site zero paper

1

Sumar Ce este Kazier (www.kazier.eu)

Kazier este un sistem de management + suportul IT pentru implementarea acestuia:

Un concept unitar de modelare, de procedurizare si de optimizare a activitatii unei organizatii

Un software integrat, de tip Web application, de management al proceselor si proiectelor si al tuturor activitatilor, evenimentelor, contactelor, documentelor si datelor financiare atasate acestora.

Cine foloseste Kazier

Orice firma sau institutie ne/guvernamentala cu activitati in domeniul serviciilor

Departamente de core business sau de suport (vanzari, juridic, marketing, aprovizionare, HR etc.) din corporatii de mari dimensiuni, din orice domeniu de activitate

Companiile mici sau mari care vand un numar relativ redus de produse, insa cu o valoare relativ ridicata, au clienti care necesita un tratament individualizat si de lunga durata, au activitati repetitive ce pot fi procedurizate si organizate sub forma de procese si proiecte, au activitati pentru care informatiile (inclusiv documentele) trecute sunt importante, pot fi refolosite / valorificate si necesita pastrarea lor pe termen lung si in volum mare

Kazier poate administra, in functie de compatibilitatea cu criteriile de mai sus, intreaga activitate a unei firme, activitatea din unul sau mai multe centre de cost sau departamente, situate in aceeasi locatie sau in zone, orase, tari diferite, una sau mai multe tipuri distincte de activitati din cadrul unei organizatii, inclusiv activitati transversale (de tip “shared services” – activitati suport pentru mai multe departamente).

Kazier poate inlocui cu succes, printr-un sistem unitar, aplicatii separate de:

CRM / Client & Contract management

Project & process management (inclusiv managementul financiar)

Document management, arhiva electronica pentru informatii si documente

Portal intranet (Intraweb)

Event management

Contact management (banci de date)

Module si Functionalitati Kazier

My Space (proiecte, activitati, task-uri, termene, time-tracking etc.)

Procese & Proiecte

Fluxuri de activitati si sarcini, roluri pentru participantii in proiect

Managementul contractelor: termene, sisteme tarifare (forfetar, orar in trepte, abonament etc.)

Managementul documentelor si al dosarelor, fluxuri de documente

Notificari si avertizari, alerte (smoke detectors)

Criterii de performanta & Evaluare

Aprobare & facturare

Executie bugetara

Managementul surselor

Companii

Persoane

Angajati proprii: administrare, organigrama (business units, departamente, functii, posturi) etc.

Clienti

Produse & Servicii

Managementul global al documentelor (Document Management)

Raportari

Instrumente specifice (Tools)

Configurare & Parametrizare (Administratorul de Sistem): Securitate, drepturi si roluri, Import si export de date, Trasabilitate (tracking)

http://www.kazier.eu/

2

Prezentare detaliata - Cuprins 1 Ce sunt Zero Paper si Kazier 3

1.1 De ce se numeste Kazier 1.2 Cine foloseste Kazier

1.2.1 Probabilitate mare de compatibilitate 1.2.2 Probabilitate medie de compatibilitate

1.3 Principalele avantaje ale folosirii Kazier 2 Cine suntem 6 3 Produsele si serviciile Zero Paper 7

3.1 Conceptul de baza & conditiile de aplicabilitate 3.2 Ce este BPM (Business Process Management) 3.3 Suita Kazier

3.3.1 Kazier BPM 3.3.2 Alte module

4 Functionalitatea Kazier 9 4.1 Kazier BPM (core system)

4.1.1 My Space 4.1.1.1 Tasks 4.1.1.2 Mesaje, notificari, avertizari si alerte (smoke detectors) 4.1.1.3 Time-sheet

4.1.2 Procese & proiecte 4.1.2.1 Fluxuri de activitati si sarcini, roluri 4.1.2.2 Managementul contractelor 4.1.2.3 Managementul documentelor si al dosarelor 4.1.2.4 Scoring / Criterii de Performanta & Evaluare 4.1.2.5 Aprobare & facturare 4.1.2.6 Executie bugetara 4.1.2.7 Managementul surselor

4.1.3 Companii 4.1.4 Persoane 4.1.5 Angajati

4.1.5.1 Administrare 4.1.5.2 Organigrama

4.1.6 Clienti 4.1.7 Produse 4.1.8 Managementul documentelor 4.1.9 Raportari & Business analytics 4.1.10 Instrumente specifice 4.1.11 Configurare & parametrizare

4.1.11.1 Securitate si drepturi 4.1.11.2 Import si export de date 4.1.11.3 Trasabilitate (tracking)

4.1.12 Help 4.2 Module departamentale (core + add-ins)

4.2.1 Kazier CRM 4.2.2 Kazier Legal Services

5 Metodologia de implementare 16 5.1 Etapele implementarii Kazier 5.2 Kazier Analysis Grid (KAG) 5.3 Exemplu de proces de implementare 5.4 Infrastructura tehnica

6 Preturi & costuri 22 6.1 Pachetul de baza IT Kazier BPM (serverul Clientului) 6.2 Servicii suplimentare 6.3 Pachetul de baza IT Kazier BPM (SaS / ASP - serverul ZP) 6.4 Mentenanta & asistenta tehnica

7 Contact 23

Your business in your hand

3

1 Ce sunt Zero Paper si Kazier

Zero Paper este o firma de consultanta in Business Process Management, avand ca obiect automatizarea si

optimizarea activitatii unei organizatii cu ajutorul propriului sistem ®. Kazier este un sistem de management + suportul informatic pentru implementarea acestuia:

Un concept unitar de modelare, de procedurizare si de optimizare a activitatii unei organizatii

Un software integrat, de tip Web application, de management al proceselor si proiectelor (vezi Nota) si al tuturor evenimentelor, contactelor si documentelor atasate acestora.

Ne adresam organizatiilor (companii sau alte tipuri de institutii) pentru care sistemul de management si conditiile de aplicabilitate Kazier sunt cel mai bine adaptate: orice firma cu activitati in domeniul serviciilor sau institutie ne/guvernamentala, departamente specifice din corporatii de mari dimensiuni, din orice domeniu de activitate, companii mici sau mari care vand un numar redus de produse insa cu o valoare relativ ridicata si pentru care sunt importante relatiile individuale cu fiecare client in parte. Obiectivul nostru principal nu este sa schimbam procesele din firma client (desi, cateodata, vom putea propune si acest lucru) ci sa le optimizam pe cele existente, sa le procedurizam si sa le automatizam folosind instrumente tehnologice de ultima generatie.

1.1 De ce se numeste Kazier? Ideea construirii Kazier ca sistem independent de management a pornit de la modelul de organizare si de administrare a unei firme de executive search. In cei peste 15 ani de cand functioneaza aceasta firma, am construit cate un “cazier” in adevaratul sens al cuvantului pentru toti managerii, specialistii si companiile de interes pentru activitatea noastra de recrutare (clienti, candidati, furnizori etc.), in care sunt inregistrate, pentru totdeauna, toate informatiile si toate documentele care au legatura cu acestea. De asemenea, sistemul este un adevarat “cazier” al propriei noastre afaceri, in care este inregistrat tot ce s-a intamplat de la punerea lui in functiune si pana in prezent. Analizand in detaliu activitatile altor firme de consultanta, apoi pe cele ale firmelor de servicii, in general, ne-am dat seama ca toate lucreaza cu volume mari de date si isi organizeaza informatiile, procesele si proiectele, activitatile si documentele intr-un sistem de tip “cazier”: unele in bibliorafturi, altele in format electronic sau intr-un sistem mixt. Mergand mai departe, ce e contabilitatea decat un mare “cazier”, mai ales ca o firma e obligata sa inregistreze totul, “pe viata”? Si gestiunea comerciala, nu seamana tot cu un “cazier”? Prin urmare, un ERP care administreaza atatea alte “caziere” de ce nu s-ar numi chiar el Kazier (denumirea “Cazier” nu poate fi inregistrata)?

(George Butunoiu)

1.2 Cine foloseste Kazier Sistemul de management Kazier se potriveste cu atat mai bine organizatiilor (companiilor sau altor tipuri de institutii) cu cat acestea au:

Un numar mai mic de produse si servicii si cu valoare cat mai ridicata

Clienti care necesita un tratament individualizat si de lunga durata

Mai multe activitati repetitive in cat mai multe departamente care pot fi procedurizate si organizate sub forma de proiecte (vezi Nota)

Principalele activitati sub forma de procese / proiecte (vezi Nota) - de ex. core business, vanzari, marketing, recrutare etc.) iar activitatile de contabilitate, gestiune comerciala, logistica / aprovizionare au un volum si importanta reduse in comparatie cu procesele de core business

Activitati pentru care informatiile (inclusiv documentele) trecute sunt importante, pot fi refolosite / valorificate si necesita pastrarea lor pe termen lung si in volum mare.


4

Kazier poate administra, in functie de compatibilitatea cu criteriile de mai sus:

Intreaga activitate a unei firme

Activitatea din unul sau mai multe business units, situate in aceeasi locatie sau in locatii (zone, orase, tari) diferite

Activitatea din unul sau mai multe departamente ale unei corporatii de mari dimensiuni

Una sau mai multe tipuri distincte de activitati din cadrul unei organizatii, inclusiv activitati transversale (de tip “shared services” – activitati suport pentru mai multe departamente).

Kazier este conceput integral pe platforma, si este integrat cu diverse aplicatii Microsoft, fiind complementar acestora si folosindu-se impreuna cu ele. Poate inlocui cu succes, printr-un sistem unitar, aplicatii separate de:

CRM / Client & Contract management

Project management (inclusiv managementul financiar)

Document management, arhiva electronica pentru informatii si documente

Portal intranet (Intraweb)

Event management

Contact management (banci de date)

Exemple 1.2.1. Probabilitate mare de compatibilitate: 1 – 500 angajati (Necesita interventii minime de customizare) Servicii

Consultanta: cabinete de avocati, engineering etc.

Asigurari

Training

Recrutare

Publicitate, PR, organizari de evenimente

Publishing, mass media

Fonduri de investitii, private equity

Servicii medicale

Servicii imobiliare (vanzari / inchirieri)

ONG-uri

Institutii publice sau departamente, agentii guvernamentale Banking: Departamentele: corporate, private banking, administrare & recuperare credite, juridic, marketing,

PR, aprovizionare, training, recrutare etc. FMCG: Departamentele: marketing, juridic, recrutare etc Durables: Departamentele: marketing, juridic, client service, recrutare etc. Farmaceutice: Departamentele: marketing, juridic, recrutare etc Industrie: Departamentele: vanzari, marketing, juridic, recrutare etc

1.2.2 Probabilitate medie de compatibilitate 500 – 1,000 angajati (Poate necesita eforturi suplimentare de customizare) Servicii

Publishing, mass media de mari dimensiuni

Servicii medicale diversificate, numar ridicat de clienti

Institutii guvernamentale care se adreseaza unui public foarte larg Banking: Departamentele: retail FMCG: Departamentele: vanzari (tip key accounts), HR Durables: Departamentele: vanzari, client-service, HR Farmaceutice: Departamentele: vanzari (tip key accounts), HR


5

1.3 Principalele Avantaje ale folosirii Kazier Lucrul si controlul de la distanta

Se poate lucra de la distanta (de acasa, de la hotel, de la client etc.) exact in aceleasi conditii ca si la birou

Angajatii din locatii dispersate (birouri, orase, tari diferite etc.) lucreaza pe un sistem unic, cu date unice, ca si cum ar fi intr-o singura locatie

Permite controlul total si in timp real de catre management din orice locatie in care exista o conexiune Internet

Optimizarea functionarii firmei in toate departamentele in care este implementat

Procedurizare

Eliminarea activitatilor redundante

Punerea in comun a resurselor (informatii, documente etc.) Mareste satisfactia clientilor

Monitorizeaza continuu relatiile cu clientii (pastreaza “cazierul” fiecarui client)

Genereaza rapoarte detaliate catre clienti, ii poate tine informati in permanenta

Se intareste sentimentul clientului de tratament personalizat Securitate maxima

Folosirea hartiei e redusa la minimum printr-un sistem performant de document management

Controlul riguros si ierarhizat al drepturilor de acces

Eliminarea riscului de pierdere a informatiilor printr-o arhivare performanta si acces rapid la datele istorice

Control eficient al organizatiei

Monitorizeaza continuu activitatea firmei, relatiile cu partenerii si informatiile cheie (“cazierul”) tuturor firmelor si persoanelor de interes de pe piata

Orice proiect poate fi preluat imediat de catre alt angajat, in caz de nevoie

Administreaza eficient volume mari de date Usurinta de folosire

Intuitiv, design si functionalitati similare cu produsele Microsoft frecvent folosite in orice firma

Nu necesita instalare pe statiile de lucru, se poate lucra de pe orice calculator care are o conexiune Internet

Instrument de analiza si sinteza pentru management

Sistem de raportare si de alertare (smoke detectors) in timp real (instantaneu)

Inregistreaza principalele date financiare si semnaleaza devierile de la buget

Permite urmarirea continua si evaluarea comparativa a productivitatii angajatilor Adaptabilitate ridicata la specificul firmei

Sistemul este foarte flexibil si parametrabil

Poate fi implementat in anumite departamente sau in toata firma

Usor extensibil, atat de catre user (campuri configurabile) cat si de catre producator, la cererea clientului

Conceput in asa fel incat sa poata fi integrat cu alte sisteme


6

2 Cine suntem Zero Paper a fost creata in 2005 de catre un grup de specialisti cu experienta manageriala in firme care acopera aproape tot spectrul de business: mari corporatii multinationale, in Romania si in strainatate, firme antreprenoriale de mici sau de mari dimensiuni. George Butunoiu – Managing Partner & Chief Architect

GB este inginer fizician, absolvent al facultatii de Fizica a Universitatii din Bucuresti, detine un master in administrarea afacerilor la Academia de Studii Economice din Bucuresti si unul in resurse umane de la Scoala Nationala de Studii Politice si Administrative din Bucuresti si este doctorand in management la Universitatea Pasquale Paoli din Corsica si la Universitatea Rennes II din Franta. Si-a inceput cariera ca fizician la Institutul de Fizica Atomica. Imediat dupa Revolutie a fost fondatorul firmei Ciel, una dintre primele firme de software din acel moment, dupa care a creat si a condus mai multe firme de consultanta recrutare pentru pozitii

de conducere, pana in prezent. Autor a numeroase articole de specialitate, cursuri si manuale, fondator al mai multor asociatii si organizatii profesionale, GB este unul dintre jucatorii cunoscuti pe piata consultantei de business din Romania. Paul Paschievici – Partner & Executive Manager

Fizician de formare, Paul a inceput cariera sa profesionala in cercetarea particulelor elementare la CERN, Geneva. De peste 15 ani a trecut in domeniul IT si a consultantei. Majoritatea activitatii si-a desfasurat-o in afara Romaniei, participand la un numar de proiecte internationale de anvergura. Paul a contribuit la succese ale unor proiecte high tech care imbina atat zona de programare cat si cea de hardware. A descoperit o serie de algoritmi originali in tehnicile de redare a culorii si a fost manager de proiect la construirea celei mai rapide imprimante large format din lume (Idanit – Scitex). Dupa intoarcerea in tara, Paul a

fost Director General la CIEL Romania, o companie lider pe piata programelor financiar contabile pentru firmele mici si mijlocii. Paul vorbeste fluent engleza, franceza si ebraica. Bogdan Ciungu – Partner & Architect

Bogdan, IT Project Manager cu o activitate exclusiv in domeniul IT din 1998, are o diploma de inginer, un masterat in Managementul Proiectelor la ASE si o certificare PMP. In ultimii ani a condus o serie de proiecte de dezvoltare a unor aplicatii bazate pe interfata Web, pe platforma Microsoft. BC a inceput o cariera timpurie de programator la Cinor, ajungand in scurt timp sa conduca proiecte complexe in Romania si, apoi, in Franta. Din 2003 lucreaza impreuna cu George Butunoiu si conduce toate proiectele de IT ale firmelor si afacerilor in care acesta este implicat. Bogdan vorbeste fluent engleza si franceza.

Adrian Adam – Technical Manager

Adrian este inginer al Universitatii "Politehnica" din Bucuresti si din 1997 lucreaza exclusiv in domeniul IT, in special in dezvoltarea si conducerea proiectelor informatice de tip ERP, CRM si BPM pe platforme Microsoft, Unix si Linux. A lucrat ca project manager in firme cunoscute din domeniul IT, in Romania si in Franta, in proiecte de anvergura din domeniul managementului financiar. De asemenea, a condus filiala din Romania a unei importante companii franceze care se ocupa de cloud computing inca din perioada nasterii acestui concept si care are o contributie semnificativa in dezvoltarea si impunerea lui in domeniul

nostru de activitate. Adrian vorbeste cu partenerii lui straini in engleza si franceza. Razvan Balaban – Associate Partner & Consulting Manager

Matematician ca formatie, la Universitatea din Bucuresti, Razvan si-a inceput cariera ca programator, apoi ca administrator de baze de date. In 2002 a intrat in grupul multinational Gallaher ca IT manager, fiind promovat pe pozitia de International Special Projects Manager in JTI International la HO european din Londra dupa preluarea Gallaher de catre JTI. In aceasta pozitie a coordonat implementarea si integrarea sistemelor IT si ERP filialelor grupului din mai multe tari. Razvan e un bun vorbitor de limba engleza.


7

3 Produsele si serviciile Zero Paper Firma Zero Paper a conceput si dezvolta in permanenta sistemul Kazier, intreaga sa activitate fiind legata de implementarea si exploatarea acestuia la clientii sai.

3.1 Conceptul de baza & conditiile de aplicabilitate

Nota: in majoritatea organizatiilor care fac parte din grupul tinta al Kazier, termenii de Proces, de Proiect (pe

scurt, un proiect este un proces finit), precum si cel de Workflow (Flux) desemneaza entitati asemanatoare ca structura si adesea pot fi folositi alternativ. Prin urmare, la nivelul descrierii generale, ii vom considera si noi ca fiind echivalenti, pentru a simplifica prezentarea.

Observatiile care au stat la baza conceperii si construirii sistemului Kazier sunt urmatoarele:

Majoritatea activitatilor de baza ale organizatiilor care fac parte din grupul tinta al Kazier, din toate departamentele (core business, vanzari, client service, marketing, HR, juridic, aprovizionare etc.), sunt repetitive si, prin urmare, pot fi procedurizate (automatizate, tratate ca procese) si administrate sub forma de procese si proiecte / workflows (vezi Nota)

Practic, toate procesele si proiectele (de business sau de alt tip) se pot grupa in 6 categorii, cu maximum cateva zeci de versiuni specifice fiecarei organizatii, in functie de departament si de tipul activitatii

O parte dintre activitatile dintr-o organizatie sunt redundante, atat pe verticala (au mai fost efectuate in timp, in cadrul aceluiasi departament, si reluarea lor se poate face bazandu-se doar pe niste diferente specifice), cat si pe orizontala (in departamente diferite), si redundantele pot fi eliminate prin refolosirea si/sau punerea in comun a resurselor

Majoritatea activitatilor care formeaza un workflow se desfasoara in jurul unor contacte (de initiere, operational, de follow-up etc.)

In multe dintre departamentele unei firme, managementul proceselor si al proiectelor are la baza managementul activitatilor si evenimentelor, care are ca fundament managementul contactelor

In organizatiile vizate de catre noi activitatile de gestiune comerciala, de aprovizionare, de logistica sau de contabilitate au un volum si o importanta mai reduse fata de activitatile de core business, iar executia bugetara si raportarea financiara de management (indicatori, KPI, smoke detectors) sunt mai importante decat raportarile contabile.

Prin urmare, am conceput arhitectura Kazier pe urmatoarele principii si in urmatoarele etape:

Abordarea, managementul si solutiile proiectelor incredintate noua de catre clienti sunt de tipul process-based project (management)

Modulul central al sistemului Kazier este unul de tip Business Process / Project management care se adapteaza si parametrizeaza pe toate activitatile (departamentele) companiei compatibile cu acest model

Toate dezvoltarile ulterioare ale Kazier (fie ale producatorului, fie customizari si dezvoltari cerute de catre clienti) se vor face pe acest modul central.

3.2 Business Process Management Business Process Management (BPM) este o abordare structurata de modelare si de optimizare a activitatilor curente (in special cele repetitive) ale unei firme si a interactiilor umane in interiorul si cu exteriorul firmei, operand cu acestea sub forma de procese. Elementul central al unui sistem de tip BPM este interfata prin intermediul careia activitatile firmei pot fi monitorizate la nivel inalt, inclusiv interdepartamental. Aceasta interfata unifica si automatizeaza diferitele activitati ale firmei. Intrucat activitatea unei firme este dinamica, BPM asigura o actualizare permanenta a proceselor si modelarii lor prin intermediul unui feedback continuu. BPM este mai mult decat un software, desi nu poate fi conceput un BPM fara un instrument software asociat, de preferinta (dar nu obligatoriu) unic si integrat. Pentru firmele din grupul tinta al Zero Paper, instrumentul software Kazier poate acoperi singur si in mod satisfacator aceasta cerinta. Daca este posibil, BPM trebuie implementat la nivel global in cadrul companiei, pentru a obtine o eficienta maxima. Un studiu Gartner recent arata ca, din totalul firmelor care folosesc BPM, circa 80% au obtinut un ROI (Return of Investment) de peste 15%, iar toate aceste firme au obtinut un ROI de peste 10%.

http://www.gartner.com/


8

3.3 Suita Kazier Suita IT Kazier este formata dintr-un sistem central (core system) Kazier BPM (Business Process Management) care este platforma comuna pe care toate celelalte subsisteme (module departamentale) sunt construite. Aceste module nu pot functiona independent, ele sunt legate ca add-ins de Core System, care asigura functiunea de BPM Engine. In functie de specificul activitatilor, unele module sunt legate de Core System printr-o interfata diferita, altele folosesc interfata Kazier BPM la care sunt adaugate functionalitatile specifice intr-o zona special delmitata pe primul ecran, precum si pe oricate ecrane (TAB-uri) aditionale.

3.3.1 Kazier BPM

Kazier BPM este modulul central (core system) care asigura functionalitatile comune tuturor departamentelor si activitatilor dintr-o organizatie:

Banci de date (companii, persoane, proiecte)

Workflow engine

Managementul informatiilor, al contactelor si al documentelor

Configuratia de functionare a organizatiei: departamente, useri, produse, servicii etc.

Administrarea sistemului: acces, securitate, drepturi, parametrizari etc.

3.3.2 Alte module Kazier are dezvoltate functionalitati specifice diverselor activitati ale firmelor sau ale departamentelor acestora. Exemple:

Kazier CRM (Client Relationship Management) – modul pentru managementul relatiilor cu clientilor si al vanzarilor

Kazier Advertising – pentru agentii de publicitate, media, firme care organizeaza evenimente etc.

Kazier Legal Services – pentru cabinetele de avocati sau pentru departamentele juridice ale marilor companii

Kazier Recruitment - pentru firmele de recrutare sau pentru departamentele de recrutare ale marilor companii


9

4 Functionalitatea & modulele Kazier

Sistemul IT Kazier este format din 4 grupuri distincte de entitati: 1. Grupul modulelor de baza (Kazier BPM – core system) care asigura functionalitatile de baza, comune

tuturor departamentelor, subdepartamentelor sau userilor individuali 2. Grupul modulelor departamentale (core + add-ins) care contin functionalitatile specifice nevoilor fiecarui

departament, tip de activitate sau user adaugate (add-ins) la functionalitatile de baza (core) 3. Grupul instrumentelor specifice, proiectate si dezvoltate special pentru o anumita organizatie, care aduc

functionalitati suplimentare, asigura integrarea cu alte sisteme IT ale clientului etc. 4. Modulul de raportari & business analytics care se construieste odata cu implementarea sistemului si

ulterior acesteia, la cererea si conform specificatiilor managementului organizatiei, fiind, de regula, un proces continuu si permanent

Adaptarea sistemului la specificul firmei si extinderea sa se fac cu usurinta prin:

Construirea unei biblioteci cu toate tipurile de proiecte/workflows folosite de catre firma (maximum cateva zeci, de regula; teoretic, numarul nu este limitat) si cu tipurile specifice de activitati si evenimente asociate acestora

Parametrizarea sistemului conform modelului de organizare a firmei (departamente, produse si grupe de produse, ierarhie, drepturi, niveluri de securitate etc.)

Definirea tuturor campurilor configurabile conform modelului de organizare a firmei

Construirea unui sistem complet de raportare, conform cerintelor managementului firmei

Interconectarea cu alte aplicatii folosite de catre client

4.1 Kazier BPM (core system) Kazier BPM este modulul central al sistemului, compus din:

O banca de date centrala, unica pentru intreaga firma, cu toate persoanele fizice si juridice externe (oameni, firme, institutii, organizatii etc.) de interes pentru firma (clienti potentiali, furnizori, concurenti, subiecti, candidati pentru recrutare etc.) in care sunt arhivate, pe viata, toate informatiile de interes pentru utilizatori

Un instrument flexibil de management al proceselor si proiectelor (workflow engine) si al activitatilor si evenimentelor care le compun

Un sistem unitar de stocare si de arhivare a informatiilor si documentelor

Un sistem de gestiune a produselor si serviciilor companiei Fiecare proiect al firmei este format dintr-o colectie de evenimente si documente care sunt legate de:

Unul sau mai multe departamente

Unul sau mai multi angajati (users)

Una sau mai multe persoane juridice

Una sau mai multe persoane fizice Din oricare “colt” al acestui “hexagon” (firma – departament – angajat – proiect – persoana fizica – persoana juridica) se pot vedea toate legaturile sale cu celelalte “colturi” (proiectele / procesele in care a fost implicat), prezente sau trecute, precum si toate documentele legate de evenimentele aferente. Fiecare angajat sau client poate vedea o portiune mai mica sau mai mare din “Kazierul” firmei, in functie de restrictiile care i-au fost impuse, iar managerul vede totul (direct in sistem, sau sintetic, prin rapoarte) si monitorizeaza activitatea firmei, putand interveni direct de cate ori este nevoie.


10

4.1.1 My Space Zona personalizata pentru fiecare utilizator in parte, din care se asigura astfel accesul rapid la proiectele, persoanele, companiile si rapoartele favorite, fara a mai trebui sa fie cautate in baza de date. Afiseaza lista tuturor proiectelor si activitatilor in care utilizatorul curent este implicat. 4.1.1.1 Tasks Calendar si agenda pentru procesele si activitatile programate pentru ziua in curs sau cele cu termenul depasit (overdues). Sistemul poate fi integrat cu MS Exchange incat orice intalnire sau task sa se duca automat si in Calendar si tasks din Outlook-ul userului. 4.1.1.2 Mesaje, notificari & avertizari Measje, notificari si avertizari (smoke detectors) trimise automat de catre sistem: termene limita, depasiri (termene, bugete etc.), informari de preluare de taskuri, reminders etc. Sistemul functioneaza si ca mesagerie interna in cadrul firmei, userii putand sa-si trimita unul altuia mesaje. Sistemul poate fi configurat sa trimita toate mesajele si notificarile la diverse adrese de email. 4.1.1.3 Time-sheet/ Time-tracking Sistem rapid de inregistrare a activitatilor curente ale unui user (de tip foaie de pontaj), in special ale celor facturabile clientului. Cu un simplu Click (Start/ Stop) pe activitatea efectuata, la inceperea si la terminarea ei, sistemul calculeaza automat valoarea prestatiei facturabile clientului in functie de durata, a sistemului tarifar pentru tipul respectiv de activitate si pentru angajatul care a efectuat-o.

4.1.2 Procese & Proiecte Banca de date cu toate proiectele si activitatile, din toata istoria firmei. Contin toate evenimentele, documentele si datele financiare legate de ele si sunt legate (si accesibile) de fiecare “actor” participant in proiectul respectiv: angajat, departament, persoane fizice sau juridice externe. Orice proiect nou, de orice tip si din orice departament al firmei, este creat cu ajutorul sabloanelor generale (workflows) furnizate de catre sistem. Utilizatorul isi poate crea singur si stoca (salva) sabloane specifice.

4.1.2.1 Fluxuri de activitati si sarcini, roluri Utilizatorii pot configura activitatile si sarcinile care compun proiectul respectiv fie sub forma unor: - fluxuri stricte, in care activitatile se desfasoara intotdeauna intr-o ordine predefinita, conform unei

proceduri fixe care stabileste ordinea, rolurile participantilor, drepturile lor, documentele atasate etc. - fluxuri flexibile, in care activitatile, sarcinile si ordinea desfasurarii lor sunt predefinite, insa pot fi

modificate pe parcurs (“din mers”) de catre utilizatori, in functie de drepturile care le sunt alocate Pe langa cele trei tipuri predefinite de roluri dintr-un proiect (super-user, project manager, participant), se pot defini oricate alte roluri care permit utilizatorilor sau restrictioneaza accesul sau interventia in cadrul activitatilor. 4.1.2.2 Managementul contractelor Preturile si tarifele de referinta (standard) pentru fiecare produs sau serviciu prestat de catre firma clientilor sai sunt definite in modulul 4.1.7 Produse & Servicii. In practica curenta, cu fiecare client in parte se negociaza tarfife distincte sau derogari de la sistemul standard de tarifare. Pentru fiecare contract se pot defini si configura: - entitatile fiscale implicate (in cazul in care activitatile sunt facturate pe mai multe firme din grup) - sistemul tarifar: pe unitatea de timp (pe zi, orar, pe minut, pe unitati custom (jumatati de zi, blocuri de cate

6 min. etc), liniar sau in trepte (primele 100 de ore la tariful standard, de la 101 – 300 cu 10% discount etc.), forfetar, success fee, abonament pe unul sau mai multe servicii, cu discount global, discount diferentiat pe tip de serviciu sau executant etc.

- Alte conditii contractuale: sume totale (buget), termene etc. Ssitemul urmareste in timp real prestatiile facturabile ale tuturor angajatilor si trece automat pe palierul tarifar corespunzator. Un contract poate acoperi mai multe proiecte (activitatile prestate in cadrul unui contract pot fi grupate pe oricate proiecte si subproiecte).


11

4.1.2.3 Managementul documentelor si al dosarelor Fiecarei activitati si sarcini i se pot atasa documente predefinite (de tip template), care se incarca odata cu lansarea activitatii respective, se pot defini stari (status) ale documentelor si se pot adauga si oricate alte documente, de orice tip (text, audio, video, emailuri etc.) pe parcursul desfasurarii activitatii respective. Sistemul pastreaza un istoric cu versiunile fiecarui document (cine l-a modificat, data etc.). Documentele pot fi grupate pe foldere si subfoldere, care urmaresc fluxul activitatilor definite in proiectul respectiv. Fiecarui proiect i se poate atasa un DOSAR care contine toate documentele clasificate drept “document cheie” pentru proiectul respectiv. Se pot defini stari ale dosarului respectiv, pentru ca un manager sa-i poata urmari evolutia direct, fara a mai verifica starile documentelor care il compun. 4.1.2.4 Scoring / Criterii de performanta & Evaluare Sistemul este dotat cu un puternic instrument de Scoring cu ajutorul caruia pentru fiecare faza / activitate a unui proiect sau proces pot fi definite criterii de performanta (metrics) sau criterii specifice de evaluare a participantilor in evenimentul respectiv din fiecare proiect in parte (clienti, subiecti, angajati etc.) 4.1.2.5 Aprobare & facturare

Submodul in care managerul de proiect sau alt manager cu autoritate decide momentul facturarii, activitatile incluse in factura curenta, revede si, eventual, modifica volumul prestatiilor facturabile propuse de catre participantii in proiect si aproba emiterea facturii catre client.

4.1.2.6 Executie bugetara

Submodul in care sunt bugetate, administrate toate cheltuielile si incasarile legate de proiectul respectiv 4.1.2.7 Managementul surselor

Submodul in care sunt gestionate listele de clienti si de subiecti care urmeaza sa fie introdusi in proiect: cu ce prioritate, cu cine are loc intalnirea, cine o stabileste etc.

4.1.3 Companii Banca de date unica (pentru intreaga firma) care contine toate persoanele juridice (firme, organizatii, institutii guvernamentale etc.) de interes pentru utilizator: clienti, clienti potentiali, furnizori actuali sau potentiali, concurenti etc. Pentru fiecare companie sunt stocate, in permanenta, toate informatiile si documentele relevante precum si toate proiectele utilizatorului in care acea companie a fost implicata, de-a lungul timpului.

4.1.4 Persoane Banca de date unica (pentru intreaga firma) care contine toate persoanele fizice de interes pentru utilizator: clienti, clienti potentiali, candidati pentru recrutare, persoane de influenta etc. Pentru fiecare persoana sunt stocate, in permanenta, toate informatiile si documentele relevante precum si toate proiectele utilizatorului in care acea persoana a fost implicata, de-a lungul timpului.

4.1.5 Angajati Modul pentru administrarea propriilor angajati, atat in scop propriu (administrare de personal) cat si pentru alocarea resurselor pe proiecte, administrarea sistemului de securitate (drepturi de acces, permisiuni, roluri in proiecte)

4.1.5.1 Administrare Banca de date cu istoricil propriilor angajati: date personale, date de contact, documente, departamente, functii, posturi detinute, proiectele in care a fost implicat fiecare angajat, rapoarte etc.


12

4.1.5.2 Organigrama Submodul in care sunt definite si administrate informatiile despre organizarea firmei si a structurii personalului. Structurile se suprapun (mapeaza) in ordinea: business units > departamente > functii > posturi > angajati - Departamente: business units, subdepartamente etc. (structura divizata pe tip de produs/ serviciu,

geografic, pe functiuni etc. - Functii: toate functiile din firma, mapate pe structura de departamente; aceeasi functie poate aparea in

mai multe departamente, in functie de modelul de business. - Posturi: toate posturile (distincte sau nu) care sunt cuprinse in cadrul unei functii - Angajati: repartizarea angajatilor pe posturi. Pozitia unui angajat in organizatie se face in sistemul

angajat.post.functie.departament.businessunit.

4.1.6 Clienti Un raport dinamic care arata lista cu clientii firmei si evidentiaza cifrele cheie pentru clientii respectivi. Acesta este un instrument extrem de util pentru a obtine la orice moment o imagine dinamica asupra vanzarilor din firma. Raportul este configurabil si poate fi prezentat in diferite grupari ale datelor: dupa client, dupa produs sau dupa proiectul in cadrul caruia a fost efectuata vanzarea.

4.1.7 Produse & Servicii Evidenta tuturor produselor si serviciilor vandute sau prestate de catre companie. Fiecarui produs i se poate asocia un pret sau tarif unitar, o imagine si o descriere. De asemenea, se pot asocia discount-uri distincte pentru fiecare persoana care vinde acest produs, precum si un pret minim pr produs, sub care un angajat nu poate cobori.

4.1.8 Managementul documentelor Kazier permite asocierea oricarui tip de document cu persoane, companii, proiecte si evenimente. Pe langa managementul documentelor care se poate face direct in cadrul fiecarui proiect sau al fiecarui flux, Kazier permite si administrarea globala a documentelor cu instrumente specifice sistemelor clasice de DM (Document Management). Un sistem rapid de cautare permite reperarea si colectarea rapida a documentelor, inclusiv pe baza continutului lor. Orice document (inclusiv toate versiunile sale) poate fi descarcat pentru vizualizare si modificare.

4.1.9 Raportari & Business analytics Kazier permite realizarea a sute de rapoarte de management si operationale, specifice fiecarei industrii, firme, business unit, departament, activitati sau user in parte si analize complexe cu indicatori financiari si operationali de performanta (KPI) si avertizari (smoke si fire detectors).

4.1.10 Instrumente specifice (Tools) Vor fi proiectate si dezvoltate special pentru o anumita organizatie, care aduc functionalitati suplimentare modulului de baza, asigura integrarea cu alte sisteme IT ale clientului, mecanisme de tip Workflow (declansare de actiuni la inceperea / terminarea unei activitati: trmitere de mesaje, cerere de aprobare, atentionari, blocare / deblocare activitate, lansare aplicatie etc.) etc.

4.1.11 Configurare & Parametrizare (Administratorul de Sistem) Configurarea simpla si rapida a Kazier a fost unul din principiile de baza in design-ul aplicatiei. La nivelul companiei, administratorul de sistem va primi uneltele necesare pentru diferite configurari, in interfata familiara a Microsoft Management Console (MMC). Plugin-urile Kazier in MMC permit realizarea simpla a urmatoarelor configurari:

Campuri configurabile pentru

Persoane

Companii

Tipuri de proiecte

Tipuri de evenimente


13

Procese & Proiecte / Workflows

Tipuri de proiecte (structura ierarhica)

Configurare campuri pe tipuri de proiecte

Tipuri de evenimente specifice fiecarui tip de proiect

Configurare campuri pe tipuri de evenimente

Liste predefinite

Marimea business-ului

Orase, Tari

Tipul unitatilor administrative din cadrul companiei

Tipuri de informatii de contact

Departamente

Tipuri de documente

Formatarea generala a email-ului

Limbi straine, Niveluri limbi straine

Nationalitati

Tipuri de proprietate ale firmelor

Tipuri de participanti la o sedinta

Tipuri de plati, Tipuri de contacte

Functia in cadrul unei firme

Niveluri de prioritate

Tipuri de recurenta ale proiectelor

Niveluri de importanta ale diferitelor comentarii

Judetele tarii (sau alte diviziuni teritoriale)

Operatori SQL

Organigrama companiei, Configurare ierarhica a tipurilor de activitati ale firmelor

Managementul rapoartelor

Unitati de masura pentru produse

Limbile in care poate fi vizualizata aplicatia 4.1.11.1 Securitate si drepturi Aceeasi interfata permite definirea utilizatorilor Kazier, pe baza unui sistem sofisticat de drepturi in functie de necesitatile companiei. 4.1.11.2 Import si export de date

Plugin-ul Kazier pentru MMC permite importul de date din alte aplicatii sau fisiere, precum si exportul in diferite formate. Exportul poate fi facut in fisier text sau Excel si direct din orice alt sistem de baze de date (SQL, Oracle etc.), si este extrem de configurabil. 4.1.11.3 Trasabilitate (tracking) Kazier mentine un istoric complet al tuturor modificarilor facute in baza de date, inclusiv utilizatorul care a facut modificarea si cand. Acest lucru inseamna ca se poate sti cine si ce date a introdus la un moment dat. De asemenea se poate restaura o stare anterioara a bazei de date din istorie.

4.1.12 Help In conformitate cu filosofia Zero Paper, manualul de utilizare al programului este in format electronic. Butonul de Help, asezat in partea din dreapta sus a fiecarui ecran sau dialog, va afisa acea parte din manual relevanta zonei respective din Kazier.


14

4.2 Grupul modulelor departamentale (exemple)

4.2.1 Kazier CRM (Customer Relationship Management) Modulul de management al relatiilor cu clientii se integreaza in structura Kazier. Activitatea oricarui departament al unei companii are un efect direct sau indirect asupra relatiilor cu clientii.

Vanzari comparative intr-o perioada de timp relativ la vanzarile cu un an in urma (grafic pentru urmarirea trend-ului); lunar, saptamanal etc.

Lista cu produsele vandute sub pretul nominal intr-o perioada data

Lista cu produsele vandute peste pretul nominal intr-o perioada data

Raport cu persoanele de vanzari care au vandut produse sub pretul nominal si reducerea medie facuta intr-o perioada data (per produs)

Raport cu vanzarile fiecarui om de vanzari intr-o perioada data

Pe produs

Total vanzari

Vanzarile per client intr-o perioada data

Vanzarile totale per client (istoric)

Produsele cele mai vandute cantitativ intr-o perioada data

Produsele cu cea mai mare cifra de vanzari intr-o perioada data

Produsele care nu au fost vandute intr-o perioada data

Grafic cu vanzarile lunare in ultimii 3 ani – pentru vizualizarea trend-ului

Timpul scurs de la primul contact cu un client pana la vanzare

In medie intr-o perioada data

Comparativ cu perioada similara pe ultimii ani (trend)

Comparativ pe ultimele luni (trend)

In medie pe produs

In medie pe angajat din departamentul de vanzari

Valoarea vanzarilor raportata la timpul de realizare al vanzarii

In medie intr-o perioada data

Comparativ cu perioada similara pe ultimii ani (trend)

Comparativ pe ultimele luni (trend)

In medie pe produs

In medie pe angajat din departamentul de vanzari

Situatia vanzarilor pe locatii (judete, orase)

Situatia vanzarilor pe diferite unitati de business (conform structurii organizatorice)

Ponderea timpului petrecut in contactul cu clientii fata de timpul total al persoanelor din departamentul de vanzari

Avertizari (smoke detectors):

Valoarea totala a vanzarilor scade sub o anumita valoare La nivel global Pe judete sau zone geografice La nivel de business unit Pe angajat

Numarul de contacte cu clientii (meeting-uri, telefoane) scade sub un anumit nivel La nivel global Pe judete sau zone geografice La nivel de business unit Pe angajat

Numarul de produse de un anumit tip vandute scade sub o anumita valoare

4.2.2 Kazier Legal services Modul specializat destinat firmelor de avocati / consultanta juridica si departamentelor juridice din corporatii:

Dashboard cu numarul de proiecte grupat pe spete / si alte categorii cu status-ul aferent – termenele la care s-a ajuns, pentru care se poate aplica filtrare pe perioada, responsabil principal, locatie etc.

ToDO list zilnic pentru fiecare avocat, continand task-uri prioritizate (ex: obtinere aprobare pe documentatia de caz, traducerea legalizata a contractului X, etc) care pot fi grupate in functie de nevoie (pe locatie, proiect etc.)


15

Gradul de ocupare a resurselor pe baza alocarii acestora in evenimente legate de proiectele in curs (personal administrativ, avocati etc.), precum si controlul locatiei unde ar trebui sa se gaseasca fiecare angajat la un moment dat

Fisa de client: trend al incasarilor, bilant de rentabilitate (pe care se poate lua decizia de a se lucra in viitor pe tarif fix sau orar), proiectele si stadiul acestora, termene etc.

Evenimente facturabile, ce s-a facturat deja si cat a mai ramas nefacturat

Gradul de succes al actiunilor functie de jurisdictie, obiectul actiunii (plangere penala etc.), responsabil, pentru a se stabili o politica de remunerare a avocatilor

Suport decizional pentru consultanta: lista cu proiecte similare, pentru alti clienti activi in acelasi domeniu, avocatii care au mai participat in proiecte similare etc.

Nr. de ore pe avocat pe tipuri de activitati: asistenta telefonica, redactare documente, deplasare, tribunal etc., pe fiecare proiect in parte / client; calcularea automata a onorariului avocatului

Total facturat / incasat / de incasat pe avocat, pe tip de activitate, pe proiect / client, pe durata specificata

Incarcarea avocatilor pe tipuri de activitati, natura proiectelor / clientilor

Productivitatea totala pe avocat, productivitatea raportata la gradul de incarcare

Total cheltuieli aditionale facturabile / facturate clientului

Incasari totale pe tipuri de activitati, incasari totale raportate la volumul de munca / resurse alocat

Timp si alte resurse consumate pentru castigarea unui nou client; topuri de eficienta

Topuri clienti: pe volumul total de incasari, pe incasari raportate la resursele consumate etc.

Raport tip avertizare (smoke detectors):

Depasiri termene de incasare

Productivitatea pe un proiect scade sub o anumita limita

Dezvoltari specifice (la cerere): Mecanisme tip Workflow - declansare de actiuni la inceperea / terminarea unei activitati: trmitere de mesaje, cerere de aprobare, atentionari, blocare / deblocare activitate etc.


16

5 Metodologia de implementare Implementarea sistemului de management Kazier se face intotdeauna conform unei metodologii stricte:

Analiza

Modelare & aprobare

Implementare

Migrarea (importul) datelor

Conectarea cu alte sisteme

Training & manual cu proceduri

Optimizare & dezvoltare

Monitorizare Instrumentele si metodologia folosite sunt cele clasice in cazul implementarii unui ERP, cu deosebirea ca, in cazul nostru, focusul cade pe procesele de business ale clientului (BPM) care, in majoritatea cazurilor sunt chiar “core business” pentru firma, si mai putin pe contabilitate si gestiune comerciala, care sunt marginale in cazul firmelor vizate de catre noi: Modelul schematic: Metodologia de implementare a unui proiect de tip ERP

Initierea implementarii se face prin constituirea Comitetului de Implementare care este compus din reprezentantii Clientului si din specialistii Kazier:


17

Modelul detaliat de implementare:


18

5.1 Etapele implementarii Kazier

Pre-analiza: o analiza preliminara a business-ului clientului, facuta pe baza unui KAG (Kazier Analysis Grid) simplificat, pentru a evalua gradul de compatibilitate cu modelul Kazier

Analiza detaliata a business-ului, conform unui algoritm prestabilit - KAG (Kazier Analysis Grid) prin care se segmenteaza activitatile pe tipuri distincte si se ierarhizeaza, se depisteaza redundantele si sursele lor, fluxurile de decizii, drepturile de acces si politica de securitate, tipurile de documente folosite si arhivarea lor etc.

Modelarea activitatii (business process re-engineering): incepand de la cerintele de management report (indicatori financiari si operationali, KPI, smoke detectors etc.) se organizeaza activitatile si procesele pe proiecte, dupa care se modeleaza tipul, cantitatea si modul de introducere a informatiilor pentru a obtine indicatorii ceruti de catre management

Document management: se modeleaza administrarea principalelor documente ale firmei (cele ne-efemere): tipuri, circuit, securitate, arhivare, regasire etc.

Procedurizare si automatizare: se stabileste modul de introducere a datelor in sistem, exploatarea, prelucrarea, arhivarea si regasirea lor la nivel de business unit, departament, subdepartament, tip de activitate, inclusiv la nivelul fiecarui user sau grup de useri in parte

Aprobarea modelului de business si a sistemului de procedurizare de catre managerul de proiect si de catre alti factori de decizie din partea firmei, sistem care devine “the roadmap” al implementarii

Implementarea Kazier: instalarea sistemului IT, interconectarea lui cu alte sisteme, configurarea si parametrizarea (proceduri, drepturi de acces, securitate etc.)

Migrarea datelor & Conectarea cu alte sisteme asigura importul datelor din alte sisteme folosite de catre firme, construirea legaturilor unidirectional sau bidirectionale dintre Kazier si alte sisteme folosite de catre firma: Exchange server, server de email, core banking/business, contabilitate, portal extranet etc.

Training cu managerii de proiect, administratorii de sistem, useri etc., finalizarea si predarea manualului cu proceduri

Construirea sistemului specific de raportare cerut de catre managementul firmei, complementare sistemului general de raportare furnizat de catre Kazier

Testarea sistemului, (re)ajustarea modelului de business, eliminarea ultimelor redundante si finalizarea optimizarii (fine tuning) pe situatia de business real, construirea bibliotecilor de tipuri de procese / proiecte specifice activitatii clientului

Monitorizarea functionarii sistemului pe termen scurt, mediu sau lung, conform cerintelor beneficiarului

Dezvoltari ale sistemului (de tip update / upgrade) sau la cererea expresa a clientului

Remodelarea proceselor de business trebuie abordata in fazele de design si analiza ale proiectului. Este foarte important ca tehnologia sa "imbrace" procese de business eficiente. Daca se adauga tehnologie performanta unor procese defectuoase, tot ce se obtine reprezinta niste procese rapide dar defectuoase. Tehnologia exista pentru a ajuta afacerea sa functioneze mai simplu, mai repede si mai exact. Daca procesele de business nu sunt eficiente, tehnologia nu reprezinta un avantaj.


19

5.2 Kazier Analysis Grid (KAG) Sistemul de referinta al Zero Paper in procesul de implementare a solutiei de management este KAG (Kazier Analysis Grid) cu ajutorul caruia se verifica si se evalueaza corectitudinea si succesul implementarii in toate fazele sale:

Pre-analiza – analiza preliminara a compatibilitatii sistemului Kazier cu activitatea organizatiei vizate

Analiza – dupa semnarea contractului si demararea implementarii

Modelare & aprobare – KAG devine ordin oficial de executie

Implementare (inclusiv pilot)

Training & manual cu proceduri – KAG este inclus in manualul de proceduri

Optimizare & dezvoltare – ajustarile finale pot duce si la modificarea KAG, pana la o forma optima

Evaluare & monitorizare – pe baza KAG, folosit ca sistem de referinta

Indicatori KAG: 1 Raportari interne / Indicatori de performanta (Key measures)

1.1 Financiari, Nefinanciari 1.2 Pe departamente 1.3 Smoke detectors

2 Raportari externe 2.1 HO / management 2.2 Catre terti (clienti, autoritati etc.)

3 Obiect de activitate 3.1 Produse si servicii vandute / prestate

3.1.1 Numar & tipuri, Preturi / tarife, discounturi 3.1.2 Stabilitatea in timp, continuitatea

3.2 Gestiune financiara si comerciala, Logistica, administratie & servicii suport 4 Business Units

4.1 Repartizare geografica 4.2 Departamente, Activitati interdepartamentale

5 Angajati 5.1 Organigrama: ierarhic, geografic etc. 5.2 Ierarhii paralele / informale 5.3 Grad de adaptabilitate la proceduri si tehnologii noi

6 Parteneri externi: clienti, furnizori, subiecti, persoane de influenta etc. 7 Proceduri

7.1 Grad de structurare, detaliere si integrare la nivel de firma / departament / proces 7.2 Servicii comune (shared services) la nivel de firma / BU / departament 7.3 Managementul contactelor 7.4 Proiecte & procese

7.4.1 Lista tuturor proceselor si a procedurilor pe departamente 7.4.2 Grupare pe tipuri; etape / faze distincte ; Numar, repetitivitate 7.4.3 Durate: medii, minime, maxime, continuitate etc. 7.4.4 Roluri in proiecte & procese (manageri / executanti / clienti / externi) 7.4.5 Alerte & notificari (smoke & fire detectors); Aprobari 7.4.6 Redundante / suprapuneri de activitati

7.5 Securitate si drepturi: pe departamente, pe grupuri, pe users etc. 8 Documente

8.1 Tipuri si numar pe BU / departamente 8.2 Circulatie & securitate 8.3 Arhivare: Obligatii legale, Criterii operationale

9 IT 9.1 Politica firmei 9.2 Infrastructura, sisteme existente, Dezvoltari ulterioare

10 Alte instrumente de lucru 10.1 Pe departamente, activitati etc. 10.2 Criticitate, grad de dependenta, nivel de integrare si interoperabilitate 10.3 Gradul de integrare cu Kazier


20

5.3 Exemplu: Implementare Kazier in agentie de publicitate cu 50 de angajati Proces

Start - End (sapt. nr.)

Pre-analiza: o analiza preliminara a businessului clientului, facuta pe baza unui KAG (Kazier Analysis

Grid) simplificat, pentru a evalua gradul de compatibilitate cu modelul Kazier

1

Analiza detaliata a businessului, conform unui algoritm prestabilit - KAG (Kazier Analysis Grid) prin

care se segmenteaza activitatile pe tipuri distincte si se ierarhizeaza, se depisteaza redundantele si sursele lor, fluxurile de decizii, drepturile de acces si politica de securitate, tipurile de documente folosite si arhivarea lor etc.

1 - 2

Modelarea activitatii (business process re-engineering): incepand de la cerintele de management

report (indicatori financiari si operationali, KPI, smoke detectors etc.) se organizeaza activitatile si procesele pe proiecte, dupa care se modeleaza tipul, cantitatea si modul de introducere a informatiilor pentru a obtine indicatorii ceruti de catre management

2 - 3

Document management: se modeleaza administrarea principalelor documente ale firmei (cele ne-

efemere): tipuri, circuit, securitate, arhivare, regasire etc.

2 - 4

Procedurizare si automatizare: se stabileste modul de introducere a datelor in sistem, exploatarea,

prelucrarea, arhivarea si regasirea lor la nivel de business unit, departament, subdepartament, tip de activitate, inclusiv la nivelul fiecarui user sau grup de useri in parte

2 - 4

Aprobarea modelului de business si a sistemului de procedurizare de catre managerul de proiect si

de catre alti factori de decizie din partea firmei, sistem care devine “the roadmap” al implementarii

3 - 4

Implementarea Kazier: instalarea sistemului IT, interconectarea lui cu alte sisteme, configurarea si

parametrizarea (proceduri, drepturi de acces, securitate etc.)

3 - 6

Training cu managerii de proiect, administratorii de sistem, useri etc., finalizarea si predarea

manualului cu proceduri

4 - 8

Construirea sistemului specific de raportare cerut de catre managementul firmei, complementare

sistemului general de raportare furnizat de catre Kazier

6 - 8

Testarea sistemului, (re)ajustarea modelului de business, eliminarea ultimelor redundante si

finalizarea optimizarii (fine tuning) pe situatia de business real, construirea bibliotecilor de tipuri de procese / proiecte specifice activitatii clientului

6 - 8

Monitorizarea functionarii sistemului pe termen scurt, mediu sau lung, conform cerintelor

beneficiarului

8 -

Dezvoltari ale sistemului (de tip update / upgrade) sau la cererea expresa a clientului

8 -


21

5.4 Infrastructura Tehnica

Configuratia tehnica minimala:

Server Hardware

Server SQL: Procesor Pentium 4 dual core la 3 GHz / 2 GB RAM / 4 GB spatiu pe disc pentru stocarea bazei de date.

Server Web: Procesor Pentium 4 dual core la 3 GHz / 2 GB RAM / 1 GB spatiu pe disc.

Internet: 512 Kb/s – recomandat 1 Mb/s Software

SQL Server 2005 sau 2008 (Standard Edition)

Users Sistemul Kazier, desi capabil de a realiza modelari sofisticate si a prelucra cantitati mari de informatii, fiind bazat pe Web, nu necesita o putere mare de calcul la nivelul calculatorului individual. Configuratia minima recomandata pentru calculatoarele utilizatorilor este:

Procesor Celeron, la 1 GHz, 512 MB RAM

Rezolutie recomandata monitor 1280 x 1024

Nu exista cerinte la nivel de spatiu pe disc (stocarea datelor se face pe server)

Sistem de operare ulterior Windows 98

Web browser Internet Explorer 7 sau 8 (IE 8 in Compatibility Mode)


22

6 Preturi & costuri Costurile implementarii si intretinerii sistemului Kazier sunt grupate in urmatoarele categorii:

Sistemul IT Kazier BPM (Pachetul de baza)

Servicii de implementare, analiza, consultanta & training suplimentare pachetului de baza

Rapoarte

Echipamente tehnice (hard & soft & telecom)

Mentenanta tehnica, actualizari, versiuni noi

Dezvoltari la cerere (customizari), importul datelor, conectarea cu alte sisteme

Preturi:

6.1 Pachetul de Baza (cu instalarea pe serverele clientului)

Licenta (numar nelimitat de useri) Implementarea Kazier BPM

Analiza & consultanta (max. 2 luni)

Implementare, configurare (max. 2 luni)

Training (adm. sistem si useri) (max. 2 luni)

Rapoarte (max. 10)

Mentenanta tehnica (max. 2 luni)

Actualizari (max. 1 an)

Corectare erori (max. 1 an)

6.2 Servicii Suplimentare

Migrarea (importul) datelor

Conectarea la alte sisteme IT (core business, contabilitate etc.)

Rapoarte (in plus fata de cele din Pachetul de Baza)

Dezvoltari la cerere (customizari)

Serviciile mentionate la pct. 6.1 (analiza, consultanta, implementare, training etc.) pentru implementari care depasesc 2 luni (facturate din a 3-a luna)

6.3. Pachetul de Baza SaS / ASP - instalarea pe serverele Zero Paper Instalare .............................................................................................................................................. calculat

analiza & consultanta

implementare, configurare

training

10 rapoarte

Gazduire & intretinere

mentenanta tehnica (permanent)

actualizari (permanent)

corectare erori (permanent)

6.4 Mentenanta si Asistenta tehnica (contract anual)


23

7 Contact Online: [email protected] - clienti [email protected] - parteneri [email protected] - angajari

www.kazier.eu

Offline: Str. Andrei Muresanu, nr. 17, sector 1 - Bucuresti Tel: (021) 233.20.93 Fax: (021) 233.20.57

mailto:[email protected]



http://www.kazier.eu/

site zero paper

Documents