SISTEM INFORMASI STOK BUKU BERBASIS WEB

DI GALAXY OFFSET

Oleh

Siti Nur Utami

12141428

Program Studi Teknik Informatika Sekolah Tinggi Manajemen dan Ilmu Komputer

El Rahma Yogyakarta

Abstract

Galaxy Offset is a printing company whose main activity is printing books to be distributed to

stores. In addition to printing books, the company also manages stocks (inventory) of books in the

warehouse to cope when the demand for a lot. As for managing book stock still use manual

recording that is using excel application. So to search data takes a very long time, and the process

of calculating book stock is also still manual that is using a calculator. This is what causes less

effective in managing book stock.

Making this information system begins with data collection using observation

techniques, interviews, and archives. System design activities using Entity Relaional Diagram

(ERD), table relation, context diagram, and Data Flow Diagram (DFD). This system is website

based using PHP 5.6.28 programming language, xampp server, sublime text editor text, and

mozila firefox web browser.

This information system is made to provide convenience to the company in managing

book stock and providing effective information. The application can perform automatic search

data, recording incoming book transactions, exit book, and book returns. Can do book stock

reporting, daily or monthly reports of incoming, outgoing, and return book transactions.

Keywords: information system, effective, website, inventory.

Intisari

Galaxy Offset merupakan sebuah perusahaan percetakan yang kegiatan utamanya adalah

mencetak buku-buku untuk kemudian didistribusikan ke toko-toko. Selain mencetak buku,

perusahaan ini juga melakukan pengelolaan stok (persediaan) buku di gudang untuk mengatasi

ketika terjadinya permintaan yang banyak. Adapun dalam mengelola stok buku masih

menggunakan pencatatan yang manual yakni menggunakan aplikasi excel. Sehingga untuk

pencarian data membutuhkan waktu yang sangat lama, dan proses penghitungan stok buku juga

masih manual yaitu menggunakan kalkulator. Inilah yang menyebabkan kurang efektifnya dalam

mengelola stok buku.

Pembuatan sistem informasi ini dimulai dengan pengumpulan data menggunakan teknik

observasi, wawancara, dan kearsipan. Kegiatan perancangan sistem menggunakan Entity

Relaional Diagram (ERD), relasi tabel, Diagram kontek, dan Data Flow Diagram (DFD). Sistem

ini berbasis website menggunakan bahasa pemrograman PHP versi 5.6.28, xampp server, teks

editor sublime text, dan web browser mozila firefox.

Sistem informasi ini dibuat untuk memberikan kemudahan kepada perusahaan dalam

mengelola stok buku dan pemberian informasi yang efektif. Adapun aplikasi ini dapat melakukan

pencarian data secara otomatis, pencatatan transaksi buku masuk, buku keluar, dan buku retur.

Dapat melakukan pembuatan laporan stok buku, laporan harian maupun bulanan transaksi buku

masuk, keluar, dan buku retur.

Kata kunci : sistem informasi, efektif, website, persediaan.

Pendahuluan

Di era globalisasi saat ini, teknologi informasi mempunyai peran penting dalam memenuhi

kebutuhan manusia yang semakin berkembang pesat. Mulai dari berinteraksi, belajar, membaca

berita dan bertransaksi semuanya memakai teknologi informasi. Begitu juga dalam dunia bisnis,

penyebaran teknologi informasi akan membuat transformasi informasi menjadi lebih mudah dan

cepat. Teknologi informasi muncul sebagai akibat semakin merabaknya globalisasi dalam

kehidupan organisasi. Semakin kerasnya persaingan bisnis, semakin singkatnya siklus hidup

barang dan jasa yang ditawarkan. Untuk mengatasi semua ini perusahaan mencari terobosan

terbaru dengan memanfaatkan teknologi informasi.

Galaxy Offset merupakan perusahaan percetakan buku yang beralamatkan di dusun Blali

RT 05, Seloharjo, Pundong, Bantul. Dalam kegiatan sehari-hari perusahaan ini mampu mencetak

hingga ratusan buku dalam satu judul. Kondisi pengiriman buku ketika ketika musim ujian

sekolah meningat tajam. Disinilah stok buku sangat dibutuhkan agar permintaan konsumen dapat

terpenuhi bila ada peningkatan penjualan yang tidak terduga. Salah satu kegiatan yang terdapat di

Galaxy Offset yaitu mengelola stok buku di bagian penyimpanan untuk menghadapi suatu

kelangkaan disaat permintaan melonjak tinggi, pengelolaan data produk di percetakkan ini belum

mempunyai sistem informasi yang baik, karena proses pengelolaan keluar dan masuknya data

barang masih dilakukan dengan pencatatan pada aplikasi Microsoft excel, dan pengecekan buku

ketika ada permintaan masih dilakukan dengan cara melihat langsung atau melihat stok buku

dengan mengecek di Microsoft excel , sehingga masih adanya kesalahan mengenai informasi

barang dan keterlambatan dalam pembuatan laporan.

Rumusan Masalah

Dari uraian diatas, maka dapat dirumuskan masalah yang ada untuk dijadikan titik tolak

pada pembahasan dalam penulisan penelitian ini. Adapun perumusan masalah dalam penelitian ini

adalah.

a. Sistem yang berjalan di Galaxy Offset masih menggunakan arsip yang belum

terkomputerisasi dengan baik.

b. Data stok buku semakin lama semakin banyak , sulitnya pencarian data karena tidak

tersusun dengan baik, sering terjadi duplikasi data, selain itu dalam pelaporan data masih

kurang cepat dan efisien.

Batasan Masalah

Batasan masalah yang diangkat pada penelitian ini membahas perancangan sistem

informasi stok buku pada Galaxy Offset yang meliputi sistem registrasi pegawai, sistem buku

masuk, sistem buku keluar, katalog buku, dan retur buku. Sedangkan program optimasi layanan

menggunakan bahasa scripting PHP dan MySQL.

Tujuan Penelitian

a. Menganalisa kebutuhan sistem untuk optimasi pendataan stok buku pada Galaxy Offset.

b. Merancang kebutuhan sistem optimasi pendataan stok buku pada Galaxy Offset.

c. Membuat sistem informasi agar dapat diterapkan menjadi sebuah sistem optimasi stok

buku Galaxy Offset.

Manfaat Penelitian

Manfaat dari penelitian ini adalah membantu dan mempermudah prosesi optimasi

pengelolaan data stok buku pada Galaxy Offset yang meliputi data admin, data buku, data buku

masuk, data buku keluar, data stok buku, dan data retur buku.

LANDASAN TEORI

Didalam suatu perusahaan, baik itu perusahaan perdagangan maupun perusahaan manufaktur pasti

selalu mengandalkan persediaan. Persediaan sebagai kekayaan perusahaan memiliki peran penting

dalam operasi bisnis. Dalam perusahaan manufaktur, persediaan dapat terdiri dari beberapa

macam seperti : bahan baku, bahan pembantu, bahan dalam proses, barang jadi, dan Persediaan

suku cadang.

Menurut Rangkuti (2004) persediaan merupakan suatu aktiva yang meliputi barang-barang

milik perusahaan dengan maksud untuk dijual dalam suatu periode usaha tertentu, atau persediaan

barang-barang yang masih dalam pengerjaan atau proses produksi, ataupun persediaan bahan baku

yang menunggu penggunaanya dalam suatu proses produksi. Menurut Kusuma (2009) persediaan

diartikan sebagai barang yang disimpan untuk digunakan atau dijual pada periode mendatang

Pengertian Sistem Informasi

Sistem informasi dapat didefinisikan sebagai kumpulan elemen yang saling berhubungan

satu sama lain yang membentuk satu kesatuan untuk mengintegrasikan data, memproses dan

menyimpan serta mendistribusikan informasi. Dengan kata lain, sistem informasi merupakan

kesatuan elemen-elemen yang saling berkaitan secara sistematis dan teratur untuk menciptakan

dan membentuk aliran informasi yang akan mendukung pembuatan keputusan dan melakukan

control terhadap jalannya perusahaan (Oetomo, 2002).

Sistem Informasi Persediaan

Menurut Oetomo (2002) dalam buku yang berjudul Perancangan dan Pembangunan Sistem

Informasi menyebutkan, dengan adanya sistem informasi persediaan dapat diperoleh informasi

yang rinci tentang item-item barang yang tersedia, darimana suppliernya, berapa barang yang

rusak, berapa yang harus disorder lagi dan berapa banyak yang telah kadaluwarsa.

Basis Data

Menurut Rosa dan Shalahuddin (2013) Basis Data adalah sistem terkomputerisasi yang

tujuan utamanya adalah memelihara data yang sudah diolah atau informasi dan membuat

informasi tersedia saat dibutuhkan. Pada intinya basis data adalah media untuk menyimpan data

agar dapat diakses dengan mudah dan cepat. Basis data terdiri atas :

a) field merupakan item tertentu dari informasi,

b) record merupakan kumpulan dari field, dan

c) file merupakan sekumpulan dari record.

Kemudian sistem basis data adalah suatu sistem menyusun dan mengelola record-record

menggunakan komputer untuk menyimpan atau merekam serta memelihara data operasional

lengkap sebuah organisasi atau perusahaan sehingga mampu menyediakan informasi yang optimal

untuk proses pengambilan keputusan.

Entity Relationship Diagram (ERD)

Entity Relationship Diagram (ERD) digunakan untuk pemodelan basis data relasional.

Sehingga jika penyimpanan basis data menggunakan OODBMS maka perancangan basis data

tidak perlu menggunakan ERD. ERD memiliki beberapa aliran notasi seperti notasi Chen

(dikembangkan oleh Peter Chen), Barker (dikembangkan oleh Richard Barker, Ian Palmer, Harry

Ellis), notasi Crow’s Foot, dan beberapa notasi lain. Namun yang banyak digunakan adalah ERD

dengan notasi Chen (Rosa, dan Shalahuddin, 2013).

Data Flow Diagram (DFD) atau Diagram Alir Data (DAD)

DFD adalah representasi grafik yang menggambarkan aliran informasi dan transformasi

informasi yang diaplikasikan sebagai data yang mengalir dari masukan (input) dan keluaran. DFD

dapat digunakan untuk mempresentasikan sebuah sistem atau perangkat lunak pada beberapa level

abstrasksi. DFD dapat dibagi menjadi beberapa level yang lebih detail untuk mempresentasikan

aliran informasi atau fungsi yang lebih detail. DFD menyediakan mekanisme untuk pemodelan

fungsional atau pemodelan aliran informasi. Oleh karena itu, DFD lebih sesuai digunakan untuk

memodelkan fungsi-fungsi perangkat lunak yang akan diimplementasikan menggunakan

pemrograman terstruktur karena pemrograman tersetruktur membagi-bagi bagiannya dengan

fungsi-fungsi dan prosedur-prosedur (Rosa dan Shalahuddin, 2013).

ANALISA DAN PERANCANGAN SISTEM

1. Entity Relational diagram (ERD)

Kategori

buku

memiliki

user_login

diambil

disimpan

disimpan

ISBN

kd_Buku

nm_Buku

ket1

ukuran

tbl_buku

jml

thTerbit

nm_kategori

kd_keluar

kd_retur

Penerbit

memiliki

tgl

kd_penerbit

nm_penerbit

kota

tgl

jmlh

keterangan

kd_masuk

tgl

jmlh

ket

id_admin

username

nama

jmlh

ket

password

M

M

M

N

M

1

1

M

bk_masuk

bk_keluar

bk_retur

N

N

Login_hash

kd_buku

kd_buku

kd_buku

penerbit

kategori

ket

kd_kategori

Gambar 1. Entity Relational Diagram (ERD)

2. Data Flow Diagram (DFD)

2.1 Diagram Konteks

AdminAplikasi Stok

BukuPegawai gudang

hakAkses

data_user

data_buku

data_kategori

data_penerbit

Buku_masuk

Buku_keluar

Buku_retur

Lap_bukuMasuk

Lap_bukuKeluar

Lap_returBuku

Lap_stokBuku

Hak_AksesData_stokBukuLap_bukuMasuk

Lap_bukuKeluar

Lap_returBuku

Gambaar 2. Diagram konteks

2.2 DFD level 0

Admin1.

Input data

Pegawai gudang

data_user

Buku_masuk

Buku_keluar

Buku_retur

Lap_bukuMasuk

Lap_bukuKeluar

Lap_returBuku

Lap_stokBuku

Data_stokBuku

Lap_bukuMasuk

Lap_bukuKeluar

Lap_returBuku

data_kategori

data_penerbit

Buku_masuk

Buku_keluar

Buku_retur

data_buku

data_buku

data_kategori

data_penerbit

2.

Transaksi

4.

Laporan

3.

Data Diolah

user_login

Gambar 3. DFD level 0

2.3 DFD level 1 Input Data

Pegawai

gudang

1.2

Input data

buku

1.3

Input data

kategori

Buku

1.4

Input data

penerbit

Kategori

Penerbit

Admin

1.1

Input data

user

user_login

Gambar 4. DFD level 1 input data

2.4 DFD level 1 Transaksi

Pegawai gudang2.1

Transaksi buku masuk

2.2

Transaksi

buku keluar

Buku_masuk

2.3Transaksi

retur buku

Buku_keluar

Buku_retur

Gambar 5. DFD level 1 transaksi

2.5 DFD level 1 Data diolah

Buku_masuk

Buku_keluar

Buku_retur

3.1

Data Diolah stokBuku

Gambar 6. DFD level 1 Data diolah

2.6 DFD level 1 Laporan

Laporan

stok bukuData_stokBuka

Laporan

buku masukBuku_masuk

Laporan

buku keluarBuku_keluar

Laporan

retur bukuBuku_retur

Admin

Pegawai gudang

Laporan stok

buku

Laporan buku masuk

Laporan buku keluar

Laporan retur buku

Data stok

buku

Laporan buku masuk

Laporan buku keluar

Laporan retur buku

Gambar 7. DFD level 1 laporan

IMPLEMENTASI

1. Halaman login sistem

Merupakan tampilan awal ketika masuk ke dalam sistem. Untuk lebih jelasnya terlihat pada

gambar 8.

Gambar 8. Tampilan halaman login

2. Halaman dashboard

Halaman ini berisi informasi dari menu-menu pada sistem.

Gambar 9. Tampilan halaman dashboard

3. Halaman data buku

Pada halaman ini berisi informasi data buku yang sudah diinputkan sebelumnya. Lebih

jelasnya terlihat pada gambar 10.

Gambar 10. Tampilan halaman data buku

4. Halaman input data buku

Gambar 11. Tampilan input data buku

5. Halaman transaksi buku masuk

Halaman ini berfungsi untuk melakukan pencatatan transaksi buku masuk. Untuk transaksi

buku keluar dan retur tampilannya sama dengan gambar 12.

Gambar 12. Tampilan transaksi buku masuk

6. Halaman data stok buku

Halaman ini berisi data stok buku setelah proses transaksi diinputkan.

Gambar 13. Tampilan data stok buku

7. Halaman laporan stok buku

Halaman ini adalah print pdf laporan stok buku

Gambar 14. Tampilan laporan stok buku

8. Halaman data buku masuk

Halaman ini merupakan hasil dari poses transaksi buku masuk, dan terdapat tombol laporan

digunakan untuk membuat mencetak laporan buku masuk.

Gambar 15. Tampilan data buku masuk

9. Halaman laporan buku masuk harian

Merupakan halaman laporan pdf dari transaksi buku masuk

Gambar 16. Tampilan laporan buku masuk harian

10. Halaman ubah password

Halaman ini digunakan untuk merubah password user.

Gambar 17. Tampilan ubah password

PENUTUP

Kesimpulan

Berdasarkan pembahasan yang telah dibahas pada bab-bab sebelumnya maka dapat ditarik

kesimpulan mengenai pembuatan Sistem Informasi Stok Buku berbasis Web diantaranya:

a. Sistem Informasi Stok Buku dapat mencatat data buku, ketagori buku, dan penerbit buku

yang nantinya dapat digunakan untuk pendataan stok buku di Galaxy Offset.

b. Sistem ini dapat melakukan pencatatan transaksi buku masuk, buku keluar, dan buku retur.

c. Dapat membuat laporan baik stok buku digudang, buku buku masuk, buku keluar, dan

buku retur.

d. Dan dapat melakukan pencarian data secara otomatis dengan menuliskan data yang ingin

di cari pada kolom pencarian.

6.2. Saran

Sistem web yang dibangun dalam tugas proyek ini belum bersifat menyeluruh, artinya

masih banyak bagian-bagian yang belum sempurna dan perlu adanya pengembangan lebih lanjut

diantaranya :

a. Sistem ini belum bisa menampilkan informasi tentang kapan terjadinya berubahan data,

yang menyebabkan adanya duplikasi data. Oleh sebab itu dibutuhkan program yang dapat

menampilkan informasi mengenai waktu perubahan data.

b. Sistem ini belum bisa melakukan backup data langsung dari sistem. Untuk melakukan

backup data harus membuka database di MySQL. Oleh sebab itu dibutuhkan program

tambahan untuk melakukan proses backup data.

DAFTAR PUSTAKA

Adi, Nugroho, 2005, Analisis dan Perancangan Sistem Informasi dengan Metodologi Berorientasi

Objek, Informatika, Bandung.

A.S, Rosa, dan Shalahuddin, M., 2013 Rekayasa Perangkat Lunak, Informatika Terstruktur dan

Berorientasi Obyek, Bandung.

Hardhianzah, Fajar. 2015 Aplikasi Stok Gudang Berbasis Web di PT Landkrone Indo Nutri,

Skripsi, Universitas Muhammadiyah Sidoarjo, Sidoarjo.

Kadir, Abdul, 2003, Pengenalan Sistem Informasi, Andi, Yogyakarta.

Kusuma, Dinata, Adji. 2009 Sistem Informasi Persediaan Baranng Pada Distro Above Store

Semarang, Tugas Akhir, Fakultas Komputer Universitas Dian Nuswantoro, Semarang.

Kusuma, Hendra. 2009, Manajemen Produksi : Perencanaan dan Pengendalian Produksi, Edisi

4. Andi, Yogyakarta.

Nur, dkk., 2012, Sistem Informasi Persediaan Barang Berbasis Web di PT Putera Agung Setia,

Seminar Nasional Informatika, Yogyakarta.

Oetomo, B S D. 2002, Perancangan Dan Pembangunan Sistem Informasi, Andi, Yogyakarta.

Rangkuti, F. 2004, Manajemen Persediaan Aplikasi di Budang Bisnis, Erlangga, Jakarta.

Rano, Laksono, Bernandus, 2008, Sistem Informasi Penjualan Dan Persediaan Barang

Minimarket Berbasis Linux. Diambil dari :

https://repository.usd.ac.id/2302/2/033124006_Full.pdf [diakses 26 Oktober 2017]

Riyanto, 2014, Membuat Aplikasi Mini Market integrasi barcode reader dengan PHP dan

MySQL, Graha Ilmu, Yogyakarta.

Sidik, Betha, Ir, 2005, MySQL, Informatika, Bandung.

Syafii, Muhammad. 2005, Panduan Membuat Aplikasi Database dengan MySQL PostgreSQL

Oracle, Andi, Yogyakarta.