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(SOLICITUD DE PROPUESTAS)

REQUEST FOR PROPOSALS

Solicitud Número: RFP-01-2015 Objeto: Adquirir e implementar un software que pemita controlar el

cumplimiento de las políticas, programas, proyectos y metas del Instituto Geográfico Agustin Codazzi (IGAC), desde su formulación, aprobación, ejecución y seguimiento. De igual forma, que permita asociar los indicadores de gestión, conocer su comportamiento, establecer alertas, analizar tendencias y resultados en el marco del Plan Nacional de Desarrollo (PND)

Entidad Contratante: ARD Inc. Sucursal Colombia, contratista de la Agencia de los Estados

Unidos para el Desarrollo Internacional (USAID), para la implementación del Programa de Tierras y Desarrollo Rural (PTDR).

Financiado por: Agencia de los Estados Unidos para el Desarrollo Internacional

(USAID), bajo la Orden de Trabajo, Task Order Contract No. AID-514-TO-13-00015

Dirección única de Correo electrónico: convocatorias@colombialrdp.com

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TABLA DE CONTENIDO

La presente Solicitud de Propuestas contiene las siguientes secciones y anexos: Listado de Acrónimos Sección I: INSTRUCCIONES A LOS PROPONENTES I. 1. Presentación general

I. 2. Justificación

I. 3. Objetivo de la solicitud

I. 4. Cronograma

I. 5. Condiciones generales aplicables a la convocatoria

I. 6. Instrucciones específicas para los proponentes:

a. Preparación de propuestas

b. Elegibilidad

c. Contenido de la propuesta

d. Presentación de las propuestas

e. Vigencia de la propuesta

I.7 Criterios de evaluación y calificación de la propuesta

Sección II – ESPECIFICACIONES TÉCNICAS

II. 1. Descripción detallada del servicio/producto a contratar

II. 2. Plazo de ejecución

II. 3. Esquema de entregas y desembolsos

ANEXOS Anexo A Instrucciones para la elaboración del Presupuesto Anexo B Formato Único para carta de presentación de la propuesta Anexo C Formato único para la certificación de “No conflicto de interés”.

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Listado de Acrónimos DUNS - Data Universal Numbering System GDC – Gobierno De Colombia PTDR - Programa de Tierras y Desarrollo Rural USAID - Agencia de los Estados Unidos para el Desarrollo Internacional IGAC- Instituto Geográfico Agustín Codazzi MADR – Ministerio de Agricultura y Desarrollo Rural PND- Plan Nacional de Desarrollo PEI- Plan Estratégico Institucional URT – Unidad de Restitución de Tierras SECCIÓN I: INSTRUCCIONES A LOS PROPONENTES

I. 1. Presentación general:

El Programa de Tierras y Desarrollo Rural (PTDR) de la Agencia del Gobierno de Estados Unidos para el Desarrollo Internacional (USAID) es una iniciativa de fortalecimiento institucional que inició a finales del mes de Julio de 2013. El PTDR es implementado por Tetra Tech ARD (entidad debidamente registrada en Colombia como ARD Inc. Sucursal Colombia) contratista de USAID, en ejecución de una orden de trabajo (Task Order) de 5 (cinco) años de duración, bajo el contrato de Cantidad Indefinida para el Fortalecimiento de la Propiedad y los Derechos a los Recursos (STARR). El Programa de Tierras y Desarrollo Rural tiene como propósito fortalecer la capacidad de las instituciones del Gobierno de Colombia (GDC) y otros actores con el fin de desarrollar herramientas, sistemas y habilidades que le permitan al GDC cumplir su mandato de resolver los problemas de tierras y desarrollo rural, que son la raíz del conflicto interno que el país ha sufrido por décadas. Los cuatro objetivos integrados del PTDR también constituyen los componentes estructurales del proyecto: 1- (Componente de Restitución): Incrementar la capacidad de la Unidad de Restitución de Tierras (URT) y otras entidades relevantes del GDC para restituir las tierras a las víctimas del conflicto; 2- (Componente de Formalización): Fortalecer la capacidad del Ministerio de Agricultura & Desarrollo Rural (MADR) y otras entidades relevantes del GDC para formalizar la propiedad rural; 3- (Componente de Desarrollo Rural): Aumentar las oportunidades de medios de vida sostenibles, rurales y lícitos en las zonas afectadas por el conflicto; y 4 - (Componente de Monitoreo & Evaluación del GDC): Fortalecer la capacidad del GDC de monitorear y evaluar los programas de restitución, formalización y desarrollo rural.

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El Programa logra resultados a través de los siguientes enfoques: - Entregando soluciones técnicas para mejorar la eficiencia del ordenamiento de la propiedad y los procesos de desarrollo rural. - Ayudando a diseñar e institucionalizar estrategias y módulos de capacitación como parte de los esfuerzos del Programa para fortalecer las instituciones de tierras y desarrollo rural. - Prestando asesoramiento normativo y jurídico, para garantizar que el marco regulatorio sea propicio para la reforma de tierras y desarrollo rural. - Mejorando las herramientas de las tecnologías de la información y la comunicación para optimizar la disponibilidad, calidad y puntualidad de la información y los datos relevantes. - Promoviendo la participación comunitaria, ayudando a construir una relación más fuerte que aumente la confianza entre las entidades del GDC y las comunidades.

I. 2. Justificación:

El plan estrategico institucional-PEI del IGAC, es su carta de navegación para el período 2014-2018. Es un documento en el que se expresan los lineamientos estratégicos necesarios para el sostenimiento y desarrollo del Instituto en el marco de los mandatos establecidos en el nuevo Plan Nacional de Desarrollo-PND: Todos por un nuevo país; con el cual se busca construir una Colombia en paz, equitativa y educada. El IGAC ha realizado esfuerzos importantes en el diseño e implementación de aplicativos para la sistematización, seguimiento, registro de la programación y la gestión del PEI; sin embargo, dados los permanentes requerimientos de información de las 22 oficinas territoriales y la sede central, fue necesario efectuar modificaciones a la estructura inicial sobrepasando la capacidad del aplicativo para lograr un normal funcionamiento y responder a nuevos ajuestes y requerimientos que debe adoptar el instituto. Adicionalmente son aplicativos que no interactuan entre sí, no consolidan información y hay duplicidad e inconsistencias en la información y documentos reportados. Por lo anterior, el PTDR en el marco del su estrategia de brindar soluciones técnicas a los sistemas de monitoreo para hacer seguimiento a las metas, avances y resultados de la política de tierras, apoyará la implementación de un sistema de planeación, seguimiento, control y gestión como instrumento para lograr el fortalecimiento institucional de cada una de sus dependencias misionales y de soporte y el logro sistemático de la metas y productos establecidos en su PEI y en el PND. I. 3. Objetivo de la solicitud:

El Programa de Tierras y Desarrollo Rural (PTDR), solicita propuestas para adquirir Software especializado, diseñado para soportar la administración y seguimiento de sistemas integrados de gestión, planeación, calidad y seguimiento a metas, avances y resultados, con énfasis en la aplicación y adaptabilidad en entidades

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públicas, de acuerdo con la descripción y los detalles de los servicios descritos en la presente Solicitud, incluyendo todas las secciones y anexos. Se suscribirá un sub-contrato de precio fijo con una empresa calificada para la realización del servicio de acuerdo a las condiciones de la presente Solicitud y sus anexos. I. 4. Cronograma: La presente solicitud de propuestas estará abierta y vigente por 13 días. A continuación se presentan las fechas más importantes del proceso:

EVENTO FECHAS

Fecha de publicación e Inicio de la convocatoria:

(8:00 AM) hora colombiana del día martes, 17 de marzo de 2015

Fecha máxima para recepción de preguntas:

(5:00 PM) hora colombiana del día martes, 24 de marzo de 2015

Fecha máxima para recepción de propuestas:

(5:00 PM) hora colombiana del día domingo, 29 de marzo de 2015

I. 5. Condiciones generales aplicables a la convocatoria:

a) Los nombres de ARD, ARD Inc. Sucursal Colombia y PTDR se utilizan indistintamente en este

documento y puede ser considerado como uno y el mismo. Las expresión proponente y oferente, se

utilizan indistintamente para referirse al destinatario de esta solicitud de propuestas, y a aquel que

presente en respuesta una oferta o propuesta al PTDR. De igual forma las expresiones Solicitud,

Licitación y Convocatoria se utilizan indistintamente en este documento y puede ser considerado

como uno y el mismo.

b) La presente es una Solicitud de Propuestas, y por tanto no obliga a ARD a otorgar ni a celebrar ningún

contrato. Es así como puede suceder que esta Solicitud sea modificada, cambiada en su integridad o

cancelada.

c) Cualquier contrato resultante de la presente Solicitud será suscrito entre ARD Inc. Sucursal Colombia y

el proponente seleccionado.

d) Todos los documentos del proponente relacionados con la presente convocatoria deberán ser en

ESPAÑOL y todos los costos deben ser presentados en moneda local. (Pesos Colombianos)

e) El proponente deberá asumir a su cargo todos los costos relacionados con la preparación y envío de

su propuesta. ARD Inc. no será responsable ni asumirá estos costos por ningún motivo.

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f) Las preguntas y/o aclaraciones relacionadas con esta Solicitud deberán ser enviadas únicamente a la

dirección electrónica convocatorias@colombialrdp.com. Se deberá citar el número de la presente

Solicitud (RFP-01-2015) en la casilla de “Asunto”. No serán recibidas Solicitudes ni aclaraciones ni

comunicaciones personales o por vía telefónica, ni tampoco las comunicaciones enviadas a una

dirección de correo electrónico diferente.

g) Cuando a juicio del programa las preguntas y solicitudes de aclaración, y las respuestas a estas

mismas, puedan ser de interés para los demás proponentes, estas serán compartidas con los demás

proponentes.

h) Al proponente que resultare seleccionado se le exigirá como requisito previo para la firma del sub-

contrato, obtener el número DUNS1, el cual es requerido de acuerdo a las regulaciones que rigen el

PTDR. El personal del programa dará indicaciones al proponente seleccionado para obtenerlo.

i) Se pedirá al eventual subcontratista adquirir una póliza de seguros a favor de ARD Inc. Sucursal

Colombia, a emitida por compañía de seguros legalmente establecida en Colombia con la capacidad

de proveer los siguientes amparos: a) cumplimiento por un valor igual al treinta (30%) del valor total

del subcontrato y cuya vigencia deberá amparar la duración del subcontrato y un período de cuatro

(4) meses más, y b) Pago de los salarios, prestaciones, indemnizaciones, descansos remunerados,

liquidaciones, honorarios, compensaciones, póliza por el cinco por ciento (5%) del valor total del

Subcontrato cuya vigencia cubra la duración del Subcontrato y un período de tres (3) años más.

j) Ningún regalo, pago o beneficio de cualquier tipo puede ser realizado a ningún miembro/personal del

PTDR, u organización beneficiaria de los servicios que serán contratados a través del subcontrato

objeto de esta solicitud, ya sea directa o indirectamente, como incentivo o recompensa para inducir

la adjudicación de un subcontrato.

k) De acuerdo con las regulaciones que rigen al PTDR existen casos en el que la contratación resultante

de una convocatoria estará sujeta a la aprobación previa por parte de USAID. De ser así el proponente

seleccionado será informado. Con la presentación de la propuesta se entiende que el proponente

conoce y acepta que ARD Inc. Sucursal Colombia no está obligada a celebrar ningún contrato.

l) Con la presentación de propuesta, el proponente entiende y acepta que USAID no es parte en esta

Solicitud de Propuestas y por lo tanto el proponente no contactará o solicitará información sobre esta

licitación a USAID.

1 El número DUNS (Data Universal Numbering System) es un número identificador que se obtiene por un sistema

desarrollado y regulado por Dun & Bradstreet que asigna un identificador numérico único para cada entidad de negocio o

empresa. http://www.dnb.com/get-a-duns-number.html?serv=UP-HP-07082014-new3

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m) El proceso de invitación, evaluación, selección, y contratación en todas sus etapas es de carácter

privado. Por lo tanto, la presente Solicitud se realiza sometida a los reglamentos y políticas aplicables

al Programa de Tierras y Desarrollo Rural, en todo lo relacionado con procedimientos de invitación,

evaluación, selección adjudicación, contratación y cláusulas de ejecución, cumplimiento, pagos y

ajustes, entre otros, acorde con las regulaciones que rigen los fondos provenientes de USAID.

n) Si a juicio del programa deba hacerse alguna enmienda o modificación que amerite un cambio en los

términos y condiciones de la presente Solicitud, dichas modificaciones serán oficializadas mediante

adendas o modificaciones que expresamente indiquen la condición de serlas, y serán enviadas a la

dirección de notificación electrónica de cada uno de los proponentes. Los proponentes aceptan que

el solo envío del mail de notificación a la dirección electrónica indicada por el proponente que recibe

esta Solicitud, es suficiente acuse de recibo por parte del proponente.

o) En caso de existir ambigüedades, discrepancias e incongruencias en las propuestas, ARD INC Sucursal

Colombia hará su interpretación. En todo caso ARD INC Sucursal Colombia se reserva la facultad de

solicitar las aclaraciones o la información adicional que considere pertinentes.

p) Se anticipa que la eventual adjudicación será hecha con base en la propuesta originalmente

presentada por el proponente que resultare seleccionado. Sin embargo, el programa LRDP se reserva

el derecho de llevar a cabo las negociaciones que sean necesarias con el proponente seleccionado y/o

solicitar aclaraciones antes de la adjudicación final o contratación.

q) CERTIFICACIONES. Al proponente seleccionado se le requerirá la firma de las siguientes certificaciones

obligatorias, requeridas para subcontratos financiados con fondos de USAID, cuya firma y entrega se

exigirá como requisito previo a la firma del subcontrato:

(1) Certificación de descalificación, suspensión, descalificación propuesta, y otros asuntos de responsabilidad

(2) Certificación de lugar de trabajo libre de drogas y delitos de narcóticos y tráfico de drogas

(3) Certificación relacionada con la implementación de la orden ejecutiva 13224 – sobre financiación a

terroristas

(4) Certificación relacionada con los procedimientos anti-soborno se incorporan aquí por referencia a la

propuesta del contratista

(5) Certificación y revelación de pagos para influenciar ciertas transacciones federales (abril 1991)

I.6. Instrucciones específicas para los proponentes:

a) Preparación de propuestas:

Se espera que los proponentes examinen las condiciones y especificaciones de esta Solicitud de Propuestas y

todas las instrucciones aquí contenidas. No hacerlo será a riesgo único del proponente.

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En la elaboración de las propuestas, los proponentes deberán seguir las indicaciones incluidas en esta Solicitud

de Propuestas.

Es recomendado a todas aquellas organizaciones que deseen participar en esta convocatoria, leer

detenidamente este documento, cumplir con las exigencias previstas al entregar sus propuestas y seguir las

instrucciones aquí consagradas.

El proponente deberá utilizar los formatos proporcionados en este documento según se indique expresamente.

b) Elegibilidad

Son elegibles para participar en el presente proceso todas las personas jurídicas de carácter privado,

legalmente constituidas y/o domiciliadas en Colombia, con capacidad legal, jurídica, operativa y financiera

para contratar en Colombia.

El proponente no deberá estar actualmente excluido, suspendido, propuesto para exclusión, o declarado

inelegible para la adjudicación de contratos por cualquier agencia federal del gobierno de los Estados Unidos.

c) Contenido de la propuesta

La propuesta debe responder a todos los requisitos, términos y condiciones de la presente Solicitud y tener

los siguientes componentes en este orden:

(1) Carta de presentación de la propuesta debidamente diligenciada y firmada (Usar el formato del

ANEXO B)

(2) Propuesta Técnica, en la cual deberá abordar el CÓMO el proponente tiene la intención de cumplir

con los requisitos especificados en esta solicitud. La propuesta técnica debe identificar como mínimo

el equipo de trabajo propuesto para implementar las actividades propuestas, (incluyendo sus

calificaciones académicas y técnicas) definición del rol de cada individuo propuesto dentro del

proyecto, cronograma de implementación y plan de trabajo propuesto. La presente Solicitud de

Propuestas tiene por objeto una pluralidad de productos; los proponentes deberán presentar

propuesta por todos y cada uno de ellos. No hacerlo descalificará inmediatamente la propuesta la cual

se tendrá por no presentada y no será considerada.

(3) La propuesta debe contener un cronograma que especifique actividades y fechas.

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(4) Propuesta económica expresada en un presupuesto, en el cual deberá incluir el costo total así como

cada uno de los productos a contratar. Las instrucciones para la elaboración del presupuesto se

adjuntan en el ANEXO A de esta solicitud.

Todas las compras de bienes y servicios realizadas con fondos de USAID estarán exentas de todo

impuesto, como reconocido por la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales (DIAN) del Gobierno

de Colombia. Los pagos de impuestos no son costos permitidos para ser pagados con fondos de

USAID. Por esta razón la oferta económica no debe incluir IVA. El contrato resultante también estará

exento de este gravamen. Lo anterior, de conformidad con la certificación suscrita por la Agencia de

los Estados Unidos para el Desarrollo Internacional (USAID) que certifica que los bienes y servicios

adquiridos en el marco del Programa están exentos del pago de impuesto sobre las ventas, de

acuerdo con el convenio de Cooperación Internacional suscrito entre Colombia y Estados Unidos de

América del 23 de julio de 1962, y de acuerdo con el concepto 011207 de fecha febrero 22 de 2002

emitido por el Jefe de la División de Doctrina tributaria de la Oficina Jurídica de la Dirección de

Impuestos y Aduanas Nacionales (DIAN).

En la elaboración de la propuesta económica tenga en cuenta que no es permitido para el PTDR pagar

por “imprevistos” con fondos de USAID.

(5) Certificado de Existencia y Representación legal de la empresa, expedido por la Cámara de Comercio

con una expedición no mayor a veinte (20) días. Si la capacidad del Representante legal es limitada

para celebrar contratos según la cuantía u otra condición, se deberá adjuntar la autorización que

aplique según la persona jurídica de que se trate.

(6) Fotocopia del RUT. El RUT deberá estar actualizado e incluir la nueva clasificación de actividades

económicas.

(7) Fotocopia de la Cédula de Ciudadanía del representante legal, pasaporte o cédula de extranjería.

(8) Estados financieros certificados al cierre 2014 si la asamblea anual ya fue realizada, con notas a los

mismos, o el último Estado Financiero firmado por Revisor Fiscal.

(9) Certificación expedida por el representante legal o revisor fiscal en el que conste el cumplimiento del

pago de aportes de ley. De conformidad con lo establecido en la Ley 828 de 2003, el proponente

deberá adjuntar certificación expedida por el representante legal o Revisor Fiscal, en la que se acredite

el cumplimiento de sus obligaciones con los sistemas de salud, pensión, riesgos profesionales y de

aportes a las Cajas de Compensación Familiar, Instituto Colombiano de Bienestar Familiar y Servicio

Nacional de Aprendizaje de sus empleados. La certificación debe acreditar el pago de dichos aportes

durante los últimos seis (6) meses anteriores a la fecha de cierre para la presentación de las

propuestas.

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(10) Hoja de vida de la entidad. En esta sección se espera que incluya la información relacionada con el

portafolio de servicios, cobertura geográfica de los servicios, experiencia específica, listado de

contratos celebrados y ejecutados en los últimos tres años. Identificando entidad contratante, ciudad,

monto objeto, tiempo de ejecución, objeto contratado, datos de contacto de la entidad.

(11) Certificaciones que demuestren la experiencia que el proponente quiere acreditar. Las

certificaciones deberán estar firmadas por agente autorizado de la entidad que certifica, e

indicar el objeto del contrato, valor ejecutado y periodo de duración, teléfono y correo

electrónico de quien firma la certificación.

(12) Certificación firmada de “No conflicto de interés”. Usar el formato del ANEXO C.

ARD Inc. Sucursal Colombia, podrá solicitar información adicional al proponente que resultare seleccionado si lo hubiere, en el evento en que fuere necesario para dar cumplimiento a los reglamentos y procedimientos precontractuales, debida diligencia, de contratación, adquisición y/o de manejo de los fondos fuente del eventual subcontrato.

d) Presentación de la propuesta.

La propuesta deberá ser firmada, foliada y presentada ÚNICAMENTE POR CORREO ELECTRÓNICO a más

tardar en la fecha y hora indicada en el CRONOGRAMA, y ser dirigida a:

Dirección de correo: convocatorias@colombialrdp.com

Entidad: ARD INC SUCURSAL COLOMBIA

PROGRAMA DE TIERRAS Y DESARROLLO RURAL

Bogotá, Colombia

El documento no deberá tener borrones ni tachaduras ni enmendaduras de ningún tipo. Es importante que al

momento de escanear, se verifique que la resolución es lo suficientemente buena para que documento sea

legible y adecuadamente presentado.

No se admitirán propuestas enviadas por correo físico, fax o cualquier otro medio telemático, ni las que sean presentadas con posterioridad a la hora exacta de la fecha de cierre del plazo de la invitación. Cerrado el plazo no se admitirá modificación de la propuesta. En el texto del mensaje debe aparecer el nombre del proponente, dirección, ciudad, teléfono, correo

electrónico. Agradecemos tener en cuenta que el tamaño de la propuesta enviada con sus anexos no debe

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superar los 10MB; si es más que lo anterior, por favor fraccionar los envíos para garantizar que lleguen al

buzón de correo electrónico del PTDR.

e) Vigencia de la propuesta.

La propuesta debe estar vigente por un periodo de noventa (90) días calendario desde la fecha de cierre del

plazo para la presentación de las propuestas. Si falta esta manifestación en la propuesta, se entenderá que es

aceptada por el proponente.

I.7 Criterios de evaluación y calificación de la propuesta:

El comité evaluador realizará la evaluación con base en los siguientes criterios:

Criterios Evaluación

Propuestas

Descripción Puntaje

máximo

(Puntos)

Experiencia general.

Se asignará el mayor puntaje al proponente que certifique

la mayor experiencia general con entidades públicas 20

Factor tiempo. Capacidad de ajustarse al plan de trabajo y cronograma del

IGAC

10

Propuesta Técnica

AMBIENTE TECNOLOGICO: 10 LICENCIAMIENTO: 10 GARANTÍA Y SOPORTE: 5 CAPACITACIÓN Y PRUEBAS: 5 REQUERIMIENTOS MINIMOS DE CONTENIDOS DEL SISTEMA: 20

50

Sub total evaluación Técnica 80

Criterio Económico.

Se asignara mayor puntaje a la propuesta más económica y a

las demás propuestas se calificarán de manera inversamente

proporcional.

20

T O T A L

100

La evaluación de las propuestas se basará en la combinación de factores técnicos y de costo y se llevará a cabo

por un equipo de evaluación del PTDR.

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Únicamente pasarán a la fase de evaluación económica, las propuestas que igualen o superen un puntaje mínimo de 60 puntos en la Evaluación Técnica. Surtido el primer filtro (puntaje mínimo técnico), la propuesta que obtenga el mayor puntaje de la evaluación total (técnica + económica) será la propuesta seleccionada. La sección económica estará sujeta además a una comprobación matemática. Propuestas económicas

incompletas o con errores aritméticos podrán ser rechazadas. El presupuesto será analizado de acuerdo con

los requerimientos aplicables a los fondos de USAID, en tanto razonabilidad, elegibilidad y asignabilidad, en

estricta aplicación de las regulaciones que rigen el programa.

SECCIÓN II – ESPECIFICACIONES TÉCNICAS II. 1 Descripción detallada del servicio/producto a contratar

A continuación se relacionan los ítems y actividades del servicio/producto a contratar, los cuales estarán a

cargo del proponente seleccionado y serán las actividades a desarrollar en ejecución del subcontrato. El

proponente deberá abordar como mínimo cada uno de estos ítems dentro de su propuesta técnica:

i. AMBIENTE TECNOLOGICO

El proponente deberá detallar el ambiente tecnológico que soporta la herramienta/software: red, servidores, interfaz gráfica, plataforma, base de datos, lenguaje, etc.

ii. LICENCIAMIENTO

El Proponente debe presentar los paquetes de licencias y planes de instalación que ofrece al IGAC y detallar sus costos en el formato de presupuesto. Si en algún momento del proceso de puesta en marcha de la herramienta tecnológica se requiere la incorporación de un software, objeto o componente previamente diseñado o construido para implementar la solución, en este caso, estos elementos de software requeridos deberán presentarse para su aprobación por parte del IGAC, quien evaluará su pertinencia.

iii. CONFIDENCIALIDAD

El Proponente debe establecer todas las medidas para garantizar la confidencialidad tanto de la información que maneja el IGAC, como de los programas fuentes que se utilicen para el cumplimiento del contrato. El incumplimiento probado de esta regla por parte del operador será causal para la terminación del contrato.

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iv. GARANTÍA Y SOPORTE

El proponente deberá incluir y describir su propuesta de soporte y garantía durante y después de la implementación del sistema. Mínimo deberá cumplir con los siguientes términos para todos los desarrollos, adaptaciones, implementaciones y mantenimientos que realice durante el contrato:

Debe garantizarse la corrección de defectos de funcionamiento sobre el software durante la ejecución del contrato y hasta seis (6) meses más, contado a partir de la terminación de la etapa de implementación. La garantía solo aplica sobre el software implementado o mantenido por el Consultor y que no ha sido modificado por terceros (IGAC o Consultores externos).

El proponente deberá definir y utilizar una metodología de control de cambios, que incluya mejores prácticas de desarrollo e implementación de software, esta debe estar aprobada por el IGAC para la identificación, registro, resolución y seguimiento de defectos presentados en la solución que se implemente durante la ejecución del contrato.

Debe garantizarse que para todas las soluciones implementadas o a las que se realiza mantenimiento adaptativo y/o evolutivo, se pueda realizar mantenimiento posterior con independencia total del Consultor que sea adjudicatario de este proceso.

En fase de garantía los incidentes deberán ser atendidos con la siguiente oportunidad

Nivel de Criticidad Tiempo de Atención Tiempo de Respuesta Crítico 2 horas Hasta 24 horas hábiles Mayor 4 horas Hasta 72 horas hábiles Menor 6 horas Hasta 100 horas hábiles Cosmético 8 horas Hasta 140 horas hábiles

v. CAPACITACIÓN Y PRUEBAS

El proponente seleccionado deberá realizar la capacitación en el uso de la herramienta y/o soluciones a implementare en sitio, de conformidad al plan de proyecto que sea aprobado por el IGAC. El proponente deberá describir en su propuesta la descripción del plan de capacitación y plan de pruebas y los costos.

vi. REQUERIMIENTOS MINIMOS DE CONTENIDOS DEL SISTEMA

Formulación y seguimiento de Indicadores

Información y seguimiento a proyectos y planes

Matriz de Riesgos

Reportes

Auditoría

Flexibilidad para ser ajustado

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Normas ISO que lo soporta

Administración de documentos El proponente deberá formular un presupuesto detallado, que contemple costos por cada paquete de licencias ofrecido, costos de instalación/implementación, costos de soporte y costos de capacitación.

II. 2 Plazo de ejecución

El subcontrato deberá ser ejecutado en un plazo máximo de cinco (5) meses a partir de su firma.

La propuesta debe contener un cronograma que especifique actividades y fechas.

II. 3 Esquema de entregas y desembolsos

El valor del subcontrato a suscribir será el que resulte de la propuesta ganadora bajo la modalidad de PRECIO FIJO. Nota: NO se aceptan pagos anticipados. El esquema de pago será de pago por producto de acuerdo con el siguiente calendario de entregas: El contratista deberá realizar las actividades necesarias para entregar los siguientes productos, los cuales deberán desarrollarse de acuerdo con el plan de trabajo y ser aprobados por el (la) supervisor(a) del contrato para el respectivo pago:

Producto Fecha de Entrega

1. Plan de trabajo

Medio de Verificación: Un documento con Plan de Trabajo

3 días hábiles después de la firma del contrato

2. Informe de resultados de la configuración, instalación,

adaptabilidad y ajustes al software.

Medio de verificación: Un documento con el resultado de la

configuración y ajustes con previo visto bueno del IGAC.

60 días hábiles después de la firma del contrato.

3. Acta de conocimiento, validación y/o recibo a satisfacción de la

implementación y puesta en funcionamiento del software.

Medio de verificación: Un aplicativo en ambiente web en

funcionamiento y acta con visto bueno del IGAC.

65 días hábiles después de la firma del contrato.

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4. Reporte del plan de capacitación y pruebas concertado con el

IGAC

Medio de verificación: Un documento con el resultado del plan

de capacitación con visto bueno del IGAC. Debe incluir: plan de

capacitación y listado de asistencia.

80 días hábiles después de la firma del contrato.

5. Documento soporte de la entrega de licencias de software 90 días hábiles después de la firma del contrato.

6. Documento informe final, que incluya conclusiones, lecciones

aprendidas y recomendaciones y los siguientes Anexos, como

documentos de soporte del sistema:

Artefactos de instalación de la aplicación y/o base de

datos.

Manual técnico de la instalación.

Manuales de usuario por cada role del sistema.

Otros documentos técnicos de la solución si aplica.

Medios de instalación del software.

90 días hábiles después de la firma del contrato.

*Nota: los pagos son por producto, e incluyen todos los gastos inherentes a la realización del contrato.

El valor final de cada producto es el que resulte de la negociación final con el proponente seleccionado, dentro de las siguientes condiciones: El primer pago no será superior al 20% del valor total del subcontrato, y el último no será inferior al 25% del valor total del subcontrato.

Todos los pagos estarán sujetos a los términos y condiciones finales negociados en el subcontrato que se

suscriba y estarán sujetos a la aprobación y aceptación del producto contratado por parte del Supervisor

Técnico designado por PTDR para ser el supervisor del subcontrato. La factura según corresponda, de acuerdo

con el cronograma de pagos, deberá ser presentada una vez haya sido certificada por parte del supervisor del

subcontrato la cumplida y cabal entrega a satisfacción de los productos contratados de acuerdo con lo pactado

en el subcontrato. El pago se efectuará dentro de los treinta (30) días calendario, siguientes a la presentación

de la factura o documento equivalente, según aplique, en debida forma por parte del subcontratista.

El pago se efectuará en pesos colombianos mediante depósito en la cuenta bancaria especificada por el

subcontratista. Al momento de realizar el pago, se realizarán las retenciones de ley.

* * *

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ANEXOS

ANEXO A:

PRESUPUESTO

(Instrucciones generales para la elaboración del presupuesto).

El proponente deberá presentar su propuesta económica expresada en un presupuesto. Es necesario que en el presupuesto se incluyan todos los costos necesarios e inherentes a la ejecución del subcontrato en su totalidad.

El proponente deberá formular un presupuesto detallado, en un nivel de detalle desagregado que permita identificar todos los costos propuestos, incluyendo cantidades y valores unitarios.

Debe ser expreso en el presupuesto el costo por cada paquete de licencias ofrecido, costos de instalación, costos de implementación, costos de soporte y costos de capacitación.

Debe presentar el presupuesto en formato Excel, y enviarlo en medio magnético a la dirección de correo electrónico junto con los documentos de la propuesta y todos los anexos.

No se aceptarán rubros de “imprevistos”, “varios”, “otros”.

No se debe incluir IVA en el presupuesto.

Acompañe el presupuesto con NOTAS EXPLICATIVAS AL PRESUPUESTO que permitan entender la justificación de cada rubro propuesto.

Se entenderá que los precios propuestos por el oferente expresados en el presupuesto incluyen todos los costos necesarios relacionados previstos o no previstos por el contratista para el desarrollo de cada producto en los términos y condiciones de esta solicitud de propuestas, y por tanto incluyen todos los costos y expensas en los que llegare a ser necesario que el contratista -por su cuenta y bajo su costo- incurra para el desarrollo del contrato hasta su liquidación final. Si los productos debieran ser ajustados para cumplir con las condiciones técnicas exigidas, ese ajuste no generará costos adicionales y con la presentación del cuadro de precios expresado en el presupuesto, así lo acepta el contratista. Por lo tanto no habrá ajuste de precios.

ANEXO B FORMATO UNICO PARA CARTA DE PRESENTACION DE LA PROPUESTA

Se entrega por separado en formato Word

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ANEXO C FORMATO UNICO PARA CERTIFICACION DE NO CONFLICTO DE INTERÉS

Se entrega por separado en formato Word