades aumentará con el tiempo gracias a estos cambios, lo que aumentará la recaudación por concepto de impuestos inmobiliarios.

La RSC citó tres factores clave como los responsables del éxito del plan de reformas del régimen normativo:

• Apoyo de la comunidad


• Voluntad política, y

• Análisis económico sólido.


País: Colombia

Nivel subnacional: Municipios diversos

Proyecto: Programa de Simplificación de Procedimientos para el Sector Empresarial

Objetivos

El objetivo general de este proyecto fue promover una relación más eficiente y transparente entre las empresas, el gobierno, y organismos privados que prestan servicios de registro para facilitar el ingreso a la economía formal. Los objetivos específicos fueron:

1) Racionalizar los requisitos, trámites y requisitos legales y reducir el tiempo que demora el procedimiento de formalización de las actividades productivas de empresarios;

2) Establecer centros de negocios, denominados Centros de Atención Empresarial (CAE (II)) – en seis ciudades colombianas;

3) Agilizar el procedimiento utilizado para incorporar los negocios informales al sector formal de la economía; y

4) Mejorar el acceso de los empresarios a información sobre los procedimientos que deben seguir.

El grupo objetivo de beneficiarios fueron las microempresas y las empresas medianas y pequeñas que experimentaban dificultades para entrar en funcionamiento.


La formalización de la empresa (apertura) y el procedimiento de registro fueron los principales procedimientos reglamentarios examinados.


Los principales problemas que enfrentaban los empresarios para registrar sus negocios fueron identificados como los siguientes:

(a) Falta de una ventanilla única donde se pudiera cumplir con todos los requisitos;

(b) Numerosos formularios, muchas veces con información duplicada;

(c) Poca coordinación e insuficiente intercambio de información entre organismos públicos;

(d) Falta de sistemas modernos de información en la mayoría de estos organismos;

(e) Legalización notarial y presentación personal de los documentos;;

(f) Necesidad de ir a varios lugares para efectuar diversos pagos de tarifas; y

(g) Discrecionalidad de funcionarios individuales y ausencia de fechas límites para la aprobación de solicitudes.

Un negocio nuevo debía cumplir con más de diez procedimientos o requisitos ante ocho entidades diferentes para completar el trámite de registro. Esto podía tomar hasta un año.

La falta de coordinación entre los diversos organismos públicos impedía la creación de un sistema más ágil para la apertura de negocios. Los reglamentos, procedimientos y requisitos


para ingresar al sistema formal eran considerados excesivos y dificultaban el registro formal de nuevos negocios. Todo el procedimiento era oneroso y limitaba el crecimiento y la consolidación del sector empresarial.


En cada CAE (II), el programa se dividió en dos componentes, de diseño y de ejecución, para cumplir con sus objetivos. Estos dos componentes debían ser llevados a cabo en orden.

Diseño de los Centros (CAE)

Diseño de los centros de atención para dividirlos en componentes más “estructurales” e inclusión de:

(a) Mapas de las estructuras legales e institucionales;

(b) Propuestas para simplificar los procedimientos;

(c) Validación de las propuestas;

(d) Medidas iniciales de simplificación a través de convenios de gestión;

(e) Diseño de planes de acción para la ejecución de las medidas.

Mapas de las estructuras legales e institucionales

Este elemento fue considerado necesario para identificar los reglamentos y eliminar los requisitos que eran vistos como obsoletos o basados en interpretaciones de las normas por los funcionarios e instituciones que participaron en el proceso.

Las actividades desarrolladas con arreglo a este componente incluyeron:

• En instituciones públicas con jurisdicción nacional – un análisis de la legislación que afectaba a las empresas y su inscripción en el registro;

• En los Municipios – la recopilación y análisis de las reglas relacionadas con la apertura y funcionamiento de negocios y demostración de su aplicabilidad; y

• En entidades privadas – una evaluación de los reglamentos aplicables al registro de nuevos negocios.

Propuestas para Simplificar los Procedimientos

Se realizó un diagnóstico de los procedimientos de registro y apertura aplicables a cada institución. Se evaluó también el marco reglamentario de los procedimientos administrativos. Se consideró diversificar los servicios de los CAE (II) para incluir otros servicios que promovieran también el desarrollo de negocios.

Validación de las Propuestas

Se examinó una serie de buenas prácticas tomadas de otros organismos internacionales en cuanto a las reglas y procedimientos aplicables a la formalización de actividades de negocios y se adaptaron esas prácticas al caso colombiano.

Simplificación inicial de las actividades: convenios de gestión


Sobre la base de la información recogida y el análisis realizado, los gobiernos locales debían identificar un modelo básico para adaptarlo a las condiciones de cada ciudad. Luego se redactarían convenios entre todos los niveles del gobierno exponiendo los compromisos y las obligaciones de cada para en relación con la instalación de los CAE (II)s. Estos convenios debían contemplar:

(a) La formulación de pautas para la racionalización de reglas administrativas;

(b) El modelo para la prestación de los servicios (esto es, ventanilla única, una oficina con diferentes ventanillas, una sola solicitud para varios procedimientos pero utilizando varios formularios, etc.);

(c) Los requisitos de cada institución para incorporar sus servicios en el CAE (II); y

(d) Expansión futura de los servicios de los CAE (II) dirigidos a los empresarios, además de los servicios relacionados con el registro de empresas.

Plan de Acción

Se proyectó contratar a consultores para preparar un plan de acción de contemplara:

• Formulación de enmiendas al marco legal existente del gobierno central y los municipios participantes;

• Reorganización de las entidades involucradas;

• Reestructuración de los procedimientos seleccionados para una tramitación más eficiente;

• Desarrollo o integración de sistemas de tecnología de la información y diseño de páginas web para difundir la información disponible;

• Capacitación del personal para utilizar los nuevos sistemas y procedimientos;

• Diseño de una política tarifaria para el nuevo sistema de procedimientos;

• Determinación de las necesidades de infraestructura física y diseños arquitectónicos acordes con las opciones de servicio seleccionadas; y

• Intercambio de experiencias y propuestas de cada una de las ciudades participantes.

Se propuso llevar a cabo talleres para uniformizar las propuestas y buscar sinergias entre los planes a ser adoptados por las ciudades participantes.

Establecimiento de los CAE

El establecimiento de los CAE (II) en cada ciudad formó parte de los planes de acción. Para la ejecución de los planes, se financiaron servicios de consultoría y adquisiciones.

Reformas legislativas

Desde 1991, el Gobierno de Colombia ha dictado una serie de decretos para simplificar los procedimientos y eliminar reglamentos:

Decreto 1250 – Simplificó los procedimientos burocráticos y estableció ventanillas únicas de


atención para todos los servicios dirigidos a usuarios.

Decreto 410/71 – Delegó la responsabilidad de los registros de empresas, postores y organizaciones sin fines de lucro, así como de los centros de arbitraje y conciliación, a la Cámara de Comercio.

Ley 527/99 – Otorgó validez legal al registro por medios electrónicos.

Ley 590/00 – Simplificó el sistema tributario aplicable a pequeñas y medianas empresas mediante el establecimiento de un sistema unificado de imposición de impuestos al valor agregado y a la renta.

Las normas anteriores permitieron la creación de un registro único para todos los procedimientos, trámites y requisitos.

Recomendaciones

Las recomendaciones siguientes están siendo consideradas para simplificar el procedimiento de registro de empresas:

• Eliminación del requisito de registrar los libros de contabilidad de la empresa;

• Eliminación del requisito de legalización notarial de los documentos para el registro comercial;

• Unificación a nivel nacional de los requisitos de registro municipal en un solo formulario de solicitud inicial;

• Creación de un número único de registro de contribuyente;

• Revisión de los registros del seguro social, registros de trabajo y otros registros laborales;

• Mejora de la información del seguro social;

• Eliminación de la necesidad de aprobación por la Asociación Colombiana de Autores y Compositores para la apertura de nuevos negocios;

• Autorización para que las inspecciones del trabajo de laboratorio de compañías ubicadas fuera de Bogotá sean efectuadas a nivel regional;

• Clasificación de industrias en función del riesgo ambiental alto o bajo que ofrecen;

• Eliminación de la aprobación ambiental previa para empresas de bajo riesgo;

• Reducción del examen ambiental de 8 a 4 meses;

• Establecimiento de una ventanilla única manejada por el sector privado;

• Diseño de un formulario único para registro de contribuyente y otras licencias de funcionamiento; y

• Establecimiento de un procedimiento interactivo que comprende el control de la calidad del servicio por los usuarios.


Resultados

No hay información actualmente en relación con los resultados específicos de la iniciativa.


País: Costa Rica

Nivel subnacional: Municipios varios

Proyecto: Establecimiento de una ventanilla única para la formalización de empresas pequeñas y microempresas

Objetivos

El objetivo general del proyecto es ampliar la participación de las pequeñas empresas y microempresas en la economía formal de Costa Rica. El objetivo específico es aumentar el grado de formalización del sector de microempresas y pequeñas empresas mediante un mecanismo sencillo, flexible y eficiente de registro de empresas.


Los procedimientos de apertura y registro formal de empresas fueron los principales procedimientos reglamentarios a ser examinados.


Los principales problemas que enfrentan las pequeñas empresas y microempresas para registrarse incluyen:

(a) Requisitos reglamentarios complejos;

(b) Necesidad de ir a numerosas oficinas para registrarse (al menos seis instituciones gubernamentales diferentes);

(c) Alto costo de registro; y

(d) Largo tiempo para completar el procedimiento.

No obstante los beneficios de registrarse formalmente, la formalización de las empresas en Costa Rica era baja al momento de iniciar este proyecto debido a desventajas significativas.


El proyecto se propuso simplificar los procedimientos para la formalización de empresas en Costa Rica mediante la introducción del concepto de una “ventanilla única” que exigiera registrar la información una sola vez para cumplir con la mayoría de los requisitos necesarios para registrar un negocio. El objeto es reducir el costo y la duración del procedimiento.

Se piensa establecer una red electrónica que conecte a los organismos gubernamentales participantes en el procedimiento de registro de empresas. El objetivo último es crear una ventanilla única interconectada que utilice la tecnología de la información para conectar a las instituciones, permitiendo ingresar la información una sola vez para completar los seis procedimientos legales electrónicamente. Esto reducirá el tiempo y las certificaciones necesarias para llevar a cabo los procedimientos. Reducirá también el costo y la duración del procedimiento de registro y proporcionará un incentivo para aumentar la formalización de microempresas y pequeñas empresas.

Ventajas percibidas de una ventanilla única interconectada:


• Evitar la resistencia política a participar en la red, dado que los organismos gubernamentales participantes no tendrían que delegar autoridad administrativa en otras instituciones;

• Reducir la posible resistencia de las instituciones participantes estructurando la red de manera que no se requiera un cambio substancial en los sistemas de procesamiento o almacenamiento de datos; y

• Permitir que los datos sean asentados por entidades privadas, promoviendo el desarrollo de un mercado competitivo, descentralizado y separado de servicios de registro de empresas.

Una institución privada será designada para administrar la red con el objeto de asegurar la participación del sector privado y mejorar la transparencia.

Recomendaciones

El proyecto propone permitir que los empresarios registren sus empresas en un solo lugar de fácil acceso. Adicionalmente, el proyecto buscará agilizar y simplificar algunos de los procedimientos de registro que por su naturaleza no puedan ser manejados por la ventanilla única.

El proyecto tiene tres etapas:

Primera Etapa – Revisión Legal / Técnica y Compromiso Institucional.

Se llevará a cabo una revisión legal y técnica para definir los parámetros regulatorios y técnicos de la red única. Los especialistas en esta etapa deberán:

(a) Llevar a cabo una revisión legal del marco regulatorio;

(b) Llevar a cabo una revisión técnica de las especificaciones operativas;

(c) Redactar un convenio entre los diferentes organismos que obligue a los organismos gubernamentales participantes en el procedimiento de registro de empresas.

El análisis legal examinará todas las leyes y reglamentos existentes que podrían limitar el funcionamiento o aumentar el costo de un sistema de registro electrónico; identificar las reglas más complejas; y determinar cómo y a cuáles reglamentos se aplican los cambios propuestos. La revisión legal establecerá asimismo las opciones reglamentarias que existen para la administración de la Ventanilla Única.

La revisión técnica establecerá los parámetros técnicos del sistema operativo. Los consultores considerarán cómo han de ser la conexión y administración de la red y el diseño de los programas informáticos (“software”) para permitir el intercambio de datos entre los organismos gubernamentales participantes sin requerir cambios fundamentales en los sistemas computarizados de dichos organismos.

La revisión técnica incluirá también el desarrollo de un formulario único para el registro electrónico de empresas.


Segunda Etapa – Instalación de la Ventanilla única y su Marco Regulatorio Básico

Sobre la base de las revisiones realizadas durante la primera etapa, se efectuarán los cambios necesarios para establecer el marco regulatorio y se definirá la institución que administrará la red central. Esto requerirá la contratación de expertos para preparar los reglamentos propuestos; establecer legalmente la institución que administrará la Ventanilla única; y diseñar e instalar el sistema técnico.

La institución “administradora” ha de reflejar una estructura administrativa transparente que sea independiente y flexible.

Se ha programado realizar una evaluación a mitad del proyecto al finalizar la Segunda Etapa para evaluar el trabajo realizado en las primeras dos etapas.

Tercera Etapa – Simplificación de Procedimientos y Diseminación de Información.

El énfasis en esta tercera etapa está puesto en cambiar determinadas leyes y reglamentos que, aunque no son esenciales para el funcionamiento de la Ventanilla única, tendrán un impacto significativo en facilitar todo el procedimiento de registro de empresas.

Se contratarán expertos durante esta etapa para:

(a) Adaptar los procedimientos administrativos de los organismos gubernamentales participantes;

(b) Redactar legislación para optimizar el uso de las Ventanillas Únicas y simplificar ciertos requisitos relacionados con el procedimiento de registro de empresas; y

(c) Promover y diseminar información sobre las Ventanillas Únicas.

La promoción de las Ventanillas Únicas incluirá talleres y campañas publicitarias para informar a los proveedores y posibles usuarios de los servicios.

Resultados

No hay información actualmente sobre los resultados específicos de la iniciativa.


País: El Salvador

Nivel subnacional: Municipios varios

Proyecto: Apoyo al desarrollo de microempresas y pequeñas empresas

Objetivo

El objetivo general de este proyecto es apoyar mecanismos dirigidos a promover el desarrollo de microempresas y pequeñas empresas (MYPE). Existen tres objetivos específicos:

(a) Apoyar el establecimiento de un marco institucional y de política que facilite los procedimientos de formalización y el funcionamiento de las MYPE.;

(b) Desarrollar un mecanismo de coordinación e intercambio de información entre los sectores público y privado sobre actividades en beneficio de las MYPE; y

(c) Promover la introducción de sistemas de investigación e información que ayuden a las MYPE en el proceso de toma de decisiones.

La Comisión Nacional de la Micro y Pequeña Empresa (“CONAMYPE”) tiene el mandato de coordinar, facilitar, desarrollar y promover políticas, estrategias y medidas a favor de las MYPE.


Los principales procedimientos reglamentarios examinados se refirieron al marco reglamentario y de política en apoyo de las MYPE y de los procedimientos administrativos para la formalización de las MYPE.


En el curso del examen de los programas nacionales e internacionales establecidos para proporcionar ayuda a las MYPE, se identificó una serie de problemas:

(a) Ausencia de un marco regulatorio y de política que facilite y promueva las actividades de la MYPE, específicamente:

i. Ausencia de criterios uniformes para la formalización de las MYPE;

ii. Procedimientos complicados y burocráticos;

iii. Requisitos sin fundamento legal y reglas correspondientes arbitrarias;

iv. Formularios complicados que inhiben a las MYPE y dificultan la supervisión por el gobierno;

v. Trámites diferentes en oficinas registrales ubicadas en diferentes Municipios; y

vi. Falta de información sobre los requisitos y trámites necesarios.

(b) Escasa coordinación entre las instituciones que laboran en el sector.

(c) Poco acceso de las MYPE a información que las ayude a tomar mejores decisiones (y la correspondiente falta de mecanismos para promover dicho acceso).


Recomendaciones

Marco Reglamentario y de Política

El proyecto formulará recomendaciones para:

(a) Adecuar las normas laborales, ambientales, mercantiles y tributarias para facilitar el cumplimiento de los lineamientos de las pautas políticas de apoyo a las MYPE;

(b) Promover el desarrollo de las MYPE a nivel regional; y

(c) Promover acciones por las MYPE para mitigar los efectos adversos de sus actividades en el medio ambiente e introducir medidas de seguridad en el centro de trabajo.

Los procedimientos administrativos para la formalización de las MYPE serán simplificados mediante:

(a) Diseño y ejecución de un plan de acción para eliminar y/o simplificar los prerrequisitos que regulan la formalización de las MYPE;

(b) Publicación de los requisitos y procedimientos para registrar una microempresa o pequeña empresa; y

(c) Diseño y ejecución de procesos de simplificación para facilitar la formalización de las MYPE en cinco Municipios piloto.

Se contratarán consultores para llevar a cabo diversos análisis y revisiones.

Coordinación entre diferentes actores

Se promoverá la coordinación a través del diseño de un sistema de información para catalogar los programas e instituciones existentes que sirven a las MYPE, así como las áreas geográficas y sectores que reciben ayuda y las que presentan deficiencias de oferta o demanda. Se establecerá un comité consultivo para realizar diversos análisis y revisiones.

Investigación e información

El proyecto formulará recomendaciones para:

(a) Difundir y promover el uso de buenas prácticas ya utilizadas con éxito para desarrollar las MYPE a nivel nacional e internacional;

(b) Diseñar un sistema para medir el desempeño de las MYPE y el impacto de las políticas de apoyo al sector en dicho desempeño; y

(c) Facilitar y promover el establecimiento de un sistema dinámico de información y asesoría para las MYPE.

Resultados

No hay información actualmente con relación a los resultados específicos de la iniciativa.


Anexo D: Muestra de Memorando de Acuerdo Modelo según formato breve

MEMORANDO DE ACUERDO (MOU)

ENTRE

MUNICIPIO de ___________

E

INSTITUCIÓN EXTERNA

I. PARTES CONTRATANTES

El presente documento constituye un acuerdo y un compromiso entre la Institución Externa (“Institución Externa”) y el Municipio de ________ (“Municipio”). Allá donde en el presente documento se hace referencia a ambas partes, se utilizará colectivamente para ellas el término “las Partes.”

II. FINALIDAD

A. Antecedentes

La Institución Externa y el Municipio creen que la actividad empresarial contribuye al crecimiento económico. Sobre la base de dicho principio, las Partes creen que una iniciativa de simplificación en materia de registro y funcionamiento de empresas propiciará la formalización de dicha actividad empresarial.

B. Finalidad

El Municipio desea simplificar su entorno regulatorio en lo concerniente a uno de sus procedimientos reglamentarios, a saber, al procedimiento de concesión de licencias a empresas para que puedan operar dentro de la municipalidad. Por su parte, la Institución Externa busca propiciar la simplificación de procedimientos reglamentarios con miras a promover la formalización de la actividad comercial dentro de la municipalidad. El presente MOU regirá la cooperación y coordinación entre las Partes en aras del logro de dichos objetivos y define en términos generales sus respectivas responsabilidades en relación con el desarrollo y la implementación de una iniciativa de simplificación.

III. AUTORIDAD

Ambas Partes cuentan con la autoridad necesaria para celebrar el presente MOU.

IV. RESPONSABILIDADES DE LAS PARTES

A. Condiciones generales

1) Ambas Partes se comprometen a:

a) cooperar y compartir información siempre que sea apropiado y viable; y

b) cumplir con sus respectivas responsabilidades de conformidad con lo estipulado en el presente MOU en relación con la iniciativa de simplificación.


B. Municipio

El Municipio se compromete a:

1) Apoyo Político

a) Hacer públicamente manifiesto el apoyo del Alcalde y del Consejo Municipal a la iniciativa de simplificación

b) Aprobar, adoptar o modificar cualquier resolución, norma regulatoria, o reglamento necesarios para lograr o apoyar la iniciativa de simplificación

c) Designar a un representante procedente del Alcaldía para que actúe en calidad de funcionario de enlace entre la Institución Externa y el Municipio.

d) Revisar y modificar según sea conveniente las políticas regulatorias en lo tocante a los procedimientos reglamentarios que afectan las actividades comerciales del sector privado

e) Dentro de un plazo razonable, revisar sus procedimientos reglamentarios que afectan las actividades comerciales del sector privado, con el objetivo de reducir el número de pasos y el tiempo de tramitación; y

f) Tomar medidas para reducir el número de pasos y el tiempo de tramitación respecto de los procedimientos reglamentarios identificados.

2) Comité de Dirección – Constituir un equipo de dirección, integrado por altos funcionarios procedentes de los departamentos municipales pertinentes, con la tarea de supervisar la iniciativa de simplificación.

3) Plan Previo a la Iniciativa – Elaborar y redactar un documento que sirva de “hoja de ruta” al trazar a grandes rasgos el plan de acción del Municipio respecto de la iniciativa de simplificación. Dicha “hoja de ruta” establecerá la pauta evolutiva del Municipio prevista por la iniciativa de simplificación y expondrá la forma en que se distribuirán los recursos de la Institución Externa.

4) Recursos – Hacer disponibles recursos apropiados ⎯ con inclusión, en particular, de personal y espacio de oficina ⎯ para el equipo de dirección y/o los consultores o asesores contratados en relación con la iniciativa de simplificación.

5) Informe de Terminación– A los seis meses de la finalización de la iniciativa de simplificación, suministrar a la Institución Externa un informe (“Informe de Terminación”) que comprenderá, en particular, una descripción de los cambios introducidos en el procedimiento reglamentario y los resultados de la medición de los indicadores de desempeño convenidos.

6) Informe de Evaluación Ex Post – A los dieciocho meses de la finalización de la iniciativa de simplificación, suministrar a la Institución Externa un informe que comprenderá, en particular, una descripción de los cambios introducidos en el procedimiento reglamentario desde la finalización inicial de la iniciativa de simplificación y los resultados de la medición de los indicadores de desempeño convenidos.


7) Comunicación – Dar a conocer al público general y al sector empresarial los cambios introducidos en el procedimiento reglamentario, para poner a ciudadanos y empresas al tanto de las nuevas modalidades de tramitación.

8) Cooperación con Consultores – De contratarse a consultores en relación con la iniciativa de simplificación, asegurar una completa cooperación con ellos y con la Institución Externa en general por parte de los funcionarios municipales.

C. La Institución Externa

La Institución Externa se compromete a:

1) Financiamiento – Siempre que se haya llegado a un acuerdo en tal sentido, proporcionar financiamiento por los montos acordados en apoyo de la iniciativa de simplificación.

2) Asignación de equipos de proyecto/consultores – Siempre que se haya llegado a un acuerdo en tal sentido, contratar o asignar a asesores/consultores con tareas que comprenderán, en particular:

a) Trabajar junto con el Municipio en el mapeo del procedimiento reglamentario

b) Actuar en calidad de facilitador en el seno del equipo de dirección

c) Brindar o coordinar toda la capacitación necesaria

d) Brindar asesoría sobre temas del día-a-día y en general prestar apoyo técnico; y

e) Preparar el Informe de Terminación.

V. CONFIDENCIALIDAD

Una y otra Parte se comprometen, en caso de recibir información confidencial, a abstenerse de revelarla a otra persona u organización de personas sin la previa aprobación escrita de la otra Parte.

VI. FECHA DE ENTRADA EN VIGENCIA DEL MOU

El presente MOU entrará en vigencia en la fecha en que lo firmen ambas Partes, o en una fecha sucesiva convenida (“Fecha de Entrada en Vigencia”).

VII. VIGENCIA DEL MOU

El presente MOU permanecerá vigente durante 24 meses contados a partir de la Fecha de Entrada en Vigencia, y podrá ser renovado por mutuo acuerdo de las Partes.

Nosotros los infrascritos nos comprometemos, en representación de cada Parte, a dar ejecución a estos puntos de consenso respecto de la iniciativa de simplificación propuesta.

Firmado a los _____ días de _____de 20__

FIRMAS


Anexo E: Muestra de Términos de Referencia para los Consultores Externos

Términos de Referencia1

Simplificación de los procedimientos administrativos del Municipio de X para efectos de registro y funcionamiento de empresas.

Introducción

The International Development Organización (IDO) ha lanzado a través de su Oficina Regional un programa de asistencia técnica para Pequeñas y Medianas (PME) (en Programa) en países seleccionados de la región con la finalidad de promover el crecimiento del sector privado mediante apoyo a las PME. El Programa apoya y complementa las Estrategias de IDO y las Estrategias Nacionales de Crecimiento en los países del Programa. En un comienzo, el Programa abarca los países A, B, y C. Complementariamente, emprenderá algunas actividades tempranas y limitadas de divulgación en los países vecinos, para luego considerar la posibilidad de expandirse a otros países de la región si estas actividades tienen éxito y si se cuenta con apoyo adecuado por parte de los actores.

En el país A, el Programa está enfocado en cuatro áreas prioritarias para las PME: i) el acceso al financiamiento; ii) la mejora del ambiente regulatorio para los negocios; y iii) las relaciones de subcontratación.

Dichas áreas prioritarias han sido identificadas sobre la base del coacervo de estudios, informes de consultoría y trabajo de análisis ya realizados, así como de extensas consultas con empresas del sector privado, asociaciones profesionales y empresariales, entidades financieras, organismos gubernamentales, los departamentos de IDO, y numerosas instituciones bilaterales y multilaterales y organizaciones no gubernamentales (ONG).

El presente Proyecto forma parte integrante de las actividades de IDO en materia de mejora del ambiente pro-empresa en el país A y busca reducir los factores regulatorios que resultan limitantes para el ingreso de las empresas en el país. Asimismo, apoya la Estrategia Nacional de Crecimiento contribuyendo al crecimiento del sector privado y a la mejora general del ambiente para los negocios.

En 2002–2003, IDO apoyó un proyecto de simplificación administrativa similar in algunos países. Los presentes Términos de Referencia han de ampliar al Municipio de X la experiencia de aquellos proyectos ejecutados en otros países. Dicho Municipio ha pedido asistencia técnica para simplificar sus procedimientos administrativos en lo tocante al registro y funcionamiento de las empresas.

1 Todos los nombres que aparecen en los presentes TOR son ficticios. Los TOR constituyen una muestra que se recomienda adaptar a las circunstancias específicas del proyecto.


Objetivo

El Proyecto tiene como objetivo contribuir al crecimiento de las PME inscritas ante el municipio seleccionado mediante la simplificación de los procedimientos y procesos de registro y funcionamiento de las empresas a nivel municipal. Además, el Proyecto aumentará la eficiencia de las autoridades municipales reduciendo los gastos generales administrativos y mejorando la calidad de los servicios públicos en lo concerniente al registro y funcionamiento de las empresas. Asimismo, el Proyecto reducirá el costo financiero y de tiempo que les representa a los empresarios cumplir con las normas regulatorias en materia de registro y funcionamiento de sus empresas.

Alcances del trabajo

El Proyecto se ejecutará con el Municipio X del país A; tendrá una duración de hasta 12 meses contados a partir de noviembre de 2006 aproximadamente; y se articulará en cuatro fases:

Fase I. Diagnóstico de los procedimientos actuales de registro y funcionamiento de empresas.

Fase II. Diseño de una propuesta de simplificación de los procedimientos de registro y funcionamiento de empresas, la que comprenderá una reingeniería de los procesos.

Fase III. Implementación de la propuesta de simplificación, con inclusión de la capacitación de los funcionarios municipales, la elaboración de un manual de operaciones y la modificación de las normas regulatorias municipales.

Fase IV. Monitoreo y evaluación del Proyecto.

El cuadro que sigue a continuación resume las tareas específicas a realizar y el marco temporal correspondiente.

Cuadro 1

Tareas Para

a. Firma, conjuntamente con IDO, un convenio marco con los gobiernos municipales de X sobre la ejecución del programa de simplificación.

Noviembre de 2006

b. Evaluación inicial de los procedimientos reglamentarios aplicables a las empresas, comprendidos en el alcance del Proyecto.

Noviembre/Diciembre de 2006

c. Diagnóstico riguroso de los procedimientos reglamentarios aplicables a las empresas, sobre la base del alcance definido del Proyecto, con inclusión de la recolección de datos de base sobre costos, tiempos y procedimientos actuales.

Enero/Febrero de 2007

d. Diseño de una propuesta de simplificación de procedimientos, Marzo/Mayo de 2007


basada en el modelo de simplificación desarrollado para proyectos anteriores, y adaptado a las necesidades específicas de los municipios seleccionados.

e. Diseño de un sistema de monitoreo y evaluación como parte del sistema de simplificación.

Abril 2007

f. Elaboración de un Manual de Operaciones en el que se describan los nuevos procedimientos simplificados.

Junio de 2007

g. Introducción de las modificaciones necesarias en las normas regulatorias municipales para dar fuerza legal a los nuevos procedimientos desarrollados.

Julio de 2007

h. Capacitación de los funcionarios municipales sobre cómo aplicar los nuevos procedimientos desarrollados.

Agosto de 2007

i. Puesta en marcha de los nuevos procedimientos desarrollados. Agosto de 2007

j. Campaña pública de concientización. Agosto de 2007

k Evaluación del programa de simplificación llevado a cabo y de su impacto.

Setiembre/Noviembre de 2007

Resultados operativos/Productos del Proyecto

1. Diagnóstico de prácticas y procedimientos en materia de registro y funcionamiento de empresas, incluidos datos de base sobre tiempo y costo de cumplimiento para el Municipio X.

2. Propuesta detallada, comprensiva de un sistema de monitoreo y evaluación, para la simplificación de procedimientos de registro de empresas y demás procedimientos identificados.

3. Manual de Operaciones con una descripción detallada de los nuevos procedimientos simplificados.

4. Capacitación culminada de los respectivos funcionarios de los gobiernos municipales seleccionados.

5. Implementación de la propuesta de simplificación y apertura oficial de la Ventanilla Única.

6. Campaña pública de concientización culminada.

7. Informe final redactado en inglés y en la lengua oficial del país, en el que se documente y evalúe el sistema de simplificación ejecutado.

Resultados mensurables del Proyecto

1. Incremento del número de empresas registradas ante el Municipio.


2. Reducción del tiempo (en términos de duración y número de visitas) gastado para obtener una licencia de funcionamiento y cumplir con otros procedimientos municipales simplificados aplicables a las empresas.

3. Reducción del costo sufragado para obtener una licencia de funcionamiento y cumplir con otros procedimientos municipales simplificados aplicables a las empresas.

4. Reducción del número de diligencias que es necesario efectuar para obtener una licencia de funcionamiento.

5. Reducción de los gastos generales administrativos (también por concepto de tiempo) correspondientes a la expedición de una licencia de funcionamiento y a otros procedimientos municipales simplificados aplicables a las empresas.

Arreglos para la ejecución

El Proyecto será ejecutado por International Consulting Company (ICC) en estrecha colaboración con el equipo designado del Municipio X. Además, está prevista la colaboración con otros socios locales que participarán en el proceso de reforma regulatoria.

ICC es una institución con presencia en varios países de la región, que se dedica a apoyar a las PME, y una de cuyas actividades es la mejora del ambiente pro-empresa para las PME. Ha ejecutado recientemente el proyecto “Simplificación de los trámites de registro y autorización de empresas ante el Gobierno Municipal de Y, país B.” financiado por IDO, y está reproduciendo para otros municipios, con fondos proporcionados por otros donantes, el modelo de simplificación aplicado para el Municipio Y. Además, cuenta con conocimientos especializados en materia de simplificación del régimen normativo de las empresas en otras regiones.

El Proyecto va a ser financiado por IDO, que tendrá a su cargo la supervisión general del Proyecto. Por su parte, ICC coordinará la ejecución del Proyecto con la Oficina Regional de IDO en el país A.

Durante todo el desempeño de su misión ICC rendirá cuentas de su actuación ante Mr. (Ms.) Alexander (Alexandra) Smith (Jefe de Tarea) de la Oficina Regional de IDO. De parecer necesario modificar los alcances del trabajo o superar el tiempo asignado, el consultor debe obtener la previa aprobación escrita del Jefe de Tarea.

ICC se asegurará que los fondos se administren de conformidad con las disposiciones de los presente TOR y que ninguna parte de los mismos se desembolse a favor de ninguna organización o entidad, constituida o no por ICC, salvo aquellas explícitamente indicadas en los presentes términos de referencia. Además, ICC se hace garante de que estas actividades se llevarán a cabo de conformidad con las políticas y normas ambientales y sociales de IDO.

ICC mantendrá una contabilidad separada de los bienes y servicios financiados con los fondos de IDO, y proporcionará a este un estado de cuenta no auditado detallado de los fondos recibidos de IDO dentro de los 60 días sucesivos a la finalización de cada trimestre. Ya sea


IDO o su representante tienen el derecho de inspeccionar los registros y cuentas pertinentes en cualquier momento durante la vigencia del acuerdo.

Dentro de los 30 días sucesivos a la finalización de cada trimestre ICC proporcionará a IDO un informe redactado en inglés sobre las actividades realizadas en el trimestre correspondiente, informe que comprenderá un estado detallado de avance en la ejecución contrastándolo con el plan de ejecución convenido.

Todos los productos del Proyecto, incluidos los informes y otros trabajos creativos realizados dentro del ámbito de los presentes Términos de Referencia, ya sea en forma escrita, gráfica, o de audio, video, electrónica u otra, serán de propiedad de IDO, y contendrán un reconocimiento explícito de su apoyo.

Costo del Proyecto y cronograma de desembolso

IDO, a través del Proyecto, se ha comprometido a proporcionar en forma de donación un importe total de US$000,000 para efectos de ejecución del proyecto de simplificación del Municipio X.

El desembolso se efectuará de conformidad con el siguiente cronograma:

1. Un pago inicial por un importe equivalente al 10% del costo total se efectuará a la refrendación del contrato.

2. Un segundo pago por un importe equivalente al 30% del costo total se efectuará a la finalización de las tareas de a) a c) incluidas (según lo indicado en el Cuadro 1 de los presentes TOR) y presentación a IDO y aprobación por parte de esta de un informe en el que se describirá a grandes rasgos el avance del Proyecto, y que comprenderá el producto 1 indicado en la sección de los presentes TOR intitulada Resultados operativos/Productos del Proyecto.

3. Un tercer pago por un importe equivalente al 40% del costo total se efectuará a la finalización de las tareas de d) a h) incluidas (según lo indicado en el Cuadro 1 de los presentes TOR) y presentación a IDO y aprobación por parte de esta de un informe en el que se describirá a grandes rasgos el avance del Proyecto, y que comprenderá los productos 2, 3 y 4 indicados en la sección de los presentes TOR intitulada Resultados operativos/Productos del Proyecto.

4. Un pago final por un importe equivalente al 20% del costo total se efectuará a la finalización de las tareas de i) a k) incluidas (según lo indicado en el Cuadro 1 de los presentes TOR) y presentación a IDO y aprobación por parte de esta de un informe final en el que se presentará en forma resumida los resultados del Proyecto, que comprenderá la comprobación de la finalización de los productos 5, 6, y 7 indicados en la sección de los presentes TOR intitulada Resultados operativos/Productos del Proyecto, y que documentará y evaluará el sistema de simplificación realizado.


Anexo F: Plantilla de la tabla de proceso Paso

No.

Descripción de Paso

Finalidad

de Paso

Ejecutado por

Tiempo transcurrido

Documento(s) presentado(s)

Documento(s) creado(s)

Lugar donde se realiza la actividad

1.

2.

3.

…


Anexo G: Modelo de política de consulta Política de consulta

Municipio de _____________

Finalidad

La presente política está diseñada para servir de marco para todas la consultas a ser celebradas por el Municipio de _______ con la finalidad de involucrar a ciudadanos, empresas y otros actores en el planeamiento y la prestación de servicios municipales.

Cómo el Municipio concibe la consulta

El Municipio considera el proceso de consulta de ciudadanos, empresas y otras partes interesadas (“actores”) una parte necesaria de su proceso decisorio. De acuerdo al tema en cuestión, las consultas brindan a los actores una oportunidad para influenciar la elaboración de políticas y el desarrollo de servicios municipales, además de obtener información, plantear temas, y dar su aporte de ideas, opciones y opiniones.

Por otra parte, el proceso de consulta no conlleva en ningún momento la delegación de la decisión en las personas partícipes del mismo, pero sí hace probable que la decisión, cuando se tome, resulte mejorada por el aporte de los actores.

Objetivos

Esta política persigue los siguientes objetivos:

1) Propiciar relaciones sólidas y positivas entre el Consejo Municipal y la comunidad.

2) Propiciar comunicación y consulta eficaces entre el Consejo Municipal y la comunidad.

3) Hacer posible para ciudadanos y empresas de la Municipalidad participar más estrechamente del proceso decisorio.

4) Poner una estructura coherente de consulta al servicio de la participación de la comunidad en la toma de decisiones por parte del Municipio.

5) Procurar que el proceso decisorio del Municipio sea abierto, transparente, responsable y receptivo.

Principios

El Municipio cree que los siguientes principios son importantes para efectos de emprender consultas eficaces con todos los actores pertinentes:

1) Las consultas deben planificarse debidamente y anunciarse adecuadamente por parte del Municipio para atraer al mayor número posible de participantes.

2) La información sobre la iniciativa materia del proceso de consulta debe:

(a) Divulgarse en términos comprensible claramente

(b) Ser fácilmente accesible por los actores; e


(c) Incluir los datos de contacto de funcionarios municipales para permitir a los actores obtener ulterior información relevante.

3) Las comunidades tienen derecho a ser partícipes del proceso de toma de las decisiones clave que afectan su área específica de interés.

4) Se utilizarán los métodos de consulta que se estimen apropiados en base al contexto de la decisión que se contempla la posibilidad de tomar.

5) Las comunicaciones entre el Municipio y los actores serán oportunas, pertinentes, apegadas a los hechos y honestas.

6) El Municipio dejará en claro exactamente cuáles aspectos del proceso decisorio pueden verse influenciados por la participación de los actores.

7) El Municipio escuchará atentamente todas las opiniones expresadas a través del proceso de consulta, y responderá en forma apropiada y equilibrada.

Toda consulta se llevará a cabo en conformidad con los principios de dicha política.

Procedimiento

El nivel de consulta emprendido con la comunidad estará en relación directa con el nivel de participación que se requiere de ella, y es recomendable que sea siempre apropiado a la naturaleza, complejidad e impacto de la decisión.

El Municipio buscará siempre un grado apropiado de aporte por parte de la comunidad. El Consejo Municipal tomará en cuenta las opiniones y aspiraciones expresadas por la comunidad, sin dejar de considerar otros factores, incluidos los limitantes presupuestarios.

Al llevar a cabo las consultas, el Municipio:

(a) Definirá el procedimiento reglamentario/servicio materia de la mismas

(b) Identificará en la medida de lo posible los Clientes y actores internos y externos

(c) Definirá el objetivo del proceso de consulta

(d) Definirá el proceso de consulta inicial y de las discusiones sucesivas, de haberlas (véase cuadro a continuación)

(e) Se asegurará que en las consultas participe una selección representativa de actores (que incluirá a los usuarios)

(f) Fijará el cronograma de las consultas

(g) Determinará cuáles recursos municipales hará disponibles para participar en las consultas

(h) En la medida de lo apropiado y antes del proceso formal de consulta, utilizará focus groups tanto de empleados como de Clientes

(i) Pondrá en claro los objetivos para que tanto los Clientes como el personal entiendan la finalidad de la consulta y su papel en el correspondiente proceso


(j) Determinará la modalidad de consulta (por ej. mediante entrevistas, cuestionarios/otros métodos de encuesta; mecanismos de retroinformación permanente; focus groups que reflejen la diversidad de los Clientes; encuestas de opinión);

(k) Consolidará y analizará los resultados de las sesiones de consulta

(l) Establecerá las conclusiones del análisis

(m) Preparará el informe sobre los hallazgos de la consulta

(n) Comunicará los hallazgos a los que han sido consultados y al público mediante la publicación de un informe completo o resumido; y

(o) Elaborará sobre la base de los resultados de la consulta, de ser necesario, un plan de revisión de la política, procedimiento o servicio.

A continuación se muestra en forma esquemática cinco tipos de consulta, entre los cuales el Municipio elegirá el apropiado al comienzo del proceso. De ser apropiado, podrán utilizarse más de un tipo de participación dentro un mismo proceso decisorio.

Tipo Cuándo utilizarlo En qué consiste

INFORMAR Cuando una decisión ya ha sido adoptada

Proporcionar a la comunidad información clara y objetiva para ayudarles a entender los problemas y asuntos en cuestión así como las opciones, alternativas y soluciones.

PREGUNTAR Cuando se requiere información que ayude a tomar una decisión. Puede usarse cuando una decisión está próxima a adoptarse

Se proporciona la información y se solicita la opinión del público. La respuesta de la comunidad será uno de los factores que influirán en la decisión, aunque la opinión de expertos o técnicos podría tener más peso.

COMPROMETER Cuando hay una opinión de consenso o una sola comunidad es afectada. La decisión puede ser mejor si la comunidad contribuye en detalles de la misma.

Se trabaja con la comunidad durante todo el proceso de toma de decisión para asegurar que sus problemas e inquietudes sean identificados, aquilatados y considerados.

COLABORAR Cuando las decisiones se comparten efectivamente entre el Concejo y la comunidad. El Concejo no tomará solo la decisión sino que será copartícipe de un proceso de colaboración más amplio

Se colabora con la comunidad en cada aspecto de la decisión, así como en desarrollar alternativas y elegir soluciones

EMPODERAR Cuando la decisión compete a la comunidad y el Concejo desea prestar ayuda.

Se pone la decisión final en manos de la comunidad.


Publicidad de las consultas

Cuando iniciará un proceso de consulta, el Municipio publicará en el fuero de más fácil y amplio acceso (por ej. en el diario local) un anuncio en el que expondrá el tema materia de la consulta pública, e invitará a los interesados a proporcionar información o presentar sus opiniones al Municipio dentro de un plazo establecido, que no será inferior a 21 días contados a partir de la fecha de publicación del aviso.

Evaluación y Revisión

El Municipio someterá a revisión la presente política cada 36 meses para ir mejorando en el tiempo las modalidades de participación de la comunidad en el proceso decisorio municipal. En el marco de dicho proceso de evaluación y revisión, se pedirá a los mismos actores que habían participado en las precedentes consultas su aporte de información u opinión sobre la eficacia de la política.

Poder discrecional del Consejo Municipal

Es posible que el Municipio ejerza su poder discrecional de no emprender consultas cuando

(a) El tema no es de naturaleza o importancia tal como para requerir consulta;

(b) El costo de la consulta supera los beneficios;

(c) Se requiere tomar rápidamente una decisión y es probable que el costo de la demora superaría los beneficios; o

(d) Hay un riesgo para la salud y seguridad públicas, riesgo que la demora mantendría o incrementaría.

Es posible que Municipio no comunique al público cierta información en razón de su naturaleza sensible.


Anexo H: Modelo de Política de Inspección Política de inspección

Municipio de ______

El Municipio de _______ considera las inspecciones una parte necesaria de sus actividades reguladoras, y cree que deban realizarse en forma profesional, reflejando el interés del Municipio en prestar un mejor servicio a sus ciudadanos y empresas. Por lo tanto, ha elaborado la presente Política de Inspección a la que habrán de ceñirse los empleados municipales y los inspectores.

En algunos casos es posible que el Municipio conceda una aprobación antes de que se realice la inspección. De no aprobar el Cliente la inspección, la aprobación será revocada.

Solicitud de inspección

Se puede solicitar una inspección contactando el [insertar nombre de la oficina] al [número telefónico] de 8:00 AM a 4:00 PM o online en [insertar URL]. Además, los Clientes pueden pedir y programar una inspección llamando el [insertar número telefónico] correspondiente a la línea telefónica para solicitud automatizada de inspección.

Al solicitar una inspección, el Cliente debe proporcionar la siguiente información:

1) Nombre del Cliente

2) Número asignado de Expediente

3) Dirección donde ha de efectuarse la inspección

4) Tipo de inspección solicitado; y

5) Fecha pedida de inspección.

Toda solicitud efectuada hasta las 4:00 PM. en cualquier día laborable recibirá respuesta a más tardar a las 2:00 PM. del día laborable siguiente.

Asignación de Inspector

Luego de una solicitud, una vez identificada una necesidad o recibida una solicitud de inspección, se procederá a asignar un Inspector tomado al azar del personal disponible.

Si el Cliente considera que el Inspector asignado no es apropiado por la razón que fuere (por ej. si existe un conflicto de interés entre un Inspector y un Cliente), deberá contactar [insertar nombre de la oficina] con antelación a la hora fijada para la inspección para permitir la asignación de un nuevo Inspector. Este tipo de solicitud puede efectuarse una sola vez.

Plazo de inspección

Una vez asignado, el Inspector llevará a cabo la inspección dentro de los [insertar número] útiles siguientes a la asignación de la inspección. En caso de darse circunstancias imprevistas que impidan la realización de la inspección dentro del plazo, el Inspector notificará prontamente al Cliente y reprogramará la inspección para la fecha más cercana posible.


Capacitación de inspectores

Todos los inspectores estarán capacitados de acuerdo a las normas establecidas por el Municipio.

Los inspectores conocerán a cabalidad los criterios de inspección y estarán en condición de contestar a cualquier pregunta que el Cliente le pudiera formular al respecto.

Criterios de inspección

Una vez asignado, el Inspector llevará a cabo la inspección de conformidad con la lista de verificación proporcionada por el Municipio. El Cliente recibirá copia de dicha lista con antelación.

Ningún punto de la lista debe quedar sin respuesta, y las únicas respuestas apropiadas son “Sí,” “No,” o “No aplicable.” De no estar seguro de la respuesta, o en caso de cumplimiento parcial, el Inspector marcará la casilla “No aplicable”. Toda explicación o circunstancia especial deberá ser anotada por el Inspector en su informe escrito.

Lo correcto es que los inspectores procuren actuar con objetividad, y sin actitudes negativas, indebidamente críticas o punitivas hacia el Cliente. A los Clientes les corresponde esperar y recibir una inspección rigurosa e imparcial.

Modalidad de realización de la inspección

El Inspector examinará en forma sistemática y detallada cada punto de la lista di control conjuntamente con el Cliente y hablará con él sobre los aspectos que ameritan alguna observación, las eventuales dificultades, y las conclusiones generales de la inspección. Lo correcto es que el Inspector explicite al Cliente cualquier observación a la que dé lugar la inspección, conjuntamente con sus recomendaciones para efectos de mejora.

El Cliente tendrá a mano toda la documentación necesaria para la hora de la llegada del Inspector. Además, se asegurará de que nada impida el acceso inmediato al lugar para efectos de la inspección.

Informe escrito de inspección

A más tardar a los [insertar número] días útiles de la finalización de la inspección, el Inspector proporcionará un informe escrito de inspección a [insertar nombre de la oficina]. El [insertar nombre de la oficina] enviará por correo al Cliente copia del informe de inspección.

El informe debe presentar en su primera página el nombre del Inspector y la fecha de inspección, y llevar adjunta la lista de verificación. Debe explicar todos los puntos de dicha lista marcados con “No” o “No aplicable” y concluir con una declaración en el sentido de que se ha aprobado, aprobado condicionalmente o reprobado la inspección.

Un informe aprobatorio condicional permite continuar con el trabajo mientras se efectúan las correcciones pedidas en las observaciones documentadas y se pide una reinspección. Si el Cliente ha reprobado la inspección, el informe debe indicar claramente las razones e incluir una lista de los cambios necesarios.


Es responsabilidad del Inspector hacer que el informe escrito de inspección y la lista de verificación sean completos y exactos, y se presenten dentro del plazo especificado por el Municipio.

Recurso

Se puede presentar recurso contra la decisión del Inspector ya sea verbalmente o mediante solicitud escrita dentro de los diez días laborables siguientes a la presentación del informe escrito de inspección. Dicho recurso inicial está libre de costo. Se dirigirá a [insertar nombre de la oficina] y será examinado por [insertar título del Funcionario Municipal apropiado]. Por lo general, se tomará una decisión dentro de los dos útiles sucesivos a la solicitud. Dicha decisión debe redactarse en términos de una “Carta de Respuesta” y enviarse al Cliente dentro de los cinco días útiles sucesivos a la decisión, la cual revestirá carácter definitivo.


Anexo I: Lista de Documentos de Consulta Los documentos expuestos a continuación, en orden alfabético, fueron consultados en la preparación de este paquete de herramientas (“toolkit”).

Adrian T. Moore, “Indianapolis’s Road to Regulatory Reform: A New Path in Licensing and Permits," Regulation Magazine 21:1 (1998) versión en Internet: <http://www.cato.org/pubs/regulation/regv21n1/21-1f5.pdf>.

“APEC-OECD Integrated Checklist on Regulatory Reform,” (Séptimo taller de la Iniciativa Conjunta APEP-OCDE sobre Reforma Regulatoria, noviembre 2004) [no publicado].

Barbara J. Bashein, et al. "Business reengineering: preconditions for BPR success and how to prevent failure” Information Systems Management 11(1994), 7-13.

Better Regulation Task Force (Grupo de trabajo para mejora regulatoria), “Imaginative Thinking for Better Regulation,” (2003) versión en Internet: Better Regulation Task Force, Reino Unido <http://www.brtf.gov.uk/reports/imaginativeregulation.asp>.

Brian W. Hogwood, “Regulatory Reform in a Multinational State: The Emergence of Multilevel Regulation in the United Kingdom” (Documento presentado el 2001 al Consorcio Europeo para la Investigación Política, Grenoble, Francia) versión públicada en Internet: Universidad de Essex <http://www.essex.ac.uk/ECPR/events/jointsessions/paperarchive/grenoble/ws20/hogwood.pdf>

Center for Development Studies (Centro de Estudios para el Desarrollo), Universidad Agraria de Bogor, Review of One-Stop Shops in Indonesia – 2004 – Resumen Ejecutivo, versión en Internet: Corporación Financiera Internacional (International Finance Corporation) <http://www.ifc.org/ifcext/pensa.nsf/AttachmentsByTitle/One+Stop+Shop/$FILE/Exec+Summary+for+PDF.pdf>.

Centre For Public Service Innovation (Centro para innovación del servicio público), “From Red Tape to Smart Tape: Easing The Administrative Burden of Public Service Delivery”, versión en Internet: Centre for Public Service Innovation, Sudáfrica <http://www.cpsi.co.za/contentfiles/4_Future%20Watch%20Report%202004.pdf>.

Centro de Estudios Bonaerense, “Evaluation of One-Stop Shop, Municipality of La Paz, Bolivia,” Tercera Inspección, abril 2004.

COFEMER, “Mexico’s Federal Regulatory Improvement Programme,” versión en Internet: Comisión Federal de Mejora Regulatoria <http://www.apps.cofemer.gob.mx/documentos/ingles/cofemer-ingles-febrero2003>.


http://www.cato.org/pubs/regulation/regv21n1/21-1f5.pdf

http://www.brtf.gov.uk/reports/imaginativeregulation.asp

http://www.essex.ac.uk/ECPR/events/jointsessions/paperarchive/grenoble/ws20/hogwood.pdf

http://www.ifc.org/ifcext/pensa.nsf/AttachmentsByTitle/One+Stop+Shop/$FILE/Exec+Summary+for+PDF.pdf

http://www.ifc.org/ifcext/pensa.nsf/AttachmentsByTitle/One+Stop+Shop/$FILE/Exec+Summary+for+PDF.pdf

http://www.cpsi.co.za/contentfiles/4_Future%20Watch%20Report%202004.pdf

http://www.apps.cofemer.gob.mx/documentos/ingles/cofemer-ingles-febrero2003

Colin Kirkpatrick y David Parker, “Regulatory Impact Assessment and Regulatory Governance in Developing Countries,” Public Admin. Dev. 24 (2004), 333-344.

Colin Kirkpatrick y David Parker, “Regulatory Impact Assessment: Developing Its Potential for Use in Developing Countries” (Documento de Trabajo No. 56, Centre on Regulation and Competition Working Paper Series (Serie de documentos de trabajo sobre Regulación y Competencia, julio 2003) versión publicda en Internet: Centre on Regulation and Competition, Universidad de Manchester <http://idpm.man.ac.uk/crc/wpdl5099/wp56.pdf>.

Colin Kirkpatrick y Yin-Fang Zhang, “Regulatory Impact Assessment in Developing And Transition Economies: A Survey Of Current Practice” (Documento de Trabajo No. 83, Centre on Regulation and Competition Working Paper Series, julio 2004) versión en Internet: Centre on Regulation and Competition, Universidad de Manchester <http://idpm.man.ac.uk/crc/wpdl5099/WP83.pdf>.

Collins, D. “Climbing Bridalveil Falls: Organization Change, Process and Re-engineering,” Strategic Change 11:2 (2002), 81-93.

Consultation policy (Política de consultas), Ciudad de Auckland, Nueva Zelanda.

Darren Welch, “Introducing Regulatory Impact Assessment (RIA) in Developing Countries: The Case of Uganda” (Documento presentado a la Tercera Conferencia Internacional de CRC sobre Regulación pro-pobres y competencia: Problemas, Políticas y Prácticas – setiembre 2004) versión públicada en Internet: Centree on Regulation and Competition, Universidad de Manchester <http://idpm.man.ac.uk/crc/conferences/southafricasep04/welch.pdf>.

Deregulation and Regulatory Reform Office, “From Deregulation to Regulatory Reform,” versión en Internet: Oficina de reforma regulatoria, Gobierno de Columbia Británica <http://www.deregulation.gov.bc.ca/toolbox.htm>.

Derek Eldridge and Brian Goulden, “A Diagnostic Model For Capacity Building In Regulatory Agencies: An Empirical Study Based On The ICT Sector, Southern Africa” (Paper presented to the CRC 3rd International Conference, Pro-poor Regulation and Competition: Issues, Policies and Practices, September 2004) versión en Internet: Centre on Regulation and Competition, University of Manchester <http://idpm.man.ac.uk/crc/conferences/southafricasep04/eldridge&goulden.pdf>.

Elena Suhir y Zlatko Kovach, “Administrative Barriers to Entrepreneurship in Central Asia” (June 30 2003) versión en Internet: Centre for International Private Enterprise (Centro para la Empresa Privada Internacional) <http://www.cipe.org/pdf/publications/fs/suhirkovach.pdf>.

Elena Suhir, “Good Intentions and Bad Consequences: How Overregulation Impedes Uzbekistan’s Growth” (29 de enero de 2004), versión en Internet: Centre for International


http://idpm.man.ac.uk/crc/wpdl5099/wp56.pdf

http://idpm.man.ac.uk/crc/wpdl5099/WP83.pdf

http://idpm.man.ac.uk/crc/conferences/southafricasep04/welch.pdf

http://www.deregulation.gov.bc.ca/toolbox.htm

http://idpm.man.ac.uk/crc/conferences/southafricasep04/eldridge&goulden.pdf

http://www.cipe.org/pdf/publications/fs/suhirkovach.pdf

Private Enterprise (Centro para la Empresa Privada Internacional) <http://www.cipe.org/pdf/publications/fs/suhir.pdf>

ECA Private and Financial Sector Department, “Early Warning System” (setiembre 2003).

FIAS (Servicio de Asesoría sobre Inversión Extranjera del Banco Mundial), “Manual for Identification and Removal of Administrative Barriers to Investment” (junio 2005).

Francis Chittenden, Saleema Kauser, y Pannikos Poutziouris, “Regulatory Burdens of Small Business: A Literature Review,” versión en Internet: Department of Trade and Industry, Small Business Service, Reino Unido <http://www.sbs.gov.uk/content/analytical/research/Regulation-Report.pdf>.

Frank Sader, “Do ‘One-Stop Shops’ Work?” (Documento del FIAS, sin fecha), versión en Internet: Foreign Investment Advisory Services, Banco Mundial <http://www.fias.net/documents/One%20Stop%20Shop%20Article%20(Frank).doc>.

FUNDES, “Simplification of Business Registration and Operation Procedures Within the Municipal Government of La Paz, Bolivia,” marzo 2004 [presentación en PowerPoint no publicado].

FUNDES, "Simplificación de Tramites de Registro y Habilitación de Empresas en el Gobierno Municipal de La Paz, Bolivia: Resumen Técnico del Proyecto,” 31 de marzo de 2003.

FUNDES, “International Practices and Experience in Business Start-Up Procedures - Final Report,” junio 1999.

Gobierno Municipal de La Paz, “Manual Ciudadano de Trámites Municipales,” 2004, [no publicado].

House of Commons Library, “The Regulatory Reform Bill [HL]: background to red tape issues” (Research Paper No. 01/26, March 2001) versión en Internet: Parlamento del Reino Unido <http://www.parliament.uk/commons/lib/research/rp2001/rp01-026.pdf>.

Inter-American Development Bank (Banco Interamericano de Desarrollo), Multilateral Investment Fund, Memorandum, “Colombia: Procedure Simplification Program for the Business Sector” (10 de octubre de 2000) [no publicado].

Inter-American Development Bank (Banco Interamericano de Desarrollo), Multilateral Investment Fund, Memorandum, “Costa Rica: One-Stop Shop for Microenterprise and Small Business Formalization” (10 de abril de 2001) [no publicado].

Inter-American Development Bank (Banco Interamericano de Desarrollo), Multilateral Investment Fund, Memorandum, “El Salvador: Support for Microenterprise and Small Business Development in El Salvador” (11 de abril de 2000) [no publicado].


http://www.cipe.org/pdf/publications/fs/suhir.pdf

http://www.sbs.gov.uk/content/analytical/research/Regulation-Report.pdf

http://www.sbs.gov.uk/content/analytical/research/Regulation-Report.pdf

http://www.fias.net/documents/One%20Stop%20Shop%20Article%20(Frank).doc

http://www.parliament.uk/commons/lib/research/rp2001/rp01-026.pdf

International Finance Corporation (Corporación Financiera Internacional), “Simplifying Business Regulation in Bolivia: Case of the Municipality of La Paz” [presentación en PowerPoint, no publicado].

The Global Development Research Center, “International standards and national practices” versión en Internet: <http://www.gdrc.org/informal/huss0772.pdf>.

J. Luis Guasch y Robert W. Hahn, “The Costs and Benefits of Regulation: Implications for Developing Countries,” The World Bank Research Observer, 14:1 (febrero 1999).

Jacobs & Associates, “Reforming Business Registration in Serbia” (2002) versión en Internet: Jacobs & Associates <http://www.regulatoryreform.com/documents/Business%20registration%20in%20Serbia%20Jacobs.doc>.

Jacqueline Coolidge, “International Benchmarks for Administrative Barriers and Lessons Concerning Reforms” (Documento presentado a la Segunda Mesa Redonda de Alto Nivel sobre Inversión Extranjera Directa en el sur de Asia, abril 2003), versión en Internet: Foreign Investment Advisory Service, Banco Mundial <http://www.fias.net/Conferences/Coolidge%20040403.pdf>.

Jin-Guk Kim, Tae-Yun Kim, y Junsok Yang, “Regulatory Transparency: What We Learned in Korea” (documento sin fecha) versión en Internet: United Nations, Online Network in Public Administration and Finance <http://unpan1.un.org/intradoc/groups/public/documents/APCITY/UNPAN014177.pdf>.

Margo Thomas, “Improving the Business Climate by Reforming Administrative Regulation: Issues and Challenges for Implementing Systemic Reform” (Presentación en PowerPoint a la Tercera Conferencia Internacional de CRC, Ciudad del Cabo, 2004) versión en Internet: Centre on Regulation and Competition, Universidad de Manchester <http://www.competition-regulation.org.uk/conferences/southafricasep04/Powerpoints/Thomas.ppt>.

Ministerio Secretaria General de la Presidencia, Chile, "Proyecto de Reforma y Modernización del Estado: Simplificación de Tramites, Manual Operativo" (sin fecha).

Norman Lee, “Developing and Applying Regulatory Impact Assessment Methodologies In Low and Middle Income Countries” (Documento de trabajo No. 30, Centre on Regulation and Competition Working Paper Series, octubre 2002) versión en Internet: Centre on Regulation and Competition, Universidad de Manchester <http://www.competition-regulation.org.uk/wpdl149/wp30.pdf>.


http://www.gdrc.org/informal/huss0772.pdf

http://www.regulatoryreform.com/documents/Business%20registration%20in%20Serbia%20Jacobs.doc

http://www.regulatoryreform.com/documents/Business%20registration%20in%20Serbia%20Jacobs.doc

http://www.fias.net/Conferences/Coolidge%20040403.pdf

http://unpan1.un.org/intradoc/groups/public/documents/APCITY/UNPAN014177.pdf

http://www.competition-regulation.org.uk/conferences/southafricasep04/Powerpoints/Thomas.ppt

http://www.competition-regulation.org.uk/conferences/southafricasep04/Powerpoints/Thomas.ppt

http://www.competition-regulation.org.uk/wpdl149/wp30.pdf

http://www.competition-regulation.org.uk/wpdl149/wp30.pdf

Northumbria University, Library Systems & Management Support, ”Developing Service Standards" (18 de octubre de 2001) versión en Internet: Universidad de Northumbria <http://www.unn.ac.uk/central/isd/isu/dss1001.doc>.

Organization for Economic Cooperation and Development (Organización para la Cooperación y el Desarrollo Económico), “From Red Tape to Smart Tape: Administrative Simplification in OECD Countries,” OECD Policy Brief (junio 2003) versión en Internet: OCDE <http://www.oecd.org/dataoecd/9/62/2790042.pdf>.

Organization for Economic Cooperation and Development (Organización para la Cooperación y el Desarrollo Económico), “OECD Reviews of Regulatory Reform: Government Capacity to Assure High Quality Regulation in the United States” (1999) [no publicado].

Organization for Economic Cooperation and Development (Organización para la Cooperación y el Desarrollo Económico), “OECD Reviews of Regulatory Reform: Regulatory Policies in OECD Countries” (2002) [no publicado].

Organization for Economic Cooperation and Development (Organización para la Cooperación y el Desarrollo Económico), “Recommendation of the Council of the OECD on Improving the Quality of Government Regulation” (1995) [no publicado].

Organization for Economic Cooperation and Development (Organización para la Cooperación y el Desarrollo Económico), “The OECD Report on Regulatory Reform: Synthesis” (1997) versión en Internet: OECD <http://www.oecd.org/dataoecd/17/25/2391768.pdf>

Office of Regulation Reform, State Government of Victoria, Australia, “Regulatory Alternatives,” versión en Internet: Victorian Competition and Efficiency Commission, <http://www.vcec.vic.gov.au/CA256EAF001C7B21/WebObj/regulatoryalternatives/$File/regulatory%20alternatives.pdf>

Office of Regulation Reform, State Government of Victoria, Australia, “Principles of Good Regulation,” versión en Internet: Victorian Competition and Efficiency Commission, <http://www.vcec.vic.gov.au/CA256EAF001C7B21/WebObj/principlesofgoodregulation/$File/principles%20of%20good%20regulation.pdf>

Office of the Chief Parliamentary Counsel, State of Victoria, Australia “Statutory Rules: Notes For The Guidance Of Legislation Officers,” versión en Internet: Victorian Competition and Efficiency Commission <http://www.vcec.vic.gov.au/CA256EAF001C7B21/WebObj/NotesfortheGuidanceofLegislationOfficers/$File/Notes for the Guidance of Legislation Officers.pdf>.


http://www.unn.ac.uk/central/isd/isu/dss1001.doc

http://www.oecd.org/dataoecd/9/62/2790042.pdf

http://www.oecd.org/dataoecd/17/25/2391768.pdf

http://www.vcec.vic.gov.au/CA256EAF001C7B21/WebObj/regulatoryalternatives/$File/regulatory%20alternatives.pdf

http://www.vcec.vic.gov.au/CA256EAF001C7B21/WebObj/regulatoryalternatives/$File/regulatory%20alternatives.pdf

http://www.vcec.vic.gov.au/CA256EAF001C7B21/WebObj/principlesofgoodregulation/$File/principles%20of%20good%20regulation.pdf

http://www.vcec.vic.gov.au/CA256EAF001C7B21/WebObj/principlesofgoodregulation/$File/principles%20of%20good%20regulation.pdf

http://www.vcec.vic.gov.au/CA256EAF001C7B21/WebObj/NotesfortheGuidanceofLegislationOfficers/$File/Notes%20for%20the%20Guidance%20of%20Legislation%20Officers.pdf

http://www.vcec.vic.gov.au/CA256EAF001C7B21/WebObj/NotesfortheGuidanceofLegislationOfficers/$File/Notes%20for%20the%20Guidance%20of%20Legislation%20Officers.pdf

Perla E. Legaspi, "Reforms and Practices in Local Regulatory Governance: The Case of the Philippines" (Paper presented to the CRC 3rd International Conference, Pro-poor Regulation and Competition: Issues, Policies and Practices, setiembre 2004) versión en Internet: Centre on Regulation and Competition, Universidad de Manchester <http://www.competition-regulation.org.uk/conferences/southafricasep04/legaspipaper.pdf>.

Peter Sterne and Sandra Zagon, “Changing the Relationship between Government and Canadians, Public Consultation Guide,” Canadian Centre for Management Development (1997).

Province of Nova Scotia, “Red Tape Reduction: Final Report,” versión en Internet: Gobierno de Nova Scotia <http://www.gov.ns.ca/cutredtape/RED_TAPE_REPORT.pdf >.

Ralf Hussmanns y Farhad Mehran, “Statistical definition of the informal sector“- International standards and national practices,” International Labour Office (Oficina Internacional del Trabajo), Bureau of Statistics, (sin fecha)

Regulatory Affairs & Orders in Council Secretariat, “A Strategic Approach to Developing Compliance Policies,” versión en Internet: Privy Council Office, Canadá <http://www.pco-bcp.gc.ca/raoics-srdc/default.asp?Language=E&Page=Publications&Sub=AStrategicApproachtoDeve>.

Regulatory Affairs & Orders in Council Secretariat, “Government of Canadá Regulatory Policy,” versión en Internet: Privy Council Office, Canadá <http://www.pco-bcp.gc.ca/raoics-srdc/default.asp?Language=E&Page=Publications&Sub=GovernmentofCanadaRegula>

Scott H. Jacobs, “The Second Generation of Regulatory Reforms,” (Documento pressentado a la Conferencia del FMI sobre Reformas de Segunda Generación, 8-9 de noviembre de 1999) versión en Internet: Fondo Monetario Internacional <http://www.imf.org/external/pubs/ft/seminar/1999/reforms/jacobs.htm>.

Scott Jacobs, “An OECD Perspective on Regulatory Reform in China” (published as Ch. 11 of China in the World Economy: The Domestic Policy Challenges) versión en Internet: Jacobs & Associates <http://www.regulatoryreform.com/word_docs/Jacobs%20An%20OECD%20Perspective%20on%20Reg%20Ref%20in%20China%202002.doc>.

Simeon Djankov et al. “The Regulation of Entry,” Quarterly Journal of Economics 117 (1) (2002) 1-37.

Small Business Administration, “An Overview of Regulatory Reform and Performance Management,” versión en Internet: United States Small Business Administration <http://www.sba.gov/library/reform/archive/OverviewOfRegulatoryReformAndPerformanceManagement.txt>.


http://www.competition-regulation.org.uk/conferences/southafricasep04/legaspipaper.pdf

http://www.competition-regulation.org.uk/conferences/southafricasep04/legaspipaper.pdf

http://www.gov.ns.ca/cutredtape/RED_TAPE_REPORT.pdf

http://www.pco-bcp.gc.ca/raoics-srdc/default.asp?Language=E&Page=Publications&Sub=AStrategicApproachtoDeve



http://www.pco-bcp.gc.ca/raoics-srdc/default.asp?Language=E&Page=Publications&Sub=GovernmentofCanadaRegula

http://www.pco-bcp.gc.ca/raoics-srdc/default.asp?Language=E&Page=Publications&Sub=GovernmentofCanadaRegula

http://www.imf.org/external/pubs/ft/seminar/1999/reforms/jacobs.htm

http://www.regulatoryreform.com/word_docs/Jacobs%20An%20OECD%20Perspective%20on%20Reg%20Ref%20in%20China%202002.doc

http://www.regulatoryreform.com/word_docs/Jacobs%20An%20OECD%20Perspective%20on%20Reg%20Ref%20in%20China%202002.doc

http://www.sba.gov/library/reform/archive/OverviewOfRegulatoryReformAndPerformanceManagement.txt

http://www.sba.gov/library/reform/archive/OverviewOfRegulatoryReformAndPerformanceManagement.txt

Southeast Europe Enterprise Development Program, “Analysis of Administrative and Regulatory Costs of Doing Business in Gradiska Municipality,” versión en Internet: International Finance Corporation /Corporación Financiera Internacional) <http://www2.ifc.org/seed/PDFs/Izvjestaj_Gradiska_ENG.PDF>.

SRI International, “International Practices and Experience in Business Start-Up Procedures – Final Report” (junio 1999) [no publicado].

Subramanian Muthu, Larry Whitman y S Hossein Cheraghi, “Business Process Reengineering: A Consolidated Methodology” (Documento presentado a la Cuarta Conferencia Internacional annual sobre Teoría, Aplicacioness y Prácticas de Ingeniería Industrial, 17-20 de noviembre de 1999, San Antonio, Texas) versión en Internet: <http://webs.twsu.edu/whitman/papers/ijii99muthu.pdf>.

Thomas H. Davenport y James E. Short, “The New Industrial Engineering: Information Technology and Business Process Redesign,” Sloan Management Review 31 (Summer 1990) 11-27.

Tor Jansson y Geoffrey Chalmers, “The Case for Business Registration Reform in Latin América” (Washington, D.C.: Inter-American Development Bank (Banco Interamericano de Desarrollo), Sustainable Development Department, 2001).

Treasury Board of Canadá Secretariat, "Quality and Affordable Service for Canadians: Establishing Service Standards in the Federal Government - An Overview," versión en Internet: Treasury Board of Canadá Secretariat <http://www.tbs-sct.gc.ca/pubs_pol/opepubs/TB_D3/OQUA_e.asp>.

Treasury Board of Canadá Secretariat, "Service Standards: a Guide to the Initiative,” versión en Internet: Treasury Board of Canadá Secretariat <http://www.tbs-sct.gc.ca/pubs_pol/opepubs/TB_D3/GUID_e.asp>.

Treasury Board of Canadá Secretariat, “Benefit-Cost Analysis Guide for Regulatory Programs,” versión en Internet: Privy Council Office, Gobierno de Canadá <http://www.pco-bcp.gc.ca/raoics-srdc/docs/publications/CostBenefitGuideforRegul/CostBenefitGuideforRegul_e.pdf>.

United Kingdom, Cabinet Office (Oficina del Gabinete del Reino Unido), “Better Regulation: A Guide to Regulatory Impact Assessment” (2003) versión en Internet: United Kingdom, Cabinet Office <http://www.cabinetoffice.gov.uk/regulation/docs/ria/pdf/ria-guidance.pdf>

Utilities Commission, Australia, "Developing a Standards-of-Service Framework, Issues Paper,” versión en Internet: Northern Territory Government (Gobierno del territorio norte) <http://www.nt.gov.au/ntt/utilicom/s_docs/standards_service_issues_pap_050804.pdf>.


http://www2.ifc.org/seed/PDFs/Izvjestaj_Gradiska_ENG.PDF

http://webs.twsu.edu/whitman/papers/ijii99muthu.pdf

http://www.tbs-sct.gc.ca/pubs_pol/opepubs/TB_D3/OQUA_e.asp

http://www.tbs-sct.gc.ca/pubs_pol/opepubs/TB_D3/OQUA_e.asp

http://www.tbs-sct.gc.ca/pubs_pol/opepubs/TB_D3/GUID_e.asp

http://www.tbs-sct.gc.ca/pubs_pol/opepubs/TB_D3/GUID_e.asp

http://www.pco-bcp.gc.ca/raoics-srdc/docs/publications/CostBenefitGuideforRegul/CostBenefitGuideforRegul_e.pdf



http://www.cabinetoffice.gov.uk/regulation/docs/ria/pdf/ria-guidance.pdf

http://www.nt.gov.au/ntt/utilicom/s_docs/standards_service_issues_pap_050804.pdf

Wali Bhuiyan, “A foreign investor’s experience with administrative barriers in South Asia” (Documento presentado a la Segunda Mesa Redonda de alto nivel sobre Inversión Extranjera Directa en el sur de Asia, abril 2003) versión en Internet: FIAS, Banco Mundial <http://www.fias.net/Conferences/Bhuiyan%20030403.pdf>.

William Bridges, “Managing Transitions: Making the Most of Change,” Reading, Mass.: Addison-Wesley Publishing Company, 1990.

William Klawonn, "Some Observations on the Legal and Regulatory Environment for SMEs in Central Asia" (Conferencia dictada en el Institute for SME Finance, Small Equity Investing Workshops, Almaty, Kazajastán, 27 de abril de 2001) versión en Internet: Institute for SME Finance <http://www.smeinstitute.org/seminars/asia/english/conference.doc>.

World Bank (Banco Mundial), “Doing Business in 2004: Understanding Regulation” (2004).

World Bank (Banco Mundial), “Doing Business in 2005: Removing Obstacles to Growth” (2005).

Yogesh Malhotra, “Business Process Redesign: An Overview,” IEEE Engineering Management Review, 26:3 (Fall 1998) versión en Internet: <www.kmbook.com/bpr.htm>.

Paul Salembier, “Regulatory Law and Practice in Canadá,” Markham, Ontario: LexisNexis Canadá Inc., 2000.

Notas 1 The World Bank (2005), Doing Business in 2005: Removing Obstacles to Growth, Washington, D.C. 2 Centre for Public Innovation, “From Red Tape to Smart Tape: Easing the Administrative Burden of Public Service Delivery,” marzo de 2004. 3 Tor Jansson & Geoffrey Chalmers, “The Case for Business Registración Reform in Latin America,” Sustainable Development Department, Best Practice Series, Inter-American Development Bank: Washington D.C., julio de 2001, p.5.4 Adrian T. Moore, "Indianapolis's Road to Regulatory Reform: A New Path in Licensing and Permits," Regulation Magazine 21:1 (invierno de 1998) 49. 5 Ibid. Véase también J. Luis Guasch y Robert W. Hahn, “The Costs and Benefits of Regulation: Implications for Developing Countries,” The World Bank Research Observer, Vol. 14, Número 1, febrero de 1999.6 Jansson T. y Chalmers G., “The Case for Business Registration Reform in Latin America,” Sustainable Development Department Best Practice Series, Inter-American Development Bank: Washington D.C., julio de 2001, p.7. 7 Idem. 8 Idem. 9 El Banco Mundial, base de datos de Doing Business. 10 Perla E. Legaspi, "Reforms and Practices in Local Regulatory Governance: The Case of the Philippines" (Trabajo presentado en la 3ª Conferencia Internacional del Centre on Regulation and Competition 3rd International Conference Pro-Poor Regulation and Competition: Issues, Policies and Practices, setiembre de 2004) [sin publicar].


http://www.fias.net/Conferences/Bhuiyan%20030403.pdf

http://www.smeinstitute.org/seminars/asia/english/conference.doc

http://www.kmbook.com/bpr.htm

11 Centre for Development Studies, Bogor Agricultural University, “Review of Ventanilla Únicas in Indonesia,” junio de 2004. Estudio realizado para Programa for Eastern Indonesia SME Assistance (PENSA), International Finance Corporation, The World Bank Group. 12 M.W. Dale, “The Re-engineering Route to Business Transformation” 1993, <http://www.mwdale.co.uk/rrbt.shtml> 13 Ibid. 14 Southeast Europe Enterprise Development Programa, “Analysis of Administrative and Regulatory Costs of Doing Business in Gradiska Municipality,” online: International Finance Corporación <http://www2.ifc.org/seed/PDFs/Izvjestaj_Gradiska_ENG.PDF>. 15 Entrevista a funcionarios municipales, La Paz, Bolivia, 13 de enero de 2005. 16 World Bank, “Doing Business in 2005 - Removing Obstacles to Growth: An Overview,” Oxford University Press, p.17. 17 Centro de Estudios Bonaerense, “Evaluation of One-Stop Shop, Municipality of La Paz, Bolivia: Third Inspection,” abril de 2004, Cuadro 9, p. 47. 18 Center for Development Studies, Bogor Agricultural University, “Review of One-Stop Shops in Indonesia,” 2004, Study conducted for Program for Eastern Indonesia SME Assistance (PENSA), Corporación Financiera Internacional, Grupo del Banco Mundial.


http://www2.ifc.org/seed/PDFs/Izvjestaj_Gradiska_ENG.PDF