solusi komunikasi project dengan basecamp - binus.edu filebantu project berbasis cloud,...
TRANSCRIPT
PROPOSAL
INNOVATIONAWARD2016
SolusiKomunikasiProjectdenganBaseCamp
Thursday,July28,2016at11:52:51AMWesternIndonesiaTime
Page1of1
Subject: Re:ProposaluntukInnova2veAward2016Date: Thursday,July28,2016at11:45:03AMWesternIndonesiaTimeFrom: StephenWahyudiSantosoTo: StephenGregoriusKurnia
PakSGK,
BaseCampnyasudahdibeli?Dandipakaiya?
SilahkanPak.Sayasupportini2a2venya.
StephenSantoso
OnJul28,2016,at10:17,StephenGregoriusKurnia<[email protected]>wrote:
DearpakStephenSantoso,
SesuaidengananjuranBpkRektoruntukmengiku2innova2onaward,makakamidariBIDCbermaksuduntukmengiku2peluangini.AdapunusulanyangakankamisampaikanadalahpenggunaanalatbantuBaseCampdidalamkomunikasikegiatan,baikinternalBIDCmaupundenganunitterkaitMohonpersetujuanbapakdalamusulaninidenganreplyemailiniterlebihdahulu.Hardcopyditandatangansaatbapakkembalikekantor.
Terimakasihatasperha2annya.
Salam,StephenKurnia
BIDC|BINUSIns2tu2onalDevelopmentCenterBINUSUniversity|Jl.KHSyahdanNo.9Room#L2E|JakartaBarat11480Ph:+62-21-5345830ext2152|Fax:+62-21-5300244|Em:[email protected]:+62-818480001
This email and its attachments may be confidential and are intended solely for the use of the individual to whom it is addressed. Any views oropinions expressed are solely those of the author and do not necessarily represent those of Bina Nusantara.If you are not the intended recipient of this email and its attachments, you must take no action based upon them, nor must you copy or showthem to anyone.Please contact the sender if you believe you have received this email in error.
<Proposal-IEA-2016_bidc_r2sgk.docx>
This email and its attachments may be confidential and are intended solely for the use of the individual to whom it is addressed. Any views or opinions expressedare solely those of the author and do not necessarily represent those of Bina Nusantara.If you are not the intended recipient of this email and its attachments, you must take no action based upon them, nor must you copy or show them to anyone.Please contact the sender if you believe you have received this email in error.
PENGESAHANPROPOSAL(PROPOSALAPPROVAL)
INNOVATIONAWARD2016BINANUSANTARA
1. JudulProyek
(Projecttitle): SolusiKomunikasiProjectdenganBaseCamp
.......................................................................................................................................
.......................................................................................................................................
.......................................................................................................................................
� �
2. Kategori
(Category): ��Art&Design��Building&Environment
��Business&Management
��Humaniora
��Science&Technology
��Teaching&Learning
þ Other:ProjectManagement
3. NamaTim
(TeamName): BIDCTeam
.......................................................................................................................................
4. AnggotaTim
(Teammembers):
No NamaAnggota
(MemberName)Division/BusinessUnit
Department/Unit
Position
Handphone
Ext
1 StephenG.Kurnia BinusUniversity
BIDC
Manager
0818480001
Ext.2152
2 DelsiYunandia
BinusUniversity
BIDC
ProgramDevelopmentSectionHead
081296331872
Ext.2136
3 JajatSudrajat BinusUniversity
BIDC
ProjectManagementOfficer
087882366016
Ext.2105
4 PiomaRebeccaTobing
BinusUniversity
BIDC
ProgramDevelopmentOfficer
081294465081
Ext.2105
5 ShintaDewiBoesjra
BinusUniversity
BIDC
ProjectManagementOfficer
08567831241
Ext.2104
Jakarta,27Juli2016
Mengetahui, TeamLeader
(StephenWahyudiSantoso)
(StephenG.Kurnia)
DirectSupervisor*
*)minimalBinusianlevel13
RINGKASANPROYEK
(PROJECTSUMMARY)
Dalam pekerjaan sehari-hari, karyawan dihadapi dengan banyaknya pekerjaan yang berjalan
bersamaan.Halinimembutuhkanfokusdankonsentrasikepadaprogressmasing-masingpekerjaan.
BINUSsebagaiinstitusiberbasisteknologidapatmembantukaryawandidalamfokusdankonsentrasi
tersebutdenganalatbantuProjectManagement,sehinggasemuapihakyangterlibatdalamsebuah
project dapat fokus danmenyelesaikan pekerjaan tepatwaktu.Usulan software BaseCamp adalah
sebagai solusi untuk efektivitas di dalammenjalankan kegiatan sehari-hari. BaseCamp adalah alat
bantu project berbasis cloud, mengintegrasikan komunikasi antar team member dalam bentuk
diskusi,filesharing,danpenjadwalan.Basecampmembantupenyelesaianprojectdenganlebihcepat
dankomunikasilebihresponsive.
Keyword:BaseCamp,Project,Management,Teamwork,Productivity
1. LatarBelakangProyek(Backgroundoftheproject)
PerkembanganBinusGroupsampaisaat iniyangdisampaikanolehYayasanpadaacara
HalalBihalal2016kemarinsangatmenginspirasikami,paraBinusianuntukberkarierdan
berkembang bersama BINUS. Perkembangan target intake 9000 mahasiswa di bulan
September 2016 akanmembuat jumlah siswa danmahasiswa dari tingkat pra-sekolah
hinggaprogramDoktormenjadi29.000Binusian.
KampusBinusUniversity terusberkembangdi Jakartadandaerah-daerah lainnya. Saat
ini tercatat sejumlah lokasi Kampus Binus yaitu Kampus Kemanggisan, Senayan, Alam
Sutera,danBekasididaerahJakartadansekitarnya;KampusMalangdanBandung,USBJJ
di Palembang, Semarang, dan Malang membuat BINUS dapat terus mengembangkan
pendidikanberkualitasdiNusantara.
Selain membangun gedung secara fisik, sarana dan prasarana (pembelajaran, IT, dan
lainnya) juga dikembangkan baik secara fisik, hardware maupun software. Namun
demikian keterbatasan sumber daya merupakan tantangan yang harus disiasati dan
menjadi motivasi bagi Binusian untuk menciptakan inovasi dan kreatifitas sehingga
kinerjatetapproduktifdanKPItetapdapattercapaisesuaitarget.
BINUS sebagai institusi yang berbasis Teknologi Informasi telah menciptakan dan
menggunakanberbagaipiranti lunakberbasissolusiuntukmengatasiberbagaimasalah
dan meningkatkan komunikasi bisnis. Penggunaan perangkat Information and
CommunicationTechnology(ICT)saatinisudahmenjadikebutuhanbagisetiapBinusian
yangberkaryadiBINUS.Penggunaanemailsebagaisaranakomunikasiyangsebelumnya
terbatas kepada kebutuhan komunikasi 2 individu, saat inimenjadi komunikasi utama
baik secara individu maupun sekelompok individu. Penggunaan ICT yang produktif
menyebabkan karyawan menerima banyak informasi melalui email, wa, bb dan
perangkatlainnya,yangberisikanagendameetingbaiksecarainternalmaupuneksternal
(denganpartner),diskusiproject,pengaturanteam,dll.
Permasalahan pekerjaan yang terjadi setiap saat antara binusian dengan binusian
lainnya,salahsatunyakomunikasi,meskipunsudahmenggunakanperangkatICT,namun
masihadahambatandantantanganyangdihadapi,SaatiniberbagaiperangkatICTterus
berkembang sejalan dengan kebutuhan manusia yang membutuhkan kecepatan kerja
danmenyelesaikanpekerjaandanmendapatkanpeluang.
Denganmenyadariadanyapeluangdantantangantersebutdiatas,makadalamproposal
initeammengambiljudul“SolusiKomunikasiProjectdenganBaseCamp”.
2. RumusanMasalah(ProblemStatement)
Di dalam komunikasi bisnis, sering terjadi kita mengerjakan beberapamasalah secara
paralel. Komunikasi email yang sangat cepat antar unit dan individu menyebabkan
pengguna larut dalam berbagai komunikasi yang heterogen, sehingga fokus dalam
penyelesaian suatumasalahmenjadi tidak jelas.Untuk itudiperlukan suatu alat bantu
komunikasi team yang dapat mengikat komunikasi dalam topik terinci sehingga
penyelesaianmasalahlebihfokusdanterlacakdenganbaik.
3. TujuandanManfaat(GoalandBenefit)
3.1. Tujuan
Penggunaan Basecamp sebagai piranti lunak berbasis project dibutuhkan di dalam
meningkatkan produktivitas bagi pekerjaan berbasis project. Tujuan penggunaan
basecampadalah:
1. Bagaimanasetiapuserdapatmengaturagendakerjasehinggaagendakerjadapat
dijalankansecaraefektifdanefisien.
2. Bagaimanamenggunakan programBasecamp sebagai solusi komunikasi efektif,
sehingga solusi permasalahan dapat dilacak dengan cepat dan setiap member
dapatmengetahuiudpateprojectsecaracepat
3.2. Manfaat
Manfaat dari penggunaan basecamp ini adalah meningkatkan efektivitas komunikasi
project antar teammember,melakukanmonitoringdenganpelacakanyang lebihbaik
danmemastikanpenyelesaianprojectonschedule.
4. Re
ncan
aPe
nerapa
nProyek(P
rojectIm
plem
entatio
nPlan
)
No.
Aktiv
itas(Activ
ity)
Bulan(M
onth)
Keluaran
(Outpu
t)
Mei
Jun
Jul
Aug
Sep
Oct
NovDe
c
1Sosia
lisasiB
asecam
p
X
Baha
nsosia
lisasi
2Re
gistrasiBa
secamp
X
Usernam
eda
nPa
ssword
3CreateProject
X
BasecampNam
e
4Men
ggun
akan
Basecam
p
X
X
X
X
Discussio
n,Calen
dar,Files
5Pe
meliharaanProject
XX
XX
Add/Re
moveUser
6SelesaiProject
X
Rekapitulasi
7Evalua
siBa
secamp
X
CatatanPe
nggu
nnaan
5. PerkiraanEfisiensiSumberDaya(ResourceEfficiencyEstimation)
Sebelum(Before):Keuntunganyangyangdifokuskandalampemaparaninovasiiniadalahkeuntunganyangbersifattangible(berwujud)danintangible(tidakberwujud).SebelummenggunakansoftwareBasecamp,email menjadi satu-satunya sarana komunikasi tertulis. Banyaknya email yang diterimabercampurdenganberbagai aktivitasdanprojectmenyebabkankitaharusmengalokasikan fileke dalam harddisk agarmudah terbaca.Media penyimpan secara individu jugamenyebabkanmasing-masing user menyimpan file dengan versi yang berbeda sehingga terjadi ketidakkonsistensiandidalambekerjateam.Padasaatmembutuhkanfile,harusdilakukansinkronisasidatasehinggawaktuterbuangdanpekerjaanlambatdiselesaikan.Setelah(After):Software Basecamp meminimalisasi penggunaan email. Email menjadi sarana untukmenyampaikanpemberitahuan(alert)bilaseseorangmelakukanupdatekedalamprojectfile.Keuntunganyangdidapatkanadalahefisiensikerjayanglebihbaik,dimanateambisamemantauprojectdanberkomunikasi berdasarkan topikdiskusi. Penataan fileberdasarkanproject secararealtime(diletakkandicloudsystem)sehinggasetiapanggotadapatmenggunakansumberfileyang sama. Karyawan juga dapat dengan cepat memantau dan mendapatkan sumber datasehingga lebih efektif dalam bekerja, mendapatkan kepuasan dan menyelesaikan pekerjaandenganlebihcepat.ROI:Adalahsalahsatubentukdarirasioprofitabilitasyangdimaksudkandapatmengukurkemampuanperusahaandengankeseluruhandanayangditanamkandalamaktivayangdigunakanuntukoperasinyaperusahaanuntukmenghasilkankeuntungan.BesarnyaROIdipengaruhiolehduafaktor:A.TingkatperputaranaktivayangdigunakanuntukoperasiB.ProfitMargin,yaitubesarnyakeuntunganoperasiyangdinyatakandalamprosentasedanjumlahpenjualanbersih.ProfitMargininimengukurtingkatkeuntunganyangdapatdicapaiolehperusahaandihubungkandenganpenjualannya.DalamhalpenggunaanBasecamp,totalinvestasiadalah:1. PenggunaanalatICTyangsudahdifasilitasiolehYayasan:
a. Komputerbesertasistemoperasidanperangkatlunakb. Jaringaninternet
2. PenggunaanalatICTyangdimilikikaryawan:a. TeleponSeluler(smartphone)b. Tablet
3. LisensiBasecampa. LisensiPerusahaan$3,000/tahunsudahmencakuppenggunaanseluruhunit
ROIdaripenggunaansoftwareinibagienterpriseadalahterciptanyasinergikerjayangdapatdimonitordandipantauolehdivisiheadmasing-masingsehinggamemastikanmasing-masingprojectdapatmemenuhitenggatwaktuyangtelahditentukan.
6. ResikoProyek(ProjectRisk)
Resikoyangdapatterjadisaatmenggunakanbasecampadalah1. Ketersediaan jaringan (up-time) yang berpengaruh kepada kinerja dan komunikasi team.
Untukitu,basecampmemberikanjaminan99,99%uptimebagiservernyauntukmendukungkinerja pengguna. Sejak launch, data statistik adalahuptime99,997%dimana sangat stabiluntukdigunakandalambisnis.
2. Komitmen pimpinan untuk menggunakan basecamp dalam setiap project. Penggunaanbasecamp membuat team member mendapatkan alert saat ada yang menulis di forum,dengandemikianteammemberlainakandapatmemberikanresponyanglebihcepat.
3. Komitmen user untuk menggunakan basecamp dalam setiap komunikasi. Tanpa adanyakomitmen user maka basecamp tidak akan menjadi efektif. Penggunaan basecampmendorongsinergiteamuntuksalingberbagidanberkontribusi.
LAMPIRAN
(APPENDIX)
A.TampilanBaseCampBFKSIProjectPreparation
B.DiskusiTopik(permessage)
C.TampilanBasecampEnglishSpecialistJesseVisitArrangement