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www.ithotelero.com 2eDOCassistant

Software integrado para la optimización de recursos y maximización de

resultados con la lectura automática de todo tipo de documentos y datos.

Reservas, booking possition, rooming lists, facturas, albaranes, cartas de

pago, movimientos bancarios, etc.

“eDocAssistant : El hotel gestionado sin papel”


“Hemos eliminado todo aquello que no generaba valor, o que destruye valor (y que era mucho

más de lo que creíamos) y nos hemos centrado en aquello que sí lo genera. El beneficio por

tanto ha sido doble”.

José G. Díaz Montañés

Director General de Artiem Fresh People Hotels

Palabras del Director General de Artiem Fresh People Hotels


“El proyecto eDocAssistant es un paso más en nuestro compromiso por el desarrollo de

soluciones útiles para el sector y resulta especialmente relevante el apoyo recibido en sus

orígenes por el Instituto de Turismo de España (TURESPAÑA) a través de Segittur para

promover la realización de proyectos específicos y en régimen de consorcio formado por

agrupaciones empresariales innovadoras del sector turístico”.

Álvaro Carrillo de Albornoz

Director General ITH

“Soluciones sencillas a cuestiones importantes” Palabras del Director General de ITH


“Desde Altia apostamos por desarrollar soluciones informáticas vanguardistas que faciliten el

trabajo diario de nuestros clientes. Por eso, es un orgullo para nosotros presentar eDocAssistant

dado su carácter pionero e innovador. Esta herramienta permitirá a las empresas introducir

de forma automática, en sus aplicaciones de gestión múltiples datos procedentes de diversos

tipos de documentos. Esto ayuda a contrarrestar la pérdida de productividad que suponía el

tener que hacerlo manualmente”

Constantino Fernández Pico

Presidente de Altia

Palabras del Presidente de Altia


ÍNDICE

Resumen

1. Introducción 08

2. Información sobre los realizadores del proyecto 09

2.1. El Instituto Tecnológico Hotelero (ITH). 09

2.2. ARTIEM FRESH PEOPLE HOTELS 10

2.2.1. Audax Spa & Wellness Hotel 10

2.2.2. Capri Spa & Wellness Hotel 11

2.2.3. Carlos III Fresh People Hotels 11

2.2.4. Oficinas centrales de Artiem Fresh People Hotels 12

2.3. Altia 12

3. Qué es eDocAssistant 13

3.1. Principales departamentos involucrados. 15

4. El proyecto. 16

4.1. Origen, antecedentes y objetivo. 16

4.2. La respuesta a una necesidad de mejora:

Implantación de eDocAssistant 20

4.3. Resultados: datos cuantitativos y económicos. 22

4.3.1. Optimizar recursos: 22

4.3.2. Reducción de costes. 26

4.3.3. Aumento de las ventas 27

4.4. Resultados: Datos cualitativos: 29

4.4.1. Mejora de procesos y minimización de errores. 29

4.4.2. Mejora de la satisfacción del cliente interno 30

4.4.3. Mejora de la satisfacción del cliente externo 32

4.4.4. Mejora del posicionamiento de marca

del establecimiento 34

4.4.5. Reducción del impacto medioambiental 34

5. Otros datos de interés. 35

5.1. Integración con otros softwares. 35

5.2. Requisitos mínimos para implantación en otros hoteles 35

Anexo 1 36

Datos de contacto 37

07


01. Introducción.

Este documento es el Piloto Informativo del proyecto de desarrollo e implantación de la aplicación eDocAssistant en la cadena hotelera Artiem Fresh People Hotels.

El proyecto y los datos resultantes han sido obtenidos

del estudio hecho por el Instituto Tecnológico Hotelero

y sus dos socios, Altia y Artiem Fresh People Hotels

durante doce meses de estudio en 2012.

Los datos se refieren a los tres establecimientos

hoteleros de la cadena menorquina Artiem Fresh

People Hotels.

Los actores participantes en el estudio han sido:

El Instituto Tecnológico Hotelero como centro de

innovación de la Confederación Española de Hoteles

y Alojamientos Turísticos (CEHAT). Prescriptor de la

solución.

Artiem Fresh People Hotel. Socio de ITH. Usuario

de la solución y representante sectorial para la

prueba de la misma. Artiem ha aportado el desarrollo

sistemas de lectura automática de documentos que

la empresa venía usando, de forma pionera, desde

principios de 2007. Precisamente esta experiencia

previa ha sentados los pilares y los principios básicos

sobre los que se ha diseñado el eDocAssistant

Altia, Socio de ITH. Desarrollador de la herra-

mienta, empresa prestataria del servicio, comercio y

comercialización de eDocAssistant.

La presente iniciativa da respuesta a la necesidad

de reducir las actividades que no generan valor

(o que más bien lo destruye), optimizar al máximo

el empleo de los recursos disponibles, gestionar los

recursos de forma dinámica y ágil y contar con un

desarrollo medioambientalmente sostenible en el

tiempo.

08


02.Información sobre los realizadores del proyecto

2.1. El Instituto Tecnológico Hotelero

(ITH).

ITH es una asociación privada sin ánimo

de lucro, fundada en 2004, con sede en

Madrid y de ámbito nacional; adscrita a

la Confederación Española de Hoteles

y Alojamientos Turísticos (CEHAT),

patronal española del sector hotelero que,

representa a 14.000 establecimientos

y 1.500.000 plazas, agrupadas en 64

asociaciones de ámbito local, provincial y

autonómico en todo el territorio nacional.

ITH promueve la innovación mediante el uso de

nuevas tecnologías y sistemas de gestión y facilita el

acceso a herramientas de última generación a través

de actividades de difusión, formación y proyectos,

que mejoran la rentabilidad, calidad, eficiencia

y sostenibilidad de las empresas vinculadas a la

industria hotelera y turística. ITH trabaja para y por

los intereses de los hoteleros, buscando soluciones

prácticas y sencillas que optimicen su gestión en el

ámbito medioambiental y de eficiencia energética,

TIC y operaciones; y ofreciendo información cuali-

ficada que permita al sector ampliar su conocimiento

del mercado turístico.

09


2.2 ARTIEM FRESH PEOPLE HOTELS

Datos de interés:

• Cadena menorquina de 3 Hoteles,

400 Habitaciones en total.

• Volumen: 40.000 documentos/año

(facturas de proveedores, reservas, cobros,

albaranes, bancos).

Respecto a los hoteles en los que se ha llevado a cabo

el proyecto piloto:

2.2.1 AUDAX SPA & WELLNESS HOTEL

Datos de interés:

• El establecimiento tiene una categoría

de 4 estrellas superior.

• 43 habitaciones y un circuito termal de 750 m2

con un centro de deportes y aventuras.

• El hotel suele abrir desde finales de marzo hasta

principios de noviembre.

• El equipo humano lo componen 105 personas,

en punta, con una media anual de 55 emplea-

dos.

El hotel Audax está situado en primera línea de

mar, a escasos 100 metros de la playa de Cala Gal-

dana, en plena costa sur de la isla de Menorca.

Está rodeado de una zona natural declarada de

"Especial Protección" por el Gobierno Balear des-

de donde se puede acceder a las calas vírgenes de

Macarella, Macarelleta, Mitjana, etc.

El hotel Audax se enfoca al segmento de turismo

de salud y de pareja. Muchos de los programas

emprendidos en este establecimiento han sido

pioneros a nivel nacional.

Concretamente, en el año 2000 consiguió las 4

principales certificaciones de calidad como son la

ISO 9002, ISO 14001, EMAS y Q. Fue uno de los

primeros hoteles de España en lograrlo.

10


El proyecto eDocAssistant ha mejorado la eficien-

cia básicamente de dos departamentos:

1.Recepción y reservas, con una plantilla media

anual de 4,2 personas.

2.Compras y economato, con una plantilla media

de 0,8 personas.

2.2.2. CAPRI SPA & WELLNESS

HOTEL

Datos de interés:

• El establecimiento tiene una categoría

de 4 estrellas.

• Cuenta con 82 habitaciones y un centro spa,

que le permite enfocarse al turismo de pareja

y de salud.

• El Hotel Capri está abierto durante todo el año.

• El equipo humano del hotel lo componen 25

personas, con muy poca variación a lo largo

del ejercicio.

Está situado en Mahón, a escasos 10 minutos del

centro comercial de la ciudad y a un paso de algu-

nas de las playas y calas más bellas de la isla.

El proyecto eDocAssistant ha mejorado la eficien-

cia básicamente en el departamento de Recepción,

formado por 6 personas.

2.2.3. CARLOS III FRESH PEOPLE

HOTELS

• El establecimiento tiene una categoría de

4 estrellas.

• Dispone de 85 habitaciones, la mayoría de las

cuales tienen vistas al puerto de Mahón y a las

principales islas y edificios de la época colonial

británica.

• Está abierto desde finales de marzo hasta

principios de noviembre (algo más de 7 meses).

• El equipo humano lo componen 27 personas

en temporada alta, con una media anual de 13

personas.

Se trata de un Hotel con encanto, totalmente re-

novado en 2012. Situado al borde del mar, en la

bocana del histórico puerto natural de Mahón. A

pocos minutos andando del centro comercial de Es

Castlell, de Cales Fonts; antiguo puerto de pescado-

res, y a escasos 10 km de las playas de Punta Prima,

Binibeca y Cala Mesquida.


2.2.4. OFICINAS CENTRALES DE

ARTIEM FRESH PEOPLE HOTELS

Aparte del impacto directo sobre los hoteles, el

proyecto ha trasformado radicalmente la forma de

trabajar de toda la organización. Algunas tareas,

como el back office de las recepciones, se han

automatizado, simplificado y transferido a la

oficina central. Esto ha permitido reorganizar

completamente los procesos de soporte como son

el departamento de compras y el de administración

así como el departamento de ventas y reservas.

Los resultados que se presentan a partir de ahora

en este proyecto, son independientes y adicionales

a este hecho.

2.3 ALTIA

Altia es una empresa dedicada al impulso de las

tecnologías de la información y las comunicaciones

desde su creación en 1994. Se trata de una empre-

sa que tiene la capacidad de abordar proyectos de

diversa tipología relacionados con la tecnología y

las comunicaciones, así como con el impulso de

la sociedad de la información y el conocimiento.

Todo ello gracias al crecimiento sostenido que ha

conseguido desde su creación, y a la diversificación

de actividades en el contexto de las TIC.

Altia es una compañía que dispone en la actuali-

dad de personal cualificado capacitado para llevar

a cabo un amplio abanico de proyectos TIC. Esta

diversificación permite abordar proyectos de con-

sultoría, desarrollo de sistemas en plataformas open

source y propietarias, venta en integración de solu-

ciones propias y de terceros, y outsourcing y man-

tenimiento de servicios, sistemas e infraestructuras,

algo que ha sido clave para formar parte de este

proyecto piloto como socio de ITH.


3. QUÉ ES EDOCASSISTANT

Se trata de una aplicación que permite

la lectura y tratamiento automático

de documentos de diversa naturaleza,

formato y origen (reservas, booking

possition, rooming lists, facturas,

albaranes, cartas de pago, movimientos

bancarios, etc.). La información obtenida

se exporta al programa de gestión

del Hotel, o de la empresa hotelera.

Elimina un variado abanico de tareas

mecánicas tales como imprimir,

clasificar, mecanizar y archivar. El tiempo

liberado se pueden destinar a

otras actividades incrementado la

productividad del equipo humano,

los resultados y la satisfacción de los

empleados.

Supone, por tanto, un cambio y una mejora respecto

al sistema tradicional basado en la introducción

manual de datos a partir de documentos en papel.

La captación de los datos es ahora automática e

inmediata permitiendo ahorrar aproximadamente

2/3 del tiempo total de ejecución de muchos

procesos. Actividades como manipular y distribuir

documentos, imprimir, mecanizar, archivar, etc., se

suprimen completamente.

eDocAssistant permite aumentar la productividad

y dedicar el tiempo ahorrado a actividades que

generan valor como vender, atender al cliente, o

disponer de información al momento para poder

gestionarla con agilidad contribuyendo, así, al

aumento de la competitividad del establecimiento.

Para la gestión de los hoteles, el mayor beneficio

radica en el hecho de que la información ahora

está permanentemente actualizada. La inmediatez

y la reducción de los errores permiten una gestión

mucho más ágil y flexible. Así, por ejemplo,

eDocAssistant ha permitido que Artiem suprima la

necesidad de realizar cierres contables periódicos. El

Es una aplicación que per-mite la lectura y tratamien-to automático de documen-tos de diversa naturaleza, formato y origen (reservas,

booking possition, rooming lists,

facturas, albaranes, cartas de pago,

movimientos bancarios, etc.).

Qué es eDocAssistant...“


seguimiento de las ventas y el sistema de control

de riesgos e impagos se hace ahora de forma

dinámica sin tener que esperar a disponer de todos

los datos. Concretamente, durante el pasado

ejercicio (2012), no ha sido necesario efectuar

ninguna provisión por impago, a pesar de que

algún cliente significativo se declaró en situación

concursal.

El objetivo de este proyecto es conocer en qué

medida se mejoran los resultados en la gestión de

Artiem Fresh People Hotels durante los doce meses

de prueba de la herramienta.14

eDocAssistant permite aumentar la productividad y dedicar el tiempo ahorrado a actividades que generan valor como vender, atender al cliente...

“


3.1. PRINCIPALES DEPARTAMENTOS

INVOLUCRADOS

Dado que sus funcionalidades son muy amplias,

vamos a considerar tan sólo aquéllas que afectan

directamente al éxito operativo de cuatro

departamentos clave para la gestión en hoteles:

• Reservas

• Recepción

• Administración

• Compras

Partimos de la base de que las principales ventajas

de la aplicación de eDocAssistant son:

• La maximización de la producción y optimización

de procesos.

• El ahorro de costes, especialmente en material

de oficina y fungible (tinta impresora, papel, etc.)

• El aprovechamiento del talento humano al

substituir tareas mecánicas por actividades de

generación de valor, aprovechando las capacidades

del equipo humano.

• El acceso inmediato a la información sin errores.

• Y la reducción del impacto medioambiental.

Además, eDocAssistant es una metodología de

trabajo, que reduce las tareas ubicuas, permite

compartir la información on-line, dinamiza los

procesos de trabajo y agiliza la toma de decisiones.

Tras eDocAssistant hay una filosofía de gestión

más rápida, eficiente y lógica, menos burocrática

y menos aparatosa, que se sustenta en esta

herramienta, capaz de proporcionar información

muy valiosa de forma fiable e instantánea.

Por ejemplo:

• Las gestiones de cobro se pueden hacer de forma

continua e inmediata.

• El booking de reservas está permanentemente

actualizado así como las posiciones de venta para los

próximos meses. Con esta información, actualizada

al día, es posible promover ventas de forma muy

dinámica, evitar overbookings y optimizar la

ocupación.

• La contabilidad está permanentemente actualiza-

da; es decir, la cuenta de resultados se puede ana-

lizar a diario al estar permanentemente al día sin

tener que esperar a ningún tipo de cierre contable.

Para aprovechar al máximo esta capacidad se han

modificado completamente las diferentes herra-

mientas de Business Intelligence con que contaba

la sociedad.


4. EL PROYECTO.

4.1. ORIGEN, ANTECEDENTES Y

OBJETIVO

En una coyuntura económica como la actual y

dentro de un marco tan competitivo y exigente

como el de la hotelería, se pone de manifiesto la

necesidad de nuevas herramientas que ofrezcan

soluciones de optimización de recursos, mejora de

procesos o ahorro de costes.

Dentro de este marco y en lo referido a la operación

hotelera, se sigue apreciando el uso masivo de

papel en los hoteles. Esto sucede en un gran

número de procesos que requieren la introducción

de datos en los diferentes sistemas de gestión. El

reto consiste en poder disponer de nuevas

herramientas sencillas y fiables capaces

de aliviar el ingente esfuerzo humano que

supone la gestión basada en el papel.

En este sentido, el estudio de la AIIM (The

Global Community of Information Professionals)

presentado en Febrero de 2012 “The Paper Free

Office - dream or reality?” concluye que, de media,

las empresas dedican un 15% de su espacio a

almacenar papel, y este porcentaje puede ser

incluso mayor ( > 35% del espacio) en un número

bastante significativo de ellas. Este informe de

investigación destapa las grandes razones para

dejar de usar el papel: prevenir la obstrucción

de los procesos, movilizar contenido y mejorar la

velocidad de respuesta a los clientes, proveedores,

ciudadanos o personal por seis veces o más.

Mejoras drásticas en los procesos ocurren cuando

se eliminan los cuellos de botella que provoca el

papel. Otro dato curioso que aporta el mencionado

estudio de la AIIM es que el 30.6% de las facturas

llegan en formato PDF y sin embargo el 77% de

estas son impresas para su posterior tratamiento.

Además de estos datos, sabemos que la mayoría

de las empresas dedica una cantidad importante de

recursos administrativos a introducir a mano datos

en sus herramientas de gestión provenientes de

facturas, albaranes, reservas, pedidos, etc. La AIIM

concluye en su estudio que las empresas empiezan

a ser conscientes de la pérdida de productividad

que todo esto supone y piensan que, si de alguna

forma se pudieran automatizar estos procesos, el

rendimiento se incrementaría en un 25%.

El objetivo del análisis realizado por ITH, Altia y

Artiem Fresh People Hotels es contrastar estos

datos. Por ese motivo se emprendió el desarrollo

de eDocAssistant, un sistema de tratamiento

documental que optimiza la captación de los datos

y libera una ingente cantidad de recursos que

precisa la gestión tradicional basada en el papel. Se

ha efectuado un seguimiento del impacto sobre la

organización durante el periodo de estudio de doce

meses. Igualmente se han valorado los efectos de

los sistemas de lectura automática de documentos


que la empresa venía usando, de forma pionera,

desde principios de 2007. Precisamente esta

experiencia previa ha sentados los pilares y los

principios básicos sobre los que se ha diseñado el

eDocAssistant En una segunda fase, ITH, Altia y

Artiem Fresh People realizan el proyecto piloto de

estudio “eDocAssistant: el hotel gestionado sin

papel” para desarrollar un estudio que derive en

el análisis de un caso de éxito del empleo de la

herramienta en los tres establecimientos de Artiem

Fresh People Hotels. El siguiente cuadro presenta las

principales incidencias y los efectos de una gestión

documental y de información tradicional:

EL PROBLEMA Y SUS POSIBLES CONSECUENCIAS

Errores al introducir los datos a mano

Cliente descontento. Su reserva no coincide con la solicitud.

No se comparte la información, hay expertos en cada departamento.

Se introducen los importes totales, no el desglose de la factura (ej. Factura lavandería: no sabemos cuánto es del restaurante, cuánto de habitaciones, etc.).

Las organizaciones adolecen en muchos casos de contar con empleados que dedican gran parte de su jornada a procesar datos y hacer tareas mecánicas que aportan poco valor a su día a día.

Overbooking: Reservas pendientes de procesar que no deberíamos aceptar porque el hotel está completo.

Problemas de tesorería por facturas mal provisionadas en el sistema.

Altos costes de manipulación de documentos y backoffice (obtener los datos, reproducirlos, archivarlos, desarchivarlos,…).

Documentos que se pierden (y tiempo): ¿cuánto tardamos en encontrar un documento que nunca encontramos?.

Cierres contables retardados esperando a que cada departamento introduzca sus datos (montones de documentos en espera para ser procesados).

Información desactualizada en

el sistema

Papel muy extendido en la organización

Dificultad para imputar costes

Infrautilización de RRHH


A priori, estas incidencias resultaban fácilmente

subsanables con una herramienta capaz de dar

respuesta a todas ellas en tan sólo tres pasos:

PASO 1: Lectura de documentos y datos desde

diferentes orígenes (correo electrónico, extranet,

carpeta de documentos).

PASO 2: Proceso y transformación de los datos.

PASO 3: Exportación de datos procesados a

las herramientas de gestión correspondientes,

fundamentalmente PMS y ERP.

El eDocAssistant es una solución en la nube por lo que

todo el proceso se ejecuta desde un navegador web.

Los documentos procesados (facturas, reservas, etc.)

se transforman a PDF de manera que son fácilmente

accesibles desde la propia nube o en el PMS ERP o

solución equivalente del usuario donde se exportan.

El nuevo proceso que surgiría con su uso supone:

• Gestión automática de la recepción de documentos,

mediante la automatización de Buzones de Mail, Ex-

tranets, o de forma excepcional de escáner con OCR.

• Lectura automática de todo tipo de formatos (html,

pdf, Ps, doc, xls, xml...) y codificación automática.

• Supervisión del proceso por un operador

• Exportación automática al ERP/PMS y gestión docu-

mental (registro de documentos electrónicos).

Algunas de las Ventajas Obtenidas.

• Cero reservas pendientes de procesar. Doble ventaja:

No se produce Overbooking, que supondría costes

adicionales de realojo y un impacto muy negativo

sobre la satisfacción del cliente.

Gestión continua de los paros de ventas, para evitar

los overbooking internos (sobreventa de un deter-

minado tipo de habitación) y optimizar la venta de

productos de valor.

No hay GoShows ni NoShows debidos a errores de

las reservas.

No hay sorpresas en los niveles de venta previos a

la apertura de temporada: los comerciales saben

cuántas habitaciones han vendido antes de la aper-

tura porque la información está disponible en red.

• Mejora en la gestión de incobrables al facilitar

la gestión de reclamaciones de forma mucho más

dinámica.

• No se pierden documentos al estar guardados

en la nube y en la propia solución de gestión.

Por tanto se pueden consultar en todo momen-

to y lugar incluso en caso de discrepancia con un

cliente, por ejemplo en el momento del check in.

• Ahora su trabajo empieza donde antes terminaba

(porque los datos ya en el sistema):

El mejor recepcionista ahora está de cara al público

dando el mejor servicio y haciendo upselling (en lu-

gar de entrando reservas o cobros manualmente)

El departamento de compras está gestionando los

proveedores y los stocks (en lugar de introducir

albaranes y facturas).

Todo ello facilita la gestión operativa interna en el

hotel y la obtención de la documentación contable

necesaria a presentar a la administración pública

con carácter obligatorio.


A partir de estas premisas, se fijaron unas metas

para el proyecto, destinadas a:

Maximizar la producción.

Optimizar los procesos.

Ahorrar costes (horas improductivas, material de

oficina y fungibles).

Rediseñar los procesos actuales basados en papel

para poder aprovechar al máximo las oportunidades

que ofrece la gestión sin papel (básicamente la

inmediatez).

Reducir el impacto medioambiental por el cese del

uso de papel.

Estos datos responderán a ratios de éxito tanto

cuantitativos como cualitativos para la medición del

éxito del proyecto.

19


4.2. LA RESPUESTA A UNA

NECESIDAD DE MEJORA:

IMPLANTACIÓN DE EDOCASSISTANT

Seguidamente se detallan en forma de tareas, los

tiempos empleados para la correcta implantación de

la herramienta eDocAssistantant durante el proyecto

piloto de estudio, equiparables a los necesarios para

implantar en cualquier nuevo usuario.

FASE 1: Alta de los pilotos de prueba durante

dos semanas, donde se configuraron todos los

datos necesarios para el alta de nuevos emisores

(clientes, proveedores, bancos…), las plantillas

de lectura de documentos y de navegación web.

Finalmente se comprueba de manera completa el

funcionamiento de la aplicación realizando todos

los ajustes necesarios.

FASE 2: Pruebas de lectura de documentos a partir

del correo o la web, para comprobar el procesa-

miento de los documentos en formato PDF.

FASE 3: Una vez comprobado el correcto funciona-

miento de la “base” de la aplicación, se procedió

al estudio de los sistemas PMS y ERP de Artiem

Fresh People Hotels para hacer una configuración

e integración detallada de los ficheros de exporta-

ción y las reglas a aplicar.

Para ello, y en el caso de Artiem Fresh People Hotels, se

tomaron todos los datos relativos a la documentación

a procesar y se llevó a cabo la parametrización de la

herramienta considerando el número de usuarios de

la misma. En este caso, se crearon 12 usuarios nuevos

y 12 cuentas de correo asociadas a esos usuarios con

la finalidad de procesar los documentos de entrada

que se reciban vía correo electrónico (reservas, facturas,

cobros, etc.). Los usuarios creados corresponden a los

siguientes departamentos:

- Departamento Financiero: dos personas

- Departamento Reservas: tres personas

- Departamento Recepción: seis personas

- Departamento Compras: una persona

De igual modo, se identificaron los actores y proveedores

externos con los que Artiem Fresh People Hotels tenía

una relación de emisión de facturas, pagos, reservas,

etc.

A partir de ese momento, toda la documentación

remitida por estos actores pasaría a ser procesada de

forma automática por eDocAssistant a través de la

programación de lectura de documentos que permite

detectar, leer e incorporar de forma automática los

campos relevantes de la documentación procesada.

Como paso previo fue necesario contactar con los

proveedores y clientes que todavía mandaban sus

documentos por medios “tradicionales” como son el

fax o el correo postal.

Al final de la implantación del piloto todavía quedan

algunos emisores que continúan usando esto

medios de comunicación y que dificultan el acceso al

eDocAssistant. No obstante el volumen de documentos

que siguen llegando en papel o fax es prácticamente

irrelevante. Se ha descartado la posibilidad de escanear

estos documentos.


Al leer los documentos mediante el eDocAssistat se

identifica la información relevante a introducir por

ejemplo en el PMS del hotel. Se trata de datos como

el nombre de cliente, día de llegada y salida, régimen

de la reserva, o cualquier otro dato de interés.

Mostramos aquí un ejemplo de un documento de

reserva recibido por la web de TUI UK:

Y así lo veríamos en la herramienta eDocAssistant una

vez procesada la reserva (si nos fijamos bien, no sólo

se vuelcan los datos sino que se aplican las reglas de

negocio que aplican en este caso. Por ejemplo, en la

reserva anterior vemos que el régimen de la reserva

es “BB” (Bed & Breakfast), pero en la información

ya procesada aparece Régimen “AD” (Alojamiento y

Desayuno), que es lo que entiende el PMS del hotel al

que vamos a exportar los datos):

En el ANEXO 1 se incluye en detalle las acciones

relativas a esta FASE.

21


RESERVAS 3 40% 5% 35%

RECEPCIÓN 11 8% 2% 6%

ADMINISTRACIÓN 2 60% 10% 50%

COMPRAS 1 70% 20% 50%

TOTAL 17 44% 9% 35%

4.3. RESULTADOS: DATOS

CUANTITATIVOS Y ECONÓMICOS.

Como hemos venido comentando a lo largo del

informe, uno de los objetivos era maximizar la

rentabilidad de los recursos humanos disponibles.

Básicamente, la tarea consistía en:

4.3.1. OPTIMIZAR RECURSOS:

• Conocer las personas que en la organización (tres

hoteles) gestionaban documentos, introduciendo

reservas, facturas, albaranes, movimientos bancarios,

escaneando, etc. Tabla 1.

• Conocer los tiempos en porcentaje de la jornada

laboral dedicados a estas tareas. Tabla 1.

• Conocer en qué medida eDocAssistant ha

reducido esas tareas y sus tiempos de ejecución.

Puede haber determinadas circunstancias en las que

el establecimiento pueda decidir seguir entrando

documentos de forma manual. Tabla 1.

• Estimar los costes del personal relacionados con la

realización de esas tareas mecánicas. Completamente

prescindibles mediante el uso de la nueva herramienta.

• Cuantificar el coste de personal a optimizar, y el coste

de oportunidad como consecuencia de aprovechar el

tiempo liberado en actividades de promoción de o

atención directa al cliente.

Nº PersonasDepartamento Con eDocAssistant

(Año 2012)

CÁLCULO % DE TIEMPO CON EL EMPLEO DE EDOCASSISTANT

Tabla 1. Cálculo % de tiempo con el empleo de eDocAssistant

% ahorro (Año 2013)

Sin eDocAssistant (Año 2011)


Número de personas con tareas relacionadas con

la gestión documental: 17,19 personas:

Reservas: tres personas que dedican el 40% de su tiempo a procesar documentos.

Recepción: 11,19 personas que dedican el 8% de su jornada laboral a procesar documentos.

Administración: dos personas que dedican el 60% de su tiempo a procesar documentos.

Compras: una persona que dedica el 70% de su tiempo a procesar documentos.

El nuevo proceso ha permitido entre otras cosas

eliminar el archivo físico para las reservas, que

ocupaba un par de armarios que ahora han

quedado sin uso. En cambio se siguen guardando

las facturas impresas puesto que la inmensa mayor

parte de ellas no llegan firmadas digitalmente y por

tanto no se cumplen los requisitos de facturación

electrónica. Este archivo se mantiene a efectos

legales sin que tenga ninguna otra utilidad.

Del mismo modo, resulta clave conocer el número

de horas recogidas por convenio para cada

trabajador y poder así valorar el coste medio por

hora al año.

En este sentido, el convenio laboral al que se

acogen los empleados de Artiem Fresh People

Hotels es el XIV Convenio Colectivo Illes Balears

(2012 - 2014), que en su Capítulo III, Art. 14º dice:

“La duración máxima de la jornada ordinaria

de trabajo queda establecida en mil setecientas

setenta y seis horas anuales de trabajo efectivo,

computándose con una duración máxima de la

jornada ordinaria de trabajo de cuarenta horas

semanales de trabajo efectivo de promedio”.

Por lo tanto:

Una vez que se cuenta con estos datos, se puede

hacer la valoración de horas que previo el empleo

de eDocAssistant podrían ser dedicadas a tareas de

especial valor, no a la gestión de datos:

Coste medio anual por persona

Tabla 2. Cálculo de Costes de la Jornada Laboral incluyendo

coste SS.anual por persona

Horas trabajadas al año

Coste medio por hora

35.187€

1776

19, 81€

CÁLCULO DE COSTES


RESERVAS 3 5328 35% 1865 36.946,35€

RECEPCIÓN 11 19673 6% 1192 23.624,55€

ADMINISTRACIÓN 2 3552 50% 1776 35.187,00€

COMPRAS 1 1776 50% 888 17.593,00€

TOTAL 17 30529 35% 5721 113.351,40€

Nº Personas

Departamento

% tiempo ahorrado

empleando eDocAssistant

Tabla 3. Reasignación de horas de la Jornada Laboral en Artiem Fresh People Hotels tras la implantación de eDocAssistant

Horas optimizadas empleando

eDocAssistant

Valor € de horas optimizadas al año empleando

eDocAssistANT

Total de horas trabajadas según

departamento

Según lo dispuesto en el convenio de los trabaja-

dores:

El Departamento de Reservas ha presentado un

potencial de mejora de productividad de 1.865

horas al año (equivalente al 35% de las 5.328

horas totales de las tres personas cuyas horas de

trabajo se ven reducidas gracias a eDocAssistant),

lo que supondría un total de 233 jornadas de 8

horas. Es decir, que la totalidad de la jornada de

una persona, dedicada a tiempo completo a la

gestión documental, puede pasar a realizar tareas

de mayor valor añadido.

Si quisiéramos conocer el número de horas

equivalentes al día sería 1.865 / 365, algo más de

5 horas entre las tres personas que componen el

departamento.

Por su parte, el Departamento de Recepción,

ha experimentado una mejoría de 1.192 horas

anuales: eDocAssistant realiza el trabajo equivalente

a 149 jornadas de 8 horas de trabajo al año, o lo que

es lo mismo, 3 horas y 16 minutos al día que desde

recepción ahora dedican a otras tareas centradas en la

mejora de la atención directa al cliente.

En cuanto a Administración, se ha optimizado

el 50% de la jornada laboral de 8 horas de dos

personas. Es decir, a partir del uso de eDocAsistant,

el departamento sólo precisa de una persona

que asume mucha mayor responsabilidad por la

centralización de las tareas de back office de los

hoteles y se ha optimizado la jornada laboral de una

persona: 1776 horas al año, 8 horas al día.


Por último, el Departamento de Compras ha

optimizado el 50% de la jornada de una persona

que ha dejado de hacer tareas de inserción de

albaranes y tratamiento de datos para dedicarse a

otras funciones, 888 horas al año, 111 jornadas de

8 horas, 4 horas al día.

El total sumado es de

21 horas y 53 minutos

al día para los cuatro

departamentos.

Si extrapolásemos esas horas infrautilizadas a lo

largo de un año, hablaríamos de un total de...

5.721 horas al año.

Considerando que la suma de esas horas ya incluye

las vacaciones y festivos recogidos por convenio,

podemos conocer el número de personas al que

Considerando que la suma de esas horas ya incluye

las vacaciones y festivos recogidos por convenio,

podemos conocer el número de personas al que se

refiere el ahorro que han pasado a dedicarse a otras

funciones de mayor utilidad.

El cálculo es sencillo:

5.721 horas dedicadas a la gestión documental y que se

emplean en otras tareas de mayor valor con el uso

de eDocAssistant / 1.776 horas anuales que son el

máximo de horas laborales recogidas en convenio:

3,22 personas al año que han pasado a realizar funciones de mayor interés y productividad.


4.3.2. REDUCCIÓN DE COSTES.

Durante los 12 meses de empleo y análisis

de resultados de eDocAssistant, la cuenta de

resultados global de Artiem Fresh People Hotels

ha experimentado un ahorro de entre un 50 y un

70% en: papel, tóners, fotocopias, faxes, sellos,

sobres, etiquetas, carpetas, armarios archivadores;

lo que equivale a un ahorro de en torno a los 4.000€ anuales.

Además, se han podido reducir unos 30 metros

lineales de estanterías y humanizar sensiblemente

el entorno de trabajo. Evidentemente, un ahorro de

costes y un mejor aprovechamiento de los recursos

disponibles han redundado en una mejora de la

rentabilidad de la organización.

Como conclusión, cabría señalar que según

estimaciones hechas, por cada euro que se gasta

en un hotel en papel, se gastan cuatro euros en

mantenimiento y consumibles, y 15€ en mano

de obra. Por tanto, el ahorro económico, la

mejora de procesos operativos, el clima laboral,

la reducción de impacto medioambiental y la

mejora en la gestión de la empresa, representan los

pilares básicos sobre los que actúa el empleo de la

herramienta eDocAssistant en la gestión ordinaria

de los tres hoteles de Artiem.

En una primera fase el proyecto ha arrojado

beneficios tangibles a través de la reducción de

costes. No obstante el mayor impacto económico

se aprecia en el largo plazo al materializarse los

beneficios de los puntos que se han analizado en

el punto anterior y en los que se subrayan en los

siguientes apartados.

26


4.3.3. AUMENTO DE LAS VENTAS

Aunque resulta difícil cuantificar el impacto del

eDocAssistant sobre las ventas de los hoteles, sí

se aprecia un impacto indirecto, ligado en muchos

casos a la mejora del servicio, la atención al cliente

y la fidelización del mismo.

La mayor productividad del personal de ventas ha

contribuido al crecimiento de las reservas de los

tres hoteles. A fecha de cierre del documento, la

variación del número de noches por habitación

(para todo el ejercicio) registradas en el PMS

respecto a las entradas en el mismo día del año

anterior presenta las siguientes variaciones:

- Audax: +11%

- Carlos III: +179%

- Capri: -2%

- Total: +16%.

La reducción de horas improductivas que se ha

conseguido con el uso de la herramienta, ha

permitido llevar a cabo tareas con una productividad

mucho mayor impactando directamente en el

proceso de venta y servicio. Los hoteles, han dejado

de realizar tareas mecánicas que no aportan valor y

se han dedicado a atender a sus clientes.

El posible impacto sobre la satisfacción del cliente

final se podría medir mediante el indicador de

clientes potenciales, considerando el % de clientes

que responden afirmativamente a la pregunta

de si recomendarían el hotel como habituales y

obteniendo las siguientes valoraciones sobre un

máximo de 2 puntos:

27

Clientes Potenciales

Índice de Satisfacción

2008 2009 2010 2011 2012 2013

88,9% 91,4% 91,2% 90,2% 91,9% 92,9%

1,59 1,58 1,59 1,63 1,68 1,71


Igualmente el índice de satisfacción resulta de la

valoración de los diferentes departamentos en

la encuesta de satisfacción que tres veces al mes

efectúa una empresa especializada en todos los

hoteles de la cadena (Geshotel). Los datos del

2013 incluyen las encuestas hasta el mes de abril.

Ambos indicadores demuestran una sistemática

tendencia al alza, a lo largo del tiempo, de la

satisfacción de los clientes alojados. Evidentemente

esto se debe a muchos factores entre los que figura,

sin duda, los efectos que reporta la aplicación del

eDocAsistant.

Concretamente Esperanza Fullana, Jefa de

Recepción del Hotel Audax comenta al respecto:

Por otra parte, el equipo de ventas se centra ahora

en la gestión del canal, dado que la descarga y

proceso de las reservas (incluidas las modificaciones

y anulaciones) las hace ahora la herramienta sin

apenas intervención humana.

Marisa Orfila Responsable de Ventas OnLine de

Artiem Fresh People Hotels explica que:

Al haber eliminado el back office, ahora todo el equipo está centrado exclusivamente en atender el cliente. Anteriormente teníamos que dedicar al menos una persona al día a procesar cobros, entrar y revisar reservas y a imprimir y enviar facturas”.

“

“Con la implantación del

eDocAssistant la prioridad ya no es

conseguir entrar las reservas y tener

la posición más o menos actualizada

sino las acciones de venta en si

mismas. Por otra parte al tener todos

los datos actualizados de forma casi

inmediata podemos apurar mucho

más la ocupación minimizando el

riesgo de incurrir en overbooking.

La herramienta es vital para poder

gestionar los paros de venta con la

debida antelación optimizando así la

ocupación por tipo de habitación y la

generación de valor”.


4.4. RESULTADOS: DATOS

CUALITATIVOS:

4.4.1. MEJORA DE PROCESOS Y

MINIMIZACIÓN DE ERRORES.

eDocAssistantant es un software que elimina tareas

administrativas como la recepción, impresión,

codificación, registro y archivo la documentación

(facturas, cobros, reservas, etc.). La documentación

se recibe a través del correo electrónico o se

descarga desde diferentes extranets.

Al hacer todo este proceso de forma automática

se están liberando muchísimas horas al año de

una actividad que no aportaba ningún valor a la

organización, a la vez que la gestión manual de

estos procesos es susceptible de errores humanos,

algo evitable con el empleo de eDocAssistant.

Resulta difícil poder evaluar este último aspecto,

aunque la percepción general es que la herramienta

es altamente fiable.

Según Francesc Pons, Director Financiero de

Artiem Fresh People Hotels,

“eDocAssistant ha permitido

incorporar un nuevo concepto

de hotel a la cadena,

eliminar los back office de las

recepciones y centralizar buena

parte de estas funciones en

la oficina central, a la vez que

se han reducido los recursos

destinados a la gestión.”

“Todas estas funciones las asume ahora un

sólo administrativo. La nueva tecnología nos ha

permitido mejorar los procesos de gestión en todos

los niveles. Por ejemplo, al contabilizar todo el detalle

posible (unidades físicas y precios por productos o

servicios) hemos conseguido que la contabilidad

financiera se haya convertido en analítica. Pero

además y gracias a la inmediatez del acceso a la

información hemos eliminado el antiguo concepto

de cierre contable, porque los estados financieros

están permanentemente disponibles con los últimos

datos recibidos.”

La gestión de cobros y de riesgos también se ha

podido mejorar al disponer todos los cobros

actualizados. Al disponer de una póliza de seguro

de crédito semanalmente se genera un fichero con

los avisos de retraso de pagos que se incorporan a

la web de la aseguradora.

La nueva gestión de créditos, basada en el

eDocAssistant ha permitido que en 2012 no haya

sido necesario dotar ninguna provisión por

créditos incobrables para 2013.


4.4.2. MEJORA DE LA SATISFACCIÓN

DEL CLIENTE INTERNO

Este nuevo método de trabajo permite descargar

al personal de responsabilidades administrativas,

sobre todo de las tareas más mecánicas y tediosas.

Al liberarse de esta carga pueden ahora asumir

funciones de más responsabilidad y mucho más

gratificantes. Concretamente Martín Rodriguez,

del Departamento de Compras, comenta

“mi trabajo antes del eDocAssistant consistía

básicamente en entrar albaranes y facturas. Como

esto me llevaba buena parte de la jornada, apenas

me quedaba tiempo para optimizar las compras,

negociar con los proveedores y reducir los stocks.

Ahora hemos conseguido invertir la proporción con

lo que el trabajo es mucho más interesante y sobre

todo percibes a diario el resultado de las acciones y

decisiones que vamos adoptando.”

En lo referido al nivel de satisfacción de los usuarios

de la herramienta, la encuesta llevada a cabo desde

ITH, arroja datos especialmente significativos,

considerando una valoración de la herramienta de

1 a 4 donde 4 es el nivel de satisfacción más alto:

Ha mejorado la agilidad de mi trabajo

Ha mejorada la productividad de mi trabajo

Ha favorecido la comunicación con clientes, proveedores, etc.

Ha hecho más fiable la información disponible en el sistema

Ha reducido las incidencias por un incorrecto procesamiento de la información en el sistema

Ha mejorado las condiciones generales de mi trabajo

Ha hecho que mi trabajo resulte más útil y productivo

Ha mejorado el espacio de mi lugar de trabajo

Ha mejorado la comunicación inmediata entre departamentos

DEPARTAMENTO 4

86% 3,86

3,86

3,00

3,14

3,71

3,71

3,71

3,57

3,29

86%

43%

57%

71%

71%

71%

57%

29%

14%

14%

43%

29%

29%

29%

29%

43%

71%

0%

0%

0%

0%

0%

0%

0%

0%

0%

0%

0%

14%

0%

0%

0%

0%

0%

0%

321

EN QUÉ MEDIDA EDOCASSISTANT

VALORACIÓN MEDIA

Art

iem

Fre

sh P

eopl

e H

otel

s


RECEPCIÓN:

El 100% de sus usuarios piensan que eDocAssistant

“ha mejorado la agilidad en el trabajo del

departamento”. La valoración media de esta

pregunta es 4, mientras que la valoración media

de la herramienta según el cuestionario es 3,56

sobre 4.

ADMINISTRACIÓN:

En este caso, hay varias preguntas del cuestionario

que recibieron la puntuación máxima:

Ha mejorado la agilidad en el trabajo

Ha mejorado la productividad en el trabajo

Ha favorecido la comunicación con clientes,

proveedores, etc.

Ha hecho más fiable la información disponible en

el sistema

Ha reducido las incidencias por un incorrecto

procesamiento de la información

Ha hecho que el trabajo resulte más útil para

la empresa

La valoración media de la solución es de 3,67

sobre 4.

COMPRAS:

Especialmente relevante resulta en este caso la

valoración del departamento. Siete de las nueve

preguntas del cuestionario tienen una puntuación

máxima de 4 y las dos preguntas restantes cuentan

con una valoración de 3, algo que parece lógico en

este último caso ya que las preguntas son:

Ha mejorado el espacio de mi lugar de trabajo.

Ha mejorado la comunicación inmediata entre

departamentos.

La valoración media de la solución para el

Departamento de Compras es de 3,78 puntos

sobre un máximo de 4.

RESERVAS:

En este caso, cinco de las nueve preguntas

obtuvieron una puntuación máxima:

Ha mejorada la productividad de mi trabajo.

Ha hecho mucho más fiable la información

disponible en el sistema.

Ha mejorado las condiciones generales de mi

trabajo.

Ha hecho que mi trabajo resulte más útil y

productivo.

Ha mejorado el espacio de mi lugar de trabajo.

Resulta especialmente relevante este hecho por ser

uno de los departamentos clave de los hoteles y

porque la mejora vivida ha permitido aumentar la

dedicación al servicio y la satisfacción del cliente.


DIRECCIÓN:

La valoración media de la herramienta según

la encuesta realizada por el Departamento de

Dirección es de 3,67 puntos, lo que hace evidente

el éxito global de la herramienta.

Los datos ofrecidos y analizados en este punto

en este sentido han sido obtenidos según las

valoraciones de los ocho principales usuarios de la

herramienta.

Por otro lado, disponemos de un indicador global

elaborado por Great Place To Work Institute, una

organización norteamericana de gran prestigio.

Desde 2010 esta organización está midiendo el

grado de satisfacción del personal de Artiem Fresh

People Hotels. Concretamente, en 2010 se obtuvo

un índice de satisfacción de los empleados de

67%. En 2013, el índice de satisfacción global ha

subido al 72%. Al mismo tiempo, Artiem Hotels ha

sido incluida en la lista de las 50 mejores empresas

para trabajar en España. Además ha sido la única

empresa del sector turístico, independientemente

de su tamaño.

En definitiva, eDocAssistant es una pieza más en

la política de la empresa orientada a facilitar el

bienestar de sus empleados y en cierta medida ha

contribuido a alcanzar este logro.

4.4.3. MEJORA DE LA SATISFACCIÓN

DEL CLIENTE EXTERNO

Especialmente destacable en este sentido es

la mejora de la satisfacción del cliente en el

departamento de recepción que es, como sabemos,

el centro neurálgico de los hoteles.

Artiem tiene contratado un sistema externo de

medición de la satisfacción del cliente con una

empresa llamada Geshotel. El programa consiste en

unas encuestas que rellenan cada tres meses todos

los clientes alojados. La empresa encuestadora

se compromete a obtener un índice de respuesta

mínimo del 90%, lo que permite que los resultados

obtenidos sean altamente significativos.

El índice de Geshotel podría oscilar entre -1, si todas

las respuestas fuesen Mal hasta 2 si todas fuesen

Muy Bien.


Si considerásemos la evolución de resultados de

calidad en el departamento de recepción desde

2010 hasta cierre de 2012, nos encontramos un

aumento significativo y continuo:

Como se puede observar, el incremento de la

satisfacción ha sido constante a lo largo de

estos 3 años, llegando en 2012 a máximos

históricos (1,84).

El incremento de la satisfacción puede deberse a

varios factores entre los que figura el hecho que

se haya eliminado el Back Office en recepción,

gracias al eDocAssistant. De esta manera, los

recepcionistas más experimentados, que antes

asumían responsabilidades administrativas, ahora

se dedican exclusivamente al trato con el cliente.

El mayor nivel de idiomas, de implicación con

los valores de la empresa y sobre todo la mayor

cualificación profesional de estos empleados se

traducen en una mejora del servicio, que el cliente

aprecia.

También podemos destacar la satisfacción que

demuestran los proveedores por el hecho de

que se hayan reducido y simplificado los trámites

administrativos para el envío y contabilización de

sus facturas. Esto se ha traducido en la reducción

del periodo de pago, en unos momentos en los

que lo habitual es precisamente todo lo contrario.

Concretamente Luisa Catchot, responsable de

Distribuciones Catchot, comenta que “todo el

proceso de suministro a Artiem Fresh People Hotels

es muy sencillo. Desde la recepción del pedido (por

email en PDF con nuestros códigos de referencia

para evitar errores) hasta el envío de la factura y

el cobro por transferencia. Por el contrario buena

parte de nuestros clientes nos hacen los pedidos

telefónicamente con descripciones más o menos

vagas del producto solicitado. Luego el cobro suele

ser muy irregular y necesita ser gestionado.”

Año 2010 Resultado 1,75



33


4.4.4. MEJORA DEL POSICIONAMIENTO DE MARCA DEL ESTABLECIMIENTO

Artiem Fresh People Hotels está ganando cierta

notoriedad a nivel local y nacional por su carácter

innovador en diferentes áreas: definición de marca,

conceptualización de producto, responsabilidad

social, cuidado del medio ambiente, la satisfacción

del cliente, satisfacción del empleado, etc. Pero

además, también empieza a ser reconocida por su

capacidad por innovar sus procesos internos en

diferentes materias, incluida la gestión sin papel

que permite el eDocAsissistant.

Se trata, probablemente, de la primera empresa

hotelera en España se gestiona sin papel. No

obstante no existen datos públicos que permitan

contrastar completamente esta afirmación.

4.4.5. REDUCCIÓN DEL IMPACTO

MEDIOAMBIENTAL

Esta solución supone un cambio cultural y un

nuevo modelo de gestión en las compañías,

acercándonos aún más al ansiado concepto de

“Hotel sin Papel”.

Junto con el impacto en la reducción de consumibles

de oficina mencionados con anterioridad y que

suponían unos ahorros estimados de 4.000€ al

año, hemos utilizado la calculadora de E-CO2 de

Fomento del Medio Ambiente y Lucha contra el

CAMBIO CLIMÁTICO.

A partir de las 40.000 hojas de papel que se han

ahorrado con el empleo de eDocAssistant, hemos

hecho el cálculo, sólo referido a las emisiones

de CO2 relativas a la fabricación de esas hojas,

consiguiendo una reducción equivalente al impacto

medioambiental de...

La calculadora de E-CO2 permite a las empresas

conocer sus emisiones de gases de efecto

invernadero, de tal manera que puedan fijar unos

objetivos claros de sostenibilidad, y adoptar medidas

correctoras en materia de ahorro de energía y

consumo de combustibles y recursos para fomentar

la ecoeficiencia en todos los sectores. Uno de sus

puntos clave es precisamente conocer el impacto

por la reducción de uso de papel en la empresa y

aumentar el conocimiento sobre las consecuencias

de hábitos y consumos sobre el cambio climático y

hacer de guía para el desarrollo de comportamientos

más ecoeficientes.

600.00 CO2


5. OTROS DATOS DE INTERÉS.

5.1. INTEGRACIÓN CON OTROS

SOFTWARES.

Como concepto, el empleo de la herramienta

supone un estudio del ERP y/o PMS que tenga

implantado en su organización para diseñar las

plantillas y reglas específicas.

En el caso de Artiem Fresh People, se llevaron a

cabo las integraciones en la solución FinHotel

desarrollada por SGB sobre Microsoft Dynamics.

Se trata de una solución integrada que cumple las

funciones de PMS y de ERP.

Una vez se han definido correctamente las plantillas

de lectura y las reglas es preciso configurar el

fichero de exportación para ser incorporado desde

el PMS o ERP.

Estos pueden estar en formato xml o csv según

las características técnicas del programa de

gestión. Por tanto, se tiene que configurar una

salida específica para cada tipo de documento (de

facturas, reservas, movimientos bancarios, etc. ) y

para cada PMS o ERP.

5.2. REQUISITOS MÍNIMOS PARA

IMPLANTACIÓN EN OTROS HOTELES

Para que la solución funcione correctamente es

necesario que el hotel cumpla ciertos requisitos:

Conexión a Internet de banda ancha.

Las cuentas de correo que se traten deberán estar

configuradas forzosamente con el protocolo IMAP.

En caso de no disponer de ninguna cuenta bajo

este protocolo Altia les sumistrará una del dominio

eDocAsistant. En algunos casos, el servidor de

correo tiene que permitir hacer conexión desde el

Data Center. Si tiene firewall o similar, el cliente

deberá crear regla para permitir la IP del servidor

de ALTIA.

Navegador web IE 9.0.

Lector de PDF (Adobe Reader o similar).

Lector de ficheros de texto plano

(MS Excel, LibreOffice Calc, o similar) opcional.

Adobe Flash Player opcional.

Para grabador de plantillas web:

> Windows XP o superior.

> Resolución de pantalla recomendado 1280px,

no se ve bien con una mediana.


Anexo.

Toma inicial de datos

Gestión de Usuarios.

Gestión de cuentas de Correo

Alta de emisores

Parametrización de las plantillas asocia-

das a los documentos

Parametrización de las plantillas de

navegación asociadas a los emisores

Parametrización de las Reglas de

Negocio asociadas a los emisores

Pruebas:

Formación

Soporte / Consultoría

Parametrización de los Ficheros de Exportación de

datos de Facturas, Reser-vas, etc. en CSV o XML.

TAREA DESCRIPCIÓN TIEMPOS

Parametrización de la herramienta

Toma de requisitos para el alta de Artiem Fresh People como piloto y la parametrización de la herramienta.

Creación y configuración de nuevos usuarios en la herramienta.

Creación y configuración de las diferentes cuentas de correo asociadas a los usuarios

Parametrización de los datos generales de cada uno de los emisores con los que tienen relación Artiem Fresh People Hotels.

Parametrización de las Instrucciones de las Plantillas de Documentos que permiten procesar de forma correcta los documentos recibidos por mail.

Implica el estudio del programa de contabilidad del cliente, para saber los campos destino que se desearán importar e integrar al mismo.

Implica el estudio del programa de contabilidad del cliente, para saber los campos destino que se desearán importar e integrar al mismo.

Una vez un cliente haya probado la aplicación durante el piloto de prueba, tendrá que decidir si acepta comprar la licencia anual de la aplicación.

Una vez se haya firmado el contrato de compra de licen-cia, el Cliente podrá solicitar cursos de formación básica o avanzada para el personal que quiera dar de alta en la herramienta.

Se podrá a disposición de los clientes un soporte telefónico para cualquier tipo de problema o incidencia con la aplicación y además se ofrecerá una bolsa de horas de soporte para la atención de dudas y consultas, así como la posibilidad de contratar nuevas plantillas de documento o navegación, etc. que implicaría volver a realizar los pasos del punto 2.

Parametrización de las Plantillas web que permiten grabar la navegación sobre las web que los proveedores ponen a disposición de EL CLIENTE para proporcionar datos in-formativos relacionados con los servicios prestados para la captura de documentos (reservas, cobros, etc.).

8 horas

1 hora

2 hora

5 minutos / Emisor

4 horas / Plantilla de Documento de cada Emisor

3 horas.

5-10 minutos / regla (en media 8 reglas /plantilla)

2 semanas.

1 día por jornada de formación

1 día por jornada de formación

2 horas / Plantilla de Documento de cada Emisor

Rodrigo MartínezJefe ProyectosOperaciones [email protected]

www.edocassistant.com

Instituto Tecnológico HoteleroCalle Orense, 32. Entreplanta28020 Madrid T. 902 110 [email protected]

@ithotelero

Datos de contacto:

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