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Sistema Universitario Ana G. Méndez
School for Professional Studies
Florida Campuses
Universidad del Este, Universidad Metropolitana, Un iversidad del Turabo
OFAS 491/OTEM 310
ADMINISTRATIVE OFFICE MANAGEMENT
PROCESAMIENTO ADMINISTRATIVO DE OFICINA
© Sistema Universitario Ana G. Méndez, 2009 Derechos Reservados.
© Ana G. Méndez University System, 2009. All rights reserved.
OFAS 491 Administrative Office Management 2
Prep. 2005. Agustín Correa-Géigel, MBA, Rev. 2009 Silquia I. Vélez, MBA
TABLA DE CONTENIDO/TABLE OF CONTENTS
Páginas/Pages
Prontuario .................................................................................................................. 3
Study Guide ............................................................................................................. 12
Workshop One ......................................................................................................... 20
Taller Dos ................................................................................................................ 23
Workshop Three ...................................................................................................... 26
Taller Cuatro ............................................................................................................ 28
Workshop Five/Taller Cinco ..................................................................................... 31
Anejo A/Appendix A ................................................................................................. 34
Anejo B/Appendix B ................................................................................................. 36
Anejo C/Appendix C ................................................................................................. 38
Anejo D/Appendix D ................................................................................................. 40
Anejo E/Appendix E ................................................................................................. 42
Anejo F/Appendix F ................................................................................................. 44
Anejo G/Appendix G ................................................................................................ 46
Anejo H/Appendix H ................................................................................................. 48
Anejo I/ Appendix I ................................................................................................... 50
Anejo J/Appendix J .................................................................................................. 52
Anejo K/Appendix K ................................................................................................ 53
Anejo L/Appendix L .................................................................................................. 54
Anejo M/Appendix M ................................................................................................ 55
Anejo N/Appendix N ................................................................................................. 57
Anejo O/Appendix O ................................................................................................ 58
Anejo P/Appendix P ................................................................................................. 59
Anejo Q/Appendix Q ................................................................................................ 60
OFAS 491 Administrative Office Management 3
Prep. 2005. Agustín Correa-Géigel, MBA, Rev. 2009 Silquia I. Vélez, MBA
Prontuario
Título del Curso Procesamiento Administrativo de Oficina
Codificación OFAS 491/OTEM 310
Duración Cinco Semanas o según aplique
Pre-requisito OFAS 125, OFAS 221, OFAS 291
Descripción
En este curso se estudia el proceso de administración, organización y
comunicación. Además, se hace énfasis en las siguientes áreas de la
administración de oficina: selección, desarrollo profesional, supervisión, motivación,
avalúo de la ejecución, análisis de los puestos, evaluación de los empleos, salarios,
medición de la labor realizada y la productividad de los empleos. El curso recalca el
análisis de situaciones, evaluación de casos y la toma de decisiones.
Objetivos Generales
Al finalizar el curso, los estudiantes estarán capacitados para:
1. Desarrollar una estrategia de administración apropiada para un gerente.
2. Desarrollar una filosofía apropiada en cuanto a la función del organizador.
3. Desarrollar una filosofía apropiada en cuanto a la importancia de la
comunicación en la gerencia de la oficina administrativa.
4. Diseñar un programa efectivo para la selección de personal en cualquier tipo de
organización.
5. Diseñar, basado en las necesidades, un programa de orientación y
adiestramiento para una organización.
6. Desarrollar estrategias efectivas para supervisar a los subordinados.
7. Diseñar un programa de motivación efectivo para los empleados.
8. Diseñar un programa efectivo para evaluar el desempeño de los empleados de
oficina.
9. Diseñar un programa efectivo para analizar los trabajos de los empleados de
oficina.
10. Diseñar un programa efectivo para la evaluación de los puestos de los
empleados de la oficina.
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11. Diseñar un programa efectivo para otorgar salarios a los empleados de oficina y
preparar una nómina para una organización.
12. Diseñar una estrategia efectiva para la medición de las actividades de los
empleados de oficina.
13. Diseñar un programa que ayude a los empleados a maximizar su productividad.
14. Demostrar hábitos deseables de trabajo tales como: Puntualidad,
Responsabilidad, Cortesía y Organización.
Texto y Recursos
Dessler, G. (2001). Administración de personal. 8th Edition. Prentice Hall. ISBN
968-444-488-5
Dessler, G. (2003). Management: Principles & Practices for Tomorrow’s Leaders.
3rd. Edition. Prentice Hall. ISBN 0-13-104442-7
Quible, Z. K. (2005). Administrative office management: an introduction. 8th. Edition.
Prentice Hall. ISBN 0-13-1245104
Vera, A. (2002). Procedimientos modernos de oficina. 6ta. Edición. Venezuela:
Grijalbo.
Referencias y material suplementario
http://www.prenhall.com/business_studies
Total Quality Management (TQM)
Prensa Local y Nacional y Tele informes de Televisión
Evaluación
Criterios de Evaluación
CRITERIO
PESO
Asistencia, participación y contribución en clase (ver Anejo A)
10%
Portafolio del curso Diario Reflexivo 5%
Tareas asignadas por taller 20% Reflexión Final 5%
30%
Trabajo en equipo: Presentación Tarea final,
30%
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Taller Cinco
Trabajo Final Presentación en clase 20%
Documentos 10%
30%
1. Tareas Semanales: Las tareas semanales deben entregarse por completo en el
día requerido. Estos pueden ser: ensayos, análisis de casos, análisis de artículos,
resúmenes o cualquier otra asignación requerida por el facilitador.
2. Proyecto final: En la primera semana los estudiantes se dividirán en grupos de
no más de cinco (5) estudiantes. Del Anejo G se le asignarán dos temas de los
grupos A a la E a cada subgrupo y los miembros de cada grupo escogerán el tema
que desarrollarán para el Taller Cinco. Cada grupo escogerá un problema o
situación relacionado con el tema que afecta al empleado en el ambiente de una
oficina y cómo se pueden implantar mejoras. Prepararán un informe y harán una
presentación de no menos de veinticinco minutos, asegurándose el uso del idioma
ingles y el español equitativamente, en el último taller/semana. Cada miembro
participará activamente en el escrito del tema así como en la presentación oral. La
presentación oral podrá ser en tipo debate o exposición de las variantes del tema.
Se indicará en el escrito:
a. Por qué se escogió este tema.
b. La visión de los integrantes del grupo de qué puede o que va a ocurrir con
relación a este problema o situación, fundamentado en el análisis científico
que llevaron a cabo y sus resultados o conclusiones.
Se recomienda el uso de la tecnología (“PowerPoint” , visuales, etc.)
El itinerario de trabajo para preparar este proyecto es el siguiente:
Primera semana: Se constituyen los grupos. Los estudiantes dentro de
cada grupo deberán indicar cómo y cuándo pueden ser contactados y se
pondrán de acuerdo en el día o días que se pueden reunir para comenzar
a trabajar en el proyecto.
Tercera semana o antes: Los grupos presentan una propuesta del tema
a trabajarse al Facilitador. La propuesta debe explicar el tema, por qué se
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escogió y cómo lo van a desarrollar. El/la Facilitador (a) estará disponible
para consultas, preguntas o dudas que surjan de los estudiantes.
Quinta semana: Cada grupo tendrá 25 minutos para hacer su
presentación. La presentación oral debe ser interesante e impactar al
resto de la clase. Esa misma semana se entregará el informe escrito
sobre el tema.
El/la Facilitador (a) evaluará el trabajo escrito (Anejo D ) y la presentación oral
(Apéndice C ).
3. Reflexión Final: Cada estudiante evaluará el curso, auto evaluará su
participación en el mismo y analizará hasta qué punto cumplió con los
OBJETIVOS GENERALES incluidos al principio de este módulo, contestando las
siguientes preguntas:
i. Resume en un párrafo qué has logrado o aprendido sobre cada
objetivo.
ii. ¿Qué más te hubiera gustado aprender sobre cada objetivo?
iii. ¿Qué sugerencias tienes para la próxima vez que se ofrezca el
curso?
iv. La reflexión final puede ser preparada en el idioma de preferencia del
estudiante, inglés o español.
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Descripción de las Normas del Curso
1. Este curso sigue el modelo “Discipline-Based Dual Language Immersion
Model®” del Sistema Universitario Ana G. Méndez, el mismo está diseñado
para promover el desarrollo de cada estudiante como un profesional bilingüe.
Cada taller será facilitado en inglés y español, utilizando el modelo 50/50.
Esto significa que cada taller deberá ser conducido enteramente en el
lenguaje especificado. Los lenguajes serán alternados en cada taller para
asegurar que el curso se ofrece 50% en inglés y 50% en español. Para
mantener un balance, el módulo debe especificar que se utilizarán ambos
idiomas en el quinto taller, dividiendo el tiempo y las actividades
equitativamente entre ambos idiomas. Si un estudiante tiene dificultad en
hacer una pregunta en el idioma especificado, bien puede escoger el idioma
de preferencia para hacer la pregunta. Sin embargo, el facilitador deberá
contestar la misma en el idioma designado para ese taller. Esto deberá ser
una excepción a las reglas pues es importante que los estudiantes utilicen el
idioma designado. Esto no aplica a los cursos de lenguaje que deben ser
desarrollados en el idioma propio todo en inglés o todo en español según
aplique.
2. El curso es conducido en formato acelerado, eso requiere que los
estudiantes se preparen antes de cada taller de acuerdo al módulo. Cada
taller requiere un promedio de diez (10) horas de preparación y en ocasiones
requiere más.
3. La asistencia a todos los talleres es obligatoria. El estudiante que se ausente
al taller deberá presentar una excusa razonable al facilitador. El facilitador
evaluará si la ausencia es justificada y decidirá como el estudiante repondrá
el trabajo perdido, de ser necesario. El facilitador decidirá uno de los
siguientes: permitirle al estudiante reponer el trabajo o asignarle trabajo
adicional en adición al trabajo a ser repuesto.
Toda tarea a ser completada antes del taller deberá ser entregada en la
fecha asignada. El facilitador ajustará la nota de las tareas repuestas.
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4. Si un estudiante se ausenta a más de un taller el facilitador tendrá las
siguientes opciones:
a. Si es a dos talleres, el facilitador reducirá una nota por debajo basado
en la nota existente.
b. Si el estudiante se ausenta a tres talleres, el facilitador reducirá la nota
a dos por debajo de la nota existente.
5. La asistencia y participación en clase de actividades y presentaciones orales
es extremadamente importante pues no se pueden reponer. Si el estudiante
provee una excusa válida y verificable, el facilitador determinará una
actividad equivalente a evaluar que sustituya la misma. Esta actividad deberá
incluir el mismo contenido y componentes del lenguaje como la presentación
oral o actividad a ser repuesta.
6. En actividades de grupo el grupo será evaluado por su trabajo final. Sin
embargo, cada miembro de grupo deberá participar y cooperar para lograr un
trabajo de excelencia, pero recibirán una calificación individual.
7. Se espera que todo trabajo escrito sea de la autoría de cada estudiante y no
plagiado. Se debe entender que todo trabajo sometido esta citado
apropiadamente o parafraseado y citado dando atención al autor. Todo
estudiante debe ser el autor de su propio trabajo. Todo trabajo que sea
plagiado, copiado o presente trazos de otro será calificado con cero (vea la
política de honestidad académica).
8. Si el facilitador hace cambios al módulo o guía de estudio, deberá discutirlos
y entregar copia a los estudiantes por escrito al principio del primer taller.
9. El facilitador establecerá los medios para contactar a los estudiantes
proveyendo su correo electrónico, teléfonos, y el horario disponibles.
10. EL uso de celulares está prohibido durante las sesiones de clase; de haber
una necesidad, deberá permanecer en vibración o en silencio.
11. La visita de niños y familiares no registrados en el curso no está permitida en
el salón de clases.
12. Todo estudiante está sujeto a las políticas y normas de conducta y
comportamiento que rigen al SUAGM y el curso.
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Nota: Si por alguna razón no puede acceder las dire cciones electrónicas
ofrecidas en el módulo, no se limite a ellas. Exis ten otros motores de
búsqueda y sitios Web que podrá utilizar para la bú squeda de la información
deseada. Entre ellas están:
• www.google.com
• www.altavista.com
• www.ask.com
• www.excite.com
• www.pregunta.com
• www.findarticles.com
• www.telemundo.yahoo.com
• www.bibliotecavirtualut.suagm.edu
• www.eric.ed.gov/
• www.flelibrary.org/
El/la facilitador(a) puede realizar cambios a las d irecciones electrónicas y/o
añadir algunas de ser necesario.
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Filosofía y Metodología Educativa
Este curso está basado en la teoría educativa del Constructivismo.
Constructivismo es una filosofía de aprendizaje fundamentada en la premisa, de
que, reflexionando a través de nuestras experiencias, podemos construir nuestro
propio conocimiento sobre el mundo en el que vivimos.
Cada uno de nosotros genera nuestras propias “reglas “y “métodos mentales”
que utilizamos para darle sentido a nuestras experiencias. Aprender, por lo tanto,
es simplemente el proceso de ajustar nuestros modelos mentales para poder
acomodar nuevas experiencias. Como facilitadores, nuestro enfoque es el
mantener una conexión entre los hechos y fomentar un nuevo entendimiento en los
estudiantes. También, intentamos adaptar nuestras estrategias de enseñanza a las
respuestas de nuestros estudiantes y motivar a los mismos a analizar, interpretar y
predecir información.
Existen varios principios para el constructivismo, entre los cuales están:
1. El aprendizaje es una búsqueda de significados. Por lo tanto, el aprendizaje
debe comenzar con situaciones en las cuales los estudiantes estén buscando
activamente construir un significado.
2. Significado requiere comprender todas las partes. Y, las partes deben
entenderse en el contexto del todo. Por lo tanto, el proceso de aprendizaje se
enfoca en los conceptos primarios, no en hechos aislados.
3. Para enseñar bien, debemos entender los modelos mentales que los estudiantes
utilizan para percibir el mundo y las presunciones que ellos hacen para apoyar
dichos modelos.
4. El propósito del aprendizaje, es para un individuo, el construir su propio
significado, no sólo memorizar las contestaciones “correctas” y repetir el
significado de otra persona. Como la educación es intrínsicamente
interdisciplinaria, la única forma válida para asegurar el aprendizaje es hacer del
avalúo parte esencial de dicho proceso, asegurando que el mismo provea a los
estudiantes con la información sobre la calidad de su aprendizaje.
5. La evaluación debe servir como una herramienta de auto-análisis.
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6. Proveer herramientas y ambientes que ayuden a los estudiantes a interpretar las
múltiples perspectivas que existen en el mundo.
7. El aprendizaje debe ser controlado internamente y analizado por el estudiante.
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Study Guide
Course Title Administrative Office Management
Code OFAS 491/OTEM 310
Time Length Five Weeks or as applicable
Pre-requisite OFAS 125, OFAS 221, OFAS 291
Description
The course of Administrative Office Management consists of the study of
management, organization and communication. In addition, emphasis is made on
the following areas of office management: selection, professional development,
supervision, motivation, performance appraisal, position analysis, job evaluation,
compensation, performance measurement and productivity. Workplace situations,
analysis of specific work place cases and social responsibilities will be explored and
discussed in various workshops to help develop managerial and decision making
traits in students.
General Objectives
At the end of this course the student will be able to:
1. Develop a strategy of for the administrative office management function.
2. Develop an appropriate philosophy regarding the functions of an organizer.
3. Develop an appropriate philosophy regarding the importance of proper
communication within the management of the administrative office.
4. Design an effective program for the selection of new personnel in any type of
organization.
5. Design an orientation program and a training program, based on specific
organizational needs and requirements.
6. Develop effective strategies for the supervision of subordinates.
7. Design an effective motivational program for employees.
8. Design an effective program for appraising office employees’ performance.
9. Design an effective program to analyze the work required of office employees.
10. Design an effective program for the evaluation of the jobs of the office
employees.
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11. Design an effective compensation program for office employees and prepare a
payroll for an organization.
12. Design an effective strategy for the measurement of the output of office
employees.
13. Design a program established for help employees max out productivity.
14. Demonstrate desired work habits such as: Punctuality, Responsibility, Courtesy
and Orderliness.
Texts and Resources
Dessler, G. (2001). Personnel Administration. 8th. Edition. Prentice Hall. ISBN
968-444-488-5
Dessler, G. (2003). Management: Principles & Practices for Tomorrow’s Leaders,
3rd. Edition, Prentice Hall, ISBN 0-13-104442-7
Quible, Z. K. (2005). Administrative office management: an introduction. 8th. Edition,
Prentice Hall, ISBN 0-13-1245104
Vera, A. (2002). Procedimientos modernos de oficina. 6ta. Edición. Venezuela:
Grijalbo
References and Supplementary Materials
http://www.prenhall.com/business_studies
Total Quality Management (TQM)
Local and National Newspapers and TV newscasts
Evaluation
CRITERIA
Percentage
Assistance, participation and class contribution
10%
Course Portfolio Daily Reflection 5%
Tasks assigned per workshop 20% Final Reflection 5%
30%
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Team work: Group Presentation, Final project, Workshop Five
30%
Final work Class Presentation 20%
Paper work 10%
30%
1. Weekly assignments: Assignments must be handed in complete on the
assigned date. These could be: essays, case analysis, article analysis,
summaries and any other requested by the facilitator
2. Final Project: On the first week the class will be divided into groups of no more
than five (5) students. Each group will be assigned two topics to choose from
Appendix G from subgroups A through E. They will decide upon which topic to
develop their presentation which will be related to the office environment and on
how to make improvements there. The group will prepare a written report to turn
in and will make an oral presentation lasting not less than twenty five minutes,
utilizing both English and Spanish languages during Workshop Five. The oral
presentation may be in form of a debate or exposition of subject variants. All
members of the group must participate in the preparation of the written report
which should include the following:
a. Why was the subject elected
b. The vision of the group of what would or could happen in relation with
the particular problem or situation, based on the scientific analysis,
result and conclusions.
It’s highly recommended the use of PowerPoint, visu al aids, or similar
software for you presentation.
The schedule for preparing this project is as follows:
a. First week: Groups are formed. The students of each group should
indicate how and when they can be contacted and agree what day the
group can start to work in the final project.
b. Third week or before: Groups present a proposed topic to be discussed
to the Facilitator. The proposal should explain the topic chosen, why it
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was chosen, and how it will be presented. The topic should be related to
one of the topics discussed in the course. The Facilitator will be
available at any time.
c. Fifth week: Each group will have 25 minutes to give their oral
presentation. The presentations should be interesting and impact the
rest of the class. The group will turn in the written report that same day.
The Facilitator will evaluate the written report (Appendix D ), and the oral
presentation (Appendix C ).
3. Final Course Assessment: Every student will evaluate the course, self-assess
his/her participation in the course and decide whether course objectives were
met. Every student will evaluate whether the GENERAL OBJECTIVES were met
by answering the following questions:
i. Summarize in a short paragraph what you have achieved or learned
about each objective.
ii. What else would you have liked to learn about this objective?
iii. What suggestions do you have for the next time the course is
offered?
iv. The final course assessment may be prepared in either English or
Spanish.
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Description of course policies
1. This course follows the Sistema Universitario Ana G. Méndez Discipline-Based
Dual Language Immersion Model® designed to promote each student’s
development as a Dual Language Professional. Workshops will be facilitated in
English and Spanish, strictly using the 50/50 model. This means that each
workshop will be conducted entirely in the language specified. The language
used in the workshops will alternate to insure that 50% of the course will be
conducted in English and 50% in Spanish. To maintain this balance, the course
module may specify that both languages will be used during the fifth workshop,
dividing that workshop’s time and activities between the two languages. If
students have difficulty with asking a question in the target language in which the
activity is being conducted, students may choose to use their preferred language
for that particular question. However, the facilitator must answer in the language
assigned for that particular day. This should only be an exception as it is
important for students to use the assigned language. The 50/50 model does not
apply to language courses where the delivery of instruction must be conducted in
the language taught (Spanish or English only).
2. The course is conducted in an accelerated format and requires that students
prepare in advance for each workshop according to the course module. Each
workshop requires an average ten hours of preparation but could require more.
3. Attendance at all class sessions is mandatory. A student that is absent to a
workshop must present the facilitator a reasonable excuse. The facilitator will
evaluate if the absence is justified and decide how the student will make up the
missing work, if applicable. The facilitator will decide on the following: allow the
student to make up the work, or allow the student to make up the work and
assign extra work to compensate for the missing class time.
Assignments required prior to the workshop must be completed and turned in on
the assigned date. The facilitator may decide to adjust the grade given for late
assignments and make-up work.
4. If a student is absent to more than one workshop the facilitator will have the
following options:
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a. If a student misses two workshops, the facilitator may lower one grade
based on the students existing grade.
b. If the student misses three workshops, the facilitator may lower two
grades based on the students existing grade.
5. Student attendance and participation in oral presentations and special class
activities are extremely important as it is not possible to assure that they can be
made up. If the student provides a valid and verifiable excuse, the facilitator may
determine a substitute evaluation activity if he/she understands that an
equivalent activity is possible. This activity must include the same content and
language components as the oral presentation or special activity that was
missed.
6. In cooperative activities the group will be assessed for their final work. However,
each member will have to collaborate to assure the success of the group and the
assessment will be done collectively as well as individually.
7. It is expected that all written work will be solely that of the student and should not
be plagiarized. That is, the student must be the author of all work submitted. All
quoted or paraphrased material must be properly cited, with credit given to its
author or publisher. It should be noted that plagiarized writings are easily
detectable and students should not risk losing credit for material that is clearly
not their own (see Academic Honesty Policy).
8. If the Facilitator makes changes to the study guide, such changes should be
discussed with and given to students in writing at the beginning of the first
workshop.
9. The facilitator will establish a means of contacting students by providing an email
address, phone number, hours to be contacted and days.
10. The use of cellular phones is prohibited during sessions; if there is a need to
have one, it must be on vibrate or silent mode during class session.
11. Children or family members that are not registered in the course are not allowed
to the classrooms.
12. All students are subject to the policies regarding behavior in the university
community established by the institution and in this course.
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Prep. 2005. Agustín Correa-Géigel, MBA, Rev. 2009 Silquia I. Vélez, MBA
Note: If for any reason you cannot access the URL’s presented in the module,
do not stop your investigation. There are many sea rch engines and other
links you can use to search for information. These are some examples:
• www.google.com
• www.altavista.com
• www.ask.com
• www.excite.com
• www.pregunta.com
• www.findarticles.com
• www.telemundo.yahoo.com
• www.bibliotecavirtualut.suagm.edu
• www.eric.ed.gov/
• www.flelibrary.org/
The facilitator may make changes or add additional web resources if deemed
necessary.
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Teaching Philosophy and Methodology
This course is grounded in the learning theory of Constructivism.
Constructivism is a philosophy of learning founded on the premise that, by reflecting
on our experiences, we construct our own understanding of the world in which we
live.
Each of us generates our own “rules” and “mental models,” which we use to
make sense of our experiences. Learning, therefore, is simply the process of
adjusting our mental models to accommodate new experiences. As teachers, our
focus is on making connections between facts and fostering new understanding in
students. We will also attempt to tailor our teaching strategies to student responses
and encourage students to analyze, interpret and predict information.
There are several guiding principles of constructivism:
1. Learning is a search for meaning. Therefore, learning must start with the issues
around which students are actively trying to construct meaning.
2. Meaning requires understanding wholes as well as parts. And parts must be
understood in the context of wholes. Therefore, the learning process focuses on
primary concepts, not isolated facts.
3. In order to teach well, we must understand the mental models that students use
to perceive the world and the assumptions they make to support those models.
4. The purpose of learning is for an individual to construct his or her own meaning,
not just memorize the "right" answers and regurgitate someone else's meaning.
Since education is inherently interdisciplinary, the only valuable way to measure
learning is to make the assessment part of the learning process, ensuring it
provides students with information on the quality of their learning.
5. Evaluation should serve as a self-analysis tool.
6. Provide tools and environments that help learners interpret the multiple
perspectives of the world.
7. Learning should be internally controlled and mediated by the learner.
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Workshop One
Specific Objectives:
At the end of this workshop, the student will be able to:
1. Explain the administrative office management function.
2. Describe the concept of TQM (Total Quality Management).
3. Explain the evolution of management theory.
4. Define and distinguish the difference between the line structure and line and
staff organizational structure.
5. Differentiate between centralization and decentralization, its advantages and
disadvantages, in the organizational structures.
6. Define the elements of the communication process.
7. Describe the flow of the communication.
Language Objectives:
1. After reading information about the management, organization, and
communication processes, the student will summarize correctly in English the
main concepts of these processes.
2. The student will be able to develop written assignments using correct
grammar, syntax, and verbs usage.
3. The students will express themselves orally with correct pronunciation and
technical jargon.
Electronic Links (URLs)
www.prenhall.com/business_studies
American Psychological Association Manual (APA):
www.wisc.edu/writetest/Handbook/DocAPA.html
Total Quality Management:
www.isixsigma.org/tqm.html
www.improve.org/tqm.html
www.tqm.com.uy
http://www.ciens.ula.ve/~rsotaqui/sistemika/sd96esp.html
OFAS 491 Administrative Office Management 21
Prep. 2005. Agustín Correa-Géigel, MBA, Rev. 2009 Silquia I. Vélez, MBA
Organizational Chart:
www.mapnp.org/library/org_thry/design.htm
Management functions
http://www.quality4results.com/four_management_functions.htm
Communication
http://www.socialanxiety.com/area-communication.html
Quality Management and Performance Excellence (TQM)
http://www.gslis.utexas.edu/~rpollock/tqm.html
http://www.tbr.state.tn.us/text_only_version/policies_guidelines/general_guidelines/G
-100.htm
Assignments before Workshop One:
1. Search and read information about the following concepts:
a. Administrative Office Management Function
b. Globalization and it effect in the organizational environment
c. Total Quality Management Concept (TQM)
d. Organizational Charts
e. Organizational structures and lines
f. Communication Process
2. Bring a written summary of the above concepts. Be prepared to share the
summary with your classmates.
3. Compose an essay to turn in, three pages in APA style, about the implications
of the organizational principles for the Administrative Office Manager.
Activities:
1. Using an ice breaker exercise, the facilitator and the students will introduce
each other.
2. The facilitator will select the Student Representative and explain his/her role.
3. The facilitator will explain the evaluation criteria, assignments, classroom
rules, the objectives, and the use of module.
4. The facilitator will divide the class into small group to discuss the assignment.
The students will share their finding about the topics.
5. The student will turn in their essays.
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6. The class will be divided into groups of no more than three (3) students.
Each group will be assigned two topics from Appendix G (for subgroups A
through E). They will decide upon which topic to develop their presentation
which will be related to the office environment and on how to make
improvements there. The group will prepare a written report to turn in and will
make an oral presentation lasting not less than twenty five minutes, utilizing
both English and Spanish languages during Workshop Five. The oral
presentation may be in form of a debate or exposition of subject variants. All
members of the group must participate in the preparation of the written report
which should include the following:
a. Why they chosen the subject.
b. The vision of the group of what would or could happen in relation with
the particular problem or situation, based on the scientific analysis,
result and conclusions.
7. Once the groups are formed, the students of each group should indicate how
and when they can be contacted and agree what day the group can start to
work in the final project.
8. The facilitator will clarify the doubts related to the next workshop.
Assessment:
1. The student will complete Appendixes A and B Daily Journal
2. Hand in Daily Journal at the end of the workshop.
3. Written report rubric (Appendix D).
4. Class participation rubric (Appendix Q).
5. Oral presentation rubric (Appendix C).
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Taller Dos
Objetivos Específicos:
Al final de este taller, los estudiantes:
1. Describirá los diferentes recursos disponibles para reclutar empleados.
2. Explicará los pasos a seguir para seleccionar empleados de oficina.
3. Identificará las leyes federales que aplican a la oficina de recursos humanos
4. Explicará los diferentes formatos de entrevista y qué tipo de preguntas deben
y no deben hacerse en el proceso de entrevista.
5. Mencionará y describirá los siguientes procesos: orientación a nuevos
empleados, capacitación y estilos de aprendizaje
Objetivos del Lenguaje:
1. Luego de leer información sobre los procesos de selección y capacitación de
empleados, el estudiante resumirá los puntos más importantes de estos
procesos.
2. El estudiante redactará correctamente las asignaciones haciendo buen uso
de la gramática y la sintaxis.
3. El estudiante explicará oralmente los procesos de selección y capacitación
de empleados utilizando correctamente el vocabulario y los verbos.
Enlaces Electrónicos:
Reclutamiento:
www.prenhall.com/business_studies
www.e-skills.com/recruitment/step-intro.html
Selección y Subjetividad: ¿En realidad somos objetivos?:
www.gestiopolos.com/canales/derrhh/articulos/54/subjetividad/htm
Recursos Humanos
http://www.recursohumano.com/
Selección de empleados
http://www.uniformguidelines.com/uniformguidelines.html#8
http://www.hr-topics.com/employee_resourcing/employee_selection.htm
http://www.job-interview.net/supervision.htm
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Asignaciones antes del Taller:
1. Buscar y leer información sobre los procesos de selección y capacitación de
los empleados, específicamente del personal administrativo de una oficina.
2. Buscar en la internet, biblioteca, y/o periódicos, los recursos potenciales para
reclutar empleados de oficina, “outsourcing”, proceso de entrevista, leyes
federales que aplican a la oficina de recursos humanos, como por ejemplo:
Ley ADA, “Civil Rights Act of 1964 and 1991”, “Equal Employment
Opportunity Act “ y Programa de Acción Afirmativa. Prepare una tabla con
mostrando la información encontrada.
3. Buscar información sobre los siguientes tópicos: orientación a empleados
nuevos y estilos de aprendizajes.
4. Basada en una compañía imaginaria o que conoces, prepara un informe
escrito, siguiendo el estilo APA y no más de cuatro páginas, que describa los
pasos fundamentales que se llevaron o se llevarán a cabo en el proceso de
selección de empleados incluyendo los requisitos de la plaza, la entrevista y
la selección final del candidato.
5. Continúe trabajando con su portafolio (ver Anejos I al P)
Actividades:
1. El facilitador comenzará la clase con un breve repaso.
2. El facilitador dividirá la clase en pequeños grupos y le asignará un tópico de
la asignación a cada grupo. Cada grupo explicará el tópico utilizando un
mapa conceptual. Tendrán 15 minutos para elaborar el mapa conceptual y
15 minutos para presentarlo a la clase. El facilitador clarificará dudas o
preguntas del tópico y la elaboración del mapa conceptual.
3. Los estudiantes presentarán un resumen oral del informe escrito sobre el
proceso de selección de empleados en la compañía imaginaria o que
conocen.
4. Se dividirá la clase en pares (dos estudiantes). Cada grupo elaborará un
proceso de entrevista de empleo de una posición de gerente de oficina. Un
estudiante hará el papel de candidato y el otro estudiante de entrevistador.
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Ambos estudiantes mostrarán la conducta, postura, preguntas y respuestas
apropiadas en el proceso de una entrevista de empleo.
5. El facilitador proveerá retroalimentación de la actividad anterior y clarificará
dudas referentes al proceso de entrevista.
6. Los estudiantes se reunirán en forma de mesa redonda. Junto al facilitador,
estos discutirán lo que se debe hacer y lo que no se debe hacer en una
entrevista (ver Anejo H).
7. El facilitador discutirá los requisitos de tareas para el taller tres y se aclarará
dudas sobre el próximo taller.
Avalúo
1. El/la estudiante reflexionará llenando el Anejos A and B – Hoja de Diario
Reflexivo
2. Entregará al/a la facilitador(a) la hoja de reflexión al finalizar el taller.
3. Matriz valorativa de trabajos escritos (Anejo D).
4. Matriz valorativa de participación en clase (Anejo Q).
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Workshop Three
Specific Objectives:
At the end of this workshop, the student will be able to:
1. Explain the functions of supervision for the administrative office.
2. Identify the supervisory responsibilities, specials skills of supervisors and
supervisory training.
3. Describe the motivational process.
4. Explain the theories of motivation and the employee motivation techniques
and strategies.
5. Emphasize the uses of performance appraisal.
6. Explain the characteristics of performance appraisal programs and the
methods of performance appraisal.
Language Objectives:
1. After reading information about supervising, motivating, and appraising
performance of office employees, the student will go over the main points
using technical jargon.
2. Students will use correct grammar when writing sentences.
3. Express themselves orally in English as the language of the communication
with correct pronunciation, grammar, and verb usage.
Electronic Links (URLs):
Supervising, Motivating, and Appraising
www.prenhall.com/business_studies
Management
http:/muphlip.pearsoncmg.com
Management: Principles & Practices for Tomorrow’s Leaders
http:/muphlip.pearsoncmg.com/cw/mpbookhome.cfm?vbookid=483
APA Style
www.apastyle.org/elecref.html
www.wisc.edu/writetest/Handbook/DocAPA.html
Theories of Motivation
http://chiron.valdosta.edu/whuitt/col/motivation/motivate.html
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Assignments before Workshop Three:
1. Read information about supervising office employees, characteristics of
effective supervisor and leadership role. Prepare a power point presentation,
no more than10 slides, explaining the main points of each topic.
2. Students will come prepared to offer their PowerPoint presentation.
3. Write an essay using APA style and no more than four pages, explain the
significance of using effective employee motivation techniques and strategies.
4. The groups (formed in Workshop One) will bring a proposal of the topic
chosen for the final project. The proposal should explain why the topic was
chosen, and how it will be presented. The topic should be related to one of
the topics discussed in the course.
5. Continue working with your portfolio (Appendixes I to P).
Activities:
1. The facilitator will start the class with a short review.
2. The students will offer their PowerPoint presentation about supervising office
employees, characteristics of effective supervisor and leadership role topics.
3. The facilitator will clarify doubts about these topics.
4. The facilitator will explain the motivational process.
5. Students and the facilitator will discuss the uses and characteristics of
Performance Appraisal programs.
6. The students will share their work experiences regarding employee motivation
techniques and performance appraisal programs.
7. The groups will turn in their proposal of the topic chosen for the final Project.
8. The facilitator will explain the activities for the next workshop and clarify
doubts.
Assessment:
1. The student will complete Appendix A-Daily Journal
2. Hand in Daily Journal at the end of the workshop.
3. Written report rubric.
4. Class participation rubric.
5. Oral presentation rubric.
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Taller Cuatro
Objetivos Específicos:
Al final del taller, el estudiante podrá:
1. Describir la naturaleza del análisis de puesto.
2. Entender y explicar los factores que afectan la administración de salarios.
3. Identificar las leyes que afectan la administración de salarios.
4. Identificar las características de los planes de incentivo económico.
5. Describir los beneficios marginales requeridos por ley y otros beneficios a
empleados.
Objetivos del Lenguaje:
1. Luego de leer información sobre análisis de puestos y administración de
salarios, los estudiantes resumirán en sus propias palabras los pasos a
seguir en estos procesos utilizando correctamente los términos de la
profesión.
2. Los estudiantes escribirán oraciones completas utilizando correctamente la
gramática y las reglas de acentuación al redactar un documento.
3. Los estudiantes se expresarán oralmente utilizando el vocabulario y la
conjugación de los verbos correctamente.
Enlaces Electrónicos:
Análisis de Puesto y Administración de Salarios
www.prenhall.com/business_studies
Leyes Laborales
jobsearch.about.com/od/laborlaws
dol.gov/laws
http://www.firstgov.gov/Topics/Reference_Shelf.shtml#Laws
http://www.firstgov.gov/Topics/Reference_Shelf/Laws.shtml
Gerencia
http:/muphlip.pearsoncmg.com/cw/mpbookhome.cfm?vbookid=483
http://www.recursohumano.com/
Programas de Compensación y beneficios
http://www.effectivecompensation.com/SalaryAdministration.html
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http://straylight.law.cornell.edu/uscode/html/uscode29/usc_sup_01_29_10_8.html
http://www.workshopsinc.com/manual/Ch4L2.2.html
Tareas a realizar antes del Taller Cuatro:
1. Buscar información sobre el proceso Análisis de Puesto y Administración de
Salarios de empleados de oficina y preparar un resumen sobre estos procesos.
2. Leer y traer información sobre las siguientes leyes: “Age Discrimination in
Employment Act, Consolidated Omnibus Budget Reconciliation Act, Davis-
Bacon Act, Deficit Reduction Act, Equal Pay Act, Economic Recovery Tax Act,
Family and Medical Leave Act of 1993, Fair Labor Standards Act, Pension
Reform Act, Pregnancy Discrimination Act and the Walsh-Healey Act”.
3. Buscar información y explicar en clase los siguientes beneficios: Planes 401(K);
“Reimbursement Account programs (Cafeteria Plans); Wellness Programs;
Employee Assistance Programs and Merit pay”.
Actividades:
1. El facilitador comenzará la clase con un breve repaso.
2. El facilitador y los estudiantes comenzarán la discusión de los procesos de
Análisis de Puestos y la administración de salarios.
3. La clase se dividirá en pequeños grupos para compartir la información sobre las
leyes federales y los beneficios.
4. Cada grupo hará una presentación de 15 minutos explicando su punto de vista
con relación a la legislación y los beneficios a empleados.
5. Los estudiantes discutirán verbalmente los siguientes temas: Planes 401(K);
“Reimbursement Account programs (Cafeteria Plans); Wellness Programs;
Employee Assistance Programs and Merit pay”
6. El facilitador clarificará dudas sobre el proyecto final para entregar en el taller
Cinco.
7. Los grupos se reunirán para finalizar detalles del proyecto final.
8. El facilitador explicará las asignaciones antes del taller.
Avalúo
1. El/la estudiante reflexionará llenando el Anejo B – Diario Reflexivo.
2. Entregará al/a la facilitador(a) la hoja de reflexión al finalizar el taller.
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3. Matriz valorativa para trabajos escritos.
4. Matriz valorativa de participación en clase.
5. Matriz valorativa de presentaciones orales.
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Workshop Five/Taller Cinco
NOTA: Este taller es bilingüe. Tanto,
el Facilitador como los estudiantes,
deberán utilizar el idioma asignado
para cada tarea y actividad.
NOTE: This is a bilingual workshop.
Both the facilitator and student
should use the language assigned
for each homework and activity.
Specific Objectives:
At the end of the workshop, the student will be able to:
1. Explain the nature of work measurement and work measurement programs.
2. Mention the work measurement techniques.
3. Describe the productivity programs and techniques.
4. Present the final project.
Language Objectives:
1. Use cooperative learning strategies to analyze and discuss a topic.
2. Use the reading process effectively.
3. Express themselves orally using English or Spanish with correct
pronunciation and verb usage.
Electronic Links (URLs):
Measuring Output and Improving Productivity of Office Employees
www.prenhall.com/business_studies
www.prenhall.com/business_studies
Management
http:/muphlip.pearsoncmg.com
Management: Principles & Practices for Tomorrow’s Leaders
http:/muphlip.pearsoncmg.com/cw/mpbookhome.cfm?vbookid=483
http://www.lmu.ac.uk/lis/imgtserv/tools/workmeas.htm
http://findarticles.com/p/articles/mi_qa3618/is_199903/ai_n8850896?cm_ven=YPI#c
ontinue
Productivity
http://www.primefaraday.org.uk/Technology-Watch/business-reviews/improving-
productivity.aspx
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Assignments before Workshop Five:
1. Each student will bring information about measuring output and improving
productivity of office employees.
2. The student will explain how a supervisor can improve his/her employee’s
productivity using productivity improvement techniques.
3. Each group will illustrate their final Project and turn in their written report.
Activities:
1. The facilitator will start the class with a short review.
2. The facilitator and the students will discuss the measuring output and
productivity of office employees. This activity will be in English.
3. Each group will present their final project. They have 25 minutes to give their
oral presentation. The presentations should be interesting and impact the
rest of the class. The group will turn in the written report that same day. The
Facilitator will evaluate the written report (Appendix D), and the oral
presentation (Appendix C). The oral presentation will be in Spanish and the
written report in English.
6. The facilitator will clarify any questions.
7. Students will hand in the Portfolio.
8. The facilitator and the student will prepare a final conceptual map of all topics
learned in the course. This activity will be carry out in English.
9. The student representative will start the class evaluation process.
10. Closing activity – to be determined by the facilitator.
Assessment:
1. The student will complete Appendix A-Daily Journal
2. Hand in Daily Journal at the end of the workshop.
3. Written report rubric.
4. Class participation rubric.
5. Oral presentation rubric.
6. Portfolio rubrics (Appendixes I to P).
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Anejos/Appendixes
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Anejo A/Appendix A
DAILY JOURNAL : Workshop ______
Name: ______________________________ Date ____________________ Please finish the following sentences after each workshop as briefly as possible: 1. Today I felt … 2. What did I learn in the workshop today? I have reached the following conclusions
at the end of this workshop:
3. The most interesting topic learned today was and my contribution to today’s
discussion and workshop were:
4. I still have doubts about the following subject(s):
5. General comments:
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DIARIO REFLEXIVO : Taller ______
Nombre:______________________________ Fecha ____________________ Después de cada taller, termina las siguientes expresiones en forma breve: 1. Durante el día de hoy me sentí… 2. ¿Qué aprendí en este taller? Al finalizar el taller de hoy, he llegado a las
siguientes conclusiones...
3. El tema más interesante del día y mi contribución al taller de hoy fue... 4. Al finalizar el taller de hoy, me surgieron las siguientes interrogantes:
5. Comentarios generales:
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Anejo B/Appendix B
Learning Journal Rubric
Student Name: _______________________ Journal #: _____
Date: _______________ Final score: ______________
� Excellent: 5 points � Good: 4 points � Satisfactory: 3 points � Limited: 2 points � Poor: 1 point
Criteria Workshop
One
Workshop
Two
Workshop
Three
Workshop
Four
Workshop
Five
Student turned in the journal on time assigned
Student answers questions without deviating from the topic; ideas are well connected and follow a sequence
Student uses critical thinking to express ideas and projects a deep understanding of the topic discussed in class
Sentences are written using appropriate syntax, punctuation, verb usage, and grammar
Total Points
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Matriz para el Diario Reflexivo
Nombre del estudiante: _______________________ Diario#: _____
Fecha: _______________ Total puntos ______________________
� Excelente: 5 puntos � Bueno: 4 puntos � Satisfactorio: 3 puntos � Limitado: 2 puntos � Pobre: 1 puntos
Criterios Taller
Uno
Taller
Dos
Taller
Tres
Taller
Cuatro
Taller
Cinco
El estudiante entregó el diario reflexivo en la fecha asignada
El estudiante respondió las preguntas sin desviarse del tópico, con ideas organizadas
El estudiante utilice análisis crítico para expresar ideas y temas y refleja profundo entendimiento del tema discutido en clase
Las oraciones están escritas correctamente siguiendo las reglas de gramática, sintaxis, los verbos y puntuación.
Total de puntos
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Anejo C/Appendix C
MATRIZ VALORATIVA PARA EVALUAR PRESENTACION
INDIVIDUAL/GRUPAL ORAL
Nombre del Estudiante: _______________________ Fecha:_________________
Criteri o Puntos Puntuación del estudiante
Conten ido Realiza una introducción efectiva del tema identificando el propósito, objetivo e ideas principales que se incluyen en la presentación.
10
La presentación es organizada y coherente y puede seguirse con facilidad.
10
El presentador demuestra dominio del tema o materia de la presentación al explicar con propiedad el contenido y no incurrir en errores.
10
Las ideas y argumentos de la presentación están bien fundamentados en los recursos presentados, consultados o discutidos en clase.
10
Capta la atención e interés de la audiencia y/o promueve su participación, según aplique.
10
Proyección efectiva, postura corporal adecuada, manejo de la audiencia, manejo del tiempo asignado.
10
Usa varias estrategias para hablar o definir conceptos, interpretaciones, aplicaciones y evaluación de procesos o experiencias en el contenido del curso.
10
Lenguaje Pronunciación de las palabras es clara y de manera correcta para que se entienda el lenguaje utilizado.
10
Uso correcto de la gramática y conjugación de verbos en el idioma asignado.
10
Uso correcto del vocabulario para expresar el mensaje adecuadamente.
10
Total de Puntos 100 (70% de
contenido y 30%
Lenguaje)
Puntuación del Estudiante:
________
Firma del Estudiante: _________________ Firma del Facilitador: ______________
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RUBRIC TO EVALUATE INDIVIDUAL/GROUP PRESENTATION
Student Name:____________________________Date:___________________
Criteria Value Points Student To tal Score
Content Performs an effective introduction to the theme identifying the objectives, ideas and principles that are included in the presentation.
10
The presentation is organized and coherent, and could be easily followed
10
The presenter demonstrates domain of the theme or subject by means of properly explaining content without incurring in errors
10
The ideas and arguments of the presentation are well founded by the resources presented, consulted or discussed in class
10
Capture of the attention and interest of the audience and/or promote their participation, as applicable
10
Effective personal projection, corporal posture and manage of the audience;
10
Uses a variety of speaking strategies to define concepts, interpretation, application and evaluation of processes using experience on concepts or content of class.
10
Language Student pronounces words in a clear and correct manner so as to make the correct language used understood to others.
10
Correct use of grammar and verb conjugation. 10
Use of correct use of vocabulary words to express message.
10
Total Points 100 (70% of content and
30% of language)
Student’s Total Score:
________
Student’s signature: _____________ Facilitator’s Signature: __________________
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Anejo D/Appendix D WRITTEN REPORT RUBRIC
Name/Group ________________________________________________ Course: ____________________ Date: ________________________ Topic: ______________________ Time: ________________________ Criteria Value Points Student Score
Content Excellent organization enhances readability and/or understandability of the report.
5 (23%)
Clear examples to support specific topic sentences and to support the overall purpose; reader gains important insight; analysis poses novel ways to think of the material; quoted material well integrated; depth of coverage without being redundant.
5 (24%)
APA is used accurately and consistently in the report and on the "References" page. The references in the list match the in-text citations and all were properly encoded in APA format.
5 (23%)
Language Demonstrates a command of standard English (vocabulary, syntax and flow of ideas)
5 (15%)
Uses grammar appropriately, punctuation, and capitalization correctly
5 (15%)
Total Points 25 ( 70% content and 30% language)
Total score:
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HOJA DE EVALUACION INFORME ESCRITO
Nombre/Grupo ________________________________________________ Curso: __ ___________ Fecha: ________________________ Tema: ______________________ Tiempo: ________________________
Criterios Valor Puntaje del Estudiante
Contenido
La excelente organización realza la claridad y la comprensión del informe.
5 (23%)
Se dan ejemplos claros para apoyar las oraciones centrales y el propósito general del informe; el análisis brinda maneras novedosas para reflexionar en el material; el material citado está bien integrado; las ideas son profundas pero no redundantes.
5 (24%)
Se utiliza precisa y consistentemente el estilo APA en el informe y en la página de referencias. Las referencias del listado concuerdan con las citas en el texto y todas han sido escritas adecuadamente usando el estilo APA.
5 (23%)
Lenguaje
Demuestra habilidad en el manejo del idioma español estándar (vocabulario, sintaxis y flujo de ideas).
5 (15%)
Usa la gramática de una manera adecuada y correcta.
5 (15%)
Total 25 ( 70% contenido y 30% lenguaje)
Puntaje Total:
El nombre del estudiante: ______________________________ Firma del facilitador: _________________________
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Anejo E/Appendix E EL ENSAYO
El ensayo es una composición donde se exponen, analizan y comentan de
manera clara ideas alrededor de un tema que el escritor del ensayo maneja.
Generalmente es mucho más breve y menos profundo que un tratado, manual o
monografía. Está compuesto por al menos un párrafo introductor, tres o más
párrafos de apoyo a la idea central del tema y un párrafo de cierre o de conclusión.
Todos los párrafos del ensayo cuentan con una idea central (oración temática) y de
varias ideas secundarías que defienden, explican y amplían la idea central.
Los temas que trata un ensayo, a pesar de haber sido inicialmente filosóficos,
pueden abarcar cualquier categoría, y generalmente no va acompañado de notas a
pie de página ni bibliografía.
Su objetivo, más que imponer soluciones es plantearlas y señalar posibilidades.
Entre sus principales características están: El no requerir un lector especializado
para poder ser leído. El ser claro y ordenado (hipótesis, desarrollo del tema,
conclusiones y sugerencias) y presentar la opinión del autor.
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Prep. 2005. Agustín Correa-Géigel, MBA, Rev. 2009 Silquia I. Vélez, MBA
THE ESSAY
It’s a written product where ideas are clearly exposed, analyzed and
commented in a clear and concise manner regarding a theme or subject which the
writer wants to cover. Generally, it is very brief and superficial more so than an article or
profound study. It usually contains an introductory paragraph, three or more paragraphs
supporting the central theme and at the end, a closing paragraph or conclusion. All
paragraphs in an essay carry a central idea (theme sentence) together with other
secondary ideas which support, explain and amplify the central idea.
Notwithstanding that topics generally treated in essays were initially
philosophical, they can embrace any category and normally do not include footnotes or
reference notes.
Its objective, rather than to impose solutions, is to bring them forward and to
indicate possible solutions. An essay does not require that its reader be of a specific
category or nature and its contents are normally clear and orderly (hypothesis, theme
unfolding swiftly, conclusion and recommendations) and presents the authors opinion.
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Anejo F/Appendix F
MATRIZ PARA EVALUAR EL ENSAYO
Instrucciones: Marque con la letra x, debajo de cada número nota y al lado de cada criterio, si
es:
Excelente: Cumple con todos los requisitos………………………5 puntos
Bueno: Cumple con la mayoría de los requisitos…………….4 puntos
Regular: Cumple con la mitad de los requisitos……………….3 puntos
Pobre: Cumple con pocos requisitos………………………….2 puntos
Deficiente: Casi no cumple con los requisitos…………………… 1 punto
No cumplió el criterio: No cumplió con los requisitos…………….…0 puntos
Criterios 5 4 3 2 1 0
1. Sintaxis y ortografías correctas
2. Análisis del tema
3. Mantiene la cronología de los eventos
4. Define los conceptos básicos del tema
5. Presenta una buena introducción al tema
6. Desarrolla el tema en forma organizada y coherente
7. Interpreta correctamente las ideas
8. Sus argumentos son válidos y aportan al análisis del tema
9. Sustenta el desarrollo del tema con bibliografía
TOTAL
Nota: Puntuación final:____________________puntos obtenidos de 45
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RUBRIC FOR ESSAY EVALUATION
Instructions: Place an X, under the applicable grade number and next to specific criteria:
Excellent: Meets all requirements.…………………………………5 points
Good : Meets most requirements………………..…………….4 points
Regular: Meets at least half of the requirements………………3 points
Poor: Meets some requirements….………………………….2 points
Deficient: Almost meets some requirements …………………… 1 point
Did not meet criteria: Did not comply with requirements...……….…0 point
Criteria 5 4 3 2 1 0
1. Correct grammar and punctuation
2. Analysis of theme
3. Maintains chronology of events
4. Defines basic theme concepts
5. Quality of theme introduction
6. Subject is developed in an organized and coherent form
7. Ideas are constructed correctly
8. Presents valid arguments which add to the analysis of the subject
9. Bibliography supports the presentation of the subject
TOTAL
Note: Final punctuation: ____________________points out of 45
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Prep. 2005. Agustín Correa-Géigel, MBA, Rev. 2009 Silquia I. Vélez, MBA
Anejo G/Appendix G
TEMAS PARA PRESENTACIÓN FINAL Instrucciones:
El facilitador dividirá la clase, si hay bastantes estudiantes, en cinco subgrupos.
Asignará dos temas de los grupos A a la E a cada subgrupo y los miembros de cada
grupo escogerán el tema que desarrollarán para el Taller Cinco. Los temas para
asignar a cada subgrupo son:
Grupo A
El papel estratégico de la administración de personal
E-Learning y Coaching virtual
Trabajo en equipo (teamwork): disciplina para aprender
Grupo B Distintas técnicas de Capacitación y Desarrollo
La administración del Tiempo
Discrimen en el empleo
Desarrollo de escalas de compensación
Grupo C Estrés laboral
Empowerment
La negociación colectiva
Grupo D Calidad Total
Manejo de conflictos
Resistencia al cambio
Grupo E Estrategias de supervivencia en la oficina
Motivación sin dinero
Proceso de comunicación
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FINAL PRESENTATION TOPICS Instructions:
The facilitator will divide the class, depending on class size, into five subgroups. Each
subgroup will be assigned two groups from A through E and their members will elect
which one they will present in Workshop Five. Available topics for each subgroup are:
Group A
Strategic planning for the Management of Personnel
E-Learning and virtual Coaching
Team Work: a discipline to learn
Group B Different techniques for Training and Development
Time Management
Discrimination at work
Creation of salary scales and structure
Group C Work stress
Empowerment
Collective Bargaining
Group D Total Quality
Managing work environment conflicts
Resistance to change
Group E Office Survival Strategies
Motivation without remuneration
Communication process
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Anejo H/Appendix H Matriz de Valoración de la Mesa Redonda
Nombre/Grupo ________________________________________________
Curso: ______________________ Fecha: ________________________
Criterios Valor Puntaje del Estudiante
Contenido
El participante ofrece un análisis suficientemente sólido y sin dudar avanza en la conversación.
1 punto
El participante, a través de sus comentarios, demuestra un conocimiento profundo del tema y un alto entendimiento de las preguntas elaboradas por la audiencia.
1 punto
El participante ha venido preparado para la discusión – con notas y pasajes o textos marcados o anotados.
1 punto
El participante, a través de sus comentarios, demuestra que esta escuchando activamente a los otros participantes.
1 punto
El participante ofrece explicaciones aclaratorias y/o seguimiento que extiende la conversación.
1 punto
Las observaciones del participante frecuentemente se refieren a ideas o argumentos expuestos en la discusión.
1 punto
El participante demuestra una actitud y postura profesional durante la conversación.
1 punto
Lenguaje
Demuestra habilidad en el manejo del idioma español estándar (vocabulario, sintaxis y flujo de ideas).
1 punto
Usa la gramática de una manera adecuada y correcta.
1 punto
Ante una idea controversial, presenta un argumento persuasivo para defender su punto de vista personal.
1 punto
Total 10 puntos ( 70% contenido y 30% lenguaje)
Puntaje Total:
Nombre del estudiante: ______________________________ Firma del facilitador: _________________________
Nota: El puntaje adquirido por el estudiante podrá anotarse según la siguiente escala:
• Excelente: 1.00 punto • Bueno: 0.75 punto • Regular: 0.50 punto • Necesita mejorar: 0.25 punto
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Round Table Rubric
Student name/Group: _______________________________________________
Course: __________________________ Date: ________________________
Criteria Value Points Student Score
Content
Participants offer an in-depth and solid analysis of the discussed content and the dialogue flows smoothly during the discussion.
1 point
Participants –through their comments– show deep knowledge of the discussed topic and a high level of understanding of questions asked by the audience.
1 point
Participants are appropriately prepared for discussion – with notes taken from their reading and passages or textbooks properly highlighted about the topic in discussion.
1 point
Participants, through their comments, show that they are paying close attention to what other participants say about the topic.
1 point
Participants provide explanations and follow up to enrich discussion.
1 point
Participants’ observations are usually related to ideas or arguments presented in this discussion.
1 point
Participants show a professional attitude and posture during the discussion.
1 point
Language
Participants show good use of the standard English language (vocabulary, syntax and flow of ideas).
1 point
Participants use appropriate intonation in making remarks and good projection of the voice toward the audience.
1 point
Given a controversial topic during discussion, participants show a persuasive argument to support their points of view about it.
1 point
Total 10 points ( 70% content y 30% language)
Total Score:
Student name: ______________________________
Facilitator’s signature: _________________________
Note: The score obtained by the student should be recorded as follows: • Excellent: 1.00 point • Good: 0.75 point • Fair: 0.50 point • Needs improvement: 0.25 point
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Anejo I/ Appendix I
PORTFOLIO
Guidelines to prepare the portfolio
1. Determination of sources of content
2. The following, but not limited to, documentation will be included:
a. Projects, surveys, and reports.
b. Oral presentations
c. Essays: dated writing samples to show progress
d. Research papers: dated unedited and edited first drafts to show progress
e. Written pieces that illustrate critical thinking about readings: response or
reaction papers.
f. Class notes, interesting thoughts to remember, etc.
g. Learning journals, reflexive diaries.
h. Self assessments, peer assessments, facilitator assessments.
i. Notes from student-facilitator conferences.
3. Organization of documentation
Documentation will be organized by workshop, and by type of assignment within
workshops. Workshops will be separated from one another using construction paper
or paper of different colors, with tabs indicating the workshop number.
4. Presentation of the portfolio
• Documentation will be posted in a binder or in a digital version (e-portfolio).
• The cover page will follow exactly APA guidelines applied to a cover page of
research papers submitted at Metro Orlando Campus. This cover page will be
placed at the beginning of the portfolio.
• The entire portfolio will follow APA style: Courier or Times New Roman font,
size 12, double space, and 1-inch margins. See a “Publication Manual of the
APA, Fifth Edition”
• A log of entries that can be expanded with each new entry properly
numbered. The table, which should be located at the beginning, should
include a brief description, date produced, date submitted, and date evaluated
(Appendix K ).
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• Introduction and conclusion of the income and outcome of the portfolio.
• A list of references and appendixes of all assignments included will be added
to the end of the portfolio.
• The Portfolio Informational Sheet will be placed in the transparent front pocket
of the binder for identification purposes (Appendix J ).
5. Student-Facilitator Feedback Template: Progression follow-up
The final step in implementing portfolios, before returning them to the student or
school life, is sharing feedback with each student to review the contents, student
reflections, and your evaluations of individual items and all of the work together as
related to learning targets (Banks, 2005).
Facilitators will e-mail a feedback template to all students. This template will contain
information pertaining to weaknesses and strengths found in students’ portfolios
(Appendix N ). Facilitators will focus their attention on showing students what is
possible and their progress rather than what is wrong; however, this does not mean
that facilitators will not cover weaknesses and areas for improvement during the
conference. Facilitators will send this feedback template upon completion of
workshop one.
Students will also have the opportunity to respond to the facilitator’s feedback and
write their own comments and/or ideas of how to improve the quality of their
portfolios, and how to become better metacognitive learners on the feedback
template. Students will e-mail the template with their comments back to the facilitator
after every workshop.
6. Portfolio storage:
• Portfolio samples will be safely stored for a six-month term on campus.
• Students will sign an official document empowering Ana G. Mendez
University System with rights to use their portfolios with educational or
accreditation purposes during this term (Appendix O ).
• After this term, and if their authors authorize Ana G. Mendez University
System to discard their portfolios by signing an official document, portfolio
samples will be destroyed; otherwise, they will be returned to their original
authors (Appendix P ).
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Anejo J/Appendix J
PORTFOLIO INFORMATIONAL SHEET
Sistema Universitario Ana G. Méndez Florida Campuses
Universidad del Este, Universidad Metropolitana, Un iversidad del Turabo Check one: � Universidad del Este � Universidad Metropolitana � Universidad del Turabo Check one: � Undergraduate
� Graduate
Concentration
Student’s Name
Facilitator’s Name
Course:
Portfolio rated as
Reason of this rate
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Anejo K/Appendix K
Log of Entries
Entry Description
Date of Entry
Date
Submitted
Date
Evaluated
Page #
1
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6
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9
10
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Anejo L/Appendix L
Checklist for Portfolio Assessment
Has the student set academic goals?
Does the portfolio include enough entries in each area to make
valid judgments?
Does the portfolio include evidence of complex learning in realistic
setting?
Does the portfolio provide evidence of various types of student
learning?
Does the portfolio include students’ self-evaluations and
reflections on what was learned?
Does the portfolio enable one to determine learning progress and
current level of learning?
Does the portfolio provide clear evidence of learning to users of
the portfolio?
Does the portfolio provide for student participation and
responsibility?
Does the portfolio present entries in a well-organized and useful
manner?
Does the portfolio include assessments based on clearly stated
criteria of successful performance?
Does the portfolio provide for greater interaction between
instruction and assessment?
Adapted from: Gronlund, N. E. (2003). Assessment of student achievement. 7th ed. Boston: Pearson
Education, Inc.
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Anejo M/Appendix M
Portfolio Rubric
4 3 2 1
PORTFOLIO APPEARANCE
� Readable: Are entries typed in an appropriate font and size? Are
entries free of errors? Do ideas expressed in entries follow a logical sequence with appropriate transitions among paragraphs and topics?
� Professionalism: Is the appearance of the portfolio
professional? Are graphics, colors and portfolio language consistent with professional workplace expectations? Is the portfolio presented in a neat and orderly manner?
� Organization: Is the portfolio organized in a manner that makes
it easy to follow and easy to quickly locate information?
PORTFOLIO CONTENT AND FUNCTION
� Content: Are all required entries included in the portfolio? Are
entries relevant to the content of the portfolio? Do all entries contain the student’s reaction or reflection on the selected topics? Do entries provide thorough understanding of content? Resume, Activities List, Varied Samples of Written Work, Evidence of Problem Solving, and Evidence of Decision Making.
� Authenticity: Are the samples and illustrations a true reflection
of the student’s efforts and abilities?
� Growth/Development: Do samples provide thorough
understanding of growth and development related to their field of concentration? Do items show what the student has learned?
� Collaboration: Do items show examples of both individual and
group work? Does the student provide clear understanding of collaboration, and use collaboration to support his/her learning?
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� Reflection and Personal growth: Do items show exceptional
understanding of how to be a reflective thinker and how to seek opportunities for professional growth? Does the student include self-reflective comments? Does the student reflect enthusiasm for learning?
� Professional Conduct: Do items show clear understanding of
ethical behavior and professional conduct? Do items display the pride the student has in his or her work?
Overall Portfolio Impact
� Is this portfolio an asset in demonstrating the student’s value
(skills, abilities, knowledge) to a potential employer or college representative?
Rating Scale 4 = Outstanding 3 = Very good 2 = Good 1 = Needs improvement Source: Retrieved from www.lcusd.net/lchs/portfolio/rubric.htm on February 10th, 2007. Adapted 02/10/2007 by Fidel R. Távara, M.Ed. Coordinator of Assessment and Placement – Metro Orlando Campus
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Anejo N/Appendix N
Portfolio Assessment Feedback Template Strengths Weaknesses Improvement Ideas Facilitator’s comments
Student’s response and comments
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Anejo O/Appendix O
Use and Return of Portfolio
Sistema Universitario Ana G. Méndez Universidad del Este, Universidad Metropolitana, Un iversidad del Turabo
I, ____________________________________, grant permission to the office of
Assessment and Placement of the Ana G. Méndez University System, to keep in
their records a copy of my portfolio. I understand that the portfolio is going to be
used for accreditation or educational purposes only, and that is not going to be
disclosed without my consent.
By signing this document I authorize the office of Assessment and Placement to
keep a copy of my portfolio for six months and return it to me at the end of this
period of time.
_______________________________ ___________
Student’s Name (print) Date
_______________________________ ___________
Student’s Signature Date
OFAS 491 Administrative Office Management 59
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Anejo P/Appendix P
Use and Discard of Portfolio
Sistema Universitario Ana G. Méndez Universidad del Este, Universidad Metropolitana, Un iversidad del Turabo
I, ____________________________________, grant permission to the office of
Assessment and Placement of the Ana G. Méndez University System to keep in
their records a copy of my portfolio. I understand that the portfolio is going to be
used for accreditation or educational purposes only, and that is not going to be
disclosed without my consent.
By signing this document I authorize the Office of Placement and Assessment to
keep a copy of my portfolio for six months and discard it at the end of this period of
time.
_______________________________ ___________
Student’s Name (print) Date
_______________________________ ___________
Student’s Signature Date
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Anejo Q/Appendix Q
MATRIZ VALORATIVA PARA PARTICIPACIÓN EN GRUPO
Nombre del Estudiante: _____________________ Fecha: _______________
Grupo: ________ Nombre del estudiante evaluador: _____________________
Crit erio Puntos Puntuación del estudiante
Asistió a las reuniones o actividades del grupo.
10
Colaboró en la planificación y organización de las reuniones o actividades de grupo.
10
Demostró disposición para cooperar con el grupo.
10
Contribuyó frecuentemente a las discusiones del grupo
10
Participó activamente en las reuniones y actividades.
10
Demostró interés en las discusiones y actividades del grupo.
10
Vino preparado(a) a las reuniones, actividades y discusiones del grupo.
10
Demostró atención y apertura a los puntos y argumentos de sus compañeros.
10
Contribuyó al grupo con material e información adicional.
10
Contribuyó significativamente al trabajo que presentó el grupo.
10
Totals 100
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RUBRIC TO EVALUATE PARTICIPATION IN GROUP ACTIVITIE S
Students name: _________________________ Date: _______________
Group: ________ Name of evaluating student: ______________________
Criteri a Points Students Points
Attended all the meetings and activities of the group.
10
Collaborated with the planning and organization of activities of the group.
10
Demonstrated cooperation and team work with the group.
10
Contributed frequently with the discussions of the group.
10
Participated actively in the meetings and activities.
10
Demonstrated interest in the discussions and activities of the group.
10
Came prepared to meetings, activities and discussions of the group.
10
Demonstrated attention to the arguments within the group.
10
Contributed to the group with additional information.
10
Contributed significantly with the work that presented the group.
10
Totals 100