Sistem Informasi Penyaluran Liquefied Petroleum Gas tiga Kilogram Bersubsidi

Sistem Informasi Penyaluran Liquefied Petroleum Gas tiga Kilogram Bersubsidi

Felix C. Joevan1)S1 / Jurusan Sistem Informasi, Sekolah Tinggi Manajemen Komputer & Teknik Komputer Surabaya, email : felix.joevan@gmail.com

AbstractAbstract : PT. Macro Husada Karya Jati is a general contractor that become one of PERTAMINAs partners in distributing 3 kilograms Liquefied Petroleum Gas subsidy. When doing its job the company need help to regulate distribution.

AbstractIn determining the distribution, speed and accuracy were required in determining the delivery of goods to obtain optimum benefit. Now, this determination is done manually with a rough estimate by the coordinator of Distribution who worked with the head of warehouses and coordinator of field surveyors. Moreover delivery reports must be reported to PERTAMINA daily, it is difficult for management team to collect delivery data from distribution team.AbstractBased on the problems faced, information system that can help the management team to report progress and help distribution team determine delivery is required. Transportation model is selected to completing calculation for determination of delivery in this distribution process. Keyword : Transportation Model, Distribution

Latar BelakangPeraturan Presiden Republik Indonesia Nomor 104 Tahun 2007 tentang penyediaan, pendistribusian, dan penetapan Harga Liquefied Petroleum Gas (LPG) tabung tiga kilogram (kg) menimbang bahwa dalam rangka untuk menjamin penyediaan dan pengadaan bahan bakar di dalam negeri dan mengurangi subsidi Bahan Bakar Minyak (BBM) guna meringankan beban keuangan negara, perlu dilakukan substitusi penggunaan minyak tanah ke LPG.

Latar BelakangPengaturan penyediaan, pendistribusian, dan penetapan harga LPG tabung tiga kg dalam Peraturan Presiden ini meliputi perencanaan volume penjualan tahunan dari badan usaha, harga patokan dan harga jual eceran serta ketentuan ekspor dan impor LPG tabung tiga kg dalam rangka mengurangi subsidi BBM khususnya untuk mengalihkan penggunaan minyak tanah bersubsidi sesuai kebijakan pemerintah. (Peraturan Presiden Republik Indonesia Nomor 104 Tahun 2007 pasal 2).

Latar BelakangPenugasan kepada Badan Usaha sebagaimana dimaksud dalam Pasal 5 dilakukan melalui penunjukan langsung dan/atau lelang. (Peraturan Menteri Energi dan Sumber Daya Mineral Nomor 021 Tahun 2007 pasal 6) Dalam hal ini PT. Makro Husada Karya Jati ditunjuk menjadi salah satu Badan Usaha yang menyelenggarakan penyediaan dan pendistribusian LPG Tabung 3 Kilogram.Dalam Prosesnya dibutuhkan laporan laporan kepada PERTAMINA mengenai pendistribusian, terutama pada data penerima subsidi. Data ini sangat banyak sehingga menyulitkan jika dilakukan secara manual. Latar BelakangPT. Makro Husada Karya Jati selaku salah satu perusahaan yang ditunjuk untuk membantu proses pendistribusian ingin mengatur proses pendistribusian untuk menghindari kecurangan kecurangan yang mungkin dilakukan pada saat pendistribusian. PERTAMINA sebagai pemberi subsidi mengharapkan distribusi merata di seluruh wilayah Indonesia. Karena luasnya daerah cakupan dan keadaan demografi yang berbeda beda di tiap daerah, perusahaan ini kesulitan untuk menentukan biaya pengiriman yang harus dialokasikan secara cepat dan akurat. Tidak hanya masalah penentuan biaya tetapi perusahaan ini juga mengalami kesulitan dalam penugasan untuk rute pengiriman yang harus dilakukan agar meminimalkan biaya kirim.

Latar BelakangDari penjabaran tersebut di atas maka dibutuhkan suatu sistem informasi tentang pendistribusian LPG tabung tiga kg. Sistem informasi ini harus mampu menentukan rute pengiriman dan perkiraan biaya minimal secara cepat dan akurat sehingga perusahaan dapat bekerja secara baik, efektif, dan efisien.

Landasan TeoriKonsep Dasar SistemKonsep Dasar Sistem InformasiAnalisa dan Perancangan SistemTransportation Model Metode Stepping Stone

Konsep Dasar SistemTerdapat dua kelompok pendekatan di dalam mendefinisikan sistem, yaitu yang menekankan pada prosedurnya dan yang menekankan pada komponen atau elemennya. Pendekatan sistem yang lebih menekankan pada prosedur sistem adalah sebagai berikut: Sistem adalah suatu jaringan kerja dari prosedur-prosedur yang saling berhubungan, berkumpul bersama-sama untuk melakukan suatu kegiatan atau untuk menyelesaikan suatu sasaran tertentu.

Konsep Dasar SistemPendekatan sistem yang merupakan jaringan kerja dari prosedur lebih menekankan urutan-urutan operasi di dalam sistem. Prosedur didefinisikan oleh Richard F. Neuschel sebagai berikut: Prosedur adalah suatu urut-urutan operasi klerikal (tulis-menulis), biasanya melibatkan beberapa orang di dalam satu atau lebih departemen, yang diterapkan untuk menjamin penanganan yang seragam dari transaksi-transaksi bisnis yang terjadi.

Konsep Dasar SistemPendekatan sistem yang lebih menekankan pada elemen atau komponennya dalam mendefinisikan sistem, masih menurut Neuschel, adalah sebagai berikut: Sistem adalah kumpulan dari elemen-elemen yang berinteraksi untuk mencapai suatu tujuan tertentu.

Konsep Dasar Sistem InformasiSistem informasi didefinisikan oleh Robert A. Leitch dan K. Roscoe Davis dalam Jogiyanto (2005) sebagai berikut: Sistem informasi adalah suatu sistem di dalam suatu organisasi yang mempertemukan kebutuhan pengolahan transaksi harian, mendukung operasi, bersifat manajerial dan kegiatan strategi dari suatu organisasi dan menyediakan pihak luar tertentu dengan laporan-laporan yang diperlukan.

Analisa dan Perancangan SistemPenguraian dari suatu sistem informasi yang utuh ke dalam bagian-bagian komponennya dengan maksud untuk mengidentifikasi dan mengevaluasi permasalahan-permasalahan, kesempatan-kesempatan, hambatan-hambatan yang terjadi dan kebutuhan-kebutuhan yang diharapkan sehingga dapat diusulkan perbaikan-perbaikannya.

Analisa dan Perancangan SistemTahap analisis sistem dilakukan setelah tahap perencanaan sistem (system planning) dan sebelum tahap desain sistem (system design). Tahap analisis merupakan tahap yang kritis dan sangat penting, karena kesalahan di dalam tahap ini juga akan menyebabkan kesalahan di tahap selanjutnya.

Analisa dan Perancangan SistemDalam tahap analisis sistem terdapat langkah-langkah dasar yang harus dilakukan oleh analis sistem sebagai berikut:1. Identify, yaitu mengidentifikasi masalah.2. Understand, yaitu memahami kerja dari sistem yang ada.3. Analyze, yaitu menganalisis sistem.4. Report, yaitu membuat laporan hasil analisis.

Analisa dan Perancangan SistemSetelah tahap analisis sistem selesai dilakukan, maka analis sistem telah mendapatkan gambaran dengan jelas apa yang harus dikerjakan. Tiba waktunya sekarang bagi analis sistem untuk memikirkan bagaimana membentuk sistem tersebut. Tahap ini disebut dengan desain sistem.Menurut Kendall (2005), Analisa dan Perancangan Sistem dipergunakan untuk menganalisis, merancang, dan mengimplementasikan peningkatan-peningkatan fungsi bisnis yang dapat dicapai melalui penggunaan sistem informasi terkomputerisasi.

Transportation Model

Transportation Model adalah kelas spesial dari linear programming yang berhubungan dengan pengiriman suatu komoditas dari sumber ke tujuan. Tujuannya adalah untuk menentukan jadwal pengiriman yang meminimalkan biaya pengiriman total disamping memenuhi batasan supply dan demand.

Transportation Model

Gambar 1. Model TransportasiTransportation Model

Langkah langkah yang harus dilakukan untuk menyelesaikan masalah transportasi adalah: -. Menentukan solusi feasible awal Terdapat 3 metode yang dapat digunakan, yaitu Metode pojok kiri atas (Northwest Corner), Metode biaya terkecil (Least Cost), dan Metode pendekatan Vogels (Vogels Approximation Method atau VAM). -. Menentukan solusi feasible optimal Terdapat 2 metode yang bisa digunakan, yaitu : Metode Stepping Stone, dan Metode distribusi yang dimodifikasi (MODI = Modification Distribution).

Metode Stepping Stone

Langkah-langkah metode Stepping Stone adalah :Tentukan lintasan stepping stone dan perubahan biaya untuk setiap sel yang kosong dalam tabel.Alokasikan sebanyak mungkin ke sel kosong yang menghasilkan penurunan biaya terbesar.Ulangi langkah 1 dan 2 sampai semua sel kosong memiliki perubahan biaya positif yang mengindikasikan tercapainya solusi optimal.

METODE PENGEMBANGANDalam menangani masalah penugasan distribusi khususnya untuk mengalokasikan pengiriman paket subsidi ke tiap dropzone, system menggunakan algoritma transportation model.

METODE PENGEMBANGAN

Gambar 2. Document Flow distribusi LPG tiga kg bersubsidiMETODE PENGEMBANGANDari Document Flow di atas dapat dilihat bahwa proses penentuan pengiriman dilakukan secara manual oleh koordinator distribusi setelah mendapatkan data dari koordinator surveyor lapangan dan kepala gudang. Lalu membuat surat perintah mengeluarkan barang untuk gudang, dilanjutkan pembuatan surat jalan oleh kepala gudang yang disertakan pada saat pengiriman barang. Penerima menandatangani surat jalan sebagai tanda terima barang. Jika barang diterima surat jalan yang sudah ditandatangani penerima dikembalikan ke koordinator distribusi untuk dibuatkan laporan pengiriman, surat jalan yang kembali tanpa tanda tangan penerima dikembalikan ke koordinator distribusi untuk dibuatkan laporan barang kembali. Team Leader membuat Rekap Laporan Pengiriman dari Laporan Pengiriman. Semua surat jalan dikalkulasi untuk membuat rekap laporan biaya untuk dilaporkan ke manajer.

METODE PENGEMBANGAN

Gambar 3 System Flow distribusi LPG tiga kg bersubsidiMETODE PENGEMBANGANDalam system flow ini dijelaskan proses kerja distribusi LPG tiga kg bersubsidi. Berawal dari migrasi data wilayah dan data pencacahan calon penerima subsidi dari database pencacahan. Dilanjutkan dengan proses penginputan data-data seperti: data armada, data biaya, data dropzone, data demand , data stock, data barang, dan data gudang. Dilanjutkan proses pembuatan laporan-laporan dan rekap. Alur dari system flow hampir sama dengan alur document flow, bedanya mayoritas proses dilakukan secara otomatis oleh sistem dan terdapat tambahan informasi untuk tiap bagian yang berguna dalam kinerjanya.

Data Flow DiagramData Flow Diagram (DFD) Level Konteks merupakan gambaran proses interaksi sistem dengan lingkungan eksternal. Dengan dilakukan observasi diperoleh lima entitas yang berinteraksi dengan sistem.

Data Flow Diagram

Gambar 4. DFD Level KonteksData Flow DiagramBagian Distribusi Bagian distribusi adalah bagian yang bertugas mengatur jalannya distribusi, mengatur armada pengiriman, dan menganalisa data-data distribusi.Koordinator Surveyor Lapangan Koordinator Surveyor Lapangan membawahi beberapa surveyor lapangan, bertugas melakukan pencacahan atau pengumpulan data calon penerima paket subsidi. Pada saat penyaluran paket subsidi, Koordinator Surveyor Lapangan membantu bagian distribusi berhubungan dengan perwakilan wilayah untuk menentukan demand aktif harian.

Data Flow DiagramManagerial Managerial adalah pihak-pihak yang berhubungan dengan pemimpin perusahaan. Bertugas sebagai pengawas keuangan dan kinerja di lapangan.Team Leader Team Leader adalah pimpinan proyek di lapangan yang bertugas mengatur kinerja setiap bagian dan melaporkan progress pengiriman ke PERTAMINAHRD Bagian HRD adalah bagian kepegawaian. Bagian ini adalah bagian personalia, dalam sistem ini semua data personalia diambil dari bagian ini.

HASIL DAN PEMBAHASAN

Gambar 5. Form DropzoneHASIL DAN PEMBAHASAN

Gambar 6. Form DemandHASIL DAN PEMBAHASAN

\ Gambar 7. Form PenugasanHASIL DAN PEMBAHASANUntuk menghitung demand, pertama-tama harus ditentukan dulu demand dari masing-masing dropzone yang dilakukan di form dropzone tab detail seperti yang terlihat pada gambar 5. Nilai demand yang digunakan pada perhitungan transportation model adalah demand yang sudah aktif atau demand yang siap dikirim pada hari itu. Aktivasi demand dilakukan per wilayah RT seperti terlihat pada gambar 6.

HASIL DAN PEMBAHASANUntuk menentukan nilai supply dihitung dari jumlah barang yang dapat dikirim oleh satu armada dalam satu keberangkatan pengiriman. Jumlah keberangkatan dalam satu hari ditentukan pada form penugasan seperti yang terlihat pada gambar 7.Setelah nilai supply dan demand didapatkan, perhitungan menggunakan algoritma transportation model dapat dilakukan sehingga didapatkan alokasi pengiriman.

KESIMPULANBerdasarkan implementasi dan hasil evaluasi yang telah dilakukan, dapat disimpulkan bahwa : Metode transportation model dapat memberikan solusi alokasi distribusi untuk penyaluran LPG tiga kg bersubsidi pada PT. Macro Husada Karya Jati. Optimalisasi biaya kirim bisa didapatkan dari efisiensi biaya kirim yang berasal dari efekktifitas pengiriman. Sistem Informasi Penyaluran Liquefied Petroleum Gas tiga Kilogram Bersubsidi dapat membantu menghasilkan laporan-laporan yang dapat membantu kinerja dalam proses distribusi dan membantu entitas-entitas terkait dalam mengambil keputusan yang mendukung proses distribusi. Pelaporan progress kinerja pada pihak PERTAMINA pun menjadi lebih cepat dan akurat.

SARANAdapun beberapa saran yang dapat diberikan kepada peneliti berikutnya apabila ingin mengembangkan sistem yang telah dibuat ini agar menjadi lebih baik adalah sebagai berikut:Aplikasi ini masih belum terintegrasi secara utuh untuk setiap proses yang ada dalam rentetan program penyaluran subsidi LPG tiga kg, akan lebih baik jika proses pencacahan dapat digabungkan dengan proses distribusi.Saat ini aplikasi hanya berfungsi sebagai analisa data dasar untuk proses distribusi, untuk kedepannya dapat dikembangkan menjadi alat bantu dalam pengambilan lebih banyak lagi keputusan yang bersifat strategis.DAFTAR RUJUKANHillier, F. S. dan Liebermen, G. J. 2001. Introduction to Operations Research. Singapore: McGraw-Hill.Jogiyanto, HM. 2005. Analisis dan Disain. Yogyakarta : Andi Offset.Kendall, K.E., and Kendall, J.E. 2005. System Analysis and Design Sixth Edition. New Jersey: Prentice-Hall International.Neuschel, Richard F. 1976. Management Systems for Profit and Growth. New York: McGraw-Hill.

DAFTAR RUJUKANPeraturan Menteri Energi dan Sumber Daya Mineral Nomor 021 Tahun 2007 Penyelenggaraan Penyediaan dan Pendistribusian Liquefied Petroleum Gas Tabung 3 kilogram. (online). (http://www.esdm.go.id /prokum/ permen/2007/permen-esdm-21-2007.pdf diakses Februari 2010)Peraturan Presiden Republik Indonesia Nomor 104 Tahun 2007 tentang Penyediaan, Pendistribusian, dan Penempatan Harga Liquefied Petroleum Gas Tabung 3 kilogram. (online). (http://www.esdm.go.id/ prokum/perpres/2007/perpres_104_2007.pdf diakses Februari 2010)

DAFTAR RUJUKANTaha, Hamdy A. 2003. Operations Research: An Introduction International Edition. New Jersey: Prentice-Hall International.Subagyo, P. dkk., 1999, Dasar-Dasar Operations Research : Edisi 2. Yogyakarta: BPFE

Team Leader

K. Gudang

K. Distribusi

KSL

Data Permintaan Dropzone

Start

Data Stock Tersedia

Menentukan Pengiriman

Surat Perintah mengeluarkan Barang

Membuat Surat Jalan

Surat Jalan

Penerima

Acc Surat Jalan

Surat Jalan TerAcc

Diterima?

y

n

Data Jatah Subsidi

Surat Jalan

Membuat Rekap Barang Kembali

Melaporkan Pengiriman

Rekap Barang Kembali

Laporan Pengiriman

Membuat Rekap Pengiriman

Rekap Pengiriman

Membuat Rekap Biaya

Rekap Biaya

End

Manajer

Soft Copy

KSL

K. Distribusi

K. Gudang

Team Leader

Manajerial

Penerima

Start

Transportasi

Pencacahan

Input data armada

Input data penduduk dan data wilayah

Input data biaya

Input data dropzone

Input data demand

Input data Barang

Input data Stock

Data Armada

Data Biaya

Data Dropzone

Data Demand

Data Barang

Data Stock

Data Gudang

Input Data Gudang

F

Input Barang kembali

Membuat Laporan Pengiriman

Membuat Rekap Pengiriman

Membuat Rekap Laporan Demand

Membuat Laporan Stock

Membuat Laporan Demand nonaktif

Laporan Pengiriman

Rekap Pengiriman

Membuat Rekap Pengiriman per Armada

Membuat Laporan Pengiriman Detail

Rekap Pengiriman per Armada

Laporan Pengiriman Detail

Membuat Rekap Laporan Biaya

Rekap Laporan Biaya

A

A

Laporan Demand nonaktif

Membuat Surat Jalan

Membuat Daftar Muatan

Rekap Laporan Demand

Daftar Muatan

B

B

Acc Surat Jalan

Daftar Muatan TerAcc

C

C

Surat Jalan

D

D

Acc Daftar Muatan

Surat Jalan TerAcc

E

E

Tanda tangan

Tanda Terima TerAcc

Menerima barang

Y

N

Surat Jalan diterima

Tanda Terima tidak terAcc

F

Input Pengiriman

G

G

Laporan Stock

H

H

End